Håndbok for folkevalgte, revidert 15.10.15

POLITIKERROLLEN
I GRAN KOMMUNE
Håndbok for folkevalgte Oppdatert i samsvar med kommunestyrets vedtak 15.10.2015. Dokumentref.: 12/01853‐18 Hensikten med denne handboka er å samle de viktigste dokumentene som regulerer de folkevalgtes arbeid. Handboka ble etablert i 2004 (dok.ref. : 04/00717‐001), oppdatert i 2007 (dok ref.: 07/02141‐001) i samsvar med vedtak om ny politisk organisering, og ajourført av kommunestyret 27.03.2008 (som sak 24/08; dok.ref.: Saksnr: 8/00673‐003). Revidert i samsvar med vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015, sak 58/15, 59/15, 60/15, 61/15, 62/15, 63/15, 64/15, 65/15, 66/15 og 67/15; dok. ref.: 12/01853‐18 ‐ Vedlegg og skjemaer er ikke ajourført. Er under oppdatering. Handboka er ment å: 1. Klargjøre politikerrollen i Gran kommune slik at de folkevalgte ser hva rollen innebærer. 2. Ligge til grunn for skoleringen av de folkevalgte. 3. Vise samspillet mellom folkevalgte og administrasjon. Handboka er tilgjengelig på kommunens nettsider http://www.gran.kommune.no/Gran‐kommune/Politikk/Folkevalgt/ Her finnes også økonomireglementet for Gran kommune.
INNHOLD 1 Mål for det politiske arbeidet i Gran kommune Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007. 2 Politisk organisering i Gran kommune ‐ figur SIDE 3 4 Vedtatt i kommunestyret 20. juni 2007. Ajourført 16. juni 2011 – sak 68/11. 3 Vedtatt i kommunestyret 19. desember 2002 – ajourført 27. mars 2008. Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Gran kommune Vedlegg: Reglement for registrering i Styrevervregisteret, vedtatt 12.12.2007 5 4 Reglement for delegering i Gran kommune 8 15 22 24 26 Vedtatt i kommunestyret 24.oktober 2007 – ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. 5 Reglement for Gran kommunestyre Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 – ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. 6 Reglement for Gran formannskap Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 – ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. 7 8 Reglement for planutvalget Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 – ajourført jf. vedtak i kommunestyret 15.10.2015. Reglement for klagenemnda i Gran kommune 27 28 29 Vedtatt i kommunestyret 24.oktober 2007, revidert jf. K‐sak 48/08, 08.05.08 9 Reglement for valgnemnd Vedtatt (ny) 27. mars 2008. 10 Retningslinjer for det politiske gruppeledermøtet i Gran kommune Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 – ajourført 27. mars 2008. 11 12 13 Reglement for godtgjøringer og andre økonomiske rammer for folkevalgte Vedtatt i kommunestyret 16. juni 2011 – sak 68/11. Ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. Representasjon i styrer, råd og utvalg 43 45 Reglement for folkevalgtes innsynsrett Vedtatt i kommunestyret 19. desember 2002. 14 Reglement for Eldrerådet i Gran kommune – jf. K‐sak 54/03, 26.06.03 47 15 Reglement for Råd for funksjonshemmede i Gran kommune 49 – jf. K‐sak 57/08, 19.06.08 16 Retningslinjer for Gran ungdomsråd 51 Vedtatt i kommunestyret 16. juni 2011 – sak 68/11. 17 Notat: Tilrettelegging for folkevalgtes arbeid i Gran kommune Vedtatt i kommunestyret 16. juni 2011 – sak 68/11. 53 18 Reglement for valgstyret Vedtatt i kommunestyrets møte 14. november 2013 – sak 135/13 19 Regler for valg av medlemmer og kommunikasjon mellom kommunestyret og valgte medlemmer til samarbeidsutvalgene i grunnskolen 54 56 Vedtatt i kommunestyremøtet 18.06.2015 – sak 65/15 Reglement for administrasjonsutvalg i Gran kommune: Nytt reglement må eventuelt fremmes som egen sak. Reglement for kontrollutvalget i Gran kommune.: Har i dag ikke eget reglement; reguleres ut fra bestemmelsene i kommunelov og forskrift. Det vil bli satt opp en oversikt over planer, avtaler, strategier og lignende, som vil bli lagt inn i handboka. (Jf. vedtak i Kommunestyremøte 27.03.08 i K‐sak 24/08.) IKKE AJOUR. OBS! Økonomireglementet er p.t. ikke innarbeidet i handboka. Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (1) Målsetting for det politiske arbeidet i Gran kommune Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. Politikerrollen i Gran kommune skal fra høsten 2007 være kjennetegnet av:  Kommunestyret som et aktivt politisk verksted. Dette oppnås ved aktiv tilrettelegging for og bruk av totrinnsbehandling av saker i kommunestyret. Formannskapets arbeidsmøte utgår og funksjonen erstattes av informasjon direkte til kommunestyret og ved at saksbundet orientering gis i forbindelse med førstegangs behandling i kommunestyret.  Saker som behandles i kommunestyret skal tydeliggjøre de politiske alternativer.  For å underbygge politiske drøftinger skal virksomhetene gjennomføre brukerundersøkelser, rådmannen gi grundige tilbakemeldinger om arbeidet med mål og fremstille regnskapstall slik at politikerne har grunnlag for å sammenlikne tjenestene med andre kommuner og med tidligere år i Gran kommune.  Kommunestyret har to faste utvalg: Formannskapet (FSK) og Planutvalget (PLU).  For å effektivisere det politiske arbeidet delegeres ordføreren avgjørelsesmyndighet i bestemte saker. Første gang vedtatt av kommunestyret i juni 2002 (K‐sak 57/02 Rammer for det politiske arbeidet fra 2003). Forrige revisjon 24.10.2007. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 3 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (2) Politisk organisering i Gran kommune Organisasjonskart etter vedtak om ny politisk organisering i kommunestyret 20.06.2007. Oppdatert etter vedtak om Planutvalg 27.3.2008 ‐ sak 24/08. Jf. sak 72/09 (18.6.2009) om oppretting av utvalg for plansaker i medhold av kommuneloven § 10 nr. 1 fra 1.7.2009. (“Utvalget skal løse de oppgaver som tidligere lå til det lovpålagte faste utvalg for plansaker”.) Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 4 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (3) Etiske retningslinjer for folkevalgte og tilsatte i Gran kommune
Styrevervregisteret omtales i vedlegg. 1. Gran kommune legger avgjørende vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og tilsatte har ansvar for å etterleve dette prinsipp. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkelte politiker og den enkelte medarbeider med hensyn til etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Retningslinjene skal gjelde for politisk valgte, tilsatte i kommunen og for tilsatte i kommunens bedrifter og selskaper. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet og forholde seg lojalt til vedtak som er truffet. 2. Folkevalgte og tilsatte må være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. Dette innebærer bl.a. at politisk valgte og tilsatte skal opptre innad og utad på en slik måte at de ikke skader kommunens renommé og interesser. Det er alles ansvar å yte god service og tilpasse virksomhetens tjenester til befolkningens behov. 3. Folkevalgte og tilsatte i kommunen skal i sin virksomhet for kommunen unngå personlige fordeler av en art som er egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Dette gjelder ikke gaver av ubetydelig verdi (reklamemateriell, blomster o.l.). Personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester regnes i denne sammenheng som gaver. Mottatte gaver som ikke kan beholdes, returneres avsender. Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik, eller finne sted under slike omstendigheter, at den påvirker beslutningsprosessen. Reiseutgifter i faglig, tjenstlig og forretningsmessig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsipp kan bare skje etter særskilt godkjennelse fra rådmannen/daglig leder. Det tillates ikke at de som reiser i tjeneste kjøper seksuelle tjenester. 4. Folkevalgte og tilsatte skal gjøre hva de kan for å unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige forhold. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak man har faglig ansvar for, eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnet. Eksempler på mulige interessekonflikter kan være:  Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgivere eller arbeidskollegaer.  Lønnet erverv som kan påvirke ens virke i kommunen/bedriften.  Engasjement i interesseorganisasjoner eller politisk virksomhet som berører den enkeltes virke i kommunen/bedriften.  Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende folkevalgte og ansatt kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens/bedriftens virksomhet.  Familiære og andre nære sosiale forbindelser. Det vises ellers til Forvaltningslovens habilitetskrav i § 6. 5. Kommunestyret har vedtatt å slutte seg til Styrevervregisteret (sak 62/07 og nytt kommunestyre, sak 48/07) fra 1.1.2008. De som omfattes av ordningen er: Kommunestyret, formannskapet, fast utvalg for plansaker, rådmannen, assisterende rådmann, virksomhets‐ og stabsledere. Vedtatt reglement for ordningen tas inn som vedlegg til ”Etiske retningslinjer …” i Handbok for folkevalgte. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 5 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
6. Kortvarige hjemlån av mindre utstyr kan skje etter godkjennelse av overordnet under forutsetning av at det løpende arbeid i kommunen ikke forsinkes. Lån av kommunens større biler og utstyr skal normalt ikke forekomme. 7. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen/bedriften må respekteres. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen/bedriften skal være korrekt og pålitelig. Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 27.03.2008 ‐ sak 0024/08. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 6 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (3) ‐ vedlegg til Etiske retningslinjer for folkevalgte og tilsatte i Gran kommune: Reglement for registrering av styreverv og økonomiske interesser i Gran kommune – folkevalgte og ansatte 1 Registrering av styreverv og økonomiske interesser mv. Gran kommune har vedtatt å innføre registrering av styreverv, økonomiske interesser og lignende for medlemmer av kommunestyret og følgende politiske utvalg: Fast utvalg for plansaker, formannskapet og kommunestyret. Registeret skal også omfatte rådmannen, ass. rådmann, stabs‐ og virksomhetsledere. 2 Innholdet i registeret 2.1 Styreverv i offentlig/privat eide selskaper/datterselskaper 2.2 Styreverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar økonomisk støtte fra kommunen 2.3 Lønnet arbeid/konsulentoppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevalgt/styrerepresentant/ansatt i kommunen 2.4 Næringsinteresser; fast eiendom og større aksjepost/eierandel o.a. 3 Føring og vedlikehold av opplysninger i registeret 3.1 Registreringen skal foretas senest innen en måned etter at kommunestyret har konstituert seg. Administrative ledere og ansatte med innstillingsrett/beslutningsrett registreres senest innen en måned etter samtykke er gitt. 3.2 Registreringen skal foretas av den/de personer som kommunen utpeker som kontaktperson ovenfor KS. Registreringen foretas i henhold til veiledning fra KS. 3.3 Registeret ajourføres to ganger pr kalenderår i henhold til rutiner fra KS. 3.4 Registrerte opplysninger er basert på samtykke fra den enkelte og er offentlig tilgjengelig gjennom www.styrevervregisteret.no. 3.5 Den enkelte registrerte kan på ethvert tidspunkt velge å slette sine opplysninger i registeret. Opplysningene om en registrert person vil automatisk bli slettet etter fire år med mindre det er registrert ajourføring av personens opplysninger. 4 Ikrafttreden Disse reglene trer i kraft fra 01.01.08. Første gangs registrering skal foretas innen 01.07.08. Reglement for registrering av styreverv og økonomiske interesser er vedtatt av Gran kommunestyre 12.12.2007 som sak 48/07. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 7 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (4) Reglement for delegering i Gran kommune Revidert og ajourført jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 58/15, 59/15, 60/15, 61/15, 62/15, 63/15 og 64/15. 1 GENERELT OM DELEGERING 1.1 DEFINISJONER Med vedtak menes en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (enkeltpersoner eller andre private rettssubjekter) Med vedtakskompetanse (myndighet) menes her retten til å fatte vedtak. Å delegere vil si å tildele andre den myndighet som en selv har. Tittelen rådmann er i Gran kommune benyttet for det som i kommuneloven er angitt som administrasjonssjef. Ved delegering til administrativt nivå er det i følge kommuneloven gitt at dette skjer til rådmannen. Rådmannen kan delegere videre til øvrig administrasjon med unntak der det i reglementet er delegert til rådmannen selv. 1.2 POLITISK ORGANISERING Delegering av beslutningsmyndighet henger sammen med den politiske organiseringen i Gran kommune. Organiseringen fra 2007 ble vedtatt av kommunestyret i juni 2007 og har i prinsippet fire beslutningsnivå 1 Høyeste nivå : kommunestyre (POLITISK) 2 Nest høyeste nivå : formannskap og planutvalg 3 Tredje høyeste nivå: ordfører _____________________________________________________________ 4 Fjerde høyeste nivå : rådmann (ADMINISTRATIVT) Rådmannen kan delegere videre. Rådmannens videredelegering er et administrativt vedtak og omfattes ikke av dette delegeringsreglementet. 1.3 HENSIKT Hensikten med delegeringsreglementet er å fastsette:  hvilke saker som skal avgjøres av kommunestyret selv,  hvilke saker der avgjørelse er delegert til formannskap og fast utvalg for plansaker,  hvilke saker der avgjørelse er delegert ordføreren.  hvilke saker der avgjørelse er delegert til rådmannen. Dessuten fastsetter delegeringsreglementet hvordan tilbakerapportering av delegert myndighet skal foregå. 1.4 PRINSIPPER FOR DELEGERING AV BESLUTNINGSMYNDIGHET Delegeringsreglementet bygger på disse prinsippene : Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 8 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
