Kommunikationsplan - Regionala cancercentrum

Kommunikationsplan
Införande av standardiserade
vårdförlopp i cancervården
Sammanfattning
Under 2015 kommer Västra Götalandsregionen att införa standardiserade
vårdförlopp för fem pilotdiagnoser:
•
•
•
•
•
akut myeloisk leukemi
cancer i urinblåsan och övre urinvägarna
huvud- och halscancer
matstrups- och magsäckscancer
prostatacancer
Denna kommunikationsplan ger övergripande riktlinjer för information,
dialog och förankring under införandet. Planen gäller för 2015, men kan
även användas som utgångspunkt för ytterligare cancerdiagnoser som ska
införas under 2016. Varje förvaltning bör i sin tur ta fram en lokal
handlingsplan för hur man ska arbeta med införandet och vilka aktiviteter
man behöver genomföra för att lyckas med arbetet.
Allt kommunikationsarbete utgår från kommunikationsplanen för införande
av standardiserade vårdförlopp som har tagits fram nationellt. Huvudfokus i
denna plan ligger därför på övergripande regional strategi, regionala
utmaningar och möjligheter, målgrupper, anpassning av nationella budskap,
kanaler och former för dialog. En central del är stöd till chefer på olika
nivåer som ska förstå och förklara för medarbetarna hur verksamheterna
påverkas och motivera dem att delta i förändringsarbetet.
De två huvudsakliga spridningsvägarna för information är via cheferna i
respektive förvaltning (linjen) och via de regionala processägarna och deras
nätverk. Utöver dessa är olika forum för samverkan centrala, särskilt där
specialistvården och primärvården kan mötas. På många förvaltningar finns
sådana forum, i andra fall kan man behöva skapa nya mötesplatser.
Version 1: Giltig till och med januari 2016.
Ansvarig kommunikatör: Karin Allander
Projektansvariga: Jarl Torgerson, regionläkare/projektledare
och Bo Hallin, projektledare
1 (19)
Innehållsförteckning
1. BAKGRUND OCH SYFTE 1.1 BESKRIVNING AV PROJEKTET 1.2 SYFTE 1.3 AVGRÄNSNING 1.4 CENTRALA BEGREPP 3 3 3 3 3 2. ÖVERGRIPANDE STRATEGI 5 3. UTMANINGAR OCH MÖJLIGHETER 3.1 UTMANINGAR 3.2 MÖJLIGHETER 3.3 SWOT-­‐ANALYS KOMMUNIKATION 6 6 7 7 4. MÅL, MÅLGRUPPER, BUDSKAP OCH KANALER 4.1 MÅL MED KOMMUNIKATIONEN 4.2 MÅLGRUPPER 4.3 BUDSKAP 4.4 KANALER 9 9 10 13 15 5. ORGANISATION OCH RESURSER 5.1 ANSVARSFÖRDELNING KOMMUNIKATION 5.2 KONTAKTPERSONER 16 16 16 6. UTVÄRDERING OCH UPPFÖLJNING 17 7. REGIONAL TIDS-­‐ OCH AKTIVITETSPLAN 18 2 (19)
1. Bakgrund och syfte
1.1 Beskrivning av projektet
Regeringen har beslutat om en särskild satsning under 2015 – 2018 för att
korta väntetiderna i cancervården och minska de regionala skillnaderna. En
överenskommelse har träffats med Sveriges Kommuner och Landsting om
att införa ett nationellt system med standardiserade vårdförlopp. Satsningen
finansieras med cirka 500 miljoner kronor per år under fyra år. Målet är att:
•
•
•
korta väntetiderna och minska de regionala skillnaderna,
skapa en mer jämlik vård med ökad kvalitet och mer nöjda patienter,
fortsätta arbetet med nationella cancerstrategin och regionala cancercentrum och knyta linjeorganisationen och RCC närmare varandra.
1.2 Syfte
Införande av standardiserade vårdförlopp kräver förändringar i stora delar
av vården, både vad gäller arbetssätt och hur vården är organiserad. Det
påverkar både verksamheter som behandlar cancer och verksamheter som
hanterar remisser eller kommer i kontakt med patienter utredningsförloppet,
till exempel kirurg, onkologi, hematologi, urologi, gynekologi, öron-näsoch halskliniker, radiologi, patologi och primärvården. Därför är det viktigt
att ha en strategi för kommunikationen under arbetet. Syftet med denna plan
är att ge en övergripande strategi och att peka ut mål, målgrupper, kanaler,
ansvarsfördelning, utmaningar, med mera.
1.3 Avgränsning
Kommunikationsplanen beskriver inte hur arbetet är organiserat nationellt
och hur samverkan mellan olika landsting ska gå till. Information om detta
finns i den nationella kommunikationsplanen. Inte heller beskriver den på
detaljnivå vilka kommunikationsaktiviteter som ska genomföras i varje
förvaltning. Det är upp till varje förvaltning att bestämma detta. Däremot
listas kontaktpersoner vid samtliga förvaltningar, så att den som har frågor
vet vem man ska vända sig till. (Se 5.2 Kontaktpersoner).
1.4 Centrala begrepp
Vad är ett standardiserat vårdförlopp?
Ett standardiserat vårdförlopp är ett definierat utredningsförlopp för en viss
cancerdiagnos som beskriver:
•
•
•
vad som ligger till grund för en välgrundad misstanke om cancer,
vilka utredningar som ska göras för att ställa diagnos och besluta om
behandling,
vilka maximala, värdeskapande ledtider som gäller för alla
utredningsåtgärder som ingår.
