Mentorenhandbuch - Friedrich-Schiller

Sommer 2016
INTERNATIONALES BÜRO
Mentorenhandbuch
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Inhalt Content
1. Kontakt zu Ihren Mentees aufnehmen Contacting your mentees ....................................................... 8
2. Anreise- und Betreuungszeit Arrival and mentoring ........................................................................... 8
3. Einschreibung (Immatrikulation) Enrolment (Immatriculation)......................................................... 11
4. Anmeldung Rechenzentrum Registration Computer Centre .............................................................. 12
5. Anmeldung beim Bürgerservice Registering at the central citizens' office ......................................... 13
6. Nachweis der Krankenversicherung (KV) Proof of health insurance .................................................. 14
7. Kontoeröffnung bei der Bank Opening a bank account..................................................................... 17
8. Zahlung des Semesterbeitrags Payment of semester fees................................................................ 18
9. THOSKA Thoska .............................................................................................................................. 19
10. Anmeldung Ausländerbehörde (AB) Registration Immigration Office ............................................. 20
11. Anmeldung in der ThULB Registration for the ThULB Library .......................................................... 22
12. Stundenplan, Kurs-/Prüfungsanmeldung Course selection, exam registration ................................. 22
13. Mietvertrag abschließen Rental agreements.................................................................................. 25
14. Sport Sports .................................................................................................................................. 26
15. Haftpflicht- und Unfallversicherungen Liability and accident insurance .......................................... 27
16. Jobben: Arbeitserlaubnis Are Mentees allowed to work? ............................................................... 29
17. Tipps zur Kommunikation/Mediennutzung Tips for communication ............................................... 29
18. Hilfe und Beratung Help and counselling ....................................................................................... 30
19. Abreise Gaststudierende: Exmatrikulation Guest students' departure: Exmatriculation ................. 30
20. Nützliche Internetseiten
Useful links ........................................................................................... 32
21. Anhänge Appendices .................................................................................................................... 33
Anhang Appendix 1: Termine / Dates .................................................................................................................................................. 33
Anhang Appendix 2: Abreise-Checkliste (Gaststudierende) Departure checklist (Guest students) .................................................. 34
Anhang Appendix 3: Sachbearbeiterinnen Studentenwerk Wohnen Staff Studentenwerk housing ................................................. 35
Anhang Appendix 4: Wohntutoren Resident advisers ....................................................................................................................... 36
Anhang Appendix 5: ERASMUS-KoordinatorInnen ERASMUS Coordinators ..................................................................................... 37
Anhang Appendix 6: Aufenthaltstitel („Visum“) Residence Permit ("Visa") ..................................................................................... 38
Anhang Appendix 7: Betreuungszeitplan/Checkliste / Mentoring timeline/ checklist ...................................................................... 41
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Liebe Mentorinnen und Mentoren! 1
Herzlichen Dank, dass Sie sich im Mentorenprogramm des Internationalen Büros (IB) engagieren
ein bis vier internationale Studierende betreuen werden. Ihre Unterstützung schätzen wir sehr.
Um den ausländischen Studierenden den Studienstart in Jena zu erleichtern, bieten Sie als Mentoren Ihre Hilfe an. Sie begleiten die Studierenden zu Ämtern und Behörden, insbesondere zum Bürgerservice, zur Immatrikulation, zur Bank, zum Studentenwerk oder zur Anmeldung im Rechenzentrum. Ebenso hilfreich ist es, wenn Sie ihre Mentees beim Stundenplanbau unterstützen und
ihnen einen Einblick in das studentische Leben in Jena verschaffen.
Dieses Mentorenhandbuch ist ein Leitfaden, an dem Sie sich orientieren sollten. Es beinhaltet Ihre
Mentorenaufgaben, erläutert welche Dinge Sie ggf. vor Ankunft der Studierenden bedenken müssten und in welcher Reihenfolge Sie mit den Studierenden nach deren Ankunft alle notwendigen
und freiwilligen Wege gehen sollten. Wenn Sie die Reihenfolge einhalten, vermeiden Sie Probleme
bei Behördengängen und Mehrfachbesuche. Sie finden in diesem Handbuch außerdem wichtige
Ansprechpersonen, Adressen und Öffnungszeiten (die aktuelle Broschüre gibt es immer unter
www.uni-jena.de/ib_mentoren).
Wir haben uns bemüht, Ihnen Studierende 'zuzuteilen', deren Sprache Sie sprechen oder deren
Fach Sie studieren. Sollte dies nicht möglich gewesen sein, bitten wir Sie um Verständnis. Wir haben, soweit möglich, Anregungen aus früheren Semestern aufgenommen und umgesetzt. Wenn
Sie Verbesserungsvorschläge bezüglich der Arbeit des Internationalen Büros (IB) oder dieses Leitfadens haben, sind uns diese immer sehr willkommen.
Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Mentorentätigkeit und bedanken uns im Voraus ganz
herzlich für Ihr Engagement.
Ihr Internationales Büro 
Dear Mentors,
A sincere thank you for participating in the International Office’s (IO) mentoring programme and
for agreeing to assist one to four international students. Your support is very much appreciated.
To facilitate the international students’ start at the FSU, mentors offer assistance, e.g. by accompanying them to various offices and authorities, including the central citizens' office, enrolment,
the bank, the Studentenwerk, and the computer centre. It is also recommended to help your
mentees with creating a course schedule and giving them an insight into Jena’s student life.
This handbook is meant to give you some orientation. It lists your mentoring tasks, describes what
should be done before students arrive, and in what order tasks should be completed after their
arrival. Following the suggested order will avoid problems at or multiple visits to the various offices. Important points of contact, addresses, and opening hours are also included (the most current
information is always available at www.uni-jena.de/en/IB_Mentoren).
You should know that we have tried to match you with students who speak the same languages or
who study the same subjects. We appreciate your understanding if this adequate matching has
not been possible. We have also tried to implement mentors’ feedback from previous semesters
to continuously improve this handbook. Let us know if you have further suggestions for improvement with regard to the work of the International Office or this handbook.
Enjoy your mentoring experience and thank you in advance for your commitment.
Your International Office Team 
1
Im Handbuch wird teilweise aus sprachökonomischen Gründen, insbes. bei Pluralformen, stellvertretend für beide
Geschlechter das männliche Substantiv verwendet. Wir bitten um Verständnis.
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Noch ein Wort zur Anfangsbetreuung des IB Mentorenprogramms
Ausländische Studierende, die neu an die Universität Jena kommen, erhalten kostenlose Unterstützung bei allen Dingen rund um die Immatrikulation. Erfahrene studentische Mentoren begleiten sie zu relevanten Einrichtungen, geben Tipps und sind Ansprechpartner für verschiedenste
Fragen zum Studienstart. Es soll aber auch um einen interkulturellen Austausch gehen und darum,
dass die Neuankömmlinge sofort einen vertrauten Ansprechpartner an einem für sie noch fremden Ort haben. Als Mentoren tragen dazu bei, dass sich die neuen Studierenden schnell einleben
und gut an der Universität und in der Stadt zurechtfinden.
Als Mentoren müssen Sie
-
Zeitnah Kontakt aufnehmen mit Ihren Mentees
Dem Koordinationsteam rückmelden, wenn kein Kontakt zustande kommt
Fragen der Mentees weitestgehend beantworten, bzw. an entsprechende Stellen verweisen
Die Immatrikulation begleiten und unterstützen
Wichtige Behördengänge begleiten
Sich Zeit nehmen für die Betreuung Ihrer Mentees und auf Anfragen zeitnah reagieren
Respektvoll miteinander umgehen
Als Mentoren können Sie
-
Ihre Mentees am hiesigen Bahnhof/Busbahnhof/u.ä. abholen und zur Unterkunft bringen
Bei der Wohnungssuche/bei Mietvertragsunterzeichnung behilflich sein
Bei der Wahl der Versicherungen unterstützen
Bei der Anmeldung in der Bibliothek behilflich sein
Mentees über einen längeren Zeitraum hinweg betreuen
Auf die Fachbetreuung des IB Mentorenprogramms verweisen, wenn Mentees Fragen haben
zu ihrem speziellen Fach oder Schwierigkeiten bei Klausuren/Prüfungen/etc. befürchten
Als Mentoren sollten Sie niemals
-
Bürgschaften übernehmen und in finanzielle Vorleistungen gehen
Verträge unterzeichnen
Ihr RZ-Login weitergeben
Scheuen Sie sich nicht, Ihre Grenzen klar abzustecken. Wichtig ist hier, der Ton macht die Musik
und man sollte die Dinge offen benennen, so dass alle auf dem gleichen Stand sind und keine falschen Erwartungen entstehen. Die Studierenden sind informiert darüber, dass die Mentorentätigkeit ein Ehrenamt ist und Sie als Mentoren aus Freude am Umgang mit Studierenden aus aller
Welt Ihre Hilfe und Unterstützung anbieten. Nichtsdestotrotz kann es natürlich vorkommen, dass
die Chemie nicht immer stimmt. Gern unterstützen wir Sie bei Fragen und Unsicherheiten. Kontaktieren Sie uns bitte und wir finden eine Lösung. Ansonsten ist die Erfahrung als Mentor eine sehr
schöne und wir wünschen Ihnen viel Freude dabei. Schön, dass Sie dabei sind!
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A word on the Arrival Mentoring of the IB Mentoring Programme
International students, who are new to the university, can register to receive free of charge support with all matters concerning enrolment. Experienced student mentors take students to all relevant offices, provide assistance and advice and can be contacted for various questions revolving
around the beginning of their studies. The program is also meant to enhance intercultural exchange and to provide a reliable contact at a still foreign place. As mentors, you contribute to
making the new students feel comfortable in a new environment and to making them familiar with
the university and the city.
As mentors, you have to
-
Get in touch with your mentees right away
Inform the coordination team in case of contact problems
Answer your mentees’ questions as far as possible, or refer to respective people and offices
Support enrolment
Accompany your mentees to important offices
Take time for your mentees and react to inquiries right away
Handle mentees with respect
As mentors, you can
-
Pick up your mentees from the local train or bus station and take them to their residence
Support signing housing agreements or assist finding housing
Support finding adequate insurance
Support library registration
Maintain your mentoring relationship for a longer period of time
Advice your mentees to sign up for academic mentoring if they have questions specifically
relating to their studies or fear problems with exams or other academic issues
As mentors, you should never
-
Accept guarantee and provide payments
Sign contracts on behalf of your mentees
Provide your computer login
Don’t hesitate to clearly state your limits. What’s important is how you say it and that things are
spoken out so that everyone involved is on the same page and false expectations are being avoided. Students are informed that your mentoring service is voluntary and that you offer your assistance because you enjoy being with students from around the world. Nevertheless, it is possible
that there is no chemistry between you and your mentee. Just be aware of that. We are happy to
assist you should you have questions and uncertainty. Just contact us and together we will find a
solution. Overall, the mentoring experience is a pleasant one and we wish you much joy. Great
that you are part of the team.
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gut zu
wissen
Das Internationale Büro ist erster Ansprechpartner für die knapp 2.000 Studierenden
der FSU Jena mit ausländischer Staatsangehörigkeit, die kein deutsches Abitur haben, sogenannte „Bildungsausländer“. Deutsche und Bildungsinländer werden vom
StudierendenServiceZentrum (SSZ) verwaltet. Seit dem 1. Juni 2015 werden einige
Angelegenheiten der Bildungsausländer ebenfalls vom SSZ bearbeitet, wie z. B. Änderungen der Studierendendaten, Fach- und Studiengangswechsel, Beurlaubung sowie Exmatrikulation.
Gaststudierende sind Studierende von Partnerhochschulen oder Stipendiaten, die
nur 1-2 Semester in Jena studieren und hier keinen Abschluss erhalten, z. B. Erasmus-Studierende. Besonderheit: Sie melden ihre Kurse und Prüfungen nicht über
Friedolin an, sondern bei ONLEILA (siehe Kapitel Stundenplanbau). Seit dem Wintersemester 2015/16 zahlen auch Gaststudierende den vollen Semesterbeitrag.
DSH-Kurs-Teilnehmer bereiten sich 1-2 Semester in einem Intensivkurs auf die Deutsche Sprachprüfung für den Hochschulzugang (DSH) vor. Der Kurs wird vom JenDaF
e.V. angeboten, kostet 750€ und umfasst 20h/Woche. Er schließt nach 1 oder 2 Semestern mit dem DSH-Test (Stufe 1, 2 oder 3) ab. Für deutschsprachige Studiengänge
wird das Mindestergebnis DSH-2 verlangt. Besonderheit: Eingangstest und Immatrikulationstermin (siehe Termine). Außerdem: Es ist sehr wahrscheinlich, dass DSHMentees den Test nicht bestehen. In dem Fall bitte an Frau Dwars im IB verweisen.
Studierende im Studium mit Abschluss erhalten am Ende ihres Studiums einen akademischen Abschluss der FSU Jena. Hierzu zählen auch Studierende, die einen Doppelabschluss von zwei Universitäten (eine davon ist die FSU) erhalten und im Rahmen dieses Studiums 1-2 Semester in Jena studieren.
Good to
know
The International Office is in charge of all 2,000 foreign students who do not have a German
Abitur, so-called "Bildungsausländer". All Germans and "Bildungsinländer“ are administered
by the StudierendenServiceZentrum (SSZ). Since June 1, 2015, some matters concerning
Bildungsausländer are also handled by the SSZ, e.g. change of students‘ information, change
of subjects or study programmes, academic leave of absence and exmatriculation.
Guest students are students from partner universities or from scholarship organisations who
will only study in Jena for 1-2 semesters and will not receive a degree here, such as Erasmus
students. Unique to these students: They do not register for their courses via Friedolin, but
instead via ONLEILA (see the chapter on creating a course schedule). Guest students have to
pay the full semester fee.
DSH course participants spend 1-2 semesters in an intensive German class to prepare for the
German language exam required for university entrance. This course is offered by JenDaF
e.V., costs €750, and lasts 20 hours/ week. After one or two semesters, students will take the
DSH Test (levels 1-3). For German-language programmes of study, a score of at least DSH-2 is
required. Unique to these students: The entrance exam and enrolment date (see page with
important dates). Please note: It is very possible that your DSH-mentees won’t pass the exam. In that case please refer to Ms. Dwars at the IO for further options.
Degree-seeking students receive an academic degree at the end of their programme of
study – a Bachelor, Master, Staatsexamen, Diplom. This includes students who are participating in a joint degree offered by two universities (one of which is the FSU) and will spend
1-2 semesters in Jena as part of their course of studies.
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1. Kontakt zu Ihren Mentees aufnehmen Contacting your mentees
Die Zuteilung Ihrer Mentees erfolgt ab Februar. Sie erhalten vom IB eine E-Mail mit Namen, Email-Adressen und weitere wichtigen Informationen. Bitte nehmen Sie zeitnah Kontakt mit all Ihren Mentees auf, da diese auf Nachricht von Ihnen warten und erleichtert sind, wenn Sie mit
Ihnen in Kontakt stehen.
Wichtig
Bitte checken Sie Ihre Mailbox regelmäßig. Sollten Sie keine Antwort bekommen
oder Ihre Mails den Adressaten nicht erreichen, melden Sie sich bitte umgehend bei
ib_mentoren@uni-jena.de . Schauen Sie bitte auch in Ihren SPAM-Ordner. Es kann
vorkommen, dass E-Mails dort gelandet sind. Wenn sich ein Mentee trotz Ihrer Kontaktversuche nicht meldet und Sie das Koordinationsteam informiert haben, dann
müssen Sie sich nicht weiter darum kümmern. Wir melden uns, sollte uns der Grund
für das Kontaktproblem bekannt werden.
Tipp
In Ihrer Mail an die Studierenden sollten Sie erklären, wer Sie sind, warum Sie sich
melden und welche Unterstützung Sie anbieten. Kommunizieren Sie möglichst auch
Ihre Telefonnummern (mit Ländervorwahl). Denken Sie an Skype zur kostenlosen
Telefonie und andere soziale Medien zur weiteren Vernetzung.
Weisen Sie Ihre Mentees unbedingt auf den Studienstartwegweiser hin. Alles, was man für die
Einschreibung an der FSU tun muss, steht für jeden individuellen Fall hier erklärt:
www.uni-jena.de/studienstartwegweiser (Englisch: www.uni-jena.de/en/enrolmentguide).
Nutzen Sie dieses Infoportal auch selbst, um Ihre Studierenden gut informiert und individuell zu
betreuen!
The matching process starts in February. You will receive an e-mail from the IO with names, e-mail addresses, and other relevant information about your mentees. Please get in touch with them right away as they
are waiting to hear from you and will feel more comfortable once they know you are there to assist them.
Important Please check your e-mail account regularly. If you do not receive an answer or your e-mails
do not reach your mentees, please contact ib_mentoren@uni-jena.de immediately. Please
also check your SPAM-folder. It might happen that e-mails go into SPAM. Should your
mentee not react to any of your emails and you have informed the coordination team
promptly, you don’t have to invest more time. We will try to find out what the problems is
and inform you accordingly.
Tip
In the e-mail to your mentees, you should explain who you are, why you are contacting
them, and what kind of assistance you can offer. If possible, provide your telephone (including country code), so that they can also call you. Don’t forget about skype to make free calls
and use other social media to stay connected.
