Vejledning i at oprette sikker e-mail adresse

Vejledning i at oprette
sikker e-mail adresse
Februar 2016
Hvem skal
anvende
vejledningen?
Hvad kan du læse om i
vejledningen?
Hvad skal være
på plads, inden
du går i gang?
Vejledningen er relevant for dig, hvis du skal oprette en
sikker e-mail adresse i Digital Post.
Du skal have en af følgende roller i systemet:
•
•
Administrator
Superadministrator
Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin opretter en
sikker e-mail adresse i Digital Post.
Det er en fordel, hvis du har fundet det certifikat, du vil
knytte til en sikker e-mail adresse, inden du går i gang med
at oprette e-mail adressen.
Du kan finde certifikater på: https://service.nemid.nu/dkda/support/soeg_certifikat/
Side 2 af 13
Indhold
1. Introduktion til at oprette sikker e-mail adresse
1.1 Hvad er en sikker e-mail adresse i Digital Post
1.2 Hvorfor skal du bruge et certifikat for at oprette en sikker e-mail adresse
4
4
4
2. Overblik over, hvordan du opretter en sikker e-mail adresse
5
3. Opret sikker e-mail adresse
3.1 Trin 1 Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside
3.2 Trin 2 Log ind og vælg faneblad
3.3 Trin 3 Opret e-mail adresse
6
6
8
9
4. Hvor kan du læse mere?
10
5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret?
11
6. Bilag – Eksempel på emnefelt i retursvar
12
Side 3 af 13
1. Introduktion til at oprette sikker e-mail adresse
Nedenfor får du en kort introduktion til at oprette en sikker e-mail adresse i Digital Post.
1.1 Hvad er en sikker e-mail adresse i Digital Post
Myndigheder kan sende Digital Post til borgere og virksomheder via sikre e-mail adresser, og de kan
modtage meddelelser fra borgere og virksomheder, der videresendes fra Digital Post til myndighedens
sikre e-mail adresse.
1.2 Hvorfor skal du bruge et certifikat for at oprette en sikker e-mail adresse
Når du opretter en sikker e-mail adresse, skal du tilknytte et offentligt certifikat (offentlig nøgle).
Når du uploader certifikater til Digital Post, fungerer de som en nøgle, som Digital Post låser borgerens
besked med. Modtageren med den sikre e-mail adresse har en privat nøgle, der matcher og kan låse
beskeden op.
Flere myndigheder har flyttet distributionen af post ud af Digital Post. I stedet bliver posten distribueret via myndighedens input management/mailfordelingssystemer. Systemerne sender posten
videre til en e-mail adresse i myndigheden på basis af et postkasse-id (og evt. emne-id), der er oprettet i Digital Post.
På den måde kan myndigheden nøjes med én sikker e-mail adresse i Digital Post.
Side 4 af 13
2. Overblik over, hvordan du opretter en sikker e-mail
adresse
I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen, når du skal oprette
en sikker e-mail adresse.
Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler.
Trin
Hvad skal du gøre?
Hvad er resultatet?
1
Fremsøg certifikat på
NemIDs hjemmeside
Du har nu fundet det certifikat, som du vil knytte til email adressen
Kapitel 3.1
2
Log ind på AdministrationsDu kan nu oprette en sikker
portalen og vælg fanebladet
e-mail adresse
Kontaktmuligheder og underfanebladet e-mail adresser
Kapitel 3.2
3
Opret e-mail adresse
Kapitel 3.3
Du har nu knyttet en sikker
e-mail adresse til Digital Post
Hvor kan du læse mere?
Side 5 af 13
3. Opret sikker e-mail adresse
Du kan oprette en sikker e-mail adresse på Administrationsportalen. Nedenfor får du en trin for
trin guide til, hvordan du opretter en sikker e-mail adresse.
3.1 Trin 1 Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside
Indtast navnet på den sikre e-mail adresse, du vil finde et certifikat til
Klik på Søg
Du får nu vist certifikater, du kan knytte til e-mail adressen.
Side 6 af 13
Klik på Hent certifikat for at downloade certifikatet til en mappe på et drev. Det er vigtigt, at du
gemmer certifikatet i base 64-format.
