Compliance Manual

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Compliance Manual

Compliance Manual
2. Auflage • 2nd Edition
„Der Grundsatz einer ethischen Geschäftsführung sowie die Einhaltung sämtlicher Gesetze, einschließlich der Antikorruptionsgesetze und des Kartellrechts, ist für die Geschäftsführungen der
Prym-Gruppe unumstößliches Prinzip. Im Vertrauen auf das Engagement unserer Mitarbeiter
und auf die Güte unserer Produkte bekennen wir uns zu den Grundsätzen der freien Märkte
und des fairen Wettbewerbs und zu unserer Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern,
Kunden und Geschäftspartnern. Verstöße gegen diese Grundsätze werden nicht toleriert und mit
aller Konsequenz sanktioniert.“
Andreas Engelhardt Jörg Fischer
Klaus Hilgert
Siegfried Kübler
Dr. Andreas Pleßke
Impressum • Imprint
William Prym Holding GmbH
Zweifaller Straße 130
D-52224 Stolberg
Tel. +49 24 02 / 14 - 01
Fax +49 24 02 / 14 - 29 19
info@prym.com
www.prym.com
Seite 3 – 50
Page 51 – 100
Prym Group Compliance Programme
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Ethische Geschäftsführung
Prym ist ein weltweit operierendes, dynamisches Unternehmen, dessen Erfolg im Wettbewerb auf der
Qualität, Leistungsfähigkeit und Vermarktung seiner Produkte und insbesondere dem Einsatz seiner
Mitarbeiter beruht. Wir bekennen uns daher ohne jeden Vorbehalt zu den Grundsätzen einer ethischen
Geschäftsführung. Die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen, einschließlich der Antikorruptionsgesetze sowie des Kartellrechts, in allen Ländern, in denen Prym-Produkte hergestellt oder vertrieben
werden, ist daher wesentlicher Bestandteil der Unternehmenspolitik von Prym.
Rechtsverstöße können die Reputation eines Unternehmens in der Öffentlichkeit dauerhaft beschädigen und dramatische finanzielle Konsequenzen für das Unternehmen haben. Prym erwartet deshalb von
allen Mitarbeitern, dass sie sich, wo immer sie tätig sind, an alle anwendbaren rechtlichen Regeln halten.
Diese Mitarbeiter sind in ihrem Aufgabenbereich für die Einhaltung dieser Regeln persönlich verantwortlich. Sie müssen sich deshalb mit den wichtigsten Regelungen vertraut machen.
Hierzu gehören unter anderem neben den wettbewerbsrechtlichen Regelungen auch die Gesetze zur
Bekämpfung von Korruption. Zu beiden Rechtsgebieten finden Sie in diesem Compliance Manual Informationen, mit deren Hilfe Sie Rechtsverstöße vermeiden und Zweifelsfälle erkennen können, in denen
Sie Beratung beim Group Compliance Officer suchen müssen.
Sowohl Kartellverstöße als auch Verstöße gegen Antikorruptionsregelungen sind nicht nur für das Unternehmen schädlich, sie lohnen sich auch für den einzelnen Mitarbeiter nicht. Jede Beteiligung daran kann, unabhängig von der Position im Unternehmen, zu persönlichen Sanktionen führen, von der
Verpflichtung zur Zahlung von Schadensersatz bis hin zur eigenen strafrechtlichen Verantwortlichkeit
in Form von Bußgeldern oder Freiheitsstrafen. Prym wird unter keinen Umständen dulden, dass sich
Mitarbeiter an Kartellverstößen oder Verstößen gegen andere Gesetze beteiligen. Jeder Mitarbeiter, der
gesetzliche Regeln nicht einhält, muss daher mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur fristlosen
Kündigung rechnen.
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Der vorliegende Leitfaden wendet sich an die Geschäftsführungen und die folgenden Mitarbeiter aller
Prym-Gesellschaften weltweit:
• Geschäftsführung und Leitende Angestellte
• Mitarbeiter auf allen Stufen des Einkaufs des Vertriebs und des Exports
• Mitarbeiter des Marketings
• Mitarbeiter aus dem Bereich Forschung und Entwicklung
• Mitarbeiter aus dem Bereich Finanzen und Controlling
Er soll dabei helfen, Rechtsverstöße zu vermeiden und rechtliche Probleme zu erkennen, um rechtzeitig
Rat einzuholen. Er fasst die wesentlichen Grundsätze des Antikorruptionsrechts sowie des Kartellrechts
zusammen, und enthält die für alle Mitarbeiter weltweit verbindlichen Verhaltensregeln.
Die operativen Geschäftseinheiten sind aufgefordert, diesen Leitfaden in ihrem Verantwortungsbereich
bekannt zu machen und im Rahmen der Führungsverantwortung sicher zu stellen, dass die gesetzlichen
Bestimmungen eingehalten werden.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diesen Leitfaden sorgfältig durchzuarbeiten. Für Fragen stehe ich Ihnen
gerne zur Verfügung.
Stolberg, im Januar 2011
Tim Fischer, Group Compliance Officer
Fon: +49 (0) 2402 14 – 2459, Fax: +49 (0) 2402 14 – 2911
E-Mail: tim.fischer@prym.com
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Inhalt
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Antikorruption A Einführung B Handlungsanweisungen 10
Kartellrecht A Wichtige Grundregeln des Kartellrechts B Folgen von Kartellrechtsverstößen 1. Geldbußen gegen das Unternehmen 2. Image- und Wertverlust 3. Folgen für Mitarbeiter 4. Schadensersatzansprüche 5. Unwirksamkeit von Vereinbarungen 6. Durchsuchungen / Zwangsmaßnahmen 7. Kosten C Kronzeugenregelungen D Umgang mit Wettbewerbern („Horizontale Absprachen“) I. Vereinbarungen und Verhaltensabstimmungen II. Stets verbotene Vereinbarungen 1. Preisabsprachen 2. Vereinbarungen über vertragliche Konditionen 3. Marktaufteilungen 4. Boykottmaßnahmen 5. Kapazitätsvereinbarungen 6. Absprachen in Ausschreibungsverfahren („Submissionsabsprachen“) 14
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III. Informationsaustausch zwischen Wettbewerbern IV. Eingeschränkt erlaubte Formen der Zusammenarbeit mit Wettbewerbern E Umgang mit Abnehmern und Lieferanten („Vertikale Vereinbarungen“) I. Vertikale Preis- und Konditionenbindungen II. Beschränkungen des Weiterverkaufs III. Ausschließlichkeitsbindungen 1. Alleinbezugsvereinbarungen 2. Alleinvertriebsvereinbarungen 3. Alleinbelieferungsvereinbarungen 4. Selektive Vertriebssysteme IV. Geistiges Eigentum F Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung I. Marktbeherrschende Stellung II. Missbräuchliche Verhaltensweisen 1. Preise 2. Preisdiskriminierung 3. Treuerabatte 4. Liefersperre, Sortimentsabhängigkeit 5. Ausschließlichkeitsbindungen 6. Kopplung G Verhalten in Verbänden und sonstigen Unternehmensvereinigungen H Interner und externer Schriftwechsel I Hinweise zum Verhalten bei Durchsuchungen durch
die Europäische Kommission oder das Bundeskartellamt Prym Group Compliance Programme
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Antikorruption
Hinweis: Dieser Leitfaden stellt keine vollständige oder abschließende Darstellung der behandelten
Rechtsgebiete dar. In Zweifelsfällen ist stets der Group Compliance Officer zu kontaktieren.
A | Einführung
Korruption ist ein weit verbreitetes und in allen Branchen auftretendes Problem. Unter dem
Begriff lassen sich alle Verhaltensweisen zusammenfassen, die zum Ziel haben, in bestimmter Weise Einfluss auf Entscheidungen oder Handlungen im Geschäftsverkehr zu nehmen. Dabei besteht
der Einfluss in der Gewährung von Vorteilen an eine einzelne Person oder eine Gruppe von Personen, auf die diese Personen keinen Anspruch haben und die sie in einen Interessenkonflikt bringen.
Ein Vorteil kann dabei jede Art von Zuwendung mit einem wirtschaftlichen Wert sein, wie z.B.
Geldzahlungen, Sachleistungen, Dienstleistungen, aber auch solche Zuwendungen, die nur einen
Prestigegewinn mit sich bringen, wie z.B. die Nennung in einer Publikation, oder Auszeichnungen.
sich bei seinen Entscheidungen ausschließlich von objektiven, im Interesse des Arbeitgebers liegenden Kriterien zu orientieren (z.B. Preis, Qualität, Lieferzeiten usw.). Seine eigenen Interessen
dürfen keine Rolle spielen. Diese unabhängige Entscheidung wird aber gerade bei der Bestechung
korrumpiert. Hier liegt im Übrigen auch der Unterschied zwischen der Bestechung und anderen,
zulässigen Maßnahmen, die auf eine positive Entscheidung hinwirken sollen, wie z.B. die Gewährung von Rabatten, Jahresendvergütungen oder Zugaben: Diese Vorteile kommen dem Arbeitgeber des Einkäufers zu Gute und liegen somit in seinem objektiven Interesse.
Klassisches Beispiel ist die Bestechung bzw. Bestechlichkeit, z.B.: Die Geldzahlung an einen Beamten, um eine bestimmte Entscheidung zu erreichen, die Annahme von Geschenken, um einen
bestimmten Lieferanten auch in Zukunft zu beauftragen oder der Besuch teurer Restaurants oder
die Einladung auf exklusive Veranstaltungen oder Reisen, um eine bestimmte Kaufentscheidung zu
begünstigen.
Korruption ist in nahezu allen nationalen Rechtsordnungen unter Strafe gestellt. Die Bandbreite
der Sanktionen reicht dabei von der Geldstrafe bis zu z.T. langjährigen Haftstrafen.
In jedem Fall sind aber immer die beteiligten Personen direkt strafrechtlich verantwortlich, nicht
das Unternehmen.
Dem Unternehmen drohen jedoch ebenfalls z.T. empfindliche Bußgelder sowie Schadensersatzforderungen der betroffenen Geschäftspartner.
Kennzeichnend ist dabei immer, dass die bestochene Person bei der bezweckten Handlung
nicht das ihr obliegende pflichtgemäße Ermessen ausüben soll, sondern gerade durch sachfremde Erwägungen, nämlich durch die Zuwendung, in ihrer Entscheidung beeinflusst werden soll.
So hat z.B. der Einkäufer eines Unternehmens gegenüber seinem Arbeitgeber die Verpflichtung,
So hat sich z.B. die Siemens AG im Zusammenhang mit der beispiellosen Aufdeckung von Korruptionsfällen mit der amerikanischen Börsenaufsicht SEC sowie der deutschen Staatsanwaltschaft
auf Strafzahlungen von insgesamt ca. 1 Milliarde EUR geeinigt. Ihr drohen weitere Schadensersatzzahlungen in Milliardenhöhe an die betroffenen Geschäftspartner.
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Antikorruption
B | Handlungsanweisungen
Zur Vermeidung von Verstößen gegen Antikorruptionsgesetze gelten daher für alle Mitarbeiter
der Prym Gruppe die folgenden Regeln:
1.Geld- oder Sachzuwendungen an einzelne Personen oder Gruppen von Personen sind außer
halb von schriftlich niedergelegten und legalen Vertragsbeziehungen grundsätzlich verboten.
Soweit Zahlungen im Rahmen von zulässigen Vertragsbeziehungen erfolgen, haben sie grundsätzlich unbar sowie unter Nennung eines eindeutigen Verwendungszwecks zu erfolgen. In
jedem Fall ist die Zahlung ordnungsgemäß zu dokumentieren und zu verbuchen.
2.Andere Zuwendungen an einzelne Personen oder Gruppen von Personen sind grundsätzlich
nur insoweit zulässig, als sie den üblichen Gepflogenheiten im Geschäftsverkehr entsprechen,
eine angemessene Wertgrenze nicht übersteigen und unter keinen Umständen dazu geeignet
sind, geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen.
Vorsicht: Die Staatsanwaltschaften haben zunehmend engere Vorstellungen davon, was den Gepflogenheiten im Geschäftsverkehr entspricht und was eine angemessene Wertgrenze ist.
Im Einzelnen gilt:
a)Geburtstagsgeschenke sind zu unterlassen. Allenfalls zu „runden“ Geburtstagen oder zu langjährigen Dienstjubiläen können kleine Aufmerksamkeiten in einem Wert von nicht mehr als 20
EUR erfolgen.
b)Geschenke zu Weihnachten oder zu vergleichbaren Anlässen sind zu unterlassen. Die Aufmerksamkeit ist auf eine Karte, eine Email oder einen Anruf zu beschränken.
c)Die Kosten für Geschäftsessen dürfen nur in angemessenem Rahmen übernommen werden.
Die übernommenen Kosten sollten hierbei im Regelfall einen Wert von 30 EUR pro Person
nicht übersteigen.
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d)Die Kosten für Freizeitaktivitäten dürfen nicht übernommen werden.
e)Reisekosten sind nur dann zu übernehmen, wenn die Reise aus geschäftlichen Gründen objektiv gerechtfertigt ist. Hotelkosten sollten je nach örtlichen Gegebenheiten einen Betrag von
100 EUR nicht überschreiten. Reisekosten sind nur in Höhe der Economy Class bzw. 2. Klasse
zu übernehmen. Kosten für mitreisende Angehörige dürfen nicht übernommen werden.
f) Werbegeschenke dürfen gemacht werden, wenn sie
i. einen Wert von 20 EUR nicht überschreiten,
ii. im beruflichen Kontext des Empfängers verwendet werden können, und
iii. deutlich als Werbegeschenk gekennzeichnet sind (z.B durch Markenaufdruck).
