Innkalling til ekstraordinært sameiemøte

Sameiemøte
Til sameierne i Tyrikollen Boligsameie
Bøler, 09.06.2015
INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT SAMEIEMØTE 2015
Det innkalles til ekstraordinært sameiemøte i Tyrikollen Boligsameie på
Ulsrud videregående, studiesenteret
Inngang B, ned trappen og rett frem og til venstre
Onsdag den 17.06.2015 kl. 19.30
Til behandling foreligger:
1) Konstituering
a.
b.
c.
d.
Valg av møteleder, referent, 2 til tellekorps og 2 protokollvitner
Opptak av navnefortegnelse
Forretningsorden
Godkjenning av innkalling og saksliste
2) Dreneringsprosjekt
a. Orientering om det foreslåtte prosjekt
b. Enheter og vegger som unntas arbeid
c. Isolering mellom bakken og veggliv
d. Utskifting av fordelingsskap for strøm
e. Utskifting av Vann og Avløp fra husvegg til kommunens rør
f. Avskjæringsgrøfter
g. Støttemurer
h. Tentativ fremdriftsplan for dreneringsprosjekt
i. Kostnadsramme, finansiering og fullmakt til å oppta lån på sameiets vegne
j. Fullmakt til å iverksette ved å gå i forhandlinger og inngå avtale
3) Flytting av stikkveier i Bølerbakken 9, 11, 13, 15 og Bølersletta 9
4) Etablering av lyspunkter langs stikkveier
5) Vedlikeholdsinstruks
Styret i Tyrikollen Boligsameie
v/Styreleder, Jan Helge Maurtvedt
Til info: Dokumentene til dette sameiemøtet er sendt til alle beboere samt gjort tilgjengelig på
Facebook-siden vår. De ligger ikke på tyrikollen.no da vi for øyeblikket opplever tekniske problemer
med denne siden.
Sameiemøte
Om sakene
1. Konstituering
Som møteleder foreslåes Jan Helge Maurtvedt
Som referent foreslåes Kari Bjella Unneberg
Som protokollvitner foreslåes 2 av de deltagende sameiere
Som tellekorps foreslåes 2 av de deltagende sameiere
Forretningsorden
 Det åpnes for skriftlig endringsforslag på vedtak frem til møtestart.
 Endringsforslag skal leveres ordstyrerbordet skriftlig.
 Vedtak om ordinært vedlikehold gjøres ved simpelt flertall i henhold til
eierseksjonsloven § 30, fullmakt til låneopptak og igangsettingsfullmakt krever 2/3dels flertall.
 For å be om innlegg rekker en opp hånda med en finger opp, svarreplikk med to
fingre. Det åpnes for to svarreplikker. Ordstyrerbordet anmoder om at man fatter seg
i korthet og forbeholder seg retten til å sette taletid og strek.
2. Drenering
a) Orientering om det foreslåtte prosjekt
Det vises til
 Helhetlig tilstandsvurdering 2013
(Ikke distribuert på papir nå, tilgjengelig på tyrikollen.no)
 Fuktighetsmålinger som ble forelagt ved ekstraordinært sameiemøte 2014
(ikke distribuert på nytt nå, tilgjengelig på www.facebook.com/groups/tyrikollen/)
 Vedlagte tekniske beskrivelse av Styrofoam Perimate
 Gjennomførte befaringer med alle boenheter i sameiet mai 2015
 Vedlagte innstilling på entreprenør fra Aase byggeadministrasjon
På bakgrunn av de undersøkelser som er gjort, ekspertvurderinger styret har innhentet og de
samtaler vi har hatt med Aase byggeadministrasjon og beboere fremmer styret forslag om å
gjennomføre dette anbefalte vedlikeholdet. Det foreslåtte vedlikeholdsprosjekt innebærer
 Komplett utført drenering av alle hus i sameiet med unntak som fremgår av sak 2b.
 Utskifting av utvendige fordelingsskap for strøm som fremgår av sak 2d.
 Utskifting av utvendige vannrør og/eller rørfornying av avløp til kommunens nett som
fremgår av sak 2e.
 Etablering av avskjæringsgrøft for overflatevann ved Bølerbakken 1 og 3 som det
fremgår av sak 2f.
Etter ønske fra beboere og med tanke på en kostnadseffektiv gjennomføring vurderes det
også å innbefatte
 Flytting av stikkvei for etablering av forhage i Bølerbakken 9, 11, 13 og 15 og
Bølersletta 9. Se sak 3.
 Nedlegging av trekkerør for lyspunkter langs stikkveiene. Se sak 4.
Sameiemøte