De standardiserade vårdförloppen har tagits fram på nationell nivå, utan
hänsyn till de begränsningar som kan finnas i dagens organisation eller
3 (19)
resurser. Väntetiderna i de standardiserade vårdförloppen är framtagna med
ett patientperspektiv och beskriver hur ideala utredningsförlopp ser ut. De
bygger på ett multidisciplinärt arbetssätt och förutsätter väl fungerande
kommunikation mellan olika professioner och vårdgivare och med patienter
och närstående. Den ledtid som ska följas upp initialt är tiden från att en
välgrundad misstanke om cancer uppstår, till att den första behandlingen
startar. Se bild nedan. Målet är att den som har en misstänkt cancer ska
utredas snabbare och få behandling snabbare.
Vad är välgrundad misstanke om cancer?
Det varierar mellan olika cancerformer. Kriterierna finns beskriva i varje
vårdförlopp och inkluderar både kliniska fynd och resultat från olika
undersökningar, till exempel röntgen och laboratorieprover. Välgrundad
misstanke om cancer kan både uppstå i primärvården och i sjukhusvården.
Vad menas med förbokade tider?
I standardiserade vårdförlopp ingår att man reserverar tider för
undersökningar av personer med välgrundad misstanke om cancer, till
exempel röntgen eller endoskopi. Hur många platser som ska reserveras
bestäms för respektive cancerform. När en välgrundad misstanke om cancer
uppstår bokar en koordinatorfunktion in samtliga undersökningar som ingår
i olika förutbestämda block, från tiderna som redan är reserverade. En del av
dem som undersöks kommer visa sig ha cancer, en del kommer att vara
friska och en del kommer att ha andra sjukdomar.
Vad är en koordinatorfunktion?
Koordinatorsfunktionen bokar in undersökningarna som ska göras i de olika
undersökningsblocken (se text ovan). Det behöver inte vara en specifik
profession, utan kan till exempel vara en kontaktsjuksköterska eller en
sekreterare. Hur detta görs bestäms lokalt.
Vad är en vårdprocess?
En vårdprocess/patientprocess är beskrivningen av en viss patientgrupps väg
genom vården – från att man söker hjälp, till att man utreds, behandlas och
rehabiliteras eller får palliativ vård. Vårdprocessarbetet drivs av regionala
och lokala processledare. Västra Götalandsregionen har redan ett pågående
utvecklingsarbete med vårdprocesser inom cancervården. Det är viktigt att
arbetet med standardiserade vårdförlopp knyter an till detta.
Andra begrepp
Fler frågor och svar och möjlighet att ställa frågor om standardiserade
världsförlopp finns på den nationella informationssidan:
www.cancercentrum.se/kortare_vantetider
4 (19)
2. Övergripande strategi
I förändringsprojekt är det särskilt viktigt att skapa dialog med dem som är
berörda, både för förankring och för att få till ett effektivt införande. När det
gäller införande av standardiserade vårdförlopp, så kommer de flesta av
förändringarna att genomföras i förvaltningarna och på berörda kliniker.
Därför är följande viktigt:
•
•
•
•
•
•
•
Att föra dialog: både inom och mellan förvaltningar, verksamheter
och professionerna som berörs av förändringarna, samt att ha forum
för dialog mellan primärvård och sjukhusvård.
Att ha tvåvägskommunikation i linjen: så att det även finns rutiner
för återkoppling från verksamheterna tillbaka till ledningsgrupperna.
Att anpassa budskap: så att varje nivå förstår vad som förväntas av
dem och vilka utmaningar de ska bidra till att lösa. Steg ett är att bryta
ner varje vårdförlopp, så att man ser vilka verksamheter som berörs.
Att tydliggöra centrala begrepp: så att vi pratar om samma saker.
Att samordna kommunikationen: till exempel i linjen och i de
regionala processägarnas nätverk.
Att sprida goda exempel: så att verksamheter kan inspirera varandra.
Uppföljning: det vill säga att dialogen pågår under en längre tid.
Förankring i flera steg
Figuren ovan beskriver effekten av olika typer av kommunikation. I första
skedet är det viktigt att ledningsgrupper, medicinska sektorsråd och andra
centrala organ når upp till den höga delen av bilden – alltså att man för en
dialog om varför dessa förändringar ska göras, hur det ska gå till och vad
förändringen innebär för olika målgrupper.
Därefter måste lokala dialoger föras i varje process och på varje verksamhet
som berörs. En rad informationsinsatser behövs för att hålla målgrupperna
uppdaterade, till exempel på webbplatser, intranät och nyhetsbrev, men
dessa befinner sig i till vänster i figuren. För att skapa delaktighet och
förändring krävs dialog. Här är verksamhets- och enhetschefer centrala,
både för att initiera dialog, svara på frågor, motivera medarbetarna, fånga
lokala idéer och driva förändringsarbetet. Att stödja cheferna i deras
kommunikation och förse dem med verktyg är därför centralt.
5 (19)
Övergripande strategi på sjukhusen
Gemensamt för sjukhusen är att ledningsgrupperna, berörda verksamhetschefer och lokala processledare för de aktuella vårdförloppen (inklusive
diagnostiska verksamheter) samlas. Man går igenom hur vårdförloppen bäst
kan införas i respektive vårdprocess och verksamhet och identifierar
kontaktområden med andra förvaltningar. Med utgångspunkt från dessa
möten organiseras det fortsatta arbetet med införandet lokalt.
Övergripande strategi i primärvården
I Närhälsan ska chefläkarna kommunicera införandet tillsammans med
bland annat vårdcentralcheferna. Dessutom kommer Vårdvalsenheten att
informera både Närhälsan och de privata vårdcentralerna. Information till
alla vårdcentraler ska ges även under de utbildningsmöten som kommer att
genomföras i regionen.
3. Utmaningar och möjligheter
Den 23 januari 2015 höll Regionalt cancercentrum väst en regional
dialogdag om införande av standardiserade vårdförlopp, med runt 140
deltagare. Nedan listas utmaningar och möjligheter som framkom under
bordsdiskussionerna, utan innebörders ordning.
