Arbeidsreglement - Harstad kommune

Arbeidsreglement
Harstad kommunes verdier:
ÅPENhet og Respekt
Engasjement
Ansvarlighet
Læring og utvikling
Innholdsfortegnelse:
1. OMFANG ....................................................................................................................................................... 2
2. TILTREDELSE ............................................................................................................................................. 2
3. ALMINNELIG ORDEN.............................................................................................................................. 2
4. BRUK AV SOSIALE MEDIER ................................................................................................................ 2
5. ARBEIDSTID .............................................................................................................................................. 3
5.1 DEFINISJONER OG FORKLARINGER ............................................................................................................... 3
5.2 OVERTID......................................................................................................................................................... 4
5.3 AVSPASERING ................................................................................................................................................ 4
5.4 FLEKSIBEL ARBEIDSTID ................................................................................................................................. 4
5.4.1 Avregningsperiode ........................................................................................................................... 4
5.4.2 Overføring av fleksitid utover 37,5 timer ............................................................................... 4
5.4.3 Utbetaling av overskudd på fleksitidssaldoen ....................................................................... 5
5.4.4 Underskudd på fleksitidssaldoen ................................................................................................ 5
5.4.5 Fleksitidsordning - Enhetsledere med lederavtale .............................................................. 5
5.4.6 Kontroll av tidsregistrering ........................................................................................................... 5
5.4.7 Misbruk av fleksitidsordningen ................................................................................................... 5
6. FRAVÆR FRA ARBEID ............................................................................................................................ 6
6.1.
EGENMELDING EGEN SYKDOM .................................................................................................................. 6
6.2.
EGENMELDING VED BARNS SYKDOM ........................................................................................................ 6
6.3 REISETID ........................................................................................................................................................ 7
6.3.1 Reisetid – Særskilte for ansatte i barnevernstjenesten .................................................... 7
7. FERIEBESTEMMELSENE ........................................................................................................................ 8
7.1
7.2
ERSTATNING AV FERIE .................................................................................................................................. 9
FORSKUDDSFERIE- OG OVERFØRING AV FERIE ........................................................................................... 9
8. UTBETALING AV LØNN .......................................................................................................................... 9
8.1
8.2
8.3
FRADRAG I LØNN ........................................................................................................................................... 9
FORSKUDD PÅ LØNN .................................................................................................................................... 10
REISEOPPGJØR OG ANNET UTLEGG ............................................................................................................ 10
9. ANNET LØNNET ARBEID ..................................................................................................................... 10
10. AVSLUTTING AV ARBEIDSFORHOLD, OPPSIGELSE OG AVSKJED ............................... 10
10.1.
10.2
OPPNÅDD ALDERSGRENSE ...................................................................................................................... 10
MIDLERTIDIG TILSETTING OVER 1 ÅR.................................................................................................... 10
11. FLYTTEGODTGJØRELSE .................................................................................................................... 11
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
SØKNAD .................................................................................................................................................. 11
REFUSJON ............................................................................................................................................... 11
FRADRAG I GODTGJØRELSEN ................................................................................................................. 11
AVGJØRELSESMYNDIGHET...................................................................................................................... 11
UTBETALING............................................................................................................................................ 11
BINDINGSTID ........................................................................................................................................... 12
12. ARBEIDSGIVERFINANSIERT ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON .................................. 12
12.1
OVERSIKT OVER ANSVARSFORDELING ................................................................................................... 12
13. MEDARBEIDERSAMTALE .................................................................................................................. 13
14. LØNNSSAMTALE .................................................................................................................................. 14
15. FORSIKRING ......................................................................................................................................... 14
16. TJENESTEPENSJON ............................................................................................................................ 14
17. ØVRIGE REGLEMENT ......................................................................................................................... 14
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
2
1. Omfang
Arbeidsreglementet gjelder for alle kommunale arbeidstakere og skal til enhver tid være i hht
gjeldende lover, tariffavtaler eller andre særavtaler/ bestemmelser som er bindende for
kommunen, jf aml § 14-16. Dette gjelder alle punktene som fremkommer i dette reglementet
selv om henvisninger ikke er tatt med.
2. Tiltredelse





Harstad kommune legger vekt på at arbeidstakere skal føle seg velkommen. Før
tiltredelse skal enhetsleder/avdelingsleder ha utpekt en “fadder” som skal være den
nytilsattes kontaktperson.
I stillinger der det er påkrevd helseattest, må dette leveres for arkivering i ansattes
personalmappe.
I stillinger med krav om framvisning av politiattest, ikke eldre en 3 mnd, skal dette
leveres før tiltredelse (1.vakt). Leder skal kvittere på eget skjema når dette er gjort.
Skjemaet skal arkiveres i ansattes elektroniske personalmappe.
Taushetserklæring skal underskrives og arkiveres i ansattes elektroniske
personalmappe.
Etter tilsetting har ansatte selv en plikt til å registrere og oppdatere egen CV,
personlige opplysninger, pårørende. Dette gjøres på «min side», i web ansatt.
3. Alminnelig orden









Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet til fastsatt tid.
Arbeidstakeren skal ikke forlate arbeidsstedet uten tillatelse.
Arbeidstaker plikter å forholde seg til gjeldende retningslinjer i Harstad kommune samt
gjeldende retningslinjer og prosedyrer på det enkelte arbeidssted.
Arbeidstakere skal klarere kjente fravær som permisjoner og avspasering med leder i
god tid (minimum 3 dager før).
Arbeidstakeren må ikke være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende
middel i arbeidstiden.
Det er røykeforbud for alle arbeidstakere på arbeidsplasser og inngangspartier i Harstad
kommunes lokaler. I skolene og i barnehagene gjelder dette også i skolens og i
barnehagens umiddelbare nærhet.
Alt inventar, maskiner, verktøy, materialer m.v. må behandles med omhu.
Det må vises forsiktighet ved behandlingen av ild, lys og ildsfarlige saker.
Arbeidstakeren må rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv,
helse og eiendom, og bruke det verneutstyret som etter lov og forskrifter er påbudt, jf
IK - håndboka for Helse, miljø og sikkerhet i Harstad kommune.
4. Bruk av sosiale medier1





1
Bruk av sosiale medier som for eks. oppslag på privat Facebook profil som ikke er
arbeidsrelatert, legges til fritiden.
Privat bruk av tlf/mobiltelefon begrenses til det som er strengt nødvendig.
Ansatte skal bruke sosiale medier på en slik måte at en ikke kommer i konflikt med
arbeidslivets og forvaltningens spilleregler.
Det er ikke tillatt å publisere taushetsbelagte og sensitive personopplysninger.
Hvis publikum oppfordres til å komme med kommentarer eller innlegg, må det
informeres om hvilke kommentarer og ytringer som ikke aksepteres og hva kommunen
vil gjøre dersom det publiseres slikt innhold eller sensitive personopplysninger.
Jf. Egne utarbeidet prosedyrer
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT AV PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
L2









Den ansvarlige for profilen skal oppfordre publikum til å rapportere uakseptabelt
innhold og registrere eventuelle klager i kommunens meldesystem på hjemmesiden.
Den ansvarlige skal fjerne personopplysninger og ytringer som åpenbart strider mot
personopplysningsloven, straffelov o.a. Kommunen kan stilles til ansvar for slike
opplysninger.
Ansatte skal svare høflig, også på sjikanøse innlegg. Kommunens etiske retningslinjer
skal følges.
Ansatte skal ikke drive saksbehandling i sosiale medier, men sende saksrelatert innhold
til postmottak for registrering i kommunens saksbehandlingssystem(ePhorte).
Ansatte skal være imøtekommende og profesjonelle og oppmuntre til tilbakemeldinger
og diskusjon.
Ansatte skal alltid opptre behersket og høflig i møte med engasjerte aktører og i sterke
ordskifter.
Ansatte skal vurdere nøye om en som privatperson skal ha kontakt med
elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier.
Ansatte skal presisere at en ikke uttaler seg som ansatt i Harstad kommune hvis det
kan reises tvil om ens rolle.
Privat profil i sosiale medier skal ikke inneholde arbeidsrelaterte hendelser.
5. Arbeidstid
Nærmeste leder med personalansvar har ansvaret for å informere den enkelte arbeidstaker om
gjeldende arbeidstider på det enkelte arbeidssted. Den ordinære ukentlige arbeidstid skal være
i henhold til hovedtariffavtalene, arbeidsmiljøloven og eventuelle særavtaler
Ordinær arbeidstid / normalarbeidsdag for arbeidstakere i Harstad kommune som inngår under
disse bestemmelsene er 08.00 - 15.30, i dette er inkludert 30 min. matpause.
5.1 Definisjoner og forklaringer

Alminnelig arbeidstid menes den daglige arbeidstid i hht oppsatt arbeidsplan.

Ukentlig arbeidstid for dagarbeidstakere er 37,5 timer. Ordinær arbeidstid /
normalarbeidsdag avklares internt ved det enkelte tjenestested som også må være i
samsvar med gjeldende regler.

Ordinær arbeidstid / normalarbeidsdag for arbeidstakere som inngår i
fleksitidsbestemmelsene er 08.00 - 15.30.

Ukentlig arbeidstid skal ikke overstige gjennomsnittlig 35,5 timer i følgende tilfelle:
-
I turnusordninger hvor ordinært arbeid må utføres mellom kl.20.00 og kl.06.00 og /
eller minst hver 3. søndag.
Ordinær arbeidstid / normalarbeidsdag avtales gjennom turnusplaner.

Ukentlig arbeidstid skal ikke overstige gjennomsnittlig 33,6 timer ved helkontinuerlig
skiftarbeid eller i sammenlignbare turnusordninger.

Ansatte i Harstad kommune har 30 min. matpause inkludert i arbeidstiden, når
arbeidsdagen er på mer enn 5,5 timer.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
3
5.2
Overtid
Ordinær arbeidstid er opplistet i punkt 5.1. Definisjon i h.h.t. HTA kap.1 § 6: “Pålagt arbeidstid
utover den ordinære arbeidstid er overtidsarbeid” og som følges slik:
 Arbeidstidtaker med fleksitidsordning må arbeide 7,5 t den enkelte dag før det kan gis
godtgjøring for pålagt overtid.
 Arbeidstakere som ikke kommer inn under fleksitidsordningen omfattes av ordinære
overtidsbestemmelser, som også åpner opp for avspasering time mot time + utbetaling
av overtidstillegg.
5.3
Avspasering
Opptjent plusstid kan avspaseres som hovedregel med inntil 5 dager pr. mnd., maks 24 dager
pr. år. Avspasering må avtales med nærmeste leder. Avvik fra denne bestemmelsen kan i
hvert enkelt tilfelle avtales med nærmeste leder.
5.4
Fleksibel arbeidstid

Ansatte som omfattes av fleksitidsordningen er samtlige ansatte med unntak av
vakt - og turnuspersonale, lærere, renholder, servicemedarbeidere som har sitt
faste arbeidssted/oppgaver knyttet til fastsatte åpningstider for publikumsservice,

I kjernetiden mellom kl.09.00 - 14.30 må alle arbeidstakere være tilstede. Avvik må
avklares med nærmeste leder.

