doc9. Årsrapport 2014, inkl bilagor
download 
Report Transcription
9. Årsrapport 2014, inkl bilagor
Diarienummer: DN PS140011‐__ Årsrapport 2014 Psykiatrin Halland Fastställd i Driftnämnd Psykiatri 2015‐03‐03. Sammanfattning Vård Tillgänglighetsmålet inom vuxenpsykiatrin har inte klarats för väntetid till utredning. Målvärdena för väntetid till nybesök eller behandling har fortsatt uppnåtts, med undantag för två månader. Tillgänglighetsmålet inom barn‐och ungdomspsykiatrin uppnåddes inte. Under 2014 har utvecklingen av missbruks‐ och beroendevården påbörjats, i enlighet med den plan som Taktisk grupp för Missbruk och Beroende presen‐ terade 2013 och bedöms värdefull för hallänningen. Vårdval Halland Plus Antalet sökande har ökat. För verksamheten har konkurrensen inneburit ett tydligare fokus på verksamhetsutveckling. Vårdvalet har medfört en oförut‐ sägbar och ryckig ekonomisk situation. Produktion Antalet besök i vuxenpsykiatrin har ökat jämfört med 2012 och 2013. Antalet besök inom BUP har minskat jämfört med 2012 och 2013. Antalet unika patienter har ökat både inom vuxenpsykiatrin och inom BUP. Medelbeläggningen i vuxenpsykiatrins heldygnsvård har minskat jämfört 2012 och 2013. Vårdtillfällen, vårddagar och medelbeläggning inom BUP har ökat jämfört 2013. Personal GAS har förberetts och implementerats och kompetensförsörjningsplan har upprättats. Antalet tillsvidareanställda och tillsvidareanställda med heltid har ökat medan visstids‐ och timanställningar har minskat planenligt. Sjukfrånvaron har ökat jämfört med 2013. Åtgärder för att först och främst reducera den långa sjukfrånvaron har genomförts och haft positiv effekt. Ekonomi Psykiatrin Hallands resultat för 2014 är ‐15,8 mkr. Resultat per uppdrag: Psykiatriverksamhet ‐17,7 mkr Köpt LRV‐vård +3,4 mkr Vårdvalsverksamhet ‐1,5 mkr Nettokostnaden har stigit med 3 % jämfört med 2013. Personalkostnaden har stigit med 5 %. Det varit hög belastning i heldygnsvården. Förvaltningen har framgångrikt minskat köp av vård (ej LRV), minskat personalkostnader inom BUP:s heldygnsvård och kostnadsutvecklingen inom den vuxenpsykiatriska öppenvården har stannat av (undantaget bemanningsläkare). Uppdrag Hälso‐ och sjukvårdsstyrelsens uppdrag till driftnämnden utifrån prioriterade utvecklingsområden har hanteras fortlöpande. Se redovisning i tabell. För Psykiatrin Halland ………………………………………………. ………………………………………………. Svein Henriksen Driftnämndens ordförande Eva Osvald Förvaltningschef Sida 2 av 38 Innehållsförteckning Sammanfattning................................................................................................................................... 2 Särskilda händelser 2014 ...................................................................................................................... 4 Framtid ................................................................................................................................................ 4 Vård ..................................................................................................................................................... 6 Tillgänglighet – måluppfyllelse för vårdgaranti ........................................................................... 6 Tillgänglighet – uppföljning av kömiljarden ................................................................................ 7 Tillgänglighet – BUP stimulansmedel .......................................................................................... 7 Antal väntande ............................................................................................................................ 8 Utfärdande av vårdgarantisedlar 2014 ....................................................................................... 8 Återbesök inom medicinskt måldatum 2014 .............................................................................. 8 Effektiva flöden och processer .............................................................................................................. 9 Psykosvård ................................................................................................................................... 9 PRIO ............................................................................................................................................. 9 Missbruks och beroendevård .................................................................................................... 10 Vårdval Halland Plus .................................................................................................................. 11 Vårdkvalitet ....................................................................................................................................... 12 Vuxenpsykiatri ........................................................................................................................... 12 BUP ............................................................................................................................................ 13 Kvalitetsregister ......................................................................................................................... 13 Öppna jämförelser .................................................................................................................... 14 Produktion ......................................................................................................................................... 15 Öppen vård ................................................................................................................................ 15 Heldygnsvård ............................................................................................................................. 16 Region Halland som arbetsgivare ....................................................................................................... 17 Mål 1: Region Halland ska 2015 komma i topp över landets mest attraktiva arbetsgivare inom regioner och landsting. ................................................................................................ 17 Mål 2: Medarbetarna ska uppleva Region Halland som en bra arbetsgivare. ...................... 18 Mål 3: Region Halland ska ha rätt kompetens ur ett långsiktigt helhetsperspektiv. ............ 19 Personaldata .............................................................................................................................. 20 Ekonomi ............................................................................................................................................. 26 Resultat ...................................................................................................................................... 26 Åtgärdsplan ............................................................................................................................... 27 Kostnadsutveckling .................................................................................................................... 27 Lönekostnadsutveckling ............................................................................................................ 28 Bemanningsföretag ................................................................................................................... 29 Investeringsredovisning ............................................................................................................ 29 Intäkter ...................................................................................................................................... 30 Uppföljning av policys ........................................................................................................................ 31 Internkontroll ..................................................................................................................................... 33 Uppdrag ............................................................................................................................................. 34 Hälsa .......................................................................................................................................... 34 Vård ........................................................................................................................................... 34 Delaktighet i vården .................................................................................................................. 36 Säker vård med hög kvalitet ...................................................................................................... 36 Information och kommunikation .............................................................................................. 38 Ekonomi ..................................................................................................................................... 38 Bilageförteckning ............................................................................................................................... 38 Sida 3 av 38 Särskilda händelser 2014 ‐ ‐ ‐ Bättre vård ‐ mindre tvång. SKL:s pris och regionens kvalitetspris tilldelades avdelning 19 för genomförande och resultat i sitt genombrottsprojekt. Patienter med särskilt svår självskadeproblematik har tidigare kunnat vårdas vid externa kliniker i andra landsting. För bättre anpassning till riktlinjer för denna patientgrupps behov har patienter tagits hem från externa vårdenheter och vårdinnehåll utvecklats inom Psykiatrin Halland. Problem med lokalerna i Kungsbacka har medfört omfattande problem för såväl BUP‐ som vuxenpsykiatrisk mottagning. Efter evakuering och återflytt konstaterades att problem kvarstår vilket påverkar BUP‐mottagningen. Lokalproblemen i Kungsbacka har bidragit till att vårdgarantin för barn‐ och unga inte fullt nåddes. Annan lokallösning har identifierats och kommer att bidra till hållbarhet. Framtid Väsentliga förändringar de närmaste tre till tio åren. Psykiatrin behöver integreras och utifrån befolkningens behov ses som en möjlighet gällande utbud, vård, behandling samt kvalitet på samma sätt som somatiska verksamheters. Ett sätt att ge förutsättning för detta är att öppenvården lokaliseras tillsammans med övriga somatiska verksamheter, exempelvis i nära anslutning till vårdcentraler eller inom sjukhusområdena. Den somatiska vården behöver utvecklas och kunna erbjuda patienter med psykisk sjukdom en vård och behandling som är jämlik den som erbjuds personer utan tidigare psykisk sjukdom. Pedagogik, synsätt och behandling behöver anpassas för att möta målgruppens behov. Under 2014 har vården av patienter med självskadebeteende utvecklats utifrån nationella intentioner. Detta har inneburit att möjligheten att ge vård på rättspsykiatrisk enhet för svårt sjuka patienter med självskadebeteende, vilka haft behov av hög nivå på skalskydd har upphört. Hemtagning till Psykiatrin Halland har, för dessa patienter, genomförts under andra halvåret 2014. För målgruppen är detta på många sätt av godo. Omfattande kompetensutvecklings‐ program för vård och omvårdnad har bedrivits i verksamheten utifrån nationellt vårdprogram och i samarbete med SKL. Vården för de svårast sjuka är av livsuppehållande karaktär och krä‐ ver omfattande insatser, kompetens och resurser. Denna vård kommer också att kräva specifika kompetenser samt utveckling av mellanvårdsformer såsom exempelvis dagvård. Inom förvaltningen pågår planering och succesivt genomförande av missbruk‐ och beroende‐ vård, i enlighet med hur politiska beslut fattas. Psykiatrins öppenvård (beroendeteam) inom missbruks‐ och beroendevården behöver budgetmässigt ersättas för att kunna leverera enligt plan. Insatserna genomförs i nära samarbete med närsjukvård och kommunernas socialtjänst. I den modell för missbruk och beroende som nu utvecklas har behoven av vård för unga inte beskrivits och plan för utveckling inte lagts. Detta arbete pågår nu och förväntas kräva resurser, Sida 4 av 38 planering av vård och behandling i såväl heldygns‐ som öppenvård. Ekonomi för detta är ännu inte möjlig att beräkna. Användandet av nya droger, ibland i kombination med psykisk sjukdom, har under året inne‐ burit ett delvis nytt vårdinnehåll i samarbetet mellan somatisk intensivvård och psykiatrin. Utvecklingen av nya droger går snabbt. Under 2014 har detta inneburit påverkan på såväl vård och behandling som arbetsmiljö. Intensivvårdspersonalen ger akut