3.1 Utmaningar
•
IT-system: Är bristfälliga och stödjer inte mätning av de ledtider som
•
Resursbrist: Det saknas vårdplatser, mottagningstid, rehabilitering,
•
Kapacitetsbrist: Vad gäller strålbehandling, operationstillgång, och
•
Risk för undanträngningseffekter: Gäller både benigna sjukdomar och
•
Patient- och närståendemedverkan: Behöver utvecklas.
•
Bättre logistik och planering: Behövs för att få bort flaskhalsar, klara
•
Kvalitetsfokus: Snabbhet får inte utvecklas på bekostnad av kvalitet.
•
Arbetsfördelning och samordning: Det krävs en ökad samverkan
•
Helhetstänkande: Det krävs ett nytt tankesätt med ökad samordning av
•
Kommunikation: Flera stora utmaningar identifierades (se 3.3 SWOT-
ska följas upp. Olika journalsystem interagerar inte med varandra.
med mera. Stor brist på patologer, onkologer, radiologer, sjuksköterskor
med flera.
bilddiagnostik, till exempel PET-och CT-undersökning.
andra allvarliga sjukdomar.
av somrarna, hanterade den ökade mängden utredningar och för att
hantera variationer i patientflöde när det gäller förbokade tider.
mellan länssjukhusen, universitetssjukhusen och primärvården. En
tydlig koordinering kring vem som gör vad och vem som ansvarar för
patienter som inte ingår i standardiserade vårdförlopp.
gemensamma resurser och mindre stuprörsarbete. Risk för konflikter
mellan processerna och linjen.
analys kommunikation). Bland annat är det viktigt at tydliggöra:
6 (19)
1. Hur standardiserade vårdförlopp förhåller sig till förnyad
bedömning och nya patentlagen. I den initiala sjukdomsfasen är
patienten ofta beredd att åka längre för snabbare behandling.
2. Vad rimlig utredningstid är, jämfört med andra utredningar som
kräver mycket snabbare handlande, till exempel hjärtinfarkt.
3. Vad som är skillnaden på misstanke och välgrundad misstanke.
3.2 Möjligheter
•
Kortare köer: Stor vinst för patienter, närstående och vårdpersonal.
•
Standardisering: Skapar en mer jämlik vård och underlättar
•
Förbokade tider: Kan skapa en snabbare och smidigare utredning.
•
IT-system: Bättre system tvingas fram, exempelvis för uppföljning
•
Ökade resurser: Ses mycket positivt, men krävs att de används rätt.
•
Stärkta vårdprogram: Vårdprogrammen får en konkret tillämpning i
•
Bättre arbetsfördelning: Workshifting och bättre uppföljning via
•
Ökat samarbete: Både inom sjukhusvården och med primärvården.
•
Bättre samarbetsklimat: Standardiserade vårdförlopp gör det enklare
•
Delaktighet: Ökad möjlighet till teamarbete och att ta tillvara
•
Kompetensutveckling: Kompetensöverföring mellan olika enheter och
•
Motivation: Hög motivation bland många chefer och medarbetare att
•
Sidoeffekter: En bättre struktur kan ge vinster även för övriga vården.
utmönstring av moment och metoder som saknar evidens eller annat
värde för patienterna. Skapar en genomlysning av idéer och arbetssätt.
online och digitaliserad PAD-bedömning. Möjlighet att skapa system
som kan ”tanka vidare” data och kommunicera med varandra.
standardiserade vårdförlopp.
kontaktsjuksköterskor kan frigöra läkartid och spara återbesök. Man
utnyttjar den kompetens som finns bättre.
Nya möjligheter kan uppstå när man träffas över gränserna.
och tydligare när olika enheter ska komma överens, vilket kan skapa
mindre konflikter och en trevligare relationer mellan olika enheter.
medarbetarnas idéer. Skapar medvetenhet om flöden på alla nivåer.
Ökad öppenhet för att lösa problem över professionsgränserna.
sjukhus. Möjlighet till nya attraktiva tjänster, till exempel
kontaktsjuksköterska.
skapa en positiv förändring.
3.3 SWOT-analys kommunikation
Nedan analyseras styrkor, svagheter, möjligheter och hot vad gäller
kommunikation. De två första kategorierna listar organisationens interna
svagheter och styrkor vad gäller kommunikation om satsningen. Under
möjligheter och hot listas faktorer utifrån organisationens omgivning, till
exempel kommunikation med patienter och allmänheten.
7 (19)
Styrkor:
• Generellt väldigt engagerade
medarbetare som brinner för sitt yrke
och vill ge en god vård.
• Många medarbetare deltar redan
i olika förändringsprojekt och har
kunskap om hur man kan tänka.
• Bra ska bli bättre – vi har redan en
mycket bra cancervård, viktigt att få
med det i kommunikationen.
• De regionala/lokal processägarna
och deras nätverk är en stor tillgång.
Svagheter:
• Kan vara svårt att nå ut i linjen.
• Svårt att nå alla som berörs, inga
kanaler för att nå alla medarbetare.
• Krävs många olika kanaler för att
få till en tvåvägskommunikation
mellan primärvård, länssjukvård och
universitetssjukhusen.
• Kan saknas samverkansform
mellan sjukhusvård/primärvård.
• Ökat samarbete kan förbättra den
interna kommunikationen.
• Svårt att nå alla läkare i primärvården. Utbildningsdagarna för
allmänläkarna är få och många
behöver informera om mycket.
• Det är lättare att engagera
personal om de vet vad och hur de
kan påverka. Viktigt för chefer på
olika nivåer att tydliggöra det.
• Många förändringsprojekt är på
gång, t.ex. nytt journalsystem. Det
finns en stor förändringströtthet hos
många medarbetare.
• Enhetschefer är viktiga, eftersom
de befinner sig nära medarbetarna.
Viktigt att de får rätt stöd.
• Kan krävas en kulturförändring i
vissa fall, vilket är en utmaning.