Ansatte som er omfattet av fleksitidsordningen kan velge sin arbeidstid innenfor en
ytre ramme på 07.00 og 18.00 dersom arbeidsmengden og driften krever det. Dog
maks 10 timer pr. dag. Dette betyr ikke at det gis anledning til å gjøre dette til ei fast
ordinær arbeidstid av private hensyn.

Dersom tjenestetilbudet/oppgaver tilsier det, kan enhetsleder pålegge arbeidstakere å
møte på arbeide til et bestemt tidspunkt. Dette gjelder også utenfor kjernetiden.
5.4.1 Avregningsperiode
Avregningsperioden for fleksitid er hver 3. måned. Arbeidstakerne er ikke bundet av å arbeide
et bestemt antall arbeidstimer pr. dag utover kjernetiden, men må derimot ha arbeidet
tilnærmelsesvis det fastsatte antall timer i løpet av avregningsperioden. Det tillates overført
inntil pluss 37,5 timer til neste avregningsperiode. Det tillates overført inntil minus 10 timer til
neste avregningsperiode.
Det ytes ikke overtidsgodtgjørelse for pluss-saldo som inngår i ordinær arbeidstid, mellom
08.00 og 15.30. Plusstid over 37,5 timer ved avregningstidens slutt faller bort og kompenseres
ikke med overtidsgodtgjøring.
Reisetid (kompensert tid i Tidbank) håndteres særskilt, og strykes ikke.
5.4.2 Overføring av fleksitid utover 37,5 timer
Det kan i helt spesielle tilfeller avtales overføring av fleksitid utover 37,5 timer fra en
avregningsperiode til den neste. Eksempel:
 Avdelingsleder og merkantilt personale i skolene, kan samle opp timer til avspasering
for uttak i forbindelse med skolenes ferieavviklinger.
 Ansatte som har vært sykemeldt en periode og ikke har hatt muligheter for å avspasere
opparbeidet avspaseringstid som er opparbeidet før sykemeldingen.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
4
Forutsetning:
 Det skal inngås særskilt skriftlig avtale om slik overføring.
 Det skal fremgå på hvilke dager avvikling av fleksitid utover 37,5 timer skal skje.
 Enhetsleder/avdelingsleder tillegges myndighet til å inngå slik avtale.
 Hvis avspasering / avvikling av fleksitid utover 37,5 timer ikke skjer som avtalt, strykes
tiden og retten til avspasering faller bort.
5.4.3 Utbetaling av overskudd på fleksitidssaldoen
Utbetaling kan skje i følgende tilfelle:
 Dersom det på arbeidsstedet er underbemanning / vakanser slik at avspasering er
vanskelig gjennomførbart og medfører ulempe for publikum, kan fleksitid utover 37,5
times avtales utbetalt med timelønn.
 Ordningen kan kun brukes i spesielle tilfeller og åpner ikke for en generell praksis med
økonomisk kompensasjon for fleksitid. Det må finnes budsjettmessig dekning for
utgiften. Enhetsleder tillegges myndighet til å inngå en slik avtale.
5.4.4 Underskudd på fleksitidssaldoen
Trekk i lønn kan skje i følgende tilfelle:
 Minustid større enn 10 timer ved avregningstidens slutt fører til trekk i lønn.
Trekk med det antall hele timer som skal til for å bringe negativ fleksitidssaldo under 10
timer foretas.
 Ved negativ fleksitidssaldo ved fratreden foretas trekk i hele saldoen ved sluttoppgjøret.
 Fleksitidsordningen skal ikke nyttes til avkortning av normal arbeidstid ved jevnlig å la
seg trekke i lønn for negativ saldo.
5.4.5 Fleksitidsordning - Enhetsledere med lederavtale







Enhetsleder har ikke overtid, men fast lønn og fastsatt kompensasjon 7 dager lederfri.
Enhetsleder skal jobbe et årsverk innenfor fleksitidsrammens begrensninger (07001800) og benytter fleksitidsordningen og TidBank for selvadministrasjon av egen tid.
For arbeid utenfor kontoret, møter, reisetid (og arbeid etter kl. 1800), får enhetsleder 7
lederfrie dager.
Ved overgang fra et kvartal til et annen, vil fleksisaldo på inntil 37,5 timer overføres.
Timer ut over dette strykes.
Enhetsledere må påregne at noe mer tid blir strøket, men at en god lederlønn skal
sammen med 7 dager lederfri, gi en rimelig kompensasjon.
Lederfri (7 dager) skal planlegges avviklet og overføres ikke til neste kalenderår. (I helt
spesielle tilfeller kan de utbetales, jf. gjeldende lederavtale.
Enhetsleder er selv ansvarlig og er gitt tillit uten at nærmeste leder
(rådmann/kommunalsjef) må godkjenne disponering av egen tid i TidBank. Unntaket er
overføring av ferie, registrering av sykefravær og permisjoner.
5.4.6 Kontroll av tidsregistrering
Arbeidstaker skal månedlig kontrollere og godkjenne egne tidsregistreringsrapporter som
deretter skal godkjennes av leder.
5.4.7 Misbruk av fleksitidsordningen
Dersom misbruk av fleksitidsordningen kan enhetsleder/avdelingsleder frata arbeidstaker
retten til å benytte fleksitidsordningen. Arbeidstaker vil deretter omfattes av ordinære
arbeidstidsbestemmelser. Dette må begrunnes til arbeidstaker før iverksettelsen
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
5
6. Fravær fra arbeid




