Informasjon til kunder tilknyttet databasen Agresso Drammen

Kundenotat 35/2015
Dato
Referanse
Informasjon til kunder tilknyttet databasen Agresso Drammen
Målgruppe
Kunder tilknyttet databasen Agresso Drammen (AgrDra).
Merk at følgende pilotkunder allerede er konvertert:
 DFØ
 Jernbanetilsynet
 NIFES
 Skatteetaten
Bakgrunn
DFØ ved Regnskapsavdelingen gjennomfører i 2015 “Rolleprosjektet” for å forenkle roller i
Agresso. Prosjektet vil levere en oversiktlig og robust rollepakke, der antallet roller vil være
vesentlig redusert. Ny løsning vil gjøre bestilling og administrasjon av tilganger i Agresso svært
mye enklere for både kundene og DFØ. Det vil også muliggjøre fremtidig bestilling av roller via en
web-løsning (DFØID).
Tidsplan
For å redusere risiko i prosjektet har vi valgt å foreta en gradvis utrulling:



pilotkunder ble konvertert den 16. juni
resterende kunder i Agresso Drammen konverteres 26. august
alle andre databaser vil bli konvertert ila. september
Konvertering av roller og brukere
Konverteringen foregår maskinelt:



Eksisterende roller blir konvertert til nye ved hjelp av en konverteringsmatrise.
Deretter blir eksisterende brukere konvertert, slik at de i størst mulig grad beholder de
tilganger de har pr. i dag.
For eksempel vil en bruker med MBASIS (gammel basis-rolle SC) vil få tildelt ABASIS (ny
basis-rolle SC). Samme bruker vil få tildelt ytterlige roller basert på andre roller
vedkommende hadde på konverteringstidspunket.
Det vil kunne forekomme enkelt avvik. Basert på erfaringene fra pilotfasen antas antall avvik å bli
lavt. DFØ vil i samråd med kundene fortløpende rette eventuelle avvik som blir oppdaget (se
under).
Kundenes kontroll etter konvertering
Side 2
I etterkant at konverteringen må kundene foreta en kvalitetskontroll av alle brukere, for å sikre at
brukerne har de tilganger de trenger – og at ingen har registreringsmuligheter de ikke skal ha.
Tilganger i Agresso skal være styrt av hvilke arbeidsoppgaver en bruker har og skal være i henhold
til økonomireglement. For eksempel bør normalt ikke samme bruker ha tilgang til både kunde/leverandørregister (BKUNREG/BLEVREG) og bokføring (BBOKFOR).
Kontrollen utføres ved å kjøre kontrollrapport XKR02:
Det er mulig å bruke firmakode* for å begrense søket, slik at man slipper å se brukere hos DFØ (0*, 3-*, 5-*, r-*) eller Riksrevisjonen (90*).
For å se hvem som har konkrete roller, legger man inn rolle-ID (det er maks 6 tegn i det feltet, så
bruk *-tegnet).
Kontrollrapporten, egne rutiner, arbeidsdelingsavtale med DFØ (se eget punkt)
Økonomireglementet danner grunnlaget for å avgjøre om brukere har for mye/for lite tilgang.
og
Arbeidsdeling mellom kunde og DFØ
Det understrekes at det er SLA-avtalene og annen dokumentasjon (særlig rutinebeskrivelser) som er
styrende for arbeidsdeling mellom kundene og DFØ, ikke hvilke tilganger den enkelte bruker har i
Agresso.
Forskjeller mellom ny og gammel løsning
En av de største forskjellene mellom ny og gammel løsning, er at basis-rollene gir flere synlige
menypunkter. Dette er særlig merkbar til Smart Client.
Side 3
For brukere som kun benytter noen få menypunkter anbefaler vi at de legger opp disse som