Auf der anderen Seite ist es selbstverständlich auch für Prym von allerhöchster Bedeutung, dass
die Mitarbeiter ihre Entscheidungen und ihre Tätigkeit ausschließlich auf Grundlage einer Abwägung der Interessen Pryms vornehmen und sich dabei nicht von sachfremden Aspekten leiten
lassen. Es gelten daher in Bezug auf die Annahme von Zuwendungen für alle Prym Mitarbeiter die
folgenden Regeln:
1.Persönliche Zuwendungen von Geschäftspartnern, wie z.B. Geschenke zu Geburtstagen, Jubiläen, Weihnachten oder ähnlichen Anlässen, die einen geschätzten Wert von 20 EUR übersteigen, sind höflich und ggf. unter Verweis auf diese Regeln abzulehnen. In Ausnahmefällen, in
denen eine Ablehnung nicht möglich ist, weil z.B. eine Übersendung der Zuwendung bereits
erfolgt ist, ist die Zuwendung der Geschäftsführung zu melden, die über die weitere Verwendung entscheidet. In jedem Fall ist der entsprechende Geschäftspartner auf die bei Prym geltenden Regeln hinzuweisen und zu bitten, von Zuwendungen künftig abzusehen.
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Antikorruption
B | Handlungsanweisungen
2.Bei Geschäftsessen, Freizeitaktivitäten mit Geschäftspartnern und bei Reisekosten ist im Zweifel
darauf zu achten, dass der Prym-Mitarbeiter die auf ihn entfallenden Kosten selbst übernimmt.
Soweit diese Kosten dienstlich veranlasst sind, werden sie entsprechend den jeweils geltenden
Auslagenregelungen von Prym ersetzt.
In allen Fällen, in denen ein Abweichen von den in diesem Abschnitt aufgeführten Regeln erfolgen soll, ist die vorherige Zustimmung der jeweiligen Geschäftsführung erforderlich.
In Zweifelsfällen wenden sie sich bitte an den Compliance Officer.
Sollten es bei der Anwendung dieser Regeln zu vermeintlich unangenehmen Situationen
kommen, z.B. weil der Geschäftspartner gewisse Zuwendungen zu erwarten scheint, so gilt die
generelle Empfehlung das Thema offen anzusprechen. In aller Regel kennen die Geschäftspartner
diese oder ähnliche Regelungen und werden Verständnis für die Zurückhaltung haben.
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Kartellrecht
A | Wichtige Grundregeln des Kartellrechts
Die kartellrechtliche Beurteilung einzelner Handlungen oder Verhaltensweisen hängt häufig von
den Umständen des Einzelfalls ab und kann deshalb schwierig sein. Dennoch gibt es typische Verhaltensweisen, die in aller Regel einen Verstoß darstellen.
Verbotene, riskante und erlaubte Verhaltensweisen sind in diesem Abschnitt wie folgt gekennzeichnet:
Rote Ampel:
Verbotenes Verhalten – Abstand nehmen
Gelbe Ampel:
Riskantes Verhalten, das unter Umständen verboten sein kann;
stets vorab den Group Compliance Officer konsultieren.
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Grüne Ampel:
Kartellrechtlich erlaubtes Verhalten.
Die Abstimmung zwischen Wettbewerbern ist verboten.
Verboten sind alle Arten von Abstimmungen mit Wettbewerbern, die eine Beeinträchtigung
des Wettbewerbs bewirken oder bezwecken. Hierzu zählen zum Beispiel Vereinbarungen über
Preise, Angebote, Verkaufsbedingungen, Produktions- oder Absatzquoten oder über die Aufteilung von Abnehmern, Gebieten oder Produktionsprogrammen. Verboten sind nicht nur schriftliche Vereinbarungen, sondern auch sogenannte abgestimmte Verhaltensweisen, informelle
Gespräche oder formlose Gentlemen’s Agreements, die eine solche Wettbewerbsbeschränkung bezwecken oder bewirken können. Jedes Unternehmen muss sein Verhalten am Markt
autonom bestimmen (siehe näher hierzu unter D).
Die übermäßige Beschränkung von Abnehmern und Lieferanten ist verboten.
Der Umgang eines Unternehmens mit seinen Abnehmern und Lieferanten unterliegt ebenfalls
kartellrechtlichen Vorschriften. Hierzu zählt insbesondere das Verbot, Abnehmern Beschränkungen bei der Gestaltung der Preise oder der Lieferbeziehungen zu deren Geschäftspartnern
aufzuerlegen (geografische, personelle oder sachliche Beschränkungen). Ausschließlichkeitsbindungen zu Lasten von Abnehmern oder Lieferanten dürfen nur innerhalb bestimmter Grenzen
vereinbart werden (siehe näher hierzu unter E).
Der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung ist verboten.
Das Kartellrecht verbietet den Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung. Auf einem
Markt, auf dem ein Unternehmen marktbeherrschend ist, gelten für dieses Unternehmen besondere Regeln. Der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung kann zum Beispiel vorliegen
bei unterschiedlicher Behandlung von Abnehmern ohne sachliche Rechtfertigung, bei Rabatten,
die eine Treuebindung an das beherrschende Unternehmen bewirken, bei Lieferverweigerungen, Durchsetzen unangemessener Einkaufs- oder Verkaufskonditionen oder bei sogenannten
Koppelungsgeschäften (siehe näher hierzu unter F).
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Kartellrecht
B | Folgen von Kartellrechtsverstößen
Ein Kartellrechtsverstoß kann schwerwiegende Folgen sowohl für das Unternehmen als auch für
die beteiligten Mitarbeiter haben.
1.Geldbußen gegen das Unternehmen
Kartellbehörden können ganz erhebliche Geldbußen gegen die an einem Kartell beteiligten
Unternehmen verhängen. Verstöße gegen das europäische Kartellrecht können mit Geldbußen
von bis zu 10 % des Umsatzes geahndet werden. Maßgebend ist hierbei nicht der Umsatz, der
in dem von dem Kartellverstoß betroffenen Markt erzielt wurde, sondern vielmehr der Gesamtumsatz des Konzerns.
In den letzten Jahren haben die Kartellbehörden weltweit die von ihnen verhängten Geldbußen
drastisch erhöht. Geldbußen gegen einzelne Unternehmen in der Höhe von mehreren hundert
Mio. EUR/US-Dollar, jüngst sogar bis über eine Milliarde EUR, sind heute keine Seltenheit mehr –
Tendenz steigend.
So wurden in der Vergangenheit beispielsweise die folgenden Bußgelder verhängt:
2001 Vitaminkartell 790 Mio. EUR
2006 Synthetikkautschukkartell
519 Mio. EUR
2007 Aufzugkartell 992 Mio. EUR
2007 Gasisolierte-Schalter 750 Mio. EUR
2008 Autoglas
1.380 Mio. EUR
2008 Paraffinwachs
676 Mio. EUR
Zudem haben die Kartellbehörden die Durchsetzung des Kartellrechts insgesamt intensiviert, so
dass im Zusammenspiel mit den immer höheren Bußgeldern im Einzelfall durch das Anwachsen
der Anzahl der untersuchten Verstöße die Summe der insgesamt verhängten Bußgelder dramatisch angestiegen ist.
Bußgelder pro Jahr in Verfahren der Europäischen Kommission:
2004
390 Mio. EUR
2005
683 Mio. EUR
2006
1.846 Mio. EUR
2007
2.017 Mio. EUR
2008
2.271 Mio. EUR
Soweit es sich um internationale Kartelle handelt oder soweit sich kartellrechtswidrige Absprachen
in mehreren Staaten auswirken, können die Kartellbehörden aller betroffenen Staaten ohne Rücksicht auf eventuell schon woanders erlassene Strafen eigene Geldbußen verhängen. Eine einheitliche Kartellabrede kann daher in mehreren Staaten bestraft werden. Hierfür ist unerheblich, wo die
Absprachen stattgefunden haben, entscheidend ist alleine, in welchen Ländern sie sich auswirken
(sog. „Auswirkungsprinzip“). Wird z. B. eine Abrede in der EU getroffen, die auch Auswirkungen
auf den US-amerikanischen Markt hat, können auch die US-amerikanischen Kartellbehörden ein
Bußgeld verhängen; umgekehrt berücksichtigen die europäische Behörden nicht, dass ein Kartellverstoß bereits in den USA mit einem Bußgeld belegt wurde.
Fazit: Es gibt keinen sicheren Ort für Kartellabsprachen!
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Kartellrecht
2. Image- und Wertverlust
Schon der Verdacht eines Kartellrechtsverstoßes kann auf Grund der negativen Publizität zu einer
nachhaltigen Schädigung der Reputation des Unternehmens und in Konsequenz zu Umsatzverlusten führen. Das Risiko, dass das Unternehmen eine hohe Geldbuße zahlen muss, erschwert den
Zugang zu Finanzierungsquellen und kann dazu führen, dass notwendige Investitionen zurückgestellt werden müssen. Die Stellung des Unternehmens am Markt und dessen Wert können in
Mitleidenschaft gezogen werden. Dies gilt umso mehr für nachgewiesene Kartellrechtsverstöße.
3. Folgen für Mitarbeiter
Zusätzlich zu den Sanktionen gegen das Unternehmen können die Kartellbehörden Geldbußen
gegen die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich festsetzen, das deutsche
Bundeskartellamt beispielsweise in Höhe von bis zu 500.000 EUR. In einigen Staaten werden Verstöße gegen das Kartellrecht auch strafrechtlich verfolgt, beispielsweise im Vereinigten Königreich,
in Frankreich, Deutschland (für Absprachen bei Ausschreibungen), Kanada und den USA. Dabei
reicht es aus, wenn eine Absprache Auswirkungen auf diese Länder hat, d. h. der Verstoß muss
nicht dort begangen werden. Amerikanische Gerichte zögern nicht, in diesen Fällen auch gegen
Mitarbeiter ausländischer Unternehmen Haftstrafen zu verhängen. In 2006 wurden in den USA in
19 Fällen Freiheitsstrafen wegen der Beteiligung an Kartellverstößen verhängt.
Die betroffenen Mitarbeiter müssen zusätzlich zu diesen persönlichen Sanktionen die arbeitsrechtlichen Konsequenzen (Abmahnung, Kündigung oder fristlose Kündigung) ihres Verhaltens
tragen. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber ggf. Schadensersatzansprüche gegen die Mitarbeiter geltend machen.
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4. Schadensersatzansprüche
Abnehmer, die durch einen Kartellrechtsverstoß geschädigt wurden, können gegen die an dem
Verstoß beteiligten Unternehmen Schadensersatzansprüche erheben. In den USA haben Geschädigte unter Umständen sogar die Möglichkeit, Strafschadensersatz („treble damages“, „punitive
damages“) einzuklagen, der ein Vielfaches des tatsächlich erlittenen Schadens betragen kann. Doch
auch in Europa nimmt das Risiko von Schadensersatzklagen zu. Der deutsche Gesetzgeber hat die
Voraussetzungen für die Geltendmachung von Schadensersatz jüngst vereinfacht.
Beispiel: Die Cartel Damage Claims, ein Unternehmen, das darauf spezialisiert ist, einzelne
Schadensersatzansprüche aus Kartellverstößen gezielt zu erwerben, zu bündeln und vor den
Gerichten der Mitgliedsstaaten der EU durchzusetzen, hat vor dem LG Düsseldorf sechs Zementhersteller auf Schadensersatz in Höhe von ca. 152 Mio. EUR wegen eines Kartells verklagt. Das
Bundeskartellamt hatte zuvor gegen die Beklagten bereits ein Bußgeld von insgesamt mehr als 660
Mio. EUR erlassen.
5. Unwirksamkeit von Vereinbarungen
Vertragliche Vereinbarungen, die dem Kartellrecht widersprechen, sind grundsätzlich unwirksam
und nicht gerichtlich durchsetzbar. Sofern es einem Vertragspartner gerade auf die kartellrechtswidrige Regelung ankommen sollte, bieten solche Verträge daher keine Gewähr dafür, dass sich
der Vertragspartner an diese (unwirksame) Vereinbarung hält. Hierdurch kann der wirtschaftliche
Sinn der gesamten Vereinbarung für einen der Vertragspartner hinfällig werden.
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Kartellrecht
6. Durchsuchungen / Zwangsmaßnahmen
Der Verfolgung von Kartellverstößen kommt eine immer größere Bedeutung zu. So richten die
Kartellbehörden weltweit verstärkt Sonderkommissionen zur Bekämpfung von Kartellen ein. Um
Kartellrechtsverstöße aufzudecken und nachzuweisen, werden die Behörden mit immer weiter
reichenden Ermittlungsbefugnissen ausgestattet.
Die aufgezeigten Konsequenzen machen deutlich: Ein Verstoß gegen kartellrechtliche Bestimmungen rechnet sich wirtschaftlich in keinem Fall, weder für das Unternehmen noch für den einzelnen
Mitarbeiter. Verwickelte Mitarbeiter müssen sich zudem auf arbeitsrechtliche und strafrechtliche
Konsequenzen einstellen.
Wenn eine Kartellbehörde den begründeten Verdacht eines Kartellrechtsverstoßes hat, kann
sie Durchsuchungen („dawn raids“) bei den verdächtigen Unternehmen (und ggf. auch bei den
betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Hause) anordnen. Derartige Durchsuchungen
stören nicht nur den normalen Geschäftsbetrieb, sondern ziehen auch in erheblichem Maße die
öffentliche Aufmerksamkeit auf sich. Der dadurch entstehende Schaden für den guten Ruf eines
Unternehmens ist gravierend.
Die Kartellbehörden können außer den schon erwähnten Durchsuchungen der betroffenen
Unternehmen und/oder privater Räume/Häuser, auch Zeugen vernehmen, die Herausgabe von
Dokumenten erzwingen, diese beschlagnahmen sowie ganze Computersysteme auf Daten durchsuchen.
7. Kosten
Kartellrechtliche Untersuchungsverfahren ziehen sich zumeist über Jahre hin und werden mit
hohem Aufwand geführt. Sie binden in großem Umfang interne Ressourcen und verursachen hohe
Kosten für externe Berater.