Advice your mentees to use the enrolment guide. It contains individualised information about enrolment to
the FSU: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser (English: www.uni-jena.de/en/enrolmentguide)
Use this information centre yourself so that you are well-informed and can help your students individually.
2. Anreise- und Betreuungszeit Arrival and mentoring
Für die Ausübung der Mentorentätigkeit ist es wichtig, dass Sie für den gesamten Zeitraum ab
29.03. bis 15.04 und ggf. darüber hinaus in Jena zur Verfügung stehen. Sollte Ihnen dies nicht oder
nur eingeschränkt möglich sein, informieren Sie uns bitte zeitnah.
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Viele Studierende werden am 31.3./01.04.2016 ankommen. In Einzelfällen kommen Studierende
auch vor oder nach diesen Terminen an. Bitte empfehlen Sie die Anreise in jedem Fall vor Vorlesungsbeginn, damit sie die STET nicht verpassen und bis zum Vorlesungsbeginn alle wichtigen Dinge erledigen können. Je später die Anreise, umso weniger Zeit bleibt für die Immatrikulation. Besonders dann müssen die Wege schnell erledigt werden. Weisen Sie Ihre Mentees darauf hin.
Erinnern Sie Ihre Studierenden daran, einen gültigen Pass mitzubringen (auch EU-Bürger, Pass
wird bei der Anmeldung im Bürgerservice gebraucht). Studierende aus EU-Ländern (siehe unten)
müssen eine gültige Europäische Krankenversichertenkarte bzw. das entsprechende Formular
(bei der Versicherung anzufordern) mitbringen.
Empfohlene Anreise
Einschreibung/Immatrikulation
DSH-Kurs-Einstufung
Service Point (Fragen/Infos)
Vorlesungszeit
Tipp
01.04. (ab dann sind meist erst Wohnheimzimmer beziehbar)
29.03. – 02.04., SR 28, UHG (siehe Termine)
04.04. – 08.04., SR 25, UHG (siehe Termine)
09.04. – 15.04., IB Büro, UHG(siehe Termine)
29.03., 8 Uhr, HS2, CZS3 (Aushang der Ergebnisse bis 01.04. vor
Raum 18, UHG), Immatrikulation am 01.04.;
13:00 (Gruppe1)/14:00 (Gruppe 2) im HS24, UHG
29.03. – 02.04., SR 29 UHG (siehe Termine)
29.03. – 15.04., Info-Café, Internationales Centrum
04.04. – 08.07.2016
Sie selbst sollten vorab schon einen Termin für Ihre Studierenden beim Bürgerbüro
und bei der Bank buchen, um längere Wartezeiten zu vermeiden.
Wohnheim Falls Ihre Studierenden einen Platz im Studentenwerk reserviert haben, stimmen
Sie bitte den Anreisetermin mit dem Wohntutor ab (siehe Anhang) und vereinbaren Sie die Schlüsselübergabe. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Mentees am
Wochenende, spät abends oder an Feiertagen ankommen. Den Namen des Wohnheims erfahren Sie von den Studierenden. Wer vor dem 1.10./1.4. einziehen kann,
zahlt 15€/Tag zusätzlich Miete. Im Wohnheim gibt es Bettzeug und Bettwäsche im
Set für 35 €; das vorher beim Wohntutor bestellt werden muss. Geschirr und andere Einrichtungsdinge kann man kostenlos im Umsonstladen (Unterm Markt 2, 1.
OG, gegenüber Apollo-Optik) abholen (und am Ende wieder abgeben); billiges Geschirr gibt es auch bei MäcGeiz, Pfennigpfeifer, Xenos.
Absage
Sollte ein Mentee absagen und nicht mehr nach Jena kommen, geben Sie dem IB
bitte umgehend Bescheid, da wir diese Information nicht immer direkt erhalten.
Alternative Sollten die Studierenden noch nicht ins Wohnheim einziehen können oder kein
Unterkunft Zimmer reserviert haben, gibt es günstige Alternativunterkünfte, die aber vorher
reserviert werden müssen:
Hostel Alpha-One, Lassalle-Str. 8, www.hostel-jena.de
(03641-597897; 0178-6355021)
Jugendherberge am Herrenberge 3, www.jugendgaestehaus-jena.de
(03641-687230)
Abholung
Wenn Sie Ihre Mentees in Jena in Empfang nehmen wollen, stellen Sie sicher, dass
Sie am richtigen Bahnhof warten und die Handynummern austauschen. Wenn Sie
den vereinbarten Termin nicht einhalten können, organisieren Sie bitte selbst einen
verlässlichen Ersatzabholer und informieren Sie die Studierenden. Studierendenausweise werden nicht an Mentoren ausgegeben und gelten erst ab dem 01.10./ 01.04.
als Semesterticket.
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In order to fulfil your mentoring tasks you should be in Jena from March 29 until April 15 or longer. Please
let us know if you are unable to be here during this time period.
Most students will arrive on March 31 and April 1. In individual cases, students will arrive before these
dates. Please recommend an arrival before lectures start, so that they will not miss orientation days and
will have plenty of time to take care of everything they have to do before lecture period starts. If students
arrive late, there will be less time for enrolment matters. In that case, it is important to quickly get the process going. Make students aware of that.
Please remind students to bring a valid passport (even EU citizens, because they will need their passport
when registering with the city). Students from EU countries should also bring a valid European health insurance card or the appropriate form (available upon request from their insurance company).
Recommended arrival
Enrolment
Placement tests for the DSH course
Service Point (Questions/Information)
Lecture period:
Tip
01.04. (rooms in residence halls are available as of this date)
29.03. – 02.04., SR 28, UHG (see dates)
04.04. – 08.04., SR 25, UHG (see dates)
09.04. – 15.04., IB Office, UHG(office hours)
29.03., HS2, CZS3 (results will be posted on the IO’s notice board
next to room 18, UHG by 01.04.), enrolment: 01.04., 1pm
(group 1)/ 2pm (group 2) in HS24, UHG
29.03. – 02.04., SR 29 UHG (see dates)
29.03. – 15.04., Info-Café, International Centre
04.04.– 08.07.2016
To avoid waiting time, you should already make appointments for your students at the central citizens’ office (Bürgerbüro) and at the bank.
Student
If your mentees have reserved a room in a student residence hall, please coordinate the
Residences arrival date with the resident adviser (see Appendix 1) and arrange the handing over of keys.
This is especially important if your mentees arrive on the weekend, a holiday or late at night.
Your mentees should provide you with the name of their residence hall. Students who are
able to move in before October 1 or April 1 must pay additional rent which is €15 per day.
In the dormitory, bedding and sheets are available as a set for €35. This must be ordered in
advance from the resident adviser. Plates, silverware and other things are available for free
(and should be returned at the end of your stay) in the Umsonstladen (Unterm Markt 2, first
floor, across from Apollo-Optik). Other inexpensive items are available at MäcGeiz, Pfennigpfeifer, and Xenos.
Cancellation
If your mentee decides not to come to Jena at all, please inform the IO as we don’t always
receive this information right away.
Alternate
Accomodation
If your mentee cannot move into the residence hall immediately or does not yet have a
room yet, there are some inexpensive places to stay, but beds must be booked in advance:
Pick up
If you would like to meet your mentees upon their arrival in Jena, please make sure that you
are waiting at the correct train station and that you have exchanged mobile telephone numbers. Should you suddenly be unable to pick them up, please arrange for somebody else to
meet them and inform your mentees accordingly. Student IDs will not be given out to mentors. Student IDs can first be used as a semester ticket on October 1/ April 1.
Hostel Alpha-One, Lassalle-Str. 8. www.hostel-jena.de, (03641-597897; 0178-6355021)
Jugendherberge am Herrenberge 3, www.jugendgaestehaus-jena.de, (03641-687230)
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3. Einschreibung (Immatrikulation) Enrolment (Immatriculation)
Die Immatrikulation sollte der erste Schritt in Jena sein, den Sie mit den Studierenden erledigen.
Alle neuen internationalen Studierenden, auch Gaststudierende, müssen sich im IB immatrikulieren. Bei der Immatrikulation erhalten die Studierenden auf Vorlage ihres Zulassungsbescheides
alle wichtigen Informationen und ein Starterpaket. Dieses enthält den vorläufigen Studierendenausweis (ab 01.10./01.04. als Semesterticket gültig; wird nicht an Mentoren ausgegeben).
Danach können die Studierenden die für die Vervollständigung der Immatrikulation notwendigen
Unterlagen zusammenstellen und bis 15.04.2016 in den IB Briefkasten vor Raum 18, UHG einwerfen oder im Raum 29 während der Sprechzeiten abgeben.
Welche Dokumente sind notwendig zur Vervollständigung der Immatrikulation?
1. Adressformular (im Starterpaket)
2. Nachweis einer Krankenversicherung
3. Nachweis der Semesterbeitragszahlung
Bis 15.04.!
Wichtig
Bitte weisen Sie Ihre Mentees auf die Informationsvorträge hin, die zu mehreren
Terminen in Deutsch und Englisch angeboten werden. Hier werden wichtige Hinweise zur Immatrikulation gegeben. Die Vorträge „Begrüßung & Erste Informationen“
finden immer im SR 24, UHG statt und zwar wie folgt: 29.3./31.3./01.04./02.04.;
09:00 Deutsch/09:30 Englisch und 04.04./06.04.; 18:00 Deutsch/18:30 Englisch.
Wichtig
Erasmus-Studierende müssen zeitnah ein Formular zur Bestätigung der Ankunft an
ihre Heimatuni absenden; dieses wird nur vom IB ausgefüllt (und gefaxt). Das Gleiche gilt für die den Aufenthalt abschließende Anwesenheitsbescheinigung. Das Learning Agreement (siehe Kapitel unten) muss bis ca. Ende Oktober/April wie folgt unterschrieben werden: (1) Student, (2) Heimatuni, (3) vom IB der FSU – Sibylle Löbnitz.
gut zu
wissen
Das Servicepaket des Studentenwerks, ein spezielles Angebot für internationale Studierende, enthält den Semesterbeitrag, die Miete für das Wohnheim und Essenmarken für Mensen. Die 140 Essen- und Getränkemarken sind in der INFOtake des Studentenwerks auf dem Campus abzuholen. Diese „Privatzahler“ müssen nur 27€ Semesterbeitrag an die FSU zahlen (siehe 6.)
Das IB vergibt jedes Semester Servicepakete (SP) an ausgewählte Gaststudierende
von Partnerhochschulen. Sollte Ihr/e Mentee dazugehören, finden Sie diese Information in der Zuteilungsnachricht. Für Gaststudierenden aus Nicht-EU-Ländern mit SP
bezahlt das IB zusätzlich die Krankenversicherung der BarmerGEK; die Anmeldung
erfolgt durch das IB; Versicherungskarte wird den Studierenden zugeschickt. Europäische SP-Gaststudierende müssen ihre EUKV-Karte mitbringen Gaststudierende mit
SP des IBs zahlen keinen Semesterbeitrag an die FSU.
Enrolment should be the very first task to complete with your mentees once they arrive in Jena. All new
international students, including guest students, must enrol at the IO. At enrolment, students presenting
their letter of admission will receive relevant information and a starter package which includes their temporary Student ID (valid as a semester ticket as of October 1 or April 1; will not be given out to mentors).
Afterwards, students put together all relevant documents needed for completing the enrolment process
and throw them in the IO’s mailbox in front of room 18, UHG or hand them in during the office hours at the
service point in room 29, UHG until April 15.
Which documents are required for completing enrolment?
4. Address form (included in starter package)
5. Proof of health insurance coverage
6. Payment proof of semester contribution
11
Until 15.04.!
Important Please direct your mentees to the information sessions which will take place on different
dates and are held in German and English. These repetitive sessions called „Welcome &
First Information”will provide important hints concerning enrolment and they will take
place in room 24, UHG as follows: 29.3./31.3./01.04./02.04.; 09:00 German/09:30 English
and 04.04./06.04.; 18:00 German/18:30 English.
Important Erasmus students must send an arrival form and learning agreement to their home universities soon after their arrival. This can only be filled out and faxed by the IO. The same is
true for the certificate of attendance at the end of their stay. The Learning Agreement (see
following chapter) must be signed by (1) the student, (2), the home university, (3) and the
FSU IO – Sibylle Löbnitz.
Good to
know
The service package from the Studentenwerk, a special offer for international students, covers semester fees, rents, and meal tickets for the cafeteria. The 140 food and drink tickets
can be picked up in the INFOtake on campus. Students with this service package only pay
€27 as a semester fee (see chapter 6).
The IO also gives service packages to guest students from selected universities. We will let
you know if your mentee is one of these students. The IO will also pay for insurance from
BarmerGEK for non-EU guest students with a service package. They register for this service
via the IO and insurance cards will be mailed directly to the students. Guest students with a
service package do not pay semester fees to the FSU.
4. Anmeldung Rechenzentrum Registration Computer Centre
Wichtig
Die Aktivierung des Nutzeraccounts ist sehr wichtig und notwendig für Netznutzung,
Friedolin und um studienrelevanten Informationen der FSU per E-Mail zu erhalten.
• Anmeldung nur nach Erhalt des vorläufigen Studierendenausweises
• persönlich beim Operator im IT-Service-Zentrum, Ernst-Abbe-Platz 4, 1. OG, R1209
• Gaststudierende: mit Code-Info (bei Imma vom IB) unter www.unijena.de/URZ_Anmeldung
gut zu
wissen
Geben Sie keinesfalls Ihre eigenen Login-Daten weiter. Dies kann zur Sperrung Ihres
Nutzeraccounts führen! Kostenloses Internet gibt es Mo - Fr 11-19 Uhr im Internationalen Centrum (Haus auf der Mauer, Am Johannisplatz 26). Internetcafés gibt es in
der Stadt; das W-LAN in allen Uni-Gebäuden ist erst nach Anmeldung im Rechenzentrum nutzbar. Vielleichten sollten Sie Ihren Mentees eine Weiterleitung der UniE-Mails auf die private Mailbox einrichten.
gut zu
wissen
In Wohnheimen des Studentenwerks gibt es den Internetanschluss nur nach Anmeldung im Uni-Rechenzentrum und bei der Wohnhausverwalterin. Der Internetzugang
kostet pauschal 10€ / Monat (zahlt jeder selbst).
Important It is very important to activate a FSU user account. This account is needed to access university networks, Friedolin, and the university e-mail account.
• Students can only register after they have received a temporary student ID
• Registration is at the IT Service Center at Ernst-Abbe-Platz 4, first floor, room 1209
• Guest students: with special code (received when enrolling at the IO) at unijena.de/URZ_Anmeldung
Good to
know
Do not give your login information to anyone else! If you do so, the university can block your
user account! There is free internet Mon to Fri from 11 am to 7 pm in the Internationales
Centrum (Haus auf der Mauer, Am Johannesplatz 26). There are also a number of internet
cafés in the city. Wifi in university buildings is only accessible after registration in the computer centre (Rechenzentrum). You should assist your mentees in forwarding university emails to their private mailbox.
12
Good to
know
In residence halls, an internet connection is available after registration in the university
computer centre and with the residence hall management. Internet access costs €10 per
month (everyone pays for their own access).
5. Anmeldung beim Bürgerservice Registering at the central citizens' office
Die Anmeldepflicht gilt für Bürger aller Staaten. Dabei sind Reisepass oder Personalausweis vorzulegen.
Der Jenaer Wohnsitz ist der Hauptwohnsitz. Das früher übliche Ausfüllen eines Formulars entfällt. Bürger der EU und EWG (siehe Anhang), müssen sich nicht bei der Ausländerbehörde (AB) anmelden, aber
eine Passkopie zum Bürgerservice mitbringen und dort das Formular „Aufenthaltsanzeige EU“ ausfüllen. Diese wird an die AB weitergeleitet, die später per Post eine „Bescheinigung über das Aufenthaltsrecht“ zusendet.
Löbdergraben 12
Mo + Do
9.00-19.00 Uhr
Di + Mi + Fr 9.00-15.00 Uhr
Sa
9.00-12.30 Uhr
Online-Terminvereinbarung:
www.jena.de/de/234323
Tel. 03641 - 493720
NEU
Seit 01.11.2015 schreibt das Meldegesetz vor, dass beim Anmelden im Einwohnermeldeamt zwingend eine Vermieterbescheinigung verlangt wird (=Formular). Diese
wird in der Regel zusammen mit dem Vertrag vom Vermieter/Wohnungseigentürmer/Hauptmieter an den Mieter oder Untermieter ausgehändigt. D.h. die Mieter selbst müssen das nicht ausfüllen, aber es bei An- und Ummeldung im Bürgerservice vorlegen (kann ggf. auch ein paar Tage später nachgereicht
werden). Das Formular liegt bisher nur auf Deutsch vor (Englisch in Planung). Den
Mietern, die kein Deutsch können, sollte also klar gemacht werden, was sie vom
Vermieter bekommen sollten/beim Bürgerservice vorlegen müssen.
gut zu
wissen
Die Jenaer Adresse ist bei ausländischen Studierenden normalerweise der Hauptwohnsitz. Das Einwohnermeldeamt bittet Studierende aus Ländern, deren Heimatadressen nicht "euro-kompatibel" sind, d.h. deren Adresse nicht nach dem Schema
"Stadt-> Straße-> Hausnummer" aufgebaut sind (z.B. Korea, Japan,...), die Adressen
im Vorhinein aufschreiben und erklären zu lassen.
gut zu
wissen
Die Stadt Jena zahlt als kleinen Anreiz jedem Studierenden, der seinen Hauptwohnsitz erstmals in Jena angemeldet und das 30. Lebensjahr noch nicht vollendet hat,
eine Ausbildungshilfe. Diese "Hauptwohnsitz-Prämie" beträgt 60,00 € je Semester.
