11 02 Lokal- och funktionsprogram för Medborgarhus 2015

Transcription

Lokal- och funktionsprogram för
Medborgarhus
Dnr Kst 2013/413
Februari 2015
Lars Björnsson
2015-02-09
1 (51)
Innehåll
SAMMANFATTNING ................................................................................................ 2
1.
BAKGRUND ....................................................................................................... 4
2.
SYFTE .................................................................................................................. 4
3.
METOD ................................................................................................................ 5
3.1.
Projektdirektiv .............................................................................................. 5
3.2.
Styrgrupp ...................................................................................................... 5
3.3.
Referensgrupper ........................................................................................... 6
3.4.
Studiebesök .................................................................................................. 6
3.5.
Medarbetarperspektivet ................................................................................ 6
3.6.
Föreningsperspektivet .................................................................................. 6
3.7.
Konsultstöd ................................................................................................... 6
4.
NUVARANDE LOKALER ................................................................................. 7
4.1.
Kommunhuset .............................................................................................. 7
4.2.
Posthuset ....................................................................................................... 7
4.3.
Kvarnkontoret ............................................................................................... 7
4.4.
IFO-ungdom och Familjerätten i Utbildningscentrum ................................. 8
4.5.
Biblioteket .................................................................................................... 8
4.6.
Café Valvet ................................................................................................... 8
4.7.
Sammanfattning............................................................................................ 8
5.
BELÄGGNINGSMÄTNING ............................................................................... 8
5.1.
Kontorsarbetsplatser ..................................................................................... 9
5.2.
Mötesrum...................................................................................................... 9
5.3.
Undersökning av tid på möten.................................................................... 10
6.
PUBLIKA VERKSAMHETER I MEDBORGARHUSET ............................... 11
7.
LOKAL- OCH FUNKTIONSPROGRAM ........................................................ 12
7.1.
Beskrivning av övergripande lokal- och funktionsprogram ....................... 12
7.2.
Visionen om Medborgarhuset .................................................................... 12
7.3.
Förutsättningar............................................................................................ 13
7.4.
Metodik och process ................................................................................... 15
7.5.
Beskrivning av lokalprogrammets delar..................................................... 17
7.6.
Sambandskrav ............................................................................................ 19
7.7.
Ytor i lokalprogrammet .............................................................................. 19
7.7.1.
Publika ytor med ”shared space” ........................................................ 19
7.7.2.
Gemensamma ytor .............................................................................. 21
7.7.3.
Interna ytor ......................................................................................... 22
7.7.4.
”Shared space”, internt ....................................................................... 25
7.7.5.
Serviceytor.......................................................................................... 26
7.7.6.
Tekniska ytor ...................................................................................... 26
7.8.
Typplan för arbetsplatserna ........................................................................ 27
7.9.
Kravspecifikation ....................................................................................... 28
7.10. Stadsdelsanalys ........................................................................................... 29
7.11. Volymstudie nybyggnation av Medborgarhus ........................................... 32
7.12. Volymstudie av om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus ...... 37
2015-02-09
7.13.
7.14.
7.14.1.
7.14.2.
7.14.3.
2 (51)
Utredning av befintligt kommunhus........................................................... 40
Slutsats........................................................................................................ 42
Alternativet nybyggnation av Medborgarhus ..................................... 43
Alternativet om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus ..... 43
Alternativet befintligt kommunhus .................................................... 44
8.
KOSTNADSUPPSKATTNINGAR ................................................................... 45
8.1.
Förutsättningar............................................................................................ 45
8.2.
Nybyggnation av Medborgarhus ................................................................ 46
8.3.
Nybyggnation av Medborgarhus exklusive bibliotek ................................ 46
8.4.
Om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus ................................ 47
8.5.
Om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus exklusive bibliotek 47
8.6.
Ombyggnad av befintligt kommunhus till öppen planlösning ................... 47
8.7.
Uppglasning i befintligt kommunhus ......................................................... 47
8.8.
Övriga kostnadsfaktorer ............................................................................. 48
8.9.
Slutsats........................................................................................................ 49
9.
PLANFÖRUTSÄTTNINGAR ........................................................................... 50
10. SLUTSATS ........................................................................................................ 50
11. FORTSATT PROCESS ..................................................................................... 50
SAMMANFATTNING
Utredningen har utgått från det politiska beslutet i oktober 2013 att ta fram ett lokal- och funktionsprogram för ett Medborgarhus i Jakobsbergs centrum som innehåller kommunens centrala administration och kultur- och fritidsverksamheter. Av
den politiska koalitionsplattformen för mandatperioden 2014-2018 framgår att arbetet med nytt Medborgarhus ska fortsätta under mandatperioden förutsatt att ekonomisk hållbarhet uppnås. Vidare ska det nuvarande Kommunhuset utvecklas om ett
nytt Medborgarhus inte byggs.
Den övergripande målbilden för Medborgarhuset är att skapa förutsättningar för en
arbetsmiljö som möjliggör och inspirerar till nya och effektivare arbetsformer.
Arbetsformerna ska vara mer process- och projektinriktade. Organisationen ska
präglas av en helhetssyn med samarbete över organisatoriska gränser och strukturer.
Bedömningen är att det finns stora samordningsvinster i att förvaltningslokalerna
förläggs i samma byggnad som allmänheten har tillträde till. Aktivitetsbaserad
arbetsplats är inriktningen för förvaltningslokalerna. Detta skulle innebära att 600
medarbetare kan ha sin arbetsplats i byggnaden vilket innefattar hela den centrala
administrationen. Publika verksamheter inom kultur- och fritidssektorn är
evenemangs- och samlingslokaler, bibliotek, konsthall, ungdomens hus,
restaurang/café samt entréyta och reception. Många av dessa ytor kan samutnyttjas
med förvaltningsorganisationen.
Två givna lokaliseringar har utretts utifrån tidigare politiskt beslut, en tomt för en
helt ny byggnad bredvid Vasaplatsen och en annan tomt för en tillbyggnad av
Posthuset. Volymstudierna visar ett lokalbehov på cirka 16 000 kvm för ett nytt
Medborgarhus.
2015-02-09
3 (51)
Lokalkostnaden är idag cirka 30,5 mnkr för de verksamheter som är tänkta att ingå i
Medborgarhuset. Kostnaden för alternativen nybyggnation av Medborgarhus samt
om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus skulle bli lägre än de nuvarande
lokalkostnaderna.
Slutsatsen är att ett helt nytt Medborgarhus med bibliotek är det lämpligaste alternativet att arbeta vidare med. Detta alternativ innebär den bästa lösningen för att lyfta
Jakobsbergs centrum och få attraktiva och effektiva lokaler för den kommunala verksamheten. Vidare kommer detta alternativ att skapa ett ”vardagsrum för Järfällaborna” där man kan träffas och umgås, det skapas ett mervärde. Om de ekonomiska
förutsättningarna finns och politiken vill prioritera Medborgarhuset är det sannolikt
bästa alternativet att kommunen själv bygger, äger och förvaltar huset. Om bedömningen görs att kommunen inte har de ekonomiska förutsättningarna för denna lösning är ett annat alternativ att någon aktör inom området samhällsfastigheter bygger,
äger och hyr ut till kommunen.
Om ett positivt politiskt beslut fattas att gå vidare i frågan skulle den fortsatta arbetsprocessen kunna innefatta att bilda en styrgrupp med mandat att leda projektet med
utgångspunkt i det politiska beslutet. Målformulering och inriktning på hur huset ska
utformas, ägas och förvaltas bestäms. Arbetet med att utreda en ny detaljplan för den
beslutade placeringen av Medborgarhuset påbörjas.
2015-02-09
1.
4 (51)
BAKGRUND
Kommunstyrelsen beslutade den 17 oktober 20111 om direktiv till utredning om nya
förvaltningslokaler och medborgarhus. Av beslutet framgick bland annat att nya förvaltningslokaler och medborgarhus ska lokaliseras i centrala delarna av Jakobsberg,
innehålla kommunens centrala administration och den politiska organisationen,
innehålla mötesplatser och publika verksamheter inom kultur- och fritidssektorn och
inte kosta mer än de nuvarande verksamheterna som kommer att ingå.
Den utredning som genomfördes visade på ett översiktligt sätt att det finns förutsättningar för nya förvaltningslokaler och medborgarhus utifrån utredningsdirektivet
men att det fanns ytterligare faktorer att granska närmare. Kommunstyrelsen beslutade med anledning av detta den 18 juni 20122 att ge kommunledningskontoret i
uppdrag att närmare utreda förutsättningarna avseende verksamhet/funktion, arkitektur och ekonomi/finansiering för nya förvaltningslokaler och medborgarhus mellan
Vasaplatsen och Ynglingavägen. Denna utredning3 behandlades på kommunstyrelsen
den 14 oktober 2013. Bland annat fattades följande beslut:
 Ett lokal- och funktionsprogram tas fram för att belysa de kommunala verksamheternas och Medborgarhusets lokalbehov.
 Utifrån lokal- och funktionsprogrammet uppdateras investeringskostnaderna
för alternativ B och C i utredningen när det gäller placering av byggnaden.
 I uppdateringen av investeringskostnaden ska både alternativ B och C presenteras med och utan utrymme för bibliotek.
 Vid återrapportering till kommunstyrelsen ska en beräkning för kostnader att
fortsätta i befintliga lokaler finnas med.
Alternativ B innebär att Vasaplatsen tas i anspråk. Gamla kommunhuset rivs. Alternativ C innebär en ny byggnad intill Posthuset och Vasaplatsen och Gamla kommunhuset bevaras.
Av den politiska koalitionsplattformen för mandatperioden 2014-20184 framgår att