Heldagsfravær ved ferie, permisjon med lønn, sykdom og tjenestereiser regnes som
normalarbeidsdag.
Alle former for ”kjente fravær” (ferie, avspasering og permisjoner) skal arbeidstaker i
god tid søke å få klarert med sin leder. Fravær behandles etter gjeldende interne
reglementer, lover og Hovedtariffavtalen.
Fravær i forbindelse med egen eller barn/barnepassers sykdom (sykemeldt av lege og
egenmeldinger) skal snarest mulig meldes nærmest overordnet, senest innen
arbeidstidens slutt første fraværsdag. Dette med mindre det er spesielle grunner som
umuliggjør dette. Fraværets sannsynlige varighet skal også meldes.
Fravær fra arbeid som skyldes stengte broer, fjelloverganger eller innstilte ferger skal i
begrenset grad belastes arbeidsgiver. Slikt fravær vil allikevel ikke medføre lønnstrekk
/ krav om inn-jobbing / avspasering / bruk av feriedag dersom det ikke overstiger 10
timer per kalenderår.
6.1. Egenmelding egen sykdom
Egenmelding kan etter 2 måneders tilsettingsforhold benyttes inntil 8 kalenderdager pr.
sykefraværstilfelle og med et samlet øvre tak på 24 dager pr. 12 – måneders periode, jf.
retningslinjene ”Nærvær ved fravær”.
Sykefravær utover 8 sammenhengende kalenderdager skal dokumenteres med sykemelding
fra lege. Arbeidsgiver kan ved mistanke om /- misbruk inndra retten til bruk av egenmelding
for kortere eller lengre perioder, jf folketrygdloven § 8 – 27.
Dersom arbeidsgiver er i tvil om det foreligger rett til sykemelding, kan sykepenger/lønn
holdes tilbake i påvente av ei endelig avklaring
6.2. Egenmelding ved barns sykdom
Egenmelding for barn under 12 år eller for barnepassers sykdom, kan etter 14 dagers
tilsettingsforhold nyttes for inntil tre - 3 kalenderdager om gangen, jf folketrygdloven §§ 9 5 og 9 - 8. Fra og med den fjerde kalenderdagen kan arbeidsgiver nekte å betale sykepenger,
hvis arbeidstakeren ikke legger fram sykemelding fra lege for barnet.
Dersom barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet gjelder ordningen ut det året barnet
fyller 16 år. Rettigheter må dokumenteres fra NAV.
Mor
Barn under 12 år(Gjelder det
kalenderåret barnet fyller 12 år)
Flere enn 2 barn under 12 år
Kronisk sykt barn under 16 år.
Alene om 2
omsorgen
10 dager 20 dager
Far
15 dager 30 dager
20 dager 40 dager
15 dager
20 dager
10 dager
Forøvrig vises til aml §§ 12-9 og 3-22 og Harstad kommunes egne retningslinjer ”Nærvær ved
fravær” som benyttes i sykefraværsoppfølging.
2
Alene om omsorgen er betinget av dokumentasjon med vedtak fra NAV.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
6
6.3 Reisetid
Utdypende forklaringer hvordan dette skal praktiseres:
 Tjenestereiser er pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for
arbeidsgiver, eks på arbeidsoppdrag som kan være møter, kurs initiert av arbeidsgiver.

Reisetid i den alminnelige arbeidstid regnes fullt ut som arbeidstid.

Reisetid innenfor fleksitidsbestemmelsenes yttergrense 07.00 - 18.00 på hverdager
regnes fullt ut som arbeidstid.

Reisetid utenom den alminnelige arbeidstid på hverdager regnes som time for time
(1:1).

Arbeidstakere som gjennomfører reiser utenfor alminnelig arbeidstid gis fri et
tilsvarende antall timer en annen virkedag.

Dersom beregnet reisetid utenfor alminnelig arbeidstid ikke kan gis som fritid, utbetales
timelønn etter timesats for 37,5 t/u for beregnet reisetid.

Dersom beregnet reisetid utenfor alminnelig arbeidstid på frilørdager, søndager,
ukefridager (turnusfridager)3, påskeaften, helge- og høytidsdager samt etter kl. 12.00
på pinse-, jul - og nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag ikke kan gis som fritid,
utbetales timelønn med timesatsen pluss 50 % for beregnet reisetid.

Reisetid mellom kl. 22.00 - 07.00 blir ikke regnet som arbeidstid når arbeidstakeren har
rett til nattillegg eller nytter soveplass.

Arbeidet tid utover den alminnelige arbeidstid regnes som overtid. Dette gjelder også
nødvendig for- og etterarbeid som må tas under reisefraværet og som har tilknytning til
reiseoppdraget.

