Word2000 Professional - EDV

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Word2000Profes-teil1
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WOR D 2000 P ROF ESSIONAL
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© 1999 by SPC Lehrbuch Verlag
Lutz Hunger GmbH
Kurfürstendamm 119
10711 Berlin
Tel. 030 /893 633-50
Fax 03 0 /893 633-99
email: Lehrbuch@spc.de
http://www.spc.de/Lehrbuch
Text verarbeitet mit Word 2000.
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses
Handbuches darf in irgendeiner Form
(Druck, Fotokopie oder einem anderen
Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder
unter Verwendung elektronischer Systeme
verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet
werden.
Gestaltung: Steenbrink Vormgeving,
Berlin
Herstellung: druckhaus köthen
ISBN 3-931815-50-1
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WORD
2000
SPC Lehrbuch Verlag
Lutz Hunger GmbH
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Liebe Leserinnen und Leser,
unter dem Motto Auf den Punkt gebracht! werden unsere Bücher und
unsere Digitalen Seminare zu Word, Excel, Powerpoint, Access und
Outlook Ihnen helfen, sich interaktiv mit diesen Programmen vertraut
zu machen. Sie können
An Beispielen lernen.
Mit Aufgaben üben.
Durch Testfragen Wissen überprüfen.
Alle Beispiele und Aufgaben orientieren sich an den alltäglichen
Arbeitssituationen der Stadtlupe GmbH. Die Stadtlupe GmbH ist eine
Stadtzeitung, die regelmäßig über die Kultur-Szene mit Berichten,
Kommentaren und Kritiken informiert. Sie wurde vom SPC Lehrbuch
Verlag und der SPC Computer Training als virtuelle Übungsfirma aus
der Taufe gehoben.
Die Stadtlupe GmbH besteht aus den Abteilungen Verwaltung,
Verlag, Redaktion und EDV. Überall werden Anwendungen aus
MS Office 2000 eingesetzt. Alle Mitarbeiter benötigen Kenntnisse in
Word und Outlook – wenn auch in unterschiedlicher Tiefe. Excel wird
hauptsächlich von den Mitarbeitern aus der Buchhaltung, dem Vertrieb, dem Fuhrpark, der Kleinanzeigenabteilung sowie der Programmredaktion eingesetzt. Die Marketingabteilung, aber auch der
Chefredakteur und der Chef vom Dienst benötigen für Ihre Arbeit häufig Powerpoint. Die Mitarbeiter vom Archiv, der Bildabteilung und der
Kleinanzeigenabteilung brauchen sehr gute Kenntnisse in Access.
Welche Lehrbücher und Lernprogramme Sie auch von uns einsetzen, überall werden Sie den Mitarbeitern der Stadtlupe begegnen: Mit
WORD 2000 werden in der Textredaktion Texte erstellt und korrigiert.
In der Abteilung Layout und Satz wird mit WORD gestaltet und in
ACCESS -Datenbanken nach Fotos und Grafiken gesucht. Der Vertrieb
erstellt mit EXCEL 2000 Statistiken und Diagramme über die Umsätze
der Stadtlupe. Die Marketingabteilung übernimmt diese Daten, um
mit POWERPOINT eine Präsentation zur Akquise von Anzeigenkunden aufzubauen. ACCESS Datenbankdateien werden im Archiv und in
der Kleinanzeigenabteilung eingerichtet und gepflegt. Und alle Mitarbeiter der Stadtlupe kommunizieren intern und extern über OUTLOOK .
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Lehrbücher und Lernprogramme sind didaktisch aufbereitet. Wenig
Fließtext, aber viele bebilderte und präzise Schritt-für-Schritt-Erklärungen ebnen den Weg vom Einsteiger zum routinierten Anwender.
Inhalte und Reihenfolge der Beispiele und Aufgaben entsprechen den
Inhalten und der Reihenfolge von den Autoren selbst durchgeführter
Seminare in Word, Excel, Access, PowerPoint bzw. Outlook. Komplexe
Aufgaben mit Lösungshinweisen und Musterlösungen erleichtern das
Verständnis. Auf CD und im Buch finden Sie MultipleChoice-Fragen,
mit deren Hilfe Sie Ihre Lernfortschritte überprüfen können.
Alle in den Beispielen und Aufgaben verwendeten Übungsdateien
finden Sie auf der CD oder können Sie von unserer Internetseite
www.spc.de/lehrbuch laden.
Die Multimedia-CDs wurden in Zusammenarbeit mit der LearnKey
GmbH, Neuwied entwickelt. Hervorzuheben sind dabei die Netzwerklizenzen, die in Weiterbildungsunternehmen und Firmen eine
individuelle Ausbildung ermöglichen und gleichzeitig Tests zur Lernzielkontrolle bieten.
Die Arbeiten zum vorliegenden Buch wurden im September 1999
abgeschlossen. Zahlreiche Trainer, Dozenten und Schüler haben den
Arbeitsprozess kritisch und kreativ begleitet. Ihnen allen und ganz
besonders Oliver Weisse gilt mein Dank. Für Anregungen und Hintergrundinformationen zu unseren fiktiven Übungsfirma Stadtlupe
möchte ich mich ganz herzlich bei dem Tip Verlag, Berlin bedanken.
Viel Erfolg und Freude wünscht Ihnen
Lutz Hunger
Falls Sie dieses Lehrbuch ohne CD erworben haben, können Sie das
digitale Seminar Word 2000 Professional (ISBN 3-931815-51-X)
über jede Buchhandlung oder direkt über den SPC Lehrbuch Verlag für
DM 49,95 beziehen.
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Copyright by SPC Lehrbuch Verlag. Ausdruck nur für private Verwendung. Die
Verwendung als Seminarunterlage bedarf einer Genehmigung des Verlages.
I N H A LT
1
Dokentenvorlagen erstellen und ändern . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.2 Die Standarddokumentvorlage Normal.dot . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3 Dokumentvorlagen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Einfache Dokumentvorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Persönliches Briefpapier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Geschäftsbrief nach DIN 5008 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.4 Dokumentvorlagen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.5 Vorhandene Vorlagen und Vorlagenassistenten nutzen . . . . . . 28
1.6 Dokumentvorlagen organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.7 Erstellen von Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2
Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.1 Einfache Serienbriefe erstellen und drucken . . . . . . . . . . . . . 42
2.2 Datensätze sortieren und selektieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.3 Etiketten erstellen und drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
3
Datenaustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
3.1 Word und Powerpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
3.2 Word und Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.3 Word und Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
4
Umfangreiche Dokumente und Teamarbeit . . . . . . . . . . . . 72
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
Gliederung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Inhalts-, Abbildungs- und Stichwortverzeichnisse . . . . . . . . . 77
Querverweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Zentral- und Filialdokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Korrekturmarkierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Fuß- und Endnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
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5
Grafiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.1 ClipArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
5.2 Eigene Zeichnungen und Autoformen . . . . . . . . . . . . . . . . .102
5.3 WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
6
Word und das Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.1 Webseiten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
6.2 E-Mail mit Word versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
7
Tipps, Tricks und Nichtalltägliches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
7.1 Dateien suchen, öffnen, speichern und drucken . . . . . . . . . 122
7.2 Text verschieben und kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
7.3 Texte gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Grundlagen der Typografie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Mehr über Zeichengestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Mehr über Absatzgestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Mehr über Aufzählungen und Nummerierungen . . . . . . . . . 148
Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Seitennummer mit Folgeseitennummer . . . . . . . . . . . . . . . . 155
7.4 Programm individuell einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Menüleiste verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Symbolleisten und Kurzbefehle verändern . . . . . . . . . . . . . . 162
Mit benutzerdefinierten Wörterbüchern arbeiten . . . . . . . . 166
7.5 Objekte einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Textmarken und Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Rechnen im Fließtext . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Formel-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
8
Übungsaufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
Dokumentvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Datenaustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Umfangreiche Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Grafiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Word und das Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Tipps und Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
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Multiple Choice Fragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
10
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Dokumentvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Datenaustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Umfangreiche Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Grafiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Word und das Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Tipps und Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
10.1 Tastaturbefehle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
10.2 Übersicht aller Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
10.3 Lösungen der Multiple Choice Fragen . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
10.4 Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
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WOR D 2000 P ROF ESSION ELL
In Word 2000 Professionell werden Sie mit den Mitarbeitern der Stadtlupe Dokumentvorlagen organisieren und Formulare erstellen. Sie werden Serienbriefe erstellen, und Daten zwischen Word und Powerpoint,
Excel sowie Access austauschen. Texte werden gegliedert, InhaltsAbbildungs- und Stichwortverzeichnisse erstellt sowie große Dokumente in Filialdokumente aufgeteilt. Berichte werden im Team überarbeitet und fertiggestellt. Word hilft dabei, Dokumente über Ihr
E-Mail-Programm schnell weiterzuleiten. Mit der EDV-Abteilung
der Stadtlupe werden Sie direkt in Word ansprechende Webseiten
aufbauen.
In einem große Kapitel lernen Sie viele nicht alltägliche Tipps und
Tricks zur Textformatierung, zur individuellen Einrichtung von Word
sowie über das Einfügen von Objekten kennen.
Im Anhang erhalten Sie eine Liste der Kurzbefehle von Word, eine
Auflistung aller Beispiele, die Lösungen zu den MultipleChoice-Fragen
sowie ein Stichwortverzeichnis.
Alle in den Beispielen und Aufgaben verwendeten Übungsdateien
finden Sie auf der CD oder können Sie von unserer Internetseite
www.spc.de/lehrbuch laden.
Die Grundlagen von Word 2000 finden Sie in Word 2000 Basis. Das
Lehrbuch (ISBN 3-931815-48-X) können Sie für DM 16,95, das Lernprogramm (ISBN 3-931815-49-8) für DM 39,95 in jeder Buchhandlung oder direkt über den Verlag erhalten.
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Vorbemerkung
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Schriftbild und Konventionen
Um Befehle, die Sie in Word eingeben sollen, vom übrigen Text zu
unterscheiden, werden folgende Konventionen verwendet:
Befehlsfelder, Menünamen und Schaltflächen stehen in GROSSBUCHSTABEN . Dateinamen, selbst einzugebender Text und ähnliches werden kursiv hervorgehoben. Tasten werden in runde Klammern gesetzt,
z.B. (Alt). Müssen zwei Tasten gleichzeitig gedrückt werden, so wird
dies durch ein Pluszeichen zwischen beiden Tasten angezeigt. (Strg)+(z)
bedeutet, dass Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und dazu die (z)Taste drücken. Falls die Tasten nacheinander gedrückt werden müssen,
so wird dies durch ein Komma angezeigt. (Alt), (d) bedeutet, dass Sie
zunächst die Taste Alt drücken und wieder loslassen und danach die
Taste d.
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1
DOKU M ENT VOR L AGEN
ERSTELLEN U N D ÄN DER N
Jedes Word-Dokument basiert auf einer Dokumentvorlage. Eine
Dokumentvorlage legt die Grundstrukturen eines Dokumentes fest
und enthält Dokumenteinstellungen wie Zeichen-, Absatz- und Seitenformatierungen, Formatvorlagen, Autotext-Einträge, Makros sowie
individuelle Symbolleisten, Menübefehle und Kurzbefehle.
Dokumentvorlagen werden verwendet, wenn Dokumente gleiches
Aussehen, gleiche Inhalte oder gleiche Tätigkeiten erfordern. Sie
speichern dabei alle konstanten Elemente in einer Originaldatei, der
Dokumentvorlage. Wenn Sie ein neues Dokument auf Basis dieser Vorlage erstellen, wird eine Kopie dieses Originals geöffnet.
Man unterscheidet zwischen Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen. Arbeitsgruppenvorlagen sind Dokumentvorlagen, die
gemeinsam im Netz benutzt werden. Der Systemadministrator legt
diese Vorlagen in dem auf der Registerkarte SPEICHERORT FÜR
DATEIEN unter Arbeitsgruppenvorlagen angegebenen Ordner ab.
Benutzervorlagen sind die von Ihnen selbst erstellten Vorlagen. Diese
werden automatisch im Ordner VORLAGEN gespeichert.
Eine Vielzahl von Dokumentvorlagen stellt
Ihnen außerdem Word
standardmäßig zur Verfügung. Alle Dokumentvorlagen finden Sie im
Dialogfeld DATEI/NEU .
Dialogbox DATEI/NEU, Register
ALLGEMEIN
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1 DOKUMENTVORL AGEN
ERSTELLEN UND ÄNDERN
1.1 Die Standarddokumentvorlage NORMAL.DOT
Jeder Text, den Sie in Word schreiben, hat eine Verbindung zu einer
Dokumentvorlage. Es ist nicht möglich, ohne sie zu arbeiten. Falls Sie
bisher nichts davon gemerkt haben, liegt dies daran, dass Word von sich
aus automatisch die Standardvorlage mit dem Namen NORMAL.DOT
verwendet (falls Sie keine spezielle Vorlage benutzen). In der Vorlage
NORMAL.DOT sind folgende Informationen als Standardvorgaben
vorhanden:
Seitenlayout
Ränder: oben, rechts und links 2,5 cm, unten 2 cm;
Größe 21 cm x 29,7 cm, einspaltig
Ausrichtung
linksbündig
Standardschrift
Times New Roman, 10 Punkt
Standardtabstopp 1,25 cm
Bevor Sie Änderungen an der Standardvorlage vornehmen, ist es ratsam, die NORMAL.DOT unter einem anderen Namen zu sichern. Änderungen sollten wirklich nur sehr gezielt vorgenommen werden, denn
eine relativ leere Vorlage ohne Ballast ist in vielen Fällen sehr nützlich.
Ganz einfach ist es, die Standardschrift und die Standard-Seitenränder, also die Schrift und die Seitenränder in der Dokumentvorlage
NORMAL.DOT , zu ändern.
Beispiel 1
Standardschrift und Standard-Seitenränder ändern
1. Stellen Sie in FORMAT/ZEICHEN die gewünschte Schrift ein,
beispielsweise Times New Roman 12 pt, und klicken Sie dann auf
die Schaltfläche STANDARD . Die Frage Soll die Schriftart in der
Formatvorlage Standard geändert werden zu Times New Roman
12 pt? Diese Änderung .... beantworten Sie mit JA .
2. Ändern Sie in DATEI/SEITE EINRICHTEN, Registerkarte SEITENRÄNDER die Ränder auf OBEN 5 cm, LINKS , RECHTS und UNTEN
auf jeweils 2,5 cm. Klicken Sie dann auf STANDARD . Die Frage
Möchten Sie die Einstellungen für Seite einrichten ändern? Diese
Änderung… beantworten Sie mit JA .
3. Immer dann, wenn Sie auf das Symbol NEU klicken, erhalten
Sie ab sofort ein leeres neues Dokument mit der eben eingestellten Schrift und den eingestellten Seitenrändern als Standardeinstellung.
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Ändern Sie die
NORMAL.DOT , so
erhalten Sie eine
Sicherheitsabfrage
Wollen Sie die Absatzformate in der Normal.dot ändern, müssen Sie
diese öffnen.
Beispiel 2
Dokumentvorlage Normal.dot öffnen und
Absatzformate ändern
1. Wenn Sie nicht wissen, in welchem Ordner Ihre NORMAL.DOT
abgespeichert ist, so suchen Sie diese über START/SUCHEN/
DATEIEN & ORDNER.
2. Nach DATEI/ÖFFNEN stellen Sie im Feld SUCHEN in den entsprechenden Ordner ein. Wählen Sie als DATEITYP Alle Dateien
oder Dokumentvorlagen, so können Sie die Normal.dot sehen
und öffnen.
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1 DOKUMENTVORL AGEN
Dialogbox
START/SUCHEN/
DATEIEN & ORDNER
3. Verändern Sie das Absatzformat. Klicken Sie beispielsweise auf
das Symbol BLOCKSATZ .
4. Speichern und schließen Sie die Datei Normal.dot.
5. Immer dann, wenn Sie auf das Symbol NEU klicken, erhalten Sie
ab sofort ein leeres neues Dokument mit der Standardausrichtung
Blocksatz.
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1.2 Dokumentvorlagen erstellen
Um eine Vorlage zu erstellen, verändern Sie ein leeres Dokument (Formate, Vorgabetexte, Autotexteinträge, Symbolleisten u.ä.), speichern es
als Vorlage ab und schließen dann die Vorlage.
Um die Dokumentvorlage zu nutzen, doppelklicken Sie nach
DATEI/NEU auf diese Vorlage. Sie erhalten ein neues Dokument, das
auf dieser Vorlage basiert. In der Titelleiste erscheint Dokument1.
Schrift, Ausrichtung, Seitenränder u.ä. entsprechen den Werten aus der
Vorlage.
Einfache Dokumentvorlage
Beispiel 3
Einfache Dokumentvorlage erstellen und nutzen
1. Eine neue Dokumentvorlage mit veränderter Schrift, Ausrichtung
und Seitenränder soll erstellt und unter Normaler Geschäftsbrief
gespeichert werden.
2. Öffnen Sie über das Symbol NEU ein neues leeres Dokument.
In der Titelleiste von Word erscheint Dokument1 (oder Dokument 2, 3,...).
3. Stellen Sie in DATEI/SEITE einrichten die gewünschten Seitenränder ein. Geben Sie in Oben 5,2 cm und in Unten, Links und
Rechts jeweils 2,5 cm ein.
4. Die Standardausrichtung der Absätze soll Blocksatz sein. Klicken
Sie deshalb auf dieses Symbol.
5. Um die Schrift zu verändern, müssen Sie zuerst die Absatzmarke ¶
markieren, beispielsweise mit (Umschalt)+(rechts). Wählen Sie
aus dem Listensymbol Schriftart Arial und aus dem Listensymbol
SCHRIFTGRÖSSE 12.
6. Wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER , um Ihr Dokument als
Dokumentvorlage zu speichern. Wählen Sie aus dem Listenfeld
DATEITYP Dokumentvorlage (*.dot), so erscheint automatisch im
Feld SPEICHERN IN der Ordner VORLAGEN . Geben Sie im Feld
Dateiname den Namen Ihrer Vorlage ein, also Normaler
Geschäftsbrief. Klicken Sie dann auf SPEICHERN .
7. In der Titelleiste von Word erscheint nach dem Speichern
Normaler Geschäftsbrief.dot, nicht wie bei einem Dokument
Normaler Geschäftsbrief.doc.
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1 DOKUMENTVORL AGEN
Hinweis ➜
Wird bei Ihnen die Dateinamenserweiterung .dot nicht angezeigt,
so ist bei Ihnen im Explorer unter ANSICHT/ORDNEROPTIONEN ,
Register ANZEIGE das Kontrollkästchen DATEINAMENSERWEITERUNGEN AUSBLENDEN aktiviert.
Hinweis ➜
8. Die Dokumentvorlage wird automatisch in das Verzeichnis
gespeichert, das über EXTRAS/OPTIONEN , Registerkarte
SPEICHERORT FÜR DATEIEN für die Benutzervorlagen eingestellt
wurde.
9. Schließen Sie die Vorlage mit DATEI/SCHLIESSEN .
10. Wählen Sie DATEI/NEU . Alle von Ihnen gespeicherten Dokumentvorlagen werden auf der Registerkarte ALLGEMEIN angezeigt.
Mit einem Doppelklick auf die Vorlage Normaler Geschäftsbrief
öffnen Sie ein neues Dokument, das auf dieser Vorlage basiert.
In der Titelleiste erscheint Dokument1. Schrift, Ausrichtung und
Seitenränder entsprechen den Werten aus der Vorlage.
Dialogbox DATEI/NEU,
Register ALLGEMEIN
Hinweis ➜
11. Wenn Sie benutzerdefinierte Registerkarten für Ihre Dokumentvorlagen in der Dialogbox NEU erstellen möchten, legen Sie in
der Dialogbox SPEICHERN UNTER IM ORDNER VORLAGEN einen
neuen Unterordner an und speichern Ihre Dokumentvorlagen in
diesem Unterordner. Der Name dieses Unterordners wird auf
einer neuen Registerkarte angezeigt.
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Wenn Sie eine neue Datei erstellen wollen, die auf der Dokumentenvorlage Normal.dot basieren soll, so klicken Sie nur auf das Symbol
Neu. Ebenso wäre es praktisch, für die wichtigsten selbst erstellten
Dokumentvorlagen ein Symbol auf der Symbolleiste zu haben. Mit
einem kleinen Makro ist dies schnell geschehen.
Beispiel 3
Symbole für Vorlagen in die Symbolleiste integrieren
1. Geben Sie nach EXTRAS/MAKRO im Feld MAKRONAME den Namen
der von Ihnen erstellten Dokumentvorlage, z.B. Geschäftsbrief,
ein. Klicken Sie auf SYMBOLLEISTEN .
2. Ziehen Sie den Befehl Normal.NewMacros.Geschäftsbrief in
die Symbolleiste – am besten zwischen die Symbole NEU und
ÖFFNEN .
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf diesen Eintrag, und wählen Sie
STANDARD , um nur das Symbol, nicht
aber den Text
in der Symbolleiste zu erhalten.
4. Klicken Sie auf SCHLIESSEN . Der MakroRekorder startet, die Symbolleiste
AUFZEICHNEN wird eingeblendet. Ab
sofort werden alle Ihre Eingaben
aufgezeichnet.
5. Um ein neues Dokument, das auf der
Dokumentvorlage Normaler Geschäfts-
Dialogbox MAKRO AUFZEICHNEN
brief basiert, aufzurufen, doppelklicken
Sie nach DATEI/NEU auf die entsprechende Vorlage.
6. Beenden Sie die Makro-Aufzeichnung
über das Symbol BEENDEN .
7. Ab sofort sehen Sie in der Symbolleiste
Ihr Symbol für die Vorlage. Wenn Sie mit
der Maus auf das Symbol zeigen, wird
Ihnen Geschäftsbrief, der Name Ihres
Makros, angezeigt.
Dialogbox ANPASSEN
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1 DOKUMENTVORL AGEN
Persönliches Briefpapier
Der Redakteur Michael Katzwang wird für die übliche Post der
Redaktion ein Briefpapier mit dem Logo der Stadtlupe als Dokumentvorlage einrichten.
Beispiel 5
Briefpapier mit Kopf- und Fußzeile als Dokumentvorlage
einrichten
1. Ein neues leeres Dokument ist geöffnet. Bestimmen Sie in DATEI/
SEITE EINRICHTEN, Register SEITENRÄNDER die Seitenränder und
die Abstände der Kopf- und Fußzeile vom Seitenrand. Geben Sie
folgende Maße ein: OBEN 5,5 cm, UNTEN 3, LINKS 2,4, RECHTS 3,
KOPFZEILE 1,5 und FUSSZEILE 2.
2. Bestimmen Sie die Schrift für den Textbereich. Markieren Sie die
Absatzmarke ¶, und wählen Sie Arial, 12 Punkt, Blocksatz.
3. Nach ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE können Sie den Kopfzeilentext eingeben und gestalten.
4. Fügen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und einer Zeile ein.
Verändern Sie über TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN die Breite
der ersten Spalte auf 11,6 und die der zweiten auf 4 cm.
5. Geben Sie in der ersten Zelle Name, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail
und Internetseite ein. Formatieren Sie diese Angaben nach Ihren
Vorstellungen.
Tipp ➜
6. Haben Sie für den Textbereich eine Schrift ohne Serifen, also ohne
Schnörkel, wie Arial gewählt, so entscheiden Sie sich für den
Kopf- und Fußzeilenbereich für eine Schrift mit Serifen wie zum
Beispiel Times New Roman oder Garamond.
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7. Fügen Sie in der zweiten Zelle über EINFÜGEN/GRAFIK/AUS DATEI
das Logo der Stadtlupe ein. Sie finden dieses auf der CD im
Ordner ÜBUNGSDATEIEN .
8. Um zur Fußzeile zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol
ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE wechseln.
9. Geben Sie Dresdner Bank, BLZ 100 800 00, Konto 09 256 340 00
ein, und formatieren Sie die Fußzeile. Bestätigen Sie mit
SCHLIESSEN Ihre Kopf- und Fußzeilen.
10. Speichern Sie Ihr Briefpapier als Dokumentvorlage ab. Wählen
Sie nach DATEI/SPEICHERN UNTER aus dem Listenfeld DATEITYP
Dokumentvorlage (*.dot). Geben Sie im Feld Dateiname Briefpapier Stadtlupe ein. Nach SPEICHERN erscheint in der Titelleiste
von Word Briefpapier Stadtlupe.dot.
Geschäftsbrief nach DIN 5008
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) schreibt nach DIN 5008
für Briefe bestimmte Seitenmaße, Abstände und Schriftgrößen vor. In
dieser Norm ist in zahlreichen Paragraphen genau festgelegt, wo was in
welcher Größe zu stehen hat.
Auch die Stadtlupe hat sich entschlossen, Ihre Briefe entsprechend
dieser Norm zu gestalten. Im den folgenden Beispielen wird deshalb die
Vorlage BRIEFPAPIER STADTLUPE.DOT modifiziert.
In Geschäftsbriefen nach DIN 5008 müssen Adressfeld, Infozeile
und Betreffzeile an fest definierten Positionen platziert werden. Um
Text an fester Stelle zu positionieren, benötigen Sie Kenntnisse über
Positionsrahmen.
Beispiel 6
Positionsrahmen erstellen, um Text an fester Stelle
zu positionieren
1. Laut DIN 5008 muss der Abstand der Infozeile vom oberen Papierrand
9,74 cm betragen. Um dies dauerhaft zu bestimmen, müssen Sie einen
Positionsrahmen einfügen. Blenden Sie über das Symbol Zeichnen die
Symbolleiste ZEICHNEN ein. Klicken Sie auf das Symbol TEXTFELD .
2. Klicken Sie auf eine beliebige Position im Dokument, erhalten
Sie ein Textfeld. Die acht Größenziehpunkte zeigen an, dass das
Textfeld markiert ist.
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1 DOKUMENTVORL AGEN
3. Um das Textfeld in einen Positionsrahmen
umzuwandeln, doppelklicken Sie auf den markierten
Rahmen.
4. Wechseln Sie in der Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN auf die Registerkarte TEXTFELD , und klicken Sie
auf ZU POSITIONSRAHMEN umwandeln.
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage „Wenn Sie
dieses Zeichnungsobjekt ...“ mit OK.
Eingefügtes Textfeld
6. Um den Positionsrahmen im Dokument zu positionieren, rufen
Sie mit einem Doppelklick auf seinen markierten Rahmen die
Dialogbox POSITIONSRAHMEN AUF .
Dialogbox TEXTFELD
FORMATIEREN
Dialogbox
Positionsrahmen
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7. Benötigen Sie Hilfe zu einer Option, so klicken Sie auf das Fragezeichen ? oben rechts in der Dialogbox und dann auf die Option.
8. Klicken Sie im Bereich TEXTUMBRUCH auf Ohne, um den Positionsrahmen für die Infozeile in einer eigenen Zeile ohne links
und rechts stehenden Text zu platzieren.
9. Wählen Sie aus den Listenfeldern BREITE und HÖHE Automatisch,
um die Breite und Höhe des Positionsrahmens automatisch an
den Inhalt anzupassen.
10. Wählen Sie für die HORIZONTALE POSITION Links und in
GEMESSEN von Seitenrand, da die Infozeile am linken Seitenrand
beginnen soll.
11. Geben Sie für die Vertikale Position 9,74 ein, und wählen Sie in
Gemessen von Seite, da die Infozeile vom oberen Papierrand
diesen Abstand haben soll.
12. Aktivieren Sie nicht die Kontrollkästchen Mit Text verschieben und
Verankern.
13. Nach Ok können Sie in diesen Positionsrahmen Text einfügen und
formatieren.
14. Um die Rahmenlinie des Positionsrahmen zu entfernen, klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen und wählen dann
RAHMEN UND SCHATTIERUNG. Klicken Sie auf OHNE und OK .
15. Da Sie ähnliche Positionsrahmen für das Adressfeld und die
Betreffzeile bei der Modifizierung der Vorlage BRIEFPAPIER
STADTLUPE benötigen, definieren Sie diesen Positionsrahmen als
Autotext. Markieren Sie den Rahmen, und wählen Sie EINFÜGEN/
AUTOTEXT/NEU . Geben Sie als Namen Positionsrahmen an.
Am schnellsten können Sie über die Symbolleiste Formular einen
➜ Hinweis
Positionsrahmen einfügen.
Beispiel 7
Infozeile für einen Brief nach DIN 5008 erstellen
1. Ein leeres, neues Dokument ist geöffnet. Im vorherigen Beispiel
haben Sie einen Positionsrahmen erstellt und ihn unter Positionsrahmen als Autotext abgelegt. Fügen Sie diesen Autotext ein, in
dem Sie Positionsrahmen eingeben und (F3) drücken.
2. Geben Sie in der Infozeile Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen,
Telefon und Name sowie Datum, jeweils durch ein Tabsprung
getrennt, ein.
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1 DOKUMENTVORL AGEN
3. Laut DIN 5008 soll Ihre Nachricht
vom am linken Rand beginnen. Der
Abstand vom linken Seitenrand soll
für Unser Zeichen 5 cm, für Telefon,
Name 10,2 cm und für das Datum
14,2 cm betragen.
4. Markieren Sie diesen Absatz und
das folgende Absatzzeichen ¶, und
definieren Sie nach Format/Tabstopp an diesen Positionen linksbündige Tabstopps.
5. Formatieren Sie den ersten Absatz
der Infozeile in Garamond, 9 Punkt.
Dialogbox
FORMAT/TABSTOPP
6. Positionieren Sie den Cursor in die zweite Infozeile. Drücken Sie
zweimal die (Tab)-Taste, und geben Sie die Durchwahlnummer
–29 und den Namen Michael Katzwang ein.
7. Drücken Sie (Tab), und wählen Sie in EINFÜGEN/DATUM UND
UHRZEIT das erste Datumsformat aus. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN.
8. Formatieren Sie den zweiten Absatz in Arial, 10 Punkt.
9. Definieren Sie diesen Positionsrahmen als Autotext. Markieren Sie
den Rahmen, und wählen Sie EINFÜGEN/AUTOTEXT/NEU . Geben
Sie als Namen Infozeile an.
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Beispiel 8
Eine Vorlage für einen Brief nach DIN 5008 erstellen
1. Öffnen Sie eine neue, leere Datei, die auf der Dokumentenvorlage
Briefpapier Stadtlupe basiert. Seitenränder sowie Kopf- und
Fußzeilen in diesem Dokument entsprechen schon der Norm
DIN 5008.
2. Nun müssen Sie noch die Positionen der Anredezeile, des
Adressfeldes, der Infozeile und der Betreffzeile festlegen und
formatieren.
3. Die erste frei einzugebende Textzeile ist die Anredezeile. Die
Infozeile muss vom Papierrand einen Abstand von 9,74 cm haben.
Der Abstand der Anredezeile vom Papierrand muss 9,74 cm plus
7 Zeilen betragen: 2 Zeilen für die Infozeilen, 2 Leerzeilen, 1 Zeile
für die Betreffzeile und 2 Leerzeilen. 7 Zeilen entsprechen etwa
3,46 cm. Definieren Sie deshalb einen oberen Seitenrand von
13,2 cm.
4. Zwei Beispiele vorher haben Sie einen Positionsrahmen erstellt
und ihn unter Positionsrahmen als Autotext abgelegt. Fügen Sie
diesen Autotext ein, in dem Sie Positionsrahmen eingeben und
dann (F3) drücken.
5. Dieser Positionsrahmen soll für das Adressfeld eingerichtet
werden. Doppelklicken Sie auf den Rahmen, und geben Sie als
Vertikale Position 5,6 cm ein.
6. Entfernen Sie eine Absatzmarke, und formatieren Sie die andere
Absatzmarke in Arial, 12 Punkt.
7. Fügen Sie für die Betreffzeile auf gleiche Weise den Positionsrahmen ein. Die Betreffzeile soll laut DIN 5008 zwei Zeilen unterhalb der letzten Infozeile liegen. Geben Sie deshalb als VERTIKALE
POSITION 11,64 cm ein.
8. Entfernen Sie eine Absatzmarke, und formatieren Sie die andere
Absatzmarke in Arial, 12 Punkt mit erweiterter Laufweite.
9. Im vorigen Beispiel haben Sie die Infozeile erstellt und als Autotext Infozeile definiert. Fügen Sie diesen Autotext ein, in dem Sie
den Namen Infozeile eingeben und dann (F3) drücken.
10. Speichern Sie die Datei als Dokumentvorlage ab. Wählen Sie
nach DATEI/SPEICHERN UNTER aus dem Listenfeld DATEITYP
Dokumentvorlage (*.dot). Geben Sie im Feld DATEINAME Stadtlupe DIN 5008 ein.
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1 DOKUMENTVORL AGEN
Beispiel 9
Mit der Vorlage Stadtlupe DIN 5008 arbeiten
1. Öffnen Sie über DATEI/NEU eine neue Datei, die auf der Dokumentvorlage STADTLUPE DIN 5008 basiert. Der Cursor steht im
Positionsrahmen des Adressfeldes. Geben Sie eine Adresse ein.
2. Klicken Sie in den Positionsrahmen für die Betreffzeile, also auf
die Absatzmarke unterhalb der Infozeilen. Geben Sie den Betreff
Bericht über die Sonnenfinsternis ein.
3. Klicken Sie auf die darunter liegende Absatzmarke, und geben Sie
die Anredezeile und den Brieftext ein. Zwischen Anredezeile und
Text müssen Sie eine Leerzeile eingeben.
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1.3 Dokumentvorlagen ändern
Um eine bestehende Dokumentvorlage zu ändern, wird sie geladen wie
ein gewöhnlicher Text. Lediglich in der Dialogbox Öffnen müssen Sie
den Dateitypfilter ändern. Dann können Sie Änderungen vornehmen:
Zeichen-, Absatz- oder Seitenformate, Formatvorlagen, Autotexte,
Makros oder Texte.
In der Dokumentvorlage STADTLUPE DIN 5008.dot soll in der
Infozeile statt des Namens Michael Katzwang nur Redaktion erscheinen.
Beispiel 10
Dokumentvorlage ändern
1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage STADTLUPE DIN 5008. Stellen
Sie dazu im Menü DATEI/ÖFFNEN das Listenfeld DATEITYP auf
Dokumentvorlage (*.dot) und das Listenfeld Suchen in auf das
Verzeichnis, in dem die Benutzervorlagen gespeichert sind.
2. Wissen Sie nicht, in welchem Ordner die Benutzervorlagen
abgelegt werden, so können Sie diesen Ordner in EXTRAS/
OPTIONEN , Registerkarte SPEICHERORT FÜR DATEIEN EINSEHEN.
3. Doppelklicken Sie auf STADTLUPE DIN 5008.
4. Ändern Sie die Vorlage. Markieren Sie in der Infozeile den Namen
Michael Katzwang, und überschreiben Sie diesen mit Redaktion.
5. Speichern Sie die geänderte Vorlage über das Symbol SPEICHERN .
6. Schließen Sie die Vorlage mit DATEI/SCHLIESSEN .
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1 DOKUMENTVORL AGEN
1.4 Vorhandene Vorlagen und
Vorlagenassistenten nutzen
Außer der Standardvorlage Normal.dot besitzt Word eine Reihe weiterer Vorlagen, jeweils mit der Endung .dot versehen. Wenn Sie beim
Anlegen eines neuen Dokuments (DATEI/NEU ) die Liste der verfügbaren Dokumentvorlagen betrachten, finden Sie die sogenannten Assistenten. Das sind interaktive Vorlagen, die bestimmte Formen von
Dokumenten erstellen und die dazu nötigen Angaben von Ihnen erfragen. Es gibt Assistenten zum Erstellen von Berichten, Briefen, Faxformularen, Memos oder Webseiten. Sie finden sogar Assistenten für
die Erstellung eines Lebenslaufs, eines Kalenders, eines Handbuchs
oder gar einer Dissertation.
Diese Assistenten ersparen es Ihnen, sich die nötigen Schritte zur
Formatierung des Dokuments einzuprägen; den Inhalt müssen Sie
allerdings (noch) selbst eingeben.
Sie können nach Anklicken einer Vorlage im Feld VORSCHAU einen
Überblick erhalten.
Dialogbox DATEI/NEU,
Registerkarte
BRIEFE & FAXE
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Beispiel 11
Vorhandene Dokumentvorlagen ändern und nutzen
1. Doppelklicken Sie nach DATEI/NEU im Register BRIEFE & FAXE auf
Aktuelles Fax.
Dokumentvorlage
Aktuelles Fax
2. Der Cursor befindet sich oben rechts im Positionsrahmen. Klicken
Sie darauf, und geben Sie Namen und Adresse der Stadtlupe ein.
3. Klicken Sie rechts neben der Angabe Von:, und geben Sie Ihren
Namen, beispielsweise Michael Katzwang ein.
4. Löschen Sie im unteren Bereich den Text.
5. Speichern Sie die Datei als Dokumentvorlage ab. Wählen Sie nach
DATEI/SPEICHERN unter aus dem Listenfeld DATEITYP Dokument-
vorlage (*.dot). Geben Sie im Feld DATEINAME Stadtlupe Fax ein.
6. Schließen Sie die Vorlage.
7. Wenn Sie die Dokumentvorlage verwenden möchten, doppelklicken Sie nach DATEI/NEU auf Stadtlupe Fax.
Dokumentvorlagen mit Hilfe der Assistenten erstellen
Beispiel 12
1. Doppelklicken Sie nach DATEI/NEU im Register MEMOS auf
Memo-Assistent.
2. Der Assistent wird gestartet und führt Sie durch alle notwendige
Schritte.
3. Klicken Sie zweimal auf WEITER , und geben Sie als Titel Denkzettel ein.
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1 DOKUMENTVORL AGEN
Der Memo-Assistent
4. Geben Sie nach WEITER im entsprechenden Feld Ihren Namen
Michael Katzwang ein.
5. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN , erstellt Word die neue Vorlage.
Speichern Sie die Datei als Dokumentvorlage unter Denkzettel ab.
Mit dem MemoAssistenten erstellte
Dokumentvorlage
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1.5 Dokumentvorlagen organisieren
Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, können Sie nur die Einstellungen verwenden, die in der dem Dokument zugeordneten Dokumentvorlage gespeichert sind. Benötigen Sie in Ihrer aktuellen Vorlage
Elemente wie Formatvorlagen, Autotexte oder Makros aus einer anderen Vorlage oder aus einem anderen Dokument, können Sie diese
Elemente kopieren.
Darüber hinaus können Sie Elemente wie Formatvorlagen oder
Makros aus einer Dokumentvorlage entfernen.
Beispiel 13
Elemente zwischen Dokumentvorlagen und Dokumenten
kopieren
1. In der Vorlage STADTLUPE DIN 5008.dot haben Sie Formatvorlagen, Autotexte und Makros erstellt, von denen Sie einzelne
Elemente auch in der Normal.dot benötigen.
2. Öffnen Sie über DATEI/NEU eine neue Datei, die auf dieser
Vorlage basiert, um auf alle Formatvorlagen, Autotexte und
Makros dieser Vorlage zugreifen zu können.
3. Klicken Sie in EXTRAS/VORLAGEN UND ADD -INS auf die Schaltfläche ORGANISIEREN . Klicken Sie auf die Registerkarte FORMATVORLAGEN , um einzelne Formatvorlagen aus der Vorlage STADTLUPE DIN 5008.DOT in die Vorlage NORMAL.DOT zu kopieren.
Dialogbox EXTRAS/
VORLAGEN UND
ADD-INS/ORGANISIEREN
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1 DOKUMENTVORL AGEN
4. Im leeren Dokument stehen alle Formatvorlagen aus der Vorlage
STADTLUPE DIN 5008.DOT zur Verfügung.
5. Klicken Sie in der jeweiligen Liste auf die zu kopierenden
Elemente, etwa auf die Formatvorlage Eingerückt, und klicken
Sie anschließend auf KOPIEREN .
6. Jetzt benötigt Michael Katzwang noch Formatvorlagen aus der
Datei Layout für Kinohighlights in seiner Vorlage STADTLUPE
DIN 5008.DOT.
7. Schließen Sie deshalb auf der rechten Seite über die Schaltfläche
DATEI SCHLIESSEN die Normal.dot.
8. Klicken Sie anschließend auf DATEI ÖFFNEN , und öffnen Sie die
gewünschte Dokumentvorlage oder Datei. Öffnen Sie aus dem
Ordner EIGENE DATEIEN die Datei Layout für Kinohighlights.
Hinweis ➜
9. Sie können Formatvorlagen zwischen Dokumentvorlagen und
Dokumenten kopieren; Makros, Autotexteinträge und Symbolleisten können nur zwischen Dokumentvorlagen kopiert werden.
Dialogbox EXTRAS/
VORLAGEN UND
ADD-INS/ORGANISIEREN
10. Wählen Sie aus dem linken Listenfeld FORMATVORLAGEN VERFÜGBAR in
Stadtlupe DIN 5008.dot. Kopieren Sie in diese die
Formatvorlage Filmtitel.
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Beispiel 14
Elemente aus einer Dokumentvorlage entfernen
1. Klicken Sie in EXTRAS/VORLAGEN UND ADD -INS auf die Schaltfläche ORGANISIEREN .
2. Hier können Sie Formatvorlagen, Autotext-Einträge, Symbolleisten
oder Makros löschen. Klicken Sie auf die Registerkarte für die zu
löschenden Elemente, beispielsweise auf FORMATVORLAGEN .
3. Klicken Sie auf das zu löschende Element und dann auf LÖSCHEN .
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1 DOKUMENTVORL AGEN
1.6 Erstellen von Formularen
Hinweis ➜
Beispiel 15
Word verfügt über vielseitige Befehle zur Erstellung von interaktiven
Formularen (sogenannte Online-Formulare). Ein Formular wird als
Dokumentvorlage angelegt.
Sie legen in der Dokumentvorlage in Text- oder Tabellenform das
Aussehen des Formulars fest. Wenn es sich um ein Online-Formular
handelt, das vom Benutzer bestimmte Eingaben erfragt bzw. Auswahlmöglichkeiten vorgibt, fügen Sie die entsprechenden Formularfelder
ein. Sie haben drei verschiedene Formularfelder zur Auswahl: Textfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Listen.
Wenn Sie Ihr Formular fertig gestaltet haben und als Dokumentvorlage abspeichern, sollen Anwender nicht das Aussehen des Formulars verändern, sondern nur Eingaben in die Formularfelder tätigen.
Um dies sicherzustellen, müssen Sie Ihr Formular vor dem Speichern
als Dokumentvorlage schützen. Erstellen Sie dann ein neues Formular,
das auf dieser Vorlage basiert, können Sie nur die Formularfelder
ansteuern.
Ebenso werden Makros, die Sie für den Eintritt und das Verlassen
von Formularfeldern definiert haben, erst nach dem Schützen aktiv.
Formulare und Formularfelder kennenlernen
1. Bei einem Formular handelt es sich um ein strukturiertes Dokument mit vorgegebenen Texten sowie mit freien Bereichen, in
die Informationen eingegeben werden können. Öffnen Sie über
DATEI/NEU ein neues, leeres Formular, das auf der Dokument-
vorlage Faxvorlage Redaktion basiert.
2. In Formularen können Eingaben nur in Formularfeldern getätigt
werden. Vorgegebene Texte oder das Layout kann nicht verändert
werden.
3. (Tab) bewegt den Cursor zum nächsten Formularfeld,
(Umschalt)+(Tab) zum vorherigen. Klicken Sie an irgendeine
Position im Dokument, so springt der Cursor automatisch zum
nächsten Formularfeld.
4. Drei verschiedene Formularfelder stehen zur Auswahl: Textfelder,
Kontrollkästchen und Dropdown-Listen.
5. Das Formularfeld unter An ist ein Textfeld. Textfelder dienen der
Eingabe von Text in ein Formular. Dabei ist es möglich, einen
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Vorgabetext, eine maximale Länge sowie einen Hilfeeintrag
anzugeben. Betrachten Sie den Hilfeeintrag in der Statusleiste.
6. Bewegen Sie den Cursor mit (Tab) zum nächsten Eingabefeld
von. Hier können Sie über eine Liste einen Text aus verschiedenen
Vorgaben wählen. Solche Felder heißen Dropdown-Formularfelder.
