Inhalt einer Liste als "Karteikarten" drucken mit Word

Inhalt einer Liste als "Karteikarten" drucken mit Word
1. Schritt: Eine Tabelle mit Kopfzeile anlegen und mit Inhalt füllen.
Es kann sich dabei um eine Tabelle in Word, Excel oder Access handeln. Auch csvDokumente müssen wohl möglich sein, mit denen habe ich es aber noch nicht probiert. Die
Tabelleninhalte besonders zu formatieren (z.B. durch Farben etwas hervorzuheben, fett oder
kursiv zu setzen o.ä.), lohnt sich nicht, da diese Formatierungen ohnehin verlorengehen. (Ich
habe in der Tabelle lediglich die Kopfzeile fett und unterstrichen formatiert, weil das meinem
ästhetischen Bedürfnis entspricht.)
"Kopfzeile" bedeutet, daß in der ersten Zeile steht, was die jeweilige Spalte für Inhalte hat.
Word geht zunächst mal davon aus, daß jede Tabelle eine Kopfzeile hat, man kann das aber
(zuweilen wohl auch versehentlich) umstellen. In dem Fall bietet Table -> Table Properties:
Row die Möglichkeit, es wieder zurückzustellen, indem man zunächst angibt "Repeat as
header row", "OK", und das Häckchen dann in einem zweiten Schritt wieder entfernt. In
Excel schreibt man einfach in die oberste Zeile die Kopfzeilen-Begriffe. In Access ist die
Kopfzeile quasi immer schon automatisch gegeben.
Das Dokument mit der Tabelle nenne ich von jetzt an "Tabellendokument".
2. Schritt: Ein neues Dokument öffnen.
Dies Dokument bezeichne ich im weiteren als "Masterdokument".
Dann wählt man Tools -> MailMerge.
3. Schritt: Den Mail Merge Helper verwenden.
Der Mail Merge Helper, der sich jetzt geöffnet haben sollte, zeigt drei Unterpunkte an. Der
erste davon ist Main Document und kennt nur die Option "Create", der zweite bezieht sich auf
die Data Source und ist noch inaktiv, der dritte bietet "Merge" an, ist aber auch noch inaktiv.
Und "Cancel" gibt's natürlich auch noch.
"Create" führt zu einem Angebot von vier verschiedenen Möglichkeiten: Form Letters,
Mailing Labels, Envelopes und Catalog. Das letzte, Catalog, sollte man nehmen.
Es erscheint die Frage, ob man das aktive Dokument oder ein neues Dokument für den
Katalog nutzen will. Da das Dokument dazu erstellt wurde, das Masterdokument zu sein, ist
"Active Window" die korrekte Antwort. (Sonst hat man halt noch ein überflüssiges Fenster
offen, auch keine Katastrophe also.)
4. Schritt: Mail Merge Helper [Edit] und [Get Data]
Es sind jetzt 3 Buttons im Mail Merge Helper verwendbar: [Create], [Edit] und [Get Data].
Edit anzuwählen, gibt einem eine Liste mit allen Mail-Merge-Dokumenten, die gerade offen
sind, und sollte demzufolge derzeit nur einen einzigen Eintrag enthalten: "Catalog:
Document1". Wählt man diesen, verschwindet genaugenommen nur der Mail Merge Helper,
und man kann das Dokument nach seinen Wünschen gestalten. Will man den Mail Merge
Helper wiederbekommen, geht man nochmal auf Tools -> MailMerge, und schon ist er wieder
da :-) .
Man kann auch, bevor man mit dem Gestalten anfängt, zunächst den Schritt [Get Data]
ausführen.
Da die Tabelle ja seit dem 1. Schritt schon in ihrem Tabellendokument existiert, ist "Open
Data Source" der richtige Punkt zur Auswahl. Word meldet dann, daß noch keine "merge
fields" im Dokument zu finden sind, was völlig in Ordnung ist. [Edit Main Document] bringt
die Meldung zum Verschwinden und das Masterdokument wieder. Das sollte jetzt aber eine
weitere Toolbar haben, nämlich "Mail Merge". Das erste Feld, [Insert Merge Field], gibt beim
Anwählen eine Liste mit den Einträgen der Tabellenkopfzeile. Wählt man davon einen
Eintrag, wird er beim Cursor eingefügt.
