Leirfjord kommune Kontrollrapport

Rapport om
forvaltningskontroll
Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd
Leirfjord kommune
STATENS HUS
Moloveien 10, 8002 Bodø
Telefon: 75 53 15 00
Telefaks: 75 52 09 77
Telefon:
Telefaks:
fmnopost@fylkesmannen.no
www.fylkesmannen.no/nordland
Rapport om forvaltningskontroll
Kontrollert kommune
: Leirfjord
Dato rapport
: 14.11.2014
Kontroll avholdt dato
: 16.10.2014
Gjennomført av
: Jostein Øvervatn og Regie Sjø
Kontrollert(e) ordning(er)
: Produksjonstilskudd
Saksnummer ePhorte
: 2014/6297
1. Sammendrag
Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen
landbruket i Leirfjord kommune den 16. oktober 2014. Tema for kontrollen var kommunens
forvaltning av tilskuddsordningen produksjonstilskudd i jordbruket, med fokus på kommunens
stedlige kontroll ute hos foretak og tilhørende miljøplan.
Hovedinntrykket er at landbrukskontoret i Leirfjord kommune i stor grad etterlever gjeldende
bestemmelser for tilskuddsforvaltning og føringer gitt fra sentrale landbruksmyndigheter.
Dette i forhold til produksjonstilskudd i jordbruket. Likevel ble det avdekket 4 avvik og 2
merknader under kontrollen.
Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen.
Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av
kontrollerte ordninger.
2. Grunnlag for kontrollen
Grunnlag for kontrollen er reglement for økonomistyring i Staten §§ 15, forskrift om
produksjonstilskudd i jordbruket § 11 og forskrift om miljøplan § 5, samt rundskriv fra tidligere
SLF (Statens landbruksforvaltning) som fra 1. juli 2014 har byttet navn til
Landbruksdirektoratet.
For søknadsomgang 20. januar 2013: Rundskriv 22/2012 fra SLF - kommentarer til reglene
om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 23/2012 fra SLF - saksbehandlingsrutiner.
For søknadsomgang 20. august 2013: Rundskriv 28/2013 fra SLF - kommentarer til reglene
om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 13/1-2 fra SLF - saksbehandlingsrutiner.
Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at tilskudd i landbruket blir forvaltet i samsvar
med forutsetningene. Forvaltningskontroll av kommuner er et virkemiddel i dette arbeidet.
Side 2 av 7
3. Gjennomføring av kontrollen
Forvaltningskontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang, der også kommunens
delegeringsreglement ble kontrollert. Kommunen var ute på 4 stedlige kontroller i august
2013 og 2 i januar 2014. Miljøplan fra de stedlige kontrollene ble vurdert av oss før
kontrolldagen ute hos kommunen.
Kontrolldagen bestod av:
-
et åpningsmøte for å snakke om kontrollens hensikt og omfang
intervju
gjennomgang av saksdokumenter for ordningen Produksjonstilskudd for
søknadsomgangene august 2013 og januar 2014
søknader fra 10 av 76 søkere ble undersøkt for begge søknadsomgangene
Til sist var det et sluttmøte for å oppsummere kontrollen og presentere funn
Jordbrukssjef
Konstituert ressurs- og utviklingssjef
Administrasjonssjef
X
X
X
X
X
X
X
Fagansvarlig kontrollør
Kontrolleder
X
X
X
X
X
X
Sluttmøte
Funksjon
Intervju
Navn
Fra kommunen
Arne Grimstad Blyseth
Asle Skog
Britt Jonassen
Fra fylkesmannen
Jostein Øvervatn
Regie Sjø
Åpningsmøte
Tabellen under viser en oversikt over personer som deltok under kontrollen og hvilke deler
av kontrollen de deltok på.
4. Generelt om kommunen
Leirfjord kommunes administrasjon er lokalisert på Leland. Ansvar for landbruksområdet er
delegert til administrasjonssjef, konstituert ressurs- og utviklingssjef, samt jordbrukssjef. For
søknadsomgangene august 2013 var det 82 jordbruksforetak som søkte om
produksjonstilskudd og for januar 2014 var det 76 foretak som søkte om produksjonstilskudd.
