docFörbättringsprogram - Vårdgivare Skåne
download 
Report Transcription
Förbättringsprogram - Vårdgivare Skåne
Förbättringsprogram Bättre flöden i vården 2014 Juni 2015 Enheten för strategisk kvalitetsutveckling Inledning Förbättringsarbete Ett systematiskt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete i vården innebär att arbetet skall vara långsiktigt, patientorienterat och präglat av ett förebyggande syn- och arbetssätt, ständiga förbättringar och faktabaserade beslut och samverkan. Ny kunskap tillförs ständigt och verksamheten anstränger sig till det yttersta för att möta upp mot alla krav och förväntningar, men det finns ofta ett gap mellan dokumenterad kunskap och hur vi gör. Ständig utveckling är en förutsättning för att kunna tillgodogöra sig ny kunskap och nya erfarenheter och att använda dessa i det dagliga arbetet. Offensiv verksamhetsutveckling innebär att allt förbättringsarbete så långt det är möjligt utgår från medborgarens/vårdtagarens behov och förväntningar. Det innebär också en utvecklad processorientering samt att oönskade variationer, risker och icke värdeskapande aktiviteter reduceras i alla processer. Ledningens engagemang, allas delaktighet och helhetssyn är nödvändiga förutsättningar för att förbättringsarbete skall lyckas. Hur förbättrar man? En förutsättning för att lyckas med förbättringsarbete är att man använder sig av en problemlösningsmodell – en så kallad lärcykel eller PGSA – hjul (PGSA: PlaneraGöra-Studera-Agera). Lärcykeln har använts ett drygt sekel och kan ses som själva kärnan i allt förbättringsarbete. MÅL Vad vill vi uppnå? MÄTA Hur vet vi att en förändring är en förbättring? IDÉER Vilka förändringar kan vi göra som leder till förbättring? A P S G Källa: Institute for Health Care Improvement, Boston Viktiga förutsättningar Ledningens engagemang är en förutsättning för att lyckas med förbättringsarbetet. Ledningen måste tydliggöra verksamhetens uppgift och mål, berömma goda insatser och efterfråga resultat. Ledaren måste vara en förebild, visa öppenhet, delegera och hela tiden stödja förbättringsarbetet. En annan princip i förbättringsarbetet är allas delaktighet. Detta innebär att alla skall ha förutsättningar att var involverad i arbetet, aktivt kunna påverka och få ta del av resultaten. Det betyder också att var och en har ett ansvar för att helheten skall fungera. I ett förbättringsarbete måste deltagarna ha kunskap om sin omgivning och den verksamhet som kan komma att beröras. Utgångspunkten bör vara att varje del av processen förbereds så väl som möjligt och att det finns en strävan att arbetet löper över professions- och verksamhetsgränserna. Det är viktigt att alla berörda känner delaktighet eftersom kedjan inte blir starkare än dess svagaste punkt. På vilket sätt arbetar vi? Med Genombrottsmetoden som grund arbetar vi med processorientering och systemiskt tänkande. Med process avses en kedja av aktiviteter som är kopplade till varandra, som upprepas över tid och har till syfte att skapa värde åt kunden. Att arbeta med processer innebär att se verksamheten i sin helhet och genom att identifiera, kartlägga och ständigt förbättra, optimeras verksamheten och kvaliteten höjs. Det systemiska tänkandet bygger på hur individen agerar i systemet och att varje individ påverkar och påverkas av systemet. Genombrottsmetodiken bygger på tanken att det inte går att hitta en ”universalförbättring” som löser allt, utan att istället hitta många små förändringar som leder till att det i förväg uppsatta målet nås. Varje liten förändring testas och utvärderas för att sedan implementeras om denna utfallit väl. Det inledningsvis fastställda målet för förändringsarbetet följs regelbundet upp och visualiseras i diagram över tid, där även slutmålet finns angivet. Det systematiska arbetssättet genomsyrar Genombrottsmetoden, oavsett om programmet är tidsbegränsat eller om det är ständigt pågående, genom tre frågor som alltid ställs: - Vad vill vi uppnå? - Hur vet vi att en förändring är en förbättring? - Vilka förändringar kan vi göra som leder till förbättringar? När frågorna är besvarade testas förändringarna genom PGSA-metodiken. Viljan till förändring och förändringstryck hos de som ska utföra förbättringen, det vill säga de som har problemet i sin vardag, är förbättringsarbetets viktigaste hörnstenar. Behovet av förändring ökar ju större gapet mellan kunskap och praxis är. För att skapa förändringstryck måste det finnas en medvetenhet om hur verkligheten ser ut. Deltagarna måste känna till sina processer och vilja göra något åt de problem som identifierats. Arbetsgången i programmet Programtiden är begränsad och består av ett antal ”Lärandeseminarier” och mellanliggande arbetsperioder, se bild nedan. Under ”lärandeseminarierna”, som kan vara fyra eller flera, träffas samtliga team för att arbeta dels inom teamet dels i tvärgrupp för att skapa kunskapsutbyte. De mellanliggande arbetsperioderna används för att testa förändringar och sprida de förändringar som visat sig leda till förbättringar. När utbildningsprogrammet är över inträder en ny fas som är viktig för att arbetet som lagts ner inte ska vara förgäves. De uppnådda målen och de (ny)införda rutinerna måste behållas, samtidigt som man inte heller får glömma bort det systematiska arbetssättet för spridning av förbättringsarbete i organisationen. När förbättringsarbetet utvecklas och enheten fokuserar på ett nytt arbetsområde, är det viktigt att kartlägga kunskapsområdet och hitta goda förebilder som kan dela med sig av sina erfarenheter och hur de gjort. Organisationens ledning är av avgörande betydelse för förbättringsarbetets fortlevnad och spridning. Att driva förbättringsarbete kräver kunskap, energi, tålamod och tid. Det är viktigt att ledningen ger team som arbetar med förbättringsarbete stöd och uppmuntran i sitt fortsatta arbete. Ledningen har även ett ansvar för att förvalta den kunskap som teamet skaffat sig under programmet Det finns en rad olika förbättringsmetodiker. Om ni vill läsa mer eller hålla er uppdaterade om vad som händer på området, tveka inte att kontakta oss eller läs mer på vår hemsida www.skane.se/kvalitetsutveckling Kontaktlista – Bättre flöden 2014 Programgruppen Ann-Christine Thörn Margareta Albinsson Jesper Stenberg Marie Johnsson Brita Larsson Claudia Varga Ann-Christin.Thorn@skane.se margareta.albinsson@skane.se jesper.stenberg@skane.se Marie.Johnsson@skane.se brita.larsson@adaptus.se claudia.varga@skane.se Vårdcentralen Dalby Ninni Westgren Isabel Jadbäck Sara Persson Annika Derborn-Nilsson Virna Nilsson Fredrika Wallin Maria Carlsson Fia Jakobsson Barnhjärtcentrum avd. 67 Cecilia Persson Sara-Lena Strånge Eva Brink Rita Janusauskaite Jennie Persson Endokrinmottagningen SUS Malmö Jonas Rönnquist Jenny Ehn Kerstin Persson Eero Lindholm Susan Olsson VO Neurokirurgi, Sus, Lund Eva Norrsell Annika Persson Annette Jörgensen VO kirurgi Ystad, övergripande admin. Annika Espmarker Cecilia Brorsson Carina Hansson VO Akutmottagningen Ystad Rose-Marie Persson Susanne Nilsson Jogvan Matras Elenor Nilsson Elin Löwenberg programansvarig handledare handledare handledare handledare program admin. ninni.westgren@skane.se isabel.jadback@skane.se sara.ee.persson@skane.se Annika.Derborn-Nilsson@skane.se Virna.Nilsson@skane.se fredrika.wallin@skane.se maria.carlsson@skane.se fia.jakobsson@skane.se cecilia.c.persson@skane.se Sara-Lena.Strange@skane.se Eva.Brink@skane.se Rita.Janusauskaite@skane.se Jennie.Persson@skane.se jonas.ronnquist@skane.se Jenny.M.Ehn@skane.se Kerstin.I.Persson@skane.se Eero.M.Lindholm@skane.se Susan.Olsson@skane.se eva.k.norrsell@skane.se Annika.E2.Persson@skane.se Annette.I.Jorgensen@skane.se Annika.Espmarker@skane.se Cecilia.E.Brorsson@skane.se Carina.Y.Hansson@skane.se rose-marie.r.persson@skane.se Susanne.C.Nilsson@skane.se Jogvan.Matras@skane.se elenor.nilsson@skane.se Vårdcentralen Närlunda Sara Hördin Maja Stojanovic Eva Svensson Anna-Lena Wihlborg Camilla Lindqvist-Pavlovic VC Ystad Anna Krämer Kerstin Jönsson Cecilia Nilsson Elisabeth Schlyter Petra Somell Inger Widéen VO Thorax sus Lund Malin Jönsson Mia Birgersson- Johnander Stina Kervall Mimmi Andersson Hanna Skog Ann-Sofi Alansson Anestesi, Lasarettet i Ystad Margaretha Månsson Ethel Nilsson Per Brunkwall sara.hordin@skane.se Maja.Stojanovic-Negucic@skane.se Eva.N.Svensson@skane.se Anna-Lena.Wihlborg@skane.se Camilla.lindqvist-pavlovic@skane.se anna.kramer@skane.se Kerstin.Jonsson@skane.se Cecilia.T.Persson@skane.se Elisabeth.Schlyter@skane.se Petra.Somell@skane.se Inger.Wideen@skane.se malin.m.jonsson@skane.se Mia.Birgersson-Johnander@skane.se Anna-Stina.Kervall@skane.se Marie.AM.Andersson@skane.se Hanna.T.Skog@skane.se Margaretha.i.Mansson@skane.se Ethel.Nilsson@skane.se Per.Brunkwall@skane.se Bättre flöde på VC Dalby Förbättringsprogram Bättre Flöde i vården 2014 - 2015 Teammedlemmar/deltagare Verksamhetschef Ninni Westgren ninni.westgren@skane.se Leg. psykolog Isabel Jadbäck Distriktsläkare Sara Persson Med sekr. Annika Derborn-Nilsson Sjukgymnast Virna Nilsson Undersköterska Fredrika Wallin Arbetsterapeut Maria Carlsson Enhetschef Fia Jakobsson Arbetsplats Vårdcentralen Dalby Region Skåne Bakgrund/problem Flöde av patienter som kommer till vårdcentralen, utan tidigare kontakt. Mycket varierande problemställningar. Flödet orsakar många ”störningar” ffa pga att flera personer involveras i varje enskild patient. För patienten som kommer till vårdcentralen riskerar såväl bemötande som handläggning av problemet som patienten