BIBLIOTHECAplus V5.0 Nutzerhandbuch

Transcription

Nutzerhandbuch V5.0
OCLC GmbH Betriebsstätte Böhl-Iggelheim
Am Bahnhofsplatz 1
67459 Böhl-Iggelheim
Tel. +49-(0)6324-9612-0
Fax +49-(0)6324-9612-4005
E-Mail:
bibliotheca@oclc.org
Internet:
www.oclc.org
BIBLIOTHECAplus V5.0
Nutzerhandbuch
Impressum
Titel
Hersteller, Ort
BIBLIOTHECAplus Nutzerhandbuch
OCLC GmbH, Betriebsstätte Böhl-Iggelheim
Gültigkeit
Auflage
Dokumentnummer
BIBLIOTHECAplus Version 5.0
Oktober 2014
10081581
© 1993-2014 OCLC GmbH, Grünwalder Weg 28g, 82041 Oberhaching
Alle Rechte vorbehalten.
Hinsichtlich der Nutzung dieses Handbuchs sowie der darin beschriebenen Software
gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von OCLC. Soweit die Programme einzelne
sog. Open-Source-Komponenten enthalten, unterliegen diese Programme bzw.
Programmteile vorrangig den jeweiligen Open-Source-Lizenzbedingungen, insbesondere
werden dem Kunden die dort genannten Nutzungsrechte eingeräumt.
Der Kunde darf dieses Handbuch nur für interne Zwecke verwenden und dieses nur im Rahmen
des eigenen zulässigen Gebrauchs vervielfältigen. Jegliche darüber hinausgehende Nutzung ist
– ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung von OCLC – ausdrücklich untersagt. Der Kunde
darf dieses Handbuch insbesondere nicht unerlaubt vervielfältigen, übersetzen, ändern oder
erweitern oder davon abgeleitete Werke erstellen.
Dieses Handbuch dient ausschließlich Informationszwecken und kann von OCLC ohne
Vorankündigung jederzeit verändert bzw. an die aktuellen Entwicklungen angepasst werden.
Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes
angegeben ist.
Inhalt • 2
Nutzerhandbuch
Inhalt
Inhalt
3
Einleitung
12
Über BIBLIOTHECAplus
12
Hilfe zum Programm
12
Programmstart und Benutzeroberfläche
14
Nützliche Tastenkombinationen
Allgemein
Module starten
Katalog
Recherche
Ausleihe
15
15
15
16
17
18
Recherche
19
Einstellungen
19
Suchtipps
Boolesche Operatoren
Trunkierung und Maskierung
Recherchebeispiel
20
20
21
21
Standardrecherche
22
Schlagwortrecherche
Baumsuche
24
25
Datensatzrecherche
25
Expertenrecherche
26
Recherche über Funktionstasten
28
Inhalt • 3
Trefferliste
Medien ändern
Medien makulieren und löschen
Katalogkarte
Baumanzeige
Medienart ändern
Exemplarinfo anzeigen
Drucken aus der Trefferliste
Katalog
Nutzerhandbuch
29
30
30
31
33
34
34
36
38
Medienaufnahme
Registerkarte Kurzaufnahme
Registerkarte Systematik
Registerkarte Schlagwörter
Registerkarte Titel / Beifügungen
Registerkarte Personen / Urheber
Registerkarten Weitere und Tabelle
Registerkarte Links
Registerkarte Verwaltung
Registerkarte HTML
38
39
56
57
59
60
61
67
69
71
Exemplaraufnahme
Registerkarte Daten
Registerkarte Ausleihdaten
Registerkarte Weitere Felder
72
72
74
75
Bearbeitung über den Barcode
Medienänderung
Löschen
Barcode-Änderungsmodus
Makulieren
Zugang buchen
Zweigstellen ändern / verlegen
Barcodes drucken
76
76
77
77
77
78
78
78
Register bearbeiten
Personen
Körperschaften
Notationen
Schlagwörter
Interessenkreise
Verlage bearbeiten
Registerwerte umhängen
79
80
81
83
84
88
88
90
Anzeige und Druck
Anzeigeformate
Druckoptionen
90
90
92
Inhalt • 4
Nutzerhandbuch
Normdaten einspielen (GND)
Voraussetzungen
GND-Daten importieren
94
94
95
Normdaten einspielen (MAB-Daten)
Import von Grund- und Update-Daten
Optionen
Schlagwortnormdaten in BIBLIOTHECAplus
Normdaten im Datenpool
100
100
101
101
102
Antolin
102
103
103
Installation
Datenabgleich
Ausleihe (Verbuchung)
105
Benutzer erfassen
Registerkarte Benutzerdaten
Registerkarte Zweitadresse
Registerkarte Sperren/Hinweise
Registerkarte Weitere
Registerkarte Familienausweise
Benutzerdaten kopieren
Benutzer ab bestimmter Mahnstufe sperren
105
106
106
107
108
109
110
110
Benutzerdaten verwalten
Benutzerrecherche
Benutzerdaten ändern
110
110
112
Verbuchungsfunktionen
Ausleihe
Rückgabe
Verlängerung
Leihfrist anpassen
Konto
Gebühren
Vorbestellungen
Mahnungen
Zweigstellentransport
Negativausleihe
114
114
115
116
117
118
121
125
133
144
151
Abschluss
Kassenabschluss
Tagesabschluss (Statistik)
Automatischer Abschluss
151
151
158
161
E-Mail-Versand über SMTP
Voraussetzungen
164
164
Inhalt • 5
Nutzerhandbuch
Einstellungen
E-Mail-Vorlagen
Mahngebühr und Mahnpauschale bei E-Mails
164
165
166
SMS-Versand
SMS-Anbieter
Einstellungen
Texte
Serien-SMS
Mahnung und Vorbestellung per SMS
167
167
168
168
169
169
Informationen zum Belegdruck
170
Notausleihe
Installation
Einstellungen für die Notausleihe
Arbeiten mit der Notausleihe
Einlesen von Notausleihprotokollen
170
171
172
173
174
Funktionen für Schulen
Klassenzuordnung
Klassensatzausleihe
176
176
178
Funktionen für Bild- und Medienstellen
Vorbestellung auf einen Zeitraum in der Zukunft
Versand von reservierten Medien
Ansprechpartner bei Institutionen
183
183
185
186
Erwerbung
187
Neuerwerbung
Registerkarte Bestelldaten
Registerkarte Preise
Registerkarte Katalog
Registerkarte Sammelbestellung
ekz-Online-Bestellung
187
188
189
190
191
192
193
Bestellung drucken
195
Bestellung ändern
196
Geschäftspartner
Registerkarte Übersicht
Registerkarte Adresse
Registerkarte Ansprechpartner
Registerkarte Konditionen / Etat
Registerkarte Verlagsrabatt
Registerkarte Statistik
197
197
198
198
199
199
200
Inhalt • 6
Nutzerhandbuch
Mahnungen drucken
200
Etatüberwachung / -verwaltung
Etatkonten bearbeiten
Etatüberwachung
201
201
202
Zugangsbuch
203
Eingangsbearbeitung
Eingang einer Bestellung
Rechnungsbearbeitung
Geschenk und Tausch
Fortsetzungen
204
204
207
208
208
Einlesen von EDIFACT-Meldungen der ekz
209
Periodika
214
Abonnementverwaltung
Abonnement anlegen
Abonnement ändern
Verwaltung von Rechnungen
Eingang offener Periodika
Mahnwesen
Kardex
Erweiterte Suche
Pressekatalog
214
215
221
222
223
227
228
229
229
Geschäftspartner
230
Umlaufverwaltung
Umlaufgruppe anlegen
Umlaufgruppe ändern
Mitglieder ändern
Umlauf bearbeiten
Umlauf starten
Hefte weitergeben
Umläufe beenden
Überfällige Umläufe
230
231
232
232
233
233
234
235
236
Abrechnung
236
Statistik
Voraussetzungen
Benutzer- und Mediengruppen
Tagesabschluss und Jahresabschluss
Ressourcen
238
238
238
238
239
Inhalt • 7
Nutzerhandbuch
Datenhaltung
239
Einstellungen
Optionen
Kennzahlen
239
239
240
Druck
241
Export
241
Grafiken bearbeiten
242
Benutzerstatistik
Übersicht
Benutzerstatistik
Besucheraktivitäten
Bestenlisten
Langweilerlisten
242
242
243
244
245
247
Medienstatistik
Übersicht
Bestand
Entwicklung
Medienstatistik
Individuelle Medienstatistik
Bestandsentwicklung
Hitlisten für Medien
248
248
249
249
250
252
254
255
Ausleihstatistik
Übersicht
Individuelle Ausleihstatistik
Kreuzstatistik
Zeitverlauf
Monatswerte
258
258
258
260
262
263
Mahnstatistik
264
Vormerkungsstatistik
265
Controlling
Preisstatistik
Absenzquote
Umsatzstatistik
Vergleichsstatistik
267
267
269
271
273
Jahresarbeiten
Jahresstatistiken
Jahresabschluss
274
274
280
Inhalt • 8
Nutzerhandbuch
Weitere Funktionen
OPAC
Einrichten des OPAC
Einfache Recherche
Erweiterte Recherche
Expertenrecherche
Selbstbedienung
Quickrecherche
285
285
285
287
288
288
288
289
Formulareditor
Formulardateien bearbeiten
Formulare im Word-Format
290
290
294
Reporteditor
Report öffnen
Benutzeroberfläche
Report ändern
Neuen Report anlegen
297
298
298
299
302
BIBLIOTHECA Community System (BCS)
Voraussetzungen
Aktivierung des BCS in BIBLIOTHECAplus
BCS-Konfiguration
Freischaltung und Anmeldung
Bedienung des BCS
302
303
303
303
306
307
Zusatzmodule
309
Etikettendruck
Vorbereitung
Signaturen drucken
Titeldaten drucken
309
309
310
311
Inventur
Voraussetzungen der Inventur
Aktivierung des Inventurmoduls
Inventur durchführen
311
311
312
312
Fahrbibliothek (Bücherbus)
Anbindung der Fahrbibliothek
Installation der Fahrbibliothek
Abgleich der Datenbanken (Offline-Anbindung)
Arbeitsverteilung zwischen Bus und Zentrale
Verwaltung von Haltestellen
Notausleihe
314
314
315
319
324
325
329
Fernleihe
329
Inhalt • 9
Nutzerhandbuch
Fernleihe anlegen
Fernleihe bearbeiten
Eingang
Ausgang
Fernleihbenutzer
Bibliotheken
SNLP-Fernleihe
hbz-Fernleihe
330
332
333
334
334
335
335
338
Verbundweiter Leserausweis
Voraussetzungen für den verbundweiten Leserausweis
Vorbereitende Maßnahmen
Installation und Konfiguration
Verbuchungsfunktionen für Fremdbenutzer nutzen
Steuernummer ergänzen
340
341
341
341
343
344
ekz Medienservices
Voraussetzungen der ekz-Schnittstelle
Installation
Austausch von Daten mit der ekz
Konfiguration
Nutzung der ekz-Medienservices
345
345
347
349
349
354
Z39.50-Protokoll
Z39.50-Client
Z-Server
359
359
363
Transponder-Schnittstelle (RFID)
Beschreiben von Transpondern auf Medien
Beschreiben von Transpondern auf Leserausweisen
Arbeiten mit Transpondern
363
364
365
365
OPEN (Web-OPAC-Portal)
367
OPEN installieren und konfigurieren
367
OPEN in BIBLIOTHECAplus lizenzieren
367
Konfiguration (Sys): Vorbestellungen und Zweigstellentransport
367
Weitere Konditionen: Verlängerungen, Abholzweigstellen und
Vorbestellungen
368
Säumnisgebühr-Berechnung
369
URLCheck
Voraussetzungen
Programm starten und konfigurieren
URLCheck verwenden
Prüfprotokolle auswerten
370
370
370
372
373
Inhalt • 10
Nutzerhandbuch
BIBLIOTHECAplus Glossar
375
Index
387
Inhalt • 11
Nutzerhandbuch
Einleitung
Mit BIBLIOTHECAplus haben Sie sich für eine funktionsstarke und zuverlässige Software
zur komfortablen Verwaltung Ihres Bibliotheksbestands entschieden.
Eine aktuelle PDF-Version des Installations- und Administrationshandbuchs sowie des
Nutzerhandbuchs für BIBLIOTHECAplus finden Sie im BIBLIOTHECA Kundencenter im
Bereich „Allgemeiner Download“. Weitere Informationen zu den Systemvoraussetzungen
finden Sie im Dokument BIBLIOTHECAplus Systemvoraussetzungen, auf Ihrem
Datenträger und im Kundencenter.
Eine Gesamtübersicht über die BIBLIOTHECA-Produktdokumentation finden Sie in
folgendem Dokument: BIBLIOTHECA - Überblick über die Produktdokumentation. Zum
Aufruf dieser Links müssen Sie im Kundencenter eingeloggt sein.
Über BIBLIOTHECAplus
Copyright BIBLIOTHECAplus: © 1993-2012 OCLC GmbH, Grünwalder Weg 28g, D-82041 Oberhaching.
BIBLIOTHECAplus gliedert sich in ineinander greifende Module, z. B.: Im Katalog legen Sie
die bibliographischen Daten zu jeglicher Art von Literatur und schriftlichen oder
audiovisuellen Informationen ab. Diese Daten sind über die Recherche nach
verschiedenen Kriterien recherchierbar. Die Bestellungen der Medien können Sie über die
Erwerbung abwickeln. Über die Ausleihe verwalten Sie alle klassischen Tätigkeiten einer
Ausleihtheke wie Ausleih-/Rückgabebuchungen, Vormerkungen und Verlängerungen. Die
Statistik bietet Ihnen differenzierte Auswertungsmöglichkeiten zum Bestand und dem
Leserverhalten. Die Einstellungen beinhalten vielseitige Möglichkeiten der
Systemparametrisierung.
Verschiedene Zusatzmodule erweitern den Funktionsumfang einzelner Module oder
ermöglichen ein individuell angepasstes oder noch komfortableres Arbeiten.
Hilfe zum Programm
Die ausgelieferte Hilfe gibt Ihnen einen Überblick über den Funktionsumfang von
BIBLIOTHECAplus. Es richtet sich an Bibliothekare und bibliothekarische Mitarbeiter, deren
Aufgaben in der Nutzung der Software liegen. Es hilft Ihnen zudem den Benutzern der
Einleitung • 12
Nutzerhandbuch
Software und den Systemadministratoren, die richtigen Einstellungen zum Betrieb von
BIBLIOTHECAplus vorzunehmen.
Die Hilfe steht Ihnen sowohl im Programm als auch als Datei im PDF-Format zur
Verfügung.
Tipp:
Die jeweils aktuellste PDF-Version können Sie im BIBLIOTHECA Kundencenter
herunterladen.
BIBLIOTHECAplus verfügt über eine umfangreiche Hilfe-Funktion mit verschiedenen
Suchfunktionen. Sie starten die Hilfe über Hilfe → Inhalt in der Menüleiste oder über Hilfe
im rechten Fensterbereich.
Die Hilfe hat das Format Microsoft HTML Help. Dadurch können Sie komfortable Suchund Navigationsfunktionen nutzen.
Das Hilfefenster ist wie folgt strukturiert:
In der Registerkarte Inhalt haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe einer Ordnerstruktur in der
linken Fensterhälfte durch die einzelnen Themen zu blättern.
Doppelklicken Sie auf ein Kapitel oder klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die
Ordnerstruktur aufzuklappen, und wählen Sie das gewünschte Thema aus.
In der Registerkarte Index werden alle vorhandenen Indexeinträge angezeigt.
Wählen Sie den gewünschten Begriff per Klick aus, um sich dazugehörige Seite im
rechten Fensterbereich anzeigen zu lassen. Wenn zu einem Indexbegriff mehrere
Themen vorhanden sind, öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie das passende
Thema aussuchen können.
Sie können in das Eingabefeld den Anfang eines gesuchten Worts eingeben, das
System zeigt immer die bereits gefundenen Begriffe in der Liste an.
In der Registerkarte Suche können Sie per Volltextsuche nach bestimmten Begriffen
suchen.
Geben Sie einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Treffer werden
Ihnen unterhalb des Eingabefeldes angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Thema mit
einem Klick auf den zugehörigen Link aus. Ihre Auswahl wird im rechten Fensterbereich
angezeigt.
Als Trunkierungsvariablen (Rechts- und Linkstrunkierung) stehen ihnen das ?-Zeichen (für
ein Zeichen) und das *-Zeichen (für beliebig viele Zeichen) zur Verfügung. Die
Suchfunktion erlaubt keine Boolesche Operatoren oder Phrasensuchen. Bei der Eingabe
von mehreren Suchbegriffen werden automatisch alle Treffer der eingegebenen
Suchbegriffe angezeigt.
In der Registerkarte Favoriten können Sie über Hinzufügen das aktuell angezeigte Thema
zu Ihren Favoriten hinzufügen.
Tipp: Sie können hierdurch nach eigenen Wünschen eine eigene Hilfestruktur aus
Favoriten aufbauen, die für die tägliche Arbeit hilfreich sind.
Es stehen Ihnen folgende Schaltflächen im oberen Fensterbereich zur Verfügung:
• Ausblenden und Einblenden: Blendet die Baumstruktur ein und aus.
• Zurück: Blättert zur letzten angezeigten Seite zurück.
• Vorwärts: Blättert wieder eine Seite vor.
• Drucken: Ermöglicht den Druck der Dokumentation.
Einleitung • 13
•
Nutzerhandbuch
Tipp: Sie können hierbei entscheiden, ob Sie nur die angezeigte Seite
oder auch die untergeordneten Seiten ausdrucken möchten. Hierdurch
können Sie z. B. nach Wunsch eigene Hilfedokumente zu einem
bestimmten Thema erzeugen. Wenn Sie über ein PDF-Tool verfügen,
können Sie diese Option für die Erzeugung von PDF-Dokumenten
bestimmter Hilfethemen nutzen.
Optionen: Ermöglicht die Einstellung verschiedener Optionen zur Anzeige, zur
Navigation und zum Druck.
Im Text der Hilfe finden Sie wichtige Elemente der Benutzeroberfläche hervorgehoben.
Dateinamen, Pfadangaben und Benutzereingaben erscheinen in der Schrift Courier
New.
Schaltflächen und Oberflächenbezeichnungen werden kursiv dargestellt.
Werden Handlungsabfolgen erklärt, sind diese nummeriert: 1., 2. etc.
Außerdem gibt es folgende Symbole im Text, die Sie auf Besonderheiten hinweisen:
Hinweis
Tipp
Achtung!
Vorgehensweise
Nähere Informationen
Wichtige bibliothekarische und programmspezifische Fachbegriffe finden Sie in einem
Glossar zusammengestellt.
Sie rufen BIBLIOTHECAplus entweder direkt aus dem Dateiordner, über die WindowsProgrammgruppe auf dem Desktop oder über das Windows-Startmenü auf. Sie können
zwischen den Modulen auch im Programm unter Module in der Menüleiste wechseln.
Nach dem Start des Programms gelangen Sie auf die Startseite von BIBLIOTHECAplus.
Geben Sie Ihre Kennung und Ihre Passwort ein, z. B.:
• Kennung: LEITER
• Passwort: BIBLIO
Wählen Sie außerdem die Datenbank aus, mit der Sie arbeiten wollen, z. B. BIBLIO.
Klicken Sie schließlich auf Anmelden, um die Anmeldung durchzuführen.
Wählen Sie in der Menüleiste unter Module oder im rechten Kurzmenü das Modul, mit
dem Sie arbeiten möchten.
BIBLIOTHECAplus bietet Ihnen eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit vielen
Hilfetexten. Im oberen Fensterbereich finden Sie die Menüleiste, durch die Sie
verschiedene Module, Funktionen und Einstellungen erreichen. Je nach Modul und Seite
Einleitung • 14
Nutzerhandbuch
finden Sie außerdem im rechten Fensterbereich eine kürzere Auswahl der wichtigsten und
relevanten Funktionen.
Um BIBLIOTHECAplus zu beenden, wählen Sie im Menü Datei → Beenden oder schließen
Sie durch Klick auf das Schließenkreuz des Fensters.
Nützliche Tastenkombinationen
Sie können häufige ausgeführte Vorgänge schneller durchführen, wenn Sie
Tastenkombinationen verwenden. In den folgenden Kapiteln finden Sie die wichtigsten
Kürzel („Shortcuts“) für BIBLIOTHECAplus zusammengefasst. Diese Übersicht hilft Ihnen
auch bei der Bedienung von BIBLIOTHECAplus ohne Maus.
Allgemein
Tastenkombination
F1
ALT + Buchstabe
STRG + C
STRG + X
STRG + V
TAB (Tabulator-Taste)
SHIFT + TAB
STRG + TAB
STRG + SHIFT + TAB
Vorgang
BIBLIOTHECA-Hilfe aufrufen
Über die ALT-Taste und dem im jeweiligen Fenster
unterstrichenen Buchstaben wird die gewünschte
Funktion aufgerufen oder der Menüpunkt aufgeblättert.
Markierten Eintrag in die Zwischenablage kopieren
Markierten Eintrag ausschneiden
Eintrag aus der Zwischenablage einfügen
In das nächste Eingabefeld wechseln
In das vorherige Eingabefeld wechseln
Zur nächsten Registerkarte wechseln
Zur vorherigen Registerkarte wechseln
Module starten
Vom Hauptfenster von BIBLIOTHECAplus aus können Sie die einzelnen Module mit
folgenden Tastenkombinationen aufrufen. Von Modulen, die in einem eigenen Fenster
öffnen, sind nicht alle Kombinationen möglich, eine Rückkehr zum Hauptmodul erfolgt
über Strg+Shift+H.
Tastenkombination
Vorgang
Strg+Shift+A
Anmeldung
Strg+Shift+K
Katalog
Strg+Shift+W
Erwerbung
Strg+Shift+V
Verbuchung (Ausleihe)
Strg+Shift+F
Fernleihe
Strg+Shift+M
Formulare
F3
Recherche
Strg+Shift+I
Import
Strg+Shift+X
Export
Strg+Shift+O
OPAC
Einleitung • 15
Nutzerhandbuch
Statistik
Periodika
Einstellungen
Barcode
Strg+Shift+S
Strg+Shift+P
Strg+Shift+E
Strg+Shift+B
Katalog
Startseite
Tastenkombination
F2
F3
F4
Vorgang
Neuaufnahme aufrufen
Recherche aufrufen
Suchfenster zur Eingabe der Buchungsnummer aufrufen
Neuaufnahme (F2)
Tastenkombination
F2
F2 →
F2 →
F2 →
F2 →
F2 →
F2 →
F2 →
F2 →
Vorgang
Neuaufnahme aufrufen
Neuaufnahme aufrufen für Monographien
Neuaufnahme aufrufen für mehrbändige Monographien
Neuaufnahme aufrufen für Zeitschriften
Neuaufnahme aufrufen für Audio-Medien
Neuaufnahme aufrufen für visuelle Medien
Neuaufnahme aufrufen für Spiele
Neuaufnahme aufrufen für Loseblattsammlungen
Neuaufnahme aufrufen für unselbständige Literatur
F2
F3
F4
F5
F6
F7
F8
F9
Tastenkombination
F2 in Feld Verfasser, 2.
Verfasser, Verlag, Reihe
F2 in Feld ISBN
F5 in allen relevanten
Feldern
Eingabetaste (Enter)
Vorgang
Ins Register wechseln
In die CD-Direktübernahme wechseln
Nichtsortierzeichen ¬ setzen
Neuaufnahme speichern
Tastenkombination
F11
F12
Vorgang
Eingegebens Schlagwort zur Liste hinzufügen (Cursor
muss im Eingabefeld stehen)
Vorhandenes Schlagwort aus Liste löschen (Schlagwort
muss markiert sein)
Einleitung • 16
Nutzerhandbuch
Registerkarte Tabelle
Tastenkombination
F6
F2
F7
F8
F12
Vorgang
Neue MAB-Kategorie hinzufügen
Für die markierte Zeile das Register aufrufen, wenn mit der
MAB-Kategorie ein Register verknüpft ist. Wenn dies nicht
der Fall ist, wird durch F2 das Fenster „Wert bearbeiten“
geöffnet.
Markierte MAB-Kategorie bearbeiten
Markierte Zeile löschen
Neues Feld hinzufügen
Hinweise:
• Diese Registerkarte sehen Sie, wenn Sie die Tabellenerfassung aktiviert haben.
Dies stellen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Katalog ein.
• Sie müssen sich mit der Mausmarkierung oder dem Cursor innerhalb der
Tabelle befinden, um die genannten Tastenkombinationen nutzen zu können.
Wechseln Sie ggf. mit der Tabulator-Taste in die Tabelle.
Recherche
Startseite mit Fenster Recherche
Tastenkombination
F2 bis F9
Vorgang
Suche starten
Gespeicherte Suchanfragen auslösen
Hinweis:
Die Funktionstasten F2 bis F9 können Sie mit einer bestimmten Suchanfrage belegen,
indem Sie diese in der Registerkarte F-Tasten eingeben.
Trefferliste
Tastenkombination
Pfeiltasten nach oben
oder unten
F12 oder k
ä
b
i
L
Vorgang
Zwischen den Zeilen der Trefferliste wechseln
Katalogkartenanzeige der markierten Zeile aufrufen
Katalogmaske des markierten Treffers für dessen
Bearbeitung aufrufen
Baumanzeige aufrufen
BIC aufrufen
Markierten Titels löschen
Hinweis:
Bei den erwähnten Buchstabentasten ist Groß- und Kleinschreibung nicht relevant.
Einleitung • 17
Nutzerhandbuch
Ausleihe
Startseite
Tastenkombination
F2
F3
F4
F5
F6
F7
F8
F9
F10
F11
F12
Escape-Taste (Esc)
STRG + F1
STRG + M
STRG + L
Druck-Taste (Druck
bzw. Print)
Vorgang
Ausleihe
Rückgabe
Vorbestellen
Verlängern
Konto
Leihfrist anpassen
Gebühren
Neuanmeldung eines Benutzers
Exemplardaten
Nach einem Benutzer suchen (nur wenn Feld Ausweisnr.
aktiv)
Aktion speichern
Aktion abbrechen
Kontoansicht auf Zweigstelle einschränken bzw.
Einschränkung wieder deaktivieren (nur in aktivem Konto)
Memo aufrufen oder schließen (nur in aktivem Konto)
Memo löschen (nur bei angezeigtem Memo)
Option Beleg aktivieren (nur in aktivem Konto)
Benutzererfassung (F9)
Tastenkombination
Tasten H, M und J in
den Feldern Gültig seit
und Gütlig bis
Vorgang
In den Feldern Gültig seit und Gütlig bis der
Benutzererfassung können neue Datumseinträge nach
folgendem Schema eingegeben werden:
• H für das aktuelle Datum (heute)
• M für das Datum in einem Monat (ab heute)
• J für das Datum in einem Jahr (ab heute)
Vorbestellung
Tastenkombination
STRG + D
STRG + Z
Vorgang
Verfalldatum im Benutzerkonto eingeben (vor Speichern
der Vorbestellung)
Abholort im Benutzerkonto eingben (vor Speichern der
Vorbestellung)
Einleitung • 18
Nutzerhandbuch
Recherche
Für Ihren Katalog steht Ihnen in BIBLIOTHECAplus eine umfangreiche Recherchefunktion
zur Verfügung. Sie können davon ausgehend Medien recherchieren, ändern, makulieren
und aus dem Bestand löschen.
Wählen Sie im rechten Fensterbereich der Startseite Recherche oder im Ausleihmodul
Katalogrecherche, um die Suche aufzurufen. Es stehen Ihnen verschiedene Modi der
Suche im Katalog zur Verfügung, die auf den entsprechenden Registerkarten zu finden
sind:
• Standard
• Schlagwort
• Sonstiges
• Experte
• F-Tasten
Für alle Modi stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
• Suchen: Anfrage ausführen und eine Liste der gefundenen Titel anzeigen. Die
Suche berücksichtigt dabei die Einträge auf allen Registerkarten. Die Suchbegriffe
werden über eine UND-Verknüpfung kombiniert.
• Abbruch: Abbruch der Dienstrecherche
• Angaben für Zweigstelle, Medienart und Medienpool
• Kontrollkästchen Phonetische Suche: Dies ermöglicht eine Suche vor dem
Hintergrund der Reduzierung eines Begriffes auf seinen phonetischen Stamm.
• Alte Anfrage: letzte Suche aufrufen und verfeinern
• Felder löschen: vorherige Anfrage löschen, ausgenommen Barcode, Verlag und
Sprache, diese müssen manuell gelöscht werden.
Alle Recherchen führen entweder zu einer Trefferliste oder zur Rückmeldung, dass keine
Medien gefunden wurden.
Einstellungen
Sie können z. B. folgende Einstellungen vornehmen:
• Es wird automatisch eine voreingestellte Anzahl Treffer angezeigt. Die Anzahl wird
im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Katalog → Maximalanzahl
Medienliste festgelegt. Es können dennoch auch mehr Treffer angezeigt werden,
wenn Sie die Rückfrage „Das eingestellte Limit an Treffern ist erreicht. Möchten
Sie alle Treffer angezeigt bekommen?“ mit Ja bestätigen.
Recherche • 19
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Für die Stichwortsuche in der Standardrecherche ist eine Liste von Stoppwörtern
hinterlegt, die nicht gesucht werden können. Dies dient dazu zu verhindern, dass
die versehentliche Suche nach häufigen Wörtern wie der, die, und das System
unnötig belasten. Die Liste der Stoppwörter kann unter Einstellungen →
Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter:
StichStopWorte geprüft und ggf. geändert werden.
Als Standardrecherchefeld der Standardrecherche ist bei Auslieferung der
Verfasser eingestellt und beim Öffnen der Recherchemaske steht der Cursor
automatisch im Verfasserfeld. Eine Umstellung auf das Titelfeld als
Standardrecherchefeld kann über das Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP)
→ Katalog → Standardrecherchefeld erfolgen. Weitere Felder können Sie unter
Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter:
FeldFuerStandardrecherche als Standardrecherchefeld definieren.
Standardmäßig wird bei der Recherche nach Titel oder Person rechts automatisch
trunkiert. Dieser Standard kann abgeändert werden: Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: AUTOTRUNCATE.
Sie haben die Möglichkeit, für Medienkennzeichnen auch Kürzel zu vergeben.
Wenn Sie nach diesen recherchieren wollen, müssen Sie die nachfolgenden
Einstellungen vornehmen.
Achtung!
Bitte beachten Sie, dass Sie die Werte des Registers anschließend neu
befüllen müssen!
Zunächst müssen Sie den Parameter "MEKZmitKUERZEL" in der Datei winoeb.ini
im Abschnitt [All] aktivieren: MEKZmitKUERZEL=J.
Konfigurieren Sie nun das Register "MEKZ". Bei "Mit Kürzel" müssen Sie den Haken
setzen und anschließend speichern. Prüfen Sie danach die Werte im Register
"MEKZ" und bestimmen Sie die Kürzel.
Vor der Verwendung der geänderten Funktionalität ist ein Neustart von
BIBLIOTHECAplus erforderlich.
Suchtipps
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Suche verfeinern können.
Sie können im Feld Stichwort der Standardrecherche und im Feld 1. Schlagwort im
Schlagwortmodus „boolesche Operatoren“ verwenden. Eine boolesche Suchanfrage
erkennt BIBLIOTHECAplus daran, dass als erstes Zeichen ein + oder eine geöffnete
Klammer ( steht.
Folgende Operatoren sind möglich:
• + entspricht: und
• | entspricht: oder (den senkrechten Strich erhalten Sie über die
Tastenkombination Alt Gr und das ><-Zeichen)
• - entspricht: nicht
• () einzelne Einheiten können in Klammern gesetzt werden
Recherche • 20
Nutzerhandbuch
Beispiele:
• Suche nach Titeln, in denen Mercedes oder Daimler als Stichworte vorkommen:
+Mercedes |Daimler.
• Suche nach Titeln, in denen sowohl Reparaturanleitung als auch Mercedes oder
Daimler als Stichworte vorkommen:
+Reparaturanleitung +(Mercedes |Daimler)
Hinweis: Nach einer ( darf kein + gesetzt werden.
• Suche nach Titeln, in denen Reparaturanleitung und nicht Müller und Mercedes
oder Daimler als Stichworte vorkommen:
+Reparaturanleitung -Müller +(Mercedes |Daimler)
• Schlagwortsuche: "Geschichte 1939-1945" |"Weltkrieg 1939-1945" findet alle
Medien, die entweder mit Geschichte 1939-1945 oder mit Weltkrieg 1939-1945
als Schlagworte aufweisen.
Trunkierung und Maskierung
Sie können auch Trunkierungen verwenden. Eine Trunkierung (ein Wortteil ist
abgeschnitten) kann rechts, links oder im Wort mit % erfolgen und ersetzt eine beliebige
Anzahl von Zeichen. Standardmäßig wird bei der Recherche nach Titel oder Person rechts
automatisch trunkiert.
Wenn Sie hinter die Zeichenkette ein # setzen, wird die automatische Trunkierung
aufgehoben und es werden alle Medien gefunden, die genau diese Zeichenkette (z. B.
Rom#) am Anfang enthalten.
Während das Zeichen % beliebig viele Zeichen ersetzt, kann durch einen Unterstrich _
genau ein Zeichen ersetzt werden (rechts, links oder in der Mitte des Wortes).
Recherchebeispiel
Gehen Sie wie folgt vor, um ein Medium zu suchen:
1. Wählen Sie Recherche.
2. Geben Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder der Suchmaske ein.
Zusätzlich stehen Ihnen über die Registerkarten Schlagwort, Sonstiges und Experte
weitere Möglichkeiten der Recherche zur Verfügung. Alle diese Recherchemodi sind
automatisch untereinander verknüpft, d. h., wenn Sie bei Personen den
Verfassernamen Goethe eingeben und bei Schlagwort Italien, werden alle auf
Italien bezogenen Bücher des Verfassers gefunden.
Die Groß- und Kleinschreibung ist nur in der Expertenrecherche zu beachten.
3. Geben Sie im Feld Verfasser den Anfang vom Nachnamen des Verfassers an.
Verfasser werden in der Form Name, Vorname katalogisiert, daher muss auch in
dieser Form gesucht werden. Der Nachname der Person ist oft ausreichend. Über
das Einstellungsmodul ist festgelegt, dass Werte in den Feldern Verfasser und Titel
immer automatisch mit einer Rechtstrunkierung verbunden sind. Rechtstrunkierung
bedeutet hierbei, dass alles gefunden wird, was mit dem eingegebenen Wortteil
beginnt.
4. Drücken Sie Suchen oder die Eingabetaste, um die Suche zu starten. Nach dem Start
der Suche erscheint ein Stoppschild in der rechten oberen Ecke des Fensters. Über
Recherche • 21
Nutzerhandbuch
dieses kann die Suche jederzeit unterbrochen werden.
5. Sie erhalten in einer Trefferliste die Suchergebnisse angezeigt. Lassen Sie sich die
Titel in übersichtlicher Form anzeigen, indem Sie rechts auf den Punkt Katalogkarte
klicken. Sie erhalten dadurch die Titelaufnahme und den Status, d. h., die
Verfügbarkeit der einzelnen Exemplare, angezeigt.
6. Neben dem voreingestellten Standardformat haben Sie die Möglichkeit,
verschiedene Anzeigeformate auszuwählen, welche Sie anpassen können unter dem
Menüpunkt Katalogisierung → Anzeige festlegen. Über Schließen gelangen Sie in
die Treffertabelle zurück.
7. Sie können an dieser Stelle auch die Titelaufnahme ändern, falls Sie sich
verschrieben haben oder etwas ergänzen möchten. Klicken Sie dazu mit der Maus
auf Ändern. Sie befinden dadurch sich in der Titelerfassungsmaske. Mit der
Schaltfläche Speichern können Sie die Änderungen übernehmen.
Tipp: Sie können bei gedrückter Maustaste nach einem Klick zwischen die Zeilen auf
dem linken Tabellenrand die Anzahl der angezeigten Zeilen je Eintrag verändern, z. B.
um mehr Einträge auf einer Seite anzuzeigen.
Standardrecherche
Über den Menüpunkt Recherche in der rechten Menüleiste wird die Recherche gestartet.
Auf der Registerkarte Standard können Sie in verschiedenen Feldern suchen. Als
Hilfsmittel dazu finden Sie bei einigen Eingabefelder Schaltflächen zur Einschränkung der
Suche, Verknüpfungen zum Register über Karteikasten-Schalftlächen oder hinterlegte
Auswahlregister.
Die Suche wird über die Schaltfläche Suchen gestartet. Wird die Suche gestartet, ohne
dass ein Auswahlkriterium eingegeben wurde, erscheint die Meldung „Möchten Sie
wirklich den gesamten Bestand auswählen?“. Wenn Sie diese Meldung bestätigen, wird
der gesamte Bestand durchsucht und angezeigt.
Sie haben im Suchfenster der Standardrecherche folgende Optionen:
1. Suchen: Damit wird die Anfrage ausgeführt und eine Liste der gefundenen Titel
angezeigt. Die Suche berücksichtigt dabei alle Einträge auf allen Registerkarten. Die
Suchbegriffe werden über eine UND-Verknüpfung kombiniert.
2. Abbruch: Führt zum Abbruch der Dienstrecherche.
3. Felder löschen: Löscht alle Angaben, die auf den unterschiedlichen Registerkarten der
Dienstrecherche gemacht wurden (ausgenommen die Felder Barcode, Verlag und
Sprache).
4. Alte Anfrage: Solange BIBLIOTHECAplus nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte
Anfrage noch zur Verfügung und kann mit Klick auf die Schaltfläche erneut
zusammengestellt werden.
5. Zweigstelle, Medienart, Medienpool: Schränken die Suche entsprechend ein.
6. Karteikasten: Hierüber können Sie in die entsprechenden Register verzweigen und
einen Eintrag für die Recherche übernehmen.
Recherche • 22
Nutzerhandbuch
7. Phonetisch suchen: Ermöglicht eine Suche vor dem Hintergrund der Reduzierung
eines Begriffes auf seinen phonetischen Stamm.
Sie können folgende Suchfelder für Ihre Recherche verwenden:
• Stichworte: Bei der Stichwortsuche werden die Felder für Verfasserangaben,
beteiligte Personen, Urheber, Nebeneinträge, Titel, Titel-Zusatz,
Einheitssachtitel, Parallelsachtitel, Hauptsachtitel in Ansetzungsform, früherer
Titel, Stücktitel, enthaltene Werke, Reihe, Fußnote, Annotation, Schlagwort
und die zusätzlichen Felder aus dem Mediensatz durchsucht.
Verweisungen aus dem Personen- und Körperschaftsregister und Synonyme
beim Schlagwort werden in der Stichwortsuche nicht durchsucht, sondern nur
im Suchfeld Pers./Körp. und auf der Registerkarte Schlagworte. Wird eine der
Schaltflächen über dem Eingabefeld aktiviert, wird die Suche auf die
entsprechenden Felder eingeschränkt: z. B. bei Urh./Pers. auf die
Personenfelder, bei Titel auf das Titelfeld, bei Zusatz auf den Titelzusatz. Es
können auch mehrere Schaltflächen aktiviert und damit die Suchmöglichkeiten
entsprechend verändert werden. Bei der Stichwortsuche können boolesche
Operatoren verwendet werden.
• Pers./Körp.: Die Suche bezieht sich auf die Ansetzungsform, also in den
meisten Fällen „Nachname, Vorname“. Bei der Personensuche werden die
Felder für Verfasser, beteiligte Personen, Urheber und als Personen
gekennzeichnete Nebeneinträge durchsucht. Über die Schaltflächen Verf., Urh.
und Pers. kann die Suche entsprechend auf Verfasser, Urheber oder beteiligte
Personen eingeschränkt werden. Die Karteikasten-Schaltfläche verzweigt in das
Register, aus dem Einträge mit Übernehmen in die Suchmaske übernommen
werden können.
• Titel: Es wird nach dem genauen Titel gesucht, nicht nach einem einzigen
Titelstichwort. Es muss daher der erste eingegebene Begriff auch das erste
Wort im Titel sein, Ausnahme sind Wörter in Nichtsortierzeichen. Bei der
Titelsuche werden die Felder Titel, Einheitssachtitel, Parallelsachtitel,
Hauptsachtitel in Ansetzungsform, früherer Titel, Stücktitel, enthaltene Werke,
Reihe und als Titel gekennzeichnete Nebeneintragungen durchsucht. Mit den
Schaltflächen Reihe, Titel, Enth. Werke kann die Suche entsprechend auf
Reihentitel, Titelfelder (Titel, Einheitssachtitel, Parallelsachtitel, Hauptsachtitel
in Ansetzungsform, früherer Titel, Stücktitel) oder die enthaltenen Werke
eingeschränkt werden.
• Erscheinungsjahr: Ein Zeitraum kann angegeben werden. Soll eine Zeitspanne
bis zum aktuellen Jahr gewählt werden, kann das bis-Feld leer bleiben. Soll nur
ein bestimmtes Erscheinungsjahr ausgewertet werden, muss der gleiche Wert
im von- und bis-Feld stehen, z. B. 2011-2011 für alle Medien, die das
Erscheinungsjahr 2011 haben. Die Eingabe ist als Jahreszahl, aber auch als
Datum im Format TT.MM.JJJJ möglich. Somit kann in diesem Feld auch nach
Erscheinungsdaten von Zeitschriften gesucht werden.
• Barcodenummer: Der Barcode oder die Buchungsnummer können manuell
eingegeben oder eingescannt werden und wird nicht automatisch mit Nullen
aufgefüllt.
• Systematik/Notation: Die Karteikasten-Schaltfläche verzweigt in das Register,
aus dem Einträge mit Übernehmen in die Suchmaske übernommen werden
können. Eine Suche im Systematikregister über Stichwort ist nur möglich,
wenn die einzelnen Systematikeinträgen auch verstichwortet wurden. Es gibt
hier keine automatische Rechtstrunkierung, und daher muss, wenn auch
Recherche • 23
•
•
•
Nutzerhandbuch
Untergruppen der Systematik mit angezeigt werden sollen, diese mit einem %Zeichen aktiviert werden.
Interessenkreis: Bietet das Auswahlregister für den Interessenkreis zur Auswahl
an, wobei der Feldname auch anders lauten kann, falls dieser in Ihrer
Bibliothek abgeändert wurde: im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys)
→ Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: MEDIENCOMBO1.
Mediengruppe: Bietet das Auswahlregister für die Mediengruppe an und
durchsucht die Einträge im Exemplarsatz.
Medienkennzeichen: Bietet das Auswahlregister für das Medienkennzeichen
zur Auswahl an.
Schlagwortrecherche
Sie können in der Registerkarte Schlagwort nach einzelnen oder mehreren Schlagwörtern
einschließlich Ihrer Verweisungen suchen.
Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein. Sie haben folgende Optionen:
• Suche im Register: Suche des Schlagwortes im Schlagwortregister
• Synonyme, Assoziative, Über/Unter, Früher/Später: Mit diesen Schaltflächen
können Sie auswählen, welche Arten von Schlagwörtern in die Suche mit
einbezogen werden sollen.
• und, oder: Verknüpfung der einzelnen Schlagwörter in verschiedenen Feldern.
• Baumsuche: Damit gelangen Sie in die Baumansicht und können dort
Schlagwörter strukturiert nach Beziehungen suchen und anzeigen lassen.
Klicken Sie auf Suchen, wenn Sie alle Suchkriterien eingegeben haben, um die Suche zu
starten. Damit wird die Anfrage ausgeführt und eine Liste der gefundenen Titel
angezeigt. Die Suche berücksichtigt dabei alle Einträge auf allen Registerkarten. Die
Suchbegriffe werden über eine und-Verknüpfung kombiniert.
Hinweis: Pro Zeile kann jeweils ein Einzelschlagwort oder eine Schlagwortkette
eingegeben werden. Die Zeilen werden durch Aktivieren von und oder oder verknüpft.
Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert.
Über die Schaltflächen kann festgelegt werden, welche Beziehungen bei der Suche
berücksichtigt werden sollen. Ist keine aktiviert, werden nur Haupteinträge durchsucht.
Bei Synonyme werden auch Synonyme mit durchsucht, bei Assoziative Assoziative, bei
Über/Unter die erstellten Beziehungen.
Bei Auswahl einer UND-Verknüpfung müssen alle Schlagwörter, die als Suchkriterium
eingeben wurden, bei einem Medium vergeben worden sein. Bei Verknüpfung mit
ODER ist es ausreichend, wenn nur eines der Suchschlagwörter vergeben wurde. Die
größere Anzahl von Treffern ergibt sich also bei der ODER-Verknüpfung.
Es ist sinnvoll das Register bei der Suche zu Hilfe zu nehmen. Wenn die Schaltfläche
Suche im Register aktiviert ist, wird nach Eingabe der Anfangsbuchstaben des
Schlagworts das Register an der entsprechenden Stelle aufgeblättert und passende
Schlagwörter können ausgewählt werden. Hinter den Registereinträgen erscheint eine
Zahl, die die Anzahl der zu diesem Schlagwort oder dieser Schlagwortkette im Katalog
vorhandenen Einträge angibt.
Durch Auswahl eines Kriteriums zu Gruppe → Sprache und Art grenzen Sie die Menge
der in Frage kommenden Schlagwörter weiter ein.
Recherche • 24
Nutzerhandbuch
Tipp: In der Dienstrecherche können Sie im Feld 1. Schlagwort boolesche Operatoren
verwenden.
Baumsuche
Wenn Sie hierarchische Beziehungen in Ihrem Schlagwortregister angelegt haben, lassen
diese sich über die Baumanzeige überblicken. Klicken Sie hierfür in der Registerkarte
Schlagwort auf Baumsuche.
Sie haben folgende Optionen:
• S, F, Ü, U, A, FR, SP: Ist eine dieser Schaltflächen aktiv und es werden je
nachdem Synonyme, Assoziative, Früher-und-Später-Relationen angezeigt.
• Schließen: Fenster schließen
• Übernehmen: Übernahme des im Baum markierten Begriffes für die
Schlagwortsuche.
• Neu aufbauen: Zur besseren Übersicht kann ein bestimmter Begriff markiert
werden. Über Neu Aufbauen wird dann nur noch dieser Begriff mit seinen
Relationen angezeigt. Ist kein Begriff markiert, wird die Anzeige automatisch
auf den ersten Begriff reduziert.
• Quick Expand: Über die Schaltflächen S, F, Ü, U, A, FR und SP kann
ausgewählt werden, welche Relationen angezeigt werden sollen und für diese
Anzeige ist die Nutzung von Quick Expand notwendig.
Datensatzrecherche
In der Recherche stehen Ihnen unter der Registerkarte Sonstiges für die Formulierung der
Suchanfrage Verwaltungsfelder aus Medien- und Exemplarsatz zur Verfügung.
• Suchen: Damit wird die Anfrage ausgeführt und eine Liste der gefundenen
Titel angezeigt. Die Suche berücksichtigt dabei alle Einträge auf allen
Registerkarten. Die Suchbegriffe werden über eine und-Verknüpfung
kombiniert.
• Abbruch: Führt zum Abbruch der Dienstrecherche.
• Felder löschen: Löscht alle Angaben, die auf den unterschiedlichen
Registerkarten der Dienstrecherche gemacht wurden (ausgenommen die Felder
Barcode, Verlag und Sprache).
• Alte Anfrage: Solange BIBLIOTHECAplus nicht beendet wurde, steht die jeweils
letzte Anfrage noch zur Verfügung und kann mit Klick auf die Schaltfläche
erneut zusammengestellt werden.
• Zweigstelle, Medienart, Medienpool: Schränken die Suche entsprechend ein.
Sie können Ihre Suchkriterien in folgende Felder eingeben:
• Mediennr von bis: Suche nach den bei der Katalogisierung automatisch
vergebenen Mediennummern. Bei der Suche nach einer einzigen
Recherche • 25
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Mediennummer muss die Option Einzel zusätzlich aktiviert werden. Die
Recherche erfolgt immer inklusive der angegebenen Zahl.
Zugangsdatum: Suche nach dem Zugangsdatum aus dem Exemplarsatz.
Eingabe in der Form TT.MM.JJJJ. Enthält das von-Feld einen Wert und das bisFeld bleibt leer, werden alle Medien bis zum aktuellen Tagesdatum gefunden.
ISBN, ISSN, EAN: Die Eingabe ist mit oder ohne Bindestrich möglich.
Standort → Signatur: Durchsucht das Feld aus dem Exemplarsatz. Ein
Zeilenumbruch lässt sich durch ein Leerzeichen oder einen _ (Unterstrich)
kennzeichnen.
Exemplarstatus, Status der TA, Geschäftsgang, Bearbeiter, Sprache: Bietet
Register an, um die entsprechenden Felder im Medien- oder Exemplarsatz zu
durchsuchen. Unter Status der TA können z. B. alle unvollständigen oder zur
Prüfung vorgesehenen Titelaufnahmen zusammengestellt werden. Außerdem
bietet dieses Feld die einzige Möglichkeit, über die Negativausleihe
aufgenommene Medien vollständig zu recherchieren.
Verlag: Bei der Suche nach dem Verlag muss die Groß- und Kleinschreibung
beachtet werden. Über die Karteikasten-Schaltfläche kann das Verlagsregister
genutzt werden, mit der Schaltfläche Übernehmen übernehmen Sie den
gewählten Eintrag in die Recherchemaske. Die Eingabe wird hierbei rechts
automatisch trunkiert.
Markierung: In der Trefferliste über die rechte Maustaste im Kontextmenü mit
einer Markierung versehene Medien können durch Vorgabe der
entsprechenden Markierungszahl gesucht werden.
Vormerkung mehr als: Findet alle Medien, für die mehr als die eingegebene
Anzahl Vormerkungen vorliegen. Kann als Überblick für die
Bestandsentwicklung genutzt werden. Wenn die Option Sortiert nach Anz.
auch aktiviert wird, werden die Medien absteigend sortiert.
MAB / MARC-#: Um nach auf der Registerkarte Weitere Felder im Mediensatz
eingetragenen MAB- oder MARC-Kategorien zu suchen, müssen Sie im linken
Feld die Kategorienummer eingeben und im rechten Feld den gewünschten
Suchbegriff.
Zusätzliche Felder Medien, Exemplar: Suche nach Angaben in den zusätzlich
definierten Feldern bei Medien und Exemplaren über Auswahl des Feldnamens
links im Auswahlregister und Eintrag des passenden Suchbegriffs rechts.
Expertenrecherche
Im Expertenmodus der Recherche können Sie Anfragen formulieren, die Sie über die
anderen Registerkarten nicht abdecken können. Der Expertenmodus kann für sehr
differenzierte Recherchen genutzt werden.
Sie erreichen den Expertenmodus über Recherche → Registerkarte Experte.
Im Expertenmodus können Sie alle Felder der Titelaufnahme mit jedem booleschen
Operator (UND, ODER, NICHT) verknüpfen.
Sie haben auf dieser Registerkarte folgende Optionen:
• Übernehmen: Übernahme der zusammengestellten Frage in das Anfragefeld.
• Test: Testen der Anfrage, ob die Syntax korrekt ist.
• Löschen: Löschen des Anfragefeldes.
Recherche • 26
•
•
Nutzerhandbuch
Speichern: Speichern der formulierten Suchanfrage unter einem Dateinamen
(*.SQL), damit diese bei Bedarf erneut zur Verfügung stehen kann.
Öffnen: Öffnet eine bereits gespeicherte Suchanfrage.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Expertenrecherche durchzuführen:
1. Wählen Sie über die Schaltflächen Medien und Exemplar aus, ob sich das Feld, in
dem Sie recherchieren möchten, im Medien- oder im Exemplarsatz befindet. Je
nachdem, welche Schaltfläche Sie auswählen, ändert sich das Angebot der
Feldnamen in der Tabelle Feldnamen.
2. Markieren Sie das von Ihnen gewünschte Feld. Rechts neben der Liste der
Feldnamen finden Sie die Operatoren.
3. Als Standard wird = angeboten, dieser Operator sucht nur den Wert, der
eingetragen wird. Möchten Sie den Wert trunkieren (%), muss der Operator Ist
Ähnlich gewählt werden. Weiterhin können verschiedene Größer- und KleinerRelationen (>, <) gewählt werden. Der Operator Ist leer bewirkt, dass alle Medien
oder Exemplare, in denen das gewählte Feld leer ist, gefunden werden. Der
Operator Nicht kann durch einen Haken aktiviert und mit allen Operatoren
verknüpft werden. Er bewirkt, dass alle Titel außer denen, die der Anfrage
entsprechen, angezeigt werden.
4. Geben Sie den Wert, d. h., den Suchbegriff, in das Feld Wert ein. Beachten Sie dabei
Groß- und Kleinschreibung. Soll nach der Signaturfarbe recherchiert werden,
wählen Sie den Feldnamen Signaturfarbe und tragen keinen Wert ein, sondern
wählen aus dem Feld Farbe die gewünschte Farbe aus.
5. Übernehmen Sie Ihre Eingaben mit Übernehmen in das Anfragefeld. Durch die
aktivierte Schaltfläche Suche nach wird festgelegt, dass es sich um eine Suchanfrage
und kein Sortierkriterium handelt. Die Schaltflächen Test, Löschen, Speichern und
Öffnen beziehen sich nur auf das Anfragefeld.
6. Klicken Sie auf Suchen, um die Recherche zu starten.
Hinweise:
•
Eine Suchanfrage kann bis zu 248 Zeichen haben.
•
Bei allen Feldern bei denen den Einträgen im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte Kürzel zugeordnet sind, kann nur nach den Kürzeln
gesucht werden. Das gilt z. B. für Mediengruppe und Exemplarstatus.
•
Die Expertenrecherche kann auch genutzt werden, um die Ergebnisliste nach einem
bestimmten Feld zu sortieren. Die eigentliche Suchanfrage können Sie in der
Suchmaske wie gewohnt vorgeben. Dann wählen Sie Medium oder Exemplar und
das als Sortierkriterium gewünschte Feld aus. Aktivieren Sie dann die Schaltfläche
Sortieren nach über dem Anfragefeld und übernehmen Sie Ihre Wahl. Die
Ergebnisliste erscheint nun der Vorgabe entsprechend sortiert.
•
Erstellen einer mehrteiligen Expertenanfrage: Ist der erste Teil der Anfrage im
Anfragefeld abgespeichert, muss zunächst entschieden werden, ob die beiden
Einträge mit UND oder ODER verknüpft werden sollen. Bei einer Verknüpfung mit
UND müssen alle Teilanfragen, die als Suchkriterium eingeben wurden, auf ein
Medium zutreffen; bei einer Verknüpfung mit ODER genügt es, wenn eine der
Teilanfragen erfüllt wird. Entsprechend wird die Schaltfläche UND oder ODER neben
dem Anfragefeld angeklickt und es erscheint der Eintrag AND oder OR. Der zweite
Recherche • 27
Nutzerhandbuch
Teil der Anfrage wird entsprechend der Vorgehensweise für das Erstellen einer
einfachen Expertenanfrage erstellt und die Auswahl wird über Übernehmen in das
Anfragefenster übernommen.
Bsp. 1:
Es ist sinnvoll zu überprüfen, ob ein bestimmtes Feld in allen Mediensätzen gefüllt ist.
Dies betrifft z. B. das Feld Mediengruppe. Wenn der Mediengruppen-Eintrag fehlt,
werden ggf. für eine bestimmte Mediengruppe definierte Konditionen nicht beachtet.
Außerdem kann es zu Unstimmigkeiten in der Statistik kommen. Ob in einer Datenbank
alle Datensätze eine Mediengruppe enthalten, können Sie in der Expertenrecherche über
Auswahl des Feldes Mediengruppe, Markieren des Operators Ist leer und die Übernahme
mit Übernehmen ermitteln.
Bsp. 2:
Es wird gewünscht, dass eine bestimmte Medienart in der Ergebnisliste nicht mit
angezeigt wird, z. B. die unselbstständige Literatur (Medienart=U). Hierzu erstellen Sie
auf den verschiedenen Registerkarten die gewünschte Anfrage z. B. nach Systematik.
Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Experte und wählen Sie in Medien den
Feldnamen Medienart, die Operatoren NICHT und =. Tragen Sie bei Wert U ein.
Übernehmen Sie die Anfrage NOT ME.ART = 'U' und führen Sie die Suche durch.
Recherche über Funktionstasten
Unter Recherche → Registerkarte: F-Tasten haben Sie die Möglichkeit, häufig
wiederkehrende Suchanfragen den Funktionstasten F2 bis F9 zuzuordnen. Diese
Suchanfragen werden dann nach Anklicken des Symbols für die Funktionstaste auf der
Startseite des Katalogs durch Drücken der entsprechenden Funktionstaste bei geöffneter
Recherchemaske ausgeführt.
Sie haben in der Registerkarte F-Tasten folgende Optionen:
• Suchen: Hiermit wird diese Anfrage ausgeführt und eine Liste der Titel
angezeigt, die dieser Anfrage entsprechen. Die Suche berücksichtigt dabei alle
Einträge auf allen Registerkarten.
• Abbrechen: Führt zum Abbruch der Dienstrecherche.
• Felder löschen: Löscht alle Angaben, die auf den unterschiedlichen
Registerkarten der Dienstrecherche gemacht wurden.
• Alte Anfrage: Solange BIBLIOTHECAplus nicht beendet wurde, steht die jeweils
letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche an,
und alle Angaben der letzten Suche erscheinen wieder in den entsprechenden
Feldern.
• Zweigstelle, Medienart, Medienpool: Schränkt die Suche entsprechend ein.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Recherche mit einer Funktionstaste zu belegen und
wieder zu löschen:
1. Formulieren Sie Ihre Suchanfrage in einer oder in allen zur Verfügung stehenden
Registerkarten.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte F-Tasten und wählen Sie aus den zur Verfügung
Recherche • 28
Nutzerhandbuch
stehenden Funktionstasten eine aus, die diese Suchanfrage speichern soll. Sie
können eine kurze Beschreibung zur Art der Recherche angeben.
3. Klicken Sie auf OK, um Ihre Eingabe zu speichern.
Gelöscht werden kann die Suchanfrage, indem auf die zu löschende Schaltfläche auf
der Registerkarte F-Tasten gedrückt wird.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja und das dann erscheinende leere
Beschreibungsfenster mit Abbrechen.
Hinweis: Wenn Sie die Funktionstasten nicht belegen können, ist möglicherweise die
Datei winoeb.ini im Windows-Verzeichnis schreibgeschützt oder Sie haben keine
Zugriffsberechtigung darauf.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Recherche für Neuzugänge über eine Funktionstaste zu
konfigurieren:
1. Wählen Sie in der Expertenrecherche Exemplar → Feldname Zugangsdatum →
Operator größer (>) und tragen Sie den Wert sysdate-30 ein. Es werden alle
Neuzugänge aus den letzten 30 Tagen angezeigt. Bei sysdate können Sie die
Tagezahl beliebig verändern.
2. Speichern Sie diese Suchanfrage wie beschrieben unter einer Funktionstaste ab. Die
Suche kann nun jederzeit durch Drücken der Funktionstaste in der Recherche
ausgelöst werden.
Trefferliste
Alle erfolgreichen Suchen über die Dienstrecherche führen zu einer Trefferliste. Die
Trefferliste enthält alle Medien, welche die Suchbedingungen erfüllen. Die Zahl in der
rechten oberen Ecke gibt die Anzahl der gefundenen Mediensätze an, die Exemplarsätze
werden hier nicht gezählt.
Die Ergebnisliste besteht aus zwei Teilen. Im oberen sind alle entsprechenden Titel
verzeichnet, im unteren die dazugehörigen Exemplare.
Sie können die Trefferliste auf folgende Weise konfigurieren:
• Welche Felder in der Exemplaranzeige aufgeführt werden kann im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Katalog → Registerkarte:
Exemplaranzeige festgelegt werden.
• In der ersten Spalte finden Sie zur leichteren Orientierung Symbole für die
einzelnen Medienarten. Die Zuordnung kann auch nach Mediengruppe variiert
und angepasst werden. Die dazu notwendigen Einstellungen werden im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Katalog / Registerkarte:
Mediengruppen → Bilder vorgenommen.
Folgende Aktionen finden Sie auf der rechten Menüleiste:
• Auswahlliste zur Sortierung: In dem standardmäßig leeren Feld in der rechten
oberen Ecke können Sie verschiedene Sortierkriterien wählen, die Richtung ist
jeweils über die grüne Pfeil-Schaltflächen festlegbar:
• Alphabetisch
• Erscheinungsdatum
Recherche • 29
Nutzerhandbuch
•
•
•
•
•
•
•
Sys./Datum
Titel/Verfasser
Ändern: Verzweigt in die Anzeige der Katalogaufnahme, die an dieser
Stelle auch direkt verändert werden kann.
Löschen: Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster und Sie können nach
Wunsch löschen oder makulieren.
Drucken: Ermöglicht den Ausdruck der Trefferliste über verschiedene
Optionen.
Katalogkarte: Zeigt die markierten Treffer aus der Ergebnisliste im
Katalogkartenformat an.
Baumanzeige: Zeigt die markierten Treffer in ihrer hierarchischen
Zuordnung an.
Sie können das Aussehen der Trefferliste über das Kontextmenü (rechte Maustaste)
verändern:
• Übergeordnete zeigen, Untergeordnete zeigen und Übergeordnete Reihen zeigen:
mit dem markierten Medium zusammenhängende Mediensätze in der
Ergebnisliste anzeigen
• Art ändern: Medienart ändern (z. B. Stücktitel zu einbändige Monographie)
• Vorbestellungen anzeigen und Vorbestellungen (Modus): Aktivieren Sie die erste
Option, erscheint in der Spalte Systematik die Anzahl der derzeit vorliegenden
Vorbestellungen zu diesem Medium. Über den Modus lässt sich festlegen, ob
diese Anzeige immer erhalten bleiben soll, die Information nur nach Anklicken
erscheint oder sie immer unterdrückt wird.
• Exemplarinfo: auf Informationen zu Entleihern, Entleihdaten und Vormerkungen
zugreifen
Medien ändern
Wenn Sie in der Trefferliste im rechten Menü auf Ändern klicken, können Sie den
Mediensatz ändern. Die Felder und Registerkarte sind analog zur Aufnahme im Katalog.
Nähere Informationen:
Medienaufnahme
Medien makulieren und löschen
Nach Durchführung einer Recherche gelangen Sie in die Trefferliste. Sie haben dort die
Möglichkeit, Medien über Löschen im rechten Menü oder über die rechte Maustaste und
Medium löschen zu löschen oder zu makulieren.
In BIBLIOTHECAplus ist es wichtig, zwischen Löschen und Makulieren eines Mediensatzes
zu unterscheiden:
• Makulieren:
Wird im Fenster Medien löschen → makulieren die Option Nur Makulieren
aktiviert, wird in den entsprechenden Exemplarsätzen der Exemplarstatus
Makuliert eingetragen. Die entsprechenden Medien- und Exemplarsätze
bleiben aber im Katalog erhalten. Dies ist vor allem sinnvoll und wichtig, damit
die Daten der makulierten Medien für die Auswertungen in der Statistik vorerst
erhalten bleiben. Außerdem kann bei Nachbestellungen von vermissten
Recherche • 30
•
Nutzerhandbuch
Medien der Datensatz wiederverwendet werden kann. Auch wenn ein
vermisstes Medium gefunden wird muss kein neuer Datensatz erstellt werden,
sondern lediglich der Exemplarstatus des Mediums auf Verfügbar
zurückgesetzt werden. Sowohl im OPAC als auch im Web-OPAC können Sie
Medien mit dem Exemplarstatus Makuliert ausblenden.
Löschen:
Wird im Fenster Medien löschen → makulieren die Option Nur Makulieren
nicht aktiviert, werden der Medien- und Exemplarsätze endgültig und
vollständig gelöscht. Es besteht keine Möglichkeit mehr, die Datensätze zu
rekonstruieren oder sie in der Statistik auszuwerten. Gelöscht werden sollten
also i. d. R. nur Medien- und Exemplarsätze, die falsch sind, z. B.
versehentliche Doppelaufnahmen.
Die Option Untergeordnete mit löschen ist nur beim Löschen von
übergeordneten Werken interessant: Es können alle mit dem übergeordneten
Werk verknüpften Stücktitel und Exemplare auf einmal gelöscht werden. Diese
Option bezieht sich nur auf das Löschen von Medien. Übergeordnete Medien
haben keine Exemplare und können damit auch nicht makuliert werden.
Die Alternativen Alle markierten Titel löschen → makulieren bzw. Nur einen markierten
löschen ermöglichen, eine Reihe von Titeln gleichzeitig zu bearbeiten.
Nicht gelöscht oder makuliert werden können Medien, die Exemplare mit den
Exemplarstatus Entliehen aufweisen. Soll ein entliehenes Medium makuliert oder
gelöscht werden, muss es zunächst zurückgebucht werden.
Um ein Medium zu löschen oder zu makulieren, treffen Sie die beschriebene Auswahl
und klicken Sie auf OK. Über Abbrechen können Sie in die Ergebnisliste zurückkehren.
Katalogkarte
Für Medien kann in der Ergebnisliste in der rechten Menüleiste über Katalogkarte oder
über die rechte Maustaste und Katalogkarte die Anzeige in Katalogkartenform
ausgewählt werden.
Neben der Katalogkartenanzeige findet sich in der rechten oberen Ecke die Anzahl der
gefundenen Titel.
Sie haben im Fenster Medienanzeige folgende Optionen:
• Schließen: Zurück in die Ergebnisliste.
• F8: Werk: Diese Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn es sich bei dem angezeigten
Medium um einen mit einem übergeordneten Mediensatz verknüpften Titel
handelt. Über diese Schaltfläche kann das übergeordnete Werk in der
Katalogkartenanzeige mit allen Bänden aufgerufen werden.
• F9: Reihe: Diese Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn bei dem angezeigten Medium
eine Reihe eingetragen ist. Über diese Schaltfläche kann bei kompletter
Serienaufnahme die Reihe in Baumanzeige aufgerufen werden, bei Aufnahme mit
Serientitelauswahl die Auflistung der Reihentitel in einfacherer Form.
• F10: Band: Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn der angezeigte Mediensatz eine
Gesamtaufnahme ist. Über diese Schaltfläche kann der im unteren Teil markierte
Bank in der Katalogkartenanzeige aufgerufen werden.
• Unselbst.: Wenn vorhanden, werden über diese Schaltfläche mit dem angezeigten
Medium verknüpfte unselbstständige Werke in der Katalogkartenanzeige
Recherche • 31
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
aufgerufen. Sind keine unselbstständigen Werke verknüpft und Unselbst. dennoch
aktiviert, erscheint die Fehlermeldung: 'Keine Unselbständige Literatur verknüpft'.
Symbol für angehängte Dokumente: Erscheint, wenn im Mediensatz auf der
Registerkarte Links eine URL oder eine Pfadangabe zu einem Dokument
eingetragen ist. Über diese Schaltfläche verzweigen Sie entweder direkt auf die
angegebene Seite im Internet, oder das hinterlegte Dokument wird geöffnet.
Symbol für die Leseranzeige: Erscheint, wenn im Einstellungsmodul unter
Konfiguration (AP) → Katalog die Option Leser zu Exemplar anzeigen aktiviert ist,
und führt bei Medien mit dem Exemplarstatus entliehen in die Angabe des
Namens und weitere Informationen zum Entleiher.
Über den äußeren Scrollbalken werden die Katalogkarten umgeblättert, der innere
Scrollbalken dient zur Bewegung innerhalb der Anzeige einer Katalogkarte.
Über die rechte Maustaste und Exemplardaten anzeigen kann im unteren Bereich
die Exemplarinfo zu den einzelnen Exemplaren aufgerufen werden, bei Stücktiteln
führt der Weg über die rechte Maustaste zur Anzeige des unselbstständigen
Werkes in der Katalogkartenanzeige (entsprechend der Schaltfläche F10: Band).
Hinweis: Rechts neben der Katalogkartenanzeige findet sich ein Auswahlfeld, in dem
verschiedene Formate angeboten werden. Welche Felder in welchem Format angezeigt
werden und welche Formate zur Auswahl stehen, wird über Anzeige festlegen
zugeordnet.
MAB-Anzeige
Wenn Sie mit vielen zusätzlichen MAB-Kategorien arbeiten und diese auf der
Katalogkartenanzeige sichtbar machen möchten, können Sie eine spezielle MAB-Anzeige
für die Katalogkarte benutzen.
Die Anzeigeformate werden im Katalogmodul über Katalogisierung → Anzeige festlegen
verwaltet. Zunächst erzeugen Sie auf der rechten Seite ein neues Anzeigeformat. Geben
Sie einen beliebigen Namen im Eingabefeld ein und klicken Sie auf den Pfeil nach oben.
In der Auswahlbox erscheint der Wert Tabelle. Auf der Registerkarte Eigenes Formular
aktivieren Sie die Option für Eigenes Formular verwenden und geben den Pfad auf eine
Datei an. Standardmäßig steht Ihnen die Datei anzeige.frm im zentralen
Programmverzeichnis von BIBLIOTHECAplus zur Verfügung. Unter der Registerkarte
Zweck → Globales Format machen Sie weitere Angaben, bei welcher Funktion diese
Anzeige verwendet werden soll.
Die beim Anzeigeformat angegebene Datei (z. B. die Datei anzeige.frm) kann über den
Editor geöffnet und bearbeitet werden. Die Angaben in der Anzeigedatei folgen einem
Schema.
Bsp.:
{If <M100 IS NOT NULL> then 1.Verfasser <M100>@CR}
If
Wenn
<M100 IS NOT NULL>
MAB-Feld 100 nicht leer
Then
dann setze
1.Verfasser
den Text „1.Verfasser“
Tabulator
<M100>
das Feld MAB 100
@CR
Zeilenumbruch
In geschweiften Klammern wird die Anforderung gestellt.
Recherche • 32
Nutzerhandbuch
In spitzen Klammern wird die Angabe der BIBLIOTHECAplus-Kategorie oder des MABFelds, das angezeigt werden soll, gemacht. Ein MAB-Feld muss immer mit M beginnen.
Die Angabe IS NOT NULL bedeutet, dass das MAB-Feld nur dann angezeigt wird, wenn
beim entsprechenden Mediensatz auch ein Inhalt erfasst wurde. Ansonsten wird das Feld
ausgeblendet.
1. Verfasser ist der Text, der später bei der Anzeige des MAB-Feldes verwendet wird.
Hinter dem Text 1. Verfasser ist ein Tabulator angegeben, dahinter folgt noch einmal
die Nennung des MAB-Feldes. Der Tabulator dient dazu, einen optischen Abstand
zwischen dem MAB-Feld und dem Inhalt des MAB-Feldes zu erzeugen.
@CR steht für einen Zeilenumbruch, d. h. das nächste Feld wird in einer neuen Zeile
dargestellt.
Nach einem Neustart von BIBLIOTHECAplus können Sie in einer Trefferliste beim Aufruf
der Katalogkarte rechts das neue Anzeigeformat aufrufen. Die Katalogkarte wird somit
nach MAB angezeigt.
Baumanzeige
In der Ergebnisliste haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Titel zu markieren und
diese in einer Baumanzeige darstellen zu lassen. Die Baumanzeige kann z. B. dazu
genutzt werden, falsche Verknüpfungen zwischen Stücktiteln und Gesamtwerk,
unselbstständigen Werken oder Exemplaren zu korrigieren.
Zur Darstellungsart Baumanzeige gelangen Sie, indem Sie in der Ergebnisliste rechts auf
Baumanzeige klicken oder über die rechte Maustaste im Kontextmenü Baumanzeige
wählen.
Durch Doppelklick auf die Anzeige eines Mediensatzes in der Baumanzeige erscheinen
die verknüpften Datensätze in hierarchischer Anordnung:
• Exemplarsätze
• verknüpfte unselbstständige Werke
• verknüpfte Stücktitel
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) der Baumanzeige finden Sie Bearbeitungs- und
Darstellungsoptionen.
Um einen Eintrag zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor:
Markieren Sie einen Eintrag mit der linken Maustaste und halten Sie die Maustaste
gedrückt, während Sie den Eintrag an die gewünschte Stelle in der Baumstruktur
ziehen und dadurch verschieben.
Es findet dabei eine Plausibilitätsprüfung statt, die mit der Meldung „Diese
Verknüpfung ist nicht möglich“ oder „An ein Exemplar kann nichts angehängt werden“
unzulässige Verknüpfungen verhindert.
Ist die Änderung möglich, erfolgt die Sicherheitsabfrage „Möchten Sie das
Medium/Exemplar wirklich verschieben?“, die mit Ja bestätigt werden muss.
Hinweis: Sie können für diese Funktion auch das Kontextmenü über die rechte
Maustaste aufrufen und die Optionen Kopieren, Ausschneiden, Einfügen verwenden.
Recherche • 33
Nutzerhandbuch
Medienart ändern
In der Ergebnisliste können Sie über die rechte Maustaste und Art ändern die Medienart
eines Mediums zu ändern.
Sie haben im Fenster Medienart ändern folgende Optionen:
• Die von BIBLIOTHECAplus für die Katalogisierung vorgesehenen Medienarten sind
Monographien, übergeordnetes Gesamtwerk, mehrbändige Monographie
(Stücktitel), Audio-Medien, Videos, Spiele, Zeitschriften, Loseblattsammlungen,
unselbstständige Literatur und übergeordnete Reihe.
• ÜbergeordneteReihe ist nur aktiv und kann gewählt werden, wenn die
komplette Serienaufnahme aktiviert ist. Wird mit der Serientitelauswahlliste
gearbeitet, existiert die Medienart Übergeordnete Reihe nicht.
• OK: Die Änderung der Medienart wird durchgeführt.
• Abbrechen: Führt zurück in die Ergebnisliste, ohne das eine Veränderung
vorgenommen wird.
Exemplarinfo anzeigen
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) der Trefferliste können Sie für jeden Treffer die
Exemplarinfo aufrufen. Markieren Sie hierzu ein Exemplar und klicken Sie im
Kontextmenü auf Exemplardaten anzeigen.
Sie können die Exemplarinfo auch vom Ausleihmodul erreichen:
• Exemplardaten (oder F11-Taste)
• über das Leserkonto und einem rechten Mausklick auf ein markiertes Exemplar
und Auswahl Exemplarinfo
Im oberen Fensterbereich des Fensters Exemplardaten erhalten Sie folgende
Informationen:
• Buchungsnummer
• Verfasser
• Kurztitel
• Zweigstelle
• Standort → Signatur
Auf der rechten Seite wird der Ausleihstatus angegeben. Dieser ist, sobald das Exemplar
entliehen wurde, identisch mit den Angaben im Leserkonto. Wenn das Exemplar nicht
entliehen wurde, ist die Angabe identisch mit dem Exemplarstatus, z. B. Verfügbar,
Zurückgelegt, Präsenzbestand.
• Druck: Über die Schaltfläche Druck kann ein Ausdruck auf einem DIN A4
Drucker erzeugt werden.
• Beleg: Über diese Schaltfläche wird ein Ausdruck an einem angeschlossenen
Quittungsdrucker geschickt.
Sie finden in dieser Registerkarte folgende Informationen:
• Leser: Aktueller Leser, der das Exemplar entliehen hat inklusive
Ausweisnummer und Telefonnummer. Wenn das Exemplar nicht ausgeliehen
ist, erscheinen drei Striche ---.
Recherche • 34
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Ausgeliehen: Datum der letzten Ausleihe
Verlängert: Datum der letzten Verlängerung. Wird nur ausgefüllt, wenn das
Exemplar zur Zeit entliehen ist und bereits eine Verlängerung stattgefunden
hat
Frist: Angabe, bis wann das Exemplar zurückzugeben ist. Wenn das Exemplar
nicht entliehen ist, erscheint das Datum der letzten Rückgabe
Mahnung: Datum, wann die letzte Mahnung stattgefunden hat
n.M.: Nächste Mahnung: Datum, wann voraussichtlich die nächste Mahnung
erzeugt werden kann (d. h. die Mahnfrist ist zu diesem Zeitpunkt abgelaufen).
Ausleihort: Angabe, an welchem PC die letzte Ausleihaktion stattgefunden hat.
Die Eintragung des Ausleihortes erfolgt im Einstellungsmodul über
Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
Ausleihort.
Letzte Leser: Es können bis zu drei letzte Leser angezeigt werden, die das
Exemplar zuletzt entliehen hatten. Über die Einstellungen kann zwischen der
Anzeige von 0 bis 3 letzten Lesern variiert werden. Die letzten Leser werden
nur dann gespeichert, wenn eine ordnungsgemäße Rückgabe über die
Verbuchung erfolgt ist.
Bemerkung: Bemerkung aus den Exemplardaten im Katalog. Kann z. B.
Angaben zu Beschädigungen beinhalten
Ausleihbemerkung: Feld, um temporäre Bemerkungen zum Exemplar
einzutragen. Die Bemerkung wird bei der nächsten Ausleihe angezeigt und
danach automatisch gelöscht.
Registerkarte Exemplarinfo
Diese Registerkarte zeigt weitere Daten des Exemplars. Diese sind identisch mit den
Angaben des Exemplars im Katalog:
• Exemplarnummer: Interne Nummer des Exemplars, nicht identisch mit der
Barcodenummer.
• Mediengruppe des Exemplars
• Medienkennzeichen: weiteres statistisches Merkmal
• Ausleihhinweis: enthält Beilagenvermerke oder Altersfreigaben
• Standort: enthält eventuell Angaben wie Magazin, Archiv
• Zugangsnummer und Zugangsdatum
• Abgangsdatum: nur ausgefüllt, wenn das Exemplar bereits makuliert wurde.
• Preis: Preis aus den Exemplardaten. Dieser ist nicht identisch mit dem Feld
ISBN-Zusatz im Katalog. Das Preisfeld wird dann verwendet, wenn der Leser
Ersatz für ein Exemplar leisten muss.
• Ausleihen: Statistik über die Ausleihzahlen der vergangenen Jahre des
Exemplars
• Jahr: Ausleihzahl im aktuellen Jahr
• Jahr-1: Ausleihzahl des Vorjahres
• Jahr-2: Ausleihzahl des Vorvorjahres usw.
• Gesamt: Zahl der Ausleihen seit Beginn der Ausleihverbuchung.
Damit die Ausleihzahlen nach Beginn eines neuen Jahres wieder bei null anfangen, ist ein
Jahresabschluss erforderlich.
Statistik – Jahresarbeiten
Recherche • 35
Nutzerhandbuch
Registerkarte Vorbestellungen
In dieser Registerkarte werden alle Vorbestellungen auf das Exemplar angezeigt:
• Löschen: Wenn eine Vormerkung markiert wird, kann diese über Löschen
gelöscht werden. Falls die Vormerkung schon bereitgestellt war, sollte die
Bereitstellung nun auf den nächsten Leser übergehen. Alternativ können
Vorbestellungen auch über das Leserkonto oder über den Menüpunkt
Recherche → Vorbestellungen gelöscht werden.
• Prio+ → Prio –: Hierdurch kann die Priorität der Vormerkung erhöht oder
niedriger eingestellt werden. Der entsprechende Leser wird bei einer höheren
Priorität in der Liste weiter nach oben gesetzt. Standardmäßig steht die
Priorität immer auf 0. Das bedeutet, dass eine Liste von mehreren
Vormerkungen anhand des Datums und der Uhrzeit abgearbeitet wird.
• Bereitstellen: Diese Schaltfläche kann nur verwendet werden, wenn eine
Vormerkung schon bereitgestellt ist. Mit dieser Schaltfläche kann die
Bereitstellung auf einen anderen Leser verschoben werden.
Bsp.:
Leser A hat ein Exemplar vorbestellt, und es liegt für ihn bereit. Er ist aber in
Urlaub oder informiert die Bibliothek, dass er das Exemplar jetzt noch nicht
abholen kann. Die Bereitstellung kann somit auf Leser B verschoben werden. Leser
A erhält das Exemplar dann wieder als Bereitstellung, wenn Leser B das Exemplar
zurückgegeben hat.
Folgende Felder werden in der Leserliste angezeigt:
• Lesernr.: Ausweisnummer des Lesers, der das Exemplar vorbestellt hat.
• Name und Vorname des Lesers
• Zweigstelle, in der der Leser das Exemplar vorbestellt hat.
• Bestellt am: Datum , an dem die Vormerkung getätigt wurde.
• Für: Datum, ab wann die Vorbestellung beginnt. Standardmäßig identisch mit
dem Bestellt am Datum
• Bereit: Wird nur ausgefüllt, wenn das vorbestellte Exemplar bereits
zurückgegeben wurde und nun für den Vorbesteller bereit liegt. Gibt das
Datum an, wann die Bereitstellung, also die Rückgabe erfolgte.
• Bereit Bis: Wird nur ausgefüllt, wenn für ein bereitgestelltes Exemplar eine
Benachrichtigung an den Leser verschickt wurde. Bis zu diesem Datum liegt die
Vorbestellung bereit. Danach kann sie abgeräumt werden.
• Prio: Gibt die aktuelle Priorität der Vorbestellung in Bezug auf die anderen in
der Liste an.
Drucken aus der Trefferliste
Gehen Sie wie folgt vor:
1. Recherchieren Sie die Titel, die Sie drucken wollen. Sie gelangen in die Trefferliste.
2. Auf der rechten Seite wählen Sie Drucken.
• In Word drucken: Exportiert die Mediensätze in ein Word-Dokument. Der
Listendruck in Word bietet Ihnen die Möglichkeit, den Ausdruck weiter zu
bearbeiten.
• Erst anzeigen: Zeigt die Druckliste vor dem Ausdrucken am Bildschirm an.
Recherche • 36
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Alle → Nur markierte: Auswahl der Medien, die auf dem Ausdruck
erscheinen sollen.
Nur ausgewählte Exemplare drucken: Wenn in der Dienstrecherche nach
Kriterien aus dem Exemplar wie z. B. Zweigstelle, Mediengruppe,
Exemplarstatus, Zugangsdatum oder Buchungsnummer gesucht wird,
erscheinen in der Ergebnisliste trotzdem alle Exemplare zu einem
Mediensatz. D. h., obwohl man z. B. nach der Zweigstelle Hauptstelle
gesucht hat, werden alle Exemplare angezeigt. Bei einem solchen Fall kann
die Druckfunktion auf die Recherchekriterien eingeschränkt werden. Im
Druckfenster erscheint dazu die zusätzlich aktivierbare Option Nur
ausgewählte Exemplare drucken. Wenn Sie diese Option aktivieren,
werden bei Listen mit Exemplardaten nur die Exemplare ausgedruckt, auf
die die Rechercheangaben zutreffen. Dies ist z. B. interessant, wenn
Katalogkarten mit Exemplarinformationen gedruckt werden sollen oder
Listen je Zweigstelle ausgedruckt werden, eine Liste der makulierten
Medien erstellt werden soll, etc.
Liste: Sie können aus verschiedenen vordefinierten Listenformaten die Liste
auswählen, mit der Sie drucken möchten.
Optionen: Hier können Sie den vorgegebenen Listentitel verändern und
festlegen, was in der Fußzeile ausgegeben werden soll. Wird die Option
Kennung einfügen aktiviert, erscheint diese in der Fußzeile.
Format: Sie können ein Druckformat auswählen. Die Formate können unter
Katalogisierung → Anzeige festlegen verändert werden.
OK: Der Druck oder die Anzeige wird ausgelöst.
Abbrechen: Sie gelangen zurück in das Katalogmodul.
Die Registerkarte In Datei drucken bietet die Möglichkeit, die Datensätze in RTF- oder
ASCII-Format in eine Datei zu speichern. Dies ist nur in speziellen Fällen notwendig.
Tipp: Für das Ausdrucken von Daten haben Sie auf der Startseite des Katalogmoduls
die Möglichkeit, unter dem Menüpunkt Datei → Kurzliste oder Langlisten (mit
detaillierten Auswahlmöglichkeiten) zu drucken.
Hinweis: Die Registerkarte Kopieren ist durch die Einführung des Standard-Worddrucks
überflüssig geworden.
Recherche • 37
Nutzerhandbuch
Katalog
Das Katalogmodul beinhaltet alle Funktionen, die bei der Einarbeitung von Medien
anfallen. Dies sind sowohl die Erfassung neuer Print- oder AV-Medien als auch die
Erfassung der mit den Medien verknüpften Exemplare.
Sie können katalogisieren, im Bestand recherchieren und Änderungen vornehmen sowie
verschiedene Listen- und Druckoptionen nutzen.
Auf der Startseite des Katalogmoduls können Sie im Feld Stichworte einen Suchbegriff
eingeben und die Trefferliste über Suche aufrufen.
Im Suchfeld Buchungsnr./Mediennr. Können Sie eine Buchungsnummer oder eine
Mediennummer eingeben und die Trefferliste über Suche aufrufen. Wenn Sie zusätzlich
das Kontrollkästchen Direkt bearbeiten markieren, können Sie das Medium oder das
Exemplar direkt bearbeiten.
Tipps:
• Bei der Titelaufnahme ist es nützlich, die Tabulator-Taste zu verwenden.
Dadurch bestätigen Sie die Eingabe und springen in das nächste Feld. Die
Tabulator-Taste finden Sie im linken Bereich Ihrer Tastatur, es sind zwei Pfeile
dargestellt, jeweils ein Pfeil nach links und nach rechts.
• Bei den meisten Tabellen und Eingabemasken in BIBLIOTHECAplus kann die
Anzeige individuell angepasst werden. Sie können durch einen linken Mausklick
zwischen zwei Spalten oder Zeilen die Spalten- und Zeilengröße verändern.
Meist lässt sich zudem die Spaltenanordnung verändern, indem Sie die linke
Maustaste drücken, und den Spaltenkopf verschieben. Auch bei Eingabemasken
können Sie individuelle Anpassungen z. B. zur Schriftgröße vornehmen. Durch
einen Rechtsklick mit der Maus in der Tabelle oder Eingabemaske öffnet sich ein
Kontextmenü, mit dem Sie die Layout-Veränderungen speichern oder
rückgängig machen können.
Medienaufnahme
Sie starten die Medienaufnahme, indem Sie im rechten Menü des Katalogmoduls unter
Neuaufnahme die gewünschte Medienart anklicken.
Die Katalogisierung kann neben dieser manuellen Aufnahme auch automatisiert durch
Einarbeitung von Bestellungen im Erwerbungsmodul erfolgen.
Die Neuaufnahme von Medien erfolgt grundsätzlich nach folgendem Ablauf:
1. Auswahl der Medienart
Katalog • 38
Nutzerhandbuch
2. Medienaufnahme (Titeldaten wie Verfasser, Titel, Systematik)
3. Exemplaraufnahme (Exemplardaten wie Barcodenummer, Signatur)
Um die Erfassung übersichtlich zu gestalten, sind die Felder bei allen Medienarten auf
einzelne Registerkarten verteilt, die dem gleichen Schema folgen:
• Kurzaufnahme: Enthält die zentralen Felder, die für eine Titelaufnahme
am häufigsten benötigt werden.
• Systematik: Angaben zur Systematik
• Schlagworte: Erfassung von Schlagwörtern
• Titel/Beif.: Weitere Angaben zu Titel und Beifügungen (weitere
bibliographische Angaben)
• Pers./Urh.: 3. Verfasser sowie Angaben zu beteiligten Personen und
Urhebern.
• Weitere Felder: Nutzbar für weitere, selbst eingerichtete Kategorien
oder MAB-Kategorien, auch über selbstdefinierte Erfassungsformulare
in Tabellenform.
• Links: Zuordnung von Bildern und Links.
• Verwaltung: Vergabe des Medienkennzeichens, Geschäftsgang und
Bearbeitungsstand in der Bibliothek
• Html: Anzeigemöglichkeiten auf der Basis von HTML
In dieser Registerkarte sind die zentralen Informationen für das Medium zu hinterlegen.
Im Folgenden erhalten Sie je Medienart eine Übersicht, welche Felder wie auszufüllen
sind.
Einbändige Monographien
Um eine Monographie zu erfassen, klicken Sie im rechten Bildschirmbereich auf
Neuaufnahme → Monographien. Es öffnet sich die Erfassungsmaske.
• OK: Speichern und Beenden der Titelaufnahme
• Abbrechen: Abbrechen ohne Speichern
• Werte kopieren: Übernahme von Fremddaten von CD-ROMs, aus einem
Fremddatenpool oder von MAB2-Daten.
• Dublette: vorgezogene Dublettenkontrolle über den Eintrag im Feld Titel
(erfolgt zudem automatisch beim Speichern).
• Anzeigen: Anzeigen der Titelaufnahme in Katalogkartenform.
• Karteikasten-Schalftläche: Für das zugehörige Feld existiert ein Register. Der
Feldeintrag kann dort recherchiert werden. Damit wird sichergestellt, dass
gleich lautende Einträge immer in der gleichen Schreibweise übernommen
werden.
• Roter oder grüner Punkt: Ist ein entsprechender Eintrag aus dem Register
(Verfasser oder Reihentitel bei Serienaufnahmen) mit der aktuellen
Titelaufnahme verknüpft worden, erscheint vor dem Feld statt des roten
Punkts ein grüner Punkt.
Katalog • 39
•
Nutzerhandbuch
V: Diese Schaltfläche dient zum Vertauschen der Felder Fußnote und
Untertitel, je nachdem für welches Feld mehr Platz zur Anzeige benötigt wird.
Es stehen Ihnen zur Katalogisierung folgende Felder zur Verfügung:
• ISBN: Der Eintrag der ISBN mit Bestätigung durch die Tabulator-Taste führt zur
Dublettenkontrolle. Weiterhin wird bei entsprechend vorgenommenen
Einstellungen die Fremddatenübernahme von CD-ROM oder aus einem
Fremddatenpool überprüft. Zudem kann gleichzeitig ein automatischer Eintrag
des Verlags erfolgen.
• ISBN-Zus./Preis: Der eingetragene Preis dient nur der Anzeige und Information und
stellt keine Verbindung mit Ausleih- oder Statistikmodul her. Hauptsächlich wird
dieses Feld zur Übernahme von Fremddaten von der EKZ benötigt.
• Verfasser: Eingabe der beiden ersten Verfasser in der Ansetzungsform nach dem
Schema „Nachname, Vorname“.
• Der Verfasser in Vorlageform wird im Feld Verf-Angabe automatisch generiert mit
der Möglichkeit, dies zu ergänzen oder überschreiben. Mit Hilfe des roten Punktes
vor den Verfasserfeldern kann das Personenregister aufgeblendet werden. Es kann
ein Verfasser gesucht und übernommen werden. Auf diese Weise wird
sichergestellt, dass die Verfasser immer gleich angesetzt werden. Mit dem
Verfassernamen werden im Hintergrund auch die vorhandenen Verweisungen
verknüpft.
Ist der Verfasser noch nicht im Verfasserregister, öffnet sich das Verfasserregister
automatisch. Der Verfasser kann dann mit dem nach unten weisenden Pfeil ins
Register eingefügt werden. Der nach oben weisende Pfeil ist für das Entfernen von
Registereinträgen vorgesehen, wobei bei bereits mit Aufnahmen verknüpften
Einträgen zuerst die Umhängefunktion verwendet werden muss. Gleichzeitig
besteht die Möglichkeit, mit der Auswahl der Registerkarte Eigenschaften
Angaben zum Verfasser (z. B. Verweisungen) aufzunehmen. Der 3. Verfasser wird
in der Registerkarte Pers./Urh. erfasst. Werden im Nachhinein Veränderungen in
den Verfasserfeldern vorgenommen, wird die Verfasserangabe nicht automatisch
geändert. Die Änderungen müssen dann manuell eingetragen werden.
• Titel und Titel-Zusatz: Angabe des Hauptsachtitels und des Zusatzes zum Sachtitel.
Beim Titel werden Nichtsortierzeichen automatisch entsprechend der
Nichtsortierliste ermittelt und vergeben. Alle Wortfolgen innerhalb von
Nichtsortierzeichen, auch bei Verfassern sowie innerhalb eines Satzes werden
nicht mitsortiert. Nichtsortierzeichen am Anfang eines Titels bewirken, dass der
Titel bei der Titelrecherche auch ohne Angabe des Nichtsortierzeichens gefunden
wird. Der Titel ¬Der¬ Weltatlas wird also auch bei Suche nach Weltatlas
gefunden. Die manuelle Vergabe von Nichtsortierzeichen erfolgt über die F5-Taste.
Möchten Sie verhindern, dass automatisch Nichtsortierzeichen gesetzt werden,
geben Sie ein # als erstes Zeichen vor dem Titel ein, z. B. #Der mit dem Wolf
tanzt.
• Verlag und Ort: Diese werden, sofern schon vorhanden, nach der Eingabe der
ISBN übernommen. Ist ein Verlag im Verlagsregister nicht vorhanden, kann er
manuell eingegeben werden und wird automatisch mit dem Speichern der
Titelaufnahme im Verlagsregister eingetragen oder mit Hilfe der KarteikastenSchaltfläche vor dem Feld Verlag direkt im Verlagsregister eingefügt. Von dort
kann auch ein bereits vorhandener Verlag übernommen werden. Es öffnet sich ein
Dialogfeld, in das die Anfangsbuchstaben des Verlages eingetragen und alle
Verlage, die mit diesem Buchstaben beginnen, zur Übernahme in einer Liste
angezeigt werden. Bei der Auswahl der Verlage spielt im Gegensatz zu den
anderen Registern die Groß- und Kleinschreibung eine Rolle.
Katalog • 40
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Für den Eintrag des Verlags wird das Verlagsregister durchsucht und wenn die
ISBN mit einem der dort vorhandenen Verlage übereinstimmt, werden der Name
und Ort in der Erfassungsmaske übernommen. Es kann auch mehr als einen
Eintrag zu einem Verlag. Wenn in diesem Fall der gewünschte Eintrag manuell
ausgewählt werden soll, muss hierfür eine Aktivierung im Einstellungsmodul unter
Konfiguration (Sys) → Katalog → Allgemein → Sonstiges erfolgen.
Jahr und Auflage: Die Angabe des Erscheinungsjahres sollte vierstellig erfolgen.
Umfang: Werden beim Eintrag des Umfangs Beilagen mit + gekennzeichnet, wird
automatisch ein Eintrag im Ausleihhinweis auf der Registerkarte Verwaltung
erzeugt, z. B.:
99 S. + 3 CD-ROMs erzeugt den Eintrag Beil.: 3 CD-ROMs
Reihe: Es können bis zu zwei Reihen und eine Unterreihe eingegeben werden. Es
besteht die Möglichkeit, zwischen einfacher Reihentitelerfassung und kompletter
Serienaufnahme zu wählen. Dies können Sie im Einstellungsmodul unter
SerienAufnahme einstellen. Je nach gewählter Bearbeitungsmöglichkeit für
Reihen und Serien kann über die Karteikasten-Schaltfläche vor dem Feld Reihe in
die Liste der Reihen oder mit Hilfe des roten oder grünen Punkts in die
Serienaufnahme gewechselt werden. Bei Verwendung einer einfachen
Reihenerfassung werden neu eingetragene Reihen automatisch mit dem Speichern
der Titelaufnahme in die zugehörige registerähnliche Auflistung übernommen.
Über die Schaltflächen 1, 2 oder U wird zwischen der 1. Reihe, der 2. Reihe und
der Unterreihe unterschieden.
Fußnote: Enthält die entsprechenden Ergänzungen zur inhaltlichen und
bibliographischen Beschreibung.
Annotation: Vorgesehen für weiterführende Informationen wie Inhaltsangaben.
Dublettenkontrolle
Werden bei der Dublettenprüfung ein oder mehrere Mediensätze mit der gleichen ISBN
im Bestand gefunden, werden diese in einem weiteren Fenster mit Angabe der Anzahl der
Treffer auf der rechten Seite angezeigt.
Ist einer der angezeigten Mediensätze tatsächlich das gleiche Medium wie das zu
katalogisierende, und soll kein neuer Mediensatz angelegt werden, wird das Ergebnis der
Dublettenkontrolle über das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Ergebnisfensters
geschlossen und die darunterliegende Aufnahme beendet. Es kann alternativ auch über
die Schaltfläche Datensatz öffnen die Titelaufnahme zum Anhängen eines Exemplars
geöffnet werden. Sie können diesen natürlich auch über die Recherche suchen und
bearbeiten.
Mit Übernehmen wird ein neuer Mediensatz angelegt, die Daten aus der ausgewählten
Dublette werden übernommen und können abgeändert werden, z. B. sinnvoll bei
Neuauflagen.
Mit Weiter wird ebenfalls ein neuer Mediensatz angelegt, es werden keinerlei Daten
übernommen, das Ergebnis der Dublettenkontrolle wird ignoriert. Diese Option ist z. B.
sinnvoll, wenn es zwei Medien mit der gleichen ISBN gibt, die sich aber in allen anderen
Angaben unterscheiden. Eine Datenübernahme bringt dann keinen Vorteil.
Bei Medien ohne ISBN erfolgt die Dublettenkontrolle beim Speichern des Mediensatzes
nach Verfasser, Urheber, Titel und Jahr. Art und Reihenfolge der Dublettenprüfung
können geändert werden im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: DupletteModus.
Katalog • 41
Nutzerhandbuch
Fremddatenübernahme
Sie können folgende Tätigkeiten für den Fremddatenübernahme durchführen.
CD-ROM
Bei Aktivierung des Direktzugriffs auf eine CD-ROM im Einstellungsmodul unter
Konfiguration (AP) → CD-ROM findet nach Eingabe der ISBN und Bestätigung mit der
Tabulator-Taste die Übernahme der gefundenen Daten statt.
Fremddatenpool
Ist die Einbindung von einem oder mehreren Fremddatenpools erfolgt, kann aus diesem
ebenso eine direkte Datenübernahme stattfinden. Sie nehmen die Einstellung im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog
→ Parameter: POOLS21 und BENUTZEFREMDDATEN vor. Ein Treffer im Fremddatenpool
wird in einem Ergebnisfenster angezeigt, mit Anzeige von Trefferanzahl und der
Möglichkeit zu blättern. Soll der Datensatz kopiert werden, wird er mit Übernehmen in
die Erfassungsmaske übernommen und kann angepasst werden. Soll der Datensatz nicht
übernommen werden und eine Prüfung auf Fremddatenübernahme von CD erfolgen,
nutzt man Weitersuchen auf CD. Möchte man zurück zur Titelaufnahme ohne einen
Datensatz zu übernehmen, schließt man das Fenster über das Kreuz in der rechten oberen
Ecke.
Mehrbändige Monographien
Die Aufnahme mehrbändiger Monographien erfordert zusätzlich zur Aufnahme des
Stücktitels die Aufnahme und Verknüpfung mit einem Gesamtwerk. In den meisten Fällen
reicht diese Struktur von zwei Ebenen (Gesamtwerk – Stücktitel) aus. Bei Bedarf kann ein
Stücktitel auch mit bis zu fünf hierarchisch übergeordneten Gesamtwerken verknüpft
werden: ein oberstes Gesamtwerk sowie bis zu vier Untereinheiten zum Gesamtwerk.
Sie rufen die Erfassung der mehrbändigen Monographien über Mb.Mono im rechten
Menü auf. Es öffnet sich zuerst die Erfassungsmaske für den Stücktitel. Bei der Neuanlage
wird immer von oben nach unten gearbeitet, d. h., zunächst wird das Gesamtwerk
katalogisiert, dann die Stücktitel. Daher müssen Sie im unteren Fensterbereich auf Ges.werk klicken.
Bei mehreren Ebenen wird analog das oberste Gesamtwerk zuerst katalogisiert, es folgen
die Zwischenebenen und zum Schluss die Stücktitel.
Gesamtwerk
Rufen Sie über Mb.Mono die Erfassungsmaske für einen Stücktitel auf (Fenster
Mehrbändige Monographien). Über die Schaltfläche Ges.-werk im unteren Bereich des
Fensters öffnet sich die Aufnahmemaske für das Gesamtwerk. Die Felder entsprechen
weitgehend den Feldern der Erfassungsmaske für einbändige Monographien, mit
Ausnahme der Felder für Bandangabe und Sortierung, die jedoch für die
Gesamtaufnahme i. d. R. keine Rolle spielen.
Geben Sie die Mediendaten ein, die für alle Ebenen des mehrbändigen Werks gelten. Ob
und welche Einträge auf den weiteren Registerkarten vorzunehmen sind, ist von der Art
des Gesamtwerkes und individuellen Kriterien abhängig. Über Neu verknüpfen gelangen
Sie zurück zum Stücktitel. Dort wird nun neben der Schaltfläche Ges.-werk der Verweis
zum Gesamtwerk angezeigt.
Sie haben im Fenster Gesamtaufnahme folgende Optionen:
Katalog • 42
•
•
•
Nutzerhandbuch
Neu verknüpfen: Das Gesamtwerk wird mit dem Stücktitel verknüpft, dessen
Erfassungsmaske noch leer ist.
Verknüpfung lösen: Bei bereits verknüpften Werken erscheint diese
Schaltfläche und ermöglicht das Lösen der Verknüpfungen.
Suchen: Es kann ein Gesamtwerk im Datenbestand nach verschiedenen
Kriterien gesucht werden, um es dann mit einem Stücktitel zu verknüpfen.
Tipp: Kategorien, die mit einem blauen Pfeil markiert sind, erlauben, dass der
eingetragene Wert bei der Erfassung der Stücktitel übernommen werden kann und
Angaben wie Systematik und Schlagwort somit nur noch beim Gesamtwerk
vorgegeben werden müssen, wenn diese für alle Bände gleich sind.
Untergeordnete Einheiten
Sie befinden sich in der Erfassungsmaske für Stücktitel (Fenster Mehrbändige
Monographien). Die Maske für die Stücktitelaufnahme ist bereits mit einem
übergeordneten angelegten Gesamtwerk verknüpft worden. Erst dann wird die
Schaltfläche 1. Untereinh. aktiv.
Sie können analog zur Erfassung des Gesamtwerks die Untereinheiten anlegen. Diese
stellen Zwischenebenen zwischen übergeordnetem Gesamtwerk und Stücktitel dar.
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche 1. Untereinh..
2. Sie befinden sich in der Erfassungsmaske für das Gesamtaufnahme.
3. Die Katalogisierung erfolgt analog zu der des Gesamtwerks, ggf. sind zusätzlich
die Felder Bandang. und Sortierung anzulegen.
4. Klicken Sie auf Neu verknüpfen: Die soeben erfasste Untereinheit wird mit dem
Stücktitel und dem bereits verknüpften Gesamtwerk verbunden.
5. Die Schaltfläche 2. Untereinh. wird nach dem Anlegen der ersten Untereinheit
aktiv.
Nach der Erfassung einer übergeordneten Einheit wird jeweils die Schaltfläche für die
nächste Untereinheit aktiv, und Sie können auf diese Weise bis zu vier Untereinheiten
zum Gesamtwerk erfassen.
Sie haben zusätzlich zur Verknüpfung folgende Optionen:
• Verknüpfung lösen: Bei bereits verknüpften Werken erscheint diese
Schaltfläche und ermöglicht es, Verknüpfungen zu lösen.
• Suchen: Es kann ein Gesamtwerk im Datenbestand nach verschiedenen
Kriterien gesucht werden, um es dann mit einem Stücktitel zu verknüpfen.
Recherche
Stücktitel anlegen
Klicken Sie auf Mb.Mono im rechten Menü. Sie befinden sich in der Erfassungsmaske für
Stücktitel (Fenster Mehrbändige Monographien). Die Erfassung des Stücktitels erfolgt
nach dem Anlegen des übergeordneten Gesamtwerkes und dessen Untereinheiten. Die
Felder entsprechen weitgehend denen der Erfassungsmaske für einbändige
Monographien, zusätzlich sind folgende Felder auszufüllen:
Katalog • 43
Nutzerhandbuch
• Bandang.: Bandangabe in Vorlageform, z. B. Band III
• Sortierung: Bandangabe in Sortierform, z. B. 3
Mit der Schaltfläche mit blauem Pfeil können Werte aus einem verknüpften
übergeordneten Werk übernommen werden. Steht der blaue Pfeil neben einem Feld (z. B.
Systematik, Mediengruppe, Schlagwort), wird nur der Wert in diesem Feld übernommen.
Mit dem größeren blauen Pfeil rechts können alle Werte übernommen werden.
Hinweis: Für die Sortierung der einzelnen Bände in der Trefferanzeige wird eine
arabische Zahl als Sortierangabe benötigt.
Tipps:
• Hat ein Gesamtwerk mehr als 10 Stücktitel, sollte die Angabe im Feld
Sortierung mit 0 zur zweistelligen Anzahl aufgefüllt werden, z. B. 03, damit die
Bandangaben korrekt numerisch sortiert werden.
• Sind mehrere Stücktitel zu einem Gesamtwerk hintereinander zu erfassen,
empfiehlt sich die Nutzung der Funktion Neuaufnahme mit Vorbelegung. Sie
wird nach dem Speichern des Exemplarsatzes automatisch angeboten. Damit
können Verknüpfungen mit den übergeordneten Einheiten automatisch aus
dem vorher erfassten Stücktitel in die Erfassungsmaske des neuen Stücktitels
übernommen werden.
• Weiterhin ist die Funktion der Schaltfläche Werte kopieren auch bei der
Erfassung von Stücktiteln zu einem Gesamtwerk wie bei Monographien
benutzbar, beim Gesamtwerk sollte allerdings über Suchen nach dem bereits
angelegten Gesamtwerk gesucht werden.
Stücktitel nachträglich erfassen
Wenn zu einem bereits erfassten Gesamtwerk ein Stücktitel oder ein Band nachgeliefert
wird, kann dieser wie folgt in die bereits bestehende Hierarchie eingefügt und mit der
übergeordneten Aufnahme verknüpft werden:
1. Sie rufen über Mb.Mono die Erfassungsmaske für Stücktitel auf (Fenster
Mehrbändige Monographien).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ges.-werk. Sie befinden sich nun in der
Erfassungsmaske für das Gesamtwerk.
3. Die Erfassungsmaske für das Gesamtwerk bleibt vorerst leer. Über die
Schaltfläche Suchen wird die Recherchemaske geöffnet. Sie können nach dem
bereits angelegten gesuchten Gesamtwerk recherchieren.
4. Übernehmen Sie über die Schaltfläche Auswählen die Daten des markierten
Gesamtwerks aus der Trefferliste in die Erfassungsmaske für das Gesamtwerk.
5. Erstellen Sie über Verknüpfen die Verbindung zwischen Gesamtwerk und
Stücktitel.
6. Sie gelangen zurück in die Stücktitelmaske und können den Stücktitel
aufnehmen.
Hinweis: Wenn Sie die Erfassungsmaske für das Gesamtwerk manuell mit den Daten
eines bereits vorhandenen Gesamtwerks füllen und anschließend auf die Schaltfläche
Neu Verknüpfen klicken, wird das bereits vorhandene Gesamtwerk erneut im Katalog
angelegt. Es existieren dann zum gleichen Titel mehrere übergeordnete Einheiten. Um
die Daten an ein vorhandenes Gesamtwerk zu hängen, ist daher die Suche über Suchen
Katalog • 44
Nutzerhandbuch
wie beschrieben notwendig.
Zeitschriften
Um eine Zeitschrift zu erfassen, klicken Sie im rechten Bildschirmbereich auf
Neuaufnahme → Zeitschriften.
Die Erfassung von Zeitschriften ist auf einer, zwei oder drei Ebenen möglich. Wir
empfehlen, mit maximal zwei Ebenen zu arbeiten. Dabei können Sie entscheiden, ob es
für Ihre Bibliothek sinnvoll ist, Hefte, Bindeeinheiten, Jahrgänge oder nur
Hauptaufnahmen zu katalogisieren, oder ob Sie eine beliebige Kombination auf mehreren
Ebenen, wie z. B. mit Hauptaufnahme und Jahrgang, bevorzugen.
Eine mehrstufige Aufnahme ist zeitaufwendiger, macht jedoch die Darstellung von
Rechercheergebnissen übersichtlicher. Ist keine übergeordnete Einheit angelegt,
erscheinen bei der Recherche sofort alle Hefte. Ausschlaggebend sind auch die
Anforderungen, die zum Entleihen notwendig sind: Sollen einzelne Hefte ausleihbar sein,
muss auch jedes Heft erfasst werden. Sind nur Bindeeinheiten oder komplette Jahrgänge
ausleihbar, können diese Einheiten aufgenommen werden.
Das Anlegen von Einzelheften im Katalog kann auch automatisiert über das
Periodikamodul vorgenommen werden.
• Die Auswahl einer der Medienunterarten Jahrgang, Bindeeinheit, Heft,
Hauptaufnahme entscheidet darüber, in welcher Form die Zeitschrift behandelt
wird: als Jahrgang zusammengefasst, als Bindeeinheit oder als Heft, oder ob es
sich um eine übergeordnete Hauptaufnahme handelt (Hauptaufnahme erscheint
nur in der übergeordneten Aufnahmemaske).
Sie haben im Fenster Zeitschriften zudem folgende Optionen:
• Verknüpfen: Verknüpfen einer Heftaufnahme mit einer übergeordneten Ebene
(Hauptaufnahme, Jahrgang oder Bindeeinheit).
• Abbruch: Abbrechen ohne Speichern
Datenpool oder von MAB2-Daten.
• Anzeige: Anzeigen der Titelaufnahme in Katalogkartenform
• Karteikasten-Schaltfläche: Für das zugehörige Feld existiert ein Register. Der
gleiche Einträge immer in der gleichen Schreibweise übernommen werden.
Punkts ein grüner Punkt.
• FN/Anno.: Die Feldbezeichnung für den Eintrag einer Fußnote oder Annotation
kann durch Klick auf diese Schaltfläche angepasst werden.
Neuaufnahme auf einer Ebene
Zunächst müssen Sie eine der möglichen Schaltflächen Jahrgang, Bindeeinheit oder Heft
aktivieren, um zu bestimmen um welche Einheit es sich handelt, z. B. Heft für eine
Erfassung auf Heftebene.
Geben Sie anschließend folgende Informationen für die Neuaufnahme auf einer Ebene
an:
• Kürzel: Dient zur Dublettenkontrolle und zur automatischen Vorbelegung,
wenn schon eine Aufnahme der gleichen Zeitschrift vorhanden ist. Das Kürzel
Katalog • 45
Nutzerhandbuch
muss für diese Prüfung eindeutig sein und kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung. Bei der Erstaufnahme einer
Zeitschrift gibt das System eine Kontrollmeldung, dass noch keine passenden
Datensätze gefunden wurden.
• EAN: Falls vorhanden, kann die Europäische Artikelnummer der Zeitschrift
eingescannt werden.
• ISSN: zur Eingabe der International Standard Serial Number
• Zählung: Angabe einer einzelnen Heftnummer oder der vollständig
ausgeschriebenen Zählung z. B. Heft 10, 55 (2010) anzugeben. Im ersten
Fall wird die Anzeige in der Kurz- und Langanzeige automatisch aus
Heftnummer, Jahrgang und Jahr zusammengesetzt. Bei einer konkreten
Vorgabe wird das angezeigt, was im Feld eingetragen wurde.
• Datum, Jahr, Jahrgang: Das Datum ist für das Erscheinungsdatum des Heftes
vorgesehen, Jahr und Jahrgang für entsprechende Angaben der Zeitschrift.
Angaben zu Personen erfolgen auf der Registerkarte Kurzaufnahme:
• Urheber: Über die Schaltflächen 1, 2, 3 können Sie drei Körperschaften eintragen.
• Bet. Pers.: Über die Schaltflächen 1 bis 5 können Sie bis zu fünf beteiligte
Personen eintragen.
• Weitere Felder können entsprechend den Informationen für die Kurzaufnahme
einbändiger Monographien gefüllt werden, ebenso die Registerkarten Systematik,
Schlagworte, Titel/Beif., Per./Urh., Weitere, Links, Verwaltung, Html. Nachdem die
Titelaufnahme beendet wurde, wird sie im Katalogkartenformat zur Kontrolle
angezeigt. Mit Zurück gelangen Sie zur Eingabemaske und mit Weiter zur
Erfassungsmaske für die Exemplare.
Hinweis: Bei der Vergabe von Zählungen ist es unbedingt erforderlich, dass Sie die
Auswirkungen auf die Sortierung in der Ergebnisliste im Katalog beachten.
Wenn im Katalog für die Ergebnisliste keine Sortierung vorgegeben wird, listet das
System die Medien so auf, wie sie zuerst in der Datenbank gefunden werden, also im
Regelfall nach der Mediennummer sortiert und damit Zeitschriftenhefte vom System
richtig sortiert werden können, sollten bei der Eingabe daher einige Punkte beachtet
werden.
Es ist empfehlenswert, bei der Zählung mit der Jahresangabe zu beginnen, damit im
Katalog chronologisch sortiert werden kann und die Zählung sollte bei allen Heften
einer Zeitschrift immer in der gleichen Form erfolgen, damit korrekt sortiert werden
kann.
In der Ergebnisanzeige im Katalog kann die Sortierung Ersch.Datum gewählt werden,
damit wird die Treffermenge nach Erscheinungsdatum sortiert. Zudem sind einzelne
Hefte nur über das Erscheinungsdatum recherchierbar. Sie sollten also immer ein
Erscheinungsdatum angeben. Diese Sortierung erfolgt, indem in der rechten oberen
Ecke der Ergebnisanzeige in der Sortierauswahl die passende Auswahl gewählt wird.
Die Zählung ist dann für die Sortierung unerheblich und kann somit frei gewählt
werden.
Generell ist es für eine Sortierung nach Heftnummer notwendig, dass die Heftnummern
mit Nullen aufgefüllt werden, also bei mehr als neun Heften pro Jahr zu einer
Zeitschrift die Heftnummer im Feld Zählung in der Form 01, 02, 03. Wenn Sie die
Nullen weglassen und mehr als neun Hefte existieren, wird alphanumerisch sortiert,
d. h., Heft 1, Heft 10, Heft 11, Heft 20, Heft 3, das Anfügen der Nullen sorgt
dafür, dass die Sortierung numerisch mit 01, 02, 03 erfolgt. Diese Sortierung erfolgt
dann in der Ergebnisliste korrekt nach Klick auf die Spaltenüberschrift Kurzanzeige.
Katalog • 46
Nutzerhandbuch
Neuaufnahme über zwei Ebenen
Sie befinden sich zunächst in der Aufnahme für die untere Ebene (Überschrift
Zeitschriften), indem Sie auf Neuaufnahme → Zeitschriften klicken. Für die Aufnahme
einer übergeordneten Ebene müssen Sie die Schaltfläche Haupt in der linken unteren Ecke
des Fensters anklicken. Es öffnet sich die Aufnahme für die obere Ebene: Fenster
Zeitschriften (Jahrgänge → Buchbindeeinheiten). Zunächst müssen Sie Hauptaufn.,
Jahrgang oder Bindeeinheit aktivieren, um die Art zu bestimmen. Soll z. B. eine
Hauptaufnahme für das ganze Abonnement erfasst werden, müssen Sie die Schaltfläche
Hauptaufn. anklicken.
Geben Sie zudem folgende Informationen an:
• Kürzel: Dient zur Dublettenkontrolle und zur automatischen Vorbelegung,
wenn schon eine Aufnahme der gleichen Zeitschrift vorhanden ist. Das Kürzel
muss für diese Prüfung eindeutig sein und kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
Achten Sie hier auf Groß- und Kleinschreibung. Bei der Erstaufnahme einer
Zeitschrift gibt das System eine Kontrollmeldung, dass noch keine passenden
Datensätze gefunden wurden.
• EAN: Falls vorhanden, kann die Europäische Artikelnummer der Zeitschrift
eingescannt werden.
• ISSN: zur Eingabe der International Standard Serial Number
• Hefte/BE: Es kann die Einheit näher spezifiziert werden, z. B. bei einer
Jahrgangsaufnahme Jahrgang 2010 oder bei einer Bindeeinheit Heft 1-5. Bei
einer Gesamtaufnahme ist dies nicht sinnvoll. Dieser Eintrag erscheint bei
Hauptaufnahmen und Jahrgängen nicht in der Ergebnisliste einer Recherche.
Für Jahrgänge erscheint dort die Angabe im Format Jahrgang (Jahr) (z. B.
55(2010)). Bei Bindeeinheiten wird die Vorgabe in diesem Feld genutzt und
angezeigt, z. B. Bindeeinheit Heft 1-5.
• Datum, Jahr, Jahrgang: Das Datum ist für das Erscheinungsdatum des Heftes
vorgesehen, Jahr und Jahrgang für entsprechende Angaben der Zeitschrift.
Angaben zu Personen erfolgen auf der Registerkarte Kurzaufnahme. Weitere Felder und
Registerkarten können Sie entsprechend den Informationen für die Kurzaufnahme
einbändiger Monographien belegen. Dabei sollten nur die Kategorien ausgefüllt werden,
die für alle untergeordneten Einheiten ebenfalls gelten.
Wenn Sie alle relevanten Daten erfasst haben, erfolgt die Verknüpfung über die
Schaltfläche Neu verknüpfen. Die Aufnahme wird geschlossen und in der
untergeordneten Aufnahme steht neben Verknüpfen in der linken unteren Ecke der Titel
der übergeordneten Aufnahme. Wählen Sie nun, um welche Einheit es sich bei der
untergeordneten Ebene handelt und aktivieren Sie die entsprechende Schaltfläche
Jahrgang, Bindeeinheit oder Heft.
Ergänzen Sie die Aufnahme auf der untergeordneten Ebene entsprechend der Vorlage.
Katalog – Medienaufnahme - Zeitschriften – Neuaufnahme auf einer Ebene
Bei Aufnahme eines weiteren Jahrgangs, einer Bindeeinheit oder eines Hefts wird über die
Eingabe von Kürzel oder EAN oder ISSN die Verknüpfung zum entsprechenden
übergeordneten Werk erstellt und die Daten des letzten Eintrages automatisch
übernommen.
Weitere Aufnahmen
Katalog • 47
Nutzerhandbuch
Anlage eines neuen Jahrgangs nach einem Jahreswechsel
1. Damit die Heftaufnahmen des neuen Jahres einem neuen Jahrgang zugewiesen
werden, müssen Sie zuerst in der Heftaufnahme die Daten für das erste Heft des
neuen Jahres eintragen und dürfen hierbei nicht das Kürzel verwenden, sonst
erfolgt die Verknüpfung mit dem alten falschen Jahrgang.
2. Über Verknüpfung gelangen Sie in die alte Aufnahme, wählen Sie Verknüpfung
lösen und geben Sie die Daten des neuen Jahrgangs ein.
3. Bei der nächsten Heftaufnahme wird bei Eingabe dieses Kürzels auch richtig die
Verknüpfung mit dem zuletzt aufgenommenen und damit aktuellen Jahrgang
übernommen.
Achtung!
Wenn bei der Heftaufnahme im Katalog nach Eingabe des Kürzels nicht die
Verknüpfung mit dem zuletzt angelegten Jahrgang, sondern die des alten Jahrgangs
übernommen wird: Diese Unstimmigkeit hängt meist mit der Vorgehensweise bei der
Aufnahme eines neuen Jahrgangs zusammen: Ruft man sich die Neuaufnahme auf und
geht direkt über Verknüpfen in die übergeordnete Jahrgangsaufnahme, nimmt diese
auf, geht zurück und macht dann die Heftaufnahme, kommt es zu diesem
Fehlverhalten.
Aufnahme von Zeitschriftenartikeln
Bei der Titelaufnahme eines Zeitschriftenheftes können zusätzlich zu den eigentlichen
Titelfeldern bis zu neun Zeitschriftenartikel als beigefügte Werke erfasst werden. Diese
beigefügten Werke sind wie die Titel recherchierbar. Eine ausführlichere Möglichkeit, die
einzelnen Artikel zu erfassen, bietet die Erfassung als unselbstständige Literatur.
Katalog – Medienaufnahme – Unselbstständige Literatur
Audio-Medien
Klicken Sie auf Neuaufnahme → Audio-Medien, um die Erfassungsmaske zu öffnen.
Sie können über die Schaltflächen Musik, Sprache oder CD-ROM verschiedene
Medienunterarten innerhalb der Erfassung von Audio-Medien verwalten. Die
Erfassungsmaske wird in den Feldbezeichnungen entsprechend angepasst.
(Fremddaten-)Pool oder von MAB2-Daten.
• Anzeigen: Anzeigen der Titelaufnahme in Katalogkartenform
werden.
Katalog • 48
•
Nutzerhandbuch
Punktes ein grüner Punkt.
Es stehen Ihnen folgende Felder für die Neuaufnahme zur Verfügung:
• ISMN, ISBN, ISBN-Zus./Preis: Sofern vorhanden, ist die Eingabe von ISMN oder
ISBN möglich. Der Eintrag der Nummer mit abschließender Bestätigung mit
der Tabulator-Taste führt zur Dublettenkontrolle und zur
Fremddatenübernahme, nicht aber wie bei anderen Medienarten zum Eintrag
des Verlags. Der im Feld ISBN-Zus./Preis eingetragene Preis ist nur zur Anzeige
und Information und stellt keine Verbindung mit Ausleih- oder Statistikmodul
her.
• Komponist/Autor, Autor: Entspricht dem Verfasserfeld, über die Schaltflächen
1, 2, 3 können im gleichen Feld drei verschiedene Personen eingetragen
werden, wobei eine Verknüpfung mit dem Personenregister automatisch
erfolgt oder über den roten Punkt erstellt werden kann.
• Orchester/Urh./Körp., Urh./Körp.: Über die Schaltflächen können bis zu drei
Urheber aufgenommen werden. Einträge in diesen Feldern werden
automatisch auf die Registerkarte Pers./Urh. übernommen. Eine Verknüpfung
mit dem Körperschaftsregister erfolgt automatisch oder kann über den roten
Punkt erstellt werden.
• Interpret/Sprecher: Interpreten, Solisten oder Dirigenten können erfasst
werden, entsprechend dem Feld Beteiligte Personen. Einträge in diesen Feldern
werden automatisch auf die Registerkarte Pers./Urh. übernommen. Eine
Verknüpfung mit dem Personenregister erfolgt automatisch oder kann über
den roten Punkt erstellt werden.
• Titelangaben: Möglichkeit der Angabe des Einheitssachtitels (EST) ist in die
Kurzaufnahme übernommen. Damit fremdsprachige Originaltitel ohne Blättern
in den Registerkarten aufgenommen werden können. Einträge in diesem Feld
werden automatisch auf die Registerkarte Titel/Beif. übernommen.
• Firma/Ort: Der Eintrag für die Herstellerfirma kann über die KarteikastenSchaltfläche im Register gesucht und, falls vorhanden, von dort für die aktuelle
Titelaufnahme übernommen werden.
• Jahr: Es wird das Erscheinungsjahr angegeben.
• System: Angabe des Formats.
• Dauer: Beschreibt den Kollationsvermerk für Audio-Medien.
Achtung!
Beilagenvermerke werden nicht wie bei anderen Erfassungsmasken
automatisch in den Ausleihhinweis auf der Registerkarte Verwaltung
übernommen. Sofern beim Entleihen eine Alterskontrolle stattfinden
soll, muss ein Eintrag im Feld Altersfreigabe erfolgen.
• Reihe, Fußnote, Annotation: entsprechen der Verwendung bei einbändigen
Monographien
Zusätzlich zu den Angaben in der Kurzaufnahme kann die Medienerfassung entsprechend
der anderen Medienarten erfolgen.
Videos/DVDs
Sie rufen die Erfassungsmaske über Neuaufnahme → Video/DVDs auf.
Katalog • 49
Nutzerhandbuch
Da bei den visuellen Medien Personen in verschiedenen Funktionen eine große Rolle bei
der Recherche spielen, sind diese in die Kurzaufnahme vorgezogen, damit kann nicht nur
der Regisseur als Autor des Filmes direkt aufgenommen werden, sondern auch weitere
beteiligte Personen, wie z. B. Schauspieler.
Sie haben folgende Optionen im Fenster Video/ DVD Medien:
(Fremddaten-)Pool oder von MAB2-Daten
(erfolgt zudem automatisch beim Speichern)
werden.
• V: Diese Schaltfläche dient zum Vertauschen der Felder Fußnote und
• ISMN, ISBN, ISBN-Zus./Preis: Sofern vorhanden, ist die Eingabe von ISMN oder
ISBN möglich. Der Eintrag der Nummer mit abschließender Bestätigung mit
der Tabulator-Taste führt zur Dublettenkontrolle und zur
Fremddatenübernahme, nicht aber wie bei anderen Medienarten zum Eintrag
des Verlags. Der im Feld ISBN-Zus./Preis eingetragene Preis ist nur zur Anzeige
und Information und stellt keine Verbindung mit Ausleih- oder Statistikmodul
her.
• Autoren: Über die Schaltflächen 1, 2 und 3 können bis zu drei Autoren erfasst
werden. Der Eintrag des 3. Autors wird automatisch auf die Registerkarte
Pers./Urh. übernommen. Eine Verknüpfung mit dem Personenregister erfolgt
automatisch oder kann über den roten Punkt erstellt werden.
• Urheber: Es können maximal drei Urheber erfasst werden. Einträge von
Urhebern werden automatisch auf die Registerkarte Pers./Urh. übernommen.
Eine Verknüpfung mit dem Personenregister erfolgt automatisch oder kann
über den roten Punkt erstellt werden.
• Beteiligte Personen: Über die Schaltflächen können bis zu fünf beteiligte
Personen erfasst werden (wie Drehbuchautor, Hauptdarsteller, Produzent).
Einträge von Beteiligten Personen werden automatisch auf die Registerkarte
Pers./Urh. übernommen. Eine Verknüpfung mit dem Personenregister erfolgt
automatisch oder kann über den roten Punkt erstellt werden.
• Titelangaben: Möglichkeit der Angabe des Einheitssachtitels (EST) ist in die
Kurzaufnahme übernommen. Damit fremdsprachige Originaltitel ohne Blättern
in den Registerkarten aufgenommen werden können. Einträge in diesem Feld
werden automatisch auf die Registerkarte Titel/Beif. übernommen.
• Firma/Ort: Der Eintrag für die Herstellerfirma kann über den Karteikasten im
Register gesucht werden, und falls vorhanden, von dort für die aktuelle
Katalog • 50
Nutzerhandbuch
•
•
•
Jahr: Es wird das Erscheinungsjahr angegeben.
System: Format bei Videos, z. B. VHS.
Dauer: beschreibt den Kollationsvermerk für Videos oder DVDs.
Achtung!
Beilagenvermerke werden nicht wie bei anderen Medienaufnahmen
automatisch über die Angabe von z. B. + Begleitheft in den
Ausleihhinweis auf der Registerkarte Verwaltung übernommen. Zum
Eintragen der Empfehlungen der FSK steht das Feld Altersfreigabe
zur Verfügung. Die Vorgaben dort werden beim Ausleihvorgang
automatisch für eine Überprüfung des Alters beim Entleiher
verwendet.
• Reihe, Fußnote, Annotation: entsprechen der Verwendung bei einbändigen
Monographien.
Zusätzlich zu den Angaben in der Kurzaufnahme kann die Medienerfassung entsprechend
der anderen Medienarten erfolgen.
Spiele
Sie rufen die Erfassungsmaske über Neuaufnahme → Spiele auf.
Es stehen Ihnen z. B. folgende Felder für die Neuaufnahme zur Verfügung:
• Titel und Titel-Zusatz, Inhalt
• Verlag: Der Eintrag für die Herstellerfirma kann über die KarteikastenSchaltfläche im Register gesucht und, falls vorhanden, von dort für die aktuelle
• Gewicht: Eine Besonderheit für Spiele ist, dass das Gewicht des Spieles mit
einer Briefwaage ermittelt und eingegeben werden kann. Bei der Rückgabe
wird dieser Wert angezeigt und es kann überprüft werden, ob Spielteile
fehlen. Diese Funktion kann je nach individuellen Wünschen der Bibliothek
genutzt werden oder nicht genutzt werden.
• Die Erfassung der Angaben für Systematik, Links, Verwaltung und Html erfolgt
analog zur Monographienerfassung.
Weitere Informationen:
Katalog – Medienaufnahme – Einbändige Monographien
Loseblattsammlungen
Sie rufen die Erfassungsmaske über Neuaufnahme → Loseblatt auf.
Es besteht dadurch die Möglichkeit, Loseblattsammlungen und Fortsetzungswerke zu
verwalten.
(Fremddaten-)Pool oder von MAB2-Daten
(erfolgt zudem automatisch beim Speichern)
Katalog • 51
•
•
Nutzerhandbuch
gleich lautende Einträge auch immer in der gleichen Schreibweise
übernommen werden.
Roter oder grüner Punkt: Ist ein entsprechender Eintrag aus dem Register
• Registerkarte Kurz: Die Felder entsprechen bis auf die beiden Standardeinträge
Umfang: Losebl.-Ausg. und Annotation: (Grundw.). – aktuelles Jahr in ihrer
Funktion der Registerkarte Kurzaufnahme einbändiger Monographien.
• Registerkarte Lieferungen: Bietet eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung
von Ergänzungslieferungen nach dem Vorbild eines manuell geführten Kardex.
Trifft eine neue Ergänzungslieferung ein, wird über Hinzufügen eine neue Zeile
generiert, in die Status, Preis, Anzahl, Beschreibung und Umfang eingetragen
werden können. Auch das automatisch eingetragene Tagesdatum kann
geändert werden. Ist die Überwachung des Eintreffens der
Ergänzungslieferungen gewünscht, müssen die Loseblattsammlungen über das
Periodikamodul verwaltet werden.
• Über die Schaltflächen Datum, Status und Preis kann für die in der Tabelle
bereits vorhandenen Einträge eine Sortierung nach dem jeweils aktivierten
Kriterium vorgegeben werden.
• Zusätzlich zu den Angaben in der Kurzaufnahme kann die Medienerfassung
entsprechend der anderen Medienarten erfolgen.
Unselbstständige Literatur
Sie rufen die Erfassungsmaske über Neuaufnahme → Unselbst. Lit. auf.
Um unselbstständige Literatur aufzunehmen, müssen Sie zunächst die Zeitschrift oder
den Sammelband, in dem der betreffende Artikel oder Beitrag enthalten ist, aufnehmen.
Zur Aufnahme unselbstständiger Literatur gehört die Verknüpfung mit einer Zeitschrift
oder einem Buch. Deswegen entfällt bei unselbstständiger Literatur die Erfassung der
Exemplardaten.
Im Anschluss an die Titelaufnahme eines Werkes ist die Verknüpfung und Erfassung zu
einem Artikel oder Beitrag möglich, dann entfällt die sonst notwendige Suche nach der
übergeordneten Einheit.
Tipp: Als einfachere Variante können Artikel oder Beiträge auch direkt beim Werk als
beigefügte oder enthaltene Werke erfasst werden. Dies lässt sich mit einem wesentlich
geringeren Erfassungsaufwand bewerkstelligen.
Die hier erläuterte Möglichkeit bietet zusätzlich die Möglichkeit zur Verschlagwortung
und zu einem Abstract sowie Angabe des Verfassers.
Fremddaten-Pool oder von MAB2-Daten.
Katalog • 52
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Dublette: vorgezogene Dublettenkontrolle über den Eintrag im Feld Titel
Anzeigen: Anzeigen der Titelaufnahme in Katalogkartenform
Karteikasten-Schaltfläche: Für das zugehörige Feld existiert ein Register. Der
werden.
Roter bzw. grüner Punkt: Ist ein entsprechender Eintrag aus dem Register
• Verfasser, Urh./Körper., Bet. Pers.: Über die Schaltflächen 1 bis 3 (bei Verfasser
/ Urheber) bzw. 1 bis 5 (bei beteiligten Personen) können drei bis fünf
Personen oder Körperschaften eingetragen werden, eine Verknüpfung mit den
Registern erfolgt automatisch oder kann über den roten Punkt erstellt werden.
• Entspricht dem Verfasserfeld, über die Schaltflächen 1, 2, 3 können im
gleichen Feld drei verschiedene Personen eingetragen werden, wobei eine
Verknüpfung mit dem Personenregister automatisch erfolgt oder über den
roten Punkt erstellt werden kann.
• Titel, Titel-Zusatz, Einheits-ST, Parallel-ST, HST_AN: Titel, Titel-Zusatz,
Einheitssachtitel, Parallelsachtitel und Ansetzungssachtitel können eingetragen
werden und sind über die Titelrecherche suchbar.
• Seite/Umf., Abstract → Inhalt: Für die Seitenangabe (z. B. S. 113 – S.315)
und eine Inhaltsangabe.
Über die Schaltfläche Suchen erscheint die Recherchemaske aus der Dienstrecherche.
Recherchieren Sie das Medium, mit dem der Artikel verknüpft werden soll und
markieren Sie es in der Ergebnisliste. Mit Auswählen werden Artikel und Heft/Band
verknüpft. Unter Erschienen in Mediennr. erscheint die entsprechende Mediennummer.
Nach dem Speichern der Titelaufnahme mit OK oder Betätigen der Eingabetaste folgt
bei der Aufnahme von unselbstständiger Literatur nicht die Exemplarmaske, da diese
als Teil eines anderen Werkes erfasst wird.
Sollen mehrere Artikel zum gleichen Mediensatz nacheinander erfasst werden, nutzen Sie
nach dem Speichern die Möglichkeit Weitere Aufnahme mit Vorbelegung, die
Verknüpfung mit dem Werk bleibt erhalten, und es müssen nur noch die einzelnen Felder
für den Zeitschriftenartikel oder das enthaltene Werk erfasst werden.
Zusätzlich zu diesen Angaben kann die weitere Medienerfassung entsprechend den
anderen Medienarten erfolgen: Systematik, Schlagworte, Weitere, Links, Verwaltung und
Html.
Reihen und Serien
Sie rufen die Funktion zur Neuaufnahme für Reihen und Serien von der Erfassungsmaske
der jeweiligen Medienart auf. Sie finden hierzu eine eigene Schaltfläche im linken unteren
Fensterbereich der jeweiligen Erfassungsmaske.
Es gibt folgende Möglichkeiten der Reihen- und Serienaufnahme:
Katalog • 53
Nutzerhandbuch
•
Reihentitelauswahl: Neben dem Eingabefeld Reihe befindet sich eine KarteikastenSchaltfläche, über diese kann auf eine Auflistung der Reihen zugegriffen werden,
in dem nur die Titel der Reihen und Serien zur Auswahl stehen.
• Erfassung einer Serienaufnahme: Neben dem Eingabefeld Reihe befindet sich ein
roter oder grüner Punkt, über diesen verzweigt man in die Aufnahme der Reihe
oder Serie. Es steht dort eine Erfassungsmaske für eine genaue Reihen- oder
Serienaufnahme mit verschiedenen Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Diese
Möglichkeit ist genauer und zugleich aufwendiger, sie wird hauptsächlich in
wissenschaftlichen Bibliotheken eingesetzt.
Als Standard voreingestellt ist Reihentitelauswahl, eine komplette Serienaufnahme muss
explizit aktiviert werden im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: SerienAufnahme. Die
unterschiedliche Art der Aufnahme hat Konsequenzen in der Recherche: Wird nur der
Reihentitel aufgenommen, wird die Reihe in der Ergebnisliste in der Kurzanzeige des
Mediums in entsprechender Form angezeigt, z. B. (Wissenschaft und Gegenwart;
5). Bei einer Serienaufnahme hingegen hat die Serie selbst eine eigene Kurzanzeige und
kann auch eigenständig mit den verknüpften Werken recherchiert werden.
Reihentitelauswahl
Wird ein neuer Reihentitel im Feld Reihe eingetragen und die Medienaufnahme
gespeichert, ist der Titel automatisch in die Reihentitelauswahl aufgenommen. Sind
bereits Reihen erfasst, empfiehlt sich – um eine einheitliche Schreibweise der Titel zu
gewährleisten – beim Eintrag der Reihe über das Karteikastensymbol in die
Reihentitelauswahl zu verzweigen, die entsprechende Reihe durch Markieren
auszuwählen und mit Neu Verknüpfen in die Erfassungsmaske zu übernehmen.
Die Reihentitelauswahl kann nicht direkt bearbeitet werden. Ein falscher Eintrag kann
korrigiert werden, indem Sie direkt das Feld Reihe im Mediensatz ändern. Der alte Eintrag
wird dadurch automatisch überschrieben. Ebenso können Registereinträge aus der
Reihentitelauswahl gelöscht werden, indem sie aus allen betreffenden Titelaufnahmen
gelöscht werden. Es ist nicht möglich, einen einzelnen Eintrag zu löschen.
Es können eine 1. Reihe, 2. Reihe und eine Unterreihe zur 1. Reihe erfasst werden. Hierfür
auf eine der Schaltflächen 1. Reihe, 2. Reihe oder Unterreihe klicken und im oberen
Reihenfeld einen Eintrag machen, z. B. Wissenschaft und Gegenwart. Im Feld rechts
neben der Reihe kann die Reihenzählung angegeben werden, z. B. 5. Die Anzeige auf der
Katalogkarte erfolgt automatisch mit den passenden Zeichen. Die untere durchgehende
Zeile ist nur für Übernahmen von Fremddaten gedacht.
Serienaufnahme: Neuaufnahme
Neben der einfachen Reihentitelaufnahme bietet BIBLIOTHECAplus eine Möglichkeit zur
kompletten Serienaufnahme:
1. Die Serienaufnahmen müssen aktiviert werden unter Einstellungen →
SerienAufnahme. Es steht dadurch in den Erfassungsmasken im
entsprechenden Feld statt eines Karteikastensymbols für die Reihentitelauswahl
die Serienaufnahme mit einem roten oder einem grünen Punkt zur Verfügung.
2. Zuerst muss eine Neuaufnahme aufgerufen werden, z. B. für einbändige
Monographien.
3. In der Registerkarte Kurzaufnahme können Sie über einen Klick auf die
Katalog • 54
Nutzerhandbuch
Schaltfläche mit dem roten Punkt zur Serienaufnahme wechseln. Sie befinden
sich nun in der Erfassungsmaske für die Serienaufnahme (Fenster Serien- →
Reihenaufnahme).
4. Geben Sie die Mediendaten der Serie ein.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Verknüpfen. Hierüber stellen Sie die
Verbindung zwischen Serienaufnahme und Stücktitel her.
6. Eine vorhandene zweite Schriftenreihe erfassen Sie über die Schaltfläche 2.
7. Fahren Sie mit der Erfassung wie gewohnt fort.
Hinweise zur Serienaufnahme:
• Bei kompletter Serienaufnahme hat die Serie eine eigene Kurzanzeige und kann
auch eigenständig recherchiert werden.
• Die Serie ist in der Trefferliste nach einer Recherche immer an dem Eintrag Serie
in der Spalte Systematik erkennbar und wird mit dem Symbol für mehrbändige
Werke angezeigt.
• In der Trefferliste kann über einen Klick auf die rechte Maustaste die Funktion
Übergeordnete Reihen zeigen die übergeordnete Serie zu einem Mediensatz
angezeigt werden.
• Die Serienaufnahmen können jederzeit wie ein gewöhnlicher Mediensatz
bearbeitet oder gelöscht werden.
• Beim Löschen ist zu beachten, dass die Verknüpfung zu den einzelnen Titeln der
Serie gelöst werden sollte.
• Das Feld unter dem eigentlichen Reihenfeld dient ebenfalls zur Erfassung von
Reihen. Im Unterschied zum oberen Feld werden hier Reihe und Zählung in
einem Feld erfasst, also in Vorlageform, z. B. Wissenschaft und
Gegenwart; 5. Sie sollten dieses Feld nur ausfüllen, wenn das obere Feld nicht
genutzt wird, da die Anzeige der Reihe in der Recherche ansonsten doppelt
erfolgt. Das untere Reihenfeld wird bei der Fremddatenübernahme. Es hat
keinerlei Auswirkung oder Zugriffsmöglichkeiten auf das Reihenregister.
Serienaufnahme: Nachträgliche Aufnahme
Um einen Stücktitel zu erfassen, wenn die Serie bereits im Katalog vorhanden ist, gehen
Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie eine der Erfassungsmasken zur Neuaufnahme auf und wechseln Sie
über die Registerkarte Kurzaufnahme mit Klick auf die Schaltfläche mit dem
roten Punkt zur übergeordneten Serienaufnahme.
2. Sie befinden sich nun in der Erfassungsmaske für die Serienaufnahme (Fenster
Serien- → Reihenaufnahme).
3. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Suchen. Sie gelangen dann in die Maske
für die Dienstrecherche und können nach der bereits vorhandenen
Serienaufnahme suchen.
4. Markieren Sie die gewünschte Serienaufnahme in der Trefferliste, diese ist
erkennbar am Eintrag Serie in der Spalte Systematik und klicken Sie auf die
Schaltfläche Auswählen.
5. Die Daten der Serie sind in der Serienaufnahmemaske zu sehen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Verknüpfen. Hierüber stellen Sie die
Katalog • 55
Nutzerhandbuch
Verbindung zwischen Serienaufnahme und Stücktitel her.
7. Eine vorhandene zweite Schriftenreihe erfassen Sie über die Schaltfläche 2.
8. Erfassen Sie anschließend den Titel wie gewohnt.
Serienaufnahme: Unterreihen
Wenn bereits eine Serienaufnahme der ersten Reihe im Katalog vorhanden ist und Sie
eine Unterreihe anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie eine Erfassungsmaske für die Neuaufnahme auf.
2. In der Registerkarte Kurzaufnahme können Sie über einen Klick auf die
Schaltfläche mit dem roten Punkt zur Serienaufnahme wechseln. Sie befinden
sich nun in der Erfassungsmaske für die Serienaufnahme (Fenster Serien- →
Reihenaufnahme).
3. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Suchen.
4. Sie gelangen in die Maske für die Dienstrecherche und können nach der bereits
vorhandenen Serienaufnahme für die 1. Reihe suchen.
5. Markieren Sie die gewünschte Serienaufnahme in der Trefferliste. Diese ist
erkennbar am Eintrag Serie in der Spalte Systematik. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Auswählen.
6. Die Daten der Serie sind in der Maske zur Serienaufnahme zu sehen.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Verknüpfen.
8. In der Kurzaufnahme des Stücktitels aktivieren Sie die Schaltfläche U.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem roten Punkt, es öffnet sich die
Erfassungsmaske für die Unterreihe.
10. Geben Sie die Mediendaten der Unterreihe ein.
11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Verknüpfen.
12. Setzen Sie die Erfassung wie gewohnt fort.
Hinweis: Es können nur Unterreihen zur ersten Reihe erfasst werden.
BIC