och livsuppehållande vård och behandling. Psykiatrin konsulteras och bedriver övervakning. För att säkerställa all perso‐ nals säkerhet krävs väktare dygnet runt under långa perioder. Psykiatrin behöver säkerställa behovet av strategisk kompetens på kort och medellång sikt. En stor utmaning ses särskilt när det gäller specialistläkare, specialistsjuksköterskor samt psykolo‐ ger. Resursförstärkning krävs för att säkerställa grupperna och att ST‐utbildning kan säkras i tillräcklig omfattning vilket är viktigt för att antalet specialister ska öka och samtidigt minska behovet av hyrläkare. Detta kräver en översyn mot bakgrund av VårdVal Halland Plus. Budgetmedel för att kunna rekrytera till praktiktjänst för psykologer (PTP) behövs. Detta är en viktig utgångspunkt för att kunna kompetensförsörja inom såväl specialistpsykiatrin som i öv‐ riga förvaltningar och för privata vårdgivare i vårdvalsmodellen. Det behövs nya modeller för bemanning året runt och för detta krävs planering. Avseende lä‐ kare och sjuksköterskor kommer det krävas en totalplanering av bemanning för de närmaste åren för att klara att upprätthålla en säker vårdnivå, och samtidigt kunna försäkra medarbe‐ tarna den lagstadgade semestern. Sida 5 av 38 Vård Tillgänglighet – måluppfyllelse för vårdgaranti Vuxenpsykiatri Öppen vård I januari 2014 genomfördes Vårdval + där specialistpsykiatrin är en av aktörerna. Antalet nybe‐ sök vid specialistpsykiatrins öppenvårdsmottagningar ökade 2014 med drygt 16 % jämfört med 2013, trots att antalet utbudspunkter i regionen blev fler. Antal nybesök 2013 2014 2 048 2 380 Det ökade antalet patienter som sökt vård inom specialistpsykiatrin kan vara en orsak till att antalet väntande till framför allt utredning och behandling ökat jämfört med 2013. Utvecklingen föranleder att dialog om väntetider och vårdgaranti kommer till stånd och sätts i sitt samband med införandet av VårdVal Halland Plus. 2013‐12‐31 2014‐12‐31 Anta l vä nta de ti l l nybes ök Anta l vä nta nde ti l l utredni ng Anta l vä nta nde ti l l beha ndl i ng 232 228 223 238 48 121 För att förbättra tillgängligheten för nya patienter har alla mottagningar skapat en ”drop in” dit nya patienter kan komma för en första bedömning. Målet är att patienter i behov av en snabb kontakt inte ska behöva vänta mer än två veckor. Barn‐ och ungdomspsykiatri I början på året framkom problem med arbetsmiljön kopplat till lokalerna vid mottagningen i Kungsbacka. Beslut fattades om att verksamheten skulle lämna lokalerna och flytta till andra under de sex månader renoveringen skulle ta i anspråk. Detta påverkade möjligheterna att nå vårdgarantin när det gäller nybesök vid den aktuella mottagningen. Dessutom har svårigheterna att rekrytera medarbetare fortsatt vid mottagningen i Halmstad, vilket också påverkat möjligheterna att nå vårdgarantins tidsramar. Under andra kvartalet anställdes ”länspsykologer” vilket inneburit att antalet påbörjade utred‐ ningar ökat jämfört med 2013. Sida 6 av 38 Tillgänglighet – uppföljning av kömiljarden Vuxenpsykiatri Öppen vård Måluppfyllelse öppenvård vuxen. Andel inom 60 dagar – målbild > 80 % Utförda Utförda Påbörjade 2014 nybesök förstabehandlingar utredningar jan 76 % 94 % 79 % feb 81 % 95 % 84 % mars 89 % 97 % 88 % april 90 % 96 % 86 % maj 85 % 91 % 79 % juni 87 % 91 % 72 % juli 80 % 94 % 79 % augusti 73 % 90 % 66 % september 85 % 94 % 69 % oktober 88 % 91 % 81 % november 90 % 92 % 84 % december 86 % 95 % 81 % Tillgänglighet – BUP stimulansmedel Barn‐ och ungdomspsykiatri Måluppfyllelse BUP. Andel inom 30 dagar – målbild > 90 % för nybesök, 80 % för behandling/utredning Utförda Utförda Påbörjade 2014 nybesök förstabehandlingar utredningar jan 91 % 61 % 57 % feb 99 % 90 % 70 % mars 93 % 86 % 77 % april 86 % 86 % 50 % maj 61 % 70 % 83 % juni 80 % 82 % 89 % juli 96 % 100 % 82 % augusti 88 % 65 % 72 % september 98 % 74 % 61 % oktober 96 % 75 % 74 % november 96 % 90 % 93 % december 97 % 81 % 84 % Sida 7 av 38 Antal väntande Anger antal väntande per den siste i varje månad. Antalväntandetillnybesök,utredning ellerbehandlingvuxenpsykiatri Nybesök Behandling Utredning 31 jan 223 60 211 28 feb 203 66 227 31 mars 202 75 243 30 april 219 104 277 31 maj 179 98 297 30 juni 168 99 325 31 juli 161 113 323 31 aug 161 105 305 30 sept 180 105 293 31 okt 204 107 285 30 nov 214 114 246 31 dec 228 121 256 Antalväntandetillnybesök,utredning ellerbehandlingBUP Nybesök Behandling Utredning 31 jan 83 81 63 28 feb 79 74 71 31 mars 63 62 48 30 april 136 66 68 31 maj 76 60 34 30 juni 56 64 69 31 juli 30 58 57 31 aug 41 41 61 30 sept 71 40 56 31 okt 106 37 51 30 nov 90 38 41 31 dec 64 32 41 Utfärdande av vårdgarantisedlar 2014 För behandling Vuxen psyk Halmstad Vuxen psyk Kungsbacka Vuxen psyk Varberg Vuxen Psy Falkenberg jan feb 3 5 8 mar 1 1 apr maj jun 2 1 6 1 3 1 1 2 5 1 7 jul 5 aug sep 2 2 okt nov dec 2 3 7 3 1 6 2 4 5 2 1 2 6 1 1 9 S:a 33 11 6 6 56 Återbesök inom medicinskt måldatum 2014 "Inom" måldatum VUX "Inom" måldatum BUP VUX BUP januari 92 % 89 % juli 95 % 94 % februari 92 % 91 % augusti 92 % 89 % mars 92 % 92 % september 91 % 87 % april 93 % 89 % oktober 91 % 90 % maj 93 % 88 % november 93 % 94 % juni 93 % 92 % december 93 % 93 % Sida 8 av 38 Effektiva flöden och processer Fokus har under året varit att utveckla den dagliga styrningen av verksamheterna och att arbeta strukturerat med förbättringsarbeten. Syftet är att utveckla förmågan att lösa de problem som uppkommer i verksamheten och att göra detta så snabbt som möjligt. Olika mötesformer har introducerats för den dagliga styrningen, så kallade pulsmöten. Förbättringsarbete utifrån Lean har bedrivits i vuxenpsykiatrins öppenvård. I avvaktan på och i enlighet med åtgärdsplan Region Halland, utvecklas dessa områden vidare. Ett vårdprogram för ADHD har tagits fram och ett arbete kring prioriteringar är i slutfasen. Detta arbetssätt kommer att breddinföras i öppenvården under 2015. Verksamhetscheferna inom heldygnsvården och öppenvården har gjort ett arbete för att minska den vård psykiatrin köper av andra vårdgivare. Målet är att patienterna, så långt det är möjligt, ska få vård och behandling tillgodosedd inom de egna verksamheterna. Inom heldygnsvården har avdelning 19 deltagit i ett av de nationella genombrottsprogrammen, där fokus varit att förbättra den psykiatriska heldygnsvården avseende tvångsvård och tvångs‐ åtgärder för patienter med självskadeproblematik. Arbetet har varit framgångsrikt och efter projektets slut fortsätter arbetet med till exempel öppen retur för denna patientgrupp. Psykosvård Öppenvården har under hösten 2014 skapat en styrgrupp för att utveckla regionens psykosvård i enlighet med nationella riktlinjer. Det planeras för att förstärka psykosvårdens öppenvårdsdel med personal, med betoning i Kungsbacka, där det identifierats ett särskilt behov av att bygga upp ett team. Arbetet för att förstärka öppenvården med kompetens för uppdraget pågår. Parallellt med förstärkning på medarbetarsidan, har psykiatrin tillsammans med Taktisk grupp varit med i att skapa ett upphandlingsunderlag för utbildningar i vård och stödsamordning, som kommer utgöra den metodologiska basen för vården. Vård och stödsamordning är en veder‐ tagen metod för den typ av samordade insatser från psykiatri och socialtjänst som målgruppen behöver och som nationella riktlinjer stöder. Utbildningen hålls gemensamt med kommunerna och är planerad att starta september 2015. PRIO Socialdepartementets och SKL:s satsning kring barn‐ och unga med psykiatrisk problematik samt personer med omfattande och/eller komplicerad psykiatrisk problematik pågår under 2012‐2016. De taktiska grupperna inom områdena för psykiatri och barn‐ och unga ansvarar för de länsgemensamma satsningarna utifrån målen. Flera av målen är kopplade till prestations‐ krav. I grundkravet ingick krav på att göra en översyn av befintliga samverkansavtal, vilket genom‐ förts. Krav ställdes också på att ta fram handlingsplaner för att utveckla samverkan under 2015. Sida 9 av 38 Samverkan med brukare och närstående ska utvecklas på alla nivåer i organisationen. Brukar‐ organisationerna ska också ges möjlighet att lämna synpunkter på 2014 års samverkans‐ överenskommelse. Inspirationsdagar har anordnats där bland annat brukarinflytande, anhörig‐ stöd och bättre somatisk hälsa genom hälsofrämjande åtgärder belysts. Beslut har fattats att införa integrerade arbetsformer för vård‐ och stödsamordning mellan socialtjänsten och psykiatrin enligt de nationella riktlinjerna för psykosociala insatser vid schizo‐ freni. Under 2015 kommer detta arbetssätt att fortsätta utvecklas bland annat genom gemen‐ samma utbildningar i vård‐ och stödsamordning. I de nationella genombrottsprogrammen ”Bättre vård mindre tvång” har behoven att minska tvångsvård och tvångsåtgärder utgjort grunden för förbättringsarbeten. Den tiondel patienter som blivit föremål för flest tvångsvårdstillfällen och tvångsåtgärder har identifierats och en handlingsplan har upprättats för att minska dessa behov under 2015. För barn och ungdomar krävdes att det ska finnas lättillgänglig aktuell information om psykisk ohälsa i dessa grupper på alla organisationernas hemsidor. Tillgänglighet till nybesök, utredning och behandling ingick i satsningen när det gäller barn och unga. BUP nådde inte upp till kraven på tillgänglighet. Ytterligare krav är att verksamheterna ska rapportera till relevanta kvalitetsregister. Psykiatri Halland har nått målen: ‐ att minst 60 % av patienterna ska registreras, ‐ att 60 % av patienterna registrerade i PsykosR och BipoläR ska ha fått en läkemedelsuppföljning ‐ att 60 % som registrerats i PsykosR har erbjudits hälsofrämjande åtgärder. Regionen uppnådde alla grundkrav i PRIO satsningen, men inte alla prestationskraven då BUP inte nådde tillgänglighetsmålen. Missbruks och beroendevård Strategiska gruppen gav 2012 Taktiska gruppen missbruk och beroende i uppdrag att utreda och lämna förslag om utveckling av missbruks‐ och beroendevården i Halland. Förslaget läm‐ nades 2013 och under 2014 har det utgjort remisshandling som ställts till Hallands kommuner och till regionens hälso‐ och sjukvård. Utredningen hade att innefatta skapandet av en vårdkedja i nära samarbete mellan socialtjänst, psykiatri och somatisk hälso‐ och sjukvård och kom att innehålla följande huvudförslag: ‐ Beroendeavdelning med heldygnsvård ‐ Samlokalisering i närsjukvård med kommunernas öppenvård ‐ Samlokalisering öppenpsykiatri och kommuner vid samsjuklighet ‐ Läkare med specifik kompetens inom beroendevård. Därtill identifieras nio utvecklingsområden: ‐ Metodstöd och kompetensutveckling ‐ Läkemedelsassisterad rehabilitering vid opiatberoende (Laro) ‐ Läkemedelsberoende ‐ Systematiskt arbete inom närsjukvården vid riskbruk/missbruk/beroende ‐ Insatser för unga upp till 25 år ‐ Förstärkt barn‐ och föräldraperspektiv inom missbruks‐ och beroendevården Sida 10 av 38 ‐ ‐ ‐ Vårdkedjeperspektiv/samverkan Former för brukarinflytande Samordnad individuell plan. Under 2014 har Psykiatrin Halland anställt en utvecklingsledare och en läkare med specifik kompetens inom beroendevård. De representerar specialistpsykiatrins beroendevård i Taktiska gruppen Missbruk och beroende och leder nu psykiatrins utvecklingsarbete inom beroende‐ området. De har arbetat med att precisera psykiatrins, och övrig sjukvårds uppdrag genom att medverka vid identifiering, vidareutveckling och konkretisering av den föreslagna samverkansvårdkedjan. Beroendevårdens aktuella status har inventerats. Studiebesök har genomförts på enheter inom kommuner och sjukvård (offentlig, såväl som privat). De har medverkat vid ledningsgrupps‐ möten och olika träffar med olika yrkesgrupper. Kommunerna liksom regionen har ställt sig positiva till utredningsförslaget. Dock har kommu‐ nerna krav på ett grundläggande samverkansavtal som beskriver ansvarsfördelningen mellan de berörda vårdgivarna. Avtalsförslag är under upprättande och kommer att överlämnas till den strategiska gruppen för beslut. Den taktiska gruppen har utsett en projektledningsgrupp för projektering av vårdkedjan där representanter för specialistpsykiatrin, kommunerna, Närsjukvården och brukarna ingår. Projektering av heldygnsvården sker nu i samverkan med övriga berörda förvaltningar och utgör det första steget i utvecklingen av den gemensamma vårdkedjan. Heldygnsenheten kan sannolikt öppna i slutet av 2015. Rekrytering av enhetschef pågår för att möjliggöra