Arbejdsbeskrivelse for produktionssekretær

Arbejdsbeskrivelse for produktionssekretær, Scenografisk Afdeling
Dine arbejdsopgaver bliver:
Ressourcestyring/-koordinering
Støtte organisering og forberedelse af opgaver, dokumentation, invitationer, logistik, analyser, præsentationer.
Assistere i forbindelse med koordineringsopgaver, opdatering ift. overordnet
planlægning, opdatering af milepælsplan, opfølgning m.m.
Assistere med rapportering, afregning af konstruktør- og håndværkerforbrug og materialeforbrug.
Assistere ifm. etablering af database for budget- og udbudsstruktur.
Kommunikation
Generel assistance i forbindelse med diverse kommunikationsopgaver; opsætning af
metodedokumenter, korrespondance, rapportering m.m.
Superbruger ift. uploading af dokumenter i arkiveringssystemer.
Generel sikring af metodik og kvalitet.
Korrekturlæser på dansk/engelsk (og gerne tysk) korrespondance.
Back office
Fast ’telefonvagt’ – man skal altid kunne få fat i Scenografisk Afdeling, produktionssekretæren ved altid hvor alle er, og skal kunne dirigere forespørgsler videre.
Assistere med diverse opgaver til hele Scenografisk Afdeling/være den fleksible
ressource i afdelingen.
Assistere i forbindelse med møder, sikre materiel, etablere Skype-forbindelser.
Assistere ledelsen i Scenografisk Afdeling med håndtering af dokumentstruktur,
løbende opdatering og opfølgning, evalueringsforløb, rapportering samt ad hoc opgaver, herunder opgaver i det overordnede samarbejde med teatrets leverandører.
Assistere Scenografisk Afdeling med koordinering og rejseplanlægning, billetbestilling, hotel, billeje m.m.
Ansvar for kopimaskine, plotter m.m. ift. serviceaftaler, bestilling af forbrugsvarer, patroner, papir, kontorartikler etc.
Ansvar for planlægning og indkaldelse af faste møder, opfølgning m.m.
Referent ved afdelingsmøder samt evaluerings- og projekteringsmøder.
Arbejdsopgaverne kan løbende ændres efter aftale med nærmeste leder.