Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für

Geschäftsdaten auswerten mit
PowerPivot für Excel
Installationsanleitung und Beispielanwendung
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ANLEITUNG
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eBusiness-Lotse
Oberschwaben-Ulm
www.eloum.net
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Prof. Dr. Wolfram Höpken
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Autoren
Bärbel Häußler
Thomas Menner
Abbildungen
Wenn nicht anders angegeben,
unterliegen alle Abbildungen
dem Urheberrecht von Microsoft. Die Verwendung erfolgt
in Übereinstimmung mit den
Microsoft-Nutzungsvorgaben.
Stand
Februar 2015
2
Partner
Inhalt
Einführung................................................... 4
Teil 1 Installation................................................. 5
1. Voraussetzungen zur Installation............. 5
2. Download starten..................................... 5
3. Installation starten................................... 7
4. PowerPivot für Excel 2010 aufrufen.......11
Teil 2 Bericht erstellen in PowerPivot für
Excel 2010.................................................12
Vorbemerkungen........................................12
1. Benötigte Quelldaten..............................13
2. Einlesen der Daten in PowerPivot..........14
3. Tabellen mit inhaltlichem Bezug
verknüpfen..............................................21
3
4. Dashboard erstellen............................... 24
5. Fertigstellen des Berichts...................... 38
6. Abschließende Anmerkungen............... 44
eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm....... 44
Einführung
In der heutigen Zeit wird immer häufiger die
Wichtigkeit von Informationen und Wissen
sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen hervorgehoben. Die Schlagwörter
„Informationsgesellschaft“ bzw. „Wissensgesellschaft“ treten immer stärker in den Fokus von
Studien und Fachzeitschriften. Die Frage, die
sich hierbei vor allem kleinere Unternehmen
stellen, ist die nach der Begründung. Warum
sind Informationen und das daraus entstehende
Wissen für ein Unternehmen so wertvoll und
werden immer wertvoller? Warum lohnt es sich,
Arbeits- und Zeitaufwand in die Informationsgewinnung zu stecken?
Die Antwort auf diese Fragen ist in der stark
veränderten Wettbewerbssituation zu sehen,
ausgelöst durch den globalisierten Markt.
Ermöglicht wurde diese Globalisierung durch
das Internet, das ganz andere Voraussetzungen
als noch vor zwanzig Jahren schafft. Der Markt
ist durch die weitreichende Offenlegung von
Informationen quasi transparent geworden. Produkte und Dienstleistungen können mit wenigen
Mausklicks verglichen und Erfahrungen darüber
ausgetauscht werden. Kunden sind demnach
nicht mehr nur auf die Informationen des Herstellers angewiesen, sondern sie können auch
auf unabhängige Erfahrungsberichte anderer
Kunden zugreifen. Sagt dem Kunden ein Produkt nicht zu, ist der Weg zur Bestellung eines
besser bewerteten Konkurrenzprodukts nicht
weit.
Spätestens wenn in der Folge die Verkaufszahlen und Umsätze niedriger ausfallen als
erwartet und sich die Frage nach der Ursache
stellt, wird deutlich, dass es heutzutage vielmehr die Hersteller und Dienstleister sind, die
mehr denn je auf Informationen angewiesen
sind. Dass viele dieser Fragen mithilfe von
Daten und Informationen beantwortet werden
können, die sich bereits im Unternehmen
befinden, wird oft übersehen. Dabei zeigen vor
allem frei zugängliche Analyse-Werkzeuge,
dass eine solche Datenauswertung nicht einmal
teuer sein muss und dennoch den Mehrwert
birgt, über den Einkauf, die Produktion, den
Vertrieb und die Kunden des eigenen Unternehmens genauer informiert zu sein und dadurch
schnellere und bessere Entscheidungen möglich zu machen.
