Innkalling og sakspapirer 180215

Møteinnkalling
Innkalt av
Vår dato
Vår referanse
Jon Jæger Gåsvatn
09.02.2015
15/00020
Medlemmer:
Mona Larsen
Bjørn Melsom
Kari Lundeby
Vigdis Yttervik
Bjørg Tandberg
Shahira Adatia
Sandra Shepherd
Willy K. Aagard
Side 1 av 7
Kopi til:
Jan Magne Sørensen Just Ebbesen, adm. direktør
Line Eikenes
Odd Petter Nilsen, samhandlingssjef
Freddy Lindquist
Helge Stene-Johansen, utviklingsdirektør
Hilde Bråthner Johansen, pasient- og brukerombud
Anne Lisbeth Syvertsen, brukerutvalgskontakt HSØ
Innkalling til brukerutvalget onsdag 18.februar 2015 kl. 09.00-12.00
Sted
Tune teknikeren, Tuneveien 20, Sarpsborg, møterom 106
Dagsorden
09.00-09.05
Sak 001-15 Godkjenning av innkalling med saksliste og kjøreplan ......................... 2
09.05-09.10
Sak 002-15 Godkjenning av referat fra møtet 10.desember 2014........................... 2
09.10-10.00
Sak 003-15 Tilbakemelding på saker til styret i SØ, og andre viktige saker ............. 2
10.00-10.15
Sak 004-15 Status nytt sykehus ............................................................................ 2
10.15-10.25
Sak 005-15 Valg av representanter til råd og utvalg............................................... 3
10.25-10.35
Sak 006-15 Årlig melding 2014.............................................................................. 3
10.35-10.55
Pause .................................................................................................................. 3
10.55-11.10
Sak 007-15 Handlingsplan Brukerutvalget 2015 .................................................... 3
11.10-11.40
Sak 008-15 Pakkeforløp for kreft .......................................................................... 4
11.40-11.45
Sak 010-15 Orientering fra leder av brukerutvalget ............................................... 4
11.45-12.00
Sak 011-15 Orienteringssaker – Eventuelt ............................................................. 4
Vedlegg 1 til sak 07-15 – Forslag til handlingsplan for brukerutvalget 2015 .................................... 1
Taushetserklæring for brukerutvalgets representanter. ................................................................. 2
Forfall meldes til: Jon Jæger Gåsvatn, mobil 913 55 288 eller mail: jon.jaeger.gasvatn@so-hf.no
Vel møtt!
Mona Larsen
Leder
Jon J. Gåsvatn
Sekretariat
Postadresse
Besøksadresse
Telefon
E-postadresse
Sykehuset Østfold
Samhandlingsavdelingen
Postboks 16, 1603 Fredrikstad
Tuneveien 20
1710 Sarpsborg
Org.nr.
NO 983 971 768 MVA
913 55 288
brukerutvalget@so-hf.no
Internett
www.sykehuset-ostfold.no
Side 2 av 7
Vår dato
Vår referanse
09.02.2015
15/00020
09.00-09.05 Sak 001-15 Godkjenning av innkalling med saksliste og kjøreplan
Vedlagt følger innkalling, sakliste og kjøreplan til møtet i brukerutvalget Sykehuset Østfold (SØ) for
møtet den 18.februar 2015.
Forslag til vedtak:
1. Innkalling med sakliste og kjøreplan til møtet i brukerutvalget SØ, 18.februar 2015
godkjennes.
09.05-09.10 Sak 002-15 Godkjenning av referat fra møtet 10.desember 2014
Vedlagt følger referat fra møtet i brukerutvalget i Sykehuset Østfold den 10.desember 2014.
Det har ikke kommet inn anmerkninger til det utsendte referatet.
Forslag til vedtak:
1. Referat fra møtet i brukerutvalget SØ 10.desember 2014 er godkjent med de bemerkninger
som fremkom i møtet.
09.10-10.00 Sak 003-15 Tilbakemelding på saker til styret i SØ, og andre
viktige saker
Styret og administrerende direktør Just Ebbesen ønsker råd og tilbakemelding fra brukerutvalget på
relevante og viktige saker. Spesielt vil det være fokus på saker som skal behandles av styret i SØ.
Just Ebbesen presenterer sakene.
Forslag til vedtak:
1. Brukerutvalget har følgende råd å gi til styret og administrerende direktør:
10.00-10.15 Sak 004-15 Status nytt sykehus
Adm. dir. Just Ebbesen vil gi en orientering om status for nytt sykehus.