Nedlegging av trekkerør for fiberkabler til alle boenheter.
Styret vurderer at dette ikke er hensiktsmessig å inkludere nå.
Nedlegging av trekkerør for nye strømkabler til boenhetene. Se sak 2d.
Beboerne bør merke seg at det vil påligge beboeren ansvaret for å fjerne plattinger etc. og gi
entreprenøren fri tilkomst inntil 4 meter fra husvegg. De som har boder som kan stå vet selv
hvilke dette gjelder slik det ble orientert om på beboermøtet i mai. Sameiet stille
søppelcontainere for stein og betong, impregnert trevirke, trevirke til rådighet.
Risikovurdering
Jordkabler: Styret anser det som en risiko at jordkabler til de enkelte boenheters
inntakssikringer vil måtte skiftes/bør skiftes. Det er medtatt trekkerør til dette formål
(opsjon 5 i Aase sin innstilling), men utskifting av kablene er ikke medtatt og vil eventuelt
tilkomme.
Utskifting av avløpsrør som kan livsforlenges 20-30 år med strømpebehandling, som
allerede nylig er utskiftet vil medføre ekstra kostnader både for sameiet og for den enkelte
beboer som har rørene i sin hage. Entreprenøren, Aase og styret vil i samråd vurdere dette
underveis i prosjektet. Anslagsvis vil ca. 50 % av rørene byttes, 30 % rørfornyes og 20 % ikke
berøres.
Prosjektledelse: Styret anser det som avgjørende å benytte kyndig prosjektledelse gjennom
hele prosjektet for å oppnå nødvendig kvalitet på arbeidet og holde kontroll på kostnadene.
Vi vil benytte en ekstern prosjektleder til dette.
Forslag til vedtak
Orienteringen og risikovurderingen tas til etterretning.
b) Enheter og vegger som unntas arbeid
Noen enheter er nylig drenert og skal ikke omfattes av arbeidene, for øvrig anbefales det å
bringe alle enheter opp til dagens standard.
Beboerne må rette seg etter det flertallet (simpelt flertall) vedtar på dette sameiermøte. Det
innebærer at hele sameiet må dreneres dersom flertallet vedtar prosjektet.
Styret har vurdert at omfanget av unntakene bør holdes til et minimum. Unntak bør kun
gjøres som følge av at styret får forevist dokumentasjon på allerede utført fagmessig
drenering siste 15 år. Fristen for å fremskaffe slik dokumentasjon settes til 16. juni 2015.
Konsekvensene av å utelate enkelte deler av bygningsmassen er at vi får avvikende tilstand
fra resten av husene og at entreprenøren ikke vil kunne stille full garanti for jobben i dette
huset. Dette vil kunne forårsake skader senere og vi ønsker så langt det er mulig å unngå
dette.
Sameiemøte
Forslag til vedtak:




Bølersletta 2D er nylig drenert og unntas arbeid.
Tilbygg Bølersletta 9E er nylig drenert og unntas arbeid.
Hagesiden av Bølerbakken 15E er nylig drenert og unntas arbeid.
<Evt. andre som dokumenterer fagmessig utført drenering innen 16 juni 2015.>
c) Isolering mellom bakken og veggliv
Dette tiltaket innebærer å montere isolasjon på utsiden av kjellervegg mellom bakkeplan og
veggliv (nedenfor på kledningen). Ulike fagmiljøer har ulik oppfatning av om dette er et
hensiktsmessig tiltak eller ikke. Tilhengerne sier at man hindrer varmetap i den delen av
kjellermuren hvor varmetapet ellers ville være størst, mens motstanderne sier at kondens
mellom kjellervegg og utvendig isolasjon vil kunne trekke opp og skade husets
bygningskropp/reisverk, samt at avslutning mot veggliv er vanskelig. Hos oss er det mange
som har foret ut vegglivet med minst 50 mm og etterisolert, men der hvor dette ikke er
utført vil det være vanskelig å gjøre en estetisk og teknisk god avslutning. Ved befaring med
entreprenører ble det klart at de nokså tydelig frarådet oss å gjøre dette tiltaket.
Kostnad ved å likevel gjennomføre tiltaket ligger på ca 1035 kr/kvm og vi har ca 1300 lm
husvegg.
Forslag til vedtak:

