Reisemanagement (FI-TV)

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HELP.FITVPLAN
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SAP AG
Symbole
Symbol
Bedeutung
Achtung
Beispiel
Hinweis
Empfehlung
Syntax
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SAP AG
Inhalt
Reisemanagement (FI-TV)................................................................................ 13
Gesamtprozeß Reisemanagement ............................................................................................. 17
Aufruf des Reisemanagements................................................................................................... 21
Rollen im Reisemanagement ......................................................................................................22
Der Reisemanager: Prozeßübergreifende Erfassung............................................................... 23
Das Einstiegsbild ......................................................................................................................... 25
Persönliche Einstellungen .......................................................................................................... 27
Übersichtsliste der Reisen .......................................................................................................... 28
Der Infocenter ............................................................................................................................... 29
Datenintegration ........................................................................................................................... 30
Reiseantrag ................................................................................................................................... 31
Reiseantrag anlegen .................................................................................................................... 33
Reiseantrag senden ..................................................................................................................... 34
Reiseantrag genehmigen............................................................................................................. 35
Reiseantrag: Status...................................................................................................................... 37
Reiseplanung (FI-TV-PL).............................................................................................................. 39
Technische Voraussetzungen der Reiseplanung ..................................................................... 41
Anbindung an AMADEUS ......................................................................................................... 43
Amadeus-Gateway .............................................................................................................. 45
SAP-Gateway....................................................................................................................... 46
Stammdaten der Reiseplanung................................................................................................... 47
Personalstammdaten bearbeiten .............................................................................................. 51
Reiseprofil (Infotyp 470) ............................................................................................................ 52
Reiseprofil anzeigen ............................................................................................................ 54
Flugpräferenzen (Infotyp 0471).................................................................................................55
Hotelpräferenzen (Infotyp 472) .................................................................................................57
Mietwagenpräferenzen (Infotyp 473) ........................................................................................ 58
Bahnpräferenzen (Infotyp 0474) ............................................................................................... 59
Kundenprogramme (Infotyp 0475) ............................................................................................ 60
Reiseprivilegien (Infotyp 017).................................................................................................... 62
Erfassungsszenarien der Reiseplanung.................................................................................... 63
Prozeßszenario: Reise planen und buchen (Grafik)................................................................. 64
Der Planungsmanager .............................................................................................................. 65
Reiseplan ............................................................................................................................. 68
Reiseplan anlegen: Planungsmanager........................................................................... 69
Reiseplan kopieren: Planungsmanager.......................................................................... 70
Reiseplan stornieren: Planungsmanager ....................................................................... 71
Reiseplan löschen: Planungsmanager ........................................................................... 72
Flug ...................................................................................................................................... 73
Verfügbare Flugverbindungen ermitteln ......................................................................... 74
Information: Flugverfügbarkeit........................................................................................ 75
Ermittlung des Flugpreises ............................................................................................. 77
Preisgünstigste Flugverbindungen abfragen .................................................................. 78
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SAP AG
Sitzplatz auswählen ........................................................................................................ 80
Sitzplatz ändern .............................................................................................................. 81
Sitzplatz stornieren ......................................................................................................... 82
Hotel..................................................................................................................................... 83
Hotelzimmer auswählen ................................................................................................. 84
Berücksichtigung des firmenspezifischen Hotelkatalogs................................................ 86
Mietwagen............................................................................................................................ 88
Mietwagen auswählen .................................................................................................... 89
Deutsche Bahn .................................................................................................................... 91
Bahnverbindungen abfragen und buchen ...................................................................... 92
Großkundenticket ........................................................................................................... 94
Bahncard......................................................................................................................... 95
Gesamtpreis einer Reise anzeigen...................................................................................... 96
Buchung der Reisedienstleistungen .................................................................................... 97
Anforderung des Flugtickets ................................................................................................ 98
Reisedienstleistungen stornieren / löschen (Planungsmanager) ........................................ 99
Buchen mit Musterreisen (QuickPlan) ............................................................................... 101
Der Reisemanager: Reisedienstleistungen buchen................................................................ 104
Reiseplan ........................................................................................................................... 106
Reiseplan anlegen: Reisemanager .............................................................................. 107
Verfügbaren Flug auswählen und buchen (Reisemanager) .............................................. 109
Preisgünstigste Flugverbindungen auswählen und buchen (Reisemanager) ................... 111
Hotelzimmer auswählen und buchen (Reisemanager)...................................................... 113
Berücksichtigung des firmenspezifischen Hotelkatalogs.............................................. 115
Mietwagen auswählen und buchen (Reisemanager) ........................................................ 117
Stornieren / Löschen einer Reisedienstleistung (Reisemanager) ..................................... 119
Gesamtpreis einer Reise anzeigen (Reisemanager)......................................................... 120
Synchronisation zwischen SAP-Reiseplanung und angeschlossenem
Reservierungssystem ................................................................................................................ 121
Import und Verarbeitung ......................................................................................................... 123
Import der AIRs (TP10) ........................................................................................................... 126
Verarbeitung der AIRs und Aktualisierung der Reisepläne (TP12) ........................................ 128
Erfolgsanzeige nach der AIR-Verarbeitung ............................................................................ 130
Genehmigungsverfahren der Reiseplanung ........................................................................... 131
Genehmigung über Erfassungstransaktionen......................................................................... 133
Genehmigungsstatus eines Reiseplan ................................................................................... 134
Informationssystem Reiseplanung .......................................................................................... 135
Customizing ................................................................................................................................ 137
Flugtarife und - rabatte............................................................................................................ 138
Bearbeiten einer Streckenführung ..................................................................................... 139
Streckenführung anlegen................................................................................................... 142
Streckenführung löschen ................................................................................................... 144
Berechtigungsprüfung der Reiseplanung ............................................................................... 145
Reisekostenabrechnung (FI-TV-COS) ...................................................................................... 148
Reisekostenabrechnung............................................................................................................ 149
Prozeß Reisekostenabrechnung............................................................................................. 151
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SAP AG
Reisekostenabrechnung auswählen ....................................................................................... 153
Mitarbeiter-Reise ..................................................................................................................... 154
Anlegen Mitarbeiter-Reise ................................................................................................. 155
Änderung Mitarbeiter-Reise ............................................................................................... 156
Anzeige Mitarbeiter-Reise.................................................................................................. 157
Kopieren Mitarbeiter-Reise ................................................................................................ 158
Ausdruck Mitarbeiter-Reise................................................................................................ 159
Löschen Mitarbeiter-Reise ................................................................................................. 160
Stornierung Mitarbeiter-Reise ............................................................................................ 161
Korrekturanzeige Mitarbeiter-Reise ................................................................................... 162
Ergebnisse Mitarbeiter-Reise............................................................................................. 163
Genehmigung Mitarbeiter-Reise ........................................................................................ 164
Abrechnung Mitarbeiter-Reise ........................................................................................... 165
Reisestatus.............................................................................................................................. 166
Verzeichnis der Reisestatus .............................................................................................. 168
Zuordnung Reisestatus...................................................................................................... 177
Historie ............................................................................................................................... 179
Historie anzeigen .......................................................................................................... 180
Reiseschema .......................................................................................................................... 181
Reiseschema wechseln ..................................................................................................... 182
Reiseerfassungsszenario........................................................................................................183
Reiseerfassungsszenarien (Überblick) .............................................................................. 184
Reiseerfassungsszenarien (Navigationsprozeß) ............................................................... 186
Reisefakten ............................................................................................................................. 187
Reiseziele........................................................................................................................... 188
Reisevorschüsse................................................................................................................189
Reisespesenvorgaben ....................................................................................................... 190
Reisespesenabzugsvorgaben............................................................................................ 191
Personalstammdatenbearbeitung ............................................................................................ 192
Personalstammdaten für Reisemanagement anlegen............................................................ 193
Personalstammdaten für Reisemanagement ändern ............................................................. 195
Personalstammdaten für Reisemanagement anzeigen.......................................................... 197
Kreditorenstammsatzbearbeitung ............................................................................................ 198
Kreditorenstammsätze bearbeiten .......................................................................................... 200
Reisefaktenerfassung (Reiseabrechnung) .............................................................................. 201
Erfassungsszenario Reisekostenmanager ............................................................................. 203
Reisekostenmanager auswählen....................................................................................... 205
Reise anlegen (Reisekostenmanager) .............................................................................. 206
Reise ändern (Reisekostenmanager) ................................................................................ 208
Reisen anzeigen (Reisekostenmanager)........................................................................... 209
Reisen kopieren (Reisekostenmanager) ........................................................................... 210
Reisen zwischen Personalnummern kopieren
(Reisekostenmanager)...................... 211
Reise drucken .................................................................................................................... 213
Korrekturen anzeigen......................................................................................................... 214
Reiseabrechnung simulieren (Reisekostenmanager)........................................................ 215
Reise genehmigen ............................................................................................................. 216
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SAP AG
Reise abrechnen................................................................................................................217
Erfassungsszenario Reisemanager: Reisekosten .................................................................. 218
Reisemanager auswählen ................................................................................................. 221
Reisekostenabrechnung anlegen (Reisemanager) ........................................................... 222
Reisekostenabrechnung genehmigen (Reisemanager) .................................................... 223
Erfassungsszenario Reisekalender ........................................................................................ 224
Reisekalender auswählen.................................................................................................. 225
Eintägige Inlandsreise anlegen.......................................................................................... 226
Mehrtägige Inlandsreise anlegen....................................................................................... 228
Inlandsreise verschieben ................................................................................................... 230
Eintägige Reise verschieben ........................................................................................ 231
Eintägige Reise in mehrtägige Reise verlängern ......................................................... 232
Mehrtägige Reise verkürzen......................................................................................... 233
Mehrtägige Reise in eintägige Reise verkürzen ........................................................... 234
Mehrtägige Reise verlängern........................................................................................ 235
Erfassungsszenario Wochenbericht ....................................................................................... 236
Wochenbericht auswählen................................................................................................. 238
Wochenbericht anlegen ..................................................................................................... 239
Wochenbericht ändern....................................................................................................... 240
Wochenbericht anzeigen ................................................................................................... 241
Wochenbericht drucken ..................................................................................................... 242
Korrekturen anzeigen......................................................................................................... 243
Reiseabrechnung simulieren (Wochenbericht).................................................................. 244
Wochenbericht genehmigen .............................................................................................. 245
Wochenbericht abrechnen ................................................................................................. 246
Zusätzliche Funktionen im Wochenbericht ........................................................................ 247
Erfassungsszenario Reisevorschüsse .................................................................................... 249
Kassenvorschuß anlegen .................................................................................................. 250
Kassenvorschuß ergänzen ................................................................................................ 251
Erfassungsszenario Reise erfassen (Experte)........................................................................ 252
Erfassungsfunktion Belege ..................................................................................................... 253
Erfassungsfunktion Belegzusatzinformationen.................................................................. 254
Einzelbelege erfassen........................................................................................................ 256
Einzelbelege kopieren........................................................................................................ 257
Einzelbelege löschen ......................................................................................................... 258
Reisemanager: Datenbereich ............................................................................................ 259
Erfassungsfunktion Abzüge .................................................................................................... 261
Abzüge erfassen ................................................................................................................262
Erfassungsfunktion Kilometeraufteilung.................................................................................. 263
Kilometeraufteilung erfassen (Reisekostenmanager/Reisemanager) ............................... 264
Kilometeraufteilung erfassen (Reisekalender)................................................................... 265
Erfassungsfunktion Zwischenziele .......................................................................................... 266
Zwischenziele erfassen...................................................................................................... 268
Erfassungsfunktion Vorschüsse.............................................................................................. 269
Vorschüsse erfassen ......................................................................................................... 270
Szenarien der Vorschußerfassung .................................................................................... 271
April 2001
7
SAP AG
Vorschuß über Kasse (manuelles Buchen) .................................................................. 272
Vorschuß über Kasse (Vorschußerfassung) ............................................................... 275
Vorschuß über Finanzbuchhaltung............................................................................... 278
Vorschuß über Datenträgeraustausch.......................................................................... 281
Vorschuß über Kasse (Reisekosten über DTA) ........................................................... 284
Erfassungsfunktion Kostenzuordnung .................................................................................... 287
Reisekostenzuordnungsvorschrift...................................................................................... 288
Kostenzuordnungsvorgabe der Gesamtreise .................................................................... 290
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekostenmanager / Reisemanager) ............... 292
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekalender / Wochenbericht) ......................... 294
Kostenzuordnungsvorgabe pro Weiteres Ziel.................................................................... 295
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekostenmanager / Reisemanager) .................. 297
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekalender) ........................................................ 298
Kostenzuordnungsvorgabe pro Beleg ............................................................................... 299
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisekostenmanager).......................................... 302
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisemanager) .................................................... 303
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisekalender)..................................................... 305
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Wochenbericht).................................................... 307
Kostenzuordnungsvorgabe für Kilometer .......................................................................... 309
Kostenzuordn. Kilometer vorgeben (Reiseko.man./Reisemanager) ............................ 312
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Reisekalender)............................................... 314
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Wochenbericht).............................................. 315
Erfassungsfunktion.................................................................................................................. 316
Erfassungsfunktion Reisezusatzinformationen ....................................................................... 322
Erfassungsfunktion Benutzerdaten ......................................................................................... 323
Genehmigung von Reisen .........................................................................................................324
Genehmigung durch SAP Business Workflow........................................................................ 326
Genehmigungsprogramm ....................................................................................................... 328
Reisekostenabrechnung genehmigen ............................................................................... 329
Unterlagen unvollständig ................................................................................................... 330
Korrigierte Reisekostenabrechnung anzeigen................................................................... 331
Reisekostenabrechnung simulieren................................................................................... 332
Reisekostenabrechnung anzeigen .................................................................................... 333
Reisen ändern (Genehmigungsprogramm) ....................................................................... 334
Reisen stornieren (Genehmigungsprogramm) .................................................................. 335
Wie könnte das Genehmigungsprogramm eingesetzt werden?........................................ 336
Abrechnung von Reisen ............................................................................................................ 337
Reisen online abrechnen ........................................................................................................339
Reisen im Hintergrund abrechnen .......................................................................................... 340
Formulare für Reisekostennachweise ..................................................................................... 341
Standardformular ausdrucken................................................................................................. 343
Kompaktformular-1 ausdrucken.............................................................................................. 344
Kompaktformular-2 ausdrucken.............................................................................................. 345
Informationssystem Reisekostenabrechnung ........................................................................ 346
Übertragung an das Rechnungswesen.................................................................................... 348
8
April 2001
SAP AG
Buchungslauf .......................................................................................................................... 350
Reiseübertragungsbeleg .........................................................................................................351
Buchungslaufverwaltung .........................................................................................................352
Anlegen Buchungslauf ....................................................................................................... 353
Buchungslauf anlegen .................................................................................................. 355
Aufbau der Buchungsbelege bestimmen...................................................................... 356
Prüfen Buchungslauf.......................................................................................................... 357
Buchungslauf prüfen..................................................................................................... 358
Buchen Buchungslauf ........................................................................................................ 359
Buchungslauf buchen ................................................................................................... 361
Verwerfen Buchungslauf.................................................................................................... 363
Buchungslauf verwerfen ............................................................................................... 364
Buchungslauf löschen........................................................................................................ 365
Buchungsläufe anzeigen.................................................................................................... 366
Historie zum Buchungslauf anzeigen ................................................................................ 367
Anzeige Reiseübertragungsbelege.................................................................................... 368
Reiseübertragungsbelege anzeigen............................................................................. 370
Details zur Belegzeile anzeigen ................................................................................... 371
Ursprung einer Belegzeile anzeigen............................................................................. 372
Erzeugte Belegnummern im Rechnungswesen anzeigen............................................ 373
Stornierung einer gebuchten Reise ......................................................................................... 374
Übertragung an einen Datenträgeraustausch (DTA) .............................................................. 375
Länderspezifische Vorprogramme (DTA) ausführen .............................................................. 377
Länderspezifische Zahlungsprogramme (DTA) erstellen ....................................................... 379
Datenträgeraustausch auf Diskette speichern ........................................................................ 381
Reisespesen über Scheck auszahlen..................................................................................... 382
Hinweis zum Vorprogramm DTA ............................................................................................ 384
Übertragung an die HR-Personalabrechnung ......................................................................... 385
Buchung über ein Verrechnungskonto.................................................................................... 389
Datenbankverwaltung der Reiseabrechnung .......................................................................... 391
Informationssystem der Reiseabrechnung ............................................................................. 392
Reisestatistiken erstellen ................................................................................................... 393
Periodenweise Reisekostenauswertung............................................................................ 394
Reisekosten periodenweise auswerten ........................................................................ 396
Werbungskosten ................................................................................................................ 397
Werbungskostennachweis ausdrucken ........................................................................ 398
Vorsteuerrückforderung ..................................................................................................... 399
Vorsteuerrückforderungen erstellen ............................................................................. 401
Auswertung Reisedauer..................................................................................................... 402
Reisedauer auswerten.................................................................................................. 403
Kreditkartenclearing ................................................................................................................ 404
Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen ..................................................................... 408
Übersicht über die Funktionen...................................................................................... 410
Übernahme Kreditkartentransaktionen......................................................................... 411
Datensatz des Kreditkartenclearings....................................................................... 413
Einlesen der Kreditkartentransaktionen .................................................................. 414
April 2001
9
SAP AG
Kreditkartentransaktionen übernehmen .................................................................. 415
Automatische Zuordnung Kreditkartentransaktionen ................................................... 416
Automatische Verarbeitung Kreditkartenumsätze................................................... 418
Manuelle Zuordnung Kreditkartentransaktionen........................................................... 420
Kreditkartentransaktionen Reisen manuell zuordnen ............................................. 421
Rücknahme der Zuordnung Kreditkartentransaktionen................................................ 423
Kreditkartenbelege aus der Reise löschen.............................................................. 424
Löschen Kreditkartentransaktionen aus Datenbank .......................................................... 425
Kreditkartentransaktionen aus Datenbank löschen...................................................... 426
Kreditkartendaten anzeigen ............................................................................................... 428
Kreditkartenabrechnungen anzeigen................................................................................. 429
Statistikmanager ..................................................................................................................... 430
Statistikdaten erzeugen ..................................................................................................... 431
Datenarchivierung ................................................................................................................... 432
Datenbankauswertungen der Reiseabrechnung..................................................................... 433
Datenstrukturen der Reiseabrechnung.............................................................................. 434
Übersicht der Reisen anzeigen.......................................................................................... 435
Details einer Reise anzeigen ............................................................................................. 436
Die Abrechnungsperioden im Cluster TE .......................................................................... 437
Reisestatusrücksetzung (Aufrollprogramm)............................................................................ 439
Aufrollprogramm ausführen ............................................................................................... 440
Reorganisation der Kurzanwahl T........................................................................................... 441
Kurzanwahl T reorganisieren ............................................................................................. 443
Laufende Einstellungen........................................................................................................... 444
Länder- und Branchenversionen der Reisekostenabrechnung ............................................ 445
Deutschland ............................................................................................................................ 447
Länderversion Privatwirtschaft Deutschland...................................................................... 448
Branchenlösung Öffentlicher Dienst Deutschland ............................................................. 449
Reise-Rahmendaten für den Öffentlichen Dienst Deutschland.................................... 452
Abrechnung von Tagegeld und Auslandstagegeld....................................................... 453
Erstattung der Übernachtungskosten ohne Nachweis ................................................. 454
Erstattung der Übernachtungskosten mit Nachweis .................................................... 455
Kürzung des Tage- und Übernachtungsgeldes ............................................................ 457
Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung bei Dienstreisen ..................................... 458
Nutzung privater Kraftfahrzeuge................................................................................... 459
Mehrere Inlandsreisen an einem Tag........................................................................... 460
Länderversion Österreich........................................................................................................ 461
Länderversion Großbritannien (United Kingdom) ................................................................... 462
Frankreich ............................................................................................................................... 463
Länderversion Privatwirtschaft Frankreich......................................................................... 464
Branchenlösung Öffentlicher Dienst Frankreich ................................................................ 465
Erfassung über Reisekostenmanager .......................................................................... 467
Behandlung von Vorschüssen...................................................................................... 469
Behandlung von Abzügen............................................................................................. 470
Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen .................................................................. 472
Besonderheiten im Standardformular........................................................................... 473
10
April 2001
SAP AG
Länderversion Dänemark........................................................................................................ 474
Travel expense accounting for Denmark ........................................................................... 475
Examples: Travel Expense Statements............................................................................. 477
Länderversion Norwegen ........................................................................................................ 481
Länderversion Spanien ........................................................................................................... 484
Pauschalabrechnung ......................................................................................................... 486
Beispiel 1: Pauschalabrechnung .................................................................................. 488
Beispiel 2: Pauschalabrechnung .................................................................................. 490
Belegabrechnung............................................................................................................... 492
Beispiel: Belegabrechnung ........................................................................................... 494
Gemischte Abrechnung ..................................................................................................... 497
Beispiel: Gemischte Abrechnung ohne Differenzausgleich.......................................... 498
Beispiel: Gemischte Abrechnung mit Differenzausgleich............................................. 501
Weitere Eigenschaften der spanischen Länderversion ..................................................... 505
Beispiel: Mehrere Kurzreisen an einem Tag ................................................................ 507
Beispiel: Behandlung von Abzügen.............................................................................. 510
Länderversion Schweden........................................................................................................ 515
Länderversion Vereinigte Staaten von Amerika (USA)........................................................... 516
Tatsächliche Kostenabrechnung durch Einzelbelege........................................................ 517
Meals & Incidental Expenses Method (M&IE) ................................................................... 518
High Low Substantiation Method ....................................................................................... 519
Beispiel für US-Pauschalsätze........................................................................................... 520
Beispiel 1 für Reisekostenformular .................................................................................... 521
Beispiel 2 für Reisekostenformular .................................................................................... 523
Fahrtkostenpauschalen...................................................................................................... 525
Neue Währung für Fahrtstreckenpauschalen (USA) .................................................... 526
Länderversion Kanada ............................................................................................................ 527
Länderversion Mexiko ............................................................................................................. 528
Erstattung von Belegen in Reisewährung und Hartwährung............................................. 529
Auszahlung mit Datenträgeraustausch in Haus- und Hartwährung................................... 530
Beleghöchstsatz: Aufteilung des Belegbetrages ............................................................... 531
Länderversion Japan............................................................................................................... 532
Technische Grundlagen des Reisemanagements .................................................................. 533
Include MP56RFEX für User-Exits.......................................................................................... 534
Hinweise zum Merkmal TRVPA .............................................................................................. 535
Hinweis bezüglich des Abrechnungslaufs............................................................................... 536
Hinweis zum Abrechnungsprogramm ..................................................................................... 537
Wie können die Routinen EXB706x und EXA706x im Abrechnungsprogramm des
Reisemanagements genutzt werden? .................................................................................... 538
Beispiel für den technischen Weg eines Belegs von der Erfassung bis zur Buchung in der
Finanzbuchhaltung.................................................................................................................. 539
Vom Mitarbeiter eingereichter Beleg ................................................................................. 545
Privatanteil auf Rechnungen.............................................................................................. 546
Vom Unternehmen bezahltes Flugticket............................................................................ 547
Unternehmensspezifische Anpassung des Reisekosten-Standardformulars......................... 548
Abrechnungsperiode und Abrechnungskreis .......................................................................... 549
Berechtigungsprüfung der Reisekostenabrechnung............................................................. 550
Berechtigungsprüfung für Reporting der Reisekostenabrechnung......................................... 554
April 2001
11
SAP AG
ESS / IACs im Reisemanagement ............................................................................................. 556
Service Reisemanagement........................................................................................................557
Weitere Internet-Anwendungen im SAP Reisemanagement ................................................. 560
Reisekostenabrechung offline erfassen.................................................................................. 563
Excel Arbeitsmappen für Reisekosten modifizieren................................................................ 565
Reisemanagement und Systemlandschaft .............................................................................. 574
Kriterien für die Wahl einer Systemlandschaft ....................................................................... 578
12
April 2001
SAP AG
Einsatzmöglichkeiten
Das SAP-Reisemanagement begleitet alle Prozesse der Reiseabwicklung mit ganzheitlicher
Funktionalität und bindet sie in den Kreislauf von Abrechnung, Versteuerung und Auszahlung
ein. Dies umfaßt sowohl die Beantragung, Planung und Buchung von Reisen als auch die
Abrechnung der Reisekosten und die Weitergabe der Abrechnungsergebnisse an andere
betriebliche Funktionsbereiche. Die hohe Integrationsfähigkeit des SAP-Reisemanagements
gewährleistet somit den Nutzen effizienzsteigernder und prozeßkostensenkender Synergien.
Einführungshinweise
Um einen optimalen Einsatz des SAP-Reisemanagements zu gewährleisten, sollte eine Analyse
der im Unternehmen stattfindenden Reiseprozesse erfolgen. Wie ist der Genehmigungsablauf
bei Dienstreisen? Welche Reiserichtlinien sind für welche Mitarbeiterkreise zu beachten?
Müssen Reiserichtlinien erst definiert werden? Gibt es Abkommen mit externen
Reisedienstleistern, die berücksichtigt werden sollen? Wie wird der Prozeß der Kostenerstattung
realisiert und welche organisatorischen Einheiten sind daran beteiligt?
Auf Basis einer Analyse muß systematisch abgeleitet werden, welche betrieblichen Aufgaben Sie
mit Hilfe des SAP-Reisemanagements umsetzen und effizienzsteigernd gestalten können und
welche Teilkomponenten dazu benötigt werden.
Teilkomponenten des SAP-Reisemanagements
In Abstimmung mit den individuellen Anforderungen und dem organisatorischem Aufbau des
Unternehmens können die drei Bereiche des SAP-Reisemanagements
·
Reiseantrag
·
Reiseplanung
·
Reisekostenabrechnung
flexibel miteinander kombiniert werden:
Kombinationsmöglichkeiten der Teilbereiche des SAP-Reisemanagements
Reiseantrag
Reiseplanung
1
X
X
X
2
X
3
X
X
4
X
X
Die Reisekostenabrechnung bildet dabei die Ankerkomponente. Sie kann vollkommen
unabhängig von Reiseantrag und Reiseplanung eingesetzt werden.
Releaseunabhängiger Einsatz
Sie können das aktuelle Release des SAP-Reisemanagements losgelöst von der übrigen R/3Anwendungslandschaft einführen. Für die notwendigen Kommunikationsbrücken zu R/3Applikationen mit niedrigeren Releaseständen sorgt die SAP-ALE-Technologie (Application Link
Enabling). Sie macht eine Doppelpflege von Daten überflüssig.
April 2001
13
SAP AG
Weitere Informationen finden Sie unter Reisekostenübertragung an das Rechnungswesen
[Extern].
Externes Reservierungssystem
Im Bereich Reiseplanung greift das Reisemanagement auf ein angeschlossenes externes
Reservierungssystem zu, über das die Abfrage der verfügbaren Reisedienste und die Buchung
der ausgewählten Leistungen erfolgt. Das momentan zur Verfügung stehende
Reservierungssystem ist das weltweite Reservierungssystem der AMADEUS Global Travel
Distribution.
Lesen Sie hierzu auch Technische Voraussetzungen der Reiseplanung [Seite 41].
Aufgabenbezogenes Arbeiten
Zur Unterstützung aufgabenorientierter Systembenutzung können Sie ab dem R/3-Release 4.6
den Benutzern verschiedene (vordefinierte und individuell anpaßbare) Rollen oder
Aktivitätsgruppen zuweisen, so daß der jeweilige Benutzer ausschließlich diejenigen Funktionen
des SAP-Reisemanagements angeboten bekommt, die für die Erfüllung seiner betrieblichen
Aufgaben relevant sind.
Weitere Informationen finden Sie unter Rollen im SAP-Reisemanagement [Seite 22].
Integration
Durch die Integration in die Personalabrechnung und die Finanzbuchhaltung werden die Daten
der Reiseplanung und der Reisekostenabrechnung zeit- und objektgenau an diese Komponenten
übergeleitet.
Ein weiterer Vorteil des SAP-Reisemanagements ist die Integration der drei Teilbereiche
Reiseantrag, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung untereinander. So greifen z.B. alle drei
Objekte auf dieselben Personalstammdaten zu.
Die Reiseplanung des SAP-Reisemanagements ist an ein externes Reservierungssystem [Seite
41] (GDS) angeschlossen, über das die Buchung von Reisedienstleistungen online erfolgt.
Funktionsumfang
Die integrativen Funktionen der Reiseplanung und der Reisekostenabrechnung mit ihren
Funktionen illustriert das folgende Schaubild:
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April 2001
SAP AG
Externe Reisedaten
• Laptop
• Internet
• E-Mail
Buchungsund ReservierungsSystem
(GDS)
KreditkartenClearing
Optisches
Archiv
Antrag und Genehmigung
mittels SAP Business Workflow
Reiseplanung
• Flüge
• Hotels
• Mietwagen
• Bahn
•
•
•
•
•
Pauschalen
Kilometerverteilung
Belege
Vorschüsse
Kostenverteilung
VorschußErfassung
ReisekostenControlling
• Auswertungen
• Statistiken
Datenübergabe mittels ALE:
Finanzwesen, Kostenrechnung Controlling,
Controlling,
HR-Personalabrechnung, Funds Management
Mit der Anwendungskomponente SAP-Reisemanagement können Sie die kompletten
betriebswirtschaftlichen Geschäftsvorgänge einer Reise vom Reiseantrag und der Reiseplanung
über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Weitergabe der Reisekosten an andere betriebliche
Funktionsbereiche sicher und effizient durchführen.
Reiseantrag
·
Erfassen von Reiserahmendaten, benötigten Reisedienstleistungen und Kostenschätzungen
·
Senden an den genehmigenden Vorgesetzten
Reiseplanung
·
Zugriff auf anbieterneutrale Informations- und Buchungsservices für Flug, Hotel, Mietwagen,
Bahn
·
Berücksichtigung von unternehmensinternen Reiserichtlinien bei Abfragen und Buchungen
·
Möglichkeit der Einrichtung eines unternehmensspezifischen Hotelkatalogs
·
Berücksichtigung von Abkommen mit Reisedienstleistern
·
Berücksichtigung von persönlichen Präferenzen der Reisenden
·
Erfassung von Reisenfakten (zentral/dezentral)
·
Abrechnung und Buchung der Reisen
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SAP AG
·
Auszahlung der Reisespesen über Finanzbuchhaltung (FI), Personalabrechnung (HR) oder
über Datenträgeraustausch mit Kreditinstituten (DTA)
·
Optische Archivierung von Belegen
·
Komplette Integration in die Finanzbuchhaltung (FI), die Personalabrechnung (HR) und das
Controlling (CO)
·
Möglichkeit des Kreditkarten-Clearing
Informationssysteme
·
Auswertungen zu getätigten Reisen zur Analyse des Reiseverhaltens der Mitarbeiter bzw.
Unterstützung bei Verhandlungen mit Reisedienstleistern
·
Auswertungen der Reisekosten zur Kostenkontrolle und Kostentransparenz
Beantragung und Genehmigung
·
Beantragung von Dienstreisen
·
Genehmigung mit oder ohne SAP Business Workflow
Internationaler Einsatz
Mit dem SAP-Reisemanagement steht Ihnen eine internationale Standardversion zur Verfügung,
die länderspezifisch eingestellt werden kann. Zusätzlich ermöglicht es Ihnen den Einsatz von
speziellen Länderversionen, die nationale gesetzliche und steuerrechtliche Vorschriften bereits
enthalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Länder- und Branchenversionen der
Reisekostenabrechnung [Seite 445].
ESS
Im Rahmen der SAP Employee Self Services (ESS) unterstützt der Service Reisekosten die
dezentrale Bearbeitung der Reisekosten, indem die Reisenden selbsttätig und
eigenverantwortlich ihre Reise- und Belegdaten an ihrem jeweiligen Arbeitsplatz via Internet oder
Intranet erfassen können. Durch die mögliche Offline-Nutzung dieser Lösung kann ein Reisender
ebenso unterwegs oder zu Hause die nötigen Eingaben machen.
Weitere Informationen finden Sie unter IACs im Reisemanagement [Seite 556].
Siehe auch:
Reiseantrag [Seite 31]
Reiseplanung [Seite 39]
Reisekostenabrechnung [Seite 149]
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April 2001
SAP AG
Gesamtprozeß Reisemanagement
Ziel des Prozesses ist die vollständige integrierte Verwaltung aller im Rahmen einer
Geschäftsreise anfallenden Prozesse und der anfallenden Reisekosten. Der Gesamtprozeß
erstreckt sich von der Beantragung und Planung einer Reise über die Abrechnung bis zur
ordnungsgemäßen Versteuerung in der Personalabrechnung (HR), der ordnungsgemäßen
Buchung der Reiseaufwände in der Finanzbuchhaltung (FI) und der verursachungsgerechten
Verrechnung in der Kostenrechnung (CO) oder in das Haushaltsmanagement (FI-FM).
Ablauf
Der Gesamtprozeß erstreckt sich über einen längeren Zeitraum, in dessen Zentrum die Reise
stattfindet. Im folgenden ist beispielhaft der Prozeßablauf in einer dezentralen Organisationsform
dargestellt, in deren Mittelpunkt der Reisende steht. Selbstverständlich sind auch andere
Organisationsformen denkbar. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Rollen im Reisemanagement
[Seite 22].
Beantragen, Planen, Erfassen, Abrechnen und Auswerten einer Reise
Reisebedarf
Betriebliche
Gründe
erfordern
eine Reise.
Reise
beantragen
Reise
planen und
buchen
Sie erfassen
Reiseziel
Sie stellen
und Reisezeit.
einen
Reiseantrag,
Sie buchen
der von Ihrem
Flug, HotelVorgesetzten
zimmer oder
zu genehmigen Mietwagen
ist.
über ein
Global
Distribution
System
(GDS)
R
E
I
S
E
Zusätzliche
Reisefakten
ergänzen
Sie ergänzen
die restlichen
.
Reisefakten.
Sie prüfen
die Reise und
genehmigen
sie zur
Abrechnung
Reise
abrechnen
Das. System
rechnet die
Reise ab.
Sie können
für den
Mitarbeiter
einen
Nachweis
ausdrucken
Finanzbuchhaltung
Kostenrechnung
Versteuerung
Auszahlung
Buchung der
Reisekosten in
der Finanzbuchhaltung.
Reiseergebnisse
gelangen in die
Kostenrechnung.
Versteuerung über
die Personalabrechnung.
Bearbeitung mit dem SAP Reisemanagement:
Reiseantrag
Reiseplanung
Reiseantrag
1. Der Reisende stellt über das R/3-System einen Reiseantrag, den er an den Vorgesetzten
übermittelt. Der Reiseantrag informiert den Vorgesetzten über z.B. Datum, Ziel, Grund der
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SAP AG
Reise, die benötigten Verkehrsmittel und Unterkünfte, den gewünschten Vorschuß sowie die
geschätzten Gesamtkosten der Reise.
Siehe auch: Reiseantrag (Reisemanager) [Seite 31], Reisestatus [Seite 166] (andere
Erfassungsszenarien)
2. Der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen, zur Korrektur zurücksenden oder ablehnen.
Siehe auch: Reiseantrag genehmigen (Reisemanager) [Seite 35], Genehmigung von Reisen
[Seite 324]
3. Falls ein Vorschuß beantragt und genehmigt wurde, gibt es folgende Möglichkeiten der
Auszahlung:
-
Barauszahlung durch Kasse
-
Auszahlung per Scheck
-
Überweisung an die Bankverbindung des Mitarbeiters (per DTA)
-
Übermittlung der Beträge zur Auszahlung an die Finanzbuchhaltung.
Die ausgezahlten Beträge werden jedoch auch in den ersten drei Fällen zur Buchung an die
Finanzbuchhaltung übermittelt.
Siehe auch: Szenarien der Vorschußerfassung [Seite 271]
Reiseplanung
4. Nach Genehmigung des Reiseantrags ermittelt der Reisende in einem Reiseplan [Seite 106]
die verfügbaren Reisedienstleistungen (Flug, Hotel, Mietwagen; in Deutschland auch: Bahn)
und bucht diese online im R/3-System. Die Reservierung erfolgt über ein angeschlossenes
Global Distribution System (GDS), das mit dem R/3-System verbunden sein muß.
Während der Leistungsauswahl und Buchung überprüft das System die Konsistenz der
Eingaben mit den Reiserichtlinien des Unternehmens, die im Customizing des
Reisemanagements hinterlegt sind. Außerdem berücksichtigt es bei einer Buchung eventuell
existierende unternehmensspezifische Tarife und Rabattabkommen.
Siehe auch: Reiseplanung [Seite 39], Erfassungsszenarien der Reiseplanung [Seite 63]
5. Hat der Reisende den Reiseplan erfaßt, wird der Buchungscode (PNR) bei einem dem
Unternehmen angeschlossenen Reisebüro in eine Bearbeitungsqueue gestellt. Das
Reisebüro prüft die Korrektheit und Konsistenz der Buchung.
6. Falls außerhalb des R/3-Systems Änderungen an der Buchung vorgenommen werden,
werden diese in einem Synchronisationsprozeß an das R/3-System übermittelt.
Siehe auch: Synchronisation zwischen SAP-Reiseplanung und Reservierungssystem [Seite
121]
7. Der Reiseplan wird außerdem dem Vorgesetzten zur Genehmigung übermittelt. Sobald der
Vorgesetzte den Reiseplan genehmigt hat, kann das Reisebüro das Ticket und die
Reiseunterlagen ausstellen und dem Reisenden zukommen lassen.
Siehe auch: Genehmigungsverfahren der Reiseplanung [Seite 131]
8. Nach erfolgter Reise vervollständigt der Reisende seine Reisekostenabrechnung mit den
erforderlichen Daten und Belegen. Das System berücksichtigt dabei die im Customizing
18
April 2001
SAP AG
hinterlegten gesetzlichen und unternehmensspezifischen Vorgaben und prüft, ob die
Eingaben damit konsistent sind.
Siehe auch: Reisekostenabrechnung [Seite 149], Reisefaktenerfassung
(Reisekostenabrechnung) [Seite 201]
9. Die Spesenabteilung überprüft die Reisekostenabrechnung zusammen mit den
Originalbelegen. Die Reisekostenabrechnung gelangt nun gegebenenfalls zur
Genehmigung zu einem Vorgesetzten, der sie zur Abrechnung freigeben kann.
Siehe auch: Genehmigung von Reisen [Seite 324]
10. Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Reise im R/3-System abgerechnet: Auf Basis
der für diesen Reisenden voreingestellten Reiseregelungen, ermittelt das System die
Reiseabrechnungsergebnisse, insbesondere den Erstattungsbetrag. Für die Ermittlung des
Erstattungsbetrages kann für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten zwischen
Pauschalerstattung und Erstattung aufgrund von Einzelbelegen gewählt werden; für alle
anderen Kategorien steht ausschließlich die Erstattung durch Einzelbelege zur Verfügung.
Siehe auch: Abrechnung von Reisen [Seite 337]
11. Die Reiseabrechnungsergebnisse werden aufbereitet im Hinblick auf den gewählten
Auszahlungsweg und mit den entsprechenden Zusatzinformationen den entsprechenden
Komponenten (Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung, Controlling,
Haushaltsmanagement) zur Verfügung gestellt.
Siehe auch: Übertragung an das Rechnungswesen [Seite 348], Übertragung an die HRPersonalabrechnung [Seite 385], Übertragung an einen Datenträgeraustausch (DTA)
[Seite 375]
12. Die Auszahlung der Erstattungsbeträge kann nun folgendermaßen erfolgen:
-
per Scheck
-
über die Personalabrechnung
-
über die Finanzbuchhaltung
-
Überweisung an die Bankverbindung des Reisenden (per DTA)
Die Reiseabrechnungsergebnisse werden jedoch in allen Fällen zur Buchung an die
Finanzbuchhaltung übermittelt. Die Überleitung der Beträge an das Controlling erfolgt über
das Finanzwesen.
13. Der Reisende erhält einen Reisekostennachweis, der die relevanten Reisefakten und die
zugehörigen Abrechnungsergebnisse enthält.
Siehe auch: Formulare für Reisekostennachweise [Seite 341]
Ergebnis
Die Reisefakten einer betrieblich veranlaßten Reise sind im R/3-System einmal und vollständig
erfaßt. Die Reiseplanungsdaten wurden zu Genehmigungs- bzw. Reservierungszwecken im
System erfaßt. Die Belege wurden aus den reservierten Reisedienstleistungen erstellt. Die durch
die Reise angefallenen Reisekosten wurden durch das R/3-System abgerechnet und zur
Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung, das Controlling, das Haushaltsmanagement und
falls notwendig an die Personalabrechnung weitergegeben.
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SAP AG
Siehe auch
Weitere Informationen zum interaktiven Prozeß des Reisemanagements finden Sie in der
entsprechenden ASAP-Dokumentation.
20
April 2001
SAP AG
Aufruf des Reisemanagements
Aufruf des Reisemanagements
So können Sie das R/3-Reisemanagement aus dem SAP Easy Access Menü aufrufen:
·
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Reisemanagement
·
Personal ® Reisemanagement
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21
SAP AG
Rollen im Reisemanagement
Rollen im Reisemanagement
Verwendung
Ab Release 4.6 bietet Ihnen das SAP-Reisemanagement Rollen [Extern] (Einzel- bzw.
Sammelrollen), die die wichtigsten Aufgaben der im Reiseprozeß involvierten Personen
abdecken. Durch Zuweisen einer Rolle zu einem Benutzer können Sie steuern, daß dieser
Benutzer rein aufgaben- und funktionsbasiert im R/3-System arbeiten kann.
Die Rollen des SAP-Reisemanagements unterstützen sowohl die dezentrale und zentrale
Organisation des Reiseprozesses als auch eine Mischform mit Schwerpunkt auf der
Dezentralisation.
Bei einer dezentralen Organisationform erfassen die Reisenden eigenverantwortlich ihre
Reiseanträge, -pläne und -abrechnungen im System. Bei einer gemischt-zentralen werden diese
Aufgaben von Reiseassistenten gesammelt für mehrere Reisende übernommen. Für die
Abrechnung der Reisekosten wird durch die Rolle Reisesachbearbeiter auch eine zentrale
Organisationsform möglich, bei der die Abrechnungen zentral erfaßt und geprüft werden.
Die im Standard definierten Rollen sind individuell anpaßbar; Sie können ebenso neue Rollen
anlegen.
Im Standard sind für das SAP-Reisemanagement folgende Rollen definiert:
Reisender [Extern]
SAP_FI_TV_TRAVELER
Reiseassistent [Extern]
SAP_FI_TV_TRAVEL_ASSISTANT
Reisesachbearbeiter [Extern]
SAP_FI_TV_ADMINISTRATOR
Reisegenehmiger [Extern]
SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC
Barauszahler für Reisevorschüsse [Extern]
SAP_FI_TV_ADVANCE_PAYER
Reisemanager [Extern]
SAP_FI_TV_TRAVEL_MANAGER
Aktivitäten
Um Rollen anzuzeigen, anzulegen oder zu bearbeiten, wählen Sie im SAP Menü Werkzeuge ®
Administration ® Benutzerpflege ® Rollen.
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April 2001
SAP AG
Der Reisemanager: Prozeßübergreifende Erfassung
Verwendung
Der Reisemanager richtet sich mit seiner betont einfachen und intuitiven Handhabung vor allem
an den Gelegenheitsbenutzer, der dezentral seine eigenen Reisen oder die einiger Reisenden,
die ihm zugeordnet sind, bearbeiten will. Der Reisemanager deckt in einer einzigen Transaktion
mit einheitlichem Oberflächendesign alle Prozeßschritte des Reisemanagements ab.
Über den Reisemanager können Sie – je nach Einstellungen des firmenspezifischen
Customizings –
·
einen Reiseantrag stellen [Seite 31]
·
eine Dienstreise planen und Reisedienstleistungen online buchen [Seite 39]
·
eine Reisekostenabrechnung durchführen [Seite 149]
Integration
·
Da der Reisemanager den Gesamtprozeß der Komponente Reisemanagement unterstützt,
besteht die volle Integration der Daten in die Personalabrechnung (HR), Finanzbuchhaltung
(FI) und Kostenrechnung (CO) bzw. Finanzmittelrechnung (FM)
·
Auswertungsdaten erhalten Sie über das Business Information Warehouse (BW) und die
Reports der R/3-Komponente Reisemanagement. Die Auswertungsdaten umfassen sowohl
Pre-Trip als auch Post-Trip Auswertungen.
Bildbereiche des Reisemanagers
Der Bildschirm ist in drei Funktionsbereiche aufgeteilt:
Bezeichnung
Menübereich
Übersichtsbereich
Funktion
Hier navigieren Sie über die Menüleiste, Symbolleiste und
Drucktastenleiste.
Hier werden in einer tabellarischen Übersicht alle Rahmendaten und
Status der Reiseanträge, Reisepläne und Reisekostenabrechnungen
aufgelistet, die für eine Personalnummer angelegt wurden.
Sie können den Übersichtsbereich mit Hilfe der Maus oder über die
blauen Pfeiltaste am oberen Rand expandieren, um die Reisedetails zu
sehen.
Über den Übersichtsbaum können Sie durch einfachen Mausklick in die
einzelnen Reisen navigieren.
Bearbeitungsbereic
h
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Hier wählen Sie die Bearbeitungsfunktion (Reiseantrag/ Reiseplan/
Reisekostenabrechnung anlegen) aus bzw. erfassen die Reisedaten zur
jeweiligen Bearbeitungsfunktion.
23
SAP AG
Menübereich
Übersichtsbereich
Bearbeitungsbereich
Arbeiten mit dem Reisemanager
In jeder Sektion des Reisemanagers (Reiseantrag, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung)
arbeiten Sie den Bildschirm – wie Sie es von gedruckten Formularen her kennen – einfach von
oben nach unten ab. Dies erfolgt im Bearbeitungsbereich. Es ist dabei nicht notwendig, zwischen
verschiedenen Registerkarten oder Bildschirmbildern hin- und herzuspringen, sondern Sie haben
jederzeit alle Daten im Überblick.
Im Bearbeitungsbereich können Sie die einzelnen Datenbereiche durch Drucktasten aufklappen
( ) bzw. zusammenklappen ( ), und haben damit die Wahl zwischen der Gesamtanzeige Ihrer
Daten und einer Anzeige von ausgewählten Datenbereichen.
Siehe auch:
Das Einstiegsbild [Seite 25]
Persönliche Einstellungen [Seite 27]
Datenintegration [Seite 30]
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April 2001
SAP AG
Das Einstiegsbild
Das Einstiegsbild
Definition
Über das Einstiegsbild des Reisemanagers können Sie die verschiedenen Objekte des
Reisemanagements (Reiseantrag, Reiseplan, Reisekostenabrechnung) anlegen und bearbeiten.
Struktur
Das Einstiegsbild gliedert sich in zwei Hauptbereiche:
Im oberen Bereich können Sie
·
einen Reiseantrag anlegen
·
Flüge, Hotels und Mietwagen buchen (Reiseplan anlegen)
·
eine Reisekostenabrechnung anlegen
Im unteren Bildbereich sehen Sie die Liste der offenen Reisen. Diese Liste erscheint, sobald
Sie mindestens einen Reiseantrag, einen Reiseplan oder eine Reisekostenabrechnung angelegt
haben. Sie sehen somit auf den ersten Blick alle Ihre aktuellen Reisen, die noch zu bearbeiten
sind.
Für jede hier aufgelistete Reise werden die Rahmendaten und mögliche Folgeaktivitäten
angezeigt, die über Links direkt zu starten sind.
Folgeaktivitäten
Durch die Angabe von Folgeaktivitäten zu jeder Reise wird die Weiterverarbeitung deutlich
erleichtert.
Mögliche Folgeaktivitäten sind das Ändern bestehender Reiseanträge, Reisepläne oder
Reiseabrechnungen und das Anlegen des jeweiligen Folgeobjektes:
·
Reiseantrag -> Folgeobjekt: Reiseplan
·
Reiseantrag -> Folgeobjekt: Reisekostenabrechnung, falls keine Planung notwendig ist
·
Reiseplan
-> Folgeobjekt: Reisekostenabrechnung
Sie können in Ihren persönlichen Einstellungen [Seite 27] angeben, ob Sie alle möglichen oder
nur ein bestimmtes logisches Set an Folgeaktivitäten pro Reiseobjekt angezeigt haben möchten.
Beim Anlegen eines Folgeobjektes werden die Daten des bereits bestehenden Objektes
automatisch übernommen.
Alarm-Kennzeichen
Sobald eine Reise nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums weiter bearbeitet wurde, wird der
entsprechende Reiseantrag, Reiseplan oder die Reisekostenabrechnung zur Warnung mit einem
Alarm-Kennzeichen ( ) markiert.
Diese Warnungen sollen Sie auf dringende Aktivitäten hinweisen. So wird z.B. ein AlarmKennzeichen gesetzt, wenn ein Reiseantrag oder ein Reiseplan innerhalb der nächsten zwei
Wochen fertiggestellt werden muß oder wenn eine Reisekostenabrechnung vier Wochen nach
Reiseende noch nicht durchgeführt wurde.
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25
SAP AG
Das Einstiegsbild
Die Alarm-Fristen sind abhängig von den Einstellungen des Unternehmens. Einstellungen hierzu
nehmen Sie im Customizing des Reisemanagements unter Reisekostenabrechnung ®
Stammdaten ® Reiseabrechnungskonstanten überprüfen vor.
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April 2001
SAP AG
Persönliche Einstellungen
Persönliche Einstellungen
Funktionsumfang
Sie können über
·
·
folgende persönlichen Einstellungen für den Reisemanager vornehmen:
Welche Reisen sollen in der Liste aller Reisen angezeigt werden:
-
alle Reisen
-
die Reisen der letzten zwölf Monate
-
alle Reisen des laufenden Jahres
Welche Breite soll der Übersichtsbereich beim Start des Reisemanagers haben:
-
Übersichtsbereich ausblenden. Sie gelangen beim Start ausschließlich in den
Erfassungsbereich. Wenn Sie den Übersichtsbereich dennoch einsehen möchten,
können Sie ihn bei der Bearbeitung von Reiseantrag, Reiseplan und
Reisekostenabrechnung über
Übersicht zur Vollanzeige aufrufen.
-
Standardbreite
-
Meine aktuelle Einstellung: Wenn Sie dieses Feld markieren und
Sichern wählen,
wird Ihre aktuelle Einstellung zu Ihrer persönlichen Standardeinstellung, die immer beim
Start des Reisemanagers angezeigt wird.
-
Meine jeweils letzte Einstellung merken: Beim Start des Reisemanagers erscheint
dieselbe Bildschirmaufteilung für Übersichtsbereich und Bearbeitungsbereich, die beim
Verlassen der Transaktion eingestellt war.
Übersichtsbereich:
Falls Sie den Übersichtsbereich eingeblendet haben, sehen Sie auf der Einstiegsebene
und bei der Erfassung einer Reisekostenabrechnung links die Liste aller Reisen, auf den
Bearbeitungsebenen Reise beantragen und Reise planen die Übersicht der erfaßten
Reisefakten.
·
Wie viele Einträge sollen in der persönlichen Wertehilfe (F4-Hilfe) gespeichert werden:
-
Sie können für Textfelder, Felder zu Land und Region und zu den Kontierungsobjekten
festlegen, wie viele von Ihnen benutzte Werte sich das System merken soll und beim
Aufruf der persönlichen Wertehilfe anzeigen soll.
Um die persönliche Wertehilfe nicht zu nutzen, hinterlegen Sie in diesen Feldern den
Wert 'Null'.
Weitere Informationen finden Sie in der F1-Hilfe zu den Eingabefeldern.
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SAP AG
Übersichtsliste der Reisen
Übersichtsliste der Reisen
Definition
Die Übersicht der Reisen zeigt für alle angelegten Mitarbeiter-Reisen [Seite 154] die
existierenden Objekte.
Zu jeder Reise kann ein Reiseantrag, ein Reiseplan und/oder eine Reisekostenabrechnung
existieren, die unter einer gemeinsamen Reisenummer zusammengefaßt sind.
Verwendung
Abhängig von Ihren Persönlichen Einstellungen [Seite 27] im Einstiegsbild wird die Übersicht der
Reisen im linken Bearbeitungsbereich des Reisemanagers angezeigt oder er ist ausgeblendet
und damit nur über die Liste aller Reisen aus dem Einstiegsbild aufrufbar.
Mit Hilfe der Übersicht der Reisen können Sie folgende Funktionen ausführen:
Objekt
Aufruf
Anlegen von Reiseantrag / Reiseplan /
Reise ® Reiseantrag / Reiseplan /
Reisekostenabrechnung anlegen
Anzeigen von Reiseantrag / Reiseplan /
Reise ® Anzeigen
Ändern von Reiseantrag / Reiseplan /
Reise ® Ändern oder Doppelklick auf das
Objekt
Löschen einer gesamten Reise inkl. aller Objekte
Reise ® löschen
Übersicht der Reisen schließen bzw. öffnen
28
April 2001
SAP AG
Der Infocenter
Der Infocenter
Definition
Über das Infocenter können Sie folgende Informationen aufrufen:
·
Ihr Ansprechpartner in der Spesenabteilung
·
die Pauschalen der einzelnen Länder
·
Umrechnungskurse
·
Ihre Stammkostenstelle
Die gezeigten Informationen beziehen sich jeweils auf den Systembenutzer.
Verwendung
Das Infocenter steht Ihnen im Reisemanager [Seite 23], im Planungsmanager [Seite 65] und im
Reisekostenmanager [Seite 203] zur Verfügung. Sie rufen es dort jeweils mit
(oder Zusätze
® Infocenter) auf.
Die Daten entstammen dem Customizing bzw. den Angaben aus Infotyp 0001 (Organisatorische
Zuordnung). Den Ansprechpartner hinterlegen Sie im Customizing des Reisemanagements:
Infocenter
Customizing
Infocenter in Planungsmanager
und Reisemanager (Reiseplan)
Reiseplanung ® Stammdaten ® Ansprechpartner definieren
Infocenter in
Reisekostenmanager und
Reisemanager
(Reisekostenabrechnung)
Reisekostenabrechnung ® Stammdaten ® Ansprechpartner
definieren
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SAP AG
Datenintegration
Datenintegration
Funktionsumfang
Im Reisemanager werden die erfaßten Daten von einem Objekt an das nächste weitergegeben,
so daß sie dort nicht erneut eingegeben werden müssen. Die Datenintegration erfolgt hierbei nur
in einer Richtung, d.h. vom Reiseantrag zum Reiseplan, vom Reiseplan zur
Reisekostenabrechnung. Falls ein Reiseantrag aber kein Reiseplan erstellt wurde, werden die
Informationen direkt vom Reiseantrag in die Reisekostenabrechnung weitergegeben.
Nachdem die Daten von einem Objekt zum nächsten übertragen wurden, können Sie diese
Daten im nächsten Objekt ändern, die Änderungen erstrecken sich dann jedoch nicht auf das
davor liegende Objekt.
Reiseantrag
anlegen
Reiseantrag
Richtung der
Datenweitergabe
Richtung der
Datenweitergabe
bei Auslassen
des Reiseplans
Reiseplan
anlegen
Reiseplan
Wenn Sie im Reiseantrag einen Ort eingeben, der von der IATA nicht mit einem
IATA-Code registriert wurde, so kann das System im Reiseplan nicht die
Verfügbarkeit von Reisedienstleistungen für einen solchen Ort prüfen und OnlineBuchungen durchführen.
Überprüfen Sie daher ggf. bei einem neu angelegten Reiseplan die vom Reiseantrag
übertragenen Lokationen.
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SAP AG
Reiseantrag
Reiseantrag
Definition
Mit Hilfe des Objekts Reiseantrag steht Ihnen eine Informationseinheit zur Verfügung mit allen
Daten, die ein Reisender zur Genehmigung/Vorschußauszahlung/Buchung seiner Reise an die
jeweils bearbeitende Stelle weitergeben möchte bzw. die ein Vorgesetzter zur Genehmigung
einer Reise kennen muß. Der Reiseantrag ist Teil des Erfassungsszenarios Reisemanager [Seite
23], der den gesamten Prozeß der Beantragung, Planung und Buchung bis hin zur Abrechnung
einer dienstlich verursachten Reise begleitet.
Verwendung
Der Reiseantrag des SAP-Reisemanagements erschließt die systemunterstützte Abwicklung des
Beantragungs- und Genehmigungsprozesses von Geschäftsreisen. Unübersichtliche
Papierformulare werden ersetzt durch einen elektronischen Antrag, der zur Genehmigung aus
dem R/3-System an den jeweiligen Vorgesetzten gesendet werden kann.
Das Objekt Reiseantrag ist jederzeit über den Übersichtsbereich des Reisemanagers wieder
aufrufbar. So können Sie den Genehmigungsstatus und die genehmigten Reisedetails auch
später einsehen und z.B. mit den Fakten der zugehörigen Reisekostenabrechnung vergleichen.
Da im Reiseantrag auch die Art und Anzahl der für die Reise benötigten Transportmittel und
Unterkünfte angegeben werden kann, läßt sich der Reiseantrag zudem als Vorlage für die
Buchung einer Reise nutzen, falls der Reisende selbst keine Berechtigung zur Durchführung der
Buchung hat. Das verantwortliche Reisebüro oder das Bereichssekretariat, das die
Buchungsberechtigung hat, kann auf Basis des Reiseantrags die benötigten
Reisedienstleistungen für eine Mitarbeiterreise mit der Reiseplanung des SAPReisemanagements durchführen.
Struktur
Der Reiseantrag umfaßt Angaben zu
·
Reisedatum und -uhrzeit
·
Reiseziel und Reisegrund
·
weiteren Zielen auf der Reise (Reiseverlauf)
·
benötigte Reisevorschüsse
·
eine von der Stammkostenstelle abweichenden Kostenstelle, der die Reisekosten
zugeordnet werden sollen
·
zusätzlichen Bemerkungen zur Reise
·
der Anzahl der benötigten Reisedienstleistungen (Flug, Hotelzimmer, Mietwagen, Bahnreise)
·
evtl. geschätzte Gesamtkosten der Reise
Integration
Durch die Integration mit der Reisekostenabrechnung werden die Daten des Reiseantrags direkt
an die Reisekostenabrechnung weitergeleitet. Das zugehörige Objekt Reisekostenabrechnung
enthält dann z.B. automatisch die Rahmendaten der Reise wie Datum und Grund, weitere
April 2001
31
SAP AG
Reiseantrag
Zwischenziele oder beantragte Vorschüsse und ggf. die Zuordnung der Kosten zu einer von der
Stammkostenstelle abweichenden Kostenstelle.
Der Einsatz des Reiseantrags ist daher gekoppelt an den Einsatz der Reisekostenabrechnung.
Zusätzlich zum Reiseantrag können Sie ebenfalls die Reiseplanung zur Ermittlung von
verfügbaren Flügen, Hotels, Mietwagen und Zügen und zur Online-Buchung dieser Leistungen
nutzen.
Sie aktivieren das Objekt Reiseantrag im Customizing des SAP-Reisemanagements unter
Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung ® Antrag/Plan/Abrechnung im Reisemanager
aktivieren [Extern].
Siehe auch:
Reiseantrag anlegen [Seite 33]
Reiseantrag senden [Seite 34]
Reiseantrag genehmigen [Seite 35]
Reisemanagement [Extern]
Reiseplanung [Seite 39]
Reisekostenabrechnung [Seite 149]
32
April 2001
SAP AG
Reiseantrag anlegen
Reiseantrag anlegen
Vorgehensweise
So legen Sie einen Reiseantrag [Seite 31] aus dem SAP Easy Access Menü an:
1. Wählen Sie Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Reisemanagement ® Reise beantragen.
2. Geben Sie die erforderlichen Rahmendaten ein.
Die Angaben in den folgenden Datenbereichen sind optional:
i.
Weitere Ziele: Tragen Sie Ziele weiterer Reiseabschnitte ein, die sich an das erste
Ziel anschließen.
ii.
Vorschuß: Falls Sie einen Vorschuß benötigen, geben Sie diesen hier ein. Der
Vorschußbetrag wird direkt in den Abrechnungsbetrag umgerechnet. Die Angabe
des benötigten Vorschusses dient als Information für die spätere Genehmigung des
Reiseantrags und bildet die Grundlage für die Auszahlung.
iii. Von Stammkontierung abweichende Kostenzuordnung der Gesamtreise: Hier
können Sie die Kosten der Gesamtreise zu 100% einem Kontierungsobjekt
zuordnen, das vom Kontierungsobjekt in der Reisekostenzuordnungsvorschrift [Seite
288] abweicht.
Das System paßt das zweite (evtl. auch ein drittes Feld) der Art des Kontierungsobjektes
an: Feldlänge, F4-Wertehilfe und F1-Hilfe. Geben Sie in das zweite (und ggf. dritte) Feld
die Werte des Kontierungsobjektes ein.
iv. Bemerkungen: Dieses Freitextfeld bietet Platz für zusätzliche Kommentare zur
Reise. Diese können ebenfalls als wichtige Zusatzinformation für den
genehmigenden Vorgesetzten dienen.
3. Expandieren Sie über
den Bereich Transport / Unterkunft beantragen.
4. Um die gewünschten Reisedienstleistungen anzufordern, klicken Sie in der
Übersichtstabelle, in die automatisch die Reiseziele eingetragen wurden, die Sie im Abschnitt
zuvor angegeben haben, auf die Drucktaste im entsprechenden Tabellenfeld.
Alternativ können Sie die Zeile der zu bearbeitenden Lokation markieren und direkt den
Datenbereich der entsprechenden Reisedienstleistung unterhalb der Übersichtstabelle
expandieren.
5. Geben Sie im Datenbereich, der sich daraufhin öffnet, die erforderlichen Daten ein und
wählen Sie Übernehmen.
6. Sichern Sie den fertigen Reiseantrag mit
.
Siehe auch:
Reiseantrag senden [Seite 34]
Reiseantrag genehmigen [Seite 35]
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SAP AG
Reiseantrag senden
Reiseantrag senden
Verwendung
Einen gesicherten Reiseantrag [Seite 31] können Sie über die SAP Kommunikationsschnittstelle
zur Genehmigung an Ihren Vorgesetzten senden. Falls in Ihrem Unternehmen eine
Genehmigung nicht erforderlich sein sollte, kann das Senden des Reiseantrags auch als eine
Reiseplanvorlage dienen und an einen entsprechenden Bearbeiter gesendet werden, der für den
Reisenden die angeforderten Flüge, Hotels oder Mietwagen bucht.
Mit Hilfe der SAP Kommunikationsschnittstelle können Sie ein Objekt innerhalb des R/3-Systems
oder an externe Kommunikationssysteme senden.
Voraussetzungen
Die SAP Kommunikationsschnittstelle muß eingerichtet sein.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie aus dem Menü des Reisemanagements [Seite 21] den Reisemanager.
2. Markieren Sie den Reiseantrag im Übersichtsbereich u. wählen Sie
3. Wählen Sie
Ändern.
Senden.
Sie sehen eine Übersicht Ihrer Reisedaten.
4. Wählen Sie
.
5. Geben Sie den Empfänger ein und wählen Sie erneut
.
Ergebnis
Der Reiseantrag wurde versendet.
Der Empfänger kann den Reiseantrag nun genehmigen [Seite 35] oder die enthaltenen
Reisedienstleistungen buchen [Seite 39].
Siehe auch:
Weitere Informationen zur SAP Kommunikationsschnittstelle finden Sie über Hilfe ® SAP
Bibliothek ® Basis ® Basis-Services/Kommunikationsschnittstelle ®
Kommunikationsschnittstelle BC ® SAPconnect [Extern].
34
April 2001
SAP AG
Reiseantrag genehmigen
Verwendung
Sie können im Reisemanager [Seite 23] Reiseanträge einzeln genehmigen.
Um die automatische Überweisung eines beantragten Vorschusses über FI zu ermöglichen, muß
der entsprechende Reiseantrag genehmigt worden sein.
Voraussetzungen
Um einen Reiseantrag genehmigen zu können, benötigen Sie eine spezielle Berechtigung. Diese
Berechtigung wird im Berechtigungskonzept der Ihnen zugewiesenen Rolle [Extern] eingestellt.
In der Standardauslieferung besitzt die Rolle Reisegenehmiger [Extern]
(SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC) diese Berechtigung.
Zur Bearbeitung der Rollen gelangen Sie aus dem SAP Easy Access Menü über Werkzeuge ®
Administration ® Benutzerpflege ® Rollen.
Vorgehensweise
1. Rufen Sie im Menü des Reisemanagements den Reisemanager auf.
2. Markieren Sie den zu genehmigenden Reiseantrag im Übersichtsbereich auf der linken Seite
und wählen Sie Ändern.
3. Wählen Sie
Genehmigen.
So führen Sie die Genehmigung über das Genehmigungsprogramm durch:
1. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements ® Reisekostenabrechnung ® Periodische
Arbeiten ® Reisen genehmigen.
2. Geben Sie auf der Registerkarte Status im Feld Status der Genehmigung den Wert 1
(Antrag erfaßt) als Selektionskriterium ein.
3. Führen Sie das Programm mit
aus.
4. Markieren Sie alle zu genehmigenden Reisen.
5. Wählen Sie
.
Weitere Informationen zum vollen Funktionsumfang des Genehmigungsprogramms für Reisen
finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Reisemanagement ® Reisekostenabrechnung ® Reisen
genehmigen ® Genehmigungsprogramm [Seite 328].
Ergebnis
Nach der Genehmigung des Objekts Reiseantrag des Reisemanagers steht auch der Status der
zugehörigen Reisekostenabrechnung einer Reise auf Antrag genehmigt / abzurechnen. Der
Bearbeiter bzw. der Reisende kann in der Übersicht der Reisen ersehen, daß der Antrag
genehmigt wurde und die entsprechende Reiseplanung oder Reisekostenabrechnung
vornehmen.
Falls für eine Reise Vorschüsse beantragt wurden, erfolgt nun die Überweisung über das
Finanzwesen (FI).
April 2001
35
SAP AG
Massengenehmigung
Eine größere Anzahl Reiseanträge genehmigen Sie mit Hilfe des
Genehmigungsprogramms für Reisen. Diese Art der Genehmigung von
Reiseanträgen bezieht sich allerdings nicht auf das Objekt Reiseantrag im
Reisemanager, sondern auf den Status Antrag erfaßt/zu genehmigen des Objekts
Reisekostenabrechnung.
Lesen Sie hierzu den Abschnitt Genehmigungsprogramm [Seite 328].
SAP Business Workflow®
Weitere Informationen zum Anschluß des Reiseantrags an den SAP Business Workflow finden
Sie in der SAP-Bibliothek unter Basis ® Business Management ® SAP Business Workflow ®
Referenzdokumentation ® FI-Finanzwesen: Workflow-Szenarios bzw. PAPersonalmanagement: Workflow-Szenarios ® Workflow-Szenarios im Reisemanagement ®
Reiseantrag genehmigen [Extern].
36
April 2001
SAP AG
Reiseantrag: Status
Reiseantrag: Status
Definition
Der Status des Objekts Reiseantrag im Reisemanager charakterisiert den aktuellen Abschnitt im
Bearbeitungszyklus des Reiseantrages. Folgende Status werden vergeben:
·
Antrag erfaßt
·
Antrag genehmigt
Der Status des Reiseantrags aus dem Reisemanager ist nicht zu verwechseln mit
dem Wert Antrag erfaßt des Genehmigungsstatus einer Reisekostenabrechnung.
