Management in der Rechtsabteilung

Management in der Rechtsabteilung –
der Aufbau einer Vertragsdatenbank
BUJ SYNDIKUS SUMMIT 2014
Dr. Catharina v. Ziegner
Stuttgart, 20. Mai 2014
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GLIEDERUNG
I. 
Profil Hanwha Q CELLS GmbH
II.  Datenbank für Standard-Verträge
III.  Elektronische Vertragsdatenbank
IV.  Auswahl der optimalen elektronischen Vertragsdatenbank
V.  Vorgehensweise: Stufenkonzept
VI.  Lessons Learned
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I. PROFIL HANWHA Q CELLS: STANDORTE
Think global, act local
Großbritannien
London
Kanada
London,
Ontario
Deutschland
Berlin
Deutschland
Thalheim
Frankreich
Aix-en-Provence
Korea
Seoul
Japan
Tokio
USA
San Francisco,
Irvine
Unternehmenszentrale
Niederlassungen
Malaysia
Selangor
Australien
Sydney
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I. PROFIL HANWHA Q CELLS: CHRONIK
Gründung der
Q CELLS AG
1999
Markteinführung
des 6-Zoll-ZellenStandards
Q6 & Q6M
2000
2001/02
Aufbau der
Produktionslinie I
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2003/04
Börsengang
2005/06
Aufbau der
Produktionslinien
III und IV
Produktionsstart
in Malaysia
Q CELLS wird
Teil der
Hanwha Gruppe
2009
2012
2007/08
Eröffnung des
Reiner-LemoineForschungszentrums
2010/11
Technologieführerschaft mit
Weltrekorden Management in der Rechtsabteilung - Vertragsdatenbank | Cathairna v. Ziegner | BUJ Syndikus Summit 2014 | Stuttgart, 20. Mai 2014
Bestes
polykristallines
Solarmodul 2013
im PHOTON Test
2013
Eigenkapitalerhöhung
2014
I. PROFIL HANWHA Q CELLS: KENNZAHLEN
2013
Produktionskapazität
in Thalheim
in Malaysia
200 MW
900 MW*
Eigenkapitalerhöhung 2013
$188,5 Mio. (USD)
Mitarbeiter weltweit
1.300
*: Steigerung der Produktionskapazität um 200 MW bis Mitte 2014
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I. PROFIL HANWHA Q CELLS: PRODUKTPORTFOLIO
Wir sind marktorientiert
Hanwha Q CELLS bietet ein marktorientiertes Produktportfolio, mit dem alle relevanten
Zielgruppen und Marktsegmente der Photovoltaik optimal bedient werden.
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I. PROFIL HANWHA Q CELLS:
WERTSCHÖPFUNGSKETTE
Komplette Abdeckung der PV-Wertschöpfungskette
Silizium
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Wafer
Zellen
Module
Systeme
Monitoring
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O&M
Finanzen
II. DATENBANK FÜR STANDARD-VERTRÄGE
1.  Gründe für das Vorhalten einer Vertragsdatenbank für Standard-Verträge
Ø  Schnelle Verfügbarkeit als Grundlage bei entsprechender Anfrage aus
Fachabteilung
Ø  Entlastung der Rechtsabteilung: Verfügbarkeit von Standard-Verträgen im
Intranet
Ø  Firmenweite Anpassung der grundsätzlichen Vertragsbedingungen,
individualisiert nach jeweiligem Landesrecht
Ø  Schneller Vertragsabschluss – schnelles Cash-In
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II. DATENBANK FÜR STANDARD-VERTRÄGE
2. Vorgehen bei der Errichtung einer Datenbank für Standard-Verträge
(1)  Analyse der erforderlichen Standard-Verträge
Ø  Systematisch oder bei Bedarf (je nach Zeit)
Ø  Vereinheitlichung der grundsätzlichen Vertragsbedingungen (z.B. Garantien)
Ø  Beispiele: NDA, Liefervertrag, Vermittlungsvertrag, Pachtvertrag etc.
