Aktivitetsplan 2016-2018

MÅL
AKTIVITET/ÅTGÄRD
(Vad?)
ANSVARIG
(Vem?)
RESURS
(Vilka?)
TIDPLAN
(När?)
Övergripande mål
Vid NVS bedrivs forskning, forskarutbildning
och utbildning på grund- och avancerad nivå
med högsta kvalitet
Vid NVS skapas en attraktiv, kreativ och
jämställd arbetsmiljö där kompetens
uppmärksammas och tas till vara
Medarbetare
Övergripande mål: NVS ska ha tillgång till
medarbetare med adekvat kompetens för sina
arbetsuppgifter med möjlighet att verka i en
inspirerande och kreativ miljö som bidrar till
arbetsglädje
Tillgång till lärare/forskare med den
pedagogiska, vetenskapliga och ämnesmässiga
kompetens som motsvarar
utbildningens/forskningens behov
Årlig genomlysning av behov av strategiska rekryteringar Prefekt och sektionschefer
Stimulera inrättandet av förenade tjänster
Prefekt och ledningsgrupp
Rekrytera professorer inom allmänmedicin, arbetsterapi,
experimentell forskning om mekanismer bakom
neurodegeneration, fysioterapi, klinisk geriatrik och
omvårdnad
Rekrytera biträdande lektorer inom framför allt
allmänmedicin, arbetsterapi, fysioterapi och omvårdnad
Synliggöra positiva förebilder tex på hemsidan
Stärka det akademiska ledarskapet (forskning
och utbildning)
Tydliggöra uppdragen genom tydliga kravprofiler.
Vikta ledarskapsmeriter tyngre vid rekrytering
Stödja chefer på alla nivåer i deras ledarskap och
stimulera dem att gå ledarskapsutbildningar
Vid rekrytering till förtroendeuppdrag på institutionen
skall institutionen ha processer som är öppna och tydliga
för verksamheten (ex vid rekrytering av sektionschef,
studierektor m fl).
Vid all rekrytering inkludera institutionens HR-personal
Prefekt och sektionschefer
Prefekt och sektionschefer
Kommunikatör och
sektionschefer
Löpande
Löpande
Allmänmedicin vt-16,
experimentell forskning vt-16,
fysioterapi vt-17, klinisk
geriatrik ht-16, omvårdnad vt17, arbetsterapi vt-17
Ht-16, beroende på när
tjänstebeskrivning definieras
Löpande
Prefekt och sektionschefer
Prefekt och sektionschefer
Sektionschefer och
administrativ chef
Löpande
Löpande
Prefekt
Administrativ chef och
sektionschefer
Löpande
Löpande
Löpande
UPPFÖLJ- RESULTAT/MÅLU
NING
PPFÖLJNING
(Hur?)
