February 2010 - Tungsten Network

November 2014
Sehr geehrte Damen und Herren,
GOODYEAR DUNLOP und elektronische Rechnungsstellung
Als neuer Lieferant von Goodyear Dunlop steht Ihnen jetzt eine Online-Lösung zur Verfügung, mit
der Sie Ihre Rechnungen elektronisch übermitteln können. Die Vorteile der elektronischen
Rechnungsstellung sind bekannt, sie gewährleistet eine beschleunigte Rechnungszustellung und die
Vermeidung von Verzögerungen, die bei manueller Bearbeitung entstehen. Dies ermöglicht uns den
richtigen Betrag gemäß den Goodyear Dunlop-Zahlungsbedingungen an Sie zu zahlen.
Goodyear Dunlop ist eine Partnerschaft mit Tungsten Network eingegangen, einem der größten
elektronischen Rechnungsstellungsnetzwerke der Welt, um Ihnen die Umstellung auf die
elektronische Rechnungsstellung zu erleichtern. Die elektronische Rechnungsstellung ist eine
zentrale Goodyear Dunlop-Initiative. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, Ihre Umstellung auf das
Tungsten-Netzwerk bis zum 1. Dezember 2014 durchzuführen, um so schnell wie möglich von den
Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren.
Wir haben Tungsten Network gebeten, Sie innerhalb der nächsten zehn Tage in unserem Namen zu
kontaktieren, um Ihnen die verfügbaren Möglichkeiten zu erläutern und Ihnen zu helfen, den
Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung durchzuführen. Sie benötigen dafür keine weitere
Software. Darüber hinaus können Sie nach Ihrer Registrierung bei Tungsten Network auch anderen
im Tungsten-Netzwerk registrierten Kunden elektronische Rechnungen senden und dadurch Ihre
eigenen Prozesse weiter rationalisieren. Wir haben Ihnen eine Zusammenfassung beigelegt, in der
erläutert wird, wie dies funktioniert.
Mit der Benutzung von Tungsten Network ist eine geringe Gebühr verbunden, aber wir glauben, dass
diese in den meisten Fällen durch den Vorteil einer schnelleren und sichereren Rechnungszustellung
und Einsparungen an Zeit, Papier und Porto aufgewogen wird.
Bitte besuchen Sie die Website www.tungsten-network.com/Goodyeardunlop, auf der Sie weitere
Informationen über das Netzwerk und die zahlreichen Vorteile erhalten, die sich nach unserer
Überzeugung aus der Nutzung des Netzwerks für Ihr Unternehmen ergeben können.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung dieser Initiative. Wir freuen uns darauf, Ihre
Rechnungen in nächster Zukunft über Tungsten Network zu erhalten. Wenn Sie Tungsten Network
kontaktieren möchten, können Sie dies per E-Mail an UKClientServices@Tungsten-Network.com
oder telefonisch unter +44 (0) 870 165 7420.
Mit freundlichen Grüßen,
Jeff Havlin
Regional Controller EMEA
Finance
Onno Maliepaard
Geschäftsführer und CPO EMEA
Procurement
Häufig gestellte Fragen
Warum sollte ich Tungsten für den Versand meiner Rechnungen nutzen?
Goodyear Dunlop wird Rechnungen von Lieferanten bald nur noch auf diesem Wege
entgegennehmen.
Ist der elektronische Rechnungsversand über Tungsten Voraussetzung für eine
Geschäftsbeziehung mit Goodyear Dunlop?
Ja. Goodyear Dunlop (“GY”) stellt die Bearbeitung von Papierrechnungen allmählich ein, um die
Vorteile zu nutzen, die der elektronische Rechnungsversand dem Unternehmen und seinen
Lieferanten bietet. Ab 2013 wird die Nutzung der Rechnungsstellung über Tungsten zum formellen
Lieferantenauswahlkriterium von GY. Obwohl damit nicht unbedingt eine sofortige
Nichtberücksichtigung von Lieferanten verbunden ist, die dieses Kriterium nicht erfüllen, geht GY
davon aus, dass diese Lieferanten sich mit der Zeit unvermeidlicherweise im Nachteil befinden
werden.
Welche Vorteile habe ich von der Nutzung von Tungsten?