BOND Intelligent Cataloging (BIC) ist durch die Tabellenerfassung abgelöst.
Registerkarte Systematik
In dieser Registerkarte erfassen Sie die Angaben zu Systematik, Mediengruppe und
Interessenkreisen. Für die Systematik können Sie dabei auf die bereits vorhandenen
Einträge im Register zugreifen. Bei den Interessenkreisen werden Ihnen alle bisher
erfassten Werte in dem Vorschlagfenster angezeigt.
• Pfeil-Schaltfläche nach links: Übernehmen der Werte aus der Vorschlagliste.
• Pfeil-Schaltfläche nach rechts: Löschen der Werte aus der Liste der Einträge für
die aktuelle Titelaufnahme.
Katalog • 56
•
Nutzerhandbuch
Neu: Aufnehmen eines neuen Wertes in die Vorschlagliste.
Es stehen Ihnen folgende Felder für die Erfassung zur Verfügung:
• Systematik → Notation: Im rechten Feld neben dem Karteikasten kann eine
Systematik gesucht werden oder mit der Schaltfläche Suche über Stichwort
auch ein Notationsstichwort. Aus der Vorschlagsliste können die
entsprechenden Werte dann mit der Pfeil-Schaltfläche nach links für die
aktuelle Aufnahme übernommen werden oder durch die Pfeil-Schaltfläche
nach rechts aus der Liste der Einträge für die Titelaufnahme wieder entfernt
werden. Die Stammdaten für die verwendete Systematik können über den
Karteikasten über dem Register bearbeitet werden. Über die Schaltfläche Neu
kann eine Systematik, deren Eintrag keinen Treffer in der Vorschlagliste ergibt,
direkt und ohne Umweg über das Register übernommen werden. Der Eintrag
ins Register erfolgt beim Speichern des Mediensatzes.
Katalog – Register bearbeiten – Notationen
•
•
Mediengruppe: Mediengruppen dienen der weiteren Unterteilung der
Medienarten. An die Mediengruppen sind Ausleihkonditionen und statistische
Auswertungen gekoppelt, zudem lassen sich die Symbole
mediengruppenbezogen definieren. Die Mediengruppen müssen vor Beginn
der eigentlichen Arbeit mit BIBLIOTHECAplus eingerichtet werden, im
Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte: MedienGrp.
Interessenkreis: Es wird die vorhandene Liste der bereits eingefügten
Interessenkreise angezeigt. Aus dieser Liste kann mit der Pfeil-Schaltfläche
nach links der Wert für die aktuelle Titelaufnahme übernommen werden oder
mit der Pfeil-Schaltfläche nach rechts wieder entfernt werden. Neue
Interessenkreise werden durch Eintragung in das dafür vorgesehene Feld und
Anklicken von Neu zugleich zum Katalogisat und in die Liste übernommen.
Gelöscht werden können Interessenkreise nur über den Menüpunkt Register
bearbeiten in der Katalogisierung. In den Titelaufnahmen bleibt der
Interessenkreis dennoch erhalten.
Katalog – Register bearbeiten – Interessenkreise
Hinweis: Die Mediengruppe erscheint im Mediensatz an zwei Stellen, unter den
Registerkarten Systematik und Verwaltung. Sie können entscheiden, bei welcher
Registerkarte Sie die Mediengruppe eingeben. Einfache Aufnahmen werden somit
erleichtert, da Sie nur die links stehenden Registerkarten bearbeiten müssen.
In dieser Registerkarte können Sie die Schlagworte entweder als Einzelschlagwörter oder
als Schlagwortketten (manuell oder alternativ automatisch permutiert) aus dem Register
zuordnen oder neu erfassen.
• Kette: Bei Vergabe von Schlagwörtern können Sie entscheiden, ob
Einzelschlagworte oder Schlagwortketten vergeben werden sollen. Wird
Katalog • 57
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Kette=0 eingestellt, werden Einzelschlagworte vergeben, ansonsten können
bis maximal 10 Schlagwortketten vergeben werden.
Auto: Bei Vergabe von Schlagwortketten können wird durch Aktivieren dieses
Schalters eine automatische Permutation erzeugt.
Grüner Pfeil nach oben: Übernehmen des aktuellen Schlagworts für die
Titelaufnahme.
Grüner Pfeil nach unten: Entfernen des Schlagworts aus dem Register für
Schlagwörter.
Neu: Eintrag eines neuen Schlagwortes in den Mediensatz und in das
Schlagwortregister.
Ändern: Bestehendes Schlagwort bearbeiten
Roter oder grüner Punkt: Ist ein Eintrag aus dem Schlagwortregister mit der
aktuellen Titelaufnahme verknüpft worden, erscheint links von der Zeile mit
dem Schlagwort statt des roten Punkts ein grüner Punkt.
Zuordnung von Schlagwörtern aus dem Register
Für die Zuordnung von Schlagwörtern gibt es folgende Möglichkeiten:
• Einzelschlagwörter: Nach der Eingabe des zu vergebenden Schlagworts (z. B.
Luberon) in der Eingabezeile in der Mitte des Bildschirms werden alle
vorhandenen Schlagwörter aus dem Schlagwortregister, die mit dem
eingegebenen Begriff übereinstimmen, in der unteren Schlagwortliste angezeigt.
Das gewünschte Schlagwort kann aus der Schlagwortliste ausgewählt werden und
mit dem grünen Pfeil nach oben für die aktuelle Titelaufnahme übernommen oder
durch nach Markierung mit dem nach unten weisenden Pfeil wieder entfernt
werden. Neue Schlagwörter werden durch Anklicken der Schaltfläche Neu in die
angezeigte Schlagwortliste aufgenommen. Klickt man doppelt auf das neue
Schlagwort oder auf die Schaltfläche Ändern, wird in das Schlagwortregister
verzweigt. Dort kann das Schlagwort bearbeitet werden, oder es können noch
weitere Angaben wie Art, Notation, Gruppe/Sprache, Quelle/Bearbeiter,
Beschreibung sowie Zuordnungen von Synonymen, übergeordneten und
assoziativen Schlagwörtern vorgenommen werden.
• Schlagwortketten: Es können bis zu zehn Schlagwortketten für eine
Titelaufnahme gebildet werden. Dazu wird für die einzelnen Schlagwortketten die
entsprechende Nummer (1 bis 10) angeklickt. Die Permutation kann automatisch
oder manuell vorgenommen werden. Soll automatisch permutiert werden, muss
die Schaltfläche Auto aktiviert sein. Sollen manuell Permutationsmuster
eingetragen werden, muss diese deaktiviert sein, dann erscheint rechts neben der
Schlagworttabelle das Feld zur manuellen Eingabe von Permutationsmustern.
Bsp.: Reisebeschreibung / Karibik
Mit automatischer Permutation: Reisebeschreibung / Karibik - Karibik /
Reisebeschreibung
• Die manuelle Permutation: dient dazu, bestimmte Möglichkeiten der
Schlagwortkettenbildung auszuschließen, zur RSWK-gerechten Permutation muss
manuell gearbeitet werden.
Es besteht mit einer automatischen Permutierung die Möglichkeit, das Medium
sowohl unter der Schlagwortkette „Reisebeschreibung / Karibik“ als auch unter
„Karibik / Reisebeschreibung“ in der Recherche zu finden, allerdings wird auf
Regeln wie die Ausnahme von Formalschlagwörtern keine Rücksicht genommen.
Hinweis:
Katalog • 58
Nutzerhandbuch
Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 99 Schlagwörter zu einem Datensatz
(Katalogisat) zuordnen können. Das System erlaubt zwar zunächst rein technisch die
Zuordnung von mehr als 99 Schlagwörtern, es bleiben aber beim Speichern nur 99
davon erhalten.
Neuaufnahme von Schlagwörtern
Gehen Sie wie folgt vor, um Schlagwörter zu vergeben und dabei in das Register
aufzunehmen:
Geben Sie auf der Registerkarte Schlagworte in der mittleren Zeile das gewünschte
Schlagwort ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Das Schlagwort erscheint in der
Registeranzeige und automatisch zusätzlich in der Schlagwortauswahl für den
vorliegenden Mediensatz. Das Schlagwort erscheint mit grünem Punkt, weil es nun im
Register vorhanden ist.
Gehen Sie wie folgt vor, um ein Schlagwort zu vergeben, ohne dieses aber in das Register
zu speichern:
Geben Sie das Schlagwort in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den Pfeil nach
oben.
Möchten Sie diese Möglichkeit ausschließen, können Sie in der Kennungsverwaltung
diese Berechtigung entziehen: im Einstellungsmodul unter Kennungen → Berechtigungen
unter Katalog → Neuaufnahme → Schlagwörter vergeben die nicht im Register sind.
Gehen Sie wie folgt vor, um Schlagwörter in Einzelschlagwörter oder Ketten zu
übernehmen:
Je nach Arbeitsweise mit Einzelschlagwörtern oder Schlagwortketten, sollten Sie im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt:
Katalog → Parameter: SchlagwortKetten eine Einstellung auf J oder N vornehmen.
Als Standardeinstellung ist die Vergabe von Einzelschlagwörten vorgesehen. Bei der von
MAB-Daten (z. B. von der ekz) werden Schlagwortketten automatisch in
Einzelschlagwörter umgewandelt, wenn beim oben genannten Parameter die Vorgabe
N lautet.
Registerkarte Titel / Beifügungen
Sie können die folgenden Angaben ergänzen:
• Ergänzungen zum Titelfeld
• beigefügte oder enthaltene Werke
• zusätzliche bibliographische Angaben
Es besteht außerdem die Möglichkeit, den automatischen Haupteintrag zu verändern.
Es stehen Ihnen für die Erfassung folgende Felder zur Verfügung:
• Einheitssachtitel (EST): Originaltitel, wobei die Sprache, in der der Titel
vorliegt, in spitzen Klammern vermerkt wird. (z. B. <dt.>)
• Parallelsachtitel (PST): Erfassung erster Parallelsachtitel erfasst. Zusätzliche Titel
können dann bei den entsprechenden MAB-Feldern in der Erfassungsmaske
Weitere eingetragen werden.
Katalog • 59
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Hauptsachtitel-Ansetzung (HST_AN): Hauptsachtitel in Ansetzungsform. Bei
Titeln mit Zahlen können diese zur besseren Suchbarkeit nochmals mit der
Zahlenangabe als Wort notiert werden.
Früherer Titel (FT): frühere Veröffentlichung unter anderem Titel
Stücktitel: Dieses Feld wird nur in Ausnahmefällen gebraucht, da Stücktitel
eigentlich nur im Zusammenhang mit der Erfassung mehrbändiger Werke
verwendet werden.
Beigefügte Werke → Enthaltene Werke: Es können bis zu 9 enthaltene Werke
des gleichen Verfassers (z. B. Beiträge aus Sammelwerken) mit dem Titel
erfasst werden. Dieses Feld ist auch im OPAC recherchierbar. Für die
enthaltenen Werke können keine Schlagworte vergeben werden. Ist dies
gewünscht, sind diese als unselbständige Werke zu erfassen. Als beigefügte
Werke gelten Titel, die als zweites oder weiteres in einer Ausgabe ohne
übergeordneten Titel erschienen sind, als ein enthaltenes Werk Titel, die in
einer Ausgabe mit übergeordnetem Titel vorliegen.
Beilagen: An dieser Stelle ist der Beilagenvermerk rein bibliographisch. Diese
Vermerke und Hinweise erscheinen nicht bei der Verbuchung in der Ausleihe.
Soll dort ein Hinweis erscheinen, muss ein Eintrag im Feld Ausleihhinweis unter
der Registerkarte Verwaltung stehen.
Sie können zudem folgende Daten erfassen:
• ISBN-Nummer oder 10-stellige ISBN-Nummer
• ISSN-Nummer für Serien
• Format und Einband (für wissenschaftliche Bibliotheken)
Tipp: Im Normalfall wird der Haupteintrag automatisch korrekt zugewiesen. Werke mit
Verfassern erhalten also den Haupteintrag unter Verfasser, Werke ohne Verfasser
werden unter dem Hauptsachtitel angesetzt. Ist die Zuweisung des Haupteintrags
durch kompliziertere Regelungen uneindeutig, z. B. bei Urheberwerken, kann die
Erstellung des Haupteintrags an dieser Stelle manuell verändert werden. Der
Haupteintrag kann unter Verfasser, Urheber, Sachtitel oder Beteiligte Person erfolgen.
Eine Veränderung des Haupteintrags hat Auswirkungen auf die Überköpfung der
Katalogkartenanzeige und die Anzeige in der Kurzanzeige bei der Trefferliste.
Registerkarte Personen / Urheber
In dieser Registerkarte können zusätzliche Informationen zu Personen und
Nebeneintragungen erfasst werden.
• Roter oder grüner Punkt: Ist ein Eintrag aus dem Personenregister mit der
aktuellen Aufnahme verknüpft worden, erscheint neben dem Feld anstelle des
roten Punkts ein grüner Punkt.
• Pfeil nach links oder rechts: Die entsprechende Nebeneintragung wird für die
aktuelle Titelaufnahme übernommen oder wieder entfernt.
• Urheber: Für die Angaben zum 1. bis 3. Urheber. Die Verknüpfung mit dem
Körperschaftenregister erfolgt über den roten oder den grünen Punkt. Wird
ein Urheber eingetragen, erfolgt der Haupteintrag automatisch unter diesem.
Katalog • 60
•
•
Nutzerhandbuch
Katalog – Register bearbeiten – Körperschaften
Beteiligte Personen: Zur Erfassung der Personenangaben für maximal fünf
beteiligte Personen. Diese haben keine Verfasserfunktion, z. B. Herausgeber,
Illustrator, Übersetzer. Im Personenregister können wenn gewünscht die
entsprechenden Funktionen zugeordnet werden.
Katalog – Register bearbeiten – Personen
Verfasser: 1. und 2. Verfasser werden unter der Registerkarte Kurzaufnahme
erfasst. An dieser Stelle kann der dritte Verfasser vermerkt werden. Die
Eintragung wird dann ergänzt in der Verfasserangabe (Registerkarte:
Kurzaufnahme → Verf-Angabe).
Sie haben folgende Möglichkeiten für Nebeneinträge:
• Titel als Nebeneintrag:
Lassen Sie den schwarzen Punkt vor Titel unter der Zeile stehen. Tragen Sie in
die Zeile den für die Nebeneintragung gewünschten Text ein. Übernehmen Sie
die Eintragung mit dem Pfeil nach links zum linken Feld. Der Eintrag erscheint
dort mit #t eindeutig als Titel identifiziert und ist sowohl über das
Stichwortfeld als auch über das Titelfeld recherchierbar. Nichtsortierzeichen
werden nicht automatisch gesetzt, sondern müssen mit der F5-Taste manuell
eingegeben werden.
• Personen und Körperschaften als Nebeneintrag:
Setzen Sie den schwarzen Punkt vor Personen → Körperschaften und tragen in
die Zeile den gewünschten Namen in Ansetzungsform ein. Übernehmen Sie die
Eintragung mit dem Pfeil nach links zum linken Feld. Der Eintrag erscheint dort
mit #p eindeutig als Person oder Körperschaft identifiziert. Er ist sowohl über
das Stichwortfeld als auch über die Felder Pers. → Körp. und Personen →
Urheber im OPAC recherchierbar. Ein Abgleich mit dem Personenregister
erfolgt an dieser Stelle jedoch nicht.
Eine fehlerhafte Eintragung kann im linken Feld markiert und über den Pfeil nach rechts
gelöscht oder korrigiert und mit dem Pfeil nach links erneut übernommen werden.
Registerkarten Weitere und Tabelle
Sie entscheiden im Einstellungsmodul, welche Registerkarte Sie an dieser Stelle anzeigen
und nutzen möchten.
Die Funktion wird über das Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Katalog →
Tabellenerfassung aktivieren eingestellt. In der Katalogmaske erscheint nach der
Aktivierung dieser Funktion die Registerkarte Tabelle statt der Registerkarte Weitere.
In dieser Registerkarte haben Sie die folgenden Möglichkeiten, entsprechend ihren
Erfordernissen weitere Felder für die Titelaufnahme festzulegen:
• Zusätzliche Felder: Sie können an dieser Stelle frei entscheiden, welche Felder
für Ihre Bibliothek interessant sind. Richten Sie diese im Einstellungsmodul
unter Registerpflege → Zusätzliche Felder → Tabelle: Medien ein. Um einen
Wert einzutragen, muss das Feld im linken Fenster markiert werden. Der
Eintrag erfolgt dann in der rechten Zeile. Danach kann sofern vorhanden das
Katalog • 61
•
Nutzerhandbuch
nächste eingerichtete Feld auf die identische Weise mit einem Begriff belegt
werden.
MAB/MARC-Kategorien: Sie können zusätzliche Kategorien entsprechend den
MAB/MARC-Kategorien aufnehmen. Durch einen Rechtsklick mit der Maus in
das kleine Feld unter Kategorien werden vorher ausgewählte MAB-Kategorien
eingeblendet. Die Voreinstellung von auswählbaren MAB / MARC-Kategorien
erfolgt im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle:
MAB_Felder. Mit Linksklick wird die gewünschte Kategorie ausgewählt und in
das Feld übernommen. Übernehmen Sie die gewünschten Kategorien
nacheinander mit dem Pfeil nach links ins linke Feld. Um Einträge
vorzunehmen, markieren Sie die gewünschte Kategorie mit der linken
Maustaste und geben den gewünschten Text im rechten Feld ein. Wenn Sie
eine andere Kategorie auswählen, ist das Feld wieder leer für den nächsten
Eintrag. Möchten Sie einen Kategorieneintrag löschen, markieren Sie die
Kategorie und entfernen Sie mit dem Pfeil nach rechts. Der Text wird dann
gelöscht.
Registerkarte Tabelle
BIBLIOTHECAplus bietet durch die Tabellenerfassung die Möglichkeit, schnell und einfach
in MAB-Kategorien oder in selbst festgelegten Feldern zu katalogisieren und die
Katalogisierung kann dadurch optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden.
Die Funktion wird über das Einstellungsmodul unter dem Menüpunkt Konfiguration (Sys)
→ Katalog / Tabellenerfassung aktivieren freigeschaltet. In der Katalogmaske, z. B. der
einbändigen Monographien, erscheint dadurch die Registerkarte Tabelle statt der
Registerkarte Weitere.
In dieser Tabelle können wie bisher üblich die zusätzlichen MAB-Felder und die
zusätzlichen Felder bearbeitet werden. Es können jedoch auch alle anderen Felder aus der
Standard-Katalogmaske miteinbezogen werden, und Sie können selbst entscheiden, ob
Sie die Eingabe Ihrer Daten in der normalen Katalogmaske oder in der Tabellenerfassung
vornehmen möchten. Auf der oberen rechten Seite kann ein Formular für die Erfassung
ausgewählt werden. Das Formular „Monographien“ beinhaltet einige Standardwerte für
die Erfassung, die Ihnen nach der Auswahl in der Tabelle angezeigt werden. In der
Tabellenerfassung werden die vorgegebenen Felder angeklickt und ausgefüllt.
Bei der Eingabe können folgende Funktionen über die rechte Maustaste genutzt werden:
• Nur belegte Felder anzeigen: Damit werden alle nicht ausgefüllten Felder
ausgeblendet und die Maske wird übersichtlicher.
• Felder anzeigen: Es können ganz bestimmte Kategorien von Feldern aus- oder
eingeblendet werden.
• F2-Taste: Wenn ein Register zu einem ausgewählten Feld hinterlegt ist, wird
bei Drücken der F2-Taste automatisch das Register aufgerufen (z. B. das
Personenregister bei der Bearbeitung eines Verfassers). Im Register bestehen
Bearbeitungsmöglichkeiten wie Aufnahme des Verfassers in das Register. Über
die Schaltfläche Verknüpfen gelangt man zurück in die Tabellenerfassung.
Wenn zum ausgewählten Feld kein Register hinterlegt ist, wird bei Drücken der
F2-Taste ein Bearbeitungsfenster geöffnet. Es kann beliebiger Text eingegeben
werden. Vorteil des Bearbeitungsfensters ist, dass auch mehrzeiliger Text
angesehen oder eingegeben werden kann. Die Eingabe im Bearbeitungsfenster
wird mit der Eingabetaste abgeschlossen.
Katalog • 62
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
F6-Taste: Durch Drücken der F6-Taste wird eine neue Zeile generiert, in welcher
der Cursor im Feld MAB blinkt. Es kann eine neue MAB-Kategorie mit oder
ohne Indikator eingegeben werden. Mit der Tabulator-Taste oder über die
Maus gelangt man in das Feld Wert, in welchem der Inhalt der MAB-Kategorie
angegeben werden kann.
F7-Taste: Wenn der Cursor im Feld Wert ist, kann über die F7-Taste in das Feld
MAB gesprungen werden. Die Feldzuordnung kann somit geändert werden,
man kann die bisherige MAB-Kategorie löschen und eine neue MAB-Kategorie
eintragen.
F8-Taste: Zeile, in welcher der Cursor blinkt, kann mit der F8-Taste gelöscht
werden.
F12-Taste: Hiermit wird eine neue Zeile eingefügt, in welcher der Cursor im
Feld Wert blinkt. Nach Eingabe eines Wertes und Bestätigung mit der
Tabulator-Taste wird automatisch das entsprechende MAB-Feld zugeordnet.
Falls das Feld nicht eindeutig erkannt wird, wird ein Auswahlfenster
eingeblendet. Die Zuordnung der Funktion zu einem Feld erfolgt über die
Funktionalität des BIC (BOND Intelligent Cataloging) nach Aktivierung des BIC
Auto Mode in den Optionen.
Optionen: weitere Optionen für die Tabellenerfassung
Tabelleneinstellungen speichern: Die Spalten in der Tabellenerfassung können
in der Anordnung und Breite mit der Maus verändert werden und werden
gespeichert.
• Werte kopieren: Übernahme von Fremddaten von CD-ROMs, aus dem
Fremddatenpool oder aus dem Internet.
• Anzeige: Anzeigen der Titelaufnahme in Katalogkartenform.
Optionen
In der Registerkarte Tabelle innerhalb der Katalogaufnahme, können mit der rechten
Maustaste die Optionen aufgerufen werden.
• Tabelleneingabe als Standard verwenden: Wenn diese Option aktiviert wird,
springt das System bei Aufruf der Neuaufnahme-Maske sofort in die Registerkarte
Tabelle. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie ausschließlich die Tabellenerfassung
zur Eingabe nutzen möchten und somit auf die anderen Registerkarten in der
Neuaufnahme nicht mehr zugreifen müssen.
• BIC Auto Mode: Hiermit wird der BIC-Modus aktiviert (BOND Intelligent
Cataloging), sodass in der Tabellenerfassung die freie BIC-Erfassung genutzt
werden kann. Gehen Sie wie folgt vor: Mit der F12-Taste wird ein neues BIC-Feld
hinzugefügt. Im Feld Wert wird ein beliebiger Eintrag gemacht. Mit der TabulatorTaste springt man in das nächste Feld. Der BIC-Modus erkennt anhand der
Eingabe, ob es sich um ein Titelfeld oder ein Verfasserfeld handelt, und ordnet
den Wert automatisch der richtigen Kategorie zu. Falls mehrere Kategorien
zutreffen, erscheint ein Auswahlfenster, aus dem man die korrekte Kategorie
auswählen kann: Die Erfassung über den BIC-Modus kann so sehr viel schneller
erfolgen, da Sie nur noch den entsprechenden Wert eingeben und
BIBLIOTHECAplus die Zuordnung weitgehend automatisch vornimmt.
Katalog • 63
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Nach MAB-Nummern sortieren: Die Felder in der Tabelle werden numerisch nach
den MAB-Kategorien sortiert.
Automatisch mit dem Register verknüpfen: Bei Eingabe von Verfassern, Personen
oder Schlagworten kann auf die hinterlegten Register zugegriffen werden. Ist eine
Person oder ein Schlagwort bereits im Register vorhanden, erfolgt eine
Verknüpfung. Die Person oder das Schlagwort wechselt dabei in der Farbe von rot
nach grün. Ist die Person oder das Schlagwort nicht im Register vorhanden, bleibt
die Anzeige auf rot. Sie können mit der F2-Taste in das entsprechende Register
wechseln und eine manuelle Verknüpfung vornehmen. Ist die automatische
Verknüpfung nicht angehakt, müssen Sie die Verknüpfung immer manuell
herstellen.
Farbeinstellungen: Es kann die Farbzuordnung bei den Angaben Leere MussFelder, Unverknüpfte Verfasser/Urheber und Verknüpfte Verfasser/Urheber
geändert werden.
Standard: Rot: Leere Mussfelder, ebenso unverknüpfte Personen, Körperschaften
und Schlagwörter.
Grün: Verknüpfte Personen, Körperschaften und Schlagwörter
Nicht anzuzeigende Felder: MAB-Kategorien oder interne BIBLIOTHECA-Felder
angeben, die nicht in der Tabelle aufgeführt werden sollen. Bei der Angabe von
MAB-Kategorien müssen diese immer vierstellig mit Angabe der MAB-Nummer
plus Indikator angegeben werden. Ist kein Indikator vorhanden, muss ein * gesetzt
werden, z. B. 902*. Mehrere Felder werden mit einem senkrechten Strich (Pipe |,
auf der Tastatur über die Tastenkombination Alt Gr + <) getrennt. Die genannten
Felder werden in der Tabelle nicht angezeigt.
MAB-/MARC-Zuordnung
Sobald in der Tabellenerfassung ein MAB-Feld eingegeben wurde und dies mit der
Tabulator-Taste bestätigt wurde, erfolgt eine automatische Zuordnung. BIBLIOTHECAplus
ermittelt, wie das MAB-Feld genannt werden soll und füllt die Spalte Feldname mit dem
entsprechenden Wert aus. Diese automatische Zuordnung der MAB-Felder erfolgt über
die vordefinierte Datei tableform1.frm.
Daten, die zusätzlich zu dieser Vorlage angegeben werden – und die man eventuell nicht
so häufig benötigt – , erhalten ebenfalls automatisch einen Feldnamen nach der Vorgabe
im Einstellungsmodul unter Systempflege → MAB-/MARC-Konkordanz. MAB-Felder, die
dort stehen, können in der Tabellenerfassung einem direkten Feldnamen zugeordnet
werden. Es können zusätzliche Informationen wie Langbezeichnung, zugeordnetes
Register oder Suchindex vorgegeben werden. Es ist deshalb sinnvoll, möglichst viele
Felder in der Konkordanz-Tabelle zu hinterlegen, damit diese in der Tabellenerfassung
verwendet werden können.
Die zusätzlichen Felder können über die Einstellungen angelegt und verwendet oder
durch einen Eintrag in der Tabelle MAB-/MARC-Konkordanz auch ersetzt werden. Das hat
dann den Vorteil, dass man unbegrenzte Feldlängen nutzen und die Felder einer
Suchtabelle zuordnen kann. Sie können jederzeit MAB-Felder in der Tabellenerfassung
eingeben, die nicht im Formular tableform1.frm oder in der Konkordanztabelle
hinterlegt sind. Voraussetzung hierbei ist, dass Sie die MAB-Kategorie kennen.
Informationen zu den MAB-Kategorien und ihrer Bedeutung finden Sie auf der
Homepage der DNB unter http://www.d-nb.de unter Standardisierung → Formate und
Kommunikationsschnittstellen.
Katalog • 64
Nutzerhandbuch
Alle unbekannten Felder, die weder in der FRM-Datei noch in der Konkordanztabelle
stehen, erhalten in der Tabellenerfassung den Feldnamen MAB mit der eingegebenen
MAB-Kategorie.
Formular ändern
In der Tabellenerfassung in der Neuaufnahme unter der Registerkarte Tabelle wird auf die
vordefinierte Tabelle Monographien zugegriffen. Diese enthält einige Standardwerte,
mit denen die Tabelle ausgefüllt werden kann. Diese Vorlage wird über die Datei
tableform1.frm verwaltet. Falls Sie weitere Felder in der Vorlage benötigen, kann die
Datei tableform1.frm jederzeit erweitert werden. Zusätzlich können Sie beliebige
weitere Formulare anlegen, z. B. für die Erfassung von Noten oder anderen Medienarten,
für die in BIBLIOTHECAplus keine Erfassungsmaske vorliegt.
Die Standarddatei tableform1.frm liegt im Verzeichnis ..\FRM. Sie können die Datei
mit einem Texteditor öffnen. In der Datei finden Sie eine Beschreibung, wie die Inhalte
angegeben werden müssen.
Gehen Sie zur Änderung wie folgt vor:
1. Geben Sie die Feldbezeichnung an, die in der Tabellenerfassung als Feldname
eingesetzt wird. Geben Sie zudem das Kürzel oder die MAB-Kategorie an, für die
der Feldname gelten soll.
2. Beim Eintrag einer MAB-Kategorie muss zuerst die Raute # gesetzt werden. Die
beiden Werte (Feldname und Kategorie) werden mit einem Tabulator getrennt.
Wahlweise kann nach einem erneuten Drücken der Tabulator-Taste die
Information gesetzt werden, ob ein Feld als Pflichtfeld definiert werden soll und
ob eine Vorbelegung eingesetzt werden soll.
Die Abfolge lautet: Beschreibung / MAB-Kategorie / Pflichtfeld / Vorbelegung
3. Wenn Sie alle gewünschten Felder geändert oder neu eingetragen haben,
speichern Sie die Datei tableform1.frm. Nach einem Neustart von
BIBLIOTHECAplus wird auf die veränderte Vorlage Monographien zugegriffen.
Bsp.:
Sie möchten z. B. die 1. beteiligte Person als Feld in der tableform1.frm ergänzen.
Dazu tragen Sie folgendes in einer neuen Zeile ein:
Beispiel bei Verwendung einer MAB-Kategorie ohne Pflichtfeld und Vorbelegung:
1. bet. Person #100b
Beispiel bei Verwendung eines BIBLIOTHECAplus-Kürzels ohne Pflichtfeld und
Vorbelegung:
1. bet. Person PERS1
Beispiel bei Verwendung einer MAB-Kategorie mit Pflichtfeld und Vorbelegung:
1. bet. Person #100b J Müller, Hans
Welche BIBLIOTHECAplus-Kategorien existieren, finden Sie in der Hilfe unter
Einstellungen – Systempflege – Interne Feldbezeichnungen.
Welche MAB-Kategorien verwendet werden können, erfahren Sie im Internet bei der
DNB unter http://www.d-nb.de unter Standardisierung.
Katalog • 65
Nutzerhandbuch
Formular neu anlegen
Wenn für die Tabellenerfassung unter der Neuaufnahme → Registerkarte: Tabelle eine
weitere Vorlage neben der Vorlage Monographien hinzugefügt werden soll, kann dies
über im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle Formular
geschehen.
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
1. Geben Sie ein Kürzel ein, z. B. Noten.
2. Geben im Feld Wert einen Dateinamen ein, z. B. tablenoten.frm.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Im Verzeichnis ..\FRM liegen bereits die Dateien tableform2.frm und
tableform3.frm. Sie können diese umbenennen in z. B. tablenoten.frm.
Sie können auch mit dem Editor eine neue Datei mit einem beliebigen Namen
anlegen. Wichtig ist hierbei, dass die in den Einstellungen genannte Datei
zusammen mit der Standarddatei tableform1.frm im Verzeichnis ..\FRM
liegt. Sie können um eine neue Datei anzulegen die tableform1.frm in ein
anderes Verzeichnis kopieren, zu tablenoten.frm umbenennen und wieder
zurückkopieren. Die FRM-Dateien können generell mit dem Editor bearbeitet
werden.
Zuordnung zum Register
In der Tabellenerfassung kann zu jedem beliebigen Feld ein Register zugeordnet werden.
Standardmäßig sind solche Register wie das Personen- oder Schlagwortregister
automatisch hinterlegt. Wenn Sie ein neues Feld in die Tabellenerfassung einfügen, ist es
für Sie eventuell sinnvoll, eines der in BIBLIOTHECAplus schon vorhandenen Register oder
ein neues, selbst definiertes Register zu verwenden.
Um ein neues Register einem Feld zuzuordnen gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Modul Einstellungen.
2. Gehen Sie im Menü auf den Punkt Registerpflege → Register.
3. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Neu.
4.
•
•
•
•
•
Geben Sie z. B. Folgendes ein:
Name=Test
Beschreibung=Test für die Tabellenerfassung
Bearbeiten durch=Benutzer
Daten=Zeichen
Lassen Sie die Optionen Mit Kürzel, Beim Systemstart einlesen und Wert
ergänzen deaktiviert.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Register wird auf der linken Seite angezeigt.
6. Gehen Sie in den Einstellungen auf den Punkt Registerpflege → Eingabefelder.
7. Geben Sie unter Neues Feld einen Namen an: Sie sollten dabei möglichst den
gleichen Namen verwenden wie beim Anlegen des Registers, z. B. Test.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Feld, das Feld erscheint auf der linken
Seite.
9. Markieren Sie das Feld Test links und markieren Sie auf der rechten Seite das
neue Register Test, es sollten das Feld und das Register gleichzeitig markiert
Katalog • 66
Nutzerhandbuch
sein.
10. Klicken Sie auf Speichern.
11. Gehen Sie auf den Menüpunkt Registerpflege → Werte und wählen Sie das
Register Test aus. Sie können beliebige Werte festlegen und hinzufügen, die
Sie später bei der Katalogisierung in der Tabellenerfassung verwenden wollen.
12. Gehen Sie im Menü auf den Punkt Systempflege → MAB-MARC-Konkordanz. Sie
können neue Felder für die Tabellenerfassung anlegen. Die nachfolgend
genannten Felder sollten dabei immer gefüllt werden:
• Name: Es kann ein beliebiger Name mit bis zu zehn Zeichen angelegt
werden. Falls das Feld in BIBLIOTHECAplus bereits verwendet wird, kann
die interne Feldbezeichnung angegeben werden. Falls Sie ein Feld
angeben wollen, zu dem es keine Referenz in BIBLIOTHECAplus gibt, z. B.
die 6. beteiligte Person, können Sie einen beliebigen Namen vergeben.
Dieser Name darf bisher noch nicht verwendet worden sein (für die 6.
bet. Person geben Sie z. B. PERS6 an).
• Kürzel: Es wird der gleiche Wert angegeben wie im Feld Name (für die 6.
bet. Person geben Sie z. B. PERS6 an).
• MAB-Kat.: Die MAB-Kategorie wird ohne Indikator eingetragen (für die 6.
bet. Person geben Sie z. B. 120 an).
• MAB-Flag: MAB-Flag oder Indikator muss nur bei MAB-Kategorien
eingetragen werden, die Indikatoren verwenden, z. B. wird bei den MABKategorien für die Systematik immer ein Indikator verwendet (Systematik
ASB = 700o, Systematik KAB = 700r). Wenn Sie kein Flag zuordnen
wollen, die MAB-Kategorie aber Flags verwendet, müssen Sie ein *
eintragen. Für die 6. bet. Person geben Sie b an.
• Anzeige: Geben Sie an, mit welcher Bezeichnung das Feld in
BIBLIOTHECAplus verwendet werden soll, z. B. 6. bet. Person.
• Register: Geben Sie Ihr neues Eingabefeld Test an.
13. Speichern Sie die Angaben ab.
14. Nach einem Neustart wird bei der Tabellenerfassung auf das neue Register
zugegriffen. Dazu erfassen Sie das Feld, z. B. die MAB-Kategorie 120b. Im
Eingabefeld können Sie das neue Register mit der F2-Taste aufrufen und einen
Wert auswählen. Bei der Zuordnung von Registern in der MAB-/MARCKonkordanz können Sie jedes neue Register anlegen und zuordnen. Sie können
an der Stelle auch jedes Register zuordnen, das schon in BIBLIOTHECAplus
existiert, z. B. Mediengruppe, Medienkennzeichen, Sprache. Sie können hierbei
alle Register aus Registerpflege → Werte im Einstellungsmodul verwenden.
Registerkarte Links
In dieser Registerkarte können der Titelaufnahme Links oder externe Verknüpfungen
zugeordnet werden, z. B.:
• Bilder und Buchcover aus dem Internet
• Verknüpfungen zu elektronischen Dokumenten, z. B. Word- oder PDF-Dateien
• Verlinkung auf Internetseiten
Um die Verknüpfungen zu einer Titelaufnahme anzuzeigen, eignet sich das
Anzeigeformat HTML.
Die Anzeige des Anzeigeformats HTML erfolgt auf folgende Arten:
Katalog • 67
Nutzerhandbuch
•
im Änderungsmodus einer Titelaufnahme in der Erfassungsmaske unter der
Registerkarte HTML
• nach einer Dienstrecherche bei der Katalogkartenseite auf der rechten Seite
über den Menüpunkt Katalogkarte → Anzeigeformat HTML
• bei Recherche im LAN-OPAC über die Schaltfläche Anzeigen → Anzeigeformat
HTML (sofern dieses Anzeigeformat zugelassen ist)
Ansichten im Anzeigeformat HTML:
• Kurzform: Anzeige der Mediendaten
• Katalogkarte: Anzeige der Mediendaten im ISBD-Format (Anlehnung an das
Format International Standard Book Description)
• Cover: Anzeige des Covers im Großformat
• Links: An dieser Stelle werden die auf der Registerkarte Links angegebenen
weiterführenden URLs oder Links zu elektronischen Dokumenten angezeigt,
auf die von hier bei bestehender Internetverbindung direkt zugegriffen werden
kann.
Bilder und Buchcover aus dem Internet
Unter der Registerkarte Links können der Titelaufnahme über die ISBN die passenden
Buchcover zugeordnet werden.
Hinweis: Der Download von Buchcovern aus dem Internet ist häufig mit CopyrightBedingungen und Kosten verbunden.
Im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Allgemeines → Feld: Pfad für
Dokumente geben Sie den Pfad ein, unter dem die Dokumente gespeichert werden
sollen. Der Pfad ist abhängig davon, ob Sie die Dokumente zentral (auf dem Server)
oder nur lokal (auf dem Arbeitsplatz) ablegen. Im letzteren Fall kann auf die
Dokumente nur dort darauf zugegriffen werden. Das hier angegebene Verzeichnis
muss in der Verzeichnisstruktur vorhanden sein.
Verknüpfung zu elektronischen Dokumenten
Unter der Registerkarte Links kann eine Titelaufnahme mit elektronischen Dokumenten
verknüpft werden.
1. Wählen Sie im Katalogmodul aus Neuaufnahme → Erfassungsmaske →
Registerkarte: Links.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Katalogkästchensymbol, und das
Fenster Verknüpfe angehängte Datei wird geöffnet.
3. Wählen Sie Pfad, Dateinamen und Dateityp des zu verknüpfenden
elektronischen Dokuments aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen, um die Datei in die Eingabezeile zu
übernehmen, und übernehmen Sie mit dem nach oben weisenden Pfeil die
Verknüpfung in die Linkliste.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Test, um zu prüfen, ob sich das markierte
Dokument anzeigen lässt. Dafür wird ein dem Dateityp entsprechendes
Programm gestartet, z. B. bei PDF-Dateien Acrobat Reader.
Katalog • 68
Nutzerhandbuch
Um die Verknüpfungen wieder zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf den Pfeil vor dem zu entfernenden elektronischen Dokument.
2. Die Zeile ist nun markiert.
3. Klicken Sie zur Entfernung auf den nach unten weisenden Pfeil.
Verknüpfungen zu Internetseiten
Unter der Registerkarte Links können der Titelaufnahme Verknüpfungen zu InternetSeiten zugeordnet werden.
1. Öffnen Sie im Katalogmodul eine Aufnahme unter Neuaufnahme →
Erfassungsmaske → Registerkarte: Links.
2. Geben Sie in die Eingabezeile die URL (Internetadresse) ein, z. B.
http://www.bibliotheca-oclc.de, und übernehmen Sie die URL in die Linkliste der
Titelaufnahme, indem Sie auf den nach oben weisenden Pfeil klicken.
3. Mit der Schaltfläche Test kann geprüft werden, ob sich der markierte Link im
Internet-Explorer aufrufen lässt.
Um die Verknüpfung wieder zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf den Pfeil vor der zu entfernenden Internetadresse.
2. Die Zeile ist nun markiert.
3. Klicken Sie dann zur Entfernung auf den nach unten weisenden Pfeil.
In dieser Registerkarte erfassen Sie die Angaben, die für die Verwaltung des Kataloges
und für den Geschäftsgang erforderlich sind:
• Exemplaranzahl: Dieses Feld ist mit dem Exemplarsatz verknüpft. Der
Standardwert ist 1, 0 als Eintrag ist nicht möglich. Geben Sie eine andere Zahl
vor, wird automatisch die entsprechende Anzahl Exemplare im Exemplarsatz
generiert. Dieses Feld ist nur bei der Neuaufnahme änderbar. Bei
nachträglichen Änderungen werden weitere Exemplare im Exemplarsatz
hinzugefügt und die Angabe in diesem Feld ändert sich automatisch
entsprechend der im Exemplarsatz angelegten Exemplare.
• Bestellnummer: Arbeitet man bei der Erwerbung über das Erwerbungsmodul
mit Bestellnummern, wird ein dort vorgenommener Eintrag automatisch in
dieses Feld übernommen.
• Externe ID-Nummer: Ist für die ID-Nummer von ekz-Daten vorgesehen und
wird bei der Datenübernahme automatisch gefüllt.
• Mediengruppe: Die Auswahl dient zur weiteren Unterteilung der Medienarten.
An die Mediengruppen sind die Ausleihkonditionen und statistische
Auswertungen gekoppelt. Diese müssen vor Beginn der eigentlichen Arbeit mit
BIBLIOTHECAplus im Einstellungsmodul eingerichtet werden: Registerpflege →
Werte: MedienGrp. Die Medienarten sind fest vorgegeben (z. B.
Monographien, Mehrbändige Monographien, AV-Medien). Sinnvoll ist z. B.
eine Untergliederung der audiovisuellen Medien in Mediengruppen wie CDs
Katalog • 69
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
und CD-ROMs. Wird das Feld Mediengruppe auf der Registerkarte Systematik
gefüllt, wird der Eintrag hier automatisch übernommen.
Medienkennzeichen: Falls dies für die von Ihnen gewünschten statistischen
Auswertungen erforderlich ist, können Medienkennzeichen als weitere
Unterteilung einzelner Mediengruppen vergeben werden. Zur feineren Analyse
des Ausleihverhaltens empfiehlt sich etwa eine Unterteilung der Mediengruppe
CD nach Zielgruppe in CD-Kinder, CD-Jugend und CD-Erwachsene oder nach
Inhalt CD-Rock, CD-Pop, CD-Jazz, CD-Literatur und CD-Klassik. Es ist
empfehlenswert, die Medienkennzeichen vor Beginn der Katalogisierung
einzurichten unter Registerpflege → Werte: MEKZ.
Ausleihhinweis: Der hier eingetragene Wert erscheint bei Ausleihe und
Rückgabe eines Mediums im Bemerkungsfeld des Leserkontos. Es werden in
diesem Zusammenhang wichtige Informationen vermerkt, meist die Beilagen.
Erscheint bei Rückgabe eines Mediums z. B. „Mit 3 CD-ROMs“, kann überprüft
werden, ob diese mit abgegeben werden. Werte können vorgegeben wurden
unter Registerpflege → Werte: Ausleihhinweis. Der Ausleihhinweis
erscheint zusätzlich auch auf der Registerkarte Ausleihdaten im Exemplarsatz.
Hinweis: Beachten Sie, dass ein Ausleihhinweis nicht mit einer
Ziffer beginnen sollte. Über dieses Feld können Sie auch
Altersbegrenzungen für die Verbuchung eingeben, diese spielen
vor allem bei visuellen Medien eine Rolle. Die Vorgaben der FSK
sollten allerdings über die hierfür eingerichtete und vorgesehene
Altersfreigabe definiert und verwaltet werden.
Altersfreigabe: Steuert die Alterskontrolle beim Entleihen. Die Zuordnung etwa
des Eintrags „Frei ab 18 Jahren“ bewirkt, dass beim Versuch, das Medium an
einen Leser unter 18 Jahren zu entleihen, eine Ausleihsperre erscheint. Das
Register kann nach dem vorgegebenen Schema ergänzt werden unter
Registerpflege → Werte: Altersfreigabe.
Sprache: Zuordnung der Sprache, in welcher das Medium verfasst ist, mit der
Möglichkeit, zu ändern oder eigene Vorgaben vorzugeben unter
Registerpflege → Werte: Sprache.
Herkunft: Übernehmen Sie Fremddaten und möchten die Herkunft der
einzelnen Datensätze kennzeichnen, nutzen Sie dieses Feld. Teilweise erfolgt
der Eintrag automatisch. Das hinterlegte Register kann ergänzt werden unter
Registerpflege → Werte: Herkunft.
Status der TA (Titelaufnahme): Dieses Feld kann genutzt werden, um den
Bearbeitungsstand des Mediums zu kennzeichnen, und wird z. T. auch
automatisch vom System vergeben (EKZ-Abgleich für diejenigen Daten, die
seit der Übernahme von der ekz nicht weiterbearbeitet wurden). Unter
Registerpflege → Werte: Medienstatus können neue Status zu den
bestehenden hinzugefügt werden. Löschen Sie die voreingestellten Status
nicht, da diese für systeminterne Prozesse verwendet werden.
Geschäftsgang → Quelle: Bei Bedarf zur Vorgabe des aktuellen
Geschäftsgangs, z. B. Katalogisierung. Kann auch zur Angabe von
Rezensionen oder ähnlichem dienen. Änderung der Registervorgaben möglich
unter Registerpflege → Werte: Geschäftsgang.
Katalogisierungsart: Gibt das Regelwerk an, nach dem das Medium
katalogisiert wurde. Mögliche Werte: "RAK" und "RDA", Standardwert ist:
"RAK".
Änderungsgrund: Über die mit einem H gekennzeichnete Schaltfläche können
Sie sich eine Liste aller mit diesem Mediensatz geschehenen Vorgänge
Katalog • 70
•
Nutzerhandbuch
anzeigen lassen. Die Standardeintragungen sind Neuanlage, Datum, Änderung
und der jeweils angemeldete Bearbeiter. Die erzeugten automatischen
Einträge können weder gelöscht noch geändert werden. In der weißen Zeile
neben dieser Schaltfläche können Sie einen erläuternden Text zu den
automatischen Einträgen hinzufügen, z. B. wie mit Dr. Müller
abgesprochen. Diese Einträge sind jedoch nicht zwingend erforderlich.
Bemerkungen → sonstige Hinweise: Für weitere titelbezogenen Bemerkungen
oder Hinweise zur Titelaufnahme.
Registerkarte HTML
In dieser Registerkarte können Sie die Anzeigeformen für HTML ansehen.
An verschiedenen Stellen wird im Programm auf das Anzeigeformat HTML
zurückgegriffen:
• in der Titelaufnahme unter der Registerkarte HTML
• in der Katalogkartenanzeige, Format HTML
• in der Katalogkartenanzeige am LAN-OPAC, Format HTML
Sie können unter folgenden Registerkarten wählen:
• Kurzform: Medienaufnahme mit speziell definierten Kurzinformationen für die
HTML-Anzeige.
• Katalogkarte: Anzeige der Titelaufnahme im Format Katkarte, welches im
Menü des Katalogmoduls über Katalogisierung → Anzeige festlegen verändert
werden kann.
• Cover: Für die Anzeige im Großformat der nur eingeschränkt möglichen
Übernahme eines Covers von Amazon.
• Links: Anzeige der auf der Registerkarte Links angegebenen URLs und Links zu
elektronischen Dokumenten mit der Möglichkeit, bei bestehender
Internetverbindung diese direkt aufzurufen. Außerdem kann man über den
Link Amazon-Rezension für diesen Titel bei Amazon die dort hinterlegte
Rezension und Bewertung ansehen.
Welches Format standardmäßig zuerst angezeigt wird, können Sie beeinflussen, indem
Sie im Katalog den Menüpunkt Katalogisierung → Anzeige festlegen aufrufen. Wählen
Sie auf der rechten Seite das Format HTML aus. In der Registerkarte Eigenes Formular
steht HTMLStd1.htm und dies kann geändert werden auf HTMLStd2.htm.
Als Vorlagen für diese beschriebenen Anzeigemöglichkeiten dienen die folgenden Dateien
aus dem Verzeichnis HTML im zentralen Programmverzeichnis von BIBLIOTHECAplus:
• HTMLStd1.htm : Kurzformanzeige
• HTMLStd2.htm : Anzeige der Katalogkarte
• HTMLStd3.htm : Cover
• HTMLStd4.htm : Anzeige der Links
Diese Dateien können mithilfe eines Text- oder HTML-Editors bearbeitet werden. Das
Ändern von reinen Textzeilen ist problemlos ohne HTML-Kenntnisse möglich. So kann in
der Datei HTMLStd1.htm etwa die Textzeile „Rezension“ umgewandelt werden in
„Annotation“, wenn die Überschrift „Rezension“ nicht zum für Sie relevanten
Annotationstext passt. Andere Veränderungen dagegen, z. B. der zu übernehmenden
Felder oder Änderungen der Formatierung, erfordern Kenntnisse in HTML.
Katalog • 71
Nutzerhandbuch
Exemplaraufnahme
Die Exemplardatenmaske öffnet sich nach dem Speichern des Mediensatzes automatisch
und dient der Erfassung von Lokaldaten wie Barcode, Zweigstelle oder Standort für die
physischen Einheiten. Sie erzeugen also ein oder mehrere Exemplare zur Titelaufnahme.
Nach Speichern einer Neuaufnahme im Katalog erscheint standardmäßig die
Erfassungsmaske für die Exemplardaten. Diese Maske dient der Erfassung aller Angaben
zum Identifizieren der einzelnen Exemplare für den zuvor erstellten Mediensatz. Diese
Angaben unterscheiden sich für jedes einzelne Exemplar. Im unteren Teil des Fensters
sehen Sie eine Tabelle mit Exemplaren. Fügen Sie über den Schaltfläche Hinzufügen ggf.
weitere Exemplare hinzu, markieren Sie das zur Änderung gewünschte Exemplar und
tragen Sie die Daten ein.
Sie haben im Fenster Exemplare folgende Optionen:
• Speichern: Speichern der Exemplardaten
• Abbruch: Verwerfen sämtlicher Änderungen seit dem Start der
Exemplarbearbeitung
• Hinzufügen: Hinzufügen zusätzlicher Exemplare zum gerade bearbeiteten
Mediensatz. Neu hinzugefügte Exemplare werden blau dargestellt
• Löschen: Löschen von Exemplaren: Das zu löschende Exemplar in der Tabelle
auswählen und auf Löschen klicken. Gelöschte Exemplare werden grau
dargestellt. Über die Schaltfläche "Wiederherst." Können Sie das Löschen eines
Exemplars rückgängig machen.
• Alle: Steht für Standort/Signatur, 2. Standort, 3. Standort, Zugangsdatum,
Status, Zweigstelle und Bemerkung zur Verfügung. Damit kann nach Auswahl
des zu übernehmenden Wertes dieser für alle Exemplare auf einmal gesetzt
werden. Barcodenummer und Zugangsnummer bieten diese Option nicht, da
jedes Exemplar eine eigene Barcodenummer und Zugangsnummer haben
sollte.
Es stehen für die Erfassung folgende Registerkarten zur Verfügung:
• Daten: die am häufigsten gebrauchten Felder für jedes Exemplar
• Ausleihdaten: für die Ausleihe relevante Informationen
• Weitere Felder: Felder zur Erfassung von Zusatzinformationen
Registerkarte Daten
Die folgenden Felder finden Sie in der Registerkarte Daten:
• Buchungsnr.: Der Barcode kann eingescannt oder manuell eingegeben werden,
und es besteht die Möglichkeit, die Barcodenummer automatisch zu vergeben im
Einstellungsmodul unter Systempflege → Nummern vergeben →
Registerkarte: Barcodes.
Die Länge des Barcodes ist abhängig von der Einstellung unter Konfiguration (Sys)
→ Katalog → Länge Buchungsnummer. Entsprechend dieser Einstellung wird der
Barcode bei manueller Eingabe mit Nullen auf die entsprechend Länge aufgefüllt.
Eine Einstellung zur Prüfziffernprüfung kann hier ebenfalls aktiviert werden.
• Eine weitere Vorgabe für Barcodes findet sich unter Konfiguration (Sys) →
Ausleihe (Nummernkreise).
Katalog • 72
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Standort → Signatur: Der Eintrag in diesem Feld sollte i. d. R. den
Signaturetiketten auf dem Buchrücken des Exemplars entsprechen.
Als Standard wird das Feld Standort aus Einträgen in den Feldern Systematik und
Verfasser aus dem Mediensatz automatisch generiert. Dabei wird die erstgenannte
Systematik mit den ersten drei Buchstaben des Verfassers in das Feld Standort
übernommen.
Diese Funktion kann bei Bedarf deaktiviert oder geändert werden: im
Katalog → Parameter: GenStandort. Weitere Einstellungen um die Generierung
den Bedürfnissen der Bibliothek anzupassen gibt es unter Konfiguration (Sys) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: GenStandortAnzChar
und GenStandortGross. Mit Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Katalog → Parameter: GenStandortUpdate kann das Nachziehen
der Angaben im Standort bei Änderungen der Systematik definiert werden.
Aktivierung Numerus Currens:
Die automatische Vergabe nach dem Numerus-Currens-Prinzip kann eingerichtet
werden. Wenn Sie den Individualanteil Ihrer Signatur durch eine fortlaufende
Zählung ermitteln, wird die Nummer automatisch vergeben, wenn Sie im
Katalog → Parameter: NummerusCurrens aktivieren. Im Exemplarsatz erscheint
nun neben dem Feld Standort → Signatur eine Schaltfläche, über die automatisch
eine Nummer vergeben werden kann. Geben Sie also z. B. Wbr als den Anfang der
Signatur ein und betätigen Sie die Schaltfläche Numerus Currens. Wenn die letzte
dem System bekannte Signatur mit diesem Anfang Wbr 29 ist, würde Wbr 30
vergeben.
Farbe: Es besteht die Möglichkeit der Zuordnung einer Signaturfarbe. Dies ist vor
allem sinnvoll, wenn Sie mit verschiedenfarbigen Signaturschildern arbeiten.
Exemplare können so über ihre Farbe gesucht und die Signaturetiketten direkt auf
farbige Etiketten gedruckt werden. Außerdem erscheint die Farbe sowohl im
Katalog bei der Kataloganzeige als auch im LAN- und Web-OPAC und dient damit
als zusätzliche Orientierungsmöglichkeit. Eine Automatisierung anhand von
Mediengruppen lässt sich im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) →
Katalog → Mediengruppen/Bilder vorgeben.
Zugangsdatum: Wird vom System automatisch vergeben. Wenn der Cursor im Feld
Zugangsdatum steht, kann über einen Klick auf die Schaltfläche Alle das aktuell
eingetragene Datum für alle Exemplare übernommen werden. Für die
retrospektive Katalogisierung kann wenn gewünscht über Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: ZugangsDatumStandard
ein anderes Datum gewählt werden, das statt des aktuellen Tagesdatums an
diesem Arbeitsplatz vorgegeben wird.
Zugangsnummer: Die Zugangsnummer kann manuell eingetragen oder mit der
Schaltfläche Auto automatisiert vergeben werden, es wird dann jeweils die nächst
höhere Zugangsnummer automatisch eingetragen.
Zugangsnummernkreise und Zugangsnummernformat:
Wenn Sie für bestimmte Medien unterschiedliche Zugangsnummern vergeben
möchten, z. B. jeweils andere fortlaufende Nummern für Bücher und CDs, kann
die Vergabe der Zugangsnummer auch anhand von Zugangsnummernkreisen
erfolgen. Diese können vorgegeben werden unter Konfiguration(Sys) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: ZUGNRKREISE. Das
Format wird bestimmt unter Konfiguration(Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt:
Katalog → Parameter: ZUGNRFORM. Zusätzlich können Sie noch unter
Katalog • 73
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Systempflege → Nummern vergeben → Systemtabellen eine Startnummer pro
Nummernkreis angeben (dort kann man die Zugangsnummer beim Jahreswechsel
auch auf 0 stellen). Bei der Vergabe der Zugangsnummer über die Schaltfläche
Auto wird somit ein Auswahlfenster für die Zugangsnummernkreise eingeblendet
und die jeweils nächste Nummer pro Nummernkreis zugeordnet.
2. Standort: Feld für temporäre oder dauerhafte Standorte, die von dem für das
Exemplar sonst üblichen Standort abweichen. Beispiele sind Magazin, Archiv,
Handapparat, Ausstellungen, Lehrerzimmer. Ein Register hierzu kann im
Einstellungsmodul hinterlegt werden unter Registerpflege → Werte → Tabelle:
Standort2.
3. Standort: Feld für temporäre oder dauerhafte Standorte, die von dem für das
Exemplar sonst üblichen Standort abweichen, z. B. Zentralbibliothek. Ein Register
hierzu kann im Einstellungsmodul hinterlegt werden unter Registerpflege →
Werte → Tabelle: Standort3. Bei Bedarf können die Standorte 2 und 3 zur
Abbildung einer Standorthierarchie verwendet werden.
Zweigstelle: In einem Zweigstellensystem kann das Exemplar einer Zweigstelle
zugeordnet werden. Ein Register hierzu kann hinterlegt werden unter
Registerpflege → Werte → Tabelle: Zweigstelle. Bei Verwendung des
Ausleihmoduls ist ein Eintrag an dieser Stelle wichtig, wenn die Herkunft des
Mediums bei der Rückgabe in einer anderen Zweigstelle angezeigt werden soll.
Status (Exemplarstatus): Der Exemplarstatus wird entsprechend systeminternen
Abläufen wie folgt automatisch vergeben: Im Katalog wird, sobald der Status der
Titelaufnahme im Mediensatz auf Eingearbeitet steht, der Exemplarstatus
automatisch auf Verfügbar gesetzt. Bei Makulierung erhält ein Exemplar
entsprechend den Status Makuliert. Bei Nutzung des Erwerbungsmoduls wird
bei offenen Bestellungen Bestellt vergeben. Mit Nutzung des Ausleihmoduls
kommen mindestens die Status Entliehen und Zurückgelegt (für vorgemerkte
Medien) hinzu. An den Exemplarstatus Präsenzbestand ist zudem gekoppelt, dass
bei der Ausleihe eine Sperre erscheint. Die einzelnen Exemplarstatus sind unter
Registerpflege → Werte → Tabelle: Exemplarstatus hinterlegt. Ändern Sie,
wenn überhaupt, nur die Werte und nicht die Kürzel, da das Programm diese für
ein korrektes Arbeiten benötigt, Sie können bei Bedarf weitere Exemplarstatus
hinzufügen.
Bemerkung: Diese Bemerkung erscheint in der Ausleihe und kann z. B. für die
Angabe von Beschädigungen oder fehlenden Seiten, aber auch für eine eventuelle
Nummerierung von Non-Books als Ordnungskriterium hinter der Theke verwendet
werden.
In der Exemplarmaske finden Sie neben den Standard-Exemplardaten weitere Angaben
unter der Registerkarte Ausleihdaten. Diese Maske dient zur Erfassung aller Angaben für
die Anzeige in der Ausleihe und auch für statistische Auswertungen. Diese Angaben
können sich für jedes einzelne Exemplar unterscheiden.
Speichern: Speichern der Exemplardaten
Abbrechen: Abbruch der Erfassung ohne Speichern
Hinzufügen: Hinzufügen zusätzlicher Exemplare zum gerade bearbeiteten
Mediensatz
Katalog • 74
Nutzerhandbuch
Löschen: Löschen von Exemplaren: dazu das zu löschende Exemplar in der
Tabelle auswählen und auf Löschen klicken.
Alle: Steht für Mediengruppe, Medienkennzeichen, Ausleihhinweis und
Altersfreigabe zur Verfügung und damit kann nach Auswahl des zu
übernehmenden Wertes dieser für alle Exemplare auf einmal gesetzt werden.
Die Ausleihdaten werden aus dem Mediensatz automatisch übernommen und müssen
nur geprüft und ggf. exemplarspezifisch abgeändert werden. Wird im Mediensatz in den
hier aufgeführten Feldern eine Änderung durchgeführt, werden beim Speichern
automatisch auch die Werte auf dieser Registerkarte aktualisiert. Werden dagegen
exemplarspezifische Änderungen vorgenommen, sollte die Option Titel/Verf. nicht
automatisch überschreiben mit einem Häkchen versehen werden, damit die automatische
Aktualisierung im Mediensatz verhindert wird und die exemplarspezifischen Einträge
erhalten bleiben. Auch Einträge aus den Feldern Mediengruppe, Medienkennzeichen und
Ausleihhinweis werden aus dem Mediensatz übernommen.
Diese Übernahme unterbleibt, wenn Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys)
→ Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog → Parameter: KeinAutoAushinUpd,
KeinAutoMediengrpUpd, KeinAutoMekzUpd die Werte auf J stehen.
Achtung!
Die automatische Übernahme gilt nur, wenn im Mediensatz Registerwerte
ausgewählt werden, manuelle Einträge werden nicht automatisch in den
Exemplarsatz übernommen, sondern müssen sowohl im Medien- als auch im
Exemplarsatz eingetragen werden.
Sie finden außerdem im mittleren Fensterbereich automatisch eingetragene statistische
Informationen zum Exemplar und dessen Ausleihen:
Letzte Ausleihe: Anzeige der zuletzt vorgenommenen Ausleihe
Rückgabe: Anzeige der letzten Rückgabe oder des nächsten Rückgabedatums
Mahnung: Eintrag des Datums der ersten Mahnung bei der Entleihung oder
der jeweils anstehenden nächsten Mahnung
Letzter Leser: Anzeige der internen Benutzernummer des letzten Lesers
Statistikdaten: Die beiden unteren Zeilen zeigen die bisherigen Ausleihen im
aktuellen Jahr (Akt. Jahr), die Ausleihen im letzten Jahr (-1) und der
entsprechenden vorangegangenen Jahre (-2, -3, -4) sowie die Anzahl der
Ausleihen insgesamt (Gesamt) an.
Registerkarte Weitere Felder
Zusätzliche Informationen zum Exemplar stehen unter der Registerkarte Weitere Felder.
Speichern: Speichern der Exemplardaten
Abbrechen: Abbruch der Erfassung ohne Speichern
Hinzufügen: Hinzufügen zusätzlicher Exemplare zum gerade bearbeiteten
Mediensatz
Löschen: Löschen von Exemplaren: dazu das zu löschende Exemplar in der
Tabelle auswählen und auf Löschen klicken.
Alle: Steht hier nicht zur Verfügung
Katalog • 75
Nutzerhandbuch
Preis, Lieferant, Erwerbungsart: Bei Nutzung des Erwerbungsmoduls werden
diese Felder automatisch gefüllt. Eine manuelle Erfassung ist möglich. Soll die
Preisangabe in der Ausleihe und der Statistik im Zugriff sein, muss der Eintrag
hier erfolgen.
Abgangsdatum: Feld wird beim Makulieren automatisch mit dem aktuellen
Tagesdatum gefüllt und auf dieser Grundlage kann die Abgangsstatistik
erstellt werden.
Änderungsgrund: Über die mit H gekennzeichnete Schaltfläche können Sie sich
eine Liste aller mit diesem Exemplarsatz geschehenen Vorgänge anzeigen
lassen. Die Standardeintragungen sind Neuanlage, Datum, Änderung und der
jeweils angemeldete Bearbeiter. Die erzeugten automatischen Einträge
können weder gelöscht noch geändert werden. In der weißen Zeile neben
dieser Schaltfläche können Sie einen erläuternden Text zu den automatischen
Einträgen hinzufügen, z.B. wie mit Dr. Müller abgesprochen. Diese
Einträge sind jedoch nicht zwingend erforderlich.
Bestellnr.: Wird automatisch gefüllt
Sortierbox: Sie können je Exemplar durch diese Eingabe definieren, welchen
Wert das Feld BIN in der Tabelle Exemplar haben soll. Für die Unterstützung
von Sortierern ist datenbankseitig diese Spalte BIN für Exemplare vorhanden,
die den „Korb“ enthält, in den das Medium einsortiert werden soll.
Zusätzliche Felder: Sie können entscheiden, welche Felder zusätzlich
exemplarbezogen für Ihre Bibliothek interessant sind und diese im
Einstellungsmodul unter Registerpflege → Zusätzliche Felder → Tabelle:
Exemplar einrichten.
Um einen Wert einzutragen, muss das Feld im linken Fenster markiert werden, der Eintrag
erfolgt dann in der rechten Zeile. Diese Vorgehensweise kann bei mehrfacher Belegung
wiederholt werden.
Bearbeitung über den Barcode
Sie können verschiedene Arten der Bearbeitung via Barcode nutzen. Sie können dadurch
Medien ändern, löschen, makulieren, Zugänge buchen oder Medien bezogen auf
Zweigstellen ändern. Gerade für die Bearbeitung großer Datenmengen bietet sich die
Änderung über Barcodes an.
Die Barcode-Bearbeitungsfunktionen stehen Ihnen im Katalogmodul im Menü unter
Barcode zur Verfügung.
Tipp: Sie können auch auf der Startseite des Katalogmoduls die Buchungsnummer
(Barcodenummer) einscannen und auswählen, ob Sie in die Titel- oder Exemplardaten
verzweigen wollen.
Medienänderung
Die Funktion im Menü unter Barcode → Barcode Medienänderung (oder F4-Taste) ist eine
Möglichkeit, schnell Mediensätze zur Bearbeitung aufzurufen. Nach Einlesen eines
Barcodes öffnet sich die Erfassungsmaske, und Sie können die Änderungen vornehmen.
Katalog • 76
Nutzerhandbuch
Löschen
Die Funktion im Menü unter Barcode → Barcode Löschen ist eine Möglichkeit, schnell
Exemplare und die dazugehörigen Medienaufnahmen zu löschen, indem in der
Eingabeaufforderung ein Barcode eingelesen wird.
Achtung!
Die Datensätze werden unwiderruflich gelöscht und werden auch in der
Medienstatistik (inklusive der Jahresstatistik) nicht mehr ausgewertet.
Barcode-Änderungsmodus
Die Funktion im Menü unter Barcode → Barcode Änderungsmodus ist eine Möglichkeit,
schnell Medien- oder Exemplarsätze zu ändern und durch Eingabe oder Scannen der
Barcodenummer große Mengen von Medien zu bearbeiten und zu ändern.
Für Medien können Sie auf diese Art den Status der Titelaufnahme, Angaben zur
Systematik, Interessenkreise, Bemerkungen sowie Mediengruppe und Medienkennzeichen
bearbeiten.
Für Exemplardaten können Sie Änderungen hinsichtlich des Exemplarstatus, zur
Zweigstelle, zum Zugangs- und Abgangsdatum, zum 2. und 3. Standort, zu
Mediengruppe/-kennzeichen sowie Ausleihhinweise vornehmen.
1. Markieren Sie die Felder, in denen Sie Änderungen vornehmen wollen.
2. Geben Sie in diesen Feldern ein, was geändert werden soll, für die meisten
Felder können Sie dabei aus einer Vorschlagsliste entsprechende Einträge
auswählen.
3. Gehen Sie auf die Registerkarte Ändern.
4. Geben Sie die Buchungsnummer (Barcodenummer) ein oder scannen Sie diese
ein.
Hinweis: Achten Sie bei Änderungen der Felder Mediengruppe und
Medienkennzeichen darauf, dass im Normalfall sowohl bei Medien als auch bei
Exemplar die entsprechende Vorgabe gemacht werden muss, damit diese auch in
Medien- und Exemplarsätzen verändert werden.
Die Schaltfläche makulieren in der Registerkarte Ändern steht Ihnen zur Verfügung,
wenn Sie RFID-Geräte angeschlossen und konfiguriert haben.
Zudem stehen Ihnen die Standardfunktionen Makulieren, Neuzugang und
Zweigstelleneingang an dieser Stelle zur Verfügung, welche den Optionen Barcode →
Barcode makulieren, Barcode → Barcode Zugang buchen und Barcode → Barcode
Zweigstelle ändern → verlegen entsprechen.
Makulieren
Die Funktion im Menü unter Barcode → Barcode makulieren ist eine Möglichkeit, schnell
Exemplare zu makulieren, indem in der Eingabeaufforderung ein Barcode eingegeben
oder gescannt wird. Für diese Exemplare wird der Exemplarstatus automatisch auf M
Katalog • 77
Nutzerhandbuch
(makuliert) gesetzt. Das Abgangsdatum im Exemplarsatz wird mit dem Tagesdatum
gefüllt.
Zugang buchen
Die Funktion im Menü unter Barcode → Barcode Zugang buchen ist eine Möglichkeit,
schnell den Zugang von Exemplaren zu buchen, indem in der Eingabeaufforderung ein
Barcode eingegeben oder gescannt wird. Für die eingescannten Exemplare wird der
Exemplarstatus automatisch auf V (verfügbar) gesetzt. Das Zugangsdatum im
Exemplarsatz wird mit dem Tagesdatum gefüllt.
Zweigstellen ändern / verlegen
Die Funktion im Menü unter Barcode → Barcode Zweigstellen ändern/verlegen ist eine
Möglichkeit, schnell die Zuordnung von zu bestimmten Zweigstellen zu ändern. Wählen
Sie einfach die Zweigstelle aus und scannen Sie dann hintereinander die
Barcodenummern der zu ändernden Medien ein. Der Eintrag im Feld Zweigstelle wird
automatisch auf die neu gewählte Zweigstelle geändert.
Barcodes drucken
Wählen Sie im Menü des Katalogmoduls oder auf der Startseite von BIBLIOTHECAplus
Module → Barcodes. Sie erreichen damit das Fenster zum Druck von Barcodes.
Mit dem Barcode-Druckmodul haben Sie die Möglichkeit, Barcodeetiketten für Medien
und Benutzerausweise zu drucken.
Wählen Sie Buchungsnummern oder Ausweisnummern und nehmen Sie die nötigen
Einstellungen zu Format und Drucker vor. Über Drucken können Sie den Druck starten.
Es kann vorkommen, dass Ihnen die Vorschau im Fenster Barcodes drucken keine
Strichcodes anzeigt, sondern nur Sonderzeichen. In diesem Fall müssen Sie die
Schriftarten hierfür installieren.
Barcode-Schriftarten installieren
Wenn Sie die Schriftarten installieren möchten, prüfen Sie zunächst, ob sich folgende
Dateien im Verzeichnis ..\BIBLIO_CLIENT\Templates\QRP bei der
Einzelplatzinstallation oder ..\BIBLIO_SERVER\Templates\QRP bei einer
Mehrplatzinstallation auf dem Server befinden:
• Barcode1.qrp
• Barcode2.qrp
• barcode391.qrp
• barcode392.qrp
Gehen Sie wie folgt vor, um die Barcode-Schriftarten unter Windows 2000, XP und Vista
zu installieren:
1. Klicken Sie im Windows-Startmenü auf Start → Einstellungen →
Systemsteuerung.
Katalog • 78
Nutzerhandbuch
2. Öffnen Sie mit einem Doppelklick den Ordner Schriftarten, es öffnet sich das
Fenster Schriftarten.
3. Wählen Sie im Menü Datei → Neue Schriftart installieren, das Fenster
Schriftarten hinzufügen öffnet sich.
4. Wählen Sie das Laufwerk mit dem ..\BIBLIO_CLIENT\BIN\Font-Verzeichnis.
5. Wählen Sie das Verzeichnis ..\BIBLIO_CLIENT\BIN\FontNT, alle
verfügbaren Barcode-Schriftarten werden in der oberen Fensterhälfte angezeigt.
6. Markieren Sie mit der Schaltfläche Alles markieren alle Schriftarten in diesem
Ordner.
7. Klicken Sie auf OK, und die noch nicht vorhandenen Schriftarten werden dann
installiert.
Hinweis: Falls der Windows-Schriftartenordner eine Warnmeldung
anzeigt, klicken Sie auf OK.
8. Schließen Sie die Fenster der Systemsteuerung mit dem Schließkreuz.
9. Starten Sie das Barcode-Modul über BIBLIOTHECAplus oder im Anmeldefenster
über das Menü Module / Barcode und das Fenster Barcodes drucken öffnet sich.
Nach Installation der Schriftarten wird der Barcode in der Vorschau korrekt
dargestellt und Sie können Barcodes drucken.
Medienänderung über RFID-Transponder
Die Funktion im Menü unter Barcode / Barcode Änderungsmodus können Sie auch mit
RFID-Transpondern nutzen. Es stehen die selben Möglichkeiten zur Verfügung wie bei
Medienänderungen über den Barcode.
In der Registerkarte aktivieren Sie über den Button "Starte RFID" das Einlesen von RFID
Transpondern . Dabei wird permament gelesen, was sich auf dem RFID PAD befinden. Im
oberen Fenster werden die RFID Chips angezeigt. Im unteren Fenster werden die
erfolgreich veränderten Exemplare / Mediensätze dargestellt. Da Sie auch mehrere
Änderungen durchführen können, wird der Befehl, der ausgeführt wurde, immer mit im
Erfolgsfenster angezeigt.
Änderungen werden sowohl auf den Chips als auch in der Datenbank ausgeführt. Führt
es bei dem Transponder oder der Datenbank zu Problemen, werden die durchgeführten
Änderungen zurückgerollt.
Register bearbeiten
Sie haben die Möglichkeit zur Bearbeitung von Registern in der Katalogisierung:
• Personen
• Körperschaften, Orchester
• Notationen
• Schlagwörter
• Interessenkreise
• Verlage bearbeiten
Katalog • 79
Nutzerhandbuch
Personen
Im Katalog unter dem Menüpunkt Register bearbeiten → Personen haben Sie die
Möglichkeit, im Register alle Personeneinträge wie Verfasser, Herausgeber, Bearbeiter,
Illustratoren und Übersetzer zu bearbeiten. Sie können Verweisungen hinzufügen,
löschen oder über die Umhängefunktion das Register bereinigen.
Sie haben im Fenster Personen bearbeiten folgende Optionen:
• Schaltfläche mit Pfeil nach unten: Übernahme des Personenbegriffes aus dem
Eingabefeld in das Personenregister.
• Schaltfläche mit Pfeil nach oben: Entfernen eines markierten Begriffes aus dem
Personenregister.
• Drucken: Ausdruck der Registerwerte.
• Titel anzeigen: Rechercheergebnis für den ausgewählten Registereintrag
• Ändern: Ändern eines bereits vorhandenen Registerwerts (nur Registerkarte
Eigenschaften)
Registerwert neu aufnehmen
Auf der Registerkarte Auswahl kann über Eingabe des Personennamens in
Ansetzungsform (im Normalfall „Name, Vorname“) überprüft werden, ob schon ein
Registereintrag vorhanden ist. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Bleibt
das untere Registerfenster trotz korrekter Schreibweise leer, kann der Verlagsname über
den Pfeil nach unten die Bezeichnung ins Register aufgenommen werden.
Im grauen Informationsfenster im oberen Bereich erscheint der Registereintrag. So kann
die Vereinheitlichung der Ansetzung unterstützt werden, es besteht aber zusätzlich auf
der Registerkarte Eigenschaften die Möglichkeit, den Wert weiter zu bearbeiten.
• Gruppe: Werden verschiedene Register verwendet, kann den Registereinträgen
an dieser Stelle die entsprechende Gruppe zugeteilt werden. Welche Gruppen
zur Auswahl stehen, wird im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte
→ Tabelle: PersGruppe festgelegt. Wird bei der Aufnahme das Register
aufgeblättert und der Eintrag im Registerfeld markiert, erscheint die Gruppe
im Informationsfenster.
• Funktion: Es besteht die Möglichkeit, die Funktionsbezeichnung zuzuordnen,
z. B. Hrsg., Ill., auch dies erscheint im grauen Informationsfenster. Es besteht
alternativ auch die Möglichkeit, die Funktion in eckigen Klammern hinter den
Namen in Ansetzungsform zu schreiben (z. B. Böll, Heinrich [Hrsg.]). Welche
Gruppen zur Auswahl stehen, wird im Einstellungsmodul unter Registerpflege
→ Werte → Tabelle: PersFunktion festgelegt.
• Externe ID-Nummer: Wird bei Übernahme aus Fremdregistern automatisch
gefüllt und spielt sonst keine Rolle.
• Quelle/Bearb.: Es wird automatisch die Kennung eingetragen, unter der die
Notation eingegeben wurde. Diese kann manuell angepasst werden, wenn
z. B. nicht jede Mitarbeiterin eine eigene Kennung hat und die Urheberin der
einzelnen Einträge trotzdem eindeutig erfasst werden soll.
• Zeit/Tätigkeit, Werke/Titel: Standardeinträge aus der Personennormdatei
(Normdatei der DNB für Personennamenansetzungen). Diese Einträge können
übernommen werden, um die Autoren genauer zu beschreiben. Um den
jeweiligen Eintrag sichtbar zu machen muss man das entsprechende Feld
Zeit/Tätigkeit oder Werke/Titel aktivieren.
Katalog • 80
•
Nutzerhandbuch
Verweisungen: Verweisungen von anderen Namen oder anderen Ansetzungen
auf diesen Registereintrag können für die Recherche angelegt werden. Der
Eintrag in der weißen Zeile muss mit Pfeil nach unten in das untere Feld
übernommen werden. Wird im OPAC oder in der Dienstrecherche z. B. nach
dem Mädchennamen gesucht, und dieser ist bei dem Personeneintrag als
Verweisung vorhanden, wird das Medium gefunden, obwohl der
Verfassereintrag ein späterer Name der Autorin ist.
Ein hier eingetragener Name wird nicht automatisch ins Register
aufgenommen. Soll der Name auch im Register erscheinen, muss er wie
beschrieben zunächst im Register aufgenommen werden. Verweisungen
werden nur in der Personenrecherche berücksichtigt, für die
Stichwortrecherche spielen sie keine Rolle.
Registerwert bearbeiten
1. Recherchieren Sie den Registerwert auf der Registerkarte Auswahl und
markieren ihn, sodass im grauen Informationsfenster die zugehörigen Daten
erscheinen.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Eigenschaften.
3. Damit Korrekturen und Ergänzungen auf der Registerkarte Eigenschaften
gespeichert werden, muss mit Ändern bestätigt werden.
4. Wenn alle zu einem bestimmten Personeneintrag gehörenden Medien einem
anderen Personeneintrag zugeordnet werden sollen, z. B. weil ein Doppeleintrag
erfolgte oder ein Schreibfehler auffiel, können die Medien umgehängt werden.
5. Um einen Registerwert zu löschen, muss er auf der Registerkarte Auswahl
recherchiert und markiert werden, sodass im grauen Informationsfenster die
dazugehörigen Daten erscheinen, somit kann er mit Pfeil nach oben aus dem
Register gelöscht werden.
Körperschaften
Im Katalog unter dem Menüpunkt Register bearbeiten → Körperschaften → Orchester
haben Sie die Möglichkeit, im Register alle Körperschaften wie Organisationen-,
Behörden- und Orchesteransetzungen zu bearbeiten oder mit der Umhängefunktion das
Register zu bereinigen.
• Phrasensuche: Nach Eingabe eines oder mehrerer Zeichen wird nach einem
entsprechenden Eintrag nicht nur unter der Körperschaftsansetzung,
sondern auch unter Verweisungen, Abkürzungen und ähnlichen Einträgen
gesucht.
• Stichwortsuche: Es wird auch dann ein Eintrag gefunden, wenn de
Suchbegriff Teil eines Körperschaftennamens ist.
• Schaltfläche mit Pfeil nach unten: Übernahme des Körperschaftenbegriffes
aus dem Eingabefeld in das Körperschaftsregister
• Schaltfläche mit Pfeil nach unten: Entfernen eines markierten Begriffes aus
dem Körperschaftsregister
Katalog • 81
•
•
•
Nutzerhandbuch
Drucken: Ausdruck der Registerwerte
Titel anzeigen: Rechercheergebnis für den ausgewählten Registereintrag
Ändern: Ändern eines bereits vorhandenen Registerwerts (nur Registerkarte
Eigenschaften)
Auf der Registerkarte Auswahl kann über Stichwort oder Phrasensuche überprüft werden,
ob die Körperschaft schon vorhanden ist. Bleibt das untere Registerfenster leer, kann über
den Pfeil nach unten die Bezeichnung ins Register aufgenommen werden. Im grauen
Informationsfenster im oberen Bereich erscheint nun der Registereintrag. Damit kann die
Vereinheitlichung der Ansetzung unterstützt werden, es besteht aber zusätzlich auf der
Registerkarte Eigenschaften die Möglichkeit den Wert weiter zu bearbeiten:
• Gruppe → Beschreibung: Es können die Körperschaften verschiedenen
Gruppen zugeteilt werden. Welche Gruppen zur Auswahl stehen, wird im
Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle: UrhGruppe
festgelegt. Wird dann bei der Aufnahme das Register aufgeblättert und der
Eintrag im Registerfeld markiert, erscheint die Gruppe im Informationsfenster.
Ebenso erscheinen dort eventuelle Einträge im Feld Beschreibung.
Notation eingegeben wurde. Diese kann manuell angepasst werden, wenn
z. B. nicht jede Mitarbeiterin eine eigene Kennung hat und die Urheberin der
einzelnen Einträge trotzdem eindeutig erfasst werden soll.
• Verweisungen: Einträge verschiedener Beziehungen an dieser Stelle können für
die Recherche hilfreich sein, z. B. bei der Suche nach einer Abkürzung, ist diese
bei dem Körperschaftseintrag als Verweisung vorhanden, wird das Medium
gefunden. Es stehen Ihnen folgende Verweisarten bzw. Beziehungen zur
Verfügung:
• Früherer Name
• Späterer Name
• Übergeordnet
• Abkürzung
• Verweisung
• Zeitweiser Name
• Sonstiges
Die Beziehung Sonstiges entspricht vom Systemverhalten z. B. der
Verweisart Assoziativ im Schlagwortregister. Die Verweisart Sonstiges
benötigen Sie u.a. für die korrekte Speicherung von GND-Daten.
Achtung!
Wird auf einen Begriff verwiesen, wird nicht automatisch ein Registereintrag erstellt,
dieser muss wie beschrieben zunächst im Register aufgenommen werden.
markieren ihn, sodass im grauen Informationsfenster die dazugehörigen Daten
erscheinen.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Eigenschaften.
Katalog • 82
Nutzerhandbuch
abgespeichert werden, muss mit Ändern bestätigt werden.
4. Wenn alle zu einer bestimmten Körperschaft gehörenden Medien einer anderen
Körperschaft zugeordnet werden sollen, z. B. weil ein Doppeleintrag erfolgte
oder ein Schreibfehler auffiel, können die Medien umgehängt werden.
dazugehörigen Daten erscheinen. Mit dem Pfeil nach oben wird der Eintrag aus
dem Register gelöscht.
Notationen
Im Katalog unter dem Menüpunkt Register bearbeiten → Notationen können Sie Ihre
Systematik verwalten.
• Schaltfläche mit Pfeil nach unten: Übernahme der Notation aus dem
Eingabefeld in das Notationenregister
• Schaltfläche mit Pfeil nach oben: Entfernen eines markierten Begriffes aus
dem Notationenregister
• Drucken: Ausdruck der Registerwerte
Eigenschaften)
Auf der Registerkarte Auswahl kann über Eingabe der Notation überprüft werden, ob die
Notation schon vorhanden ist. Bleibt das untere Registerfenster leer, kann über den Pfeil
nach unten die Bezeichnung ins Register aufgenommen werden. Im grauen
Informationsfenster im oberen Bereich erscheint nun der Registereintrag. Damit kann die
Vereinheitlichung der Ansetzung unterstützt werden, es besteht aber zusätzlich auf der
Registerkarte Eigenschaften die Möglichkeit den Wert weiter zu bearbeiten.
• Gruppe, Beschreibung: Sollen verschiedene Systematiken wie ASB und
ASB-Musik parallel genutzt werden, kann den Notationen an dieser Stelle
die entsprechende Gruppe zugeteilt werden. Welche Gruppen zur Auswahl
stehen wird im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte →
Tabelle: SystGruppe festgelegt. Wird bei der Aufnahme das Register
aufgeblättert und der Eintrag im Registerfeld markiert, erscheint die
Gruppe im Informationsfenster. Ebenso erscheinen dort eventuelle Einträge
im Feld Beschreibung. Die Beschreibung erscheint zudem im
Auswahlfenster auf der Registerkarte Systematik im Mediensatz. Dies
erleichtert die Auswahl bei der Katalogisierung, weil neben der Notation
noch die natürlichsprachliche Bezeichnung sichtbar ist.
• Quelle: Es wird automatisch die Kennung eingetragen, unter der die
Notation eingegeben wurde und die manuell nachgebessert werden kann ,
wenn z. B. nicht jede Mitarbeiterin eine eigene Kennung hat und die
Urheberin der einzelnen Einträge trotzdem eindeutig erfasst werden soll.
• Stichworte: In die Beschreibung können zusätzlich die Stichwörter zu den
Notationen eingegeben werden, die dann bei der Vergabe der Systematik
Katalog • 83
Nutzerhandbuch
im Mediensatz über Suche über Stichwort anstelle der Notationen gesucht
werden können. Einträge die hier in der Zeile gemacht werden, müssen
zusätzlich über den Pfeil nach unten in das untere Fenster übernommen
werden. Hier eingegebene Stichwörter können außerdem genutzt werden
bei der Suche im OPAC.
erscheinen.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Eigenschaften. Damit Korrekturen und
Ergänzungen auf der Registerkarte Eigenschaften abgespeichert werden, muss
mit Ändern bestätigt werden.
3. Sollen alle Mediensätze, die bisher eine bestimmte Notation hatten, eine andere
Notation erhalten, kann in diesem Fall nicht umgehängt werden, wie im
Personen- oder Schlagwortregister, sondern es muss eine globale Titeländerung
über das Einstellungsmodul durchgeführt werden.
Schlagwörter
Im Katalog unter dem Menüpunkt Register bearbeiten → Schlagwörter können Sie Ihre
Schlagwörter verwalten. Es kann ein einstufiges Register angelegt oder mit mehreren
thematisch differenzierten Thesauri gearbeitet werden. In der Anzeige kann gewählt
werden, ob Synonyme angezeigt werden (Synonyme anzeigen markiert) oder nicht
(Synonyme anzeigen nicht markiert). Synonyme werden zur besseren Unterscheidung in
rot dargestellt. Es ist möglich, verschiedene Schlagwort-Thesauri zu verwalten.
• Schaltfläche mit Pfeil nach unten: Übernahme des Schlagwortes aus dem
Eingabefeld in das Schlagwortregister
• Schaltfläche mit Pfeil nach oben: Entfernen eines markierten Begriffes aus
dem Schlagwortregister
• Schließen: Verlassen des Registers
• Baum verzweigt in die Baumansicht zum Register und bietet eine
Möglichkeit der hierarchischen Übersicht, sofern Beziehungen angelegt
wurden.
• Titel anzeigen: Rechercheergebnis für den ausgewählten Registereintrag
• Druck → Alle: Druckt alle Einträge im Register
• Druck → Angezeigte: Druckt nur die ausgewählten Schlagwörter (z. B. A%
für alle Schlagwörter, die mit A beginnen)
• Druck → Auswahl: Druckt eine Auswahl, Einschränkungsmöglichkeit nach
Art, Notation, Sprache und/oder Quelle
Eigenschaften)
Katalog • 84
Nutzerhandbuch
1. Auf der Registerkarte Auswahl kann über Eingabe des Schlagworts in der
weißen Zeile überprüft werden, ob bereits ein Registereintrag vorhanden ist.
Bleibt das untere Registerfenster leer, kann über den Pfeil nach unten die
Bezeichnung ins Register aufgenommen werden.
2. Im grauen Informationsfenster im oberen Bereich erscheint nun der
Registereintrag. Damit kann die Vereinheitlichung der Ansetzung unterstützt
werden, es besteht aber zusätzlich auf der Registerkarte Eigenschaften die
Möglichkeit den Wert weiter zu bearbeiten.
3. Die auf der Registerkarte Eigenschaften eingetragenen Informationen
erscheinen nach dem Speichern im grauen Informationsfenster im Register und,
sobald der Wert im Auswahlfenster markiert wird, auch in der Registerkarte
Schlagworte in der Medienaufnahme:
• Art: Vorgesehen für die Unterteilung in verschiedene Schlagwortarten
entsprechend der RSWK, die Auswahl kann im Einstellungsmodul über
Registerpflege → Werte → Tabelle: SchlagwortArt verändert werden.
• Ext. ID-Nummer, Notation: Wird bei Übernahme entsprechender
Fremdregister automatisch gefüllt und spielt sonst keine Rolle.
• Gruppe, Sprache: Es kann das Register in verschiedene Gruppen
unterschieden werden. In der Auswahl bei der Medienerfassung kann bei
entsprechender Unterteilung gewählt werden, ob das gesamte Register oder
nur einzelne Gruppen angezeigt werden, dies entspricht der Verwaltung
verschiedener Thesauri zu unterschiedlichen Fachgebieten oder in
unterschiedlichen Sprachen.
Notation eingegeben wurde. Diese kann manuell nachgebessert werden,
wenn z. B. nicht jede Mitarbeiterin eine eigene Kennung hat und die
Urheberin der einzelnen Einträge trotzdem eindeutig erfasst werden soll.
• Beschreibung: Kann eine allgemeine Beschreibung des Schlagworts
enthalten oder interne Bemerkungen zur Verwendung.
• Beziehung, Art: Für die Erfassungen von Beziehungen zwischen
Schlagwörtern oder zur Erstellung von Verweisen. Im Feld Beziehung → Art
muss eine Relation ausgewählt werden, bei Verknüpftes Schlagwort erfolgt
der Eintrag des Wertes. Die Verknüpfung wird nur gespeichert, wenn der
Eintrag über den Pfeil nach unten übernommen wurde und in der unteren
Tabelle auch erscheint. Um Beziehungen zu löschen, nutzen Sie den Pfeil
nach oben.
erscheinen.
2. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Eigenschaften.
gespeichert werden, muss Ändern betätigt werden.
Katalog • 85
Nutzerhandbuch
Sollen alle Mediensätze die bisher ein bestimmtes Schlagwort hatten einem anderen
zugeordnet werden, z. B. weil Doppeleinträge oder Rechtschreibfehler entdeckt
wurden, können diese Medien umgehängt werden.
Um einen Registerwert zu löschen, muss er auf der Registerkarte Auswahl recherchiert
und markiert werden, sodass im grauen Informationsfenster die dazugehörigen Daten
erscheinen.
Mit dem Pfeil nach oben wird der Eintrag aus dem Register gelöscht. Es erscheint ggf.
die Sicherheitsabfrage „Möchten Sie das Schlagwort wirklich aus der Liste löschen? Das
Schlagwort ist mit keinen Titeln verknüpft!“. Da das Schlagwort nicht mehr mit
Einträgen verknüpft werden, kann es gelöscht werden. Steht hier aber eine Zahl, ist zu
beachten, dass die Einträge in den einzelnen Mediensätzen erhalten bleiben, nur der
Registerwert wird gelöscht. Dies kann in speziellen Fällen so gewünscht sein, ist aber im
Allgemeinen nicht zu empfehlen.
Es erfolgt außerdem die Rückfrage „Möchten Sie auch die Einträge wo dieses
Schlagwort als Verweisung auftaucht löschen?“. Ist der zu löschende Eintrag nicht nur
als Schlagwort vorhanden, sondern bei anderen Schlagwörtern auf der Registerkarte
Eigenschaften in irgendeiner Beziehung definiert, z. B. als übergeordneter oder
untergeordneter Begriff und Sie antworten mit Ja, verschwindet auch der Eintrag in
der Beziehungstabelle. Das Wort kann weder als Schlagwort noch als eine bestimmte
Beziehung (über Aktivierung der entsprechenden Schaltfläche bei der Recherche)
gesucht werden. Antworten Sie mit Nein, bleibt der Eintrag in der Beziehungstabelle
bestehen. Auf der Registerkarte Schlagworte kann weiterhin nach Auswahl der
entsprechenden Schaltfläche nach dem Wort gesucht werden. Letzteres ist im Interesse
der Eindeutigkeit des Registers nicht empfehlenswert.
Synonym
Synonym bezeichnet ein Wort, das einem anderen in Bezug auf die Bedeutung
entspricht, z. B. „Telefon“ und „Fernsprecher“. Werden beide als Schlagwörter vergeben,
erschwert das die Suche, da beide Begriffe gesucht werden müssen, um alle Medien zu
dem Thema zu finden. Außerdem vergrößert die Aufnahme vieler Begriffe ähnlicher oder
gleicher Bedeutung das Register. Deshalb empfehlen wir, sich für den gebräuchlicheren
Begriff zu entscheiden und diesen als Schlagwort ins Register aufzunehmen, z. B.
„Telefon“. Es besteht die Möglichkeit, bei einer Recherche auch nach Synonymen zu
suchen.
Bei der Recherche im Register sollte die Option Synonyme anzeigen auf der Registerkarte
Auswahl aktiviert sein. Bei der Suche im Register erscheinen Synonyme rot.
Gehen Sie wie folgt vor, um ein Synonym zuzuordnen:
1. Wählen Sie unter Beziehung → Art Synonym ein Synonym aus.
2. Geben Sie bei Verknüpftes Schlagwort das Synonym ein, z. B. Fernsprecher.
3. Der Eintrag wird über den Pfeil nach unten übernommen und in der Tabelle
erscheint in der Spalte Beziehung: Synonym und in der Spalte Schlagwort der
Begriff.
Achtung!
Wörter die als Synonym zugeordnet werden, dürfen nicht auch als Schlagwörter
schwarz im Register stehen. Auch dürfen Synonyme nicht im Mediensatz als
Schlagwörter vergeben werden. Sie haben reine Verweisfunktion. Die Beziehung
Synonym für muss nicht und sollte auch nicht verwendet werden.
Katalog • 86
Nutzerhandbuch
Assoziativ
Assoziativ bezeichnet ein Wort, das einem anderen in Bezug auf die Bedeutung ähnlich
ist, z. B. „Sprecherziehung“ und „Logopädie“. Es besteht die Möglichkeit, in der
Recherche zu wählen, dass Assoziative auch gesucht werden. Damit kann das
Rechercheergebnis erweitert und verbessert werden.
Gehen Sie wie folgt vor, um assoziativer Schlagworte zuzuordnen:
1. Wählen Sie unter Beziehung/Art Assoziativ aus.
2. Geben Sie bei Verknüpftes Schlagwort das Assoziativ, in diesem Fall beim
Registerwert Sprecherziehung den Begriff Logopädie ein.
3. Der Eintrag wird über den Pfeil nach unten übernommen und in der Tabelle
erscheint in der Spalte Beziehung: Assoziativ und in der Spalte Schlagwort der
Begriff.
4. Beim Speichern erscheint die Abfrage „Das Schlagwort existiert noch nicht im
Thesaurus! Soll es neu angelegt werden?“. Soll ein korrektes Register erstellt
werden, muss diese Frage mit Ja bestätigt werden, da ein Assoziativ ein
gleichberechtigter Registereintrag sein muss, sonst wäre es ein Synonym. In
diesem neuen Eintrag ist auf der Registerkarte Eigenschaften automatisch auch
das Assoziativ verknüpft.
Einseitig: Es ist auch möglich, eine Assoziativ-Relation nur einseitig bestehen zu
lassen. Das kann sinnvoll sein, wenn ein engerer Begriff bei der Recherche nach
einem weiteren Begriff automatisch mitgesucht werden soll, nicht aber
umgekehrt. Sollen z. B. bei der Suche nach dem Registereintrag Malerei auch
Medien mit angezeigt werden, die mit „Kunstmaler“ verschlagwortet sind, muss
bei „Malerei“ entsprechend das Assoziativ Kunstmaler angelegt werden.
Umgekehrt ist es aber bei der Recherche kaum sinnvoll bei der Suche nach
Kunstmaler auch alle Medien anzuzeigen, die mit Malerei verschlagwortet
sind. In diesem Fall muss also das beim Registerwert Kunstmaler automatisch
eingetragene Assoziativ gelöscht werden.
Früher / Später: Zur Erstellung von chronologischen Verweisen, interessant z. B.
für viele geographische Bezeichnungen: z. B. Karl-Marx-Stadt benötigt die
Verweise Beziehung/Art Früher mit Verknüpftem Schlagwort Chemnitz und
Beziehung/Art Später mit Verknüpftem Schlagwort Chemnitz, um bei
entsprechender Recherche ein vollständiges Rechercheergebnis zu liefern. Dann
können z. B. alle Reiseführer und Stadtgeschichten gefunden werden,
unabhängig davon, ob die Stadt zum Erscheinungszeitpunkt den einen oder den
anderen Namen trug.
5. Beim Speichern erscheint dann die Abfrage „Das Schlagwort existiert noch nicht
im Thesaurus! Soll es neu angelegt werden?“. Es kann mit Ja ein entsprechender
Registereintrag angelegt werden. In diesem neuen Eintrag ist auf der
Registerkarte Eigenschaften automatisch der umgekehrte chronologische
Verweis erfasst. Dieser sollte auch so belassen werden, da immer beide
Richtungen vorhanden sein sollten.
Übergeordnet und untergeordnet
Zur Erstellung von hierarchischen Verweisen: z. B. der spezielle Begriff „Abenteuerreise“
kann durch Beziehung/Art Übergeordnet und Verknüpftem Schlagwort Reise
Katalog • 87
Nutzerhandbuch
verknüpft werden. Bei der Recherche besteht die Möglichkeit, über- oder untergeordnete
Begriffe mit einzubeziehen. Dies macht die Recherche in vielen Fällen genauer. Beim
Speichern erscheint die Abfrage „Das Schlagwort existiert noch nicht im Thesaurus! Soll
es neu angelegt werden?“. Es kann nun mit Ja ein entsprechender Registereintrag
angelegt werden. In diesem neuen Eintrag ist auf der Registerkarte Eigenschaften
automatisch der umgekehrte hierarchische Verweis erfasst. Dieser sollte auch so belassen
werden, da immer beide Richtungen vorhanden sein sollten.
Verwendung mehrerer Thesauri
Es ist möglich, verschiedene Schlagwort-Thesauri zu verwalten, z. B. bei
Krankenhausbibliotheken die Unterscheidung zwischen den Schlagwörtern für
Patientenbibliothek und für medizinische Bibliothek. Die Unterscheidung erfolgt über das
Feld Sprache/Gruppe innerhalb des Schlagwortregisters.
Zunächst sollten im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle:
SchlagwortSprache die verschiedenen Thesauri unterschieden werden.
Bei der Vergabe neuer Schlagwörter kann der Thesaurus durch Auswahl der Gruppe
bestimmt werden. In der Katalogisierung kann während der Schlagwortvergabe die
Anzeige auf einen Thesaurus beschränkt werden. Dies erfolgt über die rechte Maustaste.
Mit einem Mausklick kann aus der angezeigten Listen der Thesauri ein Eintrag aktiviert
werden. Es werden immer die Thesauri angezeigt, die mit einem Häkchen gekennzeichnet
sind. In der Dienstrecherche ist die Einschränkung der Anzeige und Suche durch Auswahl
eines Thesaurus im Feld Gruppe Sprache ebenfalls möglich.
Interessenkreise
Im Katalog unter dem Menüpunkt Register bearbeiten → Interessenkreise haben Sie die
Möglichkeit, Interessenkreise zu bearbeiten, die für Belletristik vergeben werden können.
Das Feld kann beliebig für andere Themenzuweisungen gebraucht werden, dafür kann
auch der Feldname geändert werden. Diese Einstellung nehmen Sie im Einstellungsmodul
unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellungen → Abschnitt: Katalog → Parameter:
MEDIENCOMBO1 vor. Gehen Sie wie folgt vor: Neue Begriffe werden mit dem nach unten
weisenden Pfeil in die vorhandene Liste eingefügt oder mit dem nach oben weisenden
Pfeil wieder aus der Liste entfernt. So kann die Liste der Begriffe für die Interessenkreise
jederzeit auf den aktuellen Stand gebracht werden, und neue Begriffe können
übernommen werden. Beachten Sie, dass eine Bereinigung des Registers nicht die
Einträge in den Titelaufnahmen verändert.
Verlage bearbeiten
Im Katalog unter dem Menüpunkt Register bearbeiten → Verlage bearbeiten können Sie
die Verlage für die Titelaufnahme bearbeiten. BIBLIOTHECAplus liefert Ihnen bereits ein
Verlagsregister mit zahlreichen Verlagen. Die Angaben für Verlag und Verlagsort sind im
ersten Teil der ISBN verschlüsselt. Wenn der Verlag bereits im Register vorhanden ist,
erfolgt der Verlagseintrag bei der Medienerfassung automatisch nach Eingabe der ISBNNummer.
Sie haben im Fenster Verlage bearbeiten folgende Optionen:
Katalog • 88
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Schaltfläche mit Pfeil nach unten: Übernahme des Verlagsbegriffes aus
dem Eingabefeld in das Verlagsregister.
Schaltfläche mit Pfeil nach unten: Entfernen eines markierten Begriffes aus
dem Verlagsregister
Drucken: Ausdruck der Registerwerte
Titel anzeigen: Rechercheergebnis für den ausgewählten Registereintrag
Ändern: Ändern eines bereits vorhandenen Registerwerts (nur Registerkarte
Eigenschaften)
1. Auf der Registerkarte Auswahl kann über Eingabe des Verlagsnamens überprüft
werden, ob schon ein Registereintrag vorhanden ist. Bleibt das untere
Registerfenster trotz korrekter Schreibweise leer, kann der Verlagsname über
den Pfeil nach unten die Bezeichnung ins Register aufgenommen werden.
2. Im grauen Informationsfenster im oberen Bereich erscheint der Registereintrag.
Der Verlag sollte auf der Registerkarte Eigenschaften weiterbearbeitet werden,
damit die Vorteile der mit der ISBN-Eingabe verknüpften automatischen
Eintragung bei der Medienaufnahme genutzt werden können.
ISBN: Der Standardeintrag NEU muss überschrieben werden, mit dem Teil der
ISBN, der den Verlag angibt: im Normalfall die ersten vier bis sechs Stellen oder
die ersten beiden Abschnitte der ISBN (z. B. 3-599). Einige Verlage haben nicht
nur eine solche Kennzahl, sondern mehrere. In diesem Fall müssen mehrere
Registereinträge vorgenommen werden. Dabei muss auf identische
Ansetzungsweise geachtet werden, damit der gleiche Verlag immer in der
gleichen Schreibweise übernommen wird.
Hinweis: Anstatt mehrerer Registereinträge kann im Einstellungsmodul
unter Konfiguration(Sys) → Registerkarte Allgemein → Nachfrage wenn
mehr als ein Verlag zur ISBN im Register existiert zum Aufblättern der
vorhandenen Einträge aktiviert werden.
Verlagsname, Verlagsort: Die hier eingetragenen Daten erscheinen in dieser Form
bei der automatischen Übernahme in der Medienerfassung.
1. Möchten Sie einen bereits erfolgten Registereintrag ändern, recherchieren Sie
diesen auf der Registerkarte Auswahl und markieren ihn, sodass im grauen
Informationsfenster die dazugehörigen Daten erscheinen.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Eigenschaften und speichern Sie Ihre
Korrekturen und Ergänzungen mit Ändern.
dazugehörigen Daten erscheinen, und kann dann mit dem Pfeil nach oben aus
dem Register gelöscht werden.
Katalog • 89
Nutzerhandbuch
Registerwerte umhängen
In den jeweiligen Fenstern zur Bearbeitung von Registern finden Sie die Registerkarte
Umhängen. Dadurch können Sie durch Umhängen Registereinträge bereinigen. Diese
Möglichkeit besteht im Personen-, im Körperschafts- und im Schlagwortregister. Wenn
Sie feststellen, dass sie zu einer Person zwei verschiedene Ansetzungsformen im Register
haben (z. B. „Goethe, Johann Wolfgang von“ und „Goethe, J.W. von“), können Sie dies
wie folgt bereinigen:
1. Suchen Sie den zu ersetzenden Registereintrag.
2. Markieren Sie ihn, sodass im oberen grauen Informationsfenster die Daten
erscheinen und notieren Sie die ID-Nummer.
3. Suchen und notieren Sie die ID-Nummer des richtigen Registereintrags.
4. Geben Sie im Feld Alte ID-Nummer die ID-Nummer des falschen Registereintrags
ein.
5. Geben Sie im Feld Neue ID-Nummer die ID-Nummer des richtigen
Registereintrags an.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Umhängen starten, um den Prozess zu starten.
Dabei werden alle verknüpften Katalogeinträge mit der alten Nummer gelöscht
und mit der neuen Nummer ersetzt. Auf diese Art können Sie schnell das
Register bereinigen. Die umzuhängenden Titel werden gezählt und Sie erhalten
eine Meldung.
7. Prüfen Sie die Plausibilität der Anzahl und bestätigen bei Übereinstimmung mit
Ja. Das Umhängen erfolgt. Recherchieren Sie den falschen Registereintrag auf
der Registerkarte Auswahl erneut und löschen Sie diesen über den nach oben
weisenden Pfeil.
Anzeige und Druck
Anzeigeformate
BIBLIOTHECAplus bietet die Möglichkeit zur Definition verschiedener Anzeigeformate für
die Titelaufnahme. So kann sich z. B. jeder Mitarbeiter sein eigenes Format festlegen, und
auch für den OPAC ist ein eigenes Format möglich. Weitere Formate können Sie für den
Druck von Listen und Katalogkarten definieren.
Hinweis: Beim Einrichten von Anzeigeformaten sollten Sie folgende Konventionen
beachten:
• Es sollte im LAN-OPAC ein eigenes Anzeigeformat verwendet werden. Dann wird
beim OPAC die Auswahlliste für die Anzeigeformate ausgeblendet und die
Maske ist damit vereinfacht. Nennen Sie dieses Anzeigeformat z. B. „OPAC“.
• Es sollte ein Anzeigeformat „Standard“ geben, welches immer dann als
Voreinstellung für die Titelanzeige verwendet wird, wenn kein eigenes
Anzeigeformat für den betreffenden Mitarbeiter angelegt wurde.
• Es kann für jeden Mitarbeiter ein spezielles Anzeigeformat geben, welches den
gleichen Namen haben muss wie die Kennung des Mitarbeiters, z. B. „Maier“.
Katalog • 90
Nutzerhandbuch
Wenn der Mitarbeiter die Titelanzeige aufruft, wird immer sein persönliches
Anzeigeformat voreingestellt. Er kann aber jederzeit über die entsprechende
Auswahl auch auf die anderen Anzeigeformate zurückgreifen.
Anzeigeformat anlegen
1. Wählen Sie im Katalogmodul den Menüpunkt Katalogisierung → Anzeige
festlegen.
2. Legen Sie die Bezeichnung des neuen Anzeigeformats fest: Geben Sie diese in
das Eingabefeld auf der rechten Seite der Maske ein.
3. Übernehmen Sie diese mit dem nach oben weisenden Pfeil in die Liste der
Anzeigeformate.
4. Definieren Sie weitere Kriterien für das Anzeigeformat: Klicken Sie auf die
Registerkarten Felder ohne Kürzel, Weitere Felder, Verwaltungsfelder.
5. Wählen Sie die anzuzeigenden Felder aus.
6. Registerkarte Zweck → Globales Format → Abschnitt gültig für: Möglich ist die
Verfügbarkeit im OPAC, für die Kataloganzeige, für den Druck aus dem
Katalogmodul und für den Druck über Word. Aktivieren Sie die gewünschten
Kategorien.
Abschnitt Wie wird es angezeigt: Auswahl der Anzeigeart. Möglich sind
Katalogkarte (Anlehnung an RAK), ISDB (Anlehnung an International
Standard Book Description), MAB-2 (Anzeige nach MAB-Kategorien mit
Indikatoren), UNIMARC.
Festlegung, ob Bände oder unselbständige Literatur angezeigt werden sollen,
dann werden die Stücktitel mehrbändiger Werke unter der Gesamtaufnahme
aufgelistet und unselbständige Werke direkt beim Titel.
Abschnitt Optionen für das Drucken in Word: Sie können festlegen, ob dabei die
Überköpfung auf jeder Seite erscheinen soll und ob die einzelnen
Titelaufnahmen durch einen Seitenumbruch getrennt werden sollen.
7. Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenes Formular: Nehmen Sie keine
Änderungen vor, Ausnahmen sind die HTML-Anzeige und die Anzeigeformate
für die Mitarbeiter.
Anzeigeformat ändern
1. Ein Anzeigeformat können Sie ändern, indem Sie es aus der Auswahlliste
auswählen. Klicken Sie hierzu auf die Auswahlliste und wählen das zu ändernde
Format aus.
2. Sie können die Einträge auf den verschiedenen Registerkarten verändern, die
Änderungen werden über Schließen automatisch gespeichert und treten ohne
Neustart direkt in Kraft.
3. Ein Anzeigeformat kann gelöscht werden, indem Sie es aus der Auswahlliste
auswählen und auf den nach unten weisenden Pfeil klicken.
Katalog • 91
Nutzerhandbuch
Druckoptionen
BIBLIOTHECAplus bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Drucken und Kopieren
von Daten. Sie können auf der Startseite des Katalogs unter dem Menüpunkt Datei →
Kurzlisten oder Datei → Langlisten (mit detaillierten Auswahlmöglichkeiten) Ausdrucke
vornehmen. Eine weitere Druckmöglichkeit besteht über die Trefferliste.
Druck aus der Trefferliste
1. Recherchieren Sie die Titel, die Sie drucken möchten. Sie gelangen in die
Trefferliste. Auf der rechten Seite wählen Sie den Punkt Drucken aus. Es
erscheint das Druckoptionsfenster.
2. Die Registerkarte Drucken wird für den Druck benötigt. Die Registerkarte
Kopieren ist durch die Funktion des Word-Drucks überflüssig.
3. Die Registerkarte In Datei drucken bietet die Möglichkeit, die Datensätze in RTFoder ASCII-Format in eine Datei zuspeichern. Dies ist nur in speziellen Fällen
notwendig.
In Word drucken: Exportiert die Mediensätze in ein Word-Dokument,
dieses kann dort weiterbearbeitet werden.
Erst anzeigen: Zeigt die Druckliste vor dem Ausdrucken am Bildschirm an.
Alle, Nur markierte: Auswahl der Medien, die auf dem Ausdruck erscheinen
sollen.
Nur ausgewählte Exemplare drucken: Wenn man in der Dienstrecherche
nach Kriterien aus dem Exemplar wie Zweigstelle, Mediengruppe,
Exemplarstatus, Zugangsdatum oder Buchungsnummer sucht, erscheinen
in der Ergebnisliste trotzdem alle Exemplare zu einem Mediensatz. Bei
einem solchen Fall kann die Druckfunktion auf die Recherchekriterien
eingeschränkt werden. Im Druckfenster erscheint dazu die zusätzlich
aktivierbare Option Nur ausgewählte Exemplare drucken. Wenn Sie diese
Option aktivieren, werden bei Listen mit Exemplardaten nur die Exemplare
ausgedruckt, auf welche die Rechercheangaben zutreffen. Dies ist unter
anderem für den Listendruck je Zweigstelle interessant.
Optionen: Sie können den vorgegebenen Listentitel verändern und
festlegen, was in der Fußzeile ausgegeben werden soll. Wird die Option
Kennung einfügen aktiviert, erscheint z. B. in der Fußzeile: Erstellt von
LEITER (abhängig von der Kennung des angemeldeten Benutzers).
Format: Sie können ein Druckformat auswählen, diese können Sie auch
unter Katalogisierung → Anzeige festlegen anpassen.
Abbrechen: Beenden und Rückkehr zum Katalog
Kurzlisten
Mit Kurzlisten haben Sie die Möglichkeit, schnell nach vorgegebenen Kriterien
ausgewählte und sortierte Kurzlisten zu drucken.
Katalog • 92
Nutzerhandbuch
Tipp: Grundsätzlich wird empfohlen, alle Listen aus der Trefferliste der Dienstrecherche
heraus zu drucken. Sie haben dort vor dem Druck eine bessere Übersicht, können
gezielt einzelne Treffer zum Drucken auswählen und haben alle Möglichkeiten wie
beim Druck → Langlisten.
Auswahlkriterien: Zweigstelle, Standort/Signatur, Mediengruppe, Exemplarstatus,
Medienkennzeichen, Zugangsdatum, Zugangsnummern, die Angabe von
mehreren Auswahlkriterien ist möglich.
o Sortierkriterium: Autor, Titel, Zugangsdatum, Zugangsnummer,
Zugangsnummer, Mediengruppe, Standort, Zweigstelle. Nur ein
Sortierkriterium kann gewählt werden. Dieses Sortierkriterium ist das
Hauptsortiermerkmal der Liste.
2. Sortierkriterium: Autor, Titel, Zugangsdatum, Zugangsnummer,
Mediengruppe, Standort, Zweigstelle. Sie können nur ein Sortierkriterium
auswählen. Nach diesem Sortierkriterium wird sortiert innerhalb des 1.
Sortierkriteriums.
Anzeigen: Zeigt die Druckliste vor dem Ausdrucken am Bildschirm an.
Drucken: Druckt die Liste sofort aus.
Speichern: Ermöglicht das Speichern der Liste.
Abbrechen: Beenden und Rückkehr zum Katalog
Einzeilig → Zweizeilig: Festlegung, ob die Liste ein- oder zweizeilig gedruckt
werden soll.
Felder einzeiliger Druck: Buchungsnummer, Verfasser, Titel und Standort.
Der zweizeilige Druck enthält zusätzlich die Felder Zugangsdatum, Mediengruppe,
Zugangsnummer und Anzahl der Ausleihen.
Langlisten
Mit Langlisten können Sie Vorgaben zum Druck detailliert angeben. Die Langlisten
entsprechen den Druckmöglichkeiten im Anschluss an eine Recherche.
In Word drucken: Exportiert die Mediensätze in ein Word-Dokument, dieses
kann dort weiterbearbeitet werden.
Erst anzeigen: Zeigt die Druckliste vor dem Ausdrucken am Bildschirm an.
Alle, Nur markierte: Auswahl der Medien, die auf dem Ausdruck erscheinen
sollen.
Optionen: Sie können den vorgegebenen Listentitel verändern und festlegen,
was in der Fußzeile ausgegeben werden soll. Wird die Option Kennung
einfügen aktiviert, erscheint z. B. in der Fußzeile: Erstellt von LEITER
(abhängig von der Kennung des angemeldeten Benutzers).
Format: Sie können ein Druckformat auswählen, diese können Sie auch unter
Katalogisierung → Anzeige festlegen anpassen.
Abbrechen: Beenden und Rückkehr zum Katalog.
Katalog • 93
Nutzerhandbuch
Normdaten einspielen (GND)
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zum Import von Normdaten. Wenn Sie
Normdaten für Schlagworte, Personen oder Körperschaften erhalten, können Sie diese in
BIBLIOTHECAplus einspielen.
Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) wird ab Mitte April 2012 die Normdaten in Form
der „Gemeinsamen Normdatei“ (GND) im MARC-Format zur Verfügung stellen.
Die Gemeinsame Normdatei (GND) wird von der DNB erstellt. Sowohl das Format als auch
die Aufgliederung der Normdaten (Personen-, Körperschaften- und
Schlagwortansetzungen) werden von der DNB bestimmt. Die Normdaten werden als zipDateien zur Verfügung gestellt und haben entpackt die Endung *.mrc. Der Import der
Normdaten (GND) erfolgt über eine Schnittstelle (Datei swdimp.exe).
Zweck des Normdatenimports in BIBLIOTHECAplus ist die Bereitstellung dieser Daten in
den Registern Personen, Körperschaften → Orchester und Schlagworte im Katalogmodul.
Hinweise:
• Die Datenbanken sollten angesichts der großen Datenbestände regelmäßig auf
Fehler überprüft werden. Statistiken sollten aktuell gehalten werden. Dies kann
die Performance bei der Verarbeitung verbessern.
• Beim Einsatz einer SQLBase-Datenbank sollte die Datenbank nach größeren
Änderungen reorganisiert werden. Wenden Sie sich an Ihren
Systemadministrator oder den OCLC-Support, sofern Ihnen die DatenbankReorganisation nicht vertraut ist.
• Initial-Import / Änderungsdienst: Der gesamte Datenbestand wird zunächst
vollständig in Form von sieben Dateien, getrennt nach Entitäten, zur
Verfügung gestellt. Später wird beim wöchentlichen Änderungsdienst eine
komplette Datei der geänderten Daten geliefert.
Voraussetzungen
Beachten Sie folgende Voraussetzungen und Empfehlungen:
• Da die GND insgesamt etwa 9 Millionen Einzeldatensätze enthält, empfehlen wir
dringend, die Normdaten in eine eigene Datenbank („Normdatenpool“)
einzuspielen. Diese Datenbank enthält keine Titelsätze oder Ausleihvorgänge,
sondern wird ausschließlich für die Bereitstellung der Register genutzt. Auf
gewohnte Weise kann in der Produktivdatenbank der Zugriff auf diesen
Normdatenpool eingerichtet werden, so dass die Normdaten während der
Katalogisierung direkt genutzt werden können. Für die Übernahme der
Normdaten in die Register der Produktivdatenbank gilt die Beschreibung in der
Hilfe-Funktion des Systems.
• Während des Einspielens der Normdaten dürfen keine Katalogisierungen im
BIBLIOTHECAplus-System vorgenommen werden.
• Die Normdaten müssen im MARC-Format vorliegen.
• BIBLIOTHECAplus unterstützt Personen-, Körperschafts- und Schlagwortdaten
sowie zugehörige Synonyme bis zu einer maximalen Länge von 230 Zeichen.
In der MARC-Datei eventuell vorhandene längere Daten werden beim Import auf
diese Länge gekürzt.
Hinweis:
Die Deutsche Nationalbibliothek wird frühestens ab Mitte April 2012 die
Katalog • 94
Nutzerhandbuch
GND im MARC-Format zur Verfügung stellen. Die Schnittstelle für den
Import der Normdaten (Datei swdimp.exe) wurde ursprünglich
entwickelt, um Normdaten im MAB-Format in BIBLIOTHECAplus
einspielen zu können. Sie wurde für die GND um die Möglichkeit
erweitert, die Normdaten des neuen Formats (MARC / Unicode)
einspielen zu können. Für eine Übergangszeit lässt sie es allerdings noch
zu, Normdaten zu importieren, die im MAB-Format vorliegen.
Achtung!
Beachten Sie, dass das initiale Einspielen der GND-Daten sehr lange dauern
kann. Planen Sie hierfür mehrere Arbeitstage ein.
GND-Daten importieren
Gehen Sie für einen Import wie folgt vor:
1. Um die GND-Daten zu importieren, starten Sie das Programm swdimp.exe, das
sich im Verzeichnis ..\BIBLIO_CLIENT\BIN befindet, und wählen Sie die
Registerkarte MARC21-Import. Sie ist standardmäßig aktiviert.
2. Relevant sind innerhalb des MARC21-Imports folgende Registerkarten:
• Allgemeines
• Optionen
• Datenbankoptionen
Machen Sie alle relevanten Angaben auf diesen Registerkarten.
Details zu den Optionen finden Sie in den folgenden Unterkapiteln.
3. Klicken Sie auf Start, um den Import zu starten.
Registerkarte Allgemeines
Im Folgenden erfahren Sie Hinweise zu den Bereichen dieser Registerkarte.
Bereich Konfiguration
Machen Sie Ihre Angaben:
•
Datenbank: Eintrag des Namens der Datenbank, in die die Normdatensätze
importiert werden sollen.
Achtung!
Wir empfehlen dringend das Anlegen einer (leeren) Datenbank, in die
ausschließlich die Normdatensätze importiert werden.
In das Eingabefeld Datenbank muss der Wert eingetragen werden, der sich in der
Datei winoeb.ini im Parameter DBNAMEX= befindet und auf Ihre
Normdatenbank verweist.
Beispiele:
• norm
• gnd@oracle1
• HUSER1#SERVER1
Katalog • 95
Nutzerhandbuch
Wenden Sie sich an Ihren Systemverwalter oder den OCLC-Support, wenn es um
das grundsätzliche Einrichten einer neuen, leeren Datenbank geht.
Nach dem Import der Normdatensätze in diese Normdatenbank können die
Personen-, Körperschafts- oder Schlagwortansetzungen je nach Bedarf in die
Produktivdatenbank übernommen werden. Mit Produktivdatenbank ist die
Datenbank gemeint, in der der eigene Medienbestand Ihrer Bibliothek
katalogisiert wird und z. B. die Ausleihen verbucht werden. Meist trägt diese den
Namen „BIBLIO“.
•
Unicode-Datei: Über die Schaltfläche … (Bezeichnung: drei Punkte) kann die
Unicode-Datei, deren Inhalt importiert werden soll, ausgewählt werden. Die DNB
stellt für die verschiedenen Normdatensätze getrennte Dateien zur Verfügung. Es
gibt folgende Dateien:
• Tb*: Körperschaften (Import in Körperschafts- und Schlagwortregister)
• Tf*: Kongresse (Import in Körperschafts- und Schlagwortregister)
• Tg*: Geografika (Import in Körperschafts- und Schlagwortregister)
• Tn*: Personennamen = nicht individualisierte Personen (Import in
Personen- und Schlagwortregister)
• Tp*: Personen (Import in Personen- und Schlagwortregister)
• Ts*: Sachbegriffe (Import in Schlagwortregister)
• Tu*: Werke (Import in Schlagwortregister)
Achtung!
Die Dateien sind sehr groß. Insgesamt stellt die DNB mehr als 9
Millionen Einträge zur Verfügung.
Da es keine eigene Unicode-Datei für Synonyme mehr gibt, werden in das
Schlagwortregister Synonyme aus den zur Verfügung stehenden Datensätzen
generiert. Als Grundlage hierfür dienen die Inhalte der MARC-Felder:
• 400 bei Person(individualisiert)
• 400 bei Person(nicht individualisiert)
• 410 bei Werken
• 450 bei Sachbegriffen
• 451 bei Geografikas / Gebietskörperschaften
• 411 bei Kongressen
• 410 bei Körperschaften
•
Kontrollkästchen: Die GND wird von der DNB in Einzeldateien geliefert (siehe
Abschnitt „Unicode-Datei“). Sie entscheiden durch das Kontrollkästchen, in
welches BIBLIOTHECAplus-Register importiert werden soll. Aktivieren Sie dazu das
entsprechende Kontrollkästchen.
Bei Personen importieren werden Personennormdaten verarbeitet. Wenn Sie
versehentlich beim Personenimport auf eine Körperschaftsdatei zurückgreifen,
wird dies beim Import erkannt.
Beispiel:
Sie aktivieren das Kontrollkästchen Personen importieren, wählen aber
als zu importierende Datei versehentlich die Datei TB*.*
(Körperschaften). Da bei einem Import alle Einträge auch im
Schlagwortregister landen sollen, werden in diesem Beispiel die
Körperschaftsansetzungen korrekt ins Schlagwortregister übertragen,
aber das Personen- und Körperschaftsregister füllt sich nicht. Die
BIBLIOTHECAplus-Register Personen und Körperschaften würden sich
Katalog • 96
Nutzerhandbuch
nur dann füllen, wenn aktiviertes Kontrollkästchen und ausgewählte
Datei jeweils zusammen passen.
Bereich Verarbeitungsinformationen
Die Felder werden nach Auslösen des Imports mit Klick auf die Schaltfläche Start
automatisch befüllt und dokumentieren den Verlauf des Imports.
•
Felder
o Verarbeite Satz: aktuelle Zeile der Datei
o von: Gesamtanzahl der Zeilen
o Anzahl Fehler: Anzahl der Fehler, die während der Verarbeitung
aufgetreten sind.
o Dubletten: Anzahl der Registereinträge, die zum Zeitpunkt des Imports
bereits vorhanden waren.
o Satzstatus (C,D,N,X): Anzahl der jeweiligen Sätze
C = Der Datensatz wurde korrigiert und revidiert.
D = Der Datensatz wurde gelöscht.
N = Der Datensatz ist neu.
X = Der Datensatz wurde korrigiert und auf einen anderen
umgelenkt.
o Personen- / Körperschafts- / Schlagwortzähler: Anzahl der jeweiligen Sätze
o Startzeit / aktuelle Zeit / verstrichen: Startzeit, aktuelle Uhrzeit und die seit
dem Start vergangene Zeit
o Endzeit/ Pro Minute / ung. Restzeit: Endzeit, durchschnittl. Anzahl von
Datensätzen pro Minute und geschätzte Restzeit. Diese werden ca. alle 3
Sekunden aktualisiert. Die Werte können auf Grund der Daten aus der
Datei stark schwanken.
•
Schaltfläche Einstellungen speichern
Das Programm kann die Konfiguration über die Schaltfläche Einst. speichern in der
Datei winoeb.ini speichern. Dies bedeutet, dass die von Ihnen getroffene
Konfiguration beim nächsten Aufruf der Datei swdimp.exe wieder angezeigt
wird.
Die Parameter befinden sich im Abschnitt [IMPORT] der Datei winoeb.ini,
Beispiel:
GNDLoggingEnabled=1
GNDLogFile=c:\temp\prot.txt
GNDErrorLoggingEnabled=1
GNDErrorLogFile=c:\temp\error.txt
GNDMARCDatei=C:\Temp\Import\_gnd_testdaten_1-1gnd.mrc
GNDBName=base115
GNDPerson=1
GNDKoerperschaft=1
GNDSchlagwort=1
GNDImportNurUpdate=0
GNDImportAlles=1
GNDImportPool=1
GNDImportDublettenCheckOff=1
GNDImportDublettenCheckNameOnInsertOn=0
GNDImportDublettenCheckReplace=0
GNDCommitCount=100
Katalog • 97
Nutzerhandbuch
Registerkarte Optionen
Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
• Neue Datensätze einfügen bzw. vorhandene Datensätze aktualisieren: Neue
Datensätze werden eingefügt bzw. vorhandene aktualisiert, wenn sich die ID des
Datensatzes aus der Datei geändert hat. „ID“ steht für eine eindeutige
Identifikationsnummer, die je Normdatensatz von der DNB vergeben wurde.
• Nur vorhandene Datensätze aktualisieren: Es werden keine neuen Datensätze
eingefügt. Bereits vorhandene werden aktualisiert.
• Gesamte Datei verarbeiten: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird die
konvertierte Datei vollständig importiert. Sie können die zu importierenden Zeilen
z.B. für Testzwecke auch eingrenzen. Nutzen Sie hierfür die Eingabefelder Start bei
Zeile bzw. Anzahl Zeilen verarbeiten.
• Start bei Zeile: Geben Sie den gewünschten Startpunkts des Importvorgangs ein.
• Anzahl Zeilen verarbeiten: Geben Sie die Anzahl der Zeilen an, nach der der
Import enden soll. Es wird also nur eine bestimmte Anzahl von Zeilen der
Eingabedatei verarbeitet.
•
Bereich Logging
Das Programm kann Protokolldateien anlegen, die einerseits die
Verarbeitungsinformationen, andererseits auftretende Fehler beinhalten.
o Protokoll aktivieren: Es werden Verarbeitungsinformationen in eine Datei
geschrieben, die an dieser Stelle angegeben wird, einschließlich
Pfadangabe, z.B. C:\biblio\gnd.log.
Achtung!
Diese Datei kann, je nach Anzahl der zu importierenden
Zeilen, sehr groß werden (im Gigabyte-Bereich).
o Fehlerprotokoll aktiv: Es werden Fehlerinformationen in eine Datei
geschrieben, die an dieser Stelle angegeben wird, einschließlich
Pfadangabe, z.B. C:\biblio\error.log.
Achtung!
Diese Datei kann, je nach Anzahl der zu importierenden
Zeilen, sehr groß werden.
•
Bereich Dublettenkontrolle
Eine Dublettenkontrolle kann ausgeführt werden, wenn Sie nicht in einen
Normdatenpool, sondern in Ihre Hauptdatendank importieren. Die
Dublettenkontrolle wird auf Basis von exakter Namensgleichheit der
Normdateneinträge durchgeführt.
o Ich importiere in einen Datenpool (nicht Hauptdatenbank):
Die Daten werden in einen gesonderten Datenpool (Datenbank / Instanz)
importiert, der nicht der Hauptdatenbank (Produktivdatenbbank) der
Bibliothek entspricht. Dieser Datenpool wird auch als Normdatenpool
bezeichnet. Der Begriff „Datenpool“ bedeutet, dass eine zweite Datenbank
für den Import der Normdaten verwendet wird.
Achtung!
Wir empfehlen dringend diese Vorgehensweise, aus den bereits
in den vorherigen Kapiteln beschriebenen Gründen.
In der Produktivdatenbank wird im Einstellungsmodul unter Konfiguration
(Sys) → Direkteinstellung → Katalog über die Parameter RegDBPers,
Katalog • 98
Nutzerhandbuch
RegDBUrh bzw. RegDBSchlag der Name des Normdatenpools hinterlegt.
Während des Katalogisierungsvorgangs in der Produktivdatenbank kann
dann auf die Normdaten zurückgegriffen werden.
Die folgenden Optionen sind nur relevant, wenn Sie nicht in einen
Normdatenpool, sondern in Ihre Produktivdatendank importieren. Diese
Vorgehensweise wird allerdings nicht von uns empfohlen.
o Keinen Dublettencheck ausführen: Es wird keine Dublettenkontrolle
durchgeführt.
o Dublettenprüfung über den Namen (es werden keine neuen Sätze mit
dem gleichen Namen eingespielt): Die Dublettenkontrolle wird auf Basis
von exakter Namensgleichheit der Normdateneinträge durchgeführt.
o Die Option Vorhandene Dubletten ersetzen bewirkt, dass selbst erfasste
Registereinträge durch jene der Datei ersetzt werden. Die Bezeichnung
muss dabei gleich sein. Wenn zusätzlich die Option Nur vorhandene
Datensätze aktualisieren aktiviert ist, werden die selbst erfassten
Registereinträge dennoch aktualisiert.
Hinweis:
Suchtabellen müssen über das Einstellungsmodul unter
Systempflege → Suchtabellen aktualisieren angepasst werden.
•
Bereich Importdatei splitten
Ein Klick auf die Schaltfläche Datei splitten bewirkt, dass die Eingabedatei, die
unter Dateiname eingetragen oder ausgewählt wurde, in mehrere Dateien
aufgeteilt wird. Die Anzahl der Zeilen je Datei kann eingegeben werden. Die
Funktion ist sinnvoll, wenn Sie eine Originaldatei der DNB nicht sofort vollständig
konvertieren und importieren möchten, sondern zunächst kleinere Datenpakete
z.B. zu Testzwecken in den Normdatenpool einspielen möchten.
Registerkarte Datenbankoptionen
In dieser Registerkarte können Sie Datenbankeinstellungen für die Verarbeitung
vornehmen.
•
Bereich Allgemein
Die Option Commit nach [n] Zeilen durchführen bewirkt, dass die Daten erst nach
der Anzahl von [n]-Zeilen tatsächlich in der Datenbank gespeichert werden. Diese
Einstellung kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit stark beeinflussen. Empfohlen
wird ein Wert zwischen 1 und 100 (1 = Verarbeitung wird langsamer / 100=
Verarbeitung wird schneller).
•
Bereich SqlBase (ggf. sind Systemrechte erforderlich)
Nehmen Sie die Einstellungen für SQLBase vor:
o Schaltfläche Statistiken aktualisieren: Es werden die Datenbankstatistiken
aktualisiert, die für die Verarbeitung von der Datenbank verwendet
werden. Die Ausführung kann je nach Datenbankgröße entsprechend
lange dauern.
o Schaltfläche Datenbank prüfen: Die Datenbank wird auf Fehler geprüft. Die
Ausführung kann je nach Datenbankgröße entsprechend lange dauern.
o Optionen Datenbank entsperren bzw. Datenbank exklusiv sperren:
Während der Verarbeitung kann sich sonst niemand an die Datenbank
Katalog • 99
Nutzerhandbuch
anmelden. Das kann die Performance verbessern. Nach Programmende
wird die Sperre wieder aufgehoben.
Normdaten einspielen (MAB-Daten)
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zum Import von Normdaten.
Achtung!
Dieses Kapitel bezieht sich auf das alte Import-Verfahren, das ab April 2012
nicht mehr unterstützt wird. Das neue Verfahren (GND) finden Sie im
vorherigen Kapitel „Normdaten einspielen (GND)“.
Wenn Sie Normdaten für Schlagworte, Personen oder Körperschaften von der Deutschen
Bibliothek oder einem Verbund erhalten, können Sie diese in BIBLIOTHECAplus einspielen.
Voraussetzung: Die Normdaten müssen entweder im MAB-Originalformat oder MABDiskettenformat vorliegen.
Zum Einlesen der Normdaten finden Sie im Verzeichnis ..\BIN des Servers oder am
Einzelplatz die Datei SWDIMP.EXE. Wenn Sie die Datei starten, gelangen Sie in das
Import-Programm für Normdaten. Dies kann sowohl für den ersten Import der
Grunddaten als auch für den Import von Update-Dateien verwendet werden.
Hinweis: Wenn Sie Normdaten der DNB beziehen, werden diese meist in Form einer
CD-ROM verschickt. Diese CD-ROM beinhaltet normalerweise verschlüsselte Daten, die
BIBLIOTHEAplus nicht auslesen kann. Fordern Sie daher bei der DNB die Normdaten im
MAB-Format an.
Für den Import der Grunddaten haben Sie folgende Möglichkeiten:
• Sie spielen die Normdaten zusätzlich zu Ihren schon vorhandenen Daten ein.
Wenn Sie einen Abgleich Ihrer Daten mit den Normdaten wünschen, sollten Sie in
der Registerkarte Optionen den Punkt Dublettenkontrolle auch über Namen und
SWD-Eintrag überschreibt eigenen Eintrag aktivieren.
• Sie möchten Ihre bisherigen Registerdaten nicht mehr verwenden und diese
komplett durch die Normdaten ersetzen. In dem Fall ist es empfehlenswert, alle
bisherigen Register zu Schlagwörtern, Personen und Körperschaften zu löschen,
damit es keine Doppeleinträge gibt. Beachten Sie dazu die SQL-Befehle, die in der
Registerkarte Erstimport der Normdaten stehen.
Die Schlagwort-, Personen- oder Körperschaftsdaten werden durch das Programm
SWDIMP.EXE in die separaten Register in BIBLIOTHECAplus geladen. Das Einspielen der
Daten erfolgt deshalb normalerweise in Ihre Echtdatenbank.
Achtung!
Dieses Kapitel bezieht sich auf das alte Import-Verfahren, das ab April 2012
nicht mehr unterstützt wird. Das neue Verfahren (GND) finden Sie im
vorherigen Kapitel „Normdaten einspielen (GND)“.
Katalog • 100
Nutzerhandbuch
1. Geben Sie den Namen im Feld Datenbank ein (Standard: Biblio).
2. Aktivieren Sie im Optionsfeld die Option, die Sie nutzen möchten:
• SWD (Schlagwortnormdatei)
• PND (Personennormdatei)
• GKD (Gebietskörperschaftsnormdatei)
3. Klicken Sie auf Start. Beim Einspielen der Grundlieferungen achten Sie darauf,
dass währenddessen niemand in BIBLIOTHECAplus arbeitet, und dass der
Vorgang aufgrund der großen Datenmenge einige Stunden dauern kann.
4. Wenn Sie Update-Dateien einspielen – gleichgültig, ob als Diskette, Datei aus
einer Mail oder aus einem Download über das Internet – erfolgt der Abgleich
mit den vorhandenen Daten über die ID-Nummer der Schlagwörter.
In der Registerkarte Allgemeines sollten Sie in dem Fall immer zusätzlich das
Kontrollkästchen Updatediskette einspielen aktivieren.
5. Die ID-Nummer ist im Register der Personen, Schlagwörter oder Körperschaften
in der Registerkarte Eigenschaften hinterlegt. Wird beim Import der Normdaten
keine ID-Nummer gefunden, wird der Datensatz als neuer Datensatz dem
Register hinzugefügt. Bereits vorhandene Daten mit identischer ID-Nummer
werden geändert (z. B. Verweisungen hinzugefügt).
Optionen
Für das Importprogramm der Normdaten SWDIMP.EXE können in der Registerkarte
Optionen weitere Einstellungen getroffen werden, z. B.:
Dublettenkontrolle auch über Namen: Dabei werden Daten auch als Dublette
erkannt, wenn keine ID-Nummer eingetragen ist. Der Abgleich mit den
vorhandenen Daten erfolgt dabei über den Namen, etwa des Schlagworts.
Eine Dublette wird in dem Fall nur erkannt und entsprechend ergänzt, wenn
die Schreibweise des vorhandenen Datensatzes mit dem zu importierenden
Datensatz exakt übereinstimmt. Findet keine Übereinstimmung statt, wird der
Datensatz als neuer Datensatz dem Register hinzugefügt.
SWD-Eintrag überschreibt eigenen Eintrag: Wenn eine Dublette über den
Namen gefunden wurde, wird der bisher im Register vorhandene Eintrag
überschrieben.
Schlagwortnormdaten in BIBLIOTHECAplus
Wenn Sie über BIBLIOTHECAplus auf die Schlagwortnormdaten zugreifen, funktioniert
dies so wie bei der manuellen Eingabe von Schlagwörtern.
Damit das Schlagwortregister nicht versehentlich mit falschen (nicht normierten)
Schlagworten gefüllt wird, gibt es folgende Einstellungen, die den Zugriff auf das
Register beschränken:
• Im Einstellungsmodul finden Sie unter Kennungen → Kennungen verwalten den
Punkt Katalog → Katalogisierung → Schlagworte vergeben, die nicht im Register
sind. Dieser Punkt kann für alle oder einige Kennungen auf rot gesetzt werden.
Das bedeutet, dass die Mitarbeiter gezwungen werden, mit dem Register zu
arbeiten, und keine eigenen Schlagworte mehr vergeben werden können.
Katalog • 101
•
Nutzerhandbuch
Unter Kennungen → Kennungen verwalten finden Sie den Punkt Katalog →
Katalogisierung → Register bearbeiten → Schlagworte. Wenn dieser Punkt auf rot
gesetzt wird, können die Mitarbeiter keine Veränderungen mehr am
Schlagwortregister vornehmen. D. h., es kann nichts gelöscht, umgehängt oder
verändert werden .
Normdaten im Datenpool
Normdaten, wie die SWD, PND und GKD der DNB, können je nach Bedarf in einem
gesonderten Pool gehalten werden und dieser Pool für die Normdaten kann als normaler
BIBLIOTHECAplus Datenpool erstellt werden.
Die Normdaten können ebenfalls mit dem Programm SWDIMP.EXE in diesen
Normdatenpool eingespielt werden. Wichtig ist hierbei, dass im Programm SWDIMP.EXE
statt des Datenbanknamens biblio der Datenbankname des Fremddatenpools
angegeben wird.
Vorteil eines separaten Normdatenpools ist, dass hiermit von verschiedenen Datenbanken
auf diesen Pool zugegriffen werden kann und mehrere Datenbanken erhalten Zugriff
darauf.
1. Im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellungen →
Abschnitt: Katalog stehen folgende Parameter zur Verfügung:
• RegDBSchlag
• RegDBPers
• RegDBUrh
2. Es wird für jede benötigte Registerart ein Datenbank- oder Poolname
eingegeben, unter dem die Normdaten eingespielt wurden, z. B. Norm@Norm
oder Normdat. In der Registerbearbeitung im Katalog erscheint nach einem
Neustart von BIBLIOTHECAplus somit eine zusätzliche Schaltfläche NormDB.
Durch Anklicken der Schaltfläche findet der Wechsel vom Normdatenpool in den