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Kartellrecht
C | Kronzeugenregelungen
Auch wenn eine Kartellabrede nicht durch die Ermittlungen von Kartellbehörden aufgedeckt wird,
besteht immer das Risiko, dass eine der beteiligten Parteien von sich aus die Kartellbehörden
informiert. In zahlreichen Rechtsordnungen einschließlich der EU, der USA und Deutschlands gibt
es Kronzeugenprogramme, die sich als ein überaus wirksames Mittel zur Aufdeckung von Kartellverstößen erwiesen haben. Danach erhalten Unternehmen, die freiwillig dazu beitragen, Verstöße
aufzudecken, an denen sie beteiligt waren, entweder gar kein oder nur ein erheblich reduziertes
Bußgeld. Einen Bußgelderlass erhält nur das Unternehmen, welches als erstes zur Kartellbehörde
geht. Es ist somit immer damit zu rechnen, dass die andere Seite einer Kartellvereinbarung die Kartellbehörden zu irgendeinem Zeitpunkt ausführlich über einen erfolgten Verstoß informiert.
Erfahrungssatz: Jedes Kartell wird irgendwann aufgedeckt!
Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen und Privatpersonen in den folgenden typischen Fällen
besonders oft von derartigen Kronzeugenregeln Gebrauch machen:
•Ein Mitarbeiter, der an einer Kartellabsprache beteiligt ist, wird versetzt oder geht in den Ruhestand. Er wird durch einen anderen Mitarbeiter ersetzt, der nicht willens ist, die Kartellabsprache
fortzuführen. Es wird entschieden, die Kartellbehörden zu informieren.
•In einem Unternehmen findet eine kartellrechtliche Untersuchung statt. Anschließend führt das
Unternehmen eine interne Nachprüfung durch, um festzustellen, ob weitere Kartellrechtsverstöße
vorliegen. Dabei stößt man auf eine weitere Kartellabrede und es wird entschieden, die Kartellbehörden hierüber zu informieren.
Verhaltenshinweis: Verhalten Sie sich stets so, dass Ihr Handeln einer kritischen Prüfung durch
die Öffentlichkeit standhält. Sollten Sie Kenntnis von kartellrechtswidrigen Praktiken haben oder
erlangen, informieren Sie unverzüglich den Group Compliance Officer. Hierzu sind Sie auch arbeitsrechtlich verpflichtet.
•Ein an einem Kartell beteiligtes Unternehmen wird durch ein anderes Unternehmen erworben.
Im Rahmen der due diligence wird eine Kartellabsprache entdeckt und die Kartellbehörde initiativ
über das Kartell informiert, um das Risiko einer Geldbuße zu verringern bzw. als Verkäufer nicht
im Rahmen der Gewährleistung in Anspruch genommen zu werden.
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Kartellrecht
D | Umgang mit Wettbewerbern („Horizontale Absprachen“)
Die wichtigste Regel des Kartellrechts ist, dass Abstimmungen des Marktverhaltens mit Wettbewerbern verboten sind. Solche Absprachen gehören zu den schwerwiegendsten Kartellrechtsverstößen überhaupt. Sie stehen im besonderen Blickfeld der Kartellbehörden und werden mit besonders hohen Geldbußen geahndet.
Eine typische Form abgestimmter Verhaltensweisen ist etwa die vorherige gegenseitige
Information der Wettbewerber, insbesondere durch den vorherigen Austausch von Preislisten oder sonstiger wettbewerbsrelevanter Daten. Auch die Koordination in Verbänden,
zum Beispiel im Rahmen von Verbandstreffen, gehört hierher, ebenso wie die fortgesetzte
Praktizierung eines angeblich aufgehobenen Kartells.
I. Vereinbarungen und Verhaltensabstimmungen
Vereinbarungen oder abgestimmte Verhaltensweisen, die den Wettbewerb zwischen Unternehmern beschränken, sind grundsätzlich verboten.
Eine „Vereinbarung“ ist jede schriftliche, mündliche oder sonstige Verständigung zwischen Mitarbeitern mindestens zweier Unternehmen über eine wettbewerbsbeschränkende Praxis. Schriftliche Vereinbarungen sind typischerweise in Verträgen enthalten. Aber auch mündliche Absprachen
oder eine Zustimmung durch entsprechendes tatsächliches Verhalten sind ausreichend. Die Verständigung muss rechtlich nicht bindend sein, es reicht jede formelle oder informelle Absprache
(„Gentlemen’s Agreement“). Es ist nicht notwendig, dass die Vereinbarung tatsächlich umgesetzt
wird. Bereits ihr Abschluss ist verboten.
Unter das Verbot abgestimmter Verhaltensweisen fällt jede sonstige Form der Verhaltenskoordinierung zwischen Wettbewerbern. Der Unterschied zu den Vereinbarungen besteht lediglich
darin, dass die Beteiligten hier von vornherein auf eine rechtliche oder faktische Verbindlichkeit
ihrer Abstimmung verzichten. Dabei genügt bereits die bloße willentliche Anpassung an die Wünsche eines anderen Unternehmens.
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Beispiel: Beim Abendessen nach der Verbandssitzung sagt Wettbewerber A: „Zum 1.12.
müssen wir wohl die Preise um 1,5 % erhöhen.“ Wettbewerber B stimmt zu, dass die
Preise nicht mehr auskömmlich seien und „eigentlich in dieser Größenordnung angehoben
werden müssten“. Wettbewerber C sagt nichts. Am 1.12. erhöhen alle drei Unternehmen
die Preise. Aber auch bereits kurze Gespräche auf Messen oder ähnlichen Veranstaltungen
(„Wie geht es denn im Geschäft?“) können kartellrechtliche Verstöße darstellen.
Dagegen ist es kartellrechtlich nicht relevant, wenn die Preisliste eines Wettbewerbers
von einem seiner Kunden, z.B. im Rahmen von Preisverhandlungen, übergeben oder
aus öffentlich zugänglichen Quellen erlangt wird. Das aktive Verlangen der Herausgabe
einer Preisliste eines Wettbewerbers durch einen Kunden hat jedoch zu unterbleiben.
Die Quelle der Information sollte unmittelbar auf dem erhaltenen Dokument vermerkt
werden, so dass nicht der unzutreffende Eindruck entsteht, die Information sei direkt
von dem betreffenden Wettbewerber erlangt worden.
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Kartellrecht
Verboten sind ferner Beschlüsse von Verbänden und sonstigen Unternehmensvereinigungen,
die eine Einschränkung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken. Grundsatz: Alles das, was
Wettbewerber untereinander nicht abstimmen dürfen, darf auch nicht in Verbänden oder sonstigen Vereinigungen beschlossen oder besprochen werden. Verboten sind beispielsweise Beschlüsse von Verbänden, die ihren Mitgliedern ein bestimmtes Preisverhalten vorschreiben oder die zu
einem Marktausschluss von Nichtmitgliedern führen. Auch hier kommt es nicht auf die rechtliche
Verbindlichkeit an. Auch Empfehlungen oder Verbandsrundschreiben können wettbewerbswidrige Beschlüsse sein.
Beispiel: Ein Verband der verarbeitenden Industrie empfiehlt seinen Mitgliedern, sich nur von
solchen Zulieferern beliefern zu lassen, die in seinem Schwesterverband Mitglied sind.
II. Stets verbotene Vereinbarungen
Vereinbarungen, abgestimmte Verhaltensweisen oder Beschlüsse von Unternehmensvereinigungen sind stets verboten, wenn sie folgende Inhalte haben:
1. Preisabsprachen
Stets verboten ist jede direkte oder indirekte Abstimmung der Preise oder einzelner Preiskomponenten zwischen Wettbewerbern. Hierzu zählen alle Vereinbarungen, in denen sich Wettbewerber auf eine Erhöhung, Reduzierung oder Stabilisierung von Preisen einigen, also zum Beispiel
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die Festlegung eines Mindestpreises, eine Preiserhöhung, eine Preiszielvorgabe oder die
Festlegung einer Preisspanne. Es reicht aus, wenn die Vereinbarung einzelne Preiselemente betrifft, z.B. bestimmte Rabatte, Margen oder Nachlässe. Auch Absprachen über Einkaufspreise sind verbotene Preisabsprachen.
2. Vereinbarungen über vertragliche Konditionen
Ebenfalls verboten sind Vereinbarungen zwischen Wettbewerbern über andere vertragliche Konditionen gegenüber Abnehmern oder Lieferanten, wie etwa Zahlungsbedingungen,
Kreditgewährung, Lieferfristen, Transportbedingungen, Garantien und Gewährleistung,
after-sales-service, etc.
3. Marktaufteilungen
Gleichfalls verboten sind Vereinbarungen, nach denen Wettbewerber Märkte aufteilen,
sei es nach Produkten oder deren Herstellung, nach Gebieten oder Art und Größe von
Abnehmern, nach Quoten oder in sonstiger Weise.
4. Boykottmaßnahmen
Vereinbarungen mit Wettbewerbern, mit bestimmten Lieferanten oder Abnehmern keine
Geschäfte zu machen, sind verboten. Darüber hinaus müssen marktbeherrschende Unternehmen, die sich weigern, mit bestimmten Unternehmen in Geschäftsbeziehungen zu
treten, hierfür einen sachlichen Grund angeben können. Ein sachlicher Grund ist beispielsweise eine belegbare, schlechte Zahlungsmoral eines Abnehmers.
5. Kapazitätsvereinbarungen
Kapazitätsvereinbarungen, wie z.B. Vereinbarungen über Produktions- oder Verkaufsvolumina, über zukünftige Investitionen oder deren Unterlassung, sind unzulässig.
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Kartellrecht
6. Absprachen in Ausschreibungsverfahren („Submissionsabsprachen“)
Die Unterbreitung abgestimmter Gebote im Rahmen von Ausschreibungen durch die öffentliche
Hand oder durch private Unternehmen ist ein schwerwiegender Kartellrechtsverstoß, der in einigen Staaten (etwa in Deutschland) auch strafrechtlich verfolgt wird.
III. Informationsaustausch zwischen Wettbewerbern
Der Informationsaustausch marktrelevanter Daten zwischen Wettbewerbern kann verboten sein,
falls er die Grundlage für ein abgestimmtes Verhalten zwischen den Wettbewerbern darstellt oder
die Ungewissheit über das Marktverhalten der beteiligten Wettbewerber beseitigt. Dies gilt auch
dann, wenn mit dem Informationsaustausch keine weitergehenden Absprachen einhergehen.
Unzulässig ist hiernach jeder Informationsaustausch mit Wettbewerbern über wirtschaftlich
sensible Tatsachen sowie solche, die das Wettbewerbsverhalten durchschaubarer machen.
Dazu gehören vor allem nicht öffentlich zugängliche Informationen über Preise, Verkaufszahlen,
Kosten, Unternehmensplanungen, Investitionen und Kapazitäten.
Zulässig können demgegenüber Marktinformationsverfahren sein, welche in zusammengefasster
und hinreichend anonymisierter Form Informationen über Marktdaten aufbereiten. Individuelle
oder individualisierbare Daten der Vergangenheit dürfen nur mit einem ausreichenden zeitlichen
Abstand zugänglich gemacht werden. In der Regel wird ein Jahr zwischen Erhebung und Publikation für ausreichend erachtet.
Zulässig ist es hingegen, wenn Sie Informationen über Ihre Wettbewerber von Kunden
oder aus öffentlich zugänglichen Quellen oder von Marktforschungsunternehmen erhalten. Auf Nachfrage sollte die Quelle stets belegbar sein.
Verhaltenshinweis: Seien Sie äußerst zurückhaltend bei der Weitergabe von Informationen an Wettbewerber! Wenden Sie sich in Zweifelsfällen an den Group Compliance
Officer. Geben Sie niemals aktuelle Preislisten, Lieferkonditionen, Unternehmensplanungen oder Strategiepapiere an Wettbewerber weiter! Auch eine mündliche Weitergabe
hat zu unterbleiben.
IV. Eingeschränkt erlaubte Formen der Zusammenarbeit mit Wettbewerbern
Die nachfolgend beschriebenen Handlungsweisen sind kartellrechtlich problematisch, können in einzelnen Fällen aber dennoch zulässig sein. Ohne vorherige Prüfung durch den
Group Compliance Officer dürfen Sie keine Verhandlungen hierüber aufnehmen oder
Vereinbarungen darüber mit Wettbewerbern treffen.
• Lieferungen von Produkten an Wettbewerber („Kollegenlieferungen“)
• Beauftragung eines Wettbewerbers mit dem Vertrieb der eigenen Produkte
• Lizenzvereinbarungen mit Wettbewerbern
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29
Kartellrecht
•Gemeinsame Produktionsvereinbarungen: Dabei stellen Wettbewerber entweder gemeinsam
bestimmte Erzeugnisse her, oder der eine wird als Zulieferer für den anderen tätig.
•Spezialisierungsvereinbarungen: Hierbei verständigen sich die Parteien einseitig oder wechselseitig darauf, die Herstellung eines Produktes einzustellen und das Produkt bei der anderen Partei zu beziehen. Nach europäischem Recht können solche Vereinbarungen zulässig sein, wenn
die gemeinsamen Marktanteile der Parteien unter 20 % liegen und bestimmte weitere Voraussetzungen erfüllt werden.
Verhaltenshinweis: Beschränken Sie den Austausch von Informationen im Rahmen zulässiger
Zusammenarbeit mit Wettbewerbern auf das zu deren Durchführung unbedingt notwendige
Maß. Da es sich hier um einen sehr sensiblen Bereich handelt, lassen Sie sich immer vom
Group Compliance Officer beraten!
•Vereinbarungen über eine gemeinsame Forschung und Entwicklung: Sie sind häufig auch zwischen Wettbewerbern zulässig, soweit damit nicht bestimmte Wettbewerbsbeschränkungen verbunden werden und der gemeinsame Marktanteil der beteiligten Unternehmen nicht bestimmte
Schwellenwerte überschreitet. Oberhalb eines gemeinsamen Marktanteils von 25 % sind FuEVereinbarungen zwischen Wettbewerbern in Europa nur ausnahmsweise zulässig.
