Sammanställning av Kvalitets- och

Transcription

Malmö stad
1 (11)
Stadskontoret
Tjänsteskrivelse
Datum
2015-05-18
Vår referens
Bertil Siöström
Enhetschef
bertil.siostrom@malmo.se
Sammanställning av Kvalitets – och Patientsäkerhetsberättelser 2014
STK-2014-1203
Sammanfattning
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd ska arbetet med att systematiskt och
fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. I tjänsteskrivelsen
återges en övergripande sammanfattning av stadsområdesförvaltningarnas och Sociala resursförvaltningens kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser.
Förslag till beslut
Vård och omsorgsberedningen beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta
att
godkänna sammanställningen och lägga den till handlingarna,
att
överlämna sammanställning av kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser till stadsområdesnämnder, Sociala resursnämnden och Förtroendenämnden för kännedom
samt
att
anmoda stadsområdesnämnder och Sociala resursnämnden beakta varandras kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser samt stadskontorets bedömning i det fortsatta
utvecklingsarbetet.
Beslutsunderlag







Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 från stadsområdesnämnd Innerstaden
(3/3)
Kvalitets-o patientsäkerhetsberättelse från stadsområdesnämnd Väster
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse från sociala resursnämnden
Kvalitets-och patientsäkerhetsberättelse vård och omsorg 2014 från stadsområdesnämnd
Norr
Kvalitets-och Patientsäkerhetsberättelse 2014 från Stadsområdesnämnd Öster
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse från SoN Söder (2/2)
G-Tjänsteskrivelse-VoOberedning 150603-Sammanställning av Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelser 2014
Beslutsplanering
SIGNERAD
2015-05-25
Vård- och omsorgsberedningen 2015-06-03
2 (11)
KS Arbetsutskott 2015-06-15
Kommunstyrelsen 2015-08-12
Bakgrund
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd1 ska arbetet med att systematiskt och
fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras.
Stadsområdesförvaltningarna och Sociala resursförvaltningen upprättar årligen en sammanhållen kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse för verksamhetsområdet vård och omsorg. I
denna framgår vilka åtgärder som vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet, för att öka
patientsäkerheten samt vilka resultat som uppnåtts under verksamhetsåret. Det framgår även
vilka de övergripande målen och strategierna är för kommande år. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen godkänns i respektive nämnd och översändes därefter till kommunstyrelsen för kännedom. I denna tjänsteskrivelse återges en övergripande sammanfattning av kvalitets- och patientsäkerhetsberättelserna, ytterligare information erhålls i respektive förvaltnings kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse.
Sammanfattning av kvalitets- och patientsäkerhetsarbete
Nedan återges kvalitets- och patientsäkerhetsarbete som förvaltningarna lyfter fram i sina
sammanfattningar samt dess resultat.
Stadsområdesförvaltning Norr
Förvaltningen har under året arbetat för att omvårdnadsinsatserna i större utsträckning utförts av brukarens kontaktman. I syfte att ge en säker hälso- och sjukvård i livets slut samt en
god demensvård sker registrering i de nationella kvalitetsregistren, Svenska Palliativregistret
och BPSD2. Samverkan och erfarenhetsutbyte i olika nätverk, lokalt, regionalt och på nationell nivå har skett i syfte att bidra till en bättre kvalitet och högre patientsäkerhet.
I det systematiska förbättringsarbetet har en risk- och händelseanalys genomförts bland annat
vid införandet av verksamhetssystem Lifecare-Procapita samt förstudier inför förändring av
Nobelgårdens verksamhetsinriktning samt inför avveckling av vårdboende Kirsebergsgatan
41-43.
Egenkontroller har genomförts genom kvalitetsuppföljning av verksamheter och uppföljning
av nöjdhet hos patienter med enbart hemsjukvård. Det har även skett granskning av läkemedelshantering på fyra särskilda boende, granskning av upprättade vårdplaner för brukare med
skyddsåtgärder samt granskning av basal hygien på särskilda boenden.
Ett viktigt resultat som uppnåtts under året uppges vara att samtliga medarbetare förstår vikten av att alla avvikelser skall rapporteras samt att det är ett led i verksamhetens kvalitetsarbetete.
Stadsområdesförvaltning Öster
Förvaltningen övertog 2014-05-01 det organisatoriska ansvaret för de fyra kommungemensamma korttidsenheterna. Förvaltningen framför att övertagandet har påverkat avvikelsestatistiken inom både Socialtjänst och Hälso-och sjukvård samt antalet anmälningar till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Efter övertaget har en revidering av rutiner skett samt ett
arbete med att förbättra kommunikationen mellan olika yrkesprofessioner på korttidsenheterna.
Systematiskt arbete för att öka och säkra verksamhetens kvalitet sker bland annat genom
1
2
Föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9)
BPSD, kvalitetsregister, Beteendestörningar och Psykiska Symtom vid Demenssjukdom
3 (11)
uppföljning i kvalitetsråd. Det har bildats ett tvärprofessionellt team för samordnad vårdplanering (SVPL). Under året har en checklista för jämställda biståndsbeslut införts och samtlig
omvårdnadspersonal har utbildats i säkerhet i hemmet. Det finns nu Mottagningsteam3 och
Demensteam i hela stadsområdet och registreringarna i BPSD har ökat.
I plan för riktade insatser för området psykisk ohälsa (PRIO) har samverkan skett mellan
vård och omsorg och individ och familjeomsorgen. Verksamheterna har under året ökat sin
samverkan med Guldstunder4. Införandet av behovsbedömningsinstrumentet Behov i Centrum (BIC) och klassifikationssystemet ICF5 lyfts fram som ett kvalitetsarbete. Att kommunerna i Skåne under året fått tillgång till vårdhygieniska experttjänster från Vårdhygien (Region Skåne) samt framtagandet av delegeringsprocesser vid nyanställning och omdelegering är
exempel på patientsäkerhetsarbete.
Ett viktigt resultat som uppnåtts under året uppges vara att brukares nöjdhet inom särskilt
boende har ökat. Annat som uppges är att antal personal som utbildats i basal hygien har
ökat och att registrering och användning BPSD har lett till medicinjustering med minskad
användning av s.k. lugnade mediciner.
Stadsområdesförvaltning Söder
Förvaltningens ledningsgrupp för vård och omsorg har under 2013-2014 gått SKLs utbildning "leda för resultat" i syfte att hitta ny form för strukturerat samarbete.
Egenkontroll av verksamheten har gjorts i form av kvalitetsuppföljning där identifierade områden för ökad kvalitetssäkring är, informationsöverföring, uppföljning av fattade biståndsbeslut, social dokumentation samt kunskap om Lex Sarah.
Under 2014 har biståndsprocessen och utförarprocessen kvalitetssäkrats, detta har lett till
insatser för att möjliggöra uppföljning av biståndsbeslut samt utbildningsinsatser för att kvalitetssäkra utförandet av beviljade insatser. Fortlöpande kvalitetsarbete har även bedrivits inom
områdena bemötande och delaktighet bl.a. med studiecirklar i nationell värdegrund. Förvaltningen har arbetat med former för utveckling av innovativa tekniska hjälpmedel så som t.ex.
surfplattor med snabb och lättillgänglig information. I sitt patientsäkerhetsarbete har förvaltningen samarbetat med primärvården för att öka antalet samordnade individuella planeringar
(SIP)6. Inom området psykiatri pågår arbete i syfte att förbättra stödet för personer med
funktionsnedsättning och behov av insatser från både kommun och specialistsjukvård. Andra
områden där kvalitetsarbete skett är vårdhygien, läkemedelshantering samt förebyggande och
behandlande arbete inom fall, sår och nutrition. Som undergrupper till dessa områden är
delegering, information och dokumentation.
Förvaltningen har infört tre nationella register, BPSD, Svenska Palliativregistret samt Senior
Alert. Att införa nationella kvalitetsregister innebär att man stramar upp strukturen för vad
som ska utföras, samt får en snabb, samlad bild av en enskild persons problematik.
Stadsområdesförvaltning Väster
Förvaltningen har i sitt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete utvecklat kvalitetsmöten inom
alla enheter och fortsatt arbeta med kvalitetsråd. Implementering av kvalitetsregistren Senior
Mottagningsteam ska i Stadsområdesförvaltning Öster tillförsäkra den enskilde en god vård, omsorg och rehabilitering genom att bland annat erbjuda nya brukare personkontinuitet, upprätta genomförandeplan, levnadsberättelse och införa ett salutogent förhållningssätt.
4 En pedagogisk utvecklingsverksamhet för Malmö stads vård- och demensboenden.
5 Klassifikationerna ICF gör det möjligt att beskriva en persons funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa
utifrån en biopsykosocial modell.
6 När en person har behov av insatser både från socialtjänsten och hälso- och sjukvården ska kommunen tillsammans med landstinget upprätta en samordnad individuell plan.
3
4 (11)
Alert och BPSD är påbörjad. Utbildningsinsatser relaterat till hälso- och sjukvårdsuppdrag
har genomförts. Handledning har getts personal både i delegerade hälso- och sjukvårdsuppgifter samt i bemötande av personer som drabbats av demenssjukdom. Under året har en
genomgång av den nationella värdegrunden skett med speciellt fokus på bemötandefrågor.
Annan utbildning under året som ägt rum är bland annat för biståndshandläggare i handläggning enligt BIC (Behov I Centrum), för legitimerad personal via ”Råd och stöd” avtalet med
primärvården samt för all personal i det nya dokumentationssystemet LifeCare-Procapita.
Som exempel på åtgärder som vidtagits under året för att öka och säkra verksamhetens kvalitet uppges en utvecklad teamsamverkan i ordinärt boende med ansvarig biståndshandläggare,
sjuksköterska, sjukgymnast och arbetsterapeut samt revidering och upprättande av processer
och rutiner.
Viktiga resultat som uppnåtts under året är att brukarundersökningen 2014 visade såväl positiva som negativa trender. Flera särskilda boenden har arbetat målinriktat med förbättringsarbete bland annat inom området sociala aktiviteter. För ordinärt boende är resultatet sämre
än 2013 förvaltningen uppger dock att man kan skönja en positiv trend i resultat gällande
inflytande och information om tillfälliga förändringar.
Internkontroller i förvaltningen visar att rutinen för avvikelserapportering fungerar, det finns
en god känndedom om lokala rutiner inom alla verksamheter och informationsöverföringsrutinerna mellan team för samordnad vårdplanering och områdesteam fungerar väl. Det finns
däremot ett fortsatt behov av stöd i utvecklingen av dokumentation enligt Socialtjänstlagen.
Stadsområdesförvaltning Innerstaden
Förvaltningen har i sitt fortlöpande kvalitets- och patientsäkerhetsarbete bland annat ett kvalitetsråd inom vård och omsorg som systematiskt analyserar inkomna avvikelser. Utifrån resultat av riskanalys, egenkontroll och analys av avvikelser har en rad förbättringsåtgärder vidtagits under året i form av, införande av nya eller reviderade processer, rutiner och metoder
för arbetet samt utbildning och annan kompetensutveckling. Några exempel på åtgärder som
vidtagits är att samtliga särskilda boenden har börjat registrera i det nationella kvalitetsregistret Senior Alert och tre särskilda boende har börjat registrera i det nationella kvalitetsregistret
BPSD. Förvaltningen framför också att införandet av ett strukturerat utrednings/beslutsstöd,
Behov i Centrum (BIC), är av betydelse för kvalitetsarbetet.
Viktiga resultaten som uppnåtts under året uppges vara att brukarundersökningens resultat
inom särskilt boende visade en ökning av mycket eller ganska nöjda brukare och likaså hade
hemtjänsten ett fortsatt högt resultat av brukare som var mycket nöjda eller ganska nöjda
med hemtjänst. Antal hälso- och sjukvårdsavvikelser har minskat med 27 % vilket bl.a. bedöms bero på vidtagna åtgärder. Resultatet av internkontroll visade god följsamt av rutin för
basal hygien. Resultat från registrering i Senior Alert är att det ger en mer personcentrerad
omvårdnad och större kunskap kring behov och lösningar i teamet.
Sociala Resursförvaltningen
Förvaltningen har i sitt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete under året tagit fram förslag till
nytt styroch ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Implementering av lean7 som
arbets- och förhållningssätt har skett i flera verksamheter. Det har drivits ett projekt kring
resursuppskattning och kapacitetsstyrning. En rutin för egenvård ä r framtagen för att tydliggöra ansvaret för hälso- och sjukvårdsinsatser. Användande av samordnad individuell
Lean är ett samlingsnamn för olika verksamhetsutvecklingsstrategier och syftar till att anpassa och effektivisera
verksamheten i en organisation med ett helhetsgrepp på hur en organisation kan utvecklas från toppnivå till
minsta detalj. (http://sv.wikipedia.org)
7
5 (11)
plan (SIP) för att samordna insatser kring brukare har ökat. Kvalitetsgranskning av medicintekniska produkter (MTP) i verksamheterna har påvisat ett behov av att utbilda och inrätta
fler MTP-ombud.
Förvaltningen har för att kvalitetssäkra social dokumentation skapat en utbildningsorganisation, alla verksamheter erbjuds tillgång till utbildning. Förvaltningen har en ökad användning av digitala brukarenkäter i sitt kvalitetsarbete.
Övergripande mål och strategier
I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelserna beskrivs förutom resultat av mål och strategier
för 2014 det fortsatta arbetet och nya mål och strategier för 2015. Nedan återges sammanfattningsvis exempel på mål och strategier förvaltningarna lyfter fram för 2015.
Förvaltningen framför att ett fortsatt arbete med införandet av Behov i Centrum (BIC) och
det nationella fackspråket ICF ska utveckla biståndshandläggningen från insatsstyrt till behovsstyrt. Kompetensen i det nya verksamhetssystemet Lifecare-Procapita ska utvecklas. En
ny modell för biståndsbeslut omvandlad till tid avseende serviceinsatser och nytt avgiftssystem infördes 2015 detta uppges vara ett fortsatt utvecklingsarbete. Förvaltningen ska undersöka behov och möjligheter av att omvandla särskilda boendeplatser till målgruppen yngre
personer med demenssjukdom.
Det blir ett fortsatt arbete med de nationella kvalitetsregistren. Införande av digitalt nyckelsystem och tidsregistrering inom hemtjänst är framfört som ett strategiskt arbete. Nytt Hälsooch sjukvårdsavtal med region Skåne från 2016 medför ett strategiskt arbete för verksamheten. Vård och omsorg kommer att ta fram en handlingsplan gällande anhörigstöd tillsammans
med avdelning för områdesutveckling. En inventering av den interna organisationen avseende kompetens och resurser för demensvården ska ske i syfte att alla ska erbjudas en likvärdig vård och omsorg med hög kvalitet. En förändring av enheten för bistånds organisation
kommer att ske, biståndshandläggarna ska arbeta i team utifrån brukarnas behov. Under 2015
ska ett fortsatt arbete med en övergripande risk- och händelseanalysgrupp ske i syfte att ha en
samlad kompetens och sprida kunskap kring metoden.
Förvaltningen framför att det ska ske ett fortsatt arbete med att förbättra kommunikationen
mellan yrkesgrupperna på korttidsenheterna samt att de ska arbeta systematiskt med avvikelsehantering. All ordinarie personal ska genomgå utbildning i den nationella värdegrunden för
äldreomsorgen och det blir ett kvalitetsarbete kring upprättandet av och innehållet i genomförandeplaner. Följsamheten till basal hygienrutin och klädregeln ska förbättras. Legitimerad
personal på korttidsenheterna ska utbildas i en strukturerad kvalitetsmetod där riskområden
hos brukaren identifieras med så kallade signalfrågor. Metoden ska sedan implementeras och
blir en form av kvalitetsparametrar inom samtliga korttidsenheter.
Förvaltningen framför att utfallet från registrering i nationella kvalitetsregister är de egenkontroller som ger ett bra mått på både den enskildes situation samt verksamhetens eventuella
bristområden. Utfallet har lett fram till att åtgärder inom områdena smärtskattning och munhälsa kommer att vara i fokus under 2015. När det gäller demensvården kommer införandet
av ett mer strukturerat arbete att fortsätta. En del av detta är registrering och dokumentation
av frihetsbegränsande åtgärder. Övriga utvecklingsområden för 2015 är följsamheten till rutinerna för basal hygien, läkemedelshantering och fallprevention.
6 (11)
Förvaltningen framför att ett systematsikt kvalitetsarbete behöver utvecklas vidare i organisationen, dels genom att fortsätta analysera orsaker till avvikelser men också följa upp resultat
av åtgärder som vidtas. Utveckling av kvalitetsråd i samtliga verksamheter ska ske där teamet
är naturligt forum för kvalitetsarbetet. Övergripande kvalitetsmöten där goda exempel sprids
blir också en del av strategier för utveckling och kunskapsspridning.
Ett ökat användande av nationella kvalitetregister och uppföljningar av olika vårdinsatser ser
förvaltningen som ett viktigt utvecklingsområde. Metoder för uppföljning av biståndsbeslut
utifrån BIC (Behov I Centrum) kommer att vara ett prioriterat område.
Resultatet av brukarundersökningen kommer som tidigare att användas som underlag för
verksamhetens utveckling.
Förvaltningen framför att de båda avdelningarna inom Vård och omsorg i Innerstaden
kommer att fastställa åtaganden utifrån kommunfullmäktige- och nämndsmålen.
Det kommer att ske förbättring av rutiner för informationsöverföring inom och mellan avdelningarna och ett fortsatt arbete kring skyddsåtgärder i syfte att öka tryggheten och patientsäkerheten för brukare och patienter.
Ett arbete för att öka delaktigheten och inflytandet för brukare/patienter kommer att ske
utifrån genomförandeplan, kontaktmanaskap samt fortsatt implementering av värdighetsgarantierna. Verksamheten ska utvecklas och få ökad kompetens för att bättre möta brukare
med komplexa individuella behov. En ny process för egenkontroll ska implementeras i samtliga verksamheter samt fortsatt implementering av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vidare ska det vara fortsatt arbete med utredning/beslutsstöd och utförande av bistånd enligt BIC/ICF. Förvaltningen framför även att de strategiskt ska förbereda för nytt
hälso- och sjukvårdsavtal med Region Skåne.
Förvaltningen framför att de ska implementera styroch ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete och rutiner för synpunkter och klagomål. Det strategiska arbetet med avvikelsehantering och verkningsfulla åtgärder ska fördjupas och arbetet med risk- och händelseanalyser vidareutvecklas.
Brukardelaktighet ska stärkas och arbetet med stöd till anhöriga ska utvecklas. Kompetensutvecklingsplan och utbildningsorganisation ska implementeras och en evidensbaserad praktik inom LSS ska utvecklas.
En standardmodell (SLA) för avtal/ överenskommelser inom ramen för samverkan mellan förvaltningen och övriga myndigheter ska tillämpas.
Systematiskt förbättringsarbete
I arbetet ingår riskanalys, egenkontroll, utredning av avvikelser, förbättrande åtgärder samt
förbättring av processer och rutiner. Resultat från det systematiska förbättringsarbetet återkopplas till verksamheterna genom t.ex. kvalitetsråd samt vid olika dialogformer i organisationerna. Riskanalyser genomförs ofta i samband med organisatoriska förändringar. Malmö
stad har kommungemensamma dokument och en framtagen rutin för egenkontroll i verksamheterna, dessa dokument har under 2014 utvärderats och reviderats. Även andra former
av egenkontroll har fortlöpande förekommit under året.
Inkomna rapporter, avvikelser, klagomål och synpunkter sammanställs och analyseras för att
man i verksamhetens ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhet-
7 (11)
ens kvalitet. Återkoppling sker till ledning och medarbetare samt i förekommande fall till
nämnden.
I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser beskrivs det systematiska förbättringsarbetet i
form av genomförda och/eller planerade förbättringsåtgärder. Utgångspunkt är till stor del
det som vid riskanalys, egenkontroll och utredning av avvikelser har identifierats behov av att
åtgärda. Förbättringsåtgärder kan t.ex. vara att införa nya eller revidera befintliga processer,
rutiner och metoder för arbetet, att förändra organisation eller genom kompetensutveckling
av personalen.
Rapporterade missförhållanden
Lex Sarah gäller inom socialtjänsten (SoL), i verksamheter enligt lagstiftningen om stöd och
service till vissa funktionshindrade (LSS). Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna
råd8 är var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänsten samt LSS-området,
 skyldig att rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden,
 den enskilde medarbetaren är skyldig att rapportera utan att själv värdera hur allvarlig
händelsen är.
Vid allvarliga missförhållanden eller risker för allvarliga missförhållanden ska anmälan göras
till IVO9 även om bedömningen är att tillräckliga åtgärder är vidtagna.
Enligt uppgift från stadsområdesförvaltningarna och Sociala resursförvaltningen har 55 lex
Sarah ärenden sammantaget under 2014 bedömts vara ett allvarligt missförhållande eller risk
för ett sådant och anmälts till IVO, en minskning med 20 jämfört med 2013. Tabellerna nedan är uppdelade på de olika lagrummen SoL och LSS.
lex Sarah - SoL
Förvaltning
SoF Norr
SoF Öster
SoF Söder
SoF Väster
SoF Innerstaden
lex Sarah - LSS
Förvaltning
SoF Söder
Risk för allvarligt
missförhållande
Allvarligt
missförhållande
1
0
3
2
2
4
11
5
2
5
Risk för allvarligt
missförhållande
Allvarligt
missförhållande
1
8
0
11
Rapporterade vårdskador och lex Maria
Vårdgivaren ska anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig
vårdskada, denna regel kallas lex Maria.
Enligt bestämmelserna i patientsäkerhetslagen (2010:659),
 ska hälso- och sjukvårdspersonalen rapportera risker för vårdskador samt händelser
8
9
Föreskrifter och allmänna råd om Lex Sarah (SOSFS 2011:5).
Myndighet, Inspektionen för vård och omsorg
8 (11)


som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada till vårdgivaren,
har vårdgivaren en skyldighet att utreda händelser i verksamheten som har medfört
eller hade kunnat medföra en vårdskada,
ska vårdgivaren anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada till IVO.
Enligt uppgift från stadsområdesförvaltningarna och Sociala resursförvaltningen har 9 händelser sammantaget under 2014 bedömts vara en allvarlig vårdskada eller risk för en sådan
och anmälts till IVO, en minskning med 3 jämfört med 2013.
Förvaltning
SoF Norr
SoF Öster
SoF Söder
SoF Väster
SoF Innerstaden
Sociala resursförvaltningen
Allvarlig vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada
1
4
2
1
1
0
Sammanställning av fallrapporter
Definition på fall är ”en oväntad händelse som resulterar i att en person hamnar på marken, golvet eller
en lägra nivå”. Fall är en allvarlig olyckstyp och äldre personer kan drabbas hårt utifrån de
konsekvenser och skador ett fall kan ge upphov till. Inrapporterade fallolyckor leder inte
alltid till en skada. Förvaltningarna beskriver i sina berättelser om att det finns behov av att
utveckla det fallpreventiva arbetet. Även om uppgifter från Stadsområdesförvaltning Norr
avseende år 2013 ej omfattar helår kan det konstateras att det sammantaget skett en ökning
av inrapporterade fallolyckor.
Förvaltning
SoF Norr
SoF Öster
SoF Söder
SoF Väster
SoF Innerstaden
Inrapporterade fallolyckor
2013
66610
764
1295
3421
2392
292
Inrapporterade fallolyckor
2014
1555
1081
1297
3452
2447
628
Totalt antal
8830
10460
Prestationsmedel för sammanhållen vård om de mest sjuka äldre
I ärende om prestationsmedel för sammanhållen vård om de mest sjuka äldre 2013 som fördelades 2014 fick stadskontoret i uppdrag att återkomma våren 2015 med en rapport om hur
prestationsmedlen använts (STK-2014-568). Med anledning av detta uppmanades förvaltningarna att i sina kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser skriva om hur de använt eller
planerat att använda de tilldelade prestationsmedlen. Stadsområdesförvaltning Väster och
Innerstaden har beskrivning i sina berättelser. För övriga stadsområdesförvaltningar och Sociala resursförvaltningen kan det ej tydligt utläsas i deras kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser vad de använt eller planerat att använda de tilldelade prestationsmedlen till. Med anledning av detta tillfrågades de åter och svar har inkommit under ärendets beredning.
10
Redovisning avser perioden 2013-07-01 – 2013-12-31
9 (11)
Förvaltningen har gjort en satsning på att registrera i kvalitetsregister BPSD genom att 2 personer har blivit certifierade utbildare. Detta har lett till att en utbildning av registratorer påbörjats på fyra särskilda boende. Under 2015 fortsätter satsningen genom att en person med
tjänstgöringsgrad 75 % kommer att fortsätta med utbildningsinsatser. Dessutom har en satsning på kvalitetsregistret Senior alert påbörjats denna fortsätter under 2015 genom att en
person kommer att frikopplas på halvtid för att vara verksamheterna behjälpliga med att
komma vidare kring framtagandet av statistik och analys av åtgärder.
Förvaltningen har planerat att använda medel till fortsatt införande av kvalitetsregistret
BPSD, till att anställa en projektledare/sektionschef för start av ny dagverksamhet för personer med demenssjukdom och för utveckling av befintliga dagverksamheter. Vidare ska det
ske kompetensutveckling för medarbetare som arbetar med personer med demenssjukdom
samt utbildning av cirkelledare för att implementera bland annat värdegrund samt till vikariekostnader vid ovanstående planerade kompetensutvecklingsinsatser.
Förvaltningen har upprättat en projektplan för hur de använt och planerar att använda prestationsmedlen. Under 2014 har handlingsplan för att införa och implementera det nationella
kvalitetsregistret BPSD upprättats. Tre personer är utbildade till certifierade utbildare i BPSD
dessa ska sedan utbilda BPSD administratörer inom varje enhet på gruppboende för demenssjuka. Vidare har sjuksköterskor utbildats för att kunna registrera i Svenska palliativregistret.
Stadsområdeförvaltningen deltar i samverkangrupp Ledningskraft11, i denna har en gemensam
handlingsplan upprättats och är kopplad till kvalitetsregistren och fem nationella mål, god
vård vid livets slut, preventivt arbetssätt, god vård vid demenssjukdom, god läkemedelsbehandling för äldre och sammanhållen vård och omsorg. Under 2015 planeras en fortsatt implementering och uppföljning av BPSD, implementering av Senior Alert, fortsatta insatser
för att främja god vård i livets slut med stöd av Svenska palliativregistret samt tillsammans
med primärvården fortsatt implementera samordnad individuell plan (SIP).
Förvaltningen har använt prestationsmedlen till olika utbildningsinsatser såsom utbildningar
för administratörer till BPSD och Senior alert, sammanlagt har 16 personer utbildats till
BPSD administratörer. Medlen har även använts till implementeringen av dessa kvalitetsregister inom särskilda boenden. Idag registrerar samtliga särskilda boenden mer eller mindre i
Senior alert.
Förvaltningen beskriver deras arbete med att implementera och utveckla registrering i nationella kvalitetsregister samt hur resultat används för att öka kvalitén i verksamheten. Projektplan gällande Senior alert och Svenska Palliativregistret har upprättats tidigare år. Under
våren 2014 infördes BPSD inom samtliga demensboenden. Förvaltningen har utbildat certifierade användare som under 2014 vidareutbildat chefer och omvårdnadspersonal inom demensboendena. Demenssjuksköterska och anhörigstöd har utbildats och håller i anhörigcirklar. Utbildning i riskbedömningsinstrument för munhälsa har köpts in till samtliga sjuksköLedningskraft är en samverkansgrupp som består av avdelningschef, MAS, MAR, enhetschef från kommunen
och representanter från primärvården.
11
10 (11)
terskor inom särskilt boende samt utsedda omvårdnadspersonal, utbildningen utfördes 2015
april månad. All legitimerad personal har också fått utbildning i smärtskattningsinstrumentet
Abbey painscale, som är utformat för personer med demenssjukdom. Förvaltningen beskriver även deras organisering kring de nationella kvalitetsregistren. Chefsstöd/samordnare
samordnar allt som har med de nationella registren att göra och två gånger om året sammanställer samordnaren statistik. Utifrån framtaget resultat och åtgärdsförslag beslutar styrgruppen om fortsatta åtgärder och utvecklingsområden. I styrgruppen ingår avdelningschef, alla
enhetschefer, berörda sektionschefer, medicinskt ansvarig sjuksköterska, medicinskt ansvarig
för rehabilitering samt chefsstöd/samordnare inom avdelning för vård och omsorg.
Förvaltningen har ej använt de tilldelade prestationsmedlen under 2014. De har i sin kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse uppgett att ett övergripande mål och strategiskt arbete för
2015 är att de ska utreda möjligheter till ett pilotprojekt kring preventivt hälsoarbete med
riskbedömningar utifrån Senior Alert-modellen, inom två till fem LSS-boenden. Till detta
planerar de använda tilldelade prestationsmedel.
Nationella kvalitetsregister
I Plan för vård och omsorgsverksamheten i Malmö stad fanns följande effektmål för 20132014, användningen av de nationella kvalitetsregistren Senior alert och Palliativregistret ska öka. För 2015
är effektmålet ändrat till, samtliga stadsområdesnämnder ska rapportera i de nationella kvalitetsregistren
Senior Alert och Palliativregistret.
Senior alert
Stadsområdesförvaltning Norr har under 2014 ej rapporterat i registret, de planerar för införandet av kvalitetsregistret i samtliga särskilda boenden under 2015. Stadsområdeförvaltning
Öster rapporterar i registret i stort sett i samtliga särskilda boenden, de som kvarstår kommer
att införa arbetssättet under 2015. Stadsområdesförvaltning Söder rapporterar i registret, under 2014 är fler riskbedömningar, åtgärder och uppföljningar registrerade än tidigare år.
Stadsområdesförvaltning Väster har påbörjat implementering av att rapportera i registret.
Stadsområdeförvaltning Innerstaden har infört rapportering i registret på samtliga särskilda
boenden.
Svenska palliativregistret
Samtliga stadsområdesförvaltningar rapporterar i registret och det beskrivs även på olika sätt
hur arbetet med registret kan utvecklas genom att t.ex. utifrån resultatet arbeta med åtgärder
för att kvalitets höja den palliativa omvårdnaden i samverkan med primärvården.
Stadskontorets bedömning
Ett ledningssystem ska ge stöd till verksamheten i att systematiskt och fortlöpande under året
utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Vidare ska det vara ett verktyg för att planera,
genomföra, utvärdera, analysera och förbättra verksamheten. Förvaltningarna beskriver i sina
kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser hur de systematiskt har arbetat med kvalitetsarbete
under 2014 och tydligt är att förbättringsarbete är en ständigt pågående process.
Det förekommer identifierade utvecklingsområden inom förvaltningarna, ett tydligt enhetligt
område är svårt att identifiera. Registrering i nationella kvalitetsregister är dock ett område
som framkommer som ett gemensamt utvecklingsområde för samtliga förvaltningar. I detta
beskrivs kommande satsningar för att implementera arbetssätt samt hur dessa kan användas i
det fortsatta kvalitetsarbetet.
11 (11)
Förvaltningarna beskriver resultat av analyser utifrån t.ex. egenkontroller, registrerade avvikelser samt händelse- och riskanalyser. Ett IT-stöd skulle underlätta för förvaltningarna att
strukturera och dokumentera det fortlöpande arbetet på ett tydligt sätt samt vara ett stöd då
kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser ska skrivas. Möjligheterna för detta kommer att
undersökas under 2015.
Stadskontoret bedömer att det är önskvärt att det i en kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse tydligt beskrivs effekter av åtgärder som planeras och genomförs kopplat till ett analysresultat. Det fallförebyggande arbetet beskrivs av förvaltningar som bristfälligt och som ett
utvecklingsområde med behov av ett samlat grepp inom organisationen. Det preventiva arbetssättet med förebyggande hembesök är viktig del i att minska risken för fallskador liksom
riskbedömningar i Senior alert. I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse för 2015 bör det
tydligt framgå hur utveckling av det fallförebyggande arbetet fortlöpt avseende effekt av åtgärder.
Det förekommer bra verksamhetsutveckling inom vård- och omsorg. Att förvaltningar tar
del av varandras kvalitets- och patientsäkerhetsarbete bedöms vara av stor betydelse för att
bli en lärande organisation. Det bidrar även till en likabehandling av de brukare som är i behov
av stöd och hjälp från vård och omsorg.
Ansvariga
Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef
Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Kvalitets- och
Patientsäkerhetsberättelse 2014
Vård och omsorg
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ....................................................................................................3
2 Bakgrund................................................................................................................5
3 Övergripande mål och strategier .........................................................................6
3.1 Malmö stad .....................................................................................................6
3.2 Nämndens vård- och omsorgsverksamhet .....................................................7
3.3 Nämndens övergripande mål och strategier samt måluppfyllelse för
2014 ................................................................................................................7
3.4 Övergripande mål och strategier för 2015 .......................................................8
4 Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet ..................9
5 Samverkan ........................................................................................................... 10
5.1 Kommungemensam samverkan ................................................................... 10
5.2 Samverkan SoL, LSS .................................................................................... 11
5.3 Samverkan HSL för att förebygga vårdskador .............................................. 11
5.4 Samverkan med brukare och närstående ..................................................... 12
6 Systematiskt förbättringsarbete ........................................................................ 14
6.1 Genomförda risk- och händelseanalyser ur brukarperspektiv ....................... 14
6.2 Genomförda egenkontroller .......................................................................... 14
6.3 Övriga identifierade utvecklingsområden ...................................................... 15
6.4 Utredning av avvikelser ................................................................................. 16
6.5 Förbättring av processerna och rutinerna ..................................................... 24
7 Bilaga Kompetensutveckling avdelning vård och omsorg 2014 ..................... 26
8 Bilaga Avikelserapport SoL/LSS 2014 ............................................................... 28
9 Bilaga Avvikelserapport 2014 – Hälso- och sjukvård ....................................... 39
10 Bilaga Fallavvikelser 2014 .................................................................................. 45
Vård och omsorg, Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
2(49)
1 Sammanfattning
Bakgrund
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete bör nämnden varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse.
Kommunstyrelsen i Malmö stad har beslutat att en kvalitetsberättelse ska upprättas. Enligt patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren (nämnden) varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. I
Malmö stad har stadskontoret tagit fram en gemensam mall för kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse.
Kvalitetsarbete- och patientsäkerhetsarbete som har bedrivits under året
Under året har kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet bedrivits i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete,
genom riskanalys, egenkontroll och utredning av avvikelser samt förbättringsåtgärder. Ett kvalitetsråd inom vård och omsorg har träffats regelbundet för att systematiskt och fortlöpande analysera inkomna avvikelser.
Åtgärder som vidtagits under året för att öka och säkra verksamhetens kvalitet
Utifrån resultatet av riskanalys, egenkontroll och analys av avvikelser har en rad förbättringsåtgärder vidtagits under året, i form av införande av nya eller reviderade av befintliga processer,
rutiner och metoder för arbetet samt utbildning och annan kompetensutveckling.
Några exempel på åtgärder som vidtagits är:




Ett omfattande arbete med revidering av rutiner inom ordinärt och särskilt boende.
Senior Alert har införts på samtliga särskilda boenden och BPSD har införts på tre särskilda boenden.
Utökning av dagverksamhet för brukare med demenssjukdom.
Införande av ett strukturerat utrednings/beslutsstöd (BIC).
De viktigaste resultaten som uppnåtts under året




Brukarundersökningens resultat för 2014 visade att 80 % av brukarna inom särskilt boende är mycket nöjda eller ganska nöjda med sitt boende (jämfört med 76% föregående
år) och likaså hade hemtjänsten ett fortsatt högt resultat, 84% svarade att de var mycket
nöjda eller ganska nöjda med sin hemtjänst.
Antal HSL-avvikelser har minskat med 27 % vilket bl.a. bedöms bero på åtgärder inom
HSL-enheten.
Resultatet av intern kontroll visade god följsamt av rutin för basal hygien.
Senior Alert har fått positivt resultat på flera sektioner och bedöms t.ex. fungera som ett
verktyg för att skapa delaktighet för brukare/patienter och anhöriga, ge effekt i form av
en mer personcentrerad omvårdnad och skapa större kunskap kring behov och lösningar i
teamet.
Övergripande mål och strategier för kommande år
De båda avdelningarna inom Vård och omsorg i Innerstaden kommer under 2015 att fastställa
åtaganden utifrån kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen.
I syfte att utveckla och säkerställa en god kvalitet och patientsäkerhet i verksamheten kommer
vård och omsorg under 2015 att arbeta med följande utvecklingsområden:
3(49)







Öka tryggheten och patientsäkerheten för brukare och patienter t.ex. genom att förbättra
rutiner för informationsöverföring inom och mellan avdelningarna och fortsatt arbete
kring skyddsåtgärder.
Att arbeta för att öka delaktigheten och inflytandet för brukare/patienter t.ex. genomförandeplan och kontaktmannaskap, fortsatt implementering av värdighetsgarantin.
Utveckla och kompetenshöja verksamheten för att bättre möta brukare med komplexa
individuella behov t.ex. BPSD, plan för kompetensutveckling.
Förbereda för nytt hälso- och sjukvårdsavtal.
Implementera ny process för egenkontroll i samtliga verksamheter.
Fortsatt implementering av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Fortsatt arbete med utredning/beslutsstöd och utförande av bistånd enligt BIC/ICF
4(49)
2 Bakgrund
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. Detta gäller för både ledningssystemets uppbyggnad och det systematiska förbättringsarbetet som bedrivs med stöd av ledningssystemet. Ledningssystemet ska ge stöd för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och
förbättra verksamheten. Se nedanstående förbättringscirkel.
I Malmö stad ska en sammanhållen kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse upprättas årligen.
Det ska i den framgå hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under det föregående
året och ska i sin struktur följa förbättringscirkel. Berättelsen ska beskriva planering för och vilka
åtgärder som genomförts för att säkra verksamhetens kvalitet, öka patientsäkerheten samt utvärdering och vilka resultat som har uppnåtts.
I Malmö stad ska kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen avseende föregående kalenderår godkännas av nämnden senast under mars månad.
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen ska upprättas i enlighet med framtagen mall för Malmö
stad.
5(49)
3 Övergripande mål och strategier
Socialstyrelsen definierar kvalitet som att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för
verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd
och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter (2 kap. 1 § SOSFS 2011:9). Socialstyrelsen påpekar även att den som bedriver verksamhet
kan välja att ställa ytterligare krav på verksamheten genom att sätta egna mål.
3.1 Malmö stad
I Malmö stad finns en plan för vård- och omsorgsverksamheten och en plan för LSS verksamheten. Planerna är två av de lokala styrdokumenten som gäller Malmö stad. Malmö stads verksamheter är målstyrda och mål beslutas på olika nivåer. Kommunfullmäktige fastställer inriktningsmål och baserat på dessa fastställer kommunstyrelsen effektmål som följs upp årligen. Med
utgångspunkt i inriktnings- och effektmålen ska alla nämnder som ansvara för vård- och omsorgsverksamhet dessutom fastställa och följa upp operativa mål varje år.
Syftet med planen för vård- och omsorg är att tydliggöra vilken omvårdnad och service som brukare och deras anhöriga kan förvänta sig samt att vård- och omsorgsverksamheten vet vilka krav
som ställs på den. Planen innehåller fyra inriktningsmål inom områdena:




Leva ett aktivt liv och ha inflytande i samhället och över sin vardag
Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende
Bemötas med respekt
Tillgång till god vård och omsorg
Syftet med LSS planen är att vara ett stöd för Malmö stads verksamheter som erbjuder stöd och
service enligt LSS så att personer med funktionsnedsättningar ges möjlighet att leva meningsfulla
liv och bidra i samhället på ett värdefullt sätt. Planen innehåller fem inriktningsmål inom områdena





Individen
Självbestämmande och självständighet
Delaktighet i samhället och jämlikhet i levnadsvillkor
Helhetssyn och kontinuitet
Kompetens
6(49)
3.2 Nämndens vård- och omsorgsverksamhet
Antal brukare i verksamheten 2014.
Genomsnittligt per månad fanns 1727 brukare i ordinärt boende och 555 brukare i särskilt boende. Av brukarna i ordinärt boende hade i genomsnitt 359 st. endast larm och 87 st. fick sin
hjälp av omvårdnadsgrupperna (demens). På korttid fanns 47 brukare i genomsnitt under året
och totalt har antalet brukare i verksamheten minskat med 80 brukare från januari - december.
3.3 Nämndens övergripande mål och strategier samt måluppfyllelse för 2014
Vård och omsorg i Innerstaden utgörs av Avdelning för bistånd inom vård och omsorg samt
Avdelning för vård och omsorg. Varje avdelning tog på avdelningsnivå fram en verksamhetsplan
för 2014. Planerna utgick ifrån de kommunfullmäktige- och nämndsmål som gällde för 2014,
samt beskrev verksamhetens åtagande utifrån dessa mål. Utifrån kommunfullmäktiges mål 2014
att Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg de behöver fattade stadsområdesnämnden beslut om följande nämndsmål:
1. Alla brukare/patienter ska vara delaktiga och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas
samt erbjudas en individanpassad vård och omsorg av god kvalitet.
2. För alla brukare med hemtjänstinsatser ska kraven i Malmö stads värdighetsgarantier säkras.
I det följande redovisas verksamheternas åtagande för att säkerställa en god kvalitet och patientsäkerhet samt måluppfyllelse.

Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutade i januari 2014 om ett nytt ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete för Vård och omsorg, vilket kommer att implementeras under året.
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för vård och omsorg upprättades av stadsområdesnämnden i början av 2014. Fortsatt arbete med implementering krävs och planeras för under
2015.
Äldres behov i centrum: Under år 2014 kommer en ny nationell modell Äldres behov i centrum (Ä)BIC att
införas. Modellen syftar till att ge en mer likvärdig och rättssäker äldreomsorg där också den äldre och hans eller
hennes närstående ges ökade möjligheter att medverka i utredning, planering och uppföljning av stödet i det dagliga
livet.
7(49)
Under 2014 har utredningssektionen fastställt teamprocesser i samtliga team och börjat att arbeta
med ett strukturerat utrednings/beslutsstöd för biståndshandläggare som kallas ”Behov i centrum” (BIC) och under 2015 kommer avdelningen för vård och omsorg att påbörja arbetet genom
att utföra bistånd som är beslutade utifrån BIC.

Fortsatt införande av kvalitetsregister, t ex Senior alert.
Implementering av register för "beteendemässiga och psykiska symptom vid demenssjukdom"
(BPSD) pågår på två särskilda boenden och ytterligare ett särskilt boende har under 2014 påbörjat
utbildning för användning av kvalitetsregistret. Arbetet med senior alert pågår på samtliga särskilda boenden.
Basala hygienrutiner: Fortsatt fokus på efterlevnad av basala hygienrutiner.
Utifrån plan för intern kontroll 2014 har uppföljning kring följsamheten av rutiner för basal hygien genomförts i vård och omsorgs verksamheter. Samtlig legitimerad personal och omvårdnadspersonal har kännedom om basala hygienrutiner. Utbildning har skett via Lärkan eller vid
introduktion samt att samtal förs på arbetsplatsträffar. Resultatet av internkontrollen visar generellt en god följsamhet av rutinen hos omvårdnads- och legitimerad personal.
3.4 Övergripande mål och strategier för 2015
I syfte att utveckla och säkerställa en god kvalitet och patientsäkerhet i verksamheten kommer
vård och omsorg under 2015 att arbeta med följande utvecklingsområden:







Öka tryggheten och patientsäkerheten för brukare och patienter t.ex. genom att förbättra
rutiner för informationsöverföring inom och mellan avdelningarna och fortsatt arbete
kring skyddsåtgärder.
Att arbeta för att öka delaktigheten och inflytandet för brukare/patienter t.ex. genomförandeplan och kontaktmannaskap, fortsatt implementering av värdighetsgarantin.
Utveckla och kompetenshöja verksamheten för att bättre möta brukare med komplexa
individuella behov t.ex. BPSD, plan för kompetensutveckling.
Förbereda för nytt hälso- och sjukvårdsavtal.
Implementera ny process för egenkontroll i samtliga verksamheter.
Fortsatt implementering av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
Fortsatt arbete med utredning/beslutsstöd och utförande av bistånd enligt BIC/ICF.
8(49)
4 Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet
Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete har fastställts av stadsområdesnämnden 201401-22. I enlighet med ledningssystemet ska avdelningschefen till stadsområdesnämnden varje år
redovisa arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
Stadsområdesnämnd
Stadsområdesnämnden är ansvarig för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Det är nämnden
som fastställer mål och strategier för verksamheten. Stadsområdesnämnd Innerstaden har gett
avdelningschef uppdraget att på nämndens vägnar ansvara för att verkställa och utveckla ledningssystemet för det systematiska kvalitetsarbetet samt att leda kvalitetsarbetet.
Avdelningschef (tillika verksamhetschef enligt HSL)
Avdelningschef/verksamhetschef har det övergripande ledningsansvaret för att verksamheterna
inom stadsområdet bedriver en god och säker vård. Ansvaret innefattar att mätbara åtaganden
formuleras, analyseras och utvärderas. Under avdelningschef/verksamhetschef leds varje enhet av
en enhetschef som i sin tur har ett antal underställda sektionschefer.
Socialt ansvarig samordnare
Socialt ansvarig samordnare ansvarar för bedömning av vilka övergripande processer och rutiner
som behöver utarbetas och fastställas för att handläggningsprocesser enligt SoL och LSS samt det
sociala omsorgsarbetet ska uppfylla gällande krav och mål. Det är socialt ansvarig samordnare
som ansvarar för att utreda risk för missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden. Utredning enligt lex Sarah rapporteras till nämnden som beslutar om anmälan om allvarliga missförhållanden eller påtaglig risk för allvarliga missförhållanden ska göras till Inspektionen för vård
och omsorg (IVO). Socialt ansvarig samordnare ska i övrigt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet för att bidra till att verksamheten har en god kvalitet.
Medicinskt ansvarig sjuksköterska/Medicinskt ansvarig för rehabilitering
Medicinskt ansvarig sjuksköterska/Medicinskt ansvarig för rehabilitering ansvarar för att det bedrivs ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och arbetar förebyggande för att förhindra vårdskador
samt att det finns rutiner och riktlinjer upprättade som är förenliga med hög patientsäkerhet. Det
är den medicinskt ansvariga sjuksköterskan/medicinskt ansvarig för rehabilitering som utreder
händelser som lett till eller hade kunnat leda till vårdskada och bedömer om en händelse ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt lex Maria. Medicinskt ansvarig sjuksköterska/Medicinskt ansvarig för rehabilitering ska i övrigt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet för att bidra till att verksamheten har en god kvalitet.
Enhetschef och sektionschef
Enhetschefer och sektionschefer inom vård och omsorg ska leda arbetet med att utarbeta skriftliga processer och rutiner som leder till att verksamhetens mål, krav och åtaganden uppfylls. Vidare ansvarar enhetschefer och sektionschefer för att rutiner och riktlinjer är kända och följs av
medarbetarna. Sektionscheferna ansvarar för att utreda och åtgärda brister i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet som uppstår inom sektionens ansvarsområde. Sektionscheferna ansvarar vidare för att säkerställa att personal har den kompetens som krävs för att bedriva en vård och omsorg av god kvalitet och som är förenat med hög patientsäkerhet.
Medarbetare
Medarbetare ansvarar för att följa de upprättade riktlinjer och rutiner som finns i verksamheten.
De ska bidra till att en hög kvalitet och patientsäkerhet upprätthålls och rapportera händelser
med risk för missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden samt händelser som har
medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada.
9(49)
5 Samverkan
Många som kommer i kontakt med vård och omsorg har sammansatta behov som kräver samverkan och samarbete såväl internt och mellan nämnder, som externt med andra myndigheter
och aktörer. Samverkan behövs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten.
Det ska finnas processer och rutiner som säkerställer hur samarbetet ska bedrivas i den egna
verksamheten, mellan olika enheter, andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och
med andra vårdgivare, myndigheter, föreningar, andra organisationer och mellan medarbetare.
5.1 Kommungemensam samverkan
Behov av att förbättra stödet till personer med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa identifierades. En inventering av antalet personer med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa genomfördes. Därefter har ett samarbete inletts mellan avdelningarna för vård och omsorg och
individ och familjeomsorgen. Arbetet är pågående och ska utvärderas 2015.
Arbetet med processen avseende samordnade individuella planer (SIP) har inte fungerat varav en
tvärprofessionell arbetsgrupp tillsattes med representanter från Region Skåne och Malmö stad.
Gemensamma rutiner har implementerats. Det fortsatta arbetet avser implementera rutiner och
genomföra utbildningar i SIP.
Behov av att förhindra inläggning på sjukhus för de mest svårt sjuka äldre identifierades. En
undersökning på medicinavdelningarna på SUS i Malmö och Lund genomfördes 2012. Studien
visade på hur stor andel av patienterna som inte hade behövt erhålla en vårdplats om adekvat
medicinskt stöd hade kunnat erbjudas i ordinarie boendemiljö. Utifrån projektmedel bildades ett
tvärprofessionellt team bestående av läkare, sjuksköterska, biståndshandläggare och arbetsterapeut. Teamet erhöll namnet ÄMMA (Äldre i Malmö Mobilt-Akutteam). Resultatet av detta arbete
blev att inläggningarna minskade och ÄMMA-teamet är nu en permanent verksamhet i Malmö
Stad.
Säkerställa hanteringen av utskrivningsklara patienter. Ett nätverk för samordnad vårdplanering
bildades där representanter från regionen, kommunen och primärvården ingår. Nätverket har
upprättat gemensamma rutiner kring SVPL samt lägger förslag för planerings och beredskap för
hantering av utskrivningsklara patienter vid tex helger och semesterperioder. Fortsatt arbete med
identifiering och revidering av rutiner samt löpande dialog om att vårdplaneringarna sker i enlighet med aktuella bestämmelser och rutiner.
Säkra en god, effektiv och säker vård oavsett var patienten befinner sig i vårdkedjan. Nätverk för
vårdutveckling bildades där representanter från de olika huvudmännen finns representerade.
Även nätverk riktade mot riskområde fall, sår och nutrition bildades. Gemensamma utbildningsinsatser anordnades. Gemensamma rutiner och bedömningsinstrument togs fram. Pågående implementering.
Behov av att säkerställa rutiner kring egenvårdsbedömningar och ta fram separata blanketter att
använda inom Malmö stad och Region Skåne för upprättande av egenvårdsbedömning. Blanketten för Malmö stad är färdigställd. En arbetsgrupp har bildats med representanter från Malmö
stad och Region Skåne för att samverka i frågan om egenvårdsbedömningar och skapa en samsyn. Arbetsgruppen är i ett inledningsskede och uppdraget beräknas vara slutfört under senare
delen av våren 2015.
10(49)
5.2 Samverkan SoL, LSS
Följande processer har identifierats där samverkan behövts med andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och med andra vårdgivare, myndigheter, föreningar, andra organisationer
och mellan medarbetare.
Internt inom SOF Innerstaden


Samarbete mellan Avdelning för bistånd inom vård och omsorg och Avdelning för vård
och omsorg, t ex gällande kvalitet, patientsäkerhet, samordnad vårdplanering, vårdplanering i hemmet, arbetsuppgifter och uppdrag mm.
Informationsöverföring mellan arbetspass och yrkesgrupper inom särskilt respektive ordinärt boende.
Internt Malmö stad


LSS-handläggarna och legitimerad personal med Sociala resursförvaltningen.
Andra stadsområden, t.ex. genom nätverk för olika yrkeskategorier.
Externt




Uppföljningsmöten med entreprenörer rörande kvalitet och synpunkter från brukare.
Nätverksgrupp för samordnad vårdplanering mellan Region Skåne och kommunerna i
sydväst.
Samverkan Innerstaden, psykiatrin och primärvården.
Skolor, Högskolor och Universitet.
5.3 Samverkan HSL för att förebygga vårdskador
Följande processer har identifierats där samverkan behövts för att förebygga att patienter drabbas
av en vårdskada samt samverkan internt och med andra vårdgivare:
Internt










Samordnad vårdplanering
Vårdplanering i hemmet
Kvalitetsråd
Fallprevention
Skyddsåtgärder
Palliativ vård
Gemensamma HSL-träffar mellan avd. bistånd och avd. vård o omsorg
Team för arbete med Senior alert
Team för arbete med BPSD-registret (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens)
Team för samverkan för personer med psykisk funktionsnedsättning som har boendestöd
11(49)
Externt

















Nätverksgrupp för samordnad vårdplanering mellan Region Skåne och kommunerna i
sydväst
Nätverk för vårdutveckling mellan Region Skåne och Malmö stad
Ledningskraft i samverkan med Region Skåne
Samverkan mellan Innerstaden, primärvården och psykiatrin
Förvaltningsgrupp SVPL/SIP, gemensamt för kommunerna i Skåne, Region Skåne samt
Kommunförbundet Skåne
Bildande av nätverk för medicinskt ansvariga för rehabilitering (MAR) i Malmö stad
Samverkan mellan medicinskt ansvariga sjuksköterskor och medicinskt ansvariga för rehabilitering i stadsområdena samt sociala resursförvaltningen
Samverkansorganisationen för hjälpmedelsfrågor inom Kommunförbundet Skåne
Nätverk för palliativ vård i Malmö stad
Samverkan med ASIH (avancerad sjukvård i hemmet)
Nätverk för demenssjuksköterskor dels inom Malmö stad, dels inom Skåne och dels nationellt nätverk
Tvärprofessionellt nätverk för demens mellan Innerstaden och vårdcentraler inom Innerstadens upptagningsområde
Nätverk för fysioterapeuter/sjukgymnaster i Skåne som arbetar med neurologi inom region, kommun och privat
Nätverk för arbetsterapeuter i Skåne som arbetar med neurologi
Nätverk stroke/neurologi med primärvård och SUS
Nätverk psykiatri för arbetsterapeuter respektive fysioterapeuter/ sjukgymnaster i Malmö
stad och med rättpsykiatri och allmän psykiatri inom Region Skåne
Nätverk för sjuksköterskor inom Malmö stad med inriktning psykiatri och lss.
5.4 Samverkan med brukare och närstående
Brukare och deras närstående har på olika sätt getts möjlighet att medverka i kvalitetsarbetet.
Kvalitetsarbete på systemnivå
Stadsområdesförvaltning Innerstaden har ett pensionärsråd.
En del sektioner inom ordinärt och särskilt boende gör brukare och närstående delaktiga i kvalitetsarbetet i särskilda forum t ex brukarråd, matråd, brukar- och/eller anhörigträffar och liknande.
Närstående och patienter görs delaktiga och informeras om de kvalitetsregister som vi arbetar
med (Senior alert och BPSD).
Brukarundersökningen är ett sätt för brukare och närstående att bidra i kvalitetsarbetet.
På särskilt boende bjuds anhöriga in att delta vid högtider men har på en verksamhet också bjudits in att delta i det praktiska förbättringsarbetet med att skapa en trevligare boendemiljö.
12(49)
Kvalitetsarbete på individnivå










Vid samordnad vårdplanering ges patienter och närstående möjlighet att delta i planeringen av vården, så att den på bästa sätt anpassas och fungerar tillsammans med de egna levnadsvanorna och sociala sammanhangen.
Närstående erbjuds medverka vid vårdplanering i hemmet och då patienten/brukaren erhåller insatser från hemtjänsten samt vid inflyttning och välkomstsamtal på särskilt boende.
I samband med olika former av individuell planering och uppföljning (t ex av biståndet).
I genomförandeplanen ges brukare och närstående möjlighet att framföra sina personliga
önskemål.
Klagomål och synpunkter från brukare och närstående tas emot, registreras och vid behov åtgärdas.
I samband med utredningar av händelser som har medfört eller skulle kunna medföra en
vårdskada, informeras patienten och närstående. De informeras om händelsen och ges
möjligheter att lämna synpunkter och iakttagelser.
I samband med utredningar av risk för missförhållande och missförhållanden, informeras
brukaren och närstående. De informeras om händelsen och ges möjligheter att lämna
synpunkter och iakttagelser.
Genom Friskvårdsprojektet inom boendestödet ges brukare möjlighet att delta i olika aktiviteter.
Brukare/patienter och närstående på särskilt boende bjuds in till att delta i riskbedömningen i kvalitetsregistret Senior Alert.
Närstående på särskilt boende erbjuds att boka enskilda samtal med sektionschef, sjuksköterska och kontaktman eller enligt önskemål.
13(49)
6 Systematiskt förbättringsarbete
I arbetet ingår risk- och händelseanalys, egenkontroll, hantering av avvikelser, förbättrande åtgärder, förbättring av processer och rutiner. En analys av det förbättringsarbete ni genomfört under
året ska göras.
6.1 Genomförda risk- och händelseanalyser ur brukarperspektiv
Särskilt boende






Informationsöverföringen mellan yrkeskategorier och arbetspass
Trevnaden angående nattbemanning
Trevnaden angående orolig brukare
Tryggheten angående brukares säkerhet vid utåtagerande beteende
Tre riskanalyser på Tryggheten angående brukares livskvalitet
Trevnaden angående brukares säkerhet vid utåtagerande beteende
Enheten för HSL


Boendestöd angående schemaändring
Förstärkt hemtjänst angående information och kontinuitet
6.2 Genomförda egenkontroller
Brukarundersökning ordinärt boende och särskilt boende
Utifrån resultatet av nationell brukarundersökning 2013 beslutade stadsområdesnämnd Innerstaden åtgärdsplan med förbättringsåtgärder. Resultatet för särskilt boende har förbättrats (från 76
till 80 procent) medan resultatet för hemtjänsten har försämrats (från 85 till 84 procent) jämfört
med föregående år. Brukarundersökningen 2014 genomfördes under maj månad och respektive
sektion och enhet har arbetat med att analysera resultatet och ta fram förslag till åtgärder inför
stadsområdesnämnd Innerstadens åtgärdsplan som beslutas under 2015.
Brukarundersökning Förstärkt hemtjänst
Som komplement till brukarundersökningen har förstärkt hemtjänst genomfört en egen enkätundersökning hos brukare för att följa upp brukarnas nöjdhet av verksamheten. Då det är svårt för
brukarna att skilja på förstärkt hemtjänst och ordinarie hemtjänst, är det svårt att veta vilken av
grupperna som enkätsvaren avser.
Intern kontroll inom avdelning för vård och omsorg
Uppföljning av följsamheten av rutiner för basal hygien genomförts i vård och omsorgs verksamheter. Samtlig legitimerad personal och omvårdnadspersonal har kännedom om basala hygienrutiner. Utbildning har skett via Lärkan eller vid introduktion samt att samtal förs på arbetsplatsträffar. Resultatet av internkontrollen visar generellt en god följsamhet av rutinen hos omvårdnads- och legitimerad personal.
Följsamhet av rutin kring rapportering av negativa händelser kring medicinsktekniska produkter
granskats. Rutinen att rapportera negativa händelser rörande medicinsktekniska produkter bedöms ha god följsamhet.
14(49)
Intern kontroll inom avdelning för bistånd inom vård och omsorg
Resultatet av intern kontroll inom avdelning Bistånd visar att samtliga nya biståndsärenden har
blivit uppföljda inom 3 månader.
Processen för ärendehandläggning har prövats och utvärderats och visat sig fungera.
Kontrollen av checklista vid nyanställning av sjuksköterskor har använts vid samtliga nyanställningar under året. Checklistan har också reviderats under perioden.
Plan för vård och omsorg
Uppföljning av att erbjuds medverka vid upprättande och uppföljning av genomförandeplan har
genomförts inom både särskilt och ordinärt boende. Vid uppföljning av plan för vård och omsorg i november 2014 hade 98 % av brukarna erbjudits att medverka vid upprättande och 76 %
vid uppföljning av genomförandeplan. Inom sektionerna för legitimerad personal har uppföljning
av antal aktuella vårdplaner genomförts.
Lokala egenkontroller särskilda boende
För att följa upp och utveckla verksamheten har sektioner också genomfört lokala egenkontroller
genom till exempel uppföljning av förbättringsarbete med måltider och av kvaliteten på omvårdnadsinsatserna på särskilt boende.
Kvalitetsuppföljning särskilda boende
Under 2014 har kvalitetsuppföljning genomförts vid alla särskilda boenden inom stadsområdet.
Resultatet visar brister avseende skyddsåtgärder. Bristerna bestod främst av avsaknad av teamsamverkan, dokumentation avseende patientens samtycke, riskbedömning och uppföljning av
åtgärder.
Vid kvalitetsuppföljningen framkom även låg följsamhet avseende rutiner för journaldokumentation, huvudsakligen avseende uppdatering av anamnes, status och uppföljningar av vårdplaner.
Rutiner och förutsättningar för hur informationsöverföring mellan yrkesgrupper och mellan arbetspass ska ske varierar i hög utsträckning.
Det framkom även att brukare och/eller deras företrädare görs delaktiga vid upprättandet av genomförandeplanen och att förbättra information till brukare och anhöriga för hur de ska framföra synpunkter eller klagomål
Förbättringsområden utifrån kvalitetsuppföljningarna i särskilt boende:
Ökad följsamhet till Malmö stads rutiner för hälso- och sjukvård.
Ökad följsamhet till Malmö stads rutin för skydds- och begränsningsåtgärder.
Informationsöverföring mellan yrkesgrupper och arbetspass säkerställas i verksamheten.
Bättre följsamhet till rutiner för dokumentation enligt SoL och HSL.
Individuell kvalitetsuppföljning av bistånd i hemtjänsten
Kontinuerligt individuell kvalitetsuppföljning av bistånd i hemtjänsten genom en enkätundersökning med fem frågor. Under året har cirka 450 brukare getts möjlighet att svara på enkäten. Resultatet av de fem enkätfrågorna visar en nöjdhet på 86,4% (stämmer alltid/stämmer oftast).
6.3 Övriga identifierade utvecklingsområden
Under år 2014 har en rad åtgärder vidtagits i det systematiska förbättringsarbetet för att säkerställa och utveckla verksamhetens kvalitet. Förbättringsåtgärder kan vara att införa nya eller revidera befintliga processer, rutiner och metoder för arbetet, att förändra organisationen, t ex fördelning av arbetsuppgifter, samt att höja den professionella kompetensen genom utbildning,
15(49)
handledning och andra former av kompetensutveckling. Nya eller förändrade processer och rutiner, metoder och organisation redovisas i kapitel 6.5. Former av kompetensutveckling redovisas i
kapitel 7.
Regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har gjort en överenskommelse om
sammanhållen vård om de mest sjuka äldre år 2013. Prestationsbaserade ersättningar utbetalas till
kommuner i efterskott utifrån bedömning av utförda prestationer. Beräkningarna för utfallet av
prestationsersättningarna bygger bland annat på data från kvalitetsregister, läkemedelsregistret
och uppgifter från SKL:s databas.
Stadsområdesnämnd Innerstaden har erhållit drygt 2 Mkr i prestationsersättning för 2013 för
bland annat registreringar i kvalitetsregistret ”Senior alert”. Dessa medel ska användas till fortsatt
utveckling inom ett eller flera av följande områden: Sammanhållen vård och omsorg, Förebyggande arbetssätt, God vård vid demenssjukdom, God läkemedelsbehandling och God vård i livets slut. Hittills har Avdelning för vård och omsorg planerat att använda medel till fortsatt införande av kvalitetsregistret
”Svenskt register vid Beteendemässiga och Psykiska symptom vid Demenssjukdom” (BPSD), till
projektledare/sektionschef för start av ny dagverksamhet för personer med demenssjukdom och
utveckling av befintliga dagverksamheter, kompetensutveckling för medarbetare som arbetar med
personer med demenssjukdom samt utbildning av cirkelledare för att implementera bland annat
värdegrund samt vikariekostnader vid ovanstående planerade kompetensutvecklingsinsatser. Prestationsersättningen kan fortsatt användas under år 2015.
6.4 Utredning av avvikelser
Klagomål och synpunkter kan framföras av brukare, deras närstående, personal, vårdgivare, de
som bedriver socialtjänst, de som bedriver verksamhet enligt LSS, myndigheter och föreningar,
andra organisationer och intressenter.
Inkomna avvikelser, rapporter, klagomål och synpunkter sammanställs och analyseras för att
kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet.
6.4.1
6.4.1.1
Sammanställning och analys av inkomna avvikelser inom socialtjänst och
LSS
Inkomna avvikelser
Avvikelser inom Sol, LSS 2014
Rapporterade avvikelser sammanställs, analyseras och återkopplas av chefer till medarbetarna.
Om mönster eller trender identifieras som indikerar brister i verksamhetens kvalitet ska detta leda
till åtgärder för att höja kvaliteten.
Rapporten är en sammanställning av 2014 års avvikelser.
Rapport missförhållande och påtaglig risk för missförhållande redovisas separat
Tabell från Flexite: Detaljerad händelse SoL, LSS 2014
16(49)
Tabell från Flexite: Detaljerad händelse SoL, LSS 2013
Förklaring parametrar:
Brister: avser uteblivna beviljade insatser gällande serviceinsatser larm, städ, tvätt, inköp och
måltid eller omvårdnad/omsorgsinsatser gällande personlig hygien, tillsyn och personlig omvårdnad.
Dokumentation: avser brister i dokumentation.
Rapport missförhållande/risk för påtaglig risk för missförhållande: avser inkomna rapporter enligt lex Sarah. Redovisas separat.
Samordnad vårdplanering: avser avvikelser som inkommit externt och berör brister i samordnad vårdplanering kring brukaren gällande socialtjänstlagen.
Synpunkter: avser när brukare eller närstående har synpunkter och klagomål på t.ex. kvalitén på
utförandet, bemötande, kontinuitet etc.
Misstänkt stöld: avser stöld som inträffat som haft ringa karaktär eller som en strategi vid upprepade stölder.
Våld mellan brukare: avser om en brukare utsätter en annan brukare för slag, nyp eller dylikt.
6.4.1.2
Analys av inkomna synpunkter och avvikelser
De flesta avvikelser gällande brister och synpunkter har rapporterats från ordinärt boende och
berör att beviljade insatser inte utförts eller utförts felaktigt t ex att man inte har kontroll på att
alla insatser utförts, problem med rapportering mellan olika professioner eller dag- och nattpersonal samt att det tar lång tid innan larm besvarar eller åtgärdas. De orsaker som angivits i de
flesta av avvikelserna är brist i rutiner, att rutiner inte följts och bristande information/rapportering. Åtgärder som angivits för att händelserna inte ska återupprepas är förutom
samtal med berörd och grupp att förändra rutiner/följa rutiner och att rapporteringen ska förbättras.
Mönster som kan ses är att dokumentationen brister. Personalen skriver inte in händelser av vikt i
den sociala akten. Den sociala dokumentationen är viktigt för att det ska fungera kring brukaren.
Inom detta område behövs en kompetensutveckling för att förstå hur viktigt den sociala dokumentation är och vilka allvarliga konsekvenser som kan uppstå om brister finns.
Informationsöverföringen mellan dag/kväll/natt fungerar inte alltid tillfredställande inom hemtjänsten. Åtgärder har påbörjats för att säkerställa den sociala dokumentationen, informationshantering och nyckelhantering gällande larm.
De flesta avvikelser gällande brister har rapporterats från ordinärt boende (76 %).
Avvikelser som inkommit gällande brister är:
Aktiviteter


promenader uteblivit
läkarbesök inte utförts
17(49)
Larm




personalen glömt sätta på larm,
hjälp uteblivit
lång väntan (30 min) efter att brukaren larmat
brister kring nyckelhantering
Personlig omvårdnad





har inte fått dusch på avtalad tid pga. av personalbrist
inkontinenshjälpmedel inte bytt
inte kommit upp på morgonen
inte fått beviljad hjälp
personalen inte har suttit med vid måltiderna
Serviceinsatser


synpunkter på städning gällande utförandet av städningen,
inte kommit på avtalad tid
De orsaker som angivits i avvikelserna är exempelvis:





brist i rutiner eller att rutiner inte följts
bristande information/rapportering t.ex. att vikarier inte har fått relevant information,
glömt skriva in insatser i Laps Care,
insatser inte blivit utfört på grund av personalbrist
inte fått information om att brukaren kommit hem från sjukhus/ bortresta/ inlagda på
sjukhus.
Åtgärder som angivits för att händelserna inte ska återupprepas är:



samtal med berörd och grupp
förändra rutiner/följa rutiner
rapporteringen ska förbättras
Mönster som kan ses är:



6.4.1.3
Personalen skriver inte in händelser av vikt i den sociala akten.
Att brukarna inte är delaktiga i upprättandet av genomförandeplaner
Informationsöverföringen mellan dag/kväll/natt fungerar inte alltid tillfredställande inom
hemtjänsten.
Sammanställning av enheter som rapporterat in mindre än 10 avvikelser inom
SoL/LSS
18(49)
6.4.1.4
Analys avseende orsak till få inrapporterade avvikelser
Ansvariga chefer uppger olika anledningar till att deras verksamhet har < 10 SoL avvikelser








Arbetar aktivt med att förebygga avvikelser
Personal inte kan avgöra att det ska skrivas en avvikelse när det inkommer synpunkter av
olika slag tex uteblivna promenader.
Det är en stabil grupp med lite frånvaro, känner varandra väl. De har inte stor omsättning
på brukare
Troligen finns ett mörkertal.
Bra kontroll på verksamheten genom tydlig planläggning av insatser
Troligtvis för lite inrapporterade avvikelser/händelser enligt SOL. Orsak till detta är troligtvis att personalen inte är bekväma med denna typ av inrapportering.
Det kan handla om kritik mot den egna verksamheten/kollegor och detta vill man kanske
inte föra fram.
Det kan också vara så att man lyssnar på den anhörige och sedan rättar till bristen/synpunkten och då anser att man inte behöver göra någon avvikelsearapport
Hur planerar cheferna att göra framåt?





