Implementierung eines webbasierenden, universell

Transcription

Implementierung eines
webbasierenden,
universell verwendbaren
Cooperation Tools
Diplomarbeit in Telematik
Christian Koch
März 2001
Begutachter: o.Univ.-Prof.Dr.phil.Dr.h.c. Hermann Maurer
Betreuer: Univ.Ass.Dipl.Ing. Thomas Dietinger
TU-Graz
Technische Universität Graz
Österreich / Austria
www.tu-graz.ac.at
IICM
Institut für Informationsverarbeitung und
Computerunterstützte neue Medien
www.iicm.edu
Kurzfassung
Diese Diplomarbeit beschäftigt sich mit Collaboration Tools und in diesem Zusammenhang
speziell mit einem „Shared Calendar“. Collaboration Tools unterstützen eine Gruppe von
Personen bei deren Zusammenarbeit, indem sie das Medium Internet nutzen. Bekannt ist diese
Art von Software auch unter dem Begriff „Groupware“.
Ich befasse mich in meiner Arbeit mit Kategorien von Groupware, einer Klassifizierung von
Groupware, Anforderungen an Groupware, sowie Problemen beim Entwickeln und beim
Einsatz von Groupware.
Für die Entwicklung eines Architekturdesigns eines Kalenders werden Use Cases für
Cooperation Tools erarbeitet und bereits zur Verfügung stehende existierende GroupwareSysteme untersucht. Des Weiteren wird auf die Entwicklungsumgebung bei HYPERWAVE
eingegangen.
Abstract
This dissertation explores Collaboration Tools and in particular a “Shared Calendar”.
Collaboration Tools support a workgroup by using Internet. This sort of Software is also
known as “Groupware”.
In this work I deal with Categories of Groupware, Classifications of Groupware, and
requirements Groupware should meet. I also show problems that occur during developing and
using Groupware.
For the development of an architectural design of a calendar I designed Use Cases for
Cooperation Tools. I also analysed existing Groupware Systems and I describe the process of
development at HYPERWAVE.
Ich versichere hiermit, diese Arbeit selbstständig verfasst, andere als die angegebenen Quellen
und Hilfsmittel nicht benutzt und mich auch sonst keiner unerlaubter Hilfsmittel bedient zu
haben.
Danksagung
Ich möchte mich bei meinem Betreuer Univ.Ass.Dipl.Ing. Thomas Dietinger, als auch allen
Mitarbeitern der Firma Hyperwave, die mich beim praktischen Teil diese Arbeit unterstützt
haben, bedanken. Dank gebührt auch meiner Tante, Frau Renate Schnelzer.
Bedanken möchte ich mich auch bei meinen Großeltern, die mir mein Studium ermöglicht
haben.
Inhaltsangabe:
1 EINLEITUNG......................................................................................................................14
2 GROUPWARE ....................................................................................................................16
2.1 EINLEITUNG .....................................................................................................................16
2.2 BEGRIFFSDEFINITIONEN ...................................................................................................16
2.3 GROUPWARE KATEGORIEN ..............................................................................................17
2.3.1 E-Mail ......................................................................................................................17
2.3.2 Computer Conferencing Systems.............................................................................20
2.3.3 Shared file server.....................................................................................................21
2.3.4 Chat Systems............................................................................................................23
2.3.5 Workflow Management Systems ..............................................................................24
2.3.6 Electronic Meeting Systems.....................................................................................25
2.3.7 Application Sharing Systems ...................................................................................26
2.3.8 Shared Whiteboards ................................................................................................27
2.3.9 Co-authoring Systems..............................................................................................27
2.3.10 Multi-user Hypermedia Systems ............................................................................29
2.3.11 Collaborative Virtual Environments .....................................................................30
2.3.12 Group Scheduling Systems ....................................................................................30
2.3.13 Audio Conferencing Systems .................................................................................32
2.3.14 Video Conferencing Systems .................................................................................32
2.3.15 Collaborative Software Engineering Systems .......................................................33
2.4 KLASSIFIZIERUNG VON GROUPWARE ...............................................................................34
2.4.1 Zeitpunkt der Zusammenarbeit ................................................................................34
2.4.2 Konzentrationspunkt der Zusammenarbeit..............................................................34
2.4.3 Strukturierungsgrad der Daten / Arbeit ..................................................................34
2.4.4 Für Zusammenarbeit entwickelt ..............................................................................35
2.4.5 Grad der Informationsteilung..................................................................................35
2.4.6 Restrictive Versus Permissive Groupware ..............................................................35
2.4.7 Information Sharing Versus Information Exchange................................................35
2.4.8 Standort der beteiligten Benutzer ............................................................................36
2.5 ANFORDERUNGEN AN GROUPWARE .................................................................................36
2.5.1 24 Stunden Verfügbarkeit ........................................................................................36
2.5.2 Annehmbare Antwortzeiten......................................................................................36
2.5.3 Scalability ................................................................................................................36
2.5.4 Presence and Awareness .........................................................................................37
2.5.5 Collaborative Consistency Management.................................................................37
2.5.6 Late coming .............................................................................................................37
2.5.7 Extensibility .............................................................................................................37
2.5.8 Composability..........................................................................................................37
2.6 PROBLEME MIT GROUPWARE ...........................................................................................38
2.6.1 Arbeit versus Nutzen................................................................................................38
2.6.2 Kritische Masse .......................................................................................................38
2.6.3 Dem Computer nicht zugängliches Wissen .............................................................38
2.6.4 Exception Handling in Arbeitsgruppen ...................................................................38
2.6.5 Selten verwendete Tools ..........................................................................................39
2.6.6 Schwierigkeit beim Testen von Groupware .............................................................39
2.6.7 Erfahrung.................................................................................................................39
2.6.8 Akzeptanz .................................................................................................................39
2.6.9 Angst vor der Überwachung....................................................................................39
3 COOPERATION TOOL: USE – CASES .........................................................................40
3.1 E-MAIL............................................................................................................................41
3.2 DISKUSSIONSFORUM ........................................................................................................42
3.3 SHARED WORKSPACE ......................................................................................................44
3.4 CHAT - AUDIOKONFERENZ - VIDEOKONFERENZ ..............................................................46
3.5 ADRESSBUCH ...................................................................................................................48
3.6 TODO LIST ......................................................................................................................49
3.7 KALENDER.......................................................................................................................50
4 EXISTIERENDE SYSTEME.............................................................................................53
4.1 BSCW – BASIC SUPPORT FOR COOPERATIVE WORK ......................................................53
4.2 WEB ADDRESS BOOK ......................................................................................................55
4.3 NETSCAPE KALENDER .....................................................................................................58
4.4 ANYDAY.COM KALENDER ...............................................................................................60
4.5 YAHOO KALENDER ..........................................................................................................63
4.6 FREEOFFICE.....................................................................................................................65
5 ENTWICKLUNGSUMGEBUNG......................................................................................67
5.1 PLANUNG .........................................................................................................................68
5.2 ENTWICKLUNG ................................................................................................................69
5.3 TESTEN UND LIEFERUNG .................................................................................................71
5.4 WARTUNG .......................................................................................................................72
5.5 BUG FIXING .....................................................................................................................74
6 ARCHITEKTURDESIGN..................................................................................................76
6.1 ANSICHTSWECHSEL .........................................................................................................76
6.2 AUFGABENBEREICH .........................................................................................................77
6.3 NAVIGATIONSBEREICH ....................................................................................................77
6.4 AKTUELLE ANSICHT ........................................................................................................78
6.4.1 Tagesansicht ............................................................................................................78
6.4.2 Wochenansicht.........................................................................................................79
6.4.3 Monatsansicht..........................................................................................................80
6.4.4 Jahresansicht ...........................................................................................................80
6.4.5 Filter ........................................................................................................................81
6.4.6 Optionen ..................................................................................................................82
6.5 TERMIN............................................................................................................................84
6.5.1 Neuer Termin...........................................................................................................84
6.5.2 Terminansicht – Termin bearbeiten ........................................................................86
6.6 SUCHE .............................................................................................................................87
6.6.1 Suchparameter - Suchergebnisse.............................................................................87
7 KLASSEN.............................................................................................................................88
7.1 BENÖTIGTE FUNKTIONEN EINES KALENDERS ..................................................................88
7.2 BENÖTIGTE KLASSEN ......................................................................................................94
7.2.1 Klasse CalendarVisualization .................................................................................94
7.2.2 Klasse CalendarContainer ......................................................................................95
7.2.3 Klasse Calendar ......................................................................................................95
7.2.4 Klasse Appointment .................................................................................................95
7.2.5 Klasse TimeZone......................................................................................................95
7.2.6 Klasse AlarmComponent .........................................................................................95
7.2.7 Klasse Import...........................................................................................................96
7.2.8 Klasse Export...........................................................................................................96
7.3 ZUSAMMENSPIEL DER EINZELNEN KLASSEN ....................................................................97
8 ZUSAMMENFASSUNG.....................................................................................................98
9 REFERENZEN....................................................................................................................99
ANHANG A.
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
A8
A9
A 10
E-MAIL....................................................................................................................103
NEWSGROUP ............................................................................................................105
SHARED WORKSPACE ..............................................................................................107
CHAT .......................................................................................................................108
AUDIOKONFERENZ...................................................................................................109
VIDEOKONFERENZ ...................................................................................................110
TODO LISTE ............................................................................................................111
ADRESSBUCH ...........................................................................................................112
KALENDER...............................................................................................................113
SONSTIGE FEATURES ...............................................................................................114
ANHANG B.
B1
B2
EVALUIERUNGSLISTE YAHOO ........................................................136
E-MAIL....................................................................................................................136
TODO LISTE ............................................................................................................137
ADRESSBUCH ...........................................................................................................138
KALENDER...............................................................................................................139
ANHANG G.
G1
EVALUIERUNGSLISTE: ANYDAY.COM..........................................130
NEWSGROUP ............................................................................................................130
TODO LISTE ............................................................................................................132
ADRESSBUCH ...........................................................................................................133
KALENDER...............................................................................................................133
ANHANG F.
F1
F2
F3
F4
F5
EVALUIERUNGSLISTE: NETSCAPE KALENDER.........................126
E-MAIL....................................................................................................................126
ADRESSBUCH ...........................................................................................................127
KALENDER...............................................................................................................128
ANHANG E.
E1
E2
E3
E4
E5
EVALUIERUNGSLISTE: WEB ADDRESS BOOK............................119
E-MAIL....................................................................................................................119
TODO LISTE ............................................................................................................122
ADRESSBUCH ...........................................................................................................123
KALENDER...............................................................................................................123
ANHANG D.
D1
D2
D3
EVALUIERUNGSLISTE: BSCW ..........................................................115
NEWSGROUP ............................................................................................................115
ANHANG C.
C1
C2
C3
C4
C5
C6
EVALUIERUNGSLISTE ........................................................................103
EVALUIERUNGSLISTE FREEOFFICE .............................................141
TODO LISTE ............................................................................................................141
G2
G3
G4
ADRESSBUCH ...........................................................................................................142
KALENDER...............................................................................................................142
Abbildungsverzeichnis:
[Abb. 2.1.] Microsoft Outlook..................................................................................................18
[Abb. 2.2.] Netscape Messenger...............................................................................................18
[Abb. 2.3.] GMX Ordner ..........................................................................................................19
[Abb. 2.4.] GMX Posteingang..................................................................................................19
[Abb. 2.5.] GMX Nachricht......................................................................................................19
[Abb. 2.6.] Outlook Express Newsreader.................................................................................21
[Abb. 2.7.] www.deja.com News .............................................................................................21
[Abb. 2.8.] Zugriff auf einen FTP-Server mittels CuteFTP .....................................................22
[Abb. 2.9.] DocuShare Ordner..................................................................................................22
[Abb. 2.10.] DocuShare Änderungen .......................................................................................22
[Abb. 2.11.] Netscape Chat ......................................................................................................23
[Abb. 2.12.] Microsoft Chat .....................................................................................................23
[Abb. 2.13.] Chat System von mIRC........................................................................................23
[Abb. 2.14.] Chat auf www.chat.at...........................................................................................24
[Abb. 2.15.] Chat auf chat.lion.cc.............................................................................................24
[Abb. 2.16.] Staffware Workflow Definer ...............................................................................25
[Abb. 2.17.] Staffware Work Queue Manager .........................................................................25
[Abb. 2.18.] GroupSystems Brainstorming ..............................................................................26
[Abb. 2.19.] GroupSystems Ideensammlung............................................................................26
[Abb. 2.20.] Application Sharing von Microsoft......................................................................26
[Abb. 2.21.] Whiteboard von Netscape ....................................................................................27
[Abb. 2.22.] Whiteboard von Microsoft ...................................................................................27
[Abb. 2.23.] Co-authoring System SEPIA ...............................................................................28
[Abb. 2.24.] Hyperwave eLearning Suite.................................................................................29
[Abb. 2.25.] Virtuelle Welt von www.world.net......................................................................30
[Abb. 2.26.] Outlook Kalender .................................................................................................31
[Abb. 2.27.] Netscape Online Kalender ...................................................................................31
[Abb. 2.28.] Audiokonferenz mit NetMeeting .........................................................................32
[Abb. 2.29.] Audiokonferenz mit Conference ..........................................................................32
[Abb. 2.30.] Videokonferenz mit CU-SeeMee.........................................................................33
[Abb. 3.1.] Aufbau des GENTLE -Teams................................................................................40
[Abb. 4.1.] BSCW Logo ...........................................................................................................53
[Abb. 4.2.] Shared Workspace bei BSCW ...............................................................................53
[Abb. 4.3.] Newsgroup von BSCW..........................................................................................54
[Abb. 4.4.] Adressbuch bei BSCW...........................................................................................54
[Abb. 4.5.] WebAB Logo .........................................................................................................55
[Abb. 4.6.] Funktionalität des Web Address Book...................................................................55
[Abb. 4.7.] Neuer Termin bei WebAB .....................................................................................56
[Abb. 4.8.] Tagesansicht des Web Address Book ....................................................................56
[Abb. 4.9.] Wochenansicht des Web Address Book ................................................................57
[Abb. 4.10.] Monatsansicht des Web Address Book................................................................57
[Abb. 4.11.] Suchkriterien bei WebAB ....................................................................................58
[Abb. 4.12.] Netscape Logo......................................................................................................58
[Abb. 4.13.] Neuer Termin bei Netscape..................................................................................58
[Abb. 4.14.] Netscape Tagesansicht .........................................................................................59
[Abb. 4.15.] Netscape Wochenansicht .....................................................................................59
[Abb. 4.16.] Netscape Monatsansicht.......................................................................................59
[Abb. 4.17.] AnyDay.com Logo...............................................................................................60
[Abb. 4.18.] Funktionalität von AnyDay.com..........................................................................60
[Abb. 4.19.] Gruppenseite von AnyDay.com ...........................................................................60
[Abb. 4.20.] AnyDay.com Navigation .....................................................................................60
[Abb. 4.21.] Tagesansicht bei AnyDay.com ............................................................................61
[Abb. 4.22.] Wochenansicht bei AnyDay.com.........................................................................61
[Abb. 4.23.] Monatsansicht bei AnyDay.com ..........................................................................61
[Abb. 4.24.] Jahresansicht bei AnyDay.com ............................................................................61
[Abb. 4.25.] Edit Appointment bei AnyDay.com.....................................................................62
[Abb. 4.26.] Kalenderwahl bei AnyDay.com ...........................................................................62
[Abb. 4.27.] RSVP bei AnyDay.com .......................................................................................62
[Abb. 4.28.] Yahoo! Logo ........................................................................................................63
[Abb. 4.29.] Yahoo! Funktionalität ..........................................................................................63
[Abb. 4.30.] Neuer Termin bei Yahoo! ....................................................................................63
[Abb. 4.31.] Tagesauswahl bei Yahoo! ....................................................................................63
[Abb. 4.32.] Yahoo! Navigation ...............................................................................................64
[Abb. 4.33.] Yahoo! Tagesansicht............................................................................................64
[Abb. 4.34.] Yahoo! Wochenansicht ........................................................................................64
[Abb. 4.35.] Yahoo! Monatsansicht .........................................................................................65
[Abb. 4.36.] Yahoo! Jahresansicht ...........................................................................................65
[Abb. 4.37.] FreeOffice Logo ...................................................................................................65
[Abb. 4.38.] FreeOffice Navigation..........................................................................................65
[Abb. 4.39.] Neuer Termin bei FreeOffice ...............................................................................66
[Abb. 4.40.] Monatsansicht bei FreeOffice ..............................................................................66
[Abb. 4.41.] FreeOffice Wochenansicht...................................................................................66
[Abb. 4.42.] FreeOffice Tagesansicht ......................................................................................66
[Abb. 4.43.] FreeOffice Terminliste.........................................................................................66
[Abb. 5.1.] NQA Hyperwave....................................................................................................67
[Abb. 5.2.] Zusammenspiel der einzelnen Phasen....................................................................67
[Abb. 5.3.] Dokumente der Planungsphase ..............................................................................68
[Abb. 5.4.] Ablauf der Planungsphase......................................................................................69
[Abb. 5.5.] Dokumente der Entwicklungsphase.......................................................................69
[Abb. 5.6.] Ablauf der Entwicklungsphase ..............................................................................70
[Abb. 5.7.] Dokumente der Integration und Akzeptanz ...........................................................71
[Abb. 5.8.] Ablauf der Integration und Akzeptanz...................................................................72
[Abb. 5.9.] Dokumente der Wartungsphase .............................................................................72
[Abb. 5.10.] Ablauf der Wartungsphase (Fehlerbehebung) .....................................................73
[Abb. 5.11.] Ablauf der Wartungsphase (Erweiterung – Änderung) .......................................74
[Abb. 6.1.] Bildschirmaufteilung..............................................................................................76
[Abb. 6.2.] Ansichtswechsel.....................................................................................................76
[Abb. 6.3.] Aufgabenleiste .......................................................................................................77
[Abb. 6.4.] Tagesansicht...........................................................................................................78
[Abb. 6.5.] Wochenansicht .......................................................................................................78
[Abb. 6.6.] Monatsansicht ........................................................................................................78
[Abb. 6.7.] Jahresansicht ..........................................................................................................78
[Abb. 6.8.] Filter - Optionen.....................................................................................................78
[Abb. 6.9.] Tageswahl ..............................................................................................................78
[Abb. 6.10.] Tagesansicht.........................................................................................................79
[Abb. 6.11.] Wochenansicht in Tabellenform ..........................................................................79
[Abb. 6.12.] Wochenansicht in Listenform ..............................................................................79
[Abb. 6.13.] Monatsansicht ......................................................................................................80
[Abb. 6.14.] Jahresansicht ........................................................................................................81
[Abb. 6.15.] Monat in der Jahresansicht Bsp.1 ........................................................................81
[Abb. 6.16.] Monat in der Jahresansicht Bsp.2 ........................................................................81
[Abb. 6.17.] Filter .....................................................................................................................82
[Abb. 6.18.] Optionen...............................................................................................................83
[Abb. 6.19.] Farbenauswahl .....................................................................................................84
[Abb. 6.20.] Orte.......................................................................................................................84
[Abb. 6.21.] Rechte...................................................................................................................84
[Abb. 6.22.] Neuer Termin .......................................................................................................85
[Abb. 6.23.] Wiederholung.......................................................................................................85
[Abb. 6.24.] Erinnerung............................................................................................................86
[Abb. 6.25.] Einladung .............................................................................................................86
[Abb. 6.26.] Terminansicht.......................................................................................................86
[Abb. 6.27.] Suche....................................................................................................................87
[Abb. 6.28.] Suchergebnisse.....................................................................................................87
1 Einleitung
Diese Diplomarbeit beschäftigt sich mit Collaboration Tools und in diesem Zusammenhang
speziell mit einem „Shared Calendar“. Collaboration Tolls unterstützen eine Gruppe von
Personen bei deren Zusammenarbeit, indem sie das Medium Internet ausnutzen. Bekannt ist
diese Art von Software auch unter dem Begriff „Groupware“.
Im Folgenden werde ich kurz auf die einzelnen Kapitel eingehen.
Kapitel 2
Nach einer kurzen Erläuterung der Begriffe und Abkürzungen, welche im Bereich Groupware
immer wieder auftreten, werden Collaboration Tools in Kategorien eingeteilt. Es werden
Bespiele angegeben und existierende Standards erwähnt. Im darauf folgenden Abschnitt
werden Klassifizierungen von Groupware erörtert. Zum Abschluss dieses Kapitels werden
noch Anforderungen, die an ein Collaboration Tool gestellt werden, und Problem, die im
Bereich Groupware auftreten, besprochen.
Kapitel 3
In diesem Kapitel werden Use Cases für ein Cooperation Tool erarbeitet und die daraus
folgenden Anforderungen angeführt.
Kapitel 4
Dieses Kapitel stellt bereits existierende System im Bereich Groupware vor und geht auf die
Vor- und Nachteile dieser ein. Zu diesem Zweck wurde eine Evaluierungsliste erstellt, die im
Anhang A zu finden ist. Die ausgefüllten Evaluierungslisten befinden sich ebenfalls im
Anhang. Im besonderen wurden „Shared Calendar“ untersucht, da sich der praktische Teil
dieser Arbeit mir der Entwicklung eines solchen beschäftigt.
Kapitel 5
Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit der Entwicklungsumgebung unter welcher der „Shared
Calendar“ programmiert werden soll.
Kapitel 6
Hier soll versucht werden für einen „Shared Calendar“ ein Design zu erstellen, welches nach
Möglichkeit alle Anforderungen, die im Kapitel 3 und im Kapitel 5 erarbeitet wurden, erfüllt.
14
Kapitel 7
In diesem Kapitel werden zuerst die Funktionen, die ein „Shared Calendar“ anbieten muss,
angeführt. Danach wird ein Klassendesign vorgestellt, welches diese Funktionen erfüllt.
Kapitel 8
Eine kurze Zusammenfassung dieser Arbeit.
Kapitel 9
Alle Referenzen, die für diese Arbeit verwendet wurden.
15
2 Groupware
Nach einer allgemeinen Einleitung werden in diesem Kapitel einige Begriffe und
Abkürzungen erläutert. Im dritten Teil wird versucht Groupware in Kategorien einzuteilen,
Beispiele für diese Kategorien anzuführen und auch bestehende Standards zu erwähnen. Im
folgenden Abschnitt werden verschiedene Klassifizierungen von Groupware vorgestellt. Zum
Abschluss werden die wichtigsten Anforderungen, die Groupware Applikationen erfüllen
sollten, angeführt, und Probleme beim Entwickeln und beim Einsatz von Groupware
besprochen.
2.1 Einleitung
Groupware ist eine Klasse von Software die es mehreren Benutzern erlaubt, ihre gemeinsame
Arbeit von verschiedenen Orten aus zu erledigen. Groupeware Systeme müssen dem Benutzer
Tools zur Kommunikation, zum Datenaustausch oder Datensharing und zum Planen von
Besprechungen beziehungsweise Projekten zur Verfügung stellen. In den Bereich
Kommunikation fallen sowohl das Zustellen von Nachrichten, die Unterstützung von
Diskussionen und das Abhalten virtueller Besprechungen, bei denen die Benutzer meistens
auch die Daten, über die diskutiert wird teilen.
Der Begriff Groupware wurde von P. Johnson-Lenz & T. Johnson-Lenz 1978 für „Intentional
GROUP processes and procedures to achieve specific purposes” und “SoftWARE tools
designed to support and facilitate the group's work” verwendet.
Computer-supported Cooperative Work (CSCW) ist ein Begriff der in diesem Bereich
ebenfalls sehr verbreitet ist. Er wurde 1984 von Irene Greif and Paul Cashman eingeführt.
Weitere, nicht so verbreitete, Begriffe die in diesem Bereich auftreten sind:
1. Technological support for work group collaboration
2. Collaborative systems
3. Workgroup computing
4. Group decision support systems (GDSS)
5. Interpersonal computing
6. Departmental computing
7. Augmented knowledge workshops
8. Computer-assisted communications (CAC)
9. Group Process Support System
10. Teamware
11. Decision Conferences
12. Coordination Technology
13. Flexible interactive technologies for multi-person tasks
2.2 Begriffsdefinitionen
In diesem Abschnitt werden im folgenden verwendete Abkürzungen erklärt.
ADSL:
ADSL, oder auch Asymmetric Digital Subscriber Line, ist eine neue Technologie, die sehr
hohe Datenraten über herkömmliche Telefonleitungen ermöglicht. ADSL unterstützt
Downloadraten von 1,5 bis 9 Mbps (megabits per second) und Uploadraten von 16 bis 640
Kbps (kilobits per second). Der Begriff Asymmetric deutet auf die unterschiedliche
Download- und Uploadrate hin.
16
ARPANET:
Das ARPANET, oder Advanced Research Projects Agency Network, wurde 1969 vom United
States Defense Advanced Research Project Agency (ARPA) gegründet und ist der Vorgänger
des heutigen Internet.
ATM:
ATM ist die Abkürzung für Asynchronous Transfer Mode und ist eine Übertragungstechnik
in Netzwerken die auf fixer Zellengröße basiert. Die Daten werden bei der Übertragung
immer in 53 Byte große Zellen aufgeteilt. Die Kommunikation bei ATM erfolgt
verbindungsorientiert über virtuelle Pfade und virtuelle Kanäle und es erfolgt keine
Fehlererkennung und Korrektur. Dies muss auf Verbindungsebene geschehen. Durch diese
Eigenschaften ist ein schneller Datentransfer möglich.
ISDN:
ISDN steht für Integrated Services Digital Network und ist ein Standard für digitale
Übertragung über Telefonleitungen und andere Medien. Es werden Transferraten bis 64 Kbps
unterstützt. Herkömmliche Telefonanbieter stellen zwei Leitungen zur Verfügung, wodurch es
möglich ist zu telefonieren und gleichzeitig Daten zu senden und zu empfangen. Außerdem
können die beiden Leitungen kombiniert werden. Dadurch wird eine Übertragungsrate von
128 Kbps erreicht.
RFC:
In den RFC’s (Requests for Comments) werden viele Aspekte der Kommunikation zwischen
Computern diskutiert. Speziell werden Netzwerk Protokolle behandelt und definiert. Zurzeit
existieren fast 3000 RFC welche unter http://www.rfc-editor.org oder http://www.cis.ohiostate.edu/hypertext/information/rfc.html zu finden sind. Alle RFC’s sind im ASCII Text
Format gespeichert, in Englisch verfasst und frei zugänglich.
W3C:
Das Word Wide Web Consortium wurde im Oktober 1994 gegründet und ist für die
Weiterentwicklung des WWW zuständig. Das W3C erarbeitet und definiert neue Standards
und Protokolle für das Word Wide Web. Die Ziele des W3C sind das Web für alle zugänglich
zu machen und Software Umgebungen zu schaffen mit denen der User die Ressourcen des
Internet bestmöglich nutzen kann.
2.3 Groupware Kategorien
Groupware Applikationen kann man verschiedenen Kategorien zuordnen. In diesem
Abschnitt werden diese Kategorien vorgestellt, und Anwendungen, die in diese Kategorie
fallen, aufgezählt. Außerdem werden Standards, die im Zusammenhang mit dieser Groupware
Kategorie zur Anwendung kommen, erwähnt.
2.3.1 E-Mail
Die E-Mail – Funktionalität ist eine der ältesten und verbreitetsten Anwendung im Internet.
Anfang der 70er Jahre wurden das ersten Mailprogramm entwickelt und 1973 machten EMails 75% des Netzverkehrs im ARPANET, dem Vorgänger des heutigen Internet, aus.
E-Mails werden zur Kommunikation zwischen 2 oder mehreren Personen verwendet und sind
mit dem herkömmlichen Briefverkehr vergleichbar. Die Nachricht erreicht im Normalfall
17
binnen Sekunden den Empfänger und ist nicht auf Textnachrichten beschränkt. Da das
Anhängen beliebiger Files möglich ist, können beliebige Dateien, wie etwa Video-, Audio
oder Bilddateien versendet werden. Bei den meisten Mail Programmen ist ein Antworten oder
Weiterleiten einfach möglich und unterstützt somit eine Diskussion zwischen mehreren
Benutzern.
Mailinglisten sind Listen, die mehrere E-Mail Adressen beinhalten und selbst eine E-Mail
Adresse haben. Über Mailinglisten kann man einfach mehreren Benutzern eine Nachricht
zukommen lassen. Meistens werden Mailinglists als Informationsdienst verwendet. Der
Benutzer trägt sich in einer Mailinglist, an die den Benutzer interessierende Informationen
gesendet werden, ein und erhält somit immer die neuersten Informationen zu diesem Thema.
Auch für Diskussionen können Mailinglisten verwendet werden, wobei hier aber eine
Newsgroup vorzuziehen wäre (siehe Abschnitt 2.3.2).
In letzter Zeit finden Webmail Anwendungen immer mehr Verbreitung. Bei diesen
Anwendungen erfolgt der Zugriff auf die Mails mittels eines Webbrowsers, wie zum Beispiel
Netscape Navigator oder Internet Explorer. Der Nachteil an Webmails ist, dass man zum
Lesen und Verfassen von Mails immer online sein muss, im Gegensatz zu Mail Clients, die
ein Downloaden der Nachrichten auf die lokale Festplatte und ein Erstellen von Nachrichten
im Offline - Betrieb unterstützen.
Beispiele
Neben den bekannten E-Mail Programmen wie Microsoft Outlook (siehe Abb. 2.1.) und
Netscape Messenger (siehe Abb. 2.2.), welche sowohl das POP3 als auch das IMAP Protokoll
unterstützen, sollen hier auch noch Notes Mail von Lotus und GroupWise von Novell erwähnt
werden.
[Abb. 2.1.] Microsoft Outlook
[Abb. 2.2.] Netscape Messenger
Webmail Anbieter sind beispielsweise Netscape, Yahoo, GMX (siehe Abb.2.3. bis Abb. 2.4.)
oder Hotmail von Microsoft. GMX bietet neben dem Webinterface auch noch die Möglichkeit
die Mails mittels eines POP3 – Clients zu lesen und zu erstellen.
18
[Abb. 2.3.] GMX Ordner
[Abb. 2.4.] GMX Posteingang
[Abb. 2.5.] GMX Nachricht
19
Standards
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) wird zum Senden von E-Mails verwendet und ist im
RFC 821 definiert.
Der „Standard for the Format of ARPA Internet Text Messages“ definiert die Syntax von
Textnachrichten. Die Definition ist im RFC 822 zu finden.
MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) stellt eine Erweiterung der Textnachrichten
dar. Es wird die Möglichkeit geschaffen Nachrichten auch in anderen Formaten, außer Text,
zu versenden. Auch die Kombination ist möglich (mulit-part message). Definiert ist MIME in
den RFC’s 2045, 2046, 2047, 2048 und 2049.
