Tipp 075

Eigene Formulare erstellen - so geht's
Formulare kommen immer dann zum Einsatz, wenn Vordrucke oder Formblätter nach einer festen Vorgabe
auszufüllen sind. Mit Word können Sie Formulare nicht nur erstellen, sondern auch direkt am Bildschirm
ausfüllen. Durch einen Formularschutz sorgen Sie dafür, dass das Layout nicht verändert werden kann. In
diesem Beispiel arbeiten wir mit Word ab der Version 2010.
1. Eine Dokumentenvorlage für die weitere Verwendung erstellen
Damit Ihnen das Dokument mit den Formularfeldern jederzeit zur Verfügung steht, legen Sie für Ihr Formular
zunächst eine Dokumentvorlage an. Wählen Sie dazu die Menüschritte Datei, Neu, Leeres Dokument, Erstellen.
Das neue Dokument speichern Sie gleich als Vorlage ab. Aktivieren Sie dazu das Register Datei. Wählen Sie
dort den Befehl Speichern und senden aus. Klicken Sie auf den Befehl Dateityp ändern und dann auf das
Symbol Vorlage.
Mit einem Klick auf Speichern unter werden Sie nach dem Dateinamen für die Vorlage gefragt. Geben Sie den
Dateinamen Formularvorlage ein, und klicken Sie dann auf Speichern. Ab sofort arbeiten Sie in der neuen
Dokumentenvorlage. Wenn Sie bereits mit Word 2016 arbeiten, finden Sie den Speicherbefehl für die Vorlage
im Register Datei, Exportieren.
© Weka/ Archiv
Durch das Speichern als Vorlage steht Ihnen jederzeit ein leeres Formular zur Verfügung.
2. Ausrichten der Formularfelder mithilfe von Tabellen
In diesem Beispiel soll ein Formular zur Aufnahme von Kontakten erstellt werden. Schreiben Sie daher als
Überschrift in Ihre Vorlage: Kontakte erfassen. Betätigen Sie dann die [Enter]-Taste. Um Felder in einem
Formular genau zu positionieren, bieten sich Tabellen an. Aktivieren Sie im Menüband das Register Einfügen.
Klicken Sie in der Gruppe Tabelle auf das gleichnamige Symbol. Im nächsten Menü wählen Sie den Befehl
Tabelle einfügen. Das Dialogfenster wird eingeblendet.
Lesetipp: Word-Serienbriefe erstellen
Selektieren Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und sechs Zeilen. Mit einem Klick auf OK wird die Tabelle
erstellt. In der linken Spalte sollen die Bezeichnungsfelder stehen. Tippen Sie daher in die linken Zellen der
Tabelle untereinander ein: Anrede, Name, Datum Datenerhebung, Volljährig, Bild, Alle Daten erfasst. In die
rechte Spalte kommen die Formularfelder, mit denen das Formular später gefüllt werden soll. Schreiben Sie
unterhalb der Tabelle: Bitte alle bekannten Daten ausfüllen. Nicht bekannte Daten müssen später nachgereicht
werden. Freie Bemerkungen:. Der Bereich für die freien Bemerkungen wird später freigegeben, während der
Rest des Formulars geschützt wird, sodass dort nur Formularfelder ausgefüllt werden.
3. Inhaltssteuerelemente zur Formularerstellung verfügbar machen
Mit den neuen Inhaltssteuerelementen in Word ab der Version 2010 ist ein Formular schnell erstellt. Sie
können ohne Programmierkenntnisse erstellt und sofort eingesetzt werden. Denn alle kryptischen Schritte
erfolgen automatisch im Hintergrund und muss Sie nicht interessieren. Allerdings wird das Registerblatt
Entwicklertools zum Erzeugen dieser Steuerelemente benötigt. Dieses Registerblatt ist standardmäßig nicht
aktiviert.
© Weka/ Archiv
Mit einem Kombinationsfeld erleichtern Sie dem Anwender die Eingabe von Daten, da hier gleich mehrere Vorgaben zur
Verfügung stehen.
Klicken Sie deshalb auf das Registerblatt Datei und wählen dann den Befehl Optionen aus. In den Optionen
wählen Sie die Kategorie Menüband anpassen. Setzen Sie im Bereich Menüband anpassen ein Häkchen in das
Kontrollkästchen Entwicklertools. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird das Registerblatt
Entwicklertools im Menüband eingeblendet.
4. Erstellung eines Kombinationsfeldes zur Eingabe von variablen Daten
Kombinationsfelder erleichtern dem Anwender die Eingabe von Daten. Für die Anrede in unserem Formular
bietet sich ein solches Feld an. Klicken Sie deshalb in der Tabelle in die rechte Spalte neben Anrede:. Aktvieren
Sie das Registerblatt Entwicklertools. In der Gruppe Steuerelemente finden Sie die benötigten
Inhaltssteuerelemente. Klicken Sie hier auf das Symbol Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement. Es wird in das
Tabellenfeld übernommen. Sie müssen jetzt noch festlegen, welche Werte in dem Kombinationsfeld zur
Verfügung stehen. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe Steuerelemente den Befehl Eigenschaften.
© Weka/ Archiv
Im Datumssteuerelement suchen Sie das gewünschte Datum aus. Standardmäßig wird das aktuelle Datum
vorgeschlagen.
Das Fenster Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen wird eingeblendet. Tippen Sie in das Feld Titel den
Eintrag Anrede ein. Setzen Sie dann ein Häkchen in das Kästchen Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht
werden. Diesen Eintrag sollten Sie auch bei allen folgenden Formularfeldern vornehmen. Das Kästchen Der
Inhalt kann nicht bearbeitet werden darf nicht aktiviert sein (Häkchen raus). Mithilfe der Schaltfläche
Hinzufügen fügen Sie die benötigten Einträge für das Steuerelement ein: Frau, Herr, Firma, Amt, Büro,
Redaktion, Unbekannt. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.