Identifiera blivande ledare bland medarbetare samt
identifiera behov av kompetensutveckling för nuvarande
och blivande ledare
Tillgång till adekvat administrativt stöd till
institutionens forskare och lärare
KIs karriärtrappa för forskare och lärare
synliggörs på NVS
Tillgång till kompetenta och motiverade
doktorander
Samtliga yrkesgrupper vid NVS skall ha
tillgång till en god arbetsmiljö
Kartlägga och kompetensutbilda administrativ personal
Ta fram tydlig och adekvat kravprofil till administrativa
tjänster
HR-personal bör delta vid intervjuer
Kartlägga om NVS IT minskat behovet av externa ITkonsulter
Utvärdera kvaliteten på NVS IT stöd när stödet funnits i
ett år
Följa upp Samordnad IT-projektet så att utlovade
leveranser erhålles
I dialog med KI centralt se till att introduktion av olika
system (exvis PingPong/Ladok) ges i tidsmässigt samband
med anställning
Delta i arbetet på KI centralt med karriärvägar för olika
yrkesgrupper
Ge tydlig information på NVS hemsida och visa goda
exempel
Se till att NVS finns representerad i strategiska
bedömningsgrupper för forskar- och läraranställningar
utlysta på KI centralt
Delta i arbetet på KI centralt med karriärtrappa för lärare
Säkerställa att doktorander rekryteras i konkurrens genom
att fortsatt implementera och utveckla
rekryteringsprocessen
Informera handledare att HR-representanter bör delta som
stöd vid anställningsintervjuer
Genomföra en översyn av fördelningen av doktorander
med KI som huvudarbetsgivare och doktorander med
annan arbetsgivare samt doktorander på externa stipendier
Se till att representanter från olika yrkesgrupper finns
representerade i institutionsråd och skyddsombud i
arbetsmiljögruppen vid institutionen
Skapa lokal arbetsmiljögrupp på Novum, där olika
yrkesgrupper företräds
Institutionens arbetsmiljögrupp bjuds in till ett
sektionsmöte per sektion för att informera om
institutionens arbetsmiljöarbete
Ledningsgrupp och
sektionschefer
Administrativ chef och
sektionschef
Administrativ chef och
sektionschef
Adminitrativ chef
Löpande
Löpande
Löpande
Löpande
Controller
Oktober 2016
Ledningsgrupp
Oktober 2016
IT-ansvarig
Juni 2016 och december 2016
GUA
Löpande
Prefekt och ledningsgrupp
Kommunkatör och
ledningsgrupp
Löpande
Prefekt och ledningsgrupp
Löpande
Ledningsgrupp
Löpande
Studierektor för
forskarutbildning
Studierektor för
forskarutbildning
Löpande
Löpande
Löpande
Studierektor för
forskarutbildning
Ht-16
Prefekt
Löpande
Sektionschefer på Novum
Vt-16
Sektionschefer och
arbetsmiljögruppen
December 2016
Informera chefer och medarbetare om det nya materialet
för medarbetarsamtalet, för att på så sätt säkerställa att
alla känner sig trygga inför samtalen
Fortsatt noggrann granskning av doktorandprojekten
Doktoranderna antas till en god
(forskningsplan, handledning, finansiering) före utlysning
forskarutbildningsmiljö
och antagning
Utveckla den gemensamma ettårsuppföljningen, fortsatta
att verka för öppenhet och tillgänglighet samt hantera
eventuella konflikter
Möte med respektive doktorand, handledare och
verksamhetschef för att diskutera arbetsmiljön för
doktoranden i klinisk miljö
Implementera nya föreskriften AFS 2015:4
Främja psykosocial arbetsmiljö för
”Organisatorisk och social arbetsmiljö” via institutionens
medarbetarna
arbetsmiljögrupp
Informera om lika-villkorsarbetet för ledningsgruppen,
Öka samverkan/dialog mellan chefer och
sektionschefer, administrativa gruppen, institutionsråd
medarbetare för att skapa en kreativ arbetsmiljö och på sektionsmöten
Uppdatera informationen om lika-villkor i
Introduktionspaketet för nya medarbetare.