eigenen Pool und umgekehrt statt, und ein Eintrag aus dem Normdatenpool
kann dieser (inklusive aller Verweisungen) direkt in den eigenen Daten-Pool
übernommen werden.
Antolin
Um Bibliotheken bei der Einbindung des Projekts Antolin zu unterstützen, hat OCLC in
Zusammenarbeit mit dem Schroedel Verlag ein Programm zum Einlesen von AntolinBüchern entwickelt. Anhand einer Bücherliste des Schroedel Verlags können Sie Ihren
Buchbestand mit Hilfe des Programms antolin.exe abgleichen. Bei diesem Abgleich
wird bei den betreffenden Büchern im Feld Interessenkreis oder im Feld Annotation
automatisch der Eintrag Antolin mit dem Zusatz der Klassenstufe (z. B. Antolin
Klasse 1) vorgenommen, und Sie können nach Antolin-Büchern suchen.
Nach dem Datenabgleich sind die Medien sofort in der Datenbank suchbar und können je
nach Option beim Abgleich gesucht werden über die Felder Interessenkreis oder
Annotation (Recherchefeld Stichwort).
Katalog • 102
Nutzerhandbuch
Weitere Informationen zum Projekt Antolin finden Sie im Internet unter
http://www.antolin.de.
Installation
Die Datei antolin.exe zum Abgleich der Daten und die Grundliste
antolingesamt.csv werden beim Einspielen einer BIBLIOTHECAplus-CD automatisch
im Verzeichnis ..\BIN installiert oder durch eine neuere Version ersetzt.
Mittlerweile ist es möglich, die Grundliste antolingesamt.csv auch aus einem anderen
Ordner als dem ..\BIN Ordner zu verwenden
Wurden die beiden Dateien nicht automatisch installiert, kopieren Sie die Dateien von der
CD in das Verzeichnis ..\BIN.
Wenn Sie über einen Internetzugang verfügen, können Sie die neueste Version des
Programms antolin.exe über das BIBLIOTHECA Kundencenter herunterladen.
Gehen Sie für die Installation wie folgt vor:
Entpacken Sie das Archiv antolin.zip an eine beliebige Stelle.
Starten Sie die Datei AntolinSetup.exe und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit
Ja. Alle erforderlichen Daten werden im Programmverzeichnis installiert.
Hinweis: Legen Sie bei Bedarf auf dem Client, auf dem das Programm Antolin
ausgeführt werden soll, eine Verknüpfung auf dem Desktop an. Bei der Installation
über das Programm AntolinSetup.exe aus der oben erwähnten Datei
antolin.zip wird automatisch eine Verknüpfung erstellt.
Datenabgleich
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Bücherliste einzubinden:
1. Die aktuelle Liste erhalten Sie unter http://www.antolin.de.
2. Klicken Sie auf dieser Startseite in der Büchersuche auf Erweiterte Suche und
dort auf Liste für Büchereien. Hier finden Sie die Datei antolingesamt.csv.
3. Kopieren Sie diese Datei in das Programmverzeichnis von BIBLIOTHECAplus.
Hinweis: Die Datei können Sie sich auch im BIBLIOTHECA Kundencenter herunterladen.
Gehen Sie wie folgt vor, um das Programm zu starten:
1. Rufen Sie die Datei antolin.exe im Verzeichnis ..\BIN auf.
2. Es erscheint eine Anmeldemaske.
3. Melden Sie sich mit Ihrer Kennung an der Datenbank an, in der Sie den Abgleich
durchführen möchten.
Hinweis: Der Abgleich kann beliebig oft wiederholt werden, ohne dass der
Interessenkreis doppelt vergeben wird, und Sie können durch mehrere Durchläufe
unterschiedliche Interessenkreise vergeben (z. B. Kinderbuch als zusätzlichen Begriff).
Ein automatisches Löschen der Interessenkreise ist derzeit nicht möglich.
4. Öffnen Sie die Liste für den Abgleich (üblicherweise die Datei
Katalog • 103
Nutzerhandbuch
antolingesamt.csv), indem Sie auf die Schaltfläche Dateiauswahl klicken
und den Programmpfad auswählen, in dem die Datei abgelegt ist. Dadurch
erscheinen alle Titel in der Tabelle. Die Tabelle können Sie über einen Klick auf
die jeweilige Spalte sortieren.
5. Die Vorgabe unter Kennzeichen ist Antolin Klasse &N, dabei wird die
Zeichenfolge &N beim Abgleich automatisch durch die jeweilige Klassenstufe
ersetzt. Die Klassenstufe ist durch die Datei antolingesamt.csv vorgegeben
und wird in der Spalte Klasse angezeigt. Wollen Sie ein anderes Kennzeichen
vergeben, müssen Sie den Eintrag im Feld Kennzeichen wie gewünscht
anpassen.
Hinweis: Die Bezeichnung des früheren Interessenkreises Antolin
Klasse 7 ist ab der Version 3.1 durch den Interessenkreis Antolin
Jugendbuch ersetzt und ist damit nun analog zu Antolin.
6. Sie können wählen, ob der Eintrag, den Sie unter Kennzeichen vorgenommen
haben, im Feld Interessenkreis oder im Feld Annotation eingetragen werden
soll, indem Sie die entsprechende Option belegen.
7. Standardmäßig erfolgt der Abgleich immer über die ISBN. Für Medien ohne ISBN
können Sie den Abgleich auch über den Titel, den Verlag und den Verfasser
durchführen. Aktivieren Sie dazu im Bereich Abgleich alternativ über die
Optionen Titel, Verlag oder Verfasser.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Update, um den Abgleich zu starten. Wenn der
blaue Prozessbalken bei 100% steht, ist der Abgleich beendet. In der Spalte
Importiert wird angezeigt, welche Medien bei diesem Abgleich geändert
wurden.
Hinweis: War bei einem Medium vor dem Abgleich bereits eine
Annotation vorhanden, wird der Eintrag Antolin Klasse X mit zwei
senkrechten Pipe-Zeichen || angefügt. War bereits ein Interessenkreis
eingetragen, wird der neue Eintrag ebenfalls am Ende hinzugefügt. Im
Katalogmodul finden Sie bei jedem abgeglichenen Medium in der
Änderungshistorie (Registerkarte Verwaltung in der Erfassungsmaske, H
unter Änderungsgrund) einen Eintrag wie z. B. der folgende:
„10.10.2010 LEITER Änderung Antolin - Interessenkreis geändert“.
9. Optional können Sie über die Schaltfläche Drucken eine der folgenden Listen
ausdrucken:
• Liste der neuen Titel
• Liste der bereits vorhandenen Titel
• Liste der nicht gefundenen Titel
10. Möchten Sie die Liste nach dem Abgleich erneut erzeugen, klicken Sie auf die
Schaltfläche Druck Wiederholen, damit können Sie den jeweils letzten Stand des
Abgleichs so lange nochmals aufrufen, bis Sie erneut einen Datenabgleich
starten und mit der Schaltfläche Drucken die Listen ausdrucken.
11. Um das Programm zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Wenn
Sie den Abgleich erneut durchführen wollen, können Sie den Vorgang wie in
beschrieben nochmals starten. So können Sie Ihren Bestand laufend anhand der
antolingesamt.csv mit den entsprechenden Interessenkreisen aktualisieren.
Katalog • 104
Nutzerhandbuch
Ausleihe (Verbuchung)
Im Ausleihmodul werden alle Funktionen ausgeführt, die an der Ausleihtheke anfallen.
Dies sind insbesondere Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung sowie das Vorbestellen von
Medien. Alle Standardfunktionen sind über die Tastatur und Barcode-Scanner ausführbar.
Sie erreichen die Ausleihe in BIBLIOTHECAplus über das Menü Module → Verbuchung
oder im rechten Fensterbereich über Ausleihe.
Benutzer erfassen
Um einen neuen Benutzer aufzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie die Erfassungsmaske für neue Benutzer im Ausleihmodul auf. Klicken Sie
hierfür auf Neuanmeld. oder im Menü auf Benutzer → Neu. Sie können auch die F9Taste verwenden.
2. Geben Sie die benötigten Daten auf den Registerkarten Benutzerdaten,
Zweitadresse, Sperren und Weitere ein. Wenn Sie mit vorgefertigten Leserausweisen
arbeiten, scannen Sie im Feld Nummer den Barcode des Leserausweises ein oder
geben Sie ihn manuell ein.
3. Bei der Eingabe der E-Mail-Adresse wird diese auf ihre Plausibilität geprüft. Die
Adresse muss folgende Zeichen enthalten:
•
ein @-Zeichen
•
vor dem @-Zeichen mindestens ein Zeichen
•
hinter dem @-Zeichen mindestens einen Punkt
• hinter dem @-Zeichen mindestens vier Zeichen
Ist eine dieser Vorgaben nicht erfüllt, erscheint eine Meldung.
4. Klicken Sie auf OK oder auf die Enter-Taste, um die Daten zu speichern. Dies ist nur
möglich, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Tipp: Wenn Sie von Feld zu Feld wechseln möchten, können Sie entweder die Maus
benutzen oder die Tabulator-Taste. Bei der Erfassung von Benutzerdaten wird z. B. bei
Eingabe der Postleitzahl und Verlassen des Felds mit der Tabulator-Taste der Ort
automatisch ausgefüllt, sobald Postleitzahl und Ort im Register hinterlegt sind.
Ausleihe (Verbuchung) • 105
Nutzerhandbuch
Registerkarte Benutzerdaten
In dieser Registerkarte hinterlegen Sie die zentralen Informationen zum Benutzer, wie
Ausweisnummer, Name, Wohnort, Geburtsdatum und Benutzergruppe.
Registerkarte Zweitadresse
In dieser Registerkarte können Sie folgende Daten hinterlegen:
•
Art der Zweitadresse: Sie können aus der Auswahlliste die Art der Zweitadresse
auswählen.
• Heimatadresse: z. B. Heimatadresse eines Studenten
• Beruflich: z. B. dienstliche Anschrift eines Lesers
• Postadresse: z. B. postalische Adresse eines Lesers, sofern nicht schon
auf der Registerkarte Benutzerdaten genannt.
• Erziehungsberechtigter: Erziehungsberechtigter eines
Minderjährigen
• Vormund
Sobald Sie aus der Auswahlliste etwas ausgewählt haben, werden die Adressdaten
aus der Registerkarte Benutzerdaten übernommen. Sie müssen lediglich die Angaben
ändern, die für die Zweitadresse nicht gelten.
Wenn Sie für einen Benutzer unter Art der Zweitadresse den Wert
Erziehungsberechtigter oder Vormund ausgewählt haben, werden Geschlecht
und Vorname nicht aus der Erstadresse übernommen, solange der Benutzer unter 18
Jahren ist. Geben Sie für w für weiblich und m für männlich ein.
•
Mahnadresse verwenden: Geben Sie durch Ihre Auswahl an, an welche Adresse die
Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
Wenn Sie als Art der Zweitadresse Erziehungsberechtiger oder Vormund
auswählen, wird unter Mahnadresse verwenden der Wert Zweitadresse
automatisch vom System eingetragen. Bei Minderjährigen ist es üblich, die Mahnung
an die Erziehungsberechtigten zu schicken. Deren Adresse können Sie in dieser
Registerkarte hinterlegen.
Wenn Sie nicht die Art der Zweitadresse Erziehungsberechtiger oder Vormund
auswählen, können Sie als Adresse für die Versendung der Benachrichtigen auch die
Auswahl Drittadresse, Drittadresse temp. und Erstadresse treffen. Diese
Auswahl kann genutzt werden, wenn die Art der Zweitadresse Beruflich,
Heimatadresse oder Postadresse ist.
Drittadresse temp. gilt für eine zeitlich begrenzte Adresse. Dazu wird zusätzlich
zu den Adressangaben in der Drittadresse das Feld „Verwenden von bis“ genutzt.
Benachrichtigungen, die in diesem Zeitraum erzeugt werden, gehen an die temporäre
Drittadresse.
Hinweis: Wie der Benutzer seine Benachrichtigungen zu Mahnungen oder
Vorbestellungen erhält – per E-Mail, Brief oder SMS – wird im
Benutzerstammsatz über die Registerkarte Weitere bestimmt. Deshalb
haben die Einträge E-Mail, 1. Mahnung E-Mail und Vorbest. per
Mail in der Auswahlliste Mahnadresse verwenden keine Bedeutung.
•
Nutzerhandbuch
Drittadresse: Angaben zu Straße, Postleitzahl, Ort und verwenden von bis für die
Drittadresse, die z. B. temporär sein kann.
Registerkarte Sperren/Hinweise
In dieser Registerkarte können Sie folgende Benutzerdaten hinterlegen:
• Allgemeiner Sperrvermerk: Sie können sonstige Sperrvermerke eingeben oder
aus der Auswahlliste auswählen. Diese werden bei der Ausleihe angezeigt. Der
Sperrvermerk erscheint, wenn ein Text im Feld eingetragen wurde,
günstigenfalls inklusive Grund der Sperre. Unterschied zum Feld Bemerkung:
Der unter Bemerkung eingegebene Hinweis wird bei der Verbuchung lediglich
angezeigt. Beim Sperrvermerk erscheint zusätzlich ein Warnsymbol, und Sie
müssen eine Sicherheitsfrage beantworten.
Vorgaben für die Auswahlliste des Sperrvermerks können im
Einstellungsmodul unter dem Menüpunkt Registerpflege → Werte → Tabelle:
Sperrgrund getroffen werden.
• Sperre gültig bis: Sie können bei zeitlich befristeten Sperren ein Datum
eintragen, bis zu dem die Sperre gültig sein soll. Die Sperre wird nach Ablauf
des Datums vom Tagesabschluss automatisch gelöscht.
• Mediengruppensperre: Soll ein bestimmter Leser für bestimmte
Mediengruppen gesperrt werden, d. h., diese nicht ausleihen dürfen, können
Sie diese Mediengruppen in den Feldern hinter Mediengruppenauswahl
auswählen. Bei der Ausleihe erscheint ein Sperrvermerk, dass der Leser die
gerade verbuchte Mediengruppe nicht ausleihen darf. Sie können nach Bedarf
dennoch die Ausleihe durchführen.
• Änderungsgrund: Sie können bei Datenänderungen einen Änderungsgrund
eintragen (z. B. Umzug). Die Datensatzänderungen werden mit diesem
Kommentar protokolliert und sind über Änderungshistorie (Schaltfläche mit
gelben H) abrufbar. Es sind auch z. B. Ersatzausweise protokolliert.
Zudem können alle Mahnläufe zu diesem Benutzer protokolliert werden
(Schaltfläche mit grünem B). Außerdem wird hier mitprotokolliert, welche
Einträge beim allgemeinen Sperrvermerk in den Benutzerdaten getätigt
wurden. Zur Aktivierung der Benutzerhistorie muss in den Benutzerdaten auf
der Registerkarte Weitere die Option Ausleihhistorie speichern aktiviert
werden.
Im Einstellungsmodul finden Sie unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung
→ Abschnitt: Ausleihe den Parameter EintragHistorie. Dadurch können
Sie festlegen, dass der Eintrag der Mahnungen in der Benutzerhistorie gelöscht
wird, wenn das betroffene Exemplar zurückgegeben wurde und keine
Mahngebühr dazu mehr offen ist.
• Hinweis: Dient zum Erfassen verschiedener Hinweise, z. B. falls das
Bemerkungsfeld in der Registerkarte Benutzerdaten nicht ausreicht. Über die
Registerauswahl können Sie entscheiden, was mit diesem Hinweis geschehen
soll (Anzeigen, Belegdruck oder intern). Die Auswahl Mahndruck ist nicht zu
verwenden, denn die Funktion zum Anzeigen im Mahndruck steht nicht zur
Verfügung.
• Gebührenhinweis: Wird beim Aufruf des Gebührenkontos angezeigt und ist
dort auch änderbar. Es können Anmerkungen zu den Lesergebühren
eingetragen werden.
•
Nutzerhandbuch
Memo: Es können umfangreichere Kommentare zum Leserdatensatz erfasst
werden. Ist ein Memo eingetragen, erscheint beim Aufruf eines Leserkontos
der Hinweis Memo. Im Benutzerkonto unter Benutzer → Memo anzeigen
(Tastenkombination Strg+M) ist das Memo aufrufbar. Sobald das Memo
sichtbar wird, können direkt Eintragungen ergänzt oder gelöscht werden. Das
Memo kann mit der Tastenkombination Strg+L gelöscht werden.
In dieser Registerkarte können Sie folgende Benutzerdaten hinterlegen:
• Ausleihhistorie speichern: Dieses Kontrollkästchen dürfen Sie aus
Datenschutzgründen nur markieren, wenn der Benutzer sich damit
ausdrücklich einverstanden erklärt hat. Es wird intern festgehalten, ob der
Benutzer ein Medium schon einmal ausgeliehen hatte. Dies können Sie nur
überprüfen, indem Sie versuchen, das Exemplar auf seine Ausweisnummer zu
verbuchen – daraufhin erscheint die Meldung „Der Benutzer hatte dieses
Medium früher schon ausgeliehen.“ Die Prüfung, ob ein Benutzer ein Exemplar
bereits entliehen hatte, kann auch über die Funktion Recherche → Wer hat →
wer hatte im Ausleihmodul durchgeführt werden.
Achtung!
Sie können keine Liste abrufen, was der Benutzer schon einmal
entliehen hatte, da dies gegen die rechtlichen Bestimmungen zum
Datenschutz verstößt.
• Datum der letzten Ausleihe, Ausleihen im aktuellen Jahr, Ausleihen gesamt
• Zusätzliche Felder: Um einen Eintrag in einem zusätzlichen Feld vorzunehmen,
klicken Sie das entsprechende Feld an und nehmen Sie den Eintrag in dem
schmalen Feld rechts daneben vor. Sie hinterlegen diese Felder im
Einstellungsmodul unter Registerpflege → zusätzliche Felder: Auswahl:
Benutzer.
Bsp.: Bei Eingabe von Institutionen kann über ein zusätzliches Feld der
Entleiher angegeben werden. Dieser wird dann in der Ausleihe vermerkt und
auch im Mahnschreiben angegeben. Siehe hierzu im Einstellungsmodul unter
Konfiguration(AP) → Direkteinstellung → Abschnitt Ausleihe → Parameter
InstEntleiher.
• Mahnversand: Sie können einstellen, welche Benachrichtigungen via SMS, EMail oder Post versendet werden sollen. Um eine Auswahl zu treffen, klicken
Sie auf einen Punkt, z. B. M1 – Mahnstufe1. Rechts können Sie die
Versandoptionen auswählen. Die Option per E-Mail wird erst dann aktiviert,
wenn in den Benutzerdaten eine E-Mail-Adresse erfasst ist. Die Option per SMS
wird erst aktiviert, wenn in den Benutzerdaten eine Mobiltelefonnummer
erfasst ist.
Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
E – Erinnerung
Versand der Erinnerung, wenn in
den weiteren Konditionen die
Kondition MFME aktiviert wurde
G1 – G5 – Gebührenmahnstufe
Versand zur Gebührenmahnung
M1 – M5 – Mahnstufe
Versand zu Mahnungen
S – Serienmail
Versand von Serien-E-Mails oder
Serien-SMS als Pendant zu
V - Vorbestellungen
Nutzerhandbuch
Serienbriefen
Versand zu
Vorbestellbenachrichtigungen
Registerkarte Familienausweise
In dieser Registerkarte können Sie Familienausweise anlegen. Es werden verknüpfte
Ausweise angezeigt, z. B. Kinderausweise zum Erziehungsberechtigten. Diese Ausweise
bezahlen keine eigene Benutzungsgebühr, sondern beziehen ihre Gültigkeit von dem
aufgerufenen Hauptausweis. Sie werden automatisch mit diesem Ausweis verlängert.
Um einen Familienausweis anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Sie haben einen Hauptausweis und einen Unterausweis angelegt. Rufen Sie den
Hauptausweis auf.
2. In der Registerkarte Familienausweise klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer
hinzufügen.
3. Geben Sie im Feld Ausweisnummer die Ausweisnummer des 1. Familienausweises
ein.
4. Drücken Sie die Tabulator-Taste.
5. Der Hauptausweis ist mit einem Familienausweis verknüpft. Auf diese Weise können
mehrere Familienausweise an den Hauptausweis gehängt werden.
Eine andere Möglichkeit, um Benutzer zu verknüpfen:
1. Legen Sie zunächst den Hauptausweis an: Geben Sie die Daten des Ausweisinhabers
in die Benutzererfassung ein, notieren Sie die Ausweisnummer und speichern Sie.
2. Legen Sie die Unterausweise an: Geben Sie die Daten des Ausweisinhabers in die
Benutzererfassung ein. Tragen Sie zusätzlich in das Feld Hauptausweis die
Ausweisnummer des Hauptausweises ein. Das Feld Hauptausweis wird anschließend
automatisch ausgegraut und es wird die interne Benutzernummer angezeigt. Des
Weiteren wird das Feld Bezahlt bis ausgegraut.
3. Der Benutzer wird gespeichert. Der Datensatz ist nun mit dem Hauptausweis
verknüpft, d. h., dieser Familienausweis bezahlt keine Benutzungsgebühren. Wenn
der Hauptausweis in Bezug zum Feld Bezahlt bis abgelaufen ist, ist der
Familienausweis automatisch ebenfalls abgelaufen. Jeder Benutzer erhält also
seinen eigenen Ausweis. Über die Ausweisnummer des Hauptausweises sind alle
Ausweise miteinander verknüpft. Die Auflistung der Unterausweise erfolgt in den
Benutzerdaten des Hauptausweises auf der Registerkarte Familienausweise. Bei den
Unterausweisen ist diese Registerkarte leer.
Um die Verknüpfungen zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie in der Registerkarte Benutzerdaten des Familien-Unterausweises auf die
Schaltfläche neben dem Hauptausweis oder in der Registerkarte Familienausweise des
Hauptausweises auf die Schaltfläche Verknüpfung lösen.
Nutzerhandbuch
Benutzerdaten kopieren
Sie können einen bestehenden Benutzer nutzen, um einen neuen Benutzer schneller
anlegen zu können. Hierfür öffnen Sie diesen Benutzer über die Benutzerrecherche.
1. Im Fenster Benutzer kann die Schaltfläche Kopie benutzt werden, um Datensätze zu
duplizieren. Nach Anklicken der Schaltfläche öffnet sich eine neue Benutzermaske,
in die die Daten des vorherigen Benutzers eingefügt werden.
2. Diese Kopie kann nun geändert und ergänzt. Ohne Änderung ist ein Speichern nicht
möglich.
3. Klicken Sie auf OK, um den neuen Benutzer zu speichern.
Benutzer ab bestimmter Mahnstufe sperren
Der Benutzer kann ab Erreichen einer bestimmten Mahnstufe gesperrt werden. Gehen Sie
hierfür wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Einstellungsmodul Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Ausleihe → Parameter: MahnSperre.
2. Im Feld Wert tragen Sie die Mahnstufe ein, ab der der Benutzer gesperrt werden
soll.
3. Sobald Sie die entsprechende Mahnung, die Sie unter Wert eingetragen haben, für
den Leser durchführen, erscheint in der Ausleihe ein Sperrvermerk. Der Eintrag wird
solange bei jeder Ausleihe angezeigt, bis die gemahnten Medien zurückgegeben
wurden.
Benutzerdaten verwalten
Bereits erfasste Benutzerdaten können Sie nach Bedarf wieder ändern. Im Folgenden ist
die Verwaltung der Benutzerdaten erläutert.
Tipp:
Sie können im Einstellungsmodul nach Bedarf einzelne Felder dieser Maske
ausblenden lassen. Sie können z. B. definieren, ob das Passwort des Benutzers in der
Maske lesbar oder nur als Sternchen sichtbar sein soll. Wählen Sie hierzu im
Einstellungsmodul Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt Ausleihe /
Parameter BenutzerDatenAusblenden. Geben Sie im Eingabefeld einen Wert ein,
um bestimmte Benutzerdaten auszublenden, z. B. *PP* für das Passwort.
Installations- und Administrationshandbuch – Einstellungen – Konfiguration (Sys) Direkteinstellung – Abschnitt Ausleihe – Parameter BenutzerDatenAusblenden
Benutzerrecherche
Sie haben folgende Alternativen, um einen Benutzer aufzurufen:
•
•
•
Nutzerhandbuch
Wenn der Ausweis des Benutzers vorliegt, klicken Sie auf Benutzer (oder F10Taste) und scannen Sie die Ausweisnummer des Benutzers ein.
Andernfalls klicken Sie auf Benutzer (oder F10-Taste) und anschließend auf
Recherche (oder F12-Taste). Suchen Sie über die Suchmaske nach dem Benutzer.
Wählen Sie im Menü des Ausleihmoduls Benutzer → Ändern. Auch über diese
Änderungsfunktion können Sie eine Trefferliste generieren und Benutzerdaten
aufrufen.
Ausleihe – Benutzerdaten verwalten – Benutzerdaten ändern
Wenn Sie den Benutzer recherchieren, öffnet sich ein Suchfenster. Sie können unter
folgenden Suchkriterien wählen:
• Name und Vorname: Suche nach dem Nachnamen oder Vornamen des
Benutzers. Groß- und Kleinschreibung muss nicht beachtet werden. Es können
auch Teile des Namens eingegeben werden, z. B. mül oder Hans-.
• Straße: Suche nach der Straße in den Adressdaten des Benutzers.
• Geburtsdatum: Suche nach dem Geburtsdatum des Benutzers. Form:
Tag.Monat.Jahr
• Kontrollkästchen ohne Jahr: Wenn Sie nach allen Benutzern suchen möchten,
die im März Geburtstag haben, geben Sie im Feld von den 01.03.2000 und im
Feld bis den 31.03.2000 ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ohne Jahr.
• PLZ und Ort: Suche nach Postleitzahl und Wohnort.
• Anmeldung zwi.: Suche nach dem Anmeldedatum des Benutzers (Feld Gültig
Bis in den Benutzerdaten).
• Letzte Ausleihe zwi.: Datum der letzten Ausleihe. Auf diesem Weg können
aktive Benutzer ermittelt werden.
• Zweigstelle, Haltestelle ,Benutzergruppe und Nation: Suche nach Benutzern
einer bestimmten Zweigstelle, Haltestelle, Benutzergruppe oder Nationalität.
• Statistikkennzeichen: Kann z. B. für Abteilung, Klasse, Teilort verwendet
werden.
• Alter: Suche nach dem Alter der Benutzer, z. B. wenn man die Benutzer
zwischen 13 und 18 Jahren ermitteln will.
• Benutzernummer: Suche nach der internen Benutzernummer. Diese Nummer
wird von BIBLIOTHECAplus intern vergeben. Sie sehen die Nummer in den
Benutzerdaten rechts oben in blauer Schrift.
• Ausweisnummer: Suche nach der Ausweisnummer des Benutzers.
• Zusätzliche Felder: Falls in den Benutzerdaten weitere Felder definiert wurden,
kann hierüber recherchiert werden.
• E-Mail-Adresse und Bemerkung: Suche nach E-Mail-Adresse und Bemerkung.
•
Sie können zudem folgende Kontrollkästchen markieren, um nach den
entsprechenden Benutzern zu suchen. Sie können diese Suchen auch durchführen,
ohne die oben genannten Kriterien auszufüllen:
• markierte Leser: Über die Trefferliste können Benutzer mit einer dauerhaften
Markierung versehen werden. Dies ermöglicht, dass Benutzer auf eine Liste
gesetzt werden können, z. B. um die Liste auszudrucken oder einen Serienbrief
zu schreiben. Durch Markieren dieses Kontrollkästchens in der Suche können
Sie die markierten Leser wiederfinden.
• gesperrte Leser: Über die Benutzerdaten können Benutzer gesperrt werden.
Um alle Benutzer mit Sperren zu recherchieren, z. B. um zu kontrollieren, ob
die Sperren noch gültig sind, kann dieses Kontrollkästchen verwendet werden.
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Nachricht vom Leser: Es können alle Benutzer aufgerufen werden, die
Nachrichten vom Leserauskunftsplatz (OPAC) an die Bibliothek geschrieben
haben.
Leser mit entl. Medien und Leser mit verlorenen Medien: Suche nach allen
Benutzern, die Medien entliehen oder verloren haben. Sinnvoll z. B. vor den
Ferien, wenn die Benutzer Exemplare vor den Ferien zurückgeben sollen.
Leser mit Mailadresse: Suche nach allen Benutzern, bei denen eine Mailadresse
eingetragen ist. Aus der Trefferliste kann so z. B. ein Serien-Mail mit
bestimmten Informationen verschickt werden.
Inaktive Leser: Wird diese Option aktiviert, sollten Sie zusätzlich ein
Endzeitpunkt im Feld Letzte Ausleihe eingeben. Der Startzeitpunkt bleibt
hierbei leer. Das System ermittelt so, welche Benutzer seit diesem
Endzeitpunkt keine Ausleihen mehr getätigt haben.
Achtung!
Beachten Sie: Je größer der Zeitraum ist, den Sie bei Letzte
Ausleihe angeben, desto länger dauert es, bis Sie ein Suchergebnis
erhalten. Führen Sie diese Suche deshalb nur dann aus, wenn nicht
im Ausleihbetrieb gearbeitet wird und Sie genügend Zeit einplanen
können.
Wenn Sie nach Benutzern recherchieren und weitere Aktionen ausführen möchten, rufen
Sie im Ausleihmodul im Menü Benutzer → Ändern auf. Dort recherchieren Sie nach den
gewünschten Daten und erhalten nach Klick auf OK eine Trefferliste. Markieren Sie den
Eintrag in der Liste, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf eine der zur
Verfügung stehenden Schaltflächen.
• Auswählen und Ändern: Ruft den in der Liste markierten Benutzerdatensatz
auf.
• Abbrechen: Schließt die Trefferliste.
• F12 – Suche: Startet die nächste Benutzerrecherche.
• Hinzufügen: Fügt einen neuen Benutzer an, es öffnet sich die BenutzerNeuanmeldung.
• Löschen: Löscht den in der Liste ausgewählten Benutzer. Der Benutzer kann
nur gelöscht werden, wenn keine Exemplare ausgeliehen und keine Gebühren
mehr offen sind.
Achtung!
Durch das Löschen werden die Benutzer unwiderruflich aus der
Datenbank gelöscht. Löschen Sie nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie
die Benutzerdaten und die damit verbundenen Statistik- und
Ausleihdaten nicht mehr benötigen.
• Ausweis: Druckt die Ausweise für alle recherchierten oder die aus der Liste
ausgewählten Benutzer. Diese Unterscheidung nehmen Sie im
Druckoptionsfenster vor. Zudem können Sie dort die Benutzererklärung zum
Drucken auswählen.
• Serienbrief: Druckt für alle recherchierten oder die in der Liste ausgewählten
Benutzer einen Serienbrief. Diese Unterscheidung nehmen Sie im
Druckoptionsfenster vor. Wenn Sie dort Anzeigen und OK wählen, können Sie
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
einen Text für den Serienbrief erfassen. Andernfalls kann der Brief über den
Formulareditor angepasst werden.
Liste: Druckt alle recherchierten oder die in der Liste ausgewählten Benutzer in
einer Liste. Diese Unterscheidung nehmen Sie im Druckoptionsfenster vor.
Alternativ kann über dieses Fenster die Liste auch in eine Datei gedruckt
werden. Die Datei sollte jedoch immer im BIBLIOTHECAplus-Verzeichnis
gespeichert werden.
Exemplarliste: Druckt alle recherchierten oder die in der Liste ausgewählten
Benutzer inklusive der entliehenen Exemplare in eine Liste. Diese
Unterscheidung nehmen Sie im Druckoptionsfenster vor.
Kopie: Kopiert die recherchierten Benutzerdaten in die Zwischenablage. Von
dort können sie in andere Windows-Programme (z. B. Word oder Excel)
übernommen werden.
Markieren: Es kann eine Markierung für einen Benutzer gesetzt werden.
Markierte Benutzer können in der Benutzerrecherche über Benutzer → Ändern
mit der Suchoption markierte Leser aufgerufen werden. Die Funktion kann
z. B. verwendet werden, um verschiedene Benutzer für einen Serienbrief
zusammenzustellen.
Nachricht: Ruft die Nachricht des Benutzers auf oder erlaubt einem Benutzer,
eine Nachricht zu schicken. Die Nachrichten können am Leserauskunftsplatz
(OPAC) abgerufen oder geschrieben werden. Es handelt sich hierbei um ein
BIBLIOTHECAplus-Nachrichtensystem. Es ist dafür keine Internetanbindung
erforderlich.
E-Mail: Es können Mails an Benutzer versandt werden. Voraussetzung ist, dass
in den Benutzerdaten eine E-Mail-Adresse erfasst ist. Außerdem sollte in den
Versandoptionen in der Registerkarte Weitere beim Serien-E-Mail-Versand die
Option per Mail gesetzt sein.
SMS: Es können SMS an Benutzer verschickt werden. Voraussetzung ist, dass
in den Benutzerdaten eine Mobilfunknummer erfasst ist. Außerdem sollte in
den Versandoptionen in der Registerkarte Weitere beim Serien-E-Mail-Versand
die Option per SMS gesetzt sein.
Benutzergrp.: Ermöglicht, die ausgewählten Benutzer in eine neue
Benutzergruppe zu übernehmen. Wenn Sie diese Schaltfläche einmal
anklicken, erscheint darunter eine Auswahlliste mit den Benutzergruppen.
Wählen Sie daraus die gewünschte Gruppe und drücken Sie die Schaltfläche
Benutzergruppe erneut.
Statistikkennzeichen: Ermöglicht, die ausgewählten Benutzer in eine neue
Kategorie zu übernehmen. Wenn Sie diese Schaltfläche einmal anklicken,
erscheint darunter eine Auswahlliste mit den Kennzeichen. Wählen Sie daraus
die gewünschte Gruppe und drücken Sie die Schaltfläche Statistikkennzeichen
erneut. Das Statistikkennzeichen kann für verschiedene Kriterien verwendet
werden, z. B. Abteilung, Klasse, Teilort.
Konto: Wenn Sie das Kontrollkästchen Konto markieren, können Sie durch
Anklicken der Benutzer im Feld Gebührenkonto sehen, welche Medien
entliehen wurden und welche Gebühren fällig sind.
Hinweis: Diese Bearbeitungsfunktionen stehen nicht zur Verfügung, wenn die
Benutzerrecherche gestartet wird (Benutzer → Recherche oder F10-Taste / F12-Taste)
sondern nur, wenn Sie über das Menu Benutzer → Ändern die Suche starten.
Tipp: Es ist in der Trefferliste auch möglich, mehrere Benutzer auf einmal zu
markieren. Verwenden Sie dazu die Umschalttaste und Pfeiltasten oder die Strg-Taste
Nutzerhandbuch
und die linke Maustaste.
Export nach Excel: Wenn Sie in der Trefferliste über die rechte Maustaste das
Kontextmenü aufrufen, können Sie den Punkt Export nach Excel auswählen. Dadurch
wird die aktuelle Benutzerliste nach Excel exportiert, d. h. Excel öffnet sich und die
Benutzerdaten werden eingefügt.
Verbuchungsfunktionen
Vor der ersten Nutzung der Verbuchung müssen Sie Einstellungen vornehmen. Folgende
Einstellungen sind z. B. wichtig:
• Benutzergruppen: Im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte →
Tabelle: Benutzergruppe.
• Ausleihkonditionen: Im Einstellungsmodul unter Konditionen.
• Öffnungstage pro Woche: Im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) →
Ausleihe → Registerkarte: Öffnungstage.
• Schließzeiten und Feiertage: Im Einstellungsmodul unter Konditionen →
Feiertage.
Ausleihe
Um eine Verbuchung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Ausleihe (oder F2-Taste) oder wählen Sie im Menü Verbuchung →
Ausleihe.
Tipp: Sofern das System sich nicht im Anfangsmodus, sondern bereits im
Ausleihmodus oder im Rückgabemodus befindet (Feld Ausweisnr. oder
Buchungsnr. aktiv), können Sie diesen Schritt überspringen.
Grundvoraussetzung für diesen automatischen Wechsel zwischen Ausleihe
und Rückgabe sind korrekte Einstellungen der Nummernkreise. Sie nehmen
diese Einstellungen im Einstellungsmodul unter Konfiguration(Sys) →
Ausleihe → Nummernkreise vor.
2. Scannen Sie die Ausweisnummer ein oder geben Sie die Nummer manuell ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit der Tabulator-Taste. Das Benutzerkonto wird
angezeigt. Es wird automatisch das Feld Buchungsnr. aktiviert.
Tipps:
• Sie können in das Feld Ausweisnr. auch die ersten Buchstaben des
Nachnamens des Benutzers eingeben und die Eingabetaste drücken. Diese
Funktion ist bei allen Ausleihvorgängen statt der Eingabe der Ausweisnummer
möglich.
• Sie können den Leser auch über Recherche (oder F12-Taste) suchen und den
entsprechenden Leser auswählen.
3. Scannen Sie nacheinander die Buchungsnummern von den Barcode-Etiketten ein.
Achten Sie dabei auf Hinweise oder Sperrvermerke:
Sperrvermerke müssen Sie mit Ja bestätigen, sonst wird der Vorgang abgebrochen.
4. Schließen Sie den Ausleihvorgang ab: Drücken Sie die Eingabetaste, klicken Sie auf
Nutzerhandbuch
den grünen Haken unter dem Feld Buchungsnr. oder scannen Sie die nächste
Ausweisnummer ein. Erst durch den Abschluss des Vorgangs werden die Medien auf
das Benutzerkonto des Benutzers gespeichert, sofern im Einstellungsmodul nicht
anders festgelegt. Vorher ist es noch jederzeit möglich, den Vorgang abzubrechen,
z. B. durch Drücken der Esc-Taste oder Klick auf das rote Kreuz unter dem Feld
Buchungsnr.
Hinweise:
• Hat der vorherige Benutzer noch Gebühren zu bezahlen und Sie scannen die
Ausweisnummer des nächsten Benutzers ein, werden zunächst noch die Gebühren
des vorherigen Benutzers angezeigt und das System fragt, ob die Gebühren oder
Teilbeträge bezahlt werden sollen. Das System merkt sich dabei die bereits
eingescannte neue Nummer und bearbeitet diese im Anschluss.
• Soll nach der Ausleihe eine Rückgabe oder ein anderer Vorgang wie eine
Vorbestellung folgen, können Sie die Schaltfläche Rückgabe (oder F3-Taste)
anklicken. So erkennt das System, dass ein neuer Vorgang folgen soll, und schließt
den vorherigen Vorgang automatisch ab. Wenn Sie hingegen gleich den Barcode
eines von einem anderen Benutzer zurückzugebenden Buches ein, erscheint der
Sperrvermerk „Das Exemplar ist noch als ausgeliehen markiert“. Klicken Sie bei der
Sicherheitsfrage auf Nein, da Sie ansonsten das Buch nicht nur zurückbuchen,
sondern auch für den gerade noch aktiven Benutzer auf dessen Benutzerkonto
verbuchen würden.
• Sie können festlegen, dass nach jedem Ausleihvorgang generell automatisch ein
Fristbeleg für den Benutzer gedruckt wird. Sie finden die Einstellung im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) / Ausleihe / Registerkarte Belegdruck.
In diesem Fall reicht es, den Ausleihvorgang wie beschrieben abzuschließen, der
Fristbeleg wird daraufhin automatisch ausgedruckt und enthält alle Medien mit
ihrer Leihfrist. Ist dieses bei Ihnen nicht eingestellt, ist es möglich, nur bei Bedarf
einen Beleg drucken zu lassen. Hierfür müssen Sie, bevor Sie den Ausleihvorgang
ganz abschließen, das Kontrollkästchen Beleg ankreuzen, das sich im oberen
mittleren Fensterbereich befindet.
Tipps:
• In welchem Modus sich das System gerade befindet, erkennen Sie daran, was im
rechten Balken markiert, d. h., farbig unterlegt ist, z. B. Ausleihe, Rückgabe, Konto
oder im Anfangsmodus gar nichts.
• Um mit Klick auf Recherche (oder F12-Taste) die Benutzerrecherche starten zu
können, muss das Feld Ausweisnr. aktiviert sein. Ist das Feld für die
Buchungsnummer aktiviert, wird stattdessen die Medienrecherche gestartet.
• Wenn Sie den letzten Leser erneut aufrufen wollen, drücken Sie die Einfg-Taste,
wenn das Feld Ausweisnr. aktiv ist.
Rückgabe
Bei der Rückgabe von Medien ist der Leserausweis nicht erforderlich. Gehen Sie wie folgt
vor, um ein Medium zurückzubuchen:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgabe (oder F3-Taste) oder wählen Sie im Menü
Verbuchung → Rückgabe.
2. Das Feld Buchungsnr. wird aktiv. Sobald Sie die erste Mediennummer eingescannt
Nutzerhandbuch
haben, wird Ihnen der Benutzer angezeigt, der das Medium ausgeliehen hatte.
Außerdem erscheinen wie beim Benutzerkonto weitere Angaben zum Benutzer. In
dem Feld darunter werden ggf. Hinweise und Sperrvermerke angezeigt. Bei
Sperrvermerken erscheint außerdem eine Sicherheitsfrage, die Sie beantworten
müssen, bevor Sie weitermachen können. Wenn Sie Ja klicken, wird das Medium
zurückgebucht.
3. Schließen Sie den Rückgabevorgang mit der Eingabetaste oder mit einem Klick auf
den grünen Haken ab, oder starten Sie einen neuen Vorgang. Wenn Sie stattdessen
die Esc-Taste drücken oder auf das rote Kreuz klicken, erscheint die Frage „Wollen
Sie die Aktionen rückgängig machen?“. Wenn Sie diese Frage mit Ja oder durch
Drücken der Eingabetaste beantworten, werden die Medien nicht zurückgebucht.
4. Falls der Benutzer noch Gebühren zu bezahlen hat, werden Sie vom System darauf
hingewiesen. Sofern Sie über einen angeschlossenen Quittungsdrucker verfügen,
können Sie auch einen Rückgabebeleg ausdrucken, auf dem alle gerade
abgegebenen Medien aufgeführt sind.
5. Bei der Rückgabe können Sie das Rückgabedatum für den Rückgabebeleg
ausblenden. Wählen Sie dazu im Einstellungsmodul Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
BelegTabellenFelderR. Als Wert können Sie die gleichen Felder wie beim
Parameter BelegTabellenFelder verwenden. Die Angabe FRIST können Sie hier
bei Bedarf weglassen. Auf dem Rückgabebeleg erscheint das Wort Frist nicht
mehr. Um den Rückgabebeleg unabhängig vom Ausleihbeleg zu gestalten, können
Sie die Datei belegr.txt aus dem Verzeichnis ..\Templates\BELEG auf dem
Server aufrufen und anpassen.
Hinweis:
• Bei der Rückgabe werden Säumnisgebühren fällig, sobald die Leihfrist und eventuell
eingetragene Kulanztage abgelaufen sind.
• Sie können auch Medien von verschiedenen Benutzern durcheinander
zurückbuchen, z. B. bei Familien. Die Anzeige des Benutzerkontos wechselt in
diesem Fall beim Zurückbuchen .
Verlängerung
Für eine Verlängerung benötigt das System grundsätzlich folgende Angaben:
• Benutzer (Ausweisnummer)
• Medien (Buchungsnummer)
• Frist
Um eine Verlängerung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verlängern (oder F5-Taste) oder wählen Sie im Menü
Verbuchung → Verlängern.
2. Scannen Sie die Ausweisnummer des Benutzers ein, der Medien verlängern lassen
möchte oder geben Sie die Nummer manuell ein. Sie können den Benutzer auch
durch Eingabe der ersten Buchstaben des Nachnamens oder über die
Recherchefunktion anhand weiterer Kriterien ermitteln.
Es erscheint die Abfrage „Sollen alle Medien verlängert werden? Ja / Nein.“
3. Wenn alle Medien des Benutzers verlängert werden sollen, beantworten Sie die
Nutzerhandbuch
Abfrage mit Ja. Es werden alle verlängerten Medien mit einem Haken vor dem
Verfasser und Titel versehen. Unter Frist wird das neue Rückgabedatum
entsprechend Ihren Verlängerungsfristen angegeben.
4. Wenn Sie nicht alle, sondern nur einzelne Medien verlängern möchten, gibt es
folgende Möglichkeiten:
• Beantworten Sie die Frage, ob alle Medien verlängert werden sollen mit
Klick auf Nein. Es wird Ihnen das Benutzerkonto des Benutzers angezeigt:
Markieren Sie die Medien, die verlängert werden sollen mit einem
Doppelklick
• Beantworten Sie die Frage, ob alle Medien verlängert werden sollen mit
Klick auf Ja. Entfernen Sie durch Doppelklick auf die entsprechenden Titel
die Haken vor allen Titeln, die nicht verlängert werden sollen.
5. Schließen Sie den Verlängerungsvorgang ab, indem Sie auf Sie die Eingabetaste
drücken oder den grünen Hakens anklicken. Wenn Sie die Esc-Taste drücken oder
auf das rote Kreuz klicken, wird der Verlängerungsmodus verlassen, und die Medien
werden nicht verlängert.
Sie können im Einstellungsmodul unter Konditionen → Weitere Konditionen einstellen,
wann oder für welche Medien keine Verlängerung möglich sein soll.
Es gibt folgende Möglichkeiten, warum Medien vom System nicht verlängert werden
können:
• Das Medium (die Mediengruppe) darf generell nicht verlängert werden.
(Sperrvermerk: „Das Exemplar darf nicht verlängert werden.“)
• Die maximale Anzahl an Verlängerungen (die bei Ihnen für die entsprechende
Mediengruppe eingestellt ist) ist bereits erreicht. (Sperrvermerk: „Die maximal
möglichen Verlängerungen sind erreicht.“)
• Das Medium ist für einen anderen Benutzer vorgemerkt (Sperrvermerk: „Das
Medium ist zum Ausleihtermin bereits vorgemerkt.“)
Das System prüft diese Möglichkeiten beim Verlängerungsvorgang automatisch. Sie
können dennoch entscheiden, ob das Medium trotz der Sperre verlängert werden soll (Ja)
oder nicht (Nein).
Leihfrist anpassen
Beim Verlängerungsvorgang kann – wie bei der Ausleihe – die Leihfrist angepasst werden.
Die Verlängerung wird in der Statistik standardmäßig wie eine Ausleihe gezählt. I. d. R.
wird die Leihfrist für die einzelnen Mediengruppen anhand der bei Ihnen im
Einstellungsmodul getroffenen Einstellungen vom System automatisch berechnet, ebenso
die Verlängerungsfrist. Sie können die Leihfrist aber auch manuell und beim jeweiligen
Vorgang anpassen, z. B.:
• Ausleihe für eine verkürzte Leihfrist (Medium wird bei Ablauf der regulären
Leihfrist wieder benötigt)
• Ausleihe für eine verlängerte Leihfrist (z. B. bei Urlaub des Lesers)
1. Geben Sie eine Ausweisnummer und eine Buchungsnummern ein, deren Leihfrist
verändert werden soll.
2. Markieren Sie in der Übersicht links das Medium mit Doppelklick, sodass es mit
einem Häkchen versehen ist.
Nutzerhandbuch
3. Klicken Sie auf Leihfrist (oder F7-Taste). Daraufhin öffnet sich ein Kalender, mit
dessen Hilfe Sie das neue Rückgabedatum bestimmen können.
Sie können über die Schaltflächen zu den Zeiträumen festlegen, wie lange die
Leihfrist sein soll. Standardmäßig erfolgt die Berechnung vom regulären
Rückgabedatum. Wenn Sie also auf 3 Wochen klicken, ist die Leihfrist um drei
Wochen nach dem regulären Rückgabedatum verlängert.
Die Schaltfläche Heute dient dazu, das aktuelle Datum – und nicht das reguläre
Rückgabedatum – für die Berechnung der Leihfrist heranzuziehen. Ein Klick auf
Heute und auf 1 Woche bedeutet also, dass die Leihfrist vom aktuellen Datum aus
bis eine Woche später dauert.
Die Schaltfläche Dauer erzeugt eine Dauerausleihe, die Leihfrist ist bis ins Jahr 2199
verlängert.
4. Schließen Sie den Kalender mit OK und beenden Sie den Ausleihvorgang. Die neue
Leihfrist wird damit nur für das markierte Medium gesetzt.
Hinweise:
• Bei Klick auf Alle im Kalender werden alle Medien, die gerade verbucht wurden,
auf die neue Leihfrist gesetzt.
• Bei rot markierten Tagen handelt es sich um eingetragene Schließ- oder
Feiertage.
Konto
Um abzurufen, welche Medien ein Benutzer entliehen hat und wann diese
zurückzugeben sind, können Sie sich das Benutzerkonto anzeigen lassen:
1. Klicken Sie auf Konto (oder F6-Taste).
2. Geben Sie die Ausweisnummer im Feld Ausweisnr. ein. Falls für den Benutzer
Bemerkungen oder allgemeine Sperrvermerke eingetragen sind, werden diese
angezeigt. In diesem Fall ist eine Sicherheitsfrage zu beantworten.
3. Schließen Sie das Benutzerkonto wieder durch Drücken der Eingabetaste oder
Anklicken des grünen Hakens. Es werden eventuell noch ausstehende Gebühren
angezeigt, und Sie können einen Beleg für den Benutzer ausdrucken lassen. Wenn
Sie das Benutzerkonto hingegen durch Abbruch schließen (Esc-Taste oder
Schaltfläche mit rotem Kreuz), wird das Benutzerkonto ohne weitere
Überprüfungen z. B. der Gebühren und ohne Belegdruck geschlossen.
Tipps:
• Den jeweils letzten Benutzer können Sie durch Drücken der Einfg-Taste aufrufen.
• Sie können das Layout des Benutzerkontos anpassen, indem Sie die Spalten
verschieben und im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf Layout speichern
klicken.
Benutzer
Wenn Sie das Benutzerkonto aufrufen, erhalten Sie folgende Informationen zum
Benutzer:
• Name, ggf. Gültigkeitsdauer des Ausweises (bei Verwendung von
Benutzungsgebühren), Adresse und Geburtsdatum.
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
rechts neben dem Namen offene Gebühren in roter Schrift:
Zeile 1: alle offenen Gebühren, die bis heute angefallen sind und noch nicht
bezahlt wurden.
Zeile 2: Zusätzlich zur Zeile 1 alle Säumnisgebühren, die theoretisch anfallen
würden, wenn der Benutzer alle Medien zurückgeben oder verlängern würde
(schwebende Gebühren).
Kürzel für die Benutzergruppe, Alter
Anzahl fälliger Medien und Anzahl von Medien, die im Laufe der kommenden
Woche fällig sind
Anzahl sonstiger ausgeliehener Medien und die Gesamtanzahl ausgeliehener
Medien
Auf der rechten Seite wird in roter Schrift MEMO angezeigt, falls vorhanden. Das
Memofeld kann mit der Tastenkombination STRG + M aufgerufen und bearbeitet
werden
Entliehene Medien
Sie sehen im Benutzerkonto, was der Benutzer derzeit bereits ausgeliehen hat sowie
welche Medien für ihn vorgemerkt sind.
Medien sind farblich wie folgt markiert:
• innerhalb der Frist: grün
• kurz vor der Fälligkeit: braun
• überzogene Medien: rot
Die Medienliste hat folgende Spalten:
• Verfasser, Titel, Frist und Buchungsnummer
• Gebühr: Zeigt nur Gebühren an, wenn Säumnisgebühren berechnet werden.
Dies ist kein Hinweis auf sonstige offene Gebühren.
• Mediengrp. und Mediennr.: Die Mediennummer ist eine interne Nummer, nicht
identisch mit der Buchungsnummer.
• Ausleihb.: Ausleihbemerkung
• Ausl.-Status: Es gibt folgende Status:
X
1. Mahnung wurde durchgeführt
Y
Z
Kleines x
Kleines y
1 bis 9
1. bis 9. Verlängerung wurde durchgeführt
E
Entliehen, ohne weitere Vorgänge
V
Verlust
A
Abhanden
Tabelle: Ausleihstatus
•
•
•
•
•
•
•
Ausleihhinweis
Zweigstelle: Besitzende Zweigstelle
Ausleihstelle: Zweigstelle, in der das Medium entliehen oder verlängert wurde.
Ausleih-/Verlängerungsdatum: Wenn keine Verlängerung stattgefunden hat, ist
das Verlängerungsdatum identisch mit dem Ausleihdatum.
Ausleihdatum
Bemerkung, Standort und 2. Standort
Leihgebühr: Wird nur bei spezieller Einstellung zu Leihgebühren verwendet.
•
•
Nutzerhandbuch
Vorbest.: Das Feld zeigt die Anzahl der aktuell für dieses Exemplar vorliegenden
Vorbestellungen an.
Altersfreigabe und Nicht verlängerbar
Kontextmenü für entliehene Medien
Sie können im Benutzerkonto folgende Aktionen mit der rechten Maustaste durchführen:
• Originalzustand: Layout, d. h., die Anzeige der einzelnen Spalten, wird wieder
auf den Originalzustand gesetzt, d. h. die Einstellung der Installation.
• Layout speichern: Wenn Sie einzelne Spalten verkleinert, vergrößert oder
verschoben haben, können Sie das neue Layout speichern. Das Layout gilt für
diesen Arbeitsplatz.
• Layout rückgängig: Auf das zuletzt verwendete Layout zurückgreifen.
• Spalte(n) fixieren: Eine beliebige Spalte fixieren. D. h., beim Scrollen nach
rechts bleibt diese Spalte stehen.
• Rückgabe: Direkt im Benutzerkonto können Sie auch Rückgaben verbuchen.
• Verlängern: Direkt im Benutzerkonto können Sie auch Verlängerungen
verbuchen. Eine Anpassung der Leihfrist ist hierbei aber nicht möglich.
• Makulieren (Beschädigt): Exemplare können direkt aus dem Konto makuliert
werden, d. h., im Katalog wird der Status auf Makuliert gesetzt. Das
Exemplar wird damit aus dem Benutzerkonto entfernt. In der
Exemplarbemerkung wird der Hinweis auf die Beschädigung automatisch
eingetragen. Es erscheint zudem im Benutzerkonto eine Meldung zu den
zugehörigen Gebühren.
• Makulieren (Verlust): Funktion analog zu Makulieren (Beschädigt), allerdings
für Verluste.
• Ersatz buchen: Bevor Exemplare makuliert werden, kann Ersatz gebucht
werden, d. h. der Benutzer muss den Wert des Exemplars bezahlen.
• Verlust: Ein Exemplar kann über die rechte Maustaste im Benutzerkonto auf
den Ausleihstatus Verlust oder Abhanden gesetzt werden. Beantworten Sie
die Frage zu Gebühren mit Ja oder Nein. Bei Ja werden die Säumnisgebühren
berechnet und bei Rückgabe des Exemplars in voller Höhe auf das
Benutzerkonto gebucht. Bei Nein wird die Berechnung der Säumnisgebühren
unterbrochen. Wenn bereits Säumnisgebühren für das nun als verloren
gekennzeichnete Exemplar angefallen sind, folgt eine weitere Frage zu den
zugehörigen Gebühren. Bei Ja werden die bis jetzt entstandenen
Säumnisgebühren auf das Benutzerkonto gebucht. Das Exemplar erhält
dadurch den internen Ausleihstatus A - Abhanden. Der Exemplarstatus steht
weiterhin auf Entliehen, und das verlustgebuchte Exemplar ist auch
weiterhin auf dem Benutzerkonto sichtbar. Bei Nein verfallen die
Säumnisgebühren. Das Exemplar erhält dadurch den internen Ausleihstatus V Verlust. Der Exemplarstatus steht weiterhin auf Entliehen und das
verlustgebuchte Exemplar ist auch weiterhin auf dem Benutzerkonto sichtbar.
• Leihfrist: Diese Funktion ist im Benutzerkonto nicht verwendbar.
• Exemplarinfo: Zu einem markierten ausgeliehenen oder vorgemerkten
Exemplar können Exemplardaten angezeigt werden, z. B. den letzten Leser,
Mahndaten.
• Beleg: Es kann ein Kontobeleg gedruckt werden. Dies hat dieselbe Funktion
wie das Markieren des Kontrollkästchens bei Beleg im oberen Fensterbereich.
• Druck: Es kann ein Ausdruck erzeugt werden, z. B. wenn kein
Quittungsdrucker angeschlossen ist.
•
•
Nutzerhandbuch
Brief: Es kann ein Brief an den Benutzer verschickt werden.
Mail: Es kann eine E-Mail an den Benutzer verschickt werden.
Vorbestellungen
Sie erhalten im Benutzerkonto Informationen zu vorgemerkten Medien. Im unteren Teil
des Kontofensters werden Ihnen dazu alle vorbestellten Medien des Benutzers angezeigt.
Die Vorbestellungen sind farblich wie folgt markiert:
• noch nicht bereitgestellt: schwarz
• bereitgestellt: grün
Die Vormerkungen können in dieser Liste auch gelöscht werden: Markieren Sie die
Vorbestellung im Benutzerkonto und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü Löschen.
Gebühren
Sie rufen das Gebührenkonto eines Benutzers im rechten Fensterbereich über Gebühren
(oder F8-Taste) oder im Menü über Verbuchung → Gebühren auf. Dort werden alle in der
Vergangenheit gebuchten und bezahlten Gebühren gespeichert.
Der Saldo im oberen Fensterbereich zeigt den Gebührenkontostand des Benutzers an. Ein
Minuszeichen vor dem Betrag bedeutet, dass der Benutzer der Bibliothek etwas schuldet.
Wenn kein Minuszeichen angegeben ist, hat der Benutzer ein Guthaben auf seinem
Konto.
Die Anzeige des Gebührenkontos ist chronologisch, die neuesten Gebühren stehen oben.
Es werden folgende Spalten angezeigt:
Datum
Datum der Buchung
Buchung
Kurzbezeichnung der Gebühr
Gebühr
Betrag, der vom Benutzer zu zahlen ist oder war.
Zahlung
Betrag, der bezahlt wurde.
Kommentar
Ausführliche Buchungsbezeichnung
Exemplarnr.
Interne Nummer des Exemplars. Wird nur ausgefüllt,
wenn die Gebühr speziell zu einem Exemplar gebucht
wurde (betrifft z. B. Verzugsgebühren oder
Ersatzbuchung).
Zweigstelle
Angabe, in welcher Zweigstelle der Betrag oder die
Zahlung gebucht wurde.
Kennung
Kennung, die zum Zeitpunkt der Buchung in
BIBLIOTHECAplus angemeldet war.
Offen
Noch zu zahlender Betrag
Zeit
Uhrzeit der Buchung an.
Lfd. Nr.
Jede Buchung erhält eine laufende Nummer. Anhand
dieser Nummer kann festgestellt werden, ob die
Buchungen kontinuierlich fortlaufen. Die laufende
Nummer wird vor allem bei Kassenprüfungen
benötigt.
Flag
(Feld wird nicht verwendet)
HstKurz
Kurztitel des Mediums
Verfasser
Verfasser des Mediums
Buchungsnr
Nutzerhandbuch
Buchungsnummer des Exemplars
Tabelle: Gebühren
Die Spalten HstKurz, Verfasser und Buchungsnr. sowie entsprechende Angaben im
unteren Bereich des Gebührenjournals werden ausgeblendet, wenn der Parameter
„Einstellungen – Konfiguration SYS –Direkteinstellungen – Ausleihe –
GebMedienAusblenden“
auf„J gesetzt ist.
Hinweis: Es kann sein, dass eine Spalte, z. B. Gebühr, nicht breit genug ist, um den
gesamten Betrag anzuzeigen. Sie können die Spaltenbreite mit der Maus anpassen und
diese Einstellungen auch über die rechte Maustaste als Standard speichern (Layout
speichern). Über die Rechteverwaltung können Sie das Verändern von Spaltenbreiten
auch grundsätzlich unterbinden.
Sie haben folgende Schaltflächen zur Auswahl:
• Schließen: Das Gebührenkonto wird geschlossen. Wenn die entsprechende
Einstellung getroffen wurde und noch Gebühren offen sind, wird das Fenster
Gebühren bezahlen angezeigt.
• Beleg: Beim darauffolgenden Schließen des Gebührenjournals wird ein Beleg
ausgegeben. Dieser enthält alle im Gebührenjournal vor dem Schließen
angezeigten Einträge.
• Drucken: Ermöglicht den Ausdruck des Gebührenkontos auf einem WindowsDrucker.
• Manuell buchen: Sie können Gebühren auch manuell buchen. Geben Sie
hierzu einen Betrag und einen erklärenden Text ein. Beträge ohne Vorzeichen
werden als Lastschrift gewertet, d. h., der Benutzer hat diesen Betrag zu
zahlen. Beträge mit Minuszeichen werden als Gutschrift gewertet, d. h., der
Benutzer hat bei der Bibliothek Geld eingezahlt oder bekommt Geld von der
Bibliothek zurück. Sie können das manuelle Buchen in der
Kennungsverwaltung sperren. Stellen Sie im Einstellungsmodul unter
Kennungen → Kennungen verwalten den Punkt Verbuchung → Kulanz →
Manuell buchen auf rot (gesperrt).
• Löschen: Gebührenpositionen oder Zahlungen löschen.
Hinweis: Wir empfehlen diese Löschfunktion nicht als
grundsätzliches Vorgehen, da hierdurch eventuell einzelne Vorgänge
z. B. bei einer Kassenprüfung nicht mehr nachvollziehbar sind.
Die Schaltfläche Löschen kann in den Einstellungen unter
Konfiguration(AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe →
Parameter: GebührenLöschen aktiviert oder deaktiviert werden.
• Schaltflächen zu Sonderbuchungen, F1 bis F12: Es können Sonderbuchungen
für Pauschalgebühren in immer gleicher Höhe gebucht werden, z. B. Verlust
CD, Rückspulgebühr für Videos. Die Einstellungen nehmen Sie im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Ausleihe: Sonderbuchungen
vor. Um die Gebühr zu buchen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche
oder drücken Sie die entsprechende Funktionstaste (z. B. F2-Taste). Das
Benutzerkonto wird mit dieser Gebühr belastet.
• Bemerkung zeigen: Über die Schaltfläche Bemerkung zeigen oder über
Benutzer-Bemerkung zeigen im Kontextmenü kann der Gebührenhinweis zum
Benutzer aufgerufen werden. Der Gebührenhinweis wird in den Benutzerdaten
in der Registerkarte Sperren/Hinweise eingetragen.
Nutzerhandbuch
Wenn Sie auf eine Zeile in der Gebührenübersicht mit der rechten Maustaste klicken,
haben Sie im Kontextmenü folgende Optionen:
• Exemplardaten anzeigen: Diese Funktion können Sie nutzen, wenn bei einer
Gebührenposition das gelbe Büchersymbol angezeigt wird. Zusätzlich zu der
Information im unteren Teil werden weitere Daten zum Exemplar angezeigt.
• Stornieren: Die markierte Gebühr oder Zahlung wird storniert, d. h., der
Benutzer muss den betroffenen Betrag nicht mehr zahlen. Es muss ein
Stornierungsgrund eingegeben werden. Im Register können im
Einstellungsmodul die benötigten Standardwerte hinterlegt werden:
Registerpflege → Werte → Tabelle: GebArtStorno. Die Stornierung kann als
Alternative zur Löschung vorgenommen werden. Vorteil der Stornierung ist,
dass die Gebühren und Stornos jederzeit nachgewiesen werden können. Ein
Grund für eine Stornierung kann z. B. eine Fehlbuchung sein. Die stornierten
Positionen werden im Gebührenkonto später in blauer Schrift dargestellt.
• Erlassen: Die markierte Gebühr wird erlassen, d. h., der Benutzer muss den
Betrag nicht mehr zahlen. Wie beim Stornieren wird ein Grund für den Erlass
eingetragen, z. B. Kulanzgründe.
• Bezahlen: Die markierte Gebühr wird bezahlt, d. h., der Benutzer zahlt den
entsprechenden Betrag in die Bibliothekskasse ein. Der Saldo des Benutzers
verringert sich um den bezahlten Betrag. Es ist ebenfalls möglich, mehrere
Gebühren gleichzeitig zu markieren und über die rechte Maustaste gleichzeitig
zu bezahlen.
Achtung!
Wenn eine Gebühr bereits bezahlt wurde, werden die Funktionen
Stornieren und Erlassen deaktiviert. D. h., wenn hierdurch
festgestellt wird, dass eine Gebühr falsch gebucht wurde, kann
diese storniert oder erlassen werden, bevor sie bezahlt wird. Falls
Sie erst einige Tage später feststellen, dass eine Gebühr oder
Zahlung falsch gebucht wurde, korrigieren Sie die Fehlbuchung z.
B. mittels Ausgleichsbuchung in der Kasse, Löschung der Gebühr
oder pe Gutschrift .
• Kassenbeleg: Beleg über die markierten Gebühren oder Zahlungen wird
gedruckt. Für den Ausdruck wird auf die Datei Belegg.txt aus dem
Programmverzeichnis ..\Templates\BELEG zurückgegriffen. Die Datei
können bei Bedarf angepasst werden.
• Verrechnen: Über diese Funktion lassen sich zwei zueinander passende
Positionen im Gebührenkonto manuell miteinander verrechnen, z. B. eine
manuelle Gebühr und eine manuelle Gutschrift. Diese Funktion steht nur im
Kontextmenü zur Verfügung, wenn das Verrechnen bei den markierten
Gebühren möglich ist.
Tipps:
• Sie können im Gebührenkonto mehrere Gebühren gleichzeitig markieren und
über die rechte Maustaste gleichzeitig bezahlen.
• Um nicht alle Gebühren anzeigen zu lassen, können verschiedene Einstellungen
aktiviert werden, die Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP) →
Ausleihe → Registerkarte: Grundeinstellungen vornehmen.
Nutzerhandbuch
Fenster Gebühren bezahlen
Neben der Zahlung über das Kontextmenü in der Gebührenliste können Sie außerdem
beim Schließen des Benutzerkontos bezahlen.
Hierzu bearbeiten Sie im Einstellungsmodul die Einstellung unter Konfiguration(AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: BezahlFkt). Dadurch erscheint
nach dem Schließen des Benutzerkontos das Fenster Gebühren bezahlen.
Dieses Fenster erscheint beim Abschluss der Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung und
Vorbestellung sowie beim Schließen des Benutzerkontos, des Gebührenkontos und der
Benutzermaske. Durch das Fenster erfolgt die Aufforderung, die offenstehenden
Gebühren vom Leser zu kassieren. Es wird im Fenster der Kontostand angezeigt.
Sie haben folgende Felder und Schaltflächen zur Verfügung:
• Eingabefeld Gegeben: Betrag eingeben, den der Benutzer bezahlt. Wenn der
Benutzer mehr bezahlt, als er Gebühren zu begleichen hat, wird unter
Wechselgeld der Betrag angegeben, den Sie dem Benutzer zurückzugeben haben.
Wenn der Benutzer weniger bezahlt als die offenen Gebühren, wird der
Restbetrag beim nächsten Aufruf des Lesers erneut verlangt.
• Ja: Der Betrag wird automatisch als bezahlt gebucht, d. h. im Gebührenkonto des
Lesers erscheint der entsprechende Betrag als Zahlung. Der Saldo des Lesers wird
dadurch vollständig ausgeglichen.
• Nein: Der Betrag bleibt dadurch als Saldo im Gebührenkonto erhalten. Beim
nächsten Aufruf des Lesers wird der Betrag wieder verlangt.
• Teilerlass: Einen pauschalen Betrag erlassen. Der eingegebene Betrag wird als
Erlass im Gebührenkonto gespeichert.
• Konto: Ins Gebührenkonto des Lesers wechseln.
• Beleg drucken: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird beim Bestätigen
der Zahlung mit Ja eine Zahlungsquittung ausgedruckt.
• Rest erlassen: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird beim Bestätigen
mit Ja der Rest der Gebühren erlassen. Sie geben hierfür zuvor im Feld Gegeben
einen Betrag ein, der geringer ist als die Gesamtsumme der Gebühren. Geben Sie
zudem im Feld Erlassgrund einen Text ein, der den Grund des Erlasses erklärt.
Guthaben
Guthaben buchen Sie auf folgendem Weg in BIBLIOTHECAplus:
1. Rufen Sie in der Ausleihe / Verbuchung über Gebühren (F8) einen Benutzer auf.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen.
3. Geben Sie eine Gutschrift mit einem Minuszeichen ein.
4. Bestätigen Sie diese Buchung. Der Saldo des Benutzers ändert sich und zeigt
den gutgeschriebenen Betrag an.
Bei diesem Verfahren wird das Guthaben wie eine normale Zahlung gewertet
und taucht aus diesem Grund auch unter Abschluss → Auswertungen:
Zahlungen mit auf.
Wenn Sie dies nicht wünschen, sondern das Guthaben nur intern verrechnen möchten,
können Sie folgende Alternative nutzen:
1. Legen Sie in den Einstellungen unter Konfiguration (AP) → Ausleihe →
Registerkarte: Sonderbuchungen eine Sonderbuchung an. Diese sollte wie folgt
aufgebaut sein:
• Buchung: IG Guthaben
Durch das "IG" wird festgelegt, dass es sich um ein Guthaben handelt, das
nicht als Zahlung in die Auswertung der Zahlungen mit eingerechnet werden
2.
3.
4.
5.
6.
Nutzerhandbuch
soll.
• Bezeichnung: IG Guthaben
• Betrag: -x,00
Wenn Sie das Feld "Betrag" verlassen, werden daraus zwei Minuszeichen
gebildet. Dies kennzeichnet ebenfalls das Guthaben.
Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu.
Betätigen Sie unter Gebühren (F8) die mit dem Guthaben belegte
Funktionstaste. Das Guthaben wird in das Benutzerkonto gestellt.
Möchten Sie eine existierende Gebühr mit dem Guthaben verrechnen, markieren
Sie das neue Guthaben und die Gebühr. Beide müssen einen identischen Betrag
aufweisen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Verrechnen. Das Guthaben wird mit
der offenen Gebühr verrechnet.
Wenn es zum neu eingebuchten Guthaben noch keine offene Gebühr gibt,
können Sie das Guthaben im Benutzerkonto stehen lassen. Solange das
Guthaben noch nicht verrechnet ist, erscheint das Guthaben nach wie vor in der
Auswertung der Zahlungen. Sobald eine neue Gebühr eingebucht wird, wird
das Guthaben mit dieser neuen Gebühr verrechnet und ausgeglichen.
Unter Abschluss → Auswertung Zahlungen ist das auf diesem Weg eingebuchte
Guthaben nicht mehr zu finden. Es werden nur die tatsächlichen Zahlungen
angegeben.
Vorbestellungen
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu Vorbestellungen. Zu den Vorbestellungen
sind verschiedene Einstellungen im Einstellungsmodul möglich, z. B.:
• Sie können die maximale Anzahl an Vorbestellungen vorgeben. Gehen Sie dazu im
Einstellungsmodul auf Konditionen → Weitere Konditionen. Über die Schaltfläche
Hinzufügen können Sie unter Sonstiges die Kondition SMEB nutzen, um die Anzahl
der Vorbestellungen pro Mediengruppe oder Benutzergruppe auf eine bestimmte
Anzahl festzulegen. Wird die Anzahl der möglichen Vorbestellungen
überschritten, erscheint in der Ausleihe eine entsprechende Sperre. Für den LANOPAC und den Web-OPAC gelten jeweils separate Einstellungen:
o LAN-OPAC: Einstellungen → Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung →
Abschnitt: OPAC → Parameter: MaxExemplarBest.
o Web-OPAC: In der Datei changeini.exe unter Abschnitt: ALLGEMEIN →
Parameter: ANZ_VORMERKUNGEN.
• Sie können festlegen, für welchen Exemplarstatus keine
Vorbestellbenachrichtigung versandt werden soll. Gehen Sie dazu im
Einstellungsmodul auf Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt:
Ausleihe / Parameter StatusNichtVersenden. Geben Sie alle
Exemplarstatuskürzel an, zu denen keine Benachrichtigungen versandt werden
sollen, z. B. Statusbezeichnungen wie G / Gesperrt, M / Makuliert. Geben
Sie im Feld Wert nur die Kürzel des Status an. Mehrere Angaben werden mit
Komma getrennt, geben Sie den Status in einfachen Hochkommas an, z. B.:
’M’,’G’,’T’. Beachten Sie, dass Sie bei diesem Parameter nur die Kürzel des
Exemplarstatus verwenden dürfen. Diese finden Sie im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte → Tabelle: Exemplarstatus.
Nutzerhandbuch
Hinweise:
• Achten Sie darauf, dass Sie bei der Recherche für die Vorbestellung die
Ausleihrecherche verwenden. Klicken Sie nicht auf die Katalogrecherche, da Sie
dort die weiteren Funktionen für die Vorbestellungen nicht nutzen können.
• Bei mehrfach vorhandenen Exemplaren werden alle vorgemerkt, die den
Exemplarstatus Entliehen aufweisen. Eine Vormerkung ist dann
standardmäßig nicht möglich, wenn ein Exemplar einen anderen Status, z. B.
Verfügbar aufweist. Exemplare, die über ein Benutzerkonto als Verlust
gekennzeichnet wurden, können nicht vorbestellt werden. Wenn Sie generell die
Vorbestellung für andere Status zulassen möchten, können Sie die Einstellung
im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP) → Direkteinstellung → Abschnitt:
Ausleihe → Parameter: VorbestExStatus verwenden. Dort können Sie z. B.
im Feld Wert auch E,V eintragen. Die Kürzel der Exemplarstatus finden Sie in
den Einstellungen unter Registerpflege → Werte → Tabelle: Exemplarstatus.
Vorbestellung durchführen
Um eine Vorbestellung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf Vorbestellen (oder F4-Taste) oder wählen
Sie im Menü Verbuchung → Vorbestellen.
2. Geben Sie die Ausweisnummer des Benutzers ein, für den Medien vorbestellt
werden sollen.
3. Da Sie bei Vorbestellungen meist keinen Barcode zur Verfügung haben, klicken Sie
auf Recherche (oder F12-Taste). Das Fenster der Dienstrecherche öffnet sich.
4. Suchen Sie nach dem Titel, den der Benutzer vorbestellen möchte.
5. Markieren Sie in der Trefferliste den Titel und klicken Sie auf Auswählen oder
Vorbestellen.
Alternativ können Sie wie folgt vorgehen:
1. Verwenden Sie die Medienrecherche, z. B. über Klick auf Recherche.
2. Markieren Sie den Titel in der Trefferliste und klicken Sie auf Vorbestellen.
3. Scannen Sie den Ausweis des Benutzers ein. Der ausgewählte Titel erscheint in der
Verbuchungsmaske.
4. Schließen Sie die Vorbestellung mit Drücken der Eingabetaste oder Klick auf den
grünen Haken ab. Die Vormerkung wird im Leserkonto angezeigt.
Hinweis:
Wenn ein Leser ein vorbestelltes Medium verlängern möchte, dies aber aufgrund einer
Vorbestellung nicht möglich ist, haben Sie auch folgende Möglichkeit: Beantworten Sie
die Sicherheitsfrage mit Ja, schließen Sie den Verlängerungsvorgang aber noch nicht
ab, sondern rufen Sie über Leihfrist (oder F7-Taste) den Leihfristkalender auf und
verkürzen die Verlängerungsfrist entsprechend.
Vorbestellungen verwalten
Bei einer vorliegenden Vorbestellung kann es folgende Situationen geben:
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Vorbestelltes Medium wird zurückgegeben:
Es erfolgt eine Meldung, angezeigt werden Ausweisnummer, Name und
Adresse. Außerdem erscheint ein Sperrvermerk, den Sie mit Klick auf OK
bestätigen müssen. Sofern eingestellt ist, dass bei der Rückgabe vorbestellter
Medien automatisch ein Beleg ausgedruckt werden soll, wird die Mitteilung
auch ausgedruckt. Der Beleg kann z. B. ins Buch gelegt werden. Im Katalog
erhält dieses Exemplar den Exemplarstatus Zurückgelegt.
Vorbestelltes Medium soll verlängert werden:
Es erfolgt eine Meldung, dass dieses Exemplar nicht verlängert werden konnte.
Wenn Sie dennoch versuchen, durch Doppelklick das betreffende Medium zu
verlängern, erscheint ein weiterer Sperrvermerk. Beantworten Sie die Frage mit
Ja, wird das Medium trotz der Vormerkung verlängert, bei Nein wird die
Verlängerung nicht durchgeführt.
Benachrichtigung:
Wenn ein Benutzer über ein eingetroffenes Exemplar informiert werden soll,
muss eine Benachrichtigung erstellt werden. Dies geschieht über Recherche →
Vorbestellungen oder über den automatischen Tagesabschluss. Es kann der
Benutzer auch telefonisch benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung sollte
dennoch intern in BIBLIOTHECAplus durchgeführt werden, damit die Abholfrist
gesetzt werden kann.
Wenn ein Benutzer die Benachrichtigung erhalten hat, das Exemplar jedoch
nicht fristgerecht abholt, kann eine Abräumliste erstellt werden. Zudem kann
die Vorbestellung automatisch gelöscht werden. Wenn keine weiteren
Vorbestellungen vorliegen, wird das Exemplar vom Status Zurückgelegt auf
den Status Verfügbar gestellt. Wenn weitere Vormerkungen für das
Exemplar vorhanden sind, wird das Exemplar für den nächsten Benutzer
bereitgestellt.
Vorbestellung löschen
Wenn ein Benutzer vor dem Abholen eines Mediums mitteilt, dass er dieses doch nicht
benötigt, müssen Sie die Vormerkung manuell löschen.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Benutzerkonto über Konto (oder F6-Taste). Die Vormerkungen
stehen im unteren Teil des Kontos.
2. Markieren Sie den Titel, der gelöscht werden soll.
3. Klicken Sie diesen mit einem rechten Mausklick an und klicken Sie im Kontextmenü
auf Löschen.
4. Schließen Sie das Benutzerkonto und recherchieren Sie den Titel, den der Benutzer
vorbestellt hatte. Alternativ können Sie im Konto direkt mit rechter Maustaste auf
die Vorbestellung klicken und im Kontextmenü Exemplarinfo klicken.
5. Wählen Sie bei den Exemplardaten, die Ihnen jetzt angezeigt werden, die
Registerkarte Vorbestellungen aus. Markieren Sie die Vorbestellung, die gelöscht
werden soll und klicken auf Löschen.
Alternativ können Sie folgende Vorgehensweise verwenden:
1. Wählen Sie im Anfangsmodus des Ausleihmoduls Recherche → Vorbestellungen.
2. Markieren Sie den betreffenden Titel.
Nutzerhandbuch
3. Klicken Sie auf Löschen.
Medienanzeige bei Vorbestellungen
In die Medienanzeige zu einer Vorbestellung gelangen Sie, wenn Sie beim
Vorbestellvorgang einen Titel recherchieren. Klicken Sie auf Vorbestellen und
anschließend auf Recherche und Suchen. Die Trefferliste bietet folgende
Zusatzfunktionen zur Vorbestellung:
• Kontrollkästchen Alle Ex-Status: Standardmäßig können nur Exemplare
vorgemerkt werden, die den Status Entliehen aufweisen. Wenn Sie auch
Exemplare mit einem anderen Status vormerken wollen, markieren Sie dieses
Kontrollkästchen. Dies ist z. B. möglich bei sinnvoll bei Medien aus anderen
Zweigstellen, die den Status Verfügbar aufweisen.
• Kontrollkästchen Alle Zweigst.: I. d. R. werden nur Medien der Zweigstelle
vorgemerkt, in der die Vorbestellung vorgenommen wird. Mit diesem
Kontrollkästchen können Sie dies auch für andere Zweigstellen ermöglichen.
Wenn Sie generell Vormerkungen in anderen Zweigstellen zulassen möchten,
geben Sie dies im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Ausleihe →
Registerkarte: Zweigstellen an.
• Kontrollkästchen Sammelbestell.: Mit dieser Option können Sie mehrere Titel
vorbestellen. Dem Benutzer ist dabei gleichgültig, welches Medium er zuerst
erhält. Er erhält daher das erste Medium, das verfügbar wird. Für diesen Fall
markieren Sie das Kontrollkästchen, markieren diejenigen Zeilen aus der
Trefferliste, die für den Benutzer in Betracht kommen und klicken Sie auf
Auswählen oder Vorbestellen. Schließen Sie die Vorbestellung ab. Diese gilt
bereits als erfüllt, sobald eines der markierten Medien verfügbar ist. Die
Vorbestellungen für die übrigen markierten Medien wird dann gelöscht.
Hinweis: Wenn ein Leser alle markierten Titel haben möchte, dürfen
Sie die Option Sammelbestell. also nicht aktivieren.
• Kontrollkästchen Nur ein Exemplar: Wenn mehrere Exemplare zu einem Titel
vorhanden sind, werden standardmäßig alle Exemplare vorbestellt, die den
Status Entliehen haben. Dies können Sie mit diesem Kontrollkästchen
verhindern, z. B. wenn Sie ein ganz bestimmtes Exemplar für interne Zwecke
vormerken wollen.
Wenn Sie die gewünschten Zeilen und Kontrollkästchen markiert haben, können Sie
folgende Schaltflächen nutzen:
• Auswählen: Sind mehrere Titel in der Trefferliste enthalten, müssen Sie den
zutreffenden Titel markieren und dann in die Vorbestellung übernehmen.
• Abbrechen: Abbruch und Rückkehr in die Verbuchung
• Suchen F3: Neue Suche im Medienbestand
• Vorbestellen: Alternativ zu Auswählen. Wenn Sie zuerst in die Recherche
gehen, bevor Sie den Leserausweis einscannen, müssen Sie die Schaltfläche
Vorbestellen verwenden.
• Schaltfläche mit Katalogkarte (oder F12-Taste): Anzeige weiterer Daten zum
markierten Titel.
• Sortierung: Möglichkeit zur Sortierung der Trefferliste nach verschiedene
Kriterien aus der Auswahlliste.
• Drucken: Drucken der angezeigten Liste, z. B. wenn die Vormerkung noch
nicht vorgenommen werden soll.
Nutzerhandbuch
Vorbestellliste
Im Ausleihmodul über das Recherche → Vorbestellungen gelangen Sie in die Liste aller
Vorbestellungen. Sie können in der Vorbestellliste folgende Funktionen nutzen:
• Prüfen der Vorbestellliste nach verschiedenen Kriterien
• Benachrichtigen von Lesern, deren Vorbestellung eingetroffen ist (per Brief
oder per E-Mail).
• Löschen von Vorbestellungen
• Abräumen von Vorbestellungen, die nicht rechtzeitig abgeholt wurden.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Vorbestellliste aufzubauen:
1. Klicken Sie im Ausleihmodul im Menü auf Recherche → Vorbestellungen. Es
erscheint die Frage, ob die komplette Vorbestellliste aufgebaut werden soll.
2. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die komplette Liste ansehen möchten. Wenn Sie viele
Vormerkungen verwalten, kann der Aufbau der Liste einige Zeit dauern. Es kann
daher auch sinnvoll sein, zunächst nicht die komplette Liste aufbauen zu lassen und
zuerst eine spezielle Auswahl im rechten Fensterbereich zu treffen.
Im rechten Fensterbereich haben Sie folgende Optionen:
• Anzeige
• Alle: Zeigt alle Vorbestellungen, unabhängig vom Status: bestellt,
bereitgestellt oder benachrichtigt.
• Bereitgest.: Zeigt alle Vormerkungen, die schon für den Benutzer
zurückgelegt wurden. Anhand des Eintrags in der Spalte Bis kann festgestellt
werden, ob der Benutzer bereits benachrichtigt wurde. Wenn noch keine
Benachrichtigung stattgefunden hat, ist die Spalte Bis leer.
• Nicht entl.: Es werden alle Vormerkungen angezeigt, die auf nicht
entliehene Medien vorgenommen wurden.
• Zu benachricht.: Es werden alle Vormerkungen gezeigt, zu denen eine
Benachrichtigung für den Benutzer ausgedruckt werden muss.
• Nicht abgeholt: Es werden alle Vormerkungen aufgerufen, die bisher
nicht vom Vormerker abgeholt wurden.
Hinweis: Wir empfehlen, die Optionen zum Transport in dieser
Auswahlliste nicht zu verwenden, sondern die spezifische
Transportfunktion des Zweigstellentransports.
• Schließen: Beendet die Vorbestellliste.
• Benachrichtigen: Nur bei der Auswahl der bereitgestellten und der zu
benachrichtigenden Vormerkungen aktiv.
Auswahl Zu benachricht.: Benachrichtigungsbrief an den Benutzer
drucken. Sobald der Brief gedruckt wird, wird in der Spalte Bis das
Abholdatum eingesetzt. Das Datum errechnet sich anhand der eingestellten
Frist. Auch wenn kein Brief gedruckt werden soll, sondern z. B. telefonisch
benachrichtigt wird, sollte die Schaltfläche Benachrichtigen verwendet
werden, damit das Abholdatum gesetzt werden kann. Sie können in diesem
Fall im Druckoptionsfenster auf die Option Anzeige verwenden. Bei Benutzern,
bei denen die E-Mail-Option aktiviert ist, wird automatisch die E-Mail versandt.
Sobald das Bis-Datum gesetzt ist, verschwindet die Vorbestellung aus der Liste
Zu benachrichtigen.
Hinweis:
Der Vorgang des Benachrichtigens mit Ausdruck kann auch in den
automatischen Abschluss integriert werden.
Nutzerhandbuch
Der Benachrichtigungsbrief kann mit Hilfe einer Word-Vorlage erstellt
werden. Beachten Sie dazu die Anweisungen unter Umstellen des
Drucks auf Word.
Tipp:
Sie können auf die Vorbestellbenachrichtigung verschiedene
Informationen mit aufnehmen. Bearbeiten Sie hierzu je nach Bedarf
die Dateien V_BEST.txt ,V_BEST.HED und v_best.dot in den
entsprechenden Ordnern unter ..\BIBLIO_CLIENT\Templates.
Um die Ausleihstelle oder Zweigstelle mit anzugeben, muss die
Variable <Ausleihstelle> oder <Zweigstelle> vorhanden sein.
Um die Ausleihstelle im Brief komplett in Langform anzugeben, gehen
Sie zudem im Einstellungsmodul wie folgt vor:
• Unter Registerpflege → Register: ZweigstelleLang
anlegen, Werte:
ZWEIGSTELLE / ZWEIGSTELLE / 3 /
ZWEIGSTELLE_BEZ / 20
• Unter Registerpflege → Eingabefelder: Neues Feld für
ZweigstelleLang anlegen und zu ZweigstelleLang
zuordnen.
Im Report wird nun die Variable Zweigstelle=HST und
Ausleihstelle Hauptstelle ausgegeben.
•
Auswahl Bereitgest.: Wenn bei dieser Auswahl Benachrichtigen gedrückt
wird, wird bei der markierten Vorbestellung das Datum im Feld Bis gelöscht, falls
vorhanden. Diese Funktion kann z. B. verwendet werden, wenn der Vorbestellbrief
erneut gedruckt werden soll. Sobald das Bis-Datum gelöscht ist, erscheint die
Vorbestellung wieder in der Liste nach Auswahl con Zu benachricht.
• Liste drucken: Angezeigte Vorbestellliste ausdrucken
• Alle wählen: Alle Zeilen markieren
• Versandwahl: Benutzte Versandart auswählen: Brief, E-Mail oder SMS. Die
Auswahl bewirkt, dass alle Benutzer einen Haken erhalten, bei denen in den
Benutzerdaten diese Versandoption für die Mahnung gesetzt und z. B. eine EMail-Adresse oder Mobilfunknummer eingetragen ist.
• Löschen: Die markierte Vorbestellung löschen. Alternativ können Sie
Vorbestellungen auch im Leserkonto und in der Exemplarinfo löschen.
• Abräumen: Verwenden Sie diese Funktion, um Vorbestellungen abzuräumen,
die nicht abgeholt wurden, also den Status Nicht abgeholt haben. Wenn
Sie diesen Status in der Auswahlliste Anzeige auswählen, wird die Schaltfläche
Abräumen aktiv. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Abräumen
durchzuführen. Das System prüft dabei, ob noch weitere Vormerkungen auf
die Exemplare bestehen. Wenn ja, wird das Exemplar für den nächsten
Benutzer aus der Vormerkungsliste bereitgestellt. Die Vorbestellung findet sich
somit bei der Auswahl der zu benachrichtigenden. Wenn keine weitere
Vormerkung für das Exemplar existiert, erhält das Exemplar den Status
Verfügbar. Sobald die Abräumfunktion genutzt wurde, werden die
abgeräumten Exemplare in roter Schrift angezeigt.
Die Frist, bis wann ein bereitgestelltes Exemplar bereitgestellt bleiben soll,
bevor es abgeräumt wird, bestimmen Sie über die Standardkonditionen zu den
Leihfristen.
•
•
Nutzerhandbuch
Abräumliste: Sobald die Funktion Abräumen genutzt wurde, kann für die
abgeräumten Exemplare die Abräumliste gedruckt werden. Die Abräumliste
kann auch über den automatischen Abschluss generiert werden. Dabei werden
die Exemplare ebenfalls abgeräumt.
Zweigstelle: Wählen Sie eine Zweigstelle aus der Auswahlliste, für die Sie die
Vorbestellungen anzeigen lassen wollen.
Diese Funktion ist eine Sonderfunktion zu Vormerkungen speziell für Medien- oder
Kreisbildstellen, z. B. für die Ausleihe von Medien und Projektoren.
Hinweis: Bitte Kontaktieren Sie vor der Nutzung dieser Funktion den OCLC-Support.
Die Einstellung zu dieser Funktion finden Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration
(Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: VorbestellZeitraum.
In den Einstellungen kann außerdem der Parameter VorbestBisAlsZurück unter
Konfiguration(AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe eingestellt werden. Wenn
der Parameter auf 1 gestellt wird, wird bei der Vorbestellung ein Vorbestellzeitraum
angegeben. Das dort vermerkte Bis-Datum wird bei der Ausleihe als Rückgabefrist
verwendet. Die Standardleihfrist wird somit übergangen.
Vorbestellung durchführen
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorbestellung für einen zukünftigen Zeitraum
durchzuführen:
Nach Eingabe der Lesernummer besteht die Möglichkeit, den gewünschten
Vormerkzeitraum einzugeben. Bei der anschließenden Recherche bezieht sich die
Verfügbar- und Entliehen-Anzeige (grün / rot) auf die Verfügbarkeit in dem vorher
angegebenen gewünschten Vormerkzeitraum. Man kann somit in der Exemplaranzeige
jedes Titels direkt erkennen, welche und wie viele Exemplare für den angegebenen Termin
verfügbar sind:
1. Wählen Sie im Ausleihmodul Vorbestellen (oder F4-Taste) und öffnen Sie ein
Leserkonto.
2. Über das Menü Verbuchung → Vorbestellzeitraum (oder Strg+V) können Sie den
Vorbestellzeitraum vorgeben.
3. Rufen Sie die Recherche (oder F12-Taste) auf und führen Sie eine entsprechende
Recherche durch. Nach Markieren des gewünschten Titels in der Trefferliste werden
unten die Exemplare angezeigt. Ein Exemplar wird in roter Schrift angezeigt, wenn
es im gewünschten Zeitraum entweder noch ausgeliehen ist oder eine
Vorbestellung vorliegt.
4. Markieren Sie mit der linken Maustaste das Exemplar.
5. Über die rechte Maustaste wählen Sie im Menü Vormerkkalender anzeigen.
Dadurch wird für das betreffende Exemplar der Vormerkkalender angezeigt.
6. Wählen Sie in diesem Kalender den gewünschten Zeitraum aus, indem Sie den
ersten Tag des Zeitraums und mit gedrückter Umschalttaste den letzten Tag des
Zeitraums markieren. Die ausgewählten Tage werden dadurch blau unterlegt
angezeigt.
Nutzerhandbuch
7. Übernehmen Sie den gewählten Zeitraum mit OK. Falls der bereits über Verbuchung
→ Vorbestellzeitraum angegebene Vormerkzeitraum korrekt war, muss nicht erneut
auf den Vormerkkalender zugegriffen werden. Das in der Trefferliste angezeigte
Medium kann sofort in die Vorbestellung übernommen werden.
8. Über Recherche → Vorbestellungen können die Vorbestellungen zu einem Termin
angezeigt werden. Hierzu kann der erste Tag des gewünschten Vormerkzeitraumes
im Eingabefeld Vormerkdatum eingetragen und danach in der Liste Auswahl der
Eintrag Alle ausgewählt werden. Diese Liste kann mit Liste drucken ausgedruckt
werden. Die Medien, deren Vormerkzeitraum bereits erreicht ist, können somit aus
dem Regal geholt und bereitgestellt werden.
Vorbestellung mit Versand
Sie können auch Vorbestellungen mit Versand durchführen. Gehen Sie hierfür wie folgt
vor:
1. Wählen Sie im Ausleihmodul Vorbestellen (oder F4-Taste) und öffnen Sie ein
Leserkonto.
2. Über das Menü Verbuchung → Vorbestellzeitraum (oder Strg+V) können Sie den
Vorbestellzeitraum vorgeben.
3. Rufen Sie die Recherche (oder F12-Taste) auf und führen Sie eine entsprechende
Recherche durch.
4. Wählen Sie das Exemplar aus und klicken Sie es mit der rechten Maustaste an.
5. Wählen Sie im Kontextmenü zu versenden.
6. Speichern Sie die Vorbestellung. Im Konto erscheint bei dieser Vorbestellung in der
Spalte Ausleihbemerkung ein V.
7. Um die Vorbestellungen für den Versand vorzubereiten, wählen Sie Recherche →
Vorbestellungen.
8. Geben Sie im Eingabefeld Vormerkdatum das Datum der Vorbestellungen ein, die
aktuell bearbeitet werden sollen.
9. Wählen Sie aus der Auswahlliste Zu versenden. Es werden die Vorbestellungen
angezeigt, die für den Versand markiert wurden.
10. Über die Schaltfläche Benachrichtigen kann ein Versandbrief ausgedruckt werden.
Der Versandbrief kann über HED-Formulare oder über Word angesteuert werden.
Um den Ausdruck über Word zu aktivieren, kann der Punkt Konfiguration(Sys) →
Briefdruck → Vorbestellbenachrichtigungen im Einstellungsmodul aktiviert werden.
Beim Druck über HED wird das Formular V_versbest.hed, beim Druck über Word
die Datei V_versbest.dot verwendet.
11. Bei der Ausleihe der Vorbestellung wird in die Spalte Ausleihbemerkung ebenfalls
ein V eingetragen. In der Kontoübersicht und in der Exemplarinfo kann somit
jederzeit festgestellt werden, ob es sich um eine Ausleihe handelt, die über den
Versand ausgegeben wurde.
Nutzerhandbuch
Mahnungen
Es gibt folgende Möglichkeiten, Mahnungen zu bearbeiten:
• manuelle Mahnung
• automatische Mahnung
Zusätzlich ist es möglich, die automatische Mahnung im automatischen Abschluss zu
integrieren. Bei der automatischen Mahnung ist ein manueller Eingriff nicht möglich, z. B.
um einzelne Medien aus der Mahnung zu nehmen.
Hinweis: Die Mahnläufe sind unabhängig vom Abschluss und können jederzeit
gestartet werden. Da sie aber das Netz belasten, sollten sie nur bei wenig Betrieb
gestartet werden.
Einstellungen zu Mahnungen
Im Folgenden erhalten Sie Informationen über mögliche Einstellungen zu Mahnungen im
Einstellungsmodul. Die Standardkonditionen unter Konditionen → Standardkonditionen
gelten für alle Benutzer, alle Medien und alle Zweigstellen. Ausnahmen können unter
Konditionen → Weitere Konditionen eingestellt werden.
Tipp: Sie können selbst festlegen, wie die Mahnschreiben aussehen sollen. Über den
Parameter BriefMahnTabellenFelder im Einstellungsmodul unter Konfiguration
(AP) Direkteinstellung → Ausleihe können Sie die Felder eingeben, die im Anschreiben
enthalten sein sollen, z. B. TITEL||VERF, wenn der Titel und der Verfasser genannt
sein sollen. Dies gilt sowohl für die Versandart Brief als auch E-Mail.
Standardkonditionen
Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten:
• Mahnfristen:
Unter Konditionen → Standardkonditionen → Mahnfristen können Sie die
Zeiträume für bis zu fünf Mahnstufen eintragen. Sie können z. B. auch nur drei
Mahnstufen einrichten.
• Säumnis-/Mahngebühren:
Unter Konditionen → Standardkonditionen → Säumnis-/Mahngebühren geben Sie
Säumnis- und Mahngebühren ein.
• Säumnisgebühren:
Die Angaben zu Säumnisgebühren stellen Sie im oberen Bildschirmbereich ein.
Diese Gebühren werden unabhängig von einer Mahnung berechnet. Es
handelt sich dabei um Gebühren, die erst bei einer Rückgabe oder
Verlängerung auf das Leserkonto gebucht werden (schwebende Gebühren).
Man kann die Säumnisgebühren vor der Rückgabe im Leserkonto in der Spalte
Gebühr sowie in der unteren Zeile der Anzeige des Kontostandes und auf
Mahnbriefen einsehen. Die Berechnung der Säumnisgebühren ist abhängig
von der Einstellung der Kulanztage.
• Überziehung:
Bei einer Überziehung wird nach Ablauf der Frist und der Kulanztage einmalig
der genannte Betrag berechnet. Der Betrag wird bei jedem überzogenen
Exemplar fällig.
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Überzogener Tag: Nach Ablauf der Leihfrist und der Kulanztage wird für jedes
Exemplar und für jeden überzogenen Tag der genannte Betrag veranschlagt.
Bei den Einstellungen unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Ausleihe → Parameter: SäumnisgebÖffnung legen Sie fest, ob
diese Gebühr nur für Öffnungstage oder für alle Tage anfällt.
Überzogene Woche: Nach Ablauf der Frist und der Kulanztage wird für jedes
Exemplar und für jede angefangene Woche der genannte Betrag veranschlagt.
Der Parameter SäumnisGebÖffnung gilt nicht.
Mahngebühren: Mahngebühren werden in der Spalte unten links angegeben.
Die Mahngebühren werden pro Exemplar bei der Durchführung eines
Mahnlaufs berechnet. Es sind bis zu fünf Mahnstufen möglich. Wenn kein
Mahnlauf durchgeführt wird, entsteht keine Gebühr. Die Mahngebühren sind
unabhängig von den Säumnisgebühren. Wenn Sie bei beiden Gebührenarten
Beträge eingeben, werden beide bei den entsprechenden Vorgängen erzeugt
und addiert. Es handelt sich nicht um schwebende Gebühren, wie bei den
Säumnisgebühren.
pro Mahnbrief: Die Mahnpauschale wird pro Mahnbrief bei der Durchführung
eines Mahnlaufs berechnet. Es sind bis zu fünf Mahnstufen möglich. Es
können z. B. Portogebühren vermerkt werden. Wenn kein Mahnlauf
durchgeführt wird, entsteht keine Gebühr.
Weitere Konditionen
Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten:
1. Um bereits angelegte weitere Konditionen einzusehen, öffnen Sie die Funktion
unter Konditionen → Weitere Konditionen.
2. Um neue Konditionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Unter Mahnfristen tragen Sie für Benutzergruppen, Zweigstellen oder
Mediengruppen spezielle Mahnfristen ein.
4. Unter Säumnis-/Mahngebühren erfassen Sie für einzelne Benutzergruppen,
Zweigstellen oder Mediengruppen spezielle Gebühren.
Hinweis: Konditionen dürfen sich nicht gegenseitig ausschließen.
Bsp.: Sie haben eine Kondition MGUT für Kinder definiert. Abweichend von der
Standardüberziehung pro Woche sollen Kinder nur 0,10 EUR bezahlen. Zusätzlich
haben Sie eine Kondition MGUT definiert, bei der festgelegt wird, dass alle Leser für CDs
1,00 EUR Überziehung zahlen. Um Widersprüche zu vermeiden, legen Sie in diesem Fall
eine weitere Kondition für MGUT an, in der festgelegt wird, welcher Betrag für Kinder
und CDs gilt. D. h., beim Anlegen der Kondition füllen Sie die Felder Benutzergruppe
und Mediengruppe aus.
Briefdruck
Unter Konfiguration (SYS) → Briefdruck bestimmen Sie, für welche Schreiben WordFormulare verwendet werden. Die entsprechenden Formulare (.dot-Dateien für Word
oder .hed-Dateien für HighEdit) müssen auf dem Server im entsprechenden Verzeichnis
liegen, standardmäßig unter ..\Templates\DOT oder ..\Templates\HED.
•
•
Nutzerhandbuch
In der rechten Spalte nehmen Sie die Einstellungen für Schreiben, die die
Verbuchung betreffen (Mahnungen, Vormerkbriefe) vor.
In der linken Spalte nehmen Sie die Einstellungen für Schreiben vor, die die
Erwerbung und den Bestellvorgang betreffen.
Hinweise:
• Generell empfehlen wir die Verwendung von Word-Formularen. Die Makrosicherheit
der Formulare sollte auf mittel oder niedrig eingestellt sein.
• Beachten Sie den Unterschied zwischen Mahnungen und Gebührenmahnungen. Mit
Mahnungen werden überfällige Medien gemahnt, mit Gebührenmahnungen
werden offene Gebühren gemahnt.
Zusatzmodule und -funktionen – Formulareditor
Mahnversand per E-Mail
Unter Konfiguration (AP) → Direkteinstellungen → Abschnitt: All → Parameter:
Mailversandart wählen Sie die E-Mail-Versandart:
• M für MAPI: Für den MAPI-Versand benötigen Sie ein MAPI-fähiges E-Mail-Programm
wie Outlook. BIBLIOTHECAplus greift zum E-Mail-Versand auf dieses E-Mail-Programm
zu.
• S für SMTP: Für den E-Mail-Versand über SMTP wird kein E-Mail-Programm benötigt.
Folgende weitere Parameter sind für den Versand per SMTP einzustellen:
Konfiguration (SYS) → Direkteinstellung → Abschnitt: ALL → Parameter:
MAILSERVER: Stellen Sie den Namen des E-Mail-Servers ein, z. B.
mail.musterhausen.de.
Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe/ Parameter:
MailAbs: Geben Sie eine Absenderadresse an, von der aus die E-Mails verschickt
werden sollen. Außerdem können Sie im Parameter MailBCC eine weitere E-MailAdresse angeben, an die die E-Mails als Blindcopy verschickt werden.
Hinweise:
• Um E-Mails an Benutzer versenden zu können, muss in den Benutzerdaten eine EMail-Adresse hinterlegt sein. Zudem sind die notwendigen Einstellungen in der
Registerkarte Weitere in den Benutzerdaten vorzunehmen. Für den Mahnversand ist
M1-M5 relevant.
• Für den E-Mail-Versand liegen die entsprechenden Vorlagen auf dem Server unter
..\Templates\MAIL. Die Vorlagen dienen zum Einfügen vorgegebener E-MailTexte in den E-Mail-Versand, z. B. beim Text für die Mahnung. Sie können bei
Bedarf diese Dateien (v_mahn1.txt bis v_mahn5.txt) in Ihre Umgebung kopieren
und die von Ihnen benötigten Anpassungen am Text vornehmen. Folgende Felder
können verwendet werden: <Betreff>, <BRIEFANREDE>, <NAME>,
<VORNAME>, <AUSWEISNR>, <Datum>, <Ausleihstelle>, <TABELLE>
(enthält die Titeldaten zu den Mahnungen), <MAHNGEBÜHR> (die Währung kann
bei Bedarf als Text geändert und hinter der Mahngebühr angegeben werden).
• Beachten Sie im Fall von Windows 7: Wenn Sie Mahnungen über MAPI versenden
oder EDIFACT-Bestellungen per E-Mail durchführen, müssen Sie, um die
Funktionalität zu gewährleisten, einen Hotfix von Microsoft einspielen. Dieser kann
unter http://support.microsoft.com unter Artikelnummer 980681 bezogen werden.
Nutzerhandbuch
Manuelle Mahnungen
Gehen Sie wie folgt vor, um manuelle Mahnungen durchzuführen:
1. Wählen Sie im Ausleihmodul im Menü Mahnung → Manuell. Es erscheint die Frage
„Soll der Mahnlauf für die 1. Mahnstufe gestartet werden?“.
2. Klicken Sie auf Ja. Es wird die Mahnliste angezeigt. Es sind die betreffenden Medien
in der Registerkarte Mahnliste aufgelistet. Die Registerkarte Leser zeigt an, bei
welchem Leser Medien offen sind.
3. Im oberen Fensterbereich können Sie die Mahnstufe auswählen (1. Mahnung bis 5.
Mahnung). Im Einstellungsmodul unter Konditionen → Weitere Konditionen →
Punkt Mahnfristen kann zusätzlich eine Erinnerung aktiviert werden.
Hinweis: Durch Aufruf der Liste ist kein Mahnlauf durchgeführt worden. Sie
können jederzeit die Liste aufrufen, verlassen und wieder aufrufen, ohne
eine Mahnung durchzuführen.
4. Damit der Mahnlauf tatsächlich gestartet wird markieren Sie die gewünschten
Einträge und klicken Sie auf Mahndruck. Sie können dabei einzelne Zeilen mit
Doppelklick markieren oder alle markieren, indem Sie auf Alle wählen klicken.
5. Markieren Sie im Fenster Drucken → Kopieren je nach Bedarf Anzeigen oder
Drucken und klicken Sie auf OK. Durch diesen Vorgang nimmt das System folgende
Schritte vor:
• Mahnstufe wird hochgesetzt. Wenn ein Mahnlauf durchgeführt
wird, ändert sich dadurch der Ausleihstatus. Dieser ist z. B. im
Leserkonto zu sehen:
Ausleihstatus X = 1. Mahnung wurde durchgeführt
• Ausleihstatus Y = 2. Mahnung wurde durchgeführt
• Ausleihstatus Z = 3. Mahnung wurde durchgeführt
• Ausleihstatus x (klein) = 4. Mahnung wurde durchgeführt
• Ausleihstatus y (klein) = 5. Mahnung wurde durchgeführt
• Mahngebühren und Mahnpauschalen werden berechnet, sofern eingestellt.
• Mahnbriefe werden ausgedruckt, oder die E-Mail-Mahnungen werden
verschickt.
6. Der Mahnlauf ist damit abgeschlossen und kann nicht mehr rückgängig gemacht
werden. Die Mahnliste kann jederzeit erneut aufgerufen und gedruckt werden. In
der Mahnliste über Mahnung → manuell erscheinen die bereits gemahnten Medien
nicht mehr. Erst nach Ablauf der Frist für die 2. Mahnung sind die Titel unter 2.
Mahnung zu finden.
Sie haben im Fenster Mahnliste außer der Mahnfunktion über Mahndruck folgende
Optionen:
• Mahnen: Kann alternativ zur Schaltfläche Mahndruck verwendet werden.
Wenn alle Medien markiert sind, d. h., mit einem Haken versehen sind, kann
der Mahnlauf durch Klick auf Mahnen durchgeführt werden. Es wird hierbei
die Mahnstufe gesetzt und die Gebühr berechnet. Allerdings werden keine
Briefe ausgedruckt. Diese Variante kann genutzt werden, wenn telefonisch
gemahnt werden soll oder wenn die Briefe erst später gedruckt werden sollen.
Der Ausdruck ist dann über Mahnungen drucken möglich.
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Schließen: Schließen der manuellen Mahnung und Rückkehr in die
Verbuchung. Wenn noch nicht auf Mahnen oder Mahndruck geklickt wurde,
ist kein Mahnlauf durchgeführt worden.
Liste drucken: Liste ausdrucken, beispielsweise geordnet nach Standorten, um
am Regal zu überprüfen, ob einzelne Medien nicht doch bereits
zurückgegeben, aber nicht zurückgebucht worden sind. Es wird dabei kein
Mahnlauf durchgeführt.
Alle wählen: Markieren aller Medien für die Mahnung. Sollen nur einzelne der
aufgelisteten Titel gemahnt werden, können Sie diese durch Doppelklick
markieren. Diese werden vorne mit einem Haken versehen. Wenn Sie Alle
wählen anklicken, können Sie durch einen Doppelklick Medien wieder aus der
Mahnung herausnehmen. Titel ohne Häkchen werden nicht gemahnt und
erscheinen beim nächsten Aufruf der Mahnung erneut in der Liste.
Versandwahl: Versandart festlegen: per Brief, per E-Mail oder per SMS. Die
Auswahl bewirkt, dass alle Benutzer einen Haken erhalten, bei denen in den
Benutzerdaten diese Versandoption für die Mahnung gesetzt und ggf. eine EMail-Adresse oder Mobilfunknummer eingetragen ist. Alternativ können Sie
die Schaltfläche Alle wählen verwenden. Dann erhalten alle Benutzer einen
Haken. Wenn Sie danach auf Mahndruck klicken, erkennt BIBLIOTHECAplus
automatisch, ob die Mahnung per Mail oder per Brief ausgegeben werden soll
und nimmt dies selbstständig vor.
Mahndruck: Hierüber werden die Mahnungen, die mit einem Haken versehen
sind, versandt.
Verlängern: Soll ein Titel aus der Mahnung entfernt werden, markieren Sie den
entsprechenden Titel und klicken auf Verlängern. Es wird somit kein Mahnlauf
für diesen Titel durchgeführt. Die Leihfrist des Mediums wurde entsprechend
verlängert.
Achtung!
Diese Verlängerung wird statistisch nicht gezählt, da es sich nicht
um eine reguläre Verlängerung handelt. Wenn Sie statistisch
korrekte Verlängerungen vornehmen möchten, führen Sie diese über
die Funktion Verlängern im Ausleihmodul durch.
Sperren: Medien, deren Verbleib unklar ist, können für das weitere
Mahnverfahren gesperrt werden. Der Titel erscheint dann im weiteren
Mahnverfahren nicht mehr, kann aber über das Menu Mahnung → Gesperrte
Medien aufgerufen und ins Mahnverfahren zurückgeholt werden.
Achtung!
Falls Säumnisgebühren eingestellt sind, werden diese zwar während
der Sperrung nicht berechnet – falls das Medium aber aus der
Sperre entfernt und zurückgegeben oder verlängert wird, fallen die
kompletten Säumnisgebühren an.
Zweigstelle: Auswahl der entsprechenden Zweigstelle, für die überfällige
Medien gemahnt werden sollen. Wenn alle Medien aus allen Zweigstellen
gemahnt werden sollen, ist in dieser Auswahlliste kein Eintrag auszuwählen.
Hinweise:
• Den Text der Mahnschreiben können Sie über den Formulareditor an Ihre
Bibliothek anpassen. Alternativ können Mahnungen über Wordvorlagen
verwendet werden.
• Medien erscheinen erst dann in der Mahnung, wenn die entsprechende
Mahnfrist abgelaufen ist. Diese Einstellung nehmen Sie im Einstellungsmodul
unter Konditionen → Standardkonditionen → Registerkarte: Mahnfristen vor.
•
Nutzerhandbuch
Wann die Mahnfrist abläuft, sehen Sie in der Exemplarinfo. Wenn die Mahnfrist
in den Einstellungen geändert wird, hat dies keine Auswirkung auf bereits
vorhandene entliehene Medien. Die neue Mahnfrist gilt erst für die Ausleihen,
die nach der Änderung getätigt werden.
Der manuelle Mahnlauf hat den Vorteil, dass Sie beeinflussen können, wer
gemahnt werden soll und wer nicht. Ein möglicher Nachteil beim manuellen
Mahnlauf ist der größere Zeitbedarf.
Automatische Mahnungen
Über Mahnung → Automatisch werden die Mahnläufe automatisch gestartet. Klicken Sie
bei der Frage, ob Sie den Mahnlauf starten möchten, auf Ja.
Im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Automatischer Abschluss / Mahnung
können Sie hierfür Einstellungen vornehmen. Außerdem lässt sich die automatische
Mahnung in Tagesabschluss → Automatischer Abschluss integrieren.
Der Vorteil gegenüber dem Mahnungen → Manuell ist, dass Sie weniger Zeit benötigen.
Der Nachteil ist, dass Sie nicht manuell beeinflussen können, wer gemahnt wird und wer
nicht.
Gesperrte Medien
Über den Menüpunkt Mahnung → Gesperrte Medien können Sie gesperrte Medien
wieder ins Mahnverfahren übernehmen:
1. Markieren Sie den gesperrten Titel.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sperren. Es erscheint die Abfrage, ob der Titel
wieder in das Mahnverfahren übernommen werden soll.
3. Klicken Sie auf Ja. Dadurch können Sie den Titel wieder wie gewohnt mahnen. Die
bis dahin gestoppten Säumnisgebühren werden nun auf das Leserkonto gebucht.
Die weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten sind identisch zur manuellen Mahnung.
Mahnungen drucken
Über Mahnung → Mahnungen drucken können Sie Mahnläufe wieder aufrufen und
ausdrucken, z. B. wenn es beim Drucken Druckerprobleme gab:
1. Geben Sie in das Fenster den Zeitraum ein, für den Sie die Mahnungen noch einmal
drucken möchten.
2. Die Frage „Soll der Mahnlauf für die 1. Stufe gestartet werden?“ beantworten Sie
mit Ja. Es wird erneut die Mahnliste aufgebaut. Sie haben ähnliche Optionen wie
unter Mahnung → Manuell.
• Sie müssen nicht mehr einzelne Medien markieren. Wenn Sie alle Briefe
erneut drucken wollen, klicken Sie direkt auf Mahndruck
• Der Schaltfläche Mahnen hat keine Funktion: Es wird kein 2. Mahnlauf
durchgeführt.
Wenn einzelne Briefe, also nicht alle ausgedruckt werden sollen, können Sie wie folgt
vorgehen:
1. Wählen Sie unter Versandwahl Brief und klicken Sie auf Mahndruck.
2. Wählen Sie im Fenster Drucken → Kopieren das Optionsfeld Anzeigen.
Nutzerhandbuch
3. Klicken Sie auf OK. Es wird die Voransicht der Briefe generiert.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Druckensymbol, um den aktuell angezeigten
Brief auszudrucken. Mit den blauen Pfeiltasten kann zwischen den Briefen hin- und
hergewechselt werden.
5. Die Medien bleiben solange in der Liste bei Mahnungen drucken stehen bis sie:
• zurückgegeben werden
• verlängert werden
• in die nächste Mahnstufe gelangen
Tipp: Die Funktion Mahnungen drucken kann z. B. verwendet werden, um zu
beobachten, welche Benutzer in der letzten Mahnstufe verbleiben.
Bsp.: Sie haben fünf Mahnstufen eingestellt. Nach der fünften Mahnung wird der Fall
an die Stadtkasse gegeben. Sie wollen trotzdem beobachten, ob die Medien
zurückgegeben werden. Sie rufen dafür Mahnung → Mahnungen drucken auf. Beim
Zeitraum-Fenster geben Sie einen langen Zeitraum an. Bei der Frage „Soll der Mahnlauf
für die 1. Stufe gestartet werden“ antworten Sie mit Nein. Klicken Sie in der Mahnliste
auf 5. Mahnung. Die angezeigten Medien und Leser bleiben solange in der 5. Mahnung
stehen, bis die Medien verlängert oder zurückgegeben werden.
Offene Gebühren
Über Mahnung → Offene Gebühren können die Leser aufgerufen werden, die offene
Gebühren auf ihrem Gebührenkonto haben. Diese Leser können je nach Bedarf gemahnt
werden, den fälligen Betrag zu zahlen. Das Mahnverfahren für Gebührenmahnungen
wurde dem Mahnverfahren für Medien angepasst. Das Verfahren ist mehrstufig, analog
zu der Mahnung für überzogene Medien. Es können hierbei die Anschreiben analog zum
normalen Mahnverfahren mit Erst- und Zweitadresse ausgestattet und unterschiedliche
Mahnschreiben für unterschiedliche Benutzergruppen angepasst werden.
Über Mahnung → Offene Gebühren (Automatisch) kann der Ausdruck der Mahnbriefe
automatisch erzeugt werden.
Über Mahnung → Gebührenmahnungen drucken kann die Liste der gemahnten Leser
erneut aufgerufen werden. Dies kann entweder zu Informationszwecken dienen oder um
einen neuen Ausdruck zu erzeugen. Über diesen Menüpunkt wird keine Mahnung mehr
ausgelöst, sondern nur noch eine Ausgabe der Mahnschreiben von bereits gemahnten
Lesern.
Es gibt folgende Voreinstellungen für die Funktion Mahnung → Offene Gebühren:
• Wenn eine Gebührenmahnung gewünscht wird, sollte zunächst im
Einstellungsmodul unter Konditionen → Weitere Konditionen eine Mahnfrist für
die Gebührenmahnung bestimmt werden. Wenn Sie auf Hinzufügen gehen,
können unter dem Punkt Mahnfristen die Konditionen MGM1 bis MGM5 für die
Mahnfristen bestimmt werden.
• Für die Festlegung von Gebühren (z. B. Porto) für die Gebührenmahnung nutzen
Sie Konditionen → Weitere Konditionen → Säumnis-/ Mahngebühren und
bestimmen Sie die Beträge für die Konditionen MGB1 bis MGB5.
Gehen Sie für die Gebührenmahnung über Mahnung → Offene Gebühren wie folgt vor:
1. Wenn eine Gebühr auf ein Leserkonto gebucht wird, beginnt sofort die Mahnfrist
für die erste Gebührenmahnung. Nach Ablauf dieser Frist können die Leser über
Mahnung → offene Gebühren aufgerufen werden.
Nutzerhandbuch
2. Im Feld Letzter Besuch vor … Tagen kann zusätzlich ein Eintrag gemacht werden.
Im Feld Kontostand wird ein Betrag eingetragen, ab dem die Benutzer aufgerufen
werden sollen.
3. Wenn auf Ausführen geklickt wird, erscheinen die Leser, die ihre Gebühren seit der
eingestellten Frist nicht bezahlt haben, den genannten Kontostand oder höher
aufweisen und die Bibliothek seit einer bestimmten Anzahl an Tagen nicht besucht
haben. Über die Auswahlliste rechts kann die Darstellung auf eine bestimmte
Zweigstelle eingeschränkt werden. Es werden dann nur noch die Leser angezeigt,
die in den Benutzerdaten den entsprechenden Zweigstelleneintrag aufweisen.
4. Wählen Sie die Schaltfläche Mahndruck oder Mahnen, um die Mahnung
durchzuführen. Nach Durchführung der 1. Mahnung beginnt die Mahnfrist für die
2. Mahnung zu laufen. Nach Ablauf der 2. Mahnfrist erscheinen die Leser unter der
Schaltfläche 2. Mahnung.
Die Funktionen und Optionen im Fenster Benutzer sind analog zu jenen für die Funktion
Manuelle Mahnungen.
Ausleihe – Verbuchungsfunktionen – Mahnungen
• Mahnen: Mit der Schaltfläche Mahnen können die in der Liste mit Alle wählen
oder durch manuelles Anklicken markierten Leser gemahnt werden. Im
Unterschied zur Schaltfläche Mahndruck wird dabei kein Brief gedruckt,
sondern nur intern eine Mahnung durchgeführt.
• Schließen: Beendet das Fenster der Gebührenmahnung.
• Liste drucken: Liste der Leser ausdrucken.
• Alle wählen: Markiert alle in der Liste angezeigten Leser.
• Versandwahl: Versandart festlegen. Alternativ können Sie die Schaltfläche Alle
wählen verwenden, dann erhalten alle Benutzer einen Haken. Wenn Sie
danach auf Mahndruck klicken, erkennt BIBLIOTHECAplus automatisch, ob die
Mahnung per E-Mail oder per Brief ausgegeben werden soll und nimmt dies
selbständig vor.
• Mahndruck: Die in der Liste markierten Leser mahnen als auch ein
anschließender Druck der Mahnbriefe ausgelöst.
Hinweis:
Die in der Liste blau dargestellten Leser haben noch Medien auf dem Konto entliehen,
die schwarz dargestellten Leser haben nichts mehr auf dem Konto entliehen. Wenn der
Parameter MahnGebNichtsEntl aus den Einstellungen (Konfiguration(AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe) verwendet wird, werden weiterhin alle Leser
dargestellt, aber nur die gemahnt, die nichts mehr entliehen haben. Diese Einstellung
ist vor allem für automatische Gebührenmahnungen von Bedeutung.
Erinnerungen
In den Einstellungen kann bei den weiteren Konditionen eine Frist für die Erinnerung
eingestellt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Konditionen → Weitere
Konditionen aus.
Nutzerhandbuch
2. Klicken Sie auf der Liste der Konditionen wird rechts auf Hinzufügen.
3. Wählen Sie unter Mahnfristen den Punkt MFME → Erinnerung aus.
4. Stellen Sie im Feld Wert die Anzahl der Tage ein. Dabei können Sie alle Werte ab 1
verwenden. Dies bewirkt, dass die Erinnerung diese Anzahl Tage vor Ablauf der
Leihfrist versandt werden kann.
5. Speichern Sie die Kondition, indem Sie auf Speichern klicken.
6. Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu.
7. In den Benutzerdaten in der Verbuchung sollte in der Registerkarte Weitere die EMail- oder SMS-Option für die Erinnerung aktiviert und außerdem eine E-MailAdresse oder Mobilfunknummer für den Benutzer hinterlegt werden.
In der Verbuchung können Sie nach diesen Einstellungen die Erinnerungsfunktion nutzen.
1. In der Verbuchung unter Mahnung → Manuell wird durch die Einstellung die
Option Erinnerung im oberen Fensterbereich eingeblendet.
2. Nach Auswahl der Schaltfläche Erinnerung erscheinen in der Liste alle Medien und
Leser, deren Rückgabefrist in einer bestimmten Anzahl Tage abläuft. Die Anzahl der
Tage entspricht dabei der eingestellten Anzahl an Tagen der weiteren Konditionen.
Die Erinnerung kann aus dieser Liste heraus sofort per E-Mail oder SMS versandt
werden. Dazu wird auf der rechten Seite die Versandart per E-Mail oder per SMS
ausgewählt. Alle Benutzer, deren E-Mail- oder SMS-Option Erinnerung in den
Benutzerdaten aktiviert ist, erhalten nun ein Häkchen.
3. Die Erinnerungen können über die Schaltfläche Mahndruck versandt werden. Für
den Versand der Erinnerungen per E-Mail wird die Vorlagedatei v_mahn0.txt
verwendet, die im Verzeichnis ..\Templates\MAIL des Servers (oder des
Einzelplatzes) liegt. Die Datei kann mit einem individuellen Text zum Versand der
Erinnerung per E-Mail versehen werden. Für den Versand von Erinnerungen per
SMS wird die Vorlagedatei SMS_Mahn1.txt verwendet.
Die Erinnerungen können nachträglich unter dem Menüpunkt Mahnung → Erinnerungen
drucken anhand der Eingabe eines Zeitraums aufgerufen werden. Dort kann der Versand
wiederholt werden.
Mahnungen für mehrere Zweigstellen
Im Folgenden erfahren Sie, welche Varianten es für Mahnungen im Zusammenspiel
mehrerer Zweigstellen gibt.
Dezentrale Mahnungen
In dieser Variante mahnt jede Zweigstelle selbst.
Für den Mahndruck können bei Bedarf pro Zweigstelle eigene Mahnbriefe angesteuert
werden. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn der Briefkopf für jede Zweigstelle separat
gestaltet werden soll. Um dies zu ermöglichen, wird die Mahndatei angepasst:
1. Beim Druck über HED-Dateien werden die Dateien v_mahn1.hed bis v_mahn5.hed
angepasst, beim Druck über Word die Dateien v_mahn1.dot bis v_mahn5.dot.
Nutzerhandbuch
2. Die jeweilige Standarddatei wird aufgerufen.
3. Der entsprechende Text oder Briefkopf wird geändert.
4. Anschließend wird die Datei unter dem Namen v_mahn1ABC.hed bzw.
v_mahn1ABC.dot gespeichert. ABC steht hierbei für das Kürzel der Zweigstelle. Die
Datei sollte wie die anderen Mahndateien im Programmverzeichnis
\Templates\MAIL liegen. Beim Mahndruck selbst wird anhand der Einstellung
unter Konfiguration (AP) → Ausleihe → Registerkarte: Zweigstellen erkannt, in
welcher Zweigstelle man sich momentan befindet. Anhand dieser Information wird
das Mahnformular ausgewählt. Die Option ist demnach nur für einen dezentralen
Mahndruck geeignet.
Zentrale Mahnungen: ein Brief für alle Zweigstellen
Auf den Mahnbriefen können unterschiedliche Hinweise zur Ausleihstelle hinterlegt
werden. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn die Adresse, Telefonnummer oder E-MailAdresse der aktuellen Ausleihstelle an den Benutzer weitergeben werden soll, damit
dieser sich bei Rückfragen sofort an die betroffene Ausleihstelle wenden kann:
1. Rufen Sie in den Einstellungen den Menüpunkt Registerpflege → Werte → Tabelle:
ZweigstelleLang auf. Es kann ein beliebiger Text zu einer Ausleihstelle erfassen
werden, z. B. die Postadresse und E-Mail-Adresse.
2. Tragen Sie im Feld Kürzel das Kürzel der Zweigstelle ein, z. B. HST.
3. Geben Sie im Feld Wert den Text ein. Es stehen 250 Zeichen zur Verfügung, die
auch durch Zeilenumbrüche unterteilt werden können. Zeilenumbrüche werden
durch ein Pipe-Zeichen | dargestellt.
Bsp.: Zentralbibliothek|Mustergasse 12|10000 Musterhausen|Tel.:
01234 / 56789|Mail: musterhausen@test.de.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es werden so die gewünschten Texte für alle
Zweigstellen hinterlegt.
5. Rufen Sie über den Formulareditor oder über Word die Mahnbriefe auf.
6. Fügen Sie das Steuerfeld <<Ausleihstelle>> an der Stelle ein, an der der zuvor
erfasste Text erscheinen soll.
7. Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu. Auf den Mahnbriefen wird jeweils der Text zur
aktuellen Ausleihstelle hinterlegt. Wenn ein Benutzer Medien aus unterschiedlichen
Stellen entliehen hat, gilt der Eintrag der erstgenannten Ausleihstelle.
Hinweis:
• Diese Option ist auch für den Versand von Mahnungen per E-Mail und für
Vorbestellungen per E-Mail gültig. In diesem Fall sollte das Feld
<Ausleihstelle> in den Dateien v_mahnx.txt und in der Datei
v_best.txt eingetragen werden, welche als E-Mail-Vorlage verwendet
werden. Beachten Sie hierbei auch den Tipp im Kapitel Vorbestellungen –
Vorbestellliste.
• Der Nachteil der zentralen Mahnung mit einem Brief für alle Zweigstellen ist,
dass der Benutzer nur einen Mahnbrief erhält, auch wenn er eventuell in
verschiedenen Ausleihstellen Medien entliehen hat, die sich nun in der Mahnung
befinden.
Nutzerhandbuch
Zentrale Mahnungen: ein Brief je Zweigstelle
Wenn der Benutzer je Ausleihstelle einen separaten Brief erhalten soll, kann folgende
Möglichkeit genutzt werden. Es ist zu beachten, dass diese Möglichkeit nur anwendbar
ist, wenn der Mahndruck über Word verwendet wird.
1. Gehen Sie im Einstellungsmodul auf Konfiguration (AP) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Ausleihe. / Parameter MAHNSORTKRIT.
2. Stellen Sie den Wert AUSLEIHSTELLE ein.
3. Speichern Sie diese Einstellung.
4. Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu. Dadurch wird die Mahnung immer nach
Ausleihstelle sortiert. Andere Sortierkriterien sind nicht mehr möglich.
5. Rufen Sie über Word den Mahnbrief für die 1. Mahnung auf (Datei v_mahn1.dot).
Um anzusteuern, welche Ausleihstelle mit welchen Informationen angegeben
werden soll, wird ein Bedingungsfeld benötigt.
6. Wählen Sie in Word die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen aus.
7. Markieren Sie den Punkt Wenn...dann...sonst.
8. Geben Sie im Feld Feldnamen den Wert Ausleihstelle an.
9. Geben Sie im Feld Vergleich den Wert Gleich an.
10. Geben Sie im Feld Vergleichen mit das Kürzel der Zweigstelle an, z. B. HST.
11. Tragen Sie im Feld Dann diesen Text einfügen den gewünschten Text ein, der für die
Zweigstelle HST auf dem Mahnbrief erscheinen soll. Hier können Sie z. B.
Adressdaten hinterlegen.
12. Lassen Sie das Feld Sonst diesen Text einfügen leer.
13. Klicken Sie auf OK.
14. Um die Funktion sichtbar zu machen, gehen Sie in Word auf den Menüpunkt Extras
→ Optionen und aktivieren Sie die Option Feldfunktionen.
Dadurch können Sie folgende Funktion im Mahnbrief sehen: {IF {MERGEFIELD
Ausleihstelle } = “HST“ “Zentralbibliothek“ ““}
Damit ist definiert, dass bei einem Mahnbrief, der sich auf die Ausleihstelle „HST“
bezieht, der genannte Text „Zentralbibliothek“ ausgegeben wird.
15. Um nun die weiteren Ausleihstellen einzubinden, fügen Sie wie im Beispiel HST
weitere Bedingungsfelder ein, die Sie direkt mit einem Leerzeichen an die bisherige
Funktion angehängen:
{IF {MERGEFIELD Ausleihstelle } = “HST“ “Zentralbibliothek“ ““}
{IF {MERGEFIELD Ausleihstelle } = “ZW1“ “Zweigstelle1“ ““ }
16. Speichern Sie den Mahnbrief und wiederholen Sie dieses Vorgehen mit den
weiteren Mahnstufen 2. bis 5. Beim Mahnlauf wird nun pro Ausleihstelle ein Brief
ausgedruckt. Auf dem Brief sind die Informationen sichtbar, die pro Ausleihstelle in
den Bedingungsfeldern hinterlegt wurden. Hat ein Benutzer mehrere Medien aus
verschiedenen Ausleihstellen in der Mahnung, erhält er für jede Ausleihstelle einen
separaten Brief, in dem die unterschiedlichen Angaben der aktuellen Ausleihstelle
ausgedruckt werden.
Hinweis: Dieses Verfahren gilt nur für den Mahndruck über Word. Bei der Mahnung
oder Vormerkung per E-Mail ist diese Möglichkeit nicht anwendbar. Es können jedoch
beide Möglichkeiten miteinander kombiniert werden. In dem Fall würde beim
Nutzerhandbuch
Mahndruck per Brief ein Brief pro Ausleihstelle gedruckt. Bei der Mahnung per E-Mail
würde eine E-Mail pro Leser versandt.
Zweigstellentransport
Der Zweigstellentransport kann für folgende Funktionen genutzt werden:
• Es sollen entliehene Exemplare in allen Zweigstellen zurückgebracht werden
dürfen. Sobald ein Exemplar in einer anderen Zweigstelle als der eigenen
zurückgegeben wird, soll dieses wieder zurück in die besitzende Zweigstelle
transportiert werden.
• Es sollen Vorbestellungen aus allen Zweigstellen möglich sein. Sobald ein
verfügbares Exemplar aus der Zweigstelle vorbestellt wird, soll dieses in die
Zweigstelle transportiert werden, in der vorbestellt wurde. Wenn ein
entliehenes Exemplar aus der Zweigstelle bestellt wurde, soll dieses nach der
Rückgabe in die Zweigstelle, die vorbestellt hat, transportiert werden.
• Wenn Vormerkungen am Web-OPAC möglich sind, soll dort die
Abholzweigstelle eingestellt werden können und das Exemplar in die
entsprechende Zweigstelle transportiert werden.
Bei aktivierter RFID-Schnittstelle können Sie an den bekannten Stellen entweder die
Buchungsnummer eingeben oder mit der Schaltfläche RFID-Start die Transponder auf
dem Reader auslesen. Dabei findet hier ein Polling statt. Das heißt es wird alle 1,5
Sekunden geprüft, welches Medium auf dem Reader liegt.Wenn Sie die Bearbeitung
beendet haben, sollten Sie auf den Button "RFID beenden" klicken, damit das Polling
stoppt.
Einstellungen zum Zweigstellentransport
Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten im Einstellungsmodul:
• Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
ZSVorbestellungTransport:
Zweigstellentransport wird grundsätzlich aktiviert. Sobald der Parameter auf J
(für Ja) gestellt wurde, gelten die Funktionalitäten des Transportwesens. In der
Verbuchung erscheinen damit im Menü die Punkte Recherche →
Zweigstellentransport → Ausgang und Recherche → Zweigstellentransport →
Eingang.
• Konfiguration(AP) → Ausleihe → Registerkarte: Zweigstellen:
• Zweigstelle, in der sich dieser Arbeitsplatz befindet: Diese Einstellung muss
an jedem Arbeitsplatz vorgenommen werden, damit das System erkennt,
wo sich der PC befindet. Es wird das Kürzel der entsprechenden Zweigstelle
eingetragen. Das Kürzel finden Sie in den Einstellungen unter
Registerpflege → Werte → Tabelle Zweigstelle, z. B. HST.
• Zweigstellen, aus denen in dieser Zweigstelle Rückgaben akzeptiert
werden: Wenn Sie die Funktion des Rücktransports nutzen möchten,
dürfen Sie nur Ihre eigene Zweigstelle eintragen, z. B. *HST*.
• Zweigstellen, aus denen vorbestellt werden darf: Wenn Sie die Funktion
nutzen möchten, dass aus anderen Zweigstellen vorbestellt werden darf,
tragen Sie alle Zweigstellenkürzel ein, z. B. *HST*ZW1*ZW2*.
• Konfiguration(AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
VorbestExStatus:
Einstellung, welche Exemplarstatus vorbestellt werden dürfen. Standardmäßig
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
sind das nur die entliehenen Exemplare. Wenn auch verfügbare Exemplare aus der
Zweigstelle vorbestellt werden sollen, können Sie im Feld Wert z. B. E,V
eintragen. Die Kürzel der Exemplarstatus finden Sie im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte → Tabelle: Exemplarstatus.
Hinweis: Wenn Sie die Exemplarstatus im Parameter VorbestExStatus
definieren, haben die Parameter ExStatusVorbestGesperrt und
Parameter ExStatusZweigVorbestGesperrt keine Auswirkung mehr.
Der Eintrag beim Parameter VorbestExStatus hat somit Priorität.
Konfiguration(Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
ExStatusVorbestGesperrt: Exemplarstatus, die nicht vorbestellt werden
dürfen.
Hinweis: Haben Sie den Parameter VorbestExStatus eingestellt, hat
diese Einstellung Vorrang.
ExStatusZweigVorbestGesperrt: Sie können nicht V für Verfügbar einstellen.
Verfügbare Medien sind bei aktiviertem Zweigstellentransport automatisch in der
eigenen Zweigstelle nicht vorbestellbar. Diese Einstellung betrifft also nur
Sonderfälle, in denen andere Statusangaben gesondert behandelt werden sollen.
Hinweis: Haben Sie den Parameter VorbestExStatus eingestellt, hat
diese Einstellung Vorrang.
Konfiguration(Sys) -> Direkteinstellung -> Abschnitt: Ausleihe -> Parameter:
BuchSichZSAus: Bei Arbeitsplätzen, die sich in diesen Zweigstellen befinden,
wird beim Ausbuchen die Buchsicherung des Exemplars deaktiviert z.B.
HST,ZS1,ZS2.
Konfiguration(Sys) -> Direkteinstellung -> Abschnitt: Ausleihe -> Parameter:
BuchSichZSEin: Bei Arbeitsplätzen, die sich in diesen Zweigstellen befinden,
wird beim Einbuchen die Buchsicherung des Exemplars aktiviert z.B. HST,ZS1,ZS2.
ZSBestellungZSMAIL: E-Mail-Benachrichtigung einschalten. D. h., sobald eine
Zweigstelle ein verfügbares Medium in einer anderen Zweigstelle bestellt, erhält
die Zweigstelle eine Mail mit dem Hinweis auf die Bestellung. Die entsprechenden
Mitarbeiter können somit das bestellte Exemplar aus dem Regal holen und für den
Transport zurücklegen.
Voraussetzung: Jede Zweigstelle benötigt eine eigene E-Mail Adresse. Die E-Mail
wird über ein MAPI-kompatibles Mailsystem versandt, z. B über Outlook.
Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, können Sie den Parameter
ZSBestellungZSMail auf J stellen. Zusätzlich müssen für die Zweigstellen EMail-Adressen hinterlegt werden.
Registerpflege → Werte → Tabelle: ZSMail: Beim Kürzel wird das Kürzel der
Zweigstelle eingetragen, recherchierbar in der Tabelle Zweigstelle. Bei Wert ist
die E-Mail Adresse einzutragen. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen.
Einstellungen zum Belegdruck beim Zweigstellentransport
Um den Zweigstellentransport zu aktivieren, sind folgende Einstellungen im
Einstellungsmodul nötig:
Konfiguration(AP) → Ausleihe → Registerkarte: Belegdruck:
• Wenn Sie die Option Beleg für Zweigstellentransport aktivieren, wird bei
der Rückgabe eines Exemplars in der falschen Zweigstelle ein
Transportbeleg gedruckt. Dies ist nur bei Einsatz eines Quittungsdruckers
•
•
Nutzerhandbuch
möglich. Außerdem wird bei Aktivierung dieses Belegdrucks sowohl bei der
Ausgangsverbuchung und bei der Eingangsverbuchung ein Beleg gedruckt.
Ist der Belegdruck nicht aktiviert, muss die Ausgangs- bzw.
Eingangsbuchung jeweils mit OK bestätigt werden.
Optionsfeld Zweigstellentransport:
Rückgabe: Der Zweigstellentransportbeleg wird bei der Rückgabe eines
Exemplars ausgedruckt. Dies betrifft den Rücktransport von Exemplaren,
die in anderen Zweigstellen entliehen waren und nun wieder in ihre
Heimatzweigstellen transportiert werden sollen.
Ausgang: Dies betrifft einen Belegdruck in der Verbuchung unter
Recherche → Zweigstellentransport → Ausgang. Hier kann bei Bedarf ein
Ausgangsbeleg gedruckt werden, auf welchem die Ausgangszweigstelle
ersichtlich ist.
Vorbestellung eingetroffen: Dies bezieht sich auf die Exemplare, die
aufgrund einer Vormerkung von A nach B transportiert werden. Da es sich
bei den Optionen Vorbestellung eingetroffen und Beleg für
Zweigstellentransport um zwei arbeitsplatzbezogene Einstellungen handelt,
können Sie somit den Belegdruck sehr variabel einstellen.
Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter
Transportprio:
Hinweis: Der Parameter Transportprio ist ohne Funktion. Beide
Werte (J und N) haben die gleiche Auswirkung: es wird ein
Transportbeleg und zusätzlich ein Vorbestellbeleg, sofern eine
Vorbestellung vorliegt.
Beispiele für Zweigstellentransporte
Vorbestellen eines Mediums, das in einer anderen Zweigstelle verfügbar ist
Die Vorbestellung erfolgt in der Hauptstelle auf ein Medium einer Zweigstelle. In der
Hauptstelle wird im Ausleihmodul über die Funktion Vorbestellen ein Exemplar aus der
Zweigstelle vorgemerkt. Damit dies möglich ist, muss bei der Vorbestellung die Option
Alle Ex.-Stat. aktiviert sein. Ist das Exemplar verfügbar, erhält es den Status t (zum
Transport).
Hinweis: Haben Sie im Parameter VorbestExStatus den Status V für Verfügbar
angegeben, benötigen Sie die Option Alle Ex-Stati nicht. In dem Fall können aber auch
verfügbare Medien der eigenen Zweigstelle vorbestellt werden. Erfolgt die
Vorbestellung in der Hauptstelle auf ein verfügbares Exemplar der Hauptstelle, erhält
dieses den Status Z (Zurückgelegt), da hierfür kein Zweigstellentransport erforderlich
ist.
Wenn die Einstellung ZSBestellungZSMail aktiviert ist, wird beim Speichern der
Bestellung eine E-Mail an die Zweigstelle geschickt. Die Zweigstelle muss daher
regelmäßig E-Mails abrufen. Aufgrund der E-Mail, die in diesem Fall von der Hauptstelle
abgesandt wird, kann ein Mitarbeiter der Zweigstelle das Medium aus dem Regal holen
und für den Transport bereitstellen.
Falls die E-Mail-Variante nicht verwendet wird, können die Exemplare mit dem Status t
(zum Transport) in der Zweigstelle über die Transportliste recherchiert werden. Das
geschieht, indem im Ausleihmodul Recherche → Zweigstellentransport → Ausgang
aufgerufen wird. In der Registerkarte Transportliste werden alle vorbestellten Exemplare
Nutzerhandbuch
mit dem Exemplarstatus t (zum Transport) angezeigt. Über das Feld Zweigstelle ist die
Anzeige auf die für den Arbeitsplatz eingetragene Zweigstelle voreingeschränkt.
Das Exemplar ist in der Transportliste sichtbar, weil es den Status t (zum Transport) hat.
Diesen Status erhält es nur, wenn es auch physisch in der gebenden Zweigstelle
vorhanden ist. Die Liste kann also ausgedruckt und für die Auswahl aus dem Regal
genutzt werden. Die Medien können aus dem Regal genommen und für den Transport
vorbereitet werden.
