Handbok ansökan Athena planering 2015

Handbok
för projektansökan
Athena planering 2015
Förord
Handboken är tänkt att ge dig som projektansökare vägledning, stöd och råd när du
fyller i ansökan för Athena planering. Om du har frågor om ansökan eller behöver råd i
utformningen av er projektidé är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för
programmet; telefon (växel): 010-470 03 00, e-post: athena@uhr.se.
Om ansökan
Samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara för att den ska registreras som
giltig. En ogiltig ansökan går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att
kvalitetsbedömas. Giltighetskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av
ansökan på utbyten.se.
Du fyller i och skickar in ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitets- och
högskolerådets webbplats www.utbyten.se – Ansökan Athena planering. Du ska inte
skicka in några papperskopior.
Varje skolenhet kan skicka in flera projektansökningar samtidigt, men vi strävar efter
nationell spridning när vi beslutar om vilka ansökningar som ska beviljas.
Sista datum att skicka in ansökan är 15 april 2015. Projekttiden sträcker sig från 1
augusti 2015 till 28 februari påföljande år.
För att vara giltig ska ansökan vara fullständig:
•
•
•
samtliga frågor är ifyllda
rektors utlåtande samt inbjudan/samarbetsavtal finns uppladdade
ansökan är inskickad online senast sista ansökningsdag.
Beslut meddelar vi tidigast åtta veckor efter sista ansökningsdag. Vi kan inte lämna
förhandsbesked. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte
överklagas enligt SFS 2012:811.
Lycka till med er ansökan!
Sida 1 (12)
Innehållsförteckning
Förord ......................................................................................................... 1
Ansökan online – kom igång med ditt användarkonto ................................... 3
Sökande organisation – sida 1 ......................................................................... 3
Uppgifter för utbetalning ................................................................................. 3
Medsökande skola ........................................................................................... 4
Partnerorganisation – sida 2 ............................................................................ 4
Kontaktperson – sida 3 .................................................................................... 4
Rektors utlåtande............................................................................................. 4
Resor och budget – sida 4 ................................................................................ 5
Projektbeskrivning – sida 5 .............................................................................. 5
Bakgrund .......................................................................................................... 6
Syfte och mål .................................................................................................... 6
Bekräfta och skicka in....................................................................................... 7
Bilaga 1 Villkor Athena planering 2015 ......................................................... 8
Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer .................................................................... 10
Sida 2 (12)
Ansökan online – kom igång med ditt
användarkonto
Ansökan ska och kan endast registreras online.
Länken till online-ansökan hittar du på sidan Ansökan på vår webbplats utbyten.se –
Ansökan Athena utbyte.
För att kunna fylla en ansökan till Athena utbyte behöver du skapa ditt eget
användarkonto till ansökningssystemet för Athena utbyte.
•
•
•
•
•
•
•
Du skapar användarkontot genom funktionen ”logga in” och ”registrera dig”.
När du skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i
ansökningssystemet.
När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder när du
kontaktar Universitets- och högskolerådet.
En bekräftelse på att din ansökan mottagits av Universitets- och
högskolerådet skickas till den e-postadress du angivit när du skapade ditt
användarkonto.
All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto.
Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den epostadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e-postadress.
Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om
kontaktperson läggs till i systemet, får även de samtliga beslut och besked
angående ditt ärende.
Tips: Samtliga fält på varje sida i ansökan måste besvaras för att du ska kunna spara
respektive sida och gå vidare i systemet. Det är därför bra om du har inbjudningsbrev
samt rektors utlåtande tillgängliga när du kommer till de sidor där dessa dokument ska
laddas upp.
Sökande organisation – sida 1
Sökande
Ange er skolas adressuppgifter i fältet sökande organisation, dvs. den skola vars rektor
godkänner villkoren för Athena planering, se bilaga 1. I de fall ni har en medsökande
skola blir er skola så kallad koordinatorskola. Det innebär att den skola som genomför
ansökan ansvarar för projektet och rapporteringen om ansökan blir beviljad. Det är
deltagande skolors ansvar att sköta fördelning av bidrag etc. sinsemellan.
Om ni som sökande projektet/skola tidigare beviljats medel för ett projekt inom
Athena planering eller Athena utbyten med den aktuella samarbetspartnern ska ni
ange diarienummer för tidigare samarbete här. Exempel: 450-2014. Diarienumret
återfinns i beslutsbrevet. Observera att det inte är ansökans ID-nummer som
efterfrågas exempel: 20022656.
