“MODELO DE GESTIÓN PARA LA ETAPA DE HABILITACIÓN

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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
“MODELO DE GESTIÓN PARA LA
ETAPA DE HABILITACIÓN SOCIAL DE LA FUNDACION
UN TECHO PARA MI PAÍS EL SALVADOR”
PRESENTADO POR:
ABRAHAM ALBERTO GUZMAN ALVAREZ
PARA OPTAR AL TITULO DE:
INGENIERO INDUSTRIAL
CIUDAD UNIVERSITARIA, JULIO DE 2013
RECTOR
:
ING. MARIO ROBERTO NIETO LOVO
SECRETARIA GENERAL
:
DRA. ANA LETICIA ZAVALETA DE AMAYA
DECANO
:
ING. FRANCISCO ANTONIO ALARCÓN SANDOVAL
SECRETARIO
:
ING. JULIO ALBERTO PORTILLO
DIRECTOR
:
MSC. ING. MANUEL ROBERTO MONTEJO SANTOS
Trabajo de Graduación previo a la opción al Grado de:
INGENIERO INDUSTRIAL
Título
:
“MODELO DE GESTIÓN PARA LA
ETAPA DE HABILITACIÓN SOCIAL DE LA FUNDACION
UN TECHO PARA MI PAÍS EL SALVADOR”
Presentado por
:
ABRAHAM ALBERTO GUZMAN ALVAREZ
Trabajo de Graduación Aprobado por:
Docente Director
:
ING. JEANNETTE ELIZABETH SANCHEZ DE POCASANGRE
San Salvador, Julio de 2013
Trabajo de Graduación Aprobado por:
Docente Director
:
ING. JEANNETTE ELIZABETH SANCHEZ DE POCASANGRE
INDICE DE CONTENIDOS
Introducción .
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Objetivos
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Alcance y Limitaciones .
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1 Antecedentes
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1.1 Generalidades de un Modelo de Gestión
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1.2 ONG en Ámbito Mundial
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1.3 Definiciones Operacionales .
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1.4 Características Locales
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1.5 Contexto de la Fundación .
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1.6 Importancia.
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1.6.1 Importancia Económica .
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1.6.2 Importancia Social
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1.6.3 Importancia Ambiental .
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1.7 Justificación
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1.8 Resultados Esperados
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1.9 Metodología de Estudio
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2 Diagnostico .
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2.1 Descripción del Rubro y Contraparte
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2.1.1 Estructura Orgánica
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2.1.2 Descripción de la Estructura Orgánica
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2.1.3 Estimado de cantidad de voluntarios involucrados .
2.2 Marco Legal
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2.3 Descripción del Modelo de Intervención Social
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2.3.1 Descripción de las Herramientas Metodológicas .
2.4 Planteamiento Previo del Problema .
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2.5 Metodología General de Análisis
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2.5.1 Valoración de la Metodología General de Análisis .
2.5.2 Método de Análisis de la Información.
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2.5.3 Recopilación de Información Primaria y Sec.
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2.6 Grupo Focal .
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2.6.1 Tablas FODA
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2.7 Definición de Universos y Planes Muéstrales .
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2.7.1 Definición de Muestreos y Herramientas de Rec. De Inf
2.7.1.1 Pobladores
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2.7.1.2 Directores
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2.7.1.3 Voluntarios
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2.7.1.4 Socios Comerciales
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2.7.1.5 Funcionarios Municipales
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2.8 Análisis por Mapa de Pobreza
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2.9 Metodología para Identificación de Procesos
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2.9.1 Síntesis de Resultados
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2.10 Síntesis de la Situación Actual
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2.11 Planteamiento del Problema
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2.12 Conceptualización previa de la Solución
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3 Diseño
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3.1 Organización de la Etapa de Habilitación Social
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3.1.1 Definiciones Estratégicas .
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3.1.2 Políticas Organizacionales .
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3.1.3 Estrategias Organizacionales
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3.1.4 Estructura Organizativa .
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3.2 Funciones de Puestos
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3.3 Perfiles de Puestos .
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3.4 Aspectos Legales .
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3.5 Modelado de Procesos de Campo .
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3.6 Manual de Procedimientos .
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3.7 Manual de Funciones
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3.8 Sistema de Control e Información .
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3.8.1 Requerimientos Informáticos
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3.8.2 Diagramas de Flujo de Información
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3.8.3 Estructura Modular del Sist. De Inf.
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3.8.4 Módulos de Visualización de Información .
3.8.5 Requerimientos de Comunicación del Sist. De Inf.
3.8.6 Evaluación de la Plataforma de Implementación
3.8.6.1 Resumen de Alternativas
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3.8.7 Plan de Contingencia
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3.8.8 Requerimientos de Capacitación .
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4 Evaluaciones .
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4.1 Determinación de la Inversión
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4.2 Fuentes de Financiamiento .
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4.2.1 Evaluación de Alternativa de Financ.
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4.2.2 Selección de Alternativa .
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4.3 Determinación de Costos de Operación
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4.3.1 Resumen de Costos Operativos .
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4.3.2 Costeo por Plan de Trabajo
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4.4 Presupuesto de Ingresos y Egresos .
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4.5 Evaluación Económica
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4.5.1 Tasa Interna de Retorno .
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4.5.2 Razón Beneficio/Costo
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4.5.3 Tiempo de Recuperación de la Inversión .
4.6 Evaluación Social .
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4.6.1 Aumento de Ingresos en Pobladores
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4.6.2 Avance en la escolaridad. .
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4.6.3 Condiciones de Salud
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4.6.4 Condición de Fomento de Voluntariado .
4.6.5 Razón B/C Social .
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4.7 Evaluación de Genero
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4.8 Análisis de Sensibilidad
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4.9 Administración del Proyecto
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4.9.1 Desglose Analítico
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4.9.2 Organización
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4.9.3 Programación
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4.9.4 Sistema de Información y Control .
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5 Conclusiones .
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6 Recomendaciones
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4
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7 Bibliografía
8 Anexos
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INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Descripción de las Funciones en Techo HS
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Tabla 2. Cuadro Comparativo de las Metodologías para análisis de Diagnostico
Tabla 3. Respuestas al Grupo Focal
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Tabla 4. Resumen de Hallazgos por grupo
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Tabla 5. Criterios de Evaluación de los métodos de Exploración de Información
Tabla 6. Métodos de exploración de información para cada Universo
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Tabla 7. Estado y Tamaño de las Comunidades Intervenidas por Techo .
Tabla 8. Resumen del Estado y Tamaño de Comunidades
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Tabla 9. Descripción de los Pobladores Sujetos de Investigación .
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Tabla 10. Encuesta de Prueba Piloto
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Tabla 11. Resultados de Prueba Piloto de Muestreo para Pobladores
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Tabla 12. Resumen de Encuestas por Estado de Comunidad
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Tabla 13. Cantidad de Muestras para Pobladores por Departamento
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Tabla 14. Encuesta a Pobladores.
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Tabla 15. Encuestados en Grupo Focal .
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Tabla 16. Encuesta hacia directores
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Tabla 17. Caracterización de Voluntarios de HS .
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Tabla 18. Encuesta a Voluntarios
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Tabla 19. Cantidad de Voluntarios por Plan
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Tabla 20. Cantidad de encuestas por plan
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Tabla 21. Socios comerciales potenciales en FundeMas .
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Tabla 22. Encuesta a Socios Comerciales .
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Tabla 23. Cantidad de Socios Comerciales a encuestar .
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Tabla 24. Comunidades segmentadas por municipio y departamento .
Tabla 25. Forma de medición para selección de municipios
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Tabla 26. Representantes en Grupo Focal
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Tabla 27. Encuesta a Funcionarios Municipales .
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Tabla 28. Municipios por Mapa de la Pobreza .
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Tabla 29. Puntuación de la Metodología de Identificación de Procesos .
Tabla 30. Resumen de la Puntuación en la Identificación de Procesos
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Tabla 31. Resumen de los procesos mapeados .
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Tabla 32: Análisis de Cargas de Trabajo para la Organización Propuesta .
Tabla 33: Funciones de Puestos .
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Tabla 34: Entradas requeridas por el Sistema de Información
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Tabla 35: Salidas Requeridas del Sistema de Información .
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Tabla 36: Puntuación y Selección de la Plataforma de Implementación del SI
Tabla 37: Detalle del Plan de Contingencia
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Tabla 38. Inversión Total
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Tabla 39. Selección de la Alternativa de Financiamiento .
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Tabla 40. Resumen de los costos operativos anuales
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Tabla 41. Distribución del costeo entre los Planes de Trabajo .
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Tabla 42. Presupuesto de Ingresos y Egresos
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Tabla 43. Evaluación de Genero
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Tabla 43.1 Análisis de Sensibilidad
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Tabla 43.2 Desglose de Tiempo y Costo de las actividades de la ADP
Tabla 44. Programación Financiera
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INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Modelo de Intervención Techo
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Ilustración 2. Organigrama General de Techo El Salvador
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Ilustración 3. Voluntarios Involucrados en Áreas de Techo
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Ilustración 4. Planteamiento Previo del Problema
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Ilustración 5: Enfoque por procesos
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Ilustración 6: Metodología FODA
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Ilustración 7: Matriz de Marco Lógico .
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Ilustración 8: Modelo de las 7S de McKinsey
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Ilustración 9. Método de Análisis de la Información
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Ilustración 10. Plan de Levantamiento de la Información .
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Ilustración 11. Relación entre el Sistema de Información Pilote con Sistema del MINEC
Ilustración 12. Organigrama Actual
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Ilustración 13. Perfil de Voluntarios por cada plan
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Ilustración 14. Ubicación geográfica de las comunidades intervenidas .
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Ilustración 15. Conceptualización de la solución
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Ilustración 16. Esquema de Actividades Estratégicas de Techo Internacional
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Ilustración 17. Estructura Organizativa propuesta
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Ilustración 17.1 Ubicación de Techo dentro de Techo
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Ilustración 18. Conceptualización de la Solución ajustada
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Ilustración 19. Interrelaciones de HS con otras áreas de Techo .
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Ilustración 19.1 Organigrama Propuesto de HS .
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Ilustración 20. Interrelación entre perspectivas del CMI .
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Ilustración 21. Módulos de ingreso de información del SI .
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Ilustración 22. Proforma de los CMI de Desempeño e Impacto a mostrar por el SI .
Ilustración 22.1 Diagrama de Flujo de Comunicación para el SI .
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Ilustración 23. Diagrama E-R Propuesto para el SI
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Ilustración 23.1 Requerimientos de Capacitación para el SI
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Ilustración 24. Metodología Costeo ABC .
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Ilustración 25. Desglose Analítico para la ADP .
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Ilustración 26. Organización de la ADP .
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Ilustración 27. Diagrama de actividades para la ADP
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211
INTRODUCCION
Techo es una Fundación que nació en Chile hace más de una década usando la mano de obra de
voluntarios universitarios en su mayoría para ejecutar su modelo de intervención en busca del
empoderamiento de las comunidades. Luego de los terremotos de 2001 vino a El Salvador y desde
entonces ha ejecutado una variedad de actividades en beneficio de las comunidades salvadoreñas.
En su modelo de intervención se encuentran tres fases que fomentan distintas dimensiones del
empoderamiento de comunidades: Vivienda de Emergencia, Habilitación Social y Comunidad
Autosustentable. En El Salvador, Techo ejecuto desde su llegada la etapa de Vivienda de
Emergencia, logrando hasta la fecha aproximadamente 2300 viviendas construidas. La etapa de
HS dio inicio en 2007 llegando a intervenir en un dado momento hasta 44 comunidades a la vez.
La tercera etapa de Comunidad Autosustentable aun no se lleva a cabo en el país, teniendo como
dato que esto es algo que se ha logrado solamente en Chile, donde el modelo tiene más tiempo.
El estudio nace de la necesidad de solventar una serie de situaciones observadas tiempo atrás,
entre ellas: Disminución de la cantidad de voluntarios en las actividades debido a una alta tasa de
deserción y una baja convocatoria, Pausa en la intervención (detención de todos los procesos) en
comunidades especificas, Alto porcentaje del presupuesto invertido en actividades de no valor
agregado y demás. Estas situaciones anómalas, según entrevistas, se iniciaron a dar
aproximadamente desde fines de 2010 minando todo el trabajo de 2011 y agravando la ejecución
para 2012.
Por esta razón es necesario establecer un método para garantizar la ejecución correcta así como
financieramente sana y dotada de voluntarios de forma que se garantice la permanencia del
proceso de HS en El Salvador, para esto se formulara un Modelo de Gestión que contemple:
Análisis de los clientes externos, análisis de la interacción para con los voluntarios y sus roles,
mejoras en la administración estratégica del área y demás.
El estudio comprenderá una etapa de diagnostico donde se dará énfasis a conocer como se llego a
la situación actual y sus posibles soluciones, posteriormente se formulara del sistema de gestión y
que comprenderá los ejes transversales de Voluntarios, Socios Comerciales permanentes y
Atención a la comunidad. Este sistema de gestión comprenderá la creación de funciones,
procedimientos y demás necesario para garantizar procesos exitosos. Por último se incluirán las
evaluaciones propias de cada área: Económica-Financiera, Social, Genero y Ambiental.
7
OBJETIVOS
Objetivo General
Realizar una propuesta de Método de Trabajo para el Área de Habilitación Social que asegure una
respuesta exitosa al Diagnostico y que sea coherente en cuanto a Evaluaciones orientada a la
ejecución exitosa en el cumplimiento de objetivos y que tenga la flexibilidad suficiente para
cooperar con las demás Áreas Organizativas de Techo así como con Clientes externos como:
Voluntarios, Socios Comerciales y Funcionarios Municipales.
Objetivos Específicos
-
Determinar las áreas débiles de Techo para reforzar en cuanto a su estructura de atención
a clientes tanto internos como externos
-
Conceptualizar el diseño de la solución a la problemática identificada con la metodología
de Diagnostico.
-
Diseñar la Estructura Organizativa optima para el funcionamiento de la Etapa de
Habilitación Social de Techo.
-
Documentar los procedimientos de los Planes de Trabajo y Actividades de Apoyo que
fortalezcan el conocimiento por parte de Directores y Voluntarios y Faciliten la ejecución
de dichas actividades.
-
Diagramar las actividades que componen cada parte del Modelo de Gestión y apoyar su
comprensión a través de distintos diagramas y formas de comprensión del contenido y la
secuencia de actividades a realizar.
-
Diseñar los diversos elementos que componen el CMI en base a lo requerido por las Metas
Estratégicas de Techo.
-
Determinar indicadores financieros que demuestren que es una alternativa de trabajo
viable, a pesar que el perfil financiero no sea el factor principal de decisión.
-
Calcular el Costo de Operación con la propuesta y determinar si es más o menos
conveniente que la forma actual de operar
-
Conocer los principales impactos sociales que puede tener una correcta aplicación del
Modelo de Gestión en las comunidades.
-
Definir el Plan de Implementación en sus dimensiones de Organización, Monitoreo,
Paquetes de Trabajo y demás.
8
ALCANCES Y LIMITACIONES
Alcances
-
Los análisis de las operaciones de años anteriores se pueden situar, dependiendo de los
registros contenidos al interior de la ONG, como máximo hasta 2006. Que coincide
también con la fecha en que la Segunda Etapa de Habilitación Social inicio en El Salvador
-
La recopilación de información primaria que involucre datos de comunidades en el interior
del país se limitara a las comunidades con Intervención Continua o Pausada en las que
Techo haya tenido actividad.
-
El estudio de los Socios Comerciales que tienen o puedan estar interesados en trabajar con
Techo como aliado estratégico se hará considerando la Base de Datos de empresas que
ejecutan RSE como parte de sus actividades normales provista por FundeMAS y registros
internos de Techo.
-
Se analizan las operaciones de Habilitación Social como Fase del Modelo de Intervención y
no las demás Áreas como: Construcciones, Formación y Voluntariado o Administración. Se
incluirán las interacciones con las demás Áreas en cuanto haya intercambio de recursos o
información.
Limitaciones
-
La débil cultura de registro de Techo impide tener registro de todas sus actividades en los
años de inicio de Habilitación Social. El sistema de información PILOTE posee un
levantamiento inicial de las comunidades más se encuentra desactualizado y el ingreso de
la información está falto de validaciones de seguridad lógica y similar.
-
De parte de Oficina central se obtuvieron solamente los objetivos cuantitativos que
constituyen las Metas Organizacionales para cada año. No se obtuvieron objetivos
cualitativos o ningún otro tipo de Métrica.
9
1 ANTECEDENTES
Como parte importante para tener claros los conceptos operacionales que se estarán tocando a lo
largo del estudio, se dará a continuación una breve descripción de las partes a analizar a lo largo
del estudio.
1.1 GENERALIDADES DE UN MODELO DE GESTIÓN
Antes de iniciar la descripción de las partes componentes del estudio, se definirá que se entiende
por un Modelo de Gestión, básicamente se trata de la forma de aplicación de una serie de
principios de administración de negocios que por sus características idóneas es susceptible de
imitación o reproducción, con el objetivo de concretar acciones para el logro de un negocio o un
fin especifico. Este modelo de gestión es, por lo tanto, adaptable y ajustable al propósito para el
cual se le requiera, que para este caso es mejorar el desempeño de la segunda etapa del modelo
de intervención de Un Techo Para Mi País El Salvador, llamado Habilitación Social.
La RAE define un modelo como un punto de referencia para imitarlo o reproducirlo. El Doctor
Jonas Montilva, PhD de la Universidad de Los Andes lo define como un Proceso de representación
de uno o más aspectos o elementos de una empresa como su propósito, estructura, funcionalidad,
dinámica, lógica de negocios o componentes (entiéndanse por componentes sus fines, procesos
de negocio, reglas de negocio, objetos de negocio, actores, unidades organizativas,
procedimientos organizacionales, etc.)
En base a dicha definición de modelo de Gestión, se hará a través de los siguientes pasos:
-
Diagnostico del funcionamiento actual
Propuesta de optimización y diseño de un Modelo de Gestión aplicado
Pre evaluación del desempeño e impacto del Modelo
A continuación una breve descripción del contenido de las partes funcionales del estudio:
Análisis del Diagnostico del funcionamiento actual
Proceso a través del cual se exploraran y reconocerán las causas de la situación actual de Un Techo
Para Mi País El Salvador (Legalmente conocida como Voluntarios Construyendo El Salvador y en
adelante denominada como La Fundación). Esta parte del estudio lleva a la consolidación las
situaciones problemáticas analizadas en un solo enunciado que será el insumo principal para el
desarrollo de un Diseño de Propuesta de Modelo de Gestión. Posteriormente se tocara con más
profundidad la conformación organizativa de La Fundación así como del Programa de Habilitación
Social, mas de momento cabe mencionar que la interrelación entre sus áreas como
Construcciones, Habilitación Social, Administración y Finanzas, Recursos, Comunicaciones,
Formación y Voluntariado y demás igualmente será analizado así como la interrelación para con
entidades externas.
10
1.2 ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES EL AMBITO MUNDIAL
Las Organizaciones No Gubernamentales, Fundaciones y Asociaciones, aparecieron por primera
vez en Polonia , más o menos en el mismo momento que en los países de Europa Occidental,
(1918-1939). Al principio se ocupaban principalmente de las actividades relacionadas con la
caridad, luego emprendieron actividades corporativas, culturales, educativas y científicas, además
de seguir propagando la idea del desarrollo de la sociedad y la justicia social. Algunas, tenían
carácter confesional, otras eran totalmente laicas. De acuerdo a su tendencia, las ONG’s se
desarrollan en forma generacional:
1.
2.
3.
4.
Las ONG´s de Primera Generación o Asistencialistas. - Nacen para remediar situaciones de
escasez. Sus acciones las realizan en situación de emergencia o asistencia
Las ONG´s de Segunda Generación o Desarrollistas.- Plantean la sensibilización de las
condiciones de vida y los desequilibrios económicos.
Las ONG,s de Tercera Generación o de Denuncia Social.- Aumentar la participación política y
fortalecer la idea de sociedad civil. Denunciar es su principal actividad.
Las ONG,s de Cuarta Generación o de Empoderamiento. – Se forman en redes.
De acuerdo a la evolución del pensamiento se formaron varios tipos de ONG’s:
1. Académicas
2. Religiosas
3. Políticas
4. Sindicales
5. Solidarias
6. Internacionales.
El surgimiento de las ONG’s en EL Salvador, data de finales del siglo XIX; siendo la Cruz Roja
Salvadoreña la primera organización no gubernamental en surgir, fundada el 13 de Marzo de 1885
por Don Rafael Antonio Zaldívar, Presidente de la República de El Salvador.
Después de la Cruz Roja Salvadoreña, ya no se conoció del surgimiento inmediato de otras ONG’s,
en el país. Fue hasta la década de los 40´s a los 50´s, que surgen más ONG’s, con el objetivo de
satisfacer las necesidades básicas de la población salvadoreña, de escasos recursos económicos, a
través de la implementación de proyectos. Entre las ONG’s que surgieron en esta época se
pueden mencionar:
1. Asociación Nacional Pro infancia (ANPI), 1940;
2. Fundación Dr. Manuel Gallardo (FMG), 1948;
3. Obra Filantrópica y Asistencia Social Adventista (OFASA), 1950
4. Fundación Benjamín Bloom, 1955.
11
Posteriormente, se da un fenómeno en la década de los 60´s, que ha sido de vital importancia para
el surgimiento de las ONG´s; siendo éste el proyecto conocido como "Alianza para el Progreso"
(ALPRO), impulsado por la administración Kennedy con la finalidad de crear un compromiso entre
los gobiernos de América Latina y Estados Unidos, para conducir a los países subdesarrollados de
América Latina, a alcanzar el desarrollo.
Pero es a partir de la década de los 80´s que las ONG’s tiene su mayor participación en El Salvador,
debido al conflicto armado. En esta época, las ONG’s tuvieron la oportunidad de operar en una
forma decisiva, creciendo cuantitativamente y cualitativamente, jugando papeles de asistencia y
desarrollo a las comunidades de escasos recursos, ayudando de este modo, al fortalecimiento de
la sociedad civil salvadoreña. Al mismo tiempo colaboraron efectuando presión ante el Gobierno,
para que diera cumplimiento y garantía a los derechos humanos. Y es así como durante la década
de los 80´s, surgieron 137 ONG’s. y para el año 1998 estaban registradas 189 ONG’s5
1.3 DEFINICIONES OPERACIONALES
“Las ONG’s, son instituciones privadas que persiguen actividades para aliviar el sufrimiento,
promover los intereses de los pobres, proteger el medio ambiente, brindar servicios sociales
básicos o realizar actividades de desarrollo de la comunidad”
"Las ONG’s, son aquellas instituciones sin fines de lucro, trabajan y ejecutan planes, programas o
proyectos y persiguen el mejoramiento, la ampliación o cambio de las capacidades, condiciones o
relaciones humanas y en la base económica o el desarrollo de las condiciones técnicas, jurídicas o
con el medio ambiente"
1.4 CARACTERÍSTICAS LOCALES
Las Organizaciones No Gubernamentales, son movimientos asociativos, de carácter voluntario y
altruista, de representación privada cuyo funcionamiento se rige por un marco jurídico, filosófico y
administrativo particular que dan soporte y sentido a su estructura organizativa y actividades.
Estas instituciones tienen las siguientes características:
a. Son instituciones independientes (no son gobierno).
b. No son partidos políticos (no representan electorado).
c. No son agencias de financiamiento.
d. Son una posibilidad de expresión de la sociedad.
e. Son medio legal de participación
12
1.5 CONTEXTO DE LA FUNDACIÓN “UN TECHO PARA MI PAÍS”
La Fundación “Un Techo Para Mi País” nació en Chile en el año 1997 como fruto de la idea del
capellán católico Felipe Berrios de reconstruir una capilla dañada en dicho país con labor
voluntaria de jóvenes que se habían ofrecido, a lo cual dichos jóvenes se cuestionaron ¿Por qué no
también ayudamos a los habitantes de nuestras comunidades a mejorar sus viviendas así como lo
hemos hecho reconstruyendo con esta capilla? Así nace Un Techo Para Chile mediante la
construcción de viviendas de madera introduciendo también los conceptos de habilitación social y
comunidad auto sostenible que complementan su labor como en el siguiente diagrama
1.5.1 Primer Etapa, Construcción de viviendas de emergencia
En esta etapa se busca cambiar de primera mano la realidad de las viviendas de las personas mas
necesitadas a través de la labor de asignación y detección de viviendas de emergencia, estas
viviendas de emergencia tienen una estructura prediseñada con elementos
Todo el accionar de Un Techo Para Mi País parte de la situación deficitaria a nivel de vivienda
contra el que luchan dia a dia muchas familias latinoamericanas, este déficit habitacional que
demuestra una debilidad en la cobertura de los sistemas municipales y central a lo que la
Fundación responde con soluciones que permiten a la familia resguardar sus pertenencias de
mejor manera para luego fomentar otros programas de desarrollo
Ilustración 1. Modelo de Intervención Techo
Acerca de la logística de la construcción, generalmente se tienen tres grandes construcciones (mas
de 100 viviendas) y otras varias pequeñas, mas aun asi para todas ellas el patrón a seguir consiste
en iniciar un dia por la tarde-noche, de preferencia fin de semana transportando a los voluntarios
hasta el lugar donde se construirán las viviendas para tener una noche de convivencia plena con la
familia sin pensar en la construcción como tal.
Un eje transversal a todas las construcciones lo constituyen las jornadas formativas que se
ejecutan normalmente entre 8 y 11 pm para fomentar en los voluntarios una concientización y un
juicio critico y proactivo frente a los problemas de las comunidades
13
En los días siguientes, se pide a los voluntarios despertar entre 6 y 6 30 am para desayunar junto a
las familias beneficiadas y convivir con ellas la mayor cantidad de tiempo posible mientras la
construcción inicia, siguiendo una metodología de construcción preestablecida con piezas
prefabricadas, la cuadrilla de entre 4 y 8 personas generalmente logran construir una casa 2 dias
después de haber iniciado incluyendo partes como la fundación (conocido normalmente como la
colocación de pilotes), colocación del piso, paneles laterales y techo.
Muchos piensan que la casa es solo un medio para promover la cooperación entre los habitantes
de comunidades y los voluntarios de manera que se establezca una estrecha relación de trabajo y
se logre hacer conciencia en los jóvenes voluntarios de la importancia de trabajar en beneficio de
los mas necesitados, todo este entrelazado de experiencias y trabajo en equipo pone a prueba las
habilidades de planeación, coordinación, comunicación y demás variables de índole grupal que son
de interés para el desarrollo de equipos de alto rendimiento y es por ello que se plantea este
aprovechamiento de las actividades.
1.5.2 Segunda Etapa, Habilitación Social
Luego de que la construcción de una vivienda de emergencia, las familias beneficiadas tienen en
su orden de prioridades actividades económicas para generar ingresos, solventar problemas de
salud, retomar la educación de sus hijos y demás, es así como nace le etapa de Habilitación Social
en Un Techo Para Mi País, para dar a los habitantes las herramientas necesarias de manera que
logren el desarrollo de sus comunidades por si mismos a través de mesas de trabajo y la
incorporación de 6 planes:
Plan Comunitario
Constituye el Plan que organiza la entrada y salida de los demás planes a través de una
coordinación basada en la detección de problemas comunitarios del Diagnostico Participativo asi
como a través del seguimiento constante en las Mesas de Trabajos y cumplimiento de las
actividades comunitarias acordadas y previstas.
•
Plan de Fomento Productivo:
Mediante este plan se fomenta el aprendizaje de oficios y técnicas de cultivos de parcelas y
huertos que puedan generar ingresos en el corto plazo. Al hacer la identificación de los temas a
reforzar o cultivos a desarrollar siempre se hace el llamado a que dicha identificación provenga de
la comunidad y no de la fundación. Luego de la incorporación de estos Sub Planes, se le busca
continuidad a través de Microcréditos. Luego de que las personas son capacitadas en el
aprendizaje de un oficio, se les insta a colocar un negocio donde puedan desarrollar estas
habilidades a través de un microcrédito. El monto a otorgar varia respecto al negocio que se
quiera colocar, al hecho de si ha participado en rondas anteriores o no, si se trata de un negocio
nuevo o no y demás factores que le puede hacer obtener desde $100 iníciales hasta $800 luego de
varias rondas
14
•
Plan de Educación:
Con el objetivo de también fomentar el aprendizaje y la actualización de conocimientos básicos
tanto en jóvenes como en adultos, este plan imparte talleres de refuerzo escolar en las áreas de
matemáticas, sociales, lenguaje y ciencias. Estos talleres constituyen una nivelación escolar para
aquellos que asisten regularmente a clases y necesitan reforzar áreas mas no sustituyen la
formación brindada a lo largo de los grados establecidos por el MINED
•
Plan de Salud:
Plenamente conscientes de que los aspectos de salud son de gran relevancia para las
comunidades, se incorpora este plan para tratar aspectos meramente preventivos, trabajando a
través de jornadas médicas generales y focalizadas así como de saneamiento comunitario.
•
Plan de FONTECHO:
A través de este plan se someten fondos concursables con la idea de realizar un proyecto de
beneficio para toda la comunidad. Para este propósito, se anuncian las postulaciones, las
comunidades llenan dicha postulación y los ganadores son elegidos en base a un comité
evaluador.
•
Plan Jurídico:
La asesoría jurídica constituye un eje transversal para todas las actividades realizadas, aun así
también se llevan a cabos clínicas jurídicas con el objetivo de subsanar necesidades básicas e
inquietudes de dicha naturaleza. La experiencia en años anteriores muestra que las consultas mas
atendidas suelen ser relativas al registro civil y de propiedad privada.
1.5.3 Tercera Etapa, Comunidad Autosostenible
Esta última etapa plantea un reto en cuanto a su definición y delimitación. La idea propuesta es
permitir a las comunidades la creación de redes de trabajo y organización de manera tal que sean
autosostenibles y la participación de los voluntarios sea solamente a través de la asesoría o
monitoreo. A través de las tres etapas se han tenido distintas profundidades de intervención,
desde la primera etapa en la que la interacción era alta hasta la tercer etapa en la cual la
interacción es mucho menor, esto sea hace buscando crear la costumbre de no depender de otra
persona o entidad para fomentar la autosostenibilidad. Actualmente solo en el país de origen de
la fundación, en Chile, se ha logrado llevar a cabo esta tercer etapa con la ayuda de políticas
públicas enfocadas en vivienda definitiva, en los demás países esta etapa esta aun en desarrollo.
15
1.6 IMPORTANCIA
El Salvador ha tenido desde años atrás un déficit en el área social que ha buscado cubrir a través
de FONAVIPO, Fundasal, Programa Casa Para Todos, Insaforp, ISTA, Instituto Libertad y Progreso,
Secretaria de la Juventud, etc. Algunos autores opinan que este déficit viene desde el fin de la
guerra, luego de la cual falto estructurar un programa para atención social en material de
viviendas y oportunidades laborales a las personas que quedaron alejadas de la sociedad o
tuvieron que mudarse de sus viviendas a asentamientos precarios.
Sea el punto anteriormente expuesto, cierto o no, la realidad es que actualmente
aproximadamente 40% de las personas se encuentran debajo del umbral de la pobreza, de
acuerdo a diferentes autores. Ante esto, el lector se preguntara ¿Qué ha pasado que las iniciativas
gubernamentales antes mencionados no han podido aplacar este porcentaje de pobreza?. La
respuesta deberá comprender un factor de cobertura (ya que muchas veces estas instituciones no
son capaces de cubrir lugares muy distantes) así como de burocracia (Es de conocimiento popular
que los procesos técnicos y administrativos dirigidos por el gobierno no son precisamente los mas
eficientes y eficaces). Ante ello han incidido en el tema a diferente nivel muchas ONGs entre ellas
Hábitat Para La Humanidad, CARE, Caritas, Catholic Relief y Un Techo Para Mi País, entre otras
más.
Un Techo Para Mi País comenzó definiendo la vivienda temporal como la primer necesidad a cubrir
para luego brindar a las personas las herramientas para desenvolverse en la sociedad a nivel de
empleo, educación, salud, etc. Incluso a nivel empresarial, las actividades de Responsabilidad
Social Empresarial suelen ser llevadas a cabo en conjunto con dicha Fundación, ejemplos de esto
son el Bufete de Abogados Benjamín Valdez y la Aerolínea TACA quienes brindan Asesoría Jurídica
a las comunidades y construyen viviendas a través de sus empleados, respectivamente. Esto
brinda a las empresas una imagen de carisma ante sus clientes para mayor aceptación.
Se definirá por lo tanto, la importancia en función de sus ámbitos económicos, sociales, educativa
y de Salud.
1.6.1 Importancia Económica
A través de una intervención de mejor calidad y cobertura se espera que las empresas que
trabajan de la mano a través de donaciones o ejecutando sus actividades de Responsabilidad
Social Empresarial aumenten sus ingresos usando una imagen carismática y amigable con su
entorno. Así mismo, a nivel propio, la recuperación financiera de la organización piloto y cualquier
otra donde se aplique mejorara.
A nivel de comunidades atendidas, el corto plazo de trabajo con los procesos optimizados de la
organización piloto les brindaría la apertura de negocios locales mientras que a mediano y largo
plazo la consolidación de dichas iniciativas ya sean estas agropecuarias, comerciales o de otro tipo.
16
1.6.2 Importancia Social
La mejora en los procesos llevara a la inclusión de mas personas que habitan las 27 comunidades,
mejorando su calidad de vida a través del fomento de aprendizaje de oficios, puesta en marcha de
negocios para generar mayores ingresos, formación socio laboral y desarrollo de infraestructura
comunal para actividades sociales y de recreación.
1.6.3 Importancia Ambiental
Las condiciones de salubridad y el Saneamiento Ambiental son básicas para propiciar lugares libres
de contaminación física, química, visual, mecánica y un estado de salud que permita la plenitud de
las capacidades personales. Es además es un eje de educación y capacitación a las comunidades
intervenidas del Plan de Salud, por lo que se facilitarían las actividades preventivas en beneficio de
la salud y los ambientes propicios para el sano esparcimiento.
17
1.7 JUSTIFICACIÓN
La situación económica social para las familias que han sido desplazadas o históricamente han
vivido en pobreza les ha llevado un estatus de exclusión social, exclusión porque están fuera de las
oportunidades que la sociedad normalmente otorga a sus habitantes. En base al Informe de
Desarrollo Humano 2011 del PNUD que establece que 38% de los salvadoreños están bajo el
umbral de la pobreza, ¿que se hace actualmente para reducir ese porcentaje?
Muchas han sido las organizaciones que han actuado ante tal necesidad, algunas de ellas con mas
publicidad que otras, algunas de ellas mas organizadas, algunas de ellas enfocadas a grupos
específicos o lugares cercanos/lejanos mas sin embargo han fracasado en la sostenibilidad de sus
prácticas y en la cobertura de sus planes de trabajo.
Los beneficios de programas de desarrollo comunal como el implementado en análisis son
múltiples, visto desde las perspectivas de importancia antes analizadas se obtienen múltiples
razones para poner en marcha o apoyar uno ya existente. A nivel empresarial/industrial están
creciendo las practicas de Responsabilidad Social Empresarial y aun mas las practicas de
Subcontratación, no siendo extraño encontrarse con empresas como TACA, Scotiabank, Bufete
Benjamín Valdez, Pepsi, Microsoft y demás realizando sus labores de RSE en compañía de Un
Techo Para Mi País.
En fin, los beneficiados son muchos, desde las empresas que ganan carácter e imagen ante sus
consumidores al vender una marca diferente pasando por los voluntarios de la organización que
ganan consciencia social y experticia de labor en campo hasta las comunidades y sus habitantes
que van mejorando su nivel de vida y aprovechando de mejor forma las oportunidades de la
sociedad.
Programas como Un Techo Para Mi País están formulados para ser socialmente eficaces, mas ante
la ausencia de un ente optimizador de sus operaciones, estas se ven ralentizadas, burocráticas,
operativamente costosas e incluso faltas de atractivo ante los voluntarios, es por eso que analizar
los procesos en busca de oportunidades de mejora es una actividad necesaria para garantizar que
los impactos previstos se obtendrán a nivel comercial (empresas asociadas, donaciones obtenidas,
etc.) y nivel social (comunidades intervenidas, habitantes beneficiados, planes de trabajo
operando, etc.)
Un análisis de los procesos inevitablemente debe ser considerado tanto internamente como
externamente para encontrar soluciones optimas, soluciones que mejoren la situación financiera,
organizacional, operativa y demás facetas de la fundación, por esta razón los métodos y técnicas
de la carrera de Ingeniería industrial son idóneas para analizar multidimensionalmente este
problema y dar una solución integral.
18
1.8 RESULTADOS ESPERADOS
Resultados
- Formulación de un Modelo de Gestión que contenga propuestas de mejora a nivel estratégico
y operativo en cuanto a la interrelación entre áreas funcionales, costos operativos, manejo de
imagen comercial así como lineamientos para la intervención para con los voluntarios y
comunidades.
Efectos
- Reducción de costos operativos asociados al transporte de voluntarios permanentes en las
mesas de trabajo de Habilitación Social
- Menor deserción y mayor convocatoria para el involucramiento como voluntarios de jóvenes
estudiantes de últimos años de bachillerato y universidades.
- Mesas de Trabajo consolidadas y funcionales en las 22 comunidades que se plantearon para
intervención al inicio de 2012
- Capacidades de incubación de micro y pequeñas empresas comunitarias creadas y
fortalecidas logrando instalar negocios locales
- Cursos de capacitación en Oficios otorgados en base a necesidades de cada comunidad y con
programa de Formación Socio Laboral vigente en todas las que han recibido dicha
capacitación.
- Refuerzo Escolar y Alfabetización para Adultos impartida en las comunidades objetivo
especificas del Plan de Educación cubriendo así las personas que asistan a la escuela así como
quienes estén interesados en Alfabetización para adultos en dichas comunidades
- Campañas de Salud Preventivas y demás acciones enfocadas al Saneamiento Ambiental y
Comunal llevadas a cabo en las comunidades objetivo del Plan de Salud
- Rondas de FONTECHOS cada año entregados exitosamente en los plazos adecuados y con la
metodología para evaluación de proyectos definida y documentada.
- Asistencia a través de Clínicas Jurídicas otorgada a las comunidades objetivo del Plan Jurídico
IMPACTO
- Habitantes de las comunidades objetivo de La fundación, en general, empoderados para
tener las herramientas para fomentar su propio desarrollo en base a las necesidades
identificadas por cada comunidad y a las gestiones de ellos mismos, fortaleciendo así la
organización comunal a través de la Autogestión, Organización, Participación y el Desarrollo
de Redes
19
VISIÓN
Una Latinoamérica sin extrema pobreza, con jóvenes comprometidos con los desafíos propios de
sus países, donde todas las familias cuenten con una vivienda digna y puedan acceder a más
oportunidades para mejorar su calidad de vida.
MISIÓN
Mejorar la calidad de vida de las familias que viven en situación de pobreza a través de la
construcción de viviendas de emergencia y la ejecución de planes de habilitación social, en un
trabajo conjunto entre jóvenes voluntarios universitarios y estas comunidades. Queremos
denunciar la realidad de los asentamientos precarios en que viven millones de personas en
Latinoamérica e involucrar a la sociedad en su conjunto, logrando que se comprometa con la tarea
de construir un continente más solidario, justo y sin exclusión.
1.9 METODOLOGIA DE ESTUDIO
El estudio se llevara a cabo considerando la recopilación de información de diferentes fuentes:
-
Opinión de pobladores comunitarios: Opinión acerca del desempeño de la fundación
como ente de cooperación, respuesta de la comunidad hacia la presencia de voluntarios,
oportunidades de mejora identificadas en el transcurso de la intervención
-
Voluntarios Permanentes y Ocasionales: Forma de dirección de parte de la fundación para
con el manejo de los voluntarios, experiencias que han marcado cambios en la
intervención de voluntarios, incentivos ofrecidos, convocatoria y deserción de voluntarios,
interrelación entre generaciones de voluntarios
-
Coordinadores y Directores de la fundación: Objetivos a cumplir como fundación en
cuanto a la intervención comunitaria como con voluntarios y socios, procesos fijos que se
ejecutan y afectan la intervención, criterios de decisión sobre ejecución de planes.
-
Expertos externos: El rol de las fundaciones de ayuda social en el país, imagen social y
comercial adquirida por la fundación en el país, perspectiva de intervención a futuro.
De toda la información mostrada en la parte superior se analizara la implementación en el país de
dicha etapa del modelo de intervención a través de un análisis por area funcional, determinando
las oportunidades de mejora para cada área junto a la forma como los procesos crean
interrelaciones entre las mismas áreas.
Posterior a esto, el diseño de la solución incluirá visitas a campo, entrevistas con diferentes
personajes y experimentación real de la ejecución de los planes para plantear cambios y mejoras.
20
Por el lado comercial, se conocerá la experiencia de organizaciones que en el pasado han
colaborado con la fundación y que ya no lo hacen así como organizaciones que actualmente
trabajan con la fundación para conocer las brechas a cubrir en cuanto a gestión comercial de
manera que se tenga un mejor perfil para la creación de convenios en el futuro
Por ultimo, la evaluación del estudio contemplara la puesta en práctica de propuestas de mejora
en el campo de trabajo y el estudio de cómo estas propuestas afectan la operatividad de la
intervención. Esto se vera acompañado del estudio económico financiero para determinar la
viabilidad de las propuestas y la perspectiva en cuanto a ingresos, gastos y rendición de cuentas
para con los socios. Por último se llevaran a cabo evaluaciones propias de la intervención de la
fundación: Social, Genero, Ambiental y de Salud, todas sobre las cuales actualmente se tiene
incidencia para mostrar beneficios de su empuje.
21
2 ETAPA DE DIAGNOSTICO
22
2.1 DESCRIPCION DEL RUBRO Y CONTRAPARTE
Para contextualizar la labor de las Organizaciones No Gubernamentales en El Salvador, se
considerara la definición de la RAE que parte del hecho de que en su mayoría la acción que
realizan es de índole humanitaria1. En El Salvador se presenta el siguiente desglose y descripción:
-
Organizaciones de Cooperación Internacional con fondos de Naciones Extranjeras: Acá se
sitúan algunas reconocidas como AECID, USAID, GIZ y demás. Estas son organizaciones
financiadas por los gobiernos de otros países que ejecutan labores humanitarias y de
ayuda económica, social, política, ambiental en los países más necesitados.
-
Organizaciones Internacionales: Se trata de Organizaciones que no necesariamente están
vinculadas al financiamiento de un país sino de un grupo de países o un grupo de
entidades internacional como lo son: ONU, PMA, UNICEF, Fundación Ronald Mc Donald,
TELETON, Habitat para la Humanidad, entre otros.
-
Organizaciones Locales: Se trata de organizaciones con su accionar focalizado en un país,
suelen estar basadas mayormente en la ayuda de entes internacionales pero con
participación también de participación local. Entre ellas ORMUSA, CORDES, etc.
Conceptos Básicos
Con el objetivo de comprender de mejor manera los siguientes textos se sentaran las bases para la
comprensión de conceptos básicos del tema en análisis:
Comunidad: Agrupación de personas que conforman un grupo de vivienda, usualmente
concebido como mayor de 8 familias colindantes.
Comunidad Autosustentable: Comunidad que tiene la capacidad de identificar, actuar y
resolver ante sus propios problemas como comunidad sin la necesaria intervención de un
agente externo.
Fundación: Organización de ayuda social sin fines de lucro
Grupo Solidario: Grupo de personas que adquieren un compromiso solidario entre si para
cumplir con determinadas condiciones.
Habilitación Social: Etapa del modelo de intervención del Techo en la cual se busca dar a
las comunidades las herramientas económicas, sociales y ambientales necesarias para
fomentar la autosostenibilidad de las comunidades.
Mesa de Trabajo: Reunión entre pobladores y redes externas a la comunidad donde se
discuten los problemas detectados, se analizan sus posibles soluciones y se les da
seguimiento a iniciativas emprendidas como comunidad.
Microcréditos: Variante de crédito ofrecido por el Techo caracterizado por ser de mínimas
exigencias, con montos iniciando en $100 y posibilidad de crecer, reembolsable en
aproximadamente 3 meses, con tasa de interés de aprox 2% mensual.
Plan de Capacitación en Oficios: Plan que fomenta el aprendizaje de oficios que permitan
desenvolverse en una empresa o mediante el autoempleo ejecutando labores aprendidas
como: carpintería, panadería, cosmetología, electricista, etc.
1
2
http://lema.rae.es/drae/?val=ong
http://www.gobernacion.gob.sv/index.php?option=com_content&view=article&id=82&Itemid=141
23
Plan de Fomento Productivo: Plan que promueve la generación de negocios locales a
través del otorgamiento de microcréditos y demás oportunidades locales.
Plan de Salud: Plan que ejecuta labores enfocadas a la salud preventiva tanto a nivel
reproductivo como infantil, geriátrico, respiratorio, etc.
Plan de Fontecho: Plan que evalúa propuestas de proyectos de desarrollo comunitario que
involucren a toda la comunidad, redes externas y que se les vea una oportunidad de éxito
a los cuales les otorga un monto de $1,000 máximo para su ejecución.
Plan Jurídico: Plan que brinda asesoría a las comunidades mediante clínicas jurídicas para
la resolución de problemas locales relacionados a derechos civiles, registro civil y de
propiedades y demás.
Plan Comunitario: Plan que concentra la formulación y ejecución de actividades
propiamente desarrolladas por la comunidad en base a la priorización de sus problemas.
La diferencia con los demás planes consiste en que su herramienta básica es la Mesa de
Trabajo y su discusión propia, los demás planes por lo tanto, vienen a ser herramientas del
Plan Comunitario.
Plan de Educación: Plan enfocado en nivelar el aprendizaje a nivel de lecto escritura,
matemáticas y lenguaje, atendiendo a niños de hasta sexto grado así como de
alfabetización para adultos. De esta forma se refuerza lo aprendido en la educación
formal o se sientan las bases para el aprendizaje en caso no se asista a ninguna escuela.
Socio Comercial: Organización ligada al Techo mediante convenios comerciales de
cooperación incluyendo generalmente donaciones en efectivo o especie para el Techo e
inclusión de la imagen del socio en la publicidad de la fundación.
Vivienda de Emergencia: Vivienda de madera diseñada para otorgar un mínimo de
vivienda que proteja contra las inclemencias del tiempo y demás. Consta de un espacio
de 3 x 6 m sin división interna con techo de lamina, una puerta y tres ventanas.
Voluntario: Persona que da su fuerza de trabajo por voluntad a una organización para la
realización de una labor especifica.
La Fundación Un Techo Para Chile administra la ejecución de los procesos en los 19 países en los
que está presente la ONG situándose como una Organización Internacional, asimismo se sitúan las
demás 18 oficinas de cada país.
Según el Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo (PNUD), las Organizaciones No
Gubernamentales (ONG’s) han sido la fortaleza y el alivio para millones de personas que han sido
marginadas de los servicios más elementales como: la salud, la alimentación, la educación, la
seguridad pública entre otras. También han ayudado a defender la integridad de las personas y a
exigir el correcto funcionamiento de las instituciones gubernamentales. Han auxiliado a las
personas ante las violaciones a sus derechos elementales traducidas en impunidades e injusticias.
Las ONG’s son organizaciones privadas, que trabajan en función social y sin fines de lucro, para
atender a un sector de la población que es de escasos recursos. Los fondos para desarrollar sus
obras son obtenidos a través de donaciones nacionales e internaciones, de instituciones y
gobiernos altruistas.
El Salvador ha sido uno de los escenarios privilegiados, para las ONG’s. Primero por los constantes
desastres naturales y segundo porque en nuestra sociedad se han producido cambios sustanciales
en la estructura legal e institucional, que dan soporte a la transición y fortalecimiento democrático
y al desarrollo humano sostenible.
24
2.1.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE ÁREAS FUNCIONALES – TECHO EL SALVADOR
Oficina Central
Dirección Social
Dirección de
Construcción
Dirección de
Habilitación Social
Dirección Comercial
Dirección de
Formulación y
Voluntariado
Dirección de
Recursos
Dirección de
Administración y
Finanzas
Dirección de
Estudios Jurídicos
Dirección de
Comunicaciones
Coordinación de
Método
Constructivo
Coordinación de
Plan Jurídico
Coordinación de
Inserción y
Formación
Coordinación de
Fondos
Internacionales
Coordinación de
Prensa
Coordinación de
Detección y
Asignación
Coordinación de
Plan de Educación
Coordinación de
Seguimiento
Coordinación de
Alianzas Estratégicas
Coordinación de
Comunicación
Digital
Coordinación de
Logística
Coordinación de
Plan Comunitario
Coordinación de
Plan Fomento
Productivo
Coordinación de
Plan de Salud
Coordinación de
Plan Fontecho
Ilustración 2. Organigrama General de Techo El Salvador
25
2.1.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE TECHO
Función
Descripción
Oficina Central
Constituye la contraparte de apoyo a la
Oficina Local (El Salvador) en cuanto al
seguimiento de sus actividades y
desempeño operativo o financiero.
Constantemente realiza Puntos de
Chequeo para monitorear cumplimiento
de actividades, auditorias, asesoría
sobre contrataciones nuevas, etc
Encargado de coordinar el accionar de
las áreas sociales de la ONG como
Construcciones, Habilitación Social y
Soluciones Auto sostenibles. Actúa
como mediador para representación de
los intereses sociales de la ONG en
relaciones con otras entidades o
accionar conjunto con el Área Comercial
Dirección Social
Dirección
Comercial
Encargado de coordinar las acciones de
cara
a
Socio
Comerciales,
Comunicaciones Internas y Externas,
Iniciativas para la consecución de
fondos y pronunciamiento acerca de
asuntos jurídicos.
Para propósitos comerciales, es el
representante de Techo en el país.
Dirección
de Encargada de Coordinar las actividades
Construcción
de Construcción de viviendas a través
de todas sus fases: Diseño y Mejoras a
las viviendas, Detección, Asignación,
Formación de Equipos, Logística y
Ejecución de la construcción.
Coordinación
Encargados de velar por que las
de
Método características técnicas de la vivienda a
Constructivo
construir
sean
acorde
a
las
características locales de terreno, clima
y demás. Las adecuaciones para el
funcionamiento local de estas viviendas
26
Relación
en Personal
Organigrama
Involucrado
Reportan a Dicha N/A
oficina
la
Dirección Social y
Comercial
de
cada Oficina Local
Reporta
directamente
hacia
Funcionarios de
Oficina Central y
Supervisa a las
Direcciones
de
Construcción
y
Habilitación
Social
Reporta
directamente
hacia
Funcionarios de
Oficina Central y
Supervisa a las
Direcciones
Jurídicas,
de
Comunicaciones y
de Recursos.
Reporta
directamente a
Dirección Social y
coordina
las
labores
de:
Detección
y
Asignación,
Método
Constructivo
y
Logística.
Reporta
directamente a la
Dirección
de
Construcción.
1 Contratado
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
1 Contratado
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
1Contratado
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
0 Contratados
1 Volunt. Fijo
5 Volunt. Temp.
son formuladas en esta área.
Coordinación
Encargados
de
encuestar
las
de Detección y comunidades cuando se tengan
Asignación
construcciones y ejecutar el mecanismo
de asignación para seleccionar las
familias más necesitadas
Coordinación
Encargados de velar por tener los
de Logística de detalles logísticos cubiertos para todas
Construcción
las construcciones.
Esto incluye:
Llegada de Materiales, Traslado a cada
vivienda, Transporte de Voluntarios,
Alimentación,
Baños
Sanitarios,
Medicinas, etc.
Dirección
de Encargada de coordinar las acciones de
Habilitación
todos los Planes de Habilitación Social
Social
(Jurídico,
Educación, Comunitario,
Fomento Productivo, Salud y Fontecho)
así como la estructura de Voluntarios
Zonales, Coordinadores de Comunidad,
Implementadores y demás.
Coordinación
Encargada de coordinar las acciones de
de Plan Jurídico los implementadores de dicho plan en
las comunidades que reciben servicio
jurídico.
Se ejecutan talleres de
derechos humanos, acceso a la
información pública, clínicas jurídicas
para consultas básicas y asesoría sobre
casos de maternidad, paternidad,
legalización de tierras, puesta en
marcha de negocios, etc. Ver Nota 1.
Coordinación
de Plan de los implementadores de dicho plan en
Educación
las comunidades que lo reciben. Se
llevan a cabo talleres de Alfabetización
para adultos, habilidades para lecto
escritura para niños pequeños y
refuerzo escolar para adolescentes. Ver
Nota 1.
Coordinación
Encargada de coordinar a los
de
Plan Voluntarios Zonales y Coordinadores de
Comunitario
Comunidad.
Ejecutan la mesa de
trabajo que es la instancia en la cual se
discute que actividades o planes se van
a introducir en la comunidad, es la vía
de consulta y aprobación de los planes
de trabajo ante la comunidad. Funciona
también
como
una
vía
de
retroalimentación sobre la labor
27
Reporta
0 Contratados
directamente a 1 Volunt. Fijo
Dirección
de 20
Volunt.
Construcción
Temp.
Reporta
0 Contratados
directamente a 1 Volunt. Fijo
Dirección
de 20
Volunt.
Construcción
Temp.
Reporta
directamente a
Dirección Social.
Coordina
las
labores de Todos
los Coordinadores
de Plan
Reporta
directamente a
Dirección
de
Habilitación
Social. Coordina
las labores de los
Implement. Del
Plan
por
comunidad.
1 Contratados
0 Volunt. Fijos
0 Volunt. Temp.
Reporta
directamente a
Dirección
de
Habilitación
Social. Coordina
a los Implement.
Del Plan por
comunidad.
Reporta
directamente a
Dirección
de
Habilitación
Social. Coordina
las labores de los
Coordinadores de
Zona
y
de
Comunidad.
0 Contratados
18 Volunt. Fijos
36
Volunt.
Temp.
0 Contratados
5 Volunt. Fijos
8 Volunt. Temp.
2 Contratados
35 Volunt. Fijos
28
Volunt.
Temp.
realizada. Ver Nota 1.
los implementadores de los Sub Planes
Agrícola, Microcréditos y Capacitación
en Oficios. Se encarga de fomentar los
cultivos
orgánicos
en
casa,
aprovechamiento
de
parcelas
comunitarias, otorgamiento de fondos
de capital para iniciativas productivas y
ejecución de capacitaciones para crear
capacidades locales en los pobladores.
Ver Nota 1.
Coordinación
Encargada de coordinar actividades
de Plan de programadas de atención a salud en las
Salud
comunidades seleccionadas. Las visitas
programadas suelen incluir: Consulta
general y especifica (ginecología,
geriatría, pediatría y similar), brindar
medicamentos de alivio, charlas
preventivas y demás. Funcionan con las
donaciones de medicinas que se
reciben. Ver Nota 1.
Coordinación
Encargada
de
Coordinar
la
de
Plan disponibilidad
de
Fondos
para
Fontecho
Iniciativas de comunidad de acuerdo al
presupuesto del area.
Crear el
mecanismo de asignación y rendición de
cuentas o auditoria de Obras por
comunidad.
Coordinación
de
Plan
Fomento
Productivo
Dirección
de Encargada de crear en el voluntario la
Formación
y consciencia respecto a su realidad y la
Voluntariado
de las personas de las comunidades.
Apoya además en las relaciones con
instituciones educativas o demás para
conseguir voluntarios.
Reporta
directamente a
Dirección
de
Habilitación
Social. Coordina
las labores de los
Implement. Del
Plan
por
comunidad.
Reporta
0 Contratados
directamente a 1 Volunt. Fijos
Dirección
de 5 Volunt. Temp.
Habilitación
Social. Coordina
las
visitas
programadas
y
sus asistentes.
Reporta
directamente a
Dirección
de
Habilitación
Social. Coordina
la asignación de
Fondos y la forma
de rendición de
cuentas.
Reporta
directamente a la
Dirección Social.
Coordina
las
acciones
de
Inserción
y
Voluntariado así
como
Seguimiento.
Reporta
directamente a la
Dirección
de
Formación
y
Voluntariado.
Coordinación
Encargada de Fomentar el voluntariado
de Inserción y en instituciones de educación como
Formación
Universidades, Colegios así como
Instituciones Privadas y de Gobierno.
Colabora además en la creación de
material para Reflexión Personal a
usarse en construcciones y demás.
Coordinación
Encargada de dar seguimiento a los Reporta
28
3 Contratados
23 Volunt. Fijos
32
Volunt.
Temp.
0 Contratados
0 Volunt. Fijos
5 Volunt. Temp.
1 Contratado
0 Volunt. Fijos
0 Volunt. Temp.
0 Contratados
2 Volunt. Fijos
3 Volunt. Temp.
0 Contratados
de Seguimiento
Dirección
Recursos
de
Coordinación
de
Fondos
Internacionales
Coordinación
de
Alianzas
Estratégicas
Dirección
de
Administración
y Finanzas
Dirección
Estudios
Jurídicos
de
Dirección
de
Comunicacione
s
voluntarios recién ingresados y
asegurarse de crear instancias donde el
voluntario quiera permanecer en la
Organización. Establecer además un
status de ellos para saber quienes
necesitan más motivación.
Encargada de asegurar un flujo de
efectivo constante hacia la Organización
a través de: Eventos de Recaudación,
Aplicaciones a Fondos Nacionales o
Internacionales y Negociación de
Fondos con Oficina Central.
Estos
recursos recaudados pueden ser en
especie o efectivo y pueden ser parte o
no de las construcciones o actividades
de Habilitación Social que se realizan
permanentemente.
Encargada de dar monitoreo y asistir los
requerimientos
de
los
fondos
internacionales que usa la Organización.
Apoya además en la estructuración de
aplicaciones
para
Fondos
Internacionales
Encargada de fomentar Alianzas
Estratégicas con entidades privadas y de
gobierno que permitan a Techo aligerar
la carga financiera a través de
donaciones en especie o efectivo.
Encargada del adecuado manejo de la
administración y finanzas de la oficina.
Entre estos aspectos se encuentran:
Administración de Personal y Planillas,
Reportes de Gastos y Disponibilidad
Financiera, Registros contables y
demás.
Encargada de asesorar jurídicamente a
Techo sobre los aspectos que le afecta
como Institución: Inscripciones y
Documentación en instituciones de
gobierno, implementación de Ley de
Voluntariado y ONGs, apoyo en la
búsqueda de soluciones legales a
problemas
presentados
en
las
comunidades.
Encargada de brindar una imagen al
público a través de diversos medios de
comunicación e información.
Toda
publicación oficial, Anuncios en Redes
29
directamente a la 0 Volunt. Fijos
Dirección
de 1 Volunt. Temp.
Formación
y
Voluntariado.
Reporta
1 Contratados
directamente a la 0 Volunt. Fijos
Dirección
0 Volunt. Temp.
Comercial.
Supervisa
las
labores de la
Coordinación de
Fondos Internac.
y de Alianzas
Estratégicas
Reporta
0 Contratados
directamente a la 0 Volunt. Fijo
Dirección
de 2 Volunt. Temp.
Recursos.
Reporta
1 Contratado
Dirección
de 2 Volunt. Temp.
Recursos.
Reporta
1 Contratado
Dirección
2 Volunt. Temp.
Comercial.
Reporta
1 Contratado
Dirección
2 Volunt. Temp.
Comercial.
Reporta
1 Contratado
Dirección
0 Volunt. Temp.
Comercial.
Coordinación
de Prensa
Coordinación
de
Comunicación
Digital
sociales, periódicos, TV, Radio y demás
debe ser gestada en esta dirección. La
comunicación interna es también parte
de sus actividades.
Encargada de la creación de artículos de
prensa propios y el asesoramiento de
externos así como del monitoreo de
actividades y publicaciones que afecten
la imagen de la Organización.
Encargada del manejo de los medios
digitales de la Organización. El manejo
de las redes sociales así como la
obtención de Fotos y Videos es parte de
sus responsabilidades
Reporta
0 Contratado
Dirección
de 3 Volunt. Temp.
Comunicaciones.
Reporta
0 Contratado
Dirección
de 5 Volunt. Temp.
Comunicaciones.
Supervisa a un
grupo
de
creadores
de
contenido y de
material audiov.
Tabla 1. Descripciones de las Funciones en Techo HS
Nota 1: Dicha supervisión incluye definición de fechas de asistencia, Formación de Grupos,
Actividades a Realizar, Preparación de Material Didáctico, Actividades Post Visita y Reporte de
actividades realizadas. Encargados además de la captación de voluntarios.
30
2.1.3 ESTIMADO DE LA CANTIDAD DE VOLUNTARIOS Y EMPLEADOS INVOLUCRADOS EN CADA AREA
Oficina Central
Dirección Social
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
Dirección de
Construcción
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
Estimado de la cantidad de
personas involucradas en la
estructura de TECHO El Salvador
Dirección de
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
Dirección Comercial
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
Dirección de
Formación y
Voluntariado
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
Método
Constructivo
0 Contratados
1 Volunt. Fijo
5 Volunt. Temp.
Coordinación de
Plan Jurídico
0 Contratados
5 Volunt. Fijo
8 Volunt. Temp.
Coordinación de
Inserción y
Formación
0 Contratados
2 Volunt. Fijo
3 Volunt. Temp.
Detección y
Asignación
0 Contratados
1 Volunt. Fijo
20 Volunt. Temp.
Coordinación de
Plan de Educación
0 Contratados
18 Volunt. Fijo
36 Volunt. Temp.
Coordinación de
Seguimiento
0 Contratados
0 Volunt. Fijo
1 Volunt. Temp.
Logística
0 Contratados
1 Volunt. Fijo
20 Volunt. Temp.
Coordinación de
Plan Comunitario
2 Contratados
35 Volunt. Fijo
28 Volunt. Temp.
Coordinación de
Plan Fomento
Productivo
3 Contratados
23 Volunt. Fijo
32 Volunt. Temp.
Coordinación de
Plan de Salud
0 Contratados
1 Volunt. Fijo
5 Volunt. Temp.
Ilustración 3. Voluntarios
Involucrados en las Áreas de
Techo
Dirección de
Recursos
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
Coordinación de
Plan Fontecho
0 Contratados
0 Volunt. Fijo
5 Volunt. Temp.
31
Dirección de
Administración y
Finanzas
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
2 Volunt. Temp.
Coordinación de
Fondos
Internacionales
0 Contratados
0 Volunt. Fijo
2 Volunt. Temp.
Coordinación de
Alianzas
Estratégicas
1 Contratados
1 Volunt. Fijo
2 Volunt. Temp.
Dirección de
Estudios Jurídicos
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
2 Volunt. Temp.
Dirección de
Comunicaciones
1 Contratados
0 Volunt. Fijo
0 Volunt. Temp.
Coordinación de
Prensa
0 Contratados
5 Volunt. Fijo
3 Volunt. Temp.
Coordinación de
Comunicación
Digital
0 Contratados
2 Volunt. Fijo
5 Volunt. Temp.
2.2 MARCO LEGAL
Dentro del marco del Art. 7 inciso 1 y 2 de la Constitución de la Republica de El Salvador que
garantiza la libre asociación y bajo la rama de la Seguridad Social basada en los Derechos Sociales y
Entidades de Servicio, se ha creado desde el 21 de Noviembre de 1996 en conjunto, entre La
Presidencia de la Republica, la Asamblea Legislativa y el Ministerio del Interior, a través del
Decreto No. 894, la creación de la “Ley de Asociaciones y Fundaciones Sin Fines de Lucro”.
Es importante dentro de la institucionalidad de las ONGs, el mencionar cómo están constituidas
jurídicamente. Hasta diciembre de 1996, en nuestro país no existía una ley que las regulara, por lo
que solamente se regían por el artículo 543 del Código Civil que hace referencia a la formación de
los estatutos de la entidad a constituirse y los cuales debían presentarse al Ministerio del Interior
para su respectiva aprobación.
Actualmente existe la “Ley de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro”2, en la cual se
definen todos los términos legales que regulan estas organizaciones, así como los Modelos de
Estatutos e Instructivos para solicitar Personalidad Jurídica en el Ministerio de Gobernación, que
es la Institución que vela por el buen funcionamiento de las ONGs, entre otras actividades.
También se cuenta dentro de la misma Ley con los Modelos de Escrituras de Constitución y
además todo lo relacionado con los aspectos contables e impositivos que deben ser considerados
para que las ONGs actúen de forma legal y transparente.
Según el artículo 26 de dicha Ley, todas las asociaciones y fundaciones tienen derecho solicitar el
reconocimiento de su personalidad jurídica por el Estado, única y exclusivamente a través del
Ministerio de Gobernación, que fue creado a partir del 18 de diciembre de 2001 al suprimirse el
Ministerio del Interior.
Dicha ley dispone de los siguientes Capítulos:
Capitulo 1: Disposiciones Preliminares, en lo relativo al Objeto y Denominaciones de la ley,
Capacidad, Representación, Responsabilidad Tributaria y Civil, utilidad y exclusiones.
Capitulo 2: Asociaciones, en lo relativo a la constitución, administración, Derechos y obligaciones
de los miembro, registros y federaciones/confederaciones.
Capitulo 3: Fundaciones, en lo relativo a constitución, dirección, normas relativas a los
administradores, aportación de bienes, creación de estatutos y su modificación.
Capítulo 4: Régimen Jurídico Interno, en lo relativo a Personalidad Jurídica, Prueba de Existencia y
Representación legal, Denominación, Domicilio, Limites a los administradores, Responsabilidad
Penal
Capitulo 5: Patrimonio, en lo relativo a Normas Generales, Administración, Fondos obtenidos por
llamamientos públicos, Normas para la adquisición de bienes, Limites a la adquisición de bienes
inmuebles, Venta forzosa de bienes inmuebles, obligación de contabilidad formal, Vigilancia,
Fiscalización del estado.
2
http://www.gobernacion.gob.sv/index.php?option=com_content&view=article&id=82&Itemid=141
32
Capítulo 6: Personas Jurídicas Extranjeras, en lo relativo a Patrimonio, Domicilio, Protesta y
Representación Legal, documentación y procedimiento para inscripción, presunción de derechos y
suspensión de autorización, inscripción y cancelación de convenciones y acuerdos de cooperación
internacional.
Capitulo 7: Registro, en lo relativo a Creación del registro, domicilio del registro, materias y
publicidad del registro, dirección general y sus atribuciones, tramites de registro y solución de
conflictos
Capítulo 8: Disolución y Liquidación, en lo relativo a causas, procedimientos, plazo y efectos de
disolución, facultades de los liquidadores, finiquito ante la corte de cuentas de la republica,
destino de los bienes y nulidad.
Capitulo 9: Infracciones, Sanciones, Recursos y Procedimientos en lo relativo a multas, cobros,
recurso de apelación, revocatoria.
Capitulo 10: Disposiciones Generales, Transitorias y Vigencia en lo relativo a Procedimientos de
segunda instancia, obligación notarial, casos para iglesias, títulos en el extranjero y modificación
de estatutos.
Otra institución que se ve involucrada en el desarrollo de las ONGs es la Dirección General del
Registro en donde se hará constar, en actas asentadas en los libros autorizados de dicha
institución, todas las decisiones de los organismos de administración y se aprobarán con la
certificación de los puntos de acta correspondientes, extendidos de la manera estipulada en los
estatutos.
El Ministerio de Hacienda es la institución que fiscalizará y vigilará el uso adecuado de los fondos
que reciben las ONGs, a través de la Dirección General de Impuestos Internos, según los artículos
35-36 de la Ley que las regula.
33
2.3 DESCRIPCION DEL MODELO DE INTERVENCION SOCIAL
¿Qué es un Modelo de Intervención Social? Los autores del Libro Modelo Ecológico de
Intervención Social, Germain y Gitterman describen la función del modelo de la siguiente forma:
“El modelo reduce el fenómeno a sus líneas fundamentales, traduciendo la realidad a un lenguaje
lógico, que sirve de soporte estructural para realizar tentativas de explicación y evaluar la eficacia
de las hipótesis comprobando a posteriori su funcionamiento en la realidad, y escogiendo, de
entre los modelos posibles, aquellos que mejor se adapten empíricamente al fenómeno que se
estudia”
Por lo tanto, ¿Cual es ese Lenguaje Lógico que guía las actividades a realizar por parte de los
voluntarios en las comunidades a las que asisten?
De forma textual, Techo establece lo siguiente:
En una Primera fase: Construcción de
Viviendas de Emergencia, los voluntarios
identifican y caracterizan las condiciones
de vulnerabilidad de hogares y
asentamientos con el apoyo de referentes
de la comunidad y otros actores influyentes, impulsando desde un inicio la organización, participación y corresponsabilidad de la comunidad.
En una Segunda fase: Habilitación Social, TECHO genera espacios
participativos y desarrolla soluciones concretas en conjunto con los
pobladores de la comunidad, a fin de enfrentar las necesidades
identificadas. La precariedad habitacional es uno de los problemas
prioritarios y urgentes de los asentamientos, por lo que TECHO empieza este proceso de desarrollo comunitario construyendo viviendas de emergencia, con la participación masiva de voluntarios y familias de la comunidad. Esta vivienda es una solución concreta y realizable al corto plazo, que impacta en la calidad de vida de las
familias y genera los primeros vínculos de confianza entre los voluntarios y la comunidad, a partir
de este trabajo conjunto.
Posteriormente, TECHO conforma la Mesa de Trabajo, instancia semanal de reunión y diálogo
entre líderes comunitarios y voluntarios, partir de la cual se identifican otras necesidades prioritarias y se desarrollan programas para enfrentarles.
Los principales programas que TECHO desarrolla con la Mesa de Trabajo son:
Educación: Talleres de apoyo escolar para niños y jóvenes, y alfabetización para adultos.
Jurídico: Apoyo mediante clínicas jurídicas a las necesidades jurídicas básicas de los
pobladores.
34
Fomento productivo: Apoyo para el desarrollo de emprendimientos.
Comunidad y Fondos concursables (FONTECHOS) para desarrollo de proyectos comunitarios.
Salud: Campañas de prevención y promoción de la salud.
TECHO promueve la vinculación a redes para potenciar los programas mencionados y para desarrollar otros proyectos que contribuyan a la generación de soluciones integrales. Estas soluciones
potencian las capacidades individuales y colectivas de autogestión en la comunidad e involucran a
los voluntarios en un proceso de sensibilización y concientización en torno a la pobreza y sus causas, que los lleve a actuar y movilizarse para generar cambios reales.
Como Última fase del modelo: Solución
Definitiva, se busca implementar soluciones definitivas en los asentamientos precarios, como la regularización de la propiedad, servicios básicos, vivienda,
infraestructura comunitaria y desarrollo
local. TECHO articula y vincula pobladores de asentamientos organizados con instituciones de
gobierno para exigir sus derechos.
Cabe destacar que la Tercer y Última etapa del Modelo de Intervención se ha alcanzado
únicamente en Chile, en donde las actividades van orientadas a Fortalecer Capacidades Locales
más que Construir viviendas de Emergencia. En El Salvador, a pesar que Techo existe desde 11
años, aun la ONG se encuentra en la Segunda Etapa, dado que ninguna comunidad ha logrado
implementar Soluciones Definitivas.
2.3.1 DESCRIPCIÓN DE LAS HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS USADAS
Las herramientas Metodológicas utilizadas son todos aquellos mecanismos que facilitan las
actividades realizadas de forma que se tenga mayor operatividad y se mecanicen los procesos. Se
enunciaran dichas herramientas segmentándolas por Etapa del Modelo de Intervención:
Etapa 1: Construcción de Viviendas de Emergencia
- Metodología de Asignación y Detección de Viviendas que incluye:
o Encuesta Socio-laboral a Familias con viviendas más precarias
o Metodología de Valuación de Encuestas para Priorización
- Vivienda de Emergencia
- Espacios de Convivencia Post-Construcción
- Mesa de Trabajo para deliberación con Directiva
- Entre otras…
Etapa 2: Habilitación Social
- Asamblea General de Vecinos Comunitarios
- Diagnostico Participativo, que incluye:
o Árbol de Problemas
35
-
o Árbol de Soluciones
Mesa de Trabajo
Grupos de Auto ahorro
Grupos Solidarios para Microcréditos
Lecciones de Lectoescritura
Alfabetización de Adultos
Refuerzo Escolar en Matemáticas y Lenguaje
Clínicas Jurídicas
Charlas de Derechos Humanos en Comunidades
Jornadas Medicas focalizadas
Charlas de Salud Preventiva
Parcelas Comunitarias
Huertos Caseros y Escolares
Redes de Trabajo
Etapa 3:
- Talleres de Autogestión
- Ferias para Redes de Trabajo
- Formulación de Planes de Trabajo
- Curso de Líderes Comunitarios.
Como se observa, la mayoría de herramientas mencionadas pertenecen a las Etapas 1 y 2. Esto se
debe a que en El Salvador, solamente se han implementado las Etapas 1 y 2. Algunas de las
herramientas de la Etapa 3 se ejecutan localmente aunque sin llegar al estatus de Solución
Definitiva Implementada.
36
2.4 PLANTEAMIENTO PREVIO DEL PROBLEMA
El problema a definir puede estar constituido por una oportunidad de mejora o por una necesidad
no satisfecha. El planteamiento del problema contribuirá a la formulación del proyecto a través de
la delimitación del estudio, su inicio, fin, variables y demás. Para este propósito se trabajara bajo
el esquema del Método de Diseño con el cual se identifican situaciones actuales y situaciones
futuras deseadas.
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
3
Proceso de Habilitación Social con
intervención pausada en 4 comunidades,
intervención intermitente en 17 comunidades
y la siguiente situación actual interna:
Proceso de Habilitación Social con
intervención continua y coherente en
comunidades con previa depuración y la
siguiente situación actual interna:
- 3 de 6 planes de trabajo pausados
- 1 Plan de trabajo en restructuración
- Inserción del Plan Comunitario (Nuevo)
Formulación
del Problema
- Lineamiento
latinoamericano de Cambio
de marca
- Finalización de convenios y necesidad de
reducir presupuestos a través de la
optimización de transportes (47% del
presupuesto)
- Deserción de aproximadamente 150
voluntarios (45%) en los últimos 24 meses
-
-
-
6 de 6 planes operando activamente
Cambio
de
marca
sin
afectar
negativamente a procesos comerciales y
mercadológicos institucionales
Lineamientos claros para la consecución
de nuevos convenios y propuesta de
reducción de costos operativos
Propuesta de seguimiento efectivo de
voluntarios para la reducción de la
deserción en voluntarios
Ilustración 4. Planteamiento Previo del Problema
¿Cómo lograr que la Fundación Voluntarios Construyendo El Salvador (Conocido normalmente
como solo “Techo”) mejore su Proceso de Habilitación Social hasta garantizar la funcionalidad y
operatividad de todos sus planes, creación de socios comerciales permanentes, lograr una
reducción significativa en los costos operativos, tener un cambio de marca exitoso y eliminar la
deserción de voluntarios?
La solución a dicho problema radica en la creación de un “Diseño de un modelo de gestión para la
mejora en la ejecución de segunda etapa (Habilitación Social) del modelo de intervención de la
fundación Un Techo Para Mi País, El Salvador mejorando así la calidad y cobertura de la asistencia
que esta brinda a las comunidades del país.”
37
Formulación del Problema
¿Cómo lograr que la Fundación Un Techo Para Mi País El Salvador mejore su intervención a través
del Análisis y Mejora de los procesos Internos y Externos de la fase de Habilitación Social logrando
así una mejora en la operatividad de sus planes, la reducción de costos operativos y el
cumplimiento con el cambio de marca para una mejor imagen institucional beneficiando las
comunidades del país a través de una mayor calidad y cobertura de la intervención?
2.5 METODOLOGIA GENERAL DE ANALISIS
En este apartado se analizara la forma como la información será analizada en el proceso de
diagnostico. Es importante apegarse a una metodología para evitar fuga de información y análisis
subjetivos. Entre las que suelen utilizarse podemos encontrar:
Enfoque Por Procesos: Parte de los ocho principios
en los que se basa la norma ISO 90004 establece la
identificación de los procesos claves del negocio
así como las necesidades de clientes internos y
externos midiendo el éxito de la organización con
indicadores claves de desempeño. La imagen
muestra la diferencia entre el enfoque tradicional
y el enfoque por procesos.
Ilustración 5: Enfoque por procesos
Matriz FODA: Consiste en el análisis de las Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una organización con el
objetivo de formular estrategias de mejora que permitan cerrar las
brechas para con las Debilidades y Amenazas. Cada observación de
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas es colocada en
el encabezado y las estrategias son formuladas en la parte central
del diagrama.
Ilustración 6: Metodología FODA
Tanto el enfoque por procesos como la matriz FODA han
tenido amplia aplicación en una gran cantidad de negocios
desde Empresas Industriales Manufactureras, de servicios,
agrícolas e incluso en ONG, por lo tanto su aplicación
resulta universal y para el caso pueden ambas ser aplicadas,
en vista de su contexto bibliográfico.56
Ilustración 7: Matriz de Marco Lógico
4
http://www.sappiens.com/castellano/articulos.nsf/Gesti%C3%B3n_de_la_Calidad/Ocho_principios_de_la_n
orma_ISO_9000:2000/716C4F178BBA5D3F41256B250045938B!opendocument
5
http://www.fodasrl.com.ar/archives/518
6
http://mago.easp.es/MCAPD/Portals/0/guiaprocesos.pdf
38
Marco Lógico: es una herramienta para la planificación de la gestión de proyectos orientados por
objetivos. Es utilizado con frecuencia por organismos de cooperación internacional. En el EML se
considera que la ejecución de un proyecto es consecuencia de un conjunto de acontecimientos
con una relación causal interna. Estos se describen en: insumos, actividades, resultados, objetivo
específico y objetivo global. Las incertidumbres del proceso se explican con los factores externos
(o supuestos) en cada nivel. Los autores Camacho, Camara, Cascante y Sainz de ACDI, en su
publicación 10 Casos Prácticos del Enfoque de Marco Lógico (Cuaderno para la identificación y
diseño de proyectos de desarrollo), definen su uso optimo en función de análisis de penetración
de padecimientos, agricultura, educación, pesquería, fortalecimiento comunitario y diagnostico
participativo.7
Modelo de la 7S de McKinsey 8 : Se trata de una
metodología para el análisis de la presencia en el
mercado de las unidades de negocio en la cual se
toman en cuenta el atractivo de cada industria (es
decir, que tanto ingreso, beneficio, acción se puede
obtener por demanda del mercado) contra la fuerza de
cada unidad de negocio. La interrelación entre la
fuerza de las unidades y la demanda de los mercados
determinara que unidades deben priorizar intervención
sobre otras clasificándolas como: Unidades para
desinversión, Unidades estables y unidades para
Inversión. La editorial Diaz de Santos en su traducción
del “The Successfull Small Business” hacer referencia a
su aplicación mayormente en las empresas medianas
para arriba.9
Ilustración 8: Modelo de las 7S de McKinsey
2.5.1 VALORACIÓN DE LA METODOLOGÍA GENERAL DE ANÁLISIS
A continuación se analizaran las ventajas y desventajas de cada una de las metodologías
mencionadas, definiendo previamente los criterios de evaluación:
7
8
9
-
Criterio 1, Fortalecimiento de la documentación: Históricamente, el Techo ha sufrido la
ausencia de una cultura de documentación y registro, por lo que ha tenido un déficit de
documentación que le ha provocado incoherencia de registros, perdida de oportunidades de
aplicación fondos y demás. Por lo que una metodología basada en la documentación,
registros confiables y similares es idónea.