Ny form av medarbetare- och lönesamtal skall
genomföras
Lika-villkorsperspektivet finns med i
utbildningsprogrammen
Verka för hållbar utveckling lokalt
Synliggöra arbetet om lika-villkor på hemsidan
Dialog med GUA och Utbildningsnämnden om likavillkorsfrågor i grundutbildning och kurser på avancerad
nivå
Öka andelen digitala möten
Utvärdera hantering av riskavfall i samband med
skyddsronder på respektive sektion
Se till att berörda medarbetare deltar i kurser kring
kemikaliehantering
Administrativ chef
Vt-16
Studierektor för
forskarutbildning
Löpande
Studierektor för
forskarutbildning
Löpande
Studierektor för
forskarutbildning
December 2016
Administrativ chef och
arbetsmiljögruppen
2016
Lika-vilkorsombud och
sektionschefer
2016
Lika-villkorsombud
Lika-vilkorsombud och
kommunikatör
Vt-2016
Lika-villkorsombud och GUA
Samtliga
2016
Löpande
Sektionschef och Skyddsombud
Arbetsmiljögruppen och
berörda sektionschefer
Årligen
Sektionschefer
Ledningsgrupp och
kommunikatören
Löpande
Prefekt och administrativ chef
Löpande
Vt-2016
Löpande
Risk
Risk att inte kunna rekrytera erforderlig
kompetens när forskare och lärare flyttar till
andra universitet, annan verksamhet eller går i
pension
Infrastruktur
Övergripande mål: Tillgång till
ändamålsenliga miljöer som stimulerar
forskning och lärandet vid NVS
Skapa attraktiv arbetsmiljö
Kommuikationsinsatser för att lyfta fam institutions
varumärke
Föra dialog med KI centralt för att skapa attraktiva
karriärvägar och facilitera en konkurrenskraftig
lönesättning
Löpande
Bibehålla och öka framgångsrika
forskningsmiljöer
Öka tvärprofessionella och interdisciplinära samarbeten
som leder till starka forskningsmiljöer
Översyn av bibliometrin per sektion
Öka Cf för hela NVS från 1.6 till 1,7
Arbetsgrupp tillsätts som kartlägger praktiska behov och
direkta flyttkostnader för att underlätta fysisk flytt där det
är aktuellt
Stärka och bibehålla NVS core faciliteter och Säkerställa långsiktig finansiering genom genomtänkta
centra liksom databaser och biobanker
strategier
Dialog med KIs ledning,
Säkerställa en prissättning av core faciliteternas tjänster
som ger täckningsbidrag
Säkerställa tillgång till avancerad teknisk
I dialog med KI ledning och core faciliteterna öka
apparatur för forskning
tillgängligheten
Påverka KI ledning att i dialog med stora finansiärer öka
möjligheten att söka anslag för tung apparatur
Tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att först kartlägga
Effektiv användning av ändamålsenliga miljöer och därefter samordna lokalanvändning och tider i
som stimulerar lärandet
utbildningsprogrammen på NVS
Ge möjlighet till kompetensutveckling i IT för lärarna vid
NVS
Öka kompetensen i digital pedagogik
Kvalitetssäkra kurser och program vid NVS
Förbättra stödfunktioner med hjälp av
infrastruktur
Hållbar utveckling ingår som del i majoriteten
av forskningsprojekten
Hållbar utveckling ingår som del i
institutionens utbildningar
Implementera av US beslutat nytt kvalitetssystem för
kurser och utbildningar
Utveckla åtgärdsplan utifrån kvalitetsrapporterna
Utvärdera den nya utbildningsorganisationen vid NVS
efter ett år
Implementera gemensam studieadministration på en
virtuell plattform
Kartlägga, samordna och harmonisera olika databaser i ett
gemensamt system
I dialog med KI centralt se till att centrala upphandlingar
görs i enlighet med verksamhetens behov
Kartlägga forskningsprojekt vid NVS med avseende på
hållbar utveckling
Kartlägga om perspektiv på hållbar utveckling beskrivs i
kursplanerna
Ledningsgrupp och
sektionschefer
Ledningsgrupp
Samtliga forskare
Löpande
Årligen
2016
Ledningsgrupp
