VOF – Vergabeverfahren Bewertungstabellen

Bayerische
Ingenieurekammer-Bau
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VOF – Vergabeverfahren
für Architekten- und Ingenieurleistungen
Bewertungstabellen
für Auswahlverfahren / Auftragsverfahren
mit Erläuterungen
August 2003
Einführung
3. Tabelle: Auftragsverfahren (Präsentation)
Auswahlkriterien
Die Bayerische Ingenieurekammer-Bau hat ein
Verfahren zur Bewertung von Bewerbungen und
Angeboten bei Vergabeverfahren nach VOF
entwickelt. Dies soll auslobenden Stellen als
Hilfestellung dienen.
Grundsätze für die Bewertungstabellen sind:
Transparenz im Vergabeverfahren zu schaffen,
annähernd einheitliche Bewertungskriterien
für alle Aufgaben der Architekten- und
Ingenieurplanungen zu entwickeln,
den Bewerbern eine Grundlage zu geben, nach
der sie ihre Bewerbung ausrichten können,
dem Auslober die Möglichkeit zu geben, die
Gewichtung der Einzelkriterien den speziellen
Anforderungen seines Projektes anzupassen.
Wichtung
In der dritten Stufe findet die Entscheidung über
die Auftragserteilung statt, die hier als
„Auftragsverfahren“ dargestellt wird.
20
0-5
12
5
60
5
15
0-5
10
4
40
§ 7 nennt Teilnahmevoraussetzungen und
Auskunftspflichten,
§ 11 führt sog. Ausschlusskriterien auf,
§ 12 regelt den Nachweis der finanziellen und
wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit,
25
35
10
20
0-5
13
4
52
5
5
0
10
10
10
0-5
0-5
0-5
5
6
4
3
4
4
15
24
16
30
50
10
10
0
20
20
10
0-5
0-5
0-5
12
13
5
5
4
3
60
52
15
10
20
0-5
10
4
40
0
5
0-5
3
4
12
§ 16 enthält Entscheidungskriterien für die
Auftragserteilung.
0
10
(0)
(5)
(0 - 5)
2
(0)
(10)
(0 - 5)
trifft im Beispiel nicht zu
Zwischensumme zu 3.4
3.5 Gesamteindruck der Präsentation
Zwischensumme zu 3.3
Summe gesamt
2
c
179
43
3.4 Honorar / Preis
Honorarermittlung im Rahmen der HOAI (z.B. Bandbreite
zw. Mindest- u. Höchstsatz,
UZ von - bis, Nebenkosten)
Vergütungsangebot bei Nichtzutreffen der HOAI
107
28
Zwischensumme zu 3.3
in § 13 finden sich wichtige Kriterien zur
fachlichen Eignung,
100
22
Vorgesehener Projektleiter
Fachspezifisches Personal
Vertrautheit mit Baumaßnahmen der öffentlichen Hand
Angaben zur Projektabwicklung, Objektüberwachung,
Bewältigung von Leistungsstörungen, Nachtragsmanagement
Projektdokumentation
Die VOF enthält unterschiedliche Arten von Kriterien:
Bewertung
10
Zwischensumme zu 3.2
3.3 Projektorganisation
Punkte
30
Qualität des Entwurfs, der
Funktionalität und der Wirtschaftlichkeit
Termineinhaltung
Kosteneinhaltung
Kundenempfehlung
Die Bewertung erfolgt erstmals in der zweiten
Stufe, die als „Auswahlverfahren“ bezeichnet
wird.
Beispiel
10
Zwischensumme zu 3.1
3.2 Referenzobjekte
Wichtung
projektbezogen
bis
Besonderheiten der Maßnahme, z.B. hinsichtlich Ökologie,
Energieoptimierung, innovativer Technik, Betriebskosten
Angaben zur technischen Realisierbarkeit, Besonderheiten
der Bauabwicklung, Zeitrahmen
In der ersten Stufe hat die Vergabestelle zu
prüfen, ob sich nach § 11 VOF Ausschlussgründe
ergeben. Liegen diese bei einem Bewerber vor,
kann er ausgeschlossen werden.