Forslag til vedtak:
1. Brukerutvalget tar saken til orientering med de bemerkninger som fremkom i møtet.
Filnavn (Intern sone): \\IS-FIL02.so.hf.no\60 Dir\601010 Kommunikasjon_og_samhandling\Samhandling\Avdelingen\Brukerutvalget\2015\02-18\Innkalling
og referat\Innkalling til møte i brukerutvalget 18 02 15.docx
Side 3 av 7
Vår dato
Vår referanse
09.02.2015
15/00020
10.15-10.25 Sak 005-15 Valg av representanter til råd og utvalg
Brukerråd DPS nord
Funksjonstid for de valgte representantene er frem til 31.mars 2015. Det skal oppnevnes nye
representanter for perioden 1.april 2015 til og med 31.mars 2016.
Merete Nesset og Åse Granås (vara) fra Hvite Ørn har sluttet og Disse er av organisasjonen foreslått
erstattet med Jeanett Astrup med Jan Magne Sørensen som vararepresentant. Funksjonstid for disse
blir da fra dags dato til og med 31.mars 2016.
Forslag til vedtak:
1. Følgende representanter oppnevnes til Brukerråd DPS nord med funksjonstid som angitt:
Navn
Utvalg/råd
Organisasjon
Funksjonstid
Unni Grønvold
Brukerråd avd nord
LPP
1.4.15-31.3.16
Jeanett Astrup
Brukerråd avd nord
Hvite Ørn Østfold
18.2.15-31.3.16
Line Eikenes
Brukerråd avd nord
RIO
1.4.15-31.3.16
Trond Hegerstrøm
Brukerråd avd nord
Mental Helse
1.4.15-31.3.16
Malin Andersson
Brukerråd avd nord
Voksne for barn
1.4.15-31.3.16
Kristin B. Gurvin
Varamedlem
LPP
1.4.15-31.3.16
Jan Magne Sørensen
Varamedlem
Hvite Ørn Østfold
18.2.15-31.3.16
Thor Øystein Langsholt
Varamedlem
RIO
1.4.15-31.3.16
Merethe Berg
Varamedlem
Mental Helse
1.4.15-31.3.16
NN
Varamedlem
Voksne for barn
1.4.15-31.3.16
10.25-10.35 Sak 006-15 Årlig melding 2014
Årlig melding er Sykehuset Østfold HF sin årlige hovedrapportering til Helse Sør-Øst RHF. Årlig
melding er en beskrivelse av virksomheten i sykehuset fra forrige år og planer fremover. Årlig
melding 2014 (slik den ser ut pr. 22.1.15), ble sendt ut til brukerutvalgets medlemmer i egen sending
den 26.1.15.
Brukerutvalget har allerede levert sitt vedlegg, som er tatt inn i meldingen.
Saken legges frem for brukerutvalget for eventuelle ytterligere kommentarer som i så fall vil bli lagt
ved meldingen som eget vedlegg.
Meldingen styrebehandles 23.02.15 og oversendes HSØ senest 01.03.15.
Forslag til vedtak:
1. Brukerutvalget tar saken til orientering med de kommentarer/innspill som fremkom i møtet.
10.35-10.55 Pause
10.55-11.10 Sak 007-15 Handlingsplan Brukerutvalget 2015
Brukerutvalget skal sette opp en handlingsplan for 2015. Vedlagte forslag til handlingsplan
viderefører satsingsområdene for brukerutvalget fra tidligere år. I henhold til mandatet for
brukerutvalget skal det arrangeres minst ett dialogmøte/temamøte i året mellom pasient- og
brukerorganisasjonene og den aktuelle fagenhet ved sykehuset. Vi har tidligere avholdt dialogmøte i
oktober/november. I 2014 ble det som kjent avholdt to dialogmøter hvor det ene var
oppfølgingsmøte om reduksjon av tvang i psykisk helsevern og det andre var med tema overgang fra
Filnavn (Intern sone): \\IS-FIL02.so.hf.no\60 Dir\601010 Kommunikasjon_og_samhandling\Samhandling\Avdelingen\Brukerutvalget\2015\02-18\Innkalling
og referat\Innkalling til møte i brukerutvalget 18 02 15.docx
Side 4 av 7
Vår dato
Vår referanse
09.02.2015
15/00020
barn til voksen. Det er planlagt et oppfølgingsmøte av den siste konferansen med utgangspunkt «ett
år etter – hva har skjedd», men i tid vil det sammenfalle med innflytting på Kalnes (KIB2), noe som
fører til at det vil være meget vanskelig å få frigjort fagpersonell til å kunne stille på et slikt møte.
Brukerutvalget må drøfte om det kan være hensiktsmessig å utsette dialogkonferansen og
oppfølgingsmøtet noe i tid til innflyttingen på Kalnes har skjedd og fagmiljøene har funnet seg noe til
rette i nytt bygg.