arbetet med nytt Medborgarhus ska fortsätta under mandatperioden, förutsatt att ekonomisk hållbarhet uppnås. Vidare framgår att om ett nytt Medborgarhus inte byggs
ska det nuvarande Kommunhuset utvecklas.
Fortsättningsvis benämns den nya byggnaden som Medborgarhuset.
2.
SYFTE
Ett lokal- och funktionsprogram ska tas fram för Medborgarhus enligt tidigare politiskt beslut. Vidare ska det göras kostnadsuppskattningar av de alternativ som tagits
fram. Möjligheterna att utveckla det nuvarande Kommunhuset ska också redovisas.
Utifrån resultatet ska de förtroendevalda få möjlighet att besluta om hur processen
ska gå vidare.
1
Dnr Kst 2011/293, § 120.
Dnr Kst 2011/357, § 92.
3
Utredning om förutsättningarna för nya förvaltningslokaler och medborgarhus mellan
Vasaplatsen och Ynglingavägen. September 2013. Dnr Kst 2012/366.
4
Ett växande grönt Järfälla. Politisk koalitionsplattform för Socialdemokraterna, Miljöpartiet samt
Centerpartiet för mandatperioden 2014-2018. 13 oktober 2014.
2
2015-02-09
3.
5 (51)
METOD
3.1.
Projektdirektiv5
Ett projektdirektiv togs fram och som undertecknades av kommundirektören som är
beställare av projektet. Direktivet utgår från det politiska beslut som fattades den 14
oktober 2013. Av direktivet framgår bland annat följande.
Den övergripande målbilden för den centrala administrationen är att skapa förutsättningar för en arbetsmiljö som möjliggör och inspirerar till nya och effektivare arbetsformer. Arbetsformerna ska vara mer process- och projektinriktade. Organisationen
ska präglas av en helhetssyn med samarbete över organisatoriska gränser och strukturer. Organisationen ska vara flexibel så att den kan anpassas för temporära uppdrag
och åtaganden. Ett samutnyttjande av personella resurser över organisationsgränser
ska förenklas väsentligt och sårbarheten kan antas minska till följd av detta. Digitalisering och teknik skapar möjlighet att utföra arbetsuppgifter på flera platser i byggnaden.
Övergripande utgångspunkter för lokal- och funktionsprogrammet är följande:
 Byggnaden ska innehålla kommunens centrala administration på samtliga förvaltningar och den politiska organisationen.
 Byggnaden ska vara tillgänglig för medborgarna och innehålla mötesplatser
och publika verksamheter inom kultur- och fritidssektorn.
 Där så är möjligt ska utrymmen samutnyttjas av den kommunala organisationen och av medborgarna.
 Byggnadens flexibilitet ska vara den högsta möjliga utifrån de givna förutsättningarna för att vid behov kunna utveckla och förändra lokalerna.
 Mätning av beläggningsgraden ska göras för att kunna dimensionera antalet
kontorsarbetsplatser och mötesrum.
 Huvudinriktningen på kontorsarbetsplatserna ska vara aktivitetsbaserade arbetsplatser.
 Av lokal- och funktionsprogrammet ska investeringskostnaden och årshyra vid
eget ägande kunna räknas fram med och utan bibliotek.
 Utgångspunkten ska vara att årskostnaden för de nya lokalerna inte ska vara
högre än de nuvarande kostnaderna vid eget ägande.
 Kostnaderna för att bygga om det nuvarande Kommunhuset till mera moderna,
yteffektiva och funktionella lokaler ska redovisas.
3.2.
Styrgrupp
Styrgruppen har bestått av följande personer:
 Elisabeth Särenfors, kommundirektör och ordförande t.o.m. med den 13 juni
2014 och därefter Göran Persson, t.f. kommundirektör
 Torbjörn Neiman, kultur- och fritidsdirektör
 Mikael Åklint, planeringsdirektör
 Ola Brandell, personaldirektör, t.o.m. den 30 september 2014 och därefter Camilla Ekström, personalstrateg
5
Projektdirektiv. Lokal- och funktionsprogram och investeringskostnad för nya förvaltningslokaler
och medborgarhus. Dnr Kst 2013/413.
2015-02-09
6 (51)
 Anders C Eriksson, stadsarkitekt
Projektledare har varit Lars Björnsson, utredare på kommunstyrelseförvaltningen.
3.3.
Referensgrupper
En referensgrupp för projektet är kommunledningsgruppen där kommunens ledande
tjänstemän ingår och där alla förvaltningar och Järfällahus AB är representerade. En
annan referensgrupp är den centrala samverkansgruppen där de fackliga organisationerna ingår. Referensgrupperna har under projektets gång fått kontinuerlig information om projektet och även haft möjligheter att lämna synpunkter och därigenom
bredda delaktigheten.
3.4.
Studiebesök
Studiebesök har genomförts i Nacka kommun och deras stadshus. Studiebesök har
också genomförts i Upplands Bro kommun och deras kommunhus för att se hur deras
större omställningsbara evenemangs- och samlingslokal fungerar, en så kallad ”black
box”6.
3.5.
Medarbetarperspektivet
Samtliga berörda medarbetare har bjudits in för att vid två tillfällen få möjlighet att
få information om projektet. Vidare har dokument etc. kontinuerligt lagts ut på Portalen där medarbetare kunnat ta del av projektet.
3.6.
Föreningsperspektivet
På den årliga föreningsträffen i april 2014 fick föreningarna information om projektet
och hade då också möjlighet att lämna synpunkter och önskemål.
3.7.
Konsultstöd
Då kommunen inte har den kompetens som krävs för att ta fram ett lokal- och funktionsprogram för ett Medborgarhus har konsultstöd använts. Avrop gjordes på det
ramavtal som kommunen hade med Tengbomgruppen. Dessa bedömdes kunna tillhandahålla de efterfrågade tjänsterna när det gäller lokal- och funktionsprogrammet,
investeringskostnaden samt belysning av möjligheter och kostnader att bygga om det
nuvarande Kommunhuset.
6
En så kallad ”black box” är en lokal som byggs som en låda för maximal flexibilitet. Lokalen ska
förberedas för en mångfald olika sceniska behov och fungera lika bra för stora möten som för kulturevenemang. Flexibiliteten bygger på hoppfällbara publikgradänger, flyttbar scen och scenteknik, gott
om teknisk grundutrusning som rår och annat samt mycket flexibla och tillräckligt stora närförråd för
snabb omställning av lokalen.
2015-02-09
4.
7 (51)
NUVARANDE LOKALER
I det följande presenteras de nuvarande lokalerna som är tänkta att ersättas av Medborgarhuset.
Generellt kan sägas att betydande resurser har lagts ned på verksamhetsanpassningar
som verksamheterna själva finansierat. Dessa kostnader framgår alltså inte på den
internhyra som verksamheten betalar för lokalerna.
4.1.
Kommunhuset
Kommunhuset byggdes 1959 och det är Järfällahus AB som är ägare och kommunen
hyr lokaler av dem. Den nuvarande kontraktstiden är 2014-01-01--2016-12-31, uppsägning = 9 månader och förlängning = 3 år. I byggnaden sitter flera olika förvaltningar samt politiken, totalt 138 personer på 4 330 kvm. Internhyreskostnaden är 6,1
mnkr/år. När det gäller antal personer som sitter i förvaltningslokalerna så förändras
antalet hela tiden på grund av verksamhetsanpassningar och omflyttningar.
Kommunhuset har byggts om ett stort antal gånger för att anpassas till behovet.
Dessa ombyggnader sker ofta genom ”brandkårsutryckningar” och har inneburit betydande kostnader. I dagsläget finns stora behov av ett ökat antal kontorsarbetsplatser
i Kommunhuset.
De nuvarande lokalerna i Kommunhuset är inte flexibla och är omoderna när det
gäller att skapa nya arbetsformer vilket inte befrämjar samarbete. Detta samarbete
försvåras ytterligare av att den centrala administrationen är utspridd i tre olika byggnader. Kommunhuset har också brister när det gäller tillgänglighet för funktionshindrade.
4.2.
Posthuset
Posthuset byggdes 1970 och det är Järfällahus AB som är ägare och kommunen är
hyresgäst. Den nuvarande kontraktstiden (huvudavtal) är 2015-01-01--2017-12-31,
uppsägning = 9 månader och förlängning = 3 år. Det finns även ett antal tilläggsavtal
med olika löptider. I lokalerna finns flera olika typer av verksamheter som är fördelade på olika förvaltningar. Här sitter också de fackliga organisationerna. Totalt sitter
245 personer i Posthuset som tillhör den kategori som är tänkt att flytta in i ett Medborgarhus. Den yta kommunen hyr är på 8 136 kvm och hyran är 13,7 mnkr per år.
Posthuset har byggts om ett stort antal gånger för att anpassas till behovet. Sedan
2005 har kommunen gjort egna investeringar för cirka 2 mnkr. Utöver detta kommer
de tilläggsavtal som gjorts med Järfällahus AB för att anpassa lokalerna efter verksamheternas behov och som inneburit att hyran höjts.
4.3.
Kvarnkontoret
Kvarnkontoret byggdes 1981 och det är kommunen som äger huset. Interna hyresgäster är socialförvaltningen och kommunstyrelseförvaltningens arkiv som nyttjar
4 089 kvm av den lokala totalytan på 5 174 kvm. Totalt sitter 145 av socialförvaltningens medarbetare i huset. Externa hyresgäster är Barnhälsan Kvarnen AB,
Vibblaby husläkarmottagning och Barnmorskemottagningen. Hyresintäkterna från
2015-02-09
8 (51)
dessa hyresgäster är 1,6 mnkr/år. Bokfört värde för byggnaden är 40,7 mkr. Internhyran för de kommunala verksamheterna är 3,5 mnkr per år.
Mellan 2005-2011 har kommunen investerat cirka 17 miljoner kronor i Kvarnkontoret. I dessa investeringar ingår bland annat konferenslokaler, verksamhetsanpassning, ventilation, låssystem och energieffektivisering. Kvarnkontoret fungerar på det
stora hela tillfredsställande som förvaltningslokal för sitt verksamhetsområde.
4.4.
IFO-ungdom och Familjerätten i Utbildningscentrum
Socialförvaltningens IFO-ungdom och Familjerätten hyr idag in sig i Utbildningscentrums lokaler. Det är fastighetsbolaget Balder AB som äger byggnaden. Totalt
sitter 15 personer där på 787 kvm. Hyreskostnaden är 650 tkr per år.
4.5.
Biblioteket
Tanken är att biblioteket ska ingå i Medborgarhuset. Det nuvarande huvudbiblioteket
ligger i Jakobsbergs centrumgalleri och kommunen hyr lokalerna av Citycon. Det
nuvarande kontraktet går ut 2015-09-30, uppsägning = 9 månader och förlängning =
3 år. Totalt är ytan för bibliotekets verksamhet 2 623 kvm. Hyran för biblioteket är 6
mnkr per år.
4.6.
Café Valvet
Café Valvet är en fritidsgård som ligger i Postgången i Posthuset i Jakobsbergs centrum. Lokalen hyrs av Järfällahus AB som äger lokalen. Det nuvarande kontraktet går
ut 2015-12-31 med förlängning 36 månader om inte uppsägning sker minst 9 månader före hyrestidens utgång. Ytan är 232 kvm och hyran 578 tkr per år.
4.7.
Sammanfattning
Totalt har de verksamheter som är tänkta att ingå i Medborgarhuset en yta på 20 197
kvm till en kostnad på cirka 30,5 mnkr/år. I förvaltningslokalerna sitter cirka 548
personer på en yta på drygt 30 kvm per person.
5.
BELÄGGNINGSMÄTNING7
En viktig del i ett lokal- och funktionsprogram är dimensioneringen av kontorsarbetsplatser och mötesrum både vad gäller storlek och antal. För att få en uppfattning
om beläggningsgraden har en mätning genomförts och denna har använts som ett av
underlagen vid utarbetande av lokal- och funktionsprogrammet. Mätningen har gjorts
på de verksamheter som i dagsläget bedöms ska ingå i Medborgarhuset.
Metoden var att i Kommunhuset, Posthuset, Kvarnkontoret och i socialförvaltningens
verksamheter i Utbildningscentrum manuellt pricka av beläggningen på kontorsarbetsplatserna och mötesrummen. Mätningarna genomfördes 12-23 maj samt den 1-4
september 2014. Detta var tre så kallade ”vanliga veckor” som inte innehöll helgda7
Järfälla kommun. Beläggningsmätning av arbetsplatser och mötesrum. 24 september 2014. Dnr Kst
2013/413.
2015-02-09
9 (51)
gar eller normala semestertider. Mätningarna gjordes på olika dagar och tider för att
undvika ”strukturella fel”, till exempel att en avdelning har möte en viss tid varje
vecka. Mätningarna i maj och september visar på det stora hela samma beläggningsgrad.
5.1.
Kontorsarbetsplatser
Totalt har det genomförts 14 796 mätningar av arbetsplatserna (548 arbetsplatser x
27 mätningar = 14 796 mätningar).
Tabell 1: Beläggning på kontorsarbetsplatser.
Verksamhet
Kommunstyrelseförvaltningen
Barn- och ungdomsförvaltningen
Kultur- och fritidsförvaltningen
Utbildningsförvaltningen
Socialförvaltningen
Bygg- och miljöförvaltningen
Politiken
Fackliga organisationer
Totalt:
Antal mätta
arbetsplatser
154
43
5
12
185
116
15
18
548
Beläggning
procent
52
65
53
67
61
59
34
31
57
