form analysis - Jesper Kiledal – Information designer

FORM ANALYSIS:
‘BENEFIT CLAIM ON
MATERNITY AND ADOPTION’
INTRODUCTION
Jesper Kiledal
jesper.kiledal@gmail.com
27 January 2015
Department of Typography
and Graphic Communication
University of Reading
The MA dissertation I’ve prepared this paper on is called ‘En vegg av
tekst: En kvalitativ intervjuundersøkelse av skjemaet “Krav om
ytelse ved fødsel og adopsjon (NAV 14-05.05)”’ (translation: ‘A wall
of text: A qualitative interview study of the form “benefit claim on
maternity and adoption (NAV 14-05.05)“‘ by Iris Alice Vigerust Furu
(2011) from University of Oslo.
Furu did extensive research on this official form from the Norwegian social security office (NAV), which parents who are expecting children and parents to adopt children fill out to claim parental
benefits from the Norwegian government.
WHAT IS NAV?
Since its inception in 2006, NAV has gotten quite a mixed reputation, and more than a third of the population have negative impressions of the office. The main critique is that NAV seems inaccessible
and has tedious routines. Nonetheless, NAV is an important instance,
and plays a significant role to a lot of Norwegians, regarding unemployment benefits, disability benefits, pension, social security and
so on. NAV’s main channel of communication with their clients is
through forms, but almost half of their clients find the forms difficult to understand and to fill out correctly.
1
Because of this issue, the legal workers at NAV are quite often
forced to return the forms to the sender with comments or remarks,
if some parts of the form have been filled out incorrectly. This contributes to delayed case proceedings, or in worst cases economical
consequences for the client. It is worth to mention that forms and
texts which are difficult to understand, have a bigger chance to get
misinterpreted not only by the clients, but also by the case handler
at NAV.
As of 2009, NAV had 699 different forms, which all are available
in Norwegian ‘Bokmål’ and Norwegian ‘Nynorsk’, and even some in
Sami.
CLEAR LANGUAGE
‘Clear Language in the State’ is an ongoing project which aims to
improve quality of official texts from the government. They state
that clear language should:
•
•
•
•
•
put the reader first,
focus on time and action,
save time and money,
make documents more accountable and transparent,
and lead to a better experience for the reader.
COMPLETING THE FORM
Based on interviews with 11 test subjects, Furu discovered several
issues with the application form. The interviews were held during
the test sessions, where the interviewee was supposed to fill out the
form while explaining their thoughts throughout the process. The
test subjects could choose to fill out the form either digitally or on
paper, and two of them did the digital one. Nearly everyone had to
use the computer to gather information about the form or to seek
help on NAV’s website during the process, though, only one preferred to call NAV’s helpline in order to complete the form. None of
the subjects were able to complete the form without looking up
information on the web.
After filling out the form, all the test subjects were unsure
whether they had successfully completed the application, and if
NAV would have accepted the document as it was. A few of them had
left some fields blank, because they did not understand what to
write in the specific section.
Form analysis Jesper Kiledal December 2014 2
21 year old cultural efforts
student. Has reading
disabilities.
24 year old cabinetmaker.
Has reading disabilities.
29 year old information
science student.
Has children.
26 year old electrician
apprentice.
25 year old lawyer in public
sector. Has Norwegian as
second language.
24 year old nurse
29 year old pedagogical
manager in kindergarten.
Has reading disabilities.
26 year old midwife.
26 year old social worker.
Employed in NAV.
26 year old librarian
24 year old programming
and system development
student.
Furu included 11 interview subjects in her form research. These interview subjects represented the varying user base of the NAV
application form in question.
RESEARCH FINDINGS
In Furu’s research, it becomes crystal clear that the form has several
issues. I am not able to list all of the research findings in this paper,
but some of the most obvious and/or important issues were:
•
It is not clear whether you apply before or after birth of the
child. One input frame asks about date of birth, but you are
allowed to apply as of the 26th week of pregnancy and up to
6 months after birth. These two information blocks are split
in different parts of the application form.
• You can apply for two different types of parental benefits:
100 % coverage for 49 weeks, or 80 % coverage for 59 weeks.
The users had difficulties filling out this part correctly, due
to lacking explanatory texts next to the input fields.
•
There is only one available address field. If the parents have
different addresses, NAV would consider the mother a single
mother, and thus result in conflicting inputs, and a wrongly
filled out form.
•
Not all of the input fields are numbered.
•
Some of the input fields are reserved for NAV case handlers,
but are not clearly visually differentiated from the rest of
the fields.
•
Obligatory and optional fields are not clearly differentiated.