Styret fremmer ikke forslag til vedtak om å ta dette med.
d) Utskifting av fordelingsskap for strøm
Som følge av tilstandsrapporten fra OBOS Prosjekt 2013 samt befaring gjennomført av
Hafslund nett anbefales det at vi oppgraderer fordelingsskap for at flere av husene skal
kunne øke fra 35 til 63 ampere inntakssikring samt ha ledige felt i skapene for senere
utvidelser. Valgt entreprenør koordinerer arbeidene med bytte av elskap, og kostnaden for
dette er iberegnet prisen på dreneringsjobben.
Kostnadsoverslag
Beskrivelse
Skap og montering (Infratek via Hafsund)
Trekkerør fra nye skap til boenheter
Ekstra graving/koordinering på vegger der
det er bregnet avskjæringsgrøft
Total
Kostnad
42 899,(Hafslund dekker 474 519 kr av jobben)
78 000,30 000,150 899,- eks mva, 188 624,- inkl mva
Sameiemøte
Forslag til vedtak:


Fordelingsskap for strøm skal skiftes ut som del av prosjektet.
Trekkerør fra nye skap til hver enkelt boenhet skal legges ned.
e) Utskifting av vann og avløp fra husvegg til kommunens rør
Våren 2015 ble det gjennomført videoinspeksjon av et utvalg bunnledninger og uttrekk på
både overvann og spillvann. Videoinspeksjonen viser at noen rør bør rørfornyes, mens noen
rør bør skiftes.
Se for øvrig Opsjon nr 1 i innstilling fra Aase.
Kostnadsoverslag
Beskrivelse
Vann, avløp og drensledning inkl
rørfornying, estimert på bakgrunn av
løpemeterpriser fra entreprenør.
Kostnad
1 298 400,- eks mva
1 623 000,- inkl mva
Forslag til vedtak:

Det gjennomføres utskifting eller rørfonying i henhold til innstillingen fra Aase
f) Avskjæringsgrøfter
Utenfor stikkveien i Bølerbakken 1 og 3, samt 11 og 13 er det noe sig av overvann. Verst er
det ved Bølerbakken 3. For å bøte på dette foreslås det å etablere en grunn grøft med
drenerende masser på den siden av veien som vender mot fellesarealene.
Som følge av innstillingen fra Aase om å håndtere flytting av stikkveier som et eget prosjekt,
vurderer styret det dit hen at vi bør gå for avskjæringsgrøft i BB1-3, og vurdere
avskjæringsgrøft i BB11-13 som konsekvens av flyttingen/som egen sak.
Kostnadsoverslag
Beskrivelse
Avskjæringsgrøft BB1-3 og 11-13 ca 170 lm
Kostnad
85 800,- eks mva., 107 250,-
Forslag til vedtak:

Det etableres avskjæringsgrøft ved stikkvei for BB1-3.
g) Støttemurer
Sameiemøte
Mellom flere boenheter er det per i dag støttemurer som vil bli helt eller delvis ødelagt som
følge av at de må undergraves eller graves inntil ved drenering. Kostnadene for å reetablere
disse støttemurene er foreslått dekket av sameiet samt at entreprenøren får ansvar for å
tilbakestille disse med god fundamentering, samt fylle med drenerende masser på
oversiden. Der det er mulig vil dagens materialer bli gjenbrukt. Følgende støttemurer/behov
for støttemurer er registrert per i dag:
1. Bølersletta 4A, langs med veien mot huset
2. Bølersletta 4B/C, hagesiden
3. Bølerbakken 5B/C hagesiden
4. Bølerbakken 5B/C inngangssiden
5. Bølersletta 6B/C inngangssiden
6. Bølersletta 6B/C hagesiden
7. Bølersletta 6D skråning mot stikkvei/sti
8. Bølerbakken 15B/C
9. Bølerbakken 15C/D
10. Bølerbakken 15D/E
Beskrivelse
Reetablering av støttemurer, 10 stk.
Gjenbruk av eksisterende materialer forutsettes
Kostnad
70 000,- eks mva. (inkludert i
entreprenørens totalpris), 87 500 inkl mva.
Forslag til vedtak:

Støttemurer som berøres av dreneringsprosjektet skal reetableres på sameiets
regning.
h) Tentativ fremdriftsplan for dreneringsprosjekt
Dette er avhengig av valgt entreprenør, men mest sannsynlig blir dato slik:
Ferdigstilling
Uker
60
Oppstart
Dato 01.09.2015
Sluttdato
Dato 01.12.2016
Merk at dette er kun forplikter entreprenøren på selve dreneringsarbeidet. Tilleggsarbeider
som angitt i Innstillingen og diskutert i sakene ovenfor vil kunne påvirke fremdriftsplanen.
Entreprenøren vil etter kontraktsignering, anslagsvis i august/september utarbeide en
detaljert fremdriftsplan i samråd med styret og vår prosjektleder. Denne vil inneholde
startdato for hvert hus. Husene vil bli skriftlig varslet om oppstartdato. Tentativ rekkefølge er
ikke spikret enda, men vi antydet denne rekkefølgen ved ekstraordinært sameiemøte 2014:
Adresser
Bølerbakken 1 + 3
Kringkollen 15
Bølersletta 2
Bølersletta 5 + 7 + 9
Bølerbakken 9 + 11
Bølersletta 8
Antall hus
4 hus, 17 enh
3 hus, 15 enh
3 hus, 13 enh
Sameiemøte
Bølerbakken 13 + 15
Bølersletta 10
Bølersletta 4 + 6
Bølerbakken 5 + 7
3 hus, 14 enh
4 hus, 16 enh
Forslag til vedtak:


