1. Februar 2014 - Volksbank Rhein-Ruhr
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1. Februar 2014 - Volksbank Rhein-Ruhr
S€PA 1. Februar 2014 Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Wir machen den Weg frei. Umstellung auf SEPA Informationen zum neuen Zahlungsverfahren mit Checkliste für die Umstellung 2 SEPA – einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA steht für Single Euro Payments Area und beschreibt die Umstellung auf den einheitlichen Europäischen Zahlungsverkehrsraum, welcher den Zahlungsverkehr einfacher und schneller gestaltet. Bereits seit Anfang 2008 bestehen die Voraussetzungen für die Regelungen zu einem einheitlichen Geldverkehr in den EU-Staaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz. Mit Stichtag 1. Februar 2014 wird der europäische Zahlungsverkehr auf die neuen Zahlungsverfahren umgestellt. Hierdurch ergeben sich für den bargeldlosen Zahlungsverkehr Veränderungen, welche durch ganz Europa reichen und somit einen effizienten standardisierten Zahlungsverkehr mitsichbringen. Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur noch mit dem einheitlichen SEPA-Format möglich. Vorteile durch SEPA Europaweit einheitliche Kontodaten, Datenformate sowie Zahlungsverkehrsabläufe Schnelle und kostengünstige Transaktionen Transparenter und rechtssicherer Zahlungsverkehr Grenzüberschreitende Lastschriften Die genossenschaftliche FinanzGruppe hat bereits alle Voraussetzungen für eine einfache Umstellung geschaffen. Die Änderungen erstrecken sich auf Ihre Kontoverbindungsdaten, dem Umgang mit Überweisungen und Daueraufträgen sowie Neuerungen im Umgang mit bestehenden und neuen Lastschriften. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Berater gerne helfend zur Seite. Ihre Volksbank Rhein-Ruhr 3 Inhalt SEPA-Kontodaten 4 SEPA-Überweisung 5 SEPA-Lastschriften 6 SEPA-Basis-Lastschrift 6 SEPA-Firmen-Lastschrift 8 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften 9 Gläubiger-Identifikationsnummer 9 Lastschriftmandat 9 Checkliste für die SEPA-Umstellung 10 4 SEPA-Kontodaten Änderung der Kontodaten Für eine eindeutige Identifikation von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum wird die aktuelle Zuordnung mittels Kontonummer und Bankleitzahl durch die standardisierten internationalen Kontodaten IBAN und BIC abgelöst. Nach der Umstellung auf SEPA zum 1. Februar 2014 sind Transaktionen wie Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. IBAN statt Kontonummer Die International Bank Account Number, kurz IBAN, ersetzt die bisherige Kontonummer. Die IBAN besteht aus maximal 34 Stellen; in Deutschland hat die IBAN eine standardisierte Länge von 22 Zeichen und setzt sich wie folgt zusammen: a) Länderkennzeichen DE, zwei Stellen Bankleitzahl Kontonummer b) Prüfziffer, zwei Stellen Bisher: c) Bankleitzahl, acht Stellen IBAN: d) Kontonummer, 10 Stellen (aufgefüllt mit führenden Nullen) 3506 0386 1234 56 DE 43 3506 0386 0000 1234 56 a) b) c) d) BIC statt Bankleitzahl Der Business Identifier Code (kurz BIC, oft als SWIFT-Code bezeichnet) löst die bisherige Bankleitzahl ab und ermöglicht eine weltweite Zuordnung. Der acht- bzw. elf-stellige BIC setzt sich zusammen aus: e) Institut, vier Stellen BIC: f) Länderkennung DE, zwei Stellen GENO DE D1VRR e) f) g) g) Filialkennung, zwei bzw. fünf Stellen Ihre IBAN und BIC Ihre persönlichen Kontodaten finden Sie auf Ihren Kontoauszügen, auf Ihrer VR-BankCard sowie in Ihrem Online-Banking. Für eine frühzeitige Kommunikation und eine problemlose Umstellung geben Sie diese bereits bei neuen Abschlüssen sowie auf Ihren Geschäftspapieren an. Volksbank Rhein-Ruhr eG BU-TAG 28.08. 05.09. 