Verwendung
Der Status des Reiseantrags (Reisemanager) bestimmt die Zulässigkeit bzw. Unzulässigkeit von
einzelnen Geschäftsvorgängen und ist somit Bestandteil der Prozeßsteuerung im
Reisemanagement.
So ist zum Beispiel der Status Antrag genehmigt die Voraussetzung für eine Auszahlung von
beantragen Vorschüssen über das Finanzwesen (FI).
Im Reisemanager wird der Status eines existierenden Antrags in der Übersichtsliste
expandieren und
der Reisen angezeigt. Sie können den Übersichtsbereich mit
komprimieren.
mit
Integration
Wechselwirkung mit dem Status der Reisekostenabrechnung
Sobald Sie im Reisemanager einen Reiseantrag anlegen und sichern, erzeugt das System im
Hintergrund automatisch die dazugehörige Reisekostenabrechnung. Diese
Reisekostenabrechnung wird in der Übersichtsliste der Reisen zur Übersichtlichkeit noch nicht
angezeigt, sie wird aber im Experten-Erfassungsszenario Reisekostenmanager aufgelistet.
Die Status lauten dann wie folgt:
Status Reiseantrag (Reisemanager)
Status Reisekostenabrechnung
(Genehmigungsstatus / Abrechnungsstatus)
Antrag erfaßt
Antrag erfaßt / abzurechnen
Wird der Reiseantrag genehmigt, dann schaltet auch der Status der Reisekostenabrechnung um:
Antrag genehmigt
April 2001
Antrag genehmigt / abzurechnen
37
SAP AG
Reiseantrag: Status
Wird der genehmigte Reiseantrag dann nochmals verändert, so sind folgende Fälle zu
unterscheiden:
·
Im Reiseantrag wird eine Änderung vorgenommen, die die Abrechnungsergebnisse nicht
beeinflußt (z.B. die nachträgliche Änderung des beantragten Hotels):
Antrag erfaßt
·
Antrag genehmigt / abzurechnen
Im Reiseantrag wird eine Änderung vorgenommen, die die Abrechnungsergebnisse
beeinflußt (z.B. die nachträgliche Erfassung eines Vorschusses):
Antrag erfaßt
38
Antrag erfaßt / abzurechnen
April 2001
SAP AG
Reiseplanung (FI-TV-PL)
Reisekosten gehören zu den größten personalbasierten Kostenfaktoren und bieten ein
beträchtliches Potential zur Kosteneinsparung.
Die R/3-Komponente Reisemanagement-Reiseplanung trägt mit ihrem angeschlossenen OnlineBuchungsservice erheblich zu einer Reduzierung der Reise-Prozeßkosten bei. Mit Hilfe der
Reiseplanung werden die im Planungs- und Buchungsprozeß einer Reise involvierten Instanzen
reduziert, der Prozeß selbst vereinfacht und beschleunigt und eine automatisierte Einbeziehung
der firmeninternen Reiserichtlinien ermöglicht. Auch die Transparenz der Kosten bzw. der
kostenverursachenden Bereiche/Personen wird wesentlich verbessert.
Der Einsatz der Reiseplanung ist weiterhin ein wichtiger Strategievorteil für die Rolle des Travel
Managers eines Unternehmens: Die Umsatzstatistiken und Reporting-Tools der Reiseplanung
liefern stichhaltige Argumente bei Tarifverhandlungen mit Leistungsträgern. Der Travel Manager
erfährt eine bedeutende Entlastung von Routineaufgaben und kann sich somit auf weitere
strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren wie System- und Qualitätsmanagement als auch
Controlling und Optimierung firmeninterner Prozesse.
Die Reiseplanung trägt wesentlich zur Erweiterung der Mitarbeiterverantwortung bei: Die
Funktionen der Reiseplanung richten sich nicht nur an Experten, die tagtäglich mit der Buchung
von Reisedienstleistungen betraut sind, sondern insbesondere auch an den Mitarbeiter als
Gelegenheitsbenutzer. Hierzu gehören z.B. die Reisenden selbst oder Mitarbeiter eines
Bereichssekretariats, das sich um die Organisation der Reisen für mehrere Reisende kümmert.
Kostenvorteile entstehen ebenso durch die Anbindung der Reiseplanung an den SAP Business
Workflow, mit dessen Hilfe die Genehmigungsprozesse eindeutig definiert sind und mit dem auch
komplexe Genehmigungsverfahren problemlos im System umgesetzt werden können.
Zur Nutzung der vollen Informations- und Buchungsfunktionalität der Reiseplanung, ist die
Einrichtung eines Anschlusses an ein globales Reservierungssystem notwendig, über das die
Kommunikation mit den Leistungsanbietern erfolgt.
Zur Zeit existiert dieser Anschluß zum Reservierungssystem der AMADEUS Global Travel
Distribution, einem weltweiten System, an das rund 160.000 Terminals in 37.000 Reisebüros und
Ticketverkaufsstellen in über 130 Ländern angeschlossen sind.
Integration
Die Daten der Reiseplanung werden automatisch in die Reisekostenabrechnung des SAP
Reisemanagements weitergeleitet:
·
Datum und Uhrzeit
·
Grund, Zielort
·
Belege mit Flugpreisen, Mietwagenpreisen und Hotelpreisen
·
Zwischenziele
Von hier aus kann die automatische Übertragung erfolgen
·
an die Finanzbuchhaltung (FI)
April 2001
39
SAP AG
·
an die Personalabrechnung (HR)
·
in das Controlling (CO)
Funktionsumfang
Durch den Einsatz der Reiseplanung können Sie folgende Funktionalitäten nutzen:
·
Zugriff auf anbieterneutrale Informationsservices für Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn
·
Online-Buchung von Flügen, Hotelzimmern, Mietwagen
·
Berücksichtigung von unternehmensinternen Reiserichtlinien bei Abfragen und Buchungen
·
Möglichkeit der Einrichtung eines unternehmensspezifischen Hotelkatalogs
·
Automatische Berücksichtigung von Abkommen mit Reisedienstleistern
·
Automatische Berücksichtigung von persönlichen Präferenzen der Reisenden
·
Statistiken und Auswertungen zu getätigten Reisen zur Analyse des Reiseverhaltens der
Mitarbeiter bzw. Unterstützung bei Verhandlungen mit Reisedienstleistern
·
Vollständige Datenintegration in die Reisekostenabrechnung
40
April 2001
SAP AG
Technische Voraussetzungen der Reiseplanung
Um die Reiseplanung voll einsetzen zu können, müssen eine Reihe von R/3-internen als auch
-externen Voraussetzungen bzw. Voreinstellungen erfüllt sein.
Anschluß an ein externes Reservierungssystem
Die Online-Buchungsfunktionalität der Reiseplanung beruht auf der Kooperation mit externen
Reservierungssystemen, über die die Kommunikation mit den Leistungsträgern erfolgt. Über den
Anschluß an ein externes Reservierungssystem erhält der R/3-Benutzer Zugriff auf folgende
Funktionen:
·
Abfrage der Verfügbarkeit von Reisedienstleistungen
·
Übermittlung von Zusatzinformationen zu ausgewählten Reisedienstleistungen
·
Preisinformationen
·
Durchführung der Reservierung bei den jeweiligen Anbietern
·
Synchronisation der Daten in der SAP-Reiseplanung bei eventuellen externen
Buchungsänderungen
Im aktuellen Release steht der Anschluß an das Reservierungssystem der AMADEUS Global
Travel Distribution zur Verfügung. AMADEUS, eine Tochtergesellschaft von Lufthansa, Air
France, Continental Airlines und Iberia, betreibt ein weltweites Reservierungs- und
Buchungssystem, an das rund 160.000 Terminals in 37.000 Reisebüros und
Ticketverkaufsstellen in über 130 Ländern angeschlossen sind.
Um Online-Buchungen über AMADEUS durchzuführen, muß
·
Ihr Unternehmen mit AMADEUS einen Vertrag über die Nutzung der Schnittstelle
geschlossen haben und bei AMADEUS mit einer User-ID registriert sein
·
eine Netzwerkverbindung zum AMADEUS-Rechenzentrum geschaltet werden
·
der von AMADEUS an das Unternehmen vergebene Identifikationscode im R/3-Customizing
hinterlegt sein (siehe Customizing der Reiseplanung unter Stammdaten ®
Steuerungsparameter der Reiseplanung ® Vertriebsstellen definieren und APIZugriffsparameter definieren)
Für Fragen zur Registrierung steht Ihnen das SAP & AMADEUS Competence Center zur
Verfügung:
SAP & AMADEUS Competence Center
ACC 02
Neurottstraße 16
69185 Walldorf
Deutschland
April 2001
41
SAP AG
R/3-interne Einstellungen
Customizing
Das Reiseplanungssystem ist erst einsatzbereit, wenn Sie alle notwendigen R/3Customizingeinstellungen vorgenommen haben. Lesen Sie hierzu einführungsbegleitend den
Implementierungsleitfaden (IMG) der Reiseplanung. Diesen finden Sie im SAP Easy Access
Menü über Werkzeuge ® Accelerated SAP ® Customizing ® Projektverwaltung ® SAP
Referenz-IMG ® Finanzwesen ® Reisemanagement ® Reiseplanung.
Beachten Sie ebenfalls die Einstellungsmöglichkeiten unter Werkzeuge ® Accelerated SAP
® Customizing ® Projektverwaltung ® SAP Referenz-IMG ® Finanzwesen
® Reisemanagement ® Integration Reiseplanung Reiseabrechnung.
Berechtigungskonzept
R/3-Benutzer können nur dann über die Reiseplanung eine Reise für sich oder für andere
planen, wenn sie die entsprechenden Berechtigungen erhalten haben.
Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungsprüfung der Reiseplanung [Seite 145].
Personalstammdaten
Um mit der Reiseplanung eine Reise für einen Reisenden planen und buchen zu können, muß
für diesen Reisenden ein reisespezifischer Ministammdatensatz mit Personalnummer im R/3System gepflegt worden sein.
Lesen Sie hierzu Personalstammdaten der Reiseplanung [Seite 47].
42
April 2001
SAP AG
Anbindung an AMADEUS
Beim Einsatz der R/3-Reiseplanung mit dem Reservierungssystem der AMADEUS Global Travel
Distribution sind folgende Elemente in die Kommunikation zwischen dem R/3-System und dem
Amadeus-System involviert:
·
R/3-System
·
SAP-Gateway
·
Amadeus-Gateway
·
API-Server
·
Amadeus-Zentralsystem (Amadeus Practice Training bzw. Amadeus Production)
Die Systemlandschaft gestaltet sich wie folgt:
Unternehmen
mit R/3-Reiseplanung
AMADEUS
SAP-Gateway
RFC-Aufrufe
SAP- R/3
ReiseReiseplanung
AmadeusGateway
API-Server
RPCAufrufe
Amadeus
ZentralZentralsystem
Practice Production
Training
Die RFC-Destination (Remote Function Call [Extern]) stellt die logische Verbindung zwischen
dem R/3-System und dem Amadeus-Gateway dar. Die RFC-Aufrufe werden durch das SAPGateway kanalisiert. Über das SAP-Gateway wiederum erfolgt die Kommunikation mit dem
Amadeus-Gateway. Im Rahmen der Client-Server-Architektur nimmt das R/3-System dabei die
Rolle des Client ein, das Amadeus-Gateway die Rolle des Servers.
Aufgabe des Amadeus-Gateway ist die Identifizierung beim Amadeus-API-Server. Der APIServer wiederum steuert den Zugriff auf das jeweilige Amadeus-Zentralsystem (Amadeus
Practice Training bzw. Amadeus Production). Die Kommunikation zwischen Amadeus-Gateway
und Amadeus-API-Server erfolgt mittels RPC-Aufrufen (Remote Procedure Calls). Bei dieser
Kommunikation hat das Amadeus-Gateway die Rolle eines Client, der Amadeus-API-Server die
Rolle des Servers inne.
April 2001
43
SAP AG
Jeweils aktuelle Informationen zu Installationsverfahren finden Sie im SAPNet unter
http://sapnet.sap.com/TM ® Downloads.
Siehe auch:
Amadeus-Gateway [Seite 45]
SAP-Gateway [Seite 46]
RFC-Destination der Reiseplanung: siehe Einführungsleitfaden (IMG) des Reisemanagements
unter Reiseplanung ® Stammdaten ® Steuerungsparameter der Reiseplanung ® RFCDestination für die Reiseplanung einrichten
Allgemeine Informationen zur Kommunikation zwischen R/3 und externen Programmen finden
Sie über Hilfe ® SAP Bibliothek unter
·
Basis ® SAP Kommunikation: CPI-C-Programmierung ® Programmierung unter
verschiedenen Konstellationen ® Kommunikation zwischen R/3- und externem registriertem
Programm
·
Basis ® Basis-Services / Kommunikationsschnittstelle ® RFC-Programmierung in ABAP ®
Entfernte Destinationen pflegen
44
April 2001
SAP AG
Amadeus-Gateway
Amadeus-Gateway
Um die volle Funktionalität der R/3-Reiseplanung nutzen zu können, muß ein AmadeusGateway eingesetzt werden. Das Amadeus-Gateway bildet die Brücke zwischen dem Amadeus
API-Server und dem SAP-System, das letzten Endes über das Amadeus-Gateway und den
Amadeus API-Server mit dem Amadeus-Zentralsystem kommunizieren möchte.
Als Amadeus-Zentralsysteme stehen folgende Großrechner zur Verfügung:
·
Amadeus Practice Training
ein abgekapseltes System für Testzwecke, aus dem keine Daten nach außen an die
Leistungsanbieter weitergegeben werden; die verfügbaren Anbieterdaten in Amadeus
Practice Training sind jedoch mit den Daten im Produktivsystem identisch, so daß man in
diesem System über dieselbe Leistungsspanne verfügen kann
·
Amadeus Production
das Produktivsystem von Amadeus Global Travel Distribution, über das die Buchungen
direkt an die Anbieter weitergegeben und verbindliche PNRs [Extern] erstellt werden.
Ausführliche und aktuelle Informationen zur Installation des Amadeus-Gateway ebenso
wie die dazu notwendige Software finden Sie in SAPNet unter folgender Adresse:
http://sapnet.sap.com/TM ® Downloads
April 2001
45
SAP AG
SAP-Gateway
SAP-Gateway
Das SAP-Gateway bildet die Brücke zwischen einem SAP-System und einem externen System,
mit dem Daten ausgetauscht werden sollen. Alle Remote Functions Calls (RFCs) müssen über
ein SAP-Gateway (mit CPI-C Protokoll) durchgeführt werden.
Beim Einsatz der R/3-Reiseplanung mit Anschluß an das Reservierungssystem der Amadeus
Global Travel Distribution muß mindestens ein SAP-Gateway an der Konfiguration beteiligt
sein, da eine externe Anwendung auf einem NT-Server (nämlich das Amadeus-Gateway [Seite
45]) in die Serverlandschaft integriert ist.
Hierbei kann es sich auch um ein lokales SAP-Gateway handeln. Aus Gründen der Stabilität und
Sicherheit empfiehlt es sich, ein lokales SAP-Gateway einzurichten: Falls beim Einsatz eines
lokalen SAP-Gateway ein Problem auf Seiten des SAP-Gateway auftreten sollte, so muß z.B. nur
dieses lokale SAP-Gateway neu gestartet werden; das Amadeus-Gateway und der API-Server
bleiben von einem solchen Problem dagegen unbeeinflußt.
Falls Sie kein lokales SAP-Gateway einsetzen wollen, so richten Sie das SAP-Gateway auf dem
Anwendungsserver ein, auf dem die R/3-Reiseplanung installiert ist.
Allgemeine Informationen zum Einrichten eines SAP-Gateway finden Sie in der SAPBibliothek unter Basis ® Basis-Services/Kommunikationsschnittstelle ®
SAP-Kommunikation: Konfiguration ® SAP-Gateway.
46
April 2001
SAP AG
Stammdaten der Reiseplanung
Verwendung
Die Basis der R/3-Reiseplanung bildet ein Regelwerk, das sich aus den Reiserichtlinien des
Unternehmens und den individuellen Reisepräferenzen der Reisenden zusammensetzt. Diese
Daten werden als personenbezogener Stammdaten in Infotypen [Extern] abgelegt, die eine
strukturierte Bearbeitung dieser Datenmengen ermöglichen.
Die speziellen Infotypen der R/3-Reiseplanung verwenden dieselbe Logik wie die Infotypen des
R/3-Personalmanagements, sind jedoch unabhängig von diesen und nehmen keinerlei Einfluß
auf bereits eingerichtete Infotypen des Personalmanagements.
Reiserichtlinien
Die Corporate Travel Policy eines Unternehmens ist meist in detaillierten Reiserichtlinien
niedergelegt, die Art und Umfang der erlaubten Dienstreisen steuern. In der R/3-Reiseplanung
wird die Travel Policy in sogenannten Reiseregeln und Reiseprofilen [Seite 52] abgelegt, die ein
flexibles Werkzeug zur Verwaltung der Reiserichtlinien darstellen. Mit ihrer Hilfe können Sie
Vorgaben zu den verschiedensten Bereichen im System abbilden und bündeln, z.B. zu
·
Routen und Reisezielen (Länder, Regionen, Städte)
·
Reisekategorien
·
Dienstleistungsklassen
·
Reisedauer und Zeitstaffelungen
·
Prioritäten
Durch die Zuweisung der Reiseprofile zu den Reisenden können Sie die Einhaltung der
Reiserichtlinien für jeden Benutzer gewährleisten. Einstellungen des Reiseprofils nehmen Sie im
Customizing der R/3-Reiseplanung im Abschnitt Reiseregeln und -profile [Extern] vor.
Reisepräferenzen
Auch die Belange des Reisenden werden in die R/3-Reiseplanung mit einbezogen. Der Reisende
befolgt zwar automatisch die im System hinterlegten unternehmensinternen Reiserichtlinien,
kann für die Planung und Buchung von Transportmitteln und Unterkünften allerdings auch
persönliche Präferenzen hinterlegen, denen bei entsprechender Kapazität auf Seiten der
Reiseanbieter dann entsprochen werden kann. Die Präferenzen werden nur dann berücksichtigt,
wenn Sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
So kann ein Reisender z.B. folgende Angaben machen:
·
·
Flugreservierung:
-
Raucher-/Nichtraucherplatz
-
Verpflegungswünsche
-
Behindertengerechter Sitzplatz
Hotelreservierung:
-
Zimmertyp
April 2001
47
SAP AG
·
·
bevorzugte Hotelkette
Mietwagenreservierung:
-
Klimaanlage
-
Schalt- oder Automatik-Getriebe
-
bevorzugte Automarke
Teilnahme an Kundenprogrammen von Reiseanbietern
Umsetzung in der R/3-Reiseplanung
Zur Ablage der personenbezogenen Stammdaten legen Sie direkt aus der R/3-Reiseplanung
heraus den Personal-Ministammsatz an; der Einsatz der Komponente Personalmanagement ist
nicht notwendig.
Alle für die SAP-Reiseplanung notwendigen Infotypen können Sie über die Personalmaßnahme
Einstellung Reiseplanung einfach anlegen. In dieser Maßnahmen wird Schritt für Schritt eine
Abfolge bei der Ersteingabe von Infotypen durchlaufen. Bereits angelegte Personalstammdaten
können jederzeit geändert oder ergänzt werden.
Infotyp
Name
0001
0002
Organisatorische Zuordnung
Daten zur Person
0017
0006
Reiseprivilegien
Anschriften
0009
Bankverbindung
0027
0470
Kostenverteilung
Reiseprofil
0471
0472
Flugpräferenz
Hotelpräferenz
0473
0475
Mietwagenpräferenz
Kundenprogramm
Obligatorisch
Optional
Für jeden Mitarbeiter, für den eine Reise mit der Reiseplanung gebucht werden soll, sind die
folgenden Infotypen als Mindestausstattung notwendig:
·
Organisatorische Zuordnung (0001)
·
Daten zur Person (0002)
48
April 2001
SAP AG
·
Reiseprivilegien (0017)
·
Anschriften (0006): Grundsätzlich ist von einer Buchung ohne Pflege dieses Infotypen
abzuraten, da das in diesem Infotypen ausgewiesene Feld Telefonnummer zur Erstellung
des Buchungssatzes herangezogen wird. Weiterhin kommt dieser Infotyp zusammen mit
dem Infotyp Bankverbindung (0009) in der Reisekostenabrechnung zur Anwendung, wenn
abgerechnete Reisen kreditorisch über das Finanzwesen (FI) ausgezahlt werden sollen.
Der Infotyp Kostenaufteilung (0027) kommt in nur der Reisekostenabrechnung zur Anwendung
bei der Aufteilung von Gesamtkosten auf unterschiedliche Kostenstellen.
Die reiseplanungsspezifischen Infotypen 0470 - 0475 stellen den Bereich der persönlichen
Präferenzen jedes einzelnen Mitarbeiters dar. Der Infotyp Bahnpräferenz (0474) ist ohne
Bedeutung.
Auch wenn die Infotypen 0470 - 0475 nur optionaler Art sind, bieten Sie dem Mitarbeiter die
Möglichkeit, daß individuelle Präferenzen bei jeder Buchung einer Geschäftsreise berücksichtigt
werden:
·
Der Infotyp Flugpräferenz (0471) beinhaltet flugspezifische Informationen, wie zum Beispiel
bevorzugte Mahlzeiten oder Sitzposition sowie präferierter Abflughafen.
·
Der Infotyp Hotelpräferenz (0472) umfaßt Informationen zur bevorzugten Zimmer- oder
Hotelkategorie.
·
Der Infotyp Mietwagenpräferenz (0473) bezieht sich u.a. auf präferierte Automarken oder
Austattung mit oder ohne Klimaanlage.
·
Der Infotyp Kundenprogramm (0475) kann mehrfach angelegt werden, da er sich auf alle
Anbieterkategorien bezieht. Dort können Daten über Vielflieger- bzw. spezielle Mietwagenoder Hotelkundenprogramme abgelegt werden.
·
Der Infotyp Reiseprofil (0470) ermöglicht die direkte Zuordnung eines Reiseprofils zu einem
Mitarbeiter.
Die Zuordnung eines Reiseprofils zu einem Reisenden oder einer Reisendengruppe
ist obligatorisch für die Reiseplanung. Sie können das Reiseprofil entweder
individuell über Infotyp 0470 zuweisen oder über das Merkmal TRVCP (siehe das
Kapitel Reiseprofil (Infotyp 0470) [Seite 52] bzw. im Einführungsleitfaden der
Reiseplanung unter Dialog- und Planungssteuerung ® Steuerung der Reiseplanung
® Merkmal TRVCP für Reiseplanung einrichten [Extern]).
Der zusätzliche Infotyp Kommunikation (0105) Subtyp 0001 dient der direkten Zuordnung von
Systembenutzern zum aktiven SAP-System (SAP Business-Workflow, SAP-Office und ESS). Der
Subtyp 0011 wird im Kreditkarten-Clearing angewendet.
Die Maßnahme Reiseplanung umfaßt die Maßnahme Reiseministamm der
Siehe auch:
Personalstammdaten bearbeiten [Seite 51]
Reiseprofil (Infotyp 0470) [Seite 52]
April 2001
49
SAP AG
Flugpräferenzen (Infotyp 0471) [Seite 55]
Hotelpräferenzen (Infotyp 0472) [Seite 57]
Mietwagenpräferenzen (Infotyp 0473) [Seite 58]
Kundenprogramme (Infotyp 0475) [Seite 60]
50
April 2001
SAP AG
Personalstammdaten bearbeiten
Vorgehensweise
Sie können Personalstammdaten einzeln durch das Aufrufen der Infotypen bearbeiten oder
gesammelt mit Hilfe von Maßnahmen [Extern].
Die Möglichkeiten zur Bearbeitung der Personalstammdaten der Reiseplanung sind nachfolgend
tabellarisch dargestellt:
Funktion
Menüpfad
Personalstammdaten gesammelt bearbeiten
(anlegen, anzeigen, ändern, zeitlich
abgrenzen)
Reisemanagement ® Personenbezogene
Stammdaten ® Personalmaßnahmen
(Reiseplanung)
Personalstammdaten einzeln zur
Bearbeitung auswählen (anlegen, ändern,
zeitlich abgrenzen)
Stammdaten ® Pflegen (Reiseplanung)
Personalstammdaten einzeln anzeigen
Stammdaten ® Anzeigen (Reiseplanung)
April 2001
51
SAP AG
Reiseprofil (Infotyp 470)
Definition
Im Reiseprofil [Extern] sind Regeln zusammengebündelt, durch die die
unternehmensspezifischen Reiserichtlinien in der R/3-Reiseplanung umgesetzt sind. Das
Reiseprofil spiegelt also die Rechte des Reisenden wider.
Verwendung
Durch das Zuordnen des Reiseprofils zu einem Reisenden kann die Einhaltung dieser Richtlinien
bei der Planung und Buchung von Reisen für diesen Reisenden gewährleistet werden.
Durch die im Reiseprofil definierten Regeln wird zum einen gesteuert, welche Transportmittel und
Unterkunftsmöglichkeiten bei einer Verfügbarkeitsabfrage angezeigt werden. Zum anderen kann
die Anzeige der verfügbaren Angebote in verschiedene Prioritäten untergliedert erscheinen.
Einstellungen hierzu nehmen Sie im Customizing der R/3-Reiseplanung in den Aktivitäten im
Kapitel Reiseregeln und -profile ® Reiseprofile vor.
Struktur
Ein Reiseprofil wird dadurch mit Inhalt gefüllt, daß ihm im Customizing der R/3-Reiseplanung
verschiedende Werte bestimmter Parameter zugeordnet werden.
Ein Reiseprofil kann sich zusammensetzen aus mehreren Kombinationen der folgenden
Parameter:
Parameter
Beispiel
Reiseregel
Für Reisen im Inland sollen nur Mietwagen des Anbieters
XY gewählt werden.
Priorität der Reiseregel
Höchste Priorität, d.h. bei Überschneidung mit anderen
Regeln wird diese Regel später die höchste Priorität haben.
Klassenregel
Bei Flügen mit Flugdauer > 8 Std. darf der Reisende First
Class fliegen.
Reisedienstleistungskategorie
Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn
Reisetätigkeitsart
Diese Regeln gelten für alle Tätigkeiten (z.B.
Kundenbesuch, Seminar, etc.)
Integration
Dieses Regelwerk wird sowohl bei Abfragen zum Preis und zur Verfügbarkeit von
Transportmitteln und Unterkünften als auch bei der darauffolgenden Buchung berücksichtigt.
Besondere Einstellungen zur Berücksichtigung des Reiseprofils können Sie in folgenden
Customizingaktivitäten vornehmen:
·
Reisemanagement ® Reiseplanung ® Reiseregeln und -profile ® Reiseprofile ®
Einstellungen zur preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage festlegen
·
Reisemanagement ® Reiseplanung ® Dialog- und Planungssteuerung ® Preis- und
Verfügbarkeitsstrategien definieren
52
April 2001
SAP AG
Die Reiseprofilstruktur funktioniert ungeachtet dessen, wie stark oder wie gering Reiseprivilegien
in Ihrem Unternehmen reglementiert sind. In welchem Umfang Sie die Reiserichtlinien
einbeziehen wollen, stellen Sie im Customizing der R/3-Reiseplanung in den Aktivitäten des
Kapitels Reiseregeln und -profile ein.
Siehe auch:
April 2001
53
SAP AG
Reiseprofil anzeigen
Reiseprofil anzeigen
Verwendung
Sie können das Reiseprofil, das einem Reisenden über dessen Personalnummer zugeordnet
wurde, jederzeit einsehen. Somit erhalten Sie einen Überblick über alle ihm gestatteten
Reiseberechtigungen (Reise [Extern]- und Klassenregeln [Extern]).
Voraussetzungen
Ob Sie nur das Reiseprofil Ihrer eigenen Personalnummer einsehen können oder auch das
anderer Personalnummern hängt von Ihren Berechtigungen [Seite 145] ab.
Vorgehensweise
1. Um sich ein Reiseprofil anzeigen zu lassen, wählen Sie Reisemanagement ®
Planungsmanager.
2. Geben Sie die Personalnummer des Reisenden ein und bestätigen Sie mit Enter.
3. Wählen Sie Springen ® Reiseprofilanzeige.
4. Klicken Sie auf einen Knoten, um die einzelnen Reiseberechtigungen des Reisenden zu
sehen.
Sie können sich das Reiseprofil als Übersichtsbaum in der Geographischen Sicht und in der
Anbietersicht anzeigen lassen:
Geographische Sicht
Reisetätigkeitsart
Reisedienstleistung
Geographische Region
zugeordnete Anbieter
Klassenregel
Anbietersicht
Reisetätigkeitsart
Reisedienstleistung
Anbieter der Reiseleistung
zugeordnete Regionen
Klassenregel
Die Geographische Sicht listet darunter für jede geographische Region die erlaubten Anbieter
inklusive der erlaubten Dienstleistungsklassen auf.
In der Anbietersicht erkennen Sie pro Reiseanbieter in welchen geographischen Regionen der
Reisende den Anbieter auswählen dürfen.
54
April 2001
SAP AG
Flugpräferenzen (Infotyp 0471)
Definition
Im Infotyp 0471 legen Sie die Präferenzen eines Reisenden für Flüge ab.
Verwendung
Der Infotyp Flugpräferenzen wird nur in Verbindung mit der R/3-Reiseplanung erfaßt. Das
Anlegen dieses Infotyps ist nicht obligatorisch. Sie können einen Teil der Flugpräferenzen des
Reisenden auch bei jeder Verfügbarkeitsabfrage [Extern] von Reisedienstleistungen manuell
eingeben.
Die persönlichen Flugpräferenzen eines Reisenden werden bei der Abfrage zu verfügbaren
Flügen bzw. bei der Buchung eines Fluges vom R/3-System an den jeweiligen Fluganbieter
geschickt (s.u.). Falls entsprechende Möglichkeiten und Kapazitäten bei den jeweiligen
Fluganbietern vorhanden sind, werden diese Präferenzen automatisch vom Anbieter
berücksichtigt.
Struktur
Die Infotyp Flugpräferenzen setzt sich zusammen aus Angaben zu folgenden Punkten:
Bestandteile
Beispiel
Berücksichtigung
Flugbevorzugungen
Raucher-/Nichtraucherplatz
bei Buchung eines Fluges
anderen Bevorzugungen
bevorzugte Fluggesellschaft
bei Verfügbarkeitsabfrage
Sitzplatzanforderungen
behindertengerechter Sitzplatz
andere Anforderungen
Spezialservice für Sehbehinderte
Hintergrund
Die möglichen Sitzplatzanforderungen sind abhängig von der Auswahl der gewünschten
Sitzposition. Einige Spezialanforderungen (z.B. behindertengerechter Sitzplatz) sind nur in
bestimmten Sitzbereichen möglich. Das System gestattet nur folgende Kombinationen von
Sitzposition und Sitzplatzanforderung (mögliche Kombinationen sind mit X gekennzeichnet):
Sitzplatzanforderungen
F
G
B
K
U
F
X
X
G
X
X
X
X
H
X
X
B
X
X
K
X
X
X
X
U
X
X
X
X
H
M
X
X
April 2001
X
X
X
X
X
X
X
M
X
X
X
55
SAP AG
Legende
Sitzposition:
F - Fenster
G - Gang
B - Beinfreiheit
Anforderung:
K - für Kinder geeignet
U - unbegleitetes Kind
H - Behindertengerechter Sitz
M - medizinische Betreuung erbeten
Siehe auch:
56
April 2001
SAP AG
Hotelpräferenzen (Infotyp 472)
Hotelpräferenzen (Infotyp 472)
Definition
Im Infotyp 0472 legen Sie die Präferenzen eines Reisenden für Hotels ab.
Verwendung
Der Infotyp Hotelpräferenzen wird nur in Verbindung mit der R/3-Reiseplanung erfaßt. Das
Anlegen dieses Infotyps ist nicht obligatorisch. Sie können die Präferenzen des Reisenden auch
bei jeder Verfügbarkeitsabfrage [Extern] zu Reisedienstleistungen manuell eingeben.
Die persönlichen Hotelpräferenzen eines Reisenden werden bei der Abfrage zu verfügbaren
Hotels vom R/3-System an den jeweiligen Hotelanbieter geschickt. Falls entsprechende
Möglichkeiten und Kapazitäten beim jeweiligen Hotelanbieter vorhanden sind, werden diese
Präferenzen automatisch vom ihm berücksichtigt.
Wenn Sie beim Planen einer Reise eine Verfügbarkeitsabfrage durchgeführt haben,
sind in der Liste der verfügbaren Hotels oder Mietwagen diejenigen Angebote, die
den Präferenzen des Reisenden entsprechen, mit
gekennzeichnet.
Struktur
Die Infotyp Hotelpräferenzen setzt sich zusammen aus Angaben zu
·
Zimmerpräferenzen (z.B. Nichtraucherzimmer)
·
Hotelpräferenzen (z.B. bevorzugte Hotelkette)
Siehe auch:
April 2001
57
SAP AG
Mietwagenpräferenzen (Infotyp 473)
Mietwagenpräferenzen (Infotyp 473)
Definition
Im Infotyp 0473 legen Sie die Präferenzen eines Reisenden für Mietwagen und
Mietwagenanbieter ab.
Verwendung
Der Infotyp Mietwagenpräferenzen wird nur in Verbindung mit der R/3-Reiseplanung erfaßt. Das
bei jeder Verfügbarkeitsabfrage [Extern] zu Reisedienstleistungen manuell eingeben.
Die persönlichen Mietwagenpräferenzen eines Reisenden werden bei der Abfrage zu
verfügbaren Mietwagen bzw. bei der Online-Buchung vom R/3-System an den jeweiligen
Mietwagenanbieter geschickt. Falls entsprechende Möglichkeiten und Kapazitäten bei den
jeweiligen Mietwagenanbietern vorhanden sind, werden diese Präferenzen automatisch vom
Anbieter berücksichtigt.
Struktur
Die Infotyp Mietwagenpräferenzen setzt sich zusammen aus Angaben zu
·
Fahrzeugpräferenzen (z.B. Automatik)
·
Anbieterpräferenzen (z.B. erste bevorzugte Mietwagengesellschaft)
Wenn Sie beim Planen einer Reise eine Verfügbarkeitsabfrage durchgeführt haben,
sind in der Liste der verfügbaren Hotels oder Mietwagen diejenigen Angebote, die
gekennzeichnet.
den Präferenzen des Reisenden entsprechen, mit
Siehe auch:
58
April 2001
SAP AG
Bahnpräferenzen (Infotyp 0474)
Bahnpräferenzen (Infotyp 0474)
Definition
Im Infotyp 0474 legen Sie die Präferenzen eines Reisenden für Fahrten mit der Deutschen Bahn
ab.
Verwendung
Der Infotyp Bahnpräferenzen wird nur in Verbindung mit der R/3-Reiseplanung erfaßt. Das
bei jeder Verfügbarkeitsabfrage manuell ändern.
Wenn Sie den Infotyp Bahnpräferenzen anlegen, so werden die hinterlegten Werte bei der
Reservierung eines Bahnsitzplatzes mit dem Planungsmanager automatisch im Dialog
vorgeblendet und müssen nicht jedesmal manuell eingegeben werden. Bei entsprechender
Kapazität wird bei der Reservierung den Präferenzen entsprochen.
Struktur
Der Infotyp Bahnpräferenzen setzt sich zusammen aus Angaben zu folgenden Attributen:
·
Raucher/Nichtraucher
·
Abteilart
·
Sitzposition
April 2001
59
SAP AG
Kundenprogramme (Infotyp 0475)
Definition
Im Infotyp 0475 legen Sie Informationen zu Kundenprogrammen [Extern] ab und weisen damit
die Kundenprogramme dem Reisenden zu. Kundenprogramme sind Abkommen mit Anbietern
von Reisedienstleistungen (Fluggesellschaften, Mietwagengesellschaften, Hotelketten), die bei
Abfragen zu verfügbaren Reisedienstleistungen bzw. bei der Online-Buchung berücksichtigt
werden können.
Verwendung
Der Infotyp Kundenprogramme wird nur in Verbindung mit der R/3-Reiseplanung erfaßt. Das
Anlegen und Bearbeiten dieses Infotyps ist nicht obligatorisch.
Die Informationen zu den Kundenprogrammen, an denen ein Reisender teilnimmt, werden bei
der Buchung vom R/3-System an den jeweiligen Anbieter geschickt und von diesem bei
entsprechender Kapazität berücksichtigt.
Um einem Reisenden verschiedene Kundenprogramme zuzuordnen, müssen Sie
den Infotyp 0475 Kundenprogramme mehrmals anlegen. Ein bereits angelegtes
Kundenprogramm wird durch ein neues nicht überschrieben.
Dies gilt jedoch nur für die Kundenprogramme. Bei den Flug-, Hotel- und
Mietwagenpräferenzen wird durch neuerliches Anlegen des Infotyps ein bereits
existierender zeitlich abgegrenzt.
Struktur
Der Infotyp Kundenprogramme setzt sich zusammen aus Angaben zu
·
Kategorie des Reisedienstleisters
·
Reisedienstleister
·
Kundenprogramm
·
Kundennummer
Integration
Welche Kundenprogramme Sie im Infotyp 0475 auswählen können, wird über das Customizing
gesteuert. Wie Sie Kundenprogramme dort anlegen und definieren können, erfahren sie im
Implementierungsleitfaden (IMG) der R/3-Reiseplanung unter
·
Reiseplanung ® Stammdaten ® Reisedienstleister ® Flugsektor ® Kundenprogramme der
Fluggesellschaften definieren
·
Reiseplanung ® Stammdaten ® Reisedienstleister® Hotellerie ® Kundenprogramme der
Hotelketten definieren
·
Reiseplanung ® Stammdaten ® Reisedienstleister ® Mietwagensektor ®
Kundenprogramme der Mietwagengesellschaften definieren
60
April 2001
SAP AG
·
Reiseplanung ® Stammdaten ® Reisedienstleister ® Abkommen Reisedienstleister Kundenprogramme definieren
Siehe auch:
April 2001
61
SAP AG
Reiseprivilegien (Infotyp 017)
Reiseprivilegien (Infotyp 017)
Definition
Im Infotyp 0017 Reiseprivilegien werden Steuerungsparameter für die Reisekostenabrechnung
pro Mitarbeiter hinterlegt. Dies sind z.B. Fahrtkosten und die gesetzliche und
unternehmsspezifische Erstattungsgruppe für Unterkunft und Verpflegung.
Verwendung
Die Reiseprivilegien steuern unter anderem, auf welche Erstattungsbeträge das
Abrechnungsprogramm zugreift und welche Belege für den Mitarbeiter erfaßt werden können.
Die Reiseprivilegien gehören zu den zentralen Stammdaten der Reisekostenabrechnung. Die
Einrichtung dieses Infotyps ist für die R/3-Reiseplanung obligatorisch, da der Einsatz des Moduls
Reisekostenabrechnung die notwendige Integration zu den Finanz- bzw.
Personalabrechnungssystemen darstellt.
Siehe auch:
62
April 2001
SAP AG
Erfassungsszenarien der Reiseplanung
Erfassungsszenarien der Reiseplanung
Verwendung
Um den vielfältigen Präferenzen und Aufgaben der Rollen in den jeweiligen Unternehmen
gerecht zu werden, bietet Ihnen die R/3-Reiseplanung mehrere Erfassungsszenarien, über die
Sie Ihre Reisen planen und buchen können:
·
Planungsmanager (TP01, TP03)
·
Reisemanager (TRIP)
Die beiden Szenarien orientieren sich stark an der Art und Frequenz der Benutzung der R/3Reiseplanung und den vordefinierten Rollen (siehe Rollen im R/3-Reisemanagement [Seite 22])
Die folgende Gegenüberstellung soll Ihnen die Entscheidung erleichtern, welches
Erfassungsszenario Ihren Wünschen und betrieblichen Aufgaben am meisten entspricht:
Eigenschaften der Erfassungsszenarien
Die Entscheidung, welches der Szenarien Sie für das Planen und Buchen Ihrer
Reisedienstleistungen benutzen möchten, richtet sich weitestgehend nach Ihrer persönlichen
Arbeitsweise und Präferenz als auch nach der Häufigkeit der Benutzung. Diese Kriterien können
jedoch nur als unverbindliche Empfehlung gelten. Auch Ihr persönlicher Arbeitsstil kann natürlich
bei der Wahl der Erfassungstransaktion ausschlaggebend sein.
Falls Ihnen über Ihren R/3-User eine Rolle [Extern] innerhalb der R/3-Reiseplanung zugewiesen
wurde, so ist das Erfassungsszenario, mit dem Sie Reisen bearbeiten, evtl. bereits für Sie
vorgegeben.
Funktionsumfang
Alle Erfassungsszenarien zur Reiseplanung und -buchung haben ähnliche Funktionen, was die
Verfügbarkeitsüberprüfung und die Buchungsfunktionalität anbetrifft. Sie unterscheiden sich vor
allem in der Art des Arbeitsablaufs, der Benutzerführung und des Oberflächen-Layouts.
April 2001
63
SAP AG
Prozeßszenario: Reise planen und buchen (Grafik)
Prozeßszenario: Reise planen und buchen (Grafik)
Ticket
Reiseplan
ja
Buchen
Flüge:
Best-Price
Abfrage
Rahmendaten der
Reise
eingeben
ja
nein
Auswahl
ja
Daten
zu Flug/
Hotel/
Mietwagen
eingeben
OK?
allg.
Abfrage der
Verfügbarkeit
OK?
nein
OK?
nein
Position
stornieren
Position
stornieren
Stornierung
bestätigen
Position
ändern
löschen
Rahmendaten
64
Leistungsauswahl
Reservierung / Stornierung
April 2001
SAP AG
Der Planungsmanager
Der Planungsmanager
Definition
Der Planungsmanager ist eine Erfassungstransaktion zum Erstellen und Bearbeiten von
Reiseplänen [Seite 106]. In einem Reiseplan können Sie die Rahmendaten (Datum, Ziel, Grund,
etc.) einer betrieblich veranlaßten Reise eingeben, die Verfügbarkeit von Reisedienstleistungen
wie Flüge, Hotelzimmer und Mietwagen überprüfen und verfügbare Angebote direkt online
buchen.
Verwendung
Mit dem Planungsmanager können Sie effizient Reisepläne für Reisende verwalten und
systematisch die Online-Buchungen durchführen. Über den Planungsmanager können Sie den
vollen Funktionsumfang der Reiseplanung nutzen:
·
Überprüfung der Verfügbarkeit von Flügen, Hotelzimmern, Mietwagen, Bahnreisen
·
Abfrage der preisgünstigsten Flugkombinationen für die gesamte Reise
·
Online-Buchung von Flügen, Hotelzimmern und Mietwagen
·
Falls von Ihrer Seite Änderungen für eine bereits geplante Reise auftreten, können Sie
bereits reservierte Leistungen stornieren und ggf. neu buchen.
·
Falls Änderungen von Seiten der Reiseanbieter auftreten sollten, fließen diese Daten
automatisch dem R/3-Reisemanagement-System zu.
Arbeiten mit dem Planungsmanager
Im Planungsmanager navigieren Sie von einem Übersichtsbild, das die Rahmendaten und Status
zu allen bereits angelegten Reiseplänen enthält, in die einzelnen Erfassungsfunktionen. Aus dem
Einstiegbild können Sie
einen Reiseplan anlegen
einen Reiseplan mit Vorlage anlegen
Über die Funktion QuickPlan [Seite 101] können Sie
neue Reisepläne auf Basis existierender
Musterreisen anlegen.
einen Reiseplan ändern
einen Reiseplan anzeigen
einen Reiseplan kopieren
Sie können einen existierenden Reiseplan für
dieselbe oder für eine andere Personalnummer
kopieren.
einen Reiseplan genehmigen
Wenn Sie die Details der Reise nicht einsehen
wollen, können Sie einen Reiseplan direkt in der
Übersicht genehmigen. Wenn Sie die Reise zur
Bearbeitung aufrufen, können Sie dort nach
Überprüfung der Reisedienstleistungen den
Reiseplan genehmigen.
April 2001
65
SAP AG
Der Planungsmanager
einen Reiseplan stornieren
Haben Sie die Reiseleistungen eines Reiseplans
bereits gebucht, müssen Sie den Reiseplan zuerst
stornieren, bevor Sie ihn löschen können.
Sie können ebenfalls nur einzelne
Reisedienstleistungen stornieren [Seite 99].
einen Reiseplan löschen
Wenn Sie noch keine Reisedienstleistungen in einem
Reiseplan gebucht haben bzw. gebuchte
Reisedienstleistungen bereits storniert haben,
können Sie den gesamten Reiseplan aus dem
System löschen.
Sie können ebenfalls nur einzelne
Reisedienstleistungen löschen [Seite 99].
Ihre Stammdaten pflegen
Wählen Sie Umfeld -> Personal -> Stammdaten.
das Infocenter aufrufen:
Im Infocenter können Sie Währungsumrechnungen
mit aktuellen Werten durchführen, die
Spesenpauschalen pro Reiseland abfragen und die
organisatorische Zuordnung des Reisenden
einsehen.
Wenn Sie einen Reiseplan geöffnet haben, wählen Sie dort nach Eingabe der Rahmendaten die
gewünschten Reisedienstleistungen (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahnreise) über die Drucktasten
aus. Auf einem Dialogfenster können Sie dann abfragen, ob und für wann die Reiseleistungen
verfügbar sind und direkt im Anschluß online buchen.
Überleitung in die Reisekostenabrechnung
Zu einem angelegten Reiseplan wird vom System automatisch die zugehörige
Reisekostenabrechnung angelegt. Sobald Sie eine Reisedienstleistung online im
Reservierungssystem buchen und den Reiseplan sichern, wird für diese Reisedienstleistung ein
entsprechender Beleg in der Reisekostenabrechnung angelegt.
Der Beleg einer gebuchten Reisedienstleistung wird nur einmal angelegt. Bei
Stornierungen oder Umbuchungen müssen Sie den Beleg manuell in der
Reisekostenabrechnung aktualisieren.
Sie können die Reisekostenabrechnung aus dem Planungsmanager über Umfeld ® Abrechnung
® Reisekostenmanager aufrufen. Zusammengehörende Reisepläne und
Reisekostenabrechnungen tragen dieselbe Reisenummer.
Siehe auch:
Auswahl der Reisedienstleistungen [Extern]
Buchung der Reisedienstleistungen [Seite 97]
Anforderung des Flugtickets [Seite 98]
66
April 2001
SAP AG
Der Planungsmanager
Der Reisemanager: Prozeßübergreifende Erfassung [Seite 23]
April 2001
67
SAP AG
Reiseplan
Reiseplan
Definition
Das Objekt Reiseplan bildet den Rahmen für alle Aktionen der Reiseplanung. Um Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen durchzuführen und Reisedienstleistungen zu buchen, müssen Sie einen
Reiseplan für die entsprechende Reise anlegen. Im Reiseplan sind zudem Rahmendaten wie
z.B. die Personalnummer, Ziel und Grund der Reise und die Reisetätigkeit abgelegt.
Da jeder Reiseplan mit einer Reisenummer im System abgelegt ist, die ihn eindeutig identifiziert,
sind somit auch (gebuchte) Reisedienstleistungen eindeutig zuordenbar. Die Zuordnung von
Reisedienstleistungen dient weiterhin der objektgenauen Weiterleitung der Daten in die
Reisekostenabrechnung. Die Nummer des Reiseplans ist dann dieselbe wie die Nummer der
abzurechnenden Reise.
Hier erfahren Sie, wie Sie einen Reiseplan anlegen:
Reiseplan anlegen (Planungsmanager) [Seite 69]
Reiseplan anlegen (Reisemanager) [Seite 107]
68
April 2001
SAP AG
Reiseplan anlegen: Planungsmanager
Reiseplan anlegen: Planungsmanager
Voraussetzungen
Um für einen Reisenden einen Reiseplan erstellen zu können, muß für diesen Reisenden eine
gültige Personalnummer im R/3-System existieren.
Vorgehensweise
Schnelleinstieg
Übersichtseinstieg
1. Reisemanagement [Seite 21] [Seite 21] ®
Reiseplanung ® Reise planen (Experte)
Reiseplanung ® Planungsmanager
2. Geben Sie die Personalnummer des
Reisenden ein.
2. Geben Sie die Personalnummer des
Reisenden ein.
3. Wählen Sie
Anlegen.
2. Sie gelangen auf das Bild Reiseplan von <Vorname Name des Reisenden> anlegen
3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein zu:
-
Grund
-
Ziel
-
Reisetätigkeit
Die Angaben sind optional und haben rein informativen Charakter (z.B. für einen
Vorgesetzten).
4. Wählen Sie nun über die Drucktasten die Reisedienstleistungen aus, deren Verfügbarkeit Sie
abfragen wollen oder die Sie online buchen möchten.
Weitere Informationen zum Durchführen der Verfügbarkeitsabfragen und Buchung erhalten Sie in
folgenden Abschnitten:
·
Verfügbare Flugverbindungen ermitteln [Seite 74]
·
Hotelzimmer auswählen [Seite 84]
·
Mietwagen auswählen [Seite 89]
·
Bahnreise: Verbindungen abfragen [Seite 92]
Welche Reisedienstleistungskategorien Sie anfordern können, hängt von Ihrer Benutzergruppe
ab.
Die Einstellungen zu den Kategorien der Benutzergruppen nehmen Sie im Customizing der R/3Reiseplanung unter Stammdaten ® Steuerungsparameter der Reiseplanung ®
Benutzergruppenspezifische Reisedienstleistungskategorien definieren vor.
April 2001
69
SAP AG
Reiseplan kopieren: Planungsmanager
Reiseplan kopieren: Planungsmanager
Verwendung
Sie können einen existierenden Reiseplan auf ein anderes Datum kopieren. Dies bietet sich an
bei Reisen mit gleichem Reiseverlauf und gleichen Reisedienstleistungen. Dies kann innerhalb
einer Personalnummer erfolgen oder von einer Personalnummer auf eine andere.
Voraussetzungen
Sie können für eine andere Personalnummer nur dann einen Reiseplan kopieren, wenn Sie auch
für diese Personalnummer die Berechtigung zum Anlegen von Reiseplänen besitzen.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Reisemanagement [Seite 21] ® Reiseplanung ® Planungsmanager
2. Geben Sie die Personalnummer des Reisenden ein und wählen Sie Enter.
3. Markieren Sie den zu kopierenden Reiseplan.
4. Wählen Sie
Kopieren.
5. Überprüfen Sie die Personalnummer und geben Sie das Beginndatum des neuen Reiseplans
ein.
6. Wählen Sie
Weiter.
Die Reisedienstleistungen des kopierten Reiseplans werden im neuen Reiseplan für das
aktuelle Datum nacheinander vom System ermittelt (siehe Informationen in der
Statusleiste). Die Reisedienstleistungen tragen anschließend den Status angefragt bzw.
vorreserviert und erscheinen in der Übersicht der Reisedienstleistungen im Reiseplan.
Falls eine durch den kopierten Reiseplan vorgegebene Reisedienstleistung bereits
ausgebucht ist oder sich Daten auf Seiten des Anbieters geändert haben, müssen Sie
diese Leistungen manuell abfragen und auswählen. Diese Leistungen erscheinen in der
Übersicht im Status offen.
Überprüfen Sie daher die angezeigten Reisedienstleistungen und führen Sie ggf. die
Verfügbarkeitsabfragen manuell durch.
7. Sie können nun die vorreservierten Reisedienstleistungen über
8. Sichern Sie abschließend den neuen Reiseplan mit
Buchen definitiv buchen.
.
Ergebnis
Sie haben einen neuen Reiseplan mittels Kopieren eines existierenden Reiseplans angelegt.
70
April 2001
SAP AG
Reiseplan stornieren: Planungsmanager
Reiseplan stornieren: Planungsmanager
Verwendung
Sie können in der Übersicht der Reisepläne im Planungsmanager ganze Reisepläne stornieren.
Dabei werden alle darin gebuchten Reisedienstleistungen zusammen storniert. Die Stornierung
eines Reiseplans ist die Voraussetzung für das Löschen eines Reiseplan.
Für Mietwagen- und Flugreservierungen ist eine Stornierung jederzeit problemlos möglich, so
lange noch kein Ticket erstellt wurde. Erst danach können evtl. in Abhängigkeit des Anbieters
Stornierungsgebühren anfallen, die Sie über das zuständige Reisebüro erfahren können (siehe
auch Reisedienstleistungen stornieren/löschen [Seite 99]).
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Reisemanagement [Seite 21] ® Reiseplanung ® Planungsmanager.
3. Markieren Sie den zu stornierenden Reiseplan.
4. Wählen Sie
April 2001
Stornieren.
71
SAP AG
Reiseplan löschen: Planungsmanager
Reiseplan löschen: Planungsmanager
Verwendung
Sie können einen kompletten Reiseplan mitsamt den darin enthaltenen Reisedienstleistungen
löschen. Beim Löschen eines Reiseplans löschen Sie automatisch das ganze Objekt
Mitarbeiter-Reise, also auch eine evtl. zum Reiseplan existierende
Voraussetzungen
Wenn in einem Reiseplan bereits Reisedienstleistungen gebucht sind, müssen Sie vor dem
Löschen des Reiseplans diese Buchungen stornieren. Sie können alle Reisedienstleistungen
zusammen stornieren [Seite 71].
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Reisemanagement [Seite 21] ® Reiseplanung ® Planungsmanager.
3. Markieren Sie den zu löschenden Reiseplan.
4. Wählen Sie
72
Löschen.
April 2001
SAP AG
Flug
Flug
April 2001
73
SAP AG
Verfügbare Flugverbindungen ermitteln
Verfügbare Flugverbindungen ermitteln
Voraussetzungen
Sie gehören einer Benutzergruppe [Extern] an, der die Reisedienstleistungskategorie 'Flug'
zugeordnet wurde (siehe Customizing der Reiseplanung unter Stammdaten ®
Steuerungsparamter der Reiseplanung ® Benutzergruppensp. Reisedienstleistungskategorien
definieren [Extern])
Vorgehensweise
Sie haben im Planungsmanager einen Reiseplan angelegt [Seite 69].
1. Wählen Sie die
Flug.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Fluganforderung.
2. Geben Sie Abflug- und Zielort ein. Sie können den Namen einer Stadt oder das Kürzel einer
IATA-Lokation angeben. Das System erkennt nur Städte, die über eine IATA-Lokation
definiert sind.
3. Geben Sie das Datum des Hinfluges ein. Falls Sie den Rückflug sofort mitbuchen wollen,
geben Sie ebenfalls das Datum des Rückfluges ein.
4. Sie können für Hin- und Rückflug je eine Uhrzeit eingeben (optional). Das System listet je
nach Kapazität 15 bis 20 Flugverbindungen auf, zuerst Direkflüge, dann
Umsteigeverbindungen.
5. Sie können für Hin- und Rückflug auswählen, ob die angegebene Zeit die Ankunfts- oder
Abflugszeit sein soll.
6. Wählen Sie
Abfrage.
Sie sehen die Liste Flugverfügbarkeit [Seite 75] mit allen noch freien Flugklassen [Seite
75] der verfügbaren Flugverbindungen geordnet nach Prioritäten. Diese Prioritäten
drücken aus, welche Angebote aufgrund der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens
bevorzugt zu buchen sind (siehe dazu im IMG der Reiseplanung das Kapitel
Reiseprofile).
Über
Fluginformationen können Sie sich weitere Details zu einem Flug anzeigen
lassen.
7. Markieren Sie die gewünschte Klasse für Hinflug (und Rückflug) und wählen Sie Weiter.
Sie kehren auf die Übersicht Reiseplan von <...> anlegen zurück. Die Flüge tragen nun
für einen gewissen Zeitraum den Status vorreserviert und können gebucht werden. Um
eine Fluganforderung nochmals zu bearbeiten bzw. Details anzuzeigen, klicken Sie auf
die entsprechende Anforderung in der Übersicht.
Siehe auch:
Sitzplatz auswählen [Seite 80].
Buchung des Reiseplans [Seite 97]
74
April 2001
SAP AG
Information: Flugverfügbarkeit
Im Dialogfenster Flugverfügbarkeit sehen Sie die aktuell verfügbaren Flugverbindungen und
Flugklassen für die gewünschte Strecke. Sie können hier einen Flug auswählen, der dann für
einen bestimmten Zeitraum vorreserviert ist und zur Online-Buchung bereit steht.
Im Dialogfenster Flugverfügbarkeit finden Sie die folgenden Informationen. Sie können die
Bedeutung der Felder auch im Quick Info Text sehen, der erscheint, wenn Sie den Mauszeiger
eine Sekunde über dem entsprechenden Feld belassen. Bei der Spalte Flugnummer erhalten Sie
im Quick Info Text ebenfalls Informationen zum benutzten Flugzeugtyp der jeweiligen
Verbindung.
Flugverfügbarkeit
Anfragedaten des Hinflugs
Flugnummer
Abflugsort
Ankunftsort
Flugdauer
Prioritätsangabe
Auswahl aus
den verfügbaren
Klassen eines
Fluges
Fluglinie
+ Flugnummer
(+ durchführende
Fluglinie)
Flugbuchung
nur auf
Warteliste
möglich
3
5
Fluginformationen
in
Stunden u.
Minuten
Vorgabe
des
Unternehmens,
welche Flüge
mit welcher
Priorität
gewählt
werden sollen
(Customizing)
Hinflug
Flugklasse
Rückflug
(falls angefordert)
F = First
B = Business
E = Economy
S = Spartarif
Detailinformationen
zur markierten
Flugverbindung
Legende
First Class (F)
Business Class (B)
Economy Class (E)
Ein Economy-Tarif, der keine einschränkenden Auflagen hat.
Spartarif (S)
Ein besonders günstiger Economy-Tarif, der eventuell
Einschränkungen bei Umbuchungen und Stornierungen trägt.
April 2001
75
SAP AG
Durchführende Fluglinie
Einige Flüge werden von mehreren Fluglinien zusammen
durchgeführt. Falls die durchführende Fluglinie eine andere ist
als die offiziell anbietende Fluglinie, so wird die durchführende
Fluglinie in Klammer hinter der Flugnummer angegeben.
Warteliste
Für den Fall, daß ein Flug bereits ausgebucht ist, aber die
Wahrscheinlichkeit gegeben ist, trotzdem durch
Nachrückverfahren einen Platz zu erhalten, bieten einige
Fluglinien eine Warteliste an.
Wenn Sie einen Flug auf Warteliste buchen, können Sie bei
späterem Aufrufen des Reiseplans [Seite 106] zur Bearbeitung
im R/3-System den aktuellen Buchungsstatus einsehen:
Steht der Status des Fluges auf Warteliste, so ist die Buchung
noch nicht bestätigt.
Steht der Status des Fluges auf reserviert und bestätigt, so trägt
die Buchung keinen Wartelistenstatus mehr und wurde vom
Anbieter definitiv akzeptiert.
76
April 2001
SAP AG
Ermittlung des Flugpreises
Ermittlung des Flugpreises
Verwendung
Bei der Abfrage der verfügbaren Flüge können noch keine Preise im angeschlossenen
Reservierungssystem mitgeliefert werden, da der Flugpreis meist von der Kombination aller für
eine Reise benötigten Flüge (z.B. Hin- und Rückflug) abhängt.
Daher ermitteln Sie den gesamten Flugpreis erst nach Auswahl aller Flüge. Der Flugpreis muß
vorliegen, damit später zur Vervollständigung des Buchungsprozesses das Ticket vom Reisebüro
erstellt werden kann.
Voraussetzungen
Sie haben alle Flüge, die Sie für Ihre Reise benötigen, durch eine Verfügbarkeitsabfrage
ausgewählt (siehe Verfügbare Flugverbindungen ermitteln [Seite 74]).
Aktivitäten
Wählen Sie
Preis.
Diese Funktion berechnet zunächst den Gesamtpreis der Flüge und zeigt dann alle
Reisedienstleistungen mit Preisen an.
Das Vorliegen eines Preises ist Voraussetzung für das Erstellen des Flugtickets. Falls das
System keinen aktuellen Preis ermitteln kann, können Sie entweder die Preisermittlung zu einem
späteren Zeitpunkt vom Reisebüro durchführen lassen oder in eine andere Buchungsklasse
umbuchen und die Preisermittlung erneut starten.
April 2001
77
SAP AG
Preisgünstigste Flugverbindungen abfragen
Verwendung
Alternativ zur allgemeinen Verfügbarkeitsabfrage [Extern] können Sie sich die preisgünstigsten
Flugverbindungen für die gesamte Reise anzeigen lassen. Hierzu steht die Best-Price-Funktion
zur Verfügung. Die Best-Price Abfrage ist bei Einzelflügen möglich, aber auch (und hier bietet sie
enorme Vorteile) bei der Anforderung mehrerer Flüge für eine Reise. Die Vorteile erwachsen aus
der Tatsache, daß Flugpreise von einer Vielzahl von Parametern beeinflußt werden – ein
einziger feststehender Flugpreis pro Strecke wird nicht angeboten. Beeinflussende Parameter
sind z.B.
·
Hin- und Rückflug
·
Stopovers bzw. kombinierte Flugstrecken (Round Trips)
·
die gewählten Reisetage
·
die Aufenthaltsdauer
Die Best-Price Abfrage ermittelt daher den optimalen Preis für die Summe der Flüge eines
Reiseplans unter Berücksichtigung der Sonderbuchungsauflagen der einzelnen Flüge.
Durch die Nutzung der Best-Price Abfrage entfällt auch das Durchführen der einzelnen
Verfügbarkeitsabfragen zu jedem Flug; zudem erhalten Sie garantiert Flüge, für die ein Preis im
System verfügbar ist. Die Ermittlung eines Preises ist obligatorische Voraussetzung für die
Ticketausstellung als letzten Schritt des Buchungsprozesses, die meist zentral von der jeweiligen
Reisestelle oder dem Reisebüro vorgenommen wird.
Voraussetzungen
Sie haben im Customizing der Reiseplanung die Best-Price Flug Funktion aktiviert und
festgelegt, welche der folgenden Strategien bei Abfrage der preisgünstigsten Flüge
berücksichtigt werden soll:
·
Die Flüge müssen nicht dem Reiseprofil [Extern] entsprechen.
·
Es werden nur Flüge angezeigt, die dem Reiseprofil entsprechen.
·
Die Abfrage der preisgünstigsten Flüge kann unter Berücksichtigung einzelner Regeln
erfolgen. Diese Regeln beschreiben z.B. Konstellationen der Faktoren geographisches
Gebiet, Fluggesellschaft und Kabinenklasse.
Einstellungen hierzu nehmen Sie im Customizing an folgenden Stellen vor:
·
Dialog- und Planungssteuerung ® Steuerung der Reiseplanung ® Preis- und
Verfügbarkeitsstrategien definieren [Extern]
·
Reiseregeln und -profile ® Reiseprofile ® Einstellungen zur preisgesteuerten
Verfügbarkeitsabfrage festlegen [Extern]
Vorgehensweise
6. Wählen Sie
Flug.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Fluganforderung.
78
April 2001
SAP AG
definiert sind.
8. Geben Sie das Datum des Hinfluges ein. Falls Sie den Rückflug sofort mit auswählen wollen,
geben Sie ebenfalls das Datum des Rückfluges ein.
9. Sie können für Hin- und Rückflug je eine Uhrzeit eingeben:
Ohne Uhrzeitangabe: Das System ermittelt die günstigsten Flüge für den Tag.
Mit Uhrzeitangabe: Das System ermittelt die günstigsten Flüge für die angegebene
Uhrzeit +/- 2 Stunden.
5. Wählen Sie
Übernehmen.
Falls Sie für Ihre Reise weitere Flüge wünschen, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5.
6. Wählen Sie
Best-Price Flug.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Flugempfehlung.
7. Markieren Sie die gewünschte Kombination und wählen Sie Weiter.
Sie können nun – wie nach einer Standardabfrage – einen Sitzplatz auswählen [Seite 80].
Siehe auch:
April 2001
79
SAP AG
Sitzplatz auswählen
Sitzplatz auswählen
Verwendung
Sie können im Planungsmanager zu einem ausgewählten Flug einen genauen Sitzplatz
auswählen. Dieser Sitzplatz wird bei der Buchung der Fluganforderung mitreserviert.
Die Sitzplatzauswahl ist jedoch kein obligatorischer Bestandteil einer Flugbuchung.
Voraussetzung
Sie haben in einem Reiseplan eine Flugverbindung ausgewählt [Seite 74].
Vorgehensweise
1. Rufen Sie durch Klick auf die entsprechende Fluganforderung im Übersichtsbild aller
Reisedienstleistungen das entsprechende Detailfenster [Extern] auf.
2. Wählen Sie
Sitzplatz.
Sie sehen eine vertikale Darstellung der Sitzplatzverteilung der gewählten Klasse im
entsprechenden Flugzeugtyp.
3. Wählen Sie durch Klick auf ein Kästchen den gewünschten Sitzplatz aus.
4. Wählen Sie Weiter.
Ihre Wahl wird im Detailfenster der Fluganforderung im Feld Sitzplatz angezeigt. Neben diesem
Feld sehen Sie den Reservierungsstatus des Sitzplatzes (mögliche Statuswerte: ausgewählt,
angefragt, reserviert, storniert).
Siehe auch:
Sitzplatz ändern [Seite 81]
Sitzplatz stornieren [Seite 82]
80
April 2001
SAP AG
Sitzplatz ändern
Sitzplatz ändern
Verwendung
Sie können einen für eine Fluganforderung ausgewählten Sitzplatz ändern, so lange noch kein
Flugticket ausgestellt wurde.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie hierzu im Menü des Reisemanagements Reiseplanung ® Planungsmanager
aus.
2. Rufen Sie den gewünschten Reiseplan mit
Ändern auf.
3. Wählen Sie durch Klick auf die entsprechende Fluganforderung im Übersichtsbild aller
4. Wählen Sie
Sitzplatz.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Sitzplatzreservierung. Der bereits ausgewählte
Sitzplatz ist orange markiert.
5. Um die Sitzplatzreservierung zu ändern, wählen Sie durch Klick auf ein anderes Kästchen
den gewünschten Sitzplatz aus.
6. Bestätigen Sie Ihre Änderungen auf dem erscheinenden Dialogfenster.
7. Wählen Sie Übernehmen.
8. Bestätigen Sie Ihre Flugbuchung erneut mit
Buchen, damit die durchgeführte Änderung in
die Buchung mit aufgenommen werden kann. Die geänderten Daten werden dann im
Buchungsschlüssel (PNR [Extern]) an das angeschlossene Reservierungssystem übermittelt.
Siehe auch:
Buchung von Reisedienstleistungen [Seite 97]
Sitzplatz stornieren [Seite 82]
April 2001
81
SAP AG
Sitzplatz stornieren
Sitzplatz stornieren
Verwendung
Sie können den für eine Fluganforderung ausgewählten Sitzplatz stornieren, so lange noch kein
Flugticket ausgestellt wurde.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements [Seite 21] Reiseplanung ® Planungsmanager
aus.
4. Rufen Sie den gewünschten Reiseplan mit
Ändern auf.
5. Wählen Sie durch Klick auf die entsprechende Fluganforderung im Übersichtsbild aller
6. Wählen Sie
Sitzplatz.