Ich habe mir dann zunächst noch eine Toolbar geholt, wenn sie nicht schon eingeblendet war,
nämlich "Drawing". Diese Toolbar hat zwei nützliche Elemente: das Rechteck und die "Text
Box". Das Rechteck dient mir als optische Hilfe beim Gestalten und als Schnittvorgabe beim
späteren Zerschneiden. Das Rechteck selbst nimmt für Word allerdings keinen Raum ein, man
muß also entsprechend viele Leerzeilen einfügen, damit die Rechtecke nicht überlappend
gesetzt werden.
Die "Text Box" findet sich auch unter "Insert" im DropDown-Menu. Ihr wesentlicher Vorteil
ist, daß sie immer gleich groß bleibt, egal, wieviel Text darin ist. Wenn also manche
Tabellenfelder mal nur einige wenige Buchstaben, mal einen ganzen Textabschnitt enthalten,
wird Word dafür mal eine Zeile, mal eine Anzahl Zeilen brauchen, und dann verschiebt sich
zumindest bis zum Seitenende der ganze weitere Text. Das Textfeld beugt dem vor: Wenn
zuviel Text da ist, wird schlimmstenfalls nur der Anfang mitgedruckt, aber das generelle
Format der "Kärtchen" bleibt, wie es ist. Ist der Inhalt eines Feldes immer etwa gleichlang, ist
eine Text Box nicht erforderlich.
5. Schritt: Das Masterdokument gestalten
Es stehen einem für das Masterdokument nun alle Formatierungen zur Verfügung, die Word
so hat. Sollen etwa zwei oder drei Kärtchen nebeneinander auf ein Blatt gedruckt werden, gibt
man gleichbreite Spalten vor.
Etwas Geduld ist erforderlich, um die Kartengröße so zu optimieren, daß sie eine Seite gerade
ausfüllen. Zum Austarieren stehen insbesondere die Einstellungen für die Seitenränder und
Leerzeilen zur Verfügung, wobei man die Leerzeilen praktischerweise auf verschiedene
Schriftgrößen setzen kann.
[Insert Merge Field] fügt einen Feldverweis ein. Man kann diesen Feldverweis ebenfalls mit
den üblichen Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen, Schriftart, Schriftgröße) versehen.
Die Formatierung des Textes auf den Kärtchen entspricht dem Format des Feldverweises.
Um zu sehen, wie das, was man gerade gestaltet hat, ausgefüllt aussieht, wählt man in der
Mail Merge-Toolbar das Feld [Merge].
Es erscheint eine Abfrage, in der man einige Optionen setzen und schließlich [Merge]
anklicken kann. Vor allem für die Testphase ist "New Document" das richtige Ziel für das
Zusammenführen. Dann macht Word, wie man sich denken kann, ein neues Dokument auf
und erzeugt alle "Karteikarten" fortlaufend in der Reihenfolge der Datensätze in der Tabelle.
Das Ergebnis sieht dann so aus:
Word benennt das Dokument automatisch als „Catalog“ und gibt ihm dann eine fortlaufende
Nummer. Das Dokument ist aber nirgends gespeichert. Wenn man das Doument also
aufheben will, sollte man es spätestens, wenn Word beim Schließen deswegen nachfragt,
abspeichern.
6. Schritt: [Merge] Optionen
Sehen die "Karteikarten" so gut aus, wie man sie haben will, lohnt ein Blick auf die Optionen.
Man kann über "Query Options" auswählen, nur Karten nach bestimmten Kriterien als neues
Dokument erstellen zu lassen. Will man nicht gleich alle Karten haben, kann man auch "From
[] To []" verwenden.
"When merging records" ist normalerweise so eingestellt, daß leere Datensätze übersprungen
werden. Ich habe die Option jeweils dann umgestellt, wenn ich "Erstazkärtchen" haben
wollte. Dann habe ich ans Ende der Tabelle soviele Leerzeichen gesetzt, daß die letzte Seite
gerade voll gedruckt wurde - zerschnitten wird sie ja eh, und wenn ich feststelle, daß mir
irgendwo etwas fehlt, kann ich das Kärtchen dann noch mit Hand ausfüllen und dazutun.
7. Schritt: Ggfs. nachbearbeiten, ausdrucken und zerschneiden.
Das entstandene Dokument ist ein ganz normales Worddokument. Man kann also jetzt den
Text in den Kärtchen noch nachbearbeiten, beispielsweise um Hervorhebungen anzubringen
o.ä. Schließlich kann man alles an den Drucker schicken und zu einem geeigneten
Schneidwerkzeug greifen, um die gedruckten Blätter in "Karteikärtchen" zu zerlegen.