•Gemeinsamer Einkauf. Er kann unter Umständen zulässig sein, wenn die beteiligten Unternehmen
keine bedeutenden Nachfrager sind und der gemeinsame Einkauf zu Effizienzsteigerungen führt.
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Kartellrecht
E | Umgang mit Abnehmern und Lieferanten („Vertikale Vereinbarungen“)
Vereinbarungen mit Abnehmern und Lieferanten werden als vertikale Vereinbarungen bezeichnet, weil die Parteien auf den unterschiedlichen Stufen Produktion und Vertrieb tätig sind.
I. Vertikale Preis- und Konditionenbindungen
Vereinbarungen, in denen der Lieferant seinem Kunden vorschreibt, zu welchen Preisen er die
gelieferten Waren weiterverkaufen darf, sind unzulässig.
Für eine verbotene Preisbindung reicht es bereits aus, wenn der Lieferant den Kunden durch
Druck (Drohungen, verzögerte oder ausgesetzte Belieferung) oder durch die Gewährung von
Anreizen dazu veranlasst, die gelieferten Produkte zu den „empfohlenen“ Preisen weiterzuverkaufen. Dies wäre zum Beispiel gegeben, wenn der Verkäufer dem Käufer Rabatte oder Erstattungen unter der Bedingung einräumt, dass ein bestimmtes Preisniveau nicht unterschritten wurde. Auch nachträglich gewährte Vergünstigungen können als verbotener Anreiz wirken,
wenn der Kunde z.B. aufgrund der früheren Praxis damit rechnen konnte oder sich zukünftig darauf einstellt. Eine formale Vereinbarung über diese Vorgehensweise ist nicht erforderlich.
Beispiel: Die Zahlung eines Wohlverhaltensbonus für „preisliche Zurückhaltung“ eines
Kaufhauses ist unzulässig.
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Der genauen Betrachtung bedarf es, wenn einem Zwischenhändler, z. B. einem Fachgroßhändler, bestimmte Bedingungen des Weiterverkaufs auferlegt werden sollen.
Die Verpflichtung von Zwischenhändlern, beim Weiterverkauf Preiskontrollsysteme,
z. B. Boni für die Einhaltung von empfohlenen Preisen auf der Ebene des Einzelhandels zu
praktizieren, ist als mittelbare Preisbindung unzulässig.
Bei moderaten Marktanteilen (unter 30 %) sind sowohl verbindliche Höchstpreise als
auch Preisempfehlungen erlaubt. Gleiches gilt für Meistbegünstigungsklauseln, in denen
sich der Hersteller verpflichtet, seinem Kunden die jeweils günstigsten Preise einzuräumen. Bei Preisempfehlungen ist zu beachten, dass diese ohne Druck oder sonstige
Einflussnahme seitens des Verkäufers gehandhabt werden müssen. Der Umstand, dass
Listen mit Preisempfehlungen oder Preisobergrenzen zur Verfügung gestellt werden,
ist für sich genommen jedoch nicht unzulässig.
Bei Kunden, die zum Alleinbezug verpflichtetet sind, ist folgende Vereinbarung denkbar:
Der Kunde erhält die Möglichkeit, das günstigere Angebot eines konkurrierenden
Lieferanten anzunehmen, wenn er seinem exklusiven Lieferanten zuvor das günstigere
Angebot mitgeteilt hat und dieser nicht bereit war, zu gleich günstigen Konditionen abzuschließen (sog. „Englische Klauseln“). Diese Klauseln sind in der Regel zulässig, wenn
gewährleistet ist, dass die Identität des konkurrierenden Anbieters nicht offengelegt wird.
Dies gilt jedoch nicht für marktbeherrschende Unternehmen (dazu unten Abschnitt F. II.
1.).
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Kartellrecht
II. Beschränkungen des Weiterverkaufs
Beschränkungen des Gebietes, in dem der Abnehmer die bezogenen Produkte weiterverkaufen
darf, oder des Kundenkreises des Abnehmers sind grundsätzlich verboten. Bei moderaten Marktanteilen, d.h. Marktanteilen unter 30 %, können solche Beschränkungen nach europäischem und
deutschem Recht unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein.
Dabei ist zu unterscheiden zwischen den sog. aktiven und passiven Verkäufen. Bei aktiven Verkäufen tritt der Verkäufer an die Kunden im Vertragsgebiet eines anderen Vertragshändlers heran
und versucht durch Werbemaßnahmen und Präsenz potentielle Kunden zum Kauf anzuregen.
Um passive Verkäufe handelt es sich, wenn Kunden von außerhalb des Vertragsgebiets an den
Verkäufer herantreten, ohne dass dieser sich aktiv im oben beschriebenen Sinne um sie bemüht
hat.
Passive Verkäufe muss der Hersteller oder Lieferant in seinem Vertriebssystem uneingeschränkt
zulassen. So darf er beispielsweise seinem Großhändler in Großbritannien nicht verbieten, einen
Einzelhändler in Belgien zu beliefern, wenn dieser das Produkt unaufgefordert bei ihm bestellt
hat. Anders ist dies bei aktiven Verkäufen. Der Hersteller oder Lieferant darf seinen Händlern
untersagen, aktiv in Gebiete zu verkaufen, die er exklusiv an andere Händler vergeben oder sich
selbst vorbehalten hat. So darf er beispielsweise seinem englischen Großhändler verbieten, einen
Einzelhändler in Belgien gezielt anzusprechen und zu beliefern, wenn er Belgien einem anderen
Großhändler zugewiesen hat.
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Gebiets- oder Kundenbeschränkungen lassen sich auch durch indirekte Maßnahmen
erzielen, mit denen die Abnehmer daran gehindert werden sollen, die Produkte an
bestimmte Kunden weiterzuverkaufen. Denkbare Maßnahmen sind z. B. die Verweigerung
oder Reduzierung von Prämien, die Verweigerung oder Verringerung der Liefermenge,
die Beschränkung der Liefermenge auf die Nachfrage in dem beschränkten Gebiet oder
des beschränkten Kundenkreises oder die Androhung der Vertragskündigung. Diese
Verfahren werden umso eher als verbotene Beschränkungen bewertet, wenn gleichzeitig ein Überwachungssystem betrieben wird, z. B. unter Verwendung unterschiedlicher
Etiketten, Seriennummern oder eigener Marken, mit dem der tatsächliche Bestimmungsort
oder Kundenkreis der gelieferten Waren überprüfbar gemacht werden soll.
Fazit: Sollen Verkäufe an bestimmte Kundengruppen oder in bestimmte Gebiete beschränkt
werden, so ist zuvor stets Rücksprache mit dem Group Compliance Officer zu nehmen!
III. Ausschließlichkeitsbindungen
Es kann im Interesse eines Kunden sein, einen Großteil oder sogar seinen gesamten
Bedarf an bestimmten Produkten bei einem einzigen Lieferanten zu decken. Ebenfalls
denkbar ist es, dass ein Lieferant daran interessiert ist, den Vertrieb seines Produktes
über einen einzigen Kunden, z. B. einem zentralen Großhändler für ein Land, zu lenken. Derartige Vereinbarungen können zulässig sein, wenn die beteiligten Unternehmen
nicht marktbeherrschend sind. Die Zulässigkeit hängt jedoch von zahlreichen Einzelbedingungen ab, z. B. vom Grad der Bindung, der Laufzeit der Vereinbarung oder der geschäftlichen Notwendigkeit der Vereinbarung. Es ist daher in jedem Falle vor Abschluss
einer solchen Vereinbarung der Group Compliance Officer zu konsultieren.
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Kartellrecht
Verhaltenshinweis: Stimmen Sie den Abschluss von Verträgen, die Ausschließlichkeitsbindungen
enthalten, immer vorab mit dem Group Compliance Officer ab. Beachten Sie, dass bei Vertragsverhandlungen über Ausschließlichkeitsbindungen kein übermäßiger Druck auf Lieferanten oder
Kunden ausgeübt werden darf, sich auf Ausschließlichkeitsbindungen einzulassen.
1. Alleinbezugsvereinbarungen
Es sind verschiedene Arten von Ausschließlichkeitsbindungen zu unterscheiden:
Bei einer Alleinbezugsvereinbarung verpflichtet sich ein Kunde, seinen Bedarf an einem bestimmten Produkt zu einem Großteil oder vollständig bei einem einzelnen Lieferanten zu beziehen.
Diese Vereinbarungen können nach europäischem und deutschem Recht zulässig sein, wenn
der Marktanteil des Lieferanten unterhalb des Schwellenwertes von 30 % liegt und einige
zusätzliche Voraussetzungen erfüllt sind, die jeweils eine sorgfältige Einzelfallprüfung erfordern.
Es ist darauf zu achten, dass bereits bei einer Bezugsquote von mehr als 80 % des jeweiligen
Jahresbedarfs die Zulässigkeitsbedingungen für eine Alleinbezugsvereinbarung erfüllt sein
müssen.
Vereinbarungen, wonach der Kunde nach Ablauf des Bezugsvertrags dazu verpflichtet ist, bestimmte Produkte nicht von Wettbewerbern des Lieferanten zu beziehen, selbst herzustellen
oder zu verkaufen, sind unzulässig.
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Vereinbarungen, in denen ein Großhändler, z. B. in den Niederlanden, zum Alleinbezug
von Produkten bei der niederländischen Tochtergesellschaft oder Niederlassung des Herstellers verpflichtet wird, können bei moderaten Marktanteilen (unter 30 %) zulässig sein.
Eine solche Vereinbarung darf jedoch nicht dazu führen, dass Parallelimporte aus anderen
Mitgliedstaaten verhindert werden. Eine genaue Prüfung im Einzelfall ist daher unerlässlich.
Beachte: Vereinbarungen, die dazu dienen oder die Wirkung haben, nationale Märkte in
der Europäischen Union abzuschotten und Parallelimporte zu verhindern, sind unzulässig.
2. Alleinvertriebsvereinbarungen
Bei einer Alleinvertriebsvereinbarung verpflichtet sich der Lieferant eines Produktes,
dieses zum Zwecke des Weiterverkaufs in einem bestimmten Gebiet nur an einen Kunden
zu verkaufen. Dabei ist darauf zu achten, dass passive Verkäufe (siehe oben in Abschnitt
II.) nicht beschränkt werden dürfen. Diese Vereinbarungen können zulässig sein, wenn der
Lieferant nicht mehr als 30 % Marktanteil hat.
3. Alleinbelieferungsvereinbarungen
Bei einer Alleinbelieferungsvereinbarung verpflichtet sich der Lieferant, ein bestimmtes
Produkt nur an einen Kunden zu liefern. Diese Vereinbarungen können nach europäischem Recht zulässig sein, wenn der Kunde nicht mehr als 30 % in diesem Produktmarkt
nachfragt. Auch für diesen Fall ist eine Einzelfallprüfung unerlässlich.
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Kartellrecht
F | Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung
4. Selektive Vertriebssysteme
In einem selektiven Vertriebssystem werden die Vertriebshändler nach bestimmten Kriterien ausgewählt. Nur Händler, die diese Kriterien erfüllen, sind als Vertriebshändler zugelassen und werden vom Lieferanten beliefert. Selektive Vertriebssysteme können unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein, wenn ausreichende Gründe für die Notwendigkeit des selektiven Vertriebs
vorliegen. In selektiven Vertriebssystemen dürfen Querlieferungen zwischen den zugelassenen
Vertragshändlern nicht beschränkt werden. Beschränkungen des aktiven Verkaufs (an Endverbraucher) sind im selektiven Vertriebssystem unzulässig.
Eine weitere Form des wettbewerbswidrigen Verhaltens ist der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung. Unternehmen, die über eine marktbeherrschende Stellung verfügen, dürfen
ihre beherrschende Stellung im Markt nicht dazu benutzen, andere Wettbewerber missbräuchlich
zu behindern oder ihre Kunden auszubeuten oder in sonstiger Weise unfair zu behandeln. Marktbeherrschende Unternehmen unterliegen daher strengeren Anforderungen an ihr Verhalten als
andere Unternehmen.
IV. Geistiges Eigentum
Verträge über geistiges Eigentum und gewerbliche Schutzrechte, z. B. Marken, Patente erfordern in den meisten Fällen komplexe vertragliche Gestaltungen, die auch wettbewerbs- und
kartellrechtliche Probleme aufwerfen können. Es ist daher unerlässlich, bereits bei den Vertragsverhandlungen den Group Compliance Officer einzuschalten.
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Empfehlung: In Bereichen, in denen Prym marktbeherrschend sein könnte, ist besondere Umsicht im Umgang mit Wettbewerbern und Abnehmern geboten. In Zweifelsfällen ist der Group
Compliance Officer zu konsultieren.
I. Wann liegt eine marktbeherrschende Stellung vor?
Eine marktbeherrschende Stellung ist nicht immer leicht festzustellen und wird auch in verschiedenen Rechtsordnungen unterschiedlich definiert. Es gibt allerdings bestimmte Anzeichen für eine
marktbeherrschende Stellung, auf die jeweils zu achten ist. Dazu gehören die folgenden Kriterien:
• ein hoher Marktanteil des Unternehmens;
• geringe Marktanteile von Wettbewerbern;
• geringe Nachfragemacht auf der Seite der Kunden;
•starke Position des Unternehmens im Verhältnis zu Wettbewerbern, z.B. aufgrund
technologischen Vorsprungs, eines besonders leistungsfähigen Vertriebssystems,
Größe, Bekanntheit;
•Marktzutrittsschranken, z.B. wegen hohen Investitionsbedarfs in die Herstellung
oder den Vertrieb.
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Kartellrecht
Wie diese Auswahl der Kriterien zeigt, ist eine marktbeherrschende Stellung immer nur unter
Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls zu bestimmen.
Faustregel: Orientierung bietet zunächst der Marktanteil. Beläuft sich dieser auf unter 25 %, so
handelt es sich in aller Regel nicht um eine marktbeherrschende Stellung. Je weiter der Marktanteil
25 % übersteigt, um so eher kann von einer marktbeherrschenden Stellung ausgegangen werden.