7. Sie gelangen auf das Dialogfenster Sitzplatzreservierung.
6. Wählen Sie
Sitzplatz Stornieren.
7. Bestätigen Sie das erscheinende Dialogfenster. Sie gelangen zurück auf das Detailfenster
der Fluganforderung.
8. Wählen Sie
Übernehmen.
9. Bestätigen Sie Ihre Flugbuchung mit
Buchen, damit die durchgeführte Änderung in die
Buchung mit aufgenommen werden kann. Die geänderten Daten werden im
Buchungsschlüssel (PNR [Extern]) an das angeschlossene Reservierungssystem übermittelt.
Ergebnis
Sie haben einen bereits ausgewählten oder gebuchten Sitzplatz storniert.
Siehe auch:
Reisedienstleistungen stornieren / löschen [Seite 99]
82
April 2001
SAP AG
Hotel
Hotel
April 2001
83
SAP AG
Hotelzimmer auswählen
Voraussetzungen
Sie gehören einer Benutzergruppe [Extern] an, der die Reisedienstleistungskategorie 'Hotel'
zugeordnet wurde (siehe dazu im Customizing der Reiseplanung unter Stammdaten ®
Vorgehensweise
10. Wählen Sie
Hotel.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Hotelanforderung.
11. Geben Sie den gewünschten Ort ein. Sie können den Namen einer Stadt oder das Kürzel
einer IATA-Lokation [Extern] angeben. Das System erkennt nur Städte, die über eine IATALokation definiert sind.
12. Geben Sie An- und Abreisedatum ein.
Die Angaben zu Name, Hotelkette und Lage dienen als optionale Suchkriterien bei der
Abfrage der verfügbaren Hotels. Im Feld Name können Sie mehrere (Teil-)Namen
eingeben. Das System sucht dann nach allen Hotels, deren Name einen oder mehrere
dieser Begriffe enthält.
Bevor Sie die verfügbaren Hotels abfragen, können Sie Ihre Hotelpräferenzen [Seite
57] ändern bzw. angeben. Wählen sie dazu
Präferenzen.
4. Wählen Sie
Abfrage.
a. Sie sehen die Liste Hotelverfügbarkeit: Hotelliste mit allen verfügbaren Hotels, die den
Suchkriterien (falls angegeben) entsprechen. Falls Sie keine Suchkriterien angegeben
haben, sucht das System aufgrund seiner Anbieter-Neutralität per Zufallsprinzip ca. 30
verfügbare Hotels aus.
Um die Liste zu erweitern, wählen Sie
Weitere Hotels.
b. Wenn Sie das Fenster Hotelverfügbarkeit: Hotelliste (Hotelkatalog) sehen, so hat Ihr
Unternehmen einen speziellen Hotelkatalog mit ausgesuchten Hotels eingerichtet und
aktiviert.
Um die Verfügbarkeit anderer Hotels, die nicht im Hotelkatalog sind, zu prüfen,
wählen Sie Standardabfrage.
5. Markieren Sie den gewünschten Anbieter.
Über
Hotelinformationen können Sie sich Details zu Anschrift, Ausstattung, Lage
und Konditionen des markierten Hotels anzeigen lassen. Kehren Sie dann mit Weiter
zur Hotelliste zurück.
84
April 2001
SAP AG
Wenn ein Hotel mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht es den persönlichen
Hotelpräferenzen [Seite 55] des Reisenden.
6. Wenn Sie die Liste erweitern wollen, z.B. weil kein Hotel angezeigt wird, das den
Präferenzen des Reisenden entspricht, wählen Sie
Weitere Hotels.
7. Wählen Sie das markierte Hotel mit Weiter aus. Sie gelangen zur Zimmerliste. Die Zimmer
sind nach Tarifen geordnet.
Wenn ein Zimmertyp mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht er den
persönlichen Hotelpräferenzen [Seite 55] des Reisenden. Über das Plus-Symbol am
Anfang der Zeile können Sie sich weitere Details zu den Zimmertypen anzeigen
lassen.
8. Markieren Sie den gewünschten Zimmertyp und wählen Sie Weiter. Sie kehren auf die
Übersicht Reiseplan von <...> anlegen zurück.
Die ausgewählten Hotels tragen nun für einen gewissen Zeitraum den Status
vorreserviert und können gebucht werden. Um eine Hotelanforderung nochmals zu
bearbeiten bzw. Details anzuzeigen, klicken Sie auf die entsprechende Anforderung in
der Übersicht.
Siehe auch:
Berücksichtigung des firmenspezifischen Hotelkatalogs [Seite 115]
Buchung des Reiseplans [Seite 97]
April 2001
85
SAP AG
Berücksichtigung des firmenspezifischen Hotelkatalogs
Verwendung
Falls Ihr Unternehmen mit einigen Hotels besondere Abkommen geschlossen hat oder
bestimmte Hotels bevorzugt bei einer Hotelbuchung berücksichtigt werden sollen, können Sie
diese Hotels in einem eigens für Ihr Unternehmen einzurichtenden Hotelkatalog anlegen.
Wir empfehlen Ihnen für den Sektor Hotel, die Einhaltung der im
Reiseplanungssystem hintergelegten Reiserichtlinien über die Pflege eines
Hotelkatalogs oder einfach nur über das Hinterlegen ausgehandelter Hoteltarife zu
steuern. Dies weist klare Vorteile gegenüber der Steuerung mit Hilfe von Reiseregeln
auf:
Wenn Sie eine Verfügbarkeitsabfrage [Extern] durchführen, fließt dem R/3Reiseplanungssystem – aufgrund der Anbieter-Neutralität des angeschlossenen
Reservierungssystems AMADEUS – eine begrenzte Zahl verfügbarer Anbieter zu,
deren Auswahl zufällig getroffen wird. So kann evtl. der Fall eintreten, daß keines der
Hotels angezeigt wird, denen über das Reiseprofil [Extern] die höchste Priorität
zugewiesen wurde, selbst wenn sie zum Abfragezeitpunkt verfügbar sind.
Die Nutzung des Hotelkatalogs schaltet diese Problematik gänzlich aus.
Voraussetzungen
Zur Aktivierung des Hotelkatalogs sind verschiedene Einstellungen im Customizing der
Reiseplanung notwendig:
Hotels und Tarife des Katalogs:
·
Stammdaten ® Reisedienstleister ® Hotellerie ® Unternehmensspezifischen Hotelkatalog
definieren [Extern]
·
Tarife und Rabatte ® Unternehmensspezifische Tarifabkommen ®
Unternehmensspezifische Tarife des Hotelkatalogs ausprägen [Extern]
Ausgestaltung der Reiseprofile [Extern] mit Kataloghotels:
·
Reiseregeln und -profile ® Reiseprofile ® Zuordnung Reiseprofile zu Hotelkatalogpositionen
definieren [Extern]
Strategien zur Einbeziehung des Hotelkatalogs bei der Verfügbarkeitsabfrage:
·
Aktivitäten
Sie haben einen Reiseplan angelegt [Seite 69] und eine Verfügbarkeitsabfrage für ein Hotel
gestartet.
·
86
Ist der Hotelkatalog aktiv und das System findet verfügbare Hotels für den angegebenen
Zeitraum und Ort, so können Sie sich dennoch auch die Verfügbarkeit von Hotels anzeigen
lassen, die nicht im unternehmensspezifischen Hotelkatalog enthalten sind.
April 2001
SAP AG
Hierzu wählen Sie nach der ersten Abfrage Standardabfrage auf dem Dialogfenster
Hotelverfügbarkeit: Hotelliste (Hotelkatalog).
·
Ist der Hotelkatalog aktiv (vgl. Preis- und Verfügbarkeitsstrategien definieren [Extern]) und
das System kann für den angegebenen Zeitraum und Ort keine verfügbaren Kataloghotels
ermitteln, so wird automatische eine Standard-Verfügbarkeitsabfrage im angeschlossenen
Reservierungssystem gestartet – also eine Abfrage außerhalb des Hotelkatalogs – und die
allgemeinen Ergebnisse werden angezeigt.
Es ist keine zusätzliche Abfrage notwendig.
April 2001
87
SAP AG
Mietwagen
Mietwagen
88
April 2001
SAP AG
Mietwagen auswählen
Voraussetzungen
Sie gehören einer Benutzergruppe [Extern] an, der die Reisedienstleistungskategorie
'Mietwagen' zugeordnet wurde (vgl. Customizing der R/3-Reiseplanung unter Stammdaten ®
Vorgehensweise
Sie haben den Planungsmanager ausgewählt und haben mindestens die Personalnummer des
Reisenden eingegeben.
13. Wählen Sie die Drucktaste
Mietwagen.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Mietwagenanforderung.
14. Geben Sie den Annahme- und Abgabeort, Datum und Uhrzeit der Mietwagenübergabe und rückgabe an.
Als Ort können Sie den Namen einer Stadt oder das Kürzel einer IATA-Lokation [Extern]
angeben. Das System erkennt nur Städte, die über eine IATA-Lokation definiert sind.
15. Die Angaben zu Mietwagenanbieter, Übergabe- und Rückgabeadresse sind optional und
dienen als Suchkriterien bei der Abfrage der verfügbaren Mietwagengesellschaften.
Bevor Sie die verfügbaren Mietwagen abfragen, können Sie die
Mietwagenpräferenzen des Reisenden ändern (falls bereits standardmäßige
Mietwagenpräferenzen [Seite 58] in den Stammdaten eingestellt sind) bzw. angeben.
Wählen sie dazu
Präferenzen.
5. Um die verfügbaren Mietwagen zu sehen, wählen Sie
Abfrage.
Sie sehen die Liste Mietwagenverfügbarkeit: Anbieterliste mit allen am Zielort
verfügbaren Mietwagengesellschaften.
Wenn ein Anbieter mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht er den persönlichen
Mietwagenpräferenzen des Reisenden.
6. Markieren Sie den gewünschten Anbieter und Wählen Sie Weiter.
Sie gelangen zur Mietwagenverfügbarkeit: Fahrzeugliste.
Über
Tarifbeschreibung können Sie sich Details zu Tarifbasis und
Tarifkonditionen eines markierten Fahrzeugtyps anzeigen lassen.
Wenn ein Fahrzeugtyp mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht es den
persönlichen Mietwagenpräferenzen des Reisenden.
7. Markieren Sie den gewünschten Fahrzeugtyp und wählen Sie Weiter.
April 2001
89
SAP AG
Sie kehren auf die Übersicht Reiseplan von <...> anlegen zurück. Die angefragten
Mietwagen tragen nun für einen gewissen Zeitraum den Status vorreserviert und können
gebucht werden. Um eine Mietwagenanforderung nochmals zu bearbeiten bzw. Details
anzuzeigen, klicken Sie auf die entsprechende Anforderung in der Übersicht.
Wenn keine weiteren Transport- oder Übernachtungsservices ausgewählt werden sollen, kann
der Reiseplan jetzt gebucht werden.
Siehe auch:
90
April 2001
SAP AG
Deutsche Bahn
Deutsche Bahn
Um die Buchungsfunktionen für die Deutsche Bahn nutzen zu können, müssen Sie die
entsprechenden Einstellungen in folgenden Customizing-Aktivitäten des Reisemanagements
vorgenommen haben:
·
Reiseplanung ® Stammdaten ® Steuerungsparameter der Reiseplanung ® Deutsche Bahn
Zugriffsparameter der Benutzergruppen definieren
·
Reiseplanung ® Stammdaten ® Steuerungsparameter der Reiseplanung ®
Benutzergruppenspezifische Reisedienstleistungskategorien definieren
Der Benutzer muß zudem einer Benutzergruppe angehören, der die
Reisedienstleistungskategorie 'Bahn' zugeordnet wurde (vgl. Customizing des
Reisemanagements unter Reiseplanung ® Stammdaten ® Steuerungsparamter der
Reiseplanung ® Benutzergruppensp. Reisedienstleistungekategorien definieren)
Siehe auch
Bahnpräferenzen [Seite 59]
Zugverbindungen abfragen und buchen [Seite 92]
Großkundenticket [Seite 94]
Bahncard [Seite 95]
April 2001
91
SAP AG
Bahnverbindungen abfragen und buchen
Verwendung
Sie können aus dem R/3-Reiseplanungssystem Zugverbindungen der Deutschen Bahn AG
abfragen, den entsprechenden Fahrschein bestellen und einen Sitzplatz reservieren.
Falls Einstellungen zum Großkundenticket [Seite 94] der Deutschen Bahn und der Bahncard
[Seite 95] existieren, werden die entsprechenden Tarife bei der Preisanzeige und der
Fahrscheinbestellung berücksichtigt.
Voraussetzungen
Im Customizing sind die unter Deutsche Bahn [Seite 91] beschriebenen Einstellungen
vorgenommen.
Vorgehensweise
Verbindung abfragen
Sie haben den Planungsmanager ausgewählt und haben mindestens die Personalnummer des
Reisenden eingegeben.
1. Wählen Sie
Bahn.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Bahnanforderung.
Geben Sie Datum, Uhrzeit, Start- und Zielort ein.
2. Wählen Sie
Abfrage.
Evtl. müssen Sie einen konkreten Bahnhof auswählen.
3. Markieren Sie die gewünschte Verbindung und wählen Sie
Auswählen.
Fahrkarte und Sitzplatz reservieren
1. Sie können nun angeben, ob Sie einen Fahrschein mit oder ohne Platzreservierung
möchten.
Für eine Sitzplatzreservierung können Sie verschiedene Präferenzen eingeben.
2. Wählen Sie
Weiter.
Die Zugverbindung ist nun in den Reiseverlauf Ihres Reiseplan integriert.
Buchen
Nach Auswahl aller anderen benötigten Reisedienstleistungen können Sie alle Anforderungen für
diese Reise zusammen buchen:
1. Wählen Sie
Buchen.
Die Reise wird nun über das angeschlossene Reservierungssystem definitiv gebucht.
Ein PNR [Extern] wird erstellt und später in der Liste Angelegte Reisepläne im
Planungsmanager angezeigt.
2. Sichern Sie abschließend den Reiseplan mit
92
.
April 2001
SAP AG
Ticketerstellung
Das Ticket wird über das Reisebüro oder die Reisestelle ausgestellt und an den Reisenden
weitergeleitet.
Siehe auch
Reisedienstleistungen stornieren / löschen (Planungsmanager) [Seite 99]
April 2001
93
SAP AG
Großkundenticket
Großkundenticket
Verwendung
Das Großkundenticket gewährt Kunden, die einen gewissen jährlichen Gesamtumsatz mit der
Deutschen Bahn AG erzielen, einen bestimmten Rabatt auf den normalen Fahrpreis.
Falls Ihr Unternehmen das Großkundenticket der Deutschen Bahn AG erworben hat, können Sie
die entsprechende Kundennummer im Customizing des Reisemanagements unter Reiseplanung
® Stammdaten ® Steuerungparameter der Reiseplanung ® Deutsche Bahn Zugriffsparameter
der Benutzergruppen definieren hinterlegen.
Mit Hilfe dieses Zugangsparameters (DB-Kundennummer) wird der Rabatt bei einer
Bahnreservierung mit dem Planungsmanager direkt berücksichtigt.
94
April 2001
SAP AG
Bahncard
Bahncard
Verwendung
Falls der Reisende eine Bahncard der Deutschen Bahn AG besitzt, können diese Daten im R/3System hinterlegt werden, so daß dies bei der Reservierung einer Bahnverbindung mit dem
Planungsmanager automatisch berücksichtigt wird.
Die Angaben hierzu geben Sie in Infotyp 0475 (Kundenprogramme) [Seite 60] ein. Wählen Sie
dort über die F4-Wertehilfe die folgenden Daten aus:
Kategorie des Anbieters: T
Anbieter: DB
Kundenprogramm: Bahncard First oder Bahn 2. Klasse
Kundennummer: <Nummer der Bahncard>.
Die Werte für das Kundenprogramm „Bahncard“ müssen Sie nicht im Customizing
hinterlegen. Sie sind fest im System eingestellt.
April 2001
95
SAP AG
Gesamtpreis einer Reise anzeigen
Gesamtpreis einer Reise anzeigen
Verwendung
Wenn Sie in einem Reiseplan alle gewünschten Reisedienstleistungen im System abgefragt und
ausgewählt haben, können Sie sich den Gesamtpreis der Reise anzeigen lassen.
Aktivitäten
Zum Anzeigen des Gesamtpreises müssen Sie einen Reiseplan zur Bearbeitung geöffnet haben.
1. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements [Seite 21] ® Reiseplanung ®
Planungsmanager.
2. Markieren Sie einen Reiseplan in der Übersicht.
3. Wählen Sie
96
Ändern ®
Preis.
April 2001
SAP AG
Buchung der Reisedienstleistungen
Buchung der Reisedienstleistungen
Verwendung
Nachdem Sie alle benötigten Reisedienstleistungen ausgewählt haben, können Sie alle in einem
Reiseplan ausgewählten Positionen gesamt online über das angeschlossene
Reservierungssystem buchen.
Je nach Prozeßmodell kann die Buchung dezentral von den Reisenden bzw. dem
Bereichssekretariat oder zentral vom Reisebüro bzw. der firmeninternen Reisestelle durchgeführt
werden.
Zu beachten ist dabei, daß die im Reiseplan ausgewählten Transportmittel und Unterkünfte nach
ihrer Auswahl nur für einen bestimmten Zeitraum definitiv buchbar sind. Bei knapper Kapazität
(falls z.B. nur noch eine geringe Zahl Flugplätze verfügbar sein sollte) ist dies nach einem
längeren Zeitraum dann nicht mehr garantiert.
Aktivitäten
Um im Planungsmanager die Anforderungen eines Reiseplans zusammen zu buchen, wählen
Buchen.
Sie
Ein entsprechender Buchungsschlüssel (PNR) wird erstellt, durch den die Buchung beim
angeschlossenen Reservierungssystem eindeutig identifiziert wird und auch später noch
modifiziert werden kann.
Im Customizing können Sie hinterlegen, daß alle Buchungen beim angeschlossenen Reisebüro
automatisch in eine Bearbeitungsqueue zur Ticketausstellung gestellt werden. In diesem Fall
müssen Sie das Ticket nicht manuell über die entsprechende Drucktaste anfordern.
Einstellungen hierzu nehmen Sie im Customizing des Reisemanagements unter Reiseplanung ®
Stammdaten ® Steuerungsparameter der Reiseplanung ® Queues für die PNR-Wiedervorlage
definieren [Extern] vor.
April 2001
97
SAP AG
Anforderung des Flugtickets
Anforderung des Flugtickets
Verwendung
Sie können direkt aus einem Reiseplan an das zuständige Reisebüro weiterleiten, daß bei den
ausgewählten und gebuchten Flüge eines Reiseplans keine Änderungen mehr vorgenommen
werden und das Flugticket nun erstellt werden soll.
Durch diese Ticketanforderung im R/3-System wird der Buchungsschlüssel (PNR) an das
Reisebüro übermittelt, d.h. er wird in eine im Customizing der Reiseplanung voreingestellte
Queue zur Wiedervorlage der PNR gestellt.
Weitere Informationen zur Einstellung der Queues finden Sie im IMG der Reiseplanung unter
Stammdaten ® Steuerungsparameter der Reiseplanung ® Queues für die PNR-Wiedervorlage
definieren [Extern].
Diese Funktion ist nur nutzbar, wenn im Customizing der Reiseplanung unter Stammdaten ®
Steuerungsparameter der Reiseplanung ® Vertriebsstellen definieren [Extern] die
entsprechenden Einstellungen vorgenommen wurden.
Voraussetzung
Die Flüge wurden gebucht (siehe Buchung der Reisedienstleistungen [Seite 97]).
Aktivitäten
Wählen Sie
Ticket anfordern im Planungsmanager. Diese Drucktaste ist erst nach der
Buchung eines Reiseplans aktiv.
98
April 2001
SAP AG
Reisedienstleistungen stornieren / löschen (Planungsmanager)
Reisedienstleistungen stornieren / löschen
(Planungsmanager)
Verwendung
Je nach Reservierungsstatus der Flüge, Hotelzimmer, Mietwagen und Bahnreisen können Sie
die Positionen des Reiseplans stornieren bzw. einfach löschen.
Grundsätzlich gilt, daß Anforderungspositionen mit dem Status offen, d.h. bei denen noch keine
genaue Leistungsauswahl oder Buchung vorgenommen wurde, einfach gelöscht werden können.
Sobald eine Reisedienstleistung ausgewählt bzw. gebucht wurde, müssen Sie sie stornieren und
die Stornierung buchen/bestätigen, damit sie an das angeschlossene Reservierungssystem
weitergegeben wird.
Für Mietwagen- und Flugreservierungen ist eine Stornierung ist jederzeit problemlos möglich, so
Stornierungsgebühren anfallen, die Sie über das zuständige Reisebüro erfahren können.
Wenn Sie einen Reiseplan im Bearbeitungsmodus geöffnet haben, finden Sie auch hier
Informationen über die Stornierungs- und Umbuchungsauflagen der gebuchten
Reisedienstleistungen:
Reisedienstleistungskategorie
Flug
Stornierungs-/ Umbuchungsbedingungen
1. Wählen Sie
Preis ®
Flugpreis.
2. Expandieren Sie die gewünschte Position mit .
(Angaben beziehen sich auf Stornierungen NACH
erfolgter Ticketerstellung.)
Hotel
1. Wählen Sie mit Klick die Position in der Übersicht aus.
2. Wählen Sie
Hotelinformationen.
Vorgehensweise
Löschen
So löschen Sie eine noch offene Reiseanforderung aus dem Reiseplan:
1. Wählen Sie durch Klick auf die Anforderung das jeweilige Detailfenster aus
2. Wählen Sie
Löschen.
Stornieren
So stornieren Sie eine ausgewählte (Status angefragt) oder gebuchte Reiseanforderung (Status
reserviert bzw. reserviert und bestätigt):
1. Wählen Sie durch Klick auf die Anforderung das jeweilige Detailfenster aus.
2. Wählen Sie
Stornieren.
3. Bestätigen Sie die Stornierung mit
Buchen.
4. Sichern Sie abschließend den Reiseplan mit
April 2001
.
99
SAP AG
Reisedienstleistungen stornieren / löschen (Planungsmanager)
Die stornierte Reiseanforderung wird im Planungsmanager vom System automatisch aus der
Übersicht der Anforderungspositionen gelöscht.
100
April 2001
SAP AG
Buchen mit Musterreisen (QuickPlan)
Verwendung
Im Planungsmanager können Sie mit Hilfe vordefinierter Musterreisen (QuickPlan) den
Planungs- und Buchungsprozeß einer wiederkehrenden Reise abkürzen.
Musterreisen beinhalten – ähnlich wie Dateivorlagen für Office-Dokumente – die Grunddaten
eines Reiseplans, z.B. einen spezifischen Hin- und Rückflug für ein häufig oder regelmäßig
besuchtes Ziel.
Wenn Sie einen Reiseplan auf der Vorlage einer QuickPlan-Musterreise anlegen, müssen Sie
nur noch das jeweilige Reisedatum eintragen und können die Reise sofort buchen. Die Schritte
"Verfügbarkeitsabfrage" und "Auswahl der Reisedienstleistung" entfallen somit, da diese Daten
bereits in der Musterreise vorgegeben sind.
Allgemein empfiehlt es sich, Musterreisen vor allem für Reisen anzulegen, die ein Reisender
häufig unternimmt (z.B. wöchentliche Reisen zu einem Kunden) bzw. für Reisen, die in ein und
derselben Form von mehreren Reisenden unternommen werden (z.B. Reisen zu einer Messe).
Das Anlegen einer Musterreise nimmt im Regelfall ein Expertenbenutzer vor, dem die
entsprechende Berechtigung dazu eingerichtet wurde.
Sie können Musterreisen in Abhängigkeit der Benutzergruppe einrichten. Mitglieder einer
Benutzergruppe erhalten ausschließlich diejenigen Musterreisen zur Anzeige, die für ihre
Benutzergruppe (für ihr Reiseprofil) eingerichtet wurden.
Voraussetzungen
Das an die Reiseplanung angeschlossene Reservierungssystem muß das System der
AMADEUS Global Travel Distribution sein.
Funktionsumfang
·
Sie können einen Reiseplan mit Vorlage anlegen, d.h. auf Basis einer im R/3-System
definierten Musterreise.
·
Sie können einen bereits angelegten und gebuchten Reiseplan zu einer Musterreise für
zukünftige Reisen machen (mit gesonderter Berechtigung, s.u.).
Aktivitäten
Funktion
April 2001
Aktivität
101
SAP AG
einen Reiseplan über eine MusterreiseVorlage anlegen
1. Rufen Sie im SAP Menü über
Rechnungswesen ® Finanzwesen ®
Reisemanagement ® Reiseplanung den
Planungsmanager auf.
2. Wählen Sie
Anlegen über QuickPlan.
3. Markieren Sie auf dem erscheinenden
Dialogfenster die gewünschte
Reisevorlage.
4. Über
können Sie Details zur markierten
Reisevorlage anzeigen.
5. Wählen Sie über
Reisevorlage aus.
die markierte
6. Wenn Sie diesen Reiseplan buchen
wollen, bestätigen Sie das erscheinende
Dialogfenster.
7. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
einen Reiseplan als Musterreise im System
ablegen
1. Rufen Sie im Planungsmanager einen
Reiseplan auf, der nicht in der
Vergangenheit liegt.
2. Wählen Sie
Als QuickPlan sichern.
3. Machen Sie die erforderlichen Eingaben.
Beispiel
Verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens reisen regelmäßig in die Nähe von London zum
dortigen Werk. Die Reise soll immer mit dem gleichen Flug (genaue Flugnummer) in der gleichen
Flug- und Buchungsklasse erfolgen. Für diesen Fall können Sie im System eine Musterreise
definieren, die all diese Angaben bereits enthält.
Bei der nächsten Reise nach London wählen die Reisenden im Planungsmanager die Funktion
Anlegen über QuickPlan, wählen die entsprechende Musterreise aus, geben nur noch das
aktuelle Reisedatum ein und bestätigen den Reiseplan zur Buchung. Das System führt
automatisch die notwendigen Verfügbarkeitsabfragen auf Basis der Reiserichtlinien durch und
präsentiert einen komplett ausgearbeiteten Reiseplan, den sie dann beliebig ändern oder einfach
per Knopfdruck akzeptieren und buchen können.
Sollte eine in der Musterreise eingestellte Reisedienstleistung nicht verfügbar sein, so wird diese
Fluganforderung mit dem Status offen in den Reiseplan übernommen. Sie können dann für
diesen Flug die Verfügbarkeit manuell abfragen. Dabei wird das Reiseprofil überprüft.
Berechtigung zum Anlegen der Musterreise
Die Berechtigung zum Anlegen von Musterreisen vergeben Sie über das Berechtigungsfeld
AUTHC, das Teil des Berechtigungsobjektes der Reiseplanung (F_TRAVL) ist.
102
April 2001
SAP AG
Im Berechtigungsfeld AUTHC steuert der Wert 'Q' die Berechtigung zum Anlegen von
Musterreisen.
Die Berechtigung, Reisen auf der Vorlage einer Musterreise anzulegen, müssen Sie nicht über
Einzelberechtigungen steuern. Diese Funktion darf jeder Benutzer ausüben, der die
Berechtigung zum Arbeiten mit dem Planungsmanager besitzt.
Weitere Informationen zum Berechtigungsfeld AUTHC finden Sie im Abschnitt
Berechtigungsprüfung der Reiseplanung [Seite 145].
April 2001
103
SAP AG
Der Reisemanager: Reisedienstleistungen buchen
Definition
Der Reisemanager bietet die umfassende Bearbeitung von Reiseanträgen, Reiseplänen und
Reisekostenabrechnungen (siehe Der Reisemanager: Prozeßübergreifende Erfassung [Seite
23]).
Auch der Erfassungsteil Buchen von Flug / Hotel / Mietwagen, mit dem Sie online die
Verfügbarkeit der genannten Reisedienstleistungen durchführen und die gewünschten Services
buchen können, richtet sich – wie das gesamte Erfassungsszenario – an Gelegenheitsbenutzer,
wie z.B. Reisende selbst und oder Bereichssekretariate.
Im folgenden Abschnitt wird das Erfassen von Reiseplänen über den Reisemanager
beschrieben.
Verwendung
Indem Sie im Reisemanager den Link Buchen von Flug / Hotel / Mietwagen aufrufen, legen Sie
bereits einen neuen Reiseplan an (siehe auch Reiseplan anlegen: Reisemanager [Seite 107]).
Sie können folgende Funktionen ausführen:
·
Überprüfung der Verfügbarkeit von Flügen, Hotelzimmern und Mietwagen
·
Abfrage der preisgünstigsten Flugkombinationen für die gesamte Reise
·
Online-Buchung von Flügen, Hotelzimmern und Mietwagen
·
Falls von Ihrer Seite Änderungen für eine bereits geplante Reise auftreten, können Sie
bereits reservierte Leistungen stornieren und ggf. neu buchen.
·
Falls Änderungen von Seiten der Reiseanbieter auftreten sollten, fließen diese Daten
automatisch dem R/3-Reisemanagement-System zu.
Falls zu einer Reise bereits ein Reiseantrag [Seite 31] mit dem Reisemanager angelegt wurde,
so werden die benötigten Daten automatisch in den Reiseplan übernommen.
Falls Sie im Reiseantrag Orte eingegeben haben, die keine eigene IATA-Lokation
[Extern] besitzen, so müssen Sie diese Orte im Reiseplan überprüfen und ggf. durch
eine existierende IATA-Lokation ersetzen.
Integration
Zu einem angelegten Reiseplan wird vom System automatisch die zugehörige
Reisekostenabrechnung angelegt. Sobald Sie eine Reisedienstleistung online im
Reservierungssystem buchen und den Reiseplan sichern, wird für diese Reisedienstleistung ein
entsprechender Beleg in der Reisekostenabrechnung angelegt.
Der Beleg einer gebuchten Reisedienstleistung wird nur einmal angelegt. Bei
Stornierungen oder Umbuchungen müssen Sie den Beleg manuell in der
Reisekostenabrechnung aktualisieren (siehe auch Reisemanager: Datenbereich
„Spesenbelege“ [Seite 259]
104
April 2001
SAP AG
Sie können nach erfolgter Reise die Erfassung Ihrer Reisekosten ebenfalls über den
Reisemanager vornehmen
Zusammengehörende Reisepläne und Reisekostenabrechnungen tragen dieselbe
Reisenummer.
April 2001
105
SAP AG
Reiseplan
Reiseplan
Definition
Das Objekt Reiseplan bildet den Rahmen für alle Aktionen der Reiseplanung. Um Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen durchzuführen und Reisedienstleistungen zu buchen, müssen Sie einen
Reiseplan für die entsprechende Reise anlegen. Im Reiseplan sind zudem Rahmendaten wie
z.B. die Personalnummer, Ziel und Grund der Reise und die Reisetätigkeit abgelegt.
Da jeder Reiseplan mit einer Reisenummer im System abgelegt ist, die ihn eindeutig identifiziert,
sind somit auch (gebuchte) Reisedienstleistungen eindeutig zuordenbar. Die Zuordnung von
Reisedienstleistungen dient weiterhin der objektgenauen Weiterleitung der Daten in die
Reisekostenabrechnung. Die Nummer des Reiseplans ist dann dieselbe wie die Nummer der
abzurechnenden Reise.
Hier erfahren Sie, wie Sie einen Reiseplan anlegen:
Reiseplan anlegen (Planungsmanager) [Seite 69]
Reiseplan anlegen (Reisemanager) [Seite 107]
106
April 2001
SAP AG
Reiseplan anlegen: Reisemanager
Voraussetzungen
Um für einen Reisenden einen Reiseplan anlegen zu können, muß für diesen Reisenden eine
gültige Personalnummer im R/3-System existieren.
Falls Sie im Reiseantrag Orte eingegeben haben, die keine eigene IATA-Lokation
[Extern] besitzen, so müssen Sie diese Orte im Reiseplan überprüfen und ggf. durch
eine existierende IATA-Lokation ersetzen.
Vorgehensweise
Direkteinstieg
Einstieg über Reisemanager
Reise planen
Reisemanager ® Planen einer Dienstreise
2. Geben Sie die Personalnummer des Reisenden ein und wählen Sie Weiter. Sie gelangen zur
Sicht Reiseplan: <Reisenummer> <Vorname Name des Reisenden>.
Die Angaben in den folgenden Datenbereichen sind optional:
v.
Weitere Ziele: Tragen Sie Ziele weiterer Reiseabschnitte ein, die sich an das erste
Ziel anschließen. Die Angaben haben nur informativen Charakter. Sie beeinflussen
nicht die nachfolgende Reservierung der Reisedienstleistungen.
vi. Vorschuß: Falls Sie einen Vorschuß benötigen, geben Sie diesen hier ein. Der
Vorschußbetrag wird direkt in den Abrechnungsbetrag umgerechnet. Die Angabe
des benötigten Vorschusses dient als Information für die spätere Genehmigung des
Reiseplans und bildet die Grundlage für die Auszahlung.
Weitere Informationen zur Abrechnung von Vorschüssen finden Sie unter Szenarien der
Vorschußerfassung [Seite 271].
vii. Von Stammkontierung abweichende Kostenzuordnung der Gesamtreise: Falls die
Kosten der Reise einem anderen Kontierungsobjekt zugeordnet werden sollen,
können Sie dies hier spezifizieren. Auch diese Angabe hat vor allem informativen
Charakter bei einer späteren Genehmigung des Reiseplans.
viii. Bemerkungen: Dieses Freitextfeld bietet Platz für zusätzliche Kommentare zur
Reise. Diese können ebenfalls als wichtige Zusatzinformation für den
genehmigenden Vorgesetzten dienen.
nacheinander die Datenbereiche zu den Reisedienstleistungen, die
Sie benötigen. In jedem Bereich geben Sie Zeit und Ort der Reisedienstleistung an, starten
eine Verfügbarkeitsabfrage und wählen eine Leistung aus.
5. Anschließend können Sie alle Reiseanforderungen des Reiseplans zusammen buchen.
April 2001
107
SAP AG
Die ausgewählten Leistungen werden im Übersichtsbereich auf der linken Seite jeweils
aktualisiert und fügen sich zu einem chronologischen Reiseverlauf zusammen.
Über diesen Reiseverlauf können Sie in die einzelnen Anforderungen navigieren, indem Sie die
gewünschte Position mit Klick auswählen. Sie können so die Positionen im rechten
Bildbereich neu bearbeiten.
Siehe auch:
·
Verfügbaren Flug auswählen und buchen (Reisemanager) [Seite 109]
·
Hotelzimmer auswählen und buchen (Reisemanager) [Seite 113]
·
Mietwagen auswählen und buchen (Reisemanager) [Seite 117]
Welche Reisedienstleistungskategorien Sie anfordern können, hängt von Ihrer Benutzergruppe
ab.
Die Einstellungen hierzu nehmen Sie im Customizing der R/3-Reiseplanung unter Stammdaten
® Steuerungsparameter der Reiseplanung ® Benutzergruppenspezifische
Reisedienstleistungskategorien definieren vor.
108
April 2001
SAP AG
Verfügbaren Flug auswählen und buchen (Reisemanager)
Verfügbaren Flug auswählen und buchen
(Reisemanager)
Die hier beschriebene Vorgehensweise beschreibt den Standardvorgang einer Flugbuchung. Die
Durchführung der einzelnen Schritte muß nicht notwendigerweise bei einer Person liegen. Wer
welche Aktionen ausführt hängt vom Berechtigungskonzept ab, das in Ihrem Unternehmen
definiert wurde.
Voraussetzungen
Sie gehören einer Benutzergruppe [Extern] an, der die Reisedienstleistungskategorie 'Flug'
zugeordnet wurde (vgl. Customizing der R/3-Reiseplanung unter Stammdaten ®
Vorgehensweise
Sie haben im SAP Easy Access Menü Reise planen oder Reisemanager ® Reiseplan anlegen
ausgewählt und befinden sich in der Sicht Reiseplan: XXXXXXX, <Vorname Name>.
den Datenbereich Flug reservieren.
definiert sind.
18. Geben Sie das Datum des Fluges ein.
19. Sie können eine Uhrzeit eingeben. Falls Sie keine Uhrzeit eingeben, listet das System bei
einer Abfrage je nach Kapazität ca. 15 bis 20 Flugverbindungen auf.
20. Im Feld Ankunft/Abflug können Sie bestimmen, ob der angegebene Zeitpunkt die Ankunftsoder Abflugzeit sein soll.
21. Wählen Sie
Abfrage.
Sie sehen die Liste Flugverfügbarkeit mit allen noch freien Flugklassen der verfügbaren
Flugverbindungen. Die Flugverbindungen sind nach Prioritäten geordnet, die ihnen im
Customizing der R/3-Reiseplanung zugewiesen wurden. Mit Hilfe der Prioritäten wird die
Einhaltung der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens sichergestellt.
Über die Drucktaste
Fluginformationen können Sie sich weitere Details zu den
ausgewählten Flügen anzeigen lassen. Hierbei kann der Preis jedoch noch nicht
angezeigt werden.
Den Preis ermitteln Sie erst nach Auswahl aller benötigten Flugverbindungen
Flugpreis.
über die Drucktaste
9. Markieren Sie die gewünschte Flugklasse und wählen Sie Weiter. Sie kehren auf die
Übersicht Reiseplan von <...> anlegen zurück. Der Status der Flüge lautet nun für ca. 30 Min.
vorreserviert, das heißt, Sie können in diesem Zeitraum die Flüge buchen.
April 2001
109
SAP AG
Verfügbaren Flug auswählen und buchen (Reisemanager)
10. Um Details der Reiseanforderung zu sehen, expandieren Sie den Übersichtsbereich auf der
linken Seite.
Um eine Fluganforderung nochmals zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende
Anforderung im Übersichtsbereich auf der linken Seite.
Sitzplatz
Sie können ebenfalls einen genauen Sitzplatz auswählen [Seite 80] und mitreservieren.
Weitere Flüge
Um weitere Flüge (z.B. Anschluß- oder Rückflüge) auszuwählen, wählen Sie
wiederholen Sie die beschriebene Vorgehensweise.
Flug und
Buchung
Um die ausgewählten Flüge zu buchen, wählen Sie
Bestätigen.
Falls Sie noch weitere Reisedienstleistungen derselben oder einer anderen
Kategorie buchen wollen, wählen sie diese zuerst aus und buchen sie danach die
Gesamtreise. Die Drucktaste
Bestätigen bezieht sich auf alle angeforderten
Reisedienstleistungen zu einer Reise. Das System erstellt einen Buchungssatz
(PNR) [Extern] für die gesamte Reise, in dem die Reservierungsdaten an das
Reservierungssystem weitergegeben werden.
Je nach Einstellungen im Customizing der R/3-Reiseplanung (siehe Queues für die
PNR-Wiedervorlage definieren) wird die Buchung direkt in die jeweilige
Bearbeitungsschleife des zuständigen Reisebüros gestellt.
Stornieren
Sie können einen reservierten Flug problemlos stornieren [Seite 119].
110
April 2001
SAP AG
Preisgünstigste Flugverbindungen auswählen und buchen (Reisemanager)
Preisgünstigste Flugverbindungen auswählen und
buchen (Reisemanager)
Verwendung
Alternativ zur allgemeinen Abfrage der Flugverfügbarkeit können Sie sich die preisgünstigsten
Flugverbindungen für die gesamte Reise anzeigen lassen. Hierzu steht die Best-Price-FlugFunktion zur Verfügung. Die Best-Price Abfrage ist bei Einzelflügen möglich, aber auch (und hier
bietet sie enorme Vorteile) bei der Anforderung mehrerer Flüge für eine Reise. Die Vorteile
erwachsen aus der Tatsache, daß Flugpreise von einer Vielzahl von Parametern beeinflußt
werden – ein einziger feststehender Flugpreis pro Strecke wird nicht angeboten. Beeinflussende
Parameter sind z.B.
·
Hin- und Rückflug
·
Stopovers bzw. kombinierte Flugstrecken (Round Trips)
·
die gewählten Reisetage
·
die Aufenthaltsdauer
Die Best-Price Abfrage ermittelt daher den optimalen Preis für die Summe der Flüge eines
Reiseplans unter Berücksichtigung der Sonderbuchungsauflagen der einzelnen Flüge.
Durch die Nutzung der Best-Price Abfrage entfällt auch das Durchführen der einzelnen
Verfügbarkeitsabfragen zu jedem Flug; zudem erhalten Sie garantiert Flüge, für die ein Preis im
System verfügbar ist. Die Ermittlung eines Preises ist obligatorische Voraussetzung für die
Ticketausstellung als letzten Schritt des Buchungsprozesses, die meist zentral von der jeweiligen
Reisestelle oder dem Reisebüro vorgenommen wird.
Voraussetzungen
Sie haben im Customizing der Reiseplanung die Best-Price Flug Funktion aktiviert und
festgelegt, welche der folgenden Strategien bei Abfrage der preisgünstigsten Flüge
berücksichtigt werden soll:
·
Die Flüge müssen nicht dem Reiseprofil [Extern] entsprechen.
·
Es werden nur Flüge angezeigt, die dem Reiseprofil entsprechen.
·
Die Abfrage der preisgünstigsten Flüge kann unter Berücksichtigung einzelner Regeln
erfolgen. Diese Regeln beschreiben z.B. Konstellationen der Faktoren geographisches
Gebiet, Fluggesellschaft und Kabinenklasse.
Einstellungen hierzu nehmen Sie im Customizing an folgenden Stellen vor:
·
·
Reiseregeln und -profile ® Reiseprofile ® Einstellungen zur preisgesteuerten
Verfügbarkeitsabfrage festlegen [Extern]
Vorgehensweise
Sie haben im SAP Easy Access Menü Reise planen oder Reisemanager ® Reiseplan anlegen
ausgewählt und befinden sich in der Sicht Reiseplan: XXXXXXX, <Vorname Name>.
April 2001
111
SAP AG
Preisgünstigste Flugverbindungen auswählen und buchen (Reisemanager)
den Datenbereich Flug reservieren.
definiert sind.
24. Geben Sie das Datum des Fluges ein.
25. Sie können für Hin- und Rückflug je eine Uhrzeit eingeben:
Ohne Uhrzeitangabe: Das System ermittelt die günstigsten Flüge für den Tag.
Mit Uhrzeitangabe: Das System ermittelt die günstigsten Flüge für die angegebene
Uhrzeit +/- 2 Stunden.
26. Im Feld Ankunft/Abflug können Sie bestimmen, ob der angegebene Zeitpunkt die Ankunftsoder Abflugzeit sein soll.
27. Wählen Sie Enter.
28. Wenn Sie noch weitere Flüge für diese Reise benötigen, wählen Sie
wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6.
8. Erst nach Eingabe aller gewünschten Flüge, wählen Sie
Flug und
Best-Price Flug.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Flugempfehlung.
9. Markieren Sie die gewünschte Kombination und wählen Sie Weiter.
Sitzplatz
Sie können ebenfalls einen genauen Sitzplatz auswählen und mitreservieren. Die
Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise im Planungsmanager: Sitzplatz auswählen
[Seite 80].
Buchung
Um die ausgewählten Flüge zu buchen, wählen Sie
Bestätigen.
Falls Sie noch weitere Reisedienstleistungen derselben oder einer anderen
Kategorie buchen wollen, wählen sie diese zuerst aus und buchen sie danach die
Bestätigen bezieht sich auf alle angeforderten
Gesamtreise. Die Drucktaste
Reisedienstleistungen zu einer Reise. Das System erstellt einen Buchungssatz
(PNR) [Extern] für die gesamte Reise, in dem die Reservierungsdaten an das
Reservierungssystem weitergegeben werden.
Je nach Einstellungen im Customizing der R/3-Reiseplanung (siehe Queues für die
PNR-Wiedervorlage definieren) wird die Buchung direkt in die jeweilige
Bearbeitungsschleife des zuständigen Reisebüros gestellt.
Stornieren
Sie können einen reservierten Flug problemlos stornieren [Seite 119].
112
April 2001
SAP AG
Hotelzimmer auswählen und buchen (Reisemanager)
Die hier beschriebene Vorgehensweise beschreibt den Standardvorgang einer Hotelbuchung.
Die Durchführung der einzelnen Schritte muß nicht notwendigerweise bei einer Person liegen.
Wer welche Aktionen ausführt hängt davon ab, welcher Mitarbeiter mit welchen Berechtigungen
ausgestattet wurde.
Voraussetzungen
Sie gehören einer Benutzergruppe [Extern] an, der die Reisedienstleistungskategorie 'Hotel'
zugeordnet wurde (vgl. Customizing der R/3-Reiseplanung unter Stammdaten ®
Vorgehensweise
Sie haben im Einstiegsmenü des Reisemanagment [Seite 21] Reisemanager ® Reiseplan
anlegen oder Reise planen ausgewählt und die notwendigen Daten im Bildbereich Rahmendaten
des Reiseplans in der Sicht Reiseplan: XXXXXXX, <Vorname Name> eingegeben.
Weitere Informationen zum Bearbeiten der Rahmendaten finden Sie unter Reiseplan anlegen:
Reisemanager [Seite 107].
Anforderungsdaten
den Datenbereich Hotel reservieren.
30. Geben Sie den gewünschten Ort ein. Sie können den Namen einer Stadt oder das Kürzel
einer IATA-Lokation [Extern] angeben. Das System erkennt nur Städte, die über eine IATALokation definiert sind.
31. Geben Sie An- und Abreisedatum ein.
32. Die Angaben zu Name, Hotelkette und Lage dienen als Suchkriterien bei der Abfrage der
verfügbaren Hotels. Im Feld Name können Sie mehrere (Teil-)Namen eingeben. Das System
sucht dann nach allen Hotels, deren Name einen oder mehrere dieser Begriffe enthält.
33. Bevor Sie die verfügbaren Hotels abfragen, können Sie Ihre Hotelpräferenzen ändern (falls
Sie bereits standardmäßige Hotelpräferenzen [Seite 57]eingestellt haben) bzw. angeben.
Wählen sie dazu
Präferenzen.
6. Wählen Sie
Abfrage.
7. Sie sehen die Liste Hotelverfügbarkeit: Hotelliste mit allen verfügbaren Hotels, die den
Suchkriterien (falls angegeben) entsprechen. Falls Sie keine Suchkriterien angegeben
haben, sucht das System aufgrund seiner Anbieter-Neutralität per Zufallsprinzip ca. 30
verfügbare Hotels aus.
Wenn Sie die Liste erweitern wollen, wählen Sie
Weitere Hotels.
8. Wenn Sie die Ergebnisse der Abfrage im Fenster Hotelverfügbarkeit: Hotelliste
(Hotelkatalog) sehen, so hat Ihr Unternehmen einen speziellen Hotelkatalog mit
ausgesuchten Hotels eingerichtet und aktiviert.
Falls Sie dennoch auch die Verfügbarkeit anderer Hotels, die nicht im Hotelkatalog
sind, prüfen wollen, wählen Sie die Drucktaste Standardabfrage.
April 2001
113
SAP AG
5. Markieren Sie den gewünschten Anbieter.
Über
Hotelinformationen können Sie sich Details zu Anschrift, Ausstattung, Lage
und Konditionen des markierten Hotels anzeigen lassen. Kehren Sie dann mit Weiter
zur Hotelliste zurück.
markiert ist, so entspricht es den persönlichen
Wenn ein Hotel mit dem Symbol
Hotelpräferenzen [Seite 55] des Reisenden.
6. Wählen Sie das markierte Hotel mit Weiter aus. Sie gelangen zur Zimmerliste. Die Zimmer
sind nach Tarifen geordnet.
Wenn ein Zimmertyp mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht er den
persönlichen Hotelpräferenzen [Seite 55] des Reisenden. Über das Plus-Symbol am
Anfang der Zimmerzeile können Sie sich weitere Details zu den Zimmertypen
anzeigen lassen.
11. Markieren Sie den gewünschten Zimmertyp und wählen Sie Weiter. Sie kehren auf die
Übersicht Reiseplan von <...> anlegen zurück. Die angefragten Hotels tragen nun für einen
gewissen Zeitraum den Status vorreserviert und können gebucht werden.
12. Um eine Hotelanforderung nochmals zu bearbeiten bzw. Details anzuzeigen, klicken Sie auf
die entsprechende Anforderung in der Übersicht.
Buchung
Um die ausgewählten Hotelzimmer zu buchen, wählen Sie in der Drucktastenleiste
Bestätigen. Sobald die Buchung vom Anbieter bestätigt ist, wird die Reise automatisch
aktualisiert: Der Status der einzelnen Reiseanforderungen steht dann auf reserviert und bestätigt.
Falls Sie für diese Reise noch weitere Reisedienstleistungen derselben oder einer
anderen Kategorie buchen wollen, wählen sie diese zuerst aus und buchen sie
danach die Gesamtreise. Die Drucktaste
Bestätigen bezieht sich auf alle
angeforderten Reisedienstleistungen zu einer Reise.
Stornieren
Sie können ein reserviertes Hotelzimmer stornieren [Seite 119].
114
April 2001
SAP AG
Verwendung
Falls Ihr Unternehmen mit einigen Hotels besondere Abkommen geschlossen hat oder
bestimmte Hotels bevorzugt bei einer Hotelbuchung berücksichtigt werden sollen, können Sie
diese Hotels in einem eigens für Ihr Unternehmen einzurichtenden Hotelkatalog anlegen.
Wir empfehlen Ihnen für den Sektor Hotel, die Einhaltung der im
Reiseplanungssystem hintergelegten Reiserichtlinien über die Pflege eines
Hotelkatalogs oder einfach nur über das Hinterlegen ausgehandelter Hoteltarife zu
steuern. Dies weist klare Vorteile gegenüber der Steuerung mit Hilfe von Reiseregeln
auf:
Wenn Sie eine Verfügbarkeitsabfrage [Extern] durchführen, fließt dem R/3Reiseplanungssystem – aufgrund der Anbieter-Neutralität des angeschlossenen
Reservierungssystems AMADEUS – eine begrenzte Zahl verfügbarer Anbieter zu,
deren Auswahl zufällig getroffen wird. So kann evtl. der Fall eintreten, daß keines der
Hotels angezeigt wird, denen über das Reiseprofil [Extern] die höchste Priorität
zugewiesen wurde, selbst wenn sie zum Abfragezeitpunkt verfügbar sind.
Die Nutzung des Hotelkatalogs schaltet diese Problematik gänzlich aus.
Voraussetzungen
Zur Aktivierung des Hotelkatalogs sind verschiedene Einstellungen im Customizing der
Reiseplanung notwendig:
Hotels und Tarife des Katalogs:
·
Stammdaten ® Reisedienstleister ® Hotellerie ® Unternehmensspezifischen Hotelkatalog
definieren [Extern]
·
Tarife und Rabatte ® Unternehmensspezifische Tarifabkommen ®
Unternehmensspezifische Tarife des Hotelkatalogs ausprägen [Extern]
Ausgestaltung der Reiseprofile [Extern] mit Kataloghotels:
·
Reiseregeln und -profile ® Reiseprofile ® Zuordnung Reiseprofile zu Hotelkatalogpositionen
definieren [Extern]
Strategien zur Einbeziehung des Hotelkatalogs bei der Verfügbarkeitsabfrage:
·
Aktivitäten
Sie haben einen Reiseplan angelegt [Seite 69] und eine Verfügbarkeitsabfrage für ein Hotel
gestartet.
·
Ist der Hotelkatalog aktiv und das System findet verfügbare Hotels für den angegebenen
Zeitraum und Ort, so können Sie sich dennoch auch die Verfügbarkeit von Hotels anzeigen
lassen, die nicht im unternehmensspezifischen Hotelkatalog enthalten sind.
April 2001
115
SAP AG
Hierzu wählen Sie nach der ersten Abfrage Standardabfrage auf dem Dialogfenster
Hotelverfügbarkeit: Hotelliste (Hotelkatalog).
·
Ist der Hotelkatalog aktiv (vgl. Preis- und Verfügbarkeitsstrategien definieren [Extern]) und
das System kann für den angegebenen Zeitraum und Ort keine verfügbaren Kataloghotels
ermitteln, so wird automatische eine Standard-Verfügbarkeitsabfrage im angeschlossenen
Reservierungssystem gestartet – also eine Abfrage außerhalb des Hotelkatalogs – und die
allgemeinen Ergebnisse werden angezeigt.
Es ist keine zusätzliche Abfrage notwendig.
116
April 2001
SAP AG
Mietwagen auswählen und buchen (Reisemanager)
Die hier beschriebene Vorgehensweise beschreibt den Standardvorgang einer
Mietwagenbuchung. Die Durchführung der einzelnen Schritte muß nicht notwendigerweise bei
einer Person liegen. Wer welche Aktionen ausführt hängt davon ab, welcher Mitarbeiter mit
welchen Berechtigungen ausgestattet wurde.
Voraussetzungen
Sie gehören einer Benutzergruppe [Extern] an, der die Reisedienstleistungskategorie
'Mietwagen' zugeordnet wurde (vgl. Customizing der R/3-Reiseplanung unter Stammdaten ®
Vorgehensweise
Sie haben im Einstiegsmenü des Reisemanagment [Seite 21] Reisemanager ® Reiseplan
anlegen oder Reise planen ausgewählt und die notwendigen Daten im Bildbereich Rahmendaten
des Reiseplans in der Sicht Reiseplan: XXXXXXX, <Vorname Name> eingegeben.
Weitere Informationen zum Bearbeiten der Rahmendaten finden Sie unter Reiseplan anlegen:
Reisemanager [Seite 107].
Anforderungsdaten
den Datenbereich Mietwagen reservieren.
35. Geben Sie den Annahme- und Abgabeort, Datum und Uhrzeit der Mietwagenübergabe an.
Als Ort können Sie den Namen einer Stadt oder das Kürzel einer IATA-Lokation [Extern]
angeben. Das System erkennt nur Städte, die über eine IATA-Lokation definiert sind.
36. Die Angaben zu Mietwagenanbieter, Übergabe- und Rückgabeadresse sind optional und
dienen als Suchkriterien bei der Abfrage der verfügbaren Mietwagengesellschaften.
37. Bevor Sie die verfügbaren Mietwagen abfragen, können Sie die Mietwagenpräferenzen des
Reisenden ändern (falls bereits standardmäßige Mietwagenpräferenzen [Seite 57]in den
Stammdaten eingestellt sind) bzw. angeben. Wählen sie dazu
Präferenzen.
7. ,Um die verfügbaren Mietwagen zu sehen, wählen Sie
Abfrage.
Sie sehen die Liste Mietwagenverfügbarkeit: Anbieterliste mit allen am Zielort
verfügbaren Mietwagengesellschaften.
Wenn ein Anbieter mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht er den persönlichen
Mietwagenpräferenzen des Reisenden.
6. Markieren Sie den gewünschten Anbieter und Wählen Sie Weiter. Sie gelangen zur
Mietwagenverfügbarkeit: Fahrzeugliste.
Über
Tarifbeschreibung können Sie sich Details zu Tarifbasis und
Tarifkonditionen eines markierten Fahrzeugtyps anzeigen lassen.
April 2001
117
SAP AG
Wenn ein Fahrzeugtyp mit dem Symbol
markiert ist, so entspricht es den
persönlichen Mietwagenpräferenzen des Reisenden.
7. Markieren Sie den gewünschten Fahrzeugtyp und wählen Sie Weiter.
8. Sie kehren auf die Übersicht Reiseplan von <...> anlegen zurück. Die angefragten
Mietwagen tragen nun für einen gewissen Zeitraum den Status vorreserviert und können
gebucht werden.
9. Um eine Mietwagenanforderung nochmals zu bearbeiten bzw. Details anzuzeigen, klicken
Sie auf die entsprechende Anforderung in der Übersicht.
Buchung
Um die ausgewählten Mietwagen zu buchen, wählen Sie in der Drucktastenleiste
Bestätigen.
Sobald die Buchung vom Anbieter bestätigt ist, wird die Reise automatisch aktualisiert: Der
Status der einzelnen Reiseanforderungen steht dann auf reserviert und bestätigt.
Falls Sie für diese Reise noch weitere Reisedienstleistungen derselben oder einer
anderen Kategorie buchen wollen, wählen sie diese zuerst aus und buchen sie
danach die Gesamtreise. Die Drucktaste
Bestätigen bezieht sich auf alle
angeforderten Reisedienstleistungen zu einer Reise.
Stornieren
Sie können einen reservierten Mietwagen problemlos stornieren [Seite 119].
118
April 2001
SAP AG
Stornieren / Löschen einer Reisedienstleistung (Reisemanager)
Stornieren / Löschen einer Reisedienstleistung
(Reisemanager)
Verwendung
Je nach Reservierungsstatus der Flüge, Hotelzimmer, Mietwagen und Bahnreisen können Sie
die Positionen des Reiseplans stornieren bzw. einfach löschen.
Grundsätzlich gilt, daß Anforderungspositionen mit dem Status offen, d.h. bei denen noch keine
genaue Leistungsauswahl oder Buchung vorgenommen wurde, einfach gelöscht werden können.
Sobald eine Reisedienstleistung ausgewählt bzw. gebucht wurde, müssen Sie sie stornieren und
die Stornierung bestätigen, damit sie an das angeschlossene Reservierungssystem
weitergegeben wird.
Für Mietwagen- und Flugreservierungen ist eine Stornierung ist jederzeit problemlos möglich, so
Stornierungsgebühren anfallen, die Sie über das zuständige Reisebüro erfahren können.
Wenn Sie einen Reiseplan im Bearbeitungsmodus geöffnet haben, finden Sie auch hier
Informationen über die Stornierungs- und Umbuchungsauflagen der gebuchten
Reisedienstleistungen:
Vorgehensweise
Löschen
So löschen Sie eine noch offene Reiseanforderung aus dem Reiseplan:
1. Wählen Sie durch Klick auf die Anforderung das jeweilige Detailfenster aus
2. Wählen Sie
Löschen.
Stornieren
So stornieren Sie eine ausgewählte (Status angefragt) oder gebuchte Reiseanforderung (Status
reserviert bzw. reserviert und bestätigt):
1. Wählen Sie durch Klick auf die Anforderung das jeweilige Detailfenster aus.
2. Wählen Sie
Stornieren.
3. Bestätigen Sie die Stornierung mit
Bestätigen.
Sichern Sie abschließend den Reiseplan mit
.
Die stornierte Reisedienstleistung ist nun noch im Status offen in der Liste der angeforderten
Reisedienstleistungen. Falls Sie dieselbe Reisedienstleistung nur für einen anderen Zeitraum
benötigen, geben Sie einfach die geänderten Daten ein und wählen Sie erneut Abfrage.
April 2001
119
SAP AG
Gesamtpreis einer Reise anzeigen (Reisemanager)
Gesamtpreis einer Reise anzeigen (Reisemanager)
Verwendung
Wenn Sie in einem Reiseplan alle gewünschten Reisedienstleistungen im System abgefragt und
ausgewählt haben, können Sie sich den Gesamtpreis der Reise anzeigen lassen.
Diese Funktion steht Ihnen im Reisemanager nur zur Verfügung, wenn die Übersicht des
Reiseverlauf ausgeblendet ist. Ob Sie den Übersichtsbereich ein- oder ausgeblendet haben
möchten, hinterlegen Sie in Ihren Persönlichen Einstellungen [Seite 27].
Aktivitäten
Zum Anzeigen des Gesamtpreises müssen Sie einen Reiseplan zur Bearbeitung öffnen:
1. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements [Seite 21] ® Reisemanager.
2. Wählen Sie Liste aller Reisen.
3. Markieren Sie dort einen Reiseplan.
4. Wählen Sie
Ändern.
5. Die Preise aller Reisedienstleistungen inklusive des Gesamtpreises sehen Sie über
Preisübersicht.
Falls Sie sich bereits in der Bearbeitung eines Reiseplan befinden, führen Sie nur Schritt 5 aus.
120
April 2001
SAP AG
Synchronisation zwischen SAP-Reiseplanung und angeschlossenem Reservierungssystem
Synchronisation zwischen SAP-Reiseplanung und
angeschlossenem Reservierungssystem
Die SAP Reiseplanung gewährleistet die umfassende Synchronisation der Reisepläne im SAPSystem mit den jeweils aktuellen Daten aus dem angeschlossenen Reservierungssystem. Dies
umfaßt sowohl die Online- als auch die Offline-Synchronisation der Daten.
Die Synchronisation ist eine bedeutende Voraussetzung für die Berücksichtigung von
Modifikationen an Buchungssätzen (PNRs - Passenger Name Records [Extern]), die extern außerhalb des SAP-Systems - durchgeführt wurden. Dies ist z.B. der Fall, wenn die
Reservierung eines Fluges auf Warteliste im Reservierungssystem bestätigt wird oder wenn der
Reisende seine Buchung am Flughafen direkt ändern läßt. Um das SAP-System immer auf
demselben Datenstand zu halten wie das angeschlossene Reservierungssystem, muß die
Synchronisation der Reisepläne, d.h. des PNR erfolgen.
Online-Synchronisation
Eine Online-Synchronisation findet automatisch immer dann statt, wenn ein Reiseplan im SAPSystem erneut im Bearbeitungsmodus aufgerufen wird, da dadurch ein aktualisierter PNR erstellt
wird. Diese Form der Synchronisation ist jedoch an eine Bearbeitungsfrist gebunden: Drei Tage
nach Beendigung der Reise kann der PNR im Reservierungssystem nicht mehr aufgerufen
werden. In der SAP-Reiseplanung kann der PNR dann ebenfalls nicht mehr gelesen werden und
kann nur noch im Anzeigemodus aufgerufen werden.
Offline-Synchronisation
Mit dem Anschluß des Reservierungssystems der AMADEUS Global Travel Distribution an die
SAP-Reiseplanung steht Ihnen zur Offline-Synchronisation die AMADEUS-spezifische
Funktionalität AMADEUS Interface Record AIR zur Verfügung.
Die Offline-Synchronisation bietet die folgenden Vorteile:
·
Die Synchronisation der PNR über den AIR ist konstant gewährleistet. Ein
erneuter Aufruf des Reiseplans zum Anstossen der Synchronisation mit den Daten
im Reservierungssystem ist nicht mehr notwendig.
·
Durch den Einsatz des AIR spielt die Problematik, daß ein PNR nach Ablauf
von drei Tagen im angeschlossenen Reservierungssystem nicht mehr
aufgerufen werden kann, keine Rolle. Somit bestehen für die Synchronisation
eines Reiseplans keinerlei zeitliche Restriktionen.
·
Es gibt kein Berechtigungsproblem bei extern angelegten Buchungen: Falls für
einen Mitarbeiter ein PNR von einer dem SAP-System unbekannten Vertriebsstelle
(d.h. außerhalb des SAP-Systems, z.B. vom Reisebüro) angelegt wurde, fehlt der
Vertriebsstelle der SAP-Reiseplanung die Berechtigung zum Lesen/Bearbeiten
dieser Buchung. Aus einer solchen Buchung könnte kein Reiseplan erstellt werden.
Mit Hilfe der AIR-Offline-Synchronisation hingegen existiert dieses
Berechtigungsproblem nicht, wenn im extern erstellten PNR die Vertriebsstelle der
SAP-Reiseplanung in einem FK-Element hinterlegt ist.
Þ Die Daten der SAP-Reiseplanung gestatten ein akkurates Reporting. Durch die
Einbeziehung der Informationen über die extern erstellten bzw. extern modifizierten
April 2001
121
SAP AG
Synchronisation zwischen SAP-Reiseplanung und angeschlossenem
Reservierungssystem
Buchungen sind die Reporting-Daten der SAP-Reiseplanung umfassend und
zuverlässig.
Voraussetzungen
Software-Voraussetzungen
Um den AIR-Import durchführen zu können, müssen Sie die AMADEUS-Funktionalität
®
ProPrinter installieren. Diese Software ist kostenlos über das Internet erhältlich oder wird ebenfalls kostenlos - bei der Installation der AMADEUS Gateway Software mitgeliefert. Der
®
ProPrinter muß auf demselben Server installiert werden, wo sich auch der RFC-Server
befindet.
Weitere Informationen zum Kontakt zum SAP & AMADEUS Competence Center finden Sie in
der Dokumentation der SAP Bibliothek unter Rechnungswesen ® Finanzwesen ®
Reisemanagement ® Reiseplanung ® Technische Voraussetzungen der Reiseplanung [Seite
41].
Customizing-Voraussetzungen
Der AIR (AMADEUS Interface Record) wird auf Grundlage des Tickets erstellt: Nachdem ein
Ticket ausgestellt wurde, schickt das Reservierungssystem den AIR an die Vertriebsstelle, die
den Reiseplan und somit den PNR angelegt hat. Bei jeder Modifikation des PNR wird dann ein
aktueller AIR angelegt, der die notwendigen Preis- und Reiseinformationen enthält.
Die Vertriebsstellen spezifizieren Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des
Reisemanagements unter Reiseplanung ® Stammdaten ® Steuerungsparameter
der Reiseplanung ® API-Zugriffsparameter definieren [Extern].
Falls dort im Feld Vertriebsstelle (Abrechnung) eine Office-ID hinterlegt ist, nimmt
das System diese Vertriebsstelle als die relevante Vertriebsstelle der SAPReiseplanung.
Falls dort kein Eintrag vorhanden ist, wird die Office-ID im Feld Vertriebsstelle
(Buchung) vom System als korrekte Vertriebsstelle identifiziert.
Falls auch dort kein Eintrag vorhanden ist, ist eine Offline-Synchronisation von
extern angelegten Buchungen in der SAP-Reiseplanung nicht möglich. Es können
dann nur externe Modifikationen des PNR im SAP-System verarbeitet werden.
122
April 2001
SAP AG
Import und Verarbeitung
Verwendung
Die Synchronisation der Reisepläne im SAP-System mit den Daten externer Modifikationen
erfolgt über den Import und die Verarbeitung von AIRs (AMADEUS Interface Record). In den
AIRs werden die jeweils aktuellen Reservierungs- und Abrechnungsdaten aus dem
Reservierungssystem an das SAP-System kommuniziert (siehe Abschnitt Synchronisation der
Buchung mit Daten aus dem angeschlossenen Reservierungssystem [Seite 121]).
®
Die AIRs werden auf dem AMADEUS Gateway abgelegt. Über das Programm ProPrinter , das
die vom Reservierungssystem gesendeten AIRs empfängt, werden die AIRs als Dateien in einem
Verzeichnis auf dem lokalen PC gespeichert. Von dort können Sie ins SAP-System importiert
und dort weiter verarbeitet werden.
Hierzu stehen Ihnen zwei Transaktionen zur Verfügung (die Transaktionen sind nicht über das
Menü aufrufbar):
Transaktionscode
TP10
Funktion
®
Importiert die AIRs aus dem von ProPrinter auf dem Server
angelegten Verzeichnis in das SAP-System.
Hierbei erfolgt
·
der Import aller AIRs in das SAP-System
·
die automatische Verarbeitung derjenigen AIRs, die eindeutig
einem Reiseplan zugeordnet werden können, d.h. zu denen das
System eine genaue Personalnummer und/oder Reisenummer
ermitteln kann
Lesen Sie hierzu den Abschnitt Import der AIRs (TP10). [Seite 126]
TP12
Verarbeitet diejenigen AIRs, die während des Imports noch nicht
eindeutig zugeordnet werden konnten. Hierunter fallen z.B. alle
außerhalb des SAP-Systems angelegten Buchungen (PNRs), da das
System zu ihnen erst ein Reiseplan in der SAP-Reiseplanung erstellt
werden muß.