Die Beantragung ist für insgesamt 2 Semester möglich und muss fristgerecht in der
Zeit vom 01. Oktober bis 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres in der INFOtake des Studentenwerks erfolgen: Entweder persönlich oder postalisch unter Vorlage der Erstanmeldung/Umzugsmeldung des Bürgeramtes oder des Personalausweises und einer gültigen Studienbescheinigung. Die Auszahlung erfolgt einmal jährlich
und zeitversetzt im jeweils folgenden Kalenderjahr in den Monaten April/Mai.
Wichtig
Grundsätzlich können auch internationale Studierende Wohngeld beantragen, aber
bei Bezug von Wohngeld erfüllen Ausländer nicht die allgemeinen Erteilungsvoraussetzung des § 5 Abs. 1 Nr. 1 Aufenthaltsgesetz, da der Lebensunterhalt dann nicht
mehr ohne Inanspruchnahme öffentlicher Mittel bestritten wird. Ob er/sie trotz fehlender Lebensunterhaltssicherung im Sinne des Aufenthaltsgesetzes einen Aufenthaltstitel behalten kann, wird im Rahmen einer Ermessensentscheidung durch die
Ausländerbehörde entschieden. Daher sollten die Nicht-EU-Ausländer, die Wohngeld
beantragen, beachten, dass die Ausländerbehörde unter Berücksichtigung des Einzelfalles aufgrund des Wohngeldbezugs den Aufenthaltstitel widerrufen kann.
13
Everyone is required to register at the central citizens’ office. A passport or personal ID must be presented. The
address in Jena is the primary address. Students will not have to fill out a form anymore. Citizens of the EU and
European Economic Community (see appendix) do not have to register at the immigration office, but have to
bring a copy of their passport to the central citizens’ office and fill out the form “Aufenthaltsanzeige EU”. This will
be forwarded to the immigration office (Ausländerbehörde), and the immigration office will later send a certificate confirming right of residence (Aufenthaltsrecht).
Löbdergraben 12
Mon + Thu
9 am – 7 pm
Tue + Wed + Fri
9 am – 3 pm
Sat
9 am – 12:30 pm
Making an appointment online:
www.jena.de/de/234323
Tel. 03641 – 49 37 20
NEW
Since 01.11.2015 it is required by registration law to present a landlord conformation when registering at the citizens’ office. This form will usually be handed out automatically along with the
tenancy agreement. Students don’t fill it out, but have to present it to the citizens’ office at the
time of registration or a few days later. The form is currently only available in German. Students
who do not speak and understand German should be made aware of this document and take it
with them to the citizens’ office.
Good to
know
For foreign students, their local address is generally their primary residence. The central
citizens’ office has requested that students whose home addresses are not written in the
“European” format (City → Street → House number), such as students from Korea and Japan, should write down their addresses in advance.
Good to
know
As a little incentive, the city of Jena offers each student, who has registered Jena as their
main or only residence and have not yet reached the age of thirty, a little financial support
for their education. This main residence location reward amounts to 60 € per semester. The
application is possible for a maximum of 2 semesters. It must be submitted between October
1 and December 31 in the current calendar year at the Infotake of the Studentenwerk: either
personally upon showing a certificate from the citizen’s registration office (from the initial
registration) or one’s personal identity card and a valid certificate of study or by post with a
copy of one’s personal identity card or of the certificate from the citizen’s registration office
as well as a valid certificate of study. Payment follows once a year delayed within the following calendar year in the months of April and May.
Important International students theoretically can apply for financial assistance for housing
(Wohngeld), but many foreign students do not qualify for this, based on § 5 Abs. 1 Nr. 1 of
the Residence Act, because then a student theoretically can no longer afford to stay here
without public financial support. The immigration office will then decide whether the student can keep a residence permit in the sense of the Residence Act, despite the lack of financial support. Because of this, non-EU foreigners wanting to apply for housing assistance
should be aware that the immigration office can cancel their residence permit if they do so.
6. Nachweis der Krankenversicherung (KV) Proof of health insurance
Alle Studierenden müssen krankenversichert sein und dies für die Immatrikulation nachweisen.
Ansprechpartner im IB für Fragen zur KV ist Herr Mathias Kirchner, mathias.kirchner@uni-jena.de;
Tel.: 03641-931145.
Wichtig
Das IB der FSU Jena akzeptiert keine ausländischen privaten Reise-, Kranken- oder
Notfallversicherungen als 'Studentenkrankenversicherung', da sie nicht äquivalent
sind. Sie sind oft notwendig für die Visumsbeantragung oder auch sinnvoll für die
Ein- und Ausreise. Es wird nicht akzeptiert, wenn Studierende unter 30 Jahren mit
befristetem Visum eine deutsche private Versicherung vorlegen, da diese nicht
14
gleichwertig mit der gesetzlichen Versicherung ist. Befreiungen von der Versicherungspflicht durch die gesetzlichen Krankenkassen auf Grundlage privater Versicherungen werden nur in gewissen Ausnahmefällen akzeptiert, die vorher mit dem IB
abzustimmen sind.
Tipp
Finden Sie im Studienstartwegweiser heraus, welche KV für die Studierenden individuell passend ist und was im IB abzugeben ist: www.unijena.de/studienstartwegweiser.
Studierendentypen
Inhaber einer gültigen
europäischen Krankenversichertenkarte oder
Bescheinigung E 111/
E 109 oder
mit einer Versicherung, die über zwischenstaatl. Abkommen anerkannt wird
Studierende unter 30
Jahren
Art der Versicherung
Sie können eine Kopie von der dunkelblauen Rückseite der Karte oder des Formulars E111 oder der von der AOK anerkannten europäischen Versicherung im IB abgeben. Für folgende Länder gelten besondere
Bescheinigungen: Bosnien-Herzegowina (BH
6), Serbien/ Montenegro (JU 6), Kroatien
(D/HR 111), Mazedonien (JU 6), Türkei (A/T
11), Tunesien (A/TN 11).
gesetzlichen Krankenkasse (80€/Monat):
2
AOK , BARMER GEK, TK, DAK
Kontakte siehe unten
Bitte beachten
Bei Krankheit: Man zahlt selbst keine Behandlungskosten, sondern der Arzt füllt das Formular "Muster 80" oder "Muster 81" aus, unterschreibt und schickt es an die AOK, welche die
Kosten übernimmt.
Studierende im Studium mit Abschluss müssen im IB die Befreiungsbescheinigung einer
gesetzlichen Krankenkasse (AOK) abgeben.
Stipendiaten
(z.B. DAAD)
sind häufig über eine Gruppenversicherung
des DAAD abgesichert (siehe Stipendienzusage und -unterlagen; Kopie der entsprechenden Bescheinigung zur Einschreibung
bitte mitbringen). Das IB akzeptiert die meisten Versicherungen, die deutsche Stipendiengeber anbieten.
Über 30-jährige und
DSH-Kurs-Teilnehmer
Wenn die gesetzliche Versicherung Bewerber nicht als studentisches Mitglied aufnimmt, wählen Sie bitte eine andere deutsche private Versicherung, z.B. online bei
ELVIA, Educare, Hanse-Merkur, Würzburger.
müssen nur dem IB schnellstmöglich ihre
Jenaer Adresse mitteilen und erhalten dann
alle Unterlagen direkt von der Barmer GEK.
Im IB ist eine Kopie des Versicherungsscheins abzugeben, auf dem die Dauer der
Versicherung steht. Studierende im Studium
mit Abschluss müssen im IB die Befreiungsbescheinigung einer gesetzlichen Krankenkasse (AOK) und vor Ablauf der Versicherung die Bescheinigung der neuen abgeben.
Nicht den billigsten Tarif nehmen, sondern
den, der am meisten abdeckt, z.B. auch
chronische und Vorerkrankungen, Psychotherapie oder Schwangerschaft.
Studierende, die vom
IB ein Servicepaket mit
Krankenversicherung
bekommen (siehe
Zulassungsbrief)
AOK Plus (Herr Weber)
(Termin vereinbaren!)
Ludwig-Weimar-Gasse 4
Tel. 0800 1059085365
Mobil: 0172 1887867
Sebastian.Weber@plus.aok.de
Mo, Di, Do 9.00 – 18.00
Mi, Fr
9.00 – 14.00
Barmer GEK
Goethestrasse 3b
(Goethe-Gallerie)
Tel. 03641 596 1 27-0
Jena@barmer-gek.de
Mo - Do 8.00 – 18.30
Fr
8.00 – 16.00
Speziell für DSH-Kursler
empfehlenswert
Man erhält 3 Versicherungsbescheinigungen. Diese Originale beim IB abgeben. Vorher die 1. Seite (für die Ausländerbehörde)
kopieren.
Falls vor Eintreffen der KV-Karte ein Arztbesuch ansteht, bitte vorher Behandlungsschein bei der Barmer GEK abholen.
TK (Herr Tost)
(Termin vereinbaren!)
Steinweg 24
Tel.
03641-623217
Mobil 0151 57117932
sebastian.tost@tk.de
Mo, Mi 9.00 – 15.00
Di, Do 9.00 – 18.00
Fr
9.00 – 13.00
2
DAK (Frau Winge)
Löbderstr. 7
Tel. 03641 53176-1906
Mobil 0172 4043124
service725400@dak.de
Mo - Mi 8.00 – 16.00
Do
8.00 – 17.00
Fr
8.00 – 13.00
Manche chinesische Studierende bringen eine Krankenversicherung der DAK mit, die sie für das Einreisevisum kauften. Diese muss erst noch
aktiviert werden; dazu gehen Sie bitte in die Jenaer Geschäftsstelle.
15
Tipp
Eine Liste mit Englisch sprechenden Ärzten in Jena finden Sie unter:
www.jena.de/fm/41/Fremdsprachenkenntnisse%20Englisch.111400.pdf
gut zu
wissen
Studierende sollten möglichst keine Medikamente aus dem Ausland bestellen, da
diese beim Zoll zumeist nicht durchkommen. Besser zum deutschen Arzt gehen und
sich dort etwas verschreiben lassen.
All students must have health insurance and show proof of this in order to enrol at the university.
Ansprechpartner im IB für Fragen zur KV ist Herr Mathias Kirchner, mathias.kirchner@uni-jena.de; Tel.:
03641-931145.
Important
The International Office at the FSU does not accept private foreign travel, health, or accident insurance as “student insurance”, because it is not the same thing. They are often required for a visa application or practical for travel.
It is not acceptable for students under the age of 30, who have time-limited visas, to have
German private insurance, because this is not the same as public insurance. Exemptions
from insurance because a student holds a private insurance policy are only acceptable under
limited circumstances that require prior approval by the IO.
Tip
Use the enrolment guide to find out what insurance is best for your mentee and what needs
to be handed in at the IO: www.uni-jena.de/en/enrolmentguide.html .
Type of Student
Type of insurance
Policyholders of a
valid European
health insurance
card or Certificate E
111/ E 109 or insurance with an intergovernmental
agreement
Give the IO a copy of the dark blue back
side of the card or Form E111 or another AOK-approved European insurance
policy. For the following countries,
there are special certificates: Bosnia and
Herzegovina (BH 6), Serbia and Montenegro (JU 6), Croatia (D/HR 111), Macedonia (JU 6), Turkey (A/T 11), Tunesia
(A/TN 11).
Students under the
age of 30
Public health insurance (€80/ month):
AOK, BARMER GEK, TK, DAK 3
See below for contact information.
Often covered by a group policy through
the DAAD (see scholarship documents
for more information; bring a copy of
insurance information to enrolment).
The IO accepts most insurance policies
offered by German scholarship programmes.
If the student is not accepted as a student member of public insurance, select
a private German insurance policy
online, such as ELVIA, Educare, HanseMerkur, or Würzburger.
Scholarship students
(such as DAAD)
Students over 30
and participants in
DSH courses
3
Important information
In case of illness: Students do not have to
pay for treatment. Their doctor needs to
fill out and sign the form “Muster 80” or
“Muster 81”. The doctor will send the
form to the AOK and will be paid by the
AOK.
Degree-seeking students must hand in
an exemption certificate (“Befreiungsbescheinigung einer gesetzlichen Krankenkasse (AOK)”) to the IO.
Students will receive three certificates.
Turn in the original in the IO. Copy the
first page for the immigration office.
Give the IO a copy of your insurance
policy on which the length of policy is
printed. Degree-seeking students must
also give the IO an exemption certificate from a public health insurance
company (AOK) and turn in any information with regard to extension of the
policy before the old one expires. Do
not select the cheapest policy, but rather the one that covers the most, such
as pre-existing conditions, psychotherapy, or pregnancy.
Some Chinese students have DAK health insurance, which was already purchased for their entry visa. This just needs to be activated. To do so, go
to the Jena office.
16
Students with a service package from
the IO with health
insurance (see acceptance letter)
Provide the IO with a local address as
soon as possible. These students will
receive all documents directly from
Barmer GEK.
AOK Plus (Mr Weber)
(appointment required)
Ludwig-Weimar-Gasse 4
Tel. 0800 1059085365
Mobile 0172 1887867
Sebastian.Weber@plus.aok.de
Mon, Tue, Thu 8 am – 6 pm
Wed, Fri
9 am – 2pm
Barmer GEK
Goethestrasse 3b
(Goethe-Gallerie)
Tel. 03641 596 1 27-0
Jena@barmer-gek.de
If a student needs to visit a doctor before the insurance card arrives, pick up a
medical certificate (Behandlungsschein)
at Barmer GEK.
TK (Mr Tost)
(appointment required)
Steinweg 24
Tel.
03641 623217
Mobile 0151 57117932
sebastian.tost@tk.de
Mon, Thu 8 am – 6:30 pm Mon, Wed 9 am – 3 pm
Fri
8 am – 4 pm
Tue, Thu 9 am – 6 pm
and by appointment
Fr
9 am – 1 pm
Especially recommendable for DSH-course participants
DAK (Ms Winge)
Löbderstr. 7
Tel. 03641 53176-1906
Mobile 0172 4043124
service725400@dak.de
Mon/Tue/Wed 8 am – 4 pm
Thu
8 am – 5 pm
Fr
8 am – 1 pm
Tip
A list of English-speaking doctors in Jena is available at
www.jena.de/fm/41/Fremdsprachenkenntnisse%20Englisch.111400.pdf
Good to
know
Students should not order medication from abroad, because it often does not make it through
customs. It is better to go to a German doctor and get a prescription.
7. Kontoeröffnung bei der Bank Opening a bank account
Zur Erledigung der finanziellen Angelegenheiten während des Aufenthaltes in Jena (z. B. zur Bezahlung
der Miete; für Wohnheimbewohner unbedingt notwendig) benötigen die Studierenden ein Konto. Ob
die Empfänger des IB-Servicepakets ein Konto benötigen, müssen sie selbst entscheiden (bspw. für KV,
Internet, Daueraufträge). Infos zum Sperrkonto siehe Anhang.
Konten können Sie bspw. bei folgenden Banken eröffnen (bitte vorab Termin vereinbaren und Kontogebühren erfragen):
Deutsche Bank
Schlossgasse 20
(Tel. 03641/455-0)
Commerzbank
Fischergasse 10
(Tel. 03641/59040)
Postbank
Engelsplatz 8
Hypovereinsbank
Schillerstr. 4
(Tel: 03641/5930)
gut zu
wissen
Mo
9.00 – 13.00, 14.00 – 16.00 Uhr
Di, Do
9.00 – 13.00, 14.00 – 18.00 Uhr
Mi, Fr
9.00 – 14.00 Uhr
Achtung: nimmt keine Traveller's Cheques an.
Mo, Di, Fr
9.00 – 18.00 Uhr
Mi
9.00 – 16.00 Uhr
Do
9.00 – 20.00 Uhr
Hinweis: Konten ab 30. Lebensjahr kostenpflichtig
Öffnungszeiten der Haupt-Post (Mo – Fr 9.00 – 18.30 Uhr)
Hinweis: Zusendung der EC-Karten dauert bis zu 4 Wochen
Aufenthaltsgenehmigung erforderlich, onlinebanking
Ansprechpartnerin Frau Thomisch (Tel. 03641/593 232) oder
Frau Leiwat (03641/593 239)
Zur Kontoeröffnung mitzubringen sind eine Kopie des Passes und die Anmeldebescheinigung des Bürgerservice. Man kann gleich nach Kontoeröffnung schon Geld
einzahlen oder den Semesterbeitrag an die FSU überweisen lassen. Es wird nach der
Kontoeröffnung noch ca. 2-3 Wochen dauern, bevor Studierende ihr Konto, die ECKarte etc. voll nutzen können.
17
Students will need a local bank account in order to take care of financial matters during their stay in Jena (such as
paying rent). Recipients of an IO service package must decide for themselves if they need a bank account to pay
for things like health insurance, internet, or online payments. Information on escrow accounts (Sperrkonten) is
attached. The following banks may be considered. Please make appointments in advance and ask about any fees.