Form analysis Jesper Kiledal December 2014 3
•
One of the test subjects misinterpreted mutually exclusive
fields, and ticked both boxes, and therefore made a crucial
error. She did not realise she was not allowed to apply for
both the maternity leave and the lump-sum, which is
reserved for single mothers/fathers without right to parental benefits. This information was stated on the previous
page.
•
The last input field is called ‘Other details’, without further
explanation. A few of the test subjects asked about what
they were supposed to write. On several occasions in the
form does it state that further details could/should be
included in this field, but not next to the field itself.
Form analysis Jesper Kiledal December 2014 4
FOLKETRYGDEN
Krav om ytelse ved
fødsel og adopsjon
Kravet skal sendes NAV lokalt der du bor.
Krav skal settes fram selv om du/dere mottar full lønn fra arbeidsgiver
Informasjon
Foreldrepenger
Foreldrepenger kan gis til barnets mor og far ved fødsel
og ved adopsjon av barn under 15 år.
Opptjening
Foreldrepenger tjenes opp ved å ha vært i arbeid, med
pensjonsgivende inntekt, i minst seks av de siste ti
månedene før vedkommende skal ha foreldrepenger.
Likestilt med å ha vært i arbeid er perioder med
sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger ved
fødsel eller adopsjon, pleiepenger, dagpenger under
arbeidsløshet, dagpenger ved militær- og siviltjeneste
og lønn under utdanningspermisjon eller etterlønn fra
arbeidsgiver.
Arbeidsforhold i et annet EØS-land kan legges sammen
med et senere arbeidsforhold i Norge.
Foreldrepengenes størrelse
Foreldrepenger beregnes på samme måte som
sykepenger. Det gis ikke foreldrepenger for inntekt over
seks ganger folketrygdens grunnbeløp. Inntektsopplysninger må dokumenteres. For arbeidstakere beregnes
foreldrepenger som hovedregel etter inntekten de siste
fire ukene før permisjonen starter. Inntektsgrunnlaget
blir likevel vurdert konkret i hvert tilfelle. For selvstendig
næringsdrivende og frilansere beregnes foreldrepenger
som hovedregel på grunnlag av gjennomsnittet av den
pensjonsgivende inntekten for de siste tre årene
Stønadsperioden
Foreldrepenger ved fødsel kan gis i til sammen 44 uker
med 100 prosent dekningsgrad eller 54 uker med 80
prosent dekningsgrad. Foreldrepenger ved adopsjon
gis i 41(51) uker. Mor og far må velge samme dekningsgrad, og denne gjelder for hele perioden. Hvis 80
prosent dekning velges, kan den samlede utbetalingen
av foreldrepengene bli litt lavere enn om full dekning er
valgt.
Med unntak av tre uker før og seks uker etter fødselen,
samt seks uker fedrekvote til far, kan foreldrene dele
stønadsperioden.
Far kan ta ut foreldrepenger som ikke er fedrekvote i
opptil 29 eller 39 uker, avhengig av valgt dekningsgrad.
Dette gjelder bare hvis mor:
• går ut i arbeid,
• tar offentlig godkjent utdanning på heltid, eventuelt
kombinerer utdanning og arbeid som i sum gir heltid,
• på grunn av sykdom eller skade er helt avhengig av
hjelp til å ta seg av barnet,
• eller er innlagt i helseinstitusjon og ikke kan ta seg
av barnet.
Hvis mor arbeider deltid, mindre enn 75 prosent, blir farens
foreldrepenger redusert tilsvarende reduksjonen i morens
stillingsdel.
Fedrekvote
Seks uker av stønadsperioden er forbeholdt far når begge
foreldrene har opptjent rett til foreldrepenger og mor har
arbeidet minst 50 prosent stilling i opptjeningstiden. Fedrekvoten kan tidligst tas ut seks uker etter fødselen (unntak
ved flerbarnsfødsel). Det stilles ikke noe krav til mors yrkesaktivitet eller lignende når far tar ut fedrekvoten.
Fedrekvoten kan utsettes eller tas ut gradert (se nedenfor om
Utsettelse og Graderte foreldrepenger). Far må gi melding
til NAV lokalt om dette i god tid før mors stønadsperiode
utløper, slik at ikke stønadsdager går tapt. Dersom far har
rett til fedrekvoten, men ikke ønsker den, kan ikke mor få
disse ukene
Flerbarnsfødsel- /adopsjon
Stønadsperioden forlenges med 5 eller 7 uker, avhengig av
valgt dekningsgrad, for hvert barn mer enn ett. Foreldrene
kan ta ut foreldrepenger samtidig i denne perioden.
