Vedr klage, Juridisk avdeling hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Juridisk avdeling
Jessheimmarkas Venner
Tordenskiolds gate 12
Postboks 8111 Dep, 0032 OSLO
Telefon 22 00 35 00
fmoapostmottak@fylkesmannen.no
www.fmoa.no
Organisasjonsnummer NO 974 761 319
Deres ref.:
Deres dato: 09.04.2015
Vår ref.: 2015/7373-2 FM-J
Saksbehandler: Karoline Trones Faye
Direktetelefon: 22003679
Dato: 12.05.2015
Fylkesmannens svar vedrørende klage på saksbehandlingen i Ullensaker
kommune - manglende referat fra møter og udokumentert prosess
kommunedelplan Jessheim sørøst
Fylkesmannen viser til deres henvendelse datert 9.4.2014.
Det anføres at Ullensaker kommune har brutt forvaltningsloven ved behandlingen av
kommunedelplan Jessheim sørøst, i og med at det ikke er ført referat etter møter mellom
kommunens administrasjon og grunneiere med sterke interesser i utbygging av området. Det er i
den sammenheng vist til en uttalelse fra Sivilombudsmannen 18. desember 2014 (sak
2014/2005). Det hevdes at saksbehandlingen fremstår å være i strid med krav til god
forvaltningsskikk. Videre anføres at det har funnet sted en udokumentert prosess mellom
grunneiere/utbyggere og kommunen i og med at det i den versjonen av kommunedelplanen som
nå ligger ute til offentlig ettersyn er lagt inn utbygging også sør for «omkjøringsvegen».
Det opplyses at planen gjelder spørsmål om å omgjøre en sentrumsnær mark/skog med rike
natur- og friluftsinteresser, ved å legge til rette for ca. 650 daa til boligformål.
Fylkesmannen bes derfor om å vurdere lovligheten av saksbehandlingen.
Etter Fylkesmannens oppfatning kan henvendelsen både anses som en generell klage over
saksbehandlingen i kommunen, samt som en anmodning om å foreta lovlighetskontroll.
Fylkesmannen vil derfor foreta en vurdering av begge spørsmålene nedenfor
1. Anmodning om lovlighetskontroll
Henvendelsen kan for det første anses som en anmodning til Fylkesmannen om å foreta
lovlighetskontroll, i medhold av kommunelovens § 59, av kommunens avgjørelse om å legge
planen ut til offentlig ettersyn.
Bestemmelsens nr. 4 lyder som følger:
«4. Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen
a. er innholdsmessig lovlig,
b. er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, og
Side 2 av 3
c. er blitt til på lovlig måte.
Departementet skal oppheve avgjørelsen hvis det er gjort slike feil at den er ugyldig.»
Fylkesmannen kan ta en sak opp til lovlighetskontroll på eget initiativ, jf. kommuneloven (kml.)
§ 59 nr. 5.
Hva som ligger i begrepet «avgjørelse» i bestemmelsen fremkommer ikke klart og entydig ut fra
verken lovens ordlyd eller forarbeider.
I veilederen H-2299, er det imidlertid kommet til uttrykk at det må foreligge avgjørelser som
bestemmer sakens realitet, og at det ved vurderingen av om det er tale om en avgjørelse i lovens
forstand må skilles mellom realitetsavgjørelser og prosessledende avgjørelser. Det er som
hovedregel den endelige avgjørelsen i saken som er gjenstand for kontroll, dvs. den avgjørelsen
som avslutter en sak. Dette innebærer at avgjørelser fattet som ledd i behandlingen av en sak,
ikke er gjenstand for lovlighetskontroll.
Slik Fylkesmannen ser det, vil ikke en beslutning om å legge en plan ut på offentlig høring, og
beslutningen om hva som skal legges ut på høring, være en avgjørelse som avslutter en sak da
man ikke tar endelig stilling til sakens realitet. Hvilke eiendommer og områder som skal
innlemmes eller utelates av planen, kan på stadiet planen er ute til offentlig høring endres frem til
planen endelig vedtatt, bl.a. basert på innkomne merknader. Det å legge en plan ut til offentlig
ettersyn bærer mer preg av å være en prosessledende beslutning, herunder en avgjørelse fattet
som ledd i behandlingen av en sak.
Basert på det ovennevnte vil Fylkesmannen ikke foreta en lovlighetskontroll som anmodet.
Det er imidlertid mulig å anmode Fylkesmannen om å foreta en lovlighetskontroll av
kommunedelplanen i medhold av kommunelovens § 59 etter at planen er vedtatt.
2. Saksbehandlingsfeil og brudd på god forvaltningsskikk
For øvrig kan henvendelsen oppfattes som en anførsel om at det i prosessen er begått
saksbehandlingsfeil. Det anføres at det foreligger brudd på forvaltningsloven, ved at det ikke er
ført referat fra møter.
Fylkesmannen viser til forvaltningsloven § 11 d. annet ledd hvor det fremkommer at dersom det
ved «muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part» blir gitt «nye
opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de såvidt mulig
nedtegnes eller protokolleres».
Bestemmelsen oppstiller ikke en generell plikt til å føre møtereferat, men fastsetter at
opplysninger av betydning for sakens avgjørelse bør nedtegnes for å sikre notoritet og
etterprøvbarhet. I likhet med tidligere nevnte Sivilombudsmannsuttalelse fra desember 2014,
mener Fylkesmannen at det å føre referat fra møter som kan antas å ha betydning for saken, kan
bidra til transparens og å motvirke eventuelle mistanker om irregulær opptreden eller inhabilitet.
Slik Fylkesmannen ser det vil det være i tråd med god forvaltningsskikk og ulovfestede krav til
forsvarlig saksbehandling å føre referat fra denne typen møter med private grunneiere, og dette
anses også viktig for å sikre allmennhetens tillit til både upartisk og forsvarlig saksbehandling i
forvaltningen.
Side 3 av 3
Det er dermed mulig at det burde vært ført referat, og det er også en mulighet for at det foreligger
en saksbehandlingsfeil ved at det ikke er ført referat fra møtene med enkelte grunneiere.
Fylkesmannen kan imidlertid ikke si noe om hvilken betydning en eventuell feil har for den
videre saksbehandlingen i kommunen og gyldigheten av planen dersom den vedtas.
Fylkesmannen fremhever at det ut fra sakens opplysninger er uklart om planen vil vedtas, og om
den vil vedtas slik den er lagt ut på offentlig høring.
Med hilsen
Odd Meldal
underdirektør
Karoline Trones Faye
rådgiver
Dokumentet er elektronisk godkjent.
Kopi til:
Ullensaker kommune Postboks 470
2051
Jessheim