6.4.1.5
Kommer att ta upp diskussion kring avvikelse hantering vid varje APT.
Information på ett APT av socialt ansvarig samordnare om SOL avvikelser.
Kontrollera att all personal kommit igång och dokumentera avvikelser och ta upp på APT
och våningsmöte/nattmöte vikten att dokumentera avvikelser.
Framöver skall vi skärpa till detta genom att helt enkelt bli bra på att rapportera in brister
och att se dessa rapporter som en del av vårt lärande.
Som chef kommer jag att vara tydlig med att rapportera in och även begära att mina medarbetare gör detta om och när dom får någon synpunkt från anhöriga eller brukare.
Sammanställning av inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden
Tabell från Flexite: Inrapporterade missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden 2014
Tabell från Flexite: Inrapporterade missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden 2013
19(49)
Tabell från Flexite: Antal anmälda missförhållande/påtaglig risk för missförhållande 2014
Tabell från Flexite: Antal anmälda missförhållande/påtaglig risk för missförhållande 2013
6.4.1.6
Analys av inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden
Totalt har under 2014 har det inkommit 16 rapporter gällande missförhållande eller påtaglig risk
för missförhållande.



Sju (43 %)av rapporterna bedömts vara allvarliga (missförhållanden/påtaglig risk för
missförhållande som anmälts till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). (2013 41 %)
Fem (32 %)av rapporterna bedömts var missförhållande/påtaglig risk för missförhållande
som inte anmälts till IVO. (2013 41 %)
Fyra (25 %)av rapporterna bedöms vara ett fel eller en brist som ska hanteras i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete (2013 18 %)
Inrapporterade missförhållande





Brister i bemötande/omdöme
Beviljad insats inte utförd/felaktigt utförd
Fysiskt våld medboende
Psykiska övergrepp
Ekonomiskt övergrepp
Se även bilaga kapitel 8 avvikelserapport SoL/LSS.
Identifierade orsaker




Bristande rutiner eller att rutiner inte följs
Brister i information eller kommunikation
Brister i organisation/bemanning
Brister i kompetens
20(49)
Vidtagna åtgärder






Rutiner och riktlinjer för kvalitetssäkring tagits fram eller reviderats
Personalen utbildats
Etiska diskussioner
Tekniska lösningar
Arbetsrättsliga åtgärder
Polisanmälan
Effekt av utförda åtgärder
Handlingsplaner har upprättats och uppföljning har skett om vidtagna åtgärder haft effekt. Sektionscheferna anger vid uppföljning att vidtagna åtgärder haft valitetshöjande effekt.
Övrigt
I delar av verksamheten finns bristande kunskap hos personalen om rapporteringsskyldigheten
och bristande förståelse av begreppet missförhållande. För att fullgöra verksamhetens skyldighet
att all personal har kännedom om lagens bestämmelser har information lagts in på Komin som en
hjälp. Informationstillfällen har även skett under året till personal om avvikelsehantering och lex
Sarah.
6.4.2
6.4.2.1
Sammanställning och analys av avvikelser inom hälso- och sjukvården
Inkomna avvikelser
Tabell från Flexite: Detaljerade händelser HSL 2014
Tabell från Flexite: Detaljerade händelser HSL 2013
6.4.2.2
Analys av inkomna avvikelser
Det totala antalet avvikelser under året 2014 uppgår till 972 avvikelser inom hälso- och sjukvård.
Detta är en minskning jämfört med föregående år med 27 procent. De största minskningarna av
rapporterade avvikelser ses framför allt inom kategorierna för rehabilitering, dokumentation och
läkemedel.
Den mest förekommande typen av avvikelser avseende hälso- och sjukvård utgör kategorin läkemedel. Den största orsaken till den rapporterade negativa händelsen för läkemedel utgör ”ej
given dos”. Denna kategori har minskat med 9 procent sedan föregående år.
Läkemedelsavvikelser inträffar i huvudsak i överlämningsfasen. Den vanligaste orsaken till en
avvikelse är att man inte följt rutiner.
21(49)
De vanligaste vidtagna åtgärderna efter en avvikelse avseende läkemedel är i fallande ordning
samtal med berörd, samtal i grupp och ökad efterlevnad av rutiner.
Analysen av det minskade antalet inrapporterade avvikelser inom rehabilitering och dokumentation kan förklaras med att en av rehabsektionerna under 2014 genomfört förbättringsåtgärder i
enlighet med den handlingsplan som upprättades för att förbättra arbetssituationen för legitimerade arbetsterapeuter och fysioterapeuter/ sjukgymnaster.
6.4.2.3
HSL
Tabell från Flexite: Enheter som rapporterat in mindre än 10 avvikelser inom HSL
6.4.2.4
Flera av de enheter som haft 10 eller färre registreringar avseende hälso- och sjukvård är mindre
verksamheter med mindre antal patienter i jämförelse med övriga enheter. Mindre verksamheter
kan ha större möjlighet att kontrollera varandra att till exempel läkemedel överlämnas enligt ordination. Dessa faktorer bidrar således till att det genererar mindre antal avvikelser.
Attityd och förståelse av syftet med avvikelsehantering är viktigt att det samtalas om på arbetsplatsen. Det är angeläget att det från ledningshåll är uttalat att det är viktigt med avvikelserapportering ur ett patientsäkerhetsperspektiv och att en tillåtande och öppen atmosfär råder på arbetsplatsen.
6.4.2.5
Vårdskador och lex Maria
Tabell från Flexite: lex Maria 2014.
Tabell från Flexite: lex Maria 2013.
22(49)
6.4.2.6
Analys av vårdskador och lex Maria
Totalt en anmälan enligt Lex Maria med risk för allvarlig vårdskada, gjordes under 2014. Anmälan
avsåg felaktigt utförd undersökning, vård eller behandling avseende medicinteknisk produkt.
Det konstateras i utredningen att det finns brister i dokumentationen samt att man i ärendet inte
följt den arbetsmodell vid bedömning av insats som är beslutad och ska användas. Ej heller har
man följt förskrivningsprocessen gällande utprovning, riskbedömning, utvärdering och uppföljning.
Följande åtgärder vidtogs:
Genomgång av arbetsmodellen Beslutsstöd för arbetsterapeuter och sjukgymnaster vid bedömning av insats.
På yrkesträffar haft genomgång av journaldokumentation av ovanstående arbetsmodell.
Kompletterat dagordningen till yrkesträffarna med punkt Beslutsstöd. Under denna punkt diskuteras avidentifierade patientfall utifrån arbetsmodellen och även genomgång av dokumentationen.
Säkerställa att samtliga förskrivare har kunskap och kompetens i förskrivningsprocessen. Dels
genom att nyanställda har gått Kommunförbundet Skånes förskrivarutbildning och dels att övriga
medarbetare erbjuds utbildningen med jämna mellanrum för att bibehålla sin kompetens.
6.4.3
6.4.3.1
Sammanställning av fallrapporter
Fallolyckor
Tabell från Flexite: Totalt inrapporterade fallolyckor 2014
Tabell från Flexite: Totalt inrapporterade fallolyckor 2013.
6.4.3.2
Analys av det fallförebyggande arbetet och inkomna fallolyckor
Under 2014 har det i stadsområdet rapporterats 2447 fallolyckor. Det är en ökning med drygt två
procent jämfört med föregående år. Av det totala antalet brukare som faller är 78 procent 81 år
och äldre och majoriteten av dessa, 71 procent, är kvinnor.
Vid 70 procent av fallen konstateras ingen synlig skada. Om skada uppstår är det vanligaste symtomet sårskada. Därefter följer smärta, svullnad/blåmärke. 56 frakturer har rapporterats och av
dessa är 23 stycken höftfrakturer. Antalet frakturer kan vara fler då inte alla frakturer upptäcks
direkt utan kräver medicinsk undersökning och diagnos av annan vårdgivare vilket ofta sker efter
att en fallrapport är registrerad.
Den mest förekommande aktiviteten som föregick fallet är att man gick omkring inomhus, 27
procent. Fall av oklar anledning är också vanligt vilket kan förklaras med att brukaren var ensam
23(49)
vid fallet och inte kunde redogöra för vad som hänt för personalen. Andra vanligt förekommande
aktiviteter är förflyttning till och från stol, toalettstol eller sängkant.
Se vidare kapitel 10 Fallavvikelser
6.5 Förbättring av processerna och rutinerna
I det följande beskrivs exempel på förbättring av processer och rutiner som genomförts under
2014.













Arbetsgrupper för rutiner gällande särskilt och ordinärt boende har under året genomfört
översyn och revidering av befintliga rutiner.
Boendestödsgrupperna har utökat sitt samarbete mellan grupperna och förstärkt hemtjänst har bildat en arbetsgrupp som arbetar över hela stadsområdet.
Processen med ökad grundbemanning har påbörjats inom åtta verksamheter i ordinärt
och särskilt boende.
Anpassning av scheman och arbetstidsmodeller inom särskilt och ordinärt boende för att
förbättra kontinuiteten.
Införande och utbildning av hotellås på ett särskilt boende.
Införande av nya arbetssätt för att skapa struktur på aktiviteter och överblick på särskilt
boende.
Olika förändringar av måltidsleverantör, måltidssituationen och måltidsmiljön har genomförts inom särskilt och ordinärt boende.
Vårdplaneringsprocessen har implementerats, utvärderats och permanentats.
Översyn av verksamheter för personer med demenssjukdom.
Beslut om att utöka med en dagverksamhet för personer med demenssjukdom har fattats.
Verksamheten planeras att öppna i början av 2015.
Senior Alert har införts på samtliga särskilda boenden.
BPSD har införts på tre särskilda boenden.
Utredningssektionen har fastställt teamprocesser i samtliga team och börjat att arbeta med
ett strukturerat utrednings/beslutsstöd för biståndshandläggare (BIC).
Nya rutiner gällande hälso- och sjukvård som tillkommit under 2014 och är övergripande för hela
Malmö stad:


Rutin för egenvård med syfte att tydliggöra vilka krav som ställs på hälso- och sjukvården
vid egenvårdsbedömningar. Rutinen beskriver processen dels vid egenvårdsbedömningar
gjorda av kommunal legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och dels vid inkomna
egenvårdsbedömningar.
I samverkan med Region Skåne (SUS Malmö) har en tilläggsrutin vid samordnad vårdplanering skrivits gällande patienter som behandlas med hård halskrage. Syftet är att säkra
hemgången för dessa patienter från slutenvård till den egna bostaden.
För att säkerställa att brukarna utifrån behovet erbjuds likvärdiga insatser, oberoende av var i
stadsområdet man bor, påbörjades under hösten 2013 en översyn av verksamheterna och utvecklingsarbete. Översynen fortgick under 2014 och har resulterat bland annat i organisationsförändring av förstärkt hemtjänst och boendestöd samt planering av en utökning av dagverksamhet för
personer med demenssjukdom mm. Utgångspunkten är att ge brukare i hela stadsområdet likvärdiga insatser.
24(49)
Andra förändrade rutiner och arbetssätt som gett positiva resultat har till exempel varit förändrade scheman som bedöms ha gett resultat i form av förbättrad kontinuitet och bättre möjlighet
till aktiviteter och överblick. Förändringar kring måltider och arbete med bemötandefrågor har i
vissa verksamheter gett ett positivt resultat i brukarundersökningen.
Kvalitetsregister syftar till att systematiskt göra riskbedömningar och vidta åtgärder samt att utveckla förebyggande åtgärder. Implementering av kvalitetsregistren Senior alert på samtliga särskilda boenden har pågått under 2014. Resultatet har varierat mellan verksamheterna beroende på
hur långt implementeringen har kommit samt förutsättningarna för införandet men för flera
verksamheter har det fått positiva resultat. Till exempel genom att fungera som ett verktyg för att
skapa delaktighet för brukare/patienter och anhöriga, men upplevs också ge effekt i form av en
mer personcentrerad omvårdnad och skapa större kunskap kring behov och lösningar i teamet.
Arbetsgrupper har under 2014 arbetat för att ta fram gemensamma rutiner för stadsområdet
inom särkskilt respektive ordinärt boende. Arbetet med att upprätta och revidera rutiner är ett
fortlöpande kvalitetsarbete som ständigt är pågående men den grundläggande översynen beräknas
slutföras i början av 2015 och då kommer en arbetsgrupp för översyn av lokala HSL-rutiner att
startas upp. Varje verksamhet har också egna rutiner som de arbetar med på sektionsnivå.
25(49)
7 Bilaga Kompetensutveckling avdelning vård och omsorg 2014
I det följande beskrivs exempel på former av kompetensutveckling som genomförts under 2014.
Övergripande






Arbetet med att implementera värdegrunden påbörjades med hjälp av utbildade samtalsledare och Socialstyrelsens studiematerial om värdegrunden och kommer att fortgå under
2015.
Handledning av psykiatrisjuksköterska/psykiatrikonsult och demenssjuksköterska/demenskonsult erbjuds alla yrkesgrupper.
Utbildning i jämställdhetsintegrering.
Utbildning och anslutning till BPSD-registret (särskilt boende).
Utbildning i Procapita/Lifecare för samtlig personal.
Information om ny taxa och avgifter.
Omvårdnadspersonal













Utbildning i läkemedelshantering.
Diabetesutbildning.
Nutritionsutbildning.
Webbaserad utbildning i exempelvis läkemedel, sår, m fl.
Lärande på arbetsplatsen (LPA) – vårdbiträdens fortbildning till undersköterska.
Sårvårdsutbildning.
Utbildning i demenssjukdomar och förhållningssätt.
Förflyttningsteknik.
Palliativ vård.
Grundläggande utbildning och uppföljning för kostombud.
Brandutbildning och Hjärt-Lungräddningsutbildning (ordinärt boende).
Studiecirklar inom t.ex. bemötande, personcentrerad omvårdnad och social dokumentation (särskilt boende).
Silviasystrar har bland annat arbetat med reflektionsmöten och introduktionsutbildning i
demens för vikarier.
Legitimerad personal (arbetsterapeut, sjukgymnast/fysioterapeut, sjuksköterska)




Utbildning för legitimerad personal via ”Råd och stöd”
Konferens AT-forum.
Sjukgymnastdagarna.
Utbildning i Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF).
Hjälpmedelscentrum





Nätverksträff visningsmiljöer
Positionering ur ett 24 timmars perspektiv – Hjälpmedelsinstitutet
Kognet (nätverksträff inom kognition området)
Workshop om sittande positionering
Hjälpmedelsmässan Hjälpmedel och välfärdsteknologi
26(49)
Teknikerna har löpande haft genomgångar från leverantörerna för att vara auktoriserade att utföra service och underhåll.
Hjälpmedelskonsulenter och tekniker är också med som referenspersoner på de upphandlingar på
hjälpmedel som görs via Kommunförbundet Skåne för att med sina kompetenser säkra så att vi
få in bra och säkra hjälpmedel i vårt sortiment.
Av Hjälpmedelscentrum arrangerade utbildningar för Malmö stads förskrivare










Rullstol HD Balance
Rullstol Cross
Utbildning för sommarvikarier inriktning rullstolar och sittdynor
Rullstolsakademin, att optimera inställningarna på rullstol för bättre köregenskaper
Positionering ur ett 24 h perspektiv med företaget Togemo
Madrassvisning med företagen Care of Sweden och Arjohuntleigh, för sjuksköterskorna
Workshop hygienhjälpmedel
Workshop i Handi tillsammans med företaget Abilia
Apputbildning på HMC i kommunförbundets regi
Workshop på tyngdtäcke tillsammans med företagen Komikapp och Somna
Hjälpmedelcentrum har vid 4 tillfällen föreläst på Geriatriskt utvecklingscenters demensutbildning på SUS, vid 1 tillfälle föreläst på kunskapscentrums (SUS) demensutbildning samt varit ute
och träffat sjuksköterskegrupper på deras arbetsplatsträffar och informerat om websesam och
madrassen Autologic.
Kompetenshöjande åtgärder är en förutsättning för att medarbetarna ska ha kunskap och färdighet att utföra arbetsuppgifterna på rätt sätt, och förväntas därför bidra till en ökad kvalitet och
hög patientsäkerhet. Resultat av utbildning, handledning och annan kompetensutveckling följs
sällan upp beroende på att det är tidskrävande att göra sådan uppföljning samt att det är svårt att
urskilja effekten av en enskild kompetenshöjande insats.
Utöver de mer övergripande förbättrande åtgärderna som redovisats ovan, har varje enhet och
sektion vidtagit förbättrande åtgärder utifrån enhetens/sektionens behov av kvalitetshöjning,
baserat på resultat från riskanalys, egenkontroll och analys av avvikelser.
27(49)
8 Bilaga Avikelserapport SoL/LSS 2014
Avvikelserrapport 2014
Lex Sarah
SoL/LSS
28(49)
Avvikelser inom Sol, LSS 2014
Rapporterade avvikelser sammanställs, analyseras och återkopplas av chefer till medarbetarna.
Om mönster eller trender identifieras som indikerar brister i verksamhetens kvalitet ska detta leda
till åtgärder för att höja kvaliteten.
Rapporten är en sammanställning av 2014 års avvikelser.
Rapport missförhållande och påtaglig risk för missförhållande redovisas separat.
SOL och LSS händelser 2014
Tabell 1
Rapport påtaglig
Rapport missför- risk för ett missförhållande
hållande
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
Våld
Misstänkt mellan
stöld
brukare
Brister
Dokumentation
SoL
318
52
15
2
6
174
20
13
Antal
LSS
0
0
0
0
0
1
0
0
1
Antal
318
52
15
2
6
175
20
13
601
600
SoL och LSS händelse 2013
Tabell 2
Brister
Dokumentation
Rapport påtaglig
Rapport missför- risk för ett missförhållande
hållande
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter Stöld
Våld
mellan
brukare
Antal
SoL
279
40
15
5
3
131
6
3
482
LSS
1
1
0
0
0
1
0
0
3
280
41
15
5
3
132
6
3
485
Förklaring parametrar
Brister: avser uteblivna beviljade insatser gällande serviceinsatser larm, städ, tvätt, inköp och måltid eller omvårdnad/omsorgsinsatser gällande
personlig hygien, tillsyn och personlig omvårdnad.
Dokumentation: avser brister i dokumentation
Rapport missförhållande/risk för påtaglig risk för missförhållande: avser inkomna rapporter enligt lex Sarah. Redovisas separat.
Samordnad vårdplanering: avser avvikelser som inkommit externt och berör brister i samordnad vårdplanering kring brukaren gällande socialtjänstlagen.
Synpunkter: avser när brukare eller närstående har synpunkter och klagomål på t.ex. kvalitén på utförandet, bemötande, kontinuitet etc.
Misstänkt stöld: avser stöld som inträffat som haft ringa karaktär eller som en strategi vid upprepade stölder
Våld mellan brukare: avser om en brukare utsätter en annan brukare för slag, nyp eller dylikt
Antal
Analys av klagomål och synpunkter
Sammanfattningsvis har antalet avvikelse ökat över tid (tabell 1 och 2).
De flesta av avvikelser berör brister och synpunkter. Den största ökningen har skett på särskilda
boende gällande synpunkter och i ordinärt boende gällande brister. Under året har de flesta verksamheter fått information gällande lex Sarah och hantering kring klagomål och synpunkter vilket
kan ha bidragit till att fler avvikelser inkommit.
Händelser SoL LSS fördelat på enheter
Tabell 3
SOCIAL MEDICINSK OMSORG
I
ORDINÄRT
BOENDE 1 I
ORDINÄRT
BOENDE 2 I
SÄRSKILT
BOENDE 1 I
Brister
8
102
140
13
36
Dokumentation
3
15
24
0
3
Rapport missförhållande
1
4
4
3
Rapport påtaglig risk
för ett missförhållande
0
2
0
0
1
Synpunkter
2
Misstänkt stöld
0
Våld mellan brukare
Antal registreringar
SÄRSKILT Utredningsenheten
BOENDE 2 I
I
EXTERNA
VÅRDGIVARE I
Antal
registreringar
7
12
318
6
1
52
3
0
0
15
0
0
0
0
2
0
0
0
2
3
6
42
40
19
39
20
13
175
2
6
7
4
0
1
20
0
0
0
2
11
0
0
13
14
168
214
44
96
35
30
601
29(49)
Ordinärt boende
Inkomna avvikelser (totalt)
Brister
Synpunkter
Misstänkt stöld
2013
325
207
73
6
2014
382
242
82
8
Differens
+57
+35
+9
+2
2013
88
48
27
0
2014
140
49
58
8
Differens
+52
+1
+31
+11
2013
52
9
28
12
2014
35
7
20
6
Differens
-17
-2
-8
-6
Särskilt boende
Brister
Synpunkter
Misstänkt stöld

 Utredningsenheten
Brister
Synpunkter
Dokumentation
Externa vårdgivare
Avser händelser som rör brister i informationsöverföring från SUS, synpunkter på externt upphandlade platser (särskilda boendeplatser och kortidsplatser), synpunkter på färdtjänst och upphandlade verksamhet t.ex. tvätt och städ.
Avvikelser fördelas mellan ordinärt boende 64 % och särskilt boende 23 %.
Det har inkommit flest avvikelser från hemtjänsten vilket kan bero på att inom särskilt boende
inte rapporterar alla avvikelser in i Flexite. Detta innebär t.ex. synpunkter från närstående åtgärdas men de registreras inte alltid in.
Brister står för 53 % och synpunkter 29 % av alla inkomna avvikelser under 2014.
Den största ökningen har skett på särskilda boende gällande synpunkter och i ordinärt boende
gällande brister. Under året har de flesta verksamheter fått information gällande lex Sarah och
hantering kring klagomål och synpunkter vilket kan ha medverkat till att fler avvikelser inkommit.
Brister
Avser brister i beviljade insatser där insats inte blivit utförd eller felaktigt utförd.
Tabell 4
Aktiviteter Larm Personlig omvårdnad Serviceinsatser Tillsyn Antal registreringar
SoL
23
67
121
118
36
318
Förklaring parametrar brister:
Aktiviter: avser insatser för att bryta isolering t.ex. att beviljade promenader inte utförs.
Larm: avser att det tar lång tid innan larmet åtgärdas, larmet åtgärdas inte alls eller att nycklar inte hittas när brukaren larmar.
Personlig omvårdnad: avser brister i hjälp med personlig hygien, byte av inkontinenshjälpmedel, förflyttningar etc.
Serviceinsatser: avser brister med städ, tvätt, inköp och måltider.
Tillsyn: avser brister tillsyn t.ex. inte kunnat komma in, inte fått tillsyn vid måltid, gick ut från boendet.
Brister orsak
Tabell 5
Använt
produkten
fel
Brist i
Brist i
Bristande
arbetsmiljö Brist i utbildning/ information/
/stress
rutiner kompetens rapportering
Bristande
samarbete
Ej följd
Orsak
rutin/
kan ej
riktlinje Försumlighet anges
Underbemanning Övrigt
Antal
Brister
2
20
28
8
55
24
82
66
7
55
72
311
Antal
2
20
28
8
55
24
82
66
7
55
72
311
30(49)
Brister åtgärder
Tabell 6
EfterArbets- levnad
Samtal
rättsliga
av
Förbättra
Förändra Förändra Samtal med Uppföljning
Antal
åtgärder rutiner rapportering organisation rutiner i grupp berörd av bistånd Utbildning/kompetens Utredning registreringar
Brister
2
34
50
62
31
110
178
5
10
1
309
Antal
registreringar
2
34
50
62
31
110
178
5
10
1
309
De flesta avvikelser gällande brister har rapporterats från ordinärt boende
(76 %).
Avvikelser som inkommit gällande brister är exempelvis:
Aktiviteter
 promenader uteblivit
 läkarbesök inte utförts
Larm
 personalen glömt sätta på larm,
 hjälp uteblivit
 lång väntan (>30 min) efter att brukaren larmat
 brister kring nyckelhantering
Personlig omvårdnad
 inte fått dusch på avtalad tid
 inkontinenshjälpmedel inte bytt
 inte kommit upp på morgonen
 inte fått beviljad hjälp
Serviceinsatser
 synpunkter på utförandet av städningen
 inte kommit på avtalad tid
Tillsyn
 personalen inte har suttit med vid måltiderna
 brist i rutiner eller att rutiner inte följts
 bristande information/rapportering t.ex. att vikarier inte har fått relevant information,
 glömt skriva in insatser i Laps Care,
 insatser inte blivit utfört på grund av personalbrist
 inte fått information om att brukaren kommit hem från sjukhus/ bortresta/ inlagda på
sjukhus.
Åtgärder som angivits för att händelserna inte ska återupprepas är:
 samtal med berörd och grupp
 förändra rutiner/följa rutiner
 rapporteringen ska förbättras
31(49)
 Personalen skriver inte in händelser av vikt i den sociala akten.
 Att brukarna inte är delaktiga i upprättandet av genomförandeplaner
 Informationsöverföringen mellan dag/kväll/natt fungerar inte alltid tillfredställande inom
hemtjänsten.
Åtgärder har påbörjats för att säkerställa den sociala dokumentationen, informationsöverföring
och nyckelhantering gällande larm.
Extra fokus på larm har skett under 2014 och kommer att fortsätta under 2015.
Synpunkter
Synpunkter avser när brukaren eller närstående har synpunkter eller klagomål.
Det är viktigt att ta till vara dessa synpunkter och att se varje synpunkt som en gåva för att utveckla kvalitén i verksamheten.
Tabell 7 2014
Bemötande
Inflytande/
delaktighet
i vården
Information
Kompetens Kontinuitet
Kvalitén
Nutrition
Omvårdnad
Tillgänglighet
Antal
SoL
49
20
47
15
13
60
8
47
22
LSS
1
0
0
0
0
0
0
0
0
174
1
Antal
50
20
47
15
13
60
8
47
22
175
Tabell 8 2013
Bemötande
SoL
LSS
Antal
Inflytande/delakti
ghet i vården Information Kompetens
36
18
Kontinuitet
Kvalitén
Nutrition
Omvårdnad
Tillgänglighet
Antal
35
9
9
52
7
40
15
131
5
1
4
0
0
4
1
8
0
12
41
19
39
9
9
56
8
48
15
143
Fotnot: LSS avser första halvåret 2013
Förklaring på innehåll på beskrivning:
Bemötande: Respekt, mjukt handlag, trevligt sätt etc.
Inflytande: Inte kunna påverka beviljade insatser t.ex. när man vill lägga sig
Information: Beslut om taxor, hjälp, service m.m.
Kontinuitet: Personalen håller inte tider/tiden, nytt folk hela tiden
Kvalitén på utförandet: Tjänsten utförs inte tillfredställande
Nutrition: Kvalitén, tiderna, service gällande mat
Omvårdnad: Brister i omvårdnad/omsorg t.ex. personlig hygien
Tillgänglighet: Möjlighet till kontakt med t.ex. arbetsledning, personal, biståndshandläggare.
Aktiviteter: Insatser för att bryta isolering t.ex. beviljade promenader
Orsaker synpunkter
Tabell 9 2014
Brist i
arbetsmiljö/
stress
Brist i
rutiner
Brist i
kompetens
Bristande
information /
rapportering
Bristande
samarbete
Ej följt rutin
/ riktlinje
Försumlighet
Orsak
kan
inte
Underanges bemanning Övrigt Antal
Synpunkter
8
11
13
26
5
26
15
1
12
79
166
Antal
8
11
13
26
5
26
15
1
12
79
166
Tabell 10 2013
Brist i
arbetsmiljö/ Brist i
stress
rutiner
Brist i
kompetens
Bristande
information
/rapportering
Bristande
samarbete
Inte följd
rutin/riktlinje Försumlighet
Orsak
anges Underinte
bemanning Övrigt Antal
Synpunkter
3
17
7
21
16
18
11
3
11
64
142
Antal
3
17
7
21
16
18
11
3
11
64
142
32(49)
Åtgärder synpunkter
Tabell 11 2014
Samtal
Efterlevnad Förbättra
Förändra Förändra
Intern
Samtal med Uppföljning
av rutiner rapportering organisation rutiner vårdplanering i grupp berörd av bistånd Utbildning/kompetens Utredning
Antal
Synpunkter
15
28
3
17
3
69
95
8
9
2
165
Antal
15
28
3
17
3
69
95
8
9
2
165
Tabell 12 2013
Efterlevnad Förbättra
Förändra
av rutiner
rapportering organisation
Förändra Intern vård- Samtal i
rutiner
planering
grupp
Samtal med Uppföljning Utbildning/
berörd
av bistånd kompetens
Utredning
Antal
Synpunkter
10
21
13
13
3
50
66
6
7
18
140
Antal
10
21
13
13
3
50
66
6
7
18
140
Synpunkter via malmo.se
Tabell 13 2014
Beröm Synpunkt Klagomål Antal registreringar
Innerstaden
1
9
4
14
Fotnot: Antal inkomna synpunkter via malmo.se
Synpunkter som inkommer via malmo.se registreras in i avvikelsesystemet och hanteras och återkopplas av respektive chef.
Avvikelser som inkommit gällande synpunkter är exempelvis:
 personal varit stressig,
 personalen haft dålig attityd/bemötande
 brist på sociala aktiviteter,
 bråkigt och stökigt i gemensamma utrymmen på boende
 tidpunkt som hemtjänst kommit på,
 låtit disk stå framme,
 inte tagit på sig skoskydd,
 håller inte tider
 dålig kvalité på städning
 kommunikation mellan brukare och personal inte fungerat
 hög arbetsbelastning i personalgruppen
 personalen har inte tagit hänsyn till brukarens önskning,
Åtgärder som angivits är:
 samtal med personal i grupp och enskilt om att följa Malmö stads värdegrund
 handlingsplaner för att bemöta brukare med utåtagerande beteende för att skapa lugna
miljöer de gemensamma utrymmena,
 schemalagt sociala aktiviteter
 reviderat genomförandeplaner
 tillfällig utökning av personal
33(49)
 Personalen skriver inte in händelser av vikt i den sociala akten.
 Att brukarna inte är delaktiga i upprättandet av genomförandeplaner
Dokumentation
Tabell 14 2014
Bristande
Brott mot sekredokumentation tesslag
Dokumenterat på Olämpligt
fel person
språkbruk
Övrigt
Antal
SoL
36
1
1
3
9
50
Antal
36
1
1
3
9
50
Dokumentation orsaker
Tabell 15 2014
Brist i
Brist i
arbetsmiljö
utbildning/
/ stress
Brist i rutiner kompetens
Bristande information/
Bristande
rapportering
samarbete
Ej följt rutin /
riktlinje
Försumlighet Övrigt Antal
Dokumentation
2
12
3
12
2
18
9
4
47
2
12
3
12
2
18
9
4
47
Dokumentation åtgärder
Tabell 16 2014
Arbetsrättsliga
åtgärder
Efterlevnad av
rutiner
Förbättra rapportering
Förändra organisation
Förändra
rutiner
Samtal i
grupp
Samtal med
berörd
Dokumentation
1
6
17
3
6
20
27
4
47
Antal
1
6
17
3
6
20
27
4
47
Utbildning/kompetens Antal
Analys
Avvikelser som inkommit gällande dokumentation är exempelvis att:
 händelser av vikt inte dokumenterats
 brukaren är bortrest eller inlagd på sjukhus
 genomförandeplaner inte upprättade
 använt olämpligt språkbruk när man dokumenterat
Orsaker som angivits är att:
 ingen dokumentation om att brukaren inte var hemma
 brukaren säger nej till insatsen och detta dokumenteras inte
Åtgärder som gjorts är:
 samtal med berörd och i grupp
 sett över rutiner
Den sociala dokumentationen är viktigt för att det ska fungera kring brukaren.
Inom detta område behövs en kompetensutveckling för att förstå hur viktigt den social dokumentation dokumentationen är och vilka allvarliga konsekvenser som kan uppstå om brister
finns.
Rutin för upprättande och uppföljning av genomförandeplaner följs inte i alla verkssamheter.
Att inte personalen skriver in händelser av vikt i den sociala dokumentationen.
34(49)
Våld mellan brukare
Under 2014 har våld med brukare som har beteendemässiga och psykiska symtom (BPSD) vid
demens på våra gruppboende ökat. BPSD drabbar någon gång ca 90 % av alla som lever med en
demenssjukdom. Dessa symtom kan exempelvis vara aggressivitet, oro, apati, hallucinationer eller
sömnstörningar och de orsakar ett stort lidande framförallt för personen med demenssjukdomen, men även för närstående och vårdpersonal.
En orsak till ökningen kan vara att vårdplatser på regionnivå är nerlagda. Tidigare kunde brukare
med ett utåtagerande beteende läggas in och observeras. Idag sker det genom att läkaren kommer
till brukaren och gör en bedömning i brukarens miljö. I de flesta fall kan detta fungera men ibland
tar det lång tid innan läkare kan komma från Regionen.
Personalen som arbetar på boende har inte alltid tillräcklig erfarenhet eller kunskaper för att hantera brukare med denna problematik.
Åtgärder som angivits är:
Implementering av BPSD (svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens) har påbörjats på tre gruppboenden och under 2015 planeras övriga boende att ingå i registret.
För övriga verksamheter inom vård och omsorg, som ännu inte har tillgång till systemet BPSD,
har Rutin för BPSD-symtom reviderats och plan för implementering av rutinen har upprättats
och påbörjats.
Kunskapsbrist hos personalen gällande brukare med BPSD
Misstänkt stöld
Avser stöld som inträffat som haft ringa karaktär eller som en strategi vid upprepade stölder.
Misstänkta stölder har bestått av förlust av smycken, kontanter, läkemedel etc. Antalet misstänkta
stölder har ökat under 2014 men troligen beror detta på att verksamheten förtydliga att alla händelser gällande misstänkta stölder ska registreras in i avvikelsesystemet. Tyvärr kan det vara svårt
att identifiera vem som är skyldig. Finns det skäl att misstänka att stölden begåtts av någon i verksamheten ska en rapport missförhållande registreras
Åtgärder
Verksamheten utreder händelsen internt. Syftet med utredningen är att klarlägga vad som hänt
och vad man kan göra för att förhindra att något liknande inträffar igen.
Värdighetsgarantier inom hemtjänsten
Inkomna avvikelser inom hemtjänst där hemtjänsten inte levt upp till värdighetsgarantierna som
Malmö stad införde den första juli 2013. Syftet med de fem garantierna är att öka tryggheten och
delaktigheten för brukarna som får hjälp från hemtjänsten.
Tabell 17 2014
Innerstaden
Skriva genomförandeplan
Uppföljning av biståndsbeslut
Visa legitimation
Kontakt vid
försening
Kontakt vid personalbyte
Serviceinsats inom 5
dagar
8
5
1
9
3
20
46
35(49)
Värdighetsgarantierna är kända i vård och omsorgs verksamheter och är ett återkommande tema
på sektionernas arbetsplatsträffar. Verksamhetens bedömning är att den värdighetsgaranti som
fortfarande är svårast att uppfylla är att upprätta genomförandeplan inom två veckor från det att
hjälpen har startat.
Begäran från Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Under året har inkommit fyra begäranden om redovisning från IVO där brukare kommit med
klagomål till IVO.
Vid bedömning från IVO har de konstaterat att Stadsområdesförvaltningen Innerstaden utrett
klagomålen i tillräcklig omfattning och inga ytterliga åtgärder har vidtagits i ärendena.
Förtroendenämnden
Under året har det inkommit sju ärenden från förtroendenämnden där anhöriga/brukare haft
synpunkter på brister i information, brister i utförandet av insatser, handläggning av korttidplast.
Stadsområdesförvaltningen har utrett synpunkterna och svarat på synpunkterna och vidtagna
åtgärder till Förtroendenämnden.
Inrapporterade missförhållande enligt lex Sarah 2014
Syftet med lex Sarah är:
 att utveckla kvaliteten i verksamheten och komma tillrätta med fel och brister
 att bidra till att den enskilde får insatser av god kvalitet och skydda den enskilde från
missförhållande
 att avhjälpa och undanröja risker för missförhållande
 att förhindra att liknande missförhållande inträffar igen
Inrapporterade missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden
Tabell 18 2014
Rapport missförhållande Rapport påtaglig risk för ett missförhållande Antal
SoL
15
1
16
Antal
15
1
16
Tabell 19 2013
Rapport missförhållande Rapport påtaglig risk för ett missförhållande Antal
SoL
17
5
22
Antal
15
5
22
Typ av hot och konsekvenser för den enskilde
Tabell 20
Säkerhet Liv
Fysiska
hälsa
Psykiska
hälsa
Antal
SoL
1
1
8
6
16
Antal
1
1
8
6
16
Typ av brister angående handling/underlåtelse
Tabell 21
Bemötandet
I utförandet av insats
(insatser utförts felaktigt
eller inte alls)
Ekonomiska övergrepp Fysiska övergrepp Psykiska övergrepp Antal registreringar
SoL
3
10
1
1
1
16
Antal
3
10
1
1
1
16
36(49)
Förslag till beslut av utredare
Tabell 22
Att rapporten bedöms vara ett Att rapporten bedöms vara ett
Att rapporten bedöms vara
missförhållande enligt lex
allvarligt missförhållande enligt
ett fel eller en brist som ska Sarah som inte ska anmälas till lex Sarah som ska anmälas till
hanteras i verksamhetens
Inspektionen för vård och
Inspektionen för vård och
systematiska kvalitetsarbete
omsorg (IVO)
omsorg (IVO)
Att rapporten bedöms vara påtaglig
risk för ett allvarligt missförhållande
enligt lex Sarah som ska anmälas till
Inspektionen för vård och omsorg
(IVO)
Antal
SoL
4
5
5
2
16
Antal
4
5
5
2
16
Antal anmälda missförhållande/påtaglig risk för missförhållande
Tabell 23 2014
Att rapporten bedöms vara påtaglig risk för ett allvarligt
missförhållande enligt lex Sarah som ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Att rapporten bedöms vara ett allvarligt missförhållande enligt lex Sarah som ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Antal
SoL
2
5
7
Antal
2
5
7
Tabell 24 2013
Att rapporten bedöms vara påtaglig risk för ett allvarligt
missförhållande enligt lex Sarah som ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Att rapporten bedöms vara ett allvarligt missförhållande enligt lex Sarah som ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
Antal
SoL
0
9
9
Antal
0
9
9
Totalt har under 2014 har det inkommit 16 rapporter gällande missförhållande eller påtaglig risk
för missförhållande.
Efter utredning har:
 Sju (43 %)av rapporterna bedömts vara allvarliga missförhållanden/påtaglig risk för missförhållande som anmälts till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). (2013 41 %)
 Fem (32 %)av rapporterna bedömts var missförhållande/påtaglig risk för missförhållande
som inte anmälts till IVO. (2013 41 %)
 Fyra (25 %)av rapporterna bedöms vara ett fel eller en brist som ska hanteras i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete (2013 18 %)
Inrapporterade missförhållande
Brister i bemötande/omdöme
 Brukare tycker att personal brustit i bemötande
 Personal tycker att kollegor brustit i bemötande
Beviljad insats inte utförd/felaktigt utförd
 omvårdnadsinsatser
 problem med överrapportering mellan dag- och nattpersonal
 fasthållning
Fysiska övergrepp
 våld mellan brukare
 fasthållning av brukare
Psykiska övergrepp
37(49)
Ekonomiskt övergrepp
 stöld
Se även kapitel 9 lex Sarah redovisning
Identifierade orsaker




Bristande rutiner eller att rutiner inte följs
Brister i information eller kommunikation
Brister i organisation/bemanning
Brister i kompetens
Vidtagna åtgärder