Bei Marktanteilen von einem Drittel und mehr wird z.B. in Deutschland eine marktbeherrschende
Stellung vermutet.
II. Missbräuchliche Verhaltensweisen
Der Umstand, dass ein Unternehmen marktbeherrschend ist, ist als solcher nicht ungesetzlich.
Marktbeherrschende Unternehmen müssen im Vergleich zu ihren Wettbewerbern allerdings
strengere Regeln bei ihrem Verhalten im Markt beachten. Sie dürfen Wettbewerber im Markt
nicht behindern und Kunden oder Lieferanten nicht ausbeuten oder auf andere Weise schädigen.
In Deutschland gelten bestimmte Sonderregeln auch für Unternehmen, die aufgrund ihrer Marke
oder ihres Rufs eine Spitzenstellung einnehmen, ohne marktbeherrschend zu sein (sog. marktstarke Unternehmen). Sind deren Kunden als Händler darauf angewiesen, Produkte dieser Marke zu
führen, kann z. B. die Belieferung einzelner Händler nicht ohne weiteres beschränkt werden (sog.
„sortimentsbedingte Abhängigkeit“, siehe dazu unter 4.).
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Im Folgenden werden die wichtigsten Beispiele für missbräuchliche Verhaltensweisen
skizziert:
1. Preise
Die Preise eines marktbeherrschenden Unternehmens dürfen weder exzessiv hoch (Ausbeutung der Abnehmer) noch exzessiv niedrig (Verdrängung der Wettbewerber) sein.
Wenn ein marktbeherrschendes Unternehmen seine Produkte zu Preisen unterhalb der
Grenzkosten ansetzt, um Wettbewerber vom Markt zu verdrängen oder nachstoßenden
Wettbewerb fernzuhalten, so handelt es sich um eine missbräuchliche Kampfpreisstrategie.
Marktbeherrschende Unternehmen dürfen auch keine übertrieben hohen Preise verlangen, z. B. durch exzessive Margen.
2. Preisdiskriminierung
Marktbeherrschende Unternehmen dürfen von ihren Abnehmern keine unterschiedlichen
Preise verlangen, wenn diese unterschiedliche Behandlung nicht sachlich gerechtfertigt ist.
Eine sachliche Rechtfertigung kann zum Beispiel darin zu sehen sein, dass ein Kunde erheblich größere Mengen im Verhältnis zu anderen Kunden bezieht oder kürzere Zahlungsziele einhält.
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Kartellrecht
Beispiel: Auch ein marktbeherrschendes Unternehmen darf linear gestaffelte Mengenrabatte gewähren. Die Abstände zwischen den einzelnen Rabattstufen sollten nicht zu groß sein,
um Ungleichbehandlungen innerhalb einer Rabattstufe zu vermeiden. Unzulässig sind Rabattsysteme, bei denen der Rabatt mit der Menge der abgenommenen Produkte überproportional
ansteigt. Hierdurch übt das marktbeherrschende Unternehmen einen unerlaubten Anreiz auf
seinen Abnehmer aus, einen möglichst großen Teil seines Bedarfs bei ihm zu decken.
3. Treuerabatte
Treuerabatte sind kartellrechtlich problematisch, wenn sie von marktbeherrschenden Unternehmen gewährt werden. Sie schaffen Anreize für Abnehmer, einen möglichst hohen Anteil ihres
Bedarfs bei einem Lieferanten zu decken. Treuerabatte in diesem Sinne sind grundsätzlich alle
Rabatte, die nicht ausschließlich an das Einkaufsvolumen anknüpfen. Problematisch ist auch die
Gewährung sonstiger Vorteile, die dem Zweck dienen, Abnehmer möglichst weitgehend an sich zu
binden, weil sie faktisch einer Ausschließlichkeitsbindung gleichkommen.
Beispiel: Rabattstaffelung nach dem Anteil der Produkte des marktbeherrschenden Unternehmens am Gesamtumsatz des Abnehmers in dem Produktbereich.
4. Liefersperre, Sortimentsabhängigkeit
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen frei entscheiden, welche Kunden es beliefert und
welche nicht. In bestimmten Konstellationen kann jedoch ein Unternehmen zur Belieferung eines Kunden verpflichtet sein.
Dies gilt für einen marktbeherrschenden Lieferanten, wenn der Kunde auf diesen als Bezugsquelle angewiesen ist.
In einigen Ländern (z.B. Deutschland) kann sich eine solche Belieferungspflicht jedoch
noch aus anderen Gründen ergeben. Für bestimmte kleine oder mittlere Handelsunternehmen kann es erforderlich sein, bestimmte Marken im Sortiment anzubieten,
da die Verbraucher diese Marken z. B. aufgrund der Bekanntheit der Marke erwarten.
Der Händler muss daher auch diese Marke in seinem Sortiment führen, um konkurrenzfähig zu sein. In diesem Fall darf der Hersteller eines solchen Markenproduktes nicht einzelnen Händlern die Belieferung verweigern, auch wenn er nicht marktbeherrschend im
Sinne der unter Abschnitt I. genannten Kriterien ist.
In den genannten Fällen ist eine Verweigerung der Belieferung nur zulässig, wenn sie durch
objektive Gründe gerechtfertigt ist.
5. Ausschließlichkeitsbindungen
Marktbeherrschende Unternehmen dürfen in den meisten Ländern nur unter engen Voraussetzungen Ausschließlichkeitsbindungen vereinbaren. Langfristige Alleinbezugsvereinbarungen von Kunden mit dem marktbeherrschenden Anbieter sind generell unzulässig.
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Kartellrecht
G | Verhalten in Verbänden und sonstigen Unternehmensvereinigungen
6. Kopplung
Der Bezug von Produkten darf seitens des marktbeherrschenden Lieferanten nicht mit der
Bedingung verknüpft werden, neben dem nachgefragten Produkt noch andere Produkte zu
beziehen, die unter sachlichen Gesichtspunkten nicht mit dem vertragsgegenständlichen Produkt
verbunden sind.
Die Teilnahme an Veranstaltungen von Verbänden und sonstigen Unternehmensvereinigungen
birgt ein besonderes kartellrechtliches Risiko. Dort ist üblicherweise eine Reihe von unmittelbaren
Wettbewerbern anwesend. Erfahrungsgemäß ist die Gefahr groß, dass es zwischen ihnen zu kartellrechtswidrigen Gesprächen kommt, entweder im Rahmen der offiziellen Veranstaltung oder im
„inoffiziellen“ Teil. Sämtliche Vereinbarungen und abgestimmten Verhaltensweisen, die nach dem
Kartellrecht verboten sind, sind unabhängig davon verboten, ob diese direkt mit Wettbewerbern
vereinbart werden, in separaten Treffen oder im Rahmen von Verbandstreffen.
Bei Verbandstreffen sollten folgende Grundregeln beachtet werden:
•Jedes Verbandstreffen sollte eine sprachlich klare formulierte und eindeutige Tagesordnung haben. Es darf nicht der Eindruck entstehen, die Teilnehmer hätten über wettbewerbsbeschränkende Themen gesprochen. Zu vermeiden sind beispielsweise Formulierungen wie „Erfahrungsaustausch zur Marktentwicklung“.
•Über das Treffen ist ein Protokoll anzufertigen. Treffen, deren Ergebnisse nicht in einem Protokoll festgehalten sind, sind in den Augen der Kartellbehörden besonders verdächtig, auch wenn
keine Kartellverstöße vorliegen. Bei der Abfassung des Protokolls ist ebenfalls darauf zu achten,
dass eine eindeutige Sprache verwendet wird, so dass keine Missverständnisse über den Inhalt
auftreten können. Wird trotz Aufforderung kein offizielles Protokoll erstellt, sollten Sie selbst
ein eigenes Protokoll erstellen und aufbewahren.
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Kartellrecht
G | Verhalten in Verbänden und sonstigen Unternehmensvereinigungen
H | Interner und externer Schriftwechsel
Sollte es im Rahmen von Veranstaltungen zu Gesprächen über kartellrechtswidrige Themen
kommen, müssen Sie hiergegen sofort protestieren und darauf bestehen, dass dieses Gespräch
sofort beendet wird. Wird dieser Aufforderung nicht unmittelbar Folge geleistet, müssen Sie
das Treffen sofort verlassen und darauf bestehen, dass dies im Protokoll vermerkt wird. Fertigen
Sie eine genaue Notiz über den Zwischenfall an und informieren Sie umgehend den Group
Compliance Officer.
Alles, was in einem Unternehmen schriftlich festgehalten ist, kann eines Tages von einer Kartell-
Achtung: Bei kartellrechtswidrigen Gesprächen reicht es nicht aus, sich lediglich passiv zu verhalten. Auch in diesem Fall haften Sie und das Unternehmen für den Kartellrechtsverstoß.
Sie werden so behandelt, als hätten Sie und das Unternehmen an dem Kartellrechtsverstoß
teilgenommen.
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behörde gelesen werden, sei es im Rahmen von Durchsuchungen, sei es dadurch, dass die Unterlagen der Behörde vorgelegt werden müssen.
Deshalb ist bei allen schriftlichen Äußerungen stets auf eine eindeutige und unmissverständliche
Ausdrucksweise zu achten. Unbedachte Formulierungen über Sachverhalte, die an sich kartellrechtlich unbedenklich sind, könnten anderenfalls ungerechtfertigte Verdachtsmomente auslösen.
Dies gilt insbesondere für den E-Mail Verkehr, bei dem typischerweise weniger auf exakte Formulierungen geachtet wird als bei anderen Formen des Schriftverkehrs. Auch ist zu beachten, dass
E-Mails sehr schnell und unkontrollierbar an einen sehr großen Personenkreis gelangen können.
Selbst gelöschte E-Mails können noch nach Jahren im EDV-System vorhanden sein bzw. wiederhergestellt werden. Mehrdeutige Formulierungen sind zu vermeiden. Beispiele:
•„Entsprechend dem allgemeinen Kostendruck in der Branche werden wir unsere Preise zum 1.1.
um 5 % erhöhen.“ Eine solche Formulierung erweckt den Anschein, als würden Sie die genauen
Kosten ihrer Wettbewerber kennen. Eine unproblematische Formulierung würde lauten: „Aufgrund der Erhöhung unserer Kosten werden wir die Preise zum 1.1. um 5 % erhöhen.“
•„Nach Lesen vernichten“; eine solche Formulierung zieht bei Durchsuchungen zwangsläufig die
Aufmerksamkeit von Kartellbehörden auf sich. Gleiches gilt für „geheim“, „vertraulich“ oder
„streng vertraulich“.
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Kartellrecht
H | Interner und externer Schriftwechsel
•Die Begriffe „marktbeherrschend“, „marktbeherrschende Stellung“ oder „dominante Position“, da
sie eine besondere kartellrechtliche Bedeutung haben;
•Äußerungen, die den Eindruck erwecken, es bestehe auf einem Markt kein Wettbewerb für das
Unternehmen wie etwa „wir sind unangreifbarer Marktführer“;
•Formulierungen, die auf den Ausschluss von Wettbewerbern deuten, wie etwa dass ein Wettbewerber „aus dem Markt“ gedrängt werden soll, dass der „Markzutritt eines Wettbewerbers“ zu
verhindern sei oder dass man „die Importe faktisch ausgeschlossen“ habe;
•Aussagen, die so verstanden werden könnten, als hätten Absprachen mit Wettbewerbern stattgefunden oder als habe es Versuche der Druckausübung in diese Richtung gegeben,
wie etwa „erklären Sie der XY GmbH, dass es nicht in ihrem Interesse ist, diese Produkte
in Deutschland zu vertreiben“;
• Formulierungen, wonach man sich „rechtswidrig“ verhalte oder verhalten habe.
Fazit: Die einzige Möglichkeit, kartellrechtliche Probleme zu vermeiden, besteht darin, keine
Kartellrechtsverstöße zu begehen!
I |Hinweise zum Verhalten bei Durchsuchungen durch die Europäische
Kommission oder das Bundeskartellamt
Allgemeine Hinweise
Kartellbehörden sind regelmäßig befugt, Durchsuchungen des Firmengeländes und unter Umständen sogar der Privaträume von Mitarbeitern durchzuführen, wenn ausreichende Verdachtsmomente für einen Kartellverstoß vorliegen. Zu diesem Zweck sind die Kartellbehörden befugt,
Einsicht in Dokumente zu nehmen, Kopien von Dokumenten anzufertigen, Dokumente und andere Gegenstände zu beschlagnahmen, und ggf. vom Personal mündliche Erläuterungen zu den
aufgefundenen Unterlagen abzufragen.
Bei Durchsuchungen, welche von Beamten der Europäischen Kommission oder des deutschen
Bundeskartellamtes durchgeführt werden, sollten Sie folgende Hinweise beachten:
• Informieren Sie umgehend die Geschäftsführung und den Group Compliance Officer;
•es besteht keine Verpflichtung zur aktiven Unterstützung der Durchsuchung; lediglich bei einer Durchsuchung durch die Europäische Kommission sind Fragen zu Dokumenten oder Tatsachen zu beantworten; bei Durchsuchungen des Bundeskartellamtes besteht keinerlei Auskunftspflicht;
•zeigen Sie sich kooperativ, was technische Unterstützung anbelangt (z. B. Hilfestellung beim
Auffinden von Räumen, Kopiermöglichkeiten);
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Kartellrecht
I |Hinweise zum Verhalten bei Durchsuchungen durch die Europäische
Kommission oder das Bundeskartellamt
•versuchen Sie unter keinen Umständen Unterlagen zu beseitigen. Machen Sie nur wahrheitsgemäße Angaben. Machen Sie nur Angaben zu Dingen, von denen Sie definitive Kenntnis haben und
vermeiden Sie Spekulationen;
•lassen Sie sich die Durchsuchungsanordnung übergeben und prüfen Sie sie. Stellen Sie die Identität
der Beamten fest und notieren Sie die Namen;
•begleiten Sie die Beamten oder stellen Sie Mitarbeiter zu deren Begleitung ab;
•kennzeichnen Sie die Ordner, die durchsucht wurden (praktischerweise zunächst beiseite stellen
und anschließend in eine Liste aufnehmen);
•fertigen Sie eigene Kopien der von den Beamten kopierten oder beschlagnahmten
Dokumente an;
•legen Sie gegen die Beschlagnahme von Dokumenten oder anderen Gegenständen
unbedingt Widerspruch ein;
• lassen Sie sich ein Protokoll von den beschlagnahmten Gegenständen aushändigen.