Reisetid er den tid som medgår på reisen mellom arbeidssted/bosted og
forretningssted, inkludert nødvendig ventetid underveis. Dersom reisen omfatter flere
forretningssteder, regnes tid for reiser mellom forretningsstedene som reisetid. Tid som
tilbringes på hotell o.l. regnes ikke som reisetid.
Bestemmelsene ovenfor gjelder ikke for arbeidstakere i ledende stilling eller i særlig uavhengig
stilling eller som har særskilt kompensasjon for reisetid. Det fastsettes ved lokale særavtaler
hvilke arbeidstakere dette gjelder.
6.3.1 Reisetid – Særskilte for ansatte i barnevernstjenesten
Generelle bestemmelser:
 Tjenestereise uten klient (eks. møter, kurs, andre oppdrag) reguleres hit pakt 6.3.

Ordinær arbeidstid er mellom kl. 08.00 og 15.30.

Reise innen ordinær arbeidstid hvor man følger klient/bruker en eller begge veier er
regulert i Sentral generell særavtale Følge pasient/klient/elev, SGS 1010.

Reise ut over ordinær arbeidstid, hvor man følger klient/bruker en eller begge veier
regnes som arbeidstid.
Ukefridager (turnusfridager) som inngår i godtgjøring av reisetid er begrenset til F1 dag og
første fridag etter arbeid på søndag.
3
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
7

Reisetid mellom kl. 22.00 og 06.00 godtgjøres ikke dersom arbeidstaker mottar
nattillegg eller nytter soveplass
Lokal særavtale:
 Reise til/fra fosterhjem, møter og lignende som har med barnevernets virksomhet å
gjøre, godtgjøres time for time med ordinær timelønn i fritid mellom kl. 06.00 og 21.00.
Godtgjøring med 100 % overtid mellom kl. 21.00 og 06.00.

Det kan inngås avtale om inntil 2 timers avspasering av reisetid den påfølgende
arbeidsdag dersom reisen avsluttes mellom kl. 23.00 og 02.00.

Dersom reisen avsluttes etter kl. 02.00, kan det avtales avspasering av hele den
påfølgende arbeidsdag.
7. Feriebestemmelsene
Ferieloven omfatter alle arbeidstakere. Grensen mellom arbeidstaker og
oppdragstakerbegrepet fremkommer i B-rundskriv nr.4/2013.
Definisjon på ordet «virkedag»:
«Virkedag er alle sorte dager på kalenderen uavhengig om den ansatte har arbeidsdag eller
fridag».

Ferieloven og tariffavtalen sikrer at arbeidstakere får årlig feriefritid og feriepenger.
Ferieåret følger kalenderåret, mens opptjeningsåret for feriepenger er det forutgående
kalenderår (året før ferieåret).

Arbeidstakere har rett til hovedferie i hovedferieperioden (18 virkedager) som er fra
1.juni til 30.september. Denne retten begrenser arbeidsgivers styringsrett med tanke
på når (deler av) ferien skal tas og oppdeling
Feriepengene utbetales i juni måned, med mindre annet er avtalt med den enkelte
ansatte.


Egne bestemmelser om feriefritid, lønn og feriepenger for undervisningspersonalet er
nedfelt i HTA kapittel 1, § 7.

Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker får avviklet ferien i ferieåret.
Arbeidstaker plikter å avvikle oppsatt ferie. Mer informasjon om arbeidsgivers
styringsrett og begrensninger i denne er å finne i ferieloven.

Ferieloven regulerer den lovfesta ferien. Den avtalefestede delen av ferien reguleres av
HTA kap.1 § 7. Til sammen utgjør ferien 30 virkedager (5 uker) for ansatte under 60
år. For ansatte over 60 år utgjør ferien 36 virkedager (6 uker).

Arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsetting tidligst mulig og senest to
måneder før ferien tar til, så fremst ikke særlige grunner er til hinder for det.

Ferieavvikling i oppsigelsestiden reguleres av ferieloven §§ 8.1 -8.2.

Ferie som følger av ferielovens og HTA's bestemmelser og som ikke blir avviklet ved
ferieårets utløp, overføres all ferie til påfølgende ferieår. Ikke-avviklet ferie vil aldri gå
tapt.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
8
7.1 Erstatning av ferie

Arbeidstakere som blir heilt arbeidsufør før ferien, kan kreve ferien utsatt. Kravet må
fremsettes senest siste arbeidsdag før ferien tar til.

Arbeidstakere som har vært helt arbeidsufør i ferien, kan kreve at tilsvarende antall
virkedager utsettes og gis som ferie senere i ferieåret. Ved sykdom i ferien må kravet
fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt. Krav fremsatt innen
to uker vil være å betrakte innenfor fristen.

Felles for erstatning av ferie på grunn av sykdom er at kravet må dokumenteres med
legeerklæring (sykemelding) og framsettes innenfor en gitt frist.
7.2 Forskuddsferie- og overføring av ferie
Bestemmelse om forskudd og overføring av ferie finnes i ferieloven §§ 7 og 9, samt i HTA kap1
§ 7.

Etter ferieloven § 7, kan det gis adgang til å overføre 12 virkedager (2 uker). Den
femte ferieuken + den ekstra ferieuken for de som er fylt 60 år, inngår i de 12
virkedagene.

Ferie som ikke er avviklet pga sykdom og heller ikke er mulig å avvikle før ferieårets
slutt, overføres i sin helhet, jf ferieloven § 9.