kommer med att bli bristfälligt och ytterst kan patientsäkerheten påverkas negativt. Även arbetsmiljön påverkas negativt vilket är ett delproblem vi avsåg att lösa. Syfte med förbättringsarbetet - Patientsäkert omhändertagandet av patienter som kommer till VC utan bokning eller tidigare kontakt. - Förbättrad arbetsmiljö för vårdcentralens medarbetare. Mål Skapa rutiner för omhändertagandet av patienter som kommer till VC obokade. Halvera antalet ”störningar” (de tillfällen då en eller flera vårdgivare blir inblandad i onödan) Mätningar Mätning av flödet veckodag/tid/ problem/ totalt antal störningar hos samtliga medarbetare till följd av obokade patienter/uppskattad ålder på den sökande. Mätning före- och efter intervention (nya rutiner). Förändringar som testats/PGSA -Information till patient på VC med uppmaning att vända sig till receptionen med frågor. -Bokningsrutiner för patienter som därefter hänvisas till Akutsjuksköterska. -Akutteam (akutläkare + ssk + usk) Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? Tveksamt om det kan kallas innovation, snarare oprövat på VC Dalby. Aktiviteter -Ny skylt med information till patienter vid vårdcentralens entré. -Uppföljningsmöten med utvärdering av mätning av bredvid-flödet efter interventioner. -Utvärdering nyordningen av deltagare i Akutteam: veckodag/tid/vad är bättre/vad behöver ev. korrigeras. -Presentation av resultatet inplanerad på nästa APT. Resultat Antalet störningar reducerades med 95 % . (Det uppsatta målet var att reducera antalet störningar med 50 %). Sammanfattning kring måluppfyllelse De uppsatta målen har uppnåtts. Därutöver har en rad positiva sidoeffekter förstärkt inställningen till och engagemanget för förbättringsarbete i största allmänhet. Hur har ni skapat kundinflytande? Vi har lyssnat på de röster som funnits bland våra patienter sedan tidigare. Det övergripande målet för vårdcentralen är en patientupplevd förbättrad tillgänglighet till vårdcentralen. Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? Direkt triagering på plats är säkrare än triagering via telefon. Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Information och delaktighet i mätningarna. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Uppföljning+ utvärderar interventionerna - Nackdelar: Kan upplevas ta tid från vårduppdraget - Mest givande: Förbättringsarbete i team ger mersmak - Svårast: Hitta tid - Lärdomar: Ökad kunskap om komplexiteten i verksamheten Framtiden Enkel modell för förbättringsarbete kommer att användas framöver i andra frågeställningar. Optimering av det administrativa arbetet Förbättringsprogram Bättre flöde i vården 2014-2015 Teammedlemmar/deltagare Verksamhetsutvecklare, Cecilia Persson, cecilia.c.persson@skane.se Enhetschef, Sara-Lena Strånge Medicinsk sekreterare, Eva Brink Barnkardiolog, Rita Janusauskaite Enhetschef, Jennie Persson Arbetsplats SUS/VO barnkirurgi och neontalvård/Barnhjärtcentrum avd 67 Bakgrund/problem På avdelning 67 vårdas barn med medfödda hjärtfel samt barn med annan kardiologisk sjukdom. Avdelningen bedriver rikssjukvård och uppdraget att operera barn med medfödda hjärtfel delas med Göteborg. Remissinflöde uppgår till ca 630/år Ca 350 hjärtoperationer genomförs/år, till det tillkommer utredningar och behandlingar i form av hjärtkateteriseringar, ablationer, interventioner samt MR och CT. Till mottagningen kommer ca 2400 patienter/år Mottagning, dagvård och slutenvård bedrivs i samma lokaler. Oklar fördelning av de administrativa uppgifterna på avdelning 67. Syfte med förbättringsarbetet Frigöra tid till patientvård för vårdpersonal samt strukturera de administrativa uppgifterna för medicinska sekreterare för att minska sårbarheten vid ledigheter samt skapa förutsättningar för att ta över administrativa uppgifter Mål Frigöra tid för vårdpersonal – minska tid för ”onödig adm” = att handskriva lm – etiketter. När målet kan uppnås står helt i relation till när uppdragdering av Melior möjliggör förändringen. Oklart om förstudie är inledd. Beräkningar utifrån gjorda registreringar visar på ca 30 min frigjord tid/sjuksköterska vilket betyder ca 3 timmar under en dag för samtliga ssk tillsammans. Saker ska bli gjorda i rätt tid – diktat inom angivna mål Hög prio 95 – 100 % inom 24 timmar, låg och medel 80 % inom 48 timmar. Måldatum beräknas till 2015-09-30 Mätningar Tid som ssk lägger på att skriva etiketter till läkemedel under 2 – 4 veckor. Mätning av olika typer av störningar som påverkar arbetet för de medicinska sekreterarna, startar 7 april Diktat + störningar följs upp dagligen via nystartad pulstavla för medicinska sekreterare Förändringar som testats/PGSA Funktionsbeskrivning är under test och kommer att utvärderas (P/S) Pulstavla för sekreterare Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? • Etikettskrivare till läkemedelsrummet kopplat till Melior. Kontakter tagna med Innovator. Utvecklingsarbete startat med IT/MT (inom förvaltning IT/MT). • Resurs för registrering i kvalitetsregister Swedcon, diskussionsstadiet • Nya funktionsbeskrivningar samt pulstavla för de medicinska sekreterarna • Dagvårdsflöde och utrymme för dagvården behöver ses över Aktiviteter Möte med Innovator (Innovator Skåne har som uppdrag att ta tillvara och utveckla de goda idéer med kommersiell potential som växer fram i arbetsvardagen hos Region Skånes medarbetare) och IT/MT (funktion inom förvaltning Medicinsk service) angående etikettskrivare, kravspecifikation håller på att skrivas. Medarbetare har fått lämna in önskemål om avlastning/förbättring av administrativa uppgifter. Flödesschema vilka uppgifter olika yrkesroller har under en patients standardvårdtid Skuggning av ssk och läkare på avdelningen under en dag – spagettidiagram Funktionsbeskrivning för medicinaska sekreterare Resultat Ca 30 min/ssk frigörs med etikettskrivare + avsevärt ökad patientsäkerhet med korrekt information direkt från ordinationshandling. Medeltal för diktat med hög prioritet: 85 %, diktat med låg prioritet: 60 % Sammanfattning kring måluppfyllelse Inget att redovisa ännu Hur har ni skapat kundinflytande? Patientgruppen har inte varit delaktig Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? Ska kunna ge stora vinster för patientsäkerheten om allt faller på plats Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Information på APT på avdelningen, tavla med uppritat patientflöde samt formulär för önskemål om förbättring avseende administration. Skulle vilja att våra medarbetare, ffa sjuksköterskor och läkare blivit mer involverade i vårt arbete. Svårt att frigöra tid, skapa motivation och delaktighet under pågående intensivt vårdarbete. Påverkas också av gruppens osäkerhet/ovana. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Väcker tankar och ger utrymme för ifrågasättande av arbetssätt och rutiner. - Nackdelar: Risk att förbättring uteblir eller inte blir så tydlig. Gör det ännu svårare nästa gång ett arbete ska startas upp. - Mest givande: Liten inblick i vilka typer av verktyg som finns. - Svårast: Avgränsa problemet och bestämma vad vi ska jobba med samt skapa engagemang. - Lärdomar: Förbättringar görs bäst i små steg. Det finns en önskan om att revolutionera hela sjukvården. Framtiden Håll i och håll ut – försöka behålla införd struktur om den visar sig vara bra. Ökat patientdeltagande i bokning Förbättringsprogram Bättre flöden i vården Teammedlemmar/deltagare Medicinsk sekreterare Jenny Ehn Sjuksköterska Kerstin Persson Överläkare Eero Lindholm Enhetschef Susan Olsson Verksamhetsutvecklare Jonas Rönnquist, (Kontaktperson) jonas.ronnquist@skane.se Arbetsplats Endokrinmottagningen SUS Malmö Bakgrund/problem Som stora delar av sjukvården har endokrin på Skåne universitetssjukhus köer till sina mottagningar i Malmö och Lund. Vid sammanställningar av statistik kring besöken framkommer att ett stort antal patienter av- ombokar sina besök (inte sällan med kort varsel), eller helt enkelt uteblir från mottagningsbesöken. Under första halvåret 2014 av-, ombokade eller uteblev 42 procent av patienterna från mottagningsbesök på endokrinmottagningen i Malmö. Bokning av mottagningsbesök sker idag till största del genom det traditionella sättet att skicka ut en kallelse med en tid till patienterna. En översyn av möjligheterna till ändrade rutiner i bokning av mottagningsbesök i samråd med patienterna, ses som en möjlighet att minska antalet av-, ombokningar och uteblivna besök och därigenom leda till ett bättre resursutnyttjande och i förlängningen kortare väntetider. Syfte med förbättringsarbetet Ökat patientdeltagande i bokning av nybesök för diabetes- och endokrinpatienter på endokrinmottagningen i Malmö. I förlängningen utökning till mottagningen i Lund samt även inkluderande bokning av återbesök. Mål Målet är att förbättra och förenkla bokningen av tider för patienterna, minska de totala väntetiderna för patienterna, minska det administrativa arbetet kring bokning av besök (ombokningar) samt minska resursförluster på grund av uteblivna besök. Mätningar Mål – ökad patientnöjdhet med nationella patientenkätens resultat som utgångsvärde. Mätning görs i enkätform med första mätningen i december 2015. En enkät med liknande frågeställning som nationella patientenkäten planeras där fokus ligger på patientdelaktighet och tillgänglighet. Mål – minskat antal av-, ombokningar och uteblivna besök med utgångsvärde från föregående år (statistik från bokningssystemet PASIS). Mätningar görs genom månadsvisa uttag av statistik med start i september 2015. Förändringar som testats/PGSA Tester planeras under tidig höst 2015. Mot bakgrund av 13 veckors schemaläggning (och längre över sommaren) är det inte möjligt att starta tester innan sommaren. Därutöver har omorganisation i verksamhetsområdet lett till fördröjning av införande av nya rutiner som initialt planerades under våren. Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? • SMS påminnelser för enkel patientkontakt vid lediga tider. Kontakt har tagits med Innovator. • Översyn av blankett för remissbedömning – förenklad medicinsk prioritering. • Införande av verktyg för att snabbt och enkelt kunna få återkoppling på hur våra patienter upplevt t ex ett besök. Mätning av patientnöjdhet kontinuerligt på mottagningen - Happy or Not – med möjlighet till snabb återkoppling till medarbetarna. Aktiviteter • Kartläggning/basmätning (antal av- ombokningar och uteblivna samt resultat från nationella patientenkäten) • Delaktighet bland medarbetarna på mottagningen • Studiebesök på mottagning som infört bokning i samråd med patienterna (hudmottagning Lund) • Kartläggning processflöde • Orsaksanalys (fiskbensdiagram) • Kontakt med Innovator SMS-påminnelse inför provtagning Resultat Resultat kommer finnas tillgängligt senare under året. Sammanfattning kring måluppfyllelse Resultat kommer finnas tillgängligt senare under året. Hur har ni skapat kundinflytande? Någon patient har inte tillfrågats. Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? Bedömningen är att ett bättre utnyttjande av mottagningstiderna kommer leda till minskade köer till mottagningen och därigenom positiv påverkan på patientsäkerheten. De uteblivna besöken motsvarar halva kön till mottagningen. Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Delaktighet har skapats på flera plan. Information på avdelningsmöten/APT, dragning av föreslagna ändringar i verksamhetsområdets ledningsgrupp och information till verksamhetsområdets samtliga chefer. Poster med processflöden och basmätningar har visats på anslagstavlor på enheten och medarbetarna har givets möjlighet att tycka till om föreslagna ändringar och underlag. Därutöver har många och engagerade diskussioner hållits runt kaffebordet i personalrummet… Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Strukturerat arbetssätt. Möjlighet att tänka genom och förankra förändringar hos medarbetarna. Tid att diskutera i arbetsgruppen kring möjligheter och utmaningar med förändringen. - Nackdelar: Tidskrävande och lång process. - Mest givande: Att ta del av andra verksamhetsområdes/klinkers problemställningar och lösningar. - Svårast: Förändringen påverkar många personalgrupper. Läkare, sjuksköterskor och sekreterare. Ger fler faktorer att ta hänsyn till som schemaläggning och förankring av nya rutiner bland personalen. - Lärdomar: Undvik förändringsarbete under pågående omorganisation. Förankringsarbete hos ledningen inför förändringar tar lång tid. Framtiden Bokningar enligt nya rutiner kommer att påbörjas från september och omfatta samtliga nybesök till endokrinmottagningen i Malmö med kontinuerlig utvärdering. Därefter fortsätter ett stegvis införande av de nya rutinerna för nybesök på endokrinmottagningen i Lund samt för återbesök på båda mottagningarna. Frigöra tid för patientnära arbete och effektivisera genom workshift Förbättringsprogram Bättre flöden i vården Teammedlemmar/deltagare Verksamhetsutvecklare: Eva Norrsell, eva.k.norrsell@skane.se (Kontaktperson) Medicinsk sekreterare: Annika Persson Administratör: Annette Jörgensen Arbetsplats VO Neurokirurgi, Sus, Lund Bakgrund/problem På grund av tillfälligt minskade medicinska sekreterare resurser behövde vi se över arbetsuppgifterna inom mottagningsverksamheten som medicinsk sekreterare idag utför som skulle kunna utföras av annan. En arbetsuppgift är handläggningen av inkommande remisser. Till neurokirurgen inkommer årligen ca.3400 remisser. Remisserna hanteras av olika yrkeskategorier, administratörer, medicinska sekreterare, läkare och sjuksköterskor. Det är med andra ord många led i remisshanteringen. Flödet för inkommande remisser kan beskrivas så här: Inkommanderemisser ankomst stämplas, registreras i PASIS, kopieras och skickas för scanning av administratör. Administratören lägger sedan original-remissen till medicinsk sekreterare. Medicinsk sekreterare kontrollerar underlaget i remissen; finns röntgenbilder om inte beställs dessa, registrerar eventuell betalningsförbindelse, dokumenterar i Melior till vilken läkare remissen läggs och lägger därefter remissen till läkaren. Läkaren granskar remissen och dikterar remissvar och lägger därefter remissen tillbaka till medicinsk sekreterare. Medicinsk sekreterare skriver remissvar och om patienten skall få tid till mottagningen meddelas mottagningsköterska. Mottagningsköterska lägger upp bevakning för nybesök i PASIS alternativt bokar besök direkt. Se bilaga 1. Vi såg i flödet för inkommande remisser att medicinska sekreterare blir avbrutna i sitt arbete för att fördela inkommande remisser, att bli avbruten i sitt arbete är både stressande och ineffektivt. Kan denna uppgift utföras av administratör? Kan vi också genom att omfördela denna arbetsuppgift frigöra tid för utskrift av diktat? Vi såg också att medicinska sekreterare meddelar mottagningssjuksköterska att patienten skall bevakas för mottagningsbesök. Kan de istället själva lägga upp bevakning och med detta frigöra tid för mottagningsköterska? Tid som mottagningssköterska skulle kunna använda till patientkontakt ex. uppföljningar efter operation. Genom att minska leden, kan remisshanteringen bli mer effektiv och med det korta ledtiden från ankomst till granskning av remiss? Syfte med förbättringsarbetet Syftet med förbättringsarbetet är att inkommande remisser skall hanteras i så få led som möjligt för att optimera ledtiden, att arbetsuppgifter omfördelas så att medarbetarnas kompetens används på bästa sätt och att administrativt arbete som kan utföras av annan minskas för vårdnära personal för att frigöra tid för patienterna inom VO Neurokirurgi, SUS Lund. Mål Övergripande mål: Frigöra tid för patientnära arbete och effektivisera genom workshift. Delmål: • Omfördela arbetsuppgifter mellan medicinsk sekreterare och administratör och mellan mottagningssköterska och medicinsk sekreterare. • Minska leden i flödet för inkommande remisser för att hålla granskningstiden för 90 % av inkommande remisser på ≤ 3dagar och förbättra patientsäkerheten. • Genom mer varierande arbetsuppgifter öka arbetsglädjen för medarbetarna. Mätbart mål: • Fortlöpande följa, via Qlikview, ledtid för granskning av inkommande remisser och tiden för utskrift av diktat. Uppnått mål: Målet skall vara uppfyllt 150901 Mätningar Basmätning: Vi har genomfört en basmätning under 4 veckor. Under basmätningen arbetade läkare, medicinska sekreterare och administratörer som vanligt men de fyllde i ett protokoll där de uppskattade tiden för deras arbete med remissen och även deras upplevelse av stress. Mätning - rör vi oss mot målet: Se bilaga 1. Hur mäter/följer vi detta? Via Qlikview följa ledtider för utskrift av diktat och ledtider för granskning av remiss. Via Vårdåtagande bilden i PASIS följa att läkarens medicinska bedömning, inom antal dagar patienten skall kallas, är ifyllt och till vem patienten skall kallas. Fortlöpande diskussioner på APT om hur förbättringsarbetet fungerar och upplevs men även hur våra patienter får ta del av frigjord tid för mottagningsköterska och läkare. Förändringar som testats/PGSA • Vi har testat att minska leden i det inkommande remissflödet: Tidigare var det 5 led, från administratör->medicinsk sekreterare->läkare->medicinsk sekreterare>mottagningssköterska, nu testar vi 3 led från administratör->läkare->medicinsk sekreterare. • Omfördelning av arbetsuppgifter som tidigare utförts av medicinska sekreterare till administratörer. Har fungerat väl. • Möjlighet för läkare att istället för att diktera använda sig av standardremissvar. Börjar användas mer och mer i de fall det är möjligt. • Vid remissgranskning införa att läkaren fyller i ”Remissgranskning lappen”. Kunde fungerat bättre men det får vi nog själv ta på oss ansvaret för, vi kunde informerat bättre vilket vi kommer att göra. • Medicinska sekreterare lägger upp bevakning i PASIS och bokar nybesök. Har fungerat väl. Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? När förbättringsarbetet startade var inte vår tanke att medicinska sekreterare skulle boka nybesök men det kändes naturligt när vi tittade på vårt nya flöde, så därför ville vi testa detta. Omfördelning av denna arbetsuppgift märkte vi snabbt var positiv både för medicinska sekreterare och för mottagningssköterskorna. Tid frigjordes för mottagningssköterskorna och medicinska sekreterare upplevde arbetsuppgiften som stimulerande. Aktiviteter • Deltagarna i projektet började med en egen brainstorming. • Därefter lämnades ett frågeformulär ut till alla administratörer, medicinska sekreterare och läkare som är involverade i inkommande remisser där de fick lämna synpunkter på vad som fungerar bra idag? Vad är problem idag? Förbättringsförslag? Synpunkterna sammanställde vi i NULÄGE där vi även skrivit våra egna synpunkter och tankar. • Resultatet av dessa aktiviteter resulterade i en processkartläggning och ett dokument. Processkartan har hängt tillgänglig för medarbetarna. • Vi har intervjuat de medicinska sekreterare på neurologen som bokar nybesök. • Vi har utarbetat ett förslag på arbetsbeskrivning FRAMTID, ”vem gör vad” i flödet för inkommande remisser. • Vi har informerat på APT, diskuterat i fikarummet och fortlöpande förhört oss om hur förbättringsarbetet fortlöper och upplevs. • Berörd personal har utbildats och rutinbeskrivningar har utformats för arbetsuppgifter som inte tidigare utförts av administratörer och medicinska sekreterare. • Under de första dagarna då vår förbättring skulle testas var deltagarna i projektet behjälpliga för att kunna stötta och besvara frågor. Resultat I basmätningen, där de inblandade arbetade som vanligt, framkom att granskning av en (1) remiss för läkare kunde ta mellan 4-18 minuter, genomsnittet låg på 10 minuter. Upplevelse av stress varierade från 1-5 med ett genomsnitt på 2. Man kunde inte relaterat stressnivån till antal remisser som granskats. För administratör tog registrering och kopiering 4 minuter per remiss. Stressupplevelse framgick inte. För medicinsk sekreterare tog administration kring varje remiss 4 minuter. Stressnivå 1-2. Försumbar variation i tidsåtgång per remiss för administratör och medicinsk sekreterare. Ekonomiska effekter av vårt förbättringsarbete, som vi initialt inte tänkt på, är att vi minskat kostnaden för scanning då vi nu inte automatisk scannar gammal journal, detta görs endast på läkares begäran. Sammanfattning kring måluppfyllelse Vid uppföljningsmötet 150413 framkom att mottagningssköterskorna upplever att det frigjorts tid då medicinska sekreterare lägger upp bevakning och bokar nybesök och medicinska sekreterare upplever den nya arbetsuppgiften som stimulerande. Medicinska sekreterare upplever också att deras arbete blir mindre splittrat då de inte är involverade i remisshanteringen innan läkare får remissen. Administratörer upplever ett bättre flyt i sitt arbete. Hur har ni skapat kundinflytande? Kunden har inte medverkat i förbättringsarbetet men arbetet har ett väldigt tydligt patientfokus. Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? Omfördelning av arbetsuppgifter mellan medicinsk sekreterare och administratör och mellan mottagningssköterska och medicinsk sekreterare ser vi inte som en patientsäkerhetsrisk. Se bilaga 2, riskanalys. Färre led gör remisshanteringen säkrare. Det finns rutin för hur remisser skall fördelas till läkare och in-remitterande kontaktar oftast dag-bakjour direkt via telefon angående akuta ärenden/remisser. Rutin finns också för hur patienter skall bevakas- och bokas till mottagning. Varje månad kvalitetssäkras att inkommande remisser är bedömda och att de patienter som skall bokas för besök är bokade eller att det finns bevakning för detta. Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Vår processkartläggning hänger tillgänglig på mottagningen. Det finns möjlighet för medarbetare att sätta upp egna ”post it lappar”. Inför uppstart av förbättringsprojektet fick alla administratörer, medicinska sekreterare och läkare som är involverade i inkommande remisser lämna synpunkter på vad som fungerar bra idag? Vad är problem idag? Förbättringsförslag? Synpunkterna sammanställde vi i NULÄGE där vi även skrivit våra egna synpunkter och tankar. Vi har informerat på APT och eftersom vi är en liten enhet så har diskussioner kommit upp spontant i fikarummet. I arbetsgruppen ingår medicinsk sekreterare, administratör och f.d. enhetschef på mottagningen vilket gjort det lättare att implementera förbättringsförslagen om omfördelning av arbetsuppgifter då alla tre har goda kunskaper om arbetsuppgifterna som skall omfördelas. Vi har också haft nära kontakt med sektions- och verksamhetschef. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Man får ett bättre perspektiv på helheten. - Nackdelar: - Mest givande: Att få vara med på förbättringsresan och känna att det blev något bra! - Svårast: Att mål skall vara mätbara. Upplevelsen av vårt förbättringsarbete är en positiv känsla, men hur mäter vi detta? Hur mäter vi ökad tid för patientkontakt? - Lärdomar: Framtiden Sjukvården har i nuläget sjuksköterskebrist. Detta ställer krav på oss att se över arbestuppgifter. Vi kommer därför att se över möjlighet för medicinska sekreterare att ta över ansvaret för all bokning till vår mottagning. Detta kräver dock ökad medicinsk sekreterarbemanning. Eventuellt kommer vi att utföra en kompletterande mätning för att utvärdera om omfördelningen av arbetsuppgifter från medicinsk sekreterare till administratörer gjort att arbetsbelastningen för administratörer måste ses över. Bilaga 1 DÅTID = basmätning 1 Flödet inkommande remisser till VO Neurokirurgi, SUS Lund Administratör 4 min Medicinsk sekreterare 4 min Läkare 10 min Medicinsk sekreterare 7 min NUTID = basmätning 2 Flödet inkommande remisser till VO Neurokirurgi, SUS Lund Administratör 8 min Läkare 10 min Medicinsk sekreterare 10 min MottagningsSjuksköterska 10 min Till neurokirurgen inkommer årligen ca.3400 remisser. Remisserna hanteras av olika yrkeskategorier, administratörer, medicinska sekreterare, läkare och sjuksköterskor. Det är med andra ord många led i remisshanteringen. DÅTID: • Inkommanderemisser ankomst stämplas, registreras i PASIS, kopieras och skickas för scanning av administratör. Administratören lägger sedan originalremissen till medicinsk sekreterare. • Medicinsk sekreterare kontrollerar underlaget i remissen; finns röntgenbilder om inte beställs dessa, registrerar eventuell betalningsförbindelse, dokumenterar i Melior till vilken läkare remissen läggs och lägger därefter remissen till läkaren. • Läkaren granskar remissen och dikterar remissvar och lägger därefter remissen tillbaka till medicinsk sekreterare. • Medicinsk sekreterare skriver remissvar och om patienten skall få tid till mottagningen meddelas mottagningssköterska som lägger upp bevakning för nybesök i PASIS alternativt bokar besök direkt. • Total tidsåtgång, effektiv tid: 35 minuter NUTID: • Inkommanderemisser ankomst stämplas, registreras i PASIS, kopieras och skickas för scanning av administratör. Administratör kontrollerar underlaget i remissen; finns röntgenbilder om inte beställs dessa, registrerar eventuell betalningsförbindelse, dokumenterar i Melior till vilken läkare remissen läggs och lägger därefter remissen till läkaren. • Läkaren granskar remissen och dikterar remissvar, alternativt använder standardtext, och lägger därefter remissen tillbaka till medicinsk sekreterare. • Medicinsk sekreterare skriver remissvar. Om patienten skall få tid till mottagningen bokas nybesök alternativt om det inte finns lediga tider läggs bevakning upp för nybesök i PASIS. • Total tidsåtgång, effektiv tid: 28 minuter SAMMANFATTNING: • Färre led = mer effektivt • Effektiv tidsvinst: 7 min./remiss = 23 8000 min./år = 396 tim./år = 49,5 dagar/år = 4 dagar/månad = 20% Bilaga 2 Basmätning 1, mellan 150112-150206 Granskning av remiss, datum: Granskade remisser mellan klockan: Kl: 9-12 NAMN: Antal remisser ”Uppskattat” totalt antal minuter Kl: 12-17 Kl: 17-08 Kl: Övrig tid Kl: ”Dagen efter” Total ”stressupplevelse” vid remissgranskning på en skala 1-5 där 1 är ingen stress och 5 är mycket stress 1 ----------------------------------------------------- 5 Tillgänglighet och kontakt med patienten i fokus Förbättringsprogram Bättre Flöde i vården 2014 -2015 Teammedlemmar/deltagare Läkare Jens Brandt Sekr. Annika Espmarker kontaktperson; Annika.Espmarker@skane.se Ssk. Cecilia Brorsson Usk. Carina Hansson Arbetsplats Kirurgkliniken i Ystad Bakgrund/problem Störande moment med oplanerade besök på mottagningen. Patienter får inte svar på olika undersökningar inom rimlig tid. Patienterna vet inte om när läkare ska ringa utan läkaren har en vecka på sig att kontakta patienten. Syfte med förbättringsarbetet Minska icke värdeskapande tid för patienter och personal. Mål 0 oplanerade patienter på mottagningen. Patienterna ska få sina remissvar inom 2 veckor. Planerade/schemalagda telefontider till läkare. Mätningar Antal oplanerade besök på mottagningen i form av pinnstatistik. Antal patienter som eftersöker sina svar. Antal samtal Dr gör innan man kommer fram till patienten. Kontinuerliga mätningar under testperioden. Förändringar som testats/PGSA 1. Sekreterare i receptionen på mottagningen för att bemöta och hjälpa de patienter som kommer oplanerat. 2. Schemalagd telefontid till 3 läkare. Detta pga att schema redan var lagt och vi kunde inte rubba detta. Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? Sekreterarfunktion i receptionen har varit mycket lyckat. Detta pga att patienter har fått hjälp utan att behöva stå och vänta på mottagningspersonalen. Mottagningspersonalen har fått arbeta i lugn och ro utan att bli avbryten i sitt arbete. Aktiviteter Utvärdering i projektgruppen varje vecka samt berörd personal. Resultat 40 30 Pat till rec 20 Pat till vårpers. Behov av ssk 10 0 V 10 V 11 V 12 V 13 Sekreterare fanns i reception 4 dagar/vecka. 2. 100% av de patienter som fått planerad tel.tid har svarat på första uppringningen. Sammanfattning kring måluppfyllelse Ökad tillgänglighet för patienten samt ökad värdeskapande tid för personalen. Hur har ni skapat kundinflytande? De patienter som fått service i receptionen har varit mycket nöjda. Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? Mindre oro hos patienten. När störande moment minskas blir risken att göra fel mindre hos vårdpersonalen. Mer effektiv mottagning med mindre störande moment. Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Täta diskussioner i arbetsgruppen. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Lär sig arbetet från en annan sida och patienten i fokus på ett annat sätt. Försöka se vårdens flöde ur patientens synvinkel. - Nackdelar: Svårt att få tid att träffas i arbetsgruppen. - Mest givande: Hoppas på fortsatt förändringsarbete i positiv anda. Lättare att driva detta när man fått lite mer ”kött på benen”. - Svårast: Att få med sig alla personalkategorier. - Lärdomar: Små steg framåt ger ofta ett bättre och ihållande resultat. Framtiden Vi kommer att försöka få våra tester permanenta då vi anser att det fungerat väldigt väl. Bättre omhändertagande av patienter som kommer till akutmottagningen i Ystad Förbättringsprogram Bättre flöde i vården Teammedlemmar/deltagare Enhetschef/medicinsk sekr Rose-Marie Persson rose-marie.r.persson@skane.se Medicinsk sekr Susanne Nilsson Akutläkare Jogvan Matras Processansvarig administration Elenor Nilsson Ky-elev Elin Löwenberg Arbetsplats Akutmottagningen i Ystad Bakgrund/problem Arbetssättet på akuten har vissa moment som inte kan anses som effektiva i modern sjukvård. – Ur patientperspektiv finns en stor del icke värdeskapande tid och oförståeliga förlopp. – Ur personalperspektiv belyses en problematisk arbetsmiljö, med hög belastning och hög stressnivå. – Ur verksamhetsperspektiv finns inadekvat resursutnyttjande grundat i ineffektiva arbetssätt och planering Syfte med förbättringsarbetet Att minska den icke värdeskapande tiden för patienten och att patienten inte upplever repetition av samma frågor flera gånger. Minska behovet av dokumentation och undvika dubbeldokumentation. Mål Att patienten tas om hand med högsta kvalitet med fokus på patientsäkerhet och patientnöjdhet och att arbeta med att undvika återinläggningar. Att personalen skall ha en hållbar arbetssituation i en attraktiv arbetsmiljö. Att medarbetarna arbetar på toppen av sin kompetens. Att klara det nationella fyratimmarsmålet för vistelsetid på akutmottagningen. Mätningar Genom rapportering i patientliggaren av t-ex ankomstid, registreringstid etc. mäter vi t-ex: Tid till läkare. Vistelsetid (4-timmars målet). Mediantid till läkare. En högpresterande akutmottagning är en ekonomisk vinst för hela sjukhuset då det medför kortare vårdtiden och rätt vård från början, att man jobbar enligt RAK samt bättre arbetsmiljö. Förändringar som testats/PGSA Team med usk, akutläk och sekr har fungerat bra men ändringar i arbetsbeskrivning har fått göras efter hand. Vi har även testat med direktdiktering i Primärbedömningen och det har fungerat mycket bra och läkarna är mycket nöjda med det. Sammanfattning kring måluppfyllelse För patienten innebär det kortare väntetid till att träffa läkare och viselsetiden på Akutmottagningen blir kortare. För verksamheten innebär det ett snabbare flöde av patienter. För läkare betyder det mindre administration, vilket frigör tid som kan användas till patienterna istället. Framtiden Anställa fler akutläkare. Anställa fler medicinska sekreterare som kan överta flera arbetsuppgifter från både läkare, sjuksköterska och undersköterska (RAK) Bemanna med sekreterare dygnet runt. Bättre flöde under öppen akutmottagning Förbättringsprogram Bättre flöde i vården Teammedlemmar/deltagare Distriktssköterska, Sara Hördin, sara.hordin@skane.se (Kontaktperson) Allmänläkare, Maja Stojanovic Undersköterska, Eva Svensson Receptionist, Anna-Lena Wihlborg Verksamhetschef, Camilla Lindqvist-Pavlovic Arbetsplats Närlunda VC Helsingborg Bakgrund/problem Vårdcentralen har en öppen akutmottagning på förmiddagarna mellan kl. 10.00 – 11.00. Det betyder att patienterna kan komma oanmälda under denna timme och söka vård för diverse åkommor. De blir inte heller triagerade av sjuksköterska. Under det senaste året har patienttrycket ökat och stundtals har läkartiderna varit mycket få. Detta har lett till att patienterna kommer till akutmottagningen redan vid 9.30 och ibland tidigare för att försäkra sig om en tid. Patienterna söker även för åkommor som inte är akuta och som är svåra att lösa på 10 minuter. Detta har gjort att väntetiderna blivit längre för patienterna och vi får en ”propp” i receptionen när alla vill komma och anmäla sig samtidigt. En patientenkät visade att patienterna upplever väntetiderna som negativt och även arbetsmiljön påverkas negativt. Syfte med förbättringsarbetet Syftet är att minska väntetiden för patienterna som besöker den öppna akutmottagningen på Närlunda Vårdcentral. Mål Övergripande mål: Minska patientens samlade tid under akutmottagningen på Närlunda vårdcentral med 20 % till den 31/5-15. Delmål: Att minska den första väntetiden för patienten. Den tid patienten väntar från att ha anmält sig i receptionen till dess att de träffar någon i personalen (oftast läkare). Mätningar Enkätundersökning har gjorts där patienterna fick svara på vad de tycker om vårdcentarlens akutmottagning. Ett tidsflöde gjordes före förändringarna för att se hur mycket tid som är ”icke värdeskapande” tid för patienten och var under flödet som det är som mest väntetid. Det var tydligt att det är den första väntetiden (innan patienten träffar läkare, ssk eller usk) som är den längsta och minst värdeskapande för patienten. Därefter flyter arbetet på bra och mellan läkarbesök och laboratoriet är väntetiderna acceptabla. Förändringar som testats/PGSA Vår första förändring blev att varannan tid under akutmottagningen skulle vara bokningsbar för telefonsköterskan redan från morgonen. Vi provade även med att återgå till nummerlappar under akutmottagningen för att få det lugnare i receptionen och öka sekretessen då alla inte står i kö bakom den som anmäler sig. Vi har också avgränsat tiden för när vi har triagering på plats av sjuksköterska för att skapa bättre telefontillgänglighet under den första timmen då många ringer för akuttider. Två veckor efter förändringarna gjordes ytterligare en studie av tidsflödet. Denna visade ingen uppenbar förbättring. Vi hade problem med att få in alla tidsflödena och därför känns resultatet tveksamt. Observationer från personalen i receptionen är ändå att flödet är lite jämnare. Patienterna verkar vara positiva till att få en bokad tid när de ringer enligt telefonsköterskorna. Personalen i stort tycker att det känns bra att arbeta på det här sättet. Vi har fått in en del idéer och tankar från personalen om ytterligare förändringar av akutmottagningen. Andra förändringen blev att justera vilka tider under akutmottagningen som är ”öppna” och vilka som bokas via telefonen för att ytterligare minska väntetiden för patienten. Då de flesta som inte ringt kommer innan tio valde vi att förlägga de bokade akuttiderna i slutet av akuttimmen. En annan förändring är att patienterna som ska till distriktssköterskan inte behöver anmäla sig i receptionen utan kan gå direkt till väntrummet utanför distriktssköterskan. Detta gör att kötiden i receptionen minskar samt att patienterna som ska till distriktssköterskan inte riskera fast i en lång kö i receptionen och bli sen till sin tid och i sin tur försena schemat för distriktsköterskan. Ny tidsstudie utfördes i början av maj. Då fick även patienterna svara på en enkät. Var god se bifogad bilaga (1). Denna gång gjorde vi endast en tidsstudie över första väntetiden. Vi kan se att ankomsttiderna variera mer än tidigare men tyvärr är väntetiden fortsatt den samma cirka 33 minuter. Enkätsvaren var överväldigande positiva. Patienterna är mycket nöjda med akutmottagningen och tycker över lag inte att väntetiderna är för långa. Majoriteten tycker också det är bra att kunna få en bokad tid under akuttimmen om man ringer telefonrådgivningen på morgonen. Vi kommer genomföra en sista tidstudie i början av juni då vårt mål var att minska den totala väntetiden för patienten under akutmottagningen med 20 % till den 31/5. Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? Inga innovationer i nuläget. Aktiviteter Vi har tittat över informationen som getts ut till patienterna angående akutmottagningen och formulerat om ett nytt informationsblad. Detta kommer vara mer kortfattat och även förekomma på flera språk. Patienter som är i behov av receptförnyelse erbjuds fylla i en receptblankett i receptionen istället för att vänta på plats för att träffa triagessköterskan. Patienter som kommer utanför triagetiderna och inte har möjlighet att vänta kan välja att bli uppringd av sjuksköterska inom 24 timmar för rådgivning. Många gånger kommer patienter direkt till vårdcentralen för att boka läkartid, möjligtvis för att det ibland är långa köer i telefonen och patienten ändå hade vägarna förbi. För att inte låta patienten sitta och vänta i onödan och för att inte avbryta sjuksköterskornas arbete i telefonen erbjuds patienten istället att bli uppringd inom 24 timmar. Oftast blir det på eftermiddagen då det finns tid avsatt till en sjuksköterska att gå igenom inlämnade receptförnyelser och samtalslappar. Resultat 120 100 80 Serie1 60 Serie2 40 20 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 Tabellen visar att väntetid 1 (röd stapel) utgör den största delen av den totala väntetiden (blå stapel). Ibland är det den ända väntetid då pat återgår till hemmet direkt efter läkarbesöket. 