1.4.1 PRINSIPPER FOR KOMMUNESTYRETS BESLUTNINGSMYNDIGHET Kommunestyret er det øverste besluttende organ og har overordnet ansvar for hele kommunens virksomhet. Kommunestyret behandler alle saker som kommuneloven sier skal behandles av kommunestyret selv. (Jfr. kommuneloven § 6.) Dessuten behandles saker ut fra andre lover der loven sier at et vedtak skal fattes av kommunestyret selv. Kommunestyret står fritt til å trekke tilbake delegert myndighet når som helst. Kommunestyret står også fritt til når som helst å få seg forelagt tilbakerapportering i forbindelse med delegering. Dette dokumentet inneholder i tillegg regler for tilbakerapportering fra bruk av delegert myndighet. 1.4.2 PRINSIPPER FOR DELEGERING TIL FORMANNSKAPET Formannskapets myndighetsområde er budsjett‐ og arbeidsgiversaker. I tillegg er formannskapet personidentisk med valgstyret og med arbeidsgiversidens representanter i administrasjonsutvalget. 1.4.3 PRINSIPPER FOR DELEGERING TIL PLANUTVALGET Planutvalgets myndighetsområde er behandling av saker etter plan‐ og bygningsloven fastsatt i reglement for planutvalget. 1.4.4 PRINSIPPER FOR DELEGERING TIL RÅDMANNEN Rådmannen har fullmakt til å treffe enkeltvedtak innenfor det myndighetsområdet som er avgrenset i dette reglement, hva gjelder kommuneloven eller den enkelte særlov og når saken etter en konkret vurdering blir ansett for ikke å være av prinsipiell betydning. (Jfr. kommunelovens §23.4). 1.4.5 FREMGANGSMÅTE FOR Å AVGJØRE OM EN SAK ER PRINSIPIELL Et sentralt skille i dette delegeringsreglement, er å avgjøre om en sak er av prinsipiell betydning eller av ikke‐prinsipiell betydning. Rådmannen har avgjørelsesmyndighet i alle saker av ikke‐prinsipiell betydning. Hva som er “ikke‐prinsipielt” avgjøres etter en konkret vurdering i den enkelte sak, etter følgende fremgangsmåte:  En sak er prinsipiell hvis administrasjonen ønsker et vedtak som bryter med den praksis (sedvane) som foreligger (ønsker ny praksis ), eller som går utover de retningslinjene som måtte foreligge.  På samme måte er saken prinsipiell hvis tilsvarende saker ikke har vært behandlet tidligere, og det enkeltvedtak som skal treffes kan danne presedens for fremtidige saker.  Enkeltsaker hvor administrasjonen har en saklig begrunnelse for å avvike fra det forvaltningsmessige likhetsprinsipp skal alltid behandles i et politisk organ. En “ikke prinsipiell” sak kjennes ved at saksområdet er godt utviklet, at det foreligger presedens eller sedvane for hvilke vedtak som skal fattes opp mot fakta i den sak, eller skal utøve på saksområdet innenfor gitte retningslinjer. Begrepet retningslinjer brukes her om lover, forskrifter eller annen skriftlig veiledning som er utarbeidet av forvaltningsorganer til bruk på saksområdet, eller reglementer som er vedtatt for anvendelse innen saksområdet. Er det tvil om på hvilket nivå en sak skal vedtas, har ordfører og rådmann ansvaret for å kartlegge dette. Dersom det fortsatt er tvil, går saken til politisk behandling. Ut over disse bestemmelsene har administrasjonen en generell plikt til å vurdere en sak ut fra sitt konkrete innhold, for på den måten å avklare om det er en sak som skal avgjøres politisk eller administrativt. 1.5 PRINSIPPER FOR KONTROLL OG TILBAKERAPPORTERING Delegering av beslutningsmyndighet er et ledd i et styrings‐ og beslutningssystem. Det er samtidig lagt opp til et system for kontroll og tilbakemelding. 1.6 GENERELLE REGLER OM BRUK AV DELEGERT FULLMAKT Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 9 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
1.6.1 RETNINGSLINJER FOR UTØVING AV FULLMAKT All delegert fullmakt skal utøves i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer som er gitt av overordnede organ, og innenfor budsjettenes rammer og forutsetninger. 1.6.2 TILBAKEKALLING AV FULLMAKT I ENKELTSAKER Et overordnet organ som har delegert myndighet kan kreve å få seg forelagt enhver sak som et underordnet organ har til behandling i henhold til delegeringsfullmakt. Dersom endelig vedtak ikke er fattet, kan det delegerende organ selv fatte vedtak i saken. Det samme prinsippet gjelder ved delegering til administrasjonen. 1.6.3 RETT TIL IKKE Å GJØRE BRUK AV DELEGERT FULLMAKT I SÆRSKILTE TILFELLE Den som har fått delegert fullmakt kan anmode det overordnede organ om å ta avgjørelse dersom spesielle forhold tilsier det, med mindre den som anmoder, ut i fra lovverket, har plikt til å fatte vedtak. 1.6.4 KLAGEBEHANDLING Behandling av klage over forvaltningsvedtak følger forvaltningslovens regler, med mindre annet er følger av særlov. 1.6.5 OMGJØRING AV VEDTAK Et organ kan, innenfor rammene av forvaltningslovens § 35, gjøre om vedtak. 2 SAKER SOM AVGJØRES AV KOMMUNESTYRET SELV Formuleringen “kommunestyret selv” innebærer at retten til å treffe vedtak ikke kan overføres til andre folkevalgte organer eller til administrasjonen. Det foreligger da et delegeringsforbud. Dette kan a) være bestemt ved lov ‐ kommuneloven eller særlov ‐ eller b) være bestemt gjennom dette delegeringsreglementet og i henhold til kommuneloven. 2.1 SAKER SOM UT FRA KOMMUNELOVEN SKAL BEHANDLES OG AVGJØRES AV KOMMUNESTYRET SELV Mange av kommunelovens bestemmelser er formulert slik ar det gis en ufravikelig henvisning om at saker skal behandles av kommunestyret. 2.2 IKKE LOVFESTEDE SAKER SOM UT FRA SAKENS PRINSIPIELLE INNHOLD / OG ELLER STØRRELSE/OMFANG SKAL BEHANDLES AV KOMMUNESTYRET 2.2.1 VEDTA DEN POLITISKE ORGANISASJONSSTRUKTUR OG HOVEDTREKKENE I DEN ADMINISTRATIVE. 2.2.2 VEDTA SAKER OM KOMMUNESTYRETS FORRETNINGSORDEN. 2.2.3 BEHANDLE SAKER SOM ORDFØREREN ELLER ET FLERTALL AV KOMMUNESTYRETS MEDLEMMER SELV BESTEMMER. 2.2.4 GRAN KOMMUNES BUDSJETT: Kommunestyret selv vedtar kommunens årsbudsjett, og videre:  Mål og premisser for driften knyttet til virksomhetsområder.  Et driftsbudsjett fordelt på virksomhetsområder med en netto driftsramme.  Forventede skatter og rammetilskudd og andre overordnede inntekter for kommende år og nødvendige endringer i løpet av budsjettåret  Omprioriteringer mellom virksomhetsområdene når de er av vesentlig eller prinsipiell art.  Investeringsbudsjett og nødvendige endringer i løpet av året. Tiltak og prosjekter finansiert av et virksomhetsområde sin driftsramme, men som av forskriftsmessige grunner må føres i investeringsregnskapet, kan vedtas av rådmannen.  Bruk av ubundet investeringsfond, disposisjonsfond og øvrige ubundne fond. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 10 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
 Nivået på avgifter og gebyrer for kommunale tjenester der slik myndighet ikke er gitt andre organer etter lov, forskrift eller delegasjon. 2.2.5 FOLKEHELSE Kommunestyret vedtar selv å behandle «Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i kommunen» én gang i kommunestyreperioden, jf folkehelseloven § 5, jf forskrift om oversikt over folkehelsen § 5. 3 DELEGERING TIL ANNET POLITISK NIVÅ 3.1 DELEGERING TIL FORMANNSKAPET 3.1.1 BUDSJETTSAKER: I medhold av kommunelovens § 8 nr. 3 skal formannskapet behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak, og legge fram sine innstillinger i disse sakene. 3.1.2 BEVILGNINGSSAKER: Formannskapet delegeres myndighet til å avgjøre saker om bevilgninger innen for Formannskapets tilleggsbevilgningsramme. Formannskapets tilleggsbevilgningsramme vedtas årlig av kommunestyret, samtidig med vedtak av budsjett‐ og økonomiplan. 3.1.3 EIENDOMSSKAKER: Formannskapet delegeres myndighet til å foreta salg/kjøp av fast eiendom og pantsette fast eiendom. 3.1.4 UTVIDET MYNDIGHET I HASTESAKER: Med hjemmel i kommuneloven. § 13 nr. 1, delegerer kommunestyret til formannskapet myndighet til å treffe vedtak i alle saker som det etter denne bestemmelse er adgang til å delegere, og som normalt skulle ha vært avgjort av kommunestyret selv eller et av de faste utvalgene, når det er nødvendig at vedtaket treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 3.1.5 VALGSTYRE: Valgstyret velges så langt det er mulig, personidentisk med formannskapet, jfr. valgloven. § 4‐1. Med hjemmel i valgloven. § 4‐2 delegeres valgstyret myndighet til å foreta valg av medlemmer og varamedlemmer til stemmestyrene og blant disse leder og nestleder. 3.1.6 KONTROLL AV INVESTERINGER: I medhold av kommunelovens § 8 nr. 3 skal formannskapet fungere som overordnet kontrollorgan for kommunale investeringsprosjekter. 3.1.7 ØKONOMIOPPFØLGING: Kommunestyret delegerer til formannskapet å ha jevnlig oppfølging av kommunens økonomiske situasjon. Ved betydelige avvik foreslå korrigerende tiltak overfor kommunestyret. 3.1.8 TAPTE FORDRINGER: Avskrivinger på tap av krav ut over budsjettert beløp må behandles av formannskapet. 3.1.9 ARBEIDSGIVERSAKER: Kommunestyret delegerer til formannskapet å treffe vedtak om kommunens stemmegivning i arbeidsgiverspørsmål innenfor Kommunens Sentralforbund, samt godkjenne lokalt inngåtte tariffavtaler. 3.1.10 ANDRE SAKER. I tillegg kommer de saker kommunestyret ber formannskapet å behandle. 3.2 DELEGERING TIL PLANUTVALGET 3.2.1 PLAN OG BYGGESAKER  Utvalget behandler plansaker etter plan‐ og bygningslovens regler. Utvalget er opprettet med hjemmel i kommuneloven § 10.1 og 10.2 samt plan‐ og bygningsloven § 3‐3. Utvalget er ikke lovbestemt.  Utvalget delegeres ansvar for å fastsette planprogram for reguleringsplaner jf pbl § 12‐9, gjøre vedtak om utleggelse av reguleringsplaner til offentlig ettersyn jf pbl § 12‐10, samt forberede arbeidet med kommuneplanens arealdel, herunder sende planprogram for kommuneplanens arealdel på høring og offentlig ettersyn jf pbl § 11‐13. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 11 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
 Utvalget delegeres ansvar for å legge reguleringsplaner ut til offentlig ettersyn, samt gjøre forberedende arbeid når det gjelder kommuneplanens arealdel. 3.2.2 DISPENSASJONER  Utvalget har myndighet til å gjøre vedtak om dispensasjon fra arealdelen til kommuneplanen, reguleringsplan og bebyggelsesplan med mindre annet er bestemt i vedkommende plan.  Utvalget er videre dispensasjonsmyndighet etter plan‐ og bygningsloven § 19. 3.2.3 ANDRE SAKER  I tillegg kommer de saker kommunestyret ber utvalget å behandle. 3.3 DELEGERING TIL ORDFØREREN Kommunestyret delegerer til ordføreren:  Fritak fra politiske verv  Oppnevning av politiske representanter i styrer for bedrift, institusjon o.l. etter drøfting i gruppeledermøtet.  Oppnevning av representant til generalforsamlinger o.l. når også vararepresentant ikke kan møte, der det ikke er gjort særskilt vedtak.  Å vedta salg av tilleggs‐ og arronderingsarealer med en størrelse på inntil 2 dekar og inngå makeskifteavtaler. Myndigheten gjelder også rett til å avtale pris.  Mindre vesentlige endringer av reguleringsplaner.  Ta initiativ til næringsutvikling i samarbeid med rådmannen.  Fullmakt som kommunestyre som leder av kommunens kriseledelse. Fullmakter ut fra vedtatt plan for kommunal kriseledelse.  Avgjøre om deputasjon skal mottas i forbindelse med kommunestyremøte, planutvalg eller formannskapsmøte.  Oppnevne komite for TV‐aksjonen i samråd med gruppelederne. 4 DELEGERING TIL ADMINISTRASJONEN Kommunestyret delegerer til rådmannen: 4.1 SAKER SOM IKKE ER PRINSIPIELLE I henhold til kommunelovens § 23.4 : Å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer saker som ikke er av prinsipiell betydning. 4.2 PERSONALSAKER I henhold til kommunelovens § 24.1 delegerer kommunestyret til rådmannen retten til å ta avgjørelser i disse saker : a) Rådmannen får fullmakt til å representere arbeidsgiver i alle forhold, så langt ikke annet er bestemt i dette reglement. b) Rådmannen får fullmakt til å tilsette i alle stillinger etter Hovedavtalen. c) Rådmannen kan vedta organisatoriske endringer etter at arbeidsmiljøutvalg har hatt anledning til å uttale seg, jfr. Hovedavtalen. d) Avgjøre alle typer permisjoner som gis etter lov, avtale eller reglement. e) Avgjøre om det skal gis anledning til ekstraarbeid utenom hovedstilling i kommunen. f) Inngå forlik i rettstvister om lokale avtalers forståelse eller gyldighet. 4.3 BUDSJETTSAKER a) Å fordele kommunestyrets vedtatte rammer for skatter, rammetilskudd, renter og avdrag i henhold til detaljert kontoplan. b) Å fordele kommunestyrets vedtatte rammer for virksomhetsområdene videre ut på tjenester, ansvar og art i samsvar med oppgaver, organisasjon og myndighetsstruktur. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 12 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
c) Å foreta mindre endringer mellom virksomhetsområder når endringer følger av regnskapstekniske hensyn eller flytting av oppgaver og at nivået på tjenestene ikke endres. d) Å fatte vedtak om igangsettelse eller utvidelse av driftstiltak, når dette bidrar til oppnåelse av politisk vedtatte målsettinger og er innenfor de økonomiske rammer som kommunestyret har vedtatt. e) Å fatte vedtak om igangsettelse eller utvidelse av driftstiltak, når det er gitt eksternt øremerket tilskudd til tiltaket som fullt ut dekker utgiftene. Om driftstiltaket trenger kommunal egenandel og driftstiltaket er innenfor politisk vedtatte målsettinger, skal formannskapet godkjenne bruk av kommunal egenandel til tiltaket. Om tiltaket binder kommunen til økte utgifter senere år skal igangsetting av tiltaket godkjennes av kommunestyret. f) Å overføre driftsmidler til investeringsbudsjettet når kjøp finansiert av virksomhetsområdenes driftsmidler er av investeringsmessig karakter. g) Å bestemme rekkefølgen mellom finansieringskildene i investeringsregnskapet. h) Å avtale vilkår for låneopptak som kommunestyret har vedtatt å ta opp til investeringsformål, herunder avtale refinansiering av lånegjeld når dette gjøres uten at nedbetalingstiden endres. Rådmannen forpliktes til  Å gjennomføre fastsatte mål for virksomhetsområdene innenfor de rammer og premisser kommunestyret har vedtatt.  Å rapportere måloppnåelse og endrede budsjettmessige betingelser i løpet av året, både på inntekts‐ og utgiftssiden. Rapporten skal legges frem etter 4 og 8 måneders drift.  Å avlegge årsrapport for kommunestyre med vurdering av måloppnåelse og økonomisk analyse. 4.4
PLAN‐ OG BYGNINGSSAKER Rådmannen er delegert ansvar for: a) Å varsle oppstart av planarbeid jf pbl § 12‐8. b) Å legge forslag til planprogram jf pbl § 12‐9 ut til offentlig ettersyn. c) Å behandle dispensasjonssaker etter pbl § 19 fra byggeforskriftene, fra reguleringsplan og fra kommuneplanens arealdel, så langt det er i tråd med retningslinjer for dispensasjonspraksis i kommuneplanens arealdel. Klage på rådmannens dispensasjonsvedtak skal behandles av planutvalget som første instans før klagesak oversendes fylkesmannen for avgjørelse. Ved fare for fristbrudd på saksbehandlingstid på klagesak, kan rådmannen fatte avgjørelse i klagesak som førsteinstans. Rådmannen skal redegjøre for avgjørelsen, til planutvalget. d) Å fatte vedtak etter lov om eigedomsregistrering (matrikkelloven). Planutvalget behandler klagesaker etter matrikkelloven. 4.5 STEDSNAVN 
Å sende forslag til nye eller endring av eksisterende stedsnavn på høring. 