Overføringen av disse feriedagene kan bare skje til påfølgende ferieår. Avtale om
forskudd eller overføring av ferie må være skriftlig. Dette gjøres kommunens
elektroniske skjema, og som etter leders godkjenning går direkte til ansattes
elektroniske personalmappe.
8. Utbetaling av lønn





Lønnen utbetales den 12. i hver måned eller nærmeste foregående virkedag.
Lønn utbetales til norsk bankkonto.
For alle ansatte sendes lønnslipp på kommunal e-post. Lønnslipp er også tilgjengelig på
Web, via kommunens hjemmeside, «Min side». Lønnslippene er der arkivert og
tilgjengelig for den ansatte.
Den enkelte arbeidstaker skal kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle feil
må meldes snarest mulig til nærmeste leder.
Når arbeidstaker slutter i kommunen, må privat e-post meldes:
regnskapsenhete@harstad.kommune.no. Privat e-postadresse vil da bli brukt til
utsendelse av lønns- og trekkoppgave og evt sluttoppgjør (inkl feriepenger) etter at
arbeidsforholdet er avsluttet.
8.1 Fradrag i lønn
Fradrag i lønn kan ikke gjøres unntatt i følgende tilfeller:
 Lovbestemte trekk
 Pensjonsinnskudd. Dette trekkes fra tiltredelsesdato.
 Beløp som på forhånd er skriftlig avtalt mellom arbeidstakeren og arbeidsgiver.
 Fagforeningskontingent dersom foreningen ønsker det.
 Ved negativ saldo utover 10 timer.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
9
Lønnstrekk skal begrenses til den del av lønnen som overstiger det arbeidstakeren med
rimelighet trenger til underhold for seg og sin husstand. Før trekk gjennomføres, kan det etter
arbeidstakers ønske konfereres med arbeidstakerens tillitsvalgte.
8.2 Forskudd på lønn

Forskudd på lønn utbetales normalt ikke. Fullmakten er tillagt rådmann.
Rådmannen tar endelig beslutning i tvilstilfeller.

Manglende utbetalt lønn på bakgrunn av feil gjort av arbeidsgiver kan komme til
utbetaling utenom kommunens ordinære lønnsutbetalinger. Fullmakt tilligger rådmann.
8.3 Reiseoppgjør og annet utlegg
Utgifter i forbindelse med reiser og annet utlegg i hht vedlagte kvitteringer, utbetales 2 ganger
i måneden. Utfylling av reiseregning må gjøres på elektroniske skjema.
9. Annet lønnet arbeid





Kommunale arbeidstakere kan ikke ha mer enn 100 % stilling i Harstad kommune.
Harstad kommune kan heller ikke medvirke til at ansatte innehar mer enn 100 %
stilling i offentlig sektor.
Kommunal arbeidstaker i 100 % stilling skal skriftlig meddele Harstad kommune om
vedkommende har annet lønnet arbeid hos en annen arbeidsgiver, mottar honorar eller
driver egen næringsvirksomhet.
Annet arbeid må ikke medføre at hovedstillingen i Harstad kommune ikke kan ivaretas
tilfredsstillende.
Kommuneansatte kan ikke levere tilbud på varer eller tjenester til det tjenesteområdet i
kommunen hvor de selv er ansatt, jf. kommunens etiske retningslinjer. Gjelder både
fast og midlertidige ansatte.
10. Avslutting av arbeidsforhold, oppsigelse og
avskjed
Den myndighet som er tillagt retten til å foreta tilsetting har også rett til å meddele oppsigelse
eller avskjed, jfr. HTA, aml og interne prosedyrer.
10.1.
Oppnådd aldersgrense
Melding om avslutting av arbeidsforholdet ved aldergrense sendes den ansatte 6 måneder før
oppnådd aldersgrense (70 år/65 år/ 60 år). Ansvarlig for utsendelsen er enhetsleder i
samarbeid med personal- og organisasjonsenheten.
Arbeidstakere med særalder under 67 år, og som ikke har opptjent fulle pensjonsrettigheter, jf
HTA pkt. 2.1.2, kan fortsette i stillingen til fylte 67 år dersom vedkommende ønsker det. Det
må inngås egen avtale om dette, jf. egne prosedyrer.
10.2 Midlertidig tilsetting over 1 år
AML § 14-9 Arbeidstaker som har vært ansatt i mer enn ett år, har krav på skriftlig varsel om
tidspunktet for fratreden senest en måned før fratredelsestidspunktet. Dette gjelder likevel
ikke deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten.
Varselet skal anses for å være gitt når det er kommet fram til arbeidstakeren. Dersom fristen
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
10
ikke overholdes, kan arbeidsgiver ikke kreve at arbeidstakeren fratrer før en måned etter at
varslet er gitt.
11. Flyttegodtgjørelse
Flyttegodtgjørelse kan tilstås etter disse regler når det gjelder flytting for å tiltre fast stilling i
Harstad kommune.
Flyttegodtgjørelse kan tilstås ved fast tilsetting både i full stilling og delstilling ned til halv
stilling. Ved tiltredelse i delstilling refunderes en forholdsmessig del av utgiftene.
Ved tiltredelse i tidsbegrensede stillinger (vikariater/engasjementer), kan refusjon av utgifter
kun skje når særskilte grunner taler for det.
11.1 Søknad
Søknad skrives på eget søknadsskjema, “Søknad om refusjon av flytteutgifter” og sendes
tilsettingsorganet. Legitimerte regninger for utgiftene må vedlegges. Frist for innsending er 2
måneder etter avsluttet flytting.
11.2 Refusjon
Den ansatte plikter å framskaffe 3 alternative tilbud. Godkjente legitimerte utgifter refunderes
med inntil 50 % av faktiske utgifter. Dog maksimalt kr 25 000,-.
Gjenstand for refusjon er følgende legitimerte utgifter:
Frakt, pakking, lasting/lossing, omlasting, ut- og innbæring samt forsikring av møbler, inventar
og personlig utstyr til den enkelte ansatte og hans/hennes husstand (ektefelle, samboer og
barn).
Befraktning skal skje på rimelig måte og kan foregå med rutegående fraktmiddel, egen eller
leid bil/båt.
Følgende utgifter er ikke gjenstand for refusjon:
Skyss- eller kostgodtgjørelse for tjenestemannen/-kvinnen eller hans/hennes husstand.
Frakt for bil, campingvogn, lystbåt o l eiendeler.
11.3 Fradrag i godtgjørelsen
Slike ytelser blir å samordne mellom arbeidsgiverne. Den ansatte plikter å oppgi ytelser
mottatt fra arbeidsformidlingen til flyttehjelp. Slike ytelser kommer til fradrag i kommunens
refusjon.
Den ansatte plikter å oppgi ytelser som andre medlemmer av husstanden har mottatt i
forbindelse med flyttingen, f.eks. av ektefelles/samboers arbeidsgiver.
11.4 Avgjørelsesmyndighet
Søknaden behandles og avgjøres av tilsettingsmyndigheten. Avgjørelser tatt av
tilsettingsmyndigheten kan forelegges partssammensatt utvalg når partene ikke kommer til
enighet om forståelsen av reglementet.
11.5 Utbetaling
Refusjonsbeløpet utbetales ved første lønnsutbetaling etter at søknaden er avgjort. Beløpet er
oppgavepliktig, men ikke trekkpliktig. Forskudd kan utbetales dersom dette anses nødvendig.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
11
11.6 Bindingstid