7. Kontrollkästchen dienen als Schalter für „ Ja/Nein-Eingaben” im
Formular. Ein Kontrollkästchen wird mit der Leertaste oder einem
Mausklick aktiviert bzw. deaktiviert.
Beispiel 16
Faxformular erstellen
1. Michael Katzwang hat in Tabellenform das Grundlayout des Faxformulars schon angelegt. Öffnen Sie die Datei Fax Grundstruktur.
Datei Fax
Grundstruktur
2. Um Formularfelder einfügen zu können, müssen Sie die
Symbolleiste Formular einblenden.
3. Positionieren Sie den Cursor in die erste Zelle unter AN . Klicken
Sie auf das Symbol TEXTFORMULARFELD , um ein Textfeld einzufügen.
4. Um die Eigenschaften dieses Textfeldes festzulegen, klicken Sie
auf das Symbol EIGENSCHAFTEN .
5. Belassen Sie als Typ Normaler Text, und begrenzen Sie die
MAXIMALE LÄNGE auf 20 Zeichen.
6. Um Hilfe für den Anwender zu geben, klicken Sie auf HILFETEXT
HINZUFÜGEN.
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1 DOKUMENTVORL AGEN
Optionen für
Textformularfelder
7. Legen Sie im Register Statusleiste den
benutzerdefinierten Hilfetext fest: Geben Sie
Vor- und Nachnamen des Empfängers ein.
20 Zeichen sind erlaubt.
8. Fügen Sie in den Zellen FIRMA und TELEFAX
sowie hinter Betreff und drei Zeilen unter
Betreff (für den späteren Fax-Inhalt) auf gleiche
Weise Textfelder ein. Begrenzen Sie aber nicht
die maximale Länge der letzten beiden
Textfelder.
9. Positionieren Sie den Cursor unter SEITENDialogbox FORMULARFELD-HILFETEXT
ANZAHL (inkl. Deckblatt). Fügen Sie dort ein
weiteres TEXTFORMULARFELD ein. Rufen Sie dann die Eigenschaften auf. Wählen Sie aus dem Feld Typ Zahl, schreiben in
VORGABETEXT 1 und wählen bei MAXIMALE LÄNGE 2 und bei
ZAHLENFORMAT 0. Achten Sie darauf, dass das Kästchen EINGABE
ZULASSEN aktiviert ist. OK .
10. Die Textredaktion besteht aus 3 Personen. Die Namen der Redakteure sollen im Feld VON ausgewählt werden können. Fügen Sie
deshalb ein DROPDOWN-FORMULARFELD ein, und rufen Sie
dessen Eigenschaften auf.
11. Geben Sie als erstes DROPDOWNELEMENT Michael Katzwang ein,
und klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN . Geben Sie die weiteren
Dropdownelemente Paul Herbst und Yves Girome ein. Achten Sie
darauf, dass das Kästchen DROPDOWN ZULASSEN aktiviert ist.
12. Das erste Element in der Dropdownliste gilt als Vorgabetext.
Die Reihenfolge in dieser Liste können Sie über VERSCHIEBEN
ändern.
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Optionen für die
Dropdown-Formularfelder
13. Fügen Sie unter Datum ein weiteres TEXTFORMULARFELD ein.
Wählen Sie in seinen EIGENSCHAFTEN aus dem Feld TYP Aktuelles
Datum und aus DATUMSFORMAT dd.MM.yy HH:mm.
14. Fügen Sie vor DRINGEND ein KONTROLLKÄSTCHEN ein. In seinen
Eigenschaften können Sie bestimmen, ob dieses Kästchen
standardmäßig AKTIVIERT oder DEAKTIVIERT erscheinen soll.
15. Fügen Sie vor Zur Stellungnahme, Zur Kenntnis sowie Bitten um
Rückruf weitere Kontrollkästchen ein.
16. Standardmäßig sind alle Formularfelder schattiert. Blenden Sie
diese Schattierung über FORMULARFELD -SCHATTIERUNG aus.
17. Schützen Sie das Formular über FORMULAR SCHÜTZEN.
18. Speichern Sie das Faxformular als Dokumentvorlage unter Faxvorlage Redaktion, und
schließen Sie dieses.
19. Rufen Sie über DATEI/NEU
ein neues, leeres Faxformular, basierend auf die
Faxvorlage Redaktion, auf.
Faxformular mit Hilfetext
in der Statusleiste
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1 DOKUMENTVORL AGEN
Die Kleinanzeigenabteilung der Stadtlupe hat pro Heft ca. 4.000 Rechnungen zu schreiben. Deshalb will Ulf Becker von der Kleinanzeigenabteilung ein Rechnungsformular erstellen. In der Datei Rg Kleinanzeigen Grundstruktur hat er bereits das Formular vorbereitet.
Beispiel 17
Rechnungsformular erstellen
1. Die Datei Rg Kleinanzeigen Grundstruktur ist geöffnet.
Rechnung Kleinanzeigen noch ohne
Berechnungsfelder
2. Für das Adressfeld wurden schon Textformularfelder eingefügt.
Außerdem existieren in der Tabelle schon die Textfelder für die
Anzahl sowie für den Einzelpreis der Kleinanzeigen. Betrachten
Sie die Eigenschaften dieser Felder, in dem Sie auf diese Felder
doppelklicken.
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3. Unter Anzeigenart wurden Dropdownfelder eingefügt. In den
Eigenschaften können Sie erkennen, welche Elemente in der
Dropdown-Liste vorkommen.
4. Eingerichtet werden müssen noch die Berechnungsfelder in der
Spalte Gesamtpreis sowie ein Text- und ein Dropdownfeld für die
Heft-Nr. Blenden Sie die Symbolleiste FORMULAR ein.
5. Fügen Sie in der Betreffzeile rechts neben Heft ein TEXTFORMULARFELD ein. Geben Sie als TYP Zahl, als MAXIMALE LÄNGE 2 und
als ZAHLENFORMAT 0 vor.
6. Fügen Sie gleich neben den Schrägstrich ein DROPDOWNFORMULARFELD mit den Elementen 1999, 2000 und 2001 ein.
7. Nun müssen die Berechnungsfelder unter Gesamtpreis eingefügt
werden.
8. Klicken Sie in die Zelle d2, und fügen Sie ein Textfeld ein. Führen
Sie einen Doppelklick auf das eingefügte Textfeld aus, wählen
Sie aus dem Feld TYP Berechnung und aus ZAHLENFORMAT
#.##0,00 DM.
Berechnungsfelder
9. Schreiben Sie in das Feld AUSDRUCK =a2*c2. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen BEIM VERLASSEN BERECHNEN, und bestätigen
Sie Ihre Eingaben mit OK .
10. Fügen Sie in den Zellen d3 bis d5 ebenfalls solche Berechnungsfelder ein. Sie können das Feld d2 nicht kopieren, da sonst auch
in den Feldern d3 bis d5 der Ausdruck =a2*c2 erscheinen würde!
11. Klicken Sie in die Zelle d7, und fügen Sie ein Textfeld ein.
Führen Sie einen Doppelklick auf das eingefügte Textfeld aus,
wählen Sie aus dem Feld Typ Berechnung und aus ZAHLENFORMAT #.##0,00 DM. Schreiben Sie in das Feld AUSDRUCK
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1 DOKUMENTVORL AGEN
=d2+d3+d4+d5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen BEIM VERLASSEN BERECHNEN , und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK .
12. Geben Sie in d8 ein Berechnungsfeld mit dem Ausdruck
=d7*c8 ein.
13. Fügen Sie ein weiteres Berechnungsfeld in d9 mit dem Ausdruck
=d7+d8 ein.
14. Schützen Sie das Formular über Formular schützen.
15. Speichern Sie das Formular als Dokumentvorlage unter Rechnung
Kleinanzeigen, und schließen Sie dieses.
16. Rufen Sie über DATEI/NEU ein neues, leeres Rechnungsformular,
basierend auf Rechnung Kleinanzeigen, auf.
17. Beim Ausdruck werden nur dann alle Felder aktualisiert, wenn
in EXTRAS/OPTIONEN , Register DRUCKEN das Kontrollkästchen
FELDER AKTUALISIEREN aktiviert ist.
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2
SERIENBRIEFE
Serienbriefe sind Text an viele Adressaten, in denen große Teile identisch, einige Teile wie beispielsweise Anschrift und Anrede jedoch
unterschiedlich sind. Um Serienbriefe zu erstellen, benötigt Word zwei
Dateien: die Datenquelle und das Hauptdokument.
Die Datenquelle enthält die Variablen, die sich jeweils unterscheiden, beispielsweise Anschrift und Anrede der Empfänger von Serienbriefen.
Das Hauptdokument enthält die Platzhalter für die Variablen, die
sogenannten Seriendruckfelder, sowie alle gleichbleibenden Textabschnitte, die sich in jedem Serienbrief wiederholen sollen.
Um die Serienbriefe auszudrucken, müssen dann beide Dateien verknüpft werden.
Die Datensätze einer Datenquelle – und somit alle auszudruckenden Serienbriefe – können problemlos nach bestimmten Kriterien sortiert und selektiert werden. Als Datenquelle können Sie Word-Tabellen, Kontaktlisten aus Outlook, Excel-Tabellen, Access-Datenbanken
oder ASCII-Textdateien verwenden.
Im Prinzip ist es egal, ob Sie mit der Erstellung der Datenquelle, des
Hauptdokuments oder einem leeren Dokument, in dem zuerst die Verknüpfung zwischen beiden Dateien definiert wird, beginnen.
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2 SERIENBRIEFE
2.1 Einfache Serienbriefe erstellen
und drucken
Die Variablen werden am einfachsten in Form einer Tabelle aufgenommen, wobei den Spaltenüberschriften, den sogenannten Feldnamen, besondere Bedeutung zukommt. Diese Feldnamen werden dann
später in das Hauptdokument als die Platzhalter für die Variablen eingefügt.
Die Stadtlupe ist Kunde von vielen Bildagenturen. Bei den vielen
Anfragen über Bildmaterial ist es deshalb sinnvoll, die Serienbrieffunktion einzusetzen. Zuerst soll die Datenquelle mit den Adressen der
Agenturen angelegt werden.
Beispiel 18
Erstellen einer Datenquelle
1. Eine Datenquelle enthält die individuellen Daten für einen Serienbrief, zum Beispiel Firma, Name, Straße, Plz, Ort und Anrede der
Empfänger von Serienbriefen.
2. Erstellen Sie deshalb mit TABELLE/TABELLE einfügen eine Tabelle
mit sechs Spalten. Als Zeilenanzahl genügt eine, da mit einem
(Tab) im letzten Tabellenfeld schnell eine neue Zeile hinzufügt
werden kann.
3. Geben Sie in der ersten Zeile der Tabelle die Feldnamen Firma,
Name, Straße, Plz, Ort und Anrede ein. Feldnamen müssen
eindeutig sein und können aus bis zu 40 Zeichen bestehen. Das
erste Zeichen muss ein Buchstabe sein, Leerzeichen dürfen nicht
verwendet werden.
4. Geben Sie pro Zeile einen Datensatz ein.
5. Ein automatischer Umbruch innerhalb einer Zelle stört nicht. Ein ¿
in einer Zelle wird dieses (¿) auch im Hauptdokument einfügen.
6. Im Hauptdokument wird in der Anredezeile Sehr geehrte, stehen.
Beachten Sie also im Feld Anrede, dass bei Frauen der Eintrag mit
einem Leerzeichen beginnt, bei Männern mit einem r.
7. Speichern Sie Ihre Datenquelle unter dem Namen Bildagenturen ab.
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15:07 Uhr
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Eine in Word erstellte
Datenquelle
Ein Serienbrief entsteht durch Verbinden eines Hauptdokuments mit
einer Datenquelle.
Das Hauptdokument enthält Text, Grafiken sowie andere Elemente,
die in jeder Version des Seriendruckdokuments gleich bleiben. Durch
sogenannte Seriendruckfelder weisen Sie Word an, wo die variablen
Daten der Datenquelle gedruckt werden. Wenn Sie das Hauptdokument und die Datenquelle verbinden, ersetzt Word die Seriendruckfelder im Hauptdokument mit den entsprechenden Informationen aus
der Datenquelle.
Der Brief Bildanfrage für Kinonotizen an die Bildagentur Heinze soll
an alle Bildagenturen geschickt werden. Deshalb soll diese Datei in ein
Hauptdokument für ein Serienbrief umgewandelt werden.
Beispiel 19
Erstellen eines Serienbrief-Hauptdokuments
1. Die Datei Bildanfrage für Kinonotizen ist geöffnet. Diese Datei soll
das Hauptdokument für ein Serienbrief an alle Bildagenturen werden.
2. Entfernen Sie zunächst die Adresse und in der Anredezeile den
Namen inklusive vorhergehendem Leerzeichen.
3. Über EXTRAS/SERIENDRUCK starten Sie den Seriendruck-Manager.
4. Nach ERSTELLEN/SERIENBRIEFE werden Sie gefragt, ob Sie die
Serienbriefe mit der aktiven Datei, die Sie im Hintergrund sehen,
oder mit einer neuen Datei erstellen wollen. Klicken Sie auf
AKTIVES FENSTER.
5. Der nächste Schritt ist die Auswahl der Datenquelle, die Namen,
Adresse usw. enthält. Klicken Sie auf Daten IMPORTIEREN/DATEN43
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2 SERIENBRIEFE
Ein normales
Word-Dokument wird
in ein Hauptdokument
für Serienbriefe
umgewandelt
QUELLE ÖFFNEN. Wählen Sie im Feld SUCHEN in den Ordner,
in dem Sie Ihre Datenquelle gespeichert haben, und im Feld
DATEITYP Word-Dokumente. Öffnen Sie Ihre Datenquelle
Bildagenturen.
6. Da Word in Ihr vorhin definiertes
Hauptdokument noch keine Seriendruckfelder finden konnte, müssen
Sie das HAUPTDOKUMENT BEARBEITEN.
7. Nun müssen Sie die Seriendruckfelder und gegebenenfalls Text in Ihr
Hauptdokument einfügen. Über dem
Hauptdokument ist die Symbolleiste
SERIENDRUCK eingeblendet.
8. Positionieren Sie den Cursor an
den Dateianfang, und fügen Sie
über die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN das Feld
Firma ein.
Seriendruck-Manager
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Symbolleiste
SERIENDRUCK
9. Fügen Sie auch die anderen Felder an den entsprechenden
Stellen ein.
10. Sie können die Serienbriefe ansehen, bevor Sie diese drucken.
Klicken Sie dazu auf das Symbol SERIENDRUCK-VORSCHAU , und
blättern Sie über die Symbole VORHERIGER DATENSATZ und
NÄCHSTER DATENSATZ durch die Serienbriefe. Mit einem erneuten
Klick auf das Symbol SERIENDRUCK-VORSCHAU blenden Sie die
Vorschau wieder aus.
11. Um alle Serienbriefe auszudrucken, klicken Sie auf das Symbol
SERIENDRUCK AN DRUCKER.
Hauptdokument
mit allen Seriendruckfeldern
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15:07 Uhr
Seite 46
2 SERIENBRIEFE
12. Um alle Serienbriefe in einer einzigen Datei auszugeben, klicken
Sie auf das Symbol AUSGABE IN EIN NEUES DOKUMENT. Die
einzelnen Serienbriefe, die von einem Seitenumbruch getrennt
sind, können Sie noch bearbeiten. Wollen Sie diese Datei mit
allen Serienbriefen ausdrucken, so klicken Sie auf das Symbol
DRUCKER .
Hauptdokument
mit allen Seriendruckfeldern in der Seriendruckvorschau
In Datenquellen, die in Word erstellt wurden, können Sie vom Hauptdokument aus Datensätze hinzufügen, ändern und löschen.
Beispiel 20
Datensätze hinzufügen, ändern und löschen
1. Das Hauptdokument Serien-Bildanfrage ist geöffnet. Klicken Sie
auf das Symbol DATENQUELLE BEARBEITEN .
2. In der Datenmaske wählen Sie über die Symbole des Feldes
DATENSATZ oder über die Schaltfläche SUCHEN den Datensatz
aus, den Sie ändern oder löschen wollen. Ändern Sie direkt in der
Datenmaske, oder entfernen Sie einen Datensatz über LÖSCHEN .
3. Um einen neuen Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie auf NEUER
DATENSATZ und geben diesen in die Datenmaske ein.
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Dialogbox DATENMASKE
4. Mit DATENQUELLE können Sie auch direkt zur Datenquelle gelangen und in der Tabelle direkt Datensätze hinzufügen, ändern und
löschen.
5. In der Datenquelle wird die Symbolleiste DATENBANK automatisch eingeblendet. Zum Seriendruck-Hauptdokument zurück
kommen Sie am einfachsten über das entsprechende Symbol.
Serienbrief-Hauptdokument wieder zum Word-Dokument
umwandeln
Beispiel 21
1. Die Serienbriefdatei Serien-Bildanfrage ist geöffnet und soll wieder zu einem Standard-Word-Dokument umgewandelt werden.
2. Klicken Sie auf das Symbol SERIENDRUCK-MANAGER .
Über den SeriendruckManager kann wieder
ein Standard-WordDokument hergestellt
werden
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Seite 48
2 SERIENBRIEFE
3. Im Listenfeld ERSTELLEN wählen Sie den Eintrag STANDARD WORD
DOKUMENT WIEDERHERSTELLEN.
4. Bei der Wiederherstellung zu einem Standard-Word-Dokument
werden keine Änderungen am Text vorgenommen. Bestätigen Sie
eine entsprechende Meldung mit JA .
Beispiel 22
Serienbrief mit einer Datenquelle aus Excel
oder Access erstellen
1. Eine Einladung zum diesjährigen Sommerfest soll
an alle festen und freien Mitarbeiter der Stadtlupe
geschrieben werden. Die Adressen der Mitarbeiter
sind in der Excel-Datei Kontakte gespeichert.
2. Ein neues, leeres Dokument ist bereits geöffnet.
Klicken Sie im Menü EXTRAS/SERIENDRUCK auf
ERSTELLEN , dann auf SERIENBRIEFE und anschlie-
ßend auf AKTIVES FENSTER . Das aktive Dokument
übernimmt beim Seriendruck die Funktion des
Hauptdokuments.
3. Klicken Sie auf DATEN IMPORTIEREN/DATENQUELLE ÖFFNEN.
4. Wählen Sie im Feld SUCHEN IN den Ordner, in
dem Ihre Datenquelle gespeichert wurde. Geben
Sie im Feld DATEITYP MS Access Datenbanken an,
wenn die Datenquelle in Access erstellt wurde,
bzw. MS Excel Tabellenblätter, wenn sie in Excel
erstellt wurde.
5. Öffnen Sie die Excel-Datei Kontakte. Wählen Sie
dann Gesamtes Tabellenblatt.
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6. Wenn Word die Meldung “Word hat keine Seriendruckfelder ....”
anzeigt, klicken Sie auf HAUPTDOKUMENT BEARBEITEN.
7. Fügen Sie am Dateianfang über SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN
Vorname und Name sowie die Felder der privaten Adresse ein.
8. Sollen Postleitzahl und Ort fett gedruckt werden, so markieren Sie
die dazugehörigen Feldnamen und formatieren diese fett.
9. Geben Sie dann den Text ein, der in allen Serienbriefen enthalten
sein soll: Fügen Sie das aktuelle Datum ein, schreiben Sie als
Betreff Unser Sommerfest und als Anredezeile Liebe Mitarbeiter!.
Schreiben Sie dann noch den übrigen Text.
10. Speichern Sie den Serienbrief unter Serienbrief Sommerfest.
11. Sie können die Serienbriefe ansehen, bevor Sie diese drucken.
Klicken Sie dazu auf das Symbol Seriendruck-Vorschau, und
blättern Sie über die Symbole Vorheriger Datensatz und Nächster
Datensatz durch die Serienbriefe. Mit einem erneuten Klick auf
das Symbol Seriendruck-Vorschau blenden Sie die Vorschau
wieder aus.
12. Um alle Serienbriefe auszudrucken, klicken Sie auf das Symbol
Seriendruck an Drucker.
13. Um alle Serienbriefe in einer einzigen Datei auszugeben, klicken
Sie auf das Symbol AUSGABE IN EIN NEUES DOKUMENT . Die
einzelnen Serienbriefe, die von einem Seitenumbruch getrennt
sind, können Sie noch bearbeiten. Wollen Sie diese Datei mit
allen Serienbriefen ausdrucken, so klicken Sie auf das Symbol
Drucker.
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2 SERIENBRIEFE
2.2 Datensätze sortieren und selektieren
Standardmäßig verbindet Word das Hauptdokument mit allen
Datensätze aus der angegebenen Datenquelle. Mit einer Abfrage weisen Sie Word an, bestimmte Datensätze, beispielsweise alle Kunden aus
dem Postleitzahlengebiet zwischen 10 000 und 14 600, auszuwählen. In
einer solchen Abfrage können Sie auch die Reihenfolge festlegen, in der
die Datensätze mit dem Hauptdokument verbunden werden.
Sollen die Serienbriefe per Infopost (wesentlich günstigere Tarife)
versandt werden, müssen die Briefe nach Postleitzahlen sortiert bei der
Post abgegeben werden.
In der Datenquelle Kontakte für den Serienbrief Sommerfest wurden
auch einige Lieferanten aufgenommen. Einladungen sollen aber nur
die festen Mitarbeiter der Stadtlupe sowie alle freien Journalisten
erhalten.
Beispiel 23
Datensätze sortieren
1. Die Datei SERIENBRIEF SOMMERFEST ist geöffnet. Die Serienbriefe
sollen nach der Postleitzahl sortiert werden.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche
SERIENDRUCK und anschließend auf ABFRAGE- OPTIONEN .
3. Ist die Datenquelle eine Worddatei, so können Sie die Datensätze
im Register DATENSÄTZE SORTIEREN sortieren. Wählen Sie im
1. SORTIERSCHLÜSSEL das Feld aus, nach dem sortiert werden
soll.
4. Ist die Datenquelle keine Worddatei, so muss sie im Ursprungsprogramm sortiert werden.
5. Positionieren Sie den Cursor in die Spalte Postleitzahlprivat, und
klicken Sie auf das Symbol Aufsteigend.
6. Wechseln Sie über die START -Leiste zum Serienbrief Sommerfest,
und überprüfen Sie in der SERIENDRUCK-VORSCHAU , ob die
Serienbriefe nach der Postleitzahl sortiert wurden.
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Beispiel 24
Datensätze selektieren und sortieren
1. Die Datei Serienbrief Sommerfest ist geöffnet. Alle festen Mitarbeiter der Stadtlupe sowie alle freien Journalisten sollen eine
Einladung erhalten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche
SERIENDRUCK und anschließend auf ABFRAGE- OPTIONEN .
3. Wählen Sie in der Registerkarte DATENSÄTZE FILTERN aus dem
Listenfeld FELD Firma und aus dem Listenfeld VERGLEICH Gleich.
Geben Sie im Feld VERGLEICHEN MIT Stadtlupe ein. Mit diesem
Filter wählen Sie alle Mitarbeiter der Stadtlupe aus, erreichen aber
nicht die freien Journalisten.
4. Um mehrere Auswahlkriterien festzulegen, klicken Sie auf UND
(alle Kriterien müssen erfüllt sein) bzw. ODER (eines der Kriterien
muss erfüllt sein), um die Regeln zu verbinden.
5. Da die eingeladenen Gäste entweder im Feld Firma den Eintrag
Stadtlupe oder im Feld Position Freie Journalisten haben
müssen, wählen Sie in der nächsten Zeile die mathematische
Verknüpfung Oder. Bestimmen Sie dann als FELD Position und
als VERGLEICH Gleich. Im Feld VERGLEICHEN MIT geben Sie Freie
Journalisten ein.
Dialogbox ABFRAGEOPTIONEN, Register
DATENSÄTZE FILTERN
6. Nach OK wird Ihnen im unteren Teil der Dialogbox SERIENDRUCK
angezeigt, dass Optionen für die Abfrage eingestellt wurden.
Nach SCHLIESSEN erhalten Sie 50 selektierte und nach der Postleitzahl sortierte Datensätze. Überprüfen Sie dies in der Seriendruck-Druckvorschau.
7. Um wieder alle Datensätze in einer Datenquelle auszuwählen,
klicken Sie in der Registerkarte DATENSÄTZE FILTERN auf ALLE
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2 SERIENBRIEFE
LÖSCHEN. Um andere Datensätze auszuwählen, geben Sie neue
Auswahlkriterien ein.
Dialogbox Seriendruck
mit eingestellten Optionen für eine Abfrage
Das vorherige Beispiel ist eine Abfrage in einfacher Form. Es gibt
jedoch noch weitere Möglichkeiten, Serienbriefe mittels verschiedener
Bedingungen zu steuern. Im Hauptdokument können Felder über die
Schaltfläche BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN verwendet werden:
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FRAGE
EINGEBEN ...
WENN... DANN... SONST...
DATENSATZ VERBINDEN
SEQUENZ VERBINDEN
NÄCHSTER DATENSATZ
NÄCHSTER DATENSATZ WENN...
TEXTMARKE BESTIMMEN...
DATENSATZ ÜBERSPRINGEN
Fragt Nutzer nach Text und weist diesen einer Textmarke zu.
Fragt Nutzer nach Text und fügt diesen an der Stelle
des Feldes ein.
Wenn Ort=Berlin dann den Text “Berliner” einfügen,
sonst den Text “kein Berliner” einfügen.
Fügt die fortlaufende Nummer des benutzten Datensatzes ins ausgedruckte Dokument ein.
Fügt die fortlaufende Nummer des ausgedruckten
Dokuments ein. Weicht von DATENSATZ VERBINDEN ab, wenn z.B. nur Datensatz 20–30 verwendet
wird.
Greift sofort auf nächsten Datensatz zu, anstatt ein
neues Dokument zu erstellen.
Analog Nächster, wenn eine Bedingung wie
Ort = Berlin erfüllt ist.
Legt den Inhalt einer Textmarke fest.
Testet ein Seriendruckfeld auf eine Bedingung, z.B.
Ort=Berlin; diese Datensätze werden ausgeschlossen.
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2 SERIENBRIEFE
Beispiel 25
Serienbriefe mit dem Bedingungsfeld WENN...DANN...SONST
1. Die Datei Serienbrief Sommerfest ist geöffnet. Für alle eingeladenen Gäste, die nicht in Berlin wohnen, stellt die Stadtlupe ein
Gästezimmer zur Verfügung. In den Einladungen soll auf diesen
Service hingewiesen werden.
2. Positionieren Sie den Cursor unterhalb des Betreffs Unser
Sommerfest, und klicken Sie auf die Schaltfläche BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN.
3. Allen Gäste, die nicht in Berlin wohnen, soll ein Gästezimmer
angeboten werden. Die Berliner sollen aber keinen Hinweis
erhalten.
Dialogbox
BEDINGUNGSFELD
EINFÜGEN
4. Legen Sie deshalb die WENN -Bedingung Ortprivat Ungleich Berlin fest.
5. Geben Sie im Feld DANN DIESEN TEXT
EINFÜGEN Ein Gästezimmer in
unserem Hause haben wir für Sie
reserviert. Das Feld SONST DIESEN
TEXT EINFÜGEN bleibt leer.
6. Nach OK wird nur bei den auswärtigen Gästen der Hinweis ausgegeben.
Überprüfen Sie dies in der Seriendruck-Vorschau, in dem Sie auf
LETZTER DATENSATZ klicken.
Allen Gästen, die nicht in Berlin wohnen,
wird ein Gästezimmer angeboten
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2.3 Etiketten erstellen und drucken
Mit Hilfe des Serienbrief-Managers können Sie Ihren Datenbestand
auch für den Ausdruck von Adressetiketten nutzen. Word stellt für die
meisten gängigen Etikettentypen Formulare mit den richtigen Abmessungen bereit. Wenn die von Ihnen verwendete Etikettenmarke nicht
aufgelistet ist, können Sie benutzerdefinierte Abmessungen für das
Etikett wählen.
Beispiel 26
Drucken von Adressetiketten
1. Für die Einladungen zum Sommerfest sollen Adressetiketten
gedruckt werden. Ein neues, leeres Dokument ist geöffnet.
2. Klicken Sie nach EXTRAS/SERIENDRUCK/ERSTELLEN auf ADRESSETIKETTEN und anschließend auf AKTIVES FENSTER. Das aktive
Dokument übernimmt beim Seriendruck die Funktion des Hauptdokuments.
3. Klicken Sie auf DATEN IMPORTIEREN/DATENQUELLE ÖFFNEN,
und wählen Sie die Datei, in der die Adressen gespeichert
wurden, z.B. die Excel-Datei Kontakte.
4. Wenn Word die Meldung „Word hat keine Seriendruckfelder ....“
anzeigt, klicken Sie auf HAUPTDOKUMENT EINRICHTEN.
5. Wählen Sie im Dialogfeld ETIKETTEN EINRICHTEN die ETIKETTENMARKE Zweckform und die BESTELLNUMMER 3422 aus. Wenn die
von Ihnen verwendete Etikettenmarke nicht in der Liste enthalten
ist, können Sie über DETAILS eine benutzerdefinierte Etikettengröße einrichten.
Dialogbox ETIKETTEN
EINRICHTEN
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2 SERIENBRIEFE
6. Fügen Sie im Dialogfeld ETIKETTEN
ERSTELLEN die Seriendruckfelder für
die privaten Adressinformationen ein.
7. Um Felder zu formatieren, markieren
Sie diese, und klicken mit der rechten
Maustaste in die Markierung. Wählen
Sie dann aus dem Kontextmenü
ZEICHEN oder ABSATZ .
8. Formatieren Sie die Plz und den Ort
fett.
9. Schließen Sie den Seriendruck-Manager, und überprüfen Sie die Etiketten
in der Seriendruck-Vorschau.
Über das Kontextmenü können die Seriendruck-Felder
formatiert werden
Die Etiketten in der
Seriendruck-Vorschau
Beispiel 27
Standardetiketten mit gleichem Inhalt bedrucken
1. Die Stadtlupe schickt täglich der Bank etliche Überweisungsaufträge und Verrechnungsschecks. Es wäre sinnvoll, mehrere Etiketten mit der Bankadresse parat zu haben.
2. Ein neues, leeres Dokument ist geöffnet. Geben Sie nach EXTRAS/
UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN in der Registerkarte ETIKETTEN die
Bankadresse ein.
3. Markieren Sie 10785 Berlin. Formatieren Sie diese Zeile mit
(Umschalt)+(Strg)+(f) fett.
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Dialogbox UMSCHLÄGE
UND ETIKETTEN
4. Richten Sie über OPTIONEN die Etikettenmarke und die Bestellnummer ein.
5. Geben Sie über NEUES DOKUMENT die Etiketten in einer Datei
aus.
6. Speichern Sie die Datei unter Etikett Dresdner Bank, und drucken
Sie die Etiketten aus.
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15:07 Uhr
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3
D AT E N A U S TA U S C H
Zum Austausch von Daten zwischen Word und anderen Programmen
können Sie entweder über die Zwischenablage oder über EINFÜGEN/OBJEKT
Daten kopieren (nur Informationen von einem Programm zum
anderen kopieren),
Daten einbetten (OLE) oder
Daten verknüpfen (DDE)
Beim reinen Kopieren besteht der Nachteil darin, dass der Datenaustausch nach dem Kopieren beendet ist. Eine Aktualisierung ist nicht
möglich. Wenn sich Daten im Ursprungsprogramm geändert haben,
bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die eingefügten Daten zu löschen
und den gesamten Vorgang zu wiederholen.
Verknüpfen und Einbetten sind zwei Methoden, um Informationen
zwischen in unterschiedlichen Anwendungen erstellten Daten auszutauschen.
Verwenden Sie eine Verknüpfung, falls die Informationen dynamisch aktualisiert werden sollen, sobald sich die Daten in der Quelldatei ändern. Verwenden Sie Einbetten, wenn Sie die Informationen
getrennt von der Quelldatei bearbeiten möchten oder wenn die Quelldatei eventuell nicht verfügbar ist.
Beim Verknüpfen (DDE = Dynamic Data Exchange) werden zwischen zwei Windows-Programmen Verbindungen aufgebaut, so dass
nach jeder Änderung der Daten im Ursprungsprogramm die entsprechenden Daten im Zielprogramm automatisch aktualisiert werden. Die
Informationen werden im Ursprungsprogramm gespeichert. Wird die
Ursprungsdatei gelöscht, können die Daten nicht mehr ohne weiteres
bearbeitet werden.
Einbetten (OLE = Object Linking and Embedding) ist das Einfügen von Informationen (z.B. ein in Word gestalteter Text) in ein Dokument aus einer anderen Anwendung (z.B. Powerpoint). Eingebettete
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Informationen werden zum Bestandteil des neuen Dokumentes. Sie
werden im neuen Dokument gespeichert. Um ein eingebettetes Objekt
zu bearbeiten, doppelklicken Sie darauf. Die Anwendung, in der das
Objekt erstellt wurde, wird geöffnet. Nachdem Sie das Objekt bearbeitet haben und zu Ihrem Dokument zurückgekehrt sind, weist das
Objekt alle vorgenommenen Veränderungen auf. Wenn Informationen
eingebettet sind, ist das neue Dokument nicht mit dem ursprünglichen
Dokument verknüpft. Wenn Sie Informationen in einem Dokument
ändern, wird das andere Dokument nicht aktualisiert. Durch Einbetten können Sie aber die Informationen mit den Symbolleisten und
Menüs des Programms bearbeiten, mit dem die Informationen erstellt
wurden.
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3 D AT E N A U S TA U S C H
3.1 Word und Powerpoint
Beispiel 28
Text aus Word nach Powerpoint kopieren
1. Die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel ist geöffnet.
2. Kopieren Sie die Sätze über KOPIEREN in die Zwischenablage.
3. Öffnen Sie über START/PROGRAMME Powerpoint. Erstellen Sie
eine neue, leere Präsentation. Wählen Sie das AutoLayout NUR
TITEL, und tragen Sie den Titel Word-Text einfügen ein.
4. Ziehen Sie mit dem Symbol TEXT aus der Zeichen-Symbolleiste
ein Textfeld auf. Das Textfeld erhält einen schraffierten Rahmen,
der Cursor steht im Textfeld.
5. Klicken Sie auf das Symbol EINFÜGEN .
6. Der Text kann in Powerpoint weiter bearbeitet werden. Es besteht
keine Verbindung mehr zum Text im Ursprungsprogramm.
Hinweis ➜
7. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage direkt auf der Folie ein,
also in kein extra aufgezogenes Textfeld, so erstellt Powerpoint in
der Mitte der Folie selber ein Textfeld, dessen Größe und Position
Sie aber verändern können.
8. Speichern Sie die Präsentation unter Word und Powerpoint.
Ein aus Word
nach Powerpoint
kopierter Text
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Text aus Word in eine Powerpoint-Präsentation einbetten
Beispiel 29
1. In Word ist die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel, in Powerpoint die
Präsentation Word und Powerpoint.ppt geöffnet.
2. Kopieren Sie die Sätze aus dem Word-Dokument in die
Zwischenablage.
3. Wechseln Sie nach Powerpoint. Erstellen Sie eine neue Folie mit
dem AutoLayout NUR TITEL . Tragen Sie den Titel Word-Text
einbetten ein.
4. Ziehen Sie mit dem Symbol TEXT ein Textfeld auf.
5. Markieren Sie nach BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN Word-Dokument-Objekt, und aktivieren Sie den Kontrollkreis EINFÜGEN .
Dialogbox BEARBEITEN/
INHALTE EINFÜGEN
6. Der eingefügte Text kann in Powerpoint nicht bearbeitet werden.
Der Text ist ein eingebettetes Objekt. Ein Doppelklick auf das
Textobjekt startet das Quellprogramm, also Word.
7. Dort kann der Text verändert werden. Mit einem Klick außerhalb
des schraffierten Rahmens gelangen Sie nach Powerpoint zurück.
Die Änderungen werden
übernommen.
8. Der Text wird in Powerpoint
gespeichert. Wird die Ursprungsdatei gelöscht, so können Sie
dennoch mit einem Doppelklick
auf das Objekt das Quellprogramm starten und den Text
bearbeiten.
9. Speichern Sie die Präsentation.
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Ein in Powerpoint
eingebetteter Text
aus Word
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Beispiel 30
Text aus Word mit einer Powerpoint-Präsentation
verknüpfen
1. In Word ist die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel, in Powerpoint die
Präsentation Word und Powerpoint geöffnet.
2. Kopieren Sie die Sätze aus dem Word-Dokument in die
Zwischenablage.
3. Wechseln Sie nach Powerpoint. Erstellen Sie eine neue Folie mit
dem AutoLayout NUR TITEL. Tragen Sie den Titel Mit Word-Text
verknüpfen ein.
4. Ziehen Sie mit dem Symbol TEXT ein Textfeld auf.
5. Markieren Sie nach BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN WordDokument-Objekt, und aktivieren Sie den Kontrollkreis LINK .
6. Der eingefügte Text kann in Powerpoint nicht bearbeitet werden.
Der Text ist ein verknüpftes Objekt. Ein Doppelklick auf das
Textobjekt startet Word und öffnet die Ursprungsdatei.
7. Dort kann der Text verändert werden. Werden die Änderungen
gespeichert, so werden diese Änderungen automatisch in der
Powerpoint-Präsentation übernommen.
Ein in Powerpoint mit
Word verknüpfter Text
8. Der Text wird in Word gespeichert. Wird die Ursprungsdatei
gelöscht, so erhalten Sie nach einem Doppelklick auf das Objekt
eine Fehlermeldung. Nach OK bleibt zwar das Textobjekt erhalten,
kann logischerweise aber nicht aktualisiert oder verändert werden.
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15:07 Uhr
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Beispiel 31
In Powerpoint-Folien Worddokumente einbetten
und verknüpfen
1. Wählen Sie in Powerpoint das AutoLayout NUR TITEL , und tragen
Sie den Titel Worddokument einbetten ein.
2. Wählen Sie nach EINFÜGEN/OBJEKT als Objekttyp Worddokument,
und aktivieren Sie den Kontrollkreis AUS DATEI ERSTELLEN. Geben
Sie im Feld DATEI Entsetzen. Ein Hörspiel ein. Aktivieren Sie nicht
das Kontrollkästchen VERKNÜPFEN .
3. Nach OK haben Sie die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel in Ihre
Folie eingebettet. Der eingefügte Text kann in Powerpoint nicht
bearbeitet werden.
4. Löschen Sie die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel, können Sie
dennoch mit einem Doppelklick den Text bearbeiten. Word wird
gestartet und stellt Ihnen alle Befehle zum Bearbeiten des Textes
zur Verfügung. Der Text selber wird also in der PowerpointPräsentation, nicht im Word-Dokument gespeichert.
5. Erstellen Sie eine neue Folie mit dem AutoLayout NUR TITEL.
Tragen Sie den Titel Mit Worddokument verknüpfen ein.
6. Wählen Sie nach EINFÜGEN/OBJEKT als Objekttyp Microsoft WordDokument, und aktivieren Sie den Kontrollkreis AUS DATEI
ERSTELLEN. Geben Sie im Feld DATEI Entsetzen. Ein Hörspiel ein,
und aktivieren Sie das Kontrollkästchen VERKNÜPFEN .
7. Nach OK haben Sie die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel mit Ihrer
Folie verknüpft. Der eingefügte Text kann in Powerpoint nicht
bearbeitet werden.
8. Ein Doppelklick auf das Textobjekt startet Word und öffnet dort
die Datei Entsetzen. Ein Hörspiel. Dort kann der Text verändert
werden. Der Text wird im Worddokument gespeichert.
9. Wird die Ursprungsdatei
gelöscht, so erhalten
Sie nach einem Doppelklick auf das Textobjekt
eine Fehlermeldung.
Die Dialogbox EINFÜGEN/OBJEKT
in Powerpoint
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15:07 Uhr
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3.2 Word und Excel
Beispiel 32
Excel-Tabelle nach Word kopieren und in Word
weiterbearbeiten
1. In Excel ist die Datei Kontakte.xls geöffnet.
2. Markieren Sie einen Teil der Tabelle, und klicken Sie auf das
Symbol KOPIEREN . Die markierte Tabelle erhält einen umfließenden blinkenden Rahmen, der anzeigt, dass der Inhalt sich
momentan in der Zwischenablage befindet.
3. Wechseln Sie nach Word.
4. Fügen Sie die Tabelle über das Symbol EINFÜGEN ein.
5. Sie haben eine Tabelle erhalten, die Sie in Word mit den Befehlen
von Word weiter bearbeiten können. Eine Verbindung zu Excel
besteht nicht mehr.
Beispiel 33
Excel-Tabelle in Word einbetten und in Word mit den
Excelwerkzeugen bearbeiten
Symbol KOPIEREN .
4. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN . Markieren Sie im
Bereich ALS Microsoft Excel- Arbeitsblatt-Objekt, und aktivieren
Sie den Kontrollkreis EINFÜGEN .
INHALTE EINFÜGEN
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5. Nach OK erhalten Sie ein in Word eingebettetes Excel-Objekt, das
in Word gespeichert, aber mit den Excel-Werkzeugen bearbeitet
wird.
6. Eine Verbindung zur Ursprungsdatei Kontake.xls besteht nicht
mehr. Mit einem Doppelklick auf
das Objekt rufen Sie Excel und
seine Werkzeuge auf. Ein Klick
außerhalb der Tabelle bringt Sie
wieder nach Word zurück.
7. Um die Tabelle fest zu positionieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und
wählen OBJEKT FORMATIEREN.
Markieren Sie dann im Register
LAYOUT die Umbruchart MIT TEXT
IN ZEILE.
Dialogbox OBJEKT FORMATIEREN
Beispiel 34
Excel-Tabelle mit einem Worddokument verknüpfen und
in Excel mit den Excelwerkzeugen bearbeiten
Symbol KOPIEREN .
4. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN. Markieren Sie im
Bereich ALS Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt, und aktivieren
Sie den Kontrollkreis VERKNÜPFEN .
5. Nach OK erhalten Sie ein mit Excel verknüpfte Objekt, das in Word
automatisch aktualisiert wird, wenn in der Ursprungsdatei Zellen
verändert werden.
6. Um die Tabelle fest zu positionieren, klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf die Tabelle und wählen OBJEKT FORMATIEREN.
Markieren Sie dann im Register LAYOUT die Umbruchart MIT TEXT
IN ZEILE.
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15:07 Uhr
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Beispiel 35
Text aus einem Word-Dokument in eine Excel-Mappe
kopieren
1. Die Datei Domäne Dahlem ist geöffnet.
2. Kopieren Sie die gesamte Datei in die Zwischenablage, und
wechseln Sie nach Excel.
3. Positionieren Sie den Cursor auf Zelle A1, und fügen Sie die Datei
Domäne Dahlem über das Symbol EINFÜGEN ein.
4. Der erste Absatz der Datei wird in die Zelle 1, der zweite Absatz
in Zelle A2, der dritte in Zelle A3 usw. eingefügt.
5. Die Texte können Sie in Excel mit den Befehlen von Excel
weiter bearbeiten. Eine Verbindung zu Word besteht nicht mehr.
Verbreitern Sie über FORMAT/SPALTE/BREITE die Spalte A auf
60 Zeichen. Markieren Sie die Zellen A1 bis A11, und aktivieren
Sie in FORMAT/ZELLEN , Registerkarte AUSRICHTUNG das Kontrollkästchen ZEILENUMBRUCH .
6. Die Formate Schriftart, Schriftgröße, fett, kursiv, hoch- und
tiefgestellt sowie zentriert wurden beibehalten, die Formate
Kapitälchen und eingerückt wurden nicht übernommen.
Aus der Zwischenablage eingefügter Text
kann mit den Befehlen
von Excel weiter
bearbeitet werden
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15:07 Uhr
Seite 67
Beispiel 36
Ein Word-Dokument in eine Excel-Mappe einbetten
und mit einer Excel-Mappe verknüpfen
1. Die Datei Domäne Dahlem ist geöffnet. Kopieren Sie die gesamte
Datei in die Zwischenablage, und wechseln Sie nach Excel.
2. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN . Markieren Sie Microsoft Word-Dokument-Objekt, und aktivieren Sie den Kontrollkreis
EINFÜGEN .
INHALTE EINFÜGEN
3. Sie erhalten ein in Excel eingebettetes Word-Objekt, das Sie mit
den Word-Werkzeugen bearbeiten können, aber in Excel abgespeichert wird. Eine Verbindung zur Ursprungsdatei besteht nicht
mehr.
In Excel eingebettetes
Word-Objekt
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15:07 Uhr
Seite 68
4. Mit einem Doppelklick auf das Objekt rufen Sie Word und seine
Werkzeuge auf. Ein Klick außerhalb des Textobjekts bringt Sie
wieder nach Excel zurück.
5. Wechseln Sie zur Tabelle 2, und wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE
EINFÜGEN. Markieren Sie ALS Microsoft Word-Dokument-Objekt,
und aktivieren Sie den Kontrollkreis VERKNÜPFEN .
6. Sie erhalten ein mit Word verknüpftes Objekt, das in Excel automatisch aktualisiert wird, wenn in der Ursprungsdatei der Text
oder die Gestaltung verändert werden.
7. Überprüfen Sie die Verknüpfung. Verändern Sie die Ursprungsdatei.
In Excel eingebettetes
Word-Objekt
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Beispiel 37
Tabelle aus einem Word-Dokument in eine Excel-Mappe
kopieren
1. Die Datei Bildbestellungen4 ist geöffnet. Kopieren Sie die Tabelle
in die Zwischenablage.
2. Wechseln Sie nach Excel.
3. Fügen Sie die Tabelle über das Symbol EINFÜGEN ein. Sie haben
eine Tabelle erhalten, die Sie in Excel mit den Befehlen von Excel
weiter bearbeiten können.
4. Eine Verbindung zu Word besteht nicht mehr. Die Formeln, die in
Word in der Tabelle eingegeben wurden, wurden nicht von Excel
übernommen. Excel übernahm die Ergebnisse als reine Werte.
Eine von Word nach
Excel kopierte Tabelle
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3.3 Word und Access
Die Datenübergabe an Word wird in Access zum Kinderspiel. Ein einfacher Klick auf das Symbol OFFICE VERKNÜPFUNGEN startet Word
und übergibt automatisch die Tabelle oder Abfrage.
Beispiel 38
In Access die Serienbrieffunktion von Word nutzen
1. In Access ist die Datenbank Agentur geöffnet. Klicken Sie im
Fenster DATENBANK auf den Namen der Tabelle oder Abfrage, des
Formulars oder Berichts, die/den Sie als Datenquelle für einen
Serienbrief in Word laden möchten. Wählen Sie die Tabelle
Kunden.
2. Klicken Sie in EXTRAS/OFFICE-VERKNÜPFUNGEN auf SERIENDRUCK MIT MS WORD.
In Access die Serienbrieffunktion von Word
nutzen
3. Der Word-Seriendruck-Assistent wird gestartet. Verknüpfen Sie die
Access-Daten mit einem neuen Dokument.
4. Nach Ok erhalten Sie ein Seriendruck-Hauptdokument. Über
DRUCKFELD EINFÜGEN können Sie die Feldnamen der Tabelle
Kunden aus der SerienDatenbank Agentur einsehen.
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15:07 Uhr
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Der Word-SeriendruckAssistent
Das SeriendruckHauptdokument
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15:07 Uhr
Seite 72
4
U M FA N G R E I C H E D O K U M E N T E
UND TEAMARBEIT
Das Bearbeiten von umfangreichen Dokumenten wird von Word mit
verschiedenen Funktionen unterstützt. Dazu gehören das Anlegen von
Inhaltsverzeichnissen, Abbildungsverzeichnissen, Stichwortverzeichnissen und Querverweisen sowie die Möglichkeit, in der Gliederungsansicht sein Dokument zu strukturieren. Weiterhin ist es mit Zentraldokumenten möglich, ein umfangreiches Dokument in einzelne Teile
zu gliedern und diese unabhängig von einander zu bearbeiten.
Die Stadtlupe will ein kleines Sonderheft über die Geschichte der
Loveparade herausbringen. Zuerst wird eine Gliederung geschrieben,
dann die Gliederung mit Inhalt gefüllt. Es wird ein Inhalts-, ein Stichwort- und ein Abbildungsverzeichnis erstellt, sowie Querverweise
innerhalb des Dokuments eingebunden. Mehrere Redakteure werden
dann den Text überarbeiten und Korrektur lesen. Paul Herbst aus der
Textredaktion wird dann entscheiden, welche Änderungen übernommen werden.
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15:07 Uhr
Seite 73
4.1 Gliederung
In der Ansichtsart Gliederung können Sie Ihr Dokument entsprechend
seiner Überschrifthierarchie eingerückt betrachten.
Beispiel 39
In der Gliederungsansicht arbeiten
1. Die Datei Loveparade ist geöffnet.
2. Voraussetzung für das Arbeiten mit der Gliederungsansicht ist,
dass den Überschriften eine der Formatvorlagen Überschrift 1–9
zugewiesen wurden. In der Datei Loveparade wurden die Formatvorlagen Überschrift 1 bis 3
verwendet.
3. Wechseln Sie über das Symbol
unten links neben der horizontalen Bildlaufleiste in die Gliederungsansicht. Die Symbolleiste
für die Gliederungsansicht wird
eingeblendet. Überschriften
werden mit einem Pluszeichen,
normaler Text mit einem
kleinen Rechteck
gekennzeichnet.
4. Mit den Zahlen 1–7 auf der
Die Datei Loveparade in der Normalansicht
Symbolleiste können Sie alle
Texte ab einer bestimmten
Gliederungsebene ausblenden.
Klicken Sie auf 2, um nur noch
die Überschriften, die mit
Überschrift 1 bzw. Überschrift 2
formatiert wurden, zu
sehen.
5. Über die Schaltfläche ALLE
können Sie wieder alle Überschriftebenen und
alle Texte einblenden.
6. Wenn Sie auf das Plus vor einer
Überschrift klicken, wird die
Überschrift mit allen unterge-
Die Datei Loveparade in der Gliederungsansicht mit Überschriften
und Text
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15:07 Uhr
Seite 74
4 U M FA N G R E I C H E D O K U M E N T E
UND
TEAMARBEIT
ordneten Überschriften und
Absätzen markiert. Einen so
markierten Bereich können
Sie mit den Symbolen NACH
OBEN bzw. UNTEN
verschieben.
7. Blenden Sie nur die Überschriften
bis zur dritten Ebene ein. Verschieben Sie Kapitel 7.1 Ablauf
mit all seinen Unterkapiteln
hinter 7.3 Was gibt es neues?.
8. Wenn Sie den Cursor in eine
Die Datei Loveparade in der Gliederungsansicht, mit den
Überschriften der ersten und zweiten Ebene
Überschrift setzen, können Sie
deren Gliederungsebene mit den
Pfeilen nach links und rechts
höher oder tiefer stufen. Die
untergeordneten Überschriften
werden ebenfalls jeweils eine
Ebene höher oder tiefer gesetzt.
Setzen Sie die Überschrift 7.3.4
Die Abschlusskundgebung eine
Ebene höher.
Die Datei Loveparade in der Gliederungsansicht, mit den
Überschriften bis zur 3. Ebene
Die eine Ebene höher gesetzte Überschrift
„Die Abschlusskundgebung“
74
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15:07 Uhr
Seite 75
Beispiel 40
Gliederung für den Sonderbericht über die Loveparade
erstellen
1. Sie wollen eine Gliederung erstellen, in der die Überschriften
automatisch nummeriert werden. Wechseln Sie in einem neuen
Dokument zur Gliederungsansicht.
2. Wählen Sie in FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN das Register GLIEDERUNG . Klicken Sie auf ein Numme-
rierungsformat, das Überschrift 1, Überschrift 2 usw. enthält.
Sollen die Überschriften nicht automatisch nummeriert werden,
wählen Sie OHNE .
3. Geben Sie Die ersten fünf Jahre
ein, und drücken Sie ¿. Word weist
den beiden Überschriften die vordefinierte Formatvorlage Überschrift 1 zu.
4. Überschriften werden auf eine
niedrigere Nummerierungsebene
gestuft, indem Sie die Überschrift
markieren und auf TIEFERSTUFEN
klicken oder (Tab) drücken. Wenn
Sie eine Überschrift auf eine
höhere Nummerierungsebene
stufen möchten, markieren Sie die
In Gliederungsansicht erstellte Gliederung
Überschrift und klicken auf
Höherstufen bzw. drücken (Umschalt)+(Tab).
5. Geben Sie in der Gliederungsebene 2 Loveparade 1989 mit
nachfolgendem ¿ ein.
6. Drücken Sie (Tab), um eine Gliederungsebene tiefer zu erhalten,
und geben Sie die Überschriften Anlass, Strecke sowie Pressebericht ein.
7. Ein Plus vor einer Überschrift zeigt an, dass innerhalb dieses
Kapitels Unterkapitel oder Text eingegeben wurde. Überschriften
mit einem Minus haben bisher weder Unterkapitel noch Textkörper.
8. Wechseln Sie zur Normalansicht, um Text, Grafiken oder andere
Elemente einzufügen.
9. Positionieren Sie den Cursor an das Ende der ersten Überschrift,
und drücken Sie ¿. Der neu erzeugte Absatz erhält automatisch
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15:07 Uhr
Seite 76
UND
TEAMARBEIT
die Formatvorlage Standard.
Geben Sie beliebigen Text ein.
10. Wechseln Sie in die Gliederungsansicht, und blenden
Sie nur die Überschriften bis
zur Ebene 3 an.
11. Überschriften, unter denen
einfacher Text eingefügt
wurde, werden mit einem
hellgrauen Unterstrich
Überschriften, unter denen Text eingefügt wurde, werden mit einem
hellgrauen Unterstrich gekennzeichnet.
76
gekennzeichnet.
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15:07 Uhr
Seite 77
4.2 Inhalts-, Abbildungs- und
Stichwortverzeichnisse
Mit Hilfe eines Inhaltsverzeichnisses können Sie einen Überblick über
die in einem Dokument behandelten Themen erhalten oder schnell zu
einem bestimmten Thema springen. Ein Abbildungsverzeichnis stellt
eine Liste der in einem Dokument enthaltenen Bilder, Tabellen, Grafiken und anderen Illustrationen dar. Ein Stichwortverzeichnis, auch
Index genannt, listet die in einem Dokument erwähnten Stichwörter
auf und gibt die Seiten an, auf denen diese zu finden sind.
Für den Bericht über die Loveparade werden all diese Verzeichnisse
benötigt.
Beispiel 41
Inhaltsverzeichnis erstellen
1. Die Datei Loveparade ohne Verzeichnisse ist geöffnet.
2. Den Überschriften wurden die
Formatvorlagen für die Überschriften
zugewiesen. Nun wollen Sie ein
Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlangabe erzeugen.
3. Positionieren Sie den Cursor an die
Stelle, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen möchten. Klicken
Sie im Menü EINFÜGEN/INDEX UND
VERZEICHNISSE auf die Registerkarte
INHALTSVERZEICHNIS .
4. Suchen Sie unter FORMATE
Formell aus. Geben Sie unter
EBENEN ANZEIGEN 3 ein.
5. In der SEITENANSICHT sehen
Sie die Gestaltung des
Inhaltsverzeichnisses.
6. Klicken Sie auf OK , wird
das Inhaltsverzeichnis mit
Seitenangabe erstellt.
Dialogbox EINFÜGEN/INDEX UND VERZEICHNISSE, Register INHALTSVERZEICHNIS
77
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15:07 Uhr
Seite 78
UND
TEAMARBEIT
7. Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert auch die Navigation im Dokument. Klicken Sie auf einen Eintrag, so gelangen Sie automatisch
zur angegebenen Seitenzahl.
Erstelltes
Inhaltsverzeichnis
Beispiel 42
Index erstellen
1. Der Index ist ein Stichwortverzeichnis, das mit seinen Seitenzahlen auf bestimmte Stichwörter im Text verweist.
2. Die Datei Loveparade ohne Verzeichnisse1 ist geöffnet. An
manchen Stellen in dieser Datei wurden schon Indexeinträge
eingefügt.
3. Markieren Sie die Textstelle, die Sie als Indexeintrag verwenden
möchten. Markieren Sie auf Seite 3 Motto: Friede, Freude,
Eierkuchen, und drücken Sie (Alt)+(Umschalt)+(x).
4. Die markierte Textstelle erscheint im Feld HAUPTEINTRAG .
Bearbeiten Sie diesen Indexeintrag, und übernehmen Sie ihn
mit FESTLEGEN .
5. Mit ALLE FESTLEGEN werden im Index automatisch alle Stellen
aufgenommen, an denen der gleiche Text erscheint.
6. Lassen Sie die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN geöffnet, und
klicken Sie in den Textbereich. Markieren Sie den nächsten Begriff
für den Indexeintrag, und klicken Sie dann in der Dialogbox in das
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15:07 Uhr
Seite 79
Dialogbox
INDEX EINTRAGEN
Feld HAUPTEINTRAG . Die markierte Textstelle erscheint im Feld
HAUPTEINTRAG .
7. Klicken Sie auf FESTLEGEN . Legen Sie alle anderen gewünschten
Indexeinträge fest.
8. Haben Sie alle gewünschten Indexeinträge festgelegt, so positionieren Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie den
Index einfügen möchten.
9. Klicken Sie im Menü EINFÜGEN/INDEX UND VERZEICHNISSE auf
die Registerkarte INDEX .
10. Suchen Sie unter FORMATE
Formell aus. Vergessen Sie
nicht, die Spaltenanzahl für
die Darstellung des Index
anzugeben.
11. In SEITENANSICHT sehen Sie
die Gestaltung des Index. Mit
OK erstellen Sie den Index.
Erstelltes Stichwortverzeichnis
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15:07 Uhr
Seite 80
Beispiel 43
UND
TEAMARBEIT
Abbildungsverzeichnis erstellen
1. Die Datei Loveparade ohne
Verzeichnisse2 ist geöffnet. Für die
Abbildungstexte wurde bereits die
Formatvorlage Abb definiert.
2. Positionieren Sie den Cursor
unmittelbar unter das erste Bild.
3. Wählen Sie nach EINFÜGEN/
BESCHRIFTUNG im Feld BEZEICHNUNG Abbildung.
4. Nach OK geben Sie einen DoppelDialogbox EINFÜGEN/BESCHRIFTUNG
punkt, ein Leerzeichen sowie den
Bildtitel Loveparade 1999 ein.
Beschriftung und
Bildtitel mit der
Formatvorlage Abb
5. Weisen Sie dann diesem Absatz, der die Beschriftung und den
Bildtitel enthält, die Formatvorlage Abb zu.
6. Verfahren Sie mit den übrigen Abbildungen im Dokument ebenso:
Beschriftung einfügen, Bildtitel eingeben und Formatvorlage Abb
zuweisen.
7. Positionieren Sie dann den Cursor an die Stelle, an der das Abbildungsverzeichnis erscheinen soll.
8. Wählen Sie in EINFÜGEN/INDEX UND VERZEICHNISSE das Register
ABBILDUNGSVERZEICHNIS . Wählen Sie über die Schaltfläche
OPTIONEN die FORMATVORLAGE Abb.
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08.10.1999
15:07 Uhr
Seite 81
9. Beachten Sie die Kontrollkästchen. Wählen Sie aus FORMATE die
Darstellung des Verzeichnisses.
Dialogbox EINFÜGEN/
INDEX UND VERZEICHNISSE, Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS
10. Haben Sie bereits andere Verzeichnisse wie das Inhaltsverzeichnis
erstellt, so erhalten Sie nach OK die Frage, ob das Verzeichnis
ersetzt werden soll. Verneinen Sie.
11. Klicken Sie auf einen Eintrag des Verzeichnis, so gelangen Sie
automatisch zur angegebenen Seitenzahl.
Das erstellte
Abbildungsverzeichnis
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15:07 Uhr
Seite 82
UND
TEAMARBEIT
4.3 Querverweise
Ein Querverweis ist ein Verweis auf ein Element an einer anderen Stelle in einem Dokument, beispielsweise „Siehe Abbildung 1 auf Seite 3“.
Sie können Querverweise zu Überschriften, Fußnoten, Textmarken,
nummerierten Absätzen usw. erstellen. Sie können Querverweise nur
auf Elemente im selben Dokument erstellen. Ändert sich die Position
des Elements, auf das verwiesen wird, so wird die Seitenzahl im Querverweis automatisch aktualisiert.
Beispiel 44
Querverweise erstellen
1. Die Datei Loveparade ohne Verzeichnisse2 ist geöffnet.
2. Ein Querverweis ist ein Verweis auf ein Element an einer anderen
Stelle in einem Dokument. Die Stelle, auf der Sie verweisen, muss
als Überschrift formatiert oder mit einer Textmarke gekennzeichnet sein.
3. Im ersten Textabschnitt der Loveparade 1989 wollen Sie auf die
Loveparade 1991 hinweisen. Geben Sie im Dokument den einleitenden Text für den Querverweis ein, zum Beispiel Siehe auch
Seite.
Einleitender Text zu
einem Querverweis
4. Klicken Sie auf EINFÜGEN/QUERVERWEIS .
5. Wählen Sie aus dem Feld VERWEISTYP das Element, auf das Sie
verweisen möchten, zum Beispiel eine Überschrift.
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15:07 Uhr
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Dialogbox Einfügen/Querverweis
6. Wählen Sie aus dem Feld VERWEISEN auf Seitenzahl.
7. Markieren Sie im Feld Für welche Überschrift Loveparade 1990.
8. Um Benutzern das Springen zu dem Element zu ermöglichen, auf
das Sie verwiesen haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen ALS
HYPERLINK EINFÜGEN.
9. Klicken Sie auf EINFÜGEN .
10. Wenn Sie einen Querverweis aktualisieren möchten, markieren
Sie den Querverweis und drücken (F9).
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15:07 Uhr
Seite 84
UND
TEAMARBEIT
4.4 Zentral- und Filialdokumente
Zentraldokumente ermöglichen es, ein großes Dokument in einzelne
separate Filialdokumente zu unterteilen, etwa ein Buch in Kapiteln,
und diese zu organisieren und zu verwalten. Es ist somit möglich, mit
kurzen Dateien zu arbeiten. Dies geht wesentlich schneller und ist
übersichtlicher. Auch brauchen Sie sich nicht um die Seitennummerierung, das Inhaltsverzeichnis und den Index für jedes einzelne Dokument zu kümmern, da Sie diese Verzeichnisse bequem über das Zentraldokument erstellen können. Ein weiterer Vorteil ergibt sich für die
Arbeit in Netzwerken. Wenn ein Mitarbeiter bereits ein Filialdokument
bearbeitet, so ist dies im Zentraldokument gesperrt, so dass ein zweiter
Mitarbeiter, der übers Netzwerk ebenfalls dieses Filialdokument verändern will, daran gehindert wird.
Der Bericht Loveparade soll in Filialdokumente aufgeteilt werden.
Beispiel 45
Erstellen eines Zentraldokuments
1. Die Datei Loveparade ist geöffnet. Da an diesen Bericht mehrere
Personen gleichzeitig arbeiten sollen, wird dieser Bericht in
Filialdokumente aufgeteilt. Die Überschriften müssen dazu, wie in
dieser Datei geschehen, mit den Überschriftenformatvorlagen
formatiert sein.
2. Wechseln Sie in die Gliederungsansicht.
3. Das Symbol ZENTRALDOKUMENTANSICHT ist eingedrückt.
4. Alle Hauptkapitel sollen in Filialdokumente umgewandelt werden.
Blenden Sie nur die Überschriften der Ebene 1 ein, und markieren
Sie diese mit Ausnahme des Kapitels Anhang.
Das erweiterte Zentraldokument mit seinen
Filialdokumenten
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5. Klicken Sie auf FILIALDOKUMENT ERSTELLEN.
6. Es erscheinen mehrere umrahmte Gliederungsteile. Innerhalb
eines Rahmens befindet sich jeweils ein Filialdokument.
7. Speichern Sie Ihr Dokument. Dabei vergibt Word automatisch
Namen für die Filialdokumente, die sich aus den ersten Zeichen
der Überschriften ableiten.
8. Um den Dateinamen jedes Filialdokuments anzuzeigen, klicken
Sie auf das Symbol FILIALDOKUMENTE REDUZIEREN . Die Dateinamen werden als Hyperlinks angezeigt.
9. Zur erweiterten Darstellung kommen Sie wieder über das sich
veränderte Symbol FILIALDOKUMENTE ERWEITERN .
Das reduzierte
Zentraldokument mit
den Links zu den
Filialdokumenten
Beispiel 46
Filialdokumente bearbeiten
1. Das Zentraldokument Loveparade Zentral
ist geöffnet. Die Filialdokumente werden
beim Öffnen eines Zentraldokuments
standardmäßig ausgeblendet. Sie sehen
nur die Links zu den Filialdokumenten
und die Absätze, die sich nicht in den
Filialdokumenten befinden, etwa das
Inhaltsverzeichnis.
2. Sie können die Filialdokumente jedoch
erweitern oder reduzieren oder zur
Normalansicht wechseln. Sind die Filialdokumente reduziert, können Sie mit den
Das „reduzierte“ Zentraldokument
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15:07 Uhr
Seite 86
UND
TEAMARBEIT
Befehlen der Symbolleiste bestimmen, ob alle Überschriften mit
allen Texten oder nur die Überschriften bestimmter Ebenen
angezeigt werden sollen.
3. Reduzieren Sie wieder die Filialdokumente. Klicken Sie auf den
Hyperlink C:\EIGENE DATEIEN\DIE
ERSTEN FÜNF JAHRE.DOC. Das Filial-
dokument Die ersten fünf Jahre wird
in einem separaten Dokumentfenster angezeigt.
4. Im Filialdokument können Sie wie in
jedem anderen Word-Dokument arbeiten: Sie können Text und Grafiken
hinzufügen, entfernen und bearbeiten und die Rechtschreibung prüfen.
5. Speichern Sie das Filialdokument
nach dem Bearbeiten. Über DATEI/
SCHLIESSEN gelangen Sie dann
Das „erweiterte“ Zentraldokument
wieder zum Zentraldokument.
In einem Zentraldokument können Sie auf einfache Weise die Hauptstruktur eines Dokuments ändern, indem Sie Filialdokumente hinzufügen, entfernen und neu anordnen. Wenn Sie das Zentraldokument
drucken, werden alle Filialdokumente gedruckt, ohne dass diese einzeln
geöffnet werden müssen.
Beispiel 47
Word-Dokument in ein Zentraldokument einfügen
1. Das Zentraldokument Loveparade Zentral ist in der Gliederungsansicht geöffnet. Die Datei Das Unternehmen Loveparade soll als
Filialdokument eingefügt werden. Die Überschriften dieser Datei
sind, wie in den anderen Filialdokumenten auch, mit den
Überschriftenformatvorlagen formatiert.
2. Erweitern Sie die Filialdokumente.
3. Klicken Sie zwischen den bestehenden Filialdokumenten auf eine
Leerzeile, in die die Datei Das Unternehmen Loveparade als
Filialdokument eingefügt werden soll. Klicken Sie auf die Leerzeile
zwischen dem 7. und 8. Kapitel.
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15:07 Uhr
Seite 87
Bestehende Dokumente werden
in einer Leerzeile als neues
Filialdokument eingefügt
Die Datei Das Unternehmen
Loveparade wurde als neues
Filialdokument eingefügt
4. Klicken Sie auf das Symbol UNTERDOKUMENT EINFÜGEN.
5. Geben Sie im Feld DATEINAME den Namen des Dokuments ein,
das hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf ÖFFNEN .
6. Blenden Sie nur die Überschriften der ersten Ebene ein.
87
08.10.1999
15:07 Uhr
Seite 88
Beispiel 48
UND
TEAMARBEIT
Gesperrte Filialdokumente
1. Das Zentraldokument Loveparade Zentral ist in der Gliederungsansicht geöffnet.
3. Word sperrt Filialdokumente, wenn das Zentraldokument von
einer Arbeitsgruppe gemeinsam genutzt wird, und das Filialdokument momentan von einer anderen Person bearbeitet wird.
Gesperrte Filialdokument werden mit dem Symbol eines
Schlosses angezeigt.
Das Filialdokument
Die ersten fünf Jahre
ist gesperrt
Hinweis ➜
4. Gesperrte Filialdokument können angezeigt, aber nicht bearbeitet
werden. Wenn Sie ein gesperrtes Filialdokument in einem eigenen
Fenster anzeigen, wird auf der Titelleiste die Information (Schreibgeschützt) angezeigt.
5. Alle Filialdokumente werden als gesperrt angezeigt, wenn die
Filialdokumente reduziert sind. Verwenden Sie in einer Arbeitsgruppe ein Zentraldokument gemeinsam, so stellen Sie sicher,
dass die Filialdokumente reduziert bleiben. Nur dann können
andere auf sie zugreifen.
Hinweis ➜
6. Filialdokumente können auch gesperrt werden, wenn bei der
Bearbeitung eines Filialdokuments die Option schreibgeschützt
für den gemeinsamen Dateizugriff festgelegt wurde oder das
Filialdokument in einem freigegebenen, schreibgeschützten
Ordner gespeichert ist.
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15:07 Uhr
Seite 89
Beispiel 49
Filialdokumente verschieben
1. Das Zentraldokument Loveparade Zentral ist in der Gliederungsansicht geöffnet.
3. Markieren Sie das zu verschiebende Filialdokument mit einem
Klick auf das entsprechende Symbol für Filialdokumente.
4. Werden links neben dem Namen der Filialdokumente die
Symbole nicht angezeigt, so klicken Sie auf das Symbol ZENTRALDOKUMENTANSICHT .
5. Ziehen Sie das Symbol für Filialdokumente in eine Leerzeile
zwischen den Filialdokumenten, nicht aber in den Rahmen eines
anderen Filialdokumentes.
Beispiel 50
Filialdokumente entfernen
1. Das Zentraldokument Loveparade Zentral2 ist in der Gliederungsansicht geöffnet.
3. Markieren Sie das zu löschende Filialdokument mit einem Klick
auf das entsprechende Symbol für Filialdokumente.
4. Drücken Sie auf (Entf).
5. Wenn Sie ein Filialdokument aus einem Zentraldokument entfernen, bleibt es am ursprünglichen Speicherort bestehen. Löschen
Sie diese Filialdokumentdatei noch über die Dialogbox ÖFFNEN .
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15:07 Uhr
Seite 90
Beispiel 51
UND
TEAMARBEIT
Inhaltsverzeichnis im Zentraldokument erstellen
oder aktualisieren
3. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen möchten.
4. Erstellen Sie das Inhaltsverzeichnis über EINFÜGEN/INDEX UND
VERZEICHNISSE im Register INHALTSVERZEICHNIS , oder aktuali-
sieren Sie es mit (F9).
5. Betrachten Sie das Inhaltsverzeichnis in der Seitenansicht.
Beispiel 52
Index im Zentraldokument erstellen oder aktualisieren
2. Fügen Sie während der Bearbeitung der Filialdokumente neue
Indexeinträge ein.
4. Zeigen Sie alle Überschriften und Texte an, und positionieren Sie
den Cursor unter die Kapitelüberschrift 9.2 Stichwortverzeichnis.
5. Erstellen Sie den Index über EINFÜGEN/INDEX UND VERZEICHNISSE im Register INDEX , oder aktualisieren Sie es mit (F9).
Beispiel 53
Zentraldokument drucken
2. Um das ganze Zentraldokument zu drucken, erweitern Sie die
Filialdokumente.
3. Wechseln Sie zur Normalansicht.
4. Drucken Sie nun wie gewohnt über DATEI/DRUCKEN .
90
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15:07 Uhr
Seite 91
4.5 Korrekturmarkierungen
Wenn Sie oder andere Bearbeiter an einem Dokument Änderungen vornehmen möchten, ist es sinnvoll, die sogenannten Korrekturmarkierungen zu verwenden. Diese werden standardmäßig auf dem Bildschirm
angezeigt und auch gedruckt, falls die entsprechenden Kontrollkästchen
nicht deaktiviert wurden. Sie haben aber die Möglichkeit, die Korrekturmarkierungen auszublenden und beim Drucken zu verbergen.
Die Stadtlupe will ein kleines Sonderheft über die Geschichte der
Loveparade herausbringen. Bisher wurde der Bericht geschrieben, sowie
das Inhaltsverzeichnis, das Abbildungsverzeichnis und der Index
erstellt. Mehrere Redakteure sollen jetzt den Text überarbeiten und
Korrektur lesen. Paul Herbst aus der Textredaktion wird dann entscheiden, welche Änderungen übernommen werden.
Wenn ein Dokument in Ihrer Arbeitsgruppe überarbeitet werden
soll, Sie aber letzten Endes entscheiden möchten, welche Änderungen
übernommen und abgelehnt werden sollen, können Sie Kopien des
Dokuments in Ihrer Arbeitsgruppe verteilen. Diese Kopien können
dann elektronisch überarbeitet und entsprechend markiert werden.
Sie und andere Personen, die ein Dokument überarbeiten, können
Anmerkungen auf dem Bildschirm vornehmen, ohne den Text des
Dokuments zu ändern. Hierzu können Sie Kommentare einfügen. Wie
bei Überarbeitungsmarkierungen werden die Kommentarzeichen von
verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Farben hervorgehoben.
Sie können die Kommentare als Bildschirmtipps oder im Kommentarausschnitt lesen.
Beispiel 54
Änderungen hervorheben und Kommentare eingeben
1. Paul Herbst hat Hanns Friede und anderen Mitarbeitern eine
Kopie der Originaldatei übermittelt, um diese zu überarbeiten.
Dialogbox
ÄNDERUNGEN
HERVORHEBEN
Hanns Friede aus dem Sekretariat hat die Kopie Loveparade
Kopie 1 bereits geöffnet.
2. Klicken Sie auf EXTRAS/ÄNDERUNGEN VERFOLGEN/ÄNDERUNGEN HERVORHEBEN.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ÄNDERUNGEN WÄHREND DER BEARBEITUNG
MARKIEREN, werden alle im Text vorge-
nommenen Änderungen markiert.
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15:07 Uhr
Seite 92
UND
TEAMARBEIT
4. Überarbeiten mehrere Personen das Dokument, so ist es zweckmäßig, für jeden, der das Dokument überarbeitet, über OPTIONEN
eine andere Schriftfarbe zu wählen. Hanns wählt für alle Änderungen die Farbe Blaugrün.
Dialogbox
ÄNDERUNGEN
VERFOLGEN
5. Die Statusleiste zeigt an, ob die Markierung der Korrekturen einoder ausgeschaltet ist. Die Buchstaben ÄND werden fett dargestellt, wenn die Korrekturmarkierung eingeschaltet ist.
6. Fügen Sie hinter 1.7. die Jahreszahl 1989 ein, verbessern Sie die
Teilnehmerzahl auf 162 und ordnen Sie der kleinen Überschrift
Absatz die Formatvorlage Überschrift 3 zu.
7. Wollen Sie noch einen Kommentar hinzufügen, so markieren Sie
den Text, zu dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten.
8. Blenden Sie die Symbolleiste ÜBERARBEITEN ein, und klicken Sie
auf das Symbol KOMMENTAR EINFÜGEN .
9. Geben Sie den Kommentartext im Kommentarausschnitt im
unteren Teil des Bildschirms ein.
92
08.10.1999
15:07 Uhr
Seite 93
Korrekturmarkierungen
Eingefügter Kommentar
93
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15:07 Uhr
Seite 94
UND
TEAMARBEIT
Nachdem die Personen, die den Text überarbeitet haben, ihre Änderungen und Kommentare in verschiedenen Kopien des ursprünglichen
Dokuments an Sie übermittelt haben, können Sie alle Änderungen im
ursprünglichen Dokument zusammenführen und diese dann in diesem
Dokument überprüfen.
Beispiel 55
Änderungen akzeptieren oder ablehnen
1. Hanns Friede und Yves Girome haben den Text der Loveparade
überarbeitet und ihre Änderungen und Kommentare in verschiedenen Kopien des ursprünglichen Dokuments an Paul Herbst
übermittelt. Paul Herbst soll jetzt entscheiden, welche Änderungen übernommen werden.
2. Paul hat das Originaldokument Loveparade geöffnet. Nun muss
er noch alle Dateien, in denen Änderungen durchgeführt wurden,
mit dem Original zusammenführen.
3. Klicken Sie in EXTRAS/DOKUMENTE ZUSAMMENFÜHREN auf die
Datei, dessen Änderungen Sie einfügen möchten. Öffnen Sie die
Dateien Loveparade Kopie 1 und Loveparade Kopie2.
4. Wählen Sie EXTRAS/ÄNDERUNGEN VERFOLGEN/ÄNDERUNGEN
AKZEPTIEREN ODER ABLEHNEN.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche VORWÄRTS SUCHEN , so wird
Ihnen die erste Änderung von Yves Girome angezeigt. Lehnen
Sie diese ab.
6. In der Dialogbox ÄNDERUNGEN ANNEHMEN ODER ABLEHNEN
können Sie festlegen, ob die verfolgten Änderungen hervorgehoben, nicht hervorgehoben oder original angezeigt werden.
Probieren Sie diese drei Kontrollkreise aus.
Dialogbox ÄNDERUNGEN ANNEHMEN ODER
ABLEHNEN
Klicken Sie nochmals auf VORWÄRTS SUCHEN, so wird Ihnen eine
Änderung von Hanns Friede angezeigt. Nehmen Sie diese an.
7. Nehmen Sie die übrigen Änderungen an, oder lehnen Sie diese ab.
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15:08 Uhr
Seite 95
Dialogbox ÄNDERUNGEN ANNEHMEN ODER
ABLEHNEN
8. Um einen Kommentar anzuzeigen, doppelklicken Sie auf das
Kommentarzeichen. Das Kommentarfenster wird eingeblendet.
Eingeblendetes
Kommentarfenster
95
08.10.1999
15:08 Uhr
Seite 96
UND
TEAMARBEIT
4.6 Fuß- und Endnoten
Fuß- und Endnoten werden dazu verwendet, um Erläuterungen zu
bestimmten Stellen im Text zu geben oder auf Quellenangaben hinzuweisen. Fußnoten werden immer am Ende der Seite, Endnoten am
Ende des Dokuments eingefügt. Wenn Sie Fuß- oder Endnoten hinzufügen oder löschen, nummeriert Word diese automatisch neu und
formatiert den Fuß- bzw. Endnotentext entsprechend.
Beispiel 56
Fußnoten einfügen, ändern und löschen
1. Die Datei Loveparade ist geöffnet.
2. Positionieren Sie den Cursor unmittelbar hinter den Begriff, für
den Sie eine Fußnote eingeben wollen. Positionieren Sie den
Cursor hinter Acid.
3. Klicken Sie auf EINFÜGEN/FUSSNOTE und dann auf OK .
4. Arbeiten Sie in der Normalansicht, erhalten Sie ein Fenster, in
dem der Fußnotentext erstellt werden kann. Arbeiten Sie in der
Layoutansicht, wird der Cursor unten auf der Seite positioniert,
wo Sie nunmehr den Fußnotentext eingeben können. Geben
Sie sauer, Säure, slang: LSD ein.
5. Schließen Sie das Fußnotenfenster bzw. erstellen Sie im Textbereich die nächste Fußnote. Geben Sie für Truck die Fußnote
offener Lastwagen und für DJs die Fußnote Diskjockey ein.
6. Automatisch wird hinter dem Begriff ein Fußnotenzeichen
eingefügt und gegebenenfalls umnummeriert.
7. Zeigen Sie auf das Fußnotenzeichen, so wird Ihnen der Inhalt der
Fußnote eingeblendet.
8. Um den Text für eine Fußnote zu
ändern, doppelklicken Sie auf die
Fußnote im Text, und ändern den
Text.
9. Um eine Fußnote zu löschen,
markieren Sie das Fußnotenzeichen im Text und löschen es.
Nach EINFÜGEN/FUSSNOTE erhalten Sie in der
Normalansicht ein eigenes Fußnotenfenster
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Beispiel 57
Verändern oder Entfernen der Fußnotentrennlinie
1. Die Date Loveparade mit Fußnoten ist geöffnet.
2. Die Fußnotentrennlinie, die
zwischen dem Dokumenttext
und den Fußnoten erscheint,
sehen Sie nur in der Layoutoder Seitenansicht. Verändern
können Sie diese nur in der
Normalansicht.
3. Um die Trennlinie zu verändern, wählen Sie nach
ANSICHT/FUSSNOTEN aus dem
Listenfeld FUSSNOTEN den
Das Fußnotenfenster in der Normalansicht
Eintrag Fußnotentrennlinie.
4. Um die Trennlinie zu entfernen, markieren Sie diese und
drücken dann (Entf).
5. Um eine andere Trennlinie zu
erhalten, löschen Sie die vorgegebene und geben eine
eigene Trennlinie ein. Versehen
Sie die Absatzmarke der Trennlinie über die Symbolleiste
RAHMEN mit einer gepunkteten
Veränderte Fußnotentrennlinie
unteren Rahmenlinie. Verkürzen
Sie diese über FORMAT/ABSATZ mit einem Eintrag in das Feld
RECHTS .
6. Um die Standardtrennlinie wiederherzustellen, klicken Sie auf
ZURÜCKSETZEN .
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5
GRAFIKEN
Word besitzt viele Möglichkeiten, eigene Zeichnungen zu erstellen
sowie Bilder aus anderen Programmen zu importieren und zu bearbeiten. Es gibt Zeichnungs- und Grafiktools, die Sie verwenden können,
um Texte und Grafiken mit dreidimensionalen Effekten (3D-Effekten),
Schattierungen, Füllmustern oder AutoFormen auszuschmücken.
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5.1 ClipArt
ClipArts sind vorgefertigte Zeichnungen oder Bilder, die Sie in Ihren
Dokumenten einfügen können. Die Microsoft ClipArt-Gallery ist
unterteilt in verschiedenen Kategorien, in denen sich unterschiedliche
Grafiken befinden. Sie können Bilder in benutzerdefinierten Kategorien zusammenstellen, Bildern Stichwörter zuweisen, Bilder in Ihre
Office-Dokumente ziehen und die Clip Gallery in einem verkleinerten
Fenster geöffnet lassen, während Sie an Ihren Dokumenten arbeiten.
Außerdem können Sie in der Clip Gallery Sounds und Videoclips
speichern.
Beispiel 58
Clipart einfügen
1. Rufen Sie in EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART die Registerkarte BILDER
auf. Um Clips zu suchen, können Sie im Feld CLIPS SUCHEN Stichwörter eingeben, oder eine Kategorie wählen.
Dialogbox EINFÜGEN/
GRAFIK/CLIPART
2. Wählen Sie die Kategorie Büro. Klicken Sie auf ein Clipart, so wird
ein Popup-Menü eingeblendet. Sie können den Clip einfügen, in
einer Vorschau betrachten oder ähnliche Clips suchen. Fügen Sie
den Clip ein. Schließen Sie die Dialogbox.
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5 GRAFIKEN
3. Klicken Sie auf die eingefügte Grafik, so wird diese markiert.
Die Symbolleiste Grafik wird eingeblendet. Probieren Sie die
einzelnen Werkzeuge aus.
4. Wählen Sie über BILDSTEUERUNG die Graustufe.
5. Geben Sie der Grafik mehr Kontrast, aber weniger Helligkeit.
6. Verkleinern Sie die Grafik, in dem Sie mit dem Mauszeiger auf
einen Eckpunkt zeigen. Der Mauszeiger wird zu einem Doppelpfeil. Klicken Sie einen Eckpunkt an, und verändern Sie die Größe
durch Ziehen.
7. Klicken Sie auf das Symbol GRAFIK FORMATIEREN, und wählen
Sie die Registerkarte LAYOUT . Klicken Sie rechts oben in der
Dialogbox auf das Fragezeichen, und dann auf die verschiedenen
Umbrucharten. Lesen Sie die Hilfetexte. Wählen Sie mit TEXT IN
ZEILE.
Dialogbox GRAFIK
FORMATIEREN
8. Um die Ursprungsform der Grafik wieder zu erhalten, klicken Sie
auf GRAFIK ZURÜCKZUSETZEN .
9. Klicken Sie außerhalb der Grafik, wird die Symbolleiste GRAFIK
wieder ausgeblendet und die Markierung aufgehoben: Die Anfasserpunkte verschwinden.
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Beispiel 59
Clipart bearbeiten
1. Klicken Sie auf das Clipart-Objekt, das bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Clipart, und wählen
Sie GRAFIK BEARBEITEN . Die Symbolleiste ZEICHNEN wird automatisch eingeblendet.
3. Um ein einzelnes Teilobjekt in einem Bild zu bearbeiten, markieren
Sie dieses mit einem Klick bzw. mehrmaligem Drücken von (Tab).
4. Verwenden Sie die Funktionen der Symbolleiste ZEICHNEN , um
das Objekt zu bearbeiten. Ändern Sie die Füllfarbe, Linienstärke
und Linienfarbe eines Objekts.
Grafik-Bearbeitungsmodus
5. Beenden Sie den Bearbeitungsmodus über GRAFIK SCHLIESSEN .
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5 GRAFIKEN
5.2 Eigene Zeichnungen
Word stellt mit der Symbolleiste ZEICHNEN eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, eigene Zeichnungen zu erstellen. Linien, Rechtecke (Quadrate) und Ellipsen (Kreise) sind die Grundelemente jeder
Zeichnung. Alle Zeichnungen nur aus diesen Elementen zusammenzusetzen, würde allerdings viel Zeit, Geduld und Fingerspitzengefühl
erfordern. Damit die Erstellung von Zeichnungen etwas schneller geht,
bietet Word zusätzlich noch viele vorgefertigte Zeichnungsobjekte –
sogenannte AutoFormen – an.
Zum Zeichnen eines Objektes klicken Sie einmal kurz auf das entsprechenden Symbol und bewegen dann den Mauszeiger in den Textbereich. Der Mauszeiger zeigt Ihnen durch eine veränderte Form an,
dass Sie mit dem Zeichnen beginnen können. Versuchen Sie nicht, das
gewünschte Symbol in der Symbolleiste anzuklicken und in den Textbereich zu ziehen, um dann zu zeichnen. Durch das Ziehen deaktivieren Sie das Werkzeug gleich wieder – es passiert nichts!
Das Zeichnen von Objekten erfolgt mit der Maus. Durch die zusätzliche Benutzung von (Umschalt) und/oder (Strg) aktivieren Sie besondere Zeichenmodi. Durch Drücken von (Umschalt) zeichnen Sie proportionale Objekte. Ein Rechteck wird zum Beispiel zu einem Quadrat.
Durch Drücken von (Strg) zeichnen Sie ein Objekt aus der Mitte heraus. Beispielsweise ist beim Zeichnen eines Rechtecks der erste Punkt,
den Sie zeichnen, dann der Mittelpunkt des Rechtecks und nicht die
linke obere Ecke.
Beispiel 60
Zeichnen eines gemusterten Reifens
1. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument über das Symbol NEU ,
und blenden Sie mit dem Symbol ZEICHNEN die Symbolleiste
Zeichnen ein.
2. Ziehen Sie eine horizontale Hilfslinie: Klicken Sie auf das Symbol
LINIE . Der Mauszeiger wird im Textbereich zu einem Plus-Zeichen.
Halten Sie dann während des Ziehens (Umschalt) gedrückt, so
erhalten Sie horizontale, vertikale oder Linien unter einem Winkel
von 15°.
3. Ziehen Sie eine vertikale Hilfslinie, die die horizontale Linie etwa
in der Mitte schneidet.
Hinweis ➜
Die Hilfslinien sollen nur aus Übungsgründen eingerichtet werden.
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4. Klicken Sie auf das Symbol ELLIPSE . Klicken Sie dann auf den
Schnittpunkt der beiden Hilfslinien, halten die Maustaste gedrückt
und ziehen dann bei gedrückter (Umschalt)- und (Strg)-Taste
einen Kreis aus den Mittelpunkt heraus.