Lesetipp: 20 Add-ins für Word
Momentan steht in dem Steuerelement Wählen Sie einen Eintrag aus. Diese Vorbelegung wandeln Sie mit
einem Mausklick auf das Symbol Entwurfsansicht um. Ändern Sie jetzt die Vorbelegung auf den Text: Wählen
Sie eine Anrede aus. Klicken Sie nochmals auf das Symbol Entwurfsansicht. Jetzt steht der eingegebene Text in
dem Kombinationsfeld. Auch in den folgenden Steuerelementen können Sie die Vorbelegung auf die eben
erklärte Art und Weise ändern.
5. Ein Text-Inhaltssteuerelement für Formatierungen erstellen
Die Textinhaltssteuerelemente teilen sich in zwei Arten auf. Zum einen gibt es das Nur-TextInhaltssteuerelement, das nur Formatierungen am gesamten Texteintrag erlaubt. Um einzelne Textteile
formatieren zu können, gibt es das Rich-Text-Steuerelement. Für das Feld Name reicht das Nur-TextSteuerelement. Setzen Sie dieses Feld in die entsprechende Zelle der Tabelle ein.
© Weka/ Archiv
Wählen Sie ein Kontrollkästchen wie zum Beispiel zur Bestätigung der Volljährigkeit.
Im Entwurfsmodus passen Sie die Vorgabebeschreibung an. Mithilfe der Eigenschaften vergeben Sie den Titel
für das Steuerelement. Sie sollten auch bei diesen Steuerelementen dafür sorgen, dass diese nicht gelöscht
werden können. Mit der Option Wagenrückläufe zulassen haben Sie die Möglichkeit, mehrere Absätze in
diesem Steuerelement zu erlauben.
6. Das Formularfeld für die Datumsauswahl definieren
Für das Aufnahmedatum erstellen Sie das Datumsauswahl-Steuerelement in der entsprechenden Tabellenzelle.
Wählen Sie über den Befehl Eigenschaften im Bereich Datum wie folgt anzeigen das Format der
Datumsanzeige. In der späteren Funktion wird Ihnen mit einem Mausklick auf dieses Feld ein Kalender
eingeblendet, mit dessen Hilfe Sie ein Datum durch Anklicken auswählen können. Durch Betätigen der
Schaltfläche OK wird das Steuerelement erzeugt.
© Weka/ Archiv
Mit dem Bildinhaltssteuerelement lassen sich auch Bilder einfügen.
7. Ein Kontrollkästchen für spätere Bestätigungen einfügen
Kontrollkästchen dienen zur Bestätigung von bestimmten Sachverhalten. Das ist für die Frage nach der
Volljährigkeit nutzbar. Nutzen Sie hier das Kontrollkästchensteuerelement. Schalten Sie die Eigenschaften zu
diesem Steuerelement ein, können Sie hier ein eigenes Symbol für Aktivierung und Deaktivierung eingeben.
Das gleiche Prozedere gilt für die Abfrage im Formular, ob alle Daten erfasst sind.
8. Auch Bilder können in einem Formularfeld dargestellt werden
Ein sehr einfach zu bedienendes, aber sehr effektvolles Steuerelement ist das Bildinhaltssteuerelement.
Nachdem dieses Formularfeld in die Zellen neben Bild eingesetzt ist, wird per Mausklick auf das Symbol in der
Mitte des Steuerelements das Explorer-Fenster eingeblendet, und Sie wählen ein Bild aus. Weitere
Einstellungen sind für dieses Steuerelement nicht notwendig.
© Weka/ Archiv
Über diese Abfrage- und Bestätigungsfenster schützen Sie einzelne Abschnitte Ihres Formulars.
9. Platzhalter für die Eingabe von freiem Text einfügen
In diesem Fall müssen Sie vor dem Schutz des Formulars einen Abschnittsumbruch einfügen. Sie können dann
bestimmte Abschnitte des Formulars freigeben und andere Abschnitte sperren. Um Abschnitte in einem
Formular zu erzeugen, stellen Sie die Schreibmarke zunächst an die Stelle des Dokuments, wo ein neuer
Abschnitt entstehen soll. In unserem Formular z.B. unterhalb des Texteintrags Freie Bemerkungen. Aktivieren
Sie das Registerblatt Seitenlayout. Klicken Sie hier in der Gruppe Seite einrichten auf den Befehl Umbrüche.
Wählen Sie im eingeblendeten Untermenü im Bereich Abschnittsumbrüche den Befehl Fortlaufend aus. Schon
haben Sie einen neuen Abschnitt erzeugt.
10. Formular schützen, dass nur Formularfelder ausgefüllt werden
Damit der Aufbau des Formulars nicht verändert werden kann, muss es geschützt werden. Dazu müssen Sie
sich im Registerblatt Entwicklertools befinden. Klicken Sie dort in der Gruppe Schützen auf das Symbol
Bearbeitung einschränken. Aktivieren Sie im eingeblendeten Arbeitsbereich das Kästchen
Bearbeitungseinschränkungen. Wählen Sie anschließend aus dem Auswahlfeld Ausfüllen von Formularen.
Klicken Sie dann auf den darunterliegenden Befehl Abschnitte auswählen. Das Dialogfenster Abschnitt
schützen wird eingeblendet. Nehmen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Abschnitt 2 heraus. Klicken Sie
dann auf die Schaltfläche OK und im Arbeitsbereich auf den Befehl Ja, Schutz jetzt anwenden. In der
anschließenden Passwortabfrage können Sie bei Bedarf noch ein Passwort eingeben, und schon ist das
Formular fertig.
Umschläge und Etiketten erstellen – so geht’s
18.9.2015 von Peter Schnoor - PCgo
Mit Word können Sie ganz leicht und direkt Umschläge und Etiketten erstellen. So sparen Sie sich das
Adressen aufschreiben per Hand.
© joephotostudio / Shutterstock
Mit unseren Tipps müssen Sie Umschläge und Etiketten nie mehr händisch beschriften!
Umschläge und Etiketten lassen sich ohne Zusatzprogramme direkt in Word erstellen. Das ist sehr nützlich. Bei
Briefumschlägen ohne Sichtfenster müssen Sie die Adressen nicht per Hand aufschreiben. Unser Workshop
erklärt Ihnen, wie das geht.
