Conflitti di interesse (continua) - Bristol

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STANDARD 2012 DI CONDOTTA ED ETICA AZIENDALE
GUIDARE CON INTEGRITÀ
ATTRAVERSO LE NOSTRE
REGOLE E I NOSTRI VALORI
LA MISSIONE E L’IMPEGNO DI BRISTOL-MYERS SQUIBB
La missione della nostra azienda è scoprire, sviluppare e fornire farmaci innovativi che aiutino i pazienti a
sconfiggere gravi malattie.
IL NOSTRO IMPEGNO
Ai nostri pazienti e clienti, dipendenti, comunità globali, azionisti, ambiente e altri attori chiave, promettiamo di
agire rimanendo fedeli alla convinzione che l’ingrediente inestimabile di ogni prodotto sia l’integrità del suo
produttore. Operiamo con governance efficace e standard di comportamento etico elevati. Cerchiamo trasparenza
e dialogo con le persone coinvolte, per migliorare la nostra comprensione delle loro esigenze. Prendiamo sul serio
il nostro impegno per la sostenibilità economica, sociale e ambientale ed estendiamo questa aspettativa ai nostri
partner e fornitori.
Ai nostri pazienti e clienti
Ci impegniamo per raggiungere l’eccellenza scientifica e per investire nella ricerca e nello sviluppo
biofarmaceutico allo scopo di fornire farmaci innovativi e di qualità elevata, che rispondano alle esigenze mediche
non soddisfatte di pazienti affetti da gravi malattie. Applichiamo il rigore del metodo scientifico per offrire un
vantaggio clinico ed economico attraverso farmaci che migliorano le vite dei pazienti. Ci impegniamo per rendere
disponibili in maniera completa e tempestiva le informazioni sui farmaci da noi commercializzati.
Ai nostri dipendenti
Impieghiamo una forza lavoro diversificata e abbracciamo una cultura inclusiva. La salute, la sicurezza, lo
sviluppo professionale, l’equilibrio tra vita privata e lavoro e il trattamento equo e rispettoso dei nostri dipendenti
sono tra le nostre priorità principali.
Alle nostre comunità globali
Promuoviamo una cittadinanza coscienziosa, che migliori la salute e promuova la sostenibilità nelle comunità in
cui operiamo.
Ai nostri azionisti
Ci impegniamo a fornire performance solide e continue e ad accrescere il valore delle azioni.
Al nostro ambiente
Incoraggiamo la conservazione delle risorse naturali e ci impegniamo a ridurre al minimo l’impatto ambientale
delle nostre operazioni e dei nostri prodotti.
Un messaggio da Lamberto Andreotti
CEO Bristol-Myers Squibb, ai dipendenti
Gentile Collega,
Sono orgoglioso del nostro solido impegno per raggiungere i più alti standard di integrità personale ed etica
professionale. Tale impegno modella il nostro pensiero, guida il nostro lavoro e i risultati che otteniamo e, nei fatti,
definisce in gran parte la nostra azienda.
Come tale, il nostro Consiglio di Amministrazione ha adottato questi Standard di condotta ed etica aziendale, un
insieme di principi che incarna questo impegno e stabilisce le linee guida di comportamento corretto sul posto di
lavoro. Dalle interazioni con i dipendenti ai conflitti di interesse, fino alle pratiche di marketing e di vendita, gli
Standard rappresentano una guida completa per tutti i dipendenti di BMS.
È pertanto essenziale che ciascuno di noi comprenda pienamente questi principi e li rispetti. Sottolineo
nuovamente che Bristol-Myers Squibb intende lavorare mantenendo sempre gli standard più elevati.
Grazie.
Lamberto Andreotti
Una dichiarazione di Alan J. Lacy
Presidente del Comitato per gli audit del Consiglio di Amministrazione Bristol-Myers Squibb
Il modo in cui BMS svolge la propria attività è importante quanto i risultati che raggiunge. Per questo motivo, il
Comitato per gli audit del Consiglio di Amministrazione ha il compito di sovrintendere all’efficacia del programma
di Conformità ed etica della nostra azienda.
Un aspetto essenziale di questa responsabilità è verificare ogni due anni che i nostri Standard di condotta ed etica
aziendale (gli Standard) siano aggiornati e che tutti i dipendenti abbiano letto e compreso e che rispettino gli
Standard. Ciò consente al Comitato per gli audit di garantire che gli Standard BMS siano comunicati in modo
efficace e che i dipendenti BMS continuino a svolgere il loro lavoro con integrità e secondo l’etica aziendale.
A tal fine, ti preghiamo di leggere attentamente questo documento e contattare l’Ufficio di Conformità ed etica di
BMS per eventuali domande.
Grazie.
Alan J. Lacy
Gli Standard di condotta ed etica aziendale BMS: regole e valori
Gli Standard di condotta ed etica aziendale (Standard) si prefiggono lo scopo di fornire linee guida
generali per lavorare in modo etico e conforme. Tuttavia, non contengono una spiegazione dettagliata
di tutte le leggi, le normative, le policy e le procedure che i dipendenti BMS devono seguire. I nostri
pazienti, clienti, azionisti e la comunità globale si aspettano che rispettiamo queste regole, che sono la
base dei nostri elevati standard di comportamento etico.
Gli Standard sono anche espressione dei nostri valori profondi su come fare la cosa giusta nel
perseguimento della nostra missione: scoprire, sviluppare e fornire farmaci innovativi che aiutino i
pazienti a sconfiggere gravi malattie. Questi valori, quali integrità, comportamento etico, eccellenza e
impegno, sono al centro delle nostre decisioni e azioni aziendali quotidiane, come azienda e come
dipendenti. Ci confrontiamo ogni giorno con un numero di situazioni complesse così elevato che è
impossibile immaginare una serie di regole sufficientemente complete da prevedere ogni singola
situazione. I nostri valori ci aiutano a decidere come agire quando non sono disponibili regole
specifiche. Nel prendere una decisione, è sempre una buona idea chiedersi: “qual è la cosa giusta da
fare?”, “è legale?”, “rispetta le policy aziendali?” e “come verrà accolta dal pubblico, dai media e dal
governo?”. Le decisioni fondate sui valori e che riflettono tutte queste considerazioni hanno maggiori
probabilità di essere quelle giuste.
Gli Standard si applicano a tutti i dipendenti BMS. Qualsiasi dipendente che violi gli Standard può
creare un rischio serio per la nostra azienda e può essere oggetto di azioni disciplinari, compresa la
terminazione del rapporto di lavoro, ove consentito dalle norme locali. Alcune violazioni degli Standard
possono, inoltre, esporre l’azienda o i singoli dipendenti a gravi conseguenze, quali detenzione, multe
e sanzioni amministrative. Il dipendente si assume la responsabilità di comprendere e rispettare gli
Standard, così come tutti i documenti procedurali BMS applicabili alle singole mansioni lavorative. Per
domande sugli Standard, contattare l’Ufficio di Conformità ed etica.
Questi Standard, e le Policy aziendali che ne sono il fondamento, definiscono i valori di ogni
dipendente e i nostri valori come azienda.
Indice
Guidare i nostri dipendenti con integrità
Discriminazione e molestie
Abuso di sostanze
Minacce sul posto di lavoro
Diritti umani
Privacy dei dati
Ambiente, salute e sicurezza
Guidare la nostra azienda con integrità
Conservazione accurata dei registri
Gestione dei documenti
Indagini governative e altre questioni legali
Protezione delle informazioni aziendali
Divulgazione di informazioni di rilevanza societaria non pubbliche
e Intermediazione di titoli
Affari pubblici
Conflitti di interesse
Uso di proprietà o servizi BMS per vantaggio personale
Uso di computer e patrimonio informativo
Guidare la nostra attività con integrità
Concorrenza leale
Acquisti e contratti
Pratiche di marketing e vendita
Anti-corruzione
Leggi farmaceutiche
Sicurezza dei pazienti e qualità dei prodotti
Attività internazionale
Attività politica
Conformità ed etica
Comunicazione di eventuali dubbi
Non ritorsione
Gestione di potenziali problemi riportati
Indice delle policy aziendali
GUIDARE I
NOSTRI
DIPENDENTI
CON INTEGRITÀ
Abuso di sostanze
Diritti umani
Privacy dei dati
La nostra azienda è impegnata a creare un ambiente di lavoro in cui tutte le persone
vengono trattate con rispetto e dignità. Ogni individuo ha il diritto di lavorare in un
ambiente professionale che promuova le pari opportunità e vieti la discriminazione e le
molestie. Ci aspettiamo che tutti i rapporti personali sul posto di lavoro siano professionali
e privi di favoritismi, pregiudizi e discriminazioni.
Discriminazione
La nostra azienda garantisce pari opportunità sul posto di lavoro, senza discriminazioni
sulla base di gruppo, classe, o categoria di appartenenza. L’azienda assicura che le
decisioni riguardanti impiego, valutazione delle prestazioni, retribuzione, avanzamento,
compiti assegnati o tutte le altre condizioni di lavoro o di carriera, sono basate sul merito e
non su altri criteri.
Molestie
La nostra azienda garantisce un ambiente di lavoro dove i dipendenti sono trattati in modo
equo e con rispetto, non sono soggetti a comportamenti sgraditi, compresi comportamenti
o linguaggio offensivo e non sono sottoposti a un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o
offensivo. Si intendono incluse comunicazioni scritte, elettroniche o verbali o atti fisici tra
cui, a puro titolo esemplificativo, epiteti, insulti, stereotipi, scherzi o commenti degradanti o
offensivi, contatto fisico indesiderato e l’esposizione o la circolazione sul luogo di lavoro di
materiale scritto o grafico che degradi un individuo o un gruppo.
equitable
(continua)
Domande e risposte
Ho notato che una delle mie subordinate, che ha 52 anni e lavora in azienda da
24 anni, ha iniziato a essere molto meno produttiva. Ho notato di recente una
diminuzione significativa della sua capacità di mantenere il livello di rendimento
atteso, come evidenziato da scadenze dei progetti che di frequente non
vengono rispettate. Inoltre, non dimostra più il livello elevato di leadership
collaborativa e innovazione con le quali ha operato in passato nel nostro
reparto. Posso dirle che si è guadagnata un po’ di riposo e deve godersi la vita
dopo così tanti anni di duro lavoro e chiederle se sta pensando al
pensionamento?
equitable
(continua)
Domande e risposte
Ho notato che una delle mie subordinate, che ha 52 anni e lavora in azienda da
24 anni, ha iniziato ad essere molto meno produttiva. Ho notato di recente una
diminuzione significativa della sua capacità di mantenere il livello di rendimento
atteso, come evidenziato da scadenze dei progetti che di frequente non
vengono rispettate. Inoltre, non dimostra più il livello elevato di leadership
collaborativa e innovazione con le quali ha operato in passato nel nostro
reparto. Posso dirle che si è guadagnata un po’ di riposo e deve godersi la vita
dopo così tanti anni di duro lavoro e chiederle se sta pensando al
pensionamento?
No. Se presupponi che i problemi di produttività della dipendente siano dovuti
alla sua età, adotti uno stereotipo inammissibile. Al contrario, devi offrire
feedback e coaching diretti alla dipendente sulla natura specifica dei problemi
di rendimento e, nel caso in cui le sue prestazioni non dovessero migliorare,
intraprendere le azioni di follow-up appropriate.
equitable
(continua)
Domande e risposte
Una dipendente, che ha lavorato con una società di consulenza esterna per circa
un anno su diversi progetti per l’Azienda, ha riferito al suo manager che uno dei
consulenti di sesso maschile era solito fare battute di natura sessuale. La
dipendente ha anche riferito che lo stesso consulente aveva fatto diversi commenti
inappropriati sull’aspetto di un’altra dipendente diversi mesi prima, ma che lei non
lo aveva segnalato perché pensava fosse un episodio isolato che non si sarebbe
ripetuto. Il manager deve riportare questo comportamento?
equitable
(continua)
Domande e risposte
Una dipendente, che ha lavorato con una società di consulenza esterna per circa
un anno su diversi progetti per l’Azienda, ha riferito al suo manager che uno dei
consulenti di sesso maschile era solito fare battute di natura sessuale. La
dipendente ha anche riferito che lo stesso consulente aveva fatto diversi commenti
inappropriati sull’aspetto di un’altra dipendente diversi mesi prima, ma che lei non
lo aveva segnalato perché pensava fosse un episodio isolato che non si sarebbe
ripetuto. Il manager deve riportare questo comportamento?
Sì. BMS è impegnata a creare un ambiente di lavoro in cui tutti vengano trattati con
rispetto e dignità e non tollera molestie sessuali. Questi principi si applicano ai
dipendenti, alle altre persone presenti sul posto di lavoro e a tutti coloro con cui i
nostri dipendenti possono interagire in ambienti lavorativi. L’azienda ha l’obbligo di
indagare su questa situazione, per determinare se si è verificata una condotta
inappropriata e/o una violazione della Policy aziendale e intraprendere le azioni
necessarie. Ogni manager o supervisore che riceve un reclamo relativo a una
discriminazione o molestia deve comunicarlo immediatamente alle Risorse umane
e/o ad altri contatti, come descritto nella sezione “Comunicazione di eventuali
dubbi”. Se la dipendente avesse segnalato il primo caso di comportamento
inadeguato, la situazione avrebbe potuto essere affrontata in precedenza, prima
che il consulente ripetesse le sue azioni.
equitable
Policy aziendale BMS-CP-001, Policy anti-discriminazione e anti-molestie
Abuso di sostanze
L’azienda tutela la sicurezza e il benessere dei dipendenti, di coloro che utilizzano i nostri
prodotti, di coloro che accedono ai locali dell’azienda e del pubblico in generale attraverso la
creazione di un ambiente lavorativo in cui non siano presenti alcol e droghe che migliorerà la
sicurezza, la salute e le prestazioni dell’azienda e dei dipendenti.
La nostra azienda considera l’uso illecito di droghe e stupefacenti e l’abuso di alcol come
problemi gravi. In qualità di azienda biofarmaceutica globale, la cui missione è aiutare i
pazienti a superare gravi malattie, abbiamo un particolare interesse per la salute e il
benessere dei nostri colleghi. L’azienda vieta l’uso illecito, la vendita, la produzione, la
distribuzione, la dispensazione, l’acquisto, la coltivazione, il trasferimento, la cessione o la
detenzione di droghe o stupefacenti in ogni momento in cui i dipendenti si trovano all’interno
della struttura aziendale o svolgono attività per conto dell’azienda.
Ci assumiamo tutti la responsabilità di evitare il consumo eccessivo e l’intossicazione da alcol,
oltre a qualsiasi comportamento che possa essere discriminatorio, molesto o violento. Siamo
tenuti a garantire la sicurezza dei nostri mezzi di trasporto da e per eventi supportati o
sponsorizzati dall’azienda, in cui venga servito alcol e i dipendenti non devono mai mettersi
alla guida di un veicolo sotto l’effetto di alcol o di altre sostanze stupefacenti.
equo
Anche l’utilizzo, la vendita, la produzione, la distribuzione, la dispensazione, l’acquisto, la
coltivazione, il trasferimento, la cessione o la detenzione di alcol è vietata nei locali aziendali e
durante lo svolgimento di attività per conto dell’azienda, salvo nel caso limitato di attività
sociali supportate/sponsorizzate dall’azienda.
