Lync 2013

Lync 2013
1
Innehåll
LYNC - EN KORT INTRODUKTION ......................................................... 2
STARTA OCH AVSLUTA LYNC ......................................................................................... 2
HITTA EN KONTAKT ...................................................................................................... 3
FÄSTA EN KONTAKT ...................................................................................................... 3
Skapa en grupp ..................................................................................................... 3
Lägga till en kontakt i en grupp ........................................................................... 4
CHATTA ....................................................................................................................... 4
Gruppkonversation - Chatta med flera personer ................................................ 5
Avsluta en chatt..................................................................................................... 5
TA EMOT EN CHATT ...................................................................................................... 6
SPARADE KONVERSATIONER ......................................................................................... 6
CHATTETIKETT ............................................................................................................ 6
PLANERA ETT ONLINEMÖTE ...........................................................................................7
ATT DELTA I ETT ONLINEMÖTE.......................................................................................7
Vilka kan delta? .................................................................................................... 8
VIDEOCHATT ............................................................................................................... 8
Starta en videochatt.............................................................................................. 8
Ta emot en videochatt........................................................................................... 9
Videochatt med flera personer ............................................................................10
DELA SKÄRM ELLER PROGRAM .....................................................................................10
MER OM DELNING ....................................................................................................... 13
Status på delning ................................................................................................. 13
Ge kontroll ............................................................................................................ 13
Avsluta delning .................................................................................................... 13
TILLGÄNGLIGHET........................................................................................................ 13
Ändra tillgänglighet manuellt............................................................................. 14
Lync, Office och SharePoint................................................................................. 14
FORTLÖPANDE CHATTRUM OCH ÄMNESFEEDS .............................................................. 15
INSTÄLLNINGAR .......................................................................................................... 16
Visa Lync vid start av Windows ......................................................................... 16
Spara konversationer .......................................................................................... 16
Min bild ................................................................................................................ 16
Dölja Lync ............................................................................................................ 16
KORTKOMMANDON ..................................................................................................... 17
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
2
Lync - en kort introduktion
Lync är ett program för intern snabbkommunikation inom en organisation. Det finns
möjligheter att kommunicera med personer utanför den egna organisationen. Om
detta är tillgängligt eller inte bestäms på Lyncs server.
Lync är inte en del av Office-paketen men introducerades ungefär samtidigt som
Office 2010 och är tätt integrerat med delar av Office, främst Outlook.
En stor skillnad jämfört med andra chattprogram, t.ex. MSN är att man inte behöver
ha någon lista med vänner. Alla som är inloggade på sin dator (i organisationen) är
tillgängliga i Lync.
Med Lync kan man bl. a göra:
•
•
•
Chatta – snabba textmeddelanden
Röst och videochatta
Dela skärm och programfönster
Starta och avsluta Lync
Normalt så startas Lync automatiskt när man loggar in i Windows. Man
behöver inte heller tänka på avsluta Lync.
Skulle man behöva avsluta Lync, t.ex. för en uppdatering så är det inte
Stäng-krysset utan den lilla pilen bredvid kugghjulet och sedan ”Arkiv” –
”Avsluta”
I Lync har Stäng-krysset och Minimera-knappen samma funktion, båda
minimerar.
Tips – har man avslutat Lync behöver man inte logga ut och sedan logga in
för att starta det. Sök efter ”Lync”, tryck en gång på Windows-tangent och
skriv ”Lync”
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
3
Hitta en kontakt
I Lyncs sökruta, klicka och skriv namnet på personen du söker. Sökning
påbörjas så fort du börjar skriva.
Beroende på inställningar i Lyncs serverdel så kan sökningen ske på olika ställen. Dock
alltid inom organisationen.
Fästa en kontakt
För att slippa söka efter en kontakt gång på gång kan man lägga till en
kontakt i en så kallad grupp.
Skapa en grupp
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
•
Klicka på den lilla figuren under sökrutan.
•
Välj ”Skapa ny grupp” och skriv ett namn på den nya gruppen.
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
4
Lägga till en kontakt i en grupp
•
•
•
Sök efter en kontakt och högerklicka på kontakten
Välj ”Lägg till i kontaktlistan”
Välj en grupp att fästa kontakten i
Chatta
För att textchatta med någon är det enklast att dubbelklicka på personen.