Schritt 1: Format für das Adress-Etikett auswählen
© WEKA Media Publishing GmbH
Die Informationen zum Etikettenformat finden Sie direkt auf den Etikettenbögen.
Zum Erstellen von Etiketten bietet sich die Etikettenfunktion von Word an. Zahlreiche Etikettenformate stehen
bereits standardmäßig zur Verfügung und können direkt angewendet werden. Aktivieren Sie das Register
Sendungen und klicken Sie in der Gruppe Erstellen auf das Symbol Etiketten. Das Dialogfenster Umschläge
und Etiketten wird eingeblendet. Um das richtige Etikettenformat festzulegen, aktivieren Sie die Schaltfläche
Optionen. Das Fenster Etiketten einrichten wird angezeigt. Wählen Sie im Bereich Druckerinformationen, ob es
sich bei dem Etikettendrucker um einen Endlosdrucker oder um einen Seitendrucker handelt.
Lesetipp: Office-Praxis-Tipps
Lesen Sie auf der Verpackung Ihrer Etiketten oder auf dem Etikettenblatt selbst nach, um welchen Hersteller
und welche Bestellnummer es sich dabei handelt. Anschließend wählen Sie im Auswahlfenster
Etikettenlieferanten die passende Etikettenmarke. Im Auswahlfenster der Bestellnummer wählen Sie die
Bestellnummer. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.
Schritt 2: Adressdaten eingeben und den Datensatz formatieren
© WEKA Media Publishing GmbH
Sie können die Adressdaten direkt aus Outlook übernehmen oder manuell eingeben.
Nach der Auswahl des passenden Formats können Sie die Daten für das Etikett eingeben. Sie haben auch die
Möglichkeit, die Adressinformationen aus Outlook zu übernehmen. Klicken Sie dazu auf das Symbol oberhalb
des Eingabefensters für die Adressdaten. Das Adressbuch von Outlook wird eingeblendet und Sie suchen die
gewünschte Adresse aus. Standardmäßig werden Etikettendaten ohne weitere Formatierungen eingetragen.
Markieren Sie den Eintrag, den Sie formatieren möchten. Klicken Sie dann auf die rechte Maustaste. Im
eingeblendeten Kontextmenü aktivieren Sie den Befehl Schriftart. Daraufhin steht Ihnen das Dialogfenster
Schriftart zur Verfügung und Sie haben die Möglichkeit, den markierten Bereich zu formatieren.
Schritt 3: Einzelne Etiketten oder ein ganzes Blatt mit Etiketten drucken
Ein ganzes Blatt mit gleichen Etikettendaten zu drucken, lohnt sich, wenn Sie wissen, dass Sie diese Daten des
Öfteren benötigen. Wenn Sie aber ein Etikett nur einmal brauchen, können Sie auch ein einzelnes Etikett
bedrucken. Dabei wählen Sie zunächst aus, welches Etikett bedruckt werden soll. Dadurch können Sie einen
Etikettenbogen so lange mit Einzeletiketten bedrucken, bis alle Etiketten verbraucht sind. Im unteren Bereich
des Dialogfensters Umschläge und Etiketten finden Sie den Bereich Drucken. Standardmäßig ist die Option
Eine Seite desselben Etiketts drucken aktiv.
Lesetipp: Flyer erstellen mit Word
Falls Sie ein einzelnes Etikett drucken möchten, aktivieren Sie das Optionskästchen Ein Etikett. Legen Sie
anschließend fest, welches Etikett bedruckt werden soll. Sie können über das Feld Zeile die genaue Zeile, und
über das Feld Spalte die genaue Spalte festlegen, die auf dem Etikettenblatt gedruckt werden soll. So werden
die einzelnen Etiketten nacheinander verbraucht.
Schritt 4: Weitere Etikettenvorlagen über das Internet suchen
© WEKA Media Publishing GmbH
Im Internet werden auch Etiketten mit vorgefertigten Designs angeboten. Diese sind meist im Word-Format verfügbar.
Wenn Sie das richtige Etikettenformat nicht auf Ihrem PC finden, probieren Sie es doch einmal über das Internet. Alle großen Anbieter von Etiketten bieten auf Ihren Internetseiten die zum Papier passenden Formatvorlagen an. Ein Ausflug auf diese Seiten lohnt sich. Probieren Sie zum Beispiel folgende Seiten aus:
•
•
www.herma.de: Wählen Sie auf der Internetseite im Bereich Herma Etiketten Vorlagen den Link GratisSoftware. Auch bereits vorgestaltete Vorlagen stehen zur Verfügung.
www.avery-zweckform.com: Auf der Startseite von Avery klicken Sie auf den Menübefehl Vorlagen & Software.
In der folgenden Seite wählen Sie den Hyperlink Vorgestaltete Vorlagen. Hier stehen Ihnen über 700 Vorlagen
zur Verfügung. Die vorgestalteten Vorlagen sind Microsoft Word-Dokumente, in denen verschiedene Designs für
Avery-Zweckform-Produkte enthalten sind. Sie können die Vorlagen kostenlos und ohne Registrierung
downloaden.
Schritt 5: Etikettenformate selbst definieren
© WEKA Media Publishing GmbH
Etikett nicht gefunden? In diesem Fall lassen sich über dieses Eingabefenster eigene Etikettenformate sehr genau
einrichten.
Falls Ihre Etiketten von keinem Hersteller unterstützt werden, oder Sie das passende Etikettenformat nicht
finden, haben Sie die Möglichkeit, passende Etikettenformate selbst zu erstellen. Klicken Sie im Register
Sendungen auf das Symbol Etikett. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Schaltfläche Optionen und dann
Neues Etikett. Tippen Sie in das Eingabefeld Etikettenname einen Namen für Ihr neues Etikett ein. Dieser Name
darf noch nicht für ein anderes Etikett vergeben worden sein. Messen Sie jetzt auf dem Etikettenbogen mit
einem Lineal die Werte aus, die das Programm benötigt. Im Vorschaufenster des Etiketts sehen Sie, welche
Werte benötigt werden. Tragen Sie in die Felder Oberer Rand, Seitenrand, Etikettenhöhe, Etikettenbreite,
Vertikalabstand, Horizontalabstand, Etiketten in Zeile, Etiketten in Spalte und Seitenformat die vorher ausgemessenen Werte ein. Das neue Etikettenformat wird nur angelegt, wenn alle Etiketten auf eine Seite passen.