Lesen Sie hierzu den Abschnitt Verarbeitung der AIRs und
Aktualisierung der Reisepläne (TP12) [Seite 128].
Die folgende Grafik illustriert die Punkte im Synchronisationsablauf, an denen die beiden
Transaktionen TP10 und TP12 ansetzen.
April 2001
123
SAP AG
PNR
Synchronisation
API-Server
SAP
API-Client
AMADEUS
DIALOG
API-Client
SAPReiseplan
®TP12
PNR
AIR
Ticket
erstellen
®TP10
AIR
anlegen
AIR
AIR-Version
AIR
Synchronisation
Voraussetzungen
Die Daten, die zur genauen Identifikation eines AIR mit einem Reiseplan benötigt werden, sind
die Personalnummer des Reisenden und - bei einer externen Modifikation einer im SAP-System
angelegten Buchung - die Reisenummer.
Wenn ein Reiseplan im SAP-System erstellt wurde, dann sind diese Angaben automatisch im
PNR enthalten. Beim Synchronisationsvorgang wird der als zugehörig identifizierte Reiseplan mit
den neuen Daten aktualisiert.
Wenn ein Reiseplan außerhalb des SAP-Systems erstellt wurde, so müssen bestimmte Daten
bei der externen Erstellung im PNR angegeben werden, damit das SAP-System den
zugehörigen AIR verarbeiten kann.
Hierzu muß über ein FK-Element im PNR die Adresse der verarbeitenden Vertriebsstelle, die im
®
Customizing der SAP-Reiseplanung eingestellt ist und die an den ProPrinter angeschlossen
ist, angegeben werden.
Die Ermittlung der Personalnummer kann über eine der folgende Methoden erfolgen:
124
April 2001
SAP AG
·
Die Personalnummer eines Reisenden kann in dessen "Customer Profile" im AMADEUSSystem hinterlegt werden. Die Angaben aus dem "Customer Profile" werden automatisch bei
einer Buchung des Reisenden mitgeschickt.
·
Falls keine Personalnummer im AMADEUS "Customer Profile" hinterlegt ist, wird die
Personalnummer aufgrund der im PNR angegebenen Namen des Reisenden ermittelt. Das
SAP-System prüft nach Import des AIRs, welcher Mitarbeiter dem im PNR angegebenen
Namen entspricht und findet dadurch die entsprechende Personalnummer.
April 2001
125
SAP AG
Import der AIRs (TP10)
Verwendung
Die Transaktion TP10 "Synchronisation der Reisepläne via AMADEUS Interface Records (AIR)"
®
importiert die AIRs aus dem von ProPrinter auf dem Server angelegten Verzeichnis in das
SAP-System.
Zudem verarbeitet sie automatisch diejenigen AIRs, die direkt einem SAP-Reiseplan zugeordnet
werden konnten, da sie über Personalnummer und Reisenummer eindeutig identifiziert wurden.
Eindeutige Identifikation von AIRs
Eine eindeutige Identifikation ist zum einen für diejenigen AIRs möglich, die sich auf eine
Buchung beziehen, die mit der SAP-Reiseplanung angelegt wurden und lediglich extern
modizifiziert wurden. Zum anderen kann bei außerhalb des SAP-Systems angelegten
Buchungen (PNRs) über das im AMADEUS-System hinterlegte "Customer Profile" die
Personalnummer im PNR mitgeschickt werden, so daß auch eine extern erstellte Buchung sofort
identifiziert und automatisch verarbeitet werden kann. Wichtig ist dabei, daß die Reisenummer
und/oder die Personalnummer des Reisenden im AIR bekannt sind.
Ausnahme
Diese automatische Verarbeitung des AIRs erfolgt nicht, wenn zum Zeitpunkt des Imports der zu
aktualisierende Reiseplan gesperrt ist. Dies wäre der Fall, wenn ein Reiseplan z.B. zur
Bearbeitung aufgerufen wurde.
Für diejenigen AIRs, die nicht eindeutig verarbeitet und in einen Reiseplan integriert werden
konnten, starten Sie die Verarbeitung manuell mit TP12.
Erfolgreiche Verarbeitung eines AIR
Ein erfolgreich prozessierter AIR erscheint nicht mehr in der Liste der zu verarbeitenden AIRs in
TP12.
Weitere Informationen zum Verarbeitungsstatus eines AIR finden Sie unter Erfolgsanzeige nach
der AIR-Verarbeitung [Seite 130].
Diejenigen AIRs, die bereits verarbeitet werden konnten, werden automatisch aus der SAP®
Datenbank gelöscht. In dem von ProPrinter erstellten AIR-Verzeichnis auf dem API-Server
werden diese AIRs automatisch vom Verzeichnis der zu verarbeitenden AIRs in ein BackupVerzeichnis verschoben.
Vorgehensweise
1. Erstellen Sie einen Batch-Job, der über TP10 den AIR-Import z.B. jede Nacht durchführt.
2. Starten Sie Transaktion TP12.
Hier sehen Sie die Liste der AIRs, die nicht schon während des Imports identifiziert und
verarbeitet werden konnten. Die Verarbeitung dieser AIRs müssen Sie nun manuell
durchführen (TP12 [Seite 128]).
126
April 2001
SAP AG
Ergebnis
®
Sie haben alle AIRs aus dem ProPrinter -Verzeichnis in das SAP-System importiert. Die
identifizierbaren AIRs wurden dabei automatisch verarbeitet und die korrespondieren Reisepläne
dadurch aktualisiert. Nicht identifizierbare AIRs müssen Sie über TP12 manuell verarbeiten.
April 2001
127
SAP AG
Verarbeitung der AIRs und Aktualisierung der Reisepläne (TP12)
Verarbeitung der AIRs und Aktualisierung der
Reisepläne (TP12)
Verwendung
Mit Hilfe der Transaktion TP12 "Synchronisation eines Reiseplans" (RFARHTP12) können Sie
manuell die Verarbeitung derjenigen AIRs starten, die beim Import nicht eindeutig identifiziert
werden konnten.
Die Verarbeitung der AIRs mit Hilfe dieser Transaktion sollte von einem zuständigen
Reisemanager durchgeführt werden. Sie darf auf keinen Fall über einen Batch-Job
erfolgen.
Die folgenden Daten sind für die Identifikation des AIR relevant und werden in der Liste
angezeigt, falls Sie im jeweiligen AIR vorliegen:
·
AIR-Nummer
·
PNR-Code
·
Reisenummer
·
Personalnummer
·
Name des Passagiers (stimmt nicht zwangsläufig mit Mitarbeiter-Name überein)
·
Datum
·
Flugstrecke (nur wenn ein Flug in der Buchung existiert)
Voraussetzungen
Um AIRs mit Transaktion TP12 verarbeiten zu können, müssen diese zuvor in das SAP-System
importiert worden sein (Import der AIRs (TP10) [Seite 126]).
Funktionsumfang
Es empfiehlt sich, die Funktionen zur Verarbeitung der AIRs (Funktionen 1 bis 3) in der
angebenen Reihenfolge auszuführen:
Funktion
Beschreibung
1. Alles mit PERNR:
Startet die Verarbeitung aller AIRs, bei denen das Feld
Personalnummer gefüllt ist.
2. Verarbeiten des AIR:
Startet die Verarbeitung von markierten AIRs. Das
System überprüft dabei, ob die notwendigen Parameter
Reiseplan, Reisenummer und PNR korrekt zugeordnet
werden können. Nicht verarbeitbare AIRs erscheinen
danach rot markiert.
128
April 2001
SAP AG
Verarbeitung der AIRs und Aktualisierung der Reisepläne (TP12)
3. Verarbeiten des AIR (manuell):
Dient der manuellen Zuordnung eines markierten AIR
zu einer bestimmten Reisenummer oder
Personalnummer.
Diese Funktion sollten Sie nur dann wählen, wenn bei
einem AIR weder Personalnummer noch Reisenummer
bekannt sind und das System den im AIR angegebenen
Namen aufgrund falscher oder internationaler
Schreibweise nicht mit einem existierenden Mitarbeiter
assoziieren kann (z.B. bei Passagiername "Mueller" und
Mitarbeitername "Müller").
Wenn Sie auf dem erscheinenden Dialogfenster nur
eine Personalnummer auswählen, aber keine
Reisenummer, so legt das System eine neue Reise im
SAP-Reisemanagement an.
4. Markieren:
Markiert einzelne AIRs, damit Sie diese später mit einer
bestimmten Verarbeitungsfunktion bearbeiten können
oder damit diese gelöscht werden können.
5. Löschen:
Löscht die markierten AIRs. à Gelöschte AIRs werden
in hellbeiger Schriftfarbe angezeigt. Sie werden nach
Verlassen der Transaktion automatisch von der SAPDatenbank gelöscht.
6. Information:
Zeigt Analyseinformationen zu einem markierten AIR.
Fehlerhafte Einträge nach Durchführen aller Verarbeitungsmöglichkeiten melden Sie
bitte via OSS-Meldung an den Support des SAP-Reisemanagements, Bereich
Reiseplanung (FI-TV-PL).
Siehe auch
Erfolgsanzeige nach AIR-Verarbeitung [Seite 130]
April 2001
129
SAP AG
Erfolgsanzeige nach der AIR-Verarbeitung
Erfolgsanzeige nach der AIR-Verarbeitung
Verwendung
Nachdem Sie die Verarbeitung der AIRs in der Transaktion TP12 manuell gestartet haben (siehe
Verarbeitung der AIRs und Aktualisierung der Reisepläne (TP12) [Seite 128]), wird in der Liste
der Erfolgsstatus der Verarbeitung farblich markiert und mit einer Statusmeldung versehen.
Erfolgsstatus
Farbe
Dunkelgrün
Hellgrün
Rot
Hellbeige
Statusmeldung
CREATED
Bedeutung
·
Verarbeitung erfolgreich
·
ein bestehender Reiseplan wurde aktualisiert
·
der AIR wird von SAP-Datenbank gelöscht
·
Verarbeitung erfolgreich
·
ein neuer Reiseplan wurde angelegt
·
der AIR wird von der SAP-Datenbank gelöscht
NO TRIP oder
·
Verarbeitung nicht erfolgreich
OVERLAP
·
der AIR bleibt auf der SAP-Datenbank
--
·
Sie haben diesen AIR gelöscht
UPDATED
Erfolgreich verarbeitete AIRs werden nach Verlassen der Transaktion automatisch aus der SAP®
Datenbank gelöscht. In dem von ProPrinter erstellten AIR-Verzeichnis auf dem API-Server
werden diese AIRs automatisch vom Verzeichnis der zu verarbeitenden AIRs in ein BackupVerzeichnis verschoben.
Aktivitäten
Überprüfen Sie eventuell auftretende Fehler.
Fehler
Aktivität
Es kann keine Personalnummer mit
dem AIR assoziiert werden.
Löschen Sie den Eintrag.
Personalnummer und Reisenummer
sind vorhanden, aber die PNR des
AIR stimmt nicht mit der PNR des im
SAP-System existierenden Reiseplan
überein.
Entscheiden Sie, welcher PNR die relevante
Buchung beinhaltet.
Falls der PNR des exisitierenden Reiseplans korrekt
ist, löschen Sie den AIR in der Listanzeige in TP12.
Falls der PNR im AIR-Eintrag in TP12 die korrekte
Version ist, löschen Sie den Reiseplan im SAPSystem und starten Sie dann in TP12 erneut die
Verarbeitung des zuvor fehlerhaften AIR.
130
April 2001
SAP AG
Genehmigungsverfahren der Reiseplanung
Die Genehmigung eines Reiseplans kann auf zwei Wegen erfolgen:
·
manuell innerhalb der Erfassungstransaktionen der Reiseplanung
·
unterstützt durch den SAP Business Workflow
®
Wenn Sie den SAP Business Workflow nutzen möchten, unterstützt das Reisemanagement den
Genehmigungsprozeß durch ein beispielhaft definiertes Mustergenehmigungsverfahren, das Sie
jederzeit an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen können.
®
Genaue Informationen zur Genehmigung eines Reiseplans mit SAP Business Workflow finden
Sie in der SAP-Bibliothek unter Basis ® Business Management ® SAP Business Workflow ®
Referenzdokumentation ® Workflow-Szenarios in den Anwendungen ® SAP Business Workflow
® Finanzwesen: Workflow-Szenarios ODER Personalmanagement: Workflow-Szenarios ®
Workflow-Szenarien im Reisemanagement [Extern].
Voraussetzungen
Die Person, die einen Reiseplan genehmigen möchte, benötigt eine spezielle Berechtigung.
Lesen Sie hierzu den Abschnitt Berechtigungsprüfung der Reiseplanung [Seite 145].
Ablauf
Genehmigung über den SAP Business
Workflow
April 2001
Genehmigung über Erfassungsszenarien
131
SAP AG
Die Reiseplanungsdaten werden im System
vom Reisenden [Extern] oder einer
Assistentin [Extern] erfaßt.
Mit der Genehmigung des Reiseplans ist der
Vorgesetzte des Reisenden betraut. Dieser
wird vom System aufgrund der eingepflegten
Aufbauorganisation automatisch ermittelt.
Möglich ist auch die direkte Genehmigung
eines Reiseplans bei der Reiseerfassung
selbst, indem der genehmigende Vorgesetzte
den entsprechenden Reiseplan aufruft und in
der Erfassungstransaktion die Funktion
Genehmigen ausführt.
Der Vorgesetzte kann den Reiseplan
genehmigen, zur Korrektur an den Reisenden
zurücksenden oder ablehnen.
Wenn der Vorgesetzte den Reiseplan
genehmigt, wird der Reisende darüber in
einer automatisch generierten Mail informiert.
Der Buchungssatz wird in eine
Verarbeitungsqueue des angeschlossenen
Reisebüros gestellt.
Falls eine Korrektur erforderlich ist, erfaßt der
Vorgesetzte eine Mitteilung als Anlage zum
Workflow. Der Mitarbeiter empfängt ein
Workitem mit dieser Anlage. Beim Ausführen
des Workitems wird die Transaktion zum
Ändern der Reiseplans gestartet.
Bei Ablehnung des Reiseplans erfaßt der
Vorgesetzte eine Mitteilung, die der Reisende
als Mail empfängt. Die Buchung wird
storniert.
Dieses Szenario unterstützt sehr stark das
Modell der dezentralen Reiseerfassung. Dies
wird unterstützt durch das Rollenkonzept des
Reisemanagements [Seite 22].
Der Vorteil liegt darin, daß es alle am
Genehmigungsverfahren beteiligten
Personen direkt über das SAP-System
miteinander verknüpft.
Siehe auch
Genehmigung über Erfassungstransaktionen [Seite 133]
Genehmigungsstatus eines Reiseplans [Seite 134]
132
April 2001
SAP AG
Genehmigung über Erfassungstransaktionen
Genehmigung über Erfassungstransaktionen
Verwendung
Sie können Reisepläne über die Erfassungstransaktionen der Reiseplanung manuell
genehmigen. Zur Genehmigung benötigen Sie die entsprechende Berechtigung (siehe
Berechtigungsprüfung der Reiseplanung [Seite 145]).
Der Reisende selbst kann dann in der Übersicht seiner Reisen in der jeweiligen
Erfassungstransaktion am Genehmigungsstatus erkennen, welche Reisepläne genehmigt und
welche abgelehnt wurden.
Vorgehensweise
Planungsmanager
Aufgabe
Sie können einen Reiseplan
Aktivität
1. Rufen Sie den Planungsmanager auf.
·
genehmigen
2. Markieren Sie einen Reiseplan in der Übersichtstabelle.
·
ablehnen
3. Wählen Sie Reiseplan ® Genehmigen.
4. Wählen Sie auf dem erscheinenden Popup aus, ob Sie
den Reiseplan Genehmigen oder Ablehnen wollen.
Reisemanager
Aufgabe
Sie können einen Reiseplan
·
genehmigen
Aktivität
1. Rufen Sie den Reisemanager auf.
2. Positionieren Sie den Cursor im Übersichtsbereich (auf der
linken Seite oder über Liste aller Reisen aufzurufen) auf
einen Reiseplan.
3. Wählen Sie die Drucktaste Ändern.
4. Wählen Sie Reiseplan ® Genehmigen.
Siehe auch
Genehmigungsstatus eines Reiseplans [Seite 134]
April 2001
133
SAP AG
Genehmigungsstatus eines Reiseplan
Genehmigungsstatus eines Reiseplan
Sie können den Genehmigungsstatus eines Reiseplans in den jeweiligen Übersichtsbildern des
Planungsmanagers und des Reisemanagers ersehen.
Für den Genehmigungsprozeß sind die folgenden Status definiert:
Status
Bedeutung
Offen
Die Reise wurde noch nicht vom zuständigen Vorgesetzten bearbeitet.
Genehmigt
Die Reise wurde vom Vorgesetzten genehmigt.
Abgelehnt
Die Reise wurde vom Vorgesetzten abgelehnt.
134
April 2001
SAP AG
Informationssystem Reiseplanung
Verwendung
Das Informationssystem der R/3-Reiseplanung unterstützt vor allem den Reisemanager eines
Unternehmens bei der Erfüllung seiner Aufgaben im Rahmen der Überprüfung der Reiseziele, strecken, gewählten Reisemittel und Anbieter. Daten zu mit bestimmten Reisedienstleistern
erreichten Umsätzen dienen zusätzlich als wirkungsvolle Verhandlungsgrundlage bei
Gesprächen zu Tarifabkommen mit den entsprechenden Anbietern.
Über Filterwerte in den Auswertungen können Sie auswählen, ob ausschließlich die Daten der
tatsächlich reservierten Reisedienstleistungen oder auch offene oder angefragte Positionen der
Reisepläne in die anbieterspezifischen Auswertungen einfließen sollen.
Um die Reiseplanungsdaten für Auswertungen zu nutzen, sind keine zusätzlichen Einstellungen
im Customizing notwendig.
Integration
Innerhalb des R/3-Systems können Sie die Auswertungen der Reisekostenabrechnung auch
über den Manager's Desktop [Extern] des HR-Personalmanagements nutzen.
Auch beim Einsatz des Business Information Warehouse (BW) können Sie auf die Daten der
Reisekostenabrechnung zugreifen. Weitere Informationen finden Sie in der SAP Bibliothek des
BW-Systems.
Funktionsumfang
Das Informationssystem der R/3-Reiseplanung liefert Ihnen folgende Auswertungen:
·
·
·
·
Flüge
-
Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften hierarchisch
-
Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften
-
Übersicht Flüge nach Orten
-
Ticket-Informationen für Flüge
Hotels
-
Umsätze mit Hotelketten hierarchisch
-
Umsätze mit Hotelketten
-
Umsätze nach Hotelorten
Mietwagen
-
Umsätze mit Mietwagengesellschaften
-
Umsätze nach Vermietungsorten
Übergreifende Auswertungen
-
Übersicht geplanter Reisen
April 2001
135
SAP AG
Genauere Informationen zu den Reports finden Sie im R/3-System nach Aufruf des
jeweiligen Reports unter Hilfe ® Hilfe zur Anwendung.
Aktivitäten
Aus dem SAP Easy Access Menü rufen Sie das Informationssystem der R/3-Reiseplanung
folgendermaßen auf:
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Reisemanagement ® Reiseplanung ® Infosystem
bzw.
Personal ® Reisemanagement ® Reiseplanung ® Infosystem
Siehe auch:
Wie Sie eigene, unternehmensspezifische Auswertungen in der Form von Queries
zusammenstellen können, erfahren Sie in der SAP-Bibliothek unter Queries anlegen und ändern
[Extern].
136
April 2001
SAP AG
Customizing
Customizing
In diesem Kapitel finden Sie weitere Informationen, die die Dokumentation im
Einführungsleitfaden (IMG) ergänzen.
Lesen Sie dennoch auch die IMG-Dokumentation der Reiseplanung, die Sie im SAP ReferenzIMG unter Finanzwesen ® Reisemanagement ® Reiseplanung finden.
Den SAP Referenz-IMG erreichen Sie im SAP Easy Access Menü über Werkzeuge ®
AcceleratedSAP ® Customizing ® Projektbearbeitung.
April 2001
137
SAP AG
Flugtarife und - rabatte
Flugtarife und - rabatte
138
April 2001
SAP AG
Bearbeiten einer Streckenführung
Verwendung
Die Funktion Streckenführung (Routing) ermöglicht Ihnen die Festlegung bestimmter
Streckenverläufe, für die ein unternehmensspezifischer Flugtarif oder -rabatt gelten soll.
Integration
In Abhängigkeit der jeweiligen Customizing-Einstellungen berücksichtigt das System bei einer
Preisabfrage die Tarife bzw. Rabatte nun für die definierten Strecken.
Voraussetzungen
Sie befinden sich in der Sicht Ausgehandelte Flugtarife ändern bzw. Rabattabkommen für Flüge
ändern und haben alle notwendigen Daten eingegeben.
Funktionsumfang
Sie können mit dieser Funktion Streckenführungen anlegen, anzeigen oder löschen.
Zusammensetzung einer Streckenführung
Eine Streckenführung setzt sich zusammen aus Strecken (Routen). Für eine
Streckenführungsvariante können Sie mehrere alternative Strecken festlegen, für die der
ausgehandelte Tarif oder Rabatt gleichermaßen gilt.
Eine Strecke wiederum besteht entweder aus einer direkten Strecke (Nonstop-Flug) oder aus
einzelnen aufeinanderfolgenden Teilstrecken (Transitflug). Teilstrecken beschreiben z.B. die
Streckenabschnitte Start-Zwischenlandung, Zwischenlandung-Zwischenlandung, bzw.
Zwischenlandung-Ziel.
April 2001
139
SAP AG
Streckenführung
Strecke 2
Strecke 3
Teilstrecke 1
Teilstrecke 1
Teilstrecke 1
Start Zwischenlandung
Start - Ziel
Start Zwischenlandung
Teilstrecke 2
Teilstrecke 2
Zwischenlandung Zwischenlandung
Zwischenlandung Ziel
Teilstrecke 3
Zwischenlandung Ziel
Gültig für ausgehandelten Tarif
Strecke 1
Determinanten einer Teilstrecke
·
Anfangslokation
·
Fluganbieter
·
Buchungsklasse
·
Ziellokation
Für jede Teilstrecke können Sie diesen Determinanten jeweils mehrere Einträge zuweisen. Die
Daten entnehmen Sie bitte dem Tarifvertrag.
Aktivitäten
Über die Drucktaste Bearbeiten neben dem Feld Streckenführung können Sie eine existierende
Streckenführung ändern oder eine neue anlegen.
Im Feld Streckenführung wird erst dann eine Nummer angezeigt, wenn Sie über die Drucktaste
Bearbeiten eine Streckenführung angelegt und dem Tarif oder Rabatt zugewiesen haben.
Um direkt auf die Übersicht der Streckenführungen zugreifen zu können, z.B. um eine
Streckenführung zu löschen, geben Sie den Transaktionscode TP40 ein.
140
April 2001
SAP AG
Beispiel
Ein Unternehmen hat mit Swissair einen besonderen Flugtarif für die Strecke Hamburg-Sydney
ausgehandelt. Dieser Tarif gilt nur für die Routen Hamburg-Zürich-Singapur-Sydney und
Hamburg-Wien-Bangkok-Sydney, nicht jedoch für andere verfügbare Flugverbindungen.
Für die tarifliche Streckenführung werden also zwei mögliche Routen definiert:
Route
Teilstrecken
1
2
Anbieter
Klasse
Hamburg-Zürich
Swissair (SR) / Lufthansa (LH)
H/B
Zürich-Singapur
Swissair (SR)
M/H/B
Singapur-Sydney
Qantas (QF) / Ansett (AN)
Y
Hamburg-Genf
Swissair (SR) / Lufthansa (LH)
H/B
Genf-Bangkok
Swissair (SR)
M/H/B
Bangkok-Sydney
Qantas (QF)
Y/L
Pro Teilstrecke müssen Sie sowohl die im Vertrag festgehaltenen Buchungsklassen, Anfangsund Ziellokation als auch die Anbieter eintragen. Sie können jeweils mehrere Einträge angeben.
Siehe auch
Streckenführung anlegen
Streckenführung ändern
April 2001
141
SAP AG
Voraussetzungen
Sie befinden sich in der Sicht "Ausgehandelte Flugtarife ändern" bzw. "Rabattabkommen für
Flüge ändern" und haben alle notwendigen Daten eingegeben.
Sie erreichen die Sichten im Customizing des Reisemanagements unter
·
Reiseplanung ® Tarife und Rabatte ® Unternehmensspezifische Tarifabkommen ®
Unternehmensspezifische Flugtarife ausprägen
·
Reiseplanung ® Tarife und Rabatte ® Unternehmensspezifische Flugrabatte definieren
Vorgehensweise
1. Wählen Sie neben dem Feld Streckenführung die Drucktaste Bearbeiten. Sie gelangen auf
die Übersicht der Streckenführungen.
2. Wählen Sie Streckenführung ® Anlegen. Sie gelangen auf das Bild Strecken.
3. Falls Sie nicht über das Customizing sondern direkt über Transaktionscode TP40 diese Sicht
aufgerufen haben, müssen Sie den Ersteller der Streckenführung manuell eingeben.
Legen Sie nun Segment für Segment die Streckenführung an:
4. Legen Sie im Bildbereich Aktuelle Teilstrecke jeweils über die Drucktaste Liste folgende
Daten fest:
a. den Anfangsort
b. den möglichen Anbieter für die jeweilige Teilstrecke
c.
die möglichen Buchungsklasse
d. den Zielort
Sie können jedem Feld mehrere Einträge zuweisen.
Wenn die gerade bearbeitete Teilstrecke das letzte (oder einzige) Segment ist,
bestätigen Sie mit Strecke beenden. Die Strecke ist nun abgeschlossen.
Wenn die gerade bearbeitete Teilstrecke nicht das letzte Segment ist, wählen Sie
Strecke übernehmen und wiederholen Sie Schritt 4 für alle weiteren Teilstrecken
(Segmente). Das Von-Feld der neuen Teilstrecke wird automatisch mit dem Wert
des Nach-Feldes der vorhergehenden Teilstrecke vorbelegt.
Nach der letzten Teilstrecke wählen Sie Strecke beenden.
5. Jeweils nach Beenden einer Strecke erscheint eine weitere Registerkarte für eine alternative
Strecke. Sie können bis zu 12 alternative Strecken nach der beschriebenen
Vorgehensweise anlegen.
6. Wenn Sie keine weiteren Strecken mehr anlegen wollen, wählen Sie Streckenführung
übernehmen.
Sie gelangen zurück in die Übersicht der Streckenführungen. Die neu angelegte Strecke
erscheint nun markiert in der Übersicht.
142
April 2001
SAP AG
7. Sichern Sie Ihre Eingaben.
8. Um die markierte Streckenführung dem definierten Tarif oder Rabatt zuzuweisen, wählen Sie
Streckenführung auswählen.
Ergebnis
Sie haben für einen bestimmten unternehmensspezifisch ausgehandelten Tarif oder Rabatt die
vertraglich gestatteten Flugstreckenführungen angelegt. In Abhängigkeit der jeweiligen
Customizing-Einstellungen berücksichtigt das System bei einer Preisabfrage die Tarife nun für
die definierten Strecken.
April 2001
143
SAP AG
Streckenführung löschen
Streckenführung löschen
Verwendung
Sie können nicht mehr benötigte Streckenführungen einzeln löschen.
Voraussetzungen
Das Löschen einer Streckenführung ist nur möglich, wenn diese keinem Tarif oder Rabatt mehr
zugeordnet ist.
Vorgehensweise
Sie befinden sich im Bild Übersicht der Streckenführungen. Sie gelangen zu diesem Bild über
Transaktionscode TP40 oder über das Customizing der Reiseplanung (siehe Bearbeiten einer
Streckenführung [Seite 139]).
Markieren Sie die zu löschende Streckenführung.
Wählen Sie Streckenführung ® Löschen.
Ergebnis
Die Streckenführung wurde aus dem System gelöscht.
144
April 2001
SAP AG
Berechtigungsprüfung der Reiseplanung
Definition
Die Berechtigungsprüfung für den Zugriff auf Objekte der Reiseplanung ordnet sich in die
allgemeine SAP-Berechtigungsprüfung ein.
Grundlegend für die SAP-Berechtigungsprüfung ist der Begriff des Berechtigungsobjektes
[Extern]. Ein Berechtigungsobjekt ist eine Liste von maximal zehn Berechtigungsfeldern [Extern].
Die Berechtigungsobjekte werden in der Tabelle TOBJ aufgelistet.
Alle in irgendeinem Berechtigungsobjekt vorkommenden Berechtigungsfelder sind mit ihren
Attributen in der Tabelle AUTHA im Repository definiert.
Eine Berechtigung für ein Berechtigungsobjekt ist eine Zuordnung von Werten zu den Feldern
des Objekts.
Mehrere Berechtigungen für ein Objekt können zu einer Sammelberechtigung zusammengefaßt
werden.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Berechtigungen und dem Profilgenerator finden Sie in
der SAP-Bibliothek unter Basis ® Computing Center Management System ® Benutzer und
Rollen.
Berechtigungsobjekt Reiseplanung (F_TRAVL)
Das Berechtigungsobjekt F_TRAVL wird von der Berechtigungsprüfung für die Reiseplanung
verwendet.
Nach dem Aufruf der Reiseplanung wird damit zunächst geprüft, ob mindestens eine
Leseberechtigung vorliegt (Berechtigungslevel R). Ist dies der Fall, so wird innerhalb der
Transaktion eine verfeinerte Berechtigungsprüfung durchgeführt.
Beachten Sie bitte, daß für die einzelnen Felder angegebene Werte i.A. nicht andere
Werte umfassen. Die Ausprägung 'R' muß also ggf. explizit angegeben sein.
Das Berechtigungsobjekt besteht aus den folgenden Berechtigungsfeldern:
Name des Berechtigungsfeldes Bedeutung des Feldes
AUTHC
Berechtigungslevel
AUTHP
Prüfung der Personalnummer
BUKRS
Buchungskreis
KOSTL
Kostenstelle
PERSA
Personalbereich
PERSG
Mitarbeitergruppe
PERSK
Mitarbeiterkreis
PTZUO
Mitarbeitergruppierung-Reisemanagement
VDSK1
Organisationsschlüssel
April 2001
145
SAP AG
Die Werte der Felder AUTHC und AUTHP werden nachfolgend im Abschnitt Ausprägungen der
einzelnen Berechtigungsfelder näher erläutert.
Die Werte der Berechtigungsfelder BUKRS [Extern], KOSTL [Extern], PERSA [Extern], PERSG
[Extern], PERSK [Extern] und VDSK1 stammen aus Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung),
der Wert für das Feld PTZUO wird gefüllt aus den Angaben in Infotyp 0017 (Reiseprivilegien).
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Berechtigungen finden Sie unter BC Basis ® Computing
Center Management System ® Benutzer und Berechtigungen ® Profilgenerator: Profile
automatisch erzeugen.
Ausprägungen der einzelnen Berechtigungsfelder
Das Berechtigungsfeld AUTHC
Über das Feld AUTHC wird im Rahmen der Komponenten HR und Reisemanagement (FI-TV)
das Berechtigungslevel definiert. Folgende Ausprägungen des Berechtigungslevels sind möglich:
Ausprägung Berechtigung für
R
Lesen (Anzeigen der Reisepläne)
W
Pflege der R/3-Daten (Anlegen/Ändern von Reiseplänen)
A
Genehmigen von Reiseplänen
B
Buchen im angeschlossenen Reservierungssystem
C
Genehmigte Reisen im angeschlossenen Reservierungssystem buchen
Q
Musterreisen erzeugen [Seite 101]
*
Alle Operationen
Sie können die Werte 'W', 'A', 'B' und 'C' nur im Zusammenhang mit 'R' eingeben und
den Wert 'Q' nur in Zusammenhang mit 'R' und 'W'.
Das Berechtigungsfeld AUTHP
Im Feld AUTHP ist die Ausprägung der Prüfung der Personalnummer zu definieren.
Ausprägung Berechtigung für
O
nur die eigene Personalnummer
E
alle Personalnummern außer der eigenen Personalnummer
*
alle Personalnummern
Falls Berechtigungen im Feld AUTHP die Ausprägung 'O' oder 'E' haben, muß die Zuordnung
Benutzername/Personalnummer im HR-Informationstypen 0105 (Kommunikation) [Extern]
Subtyp 0001 (Systembenutzername SAP-System) definiert sein.
Beispiele für die Ausprägung des Berechtigungsfeldes AUTHP:
·
Die Ausprägung 'O' bildet ein dezentrales Konzept ab. Der Benutzer mit dieser Ausprägung
kann nur seine eigene Personalnummer bearbeiten.
·
Die Ausprägung 'E‘ bildet das Konzept des Bereichssekretariats ab, das dezentral für
einen Bereich, aber für diesen Bereich selbst zentral Reisedaten bearbeitet. Der Benutzer
146
April 2001
SAP AG
mit dieser Ausprägung kann alle Personalnummern des Bereichs mit Ausnahme der eigenen
bearbeiten.
·
Die Ausprägung '*' bildet ein zentrales Konzept ab. Der Benutzer mit dieser Ausprägung
kann für alle Personalnummern Reisedaten bearbeiten.
Vergeben Sie bitte auch für alle anderen Felder die erforderlichen Berechtigungen.
Im Falle der Ausprägung 'O' sollten Sie der Einfachheit halber in den Feldern zur
organisatorischen Zuordnung des Mitarbeiters (d.h. alle Felder außer AUTHC)
jeweils '*' eingeben, damit Sie z.B. bei organisatorischen Wechseln nicht manuell die
Berechtigungswerte nachpflegen müssen.
April 2001
147
SAP AG
Reisekostenabrechnung (FI-TV-COS)
Reisekostenabrechnung (FI-TV-COS)
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April 2001
SAP AG
Über die Reisekostenabrechnung können die Reisekosten von Dienstreisenden einfach und
effizient abgerechnet und der Auszahlungprozeß an die Mitarbeiter beschleunigt werden.
Je nach Organisationsmodell des Unternehmens werden die Spesenbelege zentral von
Mitarbeitern der Spesenabteilung erfaßt, überprüft und abgerechnet oder – im dezentralen
Modell – von den Reisenden selbst erfaßt mit zentraler Überprüfung der Reisefakten.
Je nach den individuellen Erfordernissen ihrer Aufgabengestaltung bzw. der Länderspezifika
können die Mitarbeiter daher aus verschiedenen Erfassungsszenarien wählen.
Integration
Sie können die angefallenen Reisekosten über die Integration
·
in die R/3-Finanzbuchhaltung (FI) ordnungsgemäß buchen
·
in das R/3-Controlling (CO) verursachungsgerecht verrechnen
·
in die R/3-Personalabrechnung (HR) versteuern.
Die Reisekostenüberweisungsbeträge können Sie über die Finanzbuchhaltung (FI), die
Personalabrechnung (HR) oder über einen Datenträgeraustausch an die Mitarbeiter auszahlen.
Im Rahmen der Reisekostenabrechnung greift das Reisemanagement auf Stammdaten aus der
R/3-Personaladministration (HR) zu (siehe Personalstammdaten der Reisekostenabrechnung
[Seite 192])
Die Reisekostenabrechnung ist zur Unterstützung des Genehmigungsprozesses an den SAP
Business Workflow angeschlossen (siehe Genehmigung durch SAP Business Workflow [Seite
326]).
Länder- und Branchenversionen
Die Standardversion der Reisekostenabrechnung des R/3-Reisemanagement umfaßt eine große
Anzahl verschiedener Länderversionen, für die die gesetzlichen Reiseregelungen und die
gesetzlich vorgeschriebenen Pauschal- und Höchstsätze im R/3-System hinterlegt sind.
Dabei unterstützt das R/3-Reisemanagement standardmäßig alle gesetzlich zugelassenen
Abrechnungsmethoden dieser Länder über eine eigene Reiseregelungsvariante [Extern].
Für die Abwicklung von Dienstreisen im Öffentlichen Dienst bietet das R/3-Reisemanagement
ebenfalls spezielle Länderversionen an. Für den Öffentlichen Dienst Deutschland stehen
Länderversionen für alle 16 Bundesländer zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie unter Länder- und Branchenversionen der
Reisekostenabrechnung [Seite 445].
Employee Self Service Reisemanagement
Zur dezentralen Erfassung von Reisefakten durch den Reisenden selbst wurde auch der
Employee Self Service (ESS) Reisemanagement entwickelt, mit dessen Hilfe die Reisenden
sowohl online ihre Reise beantragen und planen können als auch die entsprechenden Daten aus
April 2001
149
SAP AG
erfolgten Reisen in einer Reisekostenabrechnung erfassen können (siehe ESS/IACs im
Reisemanagement [Seite 556]).
Siehe auch:
Gesamtprozeß Reisemanagement [Seite 17]
Reisefaktenerfassung der Reisekostenabrechnung [Seite 201]
150
April 2001
SAP AG
Prozeß Reisekostenabrechnung
Mit der Anwendung R/3-Reisekostenabrechnung können Sie sämtliche Abrechnungsvorgänge
für eine betrieblich veranlaßte Reise durchführen. Ziel des Prozesses ist die vollständige
integrierte Verwaltung der anfallenden Reisekosten von der Eingabe bis zur ordnungsgemäßen
Versteuerung in der Personalabrechnung (HR), der ordnungsgemäßen Buchung der
Reiseaufwände in der Finanzbuchhaltung (FI) und der verursachungsgerechten Verrechnung in
der Kostenrechnung (CO) oder im Haushaltsmanagement (FI-FM).
Ablauf
Der Prozeß der Reisekostenabrechnung erfolgt nach Stattfinden einer Geschäftsreise. Der
Prozeß Reisekostenabrechnung kann zusammen mit der R/3-Reiseplanung eingesetzt werden
oder getrennt. Bei einem kombinierten Einsatz mit der R/3-Reiseplanung werden die Daten der
Reiseplanung entsprechend aufbereitet und an die Reisekostenabrechnung weitergegeben.
Im folgenden ist beispielhaft der Prozeßablauf in einer dezentralen Organisationsform dargestellt,
in deren Mittelpunkt der Reisende steht. Selbstverständlich sind auch andere
Organisationsformen denkbar. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Rollen im Reisemanagement
[Seite 22].
Reiseantrag
Siehe Kapitel Gesamtprozeß Reisemanagement [Seite 17]
1. Nach erfolgter Reise vervollständigt der Reisende seine Reisekostenabrechnung mit den
erforderlichen Daten und Belegen. Das System berücksichtigt dabei die im Customizing
hinterlegten gesetzlichen und unternehmensspezifischen Vorgaben und prüft, ob die
Eingaben damit konsistent sind.
Siehe auch: Reisekostenabrechnung [Seite 149], Reisefaktenerfassung
(Reisekostenabrechnung) [Seite 201]
2. Die Spesenabteilung überprüft die Reisekostenabrechnung zusammen mit den
Originalbelegen. Die Reisekostenabrechnung gelangt nun gegebenenfalls zur
Genehmigung zu einem Vorgesetzten, der sie zur Abrechnung freigeben kann.
Siehe auch: Genehmigung von Reisen [Seite 324]
14. Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Reise im R/3-System abgerechnet: Auf Basis
der für diesen Reisenden voreingestellten Reiseregelungen, ermittelt das System die
Reiseabrechnungsergebnisse, insbesondere den Erstattungsbetrag. Für die Ermittlung des
Erstattungsbetrages kann für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten zwischen
Pauschalerstattung und Erstattung aufgrund von Einzelbelegen gewählt werden; für alle
anderen Kategorien steht ausschließlich die Erstattung durch Einzelbelege zur Verfügung.
Siehe auch: Abrechnung von Reisen [Seite 337]
4. Die Reiseabrechnungsergebnisse werden aufbereitet im Hinblick auf den gewählten
Auszahlungsweg und mit den entsprechenden Zusatzinformationen den entsprechenden
April 2001
151
SAP AG
Komponenten (Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung, Controlling,
Haushaltsmanagement) zur Verfügung gestellt.
Siehe auch: Übertragung an das Rechnungswesen [Seite 348], Übertragung an die HRPersonalabrechnung [Seite 385], Übertragung an einen Datenträgeraustausch (DTA)
[Seite 375]
5. Die Auszahlung der Erstattungsbeträge kann nun folgendermaßen erfolgen:
-
per Scheck
-
über die Personalabrechnung
-
über die Finanzbuchhaltung
-
Überweisung an die Bankverbindung des Reisenden (per DTA)
Die Reiseabrechnungsergebnisse werden jedoch in allen Fällen zur Buchung an die
Finanzbuchhaltung übermittelt. Die Überleitung der Beträge an das Controlling erfolgt über
das Finanzwesen.
6. Der Reisende erhält einen Reisekostennachweis, der die relevanten Reisefakten und die
zugehörigen Abrechnungsergebnisse enthält.
Siehe auch: Formulare für Reisekostennachweise [Seite 341]
Mögliche Folgeaktivitäten
Wenn eine geplante Reise, für die ein Vorschuß ausgezahlt wurde, nicht durchgeführt wird, oder
wenn die Reisekostenabrechnung für eine durchgeführte Reise, für die ein Vorschuß ausgezahlt
wurde, abgelehnt wird, dann muß der Reisevorschuß storniert werden. Dazu wird der
ausgezahlte Reisevorschuß zurückgefordert und der zu stornierende Betrag an die
Finanzbuchhaltung übermittelt.
Wenn für eine durchgeführte und abgerechnete Reise, für die ein Erstattungsbetrag ausgezahlt
wurde, im Nachhinein die Reisekostenabrechnung abgelehnt wird, dann muß die
Reisekostenabrechnung storniert werden. Dazu werden der Erstattungsbetrag zurückgefordert
sowie die zu stornierenden Reisekosten an die Finanzbuchhaltung und die
Rückrechnungsnotwendigkeit an die Personalabrechnung übermittelt.
Der Mitarbeiter erhält einen Nachweis, der die relevanten Fakten und die zugehörigen
Abrechnungsergebnisse der stornierten Reise enthält.
Ergebnis
Die Reisefakten einer betrieblich veranlaßten Reise sind im R/3-System einmal und vollständig
erfaßt. Die durch die Reise angefallenen Reisekosten wurden durch das R/3-System
abgerechnet und zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung, das Controlling, das
Haushaltsmanagement und falls notwendig an die Personalabrechnung weitergegeben.
Siehe auch
Weitere Informationen zum interaktiven Prozeß des Reisemanagements finden Sie in der
entsprechenden ASAP-Dokumentation.
152
April 2001
SAP AG
Reisekostenabrechnung auswählen
Reisekostenabrechnung auswählen
Verwendung
Sie können die Reisekostenabrechnung über zwei Möglichkeiten aus dem SAP Easy Access
Menü aufrufen.
Vorgehensweise Rechnungswesen
·
Wählen Sie Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Reisemanagement ®
Vorgehensweise Personalwesen
·
Wählen Sie Personal ® Reisemanagement ® Reisekostenabrechnung.
April 2001
153
SAP AG
Mitarbeiter-Reise
Mitarbeiter-Reise
Definition
Eine Mitarbeiter-Reise ist eine Geschäftsreise eines Mitarbeiters. Eine Geschäftsreise ist ein
Ortswechsel eines Mitarbeiters einschließlich der Hin- und Rückfahrt, der aus Anlaß einer
vorübergehenden Auswärtstätigkeit bedingt ist.
Verwendung
Die Mitarbeiter-Reise dient zur Planung, Kontierung und Abrechnung der durch eine
Auswärtstätigkeit angefallenen Reisekosten.
Struktur
Eine Mitarbeiter-Reise besteht aus folgenden Teilen:
Reisefakten: [Seite 187] die für die Reisekostenabrechnung relevanten oder dokumentarischen
Sachverhalte einer Reise (z.B. gefahrene Kilometer, Übernachtungskosten)
Reisekostenzuordnungen: [Seite 287] können für eine Mitarbeiter-Reise oder für einzelne
Reisefakten vorgegeben werden
Reiseabrechnungsergebnisse und Reiseüberweisungsbetrag: werden durch die R/3Reisekostenabrechnung aus den Reisefakten erzeugt
Reisestatus: [Seite 166] stellt den Zustand der Reise dar, mit dessen Hilfe wiederum die
Zulässigkeit bzw. Unzulässigkeit bestimmter Geschäftsvorgänge gesteuert wird
Integration
Eine Geschäftsreise kann z.B. durch die Personalentwicklung (HR) oder die
Personaleinsatzplanung (HR) ausgelöst werden. Die von der Reiseabrechnung erzeugten
Reiseabrechnungsergebnisse können Sie zur ordnungsgemäßen Buchung in das Finanzwesen
(FI) und zur Versteuerung in die Personalabrechnung (HR) weiterreichen.
Den Reiseüberweisungsbetrag können Sie über die Finanzbuchhaltung, die Personalabrechnung
oder einen Datenträgeraustausch an den Mitarbeiter auszahlen.
Die Reisekostenzuordnungsvorgaben können Sie zur internen Kostenrechnung an das
Controlling (CO) oder zur Finanzmittelrechnung an das Haushaltsmanagement (FM)
weiterreichen.
154
April 2001
SAP AG
Anlegen Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Ziel des Reisemanagements ist die Abrechnung, Buchung und Auszahlung von Reisekosten.
Dazu müssen Sie im R/3-System Reisefakten erfassen, damit das System die Reisekosten
ermitteln und berechnen kann. Alle Reisefakten einer Geschäftsreise werden in der Datenbank
unter einer Mitarbeiter-Reise gespeichert.
Hierzu müssen Sie eine Mitarbeiter-Reise anlegen. Dies nehmen Sie über ein
Erfassungsszenario [Seite 183] vor.
Voraussetzungen
Damit Sie für eine Person eine Mitarbeiter-Reise anlegen können, müssen Sie die
Personalstammdaten [Seite 192] (Infotypen) der Person gepflegt haben, die für den Einsatz der
Reisekostenabrechnung notwendig sind. Insbesondere muß der Infotyp Reiseprivilegien (0017)
existieren.
Aktivitäten
Jede Mitarbeiter-Reise ist durch die Personalnummer und eine Reisenummer eindeutig
gekennzeichnet. Sie geben zunächst die Personalnummer ein. Abhängig von den
Systemeinstellungen vergeben Sie (externe Nummernvergabe) oder das System (interne
Nummernvergabe) die Reisenummer. Danach erfassen Sie die Reisefakten und sichern die
Mitarbeiter-Reise. Diese Funktion können Sie nicht für eine Massenverarbeitung nutzen.
Siehe auch:
Erfassungsszenario Reisemanager [Seite 218]
Erfassungsszenario Reisekostenmanager [Seite 203]
Erfassungsszenario Reisekalender [Seite 224]
Erfassungsszenario Wochenbericht [Seite 236]
Erfassungsszenario Reisevorschüsse [Seite 249]
Erfassungsszenario Reise erfassen (Experte) [Seite 252]
April 2001
155
SAP AG
Änderung Mitarbeiter-Reise
Verwendung
In der Regel müssen Sie nach der erfolgten Reise noch Reisefakten ergänzen. Auch können Sie
im Rahmen der Genehmigungsverfahren z.B. von der Spesenabteilung oder einer vorgesetzten
Person aufgefordert werden, Reisefakten zu ändern. Die Änderung einer Mitarbeiter-Reise
bedeutet eine Änderung der Reisefakten [Seite 187].
Sie können eine bestehende Mitarbeiter-Reise über ein Erfassungsszenario [Seite 183] ändern.
Voraussetzungen
Um eine Mitarbeiter-Reise ändern zu können, müssen Sie eine spezielle Berechtigung besitzen,
die über das Berechtigungsobjekt der Reisekostenabrechnung [Seite 550] gesteuert wird.
Funktionsumfang
Die Änderung einer Mitarbeiter-Reise umfaßt:
·
das Abändern bereits erfaßter Reisefakten
·
das Löschen bereits erfaßter Reisefakten
·
das Ergänzen neuer Reisefakten
Diese Funktion können Sie nicht für eine Massenverarbeitung nutzen.
Siehe auch:
Reise ändern (Reisekostenmanager) [Seite 208]
Wochenbericht ändern [Seite 240]
156
April 2001
SAP AG
Anzeige Mitarbeiter-Reise
Anzeige Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Sie möchten Reisefakten einer Mitarbeiter-Reise einsehen, ohne diese ändern zu wollen. Dies
können Sie mit Hilfe eines Erfassungsszenarios [Seite 184] ausführen.
Funktionsumfang
Sie können alle Reisefakten einer Mitarbeiter-Reise einsehen, die Sie über den Dialog eingeben
können. Sie können diese Reisefakten nicht ändern. Sie brauchen die Mitarbeiter-Reise nicht zu
sichern, um die Funktion zu verlassen. Diese Funktion können Sie nicht für eine
Massenverarbeitung nutzen.
Siehe auch:
Reisen anzeigen (Reisekostenmanager) [Seite 209]
Wochenbericht anzeigen [Seite 241]
April 2001
157
SAP AG
Kopieren Mitarbeiter-Reise
Kopieren Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Wenn Sie z.B. regelmäßig alle zwei Wochen zu einem Kunden oder in ein anderes Werk fahren,
dann sind der Großteil der Reisefakten bis auf die Reisezeit identisch. Oder eine Gruppe von
Mitarbeitern unternimmt dieselbe Geschäftsreise. Auch hier sind die Reisefakten zum Großteil
identisch. In solchen Fällen lohnt es sich, Mitarbeiter-Reisen zu kopieren.
Sie können eine bestehende Mitarbeiter-Reise über das Erfassungsszenario
Reisekostenmanager [Seite 203] kopieren.
Funktionsumfang
Für alle Organisationsformen der Reisefaktenerfassung:
Sie können Reisen, die sich regelmäßig wiederholen, bequem und einfach für eine einzige
Personalnummer kopieren. Nachdem Sie die Mitarbeiter-Reise kopiert haben, müssen Sie alle
Reisedaten auf die aktuelle Reisezeit anpassen. Erst dann können Sie die Mitarbeiter-Reise in
der Datenbank sichern.
Für eine zentrale Reisefaktenerfassung:
Sie können Mitarbeiter-Reisen zwischen Personalnummern kopieren, um Gruppenreisen
schnell erfassen zu können.
Sie können keine dieser Funktionen für eine Massenverarbeitung nutzen.
Siehe auch:
Reisen kopieren (Reisekostenmanager) [Seite 210]
Reisen zwischen Personalnummern kopieren (Reisekostenmanager) [Seite 211]
158
April 2001
SAP AG
Ausdruck Mitarbeiter-Reise
Ausdruck Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Die Abrechnungsergebnisse einer Mitarbeiter-Reise können Sie jederzeit im System einsehen.
Das System zeigt diese in Form des Standardformulars [Seite 341] an. Das Standardformular
einer Mitarbeiter-Reise können Sie über ein Erfassungsszenario [Seite 183] oder durch Aufruf
des entsprechenden Reports [Seite 343] ausdrucken.
Voraussetzungen
Sie müssen die Mitarbeiter-Reise vorher genehmigt und abgerechnet haben.
Funktionsumfang
Die Funktion kann nur Mitarbeiter-Reise ausdrucken, die mindestens den Reisestatus
"genehmigt abgerechnet", besitzen. Sie können jeweils nur eine einzelne Mitarbeiter-Reise auf
einmal ausdrucken. Diese Funktion können Sie nicht für eine Massenverarbeitung nutzen.
Siehe auch:
Reise über Reisekostenmanager ausdrucken [Seite 213]
Wochenbericht ausdrucken [Seite 242]
April 2001
159
SAP AG
Löschen Mitarbeiter-Reise
Löschen Mitarbeiter-Reise
Verwendung
In einigen Situationen kann es notwendig sein, eine Mitarbeiter-Reise zu löschen, z.B. falls eine
mit der R/3-Reiseplanung geplante Reise nicht angetreten wird. Unter bestimmten
Voraussetzungen können Sie eine solche Mitarbeiter-Reise über ein Erfassungsszenario in der
Datenbank löschen.
Voraussetzungen
Sie können nur Mitarbeiter-Reisen löschen, die folgende Bedingungen erfüllen:
·
Die Mitarbeiter-Reise enthält keine ausgezahlten Vorschüsse.
·
Die Mitarbeiter-Reise enthält keine bezahlten Belege.
·
Die Mitarbeiter-Reise enthält keinen Reiseplan im Status reserviert bzw. reserviert und
bestätigt, d.h. die Reisedienstleistungen dürfen noch nicht im Reservierungssystem
gebucht worden sein.
Mitarbeiter-Reisen, die Sie bereits übergeleitet haben, können Sie über diese Funktion nicht
löschen. Solche Mitarbeiter-Reisen können Sie nur stornieren [Seite 161], um
Abrechnungsergebnisse rückgängig zu machen .
Funktionsumfang
Beim Löschen einer Mitarbeiter-Reise wird die aktuelle Version der Reise in der Datenbank
gelöscht.
Falls mehrere Teilobjekte zu einer Mitarbeiter-Reise existieren (Reiseantrag des
Reisemanagers, Reiseplan bzw. Reisekostenabrechnung), so können Sie nur die
gesamte Reise mit allen Teilobjekten löschen, nicht die Teilobjekte einzeln.
Wenn Sie eine Mitarbeiter-Reise bereits übergeleitet haben, dann löscht das System nur die
letzte Version der Mitarbeiter-Reise. Frühere Versionen der Mitarbeiter-Reise werden nicht aus
der Datenbank gelöscht. So gewährleistet das System, daß gemäß den gesetzlichen Richtlinien
bereits gebuchte Reisen für eine Revision zur Verfügung stehen.
160
April 2001
SAP AG
Stornierung Mitarbeiter-Reise
Stornierung Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Wenn Mitarbeiter-Reisen im System existieren, die nicht mehr für eine Weiterverarbeitung
vorgesehen sind (z.B. nicht genehmigte Reiseanträge, nicht angetretene Reisen), dann stellt sich
die Frage, ob die Mitarbeiter-Reisen in der Datenbank gespeichert bleiben sollen. Wenn Sie die
Mitarbeiter-Reise noch nicht abgerechnet und gebucht haben und aus dokumentarischen
Gründen im System erhalten möchten, dann sollten Sie die Reise stornieren.
Andererseits können Sie Mitarbeiter-Reisen, die Sie bereits abgerechnet und gebucht haben,
nicht mehr aus dem System löschen. Um die Buchung und die Auszahlung rückgängig zu
machen, können Sie die Mitarbeiter-Reise stornieren.
Über diese Funktion können Sie eine Mitarbeiter-Reise im System stornieren.
Integration
Stornierte Mitarbeiter-Reisen, die Sie niemals gebucht haben, können Sie jederzeit in der
Datenbank löschen [Seite 160].
Funktionsumfang
Bereits gebuchte Mitarbeiter-Reisen, die Sie stornieren, werden vom System in der nächsten
Abrechnung nochmals abgerechnet. Diese Abrechnung ist nötig für die notwendigen
Korrekturbuchungen in der Buchhaltung und die eventuellen Rückrechnungen in der
Personalabrechnung.
April 2001
161
SAP AG
Korrekturanzeige Mitarbeiter-Reise
Korrekturanzeige Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Auch nachdem Sie eine Mitarbeiter-Reise übergeleitet haben, können Sie diese erneut ändern.
Z. B. ist es für eine erneute, schnelle und zentrale Genehmigung lediglich nötig, die Korrekturen
zu prüfen.
Über ein Reiseerfassungsszenario [Seite 183] können Sie die Korrekturen in einer MitarbeiterReise anzeigen.
Funktionsumfang
Das System zeigt alle Korrekturen in der Mitarbeiter-Reise an. Dabei zeigt es Ihnen direkt den
Vergleich zwischen dem alten und dem neuen Wert an. Änderungen werden jedoch nur dann als
Korrekturen erfaßt, wenn sie nach der Buchung der Abrechnungsergebnisse erfolgen. Diese
Funktion können Sie nicht für eine Massenverarbeitung nutzen.
Siehe auch
Korrekturen über den Reisekostenmanager anzeigen [Seite 214]
Korrekturen über den Wochenbericht anzeigen [Seite 243]
162
April 2001
SAP AG
Ergebnisse Mitarbeiter-Reise
Ergebnisse Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Für die Prüfung und Genehmigung von Reiseanträgen und erfolgten Geschäftsreisen, ist die
Kenntnis der zu erwartenden Reisekosten hilfreich. Die genauen Reisekosten einer MitarbeiterReise stehen erst nach der Abrechnung der Reise fest. Die Abrechnung kann jedoch erst nach
der Genehmigung erfolgen.
Damit Sie trotzdem einen Überblick über die Reisekosten erhalten, können Sie über ein
Reiseerfassungsszenario [Seite 183] die Reiseabrechnungsergebnisse simulieren.
Funktionsumfang
Das System ermittelt aus den Reisefakten die Abrechnungsergebnisse. Diese und den
Überweisungsbetrag der Mitarbeiter-Reise zeigt es über das Standardformular an. Die
Abrechnungsergebnisse speichert das System nicht in der Datenbank.
Siehe auch:
Reiseabrechnung über Reisekostenmanager simulieren [Seite 215]
Reiseabrechnung über Wochenbericht simulieren [Seite 244]
April 2001
163
SAP AG
Genehmigung Mitarbeiter-Reise
Genehmigung Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Das System kann eine Mitarbeiter-Reise nur dann abrechnen, wenn Sie sie zur Abrechnung
genehmigt haben. Hierzu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
·
Die Genehmigung genau einer einzelnen Reise über ein Reiseerfassungsszenario [Seite
183].
·
Die Genehmigung einer oder mehrerer Reisen über das Genehmigungsprogramm [Seite
328].
·
Die Genehmigung einer Reise über den SAP Business Workflow [Seite 326] (falls
integriert).
Integration
Wenn Sie nur eine Mitarbeiter-Reise über ein Reiseerfassungsszenario genehmigen möchten,
dann können Sie vorher die Ergebnisse der Mitarbeiter-Reise [Seite 163] simulieren. Hierüber
erhalten Sie einen Überblick über die zu erwartenden Reisekosten.
164
April 2001
SAP AG
Abrechnung Mitarbeiter-Reise
Abrechnung Mitarbeiter-Reise
Verwendung
Die tatsächlichen Reisekosten einer Mitarbeiter-Reise ermittelt das System durch das
Durchführen der Reisekostenabrechnung. Um Mitarbeiter-Reisen abzurechnen, stehen Ihnen
folgende Möglichkeiten offen:
·
Die Abrechnung genau einer einzelnen Reise über ein Reiseerfassungsszenario [Seite
183].
·
Die Abrechnung einer oder mehrerer Reisen über das Reiseabrechnungsprogramm
[Seite 337].
Voraussetzungen
Sie müssen die Mitarbeiter-Reisen zur Abrechnung genehmigt haben.
Funktionsumfang
Das System ermittelt aus den Reisefakten die Abrechnungsergebnisse. Diese und den
Überweisungsbetrag der Mitarbeiter-Reise zeigt es über das Standardformular an. Das System
speichert – im Gegensatz zur Simulation der Ergebnisse einer Mitarbeiter-Reise [Seite 163] – die
ermittelten Abrechnungsergebnisse in der Datenbank.
April 2001
165
SAP AG
Reisestatus
Reisestatus
Definition
Der Reisestatus charakterisiert den aktuellen Abschnitt im gesamten Lebenszyklus einer
Mitarbeiter-Reise.
Verwendung
Der Reisestatus bestimmt für eine Mitarbeiter-Reise die Zulässigkeit bzw. Unzulässigkeit von
einzelnen Geschäftsvorgängen und ist somit Bestandteil der Prozeßsteuerung im R/3Reisemanagement.
Struktur
Zu jeder Mitarbeiter-Reise sind in der Datenbank sechs Status abgespeichert. Zwei Status
können Sie im Rahmen der Erfassung und Genehmigung von Mitarbeiter-Reisen manuell setzen,
vier Status setzt das System.
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Status:
Status, die das System setzt
Status, die Sie manuell setzen können.
Genehmigungsstatus
Abrechnungsstatus
Druckstatus einer Mitarbeiter-Reise
Übertragungsstatus Datenträgeraustausch
Übertragungsstatus Rechnungswesen
Übertragungsstatus Personalabrechnung
Genehmigungsstatus
Der Genehmigungsstatus gibt den zeitlichen Ablauf der Bearbeitungsphasen wieder. Eine
Mitarbeiter-Reise kann sechs Genehmigungsphasen (Bearbeitungsphasen) durchlaufen:
·
Antrag erfaßt
·
Antrag genehmigt
·
Antrag wartet auf Unterlagen
Diesen Status können Sie nur über das Genehmigungsprogramm [Seite 328] vergeben.
166
·
Reise erfolgt
·
Reise genehmigt
·
Reise wartet auf Unterlagen
April 2001
SAP AG
Reisestatus
Diesen Status können Sie nur über das Genehmigungsprogramm [Seite 328] vergeben.
Abrechnungsstatus
Der Abrechnungsstatus gibt an, ob das System eine Mitarbeiter-Reise beim nächsten
Abrechnungslauf abrechnet. Es gibt folgende Abrechnungsstatus:
·
offen
Diesen Status können Sie setzen. Das System rechnet die Mitarbeiter-Reise beim
nächsten Abrechnungslauf nicht ab, da für sie noch relevante Fakten fehlen.
·
abzurechnen
Diesen Status können Sie setzen. Das System rechnet die Mitarbeiter-Reise beim
nächsten Abrechnungslauf ab, sofern es der Genehmigungsstatus zuläßt.
·
abgerechnet
Diesen Status vergibt das System. Das System rechnet die Mitarbeiter-Reise beim
nächsten Abrechnungslauf nicht ab. Dieser Status gibt die Abrechnungsergebnisse für
eine Übertragung in das Rechnungswesen, an den Datenträgeraustausch oder an die
Personalabrechnung frei.
·
storniert
Diesen Status vergibt das System. Das System rechnet die Mitarbeiter-Reise beim
nächsten Abrechnungslauf ab, um eine Korrekturbuchung in der Finanzbuchhaltung und
eine eventuell nötige Rückrechnung in der Personalabrechnung zu ermöglichen.
Weitere Status
Eine Übersicht über alle Status und ihre Bedeutung für die Prozeßsteuerung können Sie dem
Verzeichnis der Reisestatus [Seite 168] entnehmen.
Siehe auch
Zuordnung Reisestatus [Seite 177]
April 2001
167
SAP AG
Verzeichnis der Reisestatus
Zum besseren Verständnis erhalten Sie einen Überblick über alle Reisestatus und die Form, in
der die Reisestatus in der Feldleiste STATU des Clusters TE auf der Datenbank PCL1
abgespeichert sind.
Reihenfolge der Reisestatus in der Feldleiste STATU des Clusters TE
Position Name
technischer Name Bedeutung
1
Druck
STATU-DRUCK
Druckkennzeichen
2
Antrag
STATU-ANTRG
Genehmigungsstatus
3
Abrechnung STATU-ABREC
Abrechnungsstatus
4
ÜB.L+G
STATU-UEBLG
Überleitungsstatus in die Personalabrechnung
5
ÜB.FI
STATU-UEBRF
Überleitungsstatus in die Finanzbuch-haltung
6
ÜB.DTA
STATU-UEBDT
Überleitungsstatus des Datenträger-austausches
In den Positionen 4 bis 6 darf entweder kein Eintrag oder nur genau ein Eintrag vorhanden sein.
Ausprägungen des Druckkennzeichens
Druckkennzeichen (STATU-DRUCK)
Ausprägung Bedeutung
1
noch nicht gedruckt
2
gedruckt, aber nachträglich geändert
3
gedruckt
Ausprägungen des Genehmigungsstatus
Genehmigungsstatus (STATU-ANTRG)
1
Antrag erfaßt
2
Antrag genehmigt
3
Reise erfolgt
168
April 2001
SAP AG
4
Reise genehmigt
5
Antrag wartet auf Unterlagen
6
Reise wartet auf Unterlagen
Ausprägungen des Abrechnungsstatus
Abrechnungsstatus (STATU-ABREC)
0
offen
1
abzurechnen
2
abgerechnet
3
storniert
Ausprägungen des Überleitungsstatus
in die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Überleitungsstatus (STATU-UEBLG) in die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Space
nicht ausgezahlt über Lohn und Gehalt
1
ausgezahlt über Lohn und Gehalt
2
Auszahlung über Lohn und Gehalt storniert
3
Storno der Auszahlung über Lohn und Gehalt berücksichtigt
in die Finanzbuchhaltung
Überleitungsstatus (STATU-UEBRF) in die Finanzbuchhaltung
Space
nicht gebucht in Finanzbuchhaltung
1
gebucht in Finanzbuchhaltung
2
Buchung in Finanzbuchhaltung storniert
3
Storno in Finanzbuchhaltung gebucht
April 2001
169
SAP AG
des Datenträgeraustausches
Überleitungsstatus (STATU-UEBDT) des Datenträgeraustausches
Space
nicht ausgezahlt über Datenträger
1
ausgezahlt über Datenträger
2
Auszahlung über Datenträger storniert
3
Storno der Auszahlung über Datenträger berücksichtigt
Sinnvolle Kombinationen der Abrechnungsstatus mit den
Überleitungsstatus L+G, FI und DTA
In der Reisekostenverarbeitung kommen für die Werte des Abrechnungsstatus
(STATU-ABREC) und den Überleitungsstatus (STATU-UEBRF, STATU-UEBLG und STATUUEBDT) nur bestimmte sinnvolle Kombinationen vor.
STATU-ABREC STATU-UEBRF STATU-UEBLG STATU-UEBDT
0
Space
Space
Space
1
Space
Space
Space
2
Space
Space
Space
2
1
1
1
3
Space
Space
Space
3
2
2
2
3
3
3
3
Änderungen des Reisestatus und des Überleitungsstatus FI im Dialog
Wird eine Reise im Dialog gesichert, so ändern sich die Werte des Abrechnungsstatus und des
Überleitungsstatus FI. Unter Umständen wird zusätzlich eine neue Version (laufende Nummer
abwärts von 99) der Reise auf der Datenbank angelegt, um Korrekturbuchungen zu ermöglichen.