Abuso di Sostanze (continua)
Domande e risposte
Il prossimo mese parteciperò a una riunione regionale di vendita in un grande centro
congressi. Con molti altri colleghi ho un appuntamento nella hall dell’hotel dopo la
fine della riunione, per fare il punto della situazione. Poiché la riunione formale a
quel punto sarà finita e si tratta di tempo personale, possiamo bere bevande
alcoliche durante l’incontro?
equo
Abuso di Sostanze (continua)
Domande e risposte
Il prossimo mese parteciperò a una riunione regionale di vendita in un grande
centro congressi. Con molti altri colleghi ho un appuntamento nella hall
dell’hotel dopo la fine della riunione, per fare il punto della situazione. Poiché
la riunione formale a quel punto sarà finita e si tratta di tempo personale,
possiamo bere bevande alcoliche durante l’incontro?
equo
Sebbene sia accettabile consumare bevande alcoliche nel corso di una riunione
informale, ci assumiamo tutti la responsabilità di evitare un consumo eccessivo e
l’intossicazione da alcol e qualsiasi comportamento inappropriato. Ogni
comportamento che potrebbe essere discriminatorio, molesto o violento e la
guida di un veicolo sotto l’effetto di alcol o di altre sostanze stupefacenti è
vietato. La nostra azienda considera l’uso illecito di droghe e stupefacenti e
l’abuso di alcol come problemi gravi e abbiamo un particolare interesse per la
salute e il benessere dei nostri colleghi. Di conseguenza, l’utilizzo, la vendita, la
produzione, la distribuzione, l’acquisto, la coltivazione, la cessione o la
detenzione di alcol è vietata anche nei locali aziendali o nello svolgimento di
attività per conto dell’azienda, salvo nel caso limitato di attività sociali
supportate/sponsorizzate dall’azienda.
Policy aziendale BMS-CP-002, Prevenzione dell’abuso di sostanze
La nostra azienda si impegna a offrire e mantenere un ambiente di lavoro e un posto
di lavoro sicuri. Non tollereremo minacce o atti di violenza contro qualsiasi persona si
trovi sulla proprietà aziendale o contro chiunque sia impegnato in attività per BMS o
altre attività connesse al lavoro. Ciò include minacce di violenza, fare o inviare
telefonate, e-mail o altre comunicazioni minacciose, mostrare o minacciare l’uso di
armi, distruggere la proprietà, minacciare o usare violenza fisica nei confronti di un
individuo, comportamenti o linguaggio che suggeriscano violenza o altro
comportamento che può mettere in pericolo il benessere di un individuo che si trovi
sulla proprietà aziendale o sia impegnato in attività per conto dell’azienda.
Domande e risposte
inclusive
Nel corso di una recente riunione del team, due dei miei colleghi hanno avuto una
discussione accesa. Durante la discussione, Carl ha spinto Jack e Jack è inciampato su
una gamba della sedia cadendo a terra. Resosi conto della violenza con cui ha spinto
Jack, Carl si è subito avvicinato, si è scusato e lo ha aiutato a rialzarsi. Jack non si è
fatto male, ma devo segnalare l’incidente?
equo
Minacce sul posto di lavoro (continua)
La nostra azienda si impegna a offrire e mantenere un ambiente di lavoro e un posto di
lavoro sicuri. Non tollereremo minacce o atti di violenza contro qualsiasi persona si trovi
sulla proprietà aziendale o contro chiunque sia impegnato in attività per BMS o altre
attività connesse al lavoro. Ciò include minacce di violenza, fare o inviare telefonate, email o altre comunicazioni minacciose, mostrare o minacciare l’uso di armi, distruggere la
proprietà, minacciare o usare violenza fisica nei confronti di un individuo, comportamenti o
linguaggio che suggeriscano violenza o altro comportamento che può mettere in pericolo il
benessere di un individuo che si trovi sulla proprietà aziendale o sia impegnato in attività
per conto dell’azienda.
Domande e risposte
inclusive
Nel corso di una recente riunione del team, due dei miei colleghi hanno avuto una
discussione accesa. Durante la discussione, Carl ha spinto Jack e Jack è inciampato su
una gamba della sedia cadendo a terra. Resosi conto della violenza con cui ha spinto
Jack, Carl si è subito avvicinato, si è scusato e lo ha aiutato a rialzarsi. Jack non si è fatto
male, ma devo segnalare l’incidente?
equo
Sì, è necessario segnalare l’incidente. Anche se Carl non aveva intenzione di far cadere
Jack, le sue azioni sono state inadeguate. La nostra azienda si impegna a offrire e
mantenere un ambiente di lavoro sicuro e non tollereremo minacce o atti di violenza
contro qualsiasi persona si trovi sulla proprietà aziendale o contro chiunque sia
impegnato in attività per BMS o altre attività connesse al lavoro. Questo include
minacciare o usare violenza fisica contro un’altra persona.
Policy aziendale BMS-CP-003, Minacce e atti di violenza sul luogo di lavoro
Diritti umani
La nostra azienda sostiene pienamente i principi stabiliti ai sensi della Dichiarazione
Universale dei Diritti Umani (DUDU) delle Nazioni Unite. La DUDU tratta:
• l’uguaglianza di tutti gli esseri umani;
• il diritto alla vita, alla libertà e alla sicurezza;
• la libertà personale; e
inclusivo
• le libertà economiche, sociali e culturali.
La nostra azienda si impegna a sostenere e rispettare la protezione dei diritti umani e ad
evitare la complicità negli abusi dei diritti umani, abbraccia una forza lavoro diversificata e
inclusiva e promuove la salute, la sicurezza e il trattamento equo e rispettoso dei nostri
dipendenti, senza discriminazioni o molestie.
Policy aziendale BMS-CP-069, Diritti umani
equo
Privacy dei dati
Nel normale svolgimento delle attività, la nostra azienda riceve, raccoglie, conserva e usa
quantità significative di dati d’identificazione personale di molti soggetti, relativi a
informazioni finanziarie, mediche e di indennità. Alcuni dei dati possono comprendere
informazioni sensibili sulla salute di una data persona.
I dati possono riferirsi a dipendenti, clienti, consumatori, soggetti di ricerca, fornitori e
concorrenti.
Indipendentemente dall’oggetto dei dati, è necessario rispettare e proteggere i dati
personali ai quali si ha accesso, coerentemente con le norme applicabili e le policy BMS.
È possibile contattare il Chief Privacy Officer per eventuali domande o dubbi all’indirizzo:
• E-mail: global.privacy@bms.com
• USA: 877-578-4009
• Resto del mondo: +1 609-252-4009
equo
Privacy dei dati (continua)
Domande e risposte
Posso controllare gli elenchi di registrazione dei pazienti o i grafici medici nello studio di un
medico mentre aspetto di incontrarlo?
Domande e risposte
No. Consultare un elenco di registrazione dei pazienti o dati medici in tali circostanze è
contrario alle aspettative dei pazienti relative a riservatezza e privacy.
Domande e risposte
Posso inviare i dati di un dipendente BMS al mio account di posta elettronica personale in
modo da poter lavorare da casa sul mio computer?
Domande e risposte
No. È possibile portare a casa il laptop cifrato e assegnato da BMS e usare la rete privata
virtuale (VPN, Virtual Private Network) aziendale per accedere ai dati. Inoltre, bisogna
essere sicuri che qualsiasi dispositivo mobile o i dispositivi di archiviazione, come unità
flash USB, utilizzati per accedere alle informazioni BMS siano cifrati (se tale tecnologia è
disponibile), protetti con una password complessa e mai lasciati incustoditi. Se il laptop, il
telefono cellulare o il dispositivo di archiviazione vengono rubati o smarriti, è necessario
segnalare l’accaduto immediatamente al proprio superiore e alla Corporate Security.
Domande e risposte
virtuale (VPN, Virtual Private Network) aziendale per accedere ai dati. Inoltre, bisogna
essere sicuri che qualsiasi dispositivo mobile o i dispositivi di archiviazione, come unità
flash USB, utilizzati per accedere alle informazioni BMS siano cifrati (se tale tecnologia è
disponibile), protetti con una password complessa e mai lasciati incustoditi. Se il laptop, il
telefono cellulare o il dispositivo di archiviazione vengono rubati o smarriti, è necessario
segnalare l’accaduto immediatamente al proprio superiore e alla Corporate Security.
Se ricevo una telefonata da parte di qualcuno che chiede una copia della lista dei
dipendenti per una delle nostre unità aziendali, posso fornire tali informazioni?
Domande e risposte
virtuale (VPN, Virtual Private Network) aziendale per accedere ai dati. Inoltre, bisogna essere
sicuri che qualsiasi dispositivo mobile o i dispositivi di archiviazione, come unità flash USB,
utilizzati per accedere alle informazioni BMS siano cifrati (se tale tecnologia è disponibile),
protetti con una password complessa e mai lasciati incustoditi. Se il laptop, il telefono cellulare
o il dispositivo di archiviazione vengono rubati o smarriti, è necessario segnalare l’accaduto
immediatamente al proprio superiore e alla Corporate Security.
Se ricevo una telefonata da parte di qualcuno che chiede una copia della lista dei dipendenti
per una delle nostre unità aziendali, posso fornire tali informazioni?
No. Se non si è certi se la chiamata o il chiamante siano legittimi o se non si riconosce il
numero, è possibile trasferire la chiamata al supervisore o al rappresentante Corporate
Security, chiedere al chiamante di fornire il proprio numero di ufficio o di telefono cellulare e
dire che sarà richiamato o chiedere il numero di telefono BMS e quindi verificare se la persona
e la richiesta sono autentici. Indipendentemente dalla procedura seguita, bisogna essere
sempre consapevoli e vigili nella protezione delle informazioni aziendali.
Policy aziendale BMS-CP-006, Uso dei sistemi informatici e protezione degli asset informativi
Policy aziendale BMS-CP-016, Privacy
Per la nostra azienda, la salute e la sicurezza di dipendenti, clienti e grande pubblico sono
di importanza fondamentale. Ognuno di noi ha la responsabilità di mantenere un luogo di
lavoro sicuro e di conformarsi a tutte le leggi, le normative e le Policy aziendali applicabili.
Conduciamo le nostre attività in modo sostenibile dal punto di vista ambientale e
utilizziamo sistemi, programmi e procedure per la gestione responsabile nei confronti
dell'ambiente delle nostre attività, tra cui:
• ricerca e sviluppo dei prodotti;
• operazioni di produzione;
• imballaggio;
• trasporto e distribuzione;
• marketing e vendite; e
• beni e servizi presi in appalto.
Tutti i dipendenti devono considerare la protezione ambientale, nonché la salute e la
sicurezza personale e pubblica, come parti inscindibili delle proprie responsabilità
quotidiane.
equo
Ambiente, salute e sicurezza (continua)
Domande e risposte
Ieri, ho messo la mano sotto la mia scrivania e mi sono tagliato con un angolo vivo.
L’emorragia non era grave e sono riuscito a lavarmi e a fasciare il taglio da solo. Sono
tenuto a denunciare questo fatto?
Domande e risposte
Sì. È necessario comunicare tutti gli incidenti, le lesioni e le malattie sul luogo di lavoro al
proprio supervisore, anche se minori, per due ragioni. La prima è garantire che una lesione
o una malattia possano essere trattate in maniera corretta e tempestiva. La seconda è
aiutare a individuare condizioni potenzialmente pericolose che possono essere corrette
prima che provochino lesioni o malattie più gravi. Inoltre, potrebbero esistere requisiti
normativi di gestione dei registri da rispettare. Ciò consente alla nostra azienda di
mantenere un elevato livello di sicurezza per tutti.
Domande e risposte
proprio supervisore, anche se minori, per due ragioni. La prima è garantire che una lesione
o una malattia possano essere trattate in maniera corretta e tempestiva. La seconda è
aiutare a individuare condizioni potenzialmente pericolose che possono essere corrette
prima che provochino lesioni o malattie più gravi. Inoltre, potrebbero esistere requisiti
normativi di gestione dei registri da rispettare. Ciò consente alla nostra azienda di
mantenere un elevato livello di sicurezza per tutti.
Stavo lavorando presso la mia sede e ho notato quella che sembrava una fuoriuscita di
liquido da un tubo sospeso. Sono tenuto a denunciare questo fatto?
Domande e risposte
L’emorragia non era grave e sono riuscito a lavarmi e a fasciare il taglio da solo. Sono tenuto
a denunciare questo fatto?
proprio supervisore, anche se minori, per due ragioni. La prima è garantire che una lesione o
una malattia possano essere trattate in maniera corretta e tempestiva. La seconda è aiutare a
individuare condizioni potenzialmente pericolose che possono essere corrette prima che
provochino lesioni o malattie più gravi. Inoltre, potrebbero esistere requisiti normativi di
gestione dei registri da rispettare. Ciò consente alla nostra azienda di mantenere un elevato
livello di sicurezza per tutti.
Stavo lavorando presso la mia sede e ho notato quella che sembrava una fuoriuscita di liquido
da un tubo sospeso. Sono tenuto a denunciare questo fatto?
Sì. Tutti i dipendenti sono tenuti a denunciare tempestivamente situazioni che potrebbero
ragionevolmente comportare pericolo per i dipendenti o per l’ambiente. È necessario
denunciare simili problemi il più rapidamente possibile all’Ufficio per la Sicurezza o all’Ufficio
per l’Ambiente, salute e sicurezza della sede, in modo che si possano adottare le misure del
caso per (i) identificare il liquido e impedire o limitare, per quanto possibile, eventuali danni a
persone o ambiente, (ii) darne comunicazione alle autorità competenti, se del caso, (iii)
bloccare tempestivamente il versamento per evitare infortuni e (iv) adottare misure per
impedire il ripetersi di simili incidenti.
Policy aziendale BMS-CP-004, Ambiente, salute e sicurezza
Per una copia della Relazione di sostenibilità più recente, visitare il sito Web all’indirizzo
www.bms.com/sustainability
GUIDARE LA
NOSTRA AZIENDA
CON INTEGRITÀ
Conservazione accurata dei
registri
Indagini governative e altre
questioni legali
Protezione delle informazioni
aziendali
Divulgazione di informazioni di
rilevanza societaria non pubbliche
e intermediazione di titoli
Affari pubblici
Uso di proprietà o servizi BMS per
vantaggio personale
Uso di computer e patrimonio
informativo
La nostra azienda gestisce i propri documenti in modo che riflettano accuratamente la
natura reale delle operazioni commerciali, dei dati scientifici e di produzione e le
informazioni normative. Non creiamo, né prendiamo parte alla creazione di documenti che
siano fuorvianti o che celino imprecisioni. Ognuno di noi è responsabile, all’interno del
rispettivo ruolo, della correttezza e della sicurezza dei documenti che produce.
Ad esempio, ciò significa che non possiamo:
• creare documenti che contengano date o firme false;
• falsificare i dati;
• cancellare dati che potrebbero non essere in linea con le attese;
• creare documenti da cui non risulti con precisione la natura delle transazioni aziendali
e delle operazioni regolamentate;
• fare in modo che dai documenti risulti che i versamenti vengono effettuati a favore di
una persona o entità mentre in realtà questi sono a favore di un’altra persona o entità;
• registrare vendite che in realtà non hanno avuto luogo.
equo
excellence
(continua)
Spese aziendali
La nostra azienda si impegna a rispettare gli standard più elevati di comportamento etico
relativi alle spese aziendali. Sebbene l’azienda ci rimborsi per le spese aziendali
ragionevoli e legittime, siamo tutti tenuti a usare buonsenso quando sosteniamo e
riportiamo tali spese.