-
Criterio 2, Integración de funciones: La detección de procesos que vinculen a varias unidades
organizacionales es un esfuerzo que se inicio a finales de 2011 dando como resultado el
http://es.scribd.com/doc/2983518/Marco-Logico-10-casos-practicos
http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_de_las_7-s_mckinsey
http://books.google.com.sv/books?id=5mAR9Sd2tw0C&pg=PA53&lpg=PA53&dq=aplicacion+practica+de+7s
+de+mc+kinsey&source=bl&ots=COlRQL1KCB&sig=DYzGjWU4OUVIKe72pC7fzwyXkBI&hl=es419&sa=X&ei=eLEGUKqOAoe49QT85KnuBw&ved=0CC8Q6AEwAA#v=onepage&q=aplicacion%20practica%2
0de%207s%20de%20mc%20kinsey&f=false
39
Proceso de Fortalecimiento de Negocios Comunitarios que concentra los esfuerzos de las
áreas de Plan de Fomento Productivo, Plan de Capacitación en Oficios y Plan Agrícola. Similar
a esta situación, muchos otros procesos pueden estar encubiertos y una metodología que
facilite dicha identificación seria prioritaria sobre otra que no lo promueva.
-
Criterio 3, Recursos necesarios para ejecución: Dado que el estudio está siendo llevado a cabo
por un número limitado de personas y recursos, se deberá tener en cuenta la limitación de
un analista de la investigación y 3 meses de realización de la etapa de diagnóstico.
-
Criterio 4, Aplicabilidad a objetivos sociales de investigación: Considerando la perspectiva
social de recopilación, análisis, tratamiento de la información y resultados de esta
investigación, la metodología que más se asimile a un estudio de carácter social tendrá mayor
importancia sobre estudios de otro tipo o interés.
Cuadro Comparativo de las Metodologías para análisis de Información de Diagnostico: Se colocara una
calificación entre 1 y 4, siendo 1 la menor nota y 4 la mayor. La metodología que al final tenga más
puntos será la electa.
Enfoque
por
Procesos
FODA
Ventajas
Enfoque transversal a
todas las áreas de
negocios
identificando
procesos de múltiples
áreas.
Analiza cuatro áreas
complementarias de todo
negocio, asegurándose de
identificar
estrategias
conjuntas.
Expone
de
forma
secuencial
las
Enfoque consecuencias de las
de
acciones tomadas sobre
Marco
un proyecto específico.
Lógico
Mayormente usado en
Proyectos
de
Cooperación Intl.
Amplio
espectro
de
análisis por categorías
7S
de
(7S) y relación entre
McKinsey
rentabilidad y presencia
en el mercado de las
Desventajas
C1
Bastante
tiempo
necesario
para
el
levantamiento
de
4
procesos
y
sus
estructuraciones
internas.
Focalizado, analiza a un
área
de
negocios
puntual, por lo que se
tendría que replicar en
todas las áreas o
3
comunidades restantes
para
obtener
un
panorama y esto a la vez
plantea un reto para
consolidar
Poco control sobre la
predicción de sucesos
cuando
los factores
externos intervienen.
1
Enfoque a medición de
utilidades empresariales
no
a
beneficios 2
cualitativos.
40
C2
C3
C4
TOTAL
4
2
4
14
2
4
2
11
3
3
3
10
1
1
1
5
unidades de negocio
objetivo.
Tabla 2. Cuadro Comparativo de las Metodologías para análisis de Información de Diagnostico
En base a esta tabla resumen, se hacen las siguientes observaciones:
-
El Enfoque por Procesos, en vista de su metodología que propone la formalización de los
procesos con documentación y el análisis de los procesos como la conjunción de actividades
entre unidades organizacionales, es la metodología más idónea para la realización del estudio.
-
Dada la cercanía de la puntuación entre el segundo y tercer lugar y el primero (metodología
seleccionada) se hará uso de una metodología auxiliar a ser utilizada en una etapa de pre
diagnostico (exploración inicial de las opiniones de los diferentes grupos involucrados), la cual
será la metodología FODA. A si mismo, a nivel de disponibilidad de recursos, la metodología
FODA es la elegida en vista del tiempo.
-
Metodologías como la Matriz de 7S de McKinsey tienen una utilidad clara y precisa para un
negocio donde la generación de utilidades reina la ejecución de actividades y prioridades, por lo
que a pesar de ser tan útil para diagramar y desmembrar las partes que pueden afectar un
determinado proceso, no se elegirán como parte del estudio, en vista de su naturaleza lucrativa.
Por lo tanto la metodología general de análisis será a través del Enfoque por Procesos para el nivel de
análisis y síntesis de información y la Metodología FODA para la recopilación y abordaje de fuentes de
información.
41
2.5.2 METODO DE ANALISIS DE LA INFORMACION
En este apartado se analizara la ejecución del Plan de Recopilación de Información, mediante la cual se
obtendrá el insumo para determinar con certeza cuál es el problema real.
RECOPILACION DE INFORMACION
Voluntarios Pobladores
Instituciones
Gubernamentales
Fuentes
Primarias
Fuentes
Secundarias
Funcionarios
Municipales
MATRIZ FODA
Socios
Directores
TECHO Comerciales
Instituciones
Internacionales
+
Investigación Cuantitativa (Encuesta por cada grupo)
ANALISIS DE INFORMACION
Convocatoria
de Voluntarios
ENFOQUE POR PROCESOS
Modelo de
Intervención
Mesa de
Trabajo
Formación de
Voluntarios
Relaciones con
Inst. de Gobierno
Inducción y Seguim.
a Voluntarios
Interacción con
Pobladores
Marco
Legal
Convenios con
Socios Comerciales
Relaciones con
Alcaldías Municipales
DEFINICION DEL PROBLEMA y CONCEPTUALIZACION DE SOLUCION
Ilustración 8. Método de Análisis de la Información
42
Ilustración 6. Plan de Levantamiento de la Información
43
OBJETIVO
METODO
Entrevista/Agencias
de RSE Locales
Entrevista/Registro
Historico de Voluntarios
INSTRUMENTO
Entrevista/Analisis de
IDH, Mapa de la Pobreza
Primaria/Secundaria
Comunidades atendidas
por HS
SECTOR POBLADORES
COMUNITARIOS
Encuesta
Primaria
Directores y Coordinadores
de Areas
SECTOR DIRECTORES
Determinar los distintos
Conocer las actividades
intereses que pueden llevar
que se alinean a las
a las personas a ser parte
politicas de RSE de cada
de Techo para ofrecer
empresa o grupo
actividades motivacionales empresarial para formular
y vocacionales enfocadas actividades encaminadas
Analizar los procesos
internos de las
comunidades y sus
integrantes para validar
sus necesidades y la
coherencia con los planes
siendo implementados
localmente
Identificacion de
comunidades via CNR y
entrevistas con concejales
para mecanismos de
cooperacion conjunta
Entrevista/Analisis de
Programas de Desarrollo
Comunitario
Primaria/Secundaria
Alcaldes y funcionarios
publicos
SECTOR FUNCIONARIOS
PUBLICOS
Conocer lo que como
Determinar los mecanismos
directores de la fundacion idoneos de participacion
esperan como resultados
conjunta entre gobierno
de los diferentes planes y
local y comunidad para
acciones llevados a cabo
llevar a cabo planes de
en las labores de HS.
desarrollo comunitario.
Mapeo de los rubros con
Encuestas para la
Analisis de entrevistas por
Visita a Comunidades para
mayor potencial e
definicion de prioridades,
sector geografico, edad y
validacion de necesidades.
incorporacion de RSE.
abordaje de planes,
sexo. Analisis de
Analisis del mapa de la
Analisis de entrevistas por
recursos disponibles y
estadisticas de ingresos y
pobreza para deteccion de
motivos, relevancia y
cumplimiento de
retiradas de voluntarios
comunidades
recursos a incluir en RSE
entregables a terceros
Primaria/Secundaria
Primaria/Secundaria
Voluntariado Permanente y Empresas con actividades
Temporal
de RSE
SECTOR SOCIOS
COMERCIALES
TIPO DE
INVESTIGACION
SEGMENTO
SECTOR
RECURSO HUMANO
PLAN DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACION PARA INVESTIGACION
2.5.3 RECOPILACION DE INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA
El siguiente esquema muestra la estructura del abordaje de información y los medios a utilizar. Un
resumen de cada abordaje y los hallazgos es presentado posterior al esquema.
2.6 GRUPO FOCAL
Para la recopilación de información primaria se hizo uso de un Grupo Focal, suministrando una encuesta
semi estructurada a una muestra seleccionada no estadística, como se muestra a continuación:
Para profundizar de una manera exploratoria sobre los puntos a abordar para cada sector (voluntarios,
socios comerciales, pobladores y Funcionarios Municipales) se realizo un Grupo Focal con la presencia
de Pobladores de la diferentes comunidades, Voluntarios de diferentes planes del Techo y lugares
geográficos, tres representantes de Socios Comerciales (RSE de Scotiabank, TIGO y Fruit of the Loom) así
como personal de la dirección de la ONG Techo
Descripción y antecedentes de los Integrantes del Grupo Focal:
Representantes Universo Pobladores:
Ovidio Rivera: Poblador de aprox. 55 años que vive en la comunidad Tierra de Israel, habita en la
misma desde hace 12 años cuando se mudo por perder su vivienda a raíz de los terremotos de 2001.
Mirna Pérez: Pobladora de aprox. 50 años que vive en la comunidad El Pimental, habita en ella
desde hace 18 años cuando toda su familia se mudo a una playa cercana para cuidar la propiedad de
una familia que les había contratado.
Miguel Díaz: Poblador de aprox. 65 años que vive en la Comunidad Boca Poza, habita en ese lugar
desde hace aprox. 40 años cuando ese sitio no era poblado y su familia fue una de las primeras que
se estableció en ese lugar.
Representantes Universo Directores:
Stephanie Martínez: salvadoreña. Actualmente Directora de Habilitación Social, Voluntaria desde
2009 ha desempeñado diversos roles dentro de muchos planes.
Raúl Yanes: salvadoreño, Actualmente Coordinador Regional de Habilitación Social, Voluntario
desde 2008 ha desempeñado diversos roles dentro de muchos planes asi como en construcciones.
Nicolás Salinas: chileno, actualmente Directora Social de la Organización, Voluntario desde 2005 en
la Oficina Central, destacado en el país desde 2010.
Representantes Universo Funcionarios Municipales:
Argelia Baires: Concejal de la Alcaldía de San Pedro Masahuat desde hace 2 periodos. Atiende
aprox. 20 comunidades locales entre las cuales se encuentra Tierra de Israel, una de las
comunidades con Habilitación Social de TECHO
Representantes Universo Socios Comerciales:
Jimena Bigit: Gerente de Responsabilidad Social Empresarial de TIGO El Salvador, actualmente no
tienen relación alguna con TECHO, aunque si lo ha habido en el pasado.
44
Kathya de Aragón: Jefe de RSE de Scotiabank El Salvador, periódicamente se logran acuerdos que
terminan en el desembolso de entre $10,000 a $50,000 para TECHO a cambio de la exclusividad del
uso de su marca en el rubro de Bancos.
Elder González: Jefe de Operaciones de Planta Lamatepec de Fruit of The Loom El Salvador, empresa
que ejecuta acciones de RSE ejecutadas al exterior de sus plantas pero que nunca ha tenido relación
con TECHO.
Representantes Universo Voluntarios:
María José Chacón: Voluntaria de Habilitación en 2 comunidades de San Salvador desde aprox. 2
años. Ha participado además en construcciones y ha sido parte del equipo de Formación y
voluntariado. Tiene su universidad finalizada y es empleada en el Centro de Gobierno
Javier Lobos: Voluntario que desde San Miguel atiende las comunidades cercanas desde
aproximadamente 1 año. Universitario. Ha sido parte del equipo que ha impulsado una oficina
Local en San Miguel para atender asuntos de la organización.
Julius Duran: Voluntario desde hace 8 años en la ONG. Ha vivido muchos de los cambios pasados en
la organización y ha sido parte tanto del área comercial como del área social. Profesional con
empleo en el Área Privada.
Total: 13 personas
Objetivo: Explorar las opiniones de los distintos grupos de
personas con los que interactúa el Techo como organización
para recopilar información de acuerdo a la Metodología
FODA que sirva para que al conjugar con otra información
secundaria se pueda analizar de mejor forma la situación
actual de TECHO y proponer líneas de acción para mejora.
Se llevo a cabo la siguiente entrevista semi estructurada:
1. ¿Usted conoce que es TECHO y los Planes que actualmente ejecuta? ¿Puede detallar las
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que se le presentan a dicha organización y
sus Planes?
Objetivo: Conocer la percepción del publico objetivo en cuanto a que se dedica la fundación y
las actividades que realiza. Explorar a la vez los cambios a diversos niveles que se pueden
formular desde diversas ópticas de intervención.
2. ¿Conoce la mecánica como aplicar y el desarrollo de la intervención en una nueva comunidad o
un Plan específico de TECHO? ¿Puede detallar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas que se presentan en la mecánica de aplicación ya sea a nivel comunidad o a nivel Plan
hacia TECHO?
45
Objetivo: Conocer si el público objetivo sabe cuál es el proceso por el cual se aplica a
intervención en nuevas comunidades (intervención desde cero) o aplicación a nuevos planes en
una comunidad que ya hay intervención de TECHO
3. ¿En las relaciones Pobladores-Alcaldía-Voluntarios-Directores-Socios Comerciales se han
identificado Fortalezas, Oportunidades, Debilidades o Amenazas que puedan dificultar dichas
relaciones?
Objetivo: Identificar las variables que podrían dañar o mejorar las relaciones entre los distintos
clientes externos e internos identificados.
¿Usted conoce que es
TECHO y los Planes que
actualmente ejecuta?
¿Puede detallar las
Fortalezas,
Oportunidades,
Debilidades y Amenazas
que se le presentan a
dicha organización y sus
Planes?
Pobladores:
- Techo es una ONG que lleva capacitaciones para los pobres
- Techo es una ONG que ayuda a las familias más pobres
- Techo brinda Capacitaciones en oficio y da microcréditos
- Techo también da clases a los niños y se rebusca por consultas
medicas
- Techo lleva a cabo todos los planes de la mejor manera
- Techo crea lazos de cooperación con Alcaldías, otras ONGs y
similar
Voluntarios:
- Techo es una ONG internacional que da horas sociales por
voluntariado
- Techo usa voluntariado para llegar a las comunidades
- Techo tiene 6 planes con actividades fijas y temporales
- Techo asigna plazas de trabajo a personas externas y no a
voluntarios
- Techo toma decisiones que afectan a todos sin previa consulta
- Techo logra donaciones y apoyos de múltiples lugares
- Techo está sufriendo la retirada de voluntarios
Socios Comerciales:
- Techo es una ONG con larga trayectoria que construye casas
- Últimamente Techo también está llevando a cabo clases,
charlas, etc.
- A través de techo se pueden llevar a cabo actividades de RSE
- La imagen de Techo asociado a marcas comerciales es caritativa
- Techo busca financiamiento a través de las empresas para sus
actividades
- Techo no dispone de medios de verificación de sus actividades
realizadas
Directores TECHO:
- Techo es una ONG que lucha contra la pobreza en múltiples
facetas
- Techo lleva soluciones de viviendas y soluciones para
habilidades sociales
- Techo concientiza a los demás ya empresas para apoyar sus
actividades
- Techo crea conciencia social con activs. como La Colecta, La
46
Noche Sin Techo
- Techo tiene un déficit financiero actual que le impide tener
activs. Grandes
- Hay ONGs que están teniendo más alianzas estratégicas
últimamente
- La falta de cultura del registro impide a TECHO comprobar sus
resultados
- Muchas empresas están “subcontratando” sus actividades de
RSE
Funcionarios Municipales:
- Techo apoya el logro de objetivos contra la pobreza
- Techo ayuda a atender las necesidades de comunidades
- A través de Techo se llega a comunidades que la Alcaldía no
puede
- Techo crea vínculos con empresa privada e internacionales
- Las actividades de Techo no siempre están alineadas con la
Alcaldía
- Techo no siempre cumple sus compromisos (Ej.: Cantidad de
capacitados)
¿Conoce la mecánica Pobladores:
como aplicar y el - Son los voluntarios quienes llenan las aplicaciones y
desarrollo
de
la
formularios por nosotros
intervención en una - Algunos directivos no han recibido charla sobre cómo hacer
nueva comunidad o un
aplicaciones
Plan específico de - Techo no se abre a iniciar HS en nuevas comunidades desde
TECHO?
¿Puede
hace 1 año
detallar las Fortalezas, - Los requisitos para aplicar son ambiguos
Oportunidades,
- No siempre están disponibles las capacitaciones que necesita la
Debilidades y Amenazas
comunidad
que se presentan en la Voluntarios:
mecánica de aplicación - Se tienen voluntarios de diversas fuentes: Universidades,
ya
sea
a
nivel
Colegios, etc.
comunidad o a nivel - Las aplicaciones deberían ser llenadas por pobladores y no por
Plan hacia TECHO?
voluntarios
- No todos los voluntarios han recibido charla sobre cómo hacer
aplicaciones
- La forma como se eligen los ganadores es ambigua
- Las necesidades de las comunidades no siempre son las
respuestas de TECHO
- Los guiones de actividades son poco específicos
- El apoyo con materiales es adecuado
Socios Comerciales:
- Socios comerciales rara vez son vinculados directamente a HS y
sus planes
- Están abiertos a colaborar puntualmente con materiales o
voluntarios
47
- Antes solo eran vinculados a la comunidad a través de
construcciones
- Las donaciones y demás son solicitadas sobre todo HS y no un
plan puntual
- No se reclutan voluntarios de los socios comerciales para
planes específicos
- No hay forma de verificar que todo lo solicitado se ha utilizado
en insumos u otros.
Directores TECHO:
- Los formatos de aplicación y sus requisitos son lo
suficientemente claros
- Hay esfuerzos anuales por capacitar a los voluntarios
- Se insta a los voluntarios a dejar a los pobladores que llenen los
formularios
- La promoción del financiamientos de socios sobre HS no ha
sido consistente
- A partir de 2011 se ha tenido esfuerzo por tener medios de
comprobación
- Los medios de comprobación aun no soportan el 100% de las
actividades
- Techo suele solicitar apoyo de la alcaldía con materiales,
instalaciones, etc.
- Hay apertura para apoyar pues va en beneficio de la población
del municipio
- Es muy bien visto que se les otorgue diploma de participación
en las charlas
- Los cursos se pueden complementar con los brindados por
otras ONGs
- Algunas solicitudes de apoyo son hechas a distiempo
- La necesidad de curso detectada por la comunidad o énfasis
municipal no es igual a la decisión de TECHO
¿En
las
relaciones
Pobladores-AlcaldíaVoluntarios-DirectoresSocios Comerciales se
han
identificado
Fortalezas,
Oportunidades,
Debilidades
o
Amenazas que puedan
dificultar
dichas
relaciones?
Pobladores:
- Los asistencias no son continuas
- Los equipos de trabajo rotan demasiado seguido
- Las soluciones tratadas en Mesa de Trabajo no siempre son
llevadas a cabo
- El empoderamiento de los voluntarios es bajo
- Los voluntarios conocen poco sobre la misma ONG y sus
procedimientos
- La mayor red involucrada son las alcaldías y es una red que se
desgasta pronto, es necesario vincular a otros
- De las mesas de trabajo salen muchas propuestas de apoyo
externo que nunca se llevan a cabo
Voluntarios:
- Los vínculos generados con la comunidad suelen ser más
48
fuertes que con TECHO (Voluntarios siguen yendo a las
comunidades aun sin ser de TECHO)
- Techo tiene muchas ideas que nacen para cumplir
requerimientos específicos mas no aplicables a Mesa de
Trabajo
- Herramientas de trabajo metodológicas desgastadas y antiguas
- Herramientas de trabajo físicas básicas poco ilustrativas
- Mecanismos de consulta para bienestar de voluntarios
periódicos
- Poca asistencia de voluntarios y directores a los mecanismos de
consulta
Socios Comerciales:
- Interesados en apoyar iniciativas o construcciones especificas
- Deben existir medios de verificación fiables de toda operación
realizada
- Las condiciones de salubridad y habitabilidad no son
satisfactorias en la mayoría de actividades
- Así como a TECHO hay muchas ONGs mas que están solicitando
apoyo
- La ejecución de RSE puede ser a través de una ONG o por
iniciativa propia
Directores TECHO:
- Se entregan obsequios/recuerdos de las actividades a los socios
involucrados
- Se deben retomar las antiguas relaciones con socios que han
quedado sin seguimiento
- Se necesita reducir el presupuesto de gastos operativos con
ayuda de los voluntarios
- Se necesita de TECHO una ONG más formal que cumpla plazos
y acuerdos
- Las solicitudes deben hacerse en periodos anticipados y con
tiempo para análisis
- Las necesidades de intervención deben estar alineadas con lo
previsto para cada comunidad o lo solicitado por ellos.
Tabla 3. Respuestas al Grupo Focal
2.6.1 TABLAS FODA: RESUMEN DE HALLAZGOS POR GRUPO
Para identificar metodológicamente las áreas de análisis que deberán profundizarse, se elabora el
siguiente resumen por área de estudio, según se segmento el Grupo Focal también.
RELACION CON POBLADORES
Oportunidades
Fortalezas
- Facilidad
para
cooperación
de
- Con mucho apoyo y confianza en las
Comunidades cercanas
actividades propuestas por TECHO
- Facilidad para cooperación Colaboración
- Experiencia en el desarrollo de la
49
metodología
de
diagnostico
intervención de TECHO
e
de otras ONGs y alcaldías
Debilidades
Amenazas
- Desconocimiento en la mecánica de
- La violencia en general disminuye la
aplicación a nuevos planes o apertura a
iniciativa por parte de pobladores
comunidades
- Ven a TECHO como una ONG
asistencialista
- Hace falta una vista critica a TECHO para
retroalimentar. Se piensa que todo lo
que hacen esta bien
RELACION CON DIRECTORES
Fortalezas
Oportunidades
- Equipo de Directores en su mayoría con
- Apertura de las mayoría de las ONGs y
experiencia en voluntariado
alcaldías para alianzas estratégicas
- Se tiene mucha claridad de los roles de
- LA empresa privada toma su imagen, así
los
demás
(Voluntarios,
Func.
como el Logo de Techo, para apoyar
Municipales, etc.)
nuevos financiamientos y donaciones
Debilidades
Amenazas
- El proceso de selección es cuestionado
- Presión de parte de Oficina Central para
por su transparencia, se acusa
cumplir con los números acordados
favoritismo
(Cantidad de capacitados, microcréditos
- Su apoyo en el campo (Comunidades) es
entregados, campañas ejecutadas, etc.)
escaso y se les ve con desinterés en el
tema
RELACION CON SOCIOS COMERCIALES
Fortalezas
Oportunidades
- Gran cantidad de negocios en busca de
- Hay ya Grupos que lideran esfuerzos de
aliados para actividades de RSE
RSE por rubro para anexarse (FundeMas,
- Ya hay un historial de esfuerzos
IntegraRSE, Funde, CNP+L, etc.)
anteriores para trabajar conjunto con
empresas privadas
- Empresas interesadas en apoyar a una
comunidad en especifico o planes
puntuales (por cercanía a sus
instalaciones o experticia)
Debilidades
Amenazas
- Se han dejado sin seguimiento muchos
- Hay muchas más ONGs buscando hacer
socios del pasado (Daño de imagen y
alianzas con empresas privadas
reputación)
- Debilidad en la falta de registros para
- Algunas empresas deciden ejecutar
comprobación de los resultados y gastos
actividades de RSE por su propia cuenta,
efectuados
sin asocio.
50
RELACION CON FUNCIONARIOS MUNICIPALES
Fortalezas
Oportunidades
- Imagen de buena trayectoria respecto a
- Apertura para ejecutar HS a través de
TECHO
varios planes o comunidades
- Alcaldías apoyan para llegar a
comunidades a las que normalmente no
tienen acceso
Debilidades
Amenazas
- Las
decisiones
de
intervención
- Limitantes territoriales para actuar en las
(Comunidades o Planes a intervenir)
comunidades (terrenos usurpados)
difieren de las necesidades detectadas
por la alcaldía.
- Las cantidades expresadas en acuerdos
no siempre son logradas (Cantidad de
pobladores capacitados, microcréditos
entregados, montos de donación
solicitados)
RELACION CON VOLUNTARIOS
Fortalezas
Oportunidades
- Equipos dedicados por comunidades y
- Múltiples fuentes disponibles para
Planes específicos
obtener voluntarios (Universidades,
- Apoyo con material físico para realizar
colegios, etc.).
labores
Debilidades
Amenazas
- Débil o inexistente rotación de labores o
- Hay otras ONGs que también usan el
comunidades
voluntariado
(Habitat
para
la
- Capacitación periódica muy distante
Humanidad, Fábrica de Sonrisas, etc.)
- Baja asistencia a los mecanismos de
consulta para bienestar del voluntario.
- Metodología de intervención desgastada
Tabla 4. Resumen de Hallazgos por grupo
2.7 DEFINICIÓN DE UNIVERSOS Y PLANES MUESTRALES
Dentro de las opciones para explorar las opiniones de los públicos objetivos se debe establecer un plan
de muestreo del mismo, que consiste en la definición de la forma como se ejecutaran cada una de las
herramientas de recopilación de información, detallando la cantidad de herramientas a ejecutar y la
segregación por lugar, edad o cualquier otra variable de interés. Sin embargo antes se establecerá cual
será el método de abordaje más idóneo.
El método de abordaje de los instrumentos considera por cual medio es más idóneo suministrar la
herramienta para tener una buena relación entre calidad de la herramienta, cantidad pasadas, tiempo
de entrega y demás. Retomando los públicos objetivos, se detallan:
51
-
Sector Humano: Referente a los voluntarios, se trata de todas aquellas personas que han
contribuido a la operatividad de la fundación a través de donar su mano de obra ya sea en
construcciones, asistencia a las comunidades o de otra manera.
-
Socios Comerciales: Son aquellas personas jurídicas que han colaborado, que están dispuestas a
colaborar o que en su cadena de valor llevan a cabo acciones de RSE de las cuales la fundación
puede tomar ventaja para dar a conocer y financiar sus servicios.
-
Pobladores Comunitarios: Son aquellas personas que habitan en las comunidades en desarrollo
de El Salvador, estas pueden ser o no sujetas de atención por parte de Un Techo para mi País.
-
Directores de la fundación: Son aquellas personas que tienen una relación laboral con Un Techo
para mi País y que fungen un rol como empleados de la misma y con un poder de decisión y
toma de acciones mayor que los voluntarios del primer sector.
-
Funcionarios Públicos: Son todos aquellos empleados del gobierno central o gobiernos
municipales que tienen un poder de decisión sobre las acciones a tomar en una determinada
zona como una comunidad en desarrollo o similar.
Para el abordaje de estos sectores o estratos de la población, se tienen las siguientes opciones:
Costo
Tiempo
Calidad
Costo moderado acorde Tiempo moderado de Posibilidad de profundizar
Método
a la cantidad de acuerdo a habilidad del en
ciertos
temas,
Presencial personas a visitar y entrevistador
obteniendo
mayor
distancia a recorrer
información.
Costo elevado por usar Tiempo corto pues reduce Calidad
baja
pues
Método
tarifa
de
teléfono, traslados físicos. Tiempo adicional a las fuentes de
por
variable por tiempo de de la herramienta acorde ruido,
están las de
teléfono
encuesta.
a su formulación.
telecomunicaciones.
Bajo costo para la Tiempo alto considerando Calidad moderada acorde
Método
creación
de el tiempo de respuesta de a la formulación de la
por
herramientas en línea cada usuario y su acceso a herramienta
de
Internet
para la tabulación de internet.
investigación.
datos
Tabla 5. Criterios de Evaluación de los métodos de Exploración de Información
En vista de los métodos expuestos, se procederá a definir los criterios de definición del método para
cada estrato de la población y luego la evaluación de los mismos.
Sector
Pobladores
Comunitarios
Recursos
Voluntarios
Socios
Comerciales
Criterios
Detalle de la herramienta y gran cobertura de
individuos.
Mucho detalle en la herramienta, opiniones
cualitativas, gran cobertura de individuos.
Rapidez de la investigación, detalles de la
encuesta, fidelidad de la información.
52
Método Primario Elegido
Presencial
Internet
Internet
Directores de Mucho detalle en la herramienta, opiniones
Presencial
la fundac.
cualitativas.
Funcionarios
Rapidez en la herramienta, mucha fidelidad de la
Internet
Públicos
información.
Tabla 6. Métodos de exploración de información para cada Universo
Teniendo en cuenta esta información que se obtuvo desde diferentes vías de forma explicativa, se fijara
a continuación la base para la recopilación de información:
Objetivos de la Recopilación y Análisis de Información
Objetivo General:
1. Crear una metodología y las herramientas necesarias para la recopilación y análisis de
información referente a la forma de trabajo al interior del Techo y la interacción con sus clientes
externos como: Pobladores comunitarios, Voluntarios, Socios Comerciales y Funcionarios
Municipales. Esto para determinar las causas reales de la situación actual del Techo y establecer
alternativas de solución.
Objetivos Específicos:
1. Definir las herramientas para conocer el estado actual de la intervención en comunidades, ante
funcionarios gubernamentales, ante voluntarios y socios comerciales para suplir de información
cada área y analizar posteriormente.
2. Determinar que comunidades requieren un refuerzo sobre la ejecución y seguimiento de los
procesos y planes de trabajo del Techo para formular planes de capacitación focalizadas.
3. Documentar las buenas experiencias vividas de parte de Socios Comerciales para replicar sus
características en las demás comunidades/planes/socios.
4. Determinar el impacto de las oportunidades obvias de mejora como la organización de la mesa
de trabajo y similar para crear planes de acción enfocados en superar esa organización en la
comunidad.
5. Analizar las condiciones de las comunidades cuya intervención ha sido pausada para hacer un
cruce de información y determinar las situaciones que llevaron a lo mismo.
6. Explorar y determinar que tan atractivos son los planes de trabajo de Habilitación Social de cara
a los socios comerciales para crear perfiles de empresas aplicables y una sectorización para
abordar sectores empresariales por cada plan.
53
2.7.1 DEFINICIÓN DE MUESTREOS Y HERRAMIENTAS DE RECOPILACIÓN DE INF. CUANTITATIVA
2.7.1.1 UNIVERSO POBLADORES
Son aquellas personas que habitan en las comunidades que fueron o son atendidas por Un Techo Para
Mi País y que han sido expuestas a información o participación de las actividades que los planes que
dicha organización llevan a cabo.
Para obtener esta información se hará uso de dos fuentes de información: Primeramente a través del
Sistema de Información “Pilote”, que es una aplicación en línea (pilote.untechoparamipais.org) creada
por TECHO, en donde se registran las comunidades donde se ha intervenido en cada país y
posteriormente se buscaran estas en los censos nacionales de población para validar la localización de
las comunidades identificadas.
Ilustración 11. Relación entre el Sistema de Información Pilote con Sistema del MINEC
Comunidad
13 de Febrero
Altos San Nicolás
Altos Matazano
Amatecampo
Boca Poza
Chorro Abajo
Chorro Arriba
Col. Fátima
Dos Amates
El Canelo I/II
San Chico
El Cristal
El Llano
El Pimental
El Tanque
Ubicación
Tenancingo, Cuscatlán
La Cima, San Salvador
Santa Tecla, La Libertad
San Luis Talpa, La Paz
Puerto de La Libertad
Izalco, Sonsonate
Izalco, Sonsonate
Tepetitan, San Vicente
Jicalapa, La Libertad
Nahuizalco, Sonsonate
Comasagua, La Libertad
Tecoluca, San Vicente
Metapan, Santa Ana
Antiguo Cuscatlan, La Libertad
54
Estado
Intervención
Intervención
Intervención
Pausada
Intervención
Intervención
Intervención
Intervención
Intervención
Pausada
Pausada
Intervención
Intervención
Intervención
Intervención
Población
100
183
119
535
238
876
106
138
677
480
183
238
515
952
120
Fam
23
61
42
171
77
253
95
45
190
122
45
79
154
286
30
El Trébol
El Zonte
Viuda de Alas
La Asunción
La Cuchilla
La Esmeralda
La Esperanza
La Mascota
Las Vegas
Los Amates
Los Ángeles
Santa Lucia
Santa Rosa
San Antonio
San Benito
Luis Tepezontes
Santa Anita
Santo Domingo
Tecualuya
Tierra de Israel
Total
Chiltiupan, La Libertad
Soyapango, San Salvador
Chancuyo, Ahuachapan
Tepecoyo, La Libertad
Zacatecoluca, La Paz
San Miguel, San Miguel
Tejutla, Chalatenango
Santa Ana, Santa Ana
San Julian, Sonsonate
Guadalupe, San Vicente
Cojutepeque, Cuscatlán
San Miguel Tepezontes, La Paz
Cojutepeque, Cuscatlan
Guazapa, San Salvador
San Pedro Masahuat, La Paz
175
40
700
153
475
293
330
400
494
290
101
100
27
465
358
106
73
649
575
427
11691
Tabla 7. Estado y Tamaño de las Comunidades Intervenidas por Techo
Resumen por Estado de la intervención en comunidades
Estado
Intervención
Pausada
Total
Comunidades
25
10
35
Intervención
Pausada
Pausada
Pausada
Intervención
Intervención
Pausada
Intervención
Pausada
Intervención
Intervención
Intervención
Intervención
Pausada
Intervención
Intervención
Intervención
Intervención
Pausada
Intervención
Pobladores
7,736
3,955
11,691
73
10
198
40
143
74
81
110
170
107
32
33
24
124
106
30
20
171
165
179
3563
Familias
2,437
1,126
3,563
Tabla 8. Resumen del Estado y Tamaño de Comunidades
Descripción de Sujetos de Investigación
Considerando las distintas formas de abordaje de sujetos de la herramienta de investigación, se
analizaran los tres de ellos con mayor importancia para luego seleccionar el mas optimo sujeto de
investigación:
Líderes
Comunales
Descripción
Corresponde a los directivos de
las ADESCO que representan a la
comunidad y sus vecinos en
situaciones que requieran su
representación como conjunto.
Se trata de las personas
individuales,
conocen
las
Pobladores
experiencias
individuales
y
Individuales
interacción para con los Planes
en ejecución de UTPMP
Atributos
Conocedores de la dinámica comunal en
general.
Amplitud en su opinión pues tiene
actuación a nivel de comunidad
Muestreo de un cantidad pequeña (# de
comunidades)
Dependiendo de su edad y sexo pueden
estar más informados respecto a un plan
especifico.
Muestreo de una cantidad grande (# de
pobladores)
55
Son las mujeres o hombres que
tienen el rol de Jefe de Hogar o
Líderes de Familia y que
participan o dan su autorización
Líderes de para que quienes habitan en su
Familia
casa
participen
de
las
actividades de la fundación.
Participan o dan el aval para que las
personas en su hogar participen en dichas
actividades
Por ser el agente de participación y
validación, conocen de mejor manera las
actividades realizadas y la interacción con
los grupos.
Muestreo de una cantidad media (# de
familias)
Tabla 9. Descripción de los Pobladores Sujetos de Investigación
Por esta razón, para la recopilación de información mediante la herramienta llamada encuesta, se usara
la categoría de “Lideres de Familia” ya que tienen una mejor percepción de cómo la fundación ejecuta
una variedad de actividades y representa una cantidad de sujetos de investigación media en cuanto a
esfuerzo para la recopilación de información.
N = 3,563 Lideres de familia
Z = 1.962 (Corresponde a un 95% de confiabilidad)
D = 10% (Nivel de error permisible10)
P = ¿? Q=¿?
Para determinar el porcentaje de Aceptación y Rechazo (P y Q) se hizo una investigación exploratoria
con la siguiente metodología:
Objetivo de la Prueba Piloto:
Determinar la medida en que la encuesta formulada sea exitosa en la recopilación de información
mediante la aplicación de las preguntas claves y la validación del porcentaje de Aprobación y Rechazo.
Para este propósito se evaluaran básicamente dos puntos como contenido de la encuesta:
- Conocimiento del Modelo de Intervención de UTPMP
- Conocimiento de los Planes de Trabajo de HS
Esta encuesta se realizo el Fin de Semana correspondiente al 1 y 2 de Septiembre de 2012 en las
comunidades Tierra de Israel (San Pedro Masahuat, Intervención Activa), Boca Poza (Puerto de La
Libertad, Intervención Activa) y Tecualuya (San Luis Talpa, Intervención Pausada) a una cantidad de 10
encuestas por cada comunidad11
10
Error normalmente utilizado para investigaciones de índole social que no involucren riesgos directos a la salud:
Investigación: “Tamaño necesario de la muestra: ¿Cuántos sujetos necesitamos” Universidad Pontificia Comillas,
España11
Diseño y Validación de Cuestionarios, por Martin Arribas, Universidad Carlos III de Madrid.
http://www.enferpro.com/pv_obj_cache/pv_obj_id_C1F5E295C2D5A1C02678E12E9EA2B9B057D00000/filename/
validacion_cuestionarios.pdf
56
La estructura de la encuesta es la siguiente:
UN TECHO PARA MI PAIS
PRUEBA PILOTO DE HERRAMIENTA DE RECOPILACION DE INFORMACION
SECTOR: POBLADORES
Comunidad:
La presente prueba piloto tiene como objetivo conocer de forma breve la percepción de la
forma de trabajo de TECHO en los Pobladores. Por favor conteste a las siguientes preguntas:
¿Ha participado usted o su familia alguna vez en los programas de Un Techo Para Mi País?
___ Si ___ No
Si su respuesta es No, Fin de la Encuesta Piloto
¿Cuáles son las partes del Modelo de Intervención de Un Techo Para Mi País?
__________________________________________________________________________
Mencione los Planes de Trabajo que actualmente lleva a cabo Un Techo Para Mi País.
__________________________________________________________________________
Tabla 10. Encuesta de Prueba Piloto
Resultados de la Prueba Piloto
Ha participado usted o su familia alguna vez en los programas de Un Techo Para Mi País?
Comunidad
No
Si
Total general
Porcentaje
Boca Poza
3
7
10
70%
Tecualuya
1
9
10
80%
Tierra de Israel
2
8
10
90%
Total general
6
24
30
Porcentaje
20%
80%
100%
Tabla 11. Resultados de Prueba Piloto de Muestreo para Pobladores
De esto se obtiene que P=0.8 y Q=0.2 y se procede a recalcular la formula.
N = 3,563 Lideres de familia
P = 80%
(Situación real: cantidad de personas que han interactuado con programas ejecutados por Un Techo
Para Mi País, se conoce el comportamiento de la población)
n = 60 Lideres de familia
12
Investigación: “Tamaño necesario de la muestra: ¿Cuántos sujetos necesitamos” UPC, España57
A continuación, se definen dos criterios para la segmentación de la encuesta:
Estado de la intervención en la comunidad: Corresponde a la segmentación entre comunidades
con intervención activa y comunidades con intervención pausada.
Criterio Geográfico: Corresponde a la segmentación por departamentos del país.
Numero de Encuestas
60
Estado
Porcentaje
Intervención 68%
Pausada
32%
Total de Familias
41 Familias
19 Familias
Tabla 12. Resumen de Encuestas por Estado de comunidad
A continuación se muestra el plan de Muestreo acorde a la proporcionalidad entre los porcentajes de
estado de la intervención y el total de familias por cada categoría.
Intervención
Pausada
Departamentos Cant.
Porc.
Muestra
Cant.
Porc.
Muestra Total
Ahuachapan
0
0%
0
40
4%
1
40
Cabañas
0
0%
0
0
0%
0
0
Chalatenango
107
4%
2
0
0%
0
107
Cuscatlán
149
6%
2
0
0%
0
149
La Libertad
629
26%
11
349
31%
6
978
La Paz
495
20%
8
417
37%
7
912
La Unión
0
0%
0
0
0%
0
0
Morazán
0
0%
0
0
0%
0
0
San Miguel
110
5%
2
0
0%
0
110
San Salvador
232
10%
4
198
18%
3
430
San Vicente
148
6%
2
0
0%
0
148
Santa Ana
186
8%
3
0
0%
0
186
Sonsonate
381
16%
7
122
11%
2
503
Usulután
0
0%
0
0
0%
0
0
41
1126
19
3563
Total general
2437
Tabla 13. Cantidad de Muestras para Pobladores por Departamento
La herramienta de recopilación de información usada para individuos se presenta en la siguiente página:
HERRAMIENTA DE RECOPILACION DE INFORMACION
SECTOR: POBLADORES
La presente encuesta tiene como objetivo recopilar información acerca del accionar de la
ONG Un Techo Para Mi País en las comunidades de El Salvador, por favor conteste a las
siguientes preguntas:
Departamento:
Estado de la Intervención:
___ Pausada
___ Activa
58
P1: Ha participado usted o su familia en alguna actividad implementada por UTPMP?
Obj.: Conocer el nivel de participación por familia en las actividades de TECHO
___ Si
___ No, Fin de la encuesta.
P2: ¿En las actividades de qué planes de UTPMP ha participado usted o su familia? Seleccione
tantas como apliquen
Obj.: Identificar los planes con mayor participación por parte de los pobladores
____ Plan Comunitario
____ Fomento Productivo
____ Plan de Educación
____ Plan de Salud
____ Plan Fontecho
____ Plan Jurídico
P3: ¿Cómo evalúa las siguientes áreas de la intervención de UTPMP?
Obj.: Obtener una percepción del desempeño de cada plan en diferentes aspectos
Plan
Jurídico
Plan
FONTECHO
Plan de
Salud
de
Plan
Educación
Fomento
Productivo
Área de Intervención
Plan
Comunitario
En base a la numeración del literal anterior, coloque un numero entre 1 y 5, siendo 1 la nota
más baja y 5 la nota más alta
Puntualidad
Organización
del
trabajo
Uso de los recursos
Convocatoria
de
voluntarios
Comunicación
Fomento
de
la
Autogestión
Promedio
P4: Como se entero de las actividades ejecutadas por UTPMP en su comunidad? (Seleccione
uno)
Obj.: Saber cuál es el medio de difusión de actividades con mayor cobertura
___ Hoja Volante
___ Anuncio por Altoparlante
___ Persona a Persona
___ Otro:
P5: Mencione los problemas mas comúnmente presentes en su comunidad (Puede
seleccionar hasta 3)
Obj.: Conocer los problemas que mas expresan los pobladores que aquejan a su comunidad
___ Falta de Empleo
___ No hay cosechas agrícolas ___ Infraestructura
59
___ Pocos negocio locales ___ Baja escolaridad
___ Problemas Jurídicas
___ Otro:
___ Padecimientos de salud
P6: Mencione los problemas más comúnmente abordado por Habilitación Social de UTPMP
(Puede seleccionar hasta 3)
Obj.: Validar que los problemas expresados por los pobladores sean abordados
___ Falta de Empleo
___ No hay cosechas agrícolas ___ Infraestructura
___ Pocos negocio locales ___ Baja escolaridad
___ Padecimientos de salud
___ Problemas Jurídicas
___ Otro:
P7: Cuantas personas se inscribieron al inicio de las labores con UTPMP?
Obj.: Cuantificar el promedio de personas interesadas en colaborar con TECHO por
comunidad
___ Personas
P8: Cuantas personas suelen asistir permanentemente a las sesiones de HS de UTPMP?
Obj.: Cuantificar la deserción de pobladores al ejecutarse las sesiones regulares
___ Personas
P9: Cuál es la cantidad de tiempo que le dedica a las labores propias de UTPMP a la semana?
Obj.: Conocer la dedicatoria de tiempo por parte de pobladores hacia labores de TECHO
___ Horas
P10: Considera que UTPMP detecto apropiadamente las necesidades de la comunidad?
Obj.: Conocer la percepción de los pobladores respecto a la exactitud en la detección de
necesidades
___ Si ___ No
Si su respuesta fue no, porque? _____________________
P11: Si hubieran mas actividades de UTPMP, participaría o instaría a su familia a participar?
Obj.: Determinar el apoyo que se tendría si TECHO aumentara la cantidad de actividades
___ Si ___ No
Si su respuesta fue no, porque? _____________________
P12: Cuales redes son las más frecuentemente creadas por UTPMP según usted?
Obj.: Saber cuáles son las redes mas fomentadas por TECHO
___ Alcaldías ___ Inst. Gubernamentales ___ ONGs ___ Otros:
P13: Considera que UTPMP actualmente ha disminuido su intervención en la comunidad?
Obj.: Conocer la percepción de los Pobladores acerca de la cantidad de actividades ejecutadas
___ Si ___ No
Muchas gracias por su tiempo y colaboración.
Tabla 14. Encuesta a Pobladores
La tabulación detallada de estos resultados se encuentra en el apartado de anexos.
60
2.7.1.2 UNIVERSO DIRECTORES
Son todas aquellas personas que han tenido una Relación Laboral con la organización. Para ello se
mostrara la estructura de puestos que están involucrados en la toma de decisiones de Techo El Salvador
para el área de Habilitación Social:
Organigrama de Puestos en Habilitación Social TECHO El Salvador
Dirección de
Coordinación de
Programas de
Fomento Productivo
Sub Coordinación
Programa de
Capacitación en
Oficios
Coordinación
Regional Occidente
Coordinación
Regional Oriente
Sub Coordinación
Programa Agrícola
Dado que cada Contrato de Trabajo tiene
una vigencia máxima de 2 años y la
estructura de personal utiliza únicamente 6
puestos (En el pasado se han creado o
eliminado puestos, dependiendo de las
exigencias de actividades y Carga de
Trabajo), se puede listar a las personas que
han ocupados dichos puestos desde que
TECHO inicio Habilitación Social.
Ilustración 12. Organigrama Actual
Posición
Cant.
Dirección de Habilitación Social (DHS)
5
Subdirección de Habilitación Social
2
(SDHS)
Coordinación de Fomento Productivo
3
(CFP)
Coordinador
Regional
(Plan
2
Comunitario): Dos posiciones simult.
Subcoord. de Capacitación en Oficios
2
(SCCO)
Subcoord. de Programa Agrícola
1
(SCPA)
Nombres
Marlon Manzano (2005 y 2006)
Gerardo Calderón (2007 y 2008)
Jorge Donis (2009 y 2010)
Nataly Loucel (2011 y 2012)
Stephanie Martínez (2012 en adelante)
Nataly Loucel (2009 y 2010)
Stephanie Martínez (2011 y 2012)
Elisa Guadron (2007 y 2008)
Patricia Hernández (2009 y 2010)
Andrea Arbizu (2011 y 2012)
Raúl Yanes (2011 y 2012)
Milton Cea (2011 y 2012)
Stephanie Martínez (2009 y 2010)
Verónica Montes (2011 y 2012)
Vicente Carranza (2011 y 2012)
Tabla 15. Encuestados en Grupo Focal
En base al conteo, son 15 personas que han tenido Relación
Laboral desde el inicio de la etapa de Habilitación Social.
Para este abordaje se usara el Grupo Focal con participantes
seleccionados de forma dirigida para su realización. Los
participantes son elegidos uno por cada posición estudiada:
Marlon Manzano, Nataly Loucel, Andrea Arbizu, Raúl Yanes,
Stephanie Martínez y Vicente Carranza.
Minuta de Grupo Focal
61
Asistentes:
- Marlon Manzano
- Nataly Loucel
- Andrea Arbizu
- Raúl Yanes
- Stephanie Martínez
- Vicente Carranza
(DHS)
(SDHS, DHS)
(CFP)
(CR)
(SCCO, SDHS, DHS)
(SCPA)
GRUPO FOCAL
SECTOR: DIRECTORES
El presente Grupo Focal tiene por objetivo recopilar información acerca de las formas de
trabajo y niveles de dirección/decisión que se tienen a los diferentes niveles organizacionales
de la ONG Techo. Favor comente sus apreciaciones respecto a los siguientes puntos:
P1: ¿Como fue el proceso formativo en la selección de los candidatos e inducción a su puesto?
Obj.: Detectar oportunidades de mejora en la selección e inducción de personal nuevo
P2: ¿Se tiene documentado las funciones y responsabilidades de cada puesto?
Obj.: Conocer el nivel de documentación y estandarización de las actividades
P3: ¿Cómo se les otorgaron las habilidades y herramientas necesarias para el desempeño en el
puesto?
Obj.: Determinar la idoneidad de los programas de entrenamiento en cada puesto
P4: ¿Qué tipo de mecanismos de consulta y toma de decisiones se tienen al interior de Techo?
¿Cómo estos vinculan a los voluntarios?
Obj.: Conocer que tan comprometidos están los directores en la satisfacción de los voluntarios
P5: ¿Se tiene retroalimentación sobre el desempeño o las decisiones tomadas
periódicamente?
Obj.: Saber si hay mecanismos internos para la medición del desempeño y mejora continua
P6: ¿Cuáles son los límites de responsabilidades y toma de decisiones para empleados?
Obj.: Explorar las diferentes acciones que se pueden llevar a cabo como parte del manejo de la
ONG
P7: ¿Consideras ha habido una disminución en la operatividad de la organización, Si o No,
Porque? ¿Cómo se podría medir dicha operatividad?
Obj.: Conocer la percepción de los Directores respecto a la cantidad de actividades realizadas
Muchas gracias por su colaboración
Tabla 16. Encuesta hacia Directores
62
2.7.1.3 UNIVERSO VOLUNTARIOS
Se refiere a todas aquellas personas que dedican parte de su tiempo a colaborar con las labores de
TECHO por decisión libre y propia, sin remuneración. En la ONG como institución se usa el voluntariado
para surtir de recurso humano muchas áreas, en HS se hace de la forma mostrada en la imagen
Plan Comunitario
Plan Jurídico
Formas de Voluntariado:
- Coordinador Zonal
- Coordinador de Comunidad
- Voluntario de Mesa de Trabajo
Plan de Educación
Plan Fomento
Productivo
Plan de Salud
Plan Fontecho
- Implementador de Consultas
- Verificador de datos en campo
- Asistente al comité gestor de
- Voluntario de Consultas Jurídicas
- Implementador de Alfabetización
Medicas
Fondos
SubPlan Agrícola
- Implementador de Huertos Caseros
y Parcelas Comunitarias
SubPlan
Microcréditos
- Implementador de Microcréditos
- Asesor de Grupos Solidarios
SubPlan
Capacitación en
Oficios
- Implementador de Cursos de
Capacitación en Oficios
Ilustración 13. Perfil de Voluntarios por cada Plan
Caracterización de los voluntarios de Habilitación Social
Característica Parámetros
Descripción
El límite inferior corresponde a la edad mínima legal para
Edad
18-27 años
llevar a cabo actividades de campo sin supervisión parental.
El límite superior corresponde a la edad del voluntario mayor
La mayor parte suelen ser universitarios de los primeros
Técnicos
años de universidad que invierten de Lunes a Viernes su
Estudios
Universitarios
tiempo en estudios y el fin de semana lo destinan a
Profesionales
voluntariado
AMSS y
La mayoría suele ubicarse en el Área Metropolitana de San
Ubicación
Cabeceras de Salvador con grandes cantidades también en Santa Ana y San
Geográfica
departamento Miguel. En menor cantidad suelen haber también en
mayormente
Cojutepeque, Lourdes, Zaragoza y similar
Estatus
Dependiente
Dado que el perfil suele ser mayormente de estudiante
63
Económico
universitario, sus gastos suelen correr por parte de Padres y
Hermanos
Tabla 17. Caracterización de Voluntarios de HS
Considerando las características descritas de los voluntarios y en concordancia con el Apartado
“Definición de los Muestreos y Herramientas de Recopilación de Información Cuantitativa” se elaborara
una encuesta por medio de Internet.
Diseño de la encuesta:
ENCUESTA DIRIGIDA A TRAVES DE INTERNET
SECTOR: VOLUNTARIOS
La presente encuesta tiene por objetivo recopilar información acerca de las actividades
realizadas, interacciones más frecuentes y formas de trabajo de los voluntarios de TECHO El
Salvador, por favor comente sus apreciaciones respecto a los siguientes puntos:
Plan activo: Marque el Plan en el que trabaja actualmente
Plan Fomento Productivo
Plan de Salud
Plan de Educación
Plan Jurídico
Plan FONTECHO
Plan Comunitario
Continuidad en el voluntariado: Marque el tipo de continuidad en el voluntariado
(Fijo: Actividades cada fin de semana. Temporal: Actividades cada mes o contrademanda)
Fijo
Temporal
Coloque su edad en años: _____
Marque su nivel y tipo de estudios según corresponda:
Bachillerato
Iniciado
Ciencias
Sociales
Humanidades
Técnico
Finalizado
Ciencias
Empresariales
Econom.
Universitario
Ingeniería y Arquitectura
Post
Ciencias de la Salud
Universitario
y
y
P1: ¿Cuánto tiempo tiene de ser voluntario?
Obj.: Conocer la antigüedad promedio de voluntarios para tener una idea de la rotación de los
mismos.
P2: ¿Cuáles de los siguientes describen de mejor forma las actividades realizadas en el plan?
Obj.: Conocer la percepción de los voluntarios acerca de la labor que realizan en campo
Innovador
Entretenido
Util
Poco atractivo
Aburrido
Cotidiano
Desfasado
Agradable
P3: ¿Cómo fue el medio por el cual entro en la Organización?
64
Obj.: Saber cual es la forma de entrada mas recurrente
En Universidad/Centro de Estudio
Por Interés Propio
En actividades públicas
A través de la Web
Por mi empleo
Por TV/Radio
P4: ¿Qué Como califica el proceso de Reclutamiento/Inducción?
Obj.: Calificar el proceso de reclutamiento e inducción y obtener oportunidades de mejora
Bueno
Mediocre
Malo
P5: ¿Se brindo Capacitación Inicial en el Plan y su metodología?
Obj.: Determinar si el impulso básico de conocer el Plan fue otorgado a los voluntarios
Si
No
P6: ¿Se han brindado herramientas para el desarrollo de las actividades (Papelería, Formatos,
Ingredientes, etc.)?
Obj.: Determinar si los requerimientos mínimos para el desarrollo de sus labores son
brindados
Si
No
P7: ¿Cómo calificas los mecanismos actuales de apertura hacia los voluntarios y sus
opiniones?
Obj.: Conocer la percepción acerca de los espacios que se les brindan para opinión de parte
de TECHO
Bueno
Malo
No he asistido
P8: ¿Estas evaluando en retirarte pronto (en un periodo máximo de 6 meses) de la
Organización?
Obj.: Confirmar si una gran parte de los voluntarios piensan retirarse en un periodo corto
Si
No
Tabla 18. Encuesta a Voluntarios
Método de Administración de Encuesta
Las cantidades por cada área son como expresadas anteriormente (Apartado de Estructura Orgánica de
Áreas Funcionales) y se destacan las siguientes cantidades:
Voluntarios
Fijos
0
23
Dirección de Habilitación Social
Coordinación de Plan Fomento Productivo
65
Voluntarios
Temporales
0
32
Coordinación de Plan de Educación
Coordinación de Plan de Salud
Coordinación de Plan Fontecho
Coordinación de Plan Comunitario
Coordinación de Plan Jurídico
Total
18
1
0
35
5
82
201
36
5
5
28
18
119
Tabla 19. Cantidad de Voluntarios por Plan
Para conocer la cantidad de voluntarios sujetos a encuesta, se hará el siguiente cálculo:
N = 201 Lideres de familia
P = ¿? Q=¿?
Tomando en cuenta que no se conocen los valores de P y Q se tomaran como 0.5 y 0.5
respectivamente.
n = 65 voluntarios
La distribución se efectuó según Los Planes de Trabajo presentes y el estatus del Voluntariado:
Permanente o Temporal, resultando de la siguiente forma:
Planes de Trabajo
Fijos
Temporales
Cant.
Porc.
Muestra Cant. Porc. Muestra Total
Fomento Productivo
23
11%
7
32
16%
10
17
Educación
18
9%
5
36
18%
11
16
Salud
1
0%
1
5
2%
2
3
FONTECHO
0
0%
0
5
2%
2
2
Comunitario
35
17%
11
28
14%
9
20
Jurídico
5
2%
2
18
9%
5
7
Total general
26
39
Tabla 20. Cantidad de encuestas por Plan
Esta encuesta fue distribuida a través de una herramienta de encuestas masiva a través de Internet
http://es.surveymonkey.com/MySurveys.aspx en las primeras dos semanas de Diciembre, los resultados
son como a continuación:
13
Investigación: “Tamaño necesario de la muestra: ¿Cuántos sujetos necesitamos” Universidad Pontificia Comillas,
España66
2.7.1.4 UNIVERSO SOCIOS COMERCIALES
Se refiere a todas las demás Organizaciones que han trabajado conjuntamente con TECHO elaborando
Convenios de Cooperación y demás formas de trabajo que benefician a ambas organizaciones.
Usualmente Techo inicia Alianzas Estratégicas en busca que le brinden uno de los siguientes beneficios:
Donaciones en Efectivo: Útil para la liquidez de la Operación.
Donaciones en Especie: Para eventos masivos.
Pautas Publicitarias: Usadas para eventos masivos y cambios importantes en la ONG.
Facilidades Operativas: Espacio para voluntarios, transporte, etc.
El tipo de Empresas con quienes busca alianzas es libre siempre y cuando cumpla con los requisitos
Legales y Fiscales regulatorios. Las peticiones más frecuentes de parte de las empresas con quienes se
hacen las alianzas estratégicas suelen ser:
Presencia del Logo o Nombre de la Marca en las Publicaciones de Techo como Volantes o
Prensa: De esta forma se asocia la Marca de la otra empresa con un perfil caritativo.
Propiedad para hacer uso de la marca Techo o Un Techo Para Mi País en las publicaciones
propias de la empresa con quien se hace la alianza
Actividades Conjuntas Techo-Empresas: Para posteriormente dar a conocer las actividades
realizadas y el compartir Pobladores-Voluntarios-Empleados.
Con el objetivo de abordar este rubro de manera estadísticamente valida se consulto la Base de Datos
de FUNDEMAS obteniendo la siguiente lista de empresas asociadas:
Empresas Asociadas (49):
AGRISAL
AES El Salvador
AFP CONFIA
Agroindustrias e Inversiones
AMANCO de El Salvador
American Industrial Park. S.A.
Apex BBDO
ARCQO Outsourcing
Aseguradora Suiza Salvad.
Ayrlie Partners
AVIANCATACA
Banco Agrícola, S.A.
Banco CitiBank El Salvador
Banco HSBC El Salvador
British American Tobacco
Cajas Plegadizas, S.A. de C.V.
CASCO SAFETY
Cenérgica
COMISA
Compañía azucarera de El Salv.
Compañía Hotelera Salv.
Constructora DISA
DELSUR
DIGICEL
Ernst & Young
Estrategia y Negocios
El Diario de Hoy
Figueroa Jiménez & Co., S.A.
Fruit of the loom
Funes y Asociados Publicidad
FUTUREKIDS
GBM de El Salvador, SA de CV
Grupo Calvo El Salvador
Hanes Brand
Industrias La Constancia
Ingenio Chaparrastique
Ingenio El Ángel
INSINCA
INTRADESA
MICROSOFT de El Salvador
Pacific Rim S.A. de C.V.
Plaza Mundo
Red BAC- CREDOMATIC
Scotiabank El Salvador, S.A.
Tabacalera de El Salvador
TELECOM
Telemóvil El Salvador
Transactel
WALMART
Tabla 21. Socios Comerciales Potenciales en FundeMas
Gremiales, Fundaciones e Instituciones Educativas (29):
67
ABANSA
AMCHAM
AMPES
ANAES
ANEP
ASI
Asoc. Azucarera de El Salv.
CASALCO
CCIES
FEDISAL
FEPADE
FIPRO
Fundación Calpiá
Fundación CESSA
Fundación Dueñas Herrera
Fund. María Escalón de Núñez
Fundación Rafael Meza Ayau
Fundación Telefónica
Fundación UNO
FUSADES
FUSAI
TECHNOSERVE, INC
Esc. de Com. Mónica Herrera
Esc. Sup. de Econ. y Neg.
Universidad Albert Einstein
Universidad Don Bosco
Univ. Dr. José Matías Delgado
Universidad Francisco Gavidia
Univ. Tecnológica de El Salv.
Considerando el Tipo de Individuos sujetos a esta parte de la investigación, se procede al Diseño de la
encuesta, para la cual se tomo como base la encuesta “Un Futuro más Sostenible” realizada por Price
Waterhouse Cooper en 2011 (http://www.pwc.com/es_IA/ia/publicaciones/assets/encuesta-de-rse2011.pdf):
ENCUESTA DIRIGIDA A TRAVES DE INTERNET
SECTOR: SOCIOS COMERCIALES
La presente encuesta tiene por objetivo recopilar información acerca de las actividades
realizadas, experiencias vividas y aspectos a mejorar de cara a los Socios Comerciales de
TECHO El Salvador. En nombre de la empresa asociada a FUNDEMAS que usted representa,
por favor comente sus apreciaciones respecto a los siguientes puntos:
¿Cuál es el principal rubro en el que se ubica su empresa?
Obj.: Segmentar los resultados obtenidos por rubros empresariales. Esta clasificación fue
obtenida de todas las Secciones de las CIIU.
Agricultura, Ganadería, etc.
Pesca
Explotación de Minas
Logística y comunicaciones
Intermediación financiera
Act. inmobiliarias, de empresa y de
alquiler
Administración pública y defensa
Enseñanza
Servicios sociales y de salud
Act. de servicios comunitarios, sociales y
pers.
Actividades de hogares privados
Industrias manufactureras
Suministro de electricidad, gas y agua
Construcción
Comercio al por mayor y al por menor
Hoteles y restaurantes
Coloque la cantidad de personas que trabajan en la empresa que representa: _____
Obj.: Estimar el tamaño de la empresa a quien se le hace la consulta, se ha usado escala de
BCR-ES.
Micro (1-10
P)
Pequeña
P)
(11-19
Mediana
P)
68
(20-99
Gran Empresa (100+
P)
P1: En la empresa que representa, ¿Se ejecutan actividades de RSE?
Obj.: Conocer si se llevan a cabo actualmente actividades de RSE
Si
No
N/A
P2.: Si no se ejecutan, ¿Por qué razón?
Obj.: Determinar la razón por la que no se llevan a cabo actividades de RSE
No hay Capacitación
Falta de Acompañamiento
Recursos
Técnico
Económicos
No hay forma de medir
No les interesa
Otro:___________
resultados
__
P3: ¿Cuál es el Área de Intervención más importante que contempla su estrategia de RSE
empresarial?
Obj.: Conocer las áreas de intervención más frecuentes en las empresas que ejecutan RSE
Comunidad
Gobernabilidad
Proveedores
Mercadeo Responsable
Medio Ambiente
Publico Interno
P4: Contacto con Techo: ¿Ya se ha tenido alguna alianza o convenio con Techo?
Obj.: Conocer cuantas de las empresas entrevistadas ya han tenido una previa relación con
Techo
Si
No
No se
P5: Si no han tenido alianza con Techo, ¿Alguna vez ha habido un intento de contacto con
Techo?
Obj.: Determinar si la empresa o Techo ha mostrado falta de interés en crear una alianza.
Techo ha buscando contacto
La empresa ha contactado
No se
mas
y
nuestra empresa no ha
y Techo no ha querido
querido
P6: Con qué frecuencia se realizan las actividades de RSE practicadas
Obj.: Estimar la cantidad de estas actividades que se ejecutan por año
Semanal
Quincenal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
P7: ¿Cuáles son los Factores/Agentes que tienen un mayor impacto en la RSE de la
organización?
Obj.: Conocer cuáles son los Factores/Agentes que mueven dichas actividades en una
empresa
Reputación y Marca
Influencia de Junta/Casa
Atractivo
para
Matriz
Colaboradores
Relación
con
Partes
Mejor Valor al Accionista
Presión de Grupos
Interesadas
Externos
Admon./Reducción
de
Relaciones
Gestión del Riesgo
Costos
Gubernamentales
69
P8: ¿Cuánto tiempo tiene de practicar dichas actividades de RSE?
Obj.: Estimar que tan consolidadas se encuentran las actividades de RSE en las empresas
respecto al tiempo.
____ Meses
P9: ¿Son las acciones de RSE una Ventaja Competitiva?
Obj.: Conocer si las acciones de RSE son previstas de cara a la empresa como una Ventaja
Competitiva
SI
No
P10: ¿De su organización quien asume las labores de Responsabilidad Social Empresarial?
Obj.: Determinar qué porcentaje de empresas se encargan de dichas actividades por si
mismas y que porcentaje lo subcontratan
Un Area Interna de RSE
La RSE es compartida entre varias
áreas
Se usa un apoyo externo
P11: ¿Cuál es la Inversión Anual en los siguientes temas?
Obj.: Determinar aproximados de inversión anual por rubros específicos de apoyo
Entre $10 Entre $20 Entre $30
Menos de
Más
de
mil y $20 mil y $30 mil y $40
$10 mil
$40 mil
mil
mil
mil
Estrategia Integral
de
RSE
o
sostenibilidad
Proyectos de alianza
Publico Privada
Desarrollo
de
Proyectos
Ambientales
Patrocino
de
Actividades de RSE
Capacit. a personal
en
temas
relacionados
Donaciones
a
entidades educativas
Desarrollo
de
Proyectos
Comunales
Aporte
a
Asociaciones
Comunales
70
Donaciones a ONGs
P12: ¿Mide y Evalúa sus Programas y Procesos de RSE?
Obj.: Saber la cantidad de empresas con sistema de medición de desempeño e impactos de
dichas act.
Si
No
P13: ¿Cuál es el beneficio más importante que esperaría para la empresa mediante el trabajo
en RSE?
Obj.: Determinar la índole de los beneficios esperados al ejecutar dichas actividades
Financiero
Social
Interno
Ético
Grupos de Interés
Ambiental
Sostenibilidad
Reconocimiento
Tabla 22. Encuesta a Socios Comerciales
Método de Administración de Encuesta
Considerando las tablas de miembros de Fundemas presentes al inicio de esta sección, en la cual se
muestran 49 empresas asociadas y 29 Gremiales, Fundaciones e Instituciones educativas, resulta en un
total de 78 Entidades asociadas.
Para conocer la cantidad de Socios Comerciales sujetos a encuesta, se hará el siguiente cálculo:
N = 78 Entidades asociadas
P = ¿? Q=¿?
Tomando en cuenta que no se conocen los valores de P y Q se tomaran como 0.5 y 0.5
respectivamente.
n = 43 Socios Comerciales, siendo la distribución por tipo de entidad de la siguiente forma:
Fijos
Tipo de Entidad
Cant.
Porc.
Muestra
Empresas Asociadas
49
63%
27
Gremiales, Fundaciones e Inst. Educativas
Total
29
78
37%
100%
16
43
Tabla 23. Cantidad de Socios Comerciales a encuestar
14
Investigación: “Tamaño necesario de la muestra: ¿Cuántos sujetos necesitamos” Universidad Pontificia Comillas71
Esta encuesta fue distribuida a través de una herramienta de encuestas masiva a través de Internet
http://es.surveymonkey.com/MySurveys.aspx en las primeras dos semanas de Diciembre, los resultados
son como a continuación:
2.7.1.5 UNIVERSO FUNCIONARIOS MUNICIPALES
Son todas aquellas personas miembros de los Gobiernos Municipales cuyos municipios contienen
Comunidades que han trabajado o trabajan actualmente con Techo El Salvador. A continuación una lista
de los municipios descritos:
Departamento
Ahuachapan
Chalatenango
Cuscatlán
La Libertad
La Paz
San Miguel
San Salvador
San Vicente
Santa Ana
Municipio
Chancuyo
Tejutla
Comunidad
La Asunción
Los Amates
San Benito
Cojutepeque
Santa Anita
Tenancingo
13 de Febrero
El Tanque
Antiguo Cuscatlan
La Cuchilla
San Antonio
Comasagua
San Chico
Dos Amates
Jicalapa
Las Vegas
Puerto de La Libertad Boca Poza
Altos del Matazano
Santa Tecla
El Trébol
Tepecoyo
La Esmeralda
Chiltiupan
El Zonte
Amatecampo
San Luis Talpa
El Pimental
Tecualuya
San
Miguel San
Luis
Tepezontes
Tepezontes
San Pedro Masahuat
Tierra de Israel
Zacatecoluca
La Esperanza
San Miguel
La Mascota
Guazapa
Santo Domingo
Altos
de
San
La Cima
Nicolás
Soyapango
Viuda de Alas
Guadalupe
Nueva Santa Rosa
Tecoluca
El Cristal
Tepetitan
Col. Fátima
Metapan
El Llano
72
Santa Ana
Los Ángeles
Chorro Abajo
Chorro Arriba
El Canelo I/II
Santa Lucia
Izalco
Sonsonate
Nahuizalco
San Julian
Tabla 24. Comunidades segmentadas por municipio y departamento
La tabla anterior muestra los 12 Departamentos en los cuales Techo tiene Comunidades con
Intervención Continua o Pausada con sus 27 municipios correspondientes y 35 comunidades listadas.
¿Cómo abordar este universo de Funcionarios Públicos? Para obtener la opinión de este grupo de
personas se dispone de las siguientes opciones:
Opciones de Abordaje de Funcionarios Municipales
Sujetos de opinión:
Sujetos de Opinión:
Cercanía Geográfica.
Municipios
con
más
Comunidades.
Esta opción brindaría la opinión
de los Funcionarios cuyos Esta opción brindaría la opinión
municipios fueran más céntricos de los municipios que tienen
para facilitar el acceso.
Se más de una comunidad en
incluyen: San Salvador y La intervención
continua
o
Libertad (10 Municipios)
pausada. (7 Municipios)
Sujetos de Opinión:
Todos los Municipios.
Esta opción brindaría la opinión
de todos los municipios listados
anteriormente. (27 Municipios)
Criterios de Decisión: Considerando la naturaleza y aristas de la investigación (Recopilación de
información a través de Grupo Focal y Múltiples universos de Investigación) se tomaran en cuenta los
siguientes criterios:
-
Facilidad Logística: Se ponderara con mayor puntaje la opción que represente menos
complicaciones para movimiento y rapidez para la organización. Puntuación 1-3
Representatividad: Se ponderara con mayor puntaje la opción que brinde la opinión de los
Funcionarios que representen la mayor cantidad de Gobiernos Municipales. Puntuación: 1-3
Bajo Costo: Se ponderara con mayor puntaje la opción cuya realización represente los menores
costos de traslado, reunión, alimentación y demás. Puntuación: 1-3
Evaluación de Criterios para cada Opción:
Facilidad Logística
Representatividad
1
ptos.
Todos los municipios:
Por el hecho de incluir
todos,
solicitar
espacio en agenda y 1
coordinar traslados, ptos.
se vuelve la opción
más
complicada
logísticamente
Cercanía
Geográfica:
Representa
4,811
Pobladores y 1,408
familias.
Siendo la
opción
que
menos
pobladores y familias
representa
2
Cercanía Geográfica:
Municipios
2
73
con
más
Bajo Costo
Todos los Municipios:
Definitivamente,
trasladar y mantener
durante una sesión de
1 ptos. Grupo
Focal
a
representantes de 27
municipios es la opción
que
mayor
costo
representa.
2 ptos. Cercania
Geografica:
ptos.
3
ptos.
Dentro
de
esta ptos.
clasificación
se
encuentran
10
Municipios, más que
los 7 de la próxima
opción.
Comunidades:
Representa
Pobladores y
familias
Municipios con más
Comunidades: Con sus
3
7 Municipios se vuelve
ptos.
la opción logística más
rápida para realizar.
Todos los municipios: Al
no
excluir
ningún
municipio, se vuelve la 3 ptos.
opción
con
mas
representatividad.
6,183
1,913
Teniendo
10
Funcionarios
Municipales
para
trasladar y mantener se
vuelve la opción con el
lugar intermedio.
Municipios con mas
Comunidades:
Trasladando
menos
funcionarios
(7
Municipios), el costo de
movimiento
y
alimentación disminuye
Tabla 25. Forma de medición para selección de municipios
De las opciones evaluadas en base a los criterios mostrados, la opción “Municipios con más
Comunidades” se ha elegido por ser Logística y Económica más ventajosa y tener una representatividad
de 6,183 pobladores (8 Puntos).
Dentro del Gobierno Municipal, existen muchas figuras que pueden ser sujeto de consulta, algunas de
ellas se mencionan a continuación:
Alcalde Municipal: Como dirigente del Gobierno Municipal,
toma las decisiones más importantes y es el máximo
representante de los pobladores de su municipio ante
entidades de gobierno, ONGs y demás. Tiene la obligación
de supervisar y estar conocedor de todo lo que afecte a
todo el municipio.
Concejal: Es el representante de la Alcaldía para una zona
especifica. Sus atribuciones son: Identificar y Ejecutar
aspectos de mejora comunitaria, denunciar actos de
injusticia en la zona asignada y demás funciones especificas. Funciona como representante en ausencia
del Alcalde.
Sindico: Representa y defiende judicial y extrajudicialmente los intereses del Municipio, velando por que
los contratos que se celebren se ajusten a las disposiciones legales y asesorando al Concejo y al Alcalde.
De las figuras mostradas, se elige convocar a los Concejales de cada zona (Según la zona del municipio
donde este la comunidad) para asistir al Lanzamiento de Habilitación Social en 2013, celebrado el 2 de
Marzo en Universidad Centroamericana José Simeón Cañas.
En este lanzamiento se aprovecho para realizar el Grupo Focal con la asistencia de los siguientes
concejales:
Municipio
Izalco, Sonsonate
Concejal Representante
Jose Guevara
74
Antiguo Cuscatlán, La Libertad
Argelia Baires
Elsa Linares
Omar Ramos
Evelyn Hernández
Wilfredo Colorado
Numan Pompilio Lopez
Tabla 26. Representantes en Grupo Focal
GRUPO FOCAL
SECTOR: FUNCIONARIOS MUNICIPALES
El presente Grupo Focal tiene por objetivo recopilar información acerca de las formas de
trabajo e interacción que se tiene entre el Equipo de Techo actuando en las comunidades y el
Gobierno Municipal. Favor comente sus apreciaciones respecto a los siguientes puntos:
P1: ¿Sabía usted que en su Zona del Municipio hay o hubo un Equipo de Techo trabajando en
Habilitación Social?
Obj.: Saber si los miembros del Gob. Municipal conocen de la presencia de Techo en su zona.
P2: ¿Con que frecuencia asiste a las sesiones organizadas por Techo y cual suele ser su aporte?
Obj.: Conocer la participación de los representantes de la alcaldía en las sesiones de Techo
P3: ¿Cómo se alinean las áreas de acción de Techo con los objetivos/áreas de trabajo de la
Alcaldía que representa?
Obj.: Determinar si las acciones de Techo están alineadas con lo que buscan las alcaldías
P4: ¿Para continuar trabajando en conjunto o iniciar (en caso que no se tenga) a trabajar con la
municipalidad, que necesitaría Techo?
Obj.: Conocer los requisitos impuestos por la Alcaldía para continuar trabajando o iniciar
labores con ellos.
Tabla 27. Encuesta a Funcionarios Municipales
2.8 ANALISIS POR MAPA DE LA POBREZA
Como una comprobación de que Techo se encuentra trabajando en los lugares del país donde más se
necesita, se analizara como se encuentran clasificados los municipios en los cuales Techo actua según el
Mapa de Pobreza elaborado por el FISDL.
El Mapa de Pobreza organiza todos los municipios del país en cuatro categorías, Siendo la primera la
menos afectada y la ultima la más afectada:
75
Pobreza Extrema Baja
Pobreza Extrema Moderada
Pobreza Extrema Alta
Pobreza Extrema Severa
Comunidad
Ubicación
Mapa de Pobreza
13 de Febrero
Tenancingo, Cuscatlán
Altos de San Nicolás La Cima, San Salvador
Altos del Matazano
Amatecampo
Boca Poza
Puerto de La Libertad, La Libertad
Chorro Abajo
Izalco, Sonsonate
Chorro Arriba
Izalco, Sonsonate
Col. Fátima
Tepetitan, San Vicente
Dos Amates
El Canelo I/II
Nahuizalco, Sonsonate
San Chico
El Cristal
Tecoluca, San Vicente
El Llano
Metapan, Santa Ana
El Pimental
El Tanque
El Trébol
El Zonte
Chiltiupan, La Libertad
Viuda de Alas
Soyapango, San Salvador
La Asunción
Chancuyo, Ahuachapan
La Cuchilla
La Esmeralda
Tepecoyo, La Libertad
La Esperanza
Zacatecoluca, La Paz
La Mascota
San Miguel, San Miguel
Las Vegas
Los Amates
Tejutla, Chalatenango
Los Ángeles
Santa Ana, Santa Ana
Santa Lucia
San Julian, Sonsonate
Nueva Santa Rosa
Guadalupe, San Vicente
Pobreza Extrema Severa
San Antonio
San Benito
San Luis Tepezontes
San Miguel Tepezontes, La Paz
Santa Anita
Cojutepeque, Cuscatlan
Santo Domingo
Guazapa, San Salvador
Tecualuya
Tierra de Israel
San Pedro Masahuat, La Paz
En la tabla anterior y el grafico se puede observar
que la mayoría de los Municipios atendidos son de
Pobreza Extrema Baja, seguidos por iguales
porciones de Pobreza Extrema Moderada y
Pobreza Extrema Alta. En una minoría hay
municipios con Pobreza Extrema Severa.
Estos datos sugieren que Techo pudo haber
distribuido de mejor forma sus equipos de forma
que se abarquen más municipios en Pobreza
Extrema Severa. Por lo cual un componente del
Modelo de Gestión deberá ser la evaluación
Geográfica de Pobreza para plantear nuevas
intervenciones.
Tabla 28. Municipios por Mapa de La Pobreza
2.9 METODOLOGIA PARA IDENTIFICACION DE PROCESOS
Dado que la estructura de Techo El Salvador le lleva a tener un organigrama similar a un Grupo
Empresarial (Diferentes Unidades de negocios enmarcadas en una misma sociedad) se usara esta
diferenciación para abarcar únicamente los procesos a desarrollarse por el área de “Habilitación Social”
Identificación de los procesos ejecutados
Con el objetivo de identificar los procesos involucrados en la institución (para realizar un análisis
transversal por procesos y no funciones) para luego adoptarse como propuesta de metodología de
análisis, se efectúa la siguiente identificación de procesos ejecutados, la cual iniciara con la explicación
de la forma de identificación adoptada: Taxonomía de la American Productivity and Quality Center
(APQC)15, que segrega las actividades en 12 procesos entre de Operación y de Apoyo. Esta metodología
15
De acuerdo al Curso: La Gestión de los Procesos, por Alicia Arias Coello de la Facultad de Ciencias de la Documentación, Universidad Complutense de Madrid,.
76
comprende 62 puntos de evaluación para la institución en general, se realizara la valoración del
desempeño de cada uno mediante una clasificación en la Escala de 1-5:
Valor 1: Representa la no realización del Subproceso evaluado
Valor 2-4: Representa la realización parcial o no realización con puntos a favor (Ver Tabla Inferior)
Valor 5: Representa la realización exitosa del Subproceso evaluado
Valor
5
4
3
2
1
Puntuación Caso SI Realización
Realización con 0 Errores
Realización hasta con 2 Errores
Realización hasta con 4 Errores
Realización con más de 4 Errores
N/A
Puntuación caso NO Realización
N/A
No Realización con más de 4 atenuantes a favor
No Realización con 4 atenuantes a favor
No Realización con 2 atenuantes a favor
No Realización
Tabla 29. Puntuación de la Metodología de Identificación de Procesos
Los errores o atenuantes a favor asociados a cada aspecto de la Diagramacion de Procesos de TECHO
detectados pueden consistir en:
Atenuante a favor:
- Buenas Prácticas (Actividades que sean funcionales, ocasionales o recurrentes, históricas o
actuales)
- Actividades de mejora (Que han reformado la imagen, disminuido tiempos, mejorado atención o
similar)
- Incrementos en relaciones con voluntarios, socios, pobladores asociados al punto de análisis.