Hinweis: Die Zeit, bis ein Exemplar aus dem Regal geholt wird, ist in diesem Fall meist
länger als bei der E-Mail-Variante. Es besteht dadurch die Gefahr, dass ein anderer
Benutzer genau dieses Exemplar ausleihen will. Bei der Ausleihe erscheint die Meldung,
dass das Exemplar in den Transport geschickt werden muss. Der Benutzer an der
Ausleihtheke kann das Buch also nicht ausleihen.
Bevor das vorbestellte Zweigstellenexemplar in die Hauptstelle geschickt werden kann,
muss es in der gebenden Zweigstelle als Ausgang verbucht werden. Das geschieht,
indem über die Verbuchung Recherche → Zweigstellentransport → Ausgang aufgerufen
wird. In der Registerkarte Umbuchung werden über das Feld Buchungsnummer die
Barcodes der zu transportierenden Exemplare eingescannt.
Ist an diesem Arbeitsplatz ein Belegdrucker angeschlossen, wird ein Vormerkbeleg mit
Informationen zum Benutzer gedruckt. Dieser kann dem zu transportierenden Exemplar
beigelegt werden. Ist kein Belegdrucker angeschlossen, erscheint ein Fenster, das mit OK
bestätigt werden muss.
Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von t (zum Transport) in T
(Transport). Das bedeutet, das Zweigstellenexemplar ist auf dem Weg in die Hauptstelle.
Jetzt kann die gebende Zweigstelle die bestellten Exemplare auch physisch auf den Weg
in die Hauptstelle schicken.
Sind die Exemplare der Zweigstelle in der Hauptstelle angekommen, müssen sie dort als
Eingang verbucht werden. Das geschieht, indem über die Verbuchung der Punkt
Recherche → Zweigstellentransport → Eingang aufgerufen wird. In der Registerkarte
Umbuchung werden über das Feld Buchungsnummer die Barcodes der eingetroffenen
Exemplare eingescannt.
Ist an diesem Arbeitsplatz ein Belegdrucker angeschlossen und der Belegdruck zum
Zweigstellentransport aktiviert, wird erneut ein Vormerkbeleg mit Informationen zum
Benutzer gedruckt. Ist kein Belegdrucker angeschlossen, erscheint ein Fenster, welches
mit OK bestätigt werden muss.
Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von T (Transport) auf Z
(Zurückgelegt). Jetzt, da das Medium in der richtigen Zweigstelle eingetroffen ist, kann
der Vorbestell-Benachrichtigungsbrief an den Leser manuell oder automatisch gedruckt
und anschließend verschickt werden. Der Brief erscheint in der Vorbestellliste im
Ausleihmodul unter Recherche → Vorbestellungen unter der Auswahl zu
benachrichtigen oder wird beim nächsten Tagesabschluss automatisch ausgegeben.
Das Medium kann nun ins Vormerkregal und wird vom Entleiher entliehen.
Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in der Hauptstelle
wieder zurückgegeben, in der es entliehen wurde. Das aus der Zweigstelle transportierte
Medium wird vom Entleiher wieder in der Hauptstelle abgegeben. Bei der Rückgabe
erscheint die Meldung:„Das Medium stammt aus Zweigstelle ABC“. Diese Meldung kann
mit der Sperre Weiter → Ja bestätigt werden. Die Bestätigung mit Ja aktiviert den
Zweigstellen-Rücktransport. Eine Bestätigung mit Nein bricht die Rückgabe ab. Das
Exemplar kann nach der Bestätigung mit Ja an den für die Transportmedien
vorgesehenen Platz zur Seite gelegt werden. Es erhält außerdem wieder den Status t
(zum Transport). Die so beiseitegelegten Medien werden über Recherche →
Zweigstellentransport → Ausgang → Registerkarte: Umbuchen in das Feld
Buchungsnummer eingescannt oder manuell eingegeben.
Nutzerhandbuch
Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von t (zum Transport) in T
(Transport). Das bedeutet, das Zweigstellen-Exemplar ist wieder auf dem Weg zurück in
die Heimat-Zweigstelle. Es kann die Hauptstelle die bestellten Exemplare auch physisch
auf den Weg in die Zweigstelle schicken.
Sind die Medien wieder in der Zweigstelle, wird der Eingang über Recherche →
Zweigstellentransport → Eingang durch Einscannen des Barcodes oder manuelle Eingabe
des Barcodes verbucht. Das Medium ist damit direkt wieder als verfügbar markiert und
kann ins Regal zurückgestellt werden.
Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in einer dritten
Zweigstelle zurückgegeben
Wird das Medium weder in der Hauptstelle, in der es bestellt und entliehen wurde, noch
in der besitzenden Zweigstelle, sondern in einer dritten Zweigstelle abgegeben, erfolgt
bei der Rückgabe die Meldung: „Das Medium stammt aus Zweigstelle ABC“. Nach der
Bestätigung mit Ja wird das Medium für den Transport beiseite gelegt. Das Medium wird
in der dritten Zweigstelle über den Menüpunkt Zweigstellentransport → Ausgang
umgebucht und physisch in den Transport gegeben. Der Rücktransport erfolgt exakt wie
im ersten Beispiel beschrieben.
Für den Zweigstellentransport ist bei der Rückgabe wichtig, dass das Medium aus einer
anderen Zweigstelle stammt, es wird automatisch in den Rücktransport zu der
besitzenden Zweigstelle gegeben.
Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in der
besitzenden Zweigstelle zurückgegeben
Wird das Medium zwar zur Abholung in der Hauptstelle bestellt und aus der besitzenden
Zweigstelle dorthin transportiert und entliehen, der Benutzer gibt es aber dennoch in der
Zweigstelle zurück, aus der es ursprünglich stammt. Es wird als normale Rückgabe
akzeptiert, der Zweigstellentransport spielt keine Rolle. Das Medium wird bei der
Rückgabe direkt auf verfügbar oder heute zurück / im Bücherwagen umgesetzt
und kann ins Regal zurückgestellt werden.
Ein entliehenes Medium aus einer anderen Zweigstelle vormerken und über den
Zweigstellentransport weitergeben
Der Ablauf unterscheidet sich vom Standardablauf nur darin, dass das Medium bei der
Vorbestellung nicht direkt den Status t (zum Transport) erhält und in der Transportliste
erscheint, da es noch entliehen ist und deshalb nicht aus dem Regal geholt und in den
Transport gegeben werden kann.
Bei der Rückgabe des Mediums erscheint die Meldung „Vorbestellung für Zweigstelle“
und das entsprechende Zweigstellenkürzel. Ist ein Belegdrucker angeschlossen und der
Belegdruck für den Zweigstellentransport aktiviert, wird ein Beleg für die Vorbestellung
ausgegeben.
Die Zielzweigstelle ist auch auf dem ggf. ausgedruckten Beleg ersichtlich. Das Medium
kann entsprechend beiseite gelegt werden. Es erhält bei der Rückgabe automatisch den
Status t (zum Transport). Im weiteren Ablauf wird das Medium über den Menüpunkt
Recherche → Zweigstellentransport → Ausgang auf Transport gesetzt und zum
Transport gegeben.
Nutzerhandbuch
Beispiele für den Belegdruck
Im Folgenden erhalten Sie einige Beispiele, die Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten zum
Belegdruck im Zusammenhang mit dem Zweigstellentransport verdeutlichen.
Vorbestellbeleg und Transportbeleg wird bei der Rückgabe gedruckt
An den Verbuchungstheken ist die Option Vorbestellung eingetroffen aktiviert. Die
Option Beleg für Zweigstellentransport ist an den Verbuchungstheken auf Rückgabe
eingestellt. Bei der Rückgabe werden somit ein Vorbestellbeleg und ein Transportbeleg
gedruckt.
An dem Arbeitsplatz, an dem der Transportausgang verbucht wird, ist die Option
Vorbestellung eingetroffen deaktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht
weiterhin auf Rückgabe. Beim Transportausgang wird somit kein Beleg gedruckt.
An dem Arbeitsplatz, an dem der Transporteingang verbucht wird, ist die Option
auf Rückgabe. Somit wird beim Transporteingang ebenfalls kein Beleg gedruckt.
Der Vorbestellbeleg wird also direkt bei der Rückgabe des Exemplars gedruckt und muss
während des gesamten Transportvorgangs im Exemplar verbleiben. Die
Eingangszweigstelle sieht somit anhand des Belegs, für welchen Leser die Vorbestellung
gültig ist.
Transportbeleg wird nur beim Zweigstellentransport-Ausgang gedruckt
Die Option Beleg für Zweigstellentransport ist an den Verbuchungstheken auf Ausgang
eingestellt. Bei Exemplaren, die aus anderen Zweigstellen zurückgebucht werden, wird
somit kein Beleg gedruckt. Es erscheint nur der übliche Hinweis am Bildschirm, dass es
sich um ein Medium aus Zweigstelle „ABC“ handelt. Das Exemplar muss für den Transport
beiseite gelegt werden.
auf Ausgang. Beim Transportausgang wird somit ein Transportbeleg gedruckt.
auf Rückgabe. Somit wird beim Transporteingang kein Beleg gedruckt.
Vorbestellbeleg wird nur beim Eingang gedruckt
An den Verbuchungstheken ist die Option Vorbestellung eingetroffen nicht aktiviert. Bei
der Rückgabe eines Mediums, zu dem Vormerkungen vorliegen, erscheint deshalb ein
entsprechender Hinweis. Es wird kein Beleg gedruckt.
auf Rückgabe. Beim Transportausgang wird somit kein Beleg gedruckt.
Vorbestellung eingetroffen aktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht auf
Rückgabe. Somit wird beim Transporteingang ein Vorbestellbeleg gedruckt.
Nutzerhandbuch
Transport korrigieren
Ein Medium kann immer nur entsprechend seiner aktuellen Position im Ablauf
umgebucht werden. Im Standardablauf kann also zunächst nur die Zweigstelle den
Ausgang, dann nur die Hauptstelle den Eingang und schließlich nur die Zweigstelle, in
der das Medium abgegeben wurde, den Ausgang verbuchen.
Versucht eine andere Zweigstelle die Umbuchung vorzunehmen, z. B. weil ein Medium
versehentlich in der falschen Transportliste gelandet ist, erscheint die Meldung: „Die
Zielzweigstelle des Exemplars ist: ABC. Soll trotzdem eingebucht werden?“.
Sie können den Vorgang abbrechen und zunächst die Transportliste prüfen. Hier ist
genau vermerkt, was die Ausgangs- und die Zielzweigstelle ist. Falls das Medium falsch
transportiert wurde, können Sie den Transport anschließend korrigieren und das Medium
an die richtige Zielzweigstelle senden.
Flexible Bestimmung des Abholorts
Bei der Vorbestellung über den Web-OPAC erscheint automatisch die
Zweigstellenauswahl. Der Nutzer bestimmt die von ihm gewünschte Zweigstelle, und
entsprechend verläuft der Zweigstellentransport.
Bei einer Vorbestellung über das Ausleihmodul wird als Standard die für den Arbeitsplatz
die aktuelle Zweigstelle als Abholort eingetragen. Diese Einstellung nehmen Sie im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Ausleihe → Registerkarte: Zweigstellen vor.
Soll ein anderer Abholort bestimmt werden, erfolgt dies bei der Vorbestellung. Zunächst
wird das Konto des Lesers aufgerufen, dann das Medium ausgewählt. Das gewählte
Medium erscheint im Leserkonto, und unter dem Menüpunkt Verbuchung im Menü
erscheint mit der Option Abholort die Auswahlliste der Zweigstellen. Die hier
ausgewählte Zweigstelle erscheint als Zielzweigstelle in der Transportliste und ist die für
den Transport berücksichtigte Zweigstelle. Die Zweigstelle, in der die Vormerkung
erfolgte, spielt im weiteren Ablauf des Transports keine Rolle.
Leerrückgabe und Exemplarstatus H
Medien, die vom Zweigstellentransport zurückkommen, erhalten beim Buchen des
Eingangs den Status V und erscheinen damit im Katalog als verfügbar. Soll wie bei einer
Rückgabe aber zunächst für einen definierten Zeitraum ein Karenzstatus wie H (Heute
zurück / Auf dem Bücherwagen) erscheinen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Die Leerrückgabe muss im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: LeerRückgabe an den
entsprechenden Arbeitsplätzen aktiviert sein.
2. Der Karenzstatus H unter Konfiguration(AP) → Ausleihe → Registerkarte:
Zweigstellen muss definiert werden.
3. Das als Eingang gebuchte Medium muss über eine Leerrückgabe (Rückgabe eines
nicht entliehenen Mediums) zurückgenommen werden. Die Leerrückgabe setzt den
Status von V (verfügbar) auf H (heute zurück).
Hinweis: Eine Eingangsbuchung kann auch erfolgen, wenn in der Versandstelle keine
Ausgangsbuchung getätigt wurde. Die Ausgangsbuchung sollte jedoch aufgrund der
besseren Übersicht erfolgen, damit jederzeit nachverfolgt werden kann, was bereits im
Transport liegt und was noch ausgangsverbucht werden muss.
Nutzerhandbuch
Negativausleihe
Die Negativausleihe ist z. B. für Bibliotheken gedacht, die mit der EDV-Verbuchung bereits
anfangen wollen, aber noch nicht alle Medien erfasst haben und die Zeit für eine
umfassende Katalogisierung noch nicht aufbringen konnten.
Die Negativausleihe bietet die Möglichkeit, noch nicht erfasste Medien schnell und direkt
im Ausleihmodul erfassen und verbuchen zu können:
1. Wählen Sie im Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAplus unter Konfiguration (AP) →
Ausleihe auf der Registerkarte Grundeinstellungen die Option Negativausleihe aus.
2. Erstellen Sie einen Barcode für das Buch und scannen Sie es – wie bei einer
regulären Ausleihe – ein. Daraufhin öffnet sich automatisch das Fenster
Negativausleihe. Es kann das betreffende Buch kurz erfasst werden.
3. Füllen Sie mindestens die beiden Felder Kurztitel und Mediengruppe aus, damit die
Leihfrist korrekt berechnet werden kann. Die übrigen Felder sind optional.
4. Wählen Sie – sofern es sich nicht um ein einbändiges Buch handelt – die
entsprechende Medienart aus.
5. Wenn Sie alle nötigen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf OK, um das
Medium zu verbuchen.
Hinweise:
• Sobald eine Negativausleihe erfasst wird, wird in der Katalogmaske bei der
Systematik der Begriff Negativ eingetragen. Außerdem wird als Status der
Titelaufnahme Negativausleihe vermerkt. In den Exemplardaten wird als 2.
Standort Negativ eingetragen. Wenn das Medium komplett katalogisiert worden
ist, sollten diese Angaben entfernt oder durch bibliotheksspezifische Angaben
ersetzt werden.
• Ein als Negativausleihe katalogisiertes Werk kann über Stichwort, Verfasser, Titel
oder Buchungsnummer recherchiert werden.
• Bei Rückgabe der über die Negativausleihe erfassten Medien erscheint ein Hinweis,
dass das Medium noch nicht vollständig eingearbeitet ist. Die betreffenden Bücher
können somit nach der Rückgabe zunächst beiseite gelegt und später komplett
erfasst werden.
Abschluss
Zum Abschluss gehören:
• Kassenabschluss
• Tagesabschluss (Statistik)
• Automatischer Abschluss
Kassenabschluss
Zur Kassenverwaltung oder zum Kassenabschluss sind keine regelmäßigen Arbeiten von
BIBLIOTHECAplus vorgeschrieben. Es können verschiedene Maßnahmen täglich,
Nutzerhandbuch
wöchentlich oder monatlich vorgenommen werden. Dabei kommt es darauf an, welche
Anforderungen die Bibliothek oder die übergeordnete Stelle an die Kassenverwaltung
stellt.
Im Ausleihmodul kann über Abschluss → Kasse und Abschluss → Auswertung Zahlungen
die Kassenverwaltung aufgerufen werden.
Kassenstand
Über Abschluss → Kasse kann der Kassenstand abgerufen werden. Dabei werden der
rechnerische und der tatsächliche Stand angegeben. Diese beiden Werte sollten
übereinstimmen. Der tatsächliche Kassenstand kann verändert werden, z. B. um
Korrekturen vorzunehmen. Der rechnerische Stand wird von BIBLIOTHECAplus errechnet.
Außerdem wird ein Wert als Übertrag angegeben. Dieser Wert zeigt den Kassenstand
vom Vortag an. Der Betrag Heutige Einnahmen zeigt den Wert an, der in
BIBLIOTHECAplus im Verlauf des Tages als Zahlung gebucht wurde.
Achtung!
Auszahlungen werden hierbei ebenso verrechnet. Wenn also morgens eine
Auszahlung gemacht wurde, kann der Betrag bei Heutige Einnahmen zunächst im
Minus sein. Die im Lauf des Tages eingenommenen Zahlungen verringern dann den
Minusbetrag entsprechend. Über Beleg kann ein Beleg des Kassenstandes auf einen
Belegdrucker ausgegeben werden. Über Druck wird ein Ausdruck an einem
angeschlossenen Windows-Drucker erzeugt. Der tatsächliche Kassenstand sollte
immer mit der Barkasse überprüft werden. Regelmäßig sollte die Barkasse
ausgezählt werden, um festzustellen, ob beide Beträge (Barkasse und Betrag in
BIBLIOTHECAplus) übereinstimmen.
Auszahlung
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Auszahlung vorzunehmen:
1. Über Abschluss → Kasse können Auszahlungen getroffen werden, d. h., Beträge
werden aus der Bibliothekskasse an eine andere Stelle (Gemeinde, Stadtkasse)
abgeführt.
2. Dazu wird im Feld Auszahlung der Betrag eingetragen, der ausgezahlt werden soll.
3. Um die Auszahlung zu verbuchen, klicken Sie auf OK. Es erscheint eine
Sicherheitsabfrage, ob die Zahlung wirklich gebucht werden soll.
4. Bestätigen Sie mit Ja.
5. Wenn Sie erneut auf Abschluss → Kasse klicken, hat sich der Kassenstand um den
ausgezahlten Betrag vermindert. Es kann nun ein Ausdruck erzeugt werden, auf
dem auch die Höhe der Auszahlung angegeben wird.
Achtung!
Der Betrag darf nicht mit einem Minus-Zeichen angegeben werden. Beträge mit MinusZeichen werden als Einzahlung in die Bibliothekskasse gewertet. Der Betrag darf auch
nicht in der Form 100,- angegeben werden. Der Bindestrich wird ebenfalls als MinusZeichen interpretiert. Der Auszahlungsbetrag sollte immer in der Form 100,00
angegeben werden.
Nutzerhandbuch
Korrektur und Ausgleichsbuchung
Es kann verschiedene Ursachen geben, weshalb die Barkasse und der tatsächliche
Kassenstand nicht mehr übereinstimmen. Ein Grund kann z. B. sein, dass das
Bibliothekspersonal einen falschen Betrag als Wechselgeld herausgegeben hat oder der
Leser einen falschen Betrag gezahlt hat, ohne dass es bemerkt wurde. Um dies feststellen
zu können und Gegenmaßnahmen zu treffen, sollte die Barkasse mit dem tatsächlichen
Kassenstand in BIBLIOTHECAplus regelmäßig verglichen werden. Falls der Kassenstand in
BIBLIOTHECAplus von der Barkasse abweicht, sind folgende Gegenmaßnahmen möglich:
• Der Fehlbetrag wird im Fall von kleineren Beträgen in der Barkasse
ausgeglichen, d. h., es wird das fehlende Geld eingezahlt oder das übrige Geld
entnommen.
• Wenn es sich um größere Beträge handelt, die falsch gebucht wurden, kann
der Kassenstand korrigiert werden. Im Feld tatsächlicher Kassenstand steht
z. B. ein falscher Betrag. Dieser wird gelöscht und stattdessen der korrekte
Betrag eingetragen. Unter dem Kassenstand wird das Feld Ausgleichsbuchung
aktiv. Aktivieren Sie diese Option und bestätigen Sie die Änderung mit OK. Es
erscheint die Sicherheitsabfrage, ob die Auszahlung gebucht werden soll.
Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja. Wenn erneut auf Abschluss → Kasse
geklickt wird, wird der korrigierte Kassenstand im Feld tatsächlicher
Kassenstand angezeigt. Eine Ausgleichsbuchung wird im Kassenjournal als
Korrekturbuchung ausgewertet. Mit dieser Methode kann die Kasse auf null
gesetzt werden, z. B. wenn sich die Bibliothek erst in der Anfangsphase der
elektronischen Ausleihverbuchung befindet. Dazu wird im Feld tatsächlicher
Kassenstand 0,00 eingetragen und wie beschrieben die Ausgleichsbuchung
durchgeführt.
Einschränkung auf Mitarbeiter
Die Funktion Abschluss → Kasse kann für verschiedene Mitarbeiter verwaltet werden.
Dadurch ist möglich, dass verschiedene Kassen verwaltet werden. Im Register Mitarbeiter
sind die Kennungen hinterlegt, die im Einstellungsmodul angelegt wurden. Über die
Einstellungen kann ebenfalls festgelegt werden, dass die Mitarbeiterkennung in der Kasse
bereits fest hinterlegt ist. Die Gebühren und Zahlungen, die an dem PC gebucht werden,
werden fest auf diese Mitarbeiterkennung gespeichert. So kann jederzeit nachvollzogen
werden, welcher Mitarbeiter welche Gebühren gebucht oder kassiert hat. Über die
Kassenjournale kann dies ausgedruckt werden.
Für die Beschränkung der Kasse auf die Mitarbeiterkennung gibt es im Einstellungsmodul
folgende Optionen:
• Kennungen: Diese Einstellung bewirkt, dass unter dem Menüpunkt Abschluss
→ Kasse die Mitarbeiterkennung voreingestellt ist. Andere Mitarbeiter können
dann nicht mehr ausgewählt werden. Die Einstellung ist mitarbeiterbezogen.
• Konfiguration(Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
Kassenabrechnung. Diese Einstellung bewirkt, dass die Mitarbeiterkennung
ab der Anmeldung fest in der Kasse eingestellt ist. Die Einstellung gilt für das
ganze System.
Einschränkung auf Zweigstellen
Die Funktion Abschluss → Kasse kann für verschiedene Zweigstellen verwaltet werden.
Dadurch wird ermöglicht, dass jede Zweigstelle ihre eigene Kasse verwaltet. Im
Nutzerhandbuch
Einstellungsmodul wird unter Registerpflege → Werte jede Zweigstelle mit einem Kürzel
angelegt. An jedem PC wird dann unter Konfiguration (AP) → Ausleihe → Registerkarte:
Zweigstellen eingestellt, in welcher Zweigstelle sich der PC befindet. Es kann zusätzlich
eingestellt werden, dass die Zweigstelle in der Kasse fest hinterlegt ist. Die Gebühren und
Zahlungen, die dann an dem PC gebucht werden, werden fest auf diese Zweigstelle
gespeichert. So kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Zweigstelle welchen
Kassenstand hat. Wie bei der Einschränkung auf Mitarbeiter gibt es auch für die
Zweigstellen die genannten Einstellungen.
Kassenauswertung und Druckoptionen
Über Abschluss → Kasse kann die Schaltfläche Auswertung verwendet werden. Dadurch
kann eine Auswertung der Kasse für einen bestimmten Zeitraum gestartet werden.
Voreingestellt ist immer das Tagesdatum. Wenn ein größerer Zeitraum, z. B. der letzte
Monat oder das aktuelle Jahr ausgewertet werden soll, wird das Tagesdatum
entsprechend überschrieben und auf das Geldscheinsymbol geklickt. Damit wird die
Auswertung gestartet.
Oberer Fensterbereich
Der obere Fensterbereich des Fensters Tagesabschluss zeigt eine Auswertung der
angefallenen Gebühren in BIBLIOTHECAplus. D. h. diese Gebühren wurden vom System
oder vom Bibliothekspersonal berechnet und dem Leser ins Konto gebucht. Dieser Bereich
macht aber noch keine Aussage darüber, ob der Leser die Gebühr bezahlt hat oder nicht.
Im oberen Bereich werden auch Erlasse aufgeführt. Dies ist der Fall, wenn eine Gebühr für
den Leser erlassen wurde. D. h., bevor es zur Zahlung der Gebühr kam, wurde die Gebühr
aus dem Konto deaktiviert. Es können auch Stornos erscheinen, wenn eine Gebühr
storniert wurde. Gelöschte Gebühren erscheinen nicht mehr.
Hinweis: In der Kassenauswertung gibt es in der oberen Tabelle zwei
verschiedene Formen, wie Erlasse angezeigt werden. Diese sind von der
Vorgehensweise abhängig, wie die entsprechenden Gebühren in der Ausleihe
erlassen wurden:
Wenn im Fenster Gebühren bezahlen eine Gebühr oder ein Teil einer Gebühr
erlassen wird, wird dies von BIBLIOTHECAplus als Pauschalerlass betrachtet. Der
Erlass ist damit nicht auf eine konkrete Gebühr bezogen. In der
Kassenauswertung steht deshalb nur Erlass ohne nähere Bezeichnung.
Wenn eine Gebühr im Gebührenjournal per rechtem Mausklick erlassen wird,
wird dieser Erlass dieser konkreten Gebühr zugeordnet. In der
Kassenauswertung steht deshalb nicht nur Erlass, sondern z. B. Vormerkung
Erlass, weil sich der Erlass auf eine Vormerkgebühr bezogen hatte.
Unterer Fensterbereich
Im unteren Fensterbereich werden die Zahlungen angezeigt, die von den Lesern im
genannten Zeitraum bezahlt wurden. Des Weiteren werden Auszahlungen und
Korrekturbuchungen angezeigt. Korrekturen werden angezeigt, wenn eine
Ausgleichsbuchung vorgenommen wurde. Im unteren Bereich können ebenfalls Stornos
angezeigt werden, wenn Zahlungen storniert wurden. Wenn über die Einstellungen
festgelegt wurde, dass nur die Daten einer Zweigstelle angezeigt werden, gilt das auch
für diese Auswertung. Unter den beiden Tabellen wird jeweils die Summe in der
jeweiligen Landeswährung angegeben.
Nutzerhandbuch
Hinweis: Im Bereich der Auflistung der Zahlungen (untere Tabelle der
Kassenauswertung) sind zwei verschiedene Angaben zu Zahlungen möglich, in
Abhängigkeit davon, wie Zahlungen in BIBLIOTHECAplus vorgenommen
wurden:
Wenn eine Gebühr über das Fenster Gebühren bezahlen bezahlt wird, wird dies
in der Auflistung der Kassenauswertung als Einzahlung angegeben. Das System
erstellt keinen Bezug zur Gebühr. Warum die Zuordnung zur Gebühr von
BIBLIOTHECAplus nicht erstellt werden kann, erläutert das folgende Beispiel:
Ein Leser hat mehrere Gebühren offen, z. B. 5,00 EUR Jahresbeitrag + 3,00 EUR
Säumnisgebühr + 2,00 EUR Mahngebühr. Nach Schließen des Leserkontos
erscheint das Gebühren-bezahlen-Fenster. Der Leser wird aufgefordert, die
Summe von 10,00 EUR zu bezahlen. Der Leser zahlt aber nur 3,00 EUR. Das
System bucht 3,00 EUR als Einzahlung, da in diesem Fenster nicht zugeordnet
wird, für welche Gebühr die 3,00 EUR gezahlt wurden. Eine Auswertung nach
den konkret bezahlten Gebührenarten (Säumnisgebühren, Mahngebühren) ist
bei dieser Zahlungsform nur über Abschluss → Auswertung Zahlungen möglich.
Wenn eine Gebühr über das Gebührenkonto per rechtem Mausklick bezahlt
wird, wird dies in der Auswertung der Kasse nicht nur als Einzahlung angezeigt,
sondern mit der konkreten Bezeichnung der Gebühr. Dies wird allerdings nur bei
den detaillierten Auswertungen ausgegeben, z. B. bei Kasse (Gebühr). Dabei
wird die konkrete Bezeichnung, z. B. Vorbestellgebühr, Mahngebühr, angezeigt.
Bei den Kassenjournalen können Stornos sowohl bei den Gebühren als auch bei
den Zahlungen angegeben werden, da sowohl Gebühren als auch Zahlungen im
Gebührenkonto des Lesers per rechtem Mausklick storniert werden können.
Druckoptionen
Es stehen Ihnen in diesem Fenster folgende Druckoptionen zur Verfügung. Sie klicken
hierbei jeweils auf die Drucken-Schaltfläche rechts neben den hier erwähnten Begriffen:
• Gebührenart: Der Ausdruck der Kasse nach Gebührenart listet alle Gebühren
nach Gruppen auf. Dabei werden alle Gebühren, die über die Konditionen im
Einstellungsmodul definiert wurden, ausgewertet. Zusätzlich werden alle
manuellen Buchungen und alle Sonderbuchungen angezeigt. Zur Gebührenart
gibt es folgende Druckmöglichkeiten:
Kasse (Gebühr) beinhaltet eine detaillierte Auflistung aller Gebühren. Der
Ausdruck umfasst je nach Datenmenge meist mehrere Seiten.
Kasse (Gebühr, Summe) zeigt nur die Summen zu jeder Gebührenart, d. h.,
die Summe der Verzugsgebühren, Summe der manuellen Buchungen. Dieser
Ausdruck ist zu verwenden, wenn eine kurze Auswertung gewünscht wird.
• Zweigstelle: Der Ausdruck der Kasse nach Zweigstelle listet alle Gebühren und
Zahlungen nach Zweigstellen auf. D. h., es werden die einzelnen Positionen
nach den Zweigstellen ausgewertet, in denen die Gebühren angefallen oder
die Zahlungen gezahlt wurden. Dies ist dann möglich, wenn die
Kassenverwaltung nach Zweigstellen aktiviert wurde. Je nachdem, wie die
Zahlung von Gebühren in den Zweigstellen gehandhabt wird, ist es also
möglich, dass eine Gebühr in einer Zweigstelle angefallen ist und in einer
anderen bezahlt wurde. Wie bei der Auswertung nach Gebührenart gibt es
den ausführlichen Ausdruck unter Kasse (Zweigstelle) und den kurzen
Ausdruck unter Kasse (Zweigstelle, Summe).
• Mitarbeiter: Der Ausdruck der Kasse nach Mitarbeiter listet alle Gebühren und
Zahlungen nach den Mitarbeiterkennungen auf. Dazu muss die
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Kassenverwaltung nach Mitarbeitern aktiviert werden, damit die Gebühren
und Zahlungen den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden. Wie bei
der Auswertung nach Gebührenart gibt es den ausführlichen Ausdruck unter
Kasse (Mitarbeiter) und den kurzen Ausdruck unter Kasse
(Mitarbeiter, Summe).
Tage: Der Ausdruck der Kasse nach Tagen listet alle Gebühren und Zahlungen
nach dem Tagesdatum auf. Dies ist sinnvoll, wenn ein längerer Zeitraum
eingegeben wurde, damit mehrere Tage aufgelistet werden. Wie bei der
Auswertung nach Gebührenart gibt es den ausführlichen Ausdruck unter
Kasse (Tagen) und den kurzen Ausdruck unter Kasse (Tagen, Summe).
Lesernummer: Der Ausdruck der Kasse nach Lesernummer listet alle Gebühren
und Zahlungen nach Lesern auf. Es wird dabei die interne Lesernummer
verwendet, also nicht die Ausweisnummer. Diese ist in den Leserdaten rechts
oben als blaue Nummer zu finden. Die Nummer kann in der Benutzerrecherche
über Benutzer → Ändern im Feld Benutzernummer recherchiert werden. Der
Grund, warum nur die interne Benutzernummer verwendet wird, liegt darin,
dass der Leser seinen Ausweis eventuell verlieren kann und dann eine neue
Ausweisnummer bekommt. Anhand der internen Nummer können, trotz
Wechsel der Ausweisnummer, alle Gebühren und Zahlungen der
Vergangenheit dem Leser zugeordnet werden. Wie bei der Auswertung nach
Gebührenart gibt es den ausführlichen Ausdruck unter Kasse
(Lesernummer) und den kurzen Ausdruck unter Kasse (Lesernummer,
Summe).
Optionsfeld Alle, Nur Sollbuchungen und Nur Zahlungen: Standardmäßig ist
Alle aktiviert. Das bedeutet, dass bei einem Ausdruck nach Gebührenart,
Zweigstelle, Mitarbeiter, Tagen und Lesernummer alle Informationen
ausgedruckt werden.
Wenn Nur Sollbuchungen ausgewählt wird, wird bei den Ausdrucken zu
Gebührenart z. B. nur der Abschnitt der Gebühren ausgedruckt. Der Abschnitt
zu den Zahlungen wird dadurch ausgeblendet.
Wenn Nur Zahlungen angeklickt wird, wird beim Ausdruck der Abschnitt der
Gebühren ausgeblendet.
Schaltfläche rechts neben Auszahlungen: Druckt nur den Bereich der
Auswertung aus, der die Auszahlungen ausweist.
Kontrollkästchen Storni ausblenden: In der Anzeige keine Stornos der
Zahlungen angeben. Dies betrifft nicht die Stornos von Gebühren (obere
Tabelle der Kassenauswertung).
Hinweis: Sie können in der Rechteverwaltung einstellen, welche Felder, Variablen und
Formeln in den Reports zu löschen und zu ändern sind.
Auswertung Zahlungen
Die Funktion unter Abschluss / Zahlungen dient als Erweiterung der Kassenjournale, wenn
eine detaillierte Auswertung der Zahlungen erwünscht ist.
Eine Auswertung der Zahlungen kann im Kassenjournal nur vorgenommen werden, wenn
jede Gebühr mit einem rechten Mausklick im Gebührenkonto des Lesers bezahlt wird, da
nur dann die Zuordnung von Gebühr zu Zahlung gewährleistet ist. Wenn die Gebühren
über das Fenster Gebühren bezahlen bezahlt werden, ist die Auswertung der Zahlungen
nur über Vormerkung Zahlung möglich.
Nutzerhandbuch
Voraussetzung, um die Zahlungen über diesen Punkt auswerten zu können, ist die
tägliche Durchführung des Tagesabschlusses. Erst nachdem der Tagesabschluss
durchgeführt wurde, kann der entsprechende Tag mit den Zahlungen ausgewertet
werden:
1. Es kann ein Zeitraum angegeben werden. Wenn Sie auf die Schaltflächen heute,
Monat oder Jahr klicken, wird der entsprechende Zeitraum automatisch
vorgegeben.
2. Wenn nur eine bestimmte Zweigstelle oder ein bestimmter Mitarbeiter ausgewertet
werden soll, wird dies in den entsprechenden Registern eingetragen. Die
Einschränkungen und Einstellmöglichkeiten für die Kasse zu Mitarbeitern und
Zweigstellen gelten hier nicht. Wann immer eine bestimmte Zweigstelle oder ein
bestimmter Mitarbeiter voreingestellt werden soll, kann die getroffene Auswahl mit
dem rechten Mausklick ausgewählt und Als Default für alle gespeichert werden.
3. Um die Auswertung zu starten, klicken Sie auf Berechnen.
4. In der Trefferliste können die Schaltflächen Zahlungen, Stornos oder Erlasse
angeklickt werden, um die jeweiligen Positionen anzeigen zu lassen.
5. Das Ergebnis kann über die Druckschaltflächen neben Gebührenart, Zweigstelle,
Mitarbeiter, Tagen und Lesernummer ausgedruckt werden. Beim Ausdruck bestehen
jeweils die Möglichkeiten eines detaillierten oder kurzen Ausdrucks. Beim Ausdruck
werden alle Zahlungen, Stornos und Erlasse des angegebenen Zeitraums
ausgegeben.
6. Es können verschiedene Arten von Zahlungen angegeben werden, z. B.
Vormerkung und Vormerkung Zahlung oder Leihgebühr und Leihgebühr
Zahlung.
Der Punkt Vormerkung erscheint, wenn eine Gebühr über das Fenster Gebührenbezahlen bezahlt wurde.
Der Punkt Vormerkung Zahlung erscheint, wenn eine Gebühr über den rechten
Mausklick im Gebührenkonto bezahlt wurde.
Position OFFEN
Die Position OFFEN entsteht immer dann, wenn eine Zahlung nicht mehr der
entsprechenden Gebühr zugeordnet werden kann. Eine Position OFFEN stammt in den
meisten Fällen von einer gelöschten Zahlung oder Gebühr. Sobald im Gebührenkonto
gelöscht wird, kann die Position OFFEN entstehen, deshalb sollte im Gebührenkonto
nicht gelöscht werden. Falls doch gelöscht werden musste, muss man die Tabelle der
Auswertungen Zahlungen neu aufbauen, um einen korrekten Wert zu erhalten.
Die Position entsteht auch, wenn über Abschluss → Kasse eine Ausgleichsbuchung
gemacht wird. Dabei wird der Kassenstand korrigiert. Diese Korrektur steht immer als
OFFEN mit einem negativen Vorzeichen bei der Auswertung Zahlung, da bei der
Korrektur nicht bekannt ist, welche Gebühr oder Zahlung davon betroffen ist.
Die gelöschten Gebühren können sowohl mit negativem als auch mit positivem
Vorzeichen bei der Position OFFEN angezeigt werden. Wenn entdeckt wird, dass die
Auswertung Zahlung nicht mit der Kasse übereinstimmt, muss die Tabelle neu aufgebaut
werden. Um zu vermeiden, dass die Position OFFEN immer neu entsteht, sollte nicht
gelöscht werden.
Hinweis: Wie die erwähnte Tabelle neu aufgebaut werden kann, erfragen Sie beim
OCLC-Support.
Nutzerhandbuch
Zuordnung der Gebühren zu Zahlungen
Bei der Auswertung der Zahlungen können die Gebühren zu den Zahlungen zugeordnet
werden, in der Auswertung der Kassenjournale hingegen nicht – wenn nicht über den
rechten Mausklick bezahlt wird.
Der Grund liegt darin, dass die Funktion der Auswertung Zahlungen ein anderes Schema
als die Auswertung über die Kassenjournale aufweist. Die Kassenjournale können nur
eindeutig zuordnen, wenn über den rechten Mausklick die Zahlung der konkreten Gebühr
zugeordnet wird. Die Auswertung der Zahlungen ordnet die Zahlungen anhand der
offenen Positionen im Gebührenkonto des Lesers zu. Die älteste offene Gebühr wird
dabei immer zuerst bei einer Zahlung herangezogen.
Bsp.: Ein Leser hat 10,00 EUR Jahresgebühr vom 03.01.2010 zu zahlen, außerdem 0,50
EUR Vormerkgebühren vom 15.02.2010 und eine Mahnpauschale über 3,00 EUR vom
01.03.2010. Wenn der Leser nun nur 13,00 EUR zahlt anstelle der gesamten offenen
13,50 EUR, geht BIBLIOTHECAplus aber immer von der ältesten offenen Gebühr aus, d. h.,
es wird zuerst die Jahresgebühr von 10,00 EUR gezahlt. Die nächste älteste Gebühr sind
die 0,50 EUR, deshalb werden zunächst diese bezahlt. Es bleiben 2,50 EUR, die als
Teilzahlung mit den 3,00 EUR Mahnpauschale verrechnet werden. Der Leser hat dann
noch einen Rest von 0,50 EUR für die Mahnpauschale zu zahlen. In der Auswertung der
Zahlungen steht also die Jahresgebühr und die Vormerkgebühr als bezahlt. Die
Mahnpauschale steht mit 2,50 EUR als bezahlt in der Auswertung der Zahlungen.
Da über das Fenster Gebühren bezahlen nicht bestimmt wird, welche Gebühr bezahlt
wird, geht die Auswertung der Zahlungen anhand des Buchungsdatums vor. Im Regelfall
führt dies zu einer korrekten Auswertung, außer im genannten Beispiel. D. h., die
Auswertung Zahlungen kann zu Ungenauigkeiten führen, wenn nur Teilbeträge gezahlt
werden oder wenn jüngere Gebühren vor älteren bezahlt werden sollen. Diese
Unstimmigkeiten können bei den genannten Fällen nicht vermieden werden. Deshalb ist
genau abzuwägen, ob die Auswertung der Zahlungen über diesen Punkt oder über die
Kassenjournale vorgenommen werden soll. Die Auswertung der Zahlungen im
Kassenjournal – wobei Zahlungen mit dem rechten Mausklick im Gebührenkonto getätigt
werden – ist zwar aufwändiger, aber dafür exakt.
Tagesabschluss (Statistik)
Der Tagesabschluss ist hauptsächlich für die Überführung der Ausleihzahlen in die
Ausleihstatistik zuständig. Er gilt für das ganze System, wird also zentral für alle von
einem Arbeitsplatz aus ausgelöst.
Um den Tagesabschluss zeitgesteuert oder kombiniert mit anderen Aktionen wie dem
Mahnlauf, der Vorbestellbenachrichtigung oder dem Kassenabschluss auszulösen, ist der
automatische Abschluss vorgesehen.
Durchführen des Tagesabschlusses (Statistik)
Um den Tagesabschluss manuell zu starten, wählen Sie in der Ausleihe Abschluss →
Tagesabschluss (Statistik). Haben Sie sichergestellt, dass keine Ausleihe mehr stattfindet,
beantworten Sie die Frage „Soll der Tagesabschluss jetzt gestartet werden?“ mit Ja. Der
Fortschritt der Durchführung wird oben rechts in Prozenten angegeben.
Nutzerhandbuch
Hinweise:
• Wir empfehlen, den Tagesabschluss jeden Tag nach der Ausleihe zu starten. Der
Tagesabschluss darf nicht angestoßen werden, solange noch Ausleihen
stattfinden.
• Der Tagesabschluss kann nicht wiederholt werden. Stoßen Sie den
Tagesabschluss an einem Tag mehrmals an, werden beim zweiten Mal nur die
Ausleihen seit dem letzten Tagesabschluss angezeigt.
• Falls bei der Durchführung des Tagesabschlusses Unstimmigkeiten auftreten, die
in die Protokolldatei (perm.pro) eingetragen werden, wird dies am Ende des
Tagesabschluss angezeigt. Die Protokolldatei kann über das Einstellungsmodul
unter Datei → Protokolldatei öffnen aufgerufen werden. Sollten dort
Fehlerstellen zum Zeitpunkt des Tagesabschlusses genannt sein, nehmen Sie
Kontakt mit der Service-Abteilung auf.
Ergebnisfenster
Nachdem der Tagesabschluss vollständig durchgelaufen ist, stehen Ihnen folgende
Auswertungstabellen als Registerkarten zur Verfügung:
• Ausleihen: Anzahl der Ausleihen seit dem letzten Tagesabschluss, gruppiert
nach Mediengruppen
• Benutzer: Anzahl der Ausleihen des aktuellen Tages, gruppiert nach
Benutzergruppen
• Tagesstatistik: Anzahl der Ausleihen seit dem letzten Tagesabschluss, gruppiert
nach Ausleihstunden
• Zahlungen: Einnahmen der Bibliothek für den aktuellen Tag. Weiterhin können
über Stornos und Erlasse Stornos und Erlasse berechnet werden.
Voreingestellt ist als Auswertungszeitraum der aktuelle Tag. Der
Auswertungsvorgang entspricht dem Menüpunkt Ausleihe → Abschluss →
Auswertung der Zahlungen.
Tipp: Die Zahlen, die der Tagesabschluss ermittelt, können im Statistikmodul unter
dem Menüpunkt Ausleihen abgerufen werden. Dort kann auch der Ausdruck des
Tagesabschlusses bei Bedarf wiederholt werden.
Sie haben im Ergebnisfenster folgende Optionen:
• Drucken: Über diese Schaltfläche können Sie sich die Ergebnisse der jeweils
aktiven Registerkarte Ausleihen, Benutzer oder Tagesstatistik ausgeben lassen.
Die Zahlungen haben eigene Druckschaltflächen, unterteilt nach Gebührenart,
Zweigstelle, Mitarbeiter, Buchungsdatum und Lesernummer.
• Schließen: Beendet das Fenster.
Funktionsweise
Jedes Exemplar, das durch einen Tagesabschluss erfasst und dessen Ausleihinformationen
(Ausleihart, Mediengruppe, Ausleihort) in die Ausleihstatistik übertragen wurden, wird
intern mit einer Markierung versehen. Jede Ausleihaktion (Neuausleihen, Verlängerungen
und Rückgaben) entfernen diese Markierung wieder. Auf diese Weise kumulieren die
Ausleihzahlen zwischen zwei Tagesabschlüssen.
Da der aktuelle Tagesabschluss immer nur die letzte Ausleihaktion zu einem Exemplar
sieht, können bestimmte Ausleihen nicht in die Tagesstatistik oder Ausleihstatistik
übergeben werden. Die Ausleihzähler im Exemplar und im Benutzerdatensatz sowie die
Nutzerhandbuch
damit verbundene Medienstatistik oder Benutzerstatistik bleiben davon unberührt: Es
zählt jede Ausleihaktion, z. B. jede Neuausleihe oder Verlängerung setzt den
Ausleihzähler im Moment der Ausleihbestätigung jeweils um den Wert 1 hoch.
Bsp.: Ein heute entliehenes Medium, welches heute wieder zurückgegeben wird, wird in
der Tagesstatistik → Ausleihstatistik nicht gezählt, aber in der Benutzer- und
Medienstatistik einmal gezählt. Ein heute entliehenes Medium wird heute verlängert: Es
wird unter Tagesabschluss → Ausleihstatistik einmal gezählt, unter Benutzer- →
Medienstatistik zweimal gezählt.
Weitere Auswertungen
Neben der Überführung der Ausleihdaten in die Ausleihstatistik führt der Tagesabschluss
im Hintergrund noch einige andere Funktionen aus. Diese sind meist von bestimmten
Einstellungen abhängig.
Benutzerdaten
Die Berechnung des Alters wird einstellungsunabhängig ausgeführt und intern im
Benutzerdatensatz gespeichert.
Hinweis: Die Berechnung des Alters findet in Abhängigkeit zum beim Benutzer
eingetragenen Geburtsdatum statt und wird auch immer beim Speichern der
Benutzerdaten automatisch aktualisiert.
Tipp: Das Alter des Lesers kann im Konto angezeigt werden, wenn an diesem Rechner
im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP) → Ausleihe in den Grundeinstellungen
Alter des Lesers in der Ausleihverbuchung anzeigen aktiviert ist.
Die altersbezogene Umsetzung der Benutzergruppe erfolgt, sofern im Einstellungsmodul
unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellungen → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
BenutzerGrpAuto im Wert J eingestellt ist. Die umzusetzenden Benutzergruppen
können vorher unter Registerpflege → Werte in der Tabelle BGrpAlter definiert werden.
Sie können die Anpassung der unter Zweitadresse eingetragenen Optionen Art der
Zweitadresse und Mahnadresse verwenden. Die diesbezügliche Parametrisierung erfolgt
unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellungen → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
MahnFlag2Löschen und MahnFlag2AdrLöschen.
Löschung des allgemeinen Sperrvermerks in Abhängigkeit vom Datum Sperre gültig bis
erfolgt in den Benutzerdaten → Sperren/Hinweise.
Benutzerkonten (Gebührenjournal)
Verrechnung offener Gebühren mit Zahlungen, Generierung der Einträge für die
Auswertung Zahlungen (unter Zuordnung der Gebühren zu Zahlungen), Vergabe einer
fortlaufenden Nummer der verrechneten Gebühren und Zahlungen (Spalte lfd. Nr. im
Gebührenjournal).
Buchen einer Medienersatz-Gebühr in Höhe des im Exemplardatensatz gespeicherten
Preises. Die dafür erforderlichen Funktionen finden sich unter Konfiguration (Sys) →
Direkteinstellungen → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: Medienersatz,
MedErsAnzFrist und Bearbeitungspauschale.
Nutzerhandbuch
Exemplardaten
Zurücksetzen des Exemplarstatus Z (Zurückgelegt) auf V (Verfügbar), sofern keine
Vorbestellung mehr vorliegt.
Zurücksetzen des Exemplarstatus von seinem Karenzwert auf V (Verfügbar), sobald die
unter Konfiguration (AP) → Ausleihe → Zweigstellen eingegebenen Karenztage
abgelaufen sind.
Vorbestellstatistik
•
Jede Vorbestellung, die noch nicht durch einen vorangegangenen Tagesabschluss
registriert wurde, wird in die Vorbestellstatistik übertragen. Anschließend wird
diese Vorbestellung mit einem internen Marker versehen. Auf diese Weise
kumulieren Vorbestellungen zwischen zwei Tagesabschlüssen.
Hinweis: Vorbestellungen, die zwischen zwei Tagesabschlüssen erstellt und wieder
gelöscht werden, werden nicht in die Vorbestellstatistik übertragen.
Besucherstatistik
•
Jede Ausleihaktion eines Lesers (Ausleihen, Rückgaben, Verlängerungen,
Vormerkungen und Änderungen der Benutzerdaten) setzt in den Benutzerdaten
den internen Statistikmarker N (Nein, Benutzer noch nicht in der Besucherstatistik
gezählt). Weiterhin wird intern das Datum der letzten Aktivität gespeichert. Der
Tagesabschluss liest aus den mit dieser Markierung versehenen Benutzerdaten die
statistischen Informationen (wie Benutzergruppe, Datum der letzten Aktion,
Benutzerzweigstelle) aus und überträgt sie in die Besucherstatistik. Anschließend
wird die Markierung auf J (Ja, in die Besucherstatistik übertragen) gesetzt, damit
die nächste Ausleihaktion wieder registriert werden kann.
Hinweis: Wird der Tagesabschluss nicht regelmäßig (z. B. täglich) ausgeführt, kann dies
die Besucherstatistik bestimmter Tage verzerren.
Bsp.: Die Bibliothek hat fünf Tage in der Woche geöffnet, der Tagesabschluss wird
jedoch nur einmal in der Woche angestoßen. Ein Vielleser, der in den Ferien jeden Tag
kommt, wird für diese Ausleihwoche nur einmal mit seiner letzten Ausleihaktion in der
Besucherstatistik gezählt. Wird der Tagesabschluss jeden (Ausleih-)Tag ausgeführt, sind
es dagegen fünf Zähler in der Woche.
Automatischer Abschluss
Durch den automatischen Abschluss können Sie verschiedene Funktionen wie z. B. den
Tagesabschluss, den Ausdruck des Kassenjournals, der Mahnungen etc. in einem einzigen
Lauf durchführen lassen. Beachten Sie aber, das Sie dabei dann keine weiteren
Eingriffsmöglichkeiten mehr haben, also beispielsweise bei den Mahnungen keine Titel
mehr verlängern oder sperren können.
1. Um den automatischen Abschluss zu starten, wählen Sie im Menü Abschluss →
automatischer Abschluss.
In dem Fenster, das sich daraufhin öffnet, erscheinen alle Funktionen, die über den
automatischen Abschluss gestartet werden können, sowie ggf. das Datum, an dem
sie zuletzt durchgeführt wurden.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor allen Funktionen, die Sie nicht über den
automatischen Abschluss durchführen möchten:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Tagesabschluss: Hier wird derselbe Vorgang ausgeführt, wie unter
Abschluss → Tagesabschluss (Statistik). Es wird zusätzlich ein Bogen mit
den Ausleihen nach Mediengruppen ausgedruckt.
Standardstatistiken: Es werden einige Statistikdaten ausgedruckt:
Ausleihzahlen in Bezug auf den Bestand
Ausleihzahlen in Bezug auf Benutzergruppen
Ausleihzahlen nach Uhrzeit
Mahnungen: Hier wird der Punkt Mahnung → manuell durchgeführt und
die entsprechenden Mahnbriefe ausgedruckt. Benutzer mit E-MailAdressen und den entsprechenden Einstellungen werden automatisch
per E-Mail gemahnt. Wenn keine Medien oder Benutzer in den
Mahnstufen zu finden sind, wird für jede Mahnstufe ein Kontrollblatt
ausgedruckt.
Gebührenmahnung: An dieser Stelle wird der Punkt Mahnung / offene
Gebühren ausgeführt und die entsprechenden Briefe gedruckt. Es kann
bestimmt werden, ob nur die Benutzer Briefe erhalten sollen, die keine
Medien mehr entliehen haben: Einstellung Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
MahnGebNichtsEntl. Benutzer mit E-Mail-Adressen und den
entsprechenden Einstellungen werden automatisch per E-Mail gemahnt.
Alte Vorbestellungen abräumen: Hier wird auf die Daten unter
Recherche → Vorbestellungen → Auswahl: nicht abgeholt
zurückgegriffen. Die nicht abgeholten Vorbestellungen werden
abgeräumt und ggf. für den nächsten Benutzer bereitgestellt.
Vorbestellungen benachrichtigen: Es wird der Punkt Recherche →
Vorbestellungen → Auswahl: zu benachrichtigende ausgeführt und die
entsprechenden Briefe gedruckt. Über die Einstellungen kann auch
definiert werden, ob bestimmte Benutzergruppen keine Briefe erhalten
sollen: Einstellung / Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Ausleihe → Parameter: VormerkbriefNichtDrucken. Benutzer
mit E-Mail-Adressen und den entsprechenden Einstellungen erhalten ihre
Vorbestellbenachrichtigung automatisch per E-Mail.
Kassenjournal: Es wird eine Kassenauswertung wie beim Punkt
Abschluss → Kasse → Schaltfläche: Auswertung ausgedruckt. Über die
Einstellung → Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt:
Ausleihe → Parameter: AbschlussAutoGebühr kann bestimmt werden,
welches Kassenjournal gedruckt werden soll.
3. Klicken Sie anschließend auf Starten.
Alle angekreuzten Aktionen werden jetzt automatisch nacheinander durchgeführt.
Hinweis: Weitere Einstellmöglichkeiten finden Sie unter Einstellungen → Konfiguration
(Sys) → Automatischer Abschluss.
Zeitgesteuerter Abschluss:
Beim Abschluss in BIBLIOTHECAplus werden einige Punkte durchgeführt, die Sie eventuell
täglich benötigen. Damit nicht jeden Tag ein Mitarbeiter diese Aktionen ausführen muss,
können Sie das System so einrichten, dass der automatische Abschluss zeitgesteuert
stattfindet. D. h. der Vorgang wird zu einer von Ihnen definierten Uhrzeit gestartet.
Demnach wird kein Mitarbeiter mehr für diese Funktionen benötigt.
Wenn Sie den automatischen Abschluss zeitgesteuert starten möchten, können Sie das
Programm Tagesabs.exe verwenden. Das Programm befindet sich standardmäßig im
Nutzerhandbuch
..\BIN Verzeichnis des Servers, bzw. Einzelplatzes. Wenn Sie das Programm starten,
finden Sie folgende Optionen:
• Automatischer Abschluss aktiviert: Das Kontrollkästchen sollte aktiviert sein,
wenn Sie den automatischen Abschluss zeitgesteuert durchführen möchten.
Achtung!
Damit der zeitgesteuerte Abschluss starten kann, muss das Programm Tagesabs.exe
aktiv bleiben, d. h. das Programm darf nicht beendet werden. Vorzugsweise sollte die
Tagesabs.exe deshalb an einem Server eingerichtet werden, da dieser die ganze
Nacht läuft. Der Nutzer am Server darf sich dann nicht mehr abmelden, sondern
stattdessen sollte der Server für unberechtigten Zugriff gesperrt werden.
• Einstellungen: Über den Menüpunkt Datei → Einstellungen können die
Grundvoraussetzungen für den zeitgesteuerten Abschluss getroffen werden:
• Aktuelle Uhrzeit: Hier wird die Systemuhrzeit angegeben. Achten Sie darauf,
dass diese korrekt ist.
• Start Tagesabschluss: Hier geben Sie die Start-Uhrzeit an, zu der der
zeitgesteuerte Abschluss gestartet werden soll.
Hinweis: Die Durchführung des Abschlusses darf nicht mit anderen Aktionen
kollidieren. Beispielsweise sollte für den Abschluss so viel Zeit eingeplant werden, dass
der Abschluss beendet werden kann, bevor die nächtliche Bandsicherung aktiviert wird.
Führen Sie dazu am besten einen Test-Abschluss aus, um festzustellen, wie viel Zeit der
Abschluss bei Ihnen in Anspruch nimmt. Planen Sie immer etwas mehr Zeit ein, als der
Abschluss tatsächlich benötigt.
• Tage der Woche: Bei diesen Kontrollkästchen aktivieren Sie die Tage, an denen
der Abschluss zeitgesteuert gestartet werden soll.
• Datenbankname: Hier geben Sie den Namen Ihrer Datenbank an.
• DB-Zugangsdaten → Benutzer: Hier geben Sie eine Kennung an, mit der sich
das Programm an BIBLIOTHECAplus anmelden soll. Bitte beachten Sie: hier darf
nur eine solche Kennung angegeben werden, die in BIBLIOTHECAplus unter
Kennungen → Kennungen verwalten angelegt wurde, und die erforderlichen
Rechte besitzt.
• DB-Zugangsdaten → Passwort: hier geben Sie das Passwort für die Kennung
ein.
• Programmpfad: Hier geben Sie den Pfad zu dem Verzeichnis an, in dem
BIBLIOTHECAplus installiert ist. Sie sehen diesen Pfad u. a. auch auf der
Startseite in den Einstellungen. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit dem grünen
Haken.
Zugang testen:
Bevor Sie den zeitgesteuerten Abschluss in Betrieb nehmen, sollten Sie über den
Menüpunkt Datei einmal den Zugang testen. Sobald Sie auf diese Funktion klicken, wird
eine Anmeldung an BIBLIOTHECAplus anhand der eingestellten Zugangsdaten versucht.
Bitte beobachten Sie, ob die Anmeldung erfolgreich verläuft. Wenn ja, kann der
zeitgesteuerte Abschluss genutzt werden:
Anhand der getätigten Einstellungen wird zu der vorgegebenen Uhrzeit der automatische
Abschluss gestartet. Dazu meldet sich das Programm Tagesabs.exe an BIBLIOTHECAplus
an und wählt den Menüpunkt Verbuchung → Abschluss → automatischer Abschluss aus.
Alle dort aktivieren Optionen werden durchgeführt. Die Ausdrucke werden automatisch
an den Standarddrucker weitergeleitet. Nach Abschluss aller Aktionen wird
BIBLIOTHECAplus wieder beendet. Sie können also am nächsten Morgen einfach die
ausgedruckten Daten aus dem Drucker entnehmen. Um festzulegen, welche Punkte
standardmäßig unter Verbuchung → Abschluss → automatischer Abschluss aktiviert sind,
beachten Sie bitte die Einstellung unter Konfiguration (Sys) → Automatischer Abschluss.
Nutzerhandbuch
E-Mail-Versand über SMTP
Sie können wählen, ob Sie den E-Mail-Versand über MAPI oder SMTP nutzen möchten.
Die E-Mails über SMTP im Hintergrund versandt, ohne dass ein E-Mail-Programm geöffnet
wird. Sicherheitswarnungen entfallen bei SMTP somit, sodass der E-Mail-Versand
vollständig automatisiert ablaufen kann.
Sie nehmen die Einstellung im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP) →
Direkteinstellung / Abschnitt ALL / Parameter E-Mail-Versandart vor. Sie können Sie
wahlweise M für MAPI oder S für SMTP einstellen. Standardmäßig ist MAPI voreingestellt.
Voraussetzungen
Sie müssen folgende Voraussetzungen für den SMTP-Versand erfüllen:
• Funktionsfähiger SMTP-Server, der vom Client aus erreicht werden kann. Der
SMTP-Server kann unter einem beliebigen Betriebssystem laufen.
• BIBLIOTHECAplus ab Version 2.6
• Datenbank mit mindestens dem Datenbankschema 5.24
• Microsoft .NET Framework ab Version 3.5
Einstellungen
Im Folgenden ist beschrieben, wie Sie den E-Mail-Versand per SMTP aktivieren können:
1. Gehen Sie ins Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAplus.
2. Wählen Sie Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung / Abschnitt ALL / Parameter
MAILSERVER. Geben Sie den Namen des Mailservers ein, der bei Ihnen verwendet
wird, z. B. mail.musterhausen.de.
3. Wählen Sie im gleichen Abschnitt die Einstellungen für die folgenden Parameter:
SMTPKennung: Kennung für den Zugang zum SMTP-Server
SMTPPasswort: Passwort für den Zugang zum SMTP-Server
SMTPPort: Port des Mailservers
SMTPEncryption: Einstellung für die E-Mail-Verschlüsselung:
0 = keine Verschlüsselung
1 = SSL-Verschlüsselung
4. Speichern Sie diese Einstellung.
5. Gehen Sie zu Konfiguration(AP) → Direkteinstellung → Abschnitt ALL / Parameter
E-Mail-Versandart. Sie können wahlweise M für MAPI oder S für SMTP
einstellen. Standardmäßig ist MAPI voreingestellt.
6. Stellen Sie auf S für SMTP um.
7. Speichern Sie die Einstellung.
8. Gehen Sie zu Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe /
Nutzerhandbuch
Parameter MailAbs .
9. Geben Sie eine Absenderadresse an, von der aus die E-Mails verschickt werden
sollen. Außerdem können Sie im Parameter MailBCC eine weitere E-Mail-Adresse
angeben, an die die E-Mails als Blindcopy verschickt werden sollen. Diese beiden
Einstellungen sind arbeitsplatzbezogen und sollten deshalb für alle Arbeitsplätze
eingestellt werden, die den E-Mail-Versand per SMTP nutzen sollen.
10. Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu. Sie können dadurch den E-Mail-Versand über
SMTP nutzen.
Hinweis: Beim Versand der E-Mails öffnet sich kein Programmfenster, die E-Mails
werden im Hintergrund und ohne Hilfe eines E-Mail-Programms versandt. Es gibt daher
auch keinen Eintrag dieser E-Mails im Ordner Gesendete Objekte Ihres E-MailProgramms.
Um festzustellen, ob die E-Mails korrekt versandt wurden, können Sie wie beschrieben
den Parameter MailBCC einrichten. Die E-Mails werden dann an die BCC-Adresse
verschickt und ermöglichen es Ihnen zu kontrollieren, ob z. B. die Mahnungen oder
Vorbestellbenachrichtigungen korrekt verschickt wurden.
Der E-Mail-Versand per SMTP ist gültig für alle Mailarten, die Sie in der Verbuchung in
den Benutzerdaten in der Registerkarte Weitere finden, also für die Erinnerung,
Mahnung, Gebührenmahnung, Serien-E-Mail und Vorbestellbenachrichtigungen
E-Mail-Vorlagen
Bei Versand von Mahnungen und Vorbestellbenachrichtigungen per E-Mail werden die
Exemplare pro Benutzer und Mahnstufe zusammengefasst. Ist der Benutzer z. B. mit
mehreren Titeln in der 1. Mahnung, erhält er eine E-Mail für alle Titel dieser Mahnstufe.
Für den E-Mail-Versand stehen Ihnen Vorlagen zur Verfügung, die Sie im Verzeichnis
..\Templates\MAIL Ihrer Programm-CD finden. Die Vorlagen dienen dazu,
vorgegebene E-Mail-Texte in den E-Mail-Versand einzufügen, die z. B. den Text für die
Mahnung enthalten. Sie können bei Bedarf diese Dateien in Ihr System kopieren und die
von Ihnen benötigten Anpassungen am Text erneut vornehmen. Folgende Dateien sind
betroffen:
• v_best.txt: Versand von Vorbestellbenachrichtigungen per E-Mail.
Folgende Felder können verwendet werden:
<Betreff xxx>
<BRIEFANREDE>
<NAME>
<VORNAME>
<AUSWEISNR>
<AUSLEIHSTELLE>
<Datum>
<TABELLE>: diese enthält die Titeldaten zu den Vorbestellungen.
• v_mahn1.txt bis v_mahn5.txt: Versand von Mahnungen per Mail.
<Betreff xxx>
<BRIEFANREDE>
<NAME>
<VORNAME>
<AUSWEISNR>
<Datum>
•
•
•
Nutzerhandbuch
<Ausleihstelle>
<TABELLE>: diese enthält die Titeldaten zu den Mahnungen.
<MAHNGEBÜHR>
Die Währung kann bei Bedarf als Text geändert und hinter der Mahngebühr
angegeben werden.
v_mahn0.txt: Versand von Erinnerungen per E-Mail.
<Betreff xxx>
<BRIEFANREDE>
<NAME>
<VORNAME>
<AUSWEISNR>
<Datum>
<Ausleihstelle>
<TABELLE>: diese enthält die Titeldaten zu den Erinnerungen.
v_gebm1.txt bis v_gebm5.txt: Versand von Gebührenmahnungen per EMail.
<BRIEFANREDE>
<NAME>
<VORNAME>
<GEBÜHR>
<MAHNGEBÜHR>
Die Währung kann bei Bedarf als Text geändert und hinter der Mahngebühr
angegeben werden.
Mailtext.txt: Versand von Serien-E-Mails: Diese Datei enthält nur Text, der
beliebig angepasst werden kann.
1. Wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten, kopieren Sie die Dateien aus dem
Verzeichnis der CD in das entsprechende Programmverzeichnis auf dem Server oder
Einzelplatz.
2. Öffnen Sie die Dateien über den Windows-Explorer. Nutzen Sie dazu z. B. den Editor
oder das Wordpad.
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie die Dateien. Die Änderungen
stehen beim nächsten E-Mail-Versand zur Verfügung.
Mahngebühr und Mahnpauschale bei E-Mails
Beim Versand von Mahnungen per E-Mail wird am Ende der E-Mail die Mahngebühr der
aktuell gemahnten Exemplare als Summe angezeigt. Enthalten ist dabei die Summe der
Mahngebühren pro Exemplar plus die Mahnpauschale.
Die Anzeige dieser Summe wird über die Datei v_mahn1.txt gesteuert (1 steht als
Beispiel für die jeweilige Mahnstufe 1-5). In dieser Datei ist das Steuerfeld
<MAHNGEBÜHR> angegeben. Wenn die Mahngebühr in der E-Mail nicht angezeigt werden
soll, kann das Feld <MAHNGEBÜHR> aus der Datei v_mahn1.txt entfernt werden.
Da sich die Mahnpauschale meist auf ein Porto für den Briefdruck bezieht, soll die
Mahnpauschale beim Versand von Mahnungen per E-Mail meist nicht berechnet werden.
In diesem Fall steht eine die Einstellung im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) →
Nutzerhandbuch
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: MahnInMailVerrech zur
Verfügung. Im Feld Wert sind folgende Einstellungen möglich:
• J = die Mahnpauschale wird bei Versand der Mahnung per E-Mail nicht
gebucht.
• N = die Mahnpauschale wird bei Versand der Mahnung per E-Mail gebucht.
SMS-Versand
In BIBLIOTHECAplus stehen folgende Versandarten zur Verfügung:
• Brief
• E-Mail
• SMS
In den Benutzerdaten können die unterschiedlichen Versandarten in der Registerkarte
Weitere festgelegt werden. Markieren Sie dabei die Funktion auf der linken Seite. Auf der
rechten Seite sehen Sie dann, welche Versandart bisher für die Funktion festgelegt
wurde. Bei der Neuaufnahme eines Benutzers ist standardmäßig die Versandart per
Brief vorbelegt.
Die Versandarten per E-Mail und per SMS sind ausgegraut. Diese werden erst dann
aktiviert, wenn in den Benutzerdaten eine E-Mail-Adresse, bzw. eine Handynummer
erfasst werden.
In der Registerkarte Benutzerdaten können Sie eine Handynummer erfassen. Erfassen Sie
bei der Handynummer immer die Ländervorwahl. Außerdem sollten keine Leerzeichen,
Binde- oder Schrägstriche erfasst werden. Eine korrekte Handynummer sieht z. B. wie
folgt aus: 00491771234567
Sie können auch mehrere Versandarten für eine Funktion festlegen. Sinnvoll ist dies z. B.
bei der Serienfunktion. Damit ermöglichen Sie, dass z. B. sowohl eine Serien-E-Mail als
auch eine Serien-SMS verschickt werden kann.
Die Versandarten stehen bei folgenden Funktionen zur Verfügung:
• Erinnerung
• Mahnstufen 1 bis 5
• Gebührenmahnstufen 1 bis 5
• Vorbestellbenachrichtigung
• Serienfunktion
SMS-Anbieter
Für den SMS-Versand benötigen Sie ein Konto bei einem SMS-Anbieter. Wir empfehlen
Ihnen das Angebot von nettrix, da dieses unser SMS-Verfahren voll unterstützt.
Wenden Sie sich an:
nettrix GmbH & Co. KG
Homepage: http://www.web-2-sms.de
Hinweis: Am Arbeitsplatz, an dem die SMS verschickt werden, benötigen Sie einen
Internetzugang.
Nutzerhandbuch
Einstellungen
Um den SMS-Versand zu nutzen, sind folgende Einstellungen im Einstellungsmodul von
BIBLIOTHECAplus nötig:
• Konfiguration(Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: All → Parameter:
SMSBenutzer: Geben Sie den Benutzernamen für den Versand per SMS an.
SMSKennung: Geben Sie die Kennung oder die Kontonummer für den Versand
per SMS an.
SMSPasswort: Geben Sie das Passwort für den Versand per SMS an.
SMSSender: Geben Sie den Absender für den Versand per SMS an. Dieser
kann entweder aus einer Telefonnummer oder aus Text bestehen. Geben Sie
maximal elf Zeichen für den Absender an.
Optional können Sie für den Versand von SMS eine eigene Gebühr einstellen. Verwenden
Sie dazu im Einstellungsmodul unter Konditionen / Weitere Konditionen unter dem Punkt
Säumnis-/Mahngebühren die Kondition SGPX. Diese kann für alle SMS auf einen
einheitlichen Wert oder pro Benutzer- oder/und Mediengruppe auf einen eigenen Betrag
gesetzt werden. Die Gebühr wird automatisch in das Gebührenkonto mit einer
entsprechenden Bezeichnung eingefügt. Wenn der SMS-Versand nicht erfolgt, z. B.
aufgrund einer technischen Störung, wird auch keine Gebühr gebucht.
Die SMS-Gebühr wird bei folgenden Versandarten verwendet:
• Serien-SMS über Benutzer / Ändern
• Erinnerungen unter Mahnung / manuell und Mahnung / Erinnerungen drucken
• Mahnungen unter Mahnung / manuell und Mahnung / Mahnungen drucken
• Gebührenmahnungen unter Mahnung / offene Gebühren und Mahnung /
Gebührenmahnungen drucken
• Vorbestellbenachrichtigungen unter Recherche / Vorbestellungen
• Mahnungen, Gebührenmahnungen und Vorbestellbenachrichtigungen im
automatischen Abschluss
Wenn Sie einen Proxy-Server einsetzen, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
• Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: All → Parameter:
ProxyDomain: Geben Sie die Domäne an, in der sich der Proxy-Server befindet.
ProxyHost: Geben Sie die IP-Adresse des Proxy-Servers an.
ProxyUser: Geben Sie Kennung für den Proxy-Server an.
ProxyPasswort: Geben Sie das Passwort für die Kennung an.
Texte
Die Texte, die als SMS für die jeweilige Funktion verschickt werden, finden Sie in
..\Templates\SMS auf Ihrem Server oder Arbeitsplatz (bei Einzelplätzen):
• SMS_Mahn1.txt: Erinnerung
• SMS_GebMahn2.txt: 1. Gebührenmahnung
• SMS_GebMahn3.txt: 2. Gebührenmahnung
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
SMS_GebMahn4.txt: 3. Gebührenmahnung
SMS_Mahn7.txt: 1. Mahnung
SMS_Vormerkung.txt: Vorbestellbenachrichtigung
SMS_Serie.txt: Info-SMS bei Benutzer → Ändern
Diese Texte können Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Hinweis: Wenn der Text für eine SMS zu lang wird, wird der Text auf mehrere SMS
verteilt.
Serien-SMS
Gehen Sie für eine Serien-SMS wie folgt vor:
1. Im Ausleihmodul können Sie unter Benutzer → Ändern nach einer bestimmten
Gruppe von Benutzern recherchieren. In der Trefferliste haben Sie die Möglichkeit,
über die Schaltfläche SMS eine SMS an diese Benutzer zu senden.
2. Beim Klick auf SMS öffnet sich ein neues Fenster. In der Zeile Absender steht der
Absender, den Sie unter Parameter SMSSender erfasst haben.
3. Klicken Sie auf Text laden. Es wird Ihnen der Text angezeigt, der in der Datei
SMS_Serie.txt gespeichert ist.
4. Über die Schaltfläche Alle wird diese SMS an alle Benutzer aus der Liste abgeschickt.
Über die Schaltfläche Markierte wird die SMS nur an die markierten Benutzer
geschickt.
Hinweis: Beachten Sie: Bevor die SMS verschickt wird, sollte eine aktive
Internetverbindung bestehen.
An verschiedenen Stellen in der Verbuchung (Ausleihmodul) steht das Auswahlregister
zur Versandart als Auswahlliste zur Verfügung:
• Mahnliste: unter Mahnung → manuell und Mahnung → Mahnungen drucken.
• Mahnliste zur Gebührenmahnung: unter Mahnung → offene Gebühren und
Mahnung → Gebührenmahnungen drucken
• Vorbestellliste: unter Recherche → Vorbestellungen
Damit können Sie jeweils auswählen, ob Sie die Daten per Brief, E-Mail oder SMS
markieren und verwenden möchten.
Bei der Auswahl einer der Versandarten, z. B. SMS, werden die entsprechenden Benutzer
in der Liste markiert. Es werden jene Benutzer mit einem Häkchen versehen, bei denen
die Versandart SMS in den Benutzerdaten eingestellt ist. Bei der Auswahl der Versandart
Nutzerhandbuch
Brief+SMS werden die Benutzer markiert, bei denen beide Versandoptionen eingestellt
sind.
Sie können auch alle Benutzer markieren. Sind die Benutzer markiert, kann der Versand
ausgelöst werden:
• Mahnung: Schaltfläche Mahndruck.
• Vorbestellbenachrichtigungen: Schaltfläche Benachrichtigen
Dabei wird geprüft, welche Versandoptionen beim Benutzer eingestellt sind. Davon
ausgehend wird entweder ein Brief, eine Mail oder eine SMS erzeugt und verschickt.
Informationen zum Belegdruck
Im Folgenden erhalten Sie ergänzende Informationen zum Belegdruck in
BIBLIOTHECAplus.
Die Standardeinstellungen finden Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) →
Ausleihe.
Wenn Sie die Belegdrucker über OCLC beziehen, sind diese bereits voreingestellt. Für die
korrekte Ansteuerung drücken Sie die entsprechende Schaltfläche (Bsp.: Star) unter
Konfiguration(AP) → Ausleihe → Registerkarte: Belegdrucker.
Wenn Sie die Belegdrucker nicht über OCLC beziehen, müssen Sie eventuell andere
Steuerzeichen und DIP-Einstellungen verwenden. Entnehmen Sie die Vorgehensweise
dem Begleithandbuch des Druckers.
Bei Druckern, die nicht über OCLC bezogen wurden, gilt:
• Für den korrekten Druck muss der Drucker auf den EPSON-Modus und den
deutschen Zeichensatz eingestellt werden.
• Für den Belegdrucker sollte der Anschluss LPT1 verwendet werden.
• Der Druckmodus sollte ECP 1.9 sein (BIOS-Einstellung).
• Für den Belegvorschub kann Konfiguration(AP) → Ausleihe → Registerkarte:
Belegdrucker in der Ende-Code-Zeile vor #027i die Sequenz #010 eingefügt
werden (für jeden Zeilenvorschub einmal).
• Für STAR-Drucker einen Selbsttest erzeugen: Gerät ausschalten, FEED-Taste
gedrückt halten, Gerät einschalten.
Notausleihe
Das Modul Notausleihe stellt sicher, dass an den Verbuchungsplätzen die Ausleihe und
Rückgabe von Medien aufrechterhalten werden kann, auch wenn das Arbeiten im Netz
nicht möglich ist. Dabei wird auf den lokalen Rechnern ein Protokoll der Entleihungen
und Rückgaben erstellt. Mit diesem Notprotokoll wird, wenn der Netzbetrieb wieder
möglich ist, die Datenbank auf dem Server aktualisiert.
Hinweise:
• Im Notausleihbetrieb sind nur Ausleihen und Rückgaben möglich, keine
Vormerkungen oder Verlängerungen.
• Medien, die während des Notausleihbetriebs zurückgegeben wurden, dürfen
nicht am gleichem Tag entliehen werden. Medien, die während des
Nutzerhandbuch
Notausleihbetriebs entliehen wurden, sollten ebenfalls nicht am gleichen Tag
zurückgebucht werden. Dies hängt mit der Aktualisierung der Datenbank
zusammen.
Installation
Die Notausleihe ist Bestandteil der Client-Installation von BIBLIOTHECAplus.
Erteilen Sie allen Windows-Benutzern, die mit der Notausleihe arbeiten sollen, Schreibund Ändernrechte auf das Verzeichnis, in dem die Notausleihprotokoll-Dateien abgelegt
werden sollen. Dieses Verzeichnis ist in der Datei winoeb.ini (die Sie im Ordner für
Anwendungsdateien von Windows finden) unter dem Abschnitt [ALL] bei dem
Parameter ProtPfad eingetragen. Der Eintrag lautet z. B.:
ProtPfad=C:\Programme\BOND\LOG.
Beispiele für das gemeinsames Programmdaten-Verzeichnis in Windows:
• Windows 2000 und Windows XP: c:\Dokumente und
Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten
• Windows Vista und Windows 7: c:\ProgramData
Hinweise:
Setzen Sie die Notausleihe an mehreren Arbeitsplätzen ein, ist zu empfehlen, dass je
Arbeitsplatz nur die Ausleihe oder Rückgabe vorgenommen wird. Die Ausleihen und
Rückgaben werden in einem Notprotokoll gespeichert, welches als Datei
folgendermaßen dargestellt ist: NJJJMMTT.ALP (z. B. N0040531.ALP). In der Datei
Winoeb.ini ist unter dem Abschnitt ALL der Protokollpfad eingetragen, z. B.
ProtPfad=c:\biblio.
Das Notleihprotokoll speichert nach einer Notleihe ausschließlich die Ausweis- und/oder
Medien-Barcodenummern. Ein Auslesen der Benutzer- oder Exemplardaten ist aufgrund
der fehlenden Verbindung zur Datenbank nicht möglich. Ohne Barcodes kann also auch
keine Notleihe erfolgen.
Achtung!
Wenn Sie mit der Notausleihe gearbeitet haben, sollten Sie zunächst die Protokolle
einlesen, bevor Sie wieder mit dem normalen Betrieb beginnen. Wählen Sie im
Ausleihmodul in der Menüleiste Datei → Protokoll lesen. Es öffnet sich ein Assistent,
der Ihnen allgemeine und spezielle Hinweise für das Einlesen der Ausleihprotokolle
gibt.
Nach Einlesen der Protokolle ist es zudem sinnvoll, dass danach der Tagesabschluss
durchgeführt wird.
Nur wenn Sie eine frühere Version von BIBLIOTHECAplus als Version 3.1 verwenden,
führen Sie wie folgt eine manuelle Installation der Notausleihe durch:
Um das Notausleihe-Modul auf einem lokalen Arbeitsplatz zu installieren, kopieren Sie
aus dem BIBLIOTHECAplus-Verzeichnis auf dem Server folgende Dateien in das lokale
Verzeichnis (..\BIN): WB_NOT.EXE und alle Dateien mit der Endung *.DLL. Die
Verknüpfung der Notausleihe ist entsprechend anzupassen.
Ebenfalls für frühere Versionen (vor Version 3.2) gehen Sie für die Importvorbereitung
wie folgt vor:
1. Installieren Sie die CD, die Sie für den Import der Notausleihprotokolle erhalten
haben.
Nutzerhandbuch
2. Öffnen Sie an dem Arbeitsplatz, an dem der Import eingerichtet werden soll, die
Konfigurationsdatei winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von
Windows finden, und fügen Sie am Ende folgende Zeilen ein:
[NOTAUSLEIHE]
AUTOIMPPFAD=c:\biblio\notausleihe
AUTOIMPPFADOLD=c:\biblio\notausleihe\eingelesen
AUTOIMPINTERVALL=10
3. Passen Sie hierbei gegebenenfalls die Pfade an:
AUTOIMPPFAD: Pfad, in dem die Notausleihprotokolle liegen.
AUTOIMPPFADOLD: Pfad, in den die Notausleihprotokolle nach dem Einlesen
verschoben werden.
4. Speichern Sie die Datei winoeb.ini und schließen Sie diese.
Einstellungen für die Notausleihe
Für den Notausleihbetrieb müssen analog zur Ausleihe die Länge der Benutzernummer
und Buchungsnummer sowie Nummernkreise angepasst werden. Starten Sie dazu die
Notausleihe. Die Einstellungen können per Doppelklick geändert werden und sind gemäß
den Einstellungen im Einstellungsmodul vorzunehmen.
Für den Notausleihbetrieb müssen Sie analog zu den Einstellungen für das Ausleihmodul
einige Werte festlegen. Nehmen Sie diese Einstellungen am besten direkt nach der
Installation der Notausleihe vor.
Die Parameter werden in der Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner für
Anwendungsdateien von Windows finden, und darin im Abschnitt [Ausleihe]
abgelegt.
Im Notausleihmodul können Sie unter Einstellungen durch Doppelklick auf die einzelnen
Parameter die Werte verändern:
1. Öffnen Sie das Modul Notausleihe aus Ihrer BIBLIOTHECAplus-Programmgruppe.
Das Fenster BIBLIOTHECAplus - Notbetrieb öffnet sich.
2. Legen Sie unter Einstellungen per Doppelklick auf den jeweiligen Parameter
Folgendes fest:
• CHECK_LEN_BARCODE=TRUE, FALSE: Entspricht der Festlegung
unter: Einstellungen → Konfiguration (Sys) → Katalog → Allgemein →
Länge prüfen:
• TRUE: Die Länge des eingelesenen Barcodes wird geprüft
(Kontrollkästchen im Einstellungsmodul aktiviert).
• FALSE: Die Länge des eingelesenen Barcodes wird nicht geprüft
(Kontrollkästchen im Einstellungsmodul nicht aktiviert).
• CHECK_PRUEF_BARCODE=TRUE, FALSE: Entspricht der Festlegung
unter: Einstellungen → Konfiguration (Sys) → Katalog → Allgemein →
Prüfziffer prüfen
• TRUE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs 2 aus 5 interleaved
wird geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul aktiviert).
• FALSE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs 2 aus 5 interleaved
wird nicht geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul nicht
aktiviert).
• ADD_PRUEF_BARCODE=FALSE: Bitte wählen Sie hier immer den
Standardeintrag FALSE. Zu diesem Parameter gibt es keine
Nutzerhandbuch
Entsprechung im Einstellungsmodul, und er sollte nur in
Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit der Serviceabteilung
verändert werden.
• CHECK_PRUEF_BIKAT_BARCODE: TRUE, FALSE: Entspricht der
Festlegung unter: Einstellungen → Konfiguration (Sys) → Katalog →
Allgemein → BIKAT-Prüfziffer prüfen:
• TRUE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs BIKAT wird geprüft
(Kontrollkästchen im Einstellungsmodul aktiviert).
• FALSE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs BIKAT wird nicht geprüft
(Kontrollkästchen im Einstellungsmodul nicht aktiviert).
• LEN_BUCHNR: Entspricht der Festlegung unter: Einstellungen →
Konfiguration (Sys) → Katalog → Allgemein → Wert unter Länge
Buchungsnr.
• LEN_BENUTZERNR: Entspricht der Festlegung unter: Einstellungen →
Konfiguration (Sys) → Katalog → Allgemein → Wert unter Länge
Benutzernr.
• Weitere Einstellungen: BenutzerNrVon, BenutzerNrBis,
BuchungsNrVon, BuchungsNrBis. Diese entsprechen den
Festlegungen unter: Einstellungen → Konfiguration (Sys) → Ausleihe
(Nummernkreise) → Benutzernr. und Buchungsnr.
Bsp.: Ist für die Buchungsnummer eine Länge von 8 eingestellt und reichen die
Buchungsnummern von 1 – 100000, ist einzutragen:
BuchungsNrVon=00000001; BuchungsNrBis=00100000
Hinweis: In den Parametern …NrVon und ...NrBis sind die jeweiligen
Nummernkreise einzutragen. Dabei sind die Längen der Barcodes zu beachten und ggf.
mit vorangestellten Nullen aufzufüllen.
Haben Buchungs- und Benutzernummern verschiedene Längen, ist bei den
Nummernkreisen nichts einzutragen, sie bleiben in diesem Fall leer.
Hinweis: Wenn Buchungs- und Benutzernummern verschiedene Längen haben, können
die Eintragungen bei den Nummernkreisen entfallen.
In der Konfigurationsdatei winoeb.ini des Rechners, auf dem der Import von
Notausleihprotokollen durchgeführt werden soll, sind der Abschnitt [Notausleihe]
und folgende Parameter zu ergänzen. Die Datei winoeb.ini finden Sie im Ordner für
Anwendungsdateien von Windows des Rechners, auf dem der Import der
Notausleihprotokolle durchgeführt werden soll.
Abschnitt [Notausleihe]
Parameter
Bedeutung
AUTOIMPPFAD
Verzeichnis, in dem die Notausleihprotokolle liegen.
AUTOIMPPFADOLD
Verzeichnis, in das die eingelesenen Notausleihprotokolle
verschoben werden.
AUTOIMPINTERVALL
Intervall in Minuten, in dem der Import erfolgen soll.
Tabelle: winoeb.ini Abschnitt Notausleihe
Arbeiten mit der Notausleihe
Um mit der Notausleihe zu arbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Nutzerhandbuch
1. Öffnen Sie das Modul Notausleihe aus Ihrer BIBLIOTHECAplus-Programmgruppe.
Das Fenster BIBLIOTHECAplus - Notbetrieb öffnet sich.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Ausleihe.
3. Wählen Sie zwischen Ausleihe (F2) oder Rückgabe (F3).
4. Tragen Sie unter Ausweisnr: oder Buchungsnr: die entsprechende Nummer ein. Die
Ausleihe erfolgt über die Eingabe von Ausweis- und Barcodenummer. Die Rückgabe
erfolgt über die Eingabe der Barcodenummer.
5. Wenn Sie den Notbetrieb beenden möchten, wählen Sie in der Menüleiste Sonstiges
→ Beenden. Die Daten werden gespeichert und die Notausleihe wird geschlossen.
Hinweis: Bei Transponder-Einsatz können Sie wie im Ausleihmodul die EasyCheckFunktion nutzen.
Einlesen von Notausleihprotokollen
Die Ausleihen und Rückgaben werden in einem Notausleihprotokoll gespeichert, das
unter dem Dateinamen NJJJMMTT.ALP abgelegt wird. N steht für Notausleihprotokoll
und JJJMMTT für das Tagesdatum.
Bsp.: Die Datei N0100802.ALP steht für das Notausleihprotokoll des Tages 02.08.2010.
Hinweis: Für jeden Tag wird an jedem Verbuchungsplatz jeweils eine eigene Datei
angelegt.
In der Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner im gemeinsamen ProgrammdatenVerzeichnis finden, ist unter dem Abschnitt [ALL] hinter dem Parameter ProtPfad der
Protokollpfad eingetragen, in dem die Notausleihprotokoll-Datei gesichert wird. Der
Eintrag lautet z. B. ProtPfad=C:\Programme\BOND\LOG.
Vorbereitungen zum Einlesen der Protokoll-Datei in einer TerminalserverUmgebung
Damit eine Notausleihprotokoll-Datei in einer Terminalserver-Umgebung eingelesen
werden kann, müssen Sie die Datei in geeigneter Weise bereitstellen und ggf. die
Zweigstelle einstellen.
Falls Sie das Notprotokoll einer Zweigstelle einlesen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Starten Sie das Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAplus.
2. Wählen Sie unter Konfiguration (AP) / Ausleihe die Registerkarte Zweigstellen.
3. Bei Zweigstelle, in der sich dieser Arbeitsplatz befindet geben Sie das Kürzel der
Zweigstelle an, für die Sie das Notprotokoll einlesen möchten. Die Kürzel finden Sie
im Einstellungsmodul unter Registerpflege im Menüpunkt Werte in der Tabelle
Zweigstelle.
Die Notausleihprotokolle werden auf einem lokalen Rechner gespeichert werden, müssen
aber in einer Terminalserver-Umgebung über eine Terminalsitzung oder an der Konsole
des Terminalservers in die Datenbank eingelesen werden. Für das Einlesen der Dateien
gibt es mehrere Möglichkeiten:
•
•
•
Nutzerhandbuch
Sie haben während einer Terminalsitzung Zugriff auf Ihre lokalen
Laufwerke.
Sie legen auf dem Terminalserver eine neue Datei an und kopieren den
Inhalt der lokalen Datei über die Zwischenablage in die neue Datei.
Sie lassen die lokale Datei auf den Terminalserver kopieren.
Zugriff auf lokale LaufwerkeFehler! Textmarke nicht definiert.
Wenn Sie während einer Terminalsitzung Zugriff auf die lokalen Laufwerke Ihres
Rechners haben, geben Sie auf der Registerkarte Verzeichnis des Programm-Assistenten
das lokale Laufwerk mit dem Protokollverzeichnis an. Kopieren Sie den Dateiinhalt über
die Zwischenablage.
Wenn Sie während einer Terminalsitzung keinen Zugriff auf Ihre lokalen Laufwerke
haben, aber die Zwischenablage zum Datenaustausch zwischen lokalem Rechner und
Terminalsession nutzen können, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie den Windows-Explorer.
2. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem die Notprotokolle liegen.
3. Öffnen Sie das erste Notprotokoll mit einem Texteditor, z. B. Notepad.
4. Wählen Sie im Menü Bearbeiten → Alles markieren.
5. Wählen Sie im Menü Bearbeiten → Kopieren. Die Daten des Notprotokolls werden
in der Windows-Zwischenablage gespeichert.
6. Starten Sie den Terminalserver.
7. Legen Sie im Windows-Explorer des Terminal-Servers in einem Verzeichnis Ihrer
Wahl eine neue Text-Datei an (rechter Mausklick und Neu → Textdatei).
8. Benennen Sie die Datei genauso, wie das eben kopierte Notprotokoll genannt
wurde. Die Endung der Datei sollte *.alp lauten.
9. Öffnen Sie die Datei z. B. mit Notepad und gehen Sie auf Bearbeiten → Einfügen.
Der kopierte Text wird eingefügt und kann von Ihnen gespeichert werden.
Datei auf den Terminalserver kopieren
Wenn Sie keinen Zugriff auf die lokalen Laufwerke haben, lassen Sie die Datei mit dem
Notausleihprotokoll auf den Server in ein Verzeichnis kopieren, auf das Sie zumindest
lesend zugreifen können. Geben Sie dann auf der Registerkarte Verzeichnis des
Programm-Assistenten das entsprechende Verzeichnis an.
Einlesen der Protokolldateien im Ausleihmodul
Wenn Sie wieder Zugriff auf die Datenbank haben, können Sie die Notausleihprotokolle
einlesen:
1. Starten Sie das Hauptmodul von BIBLIOTHECAplus auf dem Rechner, an dem Sie die
Notausleihe durchgeführt haben.
2. Schalten Sie den Belegdrucker ein, damit Vormerkbelege automatisch ausgedruckt
werden.
3. Starten Sie das Ausleihmodul, z. B. indem Sie im BIBLIOTHECAplus-Startfenster
Nutzerhandbuch
rechts auf Ausleihe klicken.
4. Wählen Sie im Fenster BIBLIOTHECAplus-Verbuchung in der Menüleiste den Punkt
Datei → Protokoll lesen. Wenn dieser Punkt deaktiviert ist, schließen Sie alle
Vorgänge in der Verbuchung. Der Programm-Assistent, mit dessen Hilfe Sie das
Notausleihprotokoll einlesen können, öffnet sich.
5. Lesen Sie die Erklärung sorgfältig durch und klicken Sie auf Weiter. Die
Registerkarte Verzeichnis mit voreingestelltem Protokollpfad wird angezeigt.
Ändern Sie den eingestellten Protokoll-Pfad nicht. Ausnahme: TerminalserverUmgebung.
6. Klicken Sie auf Weiter. Die Registerkarte Ausfalltag wird angezeigt.
7. Geben Sie den Tag an, an dem Sie mit der Notausleihe begonnen haben. Wenn Sie
an mehreren Rechnern die Notausleihe durchgeführt haben, lesen Sie erst alle
Protokolle dieses Tages von allen Rechnern ein, bevor Sie mit dem nächsten Tag
beginnen.
Bsp.: Am Verbuchungsplatz 1 (AP1) wurde im Notbetrieb die Ausleihe durchgeführt
und am Verbuchungsplatz 2 (AP2) die Rückgabe.
Der Notbetrieb lief über zwei Tage. Am AP1 (Ausleihe) wird das Notausleihprotokoll
des ersten Tages, dann am AP2 (Rückgabe) ebenfalls das Protokoll des ersten Tages
eingelesen. Anschließend wird wieder am AP1 das Notausleihprotokoll des zweiten
Tages und dann am AP2 das Protokoll des zweiten Tages eingelesen.
8. Klicken Sie auf Weiter. Die Registerkarte Protokollauswahl wird angezeigt.
9. Wählen Sie Protokoll des Notbetriebs aus.
10. Klicken Sie auf OK. Das Protokoll wird eingelesen. Es erscheint keine Meldung, wenn
der Einlesevorgang beendet ist.
11. Wenn Sie über mehrere Tage den Notbetrieb durchgeführt haben, lesen Sie die
Notprotokolle der folgenden Tage wie beschrieben ein. Sie haben damit die
Protokolle des Notbetriebs erfolgreich eingelesen und Ihre Datenbank aktualisiert.
Die Notprotokolle werden nach dem Einlesen nicht gelöscht.
Funktionen für Schulen
Nachfolgend sind einige Funktionen zusammengestellt, die häufig von Schulen oder
Schulbibliotheken genutzt werden.
Klassenzuordnung
Eine wesentliche Eigenschaft von Schulbibliotheken ist, dass ihre Leser jedes Jahr in eine
höhere Klasse wechseln. Dies ist in BIBLIOTHECAplus abbildbar. Die Klassenbezeichnung
kann dafür entweder im Feld Benutzergruppe oder im Feld Statistikkennzeichen
eingegeben werden. Wir empfehlen die Verwendung des Statistikkennzeichens, wenn es
sich um eine reine Differenzierung der Schüler nach Zugehörigkeit zu einer bestimmten
Klassenstufe handelt. Die Verwendung von Benutzergruppen ist zu empfehlen, wenn an
verschiedene Klassenstufen unterschiedliche Ausleihkonditionen gebunden werden
sollen.
Nutzerhandbuch
Statistikkennzeichen
Das Statistikkennzeichen wird hauptsächlich für die Statistik verwendet. Der Name des
Feldes kann nach Wunsch umbenannt werden:
1. Wählen Sie dafür im Einstellungsmodul Konfiguration (Sys)/ Direkteinstellung →
Abschnitt: Ausleihe → Parameter: FeldnameBeKZ und geben Sie im Feld Wert
den neuen Feldnamen ein, z. B. Klasse. Speichern und Schließen Sie.
2. Wechseln Sie zu Registerpflege → Werte → Tabelle: BeKz. Sie können verschiedene
Klassenbezeichnungen hinterlegen. Tragen Sie im Feld Wert die entsprechende
Klassenbezeichnung ein.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Lassen Sie das Feld Gültig für Registerkürzel leer.
5. Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu.
6. Nach dem Neustart von BIBLIOTHECAplus erscheint in der Verbuchung und in den
Benutzerdaten statt des Felds Statistikkennzeichen das Feld Klasse.
Benutzergruppe
Unterschiedliche Benutzergruppen werden hauptsächlich für die Festlegung
unterschiedlicher Ausleihkonditionen benötigt, also z. B. Leihfristen oder Gebühren:
1. Wählen Sie im Einstellungsmodul Registerpflege → Werte → Tabelle:
BenutzerGrp. Sie können Sie zusätzliche Benutzergruppen definieren.
2. Tragen Sie unter Kürzel eine Kurzbezeichnung für die neue Benutzergruppe ein.
3. Übernehmen Sie in das Feld Wert die vollständige Klassenbezeichnung.
5. Das Feld Gültig für Registerkürzel lassen Sie leer.
Statistikkennzeichen und Benutzergruppe
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Kombination aus Statistikkennzeichen und
Benutzergruppe für die Klassenbezeichnung zu nutzen.
Bsp.: Schüler der Klassen 1 bis 5 dürfen Medien generell nur 14 Tage entleihen:
• Statistikkennzeichen: Klasse 1 bis Klasse 5
• Benutzergruppe: US (Unterstufe).
• Benutzerdaten: Ein Schüler der Klasse 2 erhält das Statistikkennzeichen
Klasse 2 und die Benutzergruppe US.
In den weiteren Konditionen kann jetzt für diese Benutzergruppe die besondere Leihfrist
definiert werden.
Versetzung der Leser in eine höhere Klasse
Für die Umsetzung der Leser in eine höhere Klasse ist wichtig, welche Variante der
Erfassung der Klassenbezeichnung Sie gewählt haben. Im Folgenden wird davon
Nutzerhandbuch
ausgegangen, dass die Klassenbezeichnung als Statistikkennzeichen erfasst ist. Die
Verfahrensweise bei einer Erfassung der Klassenbezeichnung als Benutzergruppe ist
analog.
1. Wählen Sie in der Verbuchung den Menüpunkt Benutzer → Ändern.
2. Recherchieren Sie über das Statistikkennzeichen, z. B. nach allen Lesern der Klasse
1. Wenn Sie den Namen des Feldes für das Statistikkennzeichen BeKz z. B. in
Klasse geändert haben, heißt das entsprechende Suchfeld ebenfalls Klasse. Sie
bekommen die Trefferliste angezeigt.
3. Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Schaltfläche für das Statistikkennzeichen, in
diesem Fall die Schaltfläche Klasse. Es wird eine Auswahlliste eingeblendet.
4. Wählen Sie aus diesem Register den Eintrag für die neue Klasse, in die die Leser
umgesetzt werden sollen, z. B. Klasse 2.
5. Markieren Sie alle Benutzer, die Sie ändern möchten.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Klasse für das Statistikkennzeichen. Sie werden
gefragt, ob alle Leser oder nur die markierten geändert werden sollen.
7. Durch einen Klick auf Ja werden alle angezeigten Leser von Klasse 1 auf Klasse
2 geändert.
Hinweis: Die Änderung wird nicht direkt in der schon angezeigten Liste
sichtbar.
Tipp: Beginnen Sie bei der Umsetzung der Schüler immer mit der höchsten
Klassenstufe.
Klassensatzausleihe
Eine separate Klassensatzverwaltung ist in BIBLIOTHECAplus nicht vorgesehen.
Klassensätze können aber dennoch verwaltet werden, wie Sie im Folgenden erfahren.
Katalogisierung
1. Erfassen Sie die Mediendaten im Katalog.
2. Speichern Sie die Mediendaten über die Schaltfläche OK. Das Fenster zur Erfassung
der Exemplardaten öffnet sich. Hier werden die Klassensätze als Einzelexemplare
aufgenommen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Sie können so viele Exemplare anlegen,
wie zu einem Klassensatz existieren. Im unteren Teil der Exemplarmaske sehen Sie
die einzelnen Zeilen für die Exemplare.
4. Durch Anklicken der Zeilen können die spezifischen Daten zum angeklickten
Exemplar erfasst werden, z. B. Buchungsnummer und Standort.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle, um die Daten zum gerade eingetragenen
Exemplar auf alle Exemplare dieses Mediensatzes zu übertragen.
6. Bei einer Neuaufnahme können Sie die Anzahl der Exemplare schon in den
Nutzerhandbuch
Mediendaten auf der Registerkarte Verwaltung angeben, indem Sie das Feld
Exemplaranzahl ausfüllen. Tragen Sie hier z. B. 29 ein, werden 29 Exemplarsätze
generiert, die Sie in der Maske für die Erfassung der Exemplardaten wie beschrieben
bearbeiten.
Erwerbung
Falls Sie das Erwerbungsmodul nutzen, können Sie die Anzahl der Exemplare gleich bei
der Bestellung eines Klassensatzes angeben.
Ausleihe
BIBLIOTHECAplus ermöglicht die Ausleihe von Klassensätzen für Schulklassen.
Voraussetzungen
Erfüllen Sie folgende Voraussetzungen:
1. Legen Sie über Neuanmeldung (oder F9-Taste) einen neuen Benutzer an. Der
Ausweis fungiert als Klassenausweis und kann z. B. die Daten des Lehrers der
Schulklasse enthalten.
2. Legen Sie jeden einzelnen Schüler mit einem separaten Benutzerdatensatz und
einem eigenen Ausweis an. Somit kann der Schüler auch außerhalb der Schule
Medien entleihen.
3. Öffnen Sie den Hauptausweis des Lehrers über Benutzer (oder F10-Taste).
4. Gehen Sie in die Registerkarte Familienausweise.
5. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen. Im Feld Ausweisnummer erfassen oder
scannen Sie nun den Ausweis eines Schülers ein. Durch Bestätigen mit der
Tabulator-Taste werden die restlichen Daten des Schülers in dieser Zeile ergänzt.
6. Fügen Sie auf diesem Weg alle Schüler zum Hauptausweis hinzu.
7. Wenn alle Schüler hinzugefügt wurden, speichern Sie den Hauptausweis.
Ausleihe über den Aufruf des Klassenausweises (Klassensatzausleihe)
1. Gehen Sie in der Verbuchung auf den Menüpunkt Benutzer. Dort finden Sie den
neuen Punkt Klassensatzausleihe. Sie gelangen somit in das neue Fenster
Klassensatzausleihe.
2. Tippen oder Scannen Sie im Feld Hauptausweis die Ausweisnummer des Klassenbzw. Lehrerausweises ein. Dadurch werden die verknüpften Unterausweise in der
Liste angezeigt.
3. Setzen Sie den Cursor in die Spalte BuchungsNr beim ersten Unterausweis und
scannen Sie die Buchungsnummern der Klassensätze nacheinander ein. Diese
werden automatisch nacheinander auf die Unterausweise verbucht.
4. Durch die Schaltfläche OK wird die Aktion gespeichert. Die Klassensätze sind somit
als Ausleihe beim jeweiligen Schüler verbucht. Es gelten dabei die üblichen
Ausleihkonditionen.
Nutzerhandbuch
5. Wenn ein Exemplar versehentlich falsch eingescannt wurde, kann diese Ausleihe
über die Schaltfläche Zurücksetzen noch korrigiert werden. Sobald Sie auf OK
klicken, ist die Aktion gespeichert. Eine weitere Korrektur ist dann nur über eine
normale Rückgabe möglich. Über die Schaltfläche Drucken kann die angezeigte
Liste ausgedruckt werden. Über die Schaltfläche User drucken kann der markierte
Benutzer ausgedruckt werden. Dabei werden die Exemplare, die über die
Klassensatzausleihe an ihn entliehen wurden, mit angezeigt.
6. Die Klassensatzausleihe ist unter Konto beim jeweiligen Schüler zu sehen. Die
Rückgabe erfolgt über die Funktion Rückgabe.
Vorteile:
•
•
•
Die Klassensatz-Exemplare können schnell auf die einzelnen Schülerkonten
verbuchen werden. Die Schülerkonten müssen dafür nicht einzeln
aufgerufen werden.
Sie können jederzeit nachvollziehen, welcher Schüler welches Exemplar des
Klassensatzes entliehen hat.
Die Schüler können die Bibliothek unabhängig von Lehrern und
Unterrichtszeiten nutzen, z. B. um Medien zu entleihen.
Nachteile:
• Bei der Benutzererfassung entsteht ein Mehraufwand, da für jeden einzelnen
Schüler ein separater Benutzerdatensatz und ein eigener Ausweis angelegt
werden muss.
• Wenn der Lehrer wechselt, müssen die Schüler mit dem Hauptausweis des
neuen Lehrers verknüpft werden.
• Eine Alternative kann hier sein, den Hauptausweis an den Jahrgang der Schüler
zu binden. Die Klasse behält somit ihren Ausweis unabhängig vom Lehrer.
Bsp.: Als Hauptausweis wird statt des Lehrers der Jahrgang 2006 A angelegt
und mit den entsprechenden Schülern verknüpft. Der Lehrer kann zusätzlich
als Entleiher angegeben werden.
Ausleihe über den Aufruf der einzelnen Schülerkonten
Die Ausleihe der Klassensatzexemplare kann über den Aufruf der einzelnen Schülerkonten
erfolgen.
Voraussetzung:
Legen Sie über Neuanmeldung jeden einzelnen Schüler mit einem separaten
Benutzerdatensatz und einem eigenen Ausweis an. Somit kann der Schüler auch
außerhalb der Schule Medien entleihen.
Ausleihe:
1. Rufen Sie in der Verbuchung die Funktion Ausleihe (oder F2-Taste) auf.
2. Tippen oder scannen Sie im Feld Ausweisnr. die Ausweisnummer des
Schülerausweises ein.
3. Tippen oder scannen Sie im Feld Buchungsnr. den Barcodes des KlassensatzExemplars für den Schüler ein.
4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Schüler, die ein Exemplar des Klassensatzes
Nutzerhandbuch
erhalten.
5. Die Klassensatzausleihe ist somit unter Konto (oder F6-Taste) beim jeweiligen
Schüler zu sehen. Die Rückgabe erfolgt wie üblich über die Funktion Rückgabe (oder
F3-Taste).
Vorteil:
•
•
Sie können jederzeit nachvollziehen, welcher Schüler welches Exemplar des
Klassensatzes entliehen hat.
Die Schüler können die Bibliothek unabhängig von Lehrern und
Unterrichtszeiten nutzen, z. B. um Medien zu entleihen.
Nachteil:
• Diese Variante bedeutet einen Mehraufwand bei der Benutzererfassung und
bei der Ausleihe: Für jeden einzelnen Schüler muss ein separater
Benutzerdatensatz und ein eigener Ausweis angelegt werden. Jedes
Schülerkonto muss bei der Ausleihe einzeln aufgerufen und das entsprechende
Klassensatzexemplar verbucht werden.
Ausleihe über den Aufruf des Lehrerkontos
Die Ausleihe der Klassensatzexemplare kann über den Aufruf des Lehrerkontos erfolgen.
Voraussetzung:
Legen Sie über Neuanmeldung (oder F9-Taste) für den Lehrer einen Benutzerdatensatz
und einen Ausweis an.
Ausleihe:
1. Rufen Sie in der Verbuchung die Funktion Ausleihe (oder F2-Taste) auf.
Lehrerausweises ein.
3. Tippen oder scannen Sie im Feld Buchungsnr. die Barcodes des KlassensatzExemplare nacheinander ein.
4. Die Klassensatzausleihe ist somit unter Konto (oder F6-Taste) beim Lehrer zu sehen.
Die Rückgabe erfolgt wie üblich über die Funktion Rückgabe (oder F3-Taste).
Vorteil:
Sie können alle Exemplare des Klassensatzes auf ein Konto verbuchen.
Nachteil:
Sie können nicht ermitteln, welcher Schüler welches Exemplar ausgeliehen hat. Dies kann
sinnvoll sein, um zu ermitteln, welches Exemplar von welchem Schüler nicht rechtzeitig
zurückgegeben oder beschädigt wurde.
Ausleihe über den Aufruf des Schulkontos
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Klassensätze über das Schulkonto auszuleihen, haben
Sie die Möglichkeit, die Lehrer als Entleiher mitzuerfassen. Die Ausleihe der KlassensatzExemplare kann dann über den Aufruf des Schulkontos und die Angabe des Lehrers
erfolgen.
Nutzerhandbuch
Voraussetzung:
1. Öffnen Sie das Einstellungsmodul und wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration
(AP) → Direkteinstellung aus. Stellen Sie im Abschnitt Ausleihe den Parameter
InstEntleiher auf den Wert J.
2. Übernehmen Sie die Änderung über die Schaltfläche Speichern und schließen Sie
das Fenster.
3. Wechseln Sie zu Registerpflege → Zusätzliche Felder.
4. Markieren Sie die Tabelle Benutzer und tragen Sie in das Eingabefeld Felder die
Bezeichnung Entleiher ein. Beachten Sie dabei die Groß- und Kleinschreibung.
6. Geben Sie in der Registerkarte Grundeinstellungen im Eingabefeld Länge: 248 ein
und markieren Sie das Kontrollkästchen Mehrzeilig.
7. Klicken Sie auf die Schaltflächen Ändern und Beenden.
8. Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu und wechseln Sie ins Ausleihmodul.
9. Legen Sie über Neuanmeldung (oder F9-Taste) für die Schule einen
Benutzerdatensatz und einen Ausweis an.
10. Markieren Sie in diesem Benutzerdatensatz auf der Registerkarte Weitere unter
zusätzliche Felder den Eintrag Entleiher.
11. Geben Sie in das rechte Eingabefeld untereinander die Namen der Lehrer an, die
Entleiher im Auftrag der Schule sein können.
Ausleihe:
1. Rufen Sie in der Verbuchung die Funktion Ausleihe auf.
Schulausweises ein.
3. Wählen Sie über das zusätzliche Feld Entleiher den entleihenden Lehrer aus.
Tipp: Das zusätzliche Feld Entleiher befindet sich zwischen dem Feld Beleg
und dem Tagesdatum.
4. Tippen oder scannen Sie im Feld Buchungsnr. die Barcodes des KlassensatzExemplare nacheinander ein.
5. Die Klassensatzausleihe ist somit nur unter Konto der Schule zu sehen. Die
Rückgabe erfolgt wie üblich über die Funktion Rückgabe. Der Name des Entleihers
wird im Konto der Schule in der Spalte Ausleihb. als Ausleihbemerkung angezeigt.
Vorteil:
Sie können alle Exemplare des Klassensatzes auf ein Konto verbuchen.
Nachteil:
Sie können nicht ermitteln, welcher Schüler welches Exemplar ausgeliehen hat. Schwierig
ist das vor allem, wenn z. B. ein Exemplar nicht rechtzeitig zurückgegeben oder sogar
beschädigt wird.
Nutzerhandbuch
Funktionen für Bild- und Medienstellen
BIBLIOTHECAplus bietet einige Funktionen, die besonders in Bild- oder Medienstellen
eingesetzt werden können. Im Folgenden erhalten Sie darüber einen Überblick.
Durch diese Funktion können Sie Vormerkungen auf Medien oder Objekte eingeben. Sie
können damit etwa Projektoren, Beamer oder andere Geräte und Objekte verwalten.
BIBLIOTHECAplus stellt dazu einen Vormerkungskalender zur Verfügung, mit dem Sie
jederzeit genau feststellen können, welches Objekt in welchem Zeitraum bereits reserviert
oder noch verfügbar ist. Diese Informationen stehen sowohl in der Verbuchung als auch
im Katalog zur Verfügung.
Des Weiteren können die Reservierungen für einen bestimmten Termin aufgerufen und in
einer Liste zusammengestellt werden.
Durchführen einer Vorbestellung:
1. Stellen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Ausleihe für den Parameter VorbestellZeitraum ein J ein. Starten
Sie das Hauptmodul und die Ausleihe neu.
2. Wählen Sie in der Verbuchung Vorbestellen (oder F4-Taste).
3. Öffnen Sie das betreffende Leserkonto.
4. Geben Sie über das Menü Verbuchung → Vorbestellzeitraum den
Vorbestellzeitraum vor.
5. Wählen Sie Recherche (oder F12-Taste), um die Dienstrecherche aufzurufen und
eine entsprechende Recherche durchzuführen.
6. Markieren Sie den gewünschten Titel. In der Trefferliste werden unten die
Exemplare angezeigt. Ein Exemplar wird dann in roter Schrift angezeigt, wenn es im
gewünschten Zeitraum entweder noch ausgeliehen ist oder aber eine Reservierung
vorliegt.
7. Markieren Sie mit der linken Maustaste ein Exemplar und klicken Sie das Exemplar
mit der rechten Maustaste an.
8. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Vormerkkalender anzeigen aus. Damit
wird für das betreffende Exemplar der Vormerkkalender angezeigt. Im
Vormerkkalender werden die Tage, an denen das Exemplar entweder noch
entliehen oder reserviert ist, mit grauem Hintergrund angezeigt.
9. In diesem Kalender kann der gewünschte Zeitraum ausgewählt werden, indem der
erste Tag des Zeitraums und dann mit gedrückter Shift-Taste der letzte Tag des
Zeitraums markiert werden, die ausgewählten Tage werden somit blau unterlegt
angezeigt.
10. Übernehmen Sie den ausgewählten Zeitraum mit OK.
Hinweis: Falls der bereits über den Menüpunkt Verbuchung →
Vorbestellzeitraum angegebene Vormerkzeitraum korrekt war, müssen Sie
nicht erneut auf den Vormerkkalender zugreifen. Sie können das in der
Trefferliste angezeigte Medium sofort in die Vorbestellung übernehmen.
Nutzerhandbuch
11. Zurück in der Kontoansicht wird das ausgewählte Exemplar als Vorbestellung
angezeigt.
12. Speichern Sie die Vorbestellung mit der Eingabetaste oder Klick auf den grünen
Haken. Sie haben die Möglichkeit die Vorbestellung jederzeit nachträglich über
Konto oder Exemplar einzusehen.
Ausdruck eines Vorbestellbelegs:
Um zur Eingabe einer Reservierung einen passenden Beleg zur Bestätigung ausdrucken zu
können, können Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Ausleihe → Parameter: BelegtabellenFelderV angeben, welche
Datenfelder pro Vorbestellung auf dem Beleg gedruckt werden sollen. VORDATUM ist
dabei das Datum, zu dem die Reservierung beginnt, RESERVIERTBIS das Datum, zu dem
die Reservierung endet.
Bsp.: VERFTITEL||VORDATUM||RESERVIERTBIS
Vorbestellungen zu einem Termin aufrufen:
1. Im Ausleihmodul unter Recherche → Vorbestellungen können Sie sich die
Vorbestellungen zu einem Termin anzeigen lassen.
2. Tragen Sie den ersten Tag des gewünschten Vormerkzeitraums im Feld
Vormerkdatum ein.
3. Wählen Sie in der Liste Auswahl den Eintrag Alle aus.
4. Diese Liste können Sie über Liste drucken ausdrucken. Die Medien, deren
Vormerkzeitpunkt bereits eingetroffen ist, können aus dem Regal geholt und
bereitgestellt werden, z. B. über den Parameter LeerRückgabe unter
Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe.
5. Übernehmen Sie die Reservierung in die Ausleihe.
6. Starten Sie über Ausleihe das Ausleihmodul.
7. Scannen Sie den Benutzerausweis ein. Das Konto des Lesers wird aufgerufen: Im
unteren Teil werden offene Vormerkungen und Reservierungen in grüner Schrift
dargestellt.
8. Wählen Sie eine Sie eine Vormerkung oder Reservierung aus.
9. Übernehmen Sie diese mit der rechten Maustaste über Ausleihen in die Ausleihe. Es
kann an dieser Stelle also ohne Barcode verbucht werden.
Berechnung der Leihfrist:
Wenn eine Vorbestellung oder Reservierung in die Ausleihe übernommen wird, wird
i. d. R. die Standardfrist für das Exemplar berechnet und das Rückgabedatum gesetzt.
Optional haben Sie die Möglichkeit, BIBLIOTHECAplus so einzustellen, dass die normale
Ausleihfrist umgangen wird und stattdessen der Vormerkungszeitraum als Leihfrist
gesetzt wird. Das Datum, bis wann der Reservierungszeitraum gültig ist, ist dann
identisch mit dem Rückgabedatum.
Bsp.: Wenn Sie einen Reservierungszeitraum vom 01.06.2010 bis 07.06.2010 eingeben,
wird der 07.06.2010 als Rückgabedatum in die Ausleihe übernommen.
Um diese Option zu nutzen, können Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: VorbestBisAlsZurück die
Option auf J stellen.
Nutzerhandbuch
Hinweise:
• Wenn ein Exemplar eine Vormerkung auf einen Zeitraum in der Zukunft
aufweist, erscheint bei einer Rückgabe zunächst kein Hinweis darauf, dass eine
Vormerkung existiert, wenn der Zeitraum noch nicht erreicht ist. Das Exemplar
wird also wieder ins Regal gestellt.
• Wenn ein Exemplar, das eine Vormerkung auf einen Zeitraum in der Zukunft
aufweist, entliehen werden soll, prüft das System, ob die Ausleihfrist und die
Vormerkung miteinander übereinstimmen. Wenn ja, wird die Ausleihe
abgelehnt. Wenn nein, wird die Ausleihe zugelassen, da die Rückgabefrist dann
noch vor dem Zeitraum der Vormerkung liegt.
• Wenn der Zeitraum für eine Vormerkung eingetroffen ist, wird das Exemplar,
sollte es bereits verfügbar sein, nicht automatisch auf den Exemplarstatus
Zurückgelegt gesetzt. Dafür ist es notwendig, regelmäßig - wenn möglich
täglich - die Liste unter Recherche → Vorbestellungen aufzurufen und wie
beschrieben das Vormerkdatum einzugeben. Die entsprechenden Exemplare
werden dann aus dem Regal geholt und mit Hilfe der LeerRückgabe auf
Zurückgelegt gesetzt.
Versand von reservierten Medien
Die Medien, die vorbestellt wurden, können Sie bei Bedarf per Post an den Benutzer
versenden. Dazu können die Reservierungen mit einer Versandoption gekennzeichnet und
zum gewünschten Termin separat aufgerufen werden. Es ist außerdem der Ausdruck
eines individuellen Versandbriefes möglich:
1. Klicken Sie im Ausleihmodul auf Vorbestellen und geben Sie einen Benutzer ein.
2. Geben Sie über den Menüpunkt Verbuchung → Vorbestellzeitraum einen
Vormerkzeitraum in der Zukunft ein.
3. Suchen Sie über Recherche nach dem Exemplar, das vorbestellt werden soll.
4. Wählen Sie das gewünschte Exemplar aus, wenn die Kontoansicht wieder zur
Verfügung steht.
5. Klicken Sie das Exemplar mit der rechten Maustaste an.
6. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Zu versenden.
7. Speichern Sie die Vorbestellung. Im Konto erscheint unter Konto bei dieser
Vorbestellung in der Spalte Ausleihbemerkung ein V.
8. Um die Vorbestellungen für den Versand vorzubereiten, wählen Sie regelmäßig den
Menüpunkt Recherche → Vorbestellungen.
9. Geben Sie im Feld Vormerkdatum das Datum der Vorbestellungen ein, die aktuell
bearbeitet werden sollen.
10. Wählen Sie aus der Auswahlliste den Punkt Zu versenden aus. Es werden nun die
Vorbestellungen angezeigt, die für den Versand markiert wurden. Über den Punkt
Benachrichtigen haben Sie die Möglichkeit einen Versandbrief auszudrucken.
11. Der Versandbrief kann über HED-Formulare oder über Word angesteuert werden.
12. Um den Ausdruck über Word zu aktivieren, aktivieren Sie die Option
Vorbestellbenachrichtigungen im Einstellungsmodul unter
Konfiguration(Sys) → Briefdruck. Beim Druck über HED wird das Formular
Nutzerhandbuch
V_versbest.hed, beim Druck über Word die Datei V_versbest.dot verwendet.
Bei der Ausleihe der Vorbestellung wird in die Spalte Ausleihbemerkung ebenfalls
ein V eingetragen. Unter Konto oder Exemplar können Sie somit jederzeit
feststellen, ob es sich um eine Ausleihe handelt, die über den Versand ausgegeben
wurde.
Ansprechpartner bei Institutionen
Sie können zu einer erfassten Institution mehrere Ansprechpartner definieren. Bei der
Ausleihe können Sie jeweils individuell festlegen, welcher Ansprechpartner als Entleiher
dienen soll. Damit können Sie jederzeit nachverfolgen, welcher Ansprechpartner der
Institution welche Medien entliehen hat.
1. In den Einstellungen wird dazu über den Punkt Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: InstEntleiher eine
Funktion aktiviert, mit der mehrere Entleiher zu einer Institution erfasst werden
können.
2. Zusätzlich sollten Sie unter dem Einstellungspunkt Registerpflege → Zusätzliche
Felder beim Punkt Benutzer das Feld Entleiher hinzufügen. Dieses sollten Sie als
mehrzeiliges Feld anlegen. Bei der Erfassung von Institutionen in der Benutzermaske
können in der Registerkarte Weitere somit mehrere Entleiher angegeben werden.
Bei der Ausleihe kann rechts oben ein Entleiher ausgewählt werden.
3. Der Entleiher kann dadurch auch im Mahnschreiben angegeben werden. Dazu kann
beim Parameter BriefMahnTabellenFelder unter Konfiguration(AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe das Feld AUSLBEMERKUNG angegeben
werden.
Nutzerhandbuch
Erwerbung
Im Erwerbungsmodul werden alle Arbeitsgänge, die bei der Erwerbung erforderlich sind
abgedeckt: von Neubestellung und Etatüberwachung und -kontrolle und bis zu
Mahnfristen. Dazu gehören im Einzelnen folgende Arbeitsschritte:
• Neubestellungen
• Bestellungen ändern
• Fortsetzungen
• Geschäftspartner bearbeiten (Lieferantenangaben und -adressen)
• Etatkonten bearbeiten, buchen und überwachen
Das Erwerbungsmodul unterstützt Sie bei folgenden Tätigkeiten:
• Erstellung von Bestellschreiben, Mahnungen und Reklamationen
• Überblick über die einzelne Kostenart: Wie viel ist dieses Jahr für die einzelne
Kostenart schon ausgegeben worden? Wie viele Medien sind bestellt worden?
• Statistische Auswertungen: Wie viel ist bei einem Lieferanten bestellt worden? Wie
viele Mittel sind schon ausgegeben, gebunden oder noch frei?
• Aktueller Katalog: Z. B. bestellte Medien schon im OPAC nachweisen.
Mögliche Aktion auf der Startseite des Moduls:
• Kostenstellen → Kostenarten → Lieferanten → Zweigstellen: An dieser Stelle
haben Sie einen aktuellen Überblick über die Auslastung Ihres Etats (verplante,
gebundene und ausgegebene Mittel). Wählen Sie die gewünschte Option über die
entsprechende kleine blaue Kugel aus.
Neuerwerbung
Das Modul Erwerbung bietet Ihnen die Möglichkeit, ein- und mehrbändige
Monographien sowie Grundwerke von Fortsetzungslieferungen bei einem Lieferanten zu
bestellen. Die bibliographischen Angaben können auf Wunsch ins Katalogmodul
übernommen werden, sodass die Titel bereits ab dem Zeitpunkt der Bestellung
recherchierbar sind und die endgültigen Angaben bei der Eingangsbearbeitung nur
ergänzt werden müssen.
Gehen Sie für eine Neubestellung wie folgt vor:
1. Öffnen Sie die Liste der Bestellungen. Wählen Sie dazu über die Menüleiste
Erwerbung die Funktion Neubestellung (oder F5-Taste) oder klicken Sie die Funktion
Erwerbung • 187
Nutzerhandbuch
Neubestellung auf der rechten Bildschirmseite an. Zunächst ist die Bestellliste leer.
2. Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie bestellen möchten.
3. Klicken Sie auf die die Schaltfläche Neu und wechseln Sie in die Erfassungsmaske
für die Titelbestellungen.
4. Machen Sie Ihre Angaben.
5. Speichern Sie die Neubestellung. Nach Abspeichern der Neubestellung wird die
Bestellliste diesen Titel enthalten. Es können dieser Liste weitere Titel hinzugefügt
werden.
In der Bestellliste haben Sie folgende Optionen:
• Lieferant: Lieferant, bei dem bestellt werden soll. Die Liste der Lieferanten
wird über die Funktion Erwerbung → Geschäftspartner angelegt und
ergänzt.
• Bemerkung → Bemerkung drucken: Bemerkung zur aktuellen Bestellung.
Es können Informationen für den Lieferanten oder für die Bibliothek
angegeben werden. Wenn Sie das Kontrollkästchen Bemerkung drucken
markieren, wird diese Bemerkung auf das Bestellschreiben mit
ausgedruckt.
• Neu: Erfassungsmaske für den Bestelltitel
• Neu Copy: Übernahme der Angaben aus dem letzten Bestelltitel
• Löschen: markierten Titel löschen
• Ändern: markierten Titel ändern
• Storno: Titelbestellung stornieren. Ein Stornierungsschreiben kann über die
Druckenfunktion ausgedruckt werden.
• Rekl.: Titel aus der Bestellung reklamieren. Dafür kann über die DruckenFunktion ein Reklamationsschreiben ausgedruckt werden.
• Registerkarte Weitere Daten: Weitere Angaben zur Bestellung. Zusätzlich
definierte Felder (Einstellungsmodul), Bemerkungen zur Bestellung,
Zweigstelle, für die bestellt wird.
Registerkarte Bestelldaten
In der Erfassungsmaske einer Einzelbestellung (Erwerbung → Neubestellung →
Schaltfläche: Neu) erfassen Sie die wichtigsten bibliographischen Informationen zu einem
Bestelltitel.
Sie können folgende Daten eingeben: Verfasser, Haupttitel, Zusatz, Anzahl Exemplare,
Jahr, Auflage, Verlag.
Zudem haben Sie folgende Optionen:
• Sammelbestellung: Aktivieren Sie diese Option für das Erfassen von
Sammelbestellungen.
• Schaltflächen 1 und 2: Möglichkeit, die 1. und 2. ISBN einzutragen.
• ISBN: Es können zehnstellige oder 13-stellige ISBN erfasst werden. Die Eingabe
der Bindestriche ist nicht erforderlich. Bei Eingabe der ISBN wird automatisch
auf Dubletten im Bestand überprüft und Verlag sowie Erscheinungsort (sofern
im Verlagsregister vorhanden) in die dafür vorgesehenen Felder übernommen.
Es wird außerdem in ggf. angeschlossenen Datenquellen nach Fremddaten
gesucht. Werden Fremddaten gefunden, wird das Dublettenfenster angezeigt,
in dem Sie entscheiden können, ob Sie die Fremddaten übernehmen oder
ohne Übernahme fortsetzen möchten. Die automatische Prüfung wird
Erwerbung • 188
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
aktiviert, indem Sie die ISBN eintragen, mit dem Cursor ins nächste Feld klicken
oder die Tabulator-Taste drücken.
EAN: Eingabemöglichkeit für die EAN (Europäische Artikelnummer). Das Feld
wird auch beim Import von Edifact-Dateien befüllt.
Dublette prüfen: Ist die ISBN nicht bekannt, muss zur Dublettenkontrolle im
Bestand nach Eingabe von Verfasser und Titel die Schaltfläche Dublette prüfen
angeklickt werden.
Karteikästchensymbol bei Verfasser und Verlag: Diese Felder greifen auf das
Personen- und Verlagsregister analog zum Katalogmodul zu.
Werte kopieren: Über diese Schaltfläche können Sie bereits vorhandene
Titeleinträge von CD-ROMs, aus dem eigenen Katalog oder per Z39.50-Suche
(Internet) übernehmen.
EKZ: Aktivieren der kostenlosen Z39.50-Schnittstelle für die Online-Erwerbung
bei der ekz. Vor Benutzen dieser Funktion ist lediglich die Einrichtung des
Z39.50-Clients für den Zugriff auf den Z39.50-Server der ekz notwendig (im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Z39.50-Client).
Gesamttitel/Reihentitel: Wird im Feld ein Eintrag gemacht, wird dieser beim
Druck des Bestellbriefes mit ausgegeben.
Bestellnummer: Das System vergibt bei der Speicherung automatisch eine
Bestellnummer. Sie haben hier jedoch die Möglichkeit, eine eigene Nummer
oder die Bestellnummer der ekz einzutragen.
Typ/Themenkreis: Geeignet, falls Titel erfasst werden, die noch nicht direkt
bestellt werden. Möchte man zu einem späteren Zeitpunkt eine Bestellung
auslösen, lässt sich über die Recherche nach dem Themenkreis der geeignete
Lieferant zuordnen.
Bemerkung: Diese Bemerkungen werden mit auf das Bestellschreiben
gedruckt.
Registerkarte Preise
Nachdem über Erwerbung → Neubestellung → Schaltfläche: Neu oder Ändern die
Bestelldaten erfasst oder geändert sind, können Sie Preisfestlegungen treffen. Wechseln
Sie dazu auf die Registerkarte Preise.
• Preis je Exemplar: Exemplarpreis in der Form 12,34 (ohne Eingabe des
Währungssymbols). Entsprechend der Anzahl an bestellten Exemplaren wird
der Endpreis errechnet und rechts in roter Schrift angegeben.
• in Fremdwährung: Dieses Feld ist nur auszufüllen, falls der Europreis nicht
bekannt ist. Lassen Sie in diesem Falle das Feld Preis je Exemplar leer und
tragen Sie den Exemplarpreis hier ein. Wählen Sie anschließend über die
Schaltfläche $ die Währung aus. Das System wird anhand des
Umrechnungskurses den eingegebenen Betrag in Euro umrechnen und das
Feld Preis je Exemplar entsprechend ausfüllen. Die Umrechnungstabelle finden
Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle: Waehrung.
Wenn Sie das Kontrollkästchen für Drucken aktivieren, wird im
Bestellschreiben nur die Fremdwährung, nicht der Euro-Betrag angegeben.
• Rabatt in %: wird vom Endpreis abgezogen
• Porto: Feld für zusätzliche Kosten wie Buchbinder oder Porto, die als Betrag
(nicht in Prozent) angegeben und zum Endpreis automatisch addiert werden.
Erwerbung • 189
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Umsatzsteuer: Tragen Sie im Eingabefeld den Umsatzsteuersatz in Prozent ein,
z. B. 7. Aktivieren Sie anschließend; je nach Bedarf, die Kontrollkästchen
Umsatzsteuer abziehen und Umsatzsteuer addieren: Der Endpreis verändert
sich entsprechend.
Kostenart und Kostenstelle: Wichtig für die Etatverwaltung und
Etatüberwachung. Die Registereinträge ergänzen und verändern Sie im
Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte Tabelle Kostenart und
Kostenstelle.
Haushaltsjahr: Eingabe des Haushaltsjahres, auf das diese Bestellung gebucht
werden soll.
Zusätzliche Kosten: Weitere Kosten, z. B. für die Einarbeitung. Klicken Sie auf
Hinzufügen, um eine Eingabezeile zu erzeugen und füllen Sie die Felder nach
Bedarf aus. Diese zusätzlichen Kosten werden nicht in den Endpreis
eingerechnet. Dazu entsteht eine zweite Etatbuchung zur Bestellung. Wurden
bei der ekz Katalogdaten bestellt, so werden hier die Kosten für die Daten
aufgeführt.
Registerkarte Katalog
Auf der Registerkarte Katalog werden die Festlegungen für den Katalog getroffen, d. h.,
Sie wählen aus, ob für Bestellungen Katalogeinträge vorgenommen werden sollen oder
nicht.
• Neubestellung: Neuen Medieneintrag im Katalog anlegen: Ist diese Option
aktiviert, wird automatisch ein Medieneintrag im Katalog angelegt und in der
Bestellung befindliche Medien damit bereits im OPAC recherchierbar. Sie
werden mit ihrem Medienstatus (Zur Bestellung) dort angezeigt. Die
Medienart kann aus der Liste ausgewählt werden, z. B. auch für CDs unter
Audio, Videos, Loseblattsammlungen. Das Kontrollkästchen An vorhandene
übergeordnete Einheit anhängen bedeutet, dass bei einer Bestellung einzelner
Stücktitel zu einem Gesamtwerk (z. B. bei einzelnen Bänden von Lexika)
gleichzeitig der Stücktitel mit dem übergeordneten Gesamtwerk über die
Schaltfläche Gesamtwerk suchen verknüpft werden kann.
• Nachbestellung: Zum vorhandenen Medieneintrag Exemplare hinzufügen:
Diese Option kann bei Nachbestellungen von Exemplaren aktiviert werden.
Klicken Sie die Schaltfläche Medium suchen an und recherchieren Sie den
gewünschten Mediensatz. Nach dessen Auswahl wird automatisch die
Mediennummer in die Erfassungsmaske übernommen.
• Bestellung ohne Einfluss auf den Katalog: Keine Katalogeinträge verändern:
Bei Auswahl dieser Möglichkeit werden keine Katalogeinträge angelegt.
• Verknüpfung lösen und Medium ändern: Wurde eine Neubestellung angelegt
und dabei entschieden, einen Katalogeintrag anzulegen, kann bei einer
nachträglichen Bearbeitung der Bestellung die Verknüpfung zu diesem
Katalogeintrag wieder gelöst oder bearbeitet werden.
Hinweis für mehrbändige Monographien: Grundsätzlich wird in diesem Fall
empfohlen, einen Katalogeintrag anzulegen und mit dem vorhandenen Gesamtwerk zu
verknüpfen, sofern das übergeordnete Gesamtwerk schon im Katalog vorhanden ist.
Andernfalls ist es i. d. R. günstiger, keinen Katalogeintrag vorzunehmen und das Werk
Erwerbung • 190
Nutzerhandbuch
nach dem Eintreffen komplett (inklusive aller übergeordneten Einheiten) neu
aufzunehmen.
Auf der Registerkarte Verwaltung erfolgen alle Angaben, die für den internen
Geschäftsgang erforderlich sind.
• Erwerbungsmodus: Angaben zum Erwerbungsmodus (per Brief, per Fax,
EKZ-Online oder E-Mail). Bsp.: Möchten Sie die Bestellung per E-Mail
versenden, muss der entsprechende Erwerbungsmodus gewählt werden.
• Erwerbungsart: Kauf, Tausch, Geschenk. Die vorhandene Liste kann im
Einstellungsmodul über Registerpflege → Werte → Tabelle: Bestellart
verändert werden.
• Erwerbungsstatus: Wird automatisch auf Zur Bestellung gesetzt und
ändert sich entsprechend dem Bestellverlauf, z. B. auf Bestellt,
Abgeschlossen.
• Zweigstelle: Auswahl, für welche Zweigstelle bestellt wird, z. B. für
Hauptbibliothek oder Zweigstelle.
• Bearbeiter und Bearbeitet am: Das Bearbeiter-Feld wird immer mit der
angemeldeten Kennung gefüllt. Das Bearbeitungsdatum wird automatisch
gesetzt.
• Lieferzeit: Lieferzeit in Tagen. Falls Sie beim Lieferanten Angaben über dessen
übliche Lieferzeit gemacht haben, wird die Anzahl der Tage hier automatisch
eingetragen. Die Lieferzeit findet Berücksichtigung für die Mahnung und ist
z. B. wichtig für Bestellungen aus dem Ausland.
• Letzte Mahnung und Mahnstufe: Bei den Neubestellungen bleiben diese
beiden Felder leer. Wurde bei bestehenden Bestellungen gemahnt, werden
automatisch das Datum der letzten Mahnung (entsprechend den Mahnfristen)
und die Mahnstufe eingetragen (1., 2. oder 3. Mahnstufe, in Abhängigkeit von
der Überschreitung der Lieferfrist).
• Sofort mahnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Bestelltitel direkt in
die Mahnliste übernommen.
• Nicht mahnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird dieser Titel auch bei
Überschreitung der Lieferfrist nicht gemahnt.
• Quelle/Anfordernder: Angaben, woher oder von wem die Bestellung stammt.
Ist die Option Beim Eintreffen anzeigen aktiviert, wird dieser Hinweis beim
Bestelleingang angezeigt.
• Zusätzliche Felder: Festlegungen der Felder im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Zusätzliche Felder.
• Bemerkung (intern): Interne Bemerkungen zum Bestellvorgang.
• Änderungsgrund: Sollten Sie die Daten einer Bestellung verändert haben,
können Sie den Grund dafür angeben. Unter H (Historie) können Sie die
Zugriffe auf den Bestelltitel mitverfolgen.
Erwerbung • 191
Nutzerhandbuch
Registerkarte Sammelbestellung
Im Erfassungsfenster für Neubestellungen kann zwischen Einzel- und
Sammelbestellungen für Mehrfachbestellungen des gleichen Mediums gewählt werden,
z. B. für unterschiedliche Zweigstellen oder Abteilungen.
Um die Registerkarte verwenden zu können, markieren Sie in der Registerkarte
Bestelldaten das Kontrollkästchen Sammelbestellung.
Achtung!
Wird der Modus Sammelbestellung ausgewählt, kann dieser nach dem Speichern nicht
mehr zurückgesetzt werden.
Auf der Registerkarte Sammelbestellung hinterlegen Sie die Bestelldaten für Ihre
Zweigstelle oder auch für die Zentrale, wenn die einzelnen Exemplare über
unterschiedliche Kostenarten und Kostenstellen abgerechnet werden sollen. Dabei
definieren Sie zu jedem Exemplar die zugehörigen Daten zu Kostenart, Kostenstelle und
Zweigstelle sowie wahlweise eine Bemerkung.
• Hinzufügen: Hinzufügen einer Eingabezeile für die Felder Zweigstelle, Anzahl
(der bestellten Exemplare), Kostenstelle, Kostenart und Bemerkung.
• Löschen: Markieren Sie die gewünschte Zeile durch einfachen Klick mit der
linken Maustaste und löschen Sie ggf. die Angaben zu Exemplaren aus der
Sammelbestellung.
Einstellungen zu Sammelbestellungen
Sie können sich für die Sammelbestellung verschiedene Bestellschemata hinterlegen.
Dabei legen Sie fest, welche Zweigstellen in welcher Kombination mit Kostenstellen und
Kostenarten auftreten. Die benötigten Daten werden dadurch automatisch in die
Sammelbestellung eingetragen.
1. Öffnen Sie die Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von
Windows finden (eines Arbeitsplatzes). Bei Nutzung eines Terminal-Servers befindet
sich diese Datei im Windows-Verzeichnis der entsprechenden Profile.
2. Im Abschnitt Katalog können Sie folgende Einstellung treffen:
[KATALOG]
Bestellschema1=Hauptstelle||HST#KSTELLE#KART#5
Bestellschema2=Zweigstelle01||01#KSTELLE#KART#1
Die Daten stehen dabei für die Reihenfolge der Felder in der Sammelbestellung:
Einstellung
Bedeutung
Hauptstelle
Angabe des Textes, der im Auswahlregister der Sammelbestellung
angezeigt wird.
||
Angabe von zwei senkrechten Strichen (Pipes) als Trennzeichen.
01
Angabe der Zweigstelle, die in der Sammelbestellung eingetragen
werden soll. Hierbei müssen die Kürzel verwendet werden, die im
Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle:
Zweigstelle angegeben sind.
#
Trennzeichen zum nächsten Feld.
KSTELLE
Angabe der Kostenstelle. Hierbei müssen die Kürzel verwendet
werden, die im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte →
Tabelle: Kostenstelle angegeben sind.
Erwerbung • 192
KART
5
Nutzerhandbuch
Angabe der Kostenart. Hierbei müssen die Kürzel verwendet werden,
die im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte → Tabelle:
Kostenart angegeben sind.
Anzahl der Exemplare, die für diese Zweigstelle bestellt werden
sollen.
3. Starten Sie BIBLIOTHECAplus neu. Sie erhalten in der Registerkarte
Sammelbestellung ein Auswahlregister mit den Werten Hauptstelle und
Zweigstelle01. Wenn Sie einen dieser Werte auswählen, wird eine Zeile der
Sammelbestellung wie vorgegeben automatisch ausgefüllt.
4. Wenn Sie eine zweite Zeile über das Auswahlregister einfügen möchten, erscheint
eine Frage „Sollen die bisherigen Einträge gelöscht werden?“. Bei Auswahl von Nein
wird die zweite Zeile der Sammelbestellung zur ersten hinzugefügt.
5. Die Angaben in den Bestellschemata können Sie auch ausweiten, wenn Sie z. B. für
alle Zweigstellen bestellen und bei der Bestellung immer die identischen
Kostenarten und Kostenstellen pro Zweigstelle verwenden. Ein Bestellschema, das
mehrere Zweigstellen umfasst, kann z. B. so aussehen:
Bestellschma3=Zweigstellen||01#KSTELLE1#KART1#1||02#KSTELLE2#KA
RT2#1||03#KSTELLE3#KART3#1||04#KSTELLE4#KART4#1
Verwenden Sie statt KSTELLE und KART und für die Zweigstellen jeweils Ihre
eigenen Kürzel aus den Einstellungen. In diesem Beispiel werden zwischen den
einzelnen Zweigstellen, Kostenstellen und Kostenarten jeweils zwei Pipe-Zeichen
gesetzt.
ekz-Online-Bestellung
Das Bestellen über EDIFACT bei der ekz erfolgt per E-Mail. An die E-Mail wird ein
EDIFACT-Anhang angehängt, den die ekz elektronisch weiterverarbeiten kann.
Hinweis: Die Schaltfläche EKZ-Online und der Bestellmodus wird in diesem
Zusammenhang nicht verwendet. Der Versand der ekz-Online-Bestellung erfolgt über
die Schaltfläche Mail und den Bestellmodus E-Mail.
Voraussetzungen:
1. Legen Sie, falls noch nicht vorhanden, einen Geschäftspartner ekz an.
2. Tragen Sie im Feld E-Mail in den Adressdaten ein: Bestellungen@ekzBibliotheksservice.de
3. Wählen Sie unter Bestellmodus den Punkt E-Mail aus. Dadurch ist bei einer
Bestellung beim Lieferanten ekz der Bestellmodus E-Mail schon voreingestellt.
4. Passen Sie die Datei EMAILBESTFORM.TXT im Verzeichnis ..\Templates\MAIL
an. Diese Datei enthält die Bestellung als Text und wird als E-Mail versandt.