Tentativ fremdriftsplan tas til etterretning
Styret gis fullmakt til å fastsette endelig fremdriftsplan.
i) Kostnadsramme, finansiering og fullmakt til å oppta lån på sameiets vegne
Viser til innstilling fra Aase byggeadministrasjon vedr total estimert ramme for prosjektet.
Vedtak over kan medføre justeringer i dette.
Vedlagt finnes også et lånetilbud fra OBOS Banken på 10 550 000,Styret mener dette er en hensiktsmessig ramme for fullmakten i prosjektet.
Låneopptaket medfører ingen endring i felleskostnader jamfør vedtak om økning i ordinært
sameiemøte 2015.
Forslag til vedtak:

Styret gis fullmakt til å oppta lån på Tyrikollen boligsameie sine vegne, stort kr
10 550 000,-
j) Fullmakt til å iverksette ved å gå i forhandlinger og inngå avtale
På bakgrunn av oven nevnte orientering, dokumentasjon og diskusjoner fremmes følgende
forslag til vedtak:


Styret gis fullmakt til å inngå kontrakt med den entreprenør de, i samråd med
profesjonell rådgiver, vurderer til å ha det beste tilbudet.
Styret gis fullmakt til å igangsette dreneringsprosjekt som orientert om over.
Sameiemøte
3. Flytting av stikkveier i Bølerbakken 9, 11, 13, 15 og Bølersletta 9
(saken krever 2/3-dels flertall som følge av eierseksjonsloven § 30 a og g)
Styret har mottatt ønske om å se på flytting av stikkveiene i nevnte enheter i sammenheng
med prosjektet og har vurdert saken og innhentet priser på dette.
I vurderingen vår har vi lagt til grunn at det synes rettferdig at nevnte enheter får anledning
til å etablere forhage ved inngangssiden. Beboerne fremholder at dette vil øke bruksverdien
så vel som markedsverdien av boligene. De øvrige enhetene i sameiet har allerede slik
forhage som er utnyttet til boder, uteplasser og lignende.
Prisene avhenger noe av hvor omfattende flyttingen skal være, spesielt ved Bølerbakken 9
der det er snakk om et større terrenginngrep (Søknadsplikt til PBE), etablering av støttemur
og mye masse som skal flyttes. Prisene som foreligger fra entreprenør tar ikke høyde for
hverken støttemur eller søknadsplikt til kommunen.
Styret har utgått fra at lekeplassen foran Bølerbakken 11 skal forbli uendret, at det etableres
støttemur og gjerde foran Bølerbakken 9, at gangveien nedenfor Bølersletta 6 kobles direkte
på stikkveien.
Kostnadsoverslag:
Beskrivelse
Graving og reetablering av stikkvei
Bølerbakken 9, 11, 13, 15
Tillegg ved sprenging dersom nødvendig
Bølersletta 9
Tillegg ved sprenging dersom nødvendig
Søknadsplikt til kommunen, terrenginngrep,
utarbeidelse av søknad etc.
Landskapsarkitekt, rådgivende ingeniør etc.
Total
Kostnad
Ca 254 000,Ca 27 500,- (350 kr / m3 + riggkost)
Ca 135 000,Ca 16 000,Ca 100 000,Ca 80 000,612 000,- eks mva, 765 000 inkl mva
Forslag til vedtak



