Impressum Office 2007 – die besten Tipps - HERDT

Impressum
TIPP07
Autoren: Thomas Alker, Tanja Bossert,
Charlotte von Braunschweig
1. Ausgabe Juli 2009
© HERDTVerlag für Bildungsmedien GmbH,
Bodenheim
Internet: www.herdt.com
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Office 2007 –
die IT-Kompetenz
besten Tipps
Modul:
Europäisches
Zertifikat zur
Bewerbungen
Berufsqualifikation – euZBQ
super einfach
Berufseinstieg erfolgreich planen
Basiszertifikat Xpert Europäischer Computerpass
mit Word 2003 (Xpert)
Text und Präsentation –
Bewerben (
Berufliche Schulen
TIPP07
YU-EUZBQ-SK-BS
YU-BW-WW2003-BS
ISBN978-3-938178-33-1
978-3-938178-77-5
ISBN
Inhalt
OFFICE 2007
Übersicht über die Tipps zu Office 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Effizient mit Dateien arbeiten und Programm anpassen
. . . . . . . . . . . . . .8
Mit Dateien arbeiten… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Effizienz steigern und Programm anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Formatieren und gestalten
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Grafische Gestaltungsmöglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
WORD 2007
Übersicht über die Tipps zu Word 2007
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Text eingeben und fertige Elemente nutzen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Text effizient eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Zur Dokumenterstellung vorgefertigte Elemente nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Dokumente formatieren
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Absätze schnell und einfach formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Dokumente gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Dokumentanzeige anpassen und Dokumente drucken
. . . . . . . . . . . . . .34
Dokumentanzeige optimieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Seitenansicht und Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Tabellen und Grafiken nutzen und gestalten
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Mit Tabellen effizient arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Dokumente mit Grafiken gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Arbeitserleichterungen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Schnell das passende Wort finden und einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Funktionen für mehrseitige Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
EXCEL 2007
Übersicht über die Tipps zu Excel 2007
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
Daten einfügen und formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Zellen und Zellinhalte einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Zahlenformate zuweisen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54
In Tabellenblättern navigieren
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
Navigieren und markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
Mit mehreren Tabellenblättern arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
4
© HERDTVerlag
Tabellen formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Zellen und Zellinhalte formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Gestaltungsmöglichkeiten mit Farben und Rahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
Formeln, Funktionen und Diagramme nutzen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Formeln und Funktionen effizient nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Diagramme erstellen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Tabellenanzeige anpassen und Tabellen drucken
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Tabellenanzeige ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
Profitipps für Tabellen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Mit Namen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Effizientes Arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
POWERPOINT 2007
Übersicht über die Tipps zu PowerPoint 2007
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Präsentationen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Präsentationen erzeugen und Folien bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Folien verschieben und kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Folien gestalten
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
Textfolien gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
Folie mit Grafiken gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
Präsentationen drucken und vorführen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Präsentationen und Begleitmaterial drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Bildschirmpräsentationen vorbereiten und vorführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
OUTLOOK 2007
Übersicht über die Tipps zu Outlook 2007
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
EMails professionell schreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Was macht eine professionelle EMail aus? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
EMails effizient erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Rund um Adressbuch und Kalender
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Adressen und Kontakte optimal nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Nützliche Kalendertipps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Noch mehr Tipps
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
Arbeitserleichterungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
© HERDTVerlag
5
Word 2007
Text eingeben und fertige Elemente nutzen
Text effizient eingeben
TIPP
28
Text an einer beliebigen Stelle eingeben .....................................................................24
29
Automatische Korrektur rückgängig machen ..............................................................24
30
Symbole einfügen ..........................................................................................................25
31
Datum und Uhrzeit einfügen ........................................................................................25
Zur Dokumenterstellung vorgefertigte Elemente nutzen
32
Geschenkgutscheine anfertigen ...................................................................................26
33
Banner erstellen .............................................................................................................26
34
Deckblatt einfügen ........................................................................................................27
35
Leere Seite einfügen ......................................................................................................27
Dokumente formatieren
Absätze schnell und einfach formatieren
36
Aufzählungen und Nummerierungen direkt erzeugen ..............................................28
37
Absätze mit Einzügen versehen ....................................................................................28
38
Tabstopps mit der Maus setzen......................................................................................29
39
Absatz mit Rahmen gestalten .......................................................................................29
40
Einzeiligen Zeilenabstand einstellen und Absatzabstand entfernen ..........................30
41
Formatvorlagensätze nutzen .........................................................................................30
42
Wörter manuell trennen ................................................................................................31
43