En aspekt att ta hänsyn till är den kraftiga expansion som kommunen står inför och
som kommer att innebära relativt stora rekryteringar till vissa kategorier i det som
definierats som den centrala administrationen. Det rimliga är att räkna med cirka 600
kontorsarbetsplatser med anledning av detta vilket också de fackliga organisationerna
framfört. Detta skulle innebära en ökning med cirka 50 kontorsarbetsplatser jämfört
med idag.
5.2.
Mötesrum
Totalt är det 47 mötesrum som mätts 27 gånger vilket innebär 1 269 möjliga bokningar. Totalt har det gjorts 514 bokningar för de aktuella tiderna vilket innebär en
bokningsfrekvens på 41 procent.
Vid 71 procent av mötena är antalet mötesdeltagare sex eller färre. Det högsta antalet
mötesdeltagare är 50 deltagare i Järfällasalen. Vid en tiondel av mötena är antal mötesdeltagare 12 eller fler. Detta framgår av diagram 1.
2015-02-09
10 (51)
Diagram 1: Procentuell fördelning vad gäller antal mötesdeltagare.
25
21
20
Procent av möten
17
14
15
9
10
10
6
5
5
5
2
2
2
0,4
1
1
1
0,2
1
1
0,2 0,2 0,2 0,2
1
0
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 20 22 26 34 45 50
Antal deltagare på mötet
Det går också att redovisa resultatet i reellt antal möten. Vid 286 av 502 genomförda
möten har det varit två, tre eller fyra deltagare vilket innebär 57 procent av samtliga
möten. Slutsatsen är att det är mindre mötesrum för ett fåtal personer som behövs.
5.3.
Undersökning av tid på möten
Järfälla kommun genomförde i december 2013 en webbenkät till samtliga anställda
om den interna kommunikationen.8 En av frågorna var hur många arbetstimmar i
veckan som läggs ned på möten. Resultatet visar att en stor andel av arbetstiden går
åt till möten och där chefer i större utsträckning än medarbetare är på möten.
Tabell 2: Medeltid i möten per vecka i timmar uppdelat på chefer och medarbetare
för hela kommunen. Procent.
Mötestid per vecka
1 timme eller mindre
Cirka 3 timmar
Cirka 5 timmar
Cirka 10 timmar
Cirka 20 timmar
30 timmar eller mer
Totalt:
8
Chef med personalansvar
7
9
15
41
23
5
100
Chef utan personalansvar
15
26
13
28
17
2
100
Medarbetare
34
41
15
7
2
1
100
Nordisk kommunikation. Järfälla kommun – Resultatrapport för Järfälla kommun.
Undersökning av Järfälla kommuns interna kommunikation. Benchmarkundersökning. 2013.
2015-02-09
6.
11 (51)
PUBLIKA VERKSAMHETER I MEDBORGARHUSET
Utformningen av de publika kultur- och fritidsverksamheterna i Medborgarhuset tar
bland annat sin utgångspunkt i resultaten från undersökningen om vad Järfällaborna
och föreningarna anser ska ingå i huset och vad de anser om ett Medborgarhus.9
Undersökningen genomfördes i och med den förra utredningen i projektet.10 Metoden
var telefonintervjuer från SKOP:s intervjucentral i Stockholm. Av de 59 kontaktade
föreningsrepresentanterna intervjuades 55 personer, vilket ger en svarsfrekvens på 93
procent. Av de 629 kontaktade personerna (invånare) genomfördes intervjuer med
500 personer, vilket ger en svarsfrekvens på 79 procent.
Sammanfattningsvis kan sägas att en majoritet av de intervjuade svarade att nya förvaltningslokaler och medborgarhus är viktigt för kommunens utveckling. Två av tre
intervjuade kommuninvånare anser att kombinerade förvaltningslokaler/medborgarhus är ett bra förslag. Drygt hälften av kommuninvånarna anser att det är viktigt med
ett landmärke. Enligt föreningarna är de viktigaste verksamheterna möteslokaler för
föreningar. Medelvärdet är 4,4. På andra plats kommer bibliotek, fritidsgård och
kommuninformation där medelvikten är 4,0. De viktigaste verksamheterna enligt
invånarna framgår av tabell 3.
Tabell 3: Verksamheter invånarna tycker ska ingå i Medborgarhuset.
Verksamhet i
Medborgarhuset
Bibliotek
Fritidsgård
Kommuninformation
Möteslokaler för föreningar
Scen för teater och musik
Utställningar av olika slag
Konsumentvägledning
Café
Möjlighet att låna dator
Politikerhörna, där man kan
träffa politiker
Restaurang
9
1
Helt
oviktigt
4
5
6
4
6
7
6
11
12
12
2
3
4
4
5
7
10
8
12
14
12
13
16
12
14
24
27
25
30
28
23
27
34
21
27
31
33
31
31
29
31
23
22
5
Mycket
viktigt
58
50
33
26
29
20
23
23
26
17
22
16
28
20
14
Medelvärde
4,2
4,1
3,8
3,7
3,7
3,5
3,5
3,4
3,4
3,1
2,9
SKOP-research AB: Rapport till Järfälla kommun om medborgarhus/kommunhus. Januari 2013.
Utredning om förutsättningarna för nya förvaltningslokaler och medborgarhus mellan
Vasaplatsen och Ynglingavägen. September 2013. Dnr Kst 2012/366.
10
2015-02-09
7.
12 (51)
LOKAL- OCH FUNKTIONSPROGRAM11
7.1.
Beskrivning av övergripande lokal- och funktionsprogram
Lokal- och funktionsprogrammet ska övergripande definiera lokal- och ytbehov för
ingående verksamheter samt sambandskrav mellan dessa. Det innehåller även verksamhetsbeskrivningar och övriga för byggnaden dimensionerande krav.
7.2.
Visionen om Medborgarhuset
Järfälla kommun har fyra kärnvärden som utgör visionen för varumärket Järfälla.
Dessa omfattar både platsen Järfälla och Järfälla kommun som organisation. Öppna,
innovativa, samarbetande och det Mälarnära Järfälla. Även ökad synlighet och bättre
service för medborgarna ligger som en överbryggande parameter för kommunen.
I linje med dessa kärnvärden och efter samtal med valda personer från kommunen
har Tengbom tagit fram fyra värdeord för uppdraget med ett Medborgarhus.
Värdeorden är baserade på en tolkning av tillhandahållen information och intryck:
 Transparent
 Flöden
 Brokig
 Stolt
Medborgarhuset i Järfälla ska vara transparent med tydliga kommunikationsflöden.
Brokigheten som präglar platsen och verksamheten ska på ett stolt sätt visas upp i ett
gemensamt Medborgarhus för kommunanställda och Järfällaborna.
Huset
Mötet och samverkan mellan kommunanställda och medborgare ska främjas genom
Medborgarhusets utformning. Ökat samarbete mellan förvaltningarna ska stödjas av
ett aktivitetsbaserat arbetssätt (flexibla arbetssätt) och med modern trådlös och bärbar
teknik.
Huset ska på ett tydligt sätt underlätta den vertikala och horisontella
kommunikationen med öppna planer och ljusa trapphus.
En tydlighet i uppdelning mellan intern- och extern verksamhet skapar arbetsro och
trygghet för medarbetarna.
Den fysiska miljön ska vara attraktiv och flexibel. Materialval ska vara naturliga och
gedigna. Den arkitektoniska ambitionen är att genom materialvalen tydliggöra
strukturer som ger ett långsiktigt hållbart hus, både socialt, miljömässigt och
ekonomiskt.
Livet i huset
Lokalprogrammet ska stödja ett aktivitetsbaserat arbetssätt för kommunens
medarbetare. Genom att dela och samutnyttja funktioner kommer ytor att frigöras för
gemensamma delar, så kallad ”shared space”. Dessa ytor placeras och fördelas så att
de gynnar både kommunanställda och medborgare.
11
Tengbom. Järfälla Medborgarhus. Förstudie 2014-12-19.
2015-02-09
13 (51)
Den stora expansion som Järfälla kommun står inför kräver att den fysiska miljön
underlättar för mötet. Möten sker mellan tjänstemännen, politikerna och
medborgarna. Allt för att kommunen ska bygga och utveckla sitt varumärke samt
kunna locka till sig nya medarbetare.
Den övergripande målbilden är att skapa förutsättningar för en arbetsmiljö som
möjliggör och inspirerar till nya och effektivare arbetsformer. Arbetsformerna ska
vara mer process- och projektinriktade. Organisationen ska präglas av en helhetssyn
med samarbete över organisatoriska gränser och strukturer. Organisationen ska vara
flexibel så att den kan anpassas för temporära uppdrag och åtaganden. Ett
samutnyttjande av personella resurser över organisationsgränser ska förenklas
väsentligt och sårbarheten kan antas minska till följd av detta. Digitalisering och
teknik skapar möjlighet att utföra arbetsuppgifter på flera platser i byggnaden.
7.3.
Förutsättningar
För att klara av den planerade expansionen i Järfälla krävs att kommunen som
organisation är tillgänglig, samarbetar över organisationsgränserna och är en attraktiv
arbetsgivare. Ett nytt Medborgarhus ska stödja detta. I dagsläget är Järfälla kommuns
centrala förvaltningsorganisation utspridd i tre olika huvudbyggnader och lokalerna
är inte att betrakta som ändamålsenliga.
Bedömningen är att det finns stora samordningsvinster i att förvaltningslokalerna
förläggs i samma byggnad. Mervärden kan skapas om förvaltningslokalerna ligger i
samma byggnad som lokaler för allmänheten, i ett Medborgarhus.
Byggnaden ska innehålla lokaler som är moderna, flexibla, ändamålsenliga samt
kostnads- och yteffektiva.
Verksamheternas lokalbehov på kort och lång sikt med avseende på mängd,
utformning och standard ska beaktas.
Det framtida lokalbehovet beräknas till omkring 600 arbetsplatser. Aktivitetsbaserad
arbetsplats ska vara huvudinriktningen för den centrala administrationen. Detta
skulle innebära 421 arbetsplatser om man bygger för 2/3 av samtlig personal.
På en aktivitetsbaserad arbetsplats har man tillgång till flera olika arbetsmiljöer och
arbetsplatser. Dessa arbetsmiljöer stödjer de olika aktiviteter som den anställde ska
utföra under en dag. Arbetsplatsens fysiska utformning ska stödja samverkan och
möten mellan anställda inom förvaltningarna. Det ska finnas platser för såväl ostört
fokuserat arbete som samverkan i grupp. Arbetsplatsen zoneras efter denna princip.
Alla medarbetare tillhör en hemvist där man har sin personliga förvaring tillsammans
med sin avdelning, dock har ingen en personlig arbetsplats. I anslutning till
hemvisterna finns mötes- och samtalsrum.
En viss andel av arbetsplatserna ska vara ergonomiska medan delar kan vara av
annan art, till exempel ett gemensamt projekttorg, en lounge för samtal eller ett
bibliotek för gemensamt material.
På detta sätt skapas synergier mellan förvaltningar.
2015-02-09
14 (51)
Som utgångspunkt för alla beräkningar gäller att Medborgarhuset ska ha högsta
tänkbara miljö- och energikrav. Önskad inriktning är Miljöbyggnad, klass Guld.
Läget för ett Medborgarhus i Jakobsbergs centrum är bland annat valt utifrån sin
centrala placering i Järfälla kommun, en önskan om att Jakobsberg fortsatt ska vara
kommunens administrativa centrum samt att centrumet är i behov av förändring.
Utbyggnaden av Mälarbanan och planerna på en förtätning med bostäder runt
centrum utgör tillsammans med Medborgarhuset förutsättningar för en positiv
utveckling av Jakobsbergs centrum.
De finns två beslutade möjliga lägen för ett Medborgarhus i Jakobsbergs centrum,
läge B och C enligt tidigare utredningar, som har utretts vidare med en övergripande
stadsrumsanalys och volymstudier. Alternativ B innebär att Vasaplatsen tas i anspråk
för en nybyggnad. Gamla kommunhuset rivs. Alternativ C innebär en tillbyggnad av
Posthuset. Vasaplatsen och Gamla kommunhuset bevaras.
I båda fallen rivs befintlig byggnad kring pendeltågsuppgången.
Förvaltningslokalerna i Medborgarhuset utgår från de verksamheter som är tänkta att
flytta in och som definierats som central administration. I dagsläget är det 548
personer som fått denna definition. Då kommunen kommer att behöva rekrytera
personal på grund av expansionen så utgår lokal- och funktionsprogrammet från en
personalökning på cirka 50 personer vilket innebär kontorarbetsplatser för 600
personer.
I kommunens centrala administration ingår följande verksamheter som också ingick i
beläggningsmätningen.
Tabell 4: Central administration som ska ingå i Medborgarhuset.
Verksamhet
Kommunstyrelseförvaltningen
Barn- och ungdomsförvaltningens centrala
administration
Kultur- och fritidsförvaltningens kansli
Utbildningsförvaltningens kansli
Socialförvaltningen i Kvarnkontoret, Posthuset och Utbildningscentrum
Bygg- och miljöförvaltningen i Posthuset
Politiken
Fackliga organisationer
Totalt:
Antal arbetsplatser12
154
43
5
12
185
116
15
18
548
I publika och gemensamma verksamheter inom kultur- och fritidssektorn ingår
följande verksamheter:
 Konferenscenter med så kallad ”black box”
 Kommunens huvudbibliotek
12
Järfälla kommun. Beläggningsmätning av arbetsplatser och mötesrum. 24 september 2014.
2015-02-09