Kommunestyret gjør vedtak om stedsnavn. 4.6 EIENDOMSSAKER 
Å fatte vedtak om salg av bolig‐ og næringstomter i regulerte kommunale tomteområder etter retningslinjer (herunder for prissetting) gitt av kommunestyret. 4.7 FOND TIL OPPHJELP AV FISK, VILT OG FRILUFTSLIV  Å avgjøre søknader om støtte fra bundet driftsfond nr 2519917 – Opphjelp av fisk, vilt og friluftsliv, etter retningslinjer gitt av kommunestyret, jf. Regjeringens resolusjon av 12. januar 1995: «Tillatelse for Foreningen til Randsfjordens Regulering til fortsatt regulering av Randsfjorden», punkt 6V. 4.8 FOLKEHELSE Planlegging og fastsettelse av mål etter folkehelseloven § 6, og tiltak etter folkehelseloven § 7 skal gi grunnlag for fastsettelse av virksomhetsområdenes mål innenfor de rammer og premisser kommunestyret har vedtatt, herunder folkehelseutfordringene i «Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i kommunen». Administrasjonens tilbakerapportering skal avspeile status for måloppnåelse også i forhold til folkehelseutfordringen. 5 RUTINER FOR TILBAKERAPPORTERING OG KONTROLL Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 13 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
5.1 ADMINISTRATIV TILBAKERAPPORTERING  Årsregnskap og årsmelding avlegges i vårhalvåret etter budsjettåret i tråd med forskrifter. Årsmeldingen skal avspeile status både for økonomisk resultat og måloppnåelse.  Kommunestyret og formannskap får seg forelagt tertialrapporter for måloppnåelse og økonomi.  I tillegg kan rådmannen pålegges å gi tilbakerapportering spesielt innen særskilte områder i løpet av driftsåret.  Dersom det er tvil om utøvelsen av delegert myndighet eller det er problemer knyttet til utøvelse av myndigheten, plikter rådmannen å melde dette til formannskapet eller kommunestyret. 5.2 POLITISK TILBAKERAPPORTERING  Hastevedtak i formannskapet meldes til kommunestyret i påfølgende møte.  Virksomheten i formannskapet tilbakemeldes kommunestyret ved at møtekartet sendes på forhånd og utskrift av vedtak i etterhånd til alle kommunestyremedlemmer.  Kommunestyremedlemmer vil også kunne be om å få tilsendt spesielle saker fra formannskapet.  Ordføreren gir tilbakemelding til formannskapet av utøvd myndighet. 5.3 ØVRIGE KONTROLLMULIGHETER  Representanter i kommunestyret eller formannskapet og planutvalget kan i hvert møte fremme interpellasjoner eller stille spørsmål i henhold til reglement for kommunestyret eller utvalget.  Tre eller flere formannskapsmedlemmer kan heve beslutningskompetansen i en politisk sak som er til behandling i formannskapet. Saken går da til behandling i kommunestyret. (Jfr. formannskapets reglement § 4.)  Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan bringe en avgjørelse inn for fylkesmannen for lovlighetskontroll, jfr. kommunelovens § 59.  Kontrollutvalget foretar løpende tilsyn med den kommunale forvaltning og benytter revisjonen til å gjennomføre sitt arbeide.  Enkeltvedtak som er fattet politisk eller administrativt kan med få unntak påklages. Klagebehandling skjer i henhold til særlovsbestemmelser eller i den kommunale klagenemnda.  Forut for klagebehandlingen skal den som har fattet vedtak vurdere omgjøring av opprinnelig vedtak. Omgjøring uten klage kan også gjøres i henhold til forvaltningsloven.  Gran kommunes postjournaler og arkiv følger offentlighetslovens prinsipper om tilgjengelighet for de som ønsker innsyn. Prinsippet om å vurdere meroffentlighet skal vurderes aktivt.  Folkevalgtes innsynsrett i postjournaler og arkiv følger eget reglement. 6 RUTINER FOR ENDRING AV DELEGERINGSREGLEMENT Kommunestyret kan til enhver tid vedta å endre delegasjonsreglementet. Redaksjonelle endringer eller endringer som ikke medfører endret nivå for vedtakskompetanse, gjennomføres av rådmannen. Ved tvil, avgjøres behandlingsmåten av ordfører. ‐ o ‐ Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 18.06.2015 i sakene 58/15, 59/15, 60/15, 61/15, 62/15, 63/15 og 64/15. Erstatter vedtak i møtet 16.6.2011 – sak 68/11 og vedtak 27.3.2008 ‐ sak 24/08. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 14 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (5) Reglement for Gran kommunestyre
Reglementet for Gran kommunestyre er ajourført jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 66/15. Saksbehandlingen i kommunale folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapittel 6 “Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer”. I tillegg kommer følgende bestemmelser (som gjøres gjeldende for øvrige politiske utvalg så langt det er naturlig): 1. FORBEREDELSE AV SAKER FOR KOMMUNESTYRET. Ordføreren ser til at de saker som legges frem for kommunestyret følges av nødvendige vedlegg. Ordføreren avgjør hvilke saker som først skal behandles i formannskapet eller fast utvalg for plansaker eller om saken skal gå direkte til kommunestyret. Denne avklaringen skjer i overleveringsmøtet. Overleveringsmøtet består i tillegg til ordfører, av varaordfører og leder fast utvalg for plansaker. Saker som fremmes direkte for kommunestyret skal normalt gis to behandlinger: Første gang til innføring og første politiske drøfting, ved andre gang til beslutning. KST kan realitetsbehandle saken allerede ved førstegangs behandling; i slike tilfeller kan 1/3 av forsamlingen eller ordfører kreve saken sendt til andre gangs behandling. Unntatt fra direkte framlegging til kommunestyret er saker lagt til fast utvalg for plansaker ved lov eller delegering og saker som i henhold til reglement skal behandles først av formannskapet. Totrinnsmodellen kommer i tillegg til mulighetene for å utsette saken eller sende den tilbake til administrasjonen for videre utredning. Kommunestyret kan ikke sende en sak til 2. gangs behandling i de tilfeller saken kommer fra et underutvalg (først og fremst formannskap eller fast utvalg for plansaker). 2. INNKALLING TIL MØTE. UTLEGGING AV DOKUMENTER. Kommunestyret holder møte når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevet, når formannskapet vedtar det eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Ordføreren kunngjør kommunestyrets møter i lokalaviser og på Gran kommunes hjemmesider på internett. Innkallingen sendes digitalt til utvalgets medlemmer en uke før møtedagen, samtidig med at møtedokumentene gjøres tilgjengelige i digitalt dokumentformat. Samtidig som innkallingen kunngjøres, legges sakens dokumenter ut til offentlig ettersyn i papirformat i Kommunetorget og i folkebibliotekene, dessuten på kommunens hjemmeside (digitalt dokumentformat til nedlastning). Dokumenter som er unntatt fra offentlighet og de dokumenter i saken som ikke er sendt kommunestyrets medlemmer, kan kommunestyrets medlemmer gjennomgå ved frammøte i kommuneadministrasjonen. Rådmannen skal påse at nødvendige tekniske hjelpemidler er tilgjengelig i forbindelse med møtene. 3. FORFALL. VARAMEDLEMMER. Godkjenning av forfall til møter i planutvalget, formannskapet og kommunestyret 1. Eventuelt forfall meldes via epost til ordfører, (slik det fremgår på møteinnkallingene i dag, og slik det praktiseres i dag). 2. Forfallsmeldingen skal begrunnes, (slik det praktiseres i dag), da dette formelt sett er en søknad om fritak fra å møte i det aktuelle møtet (uendret). 3. Ordføreren vurderer søknaden og gir tilbakemelding til representanten via epost. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 15 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
4. Ordføreren gir kommunetorget beskjed om å sende møteinnkallingen til 1. vara (kan gjøres ved å sette kopi av svaret i pkt. 3). Innkalling av vara 1. Kommunetorget sender møteinnkallingen (videresending av opprinnelig epost med møteinnkalling) til 1. vara på lista, med kopi til gruppeleder, ordfører og utvalgssekretær 2. Dersom 1. vara svarer at han eller hun ikke kan møte, skal forfallsgrunnen godkjennes av ordfører. Kommunetorget videreformidler forfallsmeldingen fra vara dersom den ikke er sendt direkte til ordføreren, (jf. møteinnkallingen). Unntak: Sykdomsforfall. (Behøver ikke godkjenning av ordfører.) 3. Ordfører sender beskjed til kommunetorget om at forfallsgrunn er godkjent, og at innkallingen skal sendes til 2. varamedlem på lista. Unntak: Ved hastebeskjeder om sykdomsforfall som meldes samme dag eller dagen før møtet, ringer kommunetorget varamedlemmet, i tillegg å sende epost med innkalling og saksliste. Oversikt over forfall og fremmøte Utvalgssekretæren tar med oppdatert oversikt over godkjent forfall og innkalte vara, til møtet, og fører oversikten i møteprotokollen. Utvalgssekretæren sørger for at listene over varamedlemmer er oppdaterte med hensyn til fritak og nye oppnevninger/opprykk. Habilitetsspørsmål, vurdering og innkalling av varamedlemmer  Habilitetsspørsmål sendes til ordføreren i forkant av utvalgsmøtet. Dette fremgår alltid av møteinnkallingene.  Ordføreren avgjør om det skal innkalles varamedlem.  Ordføreren gir eventuelt beskjed til kommunetorget om å innkalle vara.  Samme prosedyre for innkalling av vara (pkt 1 – 3). Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende fra til ordføreren. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer da inn i stedet. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og den hvis plass vedkommende har inntatt, eller et varamedlem som i nummerorden står foran ham/henne deretter innfinner seg, skal det varamedlem som opprinnelig var til stede, ta del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 4. ANDRE ENN KOMMUNESTYRETS MEDLEMMER SOM DELTAR I MØTET. Rådmannen deltar i møtet med talerett, personlig eller ved en av sine underordnede. Rådmannen utpeker en møtesekretær. Møtesekretæren deltar i møtet. Rådmannen kan ha med sakkyndige i møtet. Dersom disse sakkyndige gis talerett, er dette på vegne av rådmannen. Likeså kan ordføreren innkalle særlige sakkyndige. Disse kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke anledning til å delta i forhandlingene. 5. MØTELEDER. ÅPNE ELLER LUKKEDE DØRER. TAUSHETSPLIKT. Møtet ledes av ordføreren eller varaordføreren eller, om begge disse har forfall, av en møteleder som velges ved møtets begynnelse. Møtene er åpne, hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører når hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 16 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
interesser tilsier det. Debatt om dette foregår for lukkede dører, hvis ordstyreren krever det eller kommunestyret vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven § 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Forhandlingene skal kringkastes via internettet. Webopptakene skal gjøres tilgjengelig for publikum via kommunens hjemmeside, for inneværende og foregående år. Forhandlingene kan også tas opp på lydbånd, video e.l., eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 6. MØTETS ÅPNING. Ved møtets begynnelse foretas navneopprop. Er det lovmessig minste antall til stede, erklærer ordføreren møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til ordføreren. Er det i samband med oppropet reist innvending mot noens rett til å ta sete i kommunestyret eller reist tvil om noe forfall, fatter kommunestyret først vedtak om dette. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til ordføreren før de tar sete. Ordføreren orienterer ved møtets start om hvilke inhabilitetsspørsmål som vil bli tatt opp under de enkelte saker, og oppfordrer medlemmene til å komme med synspunkter eller tilleggsopplysninger. 7. REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING AV SAKENE. SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN. Med mindre kommunestyret bestemmer noe annet, behandles sakene i den rekkefølge de er nevnt i innkallingen. Kommunestyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Spørsmål, interpellasjoner og redegjørelser, jfr. § 9 og 10, behandles ordinært før de øvrige saker. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til kommunestyremøtet, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom ordføreren eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres. Ingen sak tas opp til behandling etter klokka 21.30 med mindre kommunestyret vedtar å fortsette møtet ut over dette tidspunkt. 8. ORIENTERINGER. TEMAMØTER. Møtets første del brukes til orienteringer for kommunestyret om saker og temaer som er av aktuell interesse, men som det på det angjeldende tidspunkt ikke skal fattes vedtak i. Når ordføreren eller kommunestyret finner grunn til det, kan det avholdes egne temamøter. 9. INTERPELLASJON OG SPØRSMÅL. Utenom de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av kommunestyret stille spørsmål til ordføreren. a. Interpellasjoner Interpellasjoner må være levert ordføreren 10 dager før møtet og skal settes på sakskartet og sendes ut sammen med innkallingen. Interpellasjoner skal inneholde en begrunnelse. Etter besvarelsen av interpellasjonen åpnes det for alminnelig debatt som saken. Forslag som settes frem i forbindelse med interpellasjoner, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 17 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