Vt-2016
Ledningsgrupp
Prefekt och ledningsgrupp
Årligen
Löpande
Ansvariga sektionschefer
Löpande
Prefekt och ledningsgrupp
Löpande
Prefekt
Löpande
GUA och sektionschefer
2016
Sektionschefer och GUA
Sektionschefer och GUA
GUA och utbildningsnämnd
Löpande
Löpande
Tidssätts efter att
kvalitetsindikatorer har tagits
fram av styrelsen för
utbildning
Tidssätts efter att
kvalitetsindikatorer har tagits
fram av styrelsen för
utbildning
GUA och prefekt
Q1 2017
GUA och administrativ chef
2016
IT-ansvarig
Påbörjas 2016
Inköpsansvarig
Löpande
Ledningsgrupp
2016
GUA
2016
GUA och utbildningsnämnd
Ta fram en plan för hur hållbar utvecklingsperspektivet
skall ingå i varje kursplan
GUA, programdirektorer och
kursansvariga
2017
IT-ansvarig
Juni 2016 och december 2016
Ledningsgrupp och
sektionschefer
Löpande
Av KI utsedda
förändringsledare på NVS
2016
Risk
Risk för att NVS inte har en säker IT-miljö om
planerade förbättringsåtgärder på institutionen
inom ramen för projektet ”Samordnad IT-drift” Följa upp Samordnad IT-projektet så att utlovade
inte genomförs
leveranser erhålles
Risk att flytt av sektionerna på Novum till Neo
i Huddinge och U2 i Solna gör att en mycket
Öka tvärprofessionella och interdisciplinära samarbeten
framgångsrik forskningsmiljö fragmenteras
som leder till starka forskningsmiljöer
Samverkan
Övergripande mål: Kompetensen och
aktiviteten på NVS är attraktiv och relevant för
samverkan med Hälso-och sjukvården och med
universitet nationellt och internationellt
NVS i samverkan med sjukvården deltar i
utvecklingen av Nya Karolinska och
Framtidens hälso- och sjukvård i Stockholm
Delta i ledningen av uppbyggnaden av Tema Åldrandet
och Funktionen Hälsoprofessioner Nya Karolinska
Delta i utvecklingen av ett Centrum för geriatrisk
forskning och utveckling som en
universitetsjukvårdsenhet (USV) för de geriatriska
klinikerna utanför Karolinska
Delta i utvecklingen av Akademiskt primärvårdscentrum
till en universitetssjukvårdsenhet (USV)
Verka för fler förenade anställningar mellan KI &
landstinget samt adjungeringar
Säkerställa pedagogisk kompetens för kliniska
handledare av studenter som genomgår NVS
utbildningar
Främja sabbaticals utomlands för institutionens
forskare och lärare
Stärka forskningssamarbeten med universitet
utomlands
Öka andelen innovationsprojekt inom forskning
och utbildning
Institutionen ska verka för att erhålla
finansiering för innovationsprojekt från
anslagsgivare såsom EIT Health och Vinnova
Lärare på NVS leder pedagogiska seminarier för kliniska
handledare i VIL inom institutionens utbildningsprogram
Informera medarbetare via hemsidan, nyhetsbrev, APT
mm om anslagsmöjligheter för sabbaticals
Öka rekryteringen av gästprofessorer och foreign adjunct
professors
Inventera innovationsprojekt inom NVS
Arrangera NVS dag med tema Innovation
Divisionsprefekt för geriatrik
Divisionsprefekt och
biträdande divisionsprefekt för
primärvård
Prefekt, admininstrativ chef och
sektionschefer
2016
GUA och programdirektorer
Kommunikatör och
sektionschefer
2016
Prefekt och sektionschefer
Löpande
Ledningsgrupp
Ledningsgrupp
2016
Ht-16
Utnyttja KI:s centrala stödfunktioner för innovation för att
starta och utveckla samverkansprojekt
Sektionschef
2016
Löpande
2016
2016
Hålla informationsmöten/work-shops vid institutionen
Utnyttja tillgång till Grants Writer
Ledningsgrupp
Samtliga forskare
2016
2017
Ledningsgrupp
Löpande
Samtliga forskare
2017
Sektionschefer, ledningsgrupp
Löpande
Program- och kursansvariga
Löpande
Prefekt, sektionschefer,
administrativ chef och
controller
Årligen
Risk
Det finns en risk att den KI-övergripande
