Myrefjell og Omegn Hytteforening årsmøteinnkalling

Transcription

Myrefjell og Omegn Hytteforening årsmøteinnkalling
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Innkallelse til årsmøte 4. april 2015 kl 12:00
Styret i Myrefjell og Omegn hytteforening ønsker med dette velkommen til årsmøte,
påskeaften lørdag 4. april 2015 kl. 12:00, utenfor hytta til Norsk Folkehjelp ved Sundtjønn.
Den foreslåtte sakslisten er som følger:
1. Valg av
a. referent
b. to personer til å underskrive protokoll
2. Styrets beretning
3. Godkjenning av regnskapet for 2014
4. Godkjenning av budsjett 2015
5. Valg
a. Medlemmer til styret
b. Varamedlemmer til styret
c. Valgkomite 2 personer
d. Revisor
6. Innkomne skriftlige forslag
7. Eventuelt
Eventuelle forslag til saker til årsmøtet
Forslag om evt andre saker til årsmøtet sendes, ihht vedtektene, skriftlig innen 24. mars 2015 til
e-postadresse post@myrefjell.no eller pr. brev til Ole Bjørn Sjulstad, Bjørnebærveien 16, 3032
Drammen.
Påskeskirenn
Vi viderefører tradisjonen med påskeskirenn i samarbeid med Norsk Folkehjelp. Rennet starter
kl. 14:00 påskeaften, og vi ønsker alle små og «store» barn velkommen! Thore Steffensen vil
fortsatt stå for arrangementet, med forhåpentligvis god støtte fra flere av de voksne.
Side 1
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 2 - Styrets årsberetning
Styret har i perioden bestått av:
Styremedlem:
Styremedlem og ansvarlig
løypekomite
Styremedlem og kasserer:
Styremedlem og sekretær:
Styremedlem og leder fiskekomite:
Styreleder:
Varamedlem:
Varamedlem:
Per Hobbelstad
Ole Petter Hobbelstad
Bent Eikmo
Rune Reffhaug Johansen
Knut Nordahl
Ole Bjørn Sjulstad
Morten Strøm Andersen
Arne Erkki Kristoffersen
Annet:
Revisor:
Koordinator hyttenummer:
Løypekomite:
Web-kamera:
Web-siden:
Styrerepresentanter til Vegglifjell
friluftslag (utmarkslag):
Deltakere i Søre Vegglifjell
Grunneierlags årsmøte / styremøter
Deltaker i Skjærbrekka veilags
årsmøte
Paul Røland
Finn Otto Moskvil
Ole Petter Hobbelstad (leder), May Britt
Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki
Kristoffersen, Lars Kvadsheim, Bjørn
Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon
Berglia, Svein Holthe
Bent Eikmo
Ole Bjørn Sjulstad
Ole Petter Hobbelstad,
varamedlem Ole Bjørn Sjulstad
Ole Petter Hobbelstad
Per Hobbelstad
Det har i perioden fra forrige årsmøte vært avholdt 5 styremøter. I tillegg har representanter for
styret deltatt i styremøter og årsmøte arrangert av Vegglifjell Friluftslag, og i årsmøtene til
Skjærbrekka fiskelag, Søre Vegglifjell Grunneierlag, og i Skjærbrekka veilag.
Det har vært jobbet med følgende hovedsaker i perioden:
 Innspill ifm ny løypekjøringsavtale og oppfølging av denne
 Videreutvikling av skiløyper og dugnad i skiløypenettet, sykkelforbindelsen sør-nord,
samt noe stiarbeid
 Befaring ny skitrase ved Molteskarvtjønn
 Videreføring av fiskekortordningen
 Innspill til veilaget
 Innspill og arbeid ifm kommunens endring i eiendomsskatt
 Optimalisering web-kamera funksjon, utsikt og plassering
 Arbeid tilknyttet friluftslaget og samarbeid med andre hytteforeninger på Vegglifjell
Side 2
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Betalende medlemsmasse siste år viser en liten nedgang:
Medlemstype
Antall
Redusert pris (betaler annen andel direkte til 7
friluftslaget)
Full pris
318
Totalt
325
Skiløypenettet og løypekjøring
Vinteren 2013/2104 var den første vinteren en kunne tilby oppkjørte løyper med både klassiske
spor og skøytetrase i omtrent hele løypenettet. I samarbeid med de øvrige hytteforeningene på
Vegglifjell og Vegglifjell Friluftslag var en enige om å videreføre dette tilbudet for de kommende
sesonger, og at dette ble basis for forhandlinger om en ny løypekjøringsavtale.