5. Legen Sie den markierten Kreis über ZEICHNEN/REIHENFOLGE/IN
DEN HINTERGRUND in den Hintergrund. Die beiden Hilfslinien
sind wieder vollständig sichtbar.
6. Zeichnen Sie einen weiteren, kleineren Kreis, wiederum aus dem
Mittelpunkt heraus: (Umschalt) und (Strg) gedrückt halten und
Kreis vom Schnittpunkt der Hilfslinien aus aufziehen.
7. Markieren Sie mit einem Klick den größeren Kreis. Geben Sie
diesem Kreis über das Symbol FÜLLFARBE/WEITERE FÜLLEFFEKTE
einen gemusterten Füllbereich.
8. Klicken Sie eine Hilfslinie an. Sie erhält Anfasserpunkte und ist
damit markiert. Löschen Sie die Hilfslinie mit (Entf). Verfahren Sie
ebenso mit der zweiten Hilfslinie.
9. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Gemusterter
Reifen in den Ordner C:\Eigene Dateien ab.
Beispiel 61
Einem Zeichnungsobjekt Text hinzufügen
1. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument über das Symbol NEU ,
und blenden Sie mit dem Symbol ZEICHNEN die Symbolleiste
Zeichnen ein.
2. Wählen Sie aus dem Listenfeld AUTOFORMEN Blockpfeile.
3. Klicken Sie auf den ersten Blockpfeil. Klicken Sie dann in Ihr
Arbeitsblatt und zeichnen bei gedrückter Maustaste einen
Blockpfeil.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ihr
Zeichnungsobjekt, und wählen Sie aus dem
Kontextmenü TEXT HINZUFÜGEN.
5. Geben Sie einen beliebigen Text ein.
6. Beenden Sie die Texteingabe mit einem Klick
außerhalb der Markierung.
Einem Zeichnungsobjekt über
das Kontextmenü Text hinzufügen
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5 GRAFIKEN
Um mehrere Objekte wie ein Objekt zu behandeln, können Sie diese
Objekte vorübergehend gruppieren, um sie z.B. wie ein Objekt zu verschieben, zu drehen, zu färben oder sonst wie zu bearbeiten.
Beispiel 62
Objekte gruppieren
1. Die Datei Zeichnungsobjekte ist geöffnet. Klicken Sie auf ein
Objekt. Es erscheinen die acht Ziehpunkte. Das Objekt ist
markiert. Klicken Sie dann bei gedrückter (Umschalt)-Taste alle
gewünschten Objekte nacheinander an.
2. Alternativ können Sie mehrere Elemente markieren, indem Sie auf
eine freie Stelle im Textbereich klicken und bei gedrückter linker
Maustaste einen sogenannten Markierungsrahmen aufziehen.
Klicken Sie dazu auf das Symbol OBJEKTE MARKIEREN, nicht auf
das Symbol RECHTECK ! Alle Objekte, die vollständig in diesem
Rahmen liegen, werden markiert.
3. Die Markierung eines Objektes heben Sie wieder auf, indem Sie
dieses bei gedrückter (Umschalt)-Taste ein zweites Mal anklicken.
Die Markierung aller Objekte heben Sie auf, indem Sie auf die
Zeichnungsebene klicken.
4. Wählen Sie den Befehl ZEICHNEN/GRUPPIERUNG . Jetzt können
Sie die gruppierten Objekte gemeinsam verschieben, kopieren
und gestalten. Füllen Sie beispielsweise alle markierten Objekte
mit der Farbe Gelb.
5. Um eine Gruppierung wieder
aufzuheben, wählen Sie
ZEICHNEN/GRUPPIERUNG
AUFHEBEN. Mit ZEICHNEN/
GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN können Sie eine
aufgehobene Gruppierung
wiederherstellen.
Der Befehl ZEICHNEN/GRUPPIERUNG
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Ein Zeichnungsobjekt können Sie verschieben, indem Sie mit dem
Mauszeiger direkt auf das Objekt (und nicht auf die Ziehpunkte)
drücken und es bei gedrückter linker Maustaste ziehen. Um ein Objekt
zu kopieren, verfahren Sie wie beim Verschieben, halten dabei aber
(Strg) gedrückt.
Wenn Sie gleichartige oder auch verschiedenartige Zeichnungsobjekte (oder auch Organigramme, Tabellen, Clipart, Diagramme)
ausrichten wollen, stehen Sie häufig vor folgendem Problem: Wie
bekomme ich die Objekte „auf Kante“?
Beispiel 63
Zeichnungsobjekte aneinander ausrichten
1. Zeichnen Sie ein Quadrat: Klicken Sie auf das Symbol RECHTECK ,
und ziehen Sie bei gedrückter (Umschalt)-Taste ein Quadrat auf.
2. Zeichnen Sie unterhalb des Quadrats eine ELLIPSE : Klicken Sie auf
das Symbol Ellipse, und ziehen Sie eine Ellipse auf.
3. Zeichnen Sie unterhalb der Ellipse eine Autoform: Wählen Sie aus
AUTOFORMEN/BLOCKPFEILE die erste Autoform. Ziehen Sie einen
Blockpfeil auf.
4. Markieren Sie die auszurichtenden Objekte, beispielsweise durch
Klicken bei gedrückter (Umschalt)-Taste.
5. Wählen Sie ZEICHNEN/AUSRICHTEN ODER VERTEILEN/LINKSBÜNDIG. Die Objekte werden an ihren Markierungsrechtecken
entsprechend ausgerichtet.
Zeichnungsobjekte (oder auch Organigramme, Tabellen, Clipart, Diagramme) können gestaucht, verkleinert oder vergrößert werden. Unter
Stauchen versteht man eine nicht-proportionale Veränderung der Größe.
Beispiel 64
Größe eines Objektes ändern
1. Zeichnen und markieren Sie ein Objekt. Es erscheinen die acht
Ziehpunkte. Zeigen Sie auf einen Ziehpunkt, wird der Mauszeiger
zu einem Doppelpfeil.
2. Durch ein Ziehen an den vier Kantenpunkten wird das Objekt in
eine Richtung vergrößert oder verkleinert (gestaucht).
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5 GRAFIKEN
3. Ziehen Sie dagegen einen Eckpunkt, vergrößert oder verkleinert
sich das Objekt in zwei Richtungen.
4. Um ein Objekt proportional zu vergrößern oder zu verkleinern,
ziehen Sie einen Eckpunkt und halten während des Ziehens
(Umschalt) gedrückt.
5. Um das Objekt aus der Mitte heraus zu vergrößern oder zu
verkleinern, halten Sie während des Ziehens (Strg) gedrückt.
Zeichnungsobjekte (oder auch ClipArt, nicht aber Diagramme oder
Tabellen) können gekippt und gedreht werden.
Beispiel 65
Objekt frei drehen
1. Zeichnen und markieren Sie ein Objekt.
2. Klicken Sie auf das Symbol FREIES DREHEN . Das Objekt erhält an
seinen Ecken (auch ein Kreis hat Ecken?!) runde Drehpunkte.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen dieser Punkte. Er verwandelt sich in ein spezielles Drehsymbol. Bei gedrückter linker
Maustaste können Sie das Objekt nun um einen beliebigen Winkel drehen. Durch gleichzeitiges Drücken von (Umschalt) drehen
Sie das Objekt in 15°-Schritten. Halten Sie (Strg) gedrückt, so
drehen Sie das Objekt um einen Ziehpunkt.
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5.3 WordArt
Mit dem Zusatzprogramm MS-WordArt können Sie vielfältige Schrifteffekte erzielen.
Beispiel 66
Erstellen von Schriftzügen mit WordArt
1. Positionieren Sie den Cursor an die Stelle in Ihrem Text, an der Sie
ein WordArt-Objekt einfügen wollen, und wählen Sie EINFÜGEN/
GRAFIK/WORDART bzw. klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN
auf das Symbol WORDART EINFÜGEN.
2. Wählen Sie aus dem WordArt-Katalog einen Stil.
3. Nach OK erscheint das Texteingabefeld von WordArt. Sie können
Text eingeben und Schriftart und Schriftgröße des Textes festlegen. Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein.
4. Nach OK erscheint die Symbolleiste WORDART , mit deren Hilfe
Sie den Text weiter gestalten können. Mit einem Klick in das
Word-Dokument wird die Symbolleiste ausgeblendet. Das Textobjekt verliert seine Anfasserpunkte.
5. Mit einem Klick auf das Objekt (Mauszeiger wird zum Pfeil mit
vorangestelltem Vierfachpfeil) rufen Sie wieder die Symbolleiste
WordArt auf, mit einem Doppelklick auf das Objekt rufen Sie
wieder das Texteingabefeld von WordArt auf.
Von WordArt erstellter
Schriftzug
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6
WO R D U N D DAS W E B
Jeder spricht davon, jeder macht mit, alle sind fasziniert, aber keiner
kann es so richtig definieren: das Internet. Es wächst und wächst und
wächst. Wurden im Januar 1993 weltweit die Anzahl der Nutzer noch
auf 1,5 Millionen geschätzt, so geht man heute – sieben Jahre später –
von mindestens 120 Millionen Nutzern aus. Allein zwischen zehn und
zwölf Millionen Bundesbürger haben jüngsten Umfragen entsprechend
heute Zugang zum Internet.
Was ist das Internet? Das Internet ist ein weltumspannendes Netz
voller Informationen, und täglich gibt es neue Angebote. Das Interessante daran ist, dass das Internet niemandem gehört. Trotzdem verdienen ein Fülle von Unternehmen dadurch Geld, dass sie im Internet präsent sind und ihre Dienste anbieten.
Über das Internet können Informationen aus dem World Wide Web
geholt oder dem World Wide Web bereitgestellt werden. Eine Homepage ist die eigene Präsenz im Internet.
Neben dem WWW gehört das E-Mail zu den beliebtesten Diensten
im Internet. Per E-Mail können nicht nur Texte, sondern auch Bilder,
Töne und Videos schnell und preiswert weltweit von Computer zu
Computer gesendet werden. Neben der Schnelligkeit und den Versandkosten hat ein E-Mail gegenüber normalen Briefen oder Faxen noch
einen dritten Vorteil: Ein E-Mail kann gleichzeitig an mehrere Empfänger gesandt werden, ohne dass Kopien angefertigt werden müssen.
KLEINES INTERNETLEXIKON:
E-Mail = „Electronic Mail“, Post im Internet
Frame
= Rahmen im Browser-Fenster
Browser = Programm zum Betrachten von Webseiten
Hyperlink = Verknüpfung von HTML-Dokumenten
Link
= Kurzform für Hyperlink
HTML = „Hyper Text Markup Language“, das Dateiformat des Internet
Server
= Rechner, der Anwendungen und Dokumente bereithält
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6.1 Webseiten erstellen
Beachten Sie bitte bei der Gestaltung von Webseiten folgende Punkte:
➜ Schreibt man Text auf eine Internet Seite und formatiert diesen mit
einer schönen, aber nicht alltäglichen Schriftart, so hängt das Aussehen
des Textes auf einem beliebigen Browser (einem anderen, als dem eigenen) davon ab, ob derjenige, der sich die Homepage ansieht, ebenfalls
genau diese Schriftart auf seinem Rechner installiert hat. Ist das nicht
der Fall, und das ist recht häufig so, wird der Text in einer Standard
Schriftart dargestellt. Beim Microsoft Internet Explorer ist diese Standard Schriftart Courier. Das Aussehen einer Homepage in dieser
Schriftart kann recht ernüchternd sein.
Wenn Sie die Webseitenvorlage verwenden, werden die von Ihrem
Zielbrowser nicht unterstützten Funktionen von Word deaktiviert. Auf
diese Weise können Sie optisch ansprechende Webseiten erstellen, ohne
sich Gedanken darüber zu machen, wie Ihre Formatierungen im betreffenden Webbrowser dargestellt werden.
➜ Die am häufigsten verwendeten Grafikformate auf Internet Seiten
sind GIFs. Haben Sie MS Office auf Ihrem Rechner installiert, so
haben Sie automatisch einige Gif-Grafiken installiert. Zum Produktumfang von MS-Office gehört auch MS Photo Editor. Damit ist es
möglich, Fotos oder Clipart mit anderen Grafikformaten als Gif-Grafik zu speichern. Auf Ihrer Festplatte finden Sie sicherlich Fotos aus den
verschiedensten Gebieten im JPG-Format. Sie finden diese über
START/SUCHEN . Auch diese können Sie problemlos in Ihre Webseiten einbinden..
➜ Ruft man heute eine Internetadresse auf, so wird meisten am linken oder oberen Rand der Website ein Inhaltverzeichnis eingeblendet,
das beim Betrachten verschiedener Seiten der Website stets eingeblendet bleibt. Dazu werden Frames verwendet.
Wenn Sie eine einzelne Webseite in Abschnitte unterteilen, und
jeder Abschnitt einen eigenen Bereich anzeigen kann, wird jeder dieser
Abschnitte als Frame bezeichnet. Das Inhaltsverzeichnis wird also in
einem Frame dargestellt. Die Seiten, zu denen ein Link aus dem
Inhaltsverzeichnis führt, werden dann in einem eigenen Frame angezeigt. Links können zu eigenen Seiten, aber auch zu anderen Webseiten aus dem WorldWideWeb führen.
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15:21 Uhr
6 WORD
Beispiel 67
Seite 110
UND DAS
WEB
Webseite mit Frames kennenlernen
1. Über den Internet Explorer wurde die mehrseitige Website der
Stadtlupe stadtlup.htm geöffnet.
2. Die Webseite ist in drei Bereiche aufgeteilt. In diesen Bereichen
können unabhängige Elemente angezeigt werden. Diese einzelnen Bereiche werden Frames genannt.
Die Webseiten der
Stadtlupe: Startseite
Die Webseiten
der Stadtlupe: Kino
Highlights
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3. Im linken und oberen Bereich werden dauernd die Frames mit
dem Inhaltsverzeichnis und mit der Adresse angezeigt. Im unteren
rechten Frame können verschiedene Inhalte angezeigt werden.
Passen die Inhalte der einzelnen Frames nicht vollständig in das
Fenster, so werden automatisch Bildlaufleisten eingeblendet.
4. Um die verschiedenen Inhalte im unteren rechten Frame aufrufen
zu können, wurde im linken Frame Hyperlinks eingefügt. Ein Klick
auf den Link Kino Highlights ruft den Frame mit den Kinofilmen
auf. Über den Link Startseite kommt Sie wieder zur Startseite
zurück.
5. Über den Link SPC Lehrbuch Verlag rufen Sie die Webseiten
dieses Verlages auf. Auch diese werden im unteren, rechten
Bereich angezeigt.
Die Webseiten der
Stadtlupe: Link zum
SPC Lehrbuch Verlag
6. Ein Klick auf die E-Mail Adressen im oberen Bereich startet Ihr
E-Mail Programm. Die Adresse der Stadtlupe wird automatisch in
das Feld AN eingetragen.
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15:21 Uhr
6 WORD
Beispiel 68
Seite 112
UND DAS
WEB
Grundstruktur einer Webseite mit Frames anlegen
und speichern
1. Doppelklicken Sie in der Dialogbox DATEI/NEU , Register
ALLGEMEIN auf Webseite.
2. Sie erhalten ein neues, leeres Dokument und befinden sich
automatisch in der Webseitenansicht.
3. Blenden Sie die Symbolleisten FRAMES und WEB ein.
4. Erstellen Sie über die Symbolleiste FRAMES einen neuen, linken
Frame. Halten Sie die Maustaste auf den Trennbalken, und
verschieben Sie diesen nach links.
5. Positionieren Sie den Cursor in den rechten Bereich, und erstellen
Sie einen neuen, oberen Frame. Halten Sie die Maustaste
auf den Trennbalken, und verschieben diesen nach oben.
6. Einen eingefügten Frame können Sie über das Symbol FRAME
LÖSCHEN entfernen.
7. Positionieren Sie den Cursor in den linken Frame. Um diesen
Frame zu speichern, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das
Frame und wählen AKTUELLEN FRAME SPEICHERN UNTER .
8. Erstellen Sie in der Dialogbox SPEICHERN einen neuen Ordner
namens stadtlup. Wechseln Sie in diesen Ordner, und geben Sie
dem Frame den Namen inhalt.
Tipp ➜
9. Benutzen Sie für die Namen von Frames und Webseiten nur bis
zu 8 Kleinbuchstaben oder Ziffern, nicht aber Leerzeichen. So ist
Die Webseite
stadtlup.htm und das
Frame inhalt.htm
es gewährleistet, dass diese Webseiten von allen Servern gelesen
werden können.
10. Speichern Sie den oberen Frame
unter logo und den unteren Frame
unter start in den neuen Ordner
STADTLUP .
11. Positionieren Sie den Cursor in den
linken Frame. Speichern Sie nun Ihre
Webseite über DATEI/ALS WEBSEITE
SPEICHERN im neuen Ordner STADTLUP unter stadtlup.
12. In der Titelleiste sehen Sie STADTLUP.HTM . In der Webleiste heißen
die einzelnen Frames inhalt, logo
und start.
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15:21 Uhr
Seite 113
Beispiel 69
Frames gestalten: Designs auswählen
1. Öffnen Sie in Word die Webseite stadtlup.htm.
2. Positionieren Sie den Cursor in das linke Frame. Rufen Sie über
FORMAT/DESIGN die Liste der mitgelieferten Designs auf.
3. Wählen Sie das Design City. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
LEBENDIGE FARBEN , und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
HINTERGRUNDFARBE .
4. Ordnen Sie dem oberen Frame dasselbe Design zu und dem
unteren Frame das Design Automobil – ebenfalls mit lebendigen,
aber ohne Hintergrundfarben.
Dialogbox
FORMAT/DESIGN
5. Um die Größen der einzelnen Frames und die Gestaltung der
Trennlinien genau zu definieren, positionieren Sie den Cursor in
die jeweiligen Frames. Klicken Sie dann auf das Symbol FRAMEEIGENSCHAFTEN .
6. Speichern Sie Ihre Website mit den Frames über das Symbol
SPEICHERN .
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15:21 Uhr
6 WORD
Beispiel 70
Seite 114
UND DAS
WEB
Frames gestalten: Schrift, Linien, Grafiken und Tabellen
1. Sie haben in Word das HTML-Dokument stadtlup.htm geöffnet.
2. Geben Sie im linken Frame jeweils als neuen Absatz Inhalt,
Startseite, Events und Kino Highlights ein. Formatieren Sie den
Inhalt fett.
3. Fügen Sie im oberen Frame eine Tabelle mit 2 Spalten und 1 Zeile
ein. Vergrößern Sie die erste Spalte.
4. Geben Sie in die erste Zelle die Adresse der Stadtlupe ein. Wird
eine E-Mail-Adresse eingegeben, so wandelt Word diese automatisch in einen Hyperlink um.
5. Fügen Sie in die rechte Spalte das Logo der Stadtlupe ein.
6. Soll die Tabelle ohne Rahmen dargestellt werden, so markieren
Sie die Tabelle. Wählen Sie in FORMAT/RAHMEN UND SCHATTIERUNG , Register RAHMEN aus dem Listenfeld FARBE für den
Tabellenrahmen die gleiche Farbe wie für den Hintergrund,
nämlich Dunkelblaugrün.
7. Wechseln Sie in den unteren Frame, und geben Sie als Überschrift
Das ist unsere Startseite ein. Wählen Sie als Schriftgröße 26.
8. Um unterhalb der Überschrift eine Linie einzufügen, wählen Sie
FORMAT/RAHMEN UND SCHATTIERUNG . Klicken Sie auf HORIZONTALE LINIE , so wird eine Dialogbox mit vielen Linien aus der
Clipart-Gallery geöffnet. Fügen Sie eine Linie ein, und schließen
Sie die Dialogbox.
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15:21 Uhr
Seite 115
➜ Tipp
9. Benötigen Sie noch einmal diese Linie, so wählen Sie aus dem
Listenfeld RAHMEN das Symbol HORIZONTALE LINIE.
10. Fügen Sie über EINFÜGEN/GRAFIK/AUS DATEI eine beliebige
Grafik ein. Wenn alternativer Text angezeigt werden soll, während
eine Grafik geladen wird, so doppelklicken Sie auf die Grafik, und
geben in der Registerkarte WEB einen Text ein.
SPEICHERN .
➜ Hinweis
12. Für alle Frames werden automatisch Ordner gleichen Namens
angelegt. Alle Objekte wie Grafiken und Linien, die auf diesen
Seiten eingefügt werden, werden in diesen Ordnern gespeichert.
Beispiel 71
Bestehendes Worddokument in Webseiten integrieren
1. Das Worddokument Kino soll in die Webseiten der Stadtlupe
integriert werden. Sowohl das HTML-Dokument stadtlup.htm, als
auch die Datei Kino.doc sind geöffnet.
2. Sie können, müssen aber nicht der Datei Kino.doc über FORMAT/
DESIGN ein Design zuordnen.
3. Speichern Sie das Dokument Kino.doc über DATEI/ALS WEBSEITE
SPEICHERN in den Ordner STADTLUP . In der Titelleiste erscheint
automatisch kino.htm.
4. Wechseln Sie zum Dokument stadtlup.htm. Jetzt muss im linken
Frame für den Eintrag Kino Highlights ein Link definiert werden,
über den dann im unteren rechten Frame die Webseite kino.htm
angezeigt wird.
5. Markieren Sie den Eintrag Kino Highlights, und klicken Sie auf das
Symbol HYPERLINK EINFÜGEN.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche DATEI , und wählen Sie kino.htm.
Klicken Sie dann im unteren Bereich der Dialogbox auf den
rechten unteren Frame. Damit legen Sie fest, dass die Seite kino
nur im unteren rechten Bereich angezeigt wird. Bestätigen Sie
mit OK .
7. Fügen Sie für den Eintrag Startseite ebenfalls ein Hyperlink zur
Datei start.htm ein. Diese soll auch im unteren rechten Bereich
angezeigt werden.
SPEICHERN .
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15:21 Uhr
6 WORD
Seite 116
UND DAS
WEB
Dialogbox Hyperlink
einfügen
9. Über DATEI/WEBSEITENVORSCHAU können Sie schnell eine Vorschau der Webseite in Ihrem Browser aufrufen, ohne die Datei
speichern zu müssen.
10. Testen Sie die Links.
Der Assistent stellt Ihnen individuelle Webvorlagen zur Verfügung, die
Sie nach Bedarf einfach anpassen können. Verschiedene inhaltsbezogene Dokumentvorlagen für die gängigen Arten von Webseiten stehen
zur Auswahl.
Beispiel 72
Webseite mit dem Assistenten anlegen
1. Wählen Sie in DATEI/NEU die Registerkarte WEBSEITEN .
2. Starten Sie den Webseiten-Assistenten mit einem Doppelklick auf
WEBSEITEN-ASSISTENT .
3. Der Assistent hilft Ihnen, eine mehrseitige Website mit Navigation
und einem professionell gestalteten Thema zu erstellen.
4. Klicken Sie auf WEITER , und geben Sie als Websitetitel magazin ein.
Hinweis ➜
Beim Erstellen einer Webseite werden alle Hilfsdateien in einem
Dateiordner gespeichert, der denselben Namen wie die Datei
trägt, also MAGAZIN . Bei einer mehrseitigen Website erhält jede
eigene Seite einen Unterordner.
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08.10.1999
15:21 Uhr
Seite 117
5. Aktivieren Sie im nächsten
Schritt den Kontrollkreis
VERTIKALER FRAME.
6. Entfernen Sie dann über die
Schaltfläche SEITE ENTFERNEN
die Persönliche Webseite.
7. Nach zweimaligem WEITER
wählen Sie als visuelles
Thema das Design City.
8. Nach FERTIGSTELLEN erhalten
Sie Ihre Website mit den Links
zu den einzelnen Seiten.
9. Gestalten Sie das linke Frame
sowie die beiden leeren
Seiten.
Webseiten-Assistent
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08.10.1999
15:21 Uhr
6 WORD
Seite 118
UND DAS
WEB
6.2 E-Mail mit Word versenden
Auf ähnliche Weise, wie Sie eine Nachricht per E-Mail senden, können
Sie direkt aus Microsoft Word auch die Kopie eines Dokuments per
E-Mail senden. Das Dokument ist dann die E-Mail-Nachricht. Dies
erleichtert Ihnen die gemeinsame Arbeit an einem Dokument via
E-Mail, da Sie das Dokument direkt bearbeiten können, ohne eine
Anlage öffnen oder speichern zu müssen. Nachrichten aus Word sind
als HTML formatiert, so dass die Empfänger zum Betrachten der
Nachricht keine spezielle Software benötigen.
Wenn Sie eine Nachricht per E-Mail aus Word senden, wird die
Nachricht automatisch im HTML-Format gesendet. Wenn Sie die
Nachricht als E-Mail aus Outlook senden, können Sie das Format der
Nachricht wählen (HTML, Microsoft Outlook Rich Text oder NurText).
Da die freien Redakteure eher gestern als heute ihre Reportagen in
der Redaktion abgeben müssen, versenden sie mit Hilfe von Outlook
oder Outlook Express ihre Worddokumente als E-Mail.
Mit Hilfe der Verteilerfunktion können Dokumente zum Überarbeiten per Mail nacheinander an mehrere Empfänger gesendet werden. Da bei der Stadtlupe häufig mehrere Personen an größeren
Projekten arbeiten, kommt diese Funktion bei Ihnen sehr häufig zum
Einsatz.
Beispiel 73
Worddokument über E-Mail als Anlage versenden
1. Andrea Späth hat soeben die
neuesten Bücher-Notizen
geschrieben, und möchte diese
gleich über E-Mail an die
Redaktion der Stadtlupe versenden.
2. Hat der Empfänger Word
installiert, so können Sie die
Datei ungeöffnet als Anlage
versenden. Klicken Sie auf
DATEI/SENDEN AN/MAILEMPFÄNGER (ALS ANLAGE).
Worddokument wird als Anlage gesendet
118
08.10.1999
15:21 Uhr
Seite 119
3. Im Feld EINFÜGEN erscheint automatisch das Word-Symbol und
der Dateiname. Auch im Feld BETREFF wird der Dateiname
angezeigt. Sie können auch einen eigenen Betreff eingeben.
4. Geben Sie in den Feldern AN und CC die Empfänger durch
Semikolon getrennt ein. Sie können die Empfängernamen auch
aus einer Liste wählen, indem Sie auf die Schaltflächen AN oder
CC klicken.
5. Klicken Sie auf SENDEN .
6. Der Empfänger kann die Datei in Word öffnen, überarbeiten und
speichern.
Beispiel 74
Worddokument über E-Mail im HTML-Format versenden
1. Andrea Späth hat soeben die neuesten Bücher-Notizen geschrieben, und möchte diese gleich über E-Mail an die Redaktion der
Stadtlupe versenden.
2. Hat der Empfänger kein Word installiert, so kann er das Dokument
mit seiner Originalformatierung direkt im Nachrichtenfenster lesen.
3. Wählen Sie für das Dokument nach FORMAT/DESIGN aus dem
Feld DESIGN AUSWÄHLEN Leinwand. Klicken Sie dann auf das
Symbol E-MAIL .
4. Im Feld BETREFF wird automatisch der Dateiname angezeigt. Sie
können auch einen eigenen Betreff eingeben.
5. Geben Sie in den Feldern AN
und CC die Empfänger durch
Semikolon getrennt ein. Sie
können die Empfängernamen
auch aus einer Liste wählen,
indem Sie auf die Schaltflächen
AN oder CC klicken.
6. Klicken Sie auf KOPIE SENDEN .
Der Empfänger erhält die Datei
im HTML-Format.
7. Wollen Sie keine Kopie absenden, so klicken Sie nochmals auf
das Symbol E-MAIL .
Worddokument wird direkt als
Nachrichtentext im HTML-Format gesendet
119
08.10.1999
15:21 Uhr
6 WORD
Beispiel 75
Seite 120
UND DAS
WEB
Worddokumente zum Überarbeiten nacheinander
an mehrere Empfänger senden
1. Die Datei Loveparade ist geöffnet. Paul Herbst möchte den
Bericht über die Loveparade an mehrere Personen senden. Die
einzelnen Empfänger sollen den Bericht lesen, Kommentare
einfügen und dann an den nächsten Empfänger der Verteilerliste
weiterleiten.
2. Klicken Sie auf DATEI/SENDEN AN/VERTEILEREMPFÄNGER.
3. Geben Sie im Feld AN die Empfänger ein. Aktivieren Sie den
Kontrollkreis NACHEINANDER sowie die Kontrollkästchen NACH
ERLEDIGUNG ZURÜCK ZUM ABSENDER und STATUS VERFOLGEN.
4. Paul Herbst erhält so automatisch in seinem Mailprogramm eine
Statusmeldung, wann ein Empfänger das Dokument an wen
weitergeleitet hat.
5. Wählen Sie aus dem Listenfeld ZULASSEN Kommentare. So
können die Empfänger zwar den Text lesen und Kommentare
einfügen, nicht aber den Text verändern.
6. Versenden Sie die Datei über WEITERLEITEN .
Dialogbox Verteiler
120
08.10.1999
15:21 Uhr
Seite 121
Beispiel 76
Worddokument nach dem Überarbeiten zum nächsten
Empfänger weiterleiten
1. Hanns Friede hat per E-Mail den Bericht über die Loveparade
erhalten. Diesen Bericht hat Paul Herbst über die Verteilerfunktion
an verschieden Empfänger gesendet mit der Bitte, Kommentare
einzufügen und dann den Bericht entsprechend der Verteilerliste
weiterzuleiten.
2. Jede „Verteiler“-Mail zeigt den Empfängern automatisch eine
Erklärung an: Das anhängende Mail hat einen Verteiler. Wenn Sie
die Überarbeitung dieses Dokument abgeschlossen haben, wählen Sie Senden aus dem Word-Menü Datei, um das Dokument
weiterzuleiten.
3. Doppelklicken Sie auf das beigefügte Dokument, um es in Word
zu öffnen. Fügen Sie Ihren Eindruck über den Bericht als Kommentar ein.
4. Klicken Sie auf DATEI/SENDEN AN/NÄCHSTER EMPFÄNGER.
Wählen Sie WEITERE EMPFÄNGER, können Sie die Reihenfolge
ändern, in der andere Empfänger das Dokument betrachten
können.
5. Sind Sie der letzte Empfänger, so schicken Sie es über DATEI/
SENDEN AN/NÄCHSTER EMPFÄNGER an den Absender zurück.
Der Verfasser erhält dann die Meldung, dass das Dokument den
Verteiler beendet hat und nun zurückgeschickt wurde.
121
08.10.1999
15:21 Uhr
Seite 122
7
TI P PS, TR ICKS U N D
N I C H TA L LTÄ G L I C H E S
7.1 Dateien suchen, öffnen, speichern
und drucken
Dateieigenschaften sind Informationen zu einer Datei, die beim Auffinden hilfreich sind, z.B. ein aussagekräftiger Titel, der Name des
Autors, das Thema und Schlüsselwörter, die das Thema bestimmen,
oder andere wichtige Informationen über die Datei. Verwenden Sie die
Dateieigenschaften, um Informationen über eine Datei anzuzeigen
oder um Ihre Dateien zu organisieren, damit diese später schnell aufgefunden werden können.
Beispiel 77
Automatische Anfrage für Dateieigenschaften festlegen
1. Aktivieren Sie in EXTRAS/OPTIONEN ,
Registerkarte SPEICHERN das Kontrollkästchen AUTOMATISCHE ANFRAGE FÜR DATEIEIGENSCHAFTEN.
2. Beim erstmaligen Speichern einer Datei
erscheint ab sofort automatisch die Dialogbox DATEIEIGENSCHAFTEN . Hierbei handelt
es sich um eine Dialogbox, die zusätzliche
Informationen zu jeder Datei aufnimmt.
3. Sie können die Eigenschaften jederzeit mit
dem Befehl DATEI/EIGENSCHAFTEN einsehen.
4. Auf mehreren Registerkarten können Sie
eine ganze Reihe von Informationen eingeben. Sie müssen nicht alle Felder
ausfüllen.
EXTRAS/OPTIONEN, Registerkarte SPEICHERN
122
08.10.1999
15:21 Uhr
Seite 123
Dateieigenschaften für nicht geöffnete Dateien festlegen
Beispiel 78
1. Klicken Sie auf ÖFFNEN , und markieren Sie die Datei, für die Sie
Eigenschaften festlegen möchten.
2. Um Eigenschaften zu ändern oder hinzuzufügen, wählen Sie nach
EXTRAS/EIGENSCHAFTEN in den Registerkarten ZUSAMMENFASSUNG und ANPASSEN die gewünschten Optionen aus.
3. Geben Sie im Register ZUSAMMENFASSUNG für die Dateien Filmnotizen und Layout für Kino Highlights jeweils die Stichwörter
Besprechung und Film ein.
Das Listenfeld EXTRAS in
der Dialogbox ÖFFNEN
Beispiel 79
Dateieigenschaften für geöffnete Dateien festlegen
1. Die Datei Bücher-Notizen ist geöffnet.
2. Wählen Sie in DATEI/EIGENSCHAFTEN die Registerkarte
ZUSAMMENFASSUNG .
3. Geben Sie die Stichwörter Besprechung und Buch ein.
4. Speichern und schließen Sie die Datei.
123
08.10.1999
15:21 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 124
UND
N I C H TA L LT Ä G L I C H E S
Arbeiten Sie mit einer Reihe von Anwendungen und Dokumenten, so
wird es sehr schwierig, wenn man etwas sucht, von dem der Aufenthaltsort und/oder Name nicht genau bekannt ist. Bis Sie sich durch alle
Ebenen der Hierarchie geklickt haben, dauert es geraume Zeit. Wenn
Sie ein Dokument zur Bearbeitung öffnen möchten, dieses aber in der
Dialogbox Datei/Öffnen nicht direkt finden, können Sie die in dieser
Box integrierte Suchfunktion einsetzen.
Beispiel 80
Dateien suchen, von denen Teile des Namens oder
des Inhalts bekannt sind
1. Klicken Sie in der Dialogbox ÖFFNEN auf EXTRAS/SUCHEN .
2. Es soll nach allen Worddateien auf den lokalen Festplatten
C:\ und D:\ gesucht werden, die mit B beginnen und den Text
Einmal Bretagne enthalten.
3. Stellen Sie im Feld SUCHEN in das zu durchsuchende Laufwerk
oder den zu durchsuchenden Ordner ein. Um mehrere Laufwerke
gleichzeitig zu durchsuchen, geben Sie durch ein Semikolon
getrennte Laufwerksnamen ein. Geben Sie C:\;D:\ ein.
4. Um alle Unterordner der ausgewählten Ordner zu durchsuchen
und die Ordner mit den gefundenen Dateien anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen UNTERORDNER DURCHSUCHEN.
5. Klicken Sie auf NEUE SUCHE , um alle eventuell voreingestellten
Suchbedingungen zu entfernen.
Dialogbox ÖFFNEN/
EXTRAS/SUCHEN
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08.10.1999
15:21 Uhr
Seite 125
6. Geben Sie unter WEITERE KRITERIEN DEFINIEREN Suchkriterien
an, indem Sie in den Feldern EIGENSCHAFT, BEDINGUNG und
WERT die entsprechenden Optionen auswählen.
7. Wählen Sie für die EIGENSCHAFT Dateiname die BEDINGUNG
beginnt mit und den WERT B . Klicken Sie dann auf ZUR LISTE
HINZUFÜGEN.
8. Wählen Sie für die EIGENSCHAFT Text oder Eigenschaft die
BEDINGUNG enthält das Wort und den Wert „Einmal Bretagne“.
Wird nach Text gesucht, der in der Datei enthalten ist, muss dieser
Text in Anführungszeichen gesetzt werden. Klicken Sie auf ZUR
LISTE HINZUFÜGEN.
9. Nach SUCHE STARTEN erhalten Sie alle Dateien, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen. Über das Symbol ANSICHTEN
können Sie die Darstellung der Dateien bestimmen.
Ergebnis der
Suchanfrage
Beispiel 81
Dateien suchen, für die in den Dateieigenschaften
Stichwörter vergeben wurden
1. Klicken Sie in der Dialogbox ÖFFNEN auf EXTRAS/SUCHEN .
2. Geben Sie im Feld SUCHEN in C:\Eigene Dateien ein.
3. Um alle Unterordner der ausgewählten Ordner zu durchsuchen,
aktivieren Sie das Kontrollkästchen UNTERORDNER DURCHSUCHEN.
125
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 126
UND
4. Wählen Sie für die EIGENSCHAFT Stichwörter die BEDINGUNG
enthält das Wort und den WERT Besprechung. Stichwörter
müssen im Gegensatz zum enthaltenen Text nicht in Anführungszeichen gesetzt werden. Klicken Sie auf ZUR LISTE HINZUFÜGEN.
5. Wollen Sie diese Suchkriterien für spätere Suchdurchläufe
speichern, so klicken Sie auf SUCHE SPEICHERN . Vergeben Sie
einen Namen und bestätigen ihn mit OK .
6. Starten Sie die Suche über SUCHE STARTEN .
Suchergebnis
speichern
Beispiel 82
Dateien und Ordner über START suchen
1. Sie suchen auf der CD alle Word-Dateien, die mit dem Buchstaben F beginnen und den Text Einmal Bretagne enthalten.
Klicken Sie nach START/SUCHEN/DATEIEN & ORDNER auf die
Registerkarte NAME/ORT .
2. Geben Sie im Feld Name den Dateinamen ganz oder teilweise ein,
in unserem Falle F*.
3. Bei der Namensangabe können Sie also Joker verwenden: Das
Fragezeichen ? ersetzt einen Buchstaben, das Sternchen * eine
ganze Buchstabenkette.
4. Im Feld ENTHALTENER TEXT können Sie nach einem bestimmten
Begriff, der in der Datei enthalten ist, suchen. Geben Sie Einmal
Bretagne ein.
126
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 127
5. Im Feld SUCHEN IN geben Sie den
Ort ein, wo Windows mit der
Suche beginnen soll. Klicken Sie
auf das Dreieck, und wählen Sie
aus der Liste das CD-ROM Laufwerk. Mit der Option UNTERGEORDNETE ORDNER EINBEZIEHEN
dehnen Sie die Suche auf alle
Unterordner aus.
SUCHEN NACH DATEIEN, Register NAME/ORT
6. Wenn Sie den Namen der Datei nicht kennen, können Sie in der
Registerkarte DATUM nach allen Dateien suchen, die in einem
bestimmten Zeitraum erstellt, geändert oder auch nur geöffnet
wurden.
7. Sie erhalten schneller ein Ergebnis, wenn Sie in der Registerkarte
WEITERE OPTIONEN noch den Typ der Datei angeben. Wählen Sie
Microsoft Word-Dokument, und klicken Sie auf STARTEN .
8. Im Suchergebnis werden in der Titelleiste die Einstellungen
angezeigt.
Gefundene Dateien
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08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 128
UND
Die Speicheroptionen Automatisches Speichern und Sicherungskopie
sollten Sie in jedem Fall einsetzen. Wie schnell ist durch Stromausfall,
versehentliches Überschreiben einer Datei oder Ignorieren der Sicherheitsabfrage beim Schließen von Word das Ergebnis vieler Arbeitsstunden in Sekundenschnelle dahin.
Automatisch gespeicherte Dokumente werden bis zum eigentlichen
Speichervorgang in einem speziellen Format und an einer bestimmten
Stelle gespeichert. Wenn Sie Word erneut starten, nachdem vor dem
Speichern ein Stromausfall oder ein vergleichbares Problem aufgetreten ist, öffnet Word alle automatisch gespeicherten Dokumente, so dass
Sie diese speichern können.
Beispiel 83
Die Speicheroption Automatisches Speichern
1. Wählen Sie in EXTRAS/OPTIONEN die Registerkarte SPEICHERN .
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AUTOWIEDERHERSTELLENINFO SPEICHERN ALLE.
3. Geben Sie im Feld MINUTEN
das Intervall ein, in dem Word
Dokumente automatisch
speichern soll.
4. Damit die Arbeit, die Sie aufgrund eines Stromausfalls
oder Systemabsturzes verloren
haben, wiederhergestellt werden kann, starten Sie Word
neu. Alle Dokumente, die bei
Auftreten des Problems geöffnet waren, werden angezeigt.
Speichern Sie nun alle wiederhergestellten Dokumente
ordnungsgemäß über DATEI/
SPEICHERN UNTER.
5. Nur die Änderungen, die Sie
nach dem letzten automatischen Speichervorgang vorgeDialogbox EXTRAS/OPTIONEN, Registerkarte SPEICHERN
nommen haben, sind verlorengegangen.
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15:22 Uhr
Seite 129
Beispiel 84
Die Speicheroption Sicherheitskopie immer erstellen
1. Wählen Sie in EXTRAS/OPTIONEN die Registerkarte SPEICHERN .
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SICHERUNGSKOPIE IMMER
ERSTELLEN.
3. Nach OK bleibt Ihnen bei einem Speichervorgang immer die
vorherige Version der Datei erhalten. Sicherungskopien erhalten
die Endung .wbk.
4. Da die Datei Bücher-Notizen.doc schon mehrmals geändert und
gespeichert wurde, heißt die vorige Version Sicherungskopie von
Bücher-Notizen.wbk.
5. Um diese zu öffnen, müssen Sie in DATEI/ÖFFNEN als DATEITYP
Alle Dateien (*.*) einstellen.
Sicherungskopien
erhalten die Endung
.wbk.
Sie können Dateien mit einem Kennwort speichern. Das Zuweisen
eines Kennworts beim Speichern hindert Unbefugte, das Dokument zu
öffnen. Beachten Sie aber, dass Dateien, die mit einem Kennwort
gespeichert wurden, ganz normal gelöscht werden können. Sie haben
keinen Löschschutz!
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15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Beispiel 85
Seite 130
UND
Datei mit Kennwort speichern
1. Klicken Sie nach DATEI/SPEICHERN unter auf EXTRAS/ALLGEMEINE
OPTIONEN.
2. Geben Sie im Feld LESE-/SCHREIBKENNWORT ein Kennwort ein.
3. Ein Kennwort kann sich aus einer beliebigen Kombination von
Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen zusammensetzen und bis zu 15 Buchstaben umfassen. Bei der Eingabe eines
Kennwortes zeigt Word für jedes eingegebene Zeichen ein Sternchen * an. Groß- und Kleinschreibung müssen beachtet werden!
4. Nach OK müssen im Sie im Feld KENNWORT ERNEUT EINGEBEN
das Kennwort wiederholen.
Dialogbox Kennwort
bestätigen
5. Klicken Sie auf SPEICHERN .
6. Wenn Sie das Kennwort vergessen, haben Sie keine Möglichkeit
mehr, das Dokument zu öffnen!
Sie können Dateien mit einem Schreibschutzkennwort speichern. Weisen Sie einer Datei ein Schreibschutzkennwort zu, so kann diese Datei
nur als schreibgeschützte Datei geöffnet werden. Ohne Kennwort
können jedoch keine Änderungen gespeichert werden. Werden Änderungen vorgenommen, kann die Datei nur unter einem anderen
Namen gespeichert werden.
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15:22 Uhr
Seite 131
Beispiel 86
Datei mit Schreibschutzkennwort
1. Ein Schreibschutzkennwort erlaubt dem Benutzer, ein Dokument
als schreibgeschützte Datei zu öffnen. Ohne Kennwort können
jedoch keine Änderungen gespeichert werden. Wird das Dokument als schreibgeschützte Datei geöffnet und werden Änderungen vorgenommen, kann das Dokument nur unter einem anderen
Namen gespeichert werden.
2. Klicken Sie nach DATEI/SPEICHERN unter auf EXTRAS/ALLGEMEINE
OPTIONEN.
3. Geben Sie im Feld SCHREIBSCHUTZKENNWORT ein Kennwort ein,
und klicken Sie dann auf OK .
4. Ein Kennwort kann bis zu 15 Buchstaben umfassen. Auf Kleinund Großschreibung ist zu achten!
5. Geben Sie im Feld KENNWORT FÜR SCHREIBZUGRIFF ERNEUT
EINGEBEN das Kennwort erneut ein, und klicken Sie dann auf OK .
Klicken Sie auf SPEICHERN .
