oversikt tiltak og fremdrift

Handlingsplan for pasientadministrativt arbeid - status tiltak
Status pr:
juni 2015
Forbedringsområder og tiltak
SSHF KPH KIR MED MSK IKT EVD
Kommentar til status
Sist oppdatert
Vurderingsperioden
1 Rutinene for mottak av elektronisk henvisninger bør gjennomgås
a. Legge til rette for mottak av ø-hjelp-henvisninger
2
b. Gjenta informasjon om purringer/tilleggsinformasjon
3
Arbeides med. Legges som beslutningssak til ledergruppen. Deretter
implementering.
Informasjonen ble gjentatt til legekontor i januar 2015
c. Praksiskonsulentene kontakter de som kun sender henvisninger på papir
3
Det er løpende kontakt med de aktuelle legekontorene.
2
Det er avklart at legekontor kan kontakte SP direkte. Det er mer usikkert om
SP kan tilby de tjenestene som legekontorene har behov for.
d. Legekontaktpunkt opprettes hos enten SP eller SSHF
e. Samhandlingsnettside oppdateres med mer informasjon for fastlegene
3
f. Utarbeide rutine for håndtering av purringer og tilleggsinformasjon (kvalitetssikre eksisterende rutine)
3
Det kreves endring i eksisterende rutine for å ivareta håndtering av
tilleggsinformasjon.
2 Det gjennomføres tiltak for å sikre at alle henvisninger er ferdig vurdert innen 10 virkedager
a. Målsetting drøftes og forankres i klinikkmøtene og hos adm. enhetsleder/kontorleder
b. Månedlig nøkkeltall tas aktivt i bruk i avdelingene, inkl. andel innen 10 dager. Outliers overvåkes spesielt. Medisinsk
service overvåker svartid.
c.Seksjonsvis rapportering gjøres mer lesbar
d. Nøkkeltall inkl. andel innen 10 dager tas inn i mal for oppfølgingsmøter (klinikkenes møter med avdelingene og adm. dir
med klinikkene)
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
e. IKT sørger for å forenkle prosessen med innhenting av supplerende opplysninger ved å legge til rette for bruk av
elektronisk kommunikasjon
3
Dialogmelding vil kunne løse dette. Denne meldingen piloteres i Helse Vest
nå. Deretter skal Ahus pilotere/innføre først i HSØ. Innføringsløp deretter er
ikke fastsatt. Derfor usikkert når dette er på plass på SSHF.
1
3 Rutine for hvem som registrerer data i DIPS knyttet til rettighetsvurderingen bør gjennomgås
a. De somatiske klinikkene gjør en intern gjennomgang og ev. manuelle rutiner elimineres
b. KPH skriftliggjør kravet om at ev. registrering av sekretær skal gjøres samtidig, i teammøtet der vurderingen av
henvisningen gjøres
2
3
3
3
c. IKT tar ut rapport 1006381 for å kvalitetssikre at det ikke er merkantile som står i feltet ”ansvarlig”, to ganger pr. år.
Enheten bør gjennomgå sine rutiner i forhold til hva som er utgangspunkt for fastsettelse av forventet dato for pasienter
4 med behov for helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten. Det er svært viktig at denne tidsangivelsen som pasientene får er
realistisk, slik at de kan vurdere om det er aktuelt å benytte seg av fritt sykehusvalg
a. Hver avdeling gjør en gjennomgang av rutinene for vurdering av henvisning, og praksis for fristfastsettelse.
3
3
3
3
3
3
3
b. Vurdere å gjøre feltet ”Prioritet” til obligatorisk felt. Ferdig vurdert. Nåværende ordning opprettholdes.
c. Bruke rapport for antall og andel behovspasienter som ikke får time til forventet dato for oppfølging
3
Forbedringsområder og tiltak
SSHF KPH KIR MED MSK IKT EVD
5 Det bør innføres tiltak opp mot fastleger for å sikre tilstrekkelig informasjon i henvisningene
a. Det jobbes kontinuerlig med dette på avdelingsnivå og i regi av praksiskoordinatorene
b. Utarbeiding av behandlingslinje vektlegger krav til henvisningene. Det må påses at fastleger eller praksiskoordinatorer
involveres i utarbeiding av behandlingslinjer.