Errores:
- Falta de seguimiento (Iniciativas a cualquier tipo de cliente que se ejecuto y no les dio
seguimiento)
- Fallas a las actividades mínimas esperadas (Incumplimiento con lo mínimo esperado de una
actividad)
- Decrementos en relaciones con voluntarios, socios o pobladores asociados al punto de análisis.
La evaluación detallada de Procesos de Operación puede encontrarse en anexos.
2.9.1 SINTESIS DE RESULTADOS
Con el objetivo de recopilar toda la información, se presenta una recopilación de los resultados
obtenidos por cada proceso y sub proceso, como a continuación:
Puntuación
1 2 3
Proceso: Desarrollo de la Visión y Estrategia
Subproceso: Definición del Concepto del Negocio y Visión a Largo
Plazo
Subproceso: Desarrollo de la Estrategia del Negocio
Subproceso: Administración de Iniciativas Estratégicas
Puntuación del Proceso
Proceso: Desarrollo y Administración de los Productos y Servicios
Puntuación
77
4
5
1
2
3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Administración del Catalogo de Productos y Servicios
Subproceso: Desarrollo de Productos y Servicios
Proceso: Comercialización y Venta de Productos y Servicios
Subproceso: Comprensión del Mercado, Clientes y Capacidades
Subproceso: Desarrollo de la Estrategia de Marketing
Subproceso: Desarrollo de la Estrategia de Ventas
Subproceso: Desarrollo y Manejo de los Planes de Mercadeo
Subproceso: Desarrollo y Administración de los Planes de Ventas
Proceso: Entrega de Productos y Servicios
Subproceso: Planear y Adquirir los Servicios Necesarios
Subproceso: Compra de Materiales y Servicios
Subproceso: Producir/Manufacturar/Entregar Productos
Subproceso: Entregar el servicio al cliente
Subproceso: Administrar la Logística y Bodega
Proceso: Manejo de la Atención al Cliente
Subproceso: Administración del Servicio al Cliente
Subproceso: Planeación y Administración de las Operaciones de
Servicio al Cliente
Subproceso: Medición y Evaluación de las Operaciones de Servicio
al Cliente
Proceso: Desarrollo y Administración del Capital Humano
Subproceso: Desarrollo y Administración del Planeamiento de
Recursos Humanos
Subproceso: Reclutamiento y Selección de Empleados
Subproceso: Desarrollo y Empoderamiento de Empleados
Subproceso: Recompensa y Retención de Empleados
Subproceso: Despliegue y Retiro de Empleados
Subproceso: Manejo de la información de empleados
Proceso: Administración de las Tecnologías de la Información
Subproceso: Administración del Negocio de TI
Subproceso: Desarrollo y Administración de las Relación con
clientes de TI
Subproceso: Administración de las contingencias y Riesgos de TI
Subproceso: Administración de la Información Empresarial
78
Subproceso: Desarrollo y mantenimiento de soluciones de TI
Subproceso: Despliegue de soluciones de TI
Subproceso: Entrega y soporte a Servicios de TI
Subproceso: Administración del Conocimiento de TI
Proceso: Administración de los Recursos Financieros
Puntuación
1 2 3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso:
Planificación y Manejo de la Contabilidad
Administrativa y Financiera
Subproceso: Contabilidad de Ingresos
Subproceso: Planeación de la Contabilidad General y Reportes
Subproceso: Contabilidad de Proyectos de Activos Fijos
Subproceso: Procesos de Remuneración
Subproceso: Cuentas por Pagar y Gastos Reembolsables
Subproceso: Operaciones de Tesorería
Subproceso: Controles Internos
Subproceso: Administración de Impuestos
Subproceso: Consolidación de Fondos Internacionales
Proceso: Adquisición, Construcción y Admon. De Propiedades
Subproceso: Diseño. Construcción, Adquisición de Activos
Subproceso: Mantenimiento de Activos no productivos
Subproceso: Obtención, instalación y planes de mantenimiento
Subproceso: Disposición de Activos.
Subproceso: Manejo de los Riesgos Físicos
Proceso: Administración de la Salud y Seguridad Ambiental
Subproceso: Determinación de Impactos a la Salud y Seguridad
Ambiental
Subproceso: Desarrollo y Ejecución del Programa de Salud y
Seguridad Ambiental
Subproceso: Entretenimiento y Educación a Empleados
Subproceso: Monitoreo y Administración del Programa de Salud y
Seguridad Amb.
Subproceso: Aseguramiento del Cumplimiento con Regulaciones
Subproceso: Manejo de Esfuerzos para Remedios
Proceso: Administración de Relaciones Externas
Subproceso: Construcción de Relaciones con Inversionistas
Subproceso: Manejo de Relaciones con el Gobierno e Industria
Subproceso: Manejo de Relaciones con Directores
79
Subproceso: Manejo de Situaciones Legales y Éticas
Subproceso: Manejo de Programas de Relaciones Publicas
Proceso: Manejo del Conocimiento, Mejora y Cambio
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Creación y Administración de la Estrategia de
Desempeño Organizac.
Subproceso: Realización de Estudios Comparativos en la
Organización
Subproceso: Desarrollo de programas de conocimiento a lo largo
de la empresa
Subproceso: Manejo del Cambio.
Tabla 30. Resumen de la Puntuación en la Identificación de Procesos
Para encaminarse a la conceptualización de la solución, se determinaran las áreas que necesitan mayor
estudio (Que en la puntuación obtuvieron los puntajes más bajos) para lo cual se usara la siguiente
tabulación:
Resumen de Puntuaciones - Clasificación por Proceso
La siguiente tabla muestra los Procesos genéricos con calificación más baja y que deben ser tomados
para rediseño.
Puntuación Cantidad Lista
Manejo de la Atención al Cliente
1
3
Administración de la Salud y Seguridad Ambiental
(Más Baja) Procesos
Manejo del Conocimiento, Mejora y Cambio
Comercialización y Venta de Productos y Servicios
4
Entrega de Productos y Servicios
2
Procesos Administración de las Tecnologías de la Información
Adquisición, Construcción y Administración De Propiedades
Desarrollo y Administración del Capital Humano
3
3
Administración de los Recursos Financieros
Procesos
Administración de Relaciones Externas
2
Desarrollo de la Visión y Estrategia
4
Procesos Desarrollo y Administración de los Productos y Servicios
5
0
--(Más Alta)
Procesos
Clasificación por Subproceso
Con la siguiente clasificación se tendrá un lineamiento de cuáles son los Sub Procesos a mejorar para ser
parte fundamental del Diseño del Modelo de Gestión en la Etapa de Diseño.
Puntuación Cantidad Lista
1
4
Sub Medición y Evaluación de las Operaciones de Servicio al Cliente
80
procesos
2
3
4
Monitoreo y Administración del Programa de Salud y Seguridad
Ambiental
Aseguramiento del Cumplimiento con Regulaciones
Desarrollo de programas de conocimiento a lo largo de la empresa
Comprensión del Mercado, Clientes y Capacidades
Desarrollo de la Estrategia de Ventas
Producir/Manufacturar/Entregar Productos
8
Sub Planeación y Administración de las Operaciones de Servicio al Cliente
procesos Administración de las contingencias y Riesgos de TI
Mantenimiento de Activos no productivos
Disposición de Activos
Desarrollo y Ejecución del Programa de Salud y Seguridad Ambiental
Desarrollo y Administración de los Planes de Ventas
Administrar la Logística y Bodega
Administración del Servicio al Cliente
Desarrollo y Administración del Planeamiento de Recursos Humanos
Desarrollo y Empoderamiento de Empleados
Recompensa y Retención de Empleados
13 Sub Administración del Negocio de TI
Procesos Desarrollo y Administración de las Relación con clientes de TI
Planificación y Manejo de la Contabilidad Administrativa y Financiera
Determinación de Impactos a la Salud y Seguridad Ambiental
Entretenimiento y Educación a Empleados
Construcción de Relaciones con Inversionistas
Creación y Administración de la Estrategia de Desempeño
Organizacional
Definición del Concepto del Negocio y Visión a Largo Plazo
Desarrollo de la Estrategia del Negocio
Administración de Iniciativas Estratégicas
Administración del Catalogo de Productos y Servicios
Desarrollo de Productos y Servicios
Desarrollo de la Estrategia de Marketing
Desarrollo y Manejo de los Planes de Mercadeo
Planear y Adquirir los Servicios Necesarios
Compra de Materiales y Servicios
Entregar el servicio al cliente
26 Sub Reclutamiento y Selección de Empleados
Procesos Despliegue y Retiro de Empleados
Manejo de la información de empleados
Desarrollo y mantenimiento de soluciones de TI
Despliegue de soluciones de TI
Administración del Conocimiento de TI
Contabilidad de Ingresos
Planeación de la Contabilidad General y Reportes
Cuentas por Pagar y Gastos Reembolsables
Operaciones de Tesorería
Controles Internos
Diseño. Construcción, Adquisición de Activos
81
5
Obtención, instalación y planes de mantenimiento
Manejo de Esfuerzos para Remedios
Realización de Estudios Comparativos en la Organización
Manejo del Cambio
Administración de la Información Empresarial
Entrega y soporte a Servicios de TI
Contabilidad de Proyectos de Activos Fijos
Procesos de Remuneración
Administración de Impuestos
11 Sub
Consolidación de Fondos Internacionales
Procesos
Manejo de los Riesgos Físicos de Propiedades
Manejo de Relaciones con el Gobierno e Industria
Manejo de Relaciones con Directores
Manejo de Situaciones Legales y Éticas
Manejo de Programas de Relaciones Publicas
Tabla 31. Resumen de los Procesos mapeados
82
2.10 SINTESIS DE LA SITUACION ACTUAL
A continuación, la síntesis de los hallazgos encontrados en base las entrevistas, grupos focales y Grilla de
evaluación por proceso APQC, agrupadas por los personajes involucrados:
Acerca del Desempeño Administrativo
1. Débil Planificación Financiera y Operativa
La atención a comunidades y el uso de los voluntarios implica el movimiento de aprox. 100
voluntarios cada Fin de Semana hacia distintas partes del país. Esto, que hasta el momento se
hace con microbuses subcontratados implica un desembolso de aprox. $ 5,000 mensuales en
Transporte de Voluntarios (Costo unitario de transporte variable, aprox. $100 c/u). Esto
inevitablemente representa un Reto en cuanto a desempeño del presupuesto teniendo en
cuenta que el solo transporte no es una actividad de valor añadido para la ONG.
Para mayor detalle ver Anexo de Estados
Financieros, Estado de Cambios en Activos
Netos sin Restricciones Permanentes:
Gastos en Áreas de Servicios, Área
Comercial y Administración.
Adicional al monto,
considerar la
distribución de las Rutas Logísticas de
Transporte de Voluntarios que se muestra
a continuación (Puntos azules: Destino,
Punto Rojo: Oficina Central de Techo El Salvador). Actualmente para cada Destino se usa un
transporte exclusivo y dedicado, incluso para destinos que se encuentran cerca.
Ilustración 14: Ubicación geográfica de las comunidades intervenidas
83
Un estimado de las zonas a cubrir y la distancia se presentan a continuación:
Rutas
Comunidades
Centro
Norte
Los Amates – Tejutla
Santo Domingo - Guazapa
La Cuchilla – Ant. Cuscatlán
El Tanque – Ant. Cuscatlán
El Trébol – Santa Tecla
Altos de San Nicolás – San
Salvador
Altos del Matazano – San
Salvador
Dos Amates – Jicalapa
La Esmeralda - Tepecoyo
13 de Febrero - Tenancingo
Col. Fátima – Tepetitan
Sn. Benito – Cojutepeque
Nueva
Santa
Rosa
–
Guadalupe
Santa Anita - Cojutepeque
El Pimental – Sn. Luis Talpa
Tierra de Israel – Sn Pedro
Masahuat
Boca Poza – Pto. De La
Libertad
Chorro Abajo – Izalco
Chorro Arriba – Izalco
Santa Lucia – San Julian
El llano – Metapan
Los Angeles – Santa Ana
Central
Media
Central Sur
Paracentral
Media
Paracentral
Sur
Occidental
Sur
Occidental
Media
Oriental
Centro
La Mascota – San Miguel
El Cristal – Tecoluca
Oriental Sur San
Luis–
Sn
Tepezontes
Departament
os
Chalatenango
y San Salvador
Distancia
Prom.
50 Km
Antiguo
Cuscatlán
y 10 Km
Santa Tecla
La Libertad
40 Km
Cuscatlán
y
40 Km
San Vicente
La Paz
60 Km
Sonsonate
70 Km
Santa Ana
80 Km
San Miguel
110 Km
Miguel San Vicente
40 Km
Acerca del Desempeño Estratégico
2. Cambios Institucionales de Marca
La Marca que se uso desde el principio de las operaciones “Un Techo Para Mi País” se asocio con
Construcción de Viviendas de Emergencia y se diagnostico por firmas de consultoría en Imagen y
Publicidad como Desgastada desde 2010 por lo que se inicio un proceso de Cambio que llevo a
la conformación del siguiente Logo:
84
Este logo se dio a conocer formalmente desde la Colecta de efectuada en 2012. En la cual causo
mucha dificultad de expresión hacia los Voluntarios ya que el Público en general solo conocía
“Un Techo Para Mi País” y pensaba que “Techo” era otra organización. Esta dificultad de
expresión hizo perder a muchos voluntarios y posibles donadores a quienes no les llego la
información de manera correcta.
Datos de pérdidas por Cambio de Marca
Área
Cantidad
Aprox. 40% de Voluntarios disminuyo respecto al primer día de Colecta.
Voluntarios Registrando un promedio de 11 Voluntarios Por punto el primer día y
finalizando con 7 voluntarios.
Un estimado de 10 Socios Comerciales negó su colaboración por
Socios
aspectos relacionados al cambio de marca. Incluye Socios de
Comerciales
Publicidad, Alimentos, etc.
Donaciones Únicamente se lograron $18,500 de los $30,000 planteados, lo que
en efectivo representa el 62% de lo esperado.
3. Poca Divulgación de las actividades de Habilitación Social
Hasta antes del Cambio de Marca a “Techo”, la concepción del Público respecto a las actividades
realizadas era únicamente de Construcción de Viviendas de Emergencia. Esto ocasionaba que
tanto Socios Comerciales, como Público en General y Voluntarios pensaran que Techo solo se
dedicaba a “Construcción de Casas” dejando de lado la labor de Habilitación Social.
Los medios más habituales por los cuales se hacen publicaciones y material para contacto con
Socios Comerciales, Publico en General y Voluntarios son cuatro:
-
Web
Radio y TV
Actividades Publicas
Medios Impresos
Las estadísticas muestran que aproximadamente 46% de los voluntarios llegan por primera vez
debido a canales como Web, TV y Radio y Actividades Públicas, donde están presentes artículos
promocionales impresos y audiovisuales. Por esta razón hacer publicaciones que muestren la
diversidad de actividades realizadas es imprescindible para captar voluntarios propiamente
para Habilitación Social.
85
Material Compartido Anterior
Material Compartido Idóneo
Acerca de Voluntarios y Directores
4. Percepción de los Voluntarios hacia Planes específicos: Fontecho, Jurídico y Salud.
Como efecto de la Falta de Coordinador de Plan de los Planes de Trabajo Fontecho, Jurídico y
Salud, las estadísticas de Atributos Asociados a Planes revelaron que no es atractivo para
Voluntarios estar presentes en ese tipo de Planes.
Estatus
Planes
Frecuencia Porcentaje
Características
No Deseadas
Plan Jurídico
Plan Fontecho
Plan de Salud
4
3
2
86
33%
25%
17%
Porcentaje
Acumulado
33%
58%
75%
(Aburrido,
Cotidiano,
Desfasado
y
Poco Atractivo)
Fomento Productivo
Plan de Educación
Plan Comunitario
Total
1
1
1
12
8%
8%
8%
100%
83%
92%
100%
La tabla muestra que dichos tres planes concentran el 75% de los atributos no deseados en los
Planes de Trabajo de Techo. A pesar de ello, por ser Planes con actividades especializadas,
requieren un perfil de voluntario que debe pertenecer a ciertas carreras universitarias o cumplir
con términos más estrictos. Aunado a esto, una razón de presencia de Voluntarios es para
cumplir el requisito de Horas Sociales, por lo que el Plan, como tal, siempre tiene voluntarios,
aun estando estos inconformes con el desempeño y metodología de intervención del Plan.
5. Débil Inducción y Capacitación a Nuevos Voluntarios y Directores
La correcta inducción y capacitación garantiza una adecuación idónea para el desempeño de sus
labores tanto para Voluntarios como para Directores. Una correcta inducción y capacitación es
necesaria en dos casos:
-
Voluntarios o Directores recién incorporados a la ONG
Voluntarios o Directores que han cambiado de Área o Plan de Trabajo
La inducción y capacitación fue también un punto de medición en las encuestas y sus
estadísticas son:
La gran mayoría no ha recibido una capacitación inicial sobre las labores a realizar. De los Planes
de Trabajo, el más afectado es el Plan de Salud, en el cual solo 1 de cada 3 ha recibido dicha
capacitación.
87
Adicional a ello, la inducción y herramientas brindadas muestran falencias como se muestran en
los graficos anteriores. Un ejemplo de esto e la falta de Operatividad del Plan de Salud, el cual a
pesar que es el mejor calificado en Inducción y se brindan las herramientas para el trabajo de los
voluntarios, adolece de atributos no deseados, baja cantidad de voluntarios y Falta de un
Coordinador de Plan. Gráficamente, se tiene:
Efectos de las Inducciones y Capacitaciones en Plan de Salud
Este es un ejemplo del Plan de Salud que podría replicarse en otros planes . Un eslabón débil
basta para obtener resultados erráticos en el Plan.
6. Frágiles Coordinaciones de Planes (Alta Rotación de Personal y Labores)
Cada Plan de Trabajo está regido por un Coordinador de Plan y ejecutado operativamente por
Voluntarios. A continuación el desglose del Estatus por Cada Coordinación de Plan y sus
ocupantes históricamente.
Coordinación de Plan
Plan Comunitario
Plan de Salud
Plan Fontecho
Plan Comunitario
Plan de Educación
Estatus
Empleado
Voluntario
Voluntario
Empleado
Voluntario
Empleado
Por regulaciones de Oficina Central, el periodo máximo que
un Coordinador de Plan puede permanecer en un puesto es
2 años. Cabe destacar que los Planes con Coordinadores
Voluntarios coinciden con aquellos de baja operatividad y
Características No Deseadas.
7. Retirada
Voluntarios
gradual
de
Al tener tres de los Planes de
Trabajo con poca presencia y con
Características No Deseadas, la
88
retirada de los voluntarios de los Planes es inminente según las siguientes estadísticas:
En términos generales, el 32% de los voluntarios se retirara en aprox. 6 meses y lo seguirá
haciendo si las condiciones de operación no cambian. El Plan más afectado seria en Plan de
Salud seguido por el Plan de Educación, Comunitario, Jurídico, Fomento Productivo y Fontecho.
8. Debilidad en la Ejecución del Modelo de Intervención e Identificación de Problemas en
Comunidades
Como parte de la Ejecución del Modelo de Intervención de Techo, las primeras visitas a una
comunidad comprenden un proceso de Identificación de Problemas y Necesidad en la
Comunidad. Este se lleva a cabo de la siguiente forma:
Intervencion Inicial
• Puede iniciar con un Catastro o por la Comunidad
• Se validan sus indices de Ingresos Promedio, Densidad de Poblacion, etc.
Presentacion en Junta
• Se presentaTecho como ONG y su Plan de Acciones
• Se decide intervencion y posible fecha de inicio
Identificacion de Necesidades
• Diagnostico Participativo: Pobladores elaboran Arbol de Problemas y Soluciones
• Se elaboran Comites de Mejoras y Pobladores Voluntarios
Soluciones y Beneficiados
•Formulacion de Soluciones Especificas
•Seleccion de Beneficiados por Ranking de Necesidades
Ejecucion y Seguimiento
•Implementacion de la solucion identificada
•Monitoreo de Indicadores
Es en los 3er, 4to y 5to Punto donde se falla, identificando necesidades falsas o dejando otras
que si requieren prioridad. Ver apartado de Tabulación de Encuesta a Pobladores: Problemas
percibidos y Problemas abordados.
Acerca de Socios Comerciales
9. Inexistencia de una Tipificación de los Socios Comerciales actuales o potenciales
Cada Socio Comercial con quien es logrado un Convenio/Contrato de Cooperación, no es
tipificado dentro de sus posibles o más frecuentes áreas de Cooperación, lo que dificulta la
elaboración de prospectos de proyectos hacia empresas. Esto hace mas tardado el
Financiamiento de Proyectos e iniciativas por Comunidad/Plan de Trabajo.
10. Débil seguimiento a Socios Comerciales e Incumplimiento con Requisitos de Donación
89
Techo trabaja en Habilitación Social con Socios Comerciales desde aprox. Año 2007, por lo que
ya hay varios Socios que han colaborado mas han tenido mal experiencia al finalizar dicho
acuerdo por el Poco seguimiento y el incumplimiento con requisitos de donación.
Socios Comerciales de Alto Valor sin
Seguimiento
TACA
Radio Corporación
FM
Grupo Q
La Constancia
Grupo Roble
Tienda Morena
Tigo
CIFCO
Y los requisitos generalmente dispuestos de parte de Socios Comerciales y Donadores externos:
Requisitos
Procedencia
de los Bienes
Descripción
Los bienes adquiridos deben provenir de los países con quienes la
entidad donante tenga relaciones diplomáticas. En su defecto, la
ONU debe tener representación diplomática con dicho país.
Comprobante Los documentos de pago emitidos deben ser CCF para ser
de
Crédito incorporados como gastos realizados en el Marco del convenio
Fiscal
Facturación a Los documentos de pago emitidos deben ser a nombre del Donante
nombre
de Local (Telemovil El Salvador, Industrias La Constancia, Transportes
Empresa
Aéreos Centroamericanos, etc.)
Consolidación Los gastos realizados bajo un mismo proyecto deben consolidarse con
de Gastos
los demás gastos y no mezclare con otros proyectos aun siendo
financiados por la misma entidad.
Utilización en Los gastos realizados con los recursos de Donaciones deben todos
Proyectos
enmarcarse en Proyetos de Campo y no Actividades Operativas
Índices
de Se deben crear, aprobar y dar seguimiento a indicadores de
Desempeño
desempeño operativo y financiero.
Índices
de Se deben crear, aprobar y dar seguimiento a indicadores de impacto
Impacto
como Pobladores Beneficiados, Incremento en ingreso, etc.
2.11 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Tomando en consideración todos los aspectos analizados anteriormente, se elaborará el planteamiento
del problema utilizando el Método de Diseño de Sistemas. Este método se considera adecuado debido a
la gran diversidad de variables y elementos que conforman la problemática central, permitiendo
desarrollarla de una forma sistemática. Además no se conoce la estructura interna del proceso, sino
únicamente la situación actual y la situación deseada.
El funcionamiento de éste método consiste en que la entrada que llega sea procesada dentro de la caja,
y la salida que proporcione sea la transformación de dicha entrada. Por tanto, se utilizará esta técnica
para identificar claramente lo que se tiene (entrada) y el resultado que se espera (salida).
90
De este modo se formula el problema de la siguiente manera:
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
Proceso de Habilitación Social con intervención
pausada en 10 comunidades, intervención continua
en 25 comunidades y la siguiente situación actual
interna:
Proceso de Habilitación Social con intervención
continua y coherente en comunidades con previa
depuración y la siguiente situación actual interna:
-
-
10 de 35 Comunidades con Intervención
Pausada
- 3 de 6 planes de trabajo sin Coordinación
- 3 planes con Características No Deseadas:
Formulación
del Problema
Aburrido, Cotidiano,
Poco Atractivo y Desfasado
- Fusión de Sub Planes Agrícola y Capacitación en
Oficios en Fomento Productivo
- Inserción del Plan Comunitario (Nuevo)
- Lineamiento de Cambio de Marca
- Finalización de convenios
- Alto Gasto de transporte por rutas en desorden
($ 5,000/Mes)
- Pronta deserción de aproximadamente 32% de
voluntarios
-
-
22 Comunidades en Intervención Continua
6 de 6 planes operando activamente
Planes descritos por los voluntarios únicamente
con Atributos Deseados: Amigable, Útil,
Entretenido e Innovador
Cambio de marca sin afectar negativamente a
procesos comerciales y mercadológicos instituc.
Reducción de Costos Logísticos al 50%
Retomados los 8 Socios Comerciales de Alto
Valor con Lineamientos claros para la
consecución de nuevos convenios Comerciales
Reducir a la mitad la deserción de voluntarios
Lanzamiento de metas 2013 en: http://www.techo.org/paises/elsalvador/informate/techo-realizolanzamiento-de-actividades-2013/
¿Cómo lograr que la Fundación Voluntarios Construyendo El Salvador (Conocido normalmente como
solo “Techo”) mejore su Proceso de Habilitación Social hasta garantizar la funcionalidad y operatividad
de todos sus planes, creación de socios comerciales permanentes, lograr una reducción significativa en
los costos operativos, tener un cambio de marca exitoso y eliminar la deserción de voluntarios?
Para dar respuesta a esta, se analizaran las variables involucradas mediante en Analisis del Problema
Variables de Entrada
Cantidad de Comunidades con Intervención
Continua
Pausada
Planes de Trabajo sin Coordinador
Porcentaje de voluntarios con perspectiva de
Retirada
Cantidad de Planes con Características No
deseadas
91
Limitaciones de Entrada
25
10
3
32%
3
Base de Contactos de Socios Comerciales
Universidad con Captación de Voluntarios
98
1
Variables de Salida
Continua
Pausada
Planes de Trabajo sin Coordinador
Porcentaje de voluntarios con perspectiva de
Retirada
Cantidad de Planes con Características No
deseadas
Base de Contactos de Socios Comerciales
Universidad con Captación de Voluntarios
Limitaciones de Salida
22
0
0
16%
0
150
616
Variables de Solución
Logística de Distribución de Voluntarios: Es la parte de la solución que optimiza el Manejo
Económico Operativo en los gastos relativos a transporte de voluntarios y creación de rutas de
distribución.
Simplificación y Mejora de los procesos internos de los Planes de Trabajo: Se refiere a la
complejidad de los Procesos Internos que hacen aparecer Características No Deseadas en los
Planes de Trabajo. Asi mismo, mediante la mejora se crearan Perfiles de Personal que
garanticen Coordinadores de Plan idóneos para cada plan y que le den realce y actividades
periódicas.
Gestión de Socios Comerciales: Comprenderá el manejo de cuentas de Socios Comerciales, la
creación de prospectos de comunidades y Proyectos dirigidos hacia Socios Comerciales para la
consecución de Fondos. Así mismo se velara por el cumplimiento de los contratos efectuados o
requisitos planteados para la cooperación.
Mecanismos de Adaptación para recién ingresados: Analizara los puntos de contacto hacia
voluntarios y Directores recién ingresados y como la inducción es realizada así como la
Capacitación propia en el Plan o Área en que actuara y las herramientas ya sea físicas o
metodológicas que necesitara para desempeñar su trabajo.
Gestión de la Captación de Voluntarios: Considerara lo relativo a los medios de ingreso de los
voluntarios y el estudio de las edades, estudios, comportamientos y demás factores por cada
medio de ingreso.
Restricciones de Solución
La solución debe considerar la variedad de edades, ubicaciones y estudios de los voluntarios.
La solución debe desarrollar de forma paralela los 6 planes de trabajo.
16
Actualmente solo se tiene Captación en UCA, la propuesta deberá considerar Equipos de Captación en UES,
ESEN, UCA, UJMD, UFG y UDB
92
La solución debe depurar las comunidades en intervención: Continua y Pausada.
La solución debe contemplar el tratamiento ante diferentes socios comerciales.
La solución debe ser de fácil comprensión ante voluntarios, pobladores y publico externo.
Criterios
Para encontrar la mejor solución a la problemática planteada se establecen los criterios siguientes, los
cuales serán usados dependiendo si aplican o no a la variable evaluada y en la medida que estos criterios
sean relevantes para la definición de soluciones:
Inversión: la solución debe ser financieramente viable considerando su valor de creación e
implementación. .
Facilidad de Implementación: la complejidad de la solución no deberá representar un
impediente a cualquier nivel.
Flexibilidad: la situación debe tener la capacidad de adaptación a nuevos Socios Comerciales,
nuevos Pobladores, nuevos Voluntarios y demás.
Sostenibilidad: la solución deberá ser capaz de ser ejecutada con el paso del tiempo y con la
apertura a otras zonas del país.
Respaldo de Operaciones: La solución debe poder respaldar todas las operaciones ejecutadas de
forma que se cumpla con requerimientos operativos, financieros y de los donantes.
Estandarización: La solución debe normalizar la forma como se trabaja en los distintos Planes de
Trabajo y de ara a procesos de apoyo.
Volumen
La solución debe ser unificada para el país en análisis: El Salvador. A pesar de ello, por el tipo de
Asistencia que TECHO otorga, la solución deberá poder ser replicable para otras ONGs que trabajen de
forma similar.
Uso
Apegándose al criterio de Sostenibilidad, la solución debe poder ser ejecutada por tiempo indefinido.
Por la gran cantidad de aristas y áreas de intervención, se involucran múltiples variables, sin embargo
para todas el Tipo de Problema a resolver es especifico (Inoperatividad en los procesos Internos de una
ONG) y no un problema genérico de un Sector Productivo, por lo que la solución a plantear es única y
lleva por nombre:
“Diseño de Modelo de Gestión para la Etapa de Habilitación Social de Un Techo Para Mi País El Salvador”
Este modelo de gestión comprende en análisis y propuestas de mejora en base a las falencias
identificadas en: Aspectos Claves Externos (Socios Comerciales, Funcionarios Municipales), Aspectos
Claves Internos (Voluntarios, Directores y demás) así como Aspectos de Apoyo (Administración y
Logística, Seguridad, etc.)
A continuación, un esquema con la conceptualización del Diseño que contendrá la siguiente etapa de
este estudio.
93
2.12 CONCEPTUALIZACION DE LA SOLUCION Y SUS COMPONENTES
La solución mediante un Modelo de Gestión propone que luego de esta evaluación exhaustiva se
proceda a analizar la institución bajo los siguientes pasos:
-
Análisis de la Estructura Funcional: Reestruct. de las interrelaciones entre unidades func.
Relaciones con Terceros: Re estructuración de los canales de interacción y objetos relac.
Identificación y mapeo de procesos: Establecimiento de los Circuitos funcionales.
El modelo de Gestión de Techo ha establecido las áreas, recursos y procesos actuales que les han
llevado a la situación actual descrita páginas atrás, es por lo tanto, que el Modelo de Gestión es
una versión adaptada y hecha a la medida para operar en Techo El Salvador.
¿Sera este Modelo de Gestión replicable para otras ONGs? Por supuesto, el Modelo de Gestión a
diseñar comprenderá elementos y procesos que, siempre que estén en la Misión de otras ONGs,
se podrá tropicalizar y adaptar para que sea implementado en otras ONGs de acción humanitaria.
VOLUNTARIOS
SEGURIDAD EN EL TRANSPORTE
INDUCCION OPORTUNA Y DETALLADA
CAPACITACION FOCALZADA Y ENFOCADA A
HERRAMIENTAS FISICAS O METODOLOGICAS
CORRECTA EJECUCION
DEL MODELO DE
INTERVENCION
E
IDENTIFICACION DE
NECESIDADES
SIMPLIFICACION Y ORDEN EN PROCESOS
COORDINADORES DE PLAN DEDICADOS
SIMPLIFICACION Y
MEJORA INTRNA DE
PROCESOS
MODELO DE GESTION PARA
LA ETAPA DE HABILITACION
SOCI AL DE UN TECHO PARA
MI PAIS EL SALVADOR
PLANES DE TRABAJO
SIMPLIFICACION Y MEJORA DE FORMATOS
OPTIMIZACION DE PROCESOS Y SISTEMAS
INFORMATICOS INVOLUCRADOS
RETROALIMENTACION PERIODICA
CAPACITACION FOCALIZADA Y ENFOCADA A
CREACION DE
PROSPECTOS Y
SEGUMENTO HACIA
SOCIOS COMERCIALES
,
,
OPRACIONES LOGISTICAS Y FINANCIERAS
,
DEPURACION DE COMUNIDADES A ATENDER
CREACION DE RUTAS AGRUPANDO COMUNIDADES
POR UBICACION
INFRAESTRUCTURA DE OPERACIONES
(Ej.: Lugares Físicos de Operación, Maquinaria y Mate
riales para Mesas de Trabajo)
GESTION DEL CONOCIMIENTO, MEJORA Y CAMBIO
(Ej.: Inducción oportuna, Capacitación con contenido especifico y resolutivo)
ACTIVIDADES DE
APOYO
DESARROLLO DE TECNOLOGIA
(Ej.: Diseño de nuevos sistemas y aplicaciones para facilitar el registro de operaciones)
ADMINISTRACION DE LA SALUD Y SEGURIDAD AMBIENTAL
(Ej.: Proteccion hacia los Voluntarios y Equipos instalados en Comunidades)
LOGISTICA
INTERNA
ACTIVIDADES DE
VALOR AGREGADO
(Ej.: Recolección
de materiales y
disposición para
su uso. Captación
de voluntarios)
OPERACIONES
(Ej.: Pasos del
Modelo de
Intervención,
Agenda de
Actividades,
Validación de
Datos en Campo)
LOGISTICA
EXTERNA
(Ej.: Envío de
Voluntarios,
reciclaje de
equipos y
maquinarias)
ATENCION
AL CLIENTE
(Ej.: Cumplimiento
con requisitos y
expectativas del
cliente, Seguimiento
a convenios, etc.)
SERVICIOS
POSTERIORES
(Ej.: Reportes de
Beneficiados,
Indicadores de
Desempeño e
Impacto, Reportes
de Gastos, etc.)
Ilustración 15: Conceptualización de la solución
MESAS DE
TRABAJO EN
COMUNIDADES
3 ETAPA DE DISEÑO
95
3.1 ORGANIZACIÓN DE LA ETAPA DE HABILITACION SOCIAL
Para definir organizativamente la etapa de Habilitación Social se hará uso de Lineamientos
Estrategias como: Visión, Misión, Indicadores a cubrir y demás lineamientos previstos por la
Oficina Central, desde donde se dirigen las operaciones en las Oficinas de Campo (Oficinas en cada
País). Posteriormente se analizara la Estructura Organizativa con la que contara y sus
descripciones, estarán incluidos en este apartado: Perfiles de Puestos, Funciones y Manuales
Administrativos para la operación.
3.1.1 DEFINICIONES ESTRATEGICAS
El carácter centralizado de Toma de Decisiones Estratégicas desde la Oficina Central de Techo hace
que los Lineamientos Estratégicos para las actividades locales sean brindados desde Oficina
Central, como lo muestra el siguiente esquema:
Planeación Estratégica
Misión y Visión de Oficina de Campo
Objetivos de cada Oficina de Campo
Metas Anuales por Oficina de Campo
Áreas de Intervención
...
Otras Oficinas
Locales
Otras Oficinas
Locales
El
Salvador
Otras Oficinas
Locales
Planeación Táctica y Operativa
Políticas y Normas Locales
Planes Tácticos
Planes Operativos
Estrategias y Objetivos Locales
...
Ilustración 16: Esquema de Actividades Estratégicas de Techo Internacional
Visión
Lograr una sociedad justa y sin pobreza, donde todas las personas tengan las oportunidades para
desarrollar sus capacidades y puedan ejercer y gozar plenamente sus derechos sociales y civiles.
Misión
Trabajar sin descanso en los asentamientos precarios para superar la pobreza, a través de la
formación y la acción conjunta de sus pobladores y jóvenes voluntarios, promoviendo el desarrollo
comunitario, denunciando la situación en la que viven las comunidades más excluidas e incidiendo
junto a otros en política
Objetivos
Específicos del Área de Habilitación Social (Objetivos de otras Áreas de Techo están detallados en
Anexos): Estos son brindados desde Oficina Central para cada País para el logro de Objetivos a
Nivel Latinoamericano y Cumplimiento con Requisitos de Entidades Financiadoras:
22 Mesas de Trabajo consolidadas en 22 comunidades.
200 niños y niñas participando de Refuerzo Escolar y talleres.
105 personas adultas participando en proyectos de educación y salud.
96
10 jornadas médicas (al menos 300 personas beneficiadas)
100 emprendedores apoyados por Microcréditos.
240 participantes de los proyectos de agricultura
200 personas graduadas en oficio.
200 personas que reciben apoyos económicos para desarrollar iniciativas product.
Financiar al menos 10 proyectos de infraestructura contribuyendo al bienestar de al
menos 1600 personas.
150 líderes comunitarios que reciben formación sobre el uso de la LAIP (Ley de Acceso a la
Información Publica) como herramienta para ejercer el derecho del saber
3.1.2 POLITICAS ORGANIZACIONALES
Políticas de Convenios y Actividades con Socios Comerciales
1. La Formalización de Convenios y Acuerdos Comerciales se deberá amparar en un Contrato,
Memorándum de Entendimiento u otra figura legal avalada por la Dirección Legal de
Techo.
2. La programación de las visitas acordadas en convenios de cooperación estará sujeta a las
Condiciones de Campo y Asistentes de cada Comunidad. Las actividades acordadas
podrán ser reprogramadas en caso se den las siguientes razones:
a. Cantidad de Voluntarios e Invitados asistentes: La cantidad de Voluntarios e
Invitados excede el Límite de Ocupantes del Medio de Transporte utilizado.
b. Agenda de Trabajo: La cantidad de Actividades programadas para la Mesa de
Trabajo no permite tiempo para actividades extra.
3. Ante el incumplimiento de los Términos pactados en el Contrato por parte de la
Contraparte, Techo deberá elaborar una Comunicación Formal a mas tardar 3 días
después de identificado el incumplimiento y solicitar la revisión de los Términos de
Referencia o acciones correctivas a mas tardar 1 semana después de identificado el
incumplimiento.
4. Toda modificación a los Términos de Referencia Originales o Condiciones pactadas en el
contrato deberán ser reflejadas y autorizadas por una Enmienda que deberá ir numerada.
Políticas de Personal
Los reglamentos de Personal aplicables serán los impuestos por el Ministerio de Trabajo y las
condiciones del Contrato de Trabajo entre Techo (Como entidad legal) y el trabajador. Adicional a
ellos se tendrán en cuenta los siguientes:
1. No se permitirá la permanencia del personal en las instalaciones centrales de Techo antes
de las 6:00 am o posterior a las 8:00 pm. Excepciones se pueden elaborar con la
autorización escrita de la Dirección de Habilitación Social.
2. Se designara un empleado responsable cada Fin de Semana (rotativo) en que haya visitas,
de monitorear la salida y regreso de los Medios de Transporte. Son sujetos de esta
responsabilidad todos aquellos que tengan una relación laboral con Techo en el área de
3. El día libre semanal se otorgara entre semana (lunes-viernes) y no sábado o Domingo.
4. No se permite la acumulación de Vacaciones Anuales para periodos posteriores.
5. Se consideraran días laborales todos aquellos días invertidos en actividades públicas o de
campo de Techo que se ejecuten en una Fecha Feriada.
97
6. Todas las Coordinaciones de Plan deberá ser contratación a medio tiempo o tiempo
completo con periodo indefinido. La Dirección de Habilitación Social deberá ser una
Contratación a Tiempo Completo con periodo indefinido.
7. Para entrar en el Proceso de Selección de Personal, todo solicitante debe haber sido
voluntarios por lo menos 12 meses al momento de la aplicación y cumplir con las
especificaciones del perfil creado para dicho puesto.
Políticas de Remuneración
1. El salario se proporcionara de forma quincenal en los días 14 y 29 o el día hábil anterior
más cercano.
2. Son aplicables todas las disposiciones normalmente aceptadas según el Código de Trabajo
respecto a descuentos por: AFP, ISSS, Renta así como Periodo de Vacación y demás
aplicables
3. Como incentivo al merito se dispondrá de 5 días de vacación con goce de salario que se
sumaran al periodo de Vacaciones. Este incentivo se otorgara cuando la evaluación anual
de desempeño resulte en Sobresaliente (110% de Cumplimiento de metas o mayor, ver
Manual de Procedimientos)
Políticas de Compras
1. Se considerara compra de Maquinaria y Equipos todos aquellos artículos no consumibles
que sean sujetos de depreciación o cuyo precio de compra individual sobrepase los $50.00
2. Toda compra de Maquinaria y Equipo deberá haberse contemplado en los presupuestos
CAPEX de cada área para poderse procesar. Si no se encuentra considerado no se podrá
hacer uso del presupuesto OPEX sin una autorización por escrito del Gerente General de
Techo.
3. Se ejecutaran dos periodos de compras mensuales para lo cual se deberá hacer llegar la
solicitud con al menos una semana de anticipación. La solicitud deberá incluir: Descripción
del Artículo, Cantidad, Precio Estimado así como Lugar y Fecha deseada de entrega.
4. Toda compra de Productos o Servicios deberá ser analizada en una reunión quincenal de
procesamiento de adquisiciones para lo cual se requerirá al menos 3 cotizaciones o
Memorándum de Justificación.
5. En caso el monto total de la compra supere los $ 500.00 USD se deberá elaborar una
Orden de Compra o Carta de Entendimiento firmada por ambas partes avalando los
artículos, precios y fechas de entrega acordados.
6. Para las compras utilizando fondos provenientes de donaciones se deberán considerar las
restricciones propias de dicho acuerdo, en caso de no existir dichas restricciones se usaran
como referencia las de la Agencia Estadounidense para el Desarrollo Internacional (USAID)
que contienen los siguientes puntos:
a. Las compras realizadas no deberán provocar un Conflicto de Intereses ni
involucrar personas que puedan tenerlo.
b. Las ofertas de otros proveedores o información clasificada no deberá ser revelada
al público.
c. Los artículos deberá ser provenientes o elaborados de países con quienes EEUU
tiene relación diplomática o comercial. Se excluyen acá: Cuba, Siria, Irán, Iraq,
Venezuela, Corea del Norte y otros.
98
d. Las compras con Total esperado mayor a $ 5,000.00 USD deberán ser publicado en
periódicos locales para recibir propuestas.
e. Las compras con Total esperado mayor a $ 100,000.00 USD deberán ser
amparadas en un Contrato.
f. Otras disposiciones mencionadas en :
g. http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/aidar.pdf
Normas Institucionales
El horario de trabajo será de 9 am a 6 pm entre semana con horario de almuerzo entre 12
m y 2 pm. El Sábado y Domingo según requerimiento.
No se permitirá la llegada al Lugar de Trabajo en estado de ebriedad o estupefacientes.
Una llegada tardía (más de 30 minutos de la hora pactada o sin Justificación) o en las
condiciones mencionadas al inicio será contada como una ausencia con las implicaciones
de Acciones de Personal y Descuento a Personal
Todo empleado está sujeto a que se le solicite Exámenes Clínicos (Heces, Orina, VIH,
Sangre, etc.) al inicio de su relación laboral o cuando la Dirección de Habilitación Social lo
considere necesario.
Los nuevos voluntarios o Empleados de HS deberán ser enviados en los primeros 15 días a
Inducción y Capacitación del área de Formación y Voluntariado. Posteriormente deberán
ser enviados cada 3 meses a un refuerzo y actualización de las herramientas de trabajo
Las actividades de Construcción de Viviendas de Emergencia en comunidades con HS
deberán ser dirigidas mediante la opinión de un foro que determinara:
o Lugares (Familias) donde se construirá.
o Lugar para guardar bienes y demás de los voluntarios.
o Apoyo a solicitar de parte de la comunidad (Alimentación, Pobladores Voluntarios,
etc.)
3.1.3 ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES
Estrategias de Atracción de Socios Comerciales
-
-
-
-
Fomentar una Cultura de Registro de Operaciones e Información: Con ello se lograra la
universalidad de la información con la que operan y la facilidad para brindar estadísticas
certeras
Perfilacion de Socios Comerciales de acuerdo a su Rubro de Negocios y el Tamaño
estimado de la empresa: De esta forma se conocerán las áreas más fácilmente abordadas
(Comunidad, Medio Ambiente, etc.) y La cantidad de Operaciones esperada (Semanal,
Quincenal, Mensual, Bimensual, etc.)
Fortalecimiento de las operaciones Financieras: Aplicable todas las veces que se utilice
Fondos de Socios Comerciales para Gastos CAPEX u OPEX: Solicitar Factura Comercial,
Ticket o Recibo por cada transacción realizada de forma que se pueda explicar la
realización del 100% de los gastos.
Seguimiento e Invitación a Eventos: Enviar invitaciones a contactos claves hacia Eventos
específicos y recordatorios cada cierto tiempo (Cada 3 meses) a retomar convenios y
actividades de RSE, una vez se han finalizado las iníciales.
99
-
Incremento de la cantidad de Socios Comerciales: Aunque la cantidad de actividades
convenidas con cada Socio Comercial disminuya, se deberá buscar crear más alianzas
comerciales, pues creara mayor apertura y diversificación de los rubros abordados.
Estrategias de Voluntariado y Personal Contratado
-
-
-
-
-
-
-
-
Apertura en Universidades y Llamado a Actividades vía Web: Los focos de captación de
voluntarios deberán ser Actividades en Universidades y Anuncios de actividades vía Pagina
Web.
Las universidades recomendadas para captación de voluntarios son: Universidad de El
Salvador, Universidad José Simeón Cañas, Escuela Superior de Economía y Negocios,
Universidad José Matías Delgado, Universidad Evangélica, Universidad Francisco Gavidia,
Universidad Tecnológica, Universidad Albert Einstein y Universidad Don Bosco.
Los voluntarios provenientes de Instituciones de Educación Secundaria solo deberá ser
buscados para actividades del Plan de Educación. Los voluntarios provenientes de Centros
Técnicos sugeridos son: Instituto Tecnológico Centroamericano ITCA.
Inducción y Capacitación:
o Cada mes, Formación y Voluntariado deberá organizar una inducción masiva para
todos los voluntarios que hayan ingresado dicho mes.
o Cada 3 meses, la Dirección de Habilitación Social deberá elaborar una
convocatoria para capacitación en herramientas propias de los programas.
o Sesiones específicas para un Grupo de Voluntarios o sobre un tema especifico
podrán ser organizadas por la Dirección de Habilitación Social tomando un tiempo
máximo de 2 semanas.
Cada 2 meses se deberá realizar una Asamblea General entre Voluntarios y Directores
para la Toma de Decisiones que afecten a toda la Organización, entre ellos:
o Actividades Públicas: Colectas, Noche Sin Techo y manifestaciones en general
o Construcciones Masivas
o Cambios en la Imagen o Marca de la Institución
o Aceleración o Retroceso en el Ritmo de las Operaciones de Campo
o Otros de interés para todos los integrantes de la Fundación
Convivencia entre Voluntarios: Cada 6 meses se deberá organizar un espacio de
esparcimiento y recreación para voluntarios fuera de las actividades de Campo. En esta se
deberá tratar de borrar el estrés de las actividades y más bien tener un momento de
convivencia.
Antecedentes y Perfil para empleados: Todo nuevo empleado deberá haber sido
voluntario de cualquier área de Techo al menos 12 meses al momento de hacer la
aplicación. Deberá cumplir además con el perfil planteado para cada puesto (Ver Perfiles
de Puesto)
Participación en eventos de otros países: Techo promoverá la participación de voluntarios
y directores salvadoreños en actividades de Techo fuera de El Salvador priorizando
aquellos voluntarios que tienen desempeño sobresaliente (Participación en Planes de
Trabajo, Participación en Actividades Públicas, etc.)
Estrategias de Pobladores Comunitarios y Funcionarios Municipales
-
Fomento del Empoderamiento: se convocara a Líderes Comunitarios (Uno por cada
comunidad) a un Curso a llevarse a cabo una vez por año que fomente actitudes de
100
-
-
-
liderazgo como: Derechos Civiles Comunitarios, Planificación y Ejecución de Proyectos
comunitarios, Organización de una Junta Directiva Comunitaria, etc.
Pobladores en Actividades Públicas de Techo: La participación de Pobladores en
Actividades Públicas de Techo como: Pronunciamientos, Lanzamiento de Campañas,
Oficialización de Convenios, Colectas, Conciertos y demás siempre será promovida.
Participación de Funcionarios: Llamar a la participación e involucramiento cada sesión que
tenga Techo con la comunidad. La invitación deberá enviarse al Alcalde Municipal y al
Concejal de la Zona donde se encuentre la comunidad.
Participación en Eventos: Para eventos que involucren muchos pobladores o visitantes
especiales (Visita de otra ONG, entidades de Gobierno, Ayuda Extranjera, etc.) se enviara
solicitud de asistencia del Alcalde Municipal para generar una imagen de apoyo y trabajo
conjunto hacia los pobladores.
Estrategias para la Mejor Planificación y Eficiencia Financiera
-
-
Creación de Presupuestos CAPEX y OPEX: Todo presupuesto de Área deberá tener estas
dos distinciones. Para hacer uso de recursos que están destinados a un presupuesto
diferente se deberá tener la autorización del Gerente General de Techo.
Selección de Proveedores y Creación de Rutas: Todo proveedor de Servicios de transporte
deberá cumplir con Permisos para transporte y Presentación de la Carta de
Mantenimiento del Vehículo a utilizar. La creación de Rutas de Distribución de Voluntarios
por Agrupación de Zonas Geográficas disminuirá la cantidad de transportes requeridos
disminuyendo el Gasto por Transporte.
Estrategia para Suavización de Impactos por Cambio de Marca
-
Espacios sin Logo anterior: Ningún logo anterior de Un Techo Para Mi País deberá ser
utilizado en Espacios Públicos para evitar confusión o dualidad de marcas.
Estrategias para la Mejora de Planes de Trabajo en Campo
-
-
Creación de una Agenda Semestral de Actividades: Orientada a la organización de
actividades en campo y al seguimiento de actividades acordadas, será usada una guía de
las actividades a realizar para eliminar percepciones de Desorden, Aburrido, Poco Útil.
Actualización de Herramientas Metodológicas: La dirección de Habilitación Social hará
convocatorias para brindar nuevas Herramientas Metodológicas y capacitar en nuevas
formas como realizar aquellas que no puedan ser removidas y actualizadas. (Técnicas para
aperturas de Sesiones, Capacitaciones en Oficio y Formación Socio Laboral, etc.)
101
3.1.4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Organigrama
Dirección de
Coordinación del
Plan Comunitario
Coordinadores de
Zonas
Coordinación del
Plan Jurídico
Coordinación del
Plan Fomento
Productivo
Voluntarios de
Plan
Coordinación del
Plan de Educación
Coordinación del
Plan de Salud
Coordinación del
Plan Fontecho
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Coordinadores de
Mesas de Trabajo
Coordinación del
SubPlan Agrícola
Coordinación del
SubPlan
Microcréditos
Coordinación del
SubPlan
Capacitación en
Oficios
Simbologia
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Nombre del
Puesto
Nombre del
Puesto
Puestos con
Relación
Laboral
Puestos de
Voluntariado
Ilustración 17: Estructura Organizativa propuesta
Todos los puestos mostrados tienen una relación con Techo que puede ser a Contrato Laboral a
Medio Tiempo o Tiempo Completo (Ver Perfil de Puestos) o Puesto de Voluntariado, según se
muestre.
3.2 FUNCIONES DE PUESTOS
Se presentan a continuación las funciones más relevantes de los puestos de trabajo que conllevan
Relación Laboral con Techo, para mayor detalle dirigirse al Manual de Funciones.
-
Dirección de Habilitación Social: Encargado general de las actividades y áreas de
intervención del Área de Habilitación Social de Techo. Es intermediario entre los objetivos
estratégicos planteados desde oficina central y la formulación de estrategias para cumplir
cada objetivo de forma local.
-
Coordinación del Plan Comunitario: Es encargado de la Ejecución de propuestas orientadas
a la Coordinación de la intervención de los demás planes de trabajo. Tiene a su cargo
crear 22 Mesas de Trabajo (Reunión periódica de discusión de problemáticas comunitarias
102
-
-
e identificación de posibles soluciones) consolidada, con participación de pobladores,
voluntarios y redes de trabajo, reglas de convivencia, autonomía y demás.
Coordinación del Plan Jurídico: Es encargado de otorgar apoyo legal y dar opinión
calificada sobre las situaciones encontradas en campo para trabajar en el marco de la ley y
conociendo las regulaciones y sanciones aplicables.
Coordinación del Plan Fomento Productivo: Coordina 3 sub planes de trabajo: Sub Plan
Agrícola, Sub Plan Microcréditos, Sub Plan Capacitación en Oficios. Debe asegurar que
cada plan contribuye de la mejor forma a cumplir los Objetivos Estratégicos y alinear al
equipo de cada Plan de Trabajo.
o
o
o
-
-
-
Coordinador del Sub Plan Agrícola: Experto en Cultivos Comunitarios encargado de
trasladar sus conocimientos y experiencias a pobladores para la creación de
parcelas de cultivos comunitarios y la creación de huertos caseros. Tiene como
objetivo lograr 240 participantes de proyectos de agricultura
Coordinador del Sub Plan Microcréditos: Coordina los mecanismos de
capacitación, evaluación, otorgamiento, cobranza y seguimiento de Microcréditos
(Créditos de max. $100 aumentables $50 por cada ronda orientados a iniciativas
productivas) entregados en cada comunidad. Tiene como objetivo lograr 100
emprendedores apoyados por Microcréditos y 200 personas que reciben apoyo
económico para desarrollar nuevas iniciativas productivas.
Coordinador del Sub Plan Capacitación en Oficios: Coordina los procesos de
aplicación, selección, ejecución y seguimiento de Capacitaciones otorgadas para
fomentar la puesta en marcha de oficios y negocios comunitarios. Tiene como
objetivo lograr 200 personas graduadas en Oficios.
Coordinación del Plan de Educación: Coordina las actividades de Sesiones de
Lectoescritura, Refuerzo de Lenguaje y Matemáticas y Alfabetización de Adultos que son
impartidas en las comunidades. Tiene como objetivo lograr 200 niños en Refuerzo Escolar
(Lenguaje y Matemáticas) y 105 adultos en proyectos de educación (Alfabetización de
adultos).
Coordinación del Plan de Salud: Coordina las distintas campañas preventivas, de
vacunación, consultas genéricas y demás intervenciones de salud en las comunidades, es
encargada además de apoyar fuertemente el reclutamiento de nuevos voluntarios. Tiene
como objetivo lograr 105 personas participando en proyectos de salud.
Coordinación del Plan Fontecho: Encargada de ejecutar dos veces por año el mecanismo
de aplicación y selección de los proyectos comunitarios a ser apoyados con un fondo
especial para proyectos comunitarios. Es encargada además de dar seguimiento a la
ejecución de los gastos y actividades planteadas y auditar las cuentas de cada iniciativa de
forma que se tenga la documentación necesaria. Tiene como objetivo lograr al menos 10
proyectos de infraestructura financiados que contribuyan al bienestar de 1600 personas.
FUNCIONES DE VOLUNTARIOS
A continuación se analizaran las Funciones de los Puestos de Voluntariado, que como su nombre lo
sugiere, no tienen una relación laboral con Techo:
-
Voluntarios Coordinadores de Zona: Son voluntarios con vasta experiencia y capacidad
que les habilita para coordinar otros equipos de voluntariado y asi servir de enlace entre
103
los Coordinadores de Plan que brindan lineamientos para la ejecución de estrategias y los
Voluntarios de Plan que ejecutan dichas estrategias.
Coordinadores de Mesa de Trabajo: Son voluntarios con preparación para coordinar la
identificación de problemas comunitarios que no puedan ser abordados por los demás
Planes de Trabajo (Grandes Proyectos de Infraestructura, Manifestación de Opinión
Publica, Consolidación de Iniciativas Intercomunales, etc.) e identificar formas de llevar la
solución a dichas problemáticas.
Voluntarios de Plan: Son voluntarios recién ingresados a la ONG o con preparación mínima
para ejecutar los lineamientos dictados por la Coordinación de cada Plan.
-
-
Oficina Central
Dirección Social
Construcción de
Viviendas
Dirección
Comercial
Ilustración 17.1 Ubicación de HS dentro de Techo
Ubicación actual de Habilitación Social
dentro de la estructura de Techo El Salvador
Formación y
Voluntariado
Análisis de Cargas de Trabajo: El siguiente análisis consiste el listar las actividades recurrentes de
cada puesto y asignarles una cantidad de tiempo y cantidad de veces que se realiza la operación
por semana. Posteriormente comparar la suma de tiempos mapeados con la suma del tiempo
disponible para analizar la holgura en los tiempos de los empleados.
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Analisis de Cargas de Trabajo - Techo El Salvador
Puesto: Direccion de Habilitacion Social
Lista de Tareas
Minutos Cantidad/Sem Total Hrs
Dirigir la reunion semanal de vinculacion de actividades
180
1
3.00
Reunion de Seguimiento semanal con cada Coordinador
60
6
6.00
Apoyar el reclutamiento de nuevos voluntarios
120
1
2.00
Actualizacion semanal de indicadores de HS
60
1
1.00
Planificacion Actividades siguiente semana
60
1
1.00
Reuniones de Acercamiento a Socios Comerciales
120
2
4.00
Formulacion de Correspondencia hacia Alcaldias
30
1
0.50
Analisis del Cumplimiento de Convenios
60
1
1.00
Creacion de Pronosticos y Tendencias del Cumplimiento
120
1
2.00
Analisis por Comunidad - Con Voluntarios
30
22
11.00
Apoyar en el seguimiento a Microcreditos
60
1
1.00
Organizar reunion de Estatus de Fontechos
60
1
1.00
Comité Comercial - Perspectivas de ingreso y egreso de Socios Comerciales
120
0.25
0.50
Visita a Comunidades
480
1
8.00
Total Horas Mapeadas 42.00
Total Horas Disponibles 44.00
% Utilizacion 95%
104
Puesto: Coordinacion de Plan Comunitario
No.
Lista de Tareas
1 Recuento de comunidades con Mesa de Trabajo
20
1
0.33
2 Analisis de la evolucion de Mesas de Trabajo: Tiempo, Participantes, etc.
20
22
7.33
3 Formulacion de Estrategias para participacion de Voluntarios y Pobladores
60
1
1.00
4 Estatus de Creacion de Redes de Trabajo por Comunidad
15
22
5.50
5 Estatus de Vinculacion municipal, por Alcaldia
15
15
3.75
6 Busqueda de nuevas Redes y Socios Comerciales
60
1
1.00
7 Retroalimentacion del desempeño a Zonales
90
1
1.50
8 Retroalimentacion del desempeño a Coordinadores de Mesa de Trabajo
90
1
1.50
9 Identificacion y adquisicion de materiales para el desarrollo de Mesas de T.
15
1
0.25
10 Formulacion de Mejoras a las Herramientas Metodologicas
30
5
2.50
11 Fomento de la Cultura del Registro en Zonales y Coord. de Mesas de T.
60
8
8.00
12 Creacion de Tendencias y Calculo de Indicadores y Cumplimiento
30
1
0.50
13 Comité Comercial - Perspectivas de ingreso y egreso de Socios Comerciales
120
0.25
0.50
14 Visita a Comunidades
480
1
8.00
Total Horas Mapeadas
41.67
Total Horas Disponibles
44.00
% Utilizacion
95%
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Puesto: Coordinacion de Plan Juridico
Lista de Tareas
Recuento de las comunidades con Plan Juridico
30
1
0.50
Mapeo de las actividades realizadas por Comunidad
60
1
1.00
Estatus del Avance de Clinicas Juridicas
45
1
0.75
Estatus del Avance del Derecho a la Informacion
45
1
0.75
Estatus del Avance de Charlas de Derechos Civiles
45
1
0.75
Cumplimiento de Indicadores y Procesos para legalizacion de Propiedades
30
1
0.50
Reunion de Retroalimentacion con Zonales
30
4
2.00
Formulacion de Nuevas Areas de Intervencion Juridica
45
1
0.75
Planificacion Actividades Siguiente Semana
30
1
0.50
Apoyar el reclutamiento de nuevos voluntarios
120
1
2.00
120
2
4.00
Analisis del Cumplimiento de Convenios
60
1
1.00
120
0.25
0.50
480
1
8.00
% Utilizacion 52%
105
Puesto: Coordinacion de Plan Fomento Productivo
No.
Lista de Tareas
1 Actualizacion semanal de indicadores de Fomento Productivo
60
1
1.00
2 Planificacion Actividades siguiente semana
60
1
1.00
3 Apoyar el reclutamiento de nuevos voluntarios
120
1
2.00
4 Creacion de Pronosticos y Tendencias del Cumplimiento
120
1
2.00
5 Analisis por Comunidad - Con Voluntarios
15
10
2.50
6 Seguimiento a Estatus de Microcreditos por Comunidad
30
10
5.00
7 Seguimiento a Estatus de Parcelas Comunitarias y Huertos Caseros
30
10
5.00
8 Seguimiento a Cursos de Capacitacion en Oficio
15
10
2.50
9 Revision Solicitud de Materiales para Capacitacion en Oficio
5
10
0.83
10 Seguimiento a Evolucion de Apoyos Economicos para Iniciativas Productivas
15
10
2.50
11 Reuniones de Acercamiento a Socios Comerciales
120
1
2.00
12 Acercamiento a Entidades Gubernamentales: MAG, ISTA, CENTA, etc.
120
1
2.00
13 Estrategias para aumentar la consecucion de nuevos microcreditos
90
1
1.50
14 Busqueda de Aliados en Capacitaciones - Voluntarios Tecnicos, Entidades, etc.
120
1
2.00
15 Comité Comercial - Perspectivas de ingreso y egreso de Socios Comerciales
120
0.25
0.50
16 Visita a Comunidades
480
1
8.00
% Utilizacion 92%
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Puesto: Coordinacion de Plan de Educacion
Lista de Tareas
Actualizacion semanal de indicadores de Educacion
30
1
0.50
60
1
1.00
Busqueda de Convenios para Voluntariado - Profesorado y Licenciatura
360
1
6.00
60
1
1.00
Analisis por Comunidad - Con Voluntarios y Zonales
30
10
5.00
Revision y Avances en la Guia y Ejercicios de Lectoescritura
120
1
2.00
Analisis y Mejora de las Guias de Lenguaje y Matematicas
120
1
2.00
Busqueda y compartir de Material para Alfabetizacion de Adultos
120
1
2.00
Revision Solicitud de Materiales para Educacion - Dibujos, Material Recreac.
10
10
1.67
Seguimiento al Estatus de los activos en campo: Pizarra, pupitres, etc.
20
10
3.33
Elaboracion de Cartas y Constancias de Servicio Social
20
5
1.67
120
1
2.00
120
0.25
0.50
480
1
8.00
% Utilizacion 83%
Puesto: Coordinacion del Plan de Salud
Lista de Tareas
Actualizacion semanal de indicadores de Salud
60
1
1.00
120
1
2.00
Busqueda de Convenios para Voluntariado - Universidades y Hospitales
180
1
3.00
30
1
0.50
30
7
3.50
Busqueda de Convenios para Material Medico
180
1
3.00
Validacion de la Deteccion de Necesidades: Visitas en Campo
480
2
16.00
Estudio de Posibles Soluciones a Problemas Identificados
360
1
6.00
Creacion/Modificacion de las Guias para Jornadas Medicas
90
1
1.50
Creacion/Modificacion de las Guias para Charlas Preventivas
120
1
2.00
Selección y priorizacion de Comunidades a Intervenir - Scorecard de Salud
120
1
2.00
Seguimiento a casos de urgencia encontrados en campo
120
1
2.00
% Utilizacion 97%
106
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Puesto: Coordinacion del Plan Fontecho
Lista de Tareas
Actualizacion semanal de indicadores de Inversion en Fontecho
30
1
0.50
60
1
1.00
Busqueda de Convenios para Otorgamiento de Fondos Concursables
120
1
2.00
15
1
0.25
60
10
10.00
Monitoreo de los fondos de infraestructura mas frecuentes por zona
120
1
2.00
Consolidacion de documentacion de respaldo por Proyectos
60
10
10.00
Designacion de Equipo de Auditores hacia comunidades
30
1
0.50
Auditoria de Documentacion y Avances en Cronograma
480
1
8.00
Comité de Seguimiento de Fontechos
120
1
2.00
Comité de Estatus de Fontechos
60
1
1.00
Analisis de Creacion y Vinculacion hacia Redes de Trabajo
90
1
1.50
120
1
2.00
% Utilizacion 93%
Tabla 32: Análisis de Cargas de Trabajo para la Organización Propuesta
107
3.3 PERFILES DE PUESTOS
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Direccion de Habilitacion Social
Area:
Reporta a:
Supervisa a:
Objetivo:
Habilitacion Social
Direccion Social
Todas las Coordinaciones de Plan
Coordinar el accionar del equipo de empleados en Habilitacion Social para una correcta direccion del Voluntariado y enfoque
de las actividades hacia los objetivos del area.
Formacion Egresado o Graduado Universitario, preferentemente mas no indispensable de Carreras Sociales
Experiencia Previa: Minimo 12 meses como Voluntario en Techo
Otras experiencias de Voluntariado son deseables
Experiencia coordinando grupos de trabajo es deseable
Competencias: Creacion de Cuadros de Indicadores
Administracion de Equipos de Trabajo
Habilidad en la deteccion de problematicas e identificacion de soluciones
Responsabilidades: Hacer llegar los Objetivos e Indicadores del Area al Equipo de Empleados y Voluntarios
Crear estrategias para el Logro de Objetivos por cada Plan de Trabajo
Apoyar la busqueda de nuevos voluntarios para los Planes de Trabajo
Evaluar el desempeño del equipo de empleados y la coordinacion de voluntarios
Retroalimentar a los Coordinadores de Plan acerca del desempeño en Campo
Presentar informes del avance en los Objetivos del area periodicamente
Acompañar en campo las actividades realizadas
Representar a Techo frente a Socios Comerciales y Funcionarios Municipales en cuanto a HS
Brindar herramientas actualizadas y dinamicas al equipo de Voluntariado
Apoyar las actividades de campo realizadas en Habilitacion Social
Otros Requisitos: Dispuesto a trabajar Fin de Semana
Disposicion para desplazarse por mas de un dia al interior o exterior del pais
Capacidad de Adaptacion a multiples ambientes y personajes
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Coordinacion de Plan Comunitario
Area:
Reporta a:
Supervisa a:
Objetivo:
Habilitacion Social
Direccion de Habilitacion Social
Voluntarios Zonales y Voluntarios Coordinadores de Mesa de Trabajo
Crear y desarrollar una instancia (Mesa de Trabajo) con participacion de multiples involucrados para el analisis de las
situaciones problematicas fuera de los Planes de Trabajo que afecten a la comunitadad y la solucion a los mismos.
Formacion Estudiante Universitario de 3er año o mas, preferentemente mas no indispensable de Carreras Sociales
Competencias: Tecnicas de Diagramacion y/o Resolucion de Problemas
Habilidad para la identificacion y desarrollo de Redes de Trabajo
Responsabilidades: Designar equipo de Voluntarios Zonales por Zona Geografica
Designar equipo de Voluntarios Coordinadores de Mesa de Trabajo para cada Comunidad
Organizar equipos de interaccion por comunidad Zonal- Coordinador de Mesa
Apoyar la elaboracion de Diagnosticos Participativos en Comunidades
Determinar Necesidades de Capacitacion y Apoyar en las herramientas metodologicas de HS
Monitorear el estado de las Mesas de Trabajo en las comunidades
Promover Cultura de Registro respecto a: Participantes, Puntos Tratados, Acuerdos, etc.
Apoyar la busqueda de Redes de Trabajo para solucion de los problemas identificados
Representar los intereses de la Mesa de Trabajo frente a Alcaldias y Socios Comerciales
Informar a superiores respecto al Estatus de las Mesas de Trabajo y Proyectos realizados
108
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Coordinacion de Plan Juridico
Area:
Reporta a:
Supervisa a:
Objetivo:
Habilitacion Social
Voluntarios del Plan Juridico
Coordinar la promocion y ejecucion de Asesoria Juridica mediante la intervencion de Voluntarios con conocimientos
especificos orientados a las necesidades de las comunidades. Apoyar la promocion de los derechos humanos basicos y el
registro de las propiedades de vivienda en Comunidades
Formacion Estudiante Universitario de 4to año o mas, preferentemente mas no indispensable de Ciencias Juridicas
Experiencia especifica en Derechos Humanos, Civiles y Casos en Comunidades
Responsabilidades: Organizar los equipos de Voluntarios de Plan Juridi
Levantar una base de las necesidades Juridicas de cada Comunidad
Estructurar el metodo de abordaje juridico: Derechos Civiles, Historial de Casos, Casos Actuales.
Preparar material para brindar en Cursos de Derechos Civiles
Acompañar casos especificos de Registro Civil
Acompañar y Buscar Apoyo especializado para casos de Legalizacion de Tierras
Brindar opinion especializada en casos especiales
Fomentar la incorporacion de Buffettes Juridicos a comunidades como RSE
Apoyar en la elaboracion de Actas de ADESCOS y aspectos comunitarios
Conocedor del Codigo Civil, Mercantil y Penal
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Coordinacion de Plan Fomento Productivo
Area:
Reporta a:
Supervisa a:
Objetivo:
Habilitacion Social
Voluntarios del Plan Fomento Productivo y SubPlanes Agricola, Microcreditos y Capacitacion en Oficio
Coordinar los tres equipos de voluntariados y sus iniciativas bajo Fomento Productivo: Sub Plan Agricola, Sub Plan
MicroCreditos y Sub Plan Capacitacion en Oficio. Formular indicadores y estrategias a cumpli por cada Sub Plan y monitorear
el desempeño de cada uno.
Formacion Estudiante Universitario de 3er año o mas, preferentemente mas no indispensable de Carreras de Ciencias Economicas
Responsabilidades: Formular indicadores claves a cumplir por cada Sub Plan bajo Fomento Productivo.
Crear Mapa de Aportaciones de cada Plan a los Objetivos Estrategicos
Asegurar el cumplimiento de la implementacion de Huertos Caseros y Parcelas Comunitarias
Asegurar la ejecucion de los Programas de Capacitacion en Oficios
Asegurar la entrega de Microcreditos y Capacitaciones Socios Laborales
Monitorear bajo indicadores y en campo el desemepeño de los 3 Sub Planes
Liderar la busqueda de Instituciones Facilitadoras Tecnicas pata Capacitaciones en Oficios
Dar seguimiento a los indicadores de recuperacion, mala paga y demas de Microcreditos
Asegurar la rotacion de labores entre los 3 Sub Planes
Brindar herramientas Metodologicas actualizadas para la ejecucion de actividades en campo
Conocimiento del Medio Empresarial Salvadoreño y Capacidad de Introduccion y Presentacion
109
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Sub Coordinacion de Plan Fomento Productivo - Componente Agricola
Area: Habilitacion Social
Reporta a: Coordinacion del Plan Fomento Productivo
Supervisa a: Voluntarios del Plan Fomento Productivo Componente Agricola
Objetivo: Asegurar la implementacion y la continuidad de las iniciativas de Huertos Caseros y Parcelas Comunitarias dentro de las
comunidades objetivo. Lograr un nivel de produccion agropecuaria suficiente para satisfacer las necesidades de cada familia y
lograr un excedente de la produccion para comercializar localmente
Formacion Agronomo Graduado, Tecnico en Agronomia o Estudiante de 4to año o mas de Ingenieria Agronomica.
Responsabilidades: Determinar los recursos que se pueden utilizar para Actividades Agropecuarias, por comunidad
Mapear los cultivos de hortalizas que pueden cultivarse en una determinada zona
Organizar equipos para la elaboracion de Parcelas Comunitarias
Crear y difundir Guion de actividades para la elaboracion y Seguimiento de Parcelas Comunitarias
Brindar Asesoramiento Tecnico y materiales para fomentar las Huertos Caseros
Dar seguimiento a las plagas y prevenciones para Huertos y Parcelas
Monitorear el estado del crecimiento de los cultivos y la cantidad
Promover canales de venta para excedente de cultivo
Apoyar en la busqueda de Financiamiento y Donacion de insumos agropecuarios
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Sub Coordinacion de Plan Fomento Productivo - Componente Microcreditos
Supervisa a: Voluntarios del Plan Fomento Productivo Componente - Microdreditos
Objetivo: Organizar la entrega de microcreditos a emprededores de cada comunidad con una metodologia que involucre las siguientes
etapas: Deteccion de Negocios Locales, Presentacion en Asamblea, Capacitacion para mejor manejo de negocio e inversiones,
Recepcion de Solicitudes de Microcreditos, Evaluacion por Comunidad, Elaboracion de Pagos y Retorno de Cuotas.
Formacion Estudiante de 3er año o mas de Economia, Mercadeo, Administracion de Empresas o Contabilidad.
Responsabilidades: Liderar el barrido de comunidades en busca de Negocios Locales y oportunidades de empleo/ingresos
Realizar la presentacion del Plan e involucrados cada nueva ronda de microcreditos
Retroalimentar a Voluntarios y Pobladores respecto a Rondas y Retorno de Microcreditos
Evaluar y Proceder con las solicitudes de Microcreditos Comunitarios (No personales)
Evaluar Solicitudes de Donacion para Negocios Locales
Planificar y supervisar la ejecucion de capacitaciones para el Mejor Manejo de Negocios e Inversiones
Designar las fechas para recoleccion de solicitudes de Microcreditos
Liderar el Comité de Otorgamiento de Microcreditos por Comunidad
Monitorear el retorno de las cantidades prestadas mas el interes por comunidad
Apoyar la recuperacion de Pobladores que han caido en Mala Deuda
Apoyar los medios de captacion de voluntarios y apoyo Financiero para Microcreditos
110
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Sub Coordinacion de Plan Fomento Productivo - Componente Capacitacion en Oficios
Supervisa a: Voluntarios del Plan Fomento Productivo Componente Capacitacion en Oficios
Objetivo: Organizar Cursos de Capacitacion en Oficios que, en base a las necesidades y oportunidades de la comunidad, logren
potenciar habilidades y negocios orientados a llevar mayores ingresos a los Pobladores. Crear equipos de voluntarios con la
capacidad para transferir los conocimientos del curso asi como para llevar el seguimiento del desempeño del curso y
monitorear su efectividad
Formacion Estudiante de 4to año o mas de Carreras de Ciencias Empresariales o Ciencias Sociales
Responsabilidades: Asegurar una correcta deteccion de necesidades y oportunidades en Comunidades
Buscar aliados en Transferencia de Conocimiento, Instalaciones o Materiales para Capacitaciones
Gestionar la adquisicion de todos los materiales, equipos y herramientas necesarias
Designar Facilitadores Tecnicos e Implementadores de cada curso (Capacitar/Monitorear)
Brindar Guias de Desarrollo para Capacitaciones en base a las aportaciones de Facilitadores Tecnicos
Monitorear el desempeño de los cursos (Lecciones Recibidas a la fecha)
Organiza la graduacion anual de todos los cursantes
Apoyar en la busqueda de Facilitadores Tecnicos especializados (Chef, Mecanicos, Eletricistas, etc.)
Monitorear el uso en la practica de los conocimientos adquiridos: Empleo, Negocios Locales, etc.
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Coordinacion de Plan de Educacion
Area:
Reporta a:
Supervisa a:
Objetivo:
Habilitacion Social
Voluntarios del Plan de Educacion
Coordinar las iniciativas de Educacion de Techo a traves de la implementacion de Cursos de Lectoescritura, Refuerzo Escolar
en Matematicas y Lenguaje y Alfabetizacion para Adultos. Organizar equipos de voluntarios y crear los mecanismos para
fortalecer educacionalmente a las comunidades de acuerdo a los Objetivos Estrategicos Planteados
Formacion Estudiante Universitario de 3er año o mas, preferentemente mas no indispensable de Carreras de Ciencias de la Educacion o
Ultimo Año de Profesorado
Responsabilidades: Organizar equipos de voluntariado por cada comunidad del Plan de Educacion
Creacion y Revision de las Guias de Aprendizaje de Lectroescritura
Creacion y Revision de las Guias de Aprendizaje de Refuerzo Escolar en Matematicas y Leng.
Creacion y Revision de las Guias de Aprendizaje de Alfabetizacion de Adultos
Monitorear los Objetivos Estrategicos y Actividades Operativas del Plan
Explorar formas de cubrir mayor cantidad de beneficiados en las comunidades especificadas
Buscar alianzas con instituciones de educacion para proveer Voluntariado Capacitado
Proveer herramientas metodologicas actualizados para la Ejecucion de las Guias de Aprendizaje
Buscar alternativas de solucion local para las comunidades a nivel de Educacion
Dar seguimiento a la mejora de los beneficiados en cuanto a escolaridad
Paciencia y dedicacion para el trabajo con Niños y Adultos
111
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Coordinacion de Plan de Salud
Area:
Reporta a:
Supervisa a:
Objetivo:
Habilitacion Social
Voluntarios del Plan de Salud
Liderar la consolidacion de Equipos de Voluntarios con experiencia en Medicina y Creacion de Instancias de Atencion en Salud
que permitan tener un papel preventivo de las principales afecctiones comunitarias. Se incluyen dentro del papel preventivo:
Charlas, Clinicas Temporales y Tratamientos segun necesario
Formacion Estudiante Universitario de 3er año o mas, preferentemente mas no indispensable de Carreras de Ciencias de la Salud
Responsabilidades: Designar equipos de Voluntarios Recurrentes para realizar monitorear de las condiciones de salubridad
Crear el Mapa Nacional de Salubridad con las comunidades de Techo
Monitorear las condiciones de salubridad ambiental y riesgos ambientales en comunidades
Crear cronograma de Instancias de Atencion en Salud Anual para cada comunidad
Organizar Instancias de Atencion asegurando: Voluntarios e Insumos Medicos
Apoyar la busqueda de socios comerciales orientados a Salud
Servir de contacto en Universidades y Hospitales para la captacion de Voluntarios
Organizar y mantener al dia el inventario de insumos medicos de Techo
Asegurar el correcto descarte de los insumos medicos utilizados
Techo El Salvador
PERFIL DE PUESTO
Nombre del Puesto: Coordinacion de Plan Fontecho
Reporta a: Direccion de Habilitacion Social
Supervisa a: Voluntarios del Plan Fontecho
Objetivo: Ejecutar el mecanismo para la otorgacion de Fondos Concursables por comunidad a traves de la Postulacion para Proyectos
Comunitarios. Asegurar la correcta selección de las aplicaciones mas destacables mediante consenso asi como la recepcion de
los fondos y la ejecucion respaldada en documentos de dichos Proyectos Comunitarios
Formacion Estudiante Universitario de 3er año o mas, preferentemente mas no indispensable de Carreras de Ciencias Economicas
Responsabilidades: Definir la cantidad de Fontechos a entregar asi como la cantidad y fecha de recepcion de aplicaciones
Publicar las fechas y condiciones para la recepcion de aplicaciones a Fontecho
Organizar el Comité evaluador de Fontechos para decidir las aplicaciones ganadoras
Realizar la comunicación oficial de las Aplicaciones Seleccionadas como Ganadoras
Asegurar la entrega de los fondos ganados a los solicitantes
Crear, ejecutar y dar seguimiento al Plan de Auditoria de Ejecucion de Proyectos seleccionados
Recolectar evidencia fisica del gasto de los fondos utilizados de Fontecho
Obtener medios de verificacion de las Redes de Trabajo creadas y la aportacion comunitaria
Participar en las iniciativas de Fortalecimiento Financiero de Fontecho
Apoyar la captacion de voluntarios dedicados a la evaluacion y seguimiento de proyectos Fontecho
Tabla 33: Funciones de Puestos
112
3.4 ASPECTOS LEGALES
Considerando que en El Salvador, a partir de 2011, entro en vigencia la Ley de Voluntariado, todo
accionar de cara a los mecanismos de trabajo de la ONG que los aglutina y de cara a los voluntarios
como tal, está regulado de forma tal que hay definiciones y mecanismos que se deben seguir para
operar en concordancia con la ley:
Acerca de la Comunicación y Captación de Voluntarios
Se entiende por Voluntariado aquella actividad que cumple con los siguientes requisitos:
Que sea de carácter humanitario, altruista, solidario y social.