Utsettelse av stønadsperioden
Foreldrepenger løper i utgangspunktet sammenhengende. Perioden kan likevel utsettes hvis den som mottar
foreldrepenger har lovbestemt ferie, på grunn av sykdom
eller skade er helt avhengig av hjelp til å ta seg av barnet,
er innlagt i helseinstitusjon eller barnet er innlagt i helseinstitusjon. Utsettelse kan også gis ved fulltidsarbeid. Det
må inngås avtale med arbeidsgiver. Fastsatt skjema for
dette kan hentes på www.nav.no, eller fås på NAV lokalt.
Det er viktig at avtalen blir sendt til NAV lokalt i god tid før
utsettelsen, slik at ikke stønadsdager går tapt.
Graderte foreldrepenger
Foreldrene kan velge å ta ut foreldrepenger i kombinasjon
med arbeid for å oppnå en lengre stønadsperiode. Det må
inngås avtale med arbeidsgiver som angir perioden som
skal benyttes til gradert uttak, samt stillingsprosenten. Selvstendig næringsdrivende og frilansere inngår avtale med
NAV lokalt. Ved inngåelsen av avtalene benyttes fastsatte
blanketter. Disse kan hentes på www.nav.no eller fås ved
henvendelse til NAV lokalt.
Engangsstønad ved fødsel og adopsjon
Engangsstønad kan gis dersom mor ikke har opptjent rett til
foreldrepenger ved fødsel eller adopsjon og hun er medlem
i folketrygden. Stønaden gis per fødte eller adopterte barn.
Asylsøkere har ikke rett til engangsstønad når fødselen
skjer før datoen for vedtak om asyl eller annen oppholdstillatelse er gitt. Oppholdstillatelsen må dokumenteres.
NAV 14-05.05 Bokmål Fastsatt 12.2006 Endret 12.2008 PDF-versjon
Form analysis Jesper Kiledal December 2014 5
Generell informasjon
Feriepenger av foreldrepenger ved fødsel og
adopsjon
Arbeidstakere kan få feriepenger av utbetalte foreldrepenger for de første 12 (15) ukene av stønadsperioden.
Dersom begge foreldrene mottar foreldrepenger samtidig,
fordeles feriepengeukene mellom foreldrene. Feriepenger
utbetales i slutten av mai måned påfølgende år.
Frist for framsettelse av krav
Foreldrepenger gis for opptil tre måneder før den
måneden da kravet blir satt fram. Dersom kravet settes
fram senere enn dette i forhold til stønadsperiodens start,
blir utbetalingen tilsvarende redusert. Dette gjelder også
i forhold til arbeidsgiverens refusjonskrav når arbeidsgiveren utbetaler lønn.
Ferietillegg
Arbeidsledige kvinner som føder barn, kan få ferietillegg
på 9,5% tillagt dagpengene når grunnlaget for foreldrepenger fastsettes. Andre som er arbeidsledige når de går
ut i permisjon, omfattes ikke av særberegningen og får et
eventuelt ferietillegg av ytelsen utbetalt i januar måned
påfølgende år.
Krav om engangsstønad må settes fram innen seks
måneder etter at barnet ble født eller omsorgen ble overtatt.
Mer informasjon?
Mer utfyllende opplysninger kan du få på NAV lokalt.
Se også vår hjemmeside: www.nav.no.
Veiledning for utfylling av blanketten
Blanketten må fylles ut så nøyaktig som mulig, slik at NAV
lokalt skal kunne behandle søknaden og fatte riktig vedtak.
Felt 1.1 Dersom fødselen ikke har funnet sted, oppgi
termindato. Datoen må dokumenteres fra lege/jordmor.
Fødsel i hjemmet eller under transport kan utløse rett til
andre ytelser fra folketrygden.
Felt 1.3 Oppgi barnets fødselsdato og dato for når omsorgen
for barnet overtas. Ved adopsjon fra utlandet regnes som
regel omsorgsovertakelsen å finne sted når foreldrene
kommer til Norge sammen med barnet, og de har den
daglige omsorgen for det. Skjer omsorgsovertakelsen
under opphold i utlandet, oppgis dato fra adopsjonspapirene.
Omsorgsovertakelsen må dokumenteres.
Felt 2.1 Det skal krysses av i dette feltet ved alle former
for deling av perioden, også når far kun skal ta ut fedrekvoten og mor skal ha resten av perioden.
Felt 2.4 Selv om foreldrene ikke bor sammen og mor har
aleneomsorgen for barnet, kan far likevel få fedrekvoten
hvis foreldrene er enige om dette. Far må da ha den
daglige omsorgen for barnet i disse ukene. Feltet 2.1.
kan da benyttes.