08.09. VORGANG Gehaltseingang Telefon August KD-Nr 123456 Überweisung Einkauf BLZ 3506 0386 Kontonummer erstellt am Auszug Blatt 0000 1234 56 15.09.13 5 1 SALDO ALT 24,35+ 450,00+ 12,3367,96- SALDU NEU Herr Max Mustermann Musterstraße 1 12345 Musterhausen EUR EUR BIC: GENODED1VRR IBAN: DE 43 3506 0386 0000 1234 56 394,06+ UNTERSCHRIFT / AUTHORISED SIGNATURE - NOT VALID UNLESS SIGNED BIC IBAN GENO DE D1 VRR DE 43 3506 0386 0000 1234 56 www.volksbank-rhein-ruhr.de Service-Nummer: 0203/4567-0 Bankleitzahl: 350 603 86 5 SEPA-Überweisung SEPA-Überweisung Die SEPA-Überweisung ist vergleichbar mit der bisherigen nationalen Überweisung. Erforderliche Angaben hierbei sind die IBAN und der BIC des Kontoempfängers (anstatt Kontonummer und Bankleitzahl). Die Einreichung erfolgt elektronisch (z. B. über Ihr Online-Banking) oder beleghaft mit einem Vordruck €uro-Überweisung (SEPA). Ihre Vorteile Euro-Transaktionen sind identisch mit nationalen Transaktionen Transaktion innerhalb eines Bank-Tages Keine Betragsgrenzen bei Überweisungen Zahlung in EURO Betragsgutschrift in voller Höhe Einheitliches XML-Format Wichtig Die SEPA-Überweisung können Sie bereits seit 2008 in Deutschland nutzen. Ab dem 1. Februar 2014 sind Überweisungen in Euroländer nur noch mit der SEPA-Überweisung möglich. Stellen Sie frühzeitig Ihre Unternehmensabläufe auf die Nutzung der neuen SEPA-Formate um und kommunizieren Sie rechtzeitig auf Ihren Geschäftspapieren Ihre neuen SEPA-Kontodaten. Einreichungen per Diskette, USB-Stick o. ä. sind ab dem 31. Dezember 2013 nicht mehr möglich! Wenden Sie sich frühzeitig an Ihren Kundenberater, um eine alternative Lösung zu finden. Beachten Sie zudem die Meldepflicht gemäß der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) bei der Deutschen Bundesbank ab 12.500 Euro. ElectronicBanking Die von uns zur Verfügung gestellten Zahlungsverkehrsprogramme ProfiCash ab Version 10 und VR-Networld ab Version 4.42 sowie unser Online-Banking sind bereits SEPA-fähig. Bitte überprüfen Sie bei Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm, ob Sie die aktuellste Version verwenden und nehmen Sie ggf. ein Update vor. Sollten Sie Zahlungsverkehrsprogramme von Fremdherstellern nutzen, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Software SEPA-fähig ist. Wenden Sie sich hierfür an den entsprechenden Hersteller. 6 SEPA-Lastschriften Mit Einführung der einheitlichen SEPA-Lastschriften in Europa sind die Voraussetzungen für einen einheitlichen, grenzüberschreitenden Geldeinzug geschaffen worden. Die zwei neuen Lastschrift-Verfahren sind vergleichbar mit der bisherigen Einzugsermächtigung und dem Abbuchungsauftrag, bieten aber durch Fälligkeitsdatum, der Pflicht der Vorabankündigung (Pre-Notification) sowie der Pflicht zur Angabe einer Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) deutlich mehr Transparenz und Sicherheit. Wichtig Für den Einzug von SEPA-Lastschriften benötigen Sie als Zahlungsempfänger eine Gläubiger-ID (International: Creditor Identifier, CI) von der Deutschen Bundesbank. Nähere Informationen zur Beantragung finden Sie auf Seite 9. Weiterhin ist der Abschluss einer neuen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassovereinbarung) notwendig. Wenden Sie sich hierfür zusammen mit Ihrer Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater. Einreichungen per Diskette, USB-Stick o. ä. sind ab dem 31. Dezember 2013 nicht mehr möglich! Ab Februar 2014 können Lastschriften nur noch online eingereicht werden. SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bisherigen Einzugsermächtigung gleichzusetzen und ermöglicht den nationalen und europaweiten Einzug von Geldern. Wichtig Die SEPA-Basis-Lastschrift ist nicht auf Personenkreise beschränkt. Sie kann sowohl zwischen zwei Nicht-Verbrauchern (Unternehmen, Organisationen, Gesellschaften usw.), zwischen zwei Verbrauchern (Privatpersonen) als auch zwischen einem Verbraucher und einem Nicht-Verbraucher