• Möjlighet att ta fram nya
standardiserade svar för röntgen,
patologin, med flera.
Möjligheter:
• Mycket positivt att det skjuts till
extra pengar nationellt.
• Kontaktsjuksköterskan en viktig
resurs för att skapa kontinuitet och
god kommunikation med patienten.
• Bevakning från patientorganisationer och andra kan skapa
ett tryck som gör att det verkligen blir
en förändring.
• Danmark har redan infört en
liknande modell. Stor möjlighet att
lära oss av dem och att sprida
positiva exempel internt, till exempel
via lärandeseminarier.
• Utmaning att synkronisera
informationen i vårdprocesserna/
processägarnas nätverk och linjen.
Hot:
• Den nationella satsningen är
tillfällig. Oro kan uppstå om hur detta
ska finansieras längre fram.
• Stark press från allmänhet, politik
och journalister om att nå målen kan
skapa stress hos personalen.
• Om utredningen går för fort kan det
göra att patienter och närstående
inte ”hinner med” mentalt.
• Om det uppstår undanträngningseffekter kan satsningen uppfattas
negativ i andra delar av vården.
• Många medarbetare arbetar redan
hårt för att få verksamheten att gå
ihop och kan ha lite energi över till
förändringsprojekt.
8 (19)
4. Mål, målgrupper, budskap och kanaler
4.1 Mål med kommunikationen
Det övergripande målet med kommunikationen är:
1. Kunskap och förståelse: att sprida kunskap och skapa förståelse för
satsningen inom de delar av vården som berörs.
2. Motivation och dialog: att motivera medarbetarna att delta i
förändringsarbetet och skapa dialog som möjliggör införandet.
3. Nya rutiner och arbetssätt: att bidra till att skapa och införa nya
rutiner och arbetssätt, samt att sprida goda exempel.
Målen ser olika ut för olika målgrupper och för olika skeden i förändringsarbetet. Se även avsnitten 4.2 Målgrupper och 7. Tids- och aktivitetsplan.
Mål för olika faser i förändringsarbetet
En förändringsprocess delas normalt in i fyra faser. Se figur nedan.
Eftersom införandet av standardiserade vårdförlopp sträcker sig över flera år
ligger fokus i denna kommunikationsplan främst på de tre första faserna.
I förankringsfasen är målet att förankra införandet i olika förvaltning- och
ledningsgrupper, såväl som i linjen och bland medarbetarna. Det är viktigt
att cheferna i linjen får verktyg så att de kan skapa förståelse för varför
förändringen behövs och skapa delaktighet bland medarbetarna. Här kan
positiva exempel spela en viktig roll för att skapa inspiration och för att visa
att det är möjligt att uppnå de nya målen.
I startfasen är målet att skapa en realistisk bild av förändringen och att alla
ska känna till sina roller, så att man vet vad som förväntas av var och en.
För att uppnå detta är det viktigt att chefer i linjen får verktyg för att bryta
ner övergripande budskap och mål till en avdelnings- enhets- och
medarbetarnivå. (Läs mer i 4:3 Budskap). Man bör även sätta upp tidiga
delmål, så att man tidigt kan visa på positiva exempel.
Under genomförandefasen är målet att skapa förändring, att upprätthålla
engagemanget hos medarbetarna och att behålla en tydlig rollfördelning.
Spridning av positiva exempel och tidiga delmål som har uppnåtts är viktigt,
exempelvis via lärandeseminarier. Det är även centralt att återkopplingen
från verksamheterna ”uppåt” i organisationen fungerar.
9 (19)
Viktigt med mätbara mål
Målen för projektet anges i respektive vårdförlopp, till exempel att patienter
med akut myeloisk leukemi ska behandlas inom sex dagar, från att en
välgrundad misstanke om cancer uppkommer. Några målnivåer har inte satts
nationellt, men kan komma längre fram. Det är viktigt att varje verksamhet
sätter upp egna delmål för hur de kan bidra till de nya måltiderna.
Även målen för kommunikation bör brytas ner lokalt. Det är svårt att sätta
upp meningsfulla mätbara mål om kommunikation på regional nivå, men
några mål kan vara:
•
•
•
•
•
•
•
att alla medarbetare som berörs inom respektive förvaltning har fått
information på ett APT senast september 2015,
att alla chefer i linjen får ett baspaket med information,
att alla lokala lärandeseminarier är fullbokade,
minst 5 000 unika besökare på informationssidan om satsningen på
RCC Västs webbplats under 2015,
att alla förvaltningar ska ha informationssidor eller länkar vidare till
RCC Västs webbplats på sina intranät, senast september 2015,
att alla större artiklar om satsningen på RCC Västs webbplats finns
med i chefernas nyhetsbrev (I-linjen).
att en regional idébank har startats på RCC Västs webbplats, som
innehåller minst tio positiva exempel, senast i december 2015.
Läs mer om uppföljning av målen i avsnitt 6. Utvärdering och uppföljning.
4.2 Målgrupper
Standardiserade vårdförlopp påverkar både sjukhusvården, primärvården
och tandvården. Det gäller både offentliga och privata vårdgivare.
De tre huvudmålgrupperna i satsningen är:
• politiska ledningar och tjänstemannaledningar i hälso- och sjukvården,
• medarbetare inom sjukhusvården, primärvården och tandvården,
• patienter och närstående.
Viktiga ambassadörer i satsningen är:
• chefer i linjen, särskilt enhetschefer som arbetar närmast personalen,
• chefläkare inom respektive förvaltning,
• regionala processägare och lokala processledare.
På följande sidor listas målgrupperna mer detaljerat, samt kommunikationsmålen för olika grupper. De har inte delats upp i primära och sekundära
målgrupper, eftersom de spelar olika roller i olika delar av arbetet. Under
implementeringsfasen och startfasen är förvaltningsledningar, chefläkare,
chefer i linjen, regionala processägare och lokala processledare centrala.