6. Versuchen Sie eine schreibgeschützte Datei zu öffnen,
müssen Sie entweder das
Kennwort für den Schreibzugriff eingeben oder die Datei
mit Schreibschutz öffnen.
Beispiel 87
Alle Dateien schließen oder speichern,
mehrere Dateien öffnen
1. Klicken Sie auf DATEI/ÖFFNEN .
2. Wollen Sie mehrere Dateien gleichzeitig öffnen,
so klicken Sie auf die zu öffnenden Dateien bei
gedrückter (Strg)-Taste. Klicken Sie dann auf
ÖFFNEN .
3. Sollen alle geöffneten Dateien gespeichert oder
geschlossen werden, so klicken Sie bei gedrückter (Umschalt)-Taste auf DATEI .
4. Die Menüeinträge SPEICHERN und SCHLIESSEN
haben sich in ALLES SPEICHERN und ALLES
SCHLIESSEN verändert.
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08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 132
7 TIPPS, TRICKS
Beispiel 88
UND
Der Standardordner EIGENE DATEIEN
1. Beim ersten Einblenden der Dialogboxen ÖFFNEN und SPEICHERN
UNTER nach dem Starten von Word wird der Ordner EIGENE
DATEIEN als Standardarbeitsordner angezeigt.
2. Der Ordner EIGENE DATEIEN ist auch der Standardarbeitsordner
für Excel oder Powerpoint.
3. Wird der Ordner beim Öffnen oder Speichern eines Dokuments
nicht angezeigt, so erhalten Sie über das Symbol EIGENE DATEIEN
links in der Umgebungsleiste schnell eine Liste der Dateien im
Standardarbeitsordner angezeigt.
4. Sie können den Standardarbeitsordner in EXTRAS/OPTIONEN ,
Registerkarte SPEICHERORT DER DATEI ändern. Markieren Sie die
Dateiart Dokumente, und klicken Sie auf ÄNDERN .
5. Stellen Sie im Feld SUCHEN in den neuen Standardordner ein.
Beispiel 89
Der Ordner FAVORITEN
1. Der Ordner FAVORITEN eignet sich besonders zum Speichern
von Verknüpfungen mit häufig verwendeten Dateien und Ordnern.
Die Originaldatei bzw. der Originalordner wird nicht verschoben,
sondern es wird eine Verknüpfung zu der Datei bzw. zum Ordner
hergestellt.
2. Durch das Speichern von Verknüpfungen im
Ordner FAVORITEN erhalten Sie schnellen Zugriff
auf jede beliebige Datei, ohne den Speicherort zu
kennen.
3. Die Datei Filmnotizen aus dem Ordner C:\EIGENE
DATEIEN ist geöffnet. Um zu dieser Datei eine
Verknüpfung im Ordner FAVORITEN herzustellen,
klicken Sie in der Symbolleiste WEB auf FAVO RITEN/ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN.
4. Belassen Sie im Feld DATEINAME den Dateinamen
als Namen, der als Verknüpfung mit dem aktuellen Dokument oder der Webseite dienen soll.
Klicken Sie auf HINZUFÜGEN .
5. Die Originaldatei Filmnotizen können Sie jetzt
entweder über DATEI/ÖFFNEN im Ordner EIGENE
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08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 133
DATEIEN oder über die Schaltfläche FAVORITEN aus der Symbol-
leiste Web öffnen.
6. Um sich beim Öffnen oder Speichern von Dokumenten schnell
eine Liste der Dateiverknüpfungen im Favoritenordner anzeigen
zu lassen, klicken Sie in der Umgebungsleiste auf FAVORITEN .
Über DATEI/DRUCKEN können Sie eine Datei ganz oder teilweise
sowie in ein oder mehreren Exemplaren drucken. Sie können auch festlegen, eine oder mehrere Seiten pro Blatt auszudrucken. Darüber hinaus können Sie auch die Dateieigenschaften, die in der Datei eingefügten Kommentare, Autotexte und sogar die aktuellen Kurzbefehle
drucken.
Beispiel 87
Druckoptionen
1. Öffnen Sie in DATEI/DRUCKEN das erste Listenfeld
DRUCKEN .
2. Sie können nicht nur das DOKUMENT selbst,
sondern auch seine DOKUMENTEIGENSCHAFTEN,
KOMMENTARE, FORMATVORLAGEN und AUTOTEXTEINTRÄGE ausdrucken.
3. Wechseln Sie über OPTIONEN in
die Dialogbox DRUCKOPTIONEN .
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
FELDER AKTUALISIEREN, um
spätestens beim Ausdruck Datumsfelder oder berechnete Felder in
Tabellen zu aktualisieren.
5. Sind die Kontrollkästchen
DOKUMENTEIGENSCHAFTEN und
KOMMENTARE aktiviert, werden die
Dokumenteigenschaften und die
Kommentare am Ende des Dokuments auf einer neuen Seite gedruckt.
Sie finden die gleiche Registerkarte
auch in EXTRAS/OPTIONEN/DRUCKEN .
133
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 134
UND
7.2 Text verschieben und kopieren
Sie können mit Hilfe von Drag & Drop Textblöcke umstellen, ohne
dass Sie einen einzigen Menübefehl benutzen oder eine Taste drücken.
Sie brauchen nur die Maus. Als Voraussetzung muss in EXTRAS/
OPTIONEN , Register BEARBEITEN das Kontrollkästchen TEXTBEARBEITUNG DURCH DRAG & DROP aktiviert sein.
Wir zeigen Ihnen lediglich das relativ unkomplizierte Verfahren
innerhalb einer Datei. Es ist aber auch möglich, zwischen mehreren
Dateien, zwischen Windows-Programmen oder auch auf das Desktop
mittels Drag & Drop Textblöcke zu verschieben bzw. zu kopieren.
Dialogbox EXTRAS/
OPTIONEN, Register
BEARBEITEN
Beispiel 91
Text und Objekte mittels Drag & Drop verschieben
und kopieren
1. Die Datei Neue Filme ist geöffnet. Die Fotos der Filme sollen in
die untere Tabelle verschoben werden. Klicken Sie auf ein Foto, so
wird es markiert. Sind Bilder oder Objekte markiert, so werden
acht Anfasserpunkte angezeigt. Außerdem wird die Symbolleiste
GRAFIK eingeblendet.
2. Klicken Sie dann in die Markierung und halten die Maustaste fest. Der
Mauszeiger verwandelt sich in einen Pfeil mit angehängtem Rechteck.
134
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 135
Die Datei Neue Filme
3. Ziehen Sie nun die Markierung an die gewünschte Position – der
senkrechte Strich links neben der Pfeilspitze zeigt Ihnen die Einfügeposition an. Lassen Sie die Maustaste los. Das Foto wurde
verschoben.
4. Verschieben Sie noch die beiden anderen Fotos.
5. Der erste Film hat von der Stadtlupe die Beurteilung Hervorragend, die anderen beiden Filme die Beurteilung Sehenswert
erhalten. Diese Beurteilungen sollen in die dritte Tabellenzeile
kopiert werden.
6. Markieren Sie die Beurteilung Hervorragend.
7. Klicken Sie in die Markierung und halten die Maustaste fest. Der
Mauszeiger verwandelt sich in einen Pfeil mit angehängtem
Rechteck. Drücken Sie dazu noch auf (Strg), erscheint unterhalb
des Pfeils noch ein (+)-Zeichen.
8. Ziehen Sie die Markierung an die gewünschte Position – der
senkrechte Strich links neben der Pfeilspitze zeigt Ihnen die
Einfügeposition an.
9. Lassen Sie erst die Maustaste und dann (Strg) los, so ist der
Absatz kopiert. Lassen Sie erst (Strg) und dann die Maustaste los,
so ist der Absatz verschoben.
10. Kopieren Sie noch die Beurteilung Sehenswert in die Zellen unterhalb der beiden anderen Filme.
135
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Beispiel 92
Seite 136
UND
Text und Objekte mit der rechten Maustaste verschieben
und kopieren
1. Die Datei Neue Filme ist geöffnet.
Kontextmenü
zu einer Grafik
2. Die Fotos der Filme sollen in die untere Tabelle verschoben
werden. Klicken Sie auf ein Foto, so wird es markiert.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung, und
wählen Sie aus dem Kontextmenü AUSSCHNEIDEN . Die Grafik
wird in die Zwischenablage verschoben.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die erste Zelle der
unteren Tabelle. Wählen Sie aus dem Kontextmenü EINFÜGEN .
Die Grafik wird aus der Zwischenablage eingefügt.
6. Der erste Film hat von der Stadtlupe die Beurteilung Hervorragend,
die anderen beiden Filme die Beurteilung Sehenswert erhalten.
Kopieren Sie diese Beurteilungen in die dritte Tabellenzeile.
7. Markieren Sie die Beurteilung Hervorragend.
8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung, und
wählen Sie aus dem Kontextmenü KOPIEREN . Die Beurteilung
wird in die Zwischenablage kopiert.
9. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die erste Zelle der dritten
Zeile der unteren Tabelle. Wählen Sie aus dem Kontextmenü EINFÜGEN . Die Beurteilung wird aus der Zwischenablage eingefügt.
10. Kopieren Sie noch die Beurteilung Sehenswert in die Zellen
unterhalb der beiden anderen Filme.
136
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 137
Text und Objekte mit Hilfe von Kurzbefehlen verschieben
und kopieren
Beispiel 93
1. Die Datei Neue Filme ist geöffnet.
2. Die Fotos der Filme sollen in die untere Tabelle verschoben
werden.
3. Markieren Sie ein Foto, und drücken Sie (Strg)+(x).
4. Positionieren Sie den Cursor an die Einfügeposition, und drücken
Sie (Strg)+(v).
6. Der erste Film hat von der Stadtlupe die Beurteilung Hervorragend, die anderen beiden Filme die Beurteilung Sehenswert
erhalten. Kopieren Sie diese Beurteilungen in die dritte Tabellenzeile.
7. Markieren Sie die Beurteilung Hervorragend, und drücken Sie
(Strg)+(c).
8. Positionieren Sie den Cursor an die Einfügeposition, und drücken
Sie (Strg)+(v).
9. Kopieren Sie noch die Beurteilung Sehenswert in die Zellen unterhalb der beiden anderen Filme.
Text und Objekte zwischen Word-Dateien mit Kurzbefehlen
kopieren
1. Die Dateien Layout für Kino Highlights1 und Neue Filme ohne
Bilder sind geöffnet.
2. Markieren Sie in der Datei Layout für Kino Highlights1 den Absatz
mit den Beurteilungen. Drücken Sie (Strg)+(c).
3. Wechseln Sie über die START -Leiste zu Filme ohne Bilder. Positionieren Sie den Cursor an den Dateianfang, und fügen Sie die
Beurteilungen mit (Strg)+(v) ein.
137
Beispiel 94
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 138
UND
7.3 Texte gestalten
Typographie ist nichts anderes, als die richtige Schrift in der richtigen
Größe an die richtige Stelle zu platzieren. Wenn Sie vor einem leeren
Bildschirm sitzen, werden Sie schnell merken, dass dies nicht ganz einfach ist.
Durch Typographie kann die inhaltliche Botschaft gemindert oder
gestärkt werden, angenehme oder unangenehme Empfindungen beim
Betrachter auslösen – bis hin zur Verärgerung über verwirrende oder
als aufdringlich empfundene Text- und Bildanordnungen.
Eine Folie in Powerpoint muss natürlich großzügiger gestaltet werden als ein technisches Datenblatt oder eine Buchseite. Schriftgröße,
Buchstaben-, Wort und Zeilenabstand, Zeilenbreite und Textmenge
müssen dem voraussichtlichen Leseabstand und dem Informationszweck entsprechen. Lesen ist Arbeit, und die Typographie sollte diese
Arbeit erleichtern.
Grundlagen der Typografie
DAS TYPOGRAPHISCHE MASSSYSTEM
Die Größe einer Schrift und die Abstände von Zeilen und Absätze
werden im allgemeinen in Punkt angegeben, wobei ein Punkt 1/72 Zoll
entspricht. Ein Zoll sind 2,54 cm. Eine Schrift in 12 Punkt hat somit
eine Höhe von 1/6 Zoll, also etwa 0,42 cm (einschließlich der Oberund Unterlängen von Buchstaben wie d oder p).
Der Zeilenabstand setzt sich aus Schrifthöhe und Zeilenzwischenraum (Durchschuss) zusammen, wobei der Zeilenzwischenraum von
der Unterlänge der Schrift zur Oberlänge der Schrift in der nächsten
Zeile gemessen wird.
Wenn Sie in Word bei einer Schrifthöhe von 12 Punkt als Zeilenabstand „Mindestens 12 Punkt“ bzw. „Einfach“ wählen, so wird automatisch ein Durchschuss von 3 Punkt eingestellt. Der Zeilenabstand
beträgt dann also 15 Punkt.
Auch Linienstärken werden normalerweise in Punkt eingegeben. In
Word können Sie aus Linienstärken zwischen 1/4 und 6 Punkt wählen.
138
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 139
SCHRIFTARTEN, SCHRIFTSCHNITTE, SCHRIFTGRADE
Heutzutage gibt es mehrere Tausend Schriften – und diese jeweils in
Schnittvarianten wie normal, fett, mager oder kursiv und in allen möglichen Größen. Die Wahl der Schriften ist dementsprechend auch für
Typographen keine leichte Aufgabe. Sie als Benutzer von Word haben
es da einfacher. Mittlerweile gibt es unter Windows standardmäßig
zwar viele Schriften, Sie haben aber dennoch nicht die ganz große Qual
der Wahl. Reichen Ihnen die installierten Schriften nicht aus, so
können Sie für wenig Geld Schriftfamilien hinzukaufen. Die verfügbaren Schriften lassen sich zu drei Gruppen zusammenfassen:
➜ Antiqua-Schriften: Charakteristisch für diese Schriften sind die
„Serifen“. Serifen kann man in der Umgangssprache mit „Schnörkel“
übersetzen, die schräg mit leichter Rundung oder waagrecht in den
Grundstrich des Buchstabens übergehen. Typische Vertreter sind
Times New Roman: ABCDEFGabcdefg123456
Bookman Old Style: ABCDEFGabcdefg123456
Book Antiqua: ABCDEFGabcdefg123456
Garamond: ABCDEFGabcdefg123456
➜ Grotesk-Schriften: Alle Striche eines Buchstabens sind optisch gleich
stark. Schnörkel gibt es nicht. Typische Vertreter sind
Arial: ABCDEFGabcdefg123456
Century Gothic: ABCDEFGabcdefg123456
➜ Misch- und Sonderschriften: Dazu gehören Schreibschriften, Zierschriften und typische Schreibmaschinen-Schriften. Sie spielen heute
fast keine Rolle mehr.
Monotype Corsiva: ABCDEFGabcdefg123456
Courier New: ABCDEFGabcdefg123456
Bei allen Schriftarten können Sie in Word aus verschiedenen Schnitten
(normal, fett, kursiv) und Arten der Darstellung (Unterstrichen,
Kapitälchen) wählen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Zeichen schattiert oder hervorgehoben zu gestalten sowie den Zeichenabstand zu variieren (gesperrt, schmal).
Arial normal, Arial fett, Arial kursiv, Arial fett und kursiv, ARIAL
KAPITÄLCHEN
Arial schattier t, Arial Gravur, Arial Relief, Arial gesperrt, Arial eng.
Alle Schriftarten und Schriftschnitte können Sie nahezu in jedem
Schriftgrad drucken – von 1 Punkt bis 1637 Punkt.
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7 TIPPS, TRICKS
Seite 140
UND
Folgende Sünden können Sie bei der Zeichengestaltung begehen:
Fette Schriften zu eng setzen, Versalien (Großbuchstaben) im Fließtext verwenden, zu große Wortabstände zulassen (insbesondere bei
Blocksatz), zu kleine Schriftgrade und zu weite Buchstabenabstände
verwenden, Fließtext als Negativsatz gestalten (höchstens für Titel einsetzen, ansonsten verursacht Negativsatz Flimmern und Schwindelgefühl), einzelne Worte im Fließtext durch Sperrungen oder Versalien
hervorheben (verursacht Unruhe, besser eignet sich kursiv).
Das wichtigste aber ist:
Gehen Sie sparsam mit den Schriften um. Am besten mischen Sie
nicht Schriften in einer Drucksache. Halten Sie lieber die Schriftart, für
die Sie sich entschieden haben, konsequent bei. Sie haben genug Variationsmöglichkeiten in einer Schrift, um einzelne Wörter herauszustellen oder zu gliedern. Denken Sie immer an die alte typographische
Regel: Nie mehr als drei verschiedene Schriftgrade und -schnitte pro
Drucksache! Wollen Sie aber unbedingt verschiedene Schriftarten miteinander kombinieren, so achten Sie auf Kontraste. Mischen Sie also
nicht eine Groteskschrift mit einer anderen Groteskschrift. Nehmen Sie
besser für die Grundschrift eine Antiqua und nur für die Überschriften
eine Grotesk.
ZEILENLÄNGE UND ZEILENABSTAND
Zeilenlänge, Zeilenabstand und Schriftgrad müssen hinsichtlich
Textmenge und Leseabstand miteinander harmonieren.
Die Zeilenlänge muss im Verhältnis zum Schriftgrad stehen. Ist der
Schriftgrad zu klein oder zu groß, bereitet das Lesen Schwierigkeiten.
Faustregel: Ist der Schriftgrad zwischen 12 und 16 Punkt gewählt, sollte die Zeilenlänge 7 cm nicht unter- und 16 cm nicht überschreiten.
Der Zeilenzwischenraum („Durchschuss“) muss im Verhältnis zum
Schriftgrad stehen. Auch hier bereitet ein zu kleiner Durchschuss
Schwierigkeiten beim Lesen. Faustregel: Der Durchschuss (Abstand der
Zeilen einschließlich der Unter- und Oberlängen der Buchstaben wie
p bzw. d) sollte mindestens 2 Punkt betragen. Dies ist aber wirklich nur
ein Minimum. Seien Sie bei der Wahl des Zeilenabstands ruhig großzügiger. Ein Durchschuss von 8 Punkt bei einer 14-Punkt-Schrift ist
beispielsweise sehr lesefreundlich. Bei geringen Textmengen können
Sie sogar noch darüber hinausgehen. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall immer lieber für einen kleineren Schriftgrad mit größerem Durch140
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schuss als umgekehrt. Je länger eine Zeile ist, desto größer sollte auch
der Zeilenabstand sein.
ÜBERSCHRIFTEN UND TITEL
Buchstaben- und Wortabstände, Zeilenabstand und Zeilenfall in
Titeln und Untertiteln bedürfen großer Sorgfalt. Wie groß oder klein
Sie den Schriftgrad wählen, ob Sie einen fetten oder normalen Schriftschnitt verwenden bleibt Ihrem gestalterischen Gefühl überlassen.
Vermeiden Sie aber im Zeilenfall unschöne Treppen, Stufen oder
Löcher.
Achten Sie darauf, dass die Zeilengliederung auch nach inhaltlichen
Aspekten vorgenommen werden soll und der Lesefluss nicht gestört
werden darf.
Gleichen Sie eventuell die Buchstaben- und Zeilenabstände optisch
aus.
Titelzeilen und nachfolgende Textpassagen müssen zueinander. Zu
große Gradunterschiede in Titel und Text bilden keinen Kontrast mehr,
sie wirken künstlich und unharmonisch. Alles im gleichen Grad gesetzt
führt zu einem langweiligen, spannungslosen Gesamteindruck.
Zwischenüberschriften müssen nicht immer über den Textblock,
sondern können auch seitlich vom Textblock gesetzt werden. Solche
Zwischenüberschriften, von Typographen Marginalien genannt, können auch in einem kleineren Schriftgrad gesetzt werden, ohne dass
deren Lesbarkeit oder Wirkung verloren geht.
Denken Sie aber immer an die Regel: Nie mehr als drei Schriftarten,
-grade und -schnitte in einer Präsentation verwenden!
PAPIERFORMAT UND SATZSPIEGEL
Unter dem Satzspiegel versteht man die bedruckte Fläche des Papiers
bzw. der Folie. Welche Maße er hat, richtet sich nach dem Papierformat (Hoch- und Querformat, Seitenlänge und -breite) und nach den
Seitenrändern. Bei einseitigen Druckseiten (wie Folien es sind), erzielen Sie einen klassischen, harmonischen Satzspiegel, wenn Sie den rechten und den linken Rand gleich groß halten und den oberen und unteren Rand im Verhältnis von 3 zu 5 aufteilen (also beispielsweise einen
oberen Rand von 1,5 cm und einen unteren Rand von 2,5 cm). Verstehen Sie diese Aufteilung aber nicht als ein „Muß“, sondern eher als
eine kleine Unterstützung für diejenigen, die erstmals vor dem Problem
stehen, eine leere Seite irgendwie harmonisch mit Inhalt zu füllen.
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7 TIPPS, TRICKS
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UND
Bedenken Sie, dass solche Maße Ihren Ursprung in der Funktionalität
der früheren Druckmaschinen hatten: Sie benötigten gewisse Mindestmaße.
LINIEN, FLÄCHEN UND BILDER
Linien, Rahmen, Balken, gerasterte Flächen und Negativflächen können, sparsam verwendet, wahre Wunder bewirken. So manche Seite, bei
der man mit der Gestaltung irgendwie unzufrieden ist, gewinnt durch
das Einfügen von Linien, Rahmen oder Rasterflächen bei ansonsten
unveränderter Typographie. Sie trennen, verbinden oder betonen Textabschnitte besser oder sie beleben ganz einfach leere Flächen auf der
Seite.
Die Wirkung kann sich aber auch gegenteilig auswirken. Die Seite
wirkt unruhig, überladen und unübersichtlich. Bei Linien als reine
Schmuckelemente trifft dies häufig zu. Wagen Sie sich also nur mit
großer Vorsicht und Zurückhaltung an Linien und Balken als gestalterische Stilmittel heran.
Wählen Sie lieber dünnere als dickere Linien bzw. hellere als dunklere Rasterflächen, wenn diese als Untergrund für die Schrift dienen
soll. Bei Schriften auf Rasterflächen und insbesondere in Negativflächen verzichten Sie bitte auf kleine und dünne Schriften und halten
den Buchstaben- und Zeilenabstand etwas weiter.
CORPORATE DESIGN
Immer mehr Firmen versuchen, sich intern und ihren Kunden
gegenüber in einem einheitlichen Erscheinungsbild zu präsentieren, das
dem Geist und Stil des Unternehmens entspricht. Werbeanzeigen, Prospekte, Firmenschilder, Formulare, Briefpapier, Visitenkarten und
nicht zuletzt auch Folien, mit denen sich eine Firma bei Präsentationen
vorstellt, sind aus einem gestalterischen Guss. Nichts anderes bedeutet
Corporate Design.
Davon können auch kleine Betriebe, Institute oder Freiberufler lernen. Voraussetzung ist ein Gestaltungshandbuch, in dem die Verwendung bestimmter typographischer Elemente für alle Druckerzeugnisse
genau festgelegt sind. Dazu zählen Farben, Schriften und bestimmte
Schriftzüge, Logos, Formate, typographische Ordnungen sowie Gestaltungsnormen für Formulare und Folien.
Alle in diesem Handbuch festgelegten Vorschriften müssen beim
Gestalten konsequent eingehalten werden. Sollte ihre Firma bisher über
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kein „Corporate Design“-Handbuch verfügen, so erstellen Sie es in
Zusammenarbeit mit einem Grafikstudio bzw. Typographen.
Gut gestaltete Drucksachen in einem einheitlichen, firmenspezifischen Stil werten die Firma in den Augen der Kunden auf und verbessern die Marktstellung. Wer Qualitätsarbeit anbietet, sollte dies in
seinem Auftreten auch zeigen.
Mehr über Zeichengestaltung
Beispiel 95
Schrift invertieren
1. Die Datei Layout für Kino Highlights12 ist geöffnet.
2. Blenden Sie die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN ein.
3. Markieren Sie die Tabellenzeile mit den Filmtiteln. Wählen Sie
aus dem Listenfeld des Symbols SCHATTIERUNGSFARBE die Farbe
Helles Orange, aus dem Listenfeld des Symbols SCHRIFTFARBE
die Farbe Weiß.
4. Inverse Schrift wird besser lesbar, wenn sie fett formatiert wird.
Die Schrift der Filmtitel
wurde invertiert
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7 TIPPS, TRICKS
Beispiel 96
Seite 144
UND
Die Laufweite von Schriften ändern
1. Die Datei Layout für Kino Highlights13 ist geöffnet.
2. Markieren Sie die Überschrift KINO Highlights. Wählen Sie in
FORMAT/ZEICHEN , Register ABSTAND aus dem Feld LAUFWEITE
Erweitert. Geben Sie im Feld UM 3 pt ein.
3. Markieren Sie die Beurteilungen. Wählen Sie in FORMAT/ZEICHEN ,
Register ABSTAND aus dem Feld LAUFWEITE Schmal. Geben Sie
im Feld UM 1 pt ein.
Mehr über Absatzgestaltung
Beispiel 97
Zeilen- und Seitenumbruch steuern
1. Die Datei Der Tip stellt neue Filme vor ist geöffnet. Betrachten Sie
den ersten Seitenumbruch. Bild, Titel und Filminfo des Films The
Opposite of Sex wird von einem automatischen Seitenumbruch
vom Filminhalt getrennt.
Automatischer
Seitenumbruch
2. Positionieren Sie den Cursor unmittelbar vor das Bild, und fügen
Sie mit (Strg)+¿ einen manuellen Seitenumbruch ein.
3. Der Bericht über den Film ist zwar vollständig auf der neuen Seite,
die neue Seite beginnt aber mit einem leeren Absatz. Der erste
Absatz der neuen Seite soll aber die erste Tabellenzeile sein.
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4. Entfernen Sie den Seitenumbruch, und
positionieren Sie den Cursor wieder
unmittelbar vor das Bild.
5. Wechseln Sie nach FORMAT/ABSATZ in
das Register ZEILEN- UND SEITENWECHSEL. Aktivieren Sie SEITENWECHSEL OBERHALB.
Mit (Strg)+(Return) eingefügter
manueller Seitenumbruch
Dialogbox
FORMAT/ABSATZ,
Register ZEILEN- UND
SEITENWECHSEL
6. Der Bericht über den Film ist vollständig auf der neuen Seite, die neue
Seite beginnt mit der Tabellenzeile.
7. Das Kontrollkästchen ABSÄTZE NICHT
TRENNEN verhindert einen Seiten-
wechsel zwischen dem markierten
und dem folgenden Absatz. Das Kontrollkästchen ZEILEN NICHT TRENNEN
verhindert einen Seitenwechsel
innerhalb eines Absatzes. Markieren
Ein über FORMAT/ABSATZ eingefügter Seitenumbruch
Sie alle Absätze des letzten Films, und
aktivieren Sie diese Kontrollkästchen.
Beispiel 98
Tabstopps mit Füllzeichen definieren
1. Die Datei Restaurants in Kreuzberg1 ist geöffnet.
2. Zwischen den zukünftigen Spalten wurde jeweils einmal die Tabulatortaste gedrückt, und jede Zeile wurde mit einem ¿ abgeschlossen.
3. Markieren Sie mit Ausnahme der Überschrift die Datei.
4. Stellen Sie zunächst die Tabulatorausrichtung ein. Klicken Sie dazu
links neben dem Lineal auf die Schaltfläche für die Tabulatorausrichtung. Wählen Sie zunächst einen linksbündigen Tabulator.
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7 TIPPS, TRICKS
Seite 146
UND
5. Klicken Sie im unteren Bereich des
Lineals auf die Position 1 cm. Das
Symbol erscheint auf dem Lineal, und
die 2. Spalte richtet sich entsprechend
aus.
6. Ist Ihnen dieser Tabsprung zu weit
oder zu kurz, so können Sie ihn nach
rechts oder links verschieben:
anklicken, festhalten, verschieben.
7. Wollen Sie einen Tabstopp löschen, so
ziehen Sie diesen einfach aus dem
Lineal.
Dialogbox
FORMAT/TABULATOR
8. Wählen Sie nun einen rechtsbündigen Tabulator. Klicken Sie dann
bei 13 in den unteren Bereich des Lineals. Das Symbol erscheint
auf dem Lineal, und die Zahlen richten sich rechtsbündig an
dieser Position aus.
9. Eine bessere Übersicht erhalten Sie, wenn dieser Tabstopp noch
mit Punkten ausgefüllt wird.
10. Achten Sie darauf, dass die Markierung noch vorhanden ist. Um
Füllzeichen einzufügen, wählen Sie FORMAT/TABULATOR .
Markieren Sie nun im Feld TABSTOPPPOSITION den Tabstopp bei
13 cm und im Feld FÜLLZEICHEN die Punkte.
11. OK richtet den Text entsprechend aus.
Mit Füllzeichen versehener rechtsbündiger
Tabulator
12. Um das Verzeichnis fortzuschreiben, ohne die Tabstopps jedes
Mal wieder einrichten zu müssen, setzen Sie den Cursor an das
Endes der letzten Zeile unmittelbar vor das ¿, und übernehmen
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dann mit ¿ die Absatzgestaltung in die nächste Zeile. Sie erkennen die gesetzten Tabstopps dann im Lineal. Geben Sie nun ein
weiteres Restaurant ein.
➜ Hinweis
13. Wenn Sie zwei oder mehr Absätze markieren, in denen unterschiedliche Tabstopps definiert wurden, werden im Lineal die
Tabstopps abgeblendet angezeigt. Auf dem Lineal zeigen abgeblendete Tabstopps die Einstellungen für den ersten Absatz des
markierten Textes an.
Beispiel 99
Erstellen eines Initials im Text oder im Seitenrand
1. Die Datei Bücher-Notizen ist geöffnet.
2. Klicken Sie in den Absatz, der mit einem Initial im Text
oder im Seitenrand beginnen soll.
3. Klicken Sie in FORMAT/INITIAL auf IM TEXT .
4. Um einen Initial wieder zu entfernen, klicken Sie in
den Absatz, der ein Initial enthält. Klicken Sie dann in
FORMAT/INITIAL auf OHNE .
5. Probieren Sie auch in FORMAT/INITIAL die Option
IM RAND .
Dialogbox FORMAT/INITIAL
Initial im Text
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15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 148
UND
Mehr über Aufzählungen und Nummerierungen
Beispiel 100
Grafik- oder Bildelement als Aufzählungszeichen
verwenden
1. Sie können ein beliebiges Grafik- oder Bildelement als Aufzählungszeichen für ein Dokument oder eine Webseite verwenden.
Jedes eingefügte Bildaufzählungszeichen kann bearbeitet werden.
2. In der Datei Restaurants in
Kreuzberg3 sollen alle
Restaurants eine Grafik als
Aufzählungszeichen erhalten.
3. Markieren Sie alle Restaurants. Klicken Sie in FORMAT/
NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN , Register
AUFZÄHLUNGEN auf GRAFIK .
4. Klicken Sie auf CLIPS IMPORDialogbox Bildaufzählungszeichen
TIEREN, und wählen Sie
eine Grafik, beispielsweise
Glocke.gif.
5. Beachten Sie unten die Kontrollkreise. Bleibt IN DIE CLIP
GALLERY KOPIEREN aktiviert,
so wird mit IMPORTIEREN die
Glocke in die Clip Gallery
kopiert.
6. Die Restaurants erhalten
die Glocke als Aufzählungszeichen. Verschieben Sie im
Lineal noch den linken Einzug
auf 0.
Eine Grafik als Aufzählungszeichen
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Auch komplexere Listen wie in juristischen Schriftsätzen oder technischen Dokumentationen können Sie hierarchisch gliedern. In juristischen Verträgen werden 4 bis 5 Ebenen verlangt, wobei jede neue
Ebene wieder mit einer neuen Nummerierung beginnen muss.
Nummerierung in juristischen
Verträgen
Beispiel 101
Formatvorlagen für eine Nummerierung
in juristischen Verträgen erstellen
1. Sie haben eine neue, leere Datei geöffnet. In dieser wollen Sie
die Formatvorlagen der Überschriften so verändern, dass damit
juristische Schriftsätze hierarchisch gegliedert werden können.
2. Alle Überschriften erhalten die Zeichenformate der Standardschrift.
Den veränderten Formatvorlagen ordnen Sie Kurzbefehle zu. Zum
Abschluss speichern Sie diese Datei als Dokumentvorlage ab.
3. Markieren Sie nach FORMAT/FORMATVORLAGE Überschrift 1, und
klicken Sie dann auf BEARBEITEN .
4. Klicken Sie in FORMAT/NUMMERIERUNG , Register GLIEDERUNG
auf eine Nummerierung und dann auf ANPASSEN .
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Seite 150
7 TIPPS, TRICKS
UND
5. Bestimmen Sie über das Listenfeld
FORMATVORLAGE als NUMMERIERUNGSFORMAT Römische Zahlen.
Geben Sie hinter dem NUMMERIERUNGSFORMAT einen Punkt ein.
Die AUSRICHTUNG der Nummernposition liegt bei 0 cm, der EINZUG
der Textposition bei 1 cm.
6. Wählen Sie aus dem Listenfeld
MIT FORMATVORLAGE VERBINDEN
Überschrift 1 und aus TEXT
DANACH Tabstoppzeichen.
Dialogbox FORMATVORLAGE BEARBEITEN
Dialogbox GLIEDERUNG
ANPASSEN
7. Im Bereich EBENE können Sie gleich die Nummerierungsformate
für die Überschriften 2 bis 4 einstellen. Klicken Sie auf die EBENE 2.
8. Löschen Sie im NUMMERIERUNGSFORMAT das
vorgegebene Format, und geben Sie über
FORMATVORLAGE Arabische Ziffern ein. Klicken
Sie hinter die eingefügte 1, und fügen Sie eine
runde Klammer ein.
9. Die AUSRICHTUNG der Nummernposition
liegt bei 1 cm, der EINZUG der Textposition
bei 2 cm.
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15:22 Uhr
Seite 151
Dialogbox GLIEDERUNG
ANPASSEN
10. Wählen Sie aus MIT FORMATVORLAGE VERBINDEN Überschrift 2
und aus TEXT DANACH Tabstoppzeichen.
11. Wechseln Sie zur Ebene 3. Als NUMMERIERUNGSFORMAT sollen
nur Großbuchstaben mit einer runden Klammer erscheinen. Die
AUSRICHTUNG liegt bei 2 cm, der EINZUG bei 3 cm. Verbinden Sie
MIT DER FORMATVORLAGE die Überschrift 3, und wählen Sie als
TEXT DANACH Tabstoppzeichen.
12. Wechseln Sie zur Ebene 4. Als NUMMERIERUNGSFORMAT definieren Sie Kleinbuchstaben mit runder Klammer. Die AUSRICHTUNG
liegt bei 3 cm, der Einzug bei 4 cm.
13. Schließen Sie die Dialogbox GLIEDERUNG ANPASSEN .
14. Stellen Sie in der Dialogbox FORMATVORLAGE BEARBEITEN über
FORMAT/ZEICHEN die Schrift auf Arial, Standard, 12 ein.
15. In FORMAT/ABSATZ , Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE erhalten
Sie als Gliederungsebene EBENE 1. Im Bereich EINZUG erscheint
bereits wegen der Anpassung der Gliederung in LINKS 0, in EXTRA
Hängend und in UM 1 cm .
16. Wechseln Sie in die Registerkarte ZEILEN- UND SEITENWECHSEL.
Außer ABSATZKONTROLLE und ABSÄTZE NICHT TRENNEN darf
kein anderes Kontrollkästchen aktiviert sein. Übernehmen Sie die
Absatzformate mit OK.
17. Klicken Sie in der Dialogbox FORMATVORLAGE BEARBEITEN auf
TASTENKOMBINATION , um der Formatvorlage einen Kurzbefehl
zuzuordnen.
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7 TIPPS, TRICKS
Seite 152
UND
Dialogbox FORMATVORLAGE BEARBEITEN,
TASTENKOMBINATION
18. Klicken Sie in NEUE TASTENKOMBINATION DRÜCKEN . Nach
(Strg)+1 und ZUORDNEN erscheint dieser Kurzbefehl in AKTUELLE
TASTENKOMBINATIONEN.
19. Schließen Sie die Box TASTATUR ANPASSEN mit SCHLIESSEN und
die Box FORMATVORLAGE BEARBEITEN mit OK .
20. Bearbeiten Sie jetzt die Überschrift 2, und stellen Sie in FORMAT/
ZEICHEN die Schrift auf Arial, Standard, 12.
21. In FORMAT/ABSATZ , Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE erhalten
Sie als Gliederungsebene EBENE 2. Im Bereich EINZUG ist bereits
für LINKS 1, für EXTRA Hängend und für UM 1 cm vorgegeben.
22. Im Register ZEILEN- UND SEITENWECHSEL soll außer ABSATZKONTROLLE und ABSÄTZE NICHT TRENNEN kein Kontrollkästchen
aktiviert sein.
23. Ordnen Sie der Überschrift den Kurzbefehl (Strg)+2 zu.
24. Verfahren Sie mit den Überschriften 3 und 4 entsprechend. Verändern Sie dabei nur die Zeichenformate und eventuell manche
Absatzformate. Wählen Sie aber keine Nummerierung, da wir
diese schon am Anfang für alle Überschriften eingestellt haben.
Ordnen Sie den Überschriften die Kurzbefehle (Strg)+3 und
(Strg)+4 zu.
25. Speichern Sie die Datei als Dokumentvorlage JURISTISCHE
SCHRIFTSÄTZE ab.
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Beispiel 102
Formatvorlagen für eine Nummerierung in juristischen
Verträgen nutzen
1. Öffnen Sie über DATEI/NEU eine neue, leere Datei auf der Basis
der Dokumentvorlage JURISTISCHE SCHRIFTSÄTZE .
2. Schreiben Sie mehrere
Worte. Klicken Sie auf das
Listensymbol FORMATVORLAGE , und probieren
Sie die Formatvorlagen der
Überschriften aus.
Listensymbol FORMATVORLAGE
Nummerierung in juristischen Verträgen
3. Testen Sie auch die Kurzbefehle (Strg)+1, (Strg)+2, usw.
4. Fügen Sie über EINFÜGEN/DATEI die Datei Vertragsentwurf
Vertrieb Stadtlupe in Ihr Dokument ein.
5. Weisen Sie den einzelnen Absätzen die Formatvorlagen der
Überschriften zu.
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7 TIPPS, TRICKS
Seite 154
UND
Spalten
Mehrspaltiger Text ist bei breiten Papierformaten oder kleinen
Schriften leichter zu lesen. Aus diesem Grund ist eine Zeitung immer
mehrspaltig gesetzt. Sie sollten bei der Verwendung von Spalten bedenken, dass Blocksatz in Spalten häufig unschöne Löcher erzeugt.
Beispiel 103
Text in drei Spalten gleicher Breite in Querformat anordnen
1. Die Datei Sonnenfinsternis ist geöffnet. Der Cursor steht irgendwo
im Dokument, nichts ist markiert!
2. Wählen Sie im Menü DATEI/SEITE EINRICHTEN die Registerkarte
PAPIERFORMAT . Aktivieren Sie dort QUERFORMAT .
3. Klicken Sie im Menü FORMAT auf SPALTEN . Geben Sie im Feld
ANZAHL DER SPALTEN 3 an.
Dialogbox
FORMAT/SPALTEN
4. Beachten Sie die Kontrollkästchen ZWISCHENLINIE und GLEICHE
SPALTENBREITE sowie die Einstellung im Listenfeld ANWENDEN
AUF.
5. Nach OK wechselt Word automatisch in die Seiten-Layout-Ansicht,
in der Sie das Ergebnis betrachten können.
6. Wählen Sie für einen besseren Überblick aus dem Listenfeld
ZOOM Ganze Seite.
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Seitennummer mit Folgeseitennummer
In Geschäftsbriefen, aber auch Berichten wird häufig in der Fußzeile die Seitennummer der Folgeseite angegeben, in der Kopfzeile die
Seitennummer der aktuellen Seite. Auf der ersten Seite wird keine
Seitennummer der aktuellen Seite, auf der letzten Seite keine Seitennummer der Folgeseite angezeigt.
Seitennummer mit
Folgeseitennummer
Beispiel 102
Kopf- und Fußzeilen mit Seitennummer
und Folgeseitennummer
1. Die Datei Sonnenfinsternis ist geöffnet. In der Fußzeile der Datei
soll die Seitennummer der Folgeseite angegeben werden, in
der Kopfzeile die Seitennummer der aktuellen Seite. Auf der
ersten Seite soll keine Seitennummer der aktuellen Seite, auf
der letzten Seite keine Seitennummer der Folgeseite angezeigt
werden.
2. Setzen Sie den Cursor auf die erste Seite Ihres Dokuments. Öffnen
Sie das Dialogfeld ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE .
3. Da die erste Seite ohne Kopfzeile gestaltet wird, klicken Sie auf
das Symbol SEITE EINRICHTEN . Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ERSTE SEITE ANDERS.
4. Nach OK erscheint oberhalb der Kopfzeile Erste Kopfzeile. In der
ersten Kopfzeile geben Sie nichts ein und wechseln über das
Symbol NÄCHSTE ANZEIGEN zur nächsten Kopfzeile.
5. Oberhalb der Kopfzeile erscheint Kopfzeile.
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7 TIPPS, TRICKS
Seite 156
UND
6. In dieser Kopfzeile geben Sie einen Bindestrich und ein Leerzeichen ein. Durch einen Klick auf das Symbol SEITENZAHL
EINFÜGEN erscheint die Seitennummer 2 oder die Feldfunktion
{Seite}. (Mit (Alt)+(F9) wechseln Sie zwischen diesen beiden
Ansichten. Nach einem weiteren Leerzeichen und Bindestrich
muss die Kopfzeile nur noch zentriert werden.
Kopfzeile mit aktueller
Seitennummer
7. Wechseln Sie über das Symbol ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE
WECHSELN zu den Fußzeilen. Über das Symbol VORHERIGE ANZEIGEN gelangen Sie zur ersten Fußzeile.
8. Hier muss eine komplizierte Formel eingegeben werden, die als
Feldfunktion dann folgendes Aussehen hat:
9. {If {Page}<{Numpages} „../{={Page}+1}“ „“}
10. Umgangssprachlich übersetzt bedeutet diese Wenn-Dann-SonstFormel: Wenn die aktuelle Seitennummer kleiner ist als die
Gesamtseitenanzahl, soll der Hinweis auf die Folgeseite (../)
sowie die Folgeseitennummer (=aktuelle Seitennummer+1)
erscheinen. Wenn die aktuelle Seitennummer nicht kleiner ist als
die Gesamtseitenanzahl, also bei der letzten Seite, soll in der Fußzeile nichts erscheinen. Wenn nichts erscheinen soll, werden zwei
Anführungszeichen angegeben. Beachten Sie auch bei dem DannTeil der Formel die Anführungszeichen.
11. Drücken Sie (Strg)+(F9), so erscheint
{ }
ein geschweiftes Klammerpaar.
12. Schreiben Sie IF, und klicken Sie auf
{ IF{ PAGE }< }
das Symbol SEITENZAHL EINFÜGEN .
Geben Sie dann das Kleiner-Zeichen < ein.
13. Klicken Sie auf das Symbol ANZAHL DER
SEITEN EINFÜGEN . Schreiben Sie dann “../
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{ IF{ PAGE }
<{NUMPAGES} “../ }
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Seite 157
14. Drücken Sie (Strg)+(F9). Schreiben Sie
{ IF{ PAGE }
innerhalb der geschweiften Klammer ein
<{NUMPAGES}
Gleichheitszeichen. Klicken Sie dann auf
„../{={PAGE}+1} }
das Symbol SEITENZAHL EINFÜGEN , und
schreiben +1.
15. Das Anführungszeichen des Dann-Teils
{ IF{ PAGE }
muss noch geschlossen werden. Geben Sie
<{NUMPAGES}
dahinter ein Leerzeichen sowie zwei
„../{={PAGE}+1}“ „“ }
weitere Anführungszeichen für das
Sonst-Teil ein.
16. Überprüfen Sie die Formel: (Alt)+(F9) schaltet von der Feldfunktionsansicht in die Ergebnisansicht und zurück.