Que contribuya al fortalecimiento y desarrollo tanto de la sociedad como de la persona
voluntaria.
Que su realización sea libre, sin que tenga su causa en una obligación laboral o mandato
jurídico.
Que se lleve a cabo sin percibir remuneración económica.
Que se ejecute a través de ONGs e instituciones comprendidas en el artículo 1 de la Ley de
Voluntariado
Por lo tanto, ¿Qué no es voluntariado?, No corresponden a Actividades de Voluntariado las
siguientes actividades:
Mano de Obra Barata (Actividades Laborales sin consentimiento como tal de ambas
partes)
Camino de acceso a un puesto de trabajo (Facilidad por el tiempo como Volunt.)
Una práctica profesional (Otorgamiento de Horas Sociales por la labor realizada)
Beneficencia (Percibir beneficios por la labor realizada)
Los Mecanismos de Captación de Voluntarios, por lo tanto deben proveer un mensaje que cumpla
con las características: Social, Libre y Sin Remuneración. Se puede dar la Captación de Voluntarios
por cualquier medio que no incumpla las regulaciones del Bienestar Publico ni los Legislaciones
locales Municipales o Privadas aplicables al espacio utilizado. Entre los Mecanismos de Captación
que se pueden realizar se encuentran:
-
-
-
Campañas de Voluntariado en Universidades: Se debe hacer especial énfasis en que Horas
Sociales no es igual a Voluntariado y por lo tanto, a nivel jurídico, tiene implicaciones de
cobertura de seguros y similar.
Campañas Web de Voluntariado: Llamado al Voluntariado ofertando los Planes
Disponibles actualmente a través de la Pagina Web de Techo y Redes Sociales como
Facebook y Twitter.
Anuncios en Prensa y Televisión
Campañas de Voluntariado en Empresas
Campañas de Voluntariado en Colegios (Secundarios): La ley impide la participación de
menores de dieciocho años en actividades de prevención, mitigación y atención de
desastres o en cualquier otra, siempre y cuando ponga en riesgo su integridad física,
mental y emocional.
113
El Artículo 17 establece un mecanismo de entrada a la ONG para el Voluntario, a continuación el
contenido del mismo:
“La incorporación de la persona voluntaria a la organización se formalizará mediante la firma del
acuerdo de servicio voluntario, en caso de ser menor de dieciocho años de edad, serán los padres
o tutores quienes firmen dicho compromiso, que además de señalar el carácter altruista de la
relación, tendrá como mínimo el contenido siguiente:
-
El conjunto de derechos y deberes que corresponden a ambas partes, respetando lo
dispuesto en la presente Ley, su Reglamento y las normativas de la organización.
El contenido de las funciones, actividades y tiempo de dedicación que se compromete a
realizar la persona voluntaria.
El proceso de formación que se requiera para el cumplimiento de sus funciones.
La duración del compromiso, las causas y formas de desvinculación por ambas partes.
El mecanismo de resolución de conflictos entre las personas voluntarias y la organización.”
Acerca de la promoción del voluntarios
El Art. 11 de la mencionada Ley establece que se deberá promover en los Centros Educativos de
todo nivel el voluntariado, por lo que Techo tiene apertura, por dicho Artículo y por lo reconocido
de su trabajo para promoverse en Universidades e Instituciones de Educación Técnica. Negar la
entrada constituiría una violación al Art. 11 de dicha ley y constituye un recurso de amparo por
parte de Techo.
Techo deberá expedir un certificado de las actividades ejecutadas por cada voluntario y el tiempo
invertido en cada una de ellas cuando el voluntario lo solicite de forma que le sirva de constancia
para su Hoja de Vida y otros propósitos.
Acerca de la Inscripción de Voluntarios y Poder de Toma de Decisiones/Modificación de Estatutos
Techo deberá asegurar sus procesos de inscripción para garantizar que todo Voluntario posea un
Carne que certifique que forma parte de Techo. Este deberá ser actualizado cada 3 meses para
garantizar la continuidad de los voluntarios registrados.
Cada convocatoria a Asamblea General, se mantendrá con dicho título hasta que la cantidad de
asistentes al evento cumpla las siguientes condiciones:
Participación de 50% +1 de los Voluntarios inscritos: Se podrán abordar aspectos con carácter de
Asamblea General, entre ellos:
-
-
Toma de Decisiones que afecten a toda la ONG: Implementación de nuevos procesos,
Cambio en los términos de Referencia, Modificación de Estatutos de la ONG, Fecha de
Ejecución de Eventos, Formalización de Estatus Financiero, Discusión de Cambios
Organizativos, etc.
El logro de la Asistencia Mínima abre la posibilidad de discutir y tomar decisiones como si
estuviera toda la Fuerza de Voluntariado, de acuerdo con las decisiones de los asistentes.
Para certificar la presencia de dicho Quorum será necesario elaborar un acta con la firma
de cada asistente.
114
Participación de 50% o menos de los Voluntarios Inscritos: La convocatoria tiene carácter de
Reunión Informativa y no se podrá tomar acuerdos que tengan repercusión o implementación en
la ONG.
-
Contaran para el Quorum de 50% + 1 solamente los voluntarios con Carne.
Derechos de los Voluntarios
La Ley de Voluntariado establece los siguientes puntos como el Mínimo a Cubrir en cuanto a
Derechos de Voluntarios:
Recibir al inicio y de manera permanente, la información, formación, orientación, apoyo y,
en su caso, medios materiales necesarios para el ejercicio de las funciones que se les
asignen.
Ser tratados sin discriminación, respetando su libertad, dignidad y creencias.
Participar activamente en la organización en que se inserten, colaborando en la
elaboración, diseño, ejecución y evaluación de los programas o proyectos, de acuerdo con
sus estatutos o normas de aplicación.
Realizar sus actividades en las debidas condiciones de seguridad e higiene en función de la
naturaleza y características de las mismas.
Disponer de una acreditación que identifique su condición de persona voluntaria.
Recibir el reembolso de los gastos realizados en el desempeño de sus actividades,
erogación que deberá responder a lo planificado por la organización.
Cambiar de programa, proyecto o actividad, asignada cuando existan causas que lo
justifiquen, dentro de las posibilidades de la entidad.
Obtener certificado o constancia de las actividades realizadas y de la capacitación.
Recibir atención médica básica de manera gratuita por parte de la organización a la que
presta su servicio, en caso de accidente o enfermedad derivados del ejercicio de la
actividad voluntaria.
Deberes de los Voluntarios
La Ley de Voluntariado establece los siguientes puntos como el Mínimo a cubrir en cuanto a
Deberes de Voluntarios:
Promover, difundir y fomentar los valores humanos, morales y cívicos, a fin de
concientizar a las personas a servir como voluntarias.
Cumplir los compromisos adquiridos con las organizaciones en las que se integren,
respetando los fines y las normativas de las mismas.
Rechazar cualquier contraprestación material que pudieran recibir bien del beneficiario o
de otras personas relacionadas con su acción.
Respetar los derechos humanos de los beneficiarios de su actividad voluntaria.
Participar en las tareas formativas previstas por la organización, de modo concreto para
las actividades y funciones confiadas, así como las de carácter permanente.
Respetar y cumplir las instrucciones recibidas por parte de la organización en la que
participa, para el buen desarrollo de las actividades encomendadas.
115
Utilizar de acuerdo a las normas de la organización con la cual colabore su acreditación y
distintivos de la organización.
Respetar y cuidar los recursos materiales que pongan a su disposición la organización.
Cumplir con las normas internas y las políticas de la organización.
No hacer ningún tipo de proselitismo político o religioso en la organización que los acoge y
al momento de la prestación de los servicios.
Deberes de Techo como ONG
Para operar dentro de la Ley, Techo deberá asegurar cumplir con los siguientes puntos como ONG:
-
-
-
Formalizar la relación entre la persona voluntaria y la organización que requiere el servicio
voluntario, de conformidad al artículo 17 de la presente Ley.
Cumplir los compromisos adquiridos con la persona voluntaria, establecido en el Acuerdo
de Servicio Voluntario.
Establecer y dar a conocer a la persona voluntaria los sistemas internos de información y
orientaciones adecuadas para la realización de las tareas a desarrollar.
Implementar en las personas voluntarias procesos de inducción, capacitación y formación,
necesarios para el correcto desarrollo de actividades funcionales y personales.
Garantizar a las personas voluntarias la realización de sus actividades en las debidas
condiciones de seguridad e higiene, y proporcionar los recursos necesarios, para el
cumplimiento de las actividades concertadas.
Garantizar a las personas voluntarias los servicios médicos básicos por accidente o
incapacidad derivados directamente del ejercicio de la actividad voluntaria, en la medida
de las posibilidades de cada organización.
Facilitar a la persona voluntaria una acreditación que le habilite e identifique para el
desarrollo de su actividad.
Extender a las personas voluntarias certificados o constancia que acredite los servicios
prestados.
Llevar control de las actividades realizadas por el personal voluntario.
Interacción con el Comité Nacional de Voluntariado
Techo tendrá interacción con el recién creado Comité Nacional de Voluntariado (CNV, creado en
2012) para las siguientes actividades:
-
Reunión Periódica de Intercambio de Información y Formulación de Estrategias Publico
Privadas para mejorar la iniciativa de Voluntario
Notificación de Actividades Masivas y Proyectos en Ejecución
Solicitudes Especiales dirigidas hacia Órganos de Estado en las que el CNV pueda actuar de
intermediario
Incorporación de Registros de Voluntarios a un Sistema Nacional de Reconocimiento de
Voluntarios
Celebración del Día Nacional del Voluntario
116
3.5 MODELADO DE PROCESOS DE CAMPO
Conceptualización Ajustada
Los procesos a mostrar tanto en sus diagramas como contenido son la respuesta a las necesidades
de mejora identificadas en la Conceptualización lograda en el Diagnostico. Las modificaciones
sufridas a la Conceptualización inicial muestran los siguientes cambios:
Enfoque de Diseño:
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINARIA
(Ej.: Creación de Planes de Mantenimiento, Registros de Mantenimientos, etc.)
Enfoque de Diagnostico: INFRAESTRUCTURA DE OPERACIONES
(Ej.: Lugares Físicos de Operación, Maquinaria y Mate riales para Mesas de Trabajo)
ACTIVIDADES DE
APOYO
Enfoque de Diagnostico:
LOGISTICA
INTERNA
OPERACIONES
(Ej.: Recolección
de materiales y
disposición para
su uso. Captación
de voluntarios)
ACTIVIDADES DE
VALOR AGREGADO
(Ej.: Pasos del
Modelo de
Intervención,
Agenda de
Actividades,
Validación de
Datos en Campo)
MESA DE TRABAJO
Y PLANES DE
TRABAJO
LOGISTICA
INTERNA
(Ej.: Movimiento de
Recursos que no se
poseen en el lugar
de destino, como
Maquinaria,
Recurso Humano
Especializado, etc)
(Ej.: Mesa de
Trabajo,
Ejecución de las
Actividades de
cada Plan de
Trabajo, etc.)
Enfoque de Diseño:
Enfoque de Diseño:
LOGISTICA
EXTERNA
(Ej.: Envío de
Voluntarios,
reciclaje de
equipos y
maquinarias)
ATENCION
AL CLIENTE
(Ej.: Cumplimiento
con requisitos y
expectativas del
cliente, Seguimiento
a convenios, etc.)
MESAS DE
TRABAJO EN
COMUNIDADES
SERVICIOS
POSTERIORES
(Ej.: Reportes de
Beneficiados,
Indicadores de
Desempeño e
Impacto, Reportes
de Gastos, etc.)
ATENCION A
CLIENTES
ATENCION
POSTERIOR A
CLIENTES
(Ej.: Transporte
de voluntarios
en rutas
agrupadas de
varias
comunidades)
(Ej.: Socios
Comerciales,
Funcionarios
Municipales,
Voluntarios,
Directores y
Pobladores.)
(Ej.: Garantizar
el seguimiento a
los convenios y
Redes de
Trabajo
creadas)
Enfoque de Diseño:
Enfoque de Diseño:
CREACION Y
MAPEO DE RUTAS
DE TRANSPORTE
Enfoque de Diseño:
Dando como resultado, la Conceptualización ajustada como en el siguiente diagrama:
VOLUNTARIOS
SEGURIDAD EN EL TRANSPORTE
INDUCCION OPORTUNA Y DETALLADA
CAPACITACION FOCALZADA Y ENFOCADA A
CORRECTA EJECUCION
DEL MODELO DE
INTERVENCION
E
IDENTIFICACION DE
NECESIDADES
SIMPLIFICACION Y ORDEN EN PROCESOS
COORDINADORES DE PLAN DEDICADOS
SIMPLIFICACION Y
MEJORA INTRNA DE
PROCESOS
MODELO DE GESTION PARA
LA ETAPA DE HABILITACION
SOCI AL DE UN TECHO PARA
MI PAIS EL SALVADOR
PLANES DE TRABAJO
SIMPLIFICACION Y MEJORA DE FORMATOS
OPTIMIZACION DE PROCESOS Y SISTEMAS
INFORMATICOS INVOLUCRADOS
RETROALIMENTACION PERIODICA
CAPACITACION FOCALIZADA Y ENFOCADA A
CREACION DE
PROSPECTOS Y
SEGUMENTO HACIA
SOCIOS COMERCIALES
,
,
OPERACIONES LOGISTICAS Y FINANCIERAS
,
DEPURACION DE COMUNIDADES A ATENDER
CREACION DE RUTAS AGRUPANDO COMUNIDADES
POR UBICACION
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINARIA
(Ej.: Creación de Planes de Mantenimiento, Registros de Mantenimientos, etc.)
GESTION DEL CONOCIMIENTO, MEJORA Y CAMBIO
ACTIVIDADES DE
APOYO
(Ej.: Inducción oportuna, Capacitación con contenido especifico y resolutivo)
DESARROLLO DE TECNOLOGIA
(Ej.: Diseño de nuevos sistemas y aplicaciones para facilitar el registro de operaciones)
ADMINISTRACION DE LA SALUD Y SEGURIDAD AMBIENTAL
(Ej.: Proteccion hacia los Voluntarios y Equipos instalados en Comunidades)
LOGISTICA
INTERNA
ACTIVIDADES DE
VALOR AGREGADO
(Ej.: Movimiento de
Recursos que no se
poseen en el lugar
de destino, como
Maquinaria,
Recurso Humano
Especializado, etc)
CREACION Y
MESA DE TRABAJO
MAPEO DE RUTAS
Y PLANES DE
DE TRANSPORTE
TRABAJO
(Ej.: Mesa de
Trabajo,
Ejecución de las
Actividades de
cada Plan de
Trabajo, etc.)
(Ej.: Transporte
de voluntarios
en rutas
agrupadas de
varias
comunidades)
ATENCION A
CLIENTES
ATENCION
POSTERIOR A
CLIENTES
(Ej.: Socios
Comerciales,
Funcionarios
Municipales,
Voluntarios,
Directores y
Pobladores.)
(Ej.: Garantizar
el seguimiento a
los convenios y
Redes de
Trabajo
creadas)
MESAS DE
TRABAJO EN
COMUNIDADES
Ilustración 18: Conceptualización de la Solución ajustada
117
3.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AREA DE HABILITACION SOCIAL
UN TECHO PARA MI PAIS EL SALVADOR
118
Objetivo
Documentar y Estandarizar la realización de los procedimientos de mayor importancia
para el Área de Habilitación Social de cara a los Voluntarios, Directores, Pobladores, Socios
Comerciales y Funcionarios Municipales.
Alcance
Los procedimientos mostrados cubren a toda el Área de Habilitación Social así como sus
Planes de Trabajo y Sub Planes de Trabajo. Las interacciones con otras áreas como: Área
de Construcciones, Formación y Voluntariado, Administración, Recursos y demás, están
contenidas en el Manual de Funciones
Responsabilidades
Dirección Social: Ser el ultimo regidor de las decisiones tomadas en la institución, y por lo
tanto, también en Habilitación Social, en caso haya ambigüedad o duda sobre las
decisiones a tomar, es el referente para la justificación de las decisiones tomadas con su
respaldo.
Dirección de Habilitación Social: Velar por el cumplimiento de las actividades plasmadas en
cada procedimiento mostrado. En caso haya aspectos que están siendo violados, tomar
las acciones necesarias para rectificar el rumbo de las operaciones.
Monitorear
mecanismos de seguimiento que muestren la efectividad o entorpecimiento de las
operaciones.
Coordinadores de Planes de Trabajo: Capacitar a todos sus equipos para obrar respecto a
como se indica en cada procedimiento. Servir de primera línea de consulta para la
resolución de problemas o toma de decisiones.
Voluntarios de Planes de Trabajo: Actuar según se muestra en las actividades detalladas.
Hacer notar las problemáticas o beneficios que se pueden presentar en la ejecución de
estos procedimientos.
119
AREA DE HABILITACION SOCIAL – UN TECHO PARA MI PAIS EL SALVADOR
Nombre del Procedimiento
Objetivo del Procedimiento
Crear un Mapa de Socios que periódicamente
Identificación y Mapeo de Socios Comerciales
muestre los potenciales socios para ser
abordados y sus características.
Inicio del Procedimiento
Fin del Procedimiento
Periodicidad: Trimestral (Según Estándar) o
según necesidades especificas.
Creación de Informe de Potenciales Mapa de
Socios Comerciales Objetivos
Solicitud de Bases de Datos a Gremios de RSE
Productos del Procedimiento
Pagina
Mapa de Socios Comerciales
1/1
Autor y Fecha de Elaboración
Fecha de Revisión
Abraham Guzmán, 23/05/2013
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Dirección de
Cada semestre convoca a reunión para mostrar resultados de
1 Habilitación
0.5
gestión con Socios Comerciales
Soc.
Dirección de
Designa equipo a acompañar al Área de Recursos en Mapeo
2 Habilitación
0.5
(Deberá estar compuesto por al menos 1 director y 2 voluntarios)
Soc.
Contactan a Gremios de RSE por escrito y dan seguimiento por
Equipo de
3
1.5 correo electrónico y teléfono. Solicitan base de empresas y
Mapeo
contactos asociados en últimos 3 meses
Equipo de
Ejecutan un barrido en Periódicos y Medios Impresos para
4
1.5
Mapeo
Recolección de Empresas Ligadas a RSE
Equipo de
Ejecuta un barrido de medios digitales (Radio, TV e Internet) para
5
1.5
Mapeo
Recolección de Empresas Ligadas a RSE
Ejecutan cruce de información Web e impresa para verificación de
Equipo de
6
2
información recopilada. Verifican: Nombre de Empresa, Rubro,
Mapeo
Tamaño, Ubicación y Contacto.
Equipo de
7
0.5 Agrupan Empresas recopiladas por Rubro de Negocios
Mapeo
Equipo de
Contacto directo para indagar actividades actuales de RSE. Validan
8
2
Mapeo
información contra registros de Gremios o Publicaciones Web
Dirección de
Revisa cantidad y descripción del Nuevo Mapeo de Socios
9 Habilitación
1
Comerciales elaborado. Aprueba dicho mapeo
Soc.
Recibe Mapa de Socios Comerciales actualizados. Programa la
Área de
10
0.5 creación de Prospectos de Negocios junto a Dirección de
Recursos
Habilitación Soc. y Coord. De Planes
Tener una Propuesta de Negocios para cada
Prospectacion de Socios Comerciales
Socio Comercial identificado en base a las
características del Potencial Socio Comercial,
120
Áreas de Acción y Áreas de HS
Periodicidad: Trimestral (Según Estándar) o
según necesidades especificas.
Creación de Prospectos de Negocios para
todos los Socios Comerciales nuevos surgidos
en el Mapeo Trimestral.
Recepción del Mapeo Trimestral de Socios
Comerciales
Pagina
Propuestas de Negocios para Socios Comerciales
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Dirección de
Selecciona, del Mapa de Socios Comerciales, las prioridades de
1
Habilitación
0.5 Abordaje, segmentándolo en 3: Socios para Mes 1, Socios para
Social
Mes 2 y Socios para Mes 3.
Dirección de
Segmenta los Socios de cada mes en: Filtro 1: Realiza actividades
2
Habilitación
1
de RSE, ¿Si o No?. Filtro 2: Área de Acción actual en la empresa.
Social
Filtro 3: Tamaño
Área de
Investiga para cada Socio: ¿Sus actividades de RSE son
3
Recursos y
1.5 compatibles con las actividades de Techo? Si, Elabora propuesta
Coord. de Plan
acorde. No, Elabora propuesta suave.
Área de
Crea documento inicial colocando actividades de cooperación
4
Recursos y
0.5
propuestas (dependiendo de cada Socio Comercial).
Coord. de Plan
Área de
Añade comunidades Objetivo o deja abierto a todas las
5
Recursos y
0.5
comunidades activas (En base a Ubicación )
Coord. de Plan
Área de
Añade tiempo de Cooperación propuesto (En base a Tamaño de
6
Recursos y
0.5
Socio Comercial)
Coord. de Plan
Dirección de
Añade Aportación Monetaria para la consecución del Convenio y
7
Habilitación
0.5
beneficios del uso de marca e imagen.
Social
Área de
8
Recursos y
0.5 Envía Carpetas informativas con Plan de Negocios a los contactos
Coord. de Plan
Dirección de
Concertar cita con Representante de Socio Comercial para
9
Habilitación
1
presentación y aviso de llegada
Social
Área de
10 Recursos y
0.5 Realiza ajustes a la Oferta de Negocios presentada
Coord. de Plan
Propiciar las condiciones para lograr
Cabildeo de Socios Comerciales
materializar Propuestas de Negocio en
121
Convenios Comerciales
Periodicidad: Eventual (Con cada socio
comercial)
Firma de Convenio Comercial
Envío de Propuestas de Negocios a Socios
Comerciales
Pagina
Convenios Comerciales Autorizados con Socios Comerciales
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Voluntarios
Solicita acuse de Recibo vía Correo Electrónico de la Propuesta de
1
0.25
Techo
Negocios enviada en Físico.
Área de
Realiza ajustes a Propuesta en campos: Aportación, Actividades
2
Recursos y
1
propuestas o Comunidades objetivo. Si el Socio no está
Coord. de Plan
interesado, finaliza procedimiento.
Dirección de
Envía invitación a presentaciones de Miembros del Equipo de
3
Habilitación
0.25 Directorado de Techo, Comunidades, Nuevos Socios, etc. Hacia
Social
Potenciales Socios Comerciales
Dirección de
Envía invitación a participación de Eventos públicos (Colectas, La
4
Habilitación
0.25 Noche sin Techo, Cadena Humana, etc.) hacia potenciales Socios
Social
Comerciales
Área de
Programa nuevas visitas a Comunicar la forma de trabajo de
5
Recursos y
1
Techo, su propuesta de Negocios y Términos del Convenio.
Coord. de Plan
Área de
Invita a Potenciales socios comerciales a conocer Comunidades de
6
Recursos y
0.25
Techo en visitas de Fin de Semana o Especificas.
Coord. de Plan
Área de
Programa última serie de visitas para explicar Propuesta de
7
Recursos y
0.25
Negocios, términos de la negociación y Beneficios percibidos.
Coord. de Plan
Dirección de
Envía recordatorio de la solicitud de Convenio de Cooperación
8
Habilitación
0.25 pendiente (Nota explicativa mas Recuerdo elaborado por
Social
pobladores)
Área de
Si el Socio no acepta, solicita retroalimentación del Rechazo y
9
Recursos y
0.5
finaliza procedimiento
Coord. de Plan
Normalizar los pasos mínimos que se deben
Ejecución de Actividades de Planes de Trabajo
dar para llevar a cabo actividades de los
Planes de Trabajo en campo
Periodicidad: Cada Visita (Mayormente Fin de
Actividades previstas por Plan de Trabajo
Semana)
finalizadas.
122
Luego de haber finalizado la etapa introductoria y
de avisos de la Mesa de Trabajo
Pagina
Detalles en Acta de Mesa de Trabajo
1/1
Ejecución de Actividades de Campo de Planes de Trabajo
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Plan de Salud
Envía Notificación a Coord. De Mesa de Trabajo sobre fecha de
Coord. Plan de
1
0.05 Jornada Medica y comunidades a visitar. Detalla: Voluntarios y
Salud
Hora de llegada
Voluntarios
2
0.05 Inscribir a todos lo asistentes en una lista
Plan de Salud
Voluntarios
3
0.05 Tomar datos demográficos de clientes
Plan de Salud
Voluntarios
4
0.1 Determinar datos biométricos: Presion Arterial y Peso
Plan de Salud
Voluntarios
5
0.05 Clasificar por orden de llegada o urgencia
Plan de Salud
Voluntarios
6
0.1 Pasar consulta con profesional o asistente
Plan de Salud
Voluntarios
7
0.1 Documentar cuadro clínico para expediente del paciente
Plan de Salud
Voluntarios
8
0.05 Elaborar receta medica
Plan de Salud
Voluntarios
Comunicar próxima fecha de monitoreo del progreso (Próxima
9
0.05
Plan de Salud
Consulta)
Voluntarios
10
0.05 Recoger medicamentos disponibles según receta medica
Plan de Salud
Coord. Plan de
Archivar expedientes de pacientes en Historial
11
0.5
Salud
(Copia a Unidad de Salud y a Techo)
Elaborar informe de Jornada Medica, debe incluir: Cantidad de
Pacientes, Cantidad de consultas, Historial médico por
Coord. Plan de
12
2
paciente, resumen de diagnósticos y tratamientos sugeridos,
Salud
medicamentos entregados, fecha de próxima Jornada Medica
estimada.
Coord. Plan de
Ingresa en PILOTE (Sistema de Información) la información
13
1
Salud
correspondiente a la Jornada Medica efectuada.
Plan Fontecho
Coordinación
Envía a Coordinadores de Mesa de Trabajo Notificación sobre
1
de Plan
0.1 cantidad de Fontechos a otorgar y Fechas de Inicio así como Fin
Fontecho
de la Postulación.
Coordinador de
Anuncia en Mesa de Trabajo la Apertura de Fontechos. Llama a
2
Mesa de
1
la creación de propuestas.
Trabajo
123
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
1
2
3
4
5
Voluntarios y
Pobladores
Voluntarios y
Pobladores
Voluntarios y
Pobladores
Voluntarios y
Pobladores
Coordinación
de Plan
Fontecho
Coordinación
de Plan
Fontecho
Coordinación
de Plan
Fontecho
Coordinación
de Plan
Fontecho
Pobladores
Comunitarios
Coordinación
de Plan
Fontecho
Voluntarios
Plan Fontecho
Volunts. y
Coord. Plan
Fontecho
Coord. de Plan
Fontecho
Coordinación
de Plan Jurídico
Coordinador de
Plan Jurídico
Coordinador de
Mesa de
Trabajo
Coordinador de
Mesa de
Trabajo
Voluntarios del
Plan Jurídico
3
1
3
Define 3 Proyectos de Beneficios Amplios para la comunidad
postulables a Fontecho
Priorizan de entre las tres propuestas, el Proyecto con el que se
aplicara a Fontecho.
Detallan: Beneficio, Actores Involucrados, Cronograma de
Implementación, Recursos necesitados, Aportación
(Comunidad 10%, Otros 30%, Techo 60%).
1
Envían aplicación completa a Coordinación de Plan Fontecho
1
Recopila todas las aplicaciones recibidas hasta la Fecha Final de
Aplicación
2
Convoca a Comité Evaluador de Fontechos. Involucrados:
Coord. De Plan Fontecho, Voluntarios de Plan Fontecho y
Dirección de Habilitación Social.
1
Comunican a Coord. De Mesa de Trabajo las comunidades
ganadoras.
1
Elaboran Cheque de Desembolso de Fondos y respaldan con
Postulacion enviada y Evaluación de Comité
1
Recibe Cheque, cambia por efectivo en Banco correspondiente
y hace uso según detalle de gastos en Postulación enviada
2
Envía equipo de Auditores de Campo a verificar uso de los
Fondos entregados y Aportaciones de Pobladores y Terceros
2
Recopila Comprobantes Físicos (Facturas) de uso de Fontecho
2
Documenta el Cierre de Fontecho con Facturas, Fotografías,
Testimonios y demás.
1
Ejecuta acto oficial de Inauguración del Proyecto
0.5
Plan Jurídico
Definición de los Temas a bordar en las Clínicas Jurídicas:
Derechos Civiles, Derechos Mercantiles, Ley de Comunidades,
etc.
0.1
Anuncia las Fechas de Ejecución de las Clínicas Jurídicas.
0.5
Anuncios en Mesa de Trabajo sobre las fechas de Clínicas
Jurídicas.
0.25 Inscribir a todos los participantes en Lista de Asistencia
1
Se deben brindar una base fija de los siguientes temas:
- Derechos Civiles
124
6
7
8
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Voluntarios del
Plan Jurídico
Coordinador de
Mesa de
Trabajo
Voluntarios del
Plan Jurídico
Coordinador de
Plan de
Educación
Coordinador de
Mesa de
Trabajo
Coordinador de
Plan de
Educación
Voluntarios del
Plan de
Educación
Voluntarios del
Plan de
Educación
Voluntarios del
Plan de
Educación
Coordinador de
Plan de
Educación
Voluntarios del
Plan de
Educación
Coordinador de
Plan de
Educación
1
0.25
0.25
- Ley de las Comunidades
Se pueden brindar temas adicionales, según necesidades
especificas de la
Comunidad.
Elaborar informe de la Clínica Jurídica, debe incluir: Cantidad
de Asistentes, Temas Impartidos, Duración de la reunión.
Registrar en PILOTE la información respecto al total de
asistentes y los temas impartidos.
Plan de Educación
0.1
Creación de Cronograma de Visitas a Comunidades.
0.05
Anuncia la llegada de Voluntarios y llama a los niños a llegar al
lugar de concurrencia para clases
0.1
Prepara el material a utilizar por cada asistente: Libros,
Cuadernos, Colores, Lapiceros, etc.
0.25
Impartir Clases de Lecto Escritura – Se convocan a niños de
hasta 5 años de edad.
0.25
Impartir Clases de Refuerzo Escolar de Lenguaje y Matemáticas
– Se convocan a niños de más de 5 años de edad
0.25
Impartir Clases de Alfabetización para Adultos – Se convocan a
adultos de 30 años o más.
0.05
Elaborar Informe de la Sesión del Plan de Educación. Cantidad
de Asistentes por cada curso y Contenido Impartido.
0.1
Registrar en PILOTE la información respecto a los asistentes y el
contenido impartido
1
Al final de cada curso, otorgar un Diploma comprobante de
haber formado parte del curso brindado por Techo
Plan Fomento Productivo - Sub Plan Agrícola
1
2
3
4
5
Coord. Sub Plan
Agrícola
Voluntarios
Plan Agrícola
Asesor Plan
Agrícola
Voluntarios
Plan Agrícola
Asesor Plan
0.05 Creación de Cronogramas de Visitas a las Comunidades
0.05 Hace Convocatoria para los Equipos de Parcelas Comunitarias
0.25 Brinda Asesoría de Manejo de Plagas y Fertilizantes
Revisión del registro de crecimiento y cuido (Hoja formato para
registro de crecimiento y cuido: regado, chapoda, etc.)
0.05 Designar equipo de mantenimiento a la Parcela Comunitaria
0.05
125
6
7
8
9
10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Agrícola
Voluntarios
0.05 Hace Convocatoria para los Equipos de Huertos Caseros
Plan Agrícola
Asesor Plan
0.1 Revisan la salud de los cultivos y aspectos de Fertilizantes.
Agrícola
Asesor Plan
Brinda Tips generales sobre el cuido de los cultivos y
0.1
Agrícola
recolección de frutos
Coord. Sub Plan
Elaborar Informe de la Sesión del Plan de Educación. Cantidad
0.25
Agrícola
de Asistentes por cada curso y Contenido Impartido.
Voluntarios
Registrar en PILOTE la información respecto a los asistentes y el
0.25
Plan Agrícola
contenido impartido
Plan Fomento Productivo - Sub Plan Capacitación en Oficio
Coord. Sub Plan
Solicita la ejecución del Diagnostico de Oportunidades en
Capacitación en 0.05 Comunidades. Notifica que cada comunidad interesad debe
Of.
elaborar uno.
Voluntarios
Plan
Enlista las Fortalezas de la comunidad y las Oportunidades que
0.5
Capacitación en
brinda el Medio ambiente en que operan.
Of.
Crean documento de Diagnostico de Oportunidades por
Pobladores
1
Comunidad. Detallan los cursos solicitados en base a las
Comunitarios
Fortalezas y Oportunidades
Coord. Sub Plan
Determina, mediante evaluación de Diagnósticos que Cursos
Capacitación en
1
serán implementados
Of.
Coord. Sub Plan
Consigue recursos físicos (Materiales, Instituciones) y Humanos
Capacitación en
3
(Capacitadores) necesarios para las capacitaciones
Of.
Coordinador de
Notifica en Asamblea General de Comunidad el Inicio de las
Mesa de
0.25
Capacitaciones
Trabajo
Coord. Sub Plan
Reciben lista de Interesados que cumplen con criterios
Capacitación en
1
definidos
Of.
Voluntarios
Plan
Trasladan materiales iníciales para el comienzo de las
0.5
Capacitación en
capacitaciones
Of.
Voluntarios
Plan
16 Ejecutan Sesiones de Capacitación
Capacitación en
Of.
Voluntarios
Plan
Llevan a cabo sesión de Formación Socio Laboral para la rápida
4
Capacitación en
inserción al mundo laboral
Of.
Voluntarios
0.25 Determinan Notas por cada Asistente
126
12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Plan
Capacitación en
Of.
Coord. Sub Plan
Llevan a cabo Graduación y entrega de Diploma de
Capacitación en 0.5
Participación para cada asistente.
Of.
Plan Fomento Productivo - Sub Plan Microcréditos
Coord. Sub Plan
Notifica para la creación de Creación de Grupos de
1
Microcréditos
Microcréditos Solidarios
Creación de Propuesta de Negocios con: Detalle de gastos a
Pobladores
3
realizar, productos a comprar, forma y precio de venta,
Comunitarios
ganancia estimada.
Pobladores
Asistir a Capacitaciones sobre: Manejo de Micro negocios,
4
Comunitarios
Establecimiento de Precio de Compra,
Coord. Sub Plan
Evaluación del Monto a entregar, este puede ser el monto
1
Microcréditos
solicitado o un porcentaje menor.
Administración
1
Elaboración de Cheques de Desembolso
TECHO
Voluntarios Sub
Entrega de Cheques de Desembolso. Esto se debe hacer contra
Plan
0.25
firma de Acta de Entrega de Micro crédito.
Microcréditos
Pobladores
0.1 Cambia Cheque en el banco autorizado más cercano
Comunitarios
Pobladores
15 Invierte según Plan enviado en Propuesta de Negocios
Comunitarios
Pobladores
Realiza pagos quincenales según plan de pagos por el Micro
0.25
Comunitarios
crédito recibido
Voluntarios Sub
Llena formato de pago, junto al poblador, y anexa como
Plan
0.05
respaldo hoja de depósito en Banco
Microcréditos
Coord. Sub Plan
0.25 Liquida cuenta al tener finalizadas todas las cuotas
Microcréditos
Coord. Sub Plan
Entrega Diploma de Participación en Programa de Micro
0.5
Microcréditos
créditos
Obtener un registro histórico de las actividades
realizadas en Mesa de Trabajo a través del
Registro Informático de Actividades
registro en un Sistema de Información
compartido.
Periodicidad: Cada Fin de Semana(Por cada
Comunidad)
Digitación de las Actividades de Todos los
Planes de Trabajo.
Creación de Acta de Mesa de Trabajo por cada
visita
127
Pagina
Creación de Fichas de Actividades por Sesión en cada Comunidad. (Datos de los
1/1
Planes de Trab.)
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Coord. de Mesa
Iniciar sesión en PILOTE cada Coordinador de Comunidad o
1 de Trabajo o
0.01
Coordinador de Plan
Plan
Coord. de Mesa
Ingresar a la pestaña de Habilitación Social > Comunidades >
2 de Trabajo o
0.01
Mesas de Trabajo
Plan
Coord. de Mesa
3 de Trabajo o
0.01 Selecciona el Semestre correspondiente (Semestre Actual)
Plan
Coord. de Mesa
4 de Trabajo o
0.01 Coloca nombre, Fecha y Hora de la Mesa de Trabajo
Plan
Coord. de Mesa
Introduce Nombres de los Participantes (Pobladores Comunitarios
5 de Trabajo o
0.02
y Voluntarios)
Plan
Ingresa información respecto a (En pestañas separadas):
- Acuerdos tomados y Responsables.
- Seguimiento a Proyectos en Curso
- Jornadas Medicas efectuadas (Asistentes)
Coord. de Mesa
- Entrega y Avance de Fontechos (% de Cumplimiento)
6 de Trabajo o
0.1
- Asistentes a las Jornadas de Educación (Lectroesc, Ref. Escolar,
Plan
Alf. De Adult.)
- Clínicas Jurídicas ejecutadas (Asistentes, Tema impartido)
- Capacitaciones Impartidas (Asistentes y Características de la
Capacitación)
Coord. de Mesa
Parametriza los Acuerdos formalizados y los Responsables de cada
7 de Trabajo o
0.1 actividad: Persona encargada, Tiempo para Seguimiento,
Plan
Descripcion del Seguimiento, etc.
Coord. de Mesa
8 de Trabajo o
0.01 Anexa Copia escaneada del Acta de Mesa de Trabajo
Plan
Coord. de Mesa
Configura Alarmas (Avisos parametrizable vía Email) y los usuarios
9 de Trabajo o
0.01 de Email a quienes enviar. Cada Alarma debe corresponder a una
Plan
Actividad Asignada pendiente de finalizar
Coord. de Mesa
Guarda físicamente el Acta de Mesa de Trabajo en Archivo General
10 de Trabajo o
0.01 > Habilitación Social > Año Correspondiente > Comunidad Objetivo
Plan
> Actas de Mesa de Trabajo.
Desarrollo de la Mesa de Trabajo
Documentar de forma secuencial los tipos de
128
temas a abordar en las mesas de trabajo
Periodicidad: Cada Mesa de Trabajo
Elaboración de Acta de Mesa de Trabajo por
comunidad
Llegada del Equipo de Voluntarios a la
comunidad
Pagina
Acta de Mesa de Trabajo por cada sesión en comunidad.
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Coord. De Mesa
1
0.01 Convoca a la Junta directiva
de Trabajo
Coord. De Mesa
2
0.02 Convoca a los Pobladores voluntarios
de Trabajo
Pobladores
Inicia Escritura de Acta de Mesa de Trabajo: Fecha, Hora y
3
0.01
Voluntarios
Asistentes a la reunión.
Pobladores
4
0.02 Da Lectura del Acta de Mesa de Trabajo anterior
Comunitarios
Coord. De Mesa
Lleva a cabo una breve actividad recreativa de Integración para
5
0.02
de Trabajo
fomentar compañerismo y familiarizarse entre los asistentes
Coord. De Mesa
Da Seguimiento a los acuerdos tomados de la Mesa de Trabajo
6
0.1
de Trabajo
anterior
Revisa actividades ejecutadas por los Planes de Trabajo:
- Plan Comunitario: Proyectos planteados a nivel de comunidad,
Integración Comunitaria: Organización, identidad y
Autogestión de la comunidad.
- Plan de Salud: Jornadas Medicas, Casos específicos de
Padecimientos por comunidad, Charlas de Salud Preventiva
- Plan Fontecho: Proyectos Comunitarios con ayuda económica
Coord. De Mesa
7
0.1
de Techo orientados a la infraestructura y creación de redes.
de Trabajo
- Plan Jurídico: Clínicas Jurídicas, Seguimiento a trámites legales
de Legalización de Tierras y demás aspectos jurídicos.
- Plan de Educación: Impartición de Cursos hacia Jóvenes y
Adultos.
- Plan Fomento Productivo: Impartir Conocimientos específicos
en Oficios, Fomentar los Cultivos Caseros y Comunitarios y
Apoyar a Micro negocios
Coord. De Mesa
Revisan actividades en las próximas 4 semanas de planeación
8 de Trabajo y
0.05 (Eventos, Graduaciones, Postulaciones Fontechos, Aplicaciones
Pobladrs.
Microcréditos, etc.)
Coord. De Mesa
9 de Trabajo y
0.01 Delega actividades a ejecutar para próxima Mesa de Trabajo
Pobladrs.
Coord. De Mesa
Detalla en Acta de Mesa de Trabajo de ese día Los acuerdos
10 de Trabajo y
0.02 tomados entre los asistentes, los responsables de cada actividad y
Pobladrs.
las Fechas de Ejecución.
129
11
Todos los
asistentes
(Techo y Com.)
0.01 Presentes Firman Acta de Mesa de Trabajo
Planificar el abordaje de las principales
Elaboración del Plan de Acción Semestral
problemáticas identificadas al inicio de cada
semestre por comunidad
Periodicidad: Cada Semestre (Con cada
comunidad)
Elaboración del Formato: Plan de Acción
Semestral
Inicio de las actividades de Habilitación Social en
la Comunidad
Pagina
Plan de Acción Semestral
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Coordinador de
Presentación del Programa de Habilitación Social en Comunidad
1 Mesa de
0.1 (Este se efectúa cada semestre como una revalidación del
Trabajo
compromiso de Techo y la comunidad)
Pobladores
Elaboración del Diagnostico Comunitario – Extracción del Árbol de
2
0.01
Comunitarios
Objetivos
Coordinador de
Solicita presencia de toda la ADESCO y pobladores comunitarios no
3 Mesa de
0.01
directivos
Trabajo
Coordinador de
Solicita se tome nota de la elaboración del PAS en Acta de Mesa de
4 Mesa de
0.01
Trabajo
Trabajo
Coordinador de
Verificar Concordancia con Hoja de Ruta de Método de
5 Mesa de
0.05
Intervención (Ver Anexos)
Trabajo
Pobladores
Listar actividades para el logro de cada objetivo del Árbol de
6
0.05
Comunitarios
Objetivos
Identificar nivel de Dificultad:
7
Coord. de Mesa
de Trabajo y
Pobladores
Com.
0.1
8
Coord. de Mesa
de Trabajo y
0.1
Nivel 1: No requiere organización
Nivel 2: Organización mínima de max. Dos pobladores
Nivel 3: Organización entre varios pobladores (Mas de 2)c
Nivel 4: Organización entre la comunidad y Redes de Trabajo
externas
Nivel 5: Organización entre comunidad, Techo y Múltiples redes de
trabajo.
Identificar Responsables asociados al cumplimiento de cada
actividad (Detallar Teléfonos de contacto)
130
9
10
11
12
Pobladores
Com.
Coord. de Mesa
de Trabajo y
Pobladores
Com.
Coord. de Mesa
de Trabajo y
Pobladores
Com.
Todos los
asistentes (Pob.
y Techo)
Coordinador de
Mesa de
Trabajo
0.1
Detallar Fecha de Inicio y Fin previsto para cada actividad.
0.1
Elaborar Descripción breve de la actividad mencionada
0.01 Firma de todos los presentes
0.01
Envía Copia de PAS a Oficina de Techo y mantiene la Original en la
comunidad
Identificar a nivel geográfico, demográfico,
Mapeo de Pobladores
social y económico a todos los pobladores de
las comunidades
Periodicidad: Cada Año (Por cada comunidad)
Creación de Ficha de todos los pobladores
Presentación del Programa de HS en
mapeados en PILOTE
comunidades
Pagina
Plan de Acción Semestral
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Determinar los potenciales pobladores a Mapear, deben de
Volunts. Plan
cumplir con:
Com. y Coord.
- No beneficiados con Viviendas de Emergencias (Ya se
1
0.5
Mesa de
posee ficha)
Trabajo
- No incluidos en las encuestas de Detección y Asignación
(Ya se posee ficha)
Volunts. Plan
Com. y Coord.
Organizar equipos de voluntarios para recorrer comunidad. Los
2
0.01
Mesa de
equipos deben recorrer
Trabajo
Inicia llenado de ficha de Poblador Comunitario, detalla: Datos
Voluntarios Plan
3
0.2 geográficos: Departamento, Municipio, Comunidad, Lotificacion,
Comunitario
Pasaje (Block, Senda, etc.), Numero de Casa.
Voluntarios Plan
Completar Datos Demográficos de cada Poblador: Datos
4
0.2
Comunitario
Demográficos: Edad, Lugar de Nacimiento, Sexo, Estado Civil, etc.
131
5
6
7
Voluntarios Plan
Comunitario
Voluntarios Plan
Comunitario
Voluntarios Plan
Comunitario
0.2
0.2
1
Completar Datos Sociales: Estado de la vivienda, Cantidad de Hijos,
Condiciones Ambientales, Vecinos, etc.
Completar Datos Económicos: Ingresos por persona, Gastos por
Persona, Condición de Empleo, etc.
Completa los datos de las Fichas de Pobladores en Sistema
Informático Pilote
Determinar de forma certera los tres
Ejecución de Diagnósticos Participativos
problemas que más aquejan a cada
comunidad
Periodicidad: Cada Año (Por cada comunidad)
Elaboración del Árbol de Objetivos y
Soluciones
Presentación del Programa de HS en comunidades
Pagina
Árbol de Problemas, Árbol de Objetivos y Soluciones
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Presentación del programa Inicial de Techo en la comunidad:
Coord. De Mesa de
1
0.1 Presentación en Asamblea General (preferentemente antes,
Trabajo
aprox. 1 o 2 semanas del Diagnostico)
Coord. De Mesa de
Recorrido por la comunidad, acompañados de la ADESCO.
2 Trabajo/Voluntarios 0.05 Deben asistir el Cuerpo de Directivos de la Comunidad y el
Techo
equipo de Techo)
Toma nota de problemas observados en recorrido para usarse
3 Voluntarios Techo
0.01
posteriormente en dicho Diagnostico
Coord. De Mesa de
Convocatoria a Asamblea General, ya que deben asistir la
4
0.01
Trabajo
mayor cantidad de pobladores posible.
Coord. De Mesa de
Identificar (Caracterizar) la comunidad: Documentar
5 Trabajo/Voluntarios 0.05 localización, condiciones de vida, condiciones económicas y
Techo
negocios locales.
Dividir por Área de Análisis: Vivienda, Ambiente, Empleo,
Coord. De Mesa de
Seguridad, Salud, Jurídico, etc. Distribuir equitativamente la
6
0.01
Trabajo
cantidad de voluntarios y pobladores entre cada grupo
elaborado.
Elaboración de Árbol de Problemas: Listar en forma de árbol
7 Voluntarios Techo
0.1
los problemas encontrados por el área de análisis.
Lluvia de Ideas: Posibles soluciones, Socios involucrados,
8 Voluntarios Techo
0.1
Instituciones que colaboran, etc.
Árbol de Soluciones: Estructurar en forma de Árbol las
9 Voluntarios Techo
0.1
soluciones brindadas en la Lluvia de Ideas
Hacer una copia de ambos diagramas de Árbol y usarla para
10 Voluntarios Techo
0.05
respaldo de Techo. Dejar el Original en comunidad
11 Coord. De Mesa de 0.05 Anotar los resultados y asistentes en la respectiva Acta de
132
Trabajo
Reunión
Obtener una línea base de la cantidad y estado
Registro de Equipos y Maquinaria
de los equipos y maquinaria de techo ubicados
en campo
Periodicidad: Al momento de compra de cada
equipo (Para equipos ya adquiridos aplica
levantamiento inicial)
Elaboración del Árbol de Objetivos y
Soluciones
Entrega de Equipo y maquinaria del Proveedor a
Techo
Pagina
Ficha de Equipos y Maquinaria
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Administración
Recepción de Techo de los Equipos recién comprados de parte del
1
0.05
Techo
proveedor
Registra Fecha de Compra, Proveedor, Valor, Numero de Serie y
Administración
2
0.01 Garantía a los equipos recién recibidos (O los valores disponibles si
Techo
ya están en campo)
Voluntarios Plan
Revisión preliminar del equipo por Voluntarios de Capacitación en
3
0.02
Fomento Prod.
Mantenimiento Eléctrico.
Detallar estado de la maquinaria: Nuevo (Sin daños), Daños leves
Administración
4
0.01 (daños que no afectan funcionamiento), Daños Graves (Daños que
Techo
afectan funcionamiento), Disposición Final (Desecho)
Coord. Plan
Designar visitas de Voluntarios especializados en mantenimiento a
5 Fomento
0.01 cada comunidad con equipos y maquinarias. (Voluntarios
Product.
Capacitación en Electricidad)
Detallar partes sujetas de mantenimiento, según corresponda:
- Partes de sistemas eléctricos
Voluntarios Plan
- Partes de sistemas mecánicos
6
0.1
Fomento Prod.
- Partes de sistemas neumáticos
- Partes de sistemas electrónicos
- Sistemas de Apoyo
Coord. Mes de
Registra Comunidad a la cual es asignada el equipo (O en la cual se
7
0.01
Trabajo
encuentra actualmente si ya está en campo)
Coord. Mes de
8
0.01 Registrar cambios en la asignación de comunidad.
Trabajo
Registra cambios o reparaciones de piezas:
- Fecha del mantenimiento
Coord. Mes de
9
0.1
- Falla detectada
Trabajo
- Comportamiento esperado
- Próxima fecha de mantenimiento
133
10
Coord. Mes de
Trabajo
- Cuidados a tener en la operación del equipo
Poner en marcha los mecanismos del Equipo o maquinaria durante
0.02 aprox. 30 mins para detectar desperfectos post mantenimiento o
adicionales
Documentar de una forma estructurada la
Creación y Ajustes a Plan de Mantenimiento
forma de realizar mantenimientos para un
mejor manejo de activos
Periodicidad: Cada vez que se agregue un nuevo
equipo
Creación de Cheklist de Funcionamiento de
equipos
Recepción de Equipos Nuevos
Pagina
Hoja de Ruta de Mantenimiento para equipos nuevos, Checklist de
1/1
Funcionamiento de equipos
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Proveedor /
Descripción del Equipo en análisis: Fabricante, Modelo,
1 Fabricante
0.05
Condiciones Eléctricas de Operación, etc.
Externo
Proveedor /
Detalle de proveedores autorizados para adquirir repuestos.
2 Fabricante
0.01
Detalle de repuestos: Marca, Modelo.
Externo
Proveedor /
Creación de Cronograma para ejecución de Revisión Preventiva:
3 Fabricante
0.05
Periódicos y a Demanda
Externo
Administración
Determinación de equipos necesarios para inspecciones:
4
0.01
TECHO
Termomentos, Cronometros, etc.
Detalle de pasos a inspeccionar: Variables Técnicas
- Temperatura
Proveedor /
- Color
5 Fabricante
0.1
- Tiempos de Operación
Externo
- Vibración
- Etc.
Proveedor /
Detalle de pasos para apertura de mecanismos: Puntos de
6 Fabricante
0.1
Sujeción, herramientas, Apretadores, Piezas a presión.
Externo
Proveedor /
Detalle de pasos para extracción de piezas: Puntos de
7 Fabricante
0.1 interconexión con otros sistemas (Cables, Mangueras, Poleas,
Externo
etc.), Herramientas de sujeción.
Proveedor /
Detalle de pasos para cierre de mecanismos: Medidas de Sujeción,
8 Fabricante
0.1
Aislamiento, herramientas para sujeción, etc.
Externo
134
9
10
Proveedor /
Fabricante
Externo
Coord. De Mesa
de Trabajo
0.05
Puesta en Operación para monitoreo: Poner a funcionar entre 5 y
30 minutos el equipo para detectar funcionamiento incorrecto.
0.01 Incluir en Acta de Mesa de Trabajo el Mantenimiento realizado.
Documentar la configuración del recorrido a
Creación de Rutas de Transporte
efectuar para optimizar el transporte de
voluntarios
Periodicidad: Configuración Inicial de Rutas (O
adición de comunidades)
Cálculo de Ratios de Operación: Transporte de
Voluntarios, Tiempo de recorrido.
Identificación de Comunidades a incluir
Pagina
Hoja de Ruta de Transporte para Comunidades
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Dirección de
1 Habilitación
0.01 Elaborar listado de comunidades activas.
Social
Dirección de
2 Habilitación
0.01 Organizar comunidades por Zona Geográfica
Social
Coord. De Mesa
3
0.05 Localizar en Mapa ubicación física de comunidades
de Trabajo
Dirección de
Asociar comunidades por cercanía geográfica (Por cada Zona
4 Habilitación
0.05
Geográfica)
Social
Determinar indicadores de medición de rutas, para cada una:
Dirección de
- Tiempo de Transporte
Habilitación
- Secuencia de Entrada y Salida de Rutas
5 Social y Coord.
0.5
- Estadía promedio en Cada comunidad
De Mesa de
- Día y Hora estimada de Salida y Regreso (Días: Sábado y
Trabajo
Domingo)
- Costo del transporte.
Inspeccionar unidades de transporte disponibles (Para cada
Coord. De Mesa
proveedor). Determinar: Capacidad de Pasajeros, Cantidad de
6
3
de Trabajo
Asientos, Espacio Disponible, Funcionalidad de A/C, Record de
Mantenimientos, etc.
Coord. Plan
7
0.01 Efectuar asignación de Unidades por Ruta establecida
Comunitario
Coord. Plan
Realizar una corrida de prueba en la ruta prevista y bajo las
8
2
Comunitario y
condiciones previstas
135
de Mesa de
Trabajo
9
Coord. De Mesa
de Trabajo
1
Monitorear los indicadores de medición de rutas. Lleva registro
estadístico (Grafica, Histórico de 1 año, promedio, máximo y
mínimo)
10
Coord. De Mesa
de Trabajo
0.1
Actualiza el desempeño por ruta con los indicadores del paso 5.
Obtener un Registro Histórico de los eventos
Registro de Eventos de Seguridad y Salud
que atenten contra la Seguridad y Salud
Ambiental
Ambiental de Voluntarios, Pobladores y Medio
Ambiente circundante.
Periodicidad:
Creación de Ficha de Registro de Eventos de
Materialización de un Riesgo en un Eventos de
Seguridad y Salud Ambiental
Seguridad y Salud Ambiental
Pagina
Ficha Electrónica y Física de Registro de Eventos de Seguridad y Salud Ambiental
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Eventos Personales
Voluntarios
Brindar Atención Medica de Primeros Auxilios (llamar a 911 si
1
0.1
presentes
están en riesgo las funciones corporales)
Poner a la mano Botiquín de Primeros Auxilios, no intervenir si no
Voluntarios
2
0.01 se tiene personal calificado (Voluntarios con certificación de
presentes
primeros auxilios o Voluntarios del Plan de Salud)
Voluntarios
3
0.05 Llevar a la Unidad de Salud más cercana, si lo amerita.
presentes
Voluntarios
Anotar las circunstancias en que se dio el evento: Fecha, Hora,
4
0.1
presentes
Situación Geográfica, etc.
Describir los factores circundantes:
- Factores Ambientales (Temperatura, Humedad, etc.)
Coord. De Mesa
5
0.05
- Objetos Físicos con los que se tuvo contacto
de Trabajo
- Acciones humanas desencadenantes
- Afección provocada o el Riesgo de la misma
Coord. De Mesa
6
0.01 Incluir este evento en el Acta de Mesa de Trabajo
de Trabajo
Eventos Ambientales
Describir Afección Ambiental ocasionada (Contaminación Acuática,
Coord. De Mesa
1
0.05 Plaga dañina al Ser humano, Desechos Bioquímicos o Inorgánicos,
de Trabajo
etc.)
Voluntarios
Contactar a Protección Civil del Municipio para mayor información,
2
0.01
Presentes
si no hay respuesta, al Coord. Del Plan de Salud de Techo
136
3
4
5
6
Voluntarios
Presentes
Voluntarios
Presentes
Voluntarios
Presentes
Voluntarios
Presentes
7
Coord. De Mesa
de Trabajo
8
Coord. De Mesa
de Trabajo
0.1
Aislar la fuente de contaminación, de ser posible
0.1
Establecer un perímetro de seguridad, advirtiendo el peligro
Introducir, en la medida de lo posible, el agente ocasionante del
peligro, en un recipiente para aislamiento
Brindar recomendaciones para evitar expansión de la fuente de
0.05
peligro o contacto con la misma
Describir los factores circundantes:
- Factores Ambientales (Temperatura, Humedad, etc.)
0.05
- Naturaleza de la Fuente Contaminante
- Acciones humanas desencadenantes
- Afección provocada o el Riesgo de la misma
0.1
0.01 Incluir este evento en el Acta de Mesa de Trabajo
Evaluar la idoneidad de las oficinas físicas de
Evaluación de Localización de Oficinas
cara a los voluntarios y demás clientes
externos
Periodicidad: Anual (Al inicio de cada año)
Puntaje de la Localización actual y posible
Evaluación de la cercanía a fuentes de
proposición de nuevas oficinas.
transporte
Pagina
Documento de Evaluación Anual de Localización
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Administración
Elaborar Descripción del Inmueble: Ubicación, Espacio Interno,
1
0.01
Techo
Cantidad de Salas, Baños, Jardín, Parqueo, etc.)
Administración
Evaluación de la cercanía a Medios de Transporte Público
2 Techo,
0.05
(Nota 10: Cercano, Nota 1: Lejano)
Dirección HS
Administración
Evaluación de la Seguridad circundante a la ubicación de la Oficina
3 Techo,
0.05
(Nota 10: Seguro, Nota 1: Inseguro)
Dirección HS
Administración
Evaluación del Precio del Alquiler del Inmueble respecto a
4 Techo,
0.05 promedios del mismo tipo (Nota 10: Mucho más barato, Nota 1:
Dirección HS
Mucho más caro)
Administración
Evaluación de las Vías Terrestres de Acceso
5 Techo,
0.05
(Nota 10: Vías en buen estado, Nota 1: Vías en Mal estado)
Dirección HS
Administración
Evaluación de la prestación de Servicios Básicos
6
0.05
Techo,
(Nota 10: Todos disponibles y cercanos, Nota 1: Ninguno
137
7
8
9
10
11
Dirección HS
Administración
Techo
Administración
Techo
Administración
Techo
Administración
Techo
Dirección Social
disponible o lejano)
0.05 Recopilación de las evaluaciones en un formato único
Si la recopilación resulta por debajo del 80% de calificación,
búsqueda de ofertas aledañas
Recopilar al menos 3 ofertas comparables en características (Como
5
en el paso 1)
Comparación preliminar de las 3 ofertas con la localización actual
3
(en términos de los pasos 2 a 6)
Firma del Documento de Análisis y envío de Copia a Oficina
0.05 Central, en Santiago de Chile. Original se mantiene en Oficina
Local
0.01
Comunicación de la Exclusión e Inclusión de
Normalizar los criterios de salida de
Comunidades
comunidades y propuestas de entrada
Periodicidad: Evaluación Anual (Al final de cada
año)
Propuestas de Exclusión e Inclusión de
Comunidades
Obtención de los Indicadores de Desempeño por
Comunid.
Pagina
Documento Propuesta de Exclusión e Inclusión de Comunidades
1/1
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Dirección de
Envía Notificación para la obtención del Reporte de Indicadores de
1 Habilitación
0.01
Desempeño por cada Comunidad
Social
Coord. De Mesa
2
0.5 Actualiza planes de trabajo en base al PAS del semestre respectivo
de Trabajo
Coord. De Mesa
3
0.1 Coloca Porcentaje de Cumplimiento a las actividades del PAS
de Trabajo
Coloca actividades adicionales no incluidas en PAS con su
Coord. De Mesa
4
2
porcentaje de cumplimiento. Anexa cumplimiento de metas y
de Trabajo
actividades de los Planes de Trab.
Coord. De Mesa
Anexa en forma Narrada: Evaluaciones, Justificaciones e
5
1
de Trabajo
Importancia de las actividades de la comunidad que representa
Dirección de
Recopila Reportes de Indicadores de Desempeño de todas las
6 Habilitación
1
comunidades
Social
Dirección de
7 Habilitación
0.1 Ordena de Mayor a Menor cumplimiento las comunidades
Social
8 Dirección de
3
Realiza estudio de las comunidades con mayor cumplimiento. –
138
Habilitación
Social
Criterio general de evaluación: Las actividades llevadas a cabo son
suficientes para brindar impulso a la directiva y que sea auto
sostenible, Consecuencia Lógica: Salida
Realiza estudio de las comunidades con menor cumplimiento. –
Criterio general de evaluación: Las actividades ejecutadas no han
recibido el suficiente apoyo o la comunidad no demuestra interés
en su desarrollo, Consecuencia Lógica: Salida
9
Dirección de
Habilitación
Social
3
10
Dirección de
Habilitación
Social
0.2
Elabora resumen de las comunidades con propuesta de salida y la
justificación de dicha decisión
11
Coord. Plan
Comunitario
3
En base al IDH y Mapa de la Pobreza, se obtienen los municipios
con menores indicadores y pobreza extrema severa como
propuestas de Inclusión. Condición: Dichos municipios no deben
haber tenido o tener intervención actual de Techo.
12
13
14
Dirección de
Habilitación
Social
Todos los
Voluntarios
Dirección Social
0.2
Prepara Informe de Propuesta de Exclusión e Inclusión
En Asamblea General de Voluntarios, se toma la decisión de
Exclusión e Inclusión de Comunidades.
Adjunta resolución de Asamblea General de Voluntarios. Firma
0.05 Informe y envía una copia a Oficina Central en Santiago de Chile.
La versión original permanece en Oficina Local
0.5
Estandarizar las actividades para realizar
Compra de Materiales para Operaciones de HS
compras con presupuesto proveniente de HS
Periodicidad: Eventual
Aceptación del Acuse de Entrega por parte del
proveedor
Identificación de la necesidad de un articulo.
Pagina
Orden de Compra, Factura por Servicios, Notas de Cargo a Presupuestos, Acuse de 1/1
Recibo.
Fecha de Revisión
23/05/2013
No.
Puesto
Días
Descripción
Identificación y Elaboración de la Solicitud de Compra detallando:
Coordinador
1
0.1 Descripción del Articulo a adquirir, cantidad, precio estimado y
Interesado
lugar y fecha requerida de entrega
Recopila cada semana todas las requisiciones de cada Plan (por
Coordinador
2
1
Cada Coordinador) y presenta una sola solicitud por todos los
Interesado
artículos requeridos
Si el monto estimado es menor a $50 y no es un equipo o
Coordinador
maquinaria, se puede procesar por Caja chica. Si es mayor a $50
3
0.2
Interesado
pero menor a $5,000 se deben adjuntar 3 cotizaciones, si es mayor
a $ 5,000 se deberá hacer una publicación en periódicos para
139
4
5
6
Coordinador
Interesado
Administración
TECHO
Comité (Admon.
Y Solicitantes)
0.1
5
0.3
7
Administración
TECHO
0.1
8
Proveedor
TBD
9
10
11
Coordinador
Interesado
Administración
TECHO
Administración
TECHO
0.1
5
0.1
presentar ofertas y cartas de interés.
Especifica el Centro de Costo de donde se obtendrán los recursos
para los artículos seleccionados y si se trata de OPEX (Gasto) o
CAPEX (Activos)
Contacta proveedores para recibir cotizaciones, ofertas,
propuestas de convenio o similar
Analizan en conjunto las cotizaciones recibidas y seleccionan la
opción mas conveniente
Notifica al proveedor que ha sido seleccionado y envía Orden de
Compra con autorización de Techo Administracion, Su Gerente y el
Proveedor
Entrega los artículos en el lugar donde fueron solicitados y la fecha
en que fueron solicitados
Firma el Acuse de Recibo y se queda con una copia para enviarla a
procesamiento de pago
Registra ontablemente la transacción y elabora el pago electrónico
o cheque de pago
Recoge cheque y liquida la factura original brindada por el
proveedor
140
3.7 MANUAL DE FUNCIONES
141
Objetivo
Normalizar las funciones a ejecutar por parte de las áreas y los empleados de Techo (En
adelante “Directores”) así como la interacción con otras áreas Funcionales de Techo.
Alcance
Las Funciones mostradas son validas para los directores de HS y Voluntarios, según el Plan
al que pertenezcan. Se muestra también interacción con las Funciones de “Construcción”
y “Formación y Voluntariado”
Responsabilidades
Dirección de Habilitación Social: Velar por la ejecución de las funciones mostradas o en
caso estas se modifiquen justificar la adición, eliminación o cambio de funciones. Toda
modificación deberá estar amparada en un estudio de cargas de trabajo.
Coordinaciones y Sub Coordinaciones de Plan: Apegarse a las funciones mostradas,
fomentar los pilares de HS en toda interacción con Pobladores: Autogestión, Organización,
Identidad, Redes de Trabajo y Participación.
Voluntarios de Planes de Trabajo: Realizar todo lo necesario para llevar a cabo las sesiones
con los pobladores, en concordancia con las instrucciones de los Coord. Y Subcoord. De
Planes. Anotar físicamente toda actividad realizada y personajes involucrados para
posteriormente colocarlo como una actividad del Acta de Mesa de Trabajo
Área de Construcciones: Proveer las bases de datos de los pobladores levantadas al
momento de elaborar las encuestas para viviendas de emergencia al Área de Habilitación
Social. Una vez estas se encuentren más completas y con más información, se pueden
intercambiar los datos obtenidos.
Área de Formación y Voluntariado: Apoyar las iniciativas de Capacitación y Refuerzo de
Método de Intervención, Herramientas Metodologías y demás hacia Voluntarios.
142
Interacciones con otras Áreas de Techo (Áreas de Negocio)
El Área de Habilitación Social hace uso de productos de otras áreas así como las demás requieren
de los insumos de HS. A continuación se muestra en un diagrama que tipo de información
(Información del Negocio) fluye hacia y desde otras áreas:
Estado de las Viviendas
por Comunidades *
Capacitación Periódica
de Voluntarios
Diagnostico Comunitario
Ficha Inicial de
Pobladores
* Desde el punto de
Construcciones
vista de HS
Registro de Voluntarios
en PILOTE
Formación y
Voluntariado
Inducción de Voluntarios
Ficha Actualizada de
Pobladores
Ilustración 19. Interrelaciones de HS con otras áreas de Techo
Organigrama del Área de Habilitación Social de Techo
Se muestran únicamente las plazas de Directores de la ONG, dentro de cada Plan de Trabajo se
encuentran voluntarios que ejecutan la labor operativa según se muestra en las tablas ubicadas
posterior al organigrama
Ilustración 19.1 Organigrama Propuesto de HS
Dirección de
Coordinación del
Plan Comunitario
Coordinadores de
Zonas
Coordinación del
Plan Jurídico
Coordinación del
Plan Fomento
Productivo
Voluntarios de
Plan
Coordinación del
Plan de Educación
Coordinación del
Plan de Salud
Coordinación del
Plan Fontecho
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Coordinadores de
Mesas de Trabajo
Coordinación del
SubPlan Agrícola
Coordinación del
SubPlan
Microcréditos
Coordinación del
SubPlan
Capacitación en
Oficios
Simbologia
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Voluntarios de
Plan
Nombre del
Puesto
Nombre del
Puesto
143
Puestos con
Relación
Laboral
Puestos de
Voluntariado
Identificación
Nivel
Dirección
Denominación del
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Dirección Social
Inmediato
Propósito General
Administrar la totalidad del equipo de Voluntariado y Coordinadores de Plan de forma que el
Programa de Habilitación Social cumpla con las metas estratégicas puestas por Oficina Central y
tenga repercusión social a través de las actividades realizadas.
Descripción de Funciones Esenciales
1. Organizar el equipo de Coordinadores de Plan de forma que la cantidad de trabajo se distribuya
equitativamente y se garantice la operatividad del plan
2. Monitorear constantemente los indicadores de desempeño e impacto de las operaciones de HS
3. Brindar orientación (o reorientación) a las actividades de campo en base a análisis de
desempeño por cada Plan de Trabajo
4. Administrar el cronograma de implementación operativo y financiero de los Planes de Trabajo
de HS para garantizar la cobertura de las actividades planteadas
5. Apoyar la ejecución de eventos públicos de comunidades ante representantes municipales e
instituciones de gobierno central
6. Evaluar la reacción de las comunidades a los estímulos (actividades) de Techo para determinar
la permanencia dentro de dichas comunidades así como las zonas del país con mayor necesidad
que podrían ser sujetas de implementación de HS.
7. Garantizar la implementación de la Cultura de Registro y Documentación mediante el registro
sistemático y permanente de todas las operaciones.
Contribuciones Individuales
- Asistir permanentemente a Mesas de Trabajo en Comunidades para mantener contacto con
voluntarios
- Brindar asesoría sobre realización de actividades especificas de campo
- Servir como referencia para la toma de decisiones en comunidades
- Ser representante de HS y Techo ante Socios Comerciales, Funcionarios Municipales o demás
externos
Conocimientos Básicos o Esenciales
- Ejecución de Diagnósticos Participativos Comunitarios
- Conformación de Grupos de Trabajo Interdisciplinario
- Manejo de Equipo Informático y Redacción de Informes Ejecutivos
- Gestión de Proyectos Comunitarios
- Administración de Personal y Coaching
Requisitos de Estudios y Experiencia
Estudios
Experiencia
- Egresado o Graduado Universitario
- 1 año de experiencia en otro puesto de
- Área de estudios: Ciencias Económicas,
trabajo al interior de Techo
Sociales o Jurídicas
- 1 año de experiencia laboral fuera de Techo
- Deseable experiencia en Voluntariado u
ONGs.
144
Identificación
Nivel
Coordinación
Denominación del
Coordinación del Plan Comunitario
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Propósito General
Lograr implementar Mesas de Trabajo auto sostenible en las comunidades de techo que cumplan
con las características del Desarrollo Comunitario: Autogestión, Organización, Participación,
Identidad y Creación de Redes de Trabajo.
1. Conformar Equipos de Coordinadores de Zonas (Monitorean varias mesas de trabajo) y
Coordinadores de Mesa de Trabajo para el desarrollo de Proyectos Comunitarios.
2. Monitorear la creación del PAS y demás herramientas de planeación comunitaria y dar
seguimiento al cumplimiento de dichos cronogramas
3. Afinar la ejecución de Diagnósticos Participativos mediante ejercicios y apoyo en campo para
favorecer la detección
4. Apoyar la organización y preparación de Eventos Comunitarios que requieran de cooperación
entre varios pobladores o de la interacción con Socios Comerciales
5. Fortalecer el conocimiento y uso de herramientas de Gestión Comunitaria entre los voluntarios
de todos los Planes de Trabajo
6. Propiciar espacios de trabajo que conlleven actividades lúdicas y de entretenimiento entre
voluntarios y pobladores para generar un clima amigable y de cooperación estrecha.
- Fomentar la creación de Actas de Mesa de Trabajo y la adopción de roles (Temporizador,
Secretario, etc.) entre los Pobladores Comunitarios
- Velar por el buen ambiente de interacción al momento de discutir los problemas comunitarios
y estudiar soluciones por parte de Voluntarios y Pobladores
- Propiciar recorridos de todos los equipos de voluntarios en las comunidades a las que asisten y
conocer experiencias de otras comunidades para replicar esfuerzos exitosos
- Organizar Jornadas de Encuestas y Detección para afinar los criterios de detección de
problemas entre voluntarios
- Manejo de Software de Ofimática y Redacción de Informes Ejecutivos
- Formación de Equipos de Trabajo
- Coaching de equipos multidisciplinarios
Estudios
Experiencia
- Estudiante de 3er año Universitario o mayor - 12 Meses de experiencia como Voluntario
- Área de estudios: N/A
de Techo
ONGs.
145
Identificación
Nivel
Coordinación
Denominación del
Coordinación del Plan Jurídico
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Propósito General
Consolidar un equipo de Voluntarios que brinden asesoría y apoyo en temas jurídicos a los
problemas mas frecuentes en la comunidad así como para soporte de proyectos comunitarios
1. Crear y actualizar la carta de contenido de capacitaciones sobre legislaciones civiles y
comunitarias
2. Crear Clínicas Jurídicas para atención a problemas básicos comunitarios y orientación
3. Apoyar la inscripción legal de nuevos negocios individuales y empresas comunitarias
4. Elaborar la documentación de casos para soporte en situaciones de daño ambiental o
accidentes personales
- Levantar Mapa de Estado de Tierras en Comunidades (Ocupación Legal o Ilegal)
- Apoyar en cuanto a inscripciones, registros legales y documentación, los proyectos de
infraestructura
- Redactar pronunciamientos comunitarios de repercusión legal y asesorar en todo caso de
manifestación.
- Leyes Civiles y Comunitarias
Estudios
Experiencia
- Área de estudios: Ciencias Jurídicas
de Techo
ONGs.
Identificación
Nivel
Coordinación
Denominación del
Coordinación del Plan Fomento Productivo
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Propósito General
Propiciar la mejora en las condiciones económicas de las familias de pobladores a través de
herramientas como: Microcréditos, Capacitaciones en Oficios y Programas Agrícolas.
146
1. Organizar equipo de Sub Coordinadores de Sub Planes: Capacitación en Oficios, Microcréditos y
Agrícola.
2. Asegurar la correcta detección del Diagnostico de Oportunidades de cara a las Capacitaciones
en Oficios
3. Apoyar la consecución de Socios Comerciales vinculados a labores educativas de Capacitación o
Materiales
4. Supervisar la entrega de Microcréditos y verificar que los beneficiarios pongan en marcha los
negocios mencionados
5. Participar del comité evaluador de microcréditos al momento de la asignación de montos y
elaboración de cheques
6. Monitorear la implantación de los Huertos Caseros y Parcelas Comunitarias
7. Apoyar la búsqueda de compradores para los excedentes de cultivos del Sub Plan Agrícola
- Levantar línea base de Oportunidades Comunitarias para Mejora de Ingresos
- Dar seguimiento a los Diagnósticos de Oportunidades que dan paso a las Capacitaciones en
Oficio
- Gestionar la adquisición de recursos de gran magnitud para capacitaciones (Centros Educativos,
Equipo Especializado, etc.)
- Matemática Financiera
Estudios
Experiencia
- Estudiante de Profesorado o Licenciatura en - 12 Meses de experiencia como Voluntario
Educación a nivel de 3er año o mayor
de Techo
- Área de estudios: Profesorado, Educación - Deseable experiencia en Voluntariado u
Básica o Infantil
ONGs.
Identificación
Nivel
Coordinación
Denominación del
Coordinación del Plan de Salud
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Propósito General
Mejorar las condiciones de salubridad de las comunidades mediante charlas preventivas brindadas
por voluntarios especializados y la organización de Jornadas Medicas para atención a problemas
específicos de salud comunitaria.
1. Servir como contacto ante entidades educativas y medicas para la consecución de voluntariado
especializado
2. Gestionar las donaciones de equipo y materiales médicos para brindar Jornadas Med.
147
3. Crear cronograma de ejecución de Jornadas Medicas y Charlas Preventivas
4. Llevar a cabo la detección de necesidades de Charlas Preventivas y Jornadas Medicas
5. Asegurar el registro de los participantes de jornadas y el seguimiento a dárseles (tratamiento,
medicamentos, etc.)
- Mejorar las condiciones ambientales de la comunidad que se encuentren en el poder de los
pobladores
- Facilitar el uso de los Botiquines Comunitarios, Medicamentos Genéricos y caseros.
- Atencion a Primeros Auxilios
- Saneamiento Comunitario
Estudios
Experiencia
- Área de estudios: Medicina
de Techo
ONGs.
- Deseable experiencia como Rescatista y
Primeros Aux.
Identificación
Nivel
Coordinación
Denominación del
Coordinación del Plan Fontecho
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Propósito General
Propiciar la formulación y ejecución de proyectos que involucren a toda la comunidad a través de
donaciones en efectivo para proyectos que hayan sido seleccionados mediante concurso.
1. Determinar la cantidad de Fondos Fontecho a entregar cada año
2. Comunicar las fechas de Recepción de las Aplicaciones por cada comunidad
3. Organizar y llevar a cabo el Comité Evaluador de Fontechos para selección de las aplicaciones
ganadoras
4. Dar seguimiento a la creación de cheques para las comunidades ganadoras
5. Monitorear la ejecución de los proyectos ganadores según se dispuso en las aplicaciones
6. Reunir documentación de soporte de las aplicaciones ganadoras
7. Hacer visitas de comprobación de cooperación con Redes de Trabajo Externas en Aplicaciones
ganadoras
- Simplificar el Formato de Aplicación a llenar por las comunidades
- Crear un medio de evaluación subjetivo que brinde Calificacion por cada propuesta
148
- Formar grupos de auditores de campo que periódicamente (cada 1 mes) se dirijan a las
comunidad a hacer verificación in-situ de los avances contra la propuesta en la aplicación
Estudios
Experiencia
- Área de estudios: Ciencias Económicas o
de Techo
Ingeniería
ONGs.
Identificación
Nivel
Sub-Coordinación
Denominación del
Sub Coordinación del Sub Plan Capacitación en Oficio
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Propósito General
Brindar nuevas herramientas para la generación de ingresos a los Pobladores Comunitarios a
través de Capacitaciones en Oficios que amplíen sus conocimientos en la realización de tareas
sencillas que puedan implementarse.
1. Monitorear de cerca la realización de Diagnósticos de Oportunidades para reflejar situaciones
reales de las comunidades que se puedan materializar en ingresos
2. Crear los guiones de capacitación, con ayuda técnica, de ser necesaria
3. Asegurar el correcto registro de las capacitaciones y los asistentes en el Sistema de Información
PILOTE
4. Conseguir talento humano que pueda brindar las capacitaciones en caso de requerir
conocimiento especializado o habilidades específicas.
5. Determinar y administrar las evaluaciones de Fin de Curso de forma que se sepa quiénes han
adquirido efectivamente el conocimiento para poder graduarse
6. Organizar un acto de graduación para los aprobados que incluya un diploma de participación
- Apertura la cantidad de Capacitaciones capaz de ofrecer de forma que se adapte a las
necesidades de la comunidad
- Brindar Formación Socio – Laboral para la pronta incorporación a trabajos formales
149
Estudios
- Estudiante de 2do año Universitario o mayor
Sociales o de Ingenieria.
Experiencia
- 6 Meses de experiencia como Voluntario de
Techo
ONGs.
Identificación
Nivel
Sub-Coordinación
Denominación del
Sub Coordinación del Sub Plan Microcréditos
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Propósito General
Brindar nuevas herramientas para la generación de ingresos a los Pobladores Comunitarios a
través de Capacitaciones en Oficios que amplíen sus conocimientos en la realización de tareas
sencillas que puedan implementarse.
1. Crear Cronograma para entrega de Microcréditos por año
2. Supervisar la creación y normalizar los estándares para la conformación de Grupos Solidarios
3. Recibir las aplicaciones por Grupos Solidarios
4. Organizar y, con ayuda del Coord. De Fomento Productivo, seleccionar el monto a otorgar para
cada solicitante
5. Asegurar la entrega de cheques o devolución de los rechazados
6. Cuadrar cada visita las cantidades abonadas como pago del préstamo y la cantidad adeudada
7. Cuantificar la Mala Deuda y Cuentas Incobrables
- Crear una serie de capacitaciones que ayuden a los participantes a hace mejor uso del
Microcrédito recibido.
- Fomentar la participación en los entrenamientos de: Precio de Artículos, Manejo de
Competencia, Planificación Financiera y demás.
- Matemática Financiera
Estudios
Experiencia
- Estudiante de 2do año Universitario o mayor - 6 Meses de experiencia como Voluntario de
Techo
Sociales o de Ingenieria.
ONGs.