5. Ergänzen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Mail-/EDIFACT
Bestellung folgende Angaben:
• EDIFACT-Datei: Ablageverzeichnis und Name der Datei, die die
Bestellungen enthält.
• EDIFACT-Ansprechpartner: Ihr Ansprechpartner für Rückfragen der ekz.
• EDIFACT-Bibliotheks-ID: Ein Kürzel für Ihre Bibliothek.
• EDIFACT-Kundennummer: Ihre Kundennummer bei der ekz.
Erwerbung • 193
Nutzerhandbuch
Hinweis: Die EDIFACT-Datei muss in einem Verzeichnis, das lokal auf dem Rechner
liegt, gespeichert werden.
Ablauf der Bestellung:
Nachdem die aufgeführten Einstellungen vorgenommen wurden und eine Bestellung für
den Lieferanten ekz zusammengestellt wurde, gehen Sie so vor:
1. Öffnen Sie die Bestellliste und klicken Sie auf die Schaltfläche Mail. Diese E-Mail
enthält als Anhang die Datei, deren Bezeichnung Sie unter EDIFACT-Datei
angegeben hatten.
2. Es öffnet sich das E-Mail-Fenster zum Versenden.
3. Wenn Sie die E-Mail absenden, wird Ihre Bestellung im EDIFACT-Format an die ekz
übertragen und automatisiert weiterverarbeitet. Die Bestellung per E-Mail erfolgt
über MAPI. Voraussetzungen im Einstellungsmodul:
• Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog →
Parameter: NeueEMailBestellArt ist aktiviert.
• Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe →
Parameter: MailAbs: Der Absender ist eingetragen (ggf. auch ein
Empfänger bei MailBCC).
Hinweis: Beachten Sie im Fall von Windows 7: Um die Funktionalität zu gewährleisten,
müssen Sie einen Hotfix von Microsoft einspielen. Dieser kann unter
http://support.microsoft.com unter Artikelnummer 980681 bezogen werden.
Bestellvorlagen für Bestellungen per Mail
Bei Bedarf können Sie je Arbeitsplatz eigene Bestellvorlagen für die Bestellung per E-Mail
verwenden. Diese werden z. B. dann benötigt, wenn Sie individuelle Signaturen in Ihren
Bestellmails nutzen möchten. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Einstellungsmodul Konfiguration (AP) → Direkteinstellung.
2. Wählen Sie den Abschnitt Katalog und den Parameter EdifactMailTemplate
aus.
3. Tragen Sie den Dateinamen einer Textdatei ein, z. B. Bestellung_Maier.txt.
4. Speichern Sie den Wert.
5. Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie in das Programm-Verzeichnis
..\Templates\MAIL auf dem Server.
6. Kopieren Sie die dort vorhandene Datei EMAILBESTFORM.TXT.
7. Benennen Sie die Datei um in Bestellung_Maier.txt, also in den eben
festgelegten Namen. Sie sollten einmal die Datei EMAILBESTFORM.TXT im
Verzeichnis ..\Templates\MAIL vorfinden und einmal die Datei
Bestellung_Maier.txt.
8. Wählen Sie erneut das Einstellungsmodul und wählen Sie dort Konfiguration (Sys)
→ Mail-/EDIFACT-Bestellung. Sie sehen den Dateinamen Bestellung_Maier.txt.
9. Klicken Sie auf Bearbeiten. Sie sehen die bisher genutzte E-Mail-Vorlage, die Sie auf
Ihre Bedürfnisse anpassen können. Zu Beginn der Datei sehen Sie einige Zeilen, die
Erwerbung • 194
Nutzerhandbuch
mit einem Semikolon beginnen. Diese Angaben dienen als Hilfestellung und zeigen,
welche Felder Sie bei Bedarf in Ihrer Bestellmail nutzen können. Darunter, in den
Zeilen ohne Semikolon, beginnt der eigentliche E-Mail-Text. Die in spitzen
Klammern angegebenen Felder werden bei der eigentlichen Mail als Platzhalter mit
den entsprechenden Werten aus BIBLIOTHECAplus gefüllt. Sie können die Positionen
der Felder bei Bedarf ändern oder auch einzelne nicht benötigte Felder löschen oder
hinzufügen. Text, der ohne spitze Klammern angegeben wird, wird genau in dieser
Form als Text in die Bestell-E-Mail eingefügt. Sie können beliebig viel Text für Ihre
Bestell-E-Mail frei definieren, z. B. können Sie die Signatur des Mitarbeiters
einfügen.
10. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Hinweis: Die hier beschriebenen Einstellungen gelten nur für den Arbeitsplatz, an dem
sie vorgenommen wurden. Führen Sie die gleichen Schritte für die anderen
Arbeitsplätze aus, die ebenfalls eigene Mailvorlagen erhalten sollen. In dem Fall
benennen Sie die Datei nicht Bestellung_Maier.txt, sondern vergeben einen
anderen Namen, z. B. mit einem Hinweis auf den Mitarbeiter. Sie hinterlegen somit für
jeden Mitarbeiter eine eigene Datei, in der sein Bestelltext für die Bestellung per Mail
abgelegt ist. Beachten Sie, dass Sie die Datei immer an zwei Stellen angeben oder
anlegen müssen:
• Windows-Explorer: Anlage der Datei im Programm-Verzeichnis
..\Templates\MAIL.
• Einstellungen: Angabe des Dateinamens im Parameter
EdifactMailTemplate.
Alle Arbeitsplätze, deren Einstellungen nicht verändert werden, nutzen nach wie vor die
zentral hinterlegte E-Mail-Vorlage EMAILBESTFORM.TXT.
Achtung!
Beachten Sie, dass diese E-Mail-Vorlage in Zukunft für alle Bestell-E-Mails verwendet
wird, die Sie von diesem Arbeitsplatz aus absenden. Auf den Versand von Bestellbriefen
per Post oder Fax hat dies keinen Einfluss.
Bestellung drucken
Bestellungen können über Erwerbung → Ändern recherchiert und aus der Trefferliste
heraus als Brief ausgedruckt werden.
Markieren Sie dazu die Bestellung in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche
Drucken.
Für das Drucken der Bestellungen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
• Bestellbrief
• Einzelbestellungen
• Stornierung
• Reklamation
Beim Drucken von Einzelbestellschreiben wird für jeden einzelnen Bestelltitel auf einer
Bestellliste eine DIN A4-Seite ausgedruckt, d. h., die Bestelltitel werden nicht je Lieferant
in einem Schreiben zusammengefasst. Dabei kann gleichzeitig ein Barcode für den
bestellten Titel ausgedruckt werden. Der Lieferant schickt dieses Bestellschreiben mit der
Erwerbung • 195
Nutzerhandbuch
Lieferung des Titels zurück an die Bibliothek, was den Vorteil hat, dass dieser Barcode bei
der weiteren Bearbeitung (Eingangsbearbeitung) nur eingescannt werden muss. Dadurch
besteht für die Bibliothek eine komfortable und schnelle Möglichkeit zur
Weiterbearbeitung der eingegangenen Titel per Scanner.
Hinweis: Dieser Barcode ist nicht mit dem Barcode für die Mediennummer im Katalog
identisch, sondern wird unabhängig davon vom System vergeben.
Nachdem die entsprechende Listenart ausgewählt wurde, erfolgen die Festlegungen für
die Druckaufbereitung. Sie haben folgende Optionen:
• Liste: Auswahl der Listenart, die zum Drucken benutzt werden soll. Über das
Ordnersymbol kann man dabei aus verschiedenen Bestellformatvorlagen, die
auf der Festplatte gespeichert sind, die gewünschte Vorlage auswählen.
• Drucken: Druck der Liste nach den gewählten Vorgaben
• Anzeigen: Wechselt in eine Textverarbeitung und zeigt das Bestellschreiben
entsprechend der ausgewählten Listenart an. Danach kann das
Bestellschreiben in dieser Textverarbeitung weiterbearbeitet werden.
Bestellung ändern
In der Erwerbung können Sie über das Menü Erwerbung → Bestellung ändern oder im
rechten Menü über Ändern Bestellungen suchen und bearbeiten oder drucken.
Sie können nach folgenden Kriterien suchen:
• Bestellnummer
• Bestelldatum
• Lieferant
• Zweigstelle
• Bearbeiter
• Status der Bestellung
Anhand der eingegebenen Suchkriterien werden dann alle zutreffenden Bestelllisten – für
jeden Lieferanten zusammengefasst – angezeigt.
Sie können vorhandene Bestellungen bearbeiten oder neue Bestellungen hinzufügen.
Sie haben in der Trefferliste folgende Optionen:
• Schließen: Fenster schließen.
• Hinzufügen: Neue Bestellung erfassen.
• Ändern: Ändern der markierten Bestellung.
• Löschen: Löschen der markierten Bestellung.
• Drucken: Bestellungen drucken, deren Status Z ist (zur Bestellung)
• Mail: Bestellungen per E-Mail versenden, deren Status Z ist (zur Bestellung). Es
können außerdem E-Mails zu Bestellungen mit dem Status S (Storniert) und R
(Reklamiert) verschickt werden.
• (EKZ-Online: Diese Schaltfläche wird nicht mehr benutzt.)
Hinweis: Die Zahl, die unterhalb der Schaltfläche Mail angegeben wird, entspricht der
Anzahl an Bestellungen. Diese können jeweils aus mehreren Bestellpositionen bestehen.
Erwerbung • 196
Nutzerhandbuch
Wenn Sie eine Bestellung über Ändern bearbeiten möchten, erhalten Sie folgende
Optionen:
• OK: Bestellung für den ausgewählten Lieferanten abschließen.
• Abbrechen: Abbruch ohne Speichern.
• Neu: Weiteren Bestelltitel hinzufügen.
• Neu Copy: Übernehmen der Angaben aus dem zuletzt eingegebenen
Bestelltitel.
• Löschen: Löschen des markierten Titels.
• Ändern: Ändern des markierten Titels.
• Storno: Stornieren des markierten Bestelltitels, der Status wird auf S (storniert)
gesetzt.
• Rekl.: Reklamieren des markierten Bestelltitels, der Status wird auf R gesetzt.
Hinweis: Sie können mit Rechtsklick auf einen Titel ein Kontextmenü öffnen. Unter
anderem können Sie direkt den Katalogeintrag verknüpfen, sofern bei der Bestellung
ein solcher angelegt wurde. Über Einer anderen Bestellung zuordnen lässt sich ein
Bestelltitel einer anderen Bestellliste zuweisen. Sie haben dabei die Möglichkeit, eine
neue Bestellung anzulegen oder eine bestehende Bestellliste zu wählen.
Geschäftspartner
Sie bearbeiten die Geschäftspartner im Erwerbungsmodul über Erwerbung →
Geschäftspartner bearbeiten oder im rechten Menü über einen Klick auf Partner. Sie
bearbeiten dabei Ihre Daten für die Geschäftspartner wie Lieferanten, Buchbinder und
Tauschpartner.
Dadurch pflegen Sie Ihre individuelle Adressdatenbank, aus der Sie Standardbriefe
abschicken oder Telefonnummern und Ansprechpartner verwalten können.
Für jeden Geschäftspartner werden folgende Angaben erfasst:
• Adresse
• Ansprechpartner
• Angaben zu den Lieferkonditionen und zum Etat
Die Lieferantenstammdaten werden automatisch als Briefkopf für Bestellungen,
Stornierungen, Reklamationen und Mahnungen verwendet. Die vorgegebene Lieferfrist
für den einzelnen Lieferanten wird bei der Neuerwerbung in der Maske automatisch
voreingestellt. Die Lieferfrist dient außerdem zur automatischen Berechnung der
einzelnen Mahnstufen. Die Vorgabe, wann gemahnt wird, erfolgt durch die Bibliothek.
Registerkarte Übersicht
• Eingabefeld: Für das Erfassen neuer Adressdaten vergeben Sie ein Kürzel für
den Namen des Geschäftspartners.
• Neu: Nach Eingabe eines Kürzels und Klick auf diese Schaltfläche wird ein
neuer Adresseintrag erzeugt. Die Angaben zu dieser Adresse erfolgen über die
Registerkarte Adresse.
• Löschen: Löschen eines markierten Adresseintrags.
Erwerbung • 197
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Suchen: Um einen bestimmten Adresseintrag in der Liste zu finden, geben Sie
ein Adresskürzel im weißen Eingabefeld ein und klicken anschließend auf die
Schaltfläche Suchen.
Briefe drucken: Möchten Sie einen oder mehrere Geschäftspartner anschreiben
(z. B. Info über eine Veranstaltung oder Aktion), lässt sich ein Formular dazu
vorbereiten. Wählen Sie über das Auswahlmenü aus, welche Geschäftspartner
Sie anschreiben möchten. Anschließend kann das Formular bearbeitet werden
(Standarddatei: GPBrief1.hed).
Speichern: Speichert die Adressdaten.
Abbrechen: Verlassen der Adressdatei: Vorgenommene Änderungen werden
nicht übernommen, sofern sie vorher nicht über Speichern bestätigt wurden.
Drucken: Möglichkeit, die Adressliste zu drucken.
Eingrenzen auf: Über ein Auswahlmenü können Sie die angezeigten
Geschäftspartner auf einzelne Gruppen beschränken. Treffen Sie keine
Auswahl, werden alle Arten von Geschäftspartnern berücksichtigt.
Registerkarte Adresse
In dieser Registerkarte erfassen Sie alle Adressangaben zum Lieferanten. Das Kürzel wird
automatisch von der Registerkarte Übersicht übernommen, wenn Sie dort den
gewünschten Lieferanten markiert haben.
• Postbez. 1: Erste Eingabezeile für die Bezeichnung des Geschäftspartners, z. B.
Versandbuchhandlung und Verlag.
• Postbez. 2: Zweite Eingabezeile für die Bezeichnung des Geschäftspartners,
z. B. Otto Maier GmbH und Co..
• Gruppe: Jeder Partner kann einer Gruppe (z. B. Buchbinder, Lieferant,
Tauschpartner) zugeordnet werden.
• Speichern: Speichert die Adressdaten.
• Abbrechen: Verlassen der Adressdatei: Vorgenommene Änderungen werden
nicht übernommen, sofern sie vorher nicht über Speichern bestätigt wurden.
• Drucken: Möglichkeit, die Adressliste zu drucken.
Registerkarte Ansprechpartner
In dieser Registerkarte verwalten Sie einen oder mehrere Ansprechpartner zur Adresse des
ausgewählten Geschäftspartners. Nachdem eine neue Eingabezeile erzeugt wurde,
können Sie in die einzelnen Felder klicken und die entsprechenden Einträge vornehmen.
• Neu: Hinzufügen eines neuen Ansprechpartners (Erzeugen einer Eingabezeile).
• Löschen: Löschen des markierten Ansprechpartners.
• Brief: Möchten Sie einen bestimmten Ansprechpartner dieser Adresse
anschreiben (z. B. Info über eine Veranstaltung oder Aktion), lässt sich ein
Formular dazu vorbereiten. Wählen Sie die gewünschte Adresse und dann den
Ansprechpartner aus. Anschließend kann das Formular über diese Schaltfläche
bearbeitet und gedruckt werden (Standarddatei ist: GPBrief1.hed).
• Speichern: Speichert die Adressdaten.
Erwerbung • 198
•
•
Nutzerhandbuch
Abbrechen: Verlassen der Adressdatei: Vorgenommene Änderungen werden
nicht übernommen, sofern Sie vorher nicht über Speichern bestätigt wurden.
Drucken: Möglichkeit, die Adressliste zu drucken.
Folgende Spalten stehen zur Verfügung:
• Brief: Kontrollkästchen, das Sie markieren können, wenn der genannte
Ansprechpartner in den Bestellbrief übernommen werden soll. Soll dort nicht
explizit eine bestimmte Person genannt, sondern die Anrede „Sehr geehrte
Damen und Herren“ ausgedruckt werden, aktivieren Sie die Option und
wählen Sie eine entsprechende Briefanrede und Anrede 1.
• Briefanrede: Sie können aus verschiedenen vorgegebenen Werten aus einer
Vorschlagsliste eine entsprechende Anrede auswählen.
• Anrede 1: Auswahl aus mehreren Möglichkeiten aus einer Vorschlagsliste.
• Anrede 2 / Titel: Angabe zum akademischen Titel des Ansprechpartners.
Auswahl aus mehreren Möglichkeiten aus einer Vorschlagsliste.
Registerkarte Konditionen / Etat
In dieser Registerkarte verwalten Sie alle Angaben zu den Konditionen und zum Etat zu
diesem Geschäftspartner. Es wird festgelegt, ab welcher Auslastung des Lieferanten-Etats
eine Sperre für Bestellungen bei diesem Lieferanten erfolgen soll.
Außerdem können Voreinstellungen gemacht werden, die in die Bestellung bei diesem
Lieferanten automatisch übernommen werden.
Sie haben z. B. folgende Optionen:
• Lieferzeit
• Rabatt
• Kundennummer
• Bankverbindung
Registerkarte Verlagsrabatt
In Kombination mit dem Lieferanten kann ein Rabatt pro Verlag eingestellt werden.
• Rabatt eintragen: Alle Verlage sind alphabetisch aufgeführt. Der Verlag, zu dem
Rabatt gewährt wird, wird auf der linken Seite markiert. Rechts wird im Feld
Rabatt in Proz. der Wert des Rabattes eingetragen, z. B. 10 (ohne Prozentzeichen).
Mit Klick auf die Schaltfläche Eintragen wird der Rabatt beim Verlag gesetzt und
mit Speichern gespeichert.
• Löschen: Durch diese Option kann ein Rabatt zum Verlag wieder entfernt werden.
Auch hier ist abschließend auf Speichern zu klicken.
• Kontrollkästchen nur Verl. mit Rabatt: Nur diese Verlage anzeigen.
• Bei einer Neubestellung muss der Verlag aus dem Verlagsregister ausgewählt
werden. Wenn der Verlagsrabatt den Lieferantenrabatt übersteigt, wird dieser
Rabatt in der Registerkarte Preise eingetragen. Wenn der Verlagsrabatt niedriger
als der Lieferantenrabatt ist, wird der Lieferantenrabatt beibehalten.
Erwerbung • 199
Nutzerhandbuch
Registerkarte Statistik
In dieser Registerkarte kann eine Auswertung der durchschnittlichen Lieferzeit eines
Lieferanten errechnet werden. Dazu wird in der Registerkarte Übersicht der gewünschte
Lieferant markiert. In der Registerkarte Statistik wird der Auswertungszeitraum
eingetragen und auf die Schaltfläche = geklickt. Als Ergebnis wird die durchschnittliche
Lieferzeit in Tagen für Bestellungen dieses Lieferanten angezeigt.
Mahnungen drucken
Über die Auswahl Erwerbung → Mahnungen drucken auf der Startseite des
Erwerbungsmoduls können Sie offene Lieferungen mahnen. Die Tabellen der einzelnen
Mahnstufen werden automatisch gefüllt.
Beachten Sie, dass im Einstellungsmodul über Konfiguration (Sys) → Erwerbung →
Mahnungen die Mahnfristen definiert werden können.
Sie haben im Fenster Mahnungen drucken folgende Optionen:
• Registerkarte Sofort mahnen: Es werden alle Bestellungen aufgeführt, bei
deren Bestelltitel auf der Registerkarte Verwaltung die Option Sofort Mahnen
aktiviert ist.
• Registerkarte Alle offenen Bestellungen: Über diese Registerkarte können alle
Mahnungen pauschal ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden. Für den
Versand per Mail wird die Vorlagedatei emailmahnformalle.txt
verwendet. Im Einstellungsmodul kann unter Konfiguration (AP) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog beim Parameter
EmailMahnungAlle bei Bedarf ein anderer Dateiname angegeben werden.
• Auswahlliste Bearbeiter: Sie können eine Bearbeiterkennung auswählen,
sodass nur Bestelltitel selektiert werden, die über diese Kennung angelegt
wurden.
• Auswahlliste Lieferant: Sie können einzelne Lieferanten auswählen, es werden
nur die Mahnungen zu diesem Lieferanten angezeigt.
• Schaltfläche Nicht mahnen: Möchten Sie einen Bestelltitel von der Mahnung
ausschließen, markieren Sie ihn in der Liste und drücken Sie die Schaltfläche
Nicht mahnen.
• Schaltfläche Drucken: Drucken Sie über diese Funktion die Mahnbriefe aus.
Nach Abschluss des Druckvorganges wird die neue Mahnstufe vergeben. Bei
Sofort mahnen kann der Status beibehalten oder gelöscht werden.
• Schaltfläche E-Mail: Über die Schaltfläche E-Mail können die Mahnungen per
E-Mail an den Geschäftspartner geschickt werden. Es wird dabei pro
Bestellung eine E-Mail verschickt. Für jede Mahnstufe und die sofortigen
Mahnungen können die Texte für die Mails angepasst werden. Dazu stehen die
Dateien emailmahnform1.txt, emailmahnform2.txt,
emailmahnform3.txt und emailmahnformsofort.txt im
Programmverzeichnis zur Verfügung. Im Einstellungsmodul kann unter
Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog bei den
Parametern EmailMahnung1, EmailMahnung2, EmailMahnung3 und
EmailMahnungSofort bei Bedarf ein anderer Dateiname hinterlegt werden.
• Schaltfläche Schließen: Verlassen der Mahnfunktion.
Erwerbung • 200
Nutzerhandbuch
Etatüberwachung / -verwaltung
Sie haben mit der Etatüberwachung und -verwaltung von BIBLIOTHECAplus die
Möglichkeit, verschiedene Etatkonten mit einzelnen Buchungen zu führen.
Einzelne Buchungen können einer Kostenart und Kostenstelle zugeordnet werden.
Kostenarten sind i. d. R. an den Etat angelehnte Gliederungen des Gesamtbudgets
(verfügbare Gelder der Bibliothek), z. B. Bücher, Zeitschriften, AV-Medien, Porto,
Buchbindekosten. Kostenstellen bieten die Möglichkeit einer weiteren Untergliederung
der Kostenarten, z. B. in Videos, CDs oder zu einer Zuordnung zu Kostenträgern, z. B.
Abt. III, Stiftung Sonne, Zweigstelle ZS1.
Die meisten Buchungen werden i. d. R. automatisch innerhalb des Erwerbungsvorgangs
durch das System vorgenommen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, manuell
Buchungen hinzuzufügen und somit auch Kosten für den Bürobedarf zu verwalten. Jeder
Kostenart, Kostenstelle und jedem Lieferanten können Sie ein Budget zuordnen – Ihr
geplanter Teiletat für das aktuelle Jahr. Die Auslastung dieses Budgets kann jederzeit
überwacht werden.
Etatkonten bearbeiten
Gehen Sie wie folgt vor, um die Etatkonten zu bearbeiten:
1. Um Etatkonten, Rechnungen oder Anweisungen suchen und bearbeiten zu können,
wählen Sie im Erwerbungsmodul über das Menü Etat → Etatkonten, Rechnungen
suchen oder klicken Sie auf Buchungen im rechten Bildschirmbereich.
2. Sie erhalten eine Recherchemaske, über die Sie sich die einzelnen Buchungen,
Rechnungen oder Anweisungen nach den verschiedensten Kriterien selektieren
lassen können.
3. Es werden alle entsprechenden Buchungen in einer Übersichtstabelle angezeigt.
Wählen Sie Erwerbung → Etat → Etatkonten buchen, um Buchungen hinzuzufügen.
Sie haben in der Übersichtsanzeige folgende Optionen:
• Drucken: Drucken der Buchungen. Dazu wird in das Druckmenü verzweigt,
über das die entsprechenden Optionen zum Drucken ausgewählt werden
können.
• Hinzufügen: Sie können direkt Buchungen hinzufügen und in die Tabelle
die erforderlichen Daten eintragen. Hierbei müssen Sie mindestens das
Buchungsdatum und den Betrag eingeben. Beim erneuten Hinzufügen
einer Buchung werden die Daten der letzten Buchung übernommen.
• Löschen: Zum Löschen von Buchungen bestehen zwei Möglichkeiten:
Markieren Sie die Buchung als storniert (Kontrollkästchen markieren unter
Storno in der Tabelle) oder löschen Sie die Buchung komplett aus der
Tabelle (Buchung markieren und Löschen wählen).
• Speichern: Speichern und Beenden des Bearbeitungsvorgangs.
• Abbruch: Achten Sie vor dem Abbrechen darauf, dass die Angaben vorher
gespeichert wurden.
• F7 - Neue Suche: Starten einer neuen Suchanfrage, um Buchungen,
Rechnungen oder Anweisungen herauszusuchen.
Erwerbung • 201
Nutzerhandbuch
Hinweise:
• Die Tabelle der Buchungen können Sie durch einen Klick auf die
Spaltenüberschrift sortieren lassen.
• Ausdruck von Listen: Wenn Sie eine Liste gruppiert nach Lieferanten drucken
möchten, müssen Sie vorher die Tabelle durch einen Klick auf die
Spaltenüberschrift Lieferant nach Lieferanten sortieren. Gleiches gilt für das
Buchungsdatum, den Status und weitere Sortierungen.
Bei den Buchungen können auch Gutschriften erfasst werden:
1. Bezieht sich die Gutschrift auf eine bestimmte, schon getätigte Buchung, wird diese
markiert, das Kontextmenü über die rechte Maustaste geöffnet und Gutschrift
buchen ausgewählt. Der Betrag wird automatisch mit einem negativen Vorzeichen
(z. B. -10,00) versehen, die Rechnungsnummer wird mit einem G für „Gutschrift“
ergänzt.
2. In der Buchungsrecherche können diese Gutschriften separat abgerufen werden
(Option Nur Gutschriften zeigen aktivieren).
Zu den Buchungssätzen lassen sich Rechnungen anlegen:
1. Legen Sie die Buchung an.
2. Markieren Sie die Buchung, blenden Sie mit einem rechten Mausklick das
Kontextmenü ein und wählen Sie Rechnung zur Buchung anlegen. Die Rechnung
kann auch in der Eingangsverbuchung bearbeitet werden. Bereits eingetragene
Rechnungen zu Buchungssätzen lassen sich über die Registerkarte Rechnungen z. B.
über die Rechnungsnummer suchen.
Etatüberwachung
Zur Etatüberwachung gelangen Sie im Erwerbungsmodul über die Menüleiste über Etat
→ Etatüberwachung. Der Wechsel zwischen Kostenstellen, Kostenarten, Lieferanten und
Zweigstellen erfolgt über die entsprechende Schaltfläche. Beachten Sie, dass die
Etatüberwachung standardmäßig auf das Buchungsdatum zurückgreift.
Hinweis: Die Angaben in der Etatüberwachung werden mit jeweils zwei
Nachkommastellen angegeben und nicht gerundet.
Die Auslastung wird Ihnen in der unteren Tabelle angezeigt. Dabei werden die aktuell
ausgegebenen Mittel aufgelistet. Hierbei wird differenziert nach Verplanten Mitteln
(Bestellungen mit Status Zur Bestellung oder Desiderat), Gebundenen Mitteln
(Bestellt, Eingetroffen, Reklamiert, Rechnung geprüft) und Ausgegebenen
Mitteln (Abgeschlossen).
Sie haben im Kontextmenü (rechte Maustaste in der Liste) folgende Optionen:
• Aktuelles Jahr: Es werden alle Buchungen anhand des Buchungsdatums
(Computerdatum) ausgewertet. Diese Auswahl entspricht der
Standardeinstellung. Standardmäßig ist Aktuelles Jahr aktiv.
• Vorjahr: Alle Buchungen mit Buchungsdatum (Computerdatum) abzüglich
eines Jahres.
• Aktuelles Jahr (Haushaltsjahr): Computerdatum, errechnet alle Buchungen, die
das betreffende Jahr als Haushaltsjahr eingetragen haben.
Erwerbung • 202
Nutzerhandbuch
Hierzu können Sie eine Voreinstellung treffen, ob das aktuelle Jahr oder das aktuelle
Jahr (Haushaltsjahr) ausgewertet werden soll. Wenn Sie die Voreinstellung dauerhaft
auf Aktuelles Jahr (Haushaltsjahr) ändern möchten, aktivieren Sie folgende Einstellung
im Einstellungsmodul: Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: ALL →
Parameter: ETATHAUSHALTSJAHR.
•
Budget anzeigen: Um ein Budget zuzuordnen, wählen Sie Budget anzeigen
und tragen die entsprechenden Beträge direkt in die Tabelle ein. Bei einer
Bestellung wird automatisch geprüft, ob das Budget für die Kostenart,
Kostenstelle oder den Lieferanten bereits ausgeschöpft oder direkt gesperrt ist.
Es besteht danach keine Möglichkeit der Bestellung mehr. Um diesen
Mechanismus zu nutzen, können Sie direkt eine Sperre setzen
(Kontrollkästchen markieren unter Gesperrt) oder eine Prozentzahl angeben,
ab der eine automatische Sperre stattfindet.
• Vorjahr (Haushaltsjahr): Computerdatum minus ein Jahr, errechnet alle
Buchungen, die das betreffende Jahr als Haushaltsjahr eingetragen haben.
• Optionen: Hier können Sie festlegen, bis zu welcher Auslastung Ihr Budget
farblich wie gekennzeichnet werden soll. Die grünen, gelben und roten Punkte
zeigen Ihnen direkt an, ob die Auslastung eines Budgets (gebunden plus
ausgegeben) kritisch ist. Sie können sich jederzeit über die Auslastung Ihres
Etats bezogen auf Kostenstellen, Kostenarten oder Lieferanten informieren.
• Kostenarten überwachen und Kostenstellen überwachen: Wählen Sie den
Standard (=einzelne Kostenarten), wird jeweils in der Tabelle die
vollständige Bezeichnung der Kostenart angezeigt und ausgewertet. Über 1.
Stufe können Sie Kostenarten zusammenfassen.
Bsp.: Es gibt eine Kostenart Bücher und eine Kostenart Büro. Bei Auswertung
über die 1. Stufe erhalten Sie nur einen Tabelleneintrag B, der die beiden
Kostenarten zusammenfasst.
Über die Registerkarte Weitere Auswertungen stehen Ihnen zusätzliche
Auswertungsmöglichkeiten des Etats nach Systematik, Mediengruppen,
Medienkennzeichen und Interessenkreisen zur Verfügung. Sie können dieses TabellenLayout anpassen. Auch für die Grafik gibt es über die rechte Maustaste verschiedene
Anpassungsmöglichkeiten.
Zugangsbuch
Das Zugangsbuch und die darin enthaltenen Listen sind an Kriterien wissenschaftlicher
Bibliotheken angepasst.
1. Über die Menüleiste und die Auswahl Erwerbung → Zugangsbuch drucken oder
über die rechte Seite unter Zugangsbuch → aktueller Monat erhalten Sie eine
Suchmaske.
2. Sie können das Zugangsdatum aus dem Exemplar (Katalogdaten) oder den
Bestellinformationen (Lieferdaten) recherchieren. Die Sortierung der Ergebnisliste
wird über die Auswahl unter Sortiert nach bestimmt. Ist die Option Export nach
Excel aktiviert, erfolgt nach Klick auf die Schaltfläche Suchen die Ausgabe der Daten
direkt in Excel.
Erwerbung • 203
Nutzerhandbuch
3. Über Suchen erhalten Sie das Druck-Fenster, in dem wiederum verschiedene
ausführliche oder kurze Zugangslisten ausgewählt werden können. Sie können
zudem die Option Erst anzeigen nutzen oder einen Export in eine E-Mail oder Datei
veranlassen.
4. Klicken Sie auf OK, um auszudrucken.
Eingangsbearbeitung
Über die Eingangsbearbeitung können Sie die gelieferten Bücher aus den Bestellungen
aussuchen, die Titelaufnahmen komplettieren und mit den Exemplardaten (z. B. Barcode,
Standort) ergänzen.
Eingang einer Bestellung
Wählen Sie im Erwerbungsmodul im rechten Bereich Eingang oder im Menü Erwerbung
→ Bestellte Medien (oder F7-Taste), um nach bestellten Titeln zu suchen.
Sie können die bestellten Medien nach verschiedenen Kriterien aussuchen, z. B. nach
Bestellnummer oder Lieferant, oder Sie können einen bestimmten Titel über ISBN, EAN,
Verfasser oder Titel recherchieren. Zusätzlich können Sie einschränken, ob nur die
bestellten oder auch die bereits gelieferten und bezahlten Bestelltitel angezeigt werden
sollen.
Sie haben im Suchfenster folgende Optionen:
• Suchen: Ohne vorherige Einschränkung werden alle offenen bestellten Titel
angezeigt.
• Abbrechen: Abbrechen des Vorgangs.
• Felder löschen: Es werden die Felder auf den Ausgangszustand, also wieder
leer gesetzt.
• Alte Anfrage: Es wird die zuletzt gestellte Suchanfrage erneut angezeigt.
Dadurch kann die Suche nochmals verfeinert werden.
• Status: Wählen Sie den Status Egal, um sich alle Bestellungen – unabhängig
vom Status – anzeigen zu lassen. Die Felder werden automatisch mit UND
verknüpft, sodass Sie z. B. Bestellungen eines bestimmten Lieferanten, die
gleichzeitig von einem bestimmten Bearbeiter erstellt wurden, recherchieren
können.
• Suche nach Anfang vom Titel oder Verfasser: Die Auswahl Suche in steht im
Standard auf Katalog suchen. Es können dabei nur Treffer erzielt werden,
wenn ein Katalogeintrag besteht. Ansonsten muss auf Bestellung gewechselt
werden, da dann in den Bestellsätzen recherchiert werden kann.
Hinweis: Beachten Sie, dass in diesen Feldern Groß- und
Kleinschreibung berücksichtigt werden muss.
• Registerkarte Sortierung: Es können bis zu drei Sortierkriterien für die Anzeige
der Trefferliste angegeben werden.
Nach Klick auf Suchen wird die Trefferliste angezeigt. In der Trefferliste (Fenster
Bestellungen einarbeiten) haben Sie folgende Optionen:
Erwerbung • 204
Nutzerhandbuch
•
Datum: Es werden die zusätzlichen Informationen zum Bestelldatum,
erwarteten Lieferdatum, tatsächlichen Lieferdatum sowie Mahn- und Bezahltam-Datum angegeben.
• Preis: Es werden die Preisangaben zur Bestellung angegeben.
Hinweis: Wenn der hier angegebene Preis vom Preis auf der
Bestellung abweicht, oder wenn Sie den Preis bei der Bestellung
noch nicht wussten, können Sie den richtigen Preis direkt in die
Tabelle eingeben.
• Nr.: Es werden Bestellnummer, Nummer der Bestellposition sowie Rechnungsund Mediennummer angegeben.
• Detail: Zu Bestellungen, die als Sammelbestellung erfasst wurden, können alle
Einzelexemplare aufgelistet werden.
• ISBN/Int. Bestnr.: Eingabemöglichkeit für die ISBN-Nummer oder den Barcode
(Einzelbestellung). Dies ermöglicht einen schnellen Zugang zu den Bestelldaten
und zur Weiterbearbeitung.
• Rechnung: Auch ohne vollständige Rechnungsbearbeitung können Sie hier die
Rechnungsnummer eintragen. Geben Sie die Rechnungsnummer vor Setzen
des Eingetroffen-Status ein. Alle Bestellungen, die danach auf
Eingetroffen gesetzt werden, erhalten automatisch die eingestellte
Rechnungsnummer zugeordnet.
• Teillieferung: Ist mehr als ein Exemplar bestellt worden, kann über diese
Schaltfläche die Lieferung von Teilmengen oder die Reklamation einzelner
Exemplare bearbeitet werden. Die restlichen Exemplare, die noch nicht
geliefert wurden oder reklamiert werden sollen, werden in der Übersicht
weiter als offene Bestellungen angezeigt.
• << Zur Bestellung: Manuelle Veränderung des Bestellstatus einen Schritt
zurück (Z = Zur Bestellung). Markieren Sie dazu einen oder mehrere Bestelltitel
und klicken Sie anschließend auf diese Schaltfläche.
• Eingetroffen >>: Manuelle Veränderung des Bestellstatus einen Schritt weiter
(E = Eingetroffen). Um einen oder mehrere Bestelltitel als Geliefert zu
kennzeichnen, markieren Sie den Titel und klicken anschließend auf diese
Schaltfläche.
Hinweis: Wenn bei dem Titel einen Hinweis im Feld
Quelle/Anfordernder erfasst wurde, erscheint dieser automatisch,
sobald Sie die Bestellung als Eingetroffen kennzeichnen. Wurden
Vorbestellungen zu bestellten Medien erfasst, erscheint ein Hinweis,
dass Vormerkungen vorliegen.
• Abgeschlossen >>: Durch Klick auf diese Schaltfläche gilt die Bestellung als
abgeschlossen, die Kosten werden im Etat unter Ausgegeben eingetragen.
Es gibt folgende Bestellstatus:
• D = Desiderat
• Z = Zur Bestellung (erfasst, aber noch nicht bestellt)
• B = Bestellt (beim Lieferanten)
• E = Eingetroffen (Bestelltitel ist geliefert, weitere Eingangsbearbeitung kann
erfolgen)
• A = Abgeschlossen (Etatbuchung als Ausgabe ist erfolgt)
• R = Reklamiert
• S = Storniert
Der Bestellstatus ist unabhängig davon, ob die komplette Rechnungsbearbeitung aktiviert
ist oder nicht, d. h., er bleibt in beiden Fällen gleich.
• Sie haben zudem folgende Schaltflächen zur Auswahl:
Erwerbung • 205
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Fortsetzung: Unregelmäßig erscheinende Lieferungen gleicher Werke, inklusive
Loseblattsammlungen, können hier erfasst und bearbeitet werden.
Geschenk und Tausch: Einarbeitung von Geschenken und Tauschexemplaren, für
die keine Bestellungen vorliegen.
Direktkauf: Für Medien, die z. B. direkt beim Buchhändler gekauft wurden, Sie
können diese direkt in die Erwerbung einarbeiten.
Schließen: Beenden der Eingangsbearbeitung und Rückkehr in die Erwerbung.
F3 - Neue Suche: Neue Suche für offene Bestellungen starten.
Drucken: Drucken einer Bestellliste für die markierten Bestellungen, z. B. auch
Lieferscheine oder Zugangslisten mit Besprechungen.
Sie haben folgende Optionen im Kontextmenü (über rechte Maustaste):
• Export nach Excel: Daten nach Excel exportieren.
• Bestellung: Aufruf der Bestellung mit Übersicht der Einzelbestellungen, z. B. um
Einzelbestellungen zu stornieren oder reklamieren.
• Einzelbestellung: Bestellung nachbearbeiten und z. B. weitere Kosten erfassen,
Rabattdaten ändern oder Lieferzeiten anpassen.
• Einzelbestellung löschen: Markierte Bestellung löschen.
Achtung!
Wenn bereits ein Katalogeintrag angelegt wurde, erscheint die Frage,
ob dieser ebenfalls gelöscht werden soll. Beantworten Sie die Frage mit
Nein, wenn Sie den Katalogeintrag beibehalten möchten.
• Bemerkung: Bemerkung zu einer Einzelbestellung anzeigen. Außerdem wird der
Eintrag Quelle/Anfordernder angezeigt.
• Etatbuchungen: Etatkonten anzeigen, die automatisch zur Bestellung angelegt
wurden. Diese bilden die Basis für die Etatüberwachung.
• Titelaufnahme (Katalog): Katalogeintrag für die Einzelbestellung aufrufen. Dort
können die Mediendaten ergänzt, z. B. systematisiert und verschlagwortet
werden.
• Exemplar (Katalog): Exemplardaten zur Bestellung aufrufen. Dort kann z. B. die
Barcode-Nummer erfasst und das Exemplar ausleihfertig bearbeitet werden.
• Einer anderen Bestellung zuordnen: Bestelldaten können an eine andere
Bestellung umgehängt werden, nützlich z. B. bei Vorschlagslisten.
• Einem anderen Haushaltsjahr zuordnen: Bestelldaten können einem anderen
Haushaltsjahr zugeordnet werden, nützlich z. B., wenn beim Jahreswechsel alte
Bestellungen auf das neue Haushaltsjahr gesetzt werden sollen.
• Rechnung bearbeiten → Rechnung prüfen: Rechnungsbearbeitung aufrufen.
Beispiel für eine eingetroffene Bestellung:
Um eine Bestellung als eingetroffen zu markieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wenn Sie die Rechnungsnummer zusammen mit dem Bestellsatz speichern
möchten, können Sie diese im entsprechenden Eingabefeld Rechnung eintragen.
Dem in der Liste markierten Titel wird diese Rechnungsnummer zugeordnet.
2. Klicken Sie auf Eingetroffen, um den Bestellstatus auf E zu ändern.
3. Klicken Sie auf Abgeschlossen, um den Bestellvorgang abzuschließen.
4. Die Kosten werden dann im Etat unter Ausgaben eingetragen.
Erwerbung • 206
Nutzerhandbuch
Rechnungsbearbeitung
Die vollständige Rechnungsbearbeitung wird genutzt, wenn der Bestellablauf
einschließlich der Rechnungsprüfung und -anweisung durchgeführt werden soll. Damit ist
u. a. eine genaue Überwachung des Etats möglich. Ihre Bestellung erhält dann zwei
zusätzliche Status-Bezeichnungen: Rechnung geprüft und Zahlung angewiesen.
Grundsätzlich gibt es in BIBLIOTHECAplus die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie mit
einer kompletten Rechnungsbearbeitung arbeiten möchten oder nicht. Nutzen Sie die
Rechnungsbearbeitung nicht, können Sie eine Bestellung jederzeit nachbearbeiten, d. h.,
Preise können in den Bestellungen selbst nachträglich verändert und der Status einer
Bestellung kann problemlos wieder zurückgesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass
bewusste oder versehentliche Falscheingaben ermöglicht werden und eine genaue
Korrektheit des Etats nicht gewährleistet werden kann.
Gehen Sie für die Rechnungsbearbeitung wie folgt vor:
1. Recherchieren Sie Ihre Bestellung über Erwerbung → Eingang.
2. In der Eingangsliste markieren Sie alle Bestellungen, die zu einer Rechnung
zusammengefasst werden sollen.
3. Tragen die Rechnungsnummer im oberen Eingabefeld ein.
4. Setzen Sie den Status E (Eingetroffen) durch Klick auf die Schaltfläche
Eingetroffen>>.
5. Klicken Sie die Bestellungen, die jetzt den Status E aufweisen, mit einem rechten
Mausklick an.
6. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Rechnung prüfen aus.
7. Geben Sie die Rechnungsdaten ein, wobei mindestens Rechnungsdatum, -nummer
und der Betrag angegeben werden müssen.
8. Kennzeichnen Sie die Rechnung mit einem Häkchen unter Gepr. als geprüft (nach
Sicherheitsabfrage). Stimmt der angegebene Rechnungsbetrag nicht mit den
Angaben aus der Bestellung überein, erhalten Sie eine Rückmeldung, die die
Differenz angibt. Sie können, wenn gewünscht, eine Ausgleichsbuchung
vornehmen. Entscheiden Sie sich für eine Ausgleichsbuchung, wird in die
Buchungsliste gewechselt. Geben Sie die Differenzbuchung und einen Buchungstext
ein. Falls sich der Preis der Bestellung geändert hat, z. B. durch Rabatte, kann dieser
auch vor der Rechnungsbearbeitung korrigiert werden. Nehmen Sie in diesem Fall
keine Ausgleichsbuchung vor. Eine geprüfte Rechnung muss noch angewiesen
werden.
9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Angew..
10. Wird die Sicherheitsabfrage mit Ja beantwortet, erhält die Bestellung den Status G
(Rechnung angewiesen). Der Bestellvorgang ist nun abgeschlossen, und der Preis
wurde vom entsprechend Etatposten abgezogen.
Hinweis:
Die korrekte Ausführung der Ausgleichsbuchung entscheidet darüber, ob die
Funktionalität der Budgetkontrolle zur Haushaltsüberwachung geeignet ist.
Hinweis: Über die Kennungsverwaltung im Einstellungsmodul kann festgelegt werden,
dass nur berechtigte Personen diesen Vorgang rückgängig machen dürfen: Kennungen
→ Kennungen verwalten → Berechtigung: Katalog → Erwerbung → Darf geprüfte Titel
Erwerbung • 207
Nutzerhandbuch
ändern.
•
•
•
•
•
Es gibt folgende Rechnungsstatusbezeichnungen:
N = Keine Rechnung vorhanden
V = Rechnung vorhanden (Rechnungsnr. eingetragen und Bestellung
eingetroffen)
C = Rechnung geprüft
G = Rechnung angewiesen
Tipp: Durch die Aufsplittung von Bestellstatus und Rechnungsstatus wird es möglich,
z. B. Vorauszahlungen zu tätigen, indem zu einem bestellten Medium eine Rechnung
erfasst und bezahlt wird. Genauso sind Reklamationen (z. B. Rücksendungen) möglich,
ohne dass der Rechnungsstatus geändert werden muss. Innerhalb der
Eingangsbearbeitung kann z. B. nach Vorauszahlungen gesucht werden, indem nach
Rechnungsstatus Angewiesen und Bestellstatus Bestellt gesucht wird.
Geschenk und Tausch
Medien, für die keine Bestellung vorliegt, deren Vorhandensein aber im
Erwerbungsmodul (z. B. für die Etatverwaltung) abgebildet werden soll, können Sie über
diese Funktion abbilden.
1. Wählen Sie im Erwerbungsmodul Erwerbung → Bestellte Medien oder klicken Sie im
rechten Bereich auf Eingang.
2. Wählen Sie in der Auswahlliste Bestellart den Wert Geschenk, Tausch oder
Direktkauf aus.
3. Geben Sie die benötigten Daten ein.
4. Das Geschenk- oder Tauschexemplar erscheint in der Liste der Bestellten Medien
und kann dort wie jedes normale Medium weiterbearbeitet werden. Außerdem
erhält es den Status E (Eingetroffen).
Hinweis: Sie können für die Bearbeitung für diese Art Medien auch die Schaltflächen
Geschenk und Tausch in der Bestellübersicht wählen.
Fortsetzungen
Grundsätzlich können Sie unregelmäßig erscheinende Lieferungen gleichartiger Werke
inklusive Loseblattsammlungen im Erwerbungsmodul oder im Periodikamodul bearbeiten.
Nachfolgend wird die Erfassungs- und Bearbeitungsmöglichkeit über das
Erwerbungsmodul beschrieben:
1. Die Grundlieferung wird wie eine normale Monographienerwerbung behandelt. Für
die weiteren Lieferungen kann dann ein sogenannter Stammsatz angelegt werden.
Wählen Sie dazu in der Menüleiste Erwerbung → Fortsetzungen.
2. Das Anlegen dieses Stammsatzes erfolgt analog zur Neuerwerbung, bewirkt aber
weder im Katalog noch im Etat eine Änderung. Der Vorteil des Stammsatzes besteht
darin, dass man für jede Lieferung gleichartige Daten nur einmal erfasst und beim
Erwerbung • 208
Nutzerhandbuch
Eingang einer Lieferung abruft. Weiterhin erhält man einen Überblick über die Liste
der laufenden Fortsetzungslieferungen.
3. Trifft eine Fortsetzungslieferung ein, kann sie über die Eingangsbearbeitung
(Eingangsbearbeitung → Bestellte Medien) eingearbeitet werden: Klicken Sie dazu
auf die Schaltfläche Fortsetzung. Sie erhalten die Stammsätze aller laufenden
Fortsetzungen angezeigt.
4. Wählen Sie den passenden Stammsatz aus.
5. Ergänzen Sie die Angaben, z. B. den Preis oder die Bandangabe. Es erscheint die
Fortsetzung in der Liste der Bestellten Medien, erhält den Status E für
Eingetroffen und kann wie die Monographien weiterbehandelt werden. Erst zu
diesem Zeitpunkt werden die Buchungen auf die Etatkonten und Einträge in den
Katalog vorgenommen.
Einlesen von EDIFACT-Meldungen der ekz
In BIBLIOTHECAplus besteht die Möglichkeit, verschiedene ekz-EDIFACT-Meldungen ins
System einzuspielen. Die Funktion ist vor allem für die Abwicklung von Standing-Orderoder Fortsetzungslieferungen der ekz interessant, um damit die manuelle Einarbeitung
der Bestellungen durch eine Automatisierung zu ersetzen. Ziel ist dabei die Optimierung
des Geschäftsganges in der Erwerbung.
Es können auch Bestellungen, die manuell erfasst und an die ekz verschickt wurden – also
unabhängig von einer Standing Order – per EDIFACT weiterbearbeitet werden, indem die
Liefer- und Rechnungsdaten der ekz beim Eingang der Bestellung eingelesen werden.
Hinweise:
• Die Funktion zum Einspielen von EDIFACT-Dateien kann über die Kennungen
aktiviert oder deaktiviert werden. Sie nehmen diese Einstellung im
Einstellungsmodul unter Kennungen → Kennungen verwalten → Katalog →
Erwerbung → Ekz Edifactdateien einlesen) vor. Standardmäßig ist die Funktion
für alle Kennungen aktiviert.
• Um am EDIFACT-Austausch der ekz teilzunehmen, wenden Sie sich an die ekz.
Gehen Sie für das Einlesen wie folgt vor:
1. Sie finden die Funktion im Erwerbungsmodul im Menü unter Erwerbung → ekzEdifact-Meldungen einlesen.
2. Wählen Sie unter Datei wählen eine Datei aus. Nachdem Sie eine ekz
Austauschdatei zum Einlesen ausgewählt haben, wird Ihnen die Art der
Austauschdatei sowie die Anzahl der Posten angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einlesen. Dadurch starten Sie den Import-Vorgang.
Tipp: Vor dem Import können Sie bei Bedarf jede dieser Dateien in einem Texteditor
öffnen, und indem Sie das '-Zeichen (Hochkomma) durch einen Zeilenumbruch (i. d. R.
^p ) ersetzen, auch lesbar machen. So können Sie z. B. manuell kontrollieren, um
welche Titel es sich handelt.
Erwerbung • 209
Nutzerhandbuch
Austauschdateien
Die ekz liefert folgende Arten von EDIFACT-Meldungen oder Austauschdateien:
• Standing-Order-Lieferankündigungen
• Mitteilungen zur Lieferbarkeit von Titeln
• Rechnungen oder Lieferscheine
Standing-Order-Lieferankündigung
Wenn Sie Standing Order-Lieferungen bei der ekz beziehen, erhalten Sie einige Wochen
vor der eigentlichen Lieferung eine Datei mit den Titeln der nächsten Lieferung. Hierbei
werden Preise, Notationen und die ekz-Lagernummer geliefert. Das Einspielen dieser
Datei ist wichtig, wenn Doppelbestellungen und zusätzlicher Aufwand für das manuelle
Eingeben der Erwerbungsdaten vermieden werden soll.
Zum Einlesen legen Sie je Titel eine Einzelbestellung an. Die Titel haben die interne
Bestellnummer ekz-Sto und sind darüber z. B. über die Eingangsbearbeitung der
Erwerbung suchbar.
Hinweis: Überprüfen Sie, ob das Lieferantenkürzel unter Erwerbung → ekz-EDIFACTMeldungen einlesen → Registerkarte: Einstellungen Ihrem Geschäftspartnerkürzel für
den Lieferanten ekz entspricht und korrigieren Sie es gegebenenfalls.
Der neu angelegte Bestellsatz erhält die ekz-Artikelnummer als externe Bestellnummer.
Mit einem /-Zeichen (Schrägstrich) angehängt wird die ekz-Referenznummer zugewiesen.
Diese Nummer darf nicht geändert werden, da anhand dieser Nummer alle weiteren
Vorgänge direkt der Bestellung zugeordnet werden. Die ekz-Artikelnummer kombiniert
mit der Referenznummer identifiziert eindeutig einen Bestellvorgang bei der ekz.
Katalogdaten
In der Standing-Order-Datei werden keine Katalogdaten übermittelt, sondern nur die
ISBN, die ekz-Artikelnummer sowie ein Kurztitel.
Das System prüft über die ISBN und die ekz-Artikelnummer, ob im vorhandenen Katalog
Dubletten gefunden werden. Wenn ja, werden die bestellten Exemplare wie bei einer
Nachbestellung an den gefundenen Titel angehängt.
Bezüglich neuer Titel können Sie im Fenster Edifact Dateien einlesen die Registerkarte
Einstellungen verwenden, um die nötigen Einstellungen vorzunehmen:
• Hole Katalogisate via Z39.50
Diese Funktion steht nicht zur Verfügung.
• Hole Katalogisate aus dem Pool
Haben Sie einen Daten-Pool, in den Sie die ekz-MAB2-Daten einspielen, können
Sie bestimmen, ob das gesamte Katalogisat aus dem Pool übernommen werden
soll.
• Immer Katalogeintrag anlegen, auch wenn keine Fremddaten gefunden wurden
Falls Sie weder Z39.50 noch einen Daten-Pool nutzen und trotzdem immer einen
Katalogeintrag erzeugen wollen, markieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Kostenstellen/Kostenarten
Zusätzlich zu den Einstellungen zu den Katalogdaten kann eine Zuordnung der Kosten zu
den Kostenstellen und Kostenarten sowie zu den einzelnen Zweigstellen getroffen
Erwerbung • 210
Nutzerhandbuch
werden. Hierfür steht der Bereich Kosten-/Zweigstelltenzuordnung in der Registerkarte
Einstellungen im Fenster Edifact Dateien einlesen zur Verfügung.
Die ekz übermittelt den Namen der Standing-Order-Lieferung, die Notation oder
Systematikgruppe sowie die Zweigstelle mit ihren Daten. Weiterhin werden die Kosten für
Einband, Bearbeitung, Katalogisierung und MAB-Daten gesondert übertragen. Diese
Informationen können Sie verwenden, um den Titeln automatisch eine
Kostenstelle/Kostenart und die Zweigstelle zuzuordnen:
• Standing-Order-Name: Der Name der Standing-Order-Lieferung zeigt, was
geliefert wird und heißt z. B. F/ID/KL Standing Order ID klein
Sachliteratur / SfB.
Erfragen Sie bei der ekz, welcher Name für Ihre Standing Order Lieferung
übertragen wird. Sie können auch die gelieferte Datei öffnen und sehen den
Namen unter dem Eintrag FTX+ZZZ++STO+F/ID/KL Standing Order ID
klein Sachliteratur/SfB.
• Notation/Systematik: Die ekz liefert in Absprache mit Ihnen die von Ihnen
verwendete Systematikgruppe mit. In der Austauschdatei z. B.:
FTX+ZZZ++SYS+Gesch 645.
• Zweigstelle: Beziehen Sie Standing-Order-Lieferungen zweigstellenbezogen,
liefert die ekz die Zweigstellenbezeichnung mit. Die Kodierung ist allerdings
eine andere als die, die in BIBLIOTHECAplus verwendet wird. Sie müssen
BIBLIOTHECAplus also mitteilen, wie die Zweigstelle der ekz umgesetzt werden
soll. In der Austauschdatei: RFF+API:1006507.
Da die Zuordnungen sehr flexibel sein müssen, können Sie die Zuordnungen als freien
Text unter der Registerkarte Einstellungen eingeben. Jede Zeile entspricht hierbei einer
Zuordnung.
Das Format ist wie folgt anzugeben: <Bedingung> => <Zuordnung>
Wobei unter Bedingung ein Kürzel für Systematik (SYST), Zweigstelle (ZWGST), Kostenart
(PREIS) und Standing-Order-Name (STO) mit einem Vergleichswert stehen kann und
unter Zuordnung ein Kürzel für Kostenstelle (KSTELLE), Kostenart (KART) und
Zweigstelle (ZWGST) sowie Medienart (MEART), Mediengruppe (MEGRP) und
Medienkennzeichen (MEKZ).
Bsp. 1: ZWGST=1006507 wird zu ZWGST=BE. Aus Zweigstelle 1006507 wird BE. BE ist in
diesem Beispiel das Kürzel der Zweigstelle in BIBLIOTHECAplus.
Bsp. 2: ZWGST= wird zu ZWGST=HST. Wenn keine Zweigstelle angeben wird HST
zugeordnet.
Bsp. 3: STO=F/ID/AU AUDIO* wird zu KSTELLE=AUD AND KART=CD AND MEGRP=CD
AND MEART=A. Bei Standing-Order F/ID/AU AUDIO* (*-Zeichen = Trunkierung) wird die
Kostenstelle AUD und Kostenart CD zugeordnet. Außerdem wird der Titel im Katalog als
Audio Medienart angelegt und die Mediengruppe CD zugeordnet.
Bsp. 4: STO=F/ID/KL* AND SYST=Gesch* wird zu KART=SA_GES. Wenn der Standing
Order-Name mit F/ID/KL anfängt und die Systematik mit Gesch, wird die Kostenart
SA_GES zugeordnet.
Bsp. 5: PREIS=MAB wird zu KSTELLE=SONST AND KART=MAB. Wenn der Preis ein MABPreis ist, wird die Kostenstelle SONST und Kostenart auf MAB gesetzt. Beim Preis kann wie
folgt unterschieden werden:
• MAB-Preis der MAB-Datenlieferung
• BEARB-Preis für die ekz-Bearbeitung
• EINBA-Preis für den Einband
• KAT-Preis für die Katalogisierung
• BUCH-Buchpreis
Erwerbung • 211
Nutzerhandbuch
Diese Befehle sind untereinander in das erwähnte Eingabefeld in der Registerkarte
Einstellungen zu schreiben.
Hinweis: Beachten Sie , dass es nur UND-Verknüpfungen und keine Verneinung oder
Klammerungen gibt. Die einzelnen Zuweisungen werden von oben nach unten
durchlaufen.
Tipp: Möchte man einen Wert immer zuweisen, kann die Zuweisung ohne Bedingung
geschrieben werden, z. B. ZWGST=HST.
Liefermitteilungen
Liefermitteilungen werden übertragen, falls sich die Lieferung eines Buches verzögert,
oder ein Buch nicht mehr lieferbar ist. Hierbei wird in den offenen Bestellungen
(Bestellstatus B) nach einem Titel mit ekz-Artikelnummer und, falls dieser nicht
vorhanden, mit der ISBN gesucht. Wurde ein Titel gefunden, wird die Meldung der ekz an
das Bemerkungsfeld angehängt. Falls von der ekz ein neues Lieferdatum angegeben
wurde, wird dieses Datum als neues Lieferdatum übernommen.
Handelt es sich bei der Mitteilung um eine Stornierung, wird der Titel automatisch
storniert. Hierbei werden jedoch keinerlei Katalogeinträge automatisch gelöscht. Die
stornierten Exemplare erhalten den zum Bestellstatus Storniert zugeordneten
Exemplarstatus – siehe im Einstellungsmodul unter Konfiguration(Sys) → Erwerbung →
Registerkarte: Katalog – und können darüber gesucht und manuell gelöscht werden.
Rechnung (Lieferschein):
Die Rechnung enthält alle gelieferten Titel mit Angaben zur Rechnung, z. B. die
Rechnungsnummer mit detaillierten Preisinformationen. Zum Titel wird eine Medienart
übertragen (BU, MC, CD, CDR, DVD, SPI, VID).
Durch das Einlesen der Rechnung wird keine Bestellung erzeugt. Vielmehr wird der auf
der Rechnung vorhandene Titel anhand der ekz-Lagernummer (Bestellnummer) und der
ISBN gesucht. Es werden nur Titel gefunden, die den Status B (Bestellt) haben und beim
Lieferanten ekz (Lieferantenkürzel wie unter der Registerkarte Einstellungen eingestellt)
bestellt wurden.
Ist ein solcher Titel gefunden worden, werden die Preisinformationen überschrieben und
der Status des Titels wird auf Eingetroffen geändert. Die Daten zu Kostenstelle und
die Kostenart werden ggf. anhand der vorhandenen Zuordnungen geändert. Die Preise
für die Titelbearbeitung oder MAB-Daten werden auf die Kostenstelle und Kostenart
gebucht, die ebenfalls in den Zuordnungen hinterlegt ist.
Wurden die Rechnungsdaten eingelesen, werden Sie vom System gefragt, ob Sie in die
Eingangsbearbeitung wechseln möchten, um die Rechnungsprüfung durchzuführen.
Dublettenmeldung bei EDIFACT
Beim Import der EDIFACT-Dateien findet standardmäßig eine Dublettenkontrolle der
Daten aus dem Katalog sowie der Erwerbung statt. Dabei gelten die Kriterien aus dem
Parameter DupletteModus in den Einstellungen unter Konfiguration(Sys) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog. Standardmäßig sollte dort IVUTJN eingetragen
sein. Damit findet eine Dublettenkontrolle sowohl über die ISBN als auch über weitere
Nummern (2. ISBN, ekz-Identnummer) und über Titel statt.
Erwerbung • 212
Nutzerhandbuch
Bsp. 1: Beim Einlesen einer EDIFACT-Datei wird ein Exemplar an einen vorhandenen
Katalogeintrag angehängt. Dies passiert immer, wenn eine Dublette im Katalog gefunden
wurde. Das Exemplar wird auf jeden Fall angehängt, unabhängig davon, ob der bisherige
Datensatz den Status Bestellt oder Entliehen aufweist. In der Bestellung sehen Sie
den Verweis auf die schon vorhandene Mediennummer. Eine Dublettenmeldung beim
Import selbst erscheint in diesem Fall nicht.
Bsp. 2: Das Protokoll zum EDIFACT-Import bringt die Meldung „Warnung: Zur
Bestellnummer ekz-Sto/05 wurden mehrere Dubletten im Katalog gefunden.“ Die
Meldung erscheint , wenn beim Einlesen einer Bestellung mehrere Dubletten im Katalog
gefunden werden. Das bedeutet, es bestehen mindestens zwei gleiche Einträge im
Katalog. In dem Fall wird kein Katalogeintrag erzeugt, da unklar ist, an welchen Titel
Exemplare angehängt werden sollen.
Erwerbung • 213
Nutzerhandbuch
Periodika
Die Periodikaverwaltung unterstützt Sie bei der Verwaltung von Abonnements. Sie
verfolgt, welche Abonnement-Lieferungen noch offen sind und bietet Ihnen die
Möglichkeit eingetroffene Zeitschriftenhefte einzuarbeiten. Für die eingetroffenen Hefte
können zusätzlich Umläufe verwaltet werden.
Sie rufen das Periodikamodul im Menü über Module → Periodika auf.
Der Zugriff auf das Periodikamodul kann über Einstellungen → Kennungen →
Kennungen verwalten für Mitarbeiterkennungen insgesamt oder in Teilen gesperrt
werden.
Abonnementverwaltung
Die Abonnement-Verwaltung ist Ihr elektronischer Kardex. Legen Sie dazu je Abonnement
einen Eintrag an. Hierunter fallen Daten zum Abonnement selbst, zur Lieferung und zur
Verwaltung. Für jedes Abonnement muss grundsätzlich entschieden werden, ob Sie eine
Lieferverfolgung wünschen und ob Sie für jedes Heft automatisch einen Katalogeintrag
im Katalog vornehmen.
Eine Übersicht über alle zu den zu einem Abonnement gespeicherten Informationen
erhalten Sie, indem Sie im Eröffnungsbildschirm unter Kürzel das Zeitschriftenkürzel
abgeben und die Schaltfläche Kardex anklicken.
Hinweis: Diese Darstellung hat nichts mit dem bibliothekarischen Kardex zu tun, diesen
finden Sie über den Menüpunkt Abonnements auf der rechten Menüleiste.
Die Abonnement-Verwaltung kann entweder eng mit der Katalogisierung der
Zeitschriften verbunden werden oder vollkommen davon getrennt ablaufen. So können
Katalogeinträge automatisch aus der Lieferverfolgung im Periodikamodul erzeugt
werden. Sollen Einzelhefte oder -bände über die Ausleihverbuchung ausgeliehen werden,
müssen Sie in den Katalog übernommen werden. Die Aufnahme in den Katalog
ermöglicht außerdem eine umfassendere formale und sachliche Erschließung, sowie den
Zugriff für Nutzer über den OPAC. Das Periodikamodul kann aber auch so genutzt
werden, dass es überhaupt keinen Einfluss auf den Katalog hat und ausschließlich zur
Lieferverfolgung dient.
Periodika • 214
Nutzerhandbuch
Abonnement anlegen
Über den Menüpunkt Verwaltung → Abonnements im rechten Bildschirmbereich oder
Abo-Verwaltung → Abonnements in der Menüleiste gelangen Sie in die Übersicht
Aboliste.
Über die Schaltfläche Neu anlegen können Sie ein Abonnement neu anlegen. Existiert
zu diesem Abonnement schon eine Aufnahme im Katalog, können die Katalogdaten –
soweit für das Abonnement relevant – automatisch übernommen werden.
Bei der Neuanlage eines Abonnements erscheint eine Auswahl verschiedener Arten
(unbekannt, Zeitschrift, ZS-artige Reihe, Serie, Loseblattsammlung). Wählen Sie eine Art
aus und klicken Sie auf Weiter.
Für die Angabe der verschiedenen Informationen stehen die folgenden Registerkarten in
der Aufnahmenmaske des Abonnements zur Verfügung:
• Abo → Katalog
• Lieferdaten
• Exemplare
• Etat → Rechnungen
• Verwaltung
• Bindeverwaltung
Registerkarte Abo / Katalog
Auf der Registerkarte Abo / Katalog nehmen Sie folgenden Angaben vor:
• Kürzel: Jedem Abonnement ist ein Kürzel zuzuordnen. Dieses Kürzel dient zur
eindeutigen Identifikation des Abonnements und kann bei späteren Zugriffen und
Suchen verwendet werden. Groß- und Kleinschreibung spielen hier eine Rolle.
Das Kürzel kann nur über die Schaltfläche Kürzel im Änderungsmodus geändert
werden.
• EAN / ISSN: Die ISSN (International Standard Serial Number) sollte angegeben
werden.
Die EAN (Europäische Artikelnummer) ist als Barcode auf fast allen frei
verkäuflichen Zeitschriften vergeben. Falls Sie einen Barcode-Scanner verwenden,
können Sie die EAN einscannen. Trifft ein Heft ein, können Sie es direkt einem
Abonnement zuordnen und einarbeiten sowie eine Lieferung verfolgen, indem Sie
die EAN direkt über einen Barcode-Scanner einlesen.
• Status: Abbestellt, Bestellt, Probeheft.
• Bibliographische Angaben: Die Aufnahme der bibliographischen Angaben (z. B.
Titel, Titelzusatz) entspricht der Aufnahme im Katalog. Durch KarteikastenSchaltflächen können die Register aus dem Katalog genutzt werden, über die
nummerierten Auswahlschaltflächen können mehrere Einträge in ein Feld
gemacht werden. Werden automatische Katalogeinträge generiert, sollte im Feld
Mediengruppe für zukünftige statistische Auswertungen und Ausleihkonditionen
ein Eintrag vorhanden sein.
• Verknüpfungsmöglichkeit mit dem Katalog: Im Feld Gesamtwerk wird
entschieden, ob eine Verknüpfung mit dem Katalog erfolgt.
• Nein: Aufnahme des Abonnements liegt vom Katalog unabhängig nur im
Periodikamodul vor.
• Neu anlegen: Es wird automatisch ein Katalogeintrag mit der Medienart
Gesamtwerk angelegt, in dem die hier erfassten Daten übernommen
werden.
Periodika • 215
Nutzerhandbuch
• Mit vorh. Verknüpfen: Verknüpft das Abonnement mit einem bereits
vorhandenen Katalogeintrag. Dieser kann über die Schaltfläche Im Katalog
suchen recherchiert und mit Auswählen übernommen werden. Eine bereits
bekannte Mediennummer kann direkt eingetragen und die Katalogdaten
bei der Auswahl übernommen werden.
Registerkarte Lieferdaten
Die Daten zur Lieferung sind wichtig für die automatische Lieferverfolgung. Aus diesen
Informationen entnimmt das System, wann das nächste Heft erwartet wird und wie die
Zählung erfolgt.
Sie haben folgende Eingabemöglichkeiten:
• Lieferant: Es stehen Ihnen die Lieferanten aus der Geschäftspartnerverwaltung, die
in der Erwerbung erfasst sind, zur Verfügung. Sie können aber auch im
Periodikamodul neue Lieferanten anlegen.
• Lieferzeit: Die Lieferzeit entspricht der Differenz des Erscheinungstermins bis zum
erwarteten Lieferzeitpunkt. Die Lieferzeit ist wichtig für die Nutzung des
Mahnwesens. Die Mahnfrist beginnt immer nach Ablauf der Lieferzeit.
• Bestellart: Die Bestellart gibt an, auf welchem Weg das Abonnement erworben
wird, z. B. Tausch, Pflichtablieferung, Schenkung. Die verschiedenen
Bestellarten können im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte →
Tabelle: Bestellart angelegt werden.
• Periode, in der die Zeitschrift erscheint:
Wochentag
Für Hefte, die an einem festen Wochentag
erscheinen. Mehrfachmarkierungen sind
möglich.
Täglich
Für Hefte, die jeden Tag erscheinen (auch
Samstag und Sonntag)
Wöchentlich
Für Hefte, die alle sieben Tage erscheinen.
14-tägig
Für Hefte, die alle 14 Tage erscheinen.
3-wöchig
Monatlich
Für Hefte, die alle 30 Tage erscheinen. Dadurch
kann es dazu kommen, dass zwei Hefte in
einem Monat generiert werden,
empfehlenswerter ist deshalb meist die Wahl
von Monatl. gleicher Tag.
Monatl. gleicher Tag
Standard für monatlich erscheinende Hefte.
Jeden Monat wird am gleichen Tag ein offenes
Heft generiert (z. B. immer am 3. jeden
Monats).
6-wöchig
2 monatl. gleicher Tag Jeden zweiten Monat wird am gleichen Tag ein
offenes Heft generiert.
3 monatl. gleicher Tag Jeden dritten Monat wird am gleichen Tag ein
Vierteljährlich
Entspricht der Einstellung 3 monatl.
gleicher Tag.
Halbjährlich
Jeden sechsten Monat wird am gleichen Tag ein
Jährlich
Jeden zwölften Monat wir am gleichen Tag ein
Periodika • 216
Nutzerhandbuch
Für unregelmäßig erscheinende Periodika, es
kann keine Lieferverfolgung stattfinden.
Andere Periode
Eine beliebige Periode kann im Feld Tage
eingetragen werden, z. B. wenn eine Zeitschrift
acht Mal im Jahr erscheint kann hier 365/8=45
Tage eingegeben werden.
Erste Lieferung: Geben Sie das Datum der ersten Lieferung an. Bei retrospektiver
Erfassung bedeutet das ggf. ein Datum in der Vergangenheit. Geben Sie dieses an,
damit im Kardex jederzeit zu erkennen ist, ab wann Exemplare vorliegen, auch
wenn alte Hefte in einem anderen System verwaltet wurden.
Letzte Lieferung: Geben Sie bei abbestellten oder beendeten Abonnements das
Datum der letzten Lieferung an.
Nächste Lieferung: Dieses Datum ist für die Generierung des nächsten offenen
Heftes innerhalb der automatischen Lieferverfolgung zuständig. Automatisch wird
das unter Erste Lieferung eingetragene Datum übernommen. Ändern Sie das
Datum, wenn Sie dort ein in der Vergangenheit liegendes Datum eingegeben
haben (z. B. 01.01.1980), damit durch die Lieferverfolgung nicht unnötig offene
Hefte generiert werden. Das Datum der Nächsten Lieferung wird bei der
automatischen Lieferverfolgung entsprechend dem unter Periode angegebenen
Zeitraum bei Eintreffen eines neuen Heftes automatisch aktualisiert.
Jahrg., Nr.: Geben Sie den Jahrgang und die Heftnummer ein, die für das Heft mit
dem in Nächste Lieferung angegebenen Erscheinungsdatum gelten. Der Jahrgang
ist nicht das Erscheinungsjahr, sondern der Jahrgang seit Erscheinen des Heftes.
Wird für eine Zeitschrift der Jahrgang nicht gezählt, lassen Sie das Feld leer.
Zusätzliche Felder: Im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Zusätzliche Felder
können nach Bedarf weitere Felder unter Tabelle Abo angelegt werden.
Zählung: Die Zählung gibt an, wie die Zählung zum automatisch angelegten Heft
angezeigt werden soll. Sie können eine beliebige Zählung eingeben. Damit ein
Format immer zur Auswahl steht muss es im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte in der Tabelle PeriZaehlung eingetragen werden.
Hierbei können normale Textbausteine und die folgenden Platzhalter verwendet
werden:
• &J = Erscheinungsjahr
• &JG = Jahrgang
• &H oder &N = Heftnummer. Bei &H wird als arabische Zahl hochgezählt, bei &N
werden die Werte in der Definition angegeben, je nachdem welche
Heftnummer angegeben ist, wird der n-te Wert aus der Liste angezeigt.
Bsp.:
Heft &Z, &JG(&J) wird im Format Heft 3, 35(2010) angezeigt.
&Z(&J) als 3(2010).
Für vierteljährliche Erscheinungsweise: &N &J|I. Quartal|II.
Quartal|III. Quartal|IV. Quartal|
Anzeige für Heft 2 im Jahr 2010: II. Quartal 2010
Für bekannte Doppelhefte: Heft &N, &J|1|2|3|4|5|6/7|8/9|10|;
Anzeige für Heft 5 im Jahr 2010: Heft 5/6, 2010-02-24
Für Sonderfälle, bei denen keine Heftnummern vorhanden sind, können für die
Zählung auch die Monate verwendet werden, z. B. die Zählung April 2010, Mai
2010 muss wie folgt eingetragen werden: &N
&J|Januar|Februar|März|April|Mai|Juni|Juli|August|September
|November|Dezember und die Zählung Vol. 24 (2010), April erhalten Sie mit
dem Eintrag: Vol.&JG(&J),
Unregelmäßig
•
•
•
•
•
•
Periodika • 217
Nutzerhandbuch
&N|Januar|Februar|März|April|Mai|Juni|Juli|August|September
|November|Dezember
Hinweis: Bei der Vergabe von Zählungen ist es erforderlich die Auswirkungen auf die
Sortierung in der Ergebnisliste im Katalog zu beachten. Wenn im Katalog für die
Ergebnisliste keine Sortierung vorgegeben wird, listet das System die Medien so auf,
wie sie zuerst in der Datenbank gefunden werden, also im Regelfall nach
Mediennummer sortiert. Damit Zeitschriftenhefte vom System richtig sortiert werden
können, sollten bei der Eingabe folgende Punkte beachtet werden:
• Es ist empfehlenswert, bei der Zählung mit der Jahresangabe zu beginnen,
damit im Katalog chronologisch sortiert werden kann.
• Die Zählung sollte bei allen Heften einer Zeitschrift immer in der gleichen Form
erfolgen, damit korrekt sortiert werden kann.
• In der Ergebnisanzeige im Katalog kann die Sortierung Ersch.Datum gewählt
werden, damit wird die Treffermenge nach Erscheinungsdatum sortiert. Zudem
sind einzelne Hefte nur über das Erscheinungsdatum recherchierbar. Es sollte
also immer ein Erscheinungsdatum angegeben werden. Die Sortierung kann
erfolgen, indem in der rechten oberen Ecke der Ergebnisanzeige in der
Sortierauswahl Ersch.Datum gewählt wird. Die Zählung ist dann für die
Sortierung unerheblich und kann frei gewählt werden.
• Generell ist es für eine Sortierung nach Heftnummer notwendig, dass die
Heftnummern mit Nullen aufgefüllt werden, z. B. sollten Sie, wenn es mehr als
neun Hefte pro Jahr zu einer Zeitschrift gibt, die Heftnummer im Feld Zählung in
der Form 01, 02, 03 angeben. Wenn Sie die Nullen weglassen und mehr als
neun Hefte existieren, wird alphanumerisch sortiert, d. h., Heft 1, Heft 10, Heft
11, Heft 2, Heft 20, Heft 3 usw. Das Anfügen der Nullen sorgt dafür, dass
numerisch, d. h., 01, 02, 03, usw. sortiert wird. Diese Sortierung erfolgt dann in
der Ergebnisliste korrekt, wenn Sie auf die Spaltenüberschrift Kurzanzeige
klicken.
Hinweis: Bei nachträglich stattfindenden Änderungen, die Konsequenzen für die
automatische Lieferverfolgung haben, erscheint folgende Sicherheitsabfrage: „Durch
das Ändern der Lieferdaten müssen alle offenen Lieferungen neu aufgebaut werden!
Dabei werden die alten vollständig gelöscht. Möchten Sie das?“. Mit Nein gelangen Sie
zurück in die Maske Lieferdaten und können die Änderung rückgängig machen oder
erneut prüfen. Bestätigen Sie diese Abfrage nur mit Ja, wenn Sie geprüft haben, dass
die Änderung den Tatsachen entspricht. Ja führt in die Prüfungsmaske für die
Lieferverfolgung.
Registerkarte Exemplare
In dieser Registerkarte werden das Exemplar oder die Exemplare der Zeitschrift angelegt.
Die Angaben sind vor allem wichtig, wenn automatisch Hefte im Katalog generiert
werden sollen, da alle wesentlichen Daten für den Exemplarsatz hier vorgegeben werden
können.
Einfügen: Exemplar anlegen und die gewünschten Felder ausfüllen
Löschen: markiertes Exemplar löschen
Um ein bestimmtes Exemplar zu markieren klicken Sie auf das Mediensymbol am
Anfang der Zeile.
Es stehen Ihnen folgende Spalten mit Informationen zur Verfügung:
Periodika • 218
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Prio: Die Priorität legt fest, welches Exemplar am dringendsten gebraucht wird.
Dies ist wichtig, wenn Sie mehrere Exemplare einer Zeitschrift haben und der
Lieferant nicht alle auf einmal liefert. Durch die Priorität können Sie festhalten,
welche der Exemplare als erste eintreffen. Die Priorität entspricht nicht der
Reihenfolge. So hat z. B. 3 die höchste Priorität und 1 die niedrigste. Der
Zahlenwert für die Priorität kann über die Tastatur eingetragen werden, oder über
die Nutzung der Schaltflächen + und -.
Beispiel: Ein Exemplar ist Präsenzbestand, eines geht in den Umlauf. Es
wird als wichtiger erachtet, dass die Zeitschrift in der Bibliothek zur
Einsicht vorhanden ist. Die Priorität des Exemplars für den Präsenzbestand
wird also auf 2 gesetzt. Trifft nun nur eine Teillieferung ein, wird der
Eingang des Exemplars für den Präsenzbestand zuerst gewählt. Die
eingestellte Prio kann beim tatsächlichen Eintreffen einer Teillieferung
jederzeit für den aktuellen Fall geändert werden, die Vergabe hier ist also
in erster Linie ein genereller Vorschlag, wie bei Teillieferungen zu
verfahren ist.
Status: Wenn die Hefte in der Ausleihverbuchung entliehen werden sollen, ist der
Status Verfügbar zu wählen. Geht ein Exemplar automatisch in den Umlauf ist
Im Umlauf auszuwählen.
Standort: Entspricht dem Feld Signatur/Standort im Exemplarsatz des Katalogs.
Umlaufgruppe: Geht ein Exemplar automatisch in Umlauf, ist eine Umlaufgruppe
zuzuordnen. Steht keine geeignete Umlaufgruppe zur Auswahl, kann über die
Schaltfläche Neue UG in die Umlaufgruppenverwaltung verzweigt und eine neue
Umlaufgruppe angelegt werden.
Bei der Auswahl des Status Im Umlauf wird automatisch die erste Umlaufgruppe
zugeordnet.
Bemerkung, Zweigstelle: Entsprechen den Feldern im Exemplarsatz des Katalogs.
Exemplare können mit einer Bemerkung versehen und einer Zweigstelle
zugeordnet werden.
Abbestellt_Zum: Werden einzelne Exemplare abbestellt, kann bei jedem Exemplar
das Datum der Abbestellung hinterlegt werden.
Registerkarte Etat / Rechnungen
Die Registerkarte Etat / Rechnungen dient zur separaten Rechnungs- und Etatverwaltung
einzelner Abonnements. Die vorgenommenen Buchungen werden aber durch die
Buchungsart Periodika gekennzeichnet, in die Erwerbung übernommen und in der
Etatüberwachung mit kalkuliert werden.
Hinweis: Die Registerkarte Etat / Rechnungen in der Abonnement-Aufnahme ist für die
Neuaufnahme zunächst nicht aktiv. Damit Einträge vorgenommen werden können,
speichern Sie die Abonnement-Aufnahme und rufen Sie sie über den Menüpunkt
Ändern in der rechten Menüleiste neu auf.
Die Funktionsweise der Registerkarte Rechnungen, die man in der Liste der offenen
Periodika aufrufen kann, entspricht der Registerkarte Etat / Rechnungen.
Achtung!
Die auf diesem Weg erscheinenden Schaltflächen auf der rechten Seite sowie die Suche
im oberen Bereich der Seite werden im Zusammenhang mit der Rechnungsverwaltung
nicht genutzt.
Periodika • 219
Nutzerhandbuch
Geben Sie an, was mit dem Abonnement oder den eingetroffenen Heften geschehen soll.
Sie haben folgende Optionen unter Beim Eintreffen:
• Automatisch Umlauf starten: Zu den Exemplaren, mit dem Status Im Umlauf wird
bei Eingangsverbuchung automatisch der Umlauf gestartet und bei aktivierter
Option Automatisch Umlaufzettel drucken auch nach Wahl ein Umlaufzettel oder
Umlaufetiketten gedruckt.
• Automatischer Katalogeintrag je Heft: Zu jedem eingegangenen Exemplar wird ein
Katalogeintrag angelegt (Medienart: Zeitschrift, Unterart: Heft). Der
Katalogeintrag enthält in Medien- bzw. Exemplarsatz alle in der Aboaufnahme
angegebenen Werte. Beim Eingang müssen oft weitere Einträge im Exemplarsatz
wie z. B. die Eingabe des Barcodes vorgenommen werden. Wird bei
Exemplareintrag zum Nachbearbeiten anzeigen ein Haken gesetzt so muss hierzu
nicht in den Katalog gewechselt werden, die Erfassungsmaske für Exemplardaten,
wie Sie sie auch aus der Katalogisierung kennen wird beim Eintreffen automatisch
zur Bearbeitung angezeigt und kann beliebig ergänzt werden.
Der Abonnement-Satz und die eingetroffenen Hefte sind nicht im Katalog
recherchierbar. Nur wenn diese Option aktiviert ist erfolgen automatische Einträge
im Kataloge beim Eintreffen der Hefte, die dann auch im Katalog / OPAC
recherchierbar sind. Außerdem ist, wenn der Haken nicht gesetzt wird, kein
nachträglicher manuell zugeordneter Umlauf mehr möglich, da für diesen eine
Verknüpfung einer Umlaufgruppe mit einem Katalogeintrag vorgenommen wird.
• Lieferverfolgung aktiviert (Automatisch nächstes Heft generieren): Diese Option
ist von zentraler Bedeutung. Durch Aktivieren dieser Option werden entsprechend
den Lieferdaten offene Hefte generiert. Nur dann kann das System Ihnen
mitteilen, wenn ein neues Heft fällig wird, erkennt Lücken in der Lieferung und
nutzt das Mahnwesen. In den meisten Fällen ist das Aktivieren der
Lieferverfolgung sinnvoll. Ausnahme sind unregelmäßig erscheinende Periodika,
hier kann die Lieferung nicht verfolgt werden.
• Anzeigen beim Eintreffen: Eine hinterlegte Bemerkung erscheint beim Eintreffen
eines Exemplars jedes Mal, z. B. nützlich bei unregelmäßiger Bindefrequenz
(bindefertig nach Eintreffen des Registerbandes) oder für die Weitergabe, wenn
die Umlaufverwaltung nicht genutzt wird.
• Automatische Mahnung für alle zukünftigen Hefte aktivieren: Überfällige Hefte
kommen automatisch in die Mahnung.
Sie haben zudem folgende Optionen:
• Anzeigen beim Zurückbuchen: Diese Funktion wird nur verwendet, wenn ein
Exemplar in einen Stern-Umlauf geschickt wird. Der Text, den Sie angeben, wird
bei der Funktion Weitergeben für den Stern-Umlauf angezeigt.
• Änderungsgrund: Es besteht die Möglichkeit einen Hinweis für spätere Bearbeiter
zu hinterlassen .
Registerkarte Bindeverwaltung
Die Bindeverwaltung dient dazu, für das Abonnement Informationen zum Bindevorgang
wie zum Einband zu verwalten. Zentrale Funktionen sind der automatisch erscheinende
Periodika • 220
Nutzerhandbuch
Hinweis auf die Bindung nach entsprechenden Zeiträumen oder entsprechender Anzahl
gelieferter Hefte sowie die Verwaltung von binderelevanter Information, die gebündelt
aufgerufen werden kann.
Geben Sie zu Ihrem Abo an, ob ein Einband, Titelblatt und Register mitgeliefert wird.
Zusätzlich kann ein Buchbinder ausgewählt und die Anzahl der zu bindenden Hefte
angegeben werden. Sie können einstellen, ob der Bindehinweis beim Eintreffen der Hefte
angezeigt wird.
• Titel binden: Bindeverwaltung für dieses Abonnement aktivieren
• Buchbinder: Entsprechenden Buchbinder wählen. Das hinterlegte Register
entspricht dem der Geschäftspartner. Vor der Arbeit mit der Bindeverwaltung
müssen also die Buchbinder als Geschäftspartner eingetragen werden.
• Hefte je Band: Von der hier angegebenen Anzahl von Heften je Band kann der
automatische Bindehinweis abhängig gemacht werden. Wird z. B. 5 eingegeben,
erscheint beim Eintreffen des fünften Hefts die Meldung „Alle Hefte zu ABO:
BEISPIEL sind eingetroffen, damit können diese Hefte gebunden werden.“
Achtung!
Es muss dennoch bei Automatischer Hinweis wenn bindefertig ein
Zeitraum eingetragen werden, dieser wird aber bei einem Eintrag
vernachlässigt und der automatische Hinweis erscheint wie
beschrieben.
• Zukünftiger Standort: Standort des Bandes, damit ist zu sehen, was auf das
Signaturetikett des fertigen Bandes zu schreiben ist.
• Zu bindende Exemplare: Zahl der zu bindenden Exemplare. Dies ist wichtig, wenn
zu einem Abonnement mehrere Exemplare geliefert, aber nicht alle gebunden
werden sollen.
• Automatischer Hinweis wenn bindefertig: Nach Ablauf der angegebenen Frist,
oder wenn die unter Hefte je Band angegebene Anzahl von Bänden eingetroffen
ist, erscheint die Meldung „Alle Hefte zu ABO: BEISPIEL sind eingetroffen, damit
können diese Hefte gebunden werden.“ Es muss ein Zeitraum ausgewählt werden.
Dieser Zeitraum wird nur berücksichtigt, wenn unter Hefte je Band kein Eintrag
gemacht wurde.
• Einband: Festlegung, ob mit Einband gebunden werden soll, ob für den Einband
eine Musterpappe vorliegt und in welcher Farbe gebunden wird sowie wer für die
Lieferung des Einbands zuständig ist.
• Titelblatt / Register: Angabe, ob Titelblatt und Register geliefert werden.
• Zusätzliche Informationen: Anzeige der von Ihnen angelegten zusätzlichen Felder.
Die zusätzlichen Felder, die in der Abonnement-Neuaufnahme auf der Registerkarte
Bindeverwaltung angeboten werden, können im Einstellungsmodul unter Registerpflege
→ Zusätzliche Felder zugeordnet werden.
Abonnement ändern
Über Abonnements im rechten Fensterbereich des Periodikamoduls oder über den
Menüpunkt Abo-Verwaltung → Abonnements (oder F5-Taste) rufen Sie die
Abonnementverwaltung auf.
In der Maske wird die Recherche nach Abo-Kürzel, Titel (Anfang) und ISSN/EAN
angeboten, über Suchen starten Sie die Recherche. Reichen diese Suchmöglichkeiten
nicht aus, kann über erweiterte Suche eine umfangreiche Recherchemaske aufgerufen
Periodika • 221
Nutzerhandbuch
werden.
In der Tabelle werden in der oberen Hälfte die Daten aus dem Abonnement-Satz, in der
unteren Hälfte die Informationen zu den einzelnen Exemplaren angezeigt. Wird die
Option ext. befüllen aktiviert, werden die zusätzlichen Spalten Verteiler, Modus, Ablage
und Standort eingeblendet.
Neben der Registerkarte Liste findet sich die Registerkarte Kardex.
Sie haben für diese Tabelle folgende Optionen:
• Beenden: Ergebnisliste schließen
• Ändern: Der Abonnement-Datensatz wird zur Ansicht oder Bearbeitung
geöffnet.
• Neu anlegen: Die Maske zur Neuaufnahme eines Abonnements wird geöffnet.
• Löschen: Der gesamte Abonnement-Satz wird gelöscht. Die Sicherheitsabfrage
bestätigen Sie je nach Wunsch mit Ja oder Nein.
Möchten Sie nicht das ganze Abonnement, sondern nur ein Exemplar löschen,
gehen Sie mit Ändern in den Abonnement-Satz, wählen die Registerkarte
Exemplar und klicken Sie auf Löschen.
Tipp: Löschen Sie Abonnements möglichst nur in begründeten
Fällen, z. B. bei Doppelaufnahmen. Wird ein Abonnement
gekündigt, sollte es mit dem Status abbestellt und einem
entsprechenden Datum für die letzte Lieferung für spätere
Referenz gehalten werden.
• Kürzel: Vergebene Kürzel können ausschließlich an dieser Stelle geändert
werden. Wählen Sie das zu ändernde Kürzel und tragen das neue ein. Über
Ändern wird die Änderung gespeichert, über Ende wird der Vorgang
abgebrochen. Beachten Sie, dass beim Kürzel Groß- und Kleinschreibung eine
Rolle spielen und keine Umlaute verwendet werden. Das Kürzel kann sowohl
im Abo und für zukünftige Generierung von Katalogsätzen geändert werden,
als auch in den Katalogsätzen bereits eingetroffener Hefte.
• Drucken: Führt zum Druck einer Kurzliste der Abonnements (Standard ABOListe) oder zum Ausdruck ausführlicher Daten (Katalog).
• Umlaufliste: Für alle Exemplare des ausgewählten Abonnements mit Status Im
Umlauf und mit einer zugeordneten Umlaufgruppe kann eine Umlaufliste
gedruckt werden.
• Offene Hefte: Führt in die Eingangsverwaltung Offene Periodika, es werden
nur die offenen Hefte für das in der Liste markierte Abonnement angezeigt
Tipp:
Wenn Sie in der Aboliste mit der rechten Maustaste einen Eintrag anklicken, öffnet
sich das Kontextmenü. Dort haben Sie über Export nach Excel die Möglichkeit, die
Liste nach Microsoft Excel zu exportieren.
Bei Eingang einer Rechnung für ein Abonnement wird auf der Registerkarte Etat →
Buchungen über Einfügen eine neue Zeile erstellt.
Sie erreichen diese Registerkarte über die Suche nach einem Abonnement unter
Verwaltung → Abonnements → Suchen. In der Trefferliste einen Eintrag markieren und
Ändern klicken.
Periodika • 222
Nutzerhandbuch
In der Tabelle der Registerkarte Etat → Buchungen werden die gewünschten Werte in
die entsprechenden Spalten eingetragen.
Die Mindestangabe besteht aus dem einem Eintrag unter Buch.-Datum und des Betrags.
Für das Buchungsdatum wird automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie haben die
Möglichkeit, auch Beträge als gebunden oder verplant einzugeben, für die noch keine
Rechnung vorliegt, um so immer einen Überblick über die Verpflichtungen zu erhalten.
Soweit vorhanden, werden Daten aus der Abonnement-Aufnahme übernommen
(Lieferant, Abo (Kürzel)) oder aus dem Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) →
Erwerbung → Registerkarte: Buchungen (Haushaltsjahr). Die Buchungsart Periodika
wird ebenfalls automatisch vorgegeben.
Einer Reihe von Spalten sind Register hinterlegt, die im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte in den jeweiligen Tabellen bearbeitet werden können:
• Zweigstelle
• Status (Buchungsstatus)
• Kostenart
• Kostenstelle
• Bestellart
• Buchungsart
Wenn eine Rechnung storniert wird, aktivieren Sie die Option Storno. Die Rechnung ist
damit eindeutig als storniert gekennzeichnet. Der Betrag erscheint allerdings weiterhin in
der angezeigten Gesamtsumme in der rechten unteren Ecke der Maske.
Das Feld Buchungstext entspricht einer Bemerkung. Wenn geplant ist, die Abokosten
gesamt oder pauschal auf Umlaufmitglieder umzulegen, sollte dieses Feld leer bleiben, da
der eingetragene Text beim Umlegen überschrieben wird.
In den Feldern Von und Bis kann der berechnete Zeitraum eingegeben werden.
Über die Schaltfläche Löschen werden Rechnungen gelöscht, auch die Buchung im
Erwerbungsmodul wird automatisch gelöscht.
Wir empfehlen, die Felder Betrag, Titel, ISBN und Verfasser am Ende der Tabelle nicht zu
verwenden.
Eingang offener Periodika
Über Offene Periodika im rechten Fensterbereich des Periodikamoduls oder über Umläufe
bearbeiten /Offene Periodika im Menü (oder F6-Taste) können offene Hefte, d. h., Hefte
deren Lieferung fällig ist, recherchiert werden. Die Suchmöglichkeit ist hierbei mit der
Listendarstellung zusammengelegt, dass Sie alle Informationen und Funktionen in einem
Fenster sehen und ansteuern können.
Im oberen Bereich des Fensters können Eingaben für die Recherche nach bestimmten
offenen Periodika gemacht werden. Wenn Sie ohne Auswahl auf Suchen klicken,
erscheinen die offenen Hefte von allen Abos. Das Generieren von offenen Heften ist
abhängig von den Einstellungen in den Lieferdaten zu den einzelnen Abos und der
Aktivierung der automatischen Lieferverfolgung in der Verwaltung. Ist die automatische
Lieferverfolgung nicht aktiviert, können jederzeit manuell offene Hefte generiert werden,
z. B. bei unregelmäßig erscheinenden Periodika. Auf der Registerkarte Rechnungen
können direkt mit den Lieferungen eintreffende Rechnungen über den Abosatz gebucht
werden.
Achtung!
Die über diesen Weg angezeigten Schaltflächen auf der rechten Seite sowie die
Suche im oberen Bereich der Seite werden im Zusammenhang mit der
Periodika • 223
Nutzerhandbuch
Rechnungsverwaltung nicht genutzt.
Über die rechte Maustaste finden Sie unter Eingetroffen, Löschen, Ändern, Hinzufügen,
Sonderheft die gleichen Abläufe wie über die Schaltflächen am rechten Rand des
Fensters. Zudem gibt es dort die zusätzlichen Funktionen Aboexemplare, Fehlende
Exemplare.
Eingangsverbuchung bei automatischer Lieferverfolgung
Gehen Sie für die Eingangsverbuchung bei automatischer Lieferverfolgung wie folgt vor:
1. Nach Eingang der Zeitschrift recherchieren Sie die zu diesem Abonnement
gehörenden offenen Hefte. Diese werden Ihnen in der Liste im Fenster für Offene
Hefte angezeigt.
2. Überprüfen Sie die Eintragungen (z. B. Zählung, Lieferdatum) in der Tabelle.
Möchten Sie eine Angabe ändern, rufen Sie den Datensatz über die Schaltfläche
Ändern auf. Die angezeigten Daten können Sie beliebig anpassen, das Lieferdatum
kann über die Schaltfläche Heute auf das heutige Datum gesetzt werden.
3. Sind die Daten korrekt, kann der Eingang des Mediums verbucht werden, dies
erfolgt über die Schaltfläche Eingetroffen. Die Anzahl der angelegten Exemplare für
das Abonnement wird angezeigt.
4. Sind alle Exemplare des Abonnements geliefert, klicken Sie auf OK.
5. Handelt es sich um eine Teillieferung, überschreiben Sie die Angabe der Anzahl der
eingetroffenen Hefte. In der Liste der offenen Hefte bleiben nicht gelieferte
Exemplare so erhalten und der Eingang kann später verbucht oder gemahnt
werden. Durch einfaches Setzen oder Entfernen des Häkchens vor einem Exemplar
wird entschieden, welches Exemplar eintreffen soll. Hierbei kann die Priorität
vernachlässigt werden.
6. Je nach Einstellungen auf der Registerkarte Verwaltung im Abonnement wird ein
Katalogeintrag angelegt und die Exemplardaten zur Bearbeitung werden angezeigt,
für alle Exemplare mit dem Status Im Umlauf wird ein Umlaufzettel gedruckt. Das
eingetroffene Heft wird in der Liste der offenen Hefte nicht mehr angezeigt und das
nächste zu erwartende Heft wird in der Liste generiert. Dabei gilt: Bei monatlich
erscheinenden Heften werden jeweils zwei offene Heft im Voraus generiert, bei
wöchentlich erscheinenden jeweils fünf Hefte im Voraus und bei täglich
erscheinenden Heften ein Heft.
Eingangsverbuchung ohne automatische Lieferverfolgung
1. Ist die automatische Lieferverfolgung nicht aktiviert, muss zur Eingangsverbuchung
ein offenes Heft erstellt werden. Nutzen Sie hierzu die Schaltfläche Hinzufügen.
2. In der Erfassungsmaske wählen Sie das Kürzel aus. Die Daten, die aus dem
Abonnement-Satz bekannt sind, werden automatisch für das Heft übernommen.
Die Zählung gibt automatisch das nächste zu erwartende Heft an (z. B. Jahrgang,
Heftnummer).
3. Ändern Sie die Daten entsprechend dem vorliegenden Heft ab und speichern Sie es
mit OK. Der Datensatz erscheint in der Tabelle und kann entsprechend der
Periodika • 224
Nutzerhandbuch
Eingangsverbuchung bei automatischer Lieferverfolgung als Eingang verbucht
werden.
Weitere Eingangsverbuchungen
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu weiteren möglichen Situationen bei der
Eingangsverbuchung über Offene Periodika.
Eintreffen von Heften aus dem Pressekatalog
Über Offene Periodika können Sie Zeitschriftenhefte eintreffen lassen. Bei den
Heftdaten, die zu einem Pressekatalog-Abonnement aufgelistet werden, erfolgt beim
Eintreffen eines Heftes ein Abgleich mit dem Pressekatalog. Dabei werden die Angaben
aus der Schlagzeile des Pressekatalogs in das Feld Titel-Zusatz des Katalogsatzes
übernommen. Dies betrifft diejenigen Zeitschriftenhefte, zu denen in der Aboaufnahme
definiert ist, dass ein Katalogeintrag automatisch angelegt werden soll.
Hinweis: Die Schlagzeile wird nur beim jeweils aktuellen Heft aus dem Pressekatalog in
den Titelzusatz übernommen. Die Schlagzeile ist auch unter
http://www.pressekatalog.de bei der Vollanzeige eines Abonnements sichtbar.
Eintreffen des übernächsten Exemplars
Es trifft nicht die erwartete Ausgabe ein, sondern die nächste. Es fehlt also eine Lieferung.
In der Liste der offenen Hefte ist nur ein Datensatz für die fehlende Ausgabe.
1. Wählen Sie die fehlende Ausgabe und klicken Sie auf Hinzufügen und OK. Das
nächste offene Heft wird generiert und in der Liste der offenen Hefte angezeigt.
2. Dieses Heft entspricht der gerade gelieferten Ausgabe und der Eingang kann über
Eingetroffen gebucht werden. Sie erhalten eine Systemrückmeldung, ob die älteren
offenen Hefte in die Mahnung gehen sollen.
3. Mit Nein geht das Heft nicht in die Mahnung, es bleibt in der Liste der offenen
Hefte bestehen.
Mit Ja kann direkt der Mahnbrief ausgedruckt werden. Anschließend wird der
Eingang der vorliegenden Ausgabe gebucht.
Eintreffen eines Doppelhefts
Ein Doppelheft, z. B. Heft ¾, trifft anstatt zweier Einzelhefte ein. Als offenes Heft wird
Ihnen nur ein Heft, z. B. Heft 3, angezeigt.
1. Damit das System erkennt, dass mit 5 weiterzuzählen ist und der Eingang korrekt
verbucht wird, klicken Sie auf Doppelheft.
2. Es erscheint eine Warnmeldung. Bestätigen Sie diese nur mit Ja, wenn Sie
tatsächlich ein Doppelheft erhalten haben. Die Zählung wird in diesem Fall
automatisch für ein Doppelheft angepasst, z. B. von Heft 3 auf 3/4. Gleichzeitig
wird die Heftnummer auf die höhere Zahl, z. B. 4, geändert.
3. Mit OK wird das Doppelheft gespeichert. Es kann eine Meldung erscheinen, die
Periodika • 225
Nutzerhandbuch
fragt, ob die Zählung der nachfolgenden Medien angepasst werden soll. Wir
empfehlen, Ja zu wählen, damit kein überzähliges Heft, z. B. Heft 4, generiert wird.
4. Es wird in der Liste das Doppelheft angezeigt und kann wie gewohnt mit
Eingetroffen als Eingang gebucht werden. Es ist nicht notwendig, eine Bezeichnung
für ein Doppelheft (z. B. 3/4) in das Feld Heft Nummer einzugeben, da dies ein
reines Zahlenfeld ist. Es muss also eine ganze Zahl eingegeben werden, z. B. 3.
5. Im Katalog angezeigt wird der Eintrag im Feld Zählung, es muss vermerkt werden,
dass es sich um ein Doppelheft handelt, z. B. 3/4.
Hinweis: Wählen Sie die Schaltfläche Ändern, erscheint ebenfalls Doppelheft. Diese
Funktion entspricht dem direkten Weg über Doppelheft direkt aus der Liste der offenen
Periodika.
Eintreffen eines Sonderhefts
Wenn ein Sonderheft außerhalb der normalen Zählung eintrifft, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie die Schaltfläche Sonderheft und wählen Sie das Kürzel des
Abonnements aus.
2. Geben Sie die Daten zum Sonderheft ein. In die Zählung können Sie statt einer
Heftnummer Reg.-band oder Suppl.-bd. oder Jahresregister eintragen.
3. Mit OK wird das Sonderheft der Liste der offenen Periodika hinzugefügt und der
Eingang kann verbucht werden.
Zusätzliche Funktionen für offene Periodika
Sie haben zusätzliche Funktionen im Fenster Offene Periodika. Es stehen Ihnen dabei
folgende Schaltflächen zur Verfügung:
• Löschen: Offenes Heft löschen. Die Sicherheitsfrage bestätigen Sie mit Ja. Wir
empfehlen, bei der darauffolgende Meldung, ob die Zählung der nachfolgenden
offenen Medien angepasst werden soll, auf Nein zu klicken.
• Lücke: Ermöglicht es, ein markiertes Heft als Lücke einzutragen. Das Heft wird
somit als Fehlbestand im Kardex nachgewiesen. Die sollten Sie nur nutzen, wenn
Hefte ohne Katalogeintrag angelegt werden. Über einen rechten Mausklick kann
bei Mehrfachexemplaren die Liste der fehlenden Exemplare angezeigt werden. Die
Nutzung dieser Funktion dient für die Kardexverwaltung und ist insofern nur
sinnvoll, wenn keine Katalogeinträge angelegt werden. Im Katalog werden
natürlich keine Lücken angezeigt, der Eintrag für ein nicht geliefertes Heft fehlt.
Wird aber der Kardex zur Bestandsverwaltung genutzt, erscheint für ein nicht
geliefertes Heft ein Eintrag, der dieses Heft eindeutig als Lücke ausweist.
• Im Kontextmenü über die rechte Maustaste finden Sie folgende Funktionen:
• Aboexemplare: Angaben zu den einzelnen Aboexemplaren anzeigen und wenn
gewünscht auch unabhängig von Eintreffenlassen des Exemplars verschiedene
Umlauflisten drucken.
Treffen von einer Lieferung nicht alle bestellten Exemplare auf einmal ein, können
nur die tatsächlich eingetroffenen Exemplare als Teillieferung behandelt werden.
In der Liste der offenen Hefte bleiben nicht gelieferte Exemplare dadurch erhalten
und der Eingang kann später verbucht oder gemahnt werden.
• Fehlende Exemplare: Später die fehlenden Exemplare zu einer bestimmten
Lieferung anzeigen
Periodika • 226
Nutzerhandbuch
Mahnwesen
Über Mahnung im Menü des Periodikamoduls werden die Medien für die 1., 2. und 3.
Mahnung aufgerufen sowie die Mahnfristen festgelegt.
Mahnfristen festlegen
Wählen Sie im Periodikamodul aus dem Menü Mahnung → Mahnfristen. Die Mahnfristen
bestimmen den Zeitraum, nach dem ein offenes Heft in die jeweils höherer Mahnstufe
gestellt wird. Die Mahnfristen sind additiv zu verstehen. Die Zählung beginnt bei der 1.
Mahnung mit der Fälligkeit, für die folgenden Mahnungen jeweils mit dem Auslösen der
vorhergehenden Mahnung.
Mahnungen werden nur für Hefte automatisch generiert, bei denen auch die
automatische Lieferverfolgung im Abonnement-Satz auf der Registerkarte Verwaltung
aktiviert ist.
Die Fälligkeit eines Heftes wird anhand der Daten im Abonnement-Satz auf der
Registerkarte Lieferdaten berechnet: Als Fälligkeitsdatum angenommen wird das Datum
Nächste Lieferung plus die ggf. eingetragene Lieferzeit.
Bsp: Das Datum der nächsten Lieferung im Abonnement-Satz ist der 01.03.2010, bei
Lieferzeit sind 7 Tage eingetragen. Bei den Mahnfristen ist jeweils 7 Tage eingetragen.
Damit kommt die Zeitschrift am Freitag, dem 14.03.2010, in die 1. Mahnung. Gemahnt
wird immer Montags, die 1. Mahnung wird also am 17.01.2010 ausgelöst. Sieben Tage
später, am Montag, dem 24.03.2010, kommt sie in die 2. Mahnung und diese Mahnung
wird auch direkt ausgelöst. Wieder sieben Tage später, am Montag, dem 31.03.2010,
kommt sie in die dritte Mahnung.
Mahnungen bearbeiten
Wählen Sie im Periodikamodul aus dem Menü Mahnung → 1. Mahnung, Mahnung → 2.
Mahnung oder Mahnung → 3. Mahnung. Im Fenster Mahnungen bearbeiten werden alle
offenen Hefte angezeigt, die die Mahnfrist überschritten haben. Im linken oberen
Fensterbereich besteht die Möglichkeit, sich nur die offenen Hefte für eine bestimmte
Zweigstelle anzeigen zu lassen.
• Über Nicht Mahnen wird jeweils das markierte offene Heft aus der Liste
genommen und nicht gemahnt. Rufen Sie die Mahnstufe das nächste Mal auf,
stehen die so nicht gemahnten Hefte wieder in der Liste.
• Über Drucken wird der Briefdruck angestoßen und die Mahnung ausgelöst. Die
Vorlagedateien für die Mahnbriefe sind unter Zmahn1.qrp, Zmahn2.qrp und
Zmahn3.qrp zu finden und können über den Reporteditor angepasst werden.
Nach dem Druck erfolgt die Abfrage, ob der Mahnstatus erhöht werden soll:
Ja: Es erscheinen die Medien nach Ablauf der entsprechenden Frist in der nächsten
Mahnstufe.
Nein: Es erscheinen die gemahnten Medien wieder in der 1. Mahnung. Wir
empfehlen die Bestätigung mit Ja.
• Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten sind im Kontextmenü (rechten Maustaste) zu
finden:
• Abodaten ruft den Abonnement-Satz auf, der dann direkt bearbeitet werden
kann.
Periodika • 227
•
•
•
Nutzerhandbuch
Offene Hefte ruft die Liste der offenen Periodika auf, deren Eingang dann
direkt gebucht werden kann.
Ansprechpartner: Für den Mahnbrief kann ein Ansprechpartner eingetragen
werden, wenn die Anrede nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“ sein soll.
Drucken entspricht der Schaltfläche Drucken.
Kardex
1. Über Abonnements im rechten Fensterbereich des Periodikamoduls oder über AboVerwaltung → Abonnements im Menü (oder F5-Taste) rufen Sie die AbonnementVerwaltung auf.
2. Auf der Registerkarte Liste muss ein Abonnement ausgewählt werden.
3. Wählen Sie die Registerkarte Kardex. Wechseln Sie dadurch in die Kardexverwaltung
für dieses Abonnement.
Im oberen grauen Bereich erhalten Sie die wichtigsten Informationen zum Abonnement.
Im unteren Bereich können Sie sich die Kardexeinträge anzeigen lassen. Hefte mit
Katalogeinträgen sind durch ein Büchersymbol; Hefte, die nur im Periodikamodul
registriert sind, durch ein Blatt gekennzeichnet; Ordner weisen auf gruppierte Hefte hin.
Im Kardex werden die Spalten Geliefert, Erscheinungsdatum, Lieferdatum, Exemplare,
Jahr, Jahrgang und Heft angezeigt.
• Beenden: Fenster schließen
• Umlaufliste: Für alle Exemplare des ausgewählten Abos mit Status Im Umlauf
und mit einer zugeordneten Umlaufgruppe kann eine Umlaufliste gedruckt
werden.
• Offene Hefte: Führt in die Eingangsverwaltung Offene Periodika, es werden nur
die offenen Hefte für das in der Liste markierte Abo angezeigt.
• Bestand drucken: aktuellen Kardex-Bestand ausdrucken
• Katalog: Dient nur zur Anzeige. Sie verzweigen in eine Anzeige der vorhandenen
Katalogeinträge. Die Einträge können anhand der Katalogkartenanzeige geprüft
und als Medienliste gedruckt werden.
• Bestand: Führt zur eigentlichen Kardexanzeige.
• Zeitraum: Kann durch Auswahl eines der vorgegebenen Zeiträume (akt. Monat,
akt. Jahr, Vorjahr) oder durch Eingabe von Randdaten bei Zeitraum von...bis
definiert werden.
• Hefte Gruppieren: Hefte aus Übersichtlichkeitsgründen gruppieren. Klicken Sie auf
diese Schaltfläche und setzen in der Auswahlmaske bei dem zu gruppierenden
Jahrgang einen Haken. Es steht dann nicht mehr für jedes Heft eine Zeile im
Kardex, sondern eine für das gesamte Jahr, gekennzeichnet mit einem
Ordnersymbol. Soll die Gruppierung wieder aufgehoben werden, wählen Sie
erneut Hefte Gruppieren und entfernen den Haken bei dem gewünschten
Jahrgang.
• Kontextmenü (rechte Maustaste):
• Ändern: Exemplarsatz aus dem Katalogeintrag oder die Registrierung im
Periodikamodul bearbeiten
Periodika • 228
•
Nutzerhandbuch
Löschen: Heft löschen, wenn es mit keinem Katalogeintrag verknüpft ist. Ist
ein Heft mit einem Katalogeintrag verknüpft, kann es nur im Katalog gelöscht
werden. Wird es im Katalog gelöscht, verschwindet der Kardexeintrag
automatisch.
Erweiterte Suche
In der Abonnementverwaltung besteht über Erweiterte Suche (oder F2-Taste) im Fenster
Aboliste die Möglichkeit, weitere Suchfelder zu nutzen. Die einzelnen Felder sind mit UND
verknüpft, und es können beliebig viele Werte in beliebiger Kombination eingegeben
werden.
Die Suchoption zusätzliche Felder auf der rechten Seite bezieht sich auf die im
Abonnement-Datensatz angelegten zusätzlichen Felder (Registerkarte Lieferdaten). Diese
Felder sind automatisch rechtstrunkiert, und es können bis zu drei Werte kombiniert
werden. Es werden hierbei alle zusätzlichen Felder durchsucht, deshalb entfällt eine
Zuordnung.
Tipp:
Wenn Sie in der Aboliste mit der rechten Maustaste einen Eintrag anklicken, öffnet
sich das Kontextmenü. Dort haben Sie über Export nach Excel die Möglichkeit, die
Liste nach Microsoft Excel zu exportieren.
Pressekatalog
Über die Schnittstelle für den Pressekatalog erhalten Sie die Möglichkeit, via Internet in
einer Abonnement-Datenbank, dem Pressekatalog, zu recherchieren und bibliographische
Angaben in Ihren Bestand zu übernehmen. Diese Abo-Datenbank wird von der
LeserAuskunft GmbH (http://www.pressekatalog.de) zur Verfügung gestellt.
Der Pressekatalog beinhaltet ein Sortiment von aktueller Publikums- und Fachpresse.
Durch die Schnittstelle ist es möglich, Daten aus dem Pressekatalog in die AbonnementVerwaltung in BIBLIOTHECAplus zu übernehmen. Dies betrifft vor allem Informationen
zum Abonnement selbst, aber auch Informationen und Inhalte zu einzelnen Heften. Die
Inhalte der Zeitschriftenhefte können so durch automatische Übernahme in Katalog
erschlossen werden.
Einstellungen
1. Wählen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung →
Abschnitt: Periodika den Parameter PressekatalogPartnerID aus.
2. Geben Sie im Feld Wert eine ID-Nummer ein, unter der Ihre Bestellungen beim
Pressekatalog gespeichert werden sollen. Die Nummer ist frei wählbar, z. B.
12345STBMusterhausen.
3. Speichern Sie die Einstellung.
4. Wählen Sie Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Periodika den
Parameter PressekatalogUpdateMedium aus.
5. Stellen Sie den Wert des Parameters auf J. Beim Eintreffen des Zeitschriftenheftes
Periodika • 229
Nutzerhandbuch
werden die Heftdaten mit dem Pressekatalog abgeglichen und ergänzt.
6. Speichern Sie die Einstellungen.
7. Starten Sie das Periodikamodul neu.
8. Bei der Neuaufnahme eines Abonnements steht Ihnen die Schaltfläche
Pressekatalog zur Verfügung.
Datenübernahme
Für die Recherche und die Datenübernahme aus dem Pressekatalog gehen Sie wie folgt
vor:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Pressekatalog.
2. Klicken Sie auf Pressekatalog öffnen.
3. Das Internet mit der Seite des Pressekatalogs wird aufgerufen. Dort recherchieren
Sie nach der von Ihnen gewünschten Zeitschrift und bestellen diese.
4. Zurück in der Pressekatalog-Maske werden die aktuellen Bestellungen beim
Pressekatalog angezeigt.
5. Wählen Sie den Monat und das Jahr aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die
Internetseite http://www.pressekatalog.de ist dazu im Hintergrund geöffnet. Die
aktuellen Bestellungen werden Ihnen angezeigt.
6. Klicken Sie auf Importieren, um Daten in die Abo-Neuaufnahme zu übernehmen.
Dabei werden Titel, Titel-Zusatz, Periode und Heftpreis in die Abomaske
übernommen.
7. Bearbeiten Sie das Abonnement weiter und speichern Sie es.
Hinweis:
Es werden nur Daten übernommen, die als Abo gekauft wurden. Ohne ein
Abonnement beim Pressekatalog bestellt zu haben ist es also nicht möglich, nur Daten
zu beziehen.
Geschäftspartner
Über Verwaltung → Geschäftspartner im rechten Fensterbereich oder im Menü über AboVerwaltung → Geschäftspartner bearbeiten können Sie Ihre Geschäftspartner anlegen,
ändern und löschen.
Umlaufverwaltung
Die Umlaufverwaltung dient dazu, die Organisation von Umläufen zu erleichtern. Eine
Umlaufgruppe stellt einen Personenkreis dar, der eine Zeitschrift erhält. Beim Starten
eines Umlaufs dient sie als Vorlage für die beteiligten Personen. Es können bei jedem
Periodika • 230
Nutzerhandbuch
Umlauf Benutzer hinzugefügt oder entfernt werden, aus dem Betrieb ausscheidende
Personen können im Umlauf gelöscht oder ersetzt werden.
Eine Umlaufgruppe ist jedoch nicht fest an ein Abonnement gebunden. Falls ein weiteres
Abonnement existiert, das an dieselben Personen verteilt wird, muss nicht noch einmal
eine Gruppe angelegt werden, die Umlaufgruppe kann auch hierfür verwendet werden.
Sie können Umlaufgruppen bearbeiten, starten und beenden. Sie haben dabei die Wahl
zwischen Stern-, Ring- und Sackgassenumlauf.
Zudem können die Adressdaten von Umlaufteilnehmern direkt im Periodikamodul
bearbeitet werden. Es ist kein Wechsel in die Ausleihverbuchung notwendig.
Umlaufgruppe anlegen
Über Verwaltung → Umlaufgruppen im rechten Fensterbereich des Periodikamoduls
oder über Umlaufverwaltung → Umlaufgruppen bearbeiten in der Menüleiste öffnen
Sie die Maske zur Änderung und Neuanlage von Umlaufgruppen. Im oberen Bereich
des Fensters befindet sich die Suche in der mit einem oder mehreren der angebotenen
Felder recherchiert werden kann.
Mit Hinzufügen oder direkt im Abosatz der Zeitschrift über Neue UG wird eine neue
Umlaufgruppe angelegt.
•
•
•
•
•
•
•
Sie haben in der Registerkarte Umlauf folgende Optionen:
Das Kürzel dient der eindeutigen Identifizierung der Umlaufgruppe, weshalb das
gleiche Kürzel nicht mehrmals verwendet werden kann. Ein einmal vergebenes
Kürzel für eine Umlaufgruppe kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden.
Die Bezeichnung ist frei wählbar. Die Wahl von Kürzel und Bezeichnung kann an
die Organisationsstruktur der Bibliothek angelehnt sein, z. B. Abt.1 und
Abteilung Personalwesen, oder sie kann an bestimmten Zeitschriften
orientiert sein, z. B. Zeitschrift 123.
Achtung!
Das Kürzel kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Die
einzige Möglichkeit einer Gruppe ein neues Kürzel zuzuweisen ist, die
Gruppe neu anzulegen.
Titel und Bemerkung werden beim Generieren von Umläufen und auf den
Umlaufzetteln wiedergegeben. Wird Medientitel übernehmen aktiviert, wird
sobald der Umlaufgruppe ein Exemplar zugeordnet wird der Titel des Exemplars
für die Umlaufgruppe übernommen. Wird die Umlaufgruppe allerdings angezeigt,
ohne dass ihr ein Exemplar zugeordnet ist, erscheint im Titelfeld XXX, da ja kein
Medientitel zur Übernahme vorhanden ist. Mit der Funktion Annotation
übernehmen wird die Annotation aus dem Mediensatz übernommen.
Frist: Es kann ein Tageswert eingegeben werden, nach dem Umläufe dieser
Gruppe beendet sein sollten. Dieser Wert bestimmt das Enddatum bei einem
automatisch generierten Umlauf und ist auch für das automatische Löschen von
Umläufen wichtig.
Umlaufart: Wählen Sie unter Ring, Stern, Sackgasse
StandardReport dient dazu einen Report zu bestimmen, der beim automatischen
Starten von Umläufen gedruckt wird.
Auf der Registerkarte Mitglieder werden die Teilnehmer der Umlaufgruppe zugeordnet.
Periodika • 231
Nutzerhandbuch
•
Mit der Schaltfläche Neu wird ein neues Mitglied hinzugefügt. Die Mitglieder
werden aus den im Ausleihmodul erfassten Bibliotheksbenutzern ausgewählt.
• Mit Löschen wird ein Mitglied wieder entfernt, es wird dabei nur aus dem Umlauf
gelöscht, die Benutzerdaten im Ausleihmodul bleiben erhalten.
• Prio bestimmt, in welcher Reihenfolge die Mitglieder das Heft erhalten. Sie kann
über die Tastatur direkt in der Spalte Prio eingetragen werden, oder mit + oder schrittweise erhöht bzw. gesenkt werden. Eine dritte Möglichkeit die Priorität
einzutragen ist, den Leser zu markieren in dem kleinen Feld die Nummer
einzutragen und # zu drücken. Die höchste Nummer hat die höchste Priorität.
D. h. das Mitglied mit der Prio 1 erhält das Heft als Letzter.
• Mit OK wird die neue Umlaufgruppe abgespeichert.
Umlaufgruppe ändern
Über Verwaltung → Umlaufgruppen → Ändern wird der Umlaufgruppendatensatz
aufgerufen. Die Verwendung der Felder entspricht jener in der Neuanlage.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Umlaufgruppe zu bearbeiten:
1. Mit einem Doppelklick auf ein Umlaufmitglied werden die Kurzdaten für die
Benutzerverwaltung für den Umlauf aufgerufen.
2. Hier tragen Sie neben Adressdaten die Urlaubszeit oder eine allgemeine Bemerkung
ein. Die Einträge in den Feldern Urlaub von: bis und Bemerkung erscheinen dann in
jeder Liste der Umlaufteilnehmer, gerade beim Starten eines Umlaufes kann dann
auf eingetragene Abwesenheit Rücksicht genommen werden, z. B. indem der
Teilnehmer dort für den speziellen Umlauf aus der Gruppe gelöscht wird. Die
Angabe von Urlaub von: bis beim Umlaufmitglied dient lediglich zur Information –
der Name der Person erscheint weiterhin auf den ausgedruckten Umlaufzetteln und
Etiketten.
3. Zur generellen Änderung in den Benutzerdaten des Teilnehmers dient die Funktion
Umlaufmitglieder bearbeiten.
Mitglieder ändern
Über den Menüpunkt Mitglieder → Mitglieder in der rechten Menüleiste oder den
Menüpunkt Umlaufverwaltung → Mitglieder Ersetzen/Löschen werden die Mitglieder
bearbeitet. Beim Ausscheiden eines Umlaufmitglieds oder dem Wechsel zu einer anderen
Abteilung kann es nötig werden, diese Person aus den Umlaufgruppen oder Umläufen zu
löschen oder durch einen anderen zu ersetzen.
• Mit Beenden wird das Fenster geschlossen und eventuelle Änderungen
gespeichert.
• Mit Löschen wird das gewählte Umlaufmitglied je nach Einstellung aus allen oder
selektierten Umlaufgruppen und Umläufen gelöscht. Wählen Sie bei
Umlaufgruppe und Umlauf In allen oder In ausgewählten – je nachdem, ob
das Mitglied aus allen Umlaufgruppen und Umläufen gelöscht werden soll, oder
nur aus ausgewählten.
Periodika • 232
Nutzerhandbuch
•
Mit Ersetzen wird das gewählte Umlaufmitglied je nach Einstellung aus allen oder
selektierten Umlaufgruppen und Umläufen durch ein anderes ersetzt. Wählen Sie
bei Umlaufgruppe und Umlauf In allen oder In ausgewählten – je
nachdem, ob das Mitglied in allen Umlaufgruppen und Umläufen ersetzt werden
soll, oder nur in ausgewählten.
•
Mit Drucken werden je nach Auswahl die Umlaufgruppen oder die Umlauftitel
ausgedruckt.
Achtung!
Erscheinen bei der Mitgliedsauswahl keine Namen, selbst wenn mit der Eingabe %%%
das gesamte Register angezeigt werden müsste, fehlt eine Ansicht in Ihrer Datenbank.
Setzen Sie sich in diesem Fall mit dem OCLC-Support in Verbindung.
Erscheinen in den Tabellen für die Umlaufgruppe und Umläufe trotz korrekt
ausgewähltem Mitglied keine Umlaufgruppen und Umläufe, fehlt ebenfalls eine Ansicht
in Ihrer Datenbank.
Umlauf bearbeiten
Über den Menüpunkt Umlauf bearbeiten in der rechten Menüleiste oder den Menüpunkt
Umläufe bearbeiten → Umlauf bearbeiten in der grauen Menüleiste können Umläufe zur
Bearbeitung ausgewählt werden.
Je nach Auswahl in der Liste auf der rechten Seite des Fensters können nur die aktiven,
nur die beendeten oder alle vorhandenen Umläufe in der Tabelle angezeigt werden. In
der Tabelle werden Kürzel, Name, Titel, Art (R=Ringumlauf, S=Sternumlauf,
G=Sackgassenumlauf), die Frist und die Umlaufnummer angezeigt. Erscheint beim Titel
XXX, ist dem angezeigten Umlauf kein Exemplar zugeordnet und im Umlauf ist für den
Titel die Übernahme des Medientitels vorgesehen. Die Zuordnung eines Exemplars erfolgt
im Umlaufdatensatz auf der Registerkarte Exemplar. Der Umlaufdatensatz kann an dieser
Stelle über Ändern aufgerufen werden.
• Mit Ändern wird der Umlaufdatensatz aufgerufen. Die eingetragenen Daten
können verändert werden. Das Abspeichern erfolgt über OK.
• Mit Löschen wird der Umlauf nach einer Warnmeldung gelöscht.
• Mit Kopieren werden die Umlaufdaten dupliziert und die Kopie kann angepasst
werden. Diese Funktion dient dazu, ähnliche Umläufe schnell erstellen zu können.
Das Abspeichern erfolgt über OK.
• Weitergeben dient bei der Rückgabe von Sternumläufen zur Weitergabe an die
nächste Umlaufteilnehmerin und bei anderen Umlaufarten zum Beenden des
Umlaufs.
• Position öffnet ein Fenster zur Bestimmung der nächsten Teilnehmerin bei
Sternumläufen.
Alle Aktionen stehen auch im Kontextmenü über die rechte Maustaste zur Verfügung.
Umlauf starten
Es gibt folgende Möglichkeiten, Umläufe zu starten:
Periodika • 233
Nutzerhandbuch
•
Der Umlauf wird bei Eingang eines Heftes automatisch gestartet. Für den
automatischen Start muss die entsprechende Funktion Automatisch Umlauf
starten im Abonnement-Satz auf der Registerkarte Verwaltung aktiviert sein.
• Der Umlauf wird im Nachhinein manuell gestartet. Das Fenster für den manuellen
Start wird über den Menüpunkt in der rechten Menüleiste Umlauf starten oder
über Umläufe bearbeiten → Umlauf starten in der grauen Menüleiste aufgerufen.
Sie haben dabei folgende Optionen:
• Mit Starten wird das Fenster zum Starten des Umlaufs aufgerufen, der als Basis
die gewählte Umlaufgruppe hat.
• Auf der Registerkarte Umlauf kann eine Bemerkung eingetragen werden, die
auf dem Umlaufzettel mit erscheint. Außerdem kann eine Frist angegeben
werden, zu diesem Datum ist der Umlauf fällig und erscheint dann in der
Anzeige der überfälligen Umläufe. Die Angabe einer Frist ist sinnvoll, um den
Rücklauf der ausgegebenen Exemplare zu verwalten.
• Auf der Registerkarte Mitglieder besteht die Möglichkeit die Reihenfolge oder
auch die Zusammensetzung der Mitglieder zu verändern.
• Auf der Registerkarte Exemplar wird das Exemplar gewählt, das in Umlauf
gehen soll. Über Exemplar suchen verzweigt man in die Dienstrecherche im
Katalog und kann dort das gewünschte Exemplar wählen. Das gewählte
Exemplar erhält im Katalog den Status Im Umlauf.
Achtung!
Dies gilt nur für diesen speziellen Umlauf. Der Standardreport kann
nicht ausgewählt werden, da er sich auf die Umlaufgruppe
insgesamt bezieht und die Einstellungen in dieser Maske nur für
diesen einen spezifischen Umlauf.
•
•
•
Kopieren nutzen Sie, um eine Umlaufgruppe anzulegen, die weitestgehend aus
denselben Mitgliedern besteht wie eine bereits bestehende. Die Daten werden
dupliziert und die Kopie kann angepasst werden. Die einzige Angabe, die
verändert werden muss, ist das Kürzel, da es keine doppelten Kürzel geben darf.
Drucken: Es besteht die Möglichkeit über Liste eine Übersicht aller Umlaufgruppen
auszudrucken. Über Etiketten werden für alle Umläufe je zwei Etiketten mit
Angabe des Kürzels und Namens der Umlaufgruppe sowie den Namen der
Umlaufteilnehmer ausgedruckt.
Etiketten: Für den markierten Umlauf wird die in der folgenden Maske
eingetragene Anzahl von Etiketten gedruckt. Die Etiketten enthalten das Kürzel
der Umlaufgruppe und die Namen der einzelnen Teilnehmer. Ist für die Gruppen
ein Titel eingegeben und Medientitel übernehmen deaktiviert, erscheint außerdem
der angegebene Titel. Ist Medientitel übernehmen aktiviert, erscheint an dieser
Stelle beim Etikettenausdruck XXX.
Hefte weitergeben
Über den Menüpunkt Weitergeben in der rechten Menüleiste, den Menüpunkt
Umläufe bearbeiten → Umlauf weitergeben und der Schaltfläche Weitergeben an
verschiedenen Stellen des Periodikamoduls gelangen Sie in die Maske zur Weitergabe
von Periodika, die Teil eines Sternumlaufs sind oder zum Beenden eines Ringumlaufs
dienen können.
Der zu bearbeitende Umlauf kann durch Markieren mit der linken Maustaste oder
direkt über die Umlaufnummer oder Exemplarnummer inklusive aller Nullen aus dem
Periodika • 234
Nutzerhandbuch
Katalog (über die Tastatur oder Barcode-Scanner) ausgewählt werden.
Achtung!
Die Suche wird nicht mit der Eingabetaste sondern mit der Tabulator-Taste ausgelöst.
In der Tabellenanzeige werden Exemplar- und Umlaufnummern, Umlaufgruppe, die
Umlaufart, Umlauftitel, Bemerkung, aktuelles Umlaufmitglied und nächstes
Umlaufmitglied sowie Exemplartitel angezeigt. Wird die Funktion nach dem letzten
Mitglied aufgerufen, erscheint die Meldung „Dieser Umlauf ist beendet“.
• Mit OK wird das Heft an den Nächsten weitergegeben.
• Abbrechen schließt die Funktion Weitergeben ohne Veränderung.
• Mit Nächsten ändern kann die Umlaufgruppe geändert werden, indem ein
anderes Umlaufmitglied als nächstes Mitglied eingesetzt wird.
• Drucken → Automatisch hat derzeit keine Funktion.
• Drucken → Dialog: Es können Umlaufetiketten oder -listen gedruckt werden.
Reihenfolge für Sternumlauf ändern
Gehen Sie im Fenster Periodika weitergeben wie folgt vor:
1. Mit Nächsten ändern kann die Umlaufgruppe geändert werden, indem ein anderes
Umlaufmitglied als nächstes Mitglied eingesetzt wird. Es kann kein neues Mitglied
hinzugefügt werden, sondern nur aus den bereits im Umlauf eingetragenen eines
ausgewählt werden. Wenn ein Nutzer hinzugefügt werden soll, muss die
Umlaufgruppe entsprechend geändert werden.
2. Eine an dieser Stelle vorgenommene Veränderung gilt nur für diesen speziellen
Umlauf für das spezielle Exemplar, die Gruppe an sich bleibt unverändert. Die
Änderung gilt also nur für dieses Exemplar, nicht für zukünftige Umläufe in dieser
Umlaufgruppe.
3. Durch die Wahl des Teilnehmers –ENDE– wird der Umlauf beendet.
Ist in der Umlaufgruppe für die einzelnen Mitglieder keine Priorität zugeordnet, erfolgt
der Ablauf nach Ändern eines Teilnehmers nicht weiter dem Eingabeschema, sondern
erfolgt alphabetisch ab dem letzten Mitglied. Es können also Mitglieder aus dem Umlauf
herausfallen. Wird die Funktion verwendet, ist also die Festlegung einer Reihenfolge über
einen Eintrag in der Spalte Prio also erforderlich. Sind Einträge bei Prio vorhanden, wird
ab dem nächsten Mitglied der Reihenfolge nach weitergegeben.
Es kann also z. B. ein Umlaufmitglied übersprungen werden, indem Nächsten ändern
gewählt wird und der Name des übernächsten Teilnehmers gewählt und mit OK bestätigt
wird. Das übersprungene Mitglied fällt aus dem Umlauf dieses Exemplars heraus, ist aber
in der Umlaufgruppe für zukünftige Umläufe unverändert gespeichert.
Erscheint die Meldung „Dieser Umlauf ist beendet“ und das Heft soll aber an ein anderes
Umlaufmitglied gehen, kann auch hier über Nächsten ändern das –ENDE- durch den
Namen des entsprechenden Mitglieds ersetzt werden.
Umläufe beenden
Sie haben folgende Möglichkeiten, einen Umlauf zu beenden:
Periodika • 235
•
•
Nutzerhandbuch
Über Umläufe bearbeiten → Überfällige Umläufe in der grauen Menüleiste,
können Umläufe markiert und über die Schaltfläche Beenden den Status
beendet zugewiesen bekommen.
Über Weitergeben kann der zu beendende Umlauf markiert und über die
Schaltfläche Nächsten ändern der Benutzer –ENDE- durch Eingabe der
Buchstaben ende ausgewählt und mit OK bestätigt werden.
Beendete Umläufe werden blau angezeigt. Über Umlauf bearbeiten können die Umläufe
auch direkt oder später gelöscht werden.
Überfällige Umläufe
Über den Menüpunkt Umläufe bearbeiten → Überfällige Umläufe wird das Fenster zur
Bearbeitung der überfälligen Umläufe aufgerufen. Ein Umlauf wird überfällig mit Ablauf
der Frist, die beim Start des Umlaufes eingetragen wurde. Wenn Umläufe nicht
fristgerecht zurückgegeben werden, können sie verlängert werden.
Über Drucken → Mahnbrief kann eine Mahnung an den letzten Umlaufteilnehmer
ausgegeben werde. Bei Sternumläufen ist dies derjenige, dem ein Exemplar zuletzt
weitergereicht wurde, bei Ringumläufen ist es immer der letzte Teilnehmer.
• OK: Änderungen speichern
• Abbrechen: Fenster ohne Änderungen schließen
• Drucken führt zum Druck der Mahnungen oder einer Liste aller zu mahnenden
Umläufe.
• Beenden beendet den überfälligen Umlauf. Das sollte nur geschehen, wenn das
Exemplar sich tatsächlich wieder in der Bibliothek befindet, da nach dem Beenden
der Umlauf nicht mehr recherchierbar oder nachvollziehbar ist.
• + und - Die Frist kann verändert werden, wobei + einen Tag addiert und - einen
Tag abzieht.
• Speichern: Mit dieser Schaltfläche wird die Fristveränderung gespeichert.
Abrechnung
Über den Menüpunkt Abo-Verwaltung → Abrechnung in der grauen Menüleiste erhalten
Sie die Maske für die Abrechnungsverwaltung. Die Maske öffnet sich immer leer, die
Tabelle wird erst nach Aktivierung der Schaltfläche Anzeigen gefüllt.
Die Tabelle enthält alle Buchungen aus BIBLIOTHECAplus, also sowohl die im
Periodikamodul vorgenommenen als auch jene aus dem Erwerbungsmodul. Möchten Sie
die Anzeige auf die Buchungen in Periodikamodul eingrenzen, wählen Sie die
Buchungsart Periodika aus.
Die einzelnen Buchungen bearbeiten Sie an dieser Stelle. Außerdem werden verschiedene
Druckmöglichkeiten über Drucken angeboten.
Einzelne Buchungen werden über das Kontextmenü der rechten Maustaste und die
Funktion Löschen entfernt. Gelöschte Buchungen werden automatisch auch im
Erwerbungsmodul gelöscht.
Periodika • 236
Nutzerhandbuch
Abokosten auf Mitglieder einer Umlaufgruppe umlegen
Gehen Sie im Fenster Abrechnung wie folgt vor:
1. Recherchieren Sie die relevante Buchung.
2. Verwenden Sie die Schaltfläche Umlegen. Die Summe der Kosten für die gewählte
Buchung wird auf die Umlaufteilnehmer umgelegt, d. h., die vorhandene Buchung
wird gelöscht und ersetzt durch die entsprechende Anzahl an Buchungen für die
einzelnen Teilnehmer. Die Zuordnung zu einem Teilnehmer erfolgt hierbei über den
Buchungstext in der Form Name der Umlaufgruppe, Name des Mitglieds:
Umlage.
Bsp.: Das Abonnement kostet 50,00 EUR, die Umlaufgruppe hat fünf Mitglieder. Die
Schaltfläche Umlegen wird verwendet. Aus einer Buchungszeile zu 50,00 EUR werden
fünf Buchungszeilen zu je 10,00 EUR. Diese 10,00 EUR sind den Mitgliedern der
Umlaufgruppe über einen entsprechenden Kommentar im Buchungstext eindeutig
zugewiesen. Bezahlt also Umlaufmitglied A, kann in der ihm zugeordneten Zeile der
Status auf Bezahlt gesetzt werden, alle anderen bleiben weiterhin auf Offen.
Pauschale auf Mitglieder der Umlaufgruppen umlegen
Gehen Sie im Fenster Abrechnung wie folgt vor:
1. Sollen nicht die gesamten Abonnement-Kosten, sondern eine Pauschale auf die
Mitglieder von Umlaufgruppen umgelegt werden, muss im Einstellungsmodul unter
Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung für den Parameter PauschAbo der
gewünschte Betrag angegeben werden. Nach dem nächsten Neustart des
Periodikamoduls erscheint diese Pauschale in der Abrechnungsmaske.
2. Um die Pauschale zu buchen, muss die Schaltfläche Pauschale aktiviert werden.
Diese ist nun hellgrau.
3. Wird die Schaltfläche Umlegen angeklickt, erscheint für alle Mitglieder der
Umlaufgruppen jeweils eine Buchung über den in PauschAbo angegebenen Betrag.
Dabei ist es unwichtig, an wie vielen Umläufen ein Nutzer teilnimmt, die Pauschale
wird für alle in der angegebenen Höhe berechnet. Die Zuordnung der einzelnen
Buchungen erfolgt zu der Mitgliedsnummer oder Personalnummer, die der bei der
Benutzerneuaufnahme vergebenen Benutzernummer entsprechen. Der
Buchungstext lautet entsprechend PAUSCHALE : Benutzernummer.
Bsp.: Für Umlaufteilnahme muss jährlich 5,00 EUR gezahlt werden. Insgesamt hat die
Bibliothek 50 Nutzer, die an Umläufen teilnehmen. Am Anfang des Jahres wird die
Abrechnungsmaske aufgerufen, die Schaltfläche Pauschale aktiviert (hellgrau) und die
Schaltfläche Umlegen verwendet. Es sind 50 Buchungen à 5,00 EUR entstanden. Diese
können auf Bezahlt oder Offen gesetzt werden. Bei nun folgenden Vorgängen wird
solange mit der Pauschale gearbeitet, bis über einen weiteren Klick auf die Schaltfläche
Pauschale wieder dunkelgrau ist.
Periodika • 237
Nutzerhandbuch
Statistik
Das Statistikmodul generiert tabellarische und grafische Statistiken. Diese dienen einer
Auswertung der eigenen Arbeit und der Vorausplanung z. B. in Bezug auf die
Bestandsentwicklung.
Sie rufen das Statistikmodul auf, indem Sie auf der Startseite von BIBLIOTHECAplus im
Menü Module → Statistik wählen.
Nach der Anmeldung an das Statistikmodul sehen Sie auf der rechten Bildschirmseite
Übersichten, die statistische Eckdaten berechnen, sowie die wichtigste individuelle
Statistik. Die Übersichten führen im Programm vorgegebene Abfragen per Knopfdruck
aus. Die Statistikabfragen über die Menüleiste erlauben es, eigene Kriterien über eine
Auswahl anzugeben.
Die Aufteilung der Statistiken in den Menüleisten entspricht in ihrer Bezeichnung der
genutzten Datenquelle. Von der Art der gewählten Statistik hängen die
Auswertungsmöglichkeiten und damit auch die ermittelten Werte ab.
Voraussetzungen
Im Folgenden sind die Voraussetzungen, um die Auswertungen des Statistikmoduls
sinnvoll zu nutzen, aufgeführt.
Benutzer- und Mediengruppen
Viele Statistiken basieren auf der Auswertung zum Vergleich verschiedener Benutzeroder Mediengruppen. Diese müssen in den einzelnen Benutzer- und Exemplardatensätzen
eingetragen sein. Wird die Ausleihstatistik genutzt, sollten Änderungen an Benutzer- oder
Mediengruppen vermieden werden. Wenn diese unvermeidlich sind, sollte die Änderung
zum Jahreswechsel erfolgen, damit Auswertungen, die eventuell über das ganze Jahr
erfolgen mit einheitlichen Werten arbeiten.
Tagesabschluss und Jahresabschluss
Für eine Ausleihstatistik im Statistikmodul ist der Tagesabschluss (Statistik) notwendig.
Dieser wird in der Verbuchung über Abschluss → Tagesabschluss (Statistik) oder
Automatischer Abschluss (Tagesabschluss Statistik) durchgeführt.
Statistik • 238
Nutzerhandbuch
Wir empfehlen, den Tagesabschluss jeden Abend zu starten.
Verlängerungen werden auch als Ausleihen gezählt.
Hinweis: Ein heute entliehenes Medium, welches heute wieder zurückgegeben wird,
wird in der Tagesstatistik → Ausleihstatistik nicht, aber in der Benutzer- →
Medienstatistik einmal gezählt.
Ein heute entliehenes Medium, das heute verlängert wird, wird im Tagesabschluss →
Ausleihstatistik einmal, in der Benutzer- → Medienstatistik zweimal gezählt.
Im Einstellungsmodul muss zum Jahreswechsel der Jahresabschluss durchgeführt werden,
nach Abschluss der Jahresstatistik.
Statistik - Jahresarbeiten – Jahresabschluss
Ressourcen
Wir empfehlen statistische Auswertungen nicht während der Öffnungszeiten
(Ausleihbetrieb) durchzuführen. Auf Grund der großen Datentransaktionen bei
statistischen Anfragen kann der Bibliotheksbetrieb ansonsten blockiert werden.
Hinweis: In Statistiken, deren Datenquelle nicht über den Tagesabschluss erstellt wird,
können keine Zeiträume in der Vergangenheit ausgewertet werden. Einige
Auswertungen können sowohl in Medien- als auch die Benutzerstatistiken immer nur
bis zum aktuellen Datum ausgewertet werden. Es ist also sinnvoll erforderliche
Statistiken möglichst zeitnah zu erstellen.
Datenhaltung
Damit in Medienstatistiken die Ausleihdaten aus dem Exemplarsatz für die Auswertung
erhalten bleiben, müssen Medien im Katalog bis zum Abschluss der erforderlichen
Statistiken erhalten bleiben. Wird ein Medium im Katalog gelöscht, verschwinden auch
die Ausleihen aus der Auswertung der Ausleihzahlen. Ebenso dürfen – damit die
Benutzerstatistiken genau ausgewertet werden – keine Benutzer gelöscht werden, da
dann die entsprechenden Daten ebenfalls gelöscht werden.
Einstellungen
Im Statistikmodul können Sie Menü unter Datei → Optionen und Datei → Kennzahlen
Einstellungen vornehmen .
Optionen
Unter Optionen → Registerkarte Hitliste erfolgt die Voreinstellung für die Auswertung der
Hitlisten (Medien) sowie der Besten- und Langweilerlisten:
• Maximal anzuzeigende Datensätze: Legt fest, wie viele Datensätze bei den
verschiedenen Besten- und Langweilerlisten tatsächlich angezeigt werden. Die
Statistik • 239
•
•
Nutzerhandbuch
Summe der Gesamtanzahl wird in jedem Fall angezeigt. In vielen Fällen ist es für
Auswertungen günstiger, eine Auswahl z. B. nach Mediengruppe oder Systematik
zu treffen, als den Wert auf weit über 1000 zu setzen.