Rutiner och riktlinjer för kvalitetssäkring tagits fram eller reviderats
Personalen utbildats
Etiska diskussioner
Tekniska lösningar
Polisanmälan
Effekt av utförda åtgärder
Åtgärdsplaner har upprättats och följs upp om vidtagna åtgärder haft effekt.
Sektionscheferna anger vid uppföljning att vidtagna åtgärder kvalitetshöjande effekt.
Övrigt
I delar av verksamheten finns bristande kunskap hos personalen om rapporteringsskyldigheten
och bristande förståelse av begreppet missförhållande. För att fullgöra verksamhetens skyldighet
att all personal har kännedom om lagens bestämmelser har information lagts in på Komin som en
hjälp. Se länk avvikelsehantering & lex Sarah
Informationstillfällen har även skett under året till personal om avvikelsehantering.
38(49)
9 Bilaga Avvikelserapport 2014 – Hälso- och sjukvård
Avvikelserapport 2014
Hälso- och sjukvård - HSL
Avvikelserapportering för negativa händelser inom hälso- och sjukvård (HSL)
Följande statistikmaterial ligger till grund för den analys och åtgärdsformulering som framgår av
rapporten Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014.
Det totala antalet avvikelser under året 2014 uppgår till 972 avvikelser inom hälso- och sjukvård
att jämföra med antalet avvikelser för året 2013 som då var 1345. Detta är en sänkning jämfört
med föregående år med 27 procent. De största sänkningarna av rapporterade avvikelser ses framför allt inom kategorierna för rehabilitering, dokumentation och läkemedel.
Detaljerade händelser/kategorier HSL
Den vanligaste förekommande typen av avvikelser avseende hälso- och sjukvård är kategorin
”läkemedel”. Under året 2014 rapporterades 725 avvikelser vilket är en minskning med 7 procent
i jämförelse med föregående år.
Överlämnande av läkemedel utgör den största andelen av delegerade arbetsuppgifter. I jämförelse
med antal tillfällen för överlämnande av läkemedel av personal till patient, utgör antalet rapporterade negativa händelser avseende läkemedel en relativt låg andel.
Avvikelser avseende kategorin ”dokumentation” avser t.ex. att signeringslistor inte signerats efter
givet läkemedel, fax inte sänts med uppgift om förändrat hälsotillstånd vid överrapportering mellan natt och dag samt att aktuell journalanteckning om förändrad insats saknas.
Dessa avvikelser har minskat med 32 procent i jämförelse med tidigare år.
Samtliga avvikelser i redovisade kategorier enligt ovan har minskat i jämförelse med föregående år
förutom kategorin ”synpunkter” som ökat med cirka 50 procent. Avvikelser avser bl.a. att persoVård och omsorg, Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
39(49)
nal anser att föregående personal borde fyllt på förbrukningsmaterial i hemmet hos en patient, att
vissa patientkategorier borde ha prioriterats annorlunda av kollegor eller att personal upplevt att
de fått ett otrevligt bemötande av kollegor.
Beskrivning av underkategorier för avvikelser rörande läkemedel
Den vanligast förekommande anledningen till att en avvikelse avseende läkemedel rapporteras är
att ordinerad dos (kategorin ”ej given dos”) inte överlämnas till patienten i tid vilket ofta anges
bero på glömska eller yttre störning i själva överlämnandefasen.
Kategorin ”förväxling dos/tid” kan innebära att personal förväxlar tidpunkten genom att man
inte ser före överlämnandet till patienten att föregående dos av läkemedel tidigare uteblivit så att
tidpunkten blir fel – t.ex. kvällsmedicinen ges som morgondos. Ytterligare en orsak kan vara att
läkemedlet inte ges på ordinerad tid på grund av att personal blivit försenad till patienten och
därmed inte hinner ge läkemedlet på utsatt tid.
Även kategorin ”större/mindre dos än ordinerat” förekommer. Detta kan ses relaterat till att en
medicinjustering skett och att den nya ordinationen inte hunnit åtgärdas via dosdispensering eller
via dosettdelning av sjuksköterska eller att ordinationsunderlaget inte varit korrekt vid tillfället för
överlämnande av läkemedlet.
Läkemedelshändelser
Den största kategorin enligt bifogad tabell är ”ej given dos” vilken har sänkts med 9 procent sedan föregående år.
Fördelning av läkemedelsfas
Merparten, d.v.s. närmare 75 procent av negativa händelser med läkemedel sker i samband med
överlämnande av läkemedel till patienten vilket kan jämföras med föregående år som då utgjorde
76 procent. En höjning med en procentenhet har skett under 2014 i fasen för ordination i jämförelse med föregående år.
40(49)
Beskrivning läkemedelstyp
Av tabellen nedan framgår att de mest förekommande läkemedelsgrupperna som uppges i avvikelser är smärtstillande, blodtryckssänkande samt psykofarmaka (oftast mot oro). Detta härrör till
att dessa läkemedel är relativt vanligt förekommande för patienter i behov av kommunal hälsooch sjukvård. Kategorin ”övriga läkemedel” utgör ett samlingsnamn för läkemedel som inte kan
preciseras inom angivna grupperingar.
För läkemedelsgrupperna blodförtunnande och insulin finns en tydlig koppling till patientsäkerhetsrisker vid fel dosering eller om biverkningar inte uppmärksammas. Denna kategori av läkemedel kräver särskild utbildning för att delegeras.
De största läkemedelsgrupperna, smärtstillande och blodtrycksmedicin, har minskat med 19 respektive 33 procent. Samtliga läkemedelsgrupper visar en sänkning mot föregående år som korrelerar med minskningen av avvikelser för läkemedel totalt sett.
Fördelning månad läkemedel
Skiftningar kan ses över året 2014 men också över tidigare år utan tydligt framträdande mönster.
41(49)
Flest antal avvikelser under 2014 har skett under juli som utgör den största semestermånaden.
Detta skulle kunna härledas till att delegeringar sker till vikarier som ännu inte hunnit komma in i
arbetsrutiner.
Tidpunkt på dygnet
Den högsta frekvensen avseende avvikelser för överlämnade av läkemedel sker på morgonen
samt på kvällen med 229 dostillfällen på morgonen samt 187 dostillfällen på kvällen.
Flest avvikelser inträffar på morgonen och kvällen. En minskning mot föregående år kan ses på
morgon med 16 procent. Motsvarande minskning under kvällstid har skett med 7 procent.
42(49)
Orsak
Orsaken till avvikelser i läkemedelshantering anges främst bero på att personal ”inte följt rutiner”
eller på grund av ”försumlighet”. Angiven orsak om ”underbemanning” har angivits vid 10 tillfällen och ”brist i arbetsmiljö/stress” vid 45 tillfällen.
Att personal inte följt rutiner eller varit försumlig i sitt arbetsutövande utgör drygt 50 procent av
angivna orsaker till att rapportering av negativ händelse inom läkemedelshanteringen skett.
Åtgärder
Åtgärder är ett av de viktigaste momenten i avvikelsehantering för att händelsen inte ska upprepas igen. Målet är att öka kvaliteten och patientsäkerheten i alla verksamheter inom vård och omsorg. Den vanligaste åtgärden är att sektionschef och sjuksköterska har ”samtal med berörd”, det
vill säga samtal med den som brustit i sitt åtagande av uppgiften, t.ex. glömt att ge läkemedlet till
en patient. Därefter kommer åtgärden ”samtal i gruppen” vilket oftast innebär att händelsen tas
upp på en arbetsplatsträff för ett lärande i verksamheten. På tredje plats av de åtgärder som vidtas
i verksamheten ligger ”följsamhet till rutiner”.
Indragen delegering har angivits vid 12 tillfällen under 2014. Utbildning och kompetenshöjande
insatser har angivits som åtgärd vid 7 tillfällen under året.
43(49)
Åtgärder efter rapporterad avvikelse
Flera av kategorierna för vidtagna åtgärder kan anges vid en enstaka avvikelse. Verksamheten kan
således ha samtal med den berörda, ta upp händelsen i ett vidare perspektiv på en arbetsplatsträff
och påtala vikten av att följa rutiner eller ha en genomgång om aktuell rutin.
I jämförelse med föregående år är de mest valda åtgärderna motsvarande ovanstående tabell.
44(49)
10 Bilaga Fallavvikelser 2014
Fallskador hos äldre
Bland våra äldre är fallolyckor vanligt och det är den vanligaste orsaken till skada. De kan orsaka
allvarliga konsekvenser som skador, förlorad självständighet, sämre livskvalitet och även dödsfall.
Med stigande ålder ökar risken för fall. Enligt socialstyrelsen faller var tredje person som är 65 år
och äldre och bor i eget boende minst en gång om året. Inom särskilda boenden har äldre personer ännu större risk att falla. Orsaker till det kan vara sjukdom, sämre muskelstyrka, nedsatt balans, försämrad gångförmåga, hörsel- och/eller synnedsättning eller olämpliga läkemedel. Enligt
Socialstyrelsens öppna jämförelser har antalet fallolyckor i riket ökat de senaste åren, främst bland
personer 80 år och äldre, för att sedan 2012 plana ut. Enligt rapporten Skador bland äldre av Myndigheten för säkerhet och beredskap (MSB) var fallolyckor den vanligaste yttre orsaken till skada
för personer 65 år eller äldre som behövde vård.
Samhällets kostnad för äldres fallolyckor beräknas uppgå till 9,5 miljarder enligt MSB.
Fallavvikelser för stadsområde Innerstaden 2014
Tabell från Flexite: Totalt antal inrapporterade fallolyckor per enhet 2014.
Under 2014 har 2443 fallolyckor inrapporterats. Det är en ökning om 55 fall men en mindre ökning jämfört med föregående år. Av totala antalet fallolyckor sker 60 %, i ordinärt boende och
40 % i särskilt boende.
Fördelning skador/ingen skada
Ungefär 10 procent av fallolyckorna resulterar enligt svensk statistik i en allvarlig skada och 1-2
procent i en höftfraktur. I Sverige inträffar drygt 18000 höftfrakturer per år och de allra flesta
orsakas av fall, enligt Socialstyrelsen. Varje enskild höftfraktur kostar förutom lidande hos den
enskilde mellan 150 000 – 200 000 kronor för samhället under det första året efter skadan.
45(49)
Diagram från Flexite: Totalt antal fallolyckor fördelning skador/ingen skada
Av de fall som registrerats i stadsområdet har det vid drygt 70 procent av fallen inte uppkommit
några synliga skador.
De vanligaste skadorna efter fall är sårskada, 14 procent. Andelen med smärta, svullnad/blåmärke
är 12 procent. Drygt 2 procent av de inrapporterade fallen har resulterat i en fraktur som upptäckts före eller i samband med att fallet rapporterades.
Typ av fraktur
56 frakturer har rapporterats under 2014 varav 24 är skador på höft och lårben. 7 skador är handledsbrott eller fraktur på arm och 2 bäckenfrakturer har rapporterats in.
Antalet kan vara fler då inte alla frakturer upptäcks direkt utan kräver en medicinsk undersökning
och diagnos av någon annan vårdgivare, t.ex. SUS.
46(49)
Diagram från Flexite: Typ av fraktur som uppkommit vid fall
Diagram från Flexite: Tidpunkt på dygnet som fallet inträffat
I stadsområdet inträffar flest fallolyckor tidig kväll mellan 19-22 samt under dygnets första timmar, 01-04.
47(49)
Genomförda utredningar och utförda åtgärder
Tabell från Flexite: Antal fall där utredning – åtgärd utförts
I 62 procent av alla fallolyckor har utredning/åtgärd utförts. Inom vård och omsorg finns ett
antal brukare med återkommande fall trots att utredningar och åtgärder gjorts för att förhindra
nya fall. Fallrapporter hos dessa patienter registreras ofta som ”ingen utredning/åtgärd”.
Diagram från Flexite: Åtgärder vidtagna efter fall
48(49)
Vanligaste åtgärden är annan åtgärd vilket troligen kan kopplas till de brukare som trots fallförebyggande åtgärder faller. Ofta har man då samtal med personal och närstående som inte kan ses
som rådgivning. Andra vanligt förekommande åtgärder är rådgivning, extra tillsyn, fallpreventionsgenomgång och utprovning av hjälpmedel.
Det nationella kvalitetsregistret Senior Alert är nu implementerat inom särskilt boende i stadsområdet. Det preventiva arbetet där fallprevention ingår syftar till att förbättra det förebyggande
arbetet, registrera riskbedömningar och åtgärder som vidtas för att öka säkerheten för brukarna.
Detta arbete görs i team med de olika professionerna som finns runt brukaren. Även närstående
bjuds in att delta. Enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskap är det teambaserade
multifaktoriella insatser som uppnår viss intensitet effektiv. Genom att arbetet med kvalitetsregistret nu är igång ser vi detta som en början till ett mer samlat grepp gällande fallprevention.
49(49)
Malmö stad
Stadsområdesnämnd Norr
1 (2)
Protokollsutdrag
Sammanträdesdatum
Tid och plats
Paragrafer
Ledamöter
Ersättare
Övriga deltagare
2015-03-26
Klockan 17.00- 19.25. Ajournering 18.25-18.40
Södra Bulltoftavägen 16, lokal Galaxen
67
Anders Andersson (V), ordförande
Gert Andersson (S) tjänstgör för Sanna Axelsson, (S)
Lilian Gerleman (M), andre vice ordförande
Babis Haralambos Grammatikopoulos (S)
Annika Larsson (S)
Bjarne Hansen (S)
Anna Arvidsson (S) tjänstgör för Annie Lönngren (S)
Hillevi Veibäck (MP)
Agneta Reslow (M)
Lars Mårtensson (M)
Herman Berger (FP) §§ 60-66, § 70
Marianne Friedman (FP) tjänstgör för Herman Berger (FP) §§ 67-69,
§§ 71-83
Patrick Angelin (SD)
Hynek Olsak (SD)
Hanna Sjöstedt (S)
Gunnel Suneson(V)
Christer Larsson (V)
Bill Jönsson (M)
Eva-Christine Winqvist (M)
Marianne Friedman (FP) §§ 60-66, § 70
Håkan Björck (SD)
Eva Hallén (SD)
Ann Söllgård, stadsområdesdirektör
Susanne Nordqvist, nämndsekreterare
Lars Tingsmark, ekonomichef §§ 60-78
Eva-Britt Holmberg, avdelningschef individoch familjeomsorg §§
60-69
Charlotte Glimskog, avdelningschef vård- och omsorg §§ 60-68
Carina Opasiak, avdelningschef för områdesutveckling och
kommunikation §§ 60-66
Eva-Marie Wendel, medicinskt ansvarig sjuksköterska §§ 60-68
Peter Håkansson, gatukontoret §§ 60-62
Andreas Nordin, gatukontoret §§ 60-62
Andre Kingstedt, gatukontoret §§ 60-62
Ej närvarande
Personalföreträdare:
Birgitta Bengtsson SACO §§ 60-78
Sanna Axelsson (S), Annie Lönngren (S), Janne Grönholm (MP),
Rizwan Chaudry Elahi (S), Peter Dime (M).
Personalföreträdare: Susanne Fridell Kommunal.
Justerat datum
2015-04-07
Malmö stad
Stadsområdesnämnd Norr
§ 67 Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse vård och omsorg
2014
SOFN-2015-136
Sammanfattning
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen avser perioden 140101–141231.
Kvalitet inom vård och omsorg innebär att den enskilde ska få omsorg, vård och
stöd utfört på rätt sätt och vid rätt tidpunkt och med ett gott bemötande. Det
innebär också att den enskilde ska kunna påverka och vara nöjd med de insatser som
ges.
Eva-Marie Wendel, medicinskt ansvarig sjuksköterska, och Charlotte Glimskog,
avdelningschef, vård- och omsorg, redogör för ärendet.
Beslut
Stadsområdesnämnd Norr beslutar
att godkänna Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorg 2014
och översända denna till kommunstyrelsen.
Beslutsunderlag
•
G-Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse vård och omsorg 2014 tjänsteskrivelse
•
Kvalitets och Patientsäkerhetsberättelse 2014
2 (2)
Malmö stad
1 (1)
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-03-19
Vår referens
Ann Rubin
Planeringssekreterare
ann.rubin@malmo.se
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse vård och omsorg 2014
SOFN-2015-136
Sammanfattning
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen avser perioden 140101–141231.
Kvalitet inom vård och omsorg innebär att den enskilde ska få omsorg, vård och stöd utfört på
rätt sätt och vid rätt tidpunkt och med ett gott bemötande. Det innebär också att den enskilde
ska kunna påverka och vara nöjd med de insatser som ges.
Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta
att godkänna Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorg 2014 och översända denna till kommunstyrelsen.
Beslutsunderlag
•
•
G-Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse vård och omsorg 2014 - tjänsteskrivelse
Kvalitets och Patientsäkerhetsberättelse 2014
Beslutsplanering
Stadsområdesnämnd Norr 2015-03-26
Ärendet
Kvalitet inom vård och omsorg innebär att den enskilde skall få omsorg, vård och stöd utfört på
rätt sätt och vid rätt tidpunkt och med ett gott bemötande. Det innebär också att den enskilde
skall kunna påverka och vara nöjd med de insatser som ges.
Kvalitet definieras i 2 kap. 1 § SOSFS 2011:9 på följande sätt; att en verksamhet uppfyller de
krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats
med stöd av sådana föreskrifter.Kvalitet- och patientsäkerhetsberättelsen avser perioden
140101–141231. Kvalitet- och patientsäkerhetsberättelsen ska upprättas i enlighet med framtagen mall för Malmö stad. Efter att stadsområdesnämnden tagit emot informationen ska kvalitetoch patientsäkerhetsberättelsen sändas vidare till stadskontoret för sammanställning.
Ansvariga
SIGNERAD
2015-03-09
Charlotte Glimskog Avdelningschef
Lars Tingsmark Ekonomichef
Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
Upprättad
Datum:
Version:
Ansvarig:
Förvaltning:
Enhet:
2015-03-04
3.0
Charlotte Glimskog
Norr
Vård och omsorg
1. Sammanfattning .............................................................. 3
2. Bakgrund ............................................................................. 4
3. Övergripande mål och strategier ...................................... 5
3.1 Malmö stad ..................................................................... 5
3.2 Nämndens vård- och omsorgsverksamhet...................... 6
3.3 Nämndens övergripande mål och strategier samt
måluppfyllelse för 2014 ......................................................... 6
3.4 Övergripande mål och strategier för 2015 ....................... 8
4. Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och
patientsäkerhetsarbetet ....................................................... 11
5. Samverkan ........................................................................ 12
5.1 Kommungemensam samverkan ................................... 12
5.2 Samverkan SoL, LSS .................................................... 13
5.3 Samverkan HSL för att förebygga vårdskador .............. 14
5.4 Samverkan med brukare och närstående ..................... 15
6. Systematiskt förbättringsarbete ...................................... 16
6.1 Genomförda risk- och händelseanalyser ur brukarperspektiv............................................................................ 16
6.2 Genomförda egenkontroller .......................................... 16
6.3 Övriga identifierade utvecklingsområden ...................... 19
6.4 Utredning av avvikelser ................................................. 19
6.4.1 Sammanställning och analys av inkomna avvikelser
inom socialtjänst och LSS ................................................... 20
6.4.1.1 Inkomna avvikelser .............................................. 20
6.4.1.2 Analys av inkomna synpunkter och avvikelser .... 21
6.4.1.3 Sammanställning av enheter som rapporterat in
mindre än 10 avvikelser inom SoL/LSS ........................... 21
6.4.1.4 Analys avseende orsak till få inrapporterade
avvikelser ........................................................................ 21
6.4.1.5 Sammanställning av inrapporterade
missförhållanden eller risk för missförhållanden .............. 21
6.4.1.6 Analys av inrapporterade missförhållanden eller
risk för missförhållanden.................................................. 22
6.4.2 Sammanställning och analys av avvikelser inom hälsooch sjukvården .................................................................... 23
6.4.2.2 Analys av inkomna avvikelser ............................. 24
mindre än 10 avvikelser inom HSL .................................. 24
avvikelser ........................................................................ 24
6.4.2.5 Vårdskador och lex Maria .................................... 24
6.4.2.6 Analys av vårdskador och lex Maria .................... 25
6.4.3 Sammanställning av fallrapporter ............................... 25
6.4.3.1 Fallolyckor ........................................................... 25
6.4.3.2 Analys av det fallförebyggande arbetet och
inkomna fallolyckor .......................................................... 26
7. Bilagor ................................ Fel! Bokmärket är inte definierat.
2 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
1. Sammanfattning
Kvalitets- och patientsäkerhetsarbete som har bedrivits under året:
· Omvårdnadsinsatserna har i större utsträckning utförts av kontaktpersonen.
· Kvaliteten har ökat på tillsvidareanställd personal då rekrytering
endast sker av formellt utbildade.
· Det nationella kvalitetsregistret Svenska palliativregistret, för att
ge en säker hälso- och sjukvård i livets slut, används inom samtliga enheter.
· BPSD registret (beteendestörningar och psykiska symtom vid
demenssjukdom) används på de enheter som vårdar demenssjuka för att kunna ge en bättre vård i demenssjukdom.
· De olika nätverken som förekommer både lokalt, regionalt och
på nationell nivå bidrar till ett bättre kvalitets och patientsäkerhetsarbete genom både bättre samverkan och med erfarenhetsutbyte.
· I det systematiska förbättringsarbetet ingick risk- och händelseanalys bland annat vid införandet av Lifecare Procapita, förstudie
omvandling av Nobelgården samt avveckling av Kirsebergsgatan.
· Egenkontroller genomfördes bl a kring nöjdhet hos patienter
med enbart hemsjukvård.
· Granskning av läkemedelshantering på fyra särskilda boende.
· Granskning av den basala hygienen på alla särskilda boenden.
· Granskning av upprättade vårdplaner för brukare med skyddsåtgärder.
· Under våren 2014 genomfördes en kvalitetsuppföljning som en
del av verksamhetens egenkontroll.
De viktigaste resultaten som uppnåtts under året:
· Ett aktivt arbete har genomförts inom SoF Norr med att få
samtliga medarbetare att förstå vikten av att alla avvikelser skall
rapporteras. Att en avvikelse skrivs på en händelse, inte en person och är ett led i SoF Norr´s kvalitetsarbete.
Övergripande mål och strategier för kommande året:
· Införandet av Behov i centrum (BIC) och det nationellt fackspråket (ICF¹) ska utveckla biståndshandläggningen från insatsstyrt till behovsstyrt.
· Utveckla kompetensen i det nya verksamhetssystemet Lifecare
Procapita
· Ett nytt avgiftssystem och tillämpningsanvisningar
· Undersöka möjligheter och behov av att omvandla särskilda boendeplatser för yngre demessjuka
· Införande av Senior alert på särskilda boende
· Digitalt nyckelsystem och tidsregistrering inom hemtjänst
Nuvarande Hälso- och sjukvårdsavtal gäller även under 2015
men med eventuella konsekvenser för 2016
Handlingsplan gällande anhörigstöd tillsammans med avdelning
områdesutveckling
Inventering av den interna organisationens demens
En ny behovsuppskattningsmodell införs 2016 inom LSS
Handlingsplanen angående korttidsbemanningen följs upp
Förändring av enheten för bistånds interna organisation.
·
·
·
·
·
·
2. Bakgrund
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd ska arbetet med att
systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet
dokumenteras. Detta gäller för både ledningssystemets uppbyggnad och
det systematiska förbättringsarbetet som bedrivs med stöd av ledningssystemet. Ledningssystemet ska ge stöd för att planera, leda, kontrollera,
följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Se nedanstående förbättringscirkel.
Ta emot synpunkter
och klagomål
Utred och sammanställ
Riskanalyser
Planera
Genomföra
Förbättra
Utvärdera
Ständigt utveckla
och förbättra processer
mm.
-förbättrad verksamhet
Följa upp och utvärdera resultatet
- egenkontroll.
För att göra en analys kan du använda dig av följande frågeställningar:
1. Vad gjorde ni?
2. Hur blev det?
3. Varför blev det så?
4. Hur ska vi planera/göra framåt?
I Malmö stad ska en sammanhållen kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse upprättas årligen. Det ska i den framgå hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under det föregående året och ska i sin
struktur följa förbättringscirkel. Berättelsen ska beskriva planering för
och vilka åtgärder som genomförts för att säkra verksamhetens kvalitet,
öka patientsäkerheten samt utvärdering och vilka resultat som har uppnåtts.
I Malmö stad ska kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen avseende
föregående kalenderår godkännas av nämnden senast under mars månad.
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen ska upprättas i enlighet med
framtagen mall för Malmö stad. När kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen är klar i stadsområdesförvaltningen/sociala resursförvaltningen
skickas den preliminära versionen till kontaktperson på Stadskontoret,
Välfärdsavdelningen, enhet vård och omsorg.
Efter godkännande i nämnden ska kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen skickas till registrera.stk@malmo.se ange ärende Sammanställ-
ning av kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser 2014, dnr. STK2014-1203
3. Övergripande mål och strategier
Socialstyrelsen definierar kvalitet som att en verksamhet uppfyller de
krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till
vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter (2 kap. 1 § SOSFS 2011:9). Socialstyrelsen påpekar även
att den som bedriver verksamhet kan välja att ställa ytterligare krav på
verksamheten genom att sätta egna mål.
3.1 Malmö stad
I Malmö stad finns en plan för vård- och omsorgsverksamheten och en
plan för LSS verksamheten. Planerna är två av de lokala styrdokumenten
som gäller Malmö stad. Malmö stads verksamheter är målstyrda och mål
beslutas på olika nivåer. Kommunfullmäktige fastställer inriktningsmål
och baserat på dessa fastställer kommunstyrelsen effektmål som följs
upp årligen. Med utgångspunkt i inriktnings- och effektmålen ska alla
nämnder som ansvara för vård- och omsorgsverksamhet dessutom årligen fastställa och följa upp operativa mål.
Syftet med planen för vård- och omsorg är att tydliggöra vilken omvårdnad och service som brukare och deras anhöriga kan förvänta sig samt
att vård- och omsorgsverksamheten vet vilka krav som ställs på den.
Planen innehåller fyra inriktningsmål inom områdena:
· Leva ett aktivt liv och ha inflytande i samhället och över sin vardag
· Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende
· Bemötas med respekt
· Tillgång till god vård och omsorg
Syftet med LSS planen är att vara ett stöd för Malmö stads verksamheter
som erbjuder stöd och service enligt LSS så att personer med funktionsnedsättningar ges möjlighet att leva meningsfulla liv och bidra i samhället
på ett
dena:
·
·
·
·
·
värdefullt sätt. Planen innehåller fem inriktningsmål inom områIndividen
Kompetens
Enheten bistånd inom avdelning vård och omsorg ska genom likställig
och rättssäker biståndsbedömning utifrån individuell behovsprövning
tillförsäkra medborgarna en skälig respektive god levnadsnivå enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt att följa upp beslutade bistånd. Enheten bistånd har
även ansvar för uppsökande verksamhet enligt SoL.
Enheterna inom ordinärt boende, särskilt boende och hälso- och sjukvård ansvarar för att verkställa beslutade insatser enligt socialtjänstlagen
(SoL) samt att göra medicinska bedömningar, utföra sjukvårdande behandlingar enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Enheterna ansvarar
även för förebyggande insatser enligt SoL och HSL.
Stadsområde Norr har under 2014 totalt 318 platser på särskilt boende,
ca 1300 brukare inom ordinärt boende. Ca 800 patienter har haft hemsjukvård inom särskilt boende och ordinärt boende.
måluppfyllelse för 2014
Andelen av omvårdnadsinsatserna som görs av kontaktperson eller
vice kontaktperson ska öka jämfört med föregående år
Verksamhetens åtagande var att andelen omvårdnadsinsatser inom ordinärt boende dagtid, som utförs av kontaktperson/vice kontaktperson,
under året skulle öka 10 % jämfört med föregående år.
Resultatet visar att andelen insatser har ökat med 20 % fördelat på 20 %
män och 80 % kvinnor. Resultatet i hemtjänstgrupperna har varierat från
lägst 70 % till högst 100 %. Mätningen har genomförts i planeringsverktyget LapsCare och den största anledningen till det klart förbättrade resultatet är att personalen bättre hanterar LapsCare. Ytterligare uppföljning ska genomföras under våren 2015, för att se om procenttalet ökat.
Andelen tillsvidareanställd personal inom vård och omsorg med
behörig utbildning ska öka jämfört med föregående år.
Verksamhetens åtagande att genom LPA (lärande på arbetsplatsen) utbilda fem omvårdnadspersonal, varav tre inom ordinärt boende och två
inom särskilt boende, har uppfyllts. Ingen nyrekrytering av tillsvidareanställd personal har gjorts. I maj minskade personalstaten med 45 (varav
43 med behörig utbildning) tillsvidareanställda då Norrs korttidsverksamhet övergick till en kommungemensam organisation som hanteras av
Öster. Inom ordinärt boende har 72,6 % av medarbetarna undersköterskeutbildning (88,6 % kvinnor/11,4 % män). Inom särskilt boende är
motsvarande siffra 78 % (91,7 % kvinnor/12 % män).Vid rekrytering till
tillsvidaretjänst för omvårdnadspersonal krävs formell utbildning.
De sociala aktiviteterna bland brukare inom vård och omsorg ska
öka
Utifrån brukarundersökningens resultat för 2014 varierar nöjdheten med
de aktiviteter som erbjuds på äldreboendet från 67 % till 30 % i stadsområdet (Malmö 61 %) och resultatet fortsätter vara lågt i hela landet.
Verksamheten kommer att verka för att det i genomförandeplanen ska
framgå vad brukaren önskar kring aktiviteter och social samvaro, både
individuellt och i grupp.
Information till brukare inom ordinärt boende om Malmös mötesplatser
sker i samverkan med avdelning områdesutveckling. Det finns informationsmaterial/broschyrer för en mötesplats och en social dagverksamhet,
med biståndsbeslut, som VoO ansvarar för; trygghetsboenden Lekatten
och Havsuttern. Det finns inga mötesplatser specifikt för äldre därför
kan ingen statistik presenteras. Avdelning områdesutveckling lämnar
uppgift om totalt antal besök för Norrs mötesplatser.
Alla medarbetare ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad
tjänstgöringsgrad på schemalagd arbetstid
En stadsområdesövergripande redovisning lämnas men VoO kan inte
särskiljas separat. Stadsområdet har 278 (239 kvinnor/39 män) som är
månadsanställda och arbetar deltid. En resursgrupp har bildats i verksamheten med syftet att få en helhet kring deltidsarbetande personal som
önskar högre tjänstgöringsrad och även för att tillgodose enskildas önskemål om tjänstgöringsgrad samt inplacering av sk 2:5 personal, på tillsvidaretjänster.
Under året har det inom särskilt boende skett en utökning gällande tidbank och arbetet fortsätter 2015 för att utöka denna form av arbetstidsmodell.
Målen i ”Utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering” ska implementeras i stadsområde Norrs verksamheter
Grunden för jämställdhetsarbetet i Stadsområdesförvaltning Norr utgår
från diskrimineringslagen, Malmö stads övergripande plan för jämställdhetsarbetet samt handlingsplan mot diskriminering. Även Malmö stads
värdegrund och Malmö stads personalpolicy är viktiga dokument i jämställdhetsarbetet. Utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering diskuteras kontinuerligt på APT och på en del arbetsplatser har Malmö stads quiz om
jämställdhetsintegrering använts och filmer som berör jämställdhetsområdet har visats. Av verksamhetens totalt 31 chefer har 16 genomgått
utbildningen ”Jämställdhetsintegrering för ökad kvalitet i kommunal verksamhet”.
Två personer i verksamhetens ledningsgrupp har under hösten utbildats i
jämställdhetsanalyser med syftet att kunna ge verksamheten stöd i arbetet med att göra analyser och utifrån dessa föreslå åtgärder. En analys har
påbörjats i verksamheten med frågeställningen om kvinnor och män får
ledsagarservice på lika villkor och aktivt kan delta i samhällslivet.
Hållbarhetsarbetet, i vilket jämställdhetsintegrering är en del, pågår inom
verksamheten. På samtliga arbetsplatser finns utsedda hållbarhetsombud
(19), med uppdrag är att genom sin förankring på arbetsplatsen komma
med idéer på hållbarhetsområdet, sprida information och kunskap till
den övriga arbetsplatsen och vid behov ingå i olika arbetsgrupper för
hållbarhetsarbetet. Ombuden har erbjudits utbildning inom områdena
social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet och de har under hösten
träffats tre halvdagar. En enhetschef är hållbarhetsansvarig för VoO.
Källsortering genom Ragnsells pågår på tre särskilda boenden och på en
adress där delvis hemsjukvård, rehab samt hemtjänst är lokaliserad. Inlämnat material för sopsortering har bidragit till 110 nya träd, 168 626
nya mjölkförpackningar, 99 nya cyklar, 1 465 nya läskedrycksbackar,
12 783 nya glasburkar/flaskor samt isoleringsmaterial till sex nya villor.
Även andra boenden källsorterar men här finns ingen statistik att tillgå.
Behov i centrum (BIC) och nationellt fackspråk (ICF¹)
Den 1 januari infördes ett nytt beslutsstöd för biståndshandläggning,
BIC. Modellen innebär ett behovsinriktat arbetssätt med strukturerad
dokumentation och nationellt fackspråk som innebär klassifikation av
funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa som Socialstyrelsen tagit
fram (ICF). Arbetssättet ska utvecklas från insatsstyrt till behovsstyrt.
För att underlätta för omvårdnadspersonalens dokumentering kommer
manualer att upprättas utifrån det nya arbetssättet. Planering pågår för en
webbaserad utbildning, vilken ska vara klar under våren så omvårdnadspersonal kan ta del av denna ute på arbetsplatserna.
Verksamhetssystem Lifecare Procapita
Malmös nya verksamhetssystem för dokumentation inom vård och omsorg (Lifecare Procapita) ersätter det tidigare verksamhetssystemet
Origo. Systemet avser lagområdena SoL, LSS samt HSL.
Kontinuerliga utbildningsinsatser kommer att behöva genomföras då
dokumentationssystemet ställer nya krav på den dagliga dokumentationen avseende handläggning, upprättande av genomförandeplaner samt
dagliga anteckningar i brukarnas
sociala akter.
Biståndsbeslut i tid gällande serviceinsatser
En ny modell för biståndsbeslut omvandlat till tid avseende serviceinsatser inom hemtjänst införs från januari månad. I beslutet ska det tydligt
framgå vilket stöd och vilken hjälp brukaren behöver samt målet för de
beslutade insatserna, vilka genererar en viss tid.
Nytt avgiftssystem och tillämpningsanvisningar
Från januari införs nya avgifter och tillämpningsanvisningar för vård och
omsorg. Avgifter för serviceinsatser inom hemtjänsten kommer att beräknas i tid, i stället för som tidigare baserat på vilken insats som beviljats. Avgifter i tid gäller enbart serviceinsatser och avser praktisk hjälp
med hemmets skötsel (t.ex. städ, tvätt och inköp). Inom hemsjukvården
införs samtidigt en avgift för den kommunala hemsjukvården för patienter i ordinärt boende som har hälso- och sjukvårdsinsatser.
Avveckling – omvandling särskilt boende
Malmö stad har behov av särskilt boende för yngre personer med demenssjukdom (< 70år). På Nobelgårdens särskilda boende ska möjligheten att omvandla sex av tolv lägenheter på första planet undersökas.
På Celsiusgatan pågår omvandling av vårdboendelägenheter till gruppboende.
Nationella kvalitetsregister
För att uppnå målet att ge en säker hälso- och sjukvård av god kvalitet i
livets slutskede används det nationella kvalitetsregistret Svenska palliativregistret inom samtliga enheter/sektioner.
Registret BPSD (beteendestörningar och psykiska symtom vid demenssjukdom) används i de enheter/sektioner som vårdar demenssjuka för
att kunna ge en god vård vid demenssjukdom. Utbildning i registret pågår för ett kvarvarande boende och från februari kommer samtliga
boenden att använda registret. En handlingsplan har upprättats för uppföljning av registret.
Planering pågår för införandet av kvalitetsregistret Senior Alert till samtliga särskilda boenden under året.
Förstärkt hemtjänst
Erfarenheten visar att det finns ett behov av en samlad organisation för
att de brukare som har ett större behov av träning, för att återfå och
bevara de fysiska förmågorna. Förstärkt hemtjänst är ett alternativ till
korttidsplats och verksamheten kommer därför att bevara nuvarande
organisation vilket innebär att ett specifikt team inom hemtjänsten ansvarar för dessa målgrupper.
Hälso- och sjukvårdsavtal
Ett nytt hälso- och sjukvårdsavtal mellan Skånes kommuner och Region
Skåne beräknas vara klart 2016 med fokus på den enskildes behov oavsett organisation. Det nya avtalet kommer att utarbetas som ett utvecklingsavtal, vilket innebär att avtalet ska kunna utvecklas och förändras i
takt med att möjligheter och förutsättningar ändras. Det har konstaterats
två delområden med särskilda utvecklingsbehov, hemsjukvård för de
mest sjuka och rehabilitering på basnivå. Det är inom dessa områden
mer genomgripande förändringar föreslås i det underlag som tagits fram
som grund för kommande avtal. Detta bör bevakas med tanke på vilka
eventuella konsekvenser det kan leda till för stadsområdets hälso- och
sjukvård avseende bland annat resurser och bemanning. Nuvarande avtal
har förlängts att även gälla under 2015.
Anhörigstöd
Inom både vård och omsorg och avdelning områdesutveckling finns det
personer som arbetar som anhörigkonsulenter. Oavsett tillhörighet ses
anhörigstödet i stadsdelen som en tvärprocess. En handlingsplan och
uppdragsbeskrivning ska upprättas för att beskriva hur anhörigstödet ska
bedrivas. Handlingsplanen ska även beskriva vilket arbete som bedrivs
inom de båda verksamheterna kring anhörigstödet.
Utvecklingsgrupp för demensfrågor
En tvärprofessionell arbetsgrupp har bildats. Gruppen har inventerat
den kompetens och de interna resurser som finns inom stadsområdet.
Alla brukare och patienter med behov av vård och omsorg inom området demens sk erbjudas en likvärdig och hög kvalite inom stadsområdet.
LSS
En ny modell för att kunna uppskatta resursbehovet som ersätter nuvarande vårdtyngdsmätning för LSS verksamheten införs. Enligt denna
modell uppskattas brukarens behov och förmågor kopplat till syftet med
insatsen.
I nuläget används modellen inom daglig verksamhet och ska anpassas så
den tillämpas av brukare med gruppbostad enligt LSS. En delvis anpassad modell kommer att tas fram för korttidsvistelse.
Vård- och omsorgsberedningen beslutade i november 2013 att ge stadskontoret, sociala resursförvaltningen samt stadsområdesförvaltningarna i
uppdrag att utforma en verksamhet med boendestöd enligt socialtjänstlagen. Den nya målgruppen som avses är personer med lindrig utvecklingsstörning och/eller autismspektrumstörning. Boendestödsverksamheten ska starta under året och vara ett alternativ för de som behöver
stöd i sitt boende, men inte vill bo i en bostad utformad med särskild
service. Verksamheten ska även vara ett alternativ för de personer som
bedöms ha ett mindre omfattande/ej långvarigt behov av stöd, att de
kan beviljas insatsen bostad med särskild service enligt LSS.
Korttidsbemanning
Enligt beslut i arbetsgivarpolitiska utskottet ska samtliga stadsområdenämnder upprätta en handlingsplan i arbetet med att minska andelen
arbetade timmar av timavlönade och antalet timavlönade medarbetare.
Detta till förmån för ökad kvalitet i verksamheten och tryggare anställningar med mätbara delmål.
Norrs handlingsplan omfattar, förutom delmål för arbetet under 2015,
även en kartläggning av omfattningen av timavlönade samt beskriver
eventuella hindrande strukturer för att nå målet. I handlingsplanen framgår planerade åtgärder liksom uppföljnings- och analysarbetet, de senare
utifrån perspektiven kvalitet i verksamheten, bemanning, organisering
samt ekonomi. Handlingsplanen ska följas upp i verksamheten under
2015-2016.
Risk- och händelseanalysgrupp
Enligt verksamhetens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska
det finnas en övergripande risk- och händelseanalysgrupp. Syftet med
denna grupp är att ha en samlad kompetens och sprida kunskap kring
metoden. Gruppens uppdrag är att den ska utgöra en resurs och vara ett
stöd för hela verksamheten när risk- och händelseanalyser ska genomföras. Ansvaret för genomförandet åligger enhets- och sektionschefer.
Två metoder används: riskanalys för att identifiera risker vid kommande
förändringar och händelseanalys för att analysera varför allvarliga händelser uppstått.
Intern organisation – bistånd
Inventering av förändrad organisation pågår där biståndshandläggarna
ska arbeta i team utifrån brukarnas behov.
4. Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet
Stadsdelsområdesnämnd ska:
· fastställa de i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse redovisade
mål, strategier och årliga planering för systematiskt kvalitetsarbete
· kontinuerligt följa upp och utvärdera målen för det systematiska
kvalitetsarbetet
· besluta om fördelning av uppgifterna i det systematiska kvalitetsarbetet i verksamhetens organisation
· revidera ledningssystemet vid behov
På uppdrag av nämnden fördelas ansvaret för att verkställa och utveckla
ledningssystemet till avdelningschef/verksamhetschef för vård och omsorg, medicinskt ansvarig sjuksköterska, medicinskt ansvarig för rehabilitering samt socialt ansvarig samordnare. På uppdrag av avdelningschefer
fördelas ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet inom organisationen.
Avdelningschef/Verksamhetschef ska:
· kommunicera och omsätta kommun- och stadsområdesfullmäktiges övergripande mål till avdelningarna samt inom sitt uppdrag
följa upp, analysera och därigenom utveckla verksamheten
· klargöra vilken verksamhet som bedrivs samt kartlägga vilka krav
och mål som gäller för respektive avdelning
· utifrån gällande krav och mål formulera åtaganden för verksamheterna
· fortlöpande se över ledningssystemets ändamålsenlighet och ta
initiativ till att revidera ledningssystemet vid behov eller minst en
gång per år
Medicinskt ansvarig sjuksköterska ska:
· ansvara för att den kommunala hälso- och sjukvården bedrivs i
överensstämmelse med gällande lagar, författningar, föreskrifter
och rutiner
Medicinskt ansvarig för rehabilitering ska:
· ansvara för att den kommunala hälso- och sjukvården bedrivs i
överensstämmelse med gällande lagar, författningar, föreskrifter
och rutiner inom rehabilitering
Socialt ansvarig samordnare ska:
· ansvara för att socialtjänsten och lagen om stöd och service till
vissa funktionshindrade efterlevs inom uppdraget
Enhetschef ska:
· ansvara för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och
förbättra verksamheterna inom sitt ansvarsområde
·
ansvara för att upprättade mål blir kända inom sitt ansvarsområde och följa upp att verksamheterna håller en god kvalitet
Sektionschef ska:
· ansvara för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och
förbättra verksamheterna inom sitt ansvarsområde
·
ansvara för att upprättade mål blir kända inom sitt ansvarsområde och följa upp att verksamheterna håller en god kvalitet
Medarbetare ska:
· vara delaktig i uppföljning av mål, resultat och medverka i åtgärder i syfte att förbättra verksamheten
5. Samverkan
Många som kommer i kontakt med vård och omsorg har sammansatta
behov som kräver samverkan och samarbete såväl internt och mellan
nämnder, som externt med andra myndigheter och aktörer. Samverkan
behövs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten.
Det ska finnas processer och rutiner som säkerställer hur samarbetet ska
bedrivas i den egna verksamheten, mellan olika enheter, andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och med andra vårdgivare,
myndigheter, föreningar, andra organisationer och mellan medarbetare.
Behov av att förbättra stödet till personer med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa identifierades. En inventering av antalet personer
med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa genomfördes. Därefter
har ett samarbete inletts mellan avdelningarna för vård och omsorg och
individ och familjeomsorgen. Arbetet är pågående och ska utvärderas
2015.
Arbetet med processen avseende samordnade individuella planer (SIP)
har inte fungerat varav en tvärprofessionell arbetsgrupp tillsattes med
representanter från Region Skåne och Malmö stad. Gemensamma rutiner har implementerats. Det fortsatta arbetet avser implementera rutiner
och genomföra utbildningar i SIP.
Behov av att förhindra inläggning på sjukhus för de mest svårt sjuka
äldre identifierades. En undersökning på medicinavdelningarna på SUS i
Malmö och Lund genomfördes 2012. Studien visade på hur stor andel av
patienterna som inte hade behövt erhålla en vårdplats om adekvat medicinskt stöd hade kunnat erbjudas i ordinarie boendemiljö. Utifrån projektmedel bildades ett tvärprofessionellt team bestående av läkare, sjuksköterska, biståndshandläggare och arbetsterapeut. Teamet erhöll namnet ÄMMA (Äldre i Malmö Mobilt-Akutteam). Resultatet av detta arbete
blev att inläggningarna minskade och ÄMMA-teamet är nu en permanent verksamhet i Malmö Stad.
Säkerställa hanteringen av utskrivningsklara patienter. Ett nätverk för
samordnad vårdplanering bildades där representanter från regionen,
kommunen och primärvården ingår. Nätverket har upprättat gemensamma rutiner kring SVPL samt lägger förslag för planerings och beredskap för hantering av utskrivningsklara patienter vid tex helger och semesterperioder. Fortsatt arbete med identifiering och revidering av rutiner samt löpande dialog om att vårdplaneringarna sker i enlighet med
aktuella bestämmelser och rutiner.
Säkra en god, effektiv och säker vård oavsett var patienten befinner sig i
vårdkedjan. Nätverk för vårdutveckling bildades där representanter från
de olika huvudmännen finns representerade. Även nätverk riktade mot
riskområde fall, sår och nutrition bildades. Gemensamma utbildningsinsatser anordnades. Gemensamma rutiner och bedömningsinstrument
togs fram. Pågående implementering.
Behov av att säkerställa rutiner kring egenvårdsbedömningar och ta fram
separata blanketter att använda inom Malmö stad och Region Skåne för
upprättande av egenvårdsbedömning. Blanketten för Malmö stad är färdigställd. En arbetsgrupp har bildats med representanter från Malmö
stad och Region Skåne för att samverka i frågan om egenvårdsbedömningar och skapa en samsyn. Arbetsgruppen är i ett inledningsskede och
uppdraget beräknas vara slutfört under senare delen av våren 2015.
Internt
· Kvalitetsråd där följande ingår:
- verksamhetschef enligt 29§ HSL
- medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)
·
·
·
·
medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR)
socialt ansvarig samordnare (SAS)
samtliga enhetschefer inom vård och omsorg
Ledningsmöte för vård och omsorg sker två gånger i månaden.
Samverkansträffar med vuxenenheten inom Individ och familjeomsorgen.
Inom ordinärt boende arbetar personalen i team utifrån olika geografiska områden. Teamen består av biståndshandläggare, sektionschef, sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast och vid behov
samordnare/kontaktman från hemtjänstgruppen.
Utöver ovanstående äger även olika samverkansmöte rum utifrån
brukarens behov, t ex individuella vårdplaneringar.
Externt
· Samordnad vårdplanering.
· Nätverksmöte för olika yrkesgrupper.
· Utöver ovanstående äger även olika samverkansmöte rum utifrån
brukarens behov med t ex Försäkringskassan.
· Biståndshandläggare kan om brukaren har behov av stöd från flera
vårdgivare, initiera till en samordnad individuell plan för att samverka kring att den enskilde får sina behov tillgodosedda.
Internt
· Inom ordinärt boende arbetar personalen i team utifrån geografiska
områden. Teamen består av biståndshandläggare, sektionschef,
sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast och vid behov samordnare/kontaktman från hemtjänstgruppen.
· Kvalitetsråd som består av:
- verksamhetschef enligt 29§ HSL
- medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)
- medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR)
- socialt ansvarig samordnare (SAS)
- samtliga enhetschefer inom vård och omsorg.
· Vid två tillfällen per månad har enhetschef och sektionschefer möte
med MAS och MAR.
· MAS och MAR träffar verksamhetschefen enligt 29§ HSL vid två
möten per månad
· Ledningsmöte för vård och omsorg sker två gånger i månaden.
Externt
· Samverkansmöte med primärvården utifrån gemensamt avtal gällande råd, stöd och fortbildningsinsatser. Under 2014 har utbildningsinsatser gällt yrsel hos äldre, KOL/Astma, kognitiv svikt,
sjukvårdande behandling i hemmet t.ex. ÄMMA samt palliativ
vård och vård i livets slut.
· Tvärprofessionella läkemedelsgenomgångar i särskilda boende tillsammans med patientansvarig sjuksköterska, primärvårdsläkare
samt apotekare.
·
Samverkansmöte med Integrerad Närsjukvård Malmö (INM) samt
den psykiatriska öppenvården på Drottninggatan.
·
·
Samverkansmöte med Avancerad Sjukvård I Hemmet (ASIH)
Ledningskraft - ett stöd för att möta de mest sjuka äldres behov
I en överenskommelse mellan Regeringen och SKL (Sveriges
Kommuner och Landsting) ska en långsiktig hållbar utveckling
formas, i samverkan med socialtjänst och närområden till hälsooch sjukvård, för att förbättra vård och omsorg för sjuka äldre.
Samverkan genom nätverksgrupp Samordnad Vårdplanering
(SVPL) mellan Region Skåne och kommunerna i sydväst.
MAS ingår i expertgrupp läkemedel med Kommunförbundet Skåne
och Region Skåne.
MAS ingår i nationella strategiska gruppen för dosexpedierade läkemedel.
Legitimerad personal ingår i nätverksmöte för sår- nutrition- och
fallpreventition Malmö stad och Region Skåne.
MAR ingår i”Nätverksgrupp för vårdutveckling mellan Malmö stad
och Region Skåne”
MAR ingår i nätverksmöte för fallpreventition Malmö stad och
Region Skåne.
·
·
·
·
·
·
Särskilt boende
· Information till brukare och närstående förmedlas t ex via den gemensamma anslagstavlan. Informationen kan gälla dagens aktiviteter, dagens måltid samt vilka medarbetare som är i tjänst.
· När behov finns erbjuds brukaren och närstående individuella samtal där berörda yrkesgrupper deltar.
· Ankomstsamtal erbjuds i samband med inflyttning.
· Vid inflyttning erbjuds brukare att en genomförandeplan upprättas.
Om brukaren önskar kan närstående medverka.
· Anhörigträffar med temaföreläsningar riktade till anhöriga.
Ordinärt boende
· Anhöriga till personer med demenssjukdom inbjuds till reflektionsgrupper tillsammans med personal.
· Brukare erbjuds att få en genomförandeplan upprättad. Om brukaren önskar kan närstående medverka.
Övergripande samverkan
· Anhörigkonsulent som arbetar med det övergripande anhörigstödet.
6. Systematiskt förbättringsarbete
I arbetet ingår risk- och händelseanalys, egenkontroll, hantering av avvikelser, förbättrande åtgärder, förbättring av processer och rutiner. En
analys av det förbättringsarbete ni genomfört under året ska göras.
Vård och omsorg verksamhet:
Central riskanalys genomförd kring införandet av Lifecare-Procapita.
Särskilt boende:
· Riskanalys genomförd på Kirsbergsgatan 41-43 inför avvecklingen med tanke på brukarnas eventuella oro och osäkerhet inför förändringen.
· Riskanalys genomförd på Nobelgården för att identifiera eventuella risker ur ett brukarperspektiv med ändrad inriktning av
målgrupp.
De åtgärder som vidtogs var:
· Gemensamt informationsmöte för brukare och deras anhöriga/god man/förvaltare.
· Alla brukare och deras anhöriga/god man/förvaltare erbjöds enskilda samtal tillsammans med ansvarig biståndshandläggare och
sektionschef.
· Avvecklingen av Kirsbergsgatan 41-43 genomfördes under hösten och vintern 2014.
Hälso och sjukvårdsenhet:
· I december genomförde hemsjukvården en intern enkätundersökning kring nöjdheten hos ett urval patienter som enbart hade
hemsjukvårdsinsatser. Totalt besvarades 39 enkäter (43 %) fördelat på 24 kvinnor och 15 män. Resultatet visar att patienterna
överlag är mycket nöjda med den hemsjukvård de får. Några områden har identifierats att arbeta vidare med.
· MAS har genomfört tillsyn/granskning av läkemedelshanteringen på fyra särskilda boende. Tillsynen genomfördes som ett
oanmälda besök, tillsammans med sektionschef för sjuksköterskorna i särskilda boende. Stickprovskontroll utfördes av patienters läkemedelsskåp samt läkemedelsskåp på sjuksköterskeexpeditionen. Tillsynen skedde vid två tillfällen, vår och höst, på
samtliga avdelningar på dessa fyra boende. Läkemedelshanteringen samt förvaring följer gällande rutiner på dessa fyra boende.
· Basal hygien är den sammanfattande benämningen för alla typer
av åtgärder som görs för att uppnå en god hygienisk standard,
genom att bl.a. förebygga uppkomsten och spridningen av vårdrelaterade infektioner. MAS genomförde en granskning i samtliga
·
särskilda boende under vecka 12-13. Sveriges Kommuner och
Landstings (SKL) framtagna protokoll användes och resultatet
rapporteras in till SKL vecka 14. Granskningen visade att följsamheten inte var god.
Granskning av upprättade vårdplaner för de personer som har
skyddsåtgärder där presumtivt eller konkludent samtycke föreligger har genomförts av MAR. Ingen plan följde i sin helhet
dokumentationsstödet. Ett informationsmöte för alla sektionschefer om hur arbetet med skyddsåtgärder ska utföras har skett.
Ny granskning och informationsmöte kommer att ske 2015.
Särskilt boende:
Enkät till brukaren kring nöjdheten med sociala aktiviteter på respektive
boende. Utifrån brukarundersökningens resultat varierar nöjdheten med
de aktiviteter som erbjuds på äldreboendet från 67 % till 30 % i stadsområdet (Malmö 61 %) och resultatet fortsätter vara lågt i hela landet. I
svaren kan utläsas att anhöriga ofta har en högre ambitionsnivå att deras
närstående ska delta i aktiviteter än vad brukarna själv önskar. Verksamheten genomförde i november en intern undersökning hos 46 brukare/18 % (11 män/35 kvinnor), fördelat på samtliga boenden. Intervjuerna gjordes av personal som inte hade en direkt vårdrelation till brukarna. Frågeställningen var om de var nöjda med de sociala aktiviteter som
erbjöds på boendet, såväl individuella som i grupp.
Resultatet visade att 87 % trivdes i sitt boende (91 % kvinnor/82 %
män). På frågan om man var nöjd med de gruppaktiviteter som anordnades svarade 87 % ja (80 % kvinnor/55 % män). Några önskade t.ex.
mer gymnastik och filmer från gamla Malmö. Någon önskade egen aktivitet som skytte. Möjlighet till en pratstund med personalen svarade 87
% ja på att de var nöjda med (91 % kvinnor/73 % män). Några kommenterade att tid saknades för personalen. 78 % (83 % kvinnor/64 %
män) svarade ja på att de var nöjda med att komma utomhus i den utsträckning de önskade. Några kommenterade att de inte ville gå ut när
det var kallt och någon ville sitta själv på uteplatsen. Verksamheten
kommer att verka för att det i genomförandeplanen ska det framgå vad
brukaren önskar kring aktiviteter och social samvaro, både individuellt
och i grupp.
Antal brukare som aktivt har erbjudits att medverka i upprättande av en
genomförandeplan är 81 %. Antal av dessa som har tackat ja till att
medverka vid upprättandet av genomförandeplan är 60 %. Brukare med
demenssjukdom, och som inte haft anhörig, har inte erbjudits en GFP.
Antal brukare som aktivt erbjudits att medverka i uppföljningen av en
genomförandeplan är 70 %. Antal av dessa som tackat ja till att medverka vid uppföljningen av genomförandeplan är 68 %.
Ordinärt boende:
Antal brukare som aktivt har erbjudits att medverka i upprättande av en
genomförandeplan är 67 %. Antal av dessa som har tackat ja till att
medverka vid upprättandet av genomförandeplan är 82. Brukare som
enbart har larm har inte kontinuerligt erbjudits en GFP. Av antal brukare
som aktivt erbjudits att medverka i uppföljningen av en genomförandeplan är 94 %. Antal av dessa som tackat ja till att medverka vid uppföljningen av genomförandeplan är 92 %.
Andel brukare med boendestöd som har erbjudits att medverka i upprättande av en genomförandeplan är 89 %. Antal av dessa som har tackat ja
till att medverka vid upprättandet av genomförandeplan är 67 %. Av
antal brukare som aktivt erbjudits att medverka i uppföljningen av en
genomförandeplan är 75 %. Antal av dessa som tackat ja till att medverka vid uppföljningen av genomförandeplan är 68 %.
Kvalitetsuppföljning inom hemtjänst och särskilt boende:
Under våren 2014 har det genomförts kvalitetsuppföljningar som en del
i verksamhetens egenkontroll. Detta har genomförts inom två hemtjänstgrupper och inom fyra särskilda boenden. Berörda sektionschefer
fick ut enkäten för egenkontroll, efter genomgång med alla berörda chefer och har därefter fyllts i tillsammans med berörda professioner. Enkäterna skickade till Socialt ansvarig samordnare och Medicinskat ansvarig
sjuksköterska för genomgång och sammanställning av resultatet.
Resultat – Särskilt boende
Socialtjänst
Resultatet av kvalitetsuppföljningen visar att det förekommer brister
inom följande område:
· kunskap om att det finns en kvalitetsberättelse
Inbjudan till boende- och anhörigträffar görs inte minst två gånger om
året, utan är individuellt anpassat. Vid en enhet hålls inte brukar- och
matråd, då de boende inte vill medverka till detta.
Hälso- och sjukvård
inom följande områden:
· Kunskap om att det finns en patientsäkerhetsberättelse
· Att Lex Maria anmälningar görs till nämnd
· Att man inte arbetar med riskbedömningar
Det uppges att rutiner finns för basalhygien och att personalen är utbildade.
Resultat – Ordinärt boende
Socialtjänst
Resultatet av kvalitetsuppföljningen visar att verksamheterna uppfyller
kraven enligt egenkontrollen. Vad gäller brukarinflytande kan brukarna
delvis påverka vid vilka tider som hjälpen ska utföras.
Hälso- och sjukvård
inom följande område:
· Att man inte arbetar med riskbedömningar
Det uppges att rutiner finns för basalhygien och att personalen är utbildade.
Åtgärder:
Sektionscheferna behöver informeras om att:
· det årligen skrivs en kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse och
om att Lex Maria anmälningar görs till nämnd
· att det i Norr finns ett kvalitetsråd
· fortsatt arbete med ökat brukarinflytande
Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens (BPSD)
Handlingsplan för att införa och implementera det nationella kvalitetsregistret BPSD har upprättats. 3 personer, 1 ssk och 2 silviasystar utbildades till certifierade utbildare i BPSD. Syftet var att dessa personer ska
utbilda BPSD administratörer inom varje enhet på gruppboende för
demenssjuka, på så vis skapas multidisciplinär team (olika yrkeskategorier) på arbetsplatsen kring brukaren. Alla i teamet har utbildningen.
Senior Alert
Under 2014 har inga registreringar gjorts. Planering för införande av
Senior Alert, våren 2015 har påbörjats.
Palliativa registret
· Utbildning för sjuksköterskor
· Används i alla verksamheter – sjuksköterskan registrerar
Ledningskraft
· Ledningskraft är en samverkansgrupp som består av avdelningschef, MAS, MAR, enhetschef från kommunen och representanter från primärvården.
· Gemensam handlingsplan är upprättad och som kopplas till kvalitetsregistren och fem nationella mål:
- God vård vid livets slut
- Preventivt arbetssätt
- God vård vid demenssjukdom
- God läkemedelsbehandling för äldre
- Sammanhållen vård och omsorg (ledningskraft)
Klagomål och synpunkter kan framföras av brukare/patient, deras närstående, personal, vårdgivare, de som bedriver socialtjänst, de som bedriver verksamhet enligt LSS, myndigheter och föreningar, andra organisationer och intressenter.
Inkomna avvikelser, rapporter, klagomål och synpunkter sammanställs
och analyseras för att kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet.
inom socialtjänst och LSS
Vård och omsorg har rutiner för att identifiera, dokumentera och rapportera klagomål, synpunkter och händelser. Detta för att fastställa och
åtgärda orsaker, utvärdera åtgärdernas effekt samt sammanställa och
återföra erfarenheterna. Med klagomål avses sådant som inte uppfyller
de krav och mål som ställs på verksamheten utifrån lagar och föreskrifter. Detta benämns som händelser och registreras i Malmö stads avvikelsesystem. Med synpunkter avses det som i övrigt framförs om verksamhetens kvalitet som t ex förslag på förbättringar. Avvikelserna registreras
i Malmö stads avvikelssystem och de avvikelser som registrerats analyseras, åtgärdas och följs upp och ska vara ett underlag för diskussion på t
ex arbetsplatsträffar. I kvalitetsrådet förs diskussion utifrån inrapporterade händelser och identifierade mönster/brister som ett led i kvalitetsarbetet.
6.4.1.1 Inkomna avvikelser
Tabell från Flexite: Detaljerad händelse SoL LSS.
2013-07-01−2013-12-31
Rapport
SamRapport
påtaglig
Våld
Antal
Dokumentordnad
SynBrister
missför- risk för ett
Stöld mellan registreration
vårdpunkter
hållande missförhållbrukare
ingar
planering
ande
SoL
64
7
7
2
2
22
4
1
109
LSS
1
0
0
0
1
0
0
2
2
Antal
registreringar
65
7
7
2
3
22
4
1
111
Tabell från Flexite: Detaljerad händelse SoL LSS. År 2014
Rapport
SamRapport
påtaglig
MissVåld
Antal
Dokumentordnad
SynBrister
missför- risk för ett
tänkt mellan registreration
vårdpunkter
hållande missförhållstöld brukare
ingar
planering
ande
SoL
172
22
17
5
1
28
13
5
263
LSS
0
2
0
0
0
0
0
0
2
172
24
17
5
1
28
13
5
265
Antal
registreringar
Brister avser uteblivna beviljade insatser gällande serviceinsatser så som städ,
tvätt, inköp, måltid och larm eller personlig omvårdnad och tillsyn.
Dokumentation avser brister i dokumentationen.
Rapport missförhållande/påtaglig risk för missförhållande avser inkomna
rapporter enligt lex Sarah.
Samordnad vårdplanering avser avvikelser som har inkommit till stadsområdet via t ex Region Skåne och berör brister i den samordnade vårdplaneringen
som kommunens representanter varit involverade i.
Synpunkter avser när brukare/anhörig har synpunkter eller klagomål på t.ex.
kvalitén, bemötandet, utförandet, inflytande, delaktighet, kontinuitet eller information.
Stöld har under 2014 ändrats till Misstänkt stöld och en ny vägledning för
utredning tagits fram
Våld mellan brukare avser om en brukare utsätter en annan brukare för t ex
slag eller nyp.
6.4.1.2 Analys av inkomna synpunkter och avvikelser
Flest inrapporterade avvikelser finns inom ordinärt boende och därefter
inom särskilt boende. Avdelningen bistånd har få inrapporterade avvikelser. Den största andelen avvikelser avser brister, därefter synpunkter.
Två av de mest frekventa åtgärderna som vidtagits är samtal med berörd
och/eller samtal i grupp. De två avvikelserna som är registrerade inom
området LSS avser biståndshandläggning. Verkställigheten inom LSS
tillhör från och med 130701 Sociala resursförvaltningen.
6.4.1.3 Sammanställning av enheter som rapporterat in mindre än
10 avvikelser inom SoL/LSS
SoF Norr har inga enheter med mindre än 10 inrapporterade avvikelser
inom SoL/LSS år 2014.
6.4.1.4 Analys avseende orsak till få inrapporterade avvikelser
I SoF Norr har alla enheter implementerat vikten av att rapportera avvikelser. Att en avvikelse skrivs på en händelse, inte en person och är ett
led i SoF Norr´s kvalitetsarbete.
6.4.1.5 Sammanställning av inrapporterade missförhållanden eller
risk för missförhållanden
Bestämmelserna om lex Sarah är en del av verksamheternas kontinuerliga kvalitétsarbete. Syftet är att verksamheternas kvalité ska utvecklas
och att åtgärder vidtas för att ett likande missförhållande inte ska inträffa
igen. Det är därför viktigt att orsakerna identifieras och att åtgärderna
riktas mot de bakomliggande orsakerna.
Det finns tre avgörande hållpunkter för att lex Sarah ska vara en del av
verksamheternas systematiska kvalitetsarbete:
1. Beskrivning av orsakerna till missförhållandet ur ett systemperspektiv
2. Information om ett likande missförhållande förekommit i verksamheten tidigare
3. Bedömning om ett liknande missförhållande skulle kunna in-träffa
igen.
Tabell från Flexite: Inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden 2013-07-01−2013-12-31
Rapport risker för
missförhållande
SoF / SR
7
2
9
7
2
9
Tabell från Flexite: Inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden år 2014
Rapport risker för
missförhållande
SoF / SR
17
5
22
17
5
22
Tabell från Flexite: Antal anmälda missförhållande - risk för missförhållande till Inspektionen för vård och omsorg 2013-07-01−2013-12-31
Att rapporten bedöms
vara risk för ett allvarligt
missförhållande enligt
lex Sarah som ska
anmälas till IVO
vara ett allvarligt missförhållande enligt lex
Sarah som ska anmälas till IVO
SoF / SR
1
3
4
1
3
4
Tabell från Flexite: Antal anmälda missförhållande - risk för missförhållande år 2014 till Inspektionen för vård och omsorg
lex Sarah som ska
anmälas till IVO
SoF / SR
1
4
5
1
4
5
6.4.1.6 Analys av inrapporterade missförhållanden eller risk för
missförhållanden
Totalt har 22 rapporter om missförhållande/påtaglig risk för missförhållande rapporterats in och utretts under 2014. Av dessa har 17 utretts
som missförhållande och 5 som påtaglig risk för missförhållande. Av
avvikelserna är 11 st avvikelser inrapporterade inom särskilt boende och
11 st inom ordinärt boende (7 av rapporterna avsåg kvälls- och nattpatrullen och 4 avsåg daggrupper inom hemtjänsten).
Efter utredning har fyra av rapporterna bedömts vara allvarliga missförhållanden och ett som en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande
och dessa är anmälda till IVO. Fyra av rapporterna har bedömts som ett
missförhållande enligt lex Sarah som inte ska anmälas till IVO. Sex av
rapporterna har bedömts som risk för missförhållande enligt lex Sarah
som inte ska anmälas till IVO. Sju av rapporterna har bedömts vara ett
fel eller brist i verksamheten som ska hanteras i det systematiska kvalitetsarbetet. En del av de inrapporterade händelserna har polisanmälts
och det har även vidtagits arbetsrättsliga åtgärder.
De inrapporterade händelserna har avsett:
- Brister i hanteringen av trygghetslarm
- Beviljat bistånd som inte utförts enligt gällande beslut.
- Brister i prioritering av inkomna larm
- Personal på natten har använt skyddsåtgärd utan lagstöd.
- Personalens bemötande och tillvägagångssätt
- Brister i informationsöverföring
- Brister i hanteringen av hjälpmedel
- Brister i hanteringen med Laps Care schema
- Brand/rökutveckling vid ett särskilt boende
Identifierade orsaker:
- Bristande kommunikation och rapportering
- Bristande rutiner
- Bristande följsamhet av befintliga rutiner
- Brist i dokumentation och genomförandeplaner.
- Brist i kunskap kring skyddsåtgärder.
- Brist i bemötande och kompetens hos omvårdnadspersonalen.
- Brister i omvårdnadspersonalens kunskap kring hantering av
trygghetslarm
- Brister i omvårdadspersonalens bemötande
Vidtagna och planerade åtgärder:
- Samtal med berörd och arbetsgrupp
- Aktualisering av befintlig rutiner
- Upprättande och implemettering av nya rutiner
- Öka kunskapen om skyddsåtgärder
- Uppföljning av åtgärder av ansvarig sektionchef
- BPSD implementeras
- Utbildning av omvårdnadspersonal om skydds- och begränsningsåtgärder
- Genomgång med omvårdnadspersonal om vikten av att arbeta
utifrån genomförandeplaner och att dokumentera i brukarnas
sociala journal
- Förbättra teamarbetet
- Genomgång av avvikelsehantering och Lex Sarah med omvårdnadspersonal
6.4.2 Sammanställning och analys av avvikelser inom
hälso- och sjukvården
Tabellerna nedan redovisar avvikelser inkomna under perioden
2013-07-01−2013-12-31 samt 2014-01-01−2014-12-31.
Tabell från Flexite: Detaljerade händelser HSL 2013-07-01−2013-12-31
Dokumentation Läkemedel
Omvårdnad
Vårdplanering, Antal regiintern
streringar
HSL
34
379
17
1
431
34
379
17
1
431
Tabell från Flexite: Detaljerade händelser HSL 2014-01-01−2014-12-31
Dokumentation Läkemedel
Omvårdnad
Vårdplanering, Antal regiintern
streringar
HSL
216
823
71
1
1111
216
823
71
1
1111
6.4.2.2 Analys av inkomna avvikelser
Avvikelserapporteringen har ökat. Vanligaste typen av avvikelser avseende hälso- och sjukvård gäller läkemedel. Ett aktivt arbete har genomförts inom SoF Norr med att få samtliga medarbetare att förstå vikten av
att alla avvikelser skall rapporteras. En avvikelse skrivs på en händelse,
inte en person och är ett led i SoF Norr´s kvalitetsarbete. Avvikelser
gällande dokumentation har också markant ökat. Ökningen beror även
här på ett aktivt arbete med att legitimerad personal skall skriva avvikelserapporter då omvårdnadspersonal inte har signerat eller återrapporterat
efter att en delegerad arbetsuppgift är utförd.
Avvikelser analyseras av MAS och presenteras vid varje Kvalitetsråd.
Avvikelserapporteringen synliggör var vi har brister i kvaliten och åtgärder kan därför införas och planeras. SoF Norr har en sjuksköterska som
arbetar helt med att utbilda och fortbilda all omvårdadspersonal inom
SoF Norr. Utbildandesjuksköterska har genomfört utbildningar på respektive arbetsplats och utbildningarna består främst i läkemedelshantering och rutiner för detta, diabetes, palliativvård samt basal hygien. Detta
arbete kommer att fortgå samt utvecklas 2015.
10 avvikelser inom HSL
SoF Norr har inga enheter med mindre än 10 inrapporterade avvikelser
inom HSL år 2014.
I SoF Norr har alla enheter implementerat vikten av att rapportera avvikelser. Att en avvikelse skrivs på en händelse, inte en person och är ett
led i SoF Norr´s kvalitetsarbete.
6.4.2.5 Vårdskador och lex Maria
Inga anmälningar till Inspektionen för vård och omsorg gjordes under
perioden 2013-07-01−2013-12-31. Under perioden 2014-01-01−201412-31 gjordes en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg.
Tabell från Flexite: lex Maria år 2013
SoF / SR
0
SoF / SR
1
6.4.2.6 Analys av vårdskador och lex Maria
Bedömning samt identifiering av risker/brister samt omedelbara åtgärder
vidtogs. Det framkom att patienten inte lidit skada. Efter samtal med
berörd personal beslöt ansvarig sektionschef att införa tillfällig dubbelbemanning på de arbetspass där berörd personal arbetar. Vilket innebar
en tillfällig ökad bemanning för att avlast berörd personal som bla uppgav tillfällig stress som orsak till sitt handlande. Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer att utföra sticksprovskontroller av berörd personals
dokumentation en gång per månad under första halvåret 2015.
6.4.3 Sammanställning av fallrapporter
Definition på fall är ”en oväntad händelse som resulterar i att en person
hamnar på marken, golvet eller en lägre nivå”. Definitionen inkluderar
alla fall, även de som beror på akut sjukdom och när en person glider ner
på golvet från stol eller säng.
Antalet rapporter är svåra att jämföra då fjolåret bara redovisades för sex
månader. Vid en eventuell jämförelse kan antalet rapporter 2014 vara
något fler . De närmaste åren kommer antalet rapporter att öka eftersom
andelen äldre blir fler. De kommer också att öka eftersom informationen
om skyldigheten att skriva fallrapporter behöver bli tydligare för all personal. Det är legitimerade arbetsterapeuter och sjukgymnaster som ansvarar för att analysera fallrapporterna och avgör vem/vilka som ska
utreda hän-delserna. I teamet förs diskussioner om fallrapporterna för
att bedöma eventuella risker och åtgärder.
6.4.3.1 Fallolyckor
I Stadsområdesförvaltning norr har det 2014 rapporterats 1555 fall
Vid ca 25,47 % av fallen har patienten åsamkats skada som tex fraktur ,
sårskada, smärta, blåmärke m m. Vad de osynliga skadorna eventuellt lett
till är svårt att analysera men kan t ex leda till inaktivitet och rädsla.
Sammanställning i text. Infoga tabell från Flexite, se exempel nedan.
Tabell från Flexite: Totalt antal inrapporterade fallolyckor per
2013-07-01 – 2013-12-31
SoF / Norr
Fall
666
666
Antal registreringar 666
666
Tabell från Flexite: Totalt antal inrapporterade fallolyckor per år 2014
Fall
1555
1555
1555
SoF / Norr
6.4.3.2 Analys av det fallförebyggande arbetet och inkomna fallolyckor
Antalet fall förväntas bli fler de närmaste åren bl a för att andelen äldre i
befolkningen blir fler. Arbetsterapeuter och fysioterapeuter/sjukgymnaster ansvarar för att analysera fallrapporterna och avgör
vem/vilka som ska utreda händelserna. Det fallpreventiva arbetet ser
olika ut på enheterna och behöver ses över. Informationen om vikten av
att skriva fallrapporter behöver bli bättre
Malmö stad
1 (2)
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-03-04
Vår referens
Pontus Gleisner
Utvecklingssekreterare
pontus.gleisner@malmo.se
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 för vård och omsorg och
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 för individoch familjeomsorg
SOFS-2015-109
Sammanfattning
Enligt Socialstyrelsens författningssamling Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS
2011:9) bör den som bedriver socialtjänst och verksamhet enligt LSS varje år upprätta en kvalitetsberättelse som beskriver hur verksamhetens kvalitetsarbete gått till, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts.
Enligt patientsäkerhetslagen (PSL, 2010:659) ska vårdgivare dokumentera sitt patientsäkerhetsarbete i en patientsäkerhetsberättelse som ska vara upprättad senast den 1 mars. Berättelsen ska
beskriva verksamhetens patientsäkerhetsarbete under föregående år. Vidare ska den beskriva vad
verksamheten har gjort för att identifiera, analysera och reducera risker, tillbud och negativa
händelser i vården. Berättelsen ska även innehålla en beskrivning av vilka resultat vårdgivaren
har uppnått i sitt patientsäkerhetsarbete.
Avdelningen för individoch familjeomsorg har upprättat en kvalitetsberättelse för 2014 utifrån
den kommungemensamma mall som tagits fram för ändamålet. Därtill har avdelningen för individoch familjeomsorg också upprättat en patientsäkerhetsberättelse för 2014 med anledning av
verksamheten Skolfam som organisatoriskt tillhör stadsområdesförvaltning Söder. Avdelningen
för vård och omsorg har upprättat en kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse för 2014 utifrån
den kommungemensamma mall som tagits fram för ändamålet.
Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta
att godkänna Kvalitetsberättelsen för individoch familjeomsorg, Patientsäkerhetsberättelsen
för Skolfam samt Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen för vård och omsorg och skicka
dem till kommunstyrelsen.
Beslutsunderlag
SIGNERAD
•
•
•
Kvalitetsberättelse Söder IOF 2014
Patientsäkerhetsberättelse Skolfam 2014
Tjänsteskrivelse SoN 150327 - Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 för Vård och
omsorg samt Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 för Individ- och familjeomsorg
2 (2)
•
Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014 BIVO
Beslutsplanering
Stadsområdesnämnd Söders arbetsutskott 2015-03-11
Stadsområdesnämnd Söder 2015-03-25
Ansvariga
Eva Stener, Avdelningschef Individ- och familjeomsorg
Helen Hansson, Avdelningschef Vård och omsorg
Lars G Larsson, Avdelningschef Vård och omsorg
Kvalitetsberättelse för individoch familjeomsorgen 2014
Upprättad
Datum:
Version:
Ansvarig:
Förvaltning:
Enhet:
2015-02-27
1.0
Eva Stener
Individ- och familjeomsorg
1. Sammanfattning ....................................................................... 3
2. Bakgrund................................................................................... 3
3. Samverkan ................................................................................ 4
3.1 Kommungemensam samverkan ................................................ 4
4. Systematiskt förbättringsarbete .............................................. 7
4.1 Genomförda risk- och händelseanalyser ................................... 8
4.2 Genomförda egenkontroller ..................................................... 10
4.3 Utredning av avvikelser ........................................................... 10
5. Processer och rutiner ............................................................ 12
5.1 Kommungemensamma processer och rutiner ......................... 12
5.2 Lokala processer och rutiner i stadsområde Söder ................. 13
6. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet ............................... 14
7. Förbättrande åtgärder i verksamheten och framtida
utvecklingsområden ...................................................................... 14
2 │ Stadsområdesförvaltning Söder │Kvalitetsberättelse för individoch familjeomsorgen 2014
1. Sammanfattning
Kvalitet inom individoch familjeomsorgen (IOF) innebär att den enskilde ska
få rätt insats, utförd på rätt sätt, vid rätt tidpunkt och med ett gott bemötande.
Det innebär också att den enskilde ska kunna påverka och vara nöjd med de
insatser denne får. Kvalitet innebär således att verksamheten uppfyller de krav
och mål som gäller för verksamheten enligt rådande lagar, föreskrifter och
kommunala beslut.
Individ- och familjeomsorgen i stadsområde Söder har en pågående utbildning
