Departementenes sikkerhets

Departementenes sikkerhets- og
serviceorganisasjon
Hanne Cecilie Raaberg
12.11.2015
Kort om DSS
• Underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet
• Ca 800 ansatte fordelt på 6 avdelinger og to stabsenheter
• Drifter sak-/arkivløsning for 11 departementer + DSS
• Ca 3500 sluttbrukere
Vår visjon:
"Et attraktivt og effektivt byråkrati"
Resultater | Service | Sikkerhet | Profesjonalitet | Felleskap
Departementenes sikkerhets- og
serviceorganisasjons (DSS) formål er å være
regjeringens instrument for en effektiv, sikker
og fremtidsrettet departementsvirksomhet
Resultater | Service | Sikkerhet | Profesjonalitet | Felleskap
DepSak-faggruppe i IKT-avdelingen
Arbeidsområder:
• Rådgivning i gjeldende system og myndighetskrav for sak/arkivløsninger
• Organisering av felles faglig fora for alle departementene
• Drift og tilgjengeliggjøring av historiske data for departementene
• Leverandørkontakt og avtaleforvaltning
 Felles rammeavtale for deponering av uttrekk til RA
Resultater | Service | Sikkerhet | Profesjonalitet | Felleskap
Fokus: Effektivisering og prosesstøtte
• Integrasjoner mot relevante samhandlingsløsninger og
fagsystemer
• Utredning og oppfølging ved endring i rammebetingelser og
myndighetskrav som kan påvirke bruk eller løsninger
• Dialog med departementene og leverandører
- for å finne best practice og optimalisere bruk og
konfigurering
Deponeringsarbeid er tidkrevende
•
•
•
•
Rydding/klargjøring i historiske baser
Avklaringer med uttrekksleverandør
Koordinering mellom uttrekksleverandør og departement
Oppfølging av avtale
eArkiv effektiviserer deponeringen
• Færre mellomledd (DSS, leverandør)
• Raskere kontroll av data = høyere kvalitet
• Opprydding tas løpende og ikke når basen er klar for
deponering
• Sparer penger og tid
Utfordringer i dag
• NOARK 5-løsning basert på NOARK-4 – oppleves som rigid
og lite fleksibelt av sluttbrukere
• Fleksibilitet i løsning skaper ulike bruksmønstre mellom
departementer  standardisere
• Enkelte prosesser ikke godt nok støttet?
• Grensesnittet ikke (godt nok) tilpasset departementenes
prosesser
• Høye forventninger
Fremtidens løsning
•
•
•
•
DSS drifter en kjerne hvor alle departementene lagrer sine data?
DSS drifter en mellomlagringsløsning med automatisert avlevering?
Større fokus på integrasjoner ved nye anskaffelser - standardkrav
Mer fokus på saksbehandling og grensesnitt tilpasset
departementene og deres brukergrupper
 Alle prosesser må ikke gjøres i NOARK-løsningen, men lagring
ivaretas "i bakgrunnen"
10.03.2015
eArkiv sett fra DSS perspektiv
9
• Stort fokus på samhandlingsløsninger og alternative verktøy for
dokumentproduksjon
• Viktig fokus:
 Å komme med i prosessene eller bli involvert tidlig (nok) i anskaffelsesprosesser
• Bekymring:
 Ikke nok fokus på dokumentfangst og arkivering
• Drift av mellomarkiv i DSS kan gi økt forståelse for arkiveringskrav i
det daglige og ved nye anskaffelser
Takk for oppmerksomheten
Hanne Cecilie Raaberg
12.11.2015