2
c. Se også tiltak 2e.
1
3
Ventetidsperioden
6 Rutine for utsendelse av informasjonsbrev til pasient og henvisende instans bør gjennomgås og følges opp.
a. Utarbeiding av ny rutine
3
b. Implementering ny rutine
3
3
3
c. Audit gjennomføring
3
3
3
2
2
2
3
3
3
7 Rutine for innkalling til time per telefon bør gjennomgås med hensyn til sporbarhet
a. Ny rutine for innkalling til time pr. telefon innarbeides i aktuell EKWeb rutine på foretaksnivå
3
b. Opplæring og utsjekk med avdelingene i at rutinen følges
8 Ventelistene bør benyttes aktivt i arbeidet med å få startet helsehjelpen enten innen frist eller forventet dato
a. Opplæring i hvordan bruke funksjonen Vis-Venteliste-Venteliste
b. Oppdatering av rutine for ventelistehåndtering
2
3
3
c. Vurdering av rutineendring for endring av planlagt tentativ dato. Avklart, vi opprettholder nåværende rutine
d. Presisering av linjeansvar og jobbe med holdninger
2
2
2
2
e. Beskrive ansvar i stillingsbeskrivelser
1
1
2
1
3
f. EVD utarbeider nye rapporter som angitt i handlingsplanen
Enheten bør sikre at både pasienter med rett til nødvendig helsehjelp og pasienter med behov for helsehjelp, får skriftlig
9
informasjon hvis fristdato eller forventet dato overskrides
a. Eksisterende rutine oppdateres
3
3
b. IKT sjekker ut hva er riktig praksis ved endring av tentativ dato
2
c. Opplæring - hver klinikk finner riktig arena
2
2
3
e. Opplæring av superbrukerne
Behandlingssperioden
10 Åpne henvisningsperioder uten ny kontakt
a. Inngår i ”Glemt av sykehuset”-indikatorene
3
b. Inngår i månedlig rapportering, ordinære nøkkeltall
3
c. Inngår i adm. årshjul, med ukentlig rutine for rydding
3
3
3
3
d. Inngår i standard presentasjon oppfølgingsmøter med avd. og klinikkene
3
3
3
3
e. Gjennomgått i klinikkmøtene
3
3
3
f. Opplæring flere ganger til ledere/sekretær 1
3
3
3
3
3
g. Inngikk i obligatorisk opplæring alle merkantile somatikken vinteren 2014
Kommentar til status
Forbedringsområder og tiltak
SSHF KPH KIR MED MSK IKT EVD
Kommentar til status
3
h. Påminning månedlig om å ta ut DIPS rapport D 7221
i. Klinikkstabene har egne møter med hver avdeling med gjennomgang av ”Glemt av sykehuset”-indikatorene. Hyppighet
og innretning på møtene varierer mellom klinikkene.
j. Ny utsjekk av at rutinen med uttak og oppfølging av rapport 1 gang pr. uke faktisk følges opp på hver poliklinikk, og av
hvem.
k. Et ressursspørsmål å sikre implementering av rutinen fullt ut, budsjett 2015
3
3
3
3
3
3
2
2
3
3
11 Det bør gis skriftlig informasjon til pasient når det settes opp ny tentativ dato (”ny kontakt”)
Se pnkt. 12
Ventelistene eventuelt arbeidsliste bør benyttes for å få pasientene inn til fastsatt forventet dato (tentativ dato). De
12
pasientene som ikke får time innen forventet dato bør informeres om dette.