Ad esempio, ciò significa che non possiamo:
• utilizzare in modo errato i fondi aziendali;
• falsificare le note spese; oppure
• inviare note falsificate come prova di spese aziendali.
In caso di dubbi riguardanti attività che potrebbero portare a imprecisioni nei documenti
contabili, ivi comprese questioni di contabilità, controllo interno o revisione contabile, è
necessario segnalare immediatamente l’oggetto del dubbio al superiore, all’Ufficio Legale,
all’Ufficio di Conformità ed etica o direttamente al Comitato di Revisione del Consiglio di
Amministrazione. Le preoccupazioni riguardanti le attività che possono compromettere
l’integrità dei dati devono essere segnalate al supervisore, all’Ufficio Legale o all’Ufficio di
Conformità ed etica.
equo
excellence
Conservazione accurata dei registri (continua)
Domande e risposte
Il nostro reparto ha un avanzo di bilancio di quest’anno e sta pianificando un progetto per il
prossimo anno. Ci è stato chiesto di ridurre il nostro budget totale l’anno prossimo e
potremmo non avere un budget sufficiente a coprire il progetto del prossimo anno. È
accettabile chiedere al rivenditore di fatturare ora un lavoro che eseguirà l’anno prossimo
in modo da registrare le spese a fronte dell’avanzo di quest’anno?
excellence
Domande e risposte
No. Le spese e i ricavi devono essere registrati nel periodo in cui sono sostenuti o quando
sono eseguiti i servizi, a prescindere dal periodo in cui vengono preventivati. Inoltre, non è
possibile concordare il ritardo di un pagamento dovuto a un rivenditore o un cliente. Un
simile comportamento potrebbe costituire frode e costare al dipendente e alla società
l’accusa di complicità e favoreggiamento.
excellence
Domande e risposte
Uno dei miei dipendenti diretti è stato in viaggio per lavoro. Nel rivedere la sua nota spese,
ho notato che la ricevuta dell’hotel che ha presentato contiene spese personali e spese
aziendali e che l’importo indicato nella nota spese riflette l’importo totale della ricevuta
dell’hotel. Devo ignorare questa discrepanza?
excellence
Domande e risposte
Uno dei miei dipendenti diretti è stato in viaggio per lavoro. Nel rivedere la sua nota spese,
ho notato che la ricevuta dell’hotel che ha presentato contiene spese personali e spese
aziendali e che l’importo indicato nella nota spese riflette l’importo totale della ricevuta
dell’hotel. Devo ignorare questa discrepanza?
No. Le spese di viaggio sostenute mentre un dipendente sta svolgendo attività aziendali
necessarie sono spese aziendali e sono rimborsabili. Tuttavia, le spese personali
sostenute durante il viaggio non sono spese aziendali e non sono rimborsabili. È
necessario parlare della discrepanza con il dipendente.
excellence
Domande e risposte
La mia unità aziendale vende direttamente a ospedali, farmacie e operatori al dettaglio. Il
Vicepresidente per le vendite ha insistito sul fatto che il modo migliore per aumentare le
vendite è cambiare il modello di distribuzione, così venderemmo a un distributore
esclusivo, che, a sua volta, rivenderebbe a ospedali, farmacie e operatori al dettaglio. Il
contratto con il distributore esclusivo imporrebbe che il distributore conservi scorte per 30
giorni. È ammissibile?
excellence
Domande e risposte
Dipende. È necessario rivolgersi all’Ufficio Legale e al Reparto finanziario per la situazione
specifica. In genere, per 30 giorni di scorte o meno, se il nuovo modello di distribuzione
offre una copertura geografica estesa, un aumento della frequenza delle consegne o altri
vantaggi relativi al servizio clienti che l’attuale infrastruttura non può sostenere, la modifica
rappresenta probabilmente un modello commerciale corretto ed è ammissibile. Tuttavia, se
non vi è un aumento della copertura dei potenziali clienti e l’intenzione è di registrare 30
giorni di vendite al distributore per soddisfare gli obiettivi di vendita, ciò non è ammissibile.
excellence
Domande e risposte
excellence
Sono un supervisore di produzione. Come parte della preparazione di un’operazione di
produzione delle capsule, deve essere eseguito il controllo della pulizia delle
apparecchiature da utilizzare. Questo passaggio è importante e richiede di verificare che
le apparecchiature siano pulite e appropriate per l’uso. Entrando nella camera di
lavorazione, l’operatore di produzione mi informa che l’apparecchiatura è pulita e pronta
per l’uso. Senza verificare visivamente che l’apparecchiatura sia pulita, firmo la
dichiarazione “Verificato da” nella documentazione del lotto. La mia azione è stata
corretta?
Domande e risposte
excellence
Sono un supervisore di produzione. Come parte della preparazione di un’operazione di
produzione delle capsule, deve essere eseguito il controllo della pulizia delle
apparecchiature da utilizzare. Questo passaggio è importante e richiede di verificare che
le apparecchiature siano pulite e appropriate per l’uso. Entrando nella camera di
lavorazione, l’operatore di produzione mi informa che l’apparecchiatura è pulita e pronta
per l’uso. Senza verificare visivamente che l’apparecchiatura sia pulita, firmo la
dichiarazione “Verificato da” nella documentazione del lotto. La mia azione è stata
corretta?
No. Non hai effettivamente eseguito un controllo indipendente delle apparecchiature per
verificare che fossero adeguatamente pulite. Non avresti dovuto firmare la
documentazione prima di aver eseguito la tua ispezione delle apparecchiature e aver
verificato che erano adeguatamente pulite.
Domande e risposte
Un monitor di una sperimentazione clinica viene a sapere che la sua sede sarà sottoposta
a revisione. Si rende conto che alcuni documenti, quali i record di trasparenza sui farmaci,
non sono stati gestiti adeguatamente. Per evitare che ciò risulti dall’audit, il monitor decide
di creare i record di trasparenza sui farmaci da se. È accettabile?
excellence
Domande e risposte
Un monitor di una sperimentazione clinica viene a sapere che la sua sede sarà sottoposta
a revisione. Si rende conto che alcuni documenti, quali i record di trasparenza sui farmaci,
non sono stati gestiti adeguatamente. Per evitare che ciò risulti dall’audit, il monitor decide
di creare i record di trasparenza sui farmaci da se. È accettabile?
Questo non è accettabile. Piuttosto che creare i record mancanti da se, il monitor avrebbe
dovuto affrontare questo punto con il personale della sede, documentare il problema ed
eseguire il follow-up. Se non esisteva una soluzione tempestiva, avrebbe dovuto inoltrare
la questione alla direzione per decidere come reagire. I record non devono mai essere
creati retrospettivamente per soddisfare un requisito.
Policy aziendale BMS-CP-014, Quality
Policy aziendale BMS-CP-017, Gestione dei livelli di inventario dei prodotti per clienti diretti
Policy aziendale BMS-CP-034, Anti-corruzione
Policy aziendale BMS-CP-039, Spese aziendali
excellence
Per documentazione si intende qualsiasi informazione registrata, creata, ricevuta,
modificata, conservata, archiviata, recuperata o trasmessa che supporta le attività
aziendali.
Ciò include messaggi su supporto cartaceo, di posta elettronica, fotografie, documenti
elettronici e digitali (CD, nastri informatici, dischetti e così via) e documenti in Word, Excel
e di altro tipo.
Il nostro programma di gestione dei documenti prevede delle prassi uniformi e coerenti di
gestione dei documenti, compresa la durata della conservazione e i tempi per la
distruzione dei documenti.
Tutti i documenti relativi al lavoro sono di proprietà della BMS. Nessun dipendente può
vantare alcun diritto personale o proprietario verso i documenti di BMS, compresi i
documenti redatti dal dipendente o che questi ha aiutato a redigere o compilare.
Abbiamo tutti la responsabilità di assicurare che i documenti dell’azienda siano conservati,
usati, trasferiti ed eliminati conformemente alla Politica sulla gestione dei documenti BMS.
Per eventuali domande, rivolgersi all’Ufficio di gestione dei documenti di BMS:
• Linea telefonica di assistenza per la gestione dei documenti: + 1 609-252-5500
• E-mail: records.management@bms.com
• Sito Web: rm.bms.com
(continua)
Domande e risposte
È da alcuni anni che il mio reparto non esamina il contenuto dei suoi schedari.
Abbiamo programmato una “giornata di pulizia degli schedari” (Giorno di gestione
dei documenti) e voglio essere sicuro di sapere cosa possiamo eliminare. Dove
posso trovare queste informazioni?
(continua)
Domande e risposte
È da alcuni anni che il mio reparto non esamina il contenuto dei suoi schedari.
Abbiamo programmato una “giornata di pulizia degli schedari” (Giorno di gestione
dei documenti) e voglio essere sicuro di sapere cosa possiamo eliminare. Dove
posso trovare queste informazioni?
Ai sensi della nostra Politica sulla gestione dei documenti, è necessario controllare
le tempistiche sulla conservazione dei documenti, in cui sono riportati gli obblighi di
conservazione per i diversi tipi di documenti. Oltre a ciò, è necessario stabilire se
sono presenti Avvisi per la conservazione e la detenzione di atti (conservazione a
fini giudiziari) che vietano l’eliminazione di determinati documenti. È possibile
vedere un elenco generale di avvisi per la conservazione e la detenzione di atti
all’indirizzo rm.bms.com. Per ulteriori istruzioni sulla conservazione di determinati
documenti, contattare l’Ufficio Legale.
Policy aziendale BMS-CP-005, Gestione dei documenti BMS
Indagini governative e altre questioni legali
Collaboriamo appieno con indagini, richieste di informazioni e richieste nell’ambito di
controversie legali da parte del governo.
Se si è a conoscenza, si ritiene con ragione o si è stati informati del fatto che un’indagine,
inchiesta o vertenza è in corso o è ragionevolmente prevedibile, è necessario tenere e
conservare tutti i relativi documenti (siano essi in formato cartaceo, elettronico o digitale).
È necessario conservare adeguatamente i documenti e non si deve mai:
• distruggere i documenti aziendali: (i) se è probabile che saranno oggetto di un’indagine
o di una controversia, (ii) dopo aver ricevuto l’avviso di conservare tali documenti
oppure (iii) dopo aver ricevuto richieste di documenti da parte di un ente governativo,
un tribunale o l’Ufficio Legale;
• alterare documentazione o documenti dell’Azienda;
• mentire o rilasciare dichiarazioni fuorvianti a inquirenti del governo o a qualsiasi
membro direttivo dell’azienda;
o
• tentare di impedire a una qualsiasi persona di fornire informazioni agli investigatori
amministrativi o al legale dell’azienda o tentare di indurre chiunque a fornire
informazioni false o ingannevoli.
I dipendenti negli Stati Uniti e in alcuni altri paesi possono esercitare il diritto di essere
rappresentati da un avvocato, nel caso in cui vengano contattati da inquirenti del governo.
Se si è contattati da un investigatore o per domande circa i propri diritti, rivolgersi all’Ufficio
Legale.
Indagini governative e altre questioni legali (continua)
Domande e risposte
Cosa devo fare se ricevo una notifica di richiesta di deposizione o una
citazione in cui mi vengono richieste informazioni su un prodotto di BMS
o sulle mie attività professionali?
Indagini governative e altre questioni legali (continua)
Domande e risposte
Cosa devo fare se ricevo una notifica di richiesta di deposizione o una
citazione in cui mi vengono richieste informazioni su un prodotto di BMS
o sulle mie attività professionali?
Contattare immediatamente l’Ufficio Legale prima di intraprendere qualsiasi altra
azione. L’Ufficio Legale discuterà con te la questione, esaminerà l’ambito della
richiesta, ti assisterà nel processo legale, contatterà la parte che ha emesso la
notifica di richiesta di deposizione o la citazione e ti informerà dell’eventuale diritto di
essere rappresentato da un legale.
Protezione delle informazioni aziendali
La nostra società genera una grande quantità di informazioni e i dipendenti sono tenuti a
sapere quali informazioni sono riservate e non devono essere divulgate al di fuori dell’azienda.
La divulgazione inappropriata di informazioni aziendali può distruggere il valore
dell’informazione, danneggiare la posizione competitiva dell’azienda, violare la legge o influire
sui nostri obblighi contrattuali. Ognuno di noi è responsabile della classificazione, gestione,
conservazione e smaltimento delle informazioni aziendali in modo conforme alle procedure
aziendali.
Per aiutare a garantire che siano protette e gestite correttamente, le informazioni aziendali
devono essere identificate appropriatamente. Le informazioni aziendali classificate come
riservate devono essere contrassegnate e gestite di conseguenza. Eventuali domande
riguardanti la classificazione delle informazioni aziendali devono essere rivolte all’Ufficio
Legale.
Ecco alcuni tra gli esempi più comuni di informazioni Riservate:
• file personali, compresi i report sulle prestazioni;
• numeri di previdenza sociale negli Stati Uniti o altri numeri d’identificazione emessi dallo
stato;
• conti correnti bancari e numeri di carte di credito;
• informazioni mediche di un individuo;
• proiezioni di vendite;
• alcuni contratti con un obiettivo aziendale strategico;
• informazioni su fusioni e acquisizioni;
• strutture chimiche di composti non ancora brevettati o pubblicati;
• piani aziendali strategici e strategie di marketing e
• dati finanziari.
Protezione delle informazioni aziendali (continua)
Per proteggere le informazioni riservate dalla divulgazione non appropriata dobbiamo:
• non divulgare le informazioni senza preventiva autorizzazione;
• le informazioni devono essere discusse con altri dipendenti solo se questi hanno la
necessità di conoscerle, con preventiva autorizzazione;
• ricordare ai nostri fornitori che possono avvalersi di esse solo al fine di condurre trattative
commerciali con noi;
• fare attenzione a non divulgare inavvertitamente informazioni in nessun momento e in
nessun contesto, inclusa l’interazione sociale;
• fare attenzione quando si discute degli affari dell’azienda fuori dall’ufficio; e
• identificare le informazioni in modo chiaro e appropriato.
Applichiamo questi stessi standard alle informazioni riservate che riceviamo dai nostri partner
aziendali.
Nel ricevere informazioni riservate di altre parti, non dobbiamo:
• accettare le informazioni a meno che non sussista un contratto di riservatezza firmato che
contempli lo scambio di informazioni; e
• acquisire informazioni riservate di un’altra parte in modo illegale o improprio.
Domande e risposte
Una sera, mentre ero a cena con amici, ho sentito un dipendente BMS parlare con un’altra
persona di un progetto di acquisizione che l’azienda non aveva ancora reso pubblico. Che
responsabilità ho in una tale situazione?
Domande e risposte
Occorre parlare con il dipendente della questione immediatamente e segnalare l’accaduto
al manager, all’Ufficio Legale o all’Ufficio di Conformità ed etica. La divulgazione
inappropriata di informazioni aziendali può distruggere il valore dell’informazione,
danneggiare la posizione competitiva dell’azienda, violare la legge o influire sui nostri
obblighi contrattuali. Ognuno di noi è responsabile di garantire che le informazioni
riservate siano trattate appropriatamente ed è necessario fare attenzione a non divulgare
inavvertitamente informazioni riservate in nessun momento e in nessun contesto, inclusa
l’interazione sociale.