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Ja. Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen. Auf dem Postweg verloren
gegangene Rechnungen gehören der Vergangenheit an
Wir benötigen weniger Zeit für die Bearbeitung Ihrer Rechnungen
Keine Verzögerungen mehr aufgrund fehlender Angaben, einer falschen
Bearbeitungsstelle oder
manueller Eingriffe
ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-Technologie für beliebige Formate – keine zusätzliche
Software
oder Hardware erforderlich
Bessere
Bearbeitungstransparenz
und
besseres
Cashflow-Management
dank
Zugriffsmöglichkeit und
Berichterstellung rund um die Uhr und sieben Tagen die Woche reporting
Umsatzsteuerkonform, ganz gleich, wo die Rechnungen ausgestellt werden und eingehen
Die Rechnungsstellung ist jederzeit einfach und kosteneffizient
Wird die elektronische Rechnungsstellung eine Voraussetzung für neue Angebote und neue
Lieferanten sein?
Ja. Ab 2013 wird die Nutzung der Rechnungsstellung über Tungsten zum formellen
Lieferantenauswahlkriterium von GY. Obwohl damit nicht unbedingt eine sofortige
Nichtberücksichtigung von Lieferanten verbunden ist, die dieses Kriterium nicht erfüllen, geht GY
davon aus, dass diese Lieferanten mit der Zeit unvermeidlicherweise benachteiligt sein werden.
Was geschieht, wenn ich weiterhin Rechnungen in Papierform sende?
Sobald Sie Ihre Umstellung auf Tungsten vollzogen haben, stellen Sie bitte sicher, dass keine
Papierrechnungen mehr an uns versandt werden.
Sind mit diesem Service Gebühren verbunden?
Den jeweiligen Übertragungsoptionen sind unterschiedliche Gebühren zugeordnet. Bitte wenden Sie
sich an
Ihren Tungsten-Vertreter. Dieser kann Ihnen Auskünfte über alle Servicetarife geben.
Warum zahlt nicht Goodyear Dunlop die Gebühren?
Für die Nutzung des Tungsten -Netzwerks zahlen sowohl Sie als auch GY eine Gebühr, da beide von
ihm profitieren. Zurzeit zahlt GY ja auch keine Kosten von Lieferanten für deren Erstellung von
Papierrechnungen.
Bitte bedenken Sie, dass Sie von einer schnelleren, sichereren
Rechnungsübermittlung profitieren sowie die Kosten für Papier, Druck und Porto sparen, wenn Sie
zum elektronischen Rechnungsversand übergehen.
Wird Goodyear Dunlop Zahlungen über Tungsten leisten?
Nein. Tungsten ist keine Plattform für Zahlungen. Goodyear wird seine Zahlungen auf die gleiche
Weise leisten wie bisher.
Muss ich einen Vertrag mit Tungsten abschließen?
Je nach der gewählten Option für die Rechnungsübermittlung schließen Sie entweder einen
besonderen Vertrag mit Tungsten ab oder nehmen die vorgelegten allgemeinen
Geschäftsbedingungen an.
Ist es erforderlich, eine Software zu installieren?
Tungsten bietet eine benutzerfreundliche Lösung an. Die ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Funktionalität von Tungsten ermöglicht den Versand von Rechnungen in jedem Format und in jeder
Dateistruktur, statt Datennormen vorzuschreiben.
Ich sende bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden. Kann ich EDI/XML-Rechnungen
direkt an Goodyear Dunlop senden?
Goodyear Dunlop nimmt keine direkt von Lieferanten kommenden elektronischen Daten an, da das
Unternehmen eine einzige konsolidierte Rechnungsdatei von Tungsten bezieht, die Rechnungen von
allen unseren Lieferanten enthält.
Ich kann meinen Kunden bereits Rechnungen über das Internet zukommen lassen, wobei sie die
Rechnungen im Internet in einem Bildformat ansehen können. Kann ich dies als Alternative zu
Tungsten benutzen?
Nein. Das Tungsten -Netzwerk gewährleistet, dass Goodyear Dunlop die von Ihnen übermittelten
Daten in einem Format erhält, das sich in unserer Buchhaltungssoftware laden lässt und ggf. zu
einem Wareneingangsdatensatz passt. Die Bereitstellung einer Abbildung der Rechnung bzw. die
Option, die Daten in einem festen Format herunterzuladen, ist für die Geschäftsprozesse von
Goodyear Dunlop nicht ausreichend.
Was ist, wenn mein System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann?
Sie können auf die sichere Website von Tungsten zugreifen und mit Hilfe des Webformulars online
Rechnungen erstellen. Dazu ist keine Software erforderlich. Sie benötigen nur eine
Internetverbindung und einen Standardbrowser.
Kann ich über Tungsten elektronische Rechnungen an all meine Kunden versenden?
Nach Ihrer Anmeldung bei Tungsten kann Tungsten es Ihnen ermöglichen, elektronische
Rechnungen an all Ihre übrigen Kunden zu senden, die im Tungsten Netzwerk registriert sind,
einschließlich anderer Konzernunternehmen von Goodyear Dunlop.