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In diesem Dokument soll das Excel Add-In
„PowerPivot“ anhand des Einkaufs- und Produktionsprozesses einer fiktiven Molkerei vorgestellt werden. Die dafür notwendigen Schritte
werden erläutert und sollen wichtige Funktionen von Excel PowerPivot demonstrieren. Der
Leser soll dadurch in die Lage versetzt werden,
selbstständig Reports und Analysen zu erstellen
und so einen schnellen Überblick über betriebliche Zusammenhänge zu erhalten.
Dieses Dokument ist als reine Kurzanleitung für
Excel PowerPivot zu sehen. Für interessierte
Leser, die ihre Kenntnisse im Bereich Business Intelligence erweitern möchten, bietet der
eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm verschiedene Dokumente an. Neben einer allgemeinen
Einführung in das Thema Business Intelligence
und einem BI-Architekturüberblick steht auch
eine Marktübersicht über verschiedene BI-Tools
zum Download auf unserer Webseite bereit.
Besuchen Sie dazu bitte unsere Webseite
www.eloum.net und klicken Sie im Menü
„Publikationen“ auf „Leitfäden“.
Teil 1: Installation PowerPivot für Excel 2010
1. Voraussetzungen zur Installation
►►
Microsoft Office 2010 muss installiert sein
►►
Arbeitsspeicher muss mindestens 1 GB RAM betragen (empfohlen sind 2 GB RAM)
►►
Unterstützte Betriebssysteme:
- Windows Vista mit ServicePack 2
- Windows 7
- Windows 8
2. Download starten
PowerPivot für Excel 2010 kann im Microsoft Download Center unter folgendem Link heruntergeladen
werden:
http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=29074
2.1„Herunterladen“ anklicken.
5
5
Installation - Download
2.2
Dateien auswählen
• 32-Bit-Version auswählen (für 64-Bit-Version die andere Datei anklicken).
• Evtl. „ReadMe-PowerPivot“-Datei anklicken (weitere Informationen zur Installation).
• „Next“ klicken.
6
3. Installation starten
3.1 Dateien ausführen
In den Download-Ordner wechseln und die Installationsdatei „PowerPivot_for_Excel_x86.msi“
(bzw. „PowerPivot_for_Excel_amd64.msi“) auswählen und anklicken.
Bei Verwendung von Google Chrome kann die Installationsdatei „PowerPivot_for_Excel_x86.msi“
(bzw. „PowerPivot_for_Excel_amd64.msi“) direkt im Browser ausgewählt und angeklickt werden.
Für weitere Informationen zur Installation kann die ReadMe-PowerPivot.htm Datei aufgerufen werden.
7
Installation
3.2 „Ausführen“ anklicken.
3.3„Weiter“ anklicken.
8
Installation
3.4 Bei Einverständnis: den Bestimmungen des Lizenzvertrags zustimmen und auf
„Weiter“ klicken.
3.5„Installieren“ anklicken.
9
Installation
3.6„Fertig stellen“ anklicken, um die Installation zu beenden.
10
4. PowerPivot für Excel 2010 aufrufen
Nachdem die Installation beendet ist, kann Excel 2010 aufgerufen werden. PowerPivot wird beim Aufruf von Excel automatisch geladen.
Excel 2010 enthält nun den Tab „PowerPivot“.
Zum Vergleich: Excel 2010 ohne PowerPivot Installation.
11
Teil 2: Bericht erstellen in PowerPivot für Excel 2010
Vorbemerkungen
Voraussetzungen
Um PowerPivot anwenden zu können, muss
lediglich Excel in der Version 2010 installiert sein. Wie PowerPivot in Excel integriert
wird, wird im ersten Teil dieser Kurzanleitung
(Kurzanleitung Teil 1: Installation) Schritt für
Schritt erläutert. Ist PowerPivot für Excel installiert, kann mit der Bearbeitung des Beispiels
begonnen werden.
Einführung und Problemstellung
Die Bedienung von PowerPivot für Excel wird
nun anhand des Einkaufs- und Produktionsprozesses einer fiktiven Molkerei erlernt. Konkret sollen die Daten, die bislang in diesen Prozessen angefallen sind, grafisch aufbereitet und
miteinander in Verbindung gebracht werden.