15 (51)
Konsthall
Ungdomens hus (Café Valvet)
Restaurang/Café
Entréyta och Reception
7.4.
Metodik och process
För att få en bred uppfattning om vilka visioner Järfälla kommun har kring ett
Medborgarhus och den kommunala organisationens utveckling har Tengbom samlat
in fakta och intryck på olika sätt:
 Insamlande av fakta från tidigare utredningar.
 Intervjuer med nyckelpersoner kring kommunens varumärke och tankar om
framtiden gällande arbetssätt, kommunens expansion samt möjligheter och
farhågor.
 Två inspirationsföreläsningar där alla medarbetare som är tänkta att sitta i huset
var inbjudna.
 Intervjuer om hur verksamheten bedrivs idag samt tankar om framtiden med ett
50-tal personer från kommunens olika förvaltningar.
 Gruppintervju med såväl politiken som fackliga representanter har genomförts.
 Workshop med medarbetare om hur de ser på ett framtida Medborgarhus och
dess innehåll.
 Workshop med utvalda personer från kommunen om Jakobsbergs centrum och
dess möjligheter.
 Beläggningsmätning av alla befintliga arbetsplatser och mötesrum för att få en
uppfattning om hur dagens lokaler nyttjas.
 Besök på plats i alla nuvarande administrativa lokaler i Posthuset, Kvarnkontoret och Kommunhuset.
 Kontinuerliga avstämningsmöten med kommunens projektledare.
 Vid två tillfällen presentation av arbetet för kommunledningsgruppen och de
fackliga representanterna som är kommunens referensgrupper för projektet.
 Ett flertal avstämningsmöten med kommunens stadsarkitekt.
Under samtal och intervjuer har bland annat följande framkommit:
 Kommunens expansion till och med 2030 kräver samverkan mellan alla förvaltningar för effektivare arbetssätt.
 Dagens lokaler stödjer inte samarbete.
 Dagens lokaler är inte flexibla.
 Dagens lokaler upplevs inte som attraktiva och moderna.
 Spontana mötesplatser saknas.
 Det är otydligt var kommunens reception ligger för besökare.
 Registrering av besökare fungerar dåligt vilket i vissa fall leder till en otrygg
arbetsmiljö.
 Det upplevs som om det finns för få mötesrum. Alla mötesrum är inte kända av
hela organisationen.
Beläggningsmätningarna har visat:
 En genomsnittlig beläggningsgrad på arbetsplatserna på 57 procent.
 Beläggningsgraden på mötesrum när man tittar på bokade möten ligger på 41
procent.
2015-02-09
16 (51)
För att uppnå och tillgodose behovet i Järfälla har följande slutsatser dragits:
 För att stödja samverkan är det aktivitetsbaserade arbetssättet ett bra val för
Järfälla kommun.
 Lokalprogrammet dimensioneras efter en faktor på 2/3 arbetsplatser per medarbetare.
 I Medborgarhuset behövs det fler samtalsrum, mötesrum och konferensrum än
idag för att stödja samverkan.
 Arbetsplatser för specifika uppgifter finns inom varje förvaltning.
 Genom att välja ett aktivitetsbaserat arbetssätt frigörs och tillförs ”shared
space” som gagnar och är tillgängligt för alla.
 Kontorsplanen behöver en viss area för att stödja mötet mellan anställda i förvaltningar.
Byggnadens areor:
 Genom att sitta öppet och aktivitetsbaserat kommer ytan per anställd i kontorsdelarna att hamna på 13 kvm/person. Totalt 8 000 kvm BRA (bruksarea)13 för
alla förvaltningar inklusive gemensamma ytor men exklusive ”black box”.
Detta kan jämföras med dagens cirka 30 kvm per person i kommunens förvaltningslokaler.
 Ett traditionellt kontor med egna rum ligger idag på cirka 20 kvm/person. Detta
innebär en yta på 12 000 kvm BRA.
 Slutsats är att genom att arbeta aktivitetsbaserat sparar kommunen cirka 4 000
kvm BRA.
Till detta behöver följande parametrar uppfyllas:
 För att utveckla organisationen vill man samutnyttja funktioner internt och
med medborgaren.
 Tekniken måste stödja ett aktivitetsbaserat arbetssätt för att det ska fungera.
Detta är ett arbete som måste pågå parallellt med ett framtida byggprojekt.
 Personalens osäkerhet kring hur det blir att arbeta utan ett eget arbetsrum är
en viktig ledningsfråga kring kultur och arbetssätt. Kommunen måste arbeta
parallellt med denna fråga samtidigt som byggprocessen pågår.
Bild 1 visar nödvändiga komponenter för att lyckas med ett aktivitetsbaserat kontor.
13
Alla våningsplans area som begränsas av de omslutande byggnadsdelarnas insida.
2015-02-09
17 (51)
Bild 1
7.5.
Beskrivning av lokalprogrammets delar
Det övergripande lokal- och funktionsprogrammet utgör underlag för utformning och
dimensionering av Medborgarhuset.
Funktioner och ytor delas in i kategorier som i lokal- och funktionsprogrammet
kallas följande:
 Publika ytor med ”shared space”
 Gemensamma ytor
 Interna ytor
 ”Shared space”, intern yta
 Seviceytor, intern yta
 Tekniska ytor, intern yta
Från alla funktioner fördelas ytor till ”shared space” för att stödja och främja behovet
av samverkan och utveckling. Bild 2 visar detta.
Bild 2
2015-02-09
18 (51)
Publika ytor
I de publika ytorna sker möten mellan tjänstemän och invånare på biblioteket, i
restaurangen och hos servicecenter (f.d. kundtjänst). Servicecenter ser till att
medborgarinformation finns tillgänglig i utställningsytan som placeras centralt på
entréplanet. Receptionen ska på ett tydligt sätt hjälpa invånaren med den information
och kontakt med kommunen som den önskar och har behov av. Orienterbarhet och
tillgänglighet ska prägla miljön.
Överlappning av publika funktioner ger en besparing av ytor. Det är ett sätt att
samutnyttja och skapa möten som gagnar den kommunala utvecklingen, så kallad
”shared space”.
De publika ytorna kan besökas av allmänheten utan inpasseringskontroll.
Gemensamma ytor
De gemensamma ytorna innehåller ett konferenscenter med en ”black box” och
konferensrum i olika storlekar. Dessa används av föreningsliv, för evenemang och
konferenser av kommunens tjänstemän. De gemensamma ytorna möjliggör att den
kommunala administrationen kan möta medborgare och samarbetspartners utan att
behöva ta in utomstående i de interna arbetsytorna.
Samutnyttjande av ytor mellan den kommunala administrationen och kommunens
invånare hjälper till att göra Medborgarhuset levande en längre tid av dygnet och
stärker dess identitet som mötesplats.
De gemensamma ytorna nås efter inpasseringskontroll via receptionen.
Interna ytor
De interna ytorna består av arbetsplatser i en öppen miljö för tjänstemän och
politiker. De interna ytorna delas in i arbetsytor, ”shared space” och hemvister.
Alla medarbetare tillhör en hemvist där man har sin personliga förvaring tillsammans
med sin avdelning, dock har ingen en personlig arbetsplats. I anslutning till
hemvisterna finns mötes- och samtalsrum.
Arbetsytorna består av ergonomiska arbetsplatser för samverkan, individuellt och
fokuserat arbete.
De interna ytorna nås endast av de som arbetar i huset.
”Shared space” internt
”Shared space” internt är en gemensam yta som ligger mellan de olika
verksamheterna. Dessa kan nyttjas av alla medarbetare för samarbete över
verksamhetsgränser. ”Shared space”-ytor har olika karaktär som samtalstorg, internt
bibliotek, kaffestationer, mötesrum och projekttorg.
”Shared space” internt nås endast av de som arbetar i huset.
Generellt för huset är att det finns 126 rum för enskilda samtal, enskilt arbete och
specialrum. Utöver dessa rum finns 41 konferensrum samt 3 större samlingssalar.
2015-02-09
19 (51)
Detta innebär att det per anställd finns 1/5 samtalsrum och specialrum och 1/14
konferens- och mötesrum.
Serviceytor
Serviceytor är ytor som stödjer olika funktioner i verksamheten såsom internservice,
soprum, inlastning m.m.
Tekniska ytor är rum för ventilation, el, IT-teknik, reservkraft, brand m.m. för att
säkerställa husets funktionalitet. Elcentraler och korskopplingsrum placeras på alla
våningsplan.
7.6.
Sambandskrav
Bild 3 är en schematisk bild av de olika grupperna för Medborgarhusets funktioner.
och ytor.
Bild 3
7.7.
Ytor i lokalprogrammet
Här beskrivs funktionen på alla ytor som finns omnämnda och mängdade i lokalprogrammets bruttolista (som inte redovisas i föreliggande rapport).
7.7.1.
Publika ytor med ”shared space”
Entréhall och reception
I entréhallen ligger den centralt placerade receptionen. Det är huvudentré till huset
och används av både tjänstemän och besökare till Medborgarhuset. Receptionen ska
bemannas med plats för fyra personer från servicecenter, bibliotek och
turistinformation.
2015-02-09
20 (51)
Rådgivningsrum
Rum för möten mellan servicecenter och allmänheten. Placeras nära receptionen och
förses med larm och reträttväg. Ett av rummen ska ha direkt kontakt till det fria.
Polis, ambulans m.m. ska lätt kunna nå detta rum utan att passera entréhallen.
Folkbibliotek
Biblioteket ska tydligt markeras i fasaden så att besökare lätt kan hitta hit. Det ska
vara öppet och inbjudande. Den digitala biblioteksmiljön ska ligga i framkant. I
anslutning till biblioteket finns kommunens olika arkiv. Arkivets forskarplatser delas
med biblioteksverksamheten.
Konsthall
Ljust och med väggar för upphängning av konst. Entrén till konsthallen kan med
fördel delas med biblioteket. Bestyckas med reglerbar belysning, rår för upphängning
av teknik/konstverk och mörkläggningsmöjligheter. Utrustas med hörselslinga.
Mötesrum 6-8 personer
Mötesrum som kan användas av allmänheten, men inte bokas i förväg. Placeras i
närheten av receptionen och biblioteket.
Turistinformation
Turistinformationen placeras som en del av receptionen. Exponeringsmontrar för
kommunens produkter/souvenirer ska finnas. Litet förrådsutrymme placeras i