Egne rutine for MSK.
a. Endring i eksisterende rutine (Ventelister – aktivitetsplikt/ informasjonsplikt); alle pasienter skal ha skriftlig informasjon
om tentativ time, og alle pasienter skal ha skriftlig informasjon dersom tentativ time må forskyves
2
b. Lage ny brevmal for informasjon til pasienten dersom tentativ dato ikke kan overholdes
3
2
c. God oppfølging av vis-venteliste-venteliste i behandlingsperioden
3
3
3
3
d. Informere om endringer i rutine/ny rutine
3
3
3
2
1
e. Ny rapport med oversikt over hvor mange som må vente ut over tentativ dato på kontrolltime/oppfølgende time
13 Rutinen for utsendelse av epikrise bør gjennomgås
a. Retningslinje utarbeides
3
b. Retningslinje implementeres
c. Alle aktuelle avdelinger gjennomfører i løpet av 2014 et forbedringsarbeid innen epikrisetid og innhold i epikrise og
poliklinisk notat
d. Måling av epikrisetid utvides til å omfatte 1 og 3 dager, samt etter to uker
3
3
3
3
2
2
2
3
3
e. Kopi av epikrise til pasient innføres som standard rutine ved alle somatiske avdelinger
f. KPH gjør en intern vurdering av innføring av kopi til pasient som standard rutine. Oppdatering pr.august: KPH innfører
kopi av epikrise til pasient som hovedregel, fom september 2014.
g. IKT-avdelingen utreder muligheten for å sende kopi til pasient elektronisk, via Digipost, Min journal eller lignende. Det
er avklart at det blir Min Journal.
3
3
3
3
3
2
2
b. Dersom avdelingen har kontakter med tentativ dato langt tilbake i tid ryddes disse samtidig.
c. Hver avdeling må innskjerpe rutinen med å sette inn tentativ dato (mnd) eller reell dato med en gang, basert på
vurderende leges vurdering, også ved sekundærhenvisninger
3
2
2
3
2
2
d. Avdelingene innfører ukentlig kontroll ved bruk av vis venteliste venteliste
3
2
2
h. Det sendes kopi av epikrise til legevakt der pasienten er henvist fra legevakt (papir inntil mulig elektronisk)
14 Rutinen for hva som skal registreres som start helsehjelp bør gjennomgås
a. Legge inn definisjon på Ventetid slutt i aktuell rutine
2
b. Lage egen rutine for registrering av Ventetid slutt
2
15 Enheten bør gjennomgå rutinene for avslutning av behandlingsforløpet og avslutte bruk av "blanke kontakter"
a. Hver avdeling må gå gjennom Vis Venteliste Venteliste. Avdelinger som bruker blanke kontakter må rydde disse
kontaktene. Frist: så snart som mulig, senest innen utgangen av 2014.
2
Det arbeides med å etablere lokalt prosjekt for MinJournal. IKT-avdelingen
leder prosjeketet.
3
De får kopi av epikrise elektronisk, men det sendes papirkopi parallelt siden
de ikke leverer elektroniske kvitteringer.
Forbedringsområder og tiltak
e. Dette tas inn i årshjulet som ny rutine
SSHF KPH KIR MED MSK IKT EVD
3
3
3
2
2
3
3
3
3
3
2
2
3
a. Fortsette med månedlig rapportering og overvåking
3
3
3
3
b. Ny rapport utarbeidet av IKT-avdelingen implementeres - forenkler oppfølgingen, også på ledernivå
3
3
3
3
3
3
3
f. Inngår i de avdelingsvise møtene med gjennomgang av ”glemt av sykehuset”-indikatorene
Kommentar til status
Data- og dokumentflyt gjennom det samlede pasientforløpet
Det bør etableres rutiner som sikrer at pasienter ikke avsluttes i DIPS før behandlingen er sluttført. Det bør videre innføres
rutiner som fanger opp disse pasientene hvis det likevel skulle skje
a. Rapport D-3616 «Åpne kontakter tilknyttet lukket omsorgsperiode» kjøres månedlig av avdelingene for å fange opp evt.