Compliance Manual
2nd Edition
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51
„An ethical conduct of business as well as compliance with all laws, including anti-corruption
law and antitrust law, is an absolute principle for the management of the Prym Group.
We have faith in the devotion of our employees and the quality of our products, and we
acknowledge the ideas of free markets, fair competition and our responsibilities vis-à-vis our employees, our customers and business partners. Violations of these ideas will not be tolerated and
will be sanctioned without exception.“
Andreas Engelhardt
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Jörg Fischer
Klaus Hilgert
Siegfried Kübler
Dr. Andreas Pleßke
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Ethical conduct of business
Prym operates worldwide and is a dynamic company whose success in competition is based on the
quality, performance and marketing of its products and the efforts of its employees. Therefore, we
acknowledge without any reservation the principles of an ethical conduct of business. Compliance with
all legislation, including anti-corruption and antitrust rules, in every country in which Prym products are
manufactured or distributed is, therefore, a main component of the Prym corporate policy.
Violations of law can harm the public reputation of a company over the long term and have dramatic
financial consequences for the company. Therefore, Prym expects from all employees that they
comply with all applicable legislation, wherever they are conducting business on behalf of Prym.
Our employees are personally responsible for compliance with these rules in their areas of responsibility. Therefore, they must acquaint themselves with the most important regulations.
Among these regulations, there are, inter alia, rules on fair competition / antitrust as well as rules on
anti-corruption. Both areas of law are covered by this Compliance Manual, which will help you in
avoiding any breaches and recognising ambiguous situations, in which you need to seek advice from
the Group Compliance Officer.
Antitrust violations as well as breaches of anti-corruption legislation not only are harmful to the
company, they also do not pay off for the individual employee. Any participation in violations can lead
to personal consequences, regardless of the position in the company, ranging from the obligation
to pay damages up to personal criminal liability in the form of fines or imprisonment. Prym will not
tolerate under any circumstances participation of employees in violations of any law. Every employee
who does not comply with any law must, therefore, anticipate the consequences under employment law,
including instant dismissal.
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The present Compliance Manual is addressed to the management and the following employees in all
Prym companies worldwide:
• managing directors and senior employees
• employees in all levels of procurement, distribution and export
• employees in marketing
• employees in the field of research and development
• employees in finance and controlling
This Compliance Manual serves as a guideline to help avoid violations of law and recognize critical issues
under antitrust or anti-corruption law in order to be able to obtain timely advice. It summarizes the main
principles of antitrust and anti-corruption regulations and contains the binding rules of conduct for all
colleagues worldwide. The operational business units are required to distribute the Compliance Manual
to their employees and to ensure as part of their management responsibility that any legal provisions
are complied with.
Please take the time to carefully work through the Compliance Manual. Please do not hesitate to contact
me in case of any questions.
Stolberg, January 2011
Tim Fischer, Group Compliance Officer
Fon: +49 (0) 2402 14 – 2459, Fax: +49 (0) 2402 14 – 2911
E-Mail: tim.fischer@prym.com
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Contents
Anti-corruption A Introduction B Directions 58
58
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Antitrust Law A Important basic rules in antitrust law B Consequences of violations of antitrust law 1. Fines against the company 2. Loss of reputation and value 3. Consequences for employees 4. Claims for damages 5. Invalidity of agreements 6. Searches / enforcement measures 7. Costs C Leniency rules D Dealing with competitors („horizontal agreements“) I. Agreements and concerted practices II. Agreements which are always prohibited 1. Arrangements on prices 2. Terms and conditions of contract 3. Market sharing 4. Boycotts 5. Agreements on capacity 6. Collusive tendering 64
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III. Exchange of information between competitors IV. Forms of cooperation with competitors which are permitted subject to restrictions E Dealing with customers and suppliers („vertical agreements“) I. Vertical fixing of prices and conditions II. Resale restrictions III. Exclusivity 1. Exclusive purchase agreements 2. Exclusive distribution agreements 3. Exclusive supply agreements 4. Selective distribution systems IV. Intellectual property F Abuse of a dominant position in the market I. When does a dominant position in the market exist? II. Abusive Conduct 1. Prices 2. Price discrimination 3. Loyalty rebates 4. Refusal to supply, assortment dependency 5. Exclusivity 6. Tying G Conduct in associations of companies and other business organizations H Internal and external correspondence I Instructions on conduct in the case of on-the–spot investigations
by the antitrust authorities Prym Group Compliance Programme
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Anti-corruption
Please note: This Compliance Manual is not a comprehensive representation of the areas of law
covered. In cases of doubt, the Group Compliance Officer must always be contacted.
A | Introduction
Corruption is a far-spread problem that occurs in all lines of business. The term corruption in
relation to commerce describes any activities that have as their goal to take undue influence
on decisions or actions in the course of business. Influence is taken by providing benefits to
individuals or groups of individuals, to which these individuals are not entitled and which create a
conflict of interests for these individuals. A benefit in this sense can be any benefit of economical
value, such as money, the provision of goods or services, but also any benefit, which is of intangible
value (e.g. a gain in social standing), such as awards, naming in publications, etc.
The classic example for corruption is bribery, e.g.: The payment of money to a public employee
in order to achieve a certain decision, the acceptance of gifts in order to continue to place orders
with a particular supplier in the future or the invitation to an expensive restaurant or an exclusive
venue in order to “facilitate” a certain purchase decision.
It is a distinguishing feature of corruption that the individual receiving a benefit is incited not
to use the due discretion normally employed but to be led by the provision of the benefit.
For example, a procurement manager of a company is under the duty to exercise his or her
discretion in making business decisions solely based on objective criteria (such as price, quality,
delivery time, etc.), bearing in mind the interests of the employer. His or her own interest may not
come into the business decision at all. It is this independent and objective decision making
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that is corrupted by the undue provision of benefits. This also is the decisive difference to other,
legal means to promote a beneficial decision by another individual, such as rebates, bonuses, improved payment terms, etc., which are beneficial to the employer, not the individual making the
decision.
Corruption is punishable in nearly all national legislations. Penalties range from fines to imprisonment. In all cases, it is the acting individual that is under a criminal responsibility. In addition, the
company may also be subject to severe fines as well as damage claims of the business partner.
For example, Siemens AG, in connection with the unprecedented series of corruption cases, has
reached a settlement with the U.S. Securities and Exchange Commission and the German public
prosecution services and agreed to pay a total sum of about 1.3 billion USD. In addition, it is now
facing claims for damages of its former business partners worldwide, which could amount to further
several billion USD.
59
Anti-corruption
B | Directions
In order to avoid any infringements of anti-corruption legislation, all employees of any company of
the Prym Group are required to observe the following rules:
1.Any payments or the provision of any gifts, goods or services to individuals or groups of
individuals outside of written and legal contractual agreements are prohibited. Insofar as payments are made under contractual agreements, they must not be made in cash and must be
provided with a clear reference text. All payments need to be properly documented and recorded.
2.The provision of other benefits is only allowable in so far as they conform to the usual
accepted practice in business dealings, do not exceed an adequate economical value and
cannot, under any circumstances, be expected to take any influence on the business
decision of the recipient.
Please note that public prosecutors take an increasingly stricter view on exactly what may be the
usual accepted practice in business dealings and what may be an adequate economical value.
In particular:
a)In principle, no birthday presents shall be given to business contacts. At the most, for
“milestone” birthdays or service anniversaries, small gifts of an economical value of no more
than 20 EUR (30 USD or equivalent) may be made.
b)No presents for Christmas or similar occasions must be made. A Christmas card, an email or a
telephone call are fully sufficient in these cases.
c)Business meals must not exceed an adequate value. In general, the total costs per person shall
not exceed 30 EUR (45 USD or equivalent).
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d)Costs for any leisure activities may not be paid.
e)Travel costs may be paid in so far as the journey of the business contact was justified for
business reasons. Hotel costs should not exceed 100 EUR (150 USD or equivalent),
depending on local price levels. Travel costs may only be paid for Economy Class or equivalent.
Under no circumstances may travel costs for accompanying spouses or relatives be paid.
f) Promotional gifts may be made if
i. their value does not exceed 20 EUR (30 USD or equivalent);
ii. they are intended to be used in the course of the recipient’s profession; and
iii.they are clearly recognizable as promotional gifts (e.g. bearing a trademark or logo of the
Prym Group, etc.)
On the other hand, it is of the utmost importance to Prym that its own employees also exercise
their good business judgment and carry out their respective functions in a strictly professional and
objective way and solely in consideration of Prym’s interests at all times.
1.Any benefits (gifts, services, leisure activities, etc.) offered by business contacts on birthdays, anniversaries, Christmas or similar occasions that exceed an estimated value of 20 EUR
(30 USD or equivalent) must be, politely and with reference to these rules, rejected.
Exceptionally, in cases where a rejection is not possible, for example because a gift has been
sent by mail, the received benefit must be reported to the management board, which will then
decide on the further course of action. In any event, the business contact needs to be informed
about these rules and politely asked to refrain from offering any further benefits in the future.
61
Anti-corruption
B | Directions
2.Own costs for business meals, leisure activities and travel costs should always be paid for
by the Prym employee. Where these costs have been incurred in the proper course of the
business, they will be reimbursed by the company (subject to applicable reimbursement
policies).
Any deviation from these rules in exceptional cases requires prior approval of the management
board.
In all cases of doubt, please contact the Compliance Officer.
When, in applying these rules, you should encounter awkward situations, for example because
your business contact appears to be expecting a benefit, the general recommendation is to
openly address the subject. Experience shows that most business contacts are aware of these
and similar rules and will in most cases react very understandingly.
62
63
Antitrust Law
A | Important basic rules in antitrust law
The analysis of individual acts or types of conduct under antitrust law often depends on the
circumstances of the specific case and can, therefore, be difficult. However, there are typical
types of conduct which normally constitute a violation.
Prohibited, risky and permitted types of conduct are designated as follows in this chapter:
Red Light:
Prohibited conduct – Stay away!
Yellow Light:
Risky conduct which might be prohibited under certain circumstances;
always consult the Group Compliance Officer in advance.
Green Light:
Conduct permitted under antitrust law.
64
Coordination between competitors is prohibited.
All types of coordination with competitors which have as their object or effect to harm competition are prohibited. This includes, for example, agreements about prices, offers, terms and
conditions of sale, production or sales quotas or about the allocation of customers, territories
or production programs. The prohibition applies not only to written agreements, but also to
so-called concerted practices, informal discussions or gentlemen’s agreements, which are
intended to restrict competition or which can have this effect. Each company must determine
its own conduct in the market independently (see in more detail on this point, D).
The excessive restriction of customers and suppliers is prohibited.
A company’s dealing with its customers and suppliers is also subject to antitrust scrutiny. In particular, restrictions on purchasers’ pricing or delivery conditions (geographic, personal or material restrictions) may give rise to antitrust issues. Exclusivity agreements with customers or suppliers can only be entered into within certain limits (see in more detail on this below under E).
The abuse of a dominant position in the market is prohibited.
Antitrust law prohibits the abuse of market dominance. For a company, which has a dominant
position in a given market, specific rules apply. The abuse of a dominant position can, for example, exist in the case of different treatment of customers without objective justification, the granting of loyalty rebates, refusals to deliver, enforcement of unreasonable procurement or sales
conditions or in the case of so-called tying (see in more detail on this point below under F).
65
Antitrust Law
B | Consequences of violations of antitrust law
A violation of antitrust law can have serious consequences both for the company as well as for the
employees involved.
1.Fines against the company
Antitrust authorities can impose very considerable fines against a company involved in a cartel.
Violation of European antitrust law can be fined with up to 10% of sales. The benchmark is not the
sales achieved in the affected market, but the total sales of the corporate group.
In recent years, the antitrust authorities have drastically increased the fines they have imposed
worldwide. Fines against individual companies in the amount of several hundred million euros
or US dollars and even exceeding one billion US dollars in recent times are no longer unusual
today, and the tendency is increasing.
For example, in the past the following fines were assessed:
2001 Vitamins cartel 790 million euros
2006 Synthetic rubber cartel 519 million euros
2007 Elevator cartel 992 million euros
2007 Gas isolated switches 750 million euros
2008 Car glass
1.380 million euros
2009 Paraffin wax
676 million euros
Furthermore, the antitrust authorities have intensified overall the enforcement of antitrust law so
that as a result of the combination of increasingly higher fines in specific cases and the growth in
the number of the investigated violations, the amount of the total fines imposed has drastically
increased.
The fines per year in proceedings of the European Commission:
2004
390 million euros
2005
683 million euros
2006
1,846 million euros
2007
2,017 million euros
2008
2,271 million euros
Where international cartels are involved or where arrangements in violation of antitrust law have
an effect in more than one country, the antitrust authorities in all affected countries can impose
their own fines without taking into account any penalties which may have been imposed elsewhere. A single cartel agreement can, therefore, be punished in multiple countries. This does not
depend on where the agreements were made; the decisive factor is in which countries they have
their effects (so-called “Effect Doctrine”). For example, if an agreement is entered into within
the EU which has effects in the US American market, the US American antitrust authorities can
impose a fine; in reverse, the European antitrust authorities do not take into account that a violation of antitrust law has already been punished with a fine in the USA.
Conclusion: There is no safe place for cartel arrangements!