medverkan i utarbetandet av enheten. Samtidigt pågår förberedelser inför projektering av specialiserade psykiatriska öppenvårdsteam och särskilda resurser inom närsjukvården för att skapa en koordinerad öppenvård i samverkan med kommunernas existerande öppenvård vilket förutsätter tillskott av riktade medel. Utbildningsplanering för alla samverkande parters medarbetare pågår. Samverkan med univer‐ sitet och högskolor är under uppbyggnad. Utvärdering Utvärdering, med fokus på organisationsprocessen/samverkan planeras för de tre första åren. I det arbetet ingår Göteborgs Universitet genom centrumbildningen för beroendefrågor (CERA) samt Handelshögskolan i Göteborg. Vårdval Halland Plus Att Psykiatrin Halland blivit föremål för konkurrensutsättning har skapat både positiva och negativa konsekvenser. För patienterna har tillgängligheten, för de inkluderade diagnoserna, troligtvis ökat. För verksamheten har konkurrensen inneburit ett tydligare fokus på verksam‐ hetsutveckling. Den allmänna förändringsbenägenheten har ökat bland medarbetarna. Den nya modellen har visat sig vara tidskrävande och tekniskt komplicerad. Vårdvalet medför en oförut‐ sägbar och ryckig ekonomisk situation. Förvaltningen önskar under 2015 medverka i uppföljning och utveckling av modellen. Sida 11 av 38 Vårdkvalitet Vuxenpsykiatri Indikatorer Vuxenpsykiatri Mål UR 1 Resultat augusti Andel vårdplaner hos patienter vårdade enl. LPT Andel diagnossatta läkarbesök 100 % Norr 43 % Söder 28 % Norr 52 % Söder 42 % Norr 54 % Söder 44 % 95 % 88,2 % Norr: 91 % Söder: 98 % Andel patienter som blivit tillfrågade om biverkningar av ECT >90 % Andel patienter med diagnosen schizofreni som har ett BMI > 30 < 50 % Andel patienter med diagnosen schizofreni som erhållit årlig uppföljning hos läkare 80 % ‐ Sökning i VAS efter ogynnsam biverkan. ‐ 0 pat funna. ‐ Inte tillgång till register‐ data. ‐ Rapport byggd. ‐ 16 pat funna. ‐ Kan inte få fram värdet på BMI. ‐ Arbete pågår. ‐ Disk om detal‐ jeringsgrad på redovisninge n av värdet för BMI. Norr 50 % Söder 45 % Tot VUX 48 % Norr: 91 % Söder: 97 % Totalt: 94 % Återkommer med data från kval.register Andel patienter med dokumenterad vårdplan 60 % Norr 23 % Söder 26 % ‐ Sökning i VAS efter ogynnsam biverkan ‐ 0 pat funna. År 38 % Baseras på granskning av 45 journaler. Kräver jour‐ nalgransk‐ ning alternativt dokumenta‐ tionsmöjlig‐ het i VAS för att utveckla rapport Norr 88 % Söder 89 % Tot VUX 88 % Norr: 81 % Söder: 90 % Tot VUX 85 % Norr: 17 % Söder: 24 % *) Norr 20 % Söder 26 % *) Mäter andel pat som fått en vårdplan mellan nov 2013 – nov 2014. För att se utfall över antal upprättade vårdplaner krävs utsökning från VAS. Sökord ”Vårdplan” kan inte identifieras till rapportverktyg. Sida 12 av 38 BUP Indikatorer BUP Mål Andel vårdplaner hos patienter vårdade enl. LPT Andel diagnossatta läkarbesök. 100 % UR 1 80 % Resultat augusti 77 % 95 % 76,8 % 95 % 85 % 42 % 37 % År 87 % ‐ Eftersläpning av diktering? ‐ Problem på någon mot‐ tagning? C‐GAS (Children´s Global Assessment Scale) 50 % 44,9 % ‐ Utbildning Andel patienter med dokumenterad vårdplan 80 % 32,7 % ‐ Mäter andel pågår (senast efter 4:e besöket) Andel patienter med BCFPI uppföljning (Brief Child Phone Interwiew) 80 % pat som fått en vårdplan mellan april 2013 – mars 2014 75 – 80 % 28 % 27 % Mäter andel pat som fått en vårdplan mellan aug 2013 – aug 2014 Mäter andel pat som fått en vårdplan mellan nov 2013 – nov 2014 80 % 80 % OBS t o m juli För att se utfall över antal upprättade vårdplaner krävs utsökning från VAS. Sökord ”Vårdplan” kan inte identifieras till rapportverktyg. Kvalitetsregister Psykiatrins kvalitetsregister har under de sista åren varit under utveckling. 2013 gjordes en ext‐ rem ansats för att åstadkomma ökning av täckningsgraden, bland annat i syfte att uppnå PRIO‐ målet vilket också klarades. Från och med 2014 har en ny IT‐plattform tagits i bruk. Migrering av data från föregående plattform har inte kunnat genomföras i sin helhet och underlagen är därför inkompletta. Anledningen är framför allt att informationssäkerheten inte kunde säker‐ ställas. Aktuella register BipoläR RiksÄT PsykosR Kvalitetsregister ECT BUSA (adhd) RättspsyK LAROS SBR (substitutionsbehandling) Summa registrerade pat Antal reg tom Antal reg tom 31/10 2012 31/10 2013 Nyreg Uppfölj Nyreg Uppfölj 351 1 520 Antal reg tom 31/10 2014 Nyreg Uppfölj 761 210 Sida 13 av 38 Öppna jämförelser Andel återinskrivna patienter med diagnosen schizofreni. Andel patienter, 20‐59 år, med schizofreni som återinskrivits i sluten vård Halland Riket 14 ‐ 28 dagar 2008‐ 2011 17,1 % 2009‐ 2012 18,9 % 2010‐ 2013 21,2 % 2008‐ 2011 16,9 % 2009‐ 2012 17,1 % 16,7 % 3 ‐ 6 månader 40,3 % 44,8 % 45,2 % 37,8 % 37,6 % 37,5 % År 2010‐ 2013 Andelen återinskrivna patienter i heldygnsvård efter 14 ‐28 dagar respektive 3 – 6 månader har ökat i jämförelse med riket. Under 2014 har arbetet med en förändrad psykosvård tillsammans med kommunerna påbörjats (se avsnitt ”effektiva flöden och processer). ECT‐behandling vid slutenvårdad svår depression. Styrgruppen för Kvalitetsregister ECT har satt som mål att 40 % av patienterna som vårdas i heldygnsvården för svår depression bör erhålla ECT. Region Halland är en av 10 regioner/lands‐ ting som når målet. 51, 9 % av patienterna som vårdades i Halland med svår depression 2013 gavs ECT‐behandling. Depressionsskattning efter ECT Depressionsskattning efter ECT görs för att undersöka eventuella kvarvarande symtom av depressionen efter ECT behandlingen. 51,9 % av de patienter som behandlats med ECT utvär‐ derades med MADRS/MADRS‐S. Genomsnittet i riket var 45,5 %. Antidepressiva läkemedel vid behandling av depression Enligt nationella riktlinjer är bland annat antidepressiva läkemedel en rekommenderad behand‐ ling vid depression. För att läkemedelsbehandlingen ska ha optimal effekt krävs att den är re‐ gelbunden och pågår i minst sex månader. Indikatorn visar personer över 18 år som behandlats med antidepressivt läkemedel i två–fem månader efter första uttaget. I Halland tog 54,7 % av patienterna ut läkemedel 60‐150 dagar efter det första uttaget. I riket var andelen 53,9 %. Andel patienter i rättspsykiatrisk vård med BMI > 30 Andel patienter i rättspsykiatrisk vård med BMI >30 Halland Riket 2011 2012 2013 2011 2012 2013 Andel patienter med BMI >30 i rättspsykiatrisk vård 30,8% 54,5% 43,5% 39,8% 42,7% 42,3% Sida 14 av 38 Produktion Öppen vård Antalet besök i vuxenpsykiatrin har ökat med 4 % jämfört med 2013 och med 6 % jämfört med 2012. Huvudsakligen är det i de norra länsdelarna som ökningen skett. Antalet besök inom BUP har minskat jämfört med 2012 och 2013. Antalet unika patienter har ökat både inom BUP och i vuxenpsykiatrin. Redovisade besök: januari ‐ december Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 % föränd 2013‐2014 % föränd 2012‐2014 Antal läkarbesök 20 554 20 065 21 695 8 % 6 % varav Vux 15 655 15 249 17 016 12 % 9 % varav BUP 4 899 4 816 4 679 ‐3 % ‐4 % *Antal sjukvårdande behandlingar 83 180 84 477 84 997 1 % 2 % varav Vux 56 540 58 710 59 729 2 % 6 % varav BUP 26 640 25 767 25 268 ‐2 % ‐5 % 103 734 104 542 106 692 2 % 3 % varav Vux 72 195 73 959 76 745 4 % 6 % varav BUP 31 539 30 583 29 947 ‐2 % ‐5 % Totalt antal besök * inkl dagsjukvård Unika patienter: januari ‐ december Unika patienter 2012 2013 2014 ökn 13‐14 ökn 12‐14 Bup inkl ätstörning 3 421 3 433 3 621 5 % 6 % Vux 8 244 8 658 9 074 5 % 10 % Totalt 10 527 10 889 11 521 6 % 9 % Antal nybesök 2012 2013 2014 Bup inkl ätstörning Vux Totalt ökn 13‐14 Ökn 12‐14 1 320 1 211 1 395 15 % 6 % 9 6 24 306 % 187 % 1 329 1 217 1 419 17 % 7 % Sida 15 av 38 Heldygnsvård Antalet disponibla vårdplatser har ökat inom vuxenpsykiatrin efter det att renoveringen av kliniken i Halmstad blev färdigställd hösten 2013. Antalet redovisade vårddagar inom vuxenpsykiatrin ligger på något högre nivå jämfört med 2013 men lägre än 2012. Antalet vårdtillfällen har ökat med 16 % jämfört med 2013 och 3 % jämfört med 2012. Medelbeläggningen inom vuxenpsykiatrin har varit 88 %, vilket är en minskning jämfört med de senaste åren (2012 94 % och 2013 90 %). Under första halvåret var beläggningen relativt låg men ökade under sommaren då den uppgick till dryga 90 % t. o. m. oktober för att sedan sjunka något i november och december. BUP har reducerat antalet disponibla vårdplatser under sommaren och under helgerna. Vårdtillfällena inom BUP har ökat jämfört 2013 liksom antalet vårddagar jämfört med 2013. Detta samt reducering av vårdplatser har lett till ökade beläggningssiffror, från 50 % under 2013 till drygt 70 % under 2014. Medelvårdtiden har minskat (avd 21/RPV oräknad) vid kliniken i Varberg medan kliniken i Halmstad, liksom BUP, visar oförändrade medelvårdtider. Prestationer: januari – december Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 % föränd 2013‐2014 % föränd 2012‐2014 Antal vårdtillfällen 2 385 2 106 2 446 16 % 3 % varav Vux 2 289 2 021 2 350 16 % 3 % varav BUP 96 85 96 13 % 0 % Antal vårddagar (exkl permissioner) 29 209 25 353 28 103 11 % ‐4 % varav Vux 27 671 24 264 26 775 10 % ‐3 % varav BUP 1 538 1 089 1 328 22 % ‐14 % Vux totalt 94 % 90 % 88 % ‐2 % ‐7 % BUP 70 % 50 % 71 % 42 % 0 % Medelbeläggning Medelvårdtid och medianvårdtid utskrivna patienter 2013‐2014, januari ‐ december Mediantid 2013 Mediantid 2014 Medelvårdtid 2013 Medelvårdtid 2014 Norr exkl avd 21 4 4 11,4 9,5 Söder 3 2 8,1 8,9 BUP 6 4 16,3 16,0 Sida 16 av 38 Region Halland som arbetsgivare Genomförande av beslut om Gemensam Administrativ service Under 2014 arbetade förvaltningen med förberedelse och genomförande av det regiongemen‐ samma beslutet om Gemensam Administrativ Service. För förvaltningens del innebar det att säkra organisationen samt ett arbetssätt som följer de regiongemensamma processbeskriv‐ ningarna för uppgifter inom ekonomi‐ och personalområdet, samt att rekrytera för chefsstöd. Trots god förberedelse tog genomförande och implementering längre tid än vad som kunde förutses både på regional‐ och förvaltningsnivå. I november var chefsstöd på plats och i sam‐ band med det startade arbetet med att säkerställa och beskriva förvaltningens arbetssätt i de delar detta inte var tydligt i den beslutade modellen. I vissa fall har brister i den beslutade modellen identifierats, vilka medför att det inte går att genomföra beslutet fullt ut på förvalt‐ ningsnivå. En uppföljning av beslutet behöver därför göras när fler förvaltningar arbetar enligt modellen. De effekter som förändringen inneburit så här långt är att kvalitén på uppgifter som berörs av förändringen har ökat. Felaktigheter upptäcks och åtgärdas. Chefer har i vissa fall avlastats uppgifter men i andra fall fått fler och nya uppgifter. Från att tidigare ha haft totalt 23 rapportörer finns nu tre chefsstöd. Lösningen med att finansiera chefsstöden genom att minska antalet medarbetare inom andra yrkesgrupper som identifierats som övertaliga har tagit längre tid än planerat och kommer inte att vara genomförd förrän tidigast under 2015. Mål 1: Region Halland ska 2015 komma i topp över landets mest attraktiva arbetsgivare inom regioner och landsting. ‐ Hur har förvaltningen arbetat för att leva upp till målet? Vilka effekter har det gett? Förvaltningens mål: Resultatet i medarbetarenkäten avseende indikatorn ”Attraktiv Arbets‐ givare” ska öka med fyra enheter. (2012= 58). Resultatet från medarbetarenkäten visar att förvaltningen inte uppnått målet (2014 = 56). För att stödja att målet uppnås har aktiviteter främst inriktats på att stärka sambandet mellan Psykiatrin Halland, så som en del av Region Halland samt att arbeta med att säkerställa en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöarbetet har fått en tydlig struktur över året och olika aktiviteter genom‐ förs enligt en årsplan. Både till följd av det planerade arbetet men också till följd av särskilda händelser i verksamheten har arbete med riskbedömning samt uppföljning av arbetsskador och tillbud haft ett stort utrymme under året. Tyvärr har en del av arbetet varit föranlett av spe‐ ciella händelser och risker som uppstått i verksamheten. Arbetet med att stärka sambandet mellan Psykiatrin Halland och Region Halland är ett arbete som behöver pågå längre för att ge önskat resultat. Initialt har vissa händelser och beslut haft motsatt effekt då de varit svåra att förklara och kommunicera till medarbetare. Som exempel kan nämnas beslut om nattersättning. Även om inte målet uppnåtts uppfattas