Zum Empfangen von Mails am Mail-Client sind das POP (Post Office Protocol), das IMAP
(Internet Message Access Protocol) oder das DMSP (Distributed Mail Service Protocol)
Protokoll geeignet.
Beim POP Protokoll ist POP3, definiert im RFC 1939, Standard. Weiters ist das POP2
Protokoll (RFC 937) noch in Verwendung.
IMAP4 (RFC 1731) ist beim Internet Message Acces Protokoll der Standard, aber auch hier
wird das IMAP2 Protokoll (RFC 1176) noch verwendet.
Der größte Unterschied zwischen IMAP4 und POP3 ist, dass bei IMAP4 die Nachrichten
auch auf dem Server bleiben können und nicht unbedingt heruntergeladen werden müssen.
Für Benutzer, die nicht ständig am selben Rechner arbeiten ist das von Vorteil. Solche
Benutzer haben dann von jedem Rechner aus Zugriff auf ihre Mails. Zwar ist es auch bei
POP3 möglich Nachrichten nach dem Download nicht am Server zu löschen, was aber dazu
führt, dass diese Nachrichten auf einem anderen Rechner wieder heruntergeladen und als neu
angezeigt werden. Dies kann zur Verwirrung des Users führen. Ein weiterer Vorteil von
IMAP ist, dass zuerst nur die Headerdaten an den Client übertragen werden und der User
sofort weiß welche Mails er bekommen hat und wie groß die Attachments sind. Bekommt
man zum Beispiel 10 E-Mails. Neun davon sind kurze Textnachrichten und damit von
geringer Größe. Das zehnte Mail allerdings beinhaltet ein Audiofile von 2 MB. Bei IMAP ist
es möglich die 9 Textnachrichten zu lesen ohne das große File downloaden zu müssen. Beim
POP Protokoll hingegen muss der User alle 10 Mails downloaden, was bei einer langsamen
Internetverbindung unter Umständen relative lange dauert.
Das DMSP (RFC 1056) Protokoll erwähne ich nur der Vollständigkeit halber. Es wird kaum
verwendet.
2.3.2 Computer Conferencing Systems
Diese System sind auch als Newsgroups oder Bulletin Board Systeme bekannt.
Eines der ersten Computer Conferencing Systeme war EMISARI. Es wurde 1976 entwickelt.
Das bekannteste ist das Usenet mit unzähligen Diskussionsgruppen, welche Newsgroups
genannt werden. Es wurde 1979 eingeführt.
Newsgroups sind dem E-Mail sehr ähnlich. Der Unterschied liegt darin, dass die Nachrichten
nicht an andere Benutzer geschickt werden, sondern eben an eine Newsgroup. Jeder User der
Diskussionsgruppen verwenden möchte muss diese zuerst abonnieren. Der Unterschied zu
Mailinglists liegt darin, dass jeder User nur jene Nachrichten bekommt die ihn auch
interessieren. Öffnet er den Newsreader, so bekommt er zuerst alle Überschriften der neuen
Nachrichten. Die interessanten werden vom Benutzer geöffnet und erst dann an ihn vom
Server übertragen. Dadurch wird der Netzverkehr minimiert und der Benutzer liest nur jene
Nachrichten die wirklich von Interesse für ihn sind. Ein weiterer Unterschied zu E-Mails ist,
dass die Einträge auch hierarchisch sortiert angezeigt werden können. So werden zum
20
Beispiel alle Antworten auf ein Posting unter dieses eingeordnet. Der Zugriff auf Nachrichten,
auch solche die schon gelesen wurden, sind nur im Online – Betrieb möglich.
Beispiele
Die am meisten verbreiteten Usenet Newsreader sind Microsoft Outlook Express (siehe
Abb. 2.6.) und Netscape Messenger (siehe Abb. 2.2.). Aber auch der Zugriff über einen
Webbrowser auf das Usenet ist unter http://www.deja.com/usenet (siehe Abb. 2.7.) möglich.
[Abb. 2.6.] Outlook Express Newsreader
[Abb. 2.7.] www.deja.com News
Zu erwähnen wäre auch noch die Notes Conversation Database die unter Lotus Notes für
Diskussionen verwendet wird.
Standards
Das Network News Transfer Protocol (NNTP) regelt das Verteilen, Posten und Empfangen
von Newsgroup – Nachrichten. Definiert ist dieser Standard im RFC 977.
Der „Standard for Interchange of USENET Messages“ regelt den Datenaustausch zwischen
Usenet Hosts und ist im RFC 1036 definiert
2.3.3 Shared file server
Ein Shared file server bietet den Benutzern die Möglichkeit ihre Daten in einem gemeinsamen
Verzeichnis auf einem Server abzulegen und damit ihre Daten auszutauschen oder gemeinsam
zu bearbeiten. In diesem Zusammenhang treten aber mehrere Probleme auf, welche die
Benutzer bei ihrer Arbeit beeinträchtigen können.
Öffnet zum Beispiel ein Benutzer in diesem Verzeichnis ein File wird es in den meisten
Fällen gesperrt und alle anderen User dürfen dieses File nur mehr schreibgeschützt öffnen und
damit keine Änderungen durchführen. Beim Erstellen eines Buches hingegen müsste nur das
gerade editierte Unterkapitel oder der zu bearbeitende Absatz gesperrt werden.
Eine andere wichtig Frage ist, wie ein Benutzer eines solchen Systems über Änderungen an
Dateien oder über neue Dateien im Verzeichnis informiert wird. In diesem Zusammenhang ist
zu beachten, dass der User selbst bestimmen sollte, über welche Änderungen er informiert
wird. In einer großen Arbeitsgruppe, bei der unter Umständen viele Änderungen in einem
kurzen Zeitraum auftreten, wird der Benutzer sonst mit Information überschwemmt und diese
werden für ihn dann nutzlos, da er sie nicht überblicken kann. Ideal wäre also wenn der User
bestimmt, welche Dateien ihn interessieren und dann nur über Modifikationen an diesen
benachrichtigt wird. Außerdem sollte er diese Information auch ohne einloggen am Server
21
bekommen, da es für den User lästig wird immer am Server nachzusehen, wenn er auf ein
bestimmtes Ereignis wartet. Hierzu würde sich eine Benachrichtigung per E-Mail anbieten.
Beispiele
Jedes freigegebene Verzeichnis in einem lokalen Netzwerk kann für diese Zwecke verwendet
werden. Auch FTP Seiten (siehe Abb. 2.8.) eignen sich zum Datenaustausch, wobei aber zu
beachten ist, dass Dateien die bearbeitet werden sollen zuerst auf den lokalen Rechner
geladen werden müssen und dann wieder ein Upload auf den FTP-Server erfolgen muss. Hat
in der Zwischenzeit ein anderer Benutzer Änderungen an der Datei vorgenommen, so sind
diese verloren.
[Abb. 2.8.] Zugriff auf einen FTP-Server mittels CuteFTP
Neben BSCW (siehe Abschnitt 4.3), entwickelt von GMD, bietet auch DocuShare von Xerox
(siehe Abb. 2.9. und 2.10.) ein virtuelles Verzeichnis an, welches über einen Webbrowser
zugänglich ist. Zusätzlich hat man bei beiden System auch die Möglichkeit, Informationen
über die Änderungen seit einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten. DocuShare bietet
außerdem noch einen Windows Client an. Dadurch ist es dem Benutzer möglich, in
gewohnter Weise, mit dem Windows Explorer auf die Daten im gemeinsamen Verzeichnis
zuzugreifen. BSCW wird später in Abschnitt 4.3 noch näher betrachtet.
[Abb. 2.9.] DocuShare Ordner
[Abb. 2.10.] DocuShare Änderungen
Ebenso wie Microsoft mit seinem Exchange Server Web Store bietet Lotus mit dem Notes
Domino.Doc einen Server zum Datenaustausch an.
Für die Verwaltung von Source Files gibt es zum einen CVS (Concurrent Versions System)
oder SourceSafe von Microsoft.
Standard
Das File Transfer Protokoll (FTP) wird im RFC 959 spezifiziert und ist eines der ältesten
Protokolle die im Internet verwendet werden.
22
2.3.4 Chat Systems
Wie bei E-Mail und Diskussionsforen erfolgt die Kommunikation bei Chat Systemen
schriftlich. Im Gegensatz zu früheren Systemen, wo die Kommunikation nur zwischen zwei
Personen stattfinden konnte, können heute mehrere Benutzer gleichzeitig miteinander chatten.
Der geschriebene Text eines Benutzers erscheint entweder sofort auf den Bildschirmen der
anderen oder erst nach Bestätigung mittels Enter. Bei dieser Kategorie von Groupware
müssen die beteiligten Personen also zur gleichen Zeit online sein.
Es gibt zwei Möglichkeiten zu chatten. Die eine Möglichkeit ist, dass sich der Benutzer zu
einem Chat-Server verbindet und dort in einen öffentlich Raum, auch Channel genannt,
eintritt. Jeder Raum besitzt einen Namen, der das Diskussionsthema widerspiegeln sollte.
Sobald er sich in einem Raum befindet kann er die Wortmeldungen der übrigen User lesen
und selbst welche abgeben. Des Weiteren bekommt er eine Liste der im Raum befindlichen
Personen. Bei den meisten Servern ist es dann auch möglich zu einer Person einen privaten
Chat zu öffnen oder mit dieser zu flüstern, was bedeutet das die Nachricht für die übrigen
Chatter nicht sichtbar ist.
Die zweite Möglichkeit ist, dass man direkt zu einer anderen Person einen Chat öffnet. Um
das zu tun benötigt der Benutzer aber ein Tool, mit dem er erfährt, welche seiner Freunde
oder Kollegen ebenfalls online sind und für einen Chat Zeit hätten.
Neben dem bereits erwähnten Flüstern stehen bei den meisten Systemen auch noch andere
Aktionen, wie zum Beispiel schreien, lachen, fragen, handeln oder ähnliches zur Verfügung.
Außerdem kann der User bestimmte Chatter ignorieren oder selbst einen Raum öffnen in dem
er dann der Superuser ist.
Beispiele
Neben Unix talk, einem der ältesten Chat Systeme gibt es noch mIRC (siehe Abb. 2.13.),
Conference von Netscape (siehe Abb. 2.11.), Sametime von Lotus, NetMeeting (siehe
Abb. 2.12.) und Chat von Microsoft. Bei Netscape ist zu beachten, dass das Conference Tool
bei den Versionen nach dem Communicator 4.0x nicht mehr enthalten ist. Wird aber zuerst
ein Communicator 4.0x installiert und dann durch eine neuere Version ersetzt, so wird das
Conference Tool beibehalten und steht weiter zur Verfügung.
[Abb. 2.11.] Netscape Chat
[Abb. 2.12.] Microsoft Chat
[Abb. 2.13.] Chat System von mIRC
23
Immer mehr Verbreitung finden aber webbasierte Chats (siehe Abb. 2.14. und 2.15.), auf die
mittels eines Browsers und ohne spezielle Software zugegriffen werden kann.
[Abb. 2.14.] Chat auf www.chat.at
[Abb. 2.15.] Chat auf chat.lion.cc
Standard
Im RFC 2813 wird das Server Protokoll für Internet Relay Chat (IRC) definiert, aber nicht als
Internet Standard deklariert.
2.3.5 Workflow Management Systems
Workflow beschreibt den Fluss an Information und Kontrolle in einem Geschäftsprozess.
Workflow Management Systeme sollen also eine Gruppe von Benutzern bei der Erledigung
eines solchen Geschäftsprozesses oder Arbeitsvorganges unterstützen. Dafür müssen diese
Systeme zwei Phasen unterstützen: Zum einen die Modellierungsphase, in welcher der
Arbeitsvorgang definiert wird. Hierfür müssen geeignete Tools zur Verfügung gestellt werden
um es dem Anwender so einfach wie möglich zu machen diese Arbeit zu erledigen. Zum
anderen die Ausführungsphase, in der die Abarbeitung erfolgt. In dieser Phase überwacht das
System die Arbeiten und schlägt Folgearbeiten vor, beziehungsweise verbietet gewisse
Arbeitsschritte. Dem Benutzer werden zusätzlich Informationen zur Verfügung gestellt die für
seine Arbeit relevant sind.
Workflow Mangement Systeme werden des öfteren auch Office Procedure Systems oder
Coordination Systems genannt.
Beispiele
Staffware (siehe Abb. 2.16. und 2.17.) bezeichnet sich selbst als Marktführer in diesem
Bereich von Groupware mit 25 Prozent Marktanteil. Weiters ist Staffware ein
Gründungsmitglied des WfMC (siehe auch unter Standard) und unterstützt den dort
entwickelten Standard.
24
[Abb. 2.16.] Staffware Workflow Definer
[Abb. 2.17.] Staffware Work Queue Manager
COSA von der LEY GmbH ist ein deutscher Vertreter dieser Gruppe und ist ebenfalls
Mitglied im WfMC.
MQSeries Workflow von IBM, wahrscheinlich noch besser unter dem alten Namen
FlowMark bekannt, ist der letzte Vertreter dieser Groupware Kategorie der hier angeführt
wird.
Alle drei Systeme bieten Clients auf den verschiedensten Plattformen an und auch den Zugriff
über einen Web Browser, was in Zukunft immer interessanter werden wird.
Standard
Die Workflow Management Coalition, kurz WfMC, ist eine Vereinigung von Workflow
Management Herstellern, die eine Reihe von Standards, die für diesen Bereich von Bedeutung
sind, entwickeln. Speziell soll das Zusammenarbeiten der verschiedenen Softwarepakte durch
die Verwendung dieser Standards ermöglicht werden. Alle Standards sind auf der WfMCHompage unter www.wfmc.org kostenlos im Pdf-Format verfügbar.
2.3.6 Electronic Meeting Systems
Electronic Meeting Systeme wurden entwickelt um die Effizienz von Treffen zu steigern. Ein
elektronisches Wahlsystem ist eines der einfachsten Beispiele für ein solches System. Zum
Einsatz kommen Electronic Meeting Systeme aber auch bei Brainstorming Sitzungen, beim
Sammeln von Ideen oder beim Auswerten von Ideen. Die Vorteile dieser Systeme sind, dass
das Ergebnis des Treffens in elektronischer Form vorliegt, Hemmschwellen beim Aufwerfen
neuer Gedanken durch mögliche Anonymität gesenkt werden und das Sammeln von Ideen
parallel erfolgt. Muss man beispielsweise bei einer mündlichen Diskussion auf einen
geeigneten Zeitpunkt zum Sprechen warten, während dessen man die Idee möglicherweise
wieder vergisst, so kann man bei einem Electronic Meeting System seine Gedanken sofort
niederschreiben.
Bekannt sind diese Systeme auch als Group Support Systems oder als Electronic Meeting
Rooms.
Beispiel
GroupSystems von Ventana (siehe Abb. 2.18. und 2.19.) ist ein Vertreter dieser Groupware
Kategorie, von welcher auch die folgenden Screenshots stammen.
25
[Abb. 2.18.] GroupSystems Brainstorming
[Abb. 2.19.] GroupSystems Ideensammlung
2.3.7 Application Sharing Systems
Diese Systeme erlauben es mehreren Benutzern ein Single User Programm ohne weitere
Modifikation gleichzeitig zu benutzen. Das System hat also die Aufgabe die Ausgabe an alle
Clients weiterzuleiten und die Eingaben zu sammeln und an die Applikation zu senden. Das
Sammeln der Eingabe wird typischerweise so realisiert, dass immer nur ein Benutzer
Eingaben vornehmen kann. Die ersten dieser Systeme, die auch als Screen Sharing Systeme
bekannt waren, erlaubten es nur den gesamten Bildschirm zu teilen. Mit dem Aufkommen von
Windowing Systemen, wie Microsoft Windows oder X Windows, wurde auch die
Entwicklung forciert und Systeme geschaffen, mit denen es möglich war nur ein Fenster zu
teilen. Application Sharing Systeme werden oft in Kombination mit Audio Conferencing oder
Video Conferencing Systemen verkauft und Multimedia Conferencing Systeme genannt.
Auch die Kombination mit Shared Whiteboards ist weit verbreitet. Remote Control
Programme, welche oft für Hilfeleistungen eingesetzt werden, fallen auch in diese Kategorie
von Groupware, wobei aber oft nur der Zugriff durch einen Benutzer möglich ist.
Beispiel
Als Beispiele für Application Sharing Systeme seien hier
NetMeeting von Microsoft (siehe Abb. 2.20.) und Sametime von
Lotus gennant.
Wie in Abb. 2.20. ersichtlich, kann der Benutzer eine gerade auf
seinem Rechner laufende Applikation auswählen, und diese dann
über das Internet mit anderen Benutzern zugleich verwenden.
Somit ist es den an einem Meeting beteiligten Personen
beispielsweise möglich, gemeinsam an einem Worddokument zu
arbeiten.
[Abb. 2.20.] Application
Sharing von Microsoft
26
2.3.8 Shared Whiteboards
In Besprechungen und Diskussionen werden oft Skizzen angefertigt um gewisse Umstände
leichter erklären zu können. Diese Skizzen werden dann während der Diskussion meisten
geändert. Shared Whiteboards, oder auch Shared Drawing Systeme, wurden entwickelt, um
solche Besprechungen zu unterstützen, speziell dann, wenn sich die Beteiligten nicht am
selben Ort befinden. Am einfachsten erhält man ein solches System, wenn man ein
Zeichenprogramm in Kombination mit einem Application Sharing System verwendet. Wie
aber bereits im vorigen Abschnitt erwähnt ist es dann immer nur einem Benutzer möglich die
Zeichnung zu ändern. Shared Whiteboards hingegen erlauben es mehreren Benutzer
gleichzeitig zu zeichnen und schreiben. Sie stellen meistens auch einen Zeiger zur Verfügung
(siehe Abb. 2.21. und 2.22.) mit dem man auf bestimmte Objekte in der Zeichnung zeigen
kann um seine Erklärungen zu verdeutlichen. Außerdem kann bei einigen Systemen jeder
Benutzer unabhängig von den anderen den Bildschirm scrollen oder den Zoom verstellen.
Weiters wird zwischen Bitmapped und vektorbasierten Shared Whiteboards unterschieden,
wobei bei ersteren kein Konsistenzmanagement benötigt wird, bei vektorbasierten aber ein
Objekt immer nur von einem Benutzer bearbeitet werden darf.
Beispiele
Das Whiteboard in Netscape Conference (siehe Abb. 2.21.) ist ein Vertreter der
bitmapbasierten Whiteboards, wohingegen das Whitheboard von Microsoft NetMeeting (siehe
Abb. 2.22.) mit Vektoren arbeitet. Auch bei Sametime von Lotus steht dem Benutzer eine
Whiteboard zur Verfügung.
[Abb. 2.21.] Whiteboard von Netscape
[Abb. 2.22.] Whiteboard von Microsoft
2.3.9 Co-authoring Systems
Nachdem viele Bücher und Artikel nicht von einer Person geschrieben werden, sondern in
einer Zusammenarbeit mehrerer Autoren entstehen, werden Co-authoring Systeme benötigt
um diese Arbeit zu unterstützen. Ebenso wie bei einem Shared Whiteboard kann man auch ein
Co-authoring System durch Kombination eines normalen Texteditors mit einem Application
Sharing System erhalten. Aber, wie bereits zuvor erwähnt, ist es bei dieser Lösung nicht
möglich, dass mehrere Benutzer zugleich schreiben, oder sich an unterschiedlichen Stellen
27
des Dokuments aufhalten. Von besonderer Bedeutung bei Co-authoring Systemen ist das
Konsistenzmanagement. Hierbei stellt sich die Frage welcher Bereich eines Dokuments bei
Änderungen durch einen Benutzer für die restlichen Benutzer gesperrt wird. So ist es zum
Beispiel möglich, dass das gesamte Kapitel, das Unterkapitel oder nur der Absatz gesperrt
wird.
Bekannt sind Co-authoring Systeme auch unter den Namen Collaborativ, Joint oder Shared
Editing Systeme.
Beispiele
Von den zahlreichen existierenden Co-authoring Stystemen sollen an dieser Stelle vier
erwähnt werden: Quilt, GROVE, SEPIA (siehe Abb. 2.23.) und CoMEdiA.
Quilt hat im Bereich Konsistensmangement mehrere Lösungsvorschläge. Zum einem wird ein
Mechanismus zur Verfügung gestellt, mit dem es einfach ist, verschiedene Versionen von
Dokumenten wieder zu vereinen, zum anderen erhält der User eine Warnung wenn er sich im
gleichen Bereich wie ein anderer User befindet und zuletzt ist es auch möglich den Bereich zu
sperren der gerade bearbeitet wird. Zudem stellt Quilt einen reichhaltigen
Annotationmechanismus zur Verfügung und den beteiligten Personen können gewisse Rollen,
wie zum Beispiel Reader oder Autor, zugeteilt werden.
Bei GROVE sehen die beteiligten User, im Gegensatz zu Quilt, immer sofort die Änderungen
anderer Benutzer. Das heißt, dass sie die Arbeit der anderen User am eigenen Schirm
verfolgen können. Somit wird bei diesem System auch kein Konsistenzmanagement benötigt.
Weiters können für bestimmte Bereiche eines Dokuments Schreib- und Leserechte gesetzt
werden.
SEPIA versucht die Vorteile der beiden zuvor genannten Systeme zu vereinen und ist, ebenso
wie CoMEdiA, ein Multi-user Hypermedia System (siehe Abschnitt 2.3.10.) mit einigen
Erweiterungen.
[Abb. 2.23.] Co-authoring System SEPIA
28
2.3.10 Multi-user Hypermedia Systems
Die Natur von Hypermedia Systemen, bestehend aus Knoten und Links, wird verwendet um
eine Vielzahl von Groupware Anwendungen zu realisieren. So kann zum Beispiel ein
Co-authoring System (siehe Abb. 2.23. SEPIA) auf diese Weise realisiert werden. Ist jedes
einzelne Unterkapitel ein Knoten, so können mehrer Benutzer gleichzeitig an
unterschiedlichen Unterkapiteln arbeiten und nach Speicherung der Arbeit sind die
Änderungen auch für alle anderen sichtbar. Auch Public Annotation Systeme und andere
Conferencing Systeme sind durch diese Struktur realisierbar.
Beispiel
Als Beispiel sei hier die eLearning Suite von Hyperwave (siehe Abb. 2.24.) genannt, welches
neben dem in der Abbildung gezeigten Messaging und der Möglichkeit Annotationen zu
erstellen auch noch andere Tools für Gruppenarbeit zur Verfügung stellt. Der Vorteil solcher
Anwendungen liegt natürlich darin, dass sie von überall mittels eines Webbrowsers erreichbar
sind.
[Abb. 2.24.] Hyperwave eLearning Suite
Standards
HTML bedeutet HyperText Markup Language und wird zur Erstellung von Internetseiten
verwendet. Hervorgegangen ist HTML aus SGML (Standard Generalized Markup Language)
29
und sämtliche Informationen zu HTML sind auf der Homepage vom W3C zu finden, wie zum
Beispiel die Definition von HTML 4.01.
XML geht ebenfalls aus SGML hervor und bedeutet Extensible Markup Language.
Informationen zu XML sind ebenfalls auf der W3C Hompage zu finden. Zur Zeit wird gerade
an der Version 1.0 gearbeitet.
HTTP/1.1. wird im RFC 2616 definiert und wird unter anderem zur Übertragung von
Hypertext im Internet verwendet.
2.3.11 Collaborative Virtual Environments
Bekannt sind diese Groupware Applikationen auch unter den Namen Multiplayer Games oder
Virtual Worlds. Durch die steigende Anzahl an Internetusern werden auch die Multiplayer
Games immer populärer. Unterschieden wird zwischen Systemen in denen nur menschliche
Spieler vorkommen oder auch computergesteuerte Spieler. Collaborative Virtual
Environments werden aber auch in der Ausbildung und für Trainingszwecke, vorwiegend im
militärischen Bereich, verwendet.
Beispiel
Als Beispiel sei hier das Spiel Quake genannt in dem es sowohl menschliche als auch
computergesteuerte Spieler gibt und www.worlds.net (siehe Abb. 2.25.), wo es möglich ist, in
einer virtuellen 3D Umgebung mit anderen Benutzern zu chatten.
[Abb. 2.25.] Virtuelle Welt von www.world.net
2.3.12 Group Scheduling Systems
Auch Group Calendaring Systeme genannt, sind diese Systeme zur Koordination von
Besprechungen ein wichtiges und sinnvolles Tool. Neben dem Suchen freier Zeiträume für
Besprechungen und dem Zusagen, oder Ablehnen selbiger können auch Ressourcen, wie zum
Beispiel Besprechungsräume, mit Group Scheduling Systemen verwaltet werden. Genauere
Anforderungen an Group Scheduling Systeme werden sowohl unter 3.7 als auch in Kapitel 5
erarbeitet und besprochen.
30
Beispiele
Neben dem Outlook Kalender (siehe Abb. 2.26.) von Microsoft, Schedule+ von Microsoft und
dem Notes Kalender von Lotus gibt es zahlreiche Internetkalender, die über einen
Webbrowser zugänglich sind und kostenlos benützt werden können. Das Web Address Book,
der Netscape Kalender (siehe Abb. 2.27.), der Kalender von AnyDay.com, der Yahoo
Kalender und FreeOffice werden im Kapitel 4 vorgestellt.
[Abb. 2.26.] Outlook Kalender
[Abb. 2.27.] Netscape Online Kalender
Standards
Die „Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification” kurz iCalendar,
definiert den MIME Type „text/calendar” der für die Übertragung von Kalender-, ToDo- und
Journaleinträgen verwendet werden kann. Zusätzlich können auch Zeitinformationen wie frei
oder besetzt von Benutzern übertragen werden. Zu finden ist dieser Standard im RFC 2445.
Im RFC 2446 wird spezifiziert, wie Kalendersysteme die das iCalendar Format verwenden
miteinander kommunizieren können. Das Protokoll das in diesem RFC definiert wird heißt
iCalendar Transport-Independent Interoperability Protocol oder iTIP.
Das iCalendar Message-Based Interoperability Protocol (iMIP) definiert eine Verbindung
zwischen dem iTIP und E-Mailbasiertem Transport von Kalenderdaten. Zu finden ist die
Definition im RFC 2447.
Das IEFT, oder Internet Engineering Task Force, ist ein Zusammenschluss von
Netzwerkdesignern, Verkäufern und Forschern die mit der Entwicklung der Internet
Architektur zu tun haben. Das IEFT unterteilt sich in mehrere Arbeitsgruppen, unter denen die
„Calender and Scheduling“ Arbeitsgruppe (kurz clasch) für die Entwicklung von Standards
im Bereich Kalender zuständig ist. Das Calendar Access Protokoll (CAP) definiert ein
Protokoll mit dem der Zugriff auf Kalenderdaten, die auf einem Server im iCalendar Format
gespeichert sind, möglich ist.
vCalendar definiert ein Plattform unabhängiges Format für Kalender- und ToDo-Einträge.
Weitere Informationen sowie die Spezifikation von vCalendar sind auf der IMC Homepage zu
finden. Das IMC, oder Internet Mail Consortium, beschäftigt sich hauptsächlich mit der
Entwicklung von E-Mail Technologie, übernahm aber 1996 auch die Verantwortung für die
Entwicklung von vCard und vCalendar vom Versit Consortium.
31
2.3.13 Audio Conferencing Systems
Ebenso wie mit dem Telefon sind auch über den Rechner Audioverbindungen möglich. Diese
Tools werden oft zusätzlich zu anderen Groupware Applikationen verwendet um
beispielsweise bei einem Shared Whiteboard Erklärungen zu den Skizzen zu liefern.
Beispiele
Sowohl Microsoft als auch Netscape bieten in ihrem NetMeeting (siehe Abb. 2.28.)
beziehungsweise Conference (siehe Abb. 2.29.) Möglichkeiten für Audiokonferenzen.
[Abb. 2.28.] Audiokonferenz mit NetMeeting
[Abb. 2.29.] Audiokonferenz mit Conference
Standards
Bei Audiokonferenzen werden größtenteils die folgenden zwei Streamingformate verwendet:
RealAudio von RealNetworks und das MPEG-Format. Information zum RealAudio-Format
und Konverter von anderen Audioformaten in RealAudio sind auf der RealNetworks
Homepage zu finden. Das MPEG Format ist sowohl für Audio- als auch für Videodaten
verwendbar, wobei MPEG für Moving Picture Experts Group steht. Im RFC 2250 wird ein
Standardprotokoll für die Übertragung von MPEG Daten definiert.
2.3.14 Video Conferencing Systems
Diesen Anwendungen, welche auch als Multimedia Conferencing Systeme bekannt sind,
beschränken sich nicht nur auf das Telefonieren mit Bild. Es ist auch denkbar, dass zwei
Architekten ein Bauwerk konstruieren, und bei der Arbeit jeweils den anderen hinter dem
Zeichenbrett sehen, und somit dessen Arbeit verfolgen können. Das Problem mit Video
Conferencing Systemen ist, dass User die sich über eine normale Telefonleitung ins Internet
einwählen eine zu geringe Bandbreite besitzen. Mit der Entwicklung von neuen
Kompressionsverfahren, nach der Einführung von ISDN und ADSL und der Verwendung der
ATM Technologie können aber immer mehr Benutzer solche Applikationen verwenden.
32
Beispiele
Neben NetMeeting (siehe Abb. 2.28.) von Microsoft bieten auch White Pine mit CU-SeeMe
(siehe Abb. 2.30.), Intel mit ProShare und PictureTel mit Live 2000 Applikationen für
Videokonferenzen
an.
[Abb. 2.30.] Videokonferenz mit CU-SeeMee
Standards
Ebenso wie bei Audiodaten gibt es für Videodaten von RealNetworks ein Datenformat, das
RealMedia Format. Informationen zu diesem Format sind ebenfalls auf der Homepage von
RealNetworks zu finden. Des weiteren wird MS-Media von Microsoft, das MPEG Format
und QuickTime von Apple verwendet. Information zu QuickTime sind auf der Apple
Homepage zu finden.
Auch am IETF (siehe StandardsGroup Scheduling Systems 2.3.12) gibt es eine eigene
Arbeitsgruppe die sich mit diesem Thema beschäftigt. Die Gruppe Multiparty Multimedia
Session Control (mmusic) beschäftigt sich mit der Entwicklung von Protokollen für
Videokonferenzen. Im Zusammenhang mit Videokonferenzen existiert auch das Real Time
Streaming Protocol (RTSP), welches für die Übermittlung von Videodaten verwendet werden
kann. Dieses Protokoll ist im RFC 2326 als Standard definiert.
2.3.15 Collaborative Software Engineering Systems
Obwohl an der Entwicklung nichttrivialer Software immer mehrere Personen beteiligt sind,
sind die meisten Entwicklungsumgebungen Single User Systeme. Aber auch für Muli User
Entwicklungsumgebungen wurden bereits einige Prototypen erstellt.