35 30 25 20 Serie1 15 10 5 0 1 2 3 Väntetid 1 har från första undersökningen sjunkit i medianvärde från 32 minuter till 26 minuter vilket stöder våra försiktiga observationer om att vi har gjort förändirngar som leder oss åt rätt håll. Vid senaste mätningen hade vi tyvärr åter ett medianvärde på 33 minuter. Men enligt vår enkät upplever inte patienterna detta som en lång väntetid. Sammanfattning kring måluppfyllelse Vi har ännu inte gjort mätningar för om vi uppnått vårt huvudmål. Delmålet var att förkorta den första väntetiden. Enligt våra tidsstudier har vi inte lyckats med detta. Det går dock stick i stäv med den senaste patientenkäten där patienterna övervägande är mycket nöjda med akutmottagningen och inte tycker att väntetiderna är förlånga. Kanske speglar det ändå resultatet av de förändringar vi gjort med t.ex. förbokade tider under akutmottagningen och minskat tryckt i receptionen. Vi vill med våra förändringar skapa ökad tillgänglighet för patienterna men samtidigt ha en bra arbetsmiljö för personalen. Hur har ni skapat kundinflytande? Patienterna har vid två tillfällen tillfrågats om att delta i en patientenkät och där även fått möjlighet att lämna förslag på förbättringar. Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? Vår förhoppning är att ett jämnare patientflöde på vårdcentralen samt att arbetsbelastningen för respektive personalgrupp minskar ska leda till ökad patientsäkerhet. Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Information om arbetet har kontinuerligt skett på APT, via mail samt via anslagstavla. Personalen har helatiden blivit tillfrågade och haft möjlighet att komma med idéer och förslag. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Skynda långsamt. Stanna upp och fundera på vad som fungerar och vad som inte fungerar. Involvering av alla på arbetsplatsen. - Nackdelar: Tidskrävande - Mest givande: Gensvaret från både patienter och personal om att detta är positiva förändringar och att vi har gjort detta som en grupp tillsammans. - Svårast: - Lärdomar: Man kan aldrig informera tillräckligt mycket. Förberedelserna inför varje moment är viktiga. Framtiden Vi känner redan att denna första förändring har skapat ringar på vattnet och fler förändringar kommer att göras. T.ex. kommer laboratoriepersonalens arbetssituation och uppgifter att ses över. Även telefonsköterskornas arbetsuppgifter kommer revideras och omfördelas. Bilaga 1 Frågeformulär Vi gör en patientundersökning på Närlunda VC för att ta reda på hur Du som patient upplever vår akutmottagning. Medverkan är frivillig och helt anonym. Vi är tacksamma för den hjälp Du kan ge oss. /Personalen på Närlunda VC Hur pass nöjd är du med akutmottagningen på Närlunda VC? Inte nöjd alls 1 till Mycket nöjd 5. Ringa in det allternativ som stämmer bäst för dig. 1------------------------2-------------------------3----------------------------4-----------------------------5 Inte nöjd alls nöjd Mycket Upplever du väntetiderna som långa? Tycker du det är bra att kunna få en bokad tid till akutmottagningen via telefonrådgivningen? JA JA NEJ NEJ Har du förslag till förbättring? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Tack för Din medverkan! En kontakt in - arbete för förbättrad tillgänglighet på Vårdcentralen Ystad 2014/2015 Förbättringsprogram Bättre flöden i vården 2014/2015 Teammedlemmar/deltagare Verksamhetschef Anna Krämer, anna.kramer@skane.se (Kontaktperson) Distriktssköterska Kerstin Jönsson Specialist i allmänmedicin Cecilia Nilsson Med. sekreterare Elisabeth Schlyter Undersköterska Petra Somell Leg sjukgymnast Inger Widéen Arbetsplats Vårdcentralen Ystad Vi är ca 40 medarbetare: läkare, distriktssköterskor, sjuksköterskor, undersköterskor, sekreterare, sjukgymnaster, arbetsterapeut, dietist, kurator och psykolog. Vi har bred kompetens för att kunna möta våra patienters behov. Vi har astma-/KOL-team, diabetesteam, hjärt-kärl-team, äldre- och demensmottagning, BVC, psykosocialt team med kompetens för KBT och PDT. Vi erbjuder artrosskola och bassängträning. Listade patienter 11600, viktade listade ca 12600. Listningen ökade 2014 och ligger stabilt. Bakgrund/problem Vårdcentralen har sedan lång tid tillbaka haft begränsad tillgång på läkartider. Patienter, ofta multisjuka, som vill boka tid för årskontroll har vi upplevt får stå tillbaka för andra patientgrupper med mer akuta behov. Ystad har en åldrad befolkning och ligger över genomsnittet i ålder. Våra patienter har en större vårdtyngd än genomsnittet mätt i ACG och CNI. I Ystad finns flera privata vårdgivare, bland annat en stor privat Hälsovalsenhet. Det har periodvis varit svårt att få tid hos läkare och sjukgymnast. I flera fall har patienter fått hänvisas till att ringa upprepade gånger för att få en tid vilket är mycket otillfredsställande för både patienter och personal. Det har också lett till en ökad belastning för sjuksköterskor i telefonen med långa väntetider för patienterna och dålig telefontillgänglighet. Vi gjorde en analys av olika faktorer som påverkar tillgängligheten i ett fiskbensdiagram och genomförde multiröstning för att komma fram till vad vi skulle satsa på att arbeta med. Se bilaga 1 Under det senaste året har vi genomfört en del förändringar för att förbättra tillgängligheten och för att utnyttja all personals kompetens, task-shifting. Syfte med förbättringsarbetet Vi vill åstadkomma ännu bättre tillgänglighet för patienterna, det ska bara behövas en kontakt in. Multisjuka och äldre prioriteras. Mål 1 Samtliga patienter som ringer för tidsbokning för årskontroll till läkare ska beredas tid efter första telefonsamtalet från och med 150301. Ingen ska behöva ringa flera gånger. 2 Alla patienter som bedöms bäst få hjälp av sjukgymnast ska bokas på akut tid hos sjukgymnast (LEON-principen). Det ska finnas dagliga tillgängliga akuttider hos sjukgymnast för sjuksköterskor i triaget att boka, start 150301. För att frigöra fler läkartider hänvisas patienter med besvär från rörelseapparaten direkt från sköterska i telefonen till sjukgymnast. Detta har skett i viss mån även tidigare men då hänvisades patienten av sjuksköterska/läkare till att själv ringa sjukgymnast på angiven telefontid för tidsbokning. Mätningar 1 Vi har under tre veckor mätt med pinnstatistik i triaget hur många patienter som ringt för årskontroll men som inte kunnat erbjudas tid utan hänvisats till att ringa igen för tidsbokning. Under perioden 150216 till 150306 rörde det sig om 50 patienter. Vi mätte totala antalet patienter på bevakningslista före interventionen. Det rörde sig vid mätning 150213 om totalt 10 patienter som låg på bevakning för kallelse under mars månad till samtliga läkare. 19 patienter väntade på kallelse under april månad och 18 väntade på kallelse i maj. Detta kommer att följas upp med en ny mätning 150413 till att börja med. Detta för att få en reell uppfattning om hur många patienter det rör sig om och för att kunna planera och dimensionera schemaläggning på ett adekvat sätt. 2 Vi har mätt bevakningslista till sjukgymnast före intervention 150301. Då var väntetiden tre veckor för icke akuta besvär. Pinnstatistik gjordes under tre veckor på triagerade patientbesök från sjuksköterska. 15 patienter bokades från triage direkt till sjukgymnast. Detta innebär ett mer kostnadseffektivt omhändertagande och patienten får rätt hjälp direkt. Det ger snabbare och smidigare patientflöden och minskar väntetider. Förändringar som testats/PGSA 1 För att förbättra tillgängligheten för våra mest sjuka patienter planerar vi att sätta patienter på bevakningslista som ringer för årskontroll om de inte kan erbjudas tid direkt vid första telefonsamtalet med start 150301. Vi kommer att följa utvecklingen för att se om detta leder till nöjdare patienter, bättre möjlighet till schemaplanering, förbättrad arbetsmiljö och ökad telefontillgänglighet. Vi kommer också att få en bättre översikt över hur många patienter det rör sig om och om vi faktiskt kan möta dessa behov. Efter tre månader utvärderar vi detta och tar ställning till om det faktiskt lett till en förbättring. Se bilaga 2 2 Vi har öppnat fler dagliga akuttider med möjlighet för sjuksköterskor i triaget att boka tid direkt. Vi har mätt under mars månad hur många patienter som triageras från sjuksköterska (resultat 10 st). Väntelistan har under denna tid minskat till en vecka. Man får anta att större delen av dessa patienter annars skulle bokats för läkarbesök. Se bilaga 3 Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? -Bevakningslistan är återinförd i modifierad form för prioriterade patientgrupper för att förbättra tillgängligheten 150301. - Vaxproppsmottagning hos särskilt utbildad sjuksköterska är öppnad 150301. -Mottagning hos undersköterska för blodtrycksmätning, suturtagning och audiogram har startats. -Tid hos sjukgymnast kan från och med 150215 bokas direkt av sjuksköterska i triaget. -Sekreterarna har omorganiserat sitt arbete så att man nu arbetar i team med läkare, ssk och usk vilket medfört att det blir tydligare vem som ansvarar för vad. En sekreterare är ansvarig för kassa, en för posthantering och utskrift av akuta remisser och övriga får sitta mera ostört och skriva. Läkarna vet därmed vilken sekreterare man ska vända sig till och sekreterarna får en bättre arbetsmiljö och ett mer avgränsat ansvar. Denna åtgärd har medfört att väntetiderna för utskrift av diktat minimerats. Aktiviteter Vi inbjöd till dialogmöte för att ta del av patienternas synpunkter 150323, men tyvärr blev det inget gensvar för detta. Vi planerar ett nytt dialogmöte längre fram. Patientenkät genomfördes istället för att få fram patienternas synpunkter. Se bilaga 4 Resultat Bevakningslistmätningen (bilaga 2): Vi ser att detta arbetssätt är hanterbart då antalet patienter på bevakningslista efter intervention inte ökat på ett okontrollerat sätt. Vi har fått en bättre överblick över hur många patienter vi har som väntar på en tid för årskontroll och har bättre kunnat planera