henvisningsperioder som er lukket feilaktig
b. Ventelisten i DIPS «Vis venteliste /venteliste» må kontinuerlig sjekkes for å se at det ikke står pasienter uten nytt
oppmøte (blankt på oppmøte)
Enheten bør gjennomgå og rydde opp i ikke ferdigstilte dokumenter så langt tilbake det vurderes som hensiktsmessig: åpne
17
dokumenter>14 dager og usignerte prøvesvar>14 dager
16
c. Fortsette med avdelingsvise møter hvert kvartal med gjennomgang av rapportene på detaljnivå
d. Bedre opplæring nytilsatte. Innarbeide gode holdninger og rutiner fra starten av.
3
Tatt ibruk av alle klinikker.
2
2
2
2
2
f. Gode rutiner på avslutning av arbeidsgrupper når medarbeidere slutter
2
2
2
2
2
g. Full implementering av nye rutiner krever ressursøkning. Dette må håndteres i budsjett 2015
2
2
2
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
e. Alle avdelinger må innarbeide gode rutiner på back-up ved fravær
2
18 Rutinene for den enkelte medarbeider bør gjennomgås, og det må sørges for at rapport 3966 (eventuelt tilsvarende
rapport(er)) tas ut regelmessig for å sikre at eventuelle nye ikke ferdigstilte dokumenter ikke blir liggende over tid
Rapport D9582 kjøres hver mnd av IKT-avdelingen og følges opp i avdelingene
Enheten bør gjennomgå rutinene for utskrift/utsendelse og at de løpende tar i bruk DIPS rapport 9382 (eventuelt
19
tilsvarende rapport(er)) for å fange opp eventuelle dokumenter som i fremtiden ikke blir skrevet ut og sendt
a. Rapport S-1013133 (erstatter D-9382) kjøres ukentlig av IKT og påminning sendes IKT-kontakter i klinikkene og admin.
enhetsledere/kontorledere til aktuelle klinikker.
b. Kjøring av rapport S-1013133 inkluderes i pasientadministrativt årshjul. Rapporten kjøres ukentlig.
c. Brukere som gjør feil følges opp. F.eks. behandlere som gjentatte ganger velger feil dokumenttyper, eller at man
godkjenner dokument før utskrift.
Det planlegges en ny metodikk for oppfølging av disse som er mer robust.
Det siktes mot å få dette implementert før sommeren.
2
2
2
2
2
d. Presisering av korrekt fremgangsmåte i opplæringspakke for behandlere og merkantilt.
Bruk av dokumenttyper vil bli presisert i kommende obligatorisk
grunnopplæring for DIPS brukere.
Styrings- og kontrollmiljø
20 For å styrke holdningene til styring og kontroll med det pasientadministrative forløpet, anbefales det en felles innretting fra
foretaksledelsen, samt at foretaket følger opp at forankringsaktiviteter finner sted på alle nivåer i foretaket
Se kap. 4.1 i handlingsplanen
a. Ny forvaltningsmodell for Dips/øvrig PAS må vedtas og implementeres uten unødig opphold
2
b. Overordnet policydokument for pasientadministrativt arbeid ved SSHF
3
c. Struktur for samarbeid Dips/PAS forvaltning - klinikkene; prøves ut i Medisinsk og Kirurgisk klinikk
Det anbefales at foretaket tydeliggjør og forankrer roller, ansvar og oppgaver i forhold til det pasientadministrative
21
arbeidet i og mellom linjen og staben
Vedtatt, og under implementering.
3
3
Forbedringsområder og tiltak
Inngår i arbeidet med ny forvaltningsmodell, i regi av fagdirektøren, delvis gjennomført gjennom utredningsarbeidet.
22
SSHF KPH KIR MED MSK IKT EVD
Kommentar til status
Vedtatt, og under implementering.