Beispiele
ICICLE unterstützt die Gruppe von Entwicklern bei der formalen Codeinspektion, GroupCRC
für objektorientiertes Design und Serendipity/SPE und SPADE-1 die einem Workflow
Management System ähnlich sind.
33
2.4 Klassifizierung von Groupware
In diesem Abschnitt werden mögliche Klassifizierungsmöglichkeiten von Groupware
vorgestellt und Vertreter dieser Klassen genannt. Nicht immer sind Groupware Applikationen
eindeutig zu klassifizieren, da die Übergänge fließend sind.
2.4.1 Zeitpunkt der Zusammenarbeit
Bei dieser Klassifizierung geht es darum ob die beteiligten Benutzer zur selben Zeit Online
sein müssen oder nicht.
Handelt es sich um synchrone Zusammenarbeit, bei der die Benutzer zur selben Zeit mit der
Groupware Applikation verbunden sein müssen, so ist es für den User wichtig, dass er auch
ein Tool zu Verfügung gestellt bekommt, mit welchem es ihm möglich ist herauszufinden,
welche seiner Kollegen ebenfalls Online sind. Zu synchroner Groupware zählen unter
anderem Audio-, Videokonferenzen und Chat. Bei synchroner Zusammenarbeit handelt es
sich meistens um eine Punkt-zu-Punkt Verbindung für den Datenaustausch.
Als asynchrone Groupware kann man E-Mail und Computer Conferencing Systeme nennen.
Für asynchrone Zusammenarbeit wird stets ein Server benötigt auf dem die Daten gespeichert
werden.
Co-authoring Systeme hingegen kann man nicht genau zuordnen. Zum einen ist es möglich
asynchron an einem Dokument zu arbeiten, zum anderen muss aber auch eine synchrone
Arbeitweise möglich sein.
2.4.2 Konzentrationspunkt der Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit kann sich auf die Benutzer, ein Dokument oder einen Prozess
konzentrieren.
Ist der Benutzer der Konzentrationspunkt der Zusammenarbeit so geht es um Kommunikation
zwischen zwei Usern, entweder synchron in Form eine Audio- oder Videokonferenz oder
asynchron per E-Mail oder Newsgroup.
Bei der Konzentration auf ein Dokument kommt dem Konsistenzmanagement eine große
Bedeutung zu. Beispiele dieser Art der Zusammenarbeit sind Whiteboards oder auch Coauthoring Systeme.
Steht aber der Arbeitsprozess im Mittelpunkt der Arbeit so handelt es sich meistens um
Workflow Management Systeme.
2.4.3 Strukturierungsgrad der Daten / Arbeit
Zum einen kann man zwischen unstrukturierter und strukturierter Arbeit oder auch zwischen
unstrukturierten, strukturierten oder hierarchischen Daten unterscheiden.
Bei einer unstrukturierten Arbeit wie beispielsweise einem Brainstorming wird kein
Konsistenzmanagement benötigt, es ist eher störend und unerwünscht. Ist die Arbeit aber so
beschaffen, dass jeder Person Tätigkeiten genau zugeordnet werden können, so wird ein
Konsistenzmanagement benötigt.
Bei den Daten verhält es sich ähnlich wie bei der Einteilung nach der Arbeit. Als Beispiele
wären ein bitbasiertes Whiteboard für unstrukturierte Daten und ein vektorbasiertes
Whiteboard für strukturierte Daten zu nennen. Im ersten Fall wird entweder das ganze Bild
34
gesperrt und somit kann nur ein User zeichnen, oder es wird auf Konsistenzmanagement
verzichtet und alle Benutzer können gleichzeitig zeichnen. Im zweiten Fall ist immer das
Objekt gesperrt, welches gerade bearbeitet wird. Ein Beispiel für hierarchische Daten sind
Bücher, die in Kapitel, Unterkapitel und Absätze unterteilt sind.
2.4.4 Für Zusammenarbeit entwickelt
Hier unterscheidet man, ob die Anwendung dafür ausgelegt ist, von einer Gruppe verwendet
zu werden oder nicht. Benutzt man beispielsweise einen simplen Texteditor und editiert ein
Dokument auf einem Netzlaufwerk zusammen mit anderen Usern, so wird die Anwendung
zwar von einer Gruppe von Benutzern verwendet, war aber nicht dafür vorgesehen. Die Folge
ist, dass immer das gesamte Dokument für die anderen gesperrt wird, da ja kein
Konsistenzmanagement vorgesehen ist.
2.4.5 Grad der Informationsteilung
Unter diesem Punkt ist zu verstehen, wie ähnlich die Darstellung der Information bei den
einzelnen Benutzern ist. Es gibt drei Stufen der Informationsteilung: auf Ebene der
Präsentation, der Information oder der Objekte.
Beim ersten Grad der Informationsteilung bekommt jeder Benutzer genau die selbe
Darstellung der Daten. Dies wird What You See Is What I See, oder kurz WYSIWIS,
genannt. Scrollt also ein Benutzer am Bildschirm nach unten, so geschieht das auch bei allen
übrigen Usern.
Handelt es sich um eine Informationsteilung auf Ebene der Information, so bekommt zwar
jeder Benutzer die selben Daten präsentiert, aber die Art der Präsentation kann unterschiedlich
sein. „Entspannte“ WYSIWIS wird dieser Grad der Informationsteilung auch genannt.
Beim letzten Grad der Informationsteilung haben die Benutzer zwar den Zugriff auf die
selben Objekte, aber die dargestellten Daten können, zum Beispiel auf Grund von
Zugriffsrechten, voneinander abweichen.
2.4.6 Restrictive Versus Permissive Groupware
Groupware wie zum Beispiel Workflow Management Systeme schreiben dem Benutzer
gewisse Tätigkeiten vor und verbieten wiederum andere. Diese Systeme werden restriktiv
genannt. Andere Groupware Applikationen lassen jeden Benutzer jede beliebige Aktion
ausführen. Solche Systeme, wie zum Beispiel Shared Whiteboards, nennt man Permissive
Groupware. Besonders bei dieser Art der Klassifizierung ist zu beachten, dass die meisten
Groupware Systeme sowohl restriktiv als auch permissiv sind.
2.4.7 Information Sharing Versus Information Exchange
Manche Applikationen teilen sich die Informationen, andere tauschen Informationen aus. Bei
Shared Whiteboards beispielsweise greifen alle Benutzer auf die selben Daten zu wohingegen
bei einer Videokonferenz die Daten zwischen den Benutzern ausgetauscht werden. Diese
Klassifikation ist nicht so eindeutig wie sie vorerst scheint. So kann man beispielsweise ein
Computer Conferencing System als ein Information Exchange System ansehen, da die
Benutzer über Nachrichten Informationen austauschen. Andererseits werden die Nachrichten
35
auf einem zentralen Server gespeichert und die Benutzer teilen sich die Information, wodurch
man das System auch ein Information Sharing System nennen könnte.
In der Praxis werden für eine erfolgreiche Zusammenarbeit meistens beide Arten von
Groupware benötigt. Die Gruppe arbeitet beispielsweise zusammen an einem Dokument auf
einem Server, benötig aber gleichzeitig auch Tools um die Arbeit parallel dazu zu besprechen.
2.4.8 Standort der beteiligten Benutzer
Diese Unterteilung ist für diese Arbeit nicht von Bedeutung, da die Zusammenarbeit über das
Internet betrachtet wird und somit die Benutzer immer an verschiedenen Orten sind. Wichtig
wird diese Unterteilung nur im Zusammenhang mit Scalability, da in einem Intranet die
Anzahl der Benutzer leichter einzuschätzen ist als im Internet, wo diese Zahl sehr rasch
wachsen kann.
In der Literatur wird oft eine Kombination dieser Klassifizierung und dem Zeitpunkt der
Zusammenarbeit (siehe Abschnitt 2.4.1) verwendet. Zeit und Ort werden zu Zeit-Ort Matrix
zusammengefasst und Groupeware Applikationen werden einem Quadranten zugeordnet.
2.5 Anforderungen an Groupware
In diesem Abschnitt werden einige Anforderungen, die an eine Groupware - Anwendung
gestellt werden vorgestellt. Sind diese Anforderungen nicht erfüllt so ist eine sinnvolle
Nutzung der Applikation durch die Benutzer wahrscheinlich nicht möglich oder wird
abgelehnt.
2.5.1 24 Stunden Verfügbarkeit
Da die User der Groupware an beliebigen Orten sein können und dadurch zu beliebigen
Zeiten Zugriff auf die Anwendung benötigen, muss das System Tag und Nacht zugänglich
sein.
2.5.2 Annehmbare Antwortzeiten
Sollten die Antwortzeiten des Systems nicht in einem annehmbaren Bereich liegen, ist das
System für den Benutzer nicht brauchbar, da es das Ziel, die Arbeit des Users zu erleichtern
und zu beschleunigen, keinesfalls erfüllen würde, sondern das Gegenteil bewirkt. Da die
Beurteilung der Antwortzeit sehr subjektiv ist, wird oft ein System das bereits Teilergebnisse
liefert bevor alle Daten verfügbar sind vom User als schneller beurteilt als ein gleich schnelles
System welches das nicht macht. Der Benutzer sollte deshalb immer informiert werden,
welche Arbeitsschritte durchgeführt werden, welche Ergebnisse bereits vorliegen und wie
lange der Vorgang voraussichtlich noch dauert.
2.5.3 Scalability
Die Anzahl der Benutzer die das System verwenden kann rapide wachsen, wie man an der
wachsenden Zahl der Internetuser sieht. Das System muss mit diesen neuen Anforderungen
fertig werden und auch bei sehr vielen Usern noch vernünftige Antwortzeiten liefern.
36
2.5.4 Presence and Awareness
Um die synchronen Kommunikationsmöglichkeiten auch nutzen zu können muss der
Anwender Bescheid wissen, mit wem er eigentlich im Moment kommunizieren könnte, also
wer seiner Kollegen online ist. Des Weitern soll es möglich sein bestimmte Zustände zu
setzen wie zum Beispiel „Bitte nicht stören“ oder „Bin Mittagessen“. Das soll garantieren,
dass wenn man bei der Arbeit etwas Ruhe benötigt, diese auch bekommt und dass Benutzer
nicht vergeblich versuchen mit jemandem Kontakt aufzunehmen, der eigentlich im Moment
gar nicht erreichbar ist.
2.5.5 Collaborative Consistency Management
Konsistenzmanagement soll verhindern, dass mehrere Benutzer die selben Daten gleichzeitig
ändern oder dass gewisse Daten doppelt vorkommen. Es gibt aber auch Ausnahmen in denen
Konsistenzmanagement nicht erforderlich, beziehungsweise unerwünscht ist. Als Beispiel sei
noch einmal ein Brainstorming erwähnt. Außerdem kann das Sperren zu großer
Datenbereiche die Arbeit anderer Benutzer behindern und verzögern. Durch zur
Verfügungstellen von Informationen über die Tätigkeiten der anderen Benutzer können
Inkonsistenzen weitgehend verhindert werden. Treten Inkonsistenzen trotzdem auf muss eben
der Benutzer diese beseitigen.
2.5.6 Late coming
Da es bei Konferenzen immer wieder vorkommt, dass einige Personen erst später kommen,
müssen diese auf den momentanen Stand der Besprechung gebracht werden. Hierfür muss ein
Protokoll über die Konferenz geführt werden, welches bei Bedarf zur Verfügung gestellt
werden kann. Hierbei stellt sich immer die Frage wie viel und welche Informationen der
Benutzer benötigt um der Konferenz folgen zu können. Wird dem Benutzer zuviel
Information angeboten, so wird diese für ihn unüberschaubar und nutzlos.
2.5.7 Extensibility
Jede Applikation und speziell Groupware sollte so konzipiert sein, dass neue Funktionalität
hinzugefügt werden kann. Dies muss bereits beim Design der Applikation berücksichtigt
werden. Die einzelnen Funktionen der Anwendung müssen von einander weitgehend
unabhängig sein und dürfen nur über fix definierte Schnittstellen miteinander kommunizieren.
Außerdem sollte die Benutzeroberfläche von der Funktionalität getrennt sein. Sind diese
Forderungen nicht erfüllt, ist eine Erweiterung der Applikation um neue Funktionen, wenn
überhaupt, nur mit sehr viel Aufwand möglich.
2.5.8 Composability
Speziell bei Groupware werden oft mehrere Tools benötigt um die Arbeit der Gruppe sinnvoll
zu erledigen. Um nun aber mit mehreren Anwendungen von verschieden Anbietern sinnvoll
37
und effizient arbeiten zu können müssen Standardschnittstellen implementiert sein. Mit Hilfe
dieser Schnittstellen hat der User mit jedem verwendeten Tool Zugriff auf seine Daten.
2.6 Probleme mit Groupware
In diesem Abschnitt soll kurz auf die möglichen Schwierigkeiten beim Entwickeln und beim
Einsatz von Groupware eingegangen werden.
2.6.1 Arbeit versus Nutzen
Nicht immer haben beim Einsatz von Groupware jene Personen den Nutzen, die auch die
Arbeit haben. Wird beispielsweise eine gemeinsamer Kalender von allen Personen einer
Firma verwendet, besteht auch für alle ein Mehraufwand an Arbeit durch das Eintragen
sämtlicher Termine. Den größten Nutzen bei der Verwendung eines solchen Kalenders haben
aber Veranstalter von Besprechungen, da sie sämtliche Kalender nach geeigneten Terminen
durchsuchen können.
2.6.2 Kritische Masse
Die meisten Groupware Systeme sind nutzlos wenn nicht genügend oder gar jeder
Mitarbeiter, das System auch verwendet. Um auf das Beispiel von zuvor zurückzukommen,
ein gemeinsamer Kalender zur Planung von Besprechungen, kann nur sinnvoll eingesetzt
werden, wenn auch jeder seinen Kalender am aktuellen Stand hält.
2.6.3 Dem Computer nicht zugängliches Wissen
Nicht alle notwendigen Informationen zur Automatisierung gewisser Abläufe oder
Tätigkeiten lassen sich einfach in computerverständliche Form bringen. So ist zum Beispiel
beim Planen einer Besprechung nicht die gesamte, im Kalender als frei markierte, Zeit
wirklich Freizeit. Gewisse Zeitbereiche, die vom Computer für das Meeting vorgeschlagen
werden, werden von den teilnehmenden Personen auch aus privaten Gründen nicht als
geeignet angesehen werden.
2.6.4 Exception Handling in Arbeitsgruppen
Nicht immer funktionieren Arbeitsschritte wie sie laut Lehrbuch ablaufen sollten. Oft treten
Situationen auf, in den die Arbeit durch Entscheidungen aus dem Bauch heraus erledigt
werden oder Einschränkungen getroffen werden, die nicht voraussehbar waren. Wird zum
Beispiel beim Planen eines Treffens trotz größter Anstrengung kein Termin gefunden, an dem
alle Beteiligten Zeit haben, so wird der Verantwortliche wohl oder übel einen oder mehre
Personen nicht zum Meeting einladen, oder zwei Besprechungen planen um die Aufgabe
zufriedenstellend zu erfüllen.
38
2.6.5 Selten verwendete Tools
Oft wird bei der Entwicklung von Groupware das Hauptaugenmerk auf Tools gerichtet, die in
weiterer Folgen selten oder gar nicht von den Benutzern verwendet werden. Andererseits
kommen dann wichtige und häufig verwendete Tools zu kurz und sind vom Benutzer schwer
oder nur durch großen Zeitaufwand zu erledigen. Bei einem Kalender muss das Einfügen
neuer Termine schnell und einfach möglich sein, da diese Tätigkeit bei einem stark
verwendeten Kalender oft vorkommen wird und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen darf. Das
Zuweisen von benutzerdefiniert Icons für bestimmte Terminarten kann hingegen ruhig mehr
Zeit in Anspruch nehmen, da diese Tätigkeit vom Benutzer, wenn überhaupt, nur sehr selten
durchgeführt wird.
2.6.6 Schwierigkeit beim Testen von Groupware
Die Schwierigkeit beim Testen von Groupware wird von den Entwicklern häufig unterschätzt.
Das Problem liegt meistens nicht daran Fehler zu finden, sondern den Hergang, der zum
Fehler führte zu rekonstruieren. Weiters ist der Erfolg eines Systems sehr von den Benutzern,
die es verwenden sollen, abhängig. So kann zum Beispiel ein durchschnittliches System bei
hochmotivierten Testern gut abschneiden, wohingegen ein gutes System bei Benutzern, die
sich aus Prinzip davor sträuben, schlecht abschneidet.
2.6.7 Erfahrung
Die meisten Entwickler haben einschlägige und große Erfahrungen mit Single User Systemen,
nicht aber mit Systemen für Arbeitsgruppen. Da sich Single User Systeme aber gravierend
von Groupware unterscheiden, haben sie oft Probleme Systeme zu entwickeln, die beim
Einsatz auch einem Großteil der Gruppe Vorteile bringt. Außerdem werden von den
Entscheidungsträgern, beim Überlegen ob Groupware eingesetzt werden soll, zuerst nur die
Nachteile gesehen, also die Mehrarbeit, nicht aber die daraus folgenden Vorteile für die
gesamte Organisation.
2.6.8 Akzeptanz
Im Gegensatz zu Single User System muss bei Groupware die gesamte Gruppe das System
akzeptieren damit das System erfolgreich eingesetzt werden kann. Bei einem Produkt für
einen User ist es ein Erfolg, wenn es von einem von fünf Benutzern als geeignet gehalten
wird. Bei einem gemeinsam genutzten Kalender aber kann es schon ein Reinfall sein, wenn
nur ein Benutzer es ablehnt und seine Termine nicht einträgt, da es dann bereits nicht mehr
möglich ist einen Zeitpunkt für ein Treffen automatisch zu ermitteln.
2.6.9 Angst vor der Überwachung
Oft wird Groupware von den Benutzern abgelehnt, da sie Angst davor haben überwacht zu
werden. Ein Kalender wird zum Beispiel abgelehnt, da die Anwender den Verdacht hegen,
dass der Einsatz dieses neuen Tool nur dem Chef bei der Überwachung dienen soll.
39
3 Cooperation Tool: Use – Cases
In diesem Abschnitt werden Use – Cases für ein Cooperation Tool erarbeitet und die daraus
folgenden Anforderungen vorgestellt. Dazu werden die einzelnen Teile, in die sich ein
Cooperations Tool aufteilen lässt, im einzelnen betrachtet.
Als Beispiel wird größtenteils die GENTLE - Gruppe genommen, die sich wiederum in 3
kleinere Gruppen unterteilt:
• Product Team
• Research Team
• Authoring Tools Team
Für Firmen und Universitäten gelten die selben Anforderungen an ein Cooperations Tool, da
sie sich, wie das GENTLE – Team in kleiner Gruppen zerlegen lassen. Bei Firmen wäre das
zum Beispiel die Geschäftsleitung, das Personalbüro, die Fertigung usw., wobei sich die
Fertigung wiederum in Gruppen aufspalten lässt. Universitäten lassen sich beispielweise in
Institute und Studienrichtungen aufteilen. Diese beiden großen Gruppen sind natürlich
ebenfalls weiter unterteilbar.
GENTLE Team
Authoring Tools Team
Research Team
Product Team
[Abb. 3.1.] Aufbau des GENTLE -Teams
In unserem Beispiel ist es möglich, dass ein und die selbe Person zwei Arbeitsplätze besitzt
oder aber auch fallweise zu Hause arbeiten möchte. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass
ein Mitglied des Product – Teams Außenstehenden an deren Computer die Arbeit des Teams
präsentieren möchte. Die verschiedenen Computer, die bei der Arbeit verwendet werden,
haben nicht notwendigerweise das gleiche Betriebssystem.
All diese Forderungen legen es nahe, das Internet als Basis des Cooperation – Tools zu
verwenden. Dadurch ist es möglich die gesamte Arbeit über einen Browser zu erledigen,
welcher die Plattform- und Standortunabhängigkeit gewährleistet.
Da für eine effiziente Arbeit im Team sowohl Tools für synchrone als auch für asynchrone
Zusammenarbeit benötigt werden, werden im folgenden einige Tools beleuchtet die diese
Arbeit unterstützen. Für die asynchrone Arbeit sind sowohl E-Mail, Diskussionsforen und
gemeinsam genutzte Arbeitsbereichte geeignet, wohingegen für synchrone Kommunikation
Chat, Audio- und Videokonferenzen zum Einsatz kommen. Um die eigene Arbeit und auch
die Arbeit bzw. Treffen der Gruppe zu organisieren können Kalendertools, ToDo Listen und
Adressbücher verwendet werden.
40
3.1 E-Mail
Wie
bereits
in
Abschnitt
2.2.1
erwähnt
ist
E-Mail
die
bekannteste
Kommunikationsmöglichkeit die das Internet bietet. Im folgenden sollen einige typische
Anwendungsfälle aufgezeigt werden und die daraus folgenden Anforderungen an ein E-Mail
– Programm aufgezählt werden. Die E-Mail Funktion sollte mit dem Adressbuch gekoppelt
sein um das Auswählen von Empfängern zu beschleunigen.
•
UC1: Ein Mitglied der Research – Gruppe hat soeben das Design einer neuer Klasse
abgeschlossen. Bevor er dieses Design aber allen übrigen Mitglieder seiner Gruppe
zugänglich macht, will er sich noch die Meinung eines Einzelnen einholen. Dazu schickt
er diesem ein Mail, an das er das Design anhängt, mit der Bitte es sich durchzusehen. Da
die Zeit eilt, wird das Mail als „Dringend“ gekennzeichnet und sicherheitshalber möchte
der Absender benachrichtigt werden sobald der Empfänger es gelesen hat. Der
Empfänger sieht sich das Design durch und möchte eine Antwort mit einigen
Verbesserungsvorschlägen an den Absender senden.
o R1.1: Nachricht: Der Text welcher dem Empfänger zugesandt werden soll.
o R1.2: Empfänger: E-Mail – Adresse des Empfängers. Diese kann der Benutzer auch
aus seinem Adressbuch auswählen (siehe 3.5 R1.6).
o R1.2: Attachment: Bietet die Möglichkeit Dateien beliebigen Typs an das Mail
anzuhängen. Dem Empfänger wird angezeigt, dass eine oder mehrer Dateien an das EMail angehängt wurden und er hat die Möglichkeit diese auf seinem Rechner zu
speichern.
o R1.3: Prioritäten: Der Sender hat die Möglichkeit mit Setzen einer Priorität, die
Wichtigkeit des Mails festzulegen. Beim Empfänger werden die Mails entsprechend
der Priorität mittels eines Icons oder ähnlichem gekennzeichnet.
o R1.4: Benachrichtigung: Sobald der Empfänger die Nachricht öffnet, wird dem
Absender automatisch eine kurze Nachricht zugesendet, die ihm mitteilt, das die
Nachricht gelesen wurde.
o R1.5: Antworten: Der Empfänger hat die Möglichkeit eine Antwort an den Absender
zu schicken. Bei der Antwort wird die ursprüngliche Nachricht automatisch an das
E-Mail angehängt. Weiters kann die Antwort auch an alle Empfänger des
ursprünglichen Mails gesendet werden.
•
UC2: Ein GENTLE-Mitglied wechselt seinen Arbeitsplatz und somit seine
Telefonnummer. Die neue Nummer soll nun allen Mitarbeitern per E-Mail bekannt
gegeben werden. Als Überschrift des E-Mails soll „Neue Telefonnummer“ erscheinen.
o R2.1: Betreff: Dient als Überschrift des Mails, damit der Empfänger schon vor dem
Öffnen des Mails Bescheid weiß worum es sich bei der Nachricht handelt.
o R2.2: Mailing – Lists: Jeder Benutzer hat die Möglichkeit Listen von E-Mail
Adressen zu erstellen, an die er dann Mails schicken kann. Das ermöglicht ihm ein
Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu schicken.
•
UC3: Um alle wichtigen Mails zuerst bearbeiten zu können sortiert ein Benutzer seine
Mails nach der gesetzten Dringlichkeit. Nachdem er sie bearbeitet hat, möchte er jene
Mails, die er vielleicht noch benötigt, in einen anderen Ordner verschieben, damit er im
Posteingang nicht den Überblick verliert.
o R3.1: Sortierungsmechanismen: Sie ermöglichen dem Benutzer, seine Mails nach
Datum, Betreff, Absender, Priorität, Größe usw. zu sortieren. Dadurch wird das finden
bestimmter Nachrichten erleichtert.
41
o R3.2: Erstellen von Ordnern und Unterordnern: Dadurch kann man seine Nachrichten
hierarchisch ordnen und damit auch bei einer großen Anzahl an Mails die Übersicht
wahren.
•
UC4: Beim Entwickeln eines neuen Moduls stößt der Programmierer auf ein JavaScript Problem. Ein ähnliches Problem hatte er bereits einmal und ihm wurde auch bereits die
Lösung dieses Problems per E-Mail zugesendet. Da er das Mail aber nicht finden kann
will er nach allen Mails suchen, in denen das Wort „JavaScript“ vorkommt.
o R4.1: Suchfunktionen: Ermöglicht es E-Mails zu finden die bestimmte Wörter
beinhalten, wobei das Suchergebnis bewertet werden soll. Treten gesuchte Wörter
beispielsweise im Betreff auf, so sind sie höher zu bewerten, als Wörter die im Text
auftreten.
•
UC5: Der Mitarbeiter, der mit der Kundenbetreuung betraut ist, hat einen regen Mail
Verkehr. Damit er nicht die Übersicht verliert möchte er alle Mail der Firma A
automatisch in den Ordner A verschieben, Mails der Firma B in den Ordner B und so
weiter. Da er für die Firma X gar nicht mehr zuständig ist, aber trotzdem noch viele Mails
dieser Firma bekommt, sollen diese automatisch an den zuständigen Mitarbeiter
weitergeleitet werden.
o R5.1: Gruppen: Der Benutzer kann Personengruppen definieren und eingehende Mails
dieser Gruppen automatisch in verschiedenen Ordner verschieben oder an Dritte
weiterleiten lassen.
o R5.2: Weiterleitung: Es besteht die Möglichkeit Mails an andere Empfänger
weiterzuleiten. Vor der Weiterleitung ist es auch möglich selbst etwas dem Mail
hinzuzufügen oder es zu verändern.
•
UC6: Eine Gruppe von Studenten soll bei einer Programmierübung das fertiggestellte
Programm mittels E-Mail abgeben. Deshalb schickt der Sprecher der Gruppe dem
Professor das Programm. Alle übrigen sollen es jedoch auch bekommen, aber nicht als
„Hauptempfänger“ sondern nur zur Kenntnisnahme.
o R6.1: CC – BCC: Dem Sender ist es möglich Personen anzugeben, die das Mail
ebenfalls erhalten sollen, aber es nur zur Kenntnis nehmen zu brauchen. Bei der
Deklaration von BCC Empfängern sind diese für die übrigen Empfänger nicht
sichtbar.
3.2 Diskussionsforum
Diskussionsforen werden in Arbeitsgruppen häufig verwendet, um die laufende Arbeit oder
aufgetretene Probleme zu diskutieren. Nachfolgend werden vier Beispiele vorgestellt, die in
Arbeitsgruppen auftreten können.
•
UC1: Beim Programmieren stößt ein Mitarbeiter auf ein JavaScript – Problem. Um das
Problem zu lösen möchte er in einschlägigen Diskussionsgruppen nach einer Lösung
suchen. Am Server findet er zwei interessante Foren, bei denen er sich anmelden möchte:
das „JavaScript“ - Forum und das „HTML-Programmierung“ – Forum. Zuerst möchte er
sich die Einträge kurz nach Thema geordnet durchsehen. Da er noch immer keine Lösung
gefunden hat startet er eine Suche nach den Worten „Fenster“ und „aktualisieren“. Auch
diese Suche bleibt erfolglos, weswegen er eine dementsprechende Frage in die
„JavaScript“ – Newsgroup postet und eine Kopie in das zweite Diskussionsforum legt.
42
Um das Problem zu verdeutlichen, hängt er das Source – File an die Nachricht an. Sollte
jemand auf sein Posting antworten, möchte er mittels E-Mail darüber informiert werden.
o R1.1: Nachricht: Der Inhalt der Nachricht.
o R1.2: Attachment: Bietet die Möglichkeit Dateien beliebigen Typs an den Eintrag
anzuhängen. Dem Empfänger wird angezeigt, dass eine oder mehrer Dateien an die
Nachricht angehängt wurden und er hat die Möglichkeit diese auf seinem Rechner zu
speichern.
o R1.3: Subcribe: Es muss die Möglichkeit bestehen sich bei beliebig vielen
Diskussionsgruppen einzuschreiben. Der Benutzer kann nur Nachrichten von
Newsgroups erhalten, für die er sich auch eingeschrieben hat.
o R1.4: Suche: Der Anwender hat die Möglichkeit eine Volltextsuche in einem
Diskussionsforum durchzuführen.
o R1.5: Mehrfaches Posten: Eine Nachricht kann auch in mehrere Newsgroups
gleichzeitig gepostet werden.
o R1.6: Sortieren: Neben den Sortierungsmöglichkeiten wie bei E-Mail (siehe 3.1 R3.1)
können die Nachrichten auch logisch sortiert werden. Das heißt alle
zusammengehörigen Nachrichten werden zu einer Einheit zusammengefasst. Möglich
wäre zum Beispiel dann eine Frage mit all ihren Antworten und Anmerkungen.
o R1.7: Benachrichtigung: Sobald jemand anderes auf ein Posting reagiert, also zum
Beispiel antwortet, wird der Benutzer mittels E-Mail darüber informiert.
•
UC2: Beim Surfen findet ein Mitglied des Research – Teams eine interessante Seite mit
vielversprechenden JavaScript – Beispielen. Um dies den anderen mitzuteilen stellt er
eine Nachricht, mit dem Betreff „Interessante JavaScript Seite“, in das Diskussionsforum
und kennzeichnet die Nachricht als Bekanntmachung.
o R2.1: Betreff: Kurzbeschreibung des Inhalt der Nachricht.
o R2.2: Typ: Dient dazu die Nachricht als Frage, Antwort, Suche, Bekanntmachung
oder ähnliches zu charakterisieren (siehe auch UC1). Diese Nachrichten werden durch
ein spezielles Icon gekennzeichnet, damit der Benutzer gleich sieht ob es sich um eine
Frage, eine Bekanntmachung oder ähnliches handelt.