och implementering av Lean inom hela avdelningen. Denna satsning syftar till
att säkerställa ett effektivt och kundorienterat arbete i verksamheterna.
Samtliga sektioner har arbetat med att kartlägga sina arbetsprocesser och även
påbörjat kartläggning av olika tvärprocesser mellan sektionerna. IOF Söder
använder Lean som ett verktyg i att uppnå och bibehålla kvaliteten i
verksamheten. Lean är avdelningens modell för att arbeta praktiskt med
kvalitetsutveckling i verksamheten. Förutom att kartlägga och arbeta utifrån
processer, är medarbetarna involverade genom att föra fram idéer om
verksamhetsförbättringar och i att realisera dessa.
Övergripande mål och processer är utgångspunkter i avdelningens och
sektionernas målarbete. Detta innebär att åtaganden som formuleras på
sektionsnivå, är kopplade till de övergripande mål som beslutats centralt. På
samma sätt ligger de gemensamma processerna till grund för de lokala
processer som sektionerna kartlägger och utvecklar. Detta medför också per
automatik att verksamheten till största delen följer upp sitt arbete via befintliga
system, exempelvis årsanalys och intern kontroll.
Kvalitetsarbetet inom IOF har forsatt utifrån den kvalitetsplan som är
beslutad. Mycket av det genomförda och pågående kvalitetsarbetet har varit
inriktat på att få själva ledningssystemet på plats, vilket avspeglar sig i de
utvecklingsområden som har fokuserats under året.
2. Bakgrund
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om
ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anger att vårdgivaren eller den
som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det
finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för
att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
Stadsområdesnämnd Söder beslutade den 28 augusti 2013 att uppdra åt
stadsområdesförvaltningen att införa ett förvaltningsövergripande
ledningssystem för kvalitetsarbete. Ledningssystemet arbetades fram under
hösten och fastställdes i stadsområdesnämnden 2014-01-22. Syftet med det
systematiska kvalitetsarbetet är att möjliggöra ett mer strukturerat och
heltäckande förbättringsarbete. Målet är att ha en rättssäker, effektiv och jämlik
verksamhet med fokus på dem som vi är till för.
Enligt SOSFS 2011:9 ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla
och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. Den som bedriver socialtjänst
bör med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en
kvalitetsberättelse som beskriver hur kvalitetsarbetet bedrivits, vilka åtgärder
som vidtagits samt vilka resultat som uppnåtts.
Aktuell kvalitetsberättelse är uppbyggd enligt kriterierna ovan. Inom ramen för
varje kriterium beskrivs hur verksamheten arbetat med ledningssystemets
komponenter under föregående kalenderår.
3. Samverkan
Många som kommer i kontakt med individoch familjeomsorgen har
sammansatta behov som kräver samverkan och samarbete såväl internt och
mellan nämnder, som externt med andra myndigheter och aktörer. Samverkan
behövs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten. Det ska
finnas processer och rutiner som säkerställer hur samarbetet ska bedrivas i den
egna verksamheten, mellan olika enheter, andra verksamheter inom
socialtjänsten eller enligt LSS och med andra vårdgivare, myndigheter,
föreningar, andra organisationer och mellan medarbetare.
Den nya organisationen inom Malmös stad har inneburit att nya
samverkansavtal med samverkanspartners har behövts tas fram.
Avdelningscheferna för IOF i Malmö stad har påbörjat arbetet med att ta fram
skriftliga avtal.
Region Skåne
Avtal gällande personer med psykisk funktionsnedsättning samt barn och
ungdom som har eller riskerar utveckla psykisk ohälsa är framtagen.
Övrenskommelsen slår fast parternas gemensamma avsikt att bedriva och
utveckla samverkan och samarbete mellan Malmö stads och Region Skånes
verksamheter. Överenskommelsen ska skapa en sådan tydlighet i
ansvarsfördelning och samverkansformer så att den enskildes behov bäst
tillgodoses. Ett kompletterande avtal för respektive stadsområde kommer att
tas fram under 2015.
Försäkringskassan
Överenskommelsen avser ingående parters samverkan kring
kund/klientgrupper som har, eller skulle kunna ha kopplingar, till båda
myndigheternas ansvarsområden. Överenskommelsen ska ge stöd för
utveckling av samverkansformer, kunskapsutveckling och kunskapsöverföring
mellan pareterna och utveckling av kommunikationsvägar mellan parterna.
Det övergripande målet med överenskommelsen är att kunder/klienter som
har behov av stöd från båda myndigheterna får ett samordnat stöd som utgår
från kundens/klientens behov. De former för samverkan,
kommunikationsvägar och kompetensutveckling som beslutas ska, om inte
annat överenskoms, vara samma för alla stadsområden.
Arbetsförmedlingen
Överenskommelsen syftar till att förtydliga organisationernas ansvarsområden
och skapa tydliga ramar och principer för samverkan avseende
samverkansarenor, kontaktvägar, hantering av flöden av arbetsökande,
planering, initierande och uppföljning av samverkan och dess effekter.
Målet är att få ut bästa möjliga resultat av kommunala och statliga insatser för
att stödja arbetslösa malmöbor till arbete. Genom samverkan och parallella
insatser ska tiden i arbetslöshet bli så kort som möjligt. För Malmö stad är det
också av största vikt att sänka stadens kostnader för försörjningsstöd.
Skolfam
IOF och skolorna inom har ett samarbetsprojekt med Skolfam med fokus på
familjehemsplacerade barns skolgång.
3.2 Lokal samverkan i stadsområde Söder
Framtidens hus
Inom ramen för områdessatsningen har individoch familjeomsorgen bedrivit
verksamhet på Lindängen, det s.k. Områdesteamet. Tanken med verksamheten
är att komma nära brukarna och få möjlighet att arbeta aktivt för att få män
och kvinnor med försörjningsstöd att bli självförsörjande. En av strategierna i
detta arbete är att individoch familjeomsorgen arbetar tillsammans med
JobbMalmö och Arbetsförmedlingen för att korta vägen från ansökan till
planering för självförsörjning. Rent konkret är de olika verksamheterna
samlokaliserade i Framtidens hus på Lindängen, vilket innebär att samarbetet
blir smidigt och enklare.
JobbMalmö
Från och med 2014 finns personal från JobbMalmö tillgängliga vissa tider i
individoch familjeomsorgens lokaler på Eriksfältsgatan. Syftet är att, precis
som på Framtidens hus, ha ett tätt samarbete med andra aktörer för att kunna
erbjuda så bra planering och insatser som möjligt till de kvinnor och män som
uppbär försörjningsstöd.
Fosietorps vårdcentral
Områdesteamet på Framtidens hus har inlett ett samarbete med Fosietorps
vårdcentral. Detta samarbete har medfört en snabbare och enklare väg för de
män och kvinnor som kommer i kontakt med Områdesteamet, att få tid på
vårdcentralen. Även enheten för barn och familj har planerat ett möjligt
samarbete med vårdcentralen kring klienter som är aktuella på
utredningssektionerna för barn och familjer. Dessutom har medarbetare på
enheten för vuxna träffat företrädare för Fosietorps vårdcentral för att
diskutera ett eventuellt samarbete med fokus på unga vuxna.
Vård och omsorg, Region Skåne psykiatri
Enheten för vuxna har inrättat ett PRIO-team (plan för riktade insatser inom
området psykisk ohälsa) i samarbete med avdelningen för vård och omsorg.
Verksamhetens arbete är riktat till personer med omfattande eller komplicerad
psykiatrisk problematik och syftet med satsningen är att den ska leda till en
ökad samverkan mellan IOF, VOO och Region Skåne psykiatri. Ett vidare
syfte är att utveckla ett gränsöverskridande arbetssätt för att den samlade
kompetensen ska komma den enskilde brukaren/patienten till gagn.
Familjehuset Nydala
Individ- och familjeomsorgen ingår i en gemensam verksamhet på Nydala, det
s.k. Familjehuset. I verksamhetens lokaler samordnas förskola, BVC,
folktandvård samt Föräldrastödjare från individoch familjeomsorgen Söder.
Grundskoleförvaltningen
Individ- och familjeomsorgen har deltagit i regelbundna träffar mellan
företrädare (chefer) från IOF, skola och förskola. Syftet med dessa träffar har
varit att de ska mynna ut i en planering för hur samarbetet ska se ut i den nya
organisationen.
Områdesutveckling, Polisen
Individ- och familjeomsorgen samt avdelningen för områdesutveckling i Söder
har haft regelbundna informationsträffar var 14:e dag med polisen i Rosengård,
kallat ”Örat mot marken”.
PUMA
Malmö stad har ett samarbete med Malmö högskola och Lunds universitet
avseende socionomprogrammen, sk PUMA. Avdelningen för individoch
familjeomsorg i Söder tog under 2014 emot totalt 16 socionomkandidater
inom ramen för överenskommelsen med högskolan och universitetet.
Ett fortlöpande systematiskt förbättringsarbete krävs för att planera, leda,
kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Individ- och
familjeomsorgen i stadsområde Söder har en pågående utbildning och
implementering av Lean inom hela avdelningen. Denna satsning syftar till att
säkerställa ett effektivt och kundorienterat arbete i verksamheterna. Lean är
avdelningens modell för att arbeta praktiskt med kvalitetsutveckling i
verksamheten. Förutom att kartlägga och arbeta utifrån processer, är
medarbetarna involverade i kvalitetsarbetet genom att föra fram idéer om
verksamhetsförbättringar och i att realisera dessa.
Övergripande mål och processer är utgångspunkter i avdelningens och
sektionernas målarbete. Detta innebär att de åtaganden som formuleras på
sektionsnivå, är kopplade till de övergripande mål som beslutats centralt. På
samma sätt ligger de gemensamma processerna till grund för de lokala
processer som sektionerna kartlägger och utvecklar. Detta medför också per
automatik att verksamheten till största delen följer upp sitt arbete via befintliga
system, exempelvis årsanalys och intern kontroll.
Följande styrmodell är tänkt att förklara hur Malmö stads målstyrning
appliceras på stadsområde Söder. Den visar hur den politiska styrningen ska
omvandlas till planer för verksamheten som sedan ska genomföras och följas
upp.
4.1 Genomförda risk- och händelseanalyser
Avdelningen för individoch familjeomsorg har genomfört ett flertal
riskanalyser under 2014. Syftet med att göra denna typ av analyser är att kunna
identifiera brister i verksamheten så att eventuella risker kan bevakas och följas
upp. Vissa av analyserna har gjorts även föregående år, men har bedömts vara
så viktiga att de återigen analyserats för 2014.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på de utbetalningar som görs inom
verksamheten ekonomiskt bistånd. De identifierade riskerna var att
beslut inte skulle fattas i enlighet med delagationen, att utbetalning inte
skulle gå till rätt person samt att felaktigt belopp skulle utbetalas.
Bedömingen som gjordes var att kontrollmomentet skulle lyftas in i
planen för intern kontroll.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på eventuella dataintrång inom
hela individoch familjeomsorgen i stadsområde Söder. Den
identifierade risken var att en medarbetare, utan att ha en
arbetsrelaterad anledning, skulle kunna ta del av känsliga uppgifter som
rör en eller flera avdelningens klienter. Bedömningen som gjordes var
att kontrollmomentet skulle lyftas in i planen för intern kontroll.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på de förhandsbedömningar som
görs inom mottagningsgruppen för barn och familj. Den identifierade
risken var att lagstiftningen inte skulle efterlevas, gällande att en
förhandsbedöming ska vara gjord inom 14 dagar från att anmälan
inkommit. Bedömningen som gjordes var att kontrollmomentet skulle
lyftas in i planen för intern kontroll.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på det ramavtal som Malmö stad
har anslutit sig till och som reglerar vilka vårdgivare som ska användas
vid beviljande av vård. De identifierade riskerna var att IOF, vid
användande av vårdgivare som inte finns med i ramavtalet, skulle bryta
mot innehåll i avtalet och därmed riskera en stämning, samt att valda
behandlingsalternativ inte skulle uppfylla kriterier avseende kvalitet,
kompetens, etc. Bedömningen som gjordes var att kontrollmomentet
skulle lyftas in i planen för intern kontroll.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på hemlösa hushåll med barn. Den
identifierade risken var att barnens behov inte skulle bli tillgodosedda i
förhållande till vad som bedöms vara en skälig levnadsnivå.
Bedömningen som gjordes var att kontrollmomentet skulle lyftas in i
planen för intern kontroll.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på individoch familjeomsorgens
placeringar av barn utanför hemmet. Den identifierade risken var att
placeringen skulle resultera i ett sammanbrott. Bedömningen som
gjordes var att avdelningen redan har inbyggda kontroller/befintliga
åtgärder för att minimera risken att detta skall inträffa.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på individoch familjeomsorgens
arbete med missbruksärenden. Den identifierade risken var att SIP
(samordnad individuell plan) inte skulle upprättas i ärenden där detta
var relevant. Bedömningen som gjordes var att avdelningen redan har
inbyggda kontroller/befintliga åtgärder för att minimera risken att detta
skall inträffa.
•
Riskanalys är genomförd med fokus på genomförandeplaner inom
verksamheten ekonomiskt bistånd. Den identifierade risken var att
genomförandeplaner inte skulle upprättas i enlighet med Malmö stads
riktlinjer. Bedömningen som gjordes var att avdelningen redan har
inbyggda kontroller/befintliga åtgärder för att minimera risken att detta
skall inträffa.
Vidare har avdelningen genomfört ett flertal riskanalyser med fokus på
arbetsmiljön. Dessa görs framför allt i samband med organisationsförändringar
men också när arbetsgivare eller fackliga organisationer anser det vara påkallat.
•
Riskanalyser är genomförda utifrån av en omorganisering inom
sektionerna för ekonomiskt bistånd 1 och 2. Från att ha suttit
tillsammans, flyttade den ena sektionen till lokaler på ett annat
våningsplan i byggnaden. Anledningen till detta var att de befintliga
lokalerna inte räckte till för att rymma avdelningens personal.
•
En riskanalys är genomförd utifrån en omorganisering av
mottagningsgrupperna. Den tidigare indelningen i mottagningsgruppen för
vuxna (gällande missbruk/vuxenärenden samt ekonomiskt bistånd)
respektive mottagningsgruppen för boende, förändrades till att bli
mottagningsgruppen för ekonomiskt bistånd samt mottagningsgruppen för vuxna
(gällande missbruk/vuxenärenden samt boendefrågor). Anledningen till
detta var en kommungemensamma organisationsmodellen av individoch familjeomsorgen i Malmö stad, som beslutats i samband med
inrättandet av de fem stadsområdena.
•
En riskanalys är genomförd utifrån införandet av ett nytt
utbetalningssätt inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, sk. förladdat
kort. Anledningen till införandet av detta är att där det är möjligt,
övergå till digitala utbetalningslösningar.
•
Riskanalyser är genomförda utifrån en ekonomisk åtgärdsplan som
avdelningen upprättade under året. Planen innebar besparingsåtgärder
för att möjliggöra en budget i balans. Anledningen till planen var att
kostnaderna för hela förvaltningen ökade i större utsträckning än vad
som var budgeterat.
•
En riskanalys är genomförd utifrån faktorerna arbetsbelastning och
peronalförsörjning inom sektionerna för barn och familj. Anledningen
till planen var att medarbetarna inom sektionerna upplevde
arbetsbelastningen som alltför hög.
•
Riskanalyser är genomförda utifrån att sektionen för ekonomiskt
bistånd 3 samt medarbetare från sektionen för vuxenmottag och
boendetillsyn flyttade till nya lokaler i en annan byggnad. Anledningen
till detta var att de ordinarie lokalerna skadades i en översvämning i
slutet av sommaren och behöver saneras/renoveras innan de åter kan
tas i bruk.
Under 2014 har systematisk egenkontroll genomförts i enlighet med följande:
•
•
•
•
•
Uppföljning av Kommunfullmäktiges budgetmål i Delårsrapport 1 och 2
samt Årsanalys
Uppföljning av effektmålen i Plan för individoch familjeomsorgen i Malmö
genom ärendegranskning enligt instruktioner från Stadskontoret
Granskning utifrån angivna kontrollpunkter i Intern kontrollplan.
Inrapportering av ej verkställda beslut samt domar, etc.
Uppföljning av sektionernas operativa arbete på sektionsnivå.
4.2.1 Genomförda externa granskningar
Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utförde i november 2013 tillsyn över
Stadsområdesförvaltning Söders arbete med hemlösa barn. I den rapport som
IVO producerade, ställdes krav på IOF att vidta vissa åtgärder avseende sitt
arbete med målgruppen. IOF Söder har under året arbetat på olika sätt med att
svara upp till de krav som IVO ställt. Detta har realiserats i framför allt
diskussioner på enhets- och sektionsnivå, ändring i rutiner samt införande av
kontrollmoment i planen för intern kontroll.
Stadsområdena och Sociala Resursförvaltningen har ett gemensamt
administrativt system, Flexite, där både rapportering av avvikelser som
synpunkter/klagomål registreras in. Individ- och familjeomsorgen har utsedda
lex Sarah-utredare och superanvändare för IT-stödet Flexite. I funktionen ingår
att sprida information om rutiner samt att stötta chefer och medarbetare i
användandet. Utbildning, erfarenhetsutbyte och utvecklingsarbete i frågorna
bedrivs i ett stadsövergripande lex Sarah-nätverk med representanter från alla
stadsområden, Sociala resursförvaltningen och Stadskontoret.
Stadsområdesförvaltning Söder har även gemensamma rutiner för IOF
(Individ-och familjeomsorg) och vård- och omsorgsverksamheten i avsikt att
klargöra skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja
missförhållanden och risker för missförhållanden. Rutinen fastställer även hur
skyldigheten att anmäla allvarliga missförhållanden och risk för allvarliga
missförhållanden ska fullgöras.
10 │ Stadsområdesförvaltning Söder │Kvalitetsberättelse för individoch familjeomsorgen
2014
Muntlig och skriftlig information om skyldigheten att rapportera
missförhållanden och risker för missförhållanden ges inom IOF Söder av
kvalitetscontroller (även superanvändare och lex Sarah-utredare) i samband
med när en anställning, ett uppdrag, en praktikperiod eller liknande påbörjas.
Det informeras om vem i verksamheten som är utsedd att vara mottagare av
rapporter samt om möjligheten att rapportera direkt till IVO (Inspektionen för
vård och omsorg). Information om rapporteringsskyldigheten ska därefter ges
minst en gång per år och detta ansvarar den närmaste chefen för.
I det gemensamma administrativa systemet Flexite registreras, förutom
rapporter om avvikelser, även synpunkter/klagomål. Det finns en
administratör (s.k. superanvändare) för aktuellt IT-stöd i både
avvikelsehanteringen som synpunkt/klagomålshanteringen. I systemet
avseende rapportering av avvikelser finns tre utredare inlagda,
kvalitetscontroller samt båda enhetscheferna. Företrädesvis är det
kvalitetscontrollern som utför utredningar avseende avvikelser/rapporter som
rubriceras som ett missförhållande. Bedöms rapporten vara endast att betrakta
som en avvikelse hanterar respektive chef denna. Avseende
synpunkter/klagomål är det respektive chef som ansvarar för de åtgärder som
skall hanteras. En återkoppling sker omgående avseende att en
synpunkt/klagomål har registrerats om dessa lämnats via malmo.se. Senast
inom 10 dagar skall synpunkten/klagomålet hanteras. Sedan hösten 2013 finns
möjligheten för medarbetarna att lägga in synpunkter/klagomål (som inkommit
per telefon, mail, brev eller synpunkts-/klagomålsbroschyr) via Malmö stads
intranät Komin. På så sätt samlas alla synpunkter/klagomål i Flexite där en
sammanställning görs av Stadskontoret. Resultatet kan dessutom jämföras med
övriga stadsområden och Sociala resursförvaltningen.
Under 2014 har lex Sarah-nätverket bidragit till implementering av hanteringen
av externa klagomål och synpunkter. Ett löpande erfarenhetsutbyte har också
bedrivits inom lex Sarah-nätverket och IT-stödet Flexite har justerats. Ett
arbete har under året även bedrivits inom lex Sarah-nätverket, avseende
klassificering av inkomna klagomål/synpunkter. Klassificeringen kommer att
börja tillämpas from jan-2015.
Ett utbildningstillfälle för samtliga chefer och lex Sarah-utredare inom IOF
Malmö har genomförts under året. Vid detta tillfälle var IVO inbjudna och
bidrog med sina erfarenheter. Utbildningstillfället bidrog till en
sammanställning med förbättringsförslag som nätverket har kommunicerat ut
till de berörda verksamheterna.
Kvalitetskontroller höll under hösten en information om hanteringen av
avvikelse/klagomål/synpunktshanteringen för samtliga chefer inom IOF
Söder, samt en efterföljande diskussion kring vad som behövs för att komma
vidare i arbetet med lex Sarah och avvikelsehantering (inom verksamheten, från
nätverk/andra chefsgrupper och IVO). Inom båda enheterna för vuxna
respektive barn och familjs sektioner har det under året förts diskussioner
avseende rutiner för avvikelsehantering och klagomål/synpunktshantering.
2014
4.3.1 Inkomna avvikelser 2014
Avseende IOF Söder har det under 2014 inkommit 16 avvikelser (se bilaga 1).
En av dessa har utmynnat i en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg,
enligt lex Sarah. Övriga avvikelser har inte lett till anmälningar, men har blivit
noggrant utredda och bidragit till översyn och förändringar av huvudsakligen
verksamhetens rutiner. De åtgärder som har vidtagits efter utredning av årets
avvikelser fördelar sig inom enheterna enligt följande:
• Förändring av rutiner
o Enheten för vuxna
9
o Enheten för barn och familj
2
• Utbildningsinsatser
4
1
• Förtydligande av ansvarsområden
1
1
• Tydligare krav avseende dokumentationen
2
1
4.3.2 Inkomna synpunkter/klagomål 2014
Avseende stadsområde Söder, IOF, har det under 2014 inkommit 26
synpunkter/klagomål (se bilaga 2). Dessa är till största delen riktade till enheten
för vuxna och i synnerhet till sektionerna för ekonomiskt bistånd. Klagomålens
klassificeringar består av:
• Missnöjd med socialsekreterares bemötande
7
• Svår att få tag/dålig service
6
• Missnöjd med handläggningen/vill byta socialsekreterare
5
• Missnöjd med socialsekreterare i samband med att man
tycker beviljad insats är fel
3
• Missnöjd med allt
3
• Bra att fler socialsekreterare anställs
1
• Missnöjd med väntrummets utseende
1
Samtliga medborgare som uppgivit kontaktuppgifter har fått återkoppling på
sina synpunkter/klagomål.
5. Processer och rutiner
5.1 Kommungemensamma processer och rutiner
I samband med att Malmös 10 stadsdelar slogs samman till 5 stadsområden,
beslutades att utveckla individoch familjeomsorgens arbete så att det är
likartat oberoende av vilket stadsområde som avses. Avdelningscheferna för
individoch familjeomsorgen i samtliga stadsområden, fastslog de fyra
huvudspår som skulle utgöra avdelningarnas arbetsinriktningar: Ekonomiskt
bistånd, Hem- och bostadslösa, Missbruks- och beroendevård samt Barn- och ungdomsvård.
För att alla stadsområdena skulle kunna arbeta på samma sätt i de olika spåren,
2014
tillsattes redan år 2013, arbetsgrupper som hade till uppgift att kartlägga och
föreslå kärnprocesser för respektive spår. Arbetet initierades och leddes av
stadskontoret och pågick även under 2014.
Till och med år 2014 finns kärnprocesser framtagna för två av huvudspåren:
• Ekonomiskt bistånd (Nybesök samt Fortsatt bistånd)
• Missbruks- och beroendevård
Framtagande av övriga processer är påbörjat men de är ännu inte fastställda.
De färdiga processerna är publicerade på intranätet Komin och är tillgängliga
för alla medarbetare i Malmö stad. Till dessa processer finns även kopplat de
mallar, rutiner eller checklistor som behövs i arbetet.
För att fastställa ägarskap och ansvar för arbetet med processerna, fick det
kommunövergripande kvalitetsnätverket för IOF, i uppdrag att utforma ett
förslag till rutin för de gemensamma kärnprocesserna. Uppdraget formulerades
av IOF-chefsgruppen och rutinen arbetades fram under hösten. Den innefattar
en vägledning i processkartläggning och revidering, samt förslag om hur
kärnprocessernas ägarskap kan hanteras. Rutinen är fortfarande vid årsskiftet
dock ej fastställd, utan kommer att arbetas vidare med under 2015.
Stadsområdenas avdelningar för invidid- och familjeomsorg har även arbetat
vidare med implementeringen av ett gemensamt avvikelse- och
klagomålshanteringssystem (kapitel 4.1) samt har reviderat den gemensamma
mallen för kvalitetsberättelsen.
5.2 Lokala processer och rutiner i stadsområde Söder
Individ- och familjeomsorgen i stadsområde Söder har en pågående utbildning
och implementering av Lean inom hela avdelningen. Lean är det verktyg som
avdelningen använder för att uppnå och bibehålla kvalitet i verksamheten och
bygger på ett processorienterat synsätt.
Under 2014 har individoch familjeomsorgen i stadsområde Söder bedrivit ett
omfattande arbete för att färdigställa de processer som ska gälla för respektive
sektion. Vid årets slut är samtliga dessa processer kartlagda, så när som på två.
De kvarvarande två processbeskrivningarna är kopplade till verksamheter som
genomgått omfattande förändringar under året (Mottagningsgruppen för vuxna
samt den funktion som arbetar med s.k. skyddsärenden). Målet är att även
dessa sistnämnda processer ska färdigställas inom så kort tid som möjligt.
En utmaning i arbetet med processerna är att dessa ska vara något som
medarbetarna kan använda sig av i det dagliga arbetet. Även om alla inte läser
beskrivningarna regelbundet, måste de finnas tillgängliga för samtlig personal
och kunna fungera som en vägledning för den som behöver det. Detta innebär
också att olika former av dokument, såsom mallar, rutiner, checklistor, etc.
måste vara lätta att få tag på när de ska användas. Individ- och
familjeomsorgen har under året därför arbetat med att konvertera alla
processer till digitalt format så att de lätt ska kunna publiceras på intranätet
Komin. Till respektive rutin ska också vara kopplat de specifika dokument (se
2014
ovan) som behövs i arbetet. De flesta av processerna är nu upplagda på Komin
men sidorna är vid årsskiftet ännu inte publicerade. Detta kommer att göras
under våren 2015.
Under året har sektionerna påbörjat arbetet med de tvärprocesser som behövs
för att säkerställa överlämningar av ett ärende mellan olika sektioner.
Avdelningen har tagit fram en gemensam rutin för hur sektionerna ska agera
när ett överlämningsbehov har identifierats. Rutinen reglerar gången för
diskussionerna och framtagandet av de gemensamma punkter som sektionerna
behöver vara överens om för att överlämningen ska fungera.
6. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet
Medarbetarna inom invidid- och familjeomsorgen i Söder har under året
medverkat i avdelningens kvalitetsarbete genom att delta i framtagandet av
processer och rutiner inom den egna sektionen. Vidare har de medverkat
genom att att följa de processer och rutiner som fastställts, samt rapportera
avvikelser och missförhållanden.
Alla anställda inom individoch familjeomsorgen Söder deltar i en
konsultdriven verksamhetsövergripande utbildning i Lean. Alla medarbetare får
både teoretisk och praktisk kunskap om hur Lean kan användas i det dagliga
arbetet för att skapa och maximera kundnyttan. Som ett led i detta används
konceptet om ständiga förbättringar, vilket innebär att alla medarbetare kan
delta i utveckling av verksamhetens arbete.
Under 2014 har avdelningen börjat tillämpa tavelstyrning i verksamheten. De
flesta av sektionerna har haft regelbundna möten vid sina målstyrningstavlor
varannan vecka. Vid dessa träffar har medarbetarna haft möjlighet att inkomma
med idéer om förbättringar i verksamheten. Dessa förbättringsförslag blir
också ansvars- och tidssatta, vilket innebär att det pågående förbättringsarbetet
blir systematiserat och tydligt.
Under hösten har avdelningens sektioner arbetat med att utforma relevanta
mätpunkter för att kunna följa den nära verksamhetens utveckling. Tanken
med dessa mätpunkter är att de ska finnas på sektionernas målstyrningstavlor
och därmed utgöra underlag för uppföljning och diskussioner.
7. Förbättrande åtgärder i verksamheten och framtida
utvecklingsområden
Avdelningens kvalitetsarbete har utvecklats på flera områden under 2014. Det
är dock viktigt att förhålla sig till det faktum att kvalitetsarbetet i stadsområdet
fortfarande är under uppbyggnad. Detta medför att mycket av det
förbättringsarbete som utförs, handlar om att utveckla
kvalitetsledningssystemet och hur avdelningen arbetar med detta.
Det mest påtagliga resultatet är att de allra flesta processer på sektionsnivå nu
är klara och därmed även ger möjlighet till att arbeta vidare med och optimera
2014
de processer som nu tydliggjorts. Till detta är även det påbörjade arbetet med
tvärprocesserna en viktig del som kommer möjliggöra att sektionerna kan
säkerställa de överlämningar som finns i ett ärende.
Utvecklingen av Flexite har inneburit en mer systematisk hantering av
avvikelser och klagomål. Alla genomförda förändringar har diskuterats och
hanterats av en grupp bestående av representanter från samtliga stadsområden.
Inför år 2015 ligger fokus på det fortsätta arbetet med att få alla delar av
kvalitetsledningssystemet på plats. Exempel på det som behöver utföras är:
•
Implementering av minst en framtagen arbetsprocess görs av samtliga
arbetsgrupper.
•
Samtliga framtagna arbetsprocesser och tillhörande rutiner och
checklistor görs tillgängliga på Komin.
•
Inventering av på vilka sätt som verksamheten arbetar med
brukarinflytande i nuläget.
•
Undersökning av på vilka sätt som verksamheten kan öka brukarnas
möjlighet till inflytande.
•
Framtagande av rutin för uppföljning och analys av internkontrollåtgärderna.
•
Upprättande av rutin för analys av inkomna avvikelser.
•
Upprättande av rutin för att tillvarata synpunkter från tillsyn och
granskning.
•
Upprättande av rutiner för att säkerställa åtgärdande av fel som
upptäcks via synpunkter/klagomål, avvikelser, intern kontroll, tillsyn,
riskanalys och egenkontroll.
2014
Bilaga 1
Stadsområdesförvaltning Söder, IOF
Avvikelser 2014
Klassificering av orsak till rapportering
Teknik
Klient/
brukare/kund
Organisation
Personal
Antal
registreringar
Enhet vuxna
1
1
4
6
10
Sektionen för ekonomiskt bistånd 1
0
1
0
1
2
0
0
2
1
3
0
0
0
0
0
Sektionen för ekonomiskt bistånd områdesteam
0
0
0
0
0
Sektionen för vuxenmottag boendetillsyn
0
0
0
2
2
Sektionen för vuxna
1
0
2
2
3
Enhet barn och familj
0
1
2
4
6
Sektionen för barn och familj 1
0
0
0
0
0
0
1
1
2
4
Sektionen för familjehemsvård
0
0
0
1
1
Sektionen för ungdomar
0
0
1
1
1
Sektionen för öppenvård barn och familj
0
0
0
0
0
1
2
6
10
16
Klassificering av allvarlighetsgrad
Klagomål/
Synpunkt
från personal
Kvalitetsavvikelse
Påtaglig risk
för missMissförhållande förhållande
Påtaglig risk för
allvarligt missförhållande
Allvarligt
missAntal
förhållande registreringar
Enhet vuxna
0
8
2
0
0
0
10
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd 1
0
2
0
0
0
0
2
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd 2
0
3
0
0
0
0
3
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd 3
0
0
0
0
0
0
0
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd
områdesteam
0
0
0
0
0
0
0
Sektionen för
vuxenmottag
boendetillsyn
0
1
1
0
0
0
2
Sektionen för
vuxna
0
2
1
0
0
0
3
Enhet barn och
familj
2
3
1
0
0
0
6
Sektionen för
barn och familj 1
0
0
0
0
0
0
0
Sektionen för
barn och familj 2
2
2
0
0
0
0
4
Sektionen för
familjehemsvård
0
1
0
0
0
0
1
Sektionen för
ungdomar
0
0
1
0
0
0
1
Sektionen för
öppenvård barn
och familj
0
0
0
0
0
0
0
Antal
registreringar
2
11
3
0
0
0
16
Klassificering av händelse
Brister i rättssäkerhet vid
handläggning och
genomförande
Brister i
utförande av
insatser
Missförhållande
Brister i fysisk
miljö, utrustning
och teknik
Brister i
bemötande
Antal
registreringar
Enhet vuxna
5
4
1
0
1
10
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd 1
0
1
0
0
1
2
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd 2
2
1
0
0
0
3
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd 3
0
0
0
0
0
0
Sektionen för
ekonomiskt
bistånd
områdesteam
0
0
0
0
0
0
Sektionen för
vuxenmottag
boendetillsyn
2
0
1
0
0
2
Sektionen för
vuxna
1
2
0
0
0
3
Enhet barn och
familj
5
1
0
0
0
6
Sektionen för
barn och familj 1
0
0
0
0
0
0
Sektionen för
barn och familj 2
3
1
0
0
0
4
Sektionen för
familjehemsvård
1
0
0
0
0
1
Sektionen för
ungdomar
1
0
0
0
0
1
Sektionen för
öppenvård barn
och familj
0
0
0
0
0
0
Antal
registreringar
10
5
1
0
1
16
Bilaga 2
Stadsområdesförvaltning Söder, IOF
Synpunkter/klagomål 2014
Inkomna klagomål
Enhet vuxna
17
6
6
1
Sektionen för ekonomiskt bistånd områdesteam
0
Sektionen för vuxenmottag boendetillsyn
1
Sektionen för vuxna
3
Enhet barn och familj
9
3
0
Sektionen för familjehemsvård
0
Sektionen för ungdomar
3
Sektionen för öppenvård barn och familj
2
26
Skolfam Malmö och Stadsområde Söder
Upprättad
Datum:
Version:
Ansvarig:
Förvaltning:
Enhet:
2015-02-19
3.0
Eva Stener
1. Sammanfattning .............................................................. 3
2. Bakgrund ............................................................................. 3
3.1 Skolfam Malmö / Skolfam Söder ..................................... 3
4. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet ....... 4
5. Samverkan .......................................................................... 4
5.1 Kommungemensam samverkan socialtjänst ................... 4
5.2 Samverkan skola ............................................................ 5
6. Systematiskt förbättringsarbete........................................ 5
6.1 Genomförda risk- och händelseanalyser......................... 5
6.2 Övriga identifierade utvecklingsområden ........................ 5
2 Patientsäkerhetsberättelse 2014
1. Sammanfattning
-
Under 2014 har det inte förekommit några incidenter eller avvikelser inom ramen för Skolfams arbete.
-
Ej heller har det förekommit anledning att göra anmälan enligt
lex Sarah eller lex Maria.
-
Inga klagomål gällande verksamheten har inkommit under året.
-
Fortsatt journalföring i Journal Digital. Nyanställd psykolog samt
specialpedagog har därtill deltagit i en grundutbildning gällande
dokumentationsstödet.
-
För att öka patientsäkerheten har personal inom Skolfam deltagit
i utbildningen Rättssäker elevhälsa. Legala och organisatoriska möjligheter och förutsättningar att stödja elevers utveckling och välmående anordnad
av Kommunförbundet Skåne.
-
Under hösten genomförde Skolfam en presentation för Grundskoleförvaltningens medicinska elevhälsa med efterföljande frågestund.
-
En enkät gällande barnets hälsotillstånd har tagits fram tillsammans med Malmö stads skolöverläkare.
2. Bakgrund
Skolfam Malmö respektive Skolfam Söder är verksamheter inom Individ- och familjeomsorgen, Stadsområde Söder, Malmö stad. I varje team
arbetar en psykolog och en specialpedagog. Med anledning av att de två
psykologernas arbete inom ramen för Skolfam är att betrakta som hälsooch sjukvård upprättas årligen en patientsäkerhetsberättelse. Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) ska vårdgivare dokumentera sitt patientsäkerhetsarbete i en patientsäkerhetsberättelse som ska vara upprättad senast den 1 mars varje år.
Berättelsen ska beskriva verksamhetens patientsäkerhetsarbete under
föregående år. Vidare ska den beskriva vad verksamheten har gjort för
att identifiera, analysera och reducera risker, tillbud och negativa händelser i vården. Berättelsen ska även innehålla en beskrivning av vilka resultat vårdgivaren har uppnått i sitt patientsäkerhetsarbete.
3.1 Skolfam Malmö / Skolfam Söder
Skolfam är en förebyggande insats som riktar sig till familjehemsplacerade barn och syftar till att öka barnens förutsättningar att lyckas med sin
skolgång. Modellen har sitt ursprung i Helsingsborgs stad och under de
tio senaste åren har modellen spridit sig till ett tjugotal kommuner runt
om i landet.
Sedan 2012 driver stadsområde Söder ett kommunövergripande Skolfam-projekt, Skolfam Malmö, på uppdrag av kommunstyrelsen. Barnen
som omfattas av projektet bor och går i skolan i Malmö och är placerade
av något av de fem stadsområdena. År 2014 startade stadsområde Söder
ett andra team, Skolfam Söder, med medel från Malmö stads sociala
investeringsfond. Barnen är placerade av det egna stadsområdet och bor
runt om i Skåne. Vid arbetets start går barnen i Skolfam Malmö i förskoleklass till och med årskurs fem, medan Skolfam Söder omfattar barn till
och med årskurs sju. Arbete bedrivs i nära samarbete med skola och
socialtjänst. Under 2014 var 21 barn aktuella inom Skolfam Malmö och
15 inom Skolfam Söder, med löpande intag i det senare teamet.
Då Skolfam är en relativt ny arbetsform i Malmö stad kommer uppbyggnad av verksamheten samt införande av rutiner och tillvägagångssätt
fortsätta att genomsyra arbetet under 2015. Arbetet inom Skolfam är
manualbaserat och det finns givna riktlinjer för hur arbetet kring barnen
ska bedrivas. Emellertid handlar arbetsmodellen i hög utsträckning om
samverkan mellan socialtjänst och skola, varför mycket tid får ägnas åt
att upparbeta nätverk, informera om verksamheten och bygga upp samarbetsformer. Utifrån det som framkommer under arbetets gång görs
löpande justeringar. En handlingsplan för 2014-2015 är framtagen, vars
innehåll främst berör arbetsorganisation och medarbetarskap.
4. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet
Stadsområdesnämnd Söder beslutade 2014-02-26 att utse Marie Johanson, leg. psykolog och enhetschef Barn och familj, till verksamhetschef
enligt 29§ hälso- och sjukvårdslagen. Ansvar innefattar den hälso- och
sjukvård som bedrivs inom psykologverksamheten i Skolfam. Personal-,
budgetoch arbetsmiljöansvar samt övriga ledningsuppgifter är delegerade till verksamhetens projektledare.
5. Samverkan
5.1 Kommungemensam samverkan socialtjänst
Teamen arbetar nära familjehemsvården inom individoch familjeomsorgen, där det för varje barn finns en ansvarig barn- respektive familjehemssekreterare.
Ett av Skolfams två team, Skolfam Malmö, är kommunövergripande och
arbetar med barn från samtliga fem stadsområden. För att främja samverkan ytterligare har regelbundna avstämningsmöten på respektive
stadsområde genomförts under hösten 2014. Teamen besöker vid dessa
tillfällen personalen inom familjehemsvården för avstämning gällande
arbetet med barnen. Dessa möten fortsätter under 2015.
5.2 Samverkan skola
Det finns ett tydligt samband mellan hälsa och lärande. Elever som mår
bra och har god hälsa kan lättare ta till sig kunskap. Studier har dock ofta
visat att familjehemsplacerade barns hälsotillstånd inte är tillräckligt väl
utredda för att identifiera och väga upp eventuella brister. Mot bakgrund
av detta har en hälsoenkät tagits fram tillsammans med skolöverläkare
inom Malmö stad. Enkäten ska fylls i av skolsköterskan och innehåller
bland annat frågor om tidigare hälsoundersökningar samt andra faktorer
som kan ha betydelse för barnets utveckling. Genom enkäten kan Skolfam få viktiga upplysningar om barnets hälsa som gynnar det fortsatta
arbetet.
En stor del av Skolfams arbete sker ute på skolorna. Skolfams personal
agerar konsulter till skolans personal och vid behov erbjuds skolorna
handledning.
Under året har Skolfam presenterat verksamheten vid grundskoleförvaltningens medicinska elevhälsa. Vid sammankomsten deltog skolsköterskor och skolläkare som är anställda inom Malmö stad. De två psykologerna deltar även i Malmö stads nätverk för psykologer.
Inga avvikelser eller klagomål har inkommit under 2014.
Nyanställd psykolog samt specialpedagog har deltagit i en grundutbildning gällande dokumentationsstödet JournalDigital.
6.1 Genomförda risk- och händelseanalyser
Då Skolfam hittills varit under uppbyggnad har det inte gjorts någon
risk- eller händelseanalys. Under 2015 skall detta genomföras.
Vid analysen ska följande frågeställningar användas:
1. Vad gjorde vi?
2. Hur blev det?
Nästa steg för verksamhetens utveckling är att inhämta synpunkter från
de professionella som Skolfam samarbetar med. Under 2015 kommer en
utvärderingsmall att tas fram i detta syfte.
Stiftelsen Allmänna barnhuset har lämnat in en ansökan till regeringen
gällande ett utvecklingsprojekt för Skolfam nationellt. Projektet syftar till
att stärka barns delaktighet i Skolfam och avses i starta under 2015.
Återkopplingen från barnen kommer att vara till gagn även för Skolfam
Malmö/Skolfam Söder.
Kvalitets- och
Stadsområde Söder
Avdelningen för bistånd inom vård och omsorg
Avdelningen för bistånd inom vård och omsorg, Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014 Stadsområde Söder
1(49)
2(49)
Innehåll
1 Sammanfattning ....................................................................................................4
2 Bakgrund................................................................................................................6
3 Övergripande mål och strategier .........................................................................7
3.1 Malmö stad .....................................................................................................7
3.2 Nämndens vård- och omsorgsverksamhet .....................................................7
3.3 Nämndens övergripande mål och strategier samt måluppfyllelse för
2014 ................................................................................................................8
3.4 Övergripande mål och strategier för 2015 .......................................................8
4 Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet ..................9
5 Samverkan ........................................................................................................... 11
5.1 Kommungemensam samverkan ................................................................... 11
5.2 Samverkan SoL, LSS .................................................................................... 12
5.3 Samverkan HSL för att förebygga vårdskador .............................................. 12
5.4 Samverkan med brukare och närstående ..................................................... 13
6 Systematiskt förbättringsarbete ........................................................................ 15
6.1 Genomförda risk- och händelseanalyser ur brukarperspektiv ....................... 15
6.2 Genomförda egenkontroller .......................................................................... 15
6.3 Övriga identifierade utvecklingsområden ...................................................... 26
6.4 Utredning av avvikelser ................................................................................. 32
6.4.1 Sammanställning och analys av inkomna avvikelser inom socialtjänst och LSS ..........32
6.4.2 Sammanställning och analys av avvikelser inom hälso- och sjukvården .......................38
6.4.3 Sammanställning av fallrapporter....................................................................................47
6.5 Förbättring av processerna och rutinerna ..................................................... 48
7 Bilagor .................................................................................................................. 49
1.
Styr- och ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete Stadsområde Söder i Malmö
stad .....................................................................................................................................49
2.
Kvalitetsplan för stadsområdesförvaltning Söder..............................................................49
3(49)
1 Sammanfattning
Kvalitetsarbete
Kvalitetsarbete handlar om samverkan och samarbete med andra aktörer, men även samverkan
och samarbete inom den egna verksamheten. Ledningsgruppen för vård och omsorg gick under
2013-2014 SKLs utbildning "leda för resultat" med syfte att hitta en ny form för strukturerat arbete. Ett strukturerat arbetssätt är grunden för att ge alla i organisationen en tydlig bild av ledningssystemets processer, vilket i sin tur kan leda vidare till strukturerat arbete med kvalitetssäkring.
Processen för verksamheten börjar ofta med biståndsbeslut som sedan ska verkställas av hemtjänst eller personal inom särskilda boende. Hela processen bygger på att alla delar i kedjan håller
ihop samt att kedjan sluts, genom fortlöpande utförande, dokumentation och uppföljning. Om
processen inte är väl fungerande riskerar detta att ge kvalitetsbrister. Egenkontroll av verksamheten gjordes i form av en kvalitetsuppföljning enligt mall, som tagits fram övergripande i Malmö
stad. Denna egenkontroll gav inte något tydlig svar, men ett nytt dokument har tagits fram, vilket
kommer att användas för fortsatt kvalitetsarbete under 2015.
Områden som har identifierats där behov av ökad kvalitetssäkring finns, är informationsöverföring, uppföljning av fattade biståndsbeslut, social dokumentation samt kunskap om Lex Sarah.
SoF Söder har under 2014 arbetat med att kvalitetssäkra processer i syfte att den enskilda brukaren ska kunna garanteras en god och säker omvårdnad. Arbetet har under 2014 inneburit flera
åtgärdsområden både gällande biståndsprocessen och utförarprocessen. Det interna kvalitetsarbetet har utgjorts av både insatser för att möjliggöra uppföljning av fattade beslut samt utbildningsinsatser för att kvalitetssäkra utförandet av beviljade insatser. Utbildningsinsatser har t.ex.
genomförts för social dokumentation samt upprättande av genomförandeplaner. Fortlöpande
kvalitetsarbete har även bedrivits inom områdena bemötande, delaktighet och studiecirklar i nationella värdegrunder.
Vård och Omsorg i Söder har även arbetat med att hitta former för utveckling av innovativa tekniska hjälpmedel. Samarbete har skett med Malmö Högskola samt Medeon för att bygga upp en
testbedd för äldreomsorgen med syfte att genom nytänkande öka kvaliteten i omsorgen för äldre.
Patientsäkerhetsarbete
När det gäller patientsäkerhetsarbete innebär detta både arbete med andra vårdgivare och det
interna kvalitetsarbetet. Grunden för sjukvård i hemmet är att formerna för samarbete och ansvarsfördelning är tydliga och välfungerande. SoF Söder har i samarbetet med primärvården fokuserat på att förbättra samarbetet genom att öka antalet Samordnade Individuella Planeringar
(SIP), dessa kan tydliggöra det planerade arbetet. När det gäller oplanerade, akuta insatser har det
under året bedrivits bland annat genom ÄMMA (Äldre i Malmö Mobilt Akutteam). Detta är en
utökning av möjlighet till sjukvård i hemmet och innebär nära samarbete mellan kommun, primärvård och specialistsjukvård. Inom området psykiatri pågår arbete med att förbättra stödet för
de personer som har funktionsnedsättning och behov av både insatser från kommun och specialistsjukvård.
I det interna arbetet med kvalitetssäkring, gäller omvårdnadsfokus inom alla de områden som en
patient kan tänkas behöva. Alla processer som äger rum i verksamheten ska vara identifierade och
kvalitetssäkrade. De stora områdena är vårdhygien, läkemedelshantering, förebyggande och beAvdelningen för bistånd inom vård och omsorg, Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014 Stadsområde Söder
4(49)
handlande arbete inom områden som fall, sår och nutrition. Som undergrupper till dessa områden är delegering, information och dokumentation stora arbetsområden. Den kommunala hälsooch sjukvården förväntas i dag bedriva sjukvård på alla områden i det efterförlopp där inte specialistsjukvård längre är nödvändig. Det innebär att kommunen måste ha kompetens inom samtliga specialiteter för att kunna möta patientens behov på ett kvalitetssäkert sätt. Fokus har under
2014 legat på att identifiera brister i den basala vårdhygienen, som kan orsaka vårdrelaterade infektioner. Läkemedelshantering är ett annat område som kräver strikt följsamhet för att inte riskera någon persons hälsa och välmående.
Vård och Omsorg har arbetat på flera plan för att kvalitetssäkra vården. Arbete pågår med att
införa användning av tekniska hjälpmedel så som t.ex. surfplattor med snabb och lättillgänglig
information, dels kvalitetssäkring genom införande av strukturerade arbetssätt. Att införa nationella register innebär att man stramar upp strukturen för vad som ska utföras, samt får en snabb,
samlad bild av en enskild persons problematik. Det innebär även att både ge och få information
från resten av Sverige när det gäller hur man kan förbättra sina arbetsformer, för att patienten ska
få en god och säker vård. SoF Söder har infört tre nationella register, BPSD (beteendemässiga
och psykiska symtom vid demens) palliativregistret (för god vård i livets slut) samt Senior Alert
(förebyggande arbete inom områdena risk för fall, sår, undernäring samt munhälsa).
Utfallet från registrering är de egenkontroller som ger ett bra mått på både den enskildes situation
samt verksamhetens eventuella bristområden. I SoF Söder har bilden av utfallet lett fram till att
åtgärder inom områdena smärtskattning och munhälsa kommer att vara i fokus under 2015. När
det gäller demensvården kommer införandet av ett mer strukturerat arbete att fortsätta. En del av
detta arbetet är registrering och dokumentation av frihetsbegränsande åtgärder. Övriga utvecklingsområden för 2015 är följsamheten till rutinerna för basal hygien, läkemedelshantering och
fallprevention.
5(49)
2 Bakgrund
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. Detta gäller för både ledningssystemets uppbyggnad och det systematiska förbättringsarbetet som bedrivs med stöd av ledningssystemet. Ledningsssytemet ska ge stöd för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och
förbättra verksamheten. Se nedanstående förbättringscirkel.
I Malmö stad ska en sammanhållen kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse upprättas årligen.
Det ska i den framgå hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under det föregående
året och ska i sin struktur följa förbättringscirkel. Berättelsen ska beskriva planering för och vilka
åtgärder som genomförts för att säkra verksamhetens kvalitet, öka patientsäkerheten samt utvärdering och vilka resultat som har uppnåtts.
I Malmö stad ska kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen avseende föregående kalenderår godkännas av nämnden senast under mars månad.
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen ska upprättas i enlighet med framtagen mall för Malmö
stad.
6(49)
3 Övergripande mål och strategier
Socialstyrelsen definierar kvalitet som att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för
verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd
och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter (2 kap. 1 § SOSFS 2011:9). Socialstyrelsen påpekar även att den som bedriver verksamhet
kan välja att ställa ytterligare krav på verksamheten genom att sätta egna mål.
3.1 Malmö stad
I Malmö stad finns en plan för vård- och omsorgsverksamheten och en plan för LSS verksamheten. Planerna är två av de lokala styrdokumenten som gäller Malmö stad. Malmö stads verksamheter är målstyrda och mål beslutas på olika nivåer. Kommunfullmäktige fastställer inriktningsmål och baserat på dessa fastställer kommunstyrelsen effektmål som följs upp årligen. Med
utgångspunkt i inriktnings- och effektmålen ska alla nämnder som ansvarar för vård- och omsorgsverksamhet dessutom fastställa och följa upp operativa mål varje år.
Syftet med planen för vård- och omsorg är att tydliggöra vilken omvårdnad och service som brukare och deras anhöriga kan förvänta sig samt att vård- och omsorgsverksamheten vet vilka krav
som ställs på den. Planen innehåller fyra inriktningsmål inom områdena:
•
•
•
•
Leva ett aktivt liv och ha inflytande i samhället och över sin vardag
Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende
Bemötas med respekt
Tillgång till god vård och omsorg
Syftet med LSS planen är att vara ett stöd för Malmö stads verksamheter som erbjuder stöd och
service enligt LSS så att personer med funktionsnedsättningar ges möjlighet att leva meningsfulla
liv och bidra i samhället på ett värdefullt sätt. Planen innehåller fem inriktningsmål inom områdena
•
•
•
•
•
Individen
Kompetens
Stadsområdesförvaltningens vård- och omsorgsverksamhet består av två avdelningar:
Avdelningen för bistånd inom vård och omsorg ansvarar för utredning och beslut om olika insatser
enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LSS (Lagen som stöd och service till vissa funktionshindrade).
Här ingår enheten för bistånd och stöd samt vissa andra centrala funktioner såsom MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska), SAS (socialt ansvarig samordnare) samt anhörigkonsulent och socialt uppsökande arbete mot äldre.
Avdelningen för vård och omsorg har ansvaret för verksamheten som bedrivs inom stadsområdet
såsom vård i ordinärt boende, särskilt boende, hemsjukvård, rehab MAR (medicinskt ansvarig för
7(49)
rehabilitering) samt bemanningsenhet.
Stadsområde Söder har under 2014 haft ca 1360 brukare inom ordinärt boende. Söder bedriver
sex särskilda boenden med tillsammans 164 platser, varav 4 är växelvårdsplatser.
3.3 Nämndens övergripande mål och strategier samt måluppfyllelse för 2014
Nämndens övergripande mål för vård och omsorg under 2014 var att:
•
Utbilda och stödja medarbetarna i arbetet med att uppmärksamma bemötandet av brukare och Malmöbor, såväl kvinnor som män.
•
Öka brukarnas (kvinnors och mäns) inflytande och delaktighet över vården och omsorgen.
Vård- och omsorgsverksamheten hade under 2014 åtaganden:
•
Genomföra studiecirklar om den nationella värdegrunden för äldreomsorgen där dialogen
om bemötande är en av utgångspunkterna.
•
Fortsätta kvalitetsutvecklingen av innehållet i genomförandeplaner.
•
Öka brukarnas (kvinnors och mäns) medverkan vid upprättande och uppföljning av genomförandeplaner.
Stadsområdesförvaltningen har bedömt att stadsområdesnämndens nämndsmål har uppnåtts
under året. Således har även stadsområdesnämndens bidrag till kommunfullmäktige uppnåtts.
Stadsområdenämnd Söder beslutade i januari 2014 om Styr- och ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete (se bilaga 1). Syftet med systemet är att ge stadsområdesförvaltningen en ram för arbetet
med att säkra kvaliteten i verksamheten. Utgångspunkten för styroch ledningssystemet är bland
annat Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9).
I styroch ledningssystemet anges att varje avdelning årligen ska ta fram en plan för sitt kvalitetsarbete. Planen (bilaga 2) ska beskriva vilket utvecklingsarbete som ska bedrivas. Innehållet i kvalitetsplanen baseras på identifierade förbättringsområden utifrån exempelvis granskningar, tillsyn,
analyser, synpunkter, avvikelser eller förbättringsförslag från de kvinnor och män som berörs av
verksamheten. I kvalitetsplanen uppges följande utvecklingsarbete för 2015:
•
•
•
•
•
•
Processkartläggning och processförbättring
Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare
Samverkan
Hantering av avvikelser och synpunkter
Risk- och händelseanalyser
Mäta och analysera resultatet
8(49)
4 Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet
Organisatoriskt ansvar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet
Utifrån beslutat Styr- och ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i stadsområdesnämnd
Söder framgår följande ansvarsfördelning;
Förvaltningschefen har ansvar för:
•
att Malmö stads styroch ledningssystem används i hela förvaltningen.
•
att det finns en behovsinventering av styrdokument på förvaltningsnivå och för framtagande, upphävande och á jourhållning av dessa styrdokument.
•
att det finns dokumentation och anvisningar för förvaltningens budgetoch uppföljningsprocess, inklusive mål och åtaganden, och för intern kontroll-processen.
•
att det tas fram resultatindikatorer kopplade till nämndens mål för verksamheten, samt
övergripande nyckeltal för att följa utvecklingen.
•
att den årliga budgetoch uppföljningsprocessen, för intern kontroll-processen och för
planering och uppföljning av kvalitetsarbetet för förvaltningsövergripande frågor.
•
att styroch ledningssystemet för stadsområdesförvaltningen vid behov revideras.
•
att en uppföljning av efterlevnaden av styroch ledningssystemet görs vartannat år. En
processledare för styroch ledningssystemet utför uppföljningen och föreslår förbättringar.
Varje avdelningschef har ansvar för:
•
att det finns framtagna beskrivningar över avdelningens viktigaste processer samt rutiner,
checklistor och andra standardiserande dokument, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska.
•
att utse processledare för processerna om inte detta redan finns i centralt i Malmö stad.
Processledaren är ansvarig för att följa upp, analysera och förbättra processerna.
•
att följa upp huruvida processerna efterlevs och för att vid behov utbilda eller på annat
sätt se till att det finns förutsättningar för medarbetarna att följa processerna, i den mån
inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska.
•
att det finns verktyg för att undersöka vad de kvinnor och män som berörs av avdelningens verksamhet anser är bra kvalitet på verksamheten.
•
att det finns ett systematiskt arbete med avvikelser för avdelningens verksamhet, i den
mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig
sjuksköterska.
9(49)
•
att det finns ett systematiskt arbete med synpunktshantering för avdelningens verksamhet.
•
att det finns ett systematiskt arbete med att tillvarata kunskaper från granskningar och tillsyner.
•
att det finns en utarbetad metod för att arbeta med kvalitetsförbättringar och för att det
finns möjligheter för medarbetarna att lyfta fram förbättringsförslag.
•
att det genomförs riskanalyser i enlighet med nämndens system för intern kontroll och
den tillhörande processen.
•
att det finns mätetal som följer upp utvecklingen av avdelningens verksamhet.
•
att planera och följa upp avdelningens kvalitetsarbete under året, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska.
HR-chefen har ansvar för:
•
att analys av bemanning och kompetensförsörjning av verksamheten integreras i budgetoch uppföljningsprocessen.
HR- och ekonomichef har ansvar för:
•
att det finns mätetal inom sina respektive områden.
Varje chef har ansvar för:
•
att deras medarbetare har kunskap om hur Malmö stad styrs och vilka mål som finns för
verksamheten.
•
att delta i arbetet med att ta fram mål, åtaganden och aktiviteter för verksamheten, allt beroende på den nivå man arbetar på.
•
att kvalitetssäkra sina medarbetares kompetens för att klara uppdraget.
Varje medarbetare har ansvar för:
•
att känna till Malmö stads värdegrund och att följa den.
10(49)
5 Samverkan
Många som kommer i kontakt med vård och omsorg har sammansatta behov som kräver samverkan och samarbete såväl internt och mellan nämnder, som externt med andra myndigheter
och aktörer. Samverkan behövs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten.
Det ska finnas processer och rutiner som säkerställer hur samarbetet ska bedrivas i den egna
verksamheten, mellan olika enheter, andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och
med andra vårdgivare, myndigheter, föreningar, andra organisationer och mellan medarbetare.
Behov av att förbättra stödet till personer med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa identifierades. En inventering av antalet personer med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa genomfördes. Därefter har ett samarbete inletts mellan avdelningarna för vård och omsorg och
individ och familjeomsorgen. Arbetet är pågående och ska utvärderas 2015.
Arbetet med processen avseende samordnade individuella planer (SIP) har inte fungerat varav en
tvärprofessionell arbetsgrupp tillsattes med representanter från Region skåne och Malmö stad.
Gemensamma rutiner har implementerats. Det fortsatta arbetet avser att implementera rutiner
Behov av att förhindra inläggning på sjukhus för de mest svårt sjuka äldre indentifierades. En
undersökning på medicinavdelningarna på SUS i Malmö och Lund genomfördes 2012. Studien
visade på hur stor andel av patienterna som inte hade behövt erhålla en vårdplats om adekvat
medicinskt stöd hade kunnat erbjudas i ordinarie boendemiljö. Utifrån projektmedel bildades ett
tvärprofessionellt team bestående av läkare, sjuksköterska, biståndshandläggare och arbetsterapeut. Teamet erhöll namnet ÄMMA (Äldre i Malmö Mobilt-Akutteam). Resultatet av detta arbete
blev att inläggningarna minskade och ÄMMA-teamet är nu en permanent verksamhet i Malmö
Stad.
Säkerställa hanteringen av utskrivningsklara patienter. Ett nätverk för samordnad vårdplanering
bildades där representanter från regionen, kommunen och primärvården ingår. Nätverket har
upprättat gemensamma rutiner kring SVPL samt lägger förslag för planerings och beredskap för
hantering av utskrivningsklara patienter vid tex helger och semesterperioder. Fortsatt arbete med
identifiering och revidering av rutiner samt löpande dialog om att vårdplaneringarna sker i enlighet med aktuella bestämmelser och rutiner.
Säkra en god, effektiv och säker vård oavsett var patienten befinner sig i vårdkedjan. Nätverk för
vårdutveckling bildades där representanter från de olika huvudmännen finns representerade.
Även nätverk riktade mot riskområde fall, sår och nutrition bildades. Gemensamma utbildningsinsatser anordnades. Gemensamma rutiner och bedömningsinstrument togs fram. Pågående implementering.
Behov av att säkerställa rutiner kring egenvårdsbedömningar och ta fram separata blanketter att
använda inom Malmö stad och Region Skåne för upprättande av egenvårdsbedömning. Blanketten för Malmö stad är färdigställd. En arbetsgrupp har bildats med representanter från Malmö
stad och Region Skåne för att samverka i frågan om egenvårdsbedömningar och skapa en samsyn. Arbetsgruppen är i ett inledningsskede och uppdraget beräknas vara slutfört under senare
delen av våren 2015.
11(49)
•
Flera inrapporterade avvikelser avsåg under året färdtjänst, Trafikövervakningscentralens
svar och åtgärder bedömdes inte säkerställa att liknande händelser inte skulle inträffa igen.
Stadsområde Söder inledde samverkan med trafikövervakningscentralen för att utarbeta
rutiner för inkomna avvikelser gällande färdtjänst. Trafikövervakningscentralen skulle tydliggöra de kraven i avtalen gentemot taxibolagen. Nya datum för samverkan ska sättas för
2015.
•
Identifierade utvecklingsmöjligheter i samarbetet med Malmö stads förtroendenämnd.
Nätverket för socialt ansvariga samordnare i Malmö stad initierade samarbete med förtroendenämndens nämndsekreterare och samarbete gällande ärendehantering diskuterades.
Nätverket för socialt ansvariga samordnare lyfte frågan om att integrera Malmö stads
övergripande avvikelsesystem mellan stadsområdena och förtroendenämnden, till vårdoch omsorgscheferna.
•
Samverkan för kvalitetsutveckling på förvaltningsnivå. Under 2013 och 2014 gick ledningsgruppen för vård och omsorg tillsammans med tvärprofessionella stödfunktioner
Sveriges Kommuner och Landstings utbildning Leda för Resultat. Utbildningen syftade
till att stödja en evidensbaserad praktik för god kvalitet i socialtjänsten, samt utveckla nya
metoder och arbetssätt. Arbetet med Leda för Resultat har fortsatt inom vård och omsorg
genom att inleda ledningsmöten tillsammans med de tvärprofessionella stödfunktionerna
. Under dessa möten tas verksamhetsövergripande frågor upp och under 2015 planeras en
fördjupning för att fokusera på utvecklingsfrågor och det systematiska kvalitetsarbetet.
Samverkan sker i huvudsak med Region Skåne, specialistsjukvård, primärvård samt psykiatri.
Kommunens uppdrag är att i samverkan inför hemgång från sjukhuset medverka i SVPL samordnad vårdplanering. Som arbetsinstrument används gemensamt IT-verktyget "Mina planer". Samverkan sker två gånger per halvår genom möten med företrädare för Primärvården och
Psykiatrin. I dessa möten diskuteras gemensamma processer och risker identifieras.
Palliativ vård
•
Under 2014 gick samverkansgruppen igenom processen för palliativ vård, där risker identifierades.
Identifierade förbättringsområden
•
Rutiner för möten och mötesstrukturer vid vård i livets slut. Tydlighet i vem som sammankallar, var mötena äger rum samt vem som ansvarar.
•
Rutin för hur informationsöverföring mellan mötena kan ske.
•
Rutin för sammankallande vid snabba förändringar i patientens tillstånd, då det kan krävas nya ställningstaganden.
12(49)
Åtgärder/ förbättrat
•
Se under kommungemensam samverkan punkt 5.1 Införande av SIP - Samverkad individuell plan, som tydliggör ansvarsfördelning och som formaliseras i det gemensamma ITsystemet "Mina planer"
Utvärderat
•
Ingen mätbar utvärdering genomförd.
Psykiatri
•
Kommunens verksamhet identifierat problem med att nå personal inom psykiatrins öppenvård.
•
Otydlighet gällande ansvarsfördelning mellan kommunal verksamhet och psykiatrins öppenvård utifrån gällande avtal.
Åtgärd/ förbättrat
•
Se Kommungemensam samverkan 5.1 Behov av att förbättra stödet till personer med
psykisk funktionsnedsättning.
Resultat
•
Utvärdering kommer att ske 2015
Tandvårdsprocessen
•
Region Skåne har enligt Tandvårdslagen ansvar för att bedriva uppsökande tandvårdsverksamhet för äldre, funktionshindrade och andra med stora behov av omsorg,
stöd/service, hälso-och sjukvård. Samarbetet ska ske med kommunerna.
Internt
•
2014 kartlades processen för tandvårdsstöd och en riskanalys genomfördes. Se under
punkt. 6.1
•
Identifierat utvecklingsområde avseende att verksamheten får in få synpunkter från brukare och anhöriga. Beslut togs i ledningen att kontinuerligt dela ut broschyren Synpunkter
eller klagomål? i alla sektioner. Efter detta ökade inkomna synpunkter eller klagomål med
mer än 100 % i jämförelse med 2013 samt att 21 inkomna synpunkter avsåg beröm, vilket
tidigare inte inkommit till verksamheten. Fortsatt arbete med att utveckla avvikelsesystemet så att även synpunkter avseende beröm kan rapporteras in och tas ut som statistik.
•
Önskan om att få fördjupad förståelse och brukarreflektioner på den vård och omsorg
som ges. Djupintervjuer genomfördes med 11 brukare, kvinnor och män, från särskilt boende och ordinärt boende. Djupintervjuerna har analyserats och resulterat i ett underlag
som kommer ligga till grund för översynen av vård- och omsorgs organisering år 2015.
13(49)
•
Socialstyrelsens Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom 2010 påtalar vikten av stöd till anhöriga och ger detta hög prioritet. En kunskapsöversikt från Socialstyrelsen 2014 visar att en kombination av utbildning, psykosocialt stöd och färdighetsträning har positiva effekter för både anhöriga till och äldre personer med demenssjukdom. Med anledning av detta tillsattes under 2014 en anhöriggrupp i stadsområde Söder.
Syftet med gruppen var att förmedla kunskap och erfarenheter om demenssjukdom och
olika stödinsatser, att deltagarna skulle få träffa andra anhöriga som befinner sig i liknande
situation samt att underlätta nätverksbyggande och möjlighet till att knyta nya kontakter.
Under 2014 har gruppen träffats 5 gånger och i utvärderingen uppger samtliga deltagare
(6 stycken) att de var mycket nöjda, att de önskat en fortsättning av gruppen samt att de
önskade att de fått informationen tidigare. Gruppen kommer fortsätta att träffas som en
självhjälpsgrupp med stöd av anhörigkonsulent och en ny grupp kommer starta när behov finns.
14(49)
6 Systematiskt förbättringsarbete
I arbetet ingår risk- och händelseanalys, egenkontroll, hantering av avvikelser, förbättrande åtgärder, förbättring av processer och rutiner. En analys av det förbättringsarbete ni genomfört under
året ska göras.
Korttidsvistelser
Analys
•
Bristande personalkontinuitet och långa vistelser på korttidsboende identifierades. Riskanalys genomfördes.
Åtgärd/förbättring
•
Sammanslagning av SVPL och korttidsteamet.
Utvärdering
•
Resultatet har blivit att vistelsen på korttidsboendena förkortats och en mer sammanhållen vårdkedja för brukare som kommer från sjukhuset till korttidsboende.
•
Uppföljning genom egenkontroller under 2015.
Tandvårdsstöd
Planerat
Beslut gällande att all registrering av tandvårdskort skulle övergå till digital registrering.
Analys
•
Genomgång av process och rutin samt riskanalys tillhörande dessa gjordes tillsammans
med berörda enhetschefer.
Resultat/förbättrat
•
Enhetlig rutin för tillämpning i SOF Söder.
•
Med anledning att det vid en tillsyn framkom att rutinen för lex Sarah inte var känd för
medarbetarna ute i verksamheterna har alla sektioner inom vård- och omsorg i stadsområde Söder blivit ombedda att gå igenom rutinen för Lex Sarah med sina medarbetare på
en arbetsplatsträff. Sektionscheferna har dokumenterat genomgången i protokollet från
arbetsplatsträffen och bifogat dokumentet till en av vård och omsorgs planeringssekreterare. Denna har sedan sammanställt statistiken samt lyft resultatet på vård och omsorgs
ledningsgruppsmöten för diskussioner om vidare åtgärder. Resultatet av verksamhetens
internkontroll visar att samtliga sektioner har fått en genomgång av lex Sarah rutinen un-
15(49)
der hösten 2014. Med anledning av verksamheten haft ovanstående åtgärd som internkontrollpunkt och att målet för åtgärden fullföljts under två år i rad kommer verksamheten under 2015 inte längre ha punkten som en internkontrollpunkt men kommer att genomföra åtgärden under hösten 2015 igen.
•
Vård och omsorgsverksamheterna i Stadsområde Söder har under flera års tid arbetat
med att förbättra brukarnas sociala dokumentation. Under 2013 togs en gemensam utbildning fram som samtliga sektionschefer skulle ge till sina medarbetare vilket skett i
ca hälften av sektionerna. Därutöver genomförs årligen en omfattande stickprovsanalys
av social dokumentation på verksamhetsnivå. Resultaten för 2014 visar en markant förbättring gällande brukarnas delaktighet och på övriga variabler. Under 2014 utförde
stadsområde Söder även en mätning av interbedömarreliabiliteten för det mätinstrument
som tagits fram för granskningen. Resultatet för denna mätning visar stark tillförlitlighet
oberoende av vem som bedömer och kommer därför fortsätta användas under kommande år. Arbetet med den sociala dokumentationen kommer fortsätta under 2015 och
mycket fokus kommer då läggas på att utbilda alla chefer i de nya föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom socialtjänsten (SOFS 2014:5) som trätt i kraft den 1
januari 2015 samt på att implementera det nya verksamhetssystemet för dokumentation,
Procapita och LifeCare.
•
I lagstiftning ställs krav på att uppföljning av kvalitet i kommunens verksamheter ska göras. Kvaliteten i verksamheterna ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.
En del av detta arbete sker genom kvalitetsuppföljning d.v.s. egenkontroll av vård- och
omsorgsverksamheten. Syftet med kvalitetsuppföljningarna är dels att säkra kvaliteten
inom vård och omsorg och dels att verksamheten utvecklas genom att identifiera förbättringsområden. Under 2014 genomförde stadsområde Söder en kvalitetsuppföljning av
samtliga verksamheter. Efter att alla sektioner fyllt i kvalitetsuppföljningar för sina verksamheter och resultatet sammanställts kunde det konstateras att ifyllda uppgifter var väldigt lika. Beslut tog därför att göra en fördjupad uppföljning av vård- och genomförandeplaner. Ett särskilt boende och två hemtjänstgrupper lottades ut och användes för uppföljningen som hade som syfte att kartlägga hela processen från upprättandet till det praktiska användandet av planerna och avsåg att synliggöra svagheter eller bister i processen.
Socialt ansvarig samordnare, SAS och medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS utsågs att
ansvara för arbetet. Under 2014 pågick arbetet med fördjupningen och en hel del uppgifter samlades in, dock avstannade arbetet med uppföljningen med anledningen av införandet av nytt dokumentationssystem.
•
Brukare får beslut om insatser enligt SoL som gäller för en viss tid, besluten har alltså
tom-datum. Granskning visade att en hög andel av besluten inte följts upp och omprövats inom rätt tid. Många beslut hade löpt ut. Vid granskning i april 2014 gällde det 26 %
av alla biståndsbeslut. En risk med utgångna biståndsbeslut är att besluten inte är anpassade till brukarnas behov. Detta kan både gälla att brukarna har för få insatser och/eller
för många och för omfattande insatser. Insatser som är beviljade och som inte behövs
kostar pengar, rättsäkerheten blir eftersatt och brukare riskerar att få betala för beviljade
insatser som inte behövs och därför inte utförs. I april 2014 gjordes en handlingsplan. I
denna ingick att alla handläggare skulle prioritera uppföljning av biståndsbesluten. En
prioritering avseende vilka beslut som skulle följas upp gjordes. Varje månad följdes andelen icke uppföljda beslut genom statistik från verksamhetssystemet. I planen ingick också
att överanställa biståndshandläggare från våren 2014. På grund av sjukdom och personalomsättning så var det fram till sommaren inte möjligt att ha överanställda biståndshand-
16(49)
läggare. Under hösten har extra biståndshandläggare varit i tjänst. Några handläggare har
periodvis varit avdelade till att enbart arbeta med uppföljningar av biståndsbeslut. Genom
månatliga mätningar av andelen icke uppföljda beslut kunna avdelningen följa utvecklingen. Genom mätningarna kunde konstateras att andelen icke uppföljda beslut successivt
minskade: i juli hade andelen icke uppföljda beslut minskat till 18 % och september 2014
var andelen 13 %. Under hösten 2014 ökade arbetsbelastningen på biståndshandläggarna
på grund av införandet av det nya verksamhetssystemet Procapita. Införandet av det nya
verksamhetssystemet krävde att alla brukare och deras insatser skulle föras över från
Origo till Procapita och att biståndsbesluten var aktuella. Av den anledningen förlängdes
alla biståndsbeslut en bit in på 2015, utan individuell uppföljning. Det tvingade fram en
omprioritering vilket innebar att mängduppföljningarna fick skjutas fram till 2015 samtidigt gjordes en prioritering av uppföljningar av insatser som beviljats efter vistelse på
sjukhus och/eller korttidsboende. Dessa uppföljningar visade att brukarnas behov av insatser förändras avsevärt efter hemkomst från sjukhus eller korttidsboende. Många insatser kunde avslutas eller minska i omfattning. Det goda resultatet av uppföljningar efter att
brukarna kommit hem efter en tid på sjukhus eller korttidsboende har lett till en satsning
på ett projekt knutet till SVPL-teamet (samordnad vårdplanering). Under perioden januari
till september kommer SVPL-teamet att förstärkas med en biståndshandläggare som ska
möjliggöra att alla brukare som kommer hem från sjukhus eller korttidsboende ska följas
upp inom 2-4 veckor. Från januari 2015 ska fortsatta mätningar ske avseende andelen icke
uppföljda beslut. En plan kommer att utarbetas och arbetsledningen kommer noga att
följa upp att besluten är aktuella och uppföljda.
•
Beslut om att antalet upprättade individuella planer enligt § 10 LSS ska öka. Vid kontakt
med brukare har dessa informerats om rätten om att ansöka om en individuell plan. LSShandläggarna har fört statistik under året och rapporterat in till utvecklingssekreterare
som sammanställt resultatet vid tre tillfällen under året. I april fanns 16st upprättade planer, i september 15 st och i december 11 st. Antalet upprättade planer ökade under första
kvartalet, men för helåret så nåddes inte målet. Under 2015 ska arbetet med att sprida information om individuell plan fortsätta samt arbeta med att upprätta sådana. Fortsatta avstämningar under 2015.
•
Arbete för fortsatta åtaganden i plan för LSS verksamheter. Åtagandet har avsett att öka
antalet medarbetare som deltar i utbildning om lagar, förordningar och styrdokument för
LSS-verksamheter i Malmö. Kontinuerliga utbildningar har erbjudits och i februari 2014
gick två LSS-handläggare en heldagsutbildning gällande senaste rättspraxis och tillämpning gällande lag om personlig assistans. I mars 2014 gick alla SoL och LSS handläggare
en halvdagsutbildning i offentlighet och sekretess. I september 2014 gick två LSShandläggare en intern heldagsutbildning i sekretess mellan nämnder, två handläggare gick