Deutsche Bank
Schlossgasse 20
(Tel. 03641/4550)
Commerzbank
Fischergasse 10
(Tel. 03641/590463)
Postbank
Engelsplatz 8
Hypovereinsbank
Schillerstr. 4
Good to
know
Mon
9 am – 1 pm, 2 – 4 pm
Tue, Thu 9 am – 1 pm, 2 – 6 pm
Wed, Fri 9 am – 2 pm
Warning: Does not accept traveller's cheques
Mon, Tue, Fri
9 am – 6 pm
Wed 9 am – 4pm
Thu
9 am – 8 pm
Important: Account fees are assessed for those 30 and over
Opening times of the main post office
Important: It can take up to four weeks to receive a debit card
Residence permit (Aufenthaltsgenehmigung) required, online banking
Contact Ms Thomisch (Tel. 03641/593 232) or Ms Leiwat (03641/593 239)
When opening a bank account, bring a passport copy and registration certificate (Anmeldebescheinigung) from the central citizens’ office. When opening an account, money can be
deposited right away, or student fees can be transferred to the FSU. After opening an account, it will take up to three weeks until students can fully use their account/debit card/etc.
8. Zahlung des Semesterbeitrags Payment of semester fees
Alle eingeschriebenen Studierenden müssen den Semesterbeitrag an die Universität bezahlen.
Tipp
Individuell im Studienstartwegweiser filtern, wie viel zu zahlen ist und was im IB abzugeben ist: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser .
Alle Studierenden (Abschluss, DSH, Gaststudierende)
Selbstzahlende Käufer des Servicepakets
Gaststudierende mit vom IO bezahlten Servicepaket
Zahlungsinformation:
Empfänger:
Bank:
Bankleitzahl:
Konto Nr.:
IBAN:
BIC:
Verwendung:
Beispiel:
Wichtig
210,80€
27,00€
0,00€
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Deutsche Bundesbank
820 000 00
830 015 03
DE09 8200 0000 0083 0015 03
MARKDEF1820
161- [Matrikelnummer oder NEU eintragen] – 799, Name für Name, Vorname
161-123456-799 Smith, für John Smith
Der Semesterbeitrag soll erst nach der Immatrikulation, d. h. nach der Anreise in
Jena gezahlt werden, nicht vom Ausland aus. Er sollte spätestens 14 Tage nach Immatrikulation bezahlt werden. Überweisungen sind möglich vom eigenen Konto oder
vom Konto einer Vertrauensperson oder per Barüberweisung (ggf. gebührenpflichtig). Online-Überweisungen aus am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmenden Ländern sind möglich, wenn als Zahlungsnachweis ein englischer und/oder deutscher
Überweisungsbeleg ausgefertigt werden kann. Nicht die Überweisung allein gilt als
Nachweis, sondern der Beleg, dass das Geld vom eigenen Konto abgebucht wurde
und an die FSU Jena gegangen ist.
Eine Bar-Zahlung des Semesterbeitrags im SSZ ist nicht möglich!
18
Wichtig
Zahlungsnachweis im IB abgeben: Die Überweisung muss im IB mit einem Kontoauszug, sogenannten „Umsatzdruck“ oder elektronisch abgestempeltem Bareinzahlungsbeleg (kein Terminalausdruck oder Kopie des Überweisungsauftrages, auch keine gestempelten!) belegt werden. Beim IB ist eine Kopie des Zahlungsbelegs abzugeben. Das IB macht keine Kopien. Nachweise in Form von Screenshots sind nur dann
akzeptabel, wenn diese in Englisch/Deutsch verfügbar sind und eindeutig den Umsatz nachweisen.
All enrolled students must pay semester fees.
Tip
Check to see what fees need to be paid and what needs to be handed in at the IO:
www.uni-jena.de/en/enrolmentguide
Degree-seeking students, DSH course participants, guest students
Self-paying purchasers of a service package
Guest students with a service package paid for by the IB
Payment Information:
Recipient:
Bank:
Routing number:
Account number:
IBAN:
BIC:
Subject:
Example:
210,80€
27,00€
0,00€
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Deutsche Bundesbank
820 000 00
830 015 03
DE09 8200 0000 0083 0015 03
MARKDEF1820
161- [enter either student ID number or NEU] – 799, Name für Family name, First name
161-123456-799 Smith, für John Smith
Important
Semester fees should only be paid after arrival in Jena, and not from abroad. Fees need to
be paid within 14 days of enrolment. Money can be transferred from one's own account,
from the account of a trusted friend, or with a cash transfer (additional fees may apply).
Online payments from countries participating in SEPA are possible, if the payment confirmation is available in German and/or English. Not the mandate to transfer the money is proof
of payment, but the actual booking from the account to FSU Jena. Paying the semester fee
at the SSZ in cash is not possible!
Important
Hand in proof of payment at the IO via a bank statement or electronically-stamped payment
slip (no terminal print-outs or copy of transfer slip!). The IO will not make copies for students.
To proof payments via screenshots is only acceptable if the booking of the payment can be
proved in German and/or English.
9. THOSKA Thoska
Für den Erhalt der Thoska sind notwendig: KV-bescheinigung, Kopie des Kontoauszugs (Semesterbeitrag) und vollständige Jenaer Adresse (Adressformular des IB). Alle soeben genannten Unterlagen müssen vollständig per Post an das IB geschickt oder in dessen Briefkasten (vor R. 18, UHG)
eingeworfen werden. Eine Abgabe ist auch im SR 29, UHG möglich. Alle Unterlagen werden vom IB
geprüft. Falls Dokumente fehlen oder unrichtig sind, informiert das IB die Studierenden per E-Mail.
Die bloße Abgabe der Dokumente während der IB Sprechzeit ist nicht zu empfehlen, da hier mit
langen Wartezeiten zu rechnen ist.
Die Adresse für die Zusendung lautet:
FSU Jena
Internationales Büro
Fürstengraben 1, 07743 Jena
19
Tipp
Kurz und knapp und individuell im Studienstartwegweiser filtern, was abzugeben ist:
www.uni-jena.de/studienstartwegweiser .
Nach Eingang der vollständigen Dokumente werden die Thoskas produziert und per Post an die
deutsche Anschrift der Studierenden geschickt. Ausnahme: Gaststudierende erhalten vom IB eine
E-Mail mit dem Termin, ab wann die Thoska im IB abgeholt werden kann. Dies können sie gleich
mit der Einreichung ihrer Kurskarte verbinden.
Wichtig
Nicht-EU-Bürger bekommen mit der Thoska auch eine vom IB unterschriebene und
gestempelte Studienbescheinigung für die Ausländerbehörde. Diese ist bitte nicht
im Studentenwohnhaus abzugeben. Die Bescheinigung für das Studentenwerk kann
man selbst über Friedolin ausdrucken.
In order to receive a Thoska, the following is needed: proof of health insurance, proof of payment of semester fees, and a complete local address (IB form).All of these documents must be complete and sent to
or dropped off in the mailbox of the IO (next to room 18, UHG) or in room 29, UHG during enrolment period. The IO will check the documents and inform students by e-mail should they be incomplete or false.
Dropping off documents during the IO office hours is not recommended, because long waiting times are to
be expected.
The address of the IO is:
Tip
FSU Jena
Internationales Büro
Fürstengraben 1, 07743 Jena
Check the enrolment guide to see what needs to be handed in:
www.uni-jena.de/studienstartwegweiser
After receipt of all complete documents, the Thoska cards will be produced and mailed to the local addresses of the students. Exception: Guest students will receive an e-mail from the IO with the information,
when their Thoska is available for pick up in the IO. These students can combine picking up their Thoska
with handing in their course card.
Important
The IO will provide non-EU citizens with a signed and stamped proof of enrolment
(Studienbescheinigung) for the immigration office. This is not meant for the residence hall.
Proof of enrolment for the Studentenwerk can be printed out from Friedolin.
10. Anmeldung Ausländerbehörde (AB) Registration Immigration Office
EU-Bürger müssen sich nur beim Bürgerservice anmelden, nicht bei der Ausländerbehörde.
Alle Nicht-EU-Bürger (siehe Anhang) müssen sich bei der Ausländerbehörde der Stadt Jena anmelden. (Einzige Ausnahme: jemand hat das Visum schon für die gesamte Studienzeit; dann nur zum
Bürgerservice.) Die Anmeldung bei der Ausländerbehörde muss nicht sofort, allerdings bis 45 Tage
vor Ende des Einreisevisums/45 Tage nach Einreise erfolgen. Bitte frühzeitig einen Termin mit der
Ausländerbehörde vereinbaren.
NEU: Löbdergraben 12, 3. OG (Stadtzentrum)
E-mail: auslaenderbehoerde@jena.de
Mo + Fr
9.00 – 12.00 Uhr
Di
9.00 – 12.00 und 14.00 – 18.00 Uhr
Mi
geschlossen
Do
9.00 – 12.00 und 14.00 – 16.00 Uhr
Online-Terminvereinbarung:
gleich nach Anreise für ca. Mitte Mai/November
www.jena.de/de/224797
Tel. 03641 - 493760
20
Folgendes ist zum Termin mitzubringen:
•
•
•
•
•
•
•
•
Reisepass
Kopie der Meldebescheinigung (Bürgerservice)
ausgefülltes Anmeldeformular fürs Visum (gibt es auch im Inforaum/IB)
Studierendenausweis und Studienbescheinigung mit Unterschrift und Stempel des IB (wird vom
IB mit Thoska ausgegeben, aber erst nachdem alles (s. Punkt 9) dort abgegeben wurde; die aus
Friedolin selbst ausgedruckten Bescheinigungen werden von der Ausländerbehörde nicht akzeptiert)
Mietvertrag vom Studentenwohnheim oder eine Wohnbescheinigung des Vermieters
Nachweis über die Krankenversicherung
Nachweis zur Finanzierung des Studiums (Eltern/Geld-/Stipendiengeber) bzw. Kontoauszug (ca.
680€/Monat)
1 biometrisches Passbild (beim Fotografen erfragen)
gut zu
wissen
Bei der Ausstellung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) wird eine Gebühr von
bis zu 120€ erhoben, welche bevorzugt mit EC-Karte (PIN nicht vergessen!) bezahlt
werden kann. Diese entfällt für Studierende mit einem Stipendium aus deutschen
Mitteln (DAAD, FSU). Für die Abholung der eAT-Karte in der Ausländerbehörde erhält
man bei Antragstellung einen Termin (6 Wochen später). Falls die Terminvergabe so
erfolgt, dass eine fristgemäße Beantragung unmöglich ist, kann zur Überbrückung
eine kurzfristige Aufenthaltsgenehmigung („Fiktionsbescheinigung“) ausgestellt werden (kostenpflichtig).
Tipp
In den Willkommenstagen gibt es Hilfe-Workshops zum Ausfüllen des Visumsantrags.
Falls Sie selbst nicht helfen können, kontaktieren Sie den IB-Hiwi, der die Studierenden bei der Beantragung des Visums unterstützt: visum.tutor.fsujena@gmail.com
EU residents don’t register at the immigration office, but at the central citizens’ office.
All non-EU citizens (see appendix) need to register at the immigration office. (Only exception: If students
already have a visa for the entire length of their study programme, they only need to go to the central citizens’ office.) Registration at the immigration office does not need to take place immediately, but has to be
done within 45 days of expiration of the entry visa/ 45 days of entry. Appointments with the immigration
office should be booked as early as possible.
NEW: Löbdergraben 12, 3rd floor (city center)
E-mail: auslaenderbehoerde@jena.de
Mon + Fri 9 am – 12 pm
Tue
9 am – 12 pm and 2 pm – 6 pm
We
closed
Thu
9 am – 12 pm and 2 pm – 4 pm
Online appointment booking:
immediately after arrival, for mid-May / November
www.jena.de/de/224797
Tel. 03641 - 493760
Bring the following to your appointment:
• Passport
• Copy of proof of local registration (Meldebescheinigung)
• Filled-out registration form for your visa (available in the Inforaum or IO)
• Student ID and proof of enrolment with signature and stamp from the IO (handed out by the IO with the
Thoska, but only after all necessary paperwork is handed in; proof of enrolment from Friedolin is not accepted by the immigration office)
• Rental agreement
• Proof of health insurance
• Proof of funding (from parents, scholarship, etc.) or bank account statement (approx. €680/ month)
• 1 biometric passport photo (ask the photographer)
21
Good to
know
When applying for the electronic residence permit (eAT), a fee of up to €120 will be charged,
which is preferably paid by debit card (don't forget your PIN!). This fee is not charged for
students who hold a German scholarship (DAAD, FSU). The eAT card is picked up in the immigration office six weeks later. If you cannot pick up your eAT while your first visa is still
valid, a short-term residence permit (“Fiktionsbescheinigung”) can be issued (subject to a
charge).
Tip
During the Welcome Days, workshops are offered to help with filling out a visa application.
If you are unable to assist, please contact the IO student assistant specialized in visa assistance: visum.tutor.fsujena@gmail.com
11. Anmeldung in der ThULB Registration for the ThULB Library
Wann? erst nach Erhalt der THOSKA-Karte und frühestens ab dem 1.10. bzw. 1.4.
Wo? in der Hauptbibliothek/ ThULB (Bibliotheksplatz 1; ggü dem Botanischen Garten)
Voraussetzung: Die Anmeldung im Bürgerservice und ggf. die Vorlage eines gültigen Visums.
Tipp
Zu Beginn des Semesters finden regelmäßig Einführungen in die ThULB statt. Anmeldung bei der Information im Bibliothekshauptgebäude.
When? After receiving a Thoska-card, at the earliest on October 1 or April 1
Where? At the main library/ ThULB (Bibliotheksplatz 1, across from the botanical garden)
Requirements: Registration in the central citizens’ office and a valid visa
Tip
At the beginning of the semester, there are regular “introduction to the ThULB” workshops.
Register at the information desk in the main library.
12. Stundenplan, Kurs-/Prüfungsanmeldung Course selection, exam registration
gut zu
wissen
DSH-Kurs-Teilnehmer bereiten sich 1-2 Semester in einem Intensivkurs auf die Deutsche Sprachprüfung für den Hochschulzugang vor. Der Kurs kostet 750€ und hat
20h/Woche. Kurz nach dem Einstufungstest kann man die Kurseinstufung und Stundenpläne im Aushang des IBs neben Zimmer 18 im UHG ansehen.
Gaststudierende sind Studierende von Partnerhochschulen oder Stipendiaten, die
nur 1-2 Semester in Jena studieren und hier keinen Abschluss erhalten. Da sie Kurse
und Prüfungen nicht über Friedolin anmelden, gibt es für sie ONLEILA (s.u.).
Wichtig
Bitte weisen Sie Ihre Mentees auf die Anmeldefristen für Klausuren/Prüfungen hin.
Das Verfahren kann je nach Fach unterschiedlich sein und meist sind die Fristen relativ zeitnah zum Vorlesungsbeginn. Am besten Friedolin entsprechend überprüfen.
Good to
know
DSH course participants prepare themselves for the German language course for university
entry. This intensive course costs €750 and takes two semesters (20 hours/ week). One day
after the placement test, results and course schedules can be found in the IO next to room
18 UHG.
Guest students are students from partner universities or scholarship programmes who will
study in Jena for one or two semesters and will not complete a degree here. Because they
are not registered in Friedolin, they have to use a separate system called Onleila (see below).
Important
Please inform your mentees about registration deadlines for exams. The procedure may
vary based on subject and deadlines for registration are usually right after the lecture period starts. It is best to check Friedolin accordingly.
22
Gaststudierende
Kurswahl: Die Anforderungen bezüglich der Lerninhalte und zu erbringenden credits legt die Heimatuni fest. Sie weichen tw. sehr von unserem System ab. An vielen Heimatunis werden die Stundenpläne zentral koordiniert, in Jena nicht – so dass der Stundenplanbau eine Hürde darstellen
kann. Daher sollten Sie die Gaststudierenden auf die Unterschiede zum deutschen Studiensystem
und Anmeldemodalitäten vorab hinweisen und ihnen soweit wie möglich bei der Auswahl geeigneter Kurse/Module helfen. Idealerweise haben die Studierenden vorab mit der Heimatuni besprochen, welche Kurse sie belegen sollen. Eine Liste mit englischsprachigem Kursangebot finden
Sie auf der ECTS-Informationsseite des IB.
Beratung/Hilfe: Erasmus-Koordinatoren (s. Anhang) oder allgemein Sibylle Löbnitz im IB.
Internet: Alle Informationen zum European Credit Transfer System stehen Ihnen, den Studierenden, den Heimatunis und Jenaer Ansprechpartnern unter folgenden Links zur Verfügung:
- www.uni-jena.de/ECTS_Information (Deutsch und Englisch)
- www.uni-jena.de/ECTS_Credits_Institute_Fachbereiche (Deutsch und Englisch)
- Friedolin mit dem aktuellen Kursangebot (Deutsch)
Onleila statt Friedolin - Alle Gaststudierenden, die keinen Abschluss in Jena anstreben und normale Kurse besuchen, können sich nicht über Friedolin für Kurse und Prüfungen anmelden, sondern
müssen dies persönlich bei den Dozenten tun. Alle müssen über Onleila (www.unijena.de/onleila/cgi) einen Studienplan (Learning Agreement/LA) abschließen. Dazu gibt es mehrere Schulungen (siehe Rückseite). Jeder Gaststudierende muss zu einer Schulung kommen (Sie dürfen auch, wenn Sie mögen ).
Folgende Fragen werden behandelt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Wie erstelle ich den Stundenplan?
Wo finde ich meine Kurse?
Brauche ich das ganze Modul oder nur Modulteile?