närheten för förvaring av produkterna.
Publika datorer
Datorer för allmänheten. Placeras på ståbord i närheten av receptionen.
Ungdomens hus
Aktiviteter och mötesplats för Järfällas unga. Lokalerna ska ligga nära
konferenscenter med ”black box” samt bibliotek och restaurang/café.
Restaurang/Café
Restaurangdel med plats för 150 sittande gäster. I anslutning till denna ska ett
microrum för uppvärmning av medhavd mat finnas. Tanken är att all medhavd/egen
varm mat ska intas i restaurangen för att inte sprida matlukt i kontorsdelarna samt för
att skapa kontaktytor över förvaltningsgränserna. Tillhörande kapprum med wc ska
finnas.
Restaurangkök med möjlighet att laga mat från grunden. Köket ska även serva
konferensdelen med fika/mat. Köket placeras i direkt anslutning till serviceentrén
med godsmottagning, lastkaj/inlastningsrum, återvinning/soprum, kylt
soprum/mattank med kvarn.
Rwc/wc
Rwc och wc med förrum för besökare i anslutning till entréhall.
Kapprum
Kapprum förses med låsbara skåp, cirka 200 st. Förvaringsmöjlighet vid evenemang i
huset.
2015-02-09
21 (51)
Städ
Utrustas med utslagsvask och vattenanslutning. Förråd för städmaterial,
laddningsstation och uppställningsplats för städmaskin.
7.7.2.
Gemensamma ytor
”Black box”
Samlingssal för en upp till 200 personer stor publik. Flexibelt rum utrustat med
teleskopgradäng, upphängningsrår för ljus, teknik, rekvisita m.m. Rummet ska
utrustas med teknik för dans, teater, musik, föreningsaktiviteter, digital bio, större
föredrag och kommunfullmäktiges möten. Rummet ska ha dagsljusinsläpp med
mörkläggningsgardiner. Rummet förses med hörselslinga.
”Back stage”, loger/mötesrum
Lättillgängliga och flexibla förrådsytor samt rum som utrustas med spegel och
tvättställ som kan användas som loger/mötesrum.
Konferensrum för 70 personer
Representativa konferensrum. Rummen utrustas med skrivtavla, bildskärm och
ljudanläggning. El i konferensbord tas från golvbrunn. Rummet ska ha
dagsljusinsläpp med mörkläggningsgardiner. Rummet förses med hörselslinga.
Ligger i direkt samband med ”black box” för teateruppsättningar eller konserter.
Rummet är bokningsbart.
dagsljusinsläpp med mörkläggningsgardiner. Rummet är bokningsbart. Rummet
förses med hörselslinga.
dagsljusinsläpp med mörkläggningsgardiner. Rummet förses med hörselslinga.
Rummet är bokningsbart.
Mötesrum för 8-12 personer
dagsljusinsläpp med mörkläggningsgardiner. Rummet är bokningsbart. Rummet
förses med hörselslinga.
Mötesrum för 6 personer
dagsljusinsläpp med mörkläggningsgardiner. Rummet är bokningsbart.
Samtalsrum för 2-4 personer
dagsljusinsläpp med mörkläggningsgardiner. Rummet är bokningsbart.
2015-02-09
22 (51)
Järfällarummet
Utställningsrum för modeller m.m. och rummet utrustas med belysningsramper och
bildskärm.
Vigselrum
Vigselrummet ska präglas av ljus och avskildhet. Speciell omsorg läggs på
materialval och utformning. Konstnärlig utsmyckning ska ge rummet sin karaktär,
gärna av lokal konstnär. Rummet placeras i anslutning till loungeytan.
Loungeyta
Används som pausyta mellan möten. Placeras i anslutning till kaffestation och ”black
box”.
Kaffestation med pentry
Placeras i anslutning till loungeyta och ”black box”.
Förråd
Förrådsyta.
Närförråd
Förråd för kontorsmaterial och plats för kopieringsmaskin.
Rwc/wc
Rwc och wc med förrum.
Städ
Utrustas med utslagsvask och vattenanslutning. Förråd för städmaterial.
7.7.3.
Interna ytor
Arbetsplats, samverkan
Ergonomisk arbetsplats i öppet förhållande till andra. Ergonomisk arbetsplats innebär
höj- och sänkbart bord med höj- och sänkbar stol alternativt fast bord med höj- och
sänkbar stol. Samarbete mellan medarbetare stödjs genom möblering, exempelvis
arbetsplatser vid långbord med höj- och sänkbara stolar.
Arbetsplats individuellt
Ergonomisk arbetsplats för individuellt arbete i öppet förhållande till andra.
Arbetsplats fokuserat
Ergonomisk arbetsplats för enskilt fokuserat arbete. Störning såsom samtal,
mobiltelefoner och möten sker inte på denna yta.
Mötesrum för 8-12 personer
Rum för interna möten. Rummen utrustas med skrivtavla, bildskärm och
ljudanläggning. El i konferensbord tas från golvbrunn. Bokas i förväg.
Rum för interna samtal och möten. Rummen utrustas med skrivtavla och bildskärm.
El i konferensbord tas från golvbrunn. Bokas inte i förväg. Antal rum är 1 på 16
medarbetare.
2015-02-09
23 (51)
Rum för interna samtal/möten. Används vid behov för till exempel telefonsamtal och
arbete med sekretess. Bokas inte i förväg. Antal rum är 1 på 16 medarbetare.
Projekttorg
Yta i öppet förhållande med arbetsplatserna. Används till grupparbeten och möten.
Gemensamt material såsom ritningsförvaring m.m. placeras här.
Kartrum
Rum för VA-kartor, sekretesskrav. Utrustas med hängsystem för stora kartor.
Kartritarplats
Ergonomisk arbetsplats för digital kartritning. Plats för stora skärmar och arbetsyta
för att lägga upp material i A1-format. Placeras med fördel utan dagsljus.
Personlig förvaring
Låsbart skåp för personliga tillhörigheter.
Gemensam förvaring
Projektgemensam förvaring i skåp.
Närarkiv
Arkivklassat utrymme för mellanförvaring av dokumentation. Förses med
kompakthyllor.
Plotterrum
Rum för stora plottrar. Förses med bord för uppläggning av A1-papper. Kan placeras
ihop med kopiering.
Omklädningsrum, arbetskläder
Ventilerade klädskåp för varselkläder. Wc och dusch ihop med detta. Kan placeras
ihop med övrig personals omklädningsrum.
Förråd för teknisk utrustning
Förvaring av teknisk utrustning som används på fältet, till exempel mätutrustning
m.m. Placeras med fördel i närheten av omklädningsrum, serviceentré och inlastning.
Brandklassade skåp
Förvaring av avtal, tillstånd, nycklar m.m.
Sambandsrum
Rum för planering av insatser för socialförvaltningen.
Sekretesskåp
Förvaring av akter, en hurts/anställd som arbetar med sekretssärenden på
socialförvaltningen och andra verksamheter som har detta behov.
Post/kopiering/återvinning
Rum med kopieringsmaskin, postfack och återvinningskärl samt papperstugg för
förstöring av sekretessmaterial. Placeras nära socialförvaltningen.
2015-02-09
24 (51)
Väntyta med egen säkerhetszon
Socialförvaltningens väntrum för klienter som ska besöka en handläggare på
förvaltningen. Förses med lekdel för barn och sittmöbler. Rummet ska ha larm och
reträttväg.
Mötesrum för 8-12 personer med egen säkerhetszon
Socialförvaltningens rum för möten med klienter. Rummen utrustas med skrivtavla,
bildskärm och ljudanläggning. El i konferensbord tas från golvbrunn. Ett rum
utrustas med lekdel för barn. Bokas i förväg. Rummet ska ha larm och reträttväg.
Samtalsrum för 2-4 personer med egen säkerhetszon
Socialförvaltningens rum för samtal/möten med klienter. Delar av rummen utrustas
med skrivtavla och bildskärm och delar med mer informell möblering. Eventuell el i
bord tas från golvbrunn. Bokas i förväg. Rummet ska ha larm och reträttväg.
Krisrum
Kommunstyrelseförvaltningens rum med Rakelutrustning etc. Utrustat som ett
konferensrum och placeras centralt.
Överförmyndaren
Låsbart rum. Personligt arbetsrum för överförmyndaren.
Modellverkstad
Rum för tillverkning av modeller och utställningsmaterial.
Helpdesk
Support för teknisk utrustning till alla kommunanställda. Ytan ska delas upp i en
förrådsdel och en frontdisk med förvaring.
Uppackningsrum
Låsbart rum. Rum för uppackning och ordningsställande av kommunens datorer och
teknisk utrustning. Placeras nära Helpdesk.
Kommunarkivet, intern del
Låsbart rum. Arkivklassad slutförvaring av handlingar dit endast arkivarier har
tillträde.
Kommunarkivet, extern del
Expedition för allmänheten (kan med fördel samordans med bibliotekets disk),
läsplatser för forskare, plats för kopiering och scanning och arbetsplats för arkivarie.
Placeras centralt i huset i anslutning till kommunarkivets interna del.
Kansli
Arbetsrum/kansli för politiken.
2015-02-09
7.7.4.
25 (51)
”Shared space”, internt
Samtalstorg/Loungeyta
Yta för spontana möten och samtal.
Kaffestation med öppen mötesyta
Fördelas på flera platser i byggnaden. Yta för paus och spontana möten.
Internt bibliotek
Yta för gemensam litteratur, trycksaker m.m. Läsplatser är en del av ytan.
Projekttorg
Yta i öppet förhållande med arbetsplatserna. Används till grupparbeten och möten.
Närförråd
Förvaring av kontorsmaterial m.m. Fördelas på flera platser i byggnaden.
Kopiering/post/återvinning
Rum med kopieringsmaskin, postfack och återvinningskärl samt papperstugg för
förstöring av sekretessmaterial. Fördelas på flera platser i byggnaden.
Omklädningsrum
Rum med klädskåp, wc och dusch (dam och herr). Placeras nära cykelrum,
träningslokal och gym. Plats för totalt 200 skåp i 100 st delbara skåp vilka fördelas
lika damer respektive herrar. Rum för torkskåp ska finnas.
Träningslokal
Liten gymnastiksal för träning i grupp, innebandy m.m.
Gym
Styrketräningslokal.
Vilrum
Vilrum för medarbetarna som förses med handfat och dagbädd.
Kapprum
Kapprum för ytterkläder. Fördelas i byggnaden.
Förråd
Förråd för gemensamt material.
Rwc/wc
Rwc och wc med förrum.
Städ
Utrustas med utslagsvask och vattenanslutning. Förråd för städmaterial.
Cykelparkering
Plats för cykelparkering i låsbart rum inomhus för cirka 200 cyklar. Förses med
laddningsstationer för kommunens elcyklar. Placeras i ett attraktivt läge i huset.
Omklädningsrum och duschar i anslutning till cykelparkering som samutnyttjas med
friskvårdsanläggning.
2015-02-09
7.7.5.