(Grenzwerte)
von
3.1 Projektanalyse
Aus den genannten Vorschriften ergibt sich eine
Dreiteilung des Vergabeverfahrens:
Punkte
(Grenzwerte)
2003 Bayerische Ingenieurekammer-Bau
8
2
0
5
0-5
5
8
4
4
20
5
20
100
414
11
2. Tabelle: Auswahlverfahren
Auswahlkriterien
2.1 Finanzielle und
wirtschaftliche
Leistungsfähigkeit
Wichtung
(Grenzwerte)
Punkte
(Grenzwerte)
Wichtung
projektbezogen
Punkte
Bewertung
von
bis
10
30
0
10
0-5
3
4
12
5
20
0-5
11
3
33
Gesamtumsatz der letzten
drei Jahre
Umsatz bei vergleichbaren
Leistungen der letzten drei
Jahre
Zwischensumme zu 2.1
14
45
2.2 Fachliche Eignung
55
75
In den letzten 5 Jahren erbrachte vergleichbare Leistungen
Besondere Projekterfolge
(Wettbewerbe, Auszeichnungen etc.)
Angaben zur Personalstruktur
und zur technischen Ausstattung
Führungskräfte
Ständige Mitarbeiter
Technische Ausstattung mit
besonderem Bezug zum
Projekt
15
30
0-5
18
4
72
0
20
0-5
12
5
60
5
5
0
15
15
15
0-5
0-5
0-5
11
12
8
4
5
3
61
Zwischensumme zu 2.2
44
60
24
260
2.3 Sonstige Bewertungskriterien
10
30
Gewährleistung der
Qualität
Angaben zur Organisation
und Technischen Leitung
Beabsichtigter Auftragsanteil für Weitervergabe
5
15
0-5
8
3
24
5
15
0-5
10
5
50
0
10
0-5
7
4
28
Zwischensumme zu 2.3
Summe gesamt
c
Beispiel
25
102
100
407
Die Bewertungstabellen für das Auswahlverfahren und
das Auftragsverfahren sind gleich aufgebaut.
Die Summe der Einzelwichtungen soll insgesamt jeweils
100 % erreichen.Die Wichtungsprozente für die Hauptpunkte sollen jeweils innerhalb der angegebenen Bandbreite liegen. Zum Beispiel soll im Auftragsverfahren
das Hauptkriterium „3.3 Projektorganisation“ immer
zwischen 30 und 50 Prozentpunkten betragen.
Um der speziellen Anforderung eines Projektes gerecht
zu werden, sollten die vorgeschlagenen Unterpunkte
individuell im Rahmen der Bandbreite durch den Auslober festgelegt werden.
Für die Wertung der einzelnen Bewerbungen und Angebote sind je Unterpunkt der Auswahlkriterien 0 - 5
Punkte möglich. Als Maximalsumme kann also erreicht
werden:
100 Wichtungspunkte x 5 = 500 Punkte,
wenn alle Unterpunkte der Auswahlkriterien mit der
höchsten Stufe 5 bewertet werden.
Die Anwendung dieses Verfahrens soll dazu beitragen,
den Bewerbern Vertrauen in eine objektive
und vorurteilsfreie Behandlung durch den
Auslober zu geben,
den Auslober vor einer gerichtlichen
Überprüfung des Vergabeverfahrens zu
schützen.
Ziel ist es also, das Vergabeverfahren so durchzuführen,
dass objektive Kriterien die Auswahl der Bewerber und
die Auftragserteilung entscheiden und somit möglichst
wenig Ansätze für Einsprüche gegeben sind.
Deshalb hat die Vergabestelle die Kriterien, die sie
verwenden will in der Vergabebekanntmachung (§ 10
Abs. 4 VOF) bzw. in der Aufgabenbeschreibung (§ 16
Abs. 3 VOF) mitzuteilen, da sie anderenfalls nicht
verwertet werden dürfen.