Under förändringsarbetet spelar medarbetarna en särskilt viktig roll.
10 (19)
Politiker
Mål
Hälso- och sjukvårdsstyrelsen
HSS ska fatta beslut om införande.
Samverkansnämnden
Övriga aktörer ska vara väl
informerade om arbete.
Hälso- och sjukvårdsnämnderna
Utförarstyrelserna
Ledningsgrupper
Mål
Koncernledningsgrupp
Hälso- och sjukvård (styrgrupp)
Ska vara väl informerade och fatta
beslut, till exempel om handlingsplan.
Hälso- och sjukvårdsavdelningens ledningsgrupp
Samtliga förvaltnings- och
sjukhusledningar
Ska vara väl informerade och stämmas
av med under arbetet, samt agera efter
fattade beslut och verka för införande
och spridning av kunskap.
Projektgruppen för införande av
standardiserade vårdförlopp
Ska föra dialog, arbeta med förankring
och vara navet i arbetet.
RCC Västs styrgrupp
Ska vara väl informerade under arbetet.
Diagnostikrådet
Ska vara väl informerade under arbetet.
Medicinska sektorsråd
Mål
Samtliga ordföranden
Samtliga berörda medicinska
sektorsråd ska vara väl informerade
om standardiserade vårdförlopp, föra
dialog kring hur arbetet fortskrider,
samt bidra till kunskapsspridning och
förankring. Även de sektoråd som inte
direkt berörs informeras via
ordförandekonferensen.
Samtliga sektorsråd
Offentlig och privat primärvård
Mål
Närhälsan
Privata vårdcentraler
primärvårdschefer
läkare i offentlig och privat
primärvård,
• övriga medarbetare, t.ex. distriktssjuksköterskor, läkarsekreterare
och andra som hanterar remisser.
Ska vara väl informerade och delta i
dialoger i olika samverkansform.
•
•
•
•
Vårdpersonalen ska vara väl
informerade och agera i enlighet med
nya riktlinjer för remisshantering så
snart de är på plats, samt delta i
kommande utbildningsdagar, till
exempel för allmänläkare.
11 (19)
Cancervården
Mål
• sjukhusdirektörer
• chefläkarna på sjukhusen
• verksamhetschefer inom kirurgi,
onkologi, patologi, hematologi,
urologi, palliativ vård, m.fl.
• regionala processägare
• lokala processledare
• regionala omvårdnadsgrupper
• läkare inom berörda områden
• övriga medarbetare, t.ex.
personalchefer, omvårdnadspersonal och läkarsekreterare
• centralfackliga gruppen
• privat patologi och privat medicinsk
service
De sex första grupperna ska vara väl
informerade, föra dialog, agera efter
fattade beslut och verka för införande
och spridning av kunskap och goda
exempel.
Chefer på olika nivåer ska även bidra
till att bryta ner information och mål för
att visa vad som förväntas av deras
verksamheter och hur medarbetarna
påverkas.
Övriga medarbetare ska veta hur de
påverkas, hur och vad de kan påverka
i det lokala utvecklingsarbetet och
bidra till att föra in nya riktlinjer och
arbetssätt.
Övrig hälso- och sjukvård
Mål
•
•
•
•
•
•
•
privat och offentlig tandvård,
inkl. verksamhetschefer,
tandläkare, sekreterare, etc.
övriga kliniker som berörs av
utredningsförloppen
privata sjukhus, t.ex. Lundby
och Carlanderska
taxeläkare
1177 Vårdguiden
E-hälsoenheten
berörda kommunikationschefer
och kommunikatörer som ska
arbeta med frågan
Ska vara informerade om arbetet med
standardiserade vårdförlopp, delta i
dialoger vid behov, samt agera efter
fattade beslut och verka för införande.
Taxeläkarna ska informeras via
privatläkarföreningen.
1177 Vårdguiden ska erbjuda patientinformation så snart införandet har
påbörjats.
Ska vara väl informerade och ge stöd
till chefer och andra i verksamheten
vid behov.
Patienter och närstående
Mål
• patient- och närståenderepresentanter inom sjukvården
• Patient och närståendeperspektivrådet vid RCC Väst
• patientföreningar
• patienter och närstående
Ska medverka i dialog under
införandet, både regionalt och lokalt.
Patienter och närstående som berörs
ska få tydlig information från sin
vårdgivare och via 1177 Vårdguiden,
så snart SVF har införts.
Övriga målgrupper
Mål
• invånare i regionen
• journalister
Sekundär målgrupp i första skedet,
men ska ha möjlighet att hitta info.
12 (19)
4.3 Budskap
Huvudbudskapen i den nationella satsningen finns i den nationella
kommunikationsstrategin, som kan laddas under fliken information på:
www.cancercentrum.se/vast/kortare-vantetider. Budskapsplattformen kan
komma att uppdateras under 2015. Därför är det viktigt att den som arbetar
med kommunikation regionalt även tar del av detta dokument.
Huvudbudskapen är att satsningen ska:
korta väntetiderna – alla ledtider ska vara medicinskt motiverade,
skapa en mer jämlik cancervård med ökad kvalité,
göra cancerpatienterna mer nöjda med vården.
•
•
•
Det ska göras genom att:
optimera ledtiderna i cancervårdsprocesserna,
förbättra kommunikationen med patienterna och ge tydlig information
om innehållet i de standardiserade vårdförloppen, så att de vet vad
som ska ske och när det ska ske,
kontinuerligt följa upp och kommunicera i vilken mån standardiserade
vårdförlopp tillämpas och ledtiderna hålls,
mäta patienternas grad av nöjdhet med cancervården.
•
•
•
•
Följande nationella budskap ska användas:
Svensk cancervård är bra. Trots det finns det skillnader i hur vi
omhändertar den som är sjuk. I dag får man får vänta olika länge på
att få behandling för olika diagnoser, beroende på var i landet man
bor. Det ska arbetet med standardiserade vårdförlopp ändra på.