vidareutbildning i att utreda ansökan om personlig assistans enligt LSS och samtliga handläggare har deltagit i en heldagsutbildning gällande våld i nära relationer.
•
Under 2013 införde Malmö stad värdighetsgarantier för hemtjänsten i ordinärt boende
och myndighetsutövning. Enligt den första värdighetsgarantin garanteras alla brukare som
fått ett biståndsbeslut om hjälp och stöd i det egna hemmet ett uppföljningssamtal senast
tre månader efter att hjälpen påbörjats. Avdelningen BIVO (avdelning för bistånd inom
vård och omsorg) har utformat en blankett för handläggarna att fylla i. Under året fylldes
144 enkäter i. Resultatet visar att 55% av uppföljningarna skedde inom 3 månader. Under
2015 ska arbetet med att följa upp nya bistånd inom tre månader fortsätta. Enligt garantierna ska personalen bära legitimation synligt, av enkäter som fyllts i är det relevant i 108
17(49)
fall. Av dessa svarar cirka 61% av brukarna att personalen uppfyller den garantin, cirka
18 % svarar att personalen inte uppfyller legitimationskravet. Cirka 11 % uppger att vissa
visar medan andra inte gör det, och cirka 10 % vet inte.
•
Efter en kraftig ökning av korttidsplaceringar i slutet på 2013 identifierades behovet av att
i större omfattning följa upp brukare efter korttidsplaceringar. I slutet på 2013 färdigställdes en ny uppföljningsmall för ändamålet och började användas under januari 2014. Uppföljningen möjliggör att på ett bättre sätt kunna sammanställa olika typer av uppgifter
såsom antal placerade, orsak till korttidsplacering, längd på placeringen och insats efter
placeringen. Resultatet av åtgärden var positiva och antal brukare placerad på korttidsboenden minskade snabbt som en följd av insatserna. Under 2015 kommer arbetet med att
koncentrera korttidsuppföljningarna till SVPL och korttidsteamet att fortsätta att samla in
statistik.
•
2013 utfördes en jämställdhetsanalys inom vård och omsorg som resulterade i en
kommungemensam checklista. Biståndshandläggare använder denna vid ärendehantering i
syfte att jämställdhetssäkra handläggningen och dokumentationen. Inga ställningstagande
gällande de två första analyserna 2014 har kunnat göras då ett större omfång skulle krävas
för att kunna visa på säkerställda skillnader.
HSL
Planerade egenkontroller 2014 och syfte
1. Basal hygien Öka följsamheten till rutinen för basal hygien. Utbildningsinstatser, samt
mäta genom SKLs punktprevalensmätning.
2. Dokumentation Säkerställa dokumentation. Granska dokumentation på ett likvärdigt
sätt. Ta fram mall för granskning av journaler och använda samma mätpunkter.
3. Läkemedelshantering Säkerställa administreringen av läkemedel. Mäta följsamheten till
Malmö stads rutin med hjälp av extern granskning.
4. Delegering Säkra delegeringsprocessen genom informera enhetscheferna om arbetssättet, utarbeta checklista för uppföljning, utarbeta checklista för kompetenskrav.
5. Förebyggande arbete gällande fall, sår, undernäring Tidigt identifiera risk för fall,
sår och undernäring genom registrering i nationella registret Senior Alert och sätta in förebyggande åtgärder.
6. Vård i livets slut Identifiera brister i vården i livets slut genom att registrera i nationella
palliativregistret, vilket sker efter att patienten avlidit.
7. Demensvård Kvalitetssäkra vården för enskilda brukaren med demensdiagnos, genom
att registrera i nationella registret BPSD och i samband med detta sätta in åtgärder.
8. Informationsöverföring Säkerställa informationsöverföring mellan sjuksköterskor inom
den egna verksamheten. Införa evidensbaserad metod, SBAR (Situation, Bakgrund, Aktuellt tillstånd, Rekommendation).
18(49)
Genomförda egenkontroller under 2014
1. Basal hygien Samtliga verksamheter inom Vård och Omsorg genomförde och rapporterade in till SKL:s punktprevalensmätning våren 2014. Siffrorna redovisar i vilken omfattning personalen följde rutinen.
Omv. pers
Leg.pers
Handdesinfektion före utförd åtgärd
34 %
63 %
Handdesinfektion efter utförd åtgärd
76 %
89 %
Korrekt användning av handskar
80 %
89 %
Korrekt användning av plastförkläde
81 %
100 %
Korrekt arbetsklädsel
80 %
63 %
Fri från ringar, klockar och armband
75 %
89 %
Kort eller uppsatt hår
95 %
100 %
Mätningen visar på brister i följsamheten till föreskriften för basal hygien. Bristerna är i sådan
omfattning att det finns grund för att misstänka att det kan medföra risk för vårdrelaterade infektioner.
Åtgärder planeras under 2015
19(49)
2. a Dokumentation Granskning har skett i samtliga verksamheter gällande följsamhet till dokumentation i vårdplan, för personer som som inte
kunnat ge samtycke till åtgärd som klassas som frihetsbegränsande.
Verksamhet
Augusti 2014
Antalpatienter med
skydds
åtgärder
med presumtivt
samtycke,
där vårdplaner är
upprättade
i HSLjournalen
Antal befintliga
vårdplaner iHSLjournal(kan finnas mer än en
vårdplan/vårdtagare)
Antal
vårdplaner med
angivna
deltagare
Antal
vårdplaner med
startdatum
2
Chip i sko 2
2
Antal vårdplaner med
uppföljningstid
angiven
info.om informerad
närstående/god
man
Antal
vårdplaner
med info.
om information
till sektionschef
Antal
vårdplaner med
info om
information till
MAS
Antal
vårdplaner angivet
presumtivt samtycket
och
varför
Antal
vårdplaner
med angivet vilka
icke begränsande
åtgärder
so m prövats
2
1
2
2
2
2
1
SÄBO
Heleneholm
Lindängelund
9
Larmmatta
Rörelselarm
Dörrlarm
Sänggrind
Saknas vårdpl
Södergården
1
Rörelselarm
1
0
0
1
0
0
0
0
0
Fosietorp
0
Rosenholm
0
Sänggrind
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Blomstergården
1
5
1
3
1
7
7
8
7
7
7
7
0
Ej inkommit
med redovisning
SHT
Almhög
Ej inkommit
redovisning
Augustenborg
Ej inkommit
redovisning
Balladen
1
20(49)
Verksamhet
Augusti 2014
Hermodsdal/Gullviksborg
Lindängen
Nydala/ Eriksfält
Antalpatienter med
skydds
åtgärder
med presumtivt
samtycke,
där vårdplaner är
upprättade
i HSLjournalen
Antal befintliga
vårdplaner iHSLjournal(kan finnas mer än en
vårdplan/vårdtagare)
Antal
vårdplaner med
angivna
deltagare
Antal
vårdplaner med
startdatum
uppföljningstid
angiven
info.om informerad
närstående/god
man
Antal
vårdplaner
med info.
om information
till sektionschef
Antal
vårdplaner med
info om
information till
MAS
Antal
vårdplaner angivet
presumtivt samtycket
och
varför
Antal
vårdplaner
med angivet vilka
icke begränsande
åtgärder
so m prövats
0
Ej inkommit
redovisning
0
Ormvråken
Serenaden
0
Söderkulla
0
Oxie kyrkby
0
Oxievång
0
Summa aug -14
13
15
10
10
11
10
10
10
10
2
Summa dec -13
16
17
11
11
10
14
9
10
8
2
Juni - 13
9
12
10
7
8
7
8
8
8
5
April -12
16
24
11
8
1
5
9
9
14
6
2 a. Granskningen visar brister i följsamhet till Malmö Stads rutin gällande dokumentation enligt mall, för åtgärder gällande frihetsbegränsande åtgärder för personer som inte kan lämna samtycke.
Åtgärd planeras under 2015
21(49)
2 b. Dokumentation inom rehab verksamheten
•
Under våren 2014 genomförde rehab Söder en journalgranskning enligt dokumentet
”Kollegial journalgranskning för arbetsterapeuter och sjukgymnaster i Malmö stad”. Urvalet av granskade journaler bestämdes av ansvarig sektionschef. Eftersom det i fd Oxie
inte tidigare genomförts kollegial journalgranskning fattades det beslut att gruppen skulle
granska samma journaler. Detta gjordes med för att lägga grunden för framtida diskussioner avseende resultat av granskade journaler. Totalt granskade tvärprofessionella grupper åtta journaler.
Granskningen visar brister i följsamheten till Malmö stads rutin.
3. Läkemedelshantering Granskning genomfördes under hösten 2014 tillsammans med farmaceut från Apoteket Farmaci. Granskningen omfattade tre verksamheter inom särskilt boende och
tre verksamheter inom ordinärt boende. Granskningen gällde följsamhet till föreskrifter och
Malmö Stads rutin för läkemedelshantering. I nedanstående tabell redovisas de parametrar som
kommer att följas upp
Korrekt upprättade
signeringslistorför
läkemedel ”vid behov”
Korrekt kontrollräknade
narkotika journaler
Korrekt aktuell ordinationshandling original
hos patienten
Heleneholms vårdboende
0 av 3
1 av 1
2 av 3
Fosietorps vårdboende
0 av 3
0 av 1
2 av 3
Lindängelunds vårdboende
0 av 3
0 av 2
1 av 3
Eriksfälts hemtjänstområde
0 av 3
Ej aktuellt
2 av 3
Oxievångs hemtjänstområde
0 av 3
1 av 1
3 av 3
Ormvråkens hemtjänstområde
0 av 3
0 av 2
0 av 3
Verksamhet
22(49)
Korrekt ifylld och utvärderadsigneringslista för
läkemedel ”vid behov”
Korrekt signering och
tidsangivelseFör brytningsdatum på flytandeläkemedel för in-och
utvärtesbruk
Korrekt nyckelhantering förpatientbundna
läkemedelsskåp
Heleneholms vårdboende
0 av 3
0 av 3
nej
Fosietorps vårdboende
0 av 3
0 av 3
nej
Lindängelunds vårdboende
0 av 3
0 av 3
Ja
Eriksfälts hemtjänstområde
0 av 3
Ej kontrollerat
Ej akuellt
Oxievångs hemtjänstområde
0 av 3
Ej kontrollerat
Ej aktuellt
Ormvråkens hemtjänstområde
0 av 3
Ej kontrollerat
Ej aktuellt
Verksamhet
Granskningen visar tre områden som har behov av förbättring. En av grunderna för säker läkemedelshantering är korrekt hantering av läkemedelslistor och signeringslistor. Granskningen visar
brister hos både sjuksköterskor som ska upprätta listorna samt hos delegerad personal som ska
registrera i signeringslistorna. Inom särskilda boende finns behov av kvalitetssäkring av nyckelhantering till de patientbundna läkemedelsskåpen.
4. Delegering Planeras under 2015
5. Förebyggande arbete gällande fall, sår och undernäring
Antal gjorda registreringar nationella registret Senior Alert. Registreringarna är utförda
inom särskilt boende
2014
Risk för fall, sår, undernäring
228
Antal riskbedömningar där risker identifierats
Antal
%
Riskbedömningar där risk för fall
konstaterats
187
82 %
Riskbedömning där risk för trycksår konstaterats
62
27 %
Riskbedömningar där risk för undernäring konstaterats
129
57 %
23
47 %
Riskbedömning där risk för ohälsa
i munnen konstaterats
23(49)
Antal identifierade risker där förebyggande åtgärd planerats
Antal
%
Planerad åtgärd för förebyggande
av fall
171
91 %
av trycksår
56
90 %
av undernäring
119
92 %
av ohälsa i munnen
15
65 %
Förebyggande arbete gällande fall, sår nutrition. Egenbedömningar görs i verksamheten genom att använda nationella registret Senior Alert. Senior Alert innebär ett systematiskt arbete
med riskbedömningar inom områdena fall, trycksår, undernäring och munhälsa. Riskbedömningarna görs genom att använda validerade skattningsskalor. Antalet bedömningar har ökat under
2014. Det område som sticker ut är "åtgärder vid risk för ohälsa i munnen" där antalet planerade
förebyggande åtgärder är lågt. Förmodligen är detta sammanhängande med att det inte finns tillräckligt med kunskap inom området.
Verksamheten kommer under 2015 att erbjuda samtliga sjuksköterskor samt en undersköterska
per bostadsgrupp utbildning i munhälsobedömning och munvård. Verksamheten kommer även
att nyttja den del i Regionens avtal med Oral Care, som innebär information/utbildning i munhälsovård till samtlig omvårdnadspersonal.
Verksamheten kommer att ta fram rutiner inom särskilt boende, för att sänka antalet timmar för
nattfasta, för att förebygga undernäring
6. Vård i livets slut
Resultat från registrering i palliativ registret, vård i livets slut. Riktvärdet motsvarar rekommenderad nivå
Åtgärd
Riktvärde
2013
Riktvärde
2014
1.Läkarinformation till patienten
100
72
100
61,3
2.Läkarinformation till närstående
100
84
100
74,2
3. Lindrar från rosslig andning
100
92
100
87,1
4.Lindrar från ångest
100
88
100
77,4
5.Lindrad från illamående
100
80
100
83,9
6. Lindrar från smärta
100
88
100
83,9
24(49)
Åtgärd
Riktvärde
2013
Riktvärde
2014
7. Utförd validerad smärtskattning
100
36
100
22,6
8.Mänsklig närvaro i dödsögonblicket
90
76
90
87,1
9.Avliden utan trycksår
90
84
90
90,3
10.Munhälsa bedömd
100
68
100
58,1
11.Uppfyllt mål om dödsplats
100
32
100
32,3
12.Eftersamtal erbjudet
100
28
100
67,7
Tre områden kommer att vara i fokus för förbättringsåtgärder under 2015
•
Utförande av validerad smärtskattning. Verksamheten kommer under 2015 att införa
strukturerat arbete med Abbey Pain skattningsskala
•
Bedömning av munhälsa. Verksamheten kommer under 2015 att erbjuda samtliga sjuksköterskor samt en undersköterska / bostadsgrupp utbildning i munhälsobedömning och
munvård. Verksamheten kommer även att nyttja den del i Regionens avtal med Oral
Care, som innebär information/utbildning i munhälsovård till samtlig omvårdnadspersonal.
•
Erbjudande av eftersamtal. Verksamheten kommer genom strukturerat arbete i samband
med att patient avlidit, erbjuda samtal. Samtalet ska kunna planeras på sådant sätt att även
läkaren har möjlighet att medverka.
7. Demensvård
Införande av nationella registret BPSD, Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens. Observation av
BPSD görs med hjälp av en skattningsskala, Neuro Psychiatric Inventory, NPI, som gör det möjligt att bedöma
hur ofta BPSD förekommer och hur mycket det påverkar personen med demenssjukdom. Efter skattningen genomförs en analys av eventuella orsaker med hjälp av en checklista. I BPSD-registret utvärderar man genom att
göra en ny skattning med NPI-skalan, vilket gör det lätt att jämföra resultatet med tidigare skattningar.
2014
Antal personer som bor på boende för demenssjuka
som registrerats i BPSD
63
Målet för 2014 var att certifiera utbildare i användning av BPSD registret, samt att minst 50 % av
alla brukare på demensboende skulle skattas. Båda målen uppnåddes.
8. Informationsöverföring
Projektplan med arbete enligt informationsöverföringsinstrumentet SBAR (Situation Bakgrund
Aktuellt tillstånd Rekommendation) togs fram 2014 med avsikt att implementeras under hösten,
vilket tyvärr inte kunde genomföras. Ny start planerad till våren 2015.
25(49)
Identifierad brist gällande strukturerat arbete med förebyggande åtgärder och behandling inom:
•
•
•
•
•
Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens
Fall, trycksår, nutrition och munhälsa
Vård i livets slut
Inkontinens
Information via pekplattor
Planerat
Införande av tre nationella register har genomförts, BPSD, Senior Alert och palliativregistret, för
att på ett strukturerat sätt kunna förebygga ohälsa.
Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens (BPSD)
•
Målsättningen är att öka den enskildes livskvalité trots svår sjukdom.
Åtgärd /genomföra
Uppsatta mål under 2014
1. Införande av BPSD registret (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens) vilket
är ett validerat och nationellt kvalitetsregister och skattningsinstrument som syftar till att
ge stöd för olika omvårdnadsåtgärder och därmed bidra till ökad livskvalitet och välmående för den demenssjuka.
2. Samtliga sjuksköterskor och omvårdnadspersonal och sektionschefer inom särskilda boende ska vara utbildade inom registrering i BPSD.
3. 50% av brukarna ska vara skattade.
Utvärdering/ analys
1. Under våren 2014 upprättades en projektplan gällande BPSD med bl.a. införandeplan,
måluppfyllelse och mätbara mål.
2. Demenssjuksköterska har tillsammans med Silviasystrarna genomgått utbildning för att
bli certifierade utbildare och de ansvarar för att utbilda berörd omvårdnadspersonal och
chefer i registrering och tillämpningsområde. Alla berörda sektionschefer har under 2014
erhållit utbildning i BPSD.
3. Under året har ca 50 % av män och kvinnor med demensdiagnos på särskilda boende blivit skattade i BPSD.
26(49)
Åtgärder / förbättra
Uppsatta mätbara mål 2015
•
•
•
•
•
•
Öka antal utbildad personal i hantering av BPSD.
100% av brukarna på särskilt boende med demensdiagnos ska 2015 vara skattade i registret.
Under 2015 ska BPSD införas i dagverksamhet och hemtjänst.
Under 2015 ska poängen i BPSD skattning minskat( ingen angiven siffra).
I mars 2015 ska handlingsplaner utifrån omvårdnadsåtgärder tagits fram inom de särskilda boendena.
I december 2015 ska handlingsplan utifrån omvårdnadsåtgärder tagits ram inom dagverksamhet och hemtjänst.
Senior alert
Planerat
•
Målsättningen är att genom ett systematiskt arbete kunna förebygga ohälsa gällande undernäring, fall och trycksår och därmed ge förutsättningar för en bättre livskvalité.
•
Införande av Senior alert, ett nationellt kvalitetsregister för förebyggande vård och omsorg. Undernäring, fall och trycksår är viktiga områden för vårdtagare inom såväl sluten
vård och omsorg som inom primärvård, hemsjukvård och kommunal äldreomsorg. Syftet
med Senior alert är att skapa en bra infrastruktur och systematik för det förebyggande arbetet.
65 år eller äldre, registreras med riskbedömning, vidtagna åtgärder och resultat inom områdena fall, undernäring, trycksår och munhälsa. Registret medverkar till utvecklandet av
nya arbetssätt, vilka ökar möjligheten för bästa möjliga vård oavsett vem som tillhandahåller den.
•
Projektplan gällande Senior alert och Svenska palliativregistret har upprättats.
Åtgärder /genomföra
•
•
•
•
Två gånger om året sammanställer samordnaren statistik av utfärdade skattningar/riskanalyser utifrån kvalitetsregistreringar samt vilka åtgärder som vidtagits utifrån
skattningarna/riskerna.
Aktivt arbeta med att öka registreringar i kvalitetsregistret.
Utbildning i munhälsobedömning.
Utbildning i användande av Abbey pain scale. Mätinstrument utformat för personer med
demenssjukdom som har svårt att beskriva sin smärta i tal.
Utvärdering /analys
•
•
•
Sammanställning har gjorts till styrgruppen två gånger under 2014.
I registreringsverktyget Senior alert är fler riskbedömningar, åtgärder och uppföljningar
registrerade under 2014 än tidigare.
Utbildning i munhälsobedömningar genomförs under 2015 för 35 personer inom säbo.
27(49)
•
•
Införande av app för munhälsobedömning.
Samtliga sjuksköterskor tagit del av smärtskattningsinstrumentet Abbey pain scale.
Åtgärder /förbättra
•
Utifrån framtaget resultat och åtgärdsförslag beslutar styrgruppen om fortsatta åtgärder
och utvecklingsområden.
Palliativ registret
Planerat
•
Införande av Svenskt palliativregister med syfte att förbättra vården i livets slut. Metoden
är att genom registrering av hur vården varit sista veckan i livet, använda resultatet för att
se vilken kvalitet vården håller och vad som behöver förbättras.
Åtgärder
•
•
Ökat samarbetet med primärvården.
Genom analys av resultaten arbeta med de områden som kräver ökad kvalitetssäkring.
Inkontinens
Identifierad brist i verksamheten gällande kunskap vid förskrivning av inkontinenshjälpmedel.
Åtgärd
•
All personal som förskriver inkontinenshjälpmedel ska ha genomgått utbildning.
Information via pekplattor
Planerat
•
Genom innovativa lösningar med olika typer av pekplattor som verktyg, öka och effektivisera kvalitén inom hälso- och sjukvården.
Åtgärd
•
•
Projekt startades 1 september 2014. Ett antal sjuksköterskor har tillgång till pekplatta för
att inhämta information (inte journalhandling) för att kunna kvalitetssäkra sitt arbete. Utvärdering kommer att ske i mars 2015.
Alla sjuksköterskor kommer att utbildas i triagering och ha tillgång till triagapp.
Övrigt SoL
•
Efter att man inom ordinärt och särskilt boende identifierat brister i informationsöverföring gällande brukarna initierades 2012 dialogmöte. Medverkande vid mötena var chefer
och från hemsjukvården, rehab, myndighet och ordinärt boende och syftet med mötena
var att möjliggöra informationsutbyte samt problemlösning mellan de olika professionerna. Under 2013 har arbetet i dialogmötena fortlöpt dock har svårigheter uppstått efter att
representanter från myndigheten saknats vid mötena. Vilket resulterat i svårigheter att
28(49)
upprätta verksamhetsgemensamma processer och rutiner. Under 2015 kommer dialogmötena fortsätta äga rum samt kommer vård och omsorg i stadsområde söder starta ett
övergripande organisationsarbete med syfte att förbättra verksamheten kärnprocesser efter brukarnas behov.
•
Det har framkommit att brukare inte fått de insatser som de blivit beviljade eller ordinerade och att detta skett med anledning av bristande kommunikation mellan de olika professionerna. Under 2014 har därför ordinärt boende haft teamträffar där det funnits möjlighet att diskussioner oklarheter. Ordinärt boende har även inför dagliga kontakter mellan professionerna; demenssjuksköterska/sjuksköterska och sektionerna. Sektionerna har
själv gjort upp rutiner för hur dessa kontakter ska ske samt vid vilken tidpunkt. Enligt
sektionschefer och omvårdnadspersonal har detta fungerat och innebär tydligare informationsöverföring. Det har hänt att det inte fungerat lika bra mellan sektionerna och enheten för bistånd och stöd. I vissa fall är det svårt att få till en kontinuerlig kontakt. Åtgärder
för detta planeras under 2015 samt att fortsätta arbeta med att stärka teamarbetet och att
arbeta för en större stabilitet inom professionerna.
•
Under 2013 påbörjades ett arbete med att skapa en process för samarbete mellan ordinärt
boende och avlösar/ledsagarservice. Arbetet innefattar att sammanställa listor med alla
ledsagare och hur de arbetar. Målet är att samordna resurser för att skapa tydlighet i informationsöverföring, och en ökad möjlighet att använda de avlösare och ledsagare som
får avbokningar hos andra brukare som är i behov av hjälp istället för att dessa går hem
med full betalning vid avbokningar. Arbetet är pågående men verksamheten tycker sig redan nu kunna se att brukare har fått mer hjälp gällande serviceinsatser. Arbetet kommer
fortsätta under 2015.
•
Inom ordinärt boende har behovet av likvärdig planering i framkommit. Olikheter gällande brukarnas förutsättningar i till exempel inflytande och delaktighet har identifierats.
För att optimera och göra likvärdig planering i samtliga grupper startade ordinärt boende
2013 nätverksträffar för de som planerar i Laps Care. Enhetschefen för ordinärt boende
har ansvaret för mötena som ägt rum var 6:e vecka. Syftet med mötena har varit att skapa
möjlighet för erfarenhets- och informationsutbyte samt ge möjlighet till vidare utbildningar. Arbetet har resulterat i tydligare och enhetligare Laps Care scheman vilket ger brukarna i Stadsområde Söder mer likvärdiga förutsättningar i sina insatser. Under 2015 kommer fokus ligga på att hitta gemensamma arbetssätt för att införa beslutet om serviceinsatser i tid.
•
Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att genomföra årliga brukarundersökningar.
Syftet med undersökningarna är att följa upp äldreomsorgens kvalitet utifrån brukarnas
perspektiv och att undersöka hur väl insatserna svarar mot de äldres behov. Resultatet av
brukarundersökningarna är ett av verksamhetens viktigaste underlag för att, över tid, följa
brukarnas nöjdhet och verksamhetens kvalitet.
•
Av 2013-års brukarundersökning framgick att i Stadsområde Söders främsta utvecklingsområden var, att öka brukarnas inflytande och nöjdheten gällande hjälpens utförande, sociala aktiviteter och tillgänglighet. Fokusområden under 2014 har varit att utveckla kvalitén i genomförandeplanerna och kontaktmannaskapet. För att öka tillgängligheten har
mobiltelefoner införskaffats för omvårdnadspersonalen. I 2014 års brukarundersökning
framkommer att ordinärt boende i Stadsområde Söder har förbättrat sitt resultat på nästan samtliga frågor. Under maj och juni lämnades broschyrer ut, gällande synpunkter och
29(49)
klagomål, till män och kvinnor som tar emot vård och omsorg i Stadsområde Söder. Effekten av hur detta påverkat kunskapen om var man ska vända sig med synpunkter och
klagomål har inte kunnat ses i brukarundersökningen då detta gjordes efter det att brukarna besvarade enkäterna. Verksamheten har däremot kunnat konstatera att antal inkomna
synpunkter och klagomål ökat efter utskick av broschyrerna. Under 2015 kommer ordinärt boende i Stadsområde Söder fortsätta sitt förbättringsarbete vad gäller hjälpens utförande, tillgänglighet och inflytande.
•
Sedan brukarundersökningens resultat 2013 har särskilt boende i stadsområde Söder under 2014 arbetat med förbättringsåtgärder gällande brukarnas uppfattning om: Hjälpens
utförande, sociala aktiviteter och tillgänglighet. Resultaten av 2014-års resultat tyder på att
åtgärderna har haft effekt. Sektionerna har liksom ordinärt boende arbetat med antagna
styrdokument för att öka brukarens inflytande och delaktighet bl.a. genom att utveckla
kvalitén i genomförandeplanerna, tillvarata brukarnas önskemål om vilka tider man får
hjälp samt att det ska finnas tillräckligt med tid att utföra arbetet.
•
Stadsområdesförvaltningen har arbetat med att öka brukarnas delaktighet. Det har både
varit ett politiskt mål och ett förbättrings- och utvecklingsområde utifrån resultatet i brukarundersökningen. Stadsområde Söder har under 2014 kontinuerligt arbetat för att möjliggöra alla brukares delaktighet i sina insatser och den vård och omsorg som bedrivs.
Vård och omsorgsverksamheterna har bland annat arbetat med att förbättra brukarnas
genomförandeplaner, och genomfört 11 djupintervjuer med brukare från både särskiltoch ordinärt boende. Resultatet gällande genomförandeplanerna visar på att brukarnas
delaktighet ökat markant sedan 2013 och majoriteten av brukarna i djupintervjuerna beskriver att de känner sig delaktiga och har inflytande över sina insatser. Under 2015
kommer vård- och omsorgsverksamheten i Stadsområde Söder ha en interimistisk organisation samtidigt som ett arbete kommer att påbörjas för att se över hela organiseringen
inom verksamheten.
•
Ett av nämndens övergripande mål för vård och omsorg under 2014 var att utbilda och
stödja medarbetarna i arbetet med den nationella värdegrunden för äldreomsorgen. I värdegrunden är dialogen om bemötande är en av utgångspunkterna. Under 2013 och 2014
har studiecirklar gällande den nationella värdegrunden för äldre pågått inom vård och
omsorg. Ca 2/3 av alla sektionschefer, sjuksköterskor, omvårdnadspersonal, rehabiliteringspersonal och biståndshandläggare har genomgått utbildningen. Vid utbildningstillfällena har de olika professionerna dessutom haft möjlighet att i dialog med varandra byta
erfarenheter, ta lärdom av varandras verksamheter samt få förståelse för varandras roller.
Tyvärr tvingades utbildningarna avbrytas under andra hälften av 2014 på grund av det
ekonomiska läget.
•
Vård- och omsorgsverksamheten i Stadsområdesförvaltning Söder har tilldelats medel av
Sveriges innovationsmyndighet Vinnova och ska tillsammans med Malmö högskola och
Medeon AB bygga upp en Testbed för äldreomsorgen i Malmö. Syftet med testbeden är;
Nytänkande för att öka kvaliteten i omsorgen för äldre Malmöbor. Det handlar om att
utveckla och testa nya idéer i praktiken som kan bidra till att öka kvaliteten i omsorgen.
Inom ramen för Testbeden har Stadsområde Söder deltagit i tre delprojekt:
o Delprojekt Dataspel för äldre: Forskning har visat på att äldres kognitiva förmåga
ökar vid användande av dataspel. Det skapar också möjlighet för den äldre att utveckla sina förmågor och att ha kul. Aktiviteten ökar möjligheten för social inter-
30(49)
aktion mellan brukare och personalen samt mellan brukare och anhöriga. Under
2014 startade Stadsområde Söder ett delprojekt inom ramen för projektet Testbed
för äldreomsorgen i Malmö stad. Projektet är ett samarbete med Malmö högskola, institutionen för teknik och samhälle. Det syftar till att utveckla och testa nya idéer i
praktiken som svarar mot behov hos kvinnor och män som är 65 år eller äldre.
Delprojektet påbörjade den 1 december 2014 och pågår till fram till 21 mars 2015.
Delprojektet kommer att utvärderas för att se om de uppsatta effektmålen har
uppfyllts. Utvärderingen ska vara brukarorienterad, vilket innebär att det är brukarna och omvårdnadspersonalen som anger vilka värderingskriterier som är betydelsefulla.
o Delprojekt Test av videoroboten Giraffen: Testbedsprojektet fokuserar på ordinärt boende och utgår från tre behovsområden; social samvaro, trygghet och säkerhet
samt den egna bostaden. Lärdomarna från delprojektet kommer att användas till
uppbyggnaden av testbed för äldreomsorgen. Under 2014 provade vård- och omsorgsverksamheten i Stadsområde Söder välfärdsteknologi och IKT-lösningar
inom äldreomsorgen. IKT, är informations- och kommunikationsteknik som bygger på kommunikation mellan människor, t ex. videoroboten Giraffen som Malmö
stad har köpt in. Giraffen är en fjärrstyrd bildskärm på hjul som exempelvis anhöriga eller vård- och omsorgspersonal kan ringa till med sin dator och göra ett besök via Giraffen. Besökaren rör sig fritt i hemmet med hjälp av sin dator och interaktionen sker med bild och ljud. Under 2014 har en brukare som inte varit beviljad tillsyn enligt socialtjänstlagen prövat Giraffen, det vill säga att giraffbesöken
skett utöver de beviljade insatserna. Syftet var att verksamheten skulle lära sig mer
om Giraffens användarvänlighet och användningsområden utifrån brukarens,
dennes anhörigas samt omvårdnadspersonalens erfarenheter. I projektplanen beskrevs att brukaren som prövat Giraffen skulle erbjudas att testa en surfplatta
med möjlighet till videosamtal efter girafftestet. Tanken var att möjliggöra en jämförelse mellan Giraffen och en surfplatta och utvärdera om en surfplatta kan fylla
en liknande funktion för brukaren. Brukaren har blivit erbjuden att låna en surfplatta men har avböjt detta. Av utvärderingen framkom en del utvecklingsområden och överlag var brukaren mer nöjd än hemtjänstpersonalen. Den hemtjänstgrupp som testade Giraffen hade inte några förslag på brukare som skulle kunna
erbjudas att testa Giraffen härnäst. En fortsättning på delprojektet skulle kunna
vara att brukare, som exempelvis larmar ofta, erbjudas att pröva Giraffen tillsammans med larmcentralen.
31(49)
Klagomål och synpunkter kan framföras av brukare, deras närstående, personal, vårdgivare, de
som bedriver socialtjänst, de som bedriver verksamhet enligt LSS, myndigheter och föreningar,
andra organisationer och intressenter.
Inkomna avvikelser, rapporter, klagomål och synpunkter sammanställs och analyseras för att
kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet.
6.4.1 Sammanställning och analys av inkomna avvikelser inom socialtjänst
och LSS
6.4.1.1
Inkomna avvikelser
SoL och LSS Detaljerad händelse 2013-07-01 – 2013-12-31 stadsområdesförvaltning Söder
Rapport
missförhållande
Rapport
påtaglig
risk för ett
missförhållande
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
Stö
ld
Våld
mellan
brukare
Antal
registreringar
Bris
ter
Dokumentation
SoL
47
4
2
5
1
6
4
2
71
LSS
4
5
0
0
0
0
0
0
9
Antal
registreringar
51
9
2
5
1
6
4
2
80
Våld
mellan
brukare
Antal
registreringar
SoL och LSS Detaljerad händelse 2014 stadsområdesförvaltning Söder
Rapport
missförhållande
Rapport
påtaglig
risk för ett
missförhållande
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
Misstänkt
stöld
Bris
ter
Dokumentation
SoL
94
13
10
2
5
58
9
14
205
LSS
6
7
1
0
0
8
0
0
22
100
20
11
2
5
66
9
14
227
Antal
registreringar
6.4.1.2
•
Analys av inkomna synpunkter och avvikelser
Under 2014 fick vård och omsorg in 278 avvikelser enligt SoL. I snitt rapporterade verksamheterna in ca 24 SoL avvikelser i månaden, med en variation mellan 16 avvikelser som
minst och 42 avvikelser någon månad. Ordinärt boende stod för 134 stycken, cirka hälften (48 %) av rapporterna och därefter var det särskilt boende som rapporterade in 65
stycken (23 %) medan enheten för bistånd och stöd rapporterade in 39 stycken (14 %).
32(49)
Fördelningen över året var jämn och låg på runt 50 % per halvår. Störst variation mellan
inrapporteringarna av SoL-avvikelser var det i särskilt boende där man rapporterade in 1
avvikelse i april och 20 stycken i maj. Den fördjupande analysen för tertial två visade att
16 av de 20 avvikelserna kom från ett och samma boende.
Under året avsåg majoriteten av de inrapporterade avvikelserna brister, totalt 118 stycken
(43 %). Av avvikelser avseende brister inkom 79 % från ordinärt boende. De avsåg brister
i personlig omvårdnad, serviceinsatser och tillsyn. Orsakerna som angavs till bristerna var
i 50 % främst brist i arbetsmiljö/stress och därefter ej följt rutin/riktlinje, försumlighet eller bristande information/rapportering. Efter brister avsåg de flesta inrapporterade avvikelser synpunkter (27 %). Varav 65 % avsåg ordinärt boende och 21 % avsåg särskilt boende. Vanligtvis var det den enskilde eller anhöriga som tog initiativ till synpunkterna och
de avsåg oftast information och kvalitén på utförandet, fördelningen är likvärdig i ordinärt- och särskilt boende. Därutöver inkom 21 synpunkter som avsåg beröm av ordinärt
boende. Synpunkterna avseende beröm kan inte utläsas i tabellen med anledning av att
verksamhetens avvikelsesystem ännu inte är utformat för detta.
Under första och andra tertialet inkom fyra avvikelser som tagits bort som felrapporteringar vilket gör att det totala antalet skiljer sig i de två tabellerna.
Definition av avvikelsekategorierna i tabellen:
•
Brister i omsorgen kan innefatta brister i bemötande, omsorg, personlig hygien, mathållning, tillsyn samt uteblivna insatser som beviljats.
•
Dokumentation avser brister i dokumentationen och kan innefatta: bristande dokumentation, brott mot sekretesslagen, dokumenterat på fel person, olämpligt språkbruk eller inte kunnat dokumentera.
•
Rapport allvarliga missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden avser:
övergrepp och brister i omsorgerna som utgör ett hot mot en enskilds liv, hälsa eller säkerhet eller ett bemötande av äldre och funktionshindrade som klart avviker från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet.
•
Omvårdnad avser händelser som kan innefatta: övervakning, uppkomna trycksår, bristande nutrition etc.
•
Samordnad vårdplanering (SVPL) avser brister i informationsöverföringen och samordnad vårdplanering och kan innefatta: brister i dokumentation, brister i överrapportering, ej följda riktlinjer.
•
Synpunkter avser synpunkter inkomna från den enskilde, från närstående, från annan
nämnd eller från extern verksamhet.
•
Stöld avser stöld av privata medel.
•
Våld mellan brukare avser fysiskt eller psykiskt våld mellan brukare.
Har granskningen lett till åtgärder?
33(49)
•
Vård och omsorgs ledning har kvalitetsråd varannan vecka och har under åren sett att
denna mötesform utvecklar kvalitetsarbetet. Mycket fokus har hittils legat på att prata om
inkomna avvikelser ur ett övergripande verksamhetsperspektiv men också för att se beröringspunkter mellan de olika enheterna. Ledningsgruppen har under 2014 tagit beslut om
att utveckla kvalitetsråden till att fokusera mer på att implementera det systematiska kvalitetsarbetet på ett mer strukturerat och strategiskt sätt ut i sektionerna. I detta arbete är
avvikelserna en utgångspunkt. Kvalitetsrådet arbetar även med att ta fram ett arbetssätt
för att fokusera mer på de åtgärder som rapporteras in i avvikelserna för att kunna använda dessa på ett mer preventivt sätt.
•
Utifrån vård och omsorgs kvalitetsråd har behovet av att informera medarbetare och chefer om rapporteringsskyldigheten, systematiskt kvalitetsarbete samt lex Sarah framkommit. Socialt ansvarig samordnade fick därför i uppdrag att besöka samtliga sektioner för
att ge en grundläggande föreläsning inom ovannämnda utvecklingsområden. Under 2014
har socialt ansvarig samordnare besökt 17 sektioner och föreläst för medarbetare och
chefer om syftet med att rapporter avvikelser. Resultatet av åtgärden förmodas kunna utläsas av statistiken för inrapporterade SoL-avvikelser där det kan finnas tendens till ökat
antal inrapportering från de sektioner som fått föreläsningen. Detta är dock svårt att säkerställa eftersom vi inte kan jämföra siffrorna med föregående år. Planering för 2015 är
att socialt ansvarig samordnare ska fortsätta besöka samtliga sektioner inom vård och omsorg i stadsområde.
•
En identifierad risk i vård och omsorgsverksamheten är att lex Sarah rutinen inte varit
känd hos verksamhetens medarbetare. Ledningen beslöt därför att alla sektioner, under
hösten 2014 skulle gå igenom rutinen för Lex Sarah med sina medarbetare på en arbetsplatsträff samt att följa upp detta som en intern kontroll-punkt. Sektionscheferna har dokumenterat genomgången i protokollet från arbetsplatsträffen och bifogat dokumentet till
en av vård och omsorgs planeringssekreterare. Resultatet visar att samtliga sektioner har
fått en genomgång av lex Sarah rutinen under hösten 2014 och ledningen beslutar att
fortsätta med internkontrollen under 2015.
34(49)
6.4.1.3
SoL/LSS
Totalt antal
enheter
Enhet
Antal sektioner mer än 10
avvikelser
Antal Sektioner mindre än
10 avvikelser
Andel som har
mindre än 10
avvikelser i %
Antal rapporterade avvikelser i snitt per
sektion
Ordinärt boende
24
7
17
71 %
5
Särskilt boende
12
2
10
84 %
4
Totalt
36
9
27
75 %
5
6.4.1.4
I tabellen ovan (kap 6.4.1.3) redovisas hur många av verksamhetens sektioner som rapporterat in
färre än 10 avvikelser under 2014. Detta gäller 75 % av sektionerna. I snitt rapporteras 5 avvikelser under ett år per sektion. Eftersom vård och omsorg i Stadsområde Söder anser att avvikelserna är grunden för ett systematiskt kvalitetsarbete läggs stor tonvikt på att försöka öka antalet rapporterade avvikelser. I en fördjupad analys av orsaker till att få avvikelser rapporteras av sektionerna framkommer det att det fortfarande anses som att " man anger varandra" när man skriver
avvikelser, att man anser att det tar för lång tid samt att sektionscheferna inte tycker sig ha tillräckligt med tid för att arbeta med avvikelsehanteringen. Ledningen för vård och omsorg kommer under 2015 utöka det arbete som under 2014 påbörjats med att verka för att antalet inrapporterade avvikelser ökar. Socialt ansvarig samordnare kommer fortsätta med föreläsningar på
sektionerna. Dessutom kommer sektionschefernas arbetsbelastning och uppdrag att ses över.
Fokus kommer att läggas på att implementera ett systematiskt kvalititetsarbete och vikten av detta
för såväl medarbetare, chefer och ledning.
6.4.1.5
Sammanställning av inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden
Inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden 2013-07-01 - 2013-12-31.
SoL
2
5
7
LSS
0
0
0
2
5
7
35(49)
Inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden 2014.
SoL
6
4
0
LSS
0
0
0
6
4
10
Antal anmälda missförhållande - påtaglig risk för missförhållande 2013-07-01 - 2013-12-31.
vara
risk för ett allvarligt
lex Sarah som ska anmälas till Inspektionen
för vård och omsorg
(IVO)
Sarah som ska anmälas
till Inspektionen för
vård och omsorg (IVO)
SoL
0
4
4
LSS
0
0
0
0
4
4
Antal anmälda missförhållande - påtaglig risk för missförhållande 2014.
vara påtaglig risk för ett
allvarligt missförhållande enligt lex Sarah
som ska anmälas till
Inspektionen för vård
och omsorg (IVO)
Sarah som ska anmälas
till Inspektionen för
SoL
3
5
4
LSS
1
0
1
4
5
9
36(49)
6.4.1.6
Analys av inrapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden
Vid 2014 års början pågick en utredning som inkom 2013. Ärendet inkom som en påtaglig risk
för missförhållande men beslutades efter utredningen var ett missförhållande enligt lex Sarah som
inte skulle anmälas till Inspektionen för vård och omsorg. Under 2014 har sex rapporter om
missförhållande varav fyra, efter utredning, bedömts som allvarliga missförhållanden och två som
påtaglig risk för missförhållanden, samtliga har skickats till Inspektionen för vård och omsorg.
Fyra rapporter för påtaglig risk för missförhållande har rapporterats varav tre av dessa slogs
samman i en och samma utredning som bedömdes som en brist som skulle hanteras i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Den fjärde inkomna rapporten för påtaglig risk för missförhållande var felregistrerad och flyttades över till HSL. Utöver dessa rapporter har två avvikelser
rapporterats in som brister men har efter initial utredning bemöts som ett allvarligt missförhållande och en påtaglig risk för missförhållande, båda har skickats till Inspektionen för vård och
omsorg. Ytterligare en avvikelse har rapporterats in som brister i dokumentationen men har efter
utredningen bedömts vara en påtaglig risk för missförhållande, även denna har skickats till Inspektionen för vård och omsorg.
Identifierade brister och från dessa vidtagna åtgärder, utifrån inrapporterade missförhållanden har
innefattat:
•
Brister i riktlinjer gällande sekretess och tystnadsplikt när medarbetare använder sina egna
sociala medier. Kommunikationsavdelningen i Stadsområde Söder initierade under hösten
2014 ett övergripande arbete i Malmö stad med att ta fram riktlinjer för tystnadsplikt och
sekretess avseende sociala medier. Arbetet planeras vara färdigt under våren 2015.
•
Under 2014 har flera avvikelser gällande trygghetslarm och nyckelhantering inkommit i
Stadsområde Söder. Avvikelserna har rapporterats in som såväl missförhållanden som
brister. Vid varje avvikelse har enskilda åtgärder vidtagits för att minska risken för att liknande händelser ska inträffa in verksamheten igen. Stadsområde Söder har även, med anledning av de mönster som framkommit i avvikelserna, startat ett projekt där hela processen från beviljat trygghetslarm till hemtjänstens nyckelhantering ses över. I projektet ingår
socialt ansvarig samordnare, biståndshandläggare, sektionschefer och enhetschefer. Arbetet beräknas vara färdigt under våren 2015.
•
Med anledning av de brister i nyckelhantering och trygghetslarm som framkommit i avvikelser och rapporter avseende missförhållande testade Stadsområde Söder, under 2014,
ett system för nyckelfri hemtjänst i hemtjänstområdet Gullviksborg/ Hermodsdal. Syftet
med projektet var att, om möjligt, komma bort från hantering av nycklar och på så sätt
öka säkerheten för brukare och personal. Gruppen fick prova ett nytt system som möjliggör att all nyckelhanteringen sker via mobiltelefonen. Projektet pågick till oktober 2014
och utvärderades därefter. Utvärderingen visar att de brukare som haft systemet har en
positiv inställning till de elektroniska låsen och 96 % önskar ha dem kvar på sin ytterdörr.
Stadsområde Söder kommer arbeta vidare med digitala lås för 2015 och förhoppningsvis
ska det upphandlas digitala lås för hela Malmö under året, beslut inväntas från förvaltningsdirektörer och ekonomichefer.
•
De tre avvikelser som efter utredning bedömdes vara brister, och därmed ska hanteras i
verksamhetens systematiska kvalitetsarbete avsåg bristerna svårigheter gällande utåtagerande brukare. Med anledning av detta genomfördes en kartläggning våren 2014. Ur
denna framkom att medarbetare i Stadsområde Söder regelbundet ställdes inför svårigheter gällande utmanande beteende. Beteendena kunde till exempel vara brukare som an-
37(49)
tingen var diagnostiserade men också med odiagnostiserade svårigheter, rasistiska eller
sexistiska uttalanden, brukare med självmordsliknande beteenden och ibland kunde det
innefatta att medarbetare bevittnade utmanande beteenden hos andra än brukaren men i
den miljö där brukaren omvårdades. Ledningen inledde ett projekt under hösten 2014 där
avdelningschefen för verksamheten, enhetschefer, kvalitetsutvecklare samt samtliga sektionschefer träffades vid tre tillfällen för att arbeta fram handlingsplaner, utbildningar och
riktlinjer för medarbetare som kommer i kontakt med brukare med utmanade beteende.
Arbetet resulterade i att en gemensam mapp med samlad information, handlingsplaner
och annan relevant dokumentation skapades. En inventering av medarbetares psykiatrikompetens ska initieras samt ska en arbetsgrupp tillsättas under 2015 för att arbeta fram
ett grundläggande arbetsunderlag gällande bemötande och samtalsmetodik. Arbetet
kommer följas upp i april 2015.
6.4.2 Sammanställning och analys av avvikelser inom hälso- och sjukvården
Antalet avvikelser inom hälso-och sjukvård sjönk med ca 12 % i förhållande till 2013. Den del av
avvikelser som minskat mest är läkemedelsavvikelser, som minskat ca 22%. På grund av organisationsförändringen 2013, går det inte att få fram statistik som kan visar exakt var förändringarna har skett.
En åtgärd som diskuterats i sammanhanget, är införande av datastöd via mobiler. Ett hemtjänstområde i Stadsområde Söder har testat datastödet, som innebär att alla insatser som ska utföras är
inlagda i mobilen. Det går inte att dra några slutsatser gällande minskning av HSL-avvikelser, då
antalet endast sjönk från 17 st (2013) till 15 st (2014).
Fördelningen på HSL avvikelser i övrigt mellan de olika områdena varierar stort. Inom hemtjänsten har det område som har mist avvikelser 3 stycken under 2014 och de område som har flest,
har 52 stycken. Inom särskilt boende är spannet mellan 5 och 35 avvikelser. De verksamheter
som har lågt antal avvikelser har inte rapporterat in någon vidtagen åtgärd som skulle kunna förklara det låga antalet avvikelser. Det finns inte heller någon analys som kan förklara varför vissa
verksamheter har ett förhållandevis högt antal avvikelser.
Ca 90 % av alla HSL avvikelser berör på något sätt läkemedelshantering. Vanligast är att delegerad omvårdnadspersonal glömt att ge medicinen.
Inom hemsjukvården (sjuksköterskorna) i ordinärt boende registrerades 33 avvikelser under 2014
och inom särskilt boende registrerades 58 avvikelser. Antalet registrerade avvikelser är högre
inom särskilt boende, trots att denna verksamhet har lägre antalet sjukvårdsinsatser, jämfört med
ordinärt boende.
När det gäller sjuksköterskornas verksamhetsområde berör sammanlagt 59 avvikelser läkemedel
där det oftast handlar om att det saknas läkemedel i patientens dosett.
Inom rehab registrerades 14 avvikelser under 2014.
I avvikelserna definieras allvarlighetsgraden och konsekvenser enligt följande:
Mindre = upptäcks i tid
Måttlig = liten eller ingen konekvens
Betydande= händelsen har negativ effekt/ risk för negativ effekt på patientens tillstånd
Katastrofal= mycket allvarligt, stor negativ konsekvens eller risk för stor negativ konsekvens för patienten.
38(49)
liten risk för att den inträffa = 1-6 ggr/ år
mindre risk för att det kan inträffa = varje månad
stor risk för att det kan inträffa = varje vecka
mycket stor risk för att det kan inträffa = varje dag
Gällande läkemedelsavvikelser registrerades 168 stycken avvikelser som stor risk för att de kunde
inträffa, med måttliga konsekvenser. 10 avvikelser registrerades där det fanns en betydande risk
eller konsekvens för patienten.
Fördelningen under året på läkemedelsavvikelser spänner mellan 24/ månad och 50/ månad, där
inget tydligt mönster går att utskilja.
Gällande orsaker till att det blivit fel i läkemedelshanteringen har i huvudsak angetts som brist i
följsamhet till rutinen för läkemedelshanteringen. Det finns dock ingen analys gjord på varför
man brister i följsamheten.
Åtgärder som vidtagits för att förhindra att avvikelsen upprepas är oftast samtal med den berörda
personen och samtal med hela arbetsgruppen. I 27 stycken avvikelser uppges att man ändrar på
arbetsrutinen för att lösa problemet. i 62 fall uppges förändrad rapportering som åtgärd. I 112 fall
uppges efterlevnad av rutin som åtgärd, vilket torde vara en självklarhet om 218 personer uppges
inte följt denna.
39(49)
6.4.2.1
Inkomna avvikelser
Samtliga HSL avvikelser inom Stadsområde Söder ( 2013 är sammanslagning av Fosie
och Oxie statistik)
2013
2014
623
551
3
2
25
28
8
10
Rehabilitering
5
1
Omvårdnad
31
22
Medicintekniska produkter
12
8
539
422
3
1
50
57
Antal avvikelser totalt
Vårdplanering
Synpunkter
Läkemedel
Brister i vården som lett till fallolycka
Dokumentation
Samtliga händelser under 2014 samtliga nämndsområden
HSL
SoL
LSS
Fall
Extern händelse
972
600
1
2 447
68
4 088
1 184
263
2
1 555
77
3 081
Söder
551
205
22
1 297
62
2 137
Väster
1 151
561
8
3 452
60
5 232
Öster
652
223
13
1 081
64
2 033
843
12
1 214
628
117
2 814
5 353
1 864
1 260
10 460
448
19 385
Innerstaden
Norr
40(49)
HSL avvikelser fördelat på nämnd
Dokumentation
Brister i
vården
som
lett
till
fallolyck
a
Läkekeme
medel
Medicintekniska
produkter
Omvårdnad
Rehabilitering
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
Vårdplanering,
intern
Antal
registreringar
40
3
725
64
44
18
7
67
4
972
216
2
823
37
71
5
3
26
1
1 184
Söder
57
1
422
8
22
1
10
28
2
551
Väster
41
5
946
35
53
10
8
52
1
1 151
Öster
78
3
471
23
26
15
6
26
4
652
Sociala
resursförvaltningen
39
6
712
13
29
8
28
7
1
843
471
20
4 099
180
245
57
62
206
13
5 353
Innerstaden
Norr
Antal
registreringar
Avvikelser uppdelat på avdelningar inom Stadsområdesförvaltning Söder
HSL
SoL
LSS
Fall
Extern
händelse
Antal
registreringar
HJÄLPMEDELSCENTRUM
I
2
0
0
0
0
2
Utredningsenheten I
0
1
0
0
0
1
Natt SSK I
3
0
0
0
0
3
Särskilt boende N 1
1
0
0
0
0
1
Avdelning LSS bostäder
SR
3
1
0
0
0
4
Avdelning Funktionsstöd
och daglig verksamhet SR
1
0
0
0
0
1
Ordinärt boende hemtjänst
S
273
128
1
942
9
1 353
Särskilt boende S
174
57
0
286
5
522
41(49)
HSL
SoL
LSS
Fall
Extern
händelse
Antal
registreringar
66
2
0
0
5
73
Myndighetsavdelning S
0
10
19
0
0
29
Färdtjänst S
0
1
0
0
7
8
SVPL-teamet S
2
4
0
0
0
6
22
3
0
0
35
60
Hemsjukvård/Rehab Ö
4
0
0
0
0
4
Korttidsboenden Ö
1
1
0
7
0
9
Myndighetsavdelning Ö
1
0
0
0
0
1
Korttid tom 14-04-30 S
4
0
0
69
1
74
557
208
20
1 304
62
2 151
Hemsjukvård och Rehabilitering S
Externa vårdgivare S
Läkemedelsavvikelser fördelat på verksamheter inom Stadsområdesförvaltning Söder
Läkemedel
Ordinärt boende hemtjänst S
233
233
Särskilt boende S
144
144
34
34
Externa vårdgivare S
7
7
Korttid tom 14-04-30 S
4
4
422
422
Hemsjukvård och Rehabilitering S
Läkemedelsavvikelser fördelat på fas
Iordningställande
Ordination
Överlämnande av
dos
Läkemedel
35
89
298
422
35
89
298
422
Allvarlighetsgrad och konsekvenser
Liten
Mindre
Stor
Mycket stor
Mindre
54
11
9
0
74
Måttlig
23
78
168
2
271
3
4
3
0
10
Betydande
42(49)
Liten
Mindre
Stor
Mycket stor
80
93
180
2
355
Läkemedelshändelser
2013
2014
7
20
40
32
Större dos än ordinerat
har ej gått att sammanställa
20
Mindre dos än ordinerat
17
Förväxling av patient
3
9
5
25
17
Ej given dos
361
299
Avvikande tid
20
9
2013
2014
December
30
33
November
35
30
Oktober
42
24
September
37
35
Augusti
30
40
Juli
54
50
Juni
74
30
Maj
47
44
April
64
41
Mars
45
44
Februari
44
29
Januari
50
29
Stöd/svinn
Risk
Förväxling av läkemedel
Förväxling dos/tid
Läkemedelsavvikelser fördelat på månader
43(49)
Orsak till fel i läkemedelshantering
2013
2014
93
95
7
2
16
36
Försumlighet
168
76
Ej följt rutin/riktlinje
250
218
Bristande samarbete
28
15
Bristande information/rapportering
54
27
3
1
Brist i rutiner
70
22
Brist i arbetsmiljö/stress
28
17
3
1
2013
2014
11
3
Samtal med berörd
279
196
Samtal i grupp
190
151
33
27
Förändra organisation
9
9
Förändrar rapportering
102
62
Efterlevnad av rutiner
148
112
1
1
Delegering indragen
6
2
Övrigt
Underbemanning
Orsak kan ej anges i nuläget
Brist i utbildning/kompetens
Använt produkten fel
Vidtagna åtgärder vid läkemedelsavvikelser
Utbildning/kompetens
Förändra rutiner
44(49)
Antalet avvikelser inom hälso-och sjukvårdsområdet gäller övervägande brister i läkemedelshantering. Beredning av stående ordinationer sker av sjuksköterskan och överlämnande av läkemedel
sker i huvudsak av delegerad omvårdnadspersonal.
Sjuksköterskan ansvarar ytterst för läkemedelshanteringen, och ska i samband med detta tillse att
korrekta ordinationsunderlag och signeringslistor finns hos patienterna. Sjuksköterskan ansvarar
även för att delegerad personal har erforderlig kompetens och information för att utföra uppdraget på ett säkert sätt. Utbildningsinsatser och uppföljning av delegerad personals kompetens ska
ske fortlöpande. Antalet delegerad personal pendlar under året mellan 600 -800 personer. Under
2014 inrapporterades 422 avvikelser, gällande brister i läkemedelshantering.
Inom ordinärt boende motsvarar antalet avvikelser i förhållande till administrerade doser mindre
än en (1) procent. De åtgärder som är vidtagna i samband med avvikelser är i huvudsak samtal
med berörd och samtal i grupp för att uppnå efterlevnad till rutinen. Även förbättring av rapportering uppges som åtgärd.
I de 422 registrerade avvikelserna är 299 stycken doser som inte blivit givna. Angiven orsak till att
läkemedlen inte givits variera, men den vanligaste angivna orsaken är att rutinen för överlämnande av läkemedel inte följs.
En del av de orsaker som angetts som orsak är försumlighet, bristande information, brist i rutiner, brist i arbetsmiljö/ stress samt bristande samarbete. Samtal med berörd och samtal i grupp är
den åtgärd som använts mest genom åren utan att nämnvärd effekt kunnat uppvisas.
Orsaken till bristerna kan tänkas innehålla flera delar. Bristen på samarbete och kommunikation
kan vara en bidragande faktor. Sjuksköterska och omvårdnadspersonal inom ordinärt boende
befinner sig inte geografiskt på samma ställe, vilket inte går att referera till för motsvarande situation inom särskilt boende. Dock är strukturerad informationsöverföring viktig för att upprätthålla
god kvalité och möjliggöra informationsutbyte och återkoppling. Detta kräver rätt förutsättningar
för möten mellan den personal som har gemensamt ansvarar för patienter /brukare.
Under 2015 kommer Stadsområde Söder att se över organisationen i syfte att underlätta samarbetet kring gemensamma brukare/ patienter.
6.4.2.3 Sammanställning av enheter som rapporterat in mindre än 10 avvikelser inom
HSL
Totalt antal enheter
Antal enheter med
mer än 10 avvikelser
Antal enheter med
mindre än 10 avviksler
Antal enheter som
har mindre än 10
avviksler i %
Ordinärt boende
12
7
5
41 %
Särskilt boende
6
5
1
16 %
Hemsjukvård
4
3
1
25 %
Rehab
2
1
1
50 %
Totalt
24
16
8
33 %
Enhet
45(49)
Ingen analys har gjorts under året gällande få registrerade HSL avviksler.
Anmälan till IVO
Anmälan till IVO
2
2
2
2
Under 2014 rapporterades två händelser in till IVO. En av anmälningarna avsåg händelse som
inträffade 2013.
I den första anmälan hade verksamheten brustit i följsamhet till läkemedelshantering och delegering, vilket bedömdes som en risk för allvarlig vårdskada.
Orsaken till det inträffade bedömdes delvis vara relaterat till för många arbetsuppgifter för tjänstgörande sjuksköterska, vilket ledde till att sjuksköterskan delegerade uppgift att dela dosett till
undersköterska. Ytterligare orsak var bristande dokumentation i patientjournalen, vilket ledde till
att det inte tydligt framkom att uppgiften inte skulle delegeras.
Övergripande åtgärder som har utförts
•
•
•
Lokal rutin upprättades i stadsområdet . Denna innebär att uppdelning av läkemedel i
dosett inte får delegeras.
Kvalitetssäkra dokumentationen så att det tydligt framgår vilka restriktioner som bedömts
Skapa tydliga rutiner för hur sjuksköterskan ska agerar om hon gör bedömningen att inte
hinna med sina arbetsuppgifter.
Anmälan nummer två avser händelse på vårdboende där två patienter under obekant tid, fått läkemedel utbytta i sina dospåsar. Överlämnande av läkemedel sker i huvudsak av delegerad personal, vilket innebär att många personer "har tillgång" till de patientbundna läkemedlen.
Orsak till det inträffade bedöms vara tillgången till stöldbegärliga läkemedel i samband med brister i rutinen för läkemedelshantering.
Övergripande åtgärder som utförts
•
•
•
•
Lokal rutin för boende upprättad
Alltid två personer vid överlämnande av läkemedel
Alltid två personer som signerar vid överlämnandet av läkemedel
Färre läkemedel ute i de boendes egna läkemedelsskåp.
46(49)
•
•
Dagliga kontroller av narkotika klassade läkemedel.
Tydlig rutin för nyckelhantering
Efter införande av ny lokal rutin på boendet har inte någon likande händelse rapporterats
6.4.3.1
Fallolyckor
En fallskada är en oönskad och plötslig händelse som orsakar personskada. Fall är en av de allvarligaste olyckstyperna och drabbar i synnerhet äldre personer hårt utifrån de konsekvenser och
skador ett fall ger. Ett fall behöver inte alltid leda till skada.
Fördelning av inkomna fallrapporter 2014 och 2013
2014
2013
Ordinärt boende
942
966
Särskilt boende
286
329
Korttid tom 140330
Totalt
69
1 297
1 295
Antalet fallrapporter är i stort sett oförändrade från 2013 till 2014. Lägger man samman fallrapporterna på särskilda boenden och korttiden för 2014 blir det totalt 355 inrapporterade fall.
Det multidisciplinära teamet har ”fall” som en stående punkt på dagordningen i verksamhetens
teamträffar. På dessa teamträffar går teamen igenom inkomna fallrapporter. I Malmö stad finns
en rutin för fallprevention och den rutinen används i samband med hembesök kopplat till fall.
Downton Fall Risk Index används som bedömningsinstrument. Senior Alert är infört på särskilda
boenden och fall/fallrisk är en variabel som ingår i registreringen.
Analys av det fallförebyggande arbetet och inkomna fallolyckor
Fall och fallolyckor kan ge upphov till stora skador och lång, tidskrävande rehabilitering. Äldres
fallolyckor leder till fler dödsfall, större antal inläggningar på sjukhus och fler besök på akutmottagningar än någon annan typ av olyckor. Samhällets kostnader för en höftfraktur är beräknad till
ca 400.000:- per individ. Risken för en höftfraktur ökar med stigande ålder.
Inrapporterade fall under 2014 var totalt 1297 stycken. Utav de fall som ägde rum i ordinärt boende, (942 stycken) gav 238 stycken någon form av skada/symtom. Vanligast symtom var sårskada, svullnad och blåmärke. Totalt rapporterades det om 14 stycken frakturer, varav 9 stycken
utgjordes av höft-lårbensfarkurer. De flesta fall ägde rum mellan kl 07-10 och 16 -19. Ställen i
bostaden där flertalet fall ägde rum var i sovrummet (ca 50%) efterföljt av fall i
kök/hall/vardagsrum (ca 6% på respektive variabel).
47(49)
Inom särskilda boenden inrapporterades 286 fall och av dessa gav 86 stycken någon form av
symtom, inga frakturer finns rapporterade. Precis som inom ordinärt boende var de vanligaste
symtomen sårskada, svullnad och blåmärke. Tid på dygnet när fallen ägde rum var i stort sett
under hela dygnet, någon minskning mellan 22-01 och 04-07. De flesta fallen skedde i det egna
rummet (50 %) efterföljt av fall i badrummet (8 %). När en fallrapport skrivits tas den alltid upp i
det team/område fallrapporten tillhör. Åtgärderna beror på fallets omfattning. Görs bedömningen, utav teamet att ett hembesök utav ansvarig omvårdnadspersonal räcker gör man det. Vid det
hembesöket ser personalen över ex. mattor, sladdar för att undvika fler fallolyckor. Finns behov
av att teamet gör ett hembesök görs det. Dock avslutas många fallrapporter i analysfas och åtgärd
av legitimerad personal registreras inte. Tyvärr görs fallriskbedömningar när brukaren redan fallit.
Önskvärt vore ett utökat och systematiskt fallpreventivt arbete med syfta att minska förekomsten
av fall. Evidens finns för att fallprevention ger effekt. Det multiprofessionella teamet kan utifrån
en individanpassad fallprevention ge mellan 30 -60% reduktion av fall. Samarbetet i det multiprofessionella teamet är viktigt i arbetet med fallprevention. Rutin för fallförebyggande arbete finns i
Malmö Stad och den ska ligga som grund i detta arbete.
6.5 Förbättring av processerna och rutinerna
•
•
•
Ny struktur på arbete i ledningsgruppen för Vård och Omsorg för att säkerställa kvalitetsarbetet.
Införande av kvalitetsregister, vilket innebär både strukturerat arbetssätt samt egenkontroller
Kartläggning av processer inom de olika verksamheterna, för att kunna genomföra riskanalyser.
48(49)
7 Bilagor
1. Styr- och ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete Stadsområde
Söder i Malmö stad
2. Kvalitetsplan för stadsområdesförvaltning Söder
49(49)
Malmö stad
Stadsområdesnämnd Söder
Typ av dokument
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Beslutat av
Stadsområdesnämnd Söder
Fastställelse
2014-01-22
Ansvarig
Förvaltningsdirektör
Revideras
Vid behov
Följs upp
Vartannat år
Styr- och ledningssystem
för ett systematiskt kvalitetsarbete
Stadsområde Söder i Malmö stad
Innehåll
1 GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR FÖR STYRNING OCH LEDNING ............................... 4 1.1 Styrning ............................................................................................................ 4 1.1.1 Målstyrning i Malmö stad .................................................................................................5 1.1.2 Budget- och uppföljningsprocess..................................................................................6 1.1.3 Intern kontroll .......................................................................................................................8 1.2 Ledning ............................................................................................................. 8 1.3 Kvalitet.............................................................................................................. 9 2 SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE – ETT GEMENSAMT ARBETSSÄTT ............. 11 2.1 Processkartläggning och processförbättring ............................................. 11 2.1.1 Kärnprocesser och stödprocesser ............................................................................... 12 2.1.2 Processledarskap .............................................................................................................. 12 2.1.3 Förbättringar ...................................................................................................................... 12 2.2 Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare ......................... 13 2.3 Samverkan...................................................................................................... 13 2.4 Hantering av avvikelser och synpunkter..................................................... 13 2.5 Risk- och händelseanalyser........................................................................... 14 2.6 Mäta och analysera resultatet ...................................................................... 15 2.6.1 Olika typer av mått ........................................................................................................... 15 2.6.2 Mått för att mäta ändamålsenlighet och resurseffektivitet................................ 16 2.6.3 Jämförelser med andra och över tid .......................................................................... 16 2.6.4 Tillsyner och granskningar ............................................................................................ 17 3 PLANERING OCH UPPFÖLJNING AV DET ÅRLIGA KVALITETSARBETET ............ 19 4 UPPFÖLJNING OCH REVIDERING AV SYSTEMET................................................. 20 2 (20)
Inledning
Stadsdelsområdesförvaltning Söder är en politiskt styrd organisation. Det
innebär att det är förvaltningens uppgift att se till att den politiska viljan på lokal
och nationell nivå resulterar i en verksamhet som skapar service av god kvalitet
för brukare, patienter, medborgare och uppdragsgivare, oavsett kön, tillhörighet
och bakgrund. En god styrning och ledning av förvaltningen säkerställer att
verksamheten kan hämta sin legitimitet i politiska beslut och att den utförs på
ett systematiskt sätt.
Ett genomtänkt och välkänt styroch ledningssystem gör verksamheten mer
genomskinlig och spårbar. Det går att ta reda på varför en process fungerar
som den gör eller varför ett beslut har tagits. Det är möjligt för medarbetarna
att förstå hur deras arbete hänger ihop med de politiska målen. Detta hjälper till
att skapa förtroende för kommunen och ger trygghet för dem som arbetar i
verksamheten.
Vad är ett ledningssystem för kvalitet?
LÄS VIDARE
Ett kvalitetsledningssystem (kvalitetssystem, kvalitetssäkringssystem, kvalitetsstyrningssystem) är ett
system av metoder och regler för hur organisationen ska bedriva arbetet för att säkra kvaliteten för
sina kunder. Formella kvalitetssystem infördes hos många företag inom tillverkande industri under
1980- och 1990-talet eftersom stora kunder (främst bilindustrin) krävde detta av sina
underleverantörer.
Det finns flera internationella standarder som kan hjälpa en organisation att bygga upp ett
ledningssystem, till exempel ISO 9000-serien för kvalitetsledning.
Socialstyrelsen har antagit föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för
systematiskt kvalitetsarbete. Dessa trädde i kraft den 1 januari 2012. Föreskrifterna är gemensamma
för hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS. Enligt Socialstyrelsen ska
ledningssystemet användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens
kvalitet samt planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.
Stadsområdesnämnd Söder anger i detta styroch ledningssystem för ett
systematiskt kvalitetsarbete hur stadsområdesförvaltningen ska arbeta för att
säkra kvaliteten i sin verksamhet.
Systemet har fyra delar. För varje del anges vem som har ansvar för vilken del
av arbetet. I den första delen läggs grundförutsättningarna för kvalitetsarbetet
utifrån begreppen styrning, ledning och kvalitet. I den andra delen beskrivs det
gemensamma arbetssättet och de viktigaste verktygen i arbetet. I den tredje
delen beskrivs hur det årliga kvalitetsarbetet planeras och följs upp och i den
fjärde delen beskrivs slutligen hur systemet ska följas upp och revideras.
3 (20)
1 Grundförutsättningar för styrning och ledning
Malmö stad har i styroch ledningssystemet för kommunen antagit en
styrfilosofi i tre delar:
Styrfilosofi
Vi finns till för Malmöborna. Allt vi gör i kommunen ska utgå från de folkvaldas politiska
ambition. Kommunens arbete ska följas upp och analyseras så att det kan ligga till
grund för nya beslut, lärande och utveckling.
Ledningsfilosofi
Ledare tillsammans med medarbetare vet bäst på vilket sätt vi kan nå våra mål. Därför
ska alla medarbetare vara delaktiga i att planera, följa upp och utveckla verksamheten
så att den uppnår de mål som är satta.
Kvalitetsfilosofi
Vi ska göra rätt sak, på rätt sätt, i rätt tid. Behoven hos dem vi är till för avgör hur vi
utformar och genomför vår verksamhet.
1.1
STYRNING
Styrning är de signaler som kommunens uppdragsgivare på överstatlig, statlig
och kommunal nivå ger till förvaltningen om vad förvaltningens verksamhet
ska omfatta och vilken inriktning den ska ha.
På överstatlig och statlig nivå ges signalerna oftast med hjälp av lagstiftning.
Exempel på sådan styrning som berör stora delar av verksamheten i
stadsområdesförvaltningarna är exempelvis Socialtjänstlagen (SoL), Hälso- och
sjukvårdslagen (HSL) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd.
På kommunal nivå styr kommunfullmäktige genom att besluta om budget, planer,
policyer och andra dokument som anger inriktningen, kvaliteten och omfånget
för verksamheten. Styrningen sker genom:
1) signaler som styr hur organisationen ska agera för att nå ett visst resultat
eller vissa effekter, som den årliga budgetoch uppföljningsprocessen,
planer och program eller direkta uppdrag.
2) signaler som talar om hur organisationen ska handla i en given situation,
som policyer och riktlinjer.
LÄS VIDARE
LÄS VIDARE
Malmö stad har antagit riktlinjer för hur kommuncentrala styrdokument ska utformas i
Malmö stad: Kommuncentrala styrdokument: Handbok för utformning. Dessa riktlinjer
kompletteras och konkretiseras i Riktlinjer för utformning av lokala styrdokument i
stadsområdesförvaltning Söder.
På Komin kan du ta del av en sammanställning av alla kommuncentrala och alla
förvaltningsgemensamma styrdokument.
4 (20)
1.1.1
Målstyrning i Malmö stad
Malmö stad använder sig av en målkedja som består av kommunfullmäktigemål,
nämndsmål och åtaganden. För varje moment i målkedjan konkretiseras vad som
ska utföras. Kommunfullmäktige antar övergripande mål som omfattar hela
kommunens verksamhet och som syftar till samhällsutveckling. Nämnden
svarar sedan på kommunfullmäktiges mål genom att sätta egna nämndsmål som
beskriver vilket resultat som förvaltningen ska uppnå under året för att bidra till
uppfyllelsen av kommunfullmäktigemålen.
Målkedjan i Malmö stad
Nämndsmålen anger hur nämnden ska bidra till de kommungemensamma
målen. Det innebär att nämndsmålen måste gälla ett område som ligger inom
stadsområdets ansvarsområde, vilket regleras av nämndens reglemente.
Nämndsmålen måste vara uppnåbara och möjliga att följa upp. I första hand
ska de också gå att mäta. De ska berätta för förvaltningen vad som förväntas
uppnås – vilket resultat – men inte hur.
Rollfördelningen i en målstyrd organisation innebär att de folkvalda anger de
politiska ambitionerna, medan det är medarbetarna som har kunskap om hur
verksamheten ska planeras och utföras för att målen ska kunna uppnås. Med
utgångspunkt i nämndsmålen sätter förvaltningen sedan åtaganden som
beskriver hur förvaltningen ska arbeta. Åtagandena är mer konkreta än
nämndsmålen och kan brytas ned i aktiviteter som utförs av medarbetarna.
Målen och åtagandena som sätts bör alltid vara kopplade till de resurser som
tillförs verksamheten. Det är resurserna som sätter ramarna för vad som kan
åstadkommas. För varje steg i målkedjan kopplas resurserna mot målen.
Exempelvis berättar nämnden för kommunfullmäktige vad de kan åstadkomma
inom de ekonomiska ramarna genom att de beslutar om nämndsmål.
5 (20)
LÄS VIDARE
LÄS VIDARE
Du kan läsa mer om Malmö stads målstyrning i dokumentet Inrättande av
stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat
nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. (Dnr 217/2013).
1.1.2
Budget- och uppföljningsprocess
Budget- och uppföljningsprocess är det samlade namnet för alla aktiviteter där
kommunfullmäktige och dess nämnder och förvaltningar sätter mål och
resurser för det kommande året och sedan följer upp det ekonomiska och
verksamhetsmässiga resultatet.
Årscykel nämndernas budgetoch uppföljningsprocess
I processen att arbeta fram kommunens budget är dialog viktigt. Nämnderna
beslutar inför varje budgetår om budgetskrivelser. Budgetskrivelserna utgör en del
av dialogen mellan nämnder och kommunstyrelse i arbetet att ta fram förslag till
budget till kommunfullmäktige. I budgetskrivelserna anger nämnderna vilka
resultat kommunfullmäktige kan förvänta sig från nämnden i förhållande till
kommunfullmäktigemålen och de ekonomiska förutsättningar som föreslås.
Först efter att kommunstyrelsen tagit del av budgetskrivelserna har de en god
bild av hur kommunens budget bör slutgiltigt utformas.
Kommunfullmäktiges budget utgör det övergripande dokumentet för att styra
Malmö stads nämnder. Budgeten innehåller både ekonomi,
kommunfullmäktigemål och riktlinjer.
När kommunfullmäktiges budget är beslutad tar stadsområdesförvaltningen
fram ett förslag till internbudget som beslutas av stadsområdesnämnden.
Dokumentet kallas Internbudget och innehåller nämndens mål tillsammans med
6 (20)
fördelningen av nämndens resurser på de olika verksamhetsområdena och
avdelningarna. Utifrån internbudgeten planerar varje avdelning vilka åtaganden
som ska göras och vilka aktiviteter som ska utföras. Denna planering samlas i
en verksamhetsplan. Vid behov finns även planer på enhets- och sektionsnivå.
Illustration över målnivåer och styrdokument i budgetoch uppföljningsprocessen
Kommunens budget följs varje år upp genom ett årsbokslut. Där noteras hur väl
kommunen uppnått målen och hur det ekonomiska resultatet fallit ut.
Motsvarigheten på nämndsnivå kallas årsanalys. I årsanalysen följs
kommunfullmäktigemålen upp utifrån hur väl förvaltningen lyckas i arbetet
med att nå nämndsmålen. Under året görs ett antal delårsrapporter, där arbetet
följs upp på delårsbasis.
LÄS VIDARE
LÄS VIDARE
Du kan läsa mer om Malmö stads budgetoch uppföljningsprocess på ekonomisidorna på
Komin och i dokumentet Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads
skolväsende samt införande av förändrat nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. (Dnr
217/2013).
7 (20)
1.1.3
Intern kontroll
Intern kontroll handlar om att ha säkerställa att verksamheten har en bra
kvalitet. Ledningen ska ha ett grepp om både ekonomi och verksamhet, arbetet
ska vara effektivt och det ska vara ordning och reda. Den interna kontrollen ska
säkerställa att verksamheten kan arbeta för att uppnå de politiskt satta målen.
Om en verksamhet har en bra intern kontroll leder det till att det finns
ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner att följa, en
rättvisande redovisning, bra information om verksamheten och skydd mot
förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Lagar, policyer, rutiner och
andra styrdokument följs och allvarliga fel upptäcks och åtgärdas.
Det årliga intern kontrollarbetet utgörs av återkommande aktiviteter där den
interna kontrollen planeras, genomförs, följs upp och analyseras:
 riskanalys
 riskhantering
 framtagande av kontrollaktiviteter
 sammanställning av intern kontrollplan
 genomförande och rapportering av kontroller
 förbättringsarbete och åtgärder
 eventuell revidering av systemet för intern kontroll.
LÄS VIDARE
LÄS VIDARE
Stadsområdesnämnd Söder har antagit System, regler och riktlinjer för intern kontroll i stadsområde
Söder. Där kan du läsa mer om hur arbetet med intern kontroll ska gå till i stadsområdesförvaltningen
och vem som har ansvar för vad.
1.2
LEDNING
Organisationskulturen är en viktig del av ett styroch ledningssystem och
avgörande för kvalitetsarbetet. Malmö stad har en gemensam värdegrund:
Jag möter varje människa med förståelse och respekt.
Jag har stort engagemang och mod att påverka.
Jag använder min kreativitet för att skapa förbättringar.
Värdegrunden ska genomsyra hur medarbetarna arbetar och hur de förhåller sig
till sina kollegor och till Malmöborna.
Tydliga roller och ansvar för chefer och medarbetare är en förutsättning för god
verksamhetsutveckling. I Malmö stad finns en personalpolicy som lägger fast
8 (20)
vad du som medarbetare kan förvänta dig av arbetsgivaren och vad du själv är
ansvarig för. Där finns även skyldigheter för dig som chef nedskrivna.
För att ha en god intern kontroll är det avgörande att kontrollmiljön –
förståelsen och acceptansen av intern kontroll – är den rätta. Förståelsen och
acceptansen för intern kontroll kräver ett ledarskap som visar vad som är god
förvaltningskultur och vad som inte är det, en bra organisationsstruktur,
tydlighet i ansvar och befogenheter, tydliga kompetenskrav och personalpolicy
och andra regelverk som klargör vad som gäller.
LÄS VIDARE
På Komin finns mer information om Malmö stads värdegrund, om personalpolicyn och om
övriga riktlinjer.
I stadsområdesnämndens delegationsordning kan du läsa till vilka funktioner nämnden har delegerat
att fatta vilka beslut. Delegationsordningen finns på Komin. Där finns också bland annat attestordning
och arbetsordning för beslut på HR-området.
1.3
KVALITET
Malmö stads kvalitetsfilosofi fungerar som kvalitetspolicy i detta arbete. I denna
slås det fast:
Vi ska göra rätt sak, på rätt sätt, i rätt tid. Behoven hos dem vi är till för avgör hur vi
utformar och genomför vår verksamhet.
All kvalitet skapas ytterst i mötet mellan medarbetare och medborgare.
Grundidén måste därför vara att verksamheten är kvaliteten. Det är i det dagliga
arbetet som verksamheten på olika sätt gör skillnad för Malmöborna. Det är
därför viktigt att det finns handlingsutrymme inom ramen för styrsystemet.
Allt som görs i stadområdesförvaltning Söder ska utgå från de kvinnor och män
som verksamheten är till för: brukare, klienter, patienter, medborgare och
uppdragsgivare. Det är det som är syftet med stadsområdesförvaltningens
arbete. Stadsområdesförvaltningen ska ta fram lösningar som är anpassade efter
individen, med hänsyn till att alla har rätt till ett rättssäkert, rättvist, effektivt
och jämlikt bemötande.
Kvalitet handlar om att hitta en balans mellan de behov och förväntningar som
brukarna har på verksamheten och den upplevelse de sedan har av hur det
fungerar. Stadsdelsförvaltningen måste därför också vara bra på att
kommunicera vad de män och kvinnor som vi är till för kan förvänta sig av våra
tjänster och varför.
9 (20)
Kvalitet kan uppfattas olika beroende på vem som tar del av servicen. Det är
viktigt att personer av olika kön, tillhörighet och bakgrund får komma till tals
när vi undersöker brukarnas syn på kvaliteten på förvaltningens verksamhet.
Att alla ska ha rätt till en likvärdig service innebär inte att alla lösningar ska se
precis likadana ut.
Kvalitet kan också vara av olika natur. Vi kan prata om kvaliteten på det resultat
som uppnås i förhållande till förväntningarna. Men vi kan också prata om
kvaliteten på en viss process; om den fyller sin funktion och om den utförs på
rätt sätt. Dessutom kan kvaliteten på en tjänst upplevas olika beroende på vems
åsikt som tillfrågas, om det är det brukarnas, uppdragsgivarnas eller
medarbetarnas.
DEL 1: Ansvarsfördelning
10 (20)