Wie viele credits bekomme ich für meinen Kurs?
Wie und wo melde ich mich für meine Kurse an?
Wie und wo melde ich mich für Prüfungen an?
Welche Leistungen werden von mir erwartet? Welche Arten der Leistungsüberprüfung gibt
es?
8. Wie werden meine Leistungen bewertet?
9. Wie viele credits muss ich in einem Semester erarbeiten?
10. Werden meine Leistungen zu Hause anerkannt? Wie erfolgt die Anerkennung?
Besonderheiten: Einige Fächer haben spezielle Angebote für Gaststudierende: Auslandsgermanistik (DaF-ATS-Kurse), Rechtswissenschaften (Deutsche Rechtssprache). Die Medizin (Kontakt: Prof.
Dürst/Frau Brox) vereinbart individuelle Pläne mit allen Gaststudierenden/Praktikanten vorab.
Sprachkurse: DaF-Kurse (ATS-Ausländische Teilstudenten) sind nur für DaF-Studierende zugänglich. Die Sprachkurse im Sprachenzentrum kann jeder besuchen; sie kosten 20€/2SWS. Sehr empfehlenswert sind die Selbstlernkurse (mit Tutorium), die vom Sprachenzentrum angeboten werden. Siehe www.uni-jena.de/spz.html und www.uni-jena.de/Selbstlerntutorium.html. Im IntRo
werden Sprachtandems organisiert www.tandem.introseite.de, aber auch Sprachkurse angeboten,
siehe www.introseite.de.
Wichtig
Zu beachten sind die Termine für Einstufungstests des Sprachenzentrums oder der
DaF für die ATS-Kurse für ausländische Germanisten (siehe Termine).
23
Guest students
Course selection: Requirements with regard to course content and number of credits is determined by a student’s home university. There are sometimes major differences compared to our system. At many home universities, course plans are centrally coordinated, but this is not the case in Jena. This can pose a major challenge when it comes to creating a course schedule. Therefore, you should let guest students know about the
German system and also help them as much as possible with the selection of appropriate courses or modules.
Ideally, students have already discussed their selection with the home universities. A list of courses taught in
English is available on the IO’s ECTS information page.
Advising/ Help: Erasmus coordinators (see Appendix 3) or, for general questions, Sibylle Löbnitz in the IO.
Internet: All information on the European Credit Transfer System is available to you, your mentees, their
home universities, and points of contact in Jena through these links:
- www.uni-jena.de/ECTS_Information (German and English)
- www.uni-jena.de/ECTS_Credits_Institute_Fachbereiche (German and English)
- Current classes in Friedolin (German)
Onleila instead of Friedolin - All guest students who are not seeking a degree in Jena and are attending
normal courses are not able to register for classes and exams via Friedolin. Instead, they have to contact
instructors directly. All guest students must create a learning agreement via Onleila (www.unijena.de/onleila/cgi). There are a number of workshops for students to learn how to use this system. Each
student must participate in a workshop. (You may also participate, if you like )
The following questions will be covered:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
How do I put together a class schedule?
How do I find my classes?
Do I need the entire module or just part of the module?
How many credits will I get for the course?
How and where do I register for my classes?
How and where do I register for exams?
What will be expected from me in my classes? What types of things will be graded?
How will I be evaluated?
How many credits do I need to take each semester?
Will my classes be recognized by my home university? How do I get credit for them at my home
university?
Special offers: Some subjects have special offers for exchange students, such as German as a foreign language (Auslandsgermanistik DaF-ATS courses) and law (Deutsche Rechtssprache). The school of medicine
(Contact: Prof. Dürst/Ms Brox) will help put together individual study plans for all guest students and interns.
Language courses: DaF-Kurse (ATS-Ausländische Teilstudenten) are only open to DaF students. Language courses in the language center can be attended by anyone at a cost of €20 for two hours per week (SWS). The selfstudy courses (with tutorial) are especially recommended. www.uni-jena.de/spz und www.unijena.de/Selbstlerntutorium. Language tandems are organised by IntRo www.tandem.introseite.de and they also
offer language courses. See www.introseite.de.
Important
Mentees have to be made aware of the dates for placement tests of the language center or
the institute of German as a Foreign Language who offer the ATS-courses (see dates).
Studium mit Abschluss (Bachelor, Master, Staatsexamen, Diplom, Lehramt)
Stundenplanbau/Kursanmeldung: Es gelten die gleichen Regeln und Abläufe (Friedolin etc.) wie
für deutsche Studierende. Spätanreisende sollten unbedingt und schnellstmöglich das ASPA kontaktieren, um sich für Module/Kurse und Prüfungen anzumelden. Bitte die Termine der Studieneinführungstage beachten: www.uni-jena.de/Studieneinfuehrungstage
24
Ansprechpartner: Bei Fragen wenden Sie sich an die Studiengangskoordinatoren, Studienfachberater oder das zuständige Prüfungsamt, siehe Instituts-/Fakultätswebseiten oder unter: www.unijena.de/Studienangebot.html. Das IB führt Studienberatungen allgemeiner Art durch.
Bei Problemen im Studium: Für internationale Studierende sind Probleme im Studium fast immer
auch relevant für ihren Aufenthalt in Deutschland. Ein Studienabschluss sollte nahe an der Regelstudienzeit, ein Fachwechsel nicht zu spät erfolgen. Daher gilt: bei Problemen frühzeitig Hilfe in
Anspruch nehmen, zur Beratung zum Fachberater, Prüfungsamt und IB kommen.
Tipp
Machen Sie Ihre Studierenden auf Tutorien zum wissenschaftlichen Arbeiten aufmerksam. Es gibt außerdem eine kostenlose Schreibberatung für die, die noch nie
Referate gehalten und Hausarbeiten geschrieben haben. Siehe www.unijena.de/kursangebot und
www.schreibenlernen.uni-jena.de Zusätzlich bietet das IB eine Fachbetreuung für
ausländische Studierende an. Nähere Informationen unter: www.unijena.de/mentorenprogramm.
Degree-seeking students (Bachelor, Master, Staatsexamen, Diplom, Lehramt)
Creating a course schedule/ registering for courses: Same rules and procedures as for German students
(Friedolin, etc.). Those who arrive late should immediately contact the ASPA in order to register for modules,
courses, and exams. The dates for orientation are listed here: www.uni-jena.de/Studieneinfuehrungstage.
Point of contact: If you have questions, contact the respective study program coordinators, academic advisers or the registrar’s office (Prüfungsamt). This information is available on institute or faculty web sites
or at: www.uni-jena.de/Studienangebot. The IO offers general student advising.
If international students experience problems with their studies, this might have a negative effect on their
residence permit. Therefore, a degree shouldn’t take longer than the usual study period and changing from
one study programme to another should not happen too late. If there are problems, students should ask
for help as early as possible (institute’s academic advisers, the registrar’s office, or the IO).
Tip
Let your mentees know about tutorials on scientific work. Free tutorials on academic writing
are available for students who have never given an oral presentation or written a term paper. See www.uni-jena.de/kursangebot and www.schreibenlernen.uni-jena.de for more information. In addition, the IO offers an academic mentoring program for international students. More information is available online: www.uni-jena.de/mentorenprogramm.
13. Mietvertrag abschließen Rental agreements
Studierende mit Wohnheimplatz müssen bei der zuständigen Sachbearbeiterin Vermietung (den
Mietvertrag abschließen. Die 300€ Kaution (auch Studierende, die vom IB ein Servicepaket erhalten) und die Miete werden vom deutschen oder SEPA-fähigen ausländischen Konto abgezogen.
Die erste Miete und Kaution kann ausnahmsweise an der Kasse des Studentenwerks (Philosophenweg 20) eingezahlt werden. Folgende Dokumente sollten man zur Vertragsunterzeichnung
mitnehmen: Imma-Bescheinigung, Kontodaten, Rückmeldung wann deutsches Konto gedeckt ist
(bei Neueröffnung), Internet-Antrag. Bei Übergabe des Zimmers sollten Schäden des Vormieters
im Protokoll notiert werden. Mit dem Mietvertrag erhalten die Studierenden automatisch die
Vermieterbescheinigung, die für die Anmeldung beim Bürgerservice wichtig ist.
Wichtig
Weisen Sie Gaststudierende vor der Vertragsunterzeichnung auf Folgendes hin: Die
Verträge laufen über 5 oder 11 Monate; die Miete ist für diesen Zeitraum festgelegt.
Wenn jemand früher oder später auszieht, ändert sich die Miethöhe (Umlage Kaltmiete). Also am besten vorher gut überlegen, bis wann man wirklich bleiben will
(Prüfungszeitraum beachten).
25
Wichtig
Die Studierenden sollten nach Erhalt der Thoska aus Friedolin eine Studienbescheinigung ausdrucken und bei der Studentenwerksverwalterin/ dem Hausmeister abgeben. Sie sollen hier nicht die Bescheinigung für die Ausländerbehörde abgeben.
Tipp
Wer noch keinen Wohnheimplatz hat, sollte trotzdem mal beim Studentenwerk
nachfragen. Manchmal gibt es eine Wohnplatzbörse mit nicht angenommenen Plätzen Anfang April/Oktober, manchmal Ende April/Oktober.
gut zu
wissen
Studierende, die nicht im Wohnheim wohnen, sollten einen (Unter-)Mietvertrag
abschließen. Er muss die Namen des Mieters und Vermieters, die Adresse, die Dauer
des Mietverhältnisses und die Miete (Kaltmiete, Nebenkosten), eventuell auch Rechte und Pflichten des Vermieters und Mieters enthalten. Beide müssen den Vertrag
unterschreiben. Studierende, die in einer WG wohnen, sollten die üblichen Rechte
und Pflichten des WG-Lebens (Putzplan, Badnutzungszeiten, Mülldienst u.ä.) beachten. An die Vermieterbescheinigung denken!
Students who live in a residence hall must sign a tenancy agreement with the designated staff member at
the Studentenwerk. Students should bring the following documents when they sign their contracts: certificate of enrolment, bank account information, the date when money can be withdrawn from the German
account (if applicable), internet access form. The landlord confirmation, which is required for registration at
the citizens’ office, will be handed out automatically along with the tenancy agreement. When the room is
handed over to the student, damages should be listed on the protocol. All students must pay a €300 deposit, including students who receive a service packet from the IO. The deposit and rent will be withdrawn
from a German or SEPA-capable foreign bank account. In individual cases, the first month’s rent and the
deposit can be paid in cash to the cashier at the Studentenwerk (Philosophenweg 20).
Important Let guest students know that these contracts are valid for either 5 or 11 months; rent has
already been pre-determined for these periods. If someone moves out earlier or later, the
amount of monthly rent will change (“Umlage Kaltmiete”). Students should seriously consider how long they really want/have to stay and should not forget about the exam period.
Important After receiving a Thoska, students have to print out a certificate of enrolment and hand it in
to the Studentenwerk or the facility manager of their residence hall. (Bear in mind that there
is a different certificate that has to be handed to the immigration office!)
Tip
Students who weren’t able to get a room in a residence hall should still contact the Studentenwerk, as they might have vacancies at the beginning or end of April/September.
Good to
know
Students who do not live in a residence hall should sign a rental agreement with their landlords. It should include the names of the renter and the landlord, the address, the length of
the contract, and the rent (basic rent, utilities), and possibly also the rights and requirements
of both the landlord and the renter. Both parties have to sign the contract. Students who live
in a shared apartment (WG) should respect the basic rules of living together (cleaning plan,
bathroom usage, waste disposal, etc.). Remember to ask for the landlord confirmation!
14. Sport Sports
Grundsätzlich können alle internationalen Studierenden zu den gleichen Konditionen wie Deutsche an Sportkursen teilnehmen. Die Anmeldung erfolgt online über www.hochschulsport.unijena.de; die Bezahlung wird üblicherweise per Überweisung getätigt, in Ausnahmefällen aber auch
in bar. Individuelles Fitnesstraining ist möglich.
Tipp
Ausländische Studierende können sich auch später beim Kursleiter oder im Servicebüro (USZ Oberaue 1) anmelden. Für bestimmte Kurse gibt es Ausnahmen wegen begrenzter Platzzahl. www.hochschulsport.uni-jena.de/Service/International+Students
26
All international students can participate in the offerings of the sports centre. The same rules and conditions apply as for German students. Registration is possible online at www.hochschulsport.uni-jena.de;
courses are paid via money transfer, or in individual cases in cash. Individual fitness training is also offered.
Tip
International students may also register later, either directly through the course instructor or
at the service centre (USZ Oberaue 1). Exceptions, due to a limited number of participants,
may apply. www.hochschulsport.uni-jena.de/Service/International+Students
15. Haftpflicht- und Unfallversicherungen Liability and accident insurance
Haftpflichtversicherung
Klären Sie bitte die Studierenden darüber auf, dass die Universität und das Studentenwerk nicht für
Schäden (z.B. Brand- oder Wasserschäden) haften, die Studierende außerhalb der Uni oder im
Wohnheim verursachen. Es ist daher unbedingt ratsam, eine solche Versicherung abzuschließen.
Meist kommen die Studierenden ohne eine solche nach Deutschland bzw. die Heimatversicherungen greifen in diesem Fall nicht. Manchmal ist sie jedoch in der Reise-KV enthalten. Da StandardPrivathaftpflichtversicherungen oft nur mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr abgeschlossen
werden können, empfiehlt es sich eine Reiseversicherung zu wählen, die direkt für ausländische Gäste und Studierende abgeschlossen werden kann. Beim Antrag kann man hier die Aufenthaltsdauer
und somit die Vertragslaufzeit individuell wählen, so dass Verträge zum vereinbarten Zeitpunkt automatisch enden. Unterschiedliche Varianten der Haftpflichtversicherungen sind zu beachten, die
sich oft in mit/ohne Selbstbeteiligung, zusätzlicher Unfallversicherung und Deckungssumme unterscheiden.
Versicherung
CareConcept
Ansprechpartner
www.care-concept.de
Care Concept AG
Am Herz-Jesu-Kloster 20
53229 Bonn
+49 (0) 228 - 977 35 0
Konditionen
Produkt: CareProtector
mind. Laufzeit 1 Monat –
max. Laufzeit 60 Monate
Zwischen 2€ (Typ S) – 7,50€
(Typ XL)/Monat
Bemerkungen
Unterschiedliche Tarifvarianten
– ACHTUNG: bei Typ S mit
Selbstbehalt (250€) und OHNE
Unfallversicherung
Empfohlen: Typ L oder XL (Deckungssummer 2 - 2,5 Mio.)
Abschluss nur online möglich!
ADAC-Incoming
Versicherung
www.adac.de/produkte/versi
cherungen/incomingversicherung
ADAC Filiale
Teichgraben 1 (Eulenhaus),
Jena
Mo – Fr 9.00 – 18.00
+49 (0) 3641 420022
www.reiseversicherung.de/de
/versicherung/versicherungsp
akete/versicherungauslaendische-studenten
ReiseHaftpflichtversicherung
Gestaffelt je nach Aufenthaltsdauer (z.B. 5 Monate =
21€; 8 Monate 30€)
max. Deckungssumme 1 Mio.
Versicherung für ausländische Studenten und Au Pair
(Haftpflicht)
für eine Aufenthaltsdauer
von z.B. 6 Monaten – 77€
ohne Selbstbeteiligung)
Incoming-Versicherung besteht
aus zwei unabhängig voneinander wählbaren Bausteinen
(Krankenversicherung ODER
Unfall-, Haft- und Abschiebekostenversicherung)
Buchbar mit und ohne Selbstbeteiligung
Abschluss nur online möglich!
ERV Versicherung
Tel.: + 49 (0) 89 4166–1102
Fax: + 49 (0) 89 4166–2717
E-Mail: contact@erv.de
Liability insurance
Explain to your mentees that the university and the Studentenwerk are not responsible for damages (such
as fire or water damages) that students cause outside of the university or in their residence hall. Therefore,
it is recommended that students purchase such insurance. Most students come to Germany without personal liability insurance, but sometimes it is included in travel health insurance packages. Because most
standard private personal liability insurance contracts have a minimum duration of at least one year, it is
27
recommended to purchase insurance specifically designed for foreign guests and students. When applying
for this insurance, students can enter the length of their stay and, thus, the length of the contract. That way
contracts automatically end at a certain point in time. The different variations of private liability insurance
should be compared, because they often differ in terms of deductible, limit of liability, and additional accident insurance.
Insurance
CareConcept
ADAC-Incoming
Versicherung
ERV
Versicherung
Contact information
www.careconcept.de/index_eng.html?navil
ang=eng&PHPSESSID=611b29f
8f315cc05f728ccf6434c1e38
Care Concept AG
Am Herz-Jesu-Kloster 20
53229 Bonn
+49 (0) 228 - 977350
www.adac.de/produkte/versi
cherungen/incomingversicherung
ADAC Filiale
Teichgraben 1(Eulenhaus),
Jena
+49 (0) 3641 420022
www.reiseversicherung.de/de
/versicherung/versicherungsp
akete/versicherungauslaendische-studenten
Tel.: + 49 (0) 89 4166–1102
Fax: + 49 (0) 89 4166–2717
E-Mail: contact@erv.de
Conditions
Product: CareProtector
Minimum contract one
month; maximum contract
60 months
Monthly costs between €2
(Type S) and €7.50 (Type XL)
Comments
Different tariffs. Be careful
when purchasing Type S with
deductible (€250) and without
accident insurance. Recommended: Type L or XL (limit of
liability: €2-2.5 million).