Svensk cancervård är bra, men vi ska bli ännu bättre. Standardiserade
vårdförlopp innebär att nya arbetssätt och rutiner gör vägen genom
vården snabbare och tydligare för patienten.
Standardiserade vårdförlopp ger patienten en trygghet i att oavsett var
man bor så fungerar utredningen från en första misstanke om cancer
till behandlingsstart likadant i hela landet.
•
•
•
Regional och lokal anpassning av budskap
Budskap formuleras på olika sätt beroende på sammanhang, kanal och
målgrupp, men det är viktigt huvudbudskapen finns med i alla sammanhang.
Det är även viktigt att vi:
•
•
•
•
•
har ett positivt tilltal,
fokuserar på att det är en satsning, inte en effektivisering/besparing,
beskriver bakgrunden, så att det blir tydligt varför satsningen görs,
lyfter fram positiva exempel som visar att förändringen är möjlig,
anpassar budskapen så att varje nivå – både förvaltning, avdelning,
enhet och personalgrupp – förstår hur de påverkas, vad som
förväntas av dem och hur de kan bidra.
På nästa sida finns en figur som beskriver hur man anpassar budskap till
olika målgrupper i ett förändringsarbete.
13 (19)
Riktlinjer vid översättning av budskap
50 % Central nivå
50 % Avdelning
20 % Centralt
50 % Avdelning
30 % Enhet
20 % Centralt
30 % Avdelning
50 % Enhet
10 % Centralt
10 % Avdelning
20 % Enhet
60 % Grupp och individ
© NORDISK KOMMUNIKATION 2009
Det centrala i figuren är att huvudbudskapet ska finnas med hela vägen och
att varje nivå ska innehålla något av informationen från avdelningen ovan.
Att göra denna anpassning ligger till stor del på chefer på olika nivåer.
Därför är det svårt att ge generella budskap för avdelningsnivå, enhetsnivå,
etc. För att hjälpa chefer på olika nivåer kommer informationspaket att tas
fram, som till exempel bör innehålla:
•
•
•
•
generellt presentationsmaterial om satsningen,
information om hur förvaltningen tänker arbeta med införandet,
listor över vilka verksamheter som berörs, som tas fram per process,
frågor de behöver besvara, till exempel hur deras egen verksamhet
berörs och hur personalen påverkas.
Ett exempel
Om man bortser från procentsatserna i figuren ovan, så skulle en förenklad
version av budskapet till läkarna på en vårdcentral kunna vara följande:
I år påbörjas en nationell satsning för att korta väntetiderna i
cancervården. Bakgrunden är att väntetiderna är för långa och
skiljer sig mycket över landet. För att ändra på det införs standardiserade
vårdförlopp. De beskriver i detalj hur utredningar för olika diagnoser ska gå
till och vilka maximala väntetider som gäller från att välgrundad misstanke
om cancer uppstår, till behandling påbörjas. (central nivå)
Detta påverkar primärvården, eftersom man sätter upp nya kriterier för
välgrundad misstanke om cancer. För vissa diagnoser kan vi slå fast att det
är en välgrundad misstanke om cancer i primärvården, i andra fall krävs
utredning i specialistvården. Det innebär att remisshanteringen förändras
och att vi måste förbättra samarbetet med sjukhusvården. (avdelningsnivå)
Alla på vårdcentralen kommer att få utbildning om hur det här påverkar ert
arbete, även sjuksköterskorna och läkarsekreterarna. (enhetsnivå)
För er läkare innebär det att ni behöver utbildas i de nya kriterierna för
välgrundad misstanke om cancer, den nya remisshanteringen och hur ni ska
kommunicera med patienterna om detta. I Danmark blev den nya modellen
ett stort lyft för allmänläkarna, så vi hoppas och tror att det ska underlätta
arbetet även hos oss. (grupp/individnivå)
14 (19)
4.4 Kanaler
Nedan listas generella regionala kanaler. Dessa kan skilja sig åt mellan olika
förvaltningar. I vissa fall kan nya forum för samverkan behöva skapas.
Möten (primär kanal)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ledningsgruppsmöten och befintliga möten i linjen i förvaltningarna
APT-möten för medarbetare
auladragningar på respektive sjukhus
ordförandekonferensen
chefläkargruppens möten
de regionala processägarnas dialogturnéer
möten i de regionala omvårdnadsgrupperna
de lokala processägarnas möten (ytterligare lokala processer kan
behöva skapas i vissa förvaltningar)
regionala dialogdagar via Regionalt cancercentrum väst
regionala utbildningsdagar för primärvården
nationella utbildningsdagar för patient- och närståendeföreträdare
utbildningsdagar och lärandeseminarier vid respektive förvaltning
Digitala kanaler
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
nationell informationssida på www.cancercentrum.se
regional samlingssida om projektet, inklusive positiva exempel på:
www.cancercentrum.se/vast/kortare-vantetider
VG-regionens externa webbplats och gemensamma intranät
förvaltningarnas externa webbplatser och intranät
det gemensamma nyhetsbrevet till alla chefer (I-linjen)
interna nyhetsbrev i förvaltningarna
RCC Västs nyhetsbrev (skapa en prenumeration här)
de privata sjukhusens webbplatser och intranät
1177 Vårdguiden
e-post
massmedia och sociala medier
Tryckt material
•
•
Nationella roll-ups, broschyrer och tillämpningsanvisningar för
landstingsledningar och vårdpersonal.
Kompletterande lokal information till medarbetare och patienter.
Primärvårdens kanaler
•
•
•
Vårdvalsenhetens kanaler till exempel, nyhetsbrev och webbplats
Vårdcentralernas webbplatser och eventuella intranät.
Befintliga samverkansforum för sjukhusvård och privat och offentlig
primärvård i respektive förvaltning, till exempel PVNU-gruppen i
NU-sjukvården. I vissa förvaltningar kan nya samverkansforum
behöva skapas.