Sonst kommt eine Fehlermeldung, und Sie müssen die entsprechenden Werte korrigieren.
Lesetipp: Softmaker Office 2016 im Test
Wenn alle Werte korrekt eingegeben sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie können jetzt die
gewünschten Kontaktdaten für das Etikett eingeben. Vor dem ersten Druck auf das Etikettenpapier empfiehlt
sich ein Probedruck auf ein leeres Blatt Blankopapier. Das können Sie dann gegen den Etikettenbogen halten
und kontrollieren, ob an die richtigen Stellen gedruckt wurde. Falls das nicht der Fall ist, können Sie die
Einstellungen korrigieren, ohne teures Etikettenpapier verschwendet zu haben. Um bei weiteren
Etikettendrucken das selbst erstellte Format wiederzufinden, wählen Sie in dem Dialogfenster Etiketten
einrichten im Bereich Etiketteninformationen im Auswahlfeld Etikettenmarke den Eintrag
Andere/Benutzerdefiniert. Daraufhin erscheint im Auswahlfenster Bestellnummer der Name des von Ihnen
erstellten Etiketts. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK übernehmen Sie dieses Format für den
Etikettendruck.
Schritt 6: Adressen direkt auf einen Umschlag drucken
© WEKA Media Publishing GmbH
Das Einrichten der Adressen und des Absenders auf den verschiedensten Umschlagsvarianten erfolgt über die
entsprechenden Dialogfenster.
Umschläge erstellen Sie mit dem Symbol Umschläge im Register Sendungen. Sie wählen den Empfänger und
den Absender mit jeweils einem Klick auf das Symbol neben der Empfängeradresse und neben der Absenderadresse aus Ihren Outlook-Kontakten. Oder Sie tippen die Adressen selbst in die jeweiligen Felder ein.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Optionen wird das Dialogfenster Umschlagoptionen eingeblendet. Hier
wählen Sie zunächst das Umschlagformat. Danach legen Sie die gewünschten Schriftarten fest. Dann haben Sie
noch die Möglichkeit, die Lage der Empfänger- und der Absenderadresse zu verschieben. Mit einem Klick auf
das Registerblatt Druckoptionen legen Sie noch die Einzugsmethode für den Umschlag fest.
Schritt 7: Etiketten im Seriendruck produzieren
Sie können Etiketten und Umschläge auch als Seriendruck erzeugen. Dann werden für alle ausgewählten
Kontakte Etiketten erstellt. Wählen Sie dazu im Register Sendungen das Symbol Seriendruck starten. Klicken
Sie im eingeblendeten Auswahlmenü auf den Befehl Etiketten. Wählen Sie im eingeblendeten Menü das
passende Etikett und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Falls Sie im Dokument keine Etikettenabgrenzungen
sehen, aktivieren Sie das Register Tabellentools und wählen dort in den Vorlagen das Raster aus. Jetzt werden
die Tabellenbegrenzungen im Dokument angezeigt.
Lesetipp: PDF in Word umwandeln und umgekehrt
Nun geht es an die Auswahl der Datenquelle. Wählen Sie im Register Sendungen das Symbol Empfänger auswählen. Hier stehen Ihnen die Möglichkeiten Neue Liste eingeben, Vorhandene Liste verwenden und Aus
Outlook Kontakten auswählen zur Verfügung. Nachdem Sie den benötigten Kontaktordner geöffnet haben,
können Sie die gewünschten Adressen auswählen. Standardmäßig werden alle Kontakte zur Auswahl
vorgeschlagen. Mit den Kontrollkästchen vor den einzelnen Einträgen haben Sie die Möglichkeit, Kontakte
auszuschließen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Jetzt setzen Sie die benötigten
Seriendruckfelder in das erste Etikett. Klicken Sie dazu in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf das
Symbol Seriendruckfeld einfügen.
© WEKA Media Publishing GmbH
Der „Seriendruck“ erzeugt bei Bedarf für jeden ausgewählten Kontakt und dessen Datensatz ein separates Etikett.
Daraufhin werden alle vorhandenen Felder angezeigt. Per Mausklick übernehmen Sie die einzelnen Felder.
Zwischen zwei Feldern betätigen Sie einmal die [Leer]-Taste. Eine Zeile tiefer gelangen Sie jeweils mit der
[Enter]-Taste. Bis jetzt haben Sie nur das erste Etikett mit den Serienfeldern beschrieben. Damit die Serienfelder für alle Etiketten übernommen werden, aktivieren Sie das Symbol Etiketten aktualisieren. Dadurch
werden die Serienfelder in alle Etiketten übernommen.
Um eine Vorschau auf die Etiketten zu bekommen, klicken Sie auf das Symbol Vorschau Ergebnisse. Über das
Symbol Fertigstellen und zusammenführen können Sie die Dokumente sofort drucken. Sinnvoller ist es
allerdings, den Befehl Einzelne Dokumente bearbeiten zu wählen. Dann wird ein neues Dokument mit allen
ausgewählten Kontakten erstellt. Hier können Sie dann noch einzelne Kontaktinformationen anpassen und bei
Bedarf jederzeit ausdrucken.
Falz- und Lochmarken erstellen für StandardBriefumschläge
29.9.2015 von Peter Schnoor - PCgo
Wir zeigen, wie Sie in Word Falzmarken und Vorlagen erstellen, damit Sie Briefe für Standardvorschläge
richtig falten und lochen.
© Early Spring / Shutterstock
So erstellen Sie Falz und Lochmarken in Word!
Schriftstücke müssen gefaltet werden, damit sie in einen Standard-Briefumschlag passen, zum Abheften werden
sie gelocht. Hilfe versprechen mit Word erstellte Vorlagen samt entsprechenden Markierungen.