Fall 1: Der Abrechnungsstatus wird auf offen gesetzt
Alter Status
Neue Version wird
angelegt
Neuer Status
STATU-ABREC STATU-UEBRF
neue Reise
0
170
Space
April 2001
SAP AG
0
Space
0
Space
1
Space
0
Space
2
Space
0
Space
2
1
0
Space
3
Space
0
Space
3
2
0
Space
3
3
0
Space
ja
ja
Fall 2: Der Abrechnungsstatus wird auf abzurechnen gesetzt
Neue Version wird
angelegt
Alter Status
Neuer Status
STATU-ABREC STATU- UEBRF
neue Reise
2
Space
0
Space
2
Space
1
Space
2
Space
2
Space
2
Space
2
1
2
Space
3
Space
2
Space
3
2
2
Space
3
3
2
Space
ja
ja
Fall 3: Der Abrechnungsstatus wird auf storniert gesetzt
Neue Version wird
angelegt
Alter Status
Neuer Status
neue Reise
3
Space
0
Space
3
Space
1
Space
3
Space
2
Space
3
Space
2
1
3
2
3
Space
3
Space
3
2
3
2
3
3
3
Space
April 2001
ja
ja
171
SAP AG
Änderungen des Reisestatus und des Überleitungsstatus L+G im Dialog
Überleitungsstatus L+G. Unter Umständen wird zusätzlich eine neue Version (laufende Nummer
Alter Status
Neue Version
wird angelegt
STATU-ABREC
STATU-UEBLG
neue Reise
Neuer Status
STATUABREC
0
STATU-UEBLG
Space
0
Space
0
Space
1
Space
0
Space
2
Space
0
Space
2
1
0
Space
3
Space
0
Space
3
2
0
Space
3
3
0
Space
ja
ja
Alter Status
Neue Version wird
angelegt
STATU-ABREC
STATU-UEBLG
neue Reise
172
Neuer Status
STATUABREC
1
STATUUEBLG
Space
0
Space
1
Space
1
Space
1
Space
2
Space
1
Space
2
1
1
Space
3
Space
1
Space
3
2
1
Space
3
3
1
Space
ja
ja
April 2001
SAP AG
Alter Status
Neue Version wird
angelegt
STATU-ABREC
STATU-UEBLG
neue Reise
Neuer Status
STATUABREC
3
STATUUEBLG
Space
0
Space
3
Space
1
Space
3
Space
2
Space
3
Space
2
1
3
2
3
Space
3
Space
3
2
3
2
3
3
3
Space
ja
ja
Änderungen des Reisestatus und des Überleitungsstatus DTA im Dialog
Überleitungsstatus DTA. Unter Umständen wird zusätzlich eine neue Version (laufende Nummer
Alter Status
Neue Version wird
angelegt
STATU-ABREC
STATU-UEBDT
neue Reise
Neuer Status
STATUABREC
0
STATUUEBDT
Space
0
Space
0
Space
1
Space
0
Space
2
Space
0
Space
2
1
0
Space
3
Space
0
Space
3
2
0
Space
3
3
0
Space
ja
ja
Alter Status
April 2001
Neue Version wird
angelegt
Neuer Status
173
SAP AG
STATU-ABREC
STATU-UEBDT
neue Reise
STATUABREC
1
STATUUEBDT
Space
0
Space
1
Space
1
Space
1
Space
2
Space
1
Space
2
1
1
Space
3
Space
1
Space
3
2
1
Space
3
3
1
Space
STATUABREC
STATUUEBDT
ja
ja
Alter Status
Neue Version wird
angelegt
STATU-ABREC
STATU-UEBDT
neue Reise
Neuer Status
3
Space
0
Space
3
Space
1
Space
3
Space
2
Space
3
Space
2
1
3
2
3
Space
3
Space
3
2
3
2
3
3
3
Space
ja
ja
Änderungen des Druckkennzeichens beim Sichern einer Reise im Dialog
Wird eine Reise im Dialog gesichert, so ändert sich gegebenenfalls der Wert des
Druckkennzeichens (STATU-DRUCK).
Druckkennzeichen
174
Alter Status
Neuer Status
neue Reise
1
1
1
2
2
April 2001
SAP AG
3
2
Änderung des Abrechnungsstatus während der Abrechnung von Reisen
Nach der Abrechnung ändert sich gegebenenfalls der Wert des Abrechnungsstatus (STATUABREC) einer Reise.
Abrechnungsstatus
Alter Status
Neuer Status
1
2
3
3
Änderung des Druckkennzeichen beim Drucken von Reisen über das
Reisekosten-Standardformular oder die Kompaktformulare
Nach dem Drucken ändert sich der Wert des Druckkennzeichens (STATU-DRUCK) einer Reise.
Druckkennzeichen
Alter Status
Neuer Status
1
3
2
3
Änderungen des Abrechnungsstatus und des Überleitungsstatus beim
Buchen in die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wenn eine Reise in die Lohn- und Gehaltsabrechnung gebucht wird, ändern sich der
Abrechnungsstatus (STATU-ABREC) und der Überleitungsstatus (STATU-UEBLG).
Alter Status
Neuer Status
STATU-ABREC
STATU-UEBLG
STATUABREC
STATUUEBLG
2
Space
2
1
2
1
2
1
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
3
April 2001
175
SAP AG
Buchen in die Finanzbuchhaltung
Wenn eine Reise in die Finanzbuchhaltung gebucht wird, ändern sich der Abrechnungsstatus
(STATU-ABREC) und der Überleitungsstatus (STATU-UEBRF).
Alter Status
Neuer Status
STATU-ABREC
STATU-UEBRF
STATUABREC
STATUUEBRF
2
Space
2
1
3
Space
3
3
3
2
3
3
Buchen mit Datenträgeraustausch
Wenn eine Reise mit dem Datenträgeraustausch gebucht wird, ändern sich der
Abrechnungsstatus (STATU-ABREC) und der Überleitungsstatus (STATU-UEBDT).
176
Alter Status
Neuer Status
STATU-ABREC
STATU-UEBDT
STATUABREC
STATUUEBDT
2
Space
2
1
3
Space
3
3
3
2
3
3
April 2001
SAP AG
Zuordnung Reisestatus
Verwendung
Über die Funktion Zuordnung Reisestatus definieren Sie, welche Geschäftsvorgänge im Rahmen
des Erfassungs-, Genehmigungs- und Abrechnungsprozesses für die Reise zulässig bzw.
unzulässig sind.
Sie können dabei für eine Reise einen Genehmigungs- und einen Abrechnungsstatus setzen.
Integration
Die Zuordnung eines Reisestatus ist notwendige Voraussetzung für das Sichern einer Reise. Ob
Sie diese Zuordnung manuell vornehmen müssen oder ob das System die Status automatisch
setzt, hängt von den Einstellungen im Merkmal TRVPA ab.
Lesen Sie hierzu auch die IMG-Dokumentation Merkmal TRVPA für
Reiseabrechnungsparameter einrichten [Extern] und die Dokumentation des Merkmals TRVPA
(wählen Sie dazu in der Merkmalspflege Springen ® Dokumentation).
Funktionsumfang
Über die Funktion Zuordnung Reisestatus können Sie den Reisestatus für eine Reise erstmalig
zuordnen, überprüfen oder ändern. Welche Reisestatus Sie setzen dürfen, ist abhängig von
Ihren Berechtigungen [Seite 550] (Berechtigungsfeld AUTHS: 'Status neu' beim Sichern der
Reise). Beim ersten Sichern einer Reise ist ein Reisestatus als Vorschlagswert im System
vorhanden, den Sie gemäß Ihren Berechtigungen ändern können. Wenn Sie die Reise ein
weiteres Mal sichern möchten, übernimmt das System den zuletzt in der Datenbank
gespeicherten Reisestatus als Vorschlagswert.
Vorschlagswerte können Sie im Customizing des Reisemanagements unter
Reisekostenabrechnung ® Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ®
Schemen- und Einzelfeldsteuerung definieren einstellen.
Aktivitäten
Erfassungsszenario
Reisemanager
Vorgehensweise
Sie haben eine Reise im Änderungsmodus aufgerufen.
1. Wählen Sie
Reisestatus.
2. Setzen Sie die gewünschten Statuswerte.
3. Wählen Sie
Reisekostenmanager
und Wochenbericht
und sichern Sie Ihre Eingaben.
Sie haben eine Reise im Änderungsmodus aufgerufen.
1. Wählen Sie
Reisestatus.
2. Setzen Sie die gewünschten Statuswerte.
zurück in die
3. Sichern Sie Ihre Eingaben oder kehren Sie über
Reisebearbeitung und sichern Sie die Reise nach Beendigung
aller Eingaben.
April 2001
177
SAP AG
178
April 2001
SAP AG
Historie
Historie
Verwendung
Beim jedem Sichern einer Mitarbeiter-Reise speichert das System in der Datenbank ab:
·
welcher Benutzer die Reise gesichert hat
·
zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit die Reise gesichert wurde
·
mit welchem Reisestatus [Seite 166] die Reise gesichert wurde
Sie können die Gesamtliste aller Datensätze in der Datenbank für eine ausgewählte Reise über
die Funktion Historie anzeigen.
Funktionsumfang
Die Liste der Historie enthält alle Änderungen des Reisestatus einer Mitarbeiter-Reise. Sie
dokumentiert nicht, in wie weit die Reisefakten zwischen zwei Datensätzen verändert wurden.
Siehe auch
Historie anzeigen [Seite 180]
April 2001
179
SAP AG
Historie anzeigen
Historie anzeigen
Vorgehensweise
Erfassungsszenario
Reisemanager
(TRIP)
Reisekostenmanager
(PR05)
Vorgehensweise
1. Markieren Sie die gewünschte Reise und wählen Sie
Ändern.
2. Wählen Sie
(Erfassungs- und Abrechnungshistorie).
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen bzw. anzeigen:
Historie.
1. Markieren Sie die gewünschte Reise und wählen Sie
(Anzeigen).
oder
(Ändern)
2. Wählen Sie
Historie.
Reisekalender
(PR02)
1. Positionieren Sie den Cursor auf ein Feld der gewünschten Reise.
Wochenbericht
(PR04)
3. Positionieren Sie den Cursor auf den entsprechenden
(Ändern) oder
(Anzeigen).
Wochenbericht und wählen Sie
2. Wählen Sie
Historie.
4. Wählen Sie
Historie.
Ergebnis
Das System gibt die Historie der Reisestatus für die ausgewählte Reise wieder.
180
April 2001
SAP AG
Reiseschema
Reiseschema
Definition
Das Reiseschema bestimmt den Erfassungsdialog von Mitarbeiter-Reisen [Seite 154].
Verwendung
Das Reiseschema steuert im Rahmen der Reisefaktenerfassung den Erfassungsprozeß. Es
bestimmt u.a., welche Erfassungsfunktionen Sie im Dialog ausführen können und welche
Eingabefelder angezeigt werden.
Über das Reiseschema können Sie die Reisekostenerfassung für die Anwender in Ihrem
Unternehmen vereinfachen. Pro Reiseschema sind bestimmte Eingabemasken zugänglich und
bestimmte Felder ausgeblendet oder mit bestimmten Werten vorbelegt.
Pro Reiseschema kann es Einstellungen für unterschiedliche Benutzergruppen geben.
Mitarbeiter der Spesenabteilung sehen dann bei der Erfassung z.B. andere Felder als
Mitarbeiter, die ihre Reisekostenabrechnung selbst erfassen.
Sie definieren ein Reiseschema im Customizing des Reisemanagements unter
·
Schemen- und Einzelfeldsteuerung definieren
·
Defaultwerte für Dialog hinterlegen
Struktur
Das Reiseschema besteht unter anderen aus folgenden Parametern:
Reisetyp
Das Reiseschema steuert unter anderem, ob Sie (externe Nummernvergabe) oder das System
(interne Nummernvergabe) die Reisenummer für die Mitarbeiter-Reise bestimmen. Zudem wird
im Reisetyp des Reiseschemas definiert, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise
handelt.
Vorschlagswerte
Des weiteren können Sie im Reiseschema bereits globale Reisefakten mit Vorschlagswerten
belegen, die Sie jedoch im Dialog ändern können. Hierzu gehören z. B. das Reiseland, die
Reiseregion oder die Reisetätigkeitsart.
Zulässigkeit von Erfassungsfunktionen
Das Reiseschema bestimmt, welche zusätzlichen Erfassungsfunktionen für Reisefakten Sie im
Erfassungsprozeß ausführen können.
Integration
Das Reiseschema steht in enger Verbindung mit der Mitarbeiter-Reise und der
Reiseerfassungsart [Seite 183].
April 2001
181
SAP AG
Reiseschema wechseln
Reiseschema wechseln
Verwendung
Um den Erfassungsprozeß einer Reise zu steuern, benötigt das System ein Reiseschema. Falls
für ein Erfassungsszenario mehrere Reiseschemen definiert sind und Sie zu Beginn der
Reisefaktenerfassung das falsche Schema gewählt haben, so können Sie einfach das
Reiseschema wechseln. Dies kann während der erstmaligen Erfassung der Reisefakten erfolgen
oder auch nachdem die Erfassung bereits abgeschlossen ist und die Reise gesichert wurde. Sie
brauchen nicht die Reise zu löschen und neu zu erfassen.
Allerdings kann ein Reiseschemawechsel zu einem teilweisen Verlust an Reisefakten führen. Ein
Verlust an Reisefakten tritt immer dann auf, wenn die Reiseschemen unterschiedliche
zusätzliche Erfassungsfunktionen (z.B. Belege, Kilometer, Weitere Ziele) erlauben.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements [Seite 21] die Reisekostenabrechnung
aus.
2. Wählen Sie den Reisemanager oder den Reisekostenmanager aus.
3. Markieren Sie die Reise, die Sie ändern möchten.
4. Wählen Sie
(Ändern).
5. Wählen Sie Zusätze ® Reiseschemawechsel.
Sie gelangen auf das Dialogbild Reiseschema auswählen.
6. Wählen Sie das gewünschte Reiseschema aus.
7. Bestätigen Sie mit
.
Das System informiert Sie darüber, ob der Reiseschemawechsel zu Datenverlusten
führt.
8. Um den Reiseschemawechsel auszuführen, bestätigen Sie mit
9. Sichern Sie die Reise mit
.
.
Ergebnis
Das System hat das Reiseschema im Dialog geändert und das Erfassungsbild gemäß dem
neuen Reiseschema angepaßt. Um den Reiseschemawechsel in der Datenbank zu speichern,
müssen Sie die Reise sichern.
182
April 2001
SAP AG
Reiseerfassungsszenario
Reiseerfassungsszenario
Definition
Ein Reiseerfassungsszenario ist ein Szenario zur Reisefaktenerfassung [Seite 201].
Verwendung
Um die unterschiedlichen Anforderungen an den Erfassungsprozeß einer Mitarbeiter-Reise zu
verwirklichen und gleichzeitig eine hohe Flexibilität im Erfassungsprozeß aufrecht zu erhalten,
bietet Ihnen das Reisemanagement Erfassungsszenarien an. Jedes stellt einen Rahmen mit
einem festen Einstieg und Ausstieg dar. Innerhalb der Reiseerfassungsszenarien können Sie
Erfassungsfunktionen ausführen. Dabei bestimmen Sie die Häufigkeit und die Reihenfolge der
Ausführung.
Struktur
Jedes Reiseerfassungsszenario hat ein charakteristisches Einstiegsbild (Einstieg) und einen
festgelegten Sicherungsprozeß (Ausstieg). Welche Erfassungsfunktionen Sie in einem
Erfassungsszenario ausführen können, hängt vom ausgewählten Reiseschema [Seite 181] ab.
Siehe auch
Reiseerfassungsszenarien (Überblick) [Seite 184]
Reiseerfassungsszenarien (Navigationsprozeß) [Seite 186]
April 2001
183
SAP AG
Reiseerfassungsszenarien (Überblick)
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die charakteristischen Eigenschaften der
Erfassungsszenarien:
Erfassungsszenario
Reisemanager [Seite 218]
Eigenschaften
Der Reisemanager richtet sich vor allem an
gelegentliche Benutzer, die dezentral (z.B. über
einen Employee Self Service [Extern]) selbst
ihre Reisekosten erfassen.
Der Reisemanager deckt in einer einzigen
Transaktion mit einheitlichem Oberflächendesign
alle Prozeßschritte des Reisemanagements ab:
Sie können
·
einen Reiseantrag stellen
·
eine Reise planen und online buchen
·
Reisekosten erfassen
Sie können die Reiseanträge, -pläne und abrechnungen anlegen, ändern, anzeigen und
ggf. löschen.
Reisekostenmanager [Seite 203]
Der Reisekostenmanager bietet Ihnen eine
tabellarische Übersicht über alle Reisen des
Mitarbeiters. Hier können Sie einzelne Reisen
zur Bearbeitung auswählen.
Über den Reisekostenmanager können Sie
jeweils eine Reisekostenabrechnungen
bearbeiten.
Sie können dabei Einzelbelege und
Pauschalen erfassen.
Reisekalender [Seite 224]
Der Reisekalender bietet Ihnen einen
Überblick in Kalenderform zum Bearbeiten von
Inlandsreisen.
Sie können Einzelbelege und Pauschalen
erfassen.
Sie können mehrere Reisen gleichzeitig
anlegen oder ändern.
184
April 2001
SAP AG
Wochenbericht [Seite 236]
Der Wochenbericht bietet Ihnen eine
tabellarische Übersicht über alle
Wochenberichte des Mitarbeiters. Hier können
Sie einzelne Wochenberichte zur Bearbeitung
auswählen.
Über den Wochenbericht können Sie
Einzelbelege und Fahrtstrecken erfassen. Es
können jedoch keine Unterkunfts- und
Verpflegungspauschalen berücksichtigt
werden.
Reisevorschüsse [Seite 249]
Sie können Reisevorschüsse anlegen.
Reisekosten erfassen (Experte) [Seite 252]
Reisekosten erfassen (Experte) ist kein
eigenständiges Erfassungsszenario, sondern
ruft das direkte Anlegen einer neuen
Reisekostenabrechnung auf.
Abhängig von Ihren Customizing-Einstellungen
überspringt das System die Übersicht der
Reisen des Mitarbeiters und startet mit dem
Erfassungsbild des Reisekostenmanagers,
Reisekalenders oder des Wochenberichts.
April 2001
185
SAP AG
Reiseerfassungsszenarien (Navigationsprozeß)
Reiseerfassungsszenarien (Navigationsprozeß)
Der gesamte Erfassungsprozeß für Mitarbeiter-Reisen ist aufgrund der unterschiedlichen
Anforderungen an die Reisefaktenerfassung flexibel gestaltet worden, indem der
Erfassungsprozeß modular aufgebaut ist. Die Abfolge des Erfassungsprozesses ist somit nicht
strikt vorgegeben, sondern Sie können die Erfassungsfunktionen einzeln, meist direkt aus dem
Einstiegsbild eines Erfassungsszenarios, aufrufen.
Das Reisemanagement gibt Ihnen über die Reiseerfassungsszenarien [Seite 183] lediglich einen
Rahmen vor, in dem Sie frei navigieren können.
Durch den Verzicht auf starre Erfassungsprozesse hat der Mitarbeiter beim Erfassen von
Reisefakten mehrere Vorteile:
·
Sie können den Erfassungsprozeß jederzeit abbrechen - indem Sie die Mitarbeiter-Reise
sichern - und zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen.
·
Sie können Erfassungsfunktionen, die Sie generell nicht verwenden möchten, über das
Customizing des Reisemanagements ausblenden (siehe Customizing des
Reisemanagements unter Reiseabrechnung ® Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung ®
Dialogsteuerung ® Schemen- und Einzelfeldsteuerung definieren).
·
Sie können jede Erfassungsfunktion innerhalb des Prozeß zu jedem Zeitpunkt und
mehrfach aufrufen.
Voraussetzungen
Die Navigation durch die Erfassungsfunktionen (z.B. Belege erfassen, Abzüge erfassen, etc.) für
Reisefakten nur in einer Mitarbeiter-Reise im Rahmen eines Erfassungsszenarios durchführen.
Ablauf
Abhängig vom Erfassungsszenario erfolgt die Navigation zu den Erfassungsfunktionen innerhalb
einer Mitarbeiter-Reise in der Regel folgendermaßen:
·
Aufruf aus dem Einstiegsbild über Drucktasten (z.B. Wochenbericht)
·
Aufruf im dem Einstiegsbild durch Wechsel der Registerkarten (Reisekostenmanager)
·
Auf-/Zuklappen des jeweiligen Eingabebereichs über
186
/
(Reisemanager)
April 2001
SAP AG
Reisefakten
Reisefakten
Definition
Reisefakten stellen die reiseabrechnungsrelevanten oder dokumentarischen Sachverhalte in
Bezug auf eine Mitarbeiter-Reise dar.
Struktur
Solche Sachverhalte können sein:
Reiseziele [Seite 188]
Reisevorschüsse [Seite 189]
Reisespesenvorgaben [Seite 190]
Reisespesenabzugsvorgaben [Seite 191]
April 2001
187
SAP AG
Reiseziele
Reiseziele
Definition
Das Reiseziel enthält Angaben über den Geschäftspartner und dessen Geschäftssitz (Reiseort,
Reisegebiet).
Verwendung
Das Reiseziel dient mit seinen Angaben im Rahmen der Reiseabrechnung zur näheren
Bestimmung von Erstattungssätzen. Wenn eine Geschäftsreise mehrere Reiseziele hat, so
müssen Sie ein Reiseziel zum Hauptziel bestimmen. Die anderen Reiseziele gelten dann als
Zwischenziele.
Struktur
Das Reiseziel enthält Angaben zum
·
Zeitraum
·
Reisegebiet
·
Reiseort
·
Geschäftspartner
·
Grund der Reise
Integration
Der Zeitraum und das Reisegebiet sind für die Reiseabrechnung relevante Sachverhalte. Der
Reiseort, der Geschäftspartner und der Grund der Reise haben dokumentarischen Charakter.
Siehe auch:
Reisedaten pflegen: Ziele [Seite 266]
Zwischenziele einer Reise bearbeiten [Seite 268]
188
April 2001
SAP AG
Reisevorschüsse
Reisevorschüsse
Definition
Ein Reisevorschuß ist ein vorläufiger Erstattungsbetrag für die erwarteten Reisespesen.
Verwendung
Der Reisevorschuß ist ein für die Reiseabrechnung relevanter Sachverhalt. Das System kürzt
den Erstattungsbetrag für die Gesamtreise, der durch die Reiseabrechnung berechnet wurde, um
die Reisevorschüsse.
Struktur
Ein Reisevorschuß enthält Angaben zum Betrag, zur Währung, zum Erfassungsdatum, zum
Währungsumrechnungskurs und zur Hauswährung.
Daneben enthält jeder Reisevorschuß ein Kassenkennzeichen. Das Kassenkennzeichen gibt an,
ob der Vorschuß an einer Kasse oder über die Finanzbuchhaltung ausgezahlt werden soll.
Siehe auch:
Erfassungsfunktion Vorschüsse [Seite 269]
April 2001
189
SAP AG
Reisespesenvorgaben
Reisespesenvorgaben
Definition
Die Reisespesenvorgabe enthält die auf eine Reisespesenart bezogenen relevanten Angaben
zur Berechnung der Erstattungsbeträge.
Verwendung
Die Reisespesenvorgaben bestimmen, wie angefallenen Reisespesen berechnet werden sollen.
Zu unterscheiden sind die pauschale Berechnung (Unterkunft, Verpflegung und
Reisefahrtstrecken) oder die Einzelberechnung (Einzelbelege) der Erstattungsbeträge von
Reisespesen.
Struktur
Reisespesenvorgaben unterteilen sich in Vorgaben für Pauschalen und für Einzelbelege.
Integration
Zusammen mit dem Reiseziel bestimmen die Reisespesenvorgaben für Pauschalen welche
pauschalen Erstattungssätze die Reiseabrechnung zur Berechnung der Erstattungsbeträge
heranzieht.
Sie auch:
Reisedaten pflegen: Belege [Seite 253]
190
April 2001
SAP AG
Reisespesenabzugsvorgaben
Reisespesenabzugsvorgaben
Definition
Eine Reisespesenabzugsvorgabe enthält die relevanten Angaben für die Berechnung des
Abzugsbetrags einer Reisespesenabzugsart.
Verwendung
Die Reisespesenabzugsvorgaben bestimmen, wie anfallende Reisespesenabzüge berechnet
werden sollen.
Struktur
Reisespesenabzugsvorgaben unterteilen sich in Abzugsvorgaben für Pauschalen und für
Einzelbelege.
Siehe auch:
Reisedaten pflegen: Abzüge [Seite 261]
April 2001
191
SAP AG
Personalstammdatenbearbeitung
Personalstammdatenbearbeitung
Verwendung
Damit Sie für einen Mitarbeiter Reisen erfassen können, muß der Personalstammsatz für den
Mitarbeiter vorhanden sein. In der Regel legt das R/3-Personalmanagement (HR) die
Personalstammsätze an und ändert sie gegebenenfalls. Sie können aber auch aus dem
Reisemanagement heraus Personalstammsätze anlegen.
Dazu steht Ihnen die Personalmaßnahme Reise-Ministamm zur Verfügung, über die Sie die
Mitarbeiterdaten erfassen können, die für die Reiseplanung und die Reiseabrechnung relevant
sind.
Folgende Aspekte sind dabei wichtig.
·
Reiseprivilegien (Informationstyp 0017)
Im Informationstyp 0017 werden die Reiseprivilegien des Mitarbeiters hinterlegt. Die
Reiseprivilegien steuern unter anderem, auf welche Erstattungsbeträge das
Abrechnungsprogramm zugreift und welche Belege für den Mitarbeiter erfaßt werden
können.
·
Kostenstelle
Damit Sie für einen Mitarbeiter eine Reise erfassen können, muß dem Mitarbeiter eine
Kostenstelle zugeordnet sein. Ansonsten können Sie keine Reise speichern, da das
System keine Reisekostenzuordnungsvorschrift vorfindet.
Fehlt die Kostenstelle, so können Sie über eine der folgende Möglichkeiten eine
Kostenstelle angeben:
·
·
Sie geben eine Kostenstelle im Informationstyp 0001 (Organisatorische Zuordnung)
an.
·
Sie geben eine Kostenstelle im Informationstyp 0017 (Reiseprivilegien) an.
·
Sie geben eine Kostenstelle im Informationstyp 0027 (Kostenzuordnung, Subtyp 02
Reisekosten) an.
Bankverbindung
Wenn Sie die Reisekosten über einen Datenträgeraustausch auszahlen möchten, muß
für jeden Mitarbeiter im Informationstyp 0009 (Bankverbindung) die Bankverbindung
angelegt sein.
Siehe auch
Personalstammdaten für Reisemanagement anlegen [Seite 193]
Personalstammdaten für Reisemanagement ändern [Seite 195]
Personalstammdaten für Reisemanagement anzeigen [Seite 197]
192
April 2001
SAP AG
Personalstammdaten für Reisemanagement anlegen
Verwendung
Sie können Personalstammsätze für Mitarbeiter aus dem Reisemanagement über die
Personalmaßnahme Reise-Ministamm anlegen. Diese Personalmaßnahme bietet Ihnen
nacheinander die Erfassungsbilder für Mitarbeiterdaten an, die für die Reiseabrechnung relevant
sind. Diese sind:
·
Maßnahme anlegen (Informationstyp 0000)
·
Daten zur Person (Informationstyp 0002)
·
Organisatorische Zuordnung anlegen (Informationstyp 0001)
·
Reiseprivilegien (Informationstyp 0017)
·
Anschriften anlegen (Informationstyp 0006)
·
Bankverbindungen anlegen (Informationstyp 0009)
Vorgehensweise
1. Wählen Sie die Reiseabrechnung [Seite 153] aus..
Sie gelangen auf das Bild Reiseabrechnung.
2. Wählen Sie Umfeld ® Personalstamnm ® Personalmaßnahmen.
Sie gelangen auf das Bild Personalmaßnahmen.
3. Vergeben Sie gegebenenfalls eine Personalnummer.
Werden die Personalnummern intern vergeben, füllt das System dieses Feld mit einer
Personalnummer.
4. Vergeben Sie ein Beginndatum.
5. Markieren Sie die Maßnahmeart Einstellung (Reise-Ministamm).
6. Füllen Sie die Felder Personalbereich, Mitarbeiterkreis und Mitarbeitergruppe.
7. Wählen Sie die Funktion Auswählen.
Sie gelangen auf das Bild Maßnahmen anlegen (Informationstyp 0000).
8. Überprüfen Sie die vorhandenen Daten.
9. Ändern oder ergänzen Sie gegebenenfalls Daten.
10. Sichern Sie die Daten.
11. Geben Sie nacheinander die gewünschten Daten in den folgenden Erfassungsbildern
ein.
April 2001
193
SAP AG
Ergebnis
Sie haben für einen neuen Mitarbeiter eine Personalnummer und einen Personalstammsatz
angelegt.
Siehe auch:
Personalstammdatenbearbeitung [Seite 192]
194
April 2001
SAP AG
Personalstammdaten für Reisemanagement ändern
Verwendung
Sie können folgende Informationstypen ändern, die für das Reisemanagement relevant sind:
·
Informationstyp 0001 (Organisatorische Zuordnung)
·
Informationstyp 0002 (Daten zur Person)
·
Informationstyp 0006 (Anschriften)
·
Informationstyp 0009 (Bankverbindung)
·
Informationstyp 0017 (Reiseprivilegien)
·
Informationstyp 0027 (Kostenzuordnung, Subtyp 02 Reisekosten)
Zum Ändern müssen Sie diesen Informationstyp allerdings im Feld Informationstyp
aufrufen.
·
Informationstyp 0105 (Kommunikation-Kreditkartennummer, Subtyp 11)
Diesen Informationstyp müssen Sie nur ändern, wenn Sie für den Mitarbeiter in Ihrem
Unternehmen das KREDITKARTENCLEARING benutzen möchten. Dazu müssen Sie
diesen Informationstyp im Feld Informationstyp aufrufen.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie die Reiseabrechnung [Seite 153] aus..
2. Wählen Sie Umfeld ® Personalstamm ® Stammdaten pflegen.
Sie gelangen auf das Bild Personalstammdaten pflegen.
3. Geben Sie die gewünschte Personalnummer an.
4. Markieren Sie den gewünschten Informationstyp.
5. Wählen Sie Bearbeiten ® Ändern.
Falls zu diesem Informationstyp noch keine Daten erfaßt wurden, müssen Sie diese
Daten anlegen. Wählen Sie dazu Bearbeiten ® Anlegen.
6. Ändern Sie die gewünschten Daten.
Ergebnis
Sie haben die Personalstammdaten geändert.
April 2001
195
SAP AG
Siehe auch:
196
April 2001
SAP AG
Personalstammdaten für Reisemanagement anzeigen
Personalstammdaten für Reisemanagement anzeigen
Vorgehensweise
1. Wählen Sie die Reiseabrechnung [Seite 153] aus.
2. Wählen Sie Umfeld ® Personalstamm ® Stammdaten anzeigen.
Sie gelangen auf das Bild Personalstammdaten anzeigen.
3. Geben Sie die gewünschte Personalnummer an.
4. Markieren Sie den gewünschten Informationstyp.
5. Wählen Sie Bearbeiten ® Anzeigen.
Ergebnis
Sie gelangen auf das Bild... anzeigen (Informationstyp....). Sie können die Daten anzeigen, aber
nicht ändern.
Siehe auch:
April 2001
197
SAP AG
Kreditorenstammsatzbearbeitung
Verwendung
Damit die Reisekosten in der Finanzbuchhaltung ausgezahlt werden können, muß für jeden
Mitarbeiter ein personenbezogener Kreditorenstammsatz angelegt sein. Ausgehend von den
Personalstammdaten, die Sie entweder aus dem Reisemanagement über die
Personalstammdatenbearbeitung [Seite 192] angelegt haben oder die durch das R/3Personalmanagement angelegt worden sind, können Sie über die
Kreditorenstammsatzbearbeitung personenbezogene Kreditorenstammsätze in der
Finanzbuchhaltung anlegen oder ändern.
Voraussetzungen
Damit Sie personenbezogene Kreditorenstammsätze aus dem Reisemanagement bearbeiten zu
können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
·
Neueinstieg mit Reisemanagement ab R/3 Release 3.0D
·
Einsatz der Finanzbuchhaltung ab R/3 Release 3.0D
·
Es dürfen keine personenbezogenen Kreditorenstammsätze vorhanden sein, die nicht
über die Kreditorenstammsatzbearbeitung erzeugt wurden.
Funktionsumfang
Aus den Personalstammdaten zieht das System zum angegebenen Stichtag folgende
Informationstypen heran, um die Kreditorenstammsätze zu ändern oder anzulegen:
·
Informationstyp 0000 (Maßnahmen)
·
·
Informationstyp 0002 (Daten zur Person)
·
Informationstyp 0006, Subtyp 1 (ständiger Wohnsitz)
·
Informationstyp 0009, Subtyp 2 bzw. 0 (Bankverbindung)
Alle anderen notwendigen Daten entnimmt das System einem Vorlagekreditorenstammsatz.
Über die Kreditorenstammsatzbearbeitung können Sie Kreditorenstammsätze
·
erstmalig aufbauen (neu anlegen)
Aus den aufgezählten Informationstypen und den nicht HR-spezifischen Informationen
des Vorlagekreditorenstammsatzes erzeugt das System Kreditorenstammsätze. Dabei
legt es die Personalnummer im Kreditorenstammsatz im Feld Personalnummer mit ab.
Personen, die bereits einen Kreditorenstammsatz mit entsprechender Personalnummer
haben, lehnt das Programm ab. Die benutzten Personalstammdaten sind die
Informationstypsätze, die zum eingegebenen Stichtag gültig sind.
·
aktualisieren (vollständig ändern gemäß einem Vorlagekreditorenstammsatz und den
Personalstammdaten)
Aus den aufgezählten Informationstypen und den nicht HR-spezifischen Informationen
des Vorlagekreditorenstammsatzes aktualisiert das System die entsprechenden
198
April 2001
SAP AG
Kreditorenstammsätze. Personen, für die noch kein personenbezogenen
Kreditorenstammsatz angelegt ist, lehnt das Programm ab. Die benutzten
Personalstammdaten sind die Informationstypsätze, die zum eingegebenen Stichtag
gültig sind.
·
ändern (nur gemäß der Personalstammdaten, beispielsweise bei einer
Namensänderung)
Das System ändert alle HR-spezifischen Daten der entsprechenden
Kreditorenstammsätze, deren Personalnummer eine Änderung in den
Personalstammdaten erfahren haben. Welche Personalnummern berücksichtigt werden,
können Sie über das Datum steuern, das Sie im Feld... mit letzter Änderung seit erfaßt
haben.
Für die selektierten Personalnummern übernimmt das System für alle oben
genannten Informationstypen die Informationstypsätze, die zum eingegebenen
Stichtag gültig sind.
·
sperren (zur Buchung sperren, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter aus dem
Unternehmen ausscheidet)
Alle Kreditorenstammsätze, die den selektierten Personalnummern entsprechen, werden
für weitere Buchungen gesperrt.
Das Programm erstellt zunächst eine sequentielle Arbeitsdatei, die ein automatisch gestartetes
Folgeprogramm in eine Batch-Input-Mappe umwandelt.
Wenn Sie das Programm zunächst im Testlaufmodus starten, wird auch das Folgeprogramm im
Testmodus ausgeführt. Das System gibt jedoch für jede selektierte Personalnummer eine
Informationsmeldung, die dokumentiert, daß ein Eintrag in der Batch-Input-Mappe gemacht
wurde.
Wenn Sie das Programm im Echtlaufmodus starten, so wird das Folgeprogramm mit ausgeführt
und das Protokoll des Hintergrundjobs dokumentiert die Informationsmeldungen zu den
selektierten Personalnummern.
Siehe auch
Kreditorenstammsätze bearbeiten [Seite 200]
April 2001
199
SAP AG
Kreditorenstammsätze bearbeiten
Kreditorenstammsätze bearbeiten
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Umfeld ® Kreditoren erzeugen.
Sie gelangen auf das Bild Kreditorenstammsätze aus HR-Stammdaten anlegen /ändern
/sperren.
3. Geben Sie im Gruppenrahmen Zeitraum das Datum an, zu dem die
Informationstypensätze der Personalstammdaten als gültig gelesen werden sollen.
4. Geben Sie im Gruppenrahmen Selektion die gewünschten Selektionskriterien an.
Sie können mit Weitere Selektionen weitere Auswahlkriterien festlegen.
5. Bestimmen Sie im Gruppenrahmen Kreditorenstammsätze,
–
in welchem Modus das Programm die Kreditorenstammsätze bearbeiten soll
–
welcher Vorlagekreditorenstammsatz herangezogen werden soll, wenn die
Kreditorenstammsätze erstmalig aufgebaut oder aktualisiert werden
Die Bedingungen an den Vorlagekreditorenstammsatz können Sie der Feldhilfe zum
Feld Kreditor entnehmen.
6. Bestimmen Sie im Gruppenrahmen Arbeitsdatei den Namen der Arbeitsdatei und ob eine
Liste der Arbeitsdatei ausgegeben werden soll.
7. Bestimmen Sie im Gruppenrahmen Programmlaufmodus, wie das Programm gestartet
werden soll.
Da Sie im Testlaufmodus jede Informationsmeldung, die für eine Personalnummer
dokumentiert wird, manuell bestätigen müssen, sollten Sie den Testlauf nur für wenige
Personalnummern durchführen.
Ergebnis
Das Programm hat eine Arbeitsdatei erzeugt. Gegebenenfalls hat das System die Arbeitsdatei in
eine Batch-Input-Mappe umgewandelt, die Sie in der Finanzbuchhaltung weiter verarbeiten
können.
200
April 2001
SAP AG
Reisefaktenerfassung (Reiseabrechnung)
Sie benötigen die Reisefaktenerfassung, um die Reisefakten einer Mitarbeiter-Reise im R/3System erfassen und ändern zu können. Sie ist die Basis des betriebswirtschaftlichen
Gesamtprozesses des Reisemanagements [Seite 17].
Voraussetzungen
Sie können über die Reisefaktenerfassung nur dann eine Mitarbeiter-Reise anlegen, wenn Sie
für den Mitarbeiter die Personalstammdatenbearbeitung [Seite 192] abgeschlossen haben.
Ablauf
Der Prozeß der Reisefaktenerfassung ist flexibel gestaltet, um die Vielfalt von Reisen und deren
Reisefakten sicher und effizient zu erfassen. Er wird durch das Reiseerfassungsszenario [Seite
183] und durch das Reiseschema [Seite 181] bestimmt und setzt sich aus vielen
Erfassungsfunktionen zusammen, mit denen Sie jeweils bestimmte Reisefakten erfassen
können.
Sie starten den Prozeß, indem Sie die Funktionen Anlegen Mitarbeiter-Reise [Seite 155] oder
Änderung Mitarbeiter-Reise [Seite 156] auswählen. Sie beenden den Prozeß, indem Sie die
Mitarbeiter-Reise in der Datenbank speichern. Wie der Gesamtprozeß des Reisemanagements
aufzeigt, können Sie Reisefakten zu verschiedenen Zeitpunkten erfassen, so daß Sie den
Prozeß in der Regel mehrmals starten. Wenn Sie Reisefakten für eine Geschäftsreise erfassen
möchten, zu der noch keine Mitarbeiter-Reise in der Datenbank existiert, so müssen Sie eine
Mitarbeiter-Reise anlegen. Wenn Sie Reisefakten für eine Geschäftsreise erfassen möchten, zu
der schon eine Mitarbeiter-Reise in der Datenbank existiert, so müssen Sie die Mitarbeiter-Reise
ändern.
Detaillierter Ablauf des Prozesses:
Reisefaktenerfassung über die Funktion
Reisefaktenerfassung über die Funktion
Sie wählen die Funktion Anlegen Reise aus.
Sie wählen das gewünschte
Reiseerfassungsszenario aus.
Sie bestimmen die Personalnummer und
wählen ein Reiseschema aus.
Sie wählen die gewünschte Mitarbeiter-Reise
aus.
Sie erfassen die notwendigen Reisefakten.
Sie ergänzen neue Reisefakten, indem Sie die
benötigte Erfassungsfunktion auswählen [Seite
186].
Sie sichern die Mitarbeiter-Reise.
Sie sichern die Mitarbeiter-Reise.
Ergebnis
Die Mitarbeiter-Reise ist mit den neuen Reisefakten in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie alle
Reisefakten erfaßt haben, dann muß in der Regel die Mitarbeiter-Reise für die Reiseabrechnung
genehmigt werden. Die Genehmigung können Sie entweder durch den SAP Business Workflow
oder durch das Genehmigungstool starten.
April 2001
201
SAP AG
Siehe auch:
Erfassungsszenario Reisemanager: Reisekosten [Seite 218]
Erfassungsszenario Reise erfassen (Experte) [Seite 252]
202
April 2001
SAP AG
Erfassungsszenario Reisekostenmanager
Dieses Szenario ist das zentrale Erfassungsszenario der Reiseabrechnung. Sie können für einen
Mitarbeiter sowohl Inlandsreisen als auch Auslandsreisen anlegen und ändern. Des weiteren
können Sie für Reisen sowohl Pauschalen als auch Einzelnachweise erfassen.
Sie können mit diesem Szenario jede Reise ändern, die über den Reisekostenmanager, den
Reisekalender und die Reisevorschüsse erfaßt wurden. Ebenso können Sie Reisen, die Sie an
das Rechnungswesen, an die Personalabrechnung oder den Datenträgeraustausch übertragen
haben, über dieses Szenario ändern. Sie können im Gegensatz zum Reisekalender nur eine
Reise zur Zeit bearbeiten.
Ablauf des Szenarios
1. Sie starten den Reisekostenmanager, in dem Sie die Funktion Reisekostenmanager
[Seite 205] in der Reiseabrechnung aufrufen.
Das System gibt Ihnen einen Überblick über alle Reisen, die Sie für den Mitarbeiter
erfaßt haben.
2. Sie können entweder eine Reise auswählen und ändern oder eine Reise neu anlegen.
3. Wenn Sie eine neue Reise anlegen, müssen Sie zunächst die Rahmendaten und die
Pauschalabrechnungen erfassen.
4. Um detaillierte Reisefakten zu erfassen, können Sie aus dem Reisekostenmanager
weitere Erfassungsfunktionen aufrufen.
Welche Erfassungsfunktionen sie aufrufen können, ist abhängig vom Reiseschema, das
Sie im Customizing der Reiseabrechnung für den Reisekostenmanager definiert haben.
5. Sie beenden das Szenario, in dem Sie die Funktion Reise Sichern auswählen.
Das System speichert die neue oder geänderte Reise in der Datenbank ab.
Ergebnis
Sie haben eine neue Reise angelegt oder eine Reise geändert. Das System hat die Reise in der
Datenbank gespeichert. Um die Reisespesen auszahlen zu können, müssen Sie die Reisen
genehmigen [Seite 216], abrechnen [Seite 217] und an das Rechnungswesen, an die
Personalabrechnung oder an den Datenträgeraustausch übertragen.
Siehe auch:
Reisekostenmanager auswählen [Seite 205]
Reise anlegen (Reisekostenmanager) [Seite 206]
Reise ändern (Reisekostenmanager) [Seite 208]
Reisen anzeigen (Reisekostenmanager) [Seite 209]
Reisen kopieren (Reisekostenmanager) [Seite 210]
Reise drucken [Seite 213]
Korrekturen anzeigen [Seite 214]
April 2001
203
SAP AG
Reiseabrechnung simulieren (Reisekostenmanager) [Seite 215]
Reise genehmigen [Seite 216]
Reise abrechnen [Seite 217]
204
April 2001
SAP AG
Reisekostenmanager auswählen
Reisekostenmanager auswählen
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Reise ® Reisekostenmanager.
Sie gelangen auf das Bild Reisekostenmanager.
3. Geben Sie im Feld Personalnummer die Personalnummer derjenigen Person ein, für die
Sie eine Reise anlegen oder ändern möchten.
Das System listet alle bereits erfaßten Reisen der Person nach absteigenden
Reisenummern auf.
Ergebnis
Sie haben den Reisekostenmanager ausgewählt. Sie können für die Person eine neue Reise
anlegen oder eine erfaßte Reise ändern.
April 2001
205
SAP AG
Reise anlegen (Reisekostenmanager)
Vorgehensweise
1. Wählen Sie den Reisekostenmanager [Seite 205] aus.
2. Wählen Sie Reise ® Anlegen.
Sie gelangen auf das Dialogbild Reiseschema auswählen.
3. Wählen Sie ein Reiseschema aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl auf den Dialogfenster
über die Funktion Weiter Enter.
Wenn Sie weitere Reiseschemata auswählen, gelangen Sie auf das Dialogfenster
Bitte Reiseschema vorgeben. Geben Sie das gewünschte Reiseschema ein und
bestätigen Sie im Dialogfenster ihre Angaben über die Funktion Enter.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Belege.
4. Erfassen die Reisefakten zu den Rahmendaten der neuen Reise.
a) Geben Sie das Beginndatum und die Beginnuhrzeit an.
b) Geben Sie das Endedatum und die Endeuhrzeit an.
c) Geben Sie das Hauptziel im Feld Land und im Feld Region an.
5. Erfassen Sie die Reisefakten zur Pauschalabrechnung der neuen Reise.
6. Erfassen Sie ggf. Einzelbelege [Seite 253].
7. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zur Reise erfassen möchten, wählen Sie die
benötigten Erfassungsfunktionen über Springen ® <Erfassungsfunktion> oder über
Zusätze ® <Erfassungsfunktion> aus.
8. Wählen Sie Reisen ® Sichern.
Ergebnis
Sie haben eine neue Reise angelegt. Das System hat die Reisefakten in der Datenbank
gespeichert.
Siehe auch:
Erfassungsfunktion Abzüge [Seite 261]
Erfassungsfunktion Kilometeraufteilung [Seite 263]
Erfassungsfunktion Zwischenziele [Seite 266]
Erfassungsfunktion Reisezusatzinformationen [Seite 322]
Kostenzuordnungsvorgabe der Gesamtreise [Seite 290]
Kostenzuordnungsvorgabe pro Zwischenziel [Seite 295]
Kostenzuordnungsvorgabe pro Beleg [Seite 299]
206
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe für Kilometer [Seite 309]
April 2001
207
SAP AG
Reise ändern (Reisekostenmanager)
Reise ändern (Reisekostenmanager)
Vorgehensweise
2. Markieren Sie die Reise, die Sie ändern möchten.
3. Wählen Sie Reise ® Ändern.
4. Ändern Sie ggf. die Reisefakten in den Rahmendaten.
5. Ändern Sie ggf. die Reisefakten in der Pauschalabrechnung.
6. Ändern Sie oder ergänzen Sie Einzelbelege.
7. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zur Reise ändern oder ergänzen möchten, wählen
Sie die benötigten Erfassungsfunktionen über Springen ® <Erfassungsfunktion> oder
über Zusätze ® <Erfassungsfunktion> aus. Ändern Sie oder ergänzen Sie über die
entsprechenden Erfassungsfunktionen die Reisefakten.
Ergebnis
Sie haben die Reisefakten der ausgewählten Reise geändert oder ergänzt.
Siehe auch:
Kostenzuordnungsvorgabe pro Zwischenziel [Seite 295]
208
April 2001
SAP AG
Reisen anzeigen (Reisekostenmanager)
Reisen anzeigen (Reisekostenmanager)
Vorgehensweise
2. Markieren Sie eine Reise.
3. Wählen Sie Reise ® Anzeigen.
4. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zur Reise anzeigen möchten, wählen Sie die
5. Um die Anzeige einer Reise zu beenden, wählen Sie Reise ® Beenden.
April 2001
209
SAP AG
Reisen kopieren (Reisekostenmanager)
Reisen kopieren (Reisekostenmanager)
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Reise ® Reisekostenmanager aus.
Sie gelangen auf das Bild Reisekostenmanager.
2. Geben Sie die Personalnummer ein, für die Sie eine Reise neu anlegen möchten, indem
Sie eine existierende Reise kopieren.
3. Wählen Sie Reise ® Kopieren.
Sie gelangen auf das Dialogbild Vorlage. Das System schlägt als Vorlage dieselbe
Personalnummer und die Reise vor, die Sie zuletzt für diese Personalnummer erfaßt
haben.
4. Geben Sie im Feld Personalnummer die Personalnummer ein, für die Sie die
Vorlagereise erfaßt haben.
5. Geben Sie im Feld Reisenummer die Reisenummer der Vorlagereise ein.
6. Um die Vorlage zu bestätigen, wählen Sie Übernehmen im Dialogbild Vorlage.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Belege. Das System hat die Reisefakten
der Vorlage übernommen.
7. Ändern Sie die Reisefakten der Rahmendaten, um aus der Vorlage eine neue Reise
anzulegen.
8. Ändern Sie alle Reisedaten (Beginn- und Endedaten) der Reisefakten so ab, daß Sie im
neuen Reisezeitraum liegen.
9. Wählen Sie Reise ® Sichern.
Das System prüft die Datumsangaben, ob sie im Reisezeitraum der Reise liegen.
Datumsangaben für Einzelbelege und Reisevorschüsse sind von dieser Prüfung
ausgenommen. Wenn das System Inkonsistenten feststellt, sichert es die Reise nicht in
der Datenbank. Korrigieren Sie die fehlerhaften Datumsangaben und sichern Sie die
Reise erneut.
Ergebnis
Das System hat die Reise neu angelegt.
210
April 2001
SAP AG
(Reisekostenmanager)
Voraussetzung
Sie müssen eine Leseberechtigung für die Personalnummer haben, von der Sie eine Reise auf
eine andere Personalnummer kopieren möchten.
Vorgehensweise
So kopieren Sie eine Reise zwischen Personalnummern:
1. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements [Seite 21] Reisekostenabrechnung
® Reisekostenmanager.
2. Geben Sie im Feld Personalnummer die Personalnummer des Mitarbeiters ein, dessen
Reise Sie kopieren möchten.
3. Bestätigen Sie mit Enter.
4. Das System listet alle Reisen des Mitarbeiters auf.
5. Notieren Sie sich die Personalnummer und die Reisenummer der gewünschten Reise.
6. Öffnen Sie ein neues Fenster.
7. Rufen Sie auch dort den Reisekostenmanager auf.
8. Geben Sie die Personalnummer des Mitarbeiters ein, für den Sie eine Reise kopieren
möchten.
9. Wählen Sie .
Sie gelangen auf das Dialogfenster Vorlage.
10. Geben Sie folgende Daten ein:
-
die Personalnummer des Mitarbeiters, von dem Sie eine Reise kopieren möchten
-
die Reisenummer der Reise, die als Kopiervorlage dienen soll
Über die F4-Wertehilfe können Sie alle Reisen zu dieser Personalnummer anzeigen.
-
das Beginndatum der neuen Reise
11. Wählen Sie
.
12. Ändern oder ergänzen Sie gegebenenfalls die Rahmendaten und Zusatzdaten (z.B. Belege,
Wegstrecken, etc.).
Vorschüsse und Kreditkartenbelege der kopierten Reise werden nicht in die neue
Reise übernommen.
April 2001
211
SAP AG
Registerkarten, die mit
gekennzeichnet sind, beinhalten Zusatzdaten zur Reise.
Für alle Zusatzdaten müssen Sie die Datumsangaben durch die aktuellen
Datumsangaben ersetzen.
13. Wählen Sie
Status, um einen Reisestatus [Seite 166] zuzuordnen.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Status.
14. Vergeben Sie einen Reisestatus [Seite 177] und sichern Sie mit
.
Ergebnis
Sie haben eine neue Reise angelegt.
Siehe auch:
Funktion Kopieren Mitarbeiter-Reise [Seite 158]
212
April 2001
SAP AG
Reise drucken
Reise drucken
Verwendung
Sie können für eine Reise das Standardformular direkt aus dem Bild Reisekostenmanager
ausdrucken.
Voraussetzungen
Die Reise muß durch die Reiseabrechnung abgerechnet sein.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Reise ® Drucken.
Sie gelangen auf das Bild Report-Ausgabe drucken.
4. Geben Sie die nötigen Druckparameter ein.
5. Wählen Sie Ausgabe ® Drucken.
Ergebnis
Das System druckt das Standardformular für die ausgewählte Reise aus.
April 2001
213
SAP AG
Korrekturen anzeigen
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Reise ® Korrekturen anzeigen.
Sie gelangen auf das Bild Genehmigung von Reisen.
4. Um in das Bild Reisekostenmanager zurückzukehren, wählen Sie Springen ® Zurück.
Ergebnis
Das System zeigt Ihnen gegebenenfalls vorhandenen Korrekturen an.
214
April 2001
SAP AG
Reiseabrechnung simulieren (Reisekostenmanager)
Reiseabrechnung simulieren (Reisekostenmanager)
Verwendung
Sie können für genau eine Reise die Reiseabrechnung im Bild Reisekostenmanager simulieren.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Reise ® Simulieren.
4. Um in das Bild Reisekostenmanager zurückzukehren, wählen Sie Springen ® Zurück.
Ergebnis
Das System zeigt Ihnen im Dialog das Standardformular für die simulierte Abrechnung an.
April 2001
215
SAP AG
Reise genehmigen
Reise genehmigen
Verwendung
Sie können genau eine Reise schnell und direkt aus dem Bild Reisekostenmanager genehmigen.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Reise ® Genehmigen.
Ergebnis
Das System genehmigt die markierte Reise.
216
April 2001
SAP AG
Reise abrechnen
Reise abrechnen
Verwendung
Sie können genau eine Reise aus dem Bild Reisekostenmanager direkt abrechnen.
Voraussetzungen
Sie müssen die Reise genehmigt haben.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Reise ® Abrechnen.
Sie gelangen auf das Dialogbild Abrechnungsperiode eingeben.
4. Geben Sie eine Abrechnungsperiode ein.
5. Um die Reiseabrechnung zu starten wählen Sie Weiter im Dialogbild.
Ergebnis
Das System rechnet die Reise ab und setzt den Abrechnungsstatus abgerechnet.
April 2001
217
SAP AG
Erfassungsszenario Reisemanager: Reisekosten
Der Reisemanager richtet sich mit seiner betont einfachen und intuitiven Handhabung vor allem
an den Gelegenheitsbenutzer, der dezentral seine eigenen Reisen oder die einiger Reisenden,
die ihm zugeordnet sind, bearbeiten will.
Über den Reisemanager können Sie – je nach Einstellungen des firmenspezifischen
Customizings –
·
einen Reiseantrag stellen [Seite 33]
·
eine Dienstreise planen und Reisedienstleistungen online buchen [Seite 107]
·
eine Reisekostenabrechnung durchführen
Im folgenden Abschnitt wird das Erfassen einer Reisekostenabrechnung über den
Reisemanager beschrieben.
Voraussetzungen
Das Customizing der Reisekostenabrechnung im Reisemanagement muß für Ihre
unternehmensspezifischen Anforderungen eingerichtet sein.
Ablauf
Die Erfassungsbilder des Reisemanagers haben denselben Aufbau wie ein Papierformular, das
Sie von oben nach unten abarbeiten. Die Abfolge der Eingabebereiche entspricht der Abfolge der
Elemente im Reisekostenformular.
Die einzelnen Datenbereiche besitzen einen Schalter, über den Sie sie auf- und zuklappen
können, so daß Sie durch Zuklappen z.B. bereits erfaßter oder nicht benötigter Bereiche ein
übersichtlicheres Erfassungsbild erhalten.
Über Zusätze ® Einstellungen bestimmen Sie, wie der Erfassungsbildschirm beim
Öffnen einer Reisekostenabrechnung im Reisemanager dargestellt werden soll:
welche Datenbereiche sollen aufgeklappt sein, welche nicht.
Erfassen einer Reisekostenabrechnung:
1. Sie können entweder eine Reise auswählen und ändern oder eine Reise neu anlegen.
2. In den auf- und zuklappbaren Datenbereichen erfassen Sie auf einem Bildschirm
·
·
218
Rahmendaten
-
Weitere Ziele
-
Vorschüsse
-
Zuordnung der Kosten der Gesamtreise, falls sie von der Stammkontierung abweicht
-
Bemerkungen zur Reise
Angaben zur Pauschalerstattung
April 2001
SAP AG
·
-
Fahrtstrecke
-
Verpflegung und Unterkunft
Spesenbelege
-
Zusatzinformation zu Belegen
-
Bemerkungen
-
Zuordnung der Kosten eines Belegs, falls sie von der Stammkontierung abweicht
3. Anschließend sichern Sie Ihre Eingaben.
Funktionen nach Erfassung einer Reisekostenabrechnung:
Funktion
Menüpfad
Reisekostenabrechnung einzeln genehmigen
Reise ® Genehmigen
Ergebnisse anzeigen (simulieren)
Springen ® Ergebnisse
Abrechnungs- und Genehmigungsstatus setzen Springen ® Reisestatus
Übersicht der Kostenzuordnung anzeigen
Springen ® Kostenzuordg. Übersicht
Versionen der Reisekostenabrechnung
Springen ® Historie
anzeigen: pro Version Änderer und Status der
Genehmigung, Abrechnung und des Formulars
Infocenter [Seite 29] aufrufen
Zusätze ® Infocenter
Originale der optischen Belegarchivierung
Zusätze ® Originale zuordnen / Originale
zuordnen und anzeigen
anzeigen
Reiseschema wechseln (wenn im Customizing
Zusätze ® Reiseschemawechsel
mehrere Reiseschemen für den Reisemanager
eingerichtet sind)
Welche Erfassungsfunktionen Sie aufrufen können, ist abhängig vom Reiseschema und wie es
im Customizing des Reisemanagements in der Schemen- und Einzelfeldsteuerung für den
Reisemanager definiert wurde.
Ergebnis
Sie haben eine neue Reisekostenabrechnung angelegt oder eine bestehende geändert. Das
System hat die Reisekostenabrechnung in der Datenbank gespeichert. Um die Reisespesen
auszahlen zu können, müssen Sie die Reise genehmigen [Seite 216], abrechnen [Seite 217] und
an das Rechnungswesen, an die Personalabrechnung oder an den Datenträgeraustausch
übertragen.
April 2001
219
SAP AG
220
April 2001
SAP AG
Reisemanager auswählen
Reisemanager auswählen
Vorgehensweise
1. Wählen Sie im SAP Easy Access Menü Rechnungswesen ® Finanzwesen
® Reisemanagement ® Reisemanager.
2. Falls Ihrem User in Infotyp 0105 (Kommunikation) keine Personalnummer zugeordnet ist,
müssen Sie nun die Personalnummer des Mitarbeiters eingeben, für den Sie eine Reise
bearbeiten wollen und wählen Sie Enter.
3. Sie gelangen auf das Einstiegsbild [Seite 25] des Reisemanagers.
Um für einen anderen Mitarbeiter Reisen zu bearbeiten, wechseln Sie die
Personalnummer mit .
Ergebnis
Sie haben den Reisemanager ausgewählt. Sie können für einen Mitarbeiter eine
Reisekostenabrechnung anlegen oder eine existierende ändern, anzeigen bzw. löschen.
April 2001
221
SAP AG
Reisekostenabrechnung anlegen (Reisemanager)
Reisekostenabrechnung anlegen (Reisemanager)
Verwendung
Sie legen eine Reisekostenabrechnung an, um die angefallenen Spesen einer Mitarbeiter-Reise
[Seite 154] zu erfassen und abzurechnen.
Voraussetzungen
Sie haben den Reisemanager ausgewählt [Seite 221].
Vorgehensweise
So legen Sie eine Reisekostenabrechnung an:
1. Wählen Sie im Einstiegsbild Anlegen einer Reisekostenabrechnung (oder im Menü Reise
® Reisekostenabrechnung anlegen).
Abhängig von den Customizing-Einstellungen, gelangen Sie gegebenenfalls auf das
Dialogbild Reiseschema auswählen.
2. Wählen Sie ein Reiseschema aus und bestätigen Sie mit Enter.
Wenn Sie Weitere Reiseschemata auswählen, gelangen Sie auf das Dialogfenster Bitte
Reiseschema vorgeben. Geben Sie das gewünschte Reiseschema ein und bestätigen
Sie im Dialogfenster Ihre Angaben über die Funktion Enter.
Sie gelangen auf das Bild Reisekostenabrechnung <Name des Reisenden>. Das System
hat einen Reisekostenabrechnung mit einer neuen Reisenummer angelegt.
3. Erfassen Sie die Rahmendaten der Reise:
-
Beginndatum und Beginnuhrzeit
-
Endedatum und Endeuhrzeit
-
Reiseziel, Land und gegebenenfalls Region
4. Erfassen Sie die Reisefakten zur Pauschalabrechnung der neuen Reise.
5. Erfassen Sie gegebenenfalls Einzelbelege.
Ergebnis
Sie haben eine neue Reisekostenabrechnung angelegt. Das System hat die Reisefakten in der
Datenbank gespeichert.
Siehe auch
Reisemanager: Datenbereich "Spesenbelege"
[Seite 259]
222
April 2001
SAP AG
Reisekostenabrechnung genehmigen (Reisemanager)
Reisekostenabrechnung genehmigen (Reisemanager)
Verwendung
Sie können genau eine Reise schnell und direkt aus dem Bild Reisekostenabrechnung <Name
des Reisenden>, Reise <Reisenummer> genehmigen.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie den Reisemanager aus.
2. Markieren Sie in der Übersichtsliste der Reisen [Seite 28] eine Reisekostenabrechnung.
3. Wählen Sie
Ändern oder doppelklicken Sie auf die Reisekostenabrechnung.
4. Wählen Sie
Genehmigen.
Ergebnis
Das System setzt folgende Status für die Reise:
Genehmigungsstatus
Antrag genehmigt
Abrechnungsstatus
abzurechnen
Siehe auch
Um mehrere Reisekostenabrechnungen gleichzeitig zu genehmigen, nutzen Sie das
Genehmigungsprogramm [Seite 328] für Reisen.
April 2001
223
SAP AG
Erfassungsszenario Reisekalender
Erfassungsszenario Reisekalender
Über dieses Szenario können Sie für einen Mitarbeiter mehrere Inlandsreisen gleichzeitig
anlegen und ändern. Sie können jedoch keine Auslandsreisen anlegen oder ändern.
Ablauf des Szenario
1. Sie starten den Reisekalender, in dem Sie die Funktion Reisekalender [Seite 225] in der
Reiseabrechnung aufrufen.
2. Das System generiert einen tagegenauen Kalender.
Sie können den angezeigten Zeitraum selbst bestimmen. Der Kalender zeigt alle Reisen
an, die Sie für diesen Zeitraum bereits erfaßt haben. Reisen, die Sie nicht über den
Reisekalender erfaßt haben, und Reisen, die Sie an das Rechnungswesen, an die
Personalabrechnung oder den Datenträgeraustausch übertragen haben, zeigt der
Reisekalender abgedunkelt an. Solche Reisen können Sie über den Reisekalender nicht
ändern.
3. Sie legen im Kalender unter dem gewünschten Datum neue Inlandsreisen an, indem Sie
die Rahmendaten dieser Reisen erfassen.
4. Um detaillierte Reisefakten zu erfassen, können Sie aus dem Reisekalender weitere
Erfassungsfunktionen aufrufen.
Sie im Customizing der Reiseabrechnung für den Reisekalender definiert haben.
Das System speichert alle neuen oder geänderten Reisen in der Datenbank ab.
Ergebnis
Sie haben gleichzeitig mehrere Inlandsreisen eines Mitarbeiters erfaßt und in der Datenbank
gesichert. Um die Reisespesen auszahlen zu können, müssen Sie die Reisen genehmigen,
abrechnen und an das Rechnungswesen, an die Personalabrechnung oder an den
Datenträgeraustausch übertragen.
Siehe auch:
Reisekalender auswählen [Seite 225]
Eintägige Inlandsreise anlegen [Seite 226]
Mehrtägige Inlandsreise anlegen [Seite 228]
Inlandsreise verschieben [Seite 230]
224
April 2001
SAP AG
Reisekalender auswählen
Reisekalender auswählen
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Reise ® Reisekalender.
Sie gelangen auf das Bild Reisekalender: Inlandsreisen.
Sie Inlandsreisen anlegen oder ändern möchten.
4. Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein.
Das System schlägt als Zeitraum den aktuellen Systemmonat vor.
Das System zeigt den ausgewählten Zeitraum als tagegenauen Kalender mit den bereits
erfaßten Reisen an.
Ergebnis
Sie haben den Reisekalender für Inlandsreisen ausgewählt. Sie können für die Person neue
Inlandsreisen anlegen oder erfaßte Inlandsreisen ändern.
April 2001
225
SAP AG
Eintägige Inlandsreise anlegen
Vorgehensweise
1. Wählen Sie den Reisekalender [Seite 225] aus.
2. Erfassen Sie die Rahmendaten der Reise wie folgt:
a) Geben Sie in der Zeile mit dem Reisedatum den Abfahrtszeitpunkt im Feld von und
den Rückkehrzeitpunkt im Feld bis minutengenau ein.
b) Wenn Sie die Reisenummern extern vergeben, müssen sie für die Reise eine
Reisenummer im Feld Nummer vergeben.
c) Bestätigen Sie die Reisedaten mit Enter.
Das System setzt den Genehmigungsstatus, der Sie im Customizing der
Reiseabrechnung (Merkmal TRVPA) hinterlegt haben, und den Abrechnungsstatus
abzurechnen. Den Abrechnungsstatus der Reise können Sie im Dialog des
Reisekalenders abändern. Das System setzt das Kennzeichen für die
Pauschalabrechnung der Verpflegung.
d) Um die Feldinhalte zu ändern, überschreiben Sie diese mit dem gewünschten Inhalt.
Das System vergibt für die Reise eine vorläufige Zwischennummer
(z.B.: 9999999901).
e) Geben Sie gegebenenfalls die Abzüge wegen Bewirtung ein.
Zur besseren Übersicht der Reisen sollten sie den Zielort der Reise im Feld Ort und
den Reisegrund im Feld Grund eingeben.
3. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zur Inlandsreise erfassen möchten, wählen Sie die
Sie gelangen auf das Dialogfenster Information.
Sie gelangen erneut auf das Bild Reisekalender: Inlandsreisen.
Das System listet alle Reisen auf, die im ausgewählten Zeitraum liegen. Wenn Sie die
interne Reisenummernvergabe nutzen, haben die Reisen, die bisher nur eine interne
Zwischennummer (z.B.: 999999901) hatten, eine endgültige Reisenummer erhalten.
Ergebnis
Sie haben neue eintägige Inlandsreisen erfaßt.
Siehe auch:
Erfassungsfunktion Belege [Seite 253]
226
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe Reiseabrechnung [Seite 287]
April 2001
227
SAP AG
Mehrtägige Inlandsreise anlegen
Vorgehensweise
2. Erfassen Sie die Rahmendaten der Reise wie folgt:
a) Geben Sie in der Zeile mit dem Beginndatum der Reise den Abfahrtszeitpunkt im
Feld von minutengenau ein.
b) Wenn Sie die Reisenummern extern vergeben, müssen sie für die Reise eine
Reisenummer im Feld Nummer vergeben.
Zur besseren Übersicht der Reisen sollten sie den Zielort der Reise im Feld Ort und
den Reisegrund im Feld Grund eingeben. Die Einträge müssen unter dem
Beginndatum der Reise abgelegt werden.
c) Geben Sie in der Zeile mit dem Endedatum der Reise den Rückkehrzeitpunkt im
Feld bis minutengenau ein.
d) Betätigen Sie Enter.
Das System setzt den Genehmigungsstatus, der Sie im Customizing der
Reiseabrechnung (Merkmal TRVPA) hinterlegt haben, und den Abrechnungsstatus
abzurechnen. Den Abrechnungsstatus der Reise können Sie im Dialog des
Reisekalenders abändern. Das System setzt das Kennzeichen für die
Pauschalabrechnung der Verpflegung.
e) Um die Feldinhalte zu ändern, überschreiben Sie diese mit dem gewünschten Inhalt.
Das System vergibt außerdem für die Reise eine vorläufige Zwischennummer (z.B.:
9999999901).
f)
Geben Sie gegebenenfalls die Abzüge wegen Bewirtung ein.
3. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zur Inlandsreise erfassen möchten, wählen Sie die
Sie gelangen auf das Dialogfenster Information.
Sie gelangen erneut auf das Bild Reisekalender: Inlandsreisen.
Das System listet alle Reisen auf, die im ausgewählten Zeitraum liegen. Wenn Sie die
interne Reisenummernvergabe nutzen, haben die Reisen, die bisher nur eine interne
Zwischennummer (z.B.: 999999901) hatten, eine endgültige Reisenummer erhalten.
