Styrelsens arbetsordning rev 2015-09-08

Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
1(8) Styrelsens arbetsordning Styrelseuppdraget Brf Mörbyskogen 2 är en bostadsrättsförening vars främsta uppdrag är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom kostnadseffektiv förvaltning och underhåll av fastigheterna, samt skapa god boendemiljö̈ och främja trivsel och gemensamma aktiviteter för de boende. Nedan beskrivs styrelsens arbetsordning samt ansvars-­‐ och arbetsfördelning. Arbetsordningen bör fastställas vid första styrelsemötet varje år och revideras vid behov. Styrelseledamöter, suppleanter och Brf Mörbyskogen 2 revisorer ska ha var sin kopia av fastställd arbetsordning, vilken även skall hållas tillgänglig för medlemmarna på̊ föreningens hemsida. Styrelsens ansvar Styrelsen har ett gemensamt ansvar för hela bostadsrättsföreningens långsiktiga strategi, verksamhet och ekonomi. Samtliga styrelseledamöter har därigenom ansvar även för delegerade uppgifter. I övrigt regleras styrelsens arbete bland annat av: •
•
•
•
•
•
•
Föreningens stadgar Lagen om ekonomiska föreningar Bostadsrättslagen Hyreslagen Bokföringslagen Årsredovisningslagen Skattelagstiftning Styrelsens sammankomster Konstituerande möte Omedelbart efter den ordinarie föreningsstämman ska styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde. Vid detta möte ska följande punkter behandlas: 1. Val av ordförande för mötet 2. Val av sekreterare för mötet 3. Val av justerare för mötet 4. Val av ordförande för styrelsen 5. Val av vice ordförande för styrelsen 6. Val av sekreterare för styrelsen 7. Val av kassör/ekonomiansvariga 8. Firmatecknare utses 9. Fastställande av attestordning 10. Principer för fördelning av arvode 11. Fastställande av styrelsens kalendarium Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
2(8) Ordinarie styrelsemöten Antal styrelsemöten Styrelsens första ordinarie möte inträffar efter konstituerande mötet. Styrelsen håller normalt 10 möten per år utöver det konstituerande mötet. Målsättningen är att varje möte ej skall överstiga två̊ timmar. Enskilda ledamöter är skyldiga att sätta sig in i aktuella beslutsärenden. Återkommande ärenden Vid varje ordinarie styrelsemöte ska följande ärenden behandlas: •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Fastställande av dagordningen Val av en ledamot att jämte ordföranden justera protokollet Godkännande av styrelsens protokoll från föregående styrelsemöte Ekonomisk rapport med budgetuppföljning och aktuellt läge avseende utestående fordringar Förvaltningsrapport -­‐ fastighetsärenden Nya medlemsärenden Uppföljning av pågående medlemsärenden Medlemsinformation (hemsida, medlemsbrev, etc) Rapportering av nya medlemskap i bostadsrättföreningen samt andrahandsupplåtelser Uppföljning av större projekt Övriga ärenden som styrelsen ska besluta om Första ordinarie styrelsemötet Vid första ordinarie styrelsemöte skall dessutom följande ärenden behandlas: •
•
•
•
Genomgång och översyn av styrelsens arbetsordning Genomgång och översyn av rutiner och policys Genomgång av stämmobeslut för vidare handläggning Utkvittering av nycklar samt kontroll av att nycklar är återlämnade av de som inte längre är förtroendevalda Styrelsemöten under hösten Under höstens styrelsemöten ska, utöver de återkommande ärendena, även behandlas: •
•
•
Fastställande av underhållsplan för nästkommande år Revidering av 5-­‐årsplanen Fastställande av budget för nästkommande år Styrelsemöten under kalenderårets första månader Vid styrelsemöte under räkenskapsårets första månader ska, utöver de återkommande ärendena, även behandlas: •
•
•
•
Upprättande av förvaltningsberättelse Godkännande av årsredovisning Förslag till disposition av vinst eller förlust Genomgång av utfärdad revisionsberättelse Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