att det finns en större kunskap och acceptans för arbet‐ et med att bli en gemensam arbetsgivare. Båda de åtgärder som förvaltningen inriktat sitt ar‐ bete på behöver sannolikt mer tid för att ge avsedd effekt. Sida 17 av 38 ‐ Redovisa och beskriv arbetet med att främja jämställdhetsarbetet (hämtas från uppföljning Likabehandlingsplan). Förvaltningens mål: 100 % av utannonserade tjänster ska tillsättas med efterfrågad kompetens. Målet har inte uppnåtts för alla yrkesgrupper. Bedömningen är att detta beror på nationella brister (t.ex. läkare och psykologer) eller lokala brister (t.ex. sjuksköterskor). Inom dessa grup‐ per har målet inte uppnåtts men under året har förvaltningen lyckats rekrytera flera läkare. Förvaltningen arbetar med att erbjuda bra arbetsvillkor. Under året har andelen deltider mins‐ kat som följd av att heltider erbjuds de som önskar arbeta heltid. Tillsvidareanställningar erb‐ juds även till sjuksköterskor som anställs för semestervikariat. Under året har andelen sjukskö‐ terskor som är män ökat. Fördelningen kvinnor/män inom denna grupp är fortfarande inte jämn men utvecklingen har gått i rätt riktning. Inom läkargruppen har kvinnor varit överrepre‐ senterade men med de rekryteringar som gjorts under året är nu könsfördelningen vad gäller tillsvidareanställda i stort sett jämn. Tyvärr är utvecklingen inom gruppen paramedicinare den motsatta, där andelen män minskat. Mål 2: Medarbetarna ska uppleva Region Halland som en bra arbetsgivare. ‐ Hur har förvaltningen arbetat för att leva upp till målet? Vilka effekter har det gett? Förvaltningens mål: Personalstatistik ska vara könsuppdelad och analyser ska göras i syfte att identifiera orsaker i arbetslivet som kan påverka kvinnor och män på olika sätt. Förvaltningen använder sig av de uppföljningsverktyg som är gemensamma för Region Halland. I de fall könsuppdelning finns används och redovisas det. Uppföljning av rehabilitering, sjukfrån‐ varo, arbetsskador, tillbud och rekrytering görs och analyseras utifrån att identifiera eventuella skillnader mellan kvinnor och män. Arbetet har synliggjort skillnader eller bekräftat att skillna‐ der inte finns. Detta i sin tur möjliggör att vidta åtgärder som bygger på fakta. ‐ Har samtliga anställda en individuell utvecklingsplan? Analysera avvikelser. Målet följs i medarbetarenkäten. Enlig denna kan konstateras att alla medarbetare inte har en utvecklingsplan. Under året har det säkerställts att alla chefer arbetar efter samma årshjul då det uppdagats att så inte var fallet. Resultatet från medarbetarenkäten visar att utvecklings‐ samtal genomförs i högre utsträckning än utvecklingsplaner upprättats trots att chefer känner till det regiongemensamma verktyget för utvecklingsplaner. Orsaker till att det upplevs som svårt att upprätta utvecklingsplaner kan vara att roller och uppdrag för de enskilda verksam‐ heterna och yrkesgrupperna inte är helt klara. ‐ Har samtliga chefer en personlig utvecklingsplan? Analysera avvikelser. Se svar ovan. Sida 18 av 38 ‐ Beskriv hur ni arbetat med att omhänderta resultatet från medarbetarundersökningen? Under sensommaren 2014 uppmanades alla chefer att på arbetsplatsnivå följa upp handlings‐ planerna från enkäten som gjordes 2012. Syftet var att följa upp arbetet samt att tydliggöra att det arbetet avslutades inför att en ny enkät skulle göras. Resultatet från 2014 har återrappor‐ terats till samverkansgrupper och chefer. Varje chef återrapporterar själv eller med stöd av PA‐ enheten sitt resultat till medarbetare på respektive arbetsplats. Handlingsplaner ska vara upp‐ rättade och lämnas in till PA enheten senast 28 februari. Dessa planer ligger till grund för even‐ tuella förvaltningsgemensamma aktiviteter. En sådan aktivitet som återfinns i förvaltningens arbetsmiljöplan är arbete kring de så kallade utsatthetsfrågorna i medarbetarenkäten. Det har lagts en plan för hur arbetet kommer att följas upp inom förvaltningen fram till nästa medar‐ betarenkät. Tanken är att förvaltningsgemensamma frågor tas in i den arbetsmiljöplan som årligen fastställs av driftnämnden för psykiatrin. ‐ Beskriv om ni på förvaltningsnivå kunnat hitta styrkor och utvecklingsområden utifrån medarbetarundersökningen. Denna fråga är det för tidigt att svara på då avdelningarnas arbeten ännu inte är klar. Men de områden som sticker ut är till exempel att förbättra arbetet med lönekriterier, med APT, öka andelen utvecklingsplaner, öka kunskapen om verksamhetsplan samt bryta ner den till arbets‐ platserna samt givetvis utsatthetsfrågorna. ‐ Beskriv hur ni har arbetat med värdegrundsfrågorna. Det regiongemensamma materialet används på APT som underlag för diskussion om värde‐ ringar och värdegrund. ‐ Analysera avslutningsenkäten och relatera till personalomsättningen. Eftersom endast fem personer lämnat svar på avslutningsenkäten kan svaret inte analyseras. Den reflektionen som görs är att andelen som besvarar enkäten behöver öka. Mål 3: Region Halland ska ha rätt kompetens ur ett långsiktigt helhetsperspektiv. ‐ Hur har förvaltningen arbetat med strategisk kompetensförsörjning och aktiviteter knutna till detta? Förvaltningen har inventerat vilka kompetenser som finns samt vilka behov som finns på kort och medellång sikt. En kompetensförsörjningsplan, inklusive aktiviteter, har tagits fram nedbru‐ ten på respektive yrkeskategori. För den långsiktiga kompetensförsörjningen behövs en dialog med regionkontoret. ‐ Beskriv vilka bristyrken där det finns rekryteringssvårigheter. Analysera svårigheter och möjligheter med kompetensförsörjning kommande år. Brister och åtgärder finns beskrivna i kompetensförsörjningsplanen. Svårrekryterade grupper är läkare och sjuksköterskor med specialistkompetens. Även allmänsjuksköterskor, vilka rekryteras i brist på specialistutbildade, är en bristgrupp. Psykologer generellt men med speciell kompe‐ Sida 19 av 38 tens inom vissa områden är också en bristgrupp. För alla grupper är leveranstiderna så långa att åtgärder för kompetens försörjningen måste göras i ett tre‐ till sjuårsperspektiv. Svårigheter att rekrytera varierar också starkt mellan verksamhetsområden och orter. Halmstad och Varberg liksom Kungsbacka har något lättare att rekrytera medan det till övriga orter är mycket svårrek‐ ryterat. Även rekrytering av första linjens chefer har blivit allt svårare. Generellt är arbete inom heldygnsvården mindre attraktivt än arbete inom öppenvården. Orsak som anges är arbets‐ tider, till exempel natt och helgtjänstgöring. ‐ Beskriv hur ni arbetet med Olivia och ur stor den av förvaltningen som arbetar med Olivia. Förvaltningen har lagt en långsiktig plan för att genomföra Olivia för alla yrkesgrupper. Drivkraften från verksamheten, att se fördelar med detta arbete saknas dock. Bemannings‐ situationen på förvaltningens PA‐enhet har tyvärr inte varit sådan att ett aktivt stöd i denna fråga kunnat lämnas. ‐ Beskriv de aktiviteter, förändringsarbeten eller utvecklingsarbeten som pågår och som stödjer målet. Driftnämndens mål till förvaltningen: Psykiatrin Halland ska i samarbete med arbetsförmed‐ lingen möjliggöra arbetsträning/sysselsättning för minst tre personer med funktionsnedsättning 2014. Redan när målet fastställdes fanns insikten om att det är ett svårt mål att följa då arbetsgivaren inte har möjlighet att registrera funktionsnedsättning. Uppföljningen får därför bygga på anta‐ ganden snarare än fakta. I ett fall har en medarbetare anställts men det utesluter inte att fler anställningar gjorts under året. Vid en genomgång av ansökningar till lediga tjänster konstatera‐ des att det ytterst sällan framgår om en funktionsnedsättning finns. Detsamma gäller de med‐ arbetare som kallas till intervju. Därför kvarstår frågan om psykiatrin uppfattas som en arbets‐ givare där alla kommer att behandlas lika eller om Psykiatri Halland väljs bort av vissa poten‐ tiella medarbetare. Personaldata Antal anställda Antalet tillsvidareanställda har ökat jämfört med föregående år medan visstidsanställda och anställda med timlön har minskat. Tillsvidareanställningar med heltid har ökat i förhållande till deltidsanställningar. Både det att visstids‐ och deltidsanställningar minskar beror på genomfört arbete med detta som mål. Syftet är att erbjuda attraktiva arbeten för såväl kvinnor som män. Även om män är underpresenterade inom gruppen sjuksköterskor har antalet ökat jämfört med föregående år. Inom gruppen läkare har andelen män ökat och inom denna grupp ses snart en jämn könsfördelning. Under en följd av år har Psykiatrin Halland varit beroende av bemanningsläkare i ökande utst‐ räckning, för att klara sitt uppdrag. Bristen på specialistkompetenta läkare har flera orsaker, bland annat nationell brist men även avstånd till universitetssjukhus spelar roll. Ett långsiktigt arbete har drivits för att kunna rekrytera specialistkompetenta läkare till psykiatrin. Mot slutet av 2014 var dock läget mer positivt än på flera år och beroendet av bemanningsläkare det lägsta på länge. Med tanke på rekryteringsläget i omkringliggande regioner och landstring kan Sida 20 av 38 det dock snabbt ändras igen. I en kompetensförsörjningsplan för psykiatrin är en slutsats att förvaltningen skulle behöva anställa fler ST läkare för att på medellång sikt klara sin kompetens‐ försörjning. Även sjuksköterskor med specialistutbildning inom psykiatrin är en bristgrupp. För att klara uppdraget måste därför allmänsjuksköterskor anställas. För att möta ett både kort och medel‐ långt behov av specialistutbildade sjuksköterskor är bedömningen att fler allmänsjuksköterskor bör erbjudas möjlighet till vidareutbildning inom anställningen med viss ersättning. Detta inte minst mot bakgrund av kommande pensionsavgångar framförallt inom slutenvården. Svårigheterna att rekrytera sjuksköterskor är speciellt kännbart vad gäller semestervikarier samt till vissa mindre orter. År 2014 erbjöds sjusköterskor tillsvidareanställningar istället för semestervikariat. Det gjordes mot bakgrund av beräknad personalrörlighet och förväntade pen‐ sionsavgångar. Bedömningen visade sig riktig och någon övertalighet har inte uppstått. För att på sikt klara semesterplanering bedöms det att förvaltningen i högre utsträckning behöver vara självförsörjande på den kompetens som behövs årets alla dagar. Anställningar snitt 2014-12-31 Snitt sysselsättning srad snittanst Administration-Ledning 52 51 HoS sjuksköterskor mfl 212 205 HoS undersköterskor mfl 160 150 Läkare 80 77 Medicinsk sekreterare 60 57 Rehab/Paramed 125 118 Teknisk personal 1 1 11 11 703 670 Övrig personal Summa: Tillsvidare 2013-12-31 Heltid Deltid Kv M Kv Administration-Ledning 20 18 4 HoS sjuksköterskor mfl 138 36 23 HoS undersköterskor mfl 73 41 Läkare 33 19 Medicinsk sekreterare 42 Rehab/Paramed 71 17 22 4 7 1 381 138 100 M Totalt Medelålder 42 48 5 202 46 31 4 149 48 3 2 57 49 58 48 115 45 11 51 635 47 16 5 Teknisk personal Övrig personal Summa: 16 Sida 21 av 38 Snittanställningar är ett mått där samtliga anställningar läggs ihop i antal eller som heltids‐ anställningar. Totalt sett hade snittanställningarna minskat i antal vid mättillfället. När anställ‐ ningarna räknas om i heltidsmått visar det att många av de anställda arbetar heltid eller har en hög sysselsättningsgrad. Jämfört med föregående år har anställningarna minskat se kommenta ovan. Arbetad tid Den totala arbetstiden utifrån anställningar är ungefär den samma som föregående år. Fördel‐ ningen mellan olika registrerade orsaker visar däremot skillnader. Den arbetade tiden har minskat medan kompetensutveckling, arbete på övertid/mertid samt med timlön har ökat. En förklaring till att tid för kompetensutveckling ökat (trots att detta varit ett område inom vil‐ ket förvaltningen vidtagit besparingsåtgärder till följd av arbete med ekonomi i balans) är san‐ nolikt ett resultat av bättre/ökad registrering i självservice. I motsvarande mån minskar då den arbetade tiden. Under inledningen av 2014 var vårdtyngden inom slutenvården generellt sett lägre än förväntat medan den från och med sommaren och till slutet av året varit högre. Orsaken till den högre vårdtyngden har dels varit fler svårt sjuka patienter, dels att fler av de svårast sjuka fått vård inom regionen (patienter där regionen tidigare köpt vårdplatser från andra vårdgivare) samt några särskilda händelser som krävt stora personalinsatser. Under sommaren och hösten avvecklades de två bemanningsenheter som funnits kopplade till heldygnsvården. Orsaken var att bemanningsenheterna med dåvarande upplägg inte kunde an‐ vändas på ett kostandseffektivt sätt för att klara heldygnsvårdens behov av korttidsbemanning. Denna förändring inträffade samtidigt som vårdtyngden ökade och har lett till att bemannings‐ behoven i många fall lösts genom arbete med timlön eller med arbete med mertid eller över‐ tidsersättning. Effekterna av att bemanningsenheterna ska utvärderas liksom vilka behov av bemanning som behövs för att klara grunduppdraget. 