Uppgifter för utbetalning
Beviljade medel betalas ut till det plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan.
De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och pluseller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de
Sida 3 (12)
utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext. Är du osäker på vilken text som är
lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din skola. Ange max 50 tecken, övrig
text kommer inte med vid utbetalning. Observera att Universitets- och högskolerådet
inte betalar ut bidrag till privata personkonton.
Medsökande skola
Inom Athena är det möjligt att två svenska skolor bedriver samarbete med en till två
skolor utomlands. Det är den ena svenska skolan ”koordinatorskolan” som har
huvudansvar för ansöknings- och rapporteringsprocess och det är också till den skolan
som samtliga bidragsmedel betalas ut. Den andra skolan är en så kallad ”medsökande
skola”. Om ansökan involverar en medsökande skola ska dess kontaktuppgifter
registreras här. Det kan vara max två samarbetande skolor nationellt i samma projekt.
För att lägga till en medsökande skola klickar du på + Lägg till medsökande
Uppgifter om partnerskola i utlandet anger du under avsnittet Partnerskola.
Partnerorganisation – sida 2
Partner
Här anger du den utländska partnerskolans adressuppgifter. Det är också här som du
laddar upp samarbetsavtal/inbjudan för involverade partnerskolan/partnerskolorna.
Beskrivning av partnerorganisation
Inom Athena ska samarbete ske med yrkesprogram på gymnasial nivå eller
motsvarande. Här ska ni beskriva er partnerskola/-or, vilken typ av yrkesutbildning de
bedriver, skolans storlek, och ålder på eleverna där samarbetet ska ske. Om ni väljer
utbildningsnivå ”gymnasieskola” kommer samma program upp som finns i Sverige. Vi
är medvetna om att dessa inte finns i samma form i partnerlandet men markera det
som är mest likt.
Lägg till partner
Inom Athena är det möjligt att samarbeta med högst två skolor utomlands, inom
samma land eller med skolor från olika länder. Om ansökan involverar flera utländska
partnerskolor ska även deras adressuppgifter registreras. För att lägga till en
partnerorganisation klickar du på +Lägg till partner.
Kontaktperson – sida 3
Här fyller du i kontaktuppgifter till kontaktpersoner på den sökande svenska skolan. De
personer som du fyller i här är de som kommer att få ta del av beslut med mera
gällande projektet. Du kan lägga till flera kontaktpersoner.
Rektors utlåtande
Du som söker Athena planering ska ladda upp ett dokument med rektors utlåtande i
systemet när du ansöker. I dokumentet ska rektor motivera på vilket sätt ledningen
stödjer projektet samt ange vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på
verksamheten. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte
biträdande rektor eller skolchefer. Rektors namn och titel ska framgå i utlåtandet,
exempelvis som ett brevhuvud eller e-postsignatur.
Sida 4 (12)
Resor och budget – sida 4
Medel beviljas i form av schablonsummor baserat på antal deltagare. Beviljade medel
ska ses som ett bidrag och eventuella merkostnader förväntas skolan själv att stå för.
Söker ni medel för ömsesidiga planeringsresor, vilket ej ett krav, måste båda resorna
genomföras under projektperioden. Maximalt ges ersättning för fyra deltagare/resa,
varav minst en deltagare är elev. Om enbart personal deltar ges ersättning för högst
tre personer/resa. Ni kan bara söka för maximalt åtta resor under samma
projektperiod, max fyra i vardera riktning. Universitets- och högskolerådet ser gärna
att skolledare deltar då detta är bra för förankringsprocessen på båda skolor. Inget
krav finns på att antalet personer behöver vara desamma om resor sker i båda
riktningarna. Planeringsresan måste vara minst fem dagar, exklusive res- och
helgdagar.
Schablonbeloppen:
• Planeringsresa i utlandet: 15 000 kronor per deltagare, maximalt 60 000
kronor.
• Planeringsresa i Sverige: 18 000 kronor per deltagare, maximalt 72 000
kronor.
Budget
Budgeten ska vara ett stöd för er som söker medel för planeringsresa. Medel som
beviljas baseras på antal deltagare ni söker för, inte vad ni anger i er budget.