Schritt 1: Funktion für Kopf- und Fußzeilen nutzen
Erstellen Sie ein neues Word-Dokument. Zum Erstellen von Falz- und Lochmarken bietet sich die Kopfzeile
von Word an. Um in die Kopfzeile zu gelangen, aktivieren Sie das Register Einfügen. Klicken Sie dort auf das
Symbol Kopfzeile. Im eingeblendeten Untermenü wählen Sie den Befehl Kopfzeile bearbeiten. Jetzt befinden
Sie sich im Kopfzeilenbereich, zu erkennen an der gestrichelten Linie unterhalb der Kopfzeile. Die Kopf- und
Fußzeilentools sind in der Menüleiste eingeblendet.
© WEKA Media Publishing GmbH
Sie erkennen die Kopfzeile an der gestrichelten Linie unterhalb der Kopfzeile und den eingeblendeten Funktionen für
Kopf- und Fußzeilen.
Schritt 2: Falzmarken mit Linien erstellen
Zum Erstellen der Falzmarken wechseln Sie in das Register Einfügen. Klicken Sie dort in der Gruppe Illustrationen auf das Symbol Formen. Hier wählen Sie die Form Linie. Der Mauszeiger verwandelt sich jetzt in ein
Kreuz. Zeichnen Sie durch Ziehen mit der Maus am linken Rand der Kopfzeile eine waagerechte Linie. Damit
die Linie wirklich waagerecht verläuft, halten Sie beim Ziehen die Großschreibtaste gedrückt. Sie finden die
Taste auf der Tastatur unten links, oberhalb der Taste [Strg]. Die Länge der Linie spielt im Moment noch keine
Rolle. Jetzt muss die Linie noch genau ausgerichtet werden, damit sie als obere Falzmarke genutzt werden
kann.
Schritt 3: Markierung positionieren
Es gibt zwei unterschiedliche Maße für die Falzmarken – für einen Briefkopf der Form A oder der Form B. Auf
die Lochmarken hat die Größe des Briefkopfs keinen Einfluss. Form A hat eine Briefkopfhöhe von 27 mm,
Form B die Höhe von 45 mm und bietet damit mehr Raum, z.B. für die Platzierung eines Firmen-Logos. Wenn
Sie also ein Anschriftenfeld ohne Logo erstellen, ist die Form A korrekt. In diesem Anleitungsschritt werden
immer beide Werte angegeben. So können Sie den für sich passenden Wert aussuchen.
Lesetipp: PDF in Word umwandeln und umgekehrt
Zur genauen Positionierung der oberen Falzmarke verwenden Sie die Zeichentools. Sind diese nicht eingeblendet, klicken Sie noch einmal auf die eben gezeichnete Linie. In den Zeichentools finden Sie das Register
Format. Klicken Sie in der Gruppe Anordnen auf das Symbol Position. Im folgenden Menü wählen Sie den
Befehl Weitere Layoutoptionen. Das Dialogfenster Layout wird eingeblendet.
Jetzt geht es um die Position der oberen Falzmarke. Klicken Sie im Fenster Layout auf das Register Position.
Stellen Sie im Abschnitt Horizontal als Absolute Position den Wert 0,5 cm ein. Wählen Sie dann im
Auswahlmenü rechts von den Eintrag Seite aus. Als vertikale Position der oberen Falzmarke stellen Sie im
Bereich Vertikal die Absolute Position auf den Wert 9,9 cm für Form A oder 10,5 cm für Form B ein. Wählen
Sie dann im Auswahlmenü rechts davon unterhalb den Eintrag Seite. Aktivieren Sie das Register Größe. Im
Bereich Breite wählen Sie die Option Absolut und stellen 0,3 cm ein. Mit einem Klick auf OK werden die
Einstellungen übernommen und die erste Falzmarke ist erstellt.
© WEKA Media Publishing GmbH
Die obere Falzmarke wird genau ausgerichtet. In diesem Beispiel mit den Werten nach Form A.
Schritt 4: Untere Falzmarke festlegen
Kopieren Sie die obere Falzmarke. Dazu muss sie markiert sein. Aktivieren Sie das Register Start und klicken
Sie in der Gruppe Zwischenablage auf das Symbol Kopieren. Klicken Sie dann direkt auf das Symbol Einfügen.
Aktivieren Sie in den Zeichentools das Register Format. Klicken Sie in der Gruppe Anordnen auf das Symbol
Position und wählen Sie den Befehl Weitere Layoutoptionen aus. Stellen Sie die Absolute Position auf 0,5 cm
ein. Im Auswahlfeld rechts von muss der Eintrag Seite ausgewählt sein. Als vertikale Position der oberen
Falzmarke stellen Sie im Bereich Vertikal die Absolute Position auf den Wert 19,2 cm für Form A oder 21 cm
für Form B ein. Im Auswahlmenü unterhalb muss der Eintrag Seite stehen. Mit einem Klick auf OK
übernehmen Sie die Daten für die untere Falzmarkierung.
Schritt 5: DIN-gerechte Lochmarke erstellen
© WEKA Media Publishing GmbH
Die Lochmarke wird für eine bessere optische Wahrnehmung etwasbreiter als die Falzmarken.
Damit Sie das Dokument mit der Lochung an den richtigen Stellen versehen können, fügen Sie jetzt noch eine
Lochmarke hinzu. Die Lochmarke gehört in die Mitte des Briefes. Kopieren Sie dazu, wie im Schritt 4
beschrieben, die Falzmarke. Aktivieren Sie in den Zeichentools das Register Format. Klicken Sie in der Gruppe
Anordnen auf das Symbol Position und wählen Sie den Befehl Weitere Layoutoptionen. Stellen Sie die
Absolute Position auf 0,5 cm ein. Im Auswahlfeld rechts von muss der Eintrag Seite ausgewählt sein. Als
vertikale Position der Lochmarke tippen Sie im Bereich Vertikal die Absolute Position den Wert 14,85 cm ein.
Bitte beachten: Im Auswahlmenü unterhalb muss im Anschluss der Eintrag Seite stehen.
Lesetipp: Serienbriefe mit Word erstellen
Für die Lochmarke sollten Sie noch die Größe ändern. Klicken Sie auf das Register Größe und stellen Sie im
Bereich Breite den Wert Absolut auf 0,6 cm ein. Zum Abschluss klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.