• Ställningstagande till inlämnade motioner 3(8) Styrelsemöte per capsulam Styrelsemöte kan i brådskande ärenden även ske per capsulam, dvs. genom att ett protokoll med förslag till beslut cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamöterna. Detta kan ske per e-­‐post. En förutsättning för möte per capsulam är att samtliga styrelseledamöter biträder de beslut som fattas. Arbetsmöten Utöver ordinarie styrelsemöten träffas styrelsen ca 10 gånger per år för att utreda och bereda ärende för beslut. Dessa möten protokollförs inte i formell mening. Styrelsens arbetsformer Kallelse och underlag Samtliga styrelseledamöter och suppleanter ska kallas till styrelsemötena. Kallelse med dagordning och skriftligt underlag för beslut samt rapporter ska om möjligt utsändas senast en vecka före styrelsemötet. Om extra styrelsemöte måste hållas i ärende som inte kan anstå till nästa ordinarie sammanträde, ska styrelsens ledamöter om möjligt tillställas skriftligt underlag med förslag till beslut senast två dagar före det extra styrelsemötet. Protokoll Varje styrelsemöte skall protokollföras. Protokollet skall följa dagordningen och ange: •
•
•
•
Fattade beslut, beslutsuppföljning samt bordlagda beslut Det underlag, muntligen eller skriftligen, som kan bedömas ha varit av betydelse för beslutet Protokollet skall undertecknas av sekreteraren och justeras av ordförande vid mötet samt vid mötet vald justerare Protokoll skall föras i nummerordning med löpnade numrering under räkenskapsåret, där det konstituerande mötet anses vara det första styrelsemötet Sekretess Styrelsens protokoll och diskussioner är ej offentliga för andra än nuvarande styrelseledamöter och revisorer. Styrelsen och eventuell åhörarrepresentant har full tystnadsplikt om allt som rör föreningens enskilda medlemmar. Styrelsens beslutsförhet Styrelsen är beslutför om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande. Vid bedömningen av om styrelsen är beslutför skall styrelseledamöter som är jäviga anses som frånvarande. Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, såvitt det är möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling. Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
4(8) Majoritetskrav vid styrelsebeslut Som styrelsens beslut gäller den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för vid mötet eller, vid lika röstetal, den mening som ordförande biträder. Är styrelsen inte fulltalig skall de som röstar för beslutet dock utgöra mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter. När minsta antal ledamöter är närvarande krävs enhällighet för beslut. Jäv för styrelseledamot En styrelseledamot får inte handlägga en fråga som gäller: •
Avtal mellan ledamoten och Brf Mörbyskogen 2 •
Avtal mellan Brf Mörbyskogen 2 och tredje man, om ledamoten i fråga har ett väsentligt intresse som kan strida mot Brf Mörbyskogen 2 Ordförande vid styrelsemöten Ordförande vid styrelsemötena är styrelsens ordförande. Skulle styrelsens ordförande ha förfall, skall styrelsens vice ordförande inträda som ordförande vid mötet. Skulle även vice ordförande ha förfall skall mötet ledas av den styrelsen bestämmer. Suppleanter Suppleanter skall kallas till samtliga styrelsemöten. Vid ordinarie styrelseledamots förhinder att delta vid styrelsemöte skall ledamot anmäla detta till ordföranden som skall tillse att en suppleant ges tillfälle att träda in i den frånvarande styrelseledamotens ställe. Suppleanter skall inträda i den ordning som de valts av föreningsstämman. Suppleanter har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens möten. En suppleant deltar inte i styrelsens beslut i annat fall än då han trätt i stället för en ordinarie styrelseledamot. I de fall en suppleant trätt i stället för en ordinarie ledamot, skall detta antecknas i protokollet. Revisors närvaro Styrelsen kan besluta att föreningens revisorer skall vara närvarande vid ett styrelsemöte om