Förvaltningschefen har ansvar för att Malmö stads styroch ledningssystem
används i hela förvaltningen.

Förvaltningschefen har ansvar för att det finns en behovsinventering av
styrdokument på förvaltningsnivå och för framtagande, upphävande och á
jourhållning av dessa styrdokument.

Förvaltningschefen har ansvar för att det finns dokumentation och anvisningar
för förvaltningens budgetoch uppföljningsprocess, inklusive mål och
åtaganden, och för intern kontroll-processen.

Varje chef har ansvar för att deras medarbetare har kunskap om hur Malmö
stad styrs och vilka mål som finns för verksamheten.

Varje chef har ansvar för att delta i arbetet med att ta fram mål, åtaganden och
aktiviteter för verksamheten, allt beroende på den nivå man arbetar på.

HR-chefen har ansvar för att analys av bemanning och kompetensförsörjning
av verksamheten integreras i budgetoch uppföljningsprocessen.

Varje chef har ansvar för att kvalitetssäkra sina medarbetares kompetens för att
klara uppdraget.

Varje medarbetare har ansvar för känna till Malmö stads värdegrund och att
följa den.
2 Systematiskt kvalitetsarbete – ett gemensamt
arbetssätt
Systematiskt kvalitetsarbete utgör i stadsområdesförvaltning Söder ett
samlingsbegrepp för de processer som används för att styra, leda, planera,
kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten med syfte att tillgodose
behoven och infria förväntningarna hos dem vi är till för. Dessa olika processer
kan ingå i flera andra sammanhang, som exempelvis budgetoch
uppföljningsprocessen eller den interna kontrollen, men är ändå del av ett
systematiskt kvalitetsarbete.
Detta innebär att kvalitetsledningssystemet alltid är i förändring i förhållande till
de krav som uppdragsgivarna och brukarna ställer på organisationen och i
förhållande till de förbättringar som identifieras i arbetet.
Samma grundläggande arbetssätt1 gäller allt det arbete som utförs:



planera
genomföra
följa upp, analysera och föreslå åtgärder.
Det grundläggande arbetssättet att planera, genomföra, följa upp, analysera och
föreslå åtgärder är varken nytt eller revolutionerande. Ändå måste
organisationen hela tiden vara vaksam på att alla delar finns med. Annars finns
en risk att stor kraft exempelvis läggs på planering och genomförande men utan
att resultatet tas till vara och används för att ta bra framtida beslut.
Förvaltningen använder olika verktyg för att säkerställa att alla arbetar utifrån
det gemensamma arbetssättet och för att driva på det systematiska
kvalitetsarbetet. De viktigaste är processkartläggning och processförbättring;
delaktighet hos medborgare, brukare och medarbetare; samverkan; hantering av
avvikelser och synpunkter; riskanalyser och att mäta och analysera resultatet.
2.1
PROCESSKARTLÄGGNING OCH PROCESSFÖRBÄTTRING
En arbetsprocess är en schematisk bild över arbetets gång – ett flödesschema.
Det är en sammanhängande kedja av aktiviteter från start till mål. För att
arbetsprocessen ska vara sammanhängande krävs att det finns något som startar
och driver den. En arbetsprocess ska därför alltid ha en väl definierad början
och ett väl definierat slut. Processen är något som upprepas gång på gång.
1
Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat
nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. (Dnr 217/2013).
11 (20)
Genom aktiviteterna flödar något, till exempel en brukare eller en klient, som
genom aktiviteterna tillförs värde.
Alla förvaltningens viktigaste processer ska kartläggas och de rutiner,
checklistor och andra standardiserande dokument som krävs för att processen
ska fungera ska upprättas eller revideras.
2.1.1
Kärnprocesser och stödprocesser
I varje verksamhet som stadsområdesförvaltning Söder är ansvarig för finns ett
fåtal övergripande processer som tillsammans uppfyller organisationens
verksamhetsidé – kärnprocesser. Exempel på en sådan process kan vara
processen för barn- och ungdomsvård.
Stödprocesser är processer som inte är direkt inblandade i att uppfylla
verksamhetsidén, som saknar egenvärde, men som förser kärnprocesserna med
nödvändigt stöd. Exempel på stödprocesser kan vara HR-processer och
ekonomi-processer.
2.1.2
Processledarskap
Alla processer ska förses med en processledare. Det behöver inte vara samma
person som tar fram processen som sedan blir processledare. Det behöver inte
heller vara någon av utförarna. Processledarens uppgift är att vara ett stöd till
utövarna, att följa upp att processen följs och att se till att processen förbättras.
Processledaren ska:
 Ansvara för att processen är definierad, känd, dokumenterad och
säkrad.
 Värdera om processen är lämplig och om den används på ett bra sätt.
 Initiera och leda arbetet med att förbättra processen.
 Utbilda och stödja utövarna.
2.1.3
Förbättringar
Några syften med att kartlägga processer är att hitta förbättringsområden, säkra
kvaliteten och att lägga om och förenkla arbetssätt och rutiner. De finns många
olika verktyg för att förbättra processer, exempelvis Lean. Olika avdelningar
kan arbeta på olika sätt med förbättringarna, så länge det är i enlighet med
förvaltningens system för styrning och ledning.
LÄS VIDARE
LÄS VIDARE
Stadsområdesnämnd Söder har tagit fram en handbok för processförbättring som finns på Komin. Där
finns också mallar som du kan använda.
12 (20)
2.2
DELAKTIGHET HOS BRUKARE, MEDBORGARE OCH MEDARBETARE
I Malmö stads kvalitetsfilosofi slås fast att behoven hos de kvinnor och män
som vi är till för ska avgöra hur vi utformar och genomför vår verksamhet. Det
innebär att förvaltningen alltid ska ha brukarfokus när processer ska förbättras.
Vad innebär kvalitet för dem som vi är till för? Vilka processer är viktigast ur
deras perspektiv? Det finns många olika metoder för att undersöka vad god
kvalitet innebär för dem som vi är till för, exempelvis brukarundersökningar,
kvalitetskartor, medborgardialog och intervjuer.
Malmö stads medarbetarfilosofi slår också fast att medarbetarna ska vara
delaktiga i att planera och utveckla verksamheten. Därför är det viktigt att varje
avdelning har en uttalad plan för hur medarbetarna ska involveras i planeringen
av åtaganden och aktiviteter för året. De kvinnor och män som arbetar inom en
viss process ska vara delaktiga när processen kartläggs och förbättras,
exempelvis genom att processledaren undersöker hur väl de tycker att
processen fungerar.
Enligt lagstiftningen inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården är
personalen skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete. Det kan
handla om allt från att ta ansvar för analys av avvikelser till att delta i
förbättringar av processer och rutiner.
2.3
SAMVERKAN
Processen och rutinerna ska säkerställa att samverkan med andra verksamheter,
till exempel samverkan mellan stadsområdesförvaltningen och Region Skåne,
möjliggörs. Syftet med samverkan är att säkerställa att administrativa gränser
inte innebär hinder för de kvinnor och män som är berörda av servicen.
2.4
HANTERING AV AVVIKELSER OCH SYNPUNKTER
Ett sätt att få kunskap om hur väl verksamheten fungerar är att arbeta
strukturerat med att hantera avvikelser och synpunkter.
Avvikelser är ett samlingsbegrepp för negativa händelser och tillbud. Avvikelser
är händelser som innebär att något avvikit från hur det ska eller borde vara.
Avvikelser kan delas in i händelser som ledde till att en brukare, klient eller
patient skadats (negativ händelse) och händelser som kunde ha lett till att en
brukare, klient eller patient skadats (tillbud). Avvikelser kan också vara en icke
förväntad händelse i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra
skada på en närstående, medarbetare, utrustning eller organisation.
Synpunkter är ett samlingsbegrepp för alla synpunkter, klagomål, invändningar
13 (20)
och förslag till förändringar och förbättringar som framförs från de kvinnor
och män, pojkar och flickor som vi är till för: brukare, klienter, anhöriga,
kommuninvånare, allmänheten, samarbetspartners, medarbetare,
uppdragstagare med flera. Förutom att de synpunkter och klagomål som
kommer in behöver behandlas ska de också sammanställas, så att de kan vara
en del av uppföljningen.
Både avvikelser och synpunkter ska hanteras både individuellt och aggregerat
som ett underlag till förbättring av verksamheten.
LÄS VIDARE
LÄS VIDARE
På malmo.se kan du hitta Riktlinje för rapportering och hantering av avvikelser som medfört eller riskerat
att medföra en vårdskada eller allvarlig vårdskada och på Komin finns rutiner för Lex Sarah och Lex
Maria.
2.5
RISK- OCH HÄNDELSEANALYSER
En viktig del av att ha en fungerande intern kontroll och ett systematiskt
kvalitetsarbete är att göra risk- och händelseanalyser.
Händelseanalys ska ske vid en specifik avvikelse. De bakomliggande orsakerna till
att händelsen skedde ska identifieras och åtgärder föreslås som kan eliminera
eller minimera risken att den sker igen. När en avvikelse identifierats är det av
stor vikt att ta reda på de bakomliggande orsakerna till varför händelsen
inträffade. En bakomliggande orsak återfinns oftast på systemnivå. Det är dessa
orsaker som är intressanta att analysera och inte de enskilda medarbetarnas
handlingar. Om en bakomliggande orsak åtgärdas kan risken för upprepning av
samma händelse minimeras eller elimineras. Ett exempel på en åtgärd kan vara
att utbilda medarbetarna eller att justera eller upprätta en rutin.
Riskanalys är en systematisk metod där risker i befintliga eller planerade
processer identifieras och värderas. Riskanalys handlar om att kartlägga och
prioritera de risker som finns i förhållande till organisationens mål och sedan
avgöra hur de ska hanteras. Förvaltningen hanterar dagligen risker av olika slag,
allt ifrån risker att göra felaktiga utbetalningar eller risken att inte utföra en
handling i enlighet med rutinen eller målen för verksamheten.
Förvaltningens avdelningar går löpande igenom riskerna och avvikelserna för
verksamheten utifrån verksamhetens processer och verksamhetens mål.
Avvikelserna hanteras både enskilt och aggregeras för att användas som
underlag till planering och intern kontroll. Riskanalyserna dokumenteras och tas
upp till nämnden för kännedom en gång om året i samband med intern
14 (20)
kontroll-planen. Vissa risker behöver hanteras genom att kontroller utförs.
Dessa risker inkluderas i förvaltningens intern kontroll-plan.
LÄS VIDARE
LÄS VIDARE
På Komin kan du läsa mer om hur stadsområdesförvaltningen arbetar med riskanalyser och intern
kontroll.
2.6
MÄTA OCH ANALYSERA RESULTATET
Att planera och sätta mål för arbetet är av vikt, men lika viktigt är att följa upp
om målen nåtts och att analysera resultatet. Ofta mäter förvaltningen på många
olika sätt – och rapporterar in måtten flera till olika instanser – men det är inte
säkert att vi hinner och orkar med att ta ett helhetsgrepp där vi analyserar hur
det har gått. Ibland handlar det om att minska på antalet mätetal genom att
fråga sig: Varför mäter vi? För vem mäter vi? Vad vill vi att mätningarna ska leda till?
2.6.1
Olika typer av mått
Ett sätt att göra det enklare att strukturera upp arbetet med att mäta och
analysera verksamheten är att skilja på olika typer av mått.
Resultatindikatorer kan vi kalla de mått som används för att bedöma framgång i
förhållande till uppställda mål. En indikator används när resultatet inte kan
mätas på ett entydigt sätt och indikatorn mäter alltid bara en avgränsad del av
ett mål. Indikatorn är inte en absolut sanning utan ska ses som en fingervisning
gällande om målet är uppnått eller att man är på rätt väg mot målet. En
indikator pekar på att något har hänt men ger inte svar på varför det hände.
Exempel på resultatindikatorer är de mått som är kopplade till nämndsmålen
eller kommunfullmäktigemålen. När måluppfyllelsen ska bedömas behövs
förutom indikatorerna också en analys av det arbete som utförts och av hur
dessa två samspelar, för att få ett bra analysunderlag för nämnden eller
kommunfullmäktige att ta ställning till.
Nyckeltal kan ses som en instrumentpanel där syftet är att spegla förändringar i
en verksamhet över tid. Nyckeltal tar temperaturen på olika aspekter i
verksamheten och används ofta som larmsignaler i en verksamhet för när
åtgärder behöver vidtas. Exempel på nyckeltal kan vara mått som
personalomsättning, handläggningstider och snittkostnader för en insats.
Nyckeltal kan ibland användas som målindikatorer om de mäter lämpliga
aspekter av ett mål. Ett nyckeltal som kanske redan följs kan till exempel vara
nöjd-kund-index (NKI). Om nämnden då sätter ett mål att förbättra brukarnas
nöjdhet kan man välja att använda detta nyckeltal som en målindikator.
15 (20)
Förutom resultatindikatorer kopplade till målen och nyckeltal för att ta
temperaturen på olika apsekter av verksamheten kan mätetal användas som ett
ledningsverktyg på lägre nivåer i förvaltningen. Dessa mätetal kan exempelvis
vara kopplade till ett Lean-arbete eller till något annat verktyg för
verksamhetsförbättring. De ska kännas relevanta och begripliga för
medarbetarna. Mätetalen ska gärna mätas med korta intervaller så att det går att
använda dem för att visa på snabba framgångar och så att de kan leda till
snabba korrigeringar i verksamheten.
Ett viktigt syfte med att mäta och analysera verksamhetens resultat är att kunna
fira framgångar. Ofta läggs mycket tid på att planera, lite tid på att följa upp och
nästan ingen tid på att tillsammans med medarbetarna lära sig av goda resultat
och fira dem.
2.6.2
Mått för att mäta ändamålsenlighet och resurseffektivitet
Ett annat sätt att se på mått är att se till att det finns mått som täcker upp olika
aspekter av god kvalitet och resurseffektivitet, dvs. att vi gör rätt saker på rätt
sätt. Här kan vi dela upp måtten i mått för att mäta ändamålsenlighet och mått
för att mäta resurseffektivitet. Ofta är det bra om man har mått som speglar
flera av dessa dimensioner.
Ändamålsenlighet: Förmågan att producera rätt resultat
• Uppmätt kvalitet
• Upplevd kvalitet
• Tillgänglighet (i tid)
Resurseffektivitet: Förmågan att producera rätt resultat resurseffektivt
• Tids- och kapacitetsutnyttjande
• Produktivitet
• Ledtid
2.6.3
Jämförelser med andra och över tid
Ett sätt att utföra egenkontroll av verksamheten är att jämföra verksamhetens
resultat med andras, exempelvis genom att titta på nationella kvalitetsregister,
öppna jämförelser eller genom att jämföra den egna verksamheten med andra
inom kommunen. Malmö stads uppdelning i fem stadsområdesförvaltningar ger
också utmärkta tillfällen till att jämföra resultat och analysera skillnader.
När målindikatorer och andra mätetal tas fram är det också bra att försöka
säkra att jämförelser över tid blir möjliga och rätt utförda, exempelvis genom att
noga notera källa och framtagningssätt av statistiken. Det är också viktigt att
16 (20)
den statistik som tas fram eller hämtas skapas på ett sätt som gör det möjligt att
dela upp resultatet utifrån kön och andra tillhörigheter.
2.6.4
Tillsyner och granskningar
Även tillsyner och granskningar är utmärkta sätt att hitta förbättringsområden.
Vid tillsyner och granskningar är det, precis som vid andra analyser, viktigt att
fokusera på brister och förbättringar av systemen, snarare än på enskilda
personers handlingar.
17 (20)
18 (20)

Varje avdelningschef har ansvar för att det finns framtagna beskrivningar över
avdelningens viktigaste processer samt rutiner, checklistor och andra
standardiserande dokument, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag
eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska.

Varje avdelningschef ska utse processledare för processerna om inte detta
redan finns i centralt i Malmö stad. Processledaren är ansvarig för att följa upp,
analysera och förbättra processerna.

Varje avdelningschef har ansvar för att följa upp huruvida processerna efterlevs
och för att vid behov utbilda eller på annat sätt se till att det finns
förutsättningar för medarbetarna att följa processerna, i den mån inte
ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt
ansvarig sjuksköterska.

Varje avdelningschef har ansvar för att det finns verktyg för att undersöka vad
de kvinnor och män som berörs av avdelningens verksamhet anser är bra
kvalitet på verksamheten.

Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med
avvikelser för avdelningens verksamhet, i den mån inte ledningsuppgifterna
enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska.

Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med
synpunktshantering för avdelningens verksamhet.

Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med att
tillvarata kunskaper från granskningar och tillsyner.

Varje avdelningschef ska se till att det finns en utarbetad metod för att arbeta
med kvalitetsförbättringar och för att det finns möjligheter för medarbetarna
att lyfta fram förbättringsförslag.

Varje avdelningschef har ansvar för att det genomförs riskanalyser i enlighet
med nämndens system för intern kontroll och den tillhörande processen.

Förvaltningschefen har ansvar för att det tas fram resultatindikatorer kopplade
till nämndens mål för verksamheten samt övergripande nyckeltal för att följa
utvecklingen.

Varje avdelningschef har ansvar för att det finns mätetal som följer upp
utvecklingen av avdelningens verksamhet. HR- och ekonomichef har ansvar för
att det finns mätetal inom sina respektive områden.
3 Planering och uppföljning av det årliga
kvalitetsarbetet
Kvalitetsarbetet tar aldrig slut; det finns alltid något att förbättra. Varje
avdelning har dock sina sätt att leda arbetet med kvalitet och att
uppmärksamma, analysera och ta tillvara på förslag om förbättringar.
Planering och uppföljning av kvalitetsarbetet sker redan på Malmö stadövergripande nivå och då separat inom varje verksamhetsområde, exempelvis
för individoch familjeomsorgen. För att undvika dubbelarbete sker därför
ingen förvaltningsövergripande planering och uppföljning av arbetet, utan det
sker på avdelningsnivå.
Varje avdelning tar varje år fram en plan för sitt kvalitetsarbete med
utgångspunkt i de verktyg som beskrivs i del 2. Planen ska baseras på
identifierade förbättringsområden utifrån exempelvis granskningar, tillsyn,
analyser, synpunkter, avvikelser eller förbättringsförslag från de kvinnor och
män som berörs av verksamheten. Varje avdelning tar också fram en
uppföljning av hur arbetet har gått under året, i samband med att nästa års plan
tas fram.

Förvaltningschefen har ansvar för den årliga budgetoch
uppföljningsprocessen, för intern kontroll-processen och för planering och
uppföljning av kvalitetsarbetet för förvaltningsövergripande frågor.

Varje avdelningschef ansvarar för att planera och följa upp avdelningens
kvalitetsarbete under året, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller
annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska.
19 (20)
4 Uppföljning och revidering av systemet
Styr- och ledningssystemet för ett systematiskt kvalitetsarbete beslutas av
stadsområdesnämnden. Vid större förändringar av Malmö stads styroch
ledningssystem, vid förändringar av tillämplig lagstiftning eller vid nya
rekommendationer från kommunfullmäktige ska systemet revideras och tas upp
för nytt beslut av nämnden.
20 (20)

Förvaltningschefen ansvarar för att styroch ledningssystemet för
stadsområdesförvaltningen vid behov revideras.