Fußzeile in der
Feldansicht
Fußzeile in der
Ergebnisansicht
17. Da im Seitenlayout die Kopf- und Fußzeilen auf der ersten Seite
anders eingestellt wurden, muss noch der Inhalt der ersten Fußzeile auf die nächste Fußzeile kopiert werden.
18. Speichern Sie diese Formel als Autotext, so dass Sie diese jederzeit aufrufen können.
19. Betrachten Sie die Datei in der Seitenansicht.
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➜ Tipp
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7 TIPPS, TRICKS
Seite 158
UND
7.4 Programm individuell einrichten
Menüleiste verändern
Beispiel 105
Menüs und Menüeinträge umbenennen, verschieben
und kopieren
1. Das Menü FORMAT soll in GESTALTUNG umbenannt werden.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste, und
wählen Sie aus dem Kontextmenü ANPASSEN .
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü FORMAT , und
geben Sie dann im Kontextmenü im Feld NAME Gestaltung ein.
Das kaufmännische & vor einem Buchstaben unterstreicht diesen
Buchstaben.
Das Menü Format wir umbenannt
Das Menü Format heißt jetzt Gestaltung
4. Die Dialogbox ANPASSEN ist weiter geöffnet. Klicken Sie mit der
linken Maustaste auf EINFÜGEN , und mit der rechten Maustaste
auf den Eintrag SEITENZAHLEN . Geben Sie im Kontextmenü im
Feld NAME Seitennummer ein.
5. Die Dialogbox ANPASSEN ist weiter geöffnet. Um ein Menü zu
verschieben, ziehen Sie es an eine neue Stelle der Menüleiste
oder auf eine Symbolleiste. Verschieben Sie das umbenannte
Menü GESTALTUNG rechts neben das Menü TABELLE .
6. Ziehen Sie ein Menü bei gedrückter (Strg)-Taste, so kopieren Sie
es an die neue Stelle.
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15:22 Uhr
Seite 159
Beispiel 106
Neue Befehle in Menüs aufnehmen
1. Sie wollen im Menü DATEI den Befehl ALLE SCHLIESSEN integrieren.
2. Wählen Sie in EXTRAS/ANPASSEN das Register BEFEHLE .
3. Markieren Sie im Bereich KATEGORIE Datei und im Bereich
BEFEHLE den Eintrag ALLE SCHLIESSEN.
4. Ziehen Sie den Befehl ALLE SCHLIESSEN auf den Menüpunkt
DATEI . Lassen Sie die Maustaste nicht los, und ziehen Sie den
Befehl unterhalb des Eintrags SCHLIESSEN .
Der Befehl ALLE
SCHLIESSEN wird oberhalb von SPEICHERN
eingefügt
Der hinzugefügte Befehl ALLES SCHLIESSEN.
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15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Beispiel 107
Seite 160
UND
Eigene Menüs erstellen
1. Sie wollen den Menüpunkt TEXTBAUSTEINE erstellen, um in diesem alle
Autotexte zu integrieren.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf die Menüleiste, und wählen Sie aus
dem Kontextmenü ANPASSEN .
3. Markieren Sie im Bereich KATEGORIE
Neues Menü und im Bereich BEFEHLE
Neues Menü.
4. Ziehen Sie den Befehl Neues Menü links
neben den Menüpunkt FENSTER .
5. Die Dialogbox ANPASSEN ist weiter
geöffnet. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den Eintrag NEUES MENÜ .
Geben Sie im Feld NAME Textbausteine
ein.
6. Hinweis ➜ Geben Sie im Wort Textbausteine vor dem s ein kaufmännisches &
ein, so wird der Buchstaben s im Menü
unterstrichen. Mit (Alt)+s lässt sich dann
dieser Menüpunkt über die Tastatur
aufrufen.
7. Markieren Sie im Bereich KATEGORIE
Autotext und im Bereich BEFEHLE Friede.
8. Ziehen Sie den Autotext Friede in den
Menüpunkt TEXTBAUSTEINE . Lassen Sie
die Maustaste erst los, wenn der Menüpunkt TEXTBAUSTEINE geöffnet ist, und
Sie Friede in dieses Menü ziehen
können.
9. Integrieren Sie außerdem noch den
Autotext KRESSE in den Menüpunkt
Textbausteine.
160
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 161
Beispiel 108
Original-Menüs wiederherstellen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in
eine Symbolleiste oder in die Menüleiste,
und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü ANPASSEN .
2. Klicken Sie auf die Registerkarte
SYMBOLLEISTEN . Markieren Sie dort den
Eintrag Menüleiste, und klicken Sie dann
auf ZURÜCKSETZEN . Bestätigen Sie mit OK .
3. Schließen Sie die Dialogbox ANPASSEN .
Dialogbox ANPASSEN
In Microsoft Word können Sie keine Kontextmenüs hinzufügen,
löschen oder zurücksetzen. Es ist jedoch möglich, Befehle in ein Kontextmenü aufzunehmen, umzubenennen oder zu verschieben.
Beispiel 109
Kontextmenüs ändern
1. Die Zeichenformatierung FETT soll in das Kontextmenü TEXT
integriert werden.
2. Aktivieren Sie in EXTRAS/ANPASSEN , Registerkarte SYMBOLLEISTEN das Kontrollkästchen KONTEXTMENÜ . Die Symbolleiste
KONTEXTMENÜ wird eingeblendet.
3. Wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte BEFEHLE , und markieren
Sie dort die KATEGORIE Format und den BEFEHL Fett.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste KONTEXTMENÜ auf
TEXT und dann ganz unten auf das zu ändernde
Kontextmenü TEXT . Ziehen Sie den Befehl Fett in das
offene Kontextmenü.
5. Um diesen Befehl wieder aus dem Kontextmenü zu
entfernen, klicken Sie in der Symbolleiste KONTEXTMENÜ wieder auf TEXT und dann ganz unten auf das
zu ändernde Kontextmenü Text. Ziehen Sie den zu
löschenden Befehl aus dem Menü heraus.
Verändertes Kontextmenü
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15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 162
UND
In das Kontextmenü
TEXT wird der Befehl
FETT integriert
Symbolleisten und Kurzbefehle verändern
Die Symbolleisten enthalten die Befehle, von denen Microsoft
glaubt, dass diese von den Anwendern am häufigsten benötigt werden.
Die Symbolleisten können jedoch individuell verändert werden. Sie
können weitere Befehle (wie hoch- oder tiefgestellt), Formatvorlagen
und sogar Autotext auf die Symbolleisten legen und nicht benötigte
Symbole von einer Symbolleiste entfernen. Auch eigene Symbolleisten
können erzeugt werden.
Beispiel 110
Personalisierte Symbolleisten
1. Wenn Sie Word zum ersten Mal starten,
teilen sich die Symbolleisten STANDARD
und FORMAT eine Zeile, und die
Symbolleisten zeigen die grundlegenden Schaltflächen an.
2. Im Verlauf Ihrer Arbeit mit Word werden
die von Ihnen am häufigsten verwendeten Schaltflächen als personalisierte
Einstellungen gespeichert und auf den
Symbolleisten angezeigt.
3. In EXTRAS/ANPASSEN , Register OPTIONEN
können Sie festlegen, ob die Symbolleisten in einer Zeile angezeigt werden.
162
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 163
4. Mit der Schaltfläche ZURÜCKSETZEN werden alle personalisierten
Symbolleisten-Einstellungen zurückgenommen.
Beispiel 111
Quickinfo eines Symbols ändern
1. Das Symbol FORMAT ÜBERTRAGEN soll in FORMATE KOPIEREN
umbenannt werden.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste, und
wählen Sie aus dem Kontextmenü ANPASSEN .
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol FORMAT
ÜBERTRAGEN, und geben Sie im Feld NAME Formate kopieren ein.
Drücken Sie anschließend ¿.
Beispiel 112
Symbolleisten den eigenen Bedürfnissen anpassen
1. Viele Befehle können Sie ganz rechts in einer
Symbolleiste über das Dreieck WEITERE SCHALTFLÄCHEN hinzufügen oder entfernen.
2. Zeigen Sie auf SCHALTFLÄCHEN HINZUFÜGEN ODER ENTFERNEN ,
so wird eine Liste eingeblendet. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie
den entsprechenden Befehl. Ein Klick außerhalb der Liste schließt
diese Liste.
3. Alle Befehle finden Sie in der Dialogbox ANPASSEN . Klicken Sie
mit der rechten Maustaste in eine Symbolleiste oder in die
Menüleiste, und wählen Sie ANPASSEN .
4. Wählen Sie in der Registerkarte BEFEHLE aus dem Listenfeld
KATEGORIEN den Eintrag Format.
5. Markieren Sie im Bereich BEFEHLE den Eintrag Hochgestellt.
Um diesen Eintrag anzuzeigen, müssen Sie über die Bildlaufleiste
einen Bildlauf durchführen.
6. Klicken Sie den Eintrag Hochgestellt an, und ziehen Sie ihn in
eine der Symbolleisten.
7. Um den Befehl Unterstrichen aus der Symbolleiste zu entfernen,
klicken Sie diesen in der Symbolleiste an und ziehen ihn aus der
Symbolleiste.
8. Um einen Trennlinie in der Symbolleiste einzufügen, klicken Sie
ein Symbol an und verschieben es etwas nach rechts oder links.
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08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 164
UND
Rechts bzw. links von diesem Symbol wird dann eine Trennlinie
erscheinen bzw. verschwinden.
9. Klicken Sie auf SCHLIESSEN .
10. Um Symbole zu verschieben oder zu entfernen und um Trennlinien einzufügen oder zu löschen, müssen Sie nicht über das
Menü ANPASSEN gehen. Klicken Sie einfach bei gedrückter (Alt)Taste ein Symbol an und verschieben oder entfernen es.
Beispiel 113
Autotext auf die Symbolleiste legen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Symbolleiste oder in
die Menüleiste, und wählen Sie aus dem Kontextmenü ANPASSEN .
2. Wählen Sie in der Registerkarte BEFEHLE aus dem Listenfeld
KATEGORIEN den Eintrag Autotext. Im Listenfeld BEFEHLE sehen
Sie alle vorhandenen Textbausteine. Den Inhalt der einzelnen
Autotext-Einträge können Sie im Bereich BESCHREIBUNG lesen.
3. Klicken Sie den gewünschten Autotext an, und ziehen Sie ihn in
eine der Symbolleisten. Der Name des Autotexts erscheint in der
Symbolleiste.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustasten
auf die neue Schaltfläche und ordnen
dieser beispielsweise über SCHALTFLÄCHENSYMBOL ÄNDERN das Symbol
SMILY zu.
5. Um nur das Symbol anzuzeigen, klicken
Sie nochmals mit der rechten Maustasten auf die neue Schaltfläche. Wählen
Sie STANDARD . Schließen Sie die
Dialogbox.
6. Zeigen Sie auf das angelegte Symbol
SMILY , so erscheint der Name des
Dialogbox ANPASSEN, Register BEFEHLE
164
Autotexts als Quickinfo.
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15:22 Uhr
Seite 165
Beispiel 114
Original-Symbolleisten wiederherstellen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Symbolleiste oder in die
Menüleiste, und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü ANPASSEN .
2. Klicken Sie auf die Registerkarte SYMBOLLEISTEN . Markieren Sie
dort die wiederherzustellende Symbolleiste, und klicken Sie dann
auf ZURÜCKSETZEN . Bestätigen Sie mit OK .
Beispiel 115
Kurzbefehle definieren
1. Das Zeichenformat GESPERRT soll über einen Kurzbefehl aufgerufen werden können.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Symbolleiste oder in
die Menüleiste, und wählen Sie aus dem Kontextmenü ANPASSEN .
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche TASTATUR .
4. Wählen Sie die KATEGORIE Format und den BEFEHL Gesperrt.
5. Klicken Sie in das Feld NEUE TASTENKOMBINATION DRÜCKEN .
Drücken Sie die Tasten, die Sie dem ausgewählten Befehl
zuordnen wollen. Drücken Sie (Strg)+g.
6. Wurde die von Ihnen gedrückte Tastenkombination bereits einem
anderen Element zugewiesen, so wird dies angezeigt. Sie können
diese Zuordnung überschreiben oder eine andere Tastenkombination eingeben. Drücken Sie (Alt)+g, und klicken Sie dann auf
ZUORDNEN .
7. Schließen Sie die Dialogbox, und testen Sie den KURZBEFEHL .
8. Die Original-Kurzbefehle können Sie in der Dialogbox TASTATUR
➜ Hinweis
ANPASSEN über ALLE ZURÜCKSETZEN wiederherstellen.
Dialogbox EXTRAS/ANPASSEN/TASTATUR
165
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 166
UND
Mit benutzerdefinierten Wörterbüchern arbeiten
Während der Rechtschreibprüfung werden die Wörter im Dokument mit den Einträgen im Hauptwörterbuch verglichen. Das Hauptwörterbuch enthält die gebräuchlichsten Wörter, aber es kann nicht
alle Eigennamen, technischen Begriffe, Abkürzungen und so weiter
enthalten. Damit diese Wörter bei der Rechtschreibprüfung nicht
beanstandet werden, können Sie die betreffenden Wörter in ein Benutzerwörterbuch aufnehmen.
Beispiel 116
Aufgenommene Worte im Lexikon korrigieren
oder entfernen
1. Word enthält eine vollautomatische Rechtschreibhilfe. Falsch
geschriebene oder unbekannte Wörter werden mit einer roten
Wellenlinie markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
ein so gekennzeichnetes Wort, werden Korrekturvorschläge unterbreitet. Außerdem können Wörter über HINZUFÜGEN in das
benutzerdefinierte Wörterbuch aufgenommen werden.
2. Die Datei Loveparade 1989 bis 1999 ist geöffnet. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf Anlaß, und wählen Sie aus dem
Kontextmenü HINZUFÜGEN . Die rote Wellenlinie verschwindet,
und das Wort Anlaß wurde in das Wörterbuch aufgenommen.
Das Kontextmenü
RECHTSCHREIBUNG
3. Auch zukünftig würde das nach der neuen Rechtschreibordnung
falsch geschriebene Wort Anlaß nicht mehr reklamiert werden.
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15:22 Uhr
Seite 167
Ein fälschlicherweise aufgenommenes Wort
kann aber aus dem Wörterbuch entfernt oder
geändert werden.
4. Klicken Sie in EXTRAS/OPTIONEN , Register
RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK auf die
Schaltfläche WÖRTERBÜCHER .
5. Das Wörterbuch Benutzer.dic ist markiert.
Über BEARBEITEN öffnen Sie es.
6. In dieser Datei sind alle Wörter aufgenommen, bei der Sie während einer Rechtschreibprüfung auf HINZUFÜGEN geklickt
haben.
Dialogbox BENUTZERWÖRTERBÜCHER
7. Sie können in dieser alphabetischen Liste
Wörter korrigieren, entfernen oder auch aufnehmen. Entfernen Sie
den Eintrag Anlaß. Speichern und schließen Sie das Wörterbuch
Benutzer.dic.
Das Wörterbuch Benutzer.dic
➜ Hinweis
8. In der Dialogbox BENUTZERWÖRTERBÜCHER können Sie über
NEU auch eigene Benutzerwörterbücher erstellen. So können Sie
beispielsweise Wörterbücher für juristische oder medizinische
Fachbegriffe oder für Texte in anderen Sprachen anlegen. Bevor
Sie ein Benutzerwörterbuch für die Rechtschreibprüfung verwenden können, müssen Sie dieses zuerst aktivieren.
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08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 168
7 TIPPS, TRICKS
UND
7.5 Objekte einfügen
Textmarken und Hyperlinks
Eine Textmarke ist eine benannte Textposition, wie beispielsweise
ein Textabschnitt oder eine Zahl, eine Tabelle oder eine Grafik. Mit
Textmarken können Sie sich schnell in größeren Dokumenten bewegen sowie im Fließtext rechnen.
Beispiel 117
Textmarken einfügen und löschen
1. Die 20-seitige Datei Loveparade 1989 bis 1999 ist geöffnet. Um
schnell zu den Mottos der verschiedenen Paraden und Pressechos
zu gelangen, setzen Sie dort Textmarken.
2. Um eine Textmarke einzufügen, bewegen Sie
den Cursor an die Position, an der die Textmarke erscheinen soll, bzw. markieren die
Textstelle, die benannt werden soll.
3. Geben Sie im Menü EINFÜGEN/TEXTMARKE den
Namen der Textmarke ein, und klicken Sie auf
HINZUFÜGEN . Die Namen der Textmarken
müssen mit einem Buchstaben beginnen und
können Zahlen beinhalten, jedoch keine Leerzeichen. Stattdessen können Sie Unterstriche
verwenden. 40 Zeichen sind erlaubt.
4. Um zu den eingefügten Textmarken zu sprinDialogbox EINFÜGEN/TEXTMARKE
gen, drücken Sie (F5). Wählen Sie aus dem
Bereich GEHE ZU ELEMENT Textmarke, und
markieren Sie dann im Listenfeld TEXTMARKENNAMEN EINGEBEN die
entsprechende Textmarke. Mit GEHE ZU gelangen Sie zur Textmarke.
168
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 169
5. Im Normalfall unterscheidet sich eine Textstelle, die eine Textmarke enthält, nicht vom übrigen Text. Wenn Sie mit dem Befehl
EXTRAS/OPTIONEN , Registerkarte ANSICHT das Kontrollkästchen
TEXTMARKEN aktivieren, wird Word die Textmarke mit eckigen
Klammern markieren.
6. Um eine Textmarke zu löschen, klicken Sie in EINFÜGEN/TEXTMARKE auf den Namen der Textmarke, die Sie löschen möchten,
und dann auf LÖSCHEN .
7. Wenn Sie die Textmarke löschen, bleibt der Textbereich erhalten,
➜ Hinweis
der von der Textmarke gekennzeichnet war. Um auch diesen Text
zusammen mit der Textmarke zu entfernen, müssen Sie wie
üblich den ganzen Textbereich mit der Textmarke markieren und
(Entf) drücken.
Mit Hilfe von Hyperlinks können Sie Verknüpfungen mit Dateien und
Webseiten erstellen. Ein Hyperlink ist ein farbiger und unterstrichener
Text oder eine Grafik, auf den bzw. auf die Sie klicken, um zu einer
Datei, zu einer bestimmten Stelle in einer Datei, aber auch zu einer
HTML-Seite im Internet oder Intranet zu springen.
Auf der ersten Seite im Bericht zur Geschichte der Loveparade
sollten über Hyperlinks die einzelnen Überschriften sowie die durch
Textmarken gekennzeichneten Stellen angesprungen werden können.
Beispiel 118
Einen Hyperlink zu einer Stelle im aktuellen Dokument
erstellen
1. Die Datei Geschichte der Loveparade ist geöffnet. Um eine
Verknüpfung zu einer Stelle im aktuellen Dokument herzustellen,
benötigen Sie im Dokument Textmarken oder Absätze, denen
Überschriftenformate zugewiesen wurden.
2. In der Datei Geschichte der Loveparade wurden die Überschriften
mit Formatvorlagen ausgezeichnet und einzelne Stellen mit Textmarken gekennzeichnet.
3. Markieren Sie den Text oder das Objekt, der bzw. das den Hyperlink darstellen soll. Markieren Sie das Foto, und klicken Sie auf
HYPERLINK EINFÜGEN .
4. Klicken Sie unter LINK ZU auf AKTUELLES DOKUMENT.
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15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 170
UND
Dialogbox HYPERLINK
EINFÜGEN
5. Wählen Sie in der Liste die Überschrift oder die Textmarke aus, zu
der eine Verknüpfung hergestellt werden soll. Markieren Sie die
Textmarke Bilder.
6. Um ein Quickinfo festzulegen, das angezeigt wird, wenn der
Mauszeiger auf dem Hyperlink verweilt, klicken Sie auf QUICKINFO und geben dann den gewünschten Text ein.
Quickinfo des Links
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7. Wenn kein eigenes Quickinfo definiert wird, erscheint bei Verknüpfungen zu Überschriften Aktuelles Dokument und bei Verknüpfungen zu Textmarken der Name der Textmarke. OK fügt den
Hyperlink ein.
8. Zeigen Sie auf das Bild, so wird das Quickinfo angezeigt. Klicken
Sie auf das Bild, so springt der Cursor zur Textmarke Bilder.
9. Markieren Sie in der ersten Spalte 1992, und erstellen Sie ein
Hyperlink zur Überschrift Loveparade 1992.
10. Markieren Sie in der zweiten Spalte 1990, und erstellen Sie ein
Hyperlink zur Textmarke Motto_93.
11. Um ein Hyperlink zu normalen Text umzuwandeln, klicken Sie mit
der rechten Maustaste auf den Hyperlink und wählen HYPERLINK/
HYPERLINK ENTFERNEN.
Beispiel 119
Einen Hyperlink zu einer anderen Datei oder zu
einer Webseite erstellen
1. Die Datei Geschichte der Loveparade1 ist geöffnet.
2. Sie wollen Hyperlinks zur Excel-Datei KONTAKTE und Worddatei
Events in Berlin herstellen. Außerdem wollen Sie direkt aus dem
Bericht zur Loveparade Webseiten von verschiedenen Verlagen
aufrufen können. Zu guter Letzt sollen Hyperlinks eingefügt
werden, über die sofort an diese Verlage eine E-Mail geschickt
werden kann.
3. Markieren Sie das Wort Mitarbeiterliste, und klicken Sie anschließend auf HYPERLINK EINFÜGEN .
4. Um eine Verknüpfung zur Datei Kontakte.xls anzulegen, klicken
Sie unter LINK ZU auf Datei oder Webseite. Klicken Sie dann auf
Datei, und stellen Sie in SUCHEN IN den Quellordner C:\Eigene
Dateien ein. Markieren Sie Kontakte.xls, und bestätigen Sie
mit Ok.
5. Geben Sie keine QUICKINFO ein, so wird als Bildschirminfo Name
und Pfad der Datei angezeigt.
6. Markieren Sie oben rechts in der Tabelle SPC Lehrbuch Verlag.
Um eine Verknüpfung zu der Webseite des Verlags anzulegen,
klicken Sie unter LINK ZU auf DATEI ODER WEBSEITE . Geben Sie
dann in DATEITYP ODER WEBSEITE die Adresse www.spc.de/lehrbuch ein.
171
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 172
UND
Quickinfo des Links
7. Markieren Sie unten rechts in der Tabelle SPC Lehrbuch Verlag.
Klicken Sie nach HYPERLINK EINFÜGEN unter LINK ZU auf E-MAILADRESSE. Geben Sie als Adresse lehrbuch@spc.de ein.
Hinweis ➜
8. Wenn Sie die Adresse zu einer vorhandenen Webseite kennen,
können Sie diese direkt in das Dokument eingeben. Geben Sie
eine Webseitenadresse oder E-Mail-Adresse direkt in ein Worddokument ein, so wird automatisch ein Hyperlink erstellt.
Hinweise ➜
Sie können Verknüpfungen erstellen, die zu bestimmten Stellen in
Dateien führen, die im Format von Microsoft Excel oder PowerPoint
gespeichert sind. Um eine Verknüpfung zu einer bestimmten Stelle in
einem Excel-Arbeitsblatt herzustellen, erstellen Sie im Arbeitsblatt
einen festgelegten Namen. Dann geben Sie das Nummernzeichen (#)
ein, gefolgt von dem festgelegten Namen, der nach dem Dateinamen
angezeigt wird, wenn Sie einen Hyperlink erstellen. Um eine Verknüpfung zu einer bestimmten Folie einer PowerPoint-Präsentation herzustellen, geben Sie nach dem Dateinamen das Nummernzeichen (#) ein,
gefolgt von der Foliennummer.
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08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 173
Felder
Felder werden als Platzhalter für sich ändernde Daten in einem
Dokument, für die Ergebnisse von Berechnungen oder zum Erstellen
von Serienbriefen verwendet. Zu den häufigsten Feldern zählen das
PAGE-Feld, das bei Seitenzahlen eingefügt wird, und das DATE-Feld,
das verschiedene Formate vom Datum einfügt.
Beispiel 120
Mit Feldfunktionen arbeiten
1. Speichern Sie die geöffnete Datei, beispielsweise unter Datei mit
Feldern.
2. Fügen Sie über EINFÜGEN/DATUM das
aktuelle Datum mit der Uhrzeit ein. Das
Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN muss aktiviert sein.
3. Außerdem wollen Sie, dass im Dokument
der Dateiname mit dem Pfad zum Ordner,
in dem die Datei abgespeichert wurde,
angezeigt wird.
4. Klicken Sie auf EINFÜGEN/FELD , und markieren Sie die KATEGORIE Dokumentinformationen und den FELDNAMEN FileName.
Die deutsche Beschreibung der englischen
Feldnamen wird Ihnen unten eingeblendet.
Dialogbox EINFÜGEN/FELD
5. Hinweis ➜ Das Kontrollkästchen FORMATIERUNG BEI AKTUALISIERUNG BEIBEHALTEN fügt den Schalter \Mergeformat zur
Feldfunktion. Damit behält das Feld beim
Aktualisieren das ursprünglich eingegebene
Format.
6. Über OPTIONEN können Sie den meisten
Feldern noch Schalter für Modifikationen
dieses Feldes anhängen. Klicken Sie auf
OPTIONEN , und wechseln Sie in die Regi-
sterkarte SPEZIFISCHE SCHALTER. Klicken
Sie auf HINZUFÜGEN , um den Schalter /p
hinzuzufügen. So wird, wie auch unten vermerkt, zum Dateinamen der Pfad angezeigt.
FELDEROPTIONEN
173
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 174
UND
7. Mit OK fügen Sie das Feld ein.
8. Positionieren Sie den Cursor in ein Feld,
so wird dieses grau unterlegt.
9. Mit (Alt)+(F9) wechseln Sie zwischen
Feld- und Ergebnisansicht.
10. Alle Feldfunktionen in Word 2000 haben
englische Bezeichnungen und werden in
geschweiften Klammern { } angezeigt.
11. (F9) aktualisiert markierte Felder.
Felder in der Ergebnisansicht
Speichern Sie die Datei unter den neuen
Namen Felder.
12. Markieren Sie die Felder, und drücken
Sie (F9).
13. Betrachten Sie die veränderte Uhrzeit und
den veränderten Dateinamen.
14. Zwischen Feld- und Ergebnisansicht
wechseln und Felder aktualisieren können
Sie auch über das Kontextmenü. Klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld.
Felder in der Feldansicht
Aktualisierte Felder
Mit Hilfe des Feldes AUTOTEXTLISTE können Sie eine DropdownListe mit Autotext-Einträgen erstellen, die auf einer bestimmten Formatvorlage basieren.
Sie wollen für die Adressen der freien Journalisten eine solche Dropdown-Liste erstellen.
174
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 175
Beispiel 121
Erstellen eines Dropdown-Listenfeldes
mit Autotext-Einträgen
1. Die Datei Freie Journalisten mit den
Adressen aller freien Journalisten ist
geöffnet. Sie wollen eine Dropdown-Liste
mit all diesen Adressen erstellen, um
diese immer schnell einfügen zu können.
2. Erstellen Sie über FORMAT/FORMATVORLAGE/NEU die neue Formatvorlage Freie
Journalisten. Verändern Sie keine
Formate, aktivieren Sie aber das
Kontrollkästchen ZUR VORLAGE HINZUFÜGEN.
3. Weisen Sie den einzelnen Adressen über
das Symbol FORMATVORLAGE diese
Formatvorlage zu.
4. Definieren Sie für jede Adresse einen
Autotext. Als Namen der Autotexte
vergeben Sie die Nachnamen.
5. Positionieren Sie Ihren Cursor an eine
freie Stelle in irgendeinem Dokument.
6. Klicken Sie in EINFÜGEN/FELD unter
KATEGORIEN auf Verknüpfungen und
Verweise und unter FELDNAMEN auf
AutotextList.
7. Geben Sie hinter AUTOTEXTLIST „Freie“
ein, und klicken Sie auf OPTIONEN .
8. Wechseln Sie in die Registerkarte
FORMATVORLAGEN . Markieren Sie Freie
Journalisten, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN .
9. Zeigen Sie mit der Maus auf das Feld
Freie, erhalten Sie Informationen zum
Anzeigen der Liste mit den AutotextEinträgen.
10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
das Feld, können Sie aus dem Kontextmenü eine Adresse wählen.
175
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 176
UND
11. Markieren Sie das Feld Freie, und rufen Sie EXTRAS/AUTOKORREKTUR auf. Im Feld ERSETZEN geben Sie die Abkürzung ff ein, im
Feld DURCH ist das markierte Feld schon eingetragen. Aktivieren
Sie noch den Kontrollkreis FORMATIERTEN TEXT.
12. Zukünftig brauchen Sie nur ff mit folgendem Return eingeben. Klicken Sie dann
mit der rechte Maustaste auf das Feld, so
können Sie eine beliebige Adresse der
freien Journalisten einfügen.
Rechnen im Fließtext
Häufig benötigen Sie mitten im Text das Ergebnis einer Berechnung.
Word bietet zwei Möglichkeiten: über den Menübefehl TABELLE/
BERECHNEN oder mit Hilfe der Feldfunktion {=}. Sie werden sagen,
den Befehl gibt es doch im Menü TABELLE nicht. Wir zeigen Ihnen,
wie man den Befehl doch „sichtbar“ machen kann und damit arbeitet.
Beispiel 122
Rechnen im Fließtext über Tabelle/Berechnen
1. In Word 2.0 gab es die Menüfunktion
TABELLE/BERECHNEN . Damit konnten die
Ergebnisse von markierten mathematischen
Ausdrücken in die Zwischenablage kopiert
werden. Dieser Menüpunkt BERECHNEN ist
auch noch in Word 2000 vorhanden, muss
aber vom Anwender selbst in einen Menüpunkt aufgenommen werden.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in
die Symbolleiste, und wählen Sie aus dem
Kontextmenü ANPASSEN . Markieren Sie in
der Registerkarte BEFEHLE im Feld
KATEGORIEN Extras und im Feld BEFEHLE
Dialogbox Anpassen
Extras Berechnen.
3. Ziehen Sie diesen Befehl in ein beliebiges Menü, beispielsweise
in TABELLE .
4. Haben Sie im Fließtext 14+81 markiert, so liefert Ihnen TABELLE/
BERECHNEN das Ergebnis 95 in die Zwischenablage.
176
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 177
➜ Hinweis
Das Ergebnis wird kurzzeitig auch in der Statuszeile angezeigt.
5. Mit (Strg)+ (v) oder über das Symbol EINFÜGEN fügen Sie das
Ergebnis an Cursorposition ein.
6. (3+11)/3*2 ergibt 9,33 und 7% * 100,00 ergibt 7.
7. 4 Gänse, 3 Kühe ergibt 7. Markierte Zahlen ohne Operatoren
werden addiert
➜ Hinweis
8. Werden nachträglich die Werte geändert, so wird das Ergebnis
nicht aktualisiert. Es muss markiert und neu berechnet werden.
Beispiel 123
Rechnen im Fließtext mit der Feldfunktion {=}
1. Addition, Subtraktion und andere Berechnungen können Sie mit
Hilfe von Feldfunktionen im Text ausführen.
2. Mit (Strg)+(F9) erhalten Sie zwei geschweifte Klammern auf
schattiertem Hintergrund.
3. Schreiben Sie in diese Klammer die mathematische Operation,
beispielsweise {=7+5}, so berechnet (F9) den Ausdruck und zeigt
das Ergebnis an.
4. Mit (Alt)+(F9) wechseln Sie zwischen der Ansicht Feldfunktion
{=7+5} und der Ergebnisansicht 12.
5. Wurden im Fließtext Zahlen mit Textmarken versehen, so kann mit
diesen Namen gerechnet werden.
6. Geben Sie 200 ein, und markieren Sie diese. Nach Einfügen/
Textmarke geben Sie als Name Netto ein und klicken auf
HINZUFÜGEN .
7. Geben Sie 16% ein. Versehen Sie diese Zahl mit der Textmarke Mwst.
8. Drücken Sie (Strg)+(F9), und geben Sie in den geschweiften Klammern =Netto*Mwst ein. Nach (F9) erhalten Sie das Ergebnis 32.
9. Wird nachträglich die Zahl NETTO auf 300 verändert, muss die
Feldfunktion markiert und mit (F9) aktualisiert werden. Sie
erhalten als Ergebnis 48.
10. Ist in EXTRAS/OPTIONEN , Registerkarte DRUCKEN das Kästchen
FELDER AKTUALISIEREN aktiviert, so erhalten Sie beim Ausdruck
immer die aktualisierten Ergebnisse.
177
➜ Hinweis
08.10.1999
15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 178
UND
Formel-Editor
Im Formel-Editor stehen Ihnen zahlreiche Sonderzeichen und Befehle zur Ausrichtung und Gestaltung von Formeln zur Verfügung. Zwei
Dinge kann der Formel-Editor allerdings nicht. Er prüft nicht nach, ob
die Formel richtig ist und er kann die Formel nicht berechnen.
Mit dem Formel-Editor erstellen Sie Formeln, die Sie in ein Dokument einfügen oder einbetten. Diese Anwendung verwendet OLE , um
einen Informationsaustausch zwischen Word und dem Formel-Editor
möglich zu machen.
Beispiel 124
Aufrufen des Formel-Editors
1. Positionieren Sie den Cursor an die Stelle in Ihrem Text, an der Sie
eine Formel einfügen wollen, und rufen Sie den Formel-Editor auf:
2. Klicken Sie im Menü EINFÜGEN/OBJEKT auf die Registerkarte NEU
ERSTELLEN. Wählen Sie aus OBJEKTTYP Microsoft Formel-Editor
3.0. Nach OK erscheinen Menüleiste und Symbolleisten des
Formel-Editors.
Hinweis ➜
3. Ist der Formel-Editor noch nicht installiert, werden Sie jetzt aufgefordert, es zu tun.
4. Mit einem Klick in das Word-Dokument erscheinen wieder die
Word-Menüs und Word-Symbolleisten. Mit einem Doppelklick auf
die Formel rufen Sie wieder den Formel-Editor auf.
Symbolleiste des
Formel-Editors
178
08.10.1999
15:22 Uhr
Seite 179
Beispiel 125
Eine Formel im Formel-Editor erstellen
1. Zoomen Sie die Bildschirmansicht in Word auf 150%, um bei der
späteren Formeleingabe die kleinen Indizes besser sehen zu
können.
2. Starten Sie den Formel-Editor, um die Formel der Standardabweichung zu erstellen.
Die Formel der
Standardabweichung
3. Klicken Sie auf das Symbol GRIECHISCHE KLEINBUCHSTABEN ,
wählen Sie den Buchstaben Delta und schreiben Sie dahinter ein
Gleichheitszeichen.
4. Wählen Sie das Symbol VORLAGEN FÜR BRÜCHE UND WURZELN,
und wählen Sie daraus die Wurzel.
5. Klicken Sie noch einmal auf dasselbe Symbol, und wählen Sie
den Bruch.
6. Klicken Sie im Zähler oberhalb des Bruchstrichs in das Einreihungsfeld, und fügen Sie dort über das Symbol VORLAGEN FÜR
SUMMENBILDUNGEN zweimal ein Summenzeichen mit oberer
und unterer Begrenzung ein. Einreihungsfelder sind mit gestrichelten Rahmen gekennzeichnet.
7. Klicken Sie auf die untere Begrenzung der ersten Summe, und
schreiben Sie i=1. Klicken Sie auf die obere Begrenzung der
ersten Summe, und schreiben Sie m. Schreiben Sie in der zweiten
Summe als Begrenzungen j=1 und n.
8. Klicken Sie in das Einreihungsfeld hinter den Summenzeichen,
und schreiben Sie eine öffnende Klammer mit folgendem x: (x
9. Um die Indizes ij an x anzufügen, klicken Sie auf das Symbol
VORLAGEN FÜR HOCH- UND TIEFSTELLUNGEN , und wählen das
schraffierte Feld mit der rechten Tiefstellung. Geben Sie in dem
Einreihungsfeld ij ein.
10. Bewegen Sie mit (rechts) den Cursor um ein Zeichen nach rechts,
und geben Sie –x ein. Um einen horizontalen Strich über das x zu
erhalten, klicken Sie auf das Symbol ORNAMENTE , und wählen
dort den Querstrich.
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15:22 Uhr
7 TIPPS, TRICKS
Seite 180
UND
11. Schließen Sie die Klammer ), und klicken Sie auf das Symbol
VORLAGEN FÜR HOCH- UND TIEFSTELLUNGEN . Wählen Sie das
schraffierte Feld mit der rechten Hochstellung. Schreiben Sie
eine 2 als Hochzahl.
12. Klicken Sie dann in das Einreihungsfeld des Nenners unterhalb
des Bruchstrichs. Schreiben Sie n, und fügen Sie ein Indizes x
hinter n ein. Setzen Sie den Cursor ein Zeichen nach rechts, und
schreiben Sie -1.
13. Klicken Sie hinter die Formel, und schreiben Sie , wobei x =
arithmetisches Mittel. Leerzeichen fügen Sie über das Symbol
LEER- UND AUSLASSUNGSZEICHEN ein. Versehen Sie das x mit
einem oberen horizontalen Strich. Die Formel ist fertig.
14. Klicken Sie außerhalb des Formel-Editor-Fensters, um zum
Dokument zurückzukehren.
Hinweis ➜
In den meisten Fällen passt der Formel-Editor die Abstände zwischen
Zahlen, Symbolen und Variablen automatisch an, während Sie eine
Formel erstellen. Benutzen Sie nur in der Formatvorlage Text die (Leertaste) zum Einfügen von Leerzeichen. Sie können Abstände mit Hilfe
von Formatierungsbefehlen oder durch Wahl eines Abstandszeichens
aus einer der Symbolpaletten wählen. Wenn Sie Text in eine Formel eingeben – zum Beispiel im Fall einer benannten Variablen –, wird automatisch die Formatvorlage Text aktiviert, und Sie können mit der
(Leertaste) Abstände zwischen den Wörtern einfügen.
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Seite 181
8
Ü B U NGSAU FGAB EN
8.1 Dokumentvorlagen
9
Aufgabe 1
Standardschrift und Standardseitenränder ändern
1. Öffnen Sie ein beliebiges Dokument.
2. Definieren Sie die Schrift Haettenschweiler als Standardschrift.
(Bsp. 1)
3. Die Schrift Ihres geöffneten Dokuments hat sich entsprechend
geändert.
4. Definieren Sie neue Standard-Seitenränder: links und rechts
jeweils 5 cm. (Bsp. 1)
5. Widerrufen Sie die letzten beiden Befehle über das Symbol
RÜCKGÄNGIG .
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15:22 Uhr
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8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 2
Dokumentvorlage erstellen, nutzen und ändern
1. Erstellen Sie die Dokumentvorlage Privat.dot. (Bsp. 3, 5)
2. Schrift: Arial, 12pt, Ausrichtung: linksbündig. (Bsp. 3, 5)
3. Seitenränder: oben 5,3 cm, links, rechts und unten jeweils 3cm.
(Bsp. 3, 5)
4. Kopfzeile: Ihre Adresse, Fußzeile: Ihre Bankverbindung. (Bsp. 5)
5. Gestaltung der Kopf- und Fußzeile: Schrift Book Antiqua,
Kapitälchen, zentriert, Schriftgröße individuell. (Bsp. 5)
6. Speichern Sie die Vorlage unter dem Namen Privat. Schließen Sie
die Vorlage. (Bsp. 3, 5)
7. Öffnen Sie ein neues Dokument, das auf Ihrer Vorlage Privat.dot
basiert. Beginnen Sie einen Brief mit der Adresse des Empfängers.
Drucken Sie diesen angefangenen Brief aus. (Bsp. 3)
8. Schließen Sie das Dokument, und ändern Sie in der Dokumentenvorlage Privat.dot die Bankverbindung. (Bsp. 10)
9. Speichern und schließen Sie die abgeänderte Vorlag. (Bsp. 10)
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9
Aufgabe 3
Dokumentvorlage mit Positionsrahmen erstellen
und nutzen
1. In einer Vorlage sollen für das Adressfeld und das aktuelle Datum
Positionsrahmen definiert werden. Außerdem muss der Abstand
der ersten Textzeile, nämlich der Betreffzeile, vom oberen Papierrand festgelegt werden.
2. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument.
3. Definieren Sie für das Adressfeld einen Positionsrahmen, der vom
oberen Seitenrand einen Abstand von 5,4 cm und vom linken
Seitenrand einen Abstand von 2,4 cm hat. (Bsp. 6)
4. Der Breite des Positionsrahmens soll genau 7 cm, die Höhe 3,5
cm betragen. (Bsp. 6)
5. Entfernen Sie die Rahmenlinie des Positionsrahmens. (Bsp. 6)
6. Definieren Sie für das Datum einen Positionsrahmen, der
rechtsbündig und einem 8 cm vom oberen Papierrand entfernt ist.
(Bsp. 6)
7. Fügen Sie in diesem Positionsrahmen das Datum rechtsbündig
ein. Das Datum muss sich automatisch aktualisieren.
8. Entfernen Sie die Rahmenlinie des Positionsrahmens. (Bsp. 6)
9. Definieren Sie den Abstand der ersten Textzeile, nämlich der
Betreffzeile, über die Dialogbox SEITE EINRICHTEN. Der obere
Seitenrand soll 9,7 cm betragen.
10. Speichern Sie diese Datei als Dokumentvorlage unter Adressfeld
ab, und schließen Sie diese.
11. Öffnen Sie ein neues Dokument, das auf Ihrer Vorlage Adressfeld.dot basiert. Beginnen Sie einen Brief mit der Adresse des
Empfängers und des Betreffs. Drucken Sie diesen angefangenen
Brief aus.
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8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 4
Mit einem Vorlage-Assistenten arbeiten
1. Erstellen Sie mit Hilfe des Agenda-Assistenten einen Besprechungsplan. (Bsp. 12)
2. Wählen Sie als Stil modern. (Bsp. 12)
3. Geben Sie als Thema Filmbesprechungen, als Ort Kleiner Konferenzraum sowie ein Datum und eine Zeitdauer ein. (Bsp. 12)
4. Lassen Sie den Kopf der Agenda frei. (Bsp. 12)
5. Auf der Agenda sollen die Namen der Leitung, des Protokollführers sowie der Teilnehmer erscheinen. (Bsp. 12)
6. Themen der Besprechung sind die Filme Einmal Bretagne und
zurück (verantwortlich Andrea Späth, 15 Minuten), Nachtgestalten
(verantwortlich Alf Sternthal, 15 Minuten) und Goodbye Lover
(verantwortlich Renate Gelp, 15 Minuten). (Bsp. 12)
7. Speichern Sie die Agenda unter Filmbesprechungen.
8. Füllen Sie die Agenda aus. Die Leitung hat der Chef vom Dienst,
Rolf Mutzinger, Protokollführer sind Sie.
9. Teilnehmer sind alle Mitarbeiter der Text- und der Programmredaktion sowie Frau Späth, Herr Sternthal, Frau Gelp und Sie.
Ausgefüllte Agenda
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Seite 185
9
Aufgabe 5
Dokumentvorlagen organisieren
1. Öffnen Sie ein neues Dokument, basierend auf die Dokumentenvorlage Eleganter Lebenslauf. Diese finden Sie in der Dialogbox
NEU , Register SONSTIGE DOKUMENTE.
2. Kopieren Sie aus der Dokumentvorlage Eleganter Lebenslauf die
Formatvorlage Dokumentenstruktur in die Dokumentvorlage
Normal. (Bsp. 13)
3. Kopieren Sie aus der Dokumentvorlage Eleganter Lebenslauf
den AutoText Formatvorlagen-Beispiel in die Dokumentvorlage
Normal. (Bsp. 13)
4. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument über das Symbol NEU .
5. Fügen Sie den Autotext Formatvorlagen-Beispiel ein. Sie finden
diesen unter der Kategorie Namen.
6. Markieren Sie den Namen Ilse Buchner und ordnen diesen
Namen die Formatvorlage Dokumentenstruktur zu.