Die vorliegende Ausarbeitung entspricht sinngemäß
auch anderen Auswahlverfahren, die in Deutschland
oder international verwendet werden und orientiert
sich an den deutschen Voraussetzungen, wie z. B. dem
Gültigkeitsbereich der HOAI und an der Neufassung
der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen
vom August 2002.
2003 Bayerische Ingenieurekammer-Bau
10
3
1. Prüfung auf Ausschlusskriterien
1. Tabelle: Prüfung auf Ausschlusskriterien und Vollständigkeit
der Bewerbungsunterlagen
Auswahlkriterien
Wirtschaftliche Verknüpfung oder beabsichtigte Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen
Freiberufliche Dienstleister sollten sowohl von den
ausführenden Unternehmen, den (Kosten-) Beteiligten
einer Gemeinschaftsmaßnahme oder in sonstiger Weise
tangierten Unternehmen unabhängig sein. Da die VOF
die Unabhängigkeit nicht zwingend vorschreibt, muss
sich der Auslober frühzeitig entscheiden, ob er auch
z.B. konzerngebundene Bewerber zulassen will, um
etwa bei der späteren Ausschreibung der Bauleistungen
den Konzern im Falle einer Bewerbung desselben
auszuschließen.
Auch über die Zulassung von Subauftragsverhältnissen
muss sich der Auslober Gedanken machen. Schließt
er Nachunternehmerverhältnisse aus, sollte dies bereits
in der Bekanntmachung mitgeteilt werden. Im Übrigen
muss der Auslober Angaben dazu verlangen, für welche
Teilleistungen ein Bewerber Subaufträge vorsieht. Die
Bewerber sind nach § 7 Abs. 2 VOF verpflichtet, Angaben zu machen.
1.2
Erklärungen zum Verpflichtungsgesetz
Die Bewerber müssen erklären, dass sie sich im Auftragsfalle nach dem Verpflichtungsgesetz (BGBl.1974
I, S.547) verpflichten lassen, sofern dies aus der Sicht
des Auslobers nach der Art des Auftrags geboten
erscheint und deshalb in der Vergabebekanntmachung
gefordert wird.
1.3
Berufshaftpflichtversicherung
Neben der Bescheinigung über den bestehenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe reichen auch
Erklärungen des Versicherers aus, dass dem Bewerber
im Auftragsfall ein entsprechender Versicherungsschutz
gewährt werden wird.
4
Ausschluss
ja
Von der Teilnahme können Bieter ausgeschlossen
werden, wenn Nachweise nicht vorgelegt wurden,
wenn Gründe gemäß § 11 VOF bestehen oder sonstige Umstände vorliegen, die zum Ausschluss
führen.
1.1
Bemerkung
nein
1.1 Wirtschaftliche Verknüpfung
mit Unternehmen
1.4
oder
beabsichtigte Zusammenarbeit
mit anderen Unternehmen
Ausschlusskriterien nach § 11 VOF
1. 2 Erklärung zum
Verpflichtungsgesetz
Um die in § 11 Buchstaben a), b) und d) genannten
Ausschlussgründe über die Insolvenz/Liquidation, berufliche Zuverlässigkeit und steuerliche Unbedenklichkeit
anwenden zu können, müssen die Bewerber zu entsprechenden Angaben in der Vergabebekanntmachung
aufgefordert werden. Schwere berufliche Verfehlungen
und falsche bzw. verweigerte Auskünfte hat der Auslober selbst festzustellen.
1. 3 Berufshaftpflichtversicherung
Sonstige Schäden:__________€
1.4 Sonstige Ausschlusskriterien nach § 11 VOF
Liegen Tatbestände des § 11 VOF vor, kann der Bewerber ausgeschlossen werden. Die Entscheidung darüber
liegt im Ermessen des Auslobers, das nur durch das
Diskriminierungsverbot begrenzt wird. Über den Ausschluss ist daher immer mit Blick auf den konkreten
Auftrag und unter Beachtung des Gleichbehandlungsgebots zu entscheiden.