Antigen i en grupp eller direkt i träfflistan efter en sökning.
När man har dubbelklickat så öppnas ett chattfönster och väntar på att
man skall skriva.
För att skicka meddelandet – tryck Enter.
Tips – Radbrytning i meddelandet? Använd Alt+Enter.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
5
Gruppkonversation - Chatta med flera personer
Under en pågående chatt kan man enkelt bjuda in flera personer.
Klicka på knappen ”Deltagare” och välj ”Bjud in fler”
Bjud in någon genom att
a) Söka efter en kontakt
b) Dubbelklicka på en befintlig kontakt
Alla deltagare i chatten kan läsa alla meddelanden.
Tips – Man kan också dra in en kontakt i chattfönstret från en grupp eller
sökning för att bjuda in till pågående chatt.
Avsluta en chatt
Stänger du fönstret så avslutas chatten för din del.
Konversationen sparas i Outlook i mappen ”Konversationshistorik”
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
6
Ta emot en chatt
Om någon annan startar en chatt med dig, så visas en avisering nere till
höger på skärmen.
Klicka var som helst i bilden för att acceptera. Eller tryck Win+A
Rutan visas i några sekunder och försvinner sedan. Att du har fått ett
meddelande visas sedan genom att Lyncs ikon i aktivitetsfältet pulserar
med gul bakgrund.
Även ett chattfönster öppnas.
Sparade konversationer
Konversationer, d.v.s. textchatt, sparas automatiskt i Outlook och är
sökbara där. Dom sparade konversationerna finns i Outlookmappen
”Konversationshistorik”.
Att Lync-chatten sparas kan vara praktiskt om man behöver gå tillbaka för
att kontrollera något. Det kan också vara negativt om man har känslig
information i chatten, arbetar i offentlig sektor eller använder en lånad
dator.
Detta går att stänga av, se Inställningar i Lync sidan xx. Men tänk på att du
stänger endast av för dig själv, du har ingen kontroll över hur andra gör
med sparade konversationer.
Chattetikett
Etiketten i chatt är ungefär densamma som man bör ha i mejl.
Att chatta i Lync kan upplevas som mer privat än andra typer av
kommunikation och man kanske utrycker sig mer ”fritt” än vad man hade
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
7
gjort i andra sammanhang. Speciellt men tanke på sparade konversationer
(hos andra) så bör man tänka på vad man skriver.
Planera ett onlinemöte
För att planera ett onlinemöte använder man Outlooks kalender. Att
bjuda in till ett onlinemöte går till på samma sätt i Outlook som om det
var ett vanligt möte.
I Outlooks kalender, klicka på knappen ”Nytt Lync-möte”
Lägg till dom personer som skall få inbjudan. Det kan vara både interna
och externa. För interna kontakter kan man kontrollera deras tillgängligt
för onlinemötet med knappen ”Schemaläggningsassistenten.
Man behöver inte ha Lync på sin dator för att kunna delta i ett Lync-möte
– man kan delta via en webb-version av Lync.
Att delta i ett onlinemöte
En inbjudan till ett onlinemöte skiljer sig inte mycket från en inbjudan till
ett vanligt möte – det är platsen som är annorlunda.
Man accepterar eller avböjer, precis som med vanliga mötet.
Om man accepterar – så läggs tid och plats (länk) in i kalendern.
Öppnar man mötet i kalendern så hittar man länken till mötet.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
8
Vilka kan delta?
I princip alla, har man inte Lync så kan finns det en webb-version av Lync.
Detta sköta automatiskt av länken i inbjudan. Man kan t.o.m. delta från en
läsplatta eller smartphone – dock bara med text, ej video och ljud.
Videochatt
Ofta kan det vara bekvämt att en textchatt övergår till en videochatt.
Starta en videochatt
Man kan starta en videochatt på två sätt:
a) I kontaktlistan eller bland sökträffarna högerklicka på kontakten och
välj ”Starta ett videosamtal”
b) I en redan pågående textchatt, peka på kameraikonen under
textfönstret.
Medan man pekar på kameraikonen får man en liten
förhandsgranskning av sin egen video.