7. Entfernen Sie wieder aus der NORMAL.DOT den Autotext Formatvorlagen-Beispiel und die Formatvorlage Dokumentenstruktur.
(Bsp. 14)
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Seite 186
8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 6
Formular erstellen und nutzen
1. Legen Sie für die Ausgabe von Notebooks, Kameras und Tonaufnahme-Equipment ein Formular an.
2. Öffnen Sie dazu die Datei Medien.
3. Fügen Sie direkt hinter der Überschrift das Datum mit Uhrzeit als
Feld ein, das automatisch aktualisiert wird. (Bsp. 16)
4. Fügen Sie hinter Gegenstand ein Dropdownfeld ein mit den
Elementen Digitale Kamera, Kamera, Videokamera, Laptop und
Tonaufnahme-Equipment. (Bsp. 16)
5. Fügen Sie hinter Abteilung ein Dropdownfeld ein mit den
Elementen Verwaltung, Verlag, Redaktion und EDV. (Bsp. 16)
6. Fügen Sie hinter Name ein Textfeld ein. Als Hilfetext soll später in
der Statusleiste Bitte vollständigen Namen eingeben! erscheinen.
(Bsp. 16)
7. Fügen Sie vor Noch am gleichen Tag ein Kontrollkästchen ein,
das standardmäßig aktiviert sein soll. (Bsp. 16)
8. Fügen Sie vor Am Ende der Woche und Innerhalb von 4 Wochen
noch Kontrollkästchen ein, die standardmäßig deaktiviert sein
sollen. (Bsp. 16)
9. Blenden Sie die Schattierungen der Formularfelder aus. (Bsp. 16)
10. Gestalten Sie Ihr Formular, beispielsweise mit Linien und Hintergründen.
11. Schützen Sie das Formular. (Bsp. 16)
12. Speichern Sie das Formular als Dokumentvorlage unter
Medienausgabe, und schließen Sie dieses. (Bsp. 16)
13. Rufen Sie ein neues,
leeres Formular,
basierend auf die Vorlage Medienausgabe,
auf. (Bsp. 16)
14. Füllen Sie dieses
Formular aus.
Formular Medienausgabe mit
geöffnetem Dropdownfeld
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Seite 187
1.2 Serienbriefe
9
Aufgabe 7
Serienbrief erstellen
1. Erstellen Sie in einem neuen, leeren Dokument eine Datenquelle
mit den Feldnamen Firma, Name, Straße, Plz, Ort und Anrede.
(Bsp. 18)
2. Die Datenquelle soll mindestens aus drei Datensätzen bestehen.
(Bsp. 18)
3. Speichern Sie die Datenquelle in den Ordner Eigene Dateien
unter Einladung Talkshow.
4. Erstellen Sie in einem neuen, leeren Dokument ein SerienbriefHauptdokument mit der Datenquelle Einladung Talkshow.
(Bsp. 19)
5. Vergeben Sie einen oberen Seitenrand von 5,4 cm und einen
linken von 2,4 cm.
6. Fügen Sie die Seriendruckfelder für die Adresse ein. (Bsp. 19)
7. Geben Sie 3 Zeilen unterhalb der Adresse die Betreffzeile
Einladung zur Talkshow am 21.12.1999 ein.
8. Geben Sie 3 Zeilen unterhalb der Betreffzeile die Anredezeile mit
dem entsprechenden Seriendruckfeld ein. (Bsp. 19)
9. Betrachten Sie die Serienbriefe in der Seriendruckvorschau.
(Bsp. 19)
10. Ändern Sie die Postleitzahl des zweiten Datensatzes. (Bsp. 20)
11. Geben Sie einen weiteren Datensatz ein. (Bsp. 20)
12. Speichern Sie den Serienbrief unter Talkshow.
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Seite 188
8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 8
Serienbrief mit einer Datenquelle aus Excel erstellen
1. Öffnen Sie von der CD aus dem Ordner ÜBUNGSDATEIEN die
Serienbriefdatei Serien-Bildanfrage.
2. Wandeln Sie das Serienbrief-Hauptdokument zum Word-Dokument um. (Bsp. 21)
3. Entfernen Sie alle Seriendruckfelder.
4. Erstellen Sie einen neuen Serienbrief mit der Exceldatenquelle
Kontakte.xls. (Bsp. 22)
5. Fügen Sie die Seriendruckfelder Firma, Vorname, Name,
Straßegeschäftlich, Postleitzahlgeschäftlich und Ortgeschäftlich
ein. (Bsp. 19, 22)
6. Ändern Sie die Anredezeile in Sehr geehrte Damen und Herren,.
7. Speichern Sie die Datei unter Serien-Bildanfrage mit Excel.
8. Betrachten Sie die Serienbriefe in der Seriendruckvorschau.
(Bsp. 19, 22)
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Seite 189
9
Aufgabe 9
Datensätze selektieren
Serienbriefdatei Serien-Bildanfrage mit Excel.
2. Die Anfrage sollen alle Personen erhalten, die keine festen Mitarbeiter der Stadtlupe sind. (Bsp. 24)
3. Sie erhalten 22 Datensätze.
4. Verändern Sie die Auswahl dahingehend, dass nur die Personen
diese Anfrage erhalten, deren Firma nicht die Stadtlupe ist und
bei denen das Feld FIRMA nicht leer ist. (Bsp. 24)
5. Sie erhalten vier Datensätze.
9
Serienbriefe mit dem Bedingungsfeld Wenn...dann...sonst
Serienbriefdatei Serienbrief Sommerfest. Dieser Serienbrief ist
mit der Excel-Datei Kontakte.xls verknüpft.
2. Für alle eingeladenen Gäste, die nicht in Berlin wohnen, stellt die
Stadtlupe ein Gästezimmer zur Verfügung. In den Einladungen soll
auf diesen Service hingewiesen werden.
3. Fügen Sie unter der Betreffzeile das Bedingungsfeld Wenn...
dann... sonst ein, so dass bei allen Gästen, die nicht in Berlin
wohnen, der Satz Ein Gästezimmer ist für Sie reserviert. erscheint.
Bei den Berliner soll dieser Satz nicht erscheinen. (Bsp. 25)
4. Überprüfen Sie die Einstellung in der Seriendruckvorschau.
189
Aufgabe 10
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15:22 Uhr
Seite 190
8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 11
Adressetiketten erstellen
1. Erstellen Sie für die Datensätze der Exceldatei Kontakte.xls
Adressetiketten. (Bsp. 26)
2. Wählen Sie als Etikettenmarke Herma und als Bestellnummer
4281. (Bsp. 26)
3. Fügen Sie als Seriendruckfelder die privaten Adressinformationen
ein.
4. Rücken Sie alle Zeilen von links um 1 cm ein. (Bsp. 26)
5. Formatieren Sie die Postleitzahl und den Ort fett. (Bsp. 26)
6. Schließen Sie den Seriendruck-Manager, und überprüfen Sie die
Etiketten in der Seriendruck-Vorschau. (Bsp. 26)
Aufgabe 12
Standardetiketten mit gleichem Inhalt erstellen
1. Sie korrespondieren fast täglich mit Ihrem Steuerberater und
wollen deshalb Adress-Etiketten auf „Vorrat“ erstellen.
2. Sie benutzen Zweckform-Etiketten, Nr 3669. Erstellen Sie eine
Seite von Etiketten mit der Adresse Ihres Steuerberaters. (Bsp. 27)
3. Formatieren Sie die Postleitzahl und den Ort fett. (Bsp. 27)
4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Ihres Steuerberaters.
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15:22 Uhr
Seite 191
1.3 Datenaustausch
9
Aufgabe 13
Excel-Tabelle und Excel-Diagramm nach Word kopieren
Exceldatei Landtagswahlen und die Worddatei Exceltabelle nach
Word kopieren.
2. Kopieren Sie aus der Exceldatei Landtagswahlen die erste Tabelle
in die Zwischenablage. (Bsp. 32)
3. Fügen Sie unter Wordtabelle die Tabelle aus der Zwischenablage
so ein, dass die Tabelle mit den Werkzeugen von Word weiter
bearbeitet werden kann. (Bsp. 32)
4. Betten Sie unter In Word eingebettete Exceltabelle die Tabelle aus
der Zwischenablage so ein, dass die Tabelle mit den Werkzeugen
von Excel weiter bearbeitet werden kann, aber mit dem Worddokument gespeichert wird. (Bsp. 33)
5. Positionieren Sie den Cursor unter Eine mit einem Worddokument
verknüpfte Exceltabelle. Verknüpfen Sie die Tabelle aus der
Zwischenablage mit dem Worddokument. (Bsp. 34)
6. Wechseln Sie nach Excel, und überschreiben Sie den Zelleninhalt
von B2 mit 1.000.000.
7. In der Worddatei wurde die Änderung nur in der letzten Tabelle
übernommen.
8. Doppelklicken Sie auf die eingebettete Tabelle, und überschreiben
Sie die Zelle A2 mit Bayern.
9. Wechseln Sie zur Exceldatei Landtagswahlen. Die Änderung in der
in Word eingebetteten Exceltabelle hat keine Auswirkungen auf
die Originaldatei.
10. Betten Sie das erste Diagramm der Exceldatei Landtagswahlen in
Word ein. (Bsp. 33)
11. Verknüpfen Sie das erste Diagramm mit der Worddatei. (Bsp. 34)
12. Die Lösungen finden Sie auf der CD im Ordner LÖSUNGEN DER
AUFGABEN unter Exceltabelle nach Word kopiert.
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15:22 Uhr
Seite 192
8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 14
Word-Dokument in Excel einbetten und mit einer
Excelmappe verknüpfen
1. Öffnen Sie in Word von der CD aus dem Ordner ÜBUNGSDATEIEN
die Datei Notiz.
2. Betten Sie die Datei in einer neuen Excelmappe im Register
Tabelle1 ein.
3. Doppelklicken Sie auf den eingebetteten Text, und verändern Sie
diesen. Die Änderung wird nicht in der Original-Worddatei
übernommen.
4. Verknüpfen Sie die Datei mit derselben Excelmappe im Register
Tabelle2.
5. Verändern Sie die Original-Worddatei. Wo wird die Änderung in
der Excelmappe übernommen?
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08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 193
1.4 Umfangreiche Dokumente
9
Aufgabe 15
Gliederung erstellen
Datei Gliederung.
2. Erstellen Sie in der Gliederungsansicht die Überschriften
entsprechend der Abbildung. (Bsp. 40)
3. Die Überschriften sollen automatisch nummeriert werden.
(Bsp. 40)
Vorlage für die Erstellung der Gliederung
Nummerierte und umgestellte Gliederung
4. Verschieben Sie die Überschrift 1.2 (inkl. Unterüberschriften) und
1.3 direkt hinter 1.4. (Bsp. 40)
5. Wechseln Sie in die Normalansicht, und verändern Sie die
Formatvorlagen der Überschriften nach Wunsch.
6. Speichern Sie Ihre Datei unter Inhalt, und drucken Sie diese aus.
193
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 194
8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 16
Inhaltverzeichnis, Index und Beispielverzeichnis erstellen
Datei Umfangreiches Dokument.
2. Alle Überschriften wurden mit den Formatvorlagen Überschriften
formatiert.
3. Erstellen Sie am Anfang dieser Datei ein Inhaltsverzeichnis.
Wählen Sie dazu die Formate Formell. (Bsp. 41).
4. Am Ende der Datei soll ein Stichwortverzeichnis eingefügt
werden. Manche Indexeinträge wurden dafür bereits festgelegt.
Fügen Sie weitere Indexeinträge hinzu. (Bsp. 42)
5. Erstellen Sie am Ende der Datei das Stichwortverzeichnis.
(Bsp. 42)
6. Erstellen Sie vor dem Stichwortverzeichnis ein Verzeichnis über
alle Beispiele. Alle Beispielüberschriften wurden bereits mit der
Formatvorlage Beispieltitel formatiert. (Bsp. 43)
7. Die Lösung finden Sie auf der CD im Ordner LÖSUNGEN DER
AUFGABEN unter Umfangreiches Dokument mit Verzeichnissen.
Aufgabe 17
Mit Zentral- und Filialdokumenten arbeiten
Datei Umfangreiches Dokument.
2. Wechseln Sie in die Gliederungsansicht, und blenden Sie nur die
Überschriften der ersten und zweiten Ebene ein. (Bsp. 45)
3. Erstellen Sie für die Unterkapitel des ersten Kapitels Filialdokumente. (Bsp. 45)
4. Speichern Sie Ihre Datei unter Zentraldokument. (Bsp. 45)
5. Zeigen Sie die Namen der Filialdokumente an. (Bsp. 45)
6. Formatieren Sie im Filialdokument Die Standarddokumentvorlage
Normal.dot den ersten Textabsatz kursiv und in Blocksatz. (Bsp. 46)
7. Verschieben Sie das Filialdokument Vorhandene Vorlagen und
Vorlagenassistenten nutzen vor das Filialdokument Dokumentvorlagen erstellen. (Bsp. 49)
8. Löschen Sie das Filialdokument Dokumentvorlagen organisieren.
(Bsp. 50)
9. Erstellen Sie im Zentraldokument ein Inhaltsverzeichnis. (Bsp. 51)
10. Erstellen Sie im Zentraldokument ein Stichwortverzeichnis. (Bsp. 52)
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15:23 Uhr
Seite 195
9
Aufgabe 18
Korrekturmarkierungen
Datei Stadtvillen auf dem Domänenfeld, Version1.
2. Korrigieren Sie die Fehler, und heben Sie die Änderungen hervor.
Benutzen Sie nicht das Rechtschreibüberprüfungsprogramm.
(Bsp. 54)
3. Speichern Sie die überarbeitete Datei unter Stadtvillen überprüft.
4. Akzeptieren Sie die einzelnen Änderungen bzw. lehnen Sie diese
ab. (Bsp. 55)
9
Aufgabe 19
Fußnoten einfügen und löschen
Datei Kritik an Personalabbau an Instituten und Hochschulen,
und erstellen Sie Fußnoten. (Bsp. 56)
2. Fügen Sie hinter Kurt Lange (1. Absatz, 2. Zeile) die Fußnote
Vorsitzender der Berliner Gewerkschaft ÖTV ein. (Bsp. 56)
3. Fügen Sie hinter Manfred Ehrhardt (1. Absatz, 3. Zeile) die
Fußnote Wissenschaftssenator ein. (Bsp. 56)
4. Fügen Sie hinter Gerhard Zettler (2. Absatz, 5. Zeile) die Fußnote
ÖTV-Vertreter ein. (Bsp. 56)
5. Fügen Sie hinter Berlins (2. Absatz, 2. Zeile) die Fußnote Berlin
Ost ein. (Bsp. 56)
6. Löschen Sie die zuletzt eingegebene Fußnote wieder. (Bsp. 56)
7. Entfernen Sie die vorgegebene Fußnotentrennlinie. Erstellen Sie
eine eigene, vom linken und rechten Seitenrand jeweils um 2 cm
eingerückte Fußnotentrennlinie. (Bsp. 57)
8. Drucken Sie die Datei aus.
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15:23 Uhr
Seite 196
8 ÜBUNGSAUFGABEN
1.5 Grafiken
Aufgabe 20
ClipArt einfügen
Datei Aladin. Positionieren Sie den Cursor hinter den ersten
Absatz, und fügen Sie dort zwei ¿ ein.
2. Fügen Sie das Clipart Berühmte Persönlichkeiten aus der Kategorie Besondere Anlässe ein. (Bsp. 58)
3. Das Clipart soll in der Graustufe dargestellt werden. (Bsp. 58)
4. Geben Sie der Grafik mehr Kontrast, aber weniger Helligkeit.
(Bsp. 58)
5. Verkleinern Sie das ClipArt. (Bsp. 58)
6. Verändern Sie die Füllfarbe der Stirn in Schwarz. (Bsp. 59)
7. Die Lösung finden Sie auf der CD im Ordner LÖSUNGEN DER
AUFGABEN unter Aladin berühmt.
Aufgabe 21
Zeichnungsobjekte erstellen, gestalten, ausrichten,
beschriften
1. Öffnen Sie von der CD aus dem Ordner ÜBUNGSDATEIEN die Datei Zeichnungen. Erstellen Sie die
Zeichnungsobjekte entsprechend der Abbildung.
2. Erstellen Sie mit WordArt Ihren Namenszug.
(Bsp. 66)
3. Zeichnen Sie einen Ellipse. (Bsp. 60)
4. Zeichnen Sie über Autoformen einen Quader.
(Bsp. 61)
5. Beschriften Sie den Quader mit Kunstwerk.
(Bsp. 61)
6. Drehen Sie Ihren mit Wordart erstellten Namenszug
etwas nach oben. (Bsp. 65)
7. Richten Sie die drei Objekte linksbündig aus.
(Bsp. 63).
196
1.6
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15:23 Uhr
Seite 197
Word und das Web
9
Aufgabe 22
Webseite Privat mit Frames anlegen
1. Öffnen Sie eine neues Dokument, das auf der Dokumentvorlage
Webseite basiert. (Bsp. 68)
2. Erstellen Sie einen neuen linken und einen neuen oberen Frame.
(Bsp. 68)
3. Erstellen Sie im Ordner EIGENE DATEIEN einen neuen Ordner
namens Privat. (Bsp. 68)
4. Speichern Sie den linken Frame im Ordner PRIVAT unter inhalt.
(Bsp. 68)
5. Speichern Sie den oberen Frame im Ordner PRIVAT unter adresse,
und den unteren Frame unter start. (Bsp. 68)
6. Speichern Sie die Webseite im Ordner PRIVAT unter privat. (Bsp. 68)
7. Wählen Sie für die drei Frames Designs aus. (Bsp. 69)
8. Geben Sie im linken Frame jeweils als neuen Absatz Inhalt, Startseite, Feste und Lieblingsbücher ein. Formatieren Sie Inhalt fett.
(Bsp. 70)
9. Fügen Sie im oberen Frame Ihre Adresse ein, und gestalten Sie
diese. (Bsp. 70)
10. Geben Sie im unteren Frame Das ist meine Startseite ein. Formatieren Sie den Text, und fügen Sie unterhalb der Überschrift eine
Linie ein. (Bsp. 70)
11. Fügen Sie eine beliebige Grafik ein. Sie finden viele Grafiken auf
der CD im Ordner ÜBUNGSDATEIEN . (Bsp. 70)
12. Zwischenspeichern Sie Ihre Webseite. (Bsp. 70)
13. Öffnen Sie das Worddokument Bücher Besprechungen. (Bsp. 71)
14. Ordnen Sie dieser Datei ein Design zu, und speichern Sie diese
als Webseite in den Ordner PRIVAT unter bücher. (Bsp. 71)
15. Integrieren Sie die Datei bücher.htm in Ihre Webseite. Definieren
Sie dazu im linken Frame für den Eintrag Lieblingsbücher einen
Hyperlink. Legen Sie fest, dass die Seite bücher im unteren rechten Bereich angezeigt wird. (Bsp. 71)
16. Fügen Sie für den Eintrag Startseite ebenfalls ein Hyperlink zur
Datei start.htm ein. (Bsp. 71)
17. Betrachten Sie Ihre Webseiten in der Webseitenvorschau. (Bsp. 71)
18. Testen Sie die Links. (Bsp. 71)
197
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 198
8 ÜBUNGSAUFGABEN
1.7 Tipps und Tricks
Aufgabe 23
Dokumente suchen
1. Suchen Sie auf der CD die Datei Events in Berlin.doc. (Bsp. 80)
2. Suchen Sie auf der CD alle Dateien, deren Name Film enthält.
(Bsp. 80)
3. Suchen Sie auf der CD alle Dateien, deren Inhalt Wasserturm
enthält. (Bsp. 80)
4. Suchen Sie auf der CD alle Dateien, die mit F beginnen und den
Text Bretagne enthalten. (Bsp. 80)
Aufgabe 24
Speicheroptionen festlegen
1. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument.
2. Geben Sie Text ein, und speichern Sie diese Datei in den Ordner
EIGENE DATEIEN unter Test zum Speichern von Dateien.
3. Aktivieren Sie die Speicheroption AUTOMATISCHES SPEICHERN.
(Bsp. 83)
4. Legen Sie fest, dass immer eine Sicherheitskopie angelegt wird.
(Bsp. 84)
5. Geben Sie weiteren Text ein. Speichern Sie die Datei mit Kennwort. Schließen Sie die Datei. (Bsp. 85)
6. Öffnen Sie die Datei Test zum Speichern von Dateien.
7. Heben Sie den Kennwortschutz auf, und vergeben Sie ein Schreibschutzkennwort. Schließen Sie die Datei. (Bsp. 86)
8. Öffnen Sie die Sicherheitskopie und die Originaldatei Test zum
Speichern von Dateien. (Bsp. 84)
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15:23 Uhr
Seite 199
9
Aufgabe 25
Weitergehende Zeichen-, Absatz- und Seitenformatierung
1. Öffnen Sie die Datei Naturschauspiel.
2. Verschieben Sie mittels Drag & Drop den dritten Satz (Der ungeschützte Blick…) vor den ersten Satz (Berliner Augenärzte…).
(Bsp. 91)
3. Invertieren Sie die Überschrift: hellgelbe Schrift auf blauem
Hintergrund. (Bsp. 95)
4. Erweitern Sie die Laufweite der Überschrift um 2 Punkt. (Bsp. 96)
5. Verhindern Sie Seitenwechsel innerhalb von Absätzen. (Bsp. 97)
6. Definieren Sie am Ende der Datei für die europäischen Städte bei
7 cm einen rechtsbündigen Tabstopp mit Füllzeichen. (Bsp. 98)
7. Formatieren Sie jeweils den ersten Buchstaben der zweiten und
der dritten Seite als Initial im Seitenrand. (Bsp. 99)
8. Formatieren Sie nur die erste Seite in Querformat und in drei
Spalten gleicher Breite. (Bsp. 103)
9. Speichern Sie die Datei unter Naturschauspiel gestaltet.
10. Die Lösungsdatei finden Sie auch auf der CD im Ordner LÖSUNGEN DER AUFGABEN.
9
Aufgabe 26
Menüleiste ändern
1. Erstellen Sie Autotexte mit den Adressen Ihrer Bank, Ihres Anwalts
und Ihres Steuerberaters.
2. Erstellen Sie den neuen Menüpunkt Autotexte, wobei das A
unterstrichen dargestellt werden soll. (Bsp. 107)
3. Legen Sie die Autotexte in dieses Menü. (Bsp. 107)
4. Legen Sie den Befehl EINFÜGEN/AUTOTEXT als letzten Eintrag in
das Menü AUTOTEXTE . (Bsp. 106)
5. Fügen Sie zwischen den Autotexten und den Befehl ALLE EINTRÄGE eine horizontale Linie ein, in dem Sie den letzten Eintrag
etwas nach unten ziehen.
6. Umbenennen Sie den Menüpunkt AUTOTEXTE in TEXTBAUSTEINE .
(Bsp. 105)
7. Testen Sie Ihr neues Menü.
8. Verschieben Sie den Menüpunkt TEXTBAUSTEINE vor den Menüpunkt DATEI . (Bsp. 105)
9. Stellen Sie das Original-Menü wieder her. (Bsp. 108)
199
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 200
8 ÜBUNGSAUFGABEN
Aufgabe 27
Symbolleiste ändern
1. Ändern Sie das Quickinfo des Symbols EINZUG VERGRÖSSERN in
EINRÜCKEN . (Bsp. 111)
2. Fügen Sie in der Symbolleiste FORMAT LINKS neben dem Symbol
UNTERSTRICHEN das Symbol für Doppelt unterstrichen ein.
(Bsp. 112)
3. Fügen Sie eine Trennlinie zwischen DOPPELT UNTERSTRICHEN und
KURSIV ein. (Bsp. 112)
4. Entfernen Sie das Symbol UNTERSTRICHEN . (Bsp. 112)
5. Legen Sie einen Autotext auf die Symbolleiste. (Bsp. 113)
6. Stellen Sie die Original-Symbolleisten wieder her. (Bsp. 114)
Aufgabe 28
Formel mit dem Formeleditor eingeben
1. Öffnen Sie die Datei Beispiel.
2. Rufen Sie den Formel-Editor auf. (Bsp. 124)
3. Falls das Zusatzprogramm nicht installiert ist, so führen Sie das
Installationsprogramm aus.
4. Erstellen Sie die abgebildete Formel. (Bsp. 125)
200
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 201
9
M U LT I P L E C H O I C E F R A G E N
1.1 Dokumentvorlagen
1: Um eine Dokumentvorlage zu
nutzen, verwenden Sie (1)
A
den Befehl DATEI/ÖFFNEN
B
den Befehl DATEI/NEU
C
den Befehl EINFÜGEN/DATEI
D
das Symbol NEU
E
den Befehl EXTRA/VORLAGEN UND
ADD -INS
5: Die Standardschrift ändern Sie (2)
A
in den Listenfeldern SCHRIFTART und
B
in DATEI/SEITE EINRICHTEN über die
SCHRIFTGRÖSSE .
Schaltfläche STANDARD
C
in FORMAT/ZEICHEN über die Schaltfläche STANDARD
D
in EXTRAS/OPTIONEN , Register
ALLGEMEIN
2: Die Standardvorlage in Word
heißt (1)
A
Standard.doc
B
Standard.dot
C
Normal.doc
D
Normal.dot
E
Die Standardvorlage hat keinen
E
direkt in der Dokumentvorlage
Normal.dot.
6: Welche Aussagen über die Organisation von Dokumentvorlagen
treffen zu? (3)
A
Namen.
Sie können über die Dialogboxen
ÖFFNEN und SPEICHERN Formatvorla-
gen und Makros von einer Dokument-
3: Dokumentvorlagen ändern Sie, (3)
A
vorlage in eine andere Dokumentvorlage kopieren.
wenn Sie Autotexte definieren.
B
wenn Sie Dateien speichern.
C
wenn Sie in FORMAT/ZEICHEN auf die
B
Dokumentvorlagen und Dokumenten
kopieren.
Schaltfläche STANDARD klicken.
D
wenn Sie Grafiken in Ihr Dokument
C
Sie können Makros und Autotexte
zwischen Dokumentvorlagen und
einfügen.
E
Sie können Formatvorlagen zwischen
Dokumenten kopieren.
wenn Sie Makros aufzeichnen.
D
4: Dokumentvorlagen haben (1)
Sie können Formatvorlagen, Autotexte
und Makros über EXTRAS/VORLAGEN
A
die Endung .doc
und ADD -INS aus Dokumentvorlagen
B
die Endung .dot
entfernen.
C
die Endung .xls
D
die Endung .xlt
E
keine Endung
E
Sie können Formatvorlagen, Autotexte
und Symbolleisten über EXTRAS/VORLAGEN UND ADD -INS von einer Doku-
mentvorlage in eine andere Dokumentvorlage kopieren.
201
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 202
9 M U LT I P L E C H O I C E F R A G E N
1.2 Serienbriefe
7: Welche Aussagen über Formularfelder treffen zu? (1)
A
Mit Textformularfeldern können
Berechnungen durchgeführt werden.
B
8: Welche Aussagen über Serienbriefe und Datenquellen treffen
zu? (2)
A
Formularfelder können nur genutzt
Word drei Dateien: das Serienbrief-
werden, wenn das Formular als nicht
Hauptdokument, eine Datenquelle und
geschützte Dokumentvorlage abgeFormularfelder werden über das Menü
EINFÜGEN eingefügt.
D
Die Spaltenüberschriften in einer
Datenquelle sind die Feldnamen.
D
Die Feldnamen werden im Hauptdokument als Platzhalter für die Variablen
Kontrollkästchen in einem Formular
eingefügt.
werden mit der (Tab)-Taste aktiviert
E
bzw. deaktiviert.
Die Zeilenüberschriften in einer
Datenquelle sind die Feldnamen.
C
Dropdown-Formularfelder können bis
zu acht Elemente enthalten.
E
die Steuerdatei.
B
speichert wird.
C
Um Serienbriefe zu erstellen, benötigt
Alle Feldnamen in einer Datenquelle
müssen in einem Serienbrief-Hauptdokument eingefügt werden.
9: Feldnamen in einer Datenquelle (2)
A
können aus bis zu 40 Zeichen
bestehen.
B
können mit einer Ziffer beginnen.
C
müssen mit einem Buchstaben
beginnen.
D
dürfen Leerzeichen enthalten.
E
müssen in der ersten Spalte der Tabelle
stehen.
202
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 203
10: Haben Sie über Extras/Seriendruck ein Seriendruck-Hauptdokument erstellt, können Sie (3)
A
B
12: Ist die Datenquelle eine Datei
in (3)
A
Word, so können im Hauptdokument
eine Datenquelle direkt in Word
die Datensätze über die Schaltflächen
erstellen.
SERIENDRUCK/ABFRAGEOPTIONEN
eine Datenquelle direkt in Excel oder in
Access erstellen.
selektiert werden.
B
C
eine Exceldatei als Datenquelle öffnen.
D
eine Powerpointdatei als Datenquelle
öffnen.
E
eine Worddatei als Datenquelle öffnen.
sortiert werden.
C
die Datensätze über TABELLE/SORTIE-
11: In einem Seriendruck-Hauptdokument können über das Symbol
Datenquelle bearbeiten (1)
A
REN sortiert werden.
D
Datensätze in einer Exceldatei geändert
werden.
B
C
Datensätze einer Worddatei hinzu-
Excel, so können im Hauptdokument
selektiert werden.
E
Excel, so können im Hauptdokument
gefügt werden.
Datensätze aus einer Accessdatei ent-
fernt werden.
sortiert werden.
D
Datensätze sortiert werden.
E
Datensätze selektiert werden.
13: Sie erstellen Adress-Etiketten für
einen Serienbrief über (1)
A
EXTRAS/SERIENDRUCK
B
EXTRAS/UMSCHLÄGE und ETIKETTEN
C
EXTRAS/BRIEFASSISTENT
D
EXTRAS/VORLAGEN UND ADD -INS
E
DATEI/NEU
203
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 204
1.3 Datenaustausch
14: Welche Aussagen über das Formatieren von Etiketten treffen
zu? (3)
A
B
Wenn die von Ihnen verwendete Etiket-
D
E
A
Fügen Sie den Inhalt der Zwischenabla-
tenmarke nicht in der Liste enthalten
ge über das Symbol EINFÜGEN in ein
ist, können Sie über DETAILS eine
Textfeld ein, kann der Text in Power-
benutzerdefinierte Etikettengröße
point weiter bearbeitet werden. Es
einrichten.
besteht keine Verbindung mehr zum
Text im Ursprungsprogramm.
Seriendruckfelder können über FORMAT/ABSATZ und FORMAT/ZEICHEN
C
15: Welche Aussagen über das
Kopieren von Text aus Word nach
Powerpoint treffen zu? (2)
B
Fügen Sie den Inhalt der Zwischenabla-
formatiert werden.
ge über das Symbol EINFÜGEN direkt
Seriendruckfelder können über das
auf einer Folie ein, also in kein extra
Kontextmenü formatiert werden.
aufgezogenes Textfeld, so wird der Text
Seriendruckfelder können mit Kurz-
in Powerpoint eingebettet. Der Text
befehlen formatiert werden.
kann nur mit den Wordwerkzeugen
Seriendruckfelder können in der
Dialogbox UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN
bearbeitet werden.
C
Der Inhalt der Zwischenablage kann
nicht direkt auf einer Folie eingefügt
über die Schaltfläche OPTIONEN
werden.
formatiert werden.
D
Wird Text aus Word in Powerpoint
eingebettet, so können Sie mit einem
Doppelklick auf den Text Word starten
und den Text bearbeiten.
E
Wird Text aus Word in Powerpoint
eingebettet, und die Ursprungsdatei
gelöscht, so erhalten Sie eine
Fehlermeldung.
204
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 205
16: Wie fügen Sie eine Excel-Tabelle
in ein Word-Dokument ein, um
sie im Word-Dokument zu speichern, mit den Excel-Werkzeugen
aber bearbeiten zu können? (1)
A
Die Tabelle muss über BEARBEITEN/
INHALTE EINFÜGEN mit dem Word-
Dokument verknüpft werden.
D
INHALTE EINFÜGEN als Symbol in das
Word-Dokument eingefügt werden.
Die Tabelle muss mit BEARBEITEN/EINFÜGEN in das Word-Dokument kopiert
B
C
E
Die Tabelle muss über das Symbol
werden.
EINFÜGEN in das Word-Dokument
Die Tabelle muss mit BEARBEITEN/
kopiert werden.
INHALTE EINFÜGEN in das Word-
Dokument eingebettet werden.
C
D
E
in ein Word-Dokument ein, um
die Tabelle mit den Werkzeugen
aus Word bearbeiten zu können?
(2)
A
Die Tabelle muss mit BEARBEITEN/EIN-
FÜGEN in das Word-Dokument kopiert
werden.
B
kopiert werden.
in ein Word-Dokument ein, damit
spätere Änderungen der Tabelle
in Excel automatisch im WordDokument aktualisiert werden?
C
D
B
(1)
A
E
kopiert werden.
kopiert werden.
205
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 206
19: Welche Aussagen über eingebettete und verknüpfte Objekte
treffen zu? (2)
A
Ein eingebettetes Objekt wird in dem
Dokument abgespeichert, in dem es
eingebettet wurde.
B
Ein verknüpftes Objekt wird in dem
20: Sie fügen Text aus einer Worddatei in eine Excel-Mappe über
BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN
bei aktiviertem Kontrollkreis
EINFÜGEN ein. Welche Aussagen
treffen zu? (2)
A
Dokument abgespeichert, mit dem es
Ein eingebettetes Objekt wird in dem
D
aus Word bearbeitet werden.
B
verknüpft wurde.
C
Der Text kann nur mit den Werkzeugen
aus Excel bearbeitet werden.
C
Der Text kann sowohl mit den Werk-
erstellt wurde.
zeugen aus Word, als auch mit den
Ein verknüpftes Objekt wird in dem
Werkzeugen aus Excel bearbeitet
werden.
D
erstellt wurde.
E
Der Text kann nur mit den Werkzeugen
Wird das Original des eingebetteten
verändert, so ändert er sich auch in der
Objekts gelöscht, so wird das eingebettete Objekt nicht mehr angezeigt.
Sie erhalten eine Fehlermeldung.
206
Wird der Text in der Ursprungsdatei
Excel-Datei.
E
Der Text wird in der Excel-Mappe
gespeichert.
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 207
1.4 Umfangreiche Dokumente
21: In der Gliederungsansicht
können Sie (3)
A
B
normalen Text einblenden, eingeben
23: Welche Aussagen über ein Index
treffen zu? (2)
A
erwähnten Stichwörter auf und gibt die
verschiedene Überschriftebenen ein-
Seiten an, auf denen diese zu finden
und ausblenden.
C
Ein Index listet die in einem Dokument
und ausblenden.
verschiedene Verzeichnisebenen ein-
sind.
B
und ausblenden.
D
Kopf- und Fußzeilen sehen.
E
mit (Tab) und (Umschalt)+(Tab)
Überschriften tiefer und höher stufen.
Ein Indexeintrag wird über
(Alt)+(Strg)+y festgelegt.
C
(Umschalt)+(Alt)+y festgelegt.
D
(Umschalt)+(Alt)+x festgelegt.
22: Um ein Inhaltsverzeichnis zu
erstellen, (1)
A
INDEX UND VERZEICHNISSE festgelegt.
müssen die Kapitelüberschriften mit
den Formatvorlagen Verzeichnis 1,
24: In der Dialogbox Indexeintrag
festlegen (3)
A
erscheint die markierte Textstelle im
B
kann gewählt werden, ob die markierte
Feld HAUPTEINTRAG .
Verzeichnis 2 usw. formatiert sein.
C
müssen die Kapitelüberschriften mit
den Formatvorlagen Überschrift 1,
Textstelle als Haupteintrag oder als
Untereintrag festgelegt wird.
Überschrift 2 usw. formatiert sein.
D
müssen die Kapitelüberschriften
C
nummeriert sein.
E
Ein Indexeintrag wird über EINFÜGEN/
müssen die Kapitelüberschriften fett
formatiert sein.
B
E
müssen Sie in die Gliederungsansicht
kann der Text im Feld HAUPTEINTRAG
verändert werden
D
wechseln.
wird über die Schaltfläche FESTLEGEN
der Text, der im Feld HAUPTEINTRAG
eingetragen ist, in den Index aufgenommen.
E
kann über die Schaltfläche ALLE FESTLEGEN der nächste Text in das Feld
HAUPTEINTRAG aufgenommen werden.
207
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 208
25: Querverweise können erstellt
werden für (3)
A
Überschriften.
B
Seitenumbrüche.
C
Formatvorlagen.
D
Textmarken
E
Fußnoten
28: Filialdokumente ( 3 )
A
müssen über DATEI/SPEICHERN UNTER
gespeichert werden.
B
werden automatisch unter Filial1,
Filial2, usw. gespeichert, wenn das
Zentraldokument gespeichert wird.
26: Querverweise werden erstellt
über (1)
A
(Umschalt)+(Alt)+y.
B
(Umschalt)+(Alt)+x.
C
EINFÜGEN/QUERVERWEIS .
D
EINFÜGEN/INDEX UND VERZEICHNISSE.
E
EINFÜGEN/HYPERLINK .
C
können verschoben werden.
D
können gelöscht werden.
E
werden gesperrt, wenn sie von einer
anderen Person in einem Netzwerk
bereits bearbeitet wird.
29: Welche Aussagen über Korrekturmarkierungen treffen zu? (3)
A
Korrekturmarkierungen werden auf
dem Bildschirm angezeigt und auch
27: Welche Aussagen über Zentralund Filialdokumente treffen zu?
gedruckt,
B
A
beim Drucken aber verborgen werden.
Zentral- und Filialdokumente werden in
der SEITEN-LAYOUTANSICHT erstellt.
B
C
Filialdokumente zu unterteilen.
Schriftfarbe für die Korrekturen wählen.
D
E
Die Statusleiste zeigt an, ob die
Inhaltsverzeichnisse und Stichwortver-
Markierung der Korrekturen einoder
zeichnisse der einzelnen Filialdoku-
ausgeschaltet ist. Die Buchstaben ERW
menten werden automatisch im
werden fett dargestellt, wenn die
Korrekturmarkierung eingeschaltet ist.
Zentraldokument übernommen.
D
Überarbeiten mehrere Personen das
Dokument, so kann jede eine andere
Zentraldokumente ermöglichen es, ein
großes Dokument in einzelne separate
C
Korrekturmarkierungen können in der
Normalansicht nicht ausgeblendet,
(2)
Bearbeiten zwei Mitarbeiter gleichzeitig
E
In der Dialogbox ÄNDERUNGEN
ein Filialdokument übers Netzwerk, so
ANNEHMEN ODER ABLEHNEN können
werden die Änderungen beider Mitar-
Sie festlegen, ob die verfolgten
beiter im Zentraldokument übernommen.
Änderungen hervorgehoben, nicht
Worddokumente können nachträglich
hervorgehoben oder original angezeigt
als Filialdokument in ein Zentraldoku-
werden.
ment eingefügt werden.
208
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 209
30: Änderungen beim Überarbeiten
von Dokumenten (3)
A
D
fügen oder löschen, müssen die verbleibenden Fußnoten mit der Taste
können über EXTRAS/ÄNDERUNGEN
(F9) aktualisiert werden.
VERFOLGEN hervorgehoben werden.
B
C
können über EXTRAS/ÄNDERUNGEN
Wenn Sie Fuß- oder Endnoten hinzu-
E
Um Fußnoten zu löschen, markieren
VERFOLGEN akzeptiert oder abgelehnt
Sie das Fußnotenzeichen im Text und
werden.
löschen es.
können über das Symbol HERVORHEBEN hervorgehoben und über die
Symbole RÜCKGÄNGIG bzw. WIEDERHERSTELLEN akzeptiert oder abgelehnt
werden.
D
können über EINFÜGEN/TEXTFELD mit
einem Kommentar versehen werden.
E
können über EINFÜGEN/KOMMENTAR
mit einem Kommentar versehen
werden.
31: Welche Aussagen über Fuß- und
Endnoten treffen zu? ( 2 )
A
Fuß- und Endnoten werden dazu verwendet, um Erläuterungen zu bestimmten Stellen im Text zu geben
oder auf Quellenangaben hinzuweisen.
B
Endnoten werden immer am Ende der
Seite, Fußnoten am Ende des Dokuments eingefügt.
C
Wenn Sie Fuß- oder Endnoten hinzufügen oder löschen, müssen die verbleibenden Fußnoten über das Symbol
NUMMERIERUNG neu nummeriert
werden.
209
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 210
1.5 Grafiken
32: Cliparts können (3)
34: Wie können Sie die Größe eines
Objektes proportional verändern? (2)
A
können in der Größe geändert werden.
B
gedreht werden.
C
in Graustufen angezeigt werden.
A
Sie ziehen an einem Eckpunkt.
über Autoformat mit anderen Farben
B
Sie ziehen an einem Kantenpunkt.
dargestellt werden.
C
Sie ziehen bei gedrückter (Umschalt)-
D
E
überarbeitet werden, beispielsweise
mit anderen Linienstärken und
Taste an einem Eckpunkt.
D
Linienfarben versehen werden.
an einem Eckpunkt.
E
33: Wie können Sie einen Kreis
zeichnen? (2)
A
Sie klicken in der Symbolleiste
ZEICHNEN auf das Symbol ELLIPSE und
ziehen es bei gedrückter (Umschalt)B
35: Wie können Sie mehrere gezeichnete Objekte markieren? (2)
A
ZEICHNEN auf das Symbol OBJEKTE
MARKIEREN und dann auf die
einzelnen Objekte.
B
ziehen einen Kreis auf.
MARKIEREN und dann bei gedrückter
ZEICHNEN auf das Symbol ELLIPSE .
(Umschalt)-Taste auf die einzelnen
Objekte.
Dann klicken Sie in das Textfenster und
ziehen bei gedrückter (Umschalt)-Taste
C
einen Kreis auf.
MARKIEREN und dann bei gedrückter
(Strg)-Taste auf die einzelnen Objekte.
E
Taste in das Textfenster.
D
Sie ziehen bei gedrückter (Strg)- und
(Umschalt)-Taste an einem Eckpunkt.
C
Sie ziehen bei gedrückter (Strg)-Taste
D
ziehen bei gedrückter (Strg)- und
(Umschalt)-Taste einen Kreis auf.
MARKIEREN und ziehen dann einen
ZEICHNEN auf die Schaltfläche AUTOFORMEN , und wählen einen Kreis.
ziehen einen Kreis auf.
210
Rahmen um die einzelnen Objekte.
E
Sie wählen BEARBEITEN/ALLES
MARKIEREN.
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 211
1.6 Word und das Web
36: Welche der folgenden Aussagen
über Objekte treffen zu? (4)
A
Gezeichnete Objekte können gedreht
37: Was versteht man unter einem
Frame? (1)
A
werden.
B
ClipArts können gedreht werden.
C
Gezeichnete Objekte und ClipArts
D
E
Ein Programm zum Betrachten von
Webseiten.
B
Ein Rechner, der Anwendungen und
Dokumente bereithält.
können kopiert werden.
C
Ein Rahmen im Browser-Fenster.
Gezeichnete Objekte können
D
Post im Internet.
beschriftet werden.
E
Das Dateiformat im Internet.
Gezeichnete Objekte können
ausgerichtet werden.
38: Was ist das Internet? (2)
A
Das Internet ist ein weltumspannendes
Netz voller Informationen.
B
Das Internet gehört den nationalen
staatlichen Postbetrieben.
C
In Deutschland gehört das Internet der
Telekom.
D
Über das Internet können Informationen aus dem World Wide Web
geholt, nicht aber dem World Wide
Web bereitgestellt werden.
E
Eine Homepage ist die eigene Präsenz
im Internet.
Speichern von Webseiten treffen
zu? (3)
A
Webseiten werden über DATEI/SPEICHERN UNTER , Schaltfläche WEBSEITE
gespeichert.
B
Wird eine Webseite gespeichert, so
werden automatisch auch alle Frames
benannt und gespeichert.
C
Frames können auch einzeln
gespeichert werden.