•
UC3: Um bei einer Programmierübung die Kommunikation in der Gruppe zu fördern
möchten ein Student ein eigenes Diskussionsforum einrichten. Zugang zu diesem Forum
sollen nur die Mitglieder der Gruppe erhalten und der Student möchte diese auch gleich
mittels E-Mail einladen, sich bei dieser Newsgroup anzumelden. Weiters möchte er der
Diskussionsgruppe eine kurze Beschreibung anfügen und es ermöglichen, dass
interessierte User, die nicht der Gruppe angehören, ein Antrag auf Aufnahme in das
Diskussionsforum stellen können. Da die Diskussionsgruppe stark genutzt wird soll das
Forum in einzelne Unterforen aufgegliedert werden, wie um Beispiel „Allgemeines“,
„Java“ und so weiter. Außerdem sollen Einträge die älter als zwei Wochen sind
automatisch archiviert werden und im Forum nicht mehr sichtbar sein. Es muss aber
trotzdem möglich sein eine Volltextsuche in diesen Einträgen durchzuführen und
spezielle Einträge wieder zu aktivieren, das heißt, aus dem Archiv ins Forum zu
verschieben. Weiters möchte der Eigentümer des Forums die Möglichkeit besitzen
wichtige Beiträge von der Archivierung auszuschließen. Nachdem von Seiten eines, nicht
der Gruppe angehörigen Studenten, immer wieder unangebrachte Postings erfolgten und
dieser bereits einige Male ermahnt wurde, soll er wieder aus der Diskussionsgruppe
ausgeschlossen werden. Seine Postings werden aus dem Forum entfernt.
o R3.1: Einrichten: Der Benutzer soll die Möglichkeit haben eigene Foren zu erstellen.
43
o R3.2: Zugriff: Der Zugriff auf eine Diskussionsgruppe kann auf spezielle Benutzer
beschränkt werden. Diese Benutzer werden mittels E-Mail eingeladen, an der
Diskussion teilzunehmen oder können eine „Antrag“ stellen aufgenommen zu werden.
o R3.3: Beschreibung: Jede Diskussionsgruppe besitzt eine eigene Beschreibung, in der
kurz der Inhalt der Diskussionsgruppe dargestellt wird. Das erleichtert es interessierten
Usern zu entscheiden, ob das Forum für sie wirklich von Interesse ist oder nicht.
o R3.4: Hierarchie: Die Diskussionsforen sind am Server hierarchisch unterteilt. So ist
es dem Benutzer leichter möglich für ihn interessante Themen zu finden. Weiters
können stark genutzte Newsgroups in kleinere Unterforen zerteilt werden, um die
Übersicht zu gewährleisten.
o R3.5: Archivierung: Damit die Anzahl der Beiträge nicht zu groß wird kann eine
Zeitspanne definiert werden, nach der Einträge aus der Diskussionsgruppe entfernt
und ins Archiv verschoben werde. Der Benutzer hat die Möglichkeit auch in älteren
Beiträgen, also im Archiv, eine Suche durchzuführen. Gegebenenfalls können
interessante Beträge aus dem Archiv wieder in die Newsgroup verschoben, oder von
der automatischen Archivierung ausgenommen werde.
o R3.6: Watch List: Benutzer, die gegen die Diskussionsregeln verstoßen, können bei
einer eingeschränkten Gruppe wieder aus dieser entfernt werden oder bei einem
öffentlichen Forum auf die Liste unerwünschter User gesetzt werden, denen der
Zugriff verweigert wird.
o R3.7: Besitzer: Der Eigentümer oder Verwalter der Newsgroup kann unerwünschte
Postings, die nicht ins Forum passen, löschen.
•
UC4: Nachdem ein User ein Nachricht in eine Diskussionsgruppe gepostet hat bemerkt
er, dass er das falsche Forum gewählt hat. Deswegen möchte er die Nachricht wieder
löschen. Danach postet er die Nachricht in die gewünscht Newsgroup, aber mit einigen
Tippfehlern. Diese möchte er im Nachhinein ausbessern. Außerdem will er noch einige
Verweise auch andere Postings in anderen Diskussionsgruppen hinzufügen. Daraufhin
will er noch kurz das Forum „Software“ durchsehen, wobei ihn aber nur die neuen
Einträge interessieren.
o R4.1: Löschen: Der Ersteller eine Nachricht kann diese im Nachhinein löschen.
Hierbei ist zu beachten, ob dies jederzeit möglich ist oder nur solange niemand auf
die Nachricht reagiert hat (zum Beispiel durch eine Antwort), oder auch nur innerhalb
einer gewissen Zeitspanne. Weiters ist vorstellbar, dass er die Nachricht gar nicht
selbst löschen darf, sondern den für die Newsgroup zuständigen User darum bitten
muss.
o R4.2: Ändern: User können ihre eigenen Einträge ändern oder im Nachhinein etwas
dazuschreiben. Auch hier gelten die selben Überlegungen wie bei R4.1.
o R4.3: Links: Verweise auf andere Beiträge in derselben, aber auch in anderen
Diskussionsgruppen können der Nachricht angehängt werden.
3.3 Shared Workspace
Der Shared Workspace ist eines der wichtigsten Tools für die Zusammenarbeit einer Gruppe.
Hier können Daten ausgetauscht werden, es kann zusammen an Dokumenten gearbeitet
werden und die Arbeit kann auch außenstehenden Personen zugänglich gemacht werden.
Dieses Tool sollte, wie auch die E-Mailfunktion, eng mit dem Adressbuch verknüpft sein.
•
UC1: Der Verantwortliche der Research – Gruppe beschließt einen Bereich für die
gesamte Gruppe einzurichten, in dem jeder seien Daten ablegen kann. Alle Mitglieder
44
sollen Zugriff auf diesen Bereich bekommen und mittels E-Mail soll ihnen dies mitgeteilt
werden. Um die Daten etwas zu strukturieren werden von ihm unterschiedlichste
Unterverzeichnisse erstellt. Eines dieser Verzeichnisse nennt er „Public Area“. Dieser
Bereich soll auch für beliebige Personen außerhalb der Gruppe zugänglich sein.
Außerdem möchte er wöchentlich über alle Änderungen per E-Mail informiert werden,
um über die Arbeiten der Gruppe immer am Laufenden zu sein und bei Einstieg in den
gemeinsamen Arbeitsbereich sollen ebenfalls alle Änderungen oder Neuheiten durch ein
Icon angezeigt werden. Bei den verschiedenen Dokumenten, die im Arbeitsbereich
abgelegt werden können, soll ebenfalls ein Icon anzeigen um welchen Typ es sich beim
Dokument handelt.
o R1.1: Einladung: Der Besitzer des Arbeitsbereiches hat die Möglichkeit andere
Benutzer einzuladen. Dies erfolgt mittels E-Mail.
o R1.2: Unterverzeichnisse: Um den Arbeitsbereich hierarchisch zu strukturieren
können Unterverzeichnisse angelegt werden.
o R1.3: Öffentlicher Bereich: Objekt, wie einzelne Dokumente oder auch gesamte
Unterverzeichnisse können als öffentlich deklariert werden, um die Arbeit der Gruppe
auch anderen Personen zugänglich zu machen.
o R1.4: Bericht: In einem, vom Benutzer ausgewählten, Zeitabschnitt wird ihm ein
Bericht über die Änderungen im Arbeitsbereich per E-Mail zugesandt. Der Benutzer
kann frei wählen über welche Änderungen er informiert werden möchte, wie zum
Beispiel neue, gelöschte oder geänderte Objekte aber auch über Lesezugriffe von
bestimmten Benutzern.
o R1.5: Änderungen: Alle Änderungen (siehe auch R1.4) werden dem Benutzer auch
beim Einstieg in den gemeinsamen Arbeitsbereich durch geeignete Icons angezeigt.
Durch Anklicken des Icon bekommt der User genauere Informationen, wie zum
Beispiel bei einer Änderung, von wem und wann diese Änderung durchgeführt wurde.
Weiters wird eine Listen geführt, in der alle gelöschten und verschobenen Objekte
angeführt werden. Bei gelöschten Objekten wird angezeigt, wer das Objekt wann
gelöscht hat und bei verschobenen Objekten wird zusätzlich angeführt, wohin sie
verschoben wurden.
o R1.6: Objekttyp: Bei jedem Objekt wird durch ein geeignetes Icon angezeigt um
welchen Dateityp es sich handelt.
•
UC2: Während zwei der Gruppe an einem Paper schreibt soll der Status des Dokuments
„Entwurf“ sein und somit nur deren Vorgesetzter es lesen können. Wenn einer der beiden
am Dokument arbeitet soll dieses für seinen Partner gesperrt werden, was heißt, dass er
zwar lesen kann aber nicht ändern. Nachdem das Paper fertig ist sollen es alle lesen
können. Nachdem ein anderes Gruppenmitglied das Paper gelesen hat hängt es einen
Verbesserungsvorschlag an das Dokument an. Da die beiden Autoren anderer Meinung
sind antworten sie auf diese Anmerkung. Nachdem sich andere Benutzer dieser
Diskussion angeschlossen haben und bereits einige Anmerkungen angefallen sind
erstellen die Autoren eine Diskussionsgruppe zu diesem Thema, verschieben die
Anmerkungen an das Dokument dorthin und fügen einen Link zum Diskussionsforum an
das Dokument an.
o R2.1: Status: Eine Dokument kann unterschiedliche Zustände haben, wobei das
Objekt je nach Status für unterschiedliche Benutzer sichtbar ist, und diese auch
unterschiedliche Rechte besitzen. Ist ein Dokument zum Beispiel mit „Entwurf“
gekennzeichnet, dann kann es nur von den Autoren verändert und nur von wenigen
anderen Benutzern gesehen werden.
o R2.2: Lock: Objekte können von einzelnen Benutzern gesperrt werden und dann nur
von diesen geändert werden. So kann zum Beispiel ein Objekt gelocked werden und
45
dann heruntergeladen und verändert werden. Daraufhin wird das Objekt wieder auf
den Server gespielt und der Lock freigegeben. Außerdem muss ein Timeout festgelegt
werden, nachdem der Lock automatisch wieder freigegeben wird, falls der Benutzer es
vergisst beziehungsweise hat der Eigentümer des Arbeitsbereichs jederzeit die
Möglichkeit einen Lock aufzuheben.
o R2.3: Bemerkungen: Benutzer können an beliebige Objekte Bemerkungen anhängen.
Beispiel: eine Benutzer speichert ein Ablaufdiagramm als Bilddatei am Server. Als
Bemerkung hängt er eine kurze Erklärung an die Datei an.
o R2.4: Links: Anstelle von Bemerkungen kann auch eine Diskussionsgruppe an ein
Objekt angefügt werden, um zum Beispiel über den Inhalt eines Dokuments zu
diskutieren. Bemerkungen die zum Objekt eventuell bereits existieren, können in die
Diskussionsgruppe verschoben werden.
•
UC3: Bei den einzelnen Modulen die in diesem Bereich abgelegt werden, soll bei einer
Änderung die alte Kopie erhalten bleiben und lediglich eine neue Version erstellt werden.
Änderungen sollen nur von den Verantwortlichen für das Modul möglich sein, aber alle
anderen dürfen sich die Source Files ansehen. Die Dokumentationen der einzelnen
Module wollen die Entwickler gleich am Server modifizieren, wohingegen die Source –
Files vor den Änderungen auf den lokalen Rechner geladen werden, dort modifiziert und
getestet und dann wieder in den gemeinsamen Bereich verschoben werden.
o R3.1: Versionierung: Bei jeder Änderung kann automatisch eine neue Version
generiert werden, oder der Benutzer entscheidet wann eine neue Version generiert
wird. Im Arbeitsbereich ist immer nur die neuerste Version des Dokuments sichtbar,
aber der Benutzer hat ebenfalls die Möglichkeit auf ältere Versionen zuzugreifen oder
diese wieder zur aktuellen Version zu machen. Wird eine ältere Version als „aktuell“
gekennzeichnet gehen die neueren Versionen verloren.
o R3.2: Rechte: Jedem Benutzer können für jedes einzelne Objekt im Arbeitsbereich
Rechte gegeben werden. Die Benutzer können aus dem Adressbuch ausgewählt
werden (siehe 3.5 R1.6). Mögliche Rechte sind „Verwaltung“, „Schreiben“ und
„Lesen“. Besitzt ein Benutzer das Recht „Verwaltung“, so hat er neben dem Recht,
das Dokument zu ändern auch die Möglichkeit die Zugriffsrechte auf das Objekt zu
ändern. Besitzt ein User gar keine Rechte für ein Objekt, so wird dieses im
Arbeitsbereich nicht angezeigt. (siehe auch UC1 und UC2)
o R3.3: Bestimmte Dateitypen können direkt am Server modifiziert werden,
wohingegen es bei anderen Dateien möglich sein muss diese auch herunterladen zu
können und nach der Änderung das alte Dokument am Server zu ersetzen.
3.4 Chat - Audiokonferenz - Videokonferenz
Da diese drei Tools weitgehend die selben Use Cases und Anforderungen besitzen werden
diese gemeinsam betrachtet. Außerdem ist zu beachten, dass Requirement R1.1 nicht
unbedingt vom Kommunikationstool erfüllt werden muss, sondern auch ein eigenes Tool zum
Einsatz kommen kann.
•
UC1: Nach langer Arbeit an einem seiner Module möchte ein Mitglied des Research –
Teams mit einem anderen Teammitglied seine Arbeit besprechen. Dazu möchte TMA
(Teammitglied) zuerst wissen wer seiner Kollegen online ist und auch Zeit hat. Vom
System erfährt er, dass TMB und TMC online sind, TMC aber seinen Status auf „Bitte
nicht stören“ gestellt hat. Also sendet er TMB die Frage, ob dieser kurz Zeit für einen
Chat hat. Nachdem beide im Chat sind, erklärt TMA seinem Kollegen kurz worum es sich
46
beim Modul handelt. Da eine Diskussion ohne das Source – File wenig Sinn hat sendet
TMA es TMB. Nachdem TMC seie Arbeit beendet hat stellt er fest, dass ein Chat am
System gestartet wurde. Anhand der Überschrift erkennt er, dass es sich um ein neues
Modul handelt und ist ebenfalls interessiert. Er holt sich die Berechtigung dem Chat
beizutreten, tut dies und liest kurz das Protokoll, um zu erfahren was bereits besprochen
wurde.
o R1.1: Who is online: Der Benutzer muss die Möglichkeit haben durch irgendeine
Form zu erfahren, welche seiner Kollegen online sind. Als Kollegen sind alle Benutzer
definiert, welche im Adressbuch aufgelistet sind, wobei es möglich ist beliebige User
von dieser Liste zu entfernen, damit die angezeigte Liste nicht unübersichtlich wird.
Weiters kann jeder User seinen Status einstellen wie zum Beispiel auch „Bitte nicht
stören“.
o R1.2: Request: Dadurch werden andere Benutzer dazu aufgefordert einem Chat, einer
Audio- oder Videokonferenz beizutreten.
o R1.3: Files senden: Während der Kommunikation können die Benutzer untereinander
Files austauschen. Der User kann dabei Files an alle beteiligten Benutzer oder nur eine
senden.
o R1.4: Titel: Der Titel soll bereits eine Kurzbeschreibung des Inhalts des Chats, der
Audio- oder Videokonferenz sein.
o R1.5: Berechtigung: Die Kommunikation kann auf bestimmte Benutzer beschräkt
sein, wobei aber interessierte User die Möglichkeit haben den Verantwortlichen um
Aufnahme zu bitten.
o R1.6: Latecoming: Kommt ein Benutzer erst später in einen Chat kann er ein
Protokoll über das bereits Besprochene lesen. Bei Audio- und Videokonferenzen wird
es wohl schwer sein ein solches Protokoll zur Verfügung gestellt.
•
UC2: In einem öffentlichen Chat verstößt ein Teilnehmer mehrmals gegen die für diesen
Chat geltenden Regeln. Der Verantwortliche für den Chat hat ihn bereits öfters darauf
aufmerksam gemacht indem er ihn „privat“ auf die Regeln hingewiesen hat. Da alle
Hinweise nichts genutzt haben wird er aus dem Chat hinausgeworfen und der
Wiedereinstieg verweigert.
o R2.1: Flüstern: Jeder User kann auch mit anderen Benutzern flüstern. Beim Chat wird
dazu einfach ein neues Fenster geöffnet in dem sich die beiden Benutzer ungestört
unterhalten können. Bei einer Audiokonferenz würde die Übertragung nur zu einem
Benutzer erfolgen und bei einer Videokonferenz müssten die beiden User kurzzeitig
die Konferenz verlassen und eine eigene Konferenz geöffnet werden.
o R2.2: Watch List: Wenn ein Benutzer gegen die bestehenden Regeln verstößt kann er
aus der Konferenz ausgeschlossen werden und ihm kann der Zugriff verweigert
werden.
•
UC3: Zwei Studienkollegen unterhalten sich mittels einer Videokonferenz. Da der eine
nur eine Modemverbindung zum Internet besitzt möchte er die Qualität der Übertragung
beschränken, da sonst keine sinnvolle Kommunikation möglich ist.
o R3.1: Qualität: Bei Audio- und Videokonferenzen kann der Benutzer die
Übertragungsqualität beliebig einstellen, um die Konferenz seinem Internetzugang
anzupassen.
47
3.5 Adressbuch
Das Adressbuch scheint zwar beim ersten Betrachten ein selten genutztes Tool zu sein, ist
aber eines der zentralen Punkte eines Cooperation Tools. Fast alle Tools benötigen das
Adressbuch um die Arbeit zu beschleunigen. Bei E-Mails werden die Empfänger über das
Adressbuch ausgewählt, im shared Workspace erfolgt die Vergabe der Rechte mit Hilfe des
Adressbuches und bei der ToDo Liste und dem Kalender werden Benutzer den Aufgaben
beziehungsweise den Terminen mittels Auswahl aus dem Adressbuch zugeordnet.
•
UC1: Die Sekretärin bekommt den Auftrag alle Mitarbeiter in das öffentliche Adressbuch
einzutragen. Dazu erfasst sie alle Namen inklusive Anrede, Adressen, Telefonnummern,
Faxnummern und Geburtstag. Bei der Telefonnummer trägt sie vorerst alle
Büronummern ein, möchte aber gegebenenfalls auch eine Handynummer notieren.
Daraufhin legt sie einzelne Benutzergruppen an, um jeden Mitarbeiter einer oder
mehreren Abteilungen zuzuordnen. Da sie das Adressbuch auch für private Zwecke
nutzen möchte fügt sie daraufhin auch ihren Bekanntenkreis hinzu, welcher aber von den
übrigen Benutzern nicht gesehen werden soll. Daraufhin fügt der Verantwortliche einer
Abteilung die öffentlichen Kontakte seinem eigenen Adressbuch hinzu, möchte aber zu
jedem seiner Mitarbeiter eine Notiz anhängen, die kurz sein Tätigkeitsfeld beschreibt. Bei
Aufgaben, Besprechungen und E-Mails möchte er diese Adressbucheinträge dann
verwenden um Mitarbeiter hinzuzufügen. Außerdem soll die Zuordnung von Rechten auf
Objekte im gemeinsamen Arbeitsbereich ebenfalls über das Adressbuch erfolgen.
Markus, ein Programmierer, kopiert sich einen Eintrag aus den öffentlichen Kontakten in
sein Adressbuch und möchte zusätzlich einen Spitznamen für diese Person eintragen.
Zusätzlich will er, durch ein Icon gekennzeichnet sehen, welche der Adressbucheinträge
„öffentlich“ und welche „privat“ sind. Bei den öffentlich Einträgen soll auch die
Information verfügbar sein, wer dafür verantwortlich ist, falls irgendwelche
Änderungswünsche auftreten.
o R1.1: Daten: Folgende Datenfelder müssen dem Benutzer zur Eingabe zur Verfügung
gestellt werden: Vor- und Nachname, Anrede, Adresse, Telefon- und Faxnummer, ein
Spitzname und der Geburtstag. Bei der Telefonnummer ist zu beachten, dass mehrere
vorhanden sein können, wie zum Beispiel Büro-, Handy- und private Festnetznummer.
Gleiches gilt auch für die Adresse und die Faxnummer.
o R1.2: Öffentliche Einträge: Adressbucheinträge können sowohl privat als auch
öffentlich sein. Bei öffentlichen Einträgen bekommt eine bestimmte Benutzergruppe
Leserechte und ein oder mehrere Personen sind für die Wartung dieser Einträge
verantwortlich. Der User bekommt in seinem Adressbuch durch ein Icon angezeigt ob
es sich um einen privaten oder öffentlichen Eintrag handelt, wobei er bei einem
öffentlichen Eintrag durch einen Knopfdruck erfährt, wer dafür zuständig ist und
diesem dann Änderungswünsche zusenden kann. Öffentliche Einträge können vom
Benutzer beliebig ein- und ausgeblendet werden, wobei es auch möglich ist einzelne
Personen oder Gruppen auszublenden.
o R1.3: Notiz: An jeden Eintrag können Notizen angehängt werden, wobei diese bei
öffentlichen Einträgen sowohl privat als auch für alle sichtbar sein können.
o R1.4: Kopie: Von öffentlichen Einträgen können auch Kopien in das eigene
Adressbuch übernommen werden, welche dann beliebig veränderbar sind.
o R1.5: Typ: Es werden zwei Typen von Einträgen unterschieden: Reale Personen und
Gruppen. Die Zuordnung einer Person zu einer Gruppe kann sowohl beim Eintrag der
Person, durch Auswahl einer oder mehrerer Gruppen, erfolgen, als auch beim
Gruppeneintrag durch Auswahl der dazugehörigen Personen. Gruppen benötigen im
Gegensatz zu realen Personen nur einen Gruppennamen und ein Notizfeld.
48
o R1.6: Zugriff: Der Zugriff auf das Adressbuch muss auch von der ToDo – Liste aus,
vom Kalender aus, im Shared Workspace und bei der E-Mail Funktionalität möglich
sein.
3.6 ToDo List
Durch die ToDo Liste können die Benutzer ihre Aufgaben und Projekte koordinieren. Durch
öffentliche Einträge können aber auch Aufgaben einer Gruppe geplant und deren
Fortschreiten von der gesamten Gruppe beobachtet werden. Auch dieses Tool muss die
Möglichkeit haben auf das Adressbuch zurückzugreifen um effizient Zuständigkeiten zu
definieren. Außerdem wird eine Kooperation mit dem Kalender benötigt, um automatisch
Termine eintragen zu können.
•
UC1: Um die Übersicht über die laufenden Projekt zu bewahren trägt der
Verantwortliche des Research – Teams alle existierenden und in Planung befindlichen
Module ein und unterteilt sie in „Version 1.1“ und „Version 2.0“. Da die Version 1.1
demnächst fertig gestellt werden soll werden dazugehörige Projekte mit einer hohen
Priorität versehen. Jedem Modul werden die verantwortlichen Entwickler aus dem
Adressbuch hinzugefügt. Nach kurzer Absprache mit den Entwicklern trägt er auch den
Beginn und den Fälligkeitszeitpunkt des Projekts ein. Außerdem möchte er den
geschätzten Stundenaufwand eintragen. Bei manchen Projekten wurde auch eine
Ansprechperson genannt, die bei Problemen kontaktiert werden soll. Am Fälligkeitstag
soll automatisch ein Kalendereintrag für eine Besprechung generiert werden. Die
Entwickler sollen nun die Einträge auf dem neuesten Stand halten und immer den
Fortschritt und die investierten Stunden eintragen. Weiters sollen die bereits vorhandenen
Dokumente an den Eintrag angehängt werden. Zusatzinformationen zu den einzelnen
Projekten werden im Notizfeld eingetragen und alle Mitglieder der Research – Gruppen
können die Projektdaten sehen.
o R1.1: Kategorien: Es ist möglich mehrerer Kategorien zu definieren, denen die
Aufgaben zugeordnet werden können. Für einen Studenten wären zu Beispiel die
Kategorien „Diplomarbeit“, „Prüfungen“ und so weiter denkbar.
o R1.2: Prioritäten: Der User kann jede Aufgabe je nach Wichtigkeit mit einer Priorität
versehen.
o R1.3: Verantwortlich: Jeder Aufgabe können mehrere Personen zugeordnet werden,
die für die Erledigung verantwortlich sind. Die Auswahl erfolgt über das Adressbuch
(siehe 3.5 1.6).
o R1.4: Ansprechperson: Neben den Verantwortlich für eine Aufgabe kann auch ein
Ansprechperson angegeben werden, die bei Problemen zu kontaktieren ist.
o R1.5: Zeiten: Für jeden ToDo Eintrag muss ein Startzeitpunkt und ein
Fälligkeitstermin definierbar sein.
o R1.6: Aufwand: Aufgaben können einen geschätzten und einen „wirklichen“
Zeitaufwand haben.
o R1.7: Kalendereintrag: Auf Wunsch des Benutzers soll zum Fälligkeitstermin
automatisch ein Termin eingetragen werden.
o R1.8: Fortschritt: Der User kann den Fortschritt des Projekts eintragen. Der Fortschritt
wird in Prozent angegeben und bei 100 Prozent durch erledigt ersetzt.
o R1.9: Attachment: Es ist möglich beliebige Dateien an einen ToDo Eintrag
anzuhängen.
o R1.10: Notiz: Dient der Beschreibung einer Aufgabe.
49
o R1.11: Rechte: Beliebigen Usern können Schreib- oder Leserechte gewährt werden.
Diese Benutzer sehen die Aufgabe dann ebenfalls in ihrer ToDo Liste. Die
Verantwortlichen einer Aufgabe benötigen Schreibrechte um den Fortschritt
einzutragen oder bereits erstellte Dateien anzuhängen.
3.7 Kalender
Der Kalender soll der Gruppe bei der Planung der gemeinsamen Besprechungen und Treffen,
aber auch einzelne Mitglieder der Gruppe beim Koordinieren ihrer Arbeit unterstützen. Der
Kalender muss ebenfalls mit dem Adressbuch gekoppelt sein um Einladungen zu Treffen
leichter erstellen zu können. Ein weiterer, detaillierter Use Case wird in Kapitel 5 besprochen.
•
UC1: Nach Fertigstellung eines Designs beschließt der Mitarbeiter es an einem
bestimmten Tag mit der gesamten Research – Gruppe durchzugehen. Dazu erstellt er
einen Termin mit dem Titel „Design - Besprechung“ und kennzeichnet ihn als „Meeting“.
Stattfinden soll das Meeting um 14:00 im Besprechungsraum. Als Dauer setzt der
Designer eine Stunde an. An der Besprechung sollen alle Mitglieder der Research –
Gruppe teilnehmen. Dazu öffnet der Designer sein Adressbuch, wählt alle Personen der
Gruppe aus, und fügt sie der Einladungsliste hinzu. Damit sie sich das Design schon vor
der Besprechung ansehen können wird es an den Termin angehängt. Ins Notizfeld trägt er
ein, dass das Design noch nicht ganz fertig ist. Nachdem der Veranstalter des „Meetings“
den Termin gespeichert hat bekommen alle eingeladenen Personen ein Mail, dass sie auf
den Termin hinweist. Außerdem ist der Termin in deren Kalender ebenfalls sichtbar und
sie haben die Möglichkeit zu- oder abzusagen.
o R1: Titel: Bezeichnet den Termin, damit man in den einzelnen Ansichten leicht
erkennen kann worum es sich bei dem jeweiligen Termin handelt.
o R2: Datum: Identifiziert den Tag an dem der Termin stattfinden soll.
o R3: Startzeit: Die Zeit an dem der Termin beginnt.
o R4: Endzeit: Die Zeit an dem der Termin endet. Auch die Eingabe einer
Termindauer, aus der sich die Endzeit berechnen lässt, muss möglich sein.
o R5: Ort: Ort an dem das Treffen stattfindet. Bereits eingegebene Orte werden dem
Benutzer angeboten.
o R6: Art: Identifiziert die Art des Termins, wie zum Beispiel „Meeting“, „Birthday“
oder ähnliches, wobei der Benutzer neue Terminarten selbst definieren kann.
o R7: Notizen: Bietet die Möglichkeit zusätzliche Angaben über den Termin
einzutragen.
o R8: Attachment: Wird benötigt, um beliebige Dateien, an einen Termin anhängen zu
können.
o R9: Einladung: Andere Benutzer können zu einem Termin eingeladen werden, wobei
dies durch Auswahl aus dem Adressbuch erfolgt (siehe 3.5 R1.6) oder durch Angabe
der E-Mail – Adresse.
•
UC2: Eine Person der Gruppe wurde auserkoren die Geburtstage sämtlicher Mitarbeiter
zu erfassen. Diese werden dann in den Kalender eingetragen und als „Birthday“
gekennzeichnet. Außerdem werden die Geburtstage als ganztägig markiert. Zusätzlich
sollen diese Termine im Kalender jedes Mitarbeiters sichtbar sein, mit Ausnahme des
Kalenders des Geburtstagskindes. Geändert können diese Termine aber nur vom für die
Geburtstage zuständigen Mitarbeiter werden.
o R10: Ganztagstermine: Termine können auch als „den ganzen Tag dauernd“ definiert
werden.
50
o R11: Rechte: Jedem Mitarbeiter können Lese- bzw. Schreibrechte für einen
bestimmten Termin gewährt werden. (siehe auch R12)
•
UC3: Herr X trägt die Geburtstage seiner Verwanden ein. Da die übrigen Mitarbeiter
diese nicht sehen sollen werden sie als „privat“ markiert. Um nicht auf das
Geburtstagsgeschenk zu vergessen, möchte er mittels E-Mail 3 Tage zuvor daran erinnert
werden. Da er immer die selbe E-Mail – Adresse für Erinnerungsmails verwenden
möchte, soll diese gespeichert und bei der Aktivierung der Erinnerungsfunktion
automatisch verwendet werden.
o R12: Rechte: Termine können als vollkommen öffentlich oder privat deklariert
werden. Öffentliche Termine sind dann für jeden Benutzer sichtbar, der im eigenen
Adressbuch angeführt, and damit als Mitarbeiter deklariert ist. (siehe auch R11)
o R13: Erinnerungsfunktion: Der Benutzer wird, eine von ihm gewählte Zeit, vor dem
Termin, mittels E-Mail, daran erinnert.
o R14: Erinnerungsmail – Adresse: Als Defaultwert voreinstellbar.
•
UC4: Das gesamte Team trifft sich einmal pro Woche um die anstehende Arbeit zu
besprechen. Dieser Termin wird vom Verantwortlichen dieser „Meetings“ eingetragen
und der Termin wird wöchentlich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederholt. Jedes
Mitglied der Gruppe soll diese Terminserie im eigenen Kalender ebenfalls sehen, aber
nicht ändern dürfen. Da die Besprechung über Ostern entfällt wird dieses einzelne
Treffen gelöscht. Weiters wird die Besprechung 4 Wochen nach Ostern von Montag auf
Dienstag verschoben. Im August beschließt die Gruppe dann, dass es sinnvoller wäre dies
Treffen immer erst am Freitag abzuhalten.
o R15: Wiederholung: Möglichst flexible Arten der Wiederholung von Terminen
müssen möglich sein. Als ein paar Beispiele seien genannt: wöchentlich, monatlich,
jährlich, jeden zweiten Montag im Monat, Montag bis Freitag usw.. Außerdem wird
bei einer Wiederholung festgelegt, ob die Terminserie ein Enddatum besitzt, nachdem
der Termin nicht mehr fortgesetzt wird, oder nicht.
o R16: Ändern von Terminserien: Beim Ändern eines Termins einer Serie ist es
möglich nur den einzelnen Eintrag zu ändern, alle nachfolgenden oder aber auch die
gesamte Serie. Zudem können bestimmte Einträge der Terminserie entfernt werden.
