plan for kommunikasjonstiltak

Plan for kommunikasjonstiltak i prosessen mot Færder
kommune
Mai 2016
Telefon: 33 40 20 00 (Nøtterøy) | 33 06 78 00 (Tjøme)
E-post: postmottak@notteroy.kommune.no | post@tjome.kommune.no
Innledning
Tiltakene i denne planen er basert på kommunikasjonsstrategien for prosessen mot Færder kommune. Kommunikasjonsstrategien beskriver
retningslinjene for kommunikasjonen: målsettinger, prinsipper for kommunikasjon, målgrupper og kommunikasjonskanaler.
Tiltaksplanen vil være et dynamisk dokument, der det vil bli gjort justeringer underveis i prosessen frem til 1.januar 2018..
Organisering, ansvar og økonomi
Kommunikasjonsgruppe
Det etableres en kommunikasjonsgruppe med mandat fra rådmennene om å bedrive kommunikasjonsarbeid knyttet til sammenslutningsprosessen.
Gruppen består av medlemmer fra Nøtterøy og Tjøme kommune:




Helen Wedberg, leder service og kommunikasjon i Nøtterøy kommune
Koordinerer arbeidet i gruppen
Jan Wiggo Wiger, webredaktør i Nøtterøy kommune
Kommunikasjonsrådgiver fra august 2016, Nøtterøy kommune
Janne Berg, webredaktør i Tjøme kommune
.
Ansvar
For at kommunikasjonsgruppa skal kunne utføre de vedtatte kommunikasjonstiltakene på en god måte, er det nødvendig at prosjektleder for
sammenslåingen holder kommunikasjonsgruppa informert.
Rådmennene i de to kommunene har også et særlig ansvar for å formidle informasjon ut i organisasjonen.
Ressurser
Det estimeres at tidsbruk for kommunikasjonsarbeidet med kommunesammenslutning inngår som en del av de daglige oppgavene for medlemmene i
kommunikasjonsgruppa. Det innebærer at det må settes av tid for kommunikasjonsgruppa til å jobbe med aktivitetene.
2
I tillegg vil det være behov av bistand fra leverandører. Det vil være behov av noe bistand fra et kommunikasjonsbyrå når det gjelder tiltak i sosiale
medier, og å utarbeide informasjonsbrosjyre. Det settes derfor av midler til følgende tiltak i 2016:
Felles nettportal om sammenslåing
Informasjonsbrosjyre (inkl trykk og distribusjon)
Ekstern bistand fra kommunikasjonsbyrå
15 000,200 000,50 000,-
Parallelt med kommunikasjonsoppgavene i forbindelse med kommunesammenslutningen, skal det gjennomføres prosesser på kommunikasjonssiden,
som forberedelser til oppstart av Færder kommune 1.januar 2018. Av disse vil utarbeidelse av en nettportal, som inkluderer alle tjenestene i en kommune,
være et omfattende arbeide. Det skal også utarbeides en ny grafisk profil for Færder kommune.
3
Kanal
Aktivitet
Målgrupper
Formål/begrunnelse
Periode
Ansvarlig
Beskrivelse
Nettside
1. Felles nettportal
Innbyggere
Det etableres en felles portal for å
sikre at informasjonen som deles er
entydig og samkjørt.
Kontinuerlig
Rådmennene og
kommunikasjonsgruppa
Det etableres en felles
portal som blir hovedkilden
til all informasjon om
sammenslutningen, både
for eksterne og interne
målgrupper.
Ansatte
Folkevalgte
Nasjonale og
regionale
myndigheter
Andre
kommuner
Dette vil også være
ressursbesparende for de som
jobber med kommunikasjon i
prosessen
En felles portal viser at de to
kommunene er samkjørte i
prosessen, og kommuniserer med
en stemme.
Portalen er oppdatert til
enhver tid.
Media
Sosiale medier
1. Kommunenes
helhetlige Facebooksider
Innbyggere
Potensialet er større enn antall
følgere av sidene, da
interessante/populære innlegg
deles av Facebookbrukerne.
Kontinuerlig
Publisister i de
respektive kommunene
Facebooksiden fungerer også slik
at den er åpen, og innbyggerne kan
aktivt gå inn og ta del av
informasjonen.
2. Åpen gruppe på
Innbyggere
Hensikten med gruppen er å spre
Kontinuerlig
Rådmennene og
Viktige saker som gjelder
kommunesammenslutning
publiseres på begge
kommunesidene på
Facebook.