1.5
Personenschäden:__________€
Insolvenz oder Liquidation
Berufliche Zuverlässigkeit
Schwere berufliche Verfehlung
Steuerliche Unbedenklichkeit
Projektbezogen geforderte Nachweise
Falsche Auskünfte oder
Verweigerung von Auskünften
Der Vorbehalt für einen besonderen Berufsstand wird
durch § 23 VOF zugelassen. Es steht nach herrschender
Meinung im freien Ermessen des Auslobers, ob er den
Vorbehalt in der Vergabebekanntmachung erklärt. Danach ist er allerdings daran gebunden und muss Bewerber ausscheiden, die die geforderte berufliche
Qualifikation nicht nachgewiesen haben.
1.5 Projektbezogen geforderte
Nachweise, z. B.:
Vorbehalt für einen
besonderen Berufsstand
Verlangt das Bauordnungsrecht die Bauvorlageberechtigung, so ist sie in der Bekanntmachung zu fordern.
Wer bauvorlageberechtigt ist, bestimmt das jeweilige
Landesrecht (z.B. Art. 68 BayBO). Dasselbe gilt für die
Nachweisberechtigung für die bautechnischen Nachweise, insbesondere Standsicherheit und vorbeugenden
Brandschutz, vgl. dazu für Bayern Art. 68 Abs. 7 BayBO.
Bauvorlageberechtigung
Nachweisberechtigung
c
2003 Bayerische Ingenieurekammer-Bau
Die Tabellen stehen auch im Internet zum Download bereit.
www.bayika.de/service/download.asp
9
3. Auftragsverfahren
Die Qualifikation der Mitarbeiter kann anhand
der Ausbildung und der beruflichen Erfahrung
bewertet werden. Im Sonderfall kann auch bereits
für die erste Bewerbung der Nachweis der fachlichen Qualifikation der maßgebenden Mitarbeiter
gefordert werden.
Die technische Ausstattung der deutschen
Ingenieurbüros ist auf einem vergleichsweise
hohen Stand. Für bestimmte Spezialaufgaben
können aber spezielle EDV-Programme, Messund Prüfgeräte sowie die Anzahl und Verknüpfung
von EDV und CAD-Arbeitsplätzen und Schnittstellen für eine Weiterbearbeitung ein wichtiges
Kriterium sein.
2.3
Sonstige Bewertungskriterien
Die Gewährleistung der Qualität kann aus den
angegebenen Referenzprojekten abgeleitet werden oder in Ausnahmefällen durch Rückfrage bei
früheren Kunden des Bewerbers. Im Unternehmen vorhandene Maßnahmen zu Qualitätssicherungen sollten vom Bewerber dargestellt werden.
Die Übersicht über die Organisation eines Unternehmens sowie die internen Abläufe sind ein
wichtiges Kriterium für Leistungsfähigkeit und
Qualität, ebenso die Technische Leitung der Projekte innerhalb des Büros.
6
In der Regel sollten die angefragten Leistungen
weitgehend durch den Bieter beziehungsweise
die Bietergemeinschaft erbracht werden. Für
spezielle, projektspezifische Leistungen beziehungsweise für örtliche Maßnahmen und Präsenz
können Subvergaben positiv gewertet werden.
In der Regel werden durch das Auswahlverfahren
(je nach Angaben in der Vergabebekanntmachung)
zwischen drei und sechs Planungsbüros für das
Auftragsverfahren ausgewählt. Diese Büros können
entweder in einer Präsentation oder in einem schrift-
lich vorzulegenden Leistungsangebot mit entsprechendem Vergütungsvorschlag ihre Vorstellung von
der Abwicklung des Projektes darstellen. Die vorgeschlagenen Auswahlkriterien aus der Aufgabenbeschreibung gelten für beide Vorgehensweisen.