Bindingstid settes til 2 år regnet fra tiltredelsesdato. Eventuell ulønnet permisjon før
bindingstidens utløp, forlenger bindingstiden tilsvarende.
Dersom den tilsatte slutter i kommunens tjeneste før bindingstidens utløp, skal en
forholdsmessig del av refusjonsbeløpet tilbakebetales.
Kommunen har i slike tilfeller rett til å foreta trekk for dette i sluttoppgjør.
Ansatte godkjenner dette ved underskrift av eget søknadsskjema, jf. Arbeidsmiljølovens
§ 14-15 (2, bokstav b).

Dersom den ansatte dør før bindingstidens utløp, frafaller kommunen krav om tilbakebetaling.
12. Arbeidsgiverfinansiert elektronisk
kommunikasjon
Hovedregel for tildeling av arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon er at denne skal benyttes i
ordinær arbeidssituasjon, dvs. i normal arbeidstid og/eller arbeidssted, etter arbeidsavtalen,
inkl. pålagt overtid, tjenestereise mv og at den ikke skal disponeres privat.
I tilfeller der tjenesten krever det (vakt, beredskap, unntak fra arbeidstidsbestemmelser mv)
og hvor arbeidstakeren er pålagt å være tilgjengelig på mobiltelefon, gis det adgang til å
disponere denne utenfor ordinær arbeidssituasjon også til private samtaler, dog i svært
moderat omfang. Dette fører til fordelsbeskatning i hut skattelovens § 5-12c.
Dersom det vurderes som hensiktsmessig, kan det inngås avtale om at arbeidstaker stiller sin
private mobiltelefon til disposisjon/ er tilgjengelig på privat telefon. Det innebærer at privat nr.
oppføres på kommunale telefonlister.
Hovedregel for tildeling av arbeidsgiverfinansiert hjemmekontor med internett-tilkobling, skal
være et behov for å ha tilgang til dette for å kunne ivareta oppgaver og ansvar også utenom
ordinær arbeidstid. Dersom retningslinjene og undertegnet avtale ikke blir fulgt, vil
arbeidstakeren kunne miste retten til kommunalt mobiltelefon-abonnement og/eller
hjemmekontor.
12.1 Oversikt over ansvarsfordeling
Ansvar
Tidspunkt
Handling
Enhetsleder eller
rådmann
Ved tiltredelse eller
endring av behov
Tildeling av mobiltelefon og/eller
hjemmekontorlinjer
Skal skje etter grundig vurdering av leder
for den aktuelle
resultatenhet/støtteenhet. Rådmannen
har ansvar for tildeling til enhetslederne.
For at en arbeidstaker skal tildeles en
kommunal mobiltelefon, eller
hjemmekontor, må det foreligge et
særskilt behov for å disponere dette i
arbeidssituasjonen.
Til mobiltelefonen og/eller
hjemmekontoret skal knyttes kommunalt
abonnement hos den leverandøren
kommunen har avtale med.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
12
Den enkelte arbeidstaker
og
enhetsleder/rådmann
Ved tildeling av
kommunal
mobiltelefon eller
hjemmekontorlinje.
Avtaleinngåelse
Inngåelse av skriftlig avtale om tildeling,
bruk og eventuell fordelsbeskatning av
arbeidsgiverfinansiert elektronisk
kommunikasjon. Avtaleskjema skrives i
ePhorte og blir automatisk lagret i
ansattes personalmappe. Bilag går direkte
til regnskapsenheten
Regnskapsenheten
Avtaler registreres
fortløpende. Det
legges inn
forskuddstrekk etter
maks-beløp.
Beregning skjer i
desember måned for
inneværende
inntektsår.
Fordelsbeskatning for den enkelte ansatte
Ved utfylling av lønns- og trekkoppgave
skal det, med bakgrunn i avtaler med
aktuelle arbeidstaker og årsforbruk
(abonnement og avgift), beregnes hvilket
beløp som skal innberettes til
fordelsbeskatning, jfr. skattelovens § 512c. Beregning skjer ved uttak av
forbruksrapport fra kommunens telefonileverandør.
13. Medarbeidersamtale
Medarbeidersamtalen skal gjennomføres årlig for alle fast ansatte medarbeidere og skal
medvirke til:
 Bedre samsvar mellom kommunens overordnede, avdelingenes og øvrige enheters mål
og oppgaver, samt den enkelte medarbeiders personlige oppgaver og mål.
 Avklaring av arbeids- og ansvarsområde.
 Avklaring av forventninger og stillingskrav.
 avdekking av behov for og forslag til forbedringer av rutiner, metoder, systemer,
prosedyrer og retningslinjer.
 Kartlegging av spesielle behov for kompetanseoppbygging og kompetanseplanlegging.