b. Andre spørsmål Spørsmål skal være skriftlige og så langt råd meldt til ordføreren på forhånd. Spørreren og den som svarer, kan få ordet to ganger. I tillegg kan møtelederen gi ordføreren talerett. For øvrig skal ingen andre ha ordet. Det kan ikke settes fram forslag i forbindelse med spørsmål. Dersom en kommunestyrerepresentant ønsker å fremme forslag, må det fremmes i forbindelse med en interpellasjon. c. Forespørsler til møtelederen Etter kommunelovens § 34.2 kan ethvert medlem rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten. 10. BEFARINGER. EKSKURSJONER. Ordfører, formannskapet eller kommunestyret kan beslutte at det skal avvikles befaringer eller studiereiser/ekskursjoner. 11. INHABILITET. Den som etter kommunelovens § 40 er inhabil i en sak eller som etter samme paragrafs pkt. 4 blir fritatt, deltar ikke i behandlingen av vedkommende sak. Vedkommende deltar heller ikke i behandlingen av selve inhabilitetsspørsmålet. Er et medlem kjent med at han/hun vil være inhabil under behandlingen av en sak, som står på innkallingen, gis beskjed til møtesekretæren på forhånd, slik at varamedlem kan innkalles. 12. BEHANDLINGEN AV DEN ENKELTE SAK. TALERNES REKKEFØLGE. FAST TALETID. Ordføreren leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen og refererer den innstilling som er avgitt. Han/hun sier også fra om dokumenter eller opplysninger som er kommet til etter at saksdokumentene var utsendt. Ordføreren spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør ordføreren rekkefølgen dem imellom. Møtene gjennomføres med fast taletid. Taletid for innlegg begrenses til fire minutter. Det gis adgang til replikkordskifte i tilknytning til siste talers innlegg. Den enkelte replikk begrenses til maksimum ett minutt. En representant kan ikke ha mer enn to replikker i en sak. Den hvis innlegg forårsaker replikkordskifte, kan svare på innleggene hver for seg eller samlet; taletid for svarreplikk begrenses til ½ minutt til hver av replikkene. 13. NÅR MEDLEMMENE DELTAR I ORDSKIFTET. Taleren skal rette sine ord til ordføreren, ikke til forsamlingen. Han/hun skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Ordføreren skal påse at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det tillatt å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal ordføreren advare vedkommende, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg etter dette ikke etter reglementet, kan ordføreren ta fra han/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 14. MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 18 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Ordføreren må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil ordføreren selv delta i ordskiftet, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene under sitt innlegg og det derpå følgende replikkordskifte til varaordføreren. 15. AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET. Før ordskiftet i en sak er begynt, kan kommunestyret vedta at taletiden skal avgrenses. Ordføreren foreslår prinsipper for avgrensning av taletid knyttet til den enkelte sak. Under forhandlingene kan ordføreren etter egen vurdering sette fram forslag om å begrense taletiden. Ved behandling av forslag om å begrense taletiden, om å slutte ordskiftet eller om å utsette saken, gis bare én taler anledning til å ta ordet for og én imot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. Spørsmålet avgjøres med alminnelig flertall. Blir det ved en saks behandling satt fram utsettelsesforslag, skal ordskiftet deretter bare gjelde dette. Spørsmål om utsettelse avgjøres med alminnelig flertall før videre realitetsbehandling finner sted. 16. FORSLAG. Forslag kan ikke fremsettes av andre enn kommunestyrets medlemmer. Forslag under behandlingen i utvalget, sendes digitalt til møteleder. Forslaget anses formelt fremmet, når det er presentert av forslagsstiller under behandlingen. Ordføreren refererer forslaget. Det er anledning til å sende inn forslag i forkant av møtet. 17. SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMMING. Når ordskiftet er ferdig, sier ordføreren at saken tas opp til avstemming. Fra da og til den er avgjort ved avstemming, skal det ikke være mer ordskifte eller settes fram noe nytt forslag. Bare de medlemmer som er tilstede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemming, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemmingen er ferdig og plikter å stemme. Ved valg og ansettelse kan blank stemmeseddel brukes. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter ordføreren frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal ordføreren nøye påse at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet. Vedtak kan bare treffes hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 18. PRØVEAVSTEMMING. Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger. Disse er ikke bindende. 19. STEMMEMÅTEN. Avstemming iverksettes på en av følgende måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen har bemerkninger til en innstilling eller forslag som er fremmet. b) Ved at ordføreren oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å reise seg eller å rekke opp hånden. c) Ved navneopprop, ja eller nei som svar, når ordføreren eller formannskapssekretæren roper opp navnene på de som møter. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 19 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
d) Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. Skriftlig avstemning er ved sedler uten underskrift. To medlemmer som ordføreren oppnevner til det, teller opp stemmene. Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget, unntatt ved flertallsvalg og ansettelser, hvor kommunelovens 38 pkt. 1 gjelder. 20. DEPUTASJONER. Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Ordføreren avgjør om utsendingene skal mottas. Blir de mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av kommunestyrets medlemmer. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordføreren eller varaordføreren medlem av utvalget, gjør han/hun tjeneste som leder i dette, ellers velger utvalget selv leder. Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle tatt imot skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen i utvalget kommunestyret melding om det som utsendingene har anført. Angår det noen sak på innkallingen, gir han/hun meldingen når denne sak blir behandlet. 21. PUBLIKUMS MULIGHET FOR Å FØLGE FORHANDLINGENE. Det legges til rette for at publikum kan følge forhandlingene. Dagsorden og møtepapirer skal ligge tilgjengelig ved publikumsplassene. Tilgangen til publikumsplassene skal være tydelig merket. Det må bestrebes å ha et tilstrekkelig antall publikumsplasser. 22. ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN. Ordføreren skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han/hun skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis tilhørerne (publikum) ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan ordføreren vise vedkommende tilhører(e) bort. Tegninger, oppslag eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre ordføreren eller kommunestyret samtykker i det. 23. FØRING AV MØTEBOK. MØTET SLUTT. GODKJENNING AV MØTEBOK. Det føres møtebok over forhandlingene. I møteboken føres inn for hvert møte møtested og ‐tid, innkallingen (dato og måte), fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av møteboken sammenholdt med medlemsfortegnelsen, ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte. Sakene nummereres og navngis, slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres fortløpende navn på de som deltar i forhandlingene. Hver nevnes bare en gang. Forslag bokføres i den rekkefølge de leveres. Til slutt bokføres utfallet av stemmegivningen. Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan bringe en avgjørelse inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet, jfr. kommunelovens § 59. Krav om protokolltilførsel i forbindelse med en sak må fremsettes i samme møte. Protokollen sendes digitalt til utvalgets medlemmer og møtende varamedlemmer, med frist for merknader. Påpekning av feil må meldes til ordføreren innen fristen. Protokollen legges ut på kommunens hjemmeside, når fristen for merknader er utløpt. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 20 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
For å godkjenne møteboka sendes et utkast av møteboka til kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Tilstedeværende medlemmer og møtende varamedlemmer bes om å komme med merknader innen 5 dager etter utsendelse. Møteboken legges også fram på neste møte, hvor godkjenningen protokolleres. - o – Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 21 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (6) Reglement for Gran formannskap
Gjeldende fra ny valgperiode 24.10.2007. Revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 66/15. Saksbehandlingen i kommunale folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapittel 6, “Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer”. Reglement for kommunestyret legges, så langt det passer, til grunn for utvalgsmøtene. 1. VALG OG SAMMENSETNING Gran formannskap har 9 medlemmer med varamedlemmer. Medlemmene i formannskapet blir valgt av og blant medlemmene i kommunestyret. Valget skjer som forholdsvalg. Ordføreren er leder og varaordføreren er nestleder i formannskapet. Dersom et medlem faller fra eller blir løst fra vervet, velger kommunestyret nytt medlem. Han/hun blir valgt fra den gruppen som sto bak ham/henne som gikk ut. Dersom ordføreren faller fra eller blir løst fra vervet, skal det velges ny ordfører selv om det tidligere er valgt varaordfører. 2. ANSVARS‐ OG ARBEIDSOMRÅDE Formannskapet er et lovpålagt organ etter kommuneloven, som skal legge frem forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak for kommunestyret. Formannskapets hovedarbeidsområde er: * Saker etter kommunelov og særlovsbestemmelser som ikke er tillagt andre utvalg og som ikke skal behandles av KST. * Finansiering og garantistillelser * Overordnede planoppgaver etter plan og bygningsloven som ikke er lagt til Planutvalget. * Prinsipielle spørsmål vedrørende personal‐ og lønnspolitikk, rekrutterings‐ og likestillingsspørsmål, arbeidsgiver‐ og sysselsettingspolitikk, som ikke i henhold til Hovedavtalen skal behandles i partssammensatt utvalg. Formannskapet kan ellers ta opp og uttale seg om alle typer saker som formannskapet selv finner grunn til, så lenge kommunestyret ikke har foretatt avgrensning. Formannskapet dekker videre funksjon som: * Politisk del (arbeidsgiversiden) av det partssammensatte utvalg (administrasjonsutvalg) 3. FORMANNSKAPETS AVGJØRELSESMYNDIGHET Formannskapet fatter vedtak i saker hvor vedtaksmyndighet er lagt til formannskapet gjennom lov, forskrifter med hjemmel i lov og kommunens eget delegeringsreglement. 4. FORMANNSKAPETS MØTER Formannskapet skal ha møter når det selv har vedtatt det eller når ordføreren eller minst tre av medlemmene ønsker det. Innkalling, publisering og kunngjøring av møtedokumentene følger reglene for kommunestyret. Det samme gjelder godkjenning av forfall og innkalling av vara, fremleggelse av forlag under behandlingen i møtet, og representantenes taushetsplikt. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 22 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Formannskapet er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede under drøftelsene og avgir stemme i vedkommende sak. Vedtak blir gjort med vanlig flertall. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, avgjør ordførerens stemme. Rådmannen og eventuelt de som møter på dennes vegne har tale‐ og forslagsrett i formannskapets møter. Det skal føres møtebok. Reglene for føring av møtebok følger reglene for kommunestyret så langt det passer. For å godkjenne møteboka sendes et utkast av møteboka digitalt til formannskapets medlemmer og møtende varamedlemmer. Tilstedeværende medlemmer og møtende varamedlemmer i formannskapet bes om å komme med merknader innen en gitt frist. Møteboken legges også fram på neste møte, hvor godkjenningen protokolleres. Formannskapets møter er åpne med mindre det er hjemmel for å lukke møtet, jfr. kommunelovens § 31. 5. SEKRETARIAT Rådmannen utpeker møtesekretær for formannskapet. 6. SAKSFORBEREDELSE Rådmannen er ansvarlig for at de saker som blir lagt frem for formannskapet er forsvarlig utredet. 7. KLAGE OG ENKELTVEDTAK Der hvor formannskapet fatter enkeltvedtak, jfr. definisjon i forvaltningslovens § 2b, kan den som regnes som part i saken påklage vedtaket. Slik klage må fremsettes senest tre uker etter at melding om vedtaket er mottatt. 8. LOVHJEMMEL OG ENDRING AV REGLEMENTET. Dette reglementet er vedtatt med hjemmel i kommuneloven av 25.09.1992. Utfyllende regler om saksbehandling m.v., finnes i denne loven og i forvaltningsloven. Reglementet kan endres av kommunestyret etter at formannskapet og rådmannen har uttalt seg. ‐ o ‐ . Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 23 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (7) Reglement for Planutvalget Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. Revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 66/15, og vedtak i kommunestyremøtet 15.10.2015, sak 102/15. Saksbehandlingen i kommunale folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapittel 6, “Saksbehandlings‐regler i folkevalgte organer”. Reglement for kommunestyret legges, så langt de passer, til grunn for arbeidet i utvalgsmøtene. 1. VALG OG SAMMENSETNING. Utvalget har 9 medlemmer med varamedlemmer Medlemmene og varamedlemmene velges av kommunestyret etter de regler kommuneloven bestemmer for valg av faste utvalg. Medlemmene av utvalget skal velges blant kommunestyrets faste medlemmer eller vararepresentanter. Som medlemmer bør ikke velges medlemmer av formannskapet. Varamedlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer eller varamedlemmer. Kommunestyret velger leder og nestleder. Dersom et medlem faller fra eller blir løst fra vervet, suppleres utvalget etter de regler kommuneloven bestemmer. Dersom lederen faller fra eller blir løst fra vervet, skal det velges ny leder selv om det tidligere er valgt nestleder. 2. ANSVARS‐ OG ARBEIDSOMRÅDE Utvalget er opprettet med hjemmel i kommuneloven § 10 nr. 1 og plan‐ og bygningsloven § 3‐3. Utvalget er delegert avgjørelsesmyndighet i medhold av kommuneloven § 10 nr. 2. Utvalget behandler plansaker etter plan‐ og bygningslovens regler. Utvalget er ikke lovbestemt. 3. UTVALGETS AVGJØRELSESMYNDIGHET Utvalget har myndighet til å gjøre vedtak om dispensasjon fra arealdelen til kommuneplanen, reguleringsplan og bebyggelsesplan med mindre annet er bestemt i vedkommende plan. Utvalget er videre dispensasjonsmyndighet etter plan‐ og bygningsloven § 19. 4. UTVALGETS MØTER Utvalget skal ha møte når lederen eller minst tre av medlemmene ønsker det. Innkalling, publisering og kunngjøring av møtedokumentene følger reglene for kommunestyret. Det samme gjelder godkjenning av forfall og innkalling av vara, fremleggelse av forlag under behandlingen i møtet, og representantenes taushetsplikt. Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak blir gjort med vanlig flertall. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, avgjør lederens stemme. Ordfører har møte‐, tale‐ og forslagsrett i utvalgets møter. Rådmannen og eventuelt de som møter på dennes vegne har møte og talerett i utvalgets møter. Reglene for føring av møtebok følger reglene for kommunestyret så langt det passer. For å godkjenne møteboka sendes et utkast av møteboka digitalt til utvalget medlemmer og møtende varamedlemmer. Tilstedeværende medlemmer og møtende varamedlemmer i utvalget bes om å komme med merknader innen en gitt frist. Møteboken legges også fram på neste møte, hvor godkjenningen protokolleres. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 24 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Utvalgets møter er åpne med mindre det er hjemmel for å lukke møtet, jfr. kommunelovens § 31. 5. SEKRETARIAT Rådmannen utpeker møtesekretær for utvalget. 6. KLAGE OG ENKELTVEDTAK For vedtak som kan påklages er klagefristen tre uker hvis ikke vedkommende lov bestemmer annen klagefrist. Ved klage over vedtak fattet av planutvalget gjort i medhold av plan‐ og bygningsloven, skal klagen forelegges utvalget som kan omgjøre vedtaket dersom det finner klagen begrunnet. I motsatt fall, sendes klagen, med utvalgets uttalelse, til fylkesmannen, jfr. plan‐ og bygningsloven § 1‐9 og forvaltningsloven § 28. Fylkesmannen er klageinstans i henhold til delegering fra dept. 7. LOVHJEMMEL OG ENDRING AV REGLEMENTET. Dette reglementet er vedtatt med hjemmel i kommuneloven av 25.9.1992. Utfyllende regler om saksbehandling mv. finnes i denne loven og i forvaltningsloven. Nytt reglement fra 24.10.2007. Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 18.06.2015. Reglementet for planutvalget erstatter vedtak 27.3.2008 ‐ sak 0024/08. Jf. sak 72/09 (18.6.2009) om oppretting av utvalg for plansaker i medhold av kommuneloven § 10 nr. 1 fra 1.7.2009. (“Utvalget skal løse de oppgaver som tidligere lå til det lovpålagte faste utvalg for plansaker”.) Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 25 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (8) Reglement for klagenemnda i Gran kommune
Gjeldende fra ny valgperiode 24.10.2007. 1. VIRKEOMRÅDE Klagenemnda er kommunens særskilte klageorgan etter forvaltningslovens § 28 andre ledd. 2. VALG OG SAMMENSETNING Klagenemnda består av 5 medlemmer m/varamedlemmer valgt av kommunestyret. Leder og nestleder for klagenemnda velges av kommunestyret selv. 3. ARBEIDSOPPGAVER Klagenemnda skal behandle klager over enkeltvedtak som er fattet av kommunalt organ og hvor det ikke ved særlov er fastsatt særskilt klageorgan. Der det er slike spesialordninger, skal klagen ikke gå til det kommunale klageorgan, men til det klageorgan som følger av vedkommende lov. 4. SAKSBEHANDLINGEN Saksbehandlingen i utvalget skal skje i henhold til kommunelovens kapittel 6. 5. RAPPORTERING Klagenemnda avgir etter hvert kalenderår en rapport om sin virksomhet til formannskapet. 6. INNSTILLINGSRETT Rådmannen eller den han/hun bemyndiger har innstillingsrett til nemnda. Når rådmannen er inhabil etter kommunelovens § 40 pkt. 3c, kan annen instans i kommunen (f. eks. ordfører) eller utenfor kommunen (f. eks. en nabokommune) gis i oppdrag å forberede saken for nemnda. 7. SEKRETARIAT Rådmannen sørger for sekretariat for utvalget. Vedtatt av kommunestyret 19.12.2003, revidert 24.10.2007. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 26 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (9) Reglement for kommunestyrets valgnemnd
Nytt reglement gjeldende fra 27.03.2008. 1. VIRKEOMRÅDE Valgnemnda er opprettet etter kommunelovens § 10 som et forberedende organ til å fremme forslag til alle vesentlige valg og oppnevninger som kommunestyret skal foreta. Valgnemnda behandler ikke fritakssøknader med mindre det følger av lov for konkret oppnevningsformål. (Se for eksempel Domstolloven § 68.) Valgnemnda trer i funksjon først etter at kommunestyret har konstituert seg. 2. VALG OG SAMMENSETNING Valgnemnda består av gruppelederne og ordfører. Partiene velger personlige vararepresentanter for sine medlemmer. Møtene ledes av ordfører, eller i dennes fravær, av varaordfører. 3. ARBEIDSOPPGAVER Nemnda skal forberede og foreslå personer til de valg og oppnevninger som kommunestyret ber valgnemnda behandle, herunder også nyoppnevninger og valg som skjer i løpet av kommunevalgperioden. 4. SAKSBEHANDLINGEN Saksbehandlingen i utvalget skal skje i henhold til kommunelovens kapittel 6. Rådmannen og eventuelt de som møter på dennes vegne har møte og talerett i utvalgets møter. 5. SEKRETARIAT Rådmannen sørger for nødvendig tilrettelegging og eventuelt sekretariatsfunksjoner for nemnda. 6. GYLDIGHET/ENDRING Dette reglement er vedtatt av Gran kommunestyre 27.03.2008 ‐ sak 0024/08. Endring av dette reglementet kan kun foretas av kommunestyret. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 27 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (10) Retningslinjer for det politiske gruppeledermøtet i Gran kommune
Gjeldende fra ny valgperiode 24.10.2007. 1. Gruppeledermøtet er et rådgivende organ for ordføreren. Møtene skal være saksforberedende og skal ikke realitetsdrøfte politiske saker. Møtet skal legge grunn for en omforent arbeidsmåte og et godt samarbeidsklima. 2. Gruppeledermøtet består av lederne for hver av de politiske gruppene som er representert i kommunestyret. Ordføreren leder møtet. 3. Gruppeledermøtet sammenkalles når ordføreren finner det påkrevet, minst tre ganger hvert halvår, fortrinnsvis i tilknytning til ordinære møter. Ordføreren innkaller til møte. Innkalling skal som hovedregel følge vanlige rutiner, men sendes bare medlemmene ‐ med kopi til pressen. E‐post benyttes. 4. Formålet med gruppeledermøtet er:  Samordne det politiske arbeidet i kommunestyret, i formannskap, fast utvalg for plansaker og i øvrige nemnder og utvalg.  Drøfte mandat, oppnevning og sammensetning av politiske utvalg og drøfte rammer for utvalgets arbeid.  Utveksle gjensidig informasjon.  Gi innspill til den politiske dagsorden. 5. Det føres ikke referat fra gruppeledermøtet. Møtene er åpne for pressen. Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 27.03.2008 ‐ sak 0024/08. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 28 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (11) Reglement for godtgjøringer og andre økonomiske rammer for folkevalgtes arbeid i Gran kommune Revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015, sak 66/15 og 67/15. Kapittel 1: RAMMER 1‐1 Oversikt over reglementets dokumenter Dette reglementet omfatter følgende dokumenter: * Hoveddokumentet med de enkelte bestemmelsene vedrørende godtgjøringer med mer. * Tre faste vedlegg som presiserer hvem reglementet omfatter, beregning av de aktuelle satsene samt rutiner for utbetaling: 1. Oversikt over utvalgene fordelt på godtgjøringstype og oversikt over ledervervene fordelt på godtgjøringstype for leder. 2. Utregning av godtgjøringssatsene per 1.1.2011 3. Rutiner for utbetaling av godtgjøringer mm 1‐2 Fastsetting og regulering av godtgjøringene Godtgjøringene reguleres hvert fjerde år og fastsettes for kommende periode av avtroppende kommunestyre i siste vårsesjon i sittende kommunestyres periode. Satsene fastlegges som en prosentandel av ordførers årslønn, og reguleres slik: a. I kommunestyreperioden vil satsene bli justert automatisk etter lønnsutviklingen dersom ordførers godtgjøring er koblet til en stilling i kommunalt eller statlig avtaleverk. b. Dersom ordførers godtgjøring fastsettes som et kronebeløp gjeldende for hele perioden, følger satsene i prinsippet Statistisk sentralbyrås levekostnadsindeks. Godtgjøring til ordfører, varaordfører og ledere av faste utvalg regnes som en fast godtgjøring per år. Denne godtgjøringen skal justeres forholdsvis dersom lederen innvilges permisjon fra vervet. Øvrige godtgjøringer gjelder per møte – også i de tilfeller der det er flere møter samme dag. Dette kan fravikes ved møter som på kort varsel og med få saker sammenkalles i forkant eller etterkant av et møte som utvalgsmedlemmene også er innkalt til. Organet kan da vedta at det konkrete møtet ikke utløser møtegodtgjøring for de medlemmene som har møteplikt i begge møtene. 1‐3 Presiseringer Møtegodtgjøring etter dette reglementet skal utbetales uavhengig av om den folkevalgte får erstatning for tapt arbeidsfortjeneste, eller får erstatning for utgifter til nødvendig stedfortreder. Godtgjøringer utbetales etterskuddsvis, når ikke annet er sagt, halvårlig. Rutiner for innsending av krav, dokumentasjon og utbetaling framgår av vedlegg 3. Tapt arbeidsfortjeneste utbetales etterskuddsvis på grunnlag av innsendt krav. Det samme gjelder refusjon til arbeidsgiver, også i de tilfeller Gran kommune er arbeidsgiver. Rutiner for innsending av krav, dokumentasjon, foreldelsesfrist og utbetaling framgår av vedlegg 3. Satsene avrundes ved utregning opp til nærmeste hele 10 kroner. Gjeldende satser framgår av vedlegg 2. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 29 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
1‐4 Tolkning av reglementet og klageinstans Legitimasjons‐ og fortolkningsspørsmål som ikke avklares i administrasjonen, behandles av ordfører. Formannskapet avgjør prinsipielle saker. Avgjørelsen kan ikke påklages. Kapittel 2: GODTGJØRINGER 2‐1 Godtgjøring lederverv egne organer 2‐1‐1 Ordfører Ordfører godtgjøres som ombud på heltid. Godtgjøringen fastsettes av kommunestyret i henhold til Kommunelovens bestemmelser. Ordførerens godtgjøring fra 1.10.2011 og ut valgperioden fastsettes slik (K‐sak 68/11):  Ordførerens godtgjørelse fastsettes i samsvar med det lønnstrinn i statens lønnsregulativ som er nærmest den lønn dagens ordfører har, og skal følge de samme retningslinjene for regulering. Godtgjørelsen gir samme pensjonsrettigheter, og lik rett til sykepenger som for ansatte i Gran kommune. Godtgjørelsen utbetales 12 ganger i året, og gir ikke rett til opparbeidelse av feriepenger.  I styreverv hvor ordføreren er oppnevnt av kommunestyret skal eventuelle styrehonorarer utbetales til kommunen. Ordføreren oppebærer ikke godtgjøring for møter i kommunestyre og formannskap eller for komiteer/arbeidsgrupper hun/han deltar i. I tillegg meldes ordfører inn i KLPs pensjonsordning for folkevalgte eller tilsvarende. Ordførers godtgjøring utbetales med 1/12 hver måned som en del av kommunens ordinære lønnsutbetaling. Ordfører tilstås inntil 3 måneders etterlønn ved avgang dersom vedkommende ikke har en jobb å gå til. Får avgått ordfører arbeid før tre måneder er gått, faller etterlønn bort tilsvarende. Ordfører tilstås abonnement på en lokalavis, mobiltelefon etter kommunens reglement (og med bilmonteringsutstyr /“hands free”), skriver og internettilgang hjemme. 2‐1‐2 Varaordfører 1. Varaordfører gis 20 % frikjøp/godtgjørelse med 20 % av ordførerens godtgjørelse. Konkret avtale om frikjøp inngås med arbeidsgiver ved starten av kommunevalgperioden. Ved avtale om annen prosentandel enn 20 %, skal avtalen godkjennes av kommunestyret. Varaordfører tilstås inntil 3 måneders etterlønn ved avgang dersom vedkommende ikke har en jobb å gå til. Får avgått varaordfører arbeid før tre måneder er gått, faller etterlønn bort tilsvarende. 2. Varaordfører mottar særskilt godtgjørelse for varaordførervervet, tilsvarende 10 % av ordførerens godtgjørelse. Varaordførergodtgjøringen utbetales som fast godtgjørelse, med utbetaling hver måned, uavhengig av antall møter. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 30 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Varaordførergodtgjøringen kommer i tillegg til godtgjøringen for møter i kommunestyret, formannskapet og annen ordinær møtegodtgjørelse. 2‐1‐3 Leder planutvalg og leder kontrollutvalg Leder av planutvalget og leder av kontrollutvalget utbetales særskilt godtgjøring lik 2 % av ordførers godtgjøring. Ledergodtgjøringen utbetales fast, uavhengig av antall møter. Godtgjøringa utbetales halvårlig (jf. vedlegg 3). Denne godtgjøringen kommer i tillegg til den godtgjøringen som medlemmer av utvalget, eventuelt i tillegg til godtgjøringen for møter i kommunestyret. 2‐1‐3 Godtgjøring ledere øvrige kommunale nemnder og utvalg Ledervervet i øvrige faste eller definerte utvalg godtgjøres særskilt med lav eller høy sats avhengig av om utvalget er tildelt sekretær eller ikke, men uavhengig av utvalgets arbeidsmengde. * Lav sats (m/sekr.): 0,3 ‰ av ordførers godtgjøring pr møte i tillegg til møtegodtgjøring * Høy sats (u/sekr.): 0,6 ‰ av ordførers godtgjøring pr møte i tillegg til møtegodtgjøring Hvilke eksisterende lederverv dette gjelder framgår av listen i vedlegg 1b. Godtgjøring for lederverv i nye utvalg skal defineres samtidig som utvalget opprettes. Dersom ikke annet vedtas, gjelder lav sats. Denne godtgjøringen kommer i tillegg til den godtgjøringen som lederne mottar som medlemmer av utvalget. 2‐2 Godtgjøring møter egne organer 2‐2‐1 Godtgjøring til medlemmene i kommunestyret Kommunestyremedlem utbetales godtgjøring lik 0,2 % av ordførers godtgjøring pr møte. Møtende vararepresentant godtgjøres med 0,2 % av ordførers godtgjøring pr møte. Vararepresentant som er innkalt på enkeltsak, tilstås møtegodtgjøring etter 0,05 % av ordførers godtgjøring. Godtgjøringa utbetales halvårlig (jf. vedlegg 3). Kommunestyrets medlemmer får abonnement på Kommunal Rapport. 2‐2‐2 Godtgjøring til medlemmene i formannskapet og planutvalget Formannskapets og planutvalgets medlemmer utbetales lik 0,2 % av ordførers godtgjøring per møte. Godtgjøringa utbetales halvårlig (jf. vedlegg 3). Møtende vararepresentant godtgjøres med 0,2 % av ordførers godtgjøring pr møte. Vararepresentant som er innkalt på enkeltsak, tilstås møtegodtgjøring etter 0,05 % av ordførers godtgjøring. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 31 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