Nivel
Identificación
Sub-Coordinación
150
Denominación del
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Inmediato
Sub Coordinación del Sub Plan Agrícola
Propósito General
Potenciar el uso de los recursos agrarios a través de la conformación de Parcelas Comunitarias y
Huertos Caseros con los que los Pobladores puedan abastecerse y obtener ingresos a través de los
excedentes de producción
1. Conformar equipos de Pobladores Interesados en desarrollar Parcelas Comunitarias
2. Determinar Roles de los equipos: Aplicación de Abono, Recolección de Frutos, Registrar
crecimiento, etc.
3. Determinar los cultivos mas apropiados para el terreno y las condiciones socio económicas de
cada zona
4. Inspeccionar regularmente los cultivos y otorgar sugerencias para el saneamiento y
fortalecimiento de raíces, follaje, fruto, etc.
- Consecución de las semillas necesarias para desarrollar cultivos según cada caso
- Aportar método de cultivo y protección de cultivos para ser desarrollado por pobladores
- Brindar formatos para registro de seguimiento y frutos así como capacitación para conocer su
llenado
Estudios
Experiencia
- Egresado o Graduado de Técnico en - 6 Meses de experiencia como Voluntario de
Agronomía o Ingeniería Agronómica
Techo
- Área de estudios: Agronomía
ONGs.
Identificación
Nivel
Voluntariado
Denominación del
Voluntario de Plan de Trabajo de HS
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Coordinadores de Planes de Trabajo (O Sub Planes de Trabajo)
Inmediato
Propósito General
Ejecutar las actividades de valor agregado de cada Plan de Trabajo de cara a Pobladores
1. Convocar a la mayor cantidad de participantes en eventos (o en su defecto a todos los inscritos)
2. Realizar actividades lúdicas antes de iniciar las sesiones para fomentar el buen ambiente de
cooperación
151
3. Llevar regitro de todas las actividades realizadas, involucrados y pasos posteriores para
reflejarlo en el Acta de Mesa de Trabajo
4. Fomentar la autogestión de los participantes a través de entrenamiento y retroalimentación
sobre cada actividad que realizan
5. Propiciar la organización delegando tareas sencillas a un grupo de pobladores
- Consecución de las semillas necesarias para desarrollar cultivos según cada caso
- Aportar método de cultivo y protección de cultivos para ser desarrollado por pobladores
- Brindar formatos para registro de seguimiento y frutos así como capacitación para conocer su
llenado
- Trabajo en Equipos
Estudios
Experiencia
- Estudiante Universitario o de 2do año de - N/A
Bachillerato
- Área de estudios: N/A
152
3.8 SISTEMA DE CONTROL E INFORMACION
153
3.8.1 ESTABLECIMIENTOS DE LOS REQUERIMIENTOS INFORMÁTICOS
Usuarios Involucrados
Para poder realizar el control y seguimiento de los Indicadores de Desempeño e Impacto es
necesario contar con un sistema que pueda caracterizar varios tipos de usuarios:
Dirección Social: Verificar el avance de la planeación, giran las instrucciones necesarias
para ajustar y lograr el cumplimiento de los objetivos.
Dirección de Habilitación Social: es quien evalúa el rumbo del área, controla el avance de
la planeación y cuestiona los resultados.
Coordinadores de Planes de Trabajo: son quienes evalúan una porción del Área de
Habilitación Social. Analizan a corto plazo el avance de la Organización, pues están a cargo
de las Unidades en las que se desglosa la misma.
Voluntarios: Registran las actividades que marcan el cumplimiento y seguimiento al día a
día, de las tareas en las cuales se han desglosado los objetivos estratégicos del Área.
Entradas de Información Requeridas
De acuerdo a las necesidades que se presentan para poder realizar el seguimiento y control de la
planeación estratégica, tenemos:
Claridad sobre las Metas de Techo como ONG, de Habilitación Social como Fase de la Intervención
(Metas Estratégicas), de Cada Plan de Trabajo (Metas Tácticas) y de los Indicadores por
Comunidad (Metas Operativas) necesitados para el Logro de toda la Planeación.
Tipo de Información
Proveedor
Metas Estratégicas
Dirección Social y
Dirección de
Metas Tácticas
Dirección de
Metas Operativas
Actas de Mesa de Trabajo
Coord. De Planes de
Trabajo
Coord. De Mesas de
Trabajo y Coord. De
Planes de Trabajo
Identificación de
Comunidades
Dirección de
Construcción
Identificación de
Voluntarios
Formación y
Voluntariado
154
Características
Ingresar las aplicables a 2
categorías:
- Toda la Organización Techo
- Únicamente a HS
Constituyen las Metas a
lograrse por cada Plan de
Trabajo
Constituyen las Metas a
lograrse por cada Comunidad
Hacerse según formato
especificado en Apartado de
Estructura Modular
Descripción de la Comunidad:
Ubicación, Cant. Pobladores,
Cond. De Vivienda, etc
Proveer Ficha de cada
voluntario: Nombre, Edad,
DUI, Dirección, Tel, etc.
Identificación de Socios
Comerciales y
Funcionarios Municipales
Dirección de Recursos /
contacto: Nombre,
Empresa/Alc., Tel., Email,
Dirección, etc.
Identificación de
Pobladores
Dirección de
Construcciones (Ficha
Inicial) y Dirección de
(Actualizac.)
Poblador: Nombre, Edad, DUI,
Dirección, Tel, etc.
Programación Financiera /
Gastos en Transporte
Administración Techo
Programación Financiera /
Gastos en Transporte
(Actualizados)
Asistencia a Asamblea
General de Voluntarios
Dirección de
Socios Comerciales
(Convenios, Duración,
Montos, etc.)
Dirección de Recursos
Estatus de Personal
Contratado
Asistentes y Beneficiados
de Planes de Trabajo
Coord. De Planes de
Trabajo
Brindar registro de
Programación Financiera de
HS (Gastos esperados para
cada periodo) así como de
Transporte
Registros reales de consumo
(para comparar contra
programación)
Incluye: Fechas de
Programación de Reunión y
Cantidad de Asistentes
Ingresa información de
contacto con Socios
Comerciales y los avances en
Convenios.
Ingresa información de
Dirección de Habilitación
Social, Coordinadores de
Planes y Sub Planes. Actualiza
información cuando hay
cambios.
Registra en hojas por
separado los asistentes y
beneficiados.
Tabla 34: Entradas requeridas por el Sistema de Información
Salidas de Información Requeridas
A continuación se presentan las salidas del Sistema de Control e Información, luego del
procesamiento de las entradas y el Diagrama de Flujo de Información mostrado:
Nombre
Restricciones/Validaciones
Cantidad de
Especificar
Asistentes a Sesiones conteo:
Forma de
Obtención
Reportes Recurrentes
periodo del Suma de
Voluntarios y
155
Características
Indicador de
Desempeño.
de Planes de Trabajo
-
Semestre Pasado
Semestre Actual
Fin de Semana pasado
Mes Pasado
Especificar Fecha Inicio y
Fin
Devuelve numero:
Cantidad de
pobladores
c/asistencia > 80%
por cada comunidad
con esta variable.
Indicador de
Especificar Plan de Trabajo: Suma todos los
Desempeño.
- Todos
recursos (Separados Devuelve numero:
- Planes específicos
Cantidad de
por Materiales y
Lista de Recursos
Recursos utilizados
Equipos) utilizados
utilizados, Cantidad
Especificar Comunidades a según los criterios
Inicial en Bodega,
incluir:
ingresados
Consumo y Cantidad
- Todas
Final en Bodega
- Por Zona
Suma todos los Indicador de
- Comunidades
puntos pendientes Desempeño.
Cantidad de
especificas
de
ejecución Devuelve numero:
Actividades
detallados.
Cantidad y Nombres
Pendientes de
de los responsables
Ejecución
de las actividades
pendientes
Indicadores de Desempeño del Cuadro de Mando Integral
Actualización
Semanal. Suma
de
los
Cantidad Total de
Cuenta los registros de los voluntarios en Mesa
Devuelve número
Voluntarios
periodos en que las de Trabajo con más
entero.
Movilizados
comunidades
se
han de
80%
de
identificado como Activas. Participación
Actualización
Semanal. Divide el Total de
Cuenta los registros de los Voluntarios de la
Cantidad de
periodos en que las última
semana Devuelve número
Voluntarios por
comunidades
se
han entre la cantidad de entero.
Comunidad
identificado como Activas. comunidades
activas.
Actualización Bimensual. Divide los asistentes
Asistencia a
Cuenta asistencia en base entre el total de
Devuelve porcentaje.
Asamblea General
al registro Interno de voluntarios activos.
voluntarios.
Actualización
Semanal. Resta las salidas de
Cuenta DHS, Coord. De los ingresos y el
Rotación de
Si el número es
Plan y Coord. De Sub Plan. resultado lo divide
Personal.
positivo, la ONG
entre el Total de
crece.
Empleados
Actualización Bimensual. Cuenta la cantidad
Cantidad de
Cuenta solo si Asistencia > de
Asambleas Devuelve número
Asambleas
50%
de
Voluntarios registradas en el entero.
Generales
Activos.
año.
156
Pobladores Inscritos
que hayan cumplido
con al menos 80%
de asistencia en
periodo indicado.
Cantidad de
Comunidades con
Mesa de Trabajo
Activa
Cantidad de
Jornadas Medicas
Cantidad de
Fontechos
Entregados
Asistentes a
Programas de
Educación.
Asistentes a
Jornadas Médicas.
Participantes en
Proyectos Agrícolas
Cantidad de
Beneficiarios
Microcréditos
Cantidad de
Beneficiarios de
Educación y Salud
Cantidad de
Graduados de
Capacitación en
Oficios.
Cantidad de
Beneficiarios de
Fontechos
Cantidad de
Convenios por
Trimestre
Tiempo Promedio de
Convenio
Actualización
Semanal.
Cuenta solo si ha tenido al
menos 2 visitas en el
último mes.
Actualización Semanal.
Actualización
Semanal.
Cuenta la cantidad de
procesos de Fontecho
aprobados.
Actualización
Semanal.
Cuenta los inscritos en
Sesiones del Plan de
Educación.
Actualización
Semanal.
Sesiones del Plan de Salud.
Actualización
Semanal.
Sesiones del Sub Plan
Agrícola.
Actualización
Semanal.
Cuenta un solo poblador
sin importar la cantidad de
microcréditos aprobados.
Actualización
Semanal.
Cuenta solo pobladores
asistentes
en
ficha
Proyectos.
Actualización
Semanal.
Cuenta solo pobladores
con Asistencia > 80% y
Examen Final aprobado.
Actualización
Semanal.
Cuenta
pobladores
inscritos
como
beneficiarios.
Actualización
Semanal.
Cuenta
Convenios
firmados.
Actualización
Cuenta
firmados.
Suma
de
las
comunidades que
cumplen con la
restricción.
Suma de la cantidad
de
Jornadas
ingresadas.
Suma la cantidad de
procesos
de
Fontecho
aprobados.
Suma la cantidad de
pobladores
con
asistencia mayor a
80%.
Suma la cantidad de
pobladores por cada
sesión.
Suma la cantidad de
pobladores por cada
sesión.
Suma la cantidad de
pobladores
con
Microcrédito
Aprobado.
Suma la cantidad de
pobladores
participantes.
Suma la cantidad de
pobladores inscritos
que cumplen los
requisitos.
Suma la cantidad de
beneficiarios desde
el
día
de
desembolso.
Suma la cantidad de
convenios
con
estado:
En
Ejecución.
Semanal. Promedia
la
Convenios cantidad de Tiempo
de Vigencia del
Convenio (En caso
exista)
157
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número
entero.
Devuelve número de
Meses con fracción.
Valor Promedio de
los Convenios
Presentismo de
Funcionarios
Municipales
Gasto en Transporte
Adherencia al
Presupuesto
Actualización
Cuenta
firmados.
Semanal. Promedia el valor de
Convenios los productos o
servicios
a
productos
a
intercambiar
(En
caso existan)
Actualización
Semanal. Divide la cantidad
Cuenta solo pobladores de
Mesas
de
asistentes
en
ficha Trabajo
con
Proyectos.
presencia de Func.
Munic. Entre el
Total de Mesas de
Trabajo.
Actualización
Semanal. Divide el costo
Acumula el costo de los acumulado de los
transportes de voluntarios. transportes entre el
Budget de HS.
Actualización
Semanal. Divide
gastos
Acumula gastos desde acumulados desde
inicio de año al periodo.
el inicio de año
entre Programación
Financiera
Devuelve un valor
monetario.
La Adherencia de
asegura
la
Transparencia en el
manejo
de
las
operaciones
financieras de la
ONG,.
Indicadores de Impacto del Cuadro de Mando Integral
Actualización
Semanal. Suma la cantidad de
Nuevos Negocios
Cuenta la cantidad de Nuevos
Negocios Devuelve número
Abiertos
Negocios
reportados reportados.
entero.
como: Recién Abiertos.
Actualización
Anual. Promedia
la
Cuenta los resultados de la cantidad de ingresos
Ingreso Incremental
Actualización de Encuestas de la Actualización Devuelve un valor
Promedio
Locales
de
Encuestas monetario.
Locales
Actualización
Anual. Promedia
la
Pobladores con
Devuelve número
Actualización de Encuestas de la Actualización
Empleo Formal
entero.
Locales
de
Encuestas
Locales
Actualización
Anual. Promedia
la
Escolaridad
Devuelve número
Actualización de Encuestas de la Actualización
Promedio
entero.
Locales
de
Encuestas
Locales
158
Actualización
Anual.
Cuenta los resultados de la
Actualización de Encuestas
Locales
Promedia
la
cantidad de ingresos
de la Actualización Devuelve porcentaje.
de
Encuestas
Locales
Actualización
Anual. Promedia
la
Cuenta los resultados de la cantidad de ingresos Devuelve número
Actualización de Encuestas
entero.
Locales
Alfabetización Local
Incidencia de
Padecimientos
Crónicos
Tabla 35: Salidas Requeridas del Sistema de Información
Todos los datos a presentar según se describen en la tabla anterior son acumulados para cada
mes. A menos que la descripción indique lo contrario.
3.8.2
DIAGRAMAS
INFORMACIÓN
DE
FLUJO
DE
Sistema de Control e Información
Ingreso de Datos
El Sistema de Información ordenara los datos
ingresados en Reportes (Formatos de
recolección de información) para procesar
dicha información y dar como resultado
Reportes Recurrentes y el Cuadro de Mando
Integral a nivel de Desempeño e Impacto.
Acta de MdT
Planes de Trabajo
Salida de Información
Reportes Recurrentes
Cuadro de Mando Integra
Programación Financ.
Socios Comerciales
Asamblea de Voluntarios
Estatus de Directores
Ilustración 20: Interrelación entre perspectivas del CMI
La figura de la izquierda muestra la
interrelación entre las Perspectivas de
Análisis del CMI. Constituye además la
Conceptualización del Sistema de
Información.
MAPA ESTRATEGICO DEL C.M.I.
Techo El Salvador
Cumplimiento
de Metas
Planes
de Trabajo
Presencia en Comunidades
Involucramiento de Pobladores
Beneficiarios Directos
Pobladores
Comunitarios
La Administración Estratégica (Socios
Comerciales y Municipales así como
Voluntarios
Voluntarios
Rotación
Asambleas
Voluntarios y
Reducción de costos) constituye la base
Capital Humano
Movilizados
X Comunidad
de Personal
De Voluntarios
Directores
para el funcionamiento del Capital
Humano (Voluntarios y Empleados) a
través del cual se logra la realización de
Administración
Redes de Trabajo
Estratégica
las actividades de campo que marcan el
Cumplimiento de Metas de los Planes de Trabajo y, por lo tanto, de Techo El Salvador.
SOCIOS
COMERCIALES
FUNCIONARIOS
MUNICIPALES
REDUCCION
DE COSTOS
3.8.3 ESTRUCTURA MODULAR DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema de Información está dividido el Módulos de Ingreso de Datos (Como los mostrados en
las imágenes a continuación):
159
- Digitación del Acta de Mesa de Trabajo
- Digitación de Actividades: Sub-Plan y Planes de Techo.
- Cuadro de Reportes Recurrentes
Así como los Módulos de visualización de Información (Como lo son el CMI: Cuadro de Mando
Integral). A continuación se muestra la forma grafica de cada uno de los Módulos mencionados:
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Acta de Mesa de Trabajo
Digitacion de Acta de Mesa de Trabajo - HS Techo El Salvador
Comunidad
Fecha:
Canton San Antonio, Comasagua
13 de Enero de 2013
Voluntarios Asistentes
Nombre
Carlos Perdomo
Maria Zuniga
Jose Luis Estrada
Fernanda Caceres
Miguel Vallejo
Pilar Gomez
Agregar mas…
Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
08:45 a.m.
Pobladores Asistentes
Nombre
Marcos Segura
Milagro Vanegas
Lucas Martinez
Ivo Contreras
Nicolas Mayorga
Estuardo Magallanes
Agregar mas…
DUI
1111
2222
3333
4444
5555
6666
Digitar…
Socio Comercial/Funcionario Municipal
Nombre
Institucion
Contacto
Comentarios
Mario Salgado
Alcaldia
7777-7777 Se comprometio a enviar 100 sacos de cemento
Azucena Valdez
Unilever
2222-2222 Se presento como nueva representante
Agregar mas…
Digitar…
Digitar…
Digitar…
Puntos a Discutir
Graduacion de Capacitacion en Oficios Proximo Sabado
Llenado y envio de Formularios de Fontecho
Visita para propuesta a Alcaldia Municipal para Puente caido
Agregar mas…
Seguimiento a Planes de Trabajo
Plan Comunitario:
Llevar a cabo actividad para integracion de Nueva Directiva.
Comprar alimentos y bebidas para festejo del dia de la madre
Plan Fomento Productivo:
Visitar nueva panaderia abierta en Pasaje 3
Acompañar a ADESCO para poner puesto de venta en Mercado Municipal
Plan de Educacion
Convocar a todos los niños y niñas por megafono al llegar a la comunidad
Evaluacion de Curso proximo Fin de Semana
Plan de Salud
Enviar pruebas de Sangre para examen de Don Carlos Antonio Machado
Reabastecer Botiquin de Primeros Auxilios
Plan Juridico
Documentar caso de Partida de Nacimiento de Familia Lopez Araujo
Ir entre semana para conseguir mapa catastral de la zona
Plan Fontecho
Conseguir facturas de comprobante de compra de materiales
Visitar Parque Deportivo de comunidad aledaña para tomar de referencia en aplicación
Acuerdos:
- Alcaldia confirmo Bus para llevar a pobladores a Salvador del Mundo para Graduacion
- Presidente ADESCO visitara a Proteccion Civil para solicitar apoyo con puente caido
Actividades Pendientes:
Responsable
Fecha
ADESCO
19/06/2013
Descripcion
Recopilar todas las aplicaciones a Fontecho
160
Hora Fin
DUI
7777
8888
9999
1234
5678
9012
Digitar…
12:30 a.m.
Ilustración 21: Módulos de ingreso de información del SI
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Actividades del Sub Plan Capacitación en Oficios
Digitacion de Actividades: Plan de Capacitacion en Oficios
Comunidad
Fecha:
13 de Enero de 2013
Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
8:45 AM
Hora Fin
Actividad Principal
Curso
Sesion de Capacitacion en Oficios
Panaderia Basica
Actividades Secundarias
Planeacion del Medio de Transporte para Graduacion en Julio 2013
Busqueda Nuevos Cursos Semestre 2 - 2013
Agregar mas…
Nombre
Carlos Perdomo
Maria Zuniga
Jose Luis Estrada
Fernanda Caceres
Miguel Vallejo
Pilar Gomez
Agregar mas…
Nombre
Marcos Segura
Milagro Vanegas
Lucas Martinez
Ivo Contreras
Nicolas Mayorga
Estuardo Magallanes
Agregar mas…
DUI
1111
2222
3333
4444
5555
6666
Digitar…
12:30 AM
Sesion
4/16
DUI
7777
8888
9999
1234
5678
9012
Digitar…
Recursos Utilizados
Descripcion
Cantidad
Unidad
Harina
5
Lb
Sal
1
Lb
Agregar mas…
Digitar…
Digitar…
Uso
Elaboracion de Pan en Capacitacion de Oficios
Digitar…
Responsable
Fecha
ADESCO
6/23/2013
Agregar mas…
Digitar…
Descripcion
Consultar en Asamblea General el interes en nuevos cursos
Digitar…
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Actividades del Sub Plan Microcreditos
Digitacion de Actividades: Plan de Microcreditos
Comunidad
Fecha:
13 de Enero de 2013
Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
8:45 AM
Hora Fin
Direccion
Bk. 16 Casa 11, Pje. 2
Bk. 16 Casa 18, Pje. 9
Bk. 3 Casa 7 Pje. 1
Bk. 5 Casa 22 Pje. 8
12:30 AM
Ingresar nuevo Grupo Solidario
Nombre
Pobladores Unidos
Integrantes
Nombre
Rol
Jesus Navas
Lider
Carlos Mijango
Conformante
Romina Pacheco
Conformante
Alejandra Zuniga
Conformante
Monto
150
125
200
100
Cuota
25.75
21.46
34.33
17.17
Negocio
Venta de Ropa
Tienda
Cultivo de Tomates
Elaboracion de Comida
Consultar Grupo Solidario
Nombre
Prosperidad Divina
Integrantes
Nombre
Rol
Luis Lopez
Lider
Daniel Sandoval
Conformante
Marta Rivera
Conformante
Fernando Moreno
Conformante
Monto
150
150
150
150
Cuota
25.75
25.75
25.75
25.75
4/6
3/6
4/6
1/6
Responsable
Fecha
Luis Lopez
6/16/2013
Agregar mas…
Digitar…
Descripcion
Indagar sobre estado de Fernando Moreno ya que ha caido en Mora
Digitar…
Cuotas Pagadas
161
Telefono
7777-7777
7777-7777
7777-7777
7777-7777
Observaciones
Al dia
Su venta ha decaido
Una cuota pendiente
Ha salido de la comunidad
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Actividades del Sub Plan Agricola
|
Digitacion de Actividades: Plan Agricola
Comunidad
Fecha:
13 de Enero de 2013
Parcelas Comunitarias
Numero
1
2
Colaboradores
Carlos Argumedo
Enrique Rivas
Evelyn Alvarez
Ivonne Miron
Walter Letona
Omar Servano
Magdalena Morales
Karen Quintanilla
Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
08:45 a.m.
Crecimiento
Tamaño Prom.
43 cm
Tamaño Max.
49 cm
Tamaño Min.
29 cm
Recien Semb.
Tamaño Prom.
43 cm
Tamaño Max.
49 cm
Tamaño Min.
29 cm
Recien Semb.
Maduros
Inmaduros
Dañados
16 En Arbol
Maduros
Inmaduros
Dañados
16 En Arbol
Crecimiento
Tamaño Prom.
43 cm
Tamaño Max.
49 cm
Tamaño Min.
29 cm
Recien Semb.
Maduros
Inmaduros
Dañados
16 En Arbol
Hora Fin
12:30 a.m.
Recoleccion
Cultivos
15
10
5
200
15
10
5
200
Melon
Ayote
Melon
Ayote
-
15
10
5
200
Melon
Ayote
-
300
300
300
300
-
Huertos Caseros
Familia
Sanchez Arevalo
Alvarado Delgado
Gil Guardado
Gonzalez Cortes
Recursos Utilizados
Descripcion
Alambre
Agregar mas…
Cantidad
10
Digitar…
Responsable
Carlos Argumedo
Agregar mas…
25/06/2013
Digitar…
Unidad
Metros
Digitar…
Fecha
Recoleccion
Cultivos
300
300
-
Uso
Digitar…
Descripcion
Colocar alambre de proteccion para Parcelas Comunitarias
Digitar…
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Actividades del Plan de Educación
|
Digitacion de Actividades: Plan de Educacion
Comunidad
Fecha:
13 de Enero de 2013
Nombre
Carlos Perdomo
Maria Zuniga
Jose Luis Estrada
Fernanda Caceres
Miguel Vallejo
Pilar Gomez
Agregar mas…
DUI
1111
2222
3333
4444
5555
6666
Digitar…
Responsable
Fecha
Juan Castro
6/22/2013
Agregar mas…
Digitar…
Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
8:45 AM
Nombre
Marcos Segura
Milagro Vanegas
Lucas Martinez
Ivo Contreras
Nicolas Mayorga
Estuardo Magallanes
Carlos Menjivar
Giovanni Merino
Evelyn Fuentes
Marco Contreras
Marcela Solorzano
Lorena Perla
Juan Castro
Isabel Flores
Agregar mas…
Hora Fin
12:30 AM
Programa
Lectoescritura
Lectoescritura
Lectoescritura
Lectoescritura
Lectoescritura
Refuerzo Escolar
Refuerzo Escolar
Refuerzo Escolar
Refuerzo Escolar
Refuerzo Escolar
Alfab. Adultos
Alfab. Adultos
Alfab. Adultos
Alfab. Adultos
Digitar…
5
6
5
7
5
8
11
9
13
10
44
58
36
49
Descripcion
Avisar 30 Min antes de la llegada de los voluntarios a la comunidad
Digitar…
162
Edad
Digitar…
ID Sistema
7777
8888
9999
1234
5678
9012
3456
7890
1234
1234
5678
9012
3456
7890
Digitar…
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Actividades del Plan Jurídico
|
Digitacion de Actividades: Plan de Juridico
Comunidad
Fecha:
13 de Enero de 2013
Nombre
Carlos Perdomo
Maria Zuniga
Jose Luis Estrada
Fernanda Caceres
Miguel Vallejo
Pilar Gomez
Agregar mas…
Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
8:45 AM
Hora Fin
12:30 AM
DUI
1111
2222
3333
4444
5555
6666
Digitar…
Consultas realizadas
Nombre
Consulta
Carlos Munguia
Error en DUI
Hector Cruz
Inscripcion de Terreno
Agregar mas…
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Resolucion
Llevar partida Original a DUICENTRO de Santa Tecla
Acercarse a Catastro y a Alcaldia Municipal para solicitar Planos Originales
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Responsable
Agregar mas…
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Fecha
Descripcion
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Actividades del Plan Fontecho
|
Digitacion de Actividades: Plan Fontecho
Comunidad
Fecha:
13 de Enero de 2013
Nombre
Carlos Perdomo
Maria Zuniga
Jose Luis Estrada
Fernanda Caceres
Miguel Vallejo
Pilar Gomez
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Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
8:45 AM
Avance Prog.
32.50%
40%
Observaciones
Pendiente compra de Bloques para Cerca Perimetral
Se devolvio bloques por mal estado
Hora Fin
12:30 AM
DUI
1111
2222
3333
4444
5555
6666
Digitar…
Fecha
Nombre del Proyecto
1/30/2013
Creacion de Zona Deportiva
2/30/2013
Creacion de Zona Deportiva
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Digitar…
Avance Real
25%
35%
Digitar…
Responsable
Agregar mas…
Digitar…
Digitar…
Fecha
Descripcion
Modulo de Ingreso de Datos: Digitación de Actividades del Plan de Salud
|
Digitacion de Actividades: Plan Salud
Comunidad
Fecha:
13 de Enero de 2013
Nombre
Carlos Perdomo
Maria Zuniga
Jose Luis Estrada
Fernanda Caceres
Miguel Vallejo
Pilar Gomez
Agregar mas…
Lugar:
Hora Inicio
Casa Comunal
08:45 a.m.
Hora Fin
Proxima Revision
N/A
N/A
Digitar…
Comentarios
Evitar exposicion prolongada al sol
No ingerir productos condimentados
Digitar…
12:30 a.m.
DUI
1111
2222
3333
4444
5555
6666
Digitar…
Nombre
Luz Amaya
Justiniano Carcamo
Agregar mas…
Diagnostico
Encefalea Aguda
Gastroenteritis
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Responsable
Agregar mas…
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Tratamiento
Diclofenac c/12 Hr x 3 dias
Pepto Bismol x 3 dias
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Fecha
Descripcion
Digitar…
163
3.8.4
MODULO DE VISUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
Cuadro de Mando Integral para Indicadores de Desempeño
Perspectiva
Factor Clave
Cuadro de Mando Integral - Area de Habilitacion Social - Techo El Salvador
Indicadores
Responsables
Objetivos
Realidad
Desviacion
Direccion de Form. Y
Volunt.
Dir. Habilitacion
Voluntariado
Voluntarios por Comunidad
Social
Asistencia a Asamblea
Director de Form. Y
General
Volunt.
Administracion
Rotacion de Personal
TECHO
Directores
Cantidad de Asambleas
Dir. Habilitacion Social
Generales
Comunidades con Mesa de Coord. Plan
Trabajo Activa
Comunitario
Cantidad de Jornadas
Presencia en Campo
Coord. Plan de Salud
Medicas
Cantidad de Fontechos
Coord. Plan Fomento
entreg.
Prod.
Asistentes a Prog.
Coord. Plan Educacion
Educacion
Involucramiento de
Asistentes a Jornadas Med. Coord. Plan de Salud
Pobladores
Coord. Plan Fomento
Participantes Proy. Agricola
Prod.
Coord. Plan Fomento
Beneficiarios Microcreditos
Prod.
Beneficiados Proy.
Coord. Plan Educacion
Beneficiarios
Educacion y Salud
y Salud
Directos
Graduados de Cap. En
Coord. Plan Fomento
Oficio
Prod.
Cantidad Total
Capital Humano
Planes de Trabajo
Beneficiarios Fontechos
Convenios por Trimestre
Tiempo de Convenios
Redes de Trabajo
Administracion
Estrategica
Valor Promedio de los
Convenios
Presentismo de
Funcionarios Munic.
Gasto en Transporte
Finanzas
Adherencia al Presupuesto
Indicador 1
Desviacion 1
Comentarios
> 3 Volunt. Y
< 10 Volunt.
Indicador 2
Desviacion 2
Comentarios
> 50% del Total
Indicador 3
Desviacion 3
Comentarios
< 10%
Indicador 4
Desviacion 4
Comentarios
6/año
Indicador 5
Desviacion 5
Comentarios
< 22 al final de
año
Indicador 6
Desviacion 6
Comentarios
> 10/año
Indicador 7
Desviacion 7
Comentarios
> 10/año
Indicador 8
Desviacion 8
Comentarios
> 200/año
Indicador 9
Desviacion 9
Comentarios
> 300/año
Indicador 10
Desviacion 10
Comentarios
> 240/año
Indicador 11
Desviacion 11
Comentarios
> 100/año
Indicador 12
Desviacion 12
Comentarios
> 105/año
Indicador 13
Desviacion 13
Comentarios
> 200/año
Indicador 14
Desviacion 14
Comentarios
Indicador 15
Desviacion 15
Comentarios
Indicador 16
Desviacion 16
Comentarios
> 3 Meses c/año Indicador 17
Desviacion 17
Comentarios
> $ 10,000
Indicador 18
Desviacion 18
Comentarios
Indicador 19
Desviacion 19
Comentarios
Indicador 20
Desviacion 20
Comentarios
Indicador 21
Desviacion 21
Comentarios
Coord. Plan Fontecho > 1600/año
Direccion HS y
Recursos
Direccion HS y
Recursos
Direccion HS y
Recursos
Comentarios
> 3,000/año
> 3/Trimestre
> 25% de las
Dir. Habilitacion Social
Reuniones
Administracion
> 25% del
TECHO
Budget de HS
Administracion
> 90%
TECHO
Modulo de Visualización de Información:
Cuadro de Mando Integral para Indicadores de Impacto
Factor Clave
Cuadro de Mando Integral - Area de Habilitacion Social - Techo El Salvador
Indicadores de Impacto (Evaluacion Anual)
Indicadores
Responsables Objetivos
Realidad
Desviacion
Comentarios
Nuevos Negocios
Abiertos
Ingresos
Economicos
Formacion
Educativa
Salud
Ingreso
incremental
promedio
Porcentaje de
Pobladores con
Empleo Formal
Escolaridad
Promedio
Alfabetizacion
Local
Incidencia de
Padecimientos
cronicos
Coord. De Plan
Fomento Prod.
> 10%
Indicador 22
Desviacion 22
Comentarios
Coord. De Plan
Fomento Prod.
> 5%
Indicador 23
Desviacion 23
Comentarios
Coord. De Plan
Fomento Prod.
> 5%
Indicador 24
Desviacion 24
Comentarios
> 1 Grado/año
Indicador 25
Desviacion 25
Comentarios
> 5%
Indicador 26
Desviacion 26
Comentarios
> 5%
Indicador 27
Desviacion 27
Comentarios
Coord. De Plan
Educacion
Coord. De Plan
Educacion
Coord. De Plan de
Salud
Ilustración 22: Proforma de los CMI de Desempeño e Impacto a mostrar por el SI
164
Modulo de Visualización de Información: Cuadro de Datos Recurrentes
3.8.5 REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
En este apartado se abordaran los requisitos para lograr la comunicación entre Áreas de Trabajo y
Tablas de Datos en dos sentidos: Flujo de Comunicación entre Áreas de Trabajo y Diagrama
Entidad Relación.
-
Flujo de Comunicación entre Áreas de Trabajo
El siguiente diagrama plantea que para elaborar los resultados esperados de información, se
requiere de la colaboración simultánea de múltiples áreas de trabajo, entre ellas Construcciones
así como Formación y Voluntariado, pues aportan datos para el levantamiento de la situación
inicial de las comunidades.
Administración
Costos y
Rutas Logísticas
Directores HS
Metas
Estratégicas
Cuadros de
Información Recurrente
Directores HS
Actividades en
Comunidades
CMI de Desempeño e Impacto
Registro
de Voluntarios,
Comunidades y
Pobladores
Formación y
Voluntariado y
Construcciones
Voluntarios
Actividades
De Campo
Y
Encuestamientos
Ilustración 22.1 Diagrama de Flujo de Comunicación para el SI
165
-
Diagrama Entidad Relación:
Con el objetivo de sentar un precedente para la ejecución de un desarrollo y la consiguiente
creación de formularios que capten y brinden la información descrita, se presenta el siguiente
Diagrama Entidad - Relación como una referencia de la forma de trabajo del sistema creado.
Actualizar Encuestas
CMI Impacto
PK
PK
Pobladores
FK1
Negocios
Trabajo Informal
Empleo Formal
Vivienda
Salud
Seguridad
Fecha
Fecha
Negocios Nuevos
Empleo
Ingresos
Padecimientos
Comunidades
PK
Comunidad
FK1
FK2
Departamento
Municipio
Habitantes
ID
Pobladores
Actividades de Planes
PK,FK1
ID
Comunidad
Voluntarios
Pobladores
Actividades
Recursos
Pendientes
Rutas Transporte
PK
Comunidades
FK1
Tiempo Salida
Tiempo Regreso
Paradas
Costo
ID
Actas de MdT
PK,FK1
ID
FK2
Comunidad
Fecha y Hora
Voluntarios
Pobladores
Actividades Planes
Acuerdos
Recursos
Pendientes
Fecha
CMI Desempeño
PK
Fecha
Beneficiarios
Asistentes
Proyectos
Convenios
Ahorro Costos
Voluntarios
PK
Nombre
FK1
Plan de Trabajo
Telefono
Fecha Ingreso
ID
Redes de Trabajo
FK1
Socios Comerciales
Funcionarios Municipales
Areas de Intervencion
Monto de Intervencion
Tiempo de Intervencion
ID
Pobladores
PK
Nombre
FK1
Direccion
Telefono
Ingresos
Vivienda
ID
Ilustración 23: Diagrama E-R Propuesto para el SI
3.8.6 EVALUACIÓN DE LA PLATAFORMA DE IMPLEMENTACIÓN
Se evaluaran tres plataformas de implementación para la puesta en Marcha de este sistema de
Información, las opciones evaluadas son:
Microsoft Excel 2010
Microsoft Access 2010
Microsoft Visual FoxPro 9 SP2
Cabe notar que la primer y segunda opción son parte del paquete de ofimática Microsoft Office
Professional y por lo tanto comparten las siguientes características (Valores indicados para Office
Pro 2010):
Evaluación
Velocidad del Procesador
Cantidad Memoria RAM
Tamaño del Disco Curo
Lector Almacenamiento
Descripción
Procesador de 1.5 Ghz o mayor
2 Gb de RAM como mínimo con BUS 833 Mhz
160 Gb Total y 10 Gb Disponibles
Unidad Óptica CD-ROM y DVD o Puerto USB 2.0/3.0
166
Sistema Operativo
Windows 7 o mayor.
Para explorar más a detalle cada opción se muestran las siguientes características:
1. Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 brinda plantillas pre elaboradas para que el usuario las adapte a sus
necesidades y en base a ello poner en funcionamiento un sistema altamente desarrollado que
responda a las necesidades del negocio.
Permite la interacción con medios Web para la accesibilidad a los datos y provee informes
fácilmente adaptables así como el compartir de la información y el ingreso de datos a otros
usuarios. La siguiente pantalla muestra el ambiente de trabajo de Access 2010 y algunas opciones
configurables a deseo del usuario
Otras características útiles:
-
Compilador de Bases de Datos (Simplicidad a través de formularios preforma)
Creación de Reportes (Definición de información a mostrar, Temas y Formato Condicional)
2. Microsoft Excel 2010
Conocido normalmente como una Hoja de Cálculos, permite interactuar con el a través de
múltiples formas estructuradas a través de la creación de Tablas y Gráficos Dinámicos
Manejo de Grandes Cantidades de Datos
Excel permite almacenar información hasta en Aprox. 13,000 filas y 265,000 columnas y visualizar
mediante gráficos y tablas que se actualizan momentáneamente. La facilidad de interacción
SharePoint Server permite ingresar datos en un ambiente Web mediante validaciones y descargar
un Cubo de información que el usuario puede moldear a sus necesidades.
167
Otras Características Útiles:
-
-
Dado que no utiliza Lenguaje de Programación en las formas de trabajo mencionadas, no
implica una profunda capacitación o la contratación de un experto para crear un
desarrollo.
Permite el bloqueo de información y hojas de trabajo según lo desee el usuario
El usuario puede crear filtros y mascaras para el ingreso de información de forma que
valide o sugiera el tipo de información a ingresarse.
3. Microsoft Visual Fox Pro 9.0
Evaluación
Velocidad
del
Microprocesador
Cantidad Memoria RAM
Tamaño del Disco Curo
Lector de Almacenamiento
Ext.
Sistema Operativo
Descripción
Procesador de 1.0 Ghz o mayor
1 Gb de RAM como mínimo con BUS 667 Mhz
160 Gb Total y 5 Gb Disponibles
Unidad Óptica CD-ROM y DVD o Puerto USB
Windows Vista o mayor
Entre sus características se tienen:
-
Permite al usuario adaptar todos los componentes de sus formularios y reportes
Implica el conocimiento de lenguajes de programación SQL
Lenguaje de Programación orientado a objetos (Interfaz visual gráficamente sencilla)
Capacidad para extracción y migración de datos hacia Oracle, MySQL y Microsoft SQL Serv
Motor de Generación de Informes
168
Ventajas
-
Administración de Datos e Interoperabilidad (Creación de soluciones .NET, compatibles
con XML jerárquico. Intercambia datos con SQL a través del lenguaje SQL)
Herramientas de Productividad Extensibles para el Programador (Mejora de interfaces)
Flexibilidad para Construir Todo Tipo de Soluciones de Base de Datos (Construcción y
despliegue de aplicaciones individuales y remotas para PC`s que operan en Windows)
Reporte de Funciones de Sistema (Control preciso de reportes y formateo de datos)
Fácil de Actualizar (Actualización entre VFP 8.0 y VFP 9.0).
3.8.6.1 RESUMEN DE ALTERNATIVAS
Para la evaluación de las alternativas de plataformas en las que se podrían realizar el Sistema de
Información tenemos los siguientes criterios:
-
-
-
Requerimientos de Instalación: Hace referencia a la facilidad o dificultad que puede
representar la instalación de las plataformas a nivel de Techo. Se estimara el costo de las
plataformas y tiempo asociado de instalación.
Requerimientos de Capacitación: Consiste en la brecha que habría que cubrir para lograr
que los usuarios comprendan e interactúen con la plataforma seleccionada. Se estimaran
en este apartado las necesidades de capacitación en costo y tiempo requerido.
Requisitos de Hardware: Se refiere a los elementos de hardware que es necesario obtener
para poder usar de forma óptima la plataforma.
Forma de Medición para los criterios de evaluación
Valuación Puntuación
Descripción
Se requiere de una gran inversión en costos y tiempo para la puesta en
Muy
marcha de la plataforma. La capacitación implicaría un recurso
1 Ptos
Difícil
especializado dada la complejidad del curso y un método de aprendizaje
depurado que facilite la rápida comprensión.
Requiere de una inversión considerable en costos y tiempo, puede
Medio
3 Ptos
representar baja complejidad y una capacitación sencilla que pudiera
ser incluso in-house (Desde dentro de la Organización)
No requiere de capacitación alguna para poner en funcionamiento la
Muy
5 Ptos
plataforma. Los usuarios ya conocen el método de trabajo y la
Fácil
interacción con dicho sistema ya se ha dado en el pasado.
169
Los estadios intermedios (Difícil y Fácil) representan condiciones de dificultad/facilidad y valuación
también intermedia (Difícil=2 Ptos y Facil=4 Ptos)
Evaluación de los Criterios de Selección de Plataforma
Instalación
Capacitación
Hardware
Total
Access
2010
3
3
3
9
Excel 2010
4
4
5
13
VisualFoxPro
9
2
1
3
6
Tabla 36: Puntuación y Selección de la Plataforma de Implementación del SI
Con base en las puntuaciones de la tabla superior, se sugiere el uso de Microsoft Excel 2010 para
la implementación de este sistema, ya que los costos y tiempos necesarios para su
implementación son óptimos.
3.8.7 PLAN DE CONTINGENCIA
Como una contingencia para el resguardo de información y el seguimiento a las operaciones, se
propone crear una copia de respaldo de los datos con mayor importancia para la operatividad de
la ONG. Este plan supone la extracción de la información, la creación de registros periódicos, el
almacenamiento y la puesta de los datos nuevamente en el sistema.
Los tipos de riesgos a disminuir con estas actividades de contingencia son: Fallo de los Equipos
Informáticos, Perdida de Registros Históricos y Borrado Accidental de los registros.
Parámetros de la Contingencia:
Parámetro
¿Cuándo ejecutar
la contingencia?
¿Qué datos deben
ser respaldados?
¿Dónde deben ser
respaldados?
Valores Asociados
Cada Mes, el ultimo día de cada mes. Si cae feriado o Fin de semana, hacer
el respaldo el día hábil anterior más cercano.
Todas las hojas del sistema de información deben ser copiadas y respaldadas
con sl siguiente nombre: “Nombre Original”+”Fecha de Respaldo”
Se deberá destinar un medio digital de almacenamiento de gran capacidad
(Disco Duro Externo) para tal fin. Debe contener al menos 160 Gb de
espacio libre.
¿Cómo cargar los Cuando los datos quieran ser subidos nuevamente, se deberá seleccionar el
datos
respaldo a utilizar (La fecha deseada) y pegar dicha hoja en el Archivo que
nuevamente?
consolida la información con el cuidado de mantener las referencias
absolutas y relativas.
Tabla 37: Detalle del Plan de Contingencia
170
3.8.8 REQUERIMIENTOS DE CAPACITACIÓN PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA
A nivel de capacitación, se necesita informar acerca de dos temas:
-
Uso de la plataforma de Digitación y Procesamiento de Información:
Característica
Publico
Objetivo
Temario a
Impartir
Presentador
Recursos a
Utilizar
Tiempo
Estimado
Descripción
Todos los voluntarios activos de Habilitación Social
Todos los Empleados bajo la Dirección de Habilitación Social
Directores de las Áreas de Construcciones, FyV y Administración.
- Llenado del Acta de Mesa de Trabajo
- Tipo de Información a Ingresar al Sistema
- Ingreso de Datos en Formularios
- Creación de Reportes Recurrentes
- Creación de Cuadro de Mando de Desempeño e Impacto
Por ser un sistema desarrollado localmente, el capacitador puede
ser un voluntario o pasante especializado en Sistemas Informáticos
que haya participado en el desarrollo o este ampliamente
ambientado con el mismo.
Laptop, Proyector, Copias de Actas de Mesa de Trabajo, Copias de
Formularios de Ingreso de Datos y Copias de Cuadro de Mandos
Se organizaran grupos de hasta 15 Voluntarios c/u para recibir
gradualmente la capacitación en como máximo 1 Hr.
-
Interpretación de Diagramas Explicativos y Cuadro de Mando Integral.
Característica
Publico
Objetivo
Temario a
Impartir
Presentador
Recursos a
Utilizar
Tiempo
Estimado
Descripción
Todos los Coordinadores de Mesa de Trabajo (Voluntarios).
- Interpretación de Perspectivas y Áreas Claves
- Formulación y Calculo de los Indicadores contenidos
- Metodología de Ingreso y Procesamiento de Datos
- Forma Visual y Contenido del CMI de Desempeño e Impacto
- Responsables y Planes de Acción posteriores al CMI
Con la idea de que el uso de esta herramienta sea brindad de forma
profesional y con ejemplos y experiencias reales bastas, se cotizara
la intervención de un profesional consultor en dicha area.
Laptop, Proyector y Copias de Cuadro de Mandos
Se organizaran grupos de hasta 10 Voluntarios y Directores c/u para
recibir la capacitación en que deberá durar como mínimo 4 Hrs.
171
4 ETAPA DE EVALUACIONES
172
Acerca de las Evaluaciones del Proyecto
La Etapa de Evaluaciones constituye la parte Final del Estudio realizado para mejorar la
operatividad de la Fundación en análisis. En esta etapa se concentran a nivel los hallazgos
encontrados, la forma de trabajo prevista y el desarrollo de dicha forma de trabajo. Esta etapa
brinda, de forma cuantitativa, una visibilidad de la efectividad de la forma de trabajo en distintos
ámbitos:
-
-
Económico Financiera: Es la perspectiva que suele ser de mayor importancia en los
proyectos pues aporta visibilidad de los ingresos y egreses y el impacto a nivel monetario
que estas decisiones tienen. En este estudio, la perspectiva monetaria tornara hacia la
Reducción de los Costos de Operación, más que hacia un Alto rendimiento de la Inversión.
Social: Es la perspectiva orientada a mostrar los beneficios sociales de la propuesta, Ej.:
Aumento en Ingresos, Mejor condición de salud, etc.
Género: Enfocada a demostrar la igualdad de género o tendencia a beneficiar a los sociohistóricamente menos incluidos: Adolescentes y Madres Solteras. Esta perspectiva
constituye el pilar de la Evaluación por las características del Estudio
4.1 DETERMINACIÓN DE LA INVERSIÓN
Se consideraran Rubros de Inversión todos aquellos necesarios para poner en Marcha la Forma de
Trabajo propuesta y cambiar el estado actual a uno que cumpla con todos los componentes del
Estudio actual mostrado. Entre ellos se encuentran:
1. Inversión en la Formulación del Modelo de Gestión y Diseño del Sistema de Información
Comprende los costos propios del desarrollo de este estudio. Consiste en el Pago a un Consultor o
Grupo de Consultoría. Este rubro es el que actualmente se está desarrollando en el estudio, por lo
que no corresponde a una erogación efectiva, sin embargo para propósitos de evaluación
económica financiera, se incluirá. Los detalles de montos y plazos asociados son como a
continuación:
Actividad Desarrollada
Diagnostico: Exploración de Campo y Oficina, Encuestas,
Tabulación, Conceptualización de la Solución
Diseño de la Solución: Especificación y Diagramación de los
Métodos de Trabajo, Creación del Sistema de Información
Evaluaciones: Comprobación financiera y social de la viabilidad y
efectividad de la solución.
Total
Desembolso
Plazo Estimado
$ 4,000
4 Meses
$ 5,000
5 Meses
$ 3,000
3 Meses
$ 12,000
12 Meses
2. Inversión en Desarrollo del Sistema de Información
Corresponde al precio de la materialización del Diseño del Sistema de Información en un Archivo
de Excel que ejecute las funciones previstas. Idealmente, para ello se deberá contratar un Experto
173
en Informática que traduzca los requerimientos en Códigos y Formulas. Se usara la siguiente
configuración para este Rubro:
Actividad Desarrollada
Levantamiento del Requerimiento. Definición a Nivel detallado
de las pantallas e interacciones.
Creación del Archivo de Excel. Creación de Hojas y Formularios.
Creación de Reportes. Comunicación entre hojas a través de
Macros y Referencias Absolutas.
Pruebas de Usuario: Creación de Registros, Búsqueda de
Información, Compartir entre usuarios, Respaldos
Total
Desembolso
Plazo Estimado
$ 200
1 Semana
$ 500
2 Semanas
$ 200
1 Semana
$ 900
4 Semanas
3. Inversión en Capacitación Técnica en Uso del SI e Interpretación de la Técnica CMI
Este Rubro comprende el hecho de elevar el conocimiento de voluntarios y directores de su nivel
actual hacia el manejo del SI propuesto y la interpretación del Cuadro de Mando Integral de
Desempeño e Impacto que es propuesto. Para esto se llevaran a cabo dos capacitaciones como a
continuación:
Capacitación
Balanced ScoreCard:
“Construyendo
Indicadores de Gestión”.
Cantidad
10 – HS Directores
8 – HS Voluntarios
1 – Administración
2 – Construcción
2 – Formación y Vol.
2 – Recursos
Proveedor
FEPADE
Duración
16 hr
(4 sesiones de 4 Hr
c/u)
Según temas
predefinidos
2 Hr (Sesión única)
Interacciones de
Usuario
Costo
$ 2,600
Uso de Sistema de
Información
Desarrollador
$ 200
Institucional
Planes de Acción como
2 Hr (Sesión Única)
Producto de la lectura
Dirección HS
$0
Acciones Post CMI
del CMI
Total 25 Asistentes
20 Hr c/u
$ 2,800
Nota: Todas las capacitaciones a llevarse a cabo en las instalaciones de Techo.
4. Costos de Divulgación entre Voluntarios
Este rubro de Inversión corresponde a aquellos en los que se incurrirá por la adaptación y
popularización del nuevo modelo de gestión bajo el que se trabajará, este proceso demandara una
logística para la distribución del tiempo de las coordinaciones de planes y sub planes así como de
parte de los voluntarios. Se comprenden en este aspecto:
Herramientas Publicitarias:
Banners informativos con los cambios en las operaciones recurrentes
Pancarta recordatorio de la Cultura de Registro e Información
Boletines de Lanzamiento del Sistema de Información
174
Herramientas de Registro Informático
Computadoras para el ingreso de información: Considerando la distribución de
comunidades, asignar 3 computadoras exclusivas al registro de información.
Nivel de Servicio entre 50% y 60%, según el siguiente cuadro:
Total
Días
Cantidad
Sábado
11 Comunidades
Domingo
11 Comunidades
22 Comunidades
Jornada
Mañana
Tarde
Mañana
Tarde
Cantidad
5 Comunidades
6 Comunidades
5 Comunidades
6 Comunidades
Considerando Tiempo promedio de registro: Hasta 30 Minutos por Comunidad. (En caso
tenga todos los planes de trabajos vigentes, 3 Minutos por Plan)
Multifuncional para el Scan de Documentos e impresión de Hojas de CMI
Herramientas Incentivos:
Premiación a la comunidad con mayor apego a la forma de trabajo e ingreso de datos en el
Sistema de Información Institucional: Premiación a las primeras tres comunidades que
completen todos los fines de semana los registros requeridos durante 1 año. Estos
Incentivos se aplicaran solamente 1 año para impulsar la forma de trabajo y no se volverán
recurrentes.
Costo de los Recursos Publicitarios, Informáticos e Incentivos Asociados:
Recurso Detallado
Cantidad
Banner de Cambios Recurrentes: Colocados en Salas de Reuniones y Entrada a
4
la Oficina Central.
Pancarta formativa de Cultura de Registro e Información. Colocada en la
1
entrada de Sala de Computo
Boletín con funcionalidades del Sistema de Información. Entrega a 2 por cada
50
comunidad y resto de respaldo.
Computadoras para Ingreso de Información. Portátiles básicas de tamaño Mini
3
Laptop.
Multifuncional: Scan, Impresor, Fax, Copiadora. De tamaño pequeño e
1
impresión Blanco y Negro
Incentivo: Banquete para 10 Personas en Restaurantes de Comida Rápida
3 Meses
Reunión de Planeamiento de Reporte de Cambios hacia Oficina Central
1
Evento Interno de Lanzamiento del Modelo de Gestión. Incluye alimentación
1
Total
4.1.1 Resumen del Total de Inversión:
Rubro
Formulación del Modelo
Desarrollo del SI
Inversión
$ 12,000
$ 900
175
Costo
$ 120
$ 75
$ 50
$ 900
$ 100
$ 150
$ 30
$ 100
$ 1,525
Capacitación en SI y Técnicas de Información
Divulgación y Facilidades Informáticas
Menos: Formulación del Modelo
$ 2,800
$ 1,525
Total $ 17,225
-$ 12,000
Total $ 5,225
Tabla 38: Inversión Total
4.2 FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Techo, como ONG utiliza múltiples fuentes de
Financiamiento, siendo quienes más aportan, los
Convenios Internacionales y Locales, como se
muestra en la imagen a la izquierda. Para propósitos
de conocimiento y evaluación, se presentaran las
formas de financiamiento que más se utilizan,
mostrando luego la forma de decisión y abordaje de
los Costos Financieros.
Financiamiento mediante Organismos Internacionales
Techo ha hecho uso históricamente de múltiples organismos Internacionales para financiar sus
actividades tanto en la Oficina Central, en Santiago de Chile, como en las distintas oficinas locales.
Esto ha llevado a tener relaciones estrechas con muchos organismos de renombre que brindan
donaciones y fondos reembolsables. A continuación una descripción de los más importantes:
UNDEF: Ha financiado proyectos de aumento de ingresos para los Pobladores, apoyando
directamente al Plan de Fomento Productivo y sus Sub Planes. Sus aplicaciones son publicadas a
todos los interesados al menos una vez por año y pueden sumar hasta $ 500,000 de
financiamiento no reembolsable y sin Costo Financiero.
FIA (Fundación Interamericana): Ha colaborado principalmente con actividades orientadas a la
utilización de Herramientas para el aumento de Ingresos y la incorporación de los pobladores al
Mundo Laboral formal. Sus postulaciones se realizan cada semestre y los montos a financiar
pueden ser hasta $ 250,000 con características de Reembolsables o no y sin costo financiero.
Suelen comportarse similar entidades como el FMI y BID
Financiamiento mediante Banca Local y Regional
A pesar que Techo nunca ha hecho uso de la Banca de Prestamos, ni es parte de sus Políticas
incurrir en Costos Financieros para financiar sus actividades, hay muchas instituciones privadas y
de gobierno que brindan financiamiento a ONGs. Entre ellas encontramos a las siguientes: BCIE,
BMI-BandeSal, ProCredit, Fedecredito, Citi, Agricola (BanColombia), Hipotecario, Fomento
Agropecuario, Scotiabank, etc.
Los requisitos que estas instituciones imponen para el otorgamiento de fondos varían respecto a
cada uno de ellos, así como varia la tasa de interés otorgada, el plazo máximo a otorgar y el
periodo de pago/reembolso.
176
Financiamiento mediante Operaciones Internas
Techo tiene formas de autoginanciamiento que consisten en la creación de convenios locales para
la consecución de fondos por la prestación de servicios de RSE. Este programa actualmente se
llama “Techo la mano” y aporta un promedio de $ 1,000.00 por mes. El programa mencionado es
el único de auto financiamiento.
4.2.1 EVALUACIÓN DE LA ALTERNATIVA DE FINANCIAMIENTO.
Con el objetivo de garantizar que se tengan cubiertas las opciones que más dificultad representes
y por consiguiente, las que menor dificultad representen también, se evaluara y seleccionaran las
opciones de la siguiente forma:
-
Financiamiento mediante Banca: Conlleva un costo financiero pero puede ser logrado en
corto tiempo (Entre 1 y 2 semanas de gestión).
Financiamiento mediante Donación: No conlleva un costo financiero pero tiene un Costo
Financiero que será calculado hasta con un año de duración en función de la pérdida de los
ahorros previstos.
Para el cálculo de los costos propios de cada alternativa se deberá considerar la siguiente tabla de
intereses publicada mensualmente por la Superintendencia Financiera y las consideraciones sobre
Costos de oportunidad mostrados.
Medio de
Financiamiento
FIA
UNDEF
BID
Rubros Fomentados
Incorporación Laboral
de Comunidades
Aumento de Ingresos
para Pobladores
Fomento de la
Agricultura y Salud
Comunal
Monto
Máximo
Interés
Plazo
Maximo
Condicionantes
Reembolsable.
60 Meses
Postulación
(Reembolso)
Anuales
Postulaciones
0 Meses
Semestrales
$ 500,000
0%
$ 250,000
0%
$ 250,000
0%
0 Meses
Postulaciones
Semestrales
BCIE
Múltiples Rubros
$1,000,000
6%
120 Meses
Reembolsable
Bandesal
Múltiples Rubros
$1,000,000
7.25%
120 Meses
Reembolsable
Agricola
Múltiples Rubros
$ 500,000
30.50%
72 Meses
Reembolsable
Citi
Múltiples Rubros
$ 500,000
18%
72 Meses
Reembolsable
Fomento
Agropecuario
Múltiples Rubros
$ 500,000
28.50%
72 Meses
Reembolsable
Scotiabank
Múltiples Rubros
$ 500,000
19%
72 Meses
Reembolsable
177
Procredit
Múltiples Rubros
$ 250,000
36%
72 Meses
Reembolsable
Techo La Mano
Financiamiento
General de la ONG
N/A
0%
0 Meses
Aporta aprox. $
1,200/año
Para los propósitos de esta evaluación, se tomara como referencia la tasa mas alta: Banco
ProCredit con 36% Anual y 12 Meses de Plazo.
Costos y Gastos de Oportunidad
Ítem de Costo o Gasto
Costo de Oportunidad: Rutas de Distribución de Voluntarios 17
Costo Adicional: Pago incremental de planilla18
Total por mes
Total por año
Valor
-$ 1,871.00/mes
$ 1,800.00/mes
-$71/mes
-$852/año
4.2.2 SELECCIÓN DE ALTERNATIVA
El siguiente cuadro resume las condiciones financieras bajo las cuales funcionarían las alternativas
planteadas. Sera seleccionada para los posteriores cálculos, aquella opción que represente mas
dificultad financiera para lograrse (la que implique mas costos).
Financiamiento
con Banca
Interés por Préstamo
-$ 1,881.00
Costo por Otorgamiento
-$ 144.00
Costo de Oportunidad en Transporte
$ 0.00
Ahorro en Planilla
$ 0.00
Sub Total -$ 2,025.00
Total Anual -$ 2,025.00
Criterio de Evaluación
Financiamiento
con Donación
$ 0.00
$ 0.00
-$ 1,871.00
$ 1,800
-$ 71
-$ 852.00
Tabla 39. Selección de la Alternativa de Financiamiento
Con los datos de la Tabla anterior, se determina que la forma de financiamiento que puede
representar más dificultades es: “Financiamiento a través de Préstamo con la Banca Comercial”. Se
utilizara este esquema para los futuros cálculos y análisis económico-financieros.
4.3 DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS DE OPERACIÓN
Una vez estimados los costos en que se incurrirá en el proceso de implementación, se procederá a
cuantificar los costos que se obtendrán en el período ordinario de ejecución del nuevo Modelo de
Gestión, es decir cuando la ejecución de dicho Modelo no sea una novedad, ni sea su periodo de
introducción, estos costos serán los denominados de la fase operativa, en este caso se incluyen
tanto aquellos que ya Techo tiene como parte del quehacer del día a día así como los propios de
este Modelo de Gestión.
17
18
Obtenido de la disminución del 47% de los desembolsos mensuales. (De $ 47,770.90 a $ 22,451.90 anual).
Obtenido del cálculo del Costo Incremental del Personal. (De $ 3,200.00 a $ 5,000.00).
178
Los costos a considerar como recurrentes, que son parte de la ejecución del día a día y los propios
de este Modelo de Gestión se desglosan en:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Costos de Personal
Costos de Transporte
Costos de Papelería
Costos de Comunicación Grafica y Telefónica
Costos de Equipos y Herramientas (Incluye Mantenimiento)
Costos de Seguridad
Costos de Viáticos
Costo Financiero
Costos de Personal
Son los costos por pago de planilla para personas contratadas directamente por la ONG. Están
comprendidos en este rubro de costo los siguientes empleados con su distinción de Costos
Actuales y Costos de la propuesta:
Plaza
Coordinacion del Plan Comunitario
Coordinacion de Fomento Productivo
Coordinacion del Plan de Educación
Coordinacion del Plan de Salud
Coordinacion del Plan Juridico
Coordinacion del Plan Fontecho
Sub Coord. Plan Capacitación en Oficio
Sub Coord. Plan Agrícola
Sub Coord. Plan Microcréditos
Total Mensual
Total Anual
Salario
$ 700
$ 500
$ 500
$ 500
$ 500
$ 250
$ 500
$ 250
$ 250
$ 250
$ 4,200
$ 50,400
Status
Existente
Existente
Existente
Existente
Nuevo
Nuevo
Nuevo
Existente
Nuevo
Existente
Costo Incremental
$0
$0
$0
$0
$ 500
$ 250
$ 500
$0
$ 250
$0
$ 1,500
$ 18,000
Son los costos asociados al movimiento de voluntarios hacia las comunidades. No son parte de
dichos costos la alimentación o viáticos a los transportistas ni ningún otro reconocimiento más que
el brindado a continuación.
Se consideraran aca también aquellos transportes no dirigidos hacia la comunidad que apoyen
labores administrativas o de evaluación (Monitoreo de la Seguridad Circundante, Exclusión e
inclusión de comunidades, etc.)
Rutas
Centro
Norte
Comunidades
Los Amates – Tejutla
Santo Domingo - Guazapa
Departamentos
Distancia
Promedio
Chalatenango y
50 Km
San Salvador
179
Costo
Actual
$ 85
Costo
Propuesta
$ 50
Central
Media
Central Sur
Paracentral
Media
Paracentral
Sur
Occidental
Sur
Occidental
Media
Oriental
Centro
La Cuchilla – Ant. Cuscatlán
El Tanque – Ant. Cuscatlán
El Trébol – Santa Tecla
Altos San Nicolás – San Salv.
Altos del Matazano – San Salv.
Dos Amates – Jicalapa
La Esmeralda - Tepecoyo
13 de Febrero - Tenancingo
Col. Fátima – Tepetitan
Sn. Benito – Cojutepeque
El Pimental – Sn. Luis Talpa
Tierra de Israel – Sn Pedro M.
Boca Poza – Pto. La Libertad
Chorro Abajo – Izalco
Chorro Arriba – Izalco
Santa Lucia – San Julian
El llano – Metapan
Los Angeles – Santa Ana
La Mascota – San Miguel
Antiguo
Cuscatlán
Santa Tecla
y 10 Km
La Libertad
$ 70
$ 45
40 Km
$ 110
$ 60
Cuscatlán y San
40 Km
Vicente
$ 150
$ 75
La Paz
60 Km
$ 170
$ 65
Sonsonate
70 Km
$ 190
$ 95
Santa Ana
80 Km
$ 110
$ 70
San Miguel
110 Km
$ 70
$ 70
$ 80
$ 55
$ 1,035
$ 4,140
$ 49,680
$ 585
$ 2,340
$ 28,080
$ 30
$ 30
$ 60
$ 10
$ 600
$ 180
$ 360
$ 10
$ 1,150
$ 29,230
El Cristal – Tecoluca
San Vicente
40 Km
San Luis– Sn Miguel Tepezont.
Sub Total por Semana
Sub Total por Mes
Sub Total por Año
Mas: Transportes dirigidos a actividades de apoyo
Visitas a Socios Comerciales
20
Visitas a Universidades para captación de Voluntarios
6
Creación y Monitoreo de Rutas de Transporte
6
Aseguramiento de la Localización de Oficinas
1
Sub Total por año de Transportes dirigidos a actividades de apoyo
Total por Transporte por Año
Oriental Sur
Se refiere a los artículos de papelería y similar con los que se requiere contar para la ejecución de
labores administrativas, de campo, etc. Se incluye en este apartado también artículos de mayor
tamaño y valor como: Pizarra,
Ítem
Papel
Sobres Manila
Papel Kraft
Rotafolio
Papelografo
Cantidad Anual
51 Resmas
500 Unidades
1500 Pliegos
10 Unidades
8 Paquetes
Precio Unitario
$ 4.00 / Resma
$ 5.00 / Ciento
$ 1.50 / Ciento
$ 35.00 / Unidad
$ 3.00 / Bloque
180
Precio Total
$ 204.00
$ 25.00
$ 22.50
$ 350.00
$ 24.00
Precio Anterior
$ 240.00
$ 30.00
$ 30.00
$ 350.00
$ 30.00
Marcadores
Tarjetas de Invitación
Carpetas de Present.
Impresiones B/N
Impresión Color
Tarjetas de Present.
Mapas
Papel Bond
1,020 Unidades
120 Unidades
120 Carpetas
4173 Copias
140 Copias
1400 Tarjetas
18 Unidad
2176 Pliegos
$ 0.35 / Plumon
$ 0.10 / Unidad
$ 2.00 / Unidad
$ 0.02 / Unidad
$ 0.05 / Unidad
$ 0.07 / Unidad
$ 8.00 / Unidad
$ 0.15 / Pliego
Total
$ 357.00
$ 12.00
$ 240.00
$ 83.46
$ 7.00
$ 98.00
$ 144.00
$ 326.40
$ 1,893.36
$ 357.00
$ 20.00
$ 300.00
$ 100.00
$ 7.50
$ 105.00
$ 0.00
$ 330.00
$ 1899.50
Materiales de Uso Específico
Educación
Jurídico
Fontecho
Salu
d
Comunitario
Material
Cantidad (Per Year)
Costo
Unitario
Rotafolio
22 Rotafolios Metalicos
$ 10.00
Papelografo
44 Bloques con 25 Hojas
$ 2.00
Marcadores
66 Plumones Negro, Azul y $ 0.35
Rojo
Papel
50 Resmas
$ 4.00
Sobres Manila
250 Sobres Tamaño Oficio
$ 0.05
Tablas Rígidas
22 Tablas Tamaño Carta
$ 2.50
Total
$ 0.02
Impresión
6000 Copias a Color Carta
Total
Papel
5 Resmas
$ 4.00
Tinta
2 Cartuchos Negros
$ 20.00
Chequera
Chequera de 50 Hojas
$ 25.00
Impresiones
100 Copias
$ 0.02
Total
Material Impreso
4800 Copias
$ 0.02
Ley
de 22 Copias
$ 5.00
Comunidades
Constitución
y 22 Copias c/u
$ 10.00
Leyes
Sellos de Hule
22 Unidades
$ 8.00
Mapa El Salvador
22 Mapas
$ 12.00
Mapas
de 22 Mapas
$ 12.00
Comunid.
Total
Pizarra Acrílica
10 Unidades de 1 m x 1.6 m
$ 40.00
Cajas
de 10 Unidades
$ 0.35
Marcadores
Revistas de Dibujos 200 Revistas
$ 0.75
Lápices y Colores
200 Kits
$ 1.00
Cuadernos
200 Cuadernos rallados Peq. $ 1.00
Libro Mat. de 100 para 1 Ciclo y para 2 $ 3.00
181
Costo
Total
$ 220.00
$ 88.00
$ 30.80
Costo
Anterior
$ 100.00
$ 80.00
$ 30.80
$ 200.00
$ 12.50
$ 55.00
$ 606.30
$ 120.00
$ 120.00
$ 20.00
$ 40.00
$ 25.00
$ 2.00
$ 87.00
$ 96.00
$ 110.00
$ 200.00
$ 10.00
$ 50.00
$ 470.80
$ 180.00
$ 180.00
$ 24.00
$ 40.00
$ 25.00
$ 2.00
$ 91.00
$ 100.00
$ 125.00
$ 220.00
$ 230.00
$ 176.00
$ 264.00
$ 264.00
$ 180.00
$0
$0
$ 1,130.00
$ 400.00
$ 3.50
$ 635.00
$ 450.00
$ 3.50
$ 150.00
$ 200.00
$ 200.00
$ 600.00
$ 200.00
$ 225.00
$ 225.00
$ 800.00
Apoyo
Papel
Impresión
Cheques
Ciclo
35 Resmas
1600 Copias
2 Chequeras de 50 cheques
$ 4.00
$ 0.02
$ 25.00
Papel
Computadoras
Impresión
Cheques
5 Resmas
10 Equipos
1600 Copias
2 Chequeras con 50 cheques
$ 4.00
$ 200.00
$ 0.02
$ 25.00
Fomento
Productivo
Total
Total
Sub Total (Todos los Planes)
Total (Materiales de Uso general y Todos los Planes)
$ 140.00
$ 32.00
$ 50.00
$ 1,775.50
$ 20.00
$ 2,000.00
$ 32.00
$ 50.00
$ 2,102.00
$ 5,820.80
$ 7,714.16
$ 175.00
$ 32.00
$ 50.00
$ 2160.50
$ 40.00
$ 2,000.00
$ 40.00
$ 50.00
$ 2,130.00
$ 5,667.30
$ 7,566.80
Costos de Comunicación Grafica y Telefónica
Se encuentran detallados en este rubro los costos asociados a la reproducción de material
publicitario y Costos de Telecomunicaciones.
Item
Anuncios en Prensa (4 .25” x 5.5” x 7 d)
Consumo Telefónico (Mins)
Desarrollo Web Asistido
Wireless Internet (1 Mb de Velocidad)
Pancartas Promocionales
Trípticos Promocionales
Anuncios en TV (1 Spot de 15 s x 15 dias)
Anuncios en Radio (1 Spot de 15 s x 15 d)
Banner Roll Up
Parlante Altavoz
Suscripción a Periódicos
Cámara Fotográfica Semi Profesional
Suscripción a Mapa de la Pobreza e IDH
Cant.
24
13,645
1
1
16
2,000
1
1
16
4
2
1
2
Costo Unit.
$ 80.00
$ 0.07
$ 220.00
$ 360.00
$ 25.00
$ 0.50
$ 560.00
$ 332.00
$ 25.00
$ 30.00
$ 90.00
$ 250.00
$ 45.00
Total
Costo Total
$ 1,920.00
$ 955.15
$ 220.00
$ 360.00
$ 400.00
$ 1,000.00
$ 560.00
$ 332.00
$ 400.00
$ 120.00
$ 180.00
$ 250.00
$ 90.00
$ 6,787.15
Costo Ant.
$ 1,800.00
$ 700.00
$ 220.00
$ 300.00
$ 480.00
$ 900.00
$ 560.00
$ 332.00
$ 500.00
$ 160.00
$ 180.00
$ 300.00
$ 0.00
$ 6,432.00
Costos de Equipos y Herramientas
Son parte de este rubro de costo todos los activos sujetos a depreciación (Equipos, Maquinarias,
etc.) Así el Mantenimiento y aquellos consumibles necesarios para la ejecución de las actividades
de campo de Techo.
Item
Equipos
Computadoras*
UPS y Reguladores de Voltaje*
Muebles para Computador*
Aire Acondicionado (9,000 BTU)*
Cant.
23
5 Unid.
5 c/u
5 Unid
1 Unid
182
Costo Unit.
$ 606.00
$ 200
$ 23.00
$ 31.00
$ 273.00
Costo Total
$ 850.60
$ 500.00
$ 57.50
$ 77.50
$ 136.50
Costo Ant.
$ 2,250.00
$ 1,500.00
$ 150.00
$ 150.00
$ 250.00
Multifuncional*
Materiales
Termómetro*
Cronometro*
Depositos Plasticos
Kit de Destornilladores*
Cinta Métrica*
Recipientes Medicos
Cinta Aislante
Sellador
Sierra Metálica*
Navaja*
Mascarillas
Lentes de Protección
Guantes
Delantal/Capa
Bolsas para desechos
Botiquín Básico Comunitario
Jeringas
Complejo Vitamínico
Gasas
Medicamentos Varios (Kit)
Semillas (Verduras y Frutas)
Abono Orgánico
Alambre Metálico
Fertilizante y Plaguicida Orgánico
Kit de Cosmetologia*
Kit de Panaderia*
Kit de Bisuteria *
Kit de Electricidad*
2 Unid
-10 Term.
11 Cron.
104 Dep.
10 Kits
10 Cintas
14 Rep.
22 Cintas
10 Unid.
10 Unid.
10 Unid.
2 Cientos
50 Unid.
50 Unid.
100 c/u
10 cientos
22 Kits
5 Cientos
5 Cientos
5 Cientos
30 Cientos
1200 Bols.
24 Q
2,000 m
10 Q
20 Kits
20 Kits
20 Kits
20 Kits
$ 79.00
$ 190.82
$ 4.10
$ 4.30
$ 2.50
$ 7.30
$ 3.90
$ 7.00
$ 0.70
$ 3.75
$ 2.15
$ 2.80
$ 0.30
$ 2.99
$ 0.05
$ 3.25
$ 0.03
$ 10.85
$ 13.00
$ 18.00
$ 14.90
$ 7.50
$ 0.25
$ 5.50
$ 0.75
$ 32.50
$ 10.25
$ 8.95
$ 8.75
$ 14.50
Total
$ 79.00
$ 4,477.75
$ 20.50
$ 23.65
$ 260.00
$ 36.50
$ 19.50
$ 98.00
$ 15.40
$ 37.50
$ 10.75
$ 14.00
$ 60.00
$ 149.50
$ 2.50
$ 325.00
$ 30.00
$ 238.70
$ 65.00
$ 90.00
$ 74.50
$ 225.00
$ 300.00
$ 132.00
$ 1,500.00
$ 325.00
$ 102.50
$ 89.50
$ 87.50
$ 145.00
$ 5,328.00
$ 200.00
$ 5,553.50
$ 70.00
$ 65.00
$ 250.00
$ 115.00
$ 40.00
$ 105.00
$ 22.00
$ 40.00
$ 30.00
$ 40.00
$ 70.00
$ 175.00
$ 3.00
$ 375.00
$ 40.00
$ 240.00
$ 75.00
$ 95.00
$ 75.50
$ 285.00
$ 336.00
$ 138.00
$ 1,700.00
$ 299.00
$ 215.00
$ 185.00
$ 180.00
$ 290.00
$ 7,803.50
Costos de Seguridad
Forma parte de este rubro de costo, los pagos en concepto de servicio de vigilancia y seguridad
brindada en las oficinas centrales de Techo para la protección física de los visitantes, vigilancia del
parqueo y monitoreo de las instalaciones físicas.
Item
Costo Unit.
Costo Total
Costo Ant.
Vigilante asignado Lu-Do 7am a 7 pm
1
$ 400.00
$ 800.00
Sistema de Alarma
1
$ 30.00
$ 30.00
Total $ 430.00
$ 830.00
Costos de Viáticos
Los viáticos son todos aquellos fondos otorgados para pagar alimentación y gastos básicos en los
lugares de campo donde se ha pedido a voluntarios que asistan. Se dará un monto fijo de viatico
183
por cada hora que se requiera que el voluntario este desempeñando actividades en campo. El
cálculo de dicho monto es obtenido en base al promedio de salario mínimo actual ($ 219.35 / Mes)
A propósitos de cálculo se ha estimado cada viaje a comunidades en 4 Hrs de actividades (Incluyen
transporte y actividades de campo)
Item
Viáticos de Voluntarios
Evaluación Psicométrica
Team Building
Capacitación
Cant.
22,206
10
1
1
Costo Unit.
Costo Total
$ 0.30
$ 6,661.80
$ 45
$ 450.00
$ 150
$ 150
$ 450
$ 450
Total $ 7,711.80
Costo Ant.
$ 6,900.00
$ 270.00
$ 150.00
$ 450.00
$ 7,770.00
Costos Financiero
Son los costos asociados a la adquisición del préstamo bancario necesario para lograr las
condiciones de operación planteadas para el proyecto. Se han calculado en base al apartado de
Financiamiento bajo las siguientes condiciones:
Banco
Procredit
Monto
$ 5,225.00
Interes
36% Anual
Plazo
12 Meses
Cuota Mensual
$ 592.17
Costo Financiero Anual
$ 1,881.00
4.3.1 RESUMEN DE COSTOS OPERATIVOS
A continuación el resumen de costos operativos anuales por cada rubro y la separación entre
costos actuales y costos de propuesta (que pueden ser incremento o decremento):
Rubro
Costos de Personal
Costos de Com. Grafica y Telefónica
Costos de Equipos y Herramientas
Costos de Seguridad
Costos de Viáticos
Costo Financiero
Costo Actual
$ 32,400
$ 49,680
$ 7,566.80
$ 6,432.00
$ 7,803.50
$ 830.00
$ 7,770.00
$ 0.00
Total $ 112,482.30
Costo Propuesta
$ 50,400.00
$ 29,230.00
$ 7,714.16
$ 6,787.15
$ 5,328.00
$ 430.00
$ 7,711.80
$ 1,881.00
$ 109,401.01
Diferencia
-$ 18,000.00
$ 20,450.00
-$ 147.36
-$ 355.15
$ 2,475.50
$ 400.00
$ 58.2
-$ 1,800.00
-$ 3,081.29
Tabla 40. Resumen de los costos operativos anuales
El análisis muestra una disminución en los costos operativos de $ 3,081.69 USD, lo cual implica una
reducción de $ 256.81 por cada mes.
4.3.2 COSTEO POR PLAN DE TRABAJO
Selección del Método de Costeo
Se hará una evaluación de los distintos métodos de costeo que se puede utilizar para aplicar a este
estudio. Los sistemas a evaluar son los siguientes:
184
Costeo ABC
Según Raul Cárdenas, en 1995: "El Método de "Costos basado en actividades" (ABC) mide el costo
y desempeño de las actividades, fundamentando en el uso de recursos, así como organizando las
relaciones de los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades". Según
Charles Horngren en 2001: "Sistema que primero acumula los costos indirectos de cada una de las
actividades de una organización y después asigna los costos de actividades a productos, servicios u
otros objetos de costo que causaron esa actividad".
Su metodología se basa en el tratamiento que se les da a los Costos Indirectos de Fabricación (CIF)
no fácilmente identificables como beneficios. Muchos costos indirectos son fijos en el corto plazo,
ABC toma la perspectiva de largo plazo, reconociendo que en algún momento determinado estos
costos indirectos pueden ser modificados por lo tanto relevantes para la toma de decisiones.
Las actividades también reciben el nombre de "transacciones", los conductores de costos (cost
drivers) son medidas del número de transacciones envueltas o involucradas en una actividad en
particular. Los productos de bajo volumen usualmente causan más transacciones por unidad de
producción, que los productos de alto volumen, de igual manera los proceso de manufactura
altamente complejos tienen más transacciones que los procesos más simples. Entonces si los
costos son causados por el número de transacciones, las asignaciones basadas en volumen,
asignarán demasiados costos a productos de alto volumen y bajos costos a productos de poca
complejidad.
Anteriormente en la mayoría de los centros de costos el único factor de medida para asignar los
costos a los productos era usando factores en base a las horas máquina u horas hombre, que
pueden reflejar mejor las causas de los costos en su ambiente específico. El costo ABC utiliza
tanto la asignación (cost drivers) basada en unidades, como los usados por otras bases, tratando
de producir una mayor precisión en el costo de los productos.
Costeo Tradicional
Normalmente conocido como Costeo Absorbente. A principios del siglo XX el método de costeo
mas utilizado era el absorbente o total. Eso se debía a que el tratamiento contable tradicional se
dedicaba a salvaguardar los activos utilizados, los cuales se controlaban a través del estado de
resultados.
El costeo absorbente es el método en el cual el costo de transformación está integrado por
material directo, salarios directos y gastos indirectos fijos y variables de producción; es decir, son
costos que tratan de absorber dentro de un costo unitario de los productos la mayor cantidad de
gastos que sea posible.