(siehe auch R16)
•
UC5: Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters wird die Terminserie „Geburtstag Herr
Y“ aus dem Kalender gelöscht.
o R17: Löschen von Terminserien: Das Löschen einer kompletten Terminserie muss
möglich sein. (siehe auch R15)
•
UC6: Ein Mitarbeiter möchte seinen Urlaub für heuer planen. Dazu benötigt er eine
Ansicht, bei der sämtliche Tage des Jahres, an denen Termine eingetragen sind, markiert
sind.
o R18: Jahresansicht: In dieser Ansicht werden keine Termine angezeigt, sondern die
einzelnen Tage verschiedenfärbig dargestellt. Unterschieden wird zwischen dem
aktuellen Tag, Feiertagen, Tagen mit Terminen, Tagen ohne Termine und
Kombinationen aus den zuvor genannten Tagen.
•
UC7: Bei der Planung einer Besprechung des Research – Teams möchte der Veranstalter
des Treffens die Termine aller Beteiligten der nächsten Woche sehen um einen
geeigneten Zeitpunkt zu finden. Da er immer die Termine der selben Personen zum
Planen seiner Tätigkeit benötigt möchte er diese auch immer angezeigt bekommen.
51
o R19: Filter: Es ist möglich verschiedenste Filter für den Kalender zu setzen. So
können zum Beispiel Termine einzelner Mitarbeiter ausgeblendet werden oder auch
bestimmte Arten von Terminen. Dieser Filter kann auch als Defaultfilter gespeichert
werden.
•
UC8: Ein Mitarbeiter des Teams ist nur halbtags beschäftigt (nachmittags) und möchte
deshalb den sichtbaren Bereich des Kalenders auf 12:00 bis 16:00 Uhr stellen. Dafür soll
dieser Zeitraum aber nicht im Stundenintervall dargestellt werden, sondern in halbe
Stunden unterteilt werden. Da er nur wenige Termine pro Woche hat will er außerdem die
Woche nicht als Tabelle sondern als Liste angezeigt bekommen. Wegen alter
Gewohnheiten möchte er bei der Tagesansicht lieber eine 12 Stunden Uhr als die 24
Stunden Uhr, und eine neue Woche soll nicht erst am Montag sondern bereits am Sonntag
beginnen. Des weiteren soll beim Starten des Kalenders bei ihm immer der aktuelle Tag
in der Tagesansicht erscheinen.
o R20: Ansichten: Es werden verschiedene Ansichten benötigt, damit der Benutzer
immer den nötigen Überblick wahren kann. Neben der Tagesansicht, Wochenansicht
und der Monatsansicht wird ebenfalls eine Ansicht benötigt die das gesamte Jahr
darstellt. (siehe auch UC7)
o R21: Wochenansicht: Um allen Geschmäckern nachzukommen ist diese in zwei
Varianten vorhanden, in der Listen- und Tabellenform.
o R22: 12 / 24 Stunden Uhr: Der Benutzer kann wählen ob die Uhr einem 24 Stunden
oder einen 12 Stunden Zyklus folgt.
o R23: Start- und Endzeit: Dem User wird es ermöglicht, bei der Tages- und
tabellarischen Wochenansicht den Tagesbeginn und das Ende des Tages einzustellen.
o R24: Intervall: Das Intervall in das ein Tag eingeteilt wird ist einstellbar.
o R25: Wochenanfang: Der Wochentag mit dem eine neue Woche beginnt ist frei
wählbar.
•
UC9: Beim Erstellen eines Berichts über die Tätigkeit des letzten Monats benötigt ein
Programmierer alle Termine die als „Meeting“ gekennzeichnet wurden und an einem
bestimmten Ort stattfanden.
o R26: Suche: Mittels Angabe eines Teils des Titels, Orts, Typs und Zeitraumes kann
nach Terminen gesucht werden. Bei der Zeitangabe ist es ebenfalls möglich nach
allen zukünftigen oder allen vergangenen Terminen zu suchen.
52
4 Existierende Systeme
In diesem Kapitel sollen bereits existierende Online - Groupwaresysteme wie BSCW und
einige Online - Kalender vorgestellt werden. Es wird kurz darauf eingegangen, zu welchen
Kategorien sie sich zuordnen lassen und wieweit sie die, in Kapitel 3 erarbeiteten
Requirements erfüllen. Zu diesem Zweck wurde eine Evaluierungsliste erstellt (siehe Anhang
A) anhand der die einzelnen Systeme beurteilt (siehe Anhang B bis Anhang G) wurden.
4.1 BSCW – Basic Support for Cooperative Work
GMD (German National Research) bietet mit BSCW (Basic
Support for Cooperative Work) einen Server an, der einer
[Abb. 4.1.] BSCW Logo Arbeitsgruppe einen Shared Workspace zur Verfügung stellt. Ein
öffentlicher Server, bei dem man sich kostenlos anmelden kann,
wird unter bscw.gmd.de bereitgestellt. Neben dem Shared Workspace werden auch
Newsgroups angeboten. Noch zu erwähnen wäre, dass jeder User einer Arbeitsgruppe seine
Sprache selbst definieren kann. Somit wird der gemeinsame Arbeitsbereich, je nach
Einstellungen des Users, in unterschiedlichen Sprachen dargestellt. Die ausgefüllte
Evaluierungsliste von BSCW ist im Anhang B zu finden.
Um einen eigenen Bereich am
BSCW Server zu erhalten, muss
sich der User bei diesem anmelden.
Danach kann er verschiedenste
Objekte erstellen oder uploaden.
Mittels neuer Ordner ist es dem
Benutzer
möglich
den
Arbeitsbereich zu unterteilen. In
jeden der erstellten Ordner kann er
dann andere Benutzer einladen, und
somit
einen
gemeinsamen
Arbeitsbereich (siehe Abb. 4.2)
erstellen. Weitere Objekte die vom
Benutzer erstellt werden können,
sind ein Dokument, eine URL, ein
Treffen oder eine Diskussion.
Dokumente werden mit Hilfe des
Browsers
auf
den
Server
transferiert.
Durch
die
unterschiedlichen Icons, die bei der
Darstellung verwendet werden, ist
leicht zu erkennen, um welchen
Dokumenttyp es sich handelt.
Einige
Dokumentarten,
wie
beispielsweise HTML oder TXT
können direkt am Server editiert
werden, andere wiederum können
in
unterschiedlichste
Formate
konvertiert werden. Weiters können
Dokumente unter Versionskontrolle
[Abb. 4.2.] Shared Workspace bei BSCW
53
gestellt oder bei der Bearbeitung für andere User gesperrt werden. Bei der Versionskontrolle
ist es zusätzlich möglich einen Status der Version zu definieren.
URLs werden direkt an Server definiert, und können auch geprüft werden. Nach erfolgter
Prüfung wird über das Icon angezeigt, ob der Link in Ordnung ist, oder nicht. Dokumente und
URLs können von den einzelnen Mitgliedern der Arbeitsgruppe beurteilt werden und mit
Notizen versehen werden. Werden auch Antworten auf eine Notiz gepostet, so entwickelt sich
eine Diskussion über dieses Objekt.
Beim Erstellen eines Treffens müssen ein
Name, eine Start- und eine Endzeit definiert
werden. Weiters werden die E-Mailadressen
der eingeladenen Personen angegeben und
festgelegt, ob es sich um ein virtuelles
Treffen handelt oder nicht. Bei einem
virtuellen Treffen kann der Benutzer das
Programm angeben, welches für dieses
Treffen verwendet wird. Dieses wird dann
zum gegebenen Zeitpunkt automatisch
gestartet. Die eingeladenen Personen erhalten
ein E-Mail mit der Einladung und einen Link.
Folgen sie dem Link, so können sie eine
Teilnahme am Treffen zu- oder absagen.
Außerdem können sie ein File im vCalendar
Format
downloaden,
welches
die
Termindaten beinhaltet.
Diskussionen können bei BSCW in jedem
beliebigen Ordner erstellt werden. Dadurch
ist es möglich eine Hierarchie zu erstellen.
Erstellt der User zum Beispiel die Ordner
Projekte, Allgemeines usw. und legt die
[Abb. 4.3.] Newsgroup von BSCW
Diskussionsforen sinngemäß in diesen
Ordner an, so sind diese dann von den
übrigen Benutzern leichter zu finden.
Für Einträge in ein Diskussionsforum gibt es
mehrere Typen, wie „Notiz“, „Pro“,
„Contra“, „Ärger“, „Wichtig!“ und „Idee!“.
Diese Typen werden im Forum durch ein
Icon gekennzeichnet. Sortiert werden können
die Einträge entweder hierarchisch oder nach
speziellen Daten.
Für die erwähnten Objekte werden
unterschiedliche Aktionen angeboten. So
kann man einen URL verändern, prüfen,
holen oder eine Notiz erstellen. Dem
Benutzer werden immer nur die Aktionen
[Abb. 4.4.] Adressbuch bei BSCW
angeboten, die auf ein bestimmtes Objekt
anwendbar sind und für welche er auch über die benötigten Rechte verfügt.
Als weitere Hilfsmittel bei der Arbeit stehen dem Benutzer noch ein Kalender, ein
Adressbuch, ein Koffer und ein Papierkorb zur Verfügung. Aber sowohl der Kalender als
auch das Adressbuch stellen nicht die Funktionalität zur Verfügung, die man sich aufgrund
54
des Namens erwartet. Der Kalender listet alle Objekte auf die vom Typ „Treffen“ sind und
das Adressbuch ist nichts weiter als eine Sammlung von E-Mailadressen.
Mit Hilfe des Koffers ist es dem Benutzer möglich, Objekte in diesen „einzupacken“ und an
anderer Stelle am Server wieder auszupacken. So kann der User relativ einfach Objekte am
Server verschieben.
Der Papierkorb bietet die gleiche Funktionalität wie der Windowspapierkorb an, allerdings
mit einer Erweiterung bei der Verwendung durch mehrere Benutzer. Löscht zum Beispiel ein
Arbeitsgruppenmitglied ein Objekt, so wandert dieses in seinen Papierkorb. Entfernt er es
auch dort, so wird das Objekt nicht gelöscht, sondern in den Papierkorb des Objektbesitzers
verschoben. Erst dieser kann das Objekt endgültig vom Server entfernen.
4.2 Web Address Book
Den ersten Online Kalender den ich vorstellen
möchte ist das „Web Address Book“, welcher unter
www.webab.com zu finden ist. Neben dem
[Abb. 4.5.]
angebotenen Kalender kann man auch eine ToDo
WebAB Logo Liste und ein Adressbuch verwenden. Weiters ist es
möglich Bookmarks zu organisieren und Notizen zu
schreiben. Da der Benutzer auch Files uploaden kann hat man sogar
eine Art Shared Workspace zur Verfügung. Die gesamte Funktionalität
ist eigentlich nur auf einen Benutzer ausgelegt. Da man aber die
Möglichkeit besitzt anderen Personen einen Gastzugang einzurichten,
können auch andere Benutzer auf die Daten zugreifen. Ein Gastzugang
besteht aus dem selben Usernamen, wie der Hauptbenutzer, und einem
eigenen
Passwort.
Für
jeden
Gastzugang
können
Zugriffsberechtigungen, wie zum Beispiel „View Schedule“, „Change
Event“, „Delete Event“ oder auch „Administer Groups“ gesetzt
werden. Die gesamte Funktionalität des Web Address Book ist in der
Evaluierungsliste im Anhang C aufgeführt.
[Abb. 4.6.]
Funktionalität des
Web Address Book
Wie bereits erwähnt ist auch der Kalender nur auf einen Benutzer ausgelegt. Deshalb hat man
nicht die Möglichkeit andere Benutzer zu einem Termin einzuladen oder die Kalender anderer
Benutzer einzusehen. Einzig über den Gastzugang können andere Benutzer Zugriff auf die
eigenen Termine erlangen. Hierbei ist es aber nicht möglich nur gewisse Termine zu
veröffentlichen und andere als privat zu deklarieren.
Man kann zwar andere Benutzer nicht zu einem Termin einladen, aber sie daran erinnern. Ein
Erinnerungsmail kann nämlich nicht nur an den Benutzer selbst versandt werden, sondern
auch an eine im Adressbuch definierte Gruppe.
55
Nicht gerade benutzerfreundlich ist, dass man
beim Erstellen eines überlappenden Termins das
Kästchen „Ignore event conflict“ aktivieren
muss, um keine Fehlermeldung zu erhalten.
Zudem ist die Datumseinstellung für den Termin
doppelt vorhanden. Zum einen für Termine mit
Start- und Endzeit und zum anderen für
Ganztagstermine. Dies kann leicht zu falschen
Eingaben von Seiten des Benutzers führen. Wenn
dieser zuerst das Feld „Start Date“ ausfüllt, dann
aber beschließt dass es sich doch um einen
Ganztagstermin handelt, und vergisst das Datum
für Ganztagstermine zu setzen.
Die Wiederholungsfunktion hingegen ist sehr
umfangreich ausgeführt. Der Benutzer kann
zwischen unterschiedlichsten Wiederholungen
wählen. Der Termin kann bis zu einem
bestimmten Datum oder unbeschränkt wiederholt
werden. Zudem kann der Benutzer den Termin
auch eine vorgegebene Anzahl oft generieren.
[Abb. 4.7.] Neuer Termin bei WebAB
Im Folgenden sind Screenshots (Abb. 4.8 bis 4.10) der einzelnen Kalenderansichten
abgebildet:
[Abb. 4.8.] Tagesansicht des Web Address Book
56
Auch in den unterschiedlichen
Ansichten des Kalenders gibt es
einige
Mängel.
Existierende
Termine können nur von der
Tagesansicht
aus
editiert
beziehungsweise deren Details
betrachtet werden. Zudem kann
beim Editieren ein „normaler“
Termin nicht mehr in einen
wiederholenden
umgewandelt
werden.
Während
in
der
Tagesansicht die Termine noch in
einem Block dargestellt werden,
sind sie in der Wochenansicht in
halbe Stunden unterteilt. Außerdem
werden in der Wochenansicht
Ganztagstermine
nicht
mehr
angezeigt, in der Tages- und
Monatsansicht jedoch schon. Auch
das Hinzufügen neuer Termine ist
nur in der Tagesansicht, durch
Anklicken
des
Pluszeichens
zufriedenstellend gelöst. In den
[Abb. 4.9.] Wochenansicht des Web Address Book
beiden anderen Ansichten bleibt nur
mehr der „Add Event“ Button in der Menüleiste des Kalenders.
[Abb. 4.10.] Monatsansicht des Web Address Book
57
[Abb. 4.11.] Suchkriterien bei WebAB
Eine Suche in den Terminen wird zwar angeboten,
aber diese hat noch schwerwiegende Probleme
beim Auffinden der gewünschten Termine. Sich
wiederholende Termine werden grundsätzlich
nicht gefunden und „normale“ Termine nur, wenn
man auch nach dem richten Termintyp sucht. Dass
man diesen aber einstellen muss ist aus dem
Formular nicht ersichtlich.
Die einstellbaren Optionen und Defaultwerte beschränken sich beim Web Address Book
leider auf den Tagesbeginn, das Tagesende, die Zeitzone und die Einstellung bezüglich einer
Erinnerung an Geburts- und Jahrestage.
4.3 Netscape Kalender
Auch Netscape bietet unter calendar.netscape.com einen kostenlosen
Online Kalender an. Weiters ist die Nutzung eines E-Mail Accounts
und eines Adressbuches möglich. Die gesamte, von Netscape zur
[Abb. 4.12.]
Verfügung gestellte Funktionalität, ist in der Evaluierungsliste im
Netscape Logo
Anhang D zu finden.
Die wichtigsten Datenfelder eines Termins
sind auch bei Netscape vorgesehen.
Unübersichtlich ist nur, dass die Terminart
erst am Ende ausgewählt werden kann und
nicht bei den „Appointment Information“,
wo sie eigentlich hingehören. Zudem ist das
Enddatum eines wiederholenden Termin ein
einfaches Textfeld und somit nicht
benutzerfreundlich zu bedienen.
Andere Benutzer können ebenfalls per EMail über einen Termin informiert werden.
Leider sind bei dieser Information
wiederholende Termine nicht mehr als
solche erkennbar. Außerdem muss der
Benutzer die E-Mail-Adressen, der zu
informierenden Personen, jedes Mal
eintippen,
obwohl
für
die
E-Mailfunktionalität
ein
Adressbuch
verwendet werden kann. Dieses sollte auch
hier verwendet werden können.
Der Netscape Kalender ist der einzige der
untersuchten Online-Kalender, der keine
Erinnerungsfunktion zu Verfügung stellt.
[Abb. 4.13.] Neuer Termin bei Netscape
58
Beim Netscape Kalender ist es in allen
drei angebotenen Ansichten einfach
möglich einen neuen Termin zu erstellen.
Die Frage, ob in der Wochenansicht die
vielen Pluszeichen zum Erstellen eines
Termins zu einem bestimmten Zeitpunkt,
nicht
eher
störend
wirken,
sei
dahingestellt. In der Wochenansicht wäre
eine Kleindarstellung des aktuellen
Monats, wie sie in der Tagesansicht
vorhanden ist, auch nicht fehl am Platz.
Außerdem
sollten
in
dieser
Kleindarstellung Tage, an denen Termine
eingetragen
sind,
gesondert
hervorgehoben werden.
Über das „Event Directory“ kann der
Benutzer Feiertage in seinen Kalender
übernehmen. Auch andere Ereignisse,
wie zum Beispiel Konzerte und
Sportereignisse, können in den Kalender
übernommen
werden.
Die
zu
importierenden Ereignisse beschränken
sich aber auf die USA und Kanada.
[Abb. 4.14.] Netscape Tagesansicht
[Abb. 4.16.] Netscape Monatsansicht
[Abb. 4.15.] Netscape Wochenansicht
In den Optionen des Netscape Kalenders lassen sich keine Defaultwerte einstellen, sondern
nur Einstellungen betreffend der Darstellung. So kann der User die gewünschte
Defaultansicht, den Tagesbeginn, das Tagesende, die Zeitzone und die Intervalleinteilung des
Tages festlegen.
59
4.4 AnyDay.com Kalender
[Abb. 4.17.] AnyDay.com
Logo
Unter www.anyday.com kann man online eine ToDo-Liste,
ein Adressbuch und einen Kalender verwenden. Alle Daten
kann man mit Outlook, Lotus Notes, Organizer, Palm und
anderen Produkten synchronisieren. Zu diesem Zweck stellt
AnyDay.com ein Programm zur Verfügung, welches unter
dem Menüpunkt „Sync“ heruntergeladen werden kann. Dort
sind auch alle Produkte aufgelistet mit denen synchronisiert
werden kann.
[Abb. 4.18.] Funktionalität von AnyDay.com
Zudem
hat
man
die
Möglichkeit Arbeitsgruppen
zu erstellen und die zuvor
genannten Tools auch in der
Gruppe zu verwenden. Jeder
Gruppe wird zusätzlich ein
Message Board zur Verfügung
gestellt, welches in gewisser
Weise wie eine Newsgroup
verwendet
werden
kann.
[Abb. 4.19.] Gruppenseite von AnyDay.com
Gruppenmitgliedern können
verschiedene
Zugriffsberechtigungen haben, nämlich „Viewer“, „Contributor“ oder „Editor“.
Der Kalender von AnyDay.com bietet neben dem Kalender von Yahoo die
meiste Funktionalität an. Auf der linken Seite neben den Ansichten steht
dem Benutzer ein Navigationsframe zur Verfügung. Dort kann er direkt zu
einem bestimmten Tag wechseln, ToDo Einträge oder Erinnerungen
erstellen. Der Benutzer kann vier Ansichten verwenden: eine Tages-,
Wochen-, Monats- und Jahresansicht. Von jeder Ansicht aus kann der User
neue Termine erstellen, indem er den gewünschten Termintyp aus einem
Dropdownmenü auswählt und dann den „Go“ Button drückt. In der
Tagesansicht hat er zusätzlich die Möglichkeit durch Anklicken einer
bestimmten Uhrzeit einen Termin einzufügen. Wählt er in einer der anderen
Ansichten einen Tag aus, so gelangt er in die Tagesansicht dieses Tages.
Einzig die Jahresansicht bei AnyDay.com ist relativ nutzlos, da nicht einmal
die Tage, an denen Termine geplant sind irgendwie hervorgehoben sind.
Einzig der aktuelle Tag ist als solcher erkennbar. Auch im Navigationsframe
wäre ein Hervorheben der Tage mit eingetragenen Terminen
wünschenswert.
60
[Abb. 4.20.]
AnyDay.com
Navigation
[Abb. 4.21.] Tagesansicht bei
AnyDay.com
[Abb. 4.22.] Wochenansicht bei AnyDay.com
[Abb. 4.23.] Monatsansicht bei AnyDay.com
[Abb. 4.24.] Jahresansicht bei
AnyDay.com
Bei AnyDay.com hat der Benutzer auch die Möglichkeit seinen Kalender zu veröffentlichen.
Hierzu wählt er die Zeitspanne, die veröffentlicht werden soll und dann explizit die zu
veröffentlichenden Termine. Nach der Eingabe aller nötigen Informationen, wie zum Beispiel
dem Namen des freigegebenen Kalenders, erhält der Benutzer vom System einen Link, über
den der Zugriff auf den öffentlichen Bereich seines Kalenders möglich ist. Dieser Bereich
kann zusätzlich noch mit einem Passwort versehen werden.
Neben den Standardfeldern eines Termins (siehe Abb.4.25.) kann man bei AnyDay.com auch
andere Personen einladen, vielfältige Wiederholungen setzen und sich mittels eines E-Mails
oder einer Erinnerungsbox an einen Termin erinnern lassen. Eingeladene User können die
Kalenderdaten die sie per E-Mail zugestellt bekommen mit Hilfe eines Links in ihren eigenen
61
AnyDay.com Kalender übernehmen. Weiters kann man die Kalender (zum Beispiel
Gruppenkalender) in die der Termin eingetragen werden soll, auswählen (siehe Abb. 4.26.).
Wie in Abb. 4.25. ersichtlich, werden neben dem Eingabeformular noch die bereits
eingetragenen Termine des Tages, an dem der neue Termin stattfinden soll, angezeigt. Diese
sehr nützliche Funktionalität wird von keinem anderen untersuchten Kalender angeboten. Ein
Nachteil von AnyDay.com ist, dass man vor der Eingabe der Termindaten bereits auswählen
muss, um welche Art von Termin es sich handelt, da im Eingabeformular keine Möglichkeit
mehr besteht diese zu ändern. In den Kalenderoptionen lassen sich nahezu alle
wünschenswerten Voreinstellungen eines Termins auswählen. Einzig die Wahl der
standardmäßigen Zeitzone ist etwas schwere zu finden, da sie nicht unter den
Kalenderoptionen, sondern unter den persönlichen Einstellungen aufgelistet ist. Außerdem
kann das Intervall der Tagesunterteilung nicht eingestellt werden, wohingegen der Benutzer
aber auswählen kann, nach wie vielen Zeichen die Terminbeschreibung abgeschnitten wird.
Dies Einstellung kann man sich sparen, da das Abkürzen der Beschreibung automatisch
geschehen sollte.
[Abb. 4.25.] Edit Appointment bei AnyDay.com
[Abb. 4.26.] Kalenderwahl bei
AnyDay.com
Abschließend möchte ich noch
einen besonderen Termintyp von
AnyDay.com erwähnen, nämlich
RSVP. Bei diesem Termintyp
handelt es sich um eine Einladung
zu einem bestimmten Event, wie
zum Beispiel ein Treffen oder eine
[Abb. 4.27.] RSVP bei AnyDay.com
Party. Die eingeladenen Personen
erhalten ein E-Mail mit den
wichtigsten Daten des Termins und einen Link, der auf eine Internetseite verweist, auf der alle
Daten des Treffens angeführt sind. Dort hat der Benutzer auch die Möglichkeit der Teilnahme
an Treffen zu- oder abzusagen. Zusätzlich ist an das Einladungsmail noch ein File mit den
Termindaten im iCalendar - Format angehängt. Sowohl der Veranstalter (siehe Abb. 4.27.) als
auch die eingeladenen Personen (mit Hilfe des zuvor erwähnten Links) haben jederzeit die
Möglichkeit den Status sämtlicher eingeladenen Personen, also ob sie zugesagt, abgesagt oder
noch nicht geantwortet habe, zu erfahren.
62
Die ausgefüllte Evaluierungsliste zu AnyDay.com befindet sich im Anhang E und enthält die
gesamte zur Verfügung gestellten Funktionalität.
4.5 Yahoo Kalender
Yahoo! bietet unter calendar.yahoo.com einen kostenlosen
Kalender an. Weiters kann der Benutzer eine ToDo Liste,
ein Adressbuch und ein Notizbuch verwenden. Auch die EMail Funktionalität wird dem Benutzer zur Verfügung
[Abb. 4.28.] Yahoo! Logo
gestellt. Die genaue Funktionalität der einzelnen Tool ist in
der Evaluierungsliste im Anhang F angeführt.
[Abb. 4.29.] Yahoo! Funktionalität
Wie in Abb. 4.30. ersichtlich sind beim
Yahoo! Kalender fast alle gewünschten
Datenfelder vorhanden. Einzig das
Anhängen von Files an einen Termin ist
nicht möglich, was aber bei den anderen
untersuchten Kalender auch nicht möglich
ist. Erwähnenswert ist auch, dass die
Datumswahl über ein Pop-up Fenster
möglich ist, Termine veröffentlicht werden
können und das Adressbuch, bei der
Einladung anderer Benutzer zu einem
Termin, zur Hilfe genommen werden kann.
Öffentliche Termine können in den
[Abb. 4.30.] Neuer Termin bei Yahoo!
Optionen auch auf einen bestimmten
Freundeskreis eingeschränkt werden. Bei
der Erinnerung ist es sowohl möglich, sich
mittels eines E-Mails erinnern zu lassen,
oder durch den Yahoo! Messanger.
Außerdem können zwei verschiedene
Zeiten für die Erinnerung eingestellt
werden. Bei der Einladung zu einem
Termin können die eingeladenen Personen
[Abb. 4.31.] Tagesauswahl bei Yahoo!
in drei Gruppen eingeteilt werden. Sie
können im E-Mail im To-, CC- oder BCCFeld aufscheinen. Die eingeladene Person kann den Termin über einen Link in den eigenen
Yahoo! Kalender übernehmen.
63
Ebenso wie AnyDay.com bietet Yahoo einen Navigationsframe an, der
in allen Kalenderansichten sichtbar ist. In diesem kann der Benutzer
zwischen den einzelnen Ansichten wechseln, Termine suchen und einen
Blitzeintrag im Kalender erstellen. Weiters werden in diesem Frame
ToDo Einträge angezeigt und der User kann neue ToDo Einträge
erstellen. In der Tages- und Wochenansicht wird zusätzlich der aktuelle
Monat dargestellt. Durch Anklicken eines bestimmten Tages wechselt
man zu diesem Tag in der Tagesansicht. Tage mit eingetragenen
Terminen sind in dieser Kleindarstellung fett geschrieben und somit als
solche erkennbar. In der Monatsansicht werden statt dieser
Monatsdarstellung die Monate des Jahres aufgelistet, wodurch man
mittels eines Mausklicks zum gewünschten Monat wechseln kann. In
der Jahresansicht sind es die nächsten zwei Jahre, die an dieser Stelle
angeboten werden.
Außer in der Jahresansicht können in allen Ansichten einfach Termine
erstellt werden. Im Gegensatz zu AnyDay.com ist bei Yahoo! auch in
der Jahresansicht ersichtlich an welchen Tagen Termine eingetragen
sind. Diese sind nämlich, wie in der Monatsdarstellung des
[Abb. 4.32.]
Navigationsframe, fett geschrieben.
Yahoo! Navigation
In den Optionen kann der User zwar keine Defaultwerte für einen neuen
Termin angeben, aber die Ansicht an seine Bedürfnisse anpassen. So kann er den ersten Tag
der Woche einstellen, zwischen einer 12- und einer 24-Stunden Uhr wählen, den Tagesbeginn
und das Tagesende festlegen und die Intervallunterteilung eines Tages ändern.
[Abb. 4.33.] Yahoo! Tagesansicht
[Abb. 4.34.] Yahoo! Wochenansicht
Wie aus den Kalenderansichten ersichtlich bietet der Yahoo! Kalender eine Funktionalität, die
ich bei keinem anderen der untersuchten Kalender finden konnte. Der Benutzer kann auch
Termine aus externen Kalendern angezeigt bekommen. Externe Kalender sind sowohl
Kalender, die von Yahoo! zur Verfügung gestellt werden, als auch Kalender von Freunden
oder Arbeitskollegen. Von Yahoo! werden zum Beispiel Kalender mit Feiertagen oder
Sportdaten aus den USA zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe des „Edit“ Buttons bei den
externen Kalendern kann der User neu Kalender hinzufügen oder die bereits gewählten
Kalender in beliebigen Ansichten ausblenden.
64
[Abb. 4.35.] Yahoo! Monatsansicht
[Abb. 4.36.] Yahoo! Jahresansicht
Wie auch bei AnyDay.com wird von Yahoo! ein Programm zum Download bereitgestellt, mit
dessen Hilfe die Kalenderdaten mit Outlook, Palm und anderen Produkten synchronisiert
werden können.
4.6 FreeOffice
Der letzte Onlinekalender, den ich vorstellen möchte, ist der
von FreeOffice, zu finden unter www.freeoffice.de. Dieser
bietet neben dem Kalender auch eine ToDo Liste, ein
Adressbuch, Notizen und Bookmarks an. Die gesamte
[Abb. 4.37.] FreeOffice Logo
Funktionalität von FreeOffice ist wiederum in der
Evaluierungsliste im Anhang G zu finden.
Der Kalender von FreeOffice bietet die geringste Funktionalität der
untersuchten Anbieter. Es können weder Ganztagstermine noch
wiederholende Termine erstellt werden. Andere Benutzer können
ebenfalls nicht zu einem Termin eingeladen werden. Dafür aber wird eine
Erinnerungsfunktion angeboten. Bei dieser kann man eine bestimmte
Zeitspanne wählen oder ein Datum und eine Uhrzeit angeben.