favoritter under ‘Egne menyer’, slik at de raskt og effektivt kan finne frem til dem.
Høyreklikk på ønsket menypunkt, velg ‘Send til  Egne menyer’.
Eksempel på fire menypunkter lagt til under Egne menyer.
Oversikt over de nye rollene
Her er en oversikt over de nye rollene, tematisk gruppert. Det er lagt vekk på at navn og innhold i
de nye rollene skal være intuitivt.
Alle må ha enten ABASIS eller CBASIS i bunn – uten disse vil ingen andre roller fungere.
BASIS-rollene er rendyrkede meny og spørre-roller. All registrering er flyttet til funksjonelle og
modulbaserte roller.
En ABASIS-rolle vil automatisk kreve tilgang til Citrix (samme som tidligere MBASIS). Kundene
trenger ikke bestille denne Citrix-tilgangen separat.
Navn
BASIS
ABASIS
Beskrivelse
Gir grunnleggende funksjonalitet i SC eller Self-service
ABASIS: Basis- og spørretilganger i Smart Client (SC)
Side 4
CBASIS
RBASIS
FUNKSJON
BBOKFOR
BFASTREG
BKUNREG
BLEVREG
MODUL
BANLEGG
BLOGISTIKK
BPLAN
BPROGKTID
BPROREG
BPROTID
ANDRE
BKUNANS
BAVTANS
BHOBGK1
BHOBGK2
CBASIS: Basis- og spørretilganger i Self-service (web)
RBASIS: Samlerolle for alle rapporttilganger
Gir tilganger til ulike registre og bokføring
BBOKFOR: Bokføring. Hovedbok, kunde og leverandørtransaksjoner
BFASTREG: Registrering faste register, begrepsverdier, mm
BKUNREG: Vedlikehold av registre i kundereskontro. IKKE bokføring
BLEVREG: Vedlikehold av registre i leverandørreskontro. IKKE bokføring
Gir tilgang til hele eller deler av moduler
BANLEGG: Modul (anlegg) - Registrering og spørring
BLOGISTIKK: Modul (logistikk) - Registrering, fakturering og spørring
BPLAN: Modul (planlegger) - Registrering og spørring
BPROGKTID: Modul (prosjekt) - Godkjenning av timer
BPROREG: Modul (prosjekt) - Vedlikehold av registre
BPROTID: Modul (prosjekt) - Timeregistrering
Andre typer tilganger
BKUNANS: Selger eller attestant kundefaktura. Gir ingen menytilganger
BAVTANS: Attestant leverandørfaktura. Gir ingen menytilganger
BHOBGK1: Hovedboksbilag, godkjenner 1. Gir menytilgang og arbeidsflyt
BHOBGK2: Hovedboksbilag, godkjenner 2. Gir menytilgang og arbeidsflyt
Datakontrollroller
Datakontrollroller (roller som starter med D) er ikke berørt av endringen.
Midlertidig prosedyre for endring/bestilling av tilganger
Endringer i roller/bestilling av nye tilganger sendes direkte til kundesenteret. Vi har utarbeidet et
skjema som kan brukes til dette formålet.
Nyansatte som skal ha tilgang til Agresso må fremdeles være opprettet i SAP for at de skal kunne få
tilgang til Agresso.
DFØID
De nye rollene er tilrettelagt for bestilling via web-skjema på DFØID-løsningen. Mer informasjon
om dette kommer. Inntil videre er det midlertidig prosedyre for endring/bestilling av tilganger som
gjelder.
Iverksettelse
DFØ kjører konverteringsjobben 26. august 2015. Det er planlagt nedetid fra kl. 1500.
Brukere vil være tilgjengelige med nye roller mvf. torsdag 27. august kl. 0800. Brukere vil måtte
logge inn i systemet på nytt for at tilganger skal være aktive.
Brukerstøtte
Feil meldes til RA Kundesenter som vanlig.
Kontaktinformasjon RA kundesenter:
Tlf. 407 67 157
E-post regnskap@dfo.no