Digitaliserade förbättringstavlor

Digitaliserade förbättringstavlor
Pilot-test visar på bibehållen enkelhet - med ökad tillgänglighet, effektivitet och gemensamt lärande
Författare: Karin Svärdsudd, André Rönnberg, Capio S:t Görans Sjukhus
En digitaliserad förbättringstavla på vårdavdelning på Capio S:t Göran
Bakgrund
Resultat
Ett förebyggande och systematiskt patientsäkerhetsarbete är grundläggande
för att minimera vårdskador och för att bibehålla en hög kvalitet i vården.
Patientsäkerhets- och förbättringsarbetet utgår från de risker och avvikande
händelser som medarbetarna identifierar och rapporterar. Ofta sker detta
på två sätt dels genom avvikelserapportering och dels via förbättringstavlor.
Rapporteringen via förbättringstavlorna sker ofta analogt vilket har många
fördelar, men också sina begränsningar. Exempelvis sker dokumentationen lokalt på varje enhet vilket leder till begränsad möjlighet till uppföljning,
lärande över enhetsgränser samt möjlighet till realtidsinformation. Genom
det analoga arbetssättet begränsas också tillgängligheten att skriva förbättringslappar, medarbetarnas möjligheter till återkoppling samt att enkelt följa
handläggningen av rapporterade förbättringslappar.
Utvärderingen visar på att både medarbetare och chefer upplever fördelar
med den digitala tavlan. Medarbetarna tycker att det är lika enkelt eller
enklare att rapportera då förbättringslapp kan skrivas och skickas till förbättringstavlan från alla datorer. De upplever också att återkopplingen har
förbättrats. Cheferna ser stora fördelar med det digitala arbetssättet som de
upplever stödjer förbättringsarbetet genom en ökad tillgänglighet, att handläggningen blivit mer effektiv och tidsbesparande, informationen kan delas
i realtid samt att pågående förbättringsarbeten blivit mer tydligt och överblickbart för både chef och medarbetare då allt dokumenteras i ett system
som är tillgängligt och transparent.
Capio S:t Göran (CStG) har därför under 2014, med stöd av Vinnova-bidrag,
utvecklat och pilot-testat en digital förbättringstavla för att se om det går att
bibehålla det analoga arbetssättets enkelhet och tillföra den digitala teknikens
möjligheter. Målet har varit att på ett visualiserbart och effektivt sätt stödja
enheternas förbättringsarbete samt skapa lärande över klinik-och enhetsgränserna och i flödesprocesserna för ökad kvalitet och patientsäkerhet.
Resultatet visar på en ökad tillgänglighet då förbättringslapp kan skrivas
och skickas till förbättringstavlan från alla datorer, en möjlighet att i realtid
dela information samt på ett enkelt och överblickbart sätt kunna följa
alla förbättringsarbeten då systemet är tillgängligt och transparant för
medarbetarna. Tavlorna skapar också förutsättningar för ett gemensamt
system för dokumentation vilket ökar möjligheten för ett gränsöverskridande lärande och uppföljning på olika nivåer.
Syfte
Att utreda förutsättningarna för utveckling och införande av digitaliserade
förbättringstavlor med målet att på ett visualiserbart och effektivt sätt stödja
förbättringsarbetet och skapa lärande över klinik-och enhetsgränserna samt
i flödesprocesserna för ökad kvalitet och patientsäkerhet.
Slutsats
Projektet har kunnat visa på att enkelheten med ett analogt arbetssätt
mycket väl kan bibehållas i en digital lösning och som samtidigt öppnar
upp för nya möjligheter som på ett effektivt sätt stödjer förbättringsarbetet både inom den egna enheten, men också över klinikgränser samt
i våra flödesprocesser.
Lista över aktuella förbättringsförslag i en förbättringstavla
Metod
Projektet har genomförts enligt PDSA-modellen med en nulägesanalys och
framtagande av en prototyp för pilottest och utvärdering på två avdelningar,
centraloperation och intensivvårdsavdelningen.
En applikation har tagits fram för att skriva och skicka förbättringslappar
från alla datorer. Förbättringslapparna visualiseras på en TV-skärm på respektive avdelning. Via applikation på TV-skärmen sker all handläggning och
dokumentation.
Hur vidmakthålls och sprids resultatet
Sjukhusets övriga enheter har visat stort intresse för den digitala tavlan och det
positiva utfallet har gjort att ett flertal enheter idag använder tavlan. Utveckling
av tavlans funktioner har gjorts under året och idag kan förbättringslappar
som bedöms vara en avvikelse konverteras och skickas elektroniskt till vårt
avvikelsessystem. Möjligheten att också hantera patientsynpunkter direkt i
systemet är delvis implementerat och under vidare utveckling.
Den digitala tavlan har också rönt intresse bland andra verksamhetsområden utanför vården.
Kontaktperson
Karin Svärdsudd, patientsäkerhetssamordnare, Chefläkargruppen
Epost: karin.svardsudd@capiostgoran.se
André Rönnberg, projektledare, IT-avdelningen
Epost: andre.ronnberg@capiostgoran.se
Rapportering
Handläggning
Uppföljning