El costeo absorbente es el más usado para fines externos e incluso para la toma de decisiones en
la mayoría de las empresas latinoamericanas. Este método trata de incluir dentro del costo del
producto todos los costos de la función productiva, independientemente de su comportamiento
fijo o variable. Este costeo carga todos los costos a la producción excepto aquellos aplicables a
ventas, costos generales y administrativos. Además del costo de los artículos manufacturados
incluye factores de depreciación, arrendamientos, seguros, impuestos a la propiedad y otros
185
gastos indirectos de producción fijos además de los materiales directos, salarios directos y gastos
indirectos de fabricación variables. Alguna parte de los costos indirectos se llevan hacia inventarios
de trabajo en proceso y de artículos terminados hasta que el producto sea terminado y vendido.
Costeo Justo a Tiempo
"Es una filosofía industrial, que considera la reducción o eliminación de todo lo que implique
desperdicio en las actividades de compras, fabricación, distribución y apoyo a la fabricación
(actividades de oficina) en un negocio". El desperdicio se concibe como "todo aquello que sea
distinto de los recursos mínimos absolutos de materiales, máquinas y mano de obra necesarios
para agregar valor al producto".
Costeo del Ciclo de Vida del Producto
El ciclo de vida del producto, es el tiempo desde que se concibe la idea de crearlo, su elaboración,
su entrega al consumidor, hasta su desaparición o extinción en el mercado, siendo así, se puede
definir que el “costeo del ciclo de vida de los productos”, es la acumulación o identificación de la
totalidad de las actividades que se realizan a lo largo del ciclo de vida de un producto, los costos
que le corresponde a un artículo, todo el tiempo que dure este en vigencia hasta su desaparición.
El análisis del desarrollo de un producto, aunque sea muy teórico, puede resultar muy práctico
para entender la evolución de este, intentar prever su desarrollo y, desde luego tratar de influir en
su evolución. La idea fundamental de los ciclos de vida de los productos es la de reconocer que un
producto es algo dinámico.
Tradicionalmente, los sistemas de costo se han enfocado en reportar los costos de los productos
asociados única y exclusivamente con la etapa de producción física de los mismos, siendo, por
ocasiones, más del 90% del costo de un producto, es determinado en las fases preoperativas es
decir antes de iniciar la producción del artículo, escoger entre muchas alternativas de producción
el tipo de materia prima de materia prima que contendrá el producto, el tipo de maquinaria a
utilizar, las características que debe tener el producto, el logotipo con el que lo van a reconocer los
clientes y demás.
Evaluación de los Sistemas de Costeo expuestos.
A continuación una tabla resumen de los Sistemas de Costeo y sus características, esta
información ha sido obtenida de la publicación: “Coste y Efecto” de Robert Kaplan.
ABC
Trad
JIT
CVP
Identifica razonablemente los costos indirectos a los productos.
SI
NO
SI
-
Reconoce que CIF son medibles en relación con la complejidad de
las líneas mas que el volumen de Prod
SI
NO
-
-
Utiliza al inventario como protección contra problemas potenciales.
-
SI
NO
-
-
SI
-
-
SI
NO
-
SI
Cataloga a la infraestructura de la empresa simplemente como
overhead.
Identifica todas las fuentes de costo potenciales o cost drivers que
tiene la empresa.
186
Es útil para llevar a cabo un análisis de costos estratégico.
Reconoce que todos los costos son a fin de cuentas de costos de los
productos.
Cantidad “Si”
SI
NO
-
-
-
NO
-
SI
4
2
1
2
Siendo: ABC (Costeo basado en actividades), Trad (Costeo Tradicional), JIT (Costeo Justo a Tiempo)
y Costeo CVP (Costeo del Ciclo de Vida del Producto).
En base a la tabla mostrada, se usara el Costeo ABC para este estudio pues puede brindar
visibilidad estratégica para la toma de decisiones del negocio, dando a la vez la capilaridad
necesaria para llevar los centros de costo hasta las actividades mas pequeñas.
Esquema de uso de Costeo ABC – Ilustración 24. Metodología Costeo ABC
Costos totales de la empresa
Costos
Directos
Los costos
identificados por
centros de costos son
descompuestos en
costos por actividades
Reagrupación de los
costos por actividad
Imputación de los
costos a los productos
por medios de los
generadores
Costo Indirectos
Plan 1
A
1
A
2
A
3
Jornadas
Medicas
Voluntarios
Plan 1
Plan N
Plan 2
A
4
A
5
A
1
A
2
Capacitación
en Oficios
Voluntarios
Plan 2
Voluntarios
Plan 3
A
3
A
4
A
1
A
2
A
3
En general… ejecución de la
Mesa de Trabajo
Voluntarios
Plan 4
Voluntarios
Plan N
El diagrama muestra como se dan los pasos metodológicos para la aplicación del Costeo por
Actividades. Se definen los siguientes parámetros:
Centros de Costos: Son los 6 Planes de Trabajo que Techo tiene en la actualidad (Plan Comunitario,
Plan de Fomento Productivo, Plan Educación, Plan Salud, Plan Fontecho y Plan Jurídico)
Recursos que consumen costos: Se ha concentrado en Voluntarios pues son quienes hacen uso de
los equipos y Materiales destinados a la comunidad.
Actividades que Consumen recursos: Se ha concentrado en la Mesa de Trabajo la actividad que
consumen los recursos “Voluntarios” que a la vez consumen los demas recursos.
A continuación los estimados de cantidad de voluntarios por cada plan:
Plan de Trabajo
Comunitario
Fomento Productivo
Educación
Cantidad
63
55
54
187
Porcentaje
del Total
32%
28%
28%
Cantidad
Acumulada
63
118
172
Jurídico
Salud
FONTECHO
Total
13
6
5
196
7%
3%
2%
100%
185
191
196
196
Con los porcentajes reflejados en esta base se procederá a hace la distribución de los costos.
Plan
Costos
Comunitario
Fomento Productivo
Educación
Jurídico
Salud
FONTECHO
Total
32%
28%
28%
7%
3%
2%
100%%
Aportación Recursos
Específicos
$ 606.30
$ 2,102.00
$ 1,775.50
$ 1,130.00
$ 120.00
$ 87.00
$ 5,820.80
Aportación Recursos
Compartidos
$ 33,145.67
$ 29,002.46
$ 29,002.46
$ 7,250.61
$ 3,107.41
$ 2,071.60
$ 103,580.21
Total
$ 33,751.97
$ 31,104.46
$ 30,777.96
$ 8,380.61
$ 3,277.41
$ 2,158.60
$ 109,401.01
Tabla 41. Distribución del costeo entre los Planes de Trabajo
4.4 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS
Para poder realizar las proyecciones de los datos fue necesario realizar el análisis de inflación
correspondiente a los próximos 5 años.
Para determinar los Gastos de Operación del Proyecto en los 5 años de evaluación, también se
debe proyectar la inflación para dichos años ya que los precios de los diferentes rubros incluidos
en el cálculo serán afectados por la variación de la inflación (a excepción de los salarios).
Tasa de Inflación
Los datos históricos de la inflación desde 15 años atras son tomados del Banco Central de Reserva
de El Salvador y los datos proyectados de los años 2014 a 2018 son datos obtenidos, a
continuación se presentan dichos datos:
188
La grafica y tabla muestran el comportamiento de la Inflación que afecta los precios de los
recursos detallados en el costo de operación. Esta inflación será proyectada para los años
venideros según la siguiente evaluación de métodos.
Método
Lineal
Logarítmico
Polinomial 2
Formula
Y=-0.357x+5.132
Y=-1.2Ln(x)+5.117
Y=0.063X2-0.925X+6.078
Considerando x=1 en 2005.
R2
0.227
0.212
0.256
En base a los métodos mostrados y su acercamiento a la grafica original (R2) se elige el Método de
Proyección Polinomial Cuadrático como el método a usar para determinar la inflación en los
próximos 5 años de evaluación.
Proyección de Inflación
Año
Inflación Estimada
2014
3.1%
2015
3.5%
2016
4.1%
2017
4.7%
2018
5.5%
Presupuesto de Ingresos y Egresos
Para la elaboración de este presupuesto se tomara en cuenta lo siguiente:
Los ingresos se han considerado únicamente en sus rubros más fuertes y constantes, se han
excluido las actividades de campo (Como la Colecta) por tener tendencia al decrecimiento, los
Prestamos a Oficina Central (Por ser a Demanda) y la aportación del Programa Techo la Mano (Por
poca contribución)
Inflación
+ Convenios Internacional
+ Convenios Locales
+ Donaciones Empresas
+ Donaciones Particulares
Total Ingresos
- Costos de Personal
- Otros Costos (Sin Inflac.)
- Otros Costos (Con Inflac.)
Total Egresos
Diferencia
Eficiencia Financiera
Año 1
3.1%
$ 61,000
$ 41,300
$ 13,100
$ 6,900
$ 122,300
$ 50,400
$ 59,001
$ 60,830
$ 111,230
$ 11,070
90.95%
Año 2
3.5%
$ 61,000
$ 41,300
$ 13,100
$ 6,900
$ 122,300
$ 50,400
$ 59,001
$ 61,066
$ 111,466
$ 10,834
91.14%
Año 3
4.1%
$ 61,000
$ 41,300
$ 13,100
$ 6,900
$ 122,300
$ 50,400
$ 59,001
$ 61,420
$ 111,820
$ 10,480
91.43%
Año 4
4.7%
$ 61,000
$ 41,300
$ 13,100
$ 6,900
$ 122,300
$ 50,400
$ 59,001
$ 61,774
$ 112,174
$ 10,126
91.72%
Año 5
5.5%
$ 61,000
$ 41,300
$ 13,100
$ 6,900
$ 122,300
$ 50,400
$ 59,001
$ 62,246
$ 112,646
$ 9,654
92.11%
Tabla 42. Presupuesto de Ingresos y Egresos
El cuadro anterior muestra una diferencia de entre $ 11,070 y $ 9,654 de disponibilidad extra
luego de las operaciones regulares de cada año. Este excedente, dado que no está considerado su
uso dentro de las operaciones normales, deberá orientarse a una de las siguientes actividades:
189
-
-
-
Proyectos de Reinversión: Asignable a la mejora de este proyecto u otro concurrente,
puede ser usado para montar un sistema de información más robusto con una plataforma
más profunda y mas desarrollo de por medio. Usualmente estos proyectos suelen incluir
un desarrollador externo y la compra de un Software dedicado, por lo que puede
destinarse a ese medio
Margen de Seguridad: Como parte de la Sanidad Económica Financiera que debe manejar
Techo, este Excedente puede servir para solventar actividades imprevistas no
consideradas en los costos operativos. La cantidad de excedente marcaria el máximo de
Margen de que se dispone.
Financiamiento otras áreas de Techo: Con el objetivo de facilitar las operaciones de otras
áreas de Techo, este excedente puede evitar la necesidad de solicitar préstamos a Oficina
Central u otros medios.
4.5 EVALUACIÓN ECONÓMICA
A pesar que el impacto Económico – Financiero es leve, los siguientes indicadores revalidaran las
condiciones planteadas:
4.5.1 TASA INTERNA DE RETORNO
La Tasa Interna de Retorno (TIR) de una iniciativa, proporciona el grado de rentabilidad que este
ofrece. Se llama Tasa Interna de Retorno porque supone que las ganancias que se generan año con
año se reinvierte en su totalidad; es decir, se trata de la Tasa de rendimiento Real de la Inversión
realizada.
Para realizar este tipo de análisis, se hace necesario comparar la Tasa Interna de Retorno con la
Tasa Mínima Atractiva de Retorno (TMAR), la cual es la tasa mínima que el ambiente ofrece esta
dispuesto a entregar y contra la cual debe competir la TIR. Esta se puede obtener de la siguiente
manera:
TMAR = Inflación + Tasa Pasiva + “Premio al Riesgo”
Donde “Premio al Riesgo = Inflación x Tasa Pasiva
Para este propósito se usara la inflación del Año 1 previamente calculada como 3.1% y la Tasa
Pasiva Bancaria más alta, calculada como 4% (Provista por el Banco Azteca a 360 días). El cálculo
de la TMAR resulta de la siguiente forma:
TMAR = 3.1% + 4% + (3.1% x 4%) = 19.5%
Una vez conociendo la TMAR, se procede al cálculo de la TIR que se obtiene brindando valores
aleatorios al valor de i hasta obtener la igualdad en la siguiente ecuación:
190
Donde: FNEn = Flujo neto de efectivo en el periodo “n”
i = Tasa de Retorno Interna
n = Numero de años en la Planeación (5 años)
Para este estudio se tienen la siguiente tabla y resultado:
Periodo (Año)
Inflación
Flujo Neto
Suma
0
0.0%
-5225
-5225
1
2
3.1%
3.5%
3018.29
2927.54
5225 Suma
3
4.1%
2828.54
4
4.7%
2717.14
5
5.5%
2595.16
TIR = 45.01%
El criterio de decisión sobre la aceptación o rechazo de un esta iniciativa a través de la TIR es el
siguiente:
Si TIR ≥ TMAR, entonces el proyecto de acepta.
Si TIR < TMAR, entonces el proyecto se rechaza.
Para el caso, se tiene que TIR ≥ TMAR (83.24%>19.50%), por lo que esta iniciativa,
económicamente se acepta.
4.5.2 RAZÓN BENEFICIO/COSTO
Este análisis permite establecer la razón existente entre los Beneficios obtenidos durante el
funcionamiento de la Iniciativa planteada y el costo de la implementación de la misma. Para
obtener este índice se calculan los valores presentes de los Beneficios y costo estimados, la
sumatoria de los ingresos actualizados se divide entre la sumatoria de la inversión inicial. La
fórmula del Beneficio/Costo es la siguiente:
Donde Beneficios = Ingreso – Egreso; (Para el año 1 representa $ 4,881.29)
Se tomara la Inversión Inicial previamente calculada como $ 5,225.00 y la TMAR calculada de
19.50%
Año
1
2
3
4
5
Beneficios
$ 2,525.77
$ 2,113.61
$ 1,768.71
$ 1,480.09
$ 1,238.57
Total $ 9,126.76
Costos
$ 5,225.00
$0
$0
$0
$0
$ 4,372.38
191
Al introducir esto datos a la formula antes mencionada, resulta en un B/C = 1.74 por lo que este
Modelo de Gestión es beneficioso para la planeación planteada.
4.5.3 TIEMPO DE RECUPERACIÓN DE LA INVERSIÓN
El tiempo de recuperación de la inversión se refiere al tiempo necesario para recuperar los
recursos que fueron invertidos para lograr el nivel de operación deseado. Dicho tiempo se calcula
en base a los Beneficios percibidos.
Para su calculo, se debe considerar lo siguiente: Se utilizara la tabla de Beneficios y Costos usada
en el apartado anterior de Calculo del Indicador Beneficio/Costo.
Año
1
2
3
4
5
Total
Beneficios
3018.29
3018.29
3018.29
3018.29
3018.29
15091.45
Costos
Tiempo
3018.29
1 Año
2206.71
8 Mes y 23 días
0.00
0
0.00
0
0.00
0
5225.00 1 Año, 8 Mes y 23 D
La tabla anterior muestra que el Tiempo de Recuperación de la Inversión es 1 Año y 8 Mes y 23
días
4.6 EVALUACIÓN SOCIAL
El propósito de esta etapa de evaluaciones sociales es hacer visible que el nuevo Modelo de
Gestión contribuye también en los aspectos Sociales a la población con la que Techo Interactúa,
además de los beneficios económicos y estratégicos planteados previamente. El estudio presenta
los siguientes aportes:
4.6.1 AUMENTO DE INGRESOS DE POBLADORES COMUNITARIOS
Una de las variables de análisis son los ingresos percibidos por los pobladores, los cuales están
supuestos a ser aumentados luego de las actividades realizadas con Techo.
Existen múltiples vías para determinar el aumento de ingresos: Participación en Capacitaciones de
Oficios, Microcréditos y Plan Agrícola. A continuación se analizaran por separado cada situación y
posteriormente se promediara para obtener un consolidado de Aumento de Ingresos:
Programa
Lógica de Ingresos
Capacitación en
Oficios
Consecución de un
Empleo Formal
Microcréditos
Colocación de un
Parámetros de Ejemplo
Tipo de Empleo: Cosmetología
Rubro: Servicios
Salario Mínimo: $ 25119
Negocio: Panadería
19
En base a la reforma del 16 de Mayo de 2011 y el aumento del 12% de Junio de 2013.
http://www.tusalario.org/elsalvador/Portada/salario/salario-minimo-2
192
Ingreso
Extra
$ 251
$ 48
Micro negocio local
Agrícola
Venta de la totalidad
de la producción
agrícola.
Cantidad de Pobladores Prom: 400
Demanda a cubrir: 50%
Consumo Per Cápita: 3
Precio de Mercado: $ 0.08/u
Cultivo: Banano
Parcela: Propia de 5 x 5 m c
Concentración: 2 matas/m2 Producción:
$150
30 u/año
Precio de Mercado: $ 0.10/u
Promedio $ 149
El cuadro muestra que, los pobladores que participen en los programas de Fomento Productivo de
Techo, tendrán, en promedio $ 149 USD adicionales por mes.
De acuerdo a la Encuesta de Hogares de Propósitos Múltiples, en 2010 menciona lo siguiente: “El
ingreso promedio mensual de los hogares a nivel nacional es de US $ 479.15; en el área urbana es
de US $570.68 y en la rural de US $ 304.75”. Lo cual elevaría a $ 449.75 el ingreso de los hogares
rurales participantes de programas de Fomento Productivo de Techo.
4.6.2 AVANCE EN LA ESCOLARIDAD Y CONDICIONES DE EDUCACIÓN
Los refuerzos impartidos por el Plan de Educación elevan la escolaridad promedio de los jóvenes y
demás asistentes a través de tres herramientas: Herramientas de Lectoescritura, Refuerzo Escolar
en Matemáticas y Lenguaje y Alfabetización de Adultos
La Encuesta de Hogares de Propósitos Múltiples de 2011 muestra que la escolaridad rural
promedio es de 4.4 años, lo cual servirá de base para el estudio actual. La mejora a la escolaridad
se puede dar a través de 3 rubros:
Programa
Refuerzo en
Lectoescritura
Refuerzo
Escolar
Alfabetización
de Adultos
Descripción
Repaso y adiestramiento en
Lectura y Escritura básica.
Refuerzo de las enseñanzas
básicas de Matemáticas y
Lenguaje
Repaso y adiestramiento en
Lectura y Escritura básica.
Publico Objetivo
Niños
(5 a 12 años)
Niños y Jóvenes
(7 a 21 años)
Adultos
(+ de 30 años)
Grados
Abordados
1er y 2do
grado
1er a 6to
grado
Contribución a
Escolaridad
2 Grados
6 Grados
1er a 3er
3 Grados
grado
Promedio 3.7 Grados
El cuadro anterior muestra como las actividades de Educación contribuyen a aumentar la
escolaridad de sus asistentes en promedio hasta 3.7 grados de educación logrando llegar a un
equivalente a 8 avo. Grado.
4.6.3 CONDICIONES DE SALUD
193
Se ha consultado el listado de los padecimientos más frecuentes que generan fallecimientos.
Llegando a nombrar Neumonía, Enfermedades Del Sistema Digestivo, Traumatismos, Insuficiencia
Renal, Septicemia, etc.
Por su lado, Techo con las actividades del Plan de Salud combate los padecimientos encontrados
en las comunidades en las siguientes áreas:
Nombre
Atención a Primeros
Auxilios
Refuerzo Vitamínico
Campaña Medica:
Ginecología, Pediatría,
Geriatría, etc.
Contribución
Atención a heridas,
contusiones, etc.
Fortalecer cuadro de
vacunación
Recursos usados
Botiquín Comunitario,
Medicinas y gasas
Jeringas y Complejo
Vitamínico
Exámenes especializados,
Estudio de Tejido Epitelial,
Toma de Muestras,
Medicamentos, etc.
Atención a Grupos
de Riesgo específicos
Beneficiados
200
105
300
El Articulo “Situación de Salud en El Salvador” elaborado por la UES y ubicado en
http://www.slideshare.net/AetspUesFmp/situacin-de-salud-en-el-salvador
muestra
que
aproximadamente uno de cada 20 ingresados en la zona rural a un nosocomio fallecen si forman
parte las primeras 10 causas de morbilidad.
En las comunidades de Techo hay en promedio 400 habitantes por comunidad, lo cual recordando
que hay 22 comunidades intervenidas, lleva a calcular un total de 8,800 pobladores.
Con base a los dos párrafos anteriores, aproximadamente 440 personas fallecerían por falta de
atención, diagnostico inoportuno, medicamentos faltos o incorrectos. A estos 440 individuos,
Techo apoyara reduciéndolo a 140, ya que los restantes 300 son los participantes en proyectos de
salud.
Esto representa 1 de cada 62 pobladores. Siendo este el resultado de la intervención en salud de
Techo.
4.6.4 CONDICIÓN DE FOMENTO DEL VOLUNTARIADO
Techo a través de su Área de Habilitación Social brinda un empuje al Voluntariado nacional,
aportando capital humano especializado y general en distintas modalidades:
Plan de Trabajo
HS Comunitario
HS Fomento Productivo
HS Educación
HS Salud
HS Fontecho
HS Jurídico
Sub Total
Total
Volunt. Fijo
35
23
18
1
0
5
82
194
Volunt. Temporal
28
32
36
5
5
8
114
196
Plan de Trabajo
Construcciones
Total
Volunt. Fijo
0
0
Volunt. Temporal
3,000
3,000
Total: 196 Por Habilitación Social más 3,000 por construcciones
Las estadísticas de voluntariado de las demás ONGs no se encuentran disponible por medios
electrónicos, por lo que es difícil saber qué porcentaje adicional está aportando Techo, sin
embargo, por la sola contribución de HS se encuentran 196 voluntarios adicionales además de los
3,000 voluntarios de construcciones.
4.6.5 RAZÓN BENEFICIO/COSTO SOCIAL
Es la relación entre el beneficio percibido por los pobladores y la cantidad de inversión en cada
uno de ellos.
Para el caso se considerara la inversión como el Total de la misma (Incluyendo el valúo del estudio
de planeación) así como un promedio de 400 habitantes en las 22 comunidades a intervenir:
Esto significa que por cada Dólar que Techo invierta en el modelo de gestión, los pobladores
recibirán hasta $ 76.4 dólares en beneficio por dicha mejora.
195
4.7 EVALUACIÓN DE GÉNERO
El PNUD establece en su Artículo “Equidad de Género en El Salvador”20 que el genero femenino es
el mas desvalido en el país, teniendo la menor participación en actividades de desarrollo y opinión.
Ante esto, se motivara la participación femenina teniendo el siguiente comportamiento:
Plan de Trabajo
Beneficiarios Esperados
Mujeres
Hombres
Comunitario
150
100
Fomento Productivo
350
190
Agrícola
140
100
Capacitación en Oficios
150
50
Microcréditos
60
40
Refuerzo Escolar
Alfabetización de Adultos
Mejor Lectoescritura
125
50
25
50
75
25
25
25
Jurídico
50
50
Salud
250
155
FONTECHO
800
800
1,725
56%
1,370
44%
Educación
Total
Porcentaje
Explicación
En áreas de planeamiento, se
incentiva la participación fem.
Las labores de campo son
abordadas reg. por el Hombre
Cursos focalizados:
Cosmetología, Bisutería, etc.
La mujer es mas dada a animarse
por micro negocios
Normalmente, la mujer tiene
menor escolaridad por quedarse
en casa en tareas domesticas.
En asesoría jurídica, se realiza a
demanda.
Jornadas Médicas focalizadas:
Ginecología, Examen Mama.
En Proyectos comunitarios, hay
segmentación pareja.
3,065
100%
Tabla 43. Evaluación de Genero
Con esto, se dará mayor impulso a la participación y beneficiarios femeninos sobre masculinos.
20
http://www.pnud.org.sv/2007/gen/content/view/4/86/
196
4.8 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD
El objetivo de este análisis es determinar que tanto impacto tendría el cambio en las variables que
intervienen para que se de este Modelo de Gestión. La variable a analizar será la cantidad de
voluntarios presentes en la ONG.
Escenario 1
Se definirá como escenario pesimista una disminución en la cantidad de voluntarios a un 67% de
su valor actual, es decir, a 131 voluntarios en HS. Esto impactara dos tipos de indicadores:
Económicos y Sociales de la siguiente forma:
Indicadores Económicos
Valor
Evaluación
Escenario
Valor
Estándar
TIR
360.5%
83.24%
B/C
11.4
3.38
TRI
2 M 29 D
1A1M
Indicadores Sociales
Valor
Evaluación
Escenario
Aumento en
$ 145
Ingresos
Mejor
2.45 Grados
Escolaridad
Condiciones
201
de Salud
Beneficiados
Fomento de
131
Voluntariado
Resultado
Aceptada, con mejor condición que el Escenario
Estándar
Estándar
Estándar
Valor
Estándar
$ 149
3.7 Grados
300
Beneficiados
196
Resultado
Rechazada, con condiciones más débiles que el
Escenario Estándar
Escenario Estándar
Escenario Estándar
Escenario Estándar
Como se observa en las tablas, una menor cantidad de voluntarios implica mejores condiciones
financieras pero peores condiciones sociales, por lo que en general, no es una situación deseada y
traería problemas al logro de objetivos estratégicos de la ONG.
Escenario 2
Se definirá como escenario optimista un aumento en la cantidad de voluntarios a un 133% de su
valor actual, es decir, a 261 voluntarios en HS. Esto impactara dos tipos de indicadores:
Económicos y Sociales de la siguiente forma:
Indicadores Económicos
Valor
Evaluación
Escenario
TIR
(Negativo)
Valor
Estándar
83.24%
Resultado
Escenario Estándar
197
B/C
-5.7
3.38
TRI
Infinito
1A1M
Indicadores Sociales
Valor
Evaluación
Escenario
Aumento en
$ 155
Ingresos
Mejor
4.9 Grados
Escolaridad
Condiciones
399
de Salud
Beneficiados
Fomento de
261
Voluntariado
Escenario Estándar
Escenario Estándar
Valor
Estándar
$ 149
3.7 Grados
300
Beneficiados
196
Resultado
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Tabla 43.1 Análisis de Sensibilidad
Como se observa en las tablas, una mayor cantidad de voluntarios implica peores condiciones
financieras pero mejores condiciones sociales, por lo que en general, tampoco es una situación
deseada y traería problemas al logro de la sanidad financiera de la ONG.
De este análisis podemos inferir que la mejora en los indicadores sociales es inversamente
proporcional a la mejora en los indicadores financieros, por lo que la forma ideal de trabajo es con
las cantidades que se han planteado.
198
4.9 ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
La Administración es el período en el cual se da la inversión que comprende todas las actividades a
realizar hasta que todo se encuentre listo para que empiece a funcionar el Nuevo Modelo de
Gestión de Habilitación Social. La Administración del Proyecto comprende cuatro partes
principales. Estas son:
1. Desglose Analítico.
2. Organización.
3. Programación.
4. Sistema de Información y Control.
4.9.1 DESGLOSE ANALÍTICO.
Este consiste en lo siguiente:
Definir el Objetivo de Ejecución del Proyecto.
El establecimiento de los subsistemas que reflejan los objetivos específicos.
Identificación de paquetes de trabajo que constituyen las actividades a desarrollar para
lograr los objetivos.
El diseño de estrategias o cursos de acción que guiaran al logro de la Admon.
Objetivo General de Ejecución.
El objetivo general de ejecución abarca toda la Administración de la propuesta y debe de estar
planteado en términos de tiempo, dinero, alcance o meta y lugar. Por lo tanto, el objetivo general
de ejecución es el siguiente:
“Lograr la implementación de una nueva forma de trabajo a través de un Modelo de Gestión para
la Etapa de Habilitación Social que tome un periodo de 3 meses y un monto de $ 5,225.00”
Descripción de Subsistemas.
Aprobación de los cambios de parte de Oficina Central
Este subsistema consiste en la aprobación por parte de las autoridades competentes de los
cambios a la forma de trabajo en los siguientes componentes: Compra del Servicio de Desarrollo
para el Sistema de Información, Contratación de Personal adicional y otros pormenores.
Recurso Humano.
La propuesta requiere la contratación de personal adicional en 4 plazas: 3 de Coordinación y 1 de
Subordinación. Incluye además la capacitación en el uso de la herramienta e interpretación de los
resultados.
Sistemas de Información
Implica el desarrollo de las condiciones informáticas optimas para el registro de la información.
Desde el levantamiento del requerimiento de información, pasando por la creación del archivo
maestro que consolide la información hasta la ejecución de las pruebas de usuario y solventar
incidencias.
199
Puesta en marcha.
Implica la realización de un evento interno para anunciar la nueva forma de trabajo y los
incentivos para los equipos de voluntarios que tengan mejor desempeño en la cultura de registro e
información.
Paquetes de Trabajo.
Los paquetes de trabajo son conjuntos de actividades a desarrollar dentro de cada subsistema
para alcanzar el objetivo de ejecución del proyecto. En el siguiente cuadro se desglosan las
actividades que se requieren para cada uno de estos.
Subsistema
Aprobación de Cambios
Recurso Humano
Puesta en Marcha
-
Paquete de Trabajo
Envío de Propuesta de Inversión
Envío de Propuesta de Organigrama y Perfiles de Puesto
Reclutamiento, Selección y Contratación de personal
Capacitación en Uso de Herramienta Informática
Capacitación en Lectura de resultados en CMI
Levantamiento de Requerimiento
Creación del Sistema de Información y Pruebas de Uso
Evento Interno de lanzamiento
Incentivos periódicos por cumplimiento de registros
Costo de los Paquetes de Trabajo
Subsistema
Aprobación de Cambios
Recurso Humano
Equipamiento e
Instalación
Puesta en Marcha
Rubro de Costo
Sesiones fuera de oficina de Planeación
Pruebas Psicométricas
Inducción, Capacitación (4 Sesiones)
Levantamiento del requerimiento, Creación
del Archivo en Excel y Pruebas de usuario (4
Semanas)
Evento de lanzamiento y estimulo por
apego a la cultura de registro
Total
200
Costo Asociado
$ 30
$ 2,800
$ 900
$ 100
$ 3,830
Desglose Analítico – Ilustración 25. Desglose Analítico para la Administración del Proyecto
Lograr la implementación de una nueva forma de trabajo a
través de un Modelo de Gestión para la Etapa de Habilitación
Social que tome un periodo de 3 meses y un monto de $
5,225.00
Puesta en marcha
Creación del Sistema de Información y Pruebas de Uso
Sistemas de
Información
Recurso Humano
Reclutamiento, Selección y Contratación de personal
Aprobación de los
cambios de parte de
Oficina Central
Estrategias para la consecución de los Subsistemas
-
Subsistema Aprobación de Cambios
o Envío de Propuesta de Inversión
 Enfatizar en que el costo del estudio (consultoría) se vuelve cero
 Plantear la reducción en los costos operativos de aprox. $ 300 /mes
201
Desglose Analítico – Aprobación de Cambios – Envio de
Propuesta de Inversión
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Oficina Central
Inicio
Formular tabla
resumen de
inversiones
Envía a
Oficina Central
Consigue y añade
cotizaciones
Reenvía con
observaciones
¿La desviación
implica nuevo
presupuesto?
No
No
Envía a
Oficina Central
¿Aprobado?
Si
Firma de
Aprobado y
reenvía a Oficina
Local
Fin
o
 Mostrar el bajo cumplimiento de objetivos con coord. Voluntarios
 Mostrar estudio de Cargas de Trabajo con ocupación de aprox. 95%
Desglose Analítico – Aprobación de Cambios – Envío de Propuesta de
Organigrama y Perfiles de Puestos
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Director Social
Oficina Central
Crea Tablas
descriptivas de
puestos
Firma y
aprobación de
Organigrama y
Puestos
Reenvía con
observaciones
Inicio
Crea Organigrama
No
¿Aprobado?
Si
Firma de
Aprobado y
reenvía a Oficina
Local
Fin
202
-
Recurso Humano
o Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
 Seleccionar voluntarios con experiencia profesional propia
 Priorizar a los aspirantes con don de mando y manejo de personal
 Evitar Empleados con más de 35 años para no perder ambiente
Desglose Analítico – Recurso Humano – Reclutamiento, Selección y
Contratación de Personal
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Director Social
Aplicantes
Inicio
Publica puestos a
requerir
Concertar citas
con solicitantes
Realiza entrevista
preliminar
¿Aprobado?
Realiza entrevista
definitiva
Si
¿Aprobado?
Si
Firma contrato
Creación de
usuarios de
PILOTE y correo
No
Selecciona al
candidato
seleccionado y se
le comunica
Pruebas
psicométricas y de
habilidades
Firma de contrato
y presentación de
documentos
No
Fin
o
 Hacer público y visible los incentivos por correcto registro de datos
 Crear sesiones focalizadas de refuerzo a temas débiles específicos
203
Desglose Analítico – Recurso Humano – Capacitación en Herramientas
Informáticas
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Aplicantes
Capacitador
Inicio
Selecciona los
consultores y
lugares a impartir
Recopila
cotizaciones
actualizadas
Efectúa
reservaciones y
envía
notificaciones
Asisten según
programación
enviada
Imparte temario:
Acceso, Creación
de Registros,
Modificación, etc.
Dirige dinámicas
de comprensión
del SI
Elabora
evaluación del
curso
Elabora reporte de
notas y envía a
DS, DHS y Oficina
Central
Fin
o
Capacitación en lectura de resultados del CMI
 Usar ejemplos de interpretación del CMI propios de comunidades
 Colocar ayuda visual de los cálculos de los indicadores y responsable
Desglose Analítico – Recurso Humano – Capacitación en Cuadro de Mando
Integral
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Aplicantes
Capacitador
Inicio
Selecciona los
consultores y
lugares a impartir
Recopila
cotizaciones
actualizadas
Efectúa
reservaciones y
envía
notificaciones
Asisten según
programación
enviada
Imparte temario:
Datos Disponibles,
Responsables,
Desviación, etc.
Dirige ejercicio de
elaboración de
CMI
Elabora
evaluación del
curso
Elabora reporte de
notas y envía a
DS, DHS y Oficina
Central
Fin
204
-
o Levantamiento de Requerimiento
 Hacer visitas programadas a comunidades para recolección de ideas
Desglose Analítico – Sistema de Información –
Levantamiento del Requerimiento
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Coord. De Plan
Programa
reuniones con
involucrados
Definen casos
específicos a ser
solventados en SI
Inicio
Define los
involucrados en el
SI
Recopila en un
documento todos
los casos a
solventar
Si
Aprueba y reenvía
a involucrados
para firma
¿Faltan casos
a solventar?
Envía a
desarrollador para
iniciar codificacion
No
Fin
o
Pruebas de Uso del Sistema de Información
 Mostrar el sistema a diverso público para detectar mejoras
 Documentar las pruebas de uso elaboradas para incidencias
 Ambientar el software a la línea grafica de Techo
Desglose Analítico – Sistema de Información – Pruebas de Usuario Cliente y
Tecnicas
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Coord. De Plan
Recopila el
Requerimiento y
los casos a
solventar
Ejecutan los casos
en forma de
prueba
Desarrollador
Inicio
Recibe la entrega
oficial del
desarrollo del SI
¿Existen
errores en el
SI?
Si
No
Llena hoja
descriptiva de
Incidencias
Procedimiento
Indica nueva
correcta de
interactuar con el
SI
¿El error es de
codificación o
procedimiento?
Codificación
Elabora
correcciones y
brinda nueva
fecha de entrega
Fin
205
-
Puesta en Marcha
o Evento Interno de Lanzamiento
 Reservar un espacio público o prestado sin costo para más de 100 p
 Propiciar la idea que la Tecnificación es una ayuda para todos
 Involucrar a Socios Comerciales y Funcionarios Municipales
Desglose Analítico – Puesta en Marcha – Lanzamiento Interno
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Dirección Social
Dirección de HS
Inicio
Brinda detalles de
los Cambios en
HS:
Define detalles
macro logísticos
del lanzamiento
Envía invitaciones
a evento
Brinda discurso
inicial de Techo
-Personal
Contratado
-Uso del SI
-Procedimientos
que cambian
-Etc.
Reparte material
de Apoyo sobre SI
Fin
o
 Tener flexibilidad en el lugar de consumo al equipo premiado
 Otorgar menciones honorificas elaboradas artesanalmente
Desglose Analítico – Puesta en Marcha – Incentivos
Periódicos por el Cumplimiento de Registros
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Dirección de HS
Inicio
Aprovisionar el
monto de los
premios por 3
meses
Define detalles
macro logísticos
del lanzamiento
Determinación de
los voluntarios con
mayor registro
Agrupación por
Zona y Plan
Efectuar entrega
publica de
reconocimiento
Fin
A nivel de capacitación, se necesita informar acerca de dos temas:
206
-
Uso de la plataforma de Digitación y Procesamiento de Información:
Característica
Descripción
Todos los voluntarios activos de Habilitación Social
Publico
Objetivo
Directores de las Áreas de Construcciones, FyV y Administración.
- Llenado del Acta de Mesa de Trabajo
- Tipo de Información a Ingresar al Sistema
Temario a
- Ingreso de Datos en Formularios
Impartir
- Creación de Reportes Recurrentes
- Creación de Cuadro de Mando de Desempeño e Impacto
Por ser un sistema desarrollado localmente, el capacitador puede
ser un voluntario o pasante especializado en Sistemas Informáticos
Presentador
que haya participado en el desarrollo o este ampliamente
ambientado con el mismo.
Recursos a
Laptop, Proyector, Copias de Actas de Mesa de Trabajo, Copias de
Utilizar
Formularios de Ingreso de Datos y Copias de Cuadro de Mandos
Tiempo
Se organizaran grupos de hasta 15 Voluntarios c/u para recibir
Estimado
gradualmente la capacitación en como máximo 1 Hr.
-
Interpretación de Diagramas Explicativos y Cuadro de Mando Integral.
Característica
Descripción
Publico
Todos los Coordinadores de Mesa de Trabajo (Voluntarios).
Objetivo
- Interpretación de Perspectivas y Áreas Claves
- Formulación y Calculo de los Indicadores contenidos
Temario a
- Metodología de Ingreso y Procesamiento de Datos
Impartir
- Forma Visual y Contenido del CMI de Desempeño e Impacto
- Responsables y Planes de Acción posteriores al CMI
Con la idea de que el uso de esta herramienta sea brindad de forma
Presentador
profesional y con ejemplos y experiencias reales bastas, se cotizara
la intervención de un profesional consultor en dicha area.
Recursos a
Laptop, Proyector y Copias de Cuadro de Mandos
Utilizar
Tiempo
Se organizaran grupos de hasta 10 Voluntarios y Directores c/u para
Estimado
recibir la capacitación en que deberá durar como mínimo 4 Hrs.
4.9.2 ORGANIZACIÓN
Ilustración 26. Organización de la ADP
Se refiere a la asignación del personal que estará a cargo de la
Administración del Proyecto, también se le conoce como
“Unidad Ejecutora del Proyecto”, ya que sus funciones
terminarán cuando la Unidad inicie sus operaciones.
El tipo de Organización será Matricial ya que se hará con
personal de la actual organización de Techo que destinara una
parte de su tiempo para la ejecución de esta iniciativa. El
207
Organigrama de Implementación
Director del
Proyecto
(Director de HS)
Asistente
Administrativo
(Coord. Plan
Jurídico)
Organigrama muestra que se tendrán dos posiciones: Director del Proyecto y Asistente
Administrativo. Las funciones se muestran a continuación
Identificación
Nivel
Empleado con relación Matricial (Actualmente Director de HS)
Denominación del
Director del Proyecto – Modelo de Gestión para HS
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Local: N/A
Inmediato
Regional: Oficina Central
Propósito General
Planear la ejecución en el tiempo y con el costo estimado del cronograma de actividades y
desembolsos para la puesta en marcha de dicha iniciativa.
1. Crear el Cronograma de Actividades y Financiero
2. Supervisar la realización de desembolsos y su afinidad con el Presupuesto
3. Entrevistar a todos los candidatos a ocupar posiciones de trabajo en Techo
4. Liderar el levantamiento de requerimientos de información
5. Realizar con apoyo de voluntarios pruebas de usuario al software
6. Servir de presentador en el Evento Interno de Lanzamiento
- Con visión de negocio para prever cambios beneficiosos a la forma de trabajo
- Capacidad de detectar aptitud para puestos de trabajo en campo
- Organización del trabajo para saber llevar sus obligaciones regulares con las matriciales
- Control de Presupuestos
Estudios
Experiencia
- Similar a Dirección de HS
- Similar a Dirección de HS
Identificación
Nivel
Empleado con relación Matricial (Actualmente Coord. Plan Jurid.)
Denominación del
Asistente Administrativo del Proyecto – Modelo de Gestión para HS
Puesto
Dependencia
Cargo del Jefe
Local: Director del Proyecto
Inmediato
Regional: N/A
Propósito General
Apoyar la ejecución de las actividades en los cronogramas de implementación de esta iniciativa.
Servir de relación entre áreas operativos y externos y Techo para esta iniciativa.
1. Concertar citas para entrevistar candidatos a puestos de trabajo
2. Cotizar servicios de capacitación y facilidades como lugar y alimentación
3. Revisión de Documentos administrativos y Elaboración de Reportes a Oficina Central
4. Apoyar en la revisión del Software y elaboración de pruebas de usuario
208
5. Enviar convocatorias y dar seguimiento a asistencia al Evento Interno de Lanzamiento
6. Monitorear el ingreso de información para seleccionar equipos ganadores
7. Organizar la premiación de los equipos ganadores
- Flexibilidad para desplazarse al interior del país
- Organización del trabajo para saber llevar sus obligaciones regulares con las matriciales
- Manejo de Cotizaciones, Ordenes de Compra, Hojas de Recepción y similar
Estudios
Experiencia
- Similar a Coordinadores de Plan
- Similar a Coordinadores de Plan
4.9.3 Programación.
Esta técnica se refiere al orden cronológico en que se han de realizar cada una de las actividades
específicas para la Administración del Proyecto, además considera la programación financiera en
donde se observan los montos asignados por subsistema.
-
Secuencia y Tiempo de Actividades.
Es necesario programar cada una de las actividades iniciales en los paquetes de trabajo que han
sido especificados en el paso anterior, definiendo las precedencias entre ellas y los tiempos
necesarios para lograr desarrollar la propuesta de manera adecuada.
No.
Paquete de Trabajo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Precede
Propuesta de Inversión
Propuesta de Org. y Perfiles de Puesto
Selección y Contratación de personal
Creación del SI
Pruebas de Usuario al SI
Capacitación uso Herramientas Inf.
Capacitacion Lectura CMI
N/A
1
2
1
4
5
6
6
7,8
Fecha
Inicio
01/08/13
08/08/13
22/08/13
08/08/13
10/09/13
27/09/13
07/10/13
07/10/13
22/10/13
Fecha Fin
Duración
07/08/13
21/08/13
5/09/13
09/09/13
26/09/13
04/10/13
21/10/13
21/10/13
22/10/13
1 Sem
2 Sem
2.2 Sem
4.6 Sem
2.6 Sem
1.2 Sem
2.2 Sem
2.2 Sem
0.2 Sem
Tabla 43.2 Desglose de Tiempo y Costo de las actividades de la ADP
-
Cronograma de Ejecución.
Teniendo la lista de actividades que intervienen en la propuesta, las cuales están relacionadas y
ordenadas de acuerdo a su ejecución, se establece una escala de tiempos representada en días, se
estima la duración de cada actividad y se representa la duración estimada de cada actividad con
una barra horizontal, cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala
horizontal. La grafica de Gantt, muestra una magnitud de tiempo y una de trabajo que debe
ejecutarse en ese tiempo para el proyecto.
209
Ago 2013
ID
Task Name
Start
Finish
4/8
1
8/1/2013
8/7/2013
1w
2
Envío de Propuesta de Org. Y Puestos
8/8/2013
8/21/2013
2w
3
Selección y Contratación de Personal
8/22/2013
9/5/2013
2.2w
4
Levantamiento del Requerimiento
8/8/2013
9/9/2013
4.6w
5
Creación del Sistema de Información
9/10/2013
9/26/2013
2.6w
6
Pruebas de Usuario
9/27/2013
10/4/2013
1.2w
7
Capacitación en Uso de Herr. Inform.
10/7/2013
10/21/2013
2.2w
8
Capacitación en Lectura del CMI
10/7/2013
10/21/2013
2.2w
9
Evento Interno de Lanzamiento
10/22/2013
10/22/2013
.2w
-
Sep 2013
Oct 2013
Duration
11/8
18/8
25/8
1/9
8/9
15/9
22/9
29/9
6/10 13/10 20/10
Programación Financiera.
Una vez que se tiene definida la estructura programática del avance de la propuesta, se
desarrollan las tareas de programación–presupuestación, asignando los recursos financieros
necesarios para cumplir con el desarrollo de las actividades.
Paquete de Trabajo
Aprobacion de Cambios
Recurso Humano
Sistemas de Informacion
Puesta en Marcha
Mes 1
Mes 2
S1
S2
S3
S4
S1
S2
S3
S4
S1
$ 15 $ 15
$ 400 $ 400 $ 400 $ 400 $ 400 $ 400 $ 400
$ 112 $ 112 $ 112 $ 112 $ 112 $ 112 $ 112 $ 112
Total $
Mes 3
S2
$ 100
15 $ 127 $ 512 $ 512 $ 512 $ 512 $ 512 $ 512 $ 512 $ 100
S3
$
Total
S4
-
$
-
$
30
$ 2,800
$
896
$
100
$ 3,826
Tabla 44. Programación Financiera
-
Diagrama de Redes.
La técnica se utiliza para definir lo que debe de hacerse para cumplir en término los objetivos
programados. Es una técnica de programación y control de tiempo del proyecto que involucra
todas las actividades. Dado que la realización de las actividades de la propuesta de solución están
sujetas a un gran número de condiciones externas, el tiempo para realizarlas no es un dato que se
pueda predecir fácilmente.
210
Diagrama de Secuencia de Actividades
2
Sem
1
Sem
1
1
2 .2
Sem
3
3
10
2
2 .2
Sem
2
4.6
Sem
8
7
4
5
6
6
8
9
0 .2
Sem
2 .2
Sem
1.2
Sem
2.6
Sem
Rutas Criticas:
7
9
I1
4
0
Sem
1-4-5-6-7-8-9
1-4-5-6-7-I1-9
Ilustración 27. Diagrama de Actividades para la ADP
4.9.4 Sistema de Información y Control.
El sistema de información y control determina las actividades y los flujos de información
correspondientes a las fases de planificación, control y evaluación.
Sistema de Información y Control de la
Administración del Proyecto
-
Evaluación
Informe Ejecutivo
Entrega del Sistema de Información
Seguimiento y
Control
Control de Avance
Programación Financiera
Planificación
Planificación.
o Programación Financiera.
Poner a disposición de los involucrados un cronograma de gastos planeados y su
comparación con el resultado real para obtener un panorama del avance que se
tiene y saber si se va por buen o mal camino. Constituye un rubro importante de
retroalimentación.
211
Sistema de Información y Control – Procedimiento para Control Financiero
de la Planificación
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Coord. y Sub
Coord. De Plan
Actualiza
periódicamente el
cronograma
Verifican
adherencia a los
gastos
Director Social
Techo El Salvador
Inicio
Coloca en un
lugar visible
cronograma de
gastos
Analiza la
naturaleza y
cantidad del
desvio
Elaboran
Retroalimentación
a Plan de Gastos
¿La desviación
implica nuevo
presupuesto?
Si
No
Analiza
pertinencia de
Gastos
adicionales
Actualiza
cronograma de
gastos y ajustes
No
¿Hay
presupuesto
para cubrir
gastos?
Si
Recorta
actividades para
ajustar al
disponible
Autoriza
desembolso por la
cantidad desviada
Coloca
cronograma
actualizado en un
lugar comun
Fin
-
Seguimiento y Control
o Control de Avance.
Medir el grado de avance que tiene el proyecto con el objeto de poder tomar
acciones correctivas en la implantación del mismo, tal y como se muestra en el
formulario siguiente:
No.
1
…
Actividad
Levantamiento SI
…
Tiempo
Programa
4.6 Sem
…
212
Costo
Programa
$ 515.20
…
Tiempo
Real
6 Sem
…
Costo
Real
$ 600.00
…
Sistema de Información y Control – Procedimiento para
Control de Avances
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Coord. De Plan y
Dirección Social
Inicio
Elabora Tabla de
Actividades y
Resultados
Esperados
Consolida
información sobre
tiempos de
ejecución
Consolida
información sobre
Costos
Actualiza el
Reporte de
Actividades con
datos reales
Revisan Reporte
de Actividades
¿Se requieren
recursos
adicionales?
SI
Redistribuye
presupuesto
restante
¿Recursos
Financieros o
Humanos?
Financ.
Humanos
Convoca a
voluntarios para
participación
Fin
o
Entrega del Sistema de Información.
Constituye uno de los pilares de la gestión pues brinda visibilidad del
cumplimiento de índices y el desempeño en campo, se sugiere el formato:
No.
1
Caso de Uso
Nuevo Usuario
…
…
Parámetros de Prueba
Nombre: José Reyes
DUI: 0123456789
Plan: Jurídico
Fecha Ingreso: 07/07/13
Universidad: UES
…
213
Resultado
Negativo
Incidencias
No
guarda
Universidad
…
…
Sistema de Información y Control – Procedimiento para Control de Entrega
del Sistema de Información
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Coord. De Plan y
Dirección Social
Desarrollador
Inicio
Define matriz de
pruebas a realizar
(Usuario y
Tecnicas)
Ejecuta matriz de
pruebas
1
Elabora cuadro de
Incidencias y
envía a
Desarrollador
Revisa incidencias
y determina
responsables
¿Es Incidencia
o Mala
Ejecución?
Mala Ejecución
Incidencia
Elabora
correcciones
sobre archivo y
reenvía
Muestra la forma
correcta de
ejecución
SI
1
No
¿Se han
corregido
todas las
incidencias?
Si
Aprueba para
entrega final
Fin
-
Evaluación
o Informe Ejecutivo
Conforme a los resultados que han sido generados a lo largo de la implantación
del proyecto, estos serán resumidos y presentados a las autoridades
correspondientes e interesadas en la implantación del proyecto para que estas
tomen las decisiones pertinentes en el nivel de dirección.
214
Sistema de Información y Control – Procedimiento para
Elaboración del Informe Ejecutivo
Director del
Proyecto
Asistente
Administrativo
Coord. De Plan y
Dirección Social
Envía a Coord. De
Plan y Dirección
Social los
resultados
Revisan
información
compartida
Inicio
Consolida la
información de
recursos y logros
Reportan cambios
en logros
Envía para
revisión a Oficina
Central
Fin
215
No
¿Cambios
aprobados?
Si
5 CONCLUSIONES
-
La estandarización de los procesos es una herramienta útil para determinar las debilidades
y fortalezas de las actividades, mientras ayuda a conceptualizar una solución integral
considerando todos los componentes de una organización.
-
La vinculación hacia los Socios Comerciales y Funcionarios Municipales es vital para lograr
tener una presencia y musculo para mover a pobladores, realizar actividades grandes y
demás fortaleza. Techo por si solo, difícilmente lograría el nivel de cobertura sin la ayuda
de dichos sujetos.
-
Los voluntarios que tienen varios años en la ONG suelen ir en busca de un puesto de
trabajo fijo en la misma, por lo que empiezan a formar parte de las aplicaciones de
personal, siendo grandes candidatos por su experiencia. En caso no consigan una plaza
suelen retirarse con un perfil cabizbajo por su fallo en los intentos de formar parte de la
planilla de la ONG
-
Dado el carácter social de la investigación, los indicadores económico se ven relegados a
un segundo plano (siempre garantizando su sanidad financiera) adquiriendo especial
énfasis los indicadores sociales, de los cuales resaltan los ingresos incrementales, el
aumento de escolaridad, las mejores condiciones de salud y el fomento del voluntariado.
-
Las actividades de mejora planteadas en este Modelo de Gestión no impactan de manera
fuerte las finanzas de la ONG pues tienen un monto de inversión que representa aprox. $
5,000 con un tiempo de recuperación de 1 año 1 mes y un Beneficio costo mayor de 3.
-
Los recursos humanos como voluntarios o pasantes pueden desempeñar actividades
estratégicas u operativas (según su perfil) que le permitan generar ahorros a Techo de
forma que no gasten en Honorarios Profesionales.
-
Techo tiene un excedente de ingresos de aproximadamente $ 11,000 los cuales puede
disponer para poner en marcha proyectos de mejora, autofinanciamiento o demás
actividades que brinden mayor solidez financiera o social a la institución.
-
Los programas de Techo están orientados a dar una mayor atención al género femenino
brindando mas oportunidad para desarrollo y participación. Esto ayudara a equilibrar las
oportunidades históricamente brindadas a ambos géneros.
-
Un tipo de organización matricial para la Administración de Personal garantiza un
conocimiento certero de la forma de trabajo, una rápida ambientación para los demás
miembros y una disminución en los costos de personal (evitando asi un costo incremental
de personal)
216
-
Los costos de operación anuales se ven disminuidos hasta en $ 20,000 en rubros como
transporte, lo cual brinda la oportunidad para fortalecer la estructura de personal con
recursos dedicados para la administración de Planes de Trabajo que antes estaban a cargo
de Voluntarios.
217
6 RECOMENDACIONES
-
Buscar el mayor acercamiento de los nuevos voluntarios a las condiciones de vida de las
comunidades. Esto ayudara a que la vinculación sea mayor y el tiempo de adaptación sea
corto de cara a los pobladores
-
Fomentar y empoderar a los voluntarios para otorgar aportaciones y opiniones que sean
útiles a la Organización y no dejar de opinar por pena o temor a ser reprimido o no
tomado en cuenta.
-
Apegarse a la metodología de incentivos para fomentar la cultura de información y
registro. De esta forma se podría premiar a aquel voluntario o comunidad que más y
mejores registros realice. A la vez ayuda a Techo a tener documentadas sus operaciones
-
Realizar las capacitaciones e inducción en las comunidades propiamente para ambientar al
voluntario con el medio de trabajo y las personas con quienes normalmente interactúa.
Adicionalmente pueden emplear ejemplos de capacitación propios de las comunidades.
-
Al realizar investigación primaria en campo de cara a Pobladores, se debe hacer
acompañar de personal que conozca las situaciones mencionadas ya que se maneja
mucho lenguaje propio de la ONG y sus actividades, lo que a una persona que no esté
familiarizada, le puede causar confusión.
-
Realizar una investigación a profundidad por parte de Techo o un externo que clarifique
los costos asociados a la captación de voluntarios y la forma como estos se transfieren del
Área de Formación y Voluntariado a Habilitación Social o las demás áreas de Valor o Apoyo
de la ONG
218
7 BIBLIOGRAFIA
-
Brief Agosto 2010 El Salvador – Un Techo Para Mi País El Salvador, Oficina Local, Diciembre
de 2010.
Informe de Progreso Educativo El Salvador 2002, Ministerio de Educación, Gobierno de El
Salvador.
Encuesta de Hogares de Propósitos Múltiples 2011, DIGESTYC, Ministerio de Economía,
Gobierno de El Salvador
Tasas de Interés, Comisiones y Recargos de la SSF, Publicación Mensual consultada al 1 de
Junio de 2013. Superintendencia Financiera
Índice de Precios al Consumidor de 1999 a 2010 del BCR. Publicación en la Pag. Web del
Banco Central de Reserva
Ley de Voluntariado – Asamblea Legislativa
Estados Financieros Techo 2006 – 2010, Deloitte Consulting Group.
Informe sobre Desarrollo Humano El Salvador 2008 – PNUD
Marco de Clasificación de Procesos - American Productivity & Quality Center, Version 6
Publicada en la Web
Pagina Web de Techo El Salvador - http://www.techo.org/paises/elsalvador/
Entrevistas con Voluntarios, Pobladores y Socios Comerciales de Habilitación Social de Un
Techo Para Mi País El Salvador en 2012
Grupos Focales con Directores de Techo El Salvador y Funcionarios Municipales durante
Diciembre 2012 y Enero 2013
Centro de Investigación Social – Techo Chile, publicaciones Web
Diagnostico Rural Participativo – Miguel Exposito Verdejo, Mexico
Diario Oficial - Tomo 390 No. 46, Republica de El Salvador
Encuentro Nacional de Voluntarios 2012, Techo El Salvador, Junio 2012
219
8 ANEXOS
Metodología APQC para la identificación de Procesos y Actividades Empresariales
Procesos de Operación:
1 Desarrollar de la Visión y Estrategia (Develop visión and Strategy)
1.1 Defina el concepto del Negocio y la Visión a Largo Plazo
Incluye la evaluación del ambiente externo, determinación de requerimientos del mercado
así como análisis internos y externo, finalizando en la formulación de una visión estratégica
1.2 Desarrolle la estrategia del negocio
Desarrollo de la misión global, evaluar las opciones estratégicas para alcanzar los objetivos,
Selección y Formulación de la estrategia a largo plazo, Coordinar y Alinear estrategias
funcionales y de procesos, Crear Organigrama, Desarrollo de los objetivos organizacionales
y Formulación de estrategias por Unidad de Negocios.
1.3 Administra iniciativas estratégicas
Desarrollo, Evaluación y Selección de Iniciativas Estratégicas. Establecer mediciones de
Alto Nivel.
2 Desarrollar y administrar de los Productos y Servicios (Develop and manage Products and
Services)
2.1 Administra el catalogo de Productos y Servicios
Comprende desde la evaluación del desempeño de los servicios existentes en el mercado,
así como la definición requerimientos de desarrollo de servicios, la coordinación de los
servicios con la estrategia empresarial y la determinación del ciclo de vida del servicio.
2.2 Desarrolla Productos y Servicios
Diseño, Construcción y evaluación de nuevos productos/servicios; evaluación
mercadológica y preparación para producción.
3 Comercializar y vender Productos y Servicios (Market and Sell Products and Services)
3.1 Comprender al Mercado, clientes y capacidades
220
3.2
3.3
3.4
3.5
Realizar un análisis de inteligencia del mercado así como evaluar y priorizar las
oportunidades del mismo.
Desarrollar la Estrategia de Marketing
Definir la propuesta de valor al cliente así como el precio de la misma y los canales de
adquisición.
Desarrollar la Estrategia de Ventas
Desarrollar pronósticos de venta; relaciones y alianzas para logro de ingresos, presupuestos
de ingresos con objetivos y metas.
Desarrollar y Manejar los Planes de Mercadeo
Establecimiento de metas, objetivos y métricas para cada servicio por cada canal/segmento
de ingresos. Establecer presupuesto de Marketing, Desarrollo y Manejo de Medios
Audiovisuales, Desarrollo y administración de actividades promocionales.
Desarrollar y Administrar los Planes de Ventas
Administración de las cuentas por Fuente/Canal de ingreso, Administración de los ingresos
por socios y alianzas de socios.
4 Entregar Productos y Servicios (Deliver Products and Services)
4.1 Planear y Adquirir los Servicios necesarios (Planeamiento de la Cadena de Abastecimiento)
Desarrollar estrategias de producción y materiales; Administración de la demanda de
servicios; Creación de Planes de utilización de materiales; Creación del Plan Maestro de
Producción y Distribución de Requerimientos, Desarrollo de Estándares de calidad y
Procedimientos.
4.2 Comprar de Materiales y Servicios
Estudio de estrategias de abastecimiento, selección de fuentes/proveedores; Ordenes de
Materiales y Servicios.
4.3 Producir/Manufacturar/Entregar Productos
Programación de la producción, ejecución de la producción, programación y ejecución de
mantenimientos,
4.4 Entregar el Servicio al Cliente
Confirmar requerimientos específicos por parte de clientes; Aseguramiento de la calidad
del servicio.
4.5 Administrar la Logística y Bodega
Definición de las estrategias de Logística; Planeamiento del Flujo de Materiales y
Operaciones de Bodega; Manejo de retornos y logística de reversa.
5 Manejar la atención al cliente (Manage Customer Services)
5.1 Administrar el Servicio al Cliente
Definición de políticas y procedimientos de servicios al cliente y establecimiento de niveles
de servicio.
5.2 Planear y Administrar las Operaciones de Servicio al Cliente
Planeación y manejo de la fuerza de atención al cliente así como de quejas y solicitudes.
5.3 Medir y Evaluar las Operaciones de Servicio al Cliente
Establecer parámetros de medición de satisfacción de clientes, consolidación con reclamos
de quejas y servicios.
6
Desarrolla y Administra el Capital Humano (Develop and Manage Human Capital)
6.1 Desarrollar y administrar el Planeamiento, Políticas y Estrategia de Recursos Humanos
221
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
Definición de estrategias de Recursos Humanos; Planeación, puesta en marcha y monitoreo
de planes de Recursos Humanos
Reclutamiento y selección de empleados
Creación y Evaluación de requisiciones de empleados; Reclutamiento y Selección de
Candidatos; Manejo de los Re contratados; Monitoreo de empleados
Desarrollo y empoderamiento de empleados
Desarrollo de la orientación y despliegue de empleados; Manejo del Desempeño de
Empleados; Desarrollo y entrenamiento de empleados.
Recompensa y retención de empleados
Desarrollo y manejo de la recompensa, reconocimiento y programas de motivación;
Manejo y administración de los Beneficios; Administración de los Pagos.
Despliegue y retiro de empleados.
Manejo de las promociones, degradación, separación, retiros, ausencia y demás de
empleados; Manejo de la re asignación; Manejo de los expatriados y re locación.
Manejo de la información de empleados
Manejo de los reportes de personal así como de solicitudes y mantenimiento de
información; Desarrollo de un sistema de información y métricas para personal; Manejo de
comunicación a empleados
7
Administración de las Tecnologías de la Información (Manage Information Technology)
7.1 Administración del Negocio de TI
Desarrollo de estrategias de TI; Desarrollo del Manejo Financiero de IT; Desarrollo del
Personal de IT así como proveedores y contratistas.
7.2 Desarrolla y Administra las relaciones de clientes en TI
Manejo de la satisfacción de clientes de TI; Dar a conocer Servicios y Soluciones de TI
7.3 Administra las contingencias y riesgos de TI
Desarrollo de Planes de Contingencia; Desarrollo de planes para el cumplimiento de
regulaciones; Desarrollo e implementación; Desarrollo e Implementación de la Seguridad,
Privacidad y los controles para protección de información.
7.4 Administración de la Información empresarial
Definir la estructura de información empresarial; Manejo de los recursos de información;
Manejo del contenido y datos empresariales.
7.5 Desarrollo y mantenimiento de Soluciones de TI
Planear ciclo de vida de soluciones de TI; Creación y mantenimiento de soluciones y
servicios de TI.
7.6 Despliegue de Soluciones de TI
Planeación, implementación y manejo de cambios.
7.7 Entrega y soporte a servicios de TI
Desarrollo de la estrategia de soporte de TI; Manejo de disponibilidad, respaldos,
incidentes y problemas.
7.8 Administra el conocimiento de TI
Desarrollo y mantenimiento de un Mapa de Conocimiento de TI; Manejo del ciclo de
conocimiento de TI.
8
Administración de los Recursos Financieros (Manage Financial Resources)
8.1 Realizar la Planificación y Gestión de la calidad
Realizar la contabilidad de costos y controles internos; Manejo de costos; Manejo del
Desempeño Financiero.
222
8.2 Realizar la Contabilidad de Ingresos
Procesamiento de créditos a clientes; Proceso de facturación; Procesamiento de cuentas
por cobrar; Procesamiento de ajustes/negociaciones.
8.3 Realizar la Planeación de Contabilidad General y Reportes
Manejo de Políticas y Procedimientos; Realización de la contabilidad General; Contabilidad
de activos fijos; Desarrollar reportes financieros (Por unidad de negocios, impuestos,
salarios, etc.)
8.4 Administración de la Contabilidad de Proyectos de Activos Fijos
Realizar el planeamiento de inversión de capital de inversión.
8.5 Procesos de Remuneración
Reportes de tiempos de trabajo; Manejo de Pagos (Periodo, descuentos, etc.); Manejo de
Impuestos retenidos.
8.6 Procesos de Cuentas por Pagar y Gastos Reembolsables
Procesar las cuentas por pagar (Aprobaciones, reversiones, impuestos, excepciones,
documentación y ajustes); Publicación de límites y políticas para reembolsos; Formatos y
aprobación de reembolsos y avances de desembolso.
8.7 Administración de las operaciones de tesorería
Manejo de políticas y procedimientos de tesorería; Desembolsos de efectivo y valores;
Manejo de Deudas e Inversiones; Manejo de Riesgos Financieros.
8.8 Administración de Controles Internos
Establecimiento de Controles Internos, Políticas y Procedimientos; Manejas medios de
monitoreo y control de correcta ejecución de controles internos; Reportes acerca de
controles internos.
8.9 Administración de Impuestos
Procesamiento de la retención y reporte de impuestos (Reversiones, Impuestos a
extranjeros, contabilidad de impuestos y monitoreo del cumplimiento).
8.10 Administración y Consolidación de Fondos Internacionales
Monitoreo de índices de fondos internacionales, Manejo de Negociaciones y transacciones;
Reporte de resultados.
9
Adquisición, Construcción y Administración de Propiedades (Acquire, Construct and Manage
Property)
9.1 Diseño y Construcción/Adquisición de activos no productivos
Desarrollar, construir y modificar sitios propios, Planeamiento de las instalaciones; Proveer
espacios de trabajos y demás activos.
9.2 Mantenimiento de Activos no Productivos
Movimiento de Personas y activos; Reparación del espacio de trabajo y activos; Proveer
mantenimiento preventivo a los espacios de trabajo y activos; Manejo de la seguridad y las
operaciones de las instalaciones.
9.3 Obtención, Instalación y Planes de mantenimiento para Activos Productivos
Obtención e instalación del equipamiento y Desarrollo políticas de mantenimiento en el
lugar de trabajo.
9.4 Disposición de Activos Productivos y No Productivos
Desarrollo de la estrategia de salida; Realizar venta o canje.
9.5 Manejo de los Riesgos Físicos
Manejo de los riesgos propios del mantenimiento (personal, maquinaria, etc.)
223
10 Administración de la Salud y Seguridad Ambiental (SSA) (Manage Environmental Health and
Safety)
10.1 Determinación de los impactos a la Salud y Seguridad Ambiental
Evaluar el impacto ambiental de servicios y operaciones en general, Realizar auditorias de
Salud y Seguridad Ambiental.
10.2 Desarrollo y Ejecución del Programa de Salud y Seguridad Ambiental
Identificación de los requerimientos regulatorios; Evaluar futuros riesgos y oportunidades;
Creación de política de Salud y Seguridad Ambiental; Registro y manejo de los eventos de
dicha política.
10.3 Entrenamiento y Educación a empleados
Comunicación de las situaciones de SSA a involucrados y proveer soporte.
10.4 Monitoreo y Administración del Programa de Salud y Seguridad Ambiental
Determinación de costos y beneficios del programa de SSA; Medición y Reporte del
desempeño de SSA; Proveer a empleados herramientas para la ejecución de SSA.
10.5 Aseguramiento del cumplimiento con las regulaciones
Monitorear los índices de cumplimiento; realizar auditoria de cumplimiento.
10.6 Manejo de Esfuerzos para remedios
Formulación de Planes para paliamiento; Contacto y conferencias con expertos;
Identificar/dedicar recursos
11 Manejo de Relaciones Externas (Manage External Relationships)
11.1 Construcción de Relaciones con Inversionistas
Planear, construir y manejar relaciones con relacionistas e inversionistas; Comunicación
con involucrados.
11.2 Manejo de relaciones con el Gobierno e Industria
Manejo de relaciones con entidades gubernamentales; Manejo de relaciones con grupos
industriales y comerciales; Cabildeo de actividades.
11.3 Manejo de relaciones con Directores
Mecanismo para mostrar resultados y hallazgos de auditorías a Directores.
11.4 Manejo de situaciones legales y éticas
Creación de Políticas de Ética; Manejo de Políticas de Gobernanza Corporativa; Desarrollo y
realización de programas de prevención a la ley; Aseguramiento del Cumplimiento; Manejo
de apoyo a través de abogacía externa; Protección de Propiedad Intelectual; Resolución de
Disputas y Litigios; Proveer consejo legal a empleados; Negociación y documentación de
acuerdos y contratos.
11.5 Manejo del programa de Relaciones Publicas
Manejo de Relaciones Comunitarias y relaciones mediáticas; Promoción de la estabilidad
política; Creación de comunicados de prensa.
12 Manejo del conocimiento, mejora y cambio (Manage Knowledge, Improvement and Change)
12.1 Creación y administración de la estrategia de desempeño organizacional
Creación del sistema de medición empresarial; Medición de la productividad del proceso,
efectividad del costo, eficiencia del personal; Medición de ciclos de vida organizacional.
12.2 Realizar estudio de comparación
Realizar evaluaciones generales de desempeño; Realizar evaluaciones comparativas y
competitivas; Estudio de análisis de brechas para el entendimiento de los cambios
necesitados y el grado de los mismos.
12.3 Desarrollo de programas de conocimiento a lo largo de la empresa
224
Desarrollo de la metodología de medición del conocimiento de la empresa; Identificación
de oportunidades de mejora de conocimiento de la empresa; Identificación de la brecha de
Conocimiento en la empresa; Puesta en marcha de proyectos para disminuir brecha de
conocimiento.
12.4 Manejo del cambio
Planeación del cambio; Diseño del cambio; Implementación del cambio y Sostener la
mejora lograda.
ANEXO: DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO
Objetivo Principal:
Definir el rumbo que tomará el trabajo comunitario de Habilitación Social (HS) junto a la
comunidad por medio de un consenso participativo teniendo como base las necesidades
prioritarias de la comunidad definidas por ellos mismos.
Instrumentos:
- Datos de los 5 problemas votados por la comunidad, obtenidos a través del
encuestamiento.
- Cartulinas (1 por cada subgrupo)
- Plumones
Participantes:
- Pobladores de la comunidad (El ideal es una participación del arriba del 75%, si es menor
del 50% más 1 no puede ser realizada la actividad)
- Junta directiva o figura de autoridad en la comunidad (Si existe)
- Equipo de Habilitación Social (HS) de Un techo para mi País (Indispensable la participación
de por lo menos un coordinador de HS en la comunidad)
Proceso:
Convocatoria:
- Se convoca a la comunidad en un día y hora específico, por medio de la Junta Directiva. Es
importante tomar en cuenta la realización de la actividad en un lugar neutral para la
mayoría de la población. El ideal es que participe la población total de la zona o como
mínimo un 75% de la población.
Realización del Diagnóstico Participativo (DP)
- Reunidos todos se da la bienvenida de manera general.
- Se da una devolución de resultados de los datos más importantes recogidos en el
encuestamiento realizado.
- Se menciona los 5 ó 6 problemas que la comunidad más mencionó como prioridad para
iniciar trabajos para combatirlos.
- Se dividen a los participantes en 3 ó 4 grupos, donde 1 voluntario dirigirá la discusión.
- Reunidos por equipos el líder del subgrupo se presenta y fomenta la presentación de
todos los integrantes de forma amena. Luego menciona los problemas que ellos
escogieron y generará un espacio de reflexión sobre cada uno de los problemas,
analizándolos uno a uno, fomentando la mayor participación posible por parte de todos
los integrantes. Con un guión de preguntas base como: ¿En qué les afecta este problema?
¿Cuáles son algunas de las causas del problema? ¿Por qué sería importante trabajar por
erradicar este problema? ¿Cómo les beneficiaría? Entre otros
225
-
-
-
Habiendo reflexionado sobre las problemáticas y teniendo un panorama más amplio o
claro sobre cada uno, quien dirige propone la delimitación de estos problemas a tres de
acuerdo a la prioridad que presentan. Cada uno define sus tres opciones hasta alcanzar un
consenso por cada subgrupo.
Definidos en cada subgrupo los tres problemas prioritarios, los encargados de cada grupo
se reúnen y hacen un consenso sobre los problemas definidos en cada uno. Así se definen
los tres problemas que guiarán el trabajo.
Consensuados los tres problemas, cada encargado elige uno de los problemas para
analizarlo en su subgrupo.
En cada subgrupo entonces se realiza un análisis de la problemática elegida a través de la
técnica “Árbol de Problemas” y “Árbol de Objetivos” que consiste en definir inicialmente el
problema general. Luego, se orienta hacia un análisis de las causas del problema y las
consecuencias que ésta traen a las familias y a la comunidad en general, éstas van siendo
escritas por el líder de grupo en una cartulina o pliego de papel bond; mientras los
participantes van proponiendo las ideas. Por ejemplo:
Realizado el Árbol de Problemas se continúa con el Árbol de
Objetivos, donde el problema principal se redacta en positivo,
que es lo que se esperaría lograr a través del trabajo a realizar a
través de HS.
Definido el objetivo principal se les pide a los participantes
continúen proponiendo las formas o “MEDIOS” con los que
consideran que el problema se podría solucionar, para finalizar
relacionando éstos medios con los “FINES” o los resultados que se
cree que se podrían obtener al realizarlos. Como en el ejemplo
siguiente:
Finalizado los análisis en los
subgrupos se reúnen de forma
general de nuevo, en donde el
coordinador de comunidad anuncia
de nuevo a todos los participantes
los tres problemas que ellos mismos
han decidido como prioritarios a
trabajarse. Se explica que esos serán
la base sobre la cual se elaborará un
plan de trabajo con apoyo de la
Junta Directiva de la comunidad de
forma preliminar. Que en nuevo
aviso se les volverá a convocar a una
reunión donde se les anunciará los
trabajos a realizarse, donde ellos
serán los principales protagonistas.
226
Finalmente se realiza una Mesa de Trabajo con la Junta Directiva para evaluar la actividad, definir
cuál será el proceso de trabajo a seguir y la nueva fecha y lugar de reunión.
Aspectos importantes a tomar en cuenta:
- El guión de preguntas para los subgrupos no deben ser leídos, más bien sirven como base
para generar una conversación en torno a las problemáticas. Debe ser suelta y
fomentarse el mayor nivel de comodidad y confianza posible en los participantes.
- Validar el trabajo y apoyo de la Junta Directiva ante la comunidad, teniendo cuidado de
aclarar al mismo tiempo que con HS se trabajará para beneficiar a toda la comunidad, no
delimitando hacia los beneficiados con viviendas de emergencia, ni los más allegados a la
Junta Directiva.
- Es una actividad que permite conocer la ideología de los pobladores, por tanto es
importante que se involucre todo el equipo comunal de HS en ésta, pues permite conocer
sus percepciones de manera más profunda.
Valores agregados del Diagnóstico Participativo:
- Análisis de la realidad
Al reflexionar y discutir sobre los 5 problemas más votados por ellos mismos, se dan cuenta de
la dimensión de cada uno de ellos, de qué forma les afecta y la importancia que tienen en sus
vidas y por tanto, la prioridad de hacer algo al respecto.
- Consenso
Al tener que hacer una elección y priorizar 3 problemas de 5 en discusión, tienen que hacer el
ejercicio de consensuar, renunciando algunas veces a proyectos que podrían traer más
beneficios directos, por proyectos de beneficio más comunal que individual. Si se toma en
cuenta el hecho de lo que dicen las teorías de la "Cultura de la pobreza", los pobladores tienen
una mayor tendencia a un pensamiento individualista y a corto plazo, este ejercicio del
consenso es un primer paso y muy importante que aporta al "Sentido de Comunidad".
-
Análisis de los problemas
(Causas, consecuencias, objetivos de trabajo realizar y qué resultados traerían de ser
realizados)
Es un ejercicio indispensable, pues en éste los pobladores reconocen comunalmente cuáles
son las raíces de los problemas que les afectan, y en qué medida tienen ellos contribución ya
sea a crearlos o a perpetuarlos, y a la vez, tomando esos insumos se proponen objetivos
comunes para dar una solución, en la que a la vez tienen claro el panorama de la demanda que
tienen estos proyectos de su aporte y participación para ser realizado. Se dan cuenta que en
todo problema hay demanda de esfuerzos externos (instituciones locales, ONG`s, entre otros),
pero también de sus propios esfuerzos sobre todo. Ellos deben ser parte activa para lograr
soluciones de beneficio comunal y personal.
- Participación en las decisiones comunales tomadas:
Al ser ellos mismos quienes definen los proyectos en los que quieren trabajar, se crea un
ambiente de compromiso con sus problemas, los empodera de su situación y por tanto de la
solución que le quieran dar. Posibilita además una mayor participación de los pobladores en
los proyectos o planes a realizarse por ser ellos mismos quienes los propusieron.
- Conocimiento de la comunidad: (Para el equipo de HS)
A partir de esta actividad como equipo y sobre todo para los coordinadores, es un insumo
sumamente importante porque al ser una actividad abierta y donde el éxito radica en el grado
227
de participación de los pobladores, podemos conocer el pensamiento, expectativas e ideología
tanto comunal como las actitudes individuales de pobladores y líderes. Podemos tener un
panorama de lo que vamos a enfrentar, si vamos a trabajar con pobladores fatalistas,
positivos, organizados, conformistas, conflictivos, pasivos o proactivos, entre otros. En fin, es
una oportunidad excelente para empezar a conocer a las personas con quienes vamos a
trabajar. Sabremos a qué nos estamos enfrentando o con qué podemos contar.
ACERCA DE LOS INGRESOS Y ADQUISICION DE BIENES POR PARTE DE LA ONG
Art. 22.- La aportación de bienes a una fundación es indispensable para la constitución de
la misma.
El fundador podrá aumentar el patrimonio fundacional cuando así lo deseare y las fundaciones
podrán recibir donaciones de terceras personas para incrementar su patrimonio, siempre que
no lo haya prohibido expresamente el fundador y tales donaciones sean destinadas al fin para
el cual la entidad fue creada.
Art. 36.- Cuando las asociaciones o fundaciones, soliciten fondos de personas que no sean
miembros de las mismas por medio de llamamientos públicos para la realización de obras de
beneficencia o utilidad general, deberán informar de ello a la Dirección General de Impuestos
Internos del Ministerio de Hacienda para efectos de control fiscal.
La Dirección General de Impuestos Internos establecerá los mecanismos necesarios para la
comprobación de que tales fondos han sido donados efectivamente a la entidad y para
fiscalizar su correcto uso.
No podrá alegarse exención o deducción de impuestos a los ingresos de capital o de bienes
hechas a asociaciones o fundaciones, si éstas no han cumplido previamente con la obligación
señalada en el inciso primero de este artículo. Los fondos percibidos por las entidades
infractoras estarán sujetos al pago de los impuestos sobre ingresos que las leyes tributarias
establecen
Art. 38.- De conformidad a lo estipulado por el Art. 108 de la Constitución de la República, las
asociaciones y fundaciones sólo podrán adquirir los bienes inmuebles que necesiten para
destinarlos al cumplimiento inmediato y directo de sus fines. No se entenderá que dichos
bienes se destinan para fines distintos a los de la entidad, cuando sean explotados para la
obtención de fondos que se reinviertan en los fines de la misma. Si las asociaciones y
fundaciones llegaren a adquirir bienes que no son indispensables para la realización de sus
fines o los que tuvieren en su poder dejaren de tener tal finalidad, las entidades
ANEXO: Metas 2013 Techo El Salvador
Área de Construcción:
1.
2.
3.
4.
100 viviendas de emergencia construidas.
400 personas beneficiadas por la construcción de VDE.
Finalización de registro de información de área, anterior a 2011.
Finalización del proyecto de rediseño de la VDE, realizando una prueba piloto.
228
5. Realización de tres escuelas de encuestamiento.
6. Reporte de simulación de pruebas de resistencia de la VDE.
Área de Habilitación Social
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
22 Mesas de Trabajo consolidadas en 22 comunidades.
200 niños y niñas participando de Refuerzo Escolar y talleres.