Das Ziel dieser Kurzanleitung besteht darin, die
beiden Prozesse mithilfe eines Dashboards so
darzustellen, dass sie aus mehreren Blickwin-
keln heraus betrachtet und untersucht werden
können. Die unten stehende Abbildung zeigt,
wie das fertige Dashboard aussehen sollte.
Demnach soll ein Bericht mit zwei Diagrammen
erstellt werden:
Ein Diagramm soll zeigen, wie viele Liter Milch
pro Region an einem bestimmten Tag angeliefert wurden (1). Das andere Diagramm (2) soll
darstellen, wie viel Milch an einem bestimmten
Tag an die Produktionsabteilungen abgegeben
wurde.
Zusätzlich soll die Zeit als Dimension dienen,
aus der die Diagramme betrachtet werden
können. Diese soll vom Nutzer über Schaltflächen (Tag, Monat, Jahr) flexibel gewechselt werden können (3). Beim Auswählen eines
Datums sollen beide Diagramme entsprechend
dem gewählten Datum aktualisiert werden.
Abbildung 1:
Darstellung des fertigen Dashboards
12
1. Benötigte Quelldaten
Für die Erstellung jedes einzelnen Diagramms
wird eine Datenbasis benötigt, die durch das
Diagramm grafisch visualisiert werden soll. Für
die Diagramme in diesem Molkerei-Beispiel
werden die folgenden drei Quelldateien benötigt, die im Ordner „Quelldateien“ dieser Anleitung zur Verfügung gestellt werden:
►
Datei „Milchanlieferung“: Wie viele Liter
Milch liefert ein Kunde einer bestimmten
Region an einem bestimmten Tag an?
►
Datei „AbgabeAnAbteilung“: Wie viele Liter
Milch werden an die Produktionsabteilungen
übergeben?
►
Datei „kalendertabelle“: Alle wichtigen Informationen rund um das Datum, die später
grafisch aufbereitet und ausgewertet werden
können.
1.1
aufgeführten Daten jeweils durch ein Semikolon
getrennt werden.
1.2
Datei „AbgabeAnAbteilung“
Eine Textdatei, die das Datum, die Milchmenge
in Litern und die Abteilung, welche die angelieferte Milch verarbeitet, enthält. Auch hier handelt es sich um eine CSV-Datei, weshalb auch
diese Attribute durch ein Semikolon getrennt
sind.
Datei „Milchanlieferung“
Diese Datei enthält das Datum, den Kunden,
die Tour und Anzahl der angelieferten Liter
Milch als Attribute. Bei einer solchen CSV-Datei
handelt es sich um eine Textdatei, in der die
Abbildung 1.2: Datei „AbgabeAnAbteilung“
1.3
Datei „kalendertabelle“
Diese Excel-Datei enthält eine Tabelle mit allen
wichtigen Datumsinformationen, anhand derer
die Milchanlieferung und -verarbeitung am Ende
analysiert werden kann. So kann mit dem fertigen Dashboard beispielsweise die Menge an
angelieferter Milch an einem bestimmten Tag, in
einer bestimmten Woche, in einem bestimmten
Monat oder in einem bestimmten Jahr angezeigt werden.
Abbildung 1.1: Datei „Milchanlieferung“
Abbildung 1.3: „kalendertabelle“
13
2. Einlesen der Daten in PowerPivot
Um die Quelldateien in PowerPivot verarbeiten
zu können, müssen diese zunächst in das Tool
geladen werden. Je nachdem, in welchem
Dateiformat die jeweilige Quelldatei vorliegt,
müssen beim Einspielen unter Umständen ein
paar Faktoren berücksichtigt werden. Liegt beispielsweise eine CSV-Datei vor, so muss zwin-
gend die Einstellung „Semikolon“ als Spaltentrennzeichen aktiviert werden, sodass PowerPivot die Struktur der beinhaltenden Daten
richtig erkennt. Nachfolgend werden diese
Schritte für die drei Molkerei-Dateien genauer
erläutert.