Um wieder in das Dokument selbst zu kommen, wählen Sie in den Kopf- und Fußzeilentools das Symbol Kopfund Fußzeile schließen. Es geht aber auch noch einfacher: Sie machen mit der Maus einen linken Doppelklick
irgendwo in Ihrem Dokument.
Schritt 6: Dokument mit Markierungen als Vorlage speichern
© WEKA Media Publishing GmbH
Erstellen Sie aus Ihrem Dokument eine Vorlage. Diese wird beim Erstellen neuer Dokumente nicht überschrieben.
Aktivieren Sie das Register Datei. Klicken Sie dann auf den Befehl Speichern und Senden. Im rechten Bereich
wählen Sie in der Kategorie Dateitypen das Symbol Dateityp ändern. Klicken Sie jetzt im Bereich ganz rechts
auf das Symbol Vorlage. Mit einem Klick auf das Symbol Speichern unter wird das Dialogfenster eingeblendet.
Vergeben Sie einen Dateinamen. Bestätigen Sie die Eingaben mit Speichern. Jetzt haben Sie Ihre Vorlage für
später auszuführende Dokumente erstellt.
Schritt 7: Vorlage mit Markierungen öffnen
Zum Öffnen Ihrer erstellten und hinterlegten Vorlage klicken Sie auf Datei und dann auf Neu. Wählen Sie
rechts entweder Meine Vorlagen oder, wenn Ihre Vorlage dort nicht auftaucht, den Optionseintrag Neu aus
vorhandenem aus. Wählen Sie die mit den Markierungen versehene Vorlage aus. Diese wird dann in das
Bearbeitungsfenster von Word übernommen. Jetzt können Sie ein Dokument erstellen, die von Ihnen eingefügten Falz- und Lochmarken werden automatisch aus der Vorlage
Initialen einfügen - Anleitung in 5 Schritten
1.10.2015 von Peter Schnoor - PCgo
Mit Initialen - also schmückenden, großen Anfangsbuchstaben - werden Texte zum echten Hingucker. Wir
zeigen in unserer Anleitung, wie Sie in Word Initialen einfügen.
© Weka/ Archiv
Microsoft hat in Office 2010/13 viele kleine Funktionen versteckt - unter anderem die Initialen in Word.
Word bietet eine Vielzahl von Formatierungsmöglichkeiten. Ein echter Hingucker wird Ihr Worddokument
durch das Einfügen von Initialen. Durch diese extravagante Formatierung heben Sie Abschnitte besonders
hervor. Es handelt sich bei Initialen um einen schmückenden Anfangsbuchstaben wie Sie sie vielleicht aus alten
Büchern, Schriftstücken oder Urkunden kennen.
Initialen können Sie in Word sehr leicht erstellen – so geht’s in Office 2010/13:
1. Klicken Sie zunächst in den Absatz, für den Sie eine Initiale erstellen möchten.
2. Aktivieren Sie dann das Register Einfügen und klicken Sie dort in der Gruppe Text auf das Symbol Initiale.
3. Im jetzt eingeblendeten Menü wählen Sie den Befehl Initialoptionen aus. Das Dialogfenster Initial wird
eingeblendet.
4. Wählen Sie die Position Im Text aus. Danach können Sie noch die Schriftart, die Initialhöhe und den Abstand
vom Text auswählen.
5. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird Ihre Auswahl übernommen.
Lesetipp
Office-Tipp
Word: Text um Bild oder Grafik fließen lassen
In Word 2010 und 2013 gibt es Bilderrahmen mit einer pfiffigen Funktion für das Freistellen von Bildinhalten. Wir
zeigen, wie es geht.
Zur Auswahl einer besonderen Schriftart aktivieren Sie das Register Start und wählen Sie dann die gewünschte
Schriftart für Ihr Initial aus. Mit einem Klick auf den kleinen Auswahlpfeil bei den Schriftarten werden alle
verfügbaren Schriftarten eingeblendet. Sobald Sie eine der in der Auswahl angezeigten Schriftarten mit dem
Cursor berühren, wird das Ergebnis im Dokument angezeigt.
Fehlt ihnen eine Schriftart mit dem besonderen Format nach Ihren Vorstellungen, können Sie im Internet nach
weiteren freien Schriftarten (Fonts) suchen. Doch Achtung: Viele Schriftarten sind nur frei für die private
Verwendung.
Word Tabellen: 7 Profi-Tipps
21.10.2015 von Peter Schnoor - PC Magazin
Word-Tabellen bieten viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht. Die Daten darin lassen sich sortieren,
berechnen und formatieren. Dank der Funktionen und Felder innerhalb der Tabelle müssen Sie nicht auf Excel
zurückgreifen.
© Fariz Alikishibayov / shutterstock
Word statt Excel: Mit unseren Tabellen-Tipps meistern Sie auch komplexe Aufgaben.
Eine Word-Tabelle erzeugen Sie über das Registerblatt Einfügen. Klicken Sie in der Gruppe Tabelle auf das
Symbol Tabelle. Im jetzt eingeblendeten Menü bewegen Sie Ihren Mauszeiger über die Anzahl der Spalten und
der Zeilen, die Sie einfügen möchten. Diese werden dabei hervorgehoben, und an der Stelle, an der Ihre
Schreibmarke steht, zeigt Word bereits die gewünschte Tabelle als Vorschau in Ihrem Dokument an. Klicken
Sie bei der gewünschten Größe in die letzte Zelle. Damit fügt Word Ihre Tabelle in Ihr Word-Dokument ein.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Sie im eingeblendeten Tabellenmenü auf den Befehl Tabelle
einfügen klicken. Im gleichnamigen Dialogfenster legen Sie die Anzahl der Spalten und die Anzahl der Zeilen
für Ihre Tabelle fest.