abgeschlossen werden. Bestehende Einzugsermächtigungen können nach einer Umwandlung weiter genutzt werden (siehe Umwandlung bestehender Einzugsermächtigung). Voraussetzungen für den Einzug Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassovereinbarung) bei Ihrer Volksbank Abschluss eines OnlineBanking-Vertrags als Voraussetzung zur Einreichung von Lastschriften Abschluss eines SEPA-Lastschriftmandats (siehe Seite 9) bzw. Umwandlung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat (siehe Seite 7) Zuordnung einer eindeutigen Mandatsreferenz für jede Lastschrift (bestehend aus max. 35 Zeichen, z. B. aus Kunden- und Vertragsnummer) Mitteilung an den Zahlungspflichtigen mind. 14 Tage vor Einzug (Pre-Notification). Bei wiederkehrenden Einzügen reicht eine einmalige Information aus. Notwendige Angaben hierbei sind: Fälligkeitsdatum Betrag Gläubiger-ID Mandatsreferenz Eigenschaften der SEPA-Basis-Lastschrift Festes Fälligkeitsdatum für Einzug Einreichung erfolgt elektronisch, beleghafte Einreichungen sind nicht möglich Fristen für Einreichung: frühestens 14 Tage, spätestens sechs Tage vor Fälligkeit, bei Folgelastschriften spätestens drei Tage vor Fälligkeit Rückgabefristen betragen acht Wochen, bei Einzug ohne Autorisierung 13 Monate 7 Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen Sind Sie bereits im Besitz einer gültigen Einzugsermächtigung, können Sie diese durch eine Umwandlung auch weiterhin für die SEPA-Basis-Lastschrift nutzen. Sobald Sie die notwendigen programmtechnischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen haben, ist eine abschließende Information Ihrer Zahlungspflichtigen über die Durchführung der Umwandlung erforderlich. Voraussetzungen für eine Umwandlung Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassovereinbarung) bei Ihrer Volksbank Die schriftliche Einzugsermächtigung liegt Ihnen vor Zuordnung einer eindeutigen Mandatsreferenz für die Lastschrift Mitteilung an den Zahlungspflichtigen mind. 14 Tage vor Einzug. Hiermit erfüllen Sie gleichzeitig die Voraussetzung der Pre-Notification. Notwendige Angaben hierbei sind: Ihre Kontaktdaten Gläubiger-ID Datum der Umstellung Mandatsreferenz Fälligkeitsdatum Kontoverbindung für Einzug Betrag Erste und letzte Lastschrift sind im Verwendungszweck zu kennzeichnen Umwandlung Ihrer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat Mandatsreferenz: XYZ-4597 Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat werden wir ab dem 1. Januar 2014 die Einzüge mit dem SEPA-Lastschrift-Verfahren unter oben angegebener Mandatsreferenz einziehen. Ihre Kontodaten: IBAN: DE 43 35060386 0000 1234 56 BIC: GENO DE D1VRR (Volksbank Rhein-Ruhr eG) Betrag: 92,00 Euro Fälligkeit: 3. April 2014 Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Muster AG Musterstr. 1, 98765 Musterhausen Gläubiger-ID: DE 99 001 0123456789 Beispiel für ein Umwandlungsschreiben von Einzugsermächtigungen in ein SEPA-Lastschriftmandat für SEPA-Basis-Lastschriften 8 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist vergleichbar mit dem bisherigen Abbuchungsauftrag und ermöglicht den nationalen und europaweiten Lastschrifteinzug zwischen Nicht-Verbrauchern (Unternehmen, Organisationen, Gesellschaften usw.). Wichtig Die SEPA-Firmen-Lastschrift richtet sich alleine an Firmenkunden und kann nur zwischen Nicht-Verbrauchern abgeschlossen werden. Verbraucher (Privatpersonen) sind ausgeschlossen; verwenden Sie in diesem Fall die SEPA-Basis-Lastschrift. Eine Umwandlung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich; eine Weiternutzung nach dem 1. Februar 2014 ist ebenfalls nicht möglich. Überprüfen Sie daher frühzeitig bestehende Abbuchungsaufträge und holen Sie hierfür neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate bei Ihren Kunden ein. Voraussetzungen für