2014 11 30 Orsak - Huvudgrupp Arbetad tid Studier med lön Mertid/övertid Timlön Lagstadgad ledighet Semester Sjukfrånvaro Övrigt 2013 11 30 Timmar *) 1 012 575 37 427 82 183 74 580 Summa 1 391 815 Orsak - Huvudgrupp Arbetad tid Kompetensutveckling Mertid/Övertid Timlön Lagstadgad ledighet Semester Sjukfrånvaro Övrigt Summa Timmar 959 511 30 470 13 474 39 169 76 799 136 512 70 452 57 259 1 383 646 *) = Arbetad tid 935 538. Jour beredskap 13 392, Mertid/övertid 15 974 och Timlön 47 671 (Tim lön omvandlat till tjänster) Sida 22 av 38 Sjukfrånvaro Att minska sjukfrånvaron är ett prioriterat område. Målet för 2014 var att sjukfrånvaron skulle sjunka till en nivå på 4,6 % av den totala tiden eller lägre. Detta har dessvärre inte uppnåtts. Mot slutet av 2013 började den långa sjukfrånvaron (mer än 91 dagar) att stiga och en invente‐ ring gjordes 2014 av både kort och lång sjukfrånvaro. Syftet var att hitta orsakerna och att vidta åtgärder. Chefer har, tillsammans med stöd från PA‐enheten, gått igenom enskilda ärenden och upprättat handlingsplaner i de fall det inte funnits. En effekt är att den långa frånvaron (över 90 dagar) börjat sjunka efter sommaren. Utbildning och information i rehabiliteringsverktyg har genomförts för chefer och under året har ett större antal arbetsförmågebedömningar genom‐ förts med stöd från företagshälsovården. Eftersom arbetet inriktats på den grupp som är svå‐ rast att få att återgå i arbete kommer insatser för att ytterligare minska frånvaron att behöva göras även kommande år. Sjukfrånvaron visar ojämlikhet mellan kvinnor och män. Kvinnor har högre sjukfrånvaro än män. Sjukfrånvaron för kvinnor med månadsanställning var under årets första elva månader 6,1 % jämfört med männens 3,7 %. I genomgångar av individuella ärenden av arbetsförhållanden för kvinnor respektive män har skillnader inte upptäckts som skulle ha kunnat förklara varför sjuk‐ frånvaron är olik. Även om sjukfrånvaron också nationellt uppvisar samma mönster är det inte tillfredställande att orsaker inte identifierats. Den yrkesgrupp som har den högsta sjukfrånvaron är medicinska sekreterare med 9,3 % sjuk‐ frånvaro. I ett förvaltningsövergripande arbete om medicinska sekreterares arbetssituation är en slutsats att en komplex arbetssituation kan bidra till ohälsa. Men vid genomgång av de en‐ skilda ärendena finns även flera fall av ej arbetsrelaterad ohälsa. Gruppen med den lägsta från‐ varon är administration/ledning samt läkargruppen på 4,1 %. Vid en jämförelse mellan verksamhetsområdena har heldygnsvården i vuxenpsykiatri den lägsta frånvaron med 4,85 % medan vuxenpsykiatrins öppenvård har den högsta med 6,38 %. Vid en jämförelse av resultatet från medarbetarenkäten framkommer att medarbetare inom vuxen‐ psykiatrins heldygnsvård i högre grad uppfattar att de har förtroende för närmaste chef, har kunskap om hur arbetet bidrar till mål och har mindre besvär av stress än till exempel medarbe‐ tare inom vuxenpsykiatrins öppenvård. För närvarande pågår arbete på olika arbetsplaster med att ta fram handlingsplaner mot bakgrund av resultatet för medarbetarenkäten. Eftersom korttidsfrånvaron skapar särskilda utmaningar vad gäller bemanning och produktions‐ planering är det en utmaning att minska denna för att arbetssituationen totalt sett ska bli bättre för samtliga medarbetare. Sida 23 av 38 Sjukfrånvaro per kön av total arbetstid Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvarotid Kvinnor 61 278 5,9 % Män 13 303 3,7 % Sjukskrivningslängd Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvartid Kort (-14 dgr) 31 691 42,5 % Mellan (15-90 dgr) 16 370 21,9 % Lång (91- dgr) 26 520 35,6 % Totalt: 74 580 100,0 % Pensionsavgångar och övriga avgångar Pensionsavgångar och övriga avgångar har betydelse för förvaltningens kompetensförsörjnings‐ planering samt förståelse för rörligheten på arbetsmarknaden. Beräkning av framtida pensionsavgångar har varit ett viktigt instrument för att också beräkna framtida behov av medarbetare samt var detta uppstår. Analyser och aktiviteter finns i den kompetensförsörjningsplan som upprättats på förvaltningen. Inom gruppen specialistutbildade sjuksköterskor och läkare kommer under de närmaste fem åren förhållandevis många att uppnå pensionsålder (65 år) och en utmaning är att rekrytera ersättare för dessa. Inom förvaltningen finns också ett intresse av att stimulera till arbete efter uppnådd pensionsålder. Frågan om hur detta kan göras har lyfts till regionkontoret för att om möjligt hanteras på ett liknande sätt inom Region Halland. Knappt 20 % av avgångarna inom förvaltningen var pensionsavgångar 2014. De flesta avgångarna hade annan orsak. Av avgångarna gick 26 % till privat verksamhet eller till kommunen. Den utvecklingen är värd att följa då delar av specialistpsykiatrin är konkurrensutsatt och där rekryteringsbasen bör finnas inom Psykiatrin Hallands verksamhet. I gruppen finns också ett fåtal personer som lämnat för att arbeta i kommunal verksamhet. Här finns vissa indikationer på att lönenivåer inom kommu‐ nal verksamhet kan ha påverkat valet. En nästan lika stor del av de som slutar gör det för annat arbete inom förvaltningen eller inom Region Halland (24 %). Totalt sett motsvarar avgångar inklusive pension en rörlighet på 13 % beräknat på snittanställ‐ ningar. Detta får ses som normalt med tanke på verksamhetens karaktär. Fyra procent av de som lämnat sin anställning har gjort det för att helt sluta arbeta (beräknat på snittanställ‐ ningar). Även det får ses som normalt, till lågt, i förhållande till verksamheten. Sida 24 av 38 Avgångsorsak Antal Avgångsväg Antal Annan 16 Annat lt/reg 15 Egen begäran 57 Intern. an förv 11 Intern. förv 11 Egen begär fam Pension Summa 1 18 Kommun 3 92 Privat 21 Slutar arbeta 30 Staten 1 Summa 92 Avslutningsenkät Då endast fem personer besvarat avslutningsenkäten kan inte några säkra slutsatser dras av resultatet mer än att åtgärder behöver vidtas för att fler ska vara motiverade att besvara enkäten. Sida 25 av 38 Ekonomi Resultat Psykiatrin redovisar ett negativt resultat för 2014 på 15,8 mkr som en försämring med 11,0 mkr jämfört med 2013. Intäkterna har endast ökat med 1 % vilket inte matchar kostnadsökningen på 3 % vilket leder till årets negativa resultat. Den relativt låga intäktsutvecklingen beror främst på lägre HSU‐intäkt (generellt sparbeting 2 %). För att finansiera VårdVal Halland Plus har förvaltningens ram reducerats med 38,5 mkr. Intäkterna för vårdvalsverksamheten blev 34,2 mkr. Detta ger en lägre finansiering med 4,3 mkr jämfört med 2013. Vidare har intäkterna från Migrationsverket minskat, se resultaträkning nedan. Resultaträkning (redovisas i tkr) Verksamhetens intäkter Kostnader för personal Kostnader för köpt verksam Övriga verksamhetskostnad 6 Övriga verksamhetskostnad 7 Finansiella kostnader S:a kostnader Nettokostnader Resultat per uppdrag 2013 2014 Bu 2014 Diff % ‐521 945 ‐528 696 ‐523 827 4 869 1% 365 766 72 567 52 635 35 214 563 526 745 383 043 67 671 54 943 38 371 519 544 546 380 349 59 752 52 332 30 870 525 523 828 ‐2 694 ‐7 919 ‐2 611 ‐7 501 6 ‐20 719 5% ‐7% 4% 9% ‐8% 3% 4 800 15 850 0 ‐15 850 Psykiatriverksamhet Köp LRV‐vård Vårdvalsverksamhet ‐17,7 mkr +3,4 mkr ‐1,5 mkr Psykiatriverksamhet ‐17,7 mkr. I uppdraget ingår all barn‐ och ungdomsverksamhet, vuxen‐ psykiatrisk slutenvård, vuxenpsykiatrisk öppenvård, som inte ingår i VårdVal Halland Plus och köpt vård, som inte är LRV. Underskottet kan härledas till ökade kostnader för bemanningsläkare vilket beror på vakanser och sjukdomssituationer inom läkargruppen samt att sparbetinget på knappt 12 mkr inte har klarats. Därtill hade heldygnsvården inom vuxenpsykiatrins högre kostnader än budgeterat under sommaren och hösten. De ökade personalkostnaderna beror på ökad beläggning, frekvent användning av extra vak samt att verksamhetens återtagit vårdkrävande patienter för vilka köpts vård inom andra landsting. Vidare har ersättningen från Migrationsverket minskat till en tredjedel jämfört med 2013. Antalet vårddagar för utomlänspatienter ökat med 700 (1 100 dagar 2013/1 800 dagar 2014). Sida 26 av 38 För psykiatrin medför det ökade kostnader utan motsvarande intäkter på grund av rådande regelsystem då dessa intäkter bokförs centralt på regionkontoret. Köpt LRV‐vård +3,4 mkr. Utfallet 2013 var 38,6 mkr och 2014 var det 30,5 mkr. Överskottet beror på lägre antal köpta vårddagar från rättspsykiatriska enheter utanför Halland. I ”Köpt LRV ingår även vård för patienter med svår grad av självskadebeteende som genom ny praxis skall vårdas i hemlandstinget. Dessa patienter vårdas nu inom Psykiatrin Halland. Dessa patienter är vårdtunga och kräver stora resurser, vilket förklarar en del av kostnadsökningen inom heldygns‐ vården. Vårdvalsverksamhet ‐1,5 mkr. 2014 var första året med denna finansiering och det har varit svårt att bedöma effekterna. Efter det att uppdraget haft en ekonomi i balans under större delen av året förutom under sommaren, blev utfallet negativt i december. Då korrigerades finansieringssystemet, vilket gav förvaltningen lägre intäkter och årsresultatet blev negativt. Åtgärdsplan Driftnämnd Psykiatri har beslutat om tre åtgärdsplaner under 2014. Den första togs fram i december 2013 i samband med att nämnden fick ett sparbeting på drygt 2 % inför budget 2014. Trots den första åtgärdsplanen visade uppföljningen till driftnämnden att ytterligare åtgärder krävdes. Därav togs ytterligare två åtgärdsplaner fram under året för att balansera det förvän‐ tade underskottet. Förvaltningen har varit framgångrik vad gäller minskat köp av vård (ej LRV), minskade personalkostnader inom BUP:s heldygnsvård och genom att kostnadsutvecklingen inom den vuxenpsykiatriska öppenvården har stannat av (undantaget bemanningsläkare). Detta motsvarar en besparing på mellan 6 till 8 mkr. Nämnden har däremot inte klarat att planenligt sänka kostnaderna motsvarande 10 mkr för bemanningsföretag, kostnader för utbildning/‐ handledning och generella effektiviseringskrav. Kostnadsutveckling Kostnaderna har ökat med 3 % jämfört med 2013 och ger ett underskott mot budget på 20,7 mkr, se tabell nedan. Personalkostnaderna (kkl 4) har ökat med 5 % och ger ett underskott mot budget på 2,7 mkr. Övertid, timanställda och jourkostnader är poster som sticker ut. Detta förklaras av hög belast‐ Sida 27 av 38 ning i heldygnsvården under andra halvåret med hög beläggning, många extra vak och särskilt vårdtunga patienter. Vidare har satsningen på beroendevård och implementeringen av VårdVal Halland Plus inneburit ökade personalkostnader. Köp av verksamhet m.m. (kkl 5) redovisar ett underskott mot budget på 7,9 mkr. Hela under‐ skottet består av hyrläkarkostnader (utfall 15 mkr), köpt vård, som ingår i samma kontoklass, redovisar en minskad kostnad på 10 mkr och ett överskott mot budget 9 mkr. Det är minskade volymer av köpt vård för LRV‐patienter, patienter med självskadebeteende och behandlings‐ hemsplacerade som bidraget till kostnadssänkningen. Övriga verksamhetskostnader (kkl 6,7) har ökat med 6 % och ger en avvikelse mot budget med 10,1 mkr. Kostnadsökningen består främst av ökade hyreskostnader för kliniken i Halmstad, konsultkostnader och ökade IT‐kostnader. Budgetavvikelsen består av ökade IT‐kostnader ej finansierat i ram, kostnader för konsulter och sparbeting/ramsänkning 2014 finns under kontoklassen. Kostnadsutveckling 2013‐2014 Konto Personal 2013 2014 Budget_2014 diff_ack % 13‐14 utveckl 365 766 383 043 380 349 ‐2 694 5% 17 277 Köp av verksamhet, material mm 72 567 67 671 59 752 ‐7 919 ‐7% ‐4 896 Övriga verksamhetskostnad kkl6 52 635 54 943 52 332 ‐2 611 4% 2 308 Övriga verksamhetskostnad kkl7 35 214 38 371 30 870 ‐7 501 9% 3 157 Finansiella kostnader Summa 563 519 525 6 ‐8% ‐44 526 745 544 547 523 828 ‐20 719 3% 17 802 Lönekostnadsutveckling Lönekostnadsutvecklingen mellan 2013‐2014 var 4 % och ger negativ avvikelse mot budget 7,9 mkr, se tabell nedan. Övertid, timanställda