Välj ”Starta min video”. För att sätta igång videochatten
Man ser sig själv i ett litet fönster i nederkant. Den andre personens
profilbild visas innan den andre personen svarar.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
9
När den andre personen har godkänt videosamtalet så är videochatten
igång.
Skillnaden mellan de två sätten att starta en videochatt är om man startar
från en textchatt så ligger det textfönstret kvar så man kan skriva
samtidigt.
Tips – ser man inte sin egen miniatyrbild, så sänder man inget från sin
egen kamera.
Ta emot en videochatt
När någon annan startar en videochatt med dig så är det två moment som
du måste göra.
Dels svara på själva chatten. Att det är en videochatt ser man på
kameraikonen i hörnet på bilden
Precis som vid textchatt dyker det upp ett fönster nere till höger på
skärmen. Klicka var som helst på profilbilden för att svara på samtalet.
Man måste även accepetera att video används. Klicka på den gula
knappen ”Acceptera videosamtal”.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
10
Kom ihåg – ser du inte dig själv i en liten bildruta så sänder du ingen
video.
Videochatt med flera personer
Starta en videochatt enligt ovan.
Lägg sedan till fler personer genom att klicka på knappen ”Deltagare” och
välj ”Bjud in fler”
Den person som är mest aktiv får fokus, som visas med en blå rand i
underkant på bilden.
Är man fler än fem personer så visas dom mest aktiva personers
videofönster på en rad och övriga personers profilbild på raden under.
Dela skärm eller program
Man kan när som helst under pågående chatt, text eller video dela sin
skärm med de andra deltagarna i chatten.
Klicka på knappen med skärmikonen bestäm vad och hur du vill dela.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
11
•
Skärm, man delar ut sin skärm och allt som syns på den.
Har man flera skärmar kopplat till sin dator måste man välja vilken
skärm, eller alla, man vill dela.
•
Program, man delar ut ett specifikt programfönster. Programmet
måste vara öppet innan man väljer att dela ”Program”. Ofta är
detta att föredra framför skärm (risken med skärmdelning är att
man kanske visar lite mer än vad man har tänkt sig).
OBS – varje dokument i Office är att betrakta som ett program i
detta avseende. Så bara för att du delar t.ex. ”Budget 2014” i
Word så betyder det inte att du också delar ”Budget 2015” även
om det är öppet.
Man kan inte dela alla program, t.ex. kan man inte dela
Utforskaren (Den här datorn) eller själva Lync. Vill man visa dessa
program så får man välja att dela skärm istället.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
•
PowerPoint – en speciell delning för bara PowerPoint. PowerPoint
dokumentet behöver inte vara öppet när man startar delningen.
Man kan naturligtvis även dela PowerPoint via Skärm eller
Program, men att presentera via dessa läget blir inte bra.
•
Whiteboard, en yta öppnas för alla deltagare där man fritt kan
skriva och rita.
•
Omröstning, skapa snabbt en omröstning bland deltagarna och
visa resultatet i diagramform.
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
12
Skriv alternativ för omröstningen och klicka på ”Skapa”
När deltagarna sedan röstar så visas resultaten löpande.
Normalt visas inte resultaten för dom andra deltagarna, det ändrar man
på ”Omröstningsåtgärder”
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
13
Mer om delning
Status på delning
Att man delar eller presenterar något till andra syns i en list högst upp på
skärmen.
Ge kontroll
Medan man delar kan det ibland vara praktiskt att någon annan har
kontrollen och fjärrstyr din dator.
(Återigen – att dela program är at föredra över att dela skärm. Delar du
skärm kan den som har kontrollen över din dator kanske ställa till det
innan du hinner ta tillbaka kontrollen.)
Man ger någon annan kontroll genom att klicka på knappen ”Ge kontroll”
högst upp på skärmen.
Avsluta delning
För att avsluta en presentation eller delning, klicka på det röda krysset.
Tillgänglighet
Lync visar din tillgänglighet för andra med färger och text.
Grön – tillgänglig
Röd med vita streck – Upptagen
Röd med vitt streck – Stör ej
Gul – Inte vid datorn
Gråblå - Offline
Vid alla statusar kan man kontakta personen, även vid ”Upptagen”. Dock
inte, vid ”Stör ej”. Vill man inte bli störd behöver man alltså inte stänga av
Lync – välj tillgängligheten ”Stör ej”.