omorganisationen som gjorts av
utbildningsprogrammen skapar en isolering av
programmen på grund av förändrat samarbete
inom KI
Föra dialog med KI centralt om dessa risker
Risk för avsaknad av stora externa
programstöd på grund av brist på starka
samarbeten över sektionsgränserna
Utnyttja tillgång till Grants Writer
Risk för att bristande forskningsanknytning i
utbildningen leder till lägre lärarkompetens och Alal lärare skall tillföra en forskargrupp. Skapa
lägre kvalitet i utbildningen
mötesforum för att öka möjligheter till samarbeten
Se över möjligheten för NVS forskare att aktivt delta i
undervisningen
Finansiering
Övergripande mål: Optimalt användande av
Årlig strategisk verksamhetsgenomgång per sektion och
ekonomiska resurser för forskning och
centralt på institutionen
utbildning
Kartlägga användningen av forskningsanknytningsmedlen Controller och sektionschefer
Årligen
Påverka den av FS tillsatta arbetsgruppen så att riktlinjer
för uppföljning av forskningsanknytningsmedel tas fram
Prefekt och utsedd medarbetare
Löpande
Controller, GUA och
utbildningsnämnd
Årligen
Ledningsgrupp
2017
Årlig uppföljning och analys av den nya
resursfördelningsmodellen (beslutad av styrelsen för
forskning HT 2015) för utbildningsprogram och kurser
Öka andelen av statsanslagen genom en översyn av
bibliometrin per sektion med syfte att öka Cf för hela
NVS från 1.6 till 1,7 (2017)
Föra dialog med fastighetsförvaltare angående att relatera
hyreshöjningar till uppsägningstider
Kartlägga behov av och skapa plan för samfinansiering
(ex INDI, KID, mm.)
Ledningsgrupp
Prefekt, controller och
Medel för samfinansiering finns
ledningsgruppen
Prefekt, ledningsgrupp, berörda
Ekonomiska resurser finns för flytt till NEO,
Kartlägga flyttkostnader (ANA 23, NEO, U2) och skapa sektionschefer och
U2 och ANA 23
plan för hantering av dessa
lokalansvarig
Synliggöra institutionens verksamhet för att öka möjlighet Prefekt, kommunikatör,
till erhållande av medel från central fundraising/externa
ledningsgrupp och
Öka externa forskningsanslag med 10% årligen bidrag
sektionschefer
2016
2016
2016
2016
Arbeta för att forskningsanknytningsmedlen
fördelas utifrån utbildningsuppdragen till
institutionerna
Anställa en Grants Writer för att koordinera och skriva
stora forskningsansökningar
Öka tvärprofessionella och interdisciplinära samarbeten
som leder till starka forskningsmiljöer
Prefekt
Ledningsgrupp och
sektionschefer
2016
Föra dialog med styrelsen för forskning och utbildning
Prefekt
Löpande
Delta i arbetsgrupp om forskningsanknytningsmedlen som
tillsatts av Styrelsen för Forskning
Utsedd medarbetare inom NVS
2016
2016
Risk
Risk för att hög kvalitet på forskning och
utbildning ej kan bibehållas då statsanslag och
extern forskningsanslag avsedda för forskning
och utbildning till en allt större del måste
användas till att finansiera hyra och andra
universitetsgemensamma satsningar
Föra dialog med KI centralt om dessa risker
Se över lokalutnyttjandet
Se över IT-utnyttjandet (beroende på
finansieringslösning)
Ledningsgrupp
Sektionschefer
Löpande
Löpande
Sektionschefer
Löpande
Risk för underfinansiering av utbildning, bland
annat i samband med överflyttning av
utbildningsprogram enligt UKF-utredningen
samt att ersättningen från staten (den sk
HÅPen) är för låg
Föra dialog med KI centralt om denna risk
Ledningsgrupp
Se över institutionens budgetprinciper utifrån nya
instruktioner gällande programmen
Controller
Begöra en genomlysande konsekvensanalys av effekterna
av UKF-, INDI-, Hyres-, IT- och resursutredningen
sammantaget
Prefekt och ledningsgrupp
Löpande
Årligen
2016 och 2017