Domande e risposte
Ho appena assunto un dipendente che prima lavorava per un concorrente. Durante una
riunione ho notato che il dipendente ha utilizzato le informazioni del suo ex datore di lavoro
in una presentazione. È accettabile?
Domande e risposte
Ho appena assunto un dipendente che prima lavorava per un concorrente. Durante una
riunione ho notato che il dipendente ha utilizzato le informazioni del suo ex datore di lavoro
in una presentazione. È accettabile?
No. È scorretto e può essere illegale ottenere informazioni riservate su o da un ex datore
di lavoro. Inoltre, se si ricevono offerte di informazioni riservate o di informazioni che si
ritiene siano state ottenute in modo illecito o improprio, è necessario riferire
immediatamente quanto accaduto all’Ufficio Legale.
Policy aziendale BMS-CP-010, Divulgazione di informazioni di rilevanza societaria
Divulgazione di informazioni di rilevanza societaria non
pubbliche e intermediazione di titoli
Il modo in cui trattiamo le informazioni di rilevanza societaria non pubbliche e la condotta dei
nostri dipendenti esposti a tali informazioni sono governati dalla legge e dalla policy
aziendale. Tali norme disciplinano i tempi e le modalità della divulgazione di determinate
informazioni. I singoli dipendenti non sono autorizzati a decidere come procedere per proprio
conto, al di fuori delle policy aziendali.
Non si devono divulgare informazioni di rilevanza societaria non pubbliche relative a BMS o
alle società con le quali intratteniamo rapporti commerciali a nessuno, sia all’interno che
all’esterno dell’azienda, che non sia autorizzato a ottenere tali informazioni.
È necessario prestare particolare attenzione con i seguenti tipi di informazioni di rilevanza
societaria non pubbliche:
• informazioni finanziarie interne;
• inizio di una nuova attività;
• sviluppo, approvazione o mancata approvazione di un nuovo prodotto o innovazione
tecnologica;
rigor
• grande transazione progettata, come l’acquisizione di un’altra azienda, una cessione,
una licenza significativa o un accordo di collaborazione; oppure
• avvio o conclusione di una controversia giudiziaria o di un’indagine governativa
importante.
pubbliche e intermediazione di titoli (continua)
Domande e risposte
Cosa sono le informazioni di rilevanza societaria non pubbliche?
rigor
Pubbliche e intermediazione di titoli (continua)
Domande e risposte
Cosa sono le informazioni di rilevanza societaria non pubbliche?
Le informazioni di rilevanza societaria non pubbliche sono un tipo di informazioni
riservate che non sono state rese pubbliche e che un investitore ragionevole
potrebbe considerare importanti al momento di decidere se acquistare o vendere
azioni di una società. Le informazioni sono considerate di dominio pubblico solo
se sono state rese generalmente disponibili agli investitori, ad esempio tramite
menzione nei rapporti periodici o annuali per gli azionisti emessi dalla nostra
azienda, inclusione in comunicati stampa o ampia diffusione e conferma sui
media dell’azienda, prevedendo per gli investitori sufficiente tempo di reazione.
rigor
Intermediazione di titoli
Se si possiedono informazioni di rilevanza societaria non pubbliche, è proibito trarne
profitto, ad esempio acquistando o vendendo titoli dell’azienda. È inoltre proibito
fornire tali informazioni a un’altra persona che potrebbe usarle per vendere o
acquistare titoli dell’azienda. Questi tipi di transazioni sono spesso indicati come
“insider trading” e “tipping”. I titoli includono, ad esempio, quote azionarie, singole
azioni, stock option, emissioni obbligazionarie e titoli di debito.
Allo stesso modo, chiunque sia a conoscenza di informazioni di rilevanza societaria
non pubbliche su aziende con cui BMS ha stabilito o intende stabilire relazioni
commerciali non può acquistare o vendere titoli di tali aziende, né fornire le
informazioni a un’altra persona che potrebbe utilizzarle per acquistare o vendere titoli
di tale azienda. È inoltre vietato acquistare o vendere i titoli di qualsiasi azienda
presente sulla Lista delle aziende soggette a restrizioni, che è una lista di piccole
aziende farmaceutiche o di biotecnologie quotate in borsa con cui BMS collabora.
rigor
In caso di dubbi su queste regole, contattare il Corporate Secretary o l’Ufficio Legale
prima di effettuare acquisti o vendite di titoli.
Domande e risposte
Un certo numero di mie azioni vincolate sono giunte a maturazione e vorrei venderle come
ho fatto ogni anno in passato. In azienda non vige un periodo di divieto per le operazioni
(blackout period), ma sto attualmente lavorando a un’acquisizione riservata. Posso
vendere le mie azioni?
rigor
e intermediazione di titoli (continua)
Domande e risposte
Un certo numero di mie azioni vincolate sono giunte a maturazione e vorrei
venderle come ho fatto ogni anno in passato. In azienda non vige un periodo
di divieto per le operazioni (blackout period), ma sto attualmente lavorando a
un’acquisizione riservata. Posso vendere le mie azioni?
Se si sta lavorando a una transazione riservata, come un’acquisizione, è
necessario contattare il Corporate Secretary per discutere se si è in possesso di
informazioni sostanziali non di dominio pubblico prima di vendere le proprie
azioni.
rigor
Domande e risposte
Se si sta lavorando a una transazione riservata, come un’acquisizione, è
necessario contattare il Corporate Secretary per discutere se si è in possesso di
azioni.
Faccio parte del team di sviluppo di un farmaco sperimentale, che è cosviluppato da BMS e da uno dei suoi partner. Ho appena saputo che questo
farmaco sta per essere approvato dalla FDA prima del previsto e per
un’indicazione più ampia di quanto preventivato. Sarà una grande notizia
quando sarà comunicata, in particolare per il nostro partner. Io o i miei
familiari possiamo comprare quote di azioni o stock option di questa azienda?
rigor
Domande e risposte
Se si sta lavorando su una transazione riservata come un’acquisizione, è
necessario contattare la Corporate Secretary per discutere se si è in possesso di
azioni.
Faccio parte del team di sviluppo di un farmaco sperimentale, che è cosviluppato da BMS e da uno dei suoi partner. Ho appena saputo che questo
farmaco sta per essere approvato dalla FDA prima del previsto e per
un’indicazione più ampia di quanto preventivato. Sarà una grande notizia
quando sarà comunicata, in particolare per il nostro partner. Io o i miei
familiari possiamo comprare quote di azioni o stock option di questa azienda?
rigor
No. Se si viene a conoscenza informazioni non di pubblico dominio su
un’azienda attraverso il proprio lavoro in BMS, ad esempio relative a un
partner, è illegale comprare o vendere titoli di tale azienda. I titoli includono
azioni, obbligazioni, opzioni, warrant e partecipazioni, dividendi o strumenti
derivati, quindi non fa differenza se si acquistano azioni o opzioni. È inoltre
proibito fornire tali informazioni sostanziali non di pubblico dominio a
un’altra persona che potrebbe usarle per vendere o acquistare titoli
dell’azienda. Questo è noto come “tipping” ed è anch’esso illegale.
Policy aziendale BMS-CP-007, Intermediazione di titoli
Affari pubblici
Nello svolgimento della nostra attività, i dipendenti BMS comunicano
regolarmente con clienti, professionisti sanitari, funzionari governativi,
analisti finanziari, la stampa e altri importanti contatti esterni. Per
assicurare una comunicazione oculata e appropriata, è essenziale
collaborare con gli Affari pubblici, l’Ufficio Legale, l’Ufficio Relazioni con
gli investitori e l’Ufficio Servizi per gli azionisti, come indicato di seguito:
„ tutte le comunicazioni scritte e orali rivolte a un pubblico esterno con
l’obiettivo di discutere informazioni generali sulla nostra attività
(tramite discorsi, presentazioni, comunicati stampa e altro materiale
simile) devono essere riviste e approvate dagli Affari pubblici, per
garantirne precisione e coerenza prima della diffusione;
„ tutte le comunicazioni alla comunità degli investitori devono essere
riviste e approvate dagli Affari pubblici, dall’Ufficio Legale e quindi
dalle Relazioni con gli investitori;
„ tutte le richieste esterne relative a BMS devono essere rivolte agli
Affari pubblici;
Ethical behavior
„ tutte le richieste di terzi per approvazioni pubbliche, dichiarazioni di
supporto dall’azienda o descrizioni del loro rapporto con l’azienda o
uno dei suoi dipendenti devono essere preventivamente approvate
dagli Affari pubblici;
Affari pubblici (continua)
„ tutte le richieste su una questione legale in sospeso o altri problemi
sensibili devono essere indirizzati all’Ufficio Legale. Tuttavia, se la
richiesta proviene dai mezzi di informazione, deve essere indirizzata
agli Affari pubblici;
„ tutte le richieste di terze parti di usare la “firma aziendale” o il logo
(“glifo”) nel carattere e tonalità di blu distintivi di BMS devono essere
preventivamente approvate dagli Affari pubblici; e
„ tutti gli utilizzi del nome di Bristol-Myers Squibb esterni all’azienda
devono essere preventivamente approvati dagli Affari pubblici.
Inoltre, se non si è certi dell’adeguatezza o meno dell’uso che si intende
fare della firma aziendale all’interno di BMS, contattare gli Affari
pubblici.
Le comunicazioni interne, compresi, a titolo esemplificativo ma non
esaustivo, bollettini del personale esecutivo, articoli su inSite e discorsi e
presentazioni dell’esecutivo (a meno che tali discorsi e presentazioni non
vengano divulgati in una sede pubblica) non possono essere inoltrati a
soggetti al di fuori di BMS.
Ethical behavior
Domande e risposte
Sono stato contattato da un fornitore che intendeva rilasciare un comunicato
stampa con la descrizione del modo in cui il suo prodotto viene usato dalla nostra
azienda per migliorare la produttività, ma senza inserire una mia dichiarazione
diretta in qualità di utilizzatore finale del prodotto. Gli ho detto di mandarmi la
bozza del comunicato così l’avrei fatta revisionare dagli Affari pubblici e che non
poteva pubblicarlo fino all’approvazione. Ho fatto la cosa giusta?
Ethical behavior
Domande e risposte
Sì. Anche se il comunicato stampa del rivenditore non conteneva alcuna citazione
diretta di un commento fatto da un dipendente di BMS, esso comunque definiva
o descriveva il rapporto di quella società nei confronti di BMS. In questo caso, hai
fatto la cosa giusta facendo revisionare prima il comunicato dagli Affari pubblici.
Ethical behavior
Domande e risposte
Ho parlato a una conferenza e dopo la mia presentazione sono stato avvicinato
da una persona che sedeva tra il pubblico che sosteneva di essere un giornalista e
che aveva domande da pormi. Ho risposto alle domande e poi ho indirizzato il
giornalista agli Affari pubblici per ulteriori informazioni. Ho agito correttamente?
Ethical behavior
Domande e risposte
Ho parlato a una conferenza e dopo la mia presentazione sono stato avvicinato
da una persona che sedeva tra il pubblico che sosteneva di essere un giornalista e
che aveva domande da pormi. Ho risposto alle domande e poi ho indirizzato il
giornalista agli Affari pubblici per ulteriori informazioni. Ho agito correttamente?
Ethical behavior
No. Anche se poteva sembrare “sicuro” parlare con il giornalista, la professione
da questi esercitata impone di cercare di andare al di là della presentazione per
tentare di scoprire più informazioni rispetto a quelle comunicate al pubblico della
conferenza. Per non essere preso alla sprovvista dalle domande che un giornalista
può porre e per verificare che la persona in questione è davvero un giornalista,
avresti dovuto chiedergli di contattare gli Affari pubblici, che avrebbero
organizzato un’intervista. Inoltre, quando valuti se parlare durante una
conferenza, devi informarti sulla composizione del pubblico. Se vieni a sapere che
media o investitori faranno parte del pubblico, devi avvisare rispettivamente gli
Affari pubblici e/o l’Ufficio Relazioni con gli investitori, in modo da preparare le
presentazioni e i commenti tenendo presente che avrai di fronte un pubblico più
ampio.
Dobbiamo evitare situazioni che presentino o possano apparire come possibili conflitti
tra i nostri interessi privati e gli interessi dell’azienda.
Un conflitto di interessi si crea quando gli interessi privati, inclusi quelli di natura
personale, sociale e finanziaria, interferiscono in qualsiasi modo con le responsabilità nei
confronti dell’azienda. Ad esempio, un conflitto di interessi potrebbe nascere se il
dipendente o un membro della sua famiglia ricevesse vantaggi personali, intrattenesse
relazioni personali o conducesse operazioni finanziarie o commerciali che rendessero
difficile lo svolgimento del lavoro in maniera obiettiva. Anche solo l’apparenza di un
conflitto di interessi può danneggiare la reputazione dell’azienda, nonché quella dei
dipendenti. I dipendenti hanno l’obbligo di divulgare i dettagli di qualsiasi possibile
conflitto di interessi in corso e di richiedere il permesso per fare un’eccezione alla policy
societaria.
Sebbene esistano molte situazioni che possono creare un possibile conflitto di interessi,
quelle che seguono rappresentano i tipi più comuni di conflitto con cui i dipendenti
potrebbero avere a che fare e le situazioni specifiche che tutti devono evitare:
Interessi personali di natura finanziaria
„ un interesse finanziario in un’entità con cui l’azienda intrattiene rapporti commerciali
o che compete con l’azienda (ad esempio fornitori, clienti e concorrenti), se tale
interesse entra in conflitto o sembra entrare in conflitto con l’impiego del
dipendente;
„ il possesso di più dell’uno per cento (1%) dei titoli di qualsiasi entità quotata
pubblicamente con la quale l’azienda ha stabilito rapporti commerciali;
Ethical behavior
„ il pagamento di onorari, commissioni o altri compensi da qualsiasi entità con la quale
l’azienda intrattiene rapporti commerciali; e
„ un interesse finanziario in qualsiasi operazione nella quale si sa che BMS è o potrebbe
essere interessata.
Attività esterne
„ attività commerciali esterne in concorrenza con qualsiasi attività dell’azienda;
„ attività commerciali esterne che compromettono la capacità del dipendente di
dedicare tempo e attenzione alle mansioni assegnategli; e
Conflitti di interesse (continua)
Domande e risposte
Mio padre lavora per uno dei fornitori preferenziali della nostra
azienda.
Potrebbe esserci un conflitto di interesse?
Ethical behavior
Domande e risposte
Mio padre lavora per uno dei fornitori preferenziali della nostra azienda.
Potrebbe esserci un conflitto di interesse?
Sì. I nostri familiari e parenti che lavorano per un cliente, distributore,
concorrente o fornitore di BMS creano situazioni particolari di potenziale
conflittualità. In questo caso potrebbe esserci un conflitto di interessi a
seconda della posizione ricoperta presso BMS e dall’influenza sulle
decisioni di acquisto. È necessario comunicare tali informazioni al
supervisore, all’Ufficio Legale o all’Ufficio di Conformità ed etica
aziendale, facendo una richiesta di eccezione. L’azienda adotterà poi i
provvedimenti adeguati per risolvere la situazione.
Policy aziendale BMS-CP-009, Conflitti di interesse
Ethical behavior
Doni, intrattenimento, ospitalità, mance e altri favori
I dipendenti non devono mai accettare un dono che possa influenzare o
che porti a pensare che influenzi le loro decisioni professionali.