och jourkostnader är poster som sticker ut, detta förklaras av hög belastning i heldygnsvården under andra halvåret med hög beläggning, mycket extra vak och vårdtunga patienter. Konto Tidlön OB Övertid Jour o beredskap Intjänande av semester Sjuklön Övr kostnader ej arbetat tid 2013 188 884 9 047 4 059 7 554 31 096 4 557 6 770 251 967 2014 193 444 9 377 4 808 8 809 32 221 4 411 7 960 261 030 Budget_2014 204 156 7 490 0 4 914 31 578 4 513 450 253 101 diff_ack 10 712 ‐1 887 ‐4 808 ‐3 895 ‐643 102 ‐7 510 ‐7 929 % 2% 4% 18% 17% 4% ‐3% 18% 4% Sida 28 av 38 Bemanningsföretag Kostnaderna för bemanningsföretag (hyrläkare) har ökat jämfört med 2013 (2013, 11,2 mkr och 2014, 15,7 mkr). Förvaltningen har varit aktiv i arbetet för att uppnå optimal läkarbemanning, men tvingats till korrigeringar under året på grund av nya vakanser, sjukdomar och andra händelser. Inför 2015 ser situationen bättre ut och kostnaderna bör sjunka genom planerade rekryteringar. Se diagram nedan. Kostnader Bemanningsläkare 18 000 16 000 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 0 2012 2013 2014 Investeringsredovisning Under 2014 har återhållsamhet gällt avseende investeringar vilket till stor del beror på de avse‐ värda investeringar som genomförts under tidigare år då bland annat kliniken i Halmstad stod helt färdig i slutet av 2013. Årets investeringar utgörs mestadels av reinvesteringar men även en ombyggnad av behandlingsenheten inom BUP och iordningsställandet av substitutions‐ mottagningen på PIVA i Varberg dit verksamheten flyttades från mottagningen i Falkenberg under våren 2014. Kontogrupp 95 2013 4 000 2014 1 321 Bu 2014 3 000 diff_ack 1 679 Sida 29 av 38 Intäkter HSU‐ersättningen blev lägre än budget beroende på regionkontorets omföring av finansiering från psykiatriverksamhet till vårdvalsuppdraget. Vårdvalsintäkterna blev lägre än budgeterat. Patientavgiftsintäkterna har ökat beroende på fler besök inom öppenvården. Intäkter från Migrationsverket har minskat och övriga intäkter ligger på samma nivå som 2013. Intäkter 2013‐2014 Konto Episodersättning VV+ Ersätt Allmän psykiatri Ersätt Köpt LRV‐vård S:a finansiering Konto Patientavgifter Ersätt migrationsverket Övriga intäkter S:a övriga intäkter Totalt 2013 ‐463 515 ‐32 832 ‐496 347 2014 ‐34 235 ‐437 212 ‐33 934 ‐505 381 Bu_2014 ‐35 000 ‐440 856 ‐33 751 ‐509 607 Diff ‐765 ‐3 644 183 ‐4 226 % ‐6% 3% 2% 2013 ‐7 774 ‐5 485 ‐12 339 ‐25 598 2014 ‐8 585 ‐2 214 ‐12 515 ‐23 314 Bu_2014 ‐7 649 ‐3 732 ‐2 839 ‐14 220 Diff 936 ‐1 518 9 676 9 094 % 10% ‐60% 1% ‐9% ‐521 945 ‐528 695 ‐523 827 4 868 1% Sida 30 av 38 Uppföljning av policys Handikappolitiskt program Verksamheten inom heldygnsvård bedrivs i nyrenoverade lokaler som anpassats till gällande normer. Inom öppenvården finns plan för anpassning av lokaler till gällande normer. Det kommer dock kvarstå visst behov som väsentligen skulle underlättas och minska kostnader för regionen om psykiatrin fick möjlighet att delta i en samplanering av lokaler med andra förvaltningar. Miljöpolicy Minskad klimatpåverkan Förvaltningens miljöombud arbetar lokalt för att stödja och stimulera till minskad energian‐ vändning i vardagen. Bränsleförbrukningen följs upp och förvaltningen jobbar för att i valsitua‐ tioner välja förnyelsebart bränsle. Förvaltningen arbetar även för att stimulera till att använda mer miljövänliga transportsätt och för att underlätta att använda aleternativa mötesformer utöver personliga möten. Giftfri och hälsosam miljö Livsmedel beställs genom regionens kök i största möjliga utsträckning. Vid inköp följs regionala rutiner. Avseende läkemedel finns en medvetenhet kring att välja läkemedel som, utan att på‐ verka vårdkvalitén, ger så låg miljöpåverkan som möjligt och kan vid förfrågan medverka i sam‐ band med upphandling. Avvecklingslistan för miljöfarliga kemikalier ligger till grund för miljö‐ arbete som bedrivs. Hållbar resursanvändning Miljösamornaren och miljöombuden stödjer arbetet för förbättrad och utvecklad källsortering hos förvaltningens enheter i syfte att kunna lämna stora delar till återvinning. Miljösamordnare och miljöombuden arbetar även kontinuerligt med att öka miljömedvetandet hos sina arbets‐ kamrater/kolleger för att minska miljöpåverkan. Informationspolicy Medborgare Tydlig rutin för strategisk information är utarbetad och återfinns i ledningssystemet. Information ges via media, informationsmaterial. Webplats för att ta del av vårdens resultat via kvalitetsregister har utvecklats i samarbete mellan psykiatri Halland och VGR. Modellen sprids nu nationellt. Massmedia Psykiatrin Halland har fortlöpande lämnat information om verksamheten, främst genom press‐ meddelanden. Vid större evenemang har medierna bjudits in. Brukare Psykiatrin Halland har haft regelbundna träffar med de olika brukarföreningarna. Arbetet har under 2014 utvecklats så att samverkan sker på individ‐, organisations‐ och strategisk nivå med brukarföreningar. Sida 31 av 38 Medarbetare Förvaltningen har arbetat för att göra den interna informationen snabb och korrekt. Informa‐ tionsbrev sprids till medarbetare från verksamhetsnivå och förvaltningsnivå. FoU‐policy Att skapa struktur för klinisk forskning, och öka förutsättningarna för omsättning av forsknings‐ resultat i klinisk vardag utgör en betydelsefull målsättning för Psykiatrin Halland. Psykiatrin ska säkra introduktionen av nya medarbetare och den fortsatta utbildningen, så att alla medarbetare har en hög kunskap om gällande rutiner samt evidensbaserad vård och behandling. Förvaltningen deltar i FoU‐styrgruppen och regionala FoUU‐aktiviteter. Arbetet bedrivs i linje med upprättad policy. Säkerhetspolicy I säkerhetspolicyn ingår flera delar – patientsäkerhet, informationssäkerhet, allmän säkerhet och säkerhetsskydd. Förvaltningen har aktivt bidragit till ett effektivt säkerhetsarbete inom policyns alla områden såväl inom förvaltningen som genom regiongemensamma nätverk och styrgrupper. En styr‐ grupp på förvaltningen för informationssäkerhet och säkerhet har bildats med syftet att knyta samman informationssäkerhets ‐ och säkerhetsfrågor. Sedan tidigare finns en styrgrupp för patientsäkerhet. Medarbetare har informerats om att följa fastställda riktlinjer och rutiner samt att vara upp‐ märksamma på om avvikelser/incidenter inträffar och då omgående rapportera. Avvikelser har systematiskt följts upp av ledningen och förbättringar har genomförts. Riskanalyser har genom‐ förts för att upptäcka svagheter och brister och för att ta fram olika säkerhetsmål. Under året har arbetet påbörjats med att dokumentera och införa ett ledningssystem, där alla de olika delarna i policyn ingår. Undan för undan har systemet tagits i bruk och certifiering planeras under 2015. Medarbetar‐ och arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljöpolicyn som i stort bygger på nationell lagstiftning är integrerad i förvaltningens gemensamma plan för arbetsmiljöarbetet. Den, liksom övrigt arbetsmiljöarbete, följdes upp i samband med framtagande av förvaltningsgemensamt ”årshjul” 2014. Enligt förvaltningens arbetsmodell följs innehåll och struktur upp årligen. Analys av den faktiska arbetsmiljön ligger sedan till grund för ny årlig planering. Arbetsmiljöpolicyn är en del av Medarbetarepolicyn som förvaltningen integrerat i arbetet med rekrytering, utveckling i arbete, arbetsmiljö och jämlikhet. Någon särskild sammanhållen upp‐ följning av medarbetarpolicyn görs inte inom förvaltingen. Chefspolicy Chefspolicyn ar integreradi förvaltningens arbete avseende identifiering av nya chefer, uppfölj‐ ning av befintliga chefer, utveckling samt avveckling av chefer. Någon särskild sammanhållen av chefspolicyn görs inte inom förvaltingen. Sida 32 av 38 Inköps‐ och upphandlingspolicy Förvaltningen eftersträvar Region Hallands riktlinjer för inköp och upphandling. Finns som kontrollmoment i internkontrollplanen. Finanspolicy Hanteras på regionnivå. Omsätts inom förvaltningen i enlighet med regionala riktlinjer och god redovisningssed. IS/IT‐policy Förvaltingen har påbörjat ett strukturerat arbete med att ta fram ett ledningssystem för infor‐ mationssäkerhet. Med det arbetet har säkrats att regionens IS/IT‐policy och tillhörande rikt‐ linjer följs. Styrande dokument som avsnitt, rutiner och blanketter i ledningssystemet har tagits fram, följts upp kontinuerligt och uppdaterats efter behov. Allt kommunicerat genom publicering på intra‐ nätet. En styrgrupp för informationssäkerhet och säkerhet har införts för att bevaka, hålla samman och aktivt bereda informationssäkerhets‐ och IT‐frågor utifrån både regionens och förvalt‐ ningens intressen. Medarbetare har aktivt deltagit i utvecklingsarbetet med VAS. I arbetet ingår bland annat att säkra indata till VAS och att bistå personal i verksamheterna. Säkrad indata ligger till grund för kvalitetssäkrad utdata som bidrar till verksamhetens utveckling. Tekniken är inte alltid tillräckligt anpassningsbar för att på ett enkelt och inte alltför resurskrä‐ vande sätt möta verksamhetens förutsättningar och behov av förändringar. Internkontroll Utifrån resultaten från kontroller enligt Internkontrollplan 2014, samt bedömning av riskområden i övrigt har driftnämnden fastställt Internkontrollplan för 2015. Se bilagor. Sida 33 av 38 Uppdrag I hälso‐ och sjukvårdstyrelsens fastställda dokument – Uppdrag till driftnämnderna – ges ett antal uppdrag för 2014 utifrån prioriterade utvecklingsområden. Hälsa HSS Uppdrag UR1 UR 2 ÅR Arbeta i enlighet med hälsofrämjande hälso‐ och sjukvård Kommentar ÅR Arbetssätten i levnadsvane‐ studien kommer att integre‐ ras som rutiner i nya psy‐ kosverksamheten under 2015. I kvalitetsregistern regist‐ reras hälsofrämjande åtgärder vilket innebär in‐ formation om bl. a. kost, motion och rökning. 63 % av de patienter som regist‐ rerats i PsykosR har under året informerats. Det hälsofrämjande perspektivet, med insatser för de som har behov, ska särskilt beaktas Vård HSS Uppdrag Ge vård på rätt vårdnivå i enlighet med LEON‐principen (Lämpligaste Effektiva Omhändertagandenivå) och som en del i detta uppdrag. Säkra att patienten (åter)‐remitteras till närsjukvården då specialistvårdens resur‐ ser inte längre behövs. UR1 UR 2 ÅR Kommentar ÅR Arbetet med handlägg‐ ningsöverenskommelsen har pågått under hela året inom både BUP och vuxen‐ psykiatrin. Förslag på åtgär‐ der är nu ute på remiss gällande vuxenpsykiatrin. Säkra förekomst och efterlevnad av rutiner och riktlinjer för identifiering, dokumentation och omhändertagande avseende våld i nära relationer. Implementering av de ruti‐ ner och riktlinjer som finns i den av regionen framtagana handboken pågår. Medverka i arbetet med kommande förändringar av hemsjukvården. Psykiatrin ingår inte i arbetet med förändringar av hemsjukvården. Det gemensamma regionala arbetet med processen har avstannat. Säkerställa det somatiska omhändertagan‐ det av patienter med psykiatrisk sjukdom. Sida 34 av 38 Allt eftersom beslut fattas av HSS i det regionala arbetet inom missbruksområdet ska besluten hanteras av berörd nämnd. Kartlägga den undanträngningseffekt som uppkommit av att neuropsykiatriska diag‐ noser ökat. Utvecklingsarbetet pågår i dialog med närsjukvården, regionkontoret och kommu‐ nerna. Kartläggning genomförd. Kartlägga behov av vårdgaranti beträf‐ fande läkarinsatser och sjukvårdande insatser av andra personalkategorier. Ej aktuell. Att i samverkan med Driftnämnden Öppen Specialiserad vård fortsätta arbetet med att tydliggörande av gränssnitt mellan psykiatri och habilitering. Uppdraget att tydliggöra gränssnittet är genomfört. Arbeta med gränssnittsfrågor mot kom‐ munerna beträffande patienter med miss‐ bruk som inte har en psykisk diagnos och som en del i detta bedriva arbetet med övriga förvaltningar och kommuner för att fånga upp dessa patienter. Ansvara för att ta fram tydliga direktiv hur den somatiska hälso‐ och sjukvården ska hantera denna patientgrupp. Se avsnitt om missbruks‐ beroendevård. Att i samklang med Nationella riktlinjer för psykiatri och särskilt för schizofrenigrup‐ pen omstrukturera för mer öppenvård och mindre slutenvård. Arbetet med omstrukture‐ ringen pågår. Sida 35 av 38 Delaktighet i vården HSS Uppdrag UR1 UR 2 ÅR Kommentar ÅR Medverka i och driva införandet av nya e‐ hälsotjänster samt vidta de verksamhets‐ åtgärder som krävs för att utveckla detta i syfte att stärka patienternas delaktighet. Pågår Delta i den fortsatta utvecklingen av det utökade