2‐2‐3 Godtgjøring til medlemmer i øvrige faste kommunale nemnder og utvalg Møter godtgjøres med høy eller lav sats etter arbeidsmengde:  Høy sats: 0,2 % av ordførers godtgjøring pr møte  Lav sats: 0,1 % av ordførers godtgjøring pr møte Møtende vararepresentant godtgjøres med samme møtesats. Vararepresentant som er innkalt på enkeltsak, tilstås møtegodtgjøring etter 0,05 % av ordførers godtgjøring. Hva som gjelder for eksisterende utvalg framgår av listen i vedlegg 1a. Godtgjøring for medlemmer i nye utvalg skal defineres samtidig som utvalget opprettes. Dersom ikke annet vedtas, gjelder lav sats. 2‐2‐4 Kommunalt ansatte og frikjøpte tillitsvalgte Kommunalt ansatte som deltar i møter som valgt medlem, utbetales møtegodtgjøring på lik linje med øvrige valgte medlemmer til kommunestyre, formannskap, nemnder og utvalg (godtgjøring for forberedelse på fritid). Dette gjelder ikke når vedkommende er valgt til utvalget i kraft av sin stilling og møtene holdes i arbeidstiden og forberedelsen til møtet er en naturlig del av den ansattes arbeid. Tilsvarende vurdering gjelder for frikjøpte tillitsvalgte og hovedverneombudet. 2‐3 Godtgjøring møter eksterne organer 2‐3‐1 Godtgjøring møter eksterne organer Møtegodtgjøring utbetales og eventuelle utlegg dekkes også for kommunestyremedlem som er oppnevnt som kommunens representant i utvalg hvor oppnevningen av de øvrige medlemmene tilligger annen myndighet. Dersom ikke annet vedtas, gjelder lav sats. Møtegodtgjøring, utgiftsdekning og tapt arbeidsfortjeneste utbetales ikke når representanten har godtgjøring fra utvalget vedkommende møter i. Dersom kommunestyremedlemmer etter invitasjon velger å delta på arrangementer, enten i kommunal regi eller av andre, ytes det hverken godtgjøringer, dekning av utgifter eller tapt arbeidsfortjeneste. 2‐3‐2 Godtgjøring oppdrag som representant for kommunen (jf. pkt. 3‐2) Pålagt enkeltoppdrag som krever særskilt krevende forberedelse kan av ordfører eller formannskapet (se over, punkt 1‐4) tilstås godtgjøring etter lav sats etter dette reglementet. Med pålagte enkeltoppdrag menes forespørsel den folkevalgte får fra ordfører eller organet selv om å utføre oppgaver. Pålagt oppdrag skal bekreftes med epost dersom det ikke foreligger vedtak. Denne dokumentasjonen skal følge søknad om møtegodtgjøring. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 32 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Kapittel 3: UTGIFTSDEKNING 3‐1 Tapt arbeidsfortjeneste Godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste skal gis når pålagt utøvelse av kommunale verv direkte medfører tap i egen inntekt. Refusjonen tar hensyn til om fraværet er hel dag; grensen går på over/under 4 timer fravær inkludert reise (under 4 timer er 50% eller “halv dag”). Rådmannen skal godkjenne fremlagt dokumentasjon på beregnet grunnlag for tapt arbeidsfortjeneste. Ved tvist vurderes dette i samsvar med reglementets punkt 1‐4. Godtgjørelse gis etter følgende satser (feriegodtgjørelse inkludert): 3‐1‐1 LEGITIMERT SATS 3‐1‐1‐A Lønnsmottakere Reelt tap dekkes mot legitimert dokumentasjon inntil en øvre grense tilsvarende 0,5 % av ordførers godtgjøring per arbeidsdag. Som legitimasjon godkjennes erklæring fra arbeidsgiver for trekk i lønn eller kvittering for utgifter til stedfortreder attestert av arbeidsgiver. Det kan avtales med arbeidsgiver at denne utbetaler ordinær lønn med samme begrensning (0,5 % av ordførers godtgjøring per møtedag) mot refusjon fra kommunen. 3‐1‐1‐B Selvstendig næringsdrivende Reelt tap dekkes mot legitimert dokumentasjon inntil en øvre grense tilsvarende 0,5 % av ordførers godtgjøring per arbeidsdag. Selvstendig næringsdrivende skal legge fram utskrift av ligningen. Tap per dag blir utregnet etter brutto årsinntekt (med fratrekk av godtgjøringer, kode 111‐A i lønns‐ og trekkoppgave fra Gran kommune) dividert på 260 dager. Som grunnlag for dekning av tapt arbeidsfortjeneste skal kun tas med inntekt som direkte påvirkes/ reduseres ved utøvelse av vervet. Følgende inntekter er i utgangspunktet IKKE å betrakte som grunnlag for beregning av tapt arbeidsfortjeneste: ‐ renteinntekter, pensjoner fra andre enn folketrygden, avkastninger og aksjeutbytte ‐ inntekt av prosentlignet bolig/ fritidseiendom ‐ næringsinntekt av eiendom i h.h.t. ligningsvesenets bestemmelser 3‐1‐2 ULEGITIMERT SATS Uten legitimasjon, men etter egenerklæring fra folkevalgte som ikke kan fremlegge nødvendig dokumentasjon for tap i inntekt, dekkes inntil 0,2 % av ordførers godtgjøring for full dag. 3‐2 Oppdrag som representant for kommunen Dersom medlem av folkevalgt organ blir valgt av utvalg eller bedt av ordfører om å representere kommunen ved eksterne møter, tilstås tapt arbeidsfortjeneste og reise‐ og diettgodtgjørelse etter dette reglementet. Det samme gjelder når folkevalgt deltar på kurs eller konferanser etter avtale med ordfører. (Jf. punkt 2‐3‐2) Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 33 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
3‐3 Omsorgsansvar Folkevalgte som har omsorgsansvar for barn, syke, eldre eller funksjonshemmede, får ved å dokumentere behov for tilsyn, utgiftsdekning på inntil 0,3 ‰ av ordførers godtgjøring pr time ut fra dokumentert omfang. 3‐4 Skyss‐ og kostgodtgjøring 3‐4‐1 Skyssgodtgjøring og bruk av bil i tjenesten Reiseutgifter til og fra kommunale møter dekkes etter kommunens reiseregulativ. Folkevalgt får dekket reiseutgifter til og fra hjem eller arbeidssted. Merutgifter utløst i forbindelse med skyssvalg til og fra arbeidssted på møtedagen, kan også refunderes. Folkevalgte som bruker bil i tjenesten får godtgjort dette i samsvar med kommunens reiseregulativ. Ordføreren har fullmakt til å godkjenne bruk av egen bil etter disse retningslinjene. Virksomhetsleder godkjenner bruk av egen bil for ansatt som er medlem av utvalg i kraft av stilling. 3‐4‐2 Kostgodtgjøring Folkevalgte får kostgodtgjøring etter dette reglementet i forbindelse med pålagt reise. Kostgodtgjøring utbetales ikke dersom det blir gitt kommunal eller annen servering på møtet. 2‐4‐3 Refusjon av godkjente utgifter Refusjon av godkjente utgifter som folkevalgte har i samband med møte‐ og reisevirksomhet for kommunen, skal utbetales straks dersom den folkevalgte ber om det. Ellers blir refusjon utbetalt ved første ordinære lønningsdag i kommunen. 4 TILRETTELEGGING FOR POLITISK ARBEID 4‐1 Ressurser politisk ledelse Ordfører kan gjøre avtale om fast møtetid innenfor de rammer som angis i dette punktet.  Varaordfører og leder av planutvalget: Møtetid inntil en hel dag per måned. Dette omfatter også deltakelse i ”overleveringsmøtet”.  Varaordfører: Et nærmere avtalt antall dager som nødvendig oppdekning av ordførers ordinære ferie. Det utbetales ikke ekstra godtgjøring for disse dagene Krav om tapt arbeidsfortjeneste eller refusjonskrav fra arbeidsgiver dekkes i samsvar med dette reglementet. Ordfører rapporterer bruk av denne ressursramma til kommunestyret i forbindelse med de ordinære tertialrapportene. 4‐2 Tilgang til digitalt politikersystem Nettbrett eller liknende med tilgang til digitalt politikersystem, gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i kommunestyret, formannskapet, planutvalget, eldrerådet, råd for funksjonshemmede, kontrollutvalget og leder og nestleder i ungdomsrådet. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 34 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Digitale politikerverktøy rapporteres til skattemyndighetene, etter gjeldende skatteregler for rapportering av elektroniske kommunikasjonstjenester. 4‐3 Kompensasjon til folkevalgte som er pålagt å benytte nettbrett med simkort Representanter som disponerer nettbrett i forbindelse med sine verv skal motta kompensasjon beregnet ut fra maksimal marginalskatt, pr 50,4%. Kompensasjonen utbetales som fast beløp til folkevalgte som er pålagt å benytte nettbrett med sim‐kort som digitalt arbeidsverktøy, med virkning fra 01.01.2014. For 2014 var satsen kr 4 400. 5 GODTGJØRING SÆRSKILTE OMBUD 5‐1 Overformynderiet Overformynderiets medlemmer godgjøres etter følgende satser:  Overformynder I (forretningsførende overformynder) tilstås en godtgjøring på 12 % av ordførers godtgjøring.; godtgjøringen utbetales med 1/12 hver måned som en del av kommunens ordinære lønnsutbetaling.  Overformynder II (kontrollerende overformynder) tilstås en godtgjøring på 3 % av ordførers godtgjøring; godtgjøringen utbetales sammen med øvrige godtgjøringer. Forretningsfører tilstås i tillegg et beløp til dekning av telefonkostnader etter kommunens telefonreglement. Rådmannen stiller 40 % sekretærressurs for overformynder. Regnskapsføring ivaretas av økonomiavdelingen. ‐O‐ Erstatter vedtak i Gran kommunestyre sak 124/00 (26.10.2000) og påfølgende revisjoner: Sak 43/01 (21.06.2001); sak 43/03 (11.12.2003); sak 82/07 (24.10.2007) og sak 24/08 (27.03.2008). Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 35 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (11) ‐ Vedlegg 1 A: Oversikt over utvalgene fordelt på godtgjøringstype Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. IKKE ajourført. Oppdateres.
Omfatter faste utvalg oppnevnt av kommunestyret per januar 2011. Oppdateres etter at det nye kommunestyret har fullført oppnevning av styrer, råd og utvalg. Utvalg som skal godtgjøres med høy sats for møtegodtgjøring er særskilt angitt; de øvrige følger lav sats. A Utvalg med fast godtgjøring (evt. i kombinasjon med godtgjøring pr møte)  (p.t. ingen) B Faste utvalg med godtgjøring pr møte (se vedlegg 2 for satser)  Kommunestyret  Formannskapet  Planutvalget  Ungdomsrådet  Administrasjonsutvalget  Kontrollutvalget (høy sats)  Eventuell politisk komite skal ved opprettelse gis konkret innplassering (høy/lav sats)  Gruppeledermøtet  Samordningsutvalget  Klagenemnda  Eldrerådet  Råd for funksjonshemmede  Valgnemnda  Utvalget for byggeskikkpris  Samordningsrådet for fisk og vilt  Takstutvalget  Skatteutvalg  Heimevernsnemnda  Sakkyndig nemnd eiendomsskatt  Sakkyndig ankenemnd eiendomsskatt C Utvalg med spesielle ordninger  Overformynderiet (fast godtgjøring for forretningsfører og “overformynder 2”) D Ad hoc‐utvalg (lista forutsettes holdt løpende a jour ) E Utvalg og organ som kommunestyret oppnevner medlemmer til 1) E1 Kommunens representant får godtgjøring pr møte  Representant i samarbeidsutvalgene i grunnskolen  Representant i barnehagestyrene  Årbokutvalget  Regionrådet for Hadeland  Valgting KLP  Årsmøte KS Oppland E2 Organ med egne ordninger/ingen ordninger  HRA  Forstanderskapet i Sparebank1 Gran  Stiftelsen Steinhuset  Styret for Vestoppland folkehøgskule  Innlandet Revisjon IKS  Gran ‐ Lunner interkommunale vannverk Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 36 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18







Rådet for Oppland Vaskeri AS Gran ASVO Krisesenteret i Hønefoss Hadelandprodukter Habiol AS Randsfjordforbundet AL Biblioteksentralen 1) Hovedregelen er at organ med egne budsjett skal dekke møtegodtgjøring, reiseutgifter og tapt arbeidsfortjeneste til alle medlemmer, dvs. også for kommunens representant. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 37 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (11) ‐ Vedlegg 1 B: Oversikt over utvalgene fordelt på godtgjøringstype for leder Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. IKKE ajourført. Oppdateres.
Omfatter faste utvalg oppnevnt av kommunestyret per januar 2011. Oppdateres etter at det nye kommunestyret har fullført oppnevning av styrer, råd og utvalg. Hvilke verv som skal godtgjøres med høy sats eller med lav sats er angitt. A Fast, særskilt godtgjøring  Varaordfører  Leder planutvalget  Leder av kontrollutvalget B Særskilt godtgjøring pr møte B1 Høy sats (utvalg uten sekretariat)  Samordningsrådet for fisk og vilt B2 Lav sats (utvalg med sekretariat)  Klagenemnda  Administrasjonsutvalget  Eldrerådet  Råd for funksjonshemmede  Ungdomsrådet (egen ordning)  Utvalget for byggeskikkpris  Takstutvalget  Skatteutvalg  Heimevernsnemnda B3 Politisk utvalg (høy eller lav sats avgjøres ved opprettelse)  (p.t. ingen) Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 38 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
SATSER FOLKEVALGTGODTGJØRING 2015 pr 01.06.2015* Reglementets pkt 1‐3 er brukt: Satsene avrundes ved utregning opp til nærmeste hele 10 kroner. Satsene beregnes i prosent av ordførers godtgjøring (fullt 885491 år) Beregningsgrunnlag: kr 885 491 SATS I PROSENT
BEREGNET SATS 2015
VERV pr 01.06.
SATS I KRONER Kommunestyre (KST), formannskap (FSK) og planutvalget (PU) ‐ godtgjøring enkeltmøte 0,20 %
1771 1780
Særskilt godtgjøring varaordfører* 10 %
88549 88550
Frikjøp varaordfører (20% av ordførerens godtgjørelse i tillegg til den særskilte godtgjørelsen)* 20 %
177098 177100
Særskilt godtgjøring til leder av planutvalget (PU) og leder av kontrollutvalget (KU) ‐ per år 2,00 %
17710 17710
Andre politisk utvalg – høy sats per møte Andre politisk utvalg – lav sats per møte 0,20 %
0,10 %
1780
890
1771 885 Særskilt godtgjøring leder av andre utvalg; per møte, lav sats Særskilt godtgjøring leder av andre utvalg; per møte, høy sats 0,03 %
266 0,06 %
531 270
540
Møtende vararepresentant per møte Møtende vararepresentant ‐ innkalt til enkeltsak (KST/FSK/PU) 0,20 %
1771 1780
0,05 %
443 450
Ungdomsrådet 0,05 %
443 450
0,50 %
4427 4430
0,20 %
1771 Max‐grense dekning legitimert tapt arbeidsfortjeneste (per dag) Max‐grense dekning ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste (per dag) 1780
Refusjon dokumenterte utgifter omsorgsarbeid (makssats pr time) 0,03 %
270
266 Stemmestyremedlem (beløp pr valgdag) Stemmestyreleder (beløp pr valgdag) Vara som trer inn i stemmestyret (beløp pr valgdag) Valgfunksjonær/assistent (beløp pr valgdag) 0,2 %
0,06%
0,2 %
Fast sats
1771 531 1771 500 1780
540
1780
500
*) Ny særskilt godtgjørelse og frikjøp/godtgjørelse til varaordfører ble vedtatt i kommunestyremøtet 18.06.2015, sak 66/15.
Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 39 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (11) ‐ Vedlegg 3: Rutiner for utbetaling med mer Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. IKKE ajourført. Oppdateres.
Både faste og tilfeldige møtegodtgjøringer utbetales halvårlig og etterskuddsvis. Utvalgsleder er i utgangspunktet ansvarlig for at møter og dermed medlemmers deltakelse i utvalgets møter kan dokumenteres.  For møtegodtgjøring i KST/FSK/PLU/GRL/ADM/KTR/ELDR/RFF/GRU baseres utbetaling likevel på protokollene.  For møtegodtgjøring i øvrige utvalg må representantene selv via utvalgsleder sende krav som dokumenteres med møtebok eller med utfylt "dagbokskjema" ‐ begge attestert av utvalgsleder. Krav om godtgjøringer for øvrige oppdrag i henhold til dette reglementet må dokumenteres med dato og formål. Dersom oppdraget ikke er dokumentert i møtebok, skal “utnevnelsen” dokumenteres med vedlagt epost fra ordfører. . Godtgjøringer utbetales slik:  Møtegodtgjøring for møter 1.11 – 31.5 utbetales sammen med ordinær lønnsutbetaling i juli.  Møtegodtgjøring for møter 1.6 – 31.10 utbetales sammen med ordinær lønnsutbetaling i desember.  Faste godtgjøringer med halvårsutbetaling utbetales likevel januar‐juni og juli‐desember.  Avregning av fravær/permisjoner (etter pkt. 1.3‐4 fjerde ledd) skjer samtidig med utbetaling.  Ved overgang mellom to valgperioder periodiseres faste godtgjøringer januar‐oktober og november‐ desember i valgåret. Den folkevalgte skal sendes krav om tapt arbeidsfortjeneste fortløpende, måned for måned. Dette gjelder bare når refusjon utbetales til den folkevalgte selv. Gjelder ikke for arbeidsgiveres refusjonskrav; her skal det avtales konkret rutine – med vekt på at en ved årsskiftet er så à jour som mulig. For politikere som er ansatt i Gran kommune skal krav normalt sendes måned for måned, og minimum pr halvår med samme periodisering gom for godtgjørelsene. Kravet skal kun spesifiseres med utvalg, møtedatoer og tidspunkt (fra – til). Kravet skal kun sendes etterskuddsvis, dvs. for faktisk deltakelse i avholdte møter. Kost‐ og reisegodtgjøring og dekning av utgifter skjer etter krav (slik reglementet pkt. 2.1‐3). Kjøregodtgjøring utbetales i utgangspunktet halvårlig. Kan kreves oftere om representanten ønsker det (pkt. 2.1). Frist for innsending av krav settes til 10.6 og 10.11. Foreldelsesdatoer for krav: 31.8. for krav for 1. halvår og 31.1. for krav som gjelder 2. halvår. Sekretariatet for rådmann og ordfører skal varsle i god tid om halvårlig frist for innsending av krav og underlag for godtgjøringer. Nødvendige skjema skal kunne fås i Kommunetorget eller lastes ned fra kommunens hjemmeside. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 40 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (11) – Vedlegg 4: Skjema for møtegodtgjøring for kommunale tillitsverv med mer. Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. IKKE ajourført. Oppdateres.
SKJEMA FOR ENKELTUTVALG (Det må fylles ut ett skjema per utvalg) Skjemaet sendes i h.h.t Reglement for godtgjøringer og andre økonomiske rammer for folkevalgtes arbeid i Gran kommune pkt. 1.15 minst en gang per halvår. Frist for innsending 10/6 og 10/11. Viser for øvrig til vedlegg 3 i reglementet. Innsendingsfrist er den 20. i hver måned for å komme med på utlønning neste måned. Kjøregodtgjøring og reiseregninger sendes på eget skjema som skal underskrives særskilt. Fra (navn med blokkbokstaver): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gjelder utvalg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . MØTEDATO MØTETID (fra ‐ til) MØTEGODTGJØRING TAPT ARBEIDS‐FORTJENESTE ANNET 3) 1)
2)
1)
2)
3)
Angis med J/N (Nei refererer til underforstått unntaksregel: Ved kort møte som tas i forbindelse med større møte kan utvalget vedta å avstå fra møtegodtgjøring. Forutsetter at det ikke er andre møter samme dag som også utløser samme refusjon. Angis som 1/1 for hel dag (mer enn 4 timer inkludert reise) og ½ for halv dag (inntil 4 timer inkludert reise). Se reglementets punkt 3‐1. Reglementets punkt 2‐4‐3 Utbetales til konto: Adresse: Personnummer: Sted/dato: Navn/underskrift: Attestasjon fra utvalgsleder: Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 41 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (11) – Vedlegg 4: Skjema for møtegodtgjøring for kommunale tillitsverv med mer. Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. IKKE ajourført. Oppdateres.
SAMLESKJEMA Skjemaet sendes i h.h.t Reglement for godtgjøringer og andre økonomiske rammer for folkevalgtes arbeid i Gran kommune pkt. 1.15 minst en gang per halvår. Frist for innsending 10/6 og 10/11. Viser for øvrig til vedlegg 3 i reglementet. Innsendingsfrist er den 20. i hver måned for å komme med på utlønning neste måned. Kjøregodtgjøring og reiseregninger sendes på eget skjema som skal underskrives særskilt. Fra (navn med blokkbokstaver): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . MØTEDATO UTVALGS‐
KODE MØTETID (fra ‐ til) MØTEGODT‐
1)
GJØRING TAPT ARBEIDS‐
3)
4)
Annet Attestasjon fra utvalgsleder 2)
FORTJENESTE 1)
2)
3)
4)
Angis med J/N (Nei refererer til underforstått unntaksregel: Ved kort møte som tas i forbindelse med større møte kan utvalget vedta å avstå fra møtegodtgjøring. Forutsetter at det ikke er andre møter samme dag som også utløser samme refusjon. Angis som 1/1 for hel dag (mer enn 4 timer inkludert reise) og ½ for halv dag (inntil 4 timer inkludert reise). Se reglementets punkt 3‐1. Reglementets punkt 2‐4‐3 Eventuelt henvisning til vedlagt utskrift av møtebok som viser oppmøte. Sted/dato: Navn/underskrift: Utbetales til konto: Adresse: Personnummer: Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 42 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (12) Representasjon i styrer råd og utvalg
IKKE ajourført. Oppdateres.
Kommunestyret oppnevner representanter til diverse eksterne styrer, råd og utvalg, i begynnelsen av ny valgperiode. Enkelte valg blir lagt fram i det konstituerende møtet, mens de fleste oppnevnes i en samlet sak i november evt. desember. Oversikten viser Gran kommunes politiske representasjon i styrer, råd og utvalg for valgperioden fra 2007. Det vises til Reglement for kommunestyrets valgnemnd, jf. kommuneloven § 10. Styrer, råd og utvalg 2007 ‐ 2011 Representanter / medlemmer
Barnehagestyrene 5 representanter og 5 vara Barnehage/grunnskole ‐ Oppvekstsentrene 2 representanter og 2 vara SU i Grunnskolen 10 representanter og 10 vara Bjoneroa Kulturbygg ‐ generalforsamling 1 representant og 1 vara Vestoppland folkehøgskole ‐ Årsmøte 2 representanter og 2 vara Gran kirkelige fellesråd 1 representant og 1 vara Gran Asvo ‐ generalforsamling 2 representanter og 2 vara Samordningsutvalget for fisk og vilt 5 representanter og 5 vara Hadeland Energi AS ‐ generalforsamling 1 representant og 1 vara Hadeland Energi AS ‐ styre 2 representanter og 2 vara Hadeland Kraft ‐ styre 1 representant og 1 vara Hadeland Kraft ‐ generalforsamling 1 representant og 1 vara HRA ‐ styre 1 representant og 1 vara HRA ‐ observatør til generalforsamling 2 representanter og 2 vara HABIOL ‐ generalforsamling 3 representanter og 3 vara HABIOL ‐ styre 1 representant og 1 vara HAPRO ‐ generalforsamling 2 representanter og 2 vara HAPRO ‐ kandidat til styre 1 representant og 1 vara Gran og Lunner interkommunale vannverk 2 representanter og 2 vara Jernbaneforum 1 representant og 1 vara KLP – valgting 1 1 representant og 1 vara KS Oppland ‐ fylkesmøte 3 representanter og 7 vararepresentanter 2 Krisesenteret i Hønefoss ‐ generalforsamling 1 representant og 1 vara Krisesenteret i Hønefoss ‐ styre 1 representant og 1 vara Oppland Vaskeri AS 1 representant og 1 vara Oslo og omland friluftsråd ‐ årsmøte 3 representanter og 2 vara Biblioteksentralen ‐ årsmøte 1 representant og 1 vara Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 43 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Randsfjordforbundet ‐ generalforsamling 2 representanter og 2 vara Randsfjordforbundet ‐ styre 1 representant og 1 vara Randsfjordmuseene ‐ generalforsamling 1 representant og 1 vara Takstutvalg 5 representanter og 5 vara Kommunal heimevernsnemnd 2 representanter og 2 vara Militær skjønnsnemnd 2 representanter og 2 vara Sakkyndig nemnd eiendomsskatt 3 representanter og 3 vara Ankenemnd sakkyndig nemnd eiendomsskatt 6 representanter og 6 vara Skatteutvalg 3 representanter og 3 vara Gran Sparebank ‐ forstanderskapet 4 representanter og 2 vara Innlandet Revisjon IKS – Kandidat til styret 1 kandidat Innlandet Revisjon IKS ‐ Representantskapet I representant og 1 vara Forliksrådet 1 representant og 1 vara 3 Overformynderiet Overformynder I og II og 2 vara 4 Stiftelsen Steinhuset ‐ styre 1 representant og 1 vara Utvalg for byggeskikkpris 3 representanter og 3 vara Årbokutvalg 2 representanter 1) Valgting for utsendinger til KLPs generalforsamling. 2) Ved valg av representanter til KS fylkesmøte skal det i følge KS benyttes samme regler som ved valg til Landstinget. Det vil si at Gran kommune skal velge 3 representanter, 1 vara for hver representant, og i tillegg 2 vara for hver gruppe. Ved valget i K‐sak 08/07 ble det totalt 7 vararepresentanter. 3) Lunner og Gran har felles forliksråd. For perioden 2008 – 2011 har Gran 1 leder/medlem og 1 vara. 4) Valg av overformynder reguleres i vergemålsloven kapittel 3. Overformynder I og II velges hvert annet år. (Internt organ, men tas med for oversiktens skyld.) Tidligere oppnevninger som er UTGÅTT: For ordens skyld gjøres det oppmerksom på at det ikke lenger skal velges representanter til følgende styrer, råd og utvalg: Landbrukets fellesråd, Liknings‐, overliknings‐ og fylkesskattenemnder, Stiftelsen Solheim, Stiftelsen Aktivitetshuset Orhagen, Trygg Trafikk, Tilflyttings og innkvarteringsnemnd, Torgstyrene.. -o-
Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 44 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (13) Reglement for folkevalgtes innsynsrett
Gjeldende fra ny valgperiode 30.10.03. 1. KOMMUNESTYRET OG ANDRE FOLKEVALGTE ORGANERS RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER 1.1 Kommunestyret, formannskapet og fast utvalg for plansaker har, som overordnede organer for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Faste utvalg og andre folkevalgte organer har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innen andre virksomhetsområder, når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. VEDTAK OM INNSYN 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Medlemmer i kommunestyret eller formannskapet kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jfr. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Faste utvalg og andre folkevalgte organer kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. 3. TIDSPUNKT FOR RETT TIL INNSYN 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er framlagt/utsendt til folkevalgt behandling. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen, gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. SÆRREGLER FOR INNSYN I TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER M.M. 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jfr. forvaltningslovens § 13 b nr. 2 og 4. 4.2 Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i, når disse er undergitt taushetsplikt eller unntatt fra offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Medlemmer av folkevalgte organer undertegner taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Når en sak behandles for lukkede dører, jfr. kommunelovens § 31, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene med mindre vedkommende organ bestemmer noe annet. 5. FRAMGANGSMÅTEN VED KRAV OM INNSYN ‐ FORHOLDET TIL ADMINISTRASJONEN 5.1 Henvendelser om innsyn skal behandles straks. Slike henvendelser skal skje til rådmannen. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 45 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling, bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l. 5.3 Ved klage på avslag om innsyn går klagen til ordføreren. ‐ o ‐ Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 27.03.2008 ‐ sak 0024/08. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 46 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (14) Reglement for eldrerådet i Gran kommune Revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 66/15. Saksbehandlingen i kommunale folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapittel 6, “Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer”. Reglement for kommunestyret legges, så langt det passer, til grunn for utvalgsmøtene. 1 Formål og oppgaver Eldrerådet er det rådgivende organ for Gran kommune i spørsmål som angår de eldre og deres situasjon. Eldrerådet er etablert ut fra bestemmelsene i ”Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd” av 8.11.1991 (nr. 76). 2 Sammensetning Eldrerådet har slik sammensetning: ‐ 3 folkevalgte representanter, med vararepresentanter. Av disse bør en ha plass i formannskapet. ‐ 4 alderspensjonister med vararepresentanter. 3 Saksbehandling Saksbehandlingen følger reglene i Lov om eldreråd og reglene for saksbehandling i kommunelovens kapittel 6. Rådmannen, eller den han/hun gir myndighet, har innstillingsrett til eldrerådet. Ordføreren har møte‐ og talerett, men bare stemmerett og forslagsrett dersom han eller hun er valgt medlem av eldrerådet. Rådmannen har møte‐ og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede. 4 Innkalling og møter Eldrerådets leder innkaller til møter i samråd med sekretæren. Regler for fastsetting av møter, sakliste, innkalling og møteledelse følger kommunelovens § 32. Utsendelse av møteinnkalling, publisering og kunngjøring av møtedokumentene følger ut over dette reglene for kommunestyret. Det samme gjelder representantenes taushetsplikt. Rådet skal ha minst 2 møter årlig. 5 Sekretariat Sekretariatet legges til kommuneadministrasjonen og sekretær utpekes av rådmannen. 6 Taushetsplikt Rådets medlemmer er underlagt lovbestemt taushetsplikt. (Jfr. Forvaltningslovens § 13.) 7 Årsmelding Like etter nyttår utarbeides en årsmelding som behandles av eldrerådet og oversendes rådmannen for videre politisk behandling i formannskap og kommunestyre. 