den Einzug Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassovereinbarung) bei Ihrer Volksbank Rhein-Ruhr Abschluss eines SEPA-Firmen-Lastschriftmandats (siehe Seite 9) Zuordnung einer eindeutigen Mandatsreferenz für jede Lastschrift (bestehend aus max. 35 Zeichen, z. B. aus Kunden- und Vertragsnummer) Mitteilung an den Zahlungspflichtigen mind. 14 Tage vor Einzug (Pre-Notification). Bei wiederkehrenden Einzügen reicht eine einmalige Information aus. Notwendige Angaben hierbei sind: Fälligkeitsdatum Betrag Gläubiger-ID Mandatsreferenz Übermittlung einer Kopie des SEPA-Firmen-Lastschriftmandats an Ihre Volksbank, sofern Sie Zahlungspflichtiger sind Eigenschaften der SEPA-Firmen-Lastschrift Festes Fälligkeitsdatum für Einzug Einreichung erfolgt elektronisch, beleghafte Einreichungen sind nicht möglich Fristen für Einreichung: frühestens 14 Tage, spätestens zwei Tage vor Fälligkeit Keine Rückgabemöglichkeit durch den Zahlungspflichtigen 9 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften Gläubiger-Identifikationsnummer Ihre Gläubiger-ID beantragen Sie unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de direkt bei der Deutschen Bundesbank. Folgen Sie den Anweisungen des Antragsformulars. In Deutschland setzt sich die Gläubiger-ID aus 18 Stellen zusammen. Die Geschäftsbereichskennung ist bei Erhalt mit ZZZ belegt und kann durch Sie für die Kennzeichnung von Filialen oder Abteilungen abgeändert werden. a) Länderkennzeichen DE, zwei Stellen Gläubiger-ID b) Prüfziffer, zwei Stellen DE 01 ZZZ 98765432100 a) b) c) d) c) Geschäftsbereichskennung, drei Stellen d) Nationales Identifikationsmerkmal, elf Stellen SEPA-Lastschriftmandat Ein eindeutiges Lastschriftmandat bietet die rechtliche Grundlage jeder Lastschrift. Ein Muster für ein SEPA-Lastschriftmandat und ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat finden Sie unten. Eigenschaften eines SEPA-Lastschriftmandates Mandat in Sprache des Zahlungspflichtigen bzw. zweisprachig mit Englisch, Namen und Anschriften, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Kontoverbindungen, Unterschrift sowie Hinweis auf einmaligen/wiederkehrenden Einzug (Vorlagen unter: www.europeanpaymentscouncil.eu) Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate nach letztem Einzug Mandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung/nach letztem Einzug sowie durch Widerruf des Zahlungspflichtigen Einschränkung für SEPA-Firmen-Lastschriftmandat: Nur zwischen Nicht-Verbrauchern erlaubt Muster AG, Musterstr. 1, 98765 Musterhausen Gläubiger-ID: DE 99 001 0123456789 Muster AG, Musterstr. 1, 98765 Musterhausen Gläubiger-ID: DE 99 001 0123456789 SEPA-Lastschriftmandat SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Mandatsreferenz: XYZ-4598 Mandatsreferenz: XYZ-4599 Ich ermächtige die Muster AG Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster AG auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Ich ermächtige die Muster AG Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster AG auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Name der Firma (Kontoinhaber) IBAN BIC Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Datum und Ort Unterschrift IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift Beispiel für ein SEPA-Lastschriftmandat (SEPA-Basis-Lastschrift) sowie für ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat (SEPA-Firmen-Lastschrift) 10 Checkliste für die SEPA-Umstellung Organisation o o o SEPA-Beauftragten benennen im Unternehmen SEPA-Umstellungszeitplan festlegen, Kunden und Volksbank informieren Analyse der betroffenen Prozesse und Strukturen EDV SEPA-fähig (XML-Format), betroffen sind Finanzbuchhaltung, Zahlungssoftware, sonstige Software und Datenbanken. Bei Fragen sprechen Sie den Software-Hersteller an. Verwendungszwecke auf 140 Zeichen eingrenzen Stammdaten von Geschäftspartnern und Mitarbeitern mit IBAN und BIC ergänzen/ konvertieren Betroffene Unternehmensbereiche identifizieren Betroffene Dienstleister o Korrespondenz und Vordrucke mit IBAN und BIC versehen sowie für Lastschriften nur noch SEPA-Lastschriftmandate bzw. SEPA-Firmen-Lastschriftmandate verwenden o Umstellung von Buchungen und Einreichern auf Online-Verfahren. Wichtig: Einreichungen per Diskette, USB-Stick o.