Ergebnis
Sie haben neue mehrtägige Inlandsreisen erfaßt.
228
April 2001
SAP AG
Siehe auch:
Kostenzuordnungsvorgabe Reiseabrechnung [Seite 287]
April 2001
229
SAP AG
Inlandsreise verschieben
Inlandsreise verschieben
Verwendung
Innerhalb des Reisekalenders können Sie bei bereits angelegten und gesicherten Inlandsreisen
die Beginn- und Enddaten sowie die Uhrzeiten abändern.
Funktionsumfang
Generell können Sie in einer erfaßten Inlandsreise die Uhrzeitenfelder des Beginn- und
Enddatums jederzeit ändern. Das Beginndatum und das Endedatum der Inlandsreise können Sie
jedoch nur über die Funktion Reise verschieben ändern.
Sie können über die Funktion Reise verschieben
230
·
eintägige Reisen verschieben [Seite 231]
·
eintägige Reisen zu mehrtägigen Reisen verlängern [Seite 232]
·
mehrtägige Reisen verlängern [Seite 235]
·
mehrtägige Reisen verkürzen [Seite 233]
·
mehrtägige Reisen zu eintägigen Reisen verkürzen [Seite 234]
April 2001
SAP AG
Eintägige Reise verschieben
Eintägige Reise verschieben
Vorgehensweise
2. Markieren Sie die gewünschte eintägige Reise.
3. Wählen Sie die Funktion Reisen verschieben.
Das Reisedatum der eintägigen Reise wird hell unterlegt und ist nun änderbar.
4. Ändern Sie das Reisedatum ab.
5. Betätigen Sie Enter.
Die eintägige Reise wird nur noch unter dem geänderten Datum angezeigt.
Wenn Sie für eine Reise Zwischenziele [Seite 266] oder eine Kilometeraufteilung
[Seite 263] erfaßt hatten, können beim Verschieben von Reisen
Dateninkonsistenzen auftreten, da die Daten für die Zwischenziele oder die
Kilometeraufteilung außerhalb des neuen Zeitraums der Reise liegen können. In
diesem Fall gibt das System entsprechende Warnungen aus. Diese Warnungen
können Sie zunächst durch ein erneutes Betätigen der Datenfreigabetaste
übergehen. Auf jeden Fall müssen Sie anschließend jedoch die Daten des
Zwischenziels oder der Kilometeraufteilung der Reise abändern, da Sie ansonsten
die Reise nicht sichern können.
Wenn Sie für eine Reise Belege [Seite 253] erfaßt hatten, können beim Verschieben
von Reisen Dateninkonsistenzen auftreten, da die Daten für die Belege außerhalb
des neuen Zeitraums der Reise liegen können. In diesem Fall gibt das System eine
entsprechende Warnung aus. Diese Warnungen können Sie durch ein erneutes
Betätigen der Datenfreigabetaste übergehen. Da Belege der Reise fest zugeordnet
sind, muß nicht zwingend eine Abänderung des Belegdatums erfolgen.
6. Sichern Sie die Reise.
Ergebnis
Das System hat die eintägige Reise unter dem gewünschten Datum in der Datenbank
gespeichert.
April 2001
231
SAP AG
Eintägige Reise in mehrtägige Reise verlängern
Eintägige Reise in mehrtägige Reise verlängern
Vorgehensweise
2. Markieren Sie eine eintägige Reise.
3. Löschen Sie die Endeuhrzeit.
4. Tragen Sie unter dem gewünschten Endedatum der Reise die neue Endeuhrzeit ein.
Das System zeigt die Reise als mehrtägige Reise an.
Ergebnis
Das System hat die eintägige Reise als mehrtägige Reise in der Datenbank gespeichert.
232
April 2001
SAP AG
Mehrtägige Reise verkürzen
Mehrtägige Reise verkürzen
Vorgehensweise
2. Markieren Sie eine mehrtägige Reise.
Das Beginndatum und das Enddatum der eintägigen Reise werden hell unterlegt und
sind nun änderbar.
4. Ändern Sie das Beginndatum und das Endedatum entsprechend ab.
Die mehrtägige Reise wird nur noch unter dem geänderten Zeitraum angezeigt.
Ergebnis
Das System hat die mehrtägige Reise unter dem gewünschten Zeitraum in der Datenbank
gespeichert.
April 2001
233
SAP AG
Mehrtägige Reise in eintägige Reise verkürzen
Mehrtägige Reise in eintägige Reise verkürzen
Vorgehensweise
sind nun änderbar.
4. Ändern Sie das Beginndatum und das Endedatum auf dasselbe Datum ab.
Ergebnis
Das System hat die mehrtägige Reise unter dem gewünschten Datum in der Datenbank
gespeichert.
234
April 2001
SAP AG
Mehrtägige Reise verlängern
Mehrtägige Reise verlängern
Vorgehensweise
sind nun änderbar.
10. Ändern Sie das Beginndatum und das Endedatum entsprechend ab.
Ergebnis
Das System hat die mehrtägige Reise unter dem gewünschten Zeitraum in der Datenbank
gespeichert.
April 2001
235
SAP AG
Erfassungsszenario Wochenbericht
Mit diesem Erfassungsszenario können Sie Wochenberichte erfassen und ändern.
Wochenberichte umfassen stets einen Zeitraum von sieben Tagen. Das System stellt einen
Wochenbericht als wochenweisen Kalender dar. Der Wochenbericht ist für die Erfassung von
Einzelbelegen konzipiert. Sie können über den Wochenbericht nur Reisen erfassen, für die Sie
keine Verpflegungs- oder Unterkunftspauschalen abrechnen möchten.
Voraussetzungen
Um den Wochenbericht an ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen, können Sie
das Customizing der Reiseabrechnung nutzen. Dies betrifft insbesondere das Merkmal TRVPA
und die Definition der Reisespesenarten.
Ablauf
1. Sie starten den Wochenbericht indem Sie die Funktion Wochenbericht [Seite 238] in der
Reiseabrechnung aufrufen.
Das System gibt Ihnen einen Überblick über alle Wochenberichte, die Sie für einen
Mitarbeiter erfaßt haben. Reisen, die Sie über ein anderes Erfassungsszenario angelegt
haben, zeigt das System in dieser Übersicht nicht an.
2. Sie können entweder einen Wochenbericht auswählen und ändern oder einen
Wochenbericht neu anlegen.
Sie gelangen auf das zentrale Erfassungsbild des Wochenberichts. Das Erfassungsbild
zeigt einen wochenweisen Kalender an. Den angezeigten Zeitraum können Sie selbst
auswählen. Wenn Sie im ausgewählten Zeitraum für den Mitarbeiter schon Reisen über
ein anderes Erfassungsszenario erfaßt haben, können Sie für die davon betroffenen
Wochen keine Wochenbericht mehr erfassen, da das System prüft, ob eine
Überschneidung von Reisen vorliegt. Sie können im Customizing der Reiseabrechnung
über das Merkmal TRVPA festlegen, daß das System diese Prüfung für Wochenberichte
und Reisen nicht durchführt.
3. Sie erfassen die gefahrenen Kilometer im Wochenbericht tagesgenau.
Die gefahrenen Kilometer rechnet das System pauschal ab. Sie können keine
Kilometeraufteilung vornehmen. Die Kostenzuordnungsvorgabe für Kilometer können Sie
jedoch trotzdem aufrufen.
4. Sie erfassen im Wochenbericht die Beträge der angefallenen Reisespesenarten
tagesgenau.
Das System zeigt ihnen eine Liste der Reisespesenarten an. Welche Reisespesenarten
das System angezeigt, bestimmen Sie im Customizing der Reiseabrechnung bei der
Definition der Reisespesenarten.
5. Um detaillierte Reisefakten zu erfassen, können Sie aus dem Wochenbericht weitere
Sie im Customizing der Reiseabrechnung für den Wochenbericht definiert haben.
236
April 2001
SAP AG
Ergebnis
Sie haben einen neuen Wochenbericht angelegt oder einen Wochenbericht geändert. Das
System hat den Wochenbericht in der Datenbank gespeichert. Um die Reisespesen auszahlen
zu können, müssen Sie den Wochenbericht genehmigen [Seite 245], abrechnen [Seite 246] und
übertragen.
Siehe auch:
Wochenbericht anlegen [Seite 239]
Wochenbericht ändern [Seite 240]
Reiseabrechnung simulieren (Wochenbericht) [Seite 244]
Wochenbericht genehmigen [Seite 245]
Wochenbericht abrechnen [Seite 246]
Hinweise zum Merkmal TRVPA [Seite 535]
April 2001
237
SAP AG
Wochenbericht auswählen
Wochenbericht auswählen
2. Wählen Sie Erfassungsart ® Wochenbericht.
Sie gelangen auf das Bild Übersicht der Wochenberichte.
Sie einen Wochenbericht anlegen oder ändern möchten.
4. Geben Sie den gewünschten Auswahlzeitraum ein.
Das System listet nach Wochen absteigend alle bereits erfaßten Wochenberichte der
Person im Auswahlzeitraum auf.
Ergebnis
Sie haben den Wochenbericht ausgewählt. Sie können für die Person einen neuen
Wochenbericht anlegen oder einen erfaßten Wochenbericht ändern.
238
April 2001
SAP AG
Wochenbericht anlegen
Wochenbericht anlegen
Vorgehensweise
1. Wählen Sie den Wochenbericht [Seite 238] aus.
2. Wählen Sie Wochenbericht ® Aktuelle Woche.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Wochenbericht.
Wenn Sie einen Wochenbericht nicht für die aktuelle Woche anlegen möchten,
überschreiben Sie im Feld Datum das angezeigte Beginndatum durch ein beliebiges
Tagesdatum, das innerhalb des gewünschten Wochenzeitraums liegt. Bestätigen Sie
das geänderte Tagesdatum durch die Funktion Enter. Das System ändert die
Tagesdaten im Wochenbericht ab.
3. Erfassen Sie ggf. tageweise die gefahrenen Kilometer.
4. Erfassen Sie ggf. tageweise Einzelbelege.
5. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zur Reise erfassen möchten, wählen Sie die
6. Wählen Sie Wochenbericht ® Sichern.
Ergebnis
Sie haben einen neuen Wochenbericht angelegt. Das System hat die Reisefakten in der
Datenbank gespeichert.
Siehe auch:
Erfassungsfunktion Belegzusatzinformationen [Seite 254]
Zusätzliche Funktionen im Wochenbericht [Seite 247]
April 2001
239
SAP AG
Wochenbericht ändern
Wochenbericht ändern
Vorgehensweise
2. Markieren Sie den Wochenbericht, den Sie ändern möchten.
3. Wählen Sie Wochenbericht ® Ändern.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Wochenberichte.
4. Ändern Sie oder ergänzen Sie ggf. tageweise die gefahrenen Kilometer.
5. Ändern Sie oder ergänzen ggf. tageweise Einzelbelege.
6. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zum Wochenbericht ändern oder ergänzen möchten,
wählen Sie die benötigten Erfassungsfunktionen über Springen ® <Erfassungsfunktion>
oder über Zusätze ® <Erfassungsfunktion> aus. Ändern Sie oder ergänzen Sie über die
entsprechenden Erfassungsfunktionen die Reisefakten.
7. Wählen Sie Wochenbericht ® Sichern.
Ergebnis
Sie haben die Reisefakten des ausgewählten Wochenberichts geändert oder ergänzt.
Siehe auch:
Zusätzliche Funktionen im Wochenbericht [Seite 247]
240
April 2001
SAP AG
Wochenbericht anzeigen
Wochenbericht anzeigen
Vorgehensweise
2. Markieren Sie den Wochenbericht, den Sie ändern möchten.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Wochenberichte.
4. Wenn Sie detailliertere Reisefakten zum Wochenbericht anzeigen möchten, wählen Sie
die benötigten Erfassungsfunktionen über Springen ® <Erfassungsfunktion> oder über
5. Um die Anzeige eines Wochenberichts zu beenden, wählen Sie Wochenbericht ®
Beenden.
April 2001
241
SAP AG
Wochenbericht drucken
Wochenbericht drucken
Verwendung
Sie können für einen Wochenbericht das Standardformular direkt aus dem Bild Übersicht der
Wochenberichte ausdrucken.
Voraussetzungen
Der Wochenbericht muß durch die Reiseabrechnung abgerechnet sein.
Vorgehensweise
2. Markieren Sie einen Wochenbericht.
3. Wählen Sie Wochenbericht ® Drucken.
Sie gelangen auf das Bild Report-Ausgabe drucken.
4. Geben Sie die nötigen Druckparameter ein.
5. Wählen Sie Ausgabe ® Drucken.
Ergebnis
Das System druckt das Standardformular für den ausgewählten Wochenbericht aus.
242
April 2001
SAP AG
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Reise ® Korrekturen anzeigen.
4. Um in das Bild Übersicht der Wochenberichte zurückzukehren, wählen Sie Springen ®
Zurück.
Ergebnis
Das System zeigt Ihnen gegebenenfalls vorhandenen Korrekturen an.
April 2001
243
SAP AG
Reiseabrechnung simulieren (Wochenbericht)
Reiseabrechnung simulieren (Wochenbericht)
Verwendung
Sie können für genau einen Wochenbericht die Reiseabrechnung im Bild Übersicht der
Wochenberichte simulieren.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Wochenbericht ® Simulieren.
4. Um in das Bild Übersicht der Wochenberichte zurückzukehren, wählen Sie Springen ®
Zurück.
Ergebnis
Das System zeigt Ihnen im Dialog das Standardformular für die simulierte Abrechnung an.
244
April 2001
SAP AG
Wochenbericht genehmigen
Wochenbericht genehmigen
Verwendung
Sie können genau einen Wochenbericht schnell und direkt aus dem Bild Übersicht der
Wochenberichte genehmigen.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Wochenbericht ® Genehmigen.
Ergebnis
Das System genehmigt den markierten Wochenbericht.
April 2001
245
SAP AG
Wochenbericht abrechnen
Wochenbericht abrechnen
Verwendung
Sie können genau eine Wochenbericht aus dem Bild Übersicht der Wochenberichte direkt
abrechnen.
Voraussetzungen
Sie müssen den Wochenbericht genehmigt haben.
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Wochenbericht ® Abrechnen.
Ergebnis
Das System rechnet den Wochenbericht ab und setzt den Abrechnungsstatus abgerechnet.
246
April 2001
SAP AG
Zusätzliche Funktionen im Wochenbericht
Für die Belegerfassung im Wochenbericht stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung,
die Sie über Bearbeiten... aufrufen können:
1. Zeile einfügen
Mit der Funktion Zeile einfügen können Sie im Wochenbericht die Zeile der aktuellen
Cursorposition duplizieren, so daß Sie weitere Belege zu dieser Reisespesenart
erfassen können.
2. Ausschneiden
Mit der Funktion Ausschneiden können Sie im Wochenbericht den Beleg der aktuellen
Cursorposition einschließlich der Belegzusatzinformationen und der
Kostenzuordnungsvorgabe in die Zwischenablage übernehmen. Das System zeigt den
Beleg nicht mehr an.
Wenn Sie den Wochenbericht sichern, löscht das System die Reisefakten des Belegs in
der Datenbank.
3. Ausschneiden und Einsetzen (Cut and Paste)
Mit der Funktion Ausschneiden können Sie im Wochenbericht den Beleg der aktuellen
Kostenzuordnungsvorgabe in die Zwischenablage übernehmen. Das System zeigt den
Beleg nicht mehr an.
Sofort anschließend können Sie die Daten aus der Zwischenablage über die Funktion
Einsetzen in eine beliebige freie Position des Wochenbericht einfügen. Das System
erzeugt aus den Daten der Zwischenablage einen neuer Beleg. Dabei sind jedoch zwei
Fälle zu unterscheiden:
Fall 1: Einsetzen innerhalb derselben Reisespesenart
Setzen Sie die Daten der Zwischenablage innerhalb derselben Reisespesenart ein,
erzeugt das System einen neuen Beleg, wobei es die Belegzusatzinformationen und
die Kostenzuordnungsvorgabe übernimmt.
Fall 2: Einsetzen in eine andere Reisespesenart
Setzen Sie die Daten der Zwischenablage in eine andere Reisespesenart ein,
erzeugt das System einen neuen Beleg, wobei es nur die
Kostenzuordnungsvorgabe übernimmt, nicht jedoch die Belegzusatzinformationen.
4. Kopieren und Einsetzen (Copy and Paste)
Mit der Funktion Kopieren können Sie im Wochenbericht den Beleg der aktuellen
Kostenzuordnungsvorgabe in die Zwischenablage übernommen.
Aus der Zwischenablage können Sie die Daten des kopierten Belegs über die Funktion
Einsetzen in eine beliebige freie Position im Wochenbericht einfügen. Dabei sind jedoch
zwei Fälle zu unterscheiden:
Fall 1: Kopieren innerhalb derselben Reisespesenart
Kopieren Sie die Daten der Zwischenablage innerhalb derselben Reisespesenart
ein, erzeugt das System einen neuen Beleg, wobei es die Belegzusatzinformationen
und die Kostenzuordnungsvorgabe übernimmt.
April 2001
247
SAP AG
Fall 2: Kopieren in eine andere Reisespesenart
Kopieren Sie die Daten der Zwischenablage in eine andere Reisespesenart ein,
erzeugt das System einen neuen Beleg, wobei es nur die
Kostenzuordnungsvorgabe übernimmt, nicht jedoch die Belegzusatzinformationen.
248
April 2001
SAP AG
Erfassungsszenario Reisevorschüsse
Erfassungsszenario Reisevorschüsse
Verwendung
Über dieses Erfassungsszenario kann eine Kasse, die Reisevorschüsse [Seite 189] bar auszahlt,
die Daten in der Reiseabrechnung direkt erfassen.
Voraussetzungen
Um die korrekte Buchung von Kassenvorschüssen im Rechnungswesen zu gewährleisten,
müssen Sie im Customizing der Reiseabrechnung das entsprechende Vorschußszenario
ausgewählt haben.
Funktionsumfang
Sie erfassen für den Mitarbeiter einen Vorschuß für eine neue Reise. Sie wählen dazu die
Methode Anlegen. Das System legt, wenn Sie den Vorschuß sichern, eine einminütige Reise
unter dem Erfassungsdatum an, vergibt eine Reisenummer, setzt das Kassenkennzeichen und
den Reisestatus Antrag genehmigt, abgerechnet. Die Abrechnungsergebnisse des Antrags
fließen in den nächsten Buchungslauf für die Übertragung an das Rechnungswesen ein.
Sie können Kassenvorschüsse zu einem existierenden Reiseantrag ergänzen. Durch die
Eingabe von Negativbeträgen können Sie auch bereits erfaßte Kassenvorschüsse im Antrag
rückgängig machen.
Siehe auch:
Konzepte der Vorschußerfassung [Seite 271]
Kassenvorschuß anlegen [Seite 250]
Kassenvorschuß ergänzen [Seite 251]
April 2001
249
SAP AG
Kassenvorschuß anlegen
Kassenvorschuß anlegen
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Reise ® Reisevorschüsse.
Sie gelangen auf das Bild Reisevorschüsse.
3. Geben Sie die gewünschte Personalnummer ein.
Das System zeigt eine Liste aller Reiseanträge des Mitarbeiters an.
5. Wählen Sie die Funktion Anlegen.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Vorschüsse.
6. Geben Sie den Betrag und die gewünschte Währung ein.
7. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.
Die Inhalte der übrigen Felder ergänzt das System aus den Systemeinstellungen.
Sie können die Feldinhalte ändern. Dazu müssen Sie die Feldinhalte mit den
gewünschten Daten überschreiben.
Ergebnis
Das System legt einen Antrag an und vergibt den Reisestatus Antrag genehmigt, abgerechnet.
Die Abrechnungsergebnisse des Antrags fließen in den nächsten Buchungslauf für die
Übertragung an das Rechnungswesen ein.
Siehe auch:
250
April 2001
SAP AG
Kassenvorschuß ergänzen
Kassenvorschuß ergänzen
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Reise ® Reisevorschüsse.
Sie gelangen auf das Bild Reisevorschüsse.
3. Geben Sie die gewünschte Personalnummer ein.
Das System zeigt eine Liste aller Reiseanträge des Mitarbeiters an.
5. Markieren Sie den gewünschten Antrag.
6. Wählen Sie die Funktion Ändern.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Vorschüsse.
7. Geben Sie den Betrag und die gewünschte Währung des Vorschusses ein.
8. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.
Die Inhalte der übrigen Felder ergänzt das System aus den Systemeinstellungen.
Sie können die Feldinhalte ändern. Dazu müssen Sie die Feldinhalte mit den
gewünschten Daten überschreiben.
Wenn Sie einen bereits erfaßten Reisevorschuß kürzen oder stornieren möchten,
geben Sie den entsprechenden Betrag als Minusbetrag ein. Geben Sie dazu hinter
dem Betrag ein Minuszeichen ein.
Ergebnis
Das System legt einen Antrag an und vergibt den Reisestatus Antrag genehmigt, abgerechnet.
Die Abrechnungsergebnisse des Antrags fließen in den nächsten Buchungslauf für die
Übertragung an das Rechnungswesen ein.
Siehe auch:
April 2001
251
SAP AG
Erfassungsszenario Reise erfassen (Experte)
Erfassungsszenario Reise erfassen (Experte)
Mit diesem Szenario können Sie neue Mitarbeiter-Reisen erfassen, jedoch keine existierenden
ändern. Das Szenario besitzt im Gegensatz zu den anderen Erfassungsszenarien keine
Übersicht über alle Reisen eines Mitarbeiters. Wenn Sie Reisen ändern möchten, können Sie die
Erfassungsszenarien Reisemanager [Seite 218], Reisekostenmanager [Seite 203],
Reisekalender [Seite 224] oder Wochenbericht [Seite 236] separat aufrufen.
Über das Customizing der Reiseabrechnung bestimmen Sie, welches Erfassungsszenario das
System bei Reise erfassen (Experte) aufruft. Zur Verfügung stehen dabei Reisekostenmanager,
Wochenbericht und Reisekalender. Über den Entscheidungsbaum des Merkmals TRVPA können
Sie für verschiedene organisatorische Einheiten unterschiedliche Erfassungsszenarien festlegen.
Beispielsweise sollen Mitarbeiter des Außendienstes ihre Reisen über den Reisekalender
erfassen, während die sonstigen Mitarbeiter ihre Reisen über den Reisekostenmanager erfassen
sollen.
Lesen Sie hierzu auch die Dokumentation zum Merkmal TRVPA und zur IMG-Aktivität Merkmal
TRVPA für Reiseabrechnungsparameter einrichten [Extern].
Ablauf
1. Sie starten dieses Erfassungsszenario im Menü des Reisemanagements über Reise
erfassen (Experte).
2. Das System fordert Sie dazu auf, den Mitarbeiter und das Reiseschema [Seite 181]
anzugeben.
Sie gelangen auf das zentrale Erfassungsbild des Erfassungsszenarios, das Sie im
Customizing der Reiseabrechnung für das Szenario Reise erfassen (Experte) hinterlegt
haben.
3. Um detaillierte Reisefakten zu erfassen, können Sie aus dem Szenario weitere
Sie im Customizing der Reiseabrechnung definiert haben.
Ergebnis
Sie haben eine neue Reise angelegt. Das System hat die Reise in der Datenbank gespeichert.
Um die Reisespesen auszahlen zu können, müssen Sie die Reisen genehmigen, abrechnen und
übertragen.
Siehe auch:
252
April 2001
SAP AG
Erfassungsfunktion Belege
Erfassungsfunktion Belege
Verwendung
Alle Reisespesen, die Sie aus gesetzlichen oder unternehmensspezifischen Gründen nicht über
eine Pauschale abrechnen können, müssen Sie als Einzelbelege erfassen. Über die
Erfassungsfunktion Belege können Sie Einzelbelege erfassen.
Sie können diese Funktion im Reisemanager, im Reisekostenmanager und im Reisekalender
aufrufen.
Voraussetzungen
Um Einzelbelege erfassen zu können, müssen Sie im Customizing der Reiseabrechnung
Reisespesenarten definiert und die entsprechenden Lohnarten zugewiesen haben.
Funktionsumfang
Sie erfassen einen Einzelbeleg über eine Reisespesenart, den Reisespesenbetrag in der
Originalwährung des Belegs und das Belegdatum. Bei Eingabe einer Fremdwährung ermittelt
das System das gültige Vorsteuerkennzeichen und den Wechselkurs zur Reisewährung zum
eingegebenen Belegdatum. Alle diese Angaben können Sie jederzeit abändern.
Das System prüft bei Datenfreigabe, ob die eingegebenen Daten für die Reiseabrechnung
ausreichen. Gegebenenfalls gelangen Sie in ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie
Belegzusatzinformationen eingeben müssen.
Siehe auch:
Einzelbelege erfassen [Seite 256]
Beispiel für den technischen Weg eines Belegs von der Erfassung bis zur Buchung ... [Seite 539]
April 2001
253
SAP AG
Erfassungsfunktion Belegzusatzinformationen
Verwendung
Die Reiseabrechnung benötigt für die korrekte Abrechnung von Einzelbelegen bestimmte
notwendige Daten. Die notwendigen Daten können Sie bereits in der Erfassungsfunktion Belege
erfassen. Neben diesen abrechnungsrelevanten Daten können Sie zu Einzelbelegen weitere
Zusatzinformationen erfassen, die jedoch nur dokumentarischen Charakter haben. So können
Sie z.B. Begründungen oder Beschreibungen erfassen.
Sie können diese Funktion im Reisemanager, Reisekostenmanager, Reisekalender und im
Wochenbericht aufrufen.
Voraussetzung
Sie aktivieren die Erfassungsfunktion Belegzusatzinformationen im Customizing des
Reisemanagements unter Reiseabrechnung ® Dialog- und Abrechnungssteuerung ®
Dialogsteuerung ® Schemen- und Einzelfeldsteuerung definieren.
Sie können optional im Customizing zusätzlich bestimmte Textvorlagen hinterlegen, die bei der
Erfassung der Zusatzinformationen z.B. wie ein Formular ausgefüllt werden können (siehe
Customizing des Reisemanagements unter Reiseabrechnung ® Dialog- und
Reiseabrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ® Textvorlagen für Zusatzinformationen
einrichten).
Funktionsumfang
Systemseitiger Funktionsaufruf
Wenn Sie in der Erfassungsfunktion Belege Einzelbelege einer bestimmten Reisespesenart
erfassen, prüft das System, ob Sie alle reiseabrechnungsrelevanten Daten für den Einzelbeleg
erfaßt haben. Wenn Sie nicht alle notwendigen Daten erfaßt haben, gelangen Sie in das
Dialogfenster zum Erfassen der Zusatzinformation (Reisekostenmanager, Reisekalender,
Wochenbericht) bzw. es öffnet sich der Datenbereich Zusatzinformationen (Reisemanager). Dort
müssen Sie die fehlenden notwendigen Belegzusatzinformationen erfassen.
Manueller Funktionsaufruf
Wenn Sie die erfaßten zusätzlichen Beleginformationen zu einem Einzelbeleg anzeigen oder
ändern möchten, so markieren Sie den gewünschten Beleg und wählen Sie die Funktion
Zusatzinfo(rmation).
Im Reisekostenmanager, Reisekalender und Wochenbericht gelangen Sie auch mit einem
Doppelklick auf den gewünschten Einzelbeleg in das Dialogfenster Reisedaten pflegen: Belege.
Siehe auch:
Einzelbelege erfassen [Seite 256]
254
April 2001
SAP AG
April 2001
255
SAP AG
Einzelbelege erfassen
Einzelbelege erfassen
Vorgehensweise
1. Geben Sie im Feld Reisespesenart die Reisespesenart ein.
2. Geben Sie im Feld Betrag den ausgewiesen Betrag des Belegs ein.
3. Geben Sie im Feld Währung die ausgewiesene Originalwährung des Betrags ein.
Das System schlägt zunächst die Reisewährung des Mitarbeiters vor. Überschreiben Sie
gegebenenfalls die Reisewährung mit der Originalwährung des Belegs.
4. Geben Sie im Feld Datum das Belegdatum ein.
Das System übernimmt Währung und Datum, die Sie zuletzt eingegeben haben, als
Vorschlagswerte für die folgenden Belege.
Sie gelangen gegebenenfalls auf das Dialogfenster Reisedaten pflegen: Belege, in dem
Sie Belegzusatzinformationen erfassen müssen.
Das System ermittelt die Bezeichnung, den Kurs und Mehrwertsteuerkennzeichen für
diesen Beleg.
6. Überprüfen Sie die Vorschlagswerte für die Felder Kurs und Mehrwertsteuerkennzeichen
und ändern Sie gegebenenfalls die Werte.
7. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte 1 bis 6, wenn Sie einen weiteren Beleg erfassen
möchten.
8. Wählen Sie Reise ® Sichern, um die Einzelbelege zu sichern.
Ergebnis:
Sie haben die Einzelbelege der Reise erfaßt und gesichert.
Siehe auch:
256
April 2001
SAP AG
Einzelbelege kopieren
Einzelbelege kopieren
Verwendung
Sie können im Bild Reisedaten pflegen Belege bereits erfaßte Belege kopieren. Dabei kopiert
das System neben den sichtbaren Daten des ausgewählten Belegs auch die
Belegzusatzinformationen und die Kostenzuordnungsvorgaben mit. Sie können den kopierten
Beleg jederzeit abändern.
Vorgehensweise
1. Markieren Sie den gewünschten Beleg.
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Zeile kopieren.
Der kopierte Beleg wird am Ende der bereits erfaßten Belege angezeigt.
3. Ändern Sie gegebenenfalls die gewünschten Daten ab.
4. Ändern Sie gegebenenfalls die zusätzliche Informationen zu einem Beleg.
Wenn Sie die zusätzlichen Informationen zu einem Beleg anzeigen oder ändern
möchten, markieren Sie den gewünschten Beleg und wählen Sie Zusätze ® Einzelbeleg
® Zusatzinformationen wählen.
Ergebnis
Das System hat den er ausgewählte Einzelbeleg kopiert und zeigt den neuen Beleg am Ende der
Liste der Einzelbelege an.
April 2001
257
SAP AG
Einzelbelege löschen
Einzelbelege löschen
Verwendung
Sie können im Bild Reisedaten pflegen: Belege bereits erfaßte Belege löschen. Das System zeigt
den Einzelbeleg im Dialog nicht mehr an, hat den Einzelbeleg in der Datenbank noch nicht
gelöscht. Das System löscht den Einzelbeleg erst in der Datenbank, wenn Sie die Reise sichern.
Vorgehensweise
1. Markieren Sie den Einzelbeleg, den Sie löschen möchten.
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Zeile löschen.
Das System zeigt den Einzelbeleg im Dialog nicht mehr an.
Ergebnis
Das System hat den Einzelbeleg in der Datenbank gelöscht.
258
April 2001
SAP AG
So erfassen Sie einen Beleg:
1. Wählen Sie die Reisespesenart aus und erfassen Sie die dazugehörigen Daten.
2. Wählen Sie
Übernehmen.
Das System übernimmt den Beleg in die darunterstehende Tabelle.
So löschen Sie einen erfaßten Beleg:
1. Markieren Sie den Beleg in der Tabelle.
2. Wählen Sie
.
Der Beleg wird aus der Tabelle gelöscht.
So kopieren Sie einen erfaßten Beleg:
1. Markieren Sie den Beleg in der Tabelle.
2. Wählen Sie
.
Der Beleg wird ein zweites Mal in der Tabelle erfaßt. Im Unterschied zur Funktion Kopieren und
Datum hochzählen hat die Belegkopie dasselbe Datum wie der kopierte Belege.
So erfassen Sie einen Beleg für mehrere Tage:
1. Markieren Sie einen erfaßten Beleg, den Sie für mehrere Tage erfassen wollen.
2. Wählen Sie
und Datum hochzählen.
Das System erstellt in der Tabelle einen Spesenbeleg mit dem Datum des Folgetages.
3. Wählen Sie für jeden weiteren Tag, für den der Beleg erfaßt werden soll, die Drucktaste
und Datum hochzählen.
So aktualisieren Sie die Belegdaten aus dem zugehörigen Reiseplan:
Wenn zu einer Reise bereits ein Reiseplan besteht, so erzeugt das System beim Anlegen der
zugehörigen Reisekostenabrechnung automatisch aus den gebuchten Reisedienstleistungen die
zugehörige Belege in der Reisekostenabrechnung.
Falls Sie diese aus dem Reiseplan generierten Belegdaten z.B. aus Versehen ändern und die
Daten aus dem aktuellen Plan wieder herstellen möchten, wählen Sie .
Das System erzeugt erneut die Belegdaten aufgrund der Informationen aus dem Reiseplan.
Beachten Sie hierzu die Einstellungen im Customizing des Reisemanagements unter
Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung.
April 2001
259
SAP AG
So übernehmen Sie Kreditkartenbelege:
Über
können Sie Kreditkartenbelege zur Reisekostenabrechnung hinzufügen. Voraussetzung
dafür ist, daß entsprechende Kreditkartenbelege existieren und die Funktion CCC
(Kreditkartenclearing) im Merkmal TRVPA aktiv ist.
Lesen Sie hierzu auch Kreditkartenclearing [Seite 404].
260
April 2001
SAP AG
Erfassungsfunktion Abzüge
Erfassungsfunktion Abzüge
Verwendung
Abzüge wegen unentgeltlicher Bewirtung sollten Sie immer dann erfassen, wenn der Mitarbeiter
zu einer Mahlzeit eingeladen worden ist. Die Abzüge unterteilen sich nach den Mahlzeiten
Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Essensbon, wobei die Höhe der Abzüge durch die
Systemeinstellungen bestimmt sind.
Sie müssen diese Funktion nur dann ausführen, wenn die gesetzlichen oder die
unternehmensspezifischen Reiseregelungen Abzüge erfordern.
Voraussetzung
Sie aktivieren die Erfassungsfunktion Abzüge im Customizing des Reisemanagements unter
Reiseabrechnung ® Dialog- und Abrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ® Schemen- und
Einzelfeldsteuerung definieren.
Siehe auch:
Abzüge erfassen [Seite 262]
April 2001
261
SAP AG
Abzüge erfassen
Abzüge erfassen
Vorgehensweise
Abhängig davon, ob Sie die Ankreuzfelder zur pauschalen Erstattung von Unterkunft und
Verpflegung markiert haben, können Sie neben pro Tagesdatum die entsprechenden Abzüge
markieren:
1. Markieren Sie neben dem jeweiligen Tagesdatum, welche Mahlzeiten der Mitarbeiter
unentgeltlich zu sich genommen hat bzw. für welche Nächte es einen Abzug geben soll.
2. Erfassen Sie ggf. weitere Reisefakten und sichern Sie die Reise mit
.
Ergebnis:
Sie haben die Abzüge erfaßt.
Siehe auch:
262
April 2001
SAP AG
Erfassungsfunktion Kilometeraufteilung
Erfassungsfunktion Kilometeraufteilung
Verwendung
Sie können im Reisemanagement die gefahrenen Kilometer einer Reise über die Funktion
Kilometeraufteilung (Wegstreckenaufteilung) datumsgenau erfassen. Für eine möglichst
detaillierte Fahrtkostenabrechnung können Sie weitere Reisefakten erfassen. Diese weiteren
Reisefakten betreffen
·
die Anzahl der Mitfahrer pro Teilstrecke
·
das Gewicht von mitgeführtem Gepäck pro Teilstrecke
·
die Berücksichtigung einer betriebsinternen Pauschale
·
landesspezifische Kilometerpauschalen
Integration
Die Kilometeraufteilung ist für die Reiseerfassungsszenarien Reisemanager,
Reisekostenmanager und Reisekalender der Ausgangspunkt, um die Kostenzuordnungsvorgabe
für Kilometer [Seite 309] zu erfassen.
Für die Reisevorschüsse und den Wochenbericht sind keine Kilometeraufteilungen möglich. Für
den Wochenbericht können Sie trotzdem die Kostenzuordnung für Kilometer vorgeben [Seite
315].
Siehe auch:
Kilometeraufteilung erfassen (Reisekostenmanager/Reisemanager) [Seite 264]
Kilometeraufteilung erfassen (Reisekalender) [Seite 265]
April 2001
263
SAP AG
Kilometeraufteilung erfassen (Reisekostenmanager/Reisemanager)
Kilometeraufteilung erfassen
(Reisekostenmanager/Reisemanager)
Verwendung
Über die Kilometeraufteilung (Wegstreckenaufteilung) können Sie tagesgenau Daten für die
Fahrtkostenabrechnung erfassen.
Vorgehensweise
Reisekostenmanager
Reisemanager
1. Wählen Sie die Registerkarte
Wegstrecken.
1. Öffnen Sie im Datenbereich Pauschale
die Funktion Aufteilung
Erstattung über
der Wegstrecke.
2. Geben Sie tagesgenau die gefahrenen Kilometer mit ihren Eigenschaften für die Teilstrecken
ein.
3. Sichern Sie die Reise
Ergebnis
Die Kilometeraufteilung einer Reise ist erfaßt.
Siehe auch
Kilometeraufteilung [Seite 263]
264
April 2001
SAP AG
Kilometeraufteilung erfassen (Reisekalender)
Kilometeraufteilung erfassen (Reisekalender)
Verwendung
Über die Kilometeraufteilung können Sie tagesgenau Daten für die Fahrtkostenabrechnung
erfassen.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie den Reisekalender [Seite 225] [Seite 205] aus.
2. Markieren Sie die gewünschte Reise.
3. Wählen Sie Springen ® Kilometeraufteilung.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Kilometeraufteilung.
4. Geben Sie tagesgenau die gefahrenen Kilometer mit ihren Eigenschaften für die
Teilstrecken ein.
5. Wählen Sie Springen ® Zurück.
Sie gelangen in das Bild Reisekalender: Inlandsreisen.
6. Sichern Sie die Reise
Ergebnis
Die Kilometeraufteilung einer Reise ist erfaßt.
Siehe auch
Kilometeraufteilung [Seite 263]
April 2001
265
SAP AG
Erfassungsfunktion Zwischenziele
Verwendung
Für jede Reise müssen Sie ein Hauptziel erfassen. Das Hauptziel einer Reise können Sie bei
mehreren Reisezielen frei bestimmen. Wenn ein Reiseziel im Ausland liegt, so gilt die Reise als
Auslandsreise und Sie müssen dieses Ziel als Hauptziel in den Erfassungsszenarien erfassen.
Über Zwischenziele können Sie eine detaillierte Abbildung des Reiseverlaufs im System
erfassen. Ein Zwischenziel ist jedes Ziel, das vom Reisegebiet des gewählten Hauptziels der
Reise abweicht.
Dazu müssen Sie das Reisegebiet, in dem das Hauptziel liegt, über den Länderschlüssel
(Eingabefeld LAND) und den Regionenschlüssel (Eingabefeld REGION) erfassen.
Wenn Sie das Hauptziel bestimmt und erfaßt haben, so stellt sich die Frage, welche Reiseziele
Sie als Zwischenziele erfassen müssen. Dazu müssen Sie entscheiden, ob ein Reiseziel
reiseabrechnungsrelevante Auswirkungen hat (z.B. Reisegebietwechsel), oder ob es nur
dokumentarischen Charakter besitzt.
Reiseabrechnungsrelevante Attribute eines Reiseziels:
·
Der Länderschlüssel (Eingabefeld Land)
·
Der Regionenschlüssel (Eingabefeld Region)
·
Die unternehmensspezifische Reiseart (Eingabefeld Reiseart-U)
·
Die gesetzliche Reiseart (Eingabefeld Reiseart)
·
Die Reisetätigkeitsart (Eingabefeld Reisetätigkeitsart)
Jedes Reiseziel, das in seinen reiseabrechnungsrelevanten Attributen von denen des Hauptziels
abweicht, müssen Sie als Zwischenziel erfassen.
Wann ist ein Zwischenziel bezüglich eines Reisegebietswechsels
reiseabrechnungsrelevant?
Zu jedem Zwischenziel wird u.a. das Reisegebiet über das Reiseland (Eingabefeld LAND) und
die Reiseregion (Eingabefeld REGION) erfaßt. Abhängig vom Reisegebiet ermittelt das System
die Erstattungssätze für die Pauschalen. Daher ist jedes Reiseziel, das ein vom Hauptziel
abweichendes Reisegebiet aufweist, als reiseabrechnungsrelevantes Zwischenziel zu erfassen.
Dies gilt für Auslandsreisen wie auch für Inlandsreisen, denn ein Reisegebietwechsel liegt immer
dann vor, wenn entweder der Länderschlüssel oder der Regionenschlüssel des Reisegebiets von
denjenigen des Hauptziels abweichen.
Beispiele
Inlandsreise mit einem Reiseziel
Hat eine Inlandsreise nur ein Reiseziel, so müssen Sie dieses Ziel als Hauptziel in den
Rahmendaten erfassen.
Inlandsreise mit mehreren Reisezielen
266
April 2001
SAP AG
Hat eine Inlandsreise mehrere Reiseziele, so müssen Sie eines dieser Ziele als Hauptziel
erfassen. Jedes Reiseziel, das reiseabrechnungsrelevant ist, müssen Sie als Zwischenziel
erfassen. Alle anderen Reiseziele können Sie als Zwischenziele erfassen. Diese Zwischenziele
dienen jedoch nur dokumentarischen Zwecken und haben keine Auswirkung auf die Abrechnung.
Auslandsreise mit einem Reiseziel
Eine Auslandsreise liegt immer dann vor, wenn das Reiseziel der Reise ein anderes Reiseland
(Eingabefeld LAND) aufweist als das Inland, das im System definiert ist.
Sie müssen die Reise als Auslandsreise erfassen. Das Reiseziel ist Hauptziel.
Den Zeitraum des Auslandsaufenthalts bestimmt das System anhand der Eingaben, die Sie zu
den Grenzübertritten erfassen. Diesen Zeitraum bewertet das System als Ausland, während es
die verbleibenden Zeiträume der Reise als Inland bewertet.
Über die Felder Grenzübertritt Rückreise, Grenzübertritt Hinreise und Land (des
Grenzübertritts) können Sie die Zeitpunkte der Grenzübertritte bestimmen. Dadurch
können Sie die Zeiträume des Aufenthaltes im Ausland und im Inland minutengenau
erfassen. Ob diese Felder angeboten werden, bestimmt das Reiseschema [Seite
181].
Auslandsreise mit mehreren Zielen
Das Hauptziel der Reise muß ein Reiseziel sein, das im Ausland liegt.
Jedes Reiseziel, das reiseabrechnungsrelevant ist, müssen Sie als Zwischenziel erfassen.
Alle anderen Reiseziele können Sie als Zwischenziele erfassen. Diese Zwischenziele dienen
jedoch nur dokumentarischen Zwecken und haben keine Auswirkung auf die Abrechnung.
Siehe auch:
Zwischenziele erfassen [Seite 268]
April 2001
267
SAP AG
Zwischenziele erfassen
Zwischenziele erfassen
Vorgehensweise
1. Geben Sie die Daten eines Zwischenziels ein.
3. Überprüfen Sie die Daten zu den Zwischenzielen.
Achten Sie darauf, daß Sie alle relevanten Daten zum Zwischenziel erfaßt haben, da
ansonsten gegebenenfalls das System die falschen Erstattungssätze zur
Berechnung von Pauschalen heranzieht.
4. Um weitere Zwischenziele zu erfassen, wiederholen Sie die Arbeitsschritte 1 bis 4.
5. Wenn Sie weitere Reisefakten erfassen möchten, wählen Sie Springen ®
<Erfassungsfunktion> oder Zusätze ® <Erfassungsfunktion>.
6. Wenn Sie keine weiteren Reisefakten erfassen möchten, wählen Sie Reise ® Sichern.
Ergebnis:
Die Zwischenziele einer Reise sind erfaßt.
Siehe auch:
268
April 2001
SAP AG
Erfassungsfunktion Vorschüsse
Erfassungsfunktion Vorschüsse
Verwendung
Über diese Funktion können Sie Reisevorschüsse erfassen, die nicht über eine zentrale Kasse
bar, sondern durch eine Überweisung auf ein Konto ausgezahlt werden sollen. Sie können
Vorschüsse sowohl aus dem Reisekostenmanager, aus dem Reisekalender oder aus dem
Wochenbericht erfassen.
Wenn Sie Kassenvorschüsse auszahlen, diese aber nicht über das Erfassungsszenario
Reisevorschüsse in der Reiseabrechnung erfaßt haben, dann können Sie über diese Funktion
die Kassenvorschüsse zu dokumentarischen Zwecken erfassen.
Voraussetzungen
Um die korrekte Buchung der Reisevorschüsse in der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten,
müssen Sie im Customizing der Reiseabrechnung ein Vorschußszenario ausgewählt haben, daß
ihre Erfordernisse abdeckt.
Funktionsumfang
Sie erfassen einen Reisevorschuß über den Betrag und die Währung. Wenn Sie einen
Kassenvorschuß zu dokumentarischen Zwecken erfassen möchten, müssen Sie das
Kassenkennzeichen setzen. Wenn Sie einen Reisevorschuß erfassen möchten, dann müssen
Sie das Kassenkennzeichen nicht setzen. Sichern Sie diese Reise als Antrag.
Siehe auch:
Vorschüsse erfassen [Seite 270]
Szenarien der Vorschußerfassung [Seite 271]
April 2001
269
SAP AG
Vorschüsse erfassen
Vorschüsse erfassen
Vorgehensweise
1. Geben Sie im Feld Betrag die Höhe des Vorschusses ein.
2. Geben Sie im Feld Währung die ausgezahlte Währung ein.
3. Geben Sie im Feld Datum das Datum ein, an dem der Vorschuß gewährt wurde.
Das System füllt die Felder Kurs und Betrag in Hauswährung auf.
5. Überprüfen Sie den Kurs und ändern Sie diesen bei Bedarf.
6. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte 1 bis 6, um einen weiteren Vorschuß zur Reise zu
erfassen.
Das System vergibt den Reisestatus, der in den Systemeinstellungen für das
jeweilige Erfassungsszenario hinterlegt ist. Sie können den Reisestatus ändern,
bevor Sie die Reise sichern.
Ergebnis:
Die Vorschüsse einer Reise sind erfaßt.
270
April 2001
SAP AG
Szenarien der Vorschußerfassung
Szenarien der Vorschußerfassung
Sie können im R/3-Reisemanagement verschiedene Szenarien der Vorschußerfassung und auszahlung über das Customizing einrichten. Jedes dieser fünf Szenarien bezieht sich stets nur
auf eine Art der Vorschußauszahlung, entweder auf die Barauszahlung eines Vorschusses über
eine Kasse oder auf die Auszahlung per Scheck oder Überweisung über die Finanzbuchhaltung
oder einen Datenträgeraustausch.
Weitere Informationen zu den am häufigsten genutzten Szenarien finden Sie unter:
Vorschußauszahlung über Kasse mit manuellem Buchen [Seite 272]
Vorschußauszahlung über Kasse mit der Vorschußerfassung [Seite 275]
Vorschußauszahlung über Kasse und Auszahlung der Reisekosten über einen
Datenträgeraustausch [Seite 284]
Vorschußauszahlung über die Finanzbuchhaltung [Seite 278]
Vorschußauszahlung über einen Datenträgeraustausch [Seite 281]
Die SAP empfiehlt Ihnen, sich auf eines dieser Szenarien festzulegen.
Generell sind über das Customizing auch Mischformen abbildbar.
Wenn Sie sich für eine Mischform entscheiden sollten, so empfiehlt Ihnen die SAP,
innerhalb einer Mitarbeiter-Reise nur eine Art der Vorschußauszahlung zu
verwenden.
April 2001
271
SAP AG
Vorschuß über Kasse (manuelles Buchen)
Die Kasse zahlt einen genehmigten Betrag an einen Mitarbeiter aus und bucht manuell über
Buchen Belege in der Finanzbuchhaltung den Vorschuß.
Nach der Reise ergänzen Sie die fehlenden Reisefakten und aus dokumentarischen Gründen
(Historienbildung) den an der Kasse ausgezahlten Vorschuß (z.B.: über Reisekostenmanager
oder Schnellerfassung). Sie sichern die Mitarbeiter-Reise im Reisestatus Reise erfolgt.
Bei der Erfassung des Vorschusses im Erfassungsbild Reisedaten pflegen:
Vorschüsse sollten Sie das Kassenkennzeichen setzen. Dadurch dokumentieren
Sie, daß der Vorschuß über die Kasse ausgezahlt wurde.
Wenn Sie den Vorschuß im Erfassungsbild Reisedaten pflegen: Vorschüsse sichern,
sperrt das System diese Zeilen gegen eine weitere Änderung. Damit wird eine
Historienverwaltung der Vorschüsse ermöglicht. Sie können den Vorschuß dann nur
noch ändern, indem Sie weitere Zuschüsse hinzufügen.
Das System genehmigt die Reise und rechnet sie ab. Mit der nächsten Übertragung der
Abrechnungsergebnisse in das Rechnungswesen wird der Reiseaufwand in der
Finanzbuchhaltung gebucht.
Beim nächsten Zahlungslauf der Finanzbuchhaltung gleicht das System die entsprechenden
Konten aus und zahlt die noch zu ersetzenden Reisekosten über die Bank aus.
272
April 2001
SAP AG
Übersicht der Buchungen
Beispiel:
Vorschuß
Reisespesen
100,500,-
1.) Der Vorschuß wird an der Kasse ausgezahlt.
Buchung: Kreditor 100,- an Kasse 100,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,-
2.) Die Reisespesen werden an die Finanzbuchhaltung übertragen.
Buchung: Reiseaufwand 500,- an Kreditor 500,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,-
500,-
500,-
3.) Zahlungslauf in der Finanzbuchhaltung.
Buchung: Kreditor 400,- an Bank 400,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,-
500,400,-
500,400,-
Grafik: Übersicht der Buchungen bei Vorschußauszahlung über Kasse mit manueller
Buchung des Vorschusses in der Finanzbuchhaltung
April 2001
273
SAP AG
Hinweis zum Customizing
Dieses Szenario können Sie direkt im Customizing in der Sicht: Buchen und Auszahlung der
Vorschüsse auswählen.
Hinweis zum Customizing (Expertenmodus)
Wenn Sie dieses Szenario in ihrem Unternehmen verwirklicht möchten, so müssen Sie folgende
Systemeinstellungen im Expertenmodus des Merkmals TRVCT vornehmen:
R-Zeile
Position Eintrag Bedeutung
2
0
Das System berücksichtigt den Vorschuß bei der Reisekostenabrechnung
nicht
7
0
nicht
Position 2 betrifft die Vorschüsse ohne Kassenkennzeichen.
Position 7 betrifft die Vorschüsse mit Kassenkennzeichen.
274
April 2001
SAP AG
Vorschuß über Kasse (Vorschußerfassung)
Die Kasse zahlt einen genehmigten Vorschuß an einen Mitarbeiter aus, legt über die
Vorschußerfassung eine Mitarbeiter-Reise an und sichert sie. Dabei setzt das System für den
erfaßten Vorschuß automatisch das Kassenkennzeichen. Das System genehmigt den
Reiseantrag und rechnet ihn ab. Mit der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse in
das Rechnungswesen wird der Vorschuß in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Nach der Reise ergänzen Sie die fehlenden Reisefakten für den Reiseantrag und sichern die
Reise unter dem Reisestatus Reise erfolgt.
April 2001
275
SAP AG
Beispiel:
Vorschuß
Reisespesen
100,500,-
1.) Der Vorschuß wird an der Kasse ausgezahlt /Vorschußtransaktion.
Buchung: Kreditor 100,- an Kasse 100,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,-
Buchung: Reiseaufwand 500,- an Kreditor 500,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,-
500,-
500,-
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,-
500,400,-
500,400,-
Grafik: Übersicht der Buchungen bei Vorschußauszahlung über Kasse mit der
Erfassungsart Vorschußerfassung
276
April 2001
SAP AG
R-Zeile
2
0
nicht.
7
3
Das System berücksichtigt den Vorschuß sowohl im Reiseantrag wie auch
in der Reise.
April 2001
277
SAP AG
Vorschuß über Finanzbuchhaltung
Sie erfassen den Vorschuß über den Reisekostenmanager und sichern die Mitarbeiter-Reise mit
dem Reisestatus Reiseantrag genehmigt. Das System genehmigt den Reiseantrag und rechnet
ihn ab. Mit der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse in das Rechnungswesen wird
der Vorschuß in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Nach der Reise ergänzen Sie die fehlenden Reisefakten für den Reiseantrag und sichern die
Reise unter dem Reisestatus Reise erfolgt.
278
April 2001
SAP AG
Beispiel:
Vorschuß
Reisespesen
100,500,-
1.) Der in einem Reiseantrag erfaßte Vorschuß wird übertragen.
Buchung: Vorschuß 100,- an Kreditor 100,Vorschuß
S
H
100,-
Kasse
S
H
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,-
H
ReiseaufS wand H
Kreditor
S
H
100,100,-
Buchung: Kreditor 100 an Bank 100,-.
Vorschuß
S
H
100,-
Kasse
S
H
Bank
S
100,-
3.) Die Reisespesen werden übertragen.
Buchung: Reiseaufwand 500,- an Vorschuß
an Kreditor
Vorschuß
S
H
100,-
Kasse
S
H
Bank
S
100,400,H
ReiseaufS wand H
100,100,-
500,-
Kreditor
S
H
100,100,400,-
S
H
100,-
Kasse
S
H
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
100,100,-
500,400,-
Kreditor
S
H
100,100,400,400,-
Grafik: Übersicht der Buchungen bei Vorschußauszahlung über die Finanzbuchhaltung
April 2001
279
SAP AG
R-Zeile
2
1
Das System berücksichtigt der Vorschuß nur im Antrag
7
0
nicht
280
April 2001
SAP AG
Vorschuß über Datenträgeraustausch
Sie erfassen den Vorschuß über den Reisekostenmanager und sichern die Mitarbeiter-Reise mit
dem Reisestatus Reiseantrag genehmigt. Dabei müssen Sie darauf achten, daß das
Kassenkennzeichen nicht aktiviert ist. Das System genehmigt den Reiseantrag und rechnet ihn
ab. Mit der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse an den Datenträgeraustausch
wird der Vorschuß ausgezahlt.
Mit dem Datenträgeraustauschprogramm können Sie die Überweisungsdaten an die jeweilige
Hausbank senden. Nachdem die jeweilige Hausbank die korrekten Überweisungen bestätigt hat,
müssen Sie nur die Gesamtsumme für diese Hausbank manuell in der Finanzbuchhaltung
buchen.
Zum besseren Verständnis geht das folgende Szenario davon aus, daß bei den Buchungen des
Datenträgeraustausches nur eine Reise für eine einzige Person überwiesen worden ist.
Den Vorschuß, der über den Datenträgeraustausch ausgezahlt worden ist, müssen Sie manuell
buchen. Mit der Übertragung der Abrechnungsergebnisse des Reiseantrags in das
Rechnungswesen wird der Vorschuß in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Nach der Reise ergänzen Sie den Reiseantrag um die Reisefakten und sichern die MitarbeiterReise unter dem Status Reise erfolgt. Das System genehmigt die Reise und rechnet sie ab. Mit
der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse an den Datenträgeraustausch wird der
um den Vorschuß verminderte Reiseaufwand ausgezahlt.
Den um den Vorschuß verminderten Reiseaufwand, der durch den Datenträgeraustausch
ausgezahlt worden ist, müssen Sie manuell buchen. Mit der Übertragung der
Abrechnungsergebnisse der Reise in das Rechnungswesen wird der Reiseaufwand in der
April 2001
281
SAP AG
Beispiel:
Vorschuß
Reisespesen
100,500,-
1.) Manuelles Buchen nach Auszahlung des Vorschusses über Hausbank.
Buchung: DTA 100,- an Bank 100,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
Bank
S
H
100,-
ReiseaufS wand H
DTA
S
100,-
H
ReiseaufS wand H
DTA
S
100,-
H
2.) Buchung des Vorschusses.
Buchung: Vorschuß 100.- an DTA 100,-.
Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
Bank
S
H
100,-
100,-
100,-
3.) Manuelles Buchen nach Auszahlung der um den Vorschuß gekürzten
Reisespesen über Hausbank.
Buchung: DTA 400,- an Bank 400,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
Bank
S
H
100,-
ReiseaufS wand H
DTA
S
100,-
100,-
H
100,-
400,-
400,-
4.) Buchung des Reiseaufwands.
Buchung: Reiseaufwand 500,- an Vorschuß 100,an DTA 400,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
Bank
S
H
100,-
ReiseaufS wand H
DTA
S
100,-
100,-
H
100,-
100,400,100,-
100,400,500,-
400,-
Grafik: Überblick der Buchungen bei Vorschußauszahlung über den
Datenträgeraustausch
282
April 2001
SAP AG
2
1
System berücksichtigt Vorschuß nur im Antrag
7
0
System berücksichtigt Vorschuß bei der Reisekostenabrechnung nicht
April 2001
283
SAP AG
Vorschuß über Kasse (Reisekosten über DTA)
Die Kasse zahlt einen genehmigten Vorschuß an einen Mitarbeiter aus, legt über die
Vorschußerfassung eine Mitarbeiter-Reise an und sichert sie. Dabei setzt das System für den
erfaßten Vorschuß automatisch das Kassenkennzeichen.
Mit der Übertragung der Abrechnungsergebnisse des Reiseantrags in das Rechnungswesen wird
der Vorschuß in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Nach der Reise ergänzen Sie den Reiseantrag um die Reisefakten und sichern die MitarbeiterReise unter dem Status Reise erfolgt. Das System genehmigt die Reise und rechnet sie ab. Mit
der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse an den Datenträgeraustausch wird der
um den Vorschuß verminderte Reiseaufwand ausgezahlt.
Mit der Übertragung der Abrechnungsergebnisse der Reise an das Rechnungswesen wird der
Reiseaufwand in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Nach der Auszahlung des um den Vorschuß verminderten Reiseaufwands durch den
Datenträgeraustausch müssen Sie den verminderte Reisaufwand manuell buchen.
284
April 2001
SAP AG
Beispiel:
Vorschuß
Reisespesen
100,500,-
1.) Der Vorschuß wird über die Kasse ausgezahlt.
Buchung: Mitarbeiter (MA) 100,- an Kasse 100,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
Auszahlung
S MA H
100,-
2.) Der Vorschuß wird auf den Reiseantrag übertragen.
Buchung: Vorschuß 100,- an Mitarbeiter (MA) 100,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
100,-
Auszahlung
S MA H
100,100,-
Buchung: Reiseaufwand 500,- an Vorschuß 100,an Mitarbeiter (MA) 400,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
100,100,-
500,-
Auszahlung
S MA H
100,100,400,-
4.) Manuelle Buchung nach erfolgter Auszahlung über Datenträgeraustausch.
Buchung: Mitarbeiter (MA) 400,- an Bank 400,Vorschuß
S
H
Kasse
S
H
100,-
Bank
S
H
ReiseaufS wand H
100,100,-
500,400,-
Auszahlung
S MA H
100,100,400,400,-
Grafik: Überblick der Buchungen bei Vorschußauszahlung über Kasse und Auszahlung
des Reiseaufwands über den Datenträgeraustausch
April 2001
285
SAP AG
R-Zeile
2
0
Das System soll den Vorschuß nie buchen
7
4
Das System berücksichtigt den Vorschuß nur im Antrag. Zusätzlich
berücksichtigt es den Kassenvorschuß bei der Auszahlung des
Reiseaufwands über den Datenträgeraustausch oder die
Personalabrechnung
Position 2 betrifft Vorschüsse ohne Kassenkennzeichen.
Position 7 betrifft Vorschüsse mit Kassenkennzeichen.
286
April 2001
SAP AG
Erfassungsfunktion Kostenzuordnung
Erfassungsfunktion Kostenzuordnung
Verwendung
Für die ordnungsgemäße Zuordnung der angefallenen Reisekosten im Controlling (CO) können
Sie Kostenzuordnungen vorgeben.
Funktionsumfang
Sie können Kostenzuordnungen für die Gesamtreise, für Kilometer (Wegstrecken), für
Einzelbelege oder für Ziele vorgeben. Wenn Sie im jeweiligen Erfassungsszenario keine
Kostenzuordnungen manuell vorgeben, so übernimmt das System die Kostenzuordnungen aus
der Reisekostenzuordnungsvorschrift [Seite 288], die in den Personalstammdaten des
Mitarbeiters hinterlegt ist.
Die Kostenzuordnungen einer Reise stehen dem Controlling (CO) erst nach der Übertragung der
Reiseabrechnungsergebnisse [Seite 348] in die Finanzbuchhaltung (FI) zur Verfügung. Eine
direkte Verbindung zwischen Reisemanagement und Controlling (CO) existiert nicht.
Siehe auch:
Kostenzuordnung für die Gesamtreise [Seite 290]
Kostenzuordnung pro Zwischenziel [Seite 295]
Kostenzuordnung pro Beleg [Seite 299]
Kostenzuordnung für die Wegstrecke (Kilometer [Seite 309])
April 2001
287
SAP AG
Reisekostenzuordnungsvorschrift
Definition
Die Reisekostenzuordnungsvorschrift ist die reiseübergreifende Kostenzuordnungsvorgabe jedes
Mitarbeiters. Sie hinterlegen sie in den Personalstammdaten des Mitarbeiters. Diese
Kostenzuordnungsvorgabe gilt für all diejenigen Objekte (Gesamtreise, Belege, Ziele und
gefahrene Wegstrecke) innerhalb der Reisekostenabrechnung, für die Sie keine eigenen oder
vollständigen Kostenzuordnungen während der Reisefaktenerfassung manuell eingeben.
Eine reiseübergreifende Kostenzuordnungsvorgabe müssen Sie in mindestens einem der
folgenden Informationstypen des Mitarbeiters hinterlegt haben:
·
Informationstyp 0027, Subtyp 02 (Kostenverteilung Reisekosten)
·
Informationstyp 0017 (Reiseprivilegien)
·
Struktur
Die folgende Grafik zeigt, wie das System aus den verschiedenen Daten innerhalb der
Informationstypen die gültige Reisekostenzuordnungsvorschrift ermittelt:
288
April 2001
SAP AG
Infotyp Kostenverteilung
Reisekosten (0027 Art 02)
Existiert für den Mitarbeiter eine
Kostenzuordnungsvorgabe
zum Datum des letzten Reisetags?
Werden Kosten
vollständig
zugeordnet
(100%)?
Existiert für den
Mitarbeiter eine
Kostenstelle
zum Datum des
letzten Reisetags
im Infotyp 0017?
Das System ordnet die Kosten
vollständig gemäß der
im Infotyp 0027 Subtyp 02 zu.
teilweise gemäß der
im Infotyp 0027 Subtyp 02 zu.
Den Restprozentsatz ordnet
das System der Kostenstelle
aus Infotyp 0017 zu.
im Infotyp 0017 zu.
Infotyp Reiseprivilegien (0017)
Kostenstelle zum Datum
des letzten Reisetags?
im Infotyp 0001 zu.
Infotyp Organisatorische
Zuordnung (0001)
Kostenstelle zum Datum
des letzten Reisetags?
Ausgabe einer Fehlermeldung
Ja
Nein
Siehe auch:
April 2001
289
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe der Gesamtreise
Verwendung
Die Kostenzuordnungsvorgabe der Gesamtreise ermöglicht Ihnen, für eine Reise eine
prozentuale Kostenzuordnung vorzugeben, die von der Reisekostenzuordnungsvorschrift [Seite
288] abweicht.
Funktionsumfang
Die Kostenzuordnungen für eine Gesamtreise können Sie nur prozentual vorgeben. Sie gilt nur
für diejenigen Objekte, für die Sie keine eigene Kostenzuordnung vorgegeben haben.
Benötigte Kostenzuordnungen können Sie nur mit einem Prozentsatz und einem neuen
Kontierungsobjekt vorgeben. Das System verdichtet das Kostenzuordnungsbild nach der ersten
Datenfreigabe derart, daß anschließend nur noch Kostenzuordnungen mit Prozentzahlen
sichtbar sind.
Wenn Sie das Kostenzuordnungsbild verlassen, ohne eine vollständige Kostenzuordnung
vorgegeben zu haben (d.h. daß die Summe aller Prozentsätze unterhalb von 100% liegt), so
übernimmt das System für die noch nicht zugeordneten Reisekosten (Restprozentsatz) der
Gesamtreise die Kostenzuordnungen gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift.
Wenn Sie für die Gesamtreise keine Kostenzuordnung vorgegeben haben, so übernimmt das
System die Kostenzuordnung gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift für alle diejenigen
Objekte, für die Sie keine eigene Kostenzuordnung vorgegeben haben.
Die folgende Grafik zeigt, welche resultierende Kostenzuordnungsvorgabe für eine Gesamtreise
das System in Abhängigkeit von einer manuellen Kostenzuordnungsvorgabe übernimmt.
290
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe Gesamtreise
(Kostenverteilung)
Der prozentuale Kostenanteil
des Gesamtreise wird
gemäß Vorgabe zugeordnet.
Der prozentuale Restanteil
der Kosten wird gemäß der
Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet.
teilweise
Kostenzuordnung
REISE
vollständige
Kostenzuordnung
Die Kostenzuordnung
erfolgt prozentual gemäß
den Vorgaben der
Gesamtreise
.
es existiert keine
Kostenzuordnung
für die Gesamtreise
(Reisekosten-Stammkontierung des Mitarbeiters)
Siehe auch:
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekostenmanager / Reisemanager) [Seite 292]
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekalender / Wochenbericht) [Seite 294]
April 2001
291
SAP AG
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekostenmanager / Reisemanager)
Kostenzuordnung Reise vorgeben
(Reisekostenmanager / Reisemanager)
Vorgehensweise
So ordnen Sie bei der Bearbeitung einer Reise die Kosten der Gesamtreise zu 100% einem
Kontierungsobjekt [Extern] zu:
1. Wählen Sie im Datenbereich Von Stammkontierung abweichende Kostenzuordnung der
Gesamtreise im ersten Feld das gewünschte Kontierungsobjekt aus.
an: Feldlänge, F4-Wertehilfe und F1-Hilfe.
2. Geben Sie in das zweite (und ggf. dritte) Feld die Werte des Kontierungsobjektes ein.
3. Fahren Sie mit den anderen Erfassungsfunktionen fort und sichern Sie anschließend mit
.
So verteilen Sie bei der Bearbeitung einer Reise die Kosten der Gesamtreise prozentual
auf verschiedene Kontierungsobjekte:
1. Wählen Sie
(Erweiterte Kostenzuordnung) im Datenbereich Von Stammkontierung
abweichende Kostenzuordnung der Gesamtreise.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Erweiterte Kostenzuordnung der
Gesamtreise.
2. Geben Sie in der Spalte Aufteilung den Prozentsatz der Reisekosten ein, der auf ein
bestimmtes Kontierungsobjekt verteilt werden soll.
3. Tragen Sie in derselben Zeile das zugehörige Kontierungsobjekt ein.
Sie können mehrere Kontierungsobjekte in einer Zeile eintragen. Dies ist z. B.
sinnvoll, wenn Sie die Kosten noch genauer als über die Kostenstelle nachverfolgen
möchten.
Bei einer Mehrfachkontierung ist immer nur eines der Objekte das echte
Kontierungsobjekt. Alle weiteren eingetragenen Objekte sind statistische
Kontierungsobjekte.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jedes weitere Kontierungsobjekt, auf das Sie einen
genauen Prozentsatz der Kosten der Gesamtreise verteilen wollen.