Universitets- och högskolerådet har rätt att kräva tillbaka utbetalade medel om dessa
har använts på ett felaktigt sätt, läs igenom ekonomiska riktlinjer bilaga 2 för att
försäkra er om vad som gäller. I budgeten listar ni de kostnader samtliga skolor
förväntas ha i samband med planeringsresan. Klicka ”lägg till” för att en ny rad ska
komma upp. De kostnader som ni räknar med att bidraget täcker markerar ni i rutan
”Täckning av bidrag”. Eventuell differens mellan summan du ser under ”täckning av
bidrag” och ”summa” måste skolan själva bidra med. Glöm inte att ta upp kostnader
som avser partnerskolan. Om planeringsresan är ömsesidig är det bra om ni delar upp
budgetposterna i inresande och utresande.
Projektbeskrivning – sida 5
På denna sida är det relativt mycket text och information som ska skrivas in. Om du
inte har tid eller möjlighet att fylla i all information på en och samma gång kan du
spara sidan. Därefter kan du gå tillbaka till sidan för att fylla på med text om du så
önskar vid ett senare tillfälle. Observera att alla rutor måste vara ifyllda för att du ska
kunna spara sidan, vilket du kan lösa genom att exempelvis skriva ett ord i varje ruta.
Syftet med en planeringsresa är att skapa förutsättningar för kommande kvalitativa
samarbeten. Tid för personliga och fördjupade möten partners emellan är viktigt för
att kunna identifiera mål för samarbetet samt hur samarbetet ska ske framledes för att
önskade mål ska uppnås. Universitets- och högskolerådet har identifierat ett antal
förutsättningar som är viktiga för att ett kommande samarbete ska blir så givande som
möjligt.
Försök i era svar belysa hur ni ska skapa utrymme för att diskutera dessa
förutsättningar under ert planeringsbesök.
•
Förankring/stöd hos ledning
Sida 5 (12)
•
•
•
•
•
•
Etablerade kontakter
”Tydlig projektidé” kopplat till programmets långsiktiga mål
Förberedda deltagare
Förankring i organisationen
Att tid finns avsatt för planering och genomförande samt efterarbete
Att tankar finns gällande hur skolan själva ska kunna finansiera projektet på
lång sikt
Tänk även på att:
•
•
besvara frågorna ur samtliga parters perspektiv för att belysa
ömsesidigheten
besvara frågorna utifrån ett vad, hur och varför perspektiv för att ge ett
utvecklat svar på frågan.
Bakgrund
1. Beskriv skolans förutsättningar och utvecklingsbehov
Här handlar det om att beskriva skolans utvecklingsbehov och hur detta/dessa
påverkar ert val av inriktning på projektet.
2. Beskriv befintliga kontakter med er samarbetspartner.
Beskriv hur val av partner har gjorts och anledning till att just denna partner är aktuell.
3. Vilka ytterligare kontakter förväntas planeringsresan etablera?
Här kan ni ange om planer finns på att till exempel besöka ambassad, ministerium
etcetera, för att förankra samarbetet.
Syfte och mål
Projektet ska ligga i linje med programmets syfte, mål och förväntade resultat. Se sidan
Förväntade resultat på utbyten.se.
4. Gör en översiktlig beskrivning av det framtida projektets tänkta inriktning och mål.
Naturligtvis kan ni inte i detta skede ha en fullt utvecklad idé om hur framtida
samarbete kommer att se ut men försök ändå att ge en bild av vad ni vill med
samarbetet. Vilka behov ska samarbetet möta? Gör kopplingar till syfte och mål för
Athenaprogrammet.
5. Beskriv planeringsresans program och hur den kommer att stärka era
förutsättningar att genomföra ett kvalitativt framtida projekt (se punktade
förutsättningar)?
Försök att beskriva vilka möten ni ska ha, vilka ni ska träffa, vad ni ska diskutera och
varför. Visa att tillräckligt med tid finns avsatt för planering. Observera att minst fem
dagar, exklusive resdagar, ska avsättas för planering med partnerskolan.
Sida 6 (12)
6. Beskriv samtliga deltagares professioner och motivera deras roller i planeringen
(administrativt, pedagogiskt, praktiskt, etcetera)
Det är viktigt att noga tänka igenom vilka som ska delta på en planeringsresa. Inom
Athena måste berörda yrkeslärare delta och Universitets- och högskolerådet ser att
skolledares deltagande är positivt för förankringen av kommande samarbete. Skolan
kan ansöka om upp till fyra deltagare/resa, dock måste då en av deltagaran vara en
elev. Att involvera elever redan under planeringen är betydelsefullt eftersom de ofta
kan tillföra andra perspektiv.