Tillgängligheten ”Tillgänglig” och ”Upptagen” hämtas automatisk från
Outlooks kalender.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
14
Ändra tillgänglighet manuellt
I Lyncs huvudfönster, bredvid din egen bild högst upp klicka på aktuell
status (nedanför ditt namn, i bilden nedan ”Tillgänglig”) och välj en status.
Lync, Office och SharePoint
Tillgänglighet visas även i Officeprogram och i SharePoint. T ex i Outlook
när man skriver eller läser mejl så visas tillgängligheten som en liten
färgprick framför namnet.
Outlook
I bilden ovan när man läste mejlet var:
Helene och Olof upptagna, Andreas och Emmelie tillgängliga och Malins status var okänd.
SharePoint
I bilden ovan ser man att Helene Inte var vid datorn
Klickar man på Tillgängligheten kan man denna väg starta en Lynckonversation.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
15
Fortlöpande chattrum och ämnesfeeds
I Lync 2013 ingår fortlöpande chattrum där man kan föra pågående
diskussioner med de vänner och medarbetare du väljer. Klicka på knappen
Chattrum om du vill söka efter chattrum, bevaka aktiviteter i chattrum
och läsa eller skicka meddelanden.
När du skapar ett chattrum kan du ange sekretessnivån till:
•
•
•
Öppen, som vem som helst kan hitta, läsa, eller skicka
meddelanden i. Inget medlemskap krävs.
Stängd, som vem som helst kan hitta, men endast medlemmar
kan läsa eller skicka meddelanden i. (Standard).
Hemlig, som endast medlemmar kan se.
När du går in i ett chattrum visas bilder högst upp på medlemmarna och
deras statusar.
Du kan till också skapa ämnesfeeds så att du blir meddelad om någon i
något av dina chattrum publicerar ett inlägg som innehåller vissa ord.
I alternativfönstret Fortlöpande chatt kan du ange aviseringar och ljud
som ska spelas upp när meddelanden läggs till i något av dina chattrum.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
16
Inställningar
Det finns en hel del inställningar i Lync. Dom allra flesta är bra från början
och behöver inte ändras. Nedan kommer några inställningar som kan vara
bra att känna till.
För att komma åt inställningarna klicka på din egen profilbild i Lyncs
huvudfönster eller det lilla kugghjulet.
Visa Lync vid start av Windows
”Personlig information” – ”Visa Lync i förgrunden vid start”
Dom flesta vill ha denna avstängd – Lync skall gå igång med automatik,
men inte visas. Är på som standard.
Spara konversationer
”Personlig information” – ”Spara samtalsloggar i e-postmappen
Konversationshistorik
Är på som standard.
Min bild
Om din bild inte hämtas automatiskt från AD-servern eller SharePoint kan
du här lägga in en egen bild.
”Min bild” – knappen ”Redigera eller Ta bort bild”
Dölja Lync
Dölja Lync från Aktivitetsfältet, många tycker att eftersom Lync är igång
hela tiden så behöver man inte se det i Aktivitetsfältet.
”Allmänt” – ”Minimera till meddelandefältet istället för Aktivitetsfältet”
För att få fram Lync - klicka på trekanten nere till höger vid klockan, klicka
på Lync-ikonen. Eller använd kortkommandot Win+Y.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126
17
Kortkommandon
Ett kortkommando man absolut skall lära sig att använda är Win+Y, detta
tar fram Lyncs huvudfönster.
Tangent
Win+Y
Win+A
Win+Esc
Win+F4
Win+F5
Ctrl+Alt+Blanksteg
Ctrl+Skift+S
Funktion
Öppna huvudfönstret och flytta fokus till sökrutan.
Acceptera en inkommande inbjudan.
Avvisa en inkommande inbjudan.
Stäng av/sätt på ljud.
Stäng av/sätt på kamera.
Återta kontrollen när du delar din skärm.
Sluta dela din skärm.
Fler kortkommandon finns på http://korta.nu/lync-kortkommandon.
ADRESS S:t
Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm
 TEL 08-410 23 410
 EPOST info@learningpoint.se
 WEBB www.learningpoint.se
 ORG NR 556792- 1126