2.1 Klick auf den Reiter „PowerPivot“, woraufhin folgendes Menüband erscheint:
2.2Im Menüband „PowerPivot-Fenster“ anklicken.
2.3 Nach einer kurzen Wartezeit erscheint das sog. PowerPivot-Fenster. Hier können u.a. die Quell-
daten geladen oder Tabellen und Grafiken erstellt werden.
14
Im Tab „Home“ unter Menübandpunkt „Externe Daten abrufen“ und „Externe Daten aus
anderen Quellen“ können Quelldaten geladen werden.
Einlesen der Daten in PowerPivot
2.4 Im Fenster „Tabellenimport-Assistent“- nach unten scrollen, „Textdatei“ auswählen und auf
„Weiter“ klicken.
2.5
15
Aus der Dropdown-Liste „Durch Trennzeichen getrennte Dateien (.csv)“ auswählen und den Dateipfad für die erste Quelldatei (Milchanlieferung.csv) angeben. Anschließend als Spaltentrennzeichen „Semikolon“ auswählen und sicherstellen, dass „Erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden“ angeklickt ist. Anschließend auf „Fertig stellen“ klicken.
Einlesen der Daten in PowerPivot
2.6 Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt.
Danach auf „Schließen“ klicken.
16
Einlesen der Daten in PowerPivot
Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
17
Einlesen der Daten in PowerPivot
2.7 Die zweite Datei („AbgabeAnAbteilung.csv“) wie oben beschrieben importieren.
2.8 Die Datei „kalendertabelle.xlsx“ im Tabellenimport-Assistenten „Excel-Datei“ auswählen und auf „Weiter“ klicken.
2.9 Den Dateipfad für die Datei „kalendertabelle.xlsx“ auswählen. Sicherstellen, dass „Erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden“ angeklickt ist. Auf „Weiter“ klicken.
18
Einlesen der Daten in PowerPivot
2.10 Die Datei „kalendertabelle.xlsx“ enthält nur eine Tabelle. Deshalb „Tabelle1“ auswählen und auf
„Fertig stellen“ klicken.
2.11 Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt.
Danach auf „Schließen“ klicken.
19
Einlesen der Daten in PowerPivot
Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
20
3. Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen
Die drei Tabellen aus den Quelldateien sind nun
in PowerPivot integriert. Bereits zu diesem Zeitpunkt könnten nun Diagramme anhand dieser
Tabellen erstellt werden. Allerdings wären diese
noch gänzlich voneinander unabhängig, sodass
beispielsweise die Auswahl eines Datums keinerlei Auswirkungen auf die anderen Dia3.1 „Diagrammsicht“ anklicken.
Alle drei Tabellen sind noch unabhängig voneinander.
21
gramme hätte. Die drei Tabellen besitzen
jedoch sehr wohl einen inhaltlichen Bezug zueinander. Dieser muss in PowerPivot lediglich
noch eingestellt werden. Hierzu müssen die
nachfolgenden Schritte befolgt werden.
Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen
3.2 In Tabelle „Milchanlieferung“ auf „Datum“ klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu
„Datum“ in „kalendertabelle“ bewegen und die linke Maustaste loslassen.
3.3 In Tabelle „AbgabeAnAbteilung“ auf „Datum“ klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu „Datum“ in „kalendertabelle“ bewegen und die linke Maustaste loslassen.
22
Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen
Evtl. die Tabellen mit der Maus per Drag & Drop anders anordnen, damit die Verbindung zwischen den
Tabellen besser dargestellt wird.
Damit sind die notwendigen Verbindungen zwischen den Tabellen erstellt.
Der nächster Schritt ist die Erstellung des Dashboards.
23
4. Dashboard erstellen
4.1 Im PowerPivot-Fenster zum Icon „Datensicht“ wechseln. Den Tab „Milchanlieferung“ auswäh-
len und unter Menübandpunkt „PivotTable“ „PivotChart“ auswählen.
4.2 „Neues Arbeitsblatt“ auswählen und auf „OK“ klicken.