15 (19)
5. Organisation och resurser
Införandet av standardiserade vårdförlopp samordnas av en projektgrupp
som kommer att arbeta med frågan under fyra år. I gruppen ingår
representanter från samtliga förvaltningar, patientföreträdare och
medarbetare från Regionalt cancercentrum väst. Samtliga deltagare i
gruppen finns listade här: www.cancercentrum.se/vast/kortare-vantetider
Koncernledningsgrupp Hälso- och sjukvård är styrgrupp för projektet.
Större delen av arbetet kommer att göras i de verksamheter som berörs.
Varje förvaltning ska därför utse en person eller arbetsgrupp som samordnar
införandet på respektive förvaltning. Personen eller gruppen ansvarar även
för att rapportera tillbaka till den regionala projektgruppen. Avrapportering
ska även ske via befintliga kanaler i linjen. En viktig del i det lokala arbetet
är också att engagera patienter och närstående i utvecklingsarbetet. Mer
information om det finns i handlingsplanen för hela projektet.
Under 2015 kommer 444,5 miljoner att satsas på projektet nationellt. Hur
Västra Götalandsregionens del ska fördelas regionalt beslutas av Hälso- och
sjukvårdsstyrelsen, i samråd med Koncernledningsgrupp Hälso- och
sjukvård. Den regionala projektgruppen tar fram ett gemensamt underlag
som beskriver var förvaltningarna bedömer att medlen kan göra störst nytta.
5.1 Ansvarsfördelning kommunikation
Införande av standardiserade vårdförlopp är i första hand en verksamhetsfråga, men eftersom så många delar av sjukvården berörs är väl fungerande
kommunikation centralt. RCC Väst ansvarar för att samordna arbetet
regionalt, till exempel att tillhandahålla övergripande informationsmaterial
och att hålla informationscheferna uppdaterade. Mycket kommunikationsarbete behöver dock göras i förvaltningarna, till exempel:
•
•
•
•
•
•
•
att stödja dem som ansvarar för införandet lokalt,
att lyfta positiva exempel lokalt och publicera artiklar på intranät,
att ge stöd till chefer som ska arbeta med frågan,
att ta fram material till lokala lärandeseminarier,
att ge stöd i framtagandet av nya standardiserade svar från till
exempel röntgen och patologi,
att ta fram ny regional patientinformation som kompletterar den
nationella informationen på 1177 Vårdguiden
pressaktiviteter och information till media.
Vilket stöd varje förvaltning behöver vad gäller kommunikation avgörs
lokalt. Det är viktigt att ledningsgrupperna ger tydliga direktiv om vilka
kommunikationsresurser som ska avsättas till att arbeta med frågan.
5.2 Kontaktpersoner
På nästa sida listas informationschef eller kommunikatör samt kontaktpersoner per förvaltning. Den kommer att uppdateras när det är klart hur
arbetet organiseras lokalt. En fullständig förteckning över vilka som ingår i
den regionala projektgruppen per förvaltning uppdateras på:
www.cancercentrum.se/vast/kortare-vantetider
16 (19)
Förvaltning
Kontakt verksamhet
Kontakt kommunikation
Alingsås Lasarett
Henrik Jonsson,
Verksamhetschef
Kristina Stålberg
Informatör
henrik.p.jonsson@vgregion.se
kristina.stalberg@vgregion.se
Ann Ekberg Jansson
Sjukhusdirektör
Johanna Wiechel Steier
Informationschef
ann.ekberg_jansson@vgregion.se
johanna.steier@vgregion.se
Madeleine Andersson,
Sjukhusdirektör, madeleine.
Charlotta Moberger
HR-chef charlotta.moberger
a-l.andersson@vgregion.se
@vgregion.se
Jarl Torgerson
Projektledare
Kjell Foss
Kommunikationsstrateg,
Jarl.torgerson@vgregion.se
kjell.foss@vgregion.se
Kajsa-Mia Holgers
Medicinsk rådgivare
Sarah Öfverström
Informatör
kajsa-mia.holgers@vgregion.se
sarah.ofwerstrom@vgregion.se
Anna Wågander
Vårdenhetschef
Lisa Arvidsson
Informatör
anna.wagander@vgregion.se
lisa.arvidsson@vgregion.se
Ulrika Tägnfors,
Områdeschef
ulrika.tagnfors@vgregion.se
Niklas Claesson
Kommunikationschef,
Monica Ericson Sjöström
Chefläkare
Lena Lundberg
Kommunikationschef
monica.ericson-sjostrom
@vgregion.se
lena.marie.lundberg
@vgregion.se
Rose-Marie Nyborg
Chef Vårdvalsenheten
Helena Kryssman
Kommunikatör
Rose-marie.nyborg@vgregion.se
helena.kryssman@vgregion.se
Jarl Torgerson
Projektledare
Karin Allander
Kommunikatör
Jarl.torgerson@vgregion.se
karin.allander@rccvast.se
Per Karlsson
Områdeschef
Joakim Kenndal
Kommunikationsdirektör
per.o.karlsson@vgregion.se
joakim.kenndal@vgregion.se
Marga Brisman
Kvalitetsöverläkare
Michael Malmborg,
Kommunikationschef
marga.brisman@vgregion.se
michael.malmborg@vgregion.se
Kaarina Sundelin
Biträdande sjukhusdirektör
Maria Bohlin
Kommunikationschef
kaarina.sundelin@vgregion.se
maria.kr.bohlin@vgregion.se
Angereds Närsjukhus
Frölunda
Specialistsjukhus
Hälso- och sjukvårdsavdelningen
Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli
Kungälvs Sjukhus
NU-sjukvården
Närhälsan
Vårdvalsenheten
Regionalt cancercentrum väst
Sahlgrenska
Universitetssjukhuset
Skaraborgs Sjukhus
Södra Älvsborgs
Sjukhus
niklas.claesson@vgregion.se
6. Utvärdering och uppföljning
I första skedet är det viktigt att få till fungerande rutiner för återrapportering,
eftersom projektet kommer att pågå flera år. En mer omfattande utvärdering
av införandet kommer troligen att genomföras längre fram. Det är även
viktigt att följa upp i vilken mån de nya väntetiderna uppnås, alltså
projektmålen. Ett antal mål för kommunikationen bör även utvärderas. På
nästa sida listas de initiala kommunikationsmålen och vem som ansvarar för
att följa upp vad.