(2) Anpassung auf jeweiliges Landesrecht
Ø  Nebenprojekt: Anwaltspanel
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II. DATENBANK FÜR STANDARD-VERTRÄGE
(3) Entlastung der Rechtsabteilung: Standard-Verträge im Intranet
Ø  Verwendung des Standards ohne Änderungen: keine Einbeziehung der
Rechtsabteilung erforderlich
Ø  Bei Abänderung des Standards: Überprüfung durch Rechtsabteilung
(Problem: Kontrolle)
(4) Regelmäßige Aktualisierung
Ø  Bei Änderung der Gesetzeslage bzw. Rechtsprechung
Ø  Bei Änderung der Firmen-Vorgaben (z.B. Garantien, Zahlungsfristen etc.)
Ø  Grundsätzlich ein Mal jährlich
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III. ELEKTRONISCHE VERTRAGSDATENBANK
1. Gründe für ein Verzeichnis aller abgeschlossenen Verträge
(1) Entlastung der Rechtsabteilung
§  Verkürzung von Suchzeiten bzgl. Verträge und Vertragspassagen
§  Extraktion spezifischer Daten (z.B. Change of Control Klauseln vor
Verschmelzung
§  Automatische Fristenkontrolle (Vertragslaufzeiten, Fälligkeiten etc.)
§  Delegieren vertraglicher Nachsorgepflichten an Fachabteilungen
§  Transparenz innerhalb Rechtsabteilung (standort- und länderübergreifende Abteilung)
§  Übersicht über Verhandlungstand (Vertragsversionen)
(2) Transparenz für andere Abteilungen in Vertragswerk
(z.B. Kundenverzeichnis, Garantien)
(3) Transparenz für Wirtschaftsprüfer bzw. Controlling-Abteilung
(z.B. Jahresabschlüsse)
(4) Erleichterungen bei Due Diligence
(z.B. Refinanzierung, M&A)
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III. ELEKTRONISCHE VERTRAGSDATENBANK
2. Voraussetzungen und Eckdaten
(1)  Informations- und Dokumentationstool
Ø  Vertragsdatenbank soll alle geschlossenen Verträge erfassen
(„Datenablage“; „bessere Excel Liste“)
Ø  Abbildung des gesamten Vertrages
(Schlagwortregister und y/n-Funktionen)
(2) Kontrolltool
Ø  Einfachste Kontrollfunktionen:
§  Absicherung der Einhaltung und der Wahrnehmung vertraglicher Fristen
(z.B. Kündigungsfristen, Optionen)
§  Vorfrist durch Reminder per email (mit Eskalationsstufe)
Ø  Statuskontrolle bzw. Standardreports
§  Zahlung fälliger Forderungen (z.B. Zinsen, Gewährleistungseinbehalte)
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III. ELEKTRONISCHE VERTRAGSDATENBANK
(3) Auswertung
Ø  Art und Umfang von Vertragspflichten und –rechten
(z.B. Garantien, Sicherheiten, Change of Control-Klauseln)
Ø  Kontrollfunktionen zur zeitnahen Korrektur von Rückstellungen
(z.B. Rückforderung zeitlich befristeter Bankbürgschaften oder
Patronatserklärungen)
Ø  Basisinformationen für Risk Management
(z.B. vereinbartes Vertragsrecht, Gerichtsstand)
Ø  Option: SAP-Verknüpfung
(automatische Information für Bilanz und GuV)
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IV. AUSWAHLKRITERIEN DER OPTIMALEN
ELEKTRONISCHEN VERTRAGSDATENBANK
1.  Eigenentwicklung durch IT-Abteilung
Ø  Eigenes Produkt der IT-Abteilung unter Verwendung von MS SharePoint Tool
als Plattform
Ø  anfänglich schien alles unproblematisch, „Programm innerhalb weniger
Stunden erweiterbar“
Ø  Aber: „Der Teufel liegt im Detail“
Ø  Mitarbeiterwechsel bei IT und Verlust von Know-how
Ø  „Make or Buy“–Entscheidung bei IT nach Auswertung aller Anforderungen
gemäß Excel-Liste
2.  Fremdanbieter
Ø 
Ø 
Ø 
Ø 
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Internetrecherche, Umfrage bei Kollegen
Präsentation des Programms durch Hersteller