Felt 2.5 Årsaker: For eksempel at en av foreldrene ikke
har opptjent rett til foreldrepenger eller ikke benytter seg
av retten.
Felt 3 Personopplysninger må alltid oppgis for begge
foreldrene. Opplysninger om opphold i landet er til hjelp for
å avgjøre om du/dere er medlemmer i folketrygden som
er et vilkår for rett til foreldrepenger og engangsstønad.
Felt 4 Opplysninger om yrkesaktivitet og inntekt må alltid
oppgis for begge foreldrene slik at retten til foreldrepenger
kan vurderes og ytelsen beregnes. Stillingsprosenten
settes i forhold til full tid i ditt yrke. Til og med dato for
arbeidsforholdet oppgis bare hvis arbeidsforholdet har
opphørt. Oppgitt inntekt må dokumenteres (lønnsslipp,
kopi av selvangivelse, næringsoppgave eller lignende) i
tillegg til opplysninger fra arbeidsgiver på egen blankett.
Ved avkrysning i feltet Annet oppgi hva slags inntekt
(sykepenger, dagpenger mv.) i felt 7.
Ved krav om engangsstønad oppgis de samme opplysninger
dersom det har vært yrkesaktivitet i tiden før fødselen/adopsjonen.
Felt 5.2 Her føres opp avtalt dato med arbeidsgiver for
oppstart av permisjonen. I praksis avtales som oftest
permisjon tre uker før termindato.
Feltene 5.3 – 5.6 Feltene fylles ut dersom dere har planer
om avbrudd i perioden på grunn av ferie eller arbeid eller
har planlagt når far skal ha fedrekvoten. Opplysningene
har betydning for beregning av stønadsperiodens sluttidspunkt. Det er også anledning til å gi melding om dette i
løpet av stønadsperioden. Foreldrepenger kan ikke gis
utover tre år etter fødsel/adopsjon.
Felt 6 Fars rett til foreldrepenger utover fedrekvoten er
betinget av hva mor gjør. Vi må derfor ha eksakte opplysninger om dette. Opplysningene må dokumenteres.
NAV 14-05.05 Bokmål Fastsatt 12.2006 Endret 12.2008 PDF-versjon
Form analysis Jesper Kiledal December 2014 6
Nullstill
FOLKETRYGDEN
Krav om ytelse ved
fødsel og adopsjon
Kravet skal sendes NAV lokalt der du bor.
Krav skal settes fram selv om du/dere mottar full lønn fra arbeidsgiver
1 Krav om
1.1 Foreldrepenger fødsel
Termindato (attest fra lege/jordmor må vedlegges) dag, mnd., år
Skjedde fødselen
i hjemmet/under transport
1.2 Engangsstønad
Antall barn
Ja
1.3 Foreldrepenger adopsjon
Fødselsdato dag, mnd., år
Dato for omsorgsovertakelsen
Antall barn
dag, mnd., år (må dokumenteres)
2.2 Bare mor
2.3 Bare far
1.4 Engangsstønad
2 Hvem kravet gjelder for
2.1 Begge foreldre (Se informasjon
til felt 5.3 - 5.6)
For NAV lokalt
Mottatt dato
Krav reg EDB
Enhetsnr.
Årsak til at dere ikke skal dele perioden (Krysset av for bare mor eller far)
2.4 Aleneomsorg
2. 5 Annet (oppgi årsak i felt 7)
(Se orienteringen)
3.1 Mor/Etternavn, fornavn
3.2 Fødselsnummer (11 siffer)
3.3 Boligadresse
3.4 Telefonnummer
3.5 Postnummer og poststed
3.6 Bokommune
3.7 Oppholder
du deg i Norge?
Ja
Nei
Har du oppholdt deg
sammenhengende i Norge
de siste 12 md.?
Ja
Nei
3.9 Fødselsnummer (11 siffer)
3.10 Boligadresse
3.11 Telefonnummer
3.12 Postnummer og poststed
3.13 Bokommune
Ja
Nei
Har du oppholdt deg
sammenhengende i Norge
de siste 12 md.?
Ja
Nei
Medlemskap i
folketrygden
Hvis nei, vil du oppholde Er du asylsøker?
deg her sammenhengende i Hvis ja, redegjør i felt 7.
mer enn 12 md.?
Ja
Nei
Redegjør i felt 7.
3.8 Far/Etternavn, fornavn
3.14 Oppholder
du deg i Norge?
B
Må vurderes
nærmere
3 Personopplysninger (skal alltid fylles ut for både mor og far)
Hvis nei, vil du oppholde
deg her sammenhengende
i mer enn 12 md.?