211
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 212
D
Webseiten werden im Format .htm
E
42: Worddokumente (3)
A
gespeichert.
können über E-Mail als Anlage versen-
Frames werden im Format .doc
det werden. Der Empfänger muss nicht
gespeichert.
Word installiert haben, da Anlagen
automatisch im HTML-Format gesendet
40: Welche Aussagen über Designs
treffen zu? (2)
A
B
D
E
det werden. Der Empfänger muss Word
einzelnen Frames zugeordnet werden.
installiert haben, um die Anlage lesen
zu können.
Designs können Frames, nicht einzelC
eines Dokuments per E-Mail gesendet
drei Designs zur Verfügung.
werden. Das Dokument ist dann die
Jedem Frame muss ein Design
E-Mail-Nachricht. Der Empfänger muss
zugeordnet werden.
nicht Word installiert haben, da die
Das Hintergrundbild eines Designs
E-Mails automatisch im HTML-Format
gesendet werden.
D
41: Um ein Worddokument in Webseiten integrieren zu können, (1)
B
D
E
können direkt aus Word als Kopie
eines Dokuments per E-Mail gesendet
werden. Das Dokument ist dann die
muss das Worddokument als Doku-
E-Mail-Nachricht. Der Empfänger muss
mentvorlage gespeichert werden.
Word installiert haben, da die E-Mails
muss das Worddokument als Webseite
automatisch im DOC-Format gesendet
werden.
gespeichert werden.
C
können direkt aus Word als Kopie
Standardmäßig stehen für Webseiten
kann deaktiviert werden.
A
können über E-Mail als Anlage versen-
Designs können Webseiten, nicht
nen Absätzen zugeordnet werden.
C
werden.
B
muss das Worddokument als Word-
E
können mit Hilfe der Verteilerfunktion
dokument gespeichert werden.
zum Überarbeiten per E-Mail nach-
muss das Worddokument als Frame
einander an mehrere Empfänger
gespeichert werden.
gesendet werden.
Ein Worddokument kann nicht in
Webseiten integriert werden.
212
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 213
1.7 Tipps und Tricks
43: Welche Aussagen über E-Mails
treffen zu? (3)
A
B
Neben dem WWW gehört das E-Mail zu
44: Welche Aussagen über Dateieigenschaften treffen zu? (3)
A
zu einer Datei, die beim Auffinden
Per E-Mail können Texte und Bilder,
hilfreich sind, z.B. ein aussagekräftiger
nicht aber Töne und Videos weltweit
Titel, der Name des Autors, das Thema
von Computer zu Computer gesendet
und Schlüsselwörter, die das Thema
werden.
C
D
E
Dateieigenschaften sind Informationen
den beliebtesten Diensten im Internet.
E-Mails sind schneller, aber auch teurer
bestimmen.
B
Über DATEI/EIGENSCHAFTEN können
als normale Briefe.
Sie eine automatische Anfrage für
Ein E-Mail kann gleichzeitig an mehrere
Dateieigenschaften festlegen. Beim
Empfänger gesandt werden, ohne dass
erstmaligen Speichern einer Datei
Kopien angefertigt werden müssen.
erscheint ab sofort automatisch die
Wenn Sie eine Nachricht per E-Mail aus
Word senden, wird die Nachricht
Dialogbox DATEIEIGENSCHAFTEN .
C
automatisch im HTML-Format
gesendet.
Sie können die Eigenschaften jederzeit
mit dem Befehl ?/INFO einsehen.
D
Dateieigenschaften können für nicht
geöffnete Dateien festgelegt werden.
E
Dateieigenschaften können für geöffnete Dateien festgelegt werden,
Öffnen, Schließen und Speichern
von Dateien treffen zu? (2)
A
Wollen Sie mehrere Dateien gleichzeitig öffnen, so klicken Sie in der
Dialogbox ÖFFNEN bei gedrückter
(Strg)-Taste auf die zu öffnenden
Dateien. Klicken Sie dann auf ÖFFNEN .
B
Sollen alle geöffneten Dateien gespeichert oder geschlossen werden, so
klicken Sie bei gedrückter (Strg)-Taste
auf den Menüpunkt DATEI .
213
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 214
C
D
Klicken Sie bei gedrückter (Umschalt)-
E
einen Lese- und Schreibzugriff kann
Menüeinträge SPEICHERN und
geöffnet und verändert werden, die
SCHLIESSEN in ALLES SPEICHERN und
Veränderungen aber nicht unter dem
ALLES SCHLIESSEN .
Originalnamen gespeichert werden.
Um alle im unteren Teil des Menüs
DATEI angezeigten Dateien zu öffnen,
klicken Sie bei gedrückter (Strg)-Taste
auf diese Dateien. Ein Klick auf die
47: Was erreicht man mit einem
Schreibschutzkennwort? (2)
A
Markierung öffnet die markierten
Eine Datei mit Schreibschutzkennwort
kann nicht umbenannt oder gelöscht
Dateien.
E
Eine Datei mit einem Kennwort für
Taste auf DATEI , so ändern sich die
werden.
Um alle geöffneten Dateien mit einem
B
Befehl zu speichern, klicken Sie bei
kann nur nach Eingabe des Kennwortes
gedrückter (Umschalt)-Taste auf das
Symbol SPEICHERN .
geöffnet werden.
C
kann geöffnet und somit gelesen
46: Dateien können mit einem Kennwort für einen Lese- und Schreibzugriff gespeichert werden?
Welche Aussagen treffen zu? (3)
A
werden, nicht aber verändert werden.
D
kann auch ohne Eingabe des Kennwortes geöffnet und verändert werden,
die Veränderungen aber nicht unter
dem Originalnamen gespeichert
werden.
nicht umbenannt oder gelöscht
E
werden.
B
15 Buchstaben umfassen. Auf Klein-
Dialogbox DATEI/SPEICHERN UNTER
und Großschreibung ist zu achten!
Das Kennwort kann einer Datei in der
Dialogbox EXTRAS/OPTIONEN , Register
SPEICHERN zugewiesen werden.
D
Ein Schreibschutzkennwort kann bis zu
Das Kennwort kann einer Datei in der
über EXTRAS zugewiesen werden.
C
nur nach Eingabe des Kennwortes
geöffnet werden.
214
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 215
Verschieben und Kopieren von
Textabschnitten mittels Drag &
Drop treffen zu? (3)
A
einen einzigen Menübefehl benutzen
oder eine Taste drücken. Sie brauchen
nur die Maus.
Zwischenablage ein.
E
D
50: Welche Aussagen über die
Grundlagen der Typografie
treffen zu? (2)
A
Die Größe einer Schrift und die Abstän-
Sie können die Funktion Drag & Drop
de von Zeilen und Absätze werden im
in EXTRAS/OPTIONEN , Register BEAR-
allgemeinen in Punkt angegeben,
wobei ein Punkt 1/72 Zoll entspricht.
Die Funktion Drag & Drop kann nicht
B
Ein Zoll entsprechen 25,4 cm.
deaktiviert werden.
C
Der Abstand zwischen Absätzen wird
Durchschuss genannt.
Um Text zu verschieben, ziehen Sie bei
gedrückter (Strg)-Taste markierten Text
E
(Strg)+x kopiert markierten Text in die
Zwischenablage.
BEITEN aktivieren und deaktivieren.
C
(Umschalt)+(Einfg) fügt den Inhalt der
Sie können mit Hilfe von Drag & Drop
Textblöcke umstellen, ohne dass Sie
B
D
D
Charakteristisch für Antiqua-Schriften
an die gewünschte Position. Der senk-
sind Serifen. Serifen kann man in der
rechte Strich links neben der Pfeilspitze
Umgangssprache mit „Schnörkel“ über-
zeigt die Einfügeposition an.
setzen, die schräg mit leichter Rundung
Um Text zu kopieren, ziehen Sie bei
oder waagrecht in den Grundstrich des
gedrückter (Strg)-Taste markierten Text
Buchstabens übergehen. Ein typischer
Vertreter ist Arial.
an die gewünschte Position. Der
senkrechte Strich links neben der
Pfeilspitze zeigt die Einfügeposition an.
E
Bei Grotesk-Schriften sind alle Striche
eines Buchstabens optisch gleich stark.
Schnörkel gibt es nicht. Ein typischer
49: Mit welchen Kurzbefehlen können Sie Textabschnitte ausschneiden, kopieren und wieder
einfügen? (3)
A
Vertreter ist Arial.
(Strg)+c kopiert markierten Text in die
Zwischenablage.
B
(Strg)+e fügt den Inhalt der Zwischenablage ein.
C
(Umschalt)+(Entf) schneidet markierten Text aus.
215
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 216
51: In Format/Absatz, Register
Zeilen- und Seitenwechsel (2)
A
verhindert das Kontrollkästchen
ABSATZKONTROLLE einen Seiten-
52: Welche Aussagen über die Seitennummerierung in den Kopfund Fußzeilen treffen zu? (3)
A
wechsel zwischen dem markierten und
ZEILEN existiert eine Symbol für die
dem folgenden Absatz.
B
Seitennummerierung.
B
ABSÄTZE NICHT TRENNEN einen Seiten-
Gesamtseitenanzahl.
C
ABSÄTZE NICHT TRENNEN, dass die
Folgeseitennummerierung.
D
Zeile eines Absatzes am Ende einer
Seite (Schusterjunge) steht, also
Die Folgeseitennummerierung wird
über eine Formel eingegeben.
verhindert das Kontrollkästchen ZEILEN
NICHT TRENNEN einen Seitenwechsel
innerhalb eines Absatzes.
E
Die Gesamtseitenanzahl wird über eine
Formel eingegeben.
E
alleinstehende Absatzzeilen.
D
In der Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILEN existiert eine Symbol für die
letzte Zeile eines Absatzes am Anfang
einer Seite (Hurenkind) bzw. die erste
In der Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILEN existiert eine Symbol für die
wechsel innerhalb eines Absatzes.
C
In der Symbolleiste KOPF- UND FUSS-
53: Menüs und Menüeinträge
können (3)
fügt das Kontrollkästchen SEITENWECH-
A
verschoben werden.
SEL OBERHALB einen Seitenumbruch
B
umbenannt werden.
oberhalb des markierten Absatzes ein.
C
verändert werden.
D
in den Papierkorb gelöscht werden.
E
Veränderte Menüs und Menüeinträge
können über das Symbol WIEDERHERSTELLEN durch die ursprünglichen
Menüs und Menüeinträge von
Microsoft ersetzt werden.
216
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 217
54: Welche der folgenden Aussagen
über Symbolleisten treffen zu?
(4)
A
B
E
Eine Textmarke ist eine benannte
Textposition, wie beispielsweise ein
werden.
Textabschnitt oder eine Zahl, eine
Tabelle oder eine Grafik.
Eigene Symbolleisten können erzeugt
B
Mit Textmarken können Sie schnell ein
Index erstellen.
Alle Symbolleisten können verändert
werden.
D
A
Symbolleisten können verschoben
werden.
C
56: Welche Aussagen über
Textmarken treffen zu? (2)
C
Um eine Textmarke einzufügen, mar-
Alle Symbolleisten können gelöscht
kieren Sie die Textstelle, die benannt
werden.
werden soll. Geben Sie im Menü
Veränderte Symbolleisten können
EINFÜGEN/TEXTFELD den Namen der
durch die ursprünglichen Symbolleisten
von Microsoft ersetzt werden.
Textmarke ein.
D
Um zu den eingefügten Textmarken zu
springen, drücken Sie (Tab).
55: Um aufgenommene Wörter im
Lexikon zu korrigieren oder zu
entfernen, (2)
A
doppelklicken Sie auf das Lexikon in
E
Um eine Textmarke zu löschen, klicken
Sie in EINFÜGEN/TEXTMARKE auf den
Namen der Textmarke, die Sie löschen
möchten, und dann auf LÖSCHEN .
der Statusleiste, und wählen
HINZUFÜGEN .
B
klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf das Lexikon in der Statusleiste, und
wählen HINZUFÜGEN .
C
klicken Sie in EXTRAS/OPTIONEN ,
Register RECHTSCHREIBUNG UND
GRAMMATIK auf die Schaltfläche
WÖRTERBÜCHER .
D
öffnen Sie das Benutzerwörterbuch
Benutzer.dic, und korrigieren,
entfernen oder nehmen Wörter in
dieser alphabetischen Liste auf.
E
installieren Sie die Rechschreibüberprüfung neu.
217
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 218
57: Welche Aussagen über Hyperlinks treffen zu? (4)
A
58: Eingefügte Felder (2)
A
werden automatisch aktualisiert.
Mit Hilfe von Hyperlinks können Sie
B
können mit (F9) aktualisiert werden.
Verknüpfungen mit Dateien und
C
können mit (Strg)+(F9) aktualisiert
werden.
Webseiten erstellen.
B
Ein Hyperlink ist ein farbiger und
D
aktualisiert, wenn in EXTRAS/OPTIO-
auf den bzw. auf die Sie klicken, um zu
NEN , Register SPEICHERN das ent-
einer Datei, zu einer bestimmten Stelle
sprechende Kontrollkästchen aktiviert
in einer Datei, aber auch zu einer
HTML-Seite im Internet oder Intranet
C
D
ist.
E
werden beim Drucken automatisch
zu springen.
aktualisiert, wenn in EXTRAS/OPTIO-
Ein schon aufgerufener Hyperlink wird
NEN , Register DRUCKEN das entspre-
in einer anderen Farbe dargestellt.
chende Kontrollkästchen aktiviert ist.
Um ein Hyperlink zu normalen Text
umzuwandeln, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf den Hyperlink
und wählen HYPERLINK/HYPERLINK
59: Welche Aussagen über Felder
treffen zu? (2)
A
Fügen Sie über EINFÜGEN/DATUM das
aktuelle Datum ein, so fügen Sie immer
ENTFERNEN.
E
werden beim Speichern automatisch
unterstrichener Text oder eine Grafik,
ein Feld ein.
Um Hyperlinks zu einer Stelle im
aktuellen Dokument herzustellen,
B
benötigen Sie im Dokument
Das Kontrollkästchen FORMATIERUNG
BEI AKTUALISIERUNG BEIBEHALTEN
Textmarken oder nummerierte Absätze.
fügt den Schalter \MERGEFORMAT zur
Feldfunktion. Damit behält das Feld
beim Aktualisieren das ursprünglich
eingegebene Format.
C
Mit (Alt)+(F9) wechseln Sie zwischen
Feld- und Ergebnisansicht.
D
(Alt)+(F9) aktualisiert markierte Felder.
E
Alle Feldfunktionen in Word 2000
haben deutsche Bezeichnungen und
werden in geschweiften Klammern { }
angezeigt. Der englische Feldname
wird in der Dialogbox EINFÜGEN/FELD
unten eingeblendet.
218
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 219
60: In Word können Sie rechnen.
Welche Aussagen treffen zu? (3)
A
In Tabellen können Sie über TABELLE/
FORMEL rechnen.
B
In Formularen können Sie über
Textfelder rechnen.
C
Sie können in einer Symbol- oder
Menüleiste den Befehl TABELLE/
BERECHNEN integrieren, um im
Fließtext rechnen zu können.
D
Im Fließtext können Sie mit den Feldfunktionen SUM und AVERAGE rechnen.
E
Sie können mit dem Formeleditor
beliebige Formeln und Funktionen
berechnen.
219
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 220
10 A N H A N G / Tastaturbefehle
Funktionstaste
pur
(Shift)
F1
Hilfe oder Office-Assistent
Kontext bezogene Hilfe
F2
Verschieben von Text oder
Grafiken
Kopieren von Text
F3
Einfügen eines AutoText-Eintrags
Groß-/Kleinschreibung
F4
Wiederholen der letzten Aktion
Wiederholen: Suchen- oder
Gehe zu-Aktion
F5
Gehe zu
Wechseln zur letzten
Bearbeitungsstelle
F6
Wechseln zum nächsten
Frame oder Ausschnitt
Wechseln zum vorherigen
Frame oder Ausschnitt
F7
Rechtschreibung
Thesaurus
F8
Erweitern der Markierung
Verkleinern der Markierung
F9
Aktualisieren der
markierten Felder
Wechseln zwischen einer Feldfunktion und dem Ergebnis
F10
Aktivieren der Menüleiste
Anzeigen eines Kontextmenü
F11
Wechseln zum nächsten Feld
Wechseln zum vorherigen Feld
F12
Speichern unter
Speichern
Funktionstaste
(Alt)+(Shift)
(Strg)+(Alt)
F1
Wechseln zum vorherigen Feld
Anzeigen von Systeminfo
F2
Speichern
Öffnen
220
08.10.1999
15:23 Uhr
(Strg)
Seite 221
(Strg)+(Shift)
F1
(Alt)
Wechseln zum
nächsten Feld
F2
Seitenansicht
F3
Verschieben in die
Sammlung
F4
Schließen des Fensters
F5
Wiederherstellen der
ursprünglichen Größe
des Dokumentfensters
Bearbeiten einer
Textmarke
F6
Wechseln zum
nächsten Fenster
Wechseln zum vorherigen
Fenster
F7
Fenster verschieben
Aktualisieren von verknüpften Daten in einem
Word-Quelldokument
Suchen des nächsten
falschgeschriebenen
Wortes
F8
Fenstergröße des
Dokumentes ändern)
Erweitern der Markierung
(Block)
Ausführen eines
Makros
F9
Einfügen eines leeren
Feldes
Aufheben der Verknüpfung eines Feldes
und den Ergebnissen
Wechseln zwischen
Feldfunktionen und
Feldergebnissen
F10
Maximieren des
Dokumentfensters
Aktivieren des Lineals
Maximieren des
Programmfensters
F11
Sperren eines Feldes
Freigeben eines Feldes
Anzeigen von
Visual Basic-Code
F12
Öffnen
Drucken
Einfügen des
Sammlungsinhaltes
Erstellen eines
AutoText-Eintrags
Beenden von Word
Wiederherstellen der
ursprünglichen Größe
des Programmfensters
221
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 222
10 A N H A N G / Tastaturbefehle
Cursor bewegen
Wort nach links
Wort nach rechts
Absatz nach oben
Absatz nach unten
Zeilenanfang
Zeilenende
Fensterinhalt nach oben
Fensterinhalt nach unten
Anfang des Dokuments
Ende des Dokuments
Gehe zur Seite 7 des Dokuments
Gehe zur zuletzt bearbeiteten
Stelle zurück
(Shift)+(F5)
Text markieren
(Shift)+(Cursortasten)
Zeichen nach rechts
Zeichen nach links
Bis Wortende
Bis Wortanfang
Bis Zeilenende
Bis Zeilenanfang
eine Zeile nach unten
eine Zeile nach oben
Bis Absatzende
Bis Absatzanfang
Bildschirmseite nach unten
Bildschirmseite nach oben
Bis Dokumentenanfang
gesamtes Dokument
(Shift)+(rechts)
(Shift)+(links)
(Strg)+(Shift)+(rechts)
(Strg)+(Shift)+(links)
(Shift)+(Ende)
(Shift)+(Pos1)
(Shift)+(unten)
(Shift)+(oben)
(Strg)+(Shift)+(unten)
(Strg)+(Shift)+(oben)
(Shift)+(Bild ab)
(Shift)+(Bild auf )
(Strg)+(Shift)+(Pos1)
(Strg)+A
222
(Strg)+(links)
(Strg)+(rechts)
(Strg)+(oben)
(Strg)+(unten)
(Pos1)
(Ende)
(Bild oben)
(Bild unten)
(Strg)+(Pos1)
(Strg)+(Ende)
(F5), 7 (¿ )
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 223
Text markieren
(F8), (Cursortasten)
Erweiterungsmodus einschalten
Erweiterungsmodus ausschalten
Wort
Satz
Absatz
Gesamtes Dokument
Zeichen nach rechts
Zeichen nach links
Bis Wortende
Bis Wortanfang
Bis Zeilenende
Bis Zeilenanfang
eine Zeile nach unten
eine Zeile nach oben
Bis Absatzende
Bis Absatzanfang
Bildschirmseite nach unten
Bildschirmseite nach oben
Bis Dokumentenanfang
vertikaler Textblock
(F8)
(Esc)
(F8), (F8)
(F8), (F8), (F8)
(F8), (F8), (F8), (F8)
(F8), (F8), (F8), (F8), (F8)
(F8), (rechts)
(F8), (links)
(F8), (Strg)+(rechts)
(F8), (Strg)+(links)
(F8), (Ende)
(F8), (Pos1)
(F8), (unten)
(F8), (oben)
(F8), (Strg)+(unten)
(F8), (Strg)+(oben)
(F8), (Bild ab)
(F8), (Bild auf )
(F8), (Strg)+(Pos1)
(Strg)+(Shift)+(F8), (Pfeiltasten)
Zeichen formatieren
Schriftgrad um 2 Punkte vergrößern
Schriftgrad um 2 Punkte verkleinern
Schriftgrad um 1 Punkt vergrößern
Schriftgrad um 1 Punkt verkleinern
Groß-/Kleinschreibung
Grossbuchstaben
fett
unterstrichen
doppelt unterstrichen
ausgeblendet
kursiv
Kapitälchen
tief
hoch
Zeichenformate entfernen
(Strg)+(Shift)+>
(Strg)+<
(Strg)+9
(Strg)+8
(Shift)+F3
(Strg)+(Shift)+g
(Strg)+ (Shift)+f
(Strg)+ (Shift)+u
(Strg)+(Shift)+d
(Strg)+(Shift)+h
(Strg)+(Shift)+k
(Strg)+(Shift)+q
(Strg)+(#)
(Strg)+(+)
(Strg)+(Leertaste)
223
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 224
10 A N H A N G / Beispielübersicht
Beispiel 1:
Beispiel 2:
Beispiel 3:
Beispiel 4:
Beispiel 5:
Beispiel 6:
Beispiel 7:
Beispiel 8:
Beispiel 9:
Beispiel 10:
Beispiel 11:
Beispiel 12:
Beispiel 13:
Beispiel 14:
Beispiel 15:
Beispiel 16:
Beispiel 17:
Beispiel 18:
Beispiel 19:
Beispiel 20:
Beispiel 21:
Beispiel 22:
Beispiel 23:
Beispiel 24:
Beispiel 25:
Beispiel 26:
Beispiel 27:
Beispiel 28:
Beispiel 29:
Beispiel 30:
Beispiel 31:
Beispiel 32:
Beispiel 33:
Beispiel 34:
Beispiel 35:
Beispiel 36:
Standardschrift und Standard-Seitenränder ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Dokumentvorlage Normal.dot öffnen und Absatzformate ändern . . . . . . .15
Einfache Dokumentvorlage erstellen und nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Symbole für Vorlagen in die Symbolleiste integrieren . . . . . . . . . . . . . . . .19
Briefpapier mit Kopf- und Fußzeile als Dokumentvorlage einrichten . . . .20
Positionsrahmen erstellen, um Text an fester Stelle zu positionieren . . . . .21
Infozeile für einen Brief nach DIN 5008 erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Eine Vorlage für einen Brief nach DIN 5008 erstellen . . . . . . . . . . . . . . . .25
Mit der Vorlage Stadtlupe DIN 5008 arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Dokumentvorlage ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
Vorhandene Dokumentvorlagen ändern und nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Dokumentvorlagen mit Hilfe der Assistenten erstellen . . . . . . . . . . . . . . .29
Elemente zwischen Dokumentvorlagen und Dokumenten kopieren . . . . .31
Elemente aus einer Dokumentvorlage entfernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Formulare und Formularfelder kennenlernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Faxformular erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Rechnungsformular erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Erstellen einer Datenquelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Erstellen eines Serienbrief-Hauptdokuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
Datensätze hinzufügen, ändern und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
Serienbrief-Hauptdokument wieder zum Word-Dokument umwandeln . .47
Serienbrief mit einer Datenquelle aus Excel oder Access erstellen . . . . . . .48
Datensätze sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Datensätze selektieren und sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
Serienbriefe mit dem Bedingungsfeld WENN...DANN...SONST . . . . . .54
Drucken von Adressetiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
Standardetiketten mit gleichem Inhalt bedrucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56
Text aus Word nach Powerpoint kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
Text aus Word in eine Powerpoint-Präsentation einbetten . . . . . . . . . . . . .61
Text aus Word mit einer Powerpoint-Präsentation verknüpfen . . . . . . . . .62
In Powerpoint-Folien Worddokumente einbetten und verknüpfen . . . . . .63
Excel-Tabelle nach Word kopieren und in Word weiterbearbeiten . . . . . . .64
Excel-Tabelle in Word einbetten und in Word mit den Excelwerkzeugen
bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
Excel-Tabelle mit einem Worddokument verknüpfen und in Excel
mit den Excelwerkzeugen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Text aus einem Word-Dokument in eine Excel-Mappe kopieren . . . . . . . .66
Ein Word-Dokument in eine Excel-Mappe einbetten und mit einer
Excel-Mappe verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
224
08.10.1999
Beispiel 37:
Beispiel 38:
Beispiel 39:
Beispiel 40:
Beispiel 41:
Beispiel 42:
Beispiel 43:
Beispiel 44:
Beispiel 45:
Beispiel 46:
Beispiel 47:
Beispiel 48:
Beispiel 49:
Beispiel 50:
Beispiel 51:
Beispiel 52:
Beispiel 53:
Beispiel 54:
Beispiel 55:
Beispiel 56:
Beispiel 57:
Beispiel 58:
Beispiel 59:
Beispiel 60:
Beispiel 61:
Beispiel 62:
Beispiel 63:
Beispiel 64:
Beispiel 65:
Beispiel 66:
Beispiel 67:
Beispiel 68:
Beispiel 69:
Beispiel 70:
Beispiel 71:
Beispiel 72:
Beispiel 73:
Beispiel 74:
15:23 Uhr
Seite 225
Tabelle aus einem Word-Dokument in eine Excel-Mappe kopieren . . . . . .69
In Access die Serienbrieffunktion von Word nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . .70
In der Gliederungsansicht arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Gliederung für den Sonderbericht über die Loveparade erstellen . . . . . . . .75
Inhaltsverzeichnis erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
Index erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Abbildungsverzeichnis erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
Querverweise erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
Erstellen eines Zentraldokuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Filialdokumente bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Word-Dokument in ein Zentraldokument einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Gesperrte Filialdokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Filialdokumente verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Filialdokumente entfernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Inhaltsverzeichnis im Zentraldokument erstellen oder
aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Index im Zentraldokument erstellen oder aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . .90
Zentraldokument drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Änderungen hervorheben und Kommentare eingeben . . . . . . . . . . . . . . .91
Änderungen akzeptieren oder ablehnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Fußnoten einfügen, ändern und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Verändern oder Entfernen der Fußnotentrennlinie . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Clipart einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
Clipart bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Zeichnen eines gemusterten Reifens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
Einem Zeichnungsobjekt Text hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Objekte gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Zeichnungsobjekte aneinander ausrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Größe eines Objektes ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Objekt frei drehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Erstellen von Schriftzügen mit WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Webseite mit Frames kennenlernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Grundstruktur einer Webseite mit Frames anlegen und speichern . . . . . .112
Frames gestalten: Designs auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Frames gestalten: Schrift, Linien, Grafiken und Tabellen . . . . . . . . . . . .114
Bestehendes Worddokument in Webseiten integrieren . . . . . . . . . . . . . .115
Webseite mit dem Assistenten anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Worddokument über E-Mail als Anlage versenden . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Worddokument über E-Mail im HTML-Format versenden . . . . . . . . . .119
225
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 226
10 A N H A N G / Beispielübersicht
Beispiel 75:
Beispiel 76:
Beispiel 77:
Beispiel 78:
Beispiel 79:
Beispiel 80:
Beispiel 81:
Beispiel 82:
Beispiel 83:
Beispiel 84:
Beispiel 85:
Beispiel 86:
Beispiel 87:
Beispiel 88:
Beispiel 89:
Beispiel 90:
Beispiel 91:
Beispiel 92:
Beispiel 93:
Beispiel 94:
Beispiel 95:
Beispiel 96:
Beispiel 97:
Beispiel 98:
Beispiel 99:
Beispiel 100:
Beispiel 101:
Beispiel 102:
Beispiel 103:
Beispiel 104:
Beispiel 105:
Beispiel 106:
Beispiel 107:
Worddokumente zum Überarbeiten nacheinander an mehrere
Empfänger senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Worddokument nach dem Überarbeiten zum nächsten Empfänger
weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Automatische Anfrage für Dateieigenschaften festlegen . . . . . . . . . . . . . .122
Dateieigenschaften für nicht geöffnete Dateien festlegen . . . . . . . . . . . .123
Dateieigenschaften für geöffnete Dateien festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . .123
Dateien suchen, von denen Teile des Namens oder des Inhalts bekannt
sind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
Dateien suchen, für die in den Dateieigenschaften Stichwörter
vergeben wurden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Dateien und Ordner über START suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Die Speicheroption AUTOMATISCHES SPEICHERN . . . . . . . . . . . . .128
Die Speicheroption SICHERHEITSKOPIE IMMER ERSTELLEN . . .129
Datei mit Kennwort speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Datei mit Schreibschutzkennwort speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131
Alle Dateien schließen oder speichern, mehrere Dateien öffnen . . . . . . .131
Der Standardordner EIGENE DATEIEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Der Ordner FAVORITEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Druckoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Text und Objekte mittels Drag & Drop verschieben und kopieren . . . . .134
Text und Objekte mit der rechten Maustaste verschieben und kopieren .136
Text und Objekte mit Hilfe von Kurzbefehlen verschieben und kopieren 137
Text und Objekte zwischen Word-Dateien mit Kurzbefehlen kopieren . .137
Schrift invertieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Die Laufweite von Schriften ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Zeilen- und Seitenumbruch steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Tabstopps mit Füllzeichen definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Erstellen eines Initials im Text oder im Seitenrand . . . . . . . . . . . . . . . . .147
Grafik- oder Bildelement als Aufzählungszeichen verwenden . . . . . . . . .148
Formatvorlagen für eine Nummerierung in juristischen Verträgen
erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
Formatvorlagen für eine Nummerierung in juristischen Verträgen
nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Text in drei Spalten gleicher Breite in Querformat anordnen . . . . . . . . .154
Kopf- und Fußzeilen mit Seitennummer und Folgeseitennummer . . . . .155
Menüs und Menüeinträge umbenennen, verschieben und kopieren . . . .158
Neue Befehle in Menüs aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159
Eigene Menüs erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
226
08.10.1999
Beispiel 108:
Beispiel 109:
Beispiel 110:
Beispiel 111:
Beispiel 112:
Beispiel 113:
Beispiel 114:
Beispiel 115:
Beispiel 116:
Beispiel 117:
Beispiel 118:
Beispiel 119:
Beispiel 120:
Beispiel 121:
Beispiel 122:
Beispiel 123:
Beispiel 124:
Beispiel 125:
15:23 Uhr
Seite 227
Original-Menüs wiederherstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161
Kontextmenüs ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161
Personalisierte Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Quickinfo eines Symbols ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
Symbolleisten den eigenen Bedürfnissen anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . .163
Autotext auf die Symbolleiste legen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
Original-Symbolleisten wiederherstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Kurzbefehle definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Aufgenommene Worte im Lexikon korrigieren oder entfernen . . . . . . . .166
Textmarken einfügen und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Einen Hyperlink zu einer Stelle im aktuellen Dokument erstellen . . . . . .169
Einen Hyperlink zu einer anderen Datei oder zu einer Webseite
erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171
Mit Feldfunktionen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Erstellen eines Dropdown-Listenfeldes mit Autotext-Einträgen . . . . . . .175
Rechnen im Fließtext über TABELLE/BERECHNEN . . . . . . . . . . . . . .176
Rechnen im Fließtext mit der Feldfunktion {=} . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177
Aufrufen des Formel-Editors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
Eine Formel im Formel-Editor erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179
227
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15:23 Uhr
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10 A N H A N G / Multiple Choice Antworten
Fragen . . . Lösungen
Fragen . . . Lösungen
1
.....b
39
2
.....d
40
. . . . . b, e
3
. . . . . a, c, e
41
.....b
4
.....b
42
. . . . . b, c, e
5
. . . . . c, e
43
. . . . . a, d, e
6
. . . . . b, d, e
44
. . . . . a, d, e
7
.....a
45
. . . . . a, c
8
. . . . . c, d
46
. . . . . b, c, d
9
. . . . . a, c
47
. . . . . d, e
10
. . . . . a, c, e
48
. . . . . a, b, e
11
.....b
49
. . . . . a, c, d
12
. . . . . a, b, d
50
. . . . . a, e
13
.....a
51
. . . . . d, e
14
. . . . . a, c, d
52
. . . . . a, b, e
15
. . . . . a, d
53
. . . . . a, b, c
16
.....b
54
. . . . . a, b, c, e
17
.....c
55
. . . . . c, d
18
. . . . . a, e
56
. . . . . a, e
19
. . . . . a, d
57
. . . . . a, b, c, d
20
. . . . . a, e
58
. . . . . b, e
21
. . . . . a, b, e
59
. . . . . b, c
22
.....c
60
. . . . . a, b, c
23
. . . . . a, d
24
. . . . . a, c, d
25
. . . . . a, d, e
26
.....c
27
. . . . . b, e
28
. . . . . c, d, e
29
. . . . . a, c, e
30
. . . . . a, b, e
31
. . . . . a, e
32
. . . . . a, c, e
33
. . . . . c, d
34
. . . . . d, e
35
. . . . . b, d
36
. . . . . a, c, d, e
37
.....c
38
. . . . . a, e
228
. . . . . b, c, d
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15:23 Uhr
Seite 229
10 A N H A N G / Stichwortverzeichnis
*
?
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
A
Abbildungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . 80
Access, die Serienbrieffunktion von
Word nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Adressetiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Änderungen akzeptieren oder
ablehnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Änderungen hervorheben . . . . . . . . . . . 91
Antiqua-Schriften . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Arbeitsgruppenvorlagen . . . . . . . . . . . . 13
Aufzählungszeichen . . . . . . . . . . . . . . . 148
Austausch von Daten zwischen Word
und anderen Programmen . . . . . . . . 58
AutoFormen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
B
BEDINGUNGSFELD . . . . . . . . . . . . . . 52
Benutzervorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Berechnungsfelder . . . . . . . . . . . . . . . . 39
BILDER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Briefpapier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Buchstaben- und Wortabstände . . . . . 141
C
ClipArt-Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
ClipArts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
ClipArts bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . 101
ClipArts einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
CORPORATE DESIGN . . . . . . . . . . . . 142
D
Datei mit Kennwort speichern . . . . . . 130
Dateieigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . 122
Dateieigenschaften festlegen . . . . . . . . 123
Dateien suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Dateien und Ordner über START
suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Dateien, alle schließen oder
speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Daten einbetten (OLE) . . . . . . . . . . . . . 58
Daten kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Daten verknüpfen (DDE) . . . . . . . . . . . 58
Datenaustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Datenaustausch, Powerpoint und
Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Datenaustausch, Word und Excel . . . . . 64
Datenquelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Datenquelle aus Excel oder Access . . . . 48
Datenquelle in Word erstellen . . . . . . . . 42
Datensätze hinzufügen, ändern und
löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Datensätze selektieren und sortieren . . . 51
Datensätze sortieren . . . . . . . . . . . . . . . 50
DDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Designs auswählen . . . . . . . . . . . . . . . 113
DIN 5008 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Dokumentvorlage erstellen . . . . . . . . . . 17
Dokumentvorlage nutzen . . . . . . . . . . . 17
Dokumentvorlage, Elemente entfernen
aus einer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Dokumentvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Dokumentvorlagen ändern . . . . . . . . . . 27
Dokumentvorlagen mit Hilfe der
Assistenten erstellen . . . . . . . . . . . . . 29
Dokumentvorlagen nutzen . . . . . . . . . . 28
Dokumentvorlagen organisieren . . . . . . 31
Dokumentvorlagen, Elemente kopieren
zwischen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Drag & Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
DROPDOWN-FORMULARFELD . . . . . 36
Dropdown-Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Druckoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Durchschuss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Dynamic Data Exchange . . . . . . . . . . . . 58
229
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15:23 Uhr
Seite 230
E
EIGENE DATEIEN . . . . . . . . . . . . . . . 132
Einbetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
einbetten (OLE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Ellipse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
E-Mail mit Word versenden . . . . . . . . 118
E-Mail, Worddokument als Anlage
versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
E-Mail, Worddokument im
HTML-Format versenden . . . . . . . 119
E-Mail, Worddokument nach dem
Überarbeiten zum nächsten
Empfänger weiterleiten . . . . . . . . . . 121
E-Mail, Worddokumente zum
Überarbeiten nacheinander an
mehrere Empfänger senden . . . . . . 120
Etiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Frames gestalten . . . . . . . . . . . . . 113, 114
Fuß- und Endnoten . . . . . . . . . . . . . . . 96
Fußnotentrennlinie . . . . . . . . . . . . . . . . 97
G
Geschäftsbrief nach DIN 5008 . . . . . . . 21
Gliederung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Gliederung erstellen . . . . . . . . . . . . . . . 75
Gliederungsansicht . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Grafiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Größe eines Objektes ändern . . . . . . . 105
Grotesk-Schriften . . . . . . . . . . . . . . . . 139
H
Hauptdokument . . . . . . . . . . . . . . . 41, 43
HILFETEXT HINZUFÜGEN . . . . . . . . . 35
HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108, 169
I
F
FAVORITEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Faxformular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Feldfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Filialdokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Filialdokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Filialdokumente bearbeiten . . . . . . . . . . 85
Filialdokumente entfernen . . . . . . . . . . 89
Filialdokumente verschieben . . . . . . . . . 89
Filialdokumente, gesperrte . . . . . . . . . . 88
FLÄCHEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Folgeseitennummer . . . . . . . . . . . . . . . 155
Formel-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Formular Rechnung . . . . . . . . . . . . . . . 38
FORMULAR SCHÜTZEN . . . . . . . . . . . 37
Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Formularfelder kennenlernen . . . . . . . . 34
Frame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
230
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Index und Verzeichnisse . . . . . . . . . . . . 77
Infozeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Inhaltsverzeichnis erstellen . . . . . . . . . . 77
Initial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
J
Joker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
K
Kommentar anzeigen . . . . . . . . . . . . . . 95
Kommentare eingeben . . . . . . . . . . . . . 91
Kontrollkästchen . . . . . . . . . . . . . . 34, 37
kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Korrekturmarkierungen . . . . . . . . . . . . 91
Kurzbefehle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Kurzbefehle definieren . . . . . . . . . . . . .165
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15:23 Uhr
Seite 231
L
R
Laufweite von Schriften . . . . . . . . . . . 144
LINIEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Rechnen im Fließtext . . . . . . . . . . . . . 176
Rechnen im Fließtext mit der
Feldfunktion {=} . . . . . . . . . . . . . . . 177
Rechnungsformular . . . . . . . . . . . . . . . 38
M
S
Menüleiste verändern . . . . . . . . . . . . . 158
Microsoft ClipArt-Gallery . . . . . . . . . . 99
MS-WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
SATZSPIEGEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
N
normal.dot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Normal.dot ändern . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Nummerierung in juristischen
Verträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
O
Objekt frei drehen . . . . . . . . . . . . . . . 106
Objekte gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . 104
Objektgröße ändern . . . . . . . . . . . . . . 105
OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Ordner EIGENE DATEIEN . . . . . . . . . 132
Ordner FAVORITEN . . . . . . . . . . . . . . 132
Organigramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Original-Symbolleisten wiederherstellen 165
P
PAPIERFORMAT . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Personalisierte Symbolleisten . . . . . . . 162
Persönliches Briefpapier . . . . . . . . . . . . 20
Positionsrahmen einfügen . . . . . . . . . . . 23
Positionsrahmen erstellen . . . . . . . . . . . 21
Powerpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Q
Quadrat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Querverweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Quickinfo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
SCHATTIERUNGSFARBE . . . . . . . . . . 143
Schreibschutzkennwort . . . . . . . . . . . . 131
Schrift invertieren . . . . . . . . . . . . . . . . 143
SCHRIFTARTEN . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Schrifteffekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
SCHRIFTGRADE . . . . . . . . . . . . . . . . 139
SCHRIFTSCHNITTE . . . . . . . . . . . . . 139
Seitennummer mit Folgeseitennummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
Seitenumbruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Serienbriefe mit Bedingungsfeldern . . . 54
Serienbrief-Hauptdokument wieder zum
Word-Dokument umwandeln . . . . . 47
Seriendruckfelder . . . . . . . . . . . . . . 41, 43
SERIENDRUCK-VORSCHAU . . . . . . . . 45
Serifen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
speichern, Datei mit Kennwort . . . . . . 130
Speicheroption AUTOMATISCHES
SPEICHERN . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Speicheroption SICHERHEITSKOPIE
IMMER ERSTELLEN . . . . . . . . . . . 129
Stadtlupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Standardetiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Standardschrift und Standard-Seitenränder ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Standardvorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Stauchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . 78
Stromausfall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
231
08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 232
Symbol AUSGABE IN EIN NEUES
DOKUMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Symbol SERIENDRUCK AN DRUCKER 45
Symbol SERIENDRUCK-VORSCHAU . . 45
Symbole für Vorlagen in die
Symbolleiste integrieren . . . . . . . . . . 19
Symbolleiste FORMULAR . . . . . . . . . . . 23
SYMBOLLEISTE ZEICHNEN . . . . . . . 102
Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Symbolleisten anpassen . . . . . . . . . . . . 163
Symbolleisten verändern . . . . . . . . . . . 162
Symbolleisten, personalisierte . . . . . . . 162
T
Tabstopps mit Füllzeichen . . . . . . . . . 145
TEXTFELD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Textfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
TEXTFORMULARFELD . . . . . . . . . . . . 35
Textmarken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Typografie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
TYPOGRAPHISCHE MASSSYSTEM . . 138
U
ÜBERSCHRIFTEN . . . . . . . . . . . . . . . 141
Übungsdateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Übungsfirma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
umfangreiche Dokumente . . . . . . . . . . 72
V
Verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Versalien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Vorlagenassistenten . . . . . . . . . . . . . . . . 28
W
Webseite mit dem Assistenten anlegen 116
Webseite mit Frames . . . . . . . . . . . . . . 110
Webseite mit Frames anlegen . . . . . . . 112
Word und Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
232
Word und Powerpoint . . . . . . . . . . . . . 60
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08.10.1999
15:23 Uhr
Seite 233
Office 2000: Lehrbücher und Lernprogramme (CBT, NBT)
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10/1999
Lehrbuch
16,95
3-931815-48-X
10/1999
CD
39,95
3-931815-49-8
10/1999
Lehrbuch
19,95
3-931815-50-1
10/1999
CD
49,95
3-931815-51-X
12/1999
Lehrbuch
16,95
3-931815-52-8
12/1999
CD
39,95
3-931815-53-6
2/2000
Lehrbuch
19,95
3-931815-54-4
2/2000
CD
49,95
3-931815-55-2
1/2000
Lehrbuch
16,95
3-931815-56-0
1/2000
CD
39,95
3-931815-57-9
3/2000
Lehrbuch
19,95
3-931815-58-7
3/2000
CD
49,95
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12/1999
Lehrbuch
16,95
3-931815-62-5
12/1999
CD
39,95
3-931815-63-3
3/2000
Lehrbuch
19,95
3-931815-60-9
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CD
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3-931815-61-7
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Betriebssysteme: Lehrbücher und Lernprogramme (CBT, NBT)
Digitales Seminar: Der PC und Windows 98
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Der PC und Windows 98
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Der PC und Windows NT+Digitales Seminar
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Digitales Seminar: Der PC und Windows NT
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CD
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Der PC und Windows NT 4.0 Workstation
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Windows 95
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Lehrbuch
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Lehrbuch
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GroupWise 5.5
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Lehrbuch
19,95
3-931815-64-1
GroupWise
Office 97: Lehrbücher und Lernprogramme (CBT, NBT)
Menge Titel
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Lehrbuch/CD Preis
ISBN
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Lehrbuch
14,80
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Digitales Seminar
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Word 97
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Digitales Seminar
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Excel 97+ Digitales Seminar
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Digitales Seminar
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39,80
3-931815-38-2
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Lehrbuch + CD
24,80
3-931815-67-6

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