Bekräfta och skicka in
Här får du en sammanställning av ansökan och kan enkelt gå tillbaka till olika delar och
redigera vid behov.
Sida 7 (12)
Bilaga 1 Villkor Athena planering 2015
1. BESLUT
Universitets- och högskolerådet beslut om beviljande av medel meddelas via e-post till
kontaktperson och rektor/rektors motsvarighet. I beslutet specificeras beviljat medel
samt de särskilda villkor som gäller.
2. SYFTE
Beviljade medel gäller för planeringsresa i enlighet med beskrivning i ansökan.
3. GILTIGHET
Beviljade medel ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet.
4. FINANSIERING
Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet.
Medel beviljas i form av ett schablonbelopp baserat på antal deltagare i respektive
riktning (mobiliteter).
Enligt Inkomstskattelagen(1999:1229) avd. III, paragraf 5 är stipendier för utbildning
mestadels skattefria. Vi rekommenderar er att kontakta skattekontoret vid
tveksamhet.
5. UTBETALNING AV MEDEL
Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas medel ut till det bank- eller
plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning inte kan ske till
privata konton.
6. ÄNDRINGAR OCH ÅTERBETALNING
Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om:
•
•
•
Er skola/organisation beviljas medel för samma projekt från annat program på
Universitets- och högskolerådet.
Ändringar sker gällande projektets syfte, aktiviteter, antal deltagare eller
utbytesperiodernas längd.
Projektet inte kan genomföras.
Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan beviljat medel komma att justeras.
Utbetalt medel som inte disponeras enligt ansökan och Universitets- och
högskolerådets beslut ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet.
7. RAPPORTERING
Beviljad skola ansvarar för att Slutrapport och ekonomisk redovisning skickas in till
Universitets- och högskolerådet senast 28 februari 2016.
Sida 8 (12)
Deltagande måste kunna styrkas genom kvitton som bekräftar de totala kostnaderna
för projektet och färdbevis i form av till exempel boardingkort. Verifikationerna måste
sparas på skolan i fem år för en eventuell revision.
All information kring hur rapporteringen ska ske finns på vår webbplats:
www.utbyten.se
8. VISUM OCH VACCINATIONER
Det är skolans skyldighet att kontrollera och följa de visumregler och krav på
vaccinationer som gäller i de mottagande länderna
9. GODKÄNNANDE
Villkoren ska godkännas av rektor/rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för
verksamheten.
Sida 9 (12)
Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer
De medel som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut i form av
schablonbidrag för resekostnader, uppehälle, försäkring samt för språkliga och
kulturella förberedelser. Schablonen är densamma för alla länder och oavsett hur lång
tid projekttiden är. Schabloner täcker inte alla tänkbara kostnader inom projektet.
Därför får skolan räkna med en viss egeninsats. Generellt ger vi rådet att utgå ifrån att
godkända kostnader är utgifter som skulle betraktas som godkända inom skolan om
skolan själv bekostade utbytet. Nedan finns mer specifika rekommendationer kring
vilka kostnader som får rymmas inom projektbudgeten och när vi kan komma att
begära återkrav. De ekonomiska posterna och rekommendationerna är inte
fullständigt uttömmande utan endast en vägledning. Om ni är osäkra på en utgift är
det alltid bättre att kontakta ansvarig handläggare.
Schablonbeloppen
• Planeringsresa i utlandet: 15 000 kronor per deltagare, maximalt 60 000
kronor.
• Planeringsresa i Sverige: 18 000 kronor per deltagare, maximalt 72 000
kronor.
Utbetalningen av beviljade medel för planeringsresan görs i samband med att beslut
om bifall meddelas skolorna.
Godkända och icke godkända kostnader
Resor
Utgifter för resor är godkända kostnader. Det ekonomiska bidraget ska täcka de
internationella flygresorna i ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även
eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet godkänns också för att ta sig till och
från flygplats.
Nöjesresa
Kostnader för nöjesresor godtas inte. Exempel på resor som inte godkänns och som
betraktas som nöjesresa är safariresa och skidresa. Vill en skola ändå företa en sådan
resa ska den bekostas av skolan själv samt förläggas utanför utbyte.
