Systematisk kvalitet

Systematiskt Kvalitetsarbete
1. Kvalitetsledning
Mediagården Grafisk Produktion AB arbetar med ett Systematiskt Kvalitetsarbete för att styra, leda och
utveckla den genomgripande kvaliteten på sina produkter och tjänster.
Ledningssystemet är enkelt och användbart och genererar hållbara förbättringar som genomförs med
kunden i fokus. Det bidrar såväl till att spara som att tjäna pengar, genom säkra och smarta arbetssätt.
Ständig förbättring leder oss till ökad kundtillfredställellse.
Mediagården arbetar med kundorienterade processer där projektledarna är kund- och kvalitetsansvarig.
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
2. Kvalitetspolicy
”Det är vår målsättning att tillgodose våra kunders krav och behov vid varje enskild order. Våra kunder ska alltid kunna lita på att vi levererar rätt produkt i rätt tid med rätt kvalitet!”
• Mediagården levererar helhetslösningar på sina produkter och tjänster och ger en personlig service i nära
samarbete med kunder och partners.
• Mediagården arbetar för att ständigt utveckla och förbättra verksamheten.
• Samtliga anställda arbetar aktivt för att uppfylla definierade mål för verksamheten.
För att uppnå detta krävs att alla medarbetare:
- Har rätt inställning till sitt arbete på Mediagården
- Har rätt kompetens
- Är serviceinriktade
- Ger korrekt information
- Håller vad de lovar
För att Mediagården ständigt ska förbättras och utvecklas ska vi:
- Känna passion för vårt arbete
- Vara lyhörda för kundens behov och önskemål
- Ha personlig utvecklingsplan för samtliga anställda
- Arbeta aktivt med företagets Systematiska Arbetsmiljöarbete
- Arbeta aktivt med företagets Systematiska Kvalitetsarbete
- Arbeta aktivt med företagets Systematiska Miljöarbete
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
3. Kvalitetsmål
För att efterleva vår kvalitetspolicy ska nedan angivna mål uppfyllas, följas upp och utvärderas.
• Samtliga nyanställda ska få introduktion i företagets systematiska arbetsprogram under sin första månad
som anställd.
Ansvarig: Kajsa
• Dokumentationen kring det Systematiska Kvalitetsarbetet ska följas upp och revideras en gång per år.
Ansvarig: Kajsa
• Mediagården ska även fortsättningsvis behålla minst 95% av produktionen i huset, för att bättre
kvalitetssäkra produkter och tjänster.
Plan: Planera bättre i lokala tryckeriet för att kunna trycka större upplagor. Kontinuerligt se över rutiner,
utrustning samt kompetens för att hålla nere mängden externa produktioner.
Ansvarig: Johanna/Dov
• Samtliga reklamationer ska registreras och följas upp.
Plan: Registrera, följa upp och sätta ihop åtgärdsplan när så behövs.
Ansvarig: Respektive projektledare
• Mediagården har som mål att vara redo för Miljöcertifiering enligt ISO 14001:2004 när omsättningen når 20 miljoner.
Plan: Utveckla företagets systematiska dokumentation för att sen ta steget fullt ut mot ISO-certifiering.
Ansvarig: Kajsa/Dov
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
4. Ansvar
Mediagården har en platt organisation och samtliga anställda har stort eget ansvar och befogenhet att ta
beslut i de fall ägare/VD inte är på plats.
Mediagården arbetar med kundorienterade processer där projektledarna är kund- och kvalitetsansvariga.
Verksamhet Sverige 2015
Ägare VD
Dov Gatmon
Mediagården
Grafisk Produktion
Papperstryckeri
Fredrik
IT
David
Projektledare
Grafisk
verkstad
Peter
Admin
Upphandling
Kajsa
Projektledare
Tryckeri
Johanna
Infoband
Originalare
Formgivare
Konstruktör
Johan S
Projektledare
Vinylverskad
Janet
Produktionsledare
Lukasz
Försäljning
Marknad
Anna
Produktion
Montering
Karin
Mediagården
i Höganäs
Tadeusz
Produktion
Johan B
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
5. Processer och rutiner
Mediagården arbetar med kundorienterade processer där projektledarna är kund- och kvalitetsansvariga.
Kvalitetssäkring fortgår löpande under orderprocessen med stöd i ordersystemet.
Kundorienterade processer
Kund - Order - Projektledare - Produktionsprocess - Leverans - Uppföljning
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kundkontakt
Offert
Order
Order registeras i affärssystemet
Orderbekräftelse till kund
Projektplanering
Arbetsorder skrivs ut
Inväntar material
Provtryck/original för godkännande av kund
Inväntar godkänt korrektur
Produktion
Arkivering av referensexemplar
Packning
Leverans
Fakturera
Uppföljning
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
6. Kvalitetsrisker
För att förebygga och eliminera brister i kvalitén kartlägger vi de risker som finns i verksamheten.