Styret engasjerte seg sterkt i diskusjonen ifm etableringen av ny avtale, kom med forslag til nye
insentivordninger mm. Selv om noen av våre forslag ikke ble implementert, så resulterte arbeidet,
etter anbud, i en ny 5-årig løypekjøringsavtale mellom Vegglifjell Friluftslag og Vegglifjell
Løypeteam.
Snøen ankom før julen 2014, og grovt sett ble løypene pakket med snøscooter og deretter
sporsatt. Unntaket var runden om Steintjønn, der det ble hevdet av snødekket var for tynt og
underlaget for dårlig. Styret er av den oppfatning at denne delen av traseen burde ha vært pakket
bedre med snøscooter før endelig oppkjøring med løypemaskinen ble igangsatt på nyåret.
Steintjønnrunden forventes for øvrig å bli gjenstand for dugnad og noe omlegging neste sesong
pga vei- og hyttebygging i området.
Videre har løypene blitt kjørt utover vinteren med både klassiske- og skøyespor som forutsatt
(merk at Steintjønnrunden kun blir kjørt med klassiske spor). Vi har derimot påpekt at frekvensen
på kjøring ikke alltid er som forutsatt i løypekjøringsavtalen. Her står det at løypene skal være
kjørt før klokken 10:00, tre ganger hver helg, samt hver dag i feriene. Kun unntaksvis kan kjøring
unnlates etter dialog med bla løypeansvarlige i hytteforeningene. Styret er i dialog med
Friluftslaget og løypekjører om dette.
Generelt sett må vi si at løypetilbudet og løypekjøringen er bra. Noen har etterspurt oppkjøring av
løyper midt i uka, men p.t. er ikke dette en del av løypekjøringstilbudet på Vegglifjell. Det er
heller ikke rom for å utøke løypenettet innenfor nåværende kontingent / budsjettrammer.
Samarbeid med Grunneiere i Søre Vegglifjell
Hytteforeningen har et godt samarbeid med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Representanter fra
vårt styre er invitert til Grunneierlagets styremøter og årsmøte. Grunneierne viser stor vilje til å
legge til rette for fritidsaktiviteter i fjellet.
Det er fortsatt uavklart med grunneier i Telemark vedr skiløypen rundt Molteskarvtjønn. Derfor
er det sannsynlig at vi nå vil etablere ny trase i dette området.
Side 3
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Dugnad på Søre Vegglifjell høsten 2014
Myrefjell og Omegn hytteforening inviterte til årets dugnad 4. oktober. Nok en gang var det svært
godt oppmøte, ca 40 medlemmer deltok på dugnaden. Alle planlagte oppgaver ble gjennomført
og var på forhånd avklart med Søre Vegglifjell Grunneierlag.
Kloppene mellom Myrefjell og Skjærbrekka ble utvidet, tilsvarende kloppen ved Kroktjønn, og
ny klopp ble etablert ved Nordre Kjølvann. Senhøstes så ble traseen langs Sundtjønn utbreddet
maskinelt av Grunneierlaget.
I samarbeid med Friluftslaget så er sykkeltraseen mellom sør- og nordfjellet bearbeidet videre.
Mer underlagsduk og masse er lagt ut, og det ventes at mer masse transporteres ut denne våren.
Forhåpentligvis vil traseen kunne benyttes allerede i løpet av høsten 2015.
Noe arbeid ble også nedlagt ifm sti-systemet. Nå er stien opp til Skomakernatten ryddet og
gulmerket, og det har kommet inn forslag fra medlemmer om nye stier i området.