24
Dashboard erstellen
4.3 Es wird ein neues Arbeitsblatt mit einem Diagramm-Template erstellt. Außerdem wird die
PowerPivot-Feldliste angezeigt. Diese Feldliste enthält alle Tabellen und Attribute, die für die Erstellung von Diagrammen zur Verfügung stehen.
25
Dashboard erstellen
4.4 Innerhalb der PowerPivot-Feldliste auf „Milchanlieferung“ klicken. Anschließend Attribut
„AnzahlLiter“ und „Tour“ anklicken. Beide Attribute werden in das Diagramm übernommen.
4.5 Wieder zurück zum PowerPivot-Fenster wechseln. Auf den Tab „AbgabeAnAbteilung“ klicken
und unter Menübandpunkt „PivotTable“ „PivotChart“ auswählen.
26
Dashboard erstellen
4.6 „Vorhandenes Arbeitsblatt“ auswählen und „OK“ klicken.
4.7 In der PowerPivot-Feldliste unter „AbgabeAnAbteilung“ die Attribute „LiterMilch“ und
„ÜbergabeAnAbteilung“ anklicken. Danach wird das Chart automatisch erstellt.
27
Dashboard erstellen
4.8 Größe der Charts anpassen und mit der Maus per Drag & Drop positionieren.
4.9 Das Chart „AbgabeAnAbteilung“ auswählen. Den Tab „Entwurf“ anklicken und im Menüband
„Diagrammtyp ändern“ auswählen.
28
Dashboard erstellen
4.10 Anschließend folgendes Kreisdiagramm auswählen:
4.11 Diagrammformatvorlagen und Diagrammlayouts ändern.
29
Dashboard erstellen
4.12 Zur besseren Übersicht können die Tabs mit individuellen Namen versehen werden. So kann beispielsweise der Tab mit den erstellten Diagrammen in „Dashboard“ umbenannt werden.
Für beide Grafiken wurde jeweils automatisch eine PivotTabelle auf einem separaten Arbeitsblatt
erstellt.
30
Dashboard erstellen
Auf das Arbeitsblatt mit der PivotTabelle für die Abteilungssummen wechseln (hier im Beispiel
„Tabelle6“). Danach das Arbeitsblatt auf „AbgabeAnAbteilung“ umbenennen.
31
Dashboard erstellen
Anschließend auf das Arbeitsblatt mit der Pivot-Tabelle für die Milchmengen wechseln (hier im Beispiel
„Daten für Tabelle4 Diagramm“). Danach das Arbeitsblatt auf „Milchanlieferung“ umbenennen.
32
Dashboard erstellen
4.13 Pivot-Tabellen umbenennen
In das Arbeitsblatt „AbgabeAnAbteilung“ wechseln. Auf Tab „Optionen“ klicken und unter
„PivotTable-Name“ „AbgabeAnAbteilung“ eintragen.
In das Arbeitsblatt „Milchanlieferung“ wechseln. Auf Tab „Optionen“ klicken und unter
„PivotTable-Name“ „ Milchanlieferung“ eintragen.
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Dashboard erstellen
4.14 Wieder in das Arbeitsblatt „Dashboard“ wechseln.
4.15 Datum einfügen: In der PowerPivot-Feldliste unter „kalendertabelle“ die Attribute „Jahr“,
„Monat“ und „Tag“ auswählen.
34
Dashboard erstellen
4.16 Die Attribute sind nun eingefügt. Jetzt müssen sie noch an die richtige Stelle verschoben wer-
den. Dazu „Summe Jahr“ und „Summe Tag“ mit der Maus in „Slicer horizontal“ auf der rech-
ten Seite verschieben. Ebenso „Monat“ mit der Maus in „Slicer horizontal“ verschieben.
Durch Ändern des Datums wird im Moment nur das Chart „Milchanlieferung“ verändert. Damit
auch die Daten in Chart „AbgabeAnAbteilung“ entsprechend dem ausgewählten Datum aktualisiert
werden, müssen die Datumsattribute mit dem Chart verbunden werden.