Can only be purchased online!
Travel personal liability
insurance
Costs vary depending on
length of stay (for example
five months = €21, eight
months = €30)
Maximum limit of liability:
€1 million
Insurance for foreign students and au pairs (personal liability) for a stay of six
months €77 without a deductible
Incoming insurance consists of
two independent components
(health insurance OR accident,
liability, and deportation insurance)
Can only be purchased online
with or without a deductible!
Unfallversicherung
Zusätzlich zur gesetzlichen UV sind alle Studierenden über das Studentenwerk Thüringen auch für
die Freizeit unfallversichert, also bei allen Unfällen während der Freizeit außerhalb der Hochschule
und außerhalb des direkten Weges zu und von der Hochschule, die nicht unter die gesetzliche Unfallversicherung fallen. Die Versicherung deckt Folgekosten eines Unfalls weltweit ab (u. a. dauerhafte körperliche Beeinträchtigung, Transport- und Bergungskosten, kosmetische Operationen),
Kosten einer ärztlichen Behandlung nicht inbegriffen. Nicht versichert sind Unfälle, die aus Extremsportarten resultieren.
Wichtig
Unfälle sollten in jedem Fall so schnell wie möglich dem Studentenwerk gemeldet
werden. Infotake Ernst-Abbe-Platz 5, Tel: 03641-930506, infotake-jena@stwthueringen.de.
Accident insurance
In addition to the legal accident insurance, all students are covered for accident insurance via the Studentenwerk Thüringen; this includes all accidents that occur during their free time outside the university and
that do not take place on the direct way to and from the university or fall under legal accident insurance.
This insurance covers costs resulting from an accident worldwide (including e.g. long-term disability,
transport and burial costs, cosmetic operations), not including the costs of medical treatment. Not covered
are accidents that occur as a result of extreme sports.
Important
Inform the Studentenwerk immediately of any accidents. Address: Infotake Ernst-Abbe-Platz
5, Tel: 03641-930506, infotake-jena@stw-thueringen.de.
28
16. Jobben: Arbeitserlaubnis Are Mentees allowed to work?
Alle Studierenden dürfen zeitlich unbegrenzt als studentische Hilfskräfte oder im Rahmen eines
Pflichtpraktikums ohne Arbeitserlaubnis arbeiten.
Bürger der EU-Staaten (siehe S.13), des EWR und der Schweiz benötigen keine Arbeitserlaubnis
und dürfen immer als Teilzeitbeschäftigte arbeiten.
Bürger aller anderen Staaten dürfen ohne Arbeitserlaubnis nur 120 ganze oder 240 halbe Tage
arbeiten (1 Tag = 8 Stunden). Für Jobs, die länger dauern, benötigen sie eine Arbeitserlaubnis (Visum plus Arbeitserlaubnis, nach vorheriger Prüfung durch das Arbeitsamt). Die Arbeitserlaubnis
muss bei der Ausländerbehörde beantragt werden.
All students are permitted to work without a work permit as student assistants (studentische Hilfskraft) or
in the framework of a mandatory internship for an unlimited number of hours.
Citizens of EU countries (see page 13), the European Economic Community, and Switzerland do not need
a work permit and are always permitted to work part-time.
Without a work permit, residents of all other countries are permitted to work 120 full or 240 half days (one
day = eight hours). For jobs that last longer, a work permit is required (visa plus work permit, after an initial
check by the employment office [Arbeitsamt]). Work permits must be applied for at the immigration office.
17. Tipps zur Kommunikation/Mediennutzung Tips for communication
Haus auf der Mauer: Hier kann man den Computer Pool kostenlos nutzen. Dieser verfügt über
Internet und man braucht kein Login für die Nutzung. Gerade in der Anfangszeit ist das eine gute
Möglichkeit schnell mit Familie und Freunden in Kontakt zu treten.
Telefonieren: Günstig ins Ausland telefonieren kann man bspw. im Callshop in der Neugasse (vom
Holzmarkt aus in Richtung Paradies). Skype und Whatsapp kann man bei guten Internetkonditionen ebenfalls sehr gut nutzen.
Handy- oder Internetverträge: Wir raten Gaststudierenden dringend davon ab, Verträge mit Mobilfunk- oder Internetanbietern einzugehen (Alternative siehe unten). Diese Verträge kann man
nur schwer vorzeitig kündigen; es entstehen hohe Kosten. Sollten Studierende einfach abreisen
und die späteren Mahnungen nicht zahlen, folgt ein Eintrag bei der Schufa; dies kann sich später
einmal negativ auf die Visumsbeantragung auswirken. Bitte warnen Sie die Studierenden davor.
Genauso sollten Sie sie darauf hinweisen, dass hierzulande Downloads aus dem Internet häufig
kostenpflichtig und schwierig kündbar sind.
Mobilfunk-Karte: einfach ins mitgebrachte Handy einlegen; gibt’s auch bei Billig-Supermärkten
oder online. Günstige Handys gibt es (im Set mit Prepaidkarten) in diversen Supermärkten.
Internet: Sofern nicht im Wohnheim/Wohnung vorhanden, empfiehlt sich ein Surfstick (prepaid,
ohne Vertrag) oder Nutzung von Uni-Rechenzentrum, W-LAN, Internationales Centrum, Internetcafés.
Radio und TV und Rundfunkbeitrag: Auch internationale Studierende müssen Rundfunkgebühren
für Radio und TV-Empfang (www.rundfunkbeitrag.de, dort auch Infos in anderen Sprachen) bezahlen, auch wenn sie nie Radio hören oder fernsehen und auch kein Empfangsgerät besitzen. Jede
Wohnung zahlt 17,50€/Monat; egal, wie viele Menschen darin wohnen oder ob Geräte benutzt
werden oder nicht. Es wird kontrolliert, ob man zahlt, und es gibt hohe Geldstrafen für Nichtzahler. Nur BaföG-Empfänger und behinderte Menschen können von den Gebühren befreit werden.
Studierende, die in WGs wohnen sollten mit ihren Mitbewohnern über die Zahlungen sprechen.
Näheres unter: www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/rundfunkbeitrag/index
29
Haus auf der Mauer: The computer pool here can be used free of charge. Internet access is available without a login. Especially in the beginning, this is a good alternative to get in touch with family and friends.
Calling abroad: At call shops. e.g. in the Neugasse (from the Holzmarkt, walk in the direction of Paradies), it
is possible to call abroad inexpensively.
Mobile phone or internet contracts: We strongly discourage guest students from signing contracts for mobile phone or internet usage (for alternatives, see below). These contracts can be difficult to terminate before the minimum duration period, and can be associated with high costs. If students leave Jena without
paying their bills, there will be an entry on their credit report (Schufa), which can negatively affect future
visa applications. Please inform students about this. You should also remind them that downloads from the
internet may cost money and that subscriptions are difficult to cancel.
SIM Cards: There are a number of SIM card options from supermarkets or online. Many supermarkets sell
inexpensive mobile phones in sets that include prepaid SIM cards.
Internet: If internet is not available in the residence hall or apartment, students can use a surf stick (prepaid, without a contract) or use of the university computer system or wifi network, the International Centrum, or internet cafés.
Radio and TV licenses: Even international students must pay radio and television license fees (=GEZ,
www.rundfunkbeitrag.de), even if they do not listen to the radio or watch TV or even own a radio or television. Every residence must pay €17,50 per month, no matter how many people live there or if devices are
used or not. The agency frequently checks to see if these license fees are paid and high financial penalties
incur for those who do not pay. Only BaföG recipients and handicapped individuals do not have to pay
these fees. Students living in shared apartments should discuss these payments with their roommates.
www.stw-thueringen.de/english/housing/broadcasting-fee/rundfunkbeitrag
18. Hilfe und Beratung Help and counselling
Bei persönlichen Fragen oder Problemen können sich internationale Studierende direkt an das
Internationale Büro wenden. Es gibt auch noch andere Einrichtungen und Institutionen in der
Stadt, die ausländische Mitbürger unterstützen. Bitte fragen Sie im Internationalen Büro nach Adressen und Kontaktinformationen. Das Studentenwerk bietet allen Studierenden der FSU eine kostenlose (ggf. anonyme) Beratung an, wenn sie soziale, finanzielle, rechtliche oder psychische Probleme oder Sorgen haben. Die Beratungsstelle befindet sich im KUBIS – Philosophenweg 5. Es gibt
auch
Mitarbeiterinnen
dort,
die
Englisch
sprechen.
www.stwthueringen.de/deutsch/beratung/index
Fundbüro: Löbdergraben 12 (Bürgerbüro - citizens' service center), Tel. 03641-492523.
If students have personal questions or problems, they should contact the International Office. There are further
organisations and institutions in the city that support foreigners. Please contact the International Office for addresses and contact information. The Studentenwerk also offers free (and anonymous) counselling for all students at the FSU if they have social, financial, legal, or psychological problems or worries. This service is offered
at
KUBIS
–
Philosophenweg
5.
Some
staff
members
speak
English.
www.stwthueringen.de/english/counseling/beratung
Lost and found office: Löbdergraben 12 (Bürgerservice), Tel. 03641-492523.
19. Abreise Gaststudierende: Exmatrikulation
Guest students' departure: Exmatriculation
Bevor die Gaststudierenden Jena verlassen, müssen sie sich vor der Abreise im IB, der Bibliothek
und dem Bürgerbüro abmelden. Dazu wird der gelbe Exmatrikulationsantrag verwendet. Er wird
zunächst von der Bibliothek und dem Bürgerbüro unterschrieben und dann beim IB eingereicht.
Ihre Studierenden sollten sich außerdem selbst beim Studentenwerk (Auszug planen) und der
Bank (Kontoauflösung) abmelden. (siehe Anhang)
30
Wichtig
Gaststudierende sollten die Exmatrikulation erst am letzten Aufenthaltstag erledigen, um ihr Stipendium (Laufzeit) nicht zu gefährden. Erasmus-Studierende erhalten
bei der Abmeldung im IB eine Bescheinigung über die Dauer ihres Aufenthaltes, die
sie zu Hause unbedingt abgeben müssen. Manchmal haben sie von zu Hause dafür
ein Formular erhalten, dieses sollten sie mitbringen. Diese Bescheinigung wird ausschließlich am letzten Tag des Aufenthaltes (bei der Exmatrikulation) ausgefüllt, nicht
vorher, nicht nachher!
Die Abmeldung bei der gesetzlichen Krankenversicherung (KV) übernimmt normalerweise das IB
für Gaststudierende (oder das SSZ für Vollzeitstudierende). Es ist jedoch sinnvoll, sich ca. 1-2 Wochen vor Abreise bei der KV zu erkundigen, wann der letzte Beitrag abgebucht wird bzw. wie man
diesen auch vorab überweisen oder abbuchen lassen kann. Dies muss bei der Kontoschließung
berücksichtig werden. Bei der KV legt man die Exma-Bescheinigung des SSZ und die Abmeldebescheinigung des Bürgerbüros vor.
gut zu
wissen
Gaststudierende erhalten ca. 1-2 Wochen vor der Abreise ein Transcript of Records
(eine Leistungsübersicht) nach Abgabe der Kurskarte im IB. Wenn noch Unterschriften auf der Kurskarte fehlen, sollten die Studierenden das dem IB mitteilen und die
jeweiligen Lehrenden darum bitten, die ausstehenden Kopien der Karte an das IB zu
senden. Das Transcript wird dann an die von den Studierenden angegebene Heimatadresse geschickt. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an Sibylle Löbnitz im IB (sibylle.loebnitz@uni-jena.de, Tel: 931149).
Before guest students leave Jena, they must give notice of departures to the International Office, library,
and central citizens’ office. The yellow exmatriculation form is used for this. It will be signed by the library
and central citizens’ office and then turned in to the IB. Your mentees should also inform the Studentenwerk and the bank about their departure. (see appendix 1)
Important
Guest students should exmatriculate only on the last day of their stay to avoid problems
with their scholarship. Erasmus students will receive a form confirming the length of their
stay. This must be present at their home university. Sometimes they already have a form
from their home universities; if this is the case, they should bring it along. This confirmation
will only be filled out upon exmatriculation, not earlier, not later.
The IO usually deregisters students from public health insurance. It is still helpful to contact the health
insurance agency one to two weeks before departure in order to find out when the last payment will be
withdrawn or when it should be transferred. In order to unsubscribe from insurance, the insurance company will need the exmatriculation form and deregistration form from the central citizens’ office.
Good to
know
One to two weeks prior to their departure, guest students will receive a transcript of records (list of courses and grades) after handing in their course card. If signatures are still missing on the course card, students should inform the IO and ask their instructors to return any
copies of the card to the IO. The transcript will then be sent to students' home addresses. If
there are questions or problems, please contact Sibylle Löbnitz at the IO
(sibylle.loebnitz@uni-jena.de, Tel: 931149).
31
20. Nützliche Internetseiten
Internationales Büro:
Studienbeginn intern. Stud.:
IB Mentorenprogramm:
Imma-Hinweise:
Onleila:
Jena:
Studentenwerk:
Beratung Studentenwerk:
Infos für Ausländer:
Veranstaltungstipps:
IntRo:
ESN:
StuRa:
International Office:
Info for intern. students:
IB Mentoring Programme:
Enrolment tips:
Onleila:
Jena:
Studentenwerk:
Counseling Studentenwerk:
Information for foreigners:
Activities and events:
IntRo:
ESN:
StuRa:
Useful links
www.uni-jena.de/international
www.uni-jena.de/Studienbeginn_international.html
www.uni-jena.de/mentorenprogramm
www.uni-jena.de/studienstartwegweiser
www.uni-jena.de/onleila/cgi
www.jena.de (Behördenwegweiser)
www.stw-thueringen.de/
www.stw-thueringen.de/deutsch/beratung/index.html
www.study-in.de
www.justlanded.com
www.internationale-studierende.de/
www.uni-jena.de/aktuell
www.introseite.de/
http://jena.esn-germany.de/
www.stura-jena.de/
www.uni-jena.de/en/International
www.uni-jena.de/en/startstudying_international-path-226596,228002.html
www.uni-jena.de/mentorenprogramm
www.uni-jena.de/en/enrolmentguide
www.uni-jena.de/onleila/cgi/?x=Flzr5epcvDz2X7uswEjy9g
www.jena.de/sixcms/detail.php?id=97320&_lang=en (local government info)
www.stw-thueringen.de/english/stw-startseite
www.stw-thueringen.de/english/counseling/beratung.html
www.study-in.de/en/
www.justlanded.com,
www.internationale-studierende.de/en/home
www.uni-jena.de/aktuell
www.introseite.de/index.php/en
http://jena.esn-germany.de/
www.stura-jena.de/
Willkommenstage/ Welcome Days:
www.uni-jena.de/unijenamedia/Downloads/einrichtungen/aaa/Bewerbung+Incomings/ProgrWD20161.pdf
32
21. Anhänge Appendices
Anhang Appendix 1: Termine / Dates
Feiertage Holidays:
25.03.2016: Karfreitag – Good Friday
28.03.2016: Ostermontag – Easter Monday
Hauptanreise Anreisetage Arrival
Begrüßung & Erste Informationen
(Vortrag) Welcome & First Information
(Presentation)
Immatrikulation (IB) Enrolment
Fragen & Informationen
Questions / Information
DSH-Einstufung DSH placement test
DSH-Immatrikulation DSH enrolment
Sprachenzentrum Einstufung Deutsch
Language Center placement test German
Sprachenzentrum Einschreibung Deutsch
Language Center enrolment German
ATS Einführung und schriftl. Test (DaF
Gaststudierende) ATS Introduction and
written test (DaF guest students)
ATS mündl. Test ATS oral exam
Friedolin-Fragestunde und Einführung
Time for questions and Introduction to
Friedolin
ONLEILA-Einführung (Gaststud.)