Bei den Hitlisten nur Datensätze mit mind. n Ausleihen im aktuellen Jahr anzeigen:
Schränkt die Auswertung für Hit- und Bestenlisten ein. Nur ab dieser Anzahl
Ausleihen werden Benutzer oder Medien in der Auswertung berücksichtigt.
Bei den Negativlisten nur Datensätze mit maximal n Ausleihen im aktuellen Jahr
anzeigen: Schränkt die Auswertung für Langweilerlisten ein. Nur Benutzer und
Medien, die weniger als die hier angegebene Anzahl von Medien entliehen haben,
werden in der Auswertung berücksichtigt.
Unter Optionen → Registerkarte Sonstiges finden Sie folgende Einstellungen:
• Jahresstatistik: Abgänge unabhängig vom Makulierungsdatum: In den
Jahresstatistiken (Statistik DBS, Statistik St. Michaelsbund und Jahresmeldung)
werden in der Position Abgang standardmäßig alle Exemplare, denen zwischen
dem 01.01. und 31.12. des ausgewerteten Jahres der Exemplarstatus makuliert
zugeordnet wurde, gezählt.
Wird dieses Kontrollkästchen markiert, werden alle Exemplare mit dem
Exemplarstatus makuliert gezählt, unabhängig davon, wann sie den Status
erhielten. Das jeweilige Abgangsdatum finden Sie in den Exemplardaten auf der
Registerkarte Weitere Felder.
• Systematik nur nach Anfangsbuchstaben gruppieren: Diese Einstellung betrifft die
Auswertungsmöglichkeit nach Systematik (Hauptgruppen). Ist das
Kontrollkästchen markiert, sind die Hauptgruppen jeweils einstellig: Aa über Ahk
bis Az, alle mit A beginnenden Systematikgruppen würden zusammengefasst
unter A.
• Nach wie viel Zeichen soll die Systematik gruppiert werden? Entsprechend der
Auswahl an dieser Stelle kann alternativ auch eine beliebige Stellenanzahl
angegeben werden, um für in Ihrer Bibliothek sinnvolle Aussagen zu erhalten. Je
höher die eingetragene Zahl, desto detaillierter die Auswertung.
Bsp.: Der Eintrag 2 führt dazu, dass die Anzeige Aa Ab Ac Ad unterscheidet, die
Gruppen Ah, Ahk, Ahm zusammengefasst werden unter Ah.
Kennzahlen
Unter Datei → Kennzahlen können Sie spezifische Kennzahlen Ihrer Bibliothek angeben.
Die Eingabe ist Voraussetzung für einige Auswertungen:
• Potentielle Leser: Diese Zahl ist eine Art ideale Anzahl von Lesern. Für öffentliche
Bibliotheken wird die Anzahl der potenziellen Leser oft als die Einwohnerzahl der
Gemeinde oder des geographischen Einzugsgebiets festgelegt. Für
Firmenbibliotheken kann die Anzahl der Mitarbeiter angenommen werden.
Wissenschaftliche Bibliotheken können z. B. die Anzahl der Institutsmitglieder und
Anzahl eingeschriebener Studierender erfassen.
• Personalstellen: Theoretische Anzahl von Vollzeitstellen (eventuell also auch
Dezimalzahlen).
• Jahresetat: Geld, das der Bibliothek insgesamt für ein Jahr zur Verfügung steht.
• Öffnungsstunden pro Woche
Statistik • 240
Nutzerhandbuch
Druck
Jede Ergebnisanzeige kann über die Schaltfläche Druck neben der Tabellenanzeige
ausgedruckt werden. Das Ergebnis kann auf dem Drucker oder zur Weiterbearbeitung in
eine Datei gedruckt werden.
Der Drucker ist über die Schaltfläche Drucker wählbar. Für den Ausdruck steht eine
Auswahlliste vordefinierter Berichte zur Verfügung.
Über Optionen kann dem Ausdruck ein anderer Titel gegeben werden. Ein Eintrag unter
Fußzeile wird im Ausdruck dagegen nicht berücksichtigt.
Über die Registerkarte In Datei drucken wird die Statistik als RTF- oder ASCII-Datei
gespeichert. Geben Sie im Feld Datei die Laufwerks- und Pfadbezeichnung und den
Dateinamen an (z. B. c:\biblio\medstat.rtf).
Hinweis: Es kommt vor, dass beim Druck folgende Meldung erscheint: „Die Variablen
stimmen nicht mit den Berichtsvariablen überein: Die Version der für diesen Ausdruck
vorgesehenen Vorlagedatei stimmt dann nicht mit der genutzten Datenbankversion
überein.“ Im Drucken-Fenster finden Sie unter Beschreibung den Namen der genutzten
Vorlagedatei, z. B. auslin.qrp. Nehmen Sie die aktuellste Ihnen vorliegende ServiceCD zur Hand und kopieren diese Datei aus dem Biblio-Verzeichnis dieser CD in das
zentrale BIBILIOTHECAplus-Verzeichnis auf Ihrem Server. Überschreiben Sie die
vorhandene und nicht mehr aktuelle Datei. Die Meldung erscheint danach nicht mehr.
Export
Die Ergebnisse der statistischen Auswertungen können in einer Tabellenkalkulation (z. B.
Excel) oder in einer Textverarbeitung weiterverwendet werden. Dabei können sowohl die
Zahlen aus der Ergebnistabelle als auch die Grafik exportiert werden. Mit der
Tabellenkalkulation können dann individuelle Auswertungen oder Grafiken erstellt
werden.
Gehen Sie wie folgt vor, um Daten zu exportieren:
1. Klicken Sie zum Exportieren der Tabelle auf die Schaltfläche Kopie, die sich bei der
Ergebnisanzeige jeder Auswertung über der Tabelle befindet.
2. Öffnen Sie das Tabellen- oder Textverarbeitungssystem, in das die statistischen
Daten importiert werden soll.
3. Fügen Sie die Tabelle über die Menüleiste Bearbeiten → Einfügen im
Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm ein.
4. Die grafischen Darstellungen können ebenfalls in andere Programme exportiert und
dort in Berichten verwendet werden. Klicken Sie dazu die Grafik mit der rechten
Maustaste an und wählen Sie Kopieren.
5. Wechseln Sie in die Textverarbeitung und kopieren Sie die Grafik über die
Menüleiste Bearbeiten → Einfügen in die Textverarbeitung.
Achtung!
Es können nicht beliebig große Mengen exportiert werden, der Umfang ist abhängig
von der Größe des in Windows eingerichteten Zwischenspeichers. Sollten also nicht alle
Statistik • 241
Nutzerhandbuch
Daten im Programm ankommen, bitten Sie Ihre Systemadministration um eine
entsprechende Vergrößerung des Zwischenspeichers.
Grafiken bearbeiten
Neben der tabellarischen Statistik wird ein Diagramm erstellt. Je nach Eignung werden
entweder Kuchen-, Balken- oder Liniengrafiken erstellt.
1. Über die Leiste kann die Grafik nach den gewünschten Anforderungen geändert
werden. Beim Erstellen der Grafiken ist zu beachten, dass zwar grundsätzlich alle
Grafiken zur Verfügung stehen, i. d. R. aber nicht alle für die Anforderungen
geeignet sind.
2. Titel der einzelnen Grafiken, Vorder- und Hintergrundfarbe, Schriftarten können
geändert werden. Ziehen Sie die Maus an der Schalterfläche über dem Diagramm
entlang. Sie bekommen dann ein kleines Fenster angezeigt, welches Ihnen auf
Englisch anzeigt, welche Art der Änderung Sie vornehmen können, z. B.:
• Titel der einzelnen Grafiken (Registerkarte Titles)
• Vorder- und Hintergrundfarbe (Feld Color auf den Registerkarten
Background und Markers), Schriftarten (Feld Name auf der Registerkarte
Fonts)
3. Wählen Sie Apply Now um die Änderung zu übernehmen, oder Cancel, um den
Assistenten wieder zu verlassen.
4. Einige Einstellungen werden über den rechten Mausklick auf der Grafik ausgewählt:
• Drucken der Grafik auf den Drucker, der durch die Druckereinstellungen
ausgewählt wird.
• Kopieren der Grafik in die Zwischenablage von Windows. Hierüber kann die
Grafik in ein anderes Programm (Textverarbeitung) importiert werden.
• Aktualisieren der Grafik, wenn die Statistik anders sortiert wird.
• Vergrößern / Verkleinern der Grafik.
• Aktualisieren der Grafik, wenn die Statistik anders sortiert wird (alternativ
Neusortierung der Tabelle durch Doppelklick auf die Spaltenüberschrift).
Benutzerstatistik
Die Benutzerstatistik ermöglicht z. B. die Ermittlung der aktiven Leser, der Altersstruktur
und geographischen Verteilung der Benutzer. Sie basiert auf in den Benutzerdaten
gespeicherten Werten. Bei jedem Ausleihvorgang wird das Datum der letzten Ausleihe
überschrieben und der Wert der Ausleihen des Jahres und der Gesamtausleihen
entsprechend erhöht.
Übersicht
Die Auswahl erfolgt über die rechte Menüleiste Benutzer → Übersicht.
Statistik • 242
Nutzerhandbuch
Die Neuanmeldungen des aktuellen Monats und des Vormonats des aktuellen Jahres
können ermittelt werden oder die Neuanmeldungen, die im gesamten aktuellen Jahr oder
Vorjahr erfolgten:
1. Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Auswertung gestartet. Das Alter der
Benutzer und die Anzahl der Benutzer werden angezeigt. Bei Neuanmeldungen
ohne Altersangabe handelt es sich um Institutionen. Die Auswertung erfolgt über
das Feld Gültig seit (Benutzererfassung) / Anmeldung von bis (Statistik).
2. Markieren Sie in der Tabelle eine Zeile (Altersangabe) und drücken die Schaltfläche
Detail werden die Namen der neu angemeldeten Leser aufgelistet. Es erfolgt der
Wechsel zur Benutzerstatistik.
3. Über die Schaltfläche Auswahl kann eine individuelle Anfrage gestellt werden.
4. Über die Druckenschaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.
Benutzerstatistik
Die Auswertungsmöglichkeit über Benutzer → Benutzerstatistik ermöglicht Auswertungen
über die Benutzerstruktur Ihrer Bibliothek.
1. Der Assistent wird nach Klick auf Benutzerstatistik geöffnet. Die Registerkarte
Erklärung enthält Hinweise zur Statistik.
2. Über die Registerkarte Auswahl geben Sie die Kriterien an, über die Sie eine Statistik
erstellen möchten, z. B.:
• Alle Leser sollen ausgewertet werden: Bei Auswahl keine Eintragung
vornehmen.
• Aktive Leser sollen ermittelt werden: Bei Letzte Entleihung von z. B. 01.01.
eines Jahres bis zum aktuellen Tagesdatum eintragen.
• Neuanmeldungen des Jahres ermitteln: Bei Anmeldung von z. B. 01.01. des
Kalenderjahres bis zum aktuellen Tagesdatum oder 31.12. des
Kalenderjahres eintragen.
• Alle Kinder und Jugendlichen ermitteln: Bei Benutzergruppe z. B. KUJ
auswählen
3. In der Registerkarte Auswahl können auch mehrere Felder mit UND verknüpft
werden, um z. B. alle Kinder und Jugendlichen einer bestimmten Zweigstelle
ermitteln.
4. Das Geschlecht wird durch M (männlich), W (weiblich) oder P (Institutionen)
angegeben.
5. Über die Schaltfläche Weiter wechseln Sie in die Registerkarte Gruppierung.
6. Sie geben an, nach welchem Kriterium die Leser gegliedert werden sollen.
7. In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, wonach sortiert werden
soll:
• Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Leser.
• Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der
Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr.
• Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der
Anzahl aller Ausleihen (mehrere Jahre).
• Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter
Statistik • 243
Nutzerhandbuch
Gruppierung ausgewählt wurde.
8. Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und
grafischen Darstellung angezeigt:
• Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.
• Die Anzahl gibt die Summe der Leser, z. B. der jeweiligen Benutzergruppe,
an.
• Gesamt meldet die Anzahl der Ausleihen, welche im aktuellen Jahr und
über einen längeren Zeitraum (mehrere Jahre) getätigt wurden.
• Die Jahreszahl meldet die Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr.
Voraussetzung ist, dass am Jahresende der Statistiklauf Jahresstatistik
abschließen durchgeführt wurde.
• Am Ende der Tabelle werden die Summe der Leser, der gesamten Ausleihen
und der Ausleihen im aktuellen Jahr angezeigt.
• Durchschnitt zeigt Summe / Anzahl der Gruppierung.
9. Über die Schaltfläche Auswahl wechseln Sie wieder in den Assistenten. Mit der
Schaltfläche Kopie werden die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher kopiert.
Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder
Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen. Die Ausgabe der
Statistik auf den Drucker erfolgt mit der Schaltfläche Druck.
Besucheraktivitäten
Ausgewertet wird die Aktivität der Benutzer. Bei jeder Ausleihaktion des Lesers wird die
Aktivität gespeichert. Mit dem Tagesabschluss wird diese Aktivität in eine für diese
Auswertung erstellte Tabelle übertragen. Sie können hiermit jederzeit auswerten, wie
viele Benutzer an einem bestimmten Tag in der Bibliothek aktiv waren. Die Daten werden
dauerhaft gespeichert, d. h., auch nach einem Jahresabschluss können Sie weiterhin die
Aktivität des vergangenen Jahres auswerten.
Als Aktivität werden folgende Aktionen gewertet: Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung,
Vormerkung, Änderung der Benutzerdaten.
Nicht als Aktivität wird gewertet: Buchen oder Bezahlen von Gebühren, Aufruf der
Kontofunktion, Aktionen mit der rechten Maustaste im Benutzerkonto außer Rückgabe
und Verlängerung.
Die Aktivität der Benutzer kann in der Statistik nach verschiedenen Kriterien ausgewertet
werden, z. B. nach der aktiven Zweigstelle, Benutzergruppen, Benutzerkennzeichen oder
Alter.
1. Wählen Sie im Menü Benutzer → Besucheraktivitäten. Es öffnet sich der Assisten mit
der Registerkarte Erklärung.
2. Über die Registerkarte Auswahl geben Sie die Kriterien an, über die Sie eine Statistik
erstellen möchten. Die angebotenen Felder entsprechen meist Feldern gleichen
Namens aus dem Benutzerdatensatz.
• Zweigstelle: Berücksichtigt den Eintrag im Feld Zweigstelle in den
Benutzerdaten und bezieht sich daher auf die Zweigstelle, in der ein
Benutzer angemeldet ist, nicht unbedingt jene, in der er aktiv war.
• Geschlecht: Wird durch M (männlich), W (weiblich) oder P (Institutionen)
angegeben. Die Werte müssen in Großbuchstaben angegeben werden.
• Statistikkennzeichen: Dieses Feld kann in den Benutzerdaten einen anderen
Namen tragen, entsprechend der Einstellung unter Konfiguration (Sys) →
Statistik • 244
•
Nutzerhandbuch
Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter: FeldnameBeKZ.
Aktive Zweigstelle: Dieses Feld hat keine Entsprechung in den
Benutzerdaten. Die Auswahl bezieht sich auf die Zweigstelle, in der die
betreffende Aktion tatsächlich durchgeführt wurde. Der Wert wird an
jedem einzelnen Arbeitsplatz im Einstellungsmodul unter Konfiguration
(AP) → Ausleihe auf der Registerkarte Zweigstellen im Feld Zweigstelle in
der sich dieser Arbeitsplatz befindet festgelegt.
Es können in der Auswahlmaske auch mehrere Werte eingetragen werden,
die dann automatisch mit UND verknüpft werden, z. B. können Sie alle
Kinder und Jugendlichen einer bestimmten Zweigstelle ermitteln durch
Auswahl der Benutzergruppe Kinder und Jugendliche sowie der
Zweigstelle.
3. Mit Weiter wechseln Sie auf die Registerkarte Gruppierungen.
4. Sie geben an, nach welchem Kriterium die Leser in der Anzeige gegliedert werden
sollen.
Bsp.: Bei Auswahl haben Sie keine Eintragung vorgenommen. Bei Gruppierung
markieren Sie Benutzergruppe. Die Anzeige fasst dann die Werte für verschiedene
Benutzergruppen zusammen, z. B. die Zahlen für Erwachsene, Schüler, Mitarbeiter.
5. In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, wonach die
Ergebnisanzeige sortiert werden soll:
• Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter
Gruppierung ausgewählt wurde
• Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Leser.
6. Mit Weiter / Zurück blättern zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
grafischen Darstellung angezeigt.
8. Ergebnisanzeige:
• Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.
• Anzahl gibt die Summe der Leser z. B. der jeweiligen Benutzer- oder
Altersgruppe an, d. h., es wird nicht die Anzahl der Aktionen ausgewertet:
20 bedeutet, dass 20 Benutzer aktiv waren, nicht, dass eine unbestimmte
Anzahl Benutzer 20 Aktionen durchgeführt haben.
• Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der
Summe angezeigt und ein Durchschnittswert ermittelt. Durchschnitt:
Summe / Anzahl der Gruppierung.
9. Auswahl öffnet erneut den Assistenten. Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in
den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder
Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter
bearbeiten. Druck öffnet das Fenster Drucken → Kopieren über das die Auswertung
ausgedruckt werden kann.
Bestenlisten
Über den Menüpunkt Benutzer können die Bestenlisten ausgewählt werden. Sie haben im
Menü folgende Auswahlmöglichkeiten:
• Jahresbestenliste: Ermittelt diejenigen Benutzer, die im aktuellen Jahr besonders
fleißig entliehen haben.
Statistik • 245
Nutzerhandbuch
•
Gesamtbestenliste: Wählt diejenigen Benutzer, die in der gesamten Ausleihzeit am
meisten entliehen haben.
Über den Menüpunkt Datei → Optionen → Hitlisten wird festgelegt, ab wie vielen
Ausleihen im aktuellen Jahr der Leser in die Jahresbestenliste kommt.
Die Auflistung der Benutzer erfolgt nach Namen, jeweils mit Gesamtausleihen und
Ausleihen des aktuellen Jahres und des Vorjahres.
Über Auswahl kann der Jahres- oder Gesamtbeste aller Leser ermittelt werden (keinen
Eintrag vornehmen) oder z. B. der Jahres- oder Gesamtbeste einer bestimmten
Benutzergruppe (Benutzergruppe eingrenzen).
Die angebotenen Felder entsprechen Feldern gleichen Namens aus dem
Benutzerdatensatz. Ausnahme: Statistikkennzeichen, dieses Feld kann in den
Benutzerdaten einen anderen Namen tragen, entsprechend der Einstellung unter
Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe → Parameter:
FeldnameBeKZ.
Bsp.:
Sie möchten alle Leser auswerten, egal wann die letzte Ausleihe stattfand:
Nehmen Sie bei Auswahl keine Eintragung vor.
Sie möchten alle Kinder und Jugendlichen ermitteln:
Wählen Sie bei Benutzergruppe KUJ aus.
Es können auch mehrere Werte eingetragen werden, die dann automatisch mit UND
verknüpft werden.
Die Auswahl einer Zweigstelle berücksichtigt den Eintrag im Feld Zweigstelle in den
Benutzerdaten und bezieht sich daher auf die Zweigstelle, in der ein Benutzer angemeldet
ist, nicht unbedingt jene, in der er aktiv war.
Das Geschlecht wird durch M (männlich), W (weiblich) oder P (Institutionen) angegeben.
Die Werte müssen in Großbuchstaben angegeben werden, sonst findet die entsprechende
Auswahl nicht statt.
Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen
Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.
Ergebnisanzeige:
• Die Tabelle wird absteigend nach der Anzahl der Jahres- oder Gesamtausleihen
sortiert.
• In der ersten Spalte werden Name und Vorname des Benutzers angegeben.
• Gesamt gibt die Gesamtsumme der Ausleihen dieses Lesers seit Nutzung des
Ausleihmoduls an.
• Jahr und Vorjahr die Ausleihen aus dem aktuellen und vergangenen Jahr.
Voraussetzung hierfür ist die Durchführung des Jahresabschluss.
• Am Ende der Tabelle wird die Gesamtanzahl von Lesern, die ermittelt wurden,
angezeigt. Wie viele mit Namen in der Liste angezeigt werden, kann über den
Menüpunkt Datei → Optionen eingestellt werden. Der Durchschnittswert
errechnet sich aus der Anzahl der Ausleihen / Anzahl der Leser.
Bsp.: Durchschnitt 7,57 = 5000 Ausleihen in der Spalte Gesamt / 10 Benutzer:
Jeder Benutzer der Bestenliste hat insgesamt / im Jahr durchschnitt 500 Ausleihen
getätigt.
Statistik • 246
Nutzerhandbuch
• Auswahl öffnet erneut den Assistenten.
• Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend
können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und
die Werte einfügen und weiter bearbeiten.
• Druck öffnet das Fenster Drucken → Kopieren über das die Auswertung
Langweilerlisten
Im Menü unter Benutzer können Benutzer ermittelt werden, die nur wenige oder gar
keine Medien entliehen haben. Sie haben folgende Optionen:
• Jahreslangweiler: Ermittelt diejenigen Benutzer, die im aktuellen Jahr besonders
wenig entliehen haben.
• Gesamtlangweiler: Wählen diejenigen Benutzer, die in der gesamten Ausleihzeit
am wenigsten entliehen haben.
Über den Menüpunkt Datei → Optionen → Hitlisten wird festgelegt, ab wie wenigen
Ausleihen im aktuellen Jahr der Leser in die Jahres- oder Gesamtbestenliste kommt.
Die Auflistung der Benutzer erfolgt nach Namen, jeweils mit Gesamtausleihen und
Ausleihen des aktuellen Jahres und des Vorjahres.
Über Auswahl können nun die Jahres- oder Gesamtlangweiler aller Leser ermittelt werden
(keinen Eintrag vornehmen) oder die Auswahl eingegrenzt werden.
Die angebotenen Felder entsprechen Feldern gleichen Namens aus dem
Benutzerdatensatz. Ausnahme: Statistikkennzeichen, dieses Feld kann in den
FeldnameBeKZ.
Es können auch mehrere Werte eingetragen werden, die dann automatisch mit UND
verknüpft werden, z. B. können Sie alle Kinder und Jugendlichen einer bestimmten
Zweigstelle ermitteln.
Die Auswahl einer Zweigstelle berücksichtigt den Eintrag im Feld Zweigstelle in den
Benutzerdaten und bezieht sich daher auf die Zweigstelle, in der ein Benutzer angemeldet
ist, nicht unbedingt jene, in der er aktiv war.
Das Geschlecht wird durch M (männlich), W (weiblich) oder P (Institutionen) angegeben.
Die Werte müssen in Großbuchstaben angegeben werden.
Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.
Ergebnisanzeige:
• Die Tabelle wird absteigend nach der Anzahl der Jahres- oder Gesamtausleihen
sortiert.
• In der ersten Spalte werden Name und Vorname des Benutzers angegeben.
• Gesamt gibt die Gesamtsumme der Ausleihen dieses Lesers seit Nutzung des
Ausleihmoduls an.
• Jahr und Vorjahr die Ausleihen aus dem aktuellen und vergangenen Jahr.
Voraussetzung hierfür ist die Durchführung des Jahresabschluss.
• Am Ende der Tabelle wird die Gesamtanzahl von Lesern, die ermittelt wurden,
angezeigt. Wie viele mit Namen in der Liste angezeigt werden, kann über den
Statistik • 247
Nutzerhandbuch
Menüpunkt Datei → Optionen eingestellt werden. Der Durchschnittswert
errechnet sich aus der Anzahl der Ausleihen / Anzahl der Leser.
Bsp.: Durchschnitt 7,57 = 5000 Ausleihen in der Spalte Gesamt / 10 Benutzer:
Jeder Benutzer der Bestenliste hatte insgesamt / im Jahr durchschnitt 500
Ausleihen getätigt.
Medienstatistik
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu Statistiken für Medien.
Übersicht
Über Medien → Übersicht im rechten Menü erreichen Sie die Übersicht der Medien.
Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Statistik ausgewertet.
Über die Druckenschaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.
•
•
•
•
•
•
•
•
Anzahl Mediensätze zählt alle Titelaufnahmen, d. h., ein Gesamtwerk
(übergeordnete Einheit) wird als Mediensatz gezählt. Der Stücktitel,
unselbstständige Literatur, einbändige Werke, AV-Medien, Spiele, Loseblattwerke
werden als Mediensatz gezählt.
Anzahl Exemplarsätze zählt alle Exemplarsätze (doppelte Exemplare, Exemplare
aller Statusbezeichnungen wie verfügbar, entliehen, bestellt, beim Buchbinder).
Bei Gesamtaufnahmen und unselbstständiger Literatur existiert kein Exemplarsatz,
diese werden deshalb nicht gezählt.
Von der Anzahl Exemplare sind momentan eine bestimmte Anzahl Exemplare z. B.
verfügbar, makuliert. Es gibt in BIBLIOTHECAplus noch zahlreiche andere
Statusbezeichnungen, z. B. gesperrt, zurückgelegt, beim Buchbinder,
heute zurückgegeben, d. h., die Summe der genannten Statusbezeichnungen
ist nicht die Gesamtsumme aller Exemplare.
Absenzquote: Durchschnittswert der entliehenen Medien (in Prozent)
Absenzquote = 100 / Anzahl Exemplarsätze x entliehener Medien
Anzahl Ausleihen im aktuellen Jahr, gezählt unabhängig vom Tagesabschluss
Anzahl Benutzer: Anzahl der angemeldeten Benutzer (alle Leser; aktive Leser und
Leser, die längere Zeit nichts mehr entliehen haben).
Anz. Benutzer im akt. Jahr: Anzahl der aktiven Benutzer (Leser, die im aktuellen
Jahr mindestens einmal in der Bibliothek waren und ein Medium ausgeliehen oder
verlängert haben).
Ausleihen heute
Statistik • 248
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Ausleihen pro Benutzer: Ausleihen pro Benutzer = Anzahl Ausleihen / Anzahl
Benutzer.
Ausleihen pro potentiellem Benutzer: Potenzielle Benutzer sind Personen aus dem
Einzugsgebiet der Bibliothek, die in der Bibliothek noch nicht als Leser gemeldet
sind. Zu Grunde gelegt wird i. d. R. die Einwohnerzahl. Diese kann über die
Menüleiste Datei → Kennzahlen eingegeben werden.
Bestand pro Benutzer = Anzahl der Exemplarsätze – makulierte Exemplare /
Anzahl Benutzer; für jeden Benutzer steht eine bestimmte Anzahl an Medien zur
Verfügung.
Bestand pro potentiellem Benutzer = Anzahl der Exemplare – makulierte
Exemplare / potentielle Leser (Datei → Kennzahlen).
Etat pro Benutzer = Jahresetat (Datei → Kennzahlen) / Anzahl Benutzer; pro
Benutzer wird dieser Betrag in EUR von der Bibliothek ausgegeben.
Etat pro potentiellem Benutzer = Jahresetat / potentielle Leser
Ausleihen pro Mitarbeiter = Anzahl Ausleihen / Personalstellen (Datei →
Kennzahlen)
Bestand
Sie erreichen die Bestandsstatistik über Klick auf Bestand im rechten Menü. Über die
Menüleiste Datei → Optionen hinterlegen Sie, nach wie viel Zeichen die Systematik
gruppiert werden soll (empfehlenswert 1, Eingabe von 2 oder 3 möglich).
Gehen Sie in der Bestandsstatistik wie folgt vor:
1. Über die Taschenrechner-Schaltfläche werden die Anzahl der Exemplare und
Ausleihen gegliedert nach Systematik ausgewertet. Die Auswertung erfolgt nur über
das aktuelle Jahr oder das Vorjahr.
2. Im Ergebnis wird die Systematikstelle angezeigt, die Anzahl der Exemplare
(Standort/Signatur B% je nach Auswahl aktuelles Jahr oder Vorjahr eingegrenzt auf
das Zugangsdatum des aktuellen Kalenderjahres oder des Vorjahres) und die Anzahl
der Ausleihen der Exemplare in dem jeweiligen Jahr (unabhängig vom
Tagesabschluss).
3. Markieren Sie in der Tabelle eine Systematik und drücken Sie auf die Schaltfläche
Detail für eine detaillierte Auswertung.
4. Über Druckenschaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.
Entwicklung
Sie erreichen die Entwicklungsstatistik über Klick auf Entwicklung im rechten Menü. Wie
viele Systemstellen von der Systematik angezeigt werden sollen, wird über Datei →
Optionen eingestellt.
Gehen Sie in der Entwicklungsstatistik wie folgt vor:
Statistik • 249
Nutzerhandbuch
1. Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Auswertung gestartet.
2. Die Spalte Zugang zeigt die Summe der Exemplare je Systematik, die in dem
gewählten Monat oder Jahr in der Bibliothek eingetroffen und katalogisiert wurden.
Abgang summiert je Systematik die Anzahl der Exemplare, die in dem gewählten
Monat oder Jahr von der Bibliothek ausgesondert (makuliert) wurden. Die Spalte
Bestandsentwicklung weist die Summe der Exemplare je Systematik aus, die zum
Ende des jeweiligen Monats oder Jahres im Programm katalogisiert waren. Existiert
in der Tabelle eine Zeile ohne Systematik aber mit Zugangs-, Abgangs- oder
Bestandszahlen, handelt es sich um Medien, denen keine Systematik bei der
Katalogisierung zugeordnet wurde. Diese Medien können im Katalog über die
Expertenrecherche gesucht und nachgearbeitet werden. Am Tabellenende erhalten
Sie eine Summe der Zugänge, Abgänge oder des Bestandes bis zum Ende des
jeweiligen Monats oder Jahres.
3. Wenn Sie in der Tabelle eine Systematik markieren und die Schaltfläche Detail
drücken, wird diese Systematik detailliert ausgewertet. Weitere individuelle
Anfragen können über die Schaltfläche Auswahl gestellt werden. Über die
Druckenschaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.
Medienstatistik
Sie gelangen zur Medienstatistik, indem Sie im rechten Menü Medienstatisitk klicken oder
im Menü Medien → Medienstatistik wählen. Es öffnet sich der Assistent in der
Registerkarte Erklärung.
Die Medienstatistik ermöglicht z. B. die Ermittlung der Bestandszusammensetzung in
Bezug auf Mediengruppen, Systematikstellen und Sprachen.
Die Daten stammen aus dem Exemplarsatz. Auf der Registerkarte Ausleihdaten eines
Exemplarsatzes werden diese angezeigt: Letzte Ausleihe, Jahr, Gesamt. Bei einer Ausleihe
wird das Datum der letzten Ausleihe überschrieben und die Anzahl an Ausleihen des
Jahres oder Gesamt um 1 erhöht. Exemplare mit den Statusbezeichnungen M (makuliert),
B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt
sind, werden in diesen Auswertungen nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands
sind.
Im Assistenten können Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien eingeben, nach
denen Sie auswerten möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen
Sie keinen Eintrag vor. Mehrere Kriterien werden automatisch mit UND verknüpft (z. B.
Mediengruppe und Zweigstelle).
•
Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder
Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz auf der Registerkarte
Ausleihdaten zugegriffen.
•
Die Felder Sprache (aus dem Mediensatz) und 2. Standort (aus den
Exemplardaten) lassen sich auswerten. Ebenso ist eine Gruppierung für diese
Felder möglich.
•
Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten
Exemplarstatus eingeschränkt werden, z. B. P (Präsenz) zur Auswertung des
Präsenzbestandes.
Tipp: Der Exemplarstatus M (makuliert) wird bei der generellen
Bestandsauswertung nicht berücksichtigt. Wenn Sie aber explizit den
Statistik • 250
Nutzerhandbuch
Exemplarstatus M (makuliert) auswählen, kann dieser gesamt und in
Kombination mit anderen Auswahlkriterien ausgewertet werden.
•
Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste aktuelles Jahr/Vorjahr ist
kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare
beschränkt.
•
Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt
werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald
eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine
Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum
von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum
aktuellen Tag ausgewertet.
•
In der Registerkarte Gruppierung wählen Sie, nach welcher Aufgliederung die
Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen, z. B.:
• Systematik: Die vollständige Systematikgruppe wird in der Statistiktabelle
angezeigt.
• Systematik, Hauptgruppe: Die Anzeige der Systematik wird auf wahlweise 1-5
Stellen der Systematik begrenzt. Die Anzahl der Stellen tragen Sie unter der
Menüleiste Datei → Optionen → Sonstiges ein.
• Zweigstelle: Standort des Mediums aus dem Exemplarsatz, nicht der Eintrag
aus dem Feld Standort/Signatur.
• Kurztitel greift auf die Exemplardaten (Registerkarte Ausleihdaten) zurück.
• Lieferant, Bestellart greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Weitere
Felder) zurück.
•
Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf
dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie hier
aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder
Medienkennzeichen ausnehmen.
• Bei Mediengruppen tragen Sie bitte die Kürzel der Mediengruppen ein.
Hierbei muss auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden. Die Kürzel der
Mediengruppen können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege →
Werte → Tabelle: Mediengruppe ermitteln. Mehrere Werte werden durch
Komma getrennt.
• Bei Systematikgruppen können Sie die vollständige Systematikgruppe
eintragen oder auf eine gesamte Hauptgruppe zurückgreifen (A%, ...).
• Das Medienkennzeichen besteht nur aus einem Wert (kein Kürzel), hier muss
die vollständige Bezeichnung eingetragen oder über % trunkiert werden.
Achtung!
Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt
werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei
allen Angaben kann mit % trunkiert werden.
Bsp.: Die Systematik S% wird bei Auswahl eingestellt. Die
Systematikgruppe SL (Romane) soll nicht berücksichtigt werden. Bei
Ausnahmen tragen Sie SL ein.
Registerkarte Sortierung:
• Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, das unter Gruppierung
ausgewählt wurde.
Statistik • 251
•
•
•
Nutzerhandbuch
Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Medien.
Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Ausleihen im
aktuellen Jahr.
Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl aller Ausleihen
(mehrere Jahre).
1. Klicken Sie auf OK, um die Statistik zu ermitteln.
2. Über die Schaltfläche Auswahl gelangen Sie wieder in den Assistenten.
3. Über die Schaltfläche X wechseln Sie in die Dienstrecherche. Wählen Sie das
Kriterium (z. B. Interessenkreis: Thriller) aus, auf das Sie die bereits angezeigte
Statistik weiter eingrenzen möchten. Voraussetzung dafür ist eine erfolgte
Medienstatistik von Auswahl bis Sortierung.
4. Über Gruppierung, Anzahl, Gesamt, Jahr kann die Sortierung geändert werden.
5. Sie haben zudem die Option zum Drucken, Kopieren der Statistik und Ändern der
grafischen Darstellung.
Individuelle Medienstatistik
Über den Menüpunkt Medien → Individuell rufen Sie den Assistenten für die individuelle
Medienstatistik auf. Diese ermöglicht die Analyse des Bestandes nach besonders
umfangreichen Gruppierungsmöglichkeiten. So kann z. B. ermittelt werden, ob der
Bestand in einzelnen Zweigstellen aktueller ist, weil viele Exemplare mit einem aktuellen
Erscheinungsjahr vorhanden.
Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- und Exemplarsätzen aus dem
Katalog berücksichtigt.
Exemplare mit den Statusbezeichnungen M (makuliert), B (bestellt) und D (Vorschlagsliste)
und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen
nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.
Geben Sie in der Registerkarte Auswahl des Assistenten die Kriterien ein, die Sie
auswerten möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter
keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung)
eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).
•
Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder
Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte
Ausleihdaten) zugegriffen.
•
Zweigstelle greift auf den Eintrag im Feld Zweigstelle im Exemplarsatz zu.
•
Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung, nach welchem Merkmal die Medien aus der
Auswahl angezeigt werden sollen.
Statistik • 252
Nutzerhandbuch
Die Liste enthält fast alle Felder aus Medien- und Exemplarsatz, kann z. B. nach dem 2.
Standort aus dem Exemplarsatz oder der Medienart aus dem Mediensatz gruppiert
werden.
Die Gruppierung nach Mediengruppe wertet die Einträge aus dem Exemplarsatz
(Registerkarte Ausleihdaten) aus, die Gruppierung nach Medienkennzeichen wertet an
dieser Stelle die Einträge aus dem Mediensatz (Registerkarte Verwaltung) aus.
Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser
Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder
mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen
ausnehmen.
Achtung!
Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel
können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte in den Tabellen
MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.
Bsp.: Die Systematik S% wird bei Auswahl eingestellt. Die Systematikgruppe SL
(Romane) soll nicht berücksichtigt werden. Bei Ausnahmen tragen Sie diese
Systematikgruppe SL ein.
Sie haben folgende Optionen im Assistenten:
• Weiter / Zurück blättern zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
• Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und
grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der
Registerkarte Gruppe.
Ergebnisanzeige:
•
Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.
•
Die Anzahl gibt den Gesamtbestand z. B. der jeweiligen Mediengruppen oder
Zweigstellen an, ohne die makulierten, bestellten und vorgeschlagenen Exemplare.
•
Ausl. Ges. zeigt die Anzahl der Ausleihen, die im aktuellen Jahr und über einen
längeren Zeitraum (mehrere Jahre) getätigt wurden, unabhängig vom Tagesabschluss.
•
Die mit Jahreszahlen überschriebenen Spalten zeigen die Ausleihzahlen des aktuellen
und der Vorjahre an. Voraussetzung für diese Zahlen ist, dass am jeweiligen
Jahresende der Jahresabschluss durchgeführt wurde.
•
Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der Summe
angezeigt.
Sie haben folgende Optionen in der Ergebnisanzeige:
Statistik • 253
Nutzerhandbuch
Bestandsentwicklung
Über den Menüpunkt Medien → Bestandsentwicklung rufen Sie den Assistenten für die
Bestandsentwicklung auf. Dieser ermöglicht die Analyse der Entwicklung des
Gesamtbestands oder für einzelne Gruppen unter Betrachtung eines festgelegten
Zeitraums. Das Ergebnis sind die Zahlen für die makulierten und neu erworbenen
Exemplare sowie den Gesamtbestand.
Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- und Exemplarsätzen aus dem
Katalog berücksichtigt.
Exemplare mit den Statusbezeichnungen B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und
Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen
nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.
In der Registerkarte Auswahl und Zeitabschnitt geben Sie die Kriterien ein, die
ausgewertet werden sollen. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie
keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung)
•
Das Zugangsdatum soll bei dieser Statistik hauptsächlich berücksichtigt werden
und ist daher voreingestellt (01.01. des aktuellen Jahres bis zum aktuellen Tag).
Der Eintrag kann gelöscht und geändert werden.
•
Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort kann über
das %-Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe
oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte
Ausleihdaten) zugegriffen.
•
Zweigstelle greift auf den Eintrag im Feld Zweigstelle im Exemplarsatz zu.
•
Mit Standort wird das Feld Standort/Signatur aus dem Exemplarsatz ausgewertet.
•
•
Im Feld Zeitabschnitt kann Jahr oder Monat gewählt werden. Die Statistik zeigt
anschließend die Zugänge, Abgänge und Bestandszahlen monatsweise oder nach
Jahren.
Hinweis: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein
Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte
Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.
Achtung!
können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte in der Tabelle
Sie haben im Assistenten folgende Optionen:
• Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
• Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle, sowie
einer grafischen Darstellung angezeigt. Die Schaltfläche erscheint nur auf der
Statistik • 254
Nutzerhandbuch
Ergebnisanzeige:
•
Die erste Spalte zeigt die Gruppierung nach dem gewählten Zeitabschnitt.
•
Die Spalte Zugang zeigt die Summe der Exemplare je Systematik, die in dem
gewählten Monat oder Jahr in der Bibliothek eingetroffen sind oder katalogisiert
wurden, für diese Auswertung muss im Exemplarsatz das Zugangsdatum eingetragen
sein.
•
Abgang summiert je Systematik die Anzahl der Exemplare, die in dem gewählten
Monat oder Jahr von der Bibliothek makuliert wurden. Diese Auswertung funktioniert
nur, wenn ausgesonderte Exemplare auf den Status makuliert gesetzt und nicht ganz
aus dem Katalog gelöscht werden. Das Abgangsdatum wird im Exemplarsatz beim
Makulieren automatisch gesetzt.
•
Die Spalte Bestand weist die Summe der Exemplare je Zeitabschnitt aus, die zum Ende
des jeweiligen Monats oder Jahres im Programm katalogisiert waren.
•
Am Tabellenende erhalten Sie die Summe der Zugänge, Abgänge und des Bestandes
bis zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres und die Durchschnittswerte.
Durchschnitt = Summe Zugang oder Abgang / Bestand.
Bsp.: Durchschnitt 41,67 = 500 Abgänge / 12 Zeitabschnitte in jedem Zeitabschnitt
(z. B. in jedem Monat der ausgewerteten 12 Monate) sind durchschnittlich ca. 42
Medien makuliert worden.
Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:
• X öffnet die Dienstrecherche. Sie können Ihre Auswahl nach beliebigen Kriterien
weiter verfeinern, z. B. kann vor einer Lesung genau der Gesamtbestand und die
Anzahl der Ausleihen der Medien eines Autors ermittelt werden und für die
Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden. Auch eine Auswertung nach
Signaturfarben ist über eine entsprechende Expertenrecherche möglich. Die
Erstellung der Auswertung erfolgt aus der Dienstrecherche über die Schaltfläche
Suchen.
Hitlisten für Medien
Im Menü unter Hitlisten finden Sie Funktionen zur Anzeige von Bestenlisten und
Langweilerlisten, bezogen auf Medien.
Bestenlisten
Sie können unter folgenden Bestenlisten wählen:
• Jahresbestenliste: welche Medien im aktuellen Jahr am häufigsten entliehen
wurden (Spalte Jahr).
• Vorjahresbestenliste: welche Medien im Vorjahr am häufigsten entliehen wurden
(Spalte Vorjahr).
Statistik • 255
Nutzerhandbuch
•
Gesamtbestenliste: welche Medien insgesamt (über mehrere Jahre) am häufigsten
entliehen wurden (Spalte Gesamt).
Über die Menüleiste Datei → Optionen → Hitlisten kann die Anzeige der Jahres- /
Vorjahres- / Gesamtbesten auf maximal anzuzeigende Datensätze begrenzt werden.
Über die Menüleiste Datei → Optionen → Hitlisten wird ebenfalls festgelegt, ab wie vielen
Ausleihen im aktuellen Jahr das Medium in die Jahresbestenliste kommt.
Über den Assistenten (Registerkarte Auswahl) können die Jahres-/ Vorjahres-/
Gesamtbesten aller Medien ermittelt werden oder z. B. auf eine bestimmte
Mediengruppe oder Systematik eingegrenzt werden.
Mit dem %-Zeichen kann trunkiert werden, d. h., mehrere Mediengruppen können
gemeinsam auswertet werden.
Bsp.: Die Sachbücher (SB) und Sachbücher Ostern (SBO) und Sachbücher Weihnachten
(SBW) werden gemeinsam über SB% ausgewertet.
Über die zweite Registerkarte Ausnahmen können Ausnahmen definiert werden.
•
Bei Anzahl Ausleihen von bis… handelt es sich nicht um ein Datumsfeld. Es ist nicht
das Ausleihdatum gemeint, sondern die Anzahl der Ausleihen im Jahr, z. B. von 30
(Ausleihen) bis 100 (Ausleihen).
•
Letzte Entleihung von bis bezieht sich ebenfalls nicht auf das Ausleihdatum. Es
empfiehlt sich, diese Abfrage immer bis zum aktuellen Tag durchzuführen.
Bei Auswertungen über den Exemplarstatus wird auf die Kürzel der ExemplarstatusBezeichnungen zurückgegriffen (V, E, etc.). Im Einstellungsmodul über Registerpflege/
Werte/ Tabelle: Exemplarstatus kann die Bezeichnung ermittelt werden.
Mehrere Kriterien (z. B. Zweigstelle und Mediengruppe) können zusammengefasst
werden (UND-Verknüpfung).
Die Tabelle zeigt Verfasser und Titel oder nur den Titel der Medien und absteigend
sortiert die Anzahl der Ausleihen.
Langweilerlisten
Sie können unter folgenden Langweilerlisten wählen:
• Jahreslangweiler: welche Medien im aktuellen Jahr selten entliehen wurden
(Spalte Jahr in der Ergebnisanzeige).
• Vorjahreslangweiler: welche Medien im Vorjahr selten entliehen wurden (Spalte
Vorjahr in der Ergebnisanzeige).
• Gesamtlangweiler: welche Medien insgesamt (über mehrere Jahre) selten
entliehen wurden (Spalte Gesamt in der Ergebnisanzeige).
Die den Auswertungen zugrunde liegenden Daten werden aus dem Exemplarsatz
ermittelt.
Über den Menüpunkt Datei → Optionen → Hitlisten wird festgelegt, ab wie wenigen
Ausleihen im aktuellen Jahr ein Medium in die Langweilerliste kommt. Durch den Eintrag
von null in den Einstellungen können Sie Nulllisten ermitteln, also nur Medien, die über
einen bestimmten Zeitraum überhaupt nicht entliehen wurden.
Im Assistenten in der Registerkarte Auswahl tragen Sie die Kriterien ein, die Sie auswerten
möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter Auswahl
keinen Eintrag vor.
Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B.
Mediengruppe und Zweigstelle):
Statistik • 256
Nutzerhandbuch
•
Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %Zeichen trunkiert werden.
•
Bei Auswertungen über den Exemplarstatus wird auf die Kürzel der
Exemplarstatusangaben zurückgegriffen (V, E, etc.). Im Einstellungsmodul über
Registerpflege → Werte → Tabelle: Exemplarstatus kann die Bezeichnung
angezeigt werden.
•
Die Zweigstelle bezieht sich auf die besitzende Zweigstelle des Exemplars, den
Eintrag aus dem Exemplarsatz, nicht die Zweigstelle in dem das Medium entliehen
wurde.
•
Das Feld Anzahl Ausleihen von bis ist kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es
werden Medien ermittelt, die beispielsweise im aktuellen Kalenderjahr (von) 0 (bis)
3 Mal entliehen wurden.
•
Bei Letzte Entleihung handelt es sich um das Datum, an dem das Medium das
letzte Mal entliehen wurde. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe
gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit
überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es
genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird
automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.
Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Sie können aber eine oder mehrere
bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.
Achtung!
Bei Einträgen unter Mediengruppe und Exemplarstatusangaben müssen die Kürzel
genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege →
Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit %
trunkiert werden.
Bsp.: Die Systematik S% wird bei Auswahl eingestellt. Die Systematikgruppe SL (i. d.R.
Romane) soll nicht berücksichtigt werden. Bei Ausnahmen tragen Sie diese
Systematikgruppe SL ein.
• Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und
grafischen Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der
Ergebnisanzeige:
Die Tabelle zeigt unter Name den Verfasser und Titel oder bei Sachtitelwerken nur den
Titel der Medien und in den Spalten Gesamt, Jahr und Vorjahr aufsteigend sortiert die
Anzahl der Ausleihen. Die Sortierung unterscheidet sich je nach Auswertung:
•
Bei den Gesamtlangweilern wird nach den Gesamtausleihen sortiert.
•
Bei den Jahreslangweilern nach den Jahresausleihen.
• Bei der Vorjahreslangweilern nach den Vorjahresausleihen.
In der letzten Spalte wird zusätzlich der Standort (Signatur) ausgegeben. So kann die
Liste nach dem Druck mit der Standortangabe auch als Grundlage für die Prüfung und
eventuelle Aussonderung von Exemplaren dienen.
Statistik • 257
Nutzerhandbuch
• Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können
Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte
einfügen und weiter bearbeiten.
• Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt
werden kann.
Ausleihstatistik
Im Folgenden erhalten Sie Informationen über die Ausleihstatistik.
Übersicht
Wählen Sie im rechten Menü Ausleihen → Übersicht, um die Anzahl der Ausleihen vom
aktuellen Tag, sortiert wahlweise nach Zeit (Uhrzeit der Ausleihe) oder nach zu ermitteln.
Die dieser Auswertung zugrunde liegenden Daten werden in der Verbuchung beim
Tagesabschluss (Statistik) in die Ausleihstatistik geschrieben. Die Ausleihen des aktuellen
Datums können also immer erst nach dem Tagesabschluss angezeigt werden.
Um die Auswertung zu erstellen, muss die Taschenrechner-Schaltfläche angeklickt
werden.
Mit den Pfeilen links und rechts von der Schaltfläche Heute kann ein anderes Datum
gewählt werden, die Taschenrechner-Schaltfläche muss dann erneut gedrückt werden.
Über die Druckenschaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.
Individuelle Ausleihstatistik
Klicken Sie rechts auf Ausleihen → Statistik individuell oder im Menü auf Ausleihen →
Individuell, um die individuelle Ausleihstatistik zu starten.
Die Ausleihstatistik ermöglicht z. B. die Ermittlung besonders aktiver Benutzergruppen,
beliebter Medienarten oder Mediengruppen. Ebenfalls berechnet werden können
Stoßzeiten, die für die Personalplanung und Öffnungszeitenregelung von Bedeutung
sind. In der Verbuchung bei Tagesabschluss (Statistik) wird die Anzahl der Ausleihen und
Verlängerungen gezählt und in die Ausleihstatistik geschrieben.
Zunächst öffnet sich der Assistent und unter der Registerkarte Auswahl werden die
Kriterien eingetragen.
•
Die Angabe des genauen Zeitraums über Ausleihdatum ist möglich, z. B.: 01.10.
des Jahres bis 31.10. Wird das Bis-Feld frei gelassen, wird automatisch bis zum
•
Mit der Anfrage nach Stunde, Tag, Monat oder Jahr kann ausgewertet werden,
wie hoch die Ausleihenzahlen immer zu einer bestimmten Stunde, einem
bestimmten Zeitraum, immer an einem bestimmten Tag oder immer in einem
bestimmten Monat über mehrere Jahre sind. Bei Stunde kann z. B. die Zeit
Statistik • 258
•
•
•
Nutzerhandbuch
zwischen 08:00 bis 10:00 Uhr ausgewertet werden. Von jedem Ausleihtag werden
die Ausleihen im Zeitraum ausgewertet.
Bei Tag kann immer ein bestimmter Tag z. B. 10 bis 10 oder 01 bis 10
ausgewertet werden.
Bei Monat kann ein bestimmter Monat, z. B. 08 bis 08 herangezogen werden.
Bei Jahr kann ein gesamtes Jahr ausgewertet werden, z. B. 05 bis 05.
Achtung!
Keine Auswertungsmöglichkeit über die Schaltfläche Gesamt in der
folgenden Registerkarte.
•
In der Verbuchung bei Tagesabschluss (Statistik) wird die Anzahl der Ausleihen
und Verlängerungen gezählt und in die Ausleihstatistik geschrieben. Die
Ausleihart (Art) kann getrennt ausgewertet werden. D. h., Sie können getrennt
ermitteln, wie viele Medien entliehen oder verlängert wurden.
•
Mehrere Auswahlkriterien können verknüpft werden. Z. B. kann die Auswertung
über ein angegebenes Ausleihdatum auf eine Benutzergruppe eingegrenzt werden
oder auf eine Mediengruppe.
•
Das Kontrollkästchen Verbuchung nicht in der Exemplarzweigstelle (besitzende
Zweigstelle) dient Ihnen für die Auswertung von Büchern, die in einer anderen als
der besitzenden Zweigstelle zurückgegeben wurden.
•
Ausleihort bezieht sich auf den Platz, an dem eine Verbuchung vorgenommen
wird, z. B. PC 1. Die Ausleihstelle bezieht sich auf die Zweigstelle, die im
Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Ausleihe → Registerkarte
Zweigstellen → Zweigstelle, in der sich dieser AP befindet hinterlegt ist.
Hinweis:
Alter und Erscheinungsjahr können nur in Kombination mit der
Schaltfläche Drei Monate auf der Registerkarte Gruppe ausgewertet
werden.
In der Registerkarte Gruppe geben Sie die Kategorie an, in welcher die Ausleihen
angezeigt werden sollen.
• Art steht für Ausleihart oder Ausleihstatus.
• Das vollständige Ausleihdatum kann angezeigt werden oder darüber hinaus nur
Ausleihjahr, Ausleihmonat und Ausleihtag. Bei Gruppe kann auch Ausleihjahr,
Ausleihmonat und Ausleihjahr gemeinsam angewählt werden.
• Ausleihstunde kann gewählt werden auch in Kombination z. B. mit Ausleihtag.
• Bei Zweigstelle und Ausleihstelle ist folgender Unterschied zu beachten: Bei
Zweigstelle handelt es sich um den Standort des Mediums (siehe Exemplarsatz).
Bei Ausleihstelle handelt es sich um den Ort der Entleihung.
Bsp.: Ein Medium der Zweigstelle 1 (Zweigstelle) wird in der Hauptstelle
(Ausleihstelle) entliehen.
• Bei BEKZ handelt es sich um das Benutzerkennzeichen (2. Kriterium außer der
Benutzergruppe für statistische Auswertungen). Das Feld BEKZ kann in den
Benutzerdaten z. B. auch als Teilort, Abteilung oder Statistikkennzeichen benannt
sein.
• Systematik, Hauptgruppe: Wie viele Systemstellen von der Systematik angezeigt
werden sollen, wird über Datei → Optionen eingestellt.
Statistik • 259
Nutzerhandbuch
• Bei Drei Monate werden nur die Ergebnisse der letzten drei Monate ausgegeben.
Ältere Statistikwerte werden gelöscht (Hinweis: Das gilt nicht für OracleDatenbanken).
• Die Schaltfläche Gesamt wertet auch Ausleihen aus, die länger als drei Monate
zurückliegen.
• Weiter / Zurück: Blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
• OK: Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und
grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte
Gruppe.
Ergebnisanzeige:
•
Die ersten Spalten zeigen die ausgewählten Gruppierungsmerkmale.
•
Die Anzahl gibt die Summe der Ausleihen, z. . der jeweiligen Benutzer- oder
Altersgruppe an.
•
Am Ende der Tabelle wird die Gesamtsumme der Ausleihen angezeigt.
• Auswahl: Öffnet erneut den Assistenten.
• Kopie: Verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend
können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die
Werte einfügen und weiter bearbeiten.
• Druck: Öffnet das Fenster Drucken / Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt
werden kann.
Kreuzstatistik
Die Kreuzstatistik ermöglicht statistische Auswertungen in Form einer Kreuztabelle, d. h.,
zwei Kriterien werden gegenüber gestellt. Sie können z. B. ermitteln, wie viele Ausleihen
in diesem Jahr von den Benutzergruppen in den einzelnen Mediengruppen getätigt
wurden. Die den Auswertungen zugrunde liegenden Daten werden in der Verbuchung
beim Tagesabschluss (Statistik) in die Ausleihstatistik geschrieben.
Über Ausleihen → Kreuzstatistik im Menü rufen Sie den Assistenten für die
Kreuzstatistik auf.
Sie können in der Registerkarte Auswahl nach Merkmalen von Benutzern einschränken:
• Über das Feld Alter können bestimmte Altersstufen ausgewertet werden. Die
Auswertung des Alters ist nur für die jeweils letzten drei Monate möglich. Über das
Feld Geschlecht die drei Geschlechter W (weiblich), M (männlich) und P (Institutionen),
achten Sie in diesem Feld auf Groß- und Kleinschreibung. Auch bei Nation muss das
Kürzel eingetragen werden. Außerdem wird die Auswertung nach der
Benutzergruppe angeboten.
• Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Zweigstelle beziehen sich auf die
Einträge im Exemplarsatz.
• Die Angabe des genauen Zeitraums über Ausleihdatum ist möglich: 01.01. bis 31.12.
(für das Jahr) oder 01.10. bis 31.10. (für den Oktober). Wird das bis-Feld frei gelassen,
wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.
Statistik • 260
•
•
Nutzerhandbuch
Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Zweigstelle beziehen sich auf die
Die Art (Ausleihart) kann getrennt ausgewertet werden. D. h., Sie können getrennt
ermitteln, wie viele Medien entliehen oder verlängert wurden. Folgende Ausleiharten
gibt es:
A = Ausleihen (inkl. Verlängerungen)
E = Ausleihen ohne Verlängerungen
1-9 = jeweilige Verlängerungsstufen (1 = 1. Verlängerung)
R = Rückgaben.
Bei der Auswertung ist die Art A voreingestellt.
Über die Schaltfläche Weiter wechseln Sie auf die Registerkarte Gruppe.
In der Registerkarte Gruppe geben Sie an, nach welchen Kriterien die Ausleihen in der
Anzeige gegliedert werden sollen.
Wenn die Auswertung die letzten drei Monate betrifft, klicken Sie auf die Schaltfläche
Drei Monate.
Wenn es sich um einen längeren Auswertungszeitraum handelt, klicken Sie auf die
Schaltfläche Gesamt.
Im Assistenten haben Sie folgende Optionen:
• Weiter / Zurück: Damit blättern Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und
her.
• OK: Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und
grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte
Gruppe.
Ergebnisanzeige:
Zeilenbezeichnungen entsprechen dem im linken Fenster ausgewählten Kriterium, die
Spaltenüberschriften entsprechen dem im rechten Fenster ausgewählten Kriterium.
Am unteren Ende der Tabelle wird die Gesamtsumme der Ausleihen entsprechend der
Spaltenbezeichnungen angezeigt.
Bsp.: In der Anzeige steht als 1. Zeilenbezeichnung BE für Belletristik, die erste Spalte ist
mit ERW für Erwachsene überschrieben. Die erste Zahl zeigt an, wie viele Ausleihen es von
Benutzern der Benutzergruppe ERW von Medien aus dem Bereich der Belletristik gab. So
können Trends festgestellt und Erwerbungsprofile abgestimmt werden.
• Auswahl: Öffnet erneut den Assistenten.
• Kopie: Verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend
können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die
Werte einfügen und weiter bearbeiten.
• Druck: Öffnet das Fenster Drucken → Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt
werden kann.
Statistik • 261
Nutzerhandbuch
Zeitverlauf
In der Statistik Zeitverlauf werden die Ausleihen speziell in Zeitintervallen
zusammengefasst. Interessant ist diese Statistik für die ausleihstarken oder
ausleihschwachen Zeitintervalle.
1. Über Ausleihen → Zeitverlauf im Menü rufen Sie den Assistenten für die detaillierte
Auswertungen von speziellen Zeitintervallen auf.
2. Unter Auswahl im Assistenten treffen Sie nur eine Eingrenzung auf bestimmte
Medien- oder Benutzergruppen. Bei Auswahl muss keine Eintragung erfolgen.
3. In der Registerkarte Zeitraum wird standardmäßig der Zeitraum 01.01. des aktuellen
Jahres bis zum heutigen Tag angezeigt. Der Zeitraum kann überschrieben werden.
4. Wählen Sie die Schaltfläche Drei Monate oder Gesamt und Sie Ihr gewünschtes
Intervall.
5. Mit OK erhalten Sie die Statistik.
Registerkarte Auswahl:
• Über das Feld Alter können bestimmte Altersstufen ausgewertet werden. Die
Auswertung des Alters ist nur für die jeweils letzten drei Monate möglich.
• Über das Feld Geschlecht steht die Auswertung von W (weiblich), M (männlich) und P
(Institutionen) zur Verfügung. Achten Sie in diesem Feld auf Groß- und
Kleinschreibung.
• Auch bei Nation muss das Kürzel eingetragen werden.
• Es wird die Auswertung nach der Benutzergruppe angeboten.
• Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Zweigstelle beziehen sich auf die
• Die Angabe des genauen Zeitraums über Ausleihdatum ist möglich: 01.01. bis 31.12.
(für das Jahr) oder 01.10. bis 31.10. (für den Oktober) Wird das Bis-Feld frei gelassen,
wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.
• Die Art (Ausleihart) kann getrennt ausgewertet werden. D. h., Sie können getrennt
ermitteln, wie viele Medien entliehen oder verlängert wurden. Folgende Ausleiharten
gibt es:
A = Ausleihen (inklusive Verlängerungen)
E = Ausleihen ohne Verlängerungen
1-9 = jeweilige Verlängerungsstufen (1 = 1. Verlängerung)
R = Rückgaben.
Bei der Auswertung ist die Art A voreingestellt.
Registerkarte Zeitraum:
•
Es muss entschieden werden, ob die Auswertung die letzten drei Monate betrifft,
dann muss die Schaltfläche Drei Monate aktiviert werden. Handelt es sich um einen
längeren Auswertungszeitraum, muss die Schaltfläche Gesamt aktiviert werden.
Damit ändern sich auch die Auswertungsmöglichkeiten entsprechend den technischen
Vorgaben.
•
Standardmäßig wird der Zeitraum vom 01.01. des aktuellen Jahres bis zum heutigen
Tag angezeigt. Der Zeitraum kann überschrieben werden.
•
Die Auswahlliste Intervall ändert die Einträge je nachdem, ob Sie die Schaltfläche Drei
Monate oder Gesamt gedrückt haben. Sie geben durch die Angabe Stunde (nur bei
Statistik • 262
Nutzerhandbuch
Drei Monate), Wochentag, Tag, Monat (nur bei Gesamt) und Jahr (nur bei Gesamt)
an, nach welchem Intervall die Statistik gegliedert sein soll.
• Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen
Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.
Ergebnisanzeige:
•
Die erste Spalte zeigt das ausgewählte Gruppierungsmerkmal.
•
Die Anzahl gibt die Summe der Ausleihen, z. B. des jeweiligen Jahres, Monats, oder
Wochentags an.
•
Am Ende der Tabelle wird die Gesamtsumme der Ausleihen im gewählten Zeitraum
angezeigt.
• Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt
werden kann.
Monatswerte
Über Ausleihen → Monatswerte rufen Sie den Assistenten für die Monatswerte auf. Diese
Auswertung ist eine Statistik speziell für Zeitintervalle mit der Anzeige der Systematik
oder Systematik und Hauptgruppe.
1. Entscheiden Sie im Assistenten zunächst, ob die Auswertung die letzten drei
Monate betrifft, aktivieren Sie in diesem Fall Drei Monate. Wenn es sich um einen
längeren Auswertungszeitraum handelt, aktivieren Sie Gesamt.
2. Wählen Sie den Zeitraum, der ausgewertet werden soll (Monat und Jahr).
3. Markieren Sie die Gruppierung nach Hauptgruppen oder Systematik.
Bei der Auswahl von Systematik wird detailliert jede Notation einzeln
ausgewertet, bei Hauptgruppen werden verschiedene Notationen
zusammengefasst, entsprechen den Vorgaben unter dem Menüpunkt Datei →
Optionen auf der Registerkarte Sonstiges.
4. Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf
dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber
eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen,
Medienkennzeichen oder Exemplarstatusangaben ausnehmen.
Achtung!
Bei Einträgen unter Mediengruppe und Exemplarstatusangaben müssen die Kürzel
genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege →
Werte in den Tabellen MedienGrp und Exemplarstatus. Bei allen Angaben kann
Statistik • 263
Nutzerhandbuch
mit % trunkiert werden.
Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.
Ergebnisanzeige:
•
In der ersten Spalte wird die Notation angezeigt.
•
Bestand für den gewählten Zeitraum. Die Auswertung zählt wie die Medienstatistik
auf die Exemplarsätze zu, Medien mit dem Status makuliert, bestellt oder
Desiderat/Vorschlagsliste werden grundsätzlich nicht mitgezählt.
•
Ausleihen zeigen die Gesamtausleihen für den gewählten Zeitraum an.
•
% v. Bestand gibt an, wie groß der prozentuale Anteil der Systematikgruppe am
Gesamtbestand ist (Gesamtbestand / Bestand der Systematikgruppe). Je größer die
Zahl, desto umfangreicher ist der Bestand zu einer bestimmten Systematikgruppe.
•
% v. Ausleihen gibt an, wie groß der prozentuale Anteil der Systematikgruppe an den
Gesamtausleihen ist (Gesamtausleihen / Ausleihen der Systematikgruppe). Je größer
die Zahl, desto beliebter ist die Systematikgruppe bei den Nutzern. Diese Zahl kann
zur Zuteilung von Etatposten an verschiedene Sachgruppen genutzt werden, z. B. um
schwache Gruppen durch Aktualisierung des Bestands zu fördern oder starke
Gruppen durch Extra-Zuteilungen weiter auszubauen.
•
Zugang gibt an, wie viele neue Exemplarsätze im gewählten Zeitraum zu einer
bestimmten Systematikgruppe hinzukamen. Ausgewertet wird dabei das Feld
Zugangsdatum im Exemplarsatz.
•
Abgang gibt an, wie viele Exemplare makuliert wurden. Ausgewertet wird dabei das
Feld Abgangsdatum im Exemplarsatz sowie der Exemplarstatus (makuliert). Gelöschte
Medien werden nicht gezählt, da die Datensätze nicht mehr vorhanden sind. Soll
dieser Wert aussagekräftig sein, dürfen ausgemusterte Exemplare nur makuliert
werden, bis alle Statistiken für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen sind.
werden kann.
Mahnstatistik
Im Menü über Mahnstatistik → Mahnung können alle verwendeten Mahnstufen (1-5) der
Mahnungen oder Gebührenmahnungen ausgewertet werden. Ziel ist es hierbei, zu
erfahren, wie viele Medien oder Leser in einem bestimmten Zeitraum gemahnt wurden.
Statistik • 264
Nutzerhandbuch
Die Auswertung der Mahnstufen beruht auf Daten, die mit jedem Tagesabschluss in die
Statistik übertragen werden und kann also jederzeit rückwirkend ausgewertet werden.
Gehen Sie in der Registerkarte Auswahl wie folgt vor:
1. Geben Sie die Daten des auszuwertenden Zeitraums ein. Geht es nur um einen Tag,
geben Sie das Datum als Anfang- und Endpunkt an (z. B. 27.02. bis 27.02. des
aktuellen Jahres).
grafischen Darstellung angezeigt.
Ergebnisanzeige:
•
Die erste Spalte Statistik gibt die Mahnstufe an.
•
Die Spalte Medien gibt die Anzahl der gemahnten Exemplare an.
•
Die Spalte Leser gibt die Anzahl der gemahnten Leser an.
•
Am Tabellenende erhalten Sie die Summe der gemahnten Exemplare oder Leser und
die Durchschnittswerte. Durchschnitt = Summe Exemplare oder Leser / Anzahl der
Mahnstufen.
Bsp.: Durchschnitt 110,4 = 552 Leser / 5 Mahnstufen in jeder Mahnstufe wurden
durchschnittlich 110 Leser gemahnt.
Sie haben folgende Optionen in der Ergebnisanzeige:
werden kann.
Über Mahnstatistik → Gebührenmahnung können Sie analog zu Mahnstatistik →
Mahnung eine Statistik ermitteln. Die Ergebnisanzeige besteht aber nur aus den Spalten
Statistik und Medien.
Vormerkungsstatistik
Über Vormerkungen → Vormerkungsstatistik kann nachvollzogen werden, wie viele
Vormerkungen im System erfasst wurden. Voraussetzung ist die Durchführung des
Tagesabschlusses. Die Vormerkungen können anhand verschiedener Kriterien ermittelt
werden, z. B. nach Vormerkungsstunde, -monat, Systematik, Mediengruppe. Gezählt wird
eine Vormerkung in dem Moment, in dem sie erfolgt und nicht beim Zurücklegen oder
Entleihen von vorgemerkten Exemplaren.
Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien ein, die ausgewertet werden sollen.
Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie keinen Eintrag vor. Sie
können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B.
Mediengruppe und Zweigstelle).
• Es kann nach Merkmalen von Benutzern eingeschränkt werden:
Statistik • 265
Nutzerhandbuch
•
Über das Feld Alter können bestimmte Altersstufen ausgewertet werden. Die
Auswertung des Alters ist nur für die jeweils letzten drei Monate möglich.
• Über das Feld Geschlecht können W (weiblich), M (männlich) und P (Institutionen)
abgefragt werden. Achten Sie in diesem Feld auf Groß- und Kleinschreibung.
• Auch bei Nation muss das Kürzel eingetragen werden. Außerdem wird die
Auswertung nach der Benutzergruppe angeboten.
• Zweigstelle bezieht sich auf die Zweigstelle in der die Vormerkung erfolgte, abhängig
davon, was an dem Arbeitsplatz an dem die Vormerkung stattfand unter
Konfiguration(AP) → Ausleihe → Zweigstellen unter Zweigstelle, in der sich dieser
Arbeitsplatz befindet eingetragen ist.
• Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen beziehen sich auf die Einträge im
Exemplarsatz, Erscheinungsjahr auf den Eintrag im Mediensatz.
• Die Angabe des genauen Zeitraums über Vormerkungsdatum ist möglich: 01.01. bis
31.12. (für das gesamte Jahr) oder 01.10. bis 31.10. (für den Monat Oktober). Wird
das Bis-Feld frei gelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.
• Mit der Anfrage nach Stunde, Tag, Monat oder Jahr kann ausgewertet werden, wie
die Vormerkungen immer zu einer bestimmten Stunde oder Zeitraum oder immer an
einem bestimmten Tag oder immer in einem bestimmten Monat etc. über mehrere
Jahre sind.
Bsp.: Bei Stunde kann die Zeit zwischen 08:00 bis 10:00 (Eintrag: von 8 bis 10) oder
15:00 bis 15:00 (Eintrag: von 15 bis 15) ausgewertet werden. Von jedem Tag werden
die Vormerkungen in dem Zeitraum ausgewertet.
Achtung!
Die Auswertung der Vormerkstunde ist nur für die jeweils letzten
drei Monate möglich.
Mehrere Auswahlkriterien können verknüpft werden, z. B. kann die Auswertung über ein
angegebenes Vormerkungsdatum auf eine Benutzergruppe eingegrenzt werden oder auf
eine Mediengruppe. Oder die Vormerkungen des angegebenen Zeitraums können auf
Frauen (Eintrag: W für weiblich) begrenzt werden.
Geben Sie in der Registerkarte Gruppe an, nach welchen Kriterien die Ausleihen in der
Anzeige gegliedert werden sollen. Es sind die beiden Schaltflächen Drei Monate und
Gesamt sichtbar:
• Bei SQLBase-Datenbanken wird unter Drei Monate alles aus den letzten drei Monaten
gespeichert. Über die Schaltfläche Gesamt werden alle Daten seit Beginn der
Erfassung ausgewertet. Es können allerdings bestimmte Kriterien, z. B. die
Vormerkungsstunde, nicht ausgewertet werden.
• Bei Oracle-Datenbanken wird unter den Schaltflächen Drei Monate und Gesamt
jeweils alles abgespeichert und ausgewertet.
•
Das vollständige Vormerkungsdatum kann angezeigt werden oder darüber hinaus nur
Vormerkungsjahr, Vormerkungsmonat und Vormerkung (Vormerkungstag). Es kann
auch Ausleihjahr, Ausleihmonat und Ausleihjahr gemeinsam angewählt werden.
•
Vormerkungsstunde kann gewählt werden, auch in Kombination z. B. mit Ausleihtag.
•
Zweigstelle bezieht sich auf die Zweigstelle in der die Vormerkung erfolgte, abhängig
davon, was an dem Arbeitsplatz an dem die Vormerkung stattfand unter
Konfiguration(AP) → Ausleihe → Zweigstellen unter Zweigstelle, in der sich dieser
Arbeitsplatz befindet eingetragen ist.
•
Bei BEKZ handelt es sich um das Benutzerkennzeichen (2. Kriterium außer der
Benutzergruppe für statistische Auswertungen). Dieses Feld kann in den
Statistik • 266
Nutzerhandbuch
FeldnameBeKZ.
•
Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
•
Auswahl öffnet erneut den Assistenten.
•
Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können
•
Druck öffnet das Fenster Drucken → Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt
werden kann
Die Ergebnisanzeige liefert die gewünschte Statistik, mit den Spalten Mediengruppe und
Anzahl.
Controlling
Diese Funktion bietet z. B. Informationen zu den Ausgaben für einzelne Medien- oder
Sachgruppen und die Ermittlung des Umsatzes. Die Daten werden wie bei der
Medienstatistik aus dem Exemplarsatz ermittelt.
Preisstatistik
Über einen Klick im Menü auf Controlling → Preisstatistik oder rechts auf Controlling →
Preise können Sie eine Auswertung der Anschaffungskosten im Vergleich zu den
Ausleihzahlen des Bestandes erstellen. Aus dieser Statistik können Informationen für die
Etatverteilung gewonnen werden.
Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- oder Exemplarsätzen aus dem
Katalog berücksichtigt. Der Preis wird aus dem Feld Preis in den Exemplardaten
(Registerkarte Weitere Felder) ermittelt. Die Felder Preis, Lieferant, Erwerbungsart werden
automatisch gefüllt, wenn das Medium über die Erwerbung eingetroffen ist. Bei der
Katalogisierung werden die Werte manuell eingetragen. Nur wenn der Preis in das Feld in
den Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) konsequent eingetragen wird, ist hier
eine sinnvolle Auswertung möglich.
Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter Auswahl keinen
Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung)
eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle):
• Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %Zeichen trunkiert werden.
Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe und/oder Medienkennzeichen wird
auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.
• Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus
eingeschränkt werden, z. B. P (Präsenz) zur Auswertung des Präsenzbestandes.
Statistik • 267
•
•
Nutzerhandbuch
Grundsätzlich werden in der Preisstatistik alle Exemplarstatusangaben mitgerechnet,
auch makulierte, bestellte und Exemplare auf der Vorschlagsliste.
Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste zum Jahr ist kein Datumsfeld
(kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt, die
beispielsweise im Vorjahr (von) 50 (bis) 100 Mal entliehen wurden.
Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von
einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag
ausgewertet.
Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung, nach welcher Aufgliederung die Medien aus
der Auswahl angezeigt werden sollen.
• Systematik: Die vollständige Systematikgruppe wird in der Statistiktabelle angezeigt.
• Systematik, Hauptgruppe: Die Anzeige der Systematik wird auf wahlweise 1-5 Stellen
der Systematik begrenzt. Die Anzahl der Stellen tragen Sie unter der Menüleiste Datei
→ Optionen → Sonstiges ein.
• Zweigstelle: Standort des Mediums aus dem Exemplarsatz, nicht der Eintrag aus dem
Feld Standort/Signatur.
• Mediengruppe, Medienkennzeichen, Kurztitel greifen auf die Exemplardaten
(Registerkarte Ausleihdaten) zurück.
• Lieferant, Bestellart greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder)
zurück.
ausnehmen.
Achtung!
In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, nach dem die Ergebnisanzeige
sortiert werden soll:
•
Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, das unter Gruppierung
ausgewählt wurde.
•
Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach Größe des Bestands.
•
Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl der
Ausleihen im aktuellen Jahr.
•
Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl aller
Ausleihen (mehrere Jahre).
•
Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
•
Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.
Statistik • 268
Nutzerhandbuch
Ergebnisanzeige:
•
•
Die Spalte Preis addiert die Einträge aus allen Exemplaren, die in die ausgewählte
Gruppe gehören. Die Angabe entspricht dem insgesamt für diese Gruppe
ausgegebenen Betrag.
•
Gesamt meldet die Anzahl der Ausleihen, welche im aktuellen Jahr und über einen
längeren Zeitraum (mehrere Jahre) getätigt wurden (unabhängig vom
Tagesabschluss).
•
Die mit Jahr überschriebene Spalte zeigt die Ausleihzahlen des aktuellen Jahres an.
Voraussetzung für dies Zahl ist, dass am jeweiligen Jahresende der Jahresabschluss
durchgeführt wurde.
•
angezeigt und ein Durchschnittswert ermittelt. Durchschnitt = Summe / Ergebnis in
der jeweiligen Gruppe.
Bsp.: Durchschnitt in der Spalte Preis 75,71 = 530 / 7 Mediengruppen – für jede
Mediengruppe sind durchschnittlich 75,71 Euro ausgegeben worden.
•
Auswahl öffnet erneut den Assistenten.
•
Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können
•
Druck öffnet das Fenster Drucken → Kopieren.
Absenzquote
Über Controlling → Absenzquote im Menü der Controlling → Absenz im rechten
Fensterbereich kann die momentane Absenzquote in Prozent des Bestands ermittelt
werden. Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- oder Exemplarsätzen
aus dem Katalog berücksichtigt.
• Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %Zeichen trunkiert werden.
• Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe und/oder Medienkennzeichen wird
auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.
• Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus
• Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste aktuelles Jahr / Vorjahr ist kein
Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt,
die beispielsweise im Vorjahr (von) 50 (bis) 100 Mal entliehen wurden.
Statistik • 269
•
Nutzerhandbuch
ausgewertet.
zurück.
ausnehmen.
Achtung!
Auf der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, nach dem die Ergebnisanzeige
• Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter Gruppierung
ausgewählt wurde
• Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach Größe des Bestands
• Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl der
Ausleihen im aktuellen Jahr
• Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl aller
Ausleihen (mehrere Jahre)
Ergebnisanzeige:
•
•
Die Spalte Absenz gibt die momentane Absenzquote an. Die Absenzquote wird wie
folgt ermittelt: Momentan entliehene Medien / Anzahl des Bestandes x 100. Die
Anzahl der momentan entliehenen Medien hängt von dem Exemplarstatus E
(entliehen) ab.
Statistik • 270
Nutzerhandbuch
•
Bestand gibt den derzeitigen Bestand an, also ohne die Exemplare mit Exemplarstatus
B (bestellt), D (Vorschlagsliste) und M (makuliert).
•
Jahr gibt zur Orientierung die bisherigen Ausleihen im aktuellen Jahr an, unabhängig
vom Tagesabschluss. Voraussetzung für dies Zahl ist, dass am jeweiligen Jahresende
der Jahresabschluss durchgeführt wurde.
•
• Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.
Umsatzstatistik
Über den Menüpunkt Controlling → Umsatzstatistik oder im rechten Fensterbereich über
Controlling → Umsatz kann der Umsatz des Bestandes ermittelt werden. Der Umsatz gibt
an, welcher Anteil des Bestandes in diesem Jahr entliehen wurde. Für diese
Auswertungen werden die Daten in den Medien- oder Exemplarsätzen aus dem Katalog
berücksichtigt.
•
Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %Zeichen trunkiert werden.
•
Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe und Medienkennzeichen wird auf die
Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.
•
Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus
•
Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste zum Jahr ist kein Datumsfeld
(kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt, die
beispielsweise im Vorjahr (von) 50 (bis) 100 Mal entliehen wurden.
•
ausgewertet.
Statistik • 271
Nutzerhandbuch
zurück.
ausnehmen.
Achtung!
In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, nach dem die Ergebnisanzeige
• Bezeichnung: alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter Gruppierung
ausgewählt wurde.
• Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach Größe des Bestands.
• Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl der
Ausleihen im aktuellen Jahr.
• Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl aller
Ausleihen (mehrere Jahre).
Ergebnisanzeige:
•
•
Bestand gibt den derzeitigen Bestand an (also ohne die Exemplare mit Exemplarstatus
B (bestellt), D (Vorschlagsliste) und M (makuliert).
•
Jahr gibt zur Orientierung die bisherigen Ausleihen im aktuellen Jahr an, unabhängig
vom Tagesabschluss. Voraussetzung für diese Zahl ist, dass am jeweiligen Jahresende
der Jahresabschluss durchgeführt wurde. Es werden aus allen Exemplarsätzen die
Ausleihen des aktuellen Jahres addiert.
•
Die Spalte Umsatz ergibt sich durch Ausleihen des Jahres / Anzahl der Exemplare
(Bestand). Ein Ergebnis von 2 bedeutet, dass der gesamte Bestand einer Gruppe
(theoretisch) zweimal ausgeliehen wurde. Ein hoher Wert bei Umlauf bedeutet also
einerseits gute Nutzung des Bestandes, eine hohe Umsatzzahl zeigt allerdings auch,
Statistik • 272
Nutzerhandbuch
dass die Regale ziemlich leer sind. Umsatzstarke Bestandsbereiche sollten deshalb in
der Etatzuteilung entsprechend berücksichtigt werden.
•
Bsp.: Durchschnitt in der Spalte Bestand 75,71 = 530 / 7 Mediengruppen – zu jeder
der 7 Mediengruppe gehören im Durchschnitt 530 Medien.
Vergleichsstatistik
Die Vergleichsstatistik ermöglicht einen schnellen Überblick darüber, wie oft Medien einer
bestimmten Systematik und Hauptgruppe entliehen wurden im Vergleich zu den
Ergebnissen einer anderen Bibliothek oder des vorigen Jahres. Es stehen dabei keine
Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die Vergleichsstatistik wird sofort nach Auswahl
über das Menü Controlling → Vergleichsstatistik ermittelt.
Ergebnisanzeige:
•
Mit Hauptgruppe ist die Auswertung nach der ersten Stelle der Notation gemeint,
eine detailliertere Auswertung ist an dieser Stelle nicht vorgesehen.
•
Gesamt und Jahr geben die Gesamtausleihen oder die Ausleihen des aktuellen Jahres
an.
•
Der Prozentwert ergibt sich aus: 100 / Anzahl aller Ausleihen im aktuellen Jahr x
Anzahl der Ausleihen einer bestimmten Systematikhauptgruppe.
•
Die Vergleichswerte werden manuell in die Spalte Vergleich eingeschrieben. Drücken
Sie die Schaltfläche Speichern. Die Vergleichszahlen bleiben erhalten und können
immer wieder zum Vergleich herangezogen werden. Vergleichswerte können z. B. die
Ergebnisse der Nachbarbibliothek oder Auswertungen einer Fachzeitschrift, der DBS
oder der Bertelsmann-Stiftung sein. Es kann auch die Zahl eines besonders guten
Jahres eingetragen werden, um das Ziel, wieder ein solches Ergebnis zu erreichen
schnell und komfortabel immer wieder überprüfen zu können.
• Speichern speichert die in der Spalte Vergleich eingetragenen Werte für zukünftige
Auswertungen.
Statistik • 273
Nutzerhandbuch
Jahresarbeiten
Im Folgenden erhalten Sie Informationen über Jahresarbeiten. Hierzu zählen der
Jahresabschluss im Einstellungsmodul und Jahresstatistiken wie die DBS im
Statistikmodul.
Jahresstatistiken
Im Folgenden finden Sie Informationen zu Jahresstatistiken, die Sie für Ihre Bibliothek
durchführen können.
Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS)
Die Betreuung der Deutschen Bibliotheksstatistik wurde vom hbz übernommen. Das hbz
hat einen aktuellen Fragenkanon zur Erstellung der DBS erarbeitet. Dieser Bogen ist in
BIBLIOTHECAplus hinterlegt. Bibliotheken, die mit BIBLIOTHECAplus arbeiten, können
diesen über das Statistikmodul ausfüllen. Sie können diese Daten über das OnlineFormular auf den Internetseiten des hbzhttp://www.bibliotheksstatistik.de/ direkt manuell
eingeben oder per csv-Datei zusenden.
Aus dem Hauptmodul von BIBLIOTHECAplus gelangen Sie über Module → Statistik in das
Statistikmodul. Sie finden im Statistikmodul unter DBS den Punkt Statistik. Damit können
Sie am Jahresende die Deutsche Bibliotheksstatistik erstellen.
Voraussetzung hierfür ist die Zuordnung Ihrer Medien über von Ihnen bereits definierte
Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den von der Deutschen
Bibliotheksstatistik vorgegebenen Kategorien.
Medienzuordnung
Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch
schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt
erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.
1. Wählen Sie im Statistikmodul den Menüpunkt DBS → Medienzuordnung. Das Fenster
Festlegung DBS öffnet sich.
2. Wählen Sie aus der Auswahlliste Festlegung für eine DBS-Kategorie aus. Für die DBS
mögliche Kategorien sind:
•
AndereNBMedien
•
AudioMed (bis 2008)
•
Belletristik
•
ElektroMed (bis 2008), danach: AnalogDigiMed
•
Kinderbücher
•
Magazin
•
Sachliteratur
•
Sonstiges
Statistik • 274
•
Tonträger
•
Virtueller Bestand
•
Zeitschriften
Nutzerhandbuch
3. Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für
die Definition verwenden möchten.
Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen
Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch
sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen,
Systematik und Standort.
4. Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den
Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten.
Beispielsweise kann eine Bibliothek, die die entsprechenden Werte benutzt, die
Mediengruppe SAC für Sachliteratur, oder das Medienkennzeichen Bilderbuch für
Kinderbücher zuordnen. Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn
im Register Kürzel vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls
eine Rolle. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder Bezeichnungen
nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Registerpflege
→ Werte.
5. Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen
Buchstaben beginnen und so mit % trunkiert werden können, wählen Sie bei den
Operatoren Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein.
6. Im grauen Feld Definition sehen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie durch
Anklicken des Pfeils in das weiße Editierfeld übernehmen. Je nach Auswahl könnte
z. B. stehen ME.MEDIENGRP=‘SAC‘ oder ME.MEKZ LIKE ‘S%‘. Möchten Sie eine
Auswertung z. B. der Mediengruppe oder des Medienkennzeichens aus dem
Exemplarsatz, können Sie die Angabe im weißen Editierfeld ändern, z. B. von
ME.MEDIENGRP auf EX.MEDIENGRP.
Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie
überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.
7. Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die nicht durch
Trunkierung zusammengefasst werden können, weil die Kürzel nicht mit den
gleichen Buchstaben anfangen oder Sie verschiedene Felder abfragen möchten,
wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche
Und oder Oder aus. Im weißen Editierfeld erscheint AND oder OR.
8. Nehmen Sie eine weitere Zuordnung vor.
9. Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie
10. Speichern Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen und OK.
11. Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster
durch Beenden verlassen.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 254 Zeichen sein darf.
Tipps:
• Einzelne Zweigstellen können ausgewertet werden, indem im Auswahlfeld oberhalb
von Festlegung für die entsprechende Auswahl getroffen wird.
• Wir empfehlen die Auswertung über den Exemplarsatz (EX.).
Statistik • 275
Nutzerhandbuch
Nachträgliche Änderung einer Festlegung
1. Rufen Sie über den Menüpunkt DBS → Medienzuordnung das Fenster für die
Festlegung auf.
2. Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld
erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Zuordnung.
3. Wenn Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern möchten, löschen Sie diese
indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken. Nun können Sie
eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.
Durchführung der Statistik
Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS → Statistik auf. Es werden die Zahlen für die
Statistik ermittelt und im Formular für die Deutsche Bibliotheksstatistik ausgegeben. Sie
können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu testen, ob die Zuordnung
korrekt funktioniert.
Hinweis: Die Statistik sollte zum Jahreswechsel durchgeführt werden. Empfehlenswert
ist, die eventuell vorhandene Schließzeit zwischen Weihnachten und Neujahr zu nutzen.
Nur wenn die Statistik im Zeitraum zwischen der letzten Ausleihe des alten Jahres und
der ersten Ausleihe des neuen Jahres erstellt wird, kann Aktualität gewährleistet
werden.
Das Formular zur Statistik zeigt alle wesentlichen Felder zu Medienbestand und
Ausleihzahlen, die in den Erfassungsbogen eingetragen werden müssen. Dem System
bekannte Informationen werden dabei automatisch eingetragen. In den weißen Feldern
können Sie selbst Eintragungen vornehmen.
Der Bogen kann durch Anklicken der Schaltfläche mit dem Druckensymbol ausgedruckt
werden.
Statistik für wissenschaftliche Spezialbibliotheken
Wählen Sie im Statistikmodul DBS → Statistik WB, um diese Funktion aufzurufen. Sie
erhalten das Formular für wissenschaftliche Bibliotheken, das Sie ergänzen und
ausdrucken können.
Statistik für den Sankt Michaelsbund
Aus dem Hauptmodul von BIBLIOTHECAplus gelangen Sie über den Menüpunkt Module
→ Statistik in das Statistikmodul. Sie rufen im Statistikmodul über DBS → Statistik MB das
Statistikformular für den Sankt Michaelsbund auf. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, am
Jahresende die Jahresstatistik für den Sankt Michaelsbund zu erstellen.
Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den vom Sankt Michaelsbund
vorgegebenen Kategorien.
Medienzuordnung
Statistik • 276
Nutzerhandbuch
1. Wählen Sie im Statistikmodul DBS → Medienzuordnung. Das Fenster
Festlegung DBS öffnet sich.
2. Klicken Sie im Feld Festlegung für auf den schwarzen Pfeil und wählen Sie aus
der Liste eine Kategorie des Sankt Michaelsbunds aus. Die Bezeichnungen für
den Sankt Michaelsbund relevanten Kategorien beginnen mit M. (z. B.
M.Digit, M.KinderB, M.Romane, M.SachB). Wird eine Kategorie
ausgewählt, erscheint direkt unter dem Feld Festlegung für in blauer Schrift die
Beschreibung der Kategorie. Bei M.Video z. B. Statistik für Sankt
Michaelsbund / Videobänder.
3. Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das
Sie für die Definition verwenden möchten.
Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch
einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann
alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe,
Medienart, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort. Für Festlegungen,
die mit dem Standort arbeiten, muss oberhalb der Tabelle die Schaltfläche
Exemplar angeklickt werden, dann erscheinen in der Tabelle Felder aus dem
Exemplarsatz. Hier finden Sie z. B. das Feld Standort.
4. Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren
den Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen
möchten, z. B. die Mediengruppe VID für Videobänder, oder das
Medienkennzeichen Bilderbuch für Kinderbücher. Beachten Sie, dass immer die
Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind.
Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle.
Bsp.: Dem Feld Mediengruppe kann in einer Bibliothek, die dieses Kürzel
verwendet, das Kürzel CDR für CD-ROM, oder dem Feld Medienkennzeichen SV
für Sachvideos zugeordnet werden. Möchten Sie einer Kategorie für den Sankt
Michaelsbund mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen Buchstaben
beginnen und so mit % trunkiert werden können, wählen Sie bei den Operator
Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein, z. B.
V%, wenn Sie die Mediengruppen VF (Videos – Spielfilme) und VS (Sachvideos)
zusammenfassen möchten.
5. Übernehmen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie im Feld Definition
sehen, durch Anklicken des Pfeils in das weiße Editierfeld.
Je nach Auswahl könnte hier z. B. stehen ME.MEDIENGRP=‘VID‘ oder
ME.MEKZ LIKE ‘V%‘.
6. Wenn Sie einer Kategorie für den Sankt Michaelsbund mehrere Werte
zuordnen möchten, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden
können, weil z. B. die Kürzel nicht mit den gleichen Buchstaben anfangen oder
Sie verschiedene Felder abfragen möchten, wählen Sie an dieser Stelle
oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus.
Im weißen Editierfeld erscheint AND oder OR. Nehmen Sie nun eine weitere
Zuordnung vor.
8. Mit der Schaltfläche Übernehmen speichern Sie die Zuordnung.
10. Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder
daFenster durch Beenden verlassen.
Statistik • 277
Nutzerhandbuch
Achtung!
Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 254 Zeichen sein darf.
Hinweis: Einzelne Zweigstellen können ausgewertet werden, indem im Auswahlfeld
oberhalb von Festlegung für die entsprechende Auswahl getroffen wird.
Festlegung auf.
2. Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld
erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Festlegung.
3. Möchten Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern, löschen Sie diese,
indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken. Nun können Sie
eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.
Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS → Statistik MB auf. Es werden die Zahlen für
die Statistik ermittelt und im Formular des Sankt Michaelsbundes ausgegeben. Sie
können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu überprüfen, ob die Zuordnung
korrekt funktioniert.
Sie können das Formular über die Drucken-Schaltfläche ausdrucken.
Das Formular zeigt alle wesentlichen Felder zu Medienbestand und Ausleihzahlen, die in
den Erfassungsbogen eingetragen werden müssen. Dem System bekannte Informationen
werden dabei automatisch eingetragen. In den weißen Feldern können Sie selbst
Eintragungen vornehmen.
Jahresmeldung (Österreich)
Aus dem Hauptmodul von BIBLIOTHECAplus gelangen Sie über den Menüpunkt Module
→ Statistik in das Statistikmodul. Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS →
Jahresmeldung auf. Mit dieser Funktion können Sie am Jahresende die Jahresmeldung für
Ihre Bibliothek zu erstellen.
Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den von der Jahresmeldung
vorgegebenen Kategorien. So wird in der Jahresmeldung z. B. die Kategorie Sachbücher
abgefragt. In einer Bücherei, in der Sachbücher die Mediengruppe BS haben, würde der
Kategorie Sachbücher die Mediengruppe BS zugeordnet.
Medienzuordnung zur Ermittlung der Bestandszahlen
1. Wählen Sie im Statistikmodul den Menüpunkt DBS → Medienzuordnung. Das
Fenster Festlegung DBS öffnet sich.
Statistik • 278
Nutzerhandbuch
2. Wählen Sie im Feld Festlegung für eine für die Jahresmeldung relevante Kategorie
aus.
Hinweis: Wird eine Kategorie ausgewählt, erscheint direkt unter dem Feld
Festlegung für in blauer Schrift die Beschreibung der Kategorie. Derzeit für
die Jahresmeldung vorgesehene Festlegungen sind:
• AV-AudioCa
• AV-AudioCD
• AV-CDROM
• AV-DVD
• AV-Medien
• AV-VIDEO
• Kinderbüch
• Sachlitera
• Schöne Lit
• Spiele
• Zeitschr.
3. Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für
die Zuordnung verwenden möchten.
Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch
einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann
alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe,
Medienkennzeichen, Systematik und Standort.
Für Festlegungen, die mit dem Standort arbeiten, muss über der Tabelle die
Schaltfläche Exemplar angeklickt werden, dann erscheinen in der Tabelle
Felder aus dem Exemplarsatz. Hier finden Sie z. B. das Feld Standort.
4. Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den
Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten,
z. B. das bei Ihnen verwendete Kürzel für die entsprechende Mediengruppe.
Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel
vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle. Möchten
Sie einer Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit dem gleichen Buchstaben
beginnen, so dass eine Trunkierung mit % möglich ist, wählen Sie bei den
Operatoren Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein.
Bsp.: Dem Feld Mediengruppe kann in einer Bibliothek, die diese Kürzel verwendet,
das Kürzel CDR für CD-ROM oder dem Feld Medienkennzeichen SV für Sachvideos
zugeordnet werden. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder
Bezeichnungen nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul den
Menüpunkt Registerpflege → Werte.
5. Übernehmen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie im Feld Definition sehen,
durch Anklicken des Pfeils in das Editierfeld. Wenn Sie einer Kategorie in der
Jahresmeldung mehrere Werte zuordnen möchten, die nicht durch Trunkierung
zusammengefasst werden können, wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes
mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus. Im Editierfeld erscheint
AND oder OR. Nehmen Sie eine weitere Zuordnung vor.
2. Speichern Sie Ihre Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen und bestätigen
Sie mit OK.
3. Nun können Sie weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder
Statistik • 279
Nutzerhandbuch
das Fenster durch Beenden verlassen.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 254 Zeichen sein darf. Einzelne
Zweigstellen können derzeit im Bogen für die Jahresmeldung nicht ausgewertet
werden.
Festlegung auf.
2. Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im
Editierfeld erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Festlegung.
3. Möchten Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern, löschen Sie diese,
indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken.
4. Sie können Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.
Unter DBS → Jahresmeldung werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im
Formular für die Jahresmeldung ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft
aufrufen, z. B. um zu testen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert. Das Formular kann
über die Schaltfläche mit dem Druckensymbol in der rechten oberen Ecke des Bogens
ausgedruckt werden.
Bibliotheksindex (BIX)
Im Statistikmodul unter BIX → Erhebungsbogen rufen Sie den Erhebungsbogen für den
Bibliotheksindex (BIX) auf. Der BIX wurde von der Bertelsmann-Stiftung initiiert und
wurde 2005 vom dbv und hbz übernommen.
Internetauftritt zum Bibiliotheksindex
Einige der in BIBLIOTHECAplus enthaltenen Daten werden beim Erhebungsbogen bereits
ermittelt und zur Verfügung gestellt, z. B der Gesamtbestand, der die Zahlen aus Medien
→ Medienstatistik enthält oder die Entleihungen (Medien → Übersicht).
Andere Werte, z. B. die Quadratmeterfläche, können von Ihnen zusätzlich erfasst werden.
Anschließend können Sie den Bogen ausdrucken.
Jahresabschluss
Ist die Statistik erledigt, z. B. die DBS ausgeführt und ausgedruckt, kann der
Jahresabschluss durchgeführt werden.
Statistik • 280
Nutzerhandbuch
Systempflege
Folgende Tätigkeiten sind im Einstellungsmodul unter Systempflege → Jahresabschluss zu
finden.
Jahresstatistik abschließen
Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege → Jahresabschluss.
Sie bewirkt, dass die Ausleihzahlen für das neue Jahr (z. B. 2011) auf null gesetzt werden,
indem die Ausleihen auf das Vorjahr (z. B. 2010) umgebucht werden.
Werden statistische Auswertungen mit BIBLIOTHECAplus vorgenommen, ist der
Jahresabschluss also unbedingt notwendig.
1. Wählen Sie Jahresstatistik abschließen, es erscheint eine Sicherheitsabfrage.
2. Mit Ja bestätigen, sofern Sie die Statistik für die DBS abgeschlossen haben.
3. Wählen Sie im nächsten Fenster Starten. Beachten Sie die Sicherheitsabfragen.
4. Wenn der Jahresabschluss beendet wurde, erscheint eine Meldung. Schließen
Sie das Fenster über Abbrechen.
5. Erst nach der automatischen Umstellung des Rechnerdatums durch den
kalendarischen Jahreswechsel werden Sie u. a. in der Medienstatistik in der
Ergebnisliste die Spalte für das neue Jahr (z. B. 2011) erhalten (diese zeigt die
Anzahl 0) sowie die Spalte für das alte Jahr (z. B. 2010; diese Spalte zeigt die
Ausleihen aus dem Jahr 2010).
Achtung!
Führen Sie den Jahresabschluss auf keinen Fall mehrmals durch.
Makulierte Medien löschen
Bei der Arbeit mit BIBLIOTHECAplus sollten ausgesonderte Medien nicht sofort gelöscht,
sondern zunächst nur makuliert werden, damit die für die Medien gespeicherten
Ausleihdaten in der Statistik ausgewertet werden können. Nach Abschluss der
Jahresstatistik bietet es sich an die makulierten Medien zu löschen.
1. Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege → Jahresabschluss → Makulierte
Medien löschen.
2. Geben Sie im Fenster Makulierte Medien löschen das Datum ein, bis zu dem die
makulierten Medien gelöscht werden sollen. Wir empfehlen, den Vorgang
anhand des Datums zu staffeln.
Bsp.: Geben Sie im Datumsfeld den 01.03.2010 ein. Damit werden alle
Medien, die bis zum 01.03.2010 makuliert wurden, gelöscht. Wenn dieser
Vorgang beendet wurde, geben Sie das Datum 01.06.2010 ein usw. So
können Sie die Systemauslastung minimieren.
3. Klicken Sie auf Starten. Damit sind die makulierten Medien gelöscht und die
Bestandszahlen entsprechend aktualisiert.
4. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn der Vorgang beendet wurde.
Statistik • 281
Nutzerhandbuch
Hinweis: Dieser Vorgang ist nicht unbedingt notwendig und kann unabhängig vom
Jahreswechsel, jedoch nach dem Abschluss der Jahresstatistik, zu jedem beliebigen
Zeitpunkt durchgeführt werden.
Erwerbungsbudgets kopieren
Dieser Vorgang muss nicht durchgeführt werden und ist generell nur relevant, wenn mit
der Etatüberwachung im Erwerbungsmodul gearbeitet wird. Sie können die
Erwerbungsbudgets automatisch für die Etatüberwachung verschieben.
Wählen Sie im Erwerbungsmodul Etat → Etatüberwachung:
1. Mit der rechten Maustaste können Sie auf den Punkt Budget anzeigen klicken.
Dort werden Ihnen die Budgets für das nächste Jahr, das laufende Jahr und das
Vorjahr angezeigt.
2. Wenn Sie die Erwerbungsbudgets kopieren, wird folgende Aktion durchgeführt:
•
Die Angaben aus der Spalte Budget Vorjahr werden gelöscht.
•
Die Angaben aus der Spalte Budget laufendes Jahr werden in die Spalte
Budget Vorjahr verschoben.
•
Die Angaben aus der Spalte Budget nächstes Jahr werden in die Spalte
Budget laufendes Jahr verschoben.
Hinweis: Die Aktion durchzuführen, ist nur dann sinnvoll, wenn alle Spalten bereits
vorab ausgefüllt wurden – auch die Spalte Budget nächstes Jahr.
Bestellungen löschen
Über diese Funktion können Sie alte Bestellsätze aus dem Erwerbungsmodul löschen.
Dieser Vorgang ist nicht zwingend notwendig. Es werden nur diejenigen Bestellungen
aufgelistet, bei denen alle unter einer Bestellnummer zusammengefassten Titel auf dem
Bestellstatus Abgeschlossen stehen. Sind einzelne Titel einer Bestellung noch in einem
anderen Erwerbungsstatus, storniert oder reklamiert, werden sie nicht für den Systemlauf
zum Löschen von Bestellungen vorgesehen und nicht angezeigt.
Bei Bedarf können auch die Etatbuchungen zu den Bestellsätzen gelöscht werden. Dazu
kann der Parameter EtatBuchungenLoeschen unter Konfiguration (Sys) →
Direkteinstellung → Abschnitt: Katalog genutzt werden.
Erwerbungsspezifischer Abschluss
Folgende Tätigkeiten sind für die Erwerbung durchzuführen. Sie finden die Funktionen im
Einstellungsmodul.
Haushaltsjahr umstellen
1. Um das Haushaltsjahr für die Erwerbung umzustellen, gehen Sie im
Einstellungsmodul auf Konfiguration (Sys) → Erwerbung → Registerkarte
Buchungen.
Statistik • 282
Nutzerhandbuch
2. Ändern Sie das Haushaltsjahr ab und klicken Sie auf OK.
3. Nach einem Neustart von BIBLIOTHECAplus wird bei der Eingabe von
Bestellungen in der Erwerbung das neue Haushaltsjahr verwendet.
Offene Bestellung in das neue Haushaltsjahr übertragen
Über den Menüpunkt Konfiguration (Sys) → Erwerbung → Registerkarte: Buchungen kann
bei Bedarf die Funktion Offene Bestellungen dem o.g. Haushaltsjahr zuordnen genutzt
werden.
Wenn diese Schaltfläche angeklickt wird, werden alle Bestellungen aus der Erwerbung,
die noch nicht den Status Abgeschlossen aufweisen, auf das Haushaltsjahr übertragen,
welches an dieser Stelle angegeben ist. Wenn Sie z. B. das Haushaltsjahr 2011 angeben,
werden alle offenen Bestellungen auf 2011 gesetzt.
Das betrifft auch Bestellungen, die den Status Eingetroffen aufweisen. Kontrollieren
Sie deshalb vorab Ihre erledigten Bestellungen, ob diese korrekt auf den Status
Abgeschlossen gesetzt wurden.
Dieser Vorgang ist nur bei Bedarf durchzuführen.
Achtung!
Es sollte während dieser Aktion niemand in BIBLIOTHECAplus arbeiten.
Katalogspezifischer Abschluss
Folgende Tätigkeiten sind für den Katalog durchzuführen. Sie finden die Funktionen im
Einstellungsmodul.
Unverknüpfte Titelaufnahmen
Über Systempflege → Unverknüpfte Titelaufnahmen im Einstellungsmodul können Sie
kontrollieren, ob es Medien mit fehlenden Verknüpfungen im System gibt. Dies ist vor
allem relevant, wenn Sie makulierte Medien gelöscht haben, die Gesamtwerke suchen
und ebenfalls löschen möchten. Dieser Vorgang muss nicht zwingend beim
Jahresabschluss erfolgen, sondern kann jederzeit im System vorgenommen werden.
Achtung!
Zu beachten ist, dass während des Vorgangs niemand in BIBLIOTHECAplus arbeiten
sollte.
Zugangsnummer zurücksetzen
Wenn Sie mit Zugangsnummern arbeiten und keine fortlaufende Zählung nutzen, haben
Sie die Möglichkeit, im Einstellungsmodul unter Systempflege → Nummern vergeben →
Registerkarte Systemtabellen die Zugangsnummer auf null zu setzen.
Setzen Sie nur Zugangsnummern auf null, deren Format an eine Jahreszahl gebunden ist.
Vergeben Sie Zugangsnummern nach z. B. folgendem Schema: 03 / 0001 (Jahreszahl /
laufende Nummer). Dadurch wird zu Beginn eines neuen Jahres die Jahreszahl geändert,
aber nicht die laufende Zahl. Die fortlaufende Zahl müssen Sie wieder auf null
zurückstellen.
Statistik • 283
Nutzerhandbuch
1. Gehen Sie in das Einstellungsmodul unter Systempflege → Nummern vergeben
→ Registerkarte: Systemtabellen.
2. Setzen Sie den Wert auf 0 zurück, so dass die Zeile dann folgendermaßen
aussieht:
Zugangsnummer 0 Bücher (Nummernkreis) JJ/#### (Format)
Feiertagskalender
Überprüfen Sie im Rahmen des Jahresabschlusses im Einstellungsmodul unter
Konditionen → Feiertage die Vollständigkeit und Richtigkeit der von Ihnen
einzutragenden oder automatisch erzeugten Feier- und Schließtage.
Statistik • 284
Nutzerhandbuch
Weitere Funktionen
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu weiteren Funktionen von BIBLIOTHECAplus.
OPAC
Der BIBLIOTHECAplus-OPAC kann sowohl als freistehender Auskunftsplatz innerhalb der
Bibliothek, als auch als Ergänzung des individuellen Computerarbeitsplatzes innerhalb
von Behörden, Instituten etc. eingesetzt werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu
werden, enthält er einige - optional einsetzbare - Komponenten (E-Mail, Vorbestellung,
Kontoabfrage usw.) und ist vielfältig konfigurierbar (Passwortschutz, Möglichkeit des
Verlassens etc.).
Starten Sie den OPAC, indem Sie zweimal auf das Symbol auf dem Desktop klicken oder
aus dem Hauptmodul von BIBLIOTHECAplus über die Menüleiste Module → OPAC.
Der OPAC ist so aufgebaut, dass die Benutzer alle wichtigen Funktionen nicht nur mit der
Maus, sondern auch über Funktionstasten erreichen können. Hierzu steht folgende
Funktionsleiste mit den Tasten F1 - F12 zur Verfügung:
Standardmäßig repräsentieren die Tasten F1 und F2 die Hilfefunktion bzw. die
Möglichkeit, Neuankündigungen anzuzeigen.
Die Selbstbedienungsfunktionen finden Sie unter F3 (Benutzerkonto, Verlängern) und
unter F4 das E-Mail-System.
Beim Einsatz des Web-OPAC erhalten Sie detaillierte Informationen im zugehörigen
Handbuch.
Handbuch Web-OPAC im BIBLIOTHECA Kundencenter
Einrichten des OPAC
Zur Recherche über den OPAC sind keine besonderen Voreinstellungen notwendig. Der
OPAC ist i. d. R. auf einem eigenen Rechner im abgesicherten Modus installiert. Dies
bedeutet, dass ein Leser an diesem Rechner wirklich nur den OPAC benutzen und nicht
auf Betriebssystemebene wechseln kann.
Zur Installation der OPAC-Absicherung wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Weitere Funktionen • 285
Nutzerhandbuch
Sie haben die Möglichkeit, den Lesern zusätzliche Selbstbedienungsfunktionen zur
Verfügung zu stellen. Um diese Selbstbedienungsfunktionen frei zu schalten bzw. zu
sperren gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Starten Sie den OPAC von Ihrem BIBLIOTHECAplus-Arbeitsplatz aus über die
Menüauswahl Module → OPAC.
2. Wählen Sie hier im Menü unter Sonstiges den Punkt Optionen aus.
Möglicherweise ist die Auswahl Optionen zunächst nicht aktiv, d. h. wird nur in
grauer Schrift angezeigt. Wählen Sie dann bitte zunächst Anmelden. Die Kennung,
mit der sich das System dann automatisch an den OPAC anmeldet, muss die
Möglichkeit zum Ändern der Einstellungen im OPAC zugeordnet haben.
3. Wählen Sie unter Optionen die Auswahl Einstellungen.
Nun werden Ihnen verschiedenste Registerkarten zur Konfiguration des OPACs
angezeigt.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte Selbstbedienung. Vor den folgenden Einträgen
können Sie ein Häkchen setzen, um Sie frei zu schalten:
• Verlängern: Leser können nach Eingabe ihres Passwortes ihre Medien
selbst verlängern – hierzu muss zunächst das Leserkonto aufgerufen
werden
• Vorbestellen: Leser können nach Eingabe ihres Passwortes ausgeliehene
Medien vorbestellen
• Konto: Leser können nach Eingabe ihres Passwortes ihr Leserkonto
ab¬fragen – angezeigt wird dort auch, ob noch Gebühren offen stehen,
welche Medien ausgeliehen sind und wann diese fällig werden, ob
Medien vor¬bestellt sind und ob diese schon zur Abholung bereitliegen
• Nachrichten: Leser können nach Eingabe ihres Passwortes Nachrichten
an die Bibliothek eingeben sowie Nachrichten der Bibliothek an sie
abfragen
• Erweiterte Recherche: Für die Leser wird neben der Standard-Recherche
mit einem Suchfeld die Suchmaske der erweiterten Recherche zur
Verfügung gestellt. In dieser Suchmaske ist beispielsweise die gezielte
Suche nach Schlagwörtern, Personennamen etc. möglich.
• Expertenrecherche: Den Lesern ist auch die Expertenrecherche
zugänglich, die im Wesentlichen der Dienstrecherche im Katalogmodul
entspricht.
• OPAC verlassen: Es ist möglich, den OPAC zu verlassen, ohne sich
zu¬nächst Anmelden zu müssen. An echten OPAC-Plätzen sollten Sie
dies den Lesern natürlich nicht ermöglichen; gedacht ist diese
Möglichkeit eher für interne Arbeits- bzw. Auskunftsplätze, die nur dem
Bibliothekspersonal zugänglich sind.
5. Wechseln Sie auf die Registerkarte Konfiguration.
Über Konfiguration ordnen Sie nun einzelnen Funktionstasten die entsprechende
Selbstbedienungsfunktion zu.
Durch Klick auf die Schaltfläche Standard werden die Funktionstasten automatisch
nach Systemvorgaben belegt.
6. Gehen Sie zur individuellen Zuordnung der Funktionstastenbelegung wie folgt vor:
Markieren Sie eine der zwölf Funktionstasten in der Tabelle unterhalb der
Schaltfläche Standard durch einfachen linken Mausklick.
7. Tragen Sie im Feld Text einen beliebigen Text ein. Dieser wird später auf der
Funktionstaste des OPACs angezeigt werden. Die Funktionstasten werden im OPAC
Nutzerhandbuch
auf der rechten Bildschirmseite eingeblendet.
8. Wählen Sie nun in der Spalte unter Funktion die gewünschte Funktionalität aus, die
bei Klick auf die Funktionstaste später durchgeführt werden soll. Für die
Selbstbedienungsfunktionen sind dies folgende:
• VORBESTELLEN: Medien vormerken
• KONTO: Benutzer kann sein Leserkonto aufrufen
• NACHRICHT: E-Mail-Funktion zwischen Leser/ Bibliothek
• RECHERCHESTD: Standardrecherche
• RECHERCHEERW: Erweiterte Recherche
• RECHERCHEEXP: Expertenrecherche
9. Möchten Sie gerne die Funktionstaste nicht nur mit einer Beschriftung sondern
auch mit einem Symbol versehen, klicken Sie in die Spalte Bild und tragen Sie dort
den Namen einer Bilddatei ein. Es handelt sich um Dateien mit der Endung *.bmp,
die im zentralen Biblio-Verzeichnis abgespeichert sind. Für die Vorbestell-Funktion
ist es z.B. die Datei opac_vorbestellen.bmp.
Hinweis: Bei diesen Einstellungen handelt es sich um arbeitsplatzbezogene
Einstellungen, was bedeutet, dass Sie diese an jedem Arbeitsplatz vornehmen müssen,
für den sie gelten sollen.
Einfache Recherche
1. Drücken Sie F5 und Sie erhalten die einfache Suchmaske.
2. Hier können Sie nach Stichwörtern suchen. Geben Sie z. B. haus ein.
3. Klicken Sie auf Suche oder drücken Sie die Enter-Taste, um die Suche zu starten.
4. Schließlich werden wieder die Trefferliste angezeigt und unten in einem
zusätzlichen Feld der Standort und der Ausleihstatus des Buches (ist es ausgeliehen
oder verfügbar?). Es sind also schon alle wichtigen Angaben in der Liste erkennbar.
5. Mit dem Suchergebnis wurden gleichzeitig weitere Schaltflächen angezeigt:
Standardmäßig sind dies F6 für Vorbestellen und F7, um in die Titelanzeige zu
kommen.
Wenn Sie F7 drücken, sehen Sie die gleiche Anzeige, die Sie vom Katalogmodul
schon kennen.
Alle Anzeige- und Druckformate können Sie selbstverständlich selbst konfigurieren.
Dies über das Katalogmodul unter Katalogisierung → Anzeige festlegen.
6. Mit der ESC-Taste kommen Sie wieder zum Ausgangsbild zurück.
7. Sie können jetzt mit F5 die nächste Suche starten (z. B. nach dem Schlagwort
Deutschland) oder mit Sonstiges → Beenden den OPAC wieder verlassen.
Falls der OPAC so konfiguriert ist, dass Sie mit Beenden nicht einfach schließen
können, müssen Sie sich zunächst unter Sonstiges → Anmelden als
Bibliotheksmitarbeiter legitimieren. Geben Sie also wieder Ihre Kennung und Ihr
Passwort ein, und wählen Sie danach Beenden.
Hinweis: Wie alle anderen Selbstbedienungs-Funktionen lässt sich auch die Funktion
Sonstiges → Beenden abschalten, denn der OPAC soll ja möglicherweise ständig für die
Benutzer einsatzbereit sein (als Recherche-Arbeitsplatz im Lesesaal beispielsweise).
Nutzerhandbuch
Erweiterte Recherche
1. Drücken Sie die F5-Taste, um eine einfache Recherche durchzuführen. Mit F10
gelangen Sie von dort in die erweiterte Recherche.
Alternativ starten Sie diese direkt über das Menü (Recherche → Erweitert).
2. Geben Sie den Anfang vom Verfasser oder vom Titel bzw. die Systematik oder
Schlagwörter ein. Tragen Sie zum Recherchieren beispielsweise Deutschland im
Titelfeld ein.
3. Für die Recherche in den Feldern Personen, Systematik, Interessenkreis →
Sachgruppe und Schlagwörter werden automatisch die entsprechenden Register
aufgeblättert, so dass der Benutzer sehen kann, welche Schlagwörter vergeben oder
von welchen Verfassern Medien vorhanden sind. Dieses Aufblättern geschieht,
wenn Sie die ersten Buchstaben des Suchworts eingeben.
Wird ein Name im Feld Personen angegeben, werden alle ersten bis dritten
Verfasser und alle sonstigen beteiligten Personen (Herausgeber, Übersetzer usw.)
gesucht!
Beim Titel wird innerhalb aller Titelfelder (inklusive beigefügter Werke) gesucht.
4. Nach Drücken der Enter-Taste bekommen Sie eine Liste aller Medien angezeigt,
deren Titel mit Deutschland beginnt.
5. Drücken Sie F7, um sich das zuletzt markierte Medium in der Übersicht anzeigen zu
lassen.
Sie bekommen nun die Medien- und Exemplardaten im OPAC-Anzeigeformat
angezeigt.
6. Mit einem Klick auf die Pfeile oder durch Drücken der Bild-Auf und Bild-Ab-Tasten
können Sie jetzt die Ergebnisliste durchblättern.
Mit der ESC-Taste gelangen Sie in das vorhergehende Fenster zurück.
Expertenrecherche
Durch Anklicken des Menüpunktes Recherche besitzen Sie die Möglichkeit, die
Expertenrecherche direkt aufzurufen. Voraussetzung dabei ist, dass in der OPACKonfiguration die Expertenrecherche frei geschaltet wurde. Innerhalb der
Expertenrecherche haben Sie die Möglichkeit, besser zu differenzieren, d. h. Sie können z.
B. angeben, ob Sie nur nach Verfassern oder nach beteiligten Personen suchen möchten.
Die Expertenrecherche entspricht der Dienstrecherche im Katalog.
Recherche
Selbstbedienung
Alle Selbstbedienungsfunktionen wie Verlängern, Vorbestellen, Kontoansicht sind anoder abschaltbar, so dass Sie den OPAC so einrichten können, wie es Ihren individuellen
Bedürfnissen entspricht. Der Leser muss vor der Benutzung seine Ausweisnummer
(Leseausweis) sowie ein persönliches Passwort (z. B. sein Geburtsdatum) eingeben. So
kann der Benutzer sein Leserkonto ansehen oder eine Vorbestellung vornehmen (letzteres
Nutzerhandbuch
erst, wenn das Buch recherchiert wurde, das vorbestellt werden soll). Die
Ausweisnummer und das Passwort werden dem Leser in der Benutzererfassung in der
Ausleihverbuchung zugeordnet.
Hinweis: Unter dem Menüpunkt Sonstiges → Optionen haben Sie die Möglichkeit, die
Standardeinstellungen, z. B. die verfügbaren Selbstbedienungsfunktionen, die
Möglichkeit zum Verlassen des OPAC etc. einzustellen.
Quickrecherche
Mit Hilfe der Quickrecherche können Sie dem Benutzer verschiedene Suchkategorien zur
Verfügung stellen bzw. häufig genutzte Suchanfragen für ihn hinterlegen. Die Suche lässt
sich mehrfach untergliedern und verfeinern.
Konfigurieren der Funktion Quickrecherche
1. Melden Sie sich am OPAC über Sonstiges → Anmelden an.
2. Wählen Sie Sonstiges → Optionen → Einstellungen.
3. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration.
4. Wählen Sie im Fenster für die Funktionstastenbelegung die Funktionstaste aus, über
die der Nutzer zu den hinterlegten Suchanfragen der Quickrecherche gelangen soll
(Zeile F1 bis F12).
5. Geben Sie in die Spalte Text die Bezeichnung ein, die später auf der Schaltfläche für
die Funktion Quickrecherche erscheinen soll, in unserem Beispiel Quicksuche.
6. Klicken Sie in die Spalte Funktion: Wählen Sie aus der Liste der möglichen
Funktionen RECHERCHEQUICK aus.
7. Klicken Sie in die Spalte Bild.
8. Standardmäßig wird automatisch das Bild opac_recherche.bmp eingebunden.
Sie können hier auch den Namen eines anderen, im Programmverzeichnis von
BIBLIOTHECAplus vorhandenen Bildes eingeben.
Registerkarte Quickrecherche
Schaltflächen:
• Schaltfläche Hinzufügen: Damit legen Sie einen neuen Punkt auf der aktuellen
Hierarchieebene an.
• Schaltfläche Unterpunkt: Damit wird an den aktuell ausgewählten Eintrag ein
neuer Unterpunkt angehängt.
Hinweis: Einträge, die Untereinträge haben, dienen nur als Überordnung, um in den
Untereinträgen blättern zu können. Diesen Einträgen kann keine Suchanfrage
zugeordnet werden.
Anlegen neuer Einträge:
Haben Sie bisher noch keine Suchanfragen für die Quickrecherche hinterlegt, ist das
Anzeigefeld leer. Um einen ersten Eintrag zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
Nutzerhandbuch
Vorerst sehen Sie keine Veränderung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Der erste Eintrag wird so automatisch angelegt.
3. Wählen Sie Sonstiges → Optionen → Einstellungen → Registerkarte:
Quickrecherche.
Sie sehen einen Eintrag Unbenannt.
4. Weitere Einträge können Sie über die Schaltflächen Hinzufügen bzw. Unterpunkt
ergänzen.
Definieren eines Eintrags
Um einen Eintrag zu benennen und ihm eine Suchanfrage sowie ein Bild zuzuweisen,
gehen Sie wie folgt vor:
1. Markieren Sie den entsprechenden Eintrag im Anzeigefenster.
2. Tragen Sie in das Feld Recherche Ihre Suchanfrage ein.
3. Wählen Sie über die Schaltfläche Bild eine Bilddatei aus, die als Schaltfläche für
diese Quickrecherche angezeigt werden soll.
Hinweis: Da die Bildgröße in den meisten Fällen nicht genau der Größe des
Anzeigefensters entspricht, kann über die Option Bildgröße anpassen, das Bild
entsprechend vergrößert oder verkleinert werden. Aktivieren Sie dafür das
Kontrollkästchen Bildgröße anpassen.
Definieren einer Suchanfrage:
Geben Sie in das Feld Recherche Ihre Suchanfrage ein. Über den hier gesetzten
Auswahlfilter werden die entsprechenden Medien recherchiert. Die Syntax entspricht
der Syntax der Expertenrecherche.
Recherche
Formulareditor
In diesem Modul können Formulardateien bearbeitet werden. Sie öffnen den Editor
entweder auf der Startseite von BIBLIOTHECAplus über Module → Formulare oder über
Formulare im rechten Fensterbereich des Einstellungsmoduls.
Sie öffnen die Standardvorlagen im Formulareditor über Datei → Formulare.
Sie können über Datei → Öffnen alle Dateien mit der Endung *.HED aufrufen und
bearbeiten, z. B. Mahnbriefe, Vormerkungsbriefe, Stornierungs-, Reklamationsbriefe und
Geschäftspartnerbriefe.
Formulardateien bearbeiten
Wenn Sie eines der Formulare öffnen, sehen Sie ein Standardschreiben:
•
Die grauen Felder sind Steuerfelder und werden vom Programm mit den
entsprechenden Daten gefüllt.
Nutzerhandbuch
•
Der Text kann wie in einer Textverarbeitung geändert werden. Über den Punkt
Format kann z. B. die Schriftart und -größe geändert werden.
•
Es ist außerdem möglich, im Formular Bilder (z. B. Logos oder Briefköpfe)
einzufügen. Dabei können nur Dateien mit der Endung *.BMP verwendet werden.
Wir empfehlen außerdem, nur Grafiken einzufügen, die die gesamte Breite der
Seite umfassen, da die Positionierung der Grafik sonst Probleme verursachen kann.
•
Mit dem zweitletzten Symbol der Symbolleiste können Sie auf die Kopf- und
Fußzeile wechseln.
Um Steuerfelder an andere Positionen zu verschieben, können Sie folgendermaßen
vorgehen:
1. Markieren Sie das gewünschte Feld (Feld darf nicht blinken).
2. Löschen Sie das Feld mit der Entfernen-Taste.
3. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll.
4. Gehen Sie im Menü auf den Punkt Extras → Feld einfügen.
5. Suchen Sie aus der Liste das gewünschte Feld aus und gehen Sie auf Einfügen.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen über Datei → Speichern.
Folgende Tabelle zeigt die verwendbare Felder mit A.*. Die Angaben mit A.* werden je
nach den Einstellungen entweder aus der Erstadresse genommen oder aus den Daten der
Zweitadresse. Dabei kommt es auf verschiedene Einstellungen und die Angaben von
Erziehungsberechtigungen an.
A.Adressanrede
Anrede des Lesers aus den Benutzerdaten der
Verbuchung (Herrn/Frau)
A.Anrede
Anrede des Lesers aus den Benutzerdaten der
Verbuchung (Herr/Frau)
A.Briefanrede
Anrede aus den Benutzerdaten der Verbuchung (Sehr
geehrter Herr, Sehr geehrte Frau)
A.Land
Angabe des Landes, Daten aus den Geschäftspartnern
der Erwerbung
A.Name
Name des Lesers aus den Benutzerdaten der
Verbuchung
A.Ort
Ortsangabe aus den Benutzerdaten, bzw. Ortsangabe
aus den Lieferantendaten
A.PLZ
Postleitzahl aus den Benutzerdaten, bzw. Postleitzahl
aus den Lieferantendaten
A.Postbez.1
Postbezeichnung aus den Lieferantendaten der
Erwerbung
A.Postbez.2
2. Zeile der Postbezeichnung aus den Lieferantendaten
der Erwerbung
A.Straße
Straßenangabe aus den Benutzerdaten, bzw.
Straßenangabe aus den Lieferantendaten
A.Vorname
Vorname der Leser aus den Benutzerdaten der
Verbuchung
Tabelle: Felder Formulardateien
Hinweis: Nach den genannten Feldern folgen in der Auswahlliste ähnliche Felder,
Nutzerhandbuch
allerdings mit den Präfixen A1.* und A2.*
Die Felder mit A1.* geben an, dass generell nur die Daten der Erstadresse der Leser
verwendet werden. Auf Einstellungen zu Erziehungsberechtigten wird dann keine
Rücksicht genommen.
Die Daten zu A2.* verwenden nur die Daten der Zweitadresse, ohne auf die
Einstellungen Rücksicht zu nehmen.
Felder mit A1.*:
A1.Adressanrede
A1.Anrede
A1.Briefanrede
A1.Land
A1.Name
A1.Ort
A1.PLZ
A1.Straße
A1.Vorname
Anrede aus der Erstadresse des Lesers aus
den Benutzerdaten der Verbuchung
(Herrn/Frau)
Anrede aus der Erstadresse des Lesers aus
(Herr/Frau)
Anrede aus der Erstadresse des Lesers
(Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau)
Land aus der Erstadresse
Name des Lesers aus der Erstadresse aus
Ortsangabe aus den Benutzerdaten der
Erstadresse in der Verbuchung
Postleitzahl aus der Erstadresse der
Benutzerdaten in der Verbuchung
Straßenangabe der Erstadresse aus den
Benutzerdaten
Vorname der Leser aus der Erstadresse aus
den Benutzerdaten
Tabelle: A1.*-Felder Formulardateien
Felder mit A2.*:
A2.Adressanrede
A2.Anrede
A2.Briefanrede
A2.Land
A2.Name
A2.Ort
A2.PLZ
A2.Straße
A2.Vorname
Anrede aus der Zweitadresse des Lesers
aus den Benutzerdaten der Verbuchung
(Herrn/Frau)
aus den Benutzerdaten der Verbuchung
(Herr/Frau)
(Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau)
Land aus der Zweitadresse
Name des Lesers aus der Zweitadresse aus
Ortsangabe aus den Benutzerdaten der
Zweitadresse in der Verbuchung
Postleitzahl aus der Zweitadresse der
Benutzerdaten in der Verbuchung
Straßenangabe der Zweitadresse aus den
Benutzerdaten
Vorname der Leser aus der Zweitadresse
aus den Benutzerdaten
Tabelle: A2.*-Felder Formulardateien
Nutzerhandbuch
Zudem stehen Ihnen in der Auswahlliste folgende Felder zur Verfügung:
Anmeldedatum
Anmeldedatum aus den Benutzerdaten der Verbuchung
Anz.Seiten
Gesamtanzahl der Seiten des Briefs
Ausleihstelle
Zweigstelle, in der ein Medium entliehen wurde
Ausweis.Nr.
Ausweisnummer aus den Benutzerdaten der
Verbuchung
Barcode
Bestellbarcode für die Einzelbestellung in der
Erwerbung
Barcode klar
Nummer des Bestellbarcodes für die Einzelbestellung
Bearbeiter
Angabe der Kennung, die zur Zeit angemeldet ist
Bestell-Nr.
interne Bestellnummer aus der Erwerbung
Bestelltitel
Titel der Einzelbestellung aus der Erwerbung
Datum
aktuelles Tagesdatum
Gebühren offen
Anzeige der offenen Gebühren in der Landeswährung
(Verbuchung)
Gebührensumme Brief
Summe der Überzugsgebühren und Mahngebühren
(ohne Pauschale)
Gebührensumme
Gesamtsumme aus Überzugsgebühren und sonstigen
offenen Gebühren (Verbuchung)
Geburtsdatum
Datum aus den Benutzerdaten in der Verbuchung
ISBN
ISBN für die Einzelbestellung in der Erwerbung
Kundennr.
Interne Benutzernummer aus der Verbuchung;
Kundennummer aus den Lieferantendaten der
Erwerbung
Letztes Ausleihdatum
Daten aus der Verbuchung
Letztes Fristdatum
Letztes Mahndatum
Summe
Summe der Überzugsgebühren in der Landeswährung
(Verbuchung)
Tabelle
Datenfeld, bitte nicht manuell einfügen.
U.Bemerkung
Umlauf-Bemerkung aus der Umlaufverwaltung
U.Bezeichnung
Umlauf-Bezeichnung aus der Umlaufverwaltung
U.Frist
Umlauf-Frist aus der Umlaufverwaltung
U.Titel
Umlauf-Titel aus der Umlaufverwaltung
Zeile1
Angabe der Mahnzusatztexte (Verbuchung);
Bemerkungsfeld aus den Bestelldaten (Erwerbung)
Zeile2
Statistikkennzeichen aus den Benutzerdaten
(Verbuchung)
Zeile3
Angabe des Hauptausweises (Verbuchung)
Zweigstelle
Zweigstelle
Tabelle: Weitere Felder
Achtung!
Folgende Felder werden nicht unterstützt:
• Mahnpauschale
• Seite
Folgende Felder sollten Sie nicht mehr verwenden:
• Gebühren offen Euro
• Gebührensumme Brief Euro
•
•
Nutzerhandbuch
Gebührensumme Euro
Summe Euro
Formulare im Word-Format
Sie können die Briefdrucke, die mit der integrierten Textverarbeitung (HighEdit, *.hed)
erstellt wurden, auf Word umstellen.
Einstellungen
Es kann im Einstellungsmodul definiert werden, dass einzelne Drucke mit Word und
andere Drucke mit HighEdit gedruckt werden. Dann muss zumindest an den
Arbeitsplätzen, auf denen über Word gedruckt werden soll (z. B. der Mahndruck),
Microsoft Word installiert sein.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Einstellung vorzunehmen:
1. Im Einstellungsmodul kann unter dem Menüpunkt Konfiguration (Sys) → Briefdruck
eingestellt werden, welche Briefe mit Word zu drucken sind.
2. Markieren Sie die entsprechenden Briefe. Im Dialog Briefdruck werden bei den
einzelnen Briefen die Vorlagen benannt. Die Namen sind i. d. R. die gleichen wie bei
