Hummingbird Enterprise™ für Vertragsmanagement

Transforming Information into Intelligence™
> Datenblatt
Hummingbird Enterprise™ für Vertragsmanagement
Effektives Supply Chain Management stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar.
Die Fähigkeit zur effizienten Kontrolle des Ein- und Ausgangs von Rohstoffen, Waren und Dienstleistungen ist heute eine wesentliche Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg moderner
Unternehmen.
Hummingbird Enterprise
> Leistungsfähige Umgebung für die Erstellung von
Verträgen
> Einfaches Erstellen von Verträgen mithilfe von
Textbausteinen
> Vertragsdatenbank für vollständiges LifecycleManagement
> Sichere Zusammenarbeit bei der Verhandlung von
Verträgen
> Benutzerdefinierbare Berichte für das PerformanceManagement
> Fähigkeit zum Daten-Upload
> Management des gesamten Lebenszyklus von
Vertragsdokumenten
> Basierend auf leistungsfähigen XML-Technologien
Auf dem Weg zu einer effektiv implementierten Supply Chain Management-Strategie sind
jedoch einige Hindernisse zu überwinden. Zunächst müssen die geschäftlichen Beziehungen, Verträge und Konditionen definiert und mit Lieferanten und Kunden verhandelt werden. Diese Verträge stellen die Grundlage dar, auf der ein Unternehmen seine Geschäfte
tätigt und den Kapitalfluss managt. Sie kontrollieren das Herzblut eines jeden Unternehmens - den Geldfluss, der sowohl Bestandteil der Einnahmen- als auch Ausgabenseite ist.
Hummingbird Enterprise für Vertragsmanagement bietet eine den gesamten Lebenszyklus
umfassende Unterstützung für alle mit dem Vertragsmanagement verbundenen Aufgaben:
• Schnelle Erstellung neuer Verträge
• Sichere Online-Verhandlung von Verträgen
• Integration mit Back-Office-Finanzsystemen
• Onlinezugriff auf Verträge
• Analyse von Verträgen im Hinblick auf Konditionen, Auszahlungen und Inhalt
• Automatische Benachrichtigung über Vertragserneuerungen
Vorteile für Unternehmen
• Archivierung der Verträge
> Steigerung der Erträge durch effektives
Vertragsmanagement
• Tracking von Vertragsklauseln
> Bessere Transparenz von Vertragsbeziehungen und
-konditionen
> Spürbare Reduzierung der Betriebskosten
• Performance Management von Verträgen
Hummingbird Enterprise für Vertragsmanagement besteht aus verschiedenen Modulen.
Diese spiegeln die verschiedenen Aufgaben wider, die mit der Erstellung und Verwaltung
von Verträgen zusammenhängen:
Vertragserstellung und -verhandlung
Das Vertragserstellungs- und -verhandlungsmodul ist ein Mehrzweckmodul, das die
Erstellung und Verhandlung eines Vertrages managt. Die Funktion Vertragserstellung
ermöglicht die schnelle Zusammenstellung, Verwaltung, Versionskontrolle und Prüfung
neuer Verträge. Mithilfe dieser Anwendung können alle beteiligten Abteilungen – von der
Beschaffung über die Rechts- und Fachabteilung bis hin zur Finanzabteilung – gemeinsam
neue Verträge erstellen. Aus Textbausteinen sowie speziellen Paragraphen und Standardklauseln kann schnell ein Vertrag zusammengestellt werden – mit vollständiger Versionskontrolle, Dokumentation und Protokollierung sowie der Möglichkeit zur Überprüfung der
bisherigen Verwendung spezieller Klauseln.
Das Verhandlungsmodul bietet umfassende Funktionen für die sichere Zusammenarbeit,
die mit den Funktionen des Vertragserstellungsmoduls verzahnt sind. Unternehmen können
bestehenden und potenziellen Geschäftspartnern Onlinezugriff auf Vertragsentwürfe
Business Intelligence > Document Management > Content Management > Workflow > Knowledge Management > Data Integration >Business Intelligence > Document M
Data Integration >Business Intelligence > Document Management >Content Management > Workflow > Knowledge Management > Data Integration etc >Business Intel
> Hummingbird Enterprise™ 2004 — Vertragsmanagement
gewähren und so ein schnelles, effektives und vollständiges
Management der gesamten Verhandlungsphase ermöglichen. Die
Verhandlungsfunktionen stellen sicher, dass sich alle Komponenten
des Vertragsentwurfs an einem zentralen Ort befinden und verringern dadurch die Probleme, die entstehen, wenn verschiedene Vertragsbestandteile auf den PCs, Laptops und Festplatten mehrerer
Anwender liegen.