7.7.6.







Serviceytor
Serviceentré för transporter till och från huset.
Godsmottagning av material till och från huset.
Lastkaj/inlastningsrum
Återvinning/soprum
Kylt soprum
Städcentral med tvättstuga och förrådsdel för material
Centralförråd, kontorsmaterial
Möbelförråd
Tekniska ytor
Fläktrum
Elcentral
Elnisch
Reservkraftsrum
Serverrum
Korskopplingsrum
Sprinklerrum
26 (51)
2015-02-09
7.8.
Bild 4
Typplan för arbetsplatserna
27 (51)
2015-02-09
28 (51)
7.9.
Kravspecifikation
Dessa krav gäller generellt om inte annat högre krav ställs på annat ställe i lokal- och
funktionsprogrammet eller längre fram i projektet.
Miljö
Byggnaden ska uppfylla Miljöbyggnad klass Guld. Byggnaden ska uppfylla Järfälla
kommuns projekteringsanvisningar och miljökrav.
Akustik
Byggakustik där inte annat anges, minimum enligt svensk standard SS 25 268:2007
ljudklass A för kontor. Krav ställs både på ljudisolering inom lokalen och mot
angränsande lokaler, stegljud, efterklangstid och på maximalt installationsbuller.
Utredning av krav för respektive yta och funktion avseende efterklangstid och
speciella krav för aktuell funktion ska göras i samråd med akustiker.
Belysning
Ljuskällor ska vara av energispartyp. Belysning domineras av LED med
högkvalitativa dioder.
I undertak infällda armaturer med god teknik för minimering av bländningsrisk och
för att undvika reflektioner i bildskärmar. Belysning ska vara närvaro- och
dagsljusstyrd.
Skalskydd/passagekontroll
Utvändigt skalskydd ska uppfylla SSF 200:4 skyddsklass 2. Fastigheten ska vara
indelad i tre tillträdesnivåer; publikt, gemensamt och internt. Passagekontroll ska ske
med beröringsfria kort.
Dagsljus
Direkt eller indirekt dagsljus till samtliga ytor med arbetsplatser och mötesplatser i
publika, gemensamma och interna ytor. Klimatkrav och krav på bländskydd ska
uppfyllas.
Parkering
Kommunfullmäktige beslutade den 18 april 201114 om parkeringsnorm för Järfälla
kommun. Bilparkeringsnormen är 13 bilplatser per 1 000 kvm BTA (bruttoarea)15 för
kontor vilket skulle innebära 104 bilplatser i och med att BTA för kontorsytorna i
Medborgarhuset är 8 000 kvm (13 x 8 = 104). Dock kan avsteg göras från normerna
om särskilda skäl föreligger. Dessa skäl kan vara etablering av bilpool, särskild god
kollektivtrafikförsörjning till etableringen och att samutnyttjande av
parkeringsplatser kan säkerställas. När det gäller parkeringslösningar räknar projektet
med att de befintliga parkeringarna är tillräckliga, eventuellt med vissa
förstärkningar. Redan idag arbetar majoriteten av den centrala administrationen som
är tänkt att flytta in i den nya byggnaden i Jakobsbergs centrum.
14
15
Dnr Kst 2010/528.
Bruttoarean är alla våningsplans area och begränsas av de omslutande byggnadsdelarnas utsida.
2015-02-09
29 (51)
Kommunen arbetar i dagsläget med en bilpoolsutredning. I utredningen är det
möjligt att det kommer att ges förslag om att inrätta en bilpool bara för kommunens
anställda eller även för medborgare som kan använda bilarna på kvällar och helger.
Vid utökat parkeringsbehov är en möjlighet att öka parkeringskapaciteten i garaget
Väpnaren som ligger mycket centralt och i nära anslutning till den tilltänkta platsen
för Medborgarhuset.
7.10.
Stadsdelsanalys
I det följande redovisas tre aspekter av Jakobsbergs centrum; offentliga platser, bottenvåningar och entréer samt flöden.
Offentliga platser
Jakobsbergs centrum är relativt högexploaterat. Öppna, publika platser utgör cirka 25
procent av ytan. Grönområden och parker saknas nästan helt. Ett nytt Medborgarhus
skulle inte skapa mer offentlig yta men skulle kunna höja kvaliteten på den yta som
finns. Detta visas i bild 5.
Bild 5
2015-02-09
30 (51)
Bottenvåningar och entréer
Blått markerar kommersiella ytor i byggnadernas bottenvåningar. Dessa utgör huvudanvändningen av bottenvåningarna i centrum. Grått representerar offentliga
funktioner. Ett nytt Medborgarhus skulle ge ett tillskott av publika, öppna ytor som
inte är av kommersiell karaktär och på så sätt bidra till ett mera varierat centrum. Ett
Medborgarhus skulle också aktivera omgivningen genom sina entréer. Detta illustreras i bild 6.
Bild 6
2015-02-09
31 (51)
Flöden
Bild 7 visar huvudstråk genom centrum i rött och sekundära stråk i blått.
Medborgarhuset bör förstärka och tydliggöra de publika flödena genom centrum och
bidra till nya intressanta och trygga stadsrum. Medborgarhuset bör också tillåta att
man rör sig fritt genom byggnaden. Genom sin placering kan byggnaden förstärka
entrén in till centrum och göra den visuellt mer intressant.
Bild 7
2015-02-09
32 (51)
Tomterna
Två alternativa placeringar av ett nytt Medborgarhus har studerats, dels som en tillbyggnad till det befintliga Posthuset (se grön tomtgräns nedan), dels som en fristående nybyggnad (se blå tomtgräns nedan). Bild 8 visar detta.
Bild 8
7.11.
Volymstudie nybyggnation av Medborgarhus
Tomten
Nybyggnadsalternativet har en tomt som sträcker sig från Vasaplatsen mot Posthuset
och inkluderar Gamla kommunhuset och pendeltågsuppgången. Det Gamla kommunhuset samt de låga byggnaderna vid pendeltågsuppgången måste rivas. I gengäld
bevaras Vasaplatsen i princip intakt. Detta illusteras av bild 9.
2015-02-09
33 (51)
Bild 9
Framtida utveckling av centrum
Nybyggnadsalternativet kan uppföras på denna plats oberoende av eventuell annan
utveckling av Jakobsbergs centrum, till exempel ombyggnad eller rivning av Posthuset, rivning av dagens kommunhus för bostäder etc. Ett nytt Medborgarhus skulle
tvärtom kunna fungera som en katalysator för vidare utveckling och som en symbol
för stoltheten i kommundelen.
Byggnaden blir på denna plats en naturlig mötespunkt och kan därtill ta hand om
pendeltågsuppgången på ett bra sätt.
Orange skraffering på bild 10 illustrerar områden för möjlig utveckling av centrum.
Bild 10
2015-02-09
34 (51)
Bild 11 visar tänkta entréer för Medborgarhuset. Huvudentrén vetter mot och kopplar
flödena till huvudstråket mellan centrum och pendeltåg. Här kommer också pendeltågsuppgången upp, alldeles intill huvudentrén. I samverkan med Posthuset, som
skulle kunna byggas om och göras mer publikt i bottenvåningarna, skapas ett intressant och livligt befolkat entrérum på vägen in mot centrum. Godsmottagning sker
mot Ynglingavägen.
Bild 11
Bild 12 visar hur Medborgarhusets publika bottenvåning öppnar sig mot och samspelar med Posthuset och Riddarplatsen. Medborgarhuset vänder sig också mot den solbelysta Vasaplatsen i söder med möjlighet till uteplats för café och restaurang.
Bild 12
2015-02-09
35 (51)
Bild 13 visar snitt genom Medborgarhuset med Posthuset till vänster. Snittet visar
huvudentrén mot Posthuset och hur man rör sig uppåt genom byggnaden. Rörelsen
uppåt och genom byggnaden från publika funktioner (blått) till gemensamma (lila)
och interna (grått) sker via en invändig atriumgård som skiftar läge i byggnaden. På
så vis skapas en öppen och sammanhängande byggnad med överblick mellan de
olika våningsplanen men där de interna funktionerna gradvis ges viss avskildhet.
Dessutom skapar atriet en välkomnande och representativ entré.
Bild 13
Tengboms förslag till byggnad skulle konceptuellt kunna liknas vid en bikupa, med
en relativt samlad kubisk form, ett intensivt innanmäte och en rikt befolkad entré, ett
“fluster”, mot Posthuset och Riddarplatsen. Därav arbetsnamnet “Bikupan”.
2015-02-09
36 (51)
Bild 14 visar volymstudie av nybyggnadsalternativet sett från nordväst. Grönt illustrerar publika utrymmen, lila gemensamma och grått interna utrymmen. Taket
skulle kunna inrymma gröna terrasser, en publik terrass högst upp och en mindre
terrass för internt bruk två våningar ner.
Bild 14
Bild 15 visar volymstudie av nybyggnadsalternativet sett från Riddarplatsen. Byggnadens öppna publika rum vänder sig mot Riddarplatsen och stadsrummet mot Posthuset.
Bild 15
2015-02-09
37 (51)
Bild 16 visar en visionsbild av det nya Medborgarhuset sett från Riddarplatsen med
Posthuset till höger. Medborgarhuset, Posthuset och pendeltågsuppgången skapar
tillsammans ett livligt befolkat stadsrum tillika entré till Riddarplatsen och Jakobsbergs centrum.
Bild 16
7.12.
Volymstudie av om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus
Tomten
Tillbyggnadsalternativet innebär att Posthuset byggs till med en byggnadsvolym mot
söder. För att göra detta måste de låga byggnaderna vid pendeltågsuppgången rivas.
Uppgången integreras med byggnaden. Det Gamla kommunhuset bevaras. Bild 17
visar detta.
2015-02-09
38 (51)
Bild 17
……….. Rivning
_ _ _ _ _ _ Tomt
Bild 18 visar tänkta entréer för Medborgarhuset. Huvudentrén vetter mot Riddarplatsen och kopplar till huvudstråket mellan centrum och pendeltåg. Pendeltågsuppgången kommer upp alldeles intill byggnaden och en tänkt sekundärentré.
I samverkan med det Gamla kommunhuset, som skulle kunna byggas om och göras
mer publikt, skapas ett livligt befolkat entrérum på vägen in mot centrum.
Godsmottagning sker på baksidan av Posthuset mot norr.
Bild 18
2015-02-09
39 (51)
Bild 19 visar hur Medborgarhusets publika bottenvåning öppnar sig och samspelar
med Riddarplatsen och det Gamla kommunhuset.
Bild 19
Bild 20 visar snitt genom Medborgarhuset med Posthuset längst till vänster. Snittet
visar hur Medborgarhuset får ett högt glasat atrium som förmedlande länk mellan
gammalt och nytt.
Nybyggnadsdelen sammanbinds i nivå med Posthuset på vartannat våningsplan (vart
tredje våningsplan i Posthuset). Detta på grund av de olika våningshöjderna i respektive byggnadsdel. På två våningsplan i nybyggnadsdelen går alltså tre våningsplan i
Posthuset.
Bild 20
2015-02-09
40 (51)
Tengboms förslag till byggnad skulle idémässigt kunna liknas vid en fågelholk, med
en ny byggnadsdel “hängd” på det befintliga och högre Posthuset. Därav arbetsnamnet “Fågelholken”.
Bild 21 visar volymstudie av tillbyggnadsalternativet sett från sydväst. Ett glasat
atrium bildar förmedlande länk mellan Posthuset och den nya byggnadsdelen mot
söder. Samtidigt bidrar atriet till att ge Medborgarhuset ett nytt ansikte sett från söder. Grönt illustrerar publika utrymmen, lila gemensamma och grått interna utrymmen.
Bild 21
7.13.
Utredning av befintligt kommunhus16
Tengbom har utrett förutsättningarna för hur många medarbetare som kan få plats om
befintligt kommunhus byggs om till en öppen planlösning för aktivitetsbaserat arbete. Sammanfattningsvis inryms cirka 215 ergonomiska arbetsplatser med tillhörande stödutrymmen samt konferensrum, matsal, och kanslier för politiken. Detta
innebär att om man arbetar aktivitetsbaserat kan byggnaden rymma cirka 320 medarbetare (faktor 2/3 på antalet ergonomiska arbetsplatser/medarbetare) exklusive politikens kanslier. Antal mötesrum har en faktor på cirka 1/20 medarbetare medan antal
samtalsrum har en faktor 1/8 medarbetare.