Beim Erstellen von Terminen kann man in das Feld Dauer beliebige
Werte eingeben, da es sich um ein Textfeld handelt. Dies führt dann dazu,
dass zum Beispiel ein Termin von 14:00 bis 14:30 mit einer Dauer von 0
Minuten angezeigt wird, da in das Datenfeld für die Termindauer kein
korrekter Wert eingegeben wurde. Weiters ist es möglich Termine zu
erstellen, die enden, bevor sie begonnen haben.
In der Tages- und Wochenansicht wird auf der rechten Seite noch der
aktuelle Monat angezeigt. Durch Anklicken eines bestimmten Tages
wechselt man in der Tagesansicht zu diesem und in der Wochenansicht
wird eine Woche, von diesem Tag an, angezeigt. Auch ToDo Einträge
werden in diesen beiden Ansichten auf der rechten Seite dargestellt. Die
Terminliste, die von FreeOffice angeboten wird ist eine nützliche Ansicht,
die ich bei keinem anderen untersuchten Onlinekalender finden konnte.
Auch in den Optionen kann man bei FreeOffice nicht viel einstellen. Für
die Erinnerungsfunktion kann man eine E-Mailadresse vorgeben oder die
65
[Abb. 4.38.]
FreeOffice
Navigation
SMS-Erinnerung einrichten. Diese funktioniert allerdings nur in Deutschland. Weiters kann
der User die Datenfelder auswählen, die in den einzelnen Ansichten dargestellt werden sollen.
[Abb. 4.39.] Neuer Termin bei FreeOffice
[Abb. 4.40.] Monatsansicht bei FreeOffice
[Abb. 4.42.] FreeOffice Tagesansicht
[Abb. 4.41.] FreeOffice Wochenansicht
[Abb. 4.43.] FreeOffice Terminliste
66
5 Entwicklungsumgebung
In diesem Kapitel soll die Entwicklungsumgebung beschrieben werden, unter welcher das
Kalender Tool für Hyperwave entwickelt werden soll. Es handelt sich dabei um das
Hyperwave NQA System, wobei NQA für Network based Quality Assurance steht.
[Abb. 5.1.] NQA Hyperwave
Die Entwicklung neuer Projekte wird in mehrere Phasen unterteilt: Planung, Entwicklung,
Testen, Lieferung sowie Wartung.
[Abb. 5.2.] Zusammenspiel der einzelnen Phasen
In Abb. 5.2. ist der Ablauf der Entwicklung eines Projekts oder eines Moduls dargestellt. Wie
aus der Abbildung ersichtlich sind in jeder Phase unterschiedlichste Dokumente zu erstellen.
Weiters ist es beim Auftreten von Fehlern, je nach Fehlertyp, vorgeschrieben, in eine
vorangegangene Entwicklungsphase zurückzukehren und diese zu korrigieren. Tritt
beispielsweise während der Akzeptanztests ein Designfehler auf, darf dieser nicht sofort in
der Implementation entfernt werden. Zuerst müssen die Dokumente der Planungsphase
überarbeitet werden, der aufgetretene Fehler korrigiert und dann erst die Implementation
erneuert werden.
Im folgenden werden nun die einzelnen Phasen der Entwicklung besprochen, die beteiligten
Personen angeführt und die zu erstellenden Dokumente erwähnt.
67
5.1 Planung
[Abb. 5.3.] Dokumente der Planungsphase
Zu Beginn der Planungsphase werden vom PMT (Produkt Management Team) zusammen mit
dem Kunden die Feature Requests erarbeitet. Diese werden dann an den CTO (Chief
Technical Officer) weitergeleitet. Dieser geht die geforderten Features zusammen mit dem
PMT durch und entscheidet, welche Anforderungen implementiert werden und welche nicht.
Diese Arbeit resultiert in einem Review Report. Die zu implementierenden Anforderungen
werden dem Koordinator übergeben. Der Koordinator hat die Aufgabe die einzelnen
Anforderungen an die zuständigen Projektmanager zu verteilen. Jeder Projektmanager erstellt
eine erste URD (User Requirements Document) und einen Arbeitsplan. Sowohl der
Koordinator als auch die QA (Quality Assurance) erhalten diese Dokumente und prüfen sie.
Dies führt abermals zu einem Review Report. Haben alle Projektmanager ihre Dokumente
abgeliefert, werden die Arbeitspläne vom Koordinator zusammengefasst und zusammen mit
den URDs an den CTO übergeben. Stimmt dieser den Dokumenten zu, werden sie dem PMT
zu letzten Überprüfung übergeben.
Der Configuration Manager ist in dieser Phase dafür zuständig, dass sämtliche Versionen der
erstellten Dokumente archiviert werden.
Zum Abschluss dieser Phase erfolgt eine Milestoneprüfung, welche auch den Start der
nächsten Phase kennzeichnet, nämlich der Entwicklungsphase. Hierbei werden auch die
Nichtübereinstimmungen und die Verbesserungen in den dafür vorgesehnen Dokumenten
festgehalten.
68
[Abb. 5.4.] Ablauf der Planungsphase
5.2 Entwicklung
[Abb. 5.5.] Dokumente der Entwicklungsphase
Diese Phase beginnt damit, dass die zuständigen Projektmanager die genehmigten URDs vom
Koordinator erhalten. Der jeweilige Projektmanager führt daraufhin eine Software- und
Systemanalyse durch. In dieser erarbeitet er die benötigten Module, Klassen und Interfaces
und hält dies im ersten ADD (Architectural Design Document) fest. Dieses Dokument leitet er
69
zusammen mit dem überarbeiteten Arbeitsplan an den Koordinator und die QA weiter.
Während der Prüfung dieser Dokumente durch die QA wird von dieser wiederum ein Review
Report erstellt. Damit erhält das ADD den Status „Reviewed“ und es liegt am Koordinator die
einzelnen Arbeitspläne zusammenzufassen und gemeinsam mit den ADDs an den CTO zu
übergeben. Stimmt auch dieser zu so wechseln die Dokumente in den Status „Approved“.
Daraufhin präsentiert der Projekt Manager das ADD und den Arbeitsplan den
Modulentwicklern als Basis für die Aufteilung der Module. Der Modulentwickler hat nun die
Aufgabe die ihm zugewiesenen Aufgaben zu implementiern und zu testen. Die erfolgten Tests
werden im Testprotokoll festgehalten, welches zusammen mit der Software an die QA
weitergegeben wird. Zusätzlich ist es Aufgabe des Entwicklers das ADD entsprechend der
Implementation zu erweitern. Die QA führt gegebenenfalls ein Code Review durch und prüft
das Testprotokoll auf Vollständigkeit. Es wird abermals ein Review Report von der QA
erstellt. Nach Verfeinerungen, aufgrund des QA Reports, wird die implementierte Software,
das Testprotokoll und das vervollständigte ADD vom Modulentwickler an den
Projektmanager übergeben. Dieser stellt dem Verfasser des SUM (Software User Manuel) das
neue ADD und die Module zur Verfügung. Nach Erstellung des ersten Software User Manual
wird dieses an die QA weitergeleitet. Diese erstellt einen Review Report, welcher
Verfeinerungsvorschläge beinhaltet. Wurden diese Vorschläge berücksichtigt erhält das
Manuel den Status „Reviewed“ und wird dem Koordinator übergeben. Stimmt dieser
ebenfalls zu geht das Dokument in den Status „Approved“ über. Erhält der Koordinator auch
noch die genehmigten Module, also die Software, wird wie bereits in der Planungsphase eine
Milestoneprüfung durchgeführt. Auch hier werden die Nichtübereinstimmungen und die
Verbesserungen in den dafür vorgesehnen Dokumenten festgehalten.
Auch in dieser Phase ist der Configuration Manager dafür zuständig, sämtliche Versionen
aller Dokumente (inklusive Code) zu archivieren.
[Abb. 5.6.] Ablauf der Entwicklungsphase
70
5.3 Testen und Lieferung
[Abb. 5.7.] Dokumente der Integration und Akzeptanz
Der Testkoordinator erhält die Test Protokolle vom Projektmanager und vom Koordinator das
Software User Manual, das ADD, den Arbeitsplan und das Produkt selbst. Weiters erstellt der
Projekt Manager einen Performance Report für den Koordinator. Der Test Koordinator erstellt
einen Testplan und verteilt diesen zusammen mit dem zu testenden Material an die einzelnen
Testteams. Außerdem erhält der Support das Software User Manual, das Produkt und den
Arbeitsplan vom Test Koordinator. Daraufhin führen die Testteams die geplanten Tests durch
und erstellen dabei Testprotokolle. Gefundene Fehler werden in Software Problem Reports
festgehalten. Solche Reports können auch vom Support erstellt und an den Test Koordinator
übergeben werden. Aufgrund dieser Reports erfolgt das Bug Fixing (siehe 5.5 Bug Fixing)
gefolgt von einem Neubeginn dieser Phase.
Danach erhält die QA vom Test Koordinator das Acceptance Test Protokoll, welches alle
Testprotokolle beinhaltet, zusammen mit dem Produkt. Die QA prüft das erhaltene Protokoll
und initiiert gegebenenfalls zusätzliche Tests. Danach gibt die QA dem CTO eine
Auslieferungsempfehlung. Der CTO entscheidet dann zusammen mit dem Produkt
Management Team über die Auslieferung. Sollte die Entscheidung für einige Module negativ
ausgefallen sein, so müssen diese verbessert werden. Wurde der Auslieferung zugestimmt,
werden sowohl der Koordinator als auch der Testkoordinator informiert. Daraufhin übergibt
der Testkoordinator das Produkt und das Software User Manual an das PMT.
Alle Performance Reports werden vom Koordinator zusammengefasst, vom Test Koordinator
erweitert und an den Chief Technical Officer übergeben, welcher den Dokumenten zustimmt.
Der Configuration Manager ist wiederum für die Archivierung aller erstellten Versionen von
Dokumenten verantwortlich.
71
[Abb. 5.8.] Ablauf der Integration und Akzeptanz
5.4 Wartung
[Abb. 5.9.] Dokumente der Wartungsphase
72
Im Fall eines aufgetretenen Fehlers wird zwischen zwei Fehlertypen und damit verbundenen
Vorgehensweisen unterschieden:
1. Kleinere Änderungen – Fehlerbehebung
2. Größere Änderungen – Erweiterung oder Neuentwicklung von Funktionen
[Abb. 5.10.] Ablauf der Wartungsphase (Fehlerbehebung)
Im ersten Fall erstellt der Support einen Software Problem Report. Dieser wird zum
Testkoordinator gesendet und damit das Bug Fixing (siehe 5.5 Bug Fixing) initiiert.
Danach erstellt der Testkoordinator abermals einen Testplan und übergibt diesen zusammen
mit dem Produkt den Testteams. Diese führen alle geplanten Tests durch und erstellen
Testprotokolle. Werden neuerlich Fehler gefunden so erstellen die Testteams Software
Problem Reports, welche wieder zum Bug Fixing führen.
Daraufhin fasst der Testkoordinator die Testprotokolle zusammen zum Acceptance Test
Protokoll. Dieses und das Produkt übergibt er der QA, welche zusätzliche Tests anordnen
kann. Ist dies nicht der Fall wird dem CTO eine Auslieferungsempfehlung gegeben. Der Chief
Technical Officer entscheidet zusammen mir dem Produkt Management Team über die
Auslieferung und teilt die Entscheidung dem Koordinator und dem Testkoordinator mit.
Wurde die Auslieferung beschlossen, überreicht der Testkoordinator dem Support das Produkt
und das Software User Manual.
Im zweiten Fall wird ebenfalls ein Software Problem Report vom Support oder dem PMT
erstellt. Soll ein bestehendes Modul neu entwickelt werden muss man wieder in der
Planungsphase einsteigen. Ansonst beschäftigt sich der CTO mit dem Problem und verfeinert
den Software Problem Report. Der Koordinator erhält diesen Report, analysiert ihn und
erstellt einen Software Change Request. Der dafür zuständige Projektleiter analysiert und
verfeinert diesen Request und erstellt einen ersten Arbeitsplan. Sowohl der Arbeitsplan als
auch der verfeinerte Software Change Request werden an die QA weitergeleitet, welche einen
Review Report erstellt. Nach weiteren Verfeinerungen seitens des Projektmanagers erhält der
73
Koordinator diese Dokumente und erstellt einen Arbeitsplan für die nächste Release. Nach
erfolgter Genehmigung durch den CTO gibt der Projektleiter die Software Change Requests
an die dafür zuständigen Modulentwickler weiter. Diese führen die Änderungen durch und
testen die überarbeiteten Module. Die dabei entstanden Testprotokolle werden zusammen mit
dem Modul an die QA übergeben, welche diese überprüft und Review Reports erstellt.
Weiters hält der Modulentwickler alle Änderungen in einem Software Modification Report,
bzw. bei Änderungen an Dokumenten in einem Change Report fest. Diese Dokumente leitet
er zusammen mit der Software und den Testprotokollen an den Projektleiter weiter. Dieser
genehmigt sowohl die erhaltenen Dokumente als auch die Software und übergibt sie dem
Koordinator, welcher vom CTO die Genehmigung für den Abschluss des Projekts einholt.
Auch der Verfasser des Software User Manuals erhält das gesamte Material und ändert das
SUM dementsprechend. Nach der Prüfung des Manuals durch die QA wird dieses an den
Koordinator zur letzten Durchsicht übergegeben.
In beiden Fällen archiviert der Configuration Manager sämtlich Versionen der Dokumente.
[Abb. 5.11.] Ablauf der Wartungsphase (Erweiterung – Änderung)
5.5 Bug Fixing
Ein gemeldeter Fehler wird durch den Testkoordinator der zuständigen Person zugewiesen.
Diese prüft den Fehler, erstellt einen Review Report und returniert diesen an den
Testkoordinator. Der Testkoordinator fasst alle überprüften Fehlermeldungen in der Known
Problems List zusammen. Bei der weiteren Vorgehensweise wird zwischen drei
Projektphasen unterschieden. In der Phase „Gelb“ entscheidet die QA über die weitere
Vorgehensweise und in der Phase „Grün“ kann der Testkoordinator selbst entscheiden oder
die Entscheidung der QA überlassen. Handelt es sich aber um ein Problem hoher Priorität so
stellt die QA eine Empfehlung aus und der CTO entscheidet zusammen mit dem PMT über
die weitere Vorgehensweise.
74
Soll der Fehler sofort entfernt werden weist der Projektleiter den zuständigen
Modulentwickler an dies zu erledigen. Dieser implementiert die Änderungen, führt Tests
durch und erstellt die dazugehörigen Testprotokolle. Nachdem die QA dies überprüft und
entsprechende Review Reports erstellt hat werden die Testprotokolle und der Software
Modification Report dem zuständigen Projektleiter übergeben. Müssen auch im User Manual
Änderungen durchgeführt werden erhält der Verfasser vom Projektmanager den benötigten
Software Modification Report nach Überprüfung. Daraufhin erhält der Koordinator vom
Projektleiter das Produkt und das Software User Manuel vom Verfasser. Im Falle der
Fehlerbehebung adaptiert der Koordinator den Arbeitsplan welcher von der QA geprüft wird.
Auch während dem Bug Fixing hat der Configuration Manager sämtliche Versionen der
Dokumente zu archivieren.
75
6 Architekturdesign
In diesem Abschnitt soll versucht werden für ein Kalendertool ein Design zu erstellen,
welches nach Möglichkeit alle Anforderungen, die in Abschnitt 3.7 und in Kapitel 5
erarbeitet wurden, erfüllt.
Weiters ist zu beachten, dass der Kalender im Team Workspace von Hyperwave eingesetzt
werden soll. Der Team Workspace ermöglicht es Benutzern einen Arbeitsbereich für eine
Gruppe oder ein Projekt selbst zu administrieren und zu nutzen. Es können verschiedene
Module, wie eben ein Shared Calendar oder eine Tasklist in den Workspace aufgenommen
und von der Gruppe verwendet werden. Außerdem gibt es eine „What’s New“ Seite, mit Hilfe
der sich die Mitglieder auf dem Laufenden halten können. Zusätzlich besitzt jeder User eine
„My Workspaces“ Seite mittels der er herausfinden kann, welchen Arbeitsgruppen er
angehört.
Beim Kalender werden dem Benutzer mehrere Ansichten zur Verfügung gestellt. Fünf
Ansichten zur Darstellung der Termine, die Filteransicht, die Optionsansicht und eine Ansicht
zur Suche. Die Darstellung der Termine kann in einer Tages-, zwei Wochen-, einer Monatsund einer Jahresansicht erfolgen. Auf die Eigenheiten der einzelnen Ansichten wird später in
diesem Kapitel noch genau eingegangen.
Der Bildschirm wird in einen Navigationsbereich, einen Aufgabenbereich, einen Bereich für
den Ansichtswechsel und die aktuelle Ansicht unterteilt (siehe Abb. 6.1.). Welche Daten in
den einzelnen Bereichen dargestellt werden soll im folgenden besprochen werden.
Ansichtswechsel
Aufgabenbereich
Navigationsbereich
aktuelle
Ansicht
[Abb. 6.1.] Bildschirmaufteilung
6.1 Ansichtswechsel
[Abb. 6.2.] Ansichtswechsel
In diesem Bereich kann der Benutzer mittels eines Mausklicks zur gewünschten Ansicht
wechseln, wobei die aktuelle Ansicht als solche hervorgehoben und nicht wählbar ist. Wie
bereits erwähnt ist die Wochenansicht in zwei verschiedenen Formen (tabellarisch und in
Listenform) möglich. Wählt der Benutzer „Month“ aus, so wird im die letzte Ansichtsform
dargeboten. Das Wechseln zwischen tabellarischer und listenförmiger Darstellung ist im
Navigationsbereich der Monatsansicht möglich. Auf die beiden Ansichtsmöglichkeiten und
76
das Wechseln zwischen Listenform und tabellarischer Anzeige gehe ich in den Kapiteln 6.3
und 6.4.2 ein. Jede der gewünschten Ansichten wird im Bereich für die aktuelle Ansicht
dargestellt. Eine Ausnahme bildet nur die Suche, welche in einem eigenem Fenster erfolgt.
Die Suchfunktionen werden am Ende dieses Kapitels genauer behandelt.
6.2 Aufgabenbereich
[Abb. 6.3.]
Aufgabenleiste
In diesem Bereich werden die aktuellen Aufgaben, welche der
Benutzer in seiner ToDo Liste sieht, aufgelistet. Hierbei werden nur
Einträge angezeigt, die bereits begonnen haben und noch nicht
erledigt sind. Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum bereits überschritten
ist, werden hervorgehoben. Der Benutzer kann selbst auswählen,
welche Informationen im Kalender angezeigt werden (siehe unter
Optionen) und durch Mausklick auf eine bestimmte Aufgabe, direkt
zu diesem Eintrag in der ToDo Liste wechseln. Auch die Sortierung
der Aufgaben kann der User ändern. So kann die Auflistung nach
Fälligkeit, Beginn, Priorität oder ähnlichem sortiert werden. Sollte
einen Aufgabe für mehrere Personen sichtbar sein, so wird dies
mittels eines Icons angezeigt.
6.3 Navigationsbereich
Welche Elemente im Navigationsbereich angezeigt werden hängt stark von der aktuellen
Ansicht ab (siehe Abb. 6.4. – 6.8.). Dem Benutzer ist es immer möglich, einfach zum
aktuellen Tag zu wechseln. Bei der Tages- und Wochenansicht kann er außerdem einen Tag
des aktuellen Monats in der Kleindarstellung des Monats auswählen oder oberhalb der
Monatsdarstellung monatsweise weitergehen. Die verschiedenen Farbe der Tage des Monats
deuten an, ob es sich um den aktuellen Tag, einen Feiertag oder einen Tag, an dem ein Termin
eingetragen ist, handelt. Zudem kann der User mittels Dropdownmenü einen Tag wählen, der
angezeigt werden soll. Drückt der Benutzer den „Select Day“ Knopf, so wird ein neues
Fenster geöffnet (siehe Abb. 6.9.). In diesem Fenster kann er einen beliebigen Tag auswählen,
der dann angezeigt wird. Befindet er sich bei der Auswahl eines Tages mittels
Dropdownmenü oder dem „Select Day“ Knopf in der Jahresansicht, in den Filtereinstellungen
oder bei den Optionen, so wird der gewünschte Tag in der zuletzt gewählten Ansicht
dargestellt. Außer in diesen drei Ansichten kann der Benutzer einfach mittels Mauseklick
einen neuen Kalendereintrag erstellen.
77
[Abb. 6.4.]
[Abb. 6.5.]
[Abb. 6.6.]
[Abb. 6.7.] [Abb. 6.8.]
Tagesansicht Wochenansicht Monatsansicht Jahresansicht
Filter Optionen
[Abb. 6.9.]
Tageswahl
6.4 Aktuelle Ansicht
In diesem Bereich werden entweder die Termine in den bereits erwähnten Formen dargestellt
oder dem Benutzer Formulare zur Verfügung gestellt, um Filtereinstellungen vorzunehmen
oder Grundoptionen des Kalenders zu ändern. Im folgenden werden die Ansichten und
Formulare durchbesprochen.
6.4.1 Tagesansicht
In der Tagesansicht (siehe Abb. 6.10.) werden die Termine des gewählten Tages dargestellt.
Der User hat bei den Optionen die Möglichkeit den dargestellten Zeitbereich und die
Unterteilungsfeinheit einzustellen. In unserem Beispiel wurde die Unterteilung auf eine
Stunde festgelegt. Links und rechts neben der Datumsanzeige kann der User zum vorigen
bzw. nächsten Tag wechseln. Durch Anklicken einer bestimmten Stunde (zum Beispiel
„11:00“) wird ein Formular zur Eingabe eines neuen Termins angezeigt (siehe Abschnitt
6.5.1), wobei der Start des Termins automatisch auf die gewählte Zeit gesetzt wird. Wählt der
Benutzer einen Termin aus, so wird dieser in einem eigenen Fenster angezeigt (siehe
Abschnitt 6.5.2). Der unterschiedliche Hintergrund der einzelnen Termine deutet auf den
„Besitzer“ des Termins hin. So ist der hellblau hinterlegte Termin (Vorstellung) einer des
Users und der hellgrün hinterlegte (Jour Fix) einer seiner Mitarbeiter. Die einzelnen Farben
können vom Benutzer bei den Filtereinstellungen (siehe Abschnitt 6.4.5) festgelegt werden.
Weiters werden wiederholenden, private und öffentliche Termine durch geeignete Icons
gekennzeichnet. Auch den verschiedenen Typen von Terminen (Geburtstag usw.) können
Icons zugewiesen werden. Kalendereinträge die sich über den gesamten Tag erstrecken
werden vor dem Stundenraster als Liste dargestellt. Auch diese kann sich der User per
Mausklick in einem eigenen Fenster darstellen lassen. Können nicht alle Termine angezeigt
werden, so erscheint ein Icon, welches dies anzeigt. Bei Klick darauf werden sämtliche
Termine in der listenförmigen Wochenansicht angezeigt. Eintreten kann dies, wenn zum
Beispiel sehr viele Termine zum gleichen Zeitpunkt eingetragen sind.
78
[Abb. 6.10.] Tagesansicht
6.4.2 Wochenansicht
Wie schon mehrmals erwähnt ist die Wochenansicht in zwei Formen verfügbar. Für die
tabellarische Form (siehe Abb. 6.11.) gilt annähernd das selbe wie für die Tagesansicht, nur
dass neben der Datumsanzeige zur nächsten bzw. vorigen Woche gesprungen werden kann.
Außerdem wird der Titel meistens abgeschnitten werden müssen, da der Platz nicht reicht.
Dieses Problem kann aber auch in der Tagesansicht auftreten. Aus Platzgründen kann es
zudem vorkommen, dass nur die Startzeit des Termins angezeigt wird, nicht aber das Ende.
Auch hier kann es geschehen, dass nicht alle Termine angezeigt werden können, was gleich
wie bei der Tagesansicht gelöst wird.
[Abb. 6.11.] Wochenansicht in Tabellenform
In der listenförmigen Ansicht (siehe Abb. 6.12.) werden die Termine, nach Beginnzeit sortiert,
untereinander dargestellt. Auch bei dieser Ansicht gilt für die Hintergrundfarben der Termine
und die angezeigten Icons das gleiche wie bei der Tagesansicht.
[Abb. 6.12.] Wochenansicht in Listenform
79
Bei beiden Ansichten hat der Benutzer die Möglichkeit durch Anklicken eines bestimmten
Wochentags diesen in der Tagesansicht anzeigen lassen.
6.4.3 Monatsansicht
In der Monatsansicht (siehe Abb. 6.13.) wird ein gesamter Kalendermonat mit dessen
Terminen angezeigt. Der User kann bei der Monatsanzeige zum vorigen bzw. nächsten Monat
springen. Mittels Anklicken eines bestimmten Kalendertages wird zur Tagesansicht des
gewählten Tages gewechselt und auf der rechten Seite hat der User die Möglichkeit die
betreffende Woche in der Wochenansicht darstellen zu lassen. Klickt der Benutzer auf „App“
wird das Eingabeformular für einen neuen Termin geöffnet (siehe Abschnitt 6.5.1). Der
aktuelle Tag und Feiertage werden durch vom User einzustellende Hintergrundfarben
hervorgehoben und die Hintergrundfarbe der Termine und angezeigten Icons verhalten sich
gleich wie bei der Tagesansicht.
[Abb. 6.13.] Monatsansicht
6.4.4 Jahresansicht
In der Jahresansicht (siehe Abb. 6.14.) werden die Termine nicht explizit angezeigt, sondern
nur die einzelnen Monate in einer Miniaturansicht dargestellt. Der Benutzer kann bei der
Jahresanzeige zum vorigen bzw. nächsten Jahr wechseln. Des Weiteren kann er einen
bestimmten Monat durch Anklicken in der Monatsdarstellung anzeigen lassen. Das selbe gilt
auch für die Wochendarstellung (Pfeil links neben jeder Woche). Die Tagesansicht ist über
den Link der einzelnen Tage erreichbar.
80
[Abb. 6.14.] Jahresansicht
In Abb. 6.15. und 6.16. sind zwei Beispiele gegeben was die einzelnen Hintergrundfarben der
Tage, welche vom Benutzer frei definierbar sind, ausdrücken:
o Blau (Abb. 6.15. 1.Dez.): An diesem Tag ist kein Termin eingetragen
o Hellrot (Abb. 6.15. 5.Dez. / 8.Dez.): Sonn- und Feiertage
o Orange (Abb. 6.15. 13.Dez.): Kennzeichnet das aktuelle Datum
o Hellblau (Abb. 6.15. 29.Dez.): Tag an dem Termine eingetragen sind
o Dunkles Gelb (Abb. 6.16. 13.Dez.): Kennzeichnet das aktuelle Datum mit Terminen
o Dunkelrot (Abb. 6.65. 5.Dez. / 8.Dez.): Sonn- und Feiertage mit Terminen
[Abb. 6.15.] Monat in der Jahresansicht Bsp.1 [Abb. 6.16.] Monat in der Jahresansicht Bsp.2
6.4.5 Filter
Mit diesem Formular (siehe Abb. 6.17.) ist es dem User möglich die angezeigten Termine
einzuschränken. Mit dem „Remove user“ Button können Benutzer komplett entfernt werden,
oder durch Auswahl der Checkboxen die anzuzeigenden Terminarten gewählt werden. Über
„Select Colour“ kann jedem User eine Terminhintergrundfarbe, wie bereits bei der
Tagesansicht erwähnt, zugewiesen werden. Am Ende des Formulars kann der User mit Hilfe
der Buttons neue Benutzer oder Benutzergruppen („Collaborators“) aus seinem Adressbuch
hinzufügen, die momentane Einstellung als Default speichern oder auch die Änderungen
bestätigen. Nach Drücken des „Done“ Buttons wird automatisch die letzte Ansicht dargestellt.
81
[Abb. 6.17.] Filter
6.4.6 Optionen
Mit Hilfe des in Abb. 6.18. dargestellten Formulars kann der Kalender den Bedürfnissen des
Benutzers angepasst werden. Im ersten Bereich („Calendar“) kann festgelegt werden mit
welcher Ansicht der Kalender startet, mit welchem Wochentag die Woche beginnt, ob eine 12
oder 24 Stunden Uhr verwendet werden soll und in welcher Zeitzone sich der User befindet.
Weiters kann hier die Aufgabendarstellung konfiguriert werde. Unter „Calendar Views“
werden der Beginn eines Tages, das Ende eines Tages und die Feinheit der Unterteilung
festgelegt. Weiters kann der User hier die Hintergrundfarben der Tage, bei der
Miniaturansicht der Monate, festlegen (siehe Abb. 6.19.). Die „Appointment“ Einstellungen
umfassen das Eingeben neuer Orte (siehe Abb. 6.20.), an denen Treffen abgehalten werden
können, das Hinzufügen von neuen Termintypen (erfolgt auf die selbe Weise wie beim
Hinzufügen der Orte – Abb. 6.20.), die standardmäßig zu verwendende Termindauer, der
Termintyp der voreingestellt sein soll und die typische Rechtevergabe (siehe Abb. 6.21.). Im
Abschluss kann unter „Reminder“ eine E-Mail-Adresse angegeben werden an die
normalerweise die ErinnerungsE-Mails gesandt werden. Mit „Cancel“ oder „Done“ wird die
letzte Terminansicht wieder angezeigt und die Änderungen verworfen oder übernommen.
Außerdem können die Optionen gespeichert werden oder diese Defaultwerte wieder geladen
werden.
82
[Abb. 6.18.] Optionen
Die Bedeutung der Hintergrundfarben wurde bereits bei der Jahresansicht (Abschnitt 6.4.4)
besprochen. Die Orte an denen Treffen stattfinden kann der Benutzer entweder hier unter
Optionen festlegen oder direkt bei der Termineingabe definieren (siehe Abschnitt 6.5.1).
Mögliche Rechte, die den Mitarbeitern gegeben werden können, sind Leserechte, das Rechte
Termine zu ändern oder auch Termine zu löschen. Die Auswahl der Benutzer oder
Benutzergruppen erfolgt, wie bei den Filtereinstellungen, über das Adressbuch.
83
[Abb. 6.19.] Farbenauswahl
[Abb. 6.20.] Orte
[Abb. 6.21.] Rechte
6.5 Termin
In diesem Abschnitt wird besprochen, wie der Benutzer neue Termine erstellen, bestehende
Termine betrachten und editieren kann. Für alle Aktionen wird ein neues Browserfenster
geöffnet.
6.5.1 Neuer Termin
Das Formular in Abb. 6.22. dient dem Benutzer zur Eingabe neuer Termine. Auf der linken
Seite des Bildschirms bekommt der User die bereits eingetragenen Termine des Tages
angezeigt, damit er einfacher einen freien Zeitbereich für den neuen Termin findet. Neben
dem Tag, dem Zeitpunkt und der Dauer des Termins muss auch eine Terminart ausgewählt
werden. Anstelle der Dauer kann der Benutzer auch eine Endzeit definieren. Mit dem Button
„Automatic Day/Time Selection“ wird das System aufgefordert automatisch einen geeigneten
Zeitpunkt für den Termin zu suchen. Optional kann der Benutzer noch einen Titel, einen Ort
und Notizen eintragen. Wird kein Titel eingetragen so erscheint „Not defined“ in diesem Feld.