3.1
3.2
Projektanalyse
Der Bewerber soll in einer Analyse des zu bearbeitenden
Projektes und der zu erbringenden Planungsleistungen
darlegen, dass er die für den Auftraggeber und gegebenenfalls für die Öffentlichkeit wesentlichen Gesichtspunkte erkannt und seine Bewerbung darauf ausgerichtet hat.
Dargestellt werden sollen die technischen Ansätze
zur Problemlösung, wobei hier der Qualität eine
entscheidende Rolle zukommt. Bei komplexen
Projekten mit vielschichtigen Genehmigungsverfahren ist es nötig aufzuzeigen, wie diese Verfahren bewältigt werden sollen.
Die vom Bewerber vorgenommene Projektanalyse
soll dem Auslober Erkenntnisse darüber bringen,
ob der zu beauftragende Bewerber wichtige
Randbedingungen des Projektes erkannt hat und
die Voraussetzungen mitbringt, komplexe Planungsabläufe zu bewältigen.
Referenzobjekte
Für alle Planungsaufgaben sind Entwurfsqualität,
Funktionalität und Wirtschaftlichkeit wichtige
Kriterien. Dies kann anhand der Darstellung von
einem oder mehreren Referenzprojekten bewertet
werden. Die vergleichbaren Projekte sollten aus
den vergangenen fünf Jahren stammen. Vergleichbar sind zum einen Projekte mit ähnlicher Aufgabenstellung und zum anderen solche mit ähnlichem Umfang sowie vergleichbarer technischer
und funktionaler Anforderung. Auch hier ist die
Qualität der vorgestellten Vergleichsobjekte einer
quantitativen Betrachtung vorzuziehen.
In der Regel sind keine Testentwürfe oder planerische Konzepte abzufordern. In den Ausnahmefällen, bei denen ein vertieftes Lösungskonzept
verlangt wird, ist dies bei der Auslobung anzukündigen und gesondert zu vergüten.
Auch kann anhand von Referenzprojekten nachgewiesen werden, dass Termin- und Kosteneinhaltung durch den Bewerber sichergestellt werden
können. Das Vorgehen und Methodik dazu sind
darzustellen.
Kundenbestätigungen über erfolgreiche und zur
Zufriedenheit von Auftraggebern abgeschlossene
vergleichbare Maßnahmen können gefordert
werden.
7
2. Auswahlverfahren
3.3
Projektorganisation
3.4
Zunehmend ist die Erfahrung des vorgesehenen
Projektleiters national und international ein entscheidendes Qualitätskriterium. Dieser sollte als
Person mit seinem speziellen Erfahrungshintergrund vorgestellt werden.
Unter diesem Punkt ist nur eines der beiden Unterkriterien zu bewerten.
Bei Projekten, die unter die HOAI fallen, ist die
Einhaltung der HOAI primäres Kriterium. Gewertet
werden kann nur in der Bandbreite der HOAIVergütung (Rahmen von Mindest- und Höchstsatz,
Umbauzuschlag, Nebenkosten).
Das Fachpersonal ist projektbezogen zu beurteilen.
Ein Nachweis der fachlichen Eignung der wesentlichen Mitarbeiter für die verschiedenen Disziplinen
ist zweckmäßig.
Bei Leistungen, für die es keinen festgelegten
Vergütungsrahmen nach HOAI gibt, wie z. B.
Machbarkeitsstudien, Grundsatzuntersuchungen,
Projektsteuerung u. ä., ist die Angemessenheit
des Preises zu bewerten, wobei durch Vergleich
der Kostenangebote eindeutig nicht auskömmliche
oder stark überhöhte Angebote auszuscheiden
sind.
Kenntnisse der spezifischen Verfahren und Regelwerke für öffentliche oder mit öffentlichen Geldern
geförderte Baumaßnahmen (zum Beispiel RB
Bau, VOB, Förderrichtlinien usw.) sind hier darzustellen.