der internen Textverarbeitung HighEdit. Auch die Dateiablage ist ähnlich
organisiert. I. d. R. sind die *.dot-Vorlagen im BIBLIOTHECAplusProgrammverzeichnis abgelegt (..\Templates\Dot). Sie können aber in der Datei
winoebp.ini im Windows-Verzeichnis ein anderes Verzeichnis angeben:
[ALL]
DOTPFAD=
Vorlagen bearbeiten
Wenn Sie den Druck eines Briefes umstellen wollen, müssen Sie eine von OCLC
bereitgestellte Vorlage anpassen. Den Namen der Vorlage können Sie aus dem Dialog
Briefdruck entnehmen.
Gehen Sie zur Bearbeitung wie folgt vor:
1. Öffnen Sie eine Vorlage in Word.
Hinweis: Öffnen Sie Word-Dokumentvorlagen immer aus dem WordProgrammfenster heraus, nicht aus dem Windows-Explorer. Als Dateityp ist
dabei Dokumentvorlagen (*.dot) auszuwählen, der entsprechende
Speicherort auszuwählen, die Datei zu markieren und anschließend zu
öffnen.
2. Gegebenenfalls meldet Word, dass noch einige Komponenten nachinstalliert
werden müssen. Halten Sie dazu die entsprechenden CDs bereit und installieren Sie
diese nach.
3. Ändern Sie die Vorlage. Unterhalb des Menüs können Sie mit der Schaltfläche
Seriendruckfeld einfügen ein neues Feld einfügen. Es erscheint dazu eine Liste der
möglichen Felder. Zudem stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Formatierung und
Gestaltung von Word zur Verfügung (z. B. Kopf- und Fußzeilen, Grafiken, Tabellen).
4. Speichern Sie die Vorlage unter gleichem Namen wieder.
5. Beenden Sie Word.
Nutzerhandbuch
Hinweis: Wenn Sie die Fehlermeldung „v_mahn1 ist ein Seriendruck-Hauptdokument.
Word kann die Datenquelle SteuerVMahn nicht finden.“ erhalten, findet Word die
zugehörige Steuerdatei nicht.
Die Steuerdatei heißt für die Briefdrucke im Bestellwesen steuerbest.txt und für
die Drucke aus der Verbuchung steuervmahn.txt. Diese beiden Steuerdateien
müssen im gleichen Verzeichnis wie die Vorlagen liegen. Klicken Sie bei dieser Meldung
auf Datenquelle suchen und geben Sie im nachfolgenden Dialog die entsprechende
Steuerdatei ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Öffnen. Danach öffnet sich die
Vorlage, die Sie bearbeiten können.
Drucken aus BIBLIOTHECAplus
Wenn die Vorlagen hintergelegt sind und der Druck im Einstellungsmodul umgestellt ist,
öffnet sich automatisch das Druckfenster für den Word-Druck, sobald Sie einen Brief in
BIBLIOTHECAplus drucken.
Sie können wie bei den anderen Briefdrucken auch eine Vorlage wählen, direkt drucken
oder zunächst anzeigen. Wenn Sie die Anzeige anwählen, wird Word gestartet und ein
Seriendruck-Dokument aufbereitet, in dem alle Briefe untereinander mit Seitenumbruch
aufgeführt werden.
Benutzergruppenspezifische Mahnschreiben
Beim Mahndruck mit der internen Textverarbeitung HighEdit gibt es für unterschiedliche
Benutzergruppen die Option für unterschiedliche Mahnschreiben. Diese Möglichkeit gibt
es bei Word nicht. Die Vorlage ist immer die gleiche. Es gibt aber die Möglichkeit, diese
Funktion über Bedingungsfelder zu erreichen.
Gehen Sie hierfür in Microsoft Word wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Bedingungsfeld einfügen (unterhalb des Menüs) und wählen Sie
Wenn...dann...sonst... Es erscheint der Dialog Bedingsfeld einfügen: WENN.
2. Sie können unter Feldname eine bestimmte Benutzergruppe auswählen, bei
Vergleich das Gleich und dann bei Vergleichen mit das Kürzel der Benutzergruppe
eintragen (z. B. JUG für Jugendliche oder KIN für Kinder).
3. Unter dann... können Sie den Text eintragen, der erscheinen soll, wenn ein Benutzer
der angegebenen Benutzergruppe angehört.
Unter sonst... geben Sie den Text ein, der erscheinen soll, wenn er der
Benutzergruppe nicht angehört. Sie können in diesen Alternativtexten auch Felder
aus den verknüpften Daten verwenden (z. B. A1_Name für den Namen des
Erziehungsberechtigten).
4. Für den Mahndruck an Erziehungsberechtigte können Sie im Einstellungsmodul
unter Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe folgende
Parameter einstellen:
• MAHNZUSATZTEXT: Kommentar im Mahnschreiben, wenn das Schreiben
an ein minderjähriges Kind geht und keine Zweitadresse eingetragen ist.
• MAHNZUSATZTEXTALTER: Alter, bis zu dem der Kommentar im
Mahnschreiben erscheinen soll, wenn das Schreiben an einen
Erziehungsberechtigten geht.
Nutzerhandbuch
Tipp: Zur Kontrolle oder Änderung der eingestellten Bedingung kann unter dem
Menüpunkt Extras → Optionen die Option Feldfunktionen aktiviert werden. Sie sehen
dadurch in der Dokumentvorlage den generierten Code.
Mögliche Fehlerursachen
Folgende Lösungsvorschläge können Ihnen bei Fehlern beim Word-Druck helfen:
•
Befindet sich die Datei steuerVmahn.txt oder steuerBest.txt nicht im
Verzeichnis ..\Templates\MAIL, ist den entsprechenden Dokumentvorlagen
(v_mahn1.dot, v_best.dot) die Datenquelle (z. B. steuerVmahn.txt,
steuerBest.txt) neu zuzuordnen.
•
Treten Laufzeitfehler auf, wird eine alte Datei Bibwordprt.dot verwendet. Die
aktuelle Version protokolliert alle Laufzeitfehler in der Datei Perm.pro (Protokolldatei
auf jedem Arbeitsplatz), unterdrückt aber die Bildschirmmeldungen.
•
In einer TerminalServicesServer-Umgebung findet Word manchmal die falsche Datei
von Winoeb.ini. Um dieses Problem zu lösen, setzen Sie die Umgebungsvariable
WINOEB auf den Pfad zu Ihrer lokalen Winoeb.ini, z. B.:
WINOEB=C:\Users\All Users\BOND\BIBLIOTHECA2000 bzw.
WINOEB=C:\ProgramData\BOND\BIBLIOTHECA2000
•
Die Fehlermeldungen „Soll die Datei BibWordPrt.dot wiederhergestellt werden?“ und
„Wollen Sie Word trotzdem beenden?“stammen aus einer speziellen
BibWordPrt.dot-Version. Aktualisieren Sie diese Datei. Falls Sie keine neuere Datei
vorliegen haben, wenden Sie sich an den OCLC-Support.
•
Die Datei BibWordPrt.dot schreibt Fehlermeldungen in die Perm.pro, die mit
Wordprint beginnen. Unmittelbar dahinter finden Sie in Klammern die Angabe der
Zeilennummer im Makro, an der ein Fehler aufgetreten ist. Steht dort eine 9,
entspricht dies dem ersten hier beschriebenen Fehler. Ist die Zahl eine 11, konnte die
Datei steuer0.txt (oder folgende) nicht gefunden werden. Dies kann folgende
Fehlerursachen haben:
• Das Programm hat nicht die Berechtigung hat, in das in der Datei
Winoeb.ini unter Protpfad angegebene Verzeichnis zu schreiben.
• Das Programm schreibt seine Eintragungen in eine andere Datei
Winoeb.ini schreibt, als das Makro ausliest.
•
Dem Fehler in Zeile 11 folgt möglicherweise ein Fehler in Zeile 14. Dieser bereinigt
sich mit der Beseitigung des Fehlers in Zeile 11. Denn das Programm geht
folgendermaßen vor: Es liest den Parameter Dotpfad aus der Datei winoebp.ini
(Windows-Verzeichnis) aus. Ist dort kein spezieller Dokumentpfad definiert
(Standard), nimmt BIBLIOTHECAplus den Programmpfad aus der Datei Winoeb.ini,
die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden. In dem ermittelten
Pfad sucht das System die Dokumentvorlage (z. B. V_Mahn1.dot oder V_Best.dot).
Findet das Programm diese Vorlage, trägt es den Dateinamen unter Angabe des
vollständigen Pfades in der Winoeb.ini unter der Sektion Temp mit dem Eintrag
Wordfile ein. Dann liest das Programm den Wert des Parameters Protpfad aus der
Winoeb.ini aus. In dem dort angegebenen Verzeichnis sucht das Programm nach
einer Datei namens Steuer0.txt. Existiert diese Datei bereits, wird der Zähler immer
um eins erhöht (steuer1.txt), bis ein freier Dateiname gefunden wurde. Der sich
daraus ergebende Dateiname wird wiederum unter Angabe des kompletten Pfades in
Nutzerhandbuch
der Datei Winoeb.ini eingetragen. Unter der Sektion Temp befindet sich dann der
Eintrag WordSteuer mit dem gefundenen Dateinamen. Das Programm erzeugt somit
die Steuer-Datei und füllt Sie mit den entsprechenden Daten aus der Datenbank.
Anschließend wird das Wordmakro BibWordPrt.dot gestartet. Dieses liest die
Eintragungen in der Winoeb.ini unter der Sektion Temp aus und verknüpft die
Seriendruckvorlage (z. B. V_Mahn1.dot, V_Best.dot), die eigentlich mit der Datei
SteuerVmahn.txt oder steuerBest.txt verknüpft ist, vorübergehend neu mit
der erzeugten Steuer0.txt. Der Serienbrief wird mit den Daten gefüllt und das
Ergebnis daraus wird ausgedruckt. Dementsprechend ergeben sich folgende mögliche
Szenarien:
• Das Programm schreibt in eine andere Winoeb.ini (z. B. die vom
Server anstatt lokal oder andersherum), als das Makro ausliest.
• Beim Öffnen der Dokumentvorlage (z. B. V_Mahn1.dot) findet Word
die standardmäßig verknüpfte Datenquelle (z. B. steuerVmahn.txt)
nicht.
• Word findet die eigentliche Datenquelle (z. B. steuer0.txt, weil
BIBLIOTHECAplus die Datei nicht anlegen konnte wegen mangelnder
Schreibrechte) nicht.
Tipp: Kontrollieren Sie immer das letzte Änderungsdatum der Datei Winoeb.ini, um
festzustellen, ob das Programm die richtige Datei Winoeb.ini verändert. Es sollte die
lokale Version sein, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden.
Reporteditor
Das Zusatztool „Report Builder“ ist ein Produkt eines externen Herstellers, es handelt sich
nicht um ein OCLC-Produkt. Dieser Reporteditor ist nur auf Englisch vorhanden.
Der Reporteditor ist nützlich für kleinere Änderungen, vor allem für Anpassungen des
Seiten-Layouts an entsprechende Drucker. Er ist nicht geeignet für komplexe Änderungen
und Neuerstellungen von Reports.
Hinweis: Bei Fragen zur Bedienung lesen Sie die Online-Hilfe im Programm. Es kann
keine Betreuung durch den OCLC-Support erfolgen.
Achtung!
• Sie führen alle Anpassungen im Report Builder auf eigene Verantwortung durch.
OCLC kann keine Gewährleistung für Fehler übernehmen, die durch diese
Anpassungen entstehen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie eine korrekte Datensicherung zur Verfügung haben.
Der Reporteditor REPBI42.EXE befindet sich i. d. R. im Verzeichnis ..\BIN auf dem
Server (bei einer Einzelplatzversion auf Ihrem PC). Sie können das Programm im
Windows-Explorer starten. Die Reportdateien (Dateiendung *.qrp) befinden sich im
Verzeichnis ..\Templates auf dem Server (bei einer Einzelplatzversion auf Ihrem PC).
Nutzerhandbuch
Report öffnen
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Report zu öffnen:
Starten Sie die Datei des Reporteditors REPBI42.EXE im Windows-Explorers.
1. Klicken Sie in der Menüleiste auf File → Open.
2. Wechseln Sie über Suchen in: im Dateiauswahlfenster in das Verzeichnis
..Templates\QRP auf dem Server (bei einer Einzelplatzversion auf Ihrem PC).
3. Wählen Sie bei Dateityp Report Template Files (*.QRP) aus.
4. Markieren Sie den gewünschten Dateinamen und klicken Sie auf die Schaltfläche
Öffnen.
Benutzeroberfläche
Der Titelleiste des Fensters können Sie den Namen des geöffneten Reports entnehmen.
Der Reporteditor zeigt den Report in folgenden Weisen:
•
In der linken Fensterhälfte befinden sich das Gerüst und die Inhalte des Reports.
• In der rechten Fensterhälfte sehen Sie den eigentlichen Report.
Der Aufbau der Reports ist immer gleich:
•
Report-Header: Kopfzeile des Reports
•
Page Header: Kopfzeile einer jeden Seite
•
Detail Block: Details, also Informationen, die über den Report ausgewertet werden
sollen.
•
Page Footer: Fußzeile einer jeden Seite
• Report Footer: Fußzeile des Reports
Dunkelgraue Bereiche symbolisieren Zeilen und bilden das Zeilengerüst. Statischer Text
wird in schwarzer Schrift auf den dunkelgrauen Zeilen dargestellt. Weiße Bereiche sind
Datenfelder.
Die zur Verfügung stehende Reportfläche wird durch das Papierformat festgelegt. Die
Seitenränder werden automatisch von der Reportfläche abgezogen.
Sie haben folgende Menüs und Schaltflächen zur Verfügung:
•
Die Menüleiste enthält die Standardpunkte Datei, Bearbeiten, Anzeige, Report und
Hilfe.
•
Über die erste Symbolgruppe können Sie einen neuen Report anlegen sowie einen
vorhandenen öffnen oder speichern.
•
Die zweite Symbolgruppe enthält die Werkzeuge für das Ausschneiden, Kopieren und
Einfügen von Reportbausteinen.
•
Die wichtigsten Werkzeuge für das Bearbeiten eines Reports sind in der WerkzeugSymbolgruppe ganz rechts in der Symbolleiste zusammengefasst. Sollte diese Gruppe
nicht angezeigt werden, können Sie sie über den Menüpunkt View → Toolbars →
Tools Toolbar aktivieren.
•
Von der dritten Symbolgruppe sollten Sie nur die Druckfunktion nutzen. Die Importund Exportfunktion kann den Report beschädigen. Wir empfehlen zudem, die vierte
Symbolgruppe nicht zu verwenden
Nutzerhandbuch
Die Symbolleiste mit den Werkzeugen (Tools Toolbar) bietet folgende Optionen:
•
Selection (Objektauswahl): Wenn diese Option aktiv ist, können Sie Objekte innerhalb
des Reports zum Bearbeiten auswählen.
•
Background Text (Statischer Text): Texte direkt in das Gerüst des Reports, d. h., in eine
Zeile einfügen
•
New Field (Feld einfügen): zur Verfügung stehende Datenfelder in den Report
einfügen
•
Box (Box einfügen): eine Box an einer beliebigen Stelle des Reports einfügen
Hinweis: Die Box ist nicht an die Zeile gebunden. Sie kann dadurch Text
und Objekte verdecken.
•
Picture (Bild einfügen): Sonderform der Objektbox. Wir empfehlen, Bilder des Typs
Bitmap (Datei-Endung *.bmp) mit geringer Auflösung (maximal 256 Farben) zu
verwenden.
•
New Line (Zeile einfügen): leere Zeilen in das Gerüst des Reports einfügen
•
Graph (Diagramm einfügen): Diagramm einfügen. Dies erfordert Expertenwissen.
•
Crosstab (Tabelle einfügen): Tabellen einfügen. Dies erfordert Expertenwissen.
•
Resetting the cursor (Cursor zurücksetzen): Haben Sie diese Option ausgewählt, bleibt
ein Werkzeug so lange aktiv, bis Sie ein neues Werkzeug wählen. Haben Sie diese
Option nicht ausgewählt, wird nach jeder Verwendung eines Werkzeugs automatisch
das Werkzeug Objektauswahl aktiv.
Report ändern
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Reports ändern können.
Seiteneinrichtung
Gehen Sie z. B. wie folgt vor:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den weißen Bereich.
2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Properties. Auf der Registerkarte
General sollten Sie nichts ändern.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Page Layout. Im Abschnitt Page Margins können Sie
die Seitenränder ändern.
4. Im Abschnitt Columns werden die Anzahl der Spalten und deren Abstand
voneinander definiert. Diese Einstellung betrifft i. d. R. Reports für den
Etikettenausdruck. Die Spaltenbreite berechnet das Programm automatisch aus der
Seitenbreite und der Anzahl der Spalten
5. Wechseln Sie zur Registerkarte Page Size.
6. Wählen Sie im Abschnitt Dimensions das gewünschte Papierformat aus. Es ist zwar
möglich, ein freies Format zu definieren, dies führt aber vor allem bei Reports für
den Etikettendruck zu ungenauen Berechnungen der Spaltenbreite. Wir empfehlen
daher, die Standardformate A4 oder A5 zu verwenden.
Nutzerhandbuch
7. Legen Sie im Abschnitt Orientation fest, ob der Ausdruck im Hochformat (Portait)
oder im Querformat (Landscape) erfolgen soll.
8. Wenn Sie alle Seiteneinstellungen vorgenommen haben, speichern Sie die Auswahl
durch Anklicken der Schaltfläche OK.
Hinweis: Alle Kommazahlen müssen mit einem Punkt geschrieben werden, nicht mit
einem Komma. Bsp.: 3.21
Texteigenschaften
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text der Zeile.
2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Properties aus. Die Registerkarte Text
zeigt Ihnen die Position des Textes, ausgehend vom linken Rand des Reports. Für die
Angabe der Feldbreite (Width) gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten:
• Dynamic: Die benötigte Länge passt sich automatisch der Textlänge an.
Überschneidung mit Folgetext ist möglich.
• Maximum: Die maximale Breite, also die komplette Zeile, wird für den Text
reserviert. Nachfolgender Text wird überlappt.
• Spezifischer Zahlenwert: Hierdurch wird eine definitive Breite
vorgegeben. Ist der Text länger als der zugeteilte Platz, wird er
abgeschnitten.
3. Im Abschnitt Justify können Sie die Textausrichtung festlegen: linksbündig (Left),
zentriert (Center) oder rechtsbündig (Right). Blocksatz ist nicht möglich.
4. Das Feld Contents ermöglicht es Ihnen, den Text zu ändern.
5. Wechseln Sie zur Registerkarte Font. So können Sie die Schrift ändern.
6. Auf den Registerkarten Tabs, Borders und Colors sind i. d. R. keine Änderungen
vorzunehmen.
7. Bestätigen Sie die Auswahl durch Anklicken der Schaltfläche OK.
Hinweis: Die Schriftart der Datenfelder lässt sich auf die gleiche Weise ändern.
Zeilen hinzufügen
Um neue Datenfelder, Objekte oder Texte in den Report einzubinden, reicht i. d. R. der
vorhandene Platz nicht aus. In diesem Fall müssen an geeigneter Stelle neue Leerzeilen
angelegt werden.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Wählen Sie Schaltfläche New Line (Zeile einfügen) aus der Symbolgruppe aus.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Stelle im Report, so dass dieser die
Form des Werkzeugsymbols annimmt.
3. Um die neue Zeile an der gewünschten Stelle einzufügen, klicken Sie auf die linke
Maustaste. Neue Zeilen können an allen Stellen des Reports, also im Header, im
Detail Block und im Footer, eingefügt werden.
4. Wenn Sie die Zeile wieder löschen wollen, wechseln Sie zum Werkzeug
Nutzerhandbuch
Objektauswahl, klicken die zu löschende Zeile mit der rechten Maustaste an und
wählen den Punkt Cut aus dem Kontextmenü.
5. Zeilen haben immer eine minimale Höhe von 6 mm. Wenn Sie eine andere
Mindesthöhe festlegen wollen, die größer ist als 6 mm, klicken Sie mit der rechten
Maustaste in die entsprechende Zeile und wählen Sie aus dem Kontextmenü den
Punkt Properties aus. Im Abschnitt Force Line Height können Sie die neue
Mindesthöhe festlegen.
6. Bestätigen Sie ihre Eingabe durch Anklicken der Schaltfläche OK.
Datenfelder einfügen
1. Öffnen Sie die Auswahl der Datenfelder, indem Sie in der linken Hälfte des
Reporteditors auf das +-Symbol vor Input Items klicken.
2. Markieren Sie in der geöffneten Auswahlliste das gewünschte Datenfeld.
3. Ziehen Sie das Datenfeld mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte
Position. Die Eigenschaften eines Datenfeldes (Schriftart, Position) lassen sich wie
beschrieben anpassen.
Bilder einfügen
1. Wählen Sie die Schaltfläche Picture (Bild einfügen) aus der Symbolgruppe aus.
2. Klicken Sie an der gewünschten Stelle die linke Maustaste und ziehen Sie die
Bildbox mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Größe.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Bildbox und wählen Sie aus dem
Kontextmenü den Punkt Properties aus.
4. Klicken Sie unter der Registerkarte Picture im Abschnitt Source auf Paste Form.
5. Wählen Sie im Dateiauswahlfenster das gewünschte Bild (Dateityp und
entsprechende Datei) aus.
6. Bestätigen Sie ihre Auswahl durch Anklicken der Schaltfläche OK.
7. Um das Fenster Properties zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Tipp: Es empfiehlt sich, die Größe der Bildbox entsprechend der Größe des Bildes
schon vor dem Einfügen zu wählen. Eine spätere Anpassung der Bildbox ist zwar
möglich, kann aber das eingefügte Bild verzerren.
Box einfügen
1. Wählen Sie die Schaltfläche Box (Box einfügen) aus der Symbolgruppe aus.
2. Klicken Sie an der gewünschten Stelle die linke Maustaste und ziehen Sie die
Textzeile mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Größe.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Box und wählen aus dem Kontextmenü
Nutzerhandbuch
den Punkt Properties aus. Als Rahmentypen stehen zur Verfügung: einfach
(single), fett (thick) und ohne Rahmen (none).
4. Bestätigen Sie ihre Auswahl durch Anklicken der Schaltfläche OK.
Text einfügen
1. Wählen Sie die Schaltfläche Text einfügen aus der Symbolgruppe aus.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Stelle im Report, so dass dieser die
Form des Werkzeugsymbols annimmt.
3. Um die Textbox an der gewünschten Stelle einzufügen, klicken Sie auf die linke
Maustaste.
4. Geben Sie den gewünschten Text ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Neuen Report anlegen
Wir empfehlen das Anlegen eines neues Reports nicht, da dies Expertenwissen erfordert.
Wenn Sie dennoch einen neuen Report anlegen möchten, empfehlen wir, dies über eine
Kopie eines bestehenden Reports zu tun.
1. Sichern Sie ihre Daten.
2. Kopieren Sie einen vorhandenen Report und benennen Sie die Kopie um.
3. Ergänzen Sie den entsprechenden Eintrag in der WINOEBP.INI.
4. Öffnen Sie die erstellte Kopie, ändern Sie den Report und testen Sie ihn nach jedem
Abspeichern über das gleichzeitig geöffnete Modul aus BIBLIOTHECAplus.
Achtung!
Geänderte Reports oder Hilfestellung beim Erstellen neuer Reports sind nicht Teil der
Softwarebetreuung durch den OCLC-Support. Geänderte Reports oder Einträge in der
WINOEBP.INI müssen ggf. nach dem Einspielen eines Updates oder einer Service-CD
erneut eingepflegt werden.
BIBLIOTHECA Community System (BCS)
Das BIBLIOTHECA Community System (BCS) ist eine kostenlose KatalogisateTauschplattform von und für OCLC-Anwender im Internet. Sie können Katalogisate per
Mausklick in Ihr System übernehmen und selbst erfasste Katalogisate anderen
Bibliotheken zur Verfügung stellen. Durch diese Zusammenarbeit unterstützen sich
Bibliotheken gegenseitig und sparen so Zeit und Geld bei der Katalogisierung.
Nutzerhandbuch
Voraussetzungen
Erfüllen Sie folgende Voraussetzungen für BCS Version 1.1:
• BIBLIOTHECAplus ab Version 2.9
• Arbeitsplätzen mit Internetanschluss
• Arbeitsplätzen, an denen Microsoft .NET Framework Version 1.1 oder höher installiert
ist.
Aktivierung des BCS in BIBLIOTHECAplus
Das BCS kann über eine Einstellung aktiviert und deaktiviert werden. Wählen Sie hierfür
im Einstellungsmodul Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt All,
Parameter BCSServerCheck. Setzen Sie den Wert auf J, um BCS zu aktivieren.
Im Einstellungsmodul ist nach der Aktivierung unter Konfiguration (Sys) der Menüpunkt
BIBLIOTHECA-Community-System aktiv. In den Erfassungsmasken des Katalogs und in der
Neubestellungsmaske der Erwerbung wird die Schaltfläche BCS eingeblendet.
Hinweis: Sollte der BCS-Server seitens OCLC zeitweilig deaktiviert werden, wird die
Schaltfläche BCS ausgeblendet, auch wenn der Parameter BCSServerCheck auf J
gesetzt ist.
OCLC-Homepage
BCS-Konfiguration
Man unterscheidet vier mögliche Installationsumgebungen für die BCS-Einrichtung. Eine
Kombination aus den einzelnen Arten ist möglich.
• in einer lokalen Installation (Einzelplatz)
• in einer Netzwerkumgebung (Mehrplatz)
• in Verbindung mit einer Firewall
• in Verbindung mit einem Proxy-Server
Unabhängig davon werden noch die notwendigen Anpassungen in der lokalen .NETFramework-Installation für die Netzwerk-Installation beschrieben.
In einer lokalen Installation (Einzelplatz)
Es sind keine zusätzlichen Einstellungen für die BCS-Nutzung am lokalen Arbeitsplatz
erforderlich. Sollten Sie eine Firewall oder einen oder mehrere Proxy-Server einsetzen,
beachten Sie die entsprechenden Kapitel.
In einer Netzwerkumgebung (Mehrplatz)
Prüfen Sie die .NET-Framework-Installation auf dem Client. Je nach Version sind die
aufgeführten Tätigkeiten erforderlich.
Nutzerhandbuch
.NET Framework V2.0
Wenn noch zusätzlich eine .NET-Framework-Installation V2.0 vorhanden ist, sind
die nachfolgenden Schritte erforderlich.
Die .NET Framework-Sicherheitseinstellungen in der V2.0 können mit dem
Konfigurationstool caspol.exe nachgezogen werden.
Beispiel für eine .NET Framework 2.0 Konfiguration:
%SYSTEMROOT%\Microsoft.NET\Framework\v2.0.50727\caspol.exe –
addgroup LocalIntranet_Zone -url N:\Biblio\* FullTrust -n "BCS"
Passen Sie die Pfadangabe zum Programmverzeichnis BIBLIOTHECAplus und die .NETFramework-Versionsangabe an die Kundenumgebung an. Nach dem Ausführen des
Befehls muss die Sicherheitsänderung mit y oder j (je nach Spracheinstellung) bestätigt
werden.
Der Befehl mit den Einstellungen der Sicherheitszone für BCS kann in der DOSBox
abgesetzt werden. Wenn mehrere Arbeitsplätze eingerichtet werden sollen, kann man
den Befehl in einer Batch-Datei im Programmverzeichnis von BIBLIOTHECAplus
bereitstellen.
Nur in Ausnahmefällen kann die Verwendung der .NET Framework Umgebung V1.1
erzwungen werden.
.NET Framework V1.1
Wenn nur die .NET-Framework-Installation V1.1 vorhanden ist, sind folgende Schritte
erforderlich.
caspol.exe
Die .NET-Framework-Sicherheitseinstellungen in der Version 1.1 können mit dem
Konfigurationstool caspol.exe eingestellt werden.
Beispiel für eine .NET Framework 1.1 Konfiguration:
%SYSTEMROOT%\Microsoft.NET\Framework\v1.1.4322\caspol.exe –addgroup
LocalIntranet_Zone -url N:\Biblio\* FullTrust -n "BCS"
Die Pfadangabe zum Programmverzeichnis von BIBLIOTHECAplus und die .NETFramework-Versionsangabe muss an Kundenumgebung angepasst werden.
Eventuell muss nach dem Ausführen des Befehls die Sicherheitsänderung mit y oder j (je
nach Spracheinstellung) bestätigt werden. Achten Sie auf korrekte Groß- und
Kleinschreibung. Der Befehl mit den Einstellungen der Sicherheitszone für BCS kann in der
DOSBox abgesetzt werden. Wenn mehrere Arbeitsplätze eingerichtet werden sollen, kann
der Befehl in einer Batch-Datei im Programmverzeichnis von BIBLIOTHECAplus
bereitgestellt werden.
config-Datei
Über eine config-Datei (z. B. wb_main.exe.config) kann eine .NET-Framework-Version
für eine Anwendung erzwungen werden. Wenn eine .NET-Framework-Installation V1.1
vorhanden ist, sollte normalerweise die Datei Wb_main.exe automatisch die .NETFramework-V1.1 für die BCS-Kommunikation verwenden. Falls es mit dieser
automatischen Auswahl Probleme gibt, kann man mit der nachfolgenden config-Datei
die .NET-Framework-Version für die Anwendung einstellen.
Legen Sie die Datei wb_main.exe.config mit dem Text-Editor im Programmverzeichnis
von BIBLIOTHECAplus an und konfigurieren Sie sie mit folgendem Inhalt:
<configuration>
<startup>
<requiredRuntime version="v1.1.4322"/>
</startup>
Nutzerhandbuch
</conf iguration>
Hinweise:
• Um Kompatibilitätsprobleme der .NET-Framework-Versionen mit zukünftigen
Programmversionen zu vermeiden, sollte diese Möglichkeit nur in
Ausnahmefällen eingesetzt werden. Mit dieser Konfigurationsmöglichkeit
können auch die Voreinstellungen für eine Proxy-Verbindung gesteuert werden
(siehe Kapitel zu Proxy).
• Nach jeder Konfigurationsänderung der Sicherheitseinstellungen ist ein Neustart
der Anwendung BIBLIOTHECAplus erforderlich.
In Verbindung mit einer Firewall
Der Zugriff auf den BCS-Server sollte in der Firewall (Port 80) für die BCSClients
freigeschaltet werden.
Prüfung des Zugriffs auf den BCS-Server im Internet-Explorer:
http://community.bondonline.de/BONDCommunitySystem/CommunitySystemS
erver.asmx
Bei einer funktionierenden Internetverbindung erscheint im Browser die folgende
Meldung: „Ausführungszugriff verweigert…“ beim Aufruf der URL.
In Verbindung mit einem Proxy-Server
Der Zugriff mit BIBLIOTHECAplus auf den BCS-Server funktioniert nur über einen ProxyServer, der keine eigene Authentifizierung erfordert.
Sollte ein Proxy-Server mit Authentifizierung eingesetzt sein, kann man die Proxy-ServerKonfiguration so verändern, dass an den betroffenen BIBLIOTHECAplus-Arbeitsplätzen ein
Zugriff auch ohne Authentifizierung erfolgen kann.
Die BCS-Nutzung wird in der Regel über die Proxy-Einstellungen des Browsers möglich. In
einigen Fällen (z. B. Verwendung von Proxy-Konfigurationsskripten) müssen für die BCSNutzung noch die Einstellungen in der Datei machine.config definiert werden. Jede
.NET-Framework-Version hat ein eigenes Installationsverzeichnis mit einer eigenen
Konfigurationsdatei (machine.config).
Damit der BCS-Zugriff funktioniert, sollte in der Datei machine.config ein ProxyAbschnitt definiert werden.
Beispiel für eine .NET-Framework-Version 1.1:
C:\WINDOWS\Microsoft.NET\Framework\v1.1.4322\CONFIG\machine.config
Das Proxy-Element definiert einen Proxy-Server für eine Anwendung. Wenn dieses
Element in der Konfigurationsdatei fehlt, verwendet das .NET-Framework die
Proxy-Einstellungen vom Internet Explorer. Der Wert für das Proxy-Address-Attribut sollte
ein gut strukturierter Uniform Resource Indicator (URI) sein.
Der Parameter usesystemdefault wird für die Steuerung der Proxy-Zugangsdaten
benutzt. Es wird entweder je nach Wertigkeit die Einstellung des Internet-Explorers oder
die Definition aus der machine.config verwendet.
Wenn eine .NET Framework Version 2.0 verwendet wird, sind die Einstellungen auch in
der entsprechenden Datei machine.config zu ändern.
Möglichkeiten der Proxy-Konfiguration:
• Einstellungen des Internet-Explorers werden verwendet
Proxy-Element kann in der Konfigurationsdatei der Anwendung
(Wb_main.exe.config) oder in der Konfigurationsdatei des Computers
Nutzerhandbuch
(machine.config) verwendet werden.
usesystemdefault="true"
•
Einstellungen aus der Konfigurationsdatei des lokalen Computers
(machine.config)
Proxy-Element kann in der Konfigurationsdatei der Anwendung
(Wb_main.exe.config) oder in der Konfigurationsdatei des Computers
(machine.config) verwendet werden.
usesystemdefault="false"
Beispiele:
• Das folgende Codebeispiel verwendet nicht die Standardeinstellungen des
Internet-Explorer-Proxys, sondern gibt die Proxy-Adresse an und umgeht den Proxy
für den lokalen Zugriff.
<configuration>
<system.net>
<defaultProxy>
<proxy
usesystemdefault="false"
proxyaddress="http://<IP-Adresse des Proxy-Servers>:<Port für die
Proxy-Kommunikation>"
bypassonlocal="true"
/>
</defaultProxy>
</system.net>
</configuration>
•
Das folgende Codebeispiel verwendet die Standardeinstellungen des InternetExplorer-Proxys, gibt die Proxyadresse an und umgeht den Proxy für den lokalen
Zugriff. Die Proxy-Adresse wird in diesem Fall nicht verwendet.
<configuration>
<system.net>
<defaultProxy>
<proxy
usesystemdefault="true"
proxyaddress=“http://<IP-Adresse des Proxy-Servers>:<Port für die
Proxy-Kommunikation>“
bypassonlocal="true"
/>
</defaultProxy>
</system.net>
</configuration>
Freischaltung und Anmeldung
Wenn das BCS in Ihrem System aktiviert ist (Standard), wird bei einem Klick auf eine der
BCS-Schaltflächen oder auf den Menüpunkt BIBLIOTHECA-Community-System eine
Verbindung zum BCS-Server aufgebaut. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das eine
Willkommensseite und eine Info-Nachricht vom BCS-Server geladen werden.
Nutzerhandbuch
Dort finden Sie einen Link auf ein PDF-Dokument, das die Nutzungsbedingungen für das
BCS enthält.
Drucken Sie die Nutzungsbedingungen aus, und lesen Sie sie aufmerksam durch. Senden
Sie die letzte Seite der Nutzungsbedingungen unterschrieben per Fax (+ 49 6324 9612
4105) oder per Post an OCLC GmbH. Nach Eingang des Formulars wird BLS als Betreiber
des BCS Ihre Bibliothek für die Teilnahme am BCS freischalten.
Sie erhalten eine Information über die erfolgte Freischaltung.
Auch nach erfolgter Freischaltung können Sie die Nutzungsbedingungen zur BCS-Version
1.1 jederzeit im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) → BIBLIOTHECA-CommunitySystem einsehen.
Das Anmeldeformular mit den Nutzungsbedingungen finden Sie auch auf der OCLCHomepage.
Bedienung des BCS
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie das BCS nutzen.
Aufbau der Verbindung zum BCS-Server
Ist das BCS aktiviert, wird bereits beim Start von BIBLIOTHECAplus versucht, über das
Internet eine Verbindung zum BCS-Server herzustellen.
Zunächst wird geprüft, ob der BCS-Server erreichbar und verfügbar ist. Wenn diese
Bedingung erfüllt ist, wird geprüft, ob Sie bereits für die Teilnahme am BCS freigeschaltet
sind.
Die Verbindung zum BCS-Server erfolgt über Port 80. Der BIBLIOTHECAplus-Arbeitsplatz
fragt im Hintergrund die URL http://community.bond-online.de ab.
Suche und Download von Datensätzen der BCS-Datenbank
1. Öffnen Sie eine Erfassungsmaske im Katalog oder die Neubestellungsmaske in der
Erwerbung.
2. Geben Sie mindestens die ISBN, den Titel oder den Verfasser des Mediums ein, das
in der BCS-Datenbank gesucht werden soll. Die Suchkriterien für die Suche im BCSDatenbestand sind: ISBN, Hauptsachtitel, 1. Verfasser und 2. Verfasser. Ist in der
Erfassungsmaske nur eines der Suchkriterien angegeben, also die ISBN oder der Titel
oder der Verfasser, erfolgt die Suche nur über dieses eine Kriterium. Ist in der
Erfassungsmaske mehr als ein Kriterium angegeben, z. B. Verfasser und Titel, erfolgt
die Suche mit logischer UND-Verknüpfung. Bei der Angabe des Titels können Sie
entweder den vollständigen Titel oder ein Titelstichwort angeben. Die Angabe von
Artikeln ist nicht notwendig. Titel- und Verfasserdaten können sowohl in Groß- als
auch in Kleinbuchstaben angegeben werden. Dies hat keinen Einfluss auf die Suche
über BCS.
3. Durch einen Klick auf die Schaltfläche BCS wird die Suche nach dem gewünschten
Medium in der BCS-Datenbank ausgelöst. Der BCS-Server durchsucht neben den
BCS-Daten auch Daten von Fremdanbietern. Diese sind in der Trefferliste jeweils
durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet. BCS-Daten sind am BCS-Symbol
erkennbar.
Nutzerhandbuch
4. In einem neuen Fenster wird Ihnen die Suchergebnisübersicht mit den Treffern zu
Ihrer Suchanfrage angezeigt.
5. Klicken Sie in der Trefferliste mit der linken Maustaste auf das Katalogisat, das Sie in
Ihre Erfassungsmaske übernehmen möchten. Der Datensatz wird damit in Ihre
Erfassungsmaske kopiert. Sie können die Daten beliebig vervollständigen und
speichern.
Wenn Sie keinen Datensatz übernehmen möchten, verlassen Sie das BCS-Fenster
über die Schaltfläche Abbrechen.
Upload von Datensätzen in die BCS-Datenbank
Katalogisate, die Sie selbst neu erfasst haben, können Sie anderen Bibliotheken zur
Verfügung stellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Öffnen Sie eine Erfassungsmaske im Katalog.
2. Erfassen Sie einen Datensatz.
3. Setzen Sie in der Erfassungsmaske ein Häkchen in das Kontrollkästchen BCSVersand.
4. Speichern Sie das Katalogisat ab. Die Daten werden automatisch an den BCS-Server
übertragen. Es wird entweder ein neuer Datensatz angelegt oder der schon
vorhandene Datensatz wird angereichert. Ab diesem Moment steht der Datensatz
anderen Bibliotheken zum Download zur Verfügung.
Hinweise:
• Katalogisate, die per Fremddatenübernahme übernommen wurden, können
grundsätzlich nicht auf den BCS-Server geladen werden. Die Option BCSVersand wird dabei automatisch deaktiviert.
• Mit dem Katalogisat wird auch die Einstellung des Kontrollkästchens BCSVersand gespeichert und gilt als Voreinstellung für den nächsten Datensatz.
Beim Upload von Datensätzen in die BCS-Datenbank findet eine
Dublettenprüfung durch den BCS-Server statt. Dabei werden ISBN, Titel, Autor
und Erscheinungsjahr zum Vergleich herangezogen. Ein neuer Datensatz wird in
der BCS-Datenbank nur angelegt, wenn kein identischer Datensatz vorhanden
ist.
• Grundsätzlich können nur BCS-Daten abgeglichen und verändert werden. Daten
von anderen Lieferanten sind fixiert und können nicht geändert werden.
• Diese Funktion steht in der Schweiz nicht zur Verfügung. Auch wenn die Option
BCS-Versand aktiviert ist, werden die neuen Datensätze und auch die
Änderungen an bestehenden Datensätzen nicht den BCS-Server übertragen
Nutzerhandbuch
Zusatzmodule
Die folgenden Zusatzmodule sind nicht alle im Umfang von BIBLIOTHECAplus enthalten.
Sie sind teilweise kostenpflichtig und müssen freigeschaltet werden.
Etikettendruck
Zusätzlich zu den Druckmöglichkeiten im Katalog haben Sie in diesem kostenpflichtigen
Zusatzmodul die Möglichkeit, Etiketten zu Signaturen oder Annotationen komfortabel
auszudrucken.
Das Signaturdruckmodul wird über die BIBLIOTHECAplus-Programmgruppe oder über die
Datei wb_etik.exe gestartet, die sich im Verzeichnis ..\BIN des Servers oder des
Einzelplatzes befindet.
Hinweis: Falls Sie die Vorlagen zum Etikettendruck selbst auf Ihre Bedürfnisse anpassen
möchten, können Sie die Vorlagen über den Reporteditor anpassen. Um festzustellen,
welche Vorlage Sie nutzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen
drucken. Es wird unter der Beschreibung der Vorlagename genannt, z. B.
Etiket31.qrp. Diese *.qrp-Datei kann über den Reporteditor bearbeitet werden.
Vorbereitung
Bevor Sie den Signaturetikettendruck in Betrieb nehmen, beachten Sie:
• Sie benötigen für den Betrieb des Signaturdruckmoduls eine separate Lizenz, die
Sie bei der OCLC GmbH in Auftrag geben können.
• Im Signaturdruckmodul sind einige Standardvorlagen für Sie eingestellt. Es
handelt sich dabei um:
ekz-Etiketten 5x5
5 Spalten, 5 Zeilen = 25 Etiketten auf einer Seite, DIN
A4
Jeweils im Hoch- oder Querformat nutzbar
Maße eines Etiketts: 5,5 x 3,8 cm
ekz-Etiketten 7x7
A4
Jeweils im Hoch- oder Querformat nutzbar
Maße eines Etiketts: 3,8 x 2,3 cm
Herma-Etiketten 6x11
6 Spalten, 11 Zeilen oder 11 Spalten und 6 Zeilen = 66
Zusatzmodule • 309
Nutzerhandbuch
Etiketten auf einer Seite, DIN A4
Maße eines Etiketts: 25,4 x 25,4 mm
Bestell-Nr.: 8831
Pleuser Nr. 2
A4, nur Querformat
Maße eines Etiketts: 27 x 35 mm
•
Zudem stehen Ihnen die neue Version ekz 7*7 2009 und die Option Endlos
zur Verfügung.
• Falls Sie andere Formatierungen (Fettdruck, Kursivschrift, Zentrierungen, o. ä.)
oder andere Etikettenformate wünsche, können Sie sich für die meist
kostenpflichtige Anpassung mit dem OCLC-Support in Verbindung setzen.
• Für den Drucker empfehlen wir:
• Verwendung eines Laserdruckers
• Der Etikettenbogen sollte im Drucker nur höchstens in einem Winkel
von 90 Grad um die Walze herumgeführt wird, nicht vollständig, da es
sonst zu Überhitzung und Ablösung der Etiketten und zum
Druckerschaden kommen kann.
• Je nach Hersteller und Druckertreiber kann es zu leichten
Abweichungen beim Ausdruck kommen. Falls Sie Abweichungen
feststellen, können die Standardvorlagen auf Ihre Drucker angepasst
werden.
• Nehmen Sie zunächst einige Testausdrucke vor, um festzustellen, ob
die Etikettenvorlagen bei Ihnen korrekt ausgedruckt werden.
Signaturen drucken
Gehen Sie wie folgt vor, um Signaturen zu drucken:
1. Wählen Sie über die Schaltfläche Optionen das von Ihnen gewünschte Format aus,
z. B. ekz 5x5. Wenn Sie im Fenster Optionen das Kontrollkästchen Autodruck
aktivieren, wird bei Erreichen des letzten Etiketts der Seite automatisch der Druck
ausgelöst. Wenn Sie auf Endlos-Formularen drucken, wählen Sie im Fenster
Optionen aus der Liste den Eintrag Endlos aus. Sollen zusätzlich Angaben in einer
Kopf- oder Fußzeile gedruckt werden, füllen Sie die entsprechenden Zeilen aus.
2. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK . In der Registerkarte Signaturen wird nun die
eingestellte Anzahl an Spalten und Zeilen angezeigt.
3. Geben Sie im Feld Buchungsnummer Die Buchungsnummer ein. Sie können die
Buchungsnummern der Exemplare einscannen oder manuell eingeben. Das
Signaturdruckmodul greift dabei auf den Eintrag Standort/Signatur zurück, der im
Katalog zu den Exemplaren erfasst wurde. Dieser Eintrag wird aus dem Katalog
übernommen und in das erste Etikettenfeld eingefügt. Weitere eingescannte
Buchungsnummern oder Signaturen werden somit in die weiteren Etikettenfelder
übernommen. Das Formular wird dabei von oben nach unten und links nach rechts
aufgefüllt.
Falls Sie eine Signatur in einem bestimmten Etikett platzieren möchten, klicken Sie
das Etikett an, sodass dort ein Doppelpfeil >> erscheint. Positionieren Sie den
Cursor erneut im Feld Buchungsnummer. Die nächste eingescannte Signatur wird
genau in das markierte Etikett eingefügt.
Sie können die Signatur auch vollständig manuell erfassen, ohne die
Buchungsnummer zu verwenden. Klicken Sie hierfür ebenfalls an eine gewünschte
Nutzerhandbuch
Stelle und klicken Sie auf >>. Klicken Sie in das Feld und geben Sie den Text ein.
Einen Zeilenumbruch erreichen Sie, indem Sie die Tastenkombination
Strg+Eingabetaste (Enter) drücken.
4. Sind alle Etiketten wie gewünscht gefüllt, klicken Sie auf Signaturen drucken.
5. Im nächsten Fenster können Sie die für Sie geeignete Liste auswählen und auf OK
klicken.
Sie haben in der Registerkarte Signaturen zudem folgende Optionen:
• Löschen: Über diese Schaltfläche werden alle Etiketteneinträge gelöscht.
• Kopieren und Einfügen: Mit diesen Schaltflächen können Sie ganze Etikettenzeilen
markieren und kopieren. Markieren Sie hierzu eine gefüllte Zeile, die Sie kopieren
und fügen Sie in eine markierte leere Zeile ein.
Titeldaten drucken
In der Registerkarte Titeldaten können Sie, zusätzlich zu den Signaturen, weitere Daten
ausdrucken, z. B. Annotationen, Interessenkreise.
1. Geben Sie wie beim Signaturdruck zunächst die Buchungsnummern ein.
2. Klicken Sie Drucken und wählen Sie aus der Auswahlliste eine Vorlage.
3. Klicken Sie auf OK, um auszudrucken oder die Druckvorschau anzuzeigen.
Inventur
Das Inventurmodul ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul zu BIBLIOTHECAplus und dient
dem Bestandsabgleich einer Bibliothek. Hierbei wird der tatsächliche Bestand der
Bibliothek festgestellt und unter Berücksichtigung der Exemplarstatus der fehlende
Bestand selektiert.
Die in der Bibliothek vorhandenen Exemplar-Barcodes werden mit Hilfe eines
Barcodescanners eingelesen und in einer Datei gespeichert. Diese eingelesenen Barcodes
werden mit der Datenbank verglichen und die fehlenden Exemplare am Bildschirm
angezeigt.
Bei der Durchführung der Inventur ist es auch möglich, den Abgleich durch verschiedene
Kriterien einzugrenzen. Sie haben z. B. die Möglichkeit, nur den fehlenden Bestand einer
bestimmten Zweigstelle, eines bestimmten Standorts oder eines bestimmten
Medienkennzeichens zu untersuchen.
Voraussetzungen der Inventur
Stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
• Barcode-Scanner (kaufen z. B. bei der OCLC GmbH)
• aktuelle BIBLIOTHECAplus-Version
Nutzerhandbuch
Aktivierung des Inventurmoduls
Zur Nutzung des Inventurmoduls ist eine eigene Lizenznummer erforderlich. Damit Sie
die Schnittstelle nutzen können, müssen Sie einmalig die neue Lizenznummer im
Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAplus eintragen.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Systempflege → Lizenzieren.
3. Geben Sie Ihre Lizenznummer für die Schnittstelle ein.
5. Beenden Sie das Einstellungsmodul (z. B. über Datei → Beenden).
Inventur durchführen
Die Bedienung des Inventurmoduls und die Handhabung des Barcodescanners wird
anhand eines Beispiels erläutert.
Scannen von Exemplaren
In unserem Beispiel beschreiben wir die Vorgehensweise für die Ermittlung des fehlenden
Bestandes einer Bibliothek in der Systematikgruppe wbr.
1. Erstellen Sie zunächst auf dem PC, an dem auch der Barcodescanner angeschlossen
ist, eine neue Datei mit dem Namen inventur.udf.
2. Öffnen Sie die neu angelegte Datei in einem Texteditor (z.B. Notepad) über
Rechtsklick → Öffnen mit.
3. Prüfen Sie dass der Fokus des Mauszeigers auf der Datei steht.
4. Lesen Sie die Barcodes aller Exemplare ein, die der Systematikgruppe wbr
angehören. Dabei ist es wichtig dass in der Datei inventur.udf pro Zeile
immer nur ein Barcode steht.
00001234
00001235
00001236
00001237
5. Nachdem Sie alle Barcodes eingelesen haben, speichern Sie die Datei
inventur.udf ab.
Inventurabgleich durchführen
Exemplarisch beschreiben wir den Abgleich mit dem Bestand der Systematikgruppe wbr.
Gehen Sie dabei wie folgt vor:
1. Starten Sie das Inventurmodul durch Doppelklick auf die Datei wb_inven.exe in
..\BIN (bei einer Mehrplatzversion befindet sich das Verzeichnis auf Ihrem Server,
bei einer Einzelplatzversion auf Ihrem BIBLIOTHECAplus-Rechner). Das Fenster
Inventurabgleich öffnet sich.
Nutzerhandbuch
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten lesen. Das Fenster Inventurmodul: Daten
lesen öffnet sich.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Geben Sie auf der Registerkarte Verzeichnis die Datei an, in die Sie die
eingescannten Daten gespeichert haben. Verwenden Sie die vollständige
Pfadangabe. Nutzen Sie ggf. das gelbe Öffnensymbol rechts neben dem
Eingabefeld, um die Datei auszuwählen.
6. Geben Sie auf der Registerkarte Selektion den Bereich an, in dem Sie die Inventur
durchführen wollen, z. B. wbr. Beachten Sie, dass Einträge im Feld Systematik
automatisch immer rechts trunkiert werden.
7. Klicken Sie auf OK. Der Abgleich der eingelesenen Daten mit der Datenbank wird
durchgeführt.
8. Die fehlenden Exemplare werden im Fenster Inventurabgleich in der Tabelle der
Registerkarte Fehlender Bestand angezeigt.
9. Auf der Registerkarte Gescannter Bestand können Sie sich auch Ihre gescannten
Buchungsnummern anzeigen lassen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Exemplarsätze
klicken, werden Ihnen nicht nur die Buchungsnummern, sondern auch die
dazugehörigen Daten angezeigt.
In dieser Tabelle werden die Exemplare, die der Datenbank nicht bekannt sind, grau
dargestellt und im Titel erscheint der Hinweistext „Exemplar nicht in der DB“. Die
Gesamtzahl dieser Exemplare wird im rechten Fensterbereich unter dem Punkt Nicht
in der DB aufgeführt.
Die Exemplare, die sich nicht im ausgewählten Bereich befinden, werden in dieser
Tabelle blau dargestellt und die Summe dieser Exemplare auch im rechten
Festerbereich unter Anzahl der Exemplare nicht im Inventurbereich aufgeführt.
10. Auf der Registerkarte Falscher Bestand werden alle Buchungsnummern angezeigt,
die Sie mit dem Barcodescanner eingelesen haben, die sich aber datentechnisch an
einer anderen Stelle befinden müssen. D. h., dass diese Exemplare an falscher Stelle
eingeordnet sind. Auch zu diesen Buchungsnummern können Sie sich die
Exemplarsätze anzeigen lassen.
Inventurliste drucken
Sie haben die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare als Report auszudrucken. Gehen Sie
hierfür wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Fehlender Bestand.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten drucken.
3. Wählen Sie im Fenster Drucken → Kopieren eine der drei angebotenen
Inventurlisten aus.
Fehlbestand kennzeichnen
In der Tabelle Fehlender Bestand haben Sie die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare in
der Datenbank zu kennzeichnen.
Nutzerhandbuch
1. Markieren Sie in der Tabelle einen oder mehrere Exemplare Ihrer Wahl.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennzeichnung. Das Fenster Kennzeichnung des
Fehlbestandes öffnet sich.
3. Sie können dem fehlenden Bestand einen bestimmten Exemplarstatus, ein
Abgangsdatum oder eine Bemerkung zur Kennzeichnung zuweisen. Die Markierung
der Exemplare können Sie entweder auf alle oder nur auf markierte Exemplare
anwenden, indem Sie die entsprechende Option anklicken.
4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Kennzeichnung zu bestätigen.
Fahrbibliothek (Bücherbus)
Das kostenpflichtige Fahrbibliotheksmodul (Datei wb_fahr.ex dient der Anbindung
eines Bücherbusses an eine Bibliothek. Im Bücherbus wird hierbei das Ausleihmodul von
BIBLIOTHECAplus verwendet. Sie können dort ebenfalls OPAC-Plätze einrichten und im
Netzwerk arbeiten. Sie haben die Möglichkeit, im Bücherbus den Gesamtbestand der
Bibliothek oder aber nur den Teilbestand des Bücherbusses zu verwalten.
Anbindung der Fahrbibliothek
Wenn Sie in Ihrer Bibliothek eine Fahrbibliothek nutzen, stehen Ihnen für deren
Anbindung die im Folgenden beschriebenen Möglichkeiten zur Verfügung.
Offline-Anbindung
Diese Anbindung ist denkbar, wenn der Bücherbus nicht über Funk an das Netzwerk
angeschlossen werden kann. In diesem Fall arbeitet der Bücherbus mit einer eigenen
Datenbank und muss seine Transaktionen regelmäßig mit der Zentrale abgleichen.
Hinweis: Für die Offline-Anbindung ist das kostenpflichtige Zusatzmodul
Fahrbibliothek erforderlich.
Vorteile:
• Kostengünstig
Nachteile:
• Zeitlicher und personeller Mehraufwand durch den Datenbankabgleich
• Regeln und Restriktionen, welche Aktionen im Bücherbus durchgeführt
werden dürfen, sollten beachtet werden.
Hinweis: Sofern irgendwie möglich sollten Sie im Bus die gleiche Datenbank
verwenden wie in der Hauptstelle. Dies vereinfacht viele Prozesse erheblich.
Nutzerhandbuch
Online-Anbindung
Diese Anbindung ist sinnvoll, wenn eine Netzanbindung des Bücherbusses an die zentrale
Datenbank möglich ist.
Vorteile:
• Der Bücherbus arbeitet als eigener Arbeitsplatz mit direktem Anschluss an das
System, d. h., die Aktionen sind sofort wie bei einem regulären Thekenplatz in
der Zentrale sichtbar.
• Wenn bei der Anbindung mit einem Terminalserver gearbeitet wird, sind die
Hardware-Anforderungen für die PCs am Bücherbus geringer.
Nachteile:
• Eine Netzanbindung muss vorhanden sein.
• Je nach Anbieter und Kondition können die Kosten für eine Online-Anbindung
hoch sein.
Anbindung über UMTS/LE
Begriffsklärung:
UMTS (Universal Mobile Telecommunications System): Aktuell gängige
Mobilfunkgeneration (3G),Datenübertragung von bis zu 42 Mbit pro Sekunde möglich.
LTE (Long Term Evolution): Neuste Mobilfunkgeneration (4G),Datenübertragung von bis
zu bis zu 300 Mbit pro Sekunde möglich. Bisher nicht flächendeckend in Deutschland
verfügbar.
Technische Voraussetzungen für UMTS/LTE:
• UMTS/LTE-Handy oder UMTS/LTE-PCMCIA-Karte
• Einwahlmöglichkeit ins Netzwerk der Bibliothek
• Ausreichende Netzabdeckung an allen Haltestellen
Technische Umsetzung mit UMTS/LTE:
• Zugriff über Terminalserver: Der Bücherbus greift über einen Terminalserver auf die
zentrale BIBLIOTHECAplus-Installation und die Datenbank zu.
Wir empfehlen dabei den Einsatz eines Microsoft-Terminalserver
Netzabdeckung
Wichtig für eine Online-Anbindung ist bei allen Techniken, dass eine ausreichende
Netzabdeckung an den Haltestellen vorhanden ist. Bevor eine Online-Anbindung realisiert
wird, sollte deshalb die Netzabdeckung aller Haltestellen geprüft werden. Dabei sollte
nicht nur geprüft werden, ob das Netz überhaupt vorhanden ist, sondern auch, ob eine
Datenübertragung möglich ist.
Falls die Netzabdeckung nicht an allen Haltestellen gewährleistet werden kann, können
Sie verschiedene Alternativen in Erwägung ziehen:
• Haltestellen verlegen
• Notausleihe: Falls an einer Haltestelle gar kein Netz zur Verfügung steht, kann
an dieser Haltestelle mit der Notausleihe gearbeitet werden.
Im Folgenden erfahren Sie, welche Schritte Sie vor der Nutzung eines Bücherbusses
durchführen müssen.
Nutzerhandbuch
Voraussetzungen der Fahrbibliothek
Wir empfehlen, den Bücherbus mit einem Notebook auszustatten, weil Sie so
weitestgehend unabhängig von einer zusätzlichen Stromversorgung bleiben und nur ein
Minimum an Platz benötigen. Das Notebook oder der Server sollte so dimensioniert
werden, dass alle Daten im Bus mitgeführt werden können.
Prüfen Sie, welche Möglichkeiten für die Stromversorgung im Bus bestehen.
Dimensionieren Sie Akkus des Notebooks entsprechend. Es ist von Vorteil, wenn Sie auf
das Bordnetz des Busses zurückgreifen können.
Falls Sie mehrere Plätze einsetzen wollen, müssen Sie die Arbeitsplätze vernetzen (i. d. R.
Peer-to-Peer-Netz). Eines der Notebooks übernimmt dann zusätzlich die Serverfunktion
für die anderen Plätze.
Das Notebook, das im Bus die Serverfunktion wahrnimmt, muss nach der Rückkehr des
Busses eine Verbindung zum zentralen Rechner aufbauen, damit die Daten übertragen
werden können, die im Bus den Tag über erfasst wurden. Deshalb muss im Magazin oder
in der Garage, an der der Bus abends ankommt, ein Netzwerkanschluss für die
Anbindung an die Datenbank in der Hauptstelle vorhanden sein. Alternativ kann der
Fahrer das Notebook nach Betriebsende in die Hauptstelle bringen. Dort muss eine
Dockingstation für das Notebook eingerichtet sein, mit der eine Verbindung zum Server
der Bibliothek aufgebaut werden kann.
Nach Möglichkeit sollten Sie im Bücherbus die gleiche Datenbank verwenden wie in der
Hauptstelle.
Installieren Sie eine Mehrplatzversion von BIBLIOTHECAplus gemäß
Installationsanleitung.
Das Notebook (Einzelplatzversion) oder die Notebooks (Netzwerkversion) des
Bücherbusses müssen mit einer BIBLIOTHECAplus-Installation ausgestattet werden. Die
Datenbank, die hier verwendet wird, ist i. d. R. eine Kopie der Datenbank der Zentrale, es
sei denn, die Zentrale setzt Oracle ein und im Bücherbus wird SQLBase eingesetzt.
Die Bücherbus-Datenbank muss einen anderen Namen als die Zentraldatenbank
erhalten, z. B. BUS für den Bus und BIBLIO für die Zentrale. Das Notebook im Bus kann
sich dadurch für den Fahrbibliotheksabgleich an beide Datenbanken anmelden.
Auf dem Notebook, auf dem der Datenbankserver gestartet ist, muss das
Fahrbibliotheksmodul installiert sein. Dies geschieht bereits durch die Installation von
BIBLIOTHECAplus. Die Datei wb_fahr.exe ist im Verzeichnis ..\BIN zu finden.
Installieren Sie einen BIBLIOTHECAplus-Client gemäß Installationsanleitung.
Tipp: Richten Sie für den Gesamtabgleich eine Routine ein, die die komplette
Datenbank aus der Zentrale in den Bus kopiert.
SQLBase:
• Fahren Sie beide Datenbankserver (Bus und Zentrale) herunter.
• Kopieren Sie die Datenbankdatei aus der Zentrale auf das Bus-Notebook.
• Benennen Sie diese Kopie in BUS um, z. B. wenn F:\ das Serverlaufwerk ist:
copy f:\sqlbase\biblio\biblio.dbs c:\sqlbase\bus\bus.dbs.
Nutzerhandbuch
Oracle:
• Erstellen Sie über den Oracle-Export ein Dump-File der Datenbank.
• Kopieren Sie das Dump-File auf das Notebook.
• Spielen Sie das Dump-File über den Oracle-Import auf dem Notebook ein.
Diese Vorgänge sollten via Batch und soweit wie möglich automatisiert werden. So
kann z. B. das Fahrbibliotheksmodul im Batch-Betrieb aufgerufen werden: Wb_fahr
BATCH. Das bewirkt, dass das Modul gestartet wird und automatisch mit den
gespeicherten Einstellungen den täglichen Abgleich ausführt. Auf diese Weise kann der
tägliche Abgleich z. B. über das AT-Kommando von Windows NT oder Windows 2000
vollkommen automatisiert werden.
Installation des Datenbanksystems
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie das Datenbanksystem installieren und konfigurieren.
Installation von SQLBase
1. Der SQLBase-Server wird standardmäßig bei der Installation von BIBLIOTHECAplus
mitinstalliert.
2. Editieren Sie die Konfigurationsdatei sql.ini im Verzeichnis ..\sqlbase und
ändern oder ergänzen Sie folgende Zeilen:
[win32client.ws32]
; Server Hauptstelle
serverpath=server1,<IP-Adresse des Servers in der
Hauptstelle>/BIBLIO
; Server Bücherbus
serverpath=server2,127.0.0.1/BUS
Falls Sie im Bus neben dem Server einen oder mehrere Clients einsetzen, tragen Sie
statt 127.0.0.1 die IP-Adresse des Servers im Bus ein.
3. Editieren Sie die Konfigurationsdatei winoeb.ini und ergänzen oder ändern Sie
folgende Zeilen:
[ALL]
DBNAME1=BUS
DBNAME2=BIBLIO
...
[Ausleihe]
BenutzerNrPrefix=B
4. Benennen Sie das Verzeichnis ..sqlbase\biblio um in ..\sqlbase\bus.
5. Löschen Sie die Datei biblio.dbs.
6. Führen Sie einen Gesamtabgleich durch.
Hinweis: Wir empfehlen, die komplette Datenbank der Hauptstelle zu kopieren.
Falls Sie den Gesamtabgleich über das Fahrbibliotheksmodul durchführen wollen, legen
Sie zunächst im Verzeichnis ..\sqlbase\bus eine leere Datenbank bus.dbs an.
Nutzerhandbuch
Installation von Oracle
1. Installieren Sie einen Oracle-Server.
2. Installieren Sie einen Oracle-Client.
3. Kopieren Sie die Konfigurationsdatei sql.ini (für Oracle angepasste Version) in
das Programmverzeichnis von BIBLIOTHECAplus.
4. Editieren Sie die Konfigurationsdatei tnsnames.ora und ändern oder ergänzen Sie
folgende Zeilen:
BUS =
(DESCRIPTION =
(ADDRESS_LIST =
(ADDRESS = (PROTOCOL = TCP)(HOST = 127.0.0.1)(PORT
=
1521))
)
(CONNECT_DATA =
(SERVICE_NAME = ORC1)
)
)
BIBLIO =
(DESCRIPTION =
(ADDRESS_LIST =
(ADDRESS = (PROTOCOL = TCP)(HOST = <IP-Adresse des
Servers in der Hauptstelle>)(PORT = 1521))
)
(CONNECT_DATA =
(SERVICE_NAME = ORC1)
)
)
5. Öffnen Sie die Registry (regedt.exe) und ändern oder setzen Sie folgenden
Eintrag unter HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ORACLE\HOME0:
6. Name: NLS_LANG
7. Typ: REG_SZ
8. Wert: AMERICAN_AMERICA.WE8ISO8859P15
9. Editieren Sie die Konfigurationsdatei sql.ini im Verzeichnis ..\sqlbase auf
dem Server im Bücherbus und ändern oder ergänzen Sie folgende Zeilen:
[oragtwy]
; Server Hauptstelle
remotedbname=BIBLIO,@TNS:BIBLIO
; Server Bücherbus
remotedbname=BUS,@TNS:BUS
10. Editieren Sie die Konfigurationsdatei winoeb.ini und ergänzen oder ändern Sie
folgende Zeilen:
[ALL]
DBNAME1=BUS@BUS
DBNAME2=BIBLIO
…
[Ausleihe]
BenutzerNrPrefix=B
11. Führen Sie einen Gesamtabgleich durch. Wir empfehlen, die komplette Datenbank
Nutzerhandbuch
der Hauptstelle zu kopieren. Falls Sie den Gesamtabgleich über das
Fahrbibliotheksmodul durchführen wollen, legen Sie zunächst einen leeren Pool Bus
an.
Konfiguration von BIBLIOTHECAplus
1. Testen Sie, ob Sie sich in BIBLIOTHECAplus sowohl an der Datenbank im Bücherbus
als auch an der Datenbank in der Hauptstelle anmelden können.
2. Starten Sie das Einstellungsmodul.
3. Tragen Sie unter Registerpflege → Werte bei Zweigstelle die Zweigstelle BUS ein
und speichern Sie.
4. Tragen Sie dem Menüpunkt Konfiguration(AP) → Direkteinstellungen → Abschnitt:
Ausleihe → Parameter: Zweigstelle die Zweigstelle BUS ein und speichern Sie.
Achten Sie darauf, dass die Schreibweise der Zweigstelle BUS mit dem Eintrag im
Register übereinstimmt (z. B. Groß- und Kleinschreibung).
Weitere Einstellungsmöglichkeiten:
In der Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows
finden, müssen Sie im Abschnitt [Ausleihe] den Eintrag BenutzerNrPrefix=B
ergänzen. Damit wird festgelegt, dass Benutzer, die im Bus neu aufgenommen werden,
eine interne Benutzernummer erhalten, die mit B beginnt. Somit wird verhindert, dass
Benutzernummern in Bus und Zentrale doppelt vergeben werden.
Im Einstellungsmodul finden Sie unter dem Menüpunkt Konfiguration (AP) →
Direkteinstellungen im Abschnitt Ausleihe den Parameter VerlAusleihstelle. Wenn
dieser Parameter im Bücherbus auf N gesetzt ist, wird bei einer Verlängerung die
Ausleihstelle nicht überschrieben. Wenn ein Exemplar in der Hauptstelle ausgeliehen und
im Bus verlängert wird, wird die Ausleihstelle der Hauptstelle nicht überschrieben.
Deshalb wird die Verlängerung im Bus beim täglichen Abgleich nicht berücksichtigt, da
der Abgleich keinen Hinweis auf die Bus-Eintragung findet.
Wenn ein Exemplar im Bus entliehen und im Bus verlängert wird, wird dies immer korrekt
übertragen.
Es gibt folgende Lösungsmöglichkeiten:
• Setzen Sie den Parameter VerlAusleihstelle im Bücherbus auf J. Damit wird
beim Verlängern im Bücherbus die Ausleihstelle überschrieben und die Verlängerung
im täglichen Abgleich übertragen. In der Hauptstelle kann der Parameter auf N
gesetzt sein.
• Exemplare, die nicht im Bücherbus entliehen wurden, dürfen im Bus nicht verlängert
werden.
Abgleich der Datenbanken (Offline-Anbindung)
Wenn ein Bücherbus nicht durch eine ständige Netzwerkverbindung mit der Datenbank
verbunden werden kann (z. B. über UMTS oder GPRS), muss der Bus mit einer
unabhängigen Datenbank ausgestattet werden. Bus-Datenbank und zentrale Datenbank
werden daher im laufenden Betrieb mit unterschiedlichen Daten gefüllt. Diese Daten
Nutzerhandbuch
müssen regelmäßig abgeglichen werden, damit beide Datenbanken die Informationen
der jeweils anderen Datenbank erhalten und so auf einem aktuellen Stand sind.
Für den Abgleich der Datenbanken sind folgende Möglichkeiten vorgesehen:
• täglicher Abgleich
• Gesamtabgleich
Achtung!
Vor dem Gesamtabgleich muss der tägliche Abgleich stattgefunden haben,
damit alle Bewegungsdaten des Busses in der zentralen Datenbank vorliegen.
Täglicher Abgleich
Das Fahrbibliotheksmodul (wb_fahr.exe) ermöglicht, dass die Datenbestände der Busund Zentral-Datenbank abgeglichen und ausgetauscht werden. Dabei baut das Modul
gleichzeitig einen Anschluss an beide Datenbanken auf.
Beim täglichen Abgleich werden nur Bewegungsdaten (Ausleihdaten, Vorbestellungen,
Gebühren, Benutzeränderungen und -neuanmeldungen) zunächst vom Bus in die Zentrale
und dann von der Zentrale in den Bus übertragen.
Der tägliche Abgleich darf nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb wird der
tägliche Abgleich auf folgende Daten beschränkt:
• Medien und Exemplare einschließlich aller Ausleihen
• Leserdaten einschließlich aller Vormerkungen und Gebühren
• Konditionen
• Feiertage
• Register
Konditionen, Feiertage und Register müssen Sie i. d. R. nicht täglich abgleichen.
Änderungen sollten Sie aber mit dem nächsten Gesamtabgleich übertragen.
Voraussetzung für den Abgleich:
Wenn der Bücherbus seine Ausleihaktionen beendet hat, muss nach der letzten Ausleihe
oder vor dem nächsten Ausleihbetrieb der tägliche Abgleich gestartet werden. Dazu muss
das Bücherbus-Notebook (i. d. R. das Server-Laptop) an das Netzwerk der Zentrale
angeschlossen werden. Es muss eine Datenbankverbindung zur Zentraldatenbank
möglich sein.
Hinweis: Das Fahrbibliotheksmodul muss immer vom Notebook des Busses aus
gestartet werden, mit Anschluss an die Zentraldatenbank.
Einstellungen
Im Fahrbibliotheksmodul wählen Sie, welche Daten übertragen werden sollen. Vom Bus
in die Zentrale werden immer nur die neuen oder aktualisierten Daten übernommen:
• Ausleihdaten
• Vorbestellungen
• Benutzer
• Gebühren
Für die Übernahme von der Zentrale in den Bus entscheiden Sie, ob zu den einzelnen
Punkten alle oder nur die neuen und aktualisierten Daten übernommen werden sollen:
• Exemplare/Ausleihen
• Medien
• Suchtabellen
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Stichworte
Vorbestellungen
Benutzer
Gebühren
Konditionen
Feiertage
Register
Sie haben im Fenster für den Abgleich folgende Optionen:
• Unter dem Bussymbol: Datenbank des Bücherbusses (Angabe wie in der
Konfigurationsdatei winoeb.ini bei DBNAME=)
Über dem Bussymbol muss die Zweigstelle für den Bücherbus angezeigt werden. Falls
nicht, überprüfen Sie die Einstellungen für die Zweigstellen. Achten Sie darauf, dass in
den Arbeitsplatzeinstellungen im Bus die Bus-Zweigstelle korrekt eingestellt ist:
Konfiguration (AP) → Ausleihe → Registerkarte Zweigstelle → Zweigstelle, in der sich
dieser Arbeitsplatz befindet. Dieser Zweigstelleneintrag wird zur Sicherheit im
Fahrbibliotheksmodul über dem Bussymbol angezeigt. Achten Sie darauf, dass diese
Angabe immer vorhanden ist.
• Unter dem Gebäudesymbol: Datenbank der Hauptstelle (Angabe wie in der
Konfigurationsdatei winoeb.ini bei DBNAME=)
• Option Abgleich abends: Diese Option bezieht sich auf den letzten durchgeführten
täglichen Abgleich. D. h., wenn der letzte Abgleich morgens gemacht wurde, muss
das Kontrollkästchen beim nächsten Abgleich nicht aktiviert werden. Wenn der letzte
Abgleich abends gemacht wurde, muss beim nächsten Abgleich das Kontrollkästchen
für Abgleich abends aktiviert sein. Die Option gibt also an, ob der vorherige Tag noch
miteinbezogen werden soll oder nicht.
Bsp.: Es wurde automatisch das Datum 19.03.2010 eingetragen. Ist die Option
Abgleich abends nicht aktiviert, dann werden beim nächsten Abgleich alle Daten ab
dem 19.3.2010 abgeglichen. Ist die Option aktiviert, werden alle Daten ab dem
20.3.2010 abgeglichen.
• Option Bus als Ausleihstelle: Es werden bei Markierung dieses Kontrollkästchens
aus dem Bus nur die Daten abgeglichen, bei denen der Bus als Ausleihstelle
eingetragen ist. Wenn diese Option nicht aktiviert wird, werden alle Daten
abgeglichen. Es entscheidet dann nur noch das Änderungsdatum darüber, ob ein
Datensatz abgeglichen wird oder nicht.
Aktivieren Sie diese Option, wenn im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP)
→ Direkteinstellungen im Abschnitt Ausleihe der Parameter
VerlAusleihstelle auf J gesetzt ist. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren,
werden alle Verlängerungen abgeglichen, unabhängig von der Einstellung des
Parameters VerlAusleihstelle.
• Option Bus als Zweigstelle: Ist dieses Kontrollkästchen markiert, werden nur
Bestände abgeglichen, die dem Bus gehören, d. h., bei denen in den
Exemplardaten die Zweigstelle Bus hinterlegt ist.
• Mit der Schaltfläche Speichern werden Ihre Einstellungen im Fahrbibliotheksmodul
abgespeichert und stehen beim nächsten Aufruf wieder zur Verfügung.
Hinweis: Wenn Sie im Bus Mahnungen drucken, aktivieren Sie die Option Mahndaten.
Wir empfehlen allerdings, Mahnungen nur in der Hauptstelle zu drucken.
Nutzerhandbuch
Durchführung des täglichen Abgleichs
Täglich abends nach oder morgens vor der Busausleihe muss ein Abgleich stattfinden, der
die Bewegungsdaten seit dem letzten Abgleich transportiert.
Hinweis: Führen Sie den täglichen Abgleich immer zur gleichen Zeit durch, entweder
abends nach der Ausleihe oder morgens vor der Ausleihe.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, den Abgleich zu starten:
• Starten Sie den Abgleich manuell. Klicken Sie hierzu im Fenster
Fahrbibliotheksabgleich auf die Schaltfläche Abgleichen.
• Rufen Sie das Fahrbibliotheksmodul im Batch-Betrieb auf. Der Befehl lautet: wb_fahr
BATCH. Mit diesem Befehl wird das Modul gestartet und automatisch der tägliche
Abgleich mit den gespeicherten Einstellungen durchgeführt. Mit Hilfe des Schedulers
von Windows und diesem Programmaufruf lässt sich der tägliche Abgleich vollständig
automatisieren.
• Verwenden Sie das Programm tagesabs.exe im Programmverzeichnis ..\BIN auf
dem Server im Bücherbus. Editieren Sie dazu die Datei tagesabs.ini und ändern
Sie folgende Zeilen:
[Zugang]
...
DB=BUS
...
[BIBLIO]
PROGRAMM=wb_fahr.exe
Anmeldung=0
Datenbankname=0
Starten Sie das Programm tagesabs.exe und aktivieren Sie die Option
Automatischer Abschluss aktiviert. Stellen Sie über den Menüpunkt Datei →
Einstellungen ein, wann der Tagesabgleich durchgeführt werden soll.
Im rechten Bereich des Fahrbibliotheksfensters können Sie unter Protokoll den Fortschritt
des Abgleichs verfolgen. Hier werden auch Fehlermeldungen angezeigt. Nach
erfolgreichem Abgleich erscheint ein grüner Haken.
Gesamtabgleich
Einmalig vor der erstmaligen Aufnahme des Betriebs im Bücherbus und dann in
regelmäßigen Abständen sowie unmittelbar nach einem Jahresabschluss auf der
Datenbank in der Hauptstelle muss ein Gesamtabgleich stattfinden.
Hinweis: Vor dem Gesamtabgleich muss immer ein täglicher Abgleich durchgelaufen
sein.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Gesamtabgleich vorzunehmen:
• Sie kopieren die Datenbank der Hauptstelle auf den Bücherbus.
• Sie können den Gesamtabgleich über das Fahrbibliotheksmodul ausführen lassen.
Hinweis: Wir empfehlen, den Gesamtabgleich durch Kopieren der Datenbank
vorzunehmen. Dies ist schneller und sicherer als ein Abgleich über das
Fahrbibliotheksmodul.
Sie sollten den Gesamtabgleich nur dann über das Fahrbibliotheksmodul durchführen,
wenn Sie in der Hauptstelle und im Bücherbus unterschiedliche Datenbanksysteme
einsetzen, z. B. in der Hauptstelle Oracle und im Bücherbus SQLBase.
Nutzerhandbuch
Gesamtabgleich durch Kopieren der Datenbank
Gehen Sie wie folgt vor, je nach Datenbanksystem:
SQLBase
1. Beenden Sie die Datenbank-Server von Bücherbus und Hauptstelle.
2. Kopieren Sie die Datenbankdatei (biblio.dbs) aus der Hauptstelle in das
Verzeichnis ..\sqlbase\bus auf den Server im Bücherbus.
3. Benennen Sie die Datei bus.dbs im Verzeichnis ..\sqlbase\bus um in
busalt.dbs.
4. Benennen Sie die kopierte Datenbankdatei biblio.dbs um in bus.dbs.
5. Starten Sie die Datenbank-Server neu.
Oracle
1. Erstellen Sie über den Oracle-Export ein Dump-File des Pools Biblio in der
Hauptstelle.
2. Kopieren Sie das Dump-File auf den Server im Bücherbus.
3. Erstellen Sie über den Oracle-Export ein Dump-File des Pools Bus auf dem Server
des Bücherbusses.
4. Löschen Sie den User Bus auf dem Server im Bücherbus.
5. Legen Sie den User Bus neu an.
6. Importieren Sie den exportierten Pool Biblio in den Pool Bus.
Hinweis: Sie sollten für den Gesamtabgleich eine Routine (möglichst Batch-Job)
einrichten, der die Datenbank aus der Zentrale in den Bus kopiert.
Gesamtabgleich über das Fahrbibliotheksmodul
Für den Gesamtabgleich über das Fahrbibliotheksmodul benötigen Sie eine direkte
Netzwerkverbindung. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Starten Sie das Fahrbibliotheksmodul.
2. Richten Sie die Einstellungen für den Gesamtabgleich ein.
3. Wenn Sie die Voreinstellungen nutzen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Gesamtabgleich. Wenn Sie im Bücherbus nur den Datenbestand der Zweigstelle Bus
vorhalten, müssen Sie das Kontrollkästchen für die Option Abgleich einschränken
auf Exemplare mit bei Bus als Zweigstelle aktivieren. Damit werden nur Exemplare
aus der Zweigstelle Bus abgeglichen.
4. Setzen Sie alle Einstellungen Ihren Vorstellungen entsprechend.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abgleichen. Im rechten Bereich des Fensters können
Sie unter Protokoll den Fortschritt des Abgleichs verfolgen. Hier werden auch ggf.
Fehlermeldungen angezeigt. Nach erfolgreichem Abgleich erscheint ein grüner
Haken.
6. Klicken Sie nach dem erfolgreichen Gesamtabgleich auf die Schaltfläche Täglicher
Abgleich.
Nutzerhandbuch
7. Überprüfen Sie die Einstellungen.
Hinweis: Mit der Schaltfläche Vergleichen überprüfen Sie, ob die Exemplardaten aus
dem Bus korrekt in die Hauptstelle übertragen wurden.
Arbeitsverteilung zwischen Bus und Zentrale
Achten Sie bei der Arbeitsverteilung darauf, welche Funktionen im Bus genutzt werden
dürfen und welche nicht. Im Bus können Sie grundsätzlich alle wesentlichen
Ausleihaktionen durchführen:
• Ausleihe
• Rückgabe
• Verlängerungen
• Vorbestellungen
• Gebührenbuchungen
• Gebührenstornos
• Lesererfassungen
• Leserdatenänderungen
• Recherche
In der Zentrale werden alle Verwaltungsvorgänge erledigt:
• Mahndruck
• Vormerkbenachrichtigungen
• Verwalten von Ausleihkonditionen und Schließtagen
• Statistiken
Im Bus dürfen Sie folgende Aktionen nicht ausführen:
• Leser löschen
• Gebühren löschen, stattdessen sollte die Storno-Funktion verwendet werden.
Tagesabschluss
Der Tagesabschluss darf nie im Bücherbus gestartet werden. Der Tagesabschluss sollte
immer nach dem täglichen Abgleich in der Zentrale durchgeführt werden. Der Abschluss
kann auch am nächsten Morgen in der Zentrale durchgeführt werden. Falls
fälschlicherweise im Bus ein Tagesabschluss durchgeführt wird, werden die
entsprechenden Ausleihen nicht in die Statistik in der Zentrale übertragen.
Vorbestellungen
Vorbestellungen können Sie im Bus erfassen und auch löschen. Beim Löschen prüft das
System, ob eine Vorbestellung, die im Bus eingegeben wurde, in der Zentrale auch
vorhanden ist. Wenn in der Zentrale eine Vorbestellung gefunden wird, die im Bus nicht
mehr existiert, aber aus dem Bus stammte, wird diese auch in der Zentrale gelöscht.
Achtung!
Der Parameter VorbestKeineVorbestUpd in den Einstellungen unter
Konfiguration (Sys) → Direkteinstellung → Abschnitt: Ausleihe kann hierbei zu
Unstimmigkeiten führen. Bei dieser Funktion werden Vorbestellungen für
Nutzerhandbuch
nachbestellte Exemplare automatisch erzeugt. Falls ein Exemplar aus dem Bus
nachbestellt wird und die schon vorhandenen Exemplare Vorbestellungen aufweisen,
erzeugt das System eine neue Vorbestellung für das neue Exemplar basierend auf den
Informationen aus den bisherigen Vorbestellungen. D. h., die bisherigen
Vorbestellungen werden kopiert und beim neuen Exemplar eingefügt. Dadurch
entstehen neue Vorbestellungen, die scheinbar aus dem Bus stammen, obwohl sie
nur kopiert wurden. Beim täglichen Abgleich stellt das System fest, dass es eine
Vormerkung in der Zentrale gibt, die im Bus nicht vorhanden ist. Diese wird nun
fälschlicherweise wieder gelöscht.
Lösungsmöglichkeiten:
• Vorbestellungen sollten im Bus nicht gelöscht werden, wenn der Parameter
VorbestKeineVorbestUpd genutzt wird
• Vorbestellungen sollten zeitgleich im Bus und in der Zentrale gelöscht werden
(vor dem Abgleich)
• Der Parameter VorbestKeineVorbestUpd sollte deaktiviert werden.
Exemplaränderung
Änderungen an Exemplardaten können Sie auch im Bus vornehmen, z. B. 2. Standort. Sie
dürfen allerdings im Bus keine Exemplare makulieren. Außerdem dürfen Sie im Bus
keine Änderungen am Exemplarstatus vornehmen. Statusänderungen werden beim
täglichen Abgleich nicht vom Bus in die Zentrale übertragen. Makulierte Exemplare aus
der Zentrale werden korrekt in den Bus übertragen.
Medienänderung
Medienänderungen werden nicht vom Bus in die Zentrale übertragen. D. h.,
Mediendatendürfen Sie im Bus nicht verändern. Mediendaten sollten Sie nicht über den
Abgleich im Fahrbibliotheksmodul abgleichen, da dieser Vorgang zu viel Zeit in Anspruch
nimmt. Mediendaten werden im Bus nur für die Recherche benötigt. Für die Ausleihe
im Bus genügen die Exemplardaten. Die Mediendaten können z. B. wöchentlich mit dem
Gesamtabgleich übertragen werden.
Verwaltung von Haltestellen
BIBLIOTHECAplus ermöglicht die Erstellung von Ausleihstatistiken für Bushaltestellen.
Durch den Einsatz von Haltestellen ändern sich einige Gegebenheiten beim Betrieb des
Bücherbusses, u. a. in den Einstellungen, Konditionen und für die Statistik. Die folgenden
Informationen gelten sowohl für Bücherbusse, die offline mit einem Abgleich, als auch
für die Bücherbusse, die online ohne Abgleich betrieben werden.
Einstellungen
Aktivieren Sie im Einstellungsmodul auf den Ausleihrechnern des Busses die
Haltestellenverwaltung über Konfiguration (AP) → Direkteinstellung → Abschnitt:
Ausleihe → Parameter: AusleihHaltestelle.
Tragen Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte bei der Tabelle
Haltestelle die Haltestellen ein.
Nutzerhandbuch
Hinweis: Die Haltestellenkürzel müssen sich von den Zweigstellenkürzeln
unterscheiden. Sie können maximal dreistellige Kürzel vergeben. Die Einstellung ist
einmal in der Zentrale zu treffen. Bei Offline-Bücherbussen werden diese Daten beim
Gesamtabgleich in den Bus übertragen.
Zusätzlicher Hinweis, nur für Offline-Bücherbusse beim Einsatz des Abgleichs über
wb_fahr.exe:
Ergänzen Sie auf dem Rechner, auf dem das Fahrbibliotheksmodul gestartet wird (z. B.
Server-Laptop im Bus), folgenden Eintrag in der Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner
für Anwendungsdateien von Windows finden:
Abschnitt [Fahrbibliothek]:
Haltestellen=H1’,’H2’,’H3
Es ist die Auflistung aller Haltestellenkürzel in einfachen Hochkommata und mit Komma
getrennt nötig, beachten Sie auch die Groß- und Kleinschreibung. Entfernen Sie aber
das Hochkomma am Anfang und am Ende der Auflistung. Die Angabe der Kürzel
entnehmen Sie den Daten aus den Registerpflege → Werte → Tabelle: Haltestellen.
Achten Sie darauf, dass im Bücherbus auf allen Notebooks folgende Einstellung aktiviert
ist: Konfiguration (AP) → Ausleihe → Registerkarte: Zweigstellen → Zweigstelle, in der
sich dieser Arbeitsplatz befindet. Stellen Sie hier unbedingt das Zweigstellenkürzel für
den Bus ein.
Starten Sie nach der Durchführung dieser Einstellungen BIBLIOTHECAplus neu. Im
Ausleihbildschirm erscheint rechts oben ein Auswahlfenster, in dem die entsprechende
Haltestelle ausgewählt werden kann. Bei der Ankunft an einer Haltestelle muss hier der
entsprechende Eintrag ausgewählt und damit aktiviert werden. Alle folgenden Ausleihen
werden damit auf die eingetragene Haltestelle gebucht.
Die Ausleihdaten zu den Haltestellen werden über den Tagesabschluss in die Statistik
übertragen. Dort können Auswertungen über die Ausleihstelle erfolgen. Die Ausleihstelle
dient bei aktivierter Haltestellenstatistik als Haltestellenvermerk.
Tourenplan
Für die verschiedenen Haltestellen können Sie einen Tourenplan einrichten. Dies hat den
Vorteil, dass die Leih- und Verlängerungsfristen sowie die Gebührenberechnung von
Verzugsgebühren an den Fahrplan des Busses angepasst werden können.
Bsp.: Wenn eine Haltestelle immer dienstags bedient wird, kann die Leihfrist so
eingerichtet werden, dass diese immer auf einen Dienstag gesetzt wird. Fällt der
Bücherbus an einem Dienstag aus, wird die Leihfrist dadurch nicht auf Mittwoch, sondern
auf den Dienstag der folgenden Woche verschoben.
Sie müssen folgenden Einstellungen im Einstellungsmodul vornehmen:
•
Registerpflege → Werte → Tabelle: ZSRückgabeTage: Für jedes Kürzel aus der
Tabelle Haltestelle wird eingetragen, an welchem Tag die Haltestelle bedient wird.
Bsp.: Kürzel=H1, Wert=2
Die Haltestelle H1 wird immer dienstags bedient (1=Montag, 2=Dienstag,
3=Mittwoch, usw.).
Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neuen Werte einzutragen.
•
Konditionen → Standardkonditionen → Registerkarte: Allgemeines: Die Leihfrist muss
nach Öffnungstagen berechnet werden. Da es sich hierbei um eine systemweite
Einstellung handelt, müssen alle Leih- und Verlängerungsfristen auf Öffnungstage
umgestellt werden, falls bisher mit Kalendertagen gearbeitet wird.
•
Nutzerhandbuch
ZSKonditionenAlleZweigstellen: Dieser Parameter muss auf J eingestellt
werden, damit BIBLIOTHECAplus bei der Ausleihe die haltestellenbezogenen
Öffnungstage auslesen kann.
Einstellungen in den Konditionen (für Ausleihaktionen im Bus)
Damit der Tourenplan eingesetzt werden kann, müssen Sie einige Konditionen für den
Bücherbus setzen. Dies betrifft die Ausleihe sowie Verlängerungen, die direkt im
Bücherbus stattfinden:
•
Unter Konditionen → Weitere Konditionen wird über die Schaltfläche Hinzufügen eine
Leihfrist LFLF für die Zweigstelle Bücherbus eingestellt. Diese Leihfrist wird als
Grundlage für alle Haltestellen bei der Ausleihe verwendet. Da die Leihfrist auf
Öffnungstage bezogen berechnet wird, gilt folgendes Rechenschema:
Wenn eine Haltestelle einmal pro Woche bedient wird, entspricht dies einem
Öffnungstag pro Woche. Wenn eine Leihfrist von vier Kalenderwochen vergeben
werden soll, entspricht dies einer Leihfrist von vier Öffnungstagen. Bei den
Konditionen wird also 4 eingetragen.
•
Unter Konditionen → Weitere Konditionen wird analog zur Leihfrist die
Verlängerungsfrist für die 1. bis 3. Verlängerung für die Zweigstelle Bücherbus
eingefügt.
•
Weitere Konditionen, die für die Zweigstelle Bus definiert werden können. Diese
Konditionen gelten automatisch für alle Haltestellen, wenn die entsprechende Aktion
am Bücherbus durchgeführt wird:
•
MFMx (Mahnfrist)
•
SOVL (Verlängerungsgebühr)
•
LFVX (Verlängerung nicht möglich eine bestimmte Anzahl von Tagen nach
Ausleihe)
•
SOMV (maximal Anzahl Verlängerungen)
• SODV (maximal Dauer Verlängerungen).
Bei den genannten Konditionen wird anhand der Zweigstelle Bücherbus, die als
Arbeitsplatz-Zweigstelle definiert ist, auf die Konditionen zu dieser Zweigstelle
zugegriffen.
Bei allen anderen Konditionen wird auf die zweigstellenübergreifenden Eintragungen
zurückgegriffen, d. h., entweder auf Konditionen im Bereich Weitere Konditionen, die für
Mediengruppen und Benutzergruppen definiert wurden, oder auf die
Standardkonditionen.
Einstellungen in den Konditionen (für zweigstellenübergreifende
Ausleihaktionen)
Wenn für Leserkonten, die Bücherbusausleihen enthalten, in anderen Zweigstellen oder
der Zentrale Verlängerungen durchgeführt werden sollen, ist es meist sinnvoll, dass die
Konditionen des Bücherbusses oder Tourenplan auch hier beachtet werden sollen. Dafür
müssen die Konditionen umgestellt werden.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Vereinheitlichung empfehlen wir, dass alle
Konditionen, die den Bücherbus betreffen, in den Standardkonditionen abgebildet
Nutzerhandbuch
werden. Dadurch ist gewährleistet, dass alle zweigstellenübergreifenden Aktionen auf
diese Konditionen zugreifen. Im Einzelnen betrifft dies folgende Bereiche:
•
Konditionen → Standardkonditionen → Registerkarte: Leihfrist: Definition der
Leihfrist, sowie der Verlängerungsfristen für die 1. bis 3. Verlängerung.
•
Konditionen → Standardkonditionen → Registerkarte: Mahnfrist: Definition der
Mahnfristen für die 1. bis 5. Mahnung.
•
Konditionen → Standardkonditionen → Registerkarte: Säumnis-/Mahngebühren:
Definition der Überziehungsgebühren, sowie der Mahngebühren und
Mahnpauschalen.
In den weiteren Konditionen werden anschließend die Konditionen abgebildet, die sich
von den Bücherbus-Einstellungen unterscheiden, z. B. die Konditionen für die anderen
Zweigstellen und Zentrale.
Hintergrund dieser Einstellungsempfehlungen:
Bei der Ausleihe im Bücherbus wird eine Haltestelle zugeordnet. Diese Haltestelle wird in
den Exemplardaten im Feld Ausleihstelle gespeichert. Bei der Berechnung der
Verlängerungsfristen in der Zentrale oder in einer anderen Zweigstelle wird geprüft, ob in
den Konditionen Vorgaben für diese Ausleihstelle gemacht wurden. Da es sich um eine
Haltestelle handelt, kann keine Kondition gefunden werden, da man Konditionen nicht
für Haltestellen erfassen kann. Das System ignoriert hierbei die Konditionen zur
Zweigstelle Bus, da sie nicht mit der aktuellen Ausleih-Haltestelle übereinstimmen. Die
Beziehung zu den Konditionen der Zweigstelle Bücherbus kann in diesem Fall nicht
hergestellt werden, da als Arbeitsplatz-Zweigstelle nicht der Bücherbus definiert ist. Das
System greift daher auf die Leihfristen zurück, die keiner Zweigstelle zugeordnet sind.
Meistens handelt es sich dabei um die Fristen, die in den Standardkonditionen definiert
sind, z. B. 20 Tage. Diese werden auf die Öffnungstage der aktuellen Ausleihstelle
(Haltestelle) umgerechnet. Die Öffnungstage sind in den Einstellungen unter
Registerpflege → Werte → Tabelle: ZSRückgabeTage hinterlegt. Dabei wurde festgelegt,
dass jede Haltestelle z. B. einen Tag pro Woche geöffnet ist. Da die Leihfrist nach
Öffnungstagen berechnet wird, verteilen sich die 20 Tage Verlängerungsfrist auf einen
Öffnungstag pro Woche und dadurch entsteht eine Leihfrist von 20 Wochen. Es ist
demnach notwendig, BIBLIOTHECAplus so einzustellen, dass nicht die Leihfrist von 20
Tagen, sondern die für den Bücherbus gültige Verlängerungsfrist verwendet wird.
Schließtage für Haltestellen
Damit der Tourenplan der Haltestellen auch bei Schließzeiten beachtet wird, ist es
sinnvoll, die Schließzeiten in den Einstellungen unter Konditionen → Feiertage zu
erfassen.
Schließtage, die in Bezug auf die Zweigstelle Bücherbus hinterlegt werden, gelten zentral
für alle Haltestellen und werden bei Ausleihen und Verlängerungen im Bus berücksichtigt.
Bei Verlängerungen in anderen Zweigstellen oder der Zentrale werden Schließtage nur
dann berücksichtigt, wenn diese auf die einzelnen Haltestellen bezogen erfasst wurden.
Um dies zu ermöglichen, können im Schließtagskalender auch Haltestellen ausgewählt
werden.
1. Unter Konditionen → Feiertage wählen Sie die betreffende Haltestelle (oben rechts)
aus der Liste aus.
2. Aktivieren Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Es erscheint der Kalender.
Nutzerhandbuch
3. Sie können den entsprechenden Schließtag wählen und nach Wunsch benennen.
Speichern Sie den Schließtag mit OK.
Achtung:
Eine Haltestelle kann nicht gleichzeitig mit einer Zweigstelle ausgewählt werden.
Haltestellenstatistik
BIBLIOTHECAplus ermöglicht die Erstellung von Ausleihstatistiken für die Haltestellen.
Damit Sie Ausleihstatistiken für Haltestellen erzeugen können, müssen Sie folgende
Einstellungen vornehmen:
1. Aktivieren Sie im Einstellungsmodul auf den Ausleihrechnern des Bücherbusses die
Haltestellenstatistik, indem Sie unter Konfiguration (AP) → Direkteinstellungen →
Abschnitt: Ausleihe → Parameter: AusleihHaltestelle den Wert J eintragen
und speichern.
2. Tragen Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte unter Haltestelle mit
Hinzufügen die Haltestellen ein. Ein Kürzel darf maximal drei Stellen lang sein. Die
Haltestellenkürzel müssen sich von den Zweigstellenkürzeln unterscheiden, d. h., Sie
dürfen für eine Haltestelle kein Kürzel vergeben, das Sie schon einer Zweigstelle
zugewiesen haben.
3. Editieren Sie die Konfigurationsdatei winoeb.ini und ergänzen Sie folgende Zeile:
[Fahrbibliothek] Haltestellen=H1’,’H2’,’H3
Es handelt sich hierbei um die Auflistung aller Haltestellenkürzel in Hochkomma
und mit Komma getrennt, Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten. Am Anfang
und am Ende darf aber kein Hochkomma stehen.
4. Wenn die Ausleihstatistik für Haltestellen aktiviert ist, erscheint im Ausleihbildschirm
eine Auswahl der Haltestellen. Aktivieren Sie bei der Ankunft in einer Haltestelle die
entsprechende Haltestelle.
Hinweis: In der Statistik können Sie unter dem Menüpunkt Ausleihen die
entsprechenden Auswertungen vornehmen.
Notausleihe
Sofern Sie bei der Installation die Notausleihe eingerichtet haben, können Sie auch im
Bücherbus mit der Notausleihe arbeiten.
Wenn Sie im Bücherbus über die Notausleihe verbucht haben, müssen Sie vor dem
Tagesabgleich im Bücherbus die Protokolle einspielen.
Wenn Sie in der Hauptstelle über die Notausleihe verbucht haben, müssen Sie vor dem
Tagesabgleich in der Hauptstelle die Protokolle einspielen.
Fernleihe
Beim Modul Fernleihe handelt es sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, welches Sie
über Ihre Lizenznummer freischalten können.
Nutzerhandbuch
Im Fernleihmodul werden alle Arbeitsgänge abgedeckt, die bei der Fernleihe erforderlich
sind: vom Anlegen einer Fernleihe über die Bearbeitung der Ein- und Ausgänge bis zum
Löschen der erledigten Fernleihen. Dazu gehören im Einzelnen folgende Arbeitsschritte,
die Sie in der Fernleihe im rechten Menü auswählen können:
• Neu (Anlegen einer neuen Fernleihe )
• Ändern (Fernleihen ändern)
• Eingang (Buchen der Eingänge )
• Ausgang (Buchen der Ausgänge )
• Fernleihbenutzer (Daten der Fernleihbenutzer bearbeiten)
• Bibliotheken (Daten der Leihbibliotheken bearbeiten)
Auf der Startseite der Fernleihe sehen Sie in der Mitte ein Statistikfenster, in welchem Sie
durch die Schaltflächen Gesamt, Akt. Jahr und Vorjahr entsprechende Daten aufrufen
können.
Außerdem können Sie im Fernleihmodul z. B. folgende Funktionen nutzen, die Sie im
Menü finden:
• Datei → Voreinstellungen: Sie können für das komplette System Voreinstellungen
treffen. Beachten Sie dazu die Anweisungen zu den Einstellungen unter
Registerpflege → Voreinstellungen.
• Fernleihen → Statistik aktuelles Jahr: Es wird der Statistikbogen der Deutschen
Bibliotheksstatistik (DBS) für die Fernleihe aufgerufen. Die Daten zum passiven
Leihverkehr werden aufgrund der Eingaben, die im Fernleihmodul getätigt wurden,
ausgefüllt. Die Daten zum aktiven Leihverkehr können durch die
Bibliotheksmitarbeiter zusätzlich ausgefüllt werden. Über den Jahresabschluss der
Statistik werden die Daten von Jahr zu Vorjahr übertragen und das aktuelle Jahr
jeweils auf null gesetzt.
• Fernleihen → Statistik Vorjahr: Es wird der Statistikbogen der DBS für das Vorjahr
aufgerufen. Über den Jahresabschluss der Statistik werden die Daten von Jahr zu
Vorjahr übertragen und das aktuelle Jahr jeweils auf null gesetzt.
Fernleihe anlegen
1. Klicken Sie auf Neu (oder F2-Ttaste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe → Neu.
2. Wählen Sie die Bibliothek aus der vorhandenen Liste oder geben Sie die
Sigelnummer ein. Durch Eingabe eines der Kriterien wird das jeweils andere
automatisch zugeordnet. Dies ist dann der Fall, wenn Sie bei den Leihbibliotheken
jeweils den Bibliotheksnamen und die Sigelnummer erfasst haben.
3. Erzeugen Sie eine Bestellnummer erzeugen, indem Sie die Taste * in der
Bestellnummerzeile betätigen:
• Diese Nummer wird eindeutig vom System erzeugt.
• Das Format der Fernleih-Bestellnummer können Sie in den Einstellungen
unter Systempflege → Nummern vergeben → Registerkarte: Systemtabellen
anpassen. An dieser Stelle kann die Fernleihbestellnummer nach Ablauf eines
Jahres auch wieder auf null gesetzt werden.
4. Das Bestelldatum wird automatisch vom System auf das aktuelle Datum gesetzt,
kann aber bei Bedarf auch von Ihnen geändert werden.
Nutzerhandbuch
5. Sie können einen bibliographischen Nachweis angeben, indem Sie den passenden
Punkt aus der vorgegebenen Liste anwählen, z. B. Microfiche oder WWW-OPAC.
Die Auswahlmöglichkeiten in diesem Register können über die Einstellungen unter
dem Menüpunkt Registerpflege → Werte → Tabelle: Nachweis ergänzt werden.
6. In der rechten Hälfte des oberen Dialogabschnittes können Sie bestimmte Wünsche
des Lesers angeben, die bei der Bearbeitung der Fernleihe berücksichtigt werden
sollen:
• maximale Kosten, die bei der Fernleihe für den Leser entstehen dürfen
• spätestes Datum, bis die Lieferung der Medien erfolgen soll
• ob die Medien auch in anderen Auflagen oder Übersetzungen bestellt
werden können, falls die gewünschten nicht vorhanden sind
• ob auch Kopien der bestellten Medien ausreichend wären
• ob auch andere Auflagen/Übersetzungen verwendet werden dürfen
7. Machen Sie Angaben zum bestellten Exemplar. Falls Sie Zugriff auf die Z39.50Schnittstelle haben, können Sie auf der rechten Seite auf die Z39.50-Funktion
zugreifen und somit die Mediendaten aus einem entsprechenden Verbund
herunterladen. Falls diese Möglichkeit nicht besteht, tragen Sie die notwendigen
Daten oder einige davon manuell ein:
• ISBN-Nummer
• Mediengruppe (Pflichtfeld)
• Verfasser
• Titel (Pflichtfeld)
• Zeitschriftentitel, wenn es sich um eine Zeitschrift handelt
• Serie, wenn es sich um eine Zeitschrift handelt
• Band
• Erscheinungsort
• Erscheinungsjahr
• Auflage
• Signatur
• Seitenangabe
• Bemerkung, wenn der Leser eine angeben möchte
8. Nachdem Sie die Exemplardaten erfasst haben, müssen Sie den Leser angeben: Falls
der Leser im System bereits eingetragen ist, können Sie über das KarteikastenSymbol nach diesem suchen und seine Angaben übernehmen. Andernfalls können
Sie den Leser über die Schaltfläche Neu aufnehmen. Sie können auch die Angaben
eines bestimmten Lesers über die Schaltfläche Edit ändern und speichern.
9. Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie die Fernleihe
speichern, indem Sie auf Speichern klicken. Sich können die Daten auch in Form
eines Anforderungs- oder Originalformulars drucken, wobei die Angaben vor dem
Druck automatisch gespeichert werden. Klicken Sie hierfür auf Drucken. Die
Vorlagen zum Anforderungs- oder Originalformular wurden auf die Maße der
weißen oder rosa Leihscheine angepasst.
Tipps:
• Im Anforderungsformular der Fernleihe können Sie die Sigelnummer der eigenen
Bibliothek angeben. Dazu öffnen Sie die Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner für
Anwendungsdateien von Windows finden. Im Abschnitt Fernleihe können Sie
einen neuen Parameter eintragen:
IdentNr=1234: Vermerken Sie statt 1234 Ihre Sigelnummer.
•
Nutzerhandbuch
Speichern Sie die Datei Winoeb.ini und starten Sie BIBLIOTHECAplus neu. Sie
können die Datei Winoeb.ini an allen Arbeitsplätzen ändern, an denen der
Ausdruck des Formulars benötigt wird. Die Sigelnummer wird somit auf dem
Anforderungsformular (Datei fleihe1.qrp) angegeben.
Im Anforderungsformular (fleihe1.qrp) der Fernleihe kann die eigene Adresse
hinterlegt werden. Dazu muss das Feld sAdresse angesteuert werden, welches
sich im Report bereits befindet. Um das Feld sAdresse anzusteuern, gehen Sie wie
folgt vor:
Öffnen Sie die Datei Winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von
Windows finden. Im Abschnitt Fernleihe können Sie einen neuen Parameter
eintragen. Dieser kann z. B. lauten:
Adresse1=Bibliothek Bielefeld||Musterstr. 2||00000 Bielefeld.
Sie vermerken Ihre Adresse. Die beiden Pipe-Zeichen (Längsstriche) zwischen den
Angaben führen dazu, dass im Fernleihformular ein Zeilenumbruch eingefügt wird.
Speichern Sie die Datei Winoeb.ini und starten Sie BIBLIOTHECAplus neu. Sie
können die Datei Winoeb.ini an allen Arbeitsplätzen ändern, an denen der
Ausdruck des Formulars benötigt wird. Die Adresse wird somit auf dem
Anforderungsformular angegeben.
• Um Fernleihen bei der Ausleihe an die Leser im Ausleihmodul automatisch eine
Leihgebühr zuzuordnen, müssen Sie eine gesonderte Mediengruppe für
Fernleihen in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Registerpflege → Werte
→ Tabelle: Mediengrp hinterlegen.
Nach einem Neustart von BIBLIOTHECAplus generieren Sie dann die
entsprechende Gebühr in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Konditionen
→ Weitere Konditionen → Hinzufügen → Sonstiges → SOFL Fernleihe.
Fernleihe bearbeiten
1. Klicken Sie auf Ändern (oder F3-Taste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe →
Ändern.
2. Wählen Sie die Fernleihen, die Sie bearbeiten möchten, aus, indem Sie die
relevanten Daten angeben:
• Bestellnummer
• Benutzername
• Lesernummer
• Titel
• Bestelldatum (von, bis)
• Bestellstatus (Bestellt, OPAC, Im Bestand, Kopie, Storno,
Positiv erledigt, Negativ erledigt)
Tipp: Sie können die von Ihnen gewählten Suchkriterien speichern. Hierzu müssen Sie
das Kontrollkästchen Speichern in der Suchmaske aktivieren. Die Einstellungen werden
arbeitsplatzbezogen gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder
aufgerufen.
Nachdem Sie die gewünschten Eingaben in der Suchmaske getätigt haben, erscheint
nach Bestätigen mit OK eine Liste, die alle den Suchkriterien entsprechenden Fernleihen
beinhaltet.
In der Trefferliste der Fernleihen haben Sie folgende Optionen:
•
•
•
•
•
•
•
Nutzerhandbuch
Anzeigen → Ändern: Daten einer bestimmte Fernleihe übersichtlich anzeigen,
verändern und speichern. Sie müssen zunächst die zu ändernde Fernleihe auswählen
und die Schaltfläche Anzeigen → Ändern anklicken.
Neu: Neue Fernleihe anlegen.
Löschen: Eine oder mehrere ausgewählte Fernleihen aus dem System löschen.
Alle markieren: Alle aufgelisteten Fernleihen gleichzeitig markieren, um z. B. alle zu
löschen.
Drucken: Formulare und Listen der Fernleihen drucken.
Auswahl: Zurück in die Suchmaske, um eine neue Suche zu starten.
Schließen: Fenster schließen.
Wenn Sie eine bereits markierte Fernleihe mit der rechten Maustaste anklicken, haben Sie
im Kontextmenü folgende Optionen:
• Eingang: Bestellte Fernleihen, die eingetroffen sind, markieren. Machen Sie im
erscheindenden Fenster die nötigen Angaben. Sie können auch verschiedene
Ausdrucke durchführen, z. B für die Benachrichtigung des Lesers. Der Status der
Fernleihen, die eingegangen sind, wird von B (Bestellt) auf Z (Zurückgelegt) gesetzt.
Diese Exemplare, die über die Fernleihe bestellt worden sind, können im Ausleihmodul
vom Leser ausgeliehen werden.
• Ausgang: Zurückgegebene Exemplare für den Ausgang markieren.Geben Sie hierfür
das Rücksendedatum ein. Sie können zurdem ein Rücksendeformular drucken.
• Storno: Fernleihe stornieren. Es können nur Fernleihen storniert werden, die noch
nicht eingegangen sind. Nach dem Stornieren erhalten die betroffenen Fernleihen den
Status S (Storno).
• Laufzettel drucken: Laufzettel zur Fernleihe drucken.
• Rücksendeformular drucken: Rücksendeformular separat ausdrucken
• Benachrichtigung drucken: Leserbenachrichtigung separat anstoßen
Tipps:
• Sie können Fernleihen über die Funktion Fernleihen → Ändern oder über die
Funktion Fernleihen → Eingang als eingetroffen markieren. Der Unterschied ist,
dass in der Tabelle unter Fernleihen → Eingang bereits eine Vorauswahl getroffen
ist und Sie somit nicht nach bestimmten Fernleihen suchen müssen.
• Falls eine Fernleihe als Kopie eintrifft, kann diese nach dem Eingang auf
abgeschlossen gesetzt wird. Um dies zu ermöglichen, öffnen Sie die Datei
Winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden. Dort
befindet sich im Abschnitt Fernleihe der Parameter KopieAusgang=. Sie
können entweder 0 oder 1 eintragen.
0 bedeutet, dass die Kopie sofort beim Eintreffen auf abgeschlossen gesetzt wird.
Sie finden Sie in der Liste der Ausgänge nicht mehr.
1 bedeutet, dass die Kopie bei Abholung auf Abgeschlossen gesetzt werden
muss, indem Sie in der Ausgangsliste bearbeitet wird.
Eingang
1. Klicken Sie auf Eingang (oder F4-Taste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe →
Eingang.
2. Die erscheinende Tabelle ist analog aufgebaut zur Tabelle, die Sie über Ändern
Nutzerhandbuch
erreichen.
3. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die Eingänge der Fernleihen
bearbeiten, indem Sie Eingang klicken. Die Funktion dient dazu, die bestellten und
eingetroffenen Fernleihen zu markieren. Machen Sie im erscheindenden Fenster die
nötigen Angaben. Sie können auch verschiedene Ausdrucke durchführen, z. B für
die Benachrichtigung des Lesers. Der Status der Fernleihen, die eingegangen sind,
wird von B (Bestellt) auf Z (Zurückgelegt) gesetzt. Diese Exemplare, die über die
Fernleihe bestellt worden sind, können im Ausleihmodul vom Leser ausgeliehen
werden.
Ausgang
1. Klicken Sie auf Ausgang (oder F5-Taste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe →
Ausgang.
2. Die erscheinende Tabelle ist genauso analog aufgebaut zur Tabelle, die Sie über
Ändern erreichen. Diese Tabelle erhält aber nur Fernleihen, die sich für eine
Ausgangsbearbeitung eignen.
3. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die Eingänge der Fernleihen
bearbeiten, indem Sie Eingang klicken. Bringt der Leser das Exemplar zurück,
können Sie dieses wieder der Leihbibliothek zurücksenden. Sie können das Exemplar
in der Fernleihliste markieren und den Menüpunkt Ausgang auswählen. Geben Sie
das Rücksendedatum ein. Sie können außerdem automatisch ein
Rücksendeformular drucken. Der Status der Fernleihen, die zurückgesendet worden
sind, wird von V (Verfügbar) oder Z (Zurückgelegt) auf A (Ausgang) gesetzt. Diese
Fernleihen, die abgeschlossen sind, können Sie über Ändern → Positiv erledigt
recherchieren und nach Bedarf über Löschen aus dem System entfernen.
Fernleihbenutzer
Eine Liste aller Benutzer der Fernleihe können Sie über die Schaltfläche Fernleihbenutzer
(oder F7-Taste) oder die Menüwahl Fernleihe → Fernleihbenutzer verwalten erstellen.
In der Tabelle sind alle Leser aufgelistet, die zur Zeit ein Exemplar, das über die Fernleihe
bestellt worden ist, ausgeliehen haben. Ebenso enthält diese Tabelle die Leser, die über
die Fernleihbenutzermaske angelegt worden sind. Die aktiven Leser sind farblich
gekennzeichnet und haben eine Markierung im Feld Aktiv.
Rechts im Fenster befinden sich folgende Optionen:
• Drucken: Druck einer Liste der Fernleihbenutzer
• Löschen: Leser löschen. Es können nur Leser gelöscht werden, die zur Zeit kein
Exemplar ausgeliehen haben und nicht aktiv sind.
• Hinzufügen: Neuen Benutzer der Fernleihe anlegen
• Ändern: Daten eines Lesers ändern und speichern
Tipp: Alle Leser, die über Verbuchung → Neuanmeld. erfasst wurden, können in der
Fernleihe angesteuert werden, d. h., Sie müssen diese Benutzer nicht doppelt erfassen.
Nutzerhandbuch
Bibliotheken
Über die Schaltfläche Bibliotheken verwalten Sie die Fernleihbibliotheken.
Sie können hier folgende Optionen nutzen:
• Ändern: Eine bereits vorhandene Leihbibliothek ändern. Sie wählen aus der Liste der
Leihbibliotheken die zu ändernde Bibliothek aus, ändern die Daten der Bibliothek, z.
B. Sigelnummer, Straße und Ort, und speichern die Daten über die Schaltfläche
Ändern.
• Hinzufügen: Um ein neue Bibliothek anzulegen, füllen Sie die Angaben zur Bibliothek
aus, geben der Bibliothek einen noch nicht verwendeten Namen und klicken auf die
die Schaltfläche Hinzufügen.
• Löschen: Wenn Sie eine Leihbibliothek aus dem System löschen möchten, müssen Sie
zunächst die Bibliothek aus dem Register auswählen und anschließend auf Löschen
klicken.
Tipp: Wenn Sie die Sigelnummer bei jeder Leihbibliothek angeben, können Sie bei der
Erfassung von neuen Fernleihen die Sigelnummer zur vereinfachten Eingabe
verwenden. Bei Eingabe der Sigelnummer in der Erfassungsmaske wird dann die
entsprechende Bibliothek zugeordnet.
SNLP-Fernleihe
Eine Fernleihe über SLNP verläuft grundsätzlich in folgenden Schritten:
1. Eine Bibliothek oder ein Leser schickt eine Fernleihbestellung an den Zentralen
Fernleih-Server (ZFL-Server). Der ZFL-Server leitet die Bestellung an eine die gebende
Bibliothek weiter und benachrichtigt gleichzeitig die nehmende Bibliothek.
2. Die Bibliothek, die die Bestellung erhält, prüft, ob das gewünschte Exemplar für die
Fernleihe zur Verfügung steht und sendet eine entsprechende Mitteilung an den
ZFL-Server. Es kann folgende Situationen geben:
•
Das Exemplar ist verfügbar und wird verschickt.
•
Das Exemplar ist nicht verfügbar.
•
Das Exemplar sollte verschickt werden, ist aber nun doch nicht verfügbar,
und deshalb wird die Mitteilung über den Versand storniert.
3. Die nehmende Bibliothek erhält das Exemplar und bearbeitet die Fernleihe wie
üblich.
4. Nach Ablauf der Leihfrist und Rückgabe des Exemplars wird es wieder an die
gebende Bibliothek verschickt, und ZFL-Server erhält eine entsprechende Nachricht.
Systemvoraussetzungen
Stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
•
Sie haben BIBLIOTHECAplus, Version 5.28, oder höher installiert.
Nutzerhandbuch
•
Der Betreiber des Zentralen Fernleih-Servers benötigt von Ihnen eine feste IP-Adresse.
Diese IP-Adresse muss dem Client-Rechner, auf dem die SLNP-Fernleihe ausgeführt
werden soll, zugeordnet werden.
•
Der Betreiber des Zentralen Fernleih-Servers benötigt von Ihnen einen freien IP-Port.
•
Sie benötigen vom Betreiber des ZFL-Servers die Angabe der IP-Adresse für den
Zugang sowie einen weiteren IP-Port für die Kommunikation.
Einrichtung der SLNP-Schnitstelle
Im Folgenden erhalten Sie Informationen über die Einrichtung für SLNP.
Eintragen der Lizenznummer
Bevor Sie die SLNP-Schnittstelle nutzen können, müssen Sie die neue Lizenznummer
eintragen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Systempflege → Lizenzieren.
3. Tragen Sie Ihre Lizenznummer für die SLNP-Schnittstelle ein.
5. Beenden Sie das Einstellungsmodul.
Konfiguration von BIBLIOTHECAplus
Nehmen Sie in BIBLIOTHECAplus die Einstellungen für die Kommunikation mit dem ZFLServer vor. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
2. Wählen Sie Konfiguration (AP) → Direkteinstellung den Abschnitt SLNP.
3. Tragen Sie als Wert für den Parameter Port die Nummer des Ports für die ständige
Verbindung ein. Die Nummer dieses Ports erhalten Sie vom Betreiber des ZFLServers.
Hinweis: Über diesen Port erfolgt laufend die Kommunikation mit dem ZFLServer. Über diesen Port werden Bestellung, Benutzerdaten und
Informationen zum Exemplar ausgelesen.
5. Tragen Sie als Wert für den Parameter ServIP die IP-Adresse des ZFL-Servers ein,
die Sie vom Betreiber des ZFL-Servers erhalten haben.
7. Tragen Sie als Wert für den Parameter ServPort die Nummer des Ports für die
asynchrone Verbindung ein. Die Nummer dieses Ports erhalten Sie vom Betreiber
des ZFL-Servers.
9. Klicken Sie auf Schließen.
10. Beenden Sie das Einstellungsmodul. Damit haben Sie die Konfiguration von
Nutzerhandbuch
BIBLIOTHECAplus für die SLNP-Fernleihe erfolgreich abgeschlossen.
Verwaltung der SLNP-Fernleihen
In BIBLIOTHECAplus erfolgt nur die Verwaltung der SLNP-Fernleihen.
Um in BIBLIOTHECAplus die SLNP-Fernleihe aufzurufen, wählen Sie im Startfenster des
Hauptmoduls rechts im Menü Fernleihe. Das Fernleihmodul öffnet sich. Zusätzlich zu
den bekannten Funktionen der Fernleihe sehen Sie ein Log-Fenster und in der
Navigationsleiste rechts zwei neue Menüpunkte SLNP-Eingang und SLNP Ausgang. Im
Fenster SLNP-Log werden Informationen über die Datenbank-Verbindung und
Statusanzeigen zum jeweiligen Verbindungszustand angezeigt. Hier werden auch
Vorgänge wie Bestellungen, Datenaustausch und mögliche Fehler angezeigt.
Hinweis: Da ständig Fernleihen generiert werden können, sollte das Fernleihmodul
zumindest während der üblichen Dienstzeiten immer gestartet sein.
Passive Fernleihe
1. Klicken Sie auf SLNP-Eingang, um sich die SLNP-Fernleihen anzeigen zu lassen, die
aus Ihrer Bibliothek über den ZFL getätigt wurden.
2. Das Fenster ist weitgehend identisch mit dem Fenster der regulären Fernleihe. In
den Spalten SigelNR-GB und SigelNR-NB sind die Sigel der gebenden oder
nehmenden Bibliothek angegeben. Die Bearbeitung der Exemplare erfolgt wie bei
anderen Fernleihen.
3. Über die rechte Maustaste können Sie nach Erhalt des Exemplars die Menüpunkte
Eingang, Änderungen und Druckoptionen auswählen.
4. Ist ein Ausleihvorgang beendet und wird das Exemplar an die gebende Bibliothek
zurückgeschickt, klicken Sie das entsprechende Exemplar in der Liste an und teilen
Sie dies dem ZFL-Server über die Schaltfläche Zurück mit.
Aktive Fernleihe
Klicken Sie auf SLNP-Ausgang, um sich die SLNP-Fernleih-Bestellungen anzeigen zu lassen,
die von anderen Bibliotheken über den ZFL-Server an Ihre Bibliothek geschickt wurden.
Prüfen Sie, ob die gewünschten Exemplare für die Fernleihe verfügbar sind, und senden
Sie eine Mitteilung an den ZFL-Server über eine der folgenden Schaltflächen. Den
einzelnen Status-Bezeichnungen wird eine entsprechende Farbe zugeordnet:
• Storno: Das bestellte Exemplar wurde als verschickt gemeldet, wird aber nun doch
nicht verschickt.
• Verschickt: Das bestellte Exemplar ist vorhanden und wird an die bestellende
Bibliothek gesendet. Anhand der Sigelnummer in der Spalte SigelNR-NB erkennen Sie,
welche Bibliothek ein Exemplar bestellt hat.
• Nicht verfügbar: Das bestellte Exemplar ist für die Fernleihe nicht verfügbar.
Nutzerhandbuch
Watchdog
Der Watchdog stellt einen Hintergrunddienst zur Verfügung, der prüft ob der
SLNP/Fernleihe-Server aktiv ist und auf Netzwerkanfragen reagiert. Ist das nicht der Fall,
wird der SLNP/Fernleih-Server vom Watchdog neu gestartet.
Zum Aufruf des Watchdog starten Sie die Datei
C:\Programme\BOND\BIBLIO_CLIENT\BIN\bibliotheca2000.watchdog.exe.
Wenn der Watchdog gestartet ist, erscheint auf ihrer Taskleiste rechts im Systemtray ein
Symbol. Es öffnet sich kein Programmfenster. Mit rechtem Mausklick erhalten Sie
Optionen zur Nutzung des Watchdog.
Um den Watchdog fehlerfrei nutzen zu können, ordnen Sie Ihre Bibliothek einer Zweigoder Hauptstelle zu. Außerdem sind Parameter in der Datei winoeb.ini im Abschnitt
FernleiheWatchdog zu setzen
hbz-Fernleihe
Im Folgenden wird die Durchführung einer Fernleihbestellung über das hbz beschrieben.
Fernleihbestellung durch Bibliotheksmitarbeiter
1. Geben Sie in einem Internet-Browser die Internetadresse ein, die Sie vom hbz
erhalten haben. Das Anmeldefenster öffnet sich.
2. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein, die Sie vom hbz erhalten
haben. Die Webseite des hbz öffnet sich.
3. Wählen Sie aus der Liste Navigation den gewünschten Punkt aus. Sie haben
folgende Optionen:
oder
•
•
•
•
•
Bücher: Bestellung
•
Bücher: Freie Bestellung
•
Bücher: Passive Fernleihe
•
Bücher: Aktive Fernleihe
•
Bücher: Suche
•
Bücher: Statistik
Aufsätze: Bestellung
Aufsätze: Freie Bestellung
Aufsätze: passive Fernleihe
Aufsätze: Statistik
4. Wenn Sie den Punkt Bücher: Bestellung wählen, öffnet sich ein Fenster. Geben Sie
einen Autor, Titel oder eine ISBN ein. Durch Auswählen bestimmter Datenbanken
und einer Treffermenge können Sie das Ergebnis eingrenzen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche abschicken. Ein Fenster mit den SuchErgebnissen öffnet sich.
6. Klicken Sie auf einen blauen Link, um sich ein Ergebnis anzeigen zu lassen. Der
aufgerufene Titel wird angezeigt.
Nutzerhandbuch
7. Wenn Sie das Buch bestellen möchten, geben Sie unter Name und Benutzernummer
die entsprechende Angaben ein.
8. Klicken Sie auf Weiter. Das Fenster mit Angaben zur Fernleihe öffnet sich.
9. Wählen Sie die gewünschten Optionen für die PFL-Verbuchung aus. Eine PFLVerbuchung (passive Fernleih-Verbuchung) bestätigen Sie durch Anklicken von ja.
Wenn Sie nein, PFL-Nummer auswählen, können Sie eine bestehende
Bestellnummer eintragen, sofern vorhanden. Unter Lieferbedingungen können Sie
vermerken, ob Sie auch andere Ausgaben akzeptieren, bis zu welcher Höhe Sie
zusätzliche Kosten übernehmen und ergänzende Bemerkungen machen.
10. Klicken Sie auf Bestellen, um die Bestellung abzuschicken. Die Bestellbestätigung
wird angezeigt. Sie sehen die Bestelldaten, die Kurzanzeige, die automatisch
vergebene Bestellnummer und das Datum der Bestellung.
11. Wenn Sie auf die blau unterlegte Bestellnummer klicken, können Sie sich die
Bestellhistorie anzeigen lassen. Sie sehen den aktuellen Status der Bestellung.
• Bestellung signieren
• Leihschein direkt drucken
• Bestellung stornieren
12. Klicken Sie auf Navigation, um weitere Bestellungen vorzunehmen.
13. Wenn Sie unter Navigation auf Startseite klicken, wird Ihnen rechts eine
Bestellübersicht angezeigt. Sie sehen eine Darstellung Ihrer Bestellaktivitäten.
14. Wenn Sie in der Navigationsauswahl auf Bücher: Passive Fernleihen klicken, öffnet
sich das Fenster Kontoübersicht.
15. Wählen Sie bei Status den gewünschten Punkt aus. Die angezeigten Status in der
Übersicht haben folgende Bedeutung:
• WorkOut: in Bearbeitung bei gebender Bibliothek
• Sign: zu bearbeiten
• OrderIn: bestellt bei
• Shipped: positiv erledigt von gebender Bibliothek
• Finish: Erledigt
• Return: Rückgabe verbucht von nehmender Bibliothek
• Cancel: storniert von nehmender Bibliothek
• PrintRL: Ausdruck roter Leihschein
16. Klicken Sie auf die blau hinterlegte Bestellnummer, um sich diese Bestellung
anzeigen zu lassen. Klicken Sie oben links auf Details, um sich weitere Details dazu
anzeigen zu lassen.
Hinweis: Die Bestellung für Benutzer erfolgt über die Eingabe des Namens und der
Benutzernummer, eine gesonderte Passwortabfrage erfolgt dann nicht mehr.
Fernleihbestellung für Bibliotheksbenutzer
Auch die Benutzer Ihrer Bibliothek können bei der DigiBib Medien für die Fernleihe
bestellen. Die Nutzer melden sich dabei mit Kennung und Passwort in der DigiBib an. Die
Bibliothek meldet sich hierbei nicht an. Der Link wird den Lesern von der Bibliothek
bereitgestellt.
Nutzerhandbuch
1. Rufen Sie die DigiBib-Seite auf.
2. Wählen Sie eine Einrichtung aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Go, um zur Suchmaske zu gelangen. Die Suchmaske
öffnet sich.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Fernleihe. Die Suchmaske für die Fernleihe öffnet
sich.
5. Unter Suchbereich(e) können Sie Kataloge auswählen. Unter Suchbegriff(e) können
Sie Wörter aus dem Titel oder Autor eingeben. Mit der Schaltfläche Alles Löschen
werden die Eingaben im Suchbereich und Suchbegriffe gelöscht. Mit der
Schaltfläche Suchen starten Sie die Suche.
6. Mit der Schaltfläche Erweiterte Suchmaske öffnen Sie die erweiterte Suchmaske, um
Datenbankprofile oder Medienangaben genauer eingrenzen zu können.
7. Geben Sie Ihre Angaben ein. Wählen Sie die gewünschten Kataloge aus.
8. Klicken Sie auf Suchen. Die Trefferliste öffnet sich.
9. Klicken Sie auf den gewünschten Treffer. Das Fenster Fernleihe Verfügbarkeit öffnet
sich.
10. Klicken Sie beim gewünschten Exemplar auf die Schaltfläche Fernleihbestellung. Das
Fenster Bestelldaten öffnet sich.
11. Kontrollieren Sie noch einmal die Bestelldaten.
12. Unter Lieferbedingungen können Sie optional vermerken, ob Sie auch andere
Ausgaben akzeptieren, bis zu welcher Höhe Sie zusätzliche Kosten übernehmen und
ergänzende Bemerkungen machen.
13. Wählen Sie einen Abholort aus.
14. Geben Sie unter Anmeldung Ihre Benutzernummer und Ihr Passwort ein.
15. Klicken Sie auf Bestellen.
16. Wenn Sie weitere Fernleihbestellungen vornehmen möchten, klicken Sie oben auf
die Registerkarte Fernleihe.
Verbundweiter Leserausweis
Durch das Konzept eines verbundweiten Leserausweises können Bibliotheksbenutzer in
verschiedenen Bibliotheken mit nur einem Ausweis Medien ausleihen und zurückgeben.
Hierfür hat der Benutzer einen Ausweis mit einer Ausweisnummer, die in allen
Bibliotheken des Verbunds eingelesen werden kann. In Südtirol besteht z. B. eine solche
Möglichkeit durch einen landesweiten Leserausweis.
In BIBLIOTHECAplus ist das Konzept des verbundweiten Leserausweises über
Fremdbenutzer implementiert, die Sie im Ausleihmodul aufrufen können.
Nutzerhandbuch
Voraussetzungen für den verbundweiten Leserausweis
Sie müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
• BIBLIOTHECAplus ab Version 3.3.2
• Microsoft .NET Framework Version 3.5
• Installation und Einrichtung des Dienstes SüdtirolUploader
• Konfiguration der Datei winoeb.ini
Vorbereitende Maßnahmen
Bevor Sie die Installation des Uploader-Diensts für den Leserausweis durchführen,
beachten Sie die wichtigen vorbereitenden Maßnahmen in diesem Dokument.
SQL-Befehle ausführen
Führen Sie vor dem ersten Ausführen der Anwendung die SQL-Befehle aus der Datei
..\BIBLIO_CLIENT\BIN\SQL\
Trigger Südtiroler Leseausweis\SQLbase.sql auf Ihrer Datenbank aus.
Bei einer Oracle-Datenbank verwenden Sie entsprechend die Datei Oracle.sql,bei einer
Microsoft SqlServer-Datenbank die Datei SqlServer.sql.
Installation und Konfiguration
Mit der Installation von BIBLIOTHECAplus wird die Funktionalität des verbundweiten
Leserausweises bereits installiert. Sie müssen aber einen Dienst installieren und
Konfigurationsschritte vornehmen.
Nach der Installation von BIBLIOTHECAplus und vor der ersten Nutzung der Funktion des
verbundweiten Leserausweises müssen Sie zunächst den gesamten Benutzerstamm Ihrer
Bibliothek mit dem Web-Service des Benutzerpools des Verbunds abgleichen. Geben
Sie hierfür folgenden Befehl ein:
UPDATE BIBLBENUTZER
SET ORT=ORT
WHERE AUSWEISNR IS NOT NULL;
COMMIT;
Sie können hierfür SQLTalk verwenden - zu starten über das Programm sqltalk.exe im
Ordner ..\BIBLIO_CLIENT\BIN\SQLTalk – , oder ein geeignetes Oracle-oder
SqlServer-Tool.
Im täglichen Betrieb erfolgt ein regelmäßiger Abgleich über den Dienst
SüdtirolUploader.
Dienst SüdtirolUploader installieren
In der Auslieferung von BIBLIOTHECAplus ist die Datei südtiroluploader.exe
enthalten. Diese ist für die Installation des Dienstes notwendig
Hinweis:
Wenn Sie den Dienst SüdtirolUploader bei einer früheren Installation bereits
Nutzerhandbuch
eingerichtet haben, müssen Sie ihn vor der Installation bzw. dem Update von
BIBLIOTHECAplus und der Installation des neuen Dienstes deinstallieren.
Gehen Sie wie folgt vor, um den Dienst zu deinstallieren:
1. Starten Sie die Windows-Dienst-Übersicht. Wählen Sie hierzu z. B. im Windows
XP-Startmenü Einstellungen → Systemsteuerungen → Verwaltung → Dienste.
2. Markieren Sie den Dienst “SüdtirolUploader” und wählen Sie „Dienst
beenden“.
3. Starten Sie die MS-DOS-Eingabeaufforderung. Wählen Sie hierzu z. B. im
Windows XP-Startmenü Programme → Zubehör → Eingabeaufforderung.
4. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem sich die Datei südtiroluploader.exe
befindet. Verwenden Sie hierzu die DOS-Befehle cd <Verzeichnis>, um ein
Verzeichnis zu öffnen, und cd.. um eine Verzeichnisebene zurückzugehen.
5. Geben Sie folgenden Befehl ein und drücken Sie die Eingabetaste:
<Pfad>\installutil /U südtiroluploader.exe
Der Teil <Pfad> steht hierbei für den Pfad, in dem das .NET Framework bei
Ihnen installiert ist. Sie können den korrekten Pfad z. B. in der Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE → SOFTWARE → Microsoft → ASP.NET → <Version>
→ Path ermitteln.
Bsp. für den Pfad: C:\WINDOWS\Microsoft.NET\Framework\v2.0.50727
Gehen Sie wie folgt vor, um den Dienst zu installieren:
1. Starten Sie die MS-DOS-Eingabeaufforderung. Wählen Sie hierzu z. B. im
Windows XP-Startmenü Programme → Zubehör → Eingabeaufforderung.
2. Navigieren Sie zum Ordner
..\BIBLIO_CLIENT\BIN\VerbundweiterLeserausweis\ .
Verwenden Sie hierzu die DOS-Befehle cd <Verzeichnis>, um ein
Verzeichnis zu öffnen, und cd.. um eine Verzeichnisebene zurückzugehen.
3. Geben Sie folgenden Befehl ein und drücken Sie die Eingabetaste:
<Pfad>\installutil südtiroluploader.exe
Der Teil <Pfad> steht hierbei für den Pfad, in dem das .NET Framework bei
Ihnen installiert ist. Sie können den korrekten Pfad z. B. in der Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE → SOFTWARE → Microsoft → ASP.NET → <Version>
→ Path ermitteln.
Bsp. für den Pfad: C:\WINDOWS\Microsoft.NET\Framework\v2.0.50727
4. Starten Sie die Windows-Systemsteuerung und öffnen Sie die
Dienstverwaltung. Nehmen Sie für den Dienst SüdtirolUploader die
Einstellungen wie gewünscht vor. Wir empfehlen z. B. die Einstellung, den
Dienst nach dem ersten Fehlschlag neu zu starten.
5. Der Dienst ist installiert und eingerichtet und startet bei jedem Neustart des
Computers.
Datei winoeb.ini konfigurieren
In der Konfigurationsdatei winoeb.ini – im BIBLIOTHECAplus-Ordner im Ordner für
Windows-Anwendungsdaten – müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen.
Nutzerhandbuch
Im Abschnitt [Ausleihe] aktivieren Sie die Funktionalität für den verbundweiten
Leserausweis grundsätzlich.
Geben Sie hierfür folgenden Wert ein:
SUEDTIROLERLESERAUSWEIS=1
im Abschnitt [Suedtirol] Eingaben machen, um die Einstellungen für den
verbundweiten Leserausweis zu hinterlegen.
Hinweis: Wenn dieser Abschnitt noch nicht vorhanden ist, legen Sie ihn in der Datei
winoeb.ini neu an.
Geben Sie die Werte für jede Zeile im Abschnitt [Suedtirol] ein, z. B.:
IntervallInMinuten=60 oder database=biblio
[Suedtirol]
libnr=
libname=
WebServiceURL=
serviceuser=
servicepassword=
database=
databaseuser=
databasetype=
databasepassword=
IntervallInMinuten=
Die Zeilen von libnr bis servicepassword werden Ihnen von Ihrer Zentrale zur
Verfügung gestellt und betreffen den Zugang zum Web-Service.
Die drei darauf folgenden Zeilen betreffen den Zugang zu Ihrer bibliothekseigenen
Datenbank. Benutzer und Passwort sind dabei jene, die Sie auch für die Anmeldung an
SQLTalk/SQLDeveloper verwenden, z. B. sysadm und geheim, nicht aber leiter und
biblio.
Der Wert bei IntervallInMinuten (z. B. 60) gibt an, in welchen Zeitabständen Ihr
Bibliothekssystem Daten an den Verbundserver sendet und die dortigen Benutzerdaten
aktualisiert. Wenn Sie den Wohnort eines Benutzers Ihrer Bibliothek in den Benutzerdaten
ändern, sendet das System diese Änderung an den Web-Service mit allen Benutzerdaten
des Verbunds.
Unter databasetype geben Sie den Datenbanktyp an: Oracle, SqlBase oder
SqlServer.
Verbuchungsfunktionen für Fremdbenutzer nutzen
Wenn ein Benutzer einer anderen Bibliothek in Ihrer Bibliothek ein Medium ausleihen
oder zurückgeben will, können Sie die regulären Verbuchungsfunktionen nutzen, die Sie
auch für Ihre internen Bibliotheksnutzer verwenden. Dies wird durch das Konzept des
verbundweiten Leserausweises ermöglicht. Voraussetzung ist lediglich, dass dieser
Fremdbenutzer im Benutzerpool des Verbunds erfasst ist.
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Fremdbenutzer aufzurufen:
1. Wählen Sie im Ausleihmodul im Menü Benutzer → Fremdbenutzer. Ein Fenster zur
Eingabe der Ausweisnummer erscheint.
2. Geben Sie im Feld Ausweisnummer die verbundweit gültige Ausweisnummer des
Nutzerhandbuch
Fremdbenutzers ein.
3. Klicken Sie auf Anmelden. Das System prüft im Hintergrund, ob ein Benutzer mit
dieser Ausweisnummer im Verbundpool existiert. Wenn ein Benutzer gefunden
wird, ergänzt das System dessen Daten im Fenster. Wenn ein Benutzer mehreren
Bibliotheken zugeordnet ist, erhalten Sie eine Liste der Bibliotheken zur Auswahl.
Wählen Sie in diesem Fall seine Hauptbibliothek aus.
4. Sie haben folgende Optionen:
• Klicken Sie auf bearbeiten, um diesen Fremdbenutzer in der
Benutzerverwaltung von BIBLIOTHECAplus zu öffnen und zu bearbeiten.
• Klicken Sie auf schließen, um das Fenster zu schließen und mit der Ausleihe
fortzufahren. Die Benutzerdaten wurden in die BIBLIOTHECAplusDatenbank übernommen.
5. Wählen Sie die entsprechende Verbuchungsfunktion, z. B. Ausleihe oder
Rückgabe, und geben Sie die gewünschte Buchungsnummer ein. Sie können die
Verbuchungsfunktion für diesen geöffneten Fremdbenutzer durchführen.
Steuernummer ergänzen
Die Steuernummer kann wie folgt ergänzt werden:
1. Recherchieren Sie den zu bearbeitenden Leser im Ausleihmodul unter Benutzer →
Ändern.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte Weitere.
3. Tragen Sie die Steuernummer in das Eingabefeld Steuernummer ein.
Die Steuernummer kann maximal 16 Stellen lang sein.
4. Klicken sie auf OK, um die Benutzerdaten abzuspeichern.
Ist bei einem Fremdbenutzer eine Steuernummer hinterlegt, wird diese im
Fremdbenutzerfenster unter Benutzer → Fremdbenutzer angezeigt.
Es ist darüber hinaus möglich nach der Steuernummer eines Benutzers zu suchen. Gehen
Sie hierzu in die Benutzerrecheche. Diese beinhaltet das Feld Steuernummer (das Feld
wird nur angezeigt, wenn der Parameter "SUEDTIROLERLESERAUSWEIS" aktiviert ist).
Um zu definieren, in welchem Feld der Cursor beim Aufruf der Maske steht, nutzen Sie
bitte den Parameter FeldFuerBenutzerrecherche im Einstellungsmodul unter
Konfiguration AP. Ist der Parameter auf 1 gesetzt bedeutet das, dass der Cursor direkt auf
dem Feld Steuernummer steht. Ein Barcode kann dann direkt eingelesen werden.
Die Steuernummer muss aus 16 Zeichen bestehen. Es findet eine Überprüfung der Länge
des Feldes statt, sofern mindestens ein Zeichen eingegeben wurde . Wenn 16 Zeichen
eingegeben wurden, ist die Steuernummer valide. Durch Betätigen der Tabulatortaste
starten Sie die Suche in der lokalen Datenbank.
Wird dort ein Benutzer mit entsprechender Steuernummer gefunden, wird dieser
selektiert und die gewünschte Aktion ausgeführt (Konto, Benutzer etc... )
Wird kein Benutzer gefunden, wird im Pool des Verbundweiten Leserausweises nach den
Bibliotheken gesucht, die einen Benutzer mit der entsprechenden Steuernummer haben.
Wird hier nur ein Treffer zurückgegeben und dieser ist nicht die eigene Bibliothek,
werden die Benutzerdaten direkt in BIBLIOTHECAplus übernommen und es öffnet sich ein
Dialog mit den Benutzerdaten um diese nachzupflegen.
Werden mehrere Bibliotheken gefunden, in denen ein Benutzer mit der Steuernummer
gefunden wird, öffnet sich ein Fenster für die Auswahl der Bibliothek. Hier muss der
Benutzer eine Bibliothek selektieren (die eigene steht nicht zur Auswahl). Die
Nutzerhandbuch
Benutzerdaten des Benutzers der selektierten Bibliothek werden importiert und der
Benutzerdialog öffnet sich, um fehlende Informationen nachzupflegen.
Achtung!
Wird nach dem Importieren des Benutzers der Benutzerdialog geöffnet, hier
jedoch der Abbrechen-Button betätigt, wird der Benutzer, der zuvor der
Datenbank hinzugefügt wurde, wieder gelöscht
ekz Medienservices
Über eine Schnittstelle besteht in BIBLIOTHECAplus die Möglichkeit, die Medienservices
der ekz zu nutzen. D. h., dass Datensätze über die ekz erworben werden können. Durch
diese medienbruchfreie Kommunikation vereinfacht sich der Erwerbungs- und