35
Dashboard erstellen
4.17 Im Tab „Dashboard“ den Slicer „Jahr“ mit der rechten Maustaste anklicken und
„PivotTable-Verbindungen“ auswählen.
36
Dashboard erstellen
4.18 Im erscheinenden Fenster „PivotTableverbindungen (Jahr)“ „AbgabeAnAbteilung“ aus- wählen und „OK“ klicken.
4.19 Anschließend mit „Monat“ und „Tag“ gleich verfahren.
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5. Fertigstellen des Berichts
Der Bericht ist nun schon voll funktionsfähig. Zur besser Übersicht sollte er jetzt allerdings noch angepasst und formatiert werden.
5.1 Einfügen einer Überschrift: Unter dem Tab „Einfügen“ kann unter dem Menübandpunkt
„Einfügen Textfeld“ ein Textfeld erstellt werden, das als Überschrift dient.
38
Fertigstellen des Berichts
5.2 Text „Übersicht Milchanlieferung und Milchverarbeitung auf täglicher Basis“ eingeben und Textfeld nach Wunsch in Größe und Schriftart formatieren. Alle Elemente auf dem Tab „Dash-
board“ anordnen und evtl. Größe und Positionen anpassen.
39
Fertigstellen des Berichts
5.3 Das Chart „Milchanlieferung“ anklicken und unter dem Tab „Entwurf“ im Bereich
„Diagrammlayout“ ein entsprechendes Layout auswählen.
5.4 Überschrift im Chart „Milchanlieferung“ anpassen.
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Fertigstellen des Berichts
5.5 Überschrift im Chart „AbgabeAnAbteilung“ anpassen.
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Fertigstellen des Berichts
5.6 Zum Schluss unter Tab „Ansicht“ und Menübandpunkt „Anzeigen“ das Häkchen bei
„Gitternetzlinien“ entfernen.
Damit ist das Beispiel erstellt. Jetzt können durch Klicken auf ein bestimmtes Datum die jeweiligen
Informationen dieses Datums angezeigt werden.
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Fertigstellen des Berichts
Beispiel: Datum 04.02.2014
Beispiel: Alle im Januar 2014
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6. Abschließende Anmerkungen
Betrachtet man die relativ große Anzahl an
Datensätzen in den drei Quelldateien und wie
einfach sich das Navigieren durch diese mithilfe des Dashboards nun gestaltet, lässt sich
der Mehrwert einer solchen Datenaufbereitung schnell erkennen. Die Erstellung eines
Dashboards bedeutet für den Anwender zwar
zunächst Aufwand, aufgrund der schnellen und
einfachen Integration und Aktualisierung der
Daten wird dieser aber vom Langzeitnutzen
überwogen. Auch eine Erweiterung oder Änderung des Dashboards ist nach Belieben möglich
und in relativ kurzer Zeit umsetzbar.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass neben
Excel keine anderen Anwendungen und technischen Komponenten benötigt werden.
Betrachtet man also den Nutzen in Form von
Wissen und Übersicht über die eigenen Prozesse und stellt diesem die marginalen Kosten
für den Aufwand gegenüber, so ist die Kosten-Nutzen-Bilanz mehr als positiv. PowerPivot
für Excel bietet demnach viel für wenig und ist
durchaus einen Test wert.
eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm
Der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ist
Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk
für Unternehmen“, die im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird.
Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt
kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie
das Handwerk bei der Entwicklung und Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT).
„Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus
den Förderinitiativen
►►
„eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“
mit 38 eBusiness-Lotsen,
►►
„eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ mit derzeit 16
Förderprojekten, und
►►
„Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand“ mit zurzeit 14 Förderprojekten.
Für mehr Informationen besuchen Sie bitte
www.mittelstand-digital.de.
Weitere interessante Praxisbeispiele und Leitfäden finden Sie auf den Seiten des eBusinessLotsen Oberschwaben-Ulm unter
www.eloum.net im Menü „Publikationen“.
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