Byggnaden kan delas upp i en del där besökare kan tas emot i mötesdelen på plan 1.
Resterande delar av huset är internt och endast personer som arbetar där har tillträde
hit. Inpassagekontroll sker genom receptionen på bottenvåningen.
Delar av mötesrummen kommer att behöva omvandlas till specialrum beroende på
vilka förvaltingar som skulle sitta här. Arkiv ligger kvar i befintliga lägen.
Våningshöjden kommer att vara en utmaning vid en renovering för att få plats med
ventilationsdragningar och för att skapa en god akustisk miljö. Tekniska system
16
2015-02-09
41 (51)
måste uppgraderas. Tillgängligheten för medborgarna och medarbetarna till såväl
Kommunhuset som fullmäktigesalen måste uppgraderas till moderna krav.
Även om kommunen väljer att arbeta aktivitetsbaserat får inte hela den centrala
kommunala administrationen plats i det befintliga Kommunhuset.
Tengbom har tagit fram en kostnadsbedömning på detta förslag samt en kostnadsbedömning på att behålla befintlig planlösning och byta ut dörrar och delar av väggar
till glaspartier. Kostnaden för detta redovisas i kapitel 8.
Möbleringsplanerna på bild 22 visar hur ett aktivitetsbaserat kontor i befintligt kommunhus kan komma att se ut.
2015-02-09
42 (51)
Bild 22
7.14.
Slutsats
Programmet för det nya Medborgarhuset innefattar cirka 16 000 kvm BTA. För både
nybyggnads- och tillbyggnadsalternativet innebär det ett relativt stort bebyggelsetillskott för Jakobsbergs centrum.
Tomternas respektive storlek begränsar utbredningen på marken och genererar en
relativt hög byggnad. Tengbom ser emellertid inte detta som ett problem, tvärtom.
Rätt hanterad kan byggnadsvolymen bli ett intressant tillskott, ett landmärke om man
så vill, vid sidan av Posthusets än mer resliga gestalt. Naturligtvis måste hänsyn tas
2015-02-09
43 (51)
till omgivningarna, kanske framför allt till HSB:s bostäder i söder. Väderstrecken
spelar oss här i händerna då Medborgarhuset ligger i norr och kommer aldrig att
skugga bostäderna.
7.14.1.
Alternativet nybyggnation av Medborgarhus
Fördelar
Ett nytt Medborgarhus kan utformas helt i enlighet med beställarens önskemål och
utföras så flexibelt man önskar.
Ett nytt Medborgarhus på denna plats kan utföras oberoende av eventuell utveckling
i och kring Jakobsbergs centrum, till exempel ombyggnad eller rivning av Posthuset
eller rivning av det nuvarande Kommunhuset för bostäder etc.
Ett nytt Medborgarhus skulle kunna fungera som katalysator för en vidare utveckling
av Jakobsbergs centrum och en symbol för stolthet i kommundelen.
Entrén och gångstråket in mot centrum förtydligas och förbättras och mellan Medborgarhuset och Posthuset (eventuellt ombyggt) bildas en intressant och förtätad entréplats. Pendeltågsuppgången tas omhand och förbättras.
Nackdelar
Det Gamla kommunhuset måste rivas vilket innebär att ett av platsens historiska lager suddas ut. Ett antikvariskt utlåtande är en viktig del i en fortsatt process. Posthusets lågdel måste rivas men dess hyresgäster kan efter ombyggnad åtminstone delvis
inrymmas i Posthusets bottenvåningar. Viss del av Vasaplatsen tas i anspråk.
Förutsatt att ekonomin klaras förordar Tengbom detta alternativ.
7.14.2.
Alternativet om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus
Fördelar
Det Gamla kommunhuset kan bevaras liksom Vasaplatsen i sin helhet. Platsens historiska variation i form av bebyggelse från olika tidsepoker bevaras. Posthuset tas
tillvara och utvecklas vilket är resurssparande. Entrén och gångstråket in mot centrum förtydligas och förbättras. Pendeltågsuppgången tas omhand och förbättras.
Nackdelar
Posthuset har mycket låg våningshöjd på 2,85 meter. Dels gör detta att det blir svårt
att få bra samband mellan befintlig och ny byggnad eftersom en ny byggnad har
högre våningshöjd, kanske 3,6 meter. Dels blir rumshöjden i det ombyggda Posthuset
mycket begränsad, som mest 2,5 meter och mindre där nya installationer dras fram.
Posthuset har många våningar och en tillbyggnad skulle inte få lika många. Detta gör
att samverkan mellan de två byggnadsdelarna uteblir på de översta planen. Upplevelsen av en uppdelning i en ny och en gammal byggnadsdel blir svår att påverka trots
ombyggnad av den gamla byggnaden bland annat på grund av våningshöjden.
Posthuset har en mindre flexibel plan på grund av täta pelarplaceringar och liten area
per plan.
2015-02-09
44 (51)
Om projektet som helhet ska upplevas som nytt krävs en omfattande ombyggnad av
Posthuset både interiört och exteriört.
Även de nedersta våningsplanen av Posthuset har relativt begränsad våningshöjd
med tanke på de mer publika funktioner man vill inrymma här, 3,6 respektive 3,7
meter.
Vid en ombyggnad av Posthuset måste detta evakueras och tillfälliga lokaler ordnas.
Sammantaget stödjer inte byggnadens samband fullt ut ett aktivitetsbaserat arbetssätt.
7.14.3.
Alternativet befintligt kommunhus
Fördelar
Jakobsbergs centrums byggnader från olika tidsepoker kan behållas. Vasaplatsen
behålls i sin helhet.
Nackdelar
Hela kommunens centrala administration ryms inte i huset.
Befintliga låga våningshöjder kan försvåra dragningar av ny teknik, till exempel ny
ventilation.
Vid en ombyggnad måste Kommunhuset evakueras och tillfälliga lokaler ordnas.
Vid en ombyggnad måste husets tekniska standard och lokalerna tillgänglighetsanpassas efter moderna krav.
2015-02-09
8.
45 (51)
KOSTNADSUPPSKATTNINGAR
Kostnadsuppskattningar för de olika alternativen har tagits fram av Byggekonomen
som är underkonsult till Tengbom.17 Entreprenadkostnader och projektkostnader
samt byggherrekostnader för alternativen ingår i de kostnadsuppberäkningar som
gjorts. Osäkerheten ligger på +-15 procent när det gäller entreprenadkostnaden. Allmänna kostnader som inte ingår i denna del av beräkningen är moms, eventuella saneringskostnader för miljöfarligt/störande material, kostnader för annat än normal
grundläggning, indexmässiga kostnadsökningar, administrationskostnader, lös inredning, myndighetsavgifter och budgetreserv.
8.1.
Förutsättningar
I det följande görs en genomgång av vilka förutsättningar som gäller för kostnadsuppskattningarna förutom själva byggkostnaden som redovisas ovan.
Ägande
Utgångspunkten är att kommunen själv bygger, äger och förvaltar Medborgarhuset.
När det gäller ombyggnationer av befintliga byggnader där kommunen är hyresgäst
är utgångspunkten att kommunen själv står för ombyggnadskostnaden.
Beräkningsmodell för kapitalkostnaden
Kapitalkostnaden bygger på den totala kostnaden för entreprenadkostnaden och
byggherrekostnaden. Med den beräkningsmodell som kommunen använder minskar
kapitalkostnaden från år 1 och framåt. Däremot ökar kostnaden för förvaltning i form
av periodiskt underhåll och inre underhåll. Bedömningen har gjorts att dessa faktorer
”tar ut varandra”, det vill säga att när kapitalkostnaden går ned ökar kostnaden för
underhållet.
När det gäller nytt Medborgarhus är det rimligt att räkna med en avskrivning på 50
år. Det nuvarande Kommunhuset är till exempel byggt 1959. Den nuvarande räntan
är 3 procent och det är denna räntesats som används.
Vid alternativen att bygga om Kommunhuset så används en avskrivningstid på 10 år
då detta är brukligt vid hyresgästanpassningar.
Internhyra
Redovisningen av lokalkostnaden är internhyra, det vill säga den hyra som verksamheten betalar till fastighetsavdelningen. Tabell 5 visar vilka kostnadsparametrar som
ingår i beräkningen.
17
2015-02-09
46 (51)
Tabell 5: Kostnadsparametrar per kvm för internhyra.18
Typ av kostnad
Kostnad kr/kvm
Fastighetsadministration
Vakanser
Larm och försäkring
Skötsel/drift
Reparationer
El, värme och vatten
Övrig drift, exempelvis städning
Totalt:
33,0
14,5
25,0
18,6
24,8
138,0
93,0
346,9
Kostnad för kontorsarbetsplatser
När det gäller kostnaden för skrivbord etc. är denna beroende av vilket av alternativen som väljs. Kontorsarbetsplatser uppskattas grovt till 20 tkr per arbetsplats. Avskrivningstiden är 10 år. Beräkningarna har gjorts utifrån aktivitetsbaserat arbetsätt
vilket innebär cirka 420 arbetsplatser för cirka 600 personer i ett nytt Medborgarhus.
8.2.
Nybyggnation av Medborgarhus
Ett helt nytt Medborgarhus beräknas omfatta cirka 16 100 kvm BTA. Kostnadsuppskattningen vad gäller byggnationen är att den kommer att kosta totalt 430 mnkr.
Detta innebär en kapitalkostnad på 21,5 mnkr år 1 med 50 års avskrivning och med 3
procent ränta. Till detta ska läggas 346,9 kr/kvm för drift etc. Detta innebär en kostnad på 346,9 kr x 16 100 kvm = 5,6 mnkr. Kostnaden för kontorsarbetsplatser beräknas till 1,1 mnkr kr per år.
Detta alternativ innebär en årskostnad på 28,2 mnkr.
8.3.
Nybyggnation av Medborgarhus exklusive bibliotek
Detta alternativ beräknas omfatta cirka 13 900 kvm BTA. Kostnadsuppskattningen
vad gäller byggnationen är att den kommer att kosta totalt 390 mnkr. Detta innebär
en kapitalkostnad på 19,5 mnkr år 1 med 50 års avskrivning med 3 procent ränta. Till
detta ska läggas 346,9 kr/kvm för drift etc. Detta innebär en kostnad på 346,9 kr x
13 900 kvm = 4,8 mnkr. Kostnaden för kontorsarbetsplatser är 1,1 mnkr/år.
Detta innebär en lokalkostnad på 25,4 mnkr per år.
Ska biblioteket även fortsättningsvis vara lokaliserat i Jakobsbergs centrumgalleria så
innebär det att hyreskostnaden på 6 mnkr kr/år ska läggas till kapitalkostnaden och
övriga kostnadsparametrar.
18
Källa: Järfälla kommuns fastighetsavdelning.
2015-02-09
47 (51)
8.4.
Om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus
Omfattningen är cirka 9 600 kvm BTA ombyggnad och cirka 6 600 kvm BTA tillbyggnad, totalt 16 200 kvm BTA. Kostnadsuppskattningen vad gäller byggnationen
är att den kommer att kosta totalt 350 mnkr. Detta innebär en kapitalkostnad på 17,5
mnkr år 1 med 50 års avskrivning och med 3 procent ränta. Till detta ska läggas
346,9 kr/kvm för drift etc. Detta innebär en kostnad på 346,9 kr x 16 200 kvm = 5,6
mnkr. Till detta ska läggas kostnaden för kontorsarbetsplatser på 1,1 mnkr.
8.5.
Om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus exklusive
bibliotek
Omfattningen är 9 600 kvm BTA ombyggnad och 4 700 kvm BTA tillbyggnad, totalt
14 300 kvm BTA. Kostnadsuppskattningen för om- och tillbyggnaden är 320 mnkr
vilket innebär en kapitalkostnad på 16 mnkr år 1 med 50 års avskrivning och med 3
procent ränta. Till detta ska läggas 346,9 kr/kvm för drift, underhåll etc. Detta innebär en kostnad på 346,9 kr x 14 300 kvm = 5 mnkr. Kostnaden för kontorsarbetsplatser är 1,1 mnkr. Lokalkostnaden blir 22,1 mnkr per år.
Ska biblioteket även fortsättningsvis vara lokaliserat i Jakobsbergs centrumgalleria så
innebär det att hyreskostnaden på 6 mnkr/år ska läggas till kapitalkostnaden och övriga kostnadsparametrar.
8.6.
Ombyggnad av befintligt kommunhus till öppen planlösning
Nya installationer och ytskikt måste göras. Utvändig renovering ingår inte. Detta