Dieses Dialogfenster bietet Ihnen noch eine besondere Funktion an. Aktivieren Sie im Bereich Einstellung für
optimale Breite das Optionsfeld Optimale Breite: Inhalt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird eine
Tabelle mit ganz schmalen Spalten erzeugt. Die Tabelle wächst mit dem Inhalt. Sobald Sie anfangen, den
Tabelleninhalt zu füllen, verbreitert sich die aktuelle Spaltenbreite. Die Tabelle verwendet die optimale
Spaltenbreite für Ihre Einträge.
Für die Künstler unter Ihnen: Der Befehl Tabelle zeichnen blendet einen Zeichenstift ein. Ziehen Sie zunächst
den äußeren Rahmen Ihrer Tabelle auf. Jetzt ziehen Sie innerhalb dieses Rahmens nach Belieben waagerechte
Striche für Zeilen und senkrechte Linien für Spalten. Auch lassen sich weitere Rahmen für Untertabellen
einfügen. So bekommen Sie sehr komplexe Tabellenstrukturen hin.
© Screenshot PC-Magazin
Lassen Sie die Tabellenspalten mit der Option “Optimale Breite: Inhalt” automatisch wachsen.
Word hält ein paar vordefinierte Tabellen für Sie bereit. Diese finden Sie über das Symbol Einfügen-Tabelle,
indem Sie den Cursor auf den Befehl Schnelltabellen ziehen und sich eine der Schnelltabellen auswählen.
Nun haben Sie eine Tabelle in Word erstellt. Die folgenden 7 Tipps helfen Ihnen, bei der weiteren Arbeit.
1. Word: Tabellenentwurf ändern
Sobald Sie die Schreibmarke innerhalb einer Tabelle setzen, finden Sie im rechten Bereich des Menübandes die
Tabellentools eingeblendet. Aktivieren Sie hier das Register Entwurf. Hier finden Sie die
Tabellenformatvorlagen. Bereits beim Berühren einer dieser Vorlagen sehen Sie in einer Vorschau, wie sich die
Änderungen auf Ihre Tabelle auswirken würden. Sobald Sie eine dieser Vorlagen anklicken, werden alle in der
Vorlage enthaltenen Einstellungen auf Ihre Tabelle übertragen.
Viele Vorlagen zeigen nicht alle Gitternetzlinien an. Damit Ihnen die weitere Formatierung Ihrer Word-Tabelle
mühelos gelingt, sollten Sie die Funktion der Gitternetzlinien aktivieren. Falls die Gitternetzlinien nicht
angezeigt werden, aktivieren Sie in den Tabellentools das Register Layout und klicken dort in der Gruppe
Tabelle auf das Symbol Gitternetzlinien anzeigen.
© Screenshot PC-Magazin
Optimieren Sie die Tabellendarstellung durch das Zuweisen von Überschriften und Ergebniszeilen.
Im Registerblatt Entwurf nehmen Sie zusätzlich zur ausgewählten Tabellenformatvorlage weitere
Formateinstellungen vor. Dazu gehören Schattierungen und Rahmenarten. In der Gruppe Optionen für
Tabellenformat legen Sie fest, ob die erste Zeile eine Überschriftenzeile ist (Überschrift). Außerdem legen Sie
fest, ob die Erste Spalte und die Letzte Spalte besonders formatiert werden sollen (entsprechend der
ausgewählten Vorlage).
Für farblich abgesetzte Vorlagen legen Sie fest, ob die Zeilen oder die Spalten abwechselnd farblich
hervorgehoben werden sollen (Verbundene Zeilen, Verbundene Spalten). Mit dem Kontrollkästchen
Ergebniszeile formatieren Sie die letzte Zeile Ihrer Tabelle als Ergebniszeile.
2. Word: Mehrseitige Tabellen verwenden
Sie können eine Tabelle auch über mehrere Seiten erstellen. Dann ist es sinnvoll, die Überschriftenzeile auf
allen Seiten zu wiederholen. Sie müssen zunächst die erste Zeile Ihrer Tabelle als Überschriftenzeile festlegen.
Setzen Sie dazu im Register Entwurf in der Gruppe Optionen für Tabellenformat einen Haken in das
Kontrollkästchen Überschrift.
Lesetipp: Word - Text um Bild oder Grafik fließen lassen
Aber damit ist es noch nicht getan. Damit die Überschrift auf jeder Seite Ihrer Tabelle wiederholt wird,
aktivieren Sie das Register Layout und klicken dort im Bereich Daten auf das Symbol Überschriften
wiederholen. Ab jetzt erscheinen die Überschriften auf jeder Seite.
© Screenshot PC-Magazin
Für mehrseitige Tabellen sollten Sie die Überschriften wiederholen.
Erfahrungsgemäß wächst eine Tabelle erst im Laufe der Zeit an. Sie können die Einstellungen zum
Wiederholen der Überschrift auch nachträglich vornehmen. Wundern Sie sich nicht, wenn Word nicht sofort
auf diese Einstellungen reagiert. Aktivieren Sie dann das Register Datei, und klicken Sie auf den Befehl
Drucken. Die Druckvorschau wird angezeigt. Wenn Sie jetzt wieder in Ihr Dokument wechseln, sind die
Überschriftenzeilen korrekt übernommen worden.
3. Word: Eigene Schnelltabelle bauen
Wenn Sie eine Tabelle so formatiert haben, dass Sie diese immer wieder anwenden möchten, speichern Sie die
Tabelle als eigene Schnelltabelle. Sie steht Ihnen dann bei Bedarf immer wieder zur Verfügung. Setzen Sie die
Schreibmarke zunächst in eine beliebige Zelle der gewünschten Tabelle. Word blendet daraufhin in der linken
oberen Ecke der Word-Tabelle den Tabellenverschiebepunkt ein (ein kleines Kreuz mit Pfeilen). Durch einen
Klick auf diesen Punkt wird die komplette Tabelle markiert.
Öffnen Sie anschließend die Registerkarte Einfügen. Klicken Sie dort in der Gruppe Tabellen auf das Symbol
Tabelle. Im eingeblendeten Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den untersten Befehl Schnelltabellen. Es
öffnet sich das Menüfenster mit den bereits hinterlegten Schnelltabellen. Klicken Sie in diesem Fenster auf den
ganz unten stehenden Befehl Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern. Daraufhin öffnet Word das
Dialogfenster Neuen Baustein erstellen. Tippen Sie in das Feld Name einen aussagekräftigen Namen ein.
