Overordnet beskrivelse av fusjonsprosessen SiTel – SIBV

Overordnet beskrivelse av fusjonsprosessen SiTel – SIBV
Bakgrunn
Kunnskapsdepartementet (KD) har igangsatt en restruktureringsprosess av universitets- og
høgskolesektoren. I brev fra KD 19.6.2015 står det følgende: «Vi viser til kongelig resolusjon 19. juni
2015 om sammenslåing av Høgskolen i Buskerud og Vestfold og Høgskolen i Telemark. De to
institusjonene organiseres som en institusjon fra 1. januar 2016 med navnet Høgskolen i SørøstNorge. (…) Departementet er opptatt av at det etableres en enhetlig organisering av
studentvelferden for studentene ved Høgskolen i Sørøst-Norge og fatter på denne bakgrunn vedtak
om sammenslåing av Studentsamskipnaden i Buskerud og Vestfold og Studentsamskipnaden i
Telemark fra 1. januar 2016, jf. studentsamskipnadsloven § 2 annet ledd. Navnet på
studentsamskipnaden skal være Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge.»
Videre står det: «Departementet legger opp til at sammenslåingen rent praktisk skal gjennomføres
ved at Studentsamskipnaden i Telemark avvikles med virkning fra 1. januar 2016, og at alle dens
rettigheter, eiendeler og forpliktelser i sin helhet overdras til Studentsamskipnaden i Buskerud og
Vestfold som fra samme tid får navnet Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge.»
Det følger av prosessen at Hans Erik Stormoen er direktør for SSN fra 1.1.2016 samt at Stian
Flaaterud får en rolle som assisterende direktør.
Prosessens overordnede mål
Etableringen av den nye samskipnaden, Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge (SSN).
Hovedmålet med er å etablere en felles studentsamskipnad i Buskerud, Vestfold og Telemark. Det er
av stor betydning at prosessen gjennomføres på en måte som gir ro og sikrer kontinuitet og stabilitet
i organisasjonen. Det formelle, dvs. det som skal oversendes Foretaksregisteret, må være på plass
innen 1.1.2016. Videre skal ny felles administrasjon være på plass og operativ fra fusjonstidspunktet.
Den videre organiseringsprosessen kommer til å løpe kontinuerlig utover i 2016 og endringer
iverksettes så fort nødvendige vurderinger er endelig avklart. Alle prosesser skal være avsluttet og
tiltak iverksatt innen 1.8.2016
Arbeidet med etablering av den nye samskipnaden skal foregå i tett samspill med viktige aktører i
omgivelsene.
Prinsipper for organisering av prosessen
Følgende prinsipper legges til grunn for organisering av prosessen:






Både SiTel og SIBV skal være representert i alle grupperinger som nedsettes i prosjektet, der
dette er mulig.
Det skal være en balanse mellom SiTel og SIBV når det gjelder ledelse av arbeidsgrupper så
langt som mulig
Begge kjønn skal, der det er mulig, være representert i alle arbeidsgrupper
Sammensetningen av arbeidsgrupper skal for øvrig baseres på kompetanse
Det skal utarbeides tydelig mandater for alle arbeidsgrupper
Det skal utarbeides fremdriftsplaner med milepæler i alle arbeidsgrupper. Disse godkjennes
av direktør.