Planer om utbedringer på dugnad 2015:
-
Årets dugnad er planlagt lørdag 3. oktober
Videre rydding, planering og gruslegging av sykkeltrase mellom Svartløk og Svartli
-
Utbedring av Steintjønnrunden, også kalt Grohølsrunden (Skjærbrekka), herunder et par
klopper og utbredding, samt mulig omlegging.
-
Rydding, kvisting og merking av sommerstier i samråd med grunneierlaget.
-
Kvisting / rydding av Matfisk-runden
Forventninger til utbedringer i regi av grunneierforeningen/friluftslaget 2015:
-
Utbedre klopp i Sundtjønn-oset
-
Maskinell utbedring i deler av Steintjønnrunden (Grohølsrunden)
Planering og gruslegging av sykkeltrase nord/sør.
Evt ny trase ved Molteskarvtjønn
Løpende status for løypekjøringen har vært å finne på websiden www.vegglifjell.no og på
www.skisporet.no.
Vi har fortsatt en avtale med Norsk Folkehjelp om kjøring av scooterløypen mot Øvre Fjellstul
som kjøres opp i påskeferien.
Fiskekortordningen
Fiskekortordningen ble utvidet i løpet av 2013, og videreført i 2014. I tillegg til å kunne benytte
medlemskapet til stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området til Skjærbrekka
Fiskeforening, så er også Sørkje Fiskelag med på samme ordning. Vi oppfordrer alle til å benytte
denne ordningen, som for øvrig også er foreslått budsjettert neste sesong.
Side 4
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Eiendomsskatten
Styret engasjerte seg i debatten rundt kommunens forslag til økning av eiendomsskatt. Sammen
med de øvrige hytteforeningene på Vegglifjell så ble det forberedt et skriftlig innspill samt
gjennomført møte med kommunens representanter før endelig beslutning ble fattet av kommunen.
Henvendelsen var basert på at foreningene mente at kommunen kunne forvalte deler av
kommunebudsjettet annerledes, samt at hytte-eiere ble ytterligere skjevbelastet med økningen.
Vi må dessverre registrere at hytteforeningenes henvendelse ikke førte fram.
Slik vi forstår det så vil Rollag Kommune i framtiden bli enda mer avhengig av turisme. Derfor
ser vi i styret det som viktig å få til et konstruktivt arbeid med både kommune og andre
hytteforeninger om videre samarbeid.
Vedlikehold av hytteeierregisteret
Hytteforeningen ønsker at vårt register over hytteeiere til enhver tid er oppdatert. Her er vi
avhengig av at dere sender oss oppdatert informasjon når det skjer eierskifte eller at deres
bostedsadresse endres. Send dette til post@myrefjell.no, som mange allerede har gjort siste år.
Ellers oppfordres fortsatt hytteeiere til å lage nødplakat som kan henges opp på hytta. Denne kan
lages på http://www.startkart.no/nor/Land/Kart og produkter/Nordplakat/ og kan suppleres med
telefonnummer til Folkehjelpshytta.
Side 5
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 3 – Godkjenning av regnskap 2014
Side 6
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Kommentarer til regnskap for 2014:
Konto
Eiendeler/Gjeld
1920 Bruks konto
2400 Gjeld
Kostnader
6010 Løypekjøring
6020 Nettsider
6030 Styremøter
6040 Drift WebKamera
6100 Kontingent Organisasjon
Kommentar
Til Vegglifjell utmarkslag og Folkehjelpen for løypekjøring i Søre Vegglifjell
Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no
Kostnader i forbindelse med data abonnement
Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund - økning på kr.500 for Norges
Hytteforbund årsak til underskudd måt budsjett for denne posten
Avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag
6303 Fiskekortavtaler
6370 Dugnad/løyper/badeplasser
6800 Kontorrekvisita
Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse
6810 IT kostnader
StyreWeb - verktøy for regnskap, medlemsregister og kontingenthåndtering
6940 Porto
Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse
7770 Bank og kortgebyr
7790 Andre kostnader
Innkjøp av utstyr for barneskirenn
Inntekter
3200 Kontingent medlemmer
325 Medlemmer - nedgang på 7 stk totalt
3960 Andre inntekter
Barneskirenn Påsken 2014
8040 Renteinntekter
Årsresultat
Årsresultat for 2014 ble på kr 31932. Bakgrunn for overskuddet for 2014 begrunnes med at innbetaling for
løypekjøring basert på ny kontingent ikke ble justert opp for første halvår 2014, forbruket generelt var noe lavere
enn antatt samt at det også kom et lite positivt bidrag fra startkontingent for barneskirennet 2014.