och styra verksamheten efter detta. De doktorer som får fler patienter på bevakningslista har kunnat få hjälp att anpassa sina scheman efter detta med fler bokningsbara tider för årskontroll och mindre tid för akutverksamhet. Sjukgymnasternas/sjuksköterskornas mätning(Bilaga 3): Från början triagerades flera patienter till sjukgymnast på akut tid samma dag som ej bedömdes akuta av sjukgymnast. Rutin för detta utarbetades så att sjuksköterskorna i stället för att boka patienter direkt vid tveksamhet meddelar sjukgymnast via brev i PMO eller i sjukgymnasternas fack så att sjukgymnast kontaktar och bokar in patienterna själva. Nu ser vi att sjuksköterskorna triagerar rätt patienter i högre utsträckning. Flödet av nybesök/akutbesök hos sjukgymnast har ökat. Sjukgymnasterna har under denna tid blivit bättre på framförhållning i sitt schema. Färre patienter ringer upprepade gånger till sjukgymnast när sjuksköterska förmedlar kontakt. Sjuksköterskorna upplever en förbättring när det gäller att kunna erbjuda hjälp till patienter med akuta besvär från rörelseorganen. Patientenkäten visade att patienterna som kom till vår mottagning under vecka 14 i stor utsträckning var nöjda. Bilden bekräftas inte fullt ut i resultat av den Nationella Patientenkäten som gjordes under hösten 2014. Denna visade att vi fortfarande har en del att arbeta vidare med gällande tillgänglighet och bemötande. Sammanfattning kring måluppfyllelse Hur har ni skapat kundinflytande? Genom den patientenkät vi genomfört enligt ovan och vi planerar också för ett dialogmöte. Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? När patienten erbjuds en tid direkt minskar risken för att patienten får vänta för länge på besök. Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Vi har involverat medarbetarna på APT upprepade gånger, poster och fiskbensdiagram har vi haft uppsatt i personalrummet. Det har funnits möjlighet för personal att komplettera och lämna synpunkter. Vi har också diskuterat projektet i våra respektive yrkesgrupper. De som är med direkt involverade har engagerats. Vi kommer att ge feedback på resultaten i projektet på APT efter sommaren. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Man får ett mått på hur verkligheten ser ut, och man förlitar sig inte bara på tyckande och känslor. - Nackdelar: Det tar tid, i alla fall i början. Det tar tid att förändra och få med sig medarbetarna. - Mest givande: Det har hänt mycket och projektet har lett till flera förändringar i både stort och smått. Vi har fått en ökad insikt och förståelse för varandras roller och att alla behövs. - Svårast: Att finna tid för engagemang i det dagliga arbetet. Att få alla delaktiga. - Lärdomar: TID måste avsättas för kvalitetsutveckling. Vi har fått en del verktyg för fortsatt kvalitetsarbete. Framtiden Vi kommer att göra nya mätningar och utvärdera resultaten och se om de leder till ytterligare förbättringar. Vi kommer under hösten att genomföra ett dialogmöte med patienter. Inför detta planerar vi att annonsera i dagspress för att nå ut till fler. Mätningarna kommer att upprepas i sept/okt -15. Bilaga 1 Bilaga 2 Bevakningslista ! Mars April 3 Maj 5 Juni 3 Juli 2 Aug 2 Sep 4 Dr 1 0 Dr 2 0 4 1 0 0 3 2 Dr 3 1 1 1 1 0 1 9 Dr 4 3 7 5 11 3 8 9 Dr 5 0 1 2 3 2 1 0 Dr 6 0 0 1 1 1 2 2 Dr 7 4 2 2 0 2 4 Dr 8 2 3 1 5 0 1 1 Dr 9 - 0 0 0 0 0 1 5 4 1 1 2 2 Dr 10 - 4 Summa /mån 10 26 24 27 9 22 34 Bilaga 3 Testcykel nr: 1 Gör en journal för varje testad förändring. Journalen förs löpande genom hela PGSA-testen/cykeln, dvs. från planeringsstadiet till dess testen är genomförd, analyserad, utvärderad och beslut för vidare ställningstagande. Team: Sjukgymnastmottagningen samt Sköterskor i triageringen, telefonbokningen Testansvarig: Inger Widéen, leg. sjukgymnast, Kerstin Jönsson, DSK Datum Testen börjar: 20150303 Mål: En kontakt in. Patienten ska bara behöva ringa en gång. Mätbart mål för förbättringsarbetet Förändringsidé: Vilken förändring ska vi testa i PGSA-cykeln? Testen avslutas: 20150327 Ingen väntetid patienter med akuta besvär från rörelseorganen till sjukgymnast (0 dagar) Förbättra tillgängligheten för patienter med akuta besvär från rörelseorganen. Öppna akuttider till sjukgymnasterna dagligen, bokningsbara för sjuksköterskor i triageringen Förändringsidén ska vara relaterad till ovanstående mål Varför görs testen? Vad är vår hypotes? Varför kommer den här förändringen att leda till förbättring? - För att se om patienterna får bättre tillgänglighet, - Frigöra fler läkartider då patienten hänvisas till sjukgymnast vid besvär från rörelseorganen, - Lätta på trycket för sköterskorna i telefonbokningen - Utnyttja tiden bättre i schemat. Bättre framförhållning. - Patienterna behöver endast ringa en gång för att få tid Hur ska testen utvärderas? (ex data, enkät, intervju) OBS! Skilj på mätning som relaterar till det mätbara målet och som mäts på samma sätt under hela projektet och mätning/ utvärdering av varje enskild testcykel, som kan variera beroende på vad som testas. Sammanställning av data under perioden, med upprepning en period i maj (pinnstatistik) Patientenkät till patienter som sökt VC, ang. tillgänglighet, bemötande, fått tid inom rimlig tid, nöjdhet med besöket Analys av dessa data och enkät Planera Gör en detaljerad plan för testen Vem ska göra vad, var, när och hur? Utföra test Genomför planen. Beskriv eventuella avvikelser från planen och oförutsedda effekter. Mät och samla data/observera. Studera och analysera Tolka data. Jämför resultaten mot hypotes och reflektera över utfallet. Sjuksköterskorna mäter i triageringen hur många patienter som bokas till sjukgymnast (akut tid) under tre veckor. Sjukgymnasterna mäter hur många som triageras under samma tid Pinnstatistik över antal triagerade akutpatienter till sjukgymnaster och hur många som ej kunde beredas tid direkt (i telefonbokningen/ triageringen) under perioden Flera av patienterna som triagerades till sjukgymnast bedömdes ej som akuta. Då akuttiderna var bokade skrevs ibland brev i PMO, adresserat till samtliga sjukgymnaster att patienten.skulle ringas upp. Rutin gjordes då att sjukgymnast som har akut tid samma dag, meddelas om att kontakta patienten. Alternativt kan sjuksköterskan fylla i telefonblankett/egenremiss och lägga i sjukgymnasternas postfack (töms dagligen av den som har telefontiden) Färre patienter som ringer om och om igen. Förr hänvisades de att ringa på telefontiden till sjukgymnast. Sjukgymnasterna har under denna tid blivit bättre på framförhållning i sitt schema. A P S A S P A P G S G Sköterskorna triagerar rätt patienter, fler tider att erbjuda för akuta patienter med besvär från rörelseorganen. Rätt kompetens utnyttjas Agera Är vi redo att införa förändringen? Fortsätter med dagliga akuttider som kan bokas av ssk. Ny mätning i maj, två veckor P S Behöver den testas i större skala eller under andra förhållanden? Eller ska vi släppa just denna förändring? Vad har vi lärt av denna test? A Intressant vore även att mäta flödet av antalet nybesök. Sjukgymnasterna mäter nu bakåt, månad för månad före start (februari) och efter intervention, mars, april och maj. Flödet av nybesök/akuttider har ökat och väntetiden för icke akuta patienter borde minska, om insatserna kan göras tidigt. Bilaga 4 Sammanställning av patientenkät på Vårdcentralen Ystad 2015 03 30-0410 Totalt 142 svar 1. Telefontillgänglighet Nöjd: 120 Vet ej: 14 Missnöjd: 8 2. Bemötande Nöjd: 127 Vet ej: 14 Missnöjd: 4 3. Erhållit tid inom rimlig tid? Nöjd: 119 Vet ej: 10 Missnöjd: 13 4. Nöjd med dagens besök? Nöjd: 105 Vet ej: 35 Missnöjd: 3 Kommentarer Fråga 1. Bra att kunna bli uppringd Fråga 2. Trevligt bemötande av all personal (5), Missnöjd med bemötandet i kassan, Vänligt bemött i kassan och i tidsbokningen Fråga 3. Väntat länge på läkartid (4), önskar bättre tillgänglighet (2), korta kön! Önskar fler besök/år hos specialistläkare, felbokat besök!, Lång väntetid till kurator, har ej träffat doktor ännu, Längre öppettider, helst kvällar, Jättebra med infektions drop in Hyrläkare borde ta drop in patienter - fast anställda läkare ta hand om om patienter med kroniska besvär Fråga 4. Nöjd med all personal på VC (5), Ni gör så gott ni kan, Mycket nöjd! Sköterskor bra, läkare stressade, Underbar läkare, Allt bra! (2) Extra nöjd med läkare(3) Nöjd med sjuksköterska, Doktor lyssnar ej, Bättre dialog under läkarbesök (9), språkförbistring, Bättre feed back vid provtagning (3), Fel medicin i 20 år!, Missnöjd! – Ej blivit kallad efter hjärtinfarkt, Jobbigt byta läkare och dra sjukhistoria på nytt! Övriga kommentarer: Sekretessen i luckan finns ej, borde vara ett avskilt bås Fortsätt som ni brukar! Behåll samma personal (läkare!) (2) Aktivitetsschema för meningsfull eftervård Förbättringsprogram Bättre flöde i vården Teammedlemmar/deltagare SSK Malin Jönsson malin.m.jonsson@skane.se Enhetschef Mia Birgersson- Johnander SJG Stina Kervall, USK Mimmi Andersson SSK Hanna Skog Medicinsk sekreterare Ann-Sofi Alansson Arbetsplats Avdelningen för transplantation och hjärtsjukvård. VO Thorax, SUS Lund. Bakgrund/problem I Lunds transplantationsverksamhet som tillhör division 3 på SUS ingår hjärt- och lungtransplantation som en del av den ordinarie verksamheten sedan 1988. Från och med den 1 januari 2011 har Lund Socialstyrelsens tillstånd att utföra lung- och hjärttransplantationer som rikssjukvård. Antal personer som behöver nytt hjärta eller lungor är fler än vad donations tillgång är. Rikssjukvårds uppdraget innefattar allt från kardiologisk