Förvaltningschefen ansvarar för att en uppföljning av efterlevnaden av styroch ledningssystemet görs vartannat år. En processledare för styroch
ledningssystemet utför uppföljningen och föreslår förbättringar.
Malmö stad
Dokumentnamn
Kvalitetsplan för stadsområdesförvaltning Söder 2014 med utblick mot 2015–2016
Typ av dokument
Handlingsplan
Organisation
Malmö stad
Dokumentägare
Stadsområdesdirektör
Framtaget av
Förvaltningscontroller
Diarienr
Ej diariefört
Beslutat datum
2014-05-21
Revisionsdatum
Ej reviderat
Bör uppdateras före
2015-02-01
Kvalitetsplan för stadsområdesförvaltning
Söder 2014 med utblick mot 2015–2016
Stadsområdenämnd Söder beslutade i januari 2014 om Styr- och ledningssystem för ett
systematiskt kvalitetsarbete. Syftet med systemet är att ge stadsområdesförvaltningen en ram
för arbetet med att säkra kvaliteten i verksamheten. Utgångspunkten för styroch
ledningssystemet är bland annat Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om
ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9).
I styroch ledningssystemet anges att varje avdelning årligen ska ta fram en plan för sitt
kvalitetsarbete med utgångspunkt i de verktyg som beskrivs i del 2 i kvalitetsledningssystemet. Planen ska beskriva vilket utvecklingsarbete som ska bedrivas. Innehållet i planen
ska vara framåtsyftande och planen ska därmed inte innehålla allmänna beskrivningar av
befintliga rutiner eller dylikt. I det här dokumentet sammanfattas avdelningarnas
kvalitetsarbete för 2014 med utblick mot 2015 och 2016.
Innehållet i kvalitetsplanen ska baseras på identifierade förbättringsområden utifrån
exempelvis granskningar, tillsyn, analyser, synpunkter, avvikelser eller förbättringsförslag
från de kvinnor och män som berörs av verksamheten. Planen förnyas varje år men löper
på treårs-basis, för att underlätta ett långsiktigt förbättringsarbete. Varje avdelning tar
också, i samband med att nästa års plan, fram en uppföljning av hur arbetet har gått under
året.
2 (9)
INNEHÅLL I PLANEN
Kvalitetsplanen innehåller avdelningens planerade utvecklingsarbete för de kommande tre
åren inom områdena:
•
•
•
•
•
•
Processkartläggning och processförbättring
Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare
Samverkan
Hantering av avvikelser och synpunkter
Risk- och händelseanalyser
Mäta och analysera resultatet
3 (9)
PROCESSKARTLÄGGNING OCH PROCESSFÖRBÄTTRING
Varje avdelningschef har ansvar för att det finns framtagna beskrivningar över
avdelningens viktigaste processer samt rutiner, checklistor och andra standardiserande
dokument, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger
medicinskt ansvarig sjuksköterska. Varje avdelningschef ska också utse processledare för
processerna om inte detta redan finns i centralt i Malmö stad. Processledaren är ansvarig
för att följa upp, analysera och förbättra processerna.
Avdelningschefen har dessutom ansvar för att följa upp huruvida processerna efterlevs och
för att vid behov utbilda eller på annat sätt se till att det finns förutsättningar för
medarbetarna att följa processerna, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan
författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska.
Vad?
Kartläggning,
införande och
förbättring av
arbetsprocesser
Vem?
IOF
IOF
IOF
Upprättande av
rutiner och
checklistor
BIVO
och
VOO
BIVO
och
VOO
BIVO
och
VOO
BIVO
och
VOO
IOF
IOF
OU
BIVO
och
VOO
BIVO
och
VOO
Utvecklingsarbete
Identifiering och kartläggning av en eller
flera processer som inbegriper samtliga
huvudsakliga arbetsuppgifter görs av
samtliga arbetsgrupper.
Implementering av minst en framtagen
arbetsprocess görs av samtliga
arbetsgrupper.
Färdigställande av implementeringen av
minst en framtagen arbetsprocess görs
av samtliga arbetsgrupper.
Framtagande av process för processer
Tidplan
2014
Ansvar för utförande
Sektionschefer IOF
2015
Sektionschefer IOF
2015
Sektionschefer IOF
2014
BIVO och VOO
Framtagande av process för HSL-remiss
från Region Skåne
2014
BIVO och VOO
Framtagande av delegeringsprocess
inom HSL
2014
MAS
Framtagande av rehab-process
2014, 2015
BIVO och VOO
Identifiering av vilka rutiner och
checklistor som behövs för att stödja de
egna arbetsprocesserna görs av samtliga
arbetsgrupper.
Översyn av de befintliga rutinerna och
checklistorna samt upprättande av
ytterligare rutiner vid behov görs av
Upprättande av rutiner och förenkling av
verksamhetsplanering och uppföljning
Framtagande av checklista för
granskning av genomförandeplaner
2014
Sektionschefer IOF
2015
Sektionschefer IOF
2014, 2015
Enhetschefer OU
2014
Framtagande av rutiner för SVPL och
korttidsuppföljningar
2014, 2015
BIVO och VOO
SAS
BIVO och VOO
BIVO
och
VOO
Stab
Stab
Stab
Processuppföljning
IOF
IOF
BIVO
och
VOO
Kommunikation av
processer och rutiner
IOF
Stab
Utveckling av styroch ledningsprocess
Stab
Stab
Utveckling av process
för intern kontroll
IOF
Stab
Utveckling av
kvalitetsarbete
Stab
Stab
Framtagande av rutin gällande
granskning av HSL-dokumentation.
2014
MAS
Upprättande av ny rutin för redovisning
av delegerade beslut till nämnden
Framtagande av handlingsplan för att
höja kunskapsnivån kring offentlighet
och sekretess.
Implementering och uppföljning av
rutiner för arbetsmiljöområdet för hot
och våld och krisstöd samt risk- och
missbruk genom
förvaltningsgemensamma
utbildningsinsatser för chefer och
skyddsombud.
Framtagande av verktyg (mätpunkter,
stickprov, kollegiegranskning, etc.) för att
möjliggöra kontroll av i vilken
utsträckning processerna efterlevs görs
av samtliga sektionschefer.
Framtagande av rutin för revidering av
arbetsprocesser och tillhörande rutiner
Implementering av ”processen för
processer”.
2014
Nämndsekreterare
2014
Nämndsekreterare
2014
HR-chef
2015
Enhetschefer IOF
2015
Enhetschefer IOF
2014
Samtliga framtagna arbetsprocesser och
tillhörande rutiner och checklistor görs
tillgängliga på Komin.
Framtagande av nya sidor för
systematiskt kvalitetsarbete på Komin
Utvärdering av införandet av Malmö
stads nya styroch ledningssystem i
förvaltningen.
Samarbete med övriga stadsområden för
att utveckla målstyrningen
Framtagande av rutin för uppföljning och
analys av internkontroll-åtgärderna.
Utvärdering av den nya processen för
intern kontroll som började användas
2013
Framtagande av ny handbok för
processkartläggning och
processförbättring
Kvalitetssäkring av planerings- och
uppföljningsprocess för kvalitetsarbetet.
2015
Avdelningschefer,
enhetschefer, MAS,
SAS,
utvecklingssekreterare
IOF
2014
2014
2014
2015
Kvalitetscontroller IOF
2014
2014
2014
4 (9)
5 (9)
DELAKTIGHET HOS BRUKARE, MEDBORGARE OCH MEDARBETARE
Varje avdelningschef har ansvar för att det finns verktyg för att undersöka vad de kvinnor
och män som berörs av avdelningens verksamhet anser är bra kvalitet på verksamheten.
Avdelningschefen ska också se till att det finns en utarbetad metod för att arbeta med
kvalitetsförbättringar och för att det finns möjligheter för medarbetarna att lyfta fram
förbättringsförslag.
Det är viktigt att varje avdelning har en uttalad plan för hur medarbetarna ska involveras i
planeringen av åtaganden och aktiviteter för året. De kvinnor och män som arbetar inom
en viss process ska vara delaktiga när processen kartläggs och förbättras, exempelvis genom
att processledaren undersöker hur väl de tycker att processen fungerar.
Vad?
Vem?
Utvecklingsarbete
Tidplan
Medarbetarnas
delaktighet i
förbättringsarbetet
IOF
Utbildning av samtliga arbetsgrupper i
att löpande använda tavelmöten för
att få regelbunden information om
verksamhetens arbete och resultat.
2014
Enhetschefer IOF
IOF
Utbildning av samtliga medarbetare i
att löpande använda tavelmöten för
att på dessa kunna lyfta förslag till
förbättringar och även ingå i det
praktiska förbättringsarbetet.
Utveckling av medarbetarnas
delaktighet i arbetet genom tydlig
delaktighet i framtagningen av
sektionernas arbetsplaner.
Inventering av på vilka sätt som
verksamheten arbetar med
brukarinflytande i nuläget.
Undersökning av på vilka sätt som
verksamheten kan öka brukarnas
Undersökning av på vilka sätt som
verksamheten kan öka brukarnas
Utvecklingsarbete gällande
genomförandeplaner.
Publicering på Komin av information
om ansvarsfördelningen inom
kvalitetsarbetet.
Framtagande av underlag för att
tydliggöra chefsuppdraget.
Införande av
kommunikationsutbildningar för
chefer tillsammans med de övriga
stadsområdena.
Upprättande av arbetsformer och
rutiner för hur verksamheten ska göras
tillgänglig, ex lokaler, telefontider, epostpolicy, information.
2014
Enhetschefer IOF
2014, 2015
Enhetschefer,
sektionschefer OU
2015
Sektionschefer IOF
2015
Sektionschefer IOF
2014, 2015
Avdelningschef BIVO
Avdelningschef VOO
2014, 2015
Enhetschefer VOO, SAS
2014
IOF
2014
HR-chef
2014
Kommunikationschef
2014, 2015
Avdelningschef BIVO
Avdelningschef VOO
OU
Brukarinflytande
IOF
IOF
BIVO
och
VOO
VOO
Tydlighet i ansvar
och roller
IOF
Stab
Stab
Tillgänglighet
BIVO
och
VOO
6 (9)
SAMVERKAN
Processen och rutinerna ska säkerställa att samverkan med andra verksamheter, till exempel
samverkan mellan stadsområdesförvaltningen och Region Skåne, möjliggörs. Syftet med
samverkan är att säkerställa att administrativa gränser inte innebär hinder för de kvinnor
och män som är berörda av servicen.
Vad?
Vem?
Utvecklingsarbete
Tidplan
Intern och extern
samverkan
IOF
Identifiering av de lokala (SoF Söder)
processer och rutiner för samverkan
som krävs för att säkra den enskildes
behov av insatser görs av samtliga
arbetsgrupper.
Framtagande av de lokala processer
och rutiner som identifierats påbörjas
av samtliga arbetsgrupper.
Identifiering av de interna (Malmö stad)
och externa processer och rutiner för
samverkan som krävs för att säkra den
enskildes behov av insatser görs av
Framtagande av de interna och
externa processer och rutiner som
identifierats påbörjas av samtliga
arbetsgrupper.
2015
Sektionschefer IOF
2015
Sektionschefer IOF
2016
Enhetschefer
/Sektionschefer IOF
2016
Enhetschefer
/Sektionschefer IOF
BIVO
och
VOO
Identifiering av de processer och
rutiner för samverkan som krävs för att
säkra den enskildes behov av insatser
2014, 2015
Avdelningschef BIVO
Avdelningschef VOO
BIVO
och
VOO
Beskrivning och fastställande av de
processer och rutiner för samverkan
som krävs för att säkra den enskildes
behov av insatser
2014, 2015
BIVO, VOO, SAS, MAS
BIVO
och
VOO
Identifiering av de processer och
rutiner som krävs för samverkan mellan
nämnder, myndigheter, vårdgivare,
föreningar m.fl.
2014, 2015
Avdelningschef BIVO
Avdelningschef VOO
BIVO
och
VOO
Beskrivning och fastställande de nya
processer och rutiner som krävs för
samverkan mellan nämnder,
myndigheter, vårdgivare, föreningar
m.fl.
Identifiera interna och externa
samverkansstrukturer utifrån
medborgarnas behov och
verksamheternas mål.
2014, 2015
BIVO, VOO, SAS, MAS
2014, 2015
Avdelningschef,
enhetschefer och
OU
Stab
Framtagande av gemensamma
utvecklingsområden med övriga
stadsområdesförvaltningar gällande
styrning och ledning.
2014
IOF
Publicering på Komin av samtliga
identifierade och gällande dokument
som reglerar samverkan.
2016
IOF
IOF
IOF
IOF
OU
Kommunikation av
samverkan
7 (9)
HANTERING AV AVVIKELSER OCH SYNPUNKTER
Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med avvikelser för
avdelningens verksamhet, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan
författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska. Varje avdelningschef har också ansvar
för att det finns ett systematiskt arbete med synpunktshantering för avdelningens
verksamhet.
Vad?
Vem?
Utvecklingsarbete
Tidplan
Synpunkts- och
klagomålshantering
Stab
2014
Avvikelsehantering
IOF
Framtagande av
förvaltningsgemensam process för
synpunkts- och klagomålshantering
Framtagande av rutin för hur
avvikelsehanteringen ska användas.
2014
IOF
Upprättande av rutin för analys av
inkomna avvikelser.
2015
IOF
Säkerställande av att medarbetare
känner till möjligheten att använda sig
av avvikelser samt att de vet hur man
praktiskt gör.
2014
Tillsyn och
granskning
IOF
Upprättande av rutin för att tillvarata
synpunkter från tillsyn och granskning.
2015
Enhetschefer IOF
Åtgärdande av fel
IOF
Upprättande av rutiner för att
säkerställa åtgärdande av fel som
upptäcks via synpunkter/klagomål,
avvikelser, intern kontroll, tillsyn,
riskanalys och egenkontroll.
2014
Enhetschefer IOF
8 (9)
RISK- OCH HÄNDELSEANALYSER
Förvaltningens avdelningar ska löpande gå igenom riskerna och avvikelserna för
verksamheten utifrån verksamhetens processer och verksamhetens mål. Avvikelserna
hanteras både enskilt och aggregeras för att användas som underlag till planering och intern
kontroll.
Varje avdelningschef har också ansvar för att det genomförs riskanalyser i enlighet med
nämndens system för intern kontroll och den tillhörande processen.
Vad?
Vem?
Utvecklingsarbete
Tidplan
Förbättring av
processer och
rutiner för risk- och
händelseanalys
IOF
Framtagande av rutin för risk- och
händelseanalys med fokus på:
–
När analys ska genomföras.
–
Hur (med vilket verktyg) analys
ska genomföras.
–
Återkoppling av resultatet, in i
verksamheten.
Implementering av ”process för
processer” där ställningstagande till
behovet av risk- och händelseanalys
ingår.
2016
2014
Avdelningschefer,
enhetschefer, MAS,
SAS,
BIVO och VOO
BIVO
och
VOO
9 (9)
MÄTA OCH ANALYSERA RESULTATET
Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med att tillvarata
kunskaper från granskningar och tillsyner.
Förvaltningschefen har ansvar för att det tas fram resultatindikatorer kopplade till
nämndens mål för verksamheten samt övergripande nyckeltal för att följa utvecklingen.
Varje avdelningschef har ansvar för att det finns mätetal som följer upp utvecklingen av
avdelningens verksamhet. HR- och ekonomichef har ansvar för att det finns mätetal inom
sina respektive områden.
Vad?
Vem?
Utvecklingsarbete
Tidplan
Kvalitetsberättelse
IOF
2015
IOF
Egenkontroll
BIVO
och
VOO
BIVO
och
VOO
Genomgång av nuvarande mall till
kvalitetsberättelse i syfte att ta fram
förslag på hur den kan förbättras.
Utveckling av egenkontroller i syfte att
säkra verksamhetens kvalitet
2014, 2015
Enhetschefer BIVO
Enhetschefer VOO
Framtagande och kontinuerlig
uppföljning av nyckeltal för
hemtjänsten i samarbete med HR- och
ekonomiavdelningen.
Framtagande av gemensam modell för
mätetal för avdelningen.
Framtagande av modell för att hantera
nyckeltal på nämndsnivå
Granskning av förvaltningens mål och
uppföljning i syfte att öka
jämställdhetsintegreringen av
dokumenten.
Utveckling av formerna för
omvärldsanalys.
2014
Enhetschefer VOO
2014
Enhetschefer
2014
2014
BIVO
2014
Kvalitetssäkring av de ekonomiska
prognoserna och uppföljningen.
2014
Förvaltningscontroller i
samverkan med övriga
stadsområden
Ekonom på
ekonomiavdelningen
Utveckling av
mätetal
OU
Stab
Jämställdhetsanalys
Stab
Omvärldsanalys
Stab
Ekonomisk
uppföljning och
analys
Stab
Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse för vård- och
omsorg 2014
Upprättad
Datum:
Version:
Ansvarig:
Förvaltning:
Enhet:
2015-02-27
3.0
Åsa Ollerstam-Lundh
Stadsområde Väster
Vård och omsorg
1. Sammanfattning ................................................................. 3
2. Bakgrund ............................................................................. 4
3.1 Malmö stad ..................................................................... 5
Nämndsmål ...................................................................... 6
Nämndsmål ...................................................................... 7
Nämndsmål ...................................................................... 7
patientsäkerhetsarbetet ......................................................... 9
5. Samverkan .......................................................................... 9
5.1 Kommungemensam samverkan ..................................... 9
5.3 Samverkan HSL för att förebygga vårdskador samt
samverkan SoL och LSS..................................................... 10
Internt .............................................................................. 10
Externt ............................................................................. 11
6. Systematiskt förbättringsarbete...................................... 12
Internkontroller ................................................................ 13
6.3 Övriga identifierade utvecklingsområden................... 13
mindre än 10 avvikelser inom SoL/LSS ........................... 16
avvikelser ........................................................................ 16
mindre än 10 avvikelser inom HSL .................................. 19
avvikelser ........................................................................ 20
6.4.3 Sammanställning av fallrapporter............................... 21
6.4.3.1 Fallolyckor ........................................................... 21
1. Sammanfattning
Kvalitets- och patientsäkerhetsarbete som har bedrivits under året
• Utvecklat kvalitetsmöten inom alla enheter.
• Påbörjat implementering av Senior Alert och BPSD-registret. .
( Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demenssjukdom)
• Fortsatt arbete med kvalitetsråd.
• Genomgång av den nationella värdegrunden. Under 2014 har det
speciellt varit riktat mot bemötande.
• Utbildning till all personal i det nya dokumentationssystemet
• Utbildning för biståndshandläggare i handläggning enligt BIC,
(Behov I Centrum).
• Utbildning till legitimerad personal via ”Råd och stöd” avtalet
med primärvården.
Åtgärder som vidtagits under året för att öka och säkra verksamhetens kvalitet
• Utvecklat teamsamverkan i ordinärt boende med ansvarig biståndshandläggare, sjuksköterska och rehab.
• Reviderat och upprättat rutiner samt processer.
• Utbildningsinsatser gällande HSL uppdrag
• Handledning, både i delegerade uppgifter och i bemötande av
personer som drabbats av demenssjukdom.
De viktigaste resultaten som uppnåtts under året
• Resultatet för brukarundersökningen 2014 visade såväl positiva
som negativa trender. Resultatet på våra särskilda boenden är
oförändrat jämfört med 2013, 84 % är nöjda eller mycket nöjda.
Flera särskilda boenden har arbetat målinriktat med att förbättra
resultaten bland annat inom området sociala aktiviteter och har
förbättrat sina resultat markant. Resultatet för ordinärt boende
har minskat från 84 % år 2013 till 81 % år 2014. Däremot går det
att skönja en positiv trend i resultatet för inflytande och information om tillfälliga förändringar.
•
•
Årets internkontroller visar följande: rutinen för avvikelserapportering fungerar, det finns en god känndedom om lokala rutiner
inom alla verksamheter och informationsöverföringsrutinerna
mellan SVPL-team och områdesteam fungerar väl.
Det finns fortsatt behov av stöd i utvecklingen av dokumentation enligt SOL.
Övergripande mål och strategier för kommande år
• Det systematsikt kvalitetsarbete behöver utvecklas vidare i organisationen, dels genom att fortsätta analysera orsaker till avvikelser men också följa upp resultatet av de åtgärder som vidtas.
• Utveckling av kvalitetsråd i samtliga verksamheter ska ske där
teamet blir ett naturligt forum för kvalitetsarbetet.
• Övergripande kvalitetsmöten där goda exempel sprids blir också
en del av strategier för utveckling och kunskapsspridning.
• Ett ökat användande av nationella kvalitetregister och uppföljningar av olika vårdinsatser är ett viktigt utvecklingsområde.
• Metoder för uppföljning av biståndsbeslut utifrån BIC (Behov I
Centrum) att vara ett prioriterat område.
• Resultatet av brukarundersökningen kommer som tidigare att
användas som ett underlag för verksamheten att vidareutvecklas.
2. Bakgrund
Ta emot synpunkter
och klagomål
Riskanalyser
Planera
Genomföra
Förbättra
Utvärdera
Ständigt utveckla
Och förbättra processer
mm.
– förbättrad verksamhet
– egenkontroll.
1. Vad gjorde ni?
2. Hur blev det?
krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till
vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter (2 kap. 1 § SOSFS 2011:9).
Socialstyrelsen påpekar även att den som bedriver verksamhet kan välja
att ställa ytterligare krav på verksamheten genom att sätta egna mål.
3.1 Malmö stad
plan för LSS verksamhete.Malmö stads verksamheter är målstyrda och
mål beslutas på olika nivåer. Kommunfullmäktige fastställer inriktningsmål och baserat på dessa fastställer kommunstyrelsen effektmål som
följs upp årligen. Med utgångspunkt i inriktnings- och effektmålen ska
alla nämnder som ansvara för vård- och omsorgsverksamhet dessutom
årligen fastställa och följa upp operativa mål.
• Leva ett aktivt liv och ha inflytande i samhället och över sin vardag
• Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende
• Bemötas med respekt
• Tillgång till god vård och omsorg
Syftet med LSS planen är att vara ett stöd för Malmö stads verksamheter
som erbjuder stöd och service enligt LSS så att personer med funktionsnedsättningar ges möjlighet att leva meningsfulla liv och bidra i samhället
på ett värdefullt sätt. Planen innehåller fem inriktningsmål inom områdena:
• Individen
• Självbestämmande och självständighet
• Delaktighet i samhället och jämlikhet i levnadsvillkor
• Helhetssyn och kontinuitet
• Kompetens
Antalet personer som haft hemtjänstinsatser i snitt per månad under
2014 uppgår till 2400 personer.
Antalet personer som bott på särskilt boende har uppgått till, i genomsnitt, 709 personer/månad. 433 lägenheter som är belägna i stadsområdet drivs i kommunal regi.
Vård- och omsorg består av avdelningen för bistånd som har myndighetsansvar för såväl beslut utifrån SoL och LSS samt ansvarar för samtliga samordnade vårdplaneringar. I verksamheten finns två enheter för
ordinärt boende med 16 hemtjänstgrupper, kväll och nattgrupper samt
avlösar- och ledsagarservice. Två enheter för särskilt boende med 12
särskilda boenden och en dagverksamhet för personer som drabbats av
demenssjukdom. Utöver detta finns en enhet för distriktssköterskor,
arbetsterapeuter, sjukgymnaster/fysioterapeuter.
Malmö stads Larmcentral är också beläget i stadsområde Väster.
De politiska målen som beskrivs i verksamhetsplanen och ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete utgör grunden för de mål och
krav som ställs till verksamheten. Nedan beskrivs de nämndsmål som
vård- och omsorg arbetat främst med under 2014.
”Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg de behöver”
Nämndsmål
Av de äldre som har hemtjänstinsatser i ordinärt boende och som
bor i särskilt boende ska de som är nöjda med insatserna öka med
3 % i jämförelse med 2013.
Ordinärt boende
Av de äldre, män och kvinnor, som har hemtjänstinsatser svarar 81 % att
de är nöjda eller mycket nöjda med hemtjänsten, vilket är en minskning i
jämförelse med 2013 års resultat på 84 %.
Merparten av verksamheterna har identifierat och arbetat med förbättringsområden utifrån brukarundersökningen. En ökning har skett i resultatet för inflytande. Rehabs arbete med beslutsstöd gör den enskilde mer
delaktig i sin vård. Resultatet för bemötande har också ökat. Verksamheterna har arbetat aktivt med bemötandekapitlet i Socialstyrelsens
material om värdegrunden samt skapat rutiner för legitimationsanskaffning och implementerat kunskapen om att den ska bäras.
Särskilt boende
Av de äldre, män och kvinnor, som bor i särskilt boende svarar 84 % att
de är nöjda eller mycket nöjda med sitt särskilda boende, vilket är samma
resultat som för 2013.
Verksamheterna har identifierat och arbetat med förbättringsområden
utifrån brukarundersökningen. En ökning av resultatet har skett bland
annat gällande sociala aktiviteter och information om tillfälliga förändringar. Några boenden har utsett aktivitetssamordnare på arbetsplatsen
som ansvarar för att ta reda på vad brukarna vill göra och att utifrån
önskemål anordna dessa aktiviteter. En framgångsfaktor har också varit
att synliggöra för anhöriga vilka aktiviteter som erbjuds.
Dessvärre har flera av de särskilde boendena inte förbättrat resultatet
gällande mat, matsituation samt tydligheten kring var man kan vända sig
vid synpunkter och klagomål. Även resultatet kring bemötande har sjunkit trots löpande arbete med detta på arbetsplatsträffar och som en del i
arbetet med värdegrunden samt ett salutogent synsätt.
Nämndsmål
Män och kvinnor över 65 år som erhåller bistånd i form av hemtjänst ska uppfatta att beslutet är avpassat till deras behov.
Av de män och kvinnor som erhåller bistånd i form av hemtjänst, svarar
69 % att handläggarens beslut är avpassat för deras behov. Det innebär
en minskning med 1 % i jämförelse med 2013 års resultat på 70 %.
”Malmö stad ska ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet”
Nämndsmål
Brukare ska få en likvärdig bedömning vid vårdbehov inom vårdoch omsorg.
I samband med biståndbedömningar används en checklista som säkerställer att handläggaren ställer samma frågor och inhämtar samma uppgifter från både kvinnor och män. Checklistan för jämställd biståndsbedömning har använts i 95 aktuella biståndsärenden under 2014.
Utvecklingsområden från föregående år
I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen för 2013 beskrevs de områden som stadsområdet också skulle utveckla under 2014.
•
•
•
•
•
•
Implementering av den Nationella värdegrunden och det
salutogena arbetssättet.
Införa kvalitetsråd där dessa inte finns och utveckla arbetet med uppföljningen av åtgärderna.
Utveckling och implementering av metoder för handledning och kompetensutveckling inom demensområdet.
Införa en ny process med kvalitetsuppföljning/egenkontroller i samtliga verksamheter.
Ny modell för biståndshandläggning.
Metodutveckling avseende uppföljning av biståndsbeslut.
Samtliga verksamheter har arbetat med Nationella värdegrunden utifrån
Socialstyrelsens material, framför allt gällande bemötande.
Demenssjuksköterskan och Silviasystrarna har där behov uppstått genomfört handledning till medarbetare. Utvärderingar av handledningsuppdragen visar att majoriteten av uppdragen har haft avsedd effekt.
Demenssjuksköterskan har utifrån ledningsgruppens beslut startat en
styrgrupp för en framtida utveckling inom demensområdet via BPSD
registrering.( Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demenssjukdom)
Under året har avdelningen för bistånd arbetat intensivt med förberedelser inför införandet av den nya modellen för behovsinriktad biståndsbedömning, Behov I Centrum (BIC). Samtliga biståndshandläggare har
under året övat sig genom att skriva ett antal utredningar enligt BIC,
något som tagit mycket tid i anspråk i kombination med förberedelser
kring det nya verksamhetssystemet. Detta har inneburit att det varit svårt
för biståndshandläggarna att hinna med uppföljningarna.
Ledningsgruppen inom vård och omsorg har tagit fram prioriterade områden för 2015 som bygger på SKL rapport om framgångsfaktorer inom
äldreomsorgen. Den innehåller en analys av vilka faktorer som haft betydelse för kvalitetsförbättringar.
Brukarorienterad organisationskultur
• Utveckla planeringsmetoder för insatser inom ordinärt boende
för att säkerställa att de styrs utifrån brukarnas behov.
• Utvärdera och analysera teamarbetet ur ett brukarperspektiv.
• Utveckla alternativa arbetstidsmodeller som ska testas med utgångspunkt i brukarnas behov.
Individuellt anpassad omsorg och vård
• Införandet av ny metod för biståndbedömning, BIC kommer att
ge ett tydligare underlag till de genomförandeplaner som ska
upprättas tillsammans med den enskilde.
• Arbetet med att utveckla genomförandeplanerna i syfte att stärka
den enskildes delaktighet och inflytande kommer att vara ett prioriterat område under 2015.
Systematsikt kvalitetsarbete
• Brukarundersökningen ska användas som ett underlag och uppföljningsmetod för det fortsatta kvalitetsarbetet.
• Arbetet med att synliggöra och tydliggöra avvikelsemönster och
åtgärder som har haft avsedd effekt fortsätter under 2015 genom
att systematiskt arbeta med kvalitetsråd i hela verksamheten samt
fortsätta ha kvalitetsmöten på ledningsnivå.
• Egenkontroller kommer att utföras utifrån ett nytt underlag.
•
•
•
Interkontroller avseende bland annat dokumentation både inom
Sol och HSL att utföras.
Användningen av nationella kvalitetsregister ska öka.
Ett särskilt fokus kommer att finnas på att arbeta fram metoder
för uppföljning av biståndsbeslut.
Stadsdelsområdesnämnd ska:
I ett nämndbeslut ges avdelningschef i uppdrag att å nämndens vägnar
ansvara för att verkställa och utveckla ledningssystemet för det systematiska kvalitetsarbetet inom sitt verksamhetsområde samt att leda kvalitetsarbetet. Kvalitetsarbetet ska bedrivas i samarbete med medicinskt
ansvarig sjuksköterska, Socialt ansvarig samordnare, chefer och medarbetare. I Ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete beskrivs ansvarsområden för olika yrkesgrupper.
5. Samverkan
med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa genomfördes. Därefter
har ett samarbete inletts mellan avdelningarna för vård och omsorg och
individ och familjeomsorgen. Arbetet är pågående och ska utvärderas
2015.
Arbetet med processen avseende Samordnade Individuella Planer (SIP)
har inte fungerat varav en tvärprofessionell arbetsgrupp tillsattes med
representanter från Region Skåne och Malmö stad. Gemensamma rutiner har implementerats. Det fortsatta arbetet avser implementera rutiner
Behov av att förhindra inläggning på sjukhus för de mest svårt sjuka
äldre identifierades. En undersökning på medicinavdelningarna på SUS i
Malmö och Lund genomfördes 2012. Studien visade på hur stor andel av
patienterna som inte hade behövt erhålla en vårdplats om adekvat medicinskt stöd hade kunnat erbjudas i ordinarie boendemiljö. Utifrån projektmedel bildades ett tvärprofessionellt team bestående av läkare, sjuksköterska, biståndshandläggare och arbetsterapeut. Teamet erhöll nam9 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
net ÄMMA (Äldre i Malmö Mobilt-Akutteam). Resultatet av detta arbete
blev att inläggningarna minskade och ÄMMA-teamet är nu en permanent verksamhet i Malmö Stad.
Samordnad Vård Planering (SVPL) bildades där representanter från regionen, kommunen och primärvården ingår. Nätverket har upprättat gemensamma rutiner kring SVPL samt lägger förslag för planerings och
beredskap för hantering av utskrivningsklara patienter vid t.ex. helger
och semesterperioder. Fortsatt arbete med identifiering och revidering
av rutiner samt löpande dialog om att vårdplaneringarna sker i enlighet
med aktuella bestämmelser och rutiner.
5.3 Samverkan HSL för att förebygga vårdskador samt
samverkan SoL och LSS
Internt
•
•
•
I samband med den nya områdesindelningen skapades en ny rutin för teamsamverkan samt togs det fram en gemensam dagordning för dessa möten. Syftet med träffarna är att samverka kring
brukarnas skiftande behov enligt SoL och HSL och att tidigt
upptäcka risker enligt Socialstyrelsens riskindikatorer. Teamträffarna har lett till att man tidigare upptäckt när brukarnas behov
förändrats
Rutiner har upprättats för informationsöverföring mellan legitimerad yrkesutövare och omvårdnadspersonal, mellan dygnets
olika arbetspass samt mellan SVPL-teamen och hemsjukvård och
hemtjänst. Rutinerna har lett till en ökad säkerhet för informationsöverföring.
I de områden som arbetat med kvalitetsråd diskuteras regelbundet inträffade avvikelser och en bedömning av risker görs utifrån
detta i verksamheten. En uppföljning av vidtagna åtgärder ingår
också i kvalitetsrådens metod. Arbetet dokumenteras i en handlingsplan som sedan skickas till SAS (Socialt Ansvarig Samordnare och MAS (Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska). Kvalitetsrå-
•
•
•
•
•
•
den har lett till att man hittat användbara åtgärder för att förhindra upprepning av avvikelser och risker har upptäckts i ett tidigt stadium.
Alla medarbetare som ska delegeras har fått utbildning och genomfört ett kunskapstest innan delegeringen sker. Vid förnyelse
av delegering har man under året börjat använda sig av Malmö
stads E-Learnings program, Lärkan. I programmet finns ett test
som all personal ska göra för att få förnyad delegering.
Sjuksköterskor på särskilda boenden har handlett och utbildat
personalen i både demens och diabetes vilket lett till kompetenshöjning.
All legitimerad personal har gått utbildning i Internatinal Classification of Function ( ICF) för att säkra upp dokumentationen i
det nya dokumentationssystemet.
Under året har en rutin för att specificera HSL-insatserna i planeringsverktyget ”Lapscare” införts. Rutinen har till syfte att alla
HSL-insatser ska kategoriseras och tydliggöras på medarbetarnas
schema för att förhindra avvikelser.
På alla särskilda boenden samverkar omvårdnadspersonal, sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter
vid riskbedömning av brukarna utifrån Socialstyrelsens kvalitetsindikatorer. Tillsammans tittar man på risken för undernäring,
fall, trycksår samt munvård hos varje brukare och för att hitta
individuella åtgärder. Kvalitetregistret Senior Alert används i en
del verksamheter.
Kostombuden på alla särskilda boenden får kontinuerlig handledning och utbildning av kommunens dietist.
Externt
•
•
•
•
•
Samverkan med primärvården har utvecklats genom att stadsområdesdirektör, avdelningscheferna och medicinskt ansvarig sjuksköterska har regelbundna träffar med verksamhetscheferna för
hälsovalsenheterna i stadsområdet samt med enheter för öppenvårdspsykiatri. Samverkan syftar till att förbättra samarbetet samt
att verka för att vi arbetar mot samma mål.
Ett centralt avtal avseende råd, stöd och fortbildning för Malmö
stad har upprättats. Under året har utbildningar genomförts för
legitimerad personal.
Utbildning av munvård har genomförts på alla särskilda boenden
av Oral Care och Dentomed.
Sjuksköterskorna på särskilt boende medverkar vid läkemedelsgenomgångar tillsammans med behandlande läkare på vårdcentralerna.
På särskilt boende samverkar sjuksköterskorna och behandlande
läkare kring den palliativa vården. Brytpunktssamtal genomförs
med brukare och anhöriga.
• Individuell vårdplanering utförs på särskilda boenden i samband
med att vården för brukaren ändras som till exempel inför ställningstagande till palliativ vård.
• Brukaren erbjuds att vara delaktig i upprättandet av en genomförandeplan.
• Anhörigkonsulenten erbjuder samtalsstöd både enskilt och i
grupp.
• Limhamns mötesplats har träffpunkt för anhöriga.
• På flera särskilda boende finns anhörigombud vars uppgift är att
sprida kunskap om anhörigstöd bland annat genom att kontaktmannen erbjuder anhörigsamtal.
• På särskilt boende ordnas anhörigmöten samt olika aktiviteter
där anhöriga bjuds in för att delta.
• I samband med utredningar av missförhållanden eller vid utredning enligt lex Maria involveras den enskilde och vid behov även
anhöriga.
• Arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter arbetar med
beslutsstöd som är en strukturerad metod för att systematiskt
bedöma behovet av behandling/träning, egenvård, bostadsanpassning och hjälpmedel. Metoden leder till att patient och anhöriga blir mer delaktiga.
• En riskanalys inför införandet av det nya verksamhetssystemet,
Procapita och den nya modellen för behovsbedömning, BIC
(Behov I Centrum) har genomförts. Riskanalysen resulterade i att
en handlingsplan utarbetades för beredskap vid själva övergången från det gamla systemet till det nya.
• Riskanalys inför områdesindelning för HSL-enheten och enheten
för ordinärt boende. Risker som kom fram i analysen ledde till
att rutiner för teamträffar upprättades samt en handlingsplan för
införandet i de olika sektionerna.
• Riskanalys inför en förändring av psykiatrisjuksköterskans uppdrag. Syftet med förändringen är att ge alla patienter i stadsområdet samma tillgång till lika vård.
• Efter ett driftstopp på Larmcentralen gjordes en händelseanalys
som ledde till ändrade rutiner för information vid driftstopp ut
till hemtjänstverksamheterna.
• Alla verksamheter genomförde under 2014 egenkontroller enligt
Malmö stads rutin. I samband med utvärdering av egenkontrollerna blev det tydligt att det underlag som användes inte gav en
tydlig bild av hur kvaliteten var säkerställd inom varje verksamhet. Detta medförde att underlaget för egenkontrollerna reviderades i slutet på 2014. Det nya underlaget ska nu prövas under
2015.
Internkontroller
•
•
•
•
•
6.3
Våren 2014 genomfördes en internkontroll för att mäta säkerhetskulturen i våra verksamheter. Undersökningen visade att rutinerna för avvikelserapportering fungerade väl i vårt stadsområde. Det finns fortfarande en del brister gällande medvetenheten om syftet med att rapportera avvikelser men i stort sett blir
man positivt bemött när man tar upp det på arbetsplatsen.
Undersökningen visade att arbetet med att diskutera avvikelser
på arbetsplatsen måste utvecklas.
Under 2014 gjordes en intergranskning där stadsområdets väntetider för rehabiliteringsinsatser kontrollerades. Vid granskningen
mättes antalet ärenden som inte startats upp inom angiven tidsram. För arbetsterapeuterna startades inte 2% av ärendena inom
framtagen ledtid och för sjukgymnasterna/fysioterapeuterna startades inte 3,7 % av ärendena inom framtagen ledtid.
Under året genomfördes en kontroll av rutinerna för informationsöverföringen mellan SVPL-team ( Samordnad Vård PLanering)till områdesteam för brukare som gick hem efter sjukhusvistelse. Kontrollen visade att rutinerna för informationsöverföring
fungerar.
Under 2014 granskades dokumentationen av daganteckningar utifrån de rutiner om dokumentation som finns upprättade i stadsområdet. 150 brukarjournaler granskades och resultatet visar att
rutinerna inte följs fullt ut. Åtgärder som vidtagits under året är
att sektionscheferna ska granska alla genomförandeplaner innan
de signeras, man ska ge regelbunden information om vikten av
dokumentation samt se över planeringen så att tid avsätts för
dokumentation.
Under året gjordes en kontroll av kännedom om lokala rutiner
och tillgänglighet av dessa. Kontrollen gjordes inom 10 verksamheter. Kontrollerna visade att kännedom om de lokala rutinerna fanns ute i verksamheterna. Några kontroller visade att
följsamheten till kontrollerade rutiner var sämre. Här vidtogs åtgärder för att förbättra följsamheten.
Övriga identifierade utvecklingsområden
Under 2015 kommer en omorganisation att göras inom Vårdoch omsorg. En enhet för stabsfunktioner bildas där samtliga
personer som arbetar med utvecklingsuppdrag samlas. Syftet är
•
•
•
•
•
•
•
att samordna uppdragen och underlätta det systematiska kvalitetsarbetet ute i verksamheterna.
Fortsätta utveckla kvalitetsmöten där ledningen för de olika
verksamheterna tillsammans med personer från staben analyserar
avvikelsemönster samt diskuterar åtgärder och synliggör åtgärder
som haft god effekt.
2014 påbörjades implementering av Nationella kvalitetsregister
som Senior Alert och BPSD (Beteendemässiga och Psykiska
Symptom vid Demenssjukdom)
detta behöver vidareutvecklas under kommande år.
Vidareutveckla arbetet med palliativ registret genom att utifrån
resultatet arbeta med åtgärder för att kvalitets höja den palliativa
omvårdnaden i stadsområdet. Detta måste göras i samverkan
med primärvården.
En kontroll av hur dokumentationen utifrån SoL och HSL fungerar i det nya verksamhetssystemet ska göras under 2015 via internkontroll.
Den 1/1 2015 började en ny författning gälla om förebyggande
arbete och behandling av undernäring. Rutiner för att tidigt upptäcka risker på undernäring ska tas fram och arbetet måste implementeras under året.
Under 2015 kommer en utbildning till all omvårdnadspersonal i
förflyttning med lyft att implementeras.
Förbättringsarbete utifrån resultatet på brukarundersökningen
Sammanhållen vård och omsorg om de mest sjuka äldre.
Under 2014 har stadsområdesnämnd väster erhållit prestationsmedel för
vården av de mest sjuka äldre. En satsning på BPSD ((Beteendemässiga
och Psykiska Symptom vid Demenssjukdom),har påbörjats genom att 2
personer har blivit certifierade utbildare. Detta har lett till att en utbildning av registratorer påbörjats på fyra av våra boenden. Under 2015 fortsätter denna satsning genom att en person på 75 % kommer att fortsätta
utbildningsinsatserna. Dessutom har en satsning på kvalitetsregistret
senior alert påbörjats som ska fortsätta under 2015 genom att en person
kommer att frikopplas på 50 % för att vara verksamhetera behjälpliga
med att komma vidare kring framtagandet av statistik och analys av åtgärder.
Klagomål och synpunkter kan framföras av brukare, deras närstående,
personal, vårdgivare, de som bedriver socialtjänst, de som bedriver verksamhet enligt LSS, myndigheter och föreningar, andra organisationer och
intressenter.
Årets statistik visar på en minskning jämfört med förra året vad det gäller totala antalet avvikelser.
De vanligasta avvikelserna är brister av olika slag och bland dessa är brister i personlig omvårdnad, serviceinsatser samt informationsöverföring
de vanligaste. Den ekonomiska situationen under 2014 har gjort att väldigt många avvikelser gällande brister handlat om ej utförda insatser på
grund av personalbrist. Den vanligaste åtgärden/åtgärderna är samtal
med berörd medarbetare eller med den berörda arbetsgruppen. I de
verksamheter där det finns kvalitetsråd görs en genomgång av inrapporterade avvikelser för att titta på mönster och åtgärder för att förhindra
att det upprepas. Rutin för kvalitetsråd kommer att tas fram under 2015
för att sedan implementeras i alla verksamheter.
De kategorier där avvikelserna minskat är stölder och synpunkter.
Beträffande minskningen av stölder kan en del av förklaringen vara att
korttidsavdelningarna på Mathildenborg stod för en stor del av dessa
och den 1 april 2014 övergick ansvaret för korttidsavdelningarna till
stadsområde Öster. Socialt ansvarig samordnare fick i uppdrag att analysera situationen gällande stölder samt ta fram en åtgärdsplan/idéskiss för
förebyggande åtgärder. Resultatet av detta arbete är att flera rutiner införts för att säkerställa nyckelhantering och hantering av privata medel i
ordinärt boende.
Brister Dokumentation Synpunkter Stöld Våld
Antal
mellan registreringar
brukare
SoL
430
18
84
45
6
LSS
57
11
8
5
7
583
88
Antal
registreringar
487
29
92
50
13
671
Brister Dokumentation
SoL
LSS
Antal
registreringar
453
12
Synpunkter
52
Stöld
Våld
mellan
brukare
16
1
Antal
registreringar
534
2
1
4
0
0
7
455
13
56
16
1
541
Antalet synpunkter har minskat jämfört med 2013. Brukare och anhöriga
behöver få bättre kännedom om hur synpunkter och klagomål kan framföras, detta framkommer även i årets brukarundersökning. En utav åtgärderna som vidtagits är att en ny broschyr ”Synpunkter och klagomål”
för stadsområde Väster utarbetats. Denna kommer att finnas i alla våra
verksamheter inom vård och omsorg för att brukare, anhöriga eller
andra personer lätt ska kunna förmedla sina synpunkter till oss. Broschy15 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
ren skickas till socialt ansvarig samordnare för att sedan läggas in i avvikelsesystemet.
Den 1/7 2013 fick samtliga invånare i Malmö stad möjlighet att via
malmo.se rapportera sina synpunkter och klagomål direkt i Malmö stads
avvikelsesystem Flexite. Under 2013 inkom det 11 synpunkter denna väg
och under 2014 inkom det 18 synpunkter.
10 avvikelser inom SoL/LSS
Fyra grupper av totalt 16 hemtjänstgrupper,två nattgrupper och två
kvällspatruller i ordinärt boende hade mindre än 10 avvikelser registrerade 2014. Vad det gäller särskilt boende har alla verksamheter utom en
mindre än 10 inrapporterade avvikelser.
Det skrivs färre SoL avvikelser än vad det skrivs avvikelser inom HSL.
På de kvalitetsmöten som startade under 2014 diskuterades åtgärder för
att inom framför allt särskilt boende öka benägenheten för rapportering
av SoL avvikelser. Medvetenheten om syftet med avvikelserapportering
behöver öka.
I ordinärt boende gjordes det 2014 en ny områdesindelning och det var
stor omsättning på sektionschefer, vilket lett till att fokus har lagts på
budget och bemanning. Detta kan vara en del av förklaringen till varför
antalet avvikelser varit lågt i vissa områden. När personalsituationen varit
ansträngd har inte personalen prioriterat att skriva avvikelser.
Rapport risker för
missförhållande
SoF / SR
19
14
33
19
14
33
Tabell från Flexite: Inrapporterade missförhållanden eller risk för
missförhållanden år 2014
Rapport risker för
missförhållande
SoF / SR
9
7
16
9
7
16
lex Sarah som ska
anmälas till IVO
SoF / SR
2
7
9
2
7
9
lex Sarah som ska
anmälas till IVO
SoF / SR
0
2
2
2
2
4
missförhållanden
Under 2013 rapporterades totalt 33 missförhållande enligt SoL för Väster, av dessa rapporterades 8 till Inspektionen för vård och omsorg
(IVO). Enligt statistiken är antalet inrapporterade missförhållande eller
risk för missförhållande 16 för 2014. Vilket innebär att inrapporterade
missförhållanden har halverats sedan 2013.
De flesta missförhållande som rapporterats gäller brister i bemötande
gentemot brukare som inneburit hot mot den enskildes hälsa. Verksamheterna har bland annat som åtgärd arbetat med problemställningar och
funderingar utifrån den nationella värdegrunden samt det salutogena
synsättet för att öka känslan av sammanhang både för brukaren och för
medarbetarna.
En del av rapporterna har handlat om informationsöverföring på olika
sätt i organisationen som lett till att den enskilde brukaren har drabbats
på ett sådant sätt att det har föranlett en rapport missförhållande.
En förklaring till att de rapporterade missförhållande är färre 2014 är att
en förändring av rapporteringen gällande stölder skett mellan 2013 och
2014. Tidigare hamnade alla stölder under missförhållanden även om det
sedan visade sig inte vara missförhållanden. Från 2014 hamnar stölderna
i gruppen missförhållanden efter det att en utredning gjorts. Vilket gör
att de avvikelserna i statistiken hamnar under misstänkta stölder och inte
som rapport missförhållande.
Samtliga åtgärder som vidtagits i samband med utredningarna har godkänts i stadsområdesnämnden samt av IVO.
Tabell från Flexite: Detaljerade händelser HSL år 2013
HSL: 20130101−20130630
Brister i
vården
som lett
till
DokumentatfalloLäkemeion
lycka
del
Omvårdnad
Rehabilitering
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
Vårdplanering, intern
Hyllie
66
3
385
11
20
3
7
10
1
506
LimhamnBunkeflo
12
3
344
9
17
0
4
6
1
396
78
6
729
20
37
3
11
16
2
902
HSL: 20130701−20131231
Brister i
vården
som lett
till
DokumentatfalloLäkemeion
lycka
del
HSL
Omvårdnad
Rehabilitering
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
54
6
718
22
61
3
11
26
3
904
54
6
718
22
61
3
11
26
3
904
Brister i
vården
som lett
Dokumentat- till fallo- Läkemeion
lycka
del
HSL
Omvårdnad
Rehabilitering
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
41
5
946
35
53
10
8
52
1
1151
41
5
946
35
53
10
8
52
1
1151
I stadsområde Väster rapporterades år 2013 1806 HSL avvikelser och år
2014 1151 avvikelse. Detta är en minskaning med 655 avvikelser. Med i
2013 års statistik finns avvikelser HSL upprättade på LSS-boenden (100)
samt avvikelser registrerade på Mathildenborgs korttid (244). Från och
med 1 juli 2013 gick LSS-boendena över till Sociala resursnämnden och
1 maj 2014 gick korttiden på Mathildenborg över till Stadsområde Öster.
Räknas dessa avvikelser bort kan man beräkna att avvikelserna minskat
med ca 325 st.
Vid en grundligare genomgång kan man se att HSL-avvikelserna har
minska inom i stort sett alla verksamheter. Analysen visar att orsakerna
till att registrerade avvikelser minskat är flera. Det systematiska kvalitetsarbetet som genomförts under flera år har lett till ökad säkerhetskultur,
kunskap och medvetenhet om rutiner och åtgärder med god effekt. Samtidigt visar analysen att det inom vissa områden finns problem med un18 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
derrapportering. Omorganisation och en ansträngd budget under 2014
har i vissa områden tagit fokus från patientsäkerhetsarbetet.
Under hösten 2013 och våren 2014 genomfördes en omorganisation och
förändring av områdesindelningen av ordinärt boende, hemsjukvård och
rehab vilket har påverkat fördelningen av registrerade avvikelser.
2014 infördes Kvalitetsmöten. Genom dessa har goda exempel på effektiva åtgärder för att öka kvaliteten presenterats så att de har kunnat genomföras i andra områden. Detta har lett till minskat antal avvikelser.
I Lapscare har HSL insatserna synliggjorts och vissa grupper har vidtagit
åtgärder för att tydligt markera när HSL insatser är utförda. Detta har i
sin tur lett till färre avvikelser.
Teamarbetet i ordinärt boende och omvårdnadsmöten med teamen på
särskilda boenden leder till en bättre samverkan och informationsöverföring.
Sjuksköterskorna riktade mot en specifik hemtjänstgrupp har handlett
personalen i överlämnande av läkemedel. I direkt anslutning till detta
minskade avvikelserna gällande läkemedelsöverlämnande.
Hösten var anstängd med mycket korttidssjukdom och sämre tillgång till
vikarier. Detta ledde till att avvikelser registrerades i mindre grad. Erfarenheten visar också att vikarier inte skriver avvikelser i den omfattning
som ordinarie personal gör.
Av de 1151 HSL avvikelserna avser de flesta läkemedel. Totalt inregistrerades 946 och överlämnade fasen stod för de flesta registreringar. Flest
missade läkemedelsdoser inträffade på morgonen mellan klockan 07:0010:00. Detta beror på att nästa alla patienter som har hjälp med läkemedelsöverlämnande har sina läkemedel ordinerade på morgonen.
Åtgärder som vidtagits för att minska antalet avvikelser är att man på
Lapscare schemat börjat stryka över HSL-insatserna med märkpenna när
de är utförda. Man har också utökat tiden på Lapscareschemat till överlämnande av läkemedel.
Även användandet av E-Learning programmet Lärkan har lett till att
ökad kunskap och minskning av avvikelserna.
Sjuksköterskorna i hemsjukvården har skapat en ny arbetsordning gällande dosettdelning för att säkerställa rätt ordination. Detta har lett till en
minskning av avvikelser.
10 avvikelser inom HSL
Fyra grupper av totalt 16 hemtjänstgrupper,två nattgrupper och två
kvällspatruller i ordinärt boende hade mindre än 10 avvikelser registrerade 2014.
Båda rehabgrupperna hade också mindre än 10 avvikelser registrerade
2014.
Varje sektionschef som i sina verksamheter har mindre än 10 avvikelser
registrerade har analyserat orsaken till detta och vidtagit åtgärder i form
av information om syftet med avvikelserapportering.
Kvällspatrullen är en stabil arbetsgrupp där det sällan sker avvikelser.
Dock tror man att många gånger rapporteras de avvikelser som uppkommer felaktigt på daggrupperna istället. Här arbetar MAS och SAS för
att lära sektionscheferna vilka avvikelser de ska utreda samt hur de kan
uppdatera avvikelser i Flexite så att de hamnar på rätt område.
I andra områden visar analysen att arbetssituationen under året många
gånger har varit ansträngd och detta har lett till att registreringen av avvikelser inte prioriteras. Man kan även se att vissa vikarier saknar kunskap om hur avvikelser ska rapporteras.
Inom rehabiliteringssektionerna skrivs sällan avvikelser på sin egen verksamhet. Analysen visar att man tycker det är svårt att veta när en händelse är en avvikelse. Vad är skäligt när det gäller rehabilitering? Denna
fråga kommer att diskuteras vidare under 2015.
Lex Maria 20130101-20130630
Anmälan till IVO (Socialstyrelsen tom 2013-0531)
5
5
Lex Maria 20130701-20131231
0
Anmälan till IVO Antal registreringar
Anmälan till IVO
1
1
1
1
Av de 1151 avvikelser som upprättades 2014 bedömde legitimerad personal att händelserna i 21 fall ledde till vårdskada eller risk för vårdskada.
En av dessa händelser visade sig leda till så allvarig vårdskada att den
rapporterades in enligt lex Maria. Åtgärder som vidtogs var att det upprättades rutin för överrapportering, genomgång av sjuksköterskornas
ansvar utifrån legitimationen och det kommunala ansvaret samt en översyn av delegeringar. IVO var nöjda med de åtgärder som vidtagits. Uppföljning av åtgärderna kommer göras under 2015.
6.4.3.1 Fallolyckor
Fall
Enheten för särskiltboende område 1 635
635
Enheten för särskiltboende område 2 310
310
Enheten för ordinärtboende område 1 142
142
Enheten för ordinärtboende område 2 150
150
Enheten för service och trygghet
1
1
Enheten för HSL 10
10
SoL
2
OBS!!! Ska ej användas. Gå till Verksamhet Väster.Avslutade enheter HY 1189
OBS!!! Ska ej användas. Gå till Verksamhet Väster.Avslutade enheter LB 982
3421
2
1189
982
3421
Fall Antal registreringar
Fall 3452
3452
3452
Under 2014 skedde 3452 fall i stadsområde Väster. Detta var en liten
ökning jämfört med 2013. 76 % av fallen gav inga synliga symtom/skador.
Fall som ledde till fraktur var knappt 2 %. Andra skador som uppstod
var sårskada, blåmärken/svullnader samt smärta. Fallen var jämnt fördelade över dygnets timmar och inträffar för det mesta inomhus.
Inkomna fallavvikelser utreddes och åtgärdades av sjukgymnaster/fysioterapeuter och arbetsterapeuter. I de fall man misstänkte att
läkemedel kunde vara inblandade kopplades även ansvarig sjuksköterska
in. Alla som föll i hemmet blev kontaktade av sjukgymnast/fysioterapeut
eller arbetsterapeut och erbjuds ett hembesök. På särskilt boende riskbedömdes alla utifrån risken för fall. Omvårdnadspersonal på boendet,
sjuksköterskan, arbetsterapeut och sjukgymnast/fysioterapeut har ett
nära samarbete när det gäller fallförebyggande åtgärder.
De åtgärder som var mest förekommande vid fall var rådgivning, fallprevention, extra tillsyn, utprovning av hjälpmedel och gånghjälpmedel.
Arbetet med att förebygga fall sker kontinuerligt. Vid införandet av Senior Alert riskbedöms patienterna för fall regelbundet på särskilt boende.
I samband med hemgång från SUS eller korttidsboende till ordinärt boende ser arbetsterapeuter och fysioterapeuter/sjukgymnaster över fallrisken. Samtliga brukare i ordinärt boende har möjlighet att nyttja fixartjänsten till insatser som innebär ökad fallrisk t ex byten av gardiner,
glödlampor mm. Genom uppsökande verksamhet erbjuds äldre i stadsområdet information om vad de kan göra för att minska fallrisker i
hemmet. Det fallförebyggande arbetet kommer att vidareutvecklas i teamen under 2015.
Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
Upprättad
Datum:
Version:
Ansvarig:
Förvaltning:
Enhet:
2015-02-25
1.0
Margareta Strand, Sara Negrén & Ulrika Bergh
Ridefjord
Vård och omsorg
1. Sammanfattning. ................................................................ 3
2. Bakgrund ............................................................................. 4
3.1 Malmö stad ..................................................................... 5
patientsäkerhetsarbetet ......................................................... 8
5. Samverkan ........................................................................ 10
5.1 Kommungemensam samverkan ................................... 11
5.2 Samverkan SoL, LSS .................................................... 12
5.3 Samverkan HSL för att förebygga vårdskador .............. 13
5.3.1 Samverkan SoL, LSS och HSL .................................. 15
6. Systematiskt förbättringsarbete...................................... 18
6.3 Övriga identifierade utvecklingsområden ...................... 22
mindre än tio avvikelser inom SoL................................... 26
avvikelser ........................................................................ 27
6.4.1.5 Sammanställning av inrapporterade
missförhållanden eller risk för missförhållanden .............. 27
mindre än tio avvikelser inom HSL .................................. 32
avvikelser ........................................................................ 32
6.4.3 Sammanställning av fallrapporter............................... 33
6.4.3.1 Fallolyckor ........................................................... 33
1. Sammanfattning.
Övergripande:
Den 1 maj 2014 övertog Stadsområdesförvaltning Öster det organisatoriska ansvaret för de fyra kommungemensamma korttidsenheterna.
Övertagandet har påverkat statistiken både inom Socialtjänst och Hälsooch sjukvård och även antalet anmälningar till Inspektionen för vård och
omsorg, IVO.
1. Kvalitetsarbete som har bedrivits under året
•
•
•
•
•
•
•
Införandet av checklista för jämställda biståndsbeslut.
Samtlig omvårdnadspersonal har gått utbildningen säkerhet i
hemmet.
Mottagningsteamet har utökat sitt verksamhetsområde till att
omfatta hela stadsområdet.
Samverkan mellan avdelningarna för vård och omsorg och individ och familjeomsorgen för Plan för riktade insatser för området psykisk ohälsa (PRIO).
Ökad samverkan mellan verksamheter och Guldstunder.
Demensteam är implementerat i hela stadsområdet och registreringarna i BPSD (Beteeendemässiga Psykiska Symtom vid Demens) har ökat.
Införandet av behovsbedömningsinstrumentet, Behov i Centrum, (BIC) och klassifikationssystemet ICF – Klassifikation av
funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa.
2. Patientsäkerhetsarbete som har bedrivits under året
•
•
Kommunerna i Skåne har fått tillgång till vårdhygieniska experttjänster som Region Skånes Vårdhygien tillhandahåller.
För säker delegering är en delegeringsprocess framtagen för att
användas vid nyanställning och en process finns vid omdelegering.
3. Åtgärder som vidtagits under året för att öka och säkra
verksamhetens kvalitet
•
•
•
•
Ett tvärprofessionellt team för samordnad vårdplanering (SVPL)
bildades under hösten 2014 i projektform.
Revidering av rutiner efter korttidsenheternas övergång till
stadsområde Öster.
Förbättra kommunikationen mellan yrkesgrupperna på korttidsenheterna samt arbeta systematiskt med avvikelsehantering.
Alla enheter har regelbundet kvalitetsråd.
4. De viktigaste resultaten som uppnåtts under året
•
Utifrån brukarundersökningen en ökning av brukares nöjdhet
inom särskilt boende.
•
Aktivt arbete med medicinjusteringar genom arbete med beteendemässiga och psykiska symtom vid demens, BPSD.
Antal personal som har erhållit utbildning i basal hygien har ökat.
•
5. Övergripande mål och strategier för kommande år
•
Förbättra kommunikationen mellan yrkesgrupperna på korttidsenheterna samt arbeta systematiskt med avvikelsehantering.
Arbeta med upprättandet av och innehållet i genomförandeplaner.
All ordinarie personal ska genomgå utbildning i den nationella
värdegrunden för äldreomsorgen.
Förbättra följsamheten till basal hygienrutin och klädregeln.
Utbilda legitimerad personal på korttidsenheterna gällande
signalfrågor och implementera arbetssättet.
•
•
•
•
2. Bakgrund
Ta emot synpunkter
och klagomål
Riskanalyser
Planera
Genomföra
Förbättra
Utvärdera
Ständigt utveckla
och förbättra processer
mm.
-förbättrad verksamhet
- egenkontroll.
1. Vad gjorde ni?
2. Hur blev det?
I Malmö stad ska en sammanhållen kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse upprättas årligen. Det ska i den framgå hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under det föregående året och ska i sin
struktur följa en förbättringscirkel. Berättelsen ska beskriva planering för
och vilka åtgärder som genomförts för att säkra verksamhetens kvalitet,
öka patientsäkerheten samt utvärdering och vilka resultat som har uppnåtts.
I Malmö stad ska kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen avseende
föregående kalenderår godkännas av nämnden senast under mars månad.
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen ska upprättas i enlighet med
framtagen mall för Malmö stad.
krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter
om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter (2 kap. 1 § SOSFS 2011:9).
Socialstyrelsen påpekar att den som bedriver verksamhet kan välja att
ställa ytterligare krav på verksamheten genom att sätta egna mål.
3.1 Malmö stad
plan för LSS verksamheten. Planerna är två av de lokala styrdokumenten
som gäller i Malmö stad. Malmö stads verksamheter är målstyrda och
mål beslutas på olika nivåer. Kommunfullmäktige fastställer inriktningsmål och baserat på dessa fastställer kommunstyrelsen effektmål som
följs upp årligen. Med utgångspunkt i inriktnings- och effektmålen ska
alla nämnder som ansvarar för vård- och omsorgsverksamhet dessutom
årligen fastställa och följa upp operativa mål.
• Leva ett aktivt liv och ha inflytande i samhället och över sin vardag
• Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende
• Bemötas med respekt
• Tillgång till god vård och omsorg
Syftet med LSS- planen är att vara ett stöd för Malmö stads verksamheter som erbjuder stöd och service enligt LSS så att personer med funktionsnedsättningar ges möjlighet att leva meningsfulla liv och bidra i
samhället på ett värdefullt sätt. Planen innehåller fem inriktningsmål
inom områdena:
• Individen
• Självbestämmande och självständighet
• Delaktighet i samhället och jämlikhet i levnadsvillkor
• Helhetssyn och kontinuitet
• Kompetens
Särskilt boende:
Inom Stadsområdesförvaltning Öster finns totalt 171 platser fördelat på
sex särskilda boenden. Av dessa är 93 vårdboendeplatser och 78 gruppboendeplatser. Inom dessa verksamheter finns det 4 växelvårdsplatser.
Ordinärt boende:
Inom Stadsområdesförvaltning Öster finns 944 vårdtagare fördelade på
sex hemtjänstgrupper. Dessa vårdtagare har både insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL) och enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL).
Korttid:
Inom Stadsområdesförvaltning Öster finns fyra kommunala korttidsenheter placerade geografiskt i Stadsområde Norr, Väster och Söder. Totalt
finns 176 platser varav 141 avser rehabilitering, elva platser är riktade
mot personer med demenssjukdom och 24 platser avser återhämtning.
Kommunfullmäktigemål:
Malmö stad ska ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet.
Nämndsmål Stadsområdesnämnd Öster:
Stadsområdesförvaltningen ska ta fram jämställdhetsanalyser i samtliga
av stadsområdets verksamheter.
Åtagande:
Avdelning för bistånd arbetar med jämställdhetsintegrering genom
checklista för jämställda biståndsbeslut. Målet med checklistan är att vara
ett verktyg för handläggarna som ska säkerställa likvärdig service. Arbetet ska utmynna i jämställdhetsanalyser och könsuppdelad statistik som
ska ligga till grund för det långsiktiga arbetet med jämställdhetsutveckling.
Måluppfyllelse:
Bedömningen är att Stadsområdesnämnden utifrån sitt ansvarsområde
har bidragit till måluppfyllelse.
Medarbetare från förvaltningens samtliga avdelningar har deltagit i den
utbildning i jämställdhetsanalys som anordnats kommuncentralt. Framtagen checklista för jämställd biståndsbedömning används inom avdelningen för bistånd inom vård och omsorg, för att säkerställa att biståndsbedömningarna sker på ett likartat sätt för kvinnor och män. Utöver detta har biståndshandläggare gjort en förvaltningsbaserad analys när
det gäller uppföljning av biståndsbeslut. Denna analys och framtagna
checklista utgör ett underlag vid uppföljning och utvärdering av biståndsinsatser, ur ett jämställdhetsperspektiv.
Kommunfullmäktigemål
Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg de behöver.
All personal inom ordinärt boende ska utbildas i säkerhet i hemmet under 2014 av Räddningstjänsten.
Åtagande:
Utbildningen kommer att påbörjas under våren 2014 och kommer att
slutföras hösten samma år. Satsningen ingår i ett projekt för att stärka
brandskyddet hos äldre som bor kvar hemma.
Måluppfyllelse:
har bidragit till måluppfyllelse. Samtlig omvårdnadspersonal, som varit
anställda inom ordinärt boende i början av 2014, har genomgått utbildningen säkerhet i hemmet. Regelbunden uppföljning av utbildningsinsatsen har gjorts tillsammans med Räddningstjänsten. Nya utbildningstillfällen planeras under år 2015.
Arbetssättet med mottagningsteam ska utökas till att omfatta hela stadsområdet.
Åtagande:
•
Mottagningsteamet ska tillförsäkra den enskilde en god vård,
omsorg och rehabilitering genom att bland annat erbjuda nya
brukare personkontinuitet, upprätta genomförandeplan, levnadsberättelse och införa ett salutogent förhållningssätt.
• Brukarundersökningens resultat ska analyseras och förbättringsområden identifieras i syfte att öka verksamhetens kvalitet och
effektivitet
Måluppfyllelse:
Under året har mottagningsteamet utökat sitt verksamhetsområde till att
omfatta hela stadsområdet. Insatserna har planerats och följts upp i samråd mellan avdelningarna inom vård och omsorg.
Kommunfullmäktigemål:
Malmöborna ska känna sig trygga i sin stad.
Genomföra tre trygghetsvandringar under 2014.
Åtagande:
Trygghetsvandringar kommer att genomföras i bred samverkan riktade
mot särskilda målgrupper och geografiska områden. En av vandringarna
kommer att ha fokus flickor/kvinnor, en annan kommer att ha fokus
Herrgården. Den tredje vandringens inriktning hålls öppen och anpassas
utifrån önskemål och behov som uppstår under 2014. I vandringarna
deltar även stadsområdesvärdarna.
Måluppfyllelse:
har bidragit till måluppfyllelse. Tre trygghetsvandringar har genomförts,
varav en i Herrgården, en i Persborg och en i Almgården. Resultaten av
trygghetsvandringarna används i det fortsatta trygghetsarbetet.
Nämndsbudget 2015 med nämndsmål kommer att antas av Stadsområdesnämnd Öster i mars 2015. Detta i enlighet med anvisningar från
kommunstyrelsen.
Processen med att ta fram nämndsmål och indikatorer pågår januari till
februari.