det behövs för bedömning av föreningens ställning eller i samband med godkännande och underskrift av Brf Mörbyskogen 2 årsredovisning. I annat fall skall inte föreningens revisorer närvara vid styrelsens möten. Styrelsens ansvarsfördelning Styrelsen skall verka för en god ekonomi i Brf Mörbyskogen 2 och se till att föreningens organisation är ändamålsenlig. Styrelsens arbete skall bedrivas på̊ ett kostnadseffektivt sätt som säkerställer att Brf Mörbyskogen 2 medlemmars ekonomiska intressen tillvaratas på̊ bästa sätt samt skapa god boendemiljö̈ och främja trivsel och gemensamma aktiviteter för de boende. Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
5(8) Ordförande Ordförande leder styrelsens arbete och har därmed det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs, att stadgar och lagar efterlevs. Samt: •
•
•
•
•
•
Vara ordförande på̊ styrelsemötena Justera protokoll jämte utsedd justerare Tillse att kallelser samt nödvändiga beslutsunderlag och handlingar skickas ut Vidarebefordra ärenden och skrivelser till ansvariga, som tar fram förslag till beslut Ansvarar för myndighetskontakter Ansvarar för kontakter med och information till fastighetsmäklare Vice ordförande Styrelsens vice ordförande skall träda i ordförandes ställe vid dennes förfall. Sekreterare Styrelsens sekreterare skall föra protokoll vid styrelsens möten samt översända protokollen till ordförande och justerare för justering. Protokollen skall färdigställas till nästkommande styrelsemöte. Samt: •
•
•
Uppdatera förteckning över fattade beslut, beslutsuppföljning samt bordlagda ärenden. Ansvara för arkivering av styrelsehandlingar Ansvar för att kontaktlista och trivselregler i entréer hålls aktuella Övriga ledamöter Övriga ledamöter ska kontinuerligt hålla sig informerade och ajour om föreningens verksamhet och händelser av väsentlig betydelse. Styrelsen kan därutöver besluta om att fördela vissa arbetsuppgifter mellan styrelseledamöterna. Ledamot med särskild arbetsuppgift Ledamot som tilldelats särskilda arbetsuppgifter ansvarar för att hålla styrelsen informerad om utvecklingen i den särskilda frågan samt: •
•
•
Vara styrelsens kontaktperson både externt och inom föreningen i den särskilda frågan Inför varje styrelsemöte redovisa en enkel uppföljning Löpande ge underlag till hemsidans och informationsbladets redaktör för information till medlemmar Styrelsens rutiner och processer Prövning av ansökan om medlemskap i föreningen En ansökan om medlemskap i föreningen ska prövas inom en månad från det att den inkom. Styrelsen ska fastställa en policy för beviljande av medlemskap. Denna ska fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs. Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
6(8) Andrahandsupplåtelse En ansökan om tillstånd att få upplåta en lägenhet i andra hand ska prövas inom en månad från det att den inkom. Tillstånd till andrahandsupplåtelse styrs av föreningens stadgar och gällande lagstiftning. Vid misstanke om otillåten andrahandsuthyrning tillfrågas medlemmen om hur situationen är. Vid konstaterad otillåten andrahandsuthyrning verkställs en varningsskrivelse till medlemmen inom två månader. Om rättelse inte sker vidtar en process för uppsägning av medlemskapet och tvångsförsäljning av lägenheten. Ändring i lägenhet Ansökan om ändring i lägenhet ska prövas inom en månad av två styrelseledamöter i förening. Kopia av beslut arkiveras i aktuell lägenhetsmapp. Uthyrning om uppställningsplats för motorfordon Ansökan om uppställningsplats hanteras av styrelsemedlem med särskilt ansvar för detta. Vid tilldelning av plats skrivs kontrakt ut och tillsänds hyresgäst. Underskrift av kontrakt görs av den särskilt ansvarige eller vid frånvaro av dennes ersättare. Uthyrning av förråd och lokaler Föreningens förråd är primärt till för föreningens medlemmar. Ansökan om förråd hanteras av styrelsemedlem med särskilt