2
Innholdet i rollene som systemeier og systemansvarlig for DIPS bør tydeliggjøres og forankres i organisasjonen
Inngår i arbeidet med ny forvaltningsmodell, i regi av fagdirektøren
Vedtatt, og under implementering.
2
23 Reetablering av felles fora for behandling av spørsmål relatert til DIPS og forbedring av arbeidsflyt bør vurderes
3
KPH
Struktur for samarbeid Dips/PAS forvaltning - klinikkene; prøves ut i Medisinsk og Kirurgisk klinikk
Inngår i arbeidet med ny forvaltningsmodell, i regi av fagdirektøren
3
3
2
For å styrke ledere og medarbeidere sin kompetanse til å ivareta sine arbeidsoppgaver, anbefales det at det utarbeides
24
prinsipper for hvilken kompetanse den enkelte funksjon skal ha for å kunne anvende DIPS i sitt arbeid
Se kap. 4.3 i handlingsplanen. Punktene under gjennomføres i eget prosjekt ledet av Organisasjonsavdelingen.
a. Det utarbeides en retningslinje hvor krav til kompetanse for ulike profesjons-roller/ funksjoner i det
pasientadministrative systemet defineres
2
3
b. Stillingsbeskrivelser må inneholde krav til Dips-kompetanse, tilpasset de ulike rollene/funksjonene
c. For fast ansatte og langtidsvikarer stilles krav om at grunnleggende opplæring i DIPS skal være gjennomført før
skrivetilgang gis
1
1
1
2
1
2
2
2
2
2
d. Det stilles krav til vikarbyrå om at personell som leies ut har gjennomgått DIPS-kurs
1
e. Alle ledere skal gjennomføre DIPS basiskurs for ledere, for å sikre kompetanse på det pasientadministrative arbeidet
f. Det skal gjennomføres opplæring som sikrer nødvendig kompetanseheving og kompetanseutvikling for øvrige
medarbeidere
Videre anbefales det å sørge for opplæringstiltak for å sikre at den enkelte bruker av DIPS har tilstrekkelig
25
brukerkompetanse
Se kap. 4.3 i handlingsplanen. Punktene under gjennomføres i eget prosjekt ledet av Organisasjonsavdelingen.
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Dette arbeides med i pågående prosjekt. Dette tas inn som krav når det
inngås ny kontrakt(er) med vikarbyrå.
1
2
2
2
2
2
2
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
a. Det gjennomføres en revidering av alle aktuelle kurs i Dips
b. Så mye som mulig av den grunnleggende opplæringen i Dips legges over i e-læring, og klasseromsundervisningen Dips
basiskurs reduseres i lengde
2
c. Grunnleggende opplæring gis gjennom en kombinasjon av e-læring og klasseroms-undervisning
2
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
d. E-læring skal kunne tilbys gjennomført før tiltredelse (inntil tre uker før tiltredelse)
2
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
e. Grunnleggende klasseromsundervisning skal gjennomføres så fort som mulig etter tiltredelse
f. Grunnopplæringen skal gjennomføres selv om medarbeideren tidligere har jobbet ved annet sykehus som anvender
Dips
g. Den nye Dips/PAS-forvaltningsenheten har ansvar for gjennomføring av opplæringen. P.t. har IKT-avdelingen dette
ansvaret.
2
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
h. Grunnopplæringen skal tilbys hyppig og regelmessig, og tilpasses avdelingenes behov
2
i. Innhold og varighet av grunnleggende opplæring i DIPS skal beskrives for ulike områder, roller og profesjonsgrupper
j. Enkelte kurs må være obligatoriske repetisjonskurs
2
2
2
3
1
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Det er utarbeidet kompetansemål for behandlere, pleiere og merkantile.