Nützliche Tastaturbefehle ..............................................................................................31
Dokumente gestalten
44
Hintergrund farbig gestalten ........................................................................................32
45
Text in Spalten setzen ....................................................................................................32
46
Seiten einrahmen............................................................................................................33
47
Seitenzahlen in die Seitenränder einfügen .................................................................33
Dokumentanzeige anpassen und Dokumente drucken
Dokumentanzeige optimieren
22
48
Dokumente am Bildschirm bequem lesen ....................................................................34
49
Textbegrenzungen einblenden .....................................................................................34
50
Bestimmte Formatierungszeichen immer anzeigen ....................................................35
51
Die Miniaturansichten verwenden ...............................................................................35
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WORD
2007
Seitenansicht und Drucken
52
Text in der Seitenansicht eingeben ...............................................................................36
53
Mehrere Seiten auf ein Blatt drucken ..........................................................................36
54
Seitenanzahl automatisch reduzieren ...........................................................................37
55
Briefumschläge bedrucken.............................................................................................37
Tabellen und Grafiken nutzen und gestalten
Mit Tabellen effizient arbeiten
56
Tabellenbereiche mit nur einem Klick markieren ........................................................38
57
Spaltenbreite automatisch an längsten Text anpassen ...............................................38
58
Tabellen erweitern..........................................................................................................39
59
Tabellen als Schnelltabelle speichern ...........................................................................39
60
Tabellen verschieben ......................................................................................................40
61
Text drehen und ausrichten ...........................................................................................40
62
Zellen verbinden bzw. teilen..........................................................................................41
63
Tabellenüberschriften auf jeder Seite wiederholen .....................................................41
Dokumente mit Grafiken gestalten
64
Textumbruch einstellen .................................................................................................42
65
Hintergrund mit Grafiken gestalten .............................................................................42
66
Grafiken frei positionieren.............................................................................................43
67
Horizontale Linien einfügen ..........................................................................................43
Arbeitserleichterungen
Schnell das passende Wort finden und einfügen
68
Ersatzwörter vorschlagen lassen ...................................................................................44
69
Begriffe übersetzen .......................................................................................................44
70
QuickInfo mit Übersetzung anzeigen ..........................................................................45
71
Schnellbausteine einsetzen ...........................................................................................45
Funktionen für mehrseitige Dokumente
72
Textbestandteile zählen ................................................................................................46
73
Zeilennummern anzeigen .............................................................................................46
74
Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiten ................................................................47
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23
Dokumente formatieren
Absätze schnell und einfach formatieren
TIPP
40 Einzeiligen Zeilenabstand einstellen und Absatzabstand entfernen
Neuer Text wird standardmäßig mit einem Zeilenabstand von 1,15 und einem Abstand nach
dem Absatz von 10 pt eingefügt. Sie möchten den so entstandenen Leerraum in Ihren Doku
menten reduzieren? So stellen Sie mit einem Klick einen einfachen Zeilenabstand ein und
entfernen gleichzeitig den Absatzabstand:
Markieren Sie die Absätze.
Klicken Sie im Register Start, Gruppe Formatvorlagen, auf Kein Leerraum.
Formatvorlage Kein
Leerraum zuweisen
TIPP
41 Formatvorlagensätze nutzen
Ihr Dokument soll mit wenig Aufwand anders aussehen? Mit Formatvorlagensätzen weisen Sie
einem Dokument schnell eine andere Gestaltung zu. Formatvorlagensätze enthalten jeweils
eine Zusammenstellung von Formatvorlagen. Die Formatvorlagen in einem Formatvorlagensatz
sind hinsichtlich Schriftarten und Farben aufeinander abgestimmt. In den einzelnen Format
vorlagensätzen tragen die Formatvorlagen dieselben Namen, weisen jedoch unterschiedliche
Formatierungen auf.
Klicken Sie im Register Start, Gruppe Formatvorlagen, auf Formatvorlagen ändern.
Klicken Sie auf Formatvorlagensatz und anschließend auf den gewünschten Eintrag.
30
© HERDTVerlag
WORD
2007
TIPP
42 Wörter manuell trennen
Sie möchten Text an einer bestimmten Stelle trennen, ohne die Silbentrennfunktion aufzurufen?
Nutzen Sie die schnelle Möglichkeit, mit der Tastatur einen bedingten Trennstrich einzufügen:
Geben Sie mit S+- einen bedingten Trennstrich ein.
Der Trennstrich wird (im Gegensatz zu einem Bindestrich -) nur dann angezeigt, wenn das
Wort tatsächlich am Zeilenende getrennt wird.
-
S+-
TIPP
43 Nützliche Tastaturbefehle
Sie möchten bei der Texteingabe nicht laufend zur Maus greifen müssen? Mit der Tastatur
können Sie ebenfalls verschiedene Befehle sehr schnell aufrufen.
Cursor an den Zeilenanfang setzen:
Cursor an das Zeilenende setzen:
P
:
Seitenumbruch einfügen:
H+Ü
S+Ü
Formatierungszeichen ein/ausblenden:
S+H++
Geschützten Trennstrich einfügen:
S+H+Leer
S+H+K
Zeilenumbruch einfügen:
Geschützten Wortzwischenraum einfügen:
Absatz zentriert ausrichten:
S+l
S+r
S+b
S+e
Hilfe aufrufen:
!
Absatz linksbündig ausrichten:
Absatz rechtsbündig ausrichten:
Absatz im Blocksatz ausrichten:
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31
Dokumente formatieren
Dokumente gestalten
TIPP
44 Hintergrund farbig gestalten
Ihr Dokument soll einen farbigen Hintergrund erhalten? So einfach geht's:
Wechseln Sie zum Register Seitenlayout.
Klicken Sie in der Gruppe Seitenhintergrund auf die Schaltfläche Seitenfarbe und wählen Sie
eine Farbe oder einen Fülleffekt.
1
Zum Register Seitenlayout
wechseln
2
Über Seitenfarbe eine Farbe
oder einen Fülleffekt wählen
Damit der Effekt auch auf dem Ausdruck erscheint, klicken Sie auf die OfficeSchaltfläche,
auf WordOptionen und auf Anzeigen. Unter Druckoptionen schalten Sie Hintergrund
farben und bilder drucken ein.
TIPP
45 Text in Spalten setzen
Ihr Text soll wie bei einer Zeitung in Spalten erscheinen? Mit Word kein Problem:
Markieren Sie den gewünschten Textbereich.
Klicken Sie im Register Seitenlayout, Gruppe
Seite einrichten, auf Spalten und wählen Sie
eine Spaltenanzahl bzw. anordnung aus.
32
Spaltenanzahl bzw.
aufteilung wählen
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