105 personas adultas participando en proyectos de educación y salud.
10 jornadas médicas (al menos 300 personas)
100 emprendedores apoyados por Microcréditos.
240 participantes de los proyectos de agricultura
200 personas graduadas en oficio.
200 personas que reciben apoyos económicos para desarrollar nuevas iniciativas
productivas.
9. Financiar al menos 10 proyectos de infraestructura contribuyendo al bienestar de al
menos 1600 personas
10. 150 líderes comunitarios que reciben formación sobre el uso de la LAIP como herramienta
para ejercer el derecho del saber
Área Formación y Voluntariado
1.
2.
3.
4.
5.
3,000 jóvenes voluntarios movilizados
12 Alianzas con universidades
18 actividades de formación
1 campaña universitaria
11 publicaciones elaboradas
229
ANEXO: TABULACION DETALLADA UNIVERSO POBLADORES
A continuación se presentan los resultados de las encuestas realizadas mediante tabulaciones
individuales y agrupadas.
Clasificación de las características de los Pobladores consultados
Ubicación Geográfica: Se refiere a donde están localizados los Pobladores consultados.
Dado que los Pobladores de Comunidades
consultados pertenecen a las comunidades
que Techo atiende o ha atendido en el
pasado, estos se concentran en los
departamentos de La Libertad, La Paz,
Sonsonate y San Salvador.
Los
departamentos consultados pertenecen
mayormente a la Zona Occidental y
Paracentral. En menor medida se han
consultado de las Zonas Central y Oriental,
ya que Techo tiene pocas comunidades
atend.
Estatus de la Intervención: Del total de
encuestas
realizadas,
un
68%
pertenecieron a Comunidades con
intervención continua (Las actividades no
se han detenido o los voluntarios no han
dejado de asistir por razones de
inactividad) mientras que un 32%
corresponden a Comunidades con
Intervención Pausada (Las actividades se
han suspendido) cumpliendo así con el
Plan de Muestreo planteado.
Los Planes en los que los Pobladores mas
participan son: Fomento Productivo y
Comunitario. Siendo quienes tienen menos
participación: Plan Fontecho y Plan Jurídico.
La baja participación en estos planes es un
indicio de insatisfacción hacia las actividades
o resultados de los mismos.
Tabulación de las características por
Pobladores de cada Plan de Trabajo.
230
Plan Comunitario
Plan de Educacion
Plan de Salud
Plan Fontecho
Plan Juridico
Total
Puntualidad
Organización del
Trabajo
Uso de Recursos
Materiales
Convocatoria de
Voluntarios
Comunicaciones
hacia Pobladores
Fomento de
Autogestion
Total
60%
57%
54%
39%
40%
43%
49%
58%
62%
40%
35%
43%
41%
47%
60%
54%
48%
45%
40%
43%
48%
69%
56%
46%
46%
43%
43%
51%
56%
54%
43%
41%
45%
40%
47%
59%
58%
47%
44%
43%
48%
50%
60%
57%
46%
42%
42%
43%
48%
Se han establecido seis características que se definen como a continuación:
Puntualidad: Hace referencia a las llegadas a las sesiones a la hora pactada, cumplimiento
con plazos definidos en Planes de Trabajo y similar.
Organización del Trabajo: Hace referencia a lo organizada que pueda estar una sesión de:
Presentación, Lectura de la sesión anterior, Actividades sesión actual, Elaboración Acta,
etc.
Uso de Recursos Materiales: Hace referencia al uso de materiales informáticos, impresos,
audiovisuales y demás que faciliten las sesiones.
Convocatoria de Voluntarios: Hace referencia a la cantidad de voluntarios que el Plan es
capaz de atraer para las sesiones de trabajo. Mientras más voluntarios atraiga, más
puntuación tendrá. Mientras menos voluntarios atraigan, menor puntuación tendrá.
Comunicaciones hacia pobladores: Hace referencia a la efectividad e idoneidad de los
canales de comunicación de cara a los pobladores, incluye Comunicación Impresa y
auditiva, sus lugares de posteo, sus mensajes, fechas de inicio, fechas de fin, etc.
Fomento de Autogestión: Hace referencia al fomento de las actividades de parte de los
Pobladores por si mismos, sin el apoyo de entidades externas.
Los 3 peores resultados (Normalmente conocidos como Worst Offenders) en cada característica
son:
Característica
3 Peores Resultados
Offender)
1. Plan de Salud
Puntualidad
2. Plan Fontecho
3. Plan Jurídico
1. Plan de Salud
Organización del Trabajo
2. Plan de Educación
3. Plan Jurídico
1. Plan Fontecho
Uso de Recursos
2. Plan Jurídico
3. Plan Salud
1. Plan Fontecho
Convocatoria
de
2. Plan Jurídico
Voluntarios
1. Plan Jurídico
Comunicaciones
a
2. Plan de Salud
Pobladores
231
(Worst
Fomento Autogestion
Total
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Plan Fontecho
Plan de Salud
Plan de Educación
Plan de Salud
Plan Fontecho
Plan Jurídico
Esta tabulación indica que no todos los Planes de Trabajo componentes tienen una ejecución
errónea o están mal diseñados. De esta tabla se puede obtener que los Planes que tienen peor
desempeño y que ocasionan malestar a Pobladores son los tres listados al final: Salud, Fontecho y
Jurídico.
Medios de comunicación más usados: Los medios de
comunicación mas frecuentes son: Hojas Volantes
(Afiches
informativos),
Altoparlantes (Anuncios
auditivos) y Persona a Persona (Comunicación entre
personas)
Acerca de la Detección de Problemas en Comunidades:
La Detección de problemas constituye una importante
arista del accionar de Techo, dado que a partir de ello
se decide qué tipo de Planes se introducirán y las
actividades que estos realizaran.
Típicamente se tiene la queja que los problemas
atacados no son los que aqueja la Comunidad. La
grafica de la izquierda muestra que esto es real
mayormente en los problemas relacionados a Negocios
Locales, Cosechas Agrícolas y Empleos.
La grafica muestra que ciertos problemas no sufren esta
confusión, en cambio otros si son más propensos a
tender a confusión. En términos generales, el 43% de
las detecciones difiere de lo que los pobladores
perciben realmente como problemas en su comunidad.
Los problemas detectados por los pobladores que mas
aquejan son: Empleo, Negocios Locales, Jurídicos y
Salud. Mientras que los problemas detectados por
voluntarios de Techo son: Negocios Locales, Jurídicos,
Cosechas Agrícolas y Salud. Aunque estos no tengan
mucha variación respecto a los primeros, el orden de
importancia con que se abordan es distinto y es esta la
razón por la cual los pobladores resienten que no haya
sintonía entre los problemas abordados y los problemas
reales.
232
La cantidad de pobladores que asisten a las
sesiones de trabajo es también un número de
interés para confirmar un posible malestar de
parte de los Pobladores. Para hablar con
datos, las mesas de trabajo inician cada año
con un promedio de 11 integrantes
(Directivos, Asistentes Voluntarios, etc.) y
finalizan con 5 integrantes.
El tiempo que los pobladores dedican cada
semana es un indicador del empeño puesto
para el desarrollo de las actividades conjuntas.
La grafica muestra la frecuencia por la cantidad
de horas, se observa una punta en 9 Horas por
Semana, sin embargo también hay espacios en
blanco, en promedio, los pobladores dedican
7.3 Hrs por semana, un aproximado de 1 Hora
diaria.
Reforzando la detección de necesidades, se consulto
si dicha detección había sido apropiada a la
comunidad, obteniéndose un 22% con respuesta NO.
Anteriormente se detecto un 43% con detección
incorrecta, con lo que se confirma que si hay
detección incorrecta y es un punto de clave en la
satisfacción de pobladores, sin embargo, hará falta
afinar el sistema de medición de estas situaciones
comunales.
Como segunda pregunta filtro, se consulta acerca de la
participación en mas actividades de Techo, buscando
conjugar resultados con las preguntas de las personas
que inician una Mesa de Trabajo y la cantidad de
personas que actualmente asisten.
233
Se obtuvo un 33% de pobladores que no continuarían en otras actividades de Techo. Esto coincide
con los demás resultados que mostraban que
solo había 5 de cada 11 que iniciaban, solo que
en menor medida.
En cuanto a las redes de trabajo creadas se tiene
que en más de la mitad de las ocasiones se trata
de Alcaldías Municipales y en menor medida
otras ONG e Instituciones Gubernamentales.
Esta información es vital para impulsar Redes de
Trabajo que no varían cada periodo de
elecciones ni son fácilmente sujetas de desgaste
(Como las Alcaldías que cambian 3 años y son sujetas a desgaste por solicitudes de colaboración)
Un 33% de los pobladores percibe que hay
disminución en los Voluntarios. Esto incide en
la percepción que tienen los Pobladores de la
Operatividad de Techo (Ej.: Los voluntarios se
nos están yendo por eso ya no voy yo, Cada
vez viene a la comunidad menos gente y eso
no me motiva a seguir yendo).
ANEXO: TABULACION DETALLADA UNIVERSO DIRECTORES
En base a estas preguntas surgieron los siguientes aspectos/comentarios:
1. Acerca de la creación de perfiles y selección del recurso humano
En la selección de las personal, De 2010 hacia atrás, la selección de personal nunca dio
como resultado la contratación de un voluntario. A partir del año 2010 se aperturo la
selección de personal y crear un perfil acorde a las exigencias del puesto. La selección de
personal antes de 2010 llevo a contratar personas sin experiencia en temas de
voluntariado, acción humanitaria y poca experiencia profesional lo que en muchas
ocasiones genero retiro de voluntarios, programas con errores de diseño y ejecución e
inoperatividad así como débiles acuerdos de financiamiento y convenios de actividades.
El proceso formativo no se dio cuando se tenía voluntarios que pasaban a ser empleados.
Cuando se tratase de personas nuevas, estas eran incluidas en el proceso de formación de
los demás voluntarios, el cual es un programa genérico de formación. Pero ¿Que paso en
2010 que se tuvo un cambio en dicha selección de personal? Se tuvo la salida de la
institución de directores acusados de favoritismo. Ver Tabla de personal por puesto
234
Antes a 2010
Exclusion de
voluntarios
Falta de Perfiles
Despues de
2010
Apertura a
voluntarios
Busqueda segun
perfiles
Consecuencias
Acuso de
Favoritismo y
Retiro de
Voluntarios
Programas debiles
en operatividad
2. Acerca de la documentación de los puestos
Las descripciones de los puestos, funciones y
responsabilidades nunca se tuvo por escrito ni fue
entregado a las personas al inicio de sus labores.
Hubieron iniciativas de levantamiento pero fueron
adecuándose a las actividades ya realizadas y no al
Ausencia de
un Programa
de
Capacitaciones
Capacitacioes
In-House
Personal sin
Herramientas
Metodologicas para
su trabajo
deber ser de cada puesto.
Ausencia de
Documentacion de
Puestos
Levantamiento
deficiente y
sesgado
Debil conocimiento
de Funciones y
Responsabilidad
3. Acerca de las herramientas brindadas y la formación de habilidades
No hay un programa ni calendarización de capacitaciones para cada posición que brinde
las habilidades y herramientas necesarias. En un inicio se busca que el candidato traiga de
por si estas características (Innovador, acucioso, integrador, con conocimiento de planes
de negocios, con conocimiento de manejo de personal, con conocimiento de manejo
presupuestario, etc.) de no ser así, se gestionan capacitaciones “in-house” para cubrir
dichas falencias. Las habilidades y herramientas son adquiridas en la mayoría de
ocasiones a lo largo del tiempo.
Acerca de los mecanismos de consulta y su relación con los voluntarios
A partir de Mayo 2012 se puso en marcha la Asamblea de Voluntarios (máximo
mecanismo de consulta y toma de decisiones que incluye a voluntarios) de forma
bimensual. Anterior a dicha fecha las decisiones se tomaban únicamente considerando las
opiniones de los directores y demás involucrados en la toma de decisión (Oficina central y
demás empleados locales)
235
4.
Acerca de la retroalimentación periódica del desempeño
La retroalimentación se efectúa solamente para una parte de los planes:
Programa de Fomento Productivo y Subprograma de Capacitación en
Oficios. Por otro lado, la Asamblea General de Voluntarios funciona
como un mecanismo de evaluación y expresión de apreciaciones sobre
el rendimiento.
5. Acerca de los limites de responsabilidad y toma de decisiones
A nivel financiero, únicamente las transacciones de poco valor pueden ser elaboradas por
los Coordinadores o Sub-Coordinadores de programa, siempre y cuando se encuentren en
un presupuesto predeterminado, cuando se exceda dicha cantidad se podrá llevar a cabo
únicamente con la autorización de DHS (En adelante, Dirección de Habilitación Social). A
nivel de decisiones del rubro, solamente los Coordinadores de Programa y Coordinaciones
Regionales pueden tomar decisiones sobre cambios a ejecutar previa autorización de DHS.
6. Acerca de la operatividad actual de TECHO
En general si se percibe una reducción en la operatividad vinculada a la cantidad de
comunidades que actualmente trabajan con HS y la cantidad de planes que actualmente
se están ejecutando en ellas. Otro punto importante de la reducción en la operatividad es
la cantidad de voluntarios involucrados.
ANEXO: TABULACION DETALLADA UNIVERSO VOLUNTARIOS
Estratificación de la edad de los voluntarios por Plan de Trabajo
La siguiente tabla muestra la edad de los voluntarios encuestados según el Plan de Trabajo en el
que ejecuta su voluntariado.
236
La mayor concentración de voluntariado en los Planes de Trabajo de Techo se da de la siguiente
forma:
Plan
Edades
Plan
Plan Fomento Productivo 18-19 años Plan Fontecho
Plan Comunitario
21-23 años Plan Jurídico
Plan de Educación
19-20 años Plan de Salud
Edad de Mayor concentración de Voluntariado en General: 22 años
Edades
20-21 años
22 años
21-24 años
Estratificación del Nivel de Estudio de los Voluntarios por Plan de Trabajo
La siguiente grafica muestra los Niveles de estudios para Voluntarios por Plan de Trabajo
La concentración de voluntarios en Bachillerato y Técnicos se da en Plan Comunitario y Educación.
La mayor concentración de universitarios se da en Fomento Productivo y Plan Comunitario. En
cambio hay presente una minoría de Post Universitarios en Fomento Productivo, Plan de
Educación y Jurídico.
Al analizar la tabla y analizar los porcentajes por Planes de Trabajo, se puede observar lo siguiente:
237
Plan
Bachillerato
Post Universidad
Tecnico
Universidad
Total
-
Fomento
Productivo
0%
6%
12%
82%
100%
Plan Comunitario Plan de Educacion
10%
0%
15%
75%
100%
Plan Fontecho
Plan Juridico
Plan de Salud
Total
0%
0%
0%
100%
100%
0%
14%
14%
71%
100%
0%
0%
0%
100%
100%
5%
5%
14%
77%
100%
6%
6%
19%
69%
100%
Fomento Productivo: Posee cargas balanceadas de Voluntarios Técnicos, Universitarios y Post
Universitarios. No hace uso de voluntarios en Bachillerato.
Plan Comunitario: Hace uso de voluntarios mayormente de Universidad y en menor medida
de Técnicos y Bachilleratos. No hace uso de Post Universitarios.
Plan de Educación: Hace uso parejo de todas las fuentes de voluntariado.
Plan Fontecho: Hace uso únicamente de Voluntarios universitarios.
Plan Jurídico: Hace uso mayormente de universitarios, en menor medida de Técnicos y Post
Universitario y no utiliza Bachilleres
Plan de Salud: Utiliza únicamente Universitarios.
Observaciones Críticas:
La diversificación de las fuentes de estudios en los voluntariados está presente en los Planes con
mas actividades (Plan de Fomento Productivo, Plan Comunitario y Plan de Educación) en contraste
con los la Centralización de Fuentes de Voluntarios (Plan Fontecho y Plan de Salud) que está
presente en los planes con menos actividad.
Estratificación del Área de Estudio de los Voluntarios por Plan de Trabajo
Plan
Fomento Productivo
Plan Comunitario
Plan de Educacion
Plan Fontecho
Plan Juridico
Plan de Salud
Total
Ciencias
Empresariales
39%
32%
14%
7%
4%
4%
100%
Ciencias de
Ingenieria
40%
60%
0%
0%
0%
0%
100%
Ciencias de la
Salud
0%
0%
50%
0%
0%
50%
100%
Ciencias Sociales y
Humanidades
0%
0%
60%
0%
40%
0%
100%
Bachillerato
0%
67%
33%
0%
0%
0%
100%
La Tabla superior da a conocer que los Estudiantes de Ciencias Empresariales y Ciencias de la
Ingeniería prefieren estar en los Planes Fomento Productivo y Plan Comunitario. Los estudiantes
de Ciencias de la Salud prefieren estar más presentes en el Plan de Educación y Plan de Salud. Los
Estudiantes de Ciencias Sociales y Humanidades prefieren estar en el Plan de Educación y en Plan
Jurídico. En cambio, los voluntarios que aun cursan Bachillerato, prefieren hacer voluntariado en
Plan Comunitario y Plan de Educación.
238
A continuación, un análisis desglosado por cada Plan de Trabajo:
Fomento Productivo: Tiene mayormente estudiantes de Ciencias Empresariales y en menor
medida de Ciencias de Ingeniería. Esta distribución podría incluir a estudiantes de Ciencias
Sociales y Humanidades en una mayor proporción para ser más coherente, si se tienen en cuenta
las actividades desarrolladas (Formación de Grupos Solidarios de Pobladores, Mecanismos de
Financiamiento a través de Capital Semilla, Capacitaciones en Manejo Financiero de PYMES,
Fomento del Emprendedurismo y demás).
Plan Comunitario: Tiene voluntarios mayormente de Ciencias Económicas, Ciencias de Ingeniería y
en menor proporción de Bachillerato. Por las actividades de Coordinación General de esfuerzos y
Organización del Trabajo, este plan debería contener voluntarios mayormente de Ciencias
Económicas únicamente, dejando un espacio también para Ciencias de Ingeniería, Ciencias
Sociales y Humanidades, Ciencias de la Salud.
Plan de Educación: Actualmente está compuesto en su gran mayoría por estudiantes de Ciencias
Sociales y Humanidades, en mediana cantidad por Ciencias Empresariales y en una minoría por
Ciencias de Salud y Bachilleres. Este plan podría tener más aporte de estudiantes de Ciencias de la
Salud para desplazar a Ciencias Empresariales como fuente de voluntarios.
Plan Fontecho: Actualmente tiene voluntarios únicamente de Ciencias Empresariales. Junto a los
actuales voluntarios sería útil introducir a los provenientes de Ciencias de Ingeniería para impulsar
el seguimiento a las actividades y el monitoreo de resultados como parte de la implementación de
Proyectos de Desarrollo Comunitario.
Plan Jurídico: En su gran mayoría posee voluntarios de Ciencias Sociales y Humanidad y en menor
proporción de Ciencias Empresariales. Idealmente por la consulta jurídica elaborada, los
voluntarios deben tener los conocimientos suficientes en el área Jurídica. Por ello idóneamente
deberían corresponder solamente a Ciencias Jurídicas.
Plan de Salud: En su gran mayoría está compuesto por Voluntarios de Ciencias de la Salud y
Ciencias Empresariales. Teniendo en cuenta que dicho Plan ejecuta Consultas Medicas y Charlas
239
Preventivas, los Voluntarios de Ciencias Sociales y Humanidades reemplazarían de mejor forma a
los Estudiantes de Ciencias Empresariales.
Estratificación por Cantidad de Tiempo de Voluntariado según Plan de Trabajo.
Concentracion de Meses de Voluntariado por Plan de Trabajo
50%
Porcentaje en Cada Plan
45%
40%
35%
30%
25%
Fomento Productivo
20%
Plan Comunitario
15%
Plan de Educacion
10%
Plan Fontecho
5%
Plan Juridico
0%
3
Plan de Salud
4
5
6
7
8
9
10 11 12
13 14 15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
Meses de Voluntariado
El tiempo de Voluntariado fue trasladado a meses para facilitar el mapeo de aquellos que recién
ingresan. Como se puede observar, en términos genéricos, la totalidad del voluntariado está
concentrada entre 3 y 17 meses de voluntariado con un pequeño porcentaje adicional entre 20 y
26 así como en otras áreas.
El Plan de Fomento Productivo y Plan Comunitario son los que tienen una distribución más
homogénea (Entre 3 y 26 meses de Voluntariado), en contraste con el Plan Fontecho o Plan de
Salud que no registran una tendencia clara en los tiempos de voluntariado mostrando registros
aleatorios.
Adicionalmente, es de resaltar que al finalizar los 17 meses se tiene una baja generalizada de
voluntarios y cantidades menores de forma esporádica a partir del mes 20, lo que sugiere que el
voluntario promedio pasa en la organización aprox. 17 meses y se retira. Algunos de ellos
regresan y se convierten en la minoría de 20 a 34 meses de Voluntariado.
Meses de
Voluntariado
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
Total
Fomento Productivo
0%
6%
12%
12%
6%
6%
6%
0%
0%
6%
0%
0%
0%
12%
6%
0%
0%
0%
0%
6%
6%
6%
6%
6%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
Plan Comunitario
10%
0%
10%
10%
10%
5%
5%
5%
5%
5%
15%
5%
10%
0%
0%
0%
0%
5%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
Plan de Educacion
0%
0%
19%
0%
13%
6%
13%
6%
13%
0%
0%
6%
0%
0%
6%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
6%
0%
0%
0%
6%
0%
6%
100%
Plan Fontecho
0%
0%
0%
0%
0%
0%
50%
0%
0%
50%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
Plan Juridico
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
14%
0%
14%
14%
14%
0%
0%
0%
0%
0%
14%
0%
14%
0%
0%
0%
0%
0%
14%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
Plan de Salud
0%
0%
0%
0%
0%
33%
0%
33%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
33%
100%
3%
2%
11%
6%
8%
6%
8%
5%
6%
5%
6%
5%
5%
3%
3%
0%
0%
2%
2%
2%
3%
2%
2%
2%
0%
2%
2%
0%
0%
2%
0%
3%
100%
Total
Caracterización Según Factores de Identificación Básica
La siguiente es una caracterización según los Factores de Identificación Básica identificados hasta
el momento en esta encuesta. Estos factores son: Edad, Nivel de Estudios, Área de Estudios y
Tiempo de Voluntariado. La base para la Caracterización será la edad del voluntario (Campo de
más fácil medición)
240
Edad
Área de Estudios
Mayormente
Menor de
Ciencias Económicas
22 años
seguido
por
Ingeniería y Ciencias
Sociales.
En una
22 años
menor parte Ciencias
de la Salud y
Mayor a
Bachilleres.
22 años
Caracterización
Cursando 2do Año Universitario o menos. Estudios
Técnicos en realización. Iniciando su periodo como
Voluntario.
Cursando 3er o 4to año de Estudios o por Finalizar
Estudios Técnicos. En los meses intermedios del intervalo
3 a 17 de Voluntario
Cursando 5to año o Superior de Estudio Universitario o
Estudios Técnicos finalizados. Cercano a los 17 meses de
Voluntario
Características del Plan al que pertenece
A través de esta tabulación se conocieron las apreciaciones respecto a las características
cualitativas del Plan al que pertenece. Las características evaluadas fueron: Innovación, Aburrido,
Entretenido, Cotidiano, Útil, Desfasado, Poco atractivo y Amigable. Los resultados se pueden
observar en la Tabla.
Plan
Fomento Productivo
Plan Comunitario
Plan de Educacion
Plan Fontecho
Plan Juridico
Plan de Salud
Innovador
Aburrido
Entretenido
Cotidiano
Util
Desfasado
Poco Atractivo
Amigable
Total
18%
19%
11%
0%
17%
10%
12%
15%
11%
33%
17%
20%
14%
12%
27%
0%
0%
0%
12%
10%
5%
17%
17%
10%
18%
14%
19%
17%
11%
20%
12%
12%
14%
17%
17%
10%
6%
10%
5%
0%
17%
10%
8%
8%
8%
17%
6%
20%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
En las distintas características resaltan los planes como a continuación:
-
Innovador: Plan de Fomento Productivo, Plan Comunitario y Plan Jurídico.
Aburrido: Plan Fontecho, Plan Jurídico y Plan de Salud
Entretenido: Plan de Educación, Plan de Fomento Productivo y Plan Comunitario
Cotidiano: Plan Jurídico, Plan Fontecho y Plan Fomento Productivo
Útil: Plan de Fomento Productivo, Plan de Educación y Plan de Salud
Desfasado: Plan Jurídico, Plan Fontecho y Plan de Educación
Poco Atractivo: Plan Jurídico, Plan de Salud y Plan Comunitario
Amigable: Plan de Salud, Plan Fontecho, Fomento Productivo, Comunitario y Plan de Educación
241
De estas 8 características mostradas a los Voluntarios, hay 4 que son Características Deseadas y 4
que son Características No Deseadas. A continuación dicha separación y la frecuencia de los
Planes de Trabajo en las mismas.
Estatus
Planes
Frecuencia Porcentaje
Fomento Productivo
Plan Comunitario
Plan de Educación
Plan de Salud
(Innovador,
Plan Jurídico
Entretenido, Útil
Plan Fontecho
y Amigable)
Total
Plan Jurídico
Características
Plan Fontecho
No Deseadas
Plan de Salud
Fomento Productivo
(Aburrido,
Cotidiano,
Plan de Educación
Desfasado y Poco Plan Comunitario
Atractivo)
Total
Características
Deseadas
4
3
3
2
1
1
14
4
3
2
1
1
1
12
29%
21%
21%
14%
7%
7%
100%
33%
25%
17%
8%
8%
8%
100%
Porcentaje
Acumulado
29%
50%
71%
86%
93%
100%
33%
58%
75%
83%
92%
100%
La tabla con los porcentajes mostrada puede dar una idea de la priorización necesaria para
eliminar la percepción de Características No Deseadas concentrándose en aquellas aplicables para:
Plan Jurídico y Plan Fontecho.
Caracterización por Medio de Ingreso
Esta caracterización será útil para determinar el medio de ingreso más frecuente a la ONG, su
frecuencia por Plan y la efectividad según el Plan al que haya ingresado.
Universidad: Medio de entrada en el cual el voluntario se da cuenta de Techo y sus
actividades a través de jornadas en Universidades. Suelen usarse Mediaguas (Casas de
Emergencias promocionales) y afiches para dar a conocer las actividades de Techo.
242
Interés Propio: Medio de entrada en el cual el voluntario se da cuenta de Techo llegando por
si mismo a la Oficina Central de la ONG.
Actividades Públicas: Medio de entrada en el cual el voluntario se da cuenta de Techo
mediante las actividades en zonas públicas realizadas por la ONG. Ej.: Colecta Anual, Noche
Sin Techo, Cadena Humana, etc.
Web: Medio de entrada en el cual el voluntario se da cuenta de Techo a través de
publicaciones en la Pagina Web de la ONG, publicaciones de periódicos en Internet acerca de
la ONG o a través de Redes Sociales vinculadas.
TV y Radio: Medio de entrada en el cual el voluntario se da cuenta de Techo a través de
Pautas en Televisión o Spot en Radio.
Empleo: Medio de entrada en el cual el voluntario se da cuenta de Techo a través de visitas
de la ONG a su centro de trabajo.
En términos generales, es a través de la “Universidad” que se da el primer contacto y se ingresa a
Techo, seguido por las categorías “Interés Propio”, “Actividades Públicas”, “Web” y “TV y Radio”
que están estrechamente relacionadas. A esto sumarle los que conocieron de Techo a través de
su “Empleo” que es una minoría.
A continuación un desglose del Medio de Entrada por cada Plan de Trabajo. Notese que Planes
como
243
Nótese que la diversidad de Medios de Entrada favorecer la realización de actividades (Plan
Fomento Productivo, Plan Comunitario y Plan de Educación tienen hasta 5 diferentes fuentes de
voluntarios y son quienes concentran las características deseadas, Ver Tabulación anterior)
Caracterización de la Inducción a Nuevos Voluntarios
La calificación de la Inducción a Nuevos Voluntarios se divide en 3:
Malo: Si no hubo inducción o esta no brindo los conocimientos básicos para desarrollar lo
esperado de parte del voluntario en el Plan de Trabajo y su desempeño con las demás áreas
de la ONG
Mediocre: Si la inducción brindo solamente algunos de los conocimientos básicos para
desarrollar lo esperado del Voluntario para con su Plan de Trabajo y las demás áreas de la
ONG
Bueno: Si la inducción brindo todos los conocimientos básicos para desarrollar efectivamente
su trabajo en el Plan especifico y para con las demás áreas de la ONG
De todos los planes expuestos, el mejor evaluado en Inducción es el Plan de Salud, del cual no se
reportaron Malas Inducciones y el Peor evaluado es Fontecho, del cual hay mitad Malas
Inducciones y Mitad Inducciones Mediocres.
Dentro de las actividades que pueden hacer exitosa una inducción, se encuentran:
Presentar Historia de la ONG, Áreas de Trabajo, Grandes Divisiones
Dar a conocer el organigrama de la ONG, presentar a los involucrados y sus funciones
Presentar a todo el equipo del Plan en que se encuentra el Voluntario
Destinar a un Padrino interno que le ayude a socializar y a quién recurrir por dudas.
La responsabilidad de la realización de esta inducción recae en la Dirección de Formación y
Voluntariado y debe ser realizada periódicamente a todos los nuevos voluntarios sin importar el
Área o Plan de Trabajo al que se dirijan.
244
Plan
Fomento Productivo
Plan Comunitario
Plan de Educacion
Plan Fontecho
Plan Juridico
Plan de Salud
Total
Bueno
18%
30%
25%
0%
14%
33%
23%
Mediocre
47%
50%
50%
50%
57%
67%
51%
Malo
35%
20%
25%
50%
29%
0%
26%
Total
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
Caracterización de la Capacitación Inicial en Plan y Metodología
La Capacitación Inicial en Plan y Metodología es subsecuente a la Inducción y debe cumplir con los
siguientes requerimientos:
Dar a conocer el Equipo del Plan de Trabajo y sus Funciones
Mostrar formatos internos usados en el Plan y la forma cómo llenarlos
Explicar Procedimientos de cara a Pobladores y demás actividades periódicas
Designar a una persona del Plan de Trabajo a quien avocarse en caso de dudas o
sugerencias
La responsabilidad de la realización de esta capacitación recae en la Coordinación de Cada Plan de
Trabajo y se ha ejecutado de la siguiente forma:
Esta capacitación ha sido mayormente realizada en Planes como Fontecho, Fomento Productivo y
Comunitario. En contraste con otros planes como Plan Jurídico, Salud, Educación, Comunitario o
Fomento Productivo que más de la mitad no ha recibido dicha capacitación.
Caracterización del uso de herramientas metodológicas por cada Plan de Trabajo
El uso de herramientas metodológicas incluye los siguientes ítems:
-
-
Papelería y útiles básicos: Libreta para apuntes, lapiceros, Cartulina, Marcadores, etc.
Formatos de uso periódico: Hojas de Inscripción, Asistencia, Formación de Grupos,
Resultados, Actas de Reunión, etc. de forma oportuna y actualizada
Herramientas Metodológicas y Habilidades: Realización de Grupos Focales, Mapa de
Problemas y Soluciones, Liderazgo en Mesa de Trabajo, Planificación de Actividades
Comunales, etc.
Transporte periódico (Cada visita)
245
-
Equipo puntual para cada plan: Calculadora, Báscula, Cinta Métrica, etc.
Entre los planes mejor evaluados se encuentran el Plan de Salud (Que suele usar mayormente
fichas re registro y Equipo Medico) y el Plan Fontecho (Usa mayormente Formatos de Aplicación a
Fondos). Mientras entre los peor evaluados se encuentra el Plan de Educación (Suele usar Pizarra,
Yeso y figuras para estimular la identificación de formas y objetos) y el Plan Jurídico (Hace poco
material especifico del Plan)
Caracterizacion de los Mecanismos para Apertura al Voluntario.
Los mecanismos para Apertura al Voluntario son instancias creadas para hacer propuestas y
consultas de parte de cualquier voluntario hacia el Equipo de Directores de Techo. Para esta razon
se ha creado la Asamblea de Voluntarios que desde Mayo 2012 ha servido como un espacio para
comunicaciones oficiales hacia los voluntarios, toma de decisiones que afecten a toda la
institucion y apertura a opiniones y propuestas de voluntarios.
Esta tabulación dará a conocer dos tipos de información clave: Cantidad de Asistencias a la
Asamblea de Voluntarios y Apreciación de la Apertura en dicha Asamblea.
246
Primeramente cabe notar que el Plan que mas voluntarios aporta es el Plan Jurídico seguido de
Plan de Educación y Comunitario. Los que menos voluntarios aportan son Fontecho y Fomento
Productivo.
Por otro lado, en términos generales el 80% de los voluntarios considera que la Apertura es buena
en dicha actividad, siendo los más insatisfechos el Plan de Salud y el Plan de Fomento Productivo.
Caracterización de la Retirada Pronta de Voluntarios
Mediante esta tabulación se conocerá un aproximado de los voluntarios que se retiraran en un
periodo corto (6 Meses) y los planes más afectados por esta retirada.
En términos generales, el 32% de los voluntarios piensa retirarse antes de 6 meses. Es decir, de los
201 voluntarios mapeados al momento, 65 se retirarían de la ONG siendo el mas afectado el Plan
de Salud seguido del Plan de Educación, Comunitario, Jurídico y Fomento Productivo.
Retiro Pronto de la ONG
Fomento Productivo
Plan Comunitario
Plan de Educacion
Plan Fontecho
Plan Juridico
Plan de Salud
Total
No
71%
70%
63%
100%
71%
33%
68%
247
Si
29%
30%
38%
0%
29%
67%
32%
Total
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
ANEXO: TABULACION DETALLADA UNIVERSO SOCIOS COMERCIALES
Caracterización: Rubro al que pertenecen y tamaño de los practicantes de RSE
Esta inferencia acerca del rubro de las empresas
consultadas es importante para tener una idea del Tipo
de Empresas que Techo debería abordar para tener
Relaciones con Socios Comerciales mas exitosas.
Los rubros con mayor aplicación de RSE son; Industria
Manufacturera y Comercios al por Mayor y Menor. En
menor medida, los rubros de Enseñanza así como
Hoteles y Restaurantes aplican también políticas y
actividades de RSE
Por último, en poca medida, los rubros de Logística y
Comunicaciones así como los Servicios Sociales y la Construcción llevan a cabo actividades de RSE
como parte de sus operaciones normales.
Los tamaños asociadas a FUNDEMAS que fueron
consultadas varían, sin embargo, el grafico muestra
que es mayormente la mediana y pequeña empresa
quienes llevan a cabo actividades de RSE. En menor
medida se ven involucradas las Grandes Empresas y
las Micro.
Mientras más grande sea la empresa, mas fácil es
que lleve a cabo actividades de RSE, por lo que los
rubros con mayor oportunidad de implementación
en base al tamaño son: Logística y Comunicaciones, Industria Manufacturera y Construcción, en
orden de Mayor a menor.
El grafico muestra que los rubros
mas susceptibles a ejecutar
actividades de RSE son: Logística y
Comunicaciones
así
como
Construcciones. En cambio rubros
como Hoteles y Restaurantes y
Servicios Sociales y de Salud son
los menos susceptibles a iniciar la
ejecución o continuar ejecutando
actividades de RSE.
248
Las Áreas de Intervención para los
diferentes Rubros son variados, sin
embargo, tienen mas presencia
Áreas como Comunidad y Medio
Ambiente (Ver cuadro abajo). La
importancia de conocer esta
segregación radica en conocer que
áreas potenciar dependiendo de la
empresa con la que se esté
negociando un Convenio.
Rubro
Medio Ambiente
Comunidad
Proveedores
Gobernabilidad
Publico Interno
Grand Total
Industria
Manufacturera
33%
67%
0%
0%
0%
100%
Comercio al por
Mayor y Menor
38%
0%
63%
0%
0%
100%
Enseñanza
0%
25%
0%
75%
0%
100%
Hoteles y
Restaurantes
25%
0%
50%
0%
25%
100%
Logistica y
Comunicaciones
100%
0%
0%
0%
0%
100%
Servicios Sociales y
de Salud
0%
50%
0%
50%
0%
100%
Construccion
Grand Total
100%
0%
0%
0%
0%
100%
35%
32%
19%
11%
3%
100%
En cuanto al contacto previo con Techo,
se partira del hecho que Techo tiene
varios años ya de estar gestionando
relaciones con Socios Comerciales.
Producto de esto se tiene que Rubros
como Hoteles y restaurantes ya han sido
bastante abordados mientras otros como
Construcciones y Servicios Sociales y de
Salud han sido poco abordados por
Techo.
Otros Rubros como Manufactura, Comercio, Enseñanza y Logística también tienen oportunidad
para abordar por parte de Techo.
Para aquellos Socios Comerciales que ya han
tenido contacto con Techo y dicha negociación
no finalizo en un convenio, la imagen busca
mostrar que parte ha desertado. Para el caso
se muestra que mayormente son las empresas
quienes desertan cuando se trata de
Construcciones, Hoteles y Restaurantes y
Servicios Sociales y de Salud.
En cambio, Rubros como Comercio y Logística y Comunicaciones suelen desertar menos
presentándose la falla por parte de Techo. La utilidad radica en detectar cuales Rubros requieren
atención especializada desde el inicio de las negociaciones y a cuales se les puede presentar un
Plan de Trabajo pre elaborado.
249
En cuanto a la frecuencia con la que se
realizan las actividades de RSE, un 49%
las realiza de forma mensual siendo los
más representativos la construcción y los
Servicios Sociales y de Salud.
Para las demás frecuencias, la Anual
representada en Morado es frecuente
en Comercio, Manufacturas, Logística y
Comunicaciones.
Los demás rubros
presentan una mezcla de frecuencias.
La utilidad de esta información radica en
saber la periodicidad con la que debe
abordarse cada rubro. Si un rubro suele
realizar actividades anuales, posiblemente no acepte una propuesta de actividades mensuales, por
ejemplo.
Por otro lado, en cuanto a los Factores que
impactan las actividades de RSE se tiene que
Rubros como la Construcción se ven
fuertemente afectados por Presión de
Grupos Externos mientras que las empresas
de Enseñanza y Servicios Sociales por
Relaciones Gubernamentales.
En menos medida impactan factores como
Influencia de la Casa Matriz y Reputación y
Marca.
1a5
6 a 10
11 a 15
16 a 20
21 a 25
26 a 30
31 a 35
36 a 40
Industria
Manufacturera
Comercio al por
Mayor y Menor
Enseñanza
Hoteles y
Restaurantes
Logistica y
Comunicaciones
Servicios Sociales y
de Salud
Construccion
0%
0%
27%
27%
33%
0%
13%
0%
0%
0%
13%
13%
13%
50%
13%
0%
0%
0%
0%
50%
25%
0%
0%
25%
0%
0%
0%
50%
25%
0%
25%
0%
0%
0%
0%
67%
33%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
50%
0%
0%
50%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
0%
0%
0%
En cuanto al tiempo que tienen las
empresas de practicar RSE, se tiene que la
mayoría de ellas tiene entre 16 y 25
meses, lo cual las sitúa entre 1 año y
medio y dos años. Ninguna tiene menos
de 11 meses y muy pocas tienen mas de
31 meses.
250
Las practicas de RSE pueden representar también una oportunidad para hacer negocios brindado
una imagen caritativa que sirva de catalizador para la consecución de negocios. Sin embargo, no
todos los rubros le identifican de igual forma: Rubros como Servicios Sociales y Construcción le
identifican como “Ventaja Competitiva” mientras que rubros como “Enseñanza” y “Logística” no lo
ven igual.
Al pensarse en las labores de RSE se suele pensar que siempre las realiza la empresa, cuando en la
práctica existen ONGs como TECHO
que pueden ejecutar las labores de
RSE por la empresa (Simulando un
Subcontrato). Esto se observa en el
siguiente grafico donde Rubros como
Hoteles lo hacen totalmente a través
de externos mientras Comercio,
Enseñanza, Servicios Sociales y
Construcción a través de medios
internos.
Inversión en Áreas Específicas de RSE por Rubros
El rubro de Manufactura registra mayor
inversión en Áreas como ADESCOS y
Proyectos Comunitarios y poca inversión
en Áreas como Educación y Donación a
otras ONGs.La inversión más frecuente es
Menor a $10 Mil mientras que la menos
frecuente es mas de $40 Mil.
En el Rubro Comercio, las inversiones son
más homogenizadas a no otorgar más de
$10 Mil anuales y siendo el único monto
para Áreas como Proyectos de Ambiente,
Capacitación, Proyectos Comunitarios y
ADESCOS. El Área de Proyectos Publico
Privados es el que más inversión recibe
llegando a percibir incluso más de $40 Mil
por algunas empresas.
251
Al observar la Grafica del Rubro
Construcción, se observa que ninguna de
las áreas recibe más de $10 Mil por año a
excepción de Proyectos de Educación, que
se ubica en un Rango entre $10 Mil y $20
Mil.
En el Rubro Enseñanza, la mayoría de
Áreas de RSE recibe un máximo de
inversión menor a $10 Mil. La diferencia la
hacen las Áreas de Donaciones a ONG que
reciben por algunas empresas de
enseñanza hasta $20 Mil anuales,
Actividades de Patrocinio, que implica
hasta $30 Mil y Proyectos Publico Privados
que se registra inversión hasta por $40 Mil
Mientras tanto, en el Rubro de Hoteles y
Restaurantes, los patrocinios de RSE y
Proyectos Ambientales hacen la diferencia
registrando hasta $20 Mil y $30 Mil
respectivamente de Inversión. Las demás
áreas de RSE no reciben más de $10 Mil
anuales de inversión de parte de este
Rubro
En el Rubro de Logística, las inversiones
por Área de Intervención tiene un poco
mas de variedad que los demás Rubros.
Siendo las que registran Inversión Anual de
menos de $10 Mil únicamente la Estrategia
Integral, ADESCOS y Donaciones a ONG.
Mientras otras Áreas como Proyectos
ambientales tienen inversión mayor a $40
Mil.
252
Por último, en el Rubro de Servicios Sociales
y de Salud, todas las empresas consultadas
reportaron tener Menos de $10 Mil en
todas sus Áreas de Intervención. Por lo que
se convierte en el Rubro con menor
inversión anual.
La forma en que esta información
contribuye al desarrollo del estudio radica
en que brinda un panorama sobre los
Montos de Inversión segmentado por cada
Rubro y diferenciado por Área de
Intervención en RSE. De las 9 Áreas de
Intervención Mostradas, la correspondiente
a “Donaciones a ONG” es la que
directamente se vincula con una posible
alianza con Techo, sin dejar de lado otras
Intervenciones Especificas como: Proyectos
Ambientales, Patrocinios, Capacitación,
Proyectos de Educación y ADESCOS.
Una gran porción de las empresas
consultadas llevan a cabo RSE pero
no saben cómo Medirlas y
Evaluarlas. Un Ejemplo son los
Rubros Construcción y Logística. En
cambio otros Rubros si miden y
evalúan sus actividades de RSE
siendo el más destacado Hoteles y
Restaurantes. Al poder medir y
evaluar, se puede conocer que tan
efectivo se ha sido, tomar acciones puntuales y usarlo como una Ventaja Comp.
De todos los beneficios que se pueden percibir, hay una gran variedad según el Rubro consultado.
El Grafico y la tabla siguiente muestran el beneficio percibido por Cada Rubro. Las opciones son:
Ambienta, Ético, Financiero, Grupos de Interés, Interno, Reconocimiento, Social y Sostenibilidad
Rubro Empresa
Comercio al por Mayor y Menor
Construccion
Enseñanza
Hoteles y Restaurantes
Industria Manufacturera
Logistica y Comunicaciones
Servicios Sociales y de Salud
Total
Ambiental
Etico
Financiero
Gpos de Interes
Interno
Re conocim.
Social
Sostenib.
Total
38%
0%
0%
25%
27%
0%
0%
13%
0%
0%
25%
0%
33%
0%
0%
8%
0%
0%
0%
0%
27%
67%
0%
13%
25%
0%
25%
25%
0%
0%
0%
11%
38%
0%
0%
25%
0%
0%
0%
9%
0%
0%
50%
0%
0%
0%
50%
14%
0%
100%
0%
0%
13%
0%
50%
23%
0%
0%
0%
25%
0%
33%
0%
8%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
Los números de La Tabla muestras que el mayor beneficio percibido es de Índole Social y el
Reconocimiento de sus marcas. En menor medida se identifican beneficios como: Ambiental,
253
Financiero y Grupos de Interés. Los beneficios menos percibidos son, por lo tanto: Ético, Interno y
Sostenibilidad.
ANEXO: TABULACION DETALLADA UNIVERSO FUNCIONARIOS MUNICIPALES
En base a estas preguntas surgieron los siguientes aspectos/comentarios:
1. No todos los Gobiernos Municipales están al tanto que Techo trabaja en sus municipios
Como si se trata de trabajar en un terreno sin avisarle al dueño, en Jicalapa, el Gobierno
Municipal, desconocía que Techo lleva a cabo actividades de Habilitación Social en dicho
municipio. Así como sucede con uno, otros podrían desconocerlo también.
La importancia de mantener comunicada a la municipalidad, según expresan los
concejales, radica en apoyar ya sea en el momento o cuando se necesite con materiales,
aspectos logísticos y dar fe de la labor realizada.
No se sabe
cuando seran las
Reuniones
Impuntualidad y
falta de
calendarizacion
2. La mesa de trabajo normalmente no tiene presencia de la
municipalidad.
Lejos de aportar a una mesa de trabajo, los concejales u otros
representantes no asisten regularmente a las mesas de trabajo
para discutir soluciones. Esto debido a dos factores:
- No se tiene informada a la municipalidad de cuando se
harán las reuniones
No asistencia de
La inconsistencia e impuntualidad en la realización
parte de la
de las reuniones lleva a la municipalidad a pensar que no siempre
Municipalidad
hay reunión y por lo tanto no se sabe cuando ir y cuando no ir, por
lo que terminan desistiendo.
Quienes ocasionalmente han participado, suelen aportar designando encargados para dar
seguimiento a las actividades acordadas.
3. Existe una brecha significativa entre las áreas de
trabajo de Techo y los intereses de la
municipalidad.
La municipalidad, buscando apertura y beneficio
multitudinario, suele buscar que los programas
ejecutados se expandan abarcando a personas
de comunidades externas a donde Techo
trabaja. Techo, en el otro extremo, busca
mantener uniformes sus grupos y no permitir el
ingreso de mas personas para diluir el
aprendizaje y la convivencia.
254
Comunidades
Externas
Comunidades
Externas
Actividad
Local
Comunidades
Externas
Comunidades
Externas
Esto representa un conflicto de intereses que generalmente se concreta a favor de la
Municipalidad, pues es la llave para conseguir materiales y demás componentes
necesarios, aun así genera conflicto que se tengan estos roces.
En cuanto a las áreas de trabajo puntuales (Negocios Locales, Salud, Educación,
Agricultura, etc.) de Techo, de parte de las municipalidades no suelen haber ningún
impedimento adicional y avalan la realización de los mismos.
4. Requisitos/Requerimientos para trabajo conjunto
De forma consensuada, los requisitos se formularon de la siguiente manera:
-
Planificación Semestral (Plan de Acciones): Debe incluir actividades, fechas, recursos
financieros y responsables involucrados.
Definición de calendario de visitas, para acoplar a los Concejales para estar presentes
en las reuniones y aportar desde el punto de vista de la municipalidad.
Involucramiento en las demás actividades: Toda actividad que involucre mas de 30
personas debe ser notificada para intervención de parte de la municipalidad ya sea
con apoyo o presencia solamente.
255
ANEXO: DESGLOSE DE LA METODOLOGIA DE CLASIFICACION DE PROCESOS DE VALOR Y APOYO
El Modelado de Procesos de Campo incluye los de Valor Agregado, se han identificado en base a la
Conceptualización de la Solución identificada en el Diagnostico, incluirá los siguientes apartados
que son detallados en el Desglose Analítico:
DESGLOSE ANALITICO DE PROCESOS DE CAMPO EN LA
ETAPA DE HABILITACION SOCIAL DE TECHO EL SALVADOR
Procesos de
Campo
Logística Interna
Mesa de Trabajo
Tecnologías de la
Información
Atencion a
Clientes
Atención y
Seguimiento a
Socios
Comerciales
Atención y
Seguimiento a
Alcaldías
Municipales
Nomenclatura
Procesos de
Campo
Atención y
Seguimiento a
Voluntarios
Segmentación de
Procesos de
Campo
Atención y
Seguimiento a
Directores
Atención y
Seguimiento a
Pobladores
Los procesos mostrados arriba corresponden a aquellos que son de valor agregado para la
operación de Techo, los que son de Apoyo son analizados posteriormente en el documento.
Proceso: Logística Interna
Entiéndase por Logística Interna, toda aquella que es de Valor Agregado para las operaciones de
Techo, dentro de ella se encuentran aquellos recursos y condiciones de los cuales no se dispone o
ejecuta en el Lugar de Análisis o Destino. Dentro de ello se encuentra:
-
Materiales para la ejecución de Capacitaciones en Oficio, Salud, Microcréditos y similar.
Maquinaria y Equipo especializado necesario para la ejecución de Capacitaciones y Cursos
de Educación
Materiales para Proyectos de Infraestructura.
Capital Humano Profesional externo a Techo dirigido a brindar talleres o capacitaciones a
demanda de los Donantes o Socios Comerciales.
256
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE LOGISTICA INTERNA
Proceso de
Logística Interna
Recepción de las
Solicitudes
Logísticas
Solicitud de
Compra para
Artículos sin
Existencia
Monitoreo de
Existencias en
Bodega
Transporte y
Monitoreo del
Tiempo de
Entrega
Recepción y
Almacenaje en
Lugar de Destino
Diagrama IDEF0 del Proceso de Logística Interna:
Directores
Techo
Materiales
Necesitados,
Equipos,
Cantidad,
Calidad, etc.
Ingreso de la
Solicitud
Datos Listos
para ser
ingresados.
Inspeccion en
Bodega
Fecha y Hora,
Lugar de
Dirección,
Condiciones de
Transporte
Inventario en
Bodega
Estudio de
proveedores,
precios, etc.
Gestion de
Medios de
Transporte
Adquisición en
caso de no
haber existencia
Entrega en
Comunidad
Lugar de la Bodega,
Condiciones de
Almacenaje,
Vencimiento
Proveedores de
Transporte
Almacenaje Final
Pobladores
Comunitarios
Materiales,
Equipos y
demás en
Comunidades
Pobladores
Comunitarios
NODE:
A0
TITLE:
Proceso de Logistica Interna
NO.:
1
Diagrama PEPSU del Proceso de Logística Interna:
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE LOGISTICA INTERNA
Proveedor
Administración de
la Oficina
Entrada
Proceso
Lineamientos para la
selección de
proveedores
Selección de
Proveedor
Presupuesto asociado
a Logistica
Transporte Físico y
Tiempo de Transporte
Logística Interna
Solicitantes:
Directores/
Voluntarios
Salida
Usuario
Pobladores
Comunitarios
Fecha y Hora de
Entrega
Condiciones mínimas
de almacenamiento
Condiciones de
Almacenamiento el
Lugar de Entrega
Dirección de
Recolección
Notificación de
Recepcion
Directores/
Voluntarios
Dirección de Destino
Para el detalle de las actividades y responsables de los Procedimientos involucrados en cada caso,
ver apartado de Manual de Procedimientos.
Lista de Materiales a ser incluidos:
257
Material
Transporte (Ida y Vuelta)
Papel
Sobres Manila
Anuncios en Prensa
Viáticos de Acompañantes (Costo/día)
Papel Kraft (Pliegos)
Consumo Telefónico
Utensilios de Transporte
Recipientes Médicos
Cantidad de Hrs-Volunts estimadas
Cantidad (Per Year)
Eventual (Aprox. 145 viajes, ida y vuelta)
10 resmas
500 Unidades
2 Anuncios
145 Valores Unitarios
1500 Pliegos
725 Minutos
39 Depósitos Plásticos Cuadrados
14 Depósitos
528 Hrs
Proceso: Desarrollo de la Mesa de Trabajo
Una Mesa de Trabajo es una reunión periódica entre pobladores de los asentamientos, voluntarios
y otras instituciones, quienes se organizan para trabajar en las problemáticas de la comunidad.
Esta instancia es fomentada mayormente por el Plan Comunitario con apoyo en forma de asesoría
por los demás Planes de Trabajo.
Los tipos de problemáticas abordadas son todas aquellas que no puedan ser solucionadas por los
demás Planes de trabajo (Fomento Productivo, Salud, Jurídico, Fontecho). Generalmente suelen
abordar el planteamiento y búsqueda de soluciones a problemas de Infraestructura Comunitaria,
Organización de Eventos para recaudación de Fondos Comunitarios y similar.
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE DESARROLLO DE LA MESA DE TRABAJO
Proceso de
Desarrollo de
Mesa de Trabajo
Asistencia, Acta
de Sesión y
Formalismos de
Registro
Desempeño de los
demás Planes de
Trabajo.
Monitoreo de las
Actividades de la
semana en la
Comunidad
Priorización de
Abordaje de
Problemáticas
Comunitarias
Diagrama IDEF0 del Proceso de Desarrollo de la Mesa de Trabajo
258
Seguimiento a los
Acuerdos y Actas
Anteriores
Asistencia, Acta
de Sesion y
Formalismos de
Registros
Asistencia de
Pobladores,
Voluntarios y
Redes de
Trabajo
Inicio de Acta
de Sesión y
Registro de
Puntos
Abordados y
Acuerdos
Acta de la sesión:
Registro de
Participantes y
Acuerdos
Desempeño de
los Planes de
Trabajo
Actividades
Previstas y
Ejecutadas en
Planes de Trabajo
Observaciones
a Coordinador y
Voluntarios
Monitoreo de las
Actividades de la
semana en la
Comunidad
Incidencia de
los Planes de
Trabajo
Resumen de
actividades por
comunidad
Priorizacion de
Abordaje de
Problematicas
Comunitarias
Resumen de
actividades por
comunidad
Gravedad de las
problemáticas
Pobladores
Comunitarios
NODE:
A0
TITLE:
Proceso de Desarrollo de la Mesa de Trabajo
Reevaluación de
las Prioridades de
solución para cada
Problemática
Formalizacion de
Acta y
Seguimiento a
los Acuerdos
Anteriores
Equipos de Planes
de Trabajo afinados
Pobladores con
nuevos
lineamientos para
soluciones
Voluntarios con
compromisos de
Gestión entre
semana
Techo con sistema
de información
actualizada y veraz
NO.:
1
La definición de las actividades y responsables involucrados puede ser encontrada con mayor
detalle en el Manual de Procedimientos. A continuación una explicación de las etapas
involucradas:
-
Asistencia, Acta de Sesión y Formalismos de Registro: En esta etapa se busca documentar
los factores de antesala a la reunión, entre ellos participantes de la Comunidad,
Voluntarios y Redes de Trabajo. Los campos a llenar están detallados en el Anexo 1. Acta
de Mesa de Trabajo y van orientados a dar un estatus de los factores de inicio de la sesión.
A continuación los más importantes:
o
o
o
o
o
o
o
o
Fecha y Hora de Inicio: Fecha y Hora de Inicio de la Sesión, se debe hacer un Acta
distinta por cada sesión celebrada, se colocan estos campos con la idea de dar
seguimiento secuencial en orden cronológico.
Lugar de Reunión: Se refiere a micro y macro localización donde se realiza la reunión.
Se hace de esta manera para tener un antecedente del lugar que esta supuesta a ser
en la comunidad. Respuesta esperada: “Casa Comunal, Comunidad Tierra de Israel” o
“Cancha de Futbol, Comunidad El Pimental”, etc
Pobladores Asistentes: Nombrar uno por uno incluyendo Numero de DUI los
Pobladores que han estado presentes para registrar todos los que
aprobaron/denegaron los acuerdos tomados.
Voluntarios Asistentes: Nombrar uno por uno los voluntarios presentes.
Redes de Trabajo Asistentes: Detallar la Organización que representa así como el
Nombre y Teléfono del Asistente para documentar que participo.
Puntos en Discusión: Detallar temas de discusión, aportaciones y conclusiones.
Acuerdos Tomados: Designar los Acuerdos vinculados a una actividad pendiente, la
fecha de finalización y un Responsable (Poblador o Voluntario).
Próxima Fecha de Reunión: Detallar la próxima fecha que se hara la reunión.
259
o
Firma de Aceptación: Firma legible de todos los presentes.
La documentación fortalece también el respaldo de las decisiones tomadas y las
actividades llevadas a cabo desde el punto de vista de los Donantes o Socios Comerciales
que aportan recursos.
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE DESARROLLO DE LA MESA DE TRABAJO
Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Sumario de
Actividades
Comunitarias a
destacar
Pobladores
Evaluacion de las
necesidades
individuales y grupales
en la comunidad
Denominar pobladores
responsables del
monitoreo comunal y
constitución de actas
Pobladores
Comunitarios
Desempeño de los
Planes de Trabajo
Voluntarios/
Directores Techo
Intervención de los
Planes de Trabajo:
Salud, Fomento
Productivo (Agrícola,
Microcréditos y
Capacitación en
Oficios), Fontecho,
Jurídico y Comunitario
Ejecución de los
acuerdos entre
semana
Tareas a ejecutar
como parte de las
asignaciones de
Cursos
Desarrollo de la
Mesa de Trabajo
Próximas Actividades
de Techo en la
Comunidad
Actas de Acuerdos de
Reuniones anteriores
Socios
Comerciales
Socios Comerciales y
Funcionarios
Municipales para
seguimiento de
acuerdos
Cumplimiento de
Acuerdos de
Cooperación
Apertura ante otras
instituciones y
entidades de gobierno
Aportaciones para el
desarrollo de
Proyectos
Comunitarios
Directores/
Voluntarios Techo
Socios
Comerciales
Funcionarios
Municipales
Prioridades de
Intervención Municipal
sobre la zona
Funcionarios
Municipales
Aportaciones para el
desarrollo de
Proyectos
Comunitarios
Plan Comunitario
A continuación, se detallan los materiales a ser ocupados para el desarrollo de este proceso:
Material
Rotafolio
Papelografo
Marcadores
Permanentes
Papel
Sobres Manila
Tablas Rígidas
Transporte General
Minutos Aire
Cantidad (Per Year)
22 Rotafolios Metalicos
44 Bloques con 25 Hojas
No 66 Plumones Negro, Azul y Rojo
50 Resmas
250 Sobres Tamaño Oficio
22 Tablas Tamaño Carta
400 Rutas (Ida y Vuelta)
5000 Minutos
260
Plan Salud
Plan Fontecho
Plan Jurídico
Plan Educación
Plan de Fomento Productivo
Botiquín Básico Comunitario
Jeringas
y
Complejo
Vitamínico
Impresión
para
Camp.
Medicas
Gasas
Medicamentos varios
22 con Contenido Basico
500 Jeringas Encapsuladas y Ampollas
6000 Copias a Color tamaño Carta
500 Unidades
3000 U. entre Suero, Antidiarreicos, Cicatrizante, Antitusivos,
etc.
Dedicado 10 Rutas (Ida y Vuelta)
Transporte
(Jornadas)
Papel
Tinta
Transporte dedicado
Viatico a Auditores
Chequera
Impresiones de los Fontecho
Viatico a Auditores de
Revisión
Material Impreso
Ley de las Comunidades
Constituciones
y
Leyes
Civiles
Viatico a Facilitadores
Sellos de Hule
Impresión de Mapa El
Salvador
Impresión
de
Mapa
Comunidad
Pizarra Acrílica
Cajas de Marcadores
Revistas de Dibujos
Lápices y Colores
Cuadernos
Material de Apoyo
Papel
Viáticos a Facilitadores
Semillas (Verduras y Frutas)
Abono Orgánico
Alambre Metálico
Fertilizante y Plaguicida Org.
Papel
Transporte Dedicado
Viatico a Facilitador
Kits de Cosmetología
Kits de Panadería
5 Resmas
2 Cartuchos Negros
44 Jornadas
Chequera de 50 Hojas
100 Copias
40 Jornadas
4800 Copias
22 Copias
22 Copias c/u
968 Jornadas
22 Unidades
22 Mapas
22 Mapas
10 Unidades de al menos 1.00 m x 1.60 m
10 Unidades
200 Revistas
200 Kits
200 Cuadernos rallados pequeños
100 para 1er Ciclo y 100 para 2do Ciclo
20 Resmas
968 Jornadas
1200 Bolsas de Semillas y 1200 de Frutas
2400 Libras de Hojarasca
2,000 metros de alambre metálico sencillo
10 Quintales de c/u
10 Resmas
528 Jornadas
20 Kits (Incluye Tintes, Peine, Tijera, Espejo, Capa, Guantes, ,
etc.)
20 Kits (Incluye Mazo, Figuras Metálicas, Tabla Madera,
Balanza. Etc.)
261
Computadoras
Bisutería
Kits de Electricidad
Copias
de
Mat.
de
Capacitación
Cheques
Papel
Viáticos
para
Implementadores
Cantidad
de
Hrs-Volt
estimadas
10 Equipos con UPS, Regulador de Voltaje y Mesa.
20 Kits (Incluye 2 Pinzas, Figuras Varias y Nylon).
20 Kits (Incluye cables, alambres, switch, dados, Navaja, etc.)
1600 Copias
2 Chequeras con al menos 50 cheques c/u
5 Resmas
440 Jornadas
52800 Hrs
Proceso: Desarrollo de Tecnologías de la Información
Se comprende como Desarrollo de Tecnologías de la Información todo aquel mecanismo que
permita la facilidad del manejo de datos y aquellas formas de visibilidad de información para la
toma de decisiones.
Los tipos de datos a trabajar acá son de la siguiente índole:
-
-
-
Datos de las comunidades: Datos Geográficos y Poblacionales. Datos del Plan Comunitario
(Desarrollo de las Mesas de Trabajo y las actividades provenientes de los acuerdos
tomados).
Datos de los Planes de Trabajo: Evolución de las actividades de cada Plan de Trabajo.
Fomento Productivo: Cantidad de Parcelas y Huertos, Cantidad de Microcréditos, Cantidad
de Capacitaciones en Oficio. Salud: Cantidad de Beneficiados y Jornadas Medicas. Jurídico:
Seguimiento a Casos Asistidos y Cantidad de Intervenciones. Fontecho: Monto y
Descripción de fondos entregados. Educación: Cursos Entregados y Asistentes por cada
uno.
Datos dirigidos a los clientes externos (Socios Comerciales y Funcionarios Públicos):
Mediciones de Impacto en las comunidades: Cantidad de Negocios Locales, Encuestas
específicas:
o Empleo en Comunidades
o Recurrencia de Padecimientos de Salud
o Escolaridad en la comunidad
o Organización en Comunidad (Participantes y Desarrollo de Iniciativas Propias)
o Situación Jurídica en Comunidad (Estatus de terrenos y Registro Civil)
262
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE DESARROLLO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Proceso de
Desarrollo de
Tecnologías de la
Información
Captación de
Datos Periodicos
Procesamiento y
Ordenación de
Datos
Introducción de
Solicitud de
Información
Mantenimiento a
la estructura de
las bases de datos
Creación de
Reportes e
Informes
Por Zona
Geografica
Por Comunidad
Por Plan de
Trabajo
Un mayor detalle sobre los mecanismos de recolección y tratamiento de información se tiene en el
Capítulo destinado al Diseño del Sistema de Información y Control. Este Capitulo hace referencia
de forma más específica a los siguientes apartados que guardan correlación con la definición de
este proceso:
-
-
-
Procedimientos de Registro de Datos e Ingreso al Sistema de Información: Secuencia de
Pasos, Personajes Involucrados y Formatos para el registro de Operaciones de Campo y
Apoyo.
Formularios de Recolección de Datos: Diseño Funcional y Grafico de Formularios de
Introducción de Datos. Incluye Reglas de Validación.
Minería de Datos y Tablas de Ordenación de Datos: Contiene la Estructura Interna de las
Bases de Datos (Tablas, Campos, Campos Llave, etc.)
Reportes Recurrentes con Información Predefinida: Serie de Reportes Predefinidos de
Interés para la Gestión Comunitaria a generarse periódicamente con estructura e
información predefinida no modificable.
Informes Específicos con Información Detallada: Opciones para la confirmación de
Informes parametrizables
La lista de Recursos a ser utilizados en este apartado incluye:
Material
Computadoras
Cantidad (Per Year)
5 Equipos Desktop con UPS, Regulador de Voltaje y
Mueble
Desarrollo Web Asistido
1 Desarrollo en base al apartado de Sistema de
Información
Papel
5 Resmas
Aire Acondicionado
1 Unidad Mini Split de 9,000 BTU
Multifuncional
1 Multifuncional (Impresor, Scanner, Fax, Fotocopiador)
Cantidad
de
Hrs-Volunts 1056 Hrs
estimadas
Diagrama IDEF0 del Proceso de Desarrollo de Tecnologías de la Información
263
Datos de
Comunidad y de
Planes de Trabajo
Ingreso de
datos
validada
Captacion de
Datos Periodicos
Geografía y
Características
Poblacionales
Problemáticas
Comunitarias y
Prioridad de
Abordaje
Datos
ordenados
Procesamiento y
Ordenacion de
Datos
Asistencia,
Puntos abordados
y Acuerdos
Tomados en
Mesa de Trabajo
Actividades,
Asistentes y
Recursos
Ocupados en
Planes de Trabajo
Mantenimiento a
la Estructura de
Bases de Datos
Estructura Inicial
de Tablas y
Ordenación de la
Información:
Por Comunidad
Por Plan de
Trabajo
Por Zona
Modificación de la
estructura de las Bases
de Datos:
Datos ordenados en
Tablas para
procesamiento
Introduccion de
Solicitud de
Informacion
Adición o Eliminación
de Campos, Cambio de
Formato de Entrada,
Modificación de
Formularios y
Modificación Masiva de
Registros
Valores Estándar para la
definición de reportes
creados
Introducción de
Reportes Específicos y
Recurrentes. Ingresar:
Variable y Tiempo de
análisis
Coordinadores de
Planes de Trabajo y
Voluntarios de Techo
Creacion de
Reportes e
Informes
Reportes de
Desempeño e
Impacto orientados a:
Comunidad
Planes de Trabajo
Socios Comerciales
NODE:
A0
TITLE:
Proceso de Desarrollo de Tecnologias de la Informacion
NO.:
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE DESARROLLO DE TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACION
Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Asistencia de
Pobladores
Pobladores
Características
Geográficas y
Poblacionales de la
Comunidad
Participación de
Pobladores
Comunitarios:
Directiva y
Acompañantes
Problemáticas
Comunitarias
Pobladores
Comunitarios
Actividades en
Ejecución por cada
Plan de Trabajo
Asistencia Voluntarios
Voluntarios/
Directores Techo
Actas de Reuniones
en Mesa de Trabajo
Indicadores de
Impacto por
Comunidad
Indicadores de
Impacto por Cada
Plan de Trabajo
Desarrollo de
Tecnologías de la
Información
Aportaciones de
Voluntarios
Corporativos a HS
Socios
Comerciales
Información respecto
a Desempeño e
Impacto de Planes de
Trabajo
Solicitudes de Inf.
de Desempeño e
Impacto
Aportaciones de
Donaciones en
Especie y Efectivo
Funcionarios
Municipales
Directores/
Voluntarios Techo
Proyectos
identificados y
ejecutados en Mesa
de Trabajo
Aportaciones de
Donaciones en
Especie y Efectivo
Socios
Comerciales
Involucramiento de la
Comunidad y Planes
de Trabajo
Prioridades Locales
de Intervención
Solicitudes de
Información
de Desempeño e
Impacto
264
Funcionarios
Municipales
1
Proceso: Desarrollo de Atención a Socios Comerciales
Los Socios Comerciales son todas aquellas sociedades con las cuales TECHO tiene convenios de
cooperación que apoyan las actividades de HS. Estos socios comerciales pueden abonar con
Donaciones o Material en especie y así, en ambos casos, apoyar una comunidad o Plan de Trabajo
Especifico o a toda la operación de HS.
Su importancia radica en que constituyen la base para las operac0069ones de la ONG por dos
razones:
-
Los socios Comerciales financian actividades de HS: Junto al Financiamiento de ONGs
internacionales, el financiamiento a través de Socios Comerciales Locales representan una
mayoría en los ingresos de la ONG, llegando a aportar los últimos hasta entre 30% y 40%
de los fondos utilizados por la ONG.
-
Los Socios Comerciales Fomentan una imagen caritativa hacia el público: Al tener un
convenio de operación que detalle actividades a realizar en conjunto, los Socios
Comerciales suelen hacer alarde de sus actividades de RSE y la relación que tienen con
TECHO, brindando así una imagen constante de benefactores a través de los medios de
comunicación como: Prensa, Web y en menor medida TV y Radio.
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE ATENCION A SOCIOS COMERCIALES
Proceso de
Atención a Socios
Comerciales
Identificación y
Mapeo de
Potenciales
Socios
Prospectacion
Cabildeo
Atención en
Campo
Atencion Post
Convenio
Las Funciones identificadas en el Desglose Funcional de la imagen de arriba son cinco y se
describen como a continuación:
-
-
-
Identificación y Mapeo de Potenciales Socios Comerciales: Comprende el Monitoreo de las
Empresas que ejecutan RSE en el país y sus áreas mas frecuentes de intervención.
Prospectacion de Socios Comerciales: Incluye la clasificación de las Empresas identificadas
en el paso anterior dentro del Esquema de Cooperación de Techo así como la Formulación
Básica de Planes de Negocio orientados a Empresas para iniciar la conversación para la
consecución de Convenios de Cooperación (MDE).
Cabildeo de Socios Comerciales: Se refiere a la búsqueda orientada hacia Empresas de
Convenios de Cooperación. Implica la adecuación de Planes de Negocios hasta llegar a
adecuarse a las necesidades especificas de Empresas y Techo.
Atención en Campo a Socios Comerciales: Hace referencia a la Ejecución de los Convenios
de Cooperación logrados con los socios comerciales. Comprende desde las actividades
previas como: Adecuación de Lugares de Trabajo y de Materiales pasando por la ejecución
de Actividades y Finalizando con la Rendición de Cuentas.
265
-
Atención Post Convenio a Socios Comerciales: Comprende el seguimiento a los Convenios
Finalizados y el llamado constante a iniciar nuevos Acuerdos y formas de participación
conjunta a Techo.
Los recursos a ser utilizados para el desarrollo de este proceso son como a continuación:
Material
Cantidad (Per Year)
Invitaciones
100 Sobres con invitaciones y arreglo pequeño
Carpeta de Presentación
100 Carpetas
Copias a Color
120 Copias de la Presentación y Plan de Trabajo
Tarjetas de Presentación
700 Tarjetas (Un ciento para cada director)
Minutos Aire
3,000 Minutos Aire
Alimentación de Trabajo
100 Almuerzos en Restaurants
Servicio Mifi (Wireless Internet)
1 Paquete de 1 Mbps de transferencia
Papel
5 Resmas Papel Bond y 1 Resma Papel Especial
Transporte
Dedicado
a 20 Rutas
Comunidades
Cantidad de Hrs-Volunts estimadas 240 Hrs
Diagrama IDEF0 del Proceso de Atención a Socios Comerciales
Búsqueda no invasiva:
limitada a Gremios,
Web y Medios
Publicitarios
Conjunto de
Socios sin
Mapeo por Techo
Voluntarios y
Directores en
equipos de HS
Procedimiento para la
Identificación y Mapeo
de Socios Comerciales
Identificacion y
Mapeo de
Potenciales
Socios
Mapa de Socios
Comerciales
Prospectacion de
Socios Comerciales
Prospectacion
de Socios
Comerciales
Monitoreo de
Medios Web y
Publicitarios
Planes de Negocios
hacia Socios
Comerciales
Procedimiento para el
Cabildeo de Socios
Comerciales
Cabildeo de
Socios
Comerciales
Acompañamiento en
campo a actividades
de RSE
Acuerdos y Convenios
Comerciales creados
Procedimiento para
- Ejecución Actividades en Campo
- Registro Informático de Actividades
Atencion en
Campo a Socios
Comerciales
Actividades
Convenidas ejecutadas
Atencion Post
Convenio de
Socios
Comerciales
Voluntarios Encargados
de Cuentas de Socios
Comerciales
Gremios de RSE y
Empresas que
ejecutan RSE
NODE:
A0
Voluntarios y
Directores HS
Voluntarios y
Directores TECHO
TITLE:
Atencion a Socios Comerciales
Voluntarios y
Directores HS
Recordatorios
Programados
Invitaciones a
participar en eventos
Solicitudes de
Donacion
NO.:
1
El Diagrama IDEF muestra la secuencia de actividades que fluye a la finalización de Convenios y el
seguimiento a Convenios Finalizados. El Diagrama PEPSU muestra los insumos brindados por cada
proveedor y las salidas a cada usuario.
266
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE ATENCION A SOCIOS COMERCIALES
Proveedor
Gremios de
Empresas con
RSE
Voluntarios/
Directores Techo
Socios
Comerciales
Entrada
Proceso
Bases de Datos de
Empresas con RSE
Salida
Contactos de Entrada
a empresas con RSE
Cantidad de
Actividades
Ejecutadas
Actividades
Emblemáticas por
Plan de Trabajo
Indicadores de
Impacto por Cada
Plan de Trabajo
Acompañamiento en
Campo a Actividades
con Socios Comerc.
Atención a Socios
Comerciales
Liquidación de
Cuentas de
Donaciones
Propuestas de Planes
de Negocios hacia
Empresas con RSE
Actividades en
Ejecución por cada
Plan de Trabajo
Requisitos para
Implementación
Mapa de Socios
Comerciales
Actividades a Apoyar
Plan de Seguimiento a
Socios Comerciales
(Aplicable a
Convenios
Finalizados)
Donativos a Entregar
Valores Esperados
para Indicadores de
Desempeño e Impacto
Usuario
Pobladores
Comunitarios
Socios
Comerciales
Directores Techo
Proceso de Atención a Funcionarios Municipales
Se entiende como Funcionario Municipal de cara al Análisis de Procesos de Techo HS todo aquel
empleado del Gobierno Municipal que tenga potestad de influir en las actividades de mejora de las
comunidades que se encuentren en la Jurisdicción del Municipio al que representa. Dentro de
esta descripción se pueden encontrar cualquiera de los siguientes representantes:
-
Alcalde Municipal
Sindico Municipal
Coordinador de Desarrollo Comunal / Prevención de Riesgos
Concejal Municipal
Cualquier otro funcionario municipal que cumpla con las características del párrafo
superior.
De los Funcionarios nombrados, el denominado “Concejal Municipal” suele estar segregado por
Zonas del Municipio, canalizando las actividades (eventos, necesidades, etc.) concernientes a la
Alcaldía, por esta razón conoce de mejor manera el estado de las comunidades y es quien más
comúnmente atiende las necesidades de las comunidades.
A diferencia del Socio Comercial, la permanencia de este actor es de carácter Permanente por el
hecho de que una Comunidad no puede desvincularse de su ubicación geográfica. Otros
involucrados como Socios Comerciales, puede elegir obrar en otras comunidades posteriormente,
los Funcionarios Municipales no.
267
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE ATENCION A FUNCIONARIOS MUNICIPALES
Proceso de
Atención a
Funcionarios
Municipales
Mapeo de
Alcaldias y
Funcionarios
Involucrados
Comunicación y
Fomento del
Involucramiento
Participación en
Mesa de Trabajo
Seguimiento a
Acuerdos con
Alcaldia
El Desglose Funcional muestra cuatro Funciones Especificas a ejecutarse, cada una se describe
como a continuación:
-
-
-
-
Mapeo de Alcaldías y Funcionarios Involucrados: Hace referencia al proceso de barrido de
comunidades para asignar geográficamente a una Alcaldía Municipal. Así mismo, hace
referencia a la identificación de los Funcionarios mas involucrados en el Desarrollo
Comunitario y aquellos de por si asignados a la zona para buscar el Funcionario más
idóneo a invitar a las Mesas de Trabajo.
Comunicación y Fomento del Involucramiento: Comprende el envío de material y la serie
de puntos de comunicación hacia los Funcionarios Municipales con contenido de Techo. El
mensaje a transmitir es participación en la Mesa de Trab.
Participación en Mesa de Trabajo: Se refiere a la participación activa y propositiva de los
Funcionarios Municipales involucrados en las Mesas de Trabajo, se considera activa y
propositiva cuando las aportaciones de este representante encaminan a Acuerdos (que
impliquen o no la ayuda financiera por la alcaldía).
Seguimiento a Acuerdos con Alcaldía: Consiste en el Monitoreo de los acuerdos, la efectiva
ejecución de los mismos, la medición de resultados como efecto de dichos acuerdos y la
búsqueda de acercamiento con mas Funcionarios Municipales.
Material
Cantidad (Per Year)
Mapa del Municipio
1 En tamaño A1
Invitaciones
20 Sobres con invitaciones y arreglo pequeño
Carpeta de Presentación
20 Carpetas
Copias a Color
20 Copias de la Presentación y Plan de Trabajo
Tarjetas de Presentación
700 Tarjetas (Un ciento para cada director)
Minutos Aire
2,500 Minutos Aire
Papel
5 Resmas Papel Bond y 1 Resma Papel Especial
1056 Hrs
El siguiente Diagrama IDEF muestra la interrelación entre las funciones planteadas, la forma
secuencial de ejecución asi como las Normativas y Reglamentos que rigen cada fase y los insumos
necesarios para llevarse a cabo.
268
Mapeo de Alcaldías y
Funcionarios Involucrados
Mapeo de
Alcaldias y
Funcionarios
Involucrados
Funcionarios
Municipales
Mapa de Alcaldías
y Funcionarios en
Mesa de Trabajo
Ley de Desarrollo de
Comunidades
Comunicacion y
Fomento al
Involucramiento
Mapas Geográficos
Funcionarios
Municipales
conocedores de
Techo e Invitados a
participar en MdT
Procedimiento para
el desarrollo de la
Mesa de Trabajo
Participacion en
Mesa de Trabajo
Voluntarios
Convenios de
Donación y Trabajo
Conjunto
Seguimiento a
Acuerdos con
Alcaldia
Visita de
Voluntarios a
Alcaldias
Aporte Municipal:
Donaciones en
Efectivo y Especie:
Materiales, Equipo,
Instrumentos, etc.
Aporte:
Donaciones en
Efectivo y Especie
(Materiales,
Equipo, etc.)
Plan de Trabajo
de Techo
Convenios de
Cooperación
ejecutados
Exitosamente
Participación de la
Municipalidad Activa
y Propositiva
Voluntarios y
Directores HS
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Atencion a Funcionarios Municipales
NO.:
1
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE ATENCION A FUNCIONARIOS MUNICIPALES
Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Cantidad de
Actividades
Ejecutadas
CNR
Delimitación
Geográfica de
Alcaldías
Plan Semestral de
Actividades
Pobladores
Comunitarios
Indicadores de
Impacto por Cada
Plan de Trabajo
Liquidación de
Cuentas de
Donaciones
Actividades
Emblemáticas por
Comunidad
Voluntarios/
Directores Techo
Usuario
Atención a
Funcionarios
Municipales
Propuestas de
Donación y Aporte en
Especie
Funcionarios
Municipales
Actividades en
Ejecución por cada
Plan de Trabajo
Redes de Socios
Comerciales creadas
Mapa de Alcaldías y
Funcionarios
Municipales
Directores Techo
Prioridades de
Intervención en
Comunidad
Funcionarios
Municipales
Cantidad de Alcaldías
cooperando
Comunidades
aledañas a incluir
Áreas de Cooperación
Aportación Municipal a
Comunidad
Cantidad y
Descripción de
Donaciones
Municipales
Socios
Comerciales
El Diagrama muestra la participación de los Socios Comerciales como usuarios de los productos de
este proceso.