Forslag til vedtak:
1. Brukerutvalget har følgende innspill til handlingsplanen:
2. Dialogmøtet 2015 utsettes på grunn av innflytting i nytt sykehusbygg på Kalnes, Sarpsborg.
11.10-11.40 Sak 008-15 Pakkeforløp for kreft
Fra 1. januar 2015 har Sykehuset Østfold som alle offentlige sykehus i Norge innført pakkeforløp ved
utredning av berettiget mistanke om kreft. Pakkeforløp kreft er et standardisert pasientforløp som
skal gi forutsigbarhet og trygghet for pasienter og pårørende. Formålet med Pakkeforløp er at
kreftpasienter skal oppleve et organisert og helhetlig pasientforløp uten unødvendig ikke-medisinsk
begrunnet forsinkelse under utredning og behandling. De er basert på faglige retningslinjer i de
nasjonale handlingsprogrammene på kreftområdet. De første pakkeforløpene som er innført retter
seg mot de fire største kreftformene: tykk og endetarm, brystkreft, lungekreft og prostatakreft. I
løpet av 2015 planlegges det innføring av i alt 28 pakker.
Brukerutvalget får besøk av Avdelingssjef kreftavdelingen Andreas Stensvold som vil redegjøre for
hvor SØ står i arbeidet med pakkeforløpene, og veien videre.
Forslag til vedtak:
1. Brukerutvalget tar saken til orientering med de innspill som fremkom i møtet.
11.40-11.45 Sak 010-15 Orientering fra leder av brukerutvalget
Brukerutvalgets leder, Mona Larsen orienterer om aktuelle saker.
Forslag til vedtak:
1. Brukerutvalget tar sakene til orientering med de kommentarer som fremkom i møtet.
11.45-12.00 Sak 011-15 Orienteringssaker – Eventuelt

Den 18.mai blir det møte mellom brukerutvalg og styret til SØ HF. Brukerutvalget må
forberede seg på hvilke saker en ønsker å løfte frem i drøftingen med styret.
 Alle brukerrepresentanter skal undertegne taushetserklæring
Vedlagt ligger skjema son skal undertegnes og tilhørende informasjon.
 Neste møte for ledere, nestledere og sekretærer av brukerutvalg i Helse Sør-Øst
26/27.august vil trolig bli lagt til Sarpsborg (Quality Hotell?) med omvisning på Kalnes.
 Fra flere hold har brukerutvalget fått reaksjoner på at det var lang ventetid for
blodprøvetaking i Fredrikstad og Sarpsborg den 5.januar i år. Sekretariatet har fått følgende
orientering fra Senter for laboratoriemedisin:
Situasjonen i Fredrikstad 05.01.15:
Filnavn (Intern sone): \\IS-FIL02.so.hf.no\60 Dir\601010 Kommunikasjon_og_samhandling\Samhandling\Avdelingen\Brukerutvalget\2015\02-18\Innkalling
og referat\Innkalling til møte i brukerutvalget 18 02 15.docx
Side 5 av 7
Vår dato
Vår referanse
09.02.2015
15/00020
Alle mulige prøvetakingsplasser var bemannet til enhver tid. Det var organisert et system for
avløsning i forbindelse med lunsj, slik at ingen av prøvetakingsplassene skulle stå tomme.
Grunnet den lange juleferien var det mange pasienter i hastekøen(rosa rekvisisjon). Dette er
pasienter som skal videre til cytostatika behandling, avhengige av svar på blodprøver. Disse
pasientene måtte prioriteres. Dette medførte at den «vanlige» køen gikk særdeles langsomt.
Videre var det mange inneliggende pasienter som krevde prøvetaking,
morgenprøvetakingsrunden var ikke ferdig før kl 11. Dette medførte at vi ikke hadde flere
personer å forskyve til blodprøvetakingspoliklinikken.
Iverksatte tiltak 05.01.15:
Kvalitetssjefen var i vestibylen, og fikk kartlagt hvorvidt noen pasienter kunne ta prøver ved en av
våre andre lokasjoner.
Det ble iverksatt en dugnad fra personell inne på laboratoriet som tok med prøvetakingstraller,
og tok prøver av pasientene i korridoren.
Situasjonen i Sarpsborg 05.01.15:
Grunnet lang juleferie var det mange pasienter som ventet på blodprøvetaking.
I Sarpsborg er det ikke pcer ved alle stikkestasjoner. Dette innebærer at pasienter blir registrert i
ekspedisjon. Pasientene blir da stående i kø for registrering, og siden trekker kølapp.