8 Føring av møtebok Det føres møtebok fra rådets møter. Møteboka sendes digitalt til rådets medlemmer og møtende varamedlemmer, med frist for merknader. Påpekning av feil må meldes til møteleder innen fristen. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 47 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Protokollen legges ut på kommunens hjemmeside, når fristen for merknader er utløpt. Rådsmedlemmene som representerer organisasjoner, har selv ansvaret for å orientere sine organisasjoner. 9 Eldrerådet må følges opp med skolering av sine medlemmer for å løse den oppgave de er satt til. ‐ o – Vedtatt i kommunestyret 26.6.2003 i sak 0054/03. (Erstatter reglement vedtatt i Gran kommunestyre 19.6.1986 i K‐sak 73/86.) Revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 66/15. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 48 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (15) Reglement for råd for funksjonshemmede i Gran kommune Revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 66/15. Saksbehandlingen i kommunale folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapittel 6, “Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer”. Reglement for kommunestyret legges, så langt det passer, til grunn for utvalgsmøtene. 1 Mandat Råd for funksjonshemmede skal arbeide etter prinsippet om funksjonshemmedes deltaking og likestilling i samfunnet. Rådet skal medvirke til at samfunnsskapte barrierer blir fjernet, at direkte og indirekte diskriminering blir motarbeidet og mennesker med nedsatt funksjonsevne får tilgang til kommunale tjenester og nødvendig informasjon for at de skal fungere best mulig. Rådet skal arbeide for at Gran kommune skal bli universelt utformet slik at Gran blir en kommune for alle. Rådet skal holdes løpende orientert om kommunale saker som er viktige for mennesker med nedsatt funksjonsevne, og som er under planlegging og/eller arbeid. Rådet kan på eget initiativ ta opp saker til behandling, komme med forslag som kan bedre funksjonshemmedes livsvilkår og se til at vedtatte forslag blir fulgt opp. Rådet drøfter ikke enkeltsaker/individsaker. 2 Oppnevning og sammensetning Rådet skal ha 6 medlemmer med personlige varamedlemmer.  4 av medlemmene oppnevnes blant personer foreslått av funksjonshemmedes organisasjoner.  2 av medlemmene oppnevnes av kommunestyret. Rådet skal oppnevnes av kommunestyret for den kommunale valgperioden. Kommunestyret velger leder og nestleder 3 Møter Det utarbeides møteplan som vedtas av Rådet Rådet er vedtaksdyktig når minst 4 representanter er til stede. Innkalling, publisering og kunngjøring av møtedokumentene følger reglene for kommunestyret. Det samme gjelder representantenes taushetsplikt. Møteboka sendes digitalt til rådets medlemmer og varamedlemmer, med frist for merknader. Påpekning av feil må meldes til møteleder innen fristen. Protokollen legges ut på kommunens hjemmeside, når fristen for merknader er utløpt. Rådet kan innhente ekspertise til møtene når dette finnes nødvendig 4 Sekretariat Rådet skal ha fast sekretærfunksjon. Sekretæren plikter å holde Rådet underrettet om saker som kan ha interesse for Rådet, og er ansvarlig for føring av møtebok. 5 Økonomi Valgte medlemmer av Rådet for funksjonshemmede skal ha godtgjøring for arbeidet på samme vilkår som valgte medlemmer i kommunale utvalg Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 49 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Kommunestyret vedtar eget budsjett for Rådets virksomhet. 6 Årsmelding Kommunalt Råd for funksjonshemmede utarbeider årsmelding som forelegges kommunestyret. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 50 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (16) Retningslinjer for Gran ungdomsråd Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. MANDAT Gran ungdomsråd skal ivareta ungdommens interesser og tale ungdommens sak i Gran kommune. ARBEIDSOPPGAVER FOR GRAN UNGDOMSRÅD  Sette saker som angår ungdom på dagsordenen.  Motivere ungdom til engasjement i lokalsamfunnet, skole, fritid, kultur.  Gi innspill til politikere og administrasjon i saker som angår ungdom.  Fremme saker som angår ungdom i plan og økonomiarbeid i kommunen.  Behandle og evt. bringe videre saker fra enkeltungdommer eller grupper av ungdom.  Disponere evt. prosjektmidler.  Arrangere framtidsverksted e.l. åpen ungdomssamling en gang i året. VALG Ungdomsrådets medlemmer velges av og blant ungdom i alderen 15‐20 år bosatt i Gran kommune. Alle ungdommer mellom 15 og 20 år bosatt i Gran kommune kan foreslås som kandidater. Valget foregår om høsten etter skolestart, og valgperioden for Gran ungdomsråd er oktober – september. Medlemmene velges for 2 år. REPRESENTANTER Ungdomsrådet har inntil 14 faste representanter. Ved årlige valg suppleres det antall som er nødvendig opp til 14. Forfall til møtene må meldes i god tid, og forfallet må være begrunnet. Kommunestyret velger en av sine faste medlemmer som møter i ungdomsrådet som kommunestyrets kontaktperson. REPRESENTATIVITET De valgte medlemmene representerer alle ungdommer i Gran ‐ uavhengig av skole eller organisasjonstilknytning. LEDELSE AV UNGDOMSRÅDET Leder og nestleder velges av og blant ungdomsrådets medlemmer Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 51 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
MØTER Gran ungdomsråd har inntil 8 ordinære møter per år. Møtekalenderen koordineres med kommunestyrets møtekalender. Rådet er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er til stede – men uansett ikke med mindre enn 5 representanter til stede. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Ved likt stemmetall teller leders stemme dobbelt. GODTGJØRING FOR MØTER Representanter / vararepresentanter får godtgjøring for hvert møte de etter innkalling deltar på. Godgjøringen settes til halvparten av lav sats etter godtgjøringsreglementet, og reguleres sammen med øvrige godtgjøringer. TAPT ARBEIDSFORTJENESTE Det kan ikke kreves dekning av tapt arbeidsfortjeneste. MØTESEKRETÆR Rådmannen oppnevner møtesekretær for rådet. Nytt reglement fra 16.6.2011 (sak 68/11). Erstatter reglement av 11.10.2007. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 52 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (17) Tilrettelegging for folkevalgtes arbeid i Gran kommune Versjon 16.6.2011 – k‐sak 68/11. Det er per juni 2011 tilrettelagt slik for de folkevalgte og for partigruppene:  Reglement for folkevalgtes arbeidskår.  Møterute politiske møter.  Politiske møter i Gran fulldigitaliseres, dvs. at ingen sakspapirer sendes ut og trykkes opp med unntak av kart og reguleringsplaner. Møtene og sakspapirene skal være tilgjengelig for alle, de politiske organ skal speile befolkningen. Lov om likestilling og diskriminering sikrer at de med spesielle behov ivaretas og at det legges spesielt til rette for de som trenger papirutgaver eller materiell tilrettelagt på annen måte.  Partiene i kommunestyret skal ha tilgang til møterom på rådhuset. Møterom for gruppemøter i forbindelse med kommunestyremøtene føres inn fast som del av møteromsoppsettet for politiske møter. Ut over dette har partiene i kommunestyret tilgang til møterom er ledig og etter ordinær bestilling. Gruppeleder disponerer nøkkel. Ordninga omfatter ikke særskilt rett til andre møterom samtidig eller på andre tidspunkt; forespørsel om ledig/reservasjon må gå via Kommunetorget. Partienes behov har ingen forrang framfor allerede avtalt bruk.  Partiene skal så langt praktisk mulig få kjøpt bistand til større kopieringsjobber i administrasjonen.  Kommunestyret yter økonomisk støtte til partienes valginformasjon i forbindelse med kommunestyrevalget. Støtten utbetales ikke til det enkelte parti, men gis som tilskudd til fellesdistribusjon av partienes valgkampmateriell. Tilskuddets størrelse fastsettes i budsjettvedtaket for valgåret. Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 16.6.2011 – sak 68/11; erstatter vedtak 27.3.2008 ‐ sak 24/08. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 53 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (18)
Reglement for valgstyret
Gjeldende fra 1.1.2014 Saksbehandlingen i kommunale folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapittel 6, “Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer”. Reglement for kommunestyret legges, så langt det passer, til grunn for utvalgsmøtene. 1. VALG OG SAMMENSETNING Valgstyret har 9 medlemmer med varamedlemmer, personidentisk med formannskapet. Ordfører er leder og varaordfører nestleder i valgstyret. 2. ANSVARS‐ OG ARBEIDSOMRÅDE Valgstyret er et lovpålagt organ etter valglovens § 4‐1. Valgstyret er delegert myndighet (delegeringsreglementet 3‐1‐3) til å oppnevne stemmestyrer etter valglovens § 4‐2. Valgstyret oppnevner i tillegg assistenter («valgfunksjonærer») for valgperioden; supplering kan delegeres stemmestyrets leder. Valgstyret har det overordnede ansvaret for formell og praktisk tilrettelegging og gjennomføring av valgene. 3. VALGSTYRETS AVGJØRELSESMYNDIGHET Valgstyret fatter vedtak i saker hvor vedtaksmyndighet er lagt til utvalget gjennom lov, forskrifter med hjemmel i lov og kommunens eget delegeringsreglement. 4. VALGSTYRETS FASTE VIDEREDELEGERING 4‐1 Valgstyret oppretter et arbeidsutvalg for valgstyret, bestående av leder (ordfører), nestleder (varaordfører) og en representant for opposisjonen (som velges i valgstyrets første møte i valgperioden). Arbeidsutvalget velges for hele valgperioden. Arbeidsutvalget delegeres avklaring av mindre saker i siste fase av opptellingen, som behandling av for sent innkomne forhåndsstemmer, stemmegivninger hvor velger ikke står i manntallet, stemmesedler som mangler stempel eller hvor det ikke fremgår hvilket parti velgeren har stemt på. Valgstyret må likevel være tilgjengelig for å kunne innkalles igjen på kort varsel, i tilfelle det blir behov for å behandle prinsipielle saker. Godkjennelse av møtebok for valget og andre prinsipielle saker ligger til valgstyret selv. 4‐2 Valgstyret delegerer til leder å supplere medlemmer og varamedlemmer til stemmestyrene etter 1. juli. Fra samme dato er stemmestyrets leder delegert myndighet til å oppnevne assistenter («valgfunksjonærer»). 4‐3 Valgstyret delegerer til leder og rådmannen å godkjenne forhåndsstemmegivninger og å foreta kurante innføringer og strykninger i manntallet. 4‐4 Valgstyret delegerer til rådmannen ikke‐prinsipielle avgjørelser og praktiske oppgaver for gjennomføring av valgene, herunder:  Oppnevning av stemmemottakere ved forhåndsstemming, både ved ordinært stemmemottak på rådhuset og . Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 54 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
 Oppnevning av stemmemottaker til stemmemottak i institusjoner og stemmemottakere ved ambulerende stemmemottak.  Behandle søknader om ambulerende stemmegivning.  Oppbevaring av valgmateriell mellom første og andre valgdag.  Oppnevning av tellekorps på valgtinget. . 5. VALGSTYRETS MØTER Valgstyret skal ha møter når det selv har vedtatt det eller når valgstyrets leder eller minst tre av medlemmene ønsker det. Valgstyret blir vanligvis innkalt skriftlig med minst en ukes varsel. Saksdokumentene blir sendt medlemmene, varamedlemmer, rådmannen og revisjonen. Saksdokumentene skal også gjøres tilgjengelige for innbyggerne. Møtene skal kunngjøres. Valgstyret er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede under drøftelsene og avgir stemme i vedkommende sak. Vedtak blir gjort med vanlig flertall. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, avgjør leders (ordførers) stemme. Rådmannen og eventuelt den som møter på rådmannens vegne har tale‐ og forslagsrett i valgstyrets møter. Det skal føres møtebok. Reglene for føring av møtebok følger reglene for kommunestyret så langt det passer. For å godkjenne møteboka sendes et utkast av møteboka til valgstyrets medlemmer og varamedlemmer. Tilstedeværende medlemmer og møtende varamedlemmer i valgstyret bes om å komme med merknader innen 5 dager etter utsendelse. Møteboken legges også fram på neste møte, hvor godkjenningen protokolleres. Valgstyrets møter er åpne med mindre det er hjemmel for å lukke møtet, jfr. kommunelovens § 31. 6. SEKRETARIAT Rådmannen utpeker utvalgssekretær for valgstyret. 7. SAKSFORBEREDELSE Rådmannen er ansvarlig for at de saker som blir lagt frem for valgstyret er forsvarlig utredet. Utfyllende regler om saksbehandling mv., finnes i valgloven, kommuneloven og i forvaltningsloven. 8. KLAGE Klageadgangen for de spesifikke valgtemaene reguleres av valglovens § 6‐8, § 13‐1 og § 13‐2. 9. LOVHJEMMEL OG ENDRING AV REGLEMENTET. Dette reglementet er vedtatt med hjemmel i kommuneloven av 25.09.1992. Reglementet kan endres av kommunestyret etter at valgstyret og rådmannen har uttalt seg. Vedtatt av Gran kommunestyre 14.11.2013 ‐ sak 135/13. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 55 av 56 Dok .ref. 12/01853‐18
Handbok for folkevalgte (19)
Regler for valg av medlemmer og kommunikasjon
mellom kommunestyret og valgte medlemmer til
samarbeidsutvalgene i grunnskolen
Vedtatt i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 65/15.
1. De politisk valgte medlemmene til samarbeidsutvalgene i grunnskolen (SU) skal velges blant kommunestyrets faste medlemmer. 2. De politisk valgte SU‐medlemmene skal i tillegg til de faste SU‐møtene, innkalles til de årlige skolevurderingsmøtene, for den skolen de er valgt til. 3. Innkallinger og referater fra SU‐møtene på de ulike skolene, gjøres tilgjengelig for alle via skolenes hjemmesider. 4. Rektor gjennomgår samarbeidsutvalgenes rolle og skolenes felles satsningsområder, med de valgte medlemmene, jf. rundskriv av 20.09.2012 med kommunens retningslinjer for samarbeidsutvalg (SU) og skolemiljøutvalg (SMU) ved skolene. 5. De politisk valgte SU‐medlemmene avklarer med SU ved den skolen de er valgt til, ‐ hvilke saker det er viktig å gi tilbakemelding på, til kommunestyret. 6. Ordføreren innkaller de politisk valgte SU‐medlemmene og gruppelederne, til et årlig møte der tilbakemeldingene blir gjennomgått. Rektorene og grunnskolesjef inviteres til å delta i dette møtet. Gran kommunes Håndbok for folkevalgte er revidert jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 og 15.10.2015. Side 56 av 56