66
67
Antitrust Law
2.Loss of reputation and value
The mere suspicion of having violated antitrust law can lead to long term harm to the reputation
of a company as a result of the negative publicity and, in consequence, to a loss of revenue. The
risk that the company must pay a high fine makes it more difficult to have access to sources of
financing and may have the result that necessary investments consequently must be postponed.
The position of the company in the market and also its value can suffer. This applies even more for
proven violations of antitrust law.
4. Claims for damages
Customers who have been harmed by a violation of antitrust law are entitled to damages against
the companies participating in the violation. In the USA, harmed parties even have the possibility under certain circumstances to claim treble damages or punitive damages which can be
many times the actually incurred harm. In Europe, the risk of claims for damages is increasing.
The German legislature has recently simplified the prerequisites for asserting damages.
3. Consequences for employees
In addition to the sanctions against the company, antitrust authorities can impose fines against the
individual employees involved. The German Federal Cartel Office for example can impose fines
of up to EUR 500,000. In some countries, violations of antitrust law are also punishable under
criminal law, for example in the United Kingdom, France, Germany (for bid rigging), Canada and
the USA. It is sufficient if an agreement has effects in these countries, i.e. the violation does not
have to been committed there. American courts do not hesitate to impose imprisonment in these
cases against employees of foreign companies. In 2006, imprisonment for participating in violations
of antitrust law was imposed in 19 cases in the USA.
Example: Cartel Damage Claims, a company which is specialized in acquiring individual claims
for damages under violations of antitrust law in order to bundle and enforce them before the
courts in the Member States of the EU, has filed a complaint before the District Court Düsseldorf
against six cement manufacturers in the amount of approximately EUR 152 million because of a
cartel. Before, the Federal Cartel Office had already assessed a fine against the defendants in a
total amount of more than EUR 660 million.
In addition to these personal consequences, the involved employees must bear the consequences
under employment law for their conduct (warning, dismissal or instant dismissal). In addition, the
employer may be able to assert claims for damages against the employees concerned.
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5.Invalidity of agreements
Contractual agreements which violate antitrust law are generally void and are not enforceable before the courts. Thus, if a party to such a contract is particularly interested in certain provisions of
a contract which violated antitrust law, there is no guarantee that the other party will comply with
these provisions. This can vitiate the economic rationale of the entire agreement for one of the
contracting parties.
69
Antitrust Law
6. Searches / enforcement measures
The enforcement of antitrust law is increasingly gaining in importance. Antitrust authorities worldwide are increasingly establishing special commissions to combat cartels. In order to discover and
prove violations of antitrust law, public authorities are being equipped with further reaching investigative authority.
These consequences clearly show: A violation of antitrust provisions never makes commercial
sense in any case, either for the company or for the individual employee. In addition, involved
employees must also be prepared for consequences under employment law and criminal law.
If an antitrust authority has a justified suspicion about a violation of antitrust law, it can order
searches („dawn raids“) at the suspected companies’ premises (and, if appropriate, also at the
homes of involved employees). Such searches not only disrupt normal business operations, but
also attract a considerable degree of public attention. The resulting harm to the good reputation of
a company is severe.
The antitrust authorities can also interview witnesses, in addition to the already mentioned searches of the involved companies and/or private rooms or homes, force the delivery of documents,
seize these documents and even search entire computer systems for data.
7. Costs
Investigation proceedings under antitrust law normally last for years and are conducted with a great
deal of effort. They bind a large amount of internal resources and result in high costs for external
advisors.
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71
Antitrust Law
C | Leniency rules
Even if an antitrust arrangement is not discovered by the investigations of antitrust authorities,
there is always the risk that one of the involved parties will inform the antitrust authorities on
its own initiative. In numerous jurisdictions, including the USA, the EU and Germany, there are
leniency programs which have clearly demonstrated themselves as being effective means to
discover violations of antitrust law. According to these rules, companies which voluntarily contribute to uncovering violations in which they participated receive either no fine or only a considerably reduced fine. Only that company receives a release from the fine which is the first company
to approach the antitrust authorities. Accordingly, there is always a chance that the other side to
an antitrust agreement will inform the antitrust authorities at some point in time in detail about
any committed violation.
Rule of experience: Every cartel is discovered at one point!
•An employee involved in an infringement of antitrust law is transferred or retires. He is replaced
by another employee who is not prepared to continue the illegal practice. The decision is made to
inform the antitrust authorities.
•An antitrust investigation takes place at one company. The company subsequently conducts an
internal examination in order to determine whether additional violations of antitrust law exist.
During the course of this investigation, illegal antitrust practice is identified and the decision is made
to inform the antitrust authorities about this.
Advice: Conduct yourself always in such a manner so that your actions can stand up to a critical
examination in public. If you have or obtain knowledge about practices illegal under antitrust
law, inform the Group Compliance Officer immediately. Please note that you are required to do so
under your employment agreement.
Experience shows that companies and private persons often make use of such leniency rules in
the following typical cases:
•A company involved in a cartel is acquired by another company. Within the framework of the due
diligence, a cartel is discovered and the antitrust authorities are informed in order to reduce the
risk of a fine or avoid a lawsuit after completion of the acquisition.
72
73
Antitrust Law
D | Dealing with competitors („horizontal agreements“)
The most important rule in antitrust law is that coordinating market conduct with competitors is
prohibited. Such arrangements belong to the most serious violations of antitrust law. The antitrust
authorities pay particular attention to them, and such violations are punished with particularly high
fines.
I. Agreements and concerted practices
Agreements or concerted practices which restrain competition between companies are generally
prohibited.
An “agreement” is any written, oral or other understanding between employees/representatives
of at least two companies about a practice which restricts competition. Written agreements are
typically contained in contracts. However, oral agreements or consent resulting from corresponding conduct is sufficient. The understanding does not have to be legally binding; any formal or
informal arrangement (“gentlemen’s agreement”) is sufficient. It is not necessary for the agreement to have actually been implemented. Simply the conclusion of the agreement is already
prohibited.
The prohibition on concerted practices covers every other form of coordinated conduct
between competitors. The difference to agreements consists only in that the participants abstain
from the beginning from a legally or factually binding effect of their arrangement. The intentional
adaptation to the requests of another company is sufficient.
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A typical form of concerted practice, for example, is the mutual exchange of information
between competitors, especially by the exchange of price lists or other data relevant for
competition. Coordination within associations, for example, in the context of association
meetings also falls in this category, as does the continued practice of a supposedly terminated cartel.
Example: At the dinner following an association meeting, competitor A says: „On 1
December, we must probably increase our prices by 1.5%“. Competitor B agrees that the
prices are no longer viable and „should really be increased in this amount“. Competitor
C does not say anything. On 1 December all three companies increase prices. But also
casual conversations on trade fairs or similar events may be regarded as illegal, e.g.:
“How is business?”
However, it is not a breach of law if price lists of a competitor are obtained from a customer
or from publicly accessible sources. However, no customer should be actively asked to
obtain a competitor’s price list. The source of the information should be noted on the
received document without delay so that the incorrect impression is avoided that the
information was obtained from the competitor itself.
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Antitrust Law
Resolutions of associations of companies which have as their object or effect the restriction of
competition are also prohibited. Everything that must not be coordinated between competitors
must also not be resolved or discussed in associations or other groups. For example, resolutions
of associations on pricing policies of their members or resolutions leading to the exclusion of
non-members from the market are prohibited. It is not necessary that the resolution is legally
binding. Recommendations or circulars to members can also constitute resolutions in breach
of antitrust law.
Example: An association in the processing industry recommends to its members that they only
obtain deliveries from suppliers which are members in a sister association.
II.Agreements which are always prohibited
Agreements, concerted practices or resolutions of associations of companies are always
prohibited if they have the following content:
1.Arrangements on prices
Any direct or indirect coordination of prices or individual components of prices between
competitors is always prohibited. This includes all agreements in which competitors agree on
an increase, reduction or stabilization of prices, for example, the fixing of minimum prices,
price increases, price targets or setting a price range. It is sufficient if the agreement relates to
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individual elements of the price, for example, certain rebates, margins or discounts.
Arrangements about procurement prices are also prohibited agreements on prices.
2.Terms and conditions of contract
Agreements between competitors about other contractual terms and conditions used
for customers or suppliers, such as terms of payment, credit, delivery period, transportation terms, guarantees and warranties, after sales service, etc. are also prohibited.
3. Market sharing
Agreements are also prohibited under which competitors partition markets, be it
according to products or their manufacturing, according to territories, according to
the type and volume of customers, according to quotas or otherwise.
4. Boycotts
Agreements with competitors about not entering into transactions with certain suppliers
or customers are prohibited. In addition, dominant companies which refuse to enter into
business relationships with certain companies must be able to provide an objective reason
for this. A permissible objective reason, for example, could be a documented poor payment history of a particular customer.
5.Agreements on capacity
Agreements on capacity which, for example, include agreements on production or sales
volumes, about future investments or refraining from future investments, are prohibited.
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Antitrust Law
6. Collusive tendering
The submission of coordinated bids in the course of tender offers conducted by public bodies or
by private companies is a serious violation of antitrust law which is also prosecuted under criminal
law in some countries (for example, in Germany).
III. Exchange of information between competitors
The exchange of information with regard to market relevant data between competitors can be
prohibited if it represents the basis for coordinated conduct between competitors or if it eliminates uncertainty about the market conduct of the involved competitors. This also applies if no
further reaching arrangements are made in conjunction with the exchange of information.
Therefore, every exchange of information with competitors about commercially sensitive facts is
prohibited, as is the exchange of information which makes the conduct on the market transparent.
This involves especially information about prices, sales figures, costs, corporate planning, investments and capacity which is not publicly accessible.
Compared to this, market information systems which prepare compiled information about market
data in sufficiently anonymous form can be permissible. Individual data or data which is capable
of being individualized for the past can only be made accessible after a sufficient time has passed.
Normally, one year between collection of the data and its publication is considered sufficient.
It is permissible for you to receive information about your competitors from customers,
from publicly accessible sources or from market research companies. The sources of such
information should always be documented.
Advice: Be extremely reserved when forwarding information to competitors! If in doubt,
contact the Group Compliance Officer. Never provide current price lists, terms of delivery,
corporate planning or strategy papers to competitors! Also, do not verbally provide any
such information!
IV. Forms of cooperation with competitors which are permitted subject to restrictions
The following described types of conduct are problematic under antitrust law, but
they can be permissible in specific cases. Without a prior examination by the Group
Compliance Officer, you cannot engage in any negotiations about these matters or
enter into agreements about them with competitors.
• Supply of products to competitors
• Contracting with a competitor for the distribution of Prym’s own products
• License agreements with competitors
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79
Antitrust Law
•Joint production agreements: Under such agreements, competitors either jointly produce
certain products, or one of the competitors acts as a supplier for another competitor.
•Specialization agreements: Under such agreements, the parties agree on stopping production of
a product and obtaining the product from the other party. Such agreements can be permissible
under European law if the combined market shares of the parties are less than 20% and certain
other prerequisites are satisfied.
Please note: At all times, any exchange of information in the context of permissible cooperation
with competitors should be limited to the absolute minimum required for the performance of
such cooperation. As this is a very sensitive subject, please always contact the Group Compliance
Officer for advice!
•Agreements on joint research and development: They are often permissible even between
competitors to the extent that they are not connected to certain restraints on competition and the
joint market share of the involved companies does not exceed certain threshold values. Above
a joint market share of 25%, R&D agreements between competitors are permissible in Europe
only in exceptional circumstances.
•Joint procurement: This can be permissible under certain circumstances if the involved companies
are not major market participants on the procurement side and the joint procurement leads to
increases in efficiency.
80
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Antitrust Law
E | Dealing with customers and suppliers („vertical agreements“)
Agreements with customers and suppliers are referred to as vertical agreements because the parties are active at different levels of production and distribution.
I. Vertical fixing of prices and conditions
Agreements under which the supplier dictates to its customer the prices at which the customer
can resell the delivered goods are prohibited.
It is sufficient to constitute resale price maintenance if the supplier puts pressure on the customer
(threats, delayed or suspended delivery) or grants incentives to the customer to sell the delivered
products at the „recommended“ prices. For example, this would be the case if the seller grants
the purchaser rebates or reimbursements subject to the condition that a certain price level
is maintained. Benefits granted retroactively can also constitute a prohibited incentive if the customer could anticipate them on the basis of previous practice or can rely on them in the future. A
formal agreement about this type of conduct is not required.
Example: The payment of a good-conduct bonus for „Caution in pricing“ by a department
store is prohibited.
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A careful analysis is required where certain conditions for selling of the products are imposed on an intermediate dealer, e.g. a specialized wholesaler. The obligation of intermediate dealers to institute price control systems such as, for example, bonuses for compliance with recommended prices at the level of the retail trade, is prohibited indirect resale
price maintenance.
In the case of moderate market shares (below 30%), both binding maximum prices
as well as price recommendations are permitted. This also applies for most-favored
customer clauses in which the producer undertakes to grant its customer the most beneficial prices. In the case of price recommendations, attention must be given that this must be
done without any pressure or other influence on the part of the seller. However, providing
lists with price recommendations or maximum prices is not itself prohibited.
In the case of customers who are required to have a sole source of supply, the following
agreement is conceivable: The customer has the possibility to accept the better offer from
a competing supplier if the customer has previously informed its exclusive supplier about
the better offer and the supplier is not prepared to conclude a contract at equally beneficial conditions (so-called “English clauses”). These clauses are normally permissible if it is
ensured that the identity of the competing supplier is not disclosed. However, this does
not apply for market dominant companies (see below on this point, Section F II 1).
83
Antitrust Law
II. Resale restrictions
Restrictions on the territory in which the customer can further sell the purchased products
or which limit the group of customers of the reseller are generally prohibited. In the case of
moderate market shares, i.e. market shares below 30%, such restrictions can be permissible under
European and German law under certain conditions.
In this context, a difference must be made between so-called active and passive sales. In the
case of active sales, the seller actively approaches the customers in the territory of another
distributor, using advertising and market presence. In passive sales, customers from outside of the
contract territory approach the seller without the seller having actively made efforts to obtain the
customers as described above.