Side 7
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 4 – Godkjenning av budsjett for 2015
Side 8
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Kommentarer til budsjett for 2015 :
Konto
Eiendeler/Gjeld
1920 Bruks konto
2400 Gjeld
Kostnader
6010 Løypekjøring
6020 Nettsider
6030 Styremøter
6040 Drift WebKamera
6100 Kontingent Organisasjon
6303 Fiskekortavtaler
6370 Dugnad/løyper/badeplasser
6800 Kontorrekvisita
6810 IT kostnader
6940 Porto
7770 Bank og kortgebyr
7790 Andre kostnader
Inntekter
3200 Kontingent medlemmer
3960 Andre inntekter
8040 Renteinntekter
Kommentar
Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning
basert på en moderat økning i medlemsmassen (Snitt på 320 fult betalende
medlemmer for 2014). Det er lagt inn en ekstra pott på kr 15000 for ekstra
kjøring fra Folkehjelpen.
Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no - uforandret fra
2014
Diverse kostnader i forbindelse med styremøter - uforandret fra 2014
Kostnader i forbindelse med data abonnement - Økt fakturagebyr fra Kr 69 til
Kr 99
Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund - Norges Hytteforbund økt med
Kr 500
Videreføring av avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag - uforandret fra
2014
Forutsetning: Utgift til denne type initiativ vil være i regi av Friluftslaget
I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra 2014
StyreWeb - Verktøy for vedlikehold av medlemsregister,
kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon - uforandret fra
2014
I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra 2014
Ny avtale med DNB med reduserte gebyr - liten justering fra 2014
Blant annet innkjøp av utstyr til barneskirenn . redusert grunnet utstyr innkjøpt
i 2014
Basert på en moderat økning på 5 medlemmer til totalt 330 (320 stk full pris og
10 stk redusert pris)
Startkontingent fra barneskirenn Påsken 2015
Redusert grunnet lavere rentenivå og innbetaling av høyere beløp for
løypekjøring første kvartal
Årsresultat
Underskuddet i budsjettet er i all hovedsak et resultat av redusert medlemsmasse.
Side 9
http://www.vegglifjell.no/myrefjell
MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING
Ad sak 5 – Valg
Valgkomiteen har bestått av Thore Steffensen og Knut Nordahl.
Årmøtet skal ta stilling til følgende valg:
a. Medlemmer til styret
b. Varamedlemmer til styret
c. Valgkomite 2 personer
d. Revisor
Valgkomiteen vil legge fram sin innstilling på årsmøtet.



Vedr valg av medlemmer til styret
 Følgende personer er på valg; Knut Nordahl, Rune Reffhaug Johansen og Ole
Bjørn Sjulstad.
Vedr valg av varamedlemmer til styret:
 Følgende personer er på valg; Morten Strøm Andersen og Arne Erkki
Kristoffersen.
Vedr valg av valgkomite
Det skal velges to - 2 - personer som skal utgjøre valgkomiteen foran neste årsmøte i
2016. Utgangspunktet er at komiteen består av et utgående styremedlem ved årsmøtet
2015, samt en person som velges på årsmøtet.
Vedr løypekomiteen:
En ser det ikke nødvendig å videreføre det formelle valget av en løypekomite. Interessen og
deltakelsen for dugnadsarbeidet er så stor at vi tror dette er god garanti for framtidig engasjement.
Det vil uansett utpekes en koordinator for arbeid med skiløyper, samt en for stier. Begge personer
vil være styremedlemmer i foreningen og utpekes ifm konstituering av styret.
Styret
Side 10
http://www.vegglifjell.no/myrefjell