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
Forbedringsområder og tiltak
k. Det opprettes målrettede og temabaserte kurs til ulike personellgrupper etter kartlegging av behov. For merkantile
medarbeidere bygges det videre på den første runden med obligatorisk opplæring som ble gjennomført i somatikken
vinteren 2014.
m. E-læring må utnyttes bedre og etableres som en standard
n. Gjennomført opplæring i Dips skal dokumenteres i GAT. Ledere må få regelmessig oversikt over hvem som har
gjennomført kurs i sin enhet.
o. Superbrukerne skal inneha utvidet kompetanse i DIPS og være daglige brukere av systemet. Superbrukerne skal delta i
årlige superbrukersamlinger
SSHF KPH KIR MED MSK IKT EVD
Kommentar til status
Kurs for merkantile gjennomføres august 2015.
2
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
2
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
1
Dette arbeides med i pågående prosjekt.
2
3.2.2 Målsettinger og risikovurderinger
Det anbefales at det settes mål- og resultatkrav mellom alle ledelsesnivåene slik at det blir gjennomgående styring og
26 oppfølging helt ut i virksomheten (”ledelse helt ut”). Målene som fastsettes på det enkelte nivå må være konsistente,
tydelige og klare. Det bør eksempelvis utarbeides et klart og tydelig mål for den pasientadministrative prosessen som
helhet, ettersom denne er en sentral gjennomgripende prosess som berører hele organisasjonen på alle nivå.
Se kap. 4.1 i handlingsplanen
3
Overordnet policydokument for pasientadministrativt arbeid ved SSHF
3
Det anbefales at det gjennomføres risikovurderinger for det enkelte nivå og aktuelle tiltak må iverksettes på bakgrunn av
27 dette. Dette for å identifisere, vurdere og håndtere både foretaksovergripende (eksempelvis den pasientadministrative
prosessen som helhet), klinikk-, avdelings- og enhetsvise utfordringer/risikoer
Se kap. 4.4 i handlingsplanen
Inngår i årlig risikovurdering på foretaksnivå
Det anbefales at det utarbeides virksomhetsplaner/handlingsplaner på de ulike nivåene som tydeliggjør hvilke tiltak som
28
skal prioriteres (med utgangspunkt i risikovurderingene) for å sikre måloppnåelse
Inngår i felles handlingsplan
3
3
3
3.2.3 Tiltak for å ha styring og kontroll
29
Det anbefales at foretaket iverksetter tiltak for å sikre ensartet bruk av prosedyrer og rutiner for det pasientadministrative
arbeidet
Se kap. 4.2 i handlingsplanen. Gjennomføres som eget prosjekt ledet av IKT-avdelingen v/rådgiver Leif Steinar Brådland
3
Eksisterende pasientadministrative prosedyrer er identifisert og
kategorisert. Konkret rydding i eksisterende prosedyrer vil være en løpende
aktivitet i samarbeid med klinikkene og systemeier.
3
a. rydde i allerede eksisterende prosedyrer for pasientadministrativt arbeid
b. lage et system for framtidig forvaltning av prosedyrer for pasientadministrativt arbeid, inklusive standardisering av
format og formidling
Konsernrevisjonen anbefaler at arbeidsdelingen med Sykehuspartner i forhold til jevnlig oppfølging av de ansattes
30
tilgangsrettigheter avklares og inntas i tjenestebeskrivelsen
a. Presisert ansattes ansvar og oppgaver knyttet til å avslutte uferdige arbeidsoppgaver ved permisjon og avsluttet
arbeidsforhold i EK Web rutine «Arbeidsflyt i DIPS - ansvar og oppgaver – SSHF».
b. Opprettet/avklart avdelingsvise arbeidsmapper som Sykehuspartner overfører eventuelt «ikke avsluttede
arbeidsoppgaver» til. Dermed kan brukerne avsluttes uten forsinkelse når de slutter/går i permisjon.
c. Sykehuspartner gjør uttrekk knyttet til brukere som har sluttet eller gått ut i permisjon fra Personalportalen/PAGA en
gang i måneden. Dette brukes for å sikre at alle ansatte det gjelder også har fått inaktivert sin DIPS tilgang
Prosedyre for utarbeidelse og revidering av pas.adm. prosedyrer er
utarbeidet.