vårdvalet, Vårdval Halland plus Ingår i öppenvårdens uppdrag. Fokusera särskilt på ett arbets‐ och förhåll‐ ningssätt som aktivt främjar invånares inflytande och delaktighet. Resultaten från patienten‐ käter – underlag till förbätt‐ ringsarbeten. Arbetet med samordnade vårdplaner, samordnade individuella vårdplaner och brukarmedverkan. Säker vård med hög kvalitet HSS Uppdrag UR1 UR 2 ÅR Kommentar ÅR Delta i framtagandet av relevanta hand‐ läggningsöverenskommelser och annat gränsdragningsarbete. Pågår. Uppnå medicinska resultat som ligger i nivå med riket eller bättre, med ständig förbättring av resultaten över tid‐ som en del i detta uppdrag. Genom en såväl lokal som regional analys av Öppna jämförelser 2013 eller annan relevant statistik, identi‐ fiera prioriterade utvecklingsområden. Arbetet ska, för gränsöverskridande vård‐ processer, ske i samverkan med berörda förvaltningar eller kommuner. Resultaten i de öppna jäm‐ förelserna är i de flesta indikatorerna positiva. Se rubriken Öppna jämförelser. Trots initiala problem 2014 med plattformsbyte för kva‐ litetsregistrena har målet för antal registreringar nåtts. Underlag för aktivite‐ teter 2015. Sida 36 av 38 Delta i aktuella mätningar och nå resultat som är nationellt ledande samt visa ständiga förbättringar över tid. Delta i relevanta kvalitetsregister och uppnå hög täckningsgrad i dessa samt vidta förbättringsarbete utifrån resultat. Psykiatrin har deltagit i den nationella patientsäkerhets‐ kulturmätningen. Resulta‐ ten lägre än i Region Halland totalt. Den nationella patientenkä‐ ten har genomförts. Följsamheter till basala hygienrutiner och kläd‐ regler mäts. Resultatet mot‐ svarar inte målen. Deltagit i PPM‐mätningar om trycksår och vårdrelate‐ rade infektioner. Resultat för alla angivna mätningar skapar underlag för förbättringsarbeten. Deltar i för verksamheterna relevanta kvalitetsregister. Se rubrik kvalitetsregister. Delta i systematiskt kvalitets‐ och förbätt‐ ringsarbete i syfta att minska vårdrelate‐ rade skador samt kvalitetsbristkostnader. Leanarbetet. Avvikelser. Styrgruppen för patient‐ säkerhet Samtliga berörda förvaltningar ska delta i utbildningen och införandet av RGS‐webb (Råd‐Givning‐Stöd) för beslutstöd. Delta i nationella PRIO‐satsningen och som en del i detta: ‐ arbeta i samverkan med kommuner och närsjukvård för att nå målen i PRIO‐planen ‐ öka täckningsgraden i nationella kvali‐ tetsregister ‐ aktivt arbeta med ”Bättre vård – mindre tvång” (förbättringsarbete i heldygnsvården) ‐ förbättra tillgängligheten i barn‐ och ungdomspsykiatrin och resultatet ska följa nationella riktlinjer ‐ ta fram intern plan för satsningen inom psykiatrin ‐ fortsätta utvecklingen av vården för patienter med missbruk och samtidig psykiatrisk diagnos Se avsnitt om PRIO Sida 37 av 38 Utredningsuppdrag Rättsvården beträffande ekonomi, verksamhet, kvalitet och uppföljning. Inom ramen för regional samverkan fort‐ sätta utveckla stödet till barn med psykisk ohälsa och – som en del i detta uppdrag samverka med närsjukvården. Regional utredning pågår. Information och kommunikation HSS Uppdrag UR1 UR 2 ÅR Kommentar ÅR Inte möjligt att få fram resultat förrän i februari 2015. Samtliga vård‐ och tandvårdsmottagningar ska erbjuda invånartjänsterna mina vård‐ kontakter och ett basutbud av tjänster. Varje mottagning ska öka antalet ärenden som kommer in från invånare via Mina vårdkontakter med minst 20 procent under 2014. Ekonomi HSS Uppdrag Inom nämndens verksamhet skapa delak‐ tighet och förståelse för verksamhetens ekonomiska helhet och – som en del i detta uppdrag utveckla ansvarstagande för kostnadskontroll och produktions‐ styrning på lägsta lämpliga nivå i verksam‐ heten. UR1 UR 2 ÅR Kommentar ÅR PSH följer regionens åtgärdsarbete. Bilageförteckning Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Internkontrollplan 2014 Redovisning internkontroll 2014 Internkontrollplan 2015 Sida 38 av 38 Internkontrollplan för Psykiatri Halland 2014 Bilaga 1 Märke Område PSH1:14 Delegationsordning Risk ‐ Att ansvar och befogenheter är oreglerade Kontrollmoment ‐ ‐ ‐ PSH2:14 Inköp och upphandling ‐ Att upphandlingsavtal följs ‐ Att upprättad delegationsplan finns Att DN löpande får rapport om fattade delegationsbeslut Att fattade beslut kommuniceras och publiceras Att inköpsrutiner och inköpspolicy följs Riktlinje, rutin, anvisning Delegationsplan för PSH Kontrollansvarig funktion Verksamhetsutv. (AE) ‐ Inköps- och upphandlingspolicy LOU Ekonomi PSH3:14 Leverantörsfakturor - Att dröjsmålsoch räntefakturor uppstår - Att leverantörsfakturor hanteras rätt ‐ Riktlinje för arbetsflöde i Agresso Ekonomi PSH4:14 Investeringar - Att felaktig bokföring och redovisning uppstår - ‐ Riktlinje för investeringar Ekonomi PSH5:14 Ekonomisk redovisning av övriga personalkostander samt representation - Att skattemedel missbrukas - Att riktlinje för investeringar följs i meningen ≥ 3 års livslängd och ≥ ½ basbelopp. Att lagar och regler följs för kontogruppen Övriga personalkostnader (representation, kurser, konferenser etc). Att konteringskontroll genomförs. - SKV´s riktlinjer (www.skatteverket .se) Ekonomi Genomförande ‐ ‐ ‐ - Uppföljning och frekvens 1 ggr/år. Redovisning i september 4 ggr/år (varje kvartal). Redovisning i september Vid delårsbokslut. Redovisning i september 1 ggr/år. Redovisning i september 4 ggr/år (varje kvartal). Redovisning i september ‐ ‐ ‐ - Upprätta/revidera delegationsordning för 2014 Skapa riktlinje och rutin för handläggning av delegationsbeslut Stickprov av fakturor överstigande ett basbelopp (44 tkr), per den siste i varje kvartal Uppföljning av ränteoch dröjsmålskostnader Stickprov av investeringar, att underlag är korrekta och att riktlinje följs. Stickprov ur kontogrupp 46. Kontrollera att kostnader är korrekt bokförda och att kompletterande dokument ingår såsom t ex deltagarlista och syfte. PSH6:14 Periodisering - Att ekonomisk resultatredovisning inte ger en rättvisande bild. - Att kostnader periodiseras för att säkerställa rättvisande budgetavräkning. - Riktlinje, rutin, anvisning God redovisningssed: bokföringsmässiga grunder PSH7:14 Kontanthantering - - Att kontinuerlig information ges - VAS kassarutiner PSH8:14 Betalkort - Att det uppstår stölder eller annan felaktig hantering Att riktlinjer för betalkort inte efterlevs - PSH9:14 Avvikelser - Att avvikelser inte rapporteras Att systematiskt förbättringsarbete inte genomförs Att oönskade händelser riskerar uppstå igen ‐ Att det genomförs kostnadskontroll och att användandet av betalkort sköts riktigt Att medarbetare vet hur och varför avvikelser ska rapporteras Att förvaltningen riskerar att missa att ta dela av brister och förbättringsområd en i vården - Märke Område Risk - PSH10:14 Klagomål - Kontrollmoment - Region Hallands rutin för avvikelser Kontrollansvarig funktion Uppföljning och frekvens 1 ggr/år. Redovisning i september Genomförande Ekonomi - Ekonomi 1 ggr/år. Redovisning i september - Ekonomi 1 ggr/år. Redovisning i september - Verksamhetsutv. 1 ggr/år. Redovisning i september ‐ ‐ Att inkomna klagomål är registrerade i avvikelsehanteringssystemet - Rutin klagomål (2011-02-23) Verksamhetsutv. 1 ggr/år. Redovisning i september - Kontroll genom stickprov att fakturor/leverantörer som ska periodiseras är gjorda (undantaget personalkostnader). I händelse av återkommande avvikelser genomförs egenrevision Kontroll av att det finns undrelag för transaktionerna Säkra att alla medarbetare har god och uppdaterad kunskap om syftet med avvikelserapportering Säkra att alla medarbetare har kunskap om sin skyldighet att avvikelserapportera Genomföra stickprov av handläggningen av inkomna klagomål Märke Område Risk PSH11:14 Systematiskt arbetsmiljöarbete - PSH12:14 Chefsavtal - PSH13:14 Legitimationsyrken - - PSH14:14 Bisysslor - - Kontrollmoment Kontrollansvarig funktion Att fel och brister i arbetsmiljön leder till onödiga kostander och skapar en verksamhet som inte är effektiv Fel chef på fel uppdrag - Att det systematiskt arbetas med arbetsmiljö - Kontroll av löptid för chefsförordnanden Att medarbetare saknar nödvändig legitimation Att medarbetare finns i belastningsregistret, d v s olämplig för uppdrag Att det inte sker kontroll av omfattningen av bisysslor och att de godkänts. Att bisyssla kan inverka negativt på förvaltningens verksamhet. - Att, mot bakgrund av gällande rutiner, vid nyanställning kontrollera att legitimation finns samt kontrollera anmälan eller beslut om disciplinåtgärd enligt lag före 2011-01-01 - Rutiner vid nyanställning HR - Att bisyssla inte strider mot gällande rutiner i Region Halland - Lag om offentlig anställning AB HR - Riktlinje, rutin, anvisning Policy respektive handlingsplan för arbetsmiljö HR HR - Uppföljning och frekvens 1 ggr/år. Redovisning i september Genomförande - Årlig sammanställning av vidtagna/planerade åtgärder 1 ggr/år. Redovisning i september 1 ggr/år. Redovisning i september - Årlig plan till förvaltningschefen - Årligen upprättas rapport över ev oönskade avvikelser. 1 ggr/år. Redovisning i september - Tillse att riktlinje finns tillgänglig avseende handläggning vid bisysslor Beslut om beviljande ska diarieföras. - Märke PSH15:14 Område Brandskydd Risk - Att det råder okunskap i händelse av fara Kontrollmoment - Att systematisk brandskyddskontroll genomförs - Riktlinje, rutin, anvisning Intern brandskyddskontr oll (IBK) Kontrollansvarig funktion Säkerhetssamordn (BS) Uppföljning och frekvens 1 ggr/år. Redovisning i september Genomförande - - PSH16:14 IT-behörigheter - Att hög behörighet kan innebära risk för missbruk - Att IT-behörigheter till IT-system revideras (VAS m fl) Patientdatalagen (PDL) Verksamhetschefer /gm verksamhetsutv. (AE) 1 ggr/år. Redovisning i september - PSH17:14 Loggranskning - Att patienters integritetsskydd kan hotas - Att systematisk loggranskning sker Riktlinje för loggranskning ISSO 1 ggr/år. Redovisning i september - PSH18:14 Informationssäkerhet - Att patienters integritetsskydd kan hotas - Att dator är låst för obehöriga vid inaktivitet - ISSO 1 ggr/år. Redovisning i september - - Patientdatalagen (PDL) Riktlinje Att funktioner inte är inövade - - Krisledningsplan Förvaltningschefen 1 ggr/år. Redovisning i september - PSH19:14 Krisledning - Att aktuell krisledningsplan finns och att innehållet är känt av berörda funktioner. - - Genomgång av att brandskyddsronder genomförs och protokollförs. Genomgång av att åtgärder vidtas i händelse av att brister i brandskyddet identifieras. Genomföra kontroll av att tilldelade behörigheter är motiverade m h t medarbetarnas arbetsuppgifter. Genomgång av att riktlinje följs och att granskningsprotokoll förs Linjechefer rapporterar till ISSO Skapa riktlinjer för tidsinställning för låsning av dator Krisledningsgruppen lämnar underlag för scenario som genomförs Kompetensutvecklingsbehovet identifieras PSYKIATRI HALLAND Redovisning, internkontroll 2014 2014‐10‐20 DN PS130038 Anna Eriksson verksamhetsutvecklare/nämndsekr anna.m.eriksson@regionhalland.se Bilaga 2 Till Driftnämnden för Psykiatri Halland Redovisning av Internkontroll 2014, Psykiatrin Halland PSH-1:14 Delegationsordning Uppdaterad delegationsordning fastställdes vid driftnämndens möte den 28 januari 2014. Rutin för handläggning vid delegationsbeslut samt blankett för dokumentation av beslut har upprättats och ingår i ledningssystemet. Delegationsbeslut avrapporteras till driftnämnden vid närmast efterkommande möte. Beslut kommuniceras i linjeorganisationen genom berörda ledningsgrupper. Beslut publiceras på extern webbplats för politiska handlingar. Förslag inför 2015: Föreslås utgå. Delegationsordning är upprättad liksom rutin för handläggning vid delegationsbeslut. PSH-2:14 Inköp och upphandling Efter varje kvartal har kontroll genomförts, d v s tre stycken under 2014. Samtliga fakturor avseende inhyrd personal har kontrollerats. Under kvartal ett och två finns ingen avvikelse avseende upphandlade företag. Under kvartal 3 finns avvikelser vilket beror på att upphandlade företag inte kunde leverera till efterfrågad nivå. PSH-3:14 Leverantörsfakturor Kontroll har genomförts i samband med uppföljningsrapport 1 respektive 2. Två fakturor har genererat dröjsmålsränta där båda avsett köpt vård. Fakturorna har måst hanteras med sekretess vilket försenat handläggningen. Ekonomisystemet Agresso medger tekniskt sett hantering av fakturor som ska skyddas av sekretess. Tekniken används i och med GAS