ä. sind ab dem 31. Dezember 2013 nicht mehr möglich! Beleghafte Einreichungen von Lastschriften sind ab dem 01. Februar 2014 nicht mehr möglich! 11 SEPA-Lastschrift o o Umgehende Beantragung Ihrer Gläubiger-ID (www.glaeubiger-id.bundesbank.de) o o Zuordnung einer Mandatsreferenz für jede einzelne Lastschrift (max. 35 Zeichen, z. B. Kd-Nr.) Abschluss einer neuen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassovereinbarung) bei Ihrer Volksbank Identifizierung von bestehenden Einzugsermächtigungen sowie Abbuchungsaufträgen Bestehende Einzugsermächtigungen können in SEPA-Lastschriftmandate umgewandelt werden (siehe Seite 7) und mit der SEPA-Basis-Lastschrift eingezogen werden Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht weiter genutzt werden. Wenden Sie sich frühzeitig an den Zahlungspflichtigen und vereinbaren Sie ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat. Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern (Privatpersonen) durch SEPA-Basis-Lastschriftmandate ersetzen SEPA-Basis-Lastschrift o o Gültiges SEPA-Lastschriftmandat liegt vor bzw. Umwandlung bestehender Einzugsermächtigung o Beachtung der neuen Einreichungsfristen: frühestens 14 Tage, spätestens sechs Tage vor Fälligkeit, bei Folgelastschriften spätestens drei Tage vor Fälligkeit o o Rückgabefristen betragen acht Wochen, bei Einzug ohne Autorisierung 13 Monate Unterrichtung des Zahlungspflichtigen 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA-Einzuges (Pre-Notification) bzw. vor Umwandlung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat. Info über: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Datum des Einzugs/Datum der Umstellung SEPA-Lastschriftmandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung/nach letztem Einzug sowie durch Widerruf durch Zahlungspflichtigen, Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate SEPA-Firmen-Lastschrift o Ein neues, gültiges SEPA-Firmen-Lastschriftmandat liegt vor. Wichtig: SEPA-Firmen-Lastschriftmandat können nur zwischen Nicht-Verbrauchern (Unternehmen, Organisationen, Gesellschaften usw.) abgeschlossen werden (siehe Seite 8) o Unterrichtung des Zahlungspflichtigen 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA-Einzuges (Pre-Notification). Info über: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Datum des Einzugs o Übersendung des gültigen SEPA-Firmen-Lastschriftmandates an Ihre Volksbank Rhein-Ruhr, sofern Sie Zahlungspflichtiger sind. Das Mandat muss vor dem ersten Einzug vorliegen. o Beachtung der neuen Einreichungsfristen: frühestens 14 Tage, spätestens zwei Tage vor Fälligkeit o Keine Rückgabemöglichkeit durch den Zahlungspflichtigen, bis Einzugsdatum kann der Zahlungspflichtige aber beim Kreditinstitut die Verweigerung der Einlösung anweisen o SEPA-Firmen-Lastschriftmandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung/nach letztem Einzug sowie durch Widerruf durch Zahlungspflichtigen, Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate Volksbank Rhein-Ruhr Düsseldorfer Str. 11-13 , 47051 Duisburg Internet www.volksbank-rhein-ruhr.de Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Urhebers (www.kat-kom.de) unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen sowie die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. 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