17 (19)
Kommunikationsmål som följs upp regionalt
•
•
•
•
•
intresse för regionala dialogdagar
besök på den regionala informationssidan via Google Analytics
att information finns på respektive intranät
att information når ut i nyhetsbrevet till chefer (I-linjen)
att en regional idébank med positiva exempel tas fram
Kommunikationsmål som följs upp lokalt
•
•
•
•
att alla chefer i linjen får ett baspaket med information
att alla medarbetare som berörs har fått information på ett APT
intresse för lokala lärandeseminarier och utvecklingsdagar
att fortlöpande stämma av hur kommunikationen fungerar och
rapportera tillbaka i linjen och till den regionala arbetsgruppen.
7. Regional tids- och aktivitetsplan
Jan-mars 2015: Möten med politiker, ledningsgrupper, med flera.
Ansvariga: Nils Conradi, Jarl Torgerson, Bo Hallin och Karin Allander
Målgrupp
Syfte
Tidpunkt
Hälso- och Sjukvårdsstyrelsen
Beslut om handlingsplan
25 mars
Samverkansnämnden
Information
13 mars
Hälso- och sjukvårdsnämnderna
Information
Flera tillfällen
Koncernledningsgrupp
Hälso- och sjukvård
Beslut om handlingsplan,
med mera
19 mars
HSA:s ledningsgrupp
Information, avstämning
9 mars
Hälso- och sjukvårdens
förvaltningsledningar.
Information
Flera tillfällen
Ledningarna för de privata
sjukhusen
Information
Flera tillfällen
Projektgruppen för införande
Dialog och förankring
Flera tillfällen
RCC Väst styrgrupp
Information
Flera tillfällen
Regionala processägarna
Information och dialog
Flera tillfällen
Regionala tumörrådet
Information och dialog
Under våren
Ordförandekonferensen
Information
5 mars
Sektorsråden för:
• allmänmedicin
• bild- och funktionsmedicin
• invärtesmedicin
• kirurgiklustret
• laboratoriemedicin
Information och förankring
Flera tillfällen
Patient- och närståenderådet
Information och förankring
5 mars
Vårdvalsenheten
Information
Under våren
Centralfackliga gruppen
Information och förankring
Under våren
Ledningar privata sjukhus
Information
4 mars
Branschrådet privata rådgivare
Information
12 mars
Kommunikationscheferna
Information
Flera tillfällen
18 (19)
Mars och framåt: Förankring och dialog i förvaltningarna (via linjen)
Målgrupp
Kanaler
Tidpunkt
Ansvariga
Lokala processledare
Mejl, möten
Bestäms lokalt
Regionala
processägare
Regionala
omvårdnadsgrupper
Mejl, möten
Bestäms lokalt
Regionala
processägare
Professionen, t.ex:
• Administratörer
• Ekonomichefer
• Personalchefer
• Läkare
• Läkarsekreterare
• Sjuksköterskor
• Övrig omvårdnadspersonal
Bestäms lokalt,
till exempel:
• Möten
• Nyhetsbrev
• Intranät
• lokala lärandeseminarier,
• APT:n
Bestäms lokalt
Främst chefer i
linjen, men även
regionala
processägare,
lokala processledare och
professionsnätverk
Regionala patient- och
närståendeföreträdare
Mejl, möten
Fortlöpande
RCC Väst
Lokala patient- och
närståendeföreträdare
Bestäms lokalt
Bestäms lokalt
Chefer i linjen
Mars och framåt: Kommunikation med övriga målgrupper
Målgrupp
Kanaler
Tidpunkt
Ansvariga
Socialdepartementet,
SKL och RCC i
samverkan
Mejl, möten, mm.
Fortlöpande
RCC Väst
Patientföreningarna
Bestäms centralt
Patienter och
närstående
Möten, webbplats,
tryckt material mm.
Bestäms lokalt
Alla förvaltningar
E-hälsoenheten
E-hälsoenheten
Mejl, möten
Fortlöpande
VGR centralt
RCC Väst
Journalister
Bestäms lokalt
Bestäms lokalt
VGR centralt
och respektive
förvaltning
Allmänheten
Externa
webbplatser
Bestäms lokalt
VGR centralt och
förvaltningarna
RCC i samverkan
Exempel på informationsmaterial att ta fram
Kanal
Målgrupp
Deadline
Ansvariga
Regional informationssida på webben
Hälso- och
sjukvården
Utvecklas
fortlöpande
RCC Väst
Artiklar till nyhetsbrev
I-linjen
Chefer i linjen
Fortlöpande
RCC Väst
Stödmaterial till chefer
Chefer i linjen
Mars 2015
RCC Väst
Övriga nyhetsbrev
Medarbetare
Fortlöpande
Förvaltningarna
Alla intranät
Medarbetare
Maj 2015
Förvaltningarna
Externa webbplatser
Allmänheten
2015
Förvaltningarna
Material till
utbildningsdagar
Medarbetare
2015
Förvaltningarna,
med stöd av RCC
Tryckt allmän info
Medarbetare
Mars 2015
RCC i samverkan
1177 Vårdguiden
Allmänheten
2015
1177 Vårdguiden
Patientinformation
Patienter och
närstående
2015
VGR centralt
och förvaltningarna
19 (19)