införande. Sannolikt finns ett mörkertal då räntekostnader kan konteras direkt på varan/tjänsten i stället för på konto för räntekostnad. Även konteringsarbetet ska utföras av GAS vilket leder till bättre kvalitet vid kontering. PSH-4:14 Investeringar Samtliga av årets nytillkomna anläggningstillgångar är antingen en del av fjolårets investeringar, eller en fristående tillgång. Sett till deras respektive helheter, uppfyller samtliga tillgångar kraven på varaktighet och väsentligt belopp. Förslag inför 2015: Föreslås utgå. Ekonomifunktionen är kontrollfunktion då samtliga aktiveringar av anläggningar görs manuellt. De poster som inte uppfyller kraven för anläggning återförs direkt som en kostnad. PSYKIATRI HALLAND Redovisning, internkontroll 2014 PSH-5:14 Ekonomisk redovisning av övriga personalkostnader samt representation Kontroller har regelbundet genomförts på konto 4691, kost och förtäring. Merparten av posterna på detta konto är inköp via Regionservice, d v s intern affär. Dessa fakturor hanteras via elektroniska filer och systemet hanterar inte meddelanden såsom deltagarlistor eller syfte. Det ses brister vad gäller uppgift om deltagare och syfte kopplat till externa fakturor varför information även fortsättningsvis behöver lämnas för att leva upp till kravet på att denna information redovisas. Förslag inför 2015: Inväntar anvisning från regionkontoret. PSH-6:14 Periodisering Kontroll av kontot 7672 (dagstidningar) har gjorts för hela förvaltningen under april och utav tre fakturor, var en periodiserad. Förslag inför 2015: Föreslås utgå. Förvaltningen är inte själv ansvarig för periodisering av fakturor och inte heller utförare då detta ingår i köpt tjänst från GAS. Bör av denna anledning utgå från psykiatrins internkontrollplan. PSH-7:14 Kontanthantering Region Halland har inte kontanthantering i den bemärkelsen som tidigare. Handkassorna har tagits bort i och med att GAS startade. Avseende VAS-kassorna genomförs avstämning av GAS mellan vad som registrerats och inbetalt belopp på kontot. Förslag inför 2015: Föreslås utgå. PSH-8:14 Betalkort Kostandskontroll har utförts av First Card och signallistor skickas om överenskomna belopp överskrids. Inga avvikelser eller missbruk har redovisats. Förslag inför 2015: Föreslås kvarstå. PSH-9:14 Avvikelser Syftet med avvikelser får anses vara känt. Arbetet med att faktiskt rapportera avvikelser varierar dock mellan medarbetarna. Motivering kan ibland saknas då man tycker att återkopplingen brister. Avvikelserapportering lyfts som en viktig uppgift på APT. Konstateras att det finns ett flertal varianter på hur avvikelsearbetet hanteras. Ingen enhet har refererat till gällande regional rutin som stöd i avvikelsearbetet. PSH-10:14 Klagomål Arbetet med att ta emot samt handlägga klagomål varierar. Flertalet enheter redogör för att klagomål behandlas och bemöts men att de endast i undantagsfall registreras i avvikelsehanteringssystemet. Detta torde tyda på att den regionala rutinen för klagomål inte används som stöd i tillräcklig omfattning. 2 PSYKIATRI HALLAND Redovisning, internkontroll 2014 PSH-11:14 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöplan för 2014 Fastställdes vid driftnämndens möte den 28 januari 2014. Redovisning: ‐ Uppföljning av chefers arbetsmiljöutbildning, fördelning av arbetsmiljöuppgifter och samverkansutbildning är genomförd. Plan för utbildning, i de fall sådan saknas, är lagd liksom plan för repetitionsutbildning. ‐ Genomgång, revidering av riktlinjer i ledningssystemet är genomförd. ‐ Uppföljning och sammanställning av genomförda skyddsronder är gjord och utgör underlag för arbetsmiljöplan 2015. ‐ Med stöd från avdelning för arbetsmiljö är riskinventering avseende våld och hot genomförd. Förvaltningsövergripande rutin ses över och om nödvändigt revideras den under Q3/Q4. ‐ Repetitionsutbildning i rehabverktyget Adato är genomförd under Q1. ‐ Erbjudande om nattundersökning görs i Q3 för nattarbetande personal och personal vars arbetstid är belagd mer än 38 % av total arbetstid. ‐ Lokalöversyn av systematisk karaktär är införd genom återkommande inplanerade möten med regionfastigheter. ‐ Uppföljning av tillbud och arbetsskador görs kvartalsvis och sammanställning till och med Q3 ligger till grund för arbetsmiljöplan 2015. ‐ Uppföljning och avslutning av medarbetarenkät 2012 genomförs under september 2014. Ny medarbetarenkät och framtagande av handlingsplan till denna genomförs och tas fram under hösten 2014. Förslag inför 2015: Kontrollmomentets genomförande föreslås ändrat från att fordra årlig sammanställning av vidtagna och planerade åtgärder, istället utgöras av kontroll av att systemkontroll genomförs. PSH-12:14 Chefsavtal Förteckning är upprättad och redovisad för förvaltningschefen och för den förvaltningsgemensamma samverkansgruppen. Förslag inför 2015: Föreslås utgå. PSH-13:14 Legitimationsyrken Kontroll av legitimationer samt utdrag ur belastningsregister genomförs av GAS innan anställning slutförs. Rutin för handläggning är upprättad. Inga avvikelser har identifierats. Noteras att rutinen kan skapa falsk säkerhet då kontroll endast genomförs vid nyanställning. Förslag inför 2015: Upprätta rutin för handläggning vid beslut om anställning när det finns anmärkning i belastningsregister. PSH-14:14 Bisysslor Enligt gällande rutin följs bisysslor upp i samband med utvecklingssamtal. Beviljade bisysslor ska diarieföras på förvaltningsnivå. Arbetet kräver internrevision för identifiering av avvikelser. Vid sådan revision kan fokus utgöra huruvida godkända bisysslor är förtroendeskadliga. Förslag inför 2015: Föreslås utgå. Att upptäcka godkända men ej diarieförda bisysslor är knappas möjligt utan total genomgång av samtliga anställda. Rutin och handläggningsordning är väl beskrivna i ledningssystemet. 3 PSYKIATRI HALLAND Redovisning, internkontroll 2014 PSH-15:14 Brandskydd I genomförd uppföljning ses allmänt en god efterlevnad till rutiner/anvisningar. Kontroller genomförs men täckningsgraden ska förbättras. Rutiner har uppdaterats, både för förebyggande arbete och för regelmässiga kontroller och är publicerade i ledningssystemet. Förslag inför 2015: Föreslås kvarstå utan förändring. PSH-16:14 IT-behörigheter För redovisning av kontrollmomentet ”Att IT-behörigheter till IT-system revideras” har frågor ställts till samtliga verksamhetschefer och avdelningschefer. Några mottagningar har även besökts. Regionens ledningssystem ger stöd för hur dessa frågor ska hanteras. Förslag inför 2015: Föreslås kvarstå utan förändring. Svaren från verksamheterna visar behov av att fortsättningsvis följa upp att rutin för beslut och revidering av IT-behörigheter följs. Internrevision föreslås. PSH-17:14 Loggranskning För redovisning av kontrollmomentet ”Att systematisk loggranskning sker” har frågor ställts till samtliga verksamhetschefer och avdelningschefer. Några mottagningar har även besökts. Förslag inför 2015: Föreslås kvarstå utan förändring. Svaren från verksamheterna visar behov av att fortsättningsvis följa upp att rutiner för loggkontroller följs. Internrevision föreslås. PSH-18:14 Informationssäkerhet För redovisning av kontrollmomentet ”Att dator är låst för obehöriga vid inaktivitet” har frågor ställts till samtliga verksamhetschefer och avdelningschefer. Några mottagningar har även besökts. Förslag inför 2015: Föreslås kvarstå utan förändring. Svaren från verksamheterna visar behov av att fortsättningsvis följa upp att rutiner för låsning av datorer vid inaktivitet följs. Internrevision föreslås. PSH-19:14 Krisledning Krisledningsövning, med extern inspektör, genomfördes i maj 2014. Resultatet var mycket tillfredsställande. Konkreta förbättringsåtgärder genomfördes efter denna övning. Hela krisledningsgruppen har under året genomgått en tvådagars utbildning i stabsmetodik. Ny krisledningsövning sker den 30 oktober 2014. Förslag inför 2015: Föreslås kvarstå. 4 Diarienummer: DN PS140075 Fastställd i Driftnämnd Psykiatri 2014‐12‐02 Internkontrollplan för Psykiatri Halland 2015 Bilaga 3 Märke Område Risk PSH1:15 Avtal tjänsteföretag ‐ PSH2:15 Betalkort ‐ - PSH3:15 Avvikelser - - PSH4:15 Förbättringsarbete - PSH5:15 Kommunikation - Dåligt bedömd kvalitet Skadestånd Att riktlinjer för betalkort inte följs Att avvikelser inte rapporteras Att systematiskt förbättringsarbete inte genomförs Att upprepning av oönskade händelser riskeras Att klagomål och synpunkter inte tas om hand Att berörda, såväl internt som externt, inte är informerade Kontrollmoment ‐ Att inköpsrutiner och inköpspolicy följs - Att det genomförs kostnadskontroll och att användandet av betalkort sköts riktigt Att avvikelser registreras, bearbetas och följs upp. ‐ - - Att förslag till förbättringar systematiskt omhändertas och att arbetet dokumenteras Att information kommuniceras och är tillgänglig i rätt tid. ‐ Riktlinje, rutin, anvisning Inköps- och upphandlingspolicy Kontrollansvarig funktion Ekonomi Ekonomi Uppföljning och frekvens UR 2. Redovisning i september 1 ggr/år. Redovisning i september Genomförande ‐ Stickprov av fakturor - Kontroll av att det finns undrelag för transaktionerna - Region Hallands rutin för avvikelser LR 1 ggr/år. Redovisning i september ‐ Internrevision. - Rutin klagomål (2011-02-23) LR 1 ggr/år. Redovisning i september ‐ Internrevision. FC 1 ggr/år. Redovisning i september - Upprätta kommunikationsplan för PSH I internrevision kontrollera att rutinen följs Upprätta rutin för loggranskning Loggranskning av beslut - PSH6:15 Lön - Att behörighet i Personec missbrukas - Att behörighet tjänar sitt syfte HR 1 ggr/år. Redovisning i september - Diarienummer: DN PS140075 Fastställd i Driftnämnd Psykiatri 2014‐12‐02 Märke Område Risk PSH7:15 Systematiskt arbetsmiljöarbete - PSH8:15 Legitimationsyrken - PSH9:15 Miljö - PSH10:15 Brandskydd - Kontrollmoment Att fel och brister i arbetsmiljön leder till onödiga kostander och skapar en verksamhet som inte är effektiv Att vetskapen om att det finns anmärkning i belastningsregistret inte hanteras på ett systematiskt sätt Låg miljömedvetenhet - Att systemkontroll genomförs - - Att rutin finns, och följs, för handläggning vid beslut om anställning när det finns anmärkning i belastningsregistret - - Att miljömålen är kända - Att det råder okunskap i händelse av fara - Att systematisk brandskyddskontroll genomförs - Riktlinje, rutin, anvisning Policy respektive handlingsplan för arbetsmiljö Kontrollansvarig funktion HR Uppföljning och frekvens 1 ggr/år. Redovisning i september Rutiner vid anställning HR Intern brandskyddskontroll (IBK) Genomförande - Årlig uppföljning och sammanställning av vidtagna/planerade åtgärder 1 ggr/år. Redovisning i september - Upprätta rutin I internrevision kontrollera att rutinen följs. Miljösamordnare 1 ggr/år. Redovisning i september - Säkerhetssamordnare 1 ggr/år. Redovisning i september - I internrevision kontrollera att utbildningsplan för miljö genomförs Genomgång av att brandskyddsronder genomförs och protokollförs. Genomgång av att åtgärder vidtas i händelse av att brister i brandskyddet identifieras. - Diarienummer: DN PS140075 Fastställd i Driftnämnd Psykiatri 2014‐12‐02 Märke Område Risk Kontrollmoment Riktlinje, rutin, anvisning Patientdatalagen (PDL) Kontrollansvarig funktion Verksamhets chefer Uppföljning och frekvens 1 ggr/år. Redovisning i september Genomförande PSH11:15 IT-behörigheter - Att hög behörighet kan innebära risk för missbruk - Att IT-behörigheter till ITsystem revideras (VAS m fl) PSH12:15 Loggranskning - Att patienters integritetsskydd kan hotas - Att systematisk loggranskning sker Riktlinje för loggranskning ISSO 1 ggr/år. Redovisning i september - PSH13:15 Informationssäkerhet - Att patienters integritetsskydd kan hotas - Att dator är låst för obehöriga vid inaktivitet - ISSO 1 ggr/år. Redovisning i september - - Patientdatalagen (PDL) Riktlinje - - PSH14:15 Krisledning - Att funktioner inte är inövade - Att aktuell krisledningsplan finns och att innehållet är känt av berörda funktioner. - Krisledningsplan Förvaltningsc hefen 1 ggr/år. Redovisning i september - - Genomföra kontroll av att tilldelade behörigheter är motiverade m h t medarbetarnas arbetsuppgifter. Genomgång av att riktlinje följs och att granskningsprotok oll förs Linjechefer rapporterar till ISSO Skapa riktlinjer för tidsinställning för låsning av dator Krisledningsgrupp en lämnar underlag för scenario som genomförs Kompetensutvecklingsbehovet identifieras