Proceso de Gestión de Voluntariado
269
Se entenderá como Gestión del Voluntariado a todas aquellas acciones orientadas a llevar una
mejor administración de Recurso Humano Voluntario a través de sus distintas fases.
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE GESTION DEL VOLUNTARIADO
Proceso de
Gestión del
Voluntariado
Captación de
Voluntarios
Asignación en
Campo y
Retroalimentación
al desempeño
Inducción y
Capacitación de
Voluntarios
Ejecución de
Medios de
Expresión de
Voluntariado
Dentro del Desglose Analítico se muestran las siguientes funciones a ejecutarse como parte de la
Gestión de Voluntariado:
-
-
Captación de Voluntarios: Mecanismos de búsqueda de voluntarios a través de diversas
fuentes (Web, Universidades, Empleos, Medios Impresos, etc.).
Inducción y Capacitación de Voluntarios: Se refiere al adiestramiento teórico y en campo
de la forma de trabajo, modelo de intervención y herramientas metodológicas a usar.
Asignación en Campo y Retroalimentación al desempeño: Hace referencia a otorgar
actividades específicas al voluntario e incluirle en un Plan de Trabajo único. Luego de
realizar la labor solicitada, retroalimentarle sobre la calidad del trabajo.
Ejecución de Medios de Expresión de Voluntariado: Considera la ejecución de un
Asamblea General de Voluntariado en la cual se expresen los Voluntarios para la toma de
decisiones que les afecten y respecto al rumbo de la organización.
270
Ley de
Voluntariado
Reglamentos de
Universidades y
Empresas
Regulaciones de
Publicaciones en
Prensa y Web
Estudiantes Universitarios
y de Bachillerato
Empleados de empresas
con RSE
Captacion de
Voluntarios
Voluntarios
Interesados y con
Compromiso
Firmado
Diferentes profesionales y
jóvenes interesados
Ley de Voluntariado
Induccion y
Capacitacion
Acceso a Base de
Contactos Gremios RSE
Voluntarios
Capacitados y
con Compromiso
Firmado
Ley de Voluntariado
Asignacion en
campo y
Retroalimentacion
Equipo de
Formación y
Voluntariado
Conocimientos sobre
Herramientas
Metodologias
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Plan de Acción
Semestral por
Comunidad
Motivación y
Monitoreo por
Equipo de HS
Voluntarios Capacitados en
Campo con Compromiso
Firmado
Ejecucion de
Medios de
Expresion del
Voluntariado
Voluntarios que conocen/
realizan:
- Forma de Trabajo
- Herramientas Metodológicas
- Labor de Campo
- Participan en Decisiones de
la ONG
Asamblea
General de
Voluntarios
Gestion de Voluntariado
NO.:
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE GESTION DE VOLUNTARIADO
Proveedor
Entrada
Gremios de RSE
Contactos en
Empresas para
Voluntariado
Empresarial
Formación y
Voluntariado
Equipos de Abordaje
por Universidad
Administración de
Oficina
Costos de
Publicaciones Web,
Prensa, TV, Radio,
etc.
Empresas,
Universidades y
Publico en
General
Proceso
Salida
Usuario
Voluntarios por
Comunidad
Pobladores
Comunitarios
Recurso Voluntario
para Planes y Tareas
Especificas
Techo / Directores
de la ONG
Gestión de
Voluntariado
Voluntarios para los
distintos Planes de
Trabajo bajo
modalidades:
- Solo Fin de Semana
- Solo Semana L-V
- Dedicados a un Plan
-Dedicados a una
comunidad
271
1
Material
Pancartas Promocionales
Trípticos Promocionales
Cantidad (Per Year)
6 para Universidades, 10 para Socios Comerciales
2,000 distribuidos entre Universidades y Socios
Comerciales
de 12 Anuncios en los Periódicos, 1 Pauta de TV y 1 de Radio
Publicaciones en Medios
Comunic.
Alimentación en Inducción, Cap. Y
AG
Rotafolio
Pliegos de Papel para Rotafolio
Marcadores
Pliegos de Papel Bond
Papel
Transporte Dedicado
Minutos Aire
Rollup (Material Publicitario)
Para 2,000 voluntarios
10 Rotafolios
8 Paquetes de al menos 25 Hojas c/u
1,000 Marcadores de un solo color
2,000 Pliegos
10 Resmas
6 Rutas
4,000 Minutos Aire
6 para Universidades, 10 para Socios Comerciales
2860 Hrs
Proceso de Gestión de Directorado
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE GESTION DEL DIRECTORADO
Proceso de
Gestión del
Directorado
Perfilacion y
Selección de
Directores
Adiestramiento en
Coordinación de
Equipos
Planeamiento
Sistemático de
Actividades
orientado a Logro
de Objetivos
Ejecución del
Sistema de
Medición de
Resultados
La Gestión del Directorado es muy similar a la de Voluntariado, con la diferencia de aquellas
validaciones propias a este tipo de Recurso Humano (No Voluntario sino Contratado).
Está compuesta de las siguientes funciones:
-
-
-
Perfilacion y Selección de Directores: Implica la creación de Perfiles de Personal que
detallen características y condiciones deseadas de los aspirantes así como la Selección del
que más se apegue a dicho perfil.
Adiestramiento en Coordinación de Equipos: Consiste en el Atributo de Manejo de
Personal básico que todo director debe tener para un adecuado manejo de su equipo de
trabajo. Se fomenta un taller inicial con actualización semestral.
Planeamiento sistemático de actividades orientado a Logo de Objetivos: Implica la
estructuración de las actividades en un medio de Planeación que considere como punto de
partida el Logro de los objetivos estratégicos y de esa forma desglose dicho Logro en
Aportaciones por cada Comunidad.
272
-
Ejecución del Sistema de Medición de Resultados: Auxiliado del Sistema de Información
supone la obtención de Indicadores de Desempeño e Impacto que demuestren la
efectividad del logro de los Objetivos Estratégicos.
La correcta ejecución de este proceso y la documentación de respaldo asegura la Transparencia en
el manejo de las operaciones de la ONG, brindado así prestigio y confiabilidad sobre si misma.
Perfiles de
Personal
Plazas Vacantes de Personal
Director
Voluntarios Interesados en
formar parte de Planilla
Procedimiento de
Contratación
Perfilacion y
Seleccion de
Directores
Directores recién
seleccionados
Personal externo interesados
en trabajar con Techo
Solicitudes de Aplicación
de Externos
Adiestramiento
en Coord. de
Equipos
Directores con
Adiestramiento
para Trabajo en
Campo y Oficina
Plan Sistematico
de Actividades Logros
Solicitudes de
Aplicación Internas
Objetivos Estratégicos de
Oficina Central - Chile
Capacitación
Trabajo en Equipo
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Procedimiento para
elaboración del PAS
– Plan de Acción
Semestral
Capacitación Elaboración del
PAS
Actividades y Objetivos demás
Planes de Trabajo
Lista de Comunidades en
Intervención
Plan de Acción Semestral por
Comunidad
Gestion de Directorado
Directores con
Adiestramiento y
Actividades Programadas
Sistema de
Medicion de
Resultados
Directores con
Adiestramiento, Programación
de Actividades según PAS y
visibilidad de los Indicadores
por Comunidad
Tipificación de la Información
y Homogeneidad en los datos
NO.:
1
Material
Cantidad (Per Year)
Reclutamiento en Prensa
10 Anuncios durante 1 Lunes
Evaluaciones Psicométricas
10 Evaluaciones (Todos los empleados)
Team Building – Trabajo en 2 Actividades con los empleados
Equipo
Capacitación: Trabajo en Equipo 1 sesión para 14 personas (Incluye 4 Coordinadores Zonales)
Papel
5 Resmas
Multifuncional
1 Equipo con Impresor, Scanner, Fax y Copiador
Cantidad
de
Hrs-Volunts 2640 Hrs
estimadas
273
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE GESTION DE DIRECTORADO
Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Posibles aolicantes a
plazas de Directores
Voluntarios
Satisfacción con la
coordinación de los
Directores
Formación y
Voluntariado
Evaluacion y
Capacitacion de
Nuevos Empleados
Equipo de
Directores de
Techo
Perfil de Puesto de
Directores
Comunidades/
Pobladores/
Socios Comerc./
Funcionarios Mun.
Gestión del
Directorado
Plan de
Entrenamientos a
Directores
Formación y
Voluntariado
Metodología de
Medición de
Desempeño
Sistema de
Información de
Techo
Reclutamiento de
Directores
Voluntarios/
Planes de Trabajo
Satisfacción de la
ejecución de los
convenios por Plan
Relación directa con
Directores
Proceso de Registro a Pobladores Comunitarios
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE REGISTRO DE POBLADORES COMUNITARIOS
Proceso de
Registro de
Pobladores
Comunitarios
Identificación de
Pobladores
Involucrados
Creación de Ficha
Inicial de
Pobladores
Registro de Rol y
Participación en
Mesa de Trabajo
Retroalimentación
a las aportaciones
y desempeño
periódico
El Registro de Pobladores Comunitarios supone la identificación y el Monitoreo de la Participación
de ellos en las instancias fomentadas por Techos como: Mesas de Trabajo o Eventos Públicos de
Incidencia Cívica o Política.
-
-
-
Identificación de Pobladores Involucrados: Supone el barrido de las comunidades en
búsqueda de aquellos pobladores que normalmente suelen formar parte de las Mesas de
Trabajo. Implica además el listar dichos pobladores separados por Comunidad
Creación de Ficha Inicial: Se hace con el objetivo de levantar una línea base del estado
actual de los pobladores en cuanto a características demográficas (Nombre, Edad, Peso,
Altura, etc.) asi como Económicas, Salubres y de cualquier otra índole
Registro del Rol y Participación: Se registran en esta parte todas las asistencias
(Cuantificadas en tiempo) y aportaciones que cada poblador ha dado con el objetivo de
monitorear la evolución de cada persona y a la vez de Servir de Medio de Comprobación
para justificar la aportación de tiempo como Contrapartida ante Donaciones.
274
-
Retroalimentación a Aportaciones y Desempeño: Orientado a retomar la participación y
Liderazgo en reuniones y Actividades Públicas, la idea es retener a aquellos pobladores
que dan más aportes y motivarles.
Material
Cantidad (Per
Year)
Papel
10 Resmas
Copia del Formato de Registro
1,000 Copias
Copias del Formato de Acta de Mesa
968 Copias
Viáticos para Voluntarios Dedicados
528 Jornadas
Impresión de Resultados
704 Impresiones
1056 Hrs
Procedimiento
para el Mapeo de
Pobladores
Pobladores
Participantes sin
Registro
Identificacion de
Pobladores
Involucrados
Junta Directiva ADESCO
brinda nombres de
Pobladores mas involucrados
Mapa de Pobladores
Identificados por
Comunidad
Creacion de
Ficha Inicial
Fichas en Sistema de
Información de Cada
Poblador
Procedimiento de
Registro de Participación
en Sistema de
Información
Registro Histórico
consistente de Participación
de Pobladores
Registro de Roles
y Participacion
Equipo de Mapeo
de Pobladores
Retroalimentacion
a Aportaciones y
Desempeño
Digitación de Fichas
Iníciales Físicas
Levantadas
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Digitación de Actas de
Mesa de Trabajo
Físicas Levantadas
Pobladores con
Retroalimentación para
continuidad
Coordinadores de Mesa de
Trabajo realizan Coaching
hacia Pobladores
Registro de Pobladores Comunitarios
275
Registro Histórico consistente
de Participación de
Pobladores
NO.:
1
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE REGISTREO DE POBLADORES COMUNITARIOS
Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Pobladores mas
involucrados
ADESCO
Confirmación de
Viviendas
Mapa de Pobladores Ubicación – por cada
comunidad
Voluntarios y
Directores de
Techo
Mesas de Trabajo
Registro de
Pobladores
Comunitarios
Coaching
(Retroalimentación)
hacia pobladores
Equipo de
Directores de
Techo
Perfil de Puesto de
Directores
Retroalimentación al
Desempeño –
Participación y
Aportación
Pobladores
Medida de
Empoderamiento de
los Pobladores
Ejecución auto
sostenible de los
proyectos
Voluntarios
Datos Demográficos
Pobladores
Comunitarios
Datos Económicos
Datos Sociales
MODELADO DE PROCESOS DE APOYO
Todos los procesos presentados a continuación constituyen procesos de soporte de las
operaciones realizadas por Techo en El Salvador, estos se ven complementados con los Procesos
de Campo (o Valor Agregado) y su identificación es producto de la conceptualización de la
solución, identificada en la Etapa de Diagnostico.
DESGLOSE ANALITICO DE PROCESOS DE APOYO EN LA
ETAPA DE HABILITACION SOCIAL DE TECHO EL SALVADOR
Procesos de
Apoyo
Planificación y
Control de
Actividades
Mantenimiento a
Equipo y
Maquinaria
Creación y
Monitoreo de
Rutas de
Transporte
Aseguramiento de
las condiciones de
Seguridad y Salud
Ambiental
276
Evaluación de
Localización de
Oficinas
Depuración de
Comunidades
Proceso de Planificación y Control de Actividades
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL DE ACTIVIDADES
Proceso de
Planificación y
Control de
Actividades
Ejecución de
Diagnósticos
Participativos
Programación
Operativa y
Financiera de
Actividades en un
Plan de Acción
Semestral
Monitoreo de
Avances en
Aglutinador de
Planes
Consulta y Toma
de Decisiones
conjunta
El Proceso de Planificación y Control está orientado a las actividades de Campo y consiste de
cuatro componentes como se muestra a continuación:
-
-
-
-
Ejecución de Diagnósticos Participativos: Considera la ejecución de medidas de detección
de problemas y soluciones en comunidades como por ejemplo: Diagnostico Participativo
en la que confluyen Pobladores y Voluntarios.
Programación Operativa y Financiera en un Plan de Acción Semestral: Implica la creación
de un Cronograma Financiero y de Operaciones así como un Plan de Acciones Semestral
que concentre los esfuerzos.
Monitoreo de Avances en Aglutinador de Planes: Funcionando como un medio de
Consolidación de Actividades, brinda visibilidad de las actividades puntuales realizadas
para conocer avances de planes específicos por cada comunidad. Guarda profunda
relación también con el Sistema de Tecnologías de la Inf.
Consulta y Toma de Decisiones Conjunta: En base a las demás funciones y a la visibilidad
que pueden tomar, supone la toma de decisiones relativas a las macro-acciones en campo.
En el ámbito de la Planeación, es uno de los procesos que atacan la generación de entropía en el
sistema propuesto.
Material
Cantidad (Per Year)
Parlante Altavoz
4 en total, uno para cada zona
Pliegos de Papel Bond
176 Pliegos
Marcadores
20 Marcadores
Copias del PAS Modelo
50 Copias
Copias de Acta de Diagnostico 22 Copias
Particip.
Copias de Acta de Mesa de Trabajo 968 Copias
Copias de Cronograma para 48 88 Copias
Sem
Minutos Aire
1,500 Minutos
Cantidad de Hrs-Volunts estimadas 0 Hrs
277
Procedimiento
para la ejecución
de Diagnósticos
Participativos
Objetivos
Estratégicos
Ejecucion de
Diagnosticos
Participativos
Planes de Trabajo
(Estructura y
Recursos)
Pobladores aportan
Árbol de Problemas y
Soluciones
Todas las
comunidades activas
con Diagnósticos
Participativos
Programacion
Financiera y
Operativa en
PAS
Voluntarios
dirigiendo los
Diagnósticos
Participativos
Cronogramas con
actividades de
Diagnósticos
Participativos
Cronogramas
Operativos y
Financieros
Monitoreo de
Avances
Listado de Actividades creado
y organizado en Cronograma
Financiero y Operativo.
Consulta y Toma
de Decisiones
Directores de Techo
crean cronograma
Financiero y Operativo
Monitoreo del avance de
dichas actividades.
Cultura de registro de Actas
de Mesa de Trabajo para
información consistente.
Actas de Mesa de
Trabajo
Coordinadores de Mesa de
Trabajo realizan Coaching
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Planificacion y Control de Actividades
NO.:
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL DE ACTIVIDADES
Proveedor
Oficina Central
En Stgo. De Chile
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Objetivos
Estratégicos /
Por Plan de Trabajo
Modelo de
Intervención
Diagnósticos
Participativos: Árbol
de Problemas y
Soluciones
Directores
Cronograma
Financiero de
Desembolsos
Cronograma
Operativo de
Actividades
Pobladores /
Comunidades
Avance
Presupuestado vs
Avance Real
Artículos a adquirir
según Prog. Financ.
Planificación y
Control de
Actividades
Cumplimiento de
Metas
Prioridad de
Actividades a Ejecutar
Percepción de
Problemas Prioritarios
Percepción de
Soluciones idóneas
Actas de Mesa de
Trabajo
Voluntarios
Avances de
Actividades
278
Directores Techo
Voluntarios
1
Proceso de Mantenimiento de Equipo y Maquinaria
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO Y MAQUINARIA
Proceso de
Mantenimiento de
Equipo y
Maquinaria
Definición y
Clasificación de
Equipos y
Maquinaria
Mapeo de
Inventario de
Equipos y
Maquinaria
Ejecución de Plan
de Mttos. y
Atención a Mttos.
Correctivos
Definición y
Ajustes al Plan de
Mantenimientos
El Mantenimiento de Equipo y Maquinaria adquiere especial valor en este estudio para garantizar
el buen estado de los activos y que el reciclaje (uso en varias comunidades) de los mismos se
pueda dar para no erosionar financieramente las finanzas de la institución.
-
-
Definición y Clasificación: Esta orientado a la identificación de equipos y estados tanto en
comunidades como en Oficina Central (San Salvador)
Mapeo del Inventario de Equipos: Esta orientado a la identificación de cantidad de equipos
en campo y su respectivo estado.
Definición y Ajustes al Plan de Mantenimiento: Declaración de la serie de Revisiones y
Cambios que cada tipo de equipo requiere periódicamente. Incluye ajustes periódicos por
evaluación de la efectividad del Mtto.
Ejecución del Plan de Mttos. y Mttos. Correctivos: Registro de los eventos de Revisión,
Cambio de Piezas y Mttos. Correctivos.
Procedimiento
para el Registro
Inicial de Equipos
y Maquinaria
Equipos y
Maquinaria en
Campo sin
Mantenimiento
Definicion y
Clasificacion de
Equipos y
Maquinaria
Línea Base de todos
los Equipos y
Maquinarias
Inventario de
Equipos y
Maquinaria
Equipo de
Voluntarios
que registren
todos los Eq.
Y Maqs.
Administración
proporciona Fecha de
Compra, Proveedor y
demás detalles
iníciales
Directores de Techo
crean cronograma
Financiero y Operativo
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Procedimiento de
Creación y Ajustes a
Planes de Mantenimientos
Definicion y
Ajustes al Plan de
Mantenimientos
Maquinaria y Equipos identificados,
inventariados y con sus respectivos
Planes de Mantenimiento.
Ejecucion del Plan
y Atencion a
Mantenimientos
Correctivos
Proveedor externo da
asesoría sobre Mtto.
Preventivo y Correctivo
Voluntarios verifican
cada visita el estado de
la Maquinaria y Equipo
Registros de Revisiones,
Cambios y Acciones
correctivas coherente.
Proveedor
Externo ejecuta
Mtto. Correctivo
Mantenimiento de Equipos y Maquinaria
279
Maquinaria y Equipo con
mantenimiento preventivo y
correctivo.
NO.:
1
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINARIA
Proveedor
Socios
Comerciales/
Funcionarios
Municipales
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Plan de Revisiones y
Cambios para cada
Eq. Y Maq.
Equipos y
MaquinariasDonados
Estado de cada
Equipo y Maq.
Voluntarios de
Techo
Equipo y Maquinaria
en Buen Estado
Registro de todos los
equipos y maquinarias
en campo
Voluntarios Techo
Mantenimiento de
Equipos y
Maquinaria
Registro de los
Mantenimientos
efectuados
Certificado de Uso y
Mantenimiento
Socios
Comerciales/
Funcionarios
Municipales
Registro de Eventos
Gastos en
Mantenimiento
Tiempo de
Funcionamiento de
Equipos
Actas de Mesa de
Trabajo
Directores Techo/
Administración
Voluntarios
Avances de
Actividades
Registro de
Mantenimientos
efectuados
Material
Cantidad (Per Year)
Copias de Plan de Mtto.
44 Copias
Copias de Registro de Eventos
220 Copias
Especificaciones de C/Equipo
20 Copia de Cada equipo
Ficha de Levantamiento de Equipos
44 Fichas
Kit de Destornilladores
10 Kits (Incluye Pinza)
Cinta Métrica
10 Cintas
Termómetro
10 Termómetros
Cronometro
10 Cronómetros
Cinta Aislante
22 Cintas
Sellador
10 Tubos
Sierra Metálica
10 Unidades
Navaja
10 Unidades
Minutos Aire
600 minutos
5280 Hrs
Proceso de Creación y Monitoreo de Rutas de Transporte
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE CREACION
Y MONITOREO DE RUTAS DE TRANSPORTE
Proceso de
Creación y
Monitoreo de
Rutas de
Transporte
Identificación
Geográfica de
Destinos
Definición de
Requisitos de
Transporte y
Distancias
Formulación de
Rutas de
Transporte
280
Monitoreo de
Tiempos y
Condiciones de
Transporte
La Creación y Monitoreo de Rutas de Transporte responde a la necesidad de reducir el Gasto
Operativo por Transporte, el cual bajo la forma actual de trabajo se designa una unidad de
transporte para cada comunidad, independientemente si están cerca o lejos.
En el ámbito del Análisis Logístico de Movimiento de Voluntarios y Gastos en Transporte, es uno
de los procesos que atacan la generación de entropía en el sistema propuesto.
Está compuesta de las siguientes funciones
-
-
Identificación Geográfica de Destinos: Implica colocar en un Mapa todas las comunidades
activas y las posibles rutas de llegada a dichos lugares.
Definición de Requisitos de Transporte: Hace referencia a detallar si ciertas comunidades
requieren un tratamiento especial en el transporte: Capacidad, de Enfriamiento o
Calefacción, Transporte de Equipos, etc.
Formulación de Rutas de Transporte: Buscar por asociación por cercanía y coincidencia de
requisitos las que puedan compartir transporte y diseñar una ruta optima de ida y regreso
Monitoreo de Tiempos y Condiciones: Es la condición post ejecución los transportes para
certificar la efectividad de las rutas en cuanto a la reducción de recursos utilizados
manteniendo las condiciones
Clasificación
según Mapa de
Municipios
Rutas de
Transporte
Individuales
Identificacion
Geografica de
Destinos
Destinos
identificados por
Región Geográfica
Definicion de
Distancias y
Requisitos de
Transporte
Levantar Mapa de
Destinos ubicados
gráficamente
Uso de Software para
medición de
Distancias
Definición de
Requisitos de
Transporte
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Destinos
identificados por
Región Geográfica
Creación de Rutas de
Transporte
Formulacion de
Rutas de
Transporte
Rutas de Transporte creadas que
aborden zonas con comunidades
cercanas
Monitoreo de
Tiempos y
Condiciones de
Transporte
Negociación con
Proveedor de Transporte
sobre precios de las
nuevas rutas de
cobertura
Validación de Visita
secuencial de Comunidades
en Ida y Regreso
Método de Transporte
eficiente económicamente
que no rompa los requisitos
de transporte y aborde
comunidades aledañas
Medición de
Tiempos por cada
viaje efectuado
Creacion y Monitoreo de Rutas de Transporte
Material
Cantidad (Per Year)
Mapa de El Salvador
1 Mapa
Mapa por Departamento
14, uno de cada Depto.
Transporte de Prueba
6 Rutas
281
NO.:
1
Cronometro
Minutos Aire
Cantidad
de
estimadas
1
1,320 Minutos
Hrs-Volunts 0 Hrs
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE CREACION Y MONITOREO DE RUTAS DE
TRANSPORTE
Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Comunidades Activas
Directores Techo
Voluntarios
Rutas actuales de
Transporte
Nuevas Rutas de
Transporte
Condiciones
Requeridas de
Transporte: Cantidad
Asientos, Espacio,
Temperatura, Tiempo,
Días, etc.
Creación y
Monitoreo de
Rutas de
Transporte
Reunión – Salida y
Llegada por
Comunidad
Proveedor de
Transporte
Costo Final Por
Transporte
Directores /
Administración
TECHO
Condiciones Finales
de Transporte:
Cantidad Asientos,
Espacio, Temperatura,
Tiempo, Días, etc.
Voluntarios
Condiciones y
Espacios de los
Vehículos
Costo Inicial por
Transporte
Proceso de Aseguramiento de las Condiciones de Seguridad y Salud Ambiental
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE
SEGURIDAD Y SALUD AMBIENTAL
Proceso de
Aseguramiento de
las Condiciones
de Seguridad y
Salud Ambiental
Identificación de
las Actividades y
Riesgos
Asociados
Definición de
Planes de Control
y Reducción de
Riesgos
Ejecución de
Planes de Control
y Reducción de
Riesgos. Registro
de Eventos
Auditoria
Periódica de
Condiciones de
Seguridad y S.A.
El abordaje de las condiciones de Seguridad y Salud Ambiental cobra especial importancia al notar
que la Ley de Voluntariado obliga a las Instituciones a velar por las condiciones del Recurso
Humano cuando este se encuentre realizando labores de la ONG. En el ámbito de la Salud y
Seguridad Ocupacional, es uno de los procesos que atacan la generación de entropía en el sistema
propuesto. Está compuesto de la siguiente forma:
-
Identificación de actividades y Riesgos asociados: Se refiere a la declaración de de aquellas
actividades que implican riesgos a la salud física (Manipulación de Corto punzantes,
282
Condiciones de Calor, Desecho de Contaminantes Biológicos, etc.) o mental de los
participantes así como al medio ambiente
Definición de Planes de Control y Reducción de Riesgos: Considera la creación de
mecanismos de control y prevención de accidentes. Comprende: Revisión del ambiente,
cuidados de contacto, etc.
Ejecución de Planes de Control y Reducción de Riesgos. Registro de Eventos: Es llevar a
cabo la ejecución de los planes de control y reducción de riesgos así como registrar
adecuadamente en caso se den sucesos.
Auditoria Periódica: Comprende la revisión por parte de un ente colegiado, de las
condiciones de operación, el funcionamiento del Plan de Control y Reducción de Riesgos
así como el registro de sucesos.
-
-
-
Material
Mascarillas
Lentes de Protección
Guantes
Delantal/Capa
Depósitos de Desechos/Reciclaje
Bolsas para Desechos
Servicio de Vigilancia en Oficina
Cantidad (Per Year)
200 con filtro de partículas
50 Lentes
50 Pares
100 Unidades
3 por Comunidad, 66 en total
10 Cientos
1 Vigilante de 8 am a 6 pm (incluye Sab y Dom)
5280 Hrs
Ley de Seguridad
Industrial
Ley de
Voluntariado
Actividades
externas sin
Mapeo de
Riesgos
Identificacion de
Actividades y
Riesgos
Asociados
Asesoría
externa en
detección de
Riesgos
Listado de
Actividades
Actividades
identificadas con
Riesgos Asociados
Definicion de
Planes de
Control y
Reduccion de
Riesgos
Asesoría Externa en
Formas de Control y
Reducción de Riesgos
Situaciones riesgosas
identificadas
Planes de Control
Creados
Registro de Eventos de
Seguridad y Salud Amb.
Ejecución de
Planes. Registro
de Eventos
Actividades de campo con
Plan de Control y Reducción y
Registro de Eventos
Auditoria Periódica
de Condiciones de
Seguridad y Salud
Ambiental
Actividades de campo con
Plan de Control y Reducción
que son periódicamente
auditados.
Creación de Matriz de
Riesgos, Probabilidades
y Severidad
Registro por cada evento de
Seg. Y Salud Amb.
Medición de Tiempos por
cada viaje efectuado
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Aseguramiento de las Condiciones de Seguridad y Salud Ambiental
283
NO.:
1
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE CONDICIONES DE
SEGURIDAD Y SALUD AMBIENTAL
Proveedor
Ley de
Voluntariado
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Condiciones de
Trabajo para
Voluntarios
Mapa de Riesgos por
actividades (Desde
Transporte hasta
Labores de campo)
Frecuencia de
Riesgos
Directores TECHO
Severidad de
Riesgos
Actividades de
Contingencia
Auditoria del Lugar de
Trabajo
Voluntarios /
Pobladores
Comunitarios
Acciones e Interacción
con ambientes
Voluntarios /
Directores TECHO
Registro de Eventos
de Accidentes
Directores Techo/
Ministerio de
Trabajo
Aseguramiento de
Condiciones de
Seguridad y Salud
Ambiental
Acciones preventivas
y Reductoras de
Riesgos
Ministerio de
Trabajo
Plan de Control y
Proceso de Evaluación de Localización de Oficinas
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE EVALUACION DE LOCALIZACION DE OFICINAS
Proceso de
Evaluación de
Localización de
Oficinas
Caracterización de
Oficinas actuales
respecto a
Comunidades
Evaluación de
Criterios de
Clientes orientado
a Localización
Evaluación y
Proposición de
Nuevas
Ubicaciones
La localización de oficinas pretende comprobar periódicamente (cada 12 meses) que los puntos de
contacto y reunión con voluntarios sean geográficamente centrados y fáciles de acceder. Es por
esto que se realizaran las siguientes actividades:
-
-
-
Caracterización respecto a comunidades: Significa ubicar las oficinas actuales (San
Salvador y San Miguel) respecto a la localización de las comunidades. Medir distancias y
evaluar facilidad de vías de acceso (Estado de carreteras, acceso a rutas de transporte,
seguridad en zonas aledañas, etc.)
Evaluación de Criterios: Es la evaluación del mecanismo de calificación de localización de
oficinas. Luego de esta evaluación se podrá determinar localizaciones idóneas que se
conjugaran posteriormente con condiciones económicas para evaluar movimientos
Evaluación y Proposición de Nuevas Ubicaciones: Comprende la búsqueda de edificaciones
en el lugar elegido o aledaño a el que puedan materializar los beneficios previstos.
284
En el ámbito Físico de Localización, es uno de los procesos que atacan la generación de entropía
en el sistema propuesto.
Ley de
Voluntariado
Oficinas
localizadas
en Centro
Caracterización
de Oficinas
respecto a
Comunidades
Procedimiento de
Evaluación de
Localización de Oficinas
Evaluación de
Criterios
orientados al
Cliente
Evaluación de
Distancias, Vías
de Acceso y
Seguridad
Elaboración de
Mapa de Vías de
acceso y facilidad
a transporte
Caracterización
inicial de
Oficinas
Proposición y
Evaluación de
Nuevas
Localidades
Asesoría Externa en
Formas de Control y
Adecuación a
presupuesto de alquiler,
espacio disponible, etc.
Voluntarios y
Directores TECHO
A0
TITLE:
Propuestas de Oficinas
Locales evaluadas según
ubicación de comunidades
Investigación inmobiliaria
para búsqueda de nueva
localización
Creación de Matriz de
Riesgos, Probabilidades
y Severidad
NODE:
Localidades evaluadas
Evaluacion de Localizacion de Oficinas
NO.:
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE LOCALIZACION DE OFICINAS
Proveedor
Sistema de
Información de
Techo
Sistema de
Información
Geográfico
(Ej.: Google Maps)
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Comunidades Activas
Ubicación Actual
Oficinas de Techo
Distancias a
Carreteras Cercanas
Distancia a
Comunidades
Localización Idónea
de Oficinas
Condiciones de
Seguridad cercano a
oficina actual
Voluntarios Techo
Localizacion de
Oficinas
Propuesta de Oficinas
Locales en el Interior
del País
Voluntarios /
Directores TECHO
Acceso a Vías de
Transporte
Cantidad de
Voluntarios por Zona
Geografica
Investigación
Secundaria
Lugares disponibles
para Renta
Material
Cantidad (Per Year)
Mapa San Salvador y AMSS
1 Mapa de c/u
285
1
Suscripción a Periódicos
Transporte Dedicado
2 de Mas circulación
12 Hrs
1 Ruta
Proceso de Depuración de Comunidades
DESGLOSE ANALITICO DEL PROCESO DE DEPURACION DE COMUNIDADES
Proceso de
Depuración de
Comunidades
Levantamiento de
Indicadores de
Desempeño e
Impacto por
Comunidad
Priorización de
Comunidades a
Intervenir –
Propuestas de
Exclusión
Evaluacion de
Necesidades
Externas –
Propuestas de
Inclusion
La Depuración de Comunidades es, similar al anterior, un proceso que se realiza de forma
periódica (Cada 12 meses) para garantizar que las comunidades atendidas realmente requieran un
Proceso de Habilitación Social y no sean comunidades que han evolucionado tanto que se estén
descuidando otras más necesitadas por ellas.
Para ello se ejecutaran las siguientes funciones:
-
-
-
Levantamiento de Indicadores por Comunidad: Antes de iniciar la depuración se debe
conocer el Estado de las comunidades en cuanto a Desempeño e Impacto de los
programas que Techo ejecuta, para ello se hace el levantamiento que cuantifique el
estado de una comunidad.
Priorización de Comunidades – Propuestas de Exclusión: Con el Mapa de Indicadores
levantado, se procede a descartar aquellos cuya mejora ha sido significativa según los
criterios a establecer.
Evaluación de Necesidades Externas – Propuestas de Inclusión: Conociendo cuantas
comunidades serán excluidas, se podrá conocer cuantas comunidades pueden ser
tomadas en cuenta desde cero. Para ello se deberá realizar una investigación secundaria
(Mapa de la Pobreza, IDH, etc.) para obtener propuestas y luego verificación en campo
para validar.
A nivel de la Presencia en Comunidades, es uno de los procesos que atacan la generación de
entropía en el sistema propuesto.
286
Comunidades
Activas
Levantamiento
de Indicadores
Comunidades con su
desempeño anual
Procedimiento de Salida y
Comunicación de la
Exclusión
Situaciones riesgosas
identificadas
Propuesta de
Exclusiones
Indicadores de
Impacto y
Desempeño
Apreciaciones
cualitativas del
avance en
comunidades
Planes de Control
Creados
Procedimiento de Entrada
y Comunicación del Inicio
Propuesta de
Inclusiones
Indicadores de
Impacto y
Desempeño
Nuevo Plan de
Comunidades a atender
Mapa de la Pobreza,
Indicadores IDH
Evaluación de la
salida gradual
Evaluación de la
salida gradual
Voluntarios y
Directores TECHO
NODE:
A0
TITLE:
Depuracion de Comunidades
NO.:
Material
Cantidad (Per Year)
Copia de Formato de Indicadores
44 Copias
Viáticos a Equipo Dedicado
44 Jornadas
220 Hrs
Cámara Fotográfica
4 con Funcion de Video
Suscripción a Mapa de la Pobreza
1
Suscripción a Publicación IDH
1
Mapa de El Salvador
1
DIAGRAMA PEPSU PARA PROCESO DE DEPURACION DE OFICINAS
Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Usuario
Comunidades Activas
Sistema de
Información de
Techo
Indicadores de
Desempeño e Impacto
por comunidad
Levantamiento de
Indicadores:
Activs. Planeadas vs.
Activs. Ejecutadas
Voluntarios
Cantidad de Negocios
en la comunidad
Escolaridad Promedio
Depuración de
Oficinas
Etc.
Directores Techo
Criterios para cierre y
apertura de
actividades en
comunidades
Mapa de la Pobreza
Investigación
secundaria
Índice del Desarrollo
Humano en El Salv.
287
Propuestas de
Exclusión de
Comunidades
Propuestas de
Inclusión de
Comunidades
Voluntarios /
Directores TECHO
1
ANEXO: DESGLOSE DE LA METODOLOGIA DE CLASIFICACION DE PROCESOS DE VALOR Y APOYO
1. Desarrollar de la Visión y Estrategia (Develop visión and Strategy)
1.1 Defina el concepto del Negocio y la Visión a Largo Plazo
1.2 Desarrolle la estrategia del negocio
1.3 Administra iniciativas estratégicas
Puntuación
1 2 3
Proceso: Desarrollo de la Visión y Estrategia
4
5
Subproceso: Definición del Concepto del Negocio y Visión a Largo
Plazo
Validación:
¿Se tiene o ejecuta actualmente? Si
Atenuantes: El Concepto de Negocio equivale a enunciar la Misión, esta misma y la Visión
formuladas y declaradas en la página Web: http://www.techo.org/techo/mision-vision/ y
dicen de la siguiente forma:
Misión: Trabajar sin descanso en los asentamientos precarios para superar la pobreza, a
través de la formación y la acción conjunta de sus pobladores y jóvenes
voluntarios, promoviendo el desarrollo comunitario, denunciando la situación en la que viven
las comunidades más excluidas e incidiendo junto a otros en política. Visión: Una
sociedad justa y sin pobreza, donde todas las personas tengan las oportunidades para
desarrollar sus capacidades y puedan ejercer y gozar plenamente sus derechos
Errores:
- A pesar de la definición incluso impresa y publicada en la oficina institucional, al
consultar a Voluntarios y Directores al azar sobre cuales son la Misión y Visión, no se
obtuvo una respuesta concreta ni similar a las publicadas
Subproceso: Desarrollo de la Estrategia del Negocio
Validación:
Atenuantes: Los 6 Planes de Trabajo de TECHO son las estrategias de HS para cumplir con su
misión y visión, aunque todos los planes en conjunto no cubren actividades planteadas en la
Misión y Visión.
Errores:
- La denuncia de situaciones en las comunidades no está considerada en los Planes de
HS
- La incidencia en política no está considerada en los Planes de HS. Tampoco se posee
en la estructura orgánica un equipo de personas que ejecute esta labor.
Subproceso: Administración de Iniciativas Estratégicas
Validación:
288
Atenuantes: Se tienen en constante estudio las estrategias y su forma de trabajo (Una
muestra es que El Plan Capacitación en Oficios, Agrícola y Microcréditos se fusiono en uno
nuevo llamado Fomento Productivo).
Errores:
- No se han establecido Estándares de calidad para conocer la efectividad de los Planes
de Trabajo, por lo que no se cierra el ciclo de dichas iniciativas estratégicas.
2 Desarrollar y administrar de los Productos y Servicios (Develop and manage Products and
Services)
2.1 Administra el catalogo de Productos y Servicios
2.2 Desarrolla Productos y Servicios
Proceso: Desarrollo y Administración de los Productos y Servicios
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Administración del Catalogo de Productos y Servicios
Validación:
Atenuantes: A pesar que como institución no ofrecen un Producto Tangible, se identifican
clientes primordiales como en este caso lo son los Pobladores de las comunidades a quienes
se les brinda un Servicio de Ayuda Humanitaria a través de los 6 Planes.
Errores:
- Ineficiencia de mecanismo de Reporte sobre actividades que permita priorizar o dar
énfasis a unas actividades sobre otras. Actualmente todas las iniciativas son
ofertadas de igual forma a los Socios Comerciales, Pobladores Comunitarios,
Funcionarios Municipales y Voluntarios)
Subproceso: Desarrollo de Productos y Servicios
Validación:
Atenuantes: El desarrollo de nuevos Planes o Subplanes es un proceso ya experimentado en
TECHO, como un ejemplo: La creación del Plan Agrícola y la Fusión al Plan Fomento
Productivo.
Errores:
- Las necesidades más expresadas por parte de los Pobladores no son los Planes mas
potenciados (Caso Legalización de Tierras: El Plan Jurídico actualmente es un Plan
inactivo)
3 Comercializar y vender Productos y Servicios (Market and Sell Products and Services)
3.1 Comprender al Mercado, clientes y capacidades
3.2 Desarrollar la Estrategia de Marketing
3.3 Desarrollar la Estrategia de Ventas
289
3.4 Desarrollar y Manejar los Planes de Mercadeo
3.5 Desarrollar y Administrar los Planes de Ventas
Proceso: Comercialización y Venta de Productos y Servicios
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Comprensión del Mercado, Clientes y Capacidades
Validación:
¿Se tiene o ejecuta actualmente? No
Atenuantes: Aunque no existe un estudio completo del mercado, clientes y capacidades que
de visibilidad de estas variables, se han elaborado acciones que estratifiquen el mercado.
A favor:
- Se han identificado segmentos del mercado de Socios Comerciales: Empresas para
donación en especie, Empresas para Donación con Recurso Humano, Empresas para
Donación con ambos recursos, etc.
- Evaluación de Productos y Marcas Existentes: La imagen y marca de Un Techo Para Mi
País ha sido cambiada a solamente TECHO después que un estudio Latinoamericano
determinara que es una imagen desgastada, con enfoque a solamente jóvenes y
cierta falta de profesionalismo.
Subproceso: Desarrollo de la Estrategia de Marketing
Validación:
Atenuantes: Techo lleva a cabo actividades propias de Marketing: Estrategia de Branding,
reformando su imagen (Un Techo para mi País, Techo), tiene definidos canales donde darse a
conocer segmentados por tipo de cliente, planes con mayor probabilidad de accionar, etc.
Errores:
- Hace falta una estrategia formal que determine los costos a incurrir a la hora de hacer
propuestas hacia otras ONG o entidades internacionales (Los costos actualmente
sometidos tienen una base para cobertura de gastos más un excedente por Ingresos
varios para sostenimiento de la operación.)
- Los canales detectados hasta el momento para propósitos de financiamiento han
abordado en sobremanera las empresas privadas pero están aun iniciando en las
entidades de Gobierno y personas naturales (Vistos como fuentes de Financiamiento
recurrente).
Subproceso: Desarrollo de la Estrategia de Ventas
Validación:
Atenuantes: No se ha llegado a establecer un Pronóstico de Ventas o ingresos ni las medidas
de cara a dichos de clientes de satisfacción o desempeño como canal de ventas
A favor:
- Se han realizado múltiples alianzas con empresas y ONGs para la venta hacia Socios y
terceros (Alianzas con FUSAL, Scotiabank, Buffallo Wings, etc.)
290
Subproceso: Desarrollo y Manejo de los Planes de Mercadeo
Validación:
Atenuantes: Los lineamientos por segmento de desarrollo de Mercados establecen directrices
financieras y de medios de información que son seguidas como corresponde. Las actividades
promocionales que han sido impulsadas desde el inicio de la ONG han sido de mucho
renombre (La Colecta, La Noche sin Techo, La casa en el Aire, etc.) por lo que los planes que se
han llevado a cabo han podido ser, en su momento, exitosos.
Errores:
- Perdida de pasadas alianzas comerciales por falta de seguimiento, alianzas que en el
pasado han sido muy fructíferas (TACA, Tigo, Siman, Banco Agricola, etc.)
Subproceso: Desarrollo y Administración de los Planes de Ventas
Validación:
Atenuantes: Evidentemente, dado que no existe una Estrategia de Ventas, tampoco hay un
Plan de ventas coherente. Aun así hay esfuerzos aislados y poco sistematizados para llevar a
cabo esta actividad, como a continuación:
A favor:
- Se llevan a cabo iniciativas semilla (visitas y contactos con posibles donantes) y se
fomentan acuerdos de cooperación con empresas objetivo
- Se tiene un esfuerzo por actualizar toda las información de contacto de posibles
cooperantes
- Se destina un equipo que constantemente apoye al área de recursos para así tener
“musculo” para hacer reuniones y dar seguimiento a mas solicitudes paralelas de
venta de cara a socios comerciales
De cara a los demás clientes (Funcionarios Públicos, Voluntarios, etc.) , los planes se ejecutan
regularmente pero serán analizados en el paso 4 y 5 de la metodología.
4 Entregar Productos y Servicios (Deliver Products and Services)
4.1 Planear y Adquirir los Servicios necesarios (Planeamiento de la Cadena de Abastecimiento)
4.2 Comprar de Materiales y Servicios
4.3 Producir/Manufacturar/Entregar Productos
4.4 Entregar el Servicio al Cliente
4.5 Administrar la Logística y Bodega
Puntuación
1 2 3
Proceso: Entrega de Productos y Servicios
Subproceso: Planear y Adquirir los Servicios Necesarios
Validación:
291
4
5
Atenuantes: Se identifica la necesidad de recursos en las distintas áreas (Para llevar a cabo
Capacitaciones en Oficios, Campañas de Salud, Charlas sobre Microcréditos, Semillas para
Fomento Agropecuario, etc.) mediante formatos pre establecidos y tiempos verbalmente
acordados.
Errores:
- No se lleva a cabo la planeación de inventarios (Cantidades actuales, compras
previstas, cantidades finales, etc.)
- Se cae en obsolescencia de inventario de forma frecuente por débil monitoreo de las
fechas de vencimiento o condiciones de almacenamiento
Subproceso: Compra de Materiales y Servicios
Validación:
Atenuantes: Para todos los esfuerzos actuales se requiere la compra de materiales y servicios
según cada caso, para ello se elaboran cotizaciones, evaluaciones, asignaciones y órdenes de
compra, así mismo se tiene documentado con Notas de Recibo la recepción del mismo.
Errores:
- Tiempos y actividades asociadas al proceso de compra acordadas verbalmente no
estandarizadas
Subproceso: Producir/Manufacturar/Entregar Productos
Validación:
Atenuantes: Considerando estas actividades como la realización de los Planes de HS en las
Comunidades, cabe considerar que si se lleva a cabo dicha producción (Ejecución de las
actividades de campo de cada plan), así como la Manufactura (Ejecución de Capacitaciones en
Oficio, realización de actividades de infraestructura otorgadas por FONTECHO) y Entrega de
Productos (Entrega de materiales en las comunidades para otorgar capacitaciones en oficio,
materiales para microcréditos, etc.).
Errores:
- Plan Jurídico actualmente no tiene una estructura de intervención, sus voluntarios no
tienen una guía de actividades a realizar en campo.
- Plan FONTECHO ha perdido seguimiento sobre los fondos otorgados, de forma que no
puede explicar el 100% del uso de dichos fondos
- Las guías metodológicas para ejecución de la intervención son únicamente brindadas
en un inicio hacia los voluntarios y existe la constante queja de que deben ser
actualizadas
- Al tratarse de equipos, estos se encuentran en mal estado (Hornos, Computadoras,
etc.) al momento de enviarles a las comunidades, por lo que son entregados equipos
con fallas.
- La cantidad de voluntarios en cada plan es inadecuada (Ej.: Educación tiene aprox. 7
voluntarios por comunidad mientras FONTECHO tiene 5 voluntarios en total)
Subproceso: Entregar el servicio al cliente
292
Validación:
Atenuantes: Analizando el servicio al cliente como definir requerimientos individuales para
todo tipo de clientes, la identificación de recursos para dar un adecuado servicio al cliente y
asegurar el servicio a clientes. Desde el hecho que se hacen diagnosticos participativos (Ver
Anexo)
A pesar de todo ello se tuvo la graduación de muchos Pobladores que tomaron cursos y para
clientes empresas se tuvo la presencia de ellos en muchas ocasiones, por lo que es un punto
de evaluación cumplido parcialmente.
Errores:
- En muchas ocasiones la implementación de los planes se retraso por inasistencia de
voluntarios o falta de convocatoria de pobladores
- La asistencia a las comunidades que normalmente era Semanal se volvió Quincenal y
en ocasiones Mensual por situaciones presupuestarias, lo que llevo a un alto índice de
Intervención Pausada.
Subproceso: Administrar la Logística y Bodega
Validación:
Atenuantes: En cuanto a aspectos Logísticos, el Área de Administración y Finanzas se encarga
de hacer llegar distintos materiales a sus sitios de uso, por lo que se dan los arreglos logísticos
mas no los de Almacenamiento.
Errores:
- Acumulación de materiales perecederos cayendo en obsolescencia por desuso o
desperfectos mecánicos
- El sitio donde se guardan los artículos no está climatizado ni tiene los resguardos
físicos necesarios
- No se posee un sistema de inventario básico que de visibilidad sobre las cantidades
almacenadas, sus tiempos de almacenamiento, vencimiento, destino a ser usado o
similar.
5 Manejar la atención al cliente (Manage Customer Services)
5.1 Administrar el Servicio al Cliente
5.2 Planear y Administrar las Operaciones de Servicio al Cliente
5.3 Medir y Evaluar las Operaciones de Servicio al Cliente
Puntuación
1 2 3
Proceso: Manejo de la Atención al Cliente
Subproceso: Administración del Servicio al Cliente
Validación:
293
4
5
Atenuantes: A nivel de Voluntarios, se tiene la Dirección de Formación y Voluntariado que se
encarga de todo tipo de relaciones con los voluntarios. Para los demás tipos de clientes se
tiene un análisis diferente, como a continuación:
Errores:
- A nivel de Pobladores, la segmentación es débil (únicamente por Sector Geográfico y
Urbano) y todas se canalizan a través de la Dirección de Formación y Voluntariado.
- A nivel de Funcionarios Municipales, similar a Socios Comerciales no se tienen
políticas pre definidas
- A nivel de Socios Comerciales, existe la priorización de clientes aunque no a través de
políticas, procedimientos o tiempos esperados de respuesta a cada caso.
Subproceso: Planeación y Administración de las Operaciones de
Servicio al Cliente
Validación:
Atenuantes: Prácticamente no hay Fuerza de Atención a los Clientes (Socios, Funcionarios,
Pobladores, etc.). El seguimiento a las solicitudes y quejas es esporádico y la atención a las
solicitudes del público no se llevan a cabo regularmente. Esto significa que cuando un
externo requiera información o en general un servicio de parte de TECHO, dicha respuesta
tendrá mucha variabilidad afectando homogeneidad en la respuesta, tiempos de espera altos,
etc.
A favor:
- Para los clientes internos (voluntarios) se llevan a cabo actividades de opinión popular
y similar.
Subproceso: Medición y Evaluación de las Operaciones de Servicio
al Cliente
Validación:
Atenuantes: No hay un sistema de medición que determine la satisfacción de parte de los
clientes o la calidad de la atención brindada de parte de TECHO para medir este indicador.
Evaluación de Procesos de Administración y Soporte:
6
Desarrolla y Administra el Capital Humano (Develop and Manage Human Capital)
6.1 Desarrollar y administrar el Planeamiento, Políticas y Estrategia de Recursos Humanos
6.2 Reclutamiento y selección de empleados
6.3 Desarrollo y empoderamiento de empleados
6.4 Recompensa y retención de empleados
6.5 Despliegue y retiro de empleados.
6.6 Manejo de la información de empleados
294
Proceso: Desarrollo y Administración del Capital Humano
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Desarrollo y Administración del Planeamiento de
Recursos Humanos
Validación:
Atenuantes: El Desarrollo de Planeamiento se da a nivel de Formación: Crear jóvenes
voluntarios (y Directores) con consciencia social y denuncia pública
Errores:
- Los cambios organizacionales a nivel de personal son fácilmente revertidos y dan
sensación de inseguridad e inestabilidad laboral (Ej.: En 2011 se creó la plaza
“Coordinador Regional” y actualmente se estudia su remoción. En 2009 se creó la
plaza “Subdirección de HS” y en 2011 se suprimió).
- A nivel profesional, rara vez se fomentan características especializadas de parte de
TECHO, en su mayoría se espera que el empleado las tenga ya por sí mismo.
- TECHO adolece de un programa de nivelación de conocimientos acerca de su labor en
campo. Esto provoca que los voluntarios de cada fin de semana conozcan mejor las
comunidades y actividades en general que los directores recién ingresados
Subproceso: Reclutamiento y Selección de Empleados
Validación:
Atenuantes: Actualmente cuando se genera un nuevo puesto de trabajo o uno de los ya
existentes queda vacante, se abre un proceso transparente de aplicaciones tanto nacional
como internacional con el llamado al diversidad de aplicaciones y plazos moderados de
respuesta. Este Subproceso ha mejorado notablemente después de 2010 cuando salieron de
la organización, directores que eran acusados de favoritismo.
Errores:
- En el pasado se ha acusado a los directores de la ONG de concursos arreglados
(Favoritismo)
- Los periodos de respuesta a los procesos de contratación son prolongados.
Subproceso: Desarrollo y Empoderamiento de Empleados
Validación:
Atenuantes: Similar al Planeamiento del desarrollo, la ONG como institución solo fomenta el
empoderamiento a través de la Dirección de Formacion y Voluntariado (Nivel de Consciencia
Social) pero no fomenta de forma explícita el desarrollo y empoderamiento a través de
externos o de forma estratégica.
Errores:
- Los empleados adolecen conocer únicamente su área y no las demás áreas de la ONG
- Los formatos a usar, Hojas de comprobación y sistemas a completar papeles reduce la
maniobrabilidad sobre las acciones del plan de parte de los propios directores, lo cual
les resta empoderamiento.
295
-
Cambios y exigencias a nivel de Lineamiento Latinoamericano reducen las
posibilidades de tomar las riendas de cada plan o actividad. Esto como parte de las
exigencias a cumplir de parte de los convenios
Subproceso: Recompensa y Retención de Empleados
Validación:
Atenuantes: Por limitaciones presupuestarias, no suelen haber aumentos ni recompensa
monetaria sino a través de eventos públicos a la sociedad o a entre los voluntarios. Las
estrategias para retención de empleados suelen solo variar con los días libres por año o
flexibilidad de horarios de trabajo.
Errores:
- Las políticas de recompensa suelen comprender dos días feriados a la semana uno de
los cuales puede ser día de semana
- Débiles estrategias para retención de empleados (Mover días libres)
- Los viajes internacionales a eventos de TECHO o similar suelen ser vistos como una
recompensa, pero la mayoría de empleados rara vez son enviados a este tipo de
actividades
Subproceso: Despliegue y Retiro de Empleados
Validación:
Atenuantes: Quienes terminan de forma satisfactoria su relación laboral con TECHO son
llamados a aplicar nuevamente para otros puestos generando Rotación de Labores, lo cual
suele ser beneficioso por compartir experiencias en campo.
Asimismo, después de dos años, inamoviblemente se acaba la relación laboral pues de forma
contractual esta establecido que es el periodo máximo.
Errores:
- El constante reciclaje de empleados lleva a una misma persona a estar en una
posición y luego otra (Ej.: Marlon Manzano fue Director de HS, Director Social y luego
Gerente General) esto causa más idea de favoritismo más que de continuidad del
trabajo.
Subproceso: Manejo de la información de empleados
Validación:
Atenuantes: A pesar que siempre hay especulación acerca de Acciones de Personal, Salarios,
etc. De parte de TECHO se protege de la mejor forma todo aspecto confidencial que pueda
afectar a los empleados
Errores:
- Exceso de especulación acerca de los salarios de los empleados.
296
7
Administración de las Tecnologías de la Información (Manage Information Technology)
7.1 Administración del Negocio de TI
7.2 Desarrolla y Administra las relaciones de clientes en TI
7.3 Administra las contingencias y riesgos de TI
7.4 Administración de la Información empresarial
7.5 Desarrollo y mantenimiento de Soluciones de TI
7.6 Despliegue de Soluciones de TI
7.7 Entrega y soporte a servicios de TI
7.8 Administra el conocimiento de TI
Proceso: Administración de las Tecnologías de la Información
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Administración del Negocio de TI
Validación:
Atenuantes: La mecanización de las operaciones e información en TECHO es parcial, de forma
que no genera dependencia. Aun así para la sistematización del registro de la información en
comunidades se cuenta con PILOTE, un sistema con acceso web.
A favor:
- Localmente no se posee una labor desarrollada de IT mas que la adecuación de los
sistemas suministrados desde oficina central
- Se han brindado capacitación a los voluntarios para saber cómo manejar Pilote
- Se han hecho adecuaciones del modelo regional para los registros de El Salvador
(Asentamiento por Comunidad, Parametrizacion de las ubicaciones de las
comunidades, etc.)
Subproceso: Desarrollo y Administración de las Relación con
clientes de TI
Validación:
Atenuantes: Dado que PILOTE es un sistema con pantallas modificables se puede moldear a
las características de cada país y ha sido esta la herramienta de TECHO para flexibilizar el uso
de dicha herramienta.
Errores:
- Logísticamente, las capacitaciones no han logrado convocar a una cantidad de
voluntarios suficiente como para dar a conocer la herramienta de forma estándar
entre todos.
- Los perfiles para todos los Coordinadores de Zona, Coordinadores de Comunidad e
Implementadores no han sido aun creados. Muchos aun no saben cómo usarlo o que
deben usarlo
- La cultura de registro e información y registro aun no está del todo arraigada por lo
que no todos los voluntarios hacen uso de pilote.
Subproceso: Administración de las contingencias y Riesgos de TI
Validación:
297
Atenuantes: No se planean contingencias ni riesgos por TI en Techo. En el pasado ya se ha
pasado días sin acceso a los sistemas empresariales con severos impactos en el registro de la
información detectados por oficina central. Los riesgos están más orientados de parte de la
labor humana en el uso de la información y tampoco se planifica su actuación de cara a
riesgos.
A favor:
- La información almacenada en PILOTE es de identificación, seguimiento de
actividades y utilización de materiales, por lo que no constituye información sensible
ni compromete datos financieros de la ONG
Subproceso: Administración de la Información Empresarial
Validación:
Atenuantes: A nivel de Redes Sociales se tiene un equipo de personas que localmente
alimenta dicha web. A nivel de Pagina Web propia, se tiene un equipo de Oficina Central que
administra el contenido
Subproceso: Desarrollo y mantenimiento de soluciones de TI
Validación:
Atenuantes: A pesar que el desarrollo de las plataformas y sistemas viene dado por los
lineamientos de Oficina Central, los mantenimientos y cambios para flexibilizar el uso de las
herramientas pueden ser locales a través de voluntarios o profesionales con conocimiento de
lenguajes de programación.
Errores:
- Dependencia de Oficina Central
plataformas/sistemas
Subproceso: Despliegue de soluciones de TI
Validación:
en
cuanto
al
desarrollo
de
nuevas
Atenuantes: Se ha desplegado mecanismos para el correcto acceso de los voluntarios a
PILOTE, de forma que con usuario y contraseña todos puedan ingresar a dicha web
Errores:
- No se tiene mapeado un ciclo de vida de soluciones de TI que estime cuando será
necesario vlver a capacitar sobre el uso de la herramienta
- No se monitorea el ingreso de nuevos voluntarios para brindar capacitación sobre
PILOTE de forma periódica
Subproceso: Entrega y soporte a Servicios de TI
Validación:
298
Atenuantes: Se tiene un servicio de soporte técnico local y regional mediante el cual, cuando
se tenga un problema (Falta de accesos, perfil inadecuado, upgrades, downgrades o similar)
se puede escalar y solicitar su solución. El tiempo promedio de respuesta es de 5 días hábiles.
Subproceso: Administración del Conocimiento de TI
Validación:
Atenuantes: Se tiene mapeado que áreas hacen un uso adecuado de la herramienta PILOTE y
en base a ello se plantean refuerzos esporádicos (1 o 2 veces por año).
Errores:
- No se dan a conocer las reglas del uso de los sistemas (Como introducir la
información, que información es vital, uso de campos específicos como hora de
reunión, cantidad de asistentes, etc.)
- Usuarios aquejan la falta de compartir experiencias de otros países que le han dando
un uso efectivo al PILOTE o aquellos voluntarios que lo han usado de mejor forma y
los beneficios que ha traído.
8
Administración de los Recursos Financieros (Manage Financial Resources)
8.1 Realizar la Planificación y Gestión de la calidad
8.2 Realizar la Contabilidad de Ingresos
8.3 Realizar la Planeación de Contabilidad General y Reportes
8.4 Administración de la Contabilidad de Activos Fijos
8.5 Procesos de Remuneración
8.6 Procesos de Cuentas por Pagar y Gastos Reembolsables
8.7 Administración de las operaciones de tesorería
8.8 Administración de Controles Internos
8.9 Administración de Impuestos
8.10 Administración y Consolidación de Fondos Internacionales
Puntuación
1 2 3
Proceso: Administración de los Recursos Financieros
Subproceso:
Planificación
Administrativa y Financiera
Validación:
y
Manejo
de
la
4
5
Contabilidad
Atenuantes: Como parte de las exigencias a nivel de registro contable de parte del Ministerio
de Hacienda, Techo tiene Contabilidad Formal desde su inauguración e históricamente nunca
ha enfrentado ninguna inconsistencia ante dicho organismo.
Errores:
- La mala planificación financiera ha llevado a incurrir en gastos que no se pueden
cubrir (Campaña “Un Gol por Un Techo” “Yo construyo la causa que el país necesita”)
- Las incorrectas proyecciones de voluntarios y donaciones a través de ellos han
ocasionado bajos ingresos (Aprox. $ 5,000 para 2011) cuando presupuestariamente se
299
habían asignado grandes montos (Aprox. $ 30,000 para 2011)
Débiles políticas para el manejo de situaciones financieras y exceso de apertura a
aprobaciones de transacciones con montos altos (Antes de 2010 cualquier director
podía aprobar realizar transacciones de $ 500.00 o mas)
Subproceso: Contabilidad de Ingresos
Validación:
-
Atenuantes: Como ingreso se comprenderá la recepción de valores ya sea por donaciones,
convenios o las actividades de recolección. Para estas actividades se tiene definido ya un
proceso de crédito o pago con retraso, facturación y ajustes por negociación. Ver Art. 22, 36 y
38 de Ley de ONGs
Errores:
- Se carece de un programa de Cobros (Detección de cuentas pendientes,
negociaciones, ajustes como incentivos para pronto pago, etc.)
Subproceso: Planeación de la Contabilidad General y Reportes
Validación:
Atenuantes: Se tiene una Dirección de Administración y Finanzas que procesa las
transacciones y locaciones de
Gastos de HS y demás áreas de TECHO. Como parte de sus actividades se comprende:
Ingresos, Egresos, Ajustes, Transacciones entre compañías, consolidación de cuentas,
Balances Iniciales así como la contabilidad de activos fijos (Adiciones, Retiros, Depreciación,
Costos de Mantenimiento, Inventario físico, etc.)
Errores:
- El último reporte de estados financieros dirigido a donantes y demás colaboradores
fue elaborado en 2009. Posterior a esto, a nivel de reportes dirigidos no se tiene
ningún documento.
Subproceso: Contabilidad de Proyectos de Activos Fijos
Validación:
Atenuantes: La Dirección de Administración y Finanzas es la encargada de velar por la
transparencia de este proceso a través de: Evaluación de Planes y Presupuestos, Justificación
de la Inversión, Monitoreo de la Ejecución Presupuestaria y demás.
Subproceso: Procesos de Remuneración
Validación:
Atenuantes: Amparados en el contrato general de trabajo, las acciones de personal por
permiso, vacación, horas extras o similar, son procesadas de forma anticipada y aplicadas al
salario, en caso haya un ajuste de por medio.
Las deducciones, ajustes, cheques manuales y quejas son ejecutadas por dicha dirección e
300
históricamente nunca han tenido Observaciones al realizarse auditoria al respecto.
Subproceso: Cuentas por Pagar y Gastos Reembolsables
Validación:
Atenuantes: Las cuentas por pagar y gastos reembolsables son pagadas a través de
transacción bancaria o Caja chica según el monto de la misma y se lleva a cabo a través de
controles y formatos internos.
Errores:
- Múltiples cuentas por pagar, mayormente del Área de Construcciones pero con
afección presupuestaria hacia HS: A Aserradero El Retorno se le debía aprox. $ 59,000
que posteriormente se pago con un crédito hacia Oficina Central, por lo que la deuda
paso a dicha Oficina de Techo
- Antes de 2010 los limites de autorización por dirección eran difusos y no respetados a
nivel de montos
Subproceso: Operaciones de Tesorería
Validación:
Atenuantes: Todas las operaciones de tesorería son respaldadas con hojas de operación
detallando el monto, motivo, fecha y demás campos de justificación. Los flujos de efectivos
para cálculos de disponibilidades son efectuados por la Dirección de Admon. Y Finanzas así
como el manejo de las cuentas en bancos y aplicación/negociación de los cargos por dichas
cuentas.
Errores:
- No se dispone de una política de Manejo de Riesgos Financieros, resultado: Perdidas
por tipos de cambios de moneda internacional (Mayormente en donaciones)
Subproceso: Controles Internos
Validación:
Atenuantes: Se han definido controles como: Ingreso y Egreso de Efectivo, Liquidación de
gastos de caja chica, Adelantos de gastos, etc. Estos se usan regularmente y almacenan para
propósitos fiscales.
Errores:
- Incumplimiento al uso e ingreso de registro en controles internos (Falta una Auditoria
de Controles Int.)
- No hay un mecanismo de reporte de fallas a los controles internos que
periódicamente retroalimente al respecto.
Subproceso: Administración de Impuestos
Validación:
Atenuantes: La función de administración de impuestos se ejecuta sobre todas las
301
transacciones realizadas. En raras ocasiones se da el pago de impuestos por transacciones
extranjeras o internacionales. La planificación de actividades ya incluye los cálculos de
impuestos implícitamente.
Subproceso: Consolidación de Fondos Internacionales
Validación:
Atenuantes: El manejo de transacciones internacionales es generalmente coordinado por
Oficina Central conjunto a Dirección de Admon. Y Finanzas. Dando así visibilidad de las
fuentes de financiamiento actuales en Techo.
9
Adquisición, Construcción y Administración de Propiedades (Acquire, Construct and Manage
Property)
9.1 Diseño y Construcción/Adquisición de activos no productivos
9.2 Mantenimiento de Activos no Productivos
9.3 Obtención, Instalación y Planes de mantenimiento para Activos Productivos
9.4 Disposición de Activos Productivos y No Productivos
9.5 Manejo de los Riesgos Físicos
Proceso: Adquisición, Construcción y Admon. De Propiedades
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Diseño. Construcción, Adquisición de Activos
Validación:
Atenuantes: Por ser una ONG de naturaleza constructiva, en muchas de las modificaciones a
sus instalaciones y demás, las decisiones de Compra o Modificación ha sido Modificación a los
requerimientos propios de Techo. Cada necesidad de espacios o equipos es analizada de
acuerdo a los límites de autorización por cada dirección.
Errores:
- El diseño de la oficina en San Salvador no satisface aspectos orgánicos como
temperatura y ventilación
Subproceso: Mantenimiento de Activos no productivos
Validación:
Atenuantes: Directamente a los activos que no producen más beneficio para la ONG
(Definición de Activo No Productivo) no se les ejecuta mantenimiento programado y solo
cuando es necesario se les da un mantenimiento correctivo. Dentro de Activos no
productivos se encuentra: Equipo de Oficina, computadoras y similar.
A favor:
- Las instalaciones de seguridad brindan protección a los activos no productivos de
forma oportuna.
Subproceso: Obtención, instalación y planes de mantenimiento
302
Validación:
Atenuantes: Para activos productivos (Aquellos que permiten el mantenimiento de los
ingresos y las actividades de TECHO) se brinda soporte para la obtención (medios propios,
medios comunitarios, terceros medios), ayuda para la instalación (características eléctricas,
mecanicas, etc.
Errores:
- No se posee un programa para la ejecución de Mantenimientos Preventivos a partes
mecánicas, por limpieza, aplicación de lubricante o similar.
Subproceso: Disposición de Activos.
Validación:
Atenuantes: Al encontrarse un activo fuera de servicio, históricamente nunca se ha vendido
uno sino se han donado a una comunidad o grupo de personas, esto les resta valor de
recuperación y valor de activos a nivel de registros contables.
A favor:
- Al hacer la disposición física final, estos no suelen abandonarse ni enviarse a
basura/chatarra sino entregarse a comunidades para su reúso.
Subproceso: Manejo de los Riesgos Físicos
Validación:
Atenuantes: Para la ejecución de toda actividad que involucre el movimiento de un equipo
físico para ser utilizado fuera de oficina, se lleva a cabo antes un estudio que define: Lugar
donde dejar el equipo, jornada estimada de uso, almacenamiento, condiciones de electricidad
y humedad para su uso y almacenamiento y demás, si alguna de estas no se define de forma
satisfactoria, la actividad no se lleva a cabo. Por esto es poco probable que los equipos
dispuestos fuera de la oficina sufran riesgos físicos como parte de su uso fuera.
10 Administración de la Salud y Seguridad Ambiental (SSA) (Manage Environmental Health and
Safety)
10.1 Determinación de los impactos a la Salud y Seguridad Ambiental
10.2 Desarrollo y Ejecución del Programa de Salud y Seguridad Ambiental
10.3 Entrenamiento y Educación a empleados
10.4 Monitoreo y Administración del Programa de Salud y Seguridad Ambiental
10.5 Aseguramiento del cumplimiento con las regulaciones
10.6 Manejo de Esfuerzos para remedios
Proceso: Administración de la Salud y Seguridad Ambiental
Subproceso: Determinación de Impactos a la Salud y Seguridad
Ambiental
303
Puntuación
1 2 3
4
5
Validación:
Atenuantes: Esta determinación consiste en la realización de auditorías y mediciones para
determinar el impacto de las acciones en campo. A nivel de afección al Medio Ambiente,
Techo no ha realizado ninguna evaluación de las actividades y posibles incidencias
ambientales, aunque si se reconoce oportunidad de mejora (Ver Evaluación 10.2)
A nivel de afección a los voluntarios, conocen pero no se miden únicamente insolaciones y
lesiones como cortadura por manipulación de herramientas de trabajo.
A favor:
- Se han establecido horarios máximos de llegada a la Oficina en San Salvador después
de una actividad para evitar peligros nocturnos
- Se ha dotado de botiquines básicos a ciertos equipos para atención médica básica
- Se ha capacitado en atención básica a primeros auxilios a 10 voluntarios de HS
Subproceso: Desarrollo y Ejecución del Programa de Salud y
Seguridad Ambiental
Validación:
Atenuantes: La identificación y el mapeo de las situaciones de riesgo que podrían presentarse
no se ha realizado para todas las fuentes de clientes que Techo posee. Las experiencias le han
dejado a Techo precauciones a tomar pero identificadas de forma aislada y no sistemática. El
registro de los incidentes producidos no es extenso en información de carácter policial o
fiscal.
A favor:
- En una porción de las visitas periódicas (10 de 17 comunidades) de HS hay un
voluntario conocedor de primeros auxilios y un botiquín para solventar situaciones de
peligro.
- Constantes campañas de salud y saneamiento ambiental que incluyen limpieza y
reforestación de zonas dañadas
Subproceso: Entretenimiento y Educación a Empleados
Validación:
Atenuantes: Siendo aplicable tanto para Empleados como para voluntarios: a nivel de
Aspectos de Salud Ocupacional, se brinda capacitación de primeros auxilios y botiquín para
emergencias.
Errores:
- A nivel de Seguridad Ambiental, no se hace consciencia sobre la disposición de los
artículos utilizados
- Los mecanismos de protección como el regreso temprano depende en gran medida
del cumplimiento de agenda en la comunidad (factores externos) por lo que su
cumplimiento no siempre es seguro
- Las capacitaciones brindadas para atención de primeros auxilios solamente cubre a
304
poco más de las comunidades donde hay visita permanente
Subproceso: Monitoreo y Administración del Programa de Salud y
Seguridad Amb.
Validación:
Atenuantes: No existe un constante monitoreo ni reportes de las incidencias sucedidas. Las
pocas situaciones reportadas sugieren a la ONG que cada suceso es aislado y no tratarlos
como un comportamiento generalizado. Cada caso es atendido según la urgencia y
necesidades de los afectados (Diferentes instancias: Servicio Local, Unidad de Salud, Atención
hospitalaria). A nivel ambiental, no se tiene un registro de las incidencias o impactos
provocados por operaciones propias de Techo o sus involucrados en las actividades mismas.
Subproceso: Aseguramiento del Cumplimiento con Regulaciones
Validación:
Atenuantes: No hay un aseguramiento del cumplimiento con la Ley Medio Ambiental de El
Salvador, sin embargo, dado que las actividades de Techo no sugieren el uso de mecanismos
generadores de gases o sustancias toxicas ni la degradación del estado ambiental o forestal de
una zona, no hay puntos de ruptura que asegurar. (Ver Articulo 21: Obras que requerirán de
un Estudio de Impacto Ambiental)21. A nivel de Voluntariado, las actividades desempeñadas
en Campo por Techo no están comprendidas en los artículos 106 y 108 del Código de Trabajo
de El Salvador (Actividades consideradas Labores Peligrosas)
Subproceso: Manejo de Esfuerzos para Remedios
Validación:
Atenuantes: En todas las ocasiones de incidentes riesgosos a la salud que ha tenido la ONG, se
ha hecho acompañar las acciones de la opinión de expertos para abordar a los afectados de
conformidad legal, identificar los recursos involucrados y llevar a cabo acciones de
remediación como: Apoyo para la Salud, Ayuda económica o demás. Ha habido además un
pronunciamiento social hacia los medios e involucrados explicando los puntos de vista de la
ONG.
Errores:
- No existe un lineamiento para la creación de Planes de Remediación que regule las
actividades a realizar y la posición de la ONG respecto a los riesgos humanos y físicos
que se puedan desencadenar
11 Manejo de Relaciones Externas (Manage External Relationships)
11.1 Construcción de Relaciones con Inversionistas
11.2 Manejo de relaciones con el Gobierno e Industria
11.3 Manejo de relaciones con Directores
11.4 Manejo de situaciones legales y éticas
11.5 Manejo del programa de Relaciones Publicas
21
http://elsalvador.eregulations.org/media/ley%20de%20medio%20ambiente.pdf
305
Proceso: Administración de Relaciones Externas
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Construcción de Relaciones con Inversionistas
Validación:
Atenuantes: Como parte de los cambios en la dirección, desde 2011 hacia adelante, se ha
dado empuje a la Dirección de Recursos y las áreas de trabajo que se manejan al interior,
resultando en un Programa de Abordaje a Inversionistas que comprende visitas a las
Empresas asociadas a entidades como FundaRSE, FundeMas, AsociaRSE y demás. Asi mismo,
se abordan empresas con posibilidades de interés por colaborar que no estén asociadas.
Errores:
- En el pasado, muchas relaciones con Inversionistas se dejaron sin seguimiento,
perdiendo el contacto para donaciones y convenios de cooperación.
- Fallas en los cumplimientos a Convenios establecidos (Ej.: Scotiabank pedía
exclusividad de patrocinio como sector Banca Comercial en el Convenio Inicial 2005 y
Techo incumplió estableciendo un acuerdo con Banco Agrícola en 2008)
- Falta de comprobantes de registros de gastos ante peticiones de rendición de
resultados con actuales inversionistas.
Subproceso: Manejo de Relaciones con el Gobierno e Industria
Validación:
Atenuantes: El Área Comercial contiene la Dirección Legal que es la encargada de gestionar
acciones de cara al gobierno e industria como: Pronunciamiento, Solicitudes,
Manifestaciones, etc. Ej.: La Cadena Humana (Unión de personas entre Monumento al
Salvador del Mundo y el Monumento a la Constitución en 2011.
Subproceso: Manejo de Relaciones con Directores
Validación:
Atenuantes: Entiéndase como Directores, el conjunto de administradores y funcionarios
ubicados en la Oficina Central, en Santiago de Chile. Los mecanismos de comunicación y
rendición de cuentas suelen ser directamente con las autoridades locales (Directores de El
Salvador) y la verificación a través de auditorías Internas Programadas y con la entidad
externa Deloitte.
Subproceso: Manejo de Situaciones Legales y Éticas
Validación:
Atenuantes: Las situaciones legales y Éticas que afectan a la ONG o sus involucrados son
generalmente canalizadas a través de la Dirección Legal quien da apoyo y seguimiento a la
resolución de casos (Ej.: Desalojo de 300 Familias de la Comunidad Los Héroes de Santa Ana).
Entre otros términos aseguran el cumplimiento con la Ley de Voluntariado así como la
Protección de la Propiedad Intelectual generada por Techo.
306
Subproceso: Manejo de Programas de Relaciones Publicas
Validación:
Atenuantes: Las comunicaciones y medios hacia fuera de la organización son canalizados a
través del área de Medios Digitales y Prensa del Departamento de Comunicaciones. Estos se
encargan en general de dar a conocer las actividades más relevantes de la ONG y promover la
estabilidad social en términos generales. Los boletines de prensa son creados, liberados y
monitoreados igualmente por el área mencionada.
12 Manejo del conocimiento, mejora y cambio (Manage Knowledge, Improvement and Change)
12.1 Creación y administración de la estrategia de desempeño organizacional
12.2 Realizar estudio de comparación
12.3 Desarrollo de programas de conocimiento a lo largo de la empresa
12.4 Manejo del cambio
Proceso: Manejo del Conocimiento, Mejora y Cambio
Puntuación
1 2 3
4
5
Subproceso: Creación y Administración de la Estrategia de
Desempeño Organizac.
Validación:
Atenuantes: Como parte de las evaluaciones de resultados y objetivos de cada año, se hace el
Planteamiento de Metas e Indicadores de Desempeño para cada área y Dirección. Otras
aristas de medición como la ejecución presupuestaria también es establecida desde el inicio
de cada año.
Errores:
- A pesar que la ejecución presupuestaria es medida periódicamente, el cumplimiento
con los indicadores es solo analizado de forma espontanea (Ej.: Desde que se plantea
que en el año se deberán tener X beneficiados, hasta el final del periodo se es capaz
de estimar la cantidad final de beneficiados y no de forma intermedia en dicho
periodo).
- La eficiencia del personal en cuanto a su trabajo y la forma como invierte su tiempo
en oficina no es medido. Siempre se ha pensado que es un trabajo cualitativo que no
debe ser medido sino por sus resultados al final del periodo, lo cual resta visibilidad
del comportamiento cada dia, semana o mes.
- Otros indicadores como: Cantidad de Voluntarios, Estado de la intervención en
campo, satisfacción de Pobladores, Voluntarios, Socios y Funcionarios son raramente
medidos. Adicional a estos últimos hay muchos indicadores secundarios que apoyan
a los principales de la organización y restan visibilidad del comportamiento y
desempeño.
Subproceso: Realización de Estudios Comparativos en la
Organización
Validación:
307
Atenuantes: A pesar que son pocas las instituciones que tienen áreas de trabajo similares a
Techo, se trata de replicar experiencias exitosas (Ej.: Ejecución de Diagnósticos Participativos
Comunitarios en base al Manual 5 del Grupo Maíz).
Errores:
- Una de las mayores quejas de los Voluntarios (Ver FODA de Universo: Voluntarios) es
la metodología de intervención desgastada y antigua de Techo en HS en comparación
con metodologías mas orientadas a la sinergia e interacción (Similar a la ONG Fabrica
de Sonrisas) entre voluntarios para luego trasladarla a los beneficiados.
Subproceso: Desarrollo de programas de conocimiento a lo largo de
la empresa
Validación:
Atenuantes: No existe una estrategia de difusión del conocimiento, identificación de brechas
para capacitación o proyectos asociados al desarrollo del conocimiento del negocio en los
empleados.
Subproceso: Manejo del Cambio.
Validación:
Atenuantes: En una ONG donde los cambios han sido muchos, se ha llevado a cabo con los
siguientes pasos:
- Planeación de Cambios (Def. de Objetivos, identificar dificultades, involucrados, etc.)
- Diseño de Cambios (Entrenamientos, comunicación, presupuestario, roles de equipos
de cambio, etc.)
- Implementación del Cambio (Fusión de Áreas, Eliminación o Creación de Puestos,
Evaluación del Método de Intervención, etc)
- Sostener las Mejoras (Monitorear la adecuada ejecución según Objetivos, capturar
lecciones aprendidas, Tener actividades correctivas, etc.)
Errores:
- Comunicación tardía de cambios, generando incertidumbre e incomprensión en
voluntarios.
- Débil definición de roles: Ambigüedad en asumir roles de nueva creación
Tabla 13: Puntuación en base a Atenuantes y Errores de la Identificación de Procesos
308

“MODELO DE GESTIÓN PARA LA ETAPA DE HABILITACIÓN

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