Ich plane eine Umstellung meines Fakturierungsprogramms in näherer Zukunft. Kann ich bis dahin
warten?
Wir empfehlen Ihnen dringend, Ihre Umstellung bis zum 1. Dezember 2014 durchzufü hren. Das
Tungsten -Netzwerk akzeptiert jegliche eingehenden Datenformate, so dass Sie sich mit Ihrem
bestehenden System im Netzwerk anmelden und Ihre Rechnungen einreichen können. Sobald Sie so
weit sind, dass Sie Ihre neue Software nutzen können, müssen Sie Tungsten lediglich das neue
Datenformat mitteilen und die entsprechenden Änderungen werden an Ihrem Profil
vorgenommen.
Kann Tungsten mit technischem Personal zusammenarbeiten, das kein Englisch spricht?
Falls Sie sprachliche Hilfe benötigen, um Ihr Kundenkonto einzurichten, rufen Sie bitte die Nummer
+44 (0) 870165 7420 an und bitten Sie um Unterstützung in den folgenden Sprachen:
Niederländisch, Französi sch, Deutsch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch und Spanisch.
Darüber hinaus hat Tungsten auch lokale Kundendienstnummern in folgenden Ländern:
Land
Telefonnummer
Unterstützte Sprache
Belgien
Dänemark
Finnland
Frankreich
Österreich
Deutschland
Irland
Italien
Niederlande
Norwegen
Polen
Portugal
Spanien
Schweden
Schweiz
Großbritannie
Nordamerika
n
+32 24031012
+45 80885818
+358 800 118 871
+33
+43 170708109
19280722
+49 69222220293
+353 12477710
+39 0236006341
+31 207121386
+47 21611557
+48 223971851
+35 1800814549
+34 914141473
+46 850578454
+41 445801466
+44 8701657430
+1 877 752 0900
Niederländisch/Französisch/Englisch
Englisch
Englisch
Französisch
Deutsch
Englisch
Deutsch
Italienisch
Niederländisch
Englisch
Polnisch
Portugiesisch
Spanisch
Englisch
Deutsch/Französisch/Italienisch/Englisch
Englisch
Englisch
Gibt es weitere Informationen über den Tungsten -Service und die Länder, in denen er zur
Verfügung steht?
Ja. Weitere Informationen finden Sie unter www.tungsten-network.com/Goodyeardunlop.
Wo finde ich weitere Informationen über den elektronischen Rechnungsempfang mit Tungsten?
Bitte besuchen Sie die Website www.tungsten-network.com.
e-Invoicing and an overview of your options
Join the Tungsten Network and benefit from:
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Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail
On-time payment: your customers can process your invoices faster
No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk
and do not need manual intervention
Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware
24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management
Tax compliance: we enable compliant e-Invoicing
Easy and cost-efficient invoicing at any time
Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a
data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the
Web Form through the Portal.
This document explains how e-Invoicing works and the options available to you.
How it works
By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer,
we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you
have access to the invoice archive and a number of reporting functions.
Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form
submission through the Portal is the best option for your company.
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
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© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.
1. Integrated Solution: sending an extracted data file
The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from
your billing system and delivered directly into your buyers’ finance systems. This means:
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We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on
your customers’ requirements
No need to install additional software or hardware
You can send one consolidated data file for all your invoices
Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers
Costs for the Integrated Solution
Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used
these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your
renewal date.
Annual membership
€1,250*
1-520
Free
Per invoice transaction costs for additional invoices
1 – 20 invoices per month
€1.00
21 – 250 invoices per month
€0.80
251 – 1000 invoices per month
€0.60
1001 – 5,000 invoices per month
€0.44
5001 + invoices per month
€0.32
* Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity.
Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume.
Getting started with the Integrated Solution
Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you
through the registration process.
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2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal
The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year.
The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within
hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly.
Costs for the Web Form
Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of
your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52
free invoices for you to use during the next 12 months.
If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase
additional transactions (minimum 25 invoices), priced at €2.00 per invoice. You can purchase transactions
as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of
purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary
Annual per-invoice transaction costs
1 – 52 invoices per year
Free
Each invoice (minimum purchase of 25)
€2.00
* Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct
debit.
Getting started with the Web Form submission through the Portal
As part of your invitation to join the network, you will receive an email with instructions on how to register.
Once your registration is complete, we will send you your login credentials by e-mail so you can start
sending electronic invoices via the Tungsten Network.
For more information on Tungsten, e-Invoicing and the options available to you, visit www.tungstennetwork.com or email us at info@tungsten-network.com.
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