Rutin för samordnad hantering och administration av avvikelser i

Version:
Sida:
1.3
1 (1)
Dokumenttyp:
Utfärdat av:
Datum:
Rutin för samordnad hantering och
administration av avvikelser i
vårdsamverkan i Södra Älvsborg
Nina Brandström, delregional samordnare SVPL, Närvårdskansliet Södra Älvsborg
Katarina Kalju, systemförvaltare MedControl, Informationssystem IT, SÄS
Gun Carlsson, utvecklingsledare, Chefläkarenheten, Närhälsan, Västra Götalandsregionen
Lill Valestrand, lokal systemförvaltare MedControl, Alingsås lasarett
2015-01-15
Incident upptäcks utanför Västra Götalandsregionen (VGR)
 Incident upptäcks utanför VGR och skickas i pappersformat till delregional samordnare för samordnad vårdplanering.
 Delregional samordnare scannar in avvikelsen, registrerar ett ärende i MedControl, bifogar avvikelsen till ärendet och väljer att händelsen
”Upptäcktes på” SÄS Extern, Alingsås lasarett Extern eller Närhälsan - OmrV6 - Extern för vårdcentraler i Alingsås, Lerum, Herrljunga och Vårgårda
och Närhälsan - OmrV7 - Extern för vårdcentraler i Borås, Ulricehamn, Tranemo, Svenljunga och Mark.
 I fältet ”Beskriv händelsen” skrivs ”Avvikelse i vårdsamverkan. KO2015-xxx från xx kommun finns som scannad bilaga” om ärendet kommer från en
kommun och ”Avvikelse i vårdsamverkan. PP2015-xxx från xx vårdcentral finns som scannad bilaga” om ärendet kommer från privat primärvård.
 Extern samordnare på aktuell förvaltning blir Ärendeansvarig och anger ”Händelsen utreds av” till aktuell enhet inom sin förvaltning.
 När åtgärdsfasen är klar får delregional samordnare (i rollen som rapportör) ett automatmail om att åtgärden är klar. Delregional samordnare
bevakar avvikelsen tills den är avslutad och skriver då ut den och skickar svaret till enheten.
 När ärendet är avslutat får extern samordnare (i rollen som Ärendeansvarig) ett automatmejl om att ärendet är avslutat.
Incident upptäcks inom Västra Götalandsregionen (VGR)
 Incident upptäcks inom VGR och en avvikelse registreras i MedControl. ”Händelsen upptäcktes på” anges till enhet på aktuell förvaltning.
 Ärendeansvarig skriver i kommentarsfältet vart avvikelsen ska skickas och anger ”Händelsen utreds av” till SÄS Extern, Alingsås lasarett Extern eller
Närhälsan Extern.
 Extern samordnare ändrar ”Händelsen utreds av” till ”VGR - Alingsås Lasarett - Sjukhusledning - Närvårdskansli” och tömmer fälten
”Åtgärdsansvarig” och ”Uppföljningsansvarig”.
 Delregional samordnare blir Orsaksutredare, skickar avvikelsen till mottagaren och skriver i orsaksutredningen ”Skickat till xx”.
 Delregional samordnare lägger till sig själv i ”För kännedom”.
 När svar inkommer till delregional samordnare scannas det och bifogas ärendet. I orsaksutredningen skrivs ”Var god se inscannat svar”.
 Delregional samordnare ändrar ”Orsaksutredare”, ”Åtgärdsansvarig” och ”Uppföljningsansvarig” till samma enhet som är Ärendeansvarig.
”Händelsen utreds av” skall fortfarande vara ”Närvårdskansli” för att man i statistiken ska kunna se att dessa avvikelser utretts utanför resp.
förvaltning.
 Ärendeansvarig kodar avvikelsen enligt svaret och avslutar ärendet.
1