Introduction to ONLEILA (guest students)
Vorlesungszeit Lecture Period
Abgabetermin Adresse, Kontoauszug,
Krankenversicherung
Deadline to turn in documents (address,
semester fee payment proof, and health
insurance)
ab 01.04. (ab dann sind meist erst Wohnheimzimmer beziehbar)
29.03./31.03./01.04./02.04.: 09:00 Deutsch, 09:30 Englisch
04.04./06.04.: 18:00 Deutsch, 18:30 Englisch
jeweils im SR 24 UHG (Fürstengraben 1)
29.03. 01.04., 9:30-12:00 und 13:00-15:30, SR 28 UHG
02.04., 09:30-12:00, SR 28 UHG
04.-08.04., 9:30-12:00 und 13:00-15:30, SR 25 UHG
11.-15.04, Mo/Mi/Fr 10:00 - 12:00 Uhr; Di/Do 13:30 - 15:00 Uhr, R18 UHG
29.03.-15.04., 10:00-16:00 Info-Café, Internationales Centrum – HadM
29.03.-01.04., 9:30-12:00 und 13:00-15:30, SR 29 UHG
02.04., 9:30-12:00 SR 29 UHG
29.03., 08:00, CZS3 HS2, bis 01.04. (Ergebnisaushang vor Raum 18 UHG)
01.04., 13:00 Gruppe 1, 14:00 Gruppe 2, HS24 UHG
29.03. und 05.04., jeweils 18:00-20:00, CZ3HS 2
01.04. und 08.04., jeweils 13:00 – 15:00, Ort wird noch bekannt gegeben
31.03., 09:00 und 11:00, CZ3 HS9
01.04., 11:00-13:00, CZ3 SR 120,121,122,123
Friedolin-Fragestunden/Friedolin Questions and Answers
21.03./30.03, 10:00-11:00, E069 UHG
01.04., 17:00-18:00, E069 UHG
Friedolin Usage in English
06.04., 17:30-18:30, E069 UHG
31.03., 16:00 Deutsch und 17:00 Englisch, UHG HS 24
02.04., 11:00 Deutsch und 12:00 Englisch, UHG HS 24
04.04.2016 – 08.07.2016
20.04. = Ablaufdatum d. vorläufigen Studierendenausweise
20.04. = expiration date of temporary student IDs
33
Anhang Appendix 2: Abreise-Checkliste (Gaststudierende) Departure checklist (Guest students)
Aufgabe
BahnCards und andere Abos kündigen, Rundfunkbeitrag abmelden
2-3 Wochen vor Abreise Wohnheimauszug bei der
Verwalterin klären
Bitte beachten
Frist: siehe Vertrag
Kaution gibt es nur zurück, wenn das Zimmer in ordentlichem Zustand verlassen wird und es keine Mietschulden
gibt
Krankenkassen benötigen eine Exmatrikulationsbescheinigung (s.u.) und/oder Rückflugticket
2-3 Wochen vor Abreise bei der Krankenversicherung
vorsprechen und abschließenden Krankenversicherungsbeitrag erfragen, letzte Überweisung in Auftrag
geben
1-2 Wochen vor Abreise: Kurskarte (KK) im IB abgeben, Transcript abholen, IB-Fragebogen ausfüllen
Die KK muss möglichst vollständig ausgefüllt abgegeben
werden, Gaststudierende sollten persönlich zur Sprechzeit ins IO kommen
Gibt’s auch im IB-Download-Bereich
1 Woche vor Abreise Exmatrikulationszettel (gelb) im
IB abholen
2-3 Tage vor Abreise Abmeldung nur bei ThULB und
Bürgerservice (entsprechend Exmazettel vom IB,
Unterschriften einholen)
2 Tage vor Abreise: Konto bei der Bank schließen,
Zimmerübergabe, Auszug, Kaution entgegennehmen
Abmeldung beim Bürgerservice ist nur kurz vor Abreise
möglich
1-2 Tage vor Abreise: Exmatrikulation im IB (Thoska
mitbringen!)
1 Tag vor Abreise: Geschirr im Umsonstladen (Kap. 3)
abgeben
Tag der Abreise: Kaffee trinken, Foto machen, winken 
Task
Cancel Bahncards and other subscriptions; deregister
your radio and television licence
2-3 weeks before departure: Discuss your moving
date with residence hall management
2-3 weeks before departure: Contact the insurance
company and make arrangements to unsubscribe
from your insurance; arrange to send in your last
insurance payment
1-2 weeks before departure: Hand your course card
in to the IO, pick up your transcript, fill out your IO
questionnaire
1 week before departure: Pick up a yellow exmatriculation form in the IO
2-3 Tage vor Abreise: De-register at the ThULB and at
the local central citizens’ office. Don't forget to get
signatures for your IO exmatriculation form.
2 days before departure: Close your bank account,
have your room checked, move out, get your room
deposit back
1-2 days before departure: Exmatriculation in the IO
(bring your Thoska!)
1 day before departure: Return silverware, etc. to the
Umsonstladen (Chapter 3)
Last day: Drink coffee, take pictures, wave goodbye 

Ab 3 Wochen vor Abfahrt: Bankkarte NICHT mehr als
Zahlungsmittel nutzen (sonst kann das Konto u.U. nicht
geschlossen werden)
Erasmusstudenten: am letzten Tag des Aufenthalts; bitte
Formular der Heimatuni über die Aufenthaltsdauer mitbringen
Bitte nur noch brauchbare Sachen abgeben.
Important to know
deadlines: see contract
The deposit will only be returned if the room is left in
good condition and no rent is owed
Insurance companies need a certificate stating that a
student is no longer enrolled at the university (see below) and/ or a copy of a ticket for a return flight
The course card must be completely filled out; guest
students should come in person to office hours in the IO
This form can also be downloaded from the IO web site.
De-registration at the central citizens’ office is only possible shortly before your departure.
Beginning three weeks before leaving, do not use your
bank card to pay for anything. Otherwise your bank account cannot be closed.
Erasmus students: On the last day of your stay, please
bring the confirmation of stay from from your home
university
Please only return items that can still be used.
34

Anhang Appendix 3: Sachbearbeiterinnen Studentenwerk Wohnen Staff Studentenwerk housing
aktuell unter: www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/wohnanlagen/jena/index (current version)
Wohnanlage /
Residence hall
Carl-Zeiss-Promenade 8
Sachbearbeiter /
Responsible Staff
Kontakt
Contact
Frau Lierse
03641-930665
ingrid.lierse@
stw-thueringen.de
Mo 9-11 + 13-15,
Di 14-17
(vorlesungsfreie Zeit /
semester break: 13-16)
Do 9-11 + 13-15 / Fr 9-11
Philosophenweg 20
Frau Ogorsolka
03641-930664
katrin.ogorsolka@stwthueringen.de
Mo 9-11, 13-15
Di 14-16 (vorlesungsfreie Zeit /
semester break: 13-16)
Do 9-11, 13-15 / Fr 9-11
Philosophenweg 20
Frau Volkmar
03641-208818
kerstin.volkmar@
stw-thueringen.de
Mo 9-11, 13-15
Di 14-17 (vorlesungsfreie Zeit / semester break: 13-16)
Do 9-11, 13-15 / Fr 9-11
Stauffenbergstraße 2
Frau Schmidt
03641-930666
tatjana.schmidt@stwthueringen.de
Mo 9-11 + 13-15
Di 14-17 (vorlesungsfreie Zeit /
semester break: 13-16
Do 9-11 + 13-15
Fr 9-11
Philosophenweg 20
Frau Künnecke
03641-930673
Susann.kuennecke@stwthueringen.de
Mo, Do 9.00 - 11.00
Di 14.00 - 17.00 (vorlesungsfreie
Zeit / semester break: 13.00 - 16.00
Uhr)
Fr 9.00 - 11.00
Siegfried-Czapski-Str. 2
Spitzweidenweg 11
Moritz-Seebeck-Str. 15
Jenertal 4
Sprechzeit/Ort
Office hours and location
Hügelstr. 1
Oberaue
Kötschauweg 2a
Seidelstr. 18, Max-Kade-Haus
Karl-Marx-Allee 1, 3, 5
Angemietete Wohnung in
Neulobeda
Emil-Wölk-Str. 7, 9
Schlegelstr. 2,4,5,6,8
Stauffenbergstr. 2/2a
Friesweg 1,3, 7
Clara-Zetkin-Str.19
Joh.-Griesbach-Str. 7, 8
August-Bebel-Str. 27
Maurerstr. 38, 38a
Lutherstraße 83
Stifterstraße 19-19e
Die Abteilung für Studentisches Wohnen im Studentenwerk Thüringen befindet sich im Philosophenweg
20 (Tel: 03641-930663, E-Mail: wj@stw-thueringen.de). Die Sachbearbeiterinnen sind für die Mietvertragsunterzeichnung normalerweise montags, dienstags, donnerstags und freitags in einem ihrer Objekte zu
erreichen. Außerhalb dieser Zeiten und in Notfällen kontaktieren Sie bitte die WOHNTUTOREN. Ist ein
Wohntutor nicht erreichbar, fragen sie andere oder die Sachbearbeiter.
The Department of Student Living (Abteilung für Studentisches Wohnen im Studentenwerk Thüringen) is
located at Philosophenweg 20 (Tel: 03641-930663, E-Mail: wj@stw-thueringen.de). The responsible staff
members are available to sign rental agreements on Mondays, Tuesdays, Thursdays, and Fridays.
Contact the residence advisers outside of these office hours and in case of emergency. If the residence adviser is unavailable, contact another residence adviser and then the other staff members.
35
Anhang Appendix 4: Wohntutoren Resident advisers
Aktuell unter: www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/index
Current version at: www.stw-thueringen.de/english/housing/wohnen
Wohnheim
Dormitory
Wohntutor
Resident adviser
Kontakt
Contact
E-mail
Karl-Marx-Allee 1,3,5
Hmielorz, Melanie
K.-Marx-Allee 1/505
0152-24110959
karl-marx-allee1-3-5@gmx.de
Karl-Marx-Allee 1,3,5
Rawat, Sandip Kumar
K.-Marx-Allee 1/603-2
karl-marx-allee1-3-5@gmx.de
Emil-Wölk-Str. 7,9
Ye, Yupeng
E.-Wölk-Str. 9/1102
0162-4166153
Emil-Woelk-Strasse7-9@gmx.de
Emil-Wölk-Str. 7,9
Zhendova, Petrumila
E.-Wölk-Str. 9/84-1
0174-8797443
Emil-Woelk-Strasse7-9@gmx.de
Seidelstraße 18
Hügelstraße 1
Maurerstr. 38, 38a
Jenertal 4
Carvalho, Jamile
Maurerstraße 38,
Zi. 214
0162-6446143
Seidelstraße 18
Hügelstraße 1
Maurerstr. 38, 38a
Jenertal 4
Joe, UnHyea
Seidelstraße 18
Hügelstraße 1
Maurerstr. 38, 38a
Jenertal 4
Miranda, Gabriela
S.-Czapski-Str. 2
M.-Seebeck-Str. 15
Unterdörfer, Christoph S.-Czapski-Str.2, Whg. 3.4
0151-23229576
Hügelstr. 1, H1,
Whg. 333
0162-8986834
Hügelstr. 1, H1,
Whg. 327
0176-45762946
jamilecerqueira@hotmail.com
huegelstrasse1@gmail.com
gabimiranda.mg@gmail.com
wohntutor.scs@gmx.de
Carl-Zeiss-Promenade 8 Özkan, Sami Onuralp
Carl-Z.-Promenade 8,
Haus 1/206
0151-47388428
wohntutor@gmail.com
Carl-Zeiss-Promenade 8 Schmitt, Simon
Jenaplan 2, 07749
0176-63868240
wohntutor@gmail.com
Stauffenbergstr. 2, 2a
Klein, Florian
Stauffenbergstr. 2/ 73
0175-6847584
Stauffenbergstrasse2und2a@googlemail.com
Stauffenbergstr. 2, 2a
Konrad, Sophie
Stauffenbergstr. 2/81
0174-6784663
Stauffenbergstrasse2und2a@googlemail.com
Schlegelstraße 2,4,5,6,8 Strelkova, Natalya
Schlegelstr. 4/404
0176-36431434
Schlegelstraße
2,4,5,6,8
Can, Meltem
Schlegelstr. 8/215
Clara-Zetkin-Str. 19
Lehmann, Paula
Clara-Zetkin-Str. 19 Zi. 01-0105-2
0176-84500791
Spitzweidenweg 11
Kusturica, Annemie
Spitzweidenweg 11
2/01.02
015771524600
Stifterstraße 19-19e
Georgi, Maximilian
Stifterstraße 19 Whg. 306/1
0176-70587353
maximilian.georgi.poa@gmail.com
J.-Griesbach-Str. 7,8
Friesweg 1,3 + 7
Misikire, Wengelawit
Friesweg 3, Whg. 221
0157-85594627
griesbachstrasse-friesweg@gmx.de
J.-Griesbach-Str. 7,8
Friesweg 7
Mandalka, Paul
Friesweg 3, Whg. 221
0176-64893701
griesbachstrasse-friesweg@gmx.de
36
Schlegelstrasse24568@googlemail.com
Schlegelstrasse24568@googlemail.com
wohnheim.clara.zetkin@gmail.com
spitzweidenweg@gmail.com
Anhang Appendix 5: ERASMUS-KoordinatorInnen ERASMUS Coordinators
Stand: Februar 2016; aktuell unter / as of February 2016; current information is available at
https://cms.rz.unijena.de/Internationales/Studium+im+Ausland/Auslandsstudium/Programme/ERASMUS_+europaweit-p233909/Ansprechpartner_+Fachkoordinatoren-EGOTEC-8eg6ocm9lo385i6f6fe755k1b6.html
Fakultät /Faculty
Theologie
Theology
Rechtswissenschaften
Law
Wirtschaftswissenschaften
Economics and Business
Administration
Philosophie
Philosophy
Institut
(Erasmus Office
Wiwi)
E-mail: x.y@uni-jena.de
martin.leiner@uni-jena.de
Prof. Dr. Matthias Ruffert
(Kontakt: Susanne Teich)
m.ruffert@recht.uni-jena.de
susanne.teich@uni-jena.de
Katja Zeidler
dio-wiwi@uni-jena.de
Anglistik/ Amerika- Dr. Florian Haas
nistik
AltertumswissenDr. Udo Hartmann
schaften
Auslandsgermanistik Britta Hövelbrinks
Dorothea Spaniel-Weise
Germanistische
Literaturw.
Germanistische
Sprachw.
Geschichte
Indogermanistik
IWK
Kunstgeschichte
Kommunikationswissenschaft
Musikwissenschaft
Philosophie
Romanistik
Slawistik
Ur- und Frühgeschichte
Volkskunde/ Kulturgeschichte
Sprachen/Kulturen
des Vorderen Orients
Sozial- und Verhaltenswissenschaften /
Social and
Behavioural
Sciences
Name
Prof. Dr. Martin Leiner
Erziehungswissenschaft
Politikwissenschaft
Psychologie
Soziologie
Sportwissenschaft
florian.haas@uni-jena.de
udo.hartmann@uni-jena.de
Dr. Johanna Bohley
Britta.hoevelbrinks@uni-jena.de
dorothea.spaniel-weise@unijena.de
Johanna.bohley@uni-jena.de
Dr. Stefan Lotze
stefan.lotze@uni-jena.de
Anna Schröder
Frances GiesekeGolembowski
Prof. Dr. Jürgen Bolten
Katarina Saalfeld
Marie Legrand
anna.schroeder@uni-jena.de
Francis.gieseke@uni-jena.de
juergen.bolten@uni-jena.de
katarina.saalfeld@uni-jena.de
marie.legrand@uni-jena.de
Dr. Michael Klaper
Michael.klaper@musik.phil.unierlangen.de
Dr. Matthias Warkus
Matthias.warkus@uni-jena.de
Dr. Sabine Albrecht (sp/pt) sabine.albrecht@uni-jena.de
Dr. F. Meynier-Heydenreich frederic.meynier(frz.)
heydenreich@uni-jena.de
Stylianos Fytas, M.A. (it)
stylianos.fytas@uni-jena.de
Thomas Schmidt
thomas.schmidt.3@uni-jena.de
Prof. Dr. Peter Ettel
p.ettel@uni-jena.de
Stephanie Schmidt
stephanie.schmidt.5@uni-jena.de
Peter Blank M.A.
(LS Islamwissenschaft)
Jana Matuszak
(LS Altorientalistik)
Dr. Mari MietilyinenPachmann
Matthias Enders
Dr. Jürgen Kaufmann
Margrit Elsner (ausländische Studierende)
Dr. Thomas Ohrt
peter.blank@uni-jena.de
37
jana.matuszak@uni-jena.de
mari.mietilyinen@uni-jena.de
m.enders@uni-jena.de
Int-psy@uni-jena.de
margrit.elsner@uni-jena.de
thomas.ohrt@uni-jena.de
Mathematik und Informatik
Computer
Science /
Mathematics
Informatik
Computer Science
Mathematik
Mathematics
Physik-Astronomie
Physics and
Astronomy
Chemie und Geowissenschaften / Chemistry
Biologie-Pharmazie /
Biology and Pharmacy
Medizin
Medicine
Chemie
Chemistry
Geowissenschaften
Earth Science
Biologie, Pharmazie
Ernährungswissenschaft
Biology, Pharmacy,
Nutrition Science
Frauenklinik
Dr. P. Dittrich
dittrich@cs.uni-jena.de
Prof. Dr. Daniel Lenz
daniel.lenz@uni-jena.de
Prof. Dr. Malte C. Kaluza
kaluza@ioq.uni-jena.de
Prof. Dr. Georg Pohnert
georg.pohnert@uni-jena.de
Prof. Dr. Lothar Viereck
lothar.viereck@uni-jena.de
Prof. Dr. Dirk Hoffmeister
Erasmus-bpf@uni-jena.de
Prof. Dr. Matthias Dürst
(Sekretariat Kerstin Brox)
matthias.duerst@med.uni-jena.de
kerstin.Brox@med.uni-jena.de
Bei Nichtverfügbarkeit der Koordinatoren oder in Instituten, die keinen Koordinator haben, wenden Sie sich bitte an
die jeweiligen Studienfachberater. Deren Namen, Adressen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie im Netz (Instituts/Fakultätsseiten) oder unter www.uni-jena.de/Studienangebot.
If a coordinator is unavailable or not designated, please contact the institute’s academic adviser. Their names, addresses, and contact information are available online (institute/ faculty pages) or at www.uni-jena.de/Studienangebot
Anhang Appendix 6: Aufenthaltstitel („Visum“) Residence Permit ("Visa")
EU-Bürger: Freizügigkeitsberechtigten Unionsbürgern wird von Amts wegen auf dem Einwohnermeldeamt
(Bürgerservice) eine Bescheinigung über das Aufenthaltsrecht ausgestellt. Sie müssen sich nicht bei der
Ausländerbehörde anmelden. Zur EU gehören: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande,
Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik,
Ungarn, Vereinigtes Königreich (GB) und Zypern.