Der Bewerber sollte in geeigneter Weise darstellen, wie er das Projekt im Auftragsfalle abwickeln
möchte. Wichtige Kriterien sind hierbei unter
anderem die Organisation der Projektabwicklung,
die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und
Dritten, die stufenweise Entwicklung des Konzeptes in Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie
die Maßnahmen bei Leistungsstörungen im Projekt und das Nachtragsmanagement.
Zunehmend wichtig wird die Projektdokumentation (zum Beispiel für Facility Management, Schadensabwehr, Gewinnung von Kennzahlen usw.);
Instrumentarien und Methodik sind darzustellen.
8
Honorar / Preis
3.5
Gesamteindruck der Präsentation
Über die weitgehend objektive Punktbewertung der
übrigen Kriterien hinaus kann Form und Klarheit der
Darstellung sowie das Auftreten, die Sachlichkeit und
das Vertrauen in die vorgestellten Personen bewertet
werden.
Ein zentraler Grundgedanke des Bewerbungsverfahrens ist, die Bewerber nicht nach absoluter Größe,
sondern bezogen auf den Umfang und die Anforderungen der Aufgabe zu bewerten. Zu den Auswahlkriterien ist zu erläutern:
2.1
Finanzielle und wirtschaftliche
Leistungsfähigkeit
Bei umfangreichen Planungsaufgaben sollte bewertet
werden, ob die Bewerber sowohl von der Kapazität als
auch von der wirtschaftlichen Sicherheit über einen
möglicherweise langen Projektzeitraum die Gewähr für
eine beständige Abwicklung leisten können.
Beim zweiten Unterpunkt sollen die technischwirtschaftlichen Voraussetzungen für vergleichbare
Aufgaben aus der jüngsten Vergangenheit geprüft
werden. Die maximale Punktzahl ist ab einem gewissen,
der Aufgabe angemessenen Umfang, zu vergeben.
2.2
Fachliche Eignung
Dieses Kriterium wird mit 55 bis 75 Prozent gewichtet,
da es maßgebend für die Auswahl der Bewerber ist,
die in das Auftragsverfahren gelangen. Im Einzelnen
ist anzumerken:
Vergleichbare Leistungen sind solche, die eine
ähnliche Aufgabenstellung, eine ähnliche
Komplexität und einen ähnlichen
Gesamtumfang haben.
Die Führungskräfte eines Planungsunternehmens
sind ein wichtiger Faktor für die Qualität unabhängiger Architekten- und Ingenieurbüros. Hier
soll die Erfahrung und Kompetenz der Inhaber
und Gesellschafter beziehungsweise der leitenden Angestellten bewertet werden.
Unter Personalstruktur ist die Anzahl der ständigen
Mitarbeiter zu betrachten, wenn es sich um ein
großes und komplexes Projekt handelt. Bei
Fachplanungen einzelner Gewerke ist jeweils
die Anzahl der für diese Planung vorgesehenen
Mitarbeiter zu bewerten.
So ist zum Beispiel bei einer zu vergebenden
Tragwerksplanung ein Büro mit 15 Mitarbeitern,
das sich auf Tragwerksplanung spezialisiert hat,
höher einzustufen als ein wesentlich größeres
Büro, das in diesem Bereich lediglich 10 Mitarbeiter hat.
Der Auslober sollte eine Abschätzung vornehmen,
wie viele Bearbeiter für ein Projekt erforderlich
werden. Das Projekt sollte im Regelfall nicht mehr
als die Hälfte der Mitarbeiter des Bewerbers im
jeweiligen Fachbereich erfordern. Dann kann ihm
die maximale Punktzahl erteilt werden.
Der Nachweis der vergleichbaren Leistungen
und auch der besonderen Projekterfolge sollte
durch Referenzprojekte erbracht werden, wobei
die Qualität und die spezifischen Eigenschaften
höher als die Anzahl zu bewerten ist.
5