alternativ innebär att om ombyggnationen görs för aktivitetsbaserat arbetsätt så kan
byggnaden rymma cirka 320 medarbetare jämfört med dagens 138, ett tillskott på
182 platser. Om det inte ska vara aktivitetsbaserat arbetssätt kommer öppen planlösning att rymma cirka 215 ergonomiska arbetsplatser, det vill säga 77 fler än idag.
Ombyggnationen beräknas kosta 42 mnkr vilket innebär en kapitalkostnad på 5,5
mnkr år 1 med 10 års avskrivning och med 3 procent ränta. Kostnaden för kontorsarbetsplatser vid aktivitetsbaserat arbetssätt beräknas till 560 tkr per år. Till detta ska
läggas den nuvarande lokalkostnaden för Kommunhuset som är 6,1 mnkr.
Detta alternativ innebär en årskostnad på 12,2 mnkr under de första 10 åren under
avskrivningstiden.
Alternativet innebär sannolikt att de nuvarande verksamheterna i byggnaden måste
evakueras under ombyggnadstiden vilket kommer att innebära merkostnader under
uppskattningsvis ett år.
8.7.
Uppglasning i befintligt kommunhus
Detta alternativ innebär att det blir ljusare och öppnare men att det inte genererar
några fler arbetsplatser. Eventuellt kommer också viss evakuering att bli nödvändig.
Kostnaden för detta alternativ har beräknats till 11 mnkr vilket innebär en kapital-
2015-02-09
48 (51)
kostnad på 1,4 mnkr år 1 med 10 års avskrivning och med 3 procent ränta. Till detta
ska läggas den nuvarande lokalkostnaden för Kommunhuset som är 6,1 mnkr.
Detta alternativ innebär en årskostnad på 7,5 mnkr per år under de första 10 åren
under avskrivningstiden.
8.8.
Övriga kostnadsfaktorer
Äga eller hyra fastigheter19
Viktiga frågeställningar att utvärdera vid valet av att äga eller hyra verksamhetslokaler är kopplade till flexibilitet och risk.
Marknaden för så kallade samhällsfastigheter har under senare år varit mycket stark
och har blivit en naturlig del av investerarmarknaden. Efterfrågan och betalningsviljan för samhällsfastigheter, exempelvis fastigheter med långa kontraktstider med
kommuner, är för närvarande hög. Marknaden för samhällsfastigheter är dock förhållandevis ung. En framtida utmaning är omförhandlingar av hyresavtal efter de ursprungliga, ofta långa, kontraktstiderna.
Att äga verksamhetslokaler ger egen rådighet över fastigheterna men binder kapital.
Utveckling och förändring av lokalbeståndet kan ske utifrån de egna behoven utan
inblandning av en extern hyresvärd. Att istället hyra lokaler från en extern fastighetsägare ger möjlighet att välja servicegrad och få tillgång till professionell förvaltarorganisation. Ett hyresförhållande innebär även ett tidsbegränsat åtagande, vilket ger
flexibilitet i lokalförsörjningen. Flexibiliteten är dock begränsad till tidpunkten för
hyresavtalets utgång.
Beroendet av extern hyresvärd kan begränsa möjligheterna vid behov av utveckling
och förändring av lokalerna. Åtaganden enligt hyreskontraktet gäller under hela hyrestiden oavsett verksamheternas behov. Hyresnivån innehåller vinstmarginal till
fastighetsägaren. Vid omförhandling av hyreskontraktet finns en risk genom exponeringen mot närområdets marknadshyresförändringar. Denna risk bör särskilt beaktas
för lokaler i attraktiva lägen när betalningsviljan från andra hyresgäster kan komma
att utvecklas starkare än de egna verksamheternas resurser.
Nyckelord vid valet av att äga eller hyra verksamhetslokaler är behovet av rådighet
och flexibilitet, kostnadskontroll-/utveckling, marknadens avkastningskrav/riskpremie, verksamheternas långsiktiga lokalbehov och finansiering.
Kvarnkontoret
Kommunen äger idag Kvarnkontoret. Skulle socialförvaltningen flytta ifrån Kvarnkontoret till det nya Medborgarhuset finns det två huvudalternativ. Det ena är att
sälja byggnaden. Bokfört värde är 40,7 mnkr. En oberoende konsult20 har gjort en
bedömning av marknadsvärdet för Kvarnkontoret. Uppdraget preciserades till att
avse en bedömning av marknadsvärde, det vill säga det mest sannolika priset vid en
försäljning på en fri och öppen fastighetsmarknad. Marknadsvärdet för fastigheten
bedöms till 51 mnkr inom ett troligt intervall av 45-55 mnkr. Hur intäkter vid en
19
PWC. Rapport: Järfälla kommun – Nytt förvaltnings- och medborgarhus. 2013-06-28.
AEJ RE Consulting AB. Bedömning av marknadsvärde. Fastigheten Järfälla Jakobsberg 2:1907.
2013-01-21.
20
2015-02-09
49 (51)
eventuell försäljning ska användas blir en senare fråga men de kan till exempel användas till investeringskostnaden för nybyggnationen.
Det andra huvudalternativet är att kommunen behåller byggnaden för kommunal
verksamhet och fortsätter att hyra ut en del till externa hyresgäster. I detta fall så behåller då också kommunen hyresintäkterna från dagens externa hyresgäster som är
1,6 mnkr per år men kommer också att ha kvar internhyreskostnaden på 3,5 mnkr per
år. Beslut om detta får tas senare när det blir klart om projektets framtida inriktning.
Förvärv av byggnader och mark
Det finns också en del andra utgiftsposter av engångskaraktär som i detta skede av
processen kan urskiljas när det gäller vissa av byggnadsalternativen. Det är fastighetsförvärv av byggnader som ska rivas och markförvärv. Detta är dock en förhandlingsfråga mellan kommunen och Järfällahus AB.
Effektiviseringar och mervärde
Ett Medborgarhus kommer att skapa ett mervärde som det är svårt att sätta kronor
och ören på. Till exempel tillkommer samlingslokaler och mötesplatser för föreningar och invånare som idag inte finns och området kring uppgången från pendeltågstationen får en mer tilltalande utformning. Vidare kommer centrumet generellt sett att
lyftas av ett Medborgarhus. Den kommunala förvaltningsorganisationen kommer att
bli effektivare och kommunen kommer att bli en attraktivare arbetsgivare med nya
fräscha och ändamålsenliga lokaler.
8.9.
Slutsats
Lokalkostnaden är idag cirka 30,5 mnkr för de verksamheter som är tänkta att ingå i
Medborgarhuset. Detta innebär att kostnaden för alternativen nybyggnation av Medborgarhus samt om- och tillbyggnad av Posthuset till Medborgarhus skulle bli lägre
än de nuvarande kostnaderna enligt de beräkningar som gjorts. När det gäller ombyggnation av Kommunhuset till öppen planlösning kommer detta att bli betydligt
dyrare än idag.
2015-02-09
9.
50 (51)
PLANFÖRUTSÄTTNINGAR
För att möjliggöra uppförande av en ny byggnad på det aktuella området måste en ny
detaljplan upprättas för hela det tilltänkta området.
Det aktuella områdets yta uppgår till cirka 5 000 kvm och omfattar fastigheterna Jakobsberg 11:5 (Vasaplatsen), Jakobsberg 2:411 (Gamla kommunhuset) och Jakobsberg 2:409 (Posthuset). Området ägs av Järfälla kommun (Jakobsberg 11:5) och Järfällahus AB. Området omfattas i sin helhet av detaljplan för Jakobsbergs centrum,
fastigheten Jakobsberg 2:591 m.fl., antagen 1989. Gamla kommunhuset och annexet
i anslutning till Posthuset har i detaljplanen en markanvändning för kontor och handelsändamål. Vasaplatsen och anslutande kommunikationsytor utgör allmän plats
(angöringsgata/gång- och cykelväg och park). Det Gamla kommunhuset har tills vidare givits en byggrätt motsvarande befintlig byggnad. En ny byggnad på denna plats
kommer att kräva en planändring. Det finns inga skyddsbestämmelser i gällande detaljplan. Däremot ingår Gamla kommunhuset, liksom Kommunhuset och Posthuset
samt gamla stationshuset i en kulturhistoriskt värdefull miljö, nr 28, i Kulturmiljöplanen som antogs av kommunfullmäktige 1999.
10.
SLUTSATS
Den slutsats som dras av föreliggande utredning är att ett helt nytt Medborgarhus
med bibliotek är det lämpligaste alternativet att arbeta vidare med. Det är inte det
billigaste alternativet utifrån de kostnadsberäkningar som gjorts men det innebär
sannolikt den bästa lösningen för att lyfta Jakobsbergs centrum och få attraktiva och
effektiva lokaler för den kommunala verksamheten. Vidare kommer detta alternativ
att skapa ett ”vardagsrum för Järfällaborna” där man kan träffas och umgås. Det
skapas ett mervärde. Om de ekonomiska förutsättningarna finns beträffande kommunens investeringsbudget, låneskuld och politiken vill prioritera Medborgarhuset är
det sannolikt bästa alternativet att kommunen själv bygger, äger och förvaltar huset.
Om bedömningen görs att kommunen inte har de ekonomiska förutsättningarna för
denna lösning så är ett annat alternativ att någon aktör inom området samhällsfastigheter bygger, äger och hyr ut till kommunen.
11.
FORTSATT PROCESS
Om det blir ett positivt politiskt beslut att gå vidare i frågan skulle den fortsatta arbetsprocessen kunna se ut på följande sätt21:
 En styrgrupp tillsätts med mandat att leda projektet med utgångspunkt i det politiska beslutet. Målformulering och inriktning på hur huset ska utformas,
ägas och förvaltas bestäms.
 Arbetet med att utreda en ny detaljplan för den beslutade placeringen av Medborgarhuset påbörjas. Underlag för en detaljplan tas fram som bland annat innehåller samordning med översiktsplanen, riskbedömningar, utredning kring
ledningar i mark, geotekniska förhållanden, kulturhistorisk utredning m.m.
 I och med att inriktningen ska vara ett aktivitetsbaserat arbetssätt bör det ges ett
uppdrag att arbeta med kommunens arbetskultur och arbetssätt. Detta är viktigt för att klara övergången till aktivitetsbaserat arbete på ett bra sätt och för
21
2015-02-09
51 (51)
att uppsatta mål med övergången ska kunna uppfyllas. Digitalisering av arbetsmaterial och framtagande av teknikstrategier bör också genomföras.
Arkitekt kan upphandlas på flera sätt där alternativ 2 är mer tidskrävande än alternativ 1:
 Alternativ 1
o Fördjupad förstudie genomförs parallellt med detaljplanearbetet. Men
fördjupad förstudie som grund genomförs en LOU-upphandling med
prekvalificering där krav ställs för att få delta i upphandlingen. Kommunen kan själva välja vilka urvalskriterier som ska vara styrande vid
val av arkitekt.
 Alternativ 2
o Fördjupade volymstudier och förslag på utformning av ett nytt Medborgarhus tas fram genom ett parallellt arkitektuppdrag. Här finns
möjlighet att låta arkitekterna belysa olika förutsättningar och
aspekter av uppdraget och att styra arbetsprocessen under uppdragets
gång.
Teknikkonsulter upphandlas för att kunna genomföra en projektering.
Upphandling av byggnadsentreprenör och byggnation beror på val av entreprenadform och hur husets ska ägas och förvaltas.
Bild 23 visar hur den redovisade processen kan gå till.
Bild 23

11 02 Lokal- och funktionsprogram för Medborgarhus 2015

Transcription

Similar documents

Visklubben program vår 2014

Regeringens avsedda fördelning av stöd till

MATCHSTATISTIK

Fördelningen mellan kommunerna har ändrats jämfört med den som

PTP platser - Västra Götalandsregionen

Parkering kommunhuset Hörby

Se hela programmet här

Caller: Jack Borgström

program för nedladdning - European Festival of the Night