Besuch und Erfahrungsaustausch mit anderen Nutzern
Problem: Fremdanbieter kennt Firma nicht, erheblicher Abstimmungsprozess
bzgl. Anforderungen
(aber: auch nicht aufwändiger als Abstimmung mit IT-Abteilung)
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V. VORGEHENSWEISE: STUFENKONZEPT
1.  Stufe:
Zentrales Abspeichern aller unterzeichneten Verträge als pdf-Datei auf Legal-Ordner
2.  Stufe:
Erfassung über Excel-Tabelle
Ø  Einzelerfassung und somit Einzelauswertung aller vorhanden Verträge
Ø  Ziel: Übersicht über erforderliche Eingabefelder
Ø  Grundsätzliche Differenzierung der Eingabefelder:
(a) Master Data (universelle Felder)
(z.B. Name Vertragspartei, Funktion Vertragspartei)
(b) Variable Felder (vertragsarttypische Felder)
(z.B. Abnahmetermin bei EPC, Stammkapital bei GesellschaftsV)
Ø  Konsequenz
(a) Gleichbehandlung der Verträge nicht möglich
(b) Gruppierung der Verträge in insges. 11 Kategorien
(z.B. „Construction“ (EPC, Bau- und Werkverträge etc.);
„Sale“ (SPA, Lieferverträge etc)
(c) Eigene Tabelle pro Kategorie mit Master Data und variablen Feldern
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V. VORGEHENSWEISE: STUFENKONZEPT
3. Stufe:
Übertragung der Excel-Daten in Vertragsmanagement-System via Download
Ø  Erfolgt elektronisch durch System-Anbieter
4. Stufe:
Fortlaufende Eingabe in das Vertragsmanagement-System
Ø  Schulungen von Contract Owners, Contract Operators und Contract Managers
Ø  Erfassungsprozess
•  Contract Owner überreicht Original-Vertrag mit ausgefülltem Erfassungsbogen
an Contract Operator
•  Contract Operator gibt Vertragsdaten aufgrund Erfassungsbogen ein; scannt
Original-Vertrag in das System; gibt Original-Vertrag in Dokumentenablage
→ Wichtig: Fortlaufende und zeitnahe Eingabe
→ Wichtig: Drop-Downs zur Vermeidung von „Wildwuchs“
→ Bei Unklarheiten: Entscheidungsmonopol durch Legal
•  Contract Manager: Alert-Meldung, Eingabenprüfung, Korrektur/Freigabe
Ø  Alert-Bearbeitungen (z.B. Fristen, Optionen, Vertragslaufzeiten etc.) gemäß
eingetragenen Verantwortlichkeiten mit Eskalationsstufe
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VI. LESSONS LEARNED
1.  Internes Lobbying und Überzeugungsarbeit
•  Management
•  “Vernünftige” Abteilungen (Finance, Internal Audit, IT, Procurement)
•  Ignorierende Abteilungen (Sales, Marketing)
2.  Four-Eye-Principle
•  Contract Owner: Vertragsverhandler, Verantwortlicher
•  Contract Operator: Registrierer der Vertragsdaten
•  Contract Manager: Kontrolliert Eingaben und gibt Vertrag frei
3. Trainings
•  Beseitung der “Angst” durch gemeinsame Eingabe typischer Verträge
4. “Idiotensicheres” Manual and Glossary im Intranet
•  Bilder, Definitionen, Step-by-step, Erklärung der Icons, einheitliche
Vertragsbezeichnungen
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VII. LESSONS LEARNED
5. Zwei verschiedene Arten von Eingabebögen
•  Lange / kurze Version (abhängig von Fähigkeit des Contract Operator)
6. Hotline für aufkommende Fragen
7. Bereitschaft zu Änderungen und Anpassungen: TEAM WORK!
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KONTAKT
Hanwha Q CELLS GmbH
Dr. Catharina v. Ziegner
General Counsel
Lorenzweg 5
12099 Berlin, Germany
Tel. +49 (0) 30 – 88 92 78 240
Fax +49 (0) 30 – 88 92 78 445
E-Mail: C.vonZiegner@q-cells.com
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