Ansvarsfördelningen mellan nämnd och tjänstemän är definierat i Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg
2014. Ansvarsfördelningen är definierad enligt nedanstående rubriker.
Nämnden ska:
• fastställa de i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen redovisade mål, strategier och årliga planering för systematiskt kvalitetsarbete,
• kontinuerligt följa upp och utvärdera målen för det systematiska
kvalitetsarbetet,
• besluta om fördelning av uppgifterna i det systematiska kvalitetsarbetet, i verksamhetens organisation,
• revidera ledningssystemet vid behov.
På nämndens uppdrag fördelas ansvaret för att verkställa och utveckla
ledningssystemet till vård och omsorgs avdelningschefer och medicinskt
ansvarig sjuksköterska. På avdelningschefernas uppdrag fördelas ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet inom organisationen.
Verksamhetens ansvar
Avdelningschef ska:
• i samverkan med förvaltningsdirektören kommunicera och omsätta kommunfullmäktiges och Stadsområdesnämndens övergripande mål till verksamheten, samt inom sitt uppdrag följa upp,
analysera och därigenom utveckla verksamheten,
• klargöra vilken verksamhet som bedrivs samt kartlägga vilka krav
och mål som gäller för respektive verksamhet,
• utifrån gällande krav och mål formulera mål för verksamheterna,
• bedöma vilka processer och rutiner som behöver fastställas för
respektive verksamhet för att uppfylla gällande krav och mål,
• ansvara för att skriftliga beskrivningar av processerna utarbetas,
• ansvara för att verksamhetsövergripande skriftliga rutiner utarbetas,
• fortlöpande se över ledningssystemets ändamålsenlighet och revidera ledningssystemet vid behov eller minst en gång per år,
• bedöma vilka processer och rutiner för extern och intern samverkan som behöver fastställas,
• årligen teckna, följa upp och vid behov revidera lokalt avtal för
läkarmedverkan för rådgivning, stöd och fortbildning,
• ge möjlighet för medborgare, politiker, medarbetare samt brukaren och deras närstående att föra en dialog kring verksamheternas utveckling och resultat,
• verka för att den enskildes integritet och behov gentemot informationsöverföring säkerställs,
• tillse att en kvalitetsberättelse upprättas och redovisas till nämnden enligt Socialstyrelsens och Malmö stads anvisningar, innehål8 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
•
lande bl.a. vidtagna åtgärder och resultat av det systematiska kvalitetsarbetet,
årligen upprätta och till nämnden redovisa en planering för det
systematiska kvalitetsarbetet.
Medicinskt ansvarig sjuksköterska ska:
• ansvara för att den kommunala hälso- och sjukvården bedrivs i
överensstämmelse med gällande författningar, föreskrifter och
rutiner,
• bedöma vilka övergripande processer och rutiner som behöver
fastställas för att den kommunala hälso- och sjukvården ska uppfylla gällande krav och mål,
• utarbeta och fastställa rutiner gällande den kommunala hälsooch sjukvården,
• medverka till att årligen teckna, följa upp och vid behov revidera
lokalt avtal för läkarmedverkan för rådgivning, stöd och fortbildning,
• medverka till att centrala rutiner för hälso- och sjukvård i Malmö
stad upprättas och implementeras i Stadsområdesförvaltning Öster,
• årligen upprätta och till nämnden redovisa en patientsäkerhetsberättelse enligt Socialstyrelsens och Malmö stads anvisningar, innehållande bl.a. vidtagna åtgärder och resultat av det systematiska
kvalitetsarbetet inom den kommunala hälso- och sjukvården.
Socialt ansvarig samordnare ska:
• bedöma vilka övergripande processer och rutiner som behöver
fastställas för det sociala omsorgsarbetet enligt SoL,
• tillse att handläggningsprocesser enligt Socialtjänstlagen (SoL)
och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)
ska uppfylla gällande krav och mål,
• utarbeta och fastställa rutiner för det sociala omsorgsarbetet enligt Socialtjänstlagen (SoL) och handläggningsprocesser enligt
Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service till vissa
funktionshindrade (LSS),
• medverka till att centrala rutiner för det sociala omsorgsarbetet
enligt Socialtjänstlagen (SoL) och handläggningsprocesser enligt
funktionshindrade (LSS) i Malmö stad upprättas och implementeras,
• årligen upprätta en kvalitetsberättelse,
• årligen upprätta och till nämnden redovisa resultat av det systematiska kvalitetsarbetet gällande inrapporterade avvikelser, enligt
funktionshindrade (LSS).
Enhetschefen ska:
• ansvara för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och
förbättra verksamheterna inom sitt ansvarsområde,
• ansvara för att upprättade mål blir kända inom sitt ansvarsområde och följa upp att verksamheterna håller en god kvalitet,
• bedöma och besluta om vilka processer och rutiner som behövs,
inom sitt ansvarsområde, för att säkra verksamhetens kvalitet,
• försäkra sig om att rutiner och riktlinjer är kända och efterföljs
inom sitt ansvarsområde,
• bedöma vilka processer och rutiner för samverkan som behöver
upprättas och fastställas inom sitt verksamhetsområde samt säkerställa att dem efterföljs,
• verka för att den enskildes integritet och behov gentemot informationsöverföring säkerställs.
Sektionschefen ska:
• ansvara för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och
förbättra verksamheterna inom sitt ansvarsområde,
• ansvara för att upprättade mål blir kända inom sitt ansvarsområde och följa upp att verksamheterna håller en god kvalitet,
• bedöma och besluta om vilka processer och rutiner som behövs,
inom sitt ansvarsområde, för att säkra verksamhetens kvalitet,
• ansvara för att rutiner och riktlinjer är kända och efterföljs inom
sitt ansvarsområde,
• bedöma vilka processer och rutiner för samverkan som behöver
upprättas och fastställas inom sitt verksamhetsområde samt säkerställa att dem efterföljs,
Medarbetare ska:
• vara delaktig i uppföljning av mål, resultat och medverka i åtgärder i syfte att förbättra verksamheten,
• ha kunskap om och arbeta enligt sitt uppdrag,
• känna till och följa fastslagna rutiner och riktlinjer,
• uppmärksamma eventuella behov av att upprätta och förändra
rutiner och riktlinjer,
• känna till och följa fastslagna rutiner och riktlinjer för samverkan,
5. Samverkan
med psykiska funktionsnedsättningar och ohälsa genomfördes 2013.
Därefter har ett samarbete inletts mellan avdelningarna för vård och
omsorg och individ och familjeomsorgen. Arbetet är pågående och ska
utvärderas 2015.
Arbetet med processen avseende samordnade individuella planer (SIP)
har inte fungerat varför en tvärprofessionell arbetsgrupp tillsattes med
representanter från Region Skåne och Malmö stad. Gemensamma rutiner har implementerats. Det fortsatta arbetet avser att implementera
rutiner och genomföra utbildningar i samordnade individuella planer
(SIP).
Behov av att förhindra inläggning på sjukhus för de mest sjuka, sköra
äldre identifierades. En undersökning på medicinavdelningarna på Skånes Universitetssjukhus i Malmö och Lund genomfördes 2012. Studien
visade på hur stor andel av patienterna som inte hade behövt erhålla en
vårdplats om adekvat medicinskt stöd hade kunnat erbjudas i ordinarie
boendemiljö. Utifrån projektmedel bildades ett tvärprofessionellt team
bestående av läkare, sjuksköterska, biståndshandläggare och arbetsterapeut. Teamet erhöll namnet ÄMMA (Äldre i Malmö Mobilt-Akutteam).
Resultatet av detta arbete blev att inläggningarna minskade och ÄMMAteamet är nu en permanent verksamhet i Malmö Stad.
samordnad vårdplanering bildades där representanter från regionen,
kommunen och primärvården ingår. Nätverket har upprättat gemensamma rutiner kring SVPL (samordnad vårdplanering) samt lägger förslag för planerings och beredskap för hantering av utskrivningsklara patienter vid t ex helger och semesterperioder. Fortsatt arbete med identifiering och revidering av rutiner samt löpande dialog om att vårdplaneringarna sker i enlighet med aktuella bestämmelser och rutiner.
Region Skåne erbjuder tillgång till vårdhygieniska experttjänster till de
kommunala verksamheter som omfattas av föreskriften om basal hygien
(SOSFS 2007:19). En överenskommelse har skett mellan Skånes 33
kommuner och Region Skåne. God hygienisk standard är en del av god
kvalitet i vård och omsorg och anges som ett specificerat krav i hälsooch sjukvård. Detta innebär att vårdgivare måste vidta de åtgärder som
krävs för en god hygienisk standard vilket bland annat omfattar en
grundkunskap om vårdhygien hos all vårdpersonal samt tillgång till
vårdhygieniskt expertstöd. Med begreppet vårdhygienisk expertis avser
Socialstyrelsen inte en enskild expert utan en expertgrupp där relevanta
kunskapsområden finns representerade. Uppbyggnaden av expertstödet
har successivt påbörjats 2014 och kommer att vara fullt utbyggt 2016.
Läkarmedverkan för rådgivning, stöd och fortbildning till personal i den
kommunala hälso-och sjukvården har erbjudits av Region Skåne, tre till
fyra tillfällen per specificerat område. Enligt kravspecifikationen är det
följande områden: yrsel hos äldre, kronisk obstruktiv lungsjukdom
(KOL)/ astma, kognitiv svikt, sjukvårdande behandling i hemmet Äldre i
Malmö Mobilt Akutteam (ÄMMA), palliativ vård och vård i livets slut.
Utbildningarna har samordnats centralt över hela Malmö och ca 200
personer har fått utbildning inom varje specificerat område.
Internt
• Behov att förbättra informationsöverföringen mellan omvårdnadspersonalen som arbetar kväll respektive natt på en av korttidsenheterna. Utveckling har gjorts i form av en checklista som
ska användas som underlag vid överrapportering mellan omvårdnadspersonal. Checklistan är implementerad inom samtliga
korttider för att öka i informationsöverföringen. Uppföljning
planeras under 2015 gällande följsamheten till checklistan.
• Utifrån inkomna önskemål om att öka möjligheten till aktiviteter
för brukare har resurser från ”Ung i sommar” använts i syfte att
arbeta vidare med aktiviteter och utevistelser för brukare inom
korttidsenheterna. Möjligheten för brukare till utevistelse och en
ökad aktivitet i vardagen ökade under sommaren 2014. Ung resurs kommer även att tas emot sommaren 2015.
• Utifrån Socialstyrelsens riktlinje kring nationella värdegrunden
har en implementering skett inom enheten. Utbildning har skett
vid fyra tillfällen. Under 2015 förs fortsatta samtal gällande införandet.
• Sektionschefer har initierat arbete med implementering av värdighetsgarantier och de nationella värdegrunderna inom hem12 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
•
•
•
•
•
•
•
tjänsten. Utbildning, reflektion kring bemötande och kommunikation i vardagen har skett. Resultat från brukarundersökning har
analyserats och åtgärder planerats. Arbetet fortsätter 2015.
Flertalet enheter har sett över omsorgspersonalens schema utifrån gällande lagar och förordningar och med fokus på verksamhetens behov. Arbetet har letts av sektionschef och kommer att
följas upp under våren 2015.
Personal på alla enheter har genomgått utbildning i det nya
dokumentationssystemet, Procapita Lifecare. På alla enheter har
dokumentationshandledare inom arbetsgruppen utsetts för att
säkerställa att all omsorgspersonal handleds i hur dokumentation
av vikt kring den enskilde sker i nya verksamhetssystemet
Procapita Life Care. Uppföljning av detta kommer att ske under
2015 då antalet omsorgspersonal som gått utbildning ska mätas.
En enhet har utökat sin samverkan med Guldstunder i syfte att
öka det sociala innehållet inom särskilt boende och dagverksamhet. Mätning av detta arbete kommer att göras våren 2015 och
även fortlöpande via brukarundersökningen.
På tre enheter har det pågått arbete med att förbättra och ta fram
tydliga rutiner för måltidssituationerna. Nätverket för kostombud
samarbetar och lämnar förslag på förbättringsarbete. Arbetet ska
vara färdigställt 2015 och mätning görs via brukarundersökning.
Nöjdhet och trygghet relaterat till bemötande och information
ska öka hos alla brukare och operativa mål för varje specifik enhet sattes upp i samband med planeringsdagar för att nå dessa
mål. Uppföljning sker i samband med planeringsdagar och via
brukarundersökning och arbetet ska vara färdigställt 2015.
Behov av ökad kompetens kring personer med synnedsättning
och Malmö stads syntolkar har därför besökt enheterna för att
öka kompetensen kring målgruppen. Detta har lett till en ökad
förståelse för brukare med synnedsättning. Inga nya aktiviteter är
inplanerade.
Identifierade utvecklingsmöjligheter i samarbetet med Malmö
stads förtroendenämnd. Nätverket för socialt ansvariga samordnare i Malmö stad initierade samarbete med förtroendenämndens nämndssekreterare och samarbete gällande ärendehantering
diskuterades. Nätverket för socialt ansvariga samordnare lyfte
frågan gällande att integrera Malmö stads övergripande avvikelsesystem mellan stadsområdena och förtroendenämnden till
vård- och omsorgscheferna.
Följande processer har identifieras där samverkan behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada.
Internt:
• Byte av dokumentationssystem har inneburit oro och bristande
kompetens gällande nytt dokumentationssystem. All personal utbildades samt säkerställt överföring av vårdplaner från Origo till
Procapita. Dubbeldokumentation gjordes och informationsöverföringen säkerställdes. Tre legitimerade personal frikopplades
från det kliniska arbetet för att kunna utbilda.Kontaktpersoner
utsågs för information och vidare utbildning. Fortsatt utveckling
av dokumentation och dokumentationssystem under 2015 samt
uppföljning av dokumentation.
• En delegeringsprocess vid nyanställning har tagits fram för att
säkra delegeringarna. Processen har utvärderats under hösten genom enkätfrågor. En process för omdelegering har senare tagits
fram. Hemsjukvården har erbjudit utbildning utifrån behov och
284 personer har deltagit i läkemedelsutbildningar under året. All
personal ska gå igenom e-learning i Lär Kan (web-baserad utbildning) angående läkemedelshantering inför varje omdelegering. Utbildning i att hantera det specifika läkemedlet Waran har
genomförts vid tre olika tillfällen med totalt 50 deltagare. Totalt
70 personer har erhållit utbildning i sjukdomen diabetes vid
sammanlagt sex tillfällen. Fortsatt implementering av delegeringsprocessen på korttidsenheterna under 2015.
• Behov att öka kompetensen kring skyddsåtgärder. På en av korttidsenheterna hölls ett informationsmöte för all legitimerad personal med medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS ) och sektionschefer. Mötet resulterade i tvärprofessionella teammöten där
man gemensamt påbörjat identifieringen av patienter med frihetsbegränsande åtgärder med presumtivt samtycke. Fortsatt
kontinuerlig uppföljning på gemensamma arbetsplatsträffar och
teammöten.
• Ett konsultativt tvärprofessionellt demensteam har bildats för att
verka inom stadsområde Öster. Det har tidigare funnits i projektform inom stadsdelen Rosengård. Det nya demensteamet arbetar
i nära samarbete med Minnesklinikens mobila team och vårdcentralerna Rosengården, Törnrosen och Husie. Tanken med teamet
är att personalen ska utföra specifika arbetsuppgifter med syfte
att säkerställa vård och omsorg av god kvalitet för personer med
demenssjukdom.
Externt:
• Samverkansmöte på tre nivåer har genomförts under året. Möte
mellan primärvården, psykiatrin och Stadsområdesförvaltning
Öster på en övergripande nivå har genomförts fyra gånger under
året. Verksamhetschefer, enhetschefer och medicinskt ansvarig
sjuksköterska (MAS) har samverkat med verksamhetscheferna på
vårdcentralerna fyra gånger per år. Samverkansmöte med vårdcentralerna och hemsjukvården på verksamhetsnivå har genomförts fyra gånger under året.
• Ökad andel patienter med psykisk ohälsa och suicidrisk. Personalen upplevde att de hade behov av ökad kunskap kring bemötande av dessa patienter. Mobila teamet Psykiatri bjöds in för information och dialog kring bemötande av patienter med psykisk
ohälsa och suicidrisk. Genom detta mötet erhölls kompetensutveckling. Fortsatt kompetensutveckling planeras under 2015
kring riskfaktorer och riskbeteende hos patienter med psykisk
ohälsa och med ökad risk för suicid.
•
•
Behov av samverkansmöte med Geriatriskt utvecklingscentrum
(GUC), sjuksköterskor, berörda chefer och medicinskt ansvarig
sjuksköterska (MAS). Kontinuerliga möten gällande verksamhetsförändringar, samarbetsforum och läkarsamverkan. På mötena har det identifierats behov av gemensamma rutiner gällande
palliativ vård och suicidala patienter. Rutinerna ska upprättas under 2015. Fortsatta möten planeras under 2015.
Identifierat behov av kvalitetsparametrar inom korttiderna vid
in- och utskrivning. Signalfrågor är en strukturerad metod där legitimerad personal identifierar riskområden hos patienten. Utbildning kommer att påbörjas våren 2015 och under hösten
kommer implementering ske på alla korttiderna.
5.3.1 Samverkan SoL, LSS och HSL
Internt:
• Förbättra kommunikationen mellan yrkesgrupperna på korttidsenheten samt arbeta mera systematiskt med avvikelsehantering.
Genom att personalen fick fylla i enkät om samarbete och kommunikation identifierades det att behov fanns av att förbättra
samarbetet. En handlingsplan upprättades. Tvärprofessionella
teamträffar har genomförts där varje yrkesgrupp har presenterat
sitt ansvarsområde och arbetsuppgifter för varandra. Detta har
ökat förståelsen för varandra, stärkt samarbetet och förbättrat
teamarbete kring patienten. Kvalitetsråd har skapats där representanter från alla yrkesgrupper träffas minst fyra gånger per år
och går igenom avvikelser som har inträffat i verksamheten.
Uppföljning planeras under 2015.
• För att skapa ett mer effektivt arbetssätt och för brukaren/patienten en mer jämlik bedömning i planeringen av vårdoch omsorgsinsatser efter sjukhusvistelse, har ett team för samordnad vårdplanering (SVPL) skapats under hösten 2014. Förändringen kommer att testas i projektform under 1års tid med
start den 1:e september. Första uppföljning kommer att ske i slutet av januari 2015.
• Teamarbetet har förstärkts genom att varje team mer strukturerat
anmäler in ärende, för att alla ska kunna förbereda sig. Genom
uppföljning har det visat sig att det bästa resultatet nås om varje
team finner sitt arbetsätt.
• Ledningsgruppens kvalitetsråd har gett varje team i uppdrag att
starta upp kvalitetsråd. På kvalitetsråd ska man gå igenom händelserapporter samt eventuella åtgärder. Utvärdering har visat att
flera team har haft kvalitetsråd med regelbundenhet medan andra
team inte riktigt har kommit igång än. Uppföljning planeras under 2015.
• Startat lyftutbildning för omvårdnadspersonalen. Sex utbildningstillfälle har erbjudits under året till omvårdnadspersonal på
särskilt boende och ordinärt boende. Utvärdering av utbildning
har visat att omvårdnadspersonalen känner sig säkrare i hanteringen av lyft samt att personalen upplever att de har fått en
•
•
•
•
bättre förståelse för patienter som blir förflyttad med lyft. Fortsatt utbildning under 2015.
Behov av ökad kompetens kring demenssjukdomar har framförts
av baspersonal och identifierats av Siliviasystrar i stadsområdets
tvärprofessionella demensteam. Demensteam och Siliviasystrar
är implementerade i hela stadsområdet och de arbetar nära baspersonal för att ge råd och stöd i konkreta omsorgssituationer.
Brukare med demenssjukdom som är beviljad insats enligt SoL
och HSL följs upp av Silivisystrarna och demensteamets personal
för att säkerställa vård och omsorg av god kvalitet. Utbildning
har skett via web-baserad utbildning, Demens ABC. Utbildningen genomfördes inom fem hemtjänstgrupper och fyra till fem
omsorgspersonal från respektive grupp har gått utbildningen.
Fortsatt arbete planeras under 2015.
Legitimerad personal inom hemsjukvård har identifierat behov
av att öka kompetensen hos omsorgspersonalen inom den palliativa vården. Utbildning som hölls av personal inom hemsjukvården har skett i palliativ vård där 45 personer deltog. Arbetet fortsätter 2015.
Sektionschefer inom ordinärt boende har sett behov av att öka
kompetensen inom det rehabiliterande förhållningssättet. Utbildning hölls för all omsorgspersonal. Arbetet fortsätter 2015.
För att öka förutsättningarna för alla medarbetare att ge brukare
och patienter en likvärdig vård och omsorg med kvalitet samverkar avdelningschefer, enhetschefer, biståndshandläggare inom
funktionshindrade LSS, socialt ansvarig samordnare (SAS) och
medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) genom regelbundna
stadsövergripande nätverksträffar för respektive yrkeskategori.
Brukare:
• Välkomstsamtal erbjuds alla brukare i samband med inflyttning
på särskilda boende. All brukare har en namngiven kontaktperson med uppdrag enligt rutin och ansvaret för att en kontaktperson utses vilar på ansvarig sektionschef. Alla enheter erbjuder aktivt alla brukare att medverka vid upprättandet och uppföljningen av genomförandeplaner. Alla brukare ska kunna påverka hur
och när beviljade insatser utförs. Uppföljning sker via medarbetarsamtal och mätning görs via brukarundersökningen. Arbetet
fortgår 2015.
• Två enheter fokuserade på en ökad samverkan mellan brukare
och kontaktperson utifrån individuella behov och önskemål.
Uppföljning gjordes löpande i samband med teamträff och mätning görs via brukarunderökningen.
• Alla brukare erbjuds tillgång till trygghetslarm på alla särskilda
boende för att de, vid behov, ska kunna påkalla hjälp, stöd och
känna sig trygga. Uppföljning av detta sker via brukarundersökningen. Arbetet pågår.
•
•
•
•
•
•
Brukarråd/boenderåd genomförs regelbundet på alla enheter där
synpunkter och klagomål kan lämnas för vidare åtgärd. Vid dessa
möten kan även önskemål om förändringar lämnas och föras vidare till ansvarig. Syftet med brukarråd är att öka brukarnas delaktighet i omsorgsarbetet. Arbetet fortsätter 2015.
Sjukgymnaster och arbetsterapeuter använder beslutsstöd, där
patient och i förekommande fall närstående görs delaktiga i bedömning av patientens behov av insatser vid funktionsnedsättning. Beslutsstödsprocessen har genererat att patientens mål
kopplat till insatserna har tydliggjorts.
Vid samordnad vårdplanering erbjuds alltid brukare/patient attmedverka för att säkerställa att den enskildes vilja och önskemål
tas tillvara. Vid behov används extern tolk för att säkerställa
kommunikation. Arbetet är fortgående.
Alla patienter i hemsjukvården erbjuds nutritionsbedömning för
att upptäcka risk för undernäring. Utifrån Socialstyrelsens Författningssamling, SOSFS, 2014:10 ska vårdgivaren fastställa rutiner för när en patients näringstillstånd ska utredas och hur undernäring ska förebyggas och behandlas.
Alla patienter som kommer att tillhöra hemsjukvården eller bor
på särskilt boende erbjuds välkomstsamtal. När det gäller särskilt
boende så gör sjuksköterskan välkomstsamtalet/ankomstsamtalet tillsammans med sektionschef och kontaktperson. Rehabiliteringspersonal inbjuds för att delta, vilket sker i
mån av tid.
När det gäller hemsjukvård erbjuds alla nya patienter välkomstsamtal utifrån framtagen checklista.
Närstående:
• Efter brukares medgivande tillfrågas närstående om de önskar
närvara i samband med upprättandet av genomförandeplan och i
samband med att en samordnad vårdplanering genomförs.
Detta för att säkerställa att brukaren känner sig trygg i situationen och för att säkerställa att brukarens röst blir hörd. Uppföljning gällande närståendes medverkan i samband med upprättandet av genomförandeplan sker i samband med att genomförandeplanen följs upp. Rutinen att tillfråga närstående om deras
närvaro vid samordnad vårdplanering ligger på sammankallande
part inom slutenvården. Arbetet fortgår 2015.
• Regelbundna anhörigträffar genomförs och erbjudande om enskilda samtal mellan brukares kontaktperson/ansvarig sektionschef och närstående sker. Ansvaret för att erbjuda dessa samtal
vilar på ansvarig sektionschef och syftar till att öka närståendes
delaktighet i omsorgsarbetet. Arbetet fortgår 2015.
• Sektionschef kontaktar närstående vid utredning av inregistrerad
avvikelse, rapport missförhållande/risk för missförhållande om
brukare inte på egen hand kan ta denna kontakt eller om brukaren önskar detta av annan anledning. Likaså kontaktar medi17 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
cinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) patienter och närstående om
risk för vårdskada eller allvarlig vårdskada inträffat.
I arbetet ingår risk- och händelseanalys, egenkontroll, hantering av avvikelser, förbättrande åtgärder, förbättring av processer och rutiner. En
analys av det förbättringsarbete ni genomfört under året ska göras.
• Kommunens rehabiliteringsavdelning flyttade i september till
nya lokaler. Riskanalys gjordes utifrån patientsäkerhet och läkemedelshantering. Flertalet av de identifierade åtgärderna
hanterades innan flytten vilket minskade risken för avvikelser
och vårdskada i samband med flytt. Läkemedelshanteringen
kunde säkerställas. Fortsatt arbete med rutiner och metoder.
• Inför införandet av samordnat vårdplaneringsteam gjordes
en riskanalys. Utifrån de risker som framkom gjordes rutiner
för bland annat överrapportering och hög arbetsbelastning.
En enkät skickades ut till medarbetarna för att kunna följa
upp deras upplevelse samt hur de tror att ett team kan påverka patientsäkerheten. Rutiner har under tiden som teamet
har varit igång reviderats. Enkätsvar ska följas upp under våren 2015.
• Efter ett flertal incidenter på ett gruppboende då en brukare
gått in i andra brukares lägenheter och möblerat om eller
stört andra brukare initierades en riskanalys av sektionschefen. Resultatet av denna blev att man på en avdelning införde
nyckelfria dörrlås, sk. Swesafelås, anpassade de gemensamma
utrymmena, utökade sociala aktiviteter och förbättrade tillsynen hos brukarna. Arbetade med att förbättra samtalsmetoder och rätt bemötande för att förhindra liknande incidenter har skett. Incidenterna har upphört. Uppföljning av åtgärder sker 2015.
• En samlad riskanalys har gjorts utifrån brukarperspektiv,
verksamhetsperspektiv, arbetsmiljöperspektiv och personalperspektiv. Riskanalysen avser delegerade arbetsuppgifter
och har initierats av ledningsgruppen för verksamhet vård
och omsorg. Avvikelserna som är vanligt förekommande avser läkemedelshantering i ordinärt- och särskilt boende. Det
handlar om felaktigt överlämnat läkemedel och uteblivna signeringar. Riskbedömningar har sammanställts i en riskbedömningsmatris utifrån allvarlighetsgrad och sannolikhet.
Avvikelserna har i de flesta fall inte orsakat allvarliga följder
för brukare. De högsta poängen ligger på personalperspektiv
och arbetsmiljö. Vidtagna åtgärder är att all personal ska genomgå web-baserad utbildning i läkemedelshantering i LärKan. Antal utbildningstillfällen har ökat under 2014. Det har
tagits fram en delegeringsprocess för nyanställda och för
omdelegering.
Korttidsenheterna:
• Merparten av avvikelserna inom hälso-och sjukvård rör läkemedel- och läkemedelshantering. Som en förbättringsåtgärd genomfördes extern läkemedelsgranskning av Apoteket Farmaci på en
korttidsenhet. Vid kvalitetsgranskningen granskades sex läkemedelsskåp. Därefter upprättades en åtgärdsplan som skickades till
verksamheten för åtgärd. Uppföljning ska göras under våren
2015.
• Via egenkontroll identifierat brister i följsamhet till arbetsuppgifter som ingår i nattarbete samt tillgången till skyddsutrustning
och inkontinenshjälpmedel. Checklista är framtagen och implementerad. Detta gav ökad vårdhygienisk standard, risken för
smittspridning minskar genom att skyddsutrustning finns tillgänglig. Omvårdnaden kring hantering av inkontinenshjälpmedel
har säkerställts. Regelbunden uppföljning av följsamheten till
checklista.
• Uppföljning av återrapporteringslistorna i Origo då följsamheten
till signering av dessa inte var bra. Listorna granskades på en avdelning under en veckas tid. Totalt granskades 652 poster, nästan
hälften av posterna var inte signerade dock visade det sig att åtgärderna oftast var utförda genom granskning av signeringslistor.
Inga vidare åtgärder.
Ordinärt boende:
• Kontroll har gjorts av statistik gällande prioriteringsordning, vilket innebär bestämda ledtider på hur fort en insats ska kunna
påbörjas. Statistiken visar att Rehabenheten i Öster inte har kunnat hålla ledtiderna. Under en månad har som mest två stycken
prio ett fått vänta över ledtid, 16 prio två samt 13 prio tre.
• Granskning av antalet upprättade genomförandeplaner har skett.
Sektionschefer följer upp införande och uppdatering av dessa. I
samband med införandet av nytt verksamhetssystem uppmärksammas behovet av att på ett kvalitativt sätt granska och följa
upp arbetet med genomförandeplaner. Arbetet fortsätter 2015.
• Brukarundersökning har genomförts och enligt denna har brukarnas nöjdhet inom ordinärt boende minskat från 85 % till 80
%. Under 2014 har antalet brukare med hemtjänstinsatser ökat
samtidigt som en stor andel av dessa hade omfattande vårdbehov. Ökningen av inflödet av nya insatser har varit svår att förutse. Detta har krävt en anpassning av bemanningen inom hemtjänstgrupperna. Fler vikarier anställdes vilket har medfört svårigheter i att upprätthålla kontinuiteten i utförandet av insatserna.
Detta tycks vara en bidragande orsak till minskning av nöjdheten. Framöver kommer arbetet att fokusera kring utbildning för
samtlig personal i den nationella värdegrunden för äldreomsorgen och de för Malmö stad framtagna värdighetsgarantierna. Öka
kunskap kring användning av LapsCare genom påbyggnadsutbildning i planeringsverktyget. Informationsfoldern med hem19 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
tjänstens kontaktuppgifter lämnas till samtliga brukare. Uppföljning och mätning görs via brukarundersökningen.
Särskilt och ordinärt boende
• Inom intern kontrollplan har följsamheten till basal hygienrutin
ingått. Under hösten 2013 har kontroll skett kring efterlevnad
och brister uppdagades, bedömning gjordes att risk kvarstod och
kontrollmomentet fanns kvar under 2014. Mätningar har gjorts
under vår och höst, en punktprevalensmätning (PPM) som koordineras av Sveriges kommuner och landsting (SKL). Separat
rapport har sammanställts med tillhörande statistik i diagram.
Mätningar genom PPM kommer att utföras nästkommande år i
hela Stadsområdesförvaltning Öster.
Arbetet med att all personal ska genomgå utbildning i basal hygien fortgår under 2014. Alla nyanställda får information om basal hygien och får skriva under att de erhållit information. Alla
ska gå den web-baserade utbildningen i Lär Kan kontinuerligt.
Från hösten 2013 och fram till hösten 2014 har 225 ur personalen fått utbildning i basal hygien. En mätning har genomförts,
genom enkät till all nyanställd omvårdnadspersonal. Resultatet
visar att 50 av 71 tillfrågade svarat att de fått utbildning i basal
hygien.
Samtliga enheter förutom korttidsenheterna registrerar i Svenska
palliativregistret. Det är ett sätt att mäta vårdens innehåll, den
sista veckan före dödsfallet. Syftet är att förbättra vården i livet
slut för alla döende patienter oavsett vårdgivare.
Stadsområdets resultat: Totalt 40 patienter är registrerade, utav
dem var 37 förväntade dödsfall. Föregående år registrerades 49
patienter varav 41 var förväntade dödsfall. Första halvåret 2013
avser endast Rosengårdsdelen eftersom Husiedelen inte hade
kommit igång med registreringarna. Det kan konstateras att registreringarna har minskat under 2014.
Det var 80 % av patienterna som var helt (60 %) eller delvis utan
smärta. Helt fria från ångest var 50 % och tre % var ej lindrade.
Brytpunktsamtalet som läkaren ska hålla inför planeringen av
palliativ vård och vård i livets slut var utfört i 70 % av fallen. De
områden som det behöver fokuseras på, är att införa användandet av smärtskattningsinstrumentet, vilket behövs för att kunna
bedöma relevant smärta. Efterlevnadsstöd är också ett område
som behöver förbättras, 60 % får idag stöd efter att deras närstående avlidit. Alla som vill ska också erhålla efterlevnadsstöd.
Särskilt boende
• Senior Alert används för att identifiera risker som trycksår, undernäring, fallrisk och munhälsobedömningar. Kvalitetsregistret
är infört på alla särskilda boenden utom två som påbörjat arbetet
och kommer att införa arbetssättet under våren 2015.
Enheters resultat: På ett särskilt boende har alla patienter riskbedömts under året. Hälften har fått en riskbedömning två gånger
under året. Det har gjorts 48 skattningar totalt. På ett annat särskilt boende har alla patienter registrerats på en avdelning och 33
% på en annan avdelning. Planen är att gå igenom två patienter i
månaden på teamträffar.
• Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid
Demens (BPSD) är ett register som är uppbyggt efter en struktur
som blir ett stöd i den dagliga omvårdnaden. Genom specifik
omvårdnad vid demenssjukdom ökar kvaliteten på vården för
äldre genom att använda sig av en individuellt upprättad bemötandeplan.
• Enheters resultat: Ett särskilt boende har skattat alla patienter
med demensdiagnos en gång under året och cirka hälften är skattade två till tre gånger. Totalt 47 skattningar är genomförda. De
individuella bemötandeplanerna har lett till att användningen av
vid behovs lugnande medicinering har minskat. På ett annat särskilt boende har man börjat i oktober och gjort tio skattningar
och två uppföljningar av totalt 20 patienter.
• Extern granskning av läkemedelshantering är utförd av Apoteket
Farmaci. Granskningen är genomförd på två särskilda boenden.
Åtgärdsplan har erhållits och förändringar i rutiner har skett både
lokalt och Malmö stad övergripande.
• Brukarundersökning har genomförts och enligt denna har brukarnas nöjdhet inom särskilt boende ökat från 79 % till 81 %. Införandet av nyckelfritt låssystem på några av äldreboenden tycks
ha bidragit till ökad trygghetskänsla. Äldreboendena
där växelvården har minskat som en följd av en översyn av
personalschemat och grundbemanningen har fått bättre resultat
på frågan om personalen har tid för att utföra sitt arbete. Utöver
dessa har även satsningar för att öka nöjdheten med maten och
trivseln vid matsituation bidragit till ökad brukarnöjdhet. Framöver kommer arbetet att fokusera kring utbildning för samtlig personal i den nationella värdegrunden för äldreomsorgen och de,
för Malmö stad, framtagna värdighetsgarantierna. Guldstunders
observationsmall om mat och måltidssituation ska genomföras
på samtliga boenden relaterat till måltidssituationen. Dialog
kommer att föras mellan boendenas sjuksköterskor och enheten
för hemsjukvård kring hur tillgängligheten kan förbättras och om
information till brukare och deras närstående och hur det kan
bidra till en ökad förståelse för vilka möjligheter som finns att
träffa sjuksköterska och läkare. Uppföljning och mätning görs
via brukarundersökningen.
Övergripande Stadsområdesförvaltning Öster:
• Enligt patientdatalagen (SFS 2008:355) ska vårdgivaren se till att
behörigheterna för åtkomst till patientuppgifter begränsas till vad
en användare behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Personalens åtkomst ska regelbundet granskas genom systematiska och återkommande kontroller så att ingen obehörig tagit del
av patientuppgifter som inte kan relateras till en aktiv vårdkontakt. Genom ett slumpmässigt urval av personalen gjordes stick21 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
•
•
provskontroller. All legitimerad personal kontrollerades under
2014. Av det material som hunnit granskas har loggkontrollen
inte visat något anmärkningsvärt.
Kvalitetsgranskning av läkemedelsförråden. Egenkontrollmaterialet omfattar olika delar i läkemedelshanteringen, från beställning
av läkemedel till utlämnande av läkemedel från läkemedelsförrådet samt om enheten uppfyller de krav som ställs på läkemedelshantering enligt SOSFS 2000:1. Resultatet visar att vissa brister
identifierats. Fortsatt årlig uppföljning via elektroniskt egenkontrollsformulär.
Egenkontroll i form av förd statistik på inkomna kallelser till
samordnad vårdplanering (SVPL) sedan starten 1 oktober 2014.
Antalet inkomna kallelser har ökat sedan starten och åtgärder
planeras och dessa kommer att följas upp 2015.
Korttidsenheterna:
• Vårdbehovet har ökat på korttidsenheterna. Planerat och rekryterat kvälls- och helgbemanning (sjuksköterskor). Förändring
planeras i januari 2015. Detta har resulterat i förbättrad patientsäkerheten, arbetsmiljö och teamsamverkan. Ökat tillgänglighet
av sjuksköterskor.
• Kommunfullmäktige gav Stadsområdesförvaltning Öster ett
uppdrag kring att samordna modeller för bedömningsinstrument.
Rehabiliteringspersonal har tillsammans med medicinskt ansvarig
sjuksköterska (MAS) och sektionschef (Rehab) haft en gemensam planeringseftermiddag där identifiering och sammanställning
av bedömningsinstrument är gjort. Fortlöpande implementering
av bedömningsinstrumenten.
• Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och socialt ansvarig
samordnare (SAS) har tillsammans med verksamheten för Vård
och omsorg identifierat ett flertal rutiner som måste revideras efter korttidsenheternas övergång till stadsområde Öster. En rutingrupp skapades och flertalet av rutinerna är reviderade och implementerade. Fortsatt arbete under 2015.
• Identifierade brister gällande hantering av energiberikad kost och
näringsdrycker. Ett förtydligande har skett gällande ansvarsfördelning, ordination, beställning och följsamhet till signering av
näringsdryck. Implementerad på samtliga korttidsenheter.
• En processkarta har tagits fram över flödet vid vistelse på korttidsenheter. Varje delmoment i kedjan är identifierade för att tydliggöra vårdprocessen, roller och ansvar. Detta genererar en ökad
patientsäkerhet och ökad kunskap hos medarbetarna.
• Identifierat att patienternas gemensamma toaletter inte städas
under helgdagar. Omfördelning av arbetet. Toaletterna städas
nattetid. Minskad smittspridning genom daglig städning. Regelbunden uppföljning av ansvarig sektionschef.
• Risk för smittspridning vid Caliciutbrott relaterat till avsaknad av
rutin för städning vid utbrott. Rutin har förtydligats och imple22 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
•
menterats i verksamheten. Återkommande kontroll av följsamhet
till rutin.
Utifrån resultat av brukarundersökning har en granskning av
måltidssituationen skett. Medarbetare från Guldstunder besökte
korttidsverksamheterna och genomförde en observationsstudie
av hela måltidssituationen. Resultatet av denna gjorde att verksamheterna uppmärksammade delar under måltidssituationen
som inte var tillfredsställande för brukarena och en dialog kring
förhållningssätt skedde. Inga planerade insatser 2015, uppföljning sker via brukarundersökning.
Ordinärt boende:
• Under året har händelser inträffat som visar på brister i patientsäkerhetskulturen inom ordinärt boende. Omvårdnadspersonal
har bytt arbetsschema med varandra, insikt saknas för vilka konsekvenser handlingen kan medföra för den enskilde patienten.
Utifrån det identifierade riskområdet har medicinskt ansvarig
sjuksköterska (MAS) planerat informationstillfälle för omvårdnadspersonal på arbetsplatsträffar. Utbildning och information
till omvårdnadspersonal för att öka patientsäkerheten genom systematiskt säkerhetsarbete. Alla hemtjänstgrupper kommer att få
information om patientsäkerhet under våren 2015.
Särskilt boende:
• Efter att ett självmord begåtts på ett särskilt boende har alla sjuksköterskor fått genomgång i riskskattningsbeteende. Vilka tecken
man ska vara observant på, vilka riskfaktorer som finns, tecken
på depression samt varningssignaler för självmord.
• All ordinarie personal på en enhet inom stadsområdet har genomgått utbildning i den nationella värdegrunden för äldreomsorgen. Utbildningen hölls av en processledare inom stadsområdet och syftet är att värdegrunden ska genomsyra allt arbete
inom verksamheten. För övriga enheter ligger det i planeringen
att all personal ska genomgå utbildningen under 2015. Uppföljning görs via brukarundersökningen.
Övergripande Stadsområdesförvaltning Öster:
• Samtliga medarbetare har kunskap om och arbetar utifrån det rehabiliterande arbetssättet. Detta grundar sig på en enkät som genomfördes under våren 2014. Enkätresultatet som sammanställdes i rapporten, visar att sjuksköterskor och distriktsköterskor
har goda kunskaper inom det området samt arbetar dagligen utifrån rehabiliterande förhållningssätt.
• Under 2014 mottog Stadsområdesförvaltning Öster sju ärenden
från Malmö stads förtroendenämnd. Tre ärenden berörde lagrum
Socialtjänstlagen (SoL) och Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) och
har besvarats av socialt ansvarig samordnare (SAS) och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) gemensamt. Tre ärenden
har enbart rört Socialtjänstlagen och dessa ärenden har besvarats
av socialt ansvarig samordnare (SAS) tillsammans med ansvarig
sektionschef. Ett ärende rör läkemedelshantering och har hanterats av medicinskt ansvarig sjuksköterska. I alla ärenden har
återkoppling från Förtroendenämnden till brukare eller brukares
närstående skett.
Klagomål och synpunkter kan framföras av brukare, deras närstående,
personal, vårdgivare, de som bedriver socialtjänst, de som bedriver verksamhet enligt LSS, myndigheter och föreningar, andra organisationer och
intressenter.
Inrapporterade händelser var under året 200 stycken jämfört med 221
registeringar under 2013.
Brister har angetts som den enskilt största orsaken till inträffad händelse
då 106 avvikelser handlat om någon form av brist. En viss ökning jämfört med 2013 kan noteras då 152 registeringar noterades.
Det inrapporterades 16 avvikelser gällande dokumentation och dessa
avser främst bristande sådan. Jämfört med föregående år har det skett en
minskning med fyra stycken.
Det har under året rapporterats in 54 synpunkter jämfört med föregående år då 31 synpunkter rapporterades in.
Misstänkt stöld har ökat påtagligt från föregående år då det 2013 rapporterades in 11 stycken och under 2014 rapporterades in 19 fall av misstänkt stöld.
Avvikelser rörande våld mellan brukare ligger på i stort sett samma nivå
som föregående år.
Första halvåret 2013 låg all verksamhet inom Lagen om stöd och service
till vissa funktionshindrade (LSS) i stadsområdet och detta har påverkat
statistiken. Efter 1 juli 2013 är det avvikelser som berör myndighet LSS
som är med i statistiken och dessa avvikelser handlar främst om ej genomförda uppföljningar av biståndsbeslut.
Avvikelser gällande samordnad vårdplanering, rapport missförhållande
och rapport påtaglig risk för missförhållande är inte med i denna statistik.
Brister
Dokumentation Synpunkter
Misstänkt
stöld
Våld
mellan
brukare
SoL
100
9
26
10
5
150
LSS
52
11
5
1
2
71
152
20
31
11
7
221
Brister
Dokumentation Synpunkter
Misstänkt
stöld
Våld
mellan
brukare
SoL
104
12
47
19
5
187
LSS
2
4
7
0
0
13
106
16
54
19
5
200
Fördelningen på typ av brist handlar främst om serviceinsats, personlig
omvårdnad och trygghetslarm. Som främsta orsak till uppkommen brist
anges övrigt i högsta grad. Orsak övrigt anges när inget annat av de angiva
alternativen stämmer in på den orsak som identifierats till inträffad händelse. Efter granskning av inrapporterade brister framkommer det att
inom ordinärt boende anges ofta som förklaring brister i kommunikation
och information och bristande schemaplanering. Inom korttidsenheterna
och enhet för särskilda boende anges ofta förklaring i form av att omvårdnadspersonal haft svårigheter med att bemöta brukare med kognitiv
svikt som en del i att en brist har uppstått. Orsak i form av underbemanning anges i lägst grad. De vanligaste förekommande åtgärderna i
samband med utredning av avvikelser Socialtjänstlagen (SoL) eller Lagen
om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) är samtal med
berörd och samtal i grupp följt av att förändra rutiner.
Av totalt inrapporterade 200 avvikelser år 2014 var 54 inkomna synpunkter och dessa avser främst bemötande, kvalitet och omvårdnad.
Föregående år inrapporterades det 31 synpunkter och klagomål och det
bedöms vara det fortgående informationsarbetet till brukare, deras närstående och anhöriga om deras möjligheter att lämna synpunkter
/klagomål via Malmo.se och på för ändamålet framtaget formulär och
möjligheten att vända sig till Malmö stads Förtroendenämnd som resulterat i denna ökning. Stadsområde Östers övertag av de kommungemensamma korttidsenheterna bedöms också haft en inverkan på ökningen.
Som främsta orsak till inkommen synpunkt/klagomål anges övrigt i
högsta grad. Orsak övrigt anges när inget annat av de angiva alternativen
stämmer in på den orsak som identifierats till inträffad händelse. Orsak i
form av bristande utbildning/kompetens anges i lägst grad. De vanligaste förekommande åtgärderna i samband med utredning av inkomna
synpunkter/klagomål inom Socialtjänstlagen (SoL) eller Lagen om stöd
och service till vissa funktionshindrade (LSS) är samtal med berörd, följt
av samtal i grupp.
I de fall avvikelse har registerats på dokumentation anges som främsta
orsak att rutin/riktlinje ej följts och orsak i form av brist i rutin anges i
lägst grad. Vanligaste vidtagna åtgärder är samtal med berörd och samtal
i grupp. Flertalet av inregistrerade avvikelser handlar om att biståndsbeslut har löpt ut. Ett nytt verksamhetssystem implementeras i Malmö
stad 2015 och med detta följer att biståndsbeslut måste följas upp i tid.
Effekterna av detta arbete kommer att följas under 2015.
Under året har elva registreringar varit kopplat till minst en av de fem
värdighetsgarantier som är gällande för Malmö stad. Vanligast förekommande är kontakt vid försening. Åtgärd anges i form av samtal med berörd om vikten av att följa värdighetsgarantin.
Misstänkta stölder har rapporterats in i 19 fall och av dessa rör 16 stycken kontanta medel. Elva av dessa händelser har inträffat på en korttidsenhet. Vanligast förekommande orsak till inrapporterad misstänkt stöld
är att brukare inte förvarat sina kontanta medel i det låsbara skåp/låda
som återfinns på varje rum på korttidsenheten. I åtta fall handlar den
misstänka stölden om en ringa summa. Den enskilde har polisanmält
händelsen i flertalet fall, personal har kartlagts för att eventuellt kunna se
mönster och socialt ansvarig samordnare (SAS) har varit på enheten för
att prata om misstänkta stölder. Efter att dessa åtgärder vidtagits inom
enheten har det inte rapporterats in ytterligare misstänkta stölder. Arbetet kommer att följas och utvärderas under 2015.
Flertalet inrapporterade avvikelser avseende färdtjänst. Utifrån bristen på
adekvata erhållna svar med planerade och vidtagna åtgärder från Trafikövervakningscentralen ledde detta till ett påbörjat samarbete med Trafikövervakningscentralen. Arbetet pågår och kommer att följas under
2015.
tio avvikelser inom SoL
Flertalet enskilda enheter inom särskilt och ordinärt boende i stadsområdet har rapporterat in färre än tio avvikelser inom SoL. I tabellen redovisas den sammantagna siffran under året för alla enheter i stadsområdet.
Tabell från Flexite: Antal enheter med mindre än tio inrapporterade avvikelser inom SoL år 2014.
Brister
Dokumentati
on
Rapport
missförhållande
Rapport
påtaglig risk
för ett
missförhållande
Ord bo
14
1
1
0
0
Boende
16
2
0
1
Externt
4
0
0
Korttid
3
0
2
Samordnad
Synvårdpunkter
planering
Misstänkt
stöld
Våld
mellan
brukare
Antal
registre
streringar
4
0
0
20
0
11
1
8
38
0
1
1
0
0
6
0
0
3
0
0
8
Inkomna avvikelser från externa vårdgivare och andra externa parter är
få och kan troligen relateras till en längre process i kommunikationen
mellan ansvariga för avvikelsehantering inom respektive verksamhet.
Nyanställd personal informeras om rapporteringsskyldigheten av ansvarig sektionschef. Inom verksamheterna i Stadsområdesförvaltning Öster
sker en öppen dialog kring händelser i syfte att förbättra verksamheten,
höja kvaliteten och säkerheten för brukarna. På arbetsplatsträffar diskuteras ärenden, åtgärder och uppföljning av dessa med det tvärprofessionella teamet. På flera enheter förs regelbundet samtal både enskilt och i
grupp gällande förhållningssätt och bemötande. Detta arbetet har gett
goda effekter i kvalitetssäkring av verksamheterna och detta arbete
kommer att fortsätta under 2015.
Fortsatt information om anställdas rapporteringsskyldighet och utbildning i hur en avvikelse registreras i avvikelsesystemet kommer att ske
under 2015 och arbetet kommer att följas upp.
Det har skett en ökning av antalet inrapporterade och anmälda händelser
från 2013 till 2014. Östers övertagande av de fyra kommungemensamma
korttidsenheterna bedöms ha en stor inverkan på det ökade antalet inrapporterade och antalet anmälda händelser. Genom att inrätta tjänsten
som socialt ansvarig samordnare (SAS) har ett ökat fokus skett kring
avvikelsehantering och utredning av inrapporterade händelser. Stadsområdets inrättade kvalitetsråd har på ett effektivare sätt kunna diskutera
inrapporterade händelser, analysera eventuella mönster och följa upp
planerade åtgärder. Mötesfrekvensen för 2015 har ökats för att kunna
fullfölja detta arbete.
Under 2015 kommer antalet utredningar i form av lex Sarah och antalet
anmälning till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att följas.
Av de 27 händelser som utretts enligt lex Sarah 2014 i stadsområdet har
24 färdigställts. Resterande tre utredningar är pågående och kommer att
färdigställas under 2015.
Rapport påtaglig risk för ett
missförhållande
SoL
17
4
21
17
4
21
Rapport påtaglig risk för ett
missförhållande
SoL
19
8
27
19
8
27
vara påtaglig risk för
enligt lex Sarah som ska
anmälas till Inspektionen
för vård och omsorg (IVO)
Att rapporten bedöms vara ett
anmälas till Inspektionen för
SoL
1
6
7
1
6
7
vara påtaglig risk för
anmälas till Inspektionen
för vård och omsorg (IVO)
Att rapporten bedöms vara ett
anmälas till Inspektionen för
SoL
0
11
11
0
11
11
missförhållanden
Av de rapporter som färdigställts för 2014, 24 stycken, har fem bedömts
som en brist som ska hanteras i det systematiska kvalitetsarbetet, fyra
rapporter har bedömts som ett missförhållande, fyra har bedömts vara
en påtaglig risk för missförhållande och i elva av utredningarna har beslut i form av allvarligt missförhållande fattats.
De flesta rapporter, 12 stycken, har handlat om konsekvenser för den
enskildes säkerhet. Konsekvenser för den enskildes fysiska hälsa har
angetts i sju av rapporterna och konsekvensen för den enskildes psykiska
hälsa har angetts i fem av rapporterna.
De flesta rapporter, tio stycken, har handlat om att en insats utförts felaktigt eller inte alls. Sju rapporter har handlat om brister i rättssäkerhet i
samband med handläggning och genomförande av insats och fem rapporter har handlat om brister i den fysiska miljön, utrustning och teknik
och två rapporter har handlat om brister i bemötandet av anställda.
Fem händelser har handlat om brister i sekretess då schema inom verksamheten förlorats och utredningar och beslut från myndigheten postats
till fel personer. Åtgärder har vidtagits i form av inrättandet av säker
utskrift inom enheten för bistånd och inom verksamheten har tillgången
till arbetsväska för samtlig personal säkerställts. En riskanalys har genomförts och en översyn av organisationen i stort är pågående.
Bristande bemötande har identifierats i samband med utredningar kring
händelser på de kommungemensamma korttiderna och åtgärder i form
av utbildning i den nationella värdegrunden, besök på en enhet av socialt
ansvarig samordnare (SAS) och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)
som informerade om rapporteringsskyldighet och vikten av ett bra och
gott bemötande samt kartläggning av personalens behov av handledning
har gjorts. Effekterna av detta arbete kommer att följas under 2015.
Brister i hur verksamheten säkerställer att brukare som vistas på en korttidsplats kan hantera sitt trygghetslarm och att personal funktionskontrollerar trygghetslarmet med individuell kompletterande lösning har
identifierats. Åtgärd har vidtagits i form av att en arbetsgrupp har bildats
med uppdrag att ta fram övergripande skriftlig rutin för att säkerställa
brukares trygghet och säkerhet under tiden de vistas på en korttidsplats
inom Malmö stad. Effekter av detta arbete kommer att följas under året
2015.
En kort tid efter att en korttidsenhet flyttade till nya lokaler i Malmö stad
uppmärksammades stora brister i verksamhetens larmsystem, vilket
kunde medföra risk för missförhållande för berörda brukare. Åtgärder
vidtogs i form av ny rutin för hur personal ska agera vid brister i larmsystemet och en upphandling av ny leverantör påbörjades. Detta arbete
kommer att slutföras och följas upp under 2015.
Brister i
MediSamvården
cintekordnad
VårdAntal
Doku- som lett
niska Omvård
vårdplane- registre
mentat- till fall- Läke- produk- vård- Rehabi- planeSynring
streion
olycka medel
ter
nad
litering
ring punkter internt ringar
HSL
59
5
459
23
21
6
5
18
1
597
Antal
registre
streringar
59
5
459
23
21
6
5
18
1
597
Brister i
vården
MediSamsom lett
cintekordnad
VårdAntal
Dokutill
niska Omvård
vårdplane- registre
mentat- falloLäke- produk- vård- Rehabi- planeSynring,
streion
lycka medel
ter
nad
litering
ring punkter intern ringar
HSL
78
3
471
23
26
15
6
26
4
652
Antal
registre
streringar
78
3
471
23
26
15
6
26
4
652
Vid jämförelse mellan 2013 och 2014 så är det framförallt områden som
synpunkter och rehabilitering som skiljer sig åt. Under 2013 var det sex
stycken avvikelser dokumenterade under rehabilitering och under 2014
var det 15 inrapporterade avvikelser. Av dessa 15 händelser avser 12
avvikelser en av korttidsenheterna och handlar om att omvårdnadspersonal inte har följt ordinerad och aktuell förskrivning. Ansvarsfördelning
har diskuterats i grupperna och de har startat team för att öka samverkan
och förståelsen mellan yrkesgrupperna.
Synpunkter inom Hälso- och sjukvård (HSL) har ökat från 18 till 26. Av
dessa är det 16 avvikelser som inte tillhör korttidsenheten så i själva verket har inrapporterade synpunkter minskat. Av de 16 avvikelserna är det
synpunkter från närstående i sex fall och synpunkter på personal från
annan personalgrupp i tio fall.
Totalt har det under 2014 inkommit 652 avvikelser inom Hälso- och
sjukvård (HSL) varav 471 avsåg läkemedel. Den högsta andelen läkemedelsavvikelser har skett i ordinärt boende och på morgonen vilket kan
relateras till att de flesta patienterna haft hjälp med läkemedelshantering
vid denna tidpunkt. Drygt 63 % av läkemedelsavvikelserna sker i överlämningsfasen och det har handlat om att patienten inte har fått ordinerat läkemedel. Av de 471 läkemedelsavvikelserna så är det 273 som ej fått
ordinerad dos. Den läkemedelsgrupp som patienten minst erhållit tillhör
gruppen smärtstillande. Den vanligaste orsaken till att patienten ej har
erhållit läkemedel är att medarbetarna inte har följt rutin och åtgärden
har varit samtal med berörd eller efterlevnad av rutin. Avvikelser gällande dokumentation är merparten relaterade till avsaknad av signatur på
signeringslistorna.
Läkemedelsavvikelser har ökat från 459 till 471, räknar man bort att
korttidsenheterna kommit till under 2014 så är det i själva verket en
minskning av inrapporterade läkemedelsavvikelser.
På korttidsenheterna har det varit flera avvikelser gällande läkemedelshanteringen. Det har bl a identifierats att läkemedelslistor har varit otydliga samt att lokal rutin på korttidsenheten varit svår att följa. Sjukskö30 Kvalitets- och Patientsäkerhetsberättelse 2014
terskorna på en enhet har inte haft en tydlig rutin över ansvarsfördelningen vid frånvaro. Detta har inneburit avvikelser i form av att dosetter
inte har blivit delade, feldelning av dosetter samt felgivning av läkemedel.
Nya rutiner skapades gällande läkemedelshanteringen och samtal fördes
med läkarna gällande läkemedelslistorna. Uppföljning av insatta åtgärder
har genererat tydligare läkemedelslistor och inga nya avvikelser har inkommit gällande feldelning och felgivning av läkemedel.
Vidare har det identifierats via avvikelser att det funnits en otydlighet i
ansvarsfördelningen mellan de olika yrkesgrupperna på korttidsenheterna. Område som har identifierats som otydliga är skyddsåtgärder, nutritionsbedömningar, munhälsobedömningar, förskrivning av antidecubitusmadrass samt dålig följsamhet till arbetsterapeuters och sjukgymnaster förskrivningar och ordinationer. Handlingsplaner har upprättats, tydliggörande i anvarsfördelning samt kompetensutveckling i ovanstående
område. Under 2015 kommer all legitimerad personal utbildas i signalfrågor. Det ska göras en primärbedömning gällande bl a funktionsbedömning, nutrition, smärta, trycksår etc. Detta ska alltid göras vid inskrivning, senast 48 timmar efter ankomst samt ny bedömning vid behov och i samband med utskrivning.
En av korttidsenheterna har tidigare inte rapporterat in avvikelser, synpunkter och klagomål. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och
socialt ansvarig samordnare (SAS) har besökt verksamheten och informerat om avvikelser utifrån båda lagrummen. Detta har resulterat i att
avvikelser och händelser har börjat registreras i Malmö stads avvikelsesystem.
Korttidsenheterna har också identifierat brister i informationsöverföring
från legitimerad personal till patienter och närstående. Detta har lett till
ett tydliggörande av vikten av informationsöverföring och hur den ges
och tas emot. Det måste säkerställas att patienten har fått och förstått
informationen samt dokumentera in detta i journalsystemet.
Identifierat behov av ökad kompetens i munhälsovård. Utbildning är
påbörjad för sjuksköterskor och omvårdnadspersonal. Utbildningen
utförs av Oral Care. Inga nya synpunker eller avvikelser har inkommit.
Utbildningen ska vara genomförd i samtliga korttidsenheter under våren
2015.
Inkomna avvikelser som rör hemsjukvården är drygt 40 på var och en av
de två enheterna Wachtmeisters väg och Derbyvägen. Avvikelser som
avser läkemedelshantering är totalt ca 50 och ca 30 av dessa rör dosettdelning. En stressig arbetsmiljö kan vara en risk i momentet att fördela
läkemedel i dosett. I nästan alla inrapporterade händelser har riskerna
upptäckts innan överlämnandet. Patienterna har inte utsattas för vårdskada.
En processbeskrivning vid dosettdelning kan vara ett stöd för den enskilda legitimerade sjuksköterskan. En åtgärd är att koppla bort mobiltelefon under tiden. En annan aktiv åtgärd är att antalet anmälda till Dosdispenserade läkemedel ökar. Detta leder till att antalet delade dosetter
minskar.
tio avvikelser inom HSL
Rehabenheterna i Stadsområdesförvaltning Öster har färre inrapporterade avvikelser än tio stycken. En av anledningarna kan vara att arbetsterapeuter och sjukgymnaster är överlag är bra på att hålla sig á jour med
rutiner och att det finns en god följsamhet till dessa. Det kan också bero
på att de avvikelser där arbetsterapeuter och sjukgymnaster är involverade registreras på verksamheterna och inte på rehabenheten i organisationsträdet, vilket innebär att det blir fel då den årliga statistiken hämtas.
En bidragande orsak till få avvikelser kan också vara att man i verksamheterna inte är vana att skriva avvikelser mot rehabiliteringen då detta
område upplevs som oklart (inte att förväxla med rehabiliterande förhållningssätt). En åtgärd bör vara att man går ut i verksamheterna och
pratar om avvikelser, vad en händelserapport är, när man behöver skriva,
var och varför. På en enhet med mindre än tio boende har inte någon
Hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporterats in under 2014. Orsaken kan
vara att det är en liten verksamhet där man ansvarar för max tre patienter/person, vilket gör att personalen har god kontroll på verksamheten.
En åtgärd kan vara att mäta patientsäkerhetskulturen på enheten, med
hjälp av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) handbok i grundläggande patientsäkerhetsarbete.
Vårdgivaren har en skyldighet att utreda och anmäla händelser som har
medfört eller kunnat medföra en vårdskada till Inspektionen för vård
och omsorg (IVO).
Det har skett en ökning från en till fyra vårdskador från 2013 till 2014.
En orsak till ökningen är att korttidsenheterna 1 maj 2014 gick över till
stadsområde Östers organisation. En allvarlig vårdskada som lett till lex
Maria anmälan har hänt inom kortidsenheten 2014. Under 2013 anmäldes en allvarlig vårdskada till IVO (Inspektionen för vård och omsorg).
Det kan finnas skillnader i patientsäkerhetskulturen inom de fd. stadsdelsområdena.
Anmälan till IVO
Anmälan till IVO
1
1
1
1
Anmälan till IVO
Anmälan till IVO
4
4
4
4
Vårdskador bedöms av legitimerad personal, i en riskmatris efter allvarlighetsgarad och sannolikhet.
I den största andelen av vårdskador bedöms allvarlighetsgraden som
mindre och sannolikheten av händelser skulle upprepas bedöms i de
flesta av fallen som liten. Åtta vårdskador bedöms som betydande. Under året har fyra vårdskador anmälts till IVO, tre av dem bedöms som
allvarlig vårdskada och en som risk för allvarlig vårdskada. I tre av händelserna kan man se att de gemensamt innehåller brister i kommunikation, information, dokumentation och ansvarsfördelning. Man kan också
se att det finns brister i följsamheten till rutiner och kompetens.
Under 2015 bör verksamheterna arbeta med att göra rutiner kända och
att följsamheten kontrolleras. Vidare ska informationsöverföring och
dokumentation säkras ur ett patientsäkerhetsperspektiv. Ett identifierat
förbättringsområd är att återkoppla fel och brister i verksamheterna så
att man lär av andras misstag.
En begäran från Inspektionen för vård och omsorg inkom i augusti
2014. Begäran avsåg en anmälan om fel i vården vid särskilt boende.
Inspektionen för vård och omsorg begär enligt 7 kap 20 § patientsäkerhetslagen (2010:659) kopia på patientens journal för tiden 20-27 juni
2014.
Begäran om komplettering i ärendet inkommer från Inspektionen för
vård och omsorg. Ärendet avsåg en kvinna boendes på särskilt boende
som avlider under juli månad. Hon har fallit vid tre tillfällen under juni
månad. Anmälan avser misstänkt allvarlig vårdskada. Utredningen görs
av medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). Bedömningen är att patienten inte utsatts för vårdskada. Svar i ärendet skickas in till Inspektionen
för vård och omsorg i november och ingen ytterligare kontakt i ärendet
från Inspektionen för vård och omsorg har skett.
Definition på fall är ”en oväntad händelse som resulterar i att en person
hamnar på marken, golvet eller en lägre nivå”. Definitionen inkluderar
alla fall, även de som beror på akut sjukdom och när en person glider ner
på golvet från stol eller säng. Ett fall behöver inte leda till skada.
I samarbete med Region Skåne, primärvården och Malmö stad är ett
lokalt vårdprogram i fallprevention framtaget, riskbedömning och preventiva åtgärder.
6.4.3.1 Fallolyckor
Fall
Fall
764
764
764
764
Fall
Fall
1081
1081
1081
1081
Fall rapporteras, analyseras, åtgärdas samt följs upp genom Malmö stads
gemensamma avvikelsesystem, Flexite. Uppföljning sker också i verksamheternas kvalitetsråd och i de tvärprofessionella teamen. Inrapporterade fall under 2014 är 1081 fall, vilket innebär att fallen i Stadsområdesförvaltning Öster minskat med sex fall. De flesta fallen inträffar mellan
klockan 13-16 samt mellan klockan 22-01. Skador som uppkommer vid
fall är till största del sårskador och svullnad/blåmärke. Den vanligaste
åtgärden är ”annan åtgärd” vilket t. ex innebär telefonsamtal med patienten, samtal med personal på teamet, antihalksockar etc. Efter ”annan
åtgärd” kommer i fallande ordning extra tillsyn, fallprevention och rådgivning till den enskilde. Vid granskning av åtgärderna så görs ofta flera
åtgärder vid samma tillfälle.
Under 2013 avslutades nästan hälften av alla inrapporterade fall i analysfasen vilket innebär att utredning och åtgärd inte har registrerats i systemet. Under 2014 har arbetsterapeuter, sjukgymnaster och fysioterapeuter
i hemsjukvården Öster fått bättre kunskap i avvikelsesystemet Flexite,
vilket innebär att ärenden inte avslutas lika tidigt i processen. Nästan 70
% fullföljer hela processen. Dock är det så att på korttidsenheterna avslutas mer än hälften i analysfasen och detta behöver man arbeta vidare
med.
Stadsområdesförvaltning Öster har kommit en bit på vägen när det gäller
fallriskutredningar och bedömningar. Det behöver tas ett samlat grepp
när det gäller att arbeta mer tvärprofessionellt. För att nå framgång bör
fallriskutredningar baseras på en teambaserad undersökning och analys.
Alla yrkesgrupper är viktiga i det fallpreventiva arbetet. Genom att arbeta systematisk, identifiera fallrisker och sätta in lämpliga åtgärder kan
teamet i större utsträckning eliminera orsaker som kan riskera att patienten faller.

Sammanställning av Kvalitets- och

Transcription

Similar documents

8. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse vård och

Månadsblad oktober 2015

Lex Sarah, processkarta

Miljö/kvalitetsplan

Nyckelhantering dag- och nattpersonal - rutin

Psykisk ohälsa hos personer med kognitiva

rutin professionellt bemötande hemtjänst

Bilaga till riktlinjen Lex Sarah, utredning