Der Ort des Treffens kann aus einer Liste ausgewählt werden, oder ein neuer Ort kann
eingetragen werden, der dann in die Liste der Orte aufgenommen wird. Weiters können noch
beliebige Dateien als Attachment an den Termin angehängt werden.
Wie in Abb. 6.23. dargestellt, können Terminwiederholungen bis zu einem bestimmten
Datum oder für immer definiert werden. Es können folgende Wiederholungen ausgewählt
werden:
day
Mon
month
week
First
Tue
second month
Every
month
Second Wed
third month
Every second
year
oder Third Thu of the month every forth month
Every third
Mon, Wed, Fri
Fourth Fri
sixth month
Every forth
Tue, Thu
Last
Sat
eighth month
Sat, Sun
Sun
year
Mon - Fri
84
[Abb. 6.22.] Neuer Termin
[Abb. 6.23.] Wiederholung
85
Abb. 6.24. zeigt die Erinnerungsfunktion, mittels der sich der Benutzer zwischen 5 Minuten
und 2 Wochen vor einem Termin mittels E-Mail erinnern lassen kann.
[Abb. 6.24.] Erinnerung
Sollen auch andere User zu einem Termin eingeladen werden, so kann der Benutzer diese aus
seinem Adressbuch auswählen oder deren E-Mail – Adresse angeben (siehe Abb. 6.23.). Allen
eingeladenen Usern wird ein E-Mail mit der Einladung zugesendet.
[Abb. 6.25.] Einladung
6.5.2 Terminansicht – Termin bearbeiten
Klickt der Benutzer in einer der Kalenderansichten auf einen bestehenden Termin so
werden die Daten dieses Termins angezeigt
(siehe Abb. 6.24.). Wurde er zu diesem
Termin eingeladen, so hat er zusätzlich die
Möglichkeit die Einladung anzunehmen,
abzulehnen
oder
er
kann
einen
Alternativtermin
vorschlagen.
Ein
vorgeschlagener Alternativtermin wiederum
kann
vom
Besitzer
des
Termins
angenommen oder abgelehnt werden. Wird
der Alternativtermin abgelehnt, bekommt
nur
der
Vorschlagende
eine
Benachrichtigung, wohingegen bei einer
Annahme der Verschiebung sämtliche
eingeladenen
Personen
über
die
Verschiebung informiert werden und der
Status aller auf „Unbekannt“ zurückgesetzt
wird.
Das Formular zum Ändern von Terminen ist
[Abb. 6.26.] Terminansicht
86
dem zum Erzeugen von Terminen sehr ähnlich (siehe Abschnitt 6.5.1). Ändert der Benutzer
einen wiederholenden Termin, kann er wählen, ob nur dieser eine Termin geändert werden
soll, oder die gesamte Terminserie. Auch beim Löschen ist es möglich die gesamte Serie zu
löschen, oder nur einen einzelnen Termin aus der Serie.
6.6 Suche
Mit Hilfe der Suchoption kann der Benutzer eingetragene Termine nach bestimmten Kriterien
suchen und diese dann anzeigen lassen. Das Suchfenster erscheint, wie das Erstellen von
Terminen, in einem eigenen Fenster.
6.6.1 Suchparameter - Suchergebnisse
Als Suchparameter (siehe
Abb. 6.27.)
wird
zuerst
definiert
in
welcher
Zeitspanne gesucht wird. Der
Benutzer kann entweder alle
Termine, alle zukünftigen oder
alle vergangenen Termine
durchsuchen. Er kann eine
bestimmte
Anzahl
von
Wochen
vorgeben,
die
durchsucht werden sollen
(vergangene oder zukünftig),
oder aber auch ein Start- und
Enddatum angeben, welche
die Suche begrenzen. Danach
kann der Benutzer festlegen,
dass nur nach bestimmten
Termintypen gesucht werden
soll. Zuletzt gibt der User den
Text an der im Titel und/oder
der Location vorkommen soll.
[Abb. 6.27.] Suche
Die Ergebnisse der Suche
werden wie in Abb. 6.28.
dargestellt. Klickt der User auf
einen bestimmten Termin,
wird dieser angezeigt (siehe
Abschnitt 6.5.2).
[Abb. 6.28.] Suchergebnisse
87
7 Klassen
Im ersten Abschnitt dieses Kapitels werden die Funktionen, die ein Kalender anbieten muss,
angeführt. Der zweite Abschnitt bespricht kurz die benötigten Klassen für die
Implementierung. Und im letzten Abschnitt wird das Zusammenspiel der Klassen gezeigt.
Beim Erarbeiten der benötigten Funktionen eines Kalenders und beim Design der Klassen
wurde besonders darauf geachtet, dass sich das gesamte Konzept leicht mit Hyperwave
Dokumentklassen realisieren lässt. Dokumentklassen ermöglichen es dem Entwickler neue
Dokumenttypen für seine Anwendung zu definieren. Für viele Applikationen reichen zwar die
Standardtypen wie zum Beispiel Collection, Multicluster und Document. Benötigt eine
Anwendung aber Dokumente mit zusätzlichen Eigenschaften kann der Entwickler eine neue
Dokumentklasse von einer der Basisklassen ableiten und dieser die gewünschte Funktionalität
hinzufügen. Die Basisklassen sind: Object, Document und Collection.
Ein einfaches Beispiel für Dokumentklassen ist ein „Abwesenheitsdokument“ für Angestellte
einer Firma. Als Basisklasse wird Object gewählt. Diesem werden bestimmte Attribute, wie
Name, Vertretung, Grund und Zeitraum hinzugefügt, nach denen der Benutzer beim Erstellen
eines „Abwesenheitsdokuments“ automatisch gefragt wird. Weiters wird eine Funktion
erstellt, die nach dem Kreieren eines neuen Objekts ein E-Mail an all Mitarbeiter sendet,
welches diese über die Abwesenheit des Kollegen informiert. Auch die Standarddarstellung
kann vom Entwickler verändert werden.
Somit lässt sich die Funktionalität des Servers in wenigen Schritten erweitern.
7.1 Benötigte Funktionen eines Kalenders
Funktion 1 – Kalendereintrag hinzufügen
Vorbedingung:
Eingabe:
Schreibrechte für den Zielkalender
Action:
Kalendereintrag am Server speichern und die eingeladenen User
benachrichtigen
Kalenderansicht aktualisieren
Daten
Benötigt: „Pfad“ zum Zielkalender
eines
Titel
Termins:
Datum
Startzeit
oder Ganztagstermin
Endzeit oder Dauer
Zugriffsrechte (Private / Öffentlich)
Optional: Ort
Termintyp
Dateianhang
Beschreibung
Erinnerung (E-Mailadresse und Zeitpunkt)
Wiederholung
Einladungen (E-Mailadresse, Nachname, Vorname
und Benutzername wenn vorhanden)
88
Funktion 2 – Kalendereintrag bearbeiten
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Benutzer hat einen Kalendereintrag ausgewählt und Schreibrechte
Geänderten Daten des Kalendereintrags
Bestätigung des Users den Eintrag zu ändern
Kalendereintrag am Server aktualisieren
Falls andere Benutzer eingeladen sind diese informieren
Funktion 3 – Wiederholenden Termin bearbeiten
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Benutzer hat einen wiederholenden Kalendereintrag ausgewählt und
Schreibrechte
Geänderten Daten des Kalendereintrags
Benutzerentscheidung alle Termine, alle vergangenen Termine, alle
zukünftigen Termine oder nur den aktuellen Termin zu ändern
Kalendereintrag am Server aktualisieren
Funktion 4 – Kalendereintrag löschen
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Benutzer hat einen Kalendereintrag ausgewählt und Schreibrechte
Bestätigung des Users den Eintrag zu löschen
Kalendereintrag am Server löschen
Funktion 5 – Wiederholenden Termin löschen
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Benutzer hat einen wiederholenden Kalendereintrag ausgewählt und
Schreibrechte
Benutzerentscheidung alle Termine, alle vergangenen Termine, alle
zukünftigen Termine oder nur den aktuellen Termin zu löschen
Kalendereintrag am Server aktualisieren oder löschen
89
Funktion 6 – Suche nach Terminen
Vorbedingung:
Eingabe:
Keine
Action:
Suche nach entsprechenden Terminen durchführen
Anzeige des Suchergebnisses
Suchkriterien: Benötigt: Zeitspanne für Suche
Optional: Titel
Ort
Termintyp
Kalender in denen gesucht werden soll
Funktion 7 – Benutzereinstellungen setzen
Vorbedingung:
Eingabe:
Keine
Benutzer
Einstellungen:
Kalender:
Kalender
Ansichten:
Termine:
Erinnerung:
Action:
Standardansicht
Erster Tag der Woche
12- oder 24-Stunden Uhr
Zeitzone
Startzeit des Tages
Endzeit des Tages
Feinheit der Unterteilung des Tages
Hintergrundfarbe des aktuellen Tages,
von Sonn- und Feiertagen, von Tagen mit
geplanten Terminen ...
Mögliche Orte
Mögliche Termintypen
Standarddauer
Standardtermintyp
Standardrechte
Standardemailadresse
Speichern der Einstellungen am Server
Kalenderansicht aktualisieren entsprechend den neuen Einstellungen
Funktion 8 - Filtereinstellungen
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Keine
Auswahl der Termintypen und dazugehörigen Kalender die angezeigt
werden sollen
Farbeinstellungen für die unterschiedlichen Kalender
Benutzerentscheidung ob die neuen Filtereinstellungen als Standard
gespeichert werden sollen
Speichern der Filtereinstellungen am Server, falls diese als Standard
übernommen werden sollen
Kalenderansicht aktualisieren entsprechend den Filtereinstellungen
90
Funktion 9 – Löschen aller Termine, die vor einem bestimmten Zeitpunkt stattfanden
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Keine
Datum bis zu dem die Termine gelöscht werden sollen
Auswahl der Kalender aus denen Termine gelöscht werden sollen
Bestätigung des Benutzers, alle älteren Termine zu löschen
Entfernen aller entsprechenden Kalendereinträge auf die der Benutzer
Schreibzugriff hat
Funktion 10 – Automatisches Löschen aller Termine, die vor einem bestimmten
Zeitpunkt stattfanden durch den Administrator
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Administratorberechtigung des Benutzers
Zeitraum bis zum ältesten Termin der nicht gelöscht werden soll
Wiederholungszeitraum des Löschvorgangs
Entfernen aller älteren Kalendereinträge vom Server
Wiederholung des Löschvorgangs entsprechend der Wiederholungsregel
Funktion 11 – Löschen aller Daten eines Kalenders durch den Administrator
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Administratorberechtigung des Benutzers
Benutzername
Bestätigung des Löschvorgangs durch den Administrator
Entfernen des Kalenders und seiner Daten vom Server
Funktion 12 – Suchen eines geeigneten Zeitpunkts für einen Termin
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Keine
Zeitperiode in dem der Termin stattfinden soll
Dauer des Termins
Beteiligte Personen
Suche nach möglichen Terminen durchführen
Anzeige des Suchergebnisses
Funktion 13 – Kalendereintrag anzeigen
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Keine
Ansichtsart
Datum
Anzuzeigende Kalender
Filtereinstellungen
Suche nach den anzuzeigenden Kalendereinträge
Ausgabe entsprechend der Filtereinstellungen und Ansichtsart
91
Funktion 14 – Kalendereinträge importieren
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Schreibrechte für den Zielkalender
Format der vorliegenden Daten
Daten im angegebenen Format
Kalender in den die Daten importiert werden sollen
Importieren der Daten
Ausgabe der aufgetretenen Fehler aufgrund von fehlerhaften Daten
Funktion 15 – Kalendereinträge exportieren
Vorbedingung: Keine
Format, in dem die Daten exportiert werden sollen
Eingabe:
Zeitintervall, dass exportiert werden soll
Filtereinstellungen (optional)
Exportieren der Daten
Action:
Rückgabe der Datei mit den Kalenderdaten
Funktion 16 – Neuen Kalender erstellen
Vorbedingung: Entsprechende Rechte zum erstellen eines neuen Kalenders
Name des neuen Kalenders
Eingabe:
Erstellen des neuen Kalenders
Action:
Funktion 17 – Neuen Kalendercontainer erstellen
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Entsprechende Rechte zum erstellen eines neuen Kalendercontainers
Name des neuen Kalendercontainers
Erstellen des neuen Kalendercontainers
Funktion 18 - Benutzern Rechte für das Abonnement eines Kalenders geben
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Entsprechende Zugriffsrechte auf den Kalender
Kalender für den die Zugriffsrechte gesetzt werden sollen
Benutzer und deren Rechte
Setzen der Zugriffsrechte auf dem Kalender
Funktion 19 – Benutzern Rechte für das Abonnement eines Kalendercontainers geben
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Entsprechende Zugriffsrechte auf den Kalendercontainer
Kalendercontainer für den die Zugriffsrechte gesetzt werden sollen
Setzen der Zugriffsrechte auf dem Kalendercontainer
92
Funktion 20 – Kalender zum Kalendercontainer hinzufügen (Abonnement eines
Kalenders)
Vorbedingung: Zugriffsrechte des Benutzers auf den Kalender und den Kalendercontainer
Kalender der hinzugefügt werden soll
Eingabe:
Kalendercontainer zu dem der Kalender hinzugefügt werden soll
Hinzufügen des Kalenders zum Kalendercontainer
Action:
Funktion 21 - Kalendercontainer zum Kalendercontainer hinzufügen (Abonnement
eines Kalenders)
Vorbedingung: Zugriffsrechte des Benutzers auf die beiden Kalendercontainer
Kalendercontainer der hinzugefügt werden soll
Eingabe:
Kalendercontainer zu dem der zweite Kalendercontainer hinzugefügt
werden soll
Hinzufügen des einen Kalendercontainers zum anderen
Action:
Funktion 22 – Einem Termin zusagen
Vorbedingung: Auswahl des Termins durch den Benutzer
Einladung zum Termin
Keine
Eingabe:
Setzen des Benutzerstatus auf „Zugesagt“
Action:
Funktion 23 – Einen Termin absagen
Vorbedingung:
Eingabe:
Action:
Auswahl des Termins durch den Benutzer
Keine
Setzen des Benutzerstatus auf „Abgelehnt“
Funktion 24 – Alternativdatum für einen Termin vorschlagen
Alternativdatum, -zeit, -dauer und –ort
Eingabe:
Setzen des Benutzerstatus auf „Alternativ“
Action:
Informieren des Eigentümers des Termins über den Alternativtermin
Funktion 25 – Erinnerung für einen „fremden“ Termin setzen
Erinnerungsdaten (E-Mailadresse und Zeitpunkt)
Eingabe:
Hinzufügen des Alarms zum Kalendereintrag
Action:
93
Funktion 26 – Spezielle Zugriffsrechte für einen Kalendereintrag setzen
Eigentümer des Kalendereintrags oder entsprechende Rechte
Eingabe:
Setzen der Zugriffsrechte
Action:
Funktion 27 - Spezielle Zugriffsrechte eines Kalendereintrag ändern
Eingabe:
Ändern der Zugriffsrechte
Action:
Funktion 28 - Spezielle Zugriffsrechte eines Kalendereintrag entfernen
Keine
Eingabe:
Entfernen der Zugriffsrechte für andere Benutzer
Action:
Funktion 29 – Mögliche Kalender(container) für ein Abonnement ermitteln
Vorbedingung: Keine
Keine
Eingabe:
Suche nach entsprechenden Kalendern und Kalendercontainern
Action:
Ausgabe der gefundenen Kalender und Kalendercontainer
7.2 Benötigte Klassen
In diesem Abschnitt werden die Klassen aufgezählt, welche benötigt werden um die zuvor
angeführten Funktionen eines Kalenders zu erfüllen
7.2.1 Klasse CalendarVisualization
Diese Klasse ist für die Visualisierung des Kalenders zuständig. Sie stellt Methoden zur
Verfügung, welche die verschieden Ansichten generieren, Termine anzeigen und Formulare
erzeugen um neue Kalendereinträge zu erstellen oder zu bearbeiten. Außerdem werden
Methoden benötigt, welche Eingabeformulare für die Filtereinstellungen, die
Standardeinstellungen und die Suche zur Verfügung stellen. Auch die Suchergebnisse werden
von dieser Klasse visualisiert.
Die Klasse CalenderVisualization kommuniziert vorwiegend mit den Klassen
CalenderContainer und Appointment. Die benötigten Daten für die verschiedenen Ansichten
erhält die Visualisierung vom CalenderContainer. Bei der Eingabe eines neuen Termins
94
erstellt die Visualisierung ein neues Appointment Objekt und übergibt dieses an den
CalenderContainer. Ähnlich funktioniert das Ändern eines Kalendereintrags. Die
Visualisierung erhält vom CalenderContainer das ursprüngliche Appointment Objekt, ändert
dieses entsprechend den Benutzereingaben und übergibt es wieder dem CalenderContainer.
7.2.2 Klasse CalendarContainer
Die Klasse CalenderContainer besitzt die gleichen Methoden wie die Klasse Calender. Sie ist
dafür zuständig alle Anfragen von der Visualisierung an die entsprechenden Calender Objekte
weiterzuleiten, die erhaltenen Ergebnisse zusammenzufassen und an die Visualisierung
zurückzugeben.
7.2.3 Klasse Calendar
Diese Klasse entspricht einem Kalender. Sie stellt zum Einen Methoden zum Einfügen neuer
Kalendereinträge, zum Ändern bestehender Eintrage und zum Löschen von Terminen zur
Verfügung. Bei diesen Methoden ist die Klasse nur für die Speicherstruktur zuständig. Zum
anderen werden Methoden für die Suche und das Definieren von Standardtermintypen und
Standardterminorten zur Verfügung gestellt.
7.2.4 Klasse Appointment
Die Appointment Klasse hält die Daten eines Kalendereintrags. Sie stellt Methoden zum
Setzen und zum Auslesen der einzelnen Daten zur Verfügung. Hierbei ist zu beachten, dass
ein wiederholender Termin auch nur durch einen Kalendereintrag repräsentiert wird. Daraus
folgt, dass die Klasse Appointment auch eine Methode bereitstellt, die sämtliche Instanzen
eines wiederholenden Termins zurückliefert.
7.2.5 Klasse TimeZone
Die Klasse TimeZone beinhaltet Informationen über eine Zeitzone. Sie kann zum Einen an
einen Kalendereintrag angehängt werden, falls dieser nicht in UTC-Zeit gespeichert werden
soll. Zum Anderen greift die Visualisierung auf diese Objekte zurück, falls die Anzeige nicht
in UTC-Zeit erfolgt. Wie die Appointment Klasse stellt auch die TimeZone Klasse Methoden
zum Setzen und zum Auslesen der Daten einer Zeitzone zur Verfügung.
7.2.6 Klasse AlarmComponent
Diese Klasse hält alle Daten die ein Alarm benötig. Einerseits stellt auch diese Klasse
Methoden zum Setzen und Auslesen der Daten zur Verfügung. Andererseits wird eine
Methode zum Aktivieren und eine zum Deaktivieren des Alarms bereitgestellt. Die letzten
95
beiden Methoden greifen auf Serverfunktionalität zurück, die es ermöglichen Aktionen zu
definierten Zeiten zu starten.
7.2.7 Klasse Import
Die Klasse Import stellt nur eine Methode bereit, nämlich die Import-Methode. Diese erzeugt
alle nötigen Appointment Objekte und übergibt sie der Klasse CalenderContainer zum
Einfügen.
7.2.8 Klasse Export
Wie die Import Klasse stellt auch die Export Klasse nur eine Methode zur Verfügung. Diese
ruft entsprechend den Parametern eine Suche am CalenderContainer auf und exportiert die
erhaltenen Daten.
96
7.3 Zusammenspiel der einzelnen Klassen
Import
CalendarContainer
(ckoch)
CalendarVisualization
TimeZone A
Export
...
TimeZone B
Calendar
(aGroup)
Calendar
(mrX)
Calendar
(ckoch)
Calendar
(holiday)
Appointment
Appointment
Appointment
Appointment
CalendarContainer
(myGroup)
...
Harddisk
Externe
Speicherstelle
Appointment
TimeZone
AlarmComponent
AlarmComponent
97
8 Zusammenfassung
In dieser Arbeit wurden der Begriff Groupware erläutert, existierende Cooperation Tools
vorgestellt und ein Design für einen Shared Calendar entwickelt. Wie man an den bereits
existierenden Systemen erkennt erfüllt aber kaum eines der untersuchten Programme alle
Anforderungen, welche von einer Arbeitsgruppe gestellt werden. Da das Internet als
Kommunikationsplattform stark am wachsen ist wird aber auch die Nachfragen nach
Cooperation Tools immer stärker.
Es wurde auch auf die Schwierigkeiten bei der Entwicklung von Groupware eingegangen. Ein
großes Problem bei Cooperation Tools ist, dass es von unterschiedlichsten Personen
verwendet werden soll. Das führt dazu, das es relativ schwer ist die Forderungen aller User zu
erfüllen. Was zum Beispiel ein Benutzer als absolut notwendiges Feature einstuft kann von
seinem Arbeitskollegen als nutzlos empfunden werden. Somit wächst aber wiederum die
Gefahr, dass zu viele Funktionen angeboten werden und die Benutzer für notwendige
Arbeitenschritte zu viel Zeit benötigen.
Da kein Tool alle Anforderungen erfüllen kann wird es immer wichtiger genau definierte
Standards zu befolgen. Somit kann der Benutzer mehrere unterschiedliche Groupware –
System in Kombination verwenden.
98
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http://www.ietf.org/html.charters/calsch-charter.html
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[Mail] Arbeitsgruppe Mail Informatik- und Netzwerkverein Ravensburg e.V, E-Mail,
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[NQA] NQA Hypertext Manual 4.0, Hyperwave NQA Team
[RFC-EDITOR] Request for Comments (RFCs) – Overview,
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http://www.rfc-editor.org/rfc/rfc821.txt
99
[RFC 821] David H. Crocker, STANDARD FOR THE FORMAT OF ARPA INTERNET
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[RFC 937] M. Butler, J. Postel, D. Chase, J. Goldberger, J. K. Reynolds, POST OFFICE
PROTOCOL - VERSION 2, Februar 1985
[RFC 959] J. Postel, J. Reynolds, FILE TRANSFER PROTOCOL (FTP), Oktober 1985
[RFC 977] Brian Kantor, Phil Lapsley, Network News Transfer Protocol, Februar 1986
[RFC 1036] M. Horton, R. Adams, Standard for Interchange of USENET Messages,
Dezember 1987
[RFC 1056] M. Lambert, PCMAIL: A Distributed Mail System for Personal Computers,
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[RFC 1176] M. Crispin, INTERACTIVE MAIL ACCESS PROTOCOL - VERSION 2,
August 1990
[RFC 1731] J. Myers, Carnegie Mellon, IMAP4 Authentication Mechanisms,
Dezember 1994
[RFC 1939] J. Myers, M. Rose, Post Office Protocol - Version 3, Mai 1996
[RFC 2045] N. Freed, N. Borenstein, Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME)
Part One: Format of Internet Message Bodies, November 1996
Part Two: Media Types, November 1996
[RFC 2047] K. Moore, MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) Part Three:
Message Header Extensions for Non-ASCII Text, November 1996
[RFC 2048] N. Freed, J. Klensin, J. Postel, Multipurpose Internet Mail Extensions
(MIME) Part Four: Registration Procedures, November 1996
100
Part Five: Conformance Criteria and Examples, November 1996
[RFC 2250] D. Hoffman, G. Fernando, V. Goyal, M. Civanlar, RTP Payload Format for
MPEG1/MPEG2 Video, Jänner 1998
[RFC 2326] H. Schulzrinne, A. Rao, R. Lanphier, Real Time Streaming Protocol (RTSP),
April 1998
[RFC 2445] F. Dawson, D. Stenerson, Internet Calendaring and Scheduling Core Object
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Interoperability Protocol (iMIP), November 1998
[RFC 2616] R. Fielding, J. Gettys, J. Mogul, H. Frystyk, L. Masinter, P. Leach, T.
Berners-Lee, Hypertext Transfer Protocol -- HTTP/1.1, 1999
[RFC 2813] C. Kalt, Internet Relay Chat: Server Protocol, April 2000
[vCalendar96] Roland H. Alden, Stephen J. Bartlett, Jay Batson, John Binici, Steve Carter,
Liang-Jye Chang, Andre Courtemanche, Jim Cunnie, Frank Dawson, Rik Drummond, Gavin
Eadie, Pat Egen, Randell Flint, Ben Forta, Anik Ganguly, Arvind Goyal, David Goodhand,
Steve Hanna, John Hansen, Niraj Jain, Del Jensen, Bruce M. Johnston, Dr. Mark K. Joseph,
Bruce Kahn, Don Lavange, Larry Mason, Skip Montanaro, Pete OíLeary, Ron Rassner, Vinod
Seraphin, Uppili Srivivasan, Tom Steppe, Dean Stevens, Budi Sutardja, Robert Tatar, Yvonne
Tso, Mike Weston, Steve Wincor, vCalendar The Electronic Calendaring and Scheduling
Exchange Format Version 1.0, September 1996
http://www.imc.org/pdi/vcal-10.txt
[vCalendar97] vCalendar: The Personal Calendaring and Scheduling Exchange Format,
White Paper, 1997
http://www.imc.org/pdi/vcalwhite.html
[W3C] About the World Wide Web Consortium (W3C),
http://www.w3.org/Consortium/
[Whatis] The IT-Specific encyclopedia, TechTarget.com, 1999-2000
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101
[WfMC] Introduction to the Workflow Management Coalition,
http://www.wfmc.org
[Whitaker96] Whitaker Randall, Computer Supported Cooperative Work (CSCW) and
Groupware - Overview, Definitions, and Distinctions, 1989, 1992, 1996
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[Zakon00] Robert H. Zakon,
Hobbes’ Internet
http://info.isoc.org/zakon/Internet/History/HIT.html
102
Timeline
v5.1,
1993-2000
Anhang A. Evaluierungsliste
In diesem Abschnitt wird eine Evaluierungsliste für Cooperation Tools vorgestellt. Sie
gliedert sich in mehrere Abschnitte und behandelt die gängigsten Groupware Kategorien, wie
E-Mail, Newsgroup, Shared Workspace, Chat, Audikonferenz, Videokonferenz, ToDo Liste,
Adressbuch und Kalender. In Anhang B bis G befindet sich die ausgefüllten
Evaluierungslisten für die in Kapitel 4 untersuchten Systeme.
Name des Groupware Tools: _________________________________________________
Welche der folgenden Groupware Kategorien werden unterstützt?:
E-Mail
Newsgroup
Shared Workspace
Chat
Audiokonferenz
Videokonferenz
ToDo Liste
Adressbuch
Kalender
Sonstige: ____________________________________________________________
A1
E-Mail
Falls diese Funktion angeboten wird:
Fragen zu den Daten eines Mails:
•
•
•
•
•
Wie viele Empfänger können angegeben werden?
einer mehrere
Anmerkung: ________________________________________________________
Wie viele CC-Empfänger können angegeben werden?
einer mehrere keiner
Anmerkung: ________________________________________________________
Wie viele BCC-Empfänger können angegeben werden?
Anmerkung: ________________________________________________________
Ist ein Betreff vorgesehen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Ist eine Text-Nachricht vorgesehen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
103
•
•
•
•
Wie viele Files kann man an die Nachricht anhängen?
eines mehrere keines
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Prioritäten festlegen?
ja, vordefinierte ( __ Abstufungen) ja, eigene nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man eine Benachrichtigung nach Zustellung der Nachricht verlangen?
ja, wenn Mailserver das Mail erhält ja, wenn Empfänger das Mail erhält nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Datenfelder: _________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Fragen zur Organisation der Mails und zum Umgang mit erhaltenen Mails:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Können Unterordner (z.B.: im Posteingang) erstellt werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Mails aufgrund des Absenders automatisch in bestimmte Ordner verschoben
werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Ist es möglich auf erhaltene E-Mails zu antworten?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann eine Antwort auch automatisch (z.B.: Abwesenheitsnachricht) versandt werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können erhaltene E-Mails an andere Personen weitergeleitet werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können E-Mails auch automatisch an andere Personen weitergeleitet werden
(Stellvertreter)?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man die erhaltenen E-Mails nach den vorhandenen Datenfeldern sortieren?
ja, nach allen ja, nach ________________________________________ nein
Zusätzliche Sortierung: Datum
Größe gelesen / ungelesen
Sonstige: _____________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Werden Suchoperationen angeboten?
ja nein
Wenn ja, welche?: ____________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Ist die Nutzung eines Adressbuches möglich?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
104
•
Kann man Mailinglisten (im Adressbuch) definieren und verwenden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
•
Zusätzliche Anmerkungen: _______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
A2
Newsgroup
Fragen zu den Daten einer Nachricht:
•
•
•
•
•
•
•
Kann man eine Nachricht in mehrere Newsgroups posten?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Nachrichten speziell kennzeichnen?
Frage Antwort Suche Bekanntmachung
Zusätzliche Typen: ___________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man auf andere Einträge mittels Link verweisen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Datenfelder: _________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Fragen zu den Newsgroups im Allgemeinen:
•
Muss man sich bei einer Newsgroup anmelden (subscriben)?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
105
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kann man die Postings nach den Datenfeldern, der Hierarchie und anderen Kriterien
sortieren?
Datenfelder: ja, nach allen ja, nach _____________________________ nein
Hierarchie: ja nein
Sonstige: _____________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Ist eine Volltextsuche in einer Diskussionsgruppe möglich?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man eine Benachrichtigung verlangen, wenn eine Antwort auf ein Posting
geschrieben wurde?
ja, auf eigene Postings ja, auf alle Postings nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man eigene Newsgroups anlegen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann der Zugriff auf eine Newsgroup auf bestimmte User beschränkt werden?
ja nein
Anwendung: einfach
mittel schwer zu finden
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man bestimmte Benutzer aus einer Diskussionsgruppe ausschließen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Ist es möglich einer Diskussionsgruppe eine Beschreibung zu geben?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können die Newsgroups hierarchisch angelegt werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Lassen sich alte Beiträge einer Diskussionsgruppe archivieren?
ja nein
Wenn ja: Kann man diese Beiträge trotzdem durchsuchen?: ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann der Besitzer einer Newsgroup beliebige Beiträge löschen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann der Verfasser einer Nachricht diese im Nachhinein ändern?
ja, immer ja, solange niemand darauf antwortet nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann der Verfasser einer Nachricht diese im Nachhinein löschen?