The producer or supplier must permit passive sales in its distribution system without any restrictions. For example, the supplier cannot prohibit its wholesaler in Great Britain from supplying a
retail dealer in Belgium if the retail dealer has ordered the product without being solicited by the
wholesaler in Great Britain. The situation is different in the case of active sales. The producer or
supplier can prohibit its dealers from actively selling in territories which the producer or supplier
has exclusively granted to another dealer or has reserved for itself. For example, the producer
or supplier can prohibit its English wholesaler from specifically approaching and delivering a retail
trader in Belgium if the producer or supplier has assigned Belgium to another wholesaler.
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Restrictions on territory or customers can also be achieved using indirect measures with
which the reseller is supposed to be prevented from further selling the products to certain
customers. Potential measures are, for example, refusing or reducing premiums, refusing or reducing delivered volumes, restraining delivered volumes to the demand in the
restricted territory or the restricted group of customers or threatening to terminate the
contract. These methods are more likely to be considered as prohibited restrictions if at
the same time a monitoring system is operated, for example, by using different labels, serial
numbers or own brands with which the actual destination or group of customers of the
supplied goods could be controlled.
Conclusion: If sales to certain groups of customers or into certain territories are intended to
be restricted, always seek prior advice from the Group Compliance Officer!
III. Exclusivity
It can be in the interest of a customer to cover a large portion or even its entire demand
for certain products with a single supplier. It is also conceivable that a supplier can be
interested in distributing its products through a single customer, e.g. one central wholesaler in a country. Such agreements can be permissible if the participating companies are
not dominant in the market. However, the permissibility depends on numerous individual
conditions, e.g. the degree of the binding restrictions, the duration of the agreement or the
commercial necessity of the agreement. Therefore, the Group Compliance Officer must be
consulted in all cases prior to concluding any such agreement.
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Antitrust Law
Recommendation: Always coordinate the conclusion of contracts containing exclusivity rules with
the Group Compliance Officer in advance. Please note that in contract negotiations involving exclusivity that no excessive pressure must be put on suppliers or customers in order to have them
agree to exclusivity.
1. Exclusive purchase agreements
There are different types of exclusivity restrictions:
By exclusive purchase agreements, the customer undertakes to obtain all or nearly all of his requirements of a specific product from a single supplier.
These agreements can be permissible under European and German law if the market share of the
supplier is below the threshold value of 30% and certain additional requirements have been met,
each of which requires careful examination in the specific case. Please note that beginning with
purchase quota exceeding 80% of a customer’s annual demand, the permissibility requirements
for exclusive purchase agreements have to be met.
Agreements under which the customer is prevented after expiration of the supply agreement
from sourcing certain products from the supplier’s competitors or from producing them itself or
from selling them are prohibited.
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Agreements in which a wholesaler, e.g. in the Netherlands, is required to exclusively source products from the Dutch subsidiary or branch of the producer can be
permissible in the case of moderate market shares (below 30%). However, such an agreement must not result in parallel imports from other member states being prohibited. An
exact examination in the specific case is, therefore, essential.
Note: Agreements having the purpose or effect of protecting national markets in the
European Union and preventing parallel imports are prohibited.
2. Exclusive distribution agreements
In the case of an exclusive distribution agreement, the supplier of a product undertakes
to only sell it to one single customer in a certain territory for the purpose of reselling
the product. Care must be taken that passive sales (see above, in Section II.) may not be
restricted. The agreements can be permissible if the supplier does not have a market
share of more than 30%.
3. Exclusive supply agreements
In the case of an exclusive supply agreement, the supplier agrees to deliver a certain product to only one single customer. These agreements can be permissible under
European law if the customer does not represent the demand for more than 30% of this
product in the market. In this situation an examination of the individual case is essential.
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Antitrust Law
F | Abuse of a dominant position in the market
4. Selective distribution systems
In a selective distribution system, the distributors are selected according to certain criteria. Only
dealers who satisfy these criteria are authorized to be distributors and are supplied by the supplier. Selective distribution systems can be permissible under certain circumstances if there are
sufficient reasons for the necessity of selective distribution. Cross deliveries between the authorized distributors may not be restricted in selective distribution systems. Restrictions on actively
selling (to end consumers) are not permissible in selective distribution systems.
A further type of conduct violating antitrust law consists of abusing a dominant position in the
market. Companies having a dominant position in the market may not use their dominant position
to inappropriately hinder other competitors or exploit the customers or otherwise treat them
unfairly. Market dominant companies are, therefore, subject to stricter requirements concerning
their conduct than other companies.
IV. Intellectual property
Contracts concerning intellectual property and intellectual property rights, e.g. trademarks and
patents, mostly require complex contractual solutions which can also raise issues relating to competition and anti-trust law. It is, therefore, essential that the Group Compliance Officer already be
involved in the contract negotiations.
Recommendation: In those areas in which Prym has a dominant position, particular care must
always be taken in dealing with competitors and customers. In the case of doubt, contact the
Group Compliance Officer.
I. When does a dominant position in the market exist?
Market dominance is not always easy to identify and is defined differently in different legal systems.
However, there are certain indications for market dominance which must be observed. This includes the following criteria:
• the company has a large market share;
• small market shares of the competitors;
• low power of the customers on the demand side;
•strong position of the company compared to the competitors, e.g. as the result of technical
advantages, a particularly powerful distribution system, size, reputation;
• limits on market entry, e.g. due to a high level of investment in production or distribution.
88
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Antitrust Law
As this selection of criteria shows, a dominant position in a market can only be determined
taking into account all circumstances in the individual case.
Rule of Thumb: Initially look at the market share. If it is below 25%, there is generally no
dominant position. The further the market share exceeds 25%, the more likely it can be assumed
that there is a dominant position. In the case of market shares of one third and more, a dominant
position in the market is presumed, for example, in Germany.
II. Abusive Conduct
The circumstance that a company is market dominant is as such not illegal. Companies in a dominant position, however, must comply with stricter rules in their conduct in the market compared
to their competitors. They may not hinder their competitors in the market or exploit customers
or suppliers or otherwise harm them.
In Germany certain specific restrictions also apply to companies which have a top level position
on the basis of their trademark or their reputation without being dominant. If their customers
in their role as dealers are required to carry products with this trademark, it is not permitted to
restrict deliveries to individual dealers without objective justification (so called „assortment-based
dependency“, see below under Point 4.)
90
The following outlines the most important examples for abusive conduct:
1. Prices
The prices of a dominant company in the market must not be either excessively high (exploiting customers) or excessively low (forcing out competitors).
If a dominant company establishes prices for its products below marginal costs in order to
force competitors out of the market or to keep competitors from entering the market, this
constitutes an abusive, predatory price strategy.
Companies in a dominant position also must not impose excessively high prices, e.g. by
using excessive margins.
2. Price discrimination
Dominant companies are prohibited from charging their customers different prices if
this different treatment is not objectively justified. Objective justification can exist, for
example, if one customer sources much larger volumes compared to other customers
or makes payments more promptly.
91
Antitrust Law
Example: A dominant company may grant linear structured volume rebates. The difference
between the individual rebate levels should not be too large in order to avoid unequal treatment with the same rebate level. Rebate systems in which the rebate disproportionately increases with the volume of purchased products are not permissible, as through such systems
the dominant company uses a prohibited incentive for its customers to cover as large a portion
of their requirements as possible through the company.
3.Loyalty rebates
Loyalty rebates are problematic under antitrust law if they are granted by dominant companies.
Such rebates create incentives for the customers to cover as large a relative portion of their
requirements as possible through one supplier. Loyalty rebates within this meaning generally
include all rebates which are not exclusively based on purchased volumes. Granting other benefits
is also problematic when this is done for the purpose of binding customers as much as possible
because such arrangements are factually equivalent to exclusivity agreements.
Example: Graduated rebate levels based on the portion of products of the market dominant
company in the total sales in the customer for the relevant product area.
92
4. Refusal to supply, assortment dependency
As a general rule, every company can freely decide which customers it supplies and which
not. However, in certain situations, a company can be required to supply a customer.
This applies in the case of a dominant supplier if the customer needs to rely on this source.
However, in some countries (e.g. Germany) such an obligation to supply can also result
from circumstances other than dominance. Certain small or mid-size trading companies
can find it necessary to offer certain brands in their assortment of products because the
consumers expect these brands to be available, e.g. as a result of the popularity of the
brand. Therefore, the dealer must also have this brand in its assortment in order to be
competitive. The supplier may not refuse to deliver such a branded product to individual
dealers in such circumstances, even if the supplier does not have a dominant position
according to the criteria described in Section I above.
A refusal to make deliveries in such cases is only permissible if it is justified by objective
reasons.
5. Exclusivity
Market dominant companies can only enter into exclusive agreements under narrow
preconditions in most countries. Long term exclusive purchase agreements with customers of the dominant supplier are generally prohibited.
93
Antitrust Law
G | Conduct in associations of companies and other business organizations
6. Tying
The sourcing of products may not be subject to a condition imposed by the market dominant
supplier that other products are also sourced in addition to the requested product if there is
no connection with the contractual product based on objective standards.
The participation in events of associations of companies and other business organizations involves
particular risks under antitrust law as normally a number of direct competitors are present at such
events. Experience shows that the risk is great that discussions violating antitrust law can occur
there, either in the course of the official event or in the „unofficial” part. All agreements and concerted practices prohibited under antitrust law are prohibited without regard to whether they are
agreed directly with competitors in separate meetings or in the context of meetings of associations.
The following basic rules are to be observed at meetings of associations:
•Every meeting of an association should have a clearly drafted and unambiguous agenda.
No impression should arise that the participants had discussed topics involving restraints
on competition. Phrases such as „experience on market developments“, for example,
should be avoided.
•Minutes of the meeting must be prepared. Meetings where the results are not recorded are
particularly suspicious in the eyes of the antitrust authorities, even if there is no violation of
antitrust law. When drafting the minutes, attention should also be paid that unambiguous language is used so that no misunderstandings can arise about the content. If no official
minutes are prepared despite requesting them, you should yourself prepare and retain your own
written record.
94
95
Antitrust Law
G | Conduct in associations of companies and other business organizations
H | Internal and external correspondence
If discussions arise during the course of an event about topics which are in violation of antitrust
law, you must immediately protest about this and insist that the discussion be immediately ended.
If this request is not immediately complied with, you must instantly leave the meeting and insist
that this be recorded in the minutes. Immediately prepare a detailed memorandum about the
incident and immediately inform the Group Compliance Officer.
Everything
Caution: In the case of discussions in violation of antitrust law, it is not sufficient for you to remain passive. Even then, you and the company are liable for the violation of antitrust law. You
will be treated as if you and the company had participated in the violation of antitrust law.
96
which is recorded in writing in a company may one day be read by an antitrust
authority, be it during the course of searches or be it because the documents must be presented
to the authorities.
Therefore, attention must always be paid in all writing that clear and unambiguous language is
used. Unconsidered language about sets of facts which are not of any concern under antitrust law
could otherwise trigger unjustified suspicions. This applies especially to e-mail correspondence
where typically less attention is paid to exact drafting than with other forms of correspondence.
Attention must also be given to the fact that e-mails can very quickly be circulated to a large group
of persons without any control. Even deleted e-mails can still exist for many years in the IT system
or can be recovered. Ambiguous phrases are to be avoided. Examples:
•“In accordance with the general cost pressure in the industry, we will increase our prices on
1 January by 5%.” Such language may appear as if you knew the exact costs of your competitors. Phrasing which is not problematic would read: “As a result of the increase in our costs,
we will increase the prices on 1 January by 5%.”
•“Destroy after reading”; such a phrase necessarily draws the attention of antitrust authorities to it
in the case of searches. This also applies for “secret”, “confidential” or “strictly confidential”.
•The terms “dominant”, “market dominance” or “dominant position” should be avoided because
they have a particular meaning under antitrust law;
97
Antitrust Law
H | Internal and external correspondence
•Expressions which create the impression that there is no competition in a market for the
company such as, „We are the unchallenged market leader.“
•Phrases which indicate excluding competitors such as, for example, that a competitor is supposed
to be „forced out of the market“, that the „market entrance of a competitor“ must be prevented
or that one has „actually excluded imports“;
•Statements which could be understood to mean that discussions with competitors had taken
place or that attempts to assert pressure in this direction had been made, such as, „Tell XY
Corp. that it is not in their interest to distribute these products in Germany.“
• Phrases indicating that one is acting or has acted „illegally“.
Conclusion: The only possibility to avoid problems under antitrust law consists in not
committing any violations of antitrust law!
I |Instructions on conduct in the case of on-the–spot investigations
by the antitrust authorities
General Instructions
Anti-trust authorities are normally authorized to conduct on-the-spot investigations on company premises and under certain circumstances even in the private property of employees if
there are reasonable grounds for suspicion that a violation of anti-trust law has occurred. The
anti-trust authorities have the authority in this context to review documents, prepare copies of
documents, seize documents and other items and, if appropriate, ask personnel to orally explain
the discovered documents.
In the case of investigations conducted by officials from the antitrust authorities, you should comply with the following instructions:
• inform management and the Group Compliance Officer immediately.
• there is no obligation to actively support the investigation.
•demonstrate cooperation with regard to technical support (e.g. helping to find rooms and copy
facilities).
•do not try under any circumstances to get rid of documents. Make only truthful statements.
Only make statements about matters of which you have definite knowledge and avoid
speculation.
98
99
Antitrust Law
I |Instructions on conduct in the case of on-the–spot investigations
by the antitrust authorities
•have the search warrant given to you and check it. Make written note the identity of the
officials and their names.
• accompany the officials or make employees available to accompany them.
•mark the files which have been searched (as a practical step, first put them aside and then
include them in a list).
• prepare your own copies of documents which have been copied or seized by officials.
• make absolutely sure that you object to the seizure of documents or other items.
• obtain a written record of the seized items.
100
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Tel. +49 24 02 / 14 - 01
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