I 2013 ble det utbetalt i overkant av 34 millioner kroner i produksjonstilskudd og
avløsertilskudd til gårdbrukere i kommunen. Hittil i 2014 er det utbetalt i overkant av 26
millioner kroner i produksjonstilskudd og avløsertilskudd til gårdbrukere i kommunen.
Side 3 av 7
5. Kontrollområder
5.1 GENERELL KOMMENTAR
Saksbehandling
Etterspurte dokumenter ble lagt frem eller var tilgjengelig elektronisk.
Kommunen har utarbeidet rutinebeskrivelser for behandling av søknader om
produksjonstilskudd.
Enhetsleder behandler søknader der fagpersoner er inhabil.
Journalføring
For 2013 ble hver søknadsomgang journalført på en sak. Fra 2014 journalføres alle
søknader på ett saksnummer for begge søknadsomgangene. Kommunens
saksbehandlingssystem (ESA) er ikke et fullelektronisk system. Derfor blir deler av
dokumentene lagret i permer og andre deler blir lagret på sak i ESA. Planen er at det skal
være fullelektronisk fra og med 1. januar 2015.
Søknader levert kommunen i papirform blir alltid stemplet ved mottak og ført inn i
journalsystemet av arkivet. Elektroniske søknader skrives ut, legges i mappe og leveres
arkivet for journalføring. Journalføring gjøres som regel når alle søknader er mottatt. Alle
dokumenter finnes også i permer. Dette er ikke i samsvar med arkivlov. Endringer i søknad
ved saksbehandling og kontrollskjema etter stedlig kontroll lagres i permer.
All post stemples inn med dato og arkivet i kommunen legger dette inn i ESA.
Det er tilfeldig i forhold til søknader om produksjonstilskudd hva som blir journalført på sak av
e-poster.
For søknadsomgang august 2014 har 61 av 71 foretak søkt elektronisk.
Produksjonstilskudd
For søknadsomgangene august 2013 og januar 2014 er 10 av 76 søknader vurdert av
Fylkesmannen. Dette med utgangspunkt i utvalg til stedlig kontroll og fra feil- og
varselmeldinger i Wespa (saksbehandlersystem fra Landbruksdirektoratet).
Det er gode forklaringer i merknadsfelt i kontrollskjema, arkivert i permer etter stedlige
kontroller. Merknadsfeltet i Wespa blir ikke benyttet i alle saker. Se også avvik 1.
Stedlig kontroll
En risikobasert vurdering blir foretatt for hvilke foretak som velges hvert år. Dette ved å
kontrollere nye foretak for samtidig å få muligheten til å snakke om regelverk for landbruk. I
tillegg velges foretak slik at alle foretak blir kontrollert over tid.
Stedlig kontroll avtales muntlig på telefon en uke før kontrolldagen og kommunen informerer
om at kontrollen skal undersøke opplysninger i søknad. Fra søknadsomgang august 2014
har det også blitt sendt ut brev med informasjon om kontrollen, samt sjekklisten utarbeidet for
felles aksjon om salg av grovfôr for Nordland.
Side 4 av 7
Miljøplan
Ved kommunens stedlige kontroll blir alle dokumenter som tilhører en fullstendig miljøplan
kontrollert. En av søknadene ble trukket for mangelfull miljøplan ved søknadsomgang august
2013, men dette var feil og søker fikk utbetalt tilskudd etter klage.
Tips om misligheter eller økonomisk kriminalitet
Det er ikke fremlagt skriftlige rutiner.
Alle tips som kommunen mottar om ulovligheter blir undersøkt enten ved å ta en telefon til
foretaket tipset gjelder for å få høre hvordan saken er. Om nødvendig reiser kommunen også
ut og vurderer det tipset gjelder. Saken blir deretter behandlet ut fra den informasjon som
kommer inn.
5.2 REGISTRERTE AVVIK
Følgende avvik ble registrert ved forvaltningskontrollen:
Avvik 1
Varselmelding om økologisk areal i Wespa er ikke fulgt opp –
Gjelder org. nr. 989 978 217.