Deltakelse eller prosjektlederansvar i arbeidsgrupper gir ingen fortrinn til fremtidige
posisjoner i den nye samskipnaden, og oppnevnelse av prosjektledere skjer helt uavhengig av
vurderingen av innplassering i ny organisasjonsstruktur
Eventuelle endringer som vurderes skal vurderes ut fra hensynet til studentenes behov og
ikke regionale særinteresser
Vi skal aldri miste av syne at det er studentene vi er til for og at det er de som er våre kunder.
Organiseringen av prosessen med delprosjekter og arbeidsgrupper
Ledelse av
fusjonsprosessen
Hans Erik Stormoen
Delprosjekt 1
Fellesadministrasjon
Christian Berg
Delprosjekt 2
Organisering
Hans Erik Stormoen
Delprosjekt 3
Felles kultur/identitet
Stian Flaaterud
Delprosjekt 4
Stedsspesifikke
tjenester
Birgitte Sten
Ansvarsområde
økonomi
Arbeidsgruppe 1
Studenthelse- og
rådgivning
Mette Cecilie Anker
Ansvarsområde
bokhandel
Ansvarsområde HR
Arbeidsgruppe 2
Mat & Drikke
Birgitte Sten
Ansvarsområde
idrett
Ansvarsområde
Teknologi
Arbeidsgruppe 3
Studentbarnehager
Astrid Hegna
Ansvarsområde
Kommunikasjon
Arbeidsgruppe 4
Bolig- og
eiendomsdrift
Ola Kristian Dille
Ansvarsområde
Studentrelasjoner
Øverste ledelse av prosessen
Direktør Hans Erik Stormoen leder fusjonsprosessen og har overordnet ansvar for planlegging,
styring, ledelse og beslutninger. Direktør i SiTel Stian Flaaterud vil være en aktiv medspiller for
direktør i dette arbeidet sammen med øvrige prosjektledere og ledere for de forskjellige
arbeidsgruppene.
Direktør har følgende ansvar og oppgaver:

Utarbeide overordnet milepælsplan for prosessen






Etablere og gi mandat til arbeidsgruppene
Sikre fremdrift i prosessen
Sikre koordinering mellom arbeidsgruppene
Gi nødvendige avklaringer underveis i arbeidet
Sikre at formkravene til medvirkning blir ivaretatt
Kvalitetssikre arbeidsgruppeplaner opp mot prosessens overordnede mål, mandat,
prinsipper og fremdriftsplaner.
Koordineringsgruppe for prosjektet
For å sikre en gjennomgående informasjonsflyt opprettes det en koordineringsgruppe for fusjonen.
Gruppen ledes av Hans Erik Stormoen og består av ledere av delprosjektene samt ledere av de 4
arbeidsgruppene. Gruppen vil møtes 3-4 ganger før 1. januar for å sikre riktig fremdrift og sikre god
informasjonsflyt mellom de forskjellige delprosjektene.
Ledergruppe og drift fra 1. januar
Det vil etableres en ledergruppe for SSN fra 1. januar. Gruppen vil møtes ukentlig og ha følgende
sammensetning. Stian Flaaterud, Ola Kristian Dille, Birgitte Sten, Christian Berg, Økonomisjef og Hans
Erik Stormoen. Gruppens sammensetning kan endres etterhvert som organisasjonen utvikler seg.
Hans Erik
Stian
Christian
Ola Kristian
Birgitte
Økonomisjef
Studentsamskipnaden i Buskerud og Vestfold har i tillegg til sin ordinære drift også en
selskapsstruktur organisert gjennom flere aksjeselskap. Denne driften berøres ikke av fusjonen og
styres videre etter fusjonstidspunktet på samme måte som de styres pr. dags dato.
Delprosjekt 1: Administrative systemer og tjenester
Christian Berg vil fra 12.10.2015 ha det overordnede ansvaret for administrasjonen i SSN. Arbeidet
med å organisere tjenestene og fordele ansvar vil starte i løpet av uke 42. Dette arbeidet skal munne
ut i at administrasjonen for studentsamskipnaden i Sørøst-Norge er fullt operativ fra
fusjonstidspunktet. Administrasjonen må samtidig sørge for å ivareta løpende drift i begge
organisasjoner frem mot fusjonstidspunktet samt sørge for nødvendige årsavslutninger og andre
forhold i forbindelse med avvikling av SiTel som organisasjon per 31.12.2015. Alle ansatte som blir
berørt av etableringen av staben vil involveres gjennom samtaler i forkant av beslutning.
Denne gruppen får også som oppgave å se på de støtteordninger som i dag gjelder for studentenes
forskjellige organisasjoner, slik som studenthus, studentsamfunn og studentparlament.
Se figur 1 for ytterligere informasjon om hvilke oppgaver som tilfaller dette delprosjektet
Delprosjekt 2: Organisering av Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge
Delprosjekt 2 omhandler organisering av Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge. Den endelige
organiseringen av den nye samskipnaden skal være klar senest 1.8.2016. Det betyr at de to
nåværende organisasjonens driftsenheter, slik som bolig/eiendom, cafe/kantine, barnehage osv.
driftes som i dag fra 1.1.2016 inntil ny organisering av enheten er besluttet. En ny felles
administrasjon skal være på plass 1.1.2016, og dette arbeidet ledes av Christian Berg gjennom
delprosjekt 1. Utover arbeidet med administrasjonen har Hans Erik Stormoen det overordnede
ansvaret for organisering av SSN.
Delprosjekt 2 deles inn i 4 arbeidsgrupper. Virksomhetsområdene i de to nåværende samskipnadene
er fordelt på disse gruppene, og hver gruppe skal vurdere ulike modeller for organisering og på
bakgrunn av dette gi en anbefaling for valg av endelig organisering av hvert virksomhetsområde.
Nærmere mandat er beskrevet under hver enkelt arbeidsgruppe.
Det er valgt en person til å lede arbeidet for hver av de 4 arbeidsgruppene som opprettes. Det er
viktig at disse lederne har en felles forståelse av lederoppgaven i arbeidsgruppa, og at samtlige er
kjent med arbeidet og beslutningene som gjøres i de arbeidsgruppene de selv ikke leder eller er en
del av. Formålet med dette er å sikre en konsistens i de samlede anbefalingene.
Felles prinsipper for arbeidet i de ulike arbeidsgruppene:



Frigjøre seg fra fylkesinndeling som et organiserende prinsipp
Mental nullstilling fra dagens organisering og praksis
Arbeidsgruppene må være bevisste ift. at løsninger som velges skal kunne iverksettes på
samtlige campus
Delprosjekt 3: Felles plattform og identitet
Vi finnes fordi vi skal gi studentene relevante og gode studentvelferdstjenester og hovedformålet
med delprosjekt 3 vil være å finne ut av og skape en felles forståelse for hva den nye samskipnaden
skal identifiseres med. I dette arbeidet inngår visjon og overordnede mål, ambisjoner, kultur og
verdier som sammen skal danne grunnlaget for en strategisk plan for den nye samskipnaden i SørøstNorge. Møtepunkter for alle ansatte, slik som f.eks. faglige og sosiale samlinger på tvers av
campuser, er viktige elementer i dette arbeidet.
Mandat:
Utarbeide og iverksette arbeidet med å skape en felles kultur for alle medarbeidere i SSN.
Sammensetning/bemanning:
Ledes av Stian Flaaterud
Delprosjekt 4: Stedsspesifikke tjenester
Delprosjekt 4 omhandler tjenester som ytes til studentene som er stedsspesifikke og ikke er etablert i
begge organisasjoner per dags dato. Dette gjelder i skrivende stund drift av idrettssenter og
bokhandel som kun er etablert i Buskerud og Vestfold. Det bør i dette prosjektet gjøres konkrete
vurderinger av hvorvidt det skal iverksettes prosesser i forhold til disse tjenestene også ved
Campuser lokalisert i Telemark.
Sammensetning/bemanning:
Ledes av Birgitte Sten
Berører:


Bokhandel Kongsberg, Ringerike og Vestfold
Idrettssenter Drammen og Vestfold
Rapportering og dokumentasjon av fusjonsarbeidet
Det forventes at alle arbeidsgrupper fortløpende dokumenterer arbeidet i gruppa, og at
møtereferater og øvrig dokumentasjon distribueres til relevante ressurser samt til direktør. Lederne
for de respektive arbeidsgruppene har også ansvaret for å utarbeide en fremdriftsplan for
arbeidsoppgavene som er tillagt gruppa.
Innrapportering og arkivering
Erfaringsmessig arbeider alle ansatte på sin egen måte i forhold til dokumentasjon, arkivering og
organisering av filer. Derfor skal av hensyn til arkivering alle dokumenter som distribueres i
forbindelse med prosessen sendes med kopi til fusjon@studentsamskipnad.no.