Spørsmål fra publikum må
også følges opp på begge
Facebooksidene.
Det publiseres saker som
linkes til felles portal om
kommunesammenslutning.
Men noen saker vil kun
publiseres på Facebook.
Det kan være videosnutter,
bilder eller saker som skal
skape entusiasme for
Færder kommune og bygge
felles tilhørighet.
Vi inviterer innbyggerne til å
4
Facebook: «Bli kjent i
Færder kommune"
Utsendelser
kunnskap, skape entusiasme og
bygge tilhørighet i Færder
kommune. Innbyggerne oppfordres
til å legge ut bilder og beskrivelser
av steder, historiske personer,
informasjon om arrangementer og
andre ting. Hvis gruppen vokser
seg stor, vil innholdet bli en viktig
del av kommunikasjonsarbeidet.
kommunikasjonsgruppa
legge ut bilder og
beskrivelser av steder,
historiske personer,
turområder, informasjon om
arrangementer etc.
Emneknaggen
#færderkommune.
etableres.
Det inviteres til
konkurranser om å legge ut
bilder fra Tjøme og
Nøtterøy med forskjellige
temaer. F eks «Mitt
vakreste turområde»,
«Rare trær», «Fineste
badeplassen»,» Det beste
med Færder kommune»
osv
Det utarbeides en
profesjonell og tiltalende
brosjyre, med fine bilder og
kortfattet tekst, som i første
omgang forteller
innbyggerne om
hovedtrekkene i prosessen
fram til 1. januar 2018.
Senere i prosessen vil
informasjonen i brosjyren
ha hovedvekt på hva som
vil være nytt for
innbyggerne i den nye
kommunen.
Nyhetsbrevet lages som
pdf, som distribueres på
3. Instagram
Innbyggere
Gjennom å bruke Instagram og
invitere til konkurranser, vil vi nå
mange, særlig yngre innbyggere.
Det kan bidra til å skape
entusiasme og bygge felles
tilhørighet.
Ca fire
ganger i
året
Rådmennene og
kommunikasjonsgruppa
1. Informasjonsbrosjyre
Innbyggere
Det distribueres en
informasjonsbrosjyre til alle
husstander i Nøtterøy og Tjøme
kommune. Hensikten er å sikre at
viktig informasjon når frem til
samtlige innbyggere samt å skape
en økt bevissthet og et positivt
engasjement rundt
sammenslutningen.
Ca to
ganger per
år
Kommunikasjonsgruppa
2. Nyhetsbrev til ansatte
Ansatte i
Tjøme og
Det etableres et nyhetsbrev til
ansatte. I nyhetsbrevet samles
Ca hver
måned
Kommunikasjonsgruppa
5
Nøtterøy
kommune,
folkevalgte
Media
aktuelle saker om
sammenslutningsprosessen
Media er en viktig
samarbeidspartner når det gjelder å
informere om
sammenslutningsprosessen og
ulike milepæler lokale medier som
Tønsbergs Blad, Øyene og NRK
Vestfold vil være interesserte av
informasjon om prosessen.
Kontinuerlig
Kommunikasjonsgruppa
1. Bli-kjent-samlinger
etatsvis
Ansatte
2016
Kommunaldirektører i de
to kommunene.
Rådmennene?
2. Bli-kjent-samling hele
organisasjonen
Ansatte
2016
Rådmennene
3. Diverse «Bli kjent i
Færder kommune»arrangement
Innbyggere
Møter for å spre kunnskap om
parallelle virksomheter. Ansatte,
som snart er kolleger, blir bedre
kjent
En fellessamling for alle ansatte i
de to kommunene. Hensikten er å
bygge lagånd og felleskap blant de
ansatte.
Tiltak og arrangementer som
skaper entusiasme og felles
tilhørighet.
2016/2017
Rådmennene
3. Pressemeldinger
Arrangementer
og samlinger
mail, på fellesportalen og
på kommunenes intranett.
Vi er proaktive og tar
kontakt med media for å
informere om viktige møter,
eller beslutninger som er
tatt. Noen ganger kan det
være relevant å sende
pressemeldinger, for å sikre
at informasjonen når ut til
media
Virksomhetene drar på
«studietur» til hverandre.
Viktig at alle ansatte blir
involvert
Samling med aktiviteter
som bidrar til samarbeide.
Samarbeide med frivillige
organisasjoner,
idrettsforeninger,
kulturenhetene i
kommunene med mer.
6