Referanse
Rundskriv 13/1-2 punkt 7. Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket
§ 5 ledd 3.
Kommentar
Gjelder varsel om at søker har fått tilskudd til karensareal i 2010 og ikke
søkt om tilskudd til økologisk areal i 2013.
Det er krav om økologisk drift de neste tre årene etter at det er gitt
tilskudd til karensareal, som vil si til og med søknadsomgang august
2013.
Kommunen burde kontaktet foretaket og evt. krevd tilskudd for
karensareal og økologisk areal tilbake og evt. vurdert avkorting.
Avvik 2
Ved kommunens stedlige kontroll ute hos foretak er det godkjent
miljøplaner fra to foretak som ikke hadde fullstendige miljøplaner
og det er ikke vurdert avkorting.
Referanse
Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket § 13 og forskrift om
miljøplan §§ 2,4 og 5, samt rundskriv 13/1-2 punkt 5.4.7 fra Statens
landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet).
Side 5 av 7
Kommentar
Gjødselplan for 2013 manglet hos begge foretakene og sjekkliste
mangler hos ett av foretakene – Gjelder org. nr. 998 521 912 og 971
170 948.
Det er følgelig gitt feil opplysninger om miljøplanen i søknadsskjemaet.
Kommunen skal da foreta et skjematisk trekk i tilskuddet, samtidig skal
det vurderes om produksjonstilskuddet skal avkortes ut over det
skjematiske trekket.
Kommunens begrunnelse for å godkjenne planene var at foretakene
ikke var ferdig med gjødselplanene før etter søknadsfristen for august
2013. Det ble av kommunen godkjent foretakenes gjødselplaner fra året
før.
Forskrift om miljøplan gjelder alle foretak som mottar
produksjonstilskudd, unntak er foretak som kun driver med
honningproduksjon.
Avvik 3
Utplukk til stedlige kontroller av færre foretak enn det som er fastsatt
av Landbruksdirektoratet.
Referanse
Rundskriv 13/1-2 punkt 5 fra Statens landbruksforvaltning (nå
Landbruksdirektoratet).
Kommentar
Kommunen skal plukke ut minst 5 prosent av foretakene som har søkt om
produksjonstilskudd til stedlig kontroll. Gjelder for søknadsomgang januar
2014. Der hadde kommunen vært ute på stedlig kontroll hos 2 foretak. Det
skulle vært minst 3,6 foretak (det vil si 4 foretak).
For søknadsomgang august 2013 hadde kommunen vært ute på stedlig
kontroll hos 4 foretak, noe som er tilstrekkelig antall.
Avvik 4
Manglende sporbarhet for vurdering og behandling av feilmeldinger i
Wespa. Kontrollskjema er arkivert på sak i permer hos kommunen –
Gjelder org. nr. 990 082 812.
Referanse
Rundskriv 13 1-2 punkt 4.1.8 fra Statens landbruksforvaltning (nå
Landbruksdirektoratet).
Kommentar
Kommentarfeltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er
gjort og hvordan søker er informert om rettinger. Ved lagring vil
saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for retting bli lagret som en del av
historikken til søknaden.
Side 6 av 7
5.3 REGISTRERTE MERKNADER
Følgende merknader ble registrerte ved forvaltningskontrollen:
Merknad 1
Delegering etter jordloven § 18 er ikke med i kommunens
delegeringsreglement.
Referanse
Kommuneloven § 6.
Kommentar
Kommunen vil oppdatere delegeringsreglementet nå i 2014 med virkning
fra 1. januar 2015. Ny organisasjonsstruktur fra 1. januar 2015.
Merknad 2
Landbrukssjefens kone har tidligere søkt om produksjonstilskudd.
Dette foretaket har aldri blitt valgt ut av kommunen til stedlig
kontroll.
Referanse
Rundskriv 13/1-2 punkt 5 og 8.1 fra Statens landbruksforvaltning (nå
Landbruksdirektoratet).
Kommentar
For å sikre legitimiteten til forvaltningen kan det være nyttig å
gjennomføre kontroller der det er spørsmål om habilitet.
Side 7 av 7