Redegjør i felt 7.
Er du asylsøker?
Hvis ja, redegjør i felt 7.
Ja
Nei
4 Arbeid og inntekt (fylles ut for mor og far)
(inntektsopplysninger må dokumenteres)
4.1 Stilling/annen likestilt yrkesaktivitet de siste 10 månedene før mors stønadsperiode tar til:
4.2 Arbeidsgiverens navn og adresse/egen næringsvirksomhet
4.3 Stillings% av full tid
Inntektsopplysninger
kontrollert
4.4 Perioden f.o.m. - t.o.m.
Arbeids- og Inntektsopplysninger kontrollert
4.5 Oppgi bruttoinntekt fra
Arbeid
Næring
Uke
Annet
14 dg. Måned
Kr
per
Ja
4.6 Utbetaler arbeidsgiveren lønn under permisjonen?
Kontonummer
4.7 Hvis nei, oppgi kontonummer som
Nei
beløpet/beløpene skal overføres til
NAV 14-05.05 Bokmål Fastsatt 12.2006 Endret 12.2008 PDF-versjon
Form analysis Jesper Kiledal December 2014 7
4.8 Stilling/annen likestilt yrkesaktivitet de siste 10 månedene før fars del av stønadsperioden tar til:
4.9 Arbeidsgiverens navn og adresse/egen næringsvirksomhet
4.10 Perioden f.o.m. - t.o.m.
4.11 Oppgi bruttoinntekt fra
Kr
Arbeid
Næring
Uke
Annet
14 dg. Måned
Refusjonskrav fra
arbeidsgiver?
per
Ja
4.12 Utbetaler arbeidsgiveren lønn under permisjonen?
Kontonummer
4.13 Hvis nei, oppgi kontonummer som
Nei
beløpet/beløpene skal overføres til
5 Stønadsperioden
5.1 Valg av dekningsgrad (sett kryss i ett av feltene)
100 %
80 %
5.2 Permisjonen starter: (Dag, måned, år)
Valg av prosentsats gjelder for begge foreldrene
og er bindende for hele perioden
Dekningsgrad
Vilkår for utsettelse
oppfylt?
Planlagt ferieavvikling eller arbeid i stønadsperioden
5.3 Ferie
Mor f.o.m.- t.o.m.
Far f.o.m.- t.o.m.
5.4 Arbeid full tid
Mor f.o.m.- t.o.m.
Far f.o.m.- t.o.m.
5.5 Arbeid deltid
Mor f.o.m.- t.o.m.
% av full tid Far f.o.m.- t.o.m.
5.6 Fedrekvote
Far f.o.m.- t.o.m.
% av full tid Gradering
Fedrekvote. Mor 50 %
stilling før permisjonen?
6 Når far skal ha foreldrepenger som ikke er fedrekvote.
Opplysninger om mors aktivitet: (må dokumenteres)
6.1 Mor går
ut i arbeid
Ja
% av full stilling
Andre forhold som medfører
omsorgsbehov for barnet
6.2 Mor tar utdanning på heltid
6.3 Mor tar utdanning i
kombinasjon med arbeid
6.4 Sykdom/
innleggelse
6.5 Dødsfall
Aktivitetskrav til mor
oppfylt?
7 Tilleggsopplysninger
Her kan du/dere gi utfyllende opplysninger. Om nødvendig bruk eget ark.
8 Erklæring og underskrift
Jeg/Vi forplikter meg/oss å gi beskjed dersom det i løpet av stønadsperioden skjer endringer som har betydning for stønadsretten og ytelsens
størrelse.
Denne plikten følger av folketrygdloven § 21-6 og §21-7.
Slike forhold kan for eksempel være at jeg/vi:
•
•
•
•
begynner i arbeid helt eller delvis
Jeg/Vi er klar over at hvis jeg/vi gir uriktige opplysninger eller holder
tilbake opplysninger av betydning for retten til stønad, kan
• foreldrepengene holdes tilbake
• for meget utbetalt stønad kreves tilbake
• dette medføre straffeansvar
Jeg/Vi har gjort oss kjent med den medfølgende informasjonen
påbegynner/gjenopptar utdanning
ønsker at foreldrepengene skal utsettes ved avvikling av lovbestemt ferie
ikke lenger har omsorg for barnet
Skal begge foreldre ha foreldrepenger, kreves det underskrift av begge. Dette gjelder også uttak av fedrekvote.
6.1 Mor
6.2 Far
Dato og underskrift
Dato og underskrift
NAV 14-05.05 Bokmål Fastsatt 12.2006 Endret 12.2008 PDF-versjon
Form analysis Jesper Kiledal December 2014 8