och lungmedicinsk utredning, uppsättning på väntelista, till thoraxkirurgi och eftervård. Efter transplantationen på Thorax operation följer eftervård på Thorax intensivvård och därefter fortsatt vård på Avdelningen för transplantation och hjärtsjukvård (ATH). Då alla deltagarna arbetar på ATH föll det sig naturligt att avgränsa förbättringsarbetet till just denna tid, det vill säga tiden mellan intensivvård och fram till överflytt till hemortslasarett alternativt hemgång. Uppdraget innebär att personerna kommer ifrån olika delar av Sverige och vårdas olika lång tid på ATH beroende på hemortslasarettets möjlighet till uppföljning och eftervård. Ur den transplanterade personens perspektiv är eftervården på ATH alltså bara en del i en ofta lång process av att byta hjärta eller lungor och föranleds alltid av kortare eller längre tids intensivvård. Under vårdtiden på ATH så är den transplanterade personen i behov av vård och kontakt med sjukgymnast, dietist, läkare, sjuksköterskor, undersköterskor, kökspersonal, kurator, mottagnings sjuksköterska, biomedicinska analytiker och röntgen sjuksköterskor. Av naturliga skäl varierar antalet personer som är nytransplanterade och på ATH vårdas långt fler personer. Diagnoser som utreds och behandlas medicinskt eller kirurgiskt är hjärtsvikt, pulmonell hypertension, kongenitala hjärtfel, kronisk lungembolis, aortaaneurysm, kranskärlssjukdom, hjärtklaffssjukdom och thoraxtrauma. Trots att nytransplanterade personer variera i antal på avdelningen och att eftervården kan se lite olika ut tidsmässigt så valde vi att fokusera på transplanterade personer i vårt förbättringsarbete. Vi enades om att förändringen skulle uppkomma och prövas ur ett patientperspektiv. Denna ingång var viktig då vi ville hålla oss i linje med en mer övergripande process, personcentrerad vård. En spontan undran från teammedlemmarna var hur vårdtiden på ATH idag upplevs för personen som har transplanterats med ingången att väntetid oftast inte är värdeskapande. Därmed fastställdes vårt syfte. Således fortlöper detta arbete med inriktning på att mäta kvalité. Syfte med förbättringsarbetet Att uppnå en meningsfull eftervård för patienterna på ATH, SUS Lund. Mål Målet är att alla hjärttransplanterade patienter ska ha ett aktivitetsschema som ger möjlighet till delaktighet i vård och behandling. Målet ska vara uppnått den 1 september 2015. Mätningar För att ta reda på hur de transplanterade personerna som vårdas på ATH ser på tiden, den tid som vi misstänkte upplevedes som väntetid så började vi med att kartlägga personernas frågor och funderingar. Eftersom det under dessa veckor vårdades en transplanterad person på avdelningen så valde vi att ta med de alla inneliggandes frågor och funderingar. Vid varje samtal mellan personal (sjukgymnast, undersköterska, sjuksköterska eller kökspersonal) och patient så noterades alla frågor och funderingar på post-it lappar som sedan sattes upp i personalrummet. Vi valde även att skriva ner vad vi svarat patienten. Efter insamlingen så kategoriserades frågorna och funderingarna till sju kategorier. Vi teammedlemmar gick igenom alla post-it lappar och exkluderade de frågor och funderingar som vi ansåg var omöjliga att arbeta vidare med i ett förbättringsarbete (se bilaga 1). De procentuellt största kategorierna handlade om undersökning och lokal, vilket också medarbetarnas röstade på. Efter mätningen valde vi därför att arbeta vidare med kategorin undersökning. Exempel på frågor och funderingar om undersökning var; Har jag fler undersökningar idag? När ska jag på ultraljud? Ska du ta prover nu igen? Får jag lämna avdelningen mellan undersökningarna? Kan jag boka om min tid? Kan jag få en lista över mina undersökningar? Förändringar som testats/PGSA Den förändring som testas utifrån resultatet är ett aktivitetsschema (se resultatdelen). Schemat designades veckovis, alltså måndag till söndag med klockslag varje heltimma. Här ska personal och patient tillsammans fylla i vad som kommer att ske under dagarna. Så fort tid för en undersökning är bestämd så ska denna in i schemat, vidare är planen är att alla yrkeskategorier i samråd med patienten ska planera in sina träffar. Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete (provat något helt nytt)? Aktiviteter - Processkartläggning - Multiröstning - resultatet presenterades på en arbetsplatsträff där medarbetare multiröstade fram vilken av kategorierna som vi skulle fortsätta arbeta med. - Information på APT. - Information till patienterna. Resultat V. Namn: _________________________________________ Klockan Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag 7 Odling Odling 8 Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin Medicin 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Det vi gör nu på ATH är att vi erbjuder alla tranplanterade personer ett aktivitetsschema under vårdtiden. Initialt att planera och skriva in träningstider och undersökningar tillsammans med sjukgymnast och omvårdnadsansvarig undersköterska för att succesivt självständigt kommunicera och planera in uppföljningsmöten med exempelvis dietist, kurator etc. Sammanfattning kring måluppfyllelse Vi har kommit så långt i förbättringsarbetet att vi nu har ett konkret verktyg i aktivitetsschemat, som vi erbjuder alla transplanterade personer. Vi hoppas att schemat kommer att skapa ett ökat värde för patienterna som vårdas en längre tid på ATH, då det är sannolikt att delaktighet i att planera sina dagar ger ökad meningsfullhet. Faktorer som stärker vår förhoppning är att detta schema framarbetats utifrån patienternas upplevelse av att inte veta vad som händer och sker under vårdtiden. För patienterna blir förmodligen värdet av att själv planera och påverka sina dagar på avdelningen med hjälp av ett lätt och tydligt verktyg som schemat positivt, då situationen att vara vårdberoende i övrigt kan upplevas opåverkbar. För medarbetarna framkallar implementering av aktivitetsschema ett ändrat tankesätt kring vårdandet. Det kan i förlängningen göra att medarbetare får ökad respekt för att tid och planering är värdefull för personen som är beroende av vård och inte bara för vårdpersonalen. Hur har ni skapat kundinflytande? Det är patienternas frågor och funderingar son ligger till grund för framtagandet av det aktivitetsschema vi arbetar med idag. Hur påverkas patientsäkerheten av ert förbättringsarbete? Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? Fortlöpande information på APT. Delaktighet i att kartlägga patienternas frågor och funderingar och multiröstning om vilken kategori som valdes att arbeta vidare med. Aktivitetsschemat är inte fullt implementerat i alla yrkeskategorier. Sjukgymnasterna har bäst följsamhet medan övrig vårdpersonal behöver involveras mer för att öka delaktigheten. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Lärt sig att förbättringsarbete tar tid. En förmån att gå en utbildning som ger kunskap för framtiden och förbättrar för patienterna. Bra arbetssätt. - Nackdelar: Svårt när man inte har avsatt tillräckligt tid och gruppen förändras under arbetets gång. - Mest givande: Andras erfarenheter ger inspiration. Bra forum och bra träffar. - Svårast: Skapa delaktighet och skapa engagemang - Lärdomar: Hjärttransplanterade patienter är väldigt få vilket leder till att det tar tid innan man ser resultat. Informera i fler forum än APT. Framtiden Vi kommer att fortsätta erbjuda alla transplanterade personer aktivitetsschema under sommaren och hösten. Planerar att göra en enkät? Ställa frågor om vad man tycker om aktivitetsschemat? I november så planerar vi att göra en ny kartläggning av frågor och funderingar. Bilaga 1 150204 Bättre flöde i vården är ett projekt där vi från ATH deltar. Fokus har denna gång lagts på patienterna på plan 8. Syftet är ”Att uppnå en meningsfull eftervård på ATH”. Målet är att genomföra förbättringsarbeten. Vi har tillsammans börjat med att kartlägga saker som patienterna frågar om/undrar över. Totalt antal frågor under v. 51 och v. 3-4 blev 110 st. En stor del av frågorna sorterades bort då de inte kunde användas vidare som underlag för förbättringsarbete. Exempel på exkluderade frågor: Kan jag få en julmust? Kan jag få nya strumpor? Ska jag hem på onsdag? Vilken sömntablett får jag? Post-it lappar Undersökning Lokal Övrigt Medicin Provtagning Mat och dricka Sår Inkluderade frågor i de tre största kategorierna är: Har jag flera undersökningar idag? När ska jag gå till min undersökning? När ska jag på ultraljudet och vilken tid blir op imorgon? Får jag lämna avdelningen mellan undersökningarna? Måste jag tvätta halsen igen, jag gjorde det hemma? Vad har jag för undersökningar idag? Varför ska jag göra arbetsprov? Vad har jag för undersökningar idag? Vad har jag för undersökningar idag? Vad har jag för undersökningar idag? Får jag gå till mina undersökningar själv? Kan jag få en lista över mina undersökningar idag? Vet du när jag får mitt rum? Får jag använda mobilen? Vart kan jag göra av mina saker när jag är på undersökningar? Var finns toalett? Var kan jag göra av min vätska under tiden jag är på undersökning? När får mina barnbarn komma och hälsa på? Får jag ett rum? Får jag ett rum? Är det normalt att ha problem med andningen 3 veckor efter op? Anhöriga frågade om när de fick träffa läkaren vid inskrivning. Vem jobbar ikväll? Kommer du imorgon igen? Hur länge skulle jag vila? Efter att vi tillsammans röstat fram en kategori så ska vi i gruppen arbeta vidare med problematiken i den kategorin.