En checklista följer ordrarna hela vägen där kritiska moment prickas av. Avvikelse behandlas i kapitel 7,
Avvikelsehantering.
Kartläggning av kvalitetsrisker
• Kunden levererar inte korrekt underlag enligt överenskommelse, vilket riskerar att påverka utlovad
leveranstid.
Riskminimering: Tydligt förklara förutsättningarna för kunden i offerten.
• Plötslig ändring av orderinnehåll från kund.
Riskminimering: Orderbekräftelse till kund som tydligt visar vad vi ämnar leverera och när.
• Leveranstid hålls ej.
Riskminimering: Bättre och tydligare planering och kommunikation internt. Använd arbetsorder samt
ordersystemet som stöd.
• Kvalitén på produkt motsvarar inte kundens förväntningar.
Riskminimering: Invänta alltid provtryck/original för godkännande till kund före produktion.
• Fel antal levereras.
Riskminimering: Orderbekräftelse till kund som tydligt visar vad vi ämnar leverera och när. Använd
arbetsorder samt ordersystemet som stöd.
• Fel storlek på produkt levereras.
Riskminimering: Orderbekräftelse till kund som tydligt visar vad vi ämnar leverera och när. Använd
arbetsorder samt ordersystemet som stöd.
• Fellevererans.
Riskminimering: Orderbekräftelse till kund som tydligt visar till vilken adress kunden beställt sin produkt.
Använd arbetsorder samt ordersystemet som stöd.
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
7. Avvikelsehantering
Varje avvikelse under orderprocessen ska rapporteras och följas upp för att på detta sätt optimera kvaliteten
på våra produkter och tjänster samt för att minimera risken för nya avvikelser.
Samtliga avvikelser registreras i ordersystemet.Här specificeras; beskrivning av avvikelse, korrigerande
åtgärd, grundorsak till avvikelsens uppkomst, förebyggande åtgärd, avvikelsekostnad samt uppföljning.
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
8. Reklamationer
Samtliga kundreklamationer registreras i ordersystemet och följs upp kontinuerligt.
Rutiner vid reklamation
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Lös problemet omedelbart för att minimera negativ påverkan för kunden.
Kartlägg hur felet uppstod och vem som är ansvarig.
Är Mediagården ansvarig ska kunden kompenseras.
Beror felet på kunden diskuteras en godtagbar lösning fram tillsammans med kunden.
Hur undviker vi att samma fel uppstår igen?
Reklamationerna följs sedan upp kvartalsvis för mer långsiktig förbättring och effektivisering.
Vid relevans uppdateras verksamhetens kvalitetsmål.
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
9. Kvalitetsutbildning och introduktion
Alla på Mediagården utbildas i företagets Systematiska Kvalitetsarbete.
När en nyanställd fått utbildning i det Systematiska Kvalitetsarbetet registreras detta i en checklista.
Ny personal får också en personalhandbok och en genomgång av verksamhet och bolag.
En rundvandring i vår produktion är också obligatorisk, dels för att bättre förstå verksamheten dels för att
säkerställa vårt Systematiska Kvalitetsarbete.
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
Kvalitetsutbildning
Person
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utbildare
Datum för slutförd intro
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
10. Uppföljning och förbättring
Två personer är utsedda att arbeta med det Systematiska Kvalitetsarbetet, en är ansvarig internt och en
externt.
Dokumentationen för det Systematiska Kvalitetsarbetet samlas i en ”Kvalitets-pärm”.
Förändringar som påverkar dokumentationen lämnas till den internt ansvariga som ombesörjer uppdatering
och komplettering.
Mediagården genomför en årlig revision av det Systematiska Kvalitetsarbetet för att kontrollera att planen,
baserat på våra definierade mål och nyckeltal, följs. Samt för att dokumentera och visa på de förbättringar
som skett genom företagets kvalitetsarbete.
Checklistan för utbildning inom kvalitet kommer att stämmas av för att säkerställa att alla berörda har
nödvändig information och utbildning kring Mediagårdens Systematiska kvalitetsarbete.
Samtliga anställda informeras om förbättringar eller förändringar som påverkar företagets sätt att arbeta.
Nuvarande kvalitetsansvarig internt: Kajsa Bergman
Nuvarande kvalitetsansvarig externt: Dov Gatmon
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1
Systematiskt Kvalitetsarbete
11. Interna och extern kommunikation
Vid den årliga revisionen av Mediagårdens Systematiska Kvalitetsarbete skrivs en kortfattad sammanfattning
som beskriver verksamhetens kvalitetsarbete och de förbättringar som skett.
Denna årliga sammanfattning finns tillgänglig för samtliga intressenter, såväl interna som externa.
Systematiskt Kvalitetsarbete
Utgåva 1 - April 2015
Sida 1 av 1