Ricevere doni, intrattenimento, ospitalità, mance o altri favori da entità
con le quali si fanno affari non è normalmente accettabile, in quanto può
dare adito a un conflitto di interessi comportando un obbligo per conto
della nostra azienda. I dipendenti devono affidarsi al loro buon senso e
consultarsi con un supervisore, con l’Ufficio Legale o con l’Ufficio di
Conformità ed etica per istruzioni su tali questioni.
Doni
Non si devono accettare o fare doni a meno che:
„ non siano di valore nominale;
„ non siano intesi e non possano essere percepiti da altri come un
tentativo di influenzare decisioni d’affari; e
„ non siano in linea con la prassi del settore, tutte le leggi applicabili e
tutte le procedure e policy dell’azienda.
Ethical behavior
Domande e risposte
L’anno scorso ho lavorato a stretto contatto con uno dei nostri fornitori
più importanti. In occasione delle feste, ho ricevuto un piccolo cesto di
frutta dal rivenditore. Cosa devo fare?
Ethical behavior
Domande e risposte
L’anno scorso ho lavorato a stretto contatto con uno dei nostri fornitori
più importanti. In occasione delle feste, ho ricevuto un piccolo cesto di
frutta dal rivenditore. Cosa devo fare?
Si può accettare il dono e dividerlo con i membri del dipartimento. Se il
rivenditore continua a mandare doni, è opportuno fargli cortesemente
presente la nostra policy. Se i doni sono di considerevole valore, vanno
restituiti al rivenditore, comunicandogli la nostra policy e segnalando il
caso al supervisore. Se non è possibile restituire il dono o se il rifiuto del
dono potrebbe danneggiare il rapporto d’affari, questo va consegnato a
BMS quale proprietà dell’azienda, da devolvere in beneficenza o
destinare ad altri scopi legittimi.
Policy aziendale BMS-CP-043, Interazioni con professionisti sanitari
Ethical behavior
Intrattenimento e ospitalità
Se consentito dalle leggi applicabili e dai codici del settore e ai fini di
creare relazioni d’affari, si può accettare o fornire ospitalità, quali
modeste colazioni di lavoro o biglietti di ingresso a eventi sportivi o
spettacoli. Tuttavia, non si deve accettare o fornire intrattenimento o
ospitalità a meno che:
„ non consenta discussioni d’affari o formative;
„ non faccia parte di una vera e propria relazione d’affari;
„ non sia destinata e non venga percepita da altri come tentativo di
influenzare decisioni d’affari;
„ non sia in linea con la prassi del settore, tutte le leggi applicabili e le
nostre policy e procedure aziendali;
„ non sia eccessiva in termini monetari o quantitativi; e
„ non causi imbarazzo alla nostra azienda qualora venga resa di dominio
pubblico.
Ethical behavior
Domande e risposte
Cosa devo fare se un rivenditore mi chiede di assistere a un evento
sportivo della normale stagione nel quadro della “giornata di
ringraziamento dei clienti” della sua attività?
Ethical behavior
Domande e risposte
Cosa devo fare se un rivenditore mi chiede di assistere a un evento
sportivo della normale stagione nel quadro della “giornata di
ringraziamento dei clienti” della sua attività?
I dipendenti devono considerare se l’accettazione di questo
intrattenimento potrebbe essere percepito come un’influenza impropria
sulle decisioni aziendali. Può essere accettabile partecipare purché i
suddetti criteri siano stati soddisfatti. Tuttavia, se il venditore ha offerto
biglietti costosi o difficili da ottenere (ad esempio, biglietti per un evento
importante come i playoff, la Coppa del Mondo o altri eventi simili in
altri sport), il valore dell’intrattenimento sarebbe considerato eccessivo e
non si dovrebbe partecipare.
Ethical behavior
Onorari
In determinate occasioni, potrà essere chiesto di partecipare come relatore
a un seminario, simposio o altro incontro su un tema relativo
all’esperienza commerciale del dipendente o all’attività della nostra
azienda. Normalmente, sarà possibile farlo nel quadro delle attività
ufficiali dell’azienda, dopo aver ottenuto l’approvazione del supervisore e
se tale attività è in linea con gli obiettivi commerciali dell’azienda.
In alcuni casi agli oratori può essere offerto un compenso o altro tipo di
onorario. In genere, i dipendenti non possono accettare un onorario in
qualità di relatore o per aver fatto una presentazione durante la
conduzione ufficiale dell’attività aziendale. Se viene offerto un onorario
per parlare a un seminario, simposio o altro incontro, sarà necessario
consultare immediatamente il proprio superiore e, se necessario, l’Ufficio
Legale o l’Ufficio di Conformità ed etica.
Ethical behavior
Domande e risposte
Lavoro per l'organizzazione che si occupa delle forniture e
un’associazione di acquisto nazionale mi ha chiesto di parlare alla loro
prossima conferenza annuale. Partecipo a questa conferenza da diversi
anni e stavo progettando di partecipare anche quest’anno. Si sono
offerti di pagare tutte le spese relative alla conferenza, tra cui la quota di
iscrizione e le mie spese di viaggio, oltre a un piccolo onorario. Posso
partecipare?
Ethical behavior
Domande e risposte
Lavoro per l'organizzazione che si occupa delle forniture e
un’associazione di acquisto nazionale mi ha chiesto di parlare alla loro
prossima conferenza annuale. Partecipo a questa conferenza da diversi
anni e stavo progettando di partecipare anche quest’anno. Si sono
offerti di pagare tutte le spese relative alla conferenza, tra cui la quota di
iscrizione e le mie spese di viaggio, oltre a un piccolo onorario. Posso
partecipare?
È ammissibile che parli a quell’incontro, purché divulghi informazioni
generali non connesse al lavoro presso BMS, non condivida informazioni
riservate BMS e non accetti alcun onorario. È accettabile consentire agli
organizzatori della conferenza di coprire la quota di iscrizione, perché si
sarà relatori della conferenza; tuttavia, dal momento che si è già
partecipato in precedenza e che si stava progettando di farlo anche
quest’anno, l’organizzatore della conferenza potrebbe non coprire le
spese relative ai viaggi. Tali spese devono essere presentate sulla nota
spese come spese professionali.
Ethical behavior
Policy aziendale BMS-CP-008, Ricevere compensi in occasione di presentazioni
Uso di proprietà o servizi BMS per vantaggio personale
In generale, i dipendenti non devono usare i beni e i servizi di proprietà di
BMS a vantaggio personale proprio o altrui. A volte il confine tra vantaggio
personale e aziendale può essere difficile da tracciare, in quanto esistono
attività che creano vantaggi sia personali che per l’azienda. Nei casi in cui si
faccia uso di beni o servizi di proprietà dell’azienda da cui non è solo
l’azienda a trarre vantaggio, è opportuno richiedere l’approvazione del
proprio immediato superiore.
Opportunità scoperte attraverso l’uso di beni o informazioni di BMS o
attraverso il proprio ruolo presso BMS non devono essere sfruttate a
vantaggio personale.
Domande e risposte
Ho bisogno di inviare documenti importanti ai miei genitori oggi e non posso
uscire dall’ufficio prima che l’ufficio del corriere espresso chiuda. Posso usare
il numero di corriere espresso aziendale per inviare il pacco ai miei genitori?
integrity
Uso di proprietà o servizi BMS per vantaggio personale (continua)
In generale, i dipendenti non devono usare i beni e i servizi di proprietà di
BMS a vantaggio personale proprio o altrui. A volte il confine tra vantaggio
personale e aziendale può essere difficile da tracciare, in quanto esistono
attività che creano vantaggi sia personali che per l’azienda. Nei casi in cui si
faccia uso di beni o servizi di proprietà dell’azienda da cui non è solo
l’azienda a trarre vantaggio, è opportuno richiedere l’approvazione del
proprio immediato superiore.
Opportunità scoperte attraverso l’uso di beni o informazioni di BMS o
attraverso il proprio ruolo presso BMS non devono essere sfruttate a
vantaggio personale.
Domande e risposte
Ho bisogno di inviare documenti importanti ai miei genitori oggi e non posso
uscire dall’ufficio prima che l’ufficio del corriere espresso chiuda. Posso usare
il numero di corriere espresso aziendale per inviare il pacco ai miei genitori?
No. In questo caso l’uso del conto per le spedizioni espresse aziendale è
legato esclusivamente al vantaggio personale, non alla condotta di attività
aziendali.
integrity
Policy aziendale BMS-CP-006, Uso dei sistemi informatici e protezione degli asset
informativi
Uso di computer e patrimonio informativo
La nostra azienda sfrutta le comunicazioni elettroniche globali, i
computer e le informazioni nel contesto dell’ordinaria gestione delle
attività. Questo tipo di comunicazioni, tuttavia, può presentare dei rischi.
In considerazione di tali rischi, è di importanza fondamentale che l’uso dei
computer e del patrimonio informativo da parte degli impiegati venga
gestito con cura, per accertarci che i sistemi informatici aziendali siano
accessibili per scopi commerciali, che i sistemi vengano fatti funzionare in
economia, che la reputazione dell’azienda sia protetta e che non sorga il
rischio di implicazioni giuridiche.
Generalmente, dobbiamo limitare l’uso dei computer aziendali e di altro
patrimonio informativo agli scopi commerciali autorizzati. L’impiego a fini
personali è consentito solo per periodi molto brevi e su base occasionale.
Quando si lavora per l’azienda, i computer aziendali e il patrimonio
informativo non devono essere usati per visualizzare, scaricare, copiare o
distribuire elettronicamente:
„ materiale discriminatorio o denigratorio nei confronti di terzi in base a
sesso, razza, colore, religione, origine nazionale, età, disabilità fisica o
mentale, gravidanza, cittadinanza, stato di veterano, stato coniugale,
orientamento sessuale, identità sessuale e sua espressione o altre
condizioni protette dalla legge;
integrity
„ materiale pornografico o a sfondo sessuale;
„ siti di scommesse o di materiali simili;
„ materiale che comporta attività illecite; o
„ articoli, grafica, fotografie, musica, file, dati, software o altro
materiale o informazioni protette da diritti d’autore, né utilizzare tali
informazioni protette da diritti d’autore in violazione delle leggi sui
diritti d’autore.
Uso di computer e patrimonio informativo (continua)
Quando si inviano o salvano informazioni tramite e-mail, messaggeria
istantanea, blog interni, siti di networking sociale, wiki o altri strumenti
informatici e di networking, è necessario utilizzare un linguaggio e un
tono appropriati e professionali. I computer aziendali non devono essere
utilizzati per inviare comunicazioni elettroniche che:
„ utilizzano un linguaggio che può essere considerato osceno, a sfondo
sessuale, denigratorio, offensivo, minaccioso, insultante, molesto,
ingiurioso, calunnioso e/o diffamatorio;
„ promuovono business venture private o imprese commerciali diverse
dalle attività aziendali approvate;
„ discriminano o denigrano altre persone in base a sesso, razza, colore,
religione, origine nazionale, età, disabilità fisica o mentale,
gravidanza, cittadinanza, stato di veterano, stato coniugale,
orientamento sessuale, identità sessuale e sua espressione o altre
condizioni protette dalla legge;
„ includono “catene di Sant’Antonio”, posta indesiderata o messaggi
simili;
„ contengono elementi che danneggiano la reputazione dell’azienda o
quella dei suoi prodotti o servizi oppure quella di altre aziende;
integrity
„ riportano l’opinione personale dell’utente come se fosse quella
dell’azienda;
„ sostengono o promuovono cause religiose, di beneficenza, politiche o
altre cause non connesse all’attività, a meno che non siano state
autorizzate da BMS; o
„ costituiscono un reato penale.
Tutti i computer aziendali e il patrimonio informativo devono essere
protetti dall’accesso non autorizzato. Laptop, tablet e dispositivi mobili
usati per le attività aziendali devono essere fisicamente bloccati o riposti
in sicurezza quando non in uso.
integrity
In base a quanto consentito dalle normative locali, monitoriamo l’uso dei
sistemi, compreso l’uso di Internet e della posta elettronica, per gestire la
nostra rete, garantire la sicurezza del sistema e verificare che gli utenti
rispettino la policy aziendale. Quando si utilizza un dispositivo aziendale
o quando si è collegati alla rete aziendale, si considera che i dipendenti
stiano svolgendo lavoro per conto della società. Indipendentemente dalla
posizione o dal tipo di dispositivo utilizzato, quando si lavora per
l’azienda, dobbiamo comportarci in modo conforme alle policy aziendali e
alle procedure applicabili, nonché alle leggi locali, compreso l’uso
appropriato dei computer e del patrimonio informativo. L’azienda potrà
richiedere l’accesso ai dispositivi utilizzati per eseguire lavori aziendali,
comprese le informazioni memorizzate sui dispositivi, in relazione a
indagini interne, di regolamentazione e statali e a contenziosi, come
consentito dalla legge locale. La violazione della Policy aziendale può
risultare in una restrizione o sospensione dell’accesso ai computer
aziendali e al patrimonio informativo e in altre azioni disciplinari,
compreso il licenziamento, nei casi in cui ciò risulti opportuno e
consentito dalla normativa nazionale.
Social Media
L’azienda supporta l’uso di social media esterni per incentivare
l’apprendimento e lo scambio scientifico, oltre al contatto e alla
collaborazione con altri. La partecipazione dei dipendenti a siti di social
media esterni è una questione di scelta personale. Ci si aspetta che usiamo
il buon senso quando parliamo di informazioni aziendali attraverso i
social media esterni e la nostra partecipazione a tali social media deve
essere conforme alle policy aziendali applicabili.
L’azienda sostiene inoltre l’uso di determinati tipi di social media interni
per incentivare l’apprendimento, rafforzare lo scambio di opinioni e
promuovere la collaborazione tra persone impegnate in attività aziendali.
La partecipazione a social media interni è volontaria e deve completare e
supportare il ruolo e le responsabilità dei dipendenti in BMS. Se si decide
di partecipare a una forma qualsiasi di social media, si è responsabili di
garantire la pubblicazione di contenuti rispettosi delle policy e delle
procedure aziendali. Eventuali domande riguardanti la partecipazione a
social media devono essere rivolte all’Ufficio Legale.
integrity
Domande e risposte
Parto per le vacanze domani. Posso accedere a Internet attraverso i computer
aziendali per controllare le previsioni meteo della località in cui andrò in
vacanza?
integrity
Domande e risposte
vacanza?
Sì. È accettabile in quanto tale uso è considerato breve e occasionale. Nello
stabilire se l’uso personale dei computer dell’azienda dal posto di lavoro è
accettabile o meno, è bene affidarsi sempre al buon senso e alla propria
capacità di discernimento.
integrity
Domande e risposte
vacanza?
Mio marito ha avviato di recente una nuova attività. Posso usare i computer
della società per pubblicizzare i suoi servizi presso amici e colleghi?
integrity
Domande e risposte
vacanza?
No. Sarebbe un esempio di promozione di un’attività privata, che è vietata.
integrity
Domande e risposte
vacanza?
Mentre sarò in vacanza userò il mio telefono cellulare per accedere alla rete
aziendale in modo da poter controllare la posta elettronica. Devo prendere
precauzioni speciali per proteggere il telefono?
integrity
Domande e risposte
vacanza?