Sameiemøte godkjenner at stikkveiene for Bølerbakken 9, 11, 13, 15 og Bølersletta 9
flyttes inntil 4 meter fra dagens posisjon og at enhetene gis anledning til å benytte
arealet mellom stikkveien og huset til forhage.
Det skal utarbeides skisser og søknad til kommunen, samt bestemmes materialvalg
for støttemur og gjerde knyttet til flytting av stikkveiene.
Kostnadene for flyttingen tilligger sameiet som helhet.
4. Etablering av lyspunkter langs stikkveier
Styret har ved flere anledninger blitt henstilt om å se på lysforholdene på våre stikkveier og
om mulig etablere lyspunkter langs stikkveiene. Flere har klaget på at en kan føle seg utrygg
på mørke kvelder. Med de nye strømskapene vil det bli ledige felt til å trekke ut nødvendig
strøm og i forbindelse med anbudene har vi hentet inn priser på å grave ned trekkerør.
Sameiemøte
Trekkerørene er den største delen av kostnaden, men vi ser ikke for oss å gjøre dette nå. Det
er i hvert fall ikke hensiktsmessig å etablere belysning nå, for så å senere skulle flytte
stikkveiene. Styret ønsker å lufte stemningen for å gå videre med dette tiltaket.
Kostnadsoverslag
Beskrivelse
Kabelgrøft med trekkerør, 740 kr/lm eks mva, ca 500 meter
Utelamper inkl montering, 1500 pr stk, anslått 28 stk
(2 ved hvert hus i Bølerbakken 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, Bølersletta 4,
6, 7, 9, 11 og stikkvei ved vaskeriet)
Elektriker
Diverse
Total
Kostnad
Ca 465 000,Ca 42 000,-
Ca 50 000,Ca 30 000,587 000,- eks mva
733 750,- inkl mva
Forslag til vedtak

Styret arbeider videre med tanke på å etablere belysning langs stikkveiene i sameiet.
5. Vedlikeholdsinstruks
Styret har ved flere anledninger blitt bedt om å komme med råd og veiledning knyttet til
vedlikehold av våre boenheter. Senest under beboermøter i mai ble vi bedt om råd knyttet
til utforming av levegger etter at drenering er gjennomført.
Vi har per i dag ikke noe «verktøy i verktøykassen» ut over husordensregler og vedtekter
som gir føringer for dette. Disse dokumentene er (med hensikt) lite utfyllende på dette
området. Bakgrunnen synes å være at noen beboere ønsker størst mulig frihet til å gjøre
som de vil (har «enebolig i rekke»), mens andre beboere ønsker en strammere styring («dere
må bare slå igjennom og si hvordan det skal være, tenk borettslag») slik at ting (for)blir mest
mulig likt, i det minste per rekke.
Styret har ved flere anledninger drøftet utformingen av en vedlikeholdsinstruks og nå
kommet til det punkt at vi velger å fremme et utkast for sameiemøtet som vi mener gir
nødvendige råd, god veiledning og forsøker å balansere de to hensyn nevnt over.
Styret viser til husordensreglene § 10 som lyder: Som husordensregler gjelder også de
oppslag og særskilte instrukser som gis av styret. Denne instruksen skal, om den
godkjennes, heretter betraktes som en slik særskilt instruks.
Se vedlegg for utkast.
Forslag til vedtak:

Vedlikeholdsinstruksen godkjennes av sameiemøtet.
Sameiemøte
FULLMAKT
Dersom du ikke har anledning til å møte, kan du møte ved fullmektig (ref.§ 5 i vedtektene)
Navn _________________________________________________________________
gis med dette fullmakt til å møte på sameiemøte i Tyrikollen Boligsameie den 17. juni 2015
på min vegne. Sett kryss nedenfor.
1) Konstituering
e. Valg av møteleder, referent, 2 til tellekorps og 2 protokollvitner
For: _________ Mot: _________
f. Forretningsorden
For: _________ Mot: _________
g. Godkjenning av innkalling og saksliste
For: _________ Mot: _________
2) Dreneringsprosjekt
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Orientering om det foreslåtte prosjekt
For: _________ Mot: _________
Enheter og vegger som unntas arbeid
For: _________ Mot: _________
Isolering mellom bakken og veggliv
For: _________ Mot: _________
Utskifting av fordelingsskap for strøm
For: _________ Mot: _________
Utskifting av Vann og Avløp fra husvegg til kommunens rør
For: _________ Mot: _________
Avskjæringsgrøfter
For: _________ Mot: _________
Støttemurer
For: _________ Mot: _________
Tentativ fremdriftsplan for dreneringsprosjekt
For: _________ Mot: _________
Kostnadsramme, finansiering og fullmakt til å oppta lån på sameiets vegne
For: _________ Mot: _________
Fullmakt til å iverksette ved å gå i forhandlinger og inngå avtale
For: _________ Mot: _________
3) Flytting av stikkveier i Bølerbakken 9, 11, 13, 15 og Bølersletta 9
For: _________ Mot: _________
4) Etablering av lyspunkter langs stikkveier
For: _________ Mot: _________
5) Vedlikeholdsinstruks
For: _________ Mot: _________
Dato…………………………………………
NB. Kun sameier kan underskrive fullmakt
Underskrift…………………………………………….