 større åpenhet, trygghet og bedret kommunikasjon i virksomheten.
 Fange opp signaler i virksomheten.
 Øke trivselen ved å klarlegge den enkeltes opplevelse av arbeidsmiljø og
ressurssituasjon.
 Avdekke behov for internt “kultur-/miljøarbeid”.
 muligheter for gjensidig tilbakemelding på samarbeid, resultater og arbeidsmål.
Forberedelsesfase:
Før samtalen kan ansatte få i oppgave å tenke gjennom:
 I hvilke situasjoner opplever du å komme til din rett og få brukt dine evner, kvaliteter
og ferdigheter?
 Hva kjennetegner disse situasjonene?
 Hva er det som gjør at du virkelig trives i disse situasjonene?
 Hvilke sterke sider og kvaliteter får du tatt i bruk i slike situasjoner?
 Hva gjør din leder og dine kollegaer da?
 Hvilke ønsker har du for videre utvikling? (Hvis vi tenker 1 år frem i tid – hvor ønsker
du å være? Hva skulle du ønske annerledes da?)
 Hva ønsker du at din leder eller dine kollegaer skal gjøre mer av eller annerledes?
Før samtalen kan leder få i oppgave å tenke gjennom:
Hva er medarbeiderens særegne kvaliteter og styrker?
Hvilke konstruktive bidrag har du lagt merke til at medarbeideren har gitt organisasjonen?
Hva skulle du ønske at medarbeideren bestrebet seg på å gjøre mer av?
Hvilken rolle og utvikling ønsker du som leder at medarbeideren skal ha fremover i tid?
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
13
Burde jeg som leder ha sett denne medarbeideren mer konkret i hennes/hans arbeid før
medarbeidersamtalen, slik at samtalen kunne starte ut med noe som vedkommende er stolt av
og som gir trygghet for den videre dialogen?
14. Lønnssamtale
Dersom den ansatte i gjennom 2 år oppnår en vesentlig lavere lønnsutvikling enn
lønnsveksten for sammenliknbare stillinger i virksomheten, skal det gjennomføres
lønnssamtale mellom arbeidsgiver og den ansatte. jf HTA kapittel 3, punkt 3.2.2. Med
arbeidsgiver i denne sammenheng menes enhetsleder.
15. Forsikring
Ansatte i kommune er forsikret i hht HTA's bestemmelser §§ 10 og 11.
Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikring:
For arbeidstakere som er tilsatt i kommunen, herunder arbeidstakere som går på
arbeidsavklaringspenger eller uføretrygd, utbetales et engangsbeløp til ektefelle/partner iht.
lov om registrert partnerskap, samboer eller andre som for en vesentlig grad ble forsørget av
arbeidstaker.
Erstatning ved yrkesskade/yrkessykdom:
Ved yrkesskade/yrkessykdom(godkjent av NAV som yrkesskade) som følge av arbeid i
kommune, tilstås en engangserstatning utregnet etter folketrygdens grunnbeløp på
skademeldingstidspunktet.
Arbeidstakere må påse at det fylles ut skademelding til NAV snarest mulig dersom en ulykke
skjer. Dersom det foreligger vedtak fra NAV, vil det bli vurdert hvorvidt dette skal meldes
forsikringsselskapet, Skadens omfang vil ligge til grunn. Oppstår senskader der det kan
påvises skyldes en tidligere ulykke, vil vedtaket fra NAV danne grunnlaget for melding til
forsikringsselskapet
Skade på reise:
Dersom arbeidstaker skades ved ulykke på direkte reise mellom hjem og arbeidssted og
tjenestereise, vil ha krav på ytelse etter HTA § 11pkt. 11.1-11.17.
I tilfeller der arbeidstaker blir personlig saksøkt i forhold til utøvelse av sin stilling, vil
arbeidsgiver gå i dialog med berørt ansatt og vurdere arbeidsgivers rolle og bistand ifh til den
enkelte sak spesielt.
16. Tjenestepensjon
Alle ansatte (fast og midlertidige) er omfattet av kommunens pensjonsordning, jf. HTA pkt. 2.
Pensjonsordningen skal garantere den ansatte en samlet alderspensjon på minst 66 % av
pensjonsgrunnlaget ved full opptjening. Pensjonsordningen skal også gi rett til uføre-,
ektefelle- og barnepensjon.
17. Øvrige reglement
Arbeidstakere bør gjøre seg kjent med flere viktige personalreglement som er viktige deler av
kommunens personalpolitikk. Disse er tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem.
ARBEIDSREGLEMENT VEDTATT I PARTSSAMMENSATT UTVALG 18.06.15
14