Mentre sarò in vacanza userò il mio telefono cellulare per accedere alla rete
aziendale in modo da poter controllare la posta elettronica. Devo prendere
precauzioni speciali per proteggere il telefono?
integrity
Sì. È necessario assicurarsi che l’accesso al dispositivo mobile sia protetto da
password. Inoltre, quando si accede alla rete aziendale, bisogna utilizzare
solo metodi sicuri, come la rete privata virtuale aziendale (VPN). In aggiunta,
non bisogna lasciare il dispositivo cellulare incustodito e, quando si lascia la
camera, non lasciare il dispositivo collegato o connesso a Internet.
Domande e risposte
Sto seguendo una discussione relativa allo stato della malattia sulla quale
conduco una ricerca per conto dell’azienda su un sito Web di social media
esterno. Poiché la discussione è prevalentemente scientifica, posso
partecipare condividendo le mie esperienze in qualità di ricercatore
dell’azienda?
integrity
Domande e risposte
Sto seguendo una discussione relativa allo stato della malattia sulla quale
conduco una ricerca per conto dell’azienda su un sito Web di social media
esterno. Poiché la discussione è prevalentemente scientifica, posso
partecipare condividendo le mie esperienze in qualità di ricercatore
dell’azienda?
La partecipazione alla discussione deve essere coerente con le policy e le
procedure aziendali. È possibile discutere lo stato della malattia in termini
generali su social media esterni, ma non si devono discutere le attività di
BMS, ivi compresi i composti sperimentali, né divulgare informazioni riservate
aziendali. Inoltre, non è possibile partecipare alla discussione in qualità di
rappresentante di BMS, a meno che non si sia prima dimostrato un interesse
aziendale convincente e dopo aver ricevuto l’approvazione degli Affari
pubblici e dell’Ufficio Legale. Usare sempre il buon senso quando si partecipa
a social media esterni. Prima di pubblicare commenti in social media esterni,
chiedersi se li si vorrebbe vedere pubblicati su un quotidiano nazionale.
integrity
Policy aziendale BMS-CP-006, Uso dei sistemi informatici e protezione degli asset
informativi
GUIDARE LA
NOSTRA
ATTIVITÀ
CON INTEGRITÀ
Concorrenza leale
Anti-corruzione
Leggi farmaceutiche
Sicurezza dei pazienti e qualità dei
prodotti
Attività politica
Concorrenza leale
Le leggi sulla concorrenza, note anche come leggi antitrust, leggi sul
monopolio, sulla concorrenza leale o leggi anti-cartello, mirano a fare in
modo che il mercato resti libero, aperto e competitivo. Sebbene queste
leggi siano complesse e difficili da riepilogare, è importante ricordare che
proibiscono determinati accordi tra la nostra azienda e la concorrenza in
grado di influenzare prezzi, termini o condizioni di vendita o la
concorrenza leale.
Per evitare accordi impropri, i dipendenti non devono:
„ contattare e/o sottoscrivere accordi con la concorrenza per
informazioni su prezzi, costi o termini o condizioni di vendita;
„ contattare e/o sottoscrivere accordi con fornitori e clienti in modo da
limitare in modo sleale il commercio o escludere la concorrenza dal
mercato;
„ sottoscrivere accordi con la concorrenza per la suddivisione di mercati
o clienti; e
„ sottoscrivere accordi con terzi per boicottare clienti o fornitori.
sustainability
Se è responsabile di aree di business in cui vigono queste norme, il
dipendente è tenuto a conoscerle e comprenderne le implicazioni, incluse
le modalità di applicazione nel proprio paese. Le norme sulla concorrenza
e l’antritrust variano da paese a paese. Ad esempio, le leggi in alcuni paesi
possono essere più rigide di quelle in vigore negli Stati Uniti e regolare
molte attività, compresi gli accordi di distribuzione, gli sconti e i ribassi
concessi ai clienti, le licenze per marchi registrati, copyright e brevetti, le
limitazioni territoriali sui rivenditori e le politiche di determinazione dei
prezzi.
Queste norme sono complesse ed è necessario rivolgersi all’Ufficio Legale
prima di agire.
Concorrenza leale (continua)
Associazioni di categoria
Gli incontri delle associazioni di categoria e altre riunioni del settore hanno
scopi legittimi e utili. Tuttavia, questi incontri presentano dei rischi, poiché
riuniscono i concorrenti, che potrebbero parlare di argomenti di interesse
comune, con conseguente possibilità di varcare il confine della non
conformità con le norme sulla concorrenza. Anche una battuta scherzosa su
un argomento come le strategie di marketing o di determinazione dei
prezzi potrebbe essere male interpretate e riportata in modo non consono.
Se si partecipa alla riunione di un’associazione di categoria e la
conversazione verte su un argomento anti-concorrenza, evitare di
partecipare alla conversazione, sollevare un’eccezione, lasciare
immediatamente la riunione e contattare l’Ufficio Legale.
Domande e risposte
Il mio vicino lavora per un concorrente. È accettabile parlare della struttura
dei prezzi che le nostre aziende usano nei contratti stipulati?
sustainability
Associazioni di categoria
Gli incontri delle associazioni di categoria e altre riunioni del settore hanno
scopi legittimi e utili. Tuttavia, questi incontri presentano dei rischi, poiché
riuniscono i concorrenti, che potrebbero parlare di argomenti di interesse
comune, con conseguente possibilità di varcare il confine della non
conformità con le norme sulla concorrenza. Anche una battuta scherzosa su
un argomento come le strategie di marketing o di determinazione dei prezzi
potrebbe essere male interpretate e riportata in modo non consono. Se si
partecipa alla riunione di un’associazione di categoria e la conversazione
verte su un argomento anti-concorrenza, evitare di partecipare alla
conversazione, sollevare un’eccezione, lasciare immediatamente la riunione e
contattare l’Ufficio Legale.
Domande e risposte
Il mio vicino lavora per un concorrente. È accettabile parlare della struttura
dei prezzi che le nostre aziende usano nei contratti stipulati?
sustainability
No, gli argomenti che non devono essere discussi in una normale riunione
aziendale non devono essere discussi per lo stesso motivo in un contesto
sociale. Se il vicino tenta di imbastire una conversazione di questo tipo, è
necessario dirgli che non è possibile continuare la conversazione e
comunicarlo prontamente all’Ufficio Legale.
Domande e risposte
Una responsabile di progetto si sta preparando per tenere un discorso da
rivolgere al capo dell’unità aziendale in merito ai piani di marketing per
l’anno prossimo. Anche se il discorso di per se è incentrato principalmente su
concetti promozionali e piani commerciali, la responsabile vuole che dal
discorso emergano tutta “l’aggressività” che il team ha impiegato nello
sviluppo di nuove idee e la fiducia che lo stesso nutre nel successo
dell’iniziativa. La responsabile può dichiarare che la sua strategia “impedirà
ai concorrenti di entrare in questo spazio” e che l’azienda “dominerà il
mercato”?
sustainability
Domande e risposte
l’anno prossimo. Anche se il discorso di per se è incentrato principalmente su
mercato”?
No. Questi termini hanno acquisito un determinato significato legale che
indica una condotta potenzialmente anticoncorrenziale. L’utilizzo di tali
termini (anche se non è inteso a essere anticoncorrenziale) potrebbe dar
luogo a indagini e controversie legali e nuocere gravemente alla reputazione
della società. È sempre necessario esaminare preliminarmente con l’Ufficio
Legale le presentazioni che toccano temi di concorrenza.
sustainability
Domande e risposte
l’anno prossimo. Anche se il discorso di per sé è incentrato principalmente su
mercato”?
sustainability
Un dipendente BMS ha partecipato a una riunione di un’associazione di
categoria e i rappresentanti di alcune aziende presenti hanno suggerito di
interrompere tutti insieme i rapporti commerciali con un determinato
fornitore, considerato corrotto. Il dipendente BMS ha accettato perché
convinto che la corruzione sia un fatto da condannare. Ha preso la decisione
giusta?
Domande e risposte
l’anno prossimo. Anche se il discorso di per sé è incentrato principalmente su
mercato”?
sustainability
Un dipendente BMS ha partecipato a una riunione di un’associazione di
categoria e i rappresentanti di alcune aziende presenti hanno suggerito di
interrompere tutti insieme i rapporti commerciali con un determinato
fornitore, considerato corrotto. Il dipendente BMS ha accettato perché
convinto che la corruzione sia un fatto da condannare. Ha preso la decisione
giusta?
No. Anche se è la nostra policy prevede di non lavorare con fornitori corrotti,
questo accordo tra i membri dell’associazione di categoria è in effetti un
boicottaggio di un fornitore e solleva questioni antitrust. Il dipendente BMS
avrebbe dovuto dire che tale questione non era appropriata per
l’associazione di categoria, e avrebbe dovuto chiedere per la sua posizione
fosse riportata nel verbale della riunione.
BMS acquista beni e servizi solo in considerazione del prezzo, della
qualità, della sicurezza e del valore che questi offrono.
Global Procurement è responsabile dei processi di acquisto di tutti i beni e
servizi coperti dalla policy aziendale sugli acquisti. Global Procurement
stabilisce e gestisce i processi, gli standard e le discipline aziendali relativi
a queste attività di acquisto.
Ciascuna unità aziendale ha la responsabilità di identificare le proprie
esigenze commerciali e di giustificare la spesa dei fondi aziendali per
l’acquisto di merci e servizi che soddisfino tali esigenze.
Global Procurement, agendo per conto dell’unità aziendale e in qualità di
agente della nostra azienda, conduce il processo ricerca, richiesta di
proposte e negoziazione con i fornitori di beni e servizi per rispettare gli
obiettivi aziendali, mantenendo allo stesso tempo requisiti di qualità a
costi competitivi. Global Procurement seleziona i fornitori dietro consiglio
dell’unità aziendale.
belief
Prima dell’acquisto di beni e servizi, Global Procurement, l’unità aziendale
e l’Ufficio Legale collaboreranno per accertarsi che siano disponibili i
contratti, le dichiarazioni di lavoro e altri documenti appropriati per
proteggere gli interessi dell’azienda, rispettare le leggi applicabili e che
questi rispettino i valori aziendali, gli standard etici e l’impegno per
l’integrità.
Ai fornitori che sono anche clienti dell’azienda non verrà riservato alcun
vantaggio nell’ambito delle decisioni di acquisto dell’azienda. Gli acquisti
e le vendite devono essere considerati separatamente e analizzati sulla
base dell’impatto da essi prodotto sull’attività dell’azienda.
Acquisti e contratti (continua)
Domande e risposte
Il mio supervisore ha riscontrato l’esigenza di ottenere determinati servizi per
la nostra organizzazione e mi ha chiesto di assumermi l’incarico di procurarli.
In quale fase è appropriato che io contatti Global Procurement e ne chieda
l’intervento?
belief
Domande e risposte
l’intervento?
Si deve consultare la Policy sugli acquisti aziendale per stabilire quando
richiedere l’intervento di Global Procurement. Un intervento tempestivo
consentirà a Global Procurement di collaborare per ottenere il massimo
valore per l’azienda.
belief
Domande e risposte
l’intervento?
Sto guidando un progetto per il mio team che richiede i servizi di un
fornitore esterno. Abbiamo un budget molto limitato e non prevediamo di
spendere più di $15.000 in base al contratto che abbiamo firmato. Il
contratto deve essere stipulato in Onyx?
belief
Domande e risposte
l’intervento?
Sto guidando un progetto per il mio team che richiede i servizi di un
fornitore esterno. Abbiamo un budget molto limitato e non prevediamo di
spendere più di $15.000 in base al contratto che abbiamo firmato. Il
contratto deve essere stipulato in Onyx?
Sì. Anche se la spesa totale del progetto è relativamente piccola, il contratto
deve essere stipulato in Onyx in modo da poter monitorare i termini del
contratto.
Policy aziendale BMS-CP-013, Acquisti
Policy aziendale BMS-CP-040, Contratti e transazioni simili
belief
Tutti i prodotti della nostra società sono venduti esclusivamente in
ragione del loro prezzo, qualità, efficacia e sicurezza.
La nostra pubblicità deve essere veritiera e le asserzioni specifiche devono
essere valide e comprovate. Non ci avvaliamo di pubblicità ingannevole o
attività promozionale illecita. I materiali creati per essere utilizzati nella
promozione e vendita dei nostri prodotti devono essere rivisti e approvati
conformemente alle policy applicabili prima del loro impiego.
È necessario discutere con l’Ufficio Legale, se pertinenti al caso, le
seguenti pratiche:
„ indennità pubblicitarie e promozionali (ad esempio, riduzioni e sconti);
„ confronti tra i prodotti della nostra azienda e quelli dei concorrenti; o
„ uso dei marchi e nomi commerciali dell’azienda.
belief
Nella maggior parte dei paesi, inclusi gli Stati Uniti, la legge proibisce alle
aziende sanitarie di promuovere i loro prodotti fornendo incentivi
impropri ai clienti diretti. Tra i mezzi impropri di incentivazione della
vendita rientrano, a puro titolo esemplificativo, intrattenimento, viaggi,
doni e compensi versati con l’intento di influenzare decisioni di acquisto o
prescrizione dei clienti. Le prassi di marketing della nostra società
proibiscono l’offerta di incentivi illegali ai clienti.
Pratiche di marketing e vendita (continua)
Domande e risposte
Una professionista sanitaria vuole parlare ai propri colleghi dei prodotti di
BMS e chiede se siamo disposti a versarle un onorario per la consulenza. Cosa
devo rispondere?
belief
Domande e risposte
devo rispondere?
Bisogna rispondere che paghiamo i professionisti sanitari solo nel quadro di
programmi dell’azienda intesi a soddisfare specifiche esigenze aziendali e
solo se tali programmi sono approvati dall’Ufficio Legale. Nell’ambito di tali
programmi, l’azienda può remunerare un professionista sanitario per la
prestazione di servizi di consulenza in conformità con un contratto scritto,
preventivamente approvato in base ai documenti procedurali applicabili.
belief
Domande e risposte
devo rispondere?
programmi dell’azienda intesi a soddisfare specifiche esigenze aziendali e
solo se tali programmi sono approvati dall’Ufficio Legale. Nell’ambito di tali
programmi, l’azienda può remunerare un professionista sanitario per la
prestazione di servizi di consulenza in conformità con un contratto scritto,
preventivamente approvato in base ai documenti procedurali applicabili.
Sono stato informato del fatto che in un determinato paese è prassi comune
versare una piccola “somma a fondo perduto” a un cliente prima che questi
acquisti un prodotto dell’azienda. Devo versare questa “somma” per non
perdere l’affare?
belief
Domande e risposte
Una professionista sanitaria vuole parlare ai propri colleghi dei prodotti di BMS e
chiede se siamo disposti a versarle un onorario per la consulenza. Cosa devo
rispondere?
programmi dell’azienda intesi a soddisfare specifiche esigenze aziendali e solo se tali
programmi sono approvati dall’Ufficio Legale. Nell’ambito di tali programmi,
l’azienda può remunerare un professionista sanitario per la prestazione di servizi di
consulenza in conformità con un contratto scritto, preventivamente approvato in
base ai documenti procedurali applicabili.