Tiltak:
Ved oppstart av nytt labdatasystem 27/2-15 blir det en pc pr stikkeplass. Da vil pasientene kun
trekke en kølapp og ikke stå i kø for registrering i ekspedisjon.
Senter for laboratoriemedisin beklager den lange ventetiden for pasientene, og ulemper og
ubehag dette medførte.
Videre vil vi informere om et møte med praksiskoordinator Adelved den 05.12.14. Hvor økende
antall pasienter ved blodprøvetakingspoliklinikkene var et punkt på agendaen.
Senter for laboratoriemedisin ønsker å nevne at fastleger i utgangspunktet skal ta prøver av sine
egne pasienter, samtidig som vi står tilgjengelig for å hjelpe og bistå, hvis prøvetakingen er
vanskelig.
Det trenden derimot viser er et økende antall pasienter, prøvetaking hos fastlegene blir ikke
prioritert og pasientene kommer til SØ. Dette medfører et større press ved våre
prøvetakingssteder og lengre ventetid må påregnes.
Mars 2015 åpner ny prøvetakingspoliklinikk på Kråkerøy. Dette vil øke kapasiteten på
blodprøvetakingsplasser i SØ.
Videre vil det på Kalnes være et nytt kølappsystem som sorterer køen ut ifra alder og prioritet.
Dette innebærer at vi vil få en egen barnekø, hastekø(rosa rekvisisjoner) samt en ordinærkø.
Filnavn (Intern sone): \\IS-FIL02.so.hf.no\60 Dir\601010 Kommunikasjon_og_samhandling\Samhandling\Avdelingen\Brukerutvalget\2015\02-18\Innkalling
og referat\Innkalling til møte i brukerutvalget 18 02 15.docx
Vedlegg 1 til sak 07-15 – Forslag til handlingsplan for brukerutvalget 2015
Handlingsplan for brukerutvalget ved SØ 2015 – fokusområder:
Brukerutvalget bygger sin handlingsplan på Sykehuset Østfolds vedtatte strategi for
brukermedvirkning – Åpenhet og involvering samt på Helse Sør-Øst sine 13 prinsipper for
brukermedvirkning.
Brukerutvalget vil i 2015 ha særlig fokus på disse temaene:
På systemnivå:
 Pasientsikkerhet
 Pasientforløp
 Pasientservice
 Dialogkonferanse 2015 ??
 Samhandling
 OU-prosjekter
 Implementering av behandlingsretningslinjer i SØ
 Interaktiv kommunikasjon
 Omdømmekritisk for SØ
På individnivå:
 Medvirkning i utredning og behandling (somatikk og psykisk helsevern)
 Dialog med pasient i oppsett av timeavtale
 Kommunikasjon underveis i behandlingen
 Hygiene
 Folkeskikk
Arbeidsmetoder:
 Det avholdes møter i brukerutvalget i henhold til vedtatt møteplan.
 Brukerrepresentanter som deltar i arbeidsgrupper, prosjektgrupper og ulike utvalg
skal kunne løfte problemstillinger inn for brukerutvalget for drøfting.
 Sluttrapporter fra prosjekter og arbeidsgrupper skal kunne behandles i
brukerutvalget.
Taushetserklæring
Taushetserklæring for brukerutvalgets representanter.
Forvaltningslovens taushetspliktsregler gjelder for enhver som ”utfører tjeneste eller arbeid”
for et forvaltningsorgan. Det følger av helseforetaksloven § 5 at forvaltningsloven gjelder for
helseforetakenes virksomhet. Det legges til grunn at brukerrepresentanters deltakelse i
brukerutvalg m.v. innebærer utførelse av en tjeneste for et helseforetak/regionalt
helseforetak, slik at forvaltningslovens taushetspliktsregler kommer til anvendelse.
Det følger av forvaltningsloven § 13 at ”enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et
forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i
forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:
1. noens personlige forhold, eller
2. tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil
være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen
angår.”
Jeg er oppmerksom på at taushetserklæringen også gjelder etter at jeg har sluttet i
brukerutvalget. Jeg er kjent med at overtredelse av disse bestemmelsene kan medføre
straffeansvar etter Straffelovens § 121.
I saker der det kan være tvil om i hvilken utstrekning opplysninger og dokumenter kan
diskuteres fritt, skal brukerutvalget selv/medlemmet selv ta dette opp med oppdragsgiver.
Undertegnede forplikter seg til å overholde den lovbestemte taushetsplikten om forhold
jeg blir kjent med i min tjeneste som brukerrepresentant i brukerutvalget.
Sted/dato
Underskrift
………………………………………….
…………………………………