Transporter
Att hyra en bil för transporter av deltagare mellan olika skolor, praktiker etcetera
bedöms som godkänd så länge den sker inom projektets kontraktsperiod samt har
direkt koppling till projektet.
Logi
Kostnader för logi för alla godkända deltagare inom Athenaprogrammet godtas.
Logikostnader utanför kontraktstiden godtas inte.
Mat
Matkostnader under hela projekttiden godtas. Behåll alla kvitton inför en eventuell
revision.
Administration
Utgifter för administrationskostnader godkänns så länge kostnaderna har koppling till
Sida 10 (12)
projektet. I administrativa kostnader ingår bland annat eventuella vikariekostnader
samt projektledarkostnader för den svenska samt den utländska skolan. Glöm inte att
redovisa olika budgetposter inom administration.
Nöjen
Kostnader för nöjen godkänns inte. Till nöjen räknas till exempel utflykter till
nöjesparker, bio och bowling. Studiebesök med koppling till er yrkesutbildning kan
inrymmas i era projektkostnader. Exempelvis fick en skola utgifter för studiebesök till
Junibacken godkända då det studiebesöket hade en tydlig koppling till barn- och
fritidsprogrammet som deltog i projektet. Utgifter för studiebesök till nationalparker
och viktiga historiska platser kan godkännas om samtliga deltagare från skolorna i
Sverige och utlandet deltar tillsammans och det finns en tydlig koppling till något av
Athenaprogrammets mål. Om ni är osäkra på en utgift är ni alltid välkomna att
kontakta ansvarig handläggare.
Vaccinationer
Vaccinationskostnader för samtliga deltagare inom Athenaprogrammet betraktas som
godkända.
Visum
Visumkostnader för samtliga deltagare inom Athenaprogrammet betraktas som
godkända. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för
visumhanteringen.
Försäkring
Utgifter för försäkring av såväl de svenska som de utländska deltagarna godkänns inom
ramen för budgeten. Försäkring av utländska deltagare kan vid önskemål bekostas av
Universitets- och högskolerådet och sker då via Kammarkollegiet. De skolor som vill
utnyttja denna möjlighet kan kontakta ansvarig handläggare.
Förberedelser
Kostnader kan läggas på förberedelseträffar och andra typer av förberedelser inför ett
utbyte. Då utbytet är ömsesidigt är det viktigt att även planera in och räkna med
kostnader för partnerskolan för att de ska ha möjlighet till liknande förberedelser som
den svenska skolan.
Gåvor
Kostnader för gåvor kan inte rymmas inom projektkostnaden utan får räknas till
skolans egeninsats. Beloppsgränser för gåvor som skolan kan ge finns i Sveriges
kommuner och landstings, SKL:s, vägledning i mutor och jäv. Se nedan under punkt 4.
Återkrav
Inför rapporteringen ska skolan redovisa hur beviljade medel använts.
Vi har i vissa fall rätt att återkräva beviljade medel. Nedan kan ni läsa om när
det kan bli aktuellt, men de grunder som anges är inte uttömmande. Kontakta alltid en
handläggare om ni har frågor om specifika situationer eller detaljer som inte finns
angivna.
Återkrav vid bortfall av deltagare
Om deltagare bortfaller görs återkrav på beviljat schablonbelopp för denne. Har skolan
haft kostnader för utebliven deltagare kan dessa godkännas om bortfallet är oförutsett
eller om läkarintyg finns. Kontakta handläggare vid frågor.
Sida 11 (12)
Återkrav om ej behörig deltagare deltar
Om en deltagare deltar som inte är behörig att delta inom projektet återkrävs hela
schablonbeloppet för den deltagaren. Exempelvis kan det vara en person som inte
utgör personal på skolan eller en ungdom som inte är elev på någon av skolorna inom
projektet.
Återkrav vid kortare planeringsresa än minimitiden
För en planeringsresa där antalet dagar för planering är mindre än 5 dagar kan ni
komma att återkrävas på hela det beviljade projektbidraget.
Övrigt
Ni rekommenderas att alltid tar kontakt med handläggare om ni är osäkra på utgifter.
Avgifter
Då Athena utbyte är en del av skolors undervisning och då den enligt svensk skollag ska
vara avgiftfri enligt kap 15, 17-18 § bör tiden utomlands för eleverna också vara det, se
vidare Avgifter - Skolinspektionen och Avgifter i skolan - Skolverket
Sida 12 (12)