Mit Online-Terminplanung, automatischer Benachrichtigung und
einer vollständig sicheren Umgebung stellt dieses Modul eine
Lösung bereit, die Vertragsverhandlungen sowie Prüf- und Genehmigungsprozeduren auf sehr sichere Weise beschleunigt – und die
der in den meisten Unternehmen heute für diese Zwecke verwendeten E-Mail-Kommunikation weit überlegen ist.
Vertragsverwaltung
Das Vertragsverwaltungsmodul kommt zum Einsatz, sobald das
Projekt abgeschlossen und der Vertrag unterzeichnet ist. In dieser
Phase müssen die geschäftlichen und finanziellen Vereinbarungen
des Vertrages verwaltet werden. Das Vertragsverwaltungsmodul
stellt hierfür die folgenden Funktionen bereit:
• Übertragung der wichtigsten Konditionen in das Back-OfficeSystem
• Berichte über die Einhaltung von Vertragsvereinbarungen,
Lieferleistungen und Auszahlungen
• Benachrichtigung über Erneuerungen und Neuverhandlungen
von Verträgen
• Lifecycle-Management einschließlich umfassender RecordsManagement-Funktionen
DS-09-00-DE-0112.03/04
Das Vertragsverwaltungsmodul kann mit Back-Office-Systemen
integriert werden, um die wichtigsten Konditionen des Vertrags in
diese zu übernehmen. Gekoppelt mit der Berichts- und Analysefunktion können Anwender auf einfache Weise die wichtigsten
Zahlungsbedingungen, Anforderungen und Auszahlungsinformationen nach Bedarf oder in festgelegten Abständen überprüfen. Alle
Berichte können auf einfache Weise und automatisch zusammen
mit anderen vertragsspezifischen Informationen in dem Vertragsverzeichnis gespeichert und für Online-Prüfungen, -Analysen und Lifecycle-Management bereitgestellt werden. Da das Vertragsverwaltungsmodul außerdem eine Records-Management-Komponente
unterstützt, werden verwandte Dokumente so gespeichert und
archiviert, dass alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Dadurch beseitigt diese Lösung das Problem der Speicherung mehrerer Vertragsausfertigungen an verschiedenen Orten und sorgt
dafür, dass Verträge in Übereinstimmung mit den Records-Management-Policies des Unternehmens gespeichert, archiviert und
geschützt werden.
Zusammenfassung
Mit Hummingbird Enterprise für Vertragsmanagement sind
Unternehmen in der Lage, den Erstellungs- und Genehmigungsprozess von Verträgen effizienter zu gestalten und die finanziellen
und vertraglichen Beziehungen zu ihren Lieferanten und Kunden
zu verbessern. Erträge können durch Compliance-Management
maximiert werden und Personalkosten letztendlich reduziert werden. Unternehmen profitieren von dieser Lösung unter anderem
durch geringere Betriebskosten, kürzere Verhandlungszyklen, bessere Einhaltung interner oder externer Richtlinien und Vorschriften,
geringeren Personalbedarf und höhere Erträge.
Unternehmenszentrale
1 Sparks Avenue, Toronto, Ontario M2H 2W1 Kanada
Gebührenfrei Kanada/USA: 1 877 FLY HUMM (359 4866)
Tel.:
+1 416 496 2200
Fax:
+1 416 496 2207
E-mail: getinfo@hummingbird.com
Frankfurt
Obere Zeil 2, D-61440 Oberursel
Tel. +49 (0)61 71 58 59-0, E-Mail: sales@hcl.de
Weitere Informationen finden Sie unter
Zürich
Zürich World Trade Center, Leutschenbachstr. 95, CH-8050 Zürich
Tel. +41 (0)1 308 36 76, E-Mail: sales@hcl.de
www.hummingbird.com
Copyright © 2004, Hummingbird Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Warenzeichen und Logos sind geistiges Eigentum der Hummingbird Ltd.
Alle anderen Firmen- und Produktnamen sind eingetragene oder nicht eingetragene Warenzeichen der betreffenden Inhaber.
München
Landsberger Str. 6, D-80339 München
Tel. +49 (0)89 74 73 08-0, E-Mail: sales@hcl.de