Du er nu klar til at uploade certifikatet til Digital Post.
Side 7 af 13
3.2 Trin 2 Log ind og vælg faneblad
Du skal logge på Administrationsportalen med rollen: Administrator eller Superadministrator. Du
finder Administrationsportalen her: https://ekstranet.e-boks.dk
Vælg fanebladet Kontaktmuligheder
Vælg underfanebladet e-mail adresser
Klik på Opret ny e-mail adresse. Dialogboksen Opret e-mail adresse kommer frem.
Side 8 af 13
3.3 Trin 3 Opret e-mail adresse
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer
ovenfor henviser til en kasse nedenfor.
Upload certifikatet i Digital Post.
Indtast den e-mail adresse, meddelelsen skal sendes til.
Sæt flueben i feltet Automatisk generering af svartitel.
Indstillingen betyder, at der automatisk dannes en titel i emnelinjen i et retursvar til en borger eller
virksomhed. Du kan se et eksempel i bilaget.
Indtast kontaktperson og e-mail adresse.
I bør anvende en fællespostkasse og et fællesnummer, da kontaktdata let forældes.
Klik på OK. Du har nu oprettet en sikker e-mail adresse i Digital Post.
Side 9 af 13
4. Hvor kan du læse mere?
Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital
Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om.
Hvis du skal vide noget om…
Hvordan du opbygger myndighedens kontakthierarki
Hvor finder du informationen?
Introduktion til at opbygge myndighedens kontakthierarki i Digital Post på
www.digst.dk/digitalpostvejledninger
Hvordan du opbygger links fra bunden
Vejledning om dybe links i Digital Post på
www.digst.dk/digitalpostvejledninger
Hvordan du linker til en borgers digitale postkasse
Hvordan du linker til en myndigheds postkasse
med eller uden valgt emne
Hvordan du fremsøger sendte og modtagne
meddelelser
Vejledning i at fremsøge sendte og modtagne
meddelelser på
www.digst.dk/digitalpostvejledninger
Hvordan du knytter en svarpostkasse (id-nr.) til et Vejledning i at oprette afsendersystemer i Digital
materiale
Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger
Hvordan Digital Post er opbygget
Introduktion til Digital Post på
www.digst.dk/digitalpostvejledninger
Roller og rettigheder i Administrationsportalen
Brugerstyring i Digital Post på
www.digst.dk/digitalpostvejledninger
Side 10 af 13
5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret?
Digitaliseringsstyrelsen gennemgår halvårligt alle vejledninger til anvendelse af Digital Post.
I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår.
Dato
Februar
2016
Version
1.0
Kort beskrivelse af opdateringen
Vejledningen var tidligere en del af vejledningen om at oprette postkasser i Digital Post. Flyttet til ny skabelon
Side 11 af 13
6. Bilag – Eksempel på emnefelt i retursvar
I bilaget kan du se et eksempel på, hvordan titlen i emnelinjen i et retursvar via fx Outlook kan
se ud.
Eksempel på titel i emnefeltet i et retursvar
En sagsbehandler i Næstved Kommune har modtaget en meddelelse i Outlook sendt til postkassen
”Byggesager”. Emnelinjen i den modtagne mail består af følgende elementer:
•
Postkassenavn ”Byggesager”+ kode ”[AutoTitel=22…]” + Borgerens emnetitel ”Tilbygning af carport”
Sagsbehandleren i Næstved Kommune svarer via Outlook. Der er nu følgende muligheder:
•
•
Hvis sagsbehandlerne lader den tekst stå, som stod i emnelinjen, da mailen blev modtaget, vil
Digital Post fjerne teksten og indsætte en automatisk svartitel.
Hvis sagsbehandleren skifter teksten i emnelinjen ud med egen svartitel, lader Digital Post sagsbehandlerens tekst stå.
Side 12 af 13
Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som
giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem
myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er
offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og
besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og
myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende
breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital
Post.
Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af
Digitaliseringsstyrelsen.
digst.dk
Side 13 af 13