© Screenshot PC-Magazin
Für häufig angewandte Formatierungen bauen Sie eine Schnelltabelle.
Wenn Sie mit vielen Schnelltabellen arbeiten, lohnt es sich, bestimmte Tabellentypen in einzelne Kategorien
einzuteilen, sodass die spätere Zuweisung noch schneller gelingt. Tippen Sie dazu in das Feld Kategorien einen
neuen Kategorienamen ein.
Bei Bedarf tippen Sie in das Feld Beschreibung einen erklärenden Text ein. Mit einem Klick auf die
Schaltfläche OK wird Ihre Schnelltabelle erstellt und erscheint bei der nächsten Auswahl von Schnelltabellen
im angebotenen Katalog.
4. Daten in einer Word-Tabelle sortieren
Sobald Sie eine Word-Tabelle mit Daten gefüllt haben, können Sie den Inhalt sortieren. Sinnvollerweise haben
Sie dazu die erste Zeile als Überschrift festgelegt. Dann werden die Texte, die Sie in den Überschriften stehen
haben, erkannt und als Auswahlfeld vorgeschlagen. Sonst steht in den Auswahlfeldern nur die
durchnummerierte Spalte (zum Beispiel Spalte 1). Und das ist nicht sehr aussagekräftig.
Lesetipp: Word Formular erstellen - so geht's
Setzen Sie die Schreibmarke in eine beliebige Zelle Ihrer Tabelle. Aktivieren Sie in den Tabellentools das
Register Layout. Klicken Sie dann in der Gruppe Daten auf das Symbol Sortieren. Das gleichnamige
Dialogfenster wird eingeblendet. Achten Sie darauf, dass die Option Meine Liste enthält Überschriften aktiviert
ist. Jetzt können Sie nach bis zu drei Auswahlfeldern sortieren.
© Screenshot PC-Magazin
Die Inhalte Ihrer Tabellen lassen sich problemlos sortieren.
Wenn Sie Listen sortieren und irgendwann einmal wieder die ursprüngliche Sortierung benötigen, sollten Sie
eine Spalte erstellen, die Sie fortlaufend durchnummerieren. Dann können Sie bei Bedarf jederzeit nach dieser
Nummer sortieren.
5. Summenberechnung in Word-Tabellen
Berechnungen sollten Sie eigentlich Microsoft Excel überlassen. Aber zur Not geht das auch in einer WordTabelle. Sie müssen dann nur beachten, dass sich bei Änderungen von Werten die Ergebnisse nicht automatisch
aktualisieren. Das kann schnell zu Fehlern führen.
Legen Sie zum Testen eine zweispaltige Word-Tabelle nach folgendem Muster an:
Artikel Preis
Tastatur22,50
Maus 19,22 Klicken Sie in die freie Zelle in der Spalte Preis neben Summe. Aktivieren Sie in den
Monitor199,00 Tabellentools das Register Layout. Klicken Sie in der Gruppe Daten auf das Symbol Formel.
Summe
Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Das Programm erkennt, dass sich oberhalb
der Zelle Zahlen befinden, und trägt daher automatisch die Formel =SUM(ABOVE) ein. Das bedeutet, es wird
die Summe aus den Zahlen oberhalb der Zelle gebildet. Wenn Sie das Ergebnis noch in Euro formatieren
möchten, wählen Sie aus dem Feld Zahlenformat den Eintrag #.##0,00 €;(#.##0,00 €) aus. Mit einem Klick auf
die Schaltfläche OK wird das Ergebnis berechnet und in die Zelle eingetragen.
Ändern Sie den Preis des Monitors auf 399,00 €. Damit das Ergebnis neu berechnet wird, klicken Sie auf das
Ergebnisfeld und betätigen dann die Funktionstaste [F9]. Dadurch wird das Ergebnis neu berechnet.
6. Feldberechnungen in Word-Tabellen
Wenn Sie keine Summenbildungen, sondern stattdessen andere Berechnungen benötigen, müssen Sie sich dabei
auf die Positionen der Zellen beziehen. Leider ist das nicht so komfortabel wie in Excel, da in Word-Tabellen
keine Spalten- und Zeilenbezeichnungen angezeigt werden. Diese müssen Sie manuell ermitteln.
Legen Sie als Beispiel eine dreispaltige Word-Tabelle an:
© WEKA / PC-Magazin
Feldberechnung in Word-Tabellen.
Zum Berechnen des Gesamtpreises müssen Sie jetzt Folgendes berücksichtigen: Die Spalte Anzahl entspricht
der Spalte A, die Spalte Einzelpreis entspricht der Spalte B. Die Zeile mit den Überschriften ist die Zeile 1, die
weiteren Zeilen entsprechend 2 und 3.
Um den Gesamtpreis der ersten Zeile mit Zahlen zu berechnen, klicken Sie in die Zelle unterhalb der
Überschrift Gesamtpreis. Klicken Sie in den Tabellentools im Register Layout auf das Symbol Formel. Löschen
Sie den Eintrag =Sum(Left), und tippen Sie stattdessen ein: =A2*B2*
Lesetipp: PDF in Word umwandeln und umgekehrt - so geht's
Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird das Ergebnis berechnet und in die Zelle eingetragen. Die nächste
Zeile berechnen Sie dann mit der Formel A3*B3.
7. Word Tabelle: Zeilen und Spalten hinzufügen
Zum Erweitern Ihrer Tabelle finden Sie in den Tabellentools im Register Layout die Gruppe Zeilen und
Spalten. Mit den Befehlen Links einfügen und Rechts einfügen werden neue Spalten eingefügt, mit den
Befehlen Darunter einfügen und Darüber einfügen werden neue Zeilen eingefügt.
Ein einfacher Weg, Ihre Tabelle um Zeilen zu erweitern, besteht darin, dass Sie in der letzten Zelle Ihrer
Tabelle die Tab-Taste drücken. Dann wird Ihre Tabelle automatisch um eine Zeile erweitert.