Kein Einreisevisum brauchen EU-Bürger und Bürger von Albanien, Argentinien, Australien, Bahamas, Bosnien, Brasilien, Chile, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Island, Israel, Japan, Kanada, Liechtenstein, Malaysia, Mazedonien, Mexiko, Moldawien, Monaco, Montenegro, Neuseeland, Nicaragua, Norwegen, Panama, Paraguay, San Marino, Schweiz, Serbien, Seychellen, Singapur, Südkorea, Taiwan, Uruguay,
USA, Venezuela.
Wichtig
Diese Nicht-EU-Bürger müssen sich trotzdem innerhalb der 90 Tage nach Einreise in die BRD
bei der Ausländerbehörde anmelden (also eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen), da sie
Studierende und keine Touristen sind. Da die Ausstellung der Aufenthaltsgenehmigung etwa
6 Wochen dauert, sollte man sie bereits 45 Tage nach Einreise beantragen.
Ein Einreisevisum benötigen Bürger aller anderen Staaten. Sie müssen nach Erhalt der Zulassung zum Studium
an der FSU bei der zuständigen diplomatischen Vertretung der BRD in ihrem derzeitigen Aufenthaltsland ein
Einreisevisum zum Zweck des Studiums beantragen (also z.B. geht ein Ukrainer, der in Polen studiert, zur deutschen Botschaft in Warschau). Der Visumsantrag sollte sofort nach Erhalt der Zulassung beantragt werden, denn
es kann 4 bis 6 Wochen dauern, bis das Visum erteilt wird. Spätestens 6 Wochen vor Ablauf des Einreisevisums
(es sei denn, dieses gilt schon für die gesamte Länge des geplanten Aufenthalts) müssen sie sich unbedingt bei
38
der Ausländerbehörde Jena/im Wohnort melden. Weitere Infos unter www.aufenthaltstitel.de oder
www.auswaertiges-amt.de/DE/EinreiseUndAufenthalt/Zuwanderungsrecht_node.
gut zu
wissen
Diese Studierenden sollten nicht mit einem Touristenvisum- oder Schengenvisum nach
Deutschland einreisen, denn dies kann hier nicht immer problemlos in ein Studienvisum umgeändert werden.
Aufenthaltsgenehmigung nach §16 Aufenthaltsgesetz (zum Zwecke des Studiums):
Beantragung/Verlängerung muss immer vor Ablauf des Einreisevisums/der alten Aufenthaltsgenehmigung
erfolgen. Dafür wird eine Studienbescheinigung mit Unterschrift und Stempel des IB benötigt. Die erste
wird üblicherweise zusammen mit der Thoska ausgegeben; später im Studium ist sie immer persönlich im IB
abzuholen. Die Aufenthaltsgenehmigung wird für max. 2 Jahre oder bis Ende der Ausbildung vergeben oder
verlängert. Nach Studienabschluss (nicht bei Gaststudierenden) kann einmalig eine Aufenthaltsgenehmigung zur Arbeitssuche für max. 18 Monate ab Studienende (Tag der letzten Prüfung) vergeben werden.
Der Aufenthaltstitel für Nicht-EU-Bürger wird als elektronischer Aufenthaltstitel, d.h. als Chipkarte mit Bild
ausgegeben. Die Bearbeitung dauert 4-6 Wochen, die Gebühren belaufen sich auf bis zu 110 € (Stipendiaten
mit deutschem Stipendium zahlen weniger). Für Studierende aus der Türkei mit einem Erasmus-Stipendium
entfällt diese Gebühr. Es werden bei jeder Beantragung Abdrücke von 2 Fingern abgenommen und mit dem
Bild im Chip gespeichert (die Fingerabdrücke dienen nur der Identifikation und werden nach Kartenausgabe in
der Datenbank gelöscht). Der eAT ist nur zusammen mit Pass und einem Zusatzblatt, auf dem die Art des Aufenthaltstitels/der Auflagen stehen (z.B. „zum Zweck des Studiums der Germanistik an der FSU Jena“) gültig; es
müssen also immer alle 3 Dokumente zusammen bleiben. Die Karte hat Online-Funktionen, die man bei Ausgabe abschalten lassen kann; der PIN-Brief zur Karte wird per Post zugesandt. Mehrsprachige Infos und Flyer
unter: www.bamf.de/DE/DasBAMF/ITDienstleistungen/Angebote/angebote-node (Elektronischer Aufenthaltstitel eAT) und www.jena.de  bei Suche „eat“ eingeben.
Arbeitserlaubnis: Bürger der EU brauchen keine; alle andere dürfen ohne Arbeitserlaubnis max. 120 Tage
im Jahr (8 Stunden/Tag), oder 240 halbe Tage, arbeiten; studentische Nebentätigkeit in Uni oder ThULB
(Hiwi) zählt bei den 120 Tagen nicht mit. Alles, was darüber hinausgeht, benötigt die Zustimmung der Ausländerbehörde und der ZAV (Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit).
Sperrkonto: Bewerber aus China, Russland und weiteren Staaten müssen vor der Visumsbeantragung vom
Heimatland aus ein Sperrkonto bei einer deutschen Bank eröffnen, auf dem eine bestimmte Geldsumme
(EUR 7.908 pro Jahr, ggf. anteilig) liegt, die die monatlichen Lebenshaltungskosten und ggf. Kosten für die
Rückreise deckt, mit dem Sperrvermerk „Finanzierung Studium“ versehen ist und nur die Auszahlung von
max. 1/12 des Guthabens pro Monat zulässt. Wenn also jemand mehr Geld verbrauchen möchte, benötigt
er ein zweites Konto. Der Nachweis, dass man über ein entsprechendes Euro-Devisenkonto bei einer Bankfiliale im Heimatland verfügt, ist nicht ausreichend. Die Filiale, bei der das Konto besteht, muss sich in
Deutschland befinden. Alternativ ist auch eine entsprechende Bankbürgschaft möglich; Mentoren sollten
keinesfalls als Bürgen auftreten. Die Entsperrung kann 2-4 Wochen dauern.
Finanzierungsnachweis: Die Ausländerbehörde hat jederzeit das Recht, alle internationalen Studierenden
daraufhin zu überprüfen, ob sie genügend finanzielle Mittel (ca. 680€/Monat) haben, um ein Studium in
Deutschland zu absolvieren. Wir empfehlen allen Studierenden, einen Finanznachweis (Kontoauszug, Stipendienzusage, Brief der Eltern o.ä.) mitzubringen, den sie ggf. vorlegen können.
Urlaub im Ausland: Studierende mit einem Einreisevisum (90 Tage gültig) dürfen nur dann während dessen
Gültigkeit aus Deutschland ausreisen, wenn es ein Multivisum ist und die Rückkehr nach Deutschland erlaubt. "Urlaub" in anderen Schengen-Staaten ist damit möglich. Studierende mit einem befristeten Aufenthaltstitel dürfen während dessen Gültigkeit aus Deutschland ausreisen und wieder einreisen, so oft sie wollen und bis zu 90 Tage in andere Schengen-Staaten reisen.
EU Citizens: EU citizens will receive a document from the central citizens’ office confirming their right of residence.
They do not have to register with the immigration office. The EU member states are: Austria, Belgium, Bulgaria, the
Czech Republic, Cyprus, Denmark, Germany, Estonia, Finland, France, Greece, Italy, Ireland, Croatia, Latvia, Lithuania,
Luxembourg, Malta, the Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Sweden, Slovakia, Slovenia, Spain, Hungary, and UK.
39
EU citizens and citizens of the following countries do not need an entry visa: Albania, Argentina, Australia, Bahamas,
Bosnia, Brazil, Canada, Chile, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Iceland, Israel, Japan, Liechtenstein, Malaysia, Macedonia, Mexico, Moldavia, Monaco, Montenegro, New Zealand, Nicaragua, Norway, Panama, Paraguay,
San Marino, Serbia, Seychelles, Singapore, South Korea, Switzerland, Taiwan, Uruguay, USA, and Venezuela.
Important
These non-EU citizens also have to contact the immigration office within 90 days of their arrival in
Germany in order to apply for a residence permit, because students are not tourists. Because it
takes approximately six weeks to receive a residence permit, one should apply for a residence permit approximately 45 days after arrival.
Citizens of all other countries require an entry visa. After receiving a letter of acceptance from the FSU, they need to
contact the diplomatic representative of the Federal Republic of Germany in their current country of residence to apply
for an entry visa for the purpose of studying (for example, a Ukrainian studying in Poland should go to the German embassy in Warsaw).
This visa should be applied for immediately after receiving a letter of acceptance, because it can take six to eight weeks
to issue the visa. These students should contact the immigration office six weeks before the expiration of the entry visa
(unless it is valid for the entire length of their stay). For more information visit www.aufenthaltstitel.de/en or
www.bamf.de/EN/Willkommen/Aufenthalt/eAufenthaltstitel/e-aufenthaltstitel-node .
Good to
know
If possible, these students should not enter Germany with a tourist visa or Schengen visa, because it
cannot always be easily converted to a student visa.
Residence permits based on §16 Aufenthaltsgesetz (for the purpose of study):
This must be applied for or extended before your entry visa or residence permit expires. In order to do so, proof of
enrolment with a signature and stamp from the IO is required. This first document is usually handed out along with
the Thoska; later in your course of studies, it should be picked up in person at the IO. Residence permit will be issued
for a maximum of two years or until graduation. After graduation, a one-time residence permit can be issued for a
period of 18 months (after the date of the last exam) for the purpose of looking for employment. Guest students are
not eligible for this.
The residence permit for non-EU citizens is issued as an electronic residence permit (eAT) – that is, as a chip card with
photo. It takes four to six weeks to process this residence permit. A residence permit costs up to €110 (students with
German scholarships receive a discount). Turkish students with an Erasmus scholarship do not have to pay this fee.
When applying for the residence permit, two fingerprints will be taken and saved along with the image in the chip (the
fingerprints only serve the purpose of identification and after the card is returned, will be deleted from the database).
The eAT is only valid with a passport and paper listing information about the residence permit that was issued (for
example “for the purpose of studying German at the FSU Jena”); all three documents must be kept together. The card
has online functions that can be activated when the card is picked up. The PIN will be sent separately via mail. Information and flyers are available at: www.bamf.de/EN/Willkommen/Aufenthalt/eAufenthaltstitel/e-aufenthaltstitelnode and www.jena.de  enter “eat“ in the search box.
Work permit: Citizens of EU countries do not need one; everyone else is permitted to work a maximum of 120 full
days or 240 half days each year (8 hours/ day); work-study jobs at the university or library (Hiwi) do not count towards
these 120 days. Everything beyond this requires the approval of the immigration office and the ZAV (Zentrale
Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit).
Escrow account: Applicants from China, Russia, and many other countries must open an escrow account at a German
bank with a certain amount of money (€7,908 per year, pro-rated if applicable) before applying for a visa. This money
must cover the cost of living and costs of a return trip, be marked with note “Finanzierung Studium”, and will only pay
out a maximum of 1/12 of the amount each month. If someone needs more money, a second account needs to be
opened. Proof of having a bank account in euros at home is not adequate. The bank account must be located in Germany. A bank guarantee or letter of credit is another option. A mentor should never agree to be a guarantor.
Proof of sufficient funds: The immigration office always has the right to check if an international student has sufficient
funds (approx. €680/ month) to complete a degree in Germany. We recommend that all students bring a financial
document (bank account statement, scholarship letter, letter from their parents, etc.) that they can present.
Holidays abroad: Students with an entry visa (valid for 90 days) may only leave Germany if the visa is valid for multiple
entries and allows for the return to Germany. It is not possible to take “holidays“ in other Schengen countries. Students with a fixed-term residence permit are permitted to leave and re-enter Germany as often as they want and also
travel for up to 90 days in other Schengen states.
40
Anhang Appendix 7: Betreuungszeitplan/Checkliste / Mentoring timeline/ checklist
Hier können Sie die Termine (Imma-Relevant), die Sie mit den Studierenden vereinbaren, eintragen. Versuchen Sie, die Reihenfolge einzuhalten, um Doppelwege zu vermeiden. Bitte kopieren oder laden Sie sich die
Liste herunter, falls Sie mehrere Studierende betreuen.
IB= Internationales Büro der Universität
Name der/s Betreuten:
Status: Gast / DSH / Bachelor / Master
Aufgabe
S.
Kontaktaufnahme zwischen
Mentor/Mentee
8
abholen, zum Wohnheim
bringen
9
Telefon:
Email:
Welche Dinge werden
dafür benötigt?
Emailkonto, Skype, sonstige
Sozialen Medien
Welche Papiere müssen
Studierende im IB abgeben?
---
Anreise mit Wohntutor
abstimmen
---
Mentee besucht „Begrüßung &
Erste Infos“ Vorträge
---
Immatrikulation im IB (Starterpaket & vorläufige Ausweise,
Adressformular)
11
Pass, Zulassungsbrief
Anmeldung Computerzentrum
12
Studierendenausweis und
Pass
Anmeldung Bürgerbüro
13
Pass, Adresse
(Mietvertrag)
IB-Adress-Formular
14
Pass, Jenaer Adresse,
Studierendenausweis
Versicherungsbescheinigung (3
Blätter) im Original oder Kopie
der europäischen Versicherungskarte oder des Formular E111, ggf.
Befreiungsbescheinigung d. AOK
Bankkonto eröffnen,
Semesterbeitrag bezahlen
17
Pass, Passkopie, Studierendenausweis, Anmeldebescheinigung des Meldeamtes
Kontoauszug holen (Bank) als
Nachweis der Semesterbeitragszahlung
18
Bankkarte
Papiere gesammelt an IB senden,
um die Thoska zu erhalten
19
siehe www.uni-jena.de/studienstartwegweiser
25
Pass, Kontodaten, ggf. erste
Miete und Kaution in bar,
Studienbescheinigung
---
20
2 Termine; siehe Kapitel 10
und Anhang 6
---
22
Thoska und Pass mit
gültigem Visum
---
Stundenplan bauen, für Kurse
anmelden
22
Friedolin- oder Onleila-Einführung
Private Haft- und
Hausratversicherung
27
Jenaer Adresse, Pass, Konto
Exmatrikulation Gaststudierende
30
Exmatrikulations-Antrag,
Thoska
Krankenversicherung
abschließen
Mietvertrag unterschreiben
Visum beantragen oder verlängern (Ausländerbehörde)
Anmeldung in der Bibliothek
ggf. Passbild
---
---
KOPIE des Kontoauszugs oder
elektronisch gestempelten Bezahlscheins
41
--Exma-Formular, Thoska
Termin
Mentoring timeline/ checklist
You can use this checklist and enter the dates and times of the various appointments you have with your
mentees (enrolment requirements). Try to follow the order listed here to avoid having to go to the same
place twice. Copy or download this list if you are advising more than one student.
IO= International
Office
Mentee's name:
Status: Guest / DSH / Bachelor / Master
Telephone:
E-Mail:
Page
What is need?
Which papers have to be
sent to the IO?
Get in touch with mentee
8
Email, Skype, Social Media
---
Pick up mentee, take him/ her to
the residence hall
9
Arrange arrival with resident adviser
---
Task
Mentee attends info session on
“Welcome & First Information”
see dates
Enrolment in the IO (Starter Package, preliminary I.D. and address
form)
11
Passport, letter of admission
Registration in the computer centre
12
Student ID and passport
Registration with the city
13
Passport, address
(rental agreement)
IO Address Form
14
Passport, local address,
student ID
Original insurance certificate (3
pages) or a copy of a European
insurance card or form E111 and,
if applicable, an exemption certificate from the AOK
Open a bank account,
pay semester fees
17
Passport, copy of passport,
student ID, certification of
address registration from
the central citizens’ office
Print out bank statement (Bank) for
proof of semester fee payment
18
Debit card
Send complete papers to the IO to
receive a Thoska
19
see www.uni-jena.de/studienstartwegweiser
Sign rental agreement
25
Passport and bank account
information; first month's
rent and deposit in cash
and enrolment form if
necessary
---
Apply for or extend visa (immigration office)
20
Two appointments; see
Chapter 10 and Appendix 5
---
Registration at the library
22
Thoska und passport with a
valid visa
---
Create class schedule and
register for courses
22
Introduction to Friedolin or Onleila
Private liability and home
contents insurance
27
Local address, passport,
bank account
Exmatriculation guest students
30
Exmatriculation form,
Thoska
Sign up for health insurance
Passport photo, if applicable
---
---
COPY of a bank statement or electronically-stamped payment form
42
--Exmatriculation form, Thoska
Date
Notizen / Notes
43
Ansprechpartner für internationale Studierende
Mentorenprogramm
Britta Möbius (Internationales Centrum, Johannisplatz 26)
03641/93 11 48
ib_mentoren@uni-jena.de
www.uni-jena.de/ib_mentoren
Beratung und Betreuung
Dr. Britta Salheiser (UHG, Zi. 18), Sibylle Löbnitz (UHG, Zi. 17)
03641/93 11 46 und 03641/93 11 49
international@uni-jena.de
Sprechzeiten
www.uni-jena.de/Internationales_Buero Facebook
https://www.facebook.com/groups/223961457642526/
(IB Mentoren Uni Jena)
Foto
E. Hofmann
(Stand: Februar 2016)