Sak 58-15 Orientering om innkjøpsprosessene ved Akershus

1. INNLEDNING
I forbindelse med behandling av sak 35/15, Rapport pr 1. tertial, ba styret om en orientering
om foretakets anskaffelsesprosess. I denne sak redegjøres det kort for dette.
2. INNPROSESSEN
Overordnet sett består den operative anskaffelses- og forsyningsprosessen av 4 steg:
•
•
•
•
Opprette og behandle en anmoding
Opprette og behandle en bestilling
Mottak av varer og tjenester
Leveranse av varer og tjenester
For at denne hovedprosessen skal fungere må en rekke støtteprosesser være på plass:
•
•
•
•
•
Definerte fullmakter for hvilke roller som kan foreta anmodninger og bestillinger
Dette er definert i foretakets fullmaktssystem som behandles årlig i styret.
Et innkjøpssystem for registrering av og godkjenning av anmodninger.
Dette sikrer at anskaffelsen godkjennes av en person med fullmakt til dette før
bestilling sendes.
Et sett av avtaler for varer og tjenester som skal anskaffes
Dette sikrer at det for disse varer og tjenester handles effektiv og i henhold til inngåtte
avtaler. Avtalene som foretaket benytter er inngått både nasjonalt (av HINAS,
Sykehusapotekene etc), regionalt (av Sykehuspartner HF) og lokalt (av foretakets
seniorinnkjøpere).
Katalogføring av priser for inngåtte avtaler i innkjøpssystemet
For varer som anskaffes regelmessig er kataloger med pris og artikkelinformasjon
registrert i innkjøpssystemet (regional ERP). Dette sikrer at de som anmoder og
bestiller kjenner til prisen før innkjøpet gjennomføres.
Gode rutiner for mottak og intern distribusjon av varer og tjenester
God intern logistikk i varemottak og ved bruk av håndholdte enheter og AGV/intern
transport sikrer effektiv leveranse til avdelingen.
Neste steg i hovedprosessen er fakturamottak og betaling. Dette er også en integrert del av
prosess og system, slik at en vare som er godkjent før bestilling, har et volum i henhold til
bestilling, en pris i henhold til elektronisk varekatalog og hvor mottak er gjennomført vil
matches automatisk i økonomidelen av systemet og legges til betaling. Dette beskrives ikke i
nærmere detalj her.
3. KJENNETEGN VED FORETAKETS INNKJØPSPROSESS
Generelt sett har Akershus universitetssykehus en moderne, effektiv og automatisert
innkjøpsprosess. Prosessen er i særlig grad kjennetegnet ved:
Side 2 av 3 / Akershus universitetssykehus Styresak
•
•
Foretaket har siden 2007 hatt et fullintegrert innkjøpssystem. Dette system ble lagt til
grunn for utvikling av den felles regionale ERP-løsningen som nå rulles ut til alle
foretak i Helse Sør-Øst. Ahus var derfor 1. juni 2014 det første foretaket som gikk
over på regional ERP-løsning (Oracle) innenfor innkjøp, logistikk og økonomi. Nye
løsninger innenfor administrer forbrukslagre, kataloglasting og varemottak.
Ahus er et “avdelingsforpakket sykehus”, dvs at sykehuset ikke er bygget med et eget
sentrallager. Regionens forsyningssenter er vår hovedleverandør av kjøp av
forbruksvarer. Alle leveranser av denne kategori varer bestilles elektronisk i
innkjøpssystemet, bestillingen går direkte til forsyningssenteret, varer pakkes der i
bur og transporteres til varemottak med leveranser flere ganger daglig. På
varemottak sampakkes disse “burene” med varer fra andre leverandører og sendes til
avdelingene med AGV (intern transport til avdelingene lokalisert utenom
hovedbygget).
Den mer detaljerte anskaffelses- og forsyningsprosessen fremgår av illustrasjonen under.
4. PÅGÅENDE UTVIKLING AV INNKJØPSPROSESSEN
En moderne og automatisert innkjøpsprosess som ved Ahus er stadig i utvikling. Utviklingen
gjelder både videre arbeid med det felles regionale ERP-systemet, videre utvikling av
regionale og nasjonale forsyningsprosesser samt videre utvikling i sortiment ved det
regionale forsyningssenteret. Ahus er en aktiv bidragsyter i det regionale arbeidet med dette.
Lokalt innfører foretaket nå rollen “Forsyningsportør” på hele sykehuset (aktiv forsyning).
Dette betyr at alle oppgaver knyttet til bestilling, varemottak, varepåfylling samordnes og
profesjonaliseres til en rolle. Dette sørger for at nye avtaler raskt blir implementert og artikler
lagt i skap for bruk for helsepersonell. Resultater etter et års implementering i deler av
virksomheten er høyere avtalelojalitet, lavere kost pr bestilling og ryddigere lokale lagre hos
hver enhet
Videre er det i 2015 etablerte særskilte prosjekter på Sentraloperasjon og Laboratoriet med
mål om å øke andel kjøp på avtaler (økt avtalelojalitet) og reduksjonen av enhetenes
varekostnader.
Side 3 av 3 / Akershus universitetssykehus Styresak