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
106
A3
Shared Workspace
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Wie wird den anderen Usern die Einladung in den Arbeitsbereich mitgeteilt?
mittels E-Mail gar nicht _________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können im Arbeitsbereich Unterverzeichnisse angelegt werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Unterbereiche auch anonymen Benutzern zugänglich gemacht werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Bericht: Kann man automatisch über Änderungen im Arbeitsbereich informiert werden?
ja nein
Wenn ja:
Wie?: per E-Mail
______________________________________________
Über welche Änderungen?: neu ändern löschen verschieben ______
Anmerkung: ________________________________________________________
Werden Änderungen beim Einstieg in den Arbeitsbereich angezeigt (z.B.: durch Icons)?
ja nein
Wenn ja:
Wie?: Icons
_________________________________________________
Welche Änderungen?: neu ändern löschen verschieben __________
Anmerkung: ________________________________________________________
Sind die verschiedenen Dateitypen leicht unterscheidbar?
ja mittel nein
Kennzeichnung durch: Icon Extension keine
Dateitypen:
Ordner HTML TXT PDF Office Bilder Video Musik
______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können bestimmte Dateitypen direkt am Server editiert werden?
ja nein
Wenn ja, welche?: HTML TXT ___________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann für Objekte ein Status gesetzt werden?
ja nein
Wenn ja
Welche?: Entwurf Fertig _____________________________________
Können Zugriffsrechte je nach Status gesetzt werden?: ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Objekte gesperrt werden (z.B.: während Änderung)?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Objekte mit Bemerkungen versehen werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
107
•
•
•
•
Können Links zu Diskussionsgruppen an ein Objekt angehängt werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Ist eine Versionierung von Objekten möglich?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können für jedes Objekt Zugriffsrechte definiert werden?
ja nein
Wenn ja, welche?: schreiben lesen verwalten _______________________
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
A4
Chat
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Gibt es ein Möglichkeit zu erfahren, wer online ist?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man andere User zu einem Chat einladen?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Hat ein Chat einen Titel oder eine Beschreibung?
Titel Beschreibung
Anwendung: einfach
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man während dem Chat an die beteiligten Personen Files senden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können mehrere Benutzer an einem Chat teilnehmen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Wenn ja:
•
Kann der Chat auf bestimmte Benutzer eingeschränkt werden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
108
•
•
•
•
Werden später kommende User über das bereits Besprochene informiert?
ja nein
Wenn ja, wie?: Protokoll ___________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Flüstern etc.?
flüstern fragen schreien ________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Benutzer aus dem Chat ausschließen (Watch List)?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
A5
Audiokonferenz
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man andere User zu einer Audiokonferenz einladen?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Hat eine Audiokonferenz einen Titel oder eine Beschreibung?
Titel Beschreibung
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man während der Audiokonferenz an die beteiligten Personen Files senden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann die Qualität der Audioverbindung verändert werden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können mehrere Benutzer an einer Audiokonferenz teilnehmen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
109
Wenn ja:
•
•
•
•
Kann die Audiokonferenz auf bestimmte Benutzer eingeschränkt werden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Flüstern (Nachricht nur an einen Benutzer)?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Benutzer aus der Audiokonferenz ausschließen (Watch List)?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
A6
Videokonferenz
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man andere User zu einer Videokonferenz einladen?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Hat eine Videokonferenz einen Titel oder eine Beschreibung?
Titel Beschreibung
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man während der Videokonferenz an die beteiligten Personen Files senden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann die Qualität der Videoverbindung verändert werden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können mehrere Benutzer an einer Videokonferenz teilnehmen?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
110
Wenn ja:
•
•
•
•
Kann die Videokonferenz auf bestimmte Benutzer eingeschränkt werden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man flüstern (Nachricht nur an einen Benutzer)?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Benutzer aus der Videokonferenz ausschließen (Watch List)?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
A7
ToDo Liste
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Kategorien definiert werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann einer Aufgabe ein Verantwortlicher zugewiesen werden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann einer Aufgabe eine Ansprechperson zugewiesen werden?
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Start- und Fälligkeitsdatum definiert werden?
Startdatum Fälligkeitsdatum
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann automatisch ein Kalendereintrag zum Fälligkeitstermin generiert werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
111
•
•
•
•
•
•
Können Aufwandsdaten erfasst werden?
geschätzter Aufwand tatsächlicher Aufwand nein
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Fortschrittsdaten erfasst werden?
in Prozent nein _______________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Files an einen ToDo – Eintrag angehängt werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Notizen zu einem ToDo – Eintrag gemacht werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Zugriffsrechte für eine Aufgabe definiert werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
A8
Adressbuch
•
•
•
Welche der folgenden Datenfelder sind vorhanden?
Vor- und Nachname Anrede Adresse ( __ mal) Telefonnummer ( __ mal)
E-Mail ( __ mal) Faxnummer ( __ mal) Spitzname Geburtstag Notiz
________________________________________________________________
Eintragstyp: keiner Person Gruppe ______________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Gibt es öffentliche Einträge?
ja nein
Wenn ja:
Gibt es einen Verantwortlichen?: ja nein
Sind diese Einträge speziell gekennzeichnet?: Icons ja, ___________ nein
Können diese Einträge ins eigene Adressbuch kopiert werden?: ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
112
A9
Kalender
•
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Titel Datum Startzeit Endzeit Dauer Notiz
________________________________________________________________
Ort: vordefinierte selbst definierbar nein
Art: vordefinierte selbst definierbar nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Ganztagstermine definiert werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Files an einen Kalender – Eintrag angehängt werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Können andere User zu einem Termin eingeladen werden?
ja nein
Wenn ja:
mittels E-Mail mittels Eintrag in dessen Kalender
_______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man anderen Usern Zugriffsrechte auf einen Termin geben?
ja nein
Wenn ja, welche?: lesen schreiben _________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Gibt es eine Erinnerungsfunktion?
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: __________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Wie?: E-Mail SMS _________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Gibt es wiederholende Termine?
ja nein
Wenn ja:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Löschen?: alle einzelnes Element
Ändern?: alle einzelnes Element
Anmerkung: ________________________________________________________
113
•
•
•
•
•
Welche Kalenderansichten stehen zur Verfügung?
Tag Woche - Liste Woche - Tabelle Monat Jahr
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man nach Terminen suchen?
ja nein
Wenn ja:
Nach welchen Kriterien?: Zeitspanne Titel Ort Art
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Welche der folgenden Defaultwerte und Optionen können festgelegt werden?
Termindauer Terminrechte Kalenderansicht Zeitzone
Erster Tag der Woche Tagesbeginn Tagesende 12-/24-Stunden Uhr
Intervalleinteilung eines Tages E-Mail Adresse für Erinnerungsfunktion
________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Können Kalender anderer Benutzer eingesehen werden?
ja nein
Wenn ja:
Können Filter gesetzt werden?: User Art
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
A 10 Sonstige Features
•
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________ _ _ _
114
Anhang B. Evaluierungsliste: BSCW
Name des Groupware Tools: BSCW – Basic Support for Cooperative Work
E-Mail
Newsgroup
Shared Workspace
Chat
Audiokonferenz
Videokonferenz
ToDo Liste
Adressbuch
Kalender
Sonstige: ____________________________________________________________
B1
Newsgroup
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Typen: Notiz | Pro | Contra | Ärger | Wichtig! | Idee!
Anmerkung: Icons weisen auf den Typ der Nachricht hin
ja nein
Anmerkung: Das Antworten auf Nachrichten wird ermöglicht. Daraus ergibt sich eine
hierarchische Darstellung.
Zusätzliche Datenfelder: ______________________________________________ _ _ _
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
115
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
sortieren?
Datenfelder: ja, nach allen ja, nach Betreff nein
Hierarchie: ja nein
Sonstige: Autor | Typ
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
geschrieben wurde?
Anmerkung: Allgemeine Benachrichtigung über Änderungen in der Newsgroup kann
konfiguriert werden. Berichtarten: Symbol, täglicher Bericht per E-Mail, sofort ein EMail, Monitor Applet – Ereignisse: gelesen, neu, verschoben, verändert
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anwendung: einfach
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Der Benutzer kann am Server beliebige Ordner erstellen und in diesen
dann Diskussionsforen eröffnen. Damit ist es möglich eine hierarchische Ordnung zu
erstellen.
ja nein
Anmerkung: Die Archivierung von Beiträgen ist nur händisch möglich, was bedeutet,
dass der Benutzer die zu archivierenden Beiträge explizit auswählen muss.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: ___________________________________________ _ _ _
116
B2
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Shared Workspace
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
Wie?: per E-Mail Monitor Applet
Über welche Änderungen?: neu ändern löschen verschieben gelesen
Anmerkung: per E-Mail: sofort oder täglicher Bericht kann eingestellt werden
Werden Änderungen beim Einstieg in den Arbeitsbereich angezeigt (z.B.: durch Icons)
ja nein
Wenn ja:
Wie?: Icons
_________________________________________________
Welche Änderungen?: neu ändern löschen verschieben gelesen
Anmerkung: ________________________________________________________
ja mittel nein
Dateitypen:
Ordner HTML TXT PDF Office Bilder Video
Musik ZIP usw.
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Umwandlung einiger Datentypen in andere wird ebenfalls unterstützt
(z.B.: Word in HTML).
ja nein
Wenn ja
Welche?:
Entwurf
Fertig
experimentell | stabil | freigegeben |
benutzdefinierter Status
Anmerkung: nur gemeinsam mit der Versionierung verwendbar
ja nein
Anmerkung: Es kann ein Vermerk (warum das Objekt gesperrt wurde) eingegeben
werden.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
117
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: Eigentlich können keine Links zu Diskussionsgruppen angegeben
werden, sondern eine Notiz zu einem Objekt erstellt werden. Antwortet dann jemand
auf diese Notiz entwickelt sich eine Diskussionsgruppe für dieses Objekt.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, welche?: schreiben lesen verwalten lesen und schreiben erweitert
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Am Server kann neben den herkömmlichen Objekten, wie
Ordner, Datei, URL usw. auch ein Objekt Meeting erstellt werden. Dieses Objekt besteht
aus einem Namen, einer Start- und einer Endzeit. Weiters kann festgelegt werden, ob es
sich um ein virtuelles Treffen handelt oder nicht. Bei virtuellen Treffen kann man das
verwendete Programm spezifizieren, welches dann automatisch gestartet werden. Die
Einladung erfolgt per E-Mail. Folgt man einem angegebenen Link, so kann man ab- oder
zusagen und bekommt auch ein vCalendar-File mit den Daten des Treffens. | Ein
Adressbuch wird zur Verfügung gestellt, welches aber nicht mehr als eine E-Mail –
Sammlung ist und deshalb nicht gesondert behandelt wurde. | Für die Copy & Paste
Funktionalität ist der Koffer vorhanden, der das Verschieben von Objekten am Server
vereinfacht. | Jedes Objekt kann beurteilt werden und für die verschiedenen Objekttypen
werden verschiedene Aktionen angeboten. So kann zum Beispiel eine URL automatisch
überprüft werden und erhält dann auch ein anderes Icon. | Ein Browser - Applet (ähnlich
dem Explorer) steht dem Benutzer auch zur Verfügung, welches aber auch nicht mehr
Funktionalität (z.B.: Objekte verschieben mit der Maus) bietet als die Weboberfläche.
118
Anhang C. Evaluierungsliste: Web Address Book
Name des Groupware Tools: webaddressbook.com
E-Mail
Newsgroup
Shared Workspace
Chat
Audiokonferenz
Videokonferenz
ToDo Liste
Adressbuch
Kalender
Sonstige: Bookmarks | Notepad | Export – Import
C1
E-Mail
•
•
•
•
•
•
•
•
•
einer mehrere
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Datenfelder: ___________________________________________ _ _ _
119
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: Unterordner können nicht erstellt werden, sondern nur Ordner auf der
selben Ebene wie die Inbox
werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
(Stellvertreter)?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja, nach allen ja, nach Betreff und Absender nein
Sonstige: _____________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, welche?: ____________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Im Adressbuch werden Gruppen definiert, welche wie Mailinglisten
verwendet werden können
Zusätzliche Anmerkungen: Mails von bestimmten Absendern können ignoriert (Blocked
Senders) werden | Der Papierkorb kann nicht gelöscht werden, sondern leert sich nach
einiger Zeit von selbst | Es können Gäste für den eigenen Account eingerichtet
werden, die mit dem selben Usernamen und einem anderen Passwort einsteigen.
Diesen Benutzern kann man Zugriff auf die eigenen Mails geben. Der Zugriff ist aber
nicht auf Verzeichnisse beschränkbar, sondern nur auf Aktionen (z.B.: Mails lesen
oder schreiben)
120
C2
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Shared Workspace
Anmerkung: Den anderen Benutzern wird, wie bereits bei den E-Mails erwähnt,
Zugriff mit einem eigenen Passwort auf die Files am Server gewährt
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
Wie?: per E-Mail
______________________________________________
Über welche Änderungen?: neu ändern löschen verschieben ______
Anmerkung: ________________________________________________________
Werden Änderungen beim Einstieg in den Arbeitsbereich angezeigt (z.B.: durch Icons)?
ja nein
Wenn ja:
Wie?: Icons
_________________________________________________
Welche Änderungen?: neu ändern löschen verschieben __________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja mittel nein
Dateitypen:
Ordner HTML TXT PDF Office Bilder Video Musik
alle___________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Das Verschieben von Objekten in andere Ordner ist möglich.
ja nein
Wenn ja
Welche?: Entwurf Fertig _____________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
121
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, welche?: schreiben lesen verwalten _______________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Die meisten Funktionen stehen nicht zur Verfügung, da das
System nur ein File Ablagesystem sein soll und kein Shared Workspace.
C3
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ToDo Liste
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Projekte müssen vorher definiert werden________________________
ja, vordefinierte ( 3 Abstufungen) ja, eigene nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Am Fälligkeitstag erscheint aber in der ToDo-Liste des Kalenders der
Eintrag.
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
in Prozent nein Abgeschlossen oder nicht
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
122
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Nur der generelle Zugriff als Gast ist möglich.
Zusätzliche Anmerkungen: In der ToDo-Liste kann nach den Datenfeldern sortiert
werden. Leider wird nicht angezeigt, welche Sortierung gerade verwendet wird. _ _ _
C4
•
•
•
Vor- und Nachname Anrede Adresse ( 1+1 mal) Telefonnummer ( 3+1 mal)
E-Mail ( 2+1 mal) Faxnummer ( 1+1 mal) Spitzname Geburtstag Notiz
Web Page | Geschlecht | Hochzeitstag | Kinder | ICQ | Pager | 4 selbstdefinierbare Felder
Anmerkung: Firmendaten können ebenfalls erfasst werden: (1+1) = 1 x privat + 1 x
Firma. Anstelle der Erfassung der Firmendaten kann man auch einen Link zu einem
Company Eintrag erstellen. Ein Company Eintrag besitzt 3 Telefonnummern, 3
Kontakte, 3 E-Mail-Adressen mit jeweils einer Begründung. Weiters sind 2 Adressen,
eine Bemerkung und andere Datenfelder vorhanden.
ja nein
Wenn ja:
Anmerkung: Auch auf das Adressbuch kann ein Gast-Zugriff gewährt werden _ _ _ _
Zusätzliche Anmerkungen: In den Einträgen kann nach Vor- und Nachnamen, Firma,
Heimatstadt, Staat und Bemerkungen gesucht werden.
C5
•
•
•
Adressbuch
Kalender
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
123
•
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
_______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Nur genereller Zugriff über einen Gast-Account ist möglich.
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: 30 min | 1 – 24 Stunden | 2 – 4 Tage
Wie?: E-Mail SMS Pager
Anmerkung: Erinnerungsmail kann auch an eine zuvor definierte Gruppe gehen
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?:
jeden & {1., 2., 3., 4., 5., 10., 15.} & {Tag, Woche, Jahr, (Mo-So)}
jeden & {1., 2., 3., 4., letzten} & {Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So} & jeden Monat
Anmerkung: Unbegrenzt, eine bestimmte Anzahl oder mit Enddatum definierbar
________________________________________________________________
Anmerkung: Termin bearbeiten ist nur in der Tagesansicht möglich | Neuen Termin
hinzufügen ist nur in der Tagesansicht ausreichend benutzerfreundlich möglich
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: Wiederholende Termine werden nicht gefunden. Weiters treten auch
noch andere Probleme bei der Suche auf__________________________________
________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
124
•
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
•
Zusätzliche Anmerkungen: Will man zwei parallele Termine eingeben, muss das „Ignor
conflict“ Kästchen aktiviert werden. | In der Tagesansicht werden Geburtstage,
Jahrestage und fällige ToDo-Einträge angezeigt. Die Erinnerungsfunktion an
Geburtstage und Jahrestage ist in den Optionen einstellbar.
C6
•
Sonstige Features
Zusätzliche Anmerkungen:
Bookmarks: Es können ein Titel, die URL und eine Beschreibung angegeben
werden. Die Beschreibung wird allerdings nirgends angezeigt. Durch Erstellung
von Unterverzeichnissen kann man seine Bookmarks hierarchisch ordnen. Weiters
wird eine Suche angeboten, die allerdings nicht wie angegeben in der
Beschreibung nach Wörtern sucht, sondern im Titel.
Notepad: Der Benutzer kann Textanmerkungen erstellen die aus Titel und Text
bestehen. Auch hier wird eine Suche angeboten.
Export / Import: Die eingegebenen Daten lassen sich in unterschiedlichste Formate
exportieren und auch wieder importieren. Für den Kalender wird nur das „Comma
Spreated“ Format unterstützt. Die meisten Formate stehen für Kontakte zur
Verfügung.
125
Anhang D. Evaluierungsliste: Netscape Kalender
Name des Groupware Tools: Netscape.com
E-Mail
Newsgroup
Shared Workspace
Chat
Audiokonferenz
Videokonferenz
ToDo Liste
Adressbuch
Kalender
Sonstige: ____________________________________________________________
D1
E-Mail
•
•
•
•
•
•
•
•
•
einer mehrere
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Datenfelder: __________________________________________ _ _ _
126
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: Unterordner können nicht erstellt werden, sondern nur Ordner auf
derselben Ebene wie die Inbox.
werden?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
(Stellvertreter)?
ja
nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja, nach allen ja, nach ________________________________________ nein
Sonstige: _____________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, welche?: ____________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: __________________________________________ _ _ _
D2
•
Adressbuch
Vor- und Nachname Anrede Adresse ( 1+1 mal) E-Mail ( 2 mal)
Telefon / Fax / Pager ( 5 mal) Spitzname Geburtstag Notiz
Web Page | Ehegattin/Ehegatte | Jahrestag
Anmerkung: Private und geschäftliche Adresse können eingegeben werden.
127
•
ja nein
Wenn ja:
Anmerkung: ________________________________________________________
•
Zusätzliche Anmerkungen: Suche nach Vor-, Familiennamen, E-Mail und Company ist
möglich.
D3
•
•
•
•
•
•
•
Kalender
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
_______________________________________________________
Anmerkung: Es wird nur ein Info-Mail geschickt. Wiederholende Termine sind im
Mail nicht als solche erkennbar.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: _____________________________________ _ _ _
Wie?: E-Mail SMS _________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
128
•
•
•
•
•
•
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: {jeden} & {1., 2., 3., 4.} & {Tag, Woche, Jahr,
(Mo,Mi,Fr), (Di,Do), (Mo,Mi), (Mo-So), (Sa,So)}
{jeden} –{1., 2., 3., 4., letzten} – {Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So}– {jedes Monat}
Anmerkung: ________________________________________________________
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zip-Code | Horoskop
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Über das „Event Directory“ können Feiertage in den Kalender
importiert werden, wobei mir aber die Handhabung etwas umständlich erscheint.
129
Anhang E. Evaluierungsliste: AnyDay.com
Name des Groupware Tools: AnyDay.com
E-Mail
Newsgroup
Shared Workspace
Chat
Audiokonferenz
Videokonferenz
ToDo Liste
Adressbuch
Kalender
Sonstige: Synchronisation
E1
Newsgroup
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: Da nur ein Messaging Board existiert
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Typen: ___________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Datenfelder: ____________________________________________ _ _ _
•
ja nein
130
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
sortieren?
Datenfelder: ja, nach allen ja, nach _____________________________ nein
Hierarchie: ja nein
Sonstige: _____________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
geschrieben wurde?
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anwendung: einfach
Anmerkung: Nur Gruppenmitglieder haben Zugriff auf das Messaging Board.
ja nein
Anmerkung: indem der Benutzer aus der Gruppe entfernt wird
ja nein
ja nein
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Wie bereits mehrfach erwähnt handelt es sich nicht um eine
Newsgroup im eigentlichen Sinn sondern um ein Messaging Board.
131
E2
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ToDo Liste
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: aber ohne Zeitangabe – erscheint wie ein „all day“ Termin
Können Aufwandsdaten erfasst werden
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Zugriffsrechte sind nur generell für die Gruppe einstellbar nicht für
einzelne Aufgaben. (Viewer – Contributor - Editor).
132
E3
•
•
•
Adressbuch
Vor- und Nachname Anrede Adresse ( 2 mal) Telefonnummer ( 2 mal)
E-Mail ( 3 mal) Faxnummer ( 1 mal) Spitzname Geburtstag Notiz
Pager | Web Page | Ehegattin – Ehegatte | Kinder | Mädchenname | Chat ID | Eigene
Felder (2 geschäftlich – 1 privat)
Eintragstyp: keiner Person Gruppe E-Mail-Liste
Anmerkung: Die meisten Datenfelder sind sowohl für den privaten als auch
geschäftlichen Bereich vorhanden.
ja nein
Wenn ja:
Anmerkung: Zugriffsrechte sind nur generell für die Gruppe einstellbar nicht für
einzelne Kontakte. (Viewer – Contributor - Editor).
Zusätzliche Anmerkungen: Es wird eine Sortierung nach Nachname, Firma oder E-MailAdresse angeboten und eine Suche in den Kontakten.
E4
Kalender
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Zeitzone
Anmerkung: Der Ort ist leider nur ein Textfeld und bereits verwendete Orte kann man
nicht aus einer Liste auswählen. Als Terminart werden Appointment, Erinnerung,
Geburtstag, Reise, Jahrestag und RSVP angeboten. Leider haben die Terminarten
unterschiedliche Eingabemasken und müssen vor der Eingabe ausgewählt werden. Als
Standard ist Appointment definiert, was sich während der Eingabe des
Kalendereintrags nicht mehr ändern lässt. RSVP ist ein spezielles Treffen wie
beispielsweise Meeting oder Party, wobei die Einladung per E-Mail versandt wird.
Der Empfänger erhält einen Link mit dessen Hilfe er zu- oder absagen kann.
Zusätzlich ist der Termin im iCalendar-Format an das Mail attached.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
133
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Wenn ja:
_______________________________________________________
Anmerkung: Der Eingeladene kann den Termin direkt in seinen AnyDay-Kalender
übernehmen.
ja nein
Anmerkung: Zugriffsrechte sind generell für die Gruppe einstellbar nicht für einzelne
Termine. (Viewer – Contributor - Editor). Außerdem kann man seine Termine
veröffentlichen. Der User wählt aus einem, von ihm bestimmten, Zeitraum die zu
veröffentlichenden Termine aus und sendet dann, den vom System generierten Link
seinen Mitarbeitern. Diese haben dann über den Link Leserecht auf diese Termine.
Weiters kann auch ein Passwort für diesen öffentlichen Bereich definiert werden.
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: 30 min | 1, 1.5, 2, 2.5, 3, 6, 12 Stunden | 1, 2, 3, 4, Tage
| 1, 2, 3 Wochen
Wie?: E-Mail SMS Reminder Box
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?:
{jeden} & {1., 2., 3., 4.} & {Tag, Woche, Wochentag, Monat, Jahr}
Anmerkung: ________________________________________________________
________________________________________________________________
Anmerkung: In der Jahresansicht ist nicht ersichtlich an welchen Tagen Termine
eingetragen sind.
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Trim Appointment Description after xx characters | Sort ToDo: Fälligkeit, Priorität |
Delete completed ToDo Items after {1 day, 1 week, 1 month}
Anmerkung: ________________________________________________________
134
•
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
•
Zusätzliche Anmerkungen: Feiertage können über die „Events“ in den Kalender
übernommen werden.
E5
•
Sonstige Features
Zusätzliche Anmerkungen: Synchronisieren: Es wird eine Software zum Downloaden zur
Verfügung gestellt, mit der eine Synchronisierung mit Outlook, Lotus Notes,
Organizer, Palm und anderen möglich ist.
135
Anhang F. Evaluierungsliste Yahoo
Name des Groupware Tools: Yahoo.com
E-Mail
Newsgroup
Shared Workspace
Chat
Audiokonferenz
Videokonferenz
ToDo Liste
Adressbuch
Kalender
Sonstige: Notizblock
F1
E-Mail
•
•
•
•
•
•
•
•
•
einer mehrere
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Datenfelder: _____________________________________________ _ _ _
136
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: Unterordner können nicht erstellt werden, sondern nur Ordner auf der
selben Ebene wie die Inbox.
werden?
ja nein
Anmerkung: Aufgrund von {Text enthält, Text enthält nicht, Text fängt an mit, Text
endet mit} im {An, CC, Betreff, Inhalt}
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Allgemeine Antwort plus eine spezielle Antwort an zwei Domains.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
(Stellvertreter)?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja, nach allen ja, nach Absender und Betreff
nein
Sonstige: _____________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, welche?: {Text enthält, Text enthält nicht, Text fängt an mit, Text endet mit}
im {E-Mail, Kopfzeile, Textteil}
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Kann man Mailinglisten (im Adressbuch) definieren und verwenden ?
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Files wie zum Beispiel Word und Excel Files können direkt,
ohne download angesehen werden.
F2
•
ToDo Liste
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
137
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: muss aber nicht definiert werden.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Termine können als privat oder als öffentlich deklariert werden.
Zusätzliche Anmerkungen: ________________________________________ _ _ _
F3
•
Adressbuch
E-Mail ( 3 mal) Faxnummer ( 1 mal) Spitzname Geburtstag Notiz
Pager | Firma | Web Page (1+1) | 4 x benutzerdefiniert | Hochzeitstag
Eintragstyp: keiner Person Gruppe Mailinglisten
Firma.
138
•
ja nein
Wenn ja:
Anmerkung: ________________________________________________________
•
Zusätzliche Anmerkungen: _________________________________________ _ _ _
F4
•
•
•
•
•
•
•
Kalender
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
_______________________________________________________
Anmerkung: Kann als To, CC oder BCC gesendet werden. Der Empfänger kann die
Daten des Termins direkt in seinen Yahoo – Kalender übernehmen.
ja nein
Anmerkung: öffentliche Termine, oder Termine die neu für Freunde sichtbar sind
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: 5, 10, 15 min | 1, 2, 3, 6, 12 Stunden | 1-14 Tage
Wie?: E-Mail SMS durch den Yahoo! Messenger
Anmerkung: ________________________________________________________
139
•
•
•
•
•
•
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: {jeden} & {1., 2., 3., 4.} & {Tag, Monat, Jahr, (Mo,
Mi, Fr,), (Di,Do), (Sa,So), (Mo-Fr)}
{1., 2., 3., 4., letzten} & {Mo-So} & {jedes} & {1., 2., 3., 4., 6. Montat | Jahr}}
Anmerkung: Auch das Löschen bzw. Ändern aller zukünftigen Termine ist möglich.
Wiederholungen können unbefristet definiert werden oder bis zu einem
Enddatum.
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
ist leider nicht einstellbar in welchen Feldern gesucht werden soll.
Anmerkung: ________________________________________________________
automatische Sommerzeit (nur USA)
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Der Benutzer kann in den Kalenderansichten einen
Blitzeintrag erstellen. Dieser besteht nur aus Titel, Datum und Zeit. Außerdem
kann man, nach dem Download eines zur Verfügung gestellten Programms, die
Kalenderdaten mit Outlook, Palm und anderen Produkten synchronisieren.
F5
•
Sonstige Features
Zusätzliche Anmerkungen: Notizblock: Es ist möglich Notizen in unterschiedlichen
Ordnern abzulegen.
140
Anhang G. Evaluierungsliste FreeOffice
Name des Groupware Tools: FreeOffice.de
E-Mail
Newsgroup
Shared Workspace
Chat
Audiokonferenz
Videokonferenz
ToDo Liste
Adressbuch
Kalender
Sonstige: Notiz und Bookmarks
G1
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ToDo Liste
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Freizeit, Geschäftlich, Meilenstein und selbst definierte.
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja, wie?: _______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
Anmerkung: Anstelle des Fälligkeitsdatums kann auch eine Dauer definiert werden.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
in Prozent nein noch nicht begonnen | begonnen | erledigt
Anmerkung: ________________________________________________________
141
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: Es können eine Bemerkung und Notizen eingetragen werden.
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Der Benutzer kann sich an Aufgaben mittels eines E-Mails
erinnern lassen und in den Optionen die angezeigten Felder der Aufgabenliste
einstellen.
G2
•
•
•
E-Mail ( 1+1 mal) Faxnummer ( 1+1 mal) Spitzname Geburtstag Notiz
Firma | Brache | Web Page (1+1) | Vorlieben
Firma. Weiters sind sowohl private, geschäftliche als auch allgemeine Notizen
vorgesehen.
ja nein
Wenn ja:
Anmerkung: ________________________________________________________
Zusätzliche Anmerkungen: Die Datenfelder, welche in der Listenansicht angezeigt werden
können in den Optionen eingestellt werden.
G3
•
•
Adressbuch
Kalender
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
Titel Datum Startzeit Endzeit Dauer Notiz (2x)
________________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
142
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
_______________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
In welchen Zeiträumen?: 10, 15, 30, 45 min | 1, 2, 5 Stunden | zu einer vom
Benutzer definierten Zeit
Wie?: E-Mail SMS _________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
Anmerkung: ________________________________________________________
Terminliste (nach Datenfeldern sortierbar)
Anmerkung: ________________________________________________________
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
SMS Erinnerung | Elemente die in der Listenansicht angezeigt werden
Anmerkung: ________________________________________________________
143
•
ja nein
Wenn ja:
____________________________________________________________
Anmerkung: ________________________________________________________
•
Zusätzliche Anmerkungen: Zusätzlich gibt es noch eine Urlaubsliste, wobei ein Eintrag in
dieser Liste lediglich ein spezieller Termin ist.
G4
•
Sonstige Features
Zusätzliche Anmerkungen: Notiz und Bookmarks: Folgende Daten können eingegeben
werden_ Stichwort, Datum, URL, Kategorie, Bemerkung und Notizen. Auch hier
können die angezeigten Datenfelder der Liste in den Optionen festgelegt werden.
144

Implementierung eines webbasierenden, universell

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