ansvar för detta. Vid tilldelning av förråd skrivs kontrakt ut och tillsänds hyresgäst. Underskrift av kontrakt görs av den särskilt ansvarige i förening med annan styrelsemedlem. Medlemsinformation Medlemsinformation hanteras av styrelsemedlem med särskilt ansvar för detta. Medlemsinformationen ges primärt genom medlemsbrev minst fyra gånger per år samt löpande via hemsidan. Tidplan för utgivande av medlemsbrev fastställs årligen i styrelsens kalendarium. Föreningens hemsida Föreningen håller löpande en hemsida uppdaterad med information till medlemmar, presumtiva medlemmar, mäklare och andra som har intresse av att veta mer om föreningen. Styrelsen utser en redaktör (webbmaster) för hemsidan. Alla styrelsemedlemmar ska löpande ge underlag till webbmaster för uppdatering av hemsidan. Felanmälan Felanmälan görs till föreningens tekniska förvaltare. Styrelsemedlem med särskilt ansvar följer upp felanmälningar och stämmer av med teknisk förvaltare vilka åtgärder som vidtages och att de blir utförda. Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
7(8) Grannsamverkan och portombud I syfte att öka tryggheten och skapa en god boendemiljö utser styrelsen en samordnare och huvudkontaktombud för grannsamverkan. Tillsammans med portombud har denna som uppgift att samla och sprida information till föreningens medlemmar i syfte att göra våra bostäder mindre attraktiva för brottslig verksamhet. Målet är att minska brottsligheten och öka tryggheten och därmed också trivseln i vår förening. Underhållsplanering föreningens hus Styrelsen ska upprätta underhållsplan för underhållet av föreningens hus. Den ska efter årlig besiktning revideras och fastställas på nytt. Underhållsplanen ligger till grund för föreningens budget. Underhållsplanering utemiljö Styrelsen ska upprätta underhållsplan för underhållet av föreningens utemiljö. Den ska efter årlig besiktning revideras och fastställas på nytt. Underhållsplanen ligger till grund för föreningens budget för utemiljön. Upphandling Vid upphandling av varor och tjänster med ett värde som överstiger två basbelopp ska styrelsen inhämta anbud från minst tre olika leverantörer om så är möjligt. Styrelsen ska före upphandlingen besluta vilka kriterier som ska ligga till grund för utvärderingen av anbuden. Utvärdering ska ske med beaktande av de kriterier som uppställts före anbudsinhämtandet. Referenser ska, om det bedöms lämpligt, inhämtas. Protokoll ska upprättas över utvärderingen och biläggas styrelseprotokollet. Översyn av fasta avtal Ansvaret för fasta avtal fördelas på styrelsens ledamöter. Avtal ska tecknas med begränsad giltighetstid. Ansvarig styrelseledamot utvärderar tjänsten och initierar uppsägning eller eventuell förnyelse av avtal. Attester Ekonomiska händelser som innebär att en utbetalning skall ske, skall attesteras av ordförande och en ledamot i föreningen. En ekonomisk händelse inom ett visst ansvarsområde skall i första hand attesteras av den för området utsedde ansvarige styrelseledamoten samt ordförande. Fakturabelopp överstigande 500 000 kronor skall först attesteras av den styrelseledamot till vars ansvarsområde fakturan är hänförlig och därefter beslutas av styrelsen. Styrelseordförandens utlägg attesteras av vice ordförande. Likviditetsplanering Föreningens likviditetsplanering hanteras av ekonomiansvarig i styrelsen som också är kontaktperson gentemot kreditinstitut och ekonomisk förvaltare. Planeringen sker löpande så att en rimlig likviditetsreserv upprätthålls. Bostadsrättsföreningen Mörbyskogen Nr 2
rev. 2015-09-08
8(8) Avgiftsplanering Årligen i samband med budgetarbetet ska en plan/prognos för avgifternas utveckling tas fram. Särskilda projekt Styrelsen utser ledamöter att som ansvariga för särskilda projekt vara styrelsens kontaktperson gentemot projektens aktörer och gentemot styrelsen vara ansvarig för uppföljning och rapportering.