3
3
3
3
Forbedringsområder og tiltak
SSHF KPH KIR MED MSK IKT EVD
d. Etablert rutiner hos Sykehuspartner for å sikre at alle brukerroller, rekvirentkoder, timebøker, arbeidsgrupper m.m. blir
avsluttet ved permisjon/avsluttet arbeidsforhold.
3
e. Ved innføring av BT, gitt Sykehuspartner opplæring og utarbeidet rutiner for tilgangskontroll
3
2
f. Revidere lokal DIPS tjenestebeskrivelse om jevnlig oppfølging av de ansattes tilgangsrettigheter.
Det anbefales at rutinene for å melde feil og mangler i forhold til det pasientadministrative arbeidet, gjennomgås og
31
kommuniseres til de ansatte
Oppstart september, med gjennomgang samling kontorledere somatiske avdelinger, vil bli fulgt opp med vurdering av nye
kategorier osv
2
Etablere rutine "Pasientadministrativt arbeid - melding av avvik"
2
Tilrettelegge for ny kategorisering av TQM-meldinger fra 1.1.2015
2
Informasjonskampanje i klinikkene for nye melderutiner og for å øke meldekulturen
Det anbefales at det på foretaksnivå vurderes etablert styringsparametere/indikatorer som monitorerer pasientflyten på en
32 tilstrekkelig måte. Det må her tydelig fremgå hvem som skal ta ut hva av rapporter, hvor ofte dette skal gjøres og hvem som
har ansvar for å følge disse opp
2
2
1
3
Nøkkeltallene
Egen prosedyre med oversikt over rapportene, samordning av årshjulene med mer, tainn tiltakene fra i dag
Det lages en definisjonskatalog som beskriver alle måleparametrene med tilhørende målsettinger
Det anbefales tiltak for å styrke ledernes kompetanse på det pasientadministrative arbeidet, slik at de settes i stand til å
33
ivareta sitt kontroll- og oppfølgingsansvar på en tilfredsstillende måte
Se punkt 24 e
Kommentar til status
2
2
1
1
Dette arbeidet er ikke påbegynt enda.
1
Oppfølging
34
Det anbefales at linjeledelsen har en systematisk oppfølging og gjennomfører nødvendige tiltak for å sikre etterlevelse av
lover og regler, oppnå interne mål, sikre riktig styringsinformasjon m.v.
Se kap. 4.1 i handlingsplanen
Videre anbefales det en enhet i staben som får et tydelig ansvar i forhold til ”controlling” innenfor foretakets
kjerneoppgaver (pasientbehandling m.v.). I dette ligger oppgaver med å planlegge og iverksette konkrete kontrollaktiviteter
35
basert på risiko og vesentlighet for å fange opp, behandle og sørge for at feil, mangler og styringssvikt i linjen, både meldes
og korrigeres.
Ny rutine "Kvalitetsovervåking av pasientadministrative prosesser" utarbeides. Denne presiserer ansvarsforholdene for
overvåking av kvalitet.
Rutinen implementeres som en del av arbeidet med ny forvaltningsmodell
Det etableres et årshjul for kvalitetsovervåking som synliggjør alle kontrollaktiviteter, rapporteringer, revisjoner av
indikatorer og revisjon av målsettinger
Til slutt anbefales det en systematisk rapportering av feil og mangler på det pasientadministrative arbeidet iverksettes i
36 foretaket. Det bør vurderes hvordan meldte feil og avvik kan brukes som grunnlag for læring og forbedring i det
pasientadministrative arbeidet.
Se punkt 31
2
3
2
2
2
Overordnet dokument for styring og kontroll er utarbeidet, men ikke årshjul.