Katalogisierungsprozess.
Weitere Informationen zu den ekz Medienservices erhalten Sie direkt von der ekz.
Voraussetzungen der ekz-Schnittstelle
Zur Nutzung ist ein Account bei den ekz Medienservices notwendig. Wenden Sie sich
hierfür direkt an die ekz: Im Internet unter http://www.ekz.de oder via E-Mail unter
Medien.Verkauf@ekz.de.
Sie müssen verschiedene Daten mit der ekz austauschen, z. B. Zugangsdaten anfordern.
Beachten Sie hierzu das Kapitel „Austausch von Daten mit der ekz“.
Systemvoraussetzungen
Folgende Anwendungen und Einstellung werden für den Rechner (Server) vorausgesetzt,
auf dem die ekz Medienservices-Anwendung gehostet wird:
• Windows 7 SP1 (ab Professional), Windows Server 2003 ab SP2, Windows Server 2008
R2, Windows Server 2012 R2
• BIBLIOTHECAplus Version 4.0 oder höher
• Zugriff auf die zu verwendende BIBLIOTHECAplus-Datenbank über einen DatenbankClient (SQLBase oder Oracle oder SQL SERVER).
• .NET Framework 3.0 oder höher
• SSL-Zertifikat: Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld ein gültiges (kostenpflichtiges)
SSL-Zertifikat bei einem entsprechenden Dienstleister (z. B. VeriSign) beantragt und
eingebunden haben. Eine Anleitung zum Erwerb und zur Installation eines solchen
Zertifikats finden Sie i.d.R. auf den Internetseiten des jeweiligen Herstellers.
• Microsoft IIS: Sie benötigen installierte und vom Internet aus erreichbare
Microsoft IIS (Internet Information Services), jeweils die für das Betriebssystem
kompatible und aktuelle Version, mit SSL-Verschlüsselung
(Zertifikatauthentifizierung).
• Voraussetzungen für eine Installation unter Microsoft IIS 7 ist die
Installation von Microsoft IIS 6 Kompatibilitätskomponenten (Microsoft IIS
6 Metabase- und IIS 6 Konfigurationskompatibilität).
•
•
Nutzerhandbuch
abgesicherte Verbindung über https:
Eine Beschreibung zur Verwendung einer abgesicherten Verbindung über
https:// finden Sie unter http://support.microsoft.com, Artikelnummer
324069.
Eine Beschreibung zur Konfiguration des Microsoft IIS (Internet
Information Server) für Hosted Services (WCF) finden Sie z. B. unter
http://msdn.microsoft.com, Titelstichwort „IIS-gehosteter Dienst schlägt
fehl“.
•
•
64-Bit Umgebung: Wird der Web-Service auf einer 64-Bit-Umgebung
betrieben, ist in Microsoft IIS (Internet Information Services) unter der
Konfiguration für Anwendungs-Pools die 32-Bit-Option zu aktivieren.
Freischaltung der Firewall
• für den Datenbankzugriff: Vom Web-Server (ekz-Medienservices-Schnittstelle)
aus muss die Datenbank über das Netzwerk und durch die Firewall hindurch
erreichbar sein. Wenn die Ports bei der Installation der Datenbank nicht
verändert wurden, ist dies für Oracle Port 1521, für SQLBase Port 2155 und für
MSSQL Port 1433.
• für den externen Zugriff auf die ekz-Medienservices: Für den
ordnungsgemäßen Betrieb der Installation ist es Voraussetzung, dass die
Schnittstelle aus dem Internet (HTTPS) bzw. über die IP-Adressen der ekz
erreichbar sind. Der Service läuft als HTTPS über Port 443.
Datenbankzugriff
Wenn Sie mit den ekz Medienservices auf eine SQLBase-Datenbank zugreifen und
auf dem Web-Server keinen BIBLIOTHECAplus-Client installieren möchten, sind die
Zugriffskomponenten manuell zu installieren und einzurichten:
1. Laden Sie sich die SQLBase Driver Packs Version 9.0.1 für Windows unter
http://support.guptatechnologies.com/supportwiki/index.php/SQLBase_Driver_Pac
ks und installieren Sie diese.
Wählen Sie dabei unter Setup Type den Typ Custom und aktivieren Sie nur die
Option .NET Data Provider.
Hinweis:
Wenn ein BIBLIOTHECAplus-Client auf dem Rechner installiert ist, müssen Sie
diesen Schritt des Herunterladens nicht durchführen. Sie können in diesem
Fall direkt mit Schritt 4. fortsetzen und die dort genannte Datei aus dem
Verzeichnis ..\BIBLIO_CLIENT\BIN\ manuell in den Ordner
c:\windows\assembly kopieren.
TUTUTUTUTUTUTUU
UUUUUUUTTTTTTUT
2. Setzen Sie nach der Installation eine Windows-Umgebungsvariable (Systemvariable)
mit der Bezeichnung SQLBASE und als Wert den ausgewählten Installationspfad, z.
B. C:\Programme\Gupta\SQLBase901.
3. Passen Sie die Datei sql.ini in Ihrem Installationsverzeichnis des SQLBase Driver
Packs unter dem Abschnitt [win32client.ws32] entsprechend Ihrer Umgebung
an. Tauschen Sie den Wert localhost durch die IP-Adresse Ihres Datenbankservers
aus.
4. Kopieren Sie die Datei Gupta.SQLBase.Data.dll aus dem
Installationsverzeichnis nach c:\windows\assembly per Drag&Drop.
Nutzerhandbuch
Zusätzliche Schritte unter Server 2008 R2 und Server 2012
1.
L
egen Sie die BIBplus-DVD ein und führen Sie aus:
D:\Install\Environment\VC\vcredist_86_2008.exe
2.
E
rgänzen Sie die PATH-Variable um den Installationspfad des SQLBase Driver
Packs:
(Standard: c:\Programme (x86)\Gupta\SQLBase901)
3.
E
rteilen Sie Schreibrechte auf das Installationsverzeichnis für die Benutzer
Netzwerkdienst und IIS_IUSR.
Installation
In den nachfolgenden Schritten wird die Installation der Software erläutert. Stellen Sie
sicher, dass alle benötigten Komponenten laut Systemvoraussetzung auf dem Rechner
installiert und erfüllt sind.
Installation vorbereiten
Sollten Sie die Installation des Microsoft IIS nach der Installation des .NET Frameworks
durchgeführt haben, erhalten Sie eine Fehlermeldung während der Installation, da das
aktuelle .NET Framework sowie der WCF-Dienst nicht auf dem IIS-Server registriert sind.
Dafür sollten Sie auf jeden Fall folgende Befehle über die MSDOS-Eingabeaufforderung
absetzen, bevor Sie das Programm installieren:
“%windir%\Microsoft.NET\Framework\v2.0.50727\aspnet_regiis.exe” –i
“%windir%\Microsoft.NET\Framework\v3.0\Windows Communication
Foundation\ServiceModelReg.exe” -i –x
http://msdn.microsoft.com/de-de/library/k6h9cz8h.aspx
http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms732012.aspx
11.05.2012)
HHHHHHHTUTUTUTUTUTUTU
HHHHHHHTUTUTUTUTUTUTU
UUUUUUUTTTTTTTHHHHHHH
und
(Stand
UUUUUUUTTTTTTTHHHHHHH
Ab Windows Vista beheben Sie das Problem, indem Sie in den Windows-Funktionen die
Punkte Microsoft .NET Framework 3.x → Windows Communication Foundation HTTP
Activation und Non-HTTP Activation aktivieren (zu finden z. B. in Windows 7 unter Start
→ Systemsteuerung → Programme und Funktionen → Windows-Funktionen aktivieren
oder deaktivieren).
Installation durchführen
1. Zum Starten der Installation doppelklicken Sie auf die Datei setup.exe. Der SetupAssistent öffnet sich.
3. Wählen Sie unter Site eine bestehende Webseite des Microsoft IIS aus.
Nutzerhandbuch
4. Geben Sie ein neu anzulegendes virtuelles Verzeichnis (z. B. ekzMedienservices)
an. Das neu angelegte virtuelle Verzeichnis befindet sich bei einer
Standardinstallation unter <Laufwerk Windows>:\Inetpub\wwwroot.
5. Ab Microsoft IIS 6 ist zusätzlich ein bereits bestehender Anwendungspool
auszuwählen (Standard: DefaultAppPool), welchem der zu installierende Service
zugeordnet wird.
6. Klicken Sie auf Weiter. Sie gelangen auf den Bildschirm Installation bestätigen.
7. Starten Sie den Installationsvorgang über die Schaltfläche Weiter. Sie gelangen auf
den Bildschirm ekzMedienservices wird installiert.
8. Nach Abschluss der Installation gelangen Sie automatisch auf den Bildschirm
Installation beendet.
9. Klicken Sie auf Schließen, um den Installationsvorgang abzuschließen.
10. Vergeben sie für das Verzeichnis, in das Sie ekzMedienservices installiert haben,
Schreibrechte für das Konto des gewählten AppPools (z. B. NETZWERKDIENST)
Installation testen
Testen Sie nach Abschluss der Installation die Basiskonfiguration über die URL:
https:// <IP-Adresse des Rechners auf dem der Microsoft IIS läuft>/<Virtuelles
Verzeichnis>/LmsService.svc, z. B.:
https://192.168.2.1/ekzMedienservices/LmsService.svc
Bei erfolgreicher Installation erscheint eine Website mit dem Hinweis, dass Sie einen
Dienst erstellt haben. Somit ist der Webservice korrekt installiert.
Dienst aktualisieren
Um eine bestehende Installation zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie mit dem Datei-Explorer das Installationsverzeichnis von
ekz.Medienservices, z.B.: C:\Inetpub\wwwroot\ekzMedienservices
2. Kopieren Sie die Dateien web.config und ekzMedienService.config und
speichern Sie diese in einem anderen Ordner.
3. Öffnen Sie die Windows-Softwareverwaltung (Start – Systemsteuerung Software).
4. Markieren Sie den Eintrag ekzMedienservices.
5. Klicken Sie auf Deinstallieren bzw. Entfernen.
6. Sie erhalten eine Meldung über die erfolgreiche Deinstallation des Programms.
7. Öffnen Sie mit dem Datei-Explorer den Speicherort der aktuellen
ekzMedienservice-Installationsdateien.
8. Fahren Sie fort mit dem Punkt „Installation durchführen“ (s. oben).
9. Nach der Installation kopieren Sie Dateien web.config und
ekzMedienService.config wieder in das Installationsverzeichnis von
ekz.Medienservices
Nutzerhandbuch
Austausch von Daten mit der ekz
Um die ekz-Medienservices-Anwendung nutzen zu können, müssen einige
bibliotheksspezifische Daten zwischen Bibliothek und ekz ausgetauscht werden. Wenden
Sie sich dazu direkt an die ekz. Diese wird Ihnen die benötigten Daten mitteilen.
Von der ekz erhalten Sie folgende Daten:
•
Internetlink zur Login-Seite der ekz Medienservices
•
ekz-Anmeldedaten für Ihren ekz-Account. Sie erhalten zudem eine ID, die Sie in
BIBLIOTHECAplus in der Kennungsverwaltung hinterlegen müssen.
Sie teilen der ekz Folgendes mit:
• Internetadresse, unter der Ihre ekz-Medienservices-Schnittstelle als Web-Service aus
dem Internet heraus aufrufbar ist, sowie Benutzername und Kennwort für die
Webservices.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld ein gültiges
(kostenpflichtiges) SSL-Zertifikat bei einem entsprechenden Dienstleister
(z. B. VeriSign) beantragt und eingebunden haben. Eine Anleitung zum
Erwerb und zur Installation eines solchen Zertifikats finden Sie i.d.R. auf
den Internetseiten des jeweiligen Herstellers.
Konfiguration
Im Folgenden erhalten Sie Informationen, wie Sie im Konfigurationsprogramm der ekz
Medienservices und in BIBLIOTHECAplus die nötigen Einstellungen vornehmen.
Konfigurationsprogramm der ekz verwenden
Nach erfolgter Installation finden Sie im Verzeichnis <Laufwerk
Windows>:\Inetpub\wwwroot\bin der ekz Medienservices das Programm
Bond.ekzonline.Configurator.exe, das Sie bei der Konfiguration der ekz
Medienservices unterstützt.
Der Konfigurator verschlüsselt sämtliche sicherheitsrelevanten Eingaben wie
Verbindungsparameter oder Passwörter, sodass diese nur mit Angabe des richtigen
Master-Passworts wieder im Konfigurator angezeigt und verändert werden können.
Optional können Sie die im Installationsverzeichnis der ekz Medienservices befindliche
Datei ekzMedienservice.config auch manuell anpassen, allerdings ohne
Verschlüsselung.
Gehen Sie wie folgt vor, um das Konfigurationsprogramm zu starten:
1. Starten Sie den Konfigurator.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurationsdatei…
3. Wählen Sie die Datei ekzMedienservice.config aus und klicken Sie auf die
Schaltfläche Öffnen.
4. Setzen Sie die Konfiguration durch Anklicken von Weiter fort. Falls es sich um die
Erstkonfiguration handelt oder die Verschlüsselung des in der
ekzMedienservice.config-Datei eingetragenen Passworts ungültig ist, werden
Nutzerhandbuch
Sie aufgefordert, die Neukonfiguration der Medienservices zu bestätigen.
5. Klicken Sie auf OK. Sie werden darauf hingewiesen, dass beim Neusetzen des
Master-Passwortes sämtliche zuvor getätigten Einstellungen gelöscht werden.
6. Bestätigen Sie mit OK.
7. Geben Sie Ihr neues Master-Passwort ein und bestätigen Sie dies durch Anklicken
von Speichern. Das Passwort ist korrekt und den Sicherheitsanforderungen
entsprechend, wenn zwei gelbe Sterne hinter den Eingabeflächen angezeigt
werden. Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein, mindestens einen
Klein- und Großbuchstaben, ein numerisches Zeichen sowie ein Zeichen aus
@#$%^&+=!_() enthalten. Das Passwort wird verschlüsselt abgelegt. Ohne das
Passwort ist die Nutzung des Konfigurators nicht möglich. Ist das Passwort
erfolgreich abgelegt, erhalten Sie eine Systemrückmeldung.
8. Bestätigen Sie mit OK. Die Anwendung wird automatisch neu gestartet.
9. Geben Sie das Master-Passwort ein.
11. Klicken Sie auf Login.
Nach erfolgreichem Login können Sie im Konfigurator die anwendungsspezifischen
Einstellungen vornehmen.
Masterpasswort ändern (ekz Medienservices)
Über die Auswahl der Schaltfläche Masterpasswort ändern… können Sie Ihr Passwort
ändern.
Hinweis: Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein, mindestens einen
Klein- und Großbuchstaben, ein nummerisches Zeichen sowie ein Zeichen aus
@#$%^&+=!_() enthalten. Das Passwort wird verschlüsselt abgelegt. Ohne das
Passwort ist die Nutzung des Konfigurators nicht möglich. Die Anwendung wird nach
erfolgreichem Anlegen des Master-Passwortes automatisch neu gestartet.
Datenbankeinstellungen ändern
1. Über die Auswahl Datenbankeinstellungen ändern… können Sie Ihre
Verbindungsdaten ändern:
SQLBase:
•
Datenbanksystem: Wählen Sie die Option SQLBase.
•
Server: Ist im Fall von SQLBase nicht auszufüllen.
•
Datenbank: Name, unter dem Ihre SQLBase-Datenbank erreichbar ist.
I. d. R. ist dies der gleiche, den Sie auch für BIBLIOTHECAplus benutzen.
•
Benutzername und Passwort: Eingabe einer gültigen BenutzernamePasswort-Kombination, mit welcher der Zugriff auf die Datenbank
gestattet ist.
Hinweis: Dies ist nicht Ihr Login für BIBLIOTHECAplus, sondern
die Anmelde-Daten für Ihre SQLBase-Datenbank.
Oracle:
Nutzerhandbuch
•
Datenbanksystem: Wählen Sie die Option Oracle.
•
Server: Ist im Fall von Oracle nicht auszufüllen.
•
Datenbank: Name, unter dem Ihre Oracle-Datenbank erreichbar ist.
I. d. R. ist dies der gleiche, den Sie auch für BIBLIOTHECAplus benutzen.
•
gestattet ist.
die Anmelde-Daten für Ihre Oracle-Datenbank.
MS SQL Server:
•
Datenbanksystem: Wählen Sie die Option MS SQL Server.
•
Server: Geben Sie die IP-Adresse des MS-SQL-Servers ein, auf dem sich
Ihre Datenbank befindet.
•
Datenbank: Name, unter dem Ihre MS-SQL-Server-Datenbank erreichbar
ist. I. d. R. ist dies der gleiche, den Sie auch für BIBLIOTHECAplus
benutzen.
•
gestattet ist.
die Anmelde-Daten für Ihre MS-SQL-Server-Datenbank.
2. Um Ihre Datenbankeinstellungen zu testen, klicken Sie auf Verbindungstest. Es wird
ein Hinweis angezeigt, ob der Verbindungstest erfolgreich war.
3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Datenbankeinstellungen zu übernehmen. Die
erfolgreiche Übernahme Ihrer Datenbankeinstellungen wird als Hinweis angezeigt.
Logging ändern
Unter Logging ändern… bearbeiten Sie die Einstellungen zu Art und Ort der Speicherung
von Informationen zur Anwendung sowie von wichtigen kommunizierten Daten.
•
•
Beim Logging-Level haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Logging-Leveln:
•
ALL
Alle Informationen werden protokolliert.
•
DEBUG
Erweiterte Informationen für Entwickler zur Fehlersuche
•
INFO
Fehler, Warnungen und auch Ereignisse, die keine Fehler sind
•
WARN
Warnungen
•
ERROR
Fehler, unbehandelte Exceptions
•
FATAL
Fatale Fehler
•
OFF
Keine Informationen werden protokolliert.
Die Level liefern von ALL bis OFF absteigend viele Informationen im Protokoll. Ein
Level beinhaltet immer die darunter liegenden Level. Das DEBUG-Level schließt z. B.
sämtliche anderen Level mit ein, das FATAL-Level schließt alle anderen Level aus.
Nutzerhandbuch
•
Standardeinstellung ist Level OFF. Wir empfehlen im Fehlerfall das Level DEBUG zu
verwenden, im Normalbetrieb OFF oder ERROR.
•
Sie ändern das Logging-Level über das Konfigurator-Programm. Die Level ALL und
OFF müssen Sie hingegen direkt in der Datei ekzMedienService.config ändern.
Hinweis: Beachten Sie, dass bei gewähltem Level ALL die Log-Dateien
sehr groß werden können.
•
Bei Logging-Pfad wählen Sie den Pfad aus, unter dem die Log-Dateien erstellt werden
sollen.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass die auf dem Microsoft IIS gehostete
ekz-Medienservices-Anwendung Schreibzugriff auf das LoggingVerzeichnis besitzt, sonst bricht die ekz-Medienservices-Anwendung
mit Fehler ab.
• Das Standardverzeichnis (bei Nichtangabe des Wertes) ist das Verzeichnis, in dem die
ekz-Medienservices-Anwendung liegt, z. B.
C:\inetpub\wwwroot\ekzMedienservices.
•
Die Log-Datei heißt ekzMedienservice.perm.pro.
Tipp: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen die Größe der Log-Datei
und löschen oder archivieren Sie diese. Vor allem im DEBUG-Level kann die
Datei verhältnismäßig groß werden.
Nach dem Vornehmen der Einstellungen klicken Sie auf Speichern. Die erfolgreiche
Übernahme Ihrer Logging-Einstellungen wird als Hinweis angezeigt. Damit ist die
Konfiguration der ekz-Medienservices-Anwendung abgeschlossen.
Um die ekz Medienservices nutzen zu können, nehmen Sie die Konfiguration für Ihr
BIBLIOTHECAplus-System vor.
ekz-Anmeldedaten ändern
Unter ekz Anmeldedaten ändern… geben Sie Ihre ekz-Anmeldedaten an:
Geben Sie unter Benutzername und Passwort eine gültige Benutzername-PasswortKombination ein, über die die Kommunikation mit den ekz Medienservices
authentifiziert wird. Diese Daten tauschen Sie mit der ekz aus.
Nach Klick auf die Schaltfläche Speichern erhalten Sie für die erfolgreiche Übernahme
Ihrer ekz-Anmeldedaten eine Meldung.
Hinweise:
• Beachten Sie bei der Dateneingabe die Groß- und
Kleinschreibung.
• Ihr Passwort müssen Sie aus Sicherheitsgründen zwei Mal
eingeben.
Zuordnung der Medienarten ändern
In diesem Menüpunkt ordnen Sie die ekz-Medienarten den BIBLIOTHECAplusMedienarten zu.
1. Wählen Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der zunächst leeren Liste
den Menüpunkt Neuen Eintrag hinzufügen.
2. Wählen Sie unter ekz Medienart einen Eintrag aus und ordnen Sie unter
Nutzerhandbuch
BIBLIOTHECAplus Medienart das in BIBLIOTHECAplus passende Kürzel für die
Medienart aus.
Die auswählbaren BIBLIOTHECAplus-Kürzel sind wie folgt:
• A - Audio
• L - Loseblatt
• M - Monographie
• P – Spiele
• V – Video
Da es mehr ekz-Medienarten als BIBLIOTHECAplus-Medienarten gibt, können
BIBLIOTHECAplus-Medienarten mehrfach verwendet werden.
Beispiel:
ekz-Medienart C – Toncassetten und D – Compact Discs gehören
zur BIBLIOTHECAplus-Medienart A – Audio.
3. Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf Speichern.
4. Um das Fenster zu verlassen, klicken Sie aufZurück.
Hinweis:
Sobald eine Zuordnung vorgenommen wurde, können Sie über das Kontextmenü
(rechte Maustaste) und den Menüpunkt Selektierten Eintrag löschen eine Zuordnung
wieder löschen.
BIBLIOTHECAplus-spez. Einstellungen ändern
Unter BIBLIOTHECAplus spez. Einstellungen ändern machen Sie Angaben zum
Lieferanten, wie sie in BIBLIOTHECAplus erhoben werden:
1. Geben Sie unter Lieferantenkürzel ekz Medienservices das Lieferantenkürzel ein,
dem Bestellungen über die ekz-Medienservices in Ihrem BIBLIOTHECAplus-System
zugeordnet werden sollen. Wenn Sie keinen Wert setzen, wird der Standardwert
EKZ verwendet.
Hinweis: Dieses Lieferantenkürzel muss in Ihrem BIBLIOTHECAplus-System
existieren, sonst findet keine Zuordnung statt und somit ist auch keine
detaillierte Auswertung über die Etatüberwachung möglich.
2. Möchten Sie für die Bestelldatensätze automatisch Katalogdatensätze anlegen,
aktivieren Sie das Kontrollkästchen aktiv unter Automat. Anlage von
Katalogdatensätzen.
Hinweis: Beachten Sie hierbei, dass nur dann ein vollständiger Datensatz
übernommen wird, wenn Sie diesen zuvor bei der Bestellung bei der ekz
erworben haben. Andernfalls müssten Sie die fehlenden Daten manuell
nachtragen.
3. Wählen Sie die Standardmedienart aus der Auswahlliste Standard Medienart. Diese
wird nur verwendet, wenn Sie die Zuordnung der Medienarten nicht oder nicht
vollständig vorgenommen haben.
Beispiel:
Sie haben die ekz-Medienart C – Toncassetten keiner
BIBLIOTHECAplus-Medienart zugeordnet. Als Standardmedienart haben
Sie M gewählt. Bestellen Sie nun eine Audiokassette, wird diese als
Monographie im Katalog angelegt.
4. Klicken Sie auf Speichern. Die erfolgreiche Übernahme Ihrer BIBLIOTHECAplus
Nutzerhandbuch
spezifischen Daten wird Ihnen als Hinweis angezeigt.
5. Um das Fenster zu verlassen, klicken Sie aufZurück.
Konfiguration in BIBLIOTHECAplus vornehmen
Zur Konfiguration Ihres BIBLIOTHECAplus-Systems starten Sie das BIBLIOTHECAplusEinstellungsmodul. Melden Sie sich mit ausreichenden Rechten an die Datenbank an, die
für die Nutzung der ekz-Medienservices bestimmt ist.
User-ID für ekz-Medienservices hinterlegen
1. Wechseln Sie nach Kennungen → Kennungen verwalten.
2. Wählen Sie einen Benutzer aus, den Sie für die Erwerbung über die ekzMedienservices-Anwendung freischalten wollen.
3. Geben Sie im Feld User-Id ekz Online die Kennung ein, die Sie in den Medienservices
unter Mein Konto → Einstellungen verwalten → Persönliche Daten bearbeiten →
Benutzernummer erhalten. Diese Benutzernummer verknüpft genau einen in
BIBLIOTHECAplus angelegten Benutzer mit genau einem ekz-Account.
Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass dieser Benutzer genügend Rechte für Erwerbungen innerhalb
von BIBLIOTHECAplus besitzt.
Lieferant bearbeiten
Überprüfen Sie, ob in BIBLIOTHECAplus ein Lieferantenkürzel existiert, das dem
Lieferantenkürzel im Konfigurator unter BIBLIOTHECAplus spez. Einstellungen ändern
entspricht. Ggf. legen Sie einen neuen Lieferanten an und nehmen die entsprechende
Konfiguration vor.
Nutzung der ekz-Medienservices
Sobald das Zusatzmodul der ekz-Medienservices in BIBLIOTHECAplus zur Verfügung steht,
können Sie sich auf der Homepage der ekz-Medienservices anmelden. Dadurch haben Sie
die Möglichkeit, Einstellungen vorzunehmen und Bestellungen durchzuführen.
Geben Sie auf der Login-Seite der ekz-Medienservices im Internetbrowser Ihren
Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
Hinweise:
• Für Fragen zur Nutzung der ekz-Medienservices lesen Sie auch die Hinweise
und Hilfetexte auf den Internetseiten der ekz.
• Beachten Sie, dass das Online-Angebot der ekz-Medienservices ausschließlich
durch die ekz bibliotheksservice GmbH betreut wird. Der OCLC-Support ist
Nutzerhandbuch
zuständig für die Schnittstelle zu BIBLIOTHECAplus, bestehend aus Webservice
und Konfigurator.
Benutzereinstellungen
Im linken Fensterbereich unter Mein Konto finden Sie verschiedene
Einstellungsmöglichkeiten, die im Folgenden erläutert sind.
Einstellungen verwalten
Auf dieser Seite können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
Persönliche Angaben:
•
Persönliche Daten bearbeiten: Sie können als angemeldeter Benutzer Angaben zu
Ihrer Person einsehen und ändern.
•
Kennwort ändern: Sie können ein neues Kennwort vergeben.
•
Bearbeitung anzeigen: Sofern Sie mit der ekz Bearbeitungsdetails vereinbart haben –
z. B. welcher Einband verwendet wird oder ob ein RFID-Etikett angebracht ist –
werden diese in diesem Feld angezeigt.
Persönliche Einstellungen und Rubriken:
•
Suchprofile verwalten: Suchprofile dienen der Erstellung von festen Suchkriterien.
Eine Recherche, die Sie regelmäßig verwenden, kann hier gespeichert werden.
•
Grundeinstellungen: Es werden die Standardeinstellungen zu Suchergebnis und
Suchquellen angegeben.
•
Bestellprofile: Übersicht über die von Ihnen angelegten Bestellprofile.
Bestellübersicht
Übersicht über alle Bestellungen, die der angemeldete Benutzer ausgeführt hat. Sie
können anhand der Auswahlliste nach Ansprechpartnern filtern, um einen besseren
Überblick über die Bestellungen zu bekommen.
Mit Klick auf eine Bestellnummer erhalten Sie weitere Details zu dieser Bestellung.
Rechteverwaltung
•
Administrationsrecht verwalten: In dieser
Einstellung haben Sie die Möglichkeit, einzelne Berechtigungen zu vergeben und diese
bestimmten Nutzern zuzuordnen.
•
Wählen Sie ein Benutzerrecht aus, indem Sie es
anklicken. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die diese Rechte erhalten sollen und klicken Sie
auf OK.
Bestellprofile verwalten
Bestellprofile können im Warenkorb je Bestellposition genutzt werden.
Nutzerhandbuch
Sie können Bestellungen z. B. einer in BIBLIOTHECAplus hinterlegten Zweigstelle,
Kostenart, Kostenstelle und einem Haushaltsjahr zuordnen. Auch diese Bestellprofile
werden einem oder mehreren angemeldeten und berechtigten Benutzern zugeteilt.
Gehen Sie z. B. wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Neu anlegen und tragen Sie eine Bezeichnung für das neue
Bestellprofil ein, z. B. Hauptstelle Bücher.
2. In der Kurzbeschreibung haben Sie die Möglichkeit, nochmals genauer zu erläutern,
um was für ein Bestellprofil es sich handelt. In diesem Beispiel: HST
Bestellungen Bücher.
3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
• Zweigstelle: Geben Sie das BIBLIOTHECAplus-Kürzel für die Zweigstelle ein.
Sie können es in BIBLIOTHECAplus im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte → Zweigstelle ermitteln (z.B. HST).
• Abteilung: Keine Entsprechung in BIBLIOTHECAplus.
• Haushaltsstelle: Geben Sie das BIBLIOTHECAplus-Kürzel für die Kostenart
ein. Sie können es in BIBLIOTHECAplus im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte → Kostenart ermitteln (z.B. 500).
• Kostenstelle: Geben Sie das BIBLIOTHECAplus-Kürzel für die Kostenstelle
ein. Sie können es in BIBLIOTHECAplus im Einstellungsmodul unter
Registerpflege → Werte → Kostenstelle ermitteln (z.B. Jugend).
• Budgetjahr: Geben Sie das Haushaltsjahr, das in die BIBLIOTHECAplusBestellposition übernommen werden soll.
• Bestellzeichen: Keine Entsprechung in BIBLIOTHECAplus.
4. Um das Bestellprofil zu speichern, klicken Sie auf OK.
Hinweis: Hinterlegen Sie in BIBLIOTHECAplus für Kostenstelle bzw.
Kostenart eine Etatsumme. Dies ist notwendig, damit im späteren Verlauf
der Bestellung ein Budgetcheck durchgeführt werden kann.
Bestellung
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zur Durchführung einer Bestellung. Die
Bestellung besteht aus Recherche, Aufruf des Warenkorbs, Zuordnung des Bestellprofils,
Bestätigung der Bestellung, anschließenden automatischen Prüfungen und dem
Abschluss der Bestellung.
Medium suchen
Um eine Bestellung auszuführen, beginnen Sie mit einer Recherche
Einfache Suche
1. In der rechten Leiste befindet sich die einfache Suche. In das Suchfeld Suche nach
geben Sie Ihren Suchbegriff ein.
2. Aus der darunterliegenden Auswahlliste können Sie unter Allgemeine Felder (z. B.
Autor/Person, ISBN, Titel) oder ekz-Felder (z.B. Artikelnummer,
Interessenkreis oder Reihe) ein zu durchsuchendes Feld auswählen.
3. Mit Klick auf Suchen lösen Sie die Recherche aus. Anschließend wird Ihnen die
Trefferliste angezeigt.
Nutzerhandbuch
Erweiterte Suche
1. Im zentralen Fensterbereich finden Sie die erweiterte Suche. Füllen Sie die
gewünschten Suchfelder aus.
2. Klicken Sie auf Suche starten, um die Recherche zu starten. Anschließend wird
Ihnen die Trefferliste angezeigt.
Medium in Warenkorb übernehmen
Aus der Trefferliste können Sie die gewünschten Medien in den Warenkorb legen.
1. Um einen odere mehrere Treffer in den Warenkorb zu übernehmen, aktivieren Sie
das oder die entsprechenden Kontrollkästchen.
2. Mit der Schaltfläche In den Warenkorb übernehmen Sie die so markierten Titel, die
Sie bestellen möchten.
Warenkorb bearbeiten und Bestellung bestätigen
Um einen Warenkorb zu bearbeiten und die Bestellung zu bestätigen, gehen Sie wie folgt
vor:
1. Klicken Sie auf Warenkorb anzeigen in der rechten Leiste, um den Warenkorb
aufzurufen.
2. Sie haben folgende Optionen:
• In der Spalte Anzahl können Sie die Anzahl der zu bestellenden Exemplare pro
Titel festlegen.
• Klicken Sie auf Bestellprofil, um einer Bestellposition in der BIBLIOTHECAplusErwerbung eine Zweigstelle, Kostenart, Kostenstelle und ein Haushaltsjahr
zuzuordnen. Ihre ekz-Bestellprofile verwalten Sie unter Bestellprofile
verwalten. Alternativ können Sie die Felder manuell ausfüllen.
3. Klicken Sie nach der Zuordnung des Bestellprofils oder der manuellen Eingabe auf
Speichern.
4. Wenn Sie in der Spalte Daten das Kontrollkästchen für eine Bestellposition
aktivieren, werden Ihnen die Datensätze im ekz-MAB2-Format per E-Mail
übermittelt. Außerdem können Sie über Bestellübersicht heruntergeladen werden.
Hinweis:
Der Bezug der Datensätze ist kostenpflichtig.
5. Unter der Liste der im Warenkorb befindlichen Titel wird die Gesamtsumme
angezeigt. Um mit der Bestellung fortzufahren, klicken Sie auf Jetzt bestellen.
Dubletten- und Budgetcheck
Die ekz-Medienservices-Schnittstelle bietet bei der Bestellung die Funktionen des
Dublettenchecks und des Budgetchecks.
Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter wird der Bestellvorgang fortgesetzt.
Dublettencheck
Nutzerhandbuch
Bei einem Dublettencheck gleicht das System die ISBN mit schon bestehenden Titel im
BIBLIOTHECAplus-Katalog ab. Bestellsätze werden für den Dublettencheck nicht
herangezogen.
Die Bestellung kann trotz vorhandener Duplikate fortgesetzt werden. Die Abfrage liefert
ein positives Ergebnis, wenn zu einem bereits bestehenden Bestellsatz ein Katalogsatz
angelegt ist.
Ist eine Dublette vorhanden, werden die Felder Titel, Artikelnummer, Auflage, Jahr und
Zweigstelle angezeigt.
Bei Fortführung und Abschluss des Bestellvorgangs wird dem bereits bestehenden
BIBLIOTHECAplus-Mediensatz ein weiteres Exemplar angefügt. In der BIBLIOTHECAplusErwerbung wird eine neue Bestellposition angelegt.
Budgetcheck
Beim Budgetcheck wird geprüft, ob genügend Budget für diese Bestellung vorhanden ist.
Diese Prüfung bezieht sich auf die im Bestellprofil angegebene Kostenstelle und
Haushaltsstelle (BIBLIOTHECAplus: Kostenart). Nach der Durchführung des Budgetchecks
werden die folgenden Felder angezeigt:
• Titel
• Artikelnummer
• Zweigstelle
• Haushaltsstelle (BIBLIOTHECAplus: Kostenart)
• Kostenstelle,
• Budgethinweis (Budgetcheck ausgeführt)
• In Budget: True (Budget vorhanden) oder False (kein Budget vorhanden)
Hinweis: Dubletten- und Budgetcheck dienen nur Informationszwecken. D. h., auch
wenn Dubletten vorhanden sind oder der Budgetcheck negativ ausfällt (False), wird
der Bestellvorgang bei Klick auf Weiter fortgesetzt.
Bestellung senden
Gehen Sie zum Abschluss der Bestellung wie folgt vor:
1. In der Bestellübersicht können Sie unter Anmerkungen Hinweise oder Bemerkungen
an die ekz richten. Ist dieses Feld gefüllt, wird Ihre Bestellung manuell von der ekz
bearbeitet.
2. Unter Artikelzusammenfassung wird Ihnen eine Kurzliste der Bestellpositionen
angezeigt. Mit einem Klick auf den Hyperlink Zurück gelangen Sie zurück zur
Bestellübersicht.
3. Klicken Sie auf Bestellung senden. Ihre Bestellung wird durchgeführt, und Sie
erhalten eine Rückmeldung vom System.
Abschluss des Bestellvorgangs
Sie erhalten Meldungen aus dem Lokalsystem, abhängig von folgenden Situationen:
•
Bestellvorgang erfolgreich:
Sie erhalten eine positive Systemrückmeldung. Die Daten wurden als Katalogeintrag in
BIBLIOTHECAplus gespeichert.
Hinweis:
Um eine vollständige Erstellung des Katalogeintrags zu erhalten, müssen Sie
Nutzerhandbuch
das Katalogisat bei der ekz erworben haben. Diese Einstellung nehmen Sie
zuvor bei der Bestellung bei der ekz vor. Wenn Sie die entsprechende
Einstellung nicht vornehmen, müssen Sie im neuen Katalogeintrag ggf.
Daten manuell nachtragen.
•
Bestellung teilweise übernommen:
Es erscheint eine Meldung, dass die Bestellung korrekt durchgeführt, aber nur ein Teil
der Daten in BIBLIOTHECAplus übernommen wurde. Dies ist der Fall, wenn die Daten
in den Bestellprofilen der ekz Medienservices mit den Daten in BIBLIOTHECAplus nicht
übereinstimmen. Alle Angaben in den Profilen müssen den Einstellungen in
BIBLIOTHECAplus entsprechen, z. B. die gleiche Schreibweise der Profildaten haben
wie im Einstellungsmodul unter Registerpflege → Werte in BIBLIOTHECAplus, das
aktuelle Haushaltsjahr aufweisen oder in BIBLIOTHECAplus bereits eingearbeitet sein.
Auch zu beachten ist, dass das Budgetjahr in den Bestellprofilen dem Haushaltsjahr
und die Haushaltsstelle der Kostenart in BIBLIOTHECAplus entspricht.
•
Bestellung wird nicht in BIBLIOTHECAplus eingepflegt:
Es erscheint die Meldung, dass die Bestellung ausgeführt, jedoch die Daten nicht in
BIBLIOTHECAplus übertragen wurden. Der Grund für diese Probleme sind meist
Kennungseinstellungen, z. B. ist die ekz-ID nicht oder falsch eingetragen, oder der
Benutzer hat keine Berechtigung für die Bestellungen.
Hinweis: In den Meldungen wird auf mögliche Ursachen hingewiesen.
Z39.50-Protokoll
Z39.50 bietet Ihnen die Möglichkeit, über das Internet in verschiedenen Bibliotheken,
Verbünden und Serviceeinrichtungen zu recherchieren und bibliographische Daten in
Ihren Bestand zu übernehmen.
Sie können über den Z39.50-Client Daten in Ihre Erfassungsmasken im Katalog, in Ihre
Neubestellungsmaske in der Erwerbung sowie in Ihre Bestellmaske in der Fernleihe
übernehmen.
Hinweis: Beachten Sie auch die Erläuterungen im BIBLIOTHECAplus Installations- und
Administrationshandbuch (Download im BIBLIOTHECA Kundencenter), im Kapitel
„MAB-/MARC-Konkordanz“. Falls bei Ihnen beim Import oder Export von
Schlagwörtern, Interessenkreisen und Systematiken Fehler auftreten, prüfen Sie die
Einstellungen zu den MAB-Kategorien.
Z39.50-Client
Der Z39.50-Client baut eine direkte Internetverbindung (TCP/IP) zum Z39.50-Server des
entsprechenden Anbieters auf.
Voraussetzung für die Datenübernahme per Z39.50 ist eine funktionierende
Internetverbindung, z. B per ISDN-Router. Neben Port 80 müssen ggf. an der Firewall
Nutzerhandbuch
weitere Ports für die Verbindung zu den Z39.50-Servern der Anbieter, auf die Sie
zugreifen möchten, freigeschaltet werden.
Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, muss durch Ihren Systembetreuer die
Adressumsetzung der Ziel-IP-Adresse am Proxy-Server eingerichtet werden.
Hinweis: Ohne die Lizenzierung des Z39.50-Clients ist eine Datenübernahme nur in der
Erwerbung beim Bestellen bei der ekz möglich.
Aktivierung und Installation
Nachdem Sie den Z39.50-Client gekauft haben, erhalten Sie für BIBLIOTHECAplus eine
neue Lizenznummer, die Sie im Einstellungsmodul unter Systempflege → Lizenzieren
eintragen.
Die Übernahme der Daten per Z39.50-Client ist i. d. R. nicht kostenfrei. Sie sollten sich
daher bei den Anbietern (z. B. ekz oder Bayerischer Bibliotheksverbund) über die
Zugriffsbedingungen und Ihre Zugriffsberechtigung informieren. Ggf. werden Sie bei den
entsprechenden Anbietern registriert und erhalten eine Benutzerkennung sowie ein
Passwort.
Gehen Sie zur Konfiguration wie folgt vor:
1. Geben Sie nach Erhalt Ihrer Zugangsdaten diese im Einstellungsmodul unter
Konfiguration (AP) → Z39.50-Client ein.
2. Geben Sie in der ersten Eingabezeile den Pfad für die Datei BASES.CFG ein. Diese
liegt im Verzeichnis ..\BIN auf dem Server (Mehrplatzversion) oder auf dem
Arbeitsplatz (Einzelplatzversion). Sie enthält die Kürzel, d. h., die
Kurzbezeichnungen für die Anbieter, von denen Sie Daten übernehmen möchten,
sichtbar im linken Feld.
3. Geben Sie Ihre Zugriffsberechtigung (Kennung und Passwort) in die entsprechenden
Eingabefelder ein. Durch die Auswahl des Anbieters im linken Feld werden die
Felder Datenbank, IP-Adresse und IP-Port automatisch gefüllt. Die Daten hierfür
sind in der entsprechenden CFG-Datei hinterlegt, können ggf. aber auch angepasst
werden. Sie können die genannten Einstellungen auch direkt in der entsprechenden
*.CFG-Datei eintragen. Die CFG-Dateien liegen im Verzeichnis ..\BIN auf dem
Server (Mehrplatzversion) oder auf dem Arbeitsplatz (Einzelplatzversion). Bsp.:
BVB.CFG für Bayerischer Bibliotheksverbund. Öffnen Sie hierfür die entsprechende
CFG-Datei und geben Sie in der Zeile AUTHENTICATION="UserID/Passwort"
Ihre Zugriffsberechtigung ein. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie die
Datei.
4. Außer der Zugriffsberechtigung sind in der CFG-Datei auch der Datenbankname, die
IP-Adresse und der IP-Port hinterlegt und können ggf. angepasst werden. Die
jeweilige IP-Adresse des Hosts muss erreichbar sein, ggf. muss in Ihrer Firewall der
entsprechende Port freigeschaltet werden.
5. In der Datei BASES.CFG sind standardmäßig einige Anbieter der Z39.50Datenübernahme hinterlegt. Sie können sich auch an Anbieter wenden, die nicht
aufgeführt sind, aber eine Datenübernahme per Z39.50 anbieten. Sie binden diese
wie folgt in BIBLIOTHECAplus ein:
Geben Sie in die Datei BASES.CFG ein Kürzel, d. h., eine Kurzbezeichnung für den
Anbieter, ein, von dem Sie Daten übernehmen möchten. Die Datei befindet sich im
BIBLIOTHECAplus-Verzeichnis auf dem Server (Mehrplatzversion) oder auf dem
Arbeitsplatz (Einzelplatzversion). Speichern Sie die Datei BASES.CFG.
Nutzerhandbuch
6. Wie beschrieben befinden sich im Verzeichnis ..\BIN auf dem Server
(Mehrplatzversion) oder auf dem Arbeitsplatz (Einzelplatzversion) CFG-Dateien, die
Ihre Zugangsdaten für bestimmte Anbieter enthalten. Kopieren Sie eine der
vorhandenen CFG-Dateien und benennen Sie diese um. Der Dateiname entspricht
dem von Ihnen gewählten Kürzel aus der Datei BASES.CFG. Die Datei-Endung ist
CFG (<KÜRZEL>.CFG). Sie haben folgende Möglichkeiten, Ihre Zugangsdaten
einzutragen:
•
Sie geben Ihre Zugangsdaten direkt in der neu erstellten Datei ein.
•
Sie starten das Einstellungsmodul neu und geben die Zugangsdaten
unter Konfiguration (AP) → Z39.50 Client ein. Passen Sie ggf. auch den
Datenbanknamen, die IP-Adresse und den IP-Port an.
7. Testen Sie die Datenübernahme.
Hinweis zur Einrichtung der Online-Erwerbung der ekz:
In der Datei bases.cfg unter ..\BIN auf Ihrem Server (Mehrplatzversion) oder auf
Ihrem Arbeitsplatz (Einzelplatzversion) sind standardmäßig einige Anbieter der
Datenübernahme per Z39.50 hinterlegt. Öffnen Sie die Datei und löschen Sie die
vorhandenen Einträge. Fügen Sie den Eintrag ekz ein. Dieser Eintrag ist der einzige, der
in der Datei enthalten sein darf. Speichern und schließen Sie die Datei bases.cfg.
Die Datei ekz.cfg enthält die Daten für den Zugang und den Zugriff auf den Z39.50Server der ekz. Sie ist i. d. R. bereits im Verzeichnis ..\BIN auf Ihrem Server
(Mehrplatzversion) oder auf Ihrem Arbeitsplatz (Einzelplatzversion) vorhanden.
Nach der Änderung der Datei bases.cfg können Sie Ihre UserID (Kennung) und Ihr
Passwort für den Zugriff auf den Z39.50-Server der ekz entweder gleich eintragen oder
im Einstellungsmodul über den Menüpunkt Konfiguration (AP) → Z39.50-Client.
Datenübernahme über Z39.50
Im Folgenden sind für die Module Katalog, Erwerbung und Fernleihe die
Vorgehensweisen für die Datenübernahme erläutert.
Katalog
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Katalogeintrag mit Hilfe von Z39.50 vorzunehmen:
1. Öffnen Sie das Hauptmodul oder starten Sie es neu.
2. Öffnen Sie im Katalogmodul die entsprechende Erfassungsmaske, z. B. für
Monographien.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Werte kopieren. Das Fenster Werte übernehmen
öffnet sich.
Über die Schaltfläche Optionen können Sie im voraus angeben, welche Daten
Immer, Nie oder Wenn leer übernommen werden sollen. Die Option Wenn leer
entspricht der Bedingung, dass das ausgewählte Feld nur mit Fremddaten gefüllt
werden darf, wenn es zum Zeitpunkt der Datenübernahme keinen Eintrag enthält,
also leer ist. Bei MAB-Übernahmen kann hierüber der Parameter MABFieldsNoImp
gefüllt werden, ohne dass Sie ins Einstellungsmodul zum Punkt Direkteinstellungen
→ Abschnitt: Import wechseln müssen. In das Eingabefeld unter dem Eintrag Nur
bei MAB-Übernahmen können Sie die MAB-Kategorien inklusive des Indikators
eingeben, die nicht importiert werden sollen.
Nutzerhandbuch
4. Wählen Sie die Schaltfläche F3 - Werte kopieren → Z39.50 Suche aus.
5. Geben Sie im Fenster Z39.50 Suche ihre Suchanfrage ein.
6. Wählen Sie über die Auswahlliste aus, bei welchem Anbieter Sie suchen möchten.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, um die Recherche zu starten. Sie erhalten
eine Trefferliste. Zu jedem Titel, den Sie markieren, sehen Sie im rechten Feld
weitere Angaben.
8. Markieren Sie den gewünschten Titel.
9. Klicken Sie auf OK, um den Titel in die Erfassungsmaske zu übernehmen, wo Sie die
Titelaufnahme vervollständigen können. Die Datenübernahme in die
Neubestellungsmaske in der Erwerbung erfolgt analog zur Datenübernahme in den
Katalog.
Erwerbung
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Bestellung mit Hilfe von Z39.50 durchzuführen:
1. Öffnen Sie das Hauptmodul oder starten Sie es neu.
2. Klicken Sie in der Erwerbung auf Neubestellung und wählen Sie den Lieferanten
aus, bei dem Sie bestellen möchten.
3. Öffnen Sie über die Schaltfläche Neu die Bestellmaske. Sie haben folgende
Optionen:
•
Sie können die Schaltfläche Werte kopieren nutzen und gelangen in das
Fenster Werte übernehmen. Über die Schaltfläche Optionen gelangen Sie
in die Maske Optionen für das Kopieren von Titeln, in der Sie im voraus
angeben können, welche Daten Immer, Nie oder Wenn leer übernommen
werden sollen. Die Option Wenn leer entspricht der Bedingung, dass das
ausgewählte Feld nur mit Fremddaten gefüllt werden darf, wenn es zum
Zeitpunkt der Datenübernahme keinen Eintrag enthält, also leer ist. Bei
MAB-Übernahmen kann hierüber der Parameter MABFieldsNoImp gefüllt
werden, ohne dass Sie ins Einstellungsmodul zum Punkt
Direkteinstellungen → Abschnitt: Import wechseln müssen. In das
Eingabefeld unter dem Eintrag Nur bei MAB-Übernahmen können Sie die
MAB-Kategorien inklusive des Indikators eingeben, die nicht importiert
werden sollen.
Wenn Sie die Optionen eingestellt haben, klicken Sie im Fenster Werte
kopieren auf die Schaltfläche F3 - Z39.50 Suche. Daraufhin gelangen Sie in
die Z39.50-Suchmaske.
•
Sie klicken auf die Schaltfläche EKZ für die Online-Erwerbung bei der ekz.
Über die speziell hierfür entwickelte Z39.50-Schnittstelle können Sie direkt
auf den Z39.50-Server der ekz zugreifen (auch ohne Lizenz für den
Z39.50-Client). Nachdem Sie eine Recherche auf dem Z39.50-Server der
ekz durchgeführt haben, erhalten Sie eine Trefferliste und können einen
Titel zur Übernahme markieren. Wenn Sie den kompletten MAB-Datensatz
von der ekz übernehmen möchten, müssen Sie dies in der Maske für die
Z39.50-Suche rechts oben unter dem ekz-Logo markieren.
Nutzerhandbuch
Fernleihe
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Fernleihe mit Hilfe von Z39.50 vorzunehmen:
1. Starten Sie das Fernleihmodul und klicken Sie auf Neu.
2. Klicken Sie in der Bestellmaske auf die Schaltfläche Z39.50.
3. Wählen Sie aus, bei welchem Anbieter Sie nach einem Titel recherchieren möchten.
4. Geben Sie die entsprechenden Suchkriterien ein. Möglich sind: Verfasser, Titel,
Systematik, Schlagworte, Stichworte, ISBN, Erscheinungsjahr.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Nach der Suche erhalten Sie eine
Trefferliste, neben der die Anzahl der Treffer angezeigt wird. Zu jedem Titel, den Sie
markieren, sehen Sie rechts im Anzeigefeld weitere Angaben.
6. Möchten Sie einen Titel übernehmen, markieren Sie ihn in der Trefferliste.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Angaben werden jetzt in die geöffnete
Erfassungsmaske übernommen, in der Sie die Daten vervollständigen können.
Hinweis: Das Fernleihmodul ist ein Zusatzmodul für BIBLIOTHECAplus und muss
zusätzlich erworben werden.
Z-Server
Hinweis: Informationen zum Thema Z-Server finden Sie im
BIBLIOTHECAplus ZServer Handbuch 4.1
Transponder-Schnittstelle (RFID)
Die Transponder-Schnittstelle von BIBLIOTHECAplus ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul,
das Ihnen erlaubt, Medien und auch Leserausweise nicht über die Barcode- oder
Ausweisnummer einzulesen, sondern über Transponder.
Das Wort Transponder setzt sich zusammen aus Transmitter (Sender) und Responder
(Antwortgeber). Transponder-Etiketten mit integrierten Chips und kleinen Antennen
arbeiten auf der Basis von RFID (Radiofrequenz-Identifikation). Sie funken also ihre
Informationen an die Datenstationen. Medien mit Transponder können auf diese Weise
schnell und sicher auf Distanz erkannt werden.
Anwendungsgebiete in Bibliotheken sind beispielsweise das schnelle Verbuchen mehrerer
Medien in einem Arbeitsgang oder die Ausleihe und Rückgabe von Medien durch Leser an
speziellen Selbstverbuchungsterminals.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten von Transpondern sind:
•
Kontrolle der Nutzung von Präsenzbeständen
•
Rückgabe außerhalb der Öffnungszeiten der Bibliothek
•
Diebstahlsicherung der Medien durch Einsatz entsprechender Türschleusen
Nutzerhandbuch
Beschreiben von Transpondern auf Medien
Zunächst werden die in der Bibliothek vorhandenen Medien auf Transponder umgestellt.
Dabei empfiehlt es sich, die Parameter TrpIdCheck, TrpIdCheckNorm und
TrpWarning auf N einzustellen. Dadurch werden bei der Verbuchung alle Warnungen
unterdrückt, da die Mehrzahl an Transpondern noch nicht beschrieben ist.
Ist die Mehrzahl des Bestandes auf RFID umgestellt, ist es sinnvoll, die Werte
TrpIdCheck und TrpIdCheckNorm auf J zu stellen. Dadurch wird es einfacher, die
Exemplare zu finden, die noch keine Transponder besitzen. Durch die beiden Parameter
wird bei der Verbuchung eines Exemplars mit Barcode eine Warnung ausgegeben, dass
das Exemplar noch keine TransponderID besitzt. Auf diese Weise können die Exemplare,
die noch nicht auf RFID umgestellt sind, bei der Rückgabe aussortiert werden.
Ist die Umstellung auf RFID komplett erfolgt, empfiehlt es sich, den Parameter
TrpWarning auf J zu stellen. Damit wird gewarnt, wenn ein Medium trotz RFID-Betrieb
mit Barcode verbucht wird, z. B. an einem Büroarbeitsplatz ohne Lese-/Schreibeinheit.
Um in BIBLIOTHECAplus einen Transponder auf einem Medium zu beschreiben, gehen Sie
wie folgt vor:
1. Suchen Sie im Katalog das Exemplar, das ein Transponder-Etikett erhalten soll. In
der Exemplarmaske wird die Schaltfläche RFIDWrite angezeigt.
2. Wenn Sie ein Transponder-Etikett erstmals beschreiben wollen, klicken Sie auf
RFIDWrite. Damit wird der Transponder neu initialisiert, d. h., alle Daten auf dem
Transponder werden mit den Angaben aus dem ausgewählten Exemplar neu
geschrieben.
3. Auch wenn Sie ein Transponder-Etikett, das schon beschrieben ist, überschreiben
möchten, nutzen Sie die Schaltfläche RFIDWrite.
Hinweise:
•
Achten Sie beim Beschreiben von Transpondern darauf, dass immer nur ein
Transponder-Etikett auf dem Reader liegt und dass sich in der näheren Umgebung
des Readers keine weiteren Transponder-Etiketten befinden.
•
Benutzen Sie die Schaltfläche Trp updaten nicht.
•
Bei der Änderung von Medienpaketinformationen werden die aktuellen
Ausleihdaten überschrieben.
Erstellen und Bearbeiten von Medienpaketen
Wenn in der Datei winoeb.ini im Abschnitt [Sicherungs-System] der Parameter
MedienPaket=J eingetragen ist, erscheint in der Exemplaransicht die Registerkarte
Medienpaket. Diese Funktion ermöglicht es, bei der Verbuchung zu prüfen, ob alle Teile
eines aus mehreren Teilen bestehenden Mediums vorhanden sind.
Um ein Medienpaket zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Versehen Sie jedes Teil des Medienpakets mit einem Transponder.
2. Öffnen Sie den Mediendatensatz, zu dem die Teile gehören.
3. Gehen Sie in die Exemplarverwaltung des Hauptexemplars.
4. Falls das Exemplar noch keinen Transponder besitzt, legen Sie das Etikett für das
Exemplar auf den Reader und beschreiben das Exemplar. Es ist wichtig, dass Sie das
Hauptexemplar zuerst allein beschreiben.
Nutzerhandbuch
5. Speichern Sie das Exemplar.
6. Öffnen Sie die Exemplardaten erneut und wählen Sie dann die Registerkarte
Medienpaket aus.
7. Legen Sie alle Teile des Medienpakets inklusive des Hauptexemplars in den
Lesebereich des Readers.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Füge Teil hinzu oder drücken Sie die BildabwärtsTaste. Die Medienpaket-Teile werden nun in den einzelnen Zeilen angezeigt.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, ohne die Registerkarte zu wechseln.
Um einen Teil eines Medienpakets zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Legen Sie alle Teile des Medienpakets auf den Reader.
2. Rufen Sie das Hauptexemplar auf.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Medienpaket.
4. Klicken Sie den Teil des Medienpakets an, den Sie löschen möchten.
5. Klicken Sie auf Lösche Teil.
Recherche von Exemplaren mit Transpondern
In BIBLIOTHECAplus können Sie mit der Expertenrecherche ermitteln, welche Exemplare
bereits einen Transponder besitzen oder welche Exemplare noch keinen Transponder
besitzen.
Dazu geben Sie in der Expertenrecherche im Feld Suche nach folgende Abfrage ein:
Für die Suche nach Exemplaren mit Transponder: EX.TRPID is not null
Für die Suche nach Exemplaren ohne Transponder: EX.TRPID is null
Die Abfrage können Sie nach Bedarf mit weiteren Suchkriterien in der Standard- oder
Expertensuche verbinden.
Beschreiben von Transpondern auf Leserausweisen
Neben Medien können Sie auch Leserausweise mit Transponder einsetzen.
Hinweis: Nicht alle Transpondermodelle unterstützen diese Funktion. Erkundigen
Sie sich beim Hersteller des Readers, den Sie einsetzen.
In der Ausleihe finden Sie auf der Eingabemaske für die Benutzererfassung eine
Schaltfläche RFID. Um den Transponder auf einem Leserausweis zu beschreiben,
geben Sie alle notwendigen Daten zum Benutzer in der Maske ein und klicken Sie auf
RFID.
Arbeiten mit Transpondern
Im Folgenden erhalten Sie Informationen darüber, wie Sie in der täglichen
Bibliotheksarbeit mit Transpondern arbeiten können.
Nutzerhandbuch
Ausleihe mit Transpondern
In der Ausleihe finden Sie in der Menüleiste rechts den Menüpunkt RFIDScan. Zur
Ausleihe oder Rückgabe von Medien arbeiten Sie wie gewohnt mit den Ausleih- oder
Rückgabefunktionen. Legen Sie ggf. den Leserausweis (sofern Sie Ausweise mit
Transponder einsetzen) oder die zu verbuchenden Exemplare auf den Reader und
klicken Sie auf RFIDScan. Zum Abschluss der Ausleihe oder Rückgabe klicken Sie auf den
grünen Haken.
Tipps:
•
Wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, können Sie auch die Bildabwärts-Taste oder die
Plus-Taste des Ziffernblocks drücken. Damit werden die Daten eingelesen und der
Status auf dem Transponder verändert.
•
Ist die Verbindung vom Ausleihplatz zum Server unterbrochen oder der Server nicht
verfügbar, können Sie Medien auch über das Modul Notausleihe verbuchen.
Hinweis: Wir empfehlen, nicht mehr als fünf Medien gleichzeitig zu verbuchen. Bei
mehr als fünf Medien kann es zu Schreib- und Lesefehlern kommen.
Überprüfen von Daten auf Transpondern
Sie können die Daten, die auf den Transponder geschrieben wurden, überprüfen. Gehen
Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie in der Ausleihe den Menüpunkt Barcode auf.
2. Wechseln Sie zum Menüpunkt Transponder-Label Status. Das Fenster Status öffnet
sich. Wenn sich auf dem Reader bereits Medien mit Transponder befinden, werden
diese gleich angezeigt.
3. Wenn Sie andere Medien überprüfen möchten, legen Sie diese auf den Reader und
klicken auf die Schaltfläche Aktualisieren.
Hinweis: Beachten Sie, dass der Transponder nur zwei Exemplarstatus kennt:
•
E=Entliehen
• V=Verfügbar (nicht entliehen)
Standardmäßig entspricht der Exemplarstatus E,T und t in BIBLIOTHECAplus dem
Status E beim Transponder. Die Sicherung des Transponders ist deaktiviert.
Alle anderen Status von BIBLIOTHECAplus werden vom Transponder wie Verfügbar
behandelt und erhalten den Status V. Die Sicherung des Transponders ist aktiviert.
Wird ein Transponder aus der Liste ausgewählt erscheint die Schaltfläche Status setzen.
Hiermit wird der Status zwischen BIBLIOTHECAplus und dem Transponder abgeglichen
und somit auch die Sicherung des Transponders entsprechend aktiviert bzw.
deaktiviert.
Löschen von Daten auf Transpondern
Es gibt in BIBLIOTHECAplus keine Funktion, um die Daten auf einem Transponder zu
löschen, z. B. weil das Exemplar makuliert wurde. Wenn Sie ein Exemplar makulieren,
können Sie den Transponder vom Medium entfernen und auf geeignete Weise auf einem
anderen Medium aufbringen.
Anschließend beschreiben Sie den Transponder neu.
Wenn Sie ein Exemplar makulieren, aber das Transponder-Etikett nicht vom Medium
entfernen wollen, sollten Sie den Transponder unbrauchbar machen.
Nutzerhandbuch
OPEN (Web-OPAC-Portal)
Das Web-OPAC-Portal OPEN kann an BIBLIOTHECAplus angebunden werden. OPEN greift
auf die BIBLIOTHECAplus-Datenbank zu und bietet dadurch den Bibliothekskunden über
den Internet-Browser verschiedene Recherche- und Kontofunktionen. Sie müssen hierzu
OPEN in BIBLIOTHECAplus lizenziert haben.
OPEN installieren und konfigurieren
Details zu Installation, Konfiguration und Nutzung von OPEN finden Sie im zugehörigen
Handbuch.
„Installations- und Nutzerhandbuch“ von OPEN im BIBLIOTHECA-Kundencenter
OPEN in BIBLIOTHECAplus lizenzieren
Sie müssen OPEN in BIBLIOTHECAplus lizenziert haben. Geben Sie im Einstellungsmodul
von BIBLIOTHECAplus unter Systempflege → Lizenzieren Ihre Lizenznummer ein, die Sie
zur Verwendung von OPEN als Modul von BIBLIOTHECAplus berechtigt.
Konfiguration (Sys): Vorbestellungen und Zweigstellentransport
1. Öffnen Sie Ihr BIBLIOTHECAplus-Programm
2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an BIBLIOTHECAplus an.
3. Wechseln Sie im Einstellungsmodul über das Menü zu Konfiguration (Sys) ›
Direkteinstellung › Abschnitt Ausleihe. Sie können folgende Parameter
einstellen:
• OPEN_EMediumMediaGrp: Festlegen, welche Mediengruppen in OPEN als
Medium angezeigt werden sollen. Geben Sie die Mediengruppenkürzel durch
Komma getrennt ein, welche den Status E-Medium erhalten sollen.
• OPEN_ExStatusVorbGsp: Vorbestellung nach Exemplarstatus verbieten
Geben Sie die Exemplarstatus ein, bei denen ein Kunde in OPEN das Exemplar
nicht vorbestellen darf. Mehrere Werte trennen Sie durch Kommata.
Verwenden Sie die Kürzel für die Status, die Sie im Datenbankfeld
EXEMPLAR.EXEMPLARSTATUS in Ihrer Datenbank oder im Einstellungsmodul
unter Registerpflege › Werte › Exemplarstatus finden, z. B.:
• B = bestellt
• E = entliehen
• P = Präsenzbestand
• T = Transport
• t = zum Transport
Nutzerhandbuch
Beachten Sie hierbei die Groß- und Kleinschreibung und trennen Sie die
Eingaben durch Kommata, z. B.: B,t,T
• OPEN_ZSVorbestTrans: Zweigstellentransport aktivieren
Geben Sie als Wert J oder N ein:
• J = Zweigstellentransport aktiv, der Leser kann bei der Vorbestellung
die Zweigstelle auswählen, an der er das Exemplar abholen möchte.
• N = Der Leser hat bei der Vorbestellung keine Möglichkeit der
Zweigstellenauswahl.
• OPEN_Alterspruef: Altersüberprüfung aktivieren
Wenn Sie für die Medien die Altersüberprüfung aktivieren und so das
Verlängern oder Vorbestellen für bestimmte Benutzer unterbinden möchten,
geben Sie J in das Feld ein. Andernfalls wählen Sie den Wert N.
• OPEN_AusleihOrt: Ausleihort
Sie können einen Ausleihort als Freitext eingeben, der für OPEN in die
Vormerkungen oder Exemplare (bei Verlängerungen) eingetragen wird und für
statistische Auswertungen zur Verfügung steht. Beachten Sie in diesem
Zusammenhang auch die Online-Hilfe von BIBLIOTHECAplus zum Thema der
statistischen Auswertungen.
• OPEN_ExStatusVerf: Festlegen, welcher Exemplatstatus als verfügbar
angezeigt werden soll. Verwenden Sie die Kürzel für die Status. Mehrere Werte
trennen Sie durch Kommata. Bitte beachten Sie, OPEN_ExStatusVerf hat
keinerlei Einfluss auf sämtliche Vormerkfuntionalitäten.
5. Schließen Sie das Fenster mit Schließen.
Weitere Konditionen: Verlängerungen, Abholzweigstellen und
Vorbestellungen
1. Öffnen Sie Ihr BIBLIOTHECAplus-Programm.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an BIBLIOTHECAplus an.
3. Wechseln Sie im Einstellungsmodul über das Menü zu Konditionen › Weitere
Konditionen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Öffnen Sie den Bereich Sonstiges, indem Sie mit der linken Maustaste auf das
Symbol vor Sonstiges klicken. Sie können folgende Konditionen anlegen:
•
OPMV: maximale Anzahl von Verlängerungen, die über OPEN getätigt
werden dürfen. Geben Sie bei Wert eine Zahl an, die diese Anzahl definiert.
Sie können dabei die Auswahllisten Mediengruppe und Zweigstelle
verwenden, um diese Kondition weiter einzugrenzen.
•
OPAZ: Wenn Sie die Auswahl von Abholzweigstellen für Ihre Leser aktiviert
haben (Parameter OPEN_ZSVorbestTrans), können Sie in dieser
Kondition einstellen, welche Zweigstellen für welche Benutzergruppen
nicht auswählbar sein sollen. Verwenden Sie hierzu die zugehörigen
Auswahllisten und setzen Sie den Wert auf 1.
•
OPVE: Vorbestellungen in OPEN verbieten, in Abhängigkeit von
Nutzerhandbuch
Benutzergruppe, Mediengruppe und Zweigstelle.
• 1 = Vorbestellungen in OPEN für die ausgewählten Werte in den
Auswahllisten Benutzergruppe, Mediengruppe und Zweigstelle
verboten.
• 0 = Vorbestellungen in OPEN für die ausgewählten Werte in den
Auswahllisten Benutzergruppe, Mediengruppe und Zweigstelle
erlaubt.
Hinweis:
Die grundsätzliche Einstellung, ob Vorbestellungen in OPEN erlaubt
sind, treffen Sie direkt in OPEN. In BIBLIOTHECAplus machen Sie
nur die beschriebenen weiteren Einschränkungen.
6. Klicken Sie nach jedem Hinzufügen einer neuen Kondition auf Speichern, um diese
zu speichern.
7. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu verlassen.
Säumnisgebühr-Berechnung
Um in OPEN als auch im Web-OPAC die Säumnisgebühr anzeigen bzw. buchen zu
können, wurde ein neuer Dienst implementiert (OCLC.TriggerService.exe / Verzug.exe).
Der OCLC.TriggerService startet die Datei Verzug.exe einmal pro Tag, um die
Säumnisgebühren in die Datenbank zu schreiben. Sowohl OPEN als auch Web-OPAC lesen
diese Einträge aus der Datenbank aus, um diese anzuzeigen. Sofern der Leser überfällige
Medien verlängert, werden die Säumnisgebühren auf das Gebührenkonto des Lesers
gebucht. Das Verfahren zum Buchen der Säumnisgebühren wurde analog zum Verfahren
in BIBLIOTHECAplus übernommen.
Damit OPEN und Web-OPAC die Säumnisgebühren korrekt anzeigen und buchen können,
stellt der OCLC.TriggerService sicher, dass die Datei Verzug.exe einmal pro Tag
ausgeführt wird.
Sie werden deshalb bei der Neuinstallation oder bei dem Update auf Version 4.2 oder
höher zur Einrichtung des OCLC.TriggerService aufgefordert.
Geben Sie Ihre Datenbank an und wählen Sie eine geeignete Startzeit aus.
Wählen Sie bei einem Update Ihre Hauptdatenbank aus der Liste aus oder - falls sich kein
Client auf dem Server befindet - geben Sie diese ein.
Wir empfehlen Ihnen, die Startzeit so zu setzen, dass sie nach dem Abschluss Ihrer
Datensicherung liegt.
Sie können die Startzeit nachträglich ändern, indem Sie die Datei
TriggerConfiguration.xml in BIBLIO_SERVER\BIN anpassen.
Der Dienst muss nicht neu gestartet werden. Er liest die Datei direkt nach dem Speichern
neu aus. Schließen Sie ggf. den Editor nach der Änderung, um dem Dienst das Einlesen
zu ermöglichen.
Falls Ihr Server eine reine Oracle- / MSSQL-Installation ohne Client ist, beachten Sie, dass
die Datei sql.ini aus dem Ordner BIBLIO_SERVER\Config für das Verbinden genutzt
wird.
Kontrollieren Sie die Verbindungsdaten in dieser Datei.
Eine winoeb.ini wird nicht benötigt.
Die Perm.Pro für die Säumnisgebührberechnung befindet sich unter BIBLIO_SERVER.
Nutzerhandbuch
URLCheck
Ab der BIBLIOTHECAplus Version 4.1 muss der URLCheck nicht mehr installiert werden.
Dies wird mit der Installation von BIBLIOTHECAplus durchgeführt.
Im Katalogmodul von BIBLIOTHECAplus können Sie bei Titelaufnahmen (z. B. unter
Neuaufnahme / Monographien) in der Registerkarte Links Internetadressen hinterlegen.
Für Internetadresse wird auch die Abkürzung URL verwendet, vom englischen Begriff
„Uniform Resource Locator“. Das Programm URLCheck ist ein Instrument zur
Überprüfung der eingetragenen URLs. Dadurch erfahren Sie, ob diese Links noch aktuell
sind und funktionieren.
Hinweise:
Der URLCheck kann nur prüfen, ob eine Seite unter der angegebenen URL vorhanden
ist, also ob die Seite geladen werden kann oder nicht. Dies erlaubt aber keinerlei
Rückschluss auf etwaige inhaltliche Veränderungen der Seite. Den Inhalt der
Seiten können nur Sie selbst überprüfen.
Wenn Ihre Links auf kommerzielle oder nicht öffentliche Server verweisen – z. B. auf
Seiten von Institutionen, mit denen Sie vorher einen Vertrag für den Zugang und die
Nutzung der Ressourcen abschließen mussten – sind vorab die Zugriffsmodalitäten
zu klären. URL-Prüfroutinen wie der URLCheck sind mit zeitlich gehäuften
Zugriffen auf den Anbieterserver verbunden. Dies könnte Ihrem Lizenzabkommen
widersprechen. In diesem Fall sollten Sie auf die Verwendung des URLCheck verzichten
oder die betroffenen Domänen von einer Prüfung ausschließen. Weitere
Informationen hierzu finden Sie unter Domänen von der Überprüfung ausschließen.
Voraussetzungen
•
•
•
•
BIBLIOTHECAplus ab Version 4.1. Die Versionsnummer können Sie der Startseite
des Einstellungsmoduls entnehmen.
Konvertierungslauf für die Link-Umstellung ist durchgeführt worden. Sie können
dies im Einstellungsmodul überprüfen: Wählen Sie hierzu Einstellungen / Status
der Datenbank. Unter Links in Medien auf neue Tabelle umstellen ist das
Kontrollkästchen in der Spalte Status markiert, wenn der Lauf bereits ausgeführt
wurde.
Zugang zur Datenbank und zum Internet, ein Standard-Browser ist installiert
ausreichende Systemrechte (Administrator)
Programm starten und konfigurieren
Sie starten das Programm URLCheck, indem Sie die Datei URLCheck.exe ausführen.
Diese Datei finden Sie im SQLTalk-Verzeichnis im Programmverzeichnis von
BIBLIOTHECAplus unter ..\BIBLIO_CLIENT\BIN\SQLTalk
Tipp: Sollten Sie URLCheck regelmäßig einsetzen, können Sie sich eine Verknüpfung
zu diesem Programm auf Ihren Desktop legen.
Nutzerhandbuch
Gehen Sie wie folgt vor, um die Konfiguration durchzuführen:
1. Wählen Sie im Menü Datei / Einstellungen. Das Fenster Einstellungen öffnet
sich.
2. Machen Sie folgende Angaben:
• Datenbankname: Name der Datenbank, z. B. biblio
• DB-Zugangsdaten: Benutzername und Kennwort, mit denen sich URLCheck an
der Datenbank anmeldet. Hierbei sind die Systemzugangsdaten der Datenbank
gemeint, nicht jene aus der Kennungsverwaltung in BIBLIOTHECAplus.
Standardmäßig gelten folgende Daten:
Benutzer: sysadm
Passwort: geheim
Sollte Ihr Systemadministrator diese Zugangsdaten datenbankseitig geändert
haben, passen Sie die Informationen entsprechend an.
• Programmpfad: Verzeichnis, in dem die BIBLIOTHECAplus-Installation vorliegt.
Standardmäßig wird dieser Pfad aus der Datei winoeb.ini aus dem lokalen
Windows-Verzeichnis gezogen. Es ist der gleiche Pfad, der auch im Startfenster
des Einstellungsmoduls von BIBLIOTHECAplus zu sehen ist. Sollte der Pfad in
URLCheck falsch angegeben sein, passen Sie ihn entsprechend an.
• Vom Test ausgeschlossene Domänen: Liste aller Domänen, die in der
Datenbank bei den URLs der Titelaufnahmen gefunden wurden.
Markieren Sie die Kontrollkästchen vor denjenigen Domänen, die von der URLPrüfung ausgeschlossen werden sollen.
Alle Domänen in dieser Liste werden in der Datei
DATENBANKNAME_domaenen.dom abgelegt. Sie wird bei der URLCheckInstallation im Programmpfad angelegt. Sie kann leer sein.
Achtung!
Nehmen Sie keinesfalls manuelle Änderungen an dieser Datei vor.
• Domänen aktualisieren: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Liste zu
aktualisieren. Nach eine Neuinstallation kann diese leer sein, oder Sie vermissen
bestimmte Domänen. Durch die Aktualisierung wird die Liste um neue Werte
aus der Datenbank ergänzt.
Das Aktualisieren der Domänenliste fügt neue Werte hinzu. Alte Domänen
bleiben als Text in der Liste, auch wenn sie nicht mehr als Link in einem
Katalogisat geführt werden. Sie werden aber nicht mehr geprüft, daher hat
deren Verbleib in der Liste keine Auswirkungen auf die Performance der LinkÜberprüfung.
Hinweise:
• Um die Domänenliste prinzipiell neu aufzubauen, verschieben Sie
die bereits vorhandene Datei DATENBANKNAME_domaenen.dom
in ein anderes Verzeichnis oder kopieren Sie sie auf einen
anderen Datenträger. Bei fehlender Datei erstellt URLCheck bei
seinem nächsten Programmstart eine neue leere Datei. Diese
kann mit der Schaltfläche Domänen aktualisieren wieder mit den
Domänen der aktuellen Links der Datensätze neu gefüllt werden.
• Wenn die Liste auch nach Klick auf Domänen aktualisieren leer
bleibt, obwohl in der Datenbank Links hinterlegt sind,
verwenden Sie zunächst die Funktion URL-Adressen prüfen im
Hauptfenster, und prüfen Sie anschließend in den Einstellungen
erneut die Domänenliste.
• Start-URL-Prüfung: Uhrzeit, zu der die automatische Prüfung beginnen soll.
Diese Einstellung ist nur für den automatischen Betrieb des URLCheck nötig.
• Tage der Woche: Tage, an denen die Prüfung automatisch ausgeführt werden
Nutzerhandbuch
soll. Markieren Sie die gewünschten Kontrollkästchen.
Diese Einstellung ist nur für den automatischen Betrieb des URLCheck nötig.
3. Speichern Sie ihre Einstellungen durch Klick auf OK.
Hinweis:
Alle Einstellungen sind in der Datei urlcheck.ini gespeichert. Diese Parameterdatei
befindet sich im Verzeichnis der URLCheck-Installation, i.d.R.
..\BIBLIO_CLIENT\BIN\SQLTalk
Tipp:
Über Datei / Zugang testen im Hauptfenster können Sie die eingestellte Verbindung
zur Datenbank prüfen. Wenn Sie ein negatives Ergebnis erhalten, überprüfen Sie
erneut die genannten Einstellungen.
URLCheck verwenden
Nach dem Start des Programms URLCheck.exe gelangen Sie auf das Startfenster
URLCheck.
Hinweis:
Beachten Sie, dass die Überprüfung außerhalb der laufenden Betriebszeit
stattfinden sollte. Zudem sollte sie auch nicht zur gleichen Zeit laufen wie der
Tagesabschluss oder die Datensicherung.
Manuelle URL-Prüfung durchführen
1. Starten Sie das Programm URLCheck.
2. Klicken Sie im Hauptfenster auf URL-Adressen prüfen. Die Prüfroutine ist
beendet, wenn die Schaltfläche URL-Adressen prüfen nicht mehr
ausgegraut ist.
3. Prüfen Sie die ermittelten Informationen auf der rechten Seite:
Medien mit URL-Links: Gesamtzahl der Medien mit hinterlegten Links
Ungültige Seiten: Anzahl der nicht erreichten URLs
Gültige Seiten: Anzahl der erreichten URLs
4. Werten Sie das Prüfprotokoll aus. Siehe Protokoll auswerten.
5. Verlassen Sie das Programm über die Schaltfläche Exit.
Automatische URL-Prüfung einrichten
1. Öffnen Sie das Programm URLCheck.
2. Wählen Sie Datei / Einstellungen.
3. Nehmen Sie die Einstellungen wie unter Programm starten und
konfigurieren beschrieben vor. Machen Sie bei den Feldern Start-URLPrüfung und Tage der Woche Ihre Angaben zur automatischen
Prüfung.
4. Prüfen Sie die Angabe unter Aktuelle Uhrzeit. Diese Uhrzeit wird aus
der Systemzeit des Rechners ermittelt und kann ggf. von der korrekten
Uhrzeit abweichen. Korrigieren Sie die Uhrzeit bei Bedarf.
5. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Nutzerhandbuch
6. Markieren Sie im Hauptfenster das Kontrollkästchen bei Automatische
URL-Prüfung aktiviert. Die Schaltfläche URL-Adressen überprüfen ist in
diesem Fall ausgegraut.
7. Lassen Sie das Programmfenster geöffnet. Zum eingestellten Zeitpunkt
startet der URLCheck.
Prüfprotokolle auswerten
Ist ein Prüfvorgang durchgelaufen, legt das Programm die Ergebnisse in einer
Protokolldatei ab. Hierbei handelt es sich um eine Textdatei, die standardmäßig im
Verzeichnis ..\BIBLIO_CLIENT\BIN unter dem Datenbanknamen angelegt wird.
Das Protokoll wird mit jedem Prüfungslauf neu gefüllt, vorherige Werte werden
überschrieben. Es enthält eine Liste derjenigen URLs aus der Datenbank, die während der
Prüfung nicht erreichbar waren. Angegeben werden darin die Mediennummer und die
ungültige URL aus dem betroffenen Datensatz.
Der URLCheck versucht 30 Sekunden, die ULRs zu erreichen. Nach dieser Zeit erfolgt ein
Timeout. Wenn also innerhalb dieser Zeit keine positive Rückmeldung vom Server erfolgt,
gilt die Seite als fehlerhaft.
Gehen Sie wie folgt vor, um das Protokoll zu lesen:
1. Öffnen Sie die log-Datei DATENBANKNAME_url.log aus dem Ordner
..\BIBLIO_CLIENT\BIN in einem Texteditor, z. B. im Editor aus dem WindowsZubehör.
Sie können die Protokolldatei auch direkt im Programm unter Datei / Protokoll
lesen öffnen.
2. Prüfen Sie das Protokoll und schließen Sie die Datei.
3. Um dieses Protokoll zu sichern, damit es nicht beim nächsten Prüflauf
überschrieben wird, drucken Sie es aus oder kopieren Sie es in ein geeignetes
Verzeichnis oder Laufwerk.
Tipp:
Richten Sie im betriebssystemeigenen Scheduler ein, dass die Datei zu
bestimmten Zeiten automatisch in ein anderes Verzeichnis kopiert wird.
Nutzerhandbuch
Beispiel:
25.07.2011 09:11:09
URL-Verknüpfungen von Datenbank BIBLIO, die nicht mehr aktuell
sind:
Mediennr
URL-Adresse
0000288
http://www.alteadresse.de/start.html
0000591
http://www.nichtmehraktuell.de
Es kann vorkommen, dass im Protokoll Seiten als ungültig angezeigt werden, obwohl
diese im Browser durchaus aufrufbar sind.
Dies kann folgende Ursachen haben:
• kurzfristige Ausfälle einer Internet-Seite, eines Web-Servers oder
Netzwerkunregelmäßigkeiten zum Zeitpunkt der Prüfung
• Die Internetseite erfordert zum Laden z. B. Cookies, JavaScript oder aktive
Steuerelemente, die aber im Standard-Browser des Rechners nicht aktiviert oder
nur mit manueller Eingabeaufforderung erlaubt sind. Soweit aus internen
Sicherheitsrichtlinien möglich, sollte der Standard-Browser des Rechners, an dem
URLCheck gestartet wird, vorher so eingestellt worden sein, dass diese Elemente
zugelassen sind.
• Die Internetseite wurde im Mediensatz unter Links nicht korrekt oder
unvollständig eingegeben.
Beispiel: falsch: www.oclc-bibliotheca.de; richtig: http://www.oclc-bibliotheca.de
Nutzerhandbuch
BIBLIOTHECAplus Glossar
In diesem Glossar sind die wichtigsten bibliothekarischen und programmspezifischen
Fachbegriffe zusammengestellt.
Abstract
Ein Abstract ist eine kurze Wiedergabe des Inhalts.
Altersfreigabe
Die Altersfreigabe ist ein Feld im Exemplarsatz, in dem eine Altersangabe erfasst wird.
Dieses Alter muss der Leser bei der Ausleihe des Titels mindestens erreicht haben, damit
keine Sperrmeldung angezeigt wird.
Annotation
Die Annotation ist eine kurze sachliche Beschreibung einer Veröffentlichung.
ASB
Die Allgemeine Systematik für Öffentliche Bibliotheken (ASB) ist eine Klassifikation des
ehemaligen Deutschen Bibliotheksinstituts (DBI) und wird in vielen öffentlichen
Bibliotheken in Deutschland - wenn auch mit verschiedenen Varianten - angewandt. Sie
dient sowohl der systematischen Aufstellung als auch der Katalogisierung von
Sachliteratur und seit 1999 auch von Belletristik.
Auflage
Als Auflage bezeichnet man die in einem Herstellungsgang angefertigten Exemplare eines
Buches.
Bsp.: „3. Aufl.“
Ausleihhinweis
Der Ausleihhinweis erscheint bei der Rückgabebuchung eines ausgeliehenen Titels. Er
dient zum Registrieren von wichtigen Informationen zu Beilagen und dem Zustand der
Exemplare. Wird beispielsweise bei der Rückgabe die Meldung „Achtung! CD beigefügt!“
angezeigt, kann sofort überprüft werden, ob die CD auch wirklich mit dem Buch
zusammen zurückgebracht wurde.
Autor
siehe Verfasser.
Beifügung
BIBLIOTHECAplus Glossar • 375
Nutzerhandbuch
Ein Beigefügtes Werk ist als zweites oder weiteres Werk in einem anderen Werk
erschienen. Es ist auf der Haupttitelseite genannt oder hat darin eine eigene Titelseite.
Dies ist z. B. der Fall, wenn zwei Romane eines Autors in einem Band erschienen sind.
Beilage
Wie Beifügungen sind Beilagen im Werk enthalten. Sie sind jedoch nicht darin gebunden,
sondern liegen lose bei, wie z. B. Karten oder auch CDs.
Belletristik
Zur Schönen Literatur oder Belletristik (vom Französischen „Belles Lettres“, die „schöne
Wissenschaften“ oder auch „schöngeistige Literatur“) rechnet man nicht sachbezogene
Literatur, also Dichtung im weitesten Sinn (englisch „Fiction“).
Bestand
Ein Bestand umfasst alle Medien(arten), die eine Bibliothek zur Nutzung zur Verfügung
stellt (z. B. Bücher, Zeitschriften, CDs, DVDs usw.).
Beteiligte Personen
Beteiligte Personen haben an der Fertigstellung eines Werkes mitgearbeitet – allerdings
nicht in der Funktion eines Verfassers. Sie können z. B. als Mitarbeiter, Herausgeber,
Illustrator oder Übersetzer am Werk beteiligt sein. In der Regel wird dem Namen die
Funktion der am Werk beteiligten Person in eckigen Klammern hinzugefügt (z. B. Müller,
Marion [Übers.]).
Bibliographie
Eine Bibliographie ist ein unter bestimmten Gesichtspunkten geordnetes Verzeichnis von
Publikationen, unabhängig vom Standort, z. B. Die Deutsche Nationalbibliographie. In der
Deutschen Nationalbibliographie werden alle Schriften und sonstige Publikationen
verzeichnet, die auf deutschem Hoheitsgebiet oder in deutscher Sprache veröffentlicht
werden.
Bibliographische Angaben
Bibliographische Angaben dienen zur Identifizierung eines Werkes und unterscheiden es
z. B. von anderen Werken desselben Verfassers. Zu den bibliographischen Angaben
gehören u. a. ISBN, Verfasser, Titel, Auflage, Verlag.
Biographie
Eine Biographie ist die Lebensbeschreibung einer einzelnen Person bzw. einer Gruppe.
Mit Hilfe logischer Operatoren (UND, ODER, UND NICHT bzw. AND, OR, AND NOT)
können mehrere Suchbegriffe oder Inhalte von Suchfeldern miteinander kombiniert
werden. Die Suche wird damit entweder eingeengt oder erweitert. Benannt sind sie nach
dem Mathematiker George Boole.
DBS
Die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) basiert auf einheitlichen Definitionen (DIN EN ISO
2789 Internationale Bibliotheksstatistik) und ermöglicht einen Leistungsvergleich anhand
von statistischen Daten in den Bereichen Ausstattung, Bestand, Entleihungen, Ausgaben,
Finanzen und Personal (siehe http://www.hbz-nrw.de/angebote/dbs/aktuell/).
Desiderat
Nutzerhandbuch
Ein Desiderat ist ein Werk, das aktuell nicht im Bibliotheksbestand ist, für das aber ein
Anschaffungswunsch besteht.
Deskriptor
siehe Schlagwort.
Digitale Medien
Unter den Begriff der digitalen Medien fallen folgende Medienformen: Webseiten,
Datenbanken, e-Books, e-Journals, e-Papers etc.
DiviBib
Die Digitale Virtuelle Bibliothek (DiviBib) ist ein Tochterunternehmen der ekz und
transformiert das Geschäftsmodell öffentlicher Bibliotheken in die digitale Welt des
Internet.
Mit dem Dienst Onleihe eröffnen Bibliotheken eine digitale Filiale im Internet. Dieses
Angebot ermöglicht den registrierten Bibliothekskunden die Online-Ausleihe digitaler
Medien.
DNB
Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB), ehemals Die Deutsche Bibliothek, ist mit ihren
Standorten in Leipzig, Frankfurt am Main und Berlin die zentrale Archivbibliothek und das
nationalbibliographische Zentrum Deutschlands. Sie erfüllt die Aufgaben einer
Nationalbibliothek ab Erscheinungsjahr 1913 und ist zugleich die größte deutsche
Universalbibliothek.
EAN
Die Europäische Artikelnummer (EAN) ist ein in Europa standardisierter Strichcode für die
Kennzeichnung von Waren und Produkten. Einer der am häufigsten benutzten EANCodes ist der EAN-13, der zur Produktkennzeichnung im Einzelhandel benutzt wird. Er
besteht aus zwölf Ziffern und der Ziffer für die Prüfsumme. Die zwölf Ziffern umfassen
eine einheitliche Landes-, Hersteller- und Produktkennzeichnung. Auch (digitale) Medien
werden damit ausgestattet.
E-Book
Ein E-Book ist ein elektronisches/digitales Buch.
Einheitssachtitel (EST)
Bei einem Werk, das in eine andere Sprache übersetzt wurde, wird der Originaltitel als
Einheitssachtitel bezeichnet.
Einzelband
Erscheint ein Werk in mehreren Bänden, wie z. B. ein Lexikon, so wird jeder Band einzeln
verzeichnet. In Bibliothekskatalogen werden alle Einzelbände durch einen
übergeordneten Titelsatz, dem Gesamttitel (Gesamtwerk), miteinander verbunden.
ekz
Die ekz.bibliotheksservice GmbH (ekz), ehemals Einkaufszentrale für öffentliche
Bibliotheken GmbH, ist eine zentrale Dienstleistungseinrichtung für Bibliotheken in
Deutschland. Sie stellt Bibliotheken Daten in elektronischer Form für
Katalogisierungszwecke zur Verfügung.
Erschließung
Nutzerhandbuch
Die Erschließung von Werken dient zum Nachweis von Werken in Katalogen und
sonstigen Nachschlagewerken. Es erfolgt eine Unterscheidung in die formale (Verfasser,
Titel, Verlagsangaben etc.) und inhaltliche (Annotation, Schlagworte etc.)
Sacherschließung.
Exemplar(satz)
In BIBLIOTHECAplus wird zwischen dem Medien- und dem Exemplarsatz unterschieden.
Im Exemplarsatz werden der Barcode, die Signatur, das Zugangsdatum usw. gespeichert.
Ein Mediensatz kann mehrere Exemplarsätze besitzen (Mehrfachexemplare).
In BIBLIOTHECAplus werden die Exemplardaten in einer gesonderten Erfassungsmaske
bearbeitet, damit bei Mehrfachexemplaren die Titelaufnahme nur einmal zu erfassen ist.
Die Exemplare können z. B. unterschiedliche Standortangaben haben.
Exlibris
Ein Exlibris ist eine künstlerisch gestaltete Zetteleinlage, die als Besitznachweis/-vermerk in
Bücher eingeklebt wird.
Freihandbereich: In einem Freihandbereich befindet sich der für den Kunden frei
zugängliche Medienbestand eine Bibliothek.
Fußnote
Die Fußnote ist eine Anmerkung zum Werk, wie etwa eine Ergänzungen zur inhaltlichen
und bibliographischen Beschreibung.
Bsp.: „Aus dem Englischen übersetzt“.
Gesamttitel
Der Gesamttitel ist der Titel eines übergeordneten Werkes, das in mehreren Teilen
veröffentlicht wurde, z. B. Lexika, Schriftenreihen/Serien von Verlagen oder Hochschulen.
In Bibliothekskatalogen wird der Gesamttitel mit allen Einzelbänden verbunden, die zu
dem Werk gehören.
Gesamtwerk
siehe Gesamttitel.
GKD
Die Gemeinsame Körperschaftsdatei (GKD) ist die im deutschen Sprachraum relevante
Normdatei für deutsche und ausländische Körperschaftsnamen. Sie wird redaktionell
betreut und laufend um die Körperschaftsaufnahmen aus der Zeitschriften- und
Monographienerschließung der deutschen und österreichischen Bibliotheksverbünde
erweitert. Die GKD-Datensätze enthalten neben Ansetzungs- und Verweisungsformen von
Körperschaftsnamen, die nach den RAK erstellt worden sind, auch chronologische und
hierarchische Relationen sowie Angaben zur Charakterisierung von die Körperschaften.
Die GKD ist ein wesentliches Instrument zur Erschließung von gedruckten und digitalen
Ressourcen.
Graue Literatur
Graue Literatur bezeichnet wissenschaftliche Arbeiten, die in weniger gebräuchlichen
Publikationsformen (z. B. Mikroformen) veröffentlicht und außerhalb des Buchhandels
vertrieben werden. Herausgeber Grauer Literatur sind häufig Vereine oder
Organisationen. Die Deutsche Nationalbibliographie verzeichnet Graue Literatur in der
Reihe B.
Haupteintrag
Nutzerhandbuch
Der Haupteintrag ist der erste Teil einer bibliographischen Beschreibung. Er spielte zur
Zeit der Zettelkataloge eine sehr große Rolle. Unter dem Haupteintrag (z. B. dem
Verfassernamen) wurde die Katalogkarte alphabetisch im Zettelkatalog einsortiert.
In BIBLIOTHECAplus wird der Haupteintrag automatisch zugewiesen: Werke mit
Verfassern erhalten den Haupteintrag unter dem Verfasser, Werke ohne Verfasser werden
unter dem Hauptsachtitel angesetzt. Im System können Sie die Zuweisung der
Haupteintragung auch manuell verändern. Für das Auffinden eines Werkes über die
Recherche-Funktion des Systems spielt der Haupteintrag keine Rolle.
Hauptsachtitel
siehe Titel.
hbz
Das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) ist zentrale Dienstleistungs- und
Entwicklungseinrichtung für die Hochschulbibliotheken in Nordrhein-Westfalen sowie für
die Regierungsbezirke Koblenz und Trier des Landes Rheinland-Pfalz und weitere
Bibliotheken innerhalb und außerhalb dieses Bundeslandes. Das hbz erfüllt als
Bibliotheksverbund seine Aufgaben in Zusammenarbeit mit den Bibliotheken, für die es
bestellte Leistungen erbringt. Darüber hinaus arbeitet es regional und überregional mit
bibliothekarischen Einrichtungen sowie mit Datenverarbeitungseinrichtungen zusammen.
Index
siehe Register.
Inhaltsangabe
siehe Abstract.
Inkunabel
Als Inkunabel (lateinisch „incunabula“ für Wiege), sogenannte Wiegendrucke, werden
Werke (Bücher, Einzelblätter) des Buchdrucks aus der Zeit vor dem Jahr 1500 bezeichnet.
Interessenkreis
Der Interessenkreis dient – ähnlich wie eine Systematik – der sachlichen Aufstellung des
Medienbestandes nach bestimmten Themengebieten. Beim Interessenkreis wird nicht mit
(numerischen) Verschlüsselungen der Begriffe gearbeitet.
ISBN
Die International Standard Book Number (ISBN) ist ein eindeutiger Identifizierungscode
für Bücher. Die ISBN gibt es offiziell seit Beginn des Jahres 2007 auch als 13stellige Zahl.
Vorher enthielt die ISBN zehn Ziffern. Sie repräsentiert einen Länder-/Sprachcode, den
Verlag, eine verlagsinterne Zählung und eine Prüfziffer – jeweils getrennt durch einen
Bindestrich (z. B. 978-3-442-45175-3 bzw. 3-442-45175-2).
ISMN
Die International Standard Music Number (ISMN) ist ein eindeutige Identifikationscode
für Musiknotationen in gedruckter und digitaler Form.
ISSN
Die International Standard Series Number (ISSN) ist ein eindeutiger Identifizierungscode
für Zeitschriften. Sie hat folgendes Format: 1234-5678.
KAB
Nutzerhandbuch
Die Klassifikation für Allgemeinbibliotheken (KAB) ist eine Klassifikation, die vom
ehemaligen Zentralinstitut für Bibliothekswesen der DDR entwickelt wurde und (in
überarbeiteter Version) noch heute in den meisten kommunalen Bibliotheken der neuen
Bundesländer eingesetzt wird. Nach der Allgemeinen Systematik für Öffentliche
Bibliotheken (ASB), als deren ostdeutsches Pendant sie sich betrachten lässt, ist die KAB
die meistverbreitete Systematik in öffentlichen Bibliotheken in Deutschland.
Kontrolliertes Vokabular
siehe Thesaurus.
Körperschaften
Körperschaften sind Personenvereinigungen wie Forschungsinstitute, Vereine,
Hochschulen, Firmen usw. (juristische Personen). Urheber eines Werkes können sowohl
eine oder mehrere (beteiligte) Personen und/oder eine oder mehrere Körperschaften sein.
Logische Operatoren
siehe Boolesche Operatoren.
Loseblattsammlung
Eine Loseblattsammlung ist ein Werk, bei dem zur Erhaltung der Aktualität des Inhalts
neue Blätter an jeder beliebigen Stelle eingelegt bzw. ausgetauscht werden können.
MAB/MARC
Mit dem Maschinellen Austauschformat für Bibliotheken (MAB) und seinem
angelsächsische Pendant Machine Readable Cataloging (MARC) können zwischen
Bibliotheken und verschiedenen Bibliotheksprogrammen Daten ausgetauscht werden. In
festgelegten, numerisch benannten Kategorien werden u. a. die bibliographischen Daten
erfasst.
Magazin
Eine Magazin stellt den Medienbestand in einem abgetrennten, für Kunden
unzugänglichen, Raumbereich dar.
Makuliert
In BIBLIOTHECAplus erhalten die Exemplare eine Statusbezeichnung (z. B. verfügbar,
bestellt, Präsenzbestand). Wird ein Exemplar aus dem Bestand ausgesondert, z. B. weil es
durch häufige Ausleihe verschlissen ist, erhält es vor dem Löschen in der Regel den Status
Makuliert. Die darauf gebuchten Ausleihzahlen bleiben damit bis zur Erstellung der
Jahresstatistik erhalten, das Exemplar steht jedoch nicht mehr für weitere Ausleihen zur
Verfügung.
Mediathek
Eine Mediathek ist eine öffentliche Bibliothek, deren Bestand sich auf neue Medien
konzentriert.
Im Bereich des Internet wird der Begriff Mediathek auch für Online-Archive verwendet,
die audio-visuelle Medien(dateien) sammeln und bereitstellen.
Mediengruppe
Mediengruppen werden in BIBLIOTHECAplus verwendet, um Medientypen wie Bücher,
Loseblattwerke usw. zu repräsentieren oder diese weiter zu untergliedern (z. B. BestsellerBücher, Kinderbücher). Mit den individuell festgelegten Mediengruppen werden die
Ausleihkonditionen wie Leih- und Verlängerungsfristen verknüpft.
Nutzerhandbuch
Medienkennzeichen
Das Medienkennzeichen wird in BIBLIOTHECAplus häufig dazu verwendet, um
Untergruppen zu den Mediengruppen zu bilden.
Bsp.: Mediengruppe = Belletristik, Medienkennzeichen = Bestseller.
Medien(satz)
Unter Medien werden alle Publikationsformen verstanden, die zum Bestand der
Bibliothek gehören (Bücher, Zeitschriften, CDs, DVDs, Videos usw.).
In BIBLIOTHECAplus wird zwischen dem Medien- und dem Exemplarsatz unterschieden.
Im Mediensatz werden die bibliographischen Angaben (ISBN, Titel, Verfasser usw.)
abgespeichert.
Mehrbändiges Werk
Ein Sammelwerk, das in mehreren Bänden erscheint und einen geplanten Abschluss hat,
z. B. die Brockhaus-Enzyklopädie.
Metadaten
Als Metadaten oder Metainformationen bezeichnet man allgemein Daten, die
Informationen über andere Daten beschreiben.
Bsp.: Typische Metadaten zu einem Buch sind der Name des Autors, die Auflage, das
Erscheinungsjahr, der Verlag und die ISBN. Metadaten einer Computerdatei sind u. a. der
Dateiname, die Zugriffsrechte und das Datum der letzten Änderung.
Monographie
Im Vergleich zu Zeitschriften, Kongressberichten oder Aufsätzen handelt es sich bei einer
Monographie um ein in sich geschlossenes und einem Thema gewidmeten Werk, z. B. ein
Roman.
Neue Medien
Als neue Medien werden audio-visuelle Medien wie Musik-CD-/DVDs; Film-DVDs/-Videos,
Hörbücher, Computerspiele/-programme auf CD-/DVD-ROM etc. bezeichnet.
Notation
siehe Systematik.
OPAC
Der Online Public Access Catalogue (OPAC) dient als Rechercheoberfläche für die Leser
der Bibliothek. Er ist so konzipiert, dass über die reinen Suchmöglichkeiten hinaus auch
Selbstbedienungsfunktionen angeboten werden können. Damit kann der Leser z. B. selbst
Verlängerungen und/oder Vormerkungen durchführen.
Technisch gesehen wird zwischen einem LAN- und einen Web-OPAC unterschieden. Der
LAN-OPAC wird als BIBLIOTHECAplus-Arbeitsplatz im lokalen Netzwerk installiert. Den
Web-OPAC stellen Sie Ihren Bibliotheksbestand über einen Web-Server im Internet oder
Intranet zur Verfügung.
Parallelsachtitel (PST)
Der Parallelsachtitel (PST) ist die Fassung des (Haupt)titels in einer anderen Sprache. Der
Parallelsachtitel ist im Gegensatz zum Einheitssachtitel auf der Haupttitelseite (erste Seite
im Werk) genannt.
Platzhalter
Nutzerhandbuch
siehe Trunkierung.
PND
In der Personennormdatei (PND) werden alle für Formal- und Sacherschließung sowie
nationale Katalogisierungsunternehmungen wesentlichen Namen zusammengeführt. Sie
stellt vor allem eine Dienstleistung zur Vermeidung von Mehrfacharbeit bei der
Ansetzung von Personennamen sowie zur Vereinheitlichung der Ansetzungsformen dar.
Darüber hinaus ist sie die Bezugsdatei im Bereich der Ansetzung der Personennamen.
Primärliteratur
Als Primärliteratur werden Werke bezeichnet, die Gegenstand einer wissenschaftlichen
Untersuchung sind.
Präsenzbestand
Der Präsenzbestand ist ein Bibliotheksbestand, der nur in den Räumen der Bibliothek
genutzt und i. d. R. nicht ausgeliehen werden kann. Im Präsenzbestand findet man meist
Nachschlage- und Loseblattwerke oder auch Belegexemplare von populären Lehrbüchern.
RAK
Bei den Regeln für die alphabetische Katalogisierung (RAK) handelt es sich um ein
Regelwerk für Bibliotheken, das Katalogisierungsgrundsätze enthält.
Recherche
Die Recherche beschreibt Suchfunktionen innerhalb eines Programms. Durch Eingabe von
verschiedenen Suchkriterien in eine Recherchemaske wird der Bestand nach relevanten
Medien durchsucht. Suchkriterien können formaler Art (z. B. Person, Stichwort, ISBN) und
thematischer Art sein (z. B. Schlagwort, Systematik).
Register
Ein Register ist die Auflistung aller für ein Such- /Eingabefeld vorhandenen Einträge im
System. Diese Wortlisten werden im Hintergrund angelegt und bei Bedarf eingeblendet.
Einträge aus den Registern können dann für die Recherche ausgewählt werden. Hilfreich
ist ein Register auch, wenn die genaue Schreibweise eines Eintrags nicht bekannt ist oder
ein Suchbegriff ermittelt werden muss oder mögliche Werte eingeschränkt werden sollen.
Reihe
siehe Serie.
Rezension
Bei einer Rezension (lateinisch „recensio“ für Musterung) handelt es sich um eine kritische
Buchbesprechung.
RFID
Radio Frequency Identification (RFID) ist eine Technologie zur automatischen und
berührungslosen Identifikation von Objekten.
Die RFID-Technik beruht auf der Übertragung von Radiowellen, die zur
Datenübermittlung eingesetzt werden.
Bestandteile der RFID-Technik sind ein Transponder (RFID-Etikett), der am Objekt
angebracht wird und auf dem die Daten in einem Mikrochip gespeichert sind, sowie ein
Lesegerät, mit dem die Daten ausgelesen werden. Außerdem gibt es Lese- und
Schreibgeräte, mit denen zusätzlich Daten auf dem Mikrochip des Transponders
gespeichert werden können.
Nutzerhandbuch
Die Verwendung elektromagnetischer Wellen hat den Vorteil, dass die Identifikation –
anders als beispielsweise bei Verwendung optisch zu erfassender Barcodes – ohne
Sichtkontakt zwischen Objekt und Lesegerät erfolgen kann. Die Lesegeräte verfügen über
eine Schnittstelle, um die vom Transponder empfangenen Daten an ein anderes System
weiterzuleiten und dort zu verarbeiten. Die RFID-Technologie findet zunehmend Einsatz
in der Ausleihe von Bibliotheken.
RSWK
Die Regeln für den Schlagwortkatalog (RSWK) sind heute in wissenschaftlichen
Universalbibliotheken, in öffentlichen Bibliotheken, mit Einschränkung in
Spezialbibliotheken Deutschlands, Österreichs, der deutschsprachigen Schweiz und in
deutschsprachigen Bibliotheken Südtirols das Regelwerk für die verbale Sacherschließung.
Grundlage ist nicht nur das Regelwerk, sondern das in der Anwendungspraxis gleich
wichtige Verzeichnis der Schlagwörter, die zur Beschlagwortung zur Verfügung stehen,
die Schlagwortnormdatei SWD.
Schlagwort
Ein Schlagwort beschreibt den Inhalt eines Dokuments. Es wird einer standardisierten
Wortliste (Thesaurus, Schlagwortregister) entnommen. Die Zuordnung von Schlagwörtern
zu einem Medium wird als Verschlagwortung bezeichnet. Liegt beispielsweise ein Buch
mit dem Titelstichwort Sport vor und geht es inhaltlich in diesem Buch um Golf und
Reiten, vergibt man die genannten Sportarten als Schlagwörter. Die inhaltliche
Erschließung von Werken hilft bei der späteren Suche nach relevanten Titeln.
Schlagwortkette
Eine Schlagwortkette ist eine Wortkette, die aus einzelnen Schlagwörtern besteht.
Bsp.: Deutschland / Bayern / Reiseführer.
Die einzelnen Schlagwörter wiederum stehen in einer Beziehung zueinander.
Schlagwortketten spielen im Zuge von EDV-verwalteten Beständen keine sehr große Rolle
mehr.
Schöne Literatur
siehe Belletristik.
Schriftenreihe
siehe Serie.
Sekundärliteratur
Als Sekundärliteratur werden Werke bezeichnet, die ein Werk (Primärliteratur)
wissenschaftlich untersuchen.
Serie
Serien sind fortlaufende Sammelwerke, die keinen von vornherein geplanten Abschluss
haben und unregelmäßig erscheinen. Schriftenreihen und Verlagsreihen gehören z. B. zu
den fortlaufenden Sammelwerken. Viele Verlage veröffentlichen ihre Buchtitel innerhalb
von Serien. Diese Werke haben oft einen gemeinsamen Serientitel und eigene Stücktitel.
Bsp.: UTB-Taschenbücher, Was ist Was …, Schriftenreihe des Instituts für Geschichte.
Signatur
Die Signatur weist auf den Standort des Mediums innerhalb der Bibliothek hin und ist als
Identifikationscode zu verstehen, unter dem man ein Werk im Regal findet. Die Signatur
besteht meist aus einer Buchstaben- und Zahlenkombination und klebt häufig in der
Nutzerhandbuch
Form eines Signaturschilds auf dem Buchrücken. Oft setzt sich die Signatur aus der
Systematik und den ersten drei oder vier Buchstaben des Verfassernamens oder des Titels
zusammen.
SLNP
Eine Simple Library Network Protocol (SLNP)-Schnittstelle verbindet den Zentralen
Fernleihserver (ZFL) mit dem System einer Bibliothek.
Passive Fernleihen werden von der Anwender-Bibliothek beim ZFL bestellt. Dieser prüft
über die SLNP-Schnittstelle die Leserdaten des Bestellers bei der nehmenden Bibliothek
ab. Ist die Prüfung erfolgreich, wird die Fernleihbestellung über die SLNP-Schnittstelle in
das System der nehmenden Bibliothek eingestellt. Daraufhin generiert der ZFL aktive
Fernleihanfragen an die in Frage kommenden Bibliotheken. Auch Ablehnungen einer
passiven Fernleihe bzw. Versandbestätigungen der gebenden Bibliothek werden über die
SLNP-Schnittstelle übertragen.
Stichwort
Ein Stichwort ist ein aussagekräftiger Begriff (z. B. aus dem Titel), der bei der Erfassung
aus den Inhalten einzelner Eingabefelder automatisch erzeugt wird und über die
Stichwortsuche recherchierbar ist. Sie werden immer genau in der Schreibweise in ein
Suchregister übernommen, wie sie in die Erfassungsmaske eingetragen wurden.
Bsp.: Beim Titel „Die Entdeckung der Langsamkeit“ wären die Wörter Entdeckung und
Langsamkeit Titelstichwörter.
Stoffkreis
siehe Interessenkreis.
Stoppwort
Ein Stoppwort ist ein Wort, das bei der Suche ignoriert wird. Stoppwörter sind nicht
aussagekräftige Wörter wie Artikel, Präpositionen, Pronomen etc. (z. B. der, die, das, ein,
einer, eines, er, sie, es ab, von, zu …).
Stücktitel
siehe Einzelband.
Suche
siehe Recherche.
SWD
Die SWD bietet einen normierten, terminologisch kontrollierten Wortschatz an. Die dafür
benutzten Quellen sind in der Liste der fachlichen Nachschlagewerke zu den Normdateien
verzeichnet. Sie enthält Ansetzungs- und Verweisungsformen von Schlagwörtern, die
nach den RSWK und den Praxisregeln zu den RSWK und der SWD festgelegt werden. Die
Schlagwörter umfassen alle Fachgebiete und Schlagwortkategorien. Sie werden mittels
ISO-Ländercode, ISO-Sprachencode und den Notationen der SWD-Sachgruppen
klassifiziert.
Die SWD wird kooperativ von der DNB erstellt und durch die verbale Inhaltserschließung
der beteiligten Bibliotheken täglich aktualisiert.
Synonym
Synonyme sind sinnverwandte Wörter, z. B. Frühjahr und Frühling. In einem
Schlagwortverzeichnis oder Thesaurus wird festgelegt, welches Wort als Hauptbegriff
(Deskriptor) verwendet und welches Wort als Synonym dazu aufgenommen wird.
Nutzerhandbuch
Systematik
Die Systematik dient der sachlichen Aufstellung des Medienbestandes nach bestimmten
Themengebieten. Es gibt vordefinierte Systematik-Verzeichnisse wie beispielsweise die
ASB oder die KAB. Meist besteht eine Systematik aus Buchstaben in Verbindung mit
Zahlen.
Systematik-Hauptgruppe
Eine Systematik-Hauptgruppe ist eine begrenzte Anzahl von Zeichen vom Anfang einer
Notation. Sie werden für die thematische Zusammenfassung eines Bestandes bei
Recherchen oder Statistikauswertungen herangezogen.
Thesaurus
Ein Thesaurus (altgriechisch „thesaurós“ für Schatz) ist eine standardisierte Liste von
Begriffsbenennungen. Die Erstellung eines Thesaurus gestaltet sich meist recht
aufwändig, weil Begriffsbezeichnungen normiert werden müssen. Deshalb greifen viele
Bibliotheken auf bereits bestehende Thesauri, die es für viele Fachgebiete gibt, zurück.
Titel
Der Titel ist die genaue Bezeichnung eines Werkes. Der Titel eines Buches befindet sich
auf der Haupttitelseite oder auch dem Haupttitelblatt. Das Haupttitelblatt ist das erste
oder zweite Blatt im Innern des Buches – der Titel wird nicht dem Umschlag entnommen.
Ein Satzzeichen am Ende des Titels ist nicht notwendig – es sei denn, es kommt bereits in
der Vorlage vor (z. B. „Glück für alle!“).
Titelaufnahme (TA)
Die Titelaufnahme entspricht dem BIBLIOTHECAplus-Mediensatz.
Titelzusatz
Der Titelzusatz ist der Untertitel eines Werkes. Man erkennt ihn häufig an der kleiner
gewählten Schrift in der Vorlage. Untertitel kommen vor allem bei der Sachliteratur und
seltener bei der Belletristik vor.
Trunkierung
Für die Suche nach Medien im Katalog kann über das Trunkierungszeichen "%" eine
beliebige Zeichenfolge ersetzt werden. Durch die Trunkierung müssen nicht alle
potentiellen Schreibweisen und Endungen eines Suchbegriffs einzeln abgefragt werden.
Unselbständiges Werk
Als Unselbständige Literatur werden Werke bezeichnet, die nicht eigenständig sind und
innerhalb eines anderen Werkes erscheinen (z. B. Zeitschriftenartikel).
Untertitel
siehe Titelzusatz.
Urheber
siehe Körperschaften und siehe Beteiligte Personen.
Verfasser
Der Verfasser oder Autor ist der geistige Urheber eines Werkes. Für die Angabe seines
Namens gilt die Grundregel: Name, Vorname.
Nutzerhandbuch
Verfasserangabe
Eine bibliographische Beschreibung eines Werkes besteht aus mehreren Gruppen. Dies
wird insbesondere dann sichtbar, wenn man sich einen Datensatz im KatalogkartenFormat anzeigen lässt. Die Gruppen setzen sich aus den einzelnen Eingabefeldern
zusammen. Eine Gruppe bildet die Sachtitel- und Verfasserangabe. Die Verfasserangabe
listet Verfasser und ggf. weitere Personen in der so genannten Vorlageform auf. In
BIBLIOTHECAplus gibt es ein Erfassungsfeld speziell für die Verfasserangabe.
Bsp.: „hrsg. von Andreas Meier“ oder „von Erich Gruner u. Eduard Sieber. Mit Ill. von
Luise Müller“.
Verknüpfungsoperator
siehe Boolesche Operatoren.
Verweisung
Die Verweisung ist eine Auffindungshilfe bei unterschiedlichen Bezeichnungen oder
Ansetzungen und wird beispielsweise im Zusammenhang mit Schlagwörtern verwendet.
Es handelt sich bei der Verweisung um einen Begriff, der nicht als offizielles Schlagwort
verwendet wird, von dem aber direkt auf das richtige Schlagwort verwiesen wird. Bei
Namensansetzungen wird z. B. vom Pseudonym des Verfassers auf seinen richtigen
Namen verwiesen.
Web-OPAC
siehe OPAC.
Z39.50
Z39.50 ist ein Netzwerkprotokoll, das im Bibliothekswesen als Standard zur Abfrage von
bibliographischen Informationssystemen verwendet wird. Es ermöglicht vor allem die
einheitliche Abfrage heterogener Informationssysteme. Dadurch ist es für den Einsatz in
Portalumgebungen prädestiniert, die über einen einheitlichen Zugang eine parallele
Suche in mehreren bibliographischen Informationssystemen ermöglichen.
Zweigstelle
Zweigstellen-Bezeichnungen benötigen Sie in jedem Fall, wenn Sie aktuell (mehrere)
Bibliotheks-Zweigstellen haben und deren Bestände in einer Datenbank geführt werden.
Auch wenn Sie keinen Zweigstellen haben, empfehlen wir, eine Zweigstellen-Bezeichnung
für Ihre Bibliothek festzulegen.
Nutzerhandbuch
Index
Abgleich 322
Abgleich der Datenbanken (OfflineAnbindung) 319
Abholzweigstelle 144
Abokosten auf Mitglieder einer
Umlaufgruppe umlegen 237
Abonnement 47, 214, 215, 216, 219,
220, 221, 222, 223, 224, 225, 227,
228, 229, 230, 231, 234, 237
Abonnement ändern 221
Abonnement anlegen 215
Abonnementverwaltung 214, 221, 229
Abrechnung 236, 237
Abschluss 347, 348, 356, 358
Absenzquote 248, 269, 270
Aktive Fernleihe 337, 338
Aktivierung des BCS 303
Aktivierung des Inventurmoduls 312
Aktivierung und Installation 360
Altersfreigabe 49, 51, 70, 75, 120, 375
Altersüberprüfung 367
Amazon 71
Anbindung der Fahrbibliothek 314
Anbindung über UMTS/LE 315
Anmeldung 14, 111, 153, 163, 238,
243, 322, 340, 343
Annotation 23, 41, 45, 49, 51, 52, 71,
102, 104, 231, 375, 378
Ansprechpartner 186
Antolin 102, 103, 104
Anzahl Exemplare 69, 188, 248
Anzeige und Druck 90
Anzeigeformat ändern 91
Anzeigeformat anlegen 91
Anzeigeformate 21, 32, 90, 91
Arbeiten mit Transpondern 365
Arbeitsverteilung zwischen Bus und
Zentrale 324
ASP 342
Assoziativ 82, 87
Audio-Medien 34, 48, 49
Aufbau der Verbindung zum BCS-Server
307
Auflage 41, 188, 330, 358, 375, 376,
381
Ausgang 144, 146, 147, 148, 149, 150,
330, 333, 334, 337
Ausleihe mit Transpondern 366
Ausleihhinweis 35, 41, 49, 51, 60, 70,
75, 119, 375
Ausleihort 35, 159, 367
Ausleihstatistik 158, 159, 160, 238, 239,
258, 259, 260, 329
Austauschdateien 210
Auswertung Zahlungen 124, 152, 155,
156, 158, 160
Auszahlung 152, 153
Automatische Mahnungen 138
Automatischer Abschluss 138, 151, 161,
162, 163, 238, 322
Barcode-Änderungsmodus 77
Barcodes 72, 76, 78, 147, 148, 171,
172, 173, 180, 181, 182, 220, 311,
312, 383
Barcodes drucken 78, 79
Barcode-Schriftarten installieren 78
BASES.CFG 360
Baumanzeige 25, 30, 31, 33
Baumsuche 24, 25
BCS 302, 303, 304, 305, 306, 307, 308
BCS-Konfiguration 303
Bearbeitung über den Barcode 76
Index • 387
Bedienung des BCS 307
Beifügungen 39, 376
Beilagen 41, 60, 70, 375, 376
Beispiele für den Belegdruck 149
Beispiele für Zweigstellentransporte 146
Belegdruck 170
Bemerkung 35, 107, 111, 119, 122, 188,
189, 191, 192, 206, 219, 220, 223,
231, 232, 234, 235
Benutzer 354, 355, 359
Benutzer ab bestimmter Mahnstufe
sperren 110
Benutzer erfassen 105
Benutzer- und Mediengruppen 238
Benutzerdaten ändern 112, 343
Benutzerdaten kopieren 110
Benutzerdaten verwalten 110, 111
Benutzergruppe 106, 111, 113, 114,
119, 125, 134, 160, 161, 176, 177,
178, 243, 244, 246, 259, 260, 261,
262, 266, 295, 368
Benutzergruppen 113, 114, 134, 139,
159, 160, 161, 176, 177, 244, 258,
260, 262, 295, 327, 368
Benutzergruppenspezifische
Mahnschreiben 295
Benutzerkonten 160
Benutzerkonten (Gebührenjournal) 160
Benutzerkonto 108, 114, 115, 116, 118,
119, 120, 121, 122, 124, 126, 127,
244, 285
Benutzername 332
Benutzeroberfläche 14, 298
Benutzerrecherche 110, 112, 113, 115,
156
Benutzerstatistik 160, 242, 243
Berechtigungen 59, 355
Beschreiben von Transpondern auf
Leserausweisen 365
Beschreiben von Transpondern auf
Medien 364
Bestandsentwicklung 26, 238, 250, 254
Bestätigung 40, 42, 49, 50, 63, 147,
148, 184, 227, 356
Bestellart 191, 208, 216, 223, 251, 268,
270, 272
Bestellbestätigung 338
Bestellbrief 195, 199
Bestelldaten 189, 192, 205, 206, 293,
338, 340
Bestell-E-Mail 194, 195
Bestellmodus 193
Nutzerhandbuch
Bestellnummer 69, 189, 196, 204, 205,
210, 212, 213, 282, 293, 330, 332,
338, 355
Bestellposition 205, 355
Bestellprofile 355
Bestellstatus 205, 206, 208, 212, 282,
332
Bestellung 355, 356, 357, 358, 359
Bestellung ändern 196
Bestellung drucken 195
Bestellungen löschen 282
Bestellvorlagen für Bestellungen per Mail
194
Bestenlisten 240, 245, 255
Besucheraktivitäten 244
Besucherstatistik 161
biblio.dbs 323
bibliotheca2000.watchdog.exe 338
Bibliotheksindex 280
Bibliotheksindex (BIX) 280
BIC 56, 63
Bild- oder Medienstellen 183
Bilder einfügen 301
Bilder und Buchcover aus dem Internet
67, 68
BIX 280
Boolesche Operatoren 13, 20, 376, 380,
386
Box einfügen 299, 301
Briefdruck 132, 134, 166, 185, 227, 294
Bücherbus 314
Buchsicherung 145
Buchungsnummer 23, 34, 37, 38, 72,
76, 77, 92, 93, 115, 116, 119, 147,
151, 172, 173, 178, 310, 343
Budgetcheck 358
bus.dbs 317
Controlling 267, 269, 271, 273
Copyright 12, 68
Cover 68, 71
Datei auf den Terminalserver kopieren
175
Datei winoeb.ini 29, 95, 97, 171, 172,
173, 174, 192, 319, 341, 342, 343
Datenfelder einfügen 301
Datenhaltung 239
Datensatzrecherche 25
Index • 388
Datenübernahme 41, 42, 69, 230, 359,
360, 361, 362
Datenübernahme über Z39.50 361
DBS 240, 273, 274, 275, 276, 277, 278,
280, 281, 330, 376
Deskriptor 377, 384
Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) 274,
376
Dezentrale Mahnungen 141
DigiBib 339
Direktkauf 206, 208
Download 12, 68, 101, 308, 359
Druck aus der Trefferliste 92
Drucken aus der Trefferliste 36
Druckoptionen 38, 92, 155, 337
Dublette 39, 41, 48, 50, 51, 53, 101,
189, 213, 358
Dublettencheck 357
Dublettenkontrolle 39, 40, 41, 45, 47,
48, 49, 50, 51, 53, 98, 99, 100, 101,
189, 212
Dublettenmeldung bei EDIFACT 212
Dublettenprüfung 41, 99, 308
Durchführen des Tagesabschlusses
(Statistik) 158
Durchführung der Statistik 276, 278,
280
Durchführung des täglichen Abgleichs
322
EAN 26, 46, 47, 189, 215, 221, 377
EDIFACT 135, 193, 194, 209, 210, 212,
213
EDIFACT-Import 213
Editor 32, 66, 166, 290, 304
Einbändige Monographien 39
Einfache Recherche 287
Eingang einer Bestellung 204
Eingang offener Periodika 223
Eingangsbearbeitung 187, 196, 204,
205, 206, 208, 210, 212
Eingangsverbuchung 146, 202, 220,
224, 225
Eingangsverbuchung bei automatischer
Lieferverfolgung 224
Eingangsverbuchung ohne automatische
Lieferverfolgung 224
Einheitssachtitel 23, 53, 59, 377, 381
Einlesen von EDIFACT-Meldungen der
ekz 209
Nutzerhandbuch
Einrichten des OPAC 285
Einrichtung der SLNP-Schnitstelle 336
Einschränkung auf Mitarbeiter 153, 154
Einschränkung auf Zweigstellen 153
Einstellungen 349, 350, 351, 352, 353,
354, 355, 359
Einstellungen in den Konditionen (für
Ausleihaktionen im Bus) 327
Einstellungen in den Konditionen (für
zweigstellenübergreifende
Ausleihaktionen) 327
Einstellungen zu Mahnungen 133
Einstellungen zum Belegdruck beim
Zweigstellentransport 145
Einstellungen zum Zweigstellentransport
144
Eintragen der Lizenznummer 336
Eintreffen des übernächsten Exemplars
225
Eintreffen eines Doppelhefts 225
Eintreffen eines Sonderhefts 226
Eintreffen von Heften aus dem
Pressekatalog 225
ekz 345
ekz Medienservices 345
ekz.cfg 361
ekz-Medienarten 352
ekzMedienservice.config 349
ekzMedienService.config 348
ekz-Medienservices 346, 348
ekz-Online-Bestellung 193
E-Mail-Adresse 105, 108, 111, 113, 130,
135, 137, 140, 142, 145, 161, 164,
167
E-Mail-Versand 165
E-Mail-Versand über SMTP 135, 164
E-Mail-Vorlagen 165
Endpreis 189, 190
Entliehene Medien 119
Entwicklung 249, 254
Ergänzungen 41, 59, 81, 82, 84, 85, 89,
378
Ergebnisfenster 42, 159
Erinnerungen 140, 141, 166, 168
Erstellen und Bearbeiten von
Medienpaketen 364
Erweiterte Recherche 286, 288
Erweiterte Suche 103, 229
Erwerbung 354
Erwerbungsbudgets kopieren 282
Erwerbungsspezifischer Abschluss 282
Etatbuchung 190, 205
Index • 389
Etatkonten bearbeiten 187, 201
Etatüberwachung 187, 190, 201, 202,
206, 219, 282, 353
Etatüberwachung / -verwaltung 201
Etatverwaltung 190, 208, 219
Etikettendruck 299, 309
Euro 189, 269, 293
Exemplaränderung 325
Exemplaraufnahme 39, 72
Exemplare 367
Exemplarinfo anzeigen 34
Exemplarstatus 26, 27, 30, 31, 32, 34,
37, 120, 125, 126, 127, 144, 145,
147, 148, 161, 185, 212, 240, 250,
256, 257, 263, 264, 267, 269, 270,
271, 272
Expertenrecherche 21, 26, 27, 28, 29,
250, 255, 286, 288, 290, 365
Fahrbibliothek (Bücherbus) 314
Fehlbestand kennzeichnen 313
Fehlermeldungen 296, 322, 323
Feiertagskalender 284
FeldFuerBenutzerrecherche 344
Fenster Gebühren bezahlen 122, 124,
154, 155, 156, 158
Fernleihbenutzer 330, 334
Fernleihbestellung durch
Bibliotheksmitarbeiter 338
Fernleihbestellung für
Bibliotheksbenutzer 339
Fernleihbibliotheken 335
Fernleihe 329, 330, 331, 332, 333, 334,
335, 336, 337, 338, 339, 340, 359,
361, 362, 384
Fernleihe anlegen 330, 333, 334
Fernleihe bearbeiten 332
Firewall 303, 305, 359, 360
fleihe1.qrp 331
Flexible Bestimmung des Abholorts 150
Formular ändern 65
Formular neu anlegen 66
Formulardateien bearbeiten 290
Formulare im Word-Format 294
Formulareditor 113, 137, 142, 290
Fortsetzungen 187, 208
Freischaltung und Anmeldung 306
Fremddaten 39, 40, 45, 48, 50, 51, 52,
54, 63, 70, 188, 210, 361, 362
Nutzerhandbuch
Fremddatenübernahme 40, 42, 49, 50,
55, 308
Fremdwährung 189
Funktionsleiste 285
Funktionsumfang 12
Funktionsweise 159, 219
Gesamtabgleich 316, 317, 318, 320,
322, 323, 325, 326
Gesamtabgleich durch Kopieren der
Datenbank 322, 323
Gesamtabgleich über das
Fahrbibliotheksmodul 317, 318,
322, 323
Gesamttitel 189, 377, 378
Gesamtwerk 33, 34, 42, 43, 44, 190,
215, 248, 377, 378
Gesamtwerke 283
Geschäftsgang 70
Geschäftspartner 187, 188, 193, 197,
198, 199, 200, 221, 230
Geschenk und Tausch 206, 208
Gesperrte Medien 137, 138
Gruppierungen 244
Guthaben 121, 124
Gutschriften 202
Haltestellenstatistik 326, 329
Hardware 315
Haupteintrag 59, 60, 378, 379
Hauptsachtitel 23, 60, 307, 379
Haushaltsjahr 190, 202, 203, 206, 223,
282, 283, 355, 356, 359
Haushaltsjahr umstellen 282
hbz-Fernleihe 338
Hefte 45, 46, 47, 214, 216, 217, 218,
219, 220, 221, 222, 223, 224, 225,
226, 227, 228, 234
Hefte weitergeben 234
Hitlisten für Medien 255
HTML 71
100
Individuelle Ausleihstatistik 258
Individuelle Medienstatistik 252
Inhaltsangabe 53, 379
Index • 390
Installation 345, 346, 347, 348, 349
Installation der Fahrbibliothek 315, 316
Installation des Datenbanksystems 317
Installation durchführen 347
Installation von SQLBase 317
Interessenkreise 57, 77, 79, 88, 103, 311
Inventur 311
Inventur durchführen 312
inventur.udf 312
Inventurabgleich durchführen 312
Inventurliste drucken 313
ISBN 188, 357
ISSN 26, 46, 47, 60, 215, 221, 379
Jahresabschluss 35, 238, 239, 244, 246,
247, 253, 269, 271, 272, 274, 280,
281, 282, 283, 322, 330
Jahresarbeiten 239, 274
Jahresmeldung (Österreich) 278
Jahresstatistik abschließen 243, 281
Jahresstatistiken 240, 274
Kalender 117, 118, 131, 183, 328
Kardex 52, 214, 217, 222, 226, 228
Kassenabschluss 151, 158
Kassenauswertung 154, 155, 156, 161
Kassenauswertung und Druckoptionen
154
Kassenstand 152, 153, 154, 157
Katalogdaten 203, 210, 215, 216
Katalogkarte 21, 30, 31, 32, 33, 54, 68,
71, 91, 128, 379
Katalogspezifischer Abschluss 283
Kennzahlen 239, 240, 249
Klassenbezeichnung 178
Klassensatzausleihe 179, 180, 181, 182
Klassensätze 178
Klassenzuordnung 176
Konditionen 28, 108, 114, 117, 125,
133, 134, 136, 137, 139, 140, 141,
155, 168, 177, 199, 284
Konfiguration 346, 349, 352, 354
Konfigurationsdatei 171, 173, 305, 306,
317, 318, 321, 329, 342
Konfigurieren der Funktion
Quickrecherche 289
Kontextmenü für entliehene Medien 120
Konto 355
Kontofunktionen 367
Nutzerhandbuch
Körperschaften 46, 53, 61, 64, 79, 81,
82, 94, 96, 100, 101, 378, 380, 385
Korrektur und Ausgleichsbuchung 153
Kostenart 187, 190, 192, 193, 201, 203,
211, 212, 223, 355, 359
Kostenarten 187, 192, 193, 201, 202,
203, 210
Kostenstelle 190, 192, 201, 203, 211,
212, 223, 355
Kostenstellen 187, 192, 193, 201, 202,
203, 210
Kostenstellen/Kostenarten 210
Kreuzstatistik 260
Kundencenter 12, 13, 103, 285, 359
Kurzlisten 92
Langlisten 37, 92, 93
Langweilerlisten 239, 240, 247, 255,
256
Leerrückgabe und Exemplarstatus H 150
Lehrerkonto 181
Leihfrist anpassen 117
Leserdaten 156, 320, 384
Leserkonto 34, 36, 126, 130, 131, 132,
133, 136, 138, 139, 150, 183, 286,
288
LFLF 327
LFVX 327
Lieferant 76, 188, 189, 195, 196, 198,
200, 202, 204, 216, 219, 223, 251,
267, 268, 270, 272, 354
Lieferdatum 205, 212, 224, 228
Liefermitteilungen 212
Lieferscheine 206, 210
Lieferzeit 191, 199, 200, 216, 227
Listen 37, 38, 88, 90, 92, 93, 104, 202,
203, 333
Lizenz 309, 362
Logging-Level 351
Logische Operatoren 380
Logo 362
lokalen Laufwerke 175
Löschen von Daten auf Transpondern
366
Loseblattsammlungen 34, 51, 52, 190,
206, 208
LTE 315
Index • 391
MAB 26, 32, 33, 39, 59, 62, 63, 64, 65,
66, 91, 94, 100, 211, 212, 359, 361,
362, 380
MAB / MARC 26, 62
MAB-/MARC-Zuordnung 64
MAB-Anzeige 32
Mahndatum 293
Mahnfristen festlegen 227
Mahngebühr und Mahnpauschale bei EMails 166
Mahnstatistik 264, 265
Mahnstufe 108, 110, 136, 138, 139,
161, 165, 166, 191, 200, 227, 265
169
Mahnungen 106, 107, 108, 133, 135,
136, 137, 138, 139, 141, 142, 161,
165, 166, 168, 169, 187, 197, 200,
227, 236, 264
Mahnungen bearbeiten 227
Mahnungen drucken 136, 138, 139,
168, 169, 200, 321
Mahnungen für mehrere Zweigstellen
141
Mahnversand per E-Mail 135
Mahnwesen 220, 227
Makulieren 30, 31, 76, 77, 120, 255
Makuliert 30, 74, 120, 125, 380
Makulierte Medien löschen 281
Manuelle Mahnungen 136, 140
MARC 26, 62, 64, 66, 94, 359, 380
Medien ändern 30, 76
Medien makulieren und löschen 30
Medienänderung 76, 325
Medienanzeige bei Vorbestellungen 128
Medienart 19, 22, 25, 28, 30, 34, 38,
39, 53, 151, 190, 211, 212, 215,
220, 253, 277
Medienart ändern 30, 34
Medienaufnahme 38, 39, 47, 48, 51, 54,
71, 85, 89
Mediendaten 42, 54, 56, 68, 178, 206,
325, 330
Mediengruppe 24, 27, 28, 29, 35, 37,
107, 117, 125, 134, 151, 159, 168,
211, 215, 240, 250, 251, 252, 253,
254, 256, 257, 259, 260, 261, 262,
263, 265, 266, 267, 268, 269, 270,
271, 272, 273, 275, 277, 278, 279,
380, 381
Mediengruppenkürzel 367
Nutzerhandbuch
Medienkennzeichnen 20
Medienpaket 364, 365
Mediensatz 23, 26, 30, 31, 32, 33, 37,
190, 231, 248, 250, 253, 266, 378,
381, 385
Medienstatistik 77, 160, 239, 248, 250,
252, 264, 267, 280, 281
Medienzuordnung 274, 276, 277, 278,
280
Medienzuordnung zur Ermittlung der
Bestandszahlen 278
Mehrbändige Monographien 42, 43, 44,
69
MFMx 327
Mitglieder ändern 232
Mögliche Fehlerursachen 296
Monatswerte 263
Monographie 30, 34, 39, 381
Nachrichten 112, 113, 286
Nachträgliche Änderung einer
Festlegung 276, 278, 280
Nachträgliche Aufnahme 55
Navigation 13, 14, 338
Navigationsleiste 337
Negativausleihe 26, 151
Netzabdeckung 315
Neuaufnahme 38, 39, 44, 45, 47, 48,
49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 59,
63, 65, 66, 68, 69, 72, 167, 178,
219, 221, 222, 229, 230
Neuaufnahme auf einer Ebene 45
Neuaufnahme über zwei Ebenen 47
Neuaufnahme von Schlagwörtern 59
Neuen Report anlegen 302
Neuerwerbung 187, 197, 208
Normdaten im Datenpool 102
Notation 23, 57, 58, 80, 82, 83, 84, 85,
211, 263, 264, 273, 381, 385
Notationen 79, 83, 210, 263, 384
Notausleihe 170, 171, 172, 173, 174,
175, 315, 329, 366
Notausleihprotokoll 174
Notausleihprotokolle einlesen 175
Nutzungsbedingungen 307
Oberer Fensterbereich 154
OCLC.TriggerService 369
Index • 392
Offene Bestellung in das neue
Haushaltsjahr übertragen 283
Offene Gebühren 139
Offline-Anbindung 314
Öffnungstage 114, 134, 326, 327, 328
Online-Anbindung 315
Online-Hilfe 297, 367
Optionen 357
Oracle 322, 323
Oracle.sql 341
Oracle-Installation 318
Parallelsachtitel 23, 53, 59, 381
Passive Fernleihe 337, 338, 384
Pauschale auf Mitglieder der
Umlaufgruppen umlegen 237
PDF 13, 14, 67, 68, 307
Platzhalter 194, 217, 381
Port 305, 306, 307, 336, 359, 360
Position OFFEN 157
Präsenzbestand 34, 74, 219, 367, 380,
382
Preisstatistik 267, 268, 269, 271
Pressekatalog 225, 229, 230
14
Protokoll 98, 170, 171, 175, 213, 322,
323
Quickrecherche 289, 290
Rabatt 189, 199
RAK 91, 378, 382
Recherche 355, 356
Recherche über Funktionstasten 28
Recherche von Exemplaren mit
Transpondern 365
Recherchebeispiel 21
Rechnungsbearbeitung 205, 206, 207
Rechnungsnummer 202, 205, 206, 207,
212
Rechteverwaltung 122, 156, 355
Regelwerk 70
Register bearbeiten 57, 61, 79, 80, 81,
83, 84, 88, 102
Registerbearbeitung 102
Registerkarte Abo / Katalog 215
Nutzerhandbuch
Registerkarte Adresse 197, 198
Registerkarte Ansprechpartner 198
Registerkarte Ausleihdaten 34, 70, 74,
250, 251, 252, 253, 254, 267, 268,
269, 270, 271, 272
Registerkarte Benutzerdaten 106, 107,
109, 167
Registerkarte Bestelldaten 188, 192
Registerkarte Bindeverwaltung 220, 221
Registerkarte Daten 72, 99
Registerkarte Etat / Rechnungen 219
Registerkarte Exemplare 218
Registerkarte Exemplarinfo 35
Registerkarte Familienausweise 109, 179
Registerkarte HTML 68, 71
Registerkarte Katalog 190
Registerkarte Konditionen / Etat 199
Registerkarte Kurzaufnahme 39, 46, 47,
52, 54, 55, 56, 61
Registerkarte Lieferdaten 216, 227, 229
Registerkarte Links 32, 67, 68, 69, 71
Registerkarte Personen / Urheber 60
Registerkarte Preise 189, 199
Registerkarte Quickrecherche 289
Registerkarte Sammelbestellung 192,
193
Registerkarte Schlagwörter 57
Registerkarte Sperren/Hinweise 122
Registerkarte Statistik 200
Registerkarte Systematik 56, 70, 83
Registerkarte Tabelle 61, 62, 63, 65
Registerkarte Titel / Beifügungen 59
Registerkarte Übersicht 197, 198, 200
Registerkarte Verlagsrabatt 199
Registerkarte Verwaltung 41, 49, 51, 60,
69, 104, 178, 191, 200, 220, 224,
227, 234, 253
Registerkarte Vorbestellungen 36, 127
Registerkarte Weitere 26, 61, 62, 75,
106, 107, 108, 113, 135, 165, 167,
182, 186, 188, 203, 240, 251, 267,
268, 270, 272
Registerkarte Weitere Felder 26, 75,
240, 251, 267, 268, 270, 272
Registerkarte Zweitadresse 106
Registerkarten Weitere und Tabelle 61
Registerwert bearbeiten 81, 82, 84, 85,
89
Registerwert neu aufnehmen 80, 82, 83,
85, 89
Registerwerte umhängen 90
Reihen und Serien 41, 53, 54
Index • 393
Reihenfolge für Sternumlauf ändern 235
Reihentitelauswahl 54
Report ändern 299
Report öffnen 298
Reporteditor 227, 297, 298, 309
Reports 156, 297, 298, 299, 300, 302
Ressourcen 239, 378
RFID 77, 355, 363, 364, 365, 382
RFID Transponder 79
RFID-Schnittstelle 144
Rolle 40, 42, 50, 70, 80, 81, 85, 148,
150, 215, 222, 275, 277, 279, 379,
383
Rückgabe 35, 36, 105, 114, 115, 116,
120, 124, 127, 133, 144, 145, 146,
147, 148, 149, 150, 151, 170, 171,
174, 175, 179, 180, 181, 182, 185,
233, 244, 375
Sammelbestellung 188, 192, 193, 205
Sankt Michaelsbund 276, 277, 278
Säumnisgebühr 369
Scannen von Exemplaren 312
Schenkung 216
Schlagwörter 24, 58, 59, 64, 79, 84, 86,
88, 101, 288, 383, 384
Schlagwortkette 24, 58, 383
Schlagwortnormdaten 101
Schlagwortrecherche 24
Schließtage für Haltestellen 328
Schriftenreihe 54, 55, 383
Schriftgröße 38
Schulbibliotheken 176
Schülerkonten 180
Schulkonto 181
Seiteneinrichtung 299
Selbstbedienung 286, 288
Selbstbedienungsfunktionen 285, 286,
288, 289, 381
Serienaufnahme 31, 34, 41, 53, 54, 55,
56
Serien-SMS 108, 167, 168, 169
ServIP 336
ServPort 336
Sigelnummer 335
Signatur 26, 34, 39, 72, 73, 93, 194,
219, 249, 251, 254, 257, 268, 270,
272, 310, 330, 378, 383
Signaturen drucken 309, 310
SLNP-Schnittstelle 336
Nutzerhandbuch
SMS 169
SMS-Anbieter 167
SMS-Versand 167, 168
SMTP-Server 164
SNLP-Fernleihe 335
SODV 327
Software 347
SOMV 327
SOVL 327
Sperrvermerke 107, 114, 115, 118
Sprache 70
SQL 27, 100, 341
sql.ini 317, 318, 346, 369
SQLBase 94, 99, 266, 316, 317, 322,
323
SQL-Befehl 100, 341
SqlServer.sql 341
SQLTalk 341
sqltalk.exe 341
SQLTalsk 341
SSL-Verschlüsselung 345
SSL-Zertifikat 345
Stammdaten 57
Standardkonditionen 130, 133, 137,
326, 327, 328
Standardrecherche 20, 22, 286
Standardstatistiken 161
Standing-Order-Lieferankündigung 210
Statistik für den Sankt Michaelsbund
276
Statistik für wissenschaftliche
Spezialbibliotheken 276
Statistikkennzeichen 111, 113, 176,
177, 178, 244, 246, 247, 259, 293
Statistikkennzeichen und
Benutzergruppe 177
Steuernummer 344
Stoffkreis 384
Stornierungen 197
Stücktitel 23, 30, 31, 33, 34, 42, 43, 44,
54, 55, 60, 91, 190, 248, 383, 384
Stücktitel anlegen 43
Stücktitel nachträglich erfassen 44
Suchanfrage 20, 25, 27, 28, 29, 201,
204, 289, 290, 307, 361
Suche im Katalog 19
Suche und Download von Datensätzen
der BCS-Datenbank 307
Suchergebnis 112, 287, 355
Suchfeld 23, 38, 178, 286
Suchfunktion 13
Suchtipps 20
Index • 394
südtiroluploader.exe 341
Support-Matrix 12
Symbolleiste 138, 291, 298, 299
Synonym 86, 87, 384
Systematiken 83, 359
Systempflege 64, 65, 66, 72, 74, 99,
281, 282, 283, 284, 312, 330, 336,
360, 367
Systemvoraussetzungen 12, 335, 345
tagesabs.exe 322
tagesabs.ini 322
Tagesabschluss (Statistik) 151, 158, 161,
238, 258, 259, 260
Täglicher Abgleich 320, 323
Teillieferung 205, 219, 224, 226
Text einfügen 143, 302
Texteigenschaften 300
Thesaurus 87, 88, 380, 383, 384, 385
Titel 357, 358
Titelaufnahme 21, 26, 151, 206, 378,
385
Titeldaten 39, 135, 165, 166, 311
Titeldaten drucken 311
Titelzusatz 23, 215, 225, 385
tnsnames.ora 318
Tourenplan 326, 327, 328
Transponder 363, 364, 366
Transponder-Schnittstelle (RFID) 363
Transport korrigieren 150
Transportbeleg wird nur beim
Zweigstellentransport-Ausgang
gedruckt 149
TriggerConfiguration.xm 369
Trunkierung 21, 211, 275, 277, 279,
382, 385
Trunkierung und Maskierung 21
Überfällige Umläufe 236
Übergeordnet und untergeordnet 87
Überprüfen von Daten auf Transpondern
366
Übersetzungen 330
Übersicht 355
Umlauf bearbeiten 233, 236
Umlauf starten 220, 233, 234
Umläufe beenden 235
Umlaufgruppe ändern 232
Umlaufgruppe anlegen 231
Nutzerhandbuch
Umlaufgruppen 231, 232, 233, 234, 237
Umlaufverwaltung 220, 230, 231, 232,
293
Umsatzstatistik 271
UMTS 315
Unselbstständige Literatur 52
Unterer Fensterbereich 154
Untergeordnete Einheiten 43
Unterreihen 56
Untertitel 40, 49, 50, 52, 53, 385
Unverknüpfte Titelaufnahmen 283
Upload von Datensätzen in die BCSDatenbank 308
Urheber 23, 41, 46, 49, 50, 53, 60, 61,
64, 380, 385
URLCheck 370
URLCheck.exe 370
Verbuchungsfunktionen 114, 140, 343
verbundweiter Leserausweis 340
Verfasserangabe 40, 61, 386
Vergleichsstatistik 273
Verknüpfung zu elektronischen
Dokumenten 68
Verknüpfungen zu Internetseiten 69
Verlage bearbeiten 79, 88
Verlängerung 35, 105, 116, 117, 119,
124, 127, 133, 137, 160, 244, 261,
262, 319, 327, 328
Verwaltung der SLNP-Fernleihen 337
Verwaltung von Haltestellen 325
Verwaltung von Rechnungen 222
Verweisung 81, 82, 85, 386
Verwendung mehrerer Thesauri 88
Verzeichnisstruktur 68
Verzug.exe 369
Video 34, 49, 50, 51, 122, 190, 201,
277, 381
Videos/DVDs 49
Voraussetzungen 345
Vorbereitende Maßnahmen 341
Vorbestellbeleg wird nur beim Eingang
gedruckt 149
Vorbestellen eines Mediums, das in einer
anderen Zweigstelle verfügbar ist
146
Vorbestellliste 129, 130, 142, 147, 169
Vorbestellstatistik 161
Vorbestellung 36, 115, 121, 124, 126,
127, 128, 129, 130, 131, 132, 146,
Index • 395
148, 149, 150, 161, 183, 184, 185,
285, 288, 324, 367
Vorbestellung auf einen Zeitraum in der
Zukunft 131
Vorbestellung durchführen 126, 131
Vorbestellung löschen 127, 130
Vorbestellung mit Versand 132
Vorbestellungen verwalten 126
VorbestKeineVorbestUpd 324
Vorlage 47, 64, 65, 66, 129, 142, 194,
195, 196, 230, 294, 295, 296, 309,
311, 385
Vorlagen bearbeiten 294
Vormerkungen 12, 26, 30, 36, 121, 127,
128, 129, 130, 131, 144, 149, 161,
183, 184, 205, 265, 266, 320, 367,
381
Vormerkungsstatistik 265
Nutzerhandbuch
Zuordnung von Schlagwörtern aus dem
Register 58
Zuordnung zum Register 66
Zusätzliche Funktionen für offene
Periodika 226
Zusatzmodul 309, 311, 314, 363
Zusatzmodule und -funktionen 135
Zweigstelle 355, 356, 358
Zweigstellen ändern / verlegen 78
Zweigstellentransport 144, 145, 146,
147, 148, 149, 150, 367
Warenkorb 357
Watchdog 338
wb_etik.exe 309
wb_fahr.exe 314, 316, 320, 326
wb_inven.exe 312
web.config 348
Weitere Aufnahmen 47
Weitere Auswertungen 160
Weitere Eingangsverbuchungen 225
winoeb.ini 20, 317, 318, 321, 326, 331,
338, 342, 364
Winoeb.ini 331, 333
Z39.50 189, 210, 330, 359, 360, 361,
362, 363, 386
Z39.50-Client 189, 359, 360, 361, 362
Z39.50-Protokoll 359
Zeilen hinzufügen 300
Zeitschriften 23, 34, 45, 47, 201, 214,
215, 231, 274, 376, 378, 379, 381
Zeitverlauf 262
Zentrale Mahnungen 142, 143
Z-Server 363
Zugang buchen 77, 78
Zugang testen 163
Zugangsbuch 203
Zugangsnummer zurücksetzen 283
Zuordnung der Gebühren zu Zahlungen
158, 160
Index • 396

BIBLIOTHECAplus V5.0 Nutzerhandbuch

Transcription

Similar documents

Volltext als PDF online (302 Seiten, 9 MB)

Fundraiser-Magazin, Ausgabe 5/2013 vom 02.10.2013

Tübinger Bibliotheksinformationen - 22.2000, H. 2.

Dokument_1.

RFID-Systeme

apogee portal apogee storefront

PDF 208kB - Verbund-SWOP

Amtliches Mitteilungsblatt der Stadt Leun

Full text PDF - Botanischer Garten

BIBLIOTHECAplus BCS-Konfiguration

Nutzerhandbuch

RFID in der Münchner Stadtbibliothek

AKsearch