Wenn Sie für die Gesamtreise keine vollständige (100% umfassende)
Kostenzuordnung vergeben haben, gibt das System folgende Information aus: ‘x%‘
werden gemäß Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet.
Das System übernimmt für den Restanteil die Zuordnung aus der
Reisekostenzuordnungsvorschrift [Seite 288].
5. Wählen Sie
292
.
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekostenmanager / Reisemanager)
Sie gelangen in das allgemeine Erfassungsbild zurück.
.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung für die Gesamtreise vergeben.
April 2001
293
SAP AG
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekalender / Wochenbericht)
Kostenzuordnung Reise vorgeben (Reisekalender /
Wochenbericht)
Vorgehensweise
So ordnen Sie im Reisekalender [Seite 224] und im Wochenbericht [Seite 236] bei der
Bearbeitung einer Reise die Kosten der Gesamtreise einem oder mehreren
Kontierungsobjekten [Extern] zu:
7. Wählen Sie
(Kostenzuordn. Reise).
Gesamtreise.
möchten.
Kontierungsobjekte.
10. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jedes weitere Kontierungsobjekt, auf das Sie einen
genauen Prozentsatz der Kosten der Gesamtreise verteilen wollen.
Wenn Sie für die Gesamtreise keine vollständige (100% umfassende)
11. Wählen Sie
.
.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung für die Gesamtreise vergeben.
294
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe pro Weiteres Ziel
Verwendung
Die Kostenzuordnungsvorgabe pro Weiteres Ziel ermöglicht Ihnen, für jedes zusätzlich erfaßte
Reiseziel eine prozentuale Kostenzuordnung vorzugeben, die von der
Reisekostenzuordnungsvorschrift [Seite 288] abweicht.
Diese Funktion steht Ihnen im Reisekostenmanager, im Reisemanager und im Reisekalender zur
Verfügung.
Funktionsumfang
Sie können bei der Erfassung von Weiteren Zielen (Zwischenzielen) für jedes Weitere Ziel
eigene Kostenzuordnungen vorgeben.
Das System schlägt die Kostenzuordnungsvorgaben der Reisekostenzuordnungsvorschrift und
die bisher in der Reise erfaßten Kostenzuordnungsvorgaben ohne Prozentangabe innerhalb des
Bildes Reisedaten pflegen: Erweiterte Kostenzuordnung für ein ‚Weiteres Ziel‘ vor.
vergeben zu haben (d.h. daß die Summe aller Prozentsätze unterhalb von 100% liegt), so
übernimmt das System für die noch nicht zugeordneten Reisekosten (Restprozentsatz) des
Weiteren Ziels die Kostenzuordnungen gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift.
Wenn Sie für das Weitere Ziel keine Kostenzuordnung vergeben haben, so übernimmt das
System die Kostenzuordnung, die Sie manuell für die Gesamtreise vergeben haben, auch für das
Weitere Ziel.
Wenn Sie für die Gesamtreise manuell keine Kostenzuordnung vergeben haben, so übernimmt
das System die Kostenzuordnung gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift für das Weitere
Ziel.
Die folgende Grafik veranschaulicht, wie das System die Kostenzuordnung für ein Weiteres Ziel
ermittelt:
April 2001
295
SAP AG
Der prozentuale
Kostenanteil des Ziels
wird gemäß
manueller Vorgabe
zugeordnet.
Der restliche
Prozentsatz der
Kosten wird gemäß
der Reisekostenzuordnungsvorschrift
zugeordnet.
Der prozentuale
Kostenanteil
des Gesamtreise
wird gemäß
manueller Vorgabe
zugeordnet.
Der restliche
Prozentsatz der
Kosten wird gemäß
der Reisekostenzuordnungsvorschrift
zugeordnet.
teilweise
Kostenzuordnung
manuell bei
Erfassung der Reise
Weiteres
Ziel
vollständige
Kostenzuordnung
manuell bei
Erfassung der Reise
Die Kostenzuordnung
erfolgt
gemäß der
manuellen
Kostenzuordnung für
das Weitere Ziel.
Keine manuelle
Kostenzuordnung
für das Weitere Ziel
Die Kostenzuordnung
erfolgt
gemäß der
Gesamtmanuellen
reise
manuell bei
manuell bei
Kostenzuordnung für
Erfassung der Reise
Erfassung der Reise
die Gesamtreise.
teilweise
Kostenzuordnung
vollständige
Kostenzuordnung
Keine manuelle
Kostenzuordnung
für das Weitere Ziel
Siehe auch:
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekostenmanager) [Seite 297]
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekalender) [Seite 298]
296
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekostenmanager / Reisemanager)
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekostenmanager /
Reisemanager)
Um bei der Erfassung der Reisekosten mit dem Reisekostenmanager oder dem Reisemanager
die Kostenzuordnung für ein Weiteres Ziel vorzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
Reisekostenmanager
Reisemanager
1. Wählen Sie die Registerkarte Weitere Ziele
1. Öffnen Sie im Datenbereich Rahmendaten
die Funktion Weitere Ziele.
über
2. Markieren Sie das Weitere Ziel, für das Sie die Kosten zuordnen möchten.
3. Wählen Sie
(Erweiterte Kostenzuordnung)..
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Erweiterte Kostenzuordnung eines
‘Weiteren Ziels‘.
möchten.
Kontierungsobjekte.
6. Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für jedes weitere Kontierungsobjekt, auf das Sie
einen genauen Prozentsatz Kosten verteilen wollen.
Wenn Sie für das Weitere Ziel keine vollständige (100% umfassende)
7. Wählen Sie
.
.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung für ein Weiteres Ziel vergeben.
April 2001
297
SAP AG
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekalender)
Kostenzuordnung Ziel vorgeben (Reisekalender)
Vorgehensweise
So ordnen Sie im Reisekalender [Seite 224] bei der Bearbeitung einer Reise die Kosten
einem Zwischenziel zu:
1. Positionieren Sie den Cursor auf einer gültigen Reise.
2. Wählen Sie
Ziele.
3. Positionieren Sie den Cursor auf ein exisiterenden Zwischenziel.
4. Wählen Sie
(Kostenzuordnung Zwischenziel) unterhalb der Erfassungstabelle.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Erweiterte Kostenzuordnung eines
‘Weiteren Ziels‘.
möchten.
Kontierungsobjekte.
einen genauen Prozentsatz Kosten verteilen wollen.
Wenn Sie für das Zwischenziel keine vollständige (100% umfassende)
8. Wählen Sie
.
9. Sie gelangen in das allgemeine Erfassungsbild zurück.
.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung für ein Zwischenziel vergeben.
298
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe pro Beleg
Verwendung
Die Kostenzuordnungsvorgabe pro Beleg ermöglicht Ihnen, für einen Einzelbeleg entweder eine
prozentuale oder eine betragsmäßige (absolute) Kostenzuordnung vorzugeben, die von der
Reisekostenzuordnungsvorschrift abweicht.
Funktionsumfang
Ausgehend vom Erfassungsbild Reisedaten pflegen: Belege können Sie für einzelne Belege
eigene Kostenzuordnungen vorgeben.
Kostenzuordnungsbildes vor.
vorgegeben zu haben (d.h. entweder liegt die Summe aller Prozentsätze unterhalb von 100%
oder der Absolutbetrag des Belegs ist nicht vollständig zugeordnet), so übernimmt das System
für die noch nicht zugeordneten Reisekosten des Belegs (Restprozentsatz bzw. Restbetrag) die
Kostenzuordnungen gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift.
Wenn Sie für einen Beleg keine Kostenzuordnung vorgegeben haben, so übernimmt das System
zunächst die Kostenzuordnung des Zwischenziels, dem der Beleg zugeordnet ist. Das System
nimmt die Zuordnung eines Belegs zu einem Zwischenziel über das Belegdatum vor. Sie können
einen Beleg über den Gruppenrahmen Zielzuordnung Beleg des Kostenzuordnungsbildes einem
anderen Zwischenziel zuordnen.
Wenn Sie für das Zwischenziel keine Kostenzuordnung vorgegeben haben, so übernimmt das
System die Kostenzuordnung der Gesamtreise für den Beleg.
System die Kostenzuordnung gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift für den Beleg.
Die folgende Grafik zeigt, welche resultierende Kostenzuordnungsvorgabe für einen Einzelbeleg
das System in Abhängigkeit von einer manuellen Kostenzuordnungsvorgabe übernimmt.
April 2001
299
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe Beleg (Kostenverteilung)
Der prozentuale oder
absolute Kostenanteil der
Kilometer wird gemäß
Vorgabe zugeordnet.
Der prozentuale oder
absolute Restanteil der
Kosten wird gemäß der
des Reiseziels wird
teilweise
Beleg
Kostenzuordnung
vollständige
Kostenzuordnung
Die Kostenzuordnung
erfolgt prozentual oder
absolut gemäß
den Vorgaben des
Belegs.
es existiert keine
Kostenzuordnung
für den Beleg
teilweise
Kostenzuordnung
REISEZIEL
vollständige
Kostenzuordnung
Die Kostenzuordnung
den Vorgaben des
Zwischenziels.
es existiert keine
Kostenzuordnung
für das Zwischenziel
teilweise
Kostenzuordnung
REISE
vollständige
Kostenzuordnung
Die Kostenzuordnung
den Vorgaben der
Gesamtreise
.
es existiert keine
Kostenzuordnung
300
April 2001
SAP AG
Änderung des Zwischenziels
Wenn Sie den Zeitraum eines Zwischenziels verändern oder ein Zwischenziel löschen, so baut
das System die Beleg-Ziel-Zuordnungen aller Belege neu auf.
Änderung eines Belegs
Wenn Sie bei einem Beleg, den Sie betragsmäßig aufgeteilt haben, den Belegbetrag ändern, so
löscht das System die Kostenzuordnungsvorgabe des Belegs. Wenn Sie das Belegdatum
ändern, so baut das System die existierende Beleg-Ziel-Zuordnung neu auf.
Siehe auch:
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisekostenmanager) [Seite 302]
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisekalender) [Seite 305]
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Wochenbericht) [Seite 307]
April 2001
301
SAP AG
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisekostenmanager)
Kostenzuordnung Beleg vorgeben
Vorgehensweise
1. Markieren Sie auf der Registerkarte Spesenbelege einen gültigen Beleg, den Sie zuvor
erfaßt haben.
2. Wählen Sie
(Erweiterte Kostenzuordnung).
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Erweiterte Kostenzuordnung des
Spesenbelegs.
3. Wählen Sie ggf. ein Ziel aus, dem der Beleg zuzuordnen ist.
möchten.
Kontierungsobjekte.
einen genauen Prozentsatz der Kosten verteilen wollen.
Wenn Sie für den Beleg keine vollständige (100% umfassende) Kostenzuordnung
vergeben haben, gibt das System folgende Information aus: ‘x%‘ werden gemäß
7. Wählen Sie
.
.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung für einen Spesenbeleg vergeben.
302
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisemanager)
Vorgehensweise
So ordnen Sie bei der Bearbeitung einer Reise die Kosten eines Spesenbelegs zu 100%
einem Kontierungsobjekt [Extern] zu:
1. Wählen Sie im Datenbereich Spesenbelege unter
Abweichende Kostenzuordnung des
Spesenbelegs im ersten Feld das gewünschte Kontierungsobjekt aus.
an: Feldlänge, F4-Wertehilfe und F1-Hilfe.
2. Geben Sie in das zweite (und ggf. dritte) Feld die Werte des Kontierungsobjektes ein.
.
So verteilen Sie bei der Bearbeitung einer Reise die Kosten des Spesenbelegs prozentual
auf verschiedene Kontierungsobjekte:
1. Markieren Sie im Datenbereich
Spesenbelege einen Spesenbeleg.
2. Wählen Sie unter
Abweichende Kostenzuordnung des Spesenbelegs die Drucktaste
(Erweiterte Kostenzuordnung)..
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Erweiterte Kostenzuordnung des
Spesenbelegs
3. Ordnen Sie ggf. dem Spesenbeleg ein zuvor erfaßtes Ziel zu.
möchten.
Kontierungsobjekte.
einen genauen Prozentsatz der Kosten der Gesamtreise verteilen wollen.
Wenn Sie für den Spesenbeleg keine vollständige (100% umfassende)
7. Wählen Sie
April 2001
.
303
SAP AG
.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung für den Spesenbeleg vergeben.
304
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Reisekalender)
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Reisekalender [Seite 225] aus.
3. Wählen Sie Springen ® Belege.
5. Wählen Sie Zusätze ® Kostenzuordnung ® Einzelbeleg.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Kostenzuordnung des Belegs.
6. Geben Sie die gewünschte Kostenzuordnung für den Einzelbeleg ein.
Wenn Sie für den Einzelbeleg keine vollständige (100% umfassende)
Kostenzuordnung vorgeben haben, gibt das System folgende Information aus: “x%
sind noch zuzuordnen”. Wenn Sie für den Einzelbeleg keine vollständige absolute
Kostenzuordnung vorgeben haben, gibt das System folgende Information aus: “x
<Währung> sind noch zuzuordnen”. Bestätigen Sie diese Information.
Wenn Sie weitere Kostenzuordnungen vorgeben möchten, bestätigen Sie diese
Information und geben Sie die gewünschten Kostenzuordnungen vor.
8. Wählen Sie Springen ® Zurück, um wieder auf das Bild Reisedaten pflegen: Belege zu
gelangen.
Kostenzuordnung vorgegeben haben, gibt das System folgende Information aus:
“x% werden gemäß Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet”. Wenn Sie für den
Einzelbeleg keine vollständige absolute Kostenzuordnung vorgegeben haben, gibt
das System folgende Information aus: “x <Währung> werden gemäß
Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet”. Bestätigen Sie diese Information.
Das System übernimmt für den Restanteil die Reisekostenzuordnungsvorschrift
[Seite 288].
Wenn Sie für den Restanteil eine weitere Kostenzuordnung vorgeben möchten, dann
wiederholen Sie die Arbeitsschritte 4 bis 8.
9. Wählen Sie Springen ® Zurück, um wieder auf das Bild Reisekalender: Inlandsreisen zu
gelangen.
10. Sichern Sie die Reisen.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung des Belegs vorgegeben.
April 2001
305
SAP AG
306
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnung Beleg vorgeben (Wochenbericht)
Vorgehensweise
1. Wählen Sie die Erfassungsart Wochenbericht [Seite 238] aus.
2. Markieren Sie den gewünschten Wochenbericht.
5. Wählen Sie Zusätze ® Kostenzuordnung ® Einzelbeleg.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Kostenzuordnung des Belegs.
6. Geben Sie die gewünschte Kostenzuordnung für den Einzelbeleg ein.
sind noch zuzuordnen”. Wenn Sie für den Einzelbeleg keine vollständige absolute
Kostenzuordnung vorgeben haben, gibt das System folgende Information aus: “x
<Währung> sind noch zuzuordnen”. Bestätigen Sie diese Information.
Wenn Sie weitere Kostenzuordnungen vorgeben möchten, geben Sie die
gewünschten Kostenzuordnungen vor.
8. Wählen Sie Springen ® Zurück, um wieder auf das Bild Reisedaten pflegen:
Wochenbericht zu gelangen.
“x% werden gemäß Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet”. Wenn Sie für den
Einzelbeleg keine vollständige absolute Kostenzuordnung vorgegeben haben, gibt
das System folgende Information aus: “x <Währung> werden gemäß
Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet”. Bestätigen Sie diese Information.
Das System übernimmt für den Restanteil die Reisekostenzuordnungsvorschrift
[Seite 288].
9. Sichern Sie den Wochenbericht.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung des Belegs vorgegeben.
April 2001
307
SAP AG
308
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe für Kilometer
Verwendung
Die Kostenzuordnungsvorgabe pro Kilometer (pro Fahrtstrecke) ermöglicht Ihnen, für eine
Fahrtstrecke eine prozentuale Kostenzuordnung vorzugeben, die von der
Reisekostenzuordnungsvorschrift abweicht.
Funktionsumfang
Ausgehend von Erfassungsbild Reisedaten pflegen: Kilometeraufteilung können Sie für die
Einträge in der Kilometeraufteilung eigene Kostenzuordnungen vorgeben.
Kostenzuordnungsbildes vor.
vorgegeben zu haben (d.h. daß die Summe aller Prozentsätze unterhalb von 100% liegt), so
übernimmt das System für die noch nicht zugeordneten Reisekosten (Restprozentsatz) der
Fahrtstrecke die Kostenzuordnungen gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift.
Wenn Sie für eine Fahrtstrecke keine Kostenzuordnung vorgegeben haben, so übernimmt das
System zunächst die Kostenzuordnung des Zwischenziels, dem die Fahrtstrecke zugeordnet ist.
Das System nimmt die Zuordnung einer Fahrtstrecke zu einem Zwischenziel über das Datum in
der Kilometeraufteilung vor. Sie können eine Fahrtstrecke über den Gruppenrahmen
Zielzuordnung km-Pauschale des Kostenzuordnungsbildes einem anderen Zwischenziel
zuordnen.
Wenn Sie für das Zwischenziel keine Kostenzuordnung vorgegeben haben, so übernimmt das
System die Kostenzuordnung der Gesamtreise für die Fahrtstrecke.
System die Kostenzuordnung gemäß der Reisekostenzuordnungsvorschrift für die Fahrtstrecke.
Die folgende Grafik zeigt, welche resultierende Kostenzuordnungsvorgabe für Kilometer
(Fahrtstrecke) das System in Abhängigkeit von einer manuellen Kostenzuordnungsvorgabe
übernimmt.
April 2001
309
SAP AG
Kostenzuordnungsvorgabe Kilometer (Kostenverteilung)
der Kilometer wird
des Reiseziels wird
vollständige
teilweise
Kilometer
Kostenzuordnung
Kostenzuordnung
Die Kostenzuordnung
den Vorgaben der
Kilometer.
es existiert keine
Kostenzuordnung
für Kilometer
teilweise
Kostenzuordnung
REISEZIEL
vollständige
Kostenzuordnung
Die Kostenzuordnung
den Vorgaben des
Zwischenziels.
es existiert keine
Kostenzuordnung
für das Zwischenziel
teilweise
Kostenzuordnung
REISE
vollständige
Kostenzuordnung
Die Kostenzuordnung
den Vorgaben der
Gesamtreise
.
es existiert keine
Kostenzuordnung
Änderung eines Zwischenziels
Wenn Sie den Zeitraum eines Zwischenziels verändern oder ein Zwischenziel löschen, so baut
das System die Kilometer-Ziel-Zuordnungen aller Fahrtstrecken neu auf.
310
April 2001
SAP AG
Siehe auch:
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Reisekostenmanager) [Seite 312]
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Reisekalender) [Seite 314]
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Wochenbericht) [Seite 315]
April 2001
311
SAP AG
Kostenzuordn. Kilometer vorgeben (Reiseko.man./Reisemanager)
Kostenzuordn. Kilometer vorgeben
(Reiseko.man./Reisemanager)
Vorgehensweise
Reisekostenmanager
Reisemanager
1. Wählen Sie die Registerkarte
Wegstrecken.
1. Öffnen Sie im Datenbereich Pauschale
Erstattung über
die Funktion Aufteilung
der Wegstrecke.
2. Markieren Sie die Wegstrecke, für das Sie die Kosten zuordnen möchten.
3. Wählen Sie
(Erweiterte Kostenzuordnung).
Wegstrecke.
4. Wählen Sie ggf. ein Ziel aus, dem die Wegstrecke zuzuordnen ist.
möchten.
Kontierungsobjekte.
einen genauen Prozentsatz der Kosten verteilen wollen.
Wenn Sie für die Wegstrecke keine vollständige (100% umfassende)
8. Wählen Sie
.
.
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung für eine Wegstrecke vergeben.
312
April 2001
SAP AG
Kostenzuordn. Kilometer vorgeben (Reiseko.man./Reisemanager)
April 2001
313
SAP AG
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Reisekalender)
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Reisekalender)
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Springen ® Kilometeraufteilung.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Kilometeraufteilung.
4. Markieren Sie die gewünschte Kilometeraufteilung.
5. Wählen Sie Zusätze ® Kostenzuordnung ® Kilometer.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Kostenzuordnung der Kilometer.
6. Geben Sie die gewünschte Kostenzuordnung für die Kilometeraufteilung ein.
Wenn Sie für die Kilometeraufteilung keine vollständige (100% umfassende)
sind noch zuzuordnen”. Bestätigen Sie diese Information.
8. Wählen Sie Springen ® Kilometeraufteilung, um wieder auf das Bild Reisedaten pflegen:
Kilometeraufteilung zu gelangen.
“x% werden gemäß Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet”.
Bestätigen Sie diese Information. Das System übernimmt für den Restanteil die
9. Wählen Sie Springen ® Zurück, um wieder auf das Bild Reisekalender: Inlandsreisen zu
gelangen.
Ergebnis
Sie haben die Kostenzuordnung des Zwischenziels vorgegeben.
314
April 2001
SAP AG
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Wochenbericht)
Kostenzuordnung Kilometer vorgeben (Wochenbericht)
Vorgehensweise
1. Wählen Sie die Erfassungsart Wochenbericht [Seite 238] aus.
2. Markieren Sie den gewünschten Wochenbericht.
3. Wählen Sie Wochenbericht
Ändern.
4. Markieren Sie die gewünschte Anzahl Kilometer (Fahrtstrecke).
5. Wählen Sie Zusätze
Kostenzuordnung
Kilometer.
Sie gelangen auf das Bild Reisedaten pflegen: Kostenzuordnung der Kilometer.
6. Geben Sie die gewünschte Kostenzuordnung für die Kilometeraufteilung ein.
sind noch zuzuordnen”. Bestätigen Sie diese Information.
8. Wählen Sie Springen Zurück, um wieder auf das Bild Reisedaten pflegen:
Wochenbericht zu gelangen.
“x% werden gemäß Reisekostenzuordnungsvorschrift zugeordnet”.
Bestätigen Sie diese Information. Das System übernimmt für den Restanteil die
Ergebnis
Sie haben eine Kostenzuordnung der Kilometeraufteilung vorgegeben.
April 2001
315
SAP AG
Erfassungsfunktion "Vorsteuer Inland"
Verwendung
Die Funktion Vorsteuer Inland erleichtert die Handhabung des Wegfalls der 1-Land/1-WährungBeziehung, die vor Einführung des EURO existierte. Sie ermittelt automatisch das korrekte
Inlandsvorsteuerkennzeichen für Belege in EUR, die bei einer Auslandsreise erfaßt werden, aber
einem Reiseabschnitt im Inland zuzuordnen sind.
Zuvor entschied das System durch den Vergleich der Reisewährung mit der Belegwährung, ob
es sich beim eingegebenen Beleg um einen Inlands- oder Auslandsbeleg handelt. Dies
wiederum bestimmt, welches Mehrwertsteuerkennzeichen als Defaultwert generiert wird. Da
nach Einführung des EURO jedoch mehrere Länder dieselbe Währung haben, ist diese
Vorgehensweise nicht mehr schlüssig.
Voraussetzungen
Die Funktion Vorsteuer Inland ist nur bei folgenden Systemeinstellungen aktiv:
·
Sie haben aufgrund der Einführung des EURO im Customizing des Reisemanagements
unter Stammdaten ® Steuerungsparameter für Reisekosten ® Globale Voreinstellungen
definieren im Bildbereich Vorsteuervorschlagswert für Belege im Ausland die Option anhand
Reiseziel setzen ausgewählt.
Dies bedeutet, daß die Vorschlagswerte für die Vorsteuer durch den Vergleich von
Inland und Reiseland ermittelt werden. Bei der Konstellation "Inland gleich Reiseland"
wird für alle Belege automatisch das entsprechende Inlandsvorsteuerkennzeichen
gesetzt, bei "Inland ungleich Reiseland" wird für alle Belege das
Auslandsvorsteuerkennzeichen gesetzt.
·
Als weitere Voraussetzung müssen Sie im Customizing des Reisemanagements die
Reisekostenwährung gepflegt haben (Reiseabrechnung ® Dialog- und
Reiseabrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ® Defaultwerte für Dialog hinterlegen).
Weitere Informationen zur Einführung des EURO und der Umstellung der Währung für
Reisekosten finden Sie auch im SAP Hinweis 110183.
Funktionsumfang
Die Funktion Vorsteuer Inland steht Ihnen in folgenden Erfassungsszenarien der
Reisekostenabrechnung zur Verfügung:
Erfassungsszenario
Aufruf aus dem Menü
Reisemanager
Menü des Reisemanagements [Seite 21] ® Reisekosten erfassen
Reisekostenmanager
Menü des Reisemanagements [Seite 21] ® Reisekostenabrechnung
® Reisekostenmanager / Reisekosten erfassen (Experte)
Reisekalender
® Reisekalender
Wochenbericht
® Wochenbericht
316
April 2001
SAP AG
Beispiel
Sie haben eine Auslandsreise nach Frankreich mit Spesenbelegen in EUR. Eine
Hotelübernachtung auf dieser Reise erfolgte im Inland (d.h. in Deutschland).
1. Legen Sie im gewünschten Erfassungsszenario (s.o.) eine Reisekostenabrechnung mit dem
Reiseschema "Auslandsreise" an.
3. Geben Sie den Hotelbeleg normal in EUR ein.
4. Bestätigen Sie mit Enter.
In der Spalte Vorsteuerkennzeichen erscheint das Kennzeichen für einen
Auslandsbeleg, da das System bei der Konstellation "Reisewährung ungleich
Belegwährung" einen Auslandsbeleg erkennt.
5. Positionieren Sie den Cursor auf der Belegzeile und wählen Sie die Drucktaste Vorsteuer
Inland.
Dem Beleg wird vom System automatisch das korrekte Inlandsvorsteuerkennzeichen
zugewiesen.
6. Setzen Sie die Bearbeitung wie gewohnt fort.
April 2001
317
SAP AG
Erfassungsfunktion "Eingabe in EURO"
Verwendung
Diese Funktion ist ausschließlich für den Doppelwährungszeitraum aufgrund der
EURO-Einführung zwischen dem 01.01.1999 und dem 01.01.2001 relevant.
Falls in diesem Zeitraum noch keine Umstellung der Abrechnungswährung auf EUR erfolgt ist, ist
für alle Belege der Kurs der Fremdwährung zur bisherigen Landeswährung notwendig. Möchten
Sie jedoch einen Fremdwährungsbeleg erfassen, auf dem lediglich der Kurs 'FremdwährungEURO' ausgewiesen ist, dann können Sie mit Hilfe der Funktion Eingabe in EURO den korrekten
Kurs der Fremdwährung zur bisherigen Landeswährung ermitteln und übernehmen.
Voraussetzungen
Die Abrechnungswährung im SAP R/3-Reisemanagement ist nicht EUR, sondern die bisherige
Landeswährung des EWU-Landes. Sie stellen die Abrechnungswährung der Reisekosten im
Reiseabrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ® Defaultwerte für Dialog hinterlegen [Extern]
ein.
Funktionsumfang
Die Funktion Eingabe in Euro steht in folgenden Erfassungsszenarien der
Erfassungsszenario
Aufruf
Reisemanager
Reisekostenmanager
Reisekalender
® Reisekalender
Wochenbericht
® Wochenbericht
Beispiel
Ein Reisender tauscht in Großbritannien, das nicht an der Europäischen Währungsunion
teilnimmt, DEM in GBP. Der Wechselbeleg weist jedoch aufgrund der gängigen Bankpraxis nur
den Kurs EUR-GBP aus. Über die Funktion Eingabe in EURO errechnet das System dann den
benötigten Kurs für DEM-GBP, den Sie einfach übernehmen können.
Aktivitäten
7. Legen Sie im gewünschten Erfassungsszenario (s.o.) eine Reisekostenabrechnung mit dem
Reiseschema "Auslandsreise" an.
8. Geben Sie die erforderlichen Rahmendaten ein.
318
April 2001
SAP AG
9. Geben Sie alle Daten des Umtauschbelegs ein, einschließlich des Kurswertes.
10. Positionieren Sie den Cursor auf der Belegzeile und wählen Sie die Drucktaste Eingabe in
Euro.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Eingabe des Umrechnungskurses in
Landeswährung.
5. Tragen Sie den auf dem Wechselbeleg ausgewiesenen Kurs ein.
6. Wählen Sie Übernehmen.
Auf der Registerkarte Belege wurde der Kurs des Belegs nun automatisch korrekt
eingetragen.
7. Setzen Sie die Bearbeitung wie gewohnt fort.
April 2001
319
SAP AG
Erfassungsfunktion "Eingabe in Landeswährung"
Verwendung
Diese Funktion ist ausschließlich für den Doppelwährungszeitraum aufgrund der
EURO-Einführung zwischen dem 01.01.1999 und dem 01.01.2001 relevant.
Wenn in diesem Zeitraum die Abrechungswährung im SAP R/3-Reisemanagement bereits auf
EUR umgestellt wurde, müssen Sie bei Belegen den Kurs 'Fremdwährung-EUR' angeben.
Wenn nun ein Umtauschbeleg vorliegt, auf dem z.B. aufgrund eines Barumtauschs nur der Kurs
'Fremdwährung-DEM' ausgewiesen ist, dann können Sie über die Funktion Eingabe in
Landeswährung den korrekten Kurs 'Fremdwährung-EUR' ermitteln.
Sie wählen die Funktion Eingabe in Landeswährung nach Eingabe der vorhandenen Belegdaten.
Das System setzt den korrekten Kurs dann automatisch ein.
Voraussetzungen
·
Die Abrechnungswährung im SAP R/3-Reisemanagement ist EUR. Einstellungen hierzu
nehmen Sie im Customizing des Reisemanagements unter Reiseabrechnung ® Dialog- und
Reiseabrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ® Defaultwerte für Dialog hinterlegen
[Extern] vor.
·
Um zu erfahren, ob für ein Reiseland zu einem bestimmten Zeitpunkt mehr als eine Währung
(also zusätzlich eine "Behördenwährung") gültig ist, überprüfen Sie die Währungen im
Customizing der Personaladministration unter Grundeinstellungen ® Währungen festlegen
® Zulässige Währungen eines Landes [Extern].
Funktionsumfang
Die Funktion Eingabe in Landeswährung steht Ihnen in folgenden Erfassungsszenarien der
Erfassungsszenario
Aufruf
Reisemanager
Reisekostenmanager
Reisekalender
® Reisekalender
Wochenbericht
® Wochenbericht
Beispiel
Ein Reisender aus einem Land der Europäischen Währungsunion (EWU) fährt in dieser Zeit in
ein Land, das nicht an der EWU teilnimmt. Da er als Zahlungsmittel nur die ehemalige
Landeswährung zur Verfügung hat, muß er diese in die Fremdwährung tauschen. Er hat also
z.B. nur den Kurs USD zu DEM. Die Reisekostenabrechnung ist aber bereits auf EUR
320
April 2001
SAP AG
umgestellt. Die Kurse der USD-Belege des Reisenden müssen sich deshalb immer auf EUR
beziehen. Der Reisende kann nun auch den auf dem Wechselbeleg ausgewiesenen Kurs USD
zu DEM eingeben und über die Funktion Eingabe in Landeswährung den Kurs USD zu EUR
ermitteln.
April 2001
321
SAP AG
Erfassungsfunktion Reisezusatzinformationen
Erfassungsfunktion Reisezusatzinformationen
Verwendung
Zu jeder Reise können Sie einen erläuternden Text erfassen. Diesen Text druckt das System am
Ende des Standardformulars unter der Rubrik Bemerkungen zur Reise.
Voraussetzung
Sie aktivieren die Erfassungsfunktion Reisezusatzinformationen im Customizing des
Reisemanagements unter Reiseabrechnung ® Dialog- und Abrechnungssteuerung ®
Dialogsteuerung ® Schemen- und Einzelfeldsteuerung definieren.
Sie können optional im Customizing zusätzlich bestimmte Textvorlagen hinterlegen, die bei der
Erfassung der Zusatzinformationen z.B. wie ein Formular ausgefüllt werden können (siehe
Reiseabrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ® Textvorlagen für Zusatzinformationen
einrichten).
Vorgehensweise
2. Wählen Sie ein Erfassungsszenario aus.
3. Wählen Sie eine Reise aus.
4. Abhängig von der Transaktion können Sie über
Info (Reisekalender, Wochenbericht)
bzw. im Datenbereich Bemerkungen (Reisekostenmanager, Reisemanager) weitere
Informationen zur Gesamtreise erfassen.
Ergebnis
Das System hat die Reisezusatzinformationen für die Reise gespeichert.
322
April 2001
SAP AG
Erfassungsfunktion Benutzerdaten
Erfassungsfunktion Benutzerdaten
Verwendung
In diesem Erfassungsbild können Sie für reisebezogene Daten, die Sie im
Standardfunktionsumfang über den Dialog nicht erfassen können, eigene
unternehmensspezifische Eingabefelder definieren.
Da es sich hier um ein unternehmensspezifisch definiertes Erfassungsbild handelt, kann keine
SAP-seitige Dokumentation dieses Erfassungsbildes erfolgen.
Aktivitäten
Für die Programmierung des unternehmensspezifischen Erfassungsbildes sind fundierte
Kenntnisse in der ABAP/4-Programmierung erforderlich.
Um dieses Erfassungsbild aufzurufen, wählen Sie in einem Erfassungsszenario Zusätze ®
Benutzerdaten.
April 2001
323
SAP AG
Genehmigung von Reisen
Im Rahmen des betriebswirtschaftlichen Gesamtprozesses stellt die Genehmigung einer
Mitarbeiter-Reise die Verbindung zwischen der Reisefaktenerfassung und der Reiseabrechnung
dar. Die Genehmigung einer Mitarbeiter-Reise ist notwendige Voraussetzung für die
Reiseabrechnung.
Wenn Sie den SAP Business Workflow nutzen möchten, unterstützt das Reisemanagement den
Genehmigungsprozeß durch zwei beispielhaft definierte Mustergenehmigungsverfahren, die Sie
jederzeit an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen können.
Wenn Sie den SAP Business Workflow nicht nutzen möchten, können Sie das
Genehmigungsprogramm der Reiseabrechnung nutzen, mit dem Sie Reisen prüfen und
genehmigen können.
Voraussetzungen
Die Person, die eine Mitarbeiter-Reise genehmigen möchte, benötigt eine spezielle
Berechtigung.
Ablauf
Sie können Reisen genehmigen, indem Sie den Reisestatus der Mitarbeiter-Reise auf
…genehmigt ändern. Sie können einen der folgenden Wege einschlagen, um eine Reise zu
genehmigen.
Genehmigung über den SAP
Business Workflow
Genehmigung über das
Genehmigungsprogramm
Die in der Regel dezentral
erfaßten Mitarbeiter-Reisen
werden an die für die
Genehmigung zuständigen
Personen (Vorgesetzte
Person und/oder
Spesenabteilung) durch das
System weitergeleitet.
Die prüfende Person startet
das
und erhält eine Übersicht
über alle Reisen, die zur
Genehmigung anstehen.
Nach der Prüfung der
Mitarbeiter-Reise kann die
prüfende Person eine
Genehmigung, Ablehnung
oder eine Überarbeitung der
Reise veranlassen.
Aus der Übersicht können
Sie jeweils eine einzelne
Reise auswählen und
bearbeiten.
Die Person, die die Reise
erfaßt hat, erhält über das
System die entsprechende
Mitteilung.
324
Genehmigung über
Erfassungsszenarien
Technisch möglich ist auch
die direkte Genehmigung
einer Mitarbeiter-Reise bei
der Reiseerfassung selbst,
indem die erfassende
Person vor dem Sichern der
Reise den entsprechende
Reisestatus [Seite 177]
setzt.
Die Person, die die Reise
erfaßt hat, muß im System
ein Erfassungsszenario
starten, um sich über den
Stand der Bearbeitung zu
informieren.
April 2001
SAP AG
Dieses Szenario unterstützt
sehr stark das Modell der
dezentralen
Reisefaktenerfassung.
Dieses Szenario unterstützt
sehr stark das Modell der
zentralen
Reisefaktenerfassung.
Sein Vorteil liegt darin, daß
es alle am
Genehmigungsverfahren
beteiligten Personen direkt
über das R/3-System
miteinander verknüpft.
Sein Vorteil liegt neben der
eigentlichen Genehmigung
in einer Reihe zusätzlicher
Funktionen, die die zentrale
Verwaltung von MitarbeiterReisen unterstützen.
Ergebnis
Die Mitarbeiter-Reise ist genehmigt. Das System erfaßt die genehmigten Reisen im nächsten
Lauf der Reiseabrechnung und rechnet die Reise ab.
Siehe auch
Genehmigung über SAP Workflow [Seite 326]
Genehmigungsprogramm [Seite 328]
April 2001
325
SAP AG
Genehmigung durch SAP Business Workflow
Verwendung
Die Workflow-Szenarios des Reisemanagements unterstützen sehr stark das Modell der
dezentralen Reisefaktenerfassung. Ihre Vorteile liegen darin, daß sie alle am
Genehmigungsverfahren beteiligten Personen direkt über das R/3-System miteinander
verknüpfen, wodurch die Genehmigungsprozesse erheblich effizienter werden.
Voraussetzungen
Sie müssen den SAP Business Workflow und die Workflow-Szenarien des Reisemanagements
eingerichtet haben.
Funktionsumfang
Die Genehmigung von Mitarbeiter-Reisen kann im SAP Business Workflow über zwei
verschiedene Mustergenehmigungsverfahren erfolgen. Zum einen über einen einstufigen
Genehmigungsprozeß für Anträge und zum anderen über einen zweistufigen
Genehmigungsprozeß für Reisen.
Der einstufige Mustergenehmigungsprozeß bei Anträgen
Reiseantrag
Reiseantrag
Mitarbeiter
Reiseantrag
Reiseantrag
Reiseantrag
Mail
t
hmig
gene
Vorgesetzter
Reiseantrag
Reiseantrag
Reiseantrag
eren
giie
korri
Reiseantrag
Reiseantrag
Mitteilung
lehnt
abge
326
April 2001
SAP AG
Der zweistufige Mustergenehmigungsprozeß bei Reisen
Reise
Reise 1027
1027
Vorgesetzter
Mail
igt
hmig
gene
Reise
Reise
1027
1027
Reise
Reise 1027
1027
Mitteilung
lehnt
abge
Reise
Reise 1027
1027
Reise
Reise 1027
1027
eren
giie
korri
Spesenabteilung
Reise
Reise 1027
1027
Mitarbeiter
Reise
Reise
1027
1027
Reise
Reise
1027
1027
Reise
Reise 1027
1027
ren
e
i
ie
g
korri
Siehe auch:
Weitere Informationen zum SAP Business Workflow allgemein und zu den Workflow-Szenarien
des Reisemanagements können Sie der Dokumentation über den SAP Business Workflow
entnehmen.
Sie finden die spezifische Dokumentation zum Reisemanagement unter
·
Hilfe ® SAP Bibliothek ® Basis ® Business Management ® SAP Business Workflow ®
Referenzdokumentation ® FI-Finanzwesen: Workflow-Szenarios bzw. PAPersonalmanagement: Workflow-Szenarios ® Workflow-Szenarios im Reisemanagement.
Workflow-Szenarios im Reisemanagement (FI-TV) [Extern]
Technische Realisierung (FI-TV) [Extern]
Vorbereitung und Customizing (FI-TV) [Extern]
Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität [Extern]
April 2001
327
SAP AG
Verwendung
Das Genehmigungsprogramm umfaßt eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie MitarbeiterReisen in der Spesenabteilung prüfen und genehmigen können. Die Genehmigung einer
Mitarbeiter-Reise erfolgt über die Vergabe eines Reisestatus für die Reisekostenabrechnung.
Den Reisestatus können Sie über die einzelnen Erfassungsszenarien oder über das
Genehmigungsprogramm für Reisen setzen.
Die Genehmigung einer Reise ist die Voraussetzung für die Auszahlung eines
Vorschusses und für eine Abrechnung.
Funktionsumfang
Mit dem Genehmigungsprogramm für Reisen können Sie sowohl Einzel- als auch
Massengenehmigungen vornehmen. Auch für alle anderen Funktionen gilt: Sie können diese
für eine oder für mehrere Reisen durchführen.
Das Genehmigungsprogramm bietet folgende Funktionen:
Reisekostenabrechnung genehmigen [Seite 329]
Unterlagen unvollständig [Seite 330]
Korrigierte Reisekostenabrechnung anzeigen [Seite 331]
Reisekostenabrechnung simulieren [Seite 332]
Reisekostenabrechnung anzeigen [Seite 333]
Reisekostenabrechnung ändern [Seite 334]
Reisekostenabrechnung stornieren [Seite 335]
328
April 2001
SAP AG
Reisekostenabrechnung genehmigen
Reisekostenabrechnung genehmigen
Verwendung
Das System kann Reisen erst abrechnen, wenn Sie die Reisekostenabrechnung zuvor
genehmigt haben.
Mit dem Genehmigungsprogramm für Reisen [Seite 328] können Sie u.a.
Reisekostenabrechnungen im Genehmigungsstatus Antrag erfaßt oder Reise erfolgt
genehmigen.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements ® Reisekostenabrechnung ® Periodische
Detaillierte Informationen zum Selektionsbild erhalten Sie über Springen ® Hilfe
Selektionsbild .
Über Weitere Selektionen können Sie weitere Auswahlkriterien festlegen.
2. Geben Sie auf der Registerkarte Status im Feld Status der Genehmigung den Wert 1
(Antrag erfaßt) und/oder 3 (Reise erfolgt) als Selektionskriterium ein.
aus.
Das System listet alle Reisen auf, die die Selektionskriterien erfüllen.
4. Markieren Sie alle zu genehmigenden Reisen.
5. Genehmigen Sie die Reisen mit
.
Ergebnis
Das System hat die Reisekostenabrechnungen genehmigt. Sie können diese jetzt abrechnen.
Ein eventuell beantragter Vorschuß wird nun automatisch über FI ausgezahlt.
Siehe auch
Zusätzliche Informationen finden Sie in der Dokumentation des Genehmigungsprogramms im
im Genehmigungsprogramm für Reisen.
R/3-System. Wählen Sie dazu
April 2001
329
SAP AG
Unterlagen unvollständig
Unterlagen unvollständig
Verwendung
Wenn die Einzelbelege einer Reise noch nicht in der Spesenabteilung angekommen sind, sollten
Sie die Reisekostenabrechnung in der Regel nicht genehmigen, da Sie keine vollständige
Überprüfung der Reisedaten vornehmen können.
Für solche Reisen können Sie im Genehmigungsprogramm für Reisen [Seite 328] den
Genehmigungsstatus Antrag wartet auf Unterlagen oder Reise wartet auf Unterlagen setzen und
so kennzeichnen, daß die Reiseunterlagen noch unvollständig sind.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie im Menü des Reisemanagements Reisekostenabrechnung ® Periodische
2. Geben Sie gegebenenfalls auf den Registerkarten die gewünschten Selektionskriterien
an.
Selektionsbild.
aus.
5. Markieren Sie alle Reisen, die Sie auf ...wartet auf Unterlagen setzen möchten.
6. Wählen Sie
(Reise unvollständig).
Ergebnis
Das System setzt für den Antrag oder die Reise den Genehmigungsstatus Antrag wartet auf
Unterlagen oder Reise wartet auf Unterlagen.
330
April 2001
SAP AG
Korrigierte Reisekostenabrechnung anzeigen
Korrigierte Reisekostenabrechnung anzeigen
Verwendung
Wenn Sie eine bereits ausgezahlte (bzw. in ein Folgesystem übergeleitete)
Reisekostenabrechnung nachträglich ändern, können Sie sich diese Korrekturen im
Genehmigungsprogramm für Reisen [Seite 328] anzeigen. Solche Reisekostenabrechnungen
markiert das System bereits in der Übersichtsliste des Genehmigungsprogramms mit
in der
Spalte Kennz. Antrag.
Vorgehensweise
2. Geben Sie gegebenenfalls auf den Registerkarten die gewünschten Selektionskriterien an.
Selektionsbild .
aus.
4. Markieren Sie alle Reisen, für die Sie die Korrekturen anzeigen möchten.
5. Wählen Sie
(Korrekturen anzeigen).
Ergebnis
Das System zeigt die Korrekturen der Reisen an. Um wieder in die Übersicht der Reisen zu
gelangen, wählen Sie .
April 2001
331
SAP AG
Reisekostenabrechnung simulieren
Reisekostenabrechnung simulieren
Verwendung
Sie können mit dem Genehmigungsprogramm für Reisen [Seite 328] erfaßte
Reisekostenabrechnungen simulieren. Nach erfolgter Simulation der Reisekostenabrechnung
gibt das System das dazugehörige Standardformular (mit dem Hinweis SIMULATION) auf dem
Bildschirm aus.
Vorgehensweise
Selektionsbild .
aus.
9. Markieren Sie alle Reisen, die Sie simulieren möchten.
10. Wählen Sie Liste ® Reise simulieren.
Ergebnis
Das System simuliert die Abrechnung der Reise und zeigt auf dem Bildschirm das
Standardformular für die ausgewählte Reise (mit dem Hinweis SIMULATION) an.
Wenn Sie mehrere Reisen ausgewählt haben, gelangen Sie über
Reise bzw. dann zurück in die Übersicht der Reisen.
332
zur nächsten
April 2001
SAP AG
Reisekostenabrechnung anzeigen
Reisekostenabrechnung anzeigen
Verwendung
Sie können aus dem Genehmigungsprogramm für Reisen [Seite 328] heraus die einzelnen
Reisekostenabrechnungen anzeigen.
Vorgehensweise
Selektionsbild .
aus.
4. Markieren Sie alle Reisen, die Sie anzeigen möchten.
5. Wählen Sie
(Anzeigen).
6. Sie sehen die Simulation der ausgewählten Reisekostenabrechnung im Formularformat.
Ergebnis
Die ausgewählte Reisekostenabrechnung wird angezeigt. Sie können keine Reisedaten ändern.
Wenn Sie mehrere Reisen ausgewählt haben, gelangen Sie über
Reise bzw. dann zurück in die Übersicht der Reisen.
April 2001
zur nächsten
333
SAP AG
Reisen ändern (Genehmigungsprogramm)
Reisen ändern (Genehmigungsprogramm)
Verwendung
Sie können aus dem Genehmigungsprogramm Reisen gegebenenfalls ändern. Nach Aufruf
dieser Funktion befinden Sie sich im Erfassungsbild Reisedaten pflegen: Rahmendaten der
Einzelerfassung von Reisen.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Genehmigung.
3. Geben Sie gegebenenfalls im Gruppenrahmen Selektion die gewünschten
Selektionskriterien an.
Sie haben die Möglichkeit, über die Funktion Weitere Selektionen weitere
Auswahlkriterien festzulegen.
4. Wählen Sie gegebenenfalls im Gruppenrahmen Auswahl der Anträge / Reisen /
Wochenberichte aus, welche Anträge, Reisen oder Wochenberichte mit welchen
Genehmigungs- und Abrechnungsstatus oder welche Reisenummern ausgewählt
werden sollen.
5. Wählen Sie gegebenenfalls im Gruppenrahmen Genehmigungsparameter aus, ob das
System die selektierten Anträge oder Reisen auf den Reisestatus...wartet setzen soll,
oder ob es die Korrekturen als Liste ausgegeben soll.
6. Wählen Sie Programm ® Ausführen.
7. Positionieren Sie den Cursor auf die Reise, die Sie ändern möchten.
8. Wählen Sie Reise ® Ändern.
Ergebnis
Sie können nun die Reisedaten ändern.
334
April 2001
SAP AG
Reisen stornieren (Genehmigungsprogramm)
Reisen stornieren (Genehmigungsprogramm)
Verwendung
Anträge und Reisen können im Reisemanagement jederzeit storniert werden. Im Gegensatz zum
Löschen einer Reise [Seite 160], verbleiben sämtliche Reiseperiodenversionen im System
erhalten.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Genehmigung.
Sie haben die Möglichkeit, über die Funktion Weitere Selektionen weitere
Auswahlkriterien festzulegen.
4. Wählen Sie gegebenenfalls im Gruppenrahmen Auswahl der Anträge / Reisen /
Wochenberichte aus, welche Anträge, Reisen oder Wochenberichte mit welchen
Genehmigungs- und Abrechnungsstatus oder welche Reisenummern ausgewählt
werden sollen.
5. Wählen Sie gegebenenfalls im Gruppenrahmen Genehmigungsparameter aus, ob das
System die selektierten Anträge oder Reisen auf den Reisestatus...wartet setzen soll,
oder ob es die Korrekturen als Liste ausgegeben soll.
7. Positionieren Sie den Cursor auf die Reise, die Sie stornieren möchten.
8. Wählen Sie Reise ® Stornieren.
Ergebnis
Das System setzt für den Antrag oder die Reise den Abrechnungsstatus auf storniert. Ist ein
Antrag oder eine Reise bereits vorher abgerechnet und ausgezahlt worden, veranlaßt das
System die notwendigen Stornierungen der Buchungen im Rechnungswesen. Bei einer
Übertragung der Reiseabrechnungsergebnisse in die Personalabrechnung (Versteuerung oder
Auszahlung) veranlaßt das System darüber hinaus eine entsprechende Rückrechnung.
Siehe auch:
Stornierung einer gebuchten Reise [Seite 374]
April 2001
335
SAP AG
Wie könnte das Genehmigungsprogramm eingesetzt werden?
Wie könnte das Genehmigungsprogramm eingesetzt
werden?
Nachtverarbeitung
Alle Reisen, bei denen Belege erfaßt
wurden, werden automatisch aufwartet
gesetzt.
Reisen ohne Beleg bearbeiten
Es werden alle Reisen mit folgenden Status selektiert:
Antrag erfaßt und abzurechnen
Reise erfolgt und abzurechnen
Damit enthält die Liste nur neue Reisen ohne Belege (die anderen
neuen Reisen sind in der Nachtverarbeitung auf wartet gesetzt worden)
und korrigierte Reisen.
Alle selektierten Reisen werden nun geprüft und anschließend genehmigt.
Muß bei einer korrigierten Reise ein Beleg nachgereicht
werden, so wird sie aufwartet gesetzt.
Die in der Spesenabteilung abgegeben Einzelbelege werden
abgearbeitet:
Es werden alle aufwartet stehenden Reisen derjenigen
Personalnummer aufgerufen, deren Einzelbelege in der
Spesenabteilung angekommen sind. Die Reisen werden geprüft
und anschließend genehmigt.
336
April 2001
SAP AG
Abrechnung von Reisen
Verwendung
Das System erzeugt während der Abrechnung für jede Reise aus den erfaßten Reisefakten die
Abrechnungsergebnisse und speichert diese in der Datenbank. Sie sind die Basis für die
Auszahlung, die Buchung und die eventuelle Versteuerung von Reisespesen.
Integration
Im Rahmen des Gesamtprozesses des Reisemanagements ist die Abrechnung der Reisen
zwischen der Genehmigung der Reisen [Seite 324] und den Übertragungen an das
Rechnungswesen [Seite 348], an die Personalabrechnung [Seite 385] und an den
Datenträgerausstausch [Seite 375] angesiedelt.
Voraussetzungen
Folgende Bedingungen müssen für Reisen erfüllt sein, damit das System die Reisen in die
Abrechnung aufnimmt:
·
Die Reisezeit muß vor dem Endedatum der Abrechnungsperiode liegen.
·
Der Genehmigungsstatus muß auf...genehmigt gesetzt sein.
·
Der Abrechnungsstatus muß auf abzurechnen gesetzt sein.
Funktionsumfang
Das Abrechnungsprogramm im Reisemanagement ermittelt aus den erfaßten Reisedaten und
den über das Customizing eingerichteten Erstattungssätzen und lAbrechnungsregeln die
Abrechnungsergebnisse (insbesondere die Erstattungsbeträge) einer Reise für eine bestimmte
Abrechnungsperiode.
Es werden grundsätzlich nur Reisen und Anträge vom Abrechnungsprogramm verarbeitet, die
den Genehmigungsstatus... genehmigt und entweder den Abrechnungsstatus abzurechnen oder
den Abrechnungsstatus storniert aufweisen.
Für alle Reisen und Anträge, die den Genehmigungsstatus... genehmigt und den
Abrechnungsstatus abzurechnen aufweisen und deren Reisezeit vor dem Endedatum der
Abrechnungsperiode liegen, werden die Erstattungssätze ermittelt und in der Datenbank
gespeichert. Der Abrechnungsstatus der Reise oder des Antrags wird nach erfolgter Abrechnung
auf abgerechnet gesetzt.
Für alle Reisen, die den Genehmigungsstatus... genehmigt und den Abrechnungsstatus storniert
aufweisen, wird bei der Abrechnung die bis dahin gültige Abrechnungsperiode durch die
Abrechnungsperiode ersetzt, mit der das Abrechnungsprogramm gestartet wird.
Sie können die Abrechnung einzelner Reisen entweder direkt aus dem Reisekostenmanager
[Seite 217] oder dem Wochenbericht [Seite 246] starten oder aber eine Massenverarbeitung
anstarten. Die Massenverarbeitung können Sie entweder online [Seite 339] oder im Hintergrund
[Seite 340] durchführen.
Siehe auch:
Länder- und Branchenversionen der Reiseabrechnung [Seite 445]
April 2001
337
SAP AG
Hinweis zum Abrechnungsprogramm [Seite 537]
Abrechnungsperiode und Abrechnungskreis [Seite 549]
Hinweis bezüglich des Abrechnungslaufs [Seite 536]
338
April 2001
SAP AG
Reisen online abrechnen
Reisen online abrechnen
Verwendung
Einzelne Reisen oder eine geringe Anzahl von Reisen können Sie online abrechnen. Bedenken
Sie dabei jedoch, daß Sie während des Abrechnungslaufes nicht auf die Stammdaten und die
Reisefakten der Personalnummern zugreifen können, da das Abrechnungsprogramm den Zugriff
auf diese Daten sperrt.
Für eine Massenabrechnung von Reisen bietet sich daher eher eine Nachtverarbeitung über
Hintergrund [Seite 340] an.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Abrechnung.
Sie gelangen auf das Bild Abrechnung der Reisedaten.
3. Geben Sie im Gruppenrahmen Abrechnungsperiode den gewünschten
Abrechnungskreis ein.
4. Wählen Sie eine Abrechnungsperiode [Seite 549] aus.
Ihnen wird der Auswahlzeitraum neben dem Feld Abrechnungskreis und gegebenenfalls
die aktuelle Periode angezeigt.
7. Wählen Sie im Gruppenrahmen Auswahl einer einzelnen Reise, ob Sie nur eine
bestimmte Reisenummer abrechnen möchten.
8. Wählen Sie im Gruppenrahmen Abrechnungsparameter aus, mit welchen Parametern
Sie die selektierten Reisen abrechnen möchten.
Ergebnis
Die Reisen sind abgerechnet und das System zeigt gegebenenfalls die Abrechnungsergebnisse
online an. Der Abrechnungsstatus einer abgerechneten Reise wird auf abgerechnet gesetzt.
April 2001
339
SAP AG
Reisen im Hintergrund abrechnen
Reisen im Hintergrund abrechnen
Verwednung
Da das Abrechnungsprogramm während eines Abrechnungslaufes den Zugriff auf die
Stammdaten und Reisedaten all jener Personalnummern sperrt, für die Reisen abgerechnet
werden sollen, bietet sich für eine Massenabrechnung von Reisen die Nachtverarbeitung über
Hintergrund an.
Einzelne Reisen oder eine geringe Anzahl von Reisen können Sie jedoch gegebenenfalls auch
online [Seite 339] abrechnen.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Abrechnung.
Sie gelangen auf das Bild Abrechnung der Reisedaten.
Ihnen wird der Auswahlzeitraum neben dem Feld Abrechnungskreis und gegebenenfalls
die aktuelle Periode angezeigt.
7. Wählen Sie im Gruppenrahmen Auswahl einer einzelnen Reise, ob Sie nur eine
bestimmte Reisenummer abrechnen möchten.
8. Wählen Sie im Gruppenrahmen Abrechnungsparameter aus, mit welchen Parametern
Sie die selektierten Reisen abrechnen möchten.
9. Wählen Sie Programm ® Im Hintergund ausführen.
Sie gelangen auf das Bild Batch-Druckparameter.
10. Wählen Sie die gewünschten Druckparameter aus.
11. Sichern Sie die Druckparameter.
Ergebnis
Die Reisen werden im Hintergrund abgerechnet und ein Abrechnungsprotokoll erzeugt. Der
Abrechnungsstatus einer abgerechneten Reise wird auf abgerechnet gesetzt.
340
April 2001
SAP AG
Formulare für Reisekostennachweise
Verwendung
Sie können in der Reiseabrechnung Reisekostennachweise für Mitarbeiter erzeugen. Dazu
können Sie unter drei Formularen wählen:
·
Standardformular
·
Kompaktformular-1
·
Kompaktformular-2
Funktionsumfang Standardformular
Das Standardformular liefert für jede Reise einen Ausdruck.
Unter dem Formularkopf mit dem Namen des Mitarbeiters, der Stammkostenstelle und der
Reisenummer wird der Verlauf der Reise dargestellt. Der Abrechnungsteil gliedert sich in die
Rubriken:
·
·
·
·
Pauschalabrechnung
-
Unterkunft
-
Verpflegung
-
Fahrtkosten
Belegabrechnung
-
Belege
-
Verpflegungsbelege (alternativ zur pauschalen Verpflegungsabrechnung)
Zusammenstellung der Ergebnisse
-
Gesamtaufwand der Reise
-
Summe der Vorschüsse (falls vorhanden)
-
Summe der vom Unternehmen bezahlten Belege (falls vorhanden)
Erstattungsbetrag für den Mitarbeiter
Funktionsumfang Kompaktformular 1
Das Kompaktformular-1 druckt alle in der angegebenen Abrechnungsperiode abgerechneten
Reisen sowie alle Differenzen, die durch Korrekturen dieser Periode entstanden sind.
Das Kompaktformular-1 druckt am Ende des Formulars die Gesamtsumme aller Reisen sowie
die Teilsumme, die der Mitarbeiter davon versteuern muß (das ist die Summe aller
Hinzurechnungsbeträge aller Reisen der ausgewählten Abrechnungsperiode).
Inlandsreisen ohne Vorschüsse bzw. ohne Verpflegungsbelege versieht das System mit einem
Druckkennzeichen. Alle anderen Reisen erhalten ihr Druckkennzeichen, wenn sie nochmals über
das Standardformular gedruckt werden. Über den Parameter Standardformular im Anschluß
können Sie direkt im Anschluß an jede Personalnummer das Standardformular drucken.
April 2001
341
SAP AG
Mit dem Kompaktformular-1 können Sie darüber hinaus sowohl eine Einzelbelegstatistik als auch
eine Belegstatistik über die gewünschte Abrechnungsperiode erzeugen.
Funktionsumfang Kompaktformular-2
Zusätzlich zum Kompaktformular-1 druckt das Kompaktformular-2 folgende Daten und für jede
einzelne Reise:
·
die gefahrenen Kilometer
·
den Hinzurechnungsbetrag (falls vorhanden)
·
den Vorschuß (falls vorhanden)
Siehe auch:
Standardformular ausdrucken [Seite 343]
Kompaktformular-1 ausdrucken [Seite 344]
Kompaktformular-2 ausdrucken [Seite 345]
342
April 2001
SAP AG
Standardformular ausdrucken
Standardformular ausdrucken
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Formulare ® Standard.
Sie gelangen auf das Bild Standardformular der Reisekostenabrechnung.
4. Legen Sie die Selektionsbedingungen fest.
5. Legen Sie die Druckbedingungen fest.
6. Wählen Sie Programm ® Ausführen oder Programm ® Im Hintergrund ausführen.
Da in der Regel große Datenmengen verarbeitet werden müssen, sollten Sie das
Programm im Hintergrund ausführen.
Ergebnis
Das System druckt die Standardformulare gemäß Ihren Anforderungen aus.
Siehe auch:
Formulare für Reisekostennachweise [Seite 341]
April 2001
343
SAP AG
Kompaktformular-1 ausdrucken
Voraussetzungen
Damit Sie die Korrekturbuchungen richtig behandeln können, dürfen Sie das Kompaktformular 1
erst ausdrucken, wenn die auszudruckende Abrechnungsperiode abgeschlossen ist.
Um dies zu erzwingen, können Sie das Kompaktformular 1 an den Verwaltungssatz
(PA03) koppeln. Die notwendigen Systemeinstellungen hinterlegen Sie im
Customizing der Reiseabrechnung (Merkmal TRVPA).
Bei einer Korrekturabrechnung einer bereits ausgezahlten Reise fließen die dazugehörigen
Belege nicht in die Belegstatistik ein.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Formulare ® Kompakt 1.
Sie gelangen auf das Bild Kompaktformular 1 der Reisekostenabrechnung.
Ergebnis
Das System druckt die Kompaktformulare 1 gemäß Ihren Anforderungen aus.
Siehe auch:
344
April 2001
SAP AG
Voraussetzungen
Damit Sie die Korrekturbuchungen richtig behandeln können, dürfen Sie das Kompaktformular 2
erst ausdrucken, wenn die auszudruckende Abrechnungsperiode abgeschlossen ist.
Um dies zu erzwingen, können Sie das Kompaktformular 2 an den Verwaltungssatz
(PA03) koppeln. Die notwendigen Systemeinstellungen hinterlegen Sie im
Customizing der Reiseabrechnung (Merkmal TRVPA).
Bei einer Korrekturabrechnung einer bereits ausgezahlten Reise fließen die dazugehörigen
Belege nicht in die Belegstatistik ein.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Formulare ® Kompakt 2.
Sie gelangen auf das Bild Kompaktformular 2 der Reisekostenabrechnung.
Ergebnis
Das System druckt die Kompaktformulare 2 gemäß Ihren Anforderungen aus.
Siehe auch:
April 2001
345
SAP AG
Informationssystem Reisekostenabrechnung
Verwendung
Das Informationssystem der Reisekostenabrechnung unterstützt den Benutzer bei der
Überprüfung und Analyse der angefallenen Reisekosten.
Integration
Innerhalb des R/3-Systems können Sie die Auswertungen der Reisekostenabrechnung auch
über den Manager's Desktop [Extern] des HR-Personalmanagements nutzen.
Auch beim Einsatz der Auswertungen des Business Information Warehouse (BW) können Sie
auf die Daten der Reisekostenabrechnung zugreifen. Weitere Informationen finden Sie in der
SAP Bibliothek des BW-Systems.
Voraussetzungen
Um die Daten der Reisekostenabrechnung für Auswertungen nutzen zu können, müssen Sie im
Customizing des Reisemanagements unter Reiseabrechnung ® Aufbau von Reisestatistiken
definieren [Extern] entsprechende Einstellungen vornehmen.
Funktionsumfang
Folgende Reports und Queries stehen Ihnen im Informationssystem der Reisekostenabrechnung
zur Verfügung:
·
·
Reisestatistiken
-
Reiserahmendaten/Reisesummen
-
Reisebelege
-
Reisebelege ohne Rahmendaten
-
Kostenzuordnung Reise
-
Kostenzuordnung Reise ohne Rahmendaten
-
Reiserahmendaten/Summen/Belege/Kostenzuordnung
-
Wer ist wo? - Suche nach Reisezielen
-
Suche nach Belegen über Höchstsatz
Diverse Reiseauswertungen
-
Periodenweise Reisekostenauswertung
-
Werbunskostennachweis
-
Vorsteuer Rückforderung
-
Ermittlung von Mitarbeitern mit vielen Reisetagen
Genauere Informationen zu den Reports finden Sie im R/3-System nach Aufruf des jeweiligen
Reports unter Hilfe ® Hilfe zur Anwendung.
346
April 2001
SAP AG
Aktivitäten
Aus dem SAP Easy Access Menü rufen Sie das Informationssystem der Reisekostenabrechnung
folgendermaßen auf:
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Reisemanagement ® Reisekostenabrechnung ®
Infosystem
bzw.
Personal ® Reisemanagement ® Reisekostenabrechnung ® Infosystem
Siehe auch:
Weitere Informationen zur Definition eigener, unternehmensspezifischer Auswertungen finden
Sie in der SAP-Bibliothek unter Queries anlegen und ändern [Extern].
April 2001
347
SAP AG
Übertragung an das Rechnungswesen
Das R/3-Reisemanagement bereitet die Reise-Abrechnungsergebnisse für die Übergabe an die
Rechnungswesen-Schnittstelle auf und speichert sie als Reiseübertragungsbelege
(Ursprungsbelege) ab. Bei der Übertragung an das Rechnungswesen werden diese Daten
entweder direkt an das Rechnungswesen übergeben (Reisemanagement und Rechnungswesen
in einem logischen System) oder in IDOCs geschrieben, die gemäß ALE-Szenario verteilt
werden (Reisemanagement und Rechnungswesen in getrennt logischen Systemen).
Wenn die Reiseübertragungsbelege ordnungsgemäß im Rechnungswesen angekommen sind,
werden dort die entsprechenden Rechnungswesen-Belege erzeugt.
Anlegen eines
Buchungslaufs
Prüfen des
Buchungslaufs
Buchen des
Buchungslaufs
Funktionen im Reisemanagement
Übertragung der
Abrechnungsergebnisse
aus dem Reisemanagement
ins Rechnungswesen
Verarbeitung der
Abrechnungsergebnisse
aus dem Reisemanagement
im Rechnungswesen
Funktionen im Rechnungswesen
Verrechnen der
Reisekosten im
Controlling
Buchen der
Reisekosten in der
Finanzbuchhaltung
Erzeugen von Belegen
für Finanzbuchhaltung
und Controlling
Gesamtprozeß der Übertragung der Reiseabrechnungsergebnisse in das
Rechnungswesen
Voraussetzungen
Die Übertragung der Abrechnungsergebnisse an das Rechnungswesen erfordert
Systemeinstellungen, die Sie über das Customizing des Reisemanagements bestimmen.
Beachten Sie, daß bestimmte Einstellungen im Reisemanagement (z. B. Buchen ohne
Vorsteuer) bei der späteren Übertragung ein passendes Konten-Customizing im
Rechnungswesen voraussetzen.
348
April 2001
SAP AG
Ablauf
Der Prozeß basiert auf der Verwaltung von Buchungsläufen [Seite 352]. Er beginnt mit dem
Anlegen eines Buchungslaufs [Seite 353], enthält dessen (ggf. wiederholte) Prüfung [Seite 357]
und endet mit dem Buchen des Buchungslaufs [Seite 359].
Ergebnis
Das System hat
·
die Abrechnungsergebnisse als Reiseübertragungsbelege in einem Buchungslauf
zusammengefaßt
·
den Buchungslauf darauf geprüft, ob auf alle angesprochenen Konten und
Kontierungsobjekte im Rechnungswesen Buchungen erfolgen dürfen
·
die Daten direkt an das Rechnungswesen oder in IDOCs zur Weiterverarbeitung
übertragen
April 2001
349
SAP AG
Buchungslauf
Buchungslauf
Definition
Ein Buchungslauf ist ein Container für Reiseübertragungsbelege [Seite 351]. Er besitzt eine
eindeutige Nummer und einen Status. Die Status können sein:
·
Selektion läuft
·
Keine Belege erstellt
·
Nullbuchungen
·
Nullbuchungen gebucht
·
Belege erstellt
·
Alle Belege geprüft
·
teilweise gebucht
·
Belegübergabe fehlgeschlagen
·
Belege gebucht
·
Belege fehlerhaft
·
verworfen
Verwendung
In einem Buchungslauf werden die Reise-Abrechnungsergebnisse als Reiseübertragungsbelege
für die Übertragung an das Rechnungswesen [Seite 348] gesammelt.
Struktur
Ein Buchungslauf besteht aus einem oder mehreren Reiseübertragungsbelegen.
Integration
Der Buchungslaufstatus informiert über den Übertragungsprozeß und beeinflußt die Änderbarkeit
einer Reise. Solange Sie einen Buchungslauf nicht vollständig gebucht haben, können Sie die in
ihm enthaltenen Reisen nicht ändern.
350
April 2001
SAP AG
Reiseübertragungsbeleg
Reiseübertragungsbeleg
Definition
Ein Reiseübertragungsbeleg enthält die verdichteten und aufbereiteten Abrechnungsergebnisse
einer oder mehrerer Reisen für die Übertragung in das Rechnungswesen [Seite 348]. Er besitzt
eine eindeutige Nummer, die in den erzeugten Rechnungswesen-Belegen referenziert wird.
Verwendung
Aus den Daten eines Reiseübertragungsbeleges erzeugt das Rechnungswesen u.a.
Buchungsbelege für die Hauptbuchhaltung, die Nebenbuchhaltung und das Controlling. Über
diese Nummer kann die ursprüngliche Reise, vom Rechnungswesen kommend, wiedergefunden
werden.
Struktur
Buchungszeilen
Jeder Reiseübertragungsbeleg besteht aus mindestens zwei Buchungszeilen. In einer
Buchungszeile sind alle Abrechnungsergebnisse zusammengefaßt, die dasselbe Sachkonto,
dasselbe Vorsteuerkennzeichen und dieselben Kontierungsobjekte enthalten.
Verdichtungskriterien
Der konkrete Aufbau eines Reiseübertragungsbeleges hängt von den Bedingungen ab, die Sie
für die Verdichtung der Buchungszeilen und des Belegs beim Anlegen eines Buchungslaufs
bestimmen.
·
Verdichtungskriterien der Buchungszeilen innerhalb eines
Reiseübertragungsbelegs
Sie können getrennt für die Aufwandsbuchung und ihre Gegenbuchung (Kontokorrent)
entscheiden, ob das System die Daten innerhalb der Buchungszeile pro Reise, pro
Mitarbeiter oder pro Kontierungsobjekt verdichtet.
·
Verdichtungskriterien der Reiseübertragungsbelege innerhalb eines
Buchungslaufs
Sie können entscheiden, ob das System einen Reiseübertragungsbeleg pro Reise, pro
Mitarbeiter, pro Kontierungsobjekt oder pro Buchungskreis erzeugt.
Integration
Das System vergibt zu jedem Reiseübertragungsbeleg einen eindeutigen Schlüssel. Dieser
Schlüssel wird als Referenz an die Kopfdaten der entsprechenden Buchungsbelege des
Rechnungswesens weitergegeben. Damit können Sie jederzeit aus einem Buchungsbeleg des
Rechnungswesens den Reiseübertragungsbeleg und damit die Reisen finden, die in den
Buchungsbeleg eingegangen sind.
Jeder Reiseübertragungsbeleg gehört zu genau einem Buchungslauf [Seite 350].
April 2001
351
SAP AG
Buchungslaufverwaltung
Buchungslaufverwaltung
Verwendung
Die Buchungslaufverwaltung umfaßt eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie Buchungsläufe
für die Übertragung der Abrechnungsergebnisse an das Rechnungswesen [Seite 348] verwalten
können. Insbesondere können Sie Buchungsläufe buchen und damit die Übertragung von Seiten
des Reisemanagements abschließen.
Weiterhin können Sie mit der Buchungslaufverwaltung Buchungsläufe zu prüfen. Hierbei prüft
das System, ob die angegebenen Aufwandskonten, Verrechnungskonten,
Mitarbeiterkontokorrentkonten und die Kontierungsobjekte des Controlling existieren und bebucht
werden können.
Funktionsumfang
Die Buchungslaufverwaltung umfaßt als Funktionen:
·
Anzeigen Buchungsläufe [Seite 366]
·
Anzeigen Reiseübertragungsbelege [Seite 370]
·
Anlegen Buchungsläufe [Seite 353]
·
Prüfen Buchungslauf [Seite 357]
·
Buchen Buchungslauf [Seite 359]
·
Verwerfen Buchungslauf [Seite 363]
·
Löschen Buchungslauf [Seite 365]
·
Historie Buchungslauf [Seite 367]
Innerhalb der Buchungsverwaltung können Sie den Aufbau der angezeigten Listen bequem und
schnell über die verschiedenen Sortierfunktionen auf Ihre speziellen Anforderungen anpassen
und als allgemeine oder userspezifische Anzeigevarianten speichern.
352
April 2001
SAP AG
Anlegen Buchungslauf
Verwendung
Die in den Abrechnungsergebnissen des Reisemanagements hinterlegten Informationen müssen
für die Weiterverarbeitung im Rechnungswesen aufbereitet werden. Dabei können Sie
bestimmen, inwieweit das System die Daten für das Rechnungswesen verdichten soll. Das
System faßt die aufbereiteten Informationen in Reiseübertragungsbelegen [Seite 351] zusammen
und sammelt diese in Buchungsläufen [Seite 350]. Das Reisemanagement überträgt diese
Buchungsläufe an das Rechnungswesen.
Beim Anlegen eines Buchungslaufs werden grundsätzliche Prüfungen der überzuleitenden Daten
im Rechnungswesen-Zielsystem(!) durchgeführt: Existieren die zu bebuchenden Konten?
Existieren die übergebenen Kontierungselemente und sind sie auch gültig? Existieren zu den
Personalnummern ggf. auch Kreditoren?
Treten Fehler beim Anlegen eines Buchungslaufs auf, so werden die betreffenden Reisen
aussortiert und ihr Status zurückgesetzt. Nur diejenigen Reisen, die bei dieser ersten Prüfung
keine Fehler aufweisen, fließen in den Buchungslauf ein. Sie sind bis zur Buchung oder bis zum
Verwerfen des Buchungslaufs gegen Änderungen gesperrt.
Integration
Das Anlegen eines Buchungslaufs bedeutet noch nicht die tatsächliche technische Übertragung
der Abrechnungsergebnisse an das Rechnungswesen. Die technische Übertragung der
Buchungsläufe starten Sie durch die Funktion Buchen Buchungslauf [Seite 359].
Funktionsumfang
Simulation
Im Selektionsbild Anlegen eines Buchungslaufs können Sie das Flag Buchungslauf als
Simulation setzen. Ein so erzeugter Buchungslauf setzt die Status der betreffenden Reisen nicht
um und kann außer Belege gebucht und Nullbuchungen gebucht jeden der obigen
Buchungslaufstatus annehmen. In der Liste der Buchungslaufverwaltung sind Simulationen mit
einem schwarzen Dreieck in der Spalte Si markiert. So gekennzeichnete Buchungsläufe können
direkt (d.h. ohne vorheriges verwerfen) gelöscht werden.
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden
Möglichkeiten.
Das System sperrt alle Reisen, deren
Abrechnungsergebnisse es in den
Buchungslauf aufgenommen hat.
Anlegen Buchungslauf als Simulation
Das System sperrt die Reisen nicht gegen
eine weitere Änderung.
Sie können diese Reisen nicht ändern, bis
Sie den Buchungslauf gebucht oder
verworfen [Seite 364] haben.
April 2001
353
SAP AG
Anlegen Buchungslauf als Simulation
Das System setzt für alle Reisen, deren
Abrechnungsergebnisse es in den
Buchungslauf aufgenommen hat, den
Reisestatus übergeleitet FI.
Das System setzt keinen neuen
Reisestatus.
Sie können die Buchungsläufe buchen.
Das System überträgt die Daten an das
Rechnungswesen.
Simulierte Buchungsläufe können Sie nicht
buchen.
Automatische Ersetzung fehlerhafter Kontierungsobjekte
Bereits beim Aufbau der Reiseübertragungsbelege prüft das System im R/3-Controlling, ob für
die selektierten Reisen die angegeben Kontierungsobjekte bebuchbar sind. Sie können beim
Anlegen eines Buchungslaufs entscheiden, ob das System fehlerhaften Kontierungsobjekte
ersetzt soll.
Wenn Sie die Automatische Ersetzung nicht aktiviert haben und das System identifiziert
fehlerhafte Kontierungsobjekte, so nimmt es die dazugehörige Reise nicht in den Buchungslauf
auf und weist die Reise im Protokollbaum als nicht buchbare Reise aus.
Wenn Sie die Automatische Ersetzung aktiviert haben, ersetzt das System das fehlerhafte
Kontierungsobjekt durch die Stammkostenstelle des Mitarbeiters oder durch eine
Ersatzkostenstelle, die in der Tabelle TKA3G im R/3-Controlling hinterlegt sein muß, und
dokumentiert alle Ersetzungen im Reiseübertragungsbeleg. Wenn das System in der
Stammkostenstelle und in der Tabelle TKA3G keine gültigen Informationen findet, nimmt es die
dazugehörige Reise nicht in den Buchungslauf auf und weist die Reise im Protokollbaum als
nicht buchbare Reise aus.
Siehe auch
Buchungslauf anlegen [Seite 355]
Buchungslaufverwaltung [Seite 352]
354
April 2001
SAP AG
Buchungslauf anlegen
Buchungslauf anlegen
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Buchungslauf anlegen [Extern].
2. Geben Sie einen Abrechnungskreis und eine Abrechnungsperiode [Seite 549] ein.
3. Bestimmen Sie die Kriterien für die Selektion der Personalnummern.
4. Legen Sie ggf. die Kriterien für den Aufbau der Buchungsbelege [Seite 356] fest.
Ergebnis
Das System hat gemäß den Angaben zum Aufbau der Buchungsbelege
Reiseübertragungsbelege [Seite 351] erzeugt und einen Buchungslauf [Seite 350] angelegt.
Nicht gültige Reisen hat es abgelehnt und im Protokoll als nicht buchbare Reise ausgewiesen.
April 2001
355
SAP AG
Aufbau der Buchungsbelege bestimmen
Aufbau der Buchungsbelege bestimmen
Voraussetzungen
Den Aufbau der Buchungsbelege für die Übertragung in das Rechnungswesen können Sie nur
aus dem Bild Anlegen eines Buchungslaufes [Extern] heraus bestimmen.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie die Funktion Rahmendaten.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Rahmendaten des Buchungsbelegs.
2. Überprüfen und ändern Sie ggf. die Angaben.
3. Wählen Sie im Dialogfenster Weiter.
Sie gelangen auf das Bild Anlegen eines Buchungslaufes [Extern].
4. Wählen Sie die Funktion Größe/Verdichtung.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Größe/Verdichtung des Buchungsbelegs.
5. Überprüfen und ändern Sie ggf. die Angaben.
Sie gelangen auf das Bild Anlegen eines Buchungslaufs [Extern].
Ergebnis
Sie haben die Angaben zum Aufbau der Buchungsbelege bestimmt. Das System erzeugt gemäß
diesen Angaben die Reiseübertragungsbelege [Seite 351] des Buchungslaufs.
356
April 2001
SAP AG
Prüfen Buchungslauf
Prüfen Buchungslauf
Verwendung
Obwohl das System prüft, wenn Sie einen Buchungslauf anlegen, ob die Konten in der
Finanzbuchhaltung und im Controlling existieren, kann es nicht sicherstellen, daß diese Konten
zum Zeitpunkt der Buchung des Buchungslaufs [Seite 359] bebucht werden dürfen.
Um den Abbruch der Buchung eines Buchungslaufs zu vermeiden und die notwendigen
Änderungen im Customizing des Rechnungswesens vornehmen zu können, können Sie einen
Buchungslauf gesondert prüfen.
Beim Prüfen eines Buchungslaufs wird überprüft, ob die zu bebuchenden Kreditoren, Konten und
CO-Kontierungselemente zum Buchungsdatum gültig sind, ob die übergebenen
Steuerkennzeichen gültig sind und die Belege keinen Saldo aufweisen. Diese Prüfungen sind
aufwendig und werden daher nicht automatisch vor jedem Buchen durchgeführt (Performance).
SAP empfiehlt, in der Anfangszeit nach einem Upgrade oder größeren Änderungen im FI/COCustomizing Ihres Systems die Prüfungen vor jedem Buchen durchzuführen.
Integration
Wenn das System einen Buchungslauf prüft und als fehlerhaft identifiziert, können Sie den
Buchungslauf nicht buchen. Versuchen Sie in dieser Situation zunächst das Customizing des
Rechnungswesens so zu ändern, daß eine Buchung möglich ist. Können Sie das Customizing
nicht ändern, so müssen Sie den Buchungslauf verwerfen [Seite 364]. Danach können Sie alle
Reisen, die das System in diesem Buchungslauf aufgenommen hat, wieder im Dialog des
Reisemanagements bearbeiten.
Voraussetzungen
Das System kann nur Buchungsläufe prüfen, für die es Reiseübertragungsbelege erstellt hat.
Dabei ist es unerheblich, ob der Buchungslauf als Simulation angelegt wurde.
Funktionsumfang
Wird beim Prüfen eines Buchungslaufs in einem Beleg ein Fehler gefunden, so bekommt der
gesamte Buchungslauf den Status Belege fehlerhaft, sofern er nicht bereits gebuchte Belege
enthielt. (Buchungsläufe im Status Belege gebucht oder teilweise gebucht können zwar geprüft
werden, ihre Status werden aber hierdurch nicht mehr verändert.) Ein fehlerhafter Buchungslauf
kann erst gebucht werden, wenn die Fehlerursachen (siehe Drucktaste Fehlerprotokoll) beseitigt
sind und er nach fehlerfreier Prüfung den Status Alle Belege geprüft bekommen hat. Er kann
jedoch auch verworfen werden, wodurch die Status der betroffenen Reisen zurückgesetzt und
diese wieder änderbar werden.
Siehe auch:
Buchungslauf prüfen [Seite 358]
April 2001
357
SAP AG
Buchungslauf prüfen
Buchungslauf prüfen
Voraussetzungen
Sie können nur dann Buchungsläufe prüfen, wenn das System beim Anlegen eines
Buchungslaufs Reiseübertragungsbelege erstellt hat.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Buchungsläufe verwalten [Extern].
Sie gelangen in das Bild Buchungslaufverwaltung.
2. Markieren Sie den zu prüfenden Buchungslauf.
3. Wählen Sie Bearbeiten ® Prüfen.
Nach der Prüfung erhalten Sie eine Liste der geprüften Belege.
4. Um wieder in die Buchungslaufverwaltung zu gelangen, wählen Sie Springen ® Zurück.
Ergebnis
Das System prüft alle Reiseübertragungsbelege des Buchungslaufs oder nur die noch nicht
gebuchten. Wenn es keinen Fehler bei der Prüfung finden kann, weist es dem Buchungslauf den
Status Alle Belege geprüft zu. Wenn es einen Fehler findet, so weist es dem Buchungslauf den
Status Belege fehlerhaft zu.
Siehe auch:
358
April 2001
SAP AG
Buchen Buchungslauf
Buchen Buchungslauf
Verwendung
Damit das System einen Buchungslauf [Seite 350] an das Rechnungswesen übertragen kann,
müssen Sie den Buchungslauf buchen [Seite 361]. Alle Reisen, die das System in den
Buchungslauf aufgenommen hat, bleiben gegen eine Änderung im Dialog der Reiseabrechnung
gesperrt bis der Buchungslauf entweder vollständig gebucht oder aber verworfen ist.
Integration
Beim Buchen eines Buchungslaufs werden keine Prüfungen mehr durchgeführt. Wenn sich
Reisemanagement und Rechnungswesen in einem logischen System befinden, erfolgt die
Einbuchung synchron. Fehler führen dazu, daß der fehlerhafte Beleg nicht eingebucht werden
kann. Fehlerfreie Belege des gleichen Buchungslaufs werden dagegen verbucht. Wenn alle
Belege eines Buchungslaufs fehlerfrei waren, erhält der Buchungslauf den Status Belege
gebucht. Die Reisen in diesem Buchungslauf können wieder geändert werden.
Hatte mindestens ein Beleg (aber nicht alle) Fehler, so bekommt der Buchungslauf den Status
teilweise gebucht. Die Reisen in diesem Buchungslauf können ALLE nicht geändert werden, bis
der Buchungslauf durch nochmaliges Buchen vollständig verbucht wurde. Ein Buchungslauf im
Status teilweise gebucht kann nicht verworfen werden. Die Fehler müssen beseitigt werden bis
auch der letzte Beleg des Buchungslaufs verbucht (wenn Reisemanagement und
Rechnungswesen in einem gemeinsamen logischen System laufen) oder ins Rechnungswesen
gesendet (wenn Reisemanagement und Rechnungswesen in getrennten logischen Systemen)
werden konnte.
Sind alle Belege eines Buchungslaufs fehlerhaft, so erhält der Buchungslauf den Status
Belegübergabe fehlerhaft. Ein solcher Buchungslauf kann verworfen werden. Die Status der
betreffenden Reisen werden entsprechend zurückgesetzt. Befinden sich Reisemanagement und
Rechnungswesen in getrennten logischen Systemen, so muß die Verbuchung asynchron
vorgenommen werden. Im logischen System des Reisemanagements werden die
Reiseübertragungsbelege in IDOCs verpackt und entsprechend dem eingerichteten ALESzenario verteilt. Unabhängig davon ob die IDOCs im Empfängersystem tatsächlich eingebucht
werden konnten, bekommt der Buchungslauf im Sendersystem den Status Belege gebucht. Die
betroffenen Reisen können wieder geändert werden. Innerhalb der Buchungslaufverwaltung
äußert sich ein Fehler beim Einbuchen der IDOCs im Empfängersystem dadurch, daß sich die zu
einem grün markierten Reiseübertragungsbeleg gehörenden Rechnungswesen-Belege nicht
anzeigen lassen. Im IDOC-Eingang des Empfängersystems sind die entsprechenden IDOCs als
fehlerhaft gekennzeichnet (Transaktion BALE).
Voraussetzungen
Sie können nur Buchungsläufe buchen, die Sie nicht als Simulation angelegt haben, und für die
das System Reiseübertragungsbelege erstellt hat.
Funktionsumfang
Sie entscheiden, ob Sie den Buchungslauf sofort oder im Hintergrund buchen möchten. Nach
erfolgreicher Einbuchung im Rechnungswesen kann man sich die erzeugten RechnungswesenBelege von der Liste der Reiseübertragungsbelege her anzeigen lassen.
April 2001
359
SAP AG
Buchen Buchungslauf
Siehe auch:
Buchungslauf buchen [Seite 361]
Anlegen Buchungslauf [Seite 353]
360
April 2001
SAP AG
Buchungslauf buchen
Buchungslauf buchen
Voraussetzungen
Sie können nur Buchungsläufe buchen, die Sie nicht als Simulation angelegt haben, und für die
das System Reiseübertragungsbelege erstellt hat.
Vorgehensweise
2. Markieren Sie den Buchungslauf, den Sie buchen möchten.
3. Wählen Sie die Drucktaste Buchungslauf buchen.
Sie gelangen in das Dialogfenster Lauf TR <Buchungslaufnummer> buchen.
4. Wählen Sie im Dialogfenster eine der beiden Ausführungsarten aus.
Wenn Sie die Ausführungsart sofort wählen, dann bucht das System den
Buchungslauf direkt.
Wenn Sie die Ausführungsart als Job starten wählen, so bucht das System den
Buchungslauf im Hintergrund. Den Zeitpunkt der Buchung, die im Hintergrund
abläuft, legen Sie selbst fest.
6. Nach der Buchung gelangen Sie in das Bild Buchen/Prüfen der
Reiseübertragungsbelege.
7. Das System gibt Ihnen ein Protokoll der Buchung des Buchungslaufs aus.
8. Um in die Buchungslaufverwaltung zu gelangen, wählen Sie Springen ® Zurück.
Ergebnis
Sofortiges Buchen
Das System überträgt sofort die Abrechnungsergebnisse an die Rechnungswesen-Schnittstelle.
Wenn der Buchungslauf fehlerhaft ist, weist es den Buchungslauf als fehlerhaft aus und vergibt
den Status Belege fehlerhaft (wenn Travel Management und Rechnungswesen in einem
gemeinsamen logischen System laufen). Es sperrt weiterhin alle Reisen, die es in diesen
Buchungslauf aufgenommen hat, gegen eine Änderung im Dialog der Reiseabrechnung.
Buchen als Job starten
Das System prüft und bucht den Buchungslauf zu dem Zeitpunkt, den Sie vorgegeben haben.
Das Protokoll für den Job können Sie sich über System ® Eigene Jobs ansehen.
Wenn der Buchungslauf fehlerfrei ist, vergibt das System den Status Belege gebucht und
überträgt dabei die Abrechnungsergebnisse an die Rechnungswesen-Schnittstelle. Wenn der
Buchungslauf fehlerhaft ist, weist es den Buchungslauf als fehlerhaft aus und vergibt den Status
Belege fehlerhaft (wenn Travel Management und Rechnungswesen in einem gemeinsamen
April 2001
361
SAP AG
Buchungslauf buchen
logischen System laufen). In getrennten logischen Systemen bekommt der Buchungslauf
unmittelbar nach Erzeugung der IDOCs den Status Belege gebucht.
Siehe auch:
Buchen Buchungslauf [Seite 359]
362
April 2001
SAP AG
Verwerfen Buchungslauf
Verwerfen Buchungslauf
Verwendung
Wenn das System bei der Prüfung der Buchungsläufe [Seite 350] feststellt, daß z.B. Konten oder
bestimmte Kontierungsobjekte im Rechnungswesen nicht bebucht werden können, so weist es
den Buchungslauf als fehlerhaft aus. Fehlerhafte Buchungsläufe können nicht gebucht werden.
Wenn Sie die Fehler über das Customizing des Rechnungswesens nicht beheben können, und
Reisemanagement und Rechnungswesen sich in einem gemeinsamen logischen System
befinden, sollten Sie den Buchungslauf verwerfen. Danach können Sie alle Reisen, die das
System in diesem Buchungslauf aufgenommen hat, wieder im Dialog der Reiseabrechnung
bearbeiten. Befinden sich Reisemanagement und Rechnungswesen in getrennten logischen
Systemen, so bleibt (im Notfall) noch die Möglichkeit, die IDOCs im ALE-Eingang des
Empfängersystems zu editieren.
Voraussetzungen
Sie können Buchungsläufe nur verwerfen, wenn diese noch keine gebuchten Belege enthalten.
Siehe auch:
Buchungslauf löschen [Seite 365]
April 2001
363
SAP AG
Buchungslauf verwerfen
Buchungslauf verwerfen
Verwendung
Das Verwerfen eines Buchungslaufs ist die Voraussetzung dafür, daß Sie einen Buchungslauf
löschen können.
Voraussetzungen
Sie können nur Buchungsläufe verwerfen, die Sie nicht als Simulation angelegt haben.
Vorgehensweise
6. Markieren Sie den zu verwerfenden Buchungslauf.
7. Wählen Sie die Drucktaste Buchungslauf verwerfen.
Sie gelangen in das Dialogfenster Lauf TR <Buchungslaufnummer> verwerfen.
8. Wählen Sie im Dialogfenster Ja aus.
Das System verwirft den Buchungslauf und Sie gelangen in das Bild
Buchungslaufverwaltung.
Ergebnis
Der Buchungslauf ist verworfen. Sämtliche Reisen, die bisher durch den Buchungslauf gesperrt
waren, können Sie wieder im Dialog bearbeiten.
Siehe auch:
364
April 2001
SAP AG
Buchungslauf löschen
Buchungslauf löschen
Verwendung
Wenn Sie Buchungsläufe als Simulation angelegt haben, können Sie diese zwar prüfen, aber
nicht buchen. Simulierte Buchungsläufe benutzen Sie in der Regel dafür, mögliche Fehler in den
Systemeinstellungen des Reisemanagements bzw. des Rechnungswesens aufzudecken, die ein
erfolgreiches Buchen der Buchungsläufe verhindern würden.
Wenn Sie einen Buchungslauf nicht als Simulation angelegt haben, aber das System keine
Reiseübertragungsbelege erstellen konnte, dann können Sie diesen Buchungslauf nicht weiter
im System verwenden.
Wenn Sie einen Buchungslauf nicht als Simulation angelegt und später verworfen haben, dann
können Sie diesen Buchungslauf nicht weiter im System verwenden.
Damit die Liste in der Buchungslaufverwaltung nicht übermäßig anwächst, können Sie solche
Buchungsläufe aus der Reiseabrechnung löschen.
Vorgehensweise
2. Markieren Sie den zu löschenden Buchungslauf.
3. Wählen Sie die Drucktaste Buchungslauf löschen.
Sie gelangen in das Dialogfenster Lauf TR <Buchungslaufnummer> löschen.
4. Wählen Sie im Dialogfenster Ja aus.
Das System löscht den Buchungslauf und Sie gelangen in das Bild
Buchungslaufverwaltung.
Ergebnis
Der Buchungslauf ist in der Datenbank gelöscht.
Siehe auch:
Buchungslauf verwerfen [Seite 364]
April 2001
365
SAP AG
Buchungsläufe anzeigen
Buchungsläufe anzeigen
Verwendung
Sie erhalten eine Liste aller im System befindlichen Buchungsläufe.
Vorgehensweise
Wählen Sie Buchungsläufe verwalten [Extern].
Sie gelangen in das Bild Buchungslaufverwaltung und sehen eine Liste der zur Zeit existierenden
Buchungsläufe.
Siehe auch:
366
April 2001
SAP AG
Historie zum Buchungslauf anzeigen
Historie zum Buchungslauf anzeigen
Verwendung
Sie können den zeitlichen Ablauf der Verarbeitung eines Buchungslaufs der Historie zum
Buchungslauf entnehmen.
Vorgehensweise
2. Markieren Sie den gewünschten Buchungslauf.
3. Wählen Sie die Drucktaste Historie des Buchungslaufs anzeigen.
Sie gelangen auf das Bild Historie von Buchungsläufen anzeigen.
Siehe auch:
April 2001
367
SAP AG
Anzeige Reiseübertragungsbelege
Verwendung
Die Reiseübertragungsbelege, die das System beim Anlegen eines Buchungslaufs aufbaut,
enthalten sehr viele Informationen für die Buchung im Rechnungswesen. Sie können sich die
Reiseübertragungsbelege, die in einem Buchungslauf gesammelt sind, einzeln anzeigen lassen.
In der Liste der Reiseübertragungsbelege empfiehlt es sich, eigene Anzeigevarianten zur
benutzergerechten Anzeige der Daten anzulegen.
Integration
Eine grüne Ampel signalisiert, daß ein Beleg im Rechnungswesen transferiert wurde. Sie können
sich die gebuchten Belege des Rechnungswesens anzeigen, die das System aus dem
Reiseübertragungsbeleg erzeugt hat.
Voraussetzungen
·
Das System muß Reiseübertragungsbelege im ausgewählten Buchungslauf erstellt haben.
·
Sofern Sie ALE zur Verbindung von getrennten Systemen für das Reisemanagement und
das Rechnungswesen einsetzen, müssen Sie eine spezielle RFC-Verbindung zwischen den
beiden System herstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden
(IMG) unter Basis ® Application Link Enabling (ALE) ® Vordefinierte ALEGeschäftsprozesse ® Personalwirtschaft ® HR <-> AC ® Reisekostenüberleitung ins FI
einstellen ® Reisemanagement und RW haben mindestens den Releasestand 4.5A.
Funktionsumfang
Das System zeigt eine Liste der Belegzeilen für den ausgewählten Buchungslauf. Die Liste ist
nach aufsteigenden Reiseübertragungsbelegnummern sortiert. Diese Sortierung kann nach
Markieren einer Spalte mit den Sortierfunktionen in der Drucktastenleiste verändert werden. Aus
der Liste der Belegzeilen können Sie folgende weitere Funktionen aufrufen:
·
Detail der Belegzeile
Das System zeigt sämtliche Daten an, die es zu einer Belegzeile in der Datenbank
gespeichert hat.
·
Ursprung der Belegzeile
Das System zeigt den Ursprung einer Belegzeile an. Es zeigt zur ausgewählten
Belegzeile die Einträge der Reiseabrechnungsergebnisse (Tabelle ROT des Clusters TE
[Seite 436]) an, aus dem es die Belegzeile erzeugt hat.
·
Belegnummern im Rechnungswesen
Das System zeigt eine Liste der Belege im Rechnungswesen an, die es aus den
Reiseübertragungsbelegen eines gebuchten Buchungslaufes erzeugt hat. Von hier aus
können Sie direkt in den dazugehörigen Beleg des Rechnungswesens gelangen.
Siehe auch
Reiseübertragungsbelege anzeigen [Seite 370]
368
April 2001
SAP AG
Details zur Belegzeile anzeigen [Seite 371]
Ursprung einer Belegzeile anzeigen [Seite 372]
Erzeugte Belegnummern im Rechnungswesen anzeigen [Seite 373]
Übertragung der Abrechnungsergebnisse (Rechnungswesen) [Seite 348]
April 2001
369
SAP AG
Reiseübertragungsbelege anzeigen
Reiseübertragungsbelege anzeigen
Vorgehensweise
Sie gelangen in das Bild Reiseübertragungsbelege.
a) Um die Details der Buchungszeile [Seite 371] anzuzeigen, markieren Sie eine
Belegzeile und wählen Sie Detail auswählen.
b) Um den Ursprung der Belegzeile [Seite 372] anzuzeigen, markieren Sie eine
Belegzeile und wählen Sie Anzeigen.
c) Um die Buchungsbelege im Rechnungswesen [Seite 373] anzuzeigen, markieren Sie
einen Beleg und wählen Sie Rechnungswesen-Belege anzeigen.
Ergebnis
Das System zeigt die Liste der aufgerissenen Belege des ausgewählten Buchungslaufs.
Siehe auch:
Anzeige Reiseübertragungsbelege [Seite 368]
Übertragung der Abrechnungsergebnisse (Rechnungswesen) [Seite 348]
370
April 2001
SAP AG
Details zur Belegzeile anzeigen
Details zur Belegzeile anzeigen
Vorgehensweise
4. Markieren Sie die gewünschte Belegzeile.
5. Wählen Sie die Drucktaste Detail auswählen.
Sie gelangen auf das Dialogbild Detail: Anzeigen.
6. Wählen Sie Weiter im Dialogbild.
Ergebnis
Das System zeigt Ihnen sämtliche Daten an, die es in der Datenbank zu dieser Belegzeile
gespeichert hat.
Siehe auch:
April 2001
371
SAP AG
Ursprung einer Belegzeile anzeigen
Ursprung einer Belegzeile anzeigen
Vorgehensweise
4. Markieren Sie die gewünschte Belegzeile.
5. Wählen Sie die Drucktaste Ursprung der Belegzeile.
Sie gelangen in das Bild Reiseübertragungsbelege: Ursprung.
Aus dieser Liste können Sie sich weitere Informationen zu Personalnummer und zur
Reise (Details einer Reise [Seite 436]) anzeigen, indem Sie auf die entsprechenden
Listeinträge klicken.
7. Sie gelangen in das Bild Reiseübertragungsbelege.
Ergebnis
Das System zeigt den Ursprung einer Belegzeile an. Es zeigt zur ausgewählten Belegzeile die
Einträge der Reiseabrechnungsergebnisse (Tabelle ROT des Clusters TE [Seite 436]) an, aus
dem es die Belegzeile erzeugt hat.
Siehe auch:
372
April 2001
SAP AG
Erzeugte Belegnummern im Rechnungswesen anzeigen
Erzeugte Belegnummern im Rechnungswesen anzeigen
Voraussetzungen
Sie können diese Funktion nur in bereits gebuchten Buchungsläufen nutzen.
Vorgehensweise
3. Markieren Sie einen Beleg.
4. Wählen Sie die Drucktaste Rechnungswesen-Belege
Sie gelangen in das Dialogbild Liste der Belege im Rechnungswesen.
Wenn Sie einen Beleg im Rechnungswesen anzeigen möchten, so markieren Sie
den Beleg. Wählen Sie Auswählen, um den Beleg anzuzeigen. Sie gelangen in das
entsprechende Bild des Rechnungswesens zur Anzeige des Belegs.
5. Um die Liste zu verlassen, wählen Sie Weiter im Dialogbild.
Ergebnis
Das System listet Ihnen die Belege mit den Belegnummern auf.
Sie können hier einen Beleg auswählen und im Detail anzeigen. Dazu gelangen Sie in die
entsprechenden Bilder des Rechnungswesens.
Siehe auch:
April 2001
373
SAP AG
Stornierung einer gebuchten Reise
Stornierung einer gebuchten Reise
Verwendung
Sie können Reisen, die im Rechnungswesen gebucht wurden, über das Reisemanagement
stornieren.
Integration
Um die Stornierung zu veranlassen müssen Sie den Reisestatus der Reise auf den
Abrechnungsstatus storniert ändern. Dies können Sie über die Erfassungsszenarien oder über
das Genehmigungsprogramm [Seite 328]. Im Genehmigungsprogramm erhalten die Reisen und
die Anträge den Abrechnungsstatus Bu.stor. (Buchung storniert) sowie den Status Korr.
(Korrigiert).
Der nächste Abrechnungslauf erfaßt auch die Reisen, die den Abrechnungsstatus storniert
haben. Das Abrechnungsprogramm ersetzt bei diesen Reisen die alte Abrechnungsperiode
durch die Abrechnungsperiode, mit der Sie das Abrechnungsprogramm starten.
Bei der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse in das Rechnungswesen, die dem
Abrechnungslauf folgt, nimmt das System die Reisen, die den Abrechnungsstatus storniert
haben, in den Buchungslauf auf. Die Stornierung der Buchungen im Rechnungswesen erfolgt
durch die Buchung des Buchungslaufs [Seite 359].
Im Genehmigungsprogramm erhalten die Reisen und die Anträge abschließend den
Abrechnungsstatus St.gbu (Stornierung gebucht).
Aktivitäten
Ändern Sie für die Reisen, die Sie stornieren möchten, den Abrechnungsstatus [Seite 177] auf
storniert.
374
April 2001
SAP AG
Übertragung an einen Datenträgeraustausch (DTA)
Sie können die Reisekosten an den Mitarbeiter auch direkt aus dem Reisemanagement über
einen Datenträgeaustausch heraus auszahlen. Dabei können Sie zwischen zwei Szenarien
wählen:
Szenario 1 Auszahlung mittels Überweisung
Die Zahlungsprogramme erstellen sequentielle Dateien, die online oder mittels Diskette an die
jeweilige Hausbank weitergeleitet werden können. Die Hausbank kann nun die Auszahlung der
Reisespesen an die Mitarbeiter vornehmen. Nach Rückmeldung der Hausbank über eine
erfolgreiche Auszahlung der Reisespesen müssen Sie in der Regel der Gesamtbetrag manuell
in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.
Szenario 2 Auszahlung mittels Scheck
Nach Ausführung des Vorprogramms kann alternativ zu Szenario 1 direkt ein
Scheckdruckprogramm ausgeführt werden.
Voraussetzungen
Um die Auszahlung über einen Datenträgeraustausch ausführen zu können, müssen Sie die
Reiseabrechnung durchgeführt haben.
Ablauf
Es stehen länderspezifische Vorprogramme zur Verfügung, die zunächst aus den
Reisekostenergebnissen länderspezifischen Datenbestände erzeugen, die als Input für die
länderspezifischen Zahlungsprogramme oder ein Scheckdruckprogramm dienen.
Nähere Informationen zum Datenträgeraustausch erhalten Sie in der Dokumentation
der Finanzbuchhaltung unter Finanzbuchhaltung ® Kreditorenbuchhaltung ®
Zahlungsprogramm ® Datenträgeraustausch.
Ergebnis
Die Reisespesen werden entweder per Überweisung auf ein mitarbeitereigenes Konto oder per
Scheck an den Mitarbeiter ausgezahlt.
Siehe auch:
Hinweis zum Vorprogramm DTA [Seite 384]
Länderspezifische Vorprogramme (DTA) ausführen [Seite 377]
Länderspezifische Zahlungsprogramme (DTA) erstellen [Seite 379]
Datenträgeraustausch auf Diskette speichern [Seite 381]
Reisespesen über Scheck auszahlen [Seite 382]
April 2001
375
SAP AG
376
April 2001
SAP AG
Länderspezifische Vorprogramme (DTA) ausführen
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Überweisung ® Vorprogramm DTA.
Wenn Sie nach der Anmeldung an ein R/3-System das erste Mal ein Programm der
Überweisung starten, erscheint das Bild Ländergruppierung.
a) Geben Sie die gewünschte Ländergruppierung der Personalabrechnung ein.
Die hier ausgewählte Ländergruppierung der Personalabrechnung wird nicht
gelöscht, wenn Sie das Programm verlassen. Solange Sie sich nicht aus dem R/3System abgemeldet haben, wird die hier getroffene Auswahl bei jedem Neustart
eines Programms der Überweisung automatisch vom System benutzt. Um die
Ländergruppierung ändern zu können, ohne sich aus dem R/3-System abmelden zu
müssen, können Sie aus dem Bild Reiseabrechnung das Bild Ländergruppierung
erneut aufrufen. Wählen F20.
b) Wählen Sie Weiter.
Sie gelangen auf das Bild Datenträgeraustausch der Reisekostenabrechnung für
<Land>.
3. Wählen Sie im Gruppenrahmen Zeitraum eine Zeitraumbestimmung aus.
5. Wählen Sie im Gruppenrahmen Überweisungsparameter die gewünschten Parameter
aus.
6. Geben Sie gegebenenfalls an, ob Sie Umlaute umsetzen lassen möchten.
7. Geben Sie die gewünschte Lohnart an.
Die ausgewählte Lohnart wird ausschließlich zur Bestimmung eines Textschlüssels
verwendet.
8. Wählen Sie Programm ® Ausführen, um das Vorkontierungsprogramm zu starten.
Da in der Regel große Datenmengen verarbeitet werden müssen, empfiehlt es sich, das
Programm im Hintergrund auszuführen.
Ergebnis
Die Reisekostenergebnisse sind für den Datenträgeraustausch aufbereitet. Das R/3-System
erstellt ein Protokoll und vergibt ein Programmlaufdatum und ein Identifikationsmerkmal.
Das Programmlaufdatum und das Identifikationsmerkmal werden als Startparameter sowohl für
die Erstellung des länderspezifischen Zahlungsprogramms als auch für das
Scheckdruckprogramm benötigt.
April 2001
377
SAP AG
378
April 2001
SAP AG
Länderspezifische Zahlungsprogramme (DTA) erstellen
Voraussetzungen
Die Reisekostenabrechnungsergebnisse müssen über das länderspezifische Vorprogramm zum
Datenträgeraustausch soweit aufbereitet sein, daß das länderspezifische Zahlungsprogramm die
Daten verarbeiten kann. Sie benötigen von jedem Lauf des Vorprogramms das
Programmlaufdatum und das Identifikationsmerkmal.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Überweisung ® Erstellen DTA.
gelöscht, wenn Sie das Programm verlassen. Solange Sie sich nicht aus dem R/3System abgemeldet haben, wird die hier getroffene Auswahl bei jedem Neustart
eines Programms der Überweisung automatisch vom System benutzt. Um die
müssen, können Sie aus dem Bild Reiseabrechnung das Bild Ländergruppierung
Sie gelangen auf das Bild Zahlungsträger <Land>.
3. Geben Sie das Programmlaufdatum und das Identifikationsmerkmal ein.
Das Feld Nur Vorschlagslauf darf im Zusammenhang mit dem Reisemanagement
nicht markiert sein, da es sich hier um ein spezifische Funktion der
Finanzbuchhaltung handelt, die vom Personalwesen nicht unterstützt wird.
4. Überprüfen Sie im Gruppenrahmen Weitere Abgrenzungen, ob der länderspezifische
Zahlweg eingetragen ist.
5. Stellen Sie sicher, daß im Gruppenrahmen Drucksteuerung, das Feld
Datenträgeraustausch markiert ist.
6. Wählen Sie Programm ® Ausführen, um das Zahlungsprogramm zu starten.
Ergebnis
Das Programm erstellt ein sequentielles Datei, die entweder online oder mittels einer Diskette an
die Hausbank weitergeleitet wird. Die Hausbank kann aufgrund dieser Informationen die
Reisespesen an die Mitarbeiter auszahlen.
April 2001
379
SAP AG
380
April 2001
SAP AG
Datenträgeraustausch auf Diskette speichern
Datenträgeraustausch auf Diskette speichern
Voraussetzungen
Das Vorprogramm zum Datenträgeraustausch und das Zahlungsprogramm müssen erfolgreich
ausgeführt worden sein.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Überweisung ® DTA auf Diskette.
Sie gelangen auf das Bild Datenträger Verwaltung.
3. Geben Sie den zahlenden Buchungskreis und das Bankland ein.
4. Geben Sie gegebenenfalls weitere Eingrenzungen an.
5. Wählen Sie Bearbeiten ® Übersicht.
Ihnen wird eine Übersicht der Zahlungsdaten angezeigt.
6. Markieren Sie die gewünschten Zahlungsdaten.
7. Wählen Sie Bearbeiten ® Download.
Sie gelangen auf das Dialogbild Dateiname.
8. Ändern Sie gegebenenfalls den Vorschlagswert in den von Ihnen gewünschten Dateipfad
und Dateinamen.
Ergebnis
Die ausgewählten Zahlungsdaten werden unter dem ausgewählten Dateipfad und Dateinamen
gespeichert.
April 2001
381
SAP AG
Reisespesen über Scheck auszahlen
Voraussetzungen
Das Vorprogramm zum Datenträgeraustausch muß erfolgreich durchgeführt worden sein. Sie
benötigen von jedem Lauf des Vorprogramms das Programmlaufdatum und das
Identifikationsmerkmal.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie Personal ® Reisemanagement.
Sie gelangen auf das Bild Reisemanagement.
2. Wählen Sie Bearbeiten ® Überweisung ® Scheckdruck.
gelöscht, wenn Sie das Vorprogramm DTA verlassen. Solange Sie sich nicht aus
dem R/3-System abgemeldet haben, wird die hier getroffene Auswahl bei jedem
Neustart des Vorprogramms DTA automatisch vom System benutzt. Um die
müssen, können Sie aus dem Bild Reisemanagement das Bild Ländergruppierung
Sie gelangen auf das Bild Zahlungsträger International - Scheck (ohne
Scheckverwaltung).
3. Geben Sie das Programmlaufdatum und das Identifikationsmerkmal ein.
Das Feld Nur Vorschlagslauf darf im Zusammenhang mit dem Reisemanagement
nicht markiert sein, da es sich hier um ein spezifische Funktion der
Finanzbuchhaltung handelt, die vom Personalwesen nicht unterstützt wird.
4. Überprüfen Sie im Gruppenrahmen Weitere Abgrenzungen, ob für den Zahlweg S
eingetragen ist.
5. Stellen Sie sicher, daß im Gruppenrahmen Drucksteuerung, das Feld Schecks drucken
markiert ist.
Ergebnis
Die Reisespesen werden auf Scheckformulare gedruckt.
382
April 2001
SAP AG
April 2001
383
SAP AG
Hinweis zum Vorprogramm DTA
Hinweis zum Vorprogramm DTA
Die länderspezifischen Vorprogramme RPRDTAx0 (z.B. x=D für Deutschland, x=A für
Österreich, x=J für Japan, x=U für USA, usw.) speichern die Daten, die an den
Datenträgeraustausch weitergeleitet wurden, und hinterlegen in der internen Tabelle RUW die
Beträge mit der dazugehörigen Lohnart, damit bei späteren Korrekturen zur Reise nur noch die
Differenzbeträge ausgezahlt werden.
384
April 2001
SAP AG
Übertragung an die HR-Personalabrechnung
Bei einer Integration des Reisemanagements in die HR-Personalabrechnung können die
Reiseabrechnungsergebnisse aus dem Reisemanagement übernommen und in der
Personalabrechnung berücksichtigt werden. Durch die Übertragung kann eine Auszahlung der
Reisespesen über die Personalabrechnung erfolgen.
Unabhängig davon, ob eine Auszahlung über die Personalabrechnung erfolgen soll, ist die
Übertragung notwendig, wenn ein Unternehmen z.B. Sachbezüge für Verpflegung oder höhere
Pauschalen - als vom Gesetzgeber als steuerfrei vorgesehen - an seine Mitarbeiter zahlt und
diese im Rahmen der Steuergesetzgebung versteuert werden müssen.
Allgemeine Voraussetzungen für die Integration der
Reiseabrechnung in die HR-Personalabrechnung.
Die Integration der Reiseabrechnung in die HR-Personalabrechnung wird über das Customizing
des Reisemanagement eingestellt. Im Merkmal für die Abrechnungssteuerung (TRVPA) wird
festgelegt, ob eine Integration in die Personalabrechnung erfolgen und wie die
Reiseabrechnungsperiode gegen die Abrechnungsperiode aus dem Personalverwaltungssatz
(PA03) geprüft werden soll.
Um die Reiseabrechnungsergebnisse in der Personalabrechnung verarbeiten zu können,
müssen in den länderspezifischen Personalabrechnungsschemen länderspezifische
Teilschemen für die Reisekosten aktiviert sein. Die Aktivierung dieser Teilschemen können Sie
über das Customizing des Reisemanagement vornehmen.
Für die Personalabrechnung Deutschland muß im Abrechnungsschema D000
(Abrechnungsschema Deutschland) das Teilschema DREI ( Reisekosten Überleitung
L&G) hinter das Teilschema DT00 (Bruttovergütung) eingebunden und aktiviert sein.
Szenario 1: Übertragung der Reisekostenergebnisse innerhalb eines
logischen Systems
Sind die Personalabrechnung und das Reisemanagement innerhalb eines einzigen logischen
Systems (dasselbe R/3-System und derselbe Mandant) installiert, so kann das
Personalabrechnungsprogramm die Reiseabrechnungsergebnisse direkt aus dem
Reisemanagement einlesen und verarbeiten.
Voraussetzungen
Die Integration der Reiseabrechnung in die HR-Personalabrechnung muß eingerichtet sein. Da
Reiseabrechnungsergebnisse in die HR-Personalabrechnung übertragen werden, müssen diese
zunächst durch die Reiseabrechnung des Reisemanagements erzeugt worden sein.
Ablauf
Das Personalabrechnungsprogramm RPRCALCx0 wird in der Personalwirtschaft gestartet. Das
Programm prüft für jede selektierte Personalnummer, ob Reisen in der Reiseabrechnung
vorhanden sind, die bereits abgerechnet worden sind und von diesem Personalabrechnungslauf
erfaßt und verarbeitet werden können.
April 2001
385
SAP AG
Ergebnisse
Die Reiseabrechnungsergebnisse sind über die Personalabrechnung versteuert worden. Die
Reisespesen werden über die Personalabrechnung ausgezahlt, wenn die Reisekostenlohnarten
entsprechend eingestellt worden sind.
Szenario 2: Übertragung der Reisekostenergebnisse zwischen getrennten
logischen Systemen
Ist das Reisemanagement in einem anderen logischen System als die Personalabrechnung
installiert, so erfolgt eine asynchrone Überleitung der Abrechnungsergebnisse vom
Reisemanagement in die Personalabrechnung.
Das Reisemanagement ist in einem andern R/3-System als die Personalabrechnung
installiert.
Das Reisemanagement und die Personalabrechnung sind in einem R/3-System,
jedoch in unterschiedlichen Mandanten installiert.
Technische Details der Übertragung bei getrennten logischen Systemen
Bei der Übertragung durch den das Programm PRRPAY00 werden die relevanten Daten aus den
TE-Clustern der Reisen im logischen System des Reisemanagements in das logische System
der Personalabrechnung transportiert und dort in lokalen TE-Clustern abgespeichert. Die
Personalabrechnung greift auf diese lokalen TE-Cluster-Kopien zu. Bei der Übertragung der
Reiseabrechnungsergebnisse werden für die entsprechenden Personalnummern eventuell
Rückrechnungsdaten und Korrekturkennzeichen (im Informationstyp 0003) gesetzt.
Sperrung der Funktionen des Reisemanagements in der
Personalabrechnung
Um keine Dateninkonsistenzen zwischen den logischen Systemen der Personalabrechnung und
dem Reisemanagement zu erzeugen, sollten die Funktionen und Prozesse des
Reisemanagements im logischen System der Personalabrechnung gesperrt werden. Die
Sperrung durch den Report RPRTLOCK kann nur auf Transaktionsebene erfolgen und ist daher
in einem R/3-System mandantenübergreifend. Durch den Report RPRTULOC kann diese
Sperrung wieder aufgehoben werden.
Falls logische Systeme von Personalabrechnung und Reisemanagement lediglich innerhalb
eines R/3-Systems nur in verschiedenen Mandanten installiert sind, kann eine Sperrung nicht auf
Transaktionsebene und somit nicht durch den Report RPRTLOCK erfolgen. Die Funktionen und
Prozesse des Reisemanagements müssen in diesem Fall im Mandanten, in dem die
Personalabrechnung installiert ist, durch Berechtigungsprüfungen gegen Ausführung gesperrt
werden.
Voraussetzungen
Die Integration der Reiseabrechnung in die HR-Personalabrechnung muß eingerichtet sein. Da
Reiseabrechnungsergebnisse in die Personalabrechnung übertragen werden, müssen diese
zunächst durch die Reiseabrechnung des Reisemanagements erzeugt worden sein. Das
Merkmal TRVPA muß im Personalabrechnungssystem und im Reisemanagementsystem
identisch geschlüsselt sein.
386
April 2001
SAP AG
Ablauf
1. Die Überleitung der Reiseabrechnungsergebnisse erfolgt über das Programm
RPRPAY00 im Reisemanagement.
Dabei werden die relevanten Daten der Reisen in das logische System der
Personalabrechnung kopiert. Das Programm kann durch einen Mitarbeiter manuell oder
direkt durch das Reiseabrechnungsprogramm gestartet werden.
2. Nach Starten des Personalabrechnungsprogramms werden die
Reiseabrechnungsergebnisse lokal im logischen System der Personalabrechnung
gelesen.
Ergebnisse
Die Hinzurechnungsbeträge von Reisen sind über die Personalabrechnung versteuert worden.
Die Reisespesen werden über die Personalabrechnung ausgezahlt, wenn die
Reisekostenlohnarten entsprechend eingestellt worden sind.
Buchung des Reiseaufwands bei einer Auszahlung über die HRPersonalabrechnung
Szenario 1: Direkte Buchung des Reiseaufwands über die HRPersonalabrechnung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine mitarbeiter- bzw. reisegenaue Buchung des
Reiseaufwandes benötigen, so können die Reisekostenlohnarten mit der Übertragung der HRPersonalabrechnungsergebnisse in die Finanzbuchhaltung gebucht werden.
Ab Release 4.0 werden die Abrechnungsergebnisse durch das Starten des Programms
RPCIPE00 im HR-System für die Buchung in die Finanzbuchhaltung aufbereitet, und ein Beleg
innerhalb des HR wird erstellt. Anschließend kann dieser Beleg (evtl. als IDOC) in die
Finanzbuchhaltung übertragen werden.
Bei diesem Verfahren werden die Personalnummer und die Reisenummer nicht in
den Buchungsbeleg übernommen. Eine Zuordnung der Belegpositionen zu
einzelnen Mitarbeitern oder Reisen kann daher nicht erfolgen.
Außerdem kann dieses Szenario nur angewendet werden, wenn zur
Steuerberechnung neben den Vorsteuerkennzeichen keine weiteren Informationen
erforderlich sind. Dies bedeutet z.B., daß dieses Szenario in den USA und Kanada
nicht einsetzbar ist.
Szenario 2: Indirekte Buchung des Reiseaufwands über ein eigenes
Verrechnungskonto
Wenn in Ihrem Unternehmen die Reisekosten mitarbeiter- und reisegenau auf die
Aufwandskonten gebucht werden sollen, steht Ihnen nur dieser Weg zur Verfügung.
Ab Release 4.0 werden die Abrechnungsergebnisse durch das Starten des Programms
RPCIPE00 im HR-System für die Buchung in die Finanzbuchhaltung aufbereitet, und ein Beleg
innerhalb des HR wird erstellt. Anschließend kann dieser Beleg (evtl. als IDOC) in die
Finanzbuchhaltung übertragen werden.
April 2001
387
SAP AG
Die Reisekosten werden vom HR zunächst auf ein Verrechnungskonto in der
Finanzbuchhaltung gebucht. Dieses Verrechnungskonto darf keine Eingabe von
Vorsteuerkennzeichen oder Kontierung erlauben, muß aber eine Personalnummer erwarten.
Schlüsseln Sie die Lohnarten in der Tabelle T52EK (symbolische Konten HR) auf ein
symbolisches Konto mit der Kontierungsart 'Q' (Bilanzkonto mit Personalnummer). Die
Zuordnung zwischen symbolischer Lohnart und Lohnart erfolgt in der HR-Tabelle T52EL.
Im Customizing müssen Sie die Zuordnung Lohnart - symbolisches Konto und
die Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto so geschlüsselt haben,
daß die Reisekostenlohnarten die Reisekostenaufwandskonten und als
Gegenbuchung das (bereits von der HR-Personalabrechnung bebuchte)
Verrechnungskonto versorgen (im Vorgang HRP steht die Nummer des
Verrechnungskontos).
Im Reisekostensystem starten Sie nun das Programm RPRFIN00 (Release < 4.5; Batch Input)
bzw. RPRFIN00_40 (Release >= 4.5; Buchungslauf [Seite 350]). Hierdurch wird das
Verrechnungskonto ausgeglichen und die Reisekostenaufwandskonten werdenmitarbeiter- bzw.
reisegenau bebucht.
Buchung über ein Verrechnungskonto [Seite 389]
388
April 2001
SAP AG
Buchung über ein Verrechnungskonto
Das symbolische Konto des Reiseaufwandskontos sei X1.
Die direkt überzuleitende Lohnart sei MJ10.
Dazu müssen Sie folgende Schlüssel im Customizing des Reisemanagements hinterlegt haben:
1. Im Arbeitsschritt Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto definieren:
Lohnart1. Buchung
2. Buchung
MJ10 +X1
2. Im Arbeitsschritt Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto:
a) Im Vorgang HRT (Reisekostenbuchungen Aufwandskonten)
allgemeine Modifikation
Konto
1X1
474210 (Reisekostenaufwandskonto)
b) Im Vorgang HRP (Reisekostenbuchungen Debitor/Kreditor)
allgemeine Modifikation
Konto
1RR
474240 (Verrechnungskonto)
Beachten Sie, daß Sie die Buchungsschlüssel korrekt eingetragen haben.
Überblick über die Buchungen
Mit dieser Schlüsselung bucht das System z.B. einen Betrag von 10,00 wie folgt:
Aufwandskonto
für Reisekosten
S
474210
10,00 (TRV)
S
H
Verrechnungskonto
für Reisekosten
H
474240
10,00 (HR)
(TRV) 10,00
Beide Buchungen erfolgen mit
Personalnummer. Ein Ausgleich
ist personalnummerngenau
möglich.
Abzuführende
Löhne und Gehälter
S
176000
(HR)
H
10,00
HR = Buchung der Ergebnisse der Personalabrechnung mittels RPCIPE00
TRV = Buchung der Reisekosten mittels RPRFIN00_40
April 2001
389
SAP AG
Hinweis
Damit die Lohnart durch den RPCIPE00 mit Personalnummer auf das Reiseverrechnungskonto
gebucht wird, müssen Sie die Lohnart für die Buchung der Abrechnungsergebnisse
entsprechend schlüsseln.
Diese Schlüsselungen nehmen Sie im Customizing der Personalabrechnung des jeweiligen
Landes vor, im Kapitel Buchung ins Rechnungswesen:
·
Aktivitäten im Abschnitt Pflegen der Lohnarten
·
Aktivitäten im Abschnitt Zuordnung der Konten
390
April 2001
SAP AG
Datenbankverwaltung der Reiseabrechnung
Datenbankverwaltung der Reiseabrechnung
Verwendung
Sie können innerhalb der Reiseabrechnung die Reisefakten, die das System in der Datenbank
gespeichert hat, nach verschiedensten Kriterien und für unterschiedliche betriebswirtschaftliche
Aufgabenstellungen auswerten oder bearbeiten.
Funktionsumfang
·
Kreditkartenclearing [Seite 404]
·
Informationssystem der Reiseabrechnung [Seite 392]
Sie können über das Informationssystem der Reiseabrechnung verschiedene statistische
Auswertungen durchführen, die die Reisefakten pro Mitarbeiter für planende oder
administrative Aufgabenstellungen aufbereiten.
·
Statistikmanager [Seite 430]
Über den Statistikmanager können Sie aus den Daten in der Datenbank nach
verschiedenen Kriterien Statistiken aufbereiten. Die Ergebnisse können Sie über das
Informationssystem der Reiseabrechnung anzeigen.
·
Datenbankverwaltung für die Systemadministration [Seite 433]
Die Systemadministration kann über detaillierte Datenbankauswertungsprogramme
beispielsweise eine effiziente Fehlersuche im Falle fehlerhafter Abrechnungen
durchführen.
·
Reisestatusrücksetzung [Seite 439]
·
Reorganisation der Kurzanwahl T der Reiseabrechnung [Seite 441]
·
Laufende Systemeinstellungen [Seite 444]
April 2001
391
SAP AG
Informationssystem der Reiseabrechnung
Informationssystem der Reiseabrechnung
Verwendung
Sie können Reisefakten, die in der Datenbank gespeichert sind, durch das Informationssystem
für die unterschiedlichsten Zielsetzungen anzeigen. So können Sie verschiedene Statistiken
anzeigen und verschiedene Datenbankauswertungen pro Mitarbeiter durchführen.
Voraussetzungen
Um die verschiedenen Reisestatistiken ausführen zu können, müssen Sie zunächst über den
Statistikmanager Statistikdaten erzeugt [Seite 431] haben. Die diversen Reiseauswertungen
können Sie ohne vorherige Arbeitsschritte direkt ausführen.
Funktionsumfang
Das Informationssystem bieten ihnen über einen Berichtsbaums sämtliche Auswertungsberichte
der Reiseabrechnung an. Wenn Sie Reisestatistiken auswählen, so greift das System nur auf die
Statistikdaten zu, die Sie oder das System zuletzt über den Statistikmanager [Seite 430] erzeugt
haben und die den Selektionskriterien entsprechen, die Sie ausgewählt haben. Sie können für
folgende Reisefakten Reisestatistiken erstellen [Seite 393]:
·
Reiserahmendaten und Reisesummen
·
Reisebelege
·
Kostenzuordnungen
·
Reiserahmendaten, Reisesummen, Reisebelege und Kostenzuordnungen
Wenn Sie die Diversen Reiseauswertungen auswählen, so greift das System auf die Datenbank
direkt zu und erzeugt gemäß den Selektionskriterien, die Sie vorgeben, die verschiedenen
Auswertungen von Reisefakten pro Mitarbeiter. Folgende Reiseauswertungen können Sie
aufrufen:
392
·
Periodenweise Reisekostenauswertung [Seite 394]
·
Werbungskosten [Seite 397]
·
Vorsteuerrückforderungen [Seite 399]
·
Reisedauerauswertung [Seite 402]
April 2001
SAP AG
Reisestatistiken erstellen
Reisestatistiken erstellen
Voraussetzungen
Sie müssen mit dem Statistikmanager [Seite 430] Statistikdaten erzeugt [Seite 431] haben.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Infosystem ® Berichtsauswahl.
Sie gelangen auf das Bild Anzeigen Berichtsbaum Reisemanagement.
3. Wählen Sie Reisestatistiken ® <Berichtname> aus.
Sie gelangen auf das Bild Reisestatistik <Berichtname>.
4. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein.
5. Wählen Sie Programm ® Im Hintergrund ausführen.
Ergebnis
Das System erzeugt die gewünschte Reisestatistik.
April 2001
393
SAP AG
Verwendung
Über die Periodenweise Reisekostenauswertung können Sie für einen frei wählbaren
Auswertungszeitraum eine statistische Übersicht der ausgezahlten Reisekosten pro Mitarbeiter
erstellen, wobei Sie die Auswertung für Einzelbelege, für Pauschalen oder für Einzelbelege und
Pauschalen erstellen können.
Voraussetzungen
Das System nimmt nur Reisen in die periodenweise Reisekostenauswertung auf, die ausgezahlt
worden sind und deren Reisebeginn innerhalb des Auswertungszeitraums liegen.
Funktionsumfang
Sie können den ausgewählten Auswertungszeitraum in Teilzeiträume (Perioden) unterteilen. Das
System kann das Auswertungsergebnis jedoch maximal in sieben Zeiträume darstellen. Wenn
der ausgewählte Auswertungszeitraum mehr als sieben Perioden der ausgewählten
Periodendauer umfaßt, so zeigt das System die letzten sechs Perioden vollständig an, die vor
dem Endedatum des Auswertungszeitraums liegen, während es die zeitlich davor liegenden
Perioden in einer Vorperiode zusammenfaßt.
Neben der zeitlichen Einschränkung der Auswertung können Sie die Personenauswahl über die
folgenden Selektionskriterien bestimmen:
·
Personalnummern
Sie können die Statistik für ein Personalnummernintervall erstellen. Das System erstellt
die Statistik für diejenigen Mitarbeiter, deren Personalnummer innerhalb des Intervalls
liegen und für die Reisekosten im ausgewählten Zeitraum ausgezahlt worden sind. Das
System gibt die ausgezahlten Reisekosten mitarbeitergenau aus.
·
Stammkostenstellen
Sie können die Statistik für eine Kostenstelle erstellen. Das System erstellt die Statistik
für diejenigen Mitarbeiter, deren Personalnummern der ausgewählten Kostenstelle als
Stammkostenstelle zugeordnet sind und für die Reisekosten im ausgewählten Zeitraum
ausgezahlt worden sind. Das System gibt die ausgezahlten Reisekosten zunächst
mitarbeitergenau und die Gesamtreisekosten der Mitarbeiter der Kostenstelle am Ende
der Statistik aus. Diese Gesamtsumme ist in der Regel nicht identisch mit den tatsächlich
ausgezahlten Reisekosten pro Kostenstelle, da in die Auswertung weder die
Kostenzuordnungsvorgaben aus dem Reisemanagement noch die Daten aus der
Kostenstellenrechnung eingehen.
Bei einer Auswertung über Einzelbelege gibt das System die Auswertungsergebnisse pro
Mitarbeiter und Periode als Summe der einzelnen Reisespesenarten oder
Reisespesenkategorien aus.
Wenn Sie Einzelbelege in die Statistik aufnehmen, so können Sie entscheiden, ob Sie aus den
Auswertungsergebnissen heraus die Einzelbelege, aus denen sich die Summe zusammensetzt,
detailliert anzeigen können.
Siehe auch:
Reisekosten periodenweise auswerten [Seite 396]
394
April 2001
SAP AG
April 2001
395
SAP AG
Reisekosten periodenweise auswerten
Reisekosten periodenweise auswerten
Vorgehensweise
1. Wählen Sie das Reisemanagement [Seite 153] aus.
2. Wählen Sie Infosysteme ® Berichtsauswahl.
3. Wählen Sie Diverse Reiseauswertungen ® Periodenweise Reisekostenauswertung aus.
Sie gelangen auf das Bild Periodenweise Reisekostenauswertung.
4. Geben Sie den gewünschten Auswahlzeitraum ein.
5. Wählen Sie eine Auswertungsperiode aus.
6. Bestimmen Sie die Mitarbeiter, indem Sie ein Personalnummernintervall oder eine
Kostenstelle eingeben.
7. Geben Sie die Selektionskriterien für die auszuwertenden Reisedaten ein.
Nur Einzelbelege
Nur Pauschalen
Einzelbelege und
Pauschalen
Geben Sie die
Reisespesenarten ein.
Geben Sie bei
Reisespesenarten ein
SPACE ein.
Geben Sie die
Reisespesenarten ein.
Geben Sie die
Reisekategorien ein.
Geben Sie bei
Reisespesenkategorien ein
SPACE ein
Geben Sie die
Reisekategorien ein.
Sie dürfen das
Kennzeichen Pauschalen
andrucken nicht markieren.
Sie müssen das
andrucken markieren.
Sie müssen das
andrucken markieren.
8. Wenn Sie die Daten der Einzelbelege aus den Auswertungsergebnissen detailliert
anzeigen möchten, markieren Sie das Kennzeichen Belegdetailanzeige ermöglichen.
Ergebnis
Sie erhalten gemäß ihren Selektionskriterien pro Mitarbeiter einen Überblick über alle
ausgezahlten Reisekosten.
396
April 2001
SAP AG
Werbungskosten
Werbungskosten
Abhängig von der länderspezifischen Gesetzgebung sind Reisepauschalen bis zu einem
festgelegten Betrag steuerfrei. Wenn ein Unternehmen an seine Mitarbeiter geringere
Reisepauschalen auszahlt, als steuerfrei vorgesehen sind, so können die Mitarbeiter in ihren
Steuererklärungen diese Differenzbeträge als Werbungskosten geltend machen.
Um diese anfallenden Werbungskosten bei der entsprechenden Steuerbehörde geltend zu
machen, muß der Mitarbeiter in der Regel einen Werbungskostennachweis einreichen. Über das
Reisemanagement können Sie diesen Werbungskostennachweis pro Mitarbeiter und Jahr
erstellen.
Die Reisekostenabrechnung ermittelt pro Mitarbeiter und Reise die Differenzbeträge zwischen
steuerfreien und unternehmensspezifischen Erstattungsbeträgen. Wenn der
unternehmensspezifische Erstattungsbetrag höher als der steuerfreie ist, so bewertet das
System den Differenzbetrag als Hinzurechnungsbetrag, der über die Personalabrechnung
versteuert werden muß. Wenn der unternehmensspezifische Erstattungsbetrag niedriger als der
steuerfreie ist, so kann der Mitarbeiter den Differenzbetrag als Werbungskosten in der
Steuererklärung geltend machen.
Siehe auch:
Werbungskostennachweis ausdrucken [Seite 398]
April 2001
397
SAP AG
Werbungskostennachweis ausdrucken
Werbungskostennachweis ausdrucken
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Diverse Reiseauswertungen ® Werbungskostennachweis aus.
Sie gelangen auf das Bild Werbungkostennachweis.
Das System selektiert all diejenigen Reisen, die in diesem Zeitraum abgerechnet
wurden und nicht diejenigen, die in diesem Zeitraum erfolgt sind.
Sie können weitere Auswahlkriterien festlegen, indem Sie Weitere Selektionen wählen.
8. Wählen Sie gegebenenfalls im Gruppenrahmen Auswahl der Reisen aus, für welches
Jahr oder für welche Reisenummern die Auswertungen der Werbungskosten angedruckt
werden sollen.
9. Geben Sie im Gruppenrahmen Druckparameter die gewünschten Druckparameter ein.
Ergebnis
Pro Mitarbeiter, der die Selektionskriterien erfüllt, druckt das System einen
Werbungskostennachweis aus.
398
April 2001
SAP AG
Vorsteuerrückforderung
Verwendung
Dieses Programm erstellt eine Liste aller Belege, die während einer Auslandsreisen angefallen
sind und für die das Unternehmen möglicherweise die bezahlte Vorsteuer zurückfordern kann.
Dies ist nur für diejenigen Länder möglich, mit denen das