Sono stato informato del fatto che in un determinato paese è prassi comune versare
una piccola “somma a fondo perduto” a un cliente prima che questi acquisti un
prodotto dell’azienda. Devo versare questa “somma” per non perdere l’affare?
belief
No. Noi non conduciamo trattative realizzabili solo dietro pagamenti illeciti o
illegali. In caso di dubbi riguardo alla legittimità di un pagamento richiesto,
contattare l’Ufficio Legale. Qualora si fosse a conoscenza del ricorso a doni, tangenti,
mance, favoreggiamenti, pagamenti occulti o incentivi a favore di chiunque,
compresi clienti, loro agenti o dipendenti (o loro familiari) al fine di generare una
trattativa commerciale, contattare immediatamente l’Ufficio Legale o l’Ufficio di
Policy aziendale BMS-CP-012, Marchi di fabbrica e diritti d’autore
Anti-corruzione
Rispettiamo i più alti standard etici in tutte le nostre operazioni
commerciali. Oltre a osservare tutte le leggi e normative locali, statali,
federali e nazionali applicabili, si devono sostenere i nostri standard etici
aziendali, anche se sono più restrittivi delle prassi o usi locali.
Quasi tutti i Paesi hanno in vigore leggi e normative che vietano le tangenti
e la corruzione. Molti paesi hanno leggi anti-corruzione con una
giurisdizione più ampia che supera i loro confini, come il Foreign Corrupt
Practices Act (FCPA) degli Stati Uniti, che si concentra sui funzionari stranieri
e su libri e documenti, e il Bribery Act del Regno Unito.
Concussione e corruzione creano situazioni non eque, quindi i Paesi
prendono i dovuti provvedimenti per sradicare tali pratiche. Non bisogna
offrire, promettere, fare, autorizzare, fornire, richiedere, accettare di
ricevere o accettare, direttamente o indirettamente tramite terzi,
pagamenti, regali o qualsiasi cosa di valore al fine di ottenere, mantenere o
guadagnare un vantaggio illecito nelle attività aziendali. Questo è coerente
con l’FCPA e il Bribery Act del Regno Unito e altre norme anti-corruzione
internazionali che riguardano il divieto di pagamenti illeciti relativi a
vantaggi commerciali.
belief
Inoltre, non bisogna agire in alcun modo che potrebbe far credere a
chicchessia che la nostra azienda stia agendo, direttamente o
indirettamente tramite terzi, in modo da offrire una qualsiasi cosa di valore
al fine di ottenere, mantenere o guadagnare un vantaggio illecito nelle
attività aziendali.
Le leggi in merito sono spesso complesse e variano da nazione a nazione. Si
consiglia di consultare l’Ufficio Legale per eventuali domande o se si viene
conoscenza di una di queste attività.
Anti-corruzione (continua)
Domande e risposte
Ho motivo di ritenere che il distributore con il quale l’azienda sta
stipulando un contratto paghi delle tangenti a un fornitore per
assicurarsi delle vendite. Devo preoccuparmi di questo o discuterne con i
colleghi dell’Ufficio Legale, visto che è il distributore a comportarsi in
questo modo e l’azienda non è coinvolta? Inoltre, non credo che il
fornitore sia un funzionario straniero, quindi devo preoccuparmi
dell’FCPA?
belief
Anti-corruzione (continua)
Domande e risposte
Ho motivo di ritenere che il distributore con il quale l’azienda sta
stipulando un contratto paghi delle tangenti a un fornitore per
assicurarsi delle vendite. Devo preoccuparmi di questo o discuterne con i
colleghi dell’Ufficio Legale, visto che è il distributore a comportarsi in
questo modo e l’azienda non è coinvolta? Inoltre, non credo che il
fornitore sia un funzionario straniero, quindi devo preoccuparmi
dell’FCPA?
Sì, bisogna discutere la questione immediatamente con i colleghi
dell’Ufficio Legale. Se il distributore agisce per nostro conto e sappiamo
o pensiamo che il distributore sia impegnato in questo tipo di attività,
potremmo essere coinvolti ed è quindi di fondamentale importanza
discuterne con l’Ufficio Legale. Inoltre, sebbene l’FCPA si concentri
sull’eventualità di un pagamento effettuato a funzionari stranieri, la
nostra policy aziendale è più ampia dell’FCPA e vieta qualsiasi
pagamento effettuato allo scopo di ottenere un vantaggio commerciale
improprio, direttamente o indirettamente.
belief
Leggi farmaceutiche
È dovere dei dipendenti conoscere e rispettare appieno le leggi e le normative
che riguardano la nostra attività. Tra di esse vi sono quelle emanate negli Stati
Uniti dall’ente preposto alla tutela di alimenti e farmaci (Food and Drug
Administration), dal dipartimento dell’agricoltura (Department of
Agriculture), dall’organismo antidroga (Drug Enforcement Administration),
dall’ente di salvaguardia ambientale (Environmental Protection Agency),
dall’organismo per la sicurezza e la salute sul posto di lavoro (Occupational
Safety and Health Administration), dai centri per la previdenza sociale (Centers
for Medicare and Medicaid Services), dall’ufficio dell’ispettore generale (Office
of the Inspector General) e tutte le altre norme e regolamenti federali, statali,
locali e internazionali.
conscientious
citizenship
Siamo tutti responsabili della qualità e dell’integrazione delle considerazioni
sulla qualità nelle nostre attività lavorative quotidiane. Ad esempio, è
necessario prestare particolare attenzione agli standard di qualità e al rispetto
delle regole e delle normative, quali le buone pratiche di produzione, le
buone pratiche di laboratorio, le buone pratiche cliniche, le buone pratiche di
farmacovigilanza, le buone pratiche di distribuzione e i requisiti relativi alle
pratiche sul benessere degli animali nel paese specifico.
Spesso la nostra azienda adotta e integra codici di settore relativi alla nostra
attività. I dipendenti dovranno acquisire familiarità con tali codici di settore e
rispettarli (ad esempio, il codice PhRMA [Pharmaceutical Research and
Manufacturers of America] e il codice EFPIA [European Federation of
Pharmaceutical Industries and Associations]). Tali codici in genere
regolamentano le interazioni con professionisti sanitari, campioni, pasti,
ospitalità e accordi di consulenza tra società farmaceutiche e professionisti
sanitari.
Leggi farmaceutiche (continua)
Domande e risposte
Nel mio reparto un fornitore ha di recente installato nuove
attrezzature di laboratorio, per eseguire test di stabilità in vita di
prodotti immessi in commercio. Posso iniziare a utilizzare
l’attrezzatura, visto che il fornitore l’ha installata e ne ha verificato
il corretto funzionamento?
conscientious
citizenship
Leggi farmaceutiche (continua)
Domande e risposte
Nel mio reparto un fornitore ha di recente installato nuove
attrezzature di laboratorio, per eseguire test di stabilità in vita di
prodotti immessi in commercio. Posso iniziare a utilizzare
l’attrezzatura, visto che il fornitore l’ha installata e ne ha verificato
il corretto funzionamento?
No. L’attrezzatura utilizzata per i test di regolamentazione dei
prodotti deve essere convalidata e documentata in base alle policy
e alle procedure aziendali per dimostrare e verificare che sia adatta
per il suo scopo e che i dati generati siano coerenti e precisi.
conscientious
citizenship
Policy aziendale BMS-CP-030, Cura e uso di animali
Sicurezza dei pazienti e qualità dei prodotti
La nostra azienda si impegna a fornire prodotti di altissima qualità e a
garantire l’integrità del prodotto e la sicurezza del paziente durante lo
sviluppo, la produzione commerciale, la distribuzione e per tutto il ciclo di vita
del prodotto. Ognuno di noi si assume la responsabilità di mantenere gli
standard di qualità più elevati in tutto ciò che fa.
La nostra azienda si impegna a proteggere l’integrità dei prodotti o marchi da
falsificazione, manomissione, furto o uso illecito. Possibili casi di
contraffazione, manomissione, furto o uso illecito dei prodotti devono essere
segnalati immediatamente.
La nostra azienda monitora e valuta gli eventi avversi associati ai farmaci di
studio usati nei trial clinici e ai prodotti commercializzati. Per garantire il
rispetto dei requisiti globali relativi al reporting sulla sicurezza, è necessario
comunicare tempestivamente qualsiasi evento avverso o evento medico
associato ai nostri prodotti appena se ne ha conoscenza.
Le informazioni ricevute relative a eventi avversi o eventi medici devono
essere comunicate attraverso i canali seguenti:
„ Dipendenti USA: chiamare il numero 1-866-232-2557 (1-866-AECALLS)
conscientious
citizenship
„ Tutti gli altri dipendenti: nel collegamento “Contact Information” presente
sul sito Web http://teams.bms.com/sites/GPVE/Pages/Index.aspx sono
disponibili dati di contatto nazionali o regionali in “Riportare effetti
indesiderati”
Se non è possibile usare nessuna di queste opzioni, è necessario comunicare le
informazioni alla propria direzione.
Sicurezza dei pazienti e qualità dei prodotti (continua)
Domande e risposte
Chi posso contattare per ulteriori informazioni sui nostri sistemi e
controlli per proteggere l’integrità dei nostri prodotti sul mercato?
conscientious
citizenship
Domande e risposte
Contattare Global Quality & EHS per ulteriori informazioni sui sistemi e
controlli che usiamo per proteggere l’integrità dei nostri prodotti.
conscientious
citizenship
Domande e risposte
Come posso sapere quali obblighi relativi alla denuncia di eventi
avversi sono validi per la mia attività?
conscientious
citizenship
Domande e risposte
Come posso sapere quali obblighi relativi alla denuncia di eventi
avversi sono validi per la mia attività?
Per ottenere assistenza sugli obblighi relativi alla denuncia di eventi
avversi che riguardano l’attività, contatti il reparto di Global
Pharmacovigilance & Epidemiology o l’Ufficio Medico e l’Ufficio Legale
di zona.
Policy aziendale BMS-CP-037, Sicurezza dei prodotti
Policy aziendale BMS-CP-044, Denunciare eventi avversi spontanei per i prodotti BMS
conscientious
citizenship
Le leggi degli Stati Uniti e di altri paesi in cui la nostra azienda opera
proibiscono o pongono restrizioni sui rapporti diretti o indiretti con
determinati paesi. Tali leggi possono inoltre limitare i nostri rapporti con
determinati individui in certi paesi e con società controllate dal governo. La
legge degli Stati Uniti inoltre proibisce o limita gli accordi con certe parti
identificate dai ministeri statunitensi del Commercio e del Tesoro.
Eserciteremo un’adeguata due diligence nei confronti di soggetti terzi con i
quali la nostra azienda intratterrà transazioni commerciali.
È opportuno rivolgersi all’Ufficio Legale per qualsiasi chiarimento relativo a
questo tema.
Paesi sottoposti a sanzioni
high-quality
Nessuna unità aziendale o nessun dipendente della nostra azienda si
impegnerà in rapporti con un paese soggetto a embargo o sanzioni
commerciali degli Stati Uniti o delle Nazioni Unite approvato dagli Stati Uniti
senza previa autorizzazione scritta da parte dell’Ufficio Legale. Anche i
rapporti con Paesi sotto embargo o sanzioni imposti da Paesi o autorità diversi
dagli Stati Uniti o dalle Nazioni Unite devono essere preventivamente
approvati dall’Ufficio Legale. Se si decide di stabilire relazioni commerciali con
un Paese sottoposto a sanzioni, occorre ottenere in anticipo tutte le licenze
appropriate dalle autorità competenti, prima di avviare eventuali rapporti con
il Paese specifico, e l’Ufficio Legale deve essere coinvolto in questo processo.
(continua)
Altre restrizioni
La nostra azienda non avvierà operazioni commerciali con, né procederà
nell’effettuare operazioni commerciali, se l’altra parte è inclusa in una delle liste
delle Parti sottoposte a restrizioni gestite dal governo degli Stati Uniti.
Leggi anti-boicottaggio
La nostra azienda si attiene alle leggi degli Stati Uniti che proibiscono la
partecipazione a boicottaggi economici di determinati altri paesi. Non possiamo
rifiutarci di fare affari con aziende di questi paesi per ragioni di boicottaggio.
Inoltre, non intraprenderemo alcuna azione che potrebbe sostenere il
boicottaggio di un Paese non approvato dal governo degli Stati Uniti.
Inoltre, la nostra azienda è tenuta a denunciare al governo statunitense il
ricevimento di determinate richieste di informazioni, dichiarazioni o attestazioni
relative a tali boicottaggi. La partecipazione a determinati boicottaggi potrebbe
anche violare le leggi di altri paesi. È opportuno rivolgersi all’Ufficio Legale per
qualsiasi chiarimento relativo a questo tema.
high-quality
(continua)
Domande e risposte
Ho ricevuto un ordinativo da un distributore per prodotti destinati a un paese
sottoposto a sanzioni da parte degli Stati Uniti. Inoltre, l’ordinativo contiene
una formula che limita i vettori a quelli di un elenco di corrieri approvati, non
sottoposti a embargo. L’elenco si basa sulla nazionalità dei vettori. Cosa devo
fare?
high-quality
(continua)
Domande e risposte
Ho ricevuto un ordinativo da un distributore per prodotti destinati a un paese
sottoposto a sanzioni da parte degli Stati Uniti. Inoltre, l’ordinativo contiene
una formula che limita i vettori a quelli di un elenco di corrieri approvati, non
sottoposti a embargo. L’elenco si basa sulla nazionalità dei vettori. Cosa devo
fare?
Le leggi che impongono restrizioni commerciali sono complesse e i paesi e gli
individui soggetti a restrizioni cambiano continuamente. Si deve osservare la
Policy aziendale in materia e consultare l’Ufficio Legale per stabilire se la
transazione coinvolge paesi, persone o altre parti soggette a restrizioni
commerciali e ottenere previa autorizzazione scritta per tale transazione
dall’Ufficio Legale.
Policy aziendale BMS-CP-064, Embargo, altre restrizioni e anti-boicottaggio
high-quality
Attività politica
La nostra azienda incoraggia la partecipazione attiva alla vita politica. Ciò
detto, i dipendenti devono astenersi da:
„ dedicare tempo a scopi politici durante il normale orario di lavoro;
„ richiedere il rimborso per contributi politici;
o
„ usare il tempo, i beni o le strutture dell’azienda per attività politiche.
Prima di avviare qualsiasi attività che coinvolga l’azienda in attività politiche
negli Stati Uniti e altrove è dovere dei dipendenti rivolgersi all’Ufficio Legale.
Questi potranno naturalmente offrire la loro collaborazione a scopi politici,
ma solo nel tempo libero.
Le leggi federali degli Stati Uniti limitano l’uso di fondi societari per finanziare
le elezioni federali e alcuni stati prevedono norme simili. Si tratta di un campo
complesso e altamente regolamentato.
Comitati di intervento politico
high-quality
Nel rispetto delle vigenti leggi statunitensi in materia di Campagne Elettorali
Federali, la nostra azienda ha istituito il Comitato di intervento politico per i
dipendenti di Bristol-Myers Squibb. Questo comitato richiede contributi
volontari da parte dei dipendenti dell’azienda a supporto di candidati a
cariche federali, statali e locali, secondo quanto consentito dalla legge. È
opportuno rivolgersi all’Ufficio Legale per qualsiasi chiarimento relativo a
questo tema.
Attività politica
(continua)
Domande e risposte
Mio fratello è candidato a una carica politica. Posso usare la mia pausa
pranzo per fare telefonate di propaganda politica dalla mia scrivania o
usare le fotocopiatrici della società per fotocopiare materiale di
propaganda per la sua campagna?
high-quality
Attività politica
(continua)
Domande e risposte
Mio fratello è candidato a una carica politica. Posso usare la mia pausa
pranzo per fare telefonate di propaganda politica dalla mia scrivania o
usare le fotocopiatrici della società per fotocopiare materiale di
propaganda per la sua campagna?
No. Usare il tempo, i beni o le strutture dell’Azienda o consentire a
candidati l’accesso ai locali o alle strutture dell’azienda a scopo politico è
proibito.
Policy aziendale BMS-CP-048, Contributi politici
Policy aziendale BMS-CP-058, Comunicazione di attività lobbistiche federali
high-quality
CONFORMITÀ
ED ETICA
su un potenziale comportamento
illecito
Non ritorsione
Gestione delle segnalazioni di un
potenziale comportamento illecito
Conformità ed etica
Siamo impegnati a raggiungere la conformità alle leggi e ai regolamenti locali, statali
e federali degli Stati Uniti e alle leggi e ai regolamenti di altri paesi in cui opera la
nostra azienda, oltre che ai nostri documenti procedurali. Abbiamo un programma di
conformità ed etica globale efficace, guidato dal nostro Ufficio di Conformità ed etica
(OCE). Nella scheda Compliance all’indirizzo http://insite.bms.com sono disponibili
maggiori informazioni.
Il Chief Compliance and Ethics Officer (CCEO) ha la responsabilità globale di guidare il
nostro programma di conformità ed etica globale aziendale. Queste responsabilità
comprendono:
„ identificare potenziali rischi di conformità nell’azienda e facilitare un processo di
pianificazione di azioni correttive per colmare le lacune e ridurre i rischi;
„ progettare, sviluppare e gestire un sistema di documenti procedurali (policy,
direttive, SOP e istruzioni lavorative) che assicurano che l’azienda gestisca in modo
proattivo le operazioni aziendali, delle unità aziendali e del personale in
conformità alle leggi e alle normative applicabili;
„ progettare, sviluppare e consegnare materiali di comunicazione e formazione, per
informare i dipendenti di BMS su argomenti relativi a conformità ed etica;
„ monitorare costantemente la conformità di unità aziendale e aree funzionali del
personale con documenti procedurali;
„ fornire un canale di comunicazione attraverso il quale i dipendenti possano
sollevare dubbi relativi a conformità ed etica (ad esempio, BMS Compliance & Ethics
Helpline, Corporate Ombudsman);
promise
„ supervisionare l’esecuzione di indagini tempestive e accurate su eventuali dubbi
riportati su pratiche aziendali o cattiva condotta individuale;
„ informare i dirigenti senior e il Consiglio di Amministrazione dello sviluppo di
programmi su conformità ed etica e sulle questioni relative;
„ approvare o rifiutare le richieste dei dipendenti di deroghe dallo Standard di
condotta professionale ed etica;
„ supervisionare questioni relative a conflitti di interesse; e
„ informare la direzione senior degli aspetti etici delle decisioni aziendali.
Conformità ed etica (continua)
Il Corporate Ombudsman è una risorsa neutrale e imparziale che cerca di garantire
l’imparzialità all’interno dell’azienda e di trovare soluzioni eque per questioni nate sul
luogo di lavoro che non possano essere risolte tramite i canali definiti, quali il
supervisore del dipendente o il rappresentante delle risorse umane.
L’azienda riconosce che, in alcuni casi, determinati problemi nati sul luogo di lavoro,
per la loro natura o sensibilità, vengono gestiti meglio tramite un canale alternativo. In
questi casi, il Corporate Ombudsman è responsabile di rivedere e assistere in modo
indipendente la risoluzione di eventuali problemi, tenendo in considerazione i diritti e
gli obblighi di tutte le persone coinvolte. Il Corporate Ombudsman non sostituisce né
interferisce con l’importante rapporto di lavoro tra un dipendente e il suo team di
gestione.
I dipendenti possono contattare il Corporate Ombudsman come segue:
Email: helpline@bms.com
USA: 800-348-5526
Resto del mondo: + 1 212-546-3406
Fax: + 1 609-252-6031
Posta:
promise
Corporate Ombudsman
Bristol-Myers Squibb Company
P.O. Box 4000
Princeton, NJ 08543-4000
Le conversazioni con il Corporate Ombudsman sono riservate, se non diversamente
richiesto dalla legge o per proteggere la salute e la sicurezza pubblica.
È disponibile la traduzione di chiamate, messaggi di posta elettronica e lettere.
Tutti i dipendenti devono comunicare prontamente eventuali dubbi
relativi alle pratiche aziendali o a possibile cattiva condotta ad almeno
una delle figure seguenti:
•
•
•
•
un supervisore;
un rappresentante delle Risorse Umane;
un rappresentante appropriato della direzione;
un avvocato dell’Ufficio Legale dell’azienda oppure l’Ufficio di
I tipi di problemi che devono essere riportati comprendono: sospetti di
frode, tangenti o corruzione, problemi relativi al livello di inventario dei
grossisti o questioni contabili.
promise
Tutti i dipendenti che vengono a conoscenza di un’attività di un altro
dipendente che sia illegale o potenzialmente illegale oppure di un’attività
che possa mettere qualcuno in pericolo, devono comunicare
immediatamente tale attività. La mancata comunicazione di tali eventi è
una violazione dei presenti Standard e può comportare azioni disciplinari
per il dipendente, compreso il licenziamento, nei casi in cui ciò sia
consentito dalla legge nazionale.
Comunicazione di eventuali dubbi su un potenziale
comportamento illecito (continua)
I dipendenti possono contattare la BMS Compliance & Ethics Helpline
come segue:
Email: helpline@bms.com
USA: 800-348-5526
Resto del mondo: + 1 212-546-3406
Fax: + 1 609-252-6031
Posta:
Office of Compliance & Ethics
P.O. Box 4000
Princeton, NJ 08543-4000
È disponibile la traduzione di chiamate, messaggi di posta elettronica e
lettere.
promise
Policy aziendale BMS-CP-027, Comunicazione di potenziali incidenti relativi alla
conformità
(soggetto alle linee guida contenute in questo documento)
Diritto di accesso ai propri dati personali
In conformità alle leggi e alle normative nazionali, se viene identificato
mediante comunicazione di un potenziale incidente di conformità, un
dipendente ha il diritto di accedere ai propri dati personali e richiederne
la modifica, ove appropriato, contattando un rappresentante di
Conformità ed etica EMEA.
comprensione
Non ritorsione
Tutti i dipendenti che segnalino potenziale cattiva condotta
in buona fede hanno la certezza che BMS li proteggerà da
qualsiasi forma di ritorsione. Inoltre, BMS proteggerà i propri
dipendenti da qualsiasi forma di ritorsione derivante dalla
loro collaborazione in un’indagine sulla conformità.
I dipendenti sono invitati a identificarsi e coloro che
decidono di farlo possono avere la certezza che BMS non
opererà ritorsioni di alcun tipo contro il dipendente che ha
riportato, in buona fede, un possibile problema. I diritti di
riservatezza e privacy in conformità alla legge nazionale
saranno rispettati in qualsiasi momento.
understanding
Gestione di potenziali problemi riportati
Alla ricezione di un potenziale problema, l’OCE determinerà se avviare
un’indagine per raccogliere le informazioni necessarie e valutare le circostanze.
Sarà intrapresa un’azione correttiva tempestiva, se appropriata. La risoluzione
delle indagini sarà comunicata a coloro che hanno sollevato il problema, ove
possibile e appropriato.
Come parte delle responsabilità lavorative, i dipendenti in BMS sono tenuti a
collaborare a eventuali indagini svolte dall’azienda e dai suoi agenti. Tale
cooperazione include rendersi disponibili per colloqui, rispondere in modo
completo e veritiero a tutte le domande poste durante tali incontri e mettere a
disposizione del responsabile dell’indagine documenti e informazioni. La
mancata cooperazione alle indagini determinerà per i dipendenti coinvolti azioni
disciplinari, compreso il licenziamento, nei casi in cui ciò sia consentito dalla legge
nazionale.
Ove consentito dalle norme nazionali, i dipendenti possono comunicare eventuali
dubbi in maniera anonima e riservata, sebbene siano incoraggiati a identificarsi.
La riservatezza sarà mantenuta dall’OCE per quanto possibile, in relazione alla
responsabilità di indagare approfonditamente sulle segnalazioni di potenziale
cattiva condotta.
L’Ufficio di Conformità ed etica conserva la documentazione di tutte le
segnalazioni dalle quali sono scaturite delle indagini, le attività di indagine e la
risoluzione dell’indagine. Tale documentazione viene gestita in conformità alla
politica di conservazione dei documenti.
understanding
Gestione delle segnalazioni di un potenziale
Tutti i dipendenti di BMS o di terze parti possono anche comunicare potenziali
problemi riguardanti controlli contabili interni o questioni di auditing (nel
complesso, “questioni contabili”) direttamente al Comitato di revisione del
Consiglio di Amministrazione, inviando una lettera a:
Chair, Audit Committee
345 Park Avenue
New York, NY 10154-0037
Alcune specifiche questioni contabili da riportare sono:
„ frode o errore intenzionale nella preparazione, valutazione, revisione o audit
di dichiarazioni finanziarie di BMS;
„ frode o errore intenzionale nella registrazione o nella conservazione di
documenti finanziari di BMS;
„ mancata conformità ai controlli contabili interni aziendali;
„ rappresentazione errata o falsa dichiarazione a o da parte di un funzionario
senior o contabile riguardante una questione contenuta nei documenti
finanziari, nelle relazioni finanziarie o nelle relazioni di revisione di BMS; o
„ deviazione dalla comunicazione completa e corretta della condizione
finanziaria di BMS.
understanding
Le segnalazioni inviate con questa modalità saranno inoltrate, in busta chiusa,
direttamente alla Presidenza del Comitato di revisione. Affinché questo
processo sia efficace, è importante che le segnalazioni contengano dettagli
sufficienti per condurre una revisione approfondita. Dettagli importanti sono
una descrizione completa del problema, una data approssimativa del presunto
evento e l’unità aziendale e/o le persone coinvolte, ove applicabile.
Per una segnalazione inviata all’Ufficio di Conformità ed etica riguardante un
potenziale problema contabile, l’Ufficio di Conformità ed etica (i) determinerà
se la segnalazione riguarda effettivamente una questione contabile e (ii) ove
possibile, confermerà al mittente la ricezione della segnalazione. Se una
segnalazione riguarda una questione contabile, il Chief Compliance and Ethics
Officer la comunicherà anche alla Presidenza del Comitato di revisione, per
iscritto. Tutte le segnalazioni riguardanti questioni contabili saranno indagate
sotto la guida e la supervisione del Comitato di revisione e di altre persone che
il Comitato ritenga appropriate. Sarà intrapresa un’azione correttiva
tempestiva, se appropriata, a discrezione del Comitato di revisione.
Revisione e monitoraggio
Periodicamente, l’azienda revisionerà e monitorerà la conformità agli Standard
di condotta ed etica aziendale. I dipendenti devono cooperare pienamente con
queste revisioni e fornire informazioni veritiere ed accurate.
understanding
Richieste di deroghe
La conformità è responsabilità di tutti. Comincia da ognuno di noi.
Sebbene molti dei requisiti dello Standard di condotta ed etica aziendale debbano
essere seguiti fedelmente, alcuni prevedono la possibilità di deroghe.
Qualsiasi deroga degli Standard per executive officer dell’azienda può essere
concessa solo dal Consiglio di Amministrazione o da un Comitato del consiglio e
deve essere prontamente comunicata agli azionisti dell’azienda.
I dipendenti che non sono executive officer e ritengono di avere i requisiti per la
concessione di una deroga dagli Standard devono prima contattare il proprio
supervisore. Se ritiene che sussistano gli estremi per una deroga, il supervisore deve
inoltrare una richiesta scritta di deroga al Consiglio generale o al Chief Compliance
and Ethics Officer, ove applicabile, ognuno dei quali ha l’autorità di approvare o
respingere la richiesta.
Comunicazione dello stato di persona non idonea
L’azienda si assicura che i dipendenti si comportino in modo coerente ai nostri
valori. Uno dei modi per garantire tale rispetto è evitare di assumere persone che
abbiano commesso frodi o altre azioni illegali contro i programmi sanitari del
governo degli Stati Uniti. Coloro che hanno preso parte a tali attività saranno stati
avvisati della presenza dei loro nomi su uno degli elenchi di esclusione redatti dal
governo degli Stati Uniti. Se uno dei dipendenti è in uno di questi elenchi, deve
comunicarlo immediatamente all’Ufficio di Conformità ed etica.
Policy aziendale BMS-CP-063, Comunicazione dello stato di persona non idonea
Gli elenchi di esclusione sono pubblicati sui siti http://oig.hhs.gov e www.epls.gov.
Si fa riferimento a tutte le policy aziendali indicate di seguito
negli Standard di condotta ed etica aziendale:
Policy
Numero Titolo della policy
BMS-CP-001, Policy anti-discriminazione e anti-molestie
BMS-CP-002, Prevenzione dell’abuso di sostanze
BMS-CP-003, Minacce e atti di violenza sul luogo di lavoro
BMS-CP-004, Ambiente, salute e sicurezza
BMS-CP-005, Gestione dei documenti BMS
BMS-CP-006, Uso dei sistemi informatici e protezione degli asset
informativi
BMS-CP-007, Intermediazione di titoli
BMS-CP-008, Ricevere compensi in occasione di presentazioni
BMS-CP-009, Conflitti di interesse
BMS-CP-010, Divulgazione di informazioni di rilevanza societaria
BMS-CP-011, Concorrenza leale
BMS-CP-012, Marchi di fabbrica e diritti d’autore
BMS-CP-013, Acquisti
BMS-CP-014, Qualità
BMS-CP-016, Privacy
BMS-CP-017, Gestione dei livelli di inventario dei prodotti per clienti
diretti
BMS-CP-027, Comunicazione di potenziali incidenti relativi alla conformità
*
BMS-CP-030, Cura e uso di animali
BMS-CP-034 Anti-corruzione
BMS-CP-037 Sicurezza dei prodotti
BMS-CP-039, Spese aziendali
BMS-CP-040, Contratti e transazioni simili
BMS-CP-043, Interazioni con professionisti sanitari
BMS-CP-044, Denunciare eventi avversi spontanei per i prodotti BMS
BMS-CP-048, Contributi politici
BMS-CP-058, Comunicazione di attività lobbistiche federali
BMS-CP-063, Comunicazione dello stato di persona non idonea
BMS-CP-064, Embargo, altre restrizioni e anti-boicottaggio
BMS-CP-069, Diritti umani
I testi completi di queste policy sono disponibili sul sito
Web dedicato alle policy e alle procedure, all’indirizzo
policiesandprocedures.bms.com o sul sito Web dedicato
agli Standard, all’indirizzo home.bms.com/standards.
Si può ricevere una copia cartacea di qualsiasi policy
aziendale inviando una e-mail all’indirizzo
standards@bms.com
o inviando una richiesta scritta a:
Office of Compliance and Ethics
P.O. Box 4000
Lawrenceville, NJ 08543-4000
USA
Le illustrazioni presenti negli Standard contengono parole e frasi che rappresentano
valori essenziali per condurre le nostre attività quotidiane. Per rafforzare l’importanza
di basarsi su questi valori, ogni parola è stata tradotta in una delle diciotto lingue,
oltre ad apparire in inglese.
Illustrazioni di: Dominick Santise, Studio 1482
Copyright © 2012 Bristol-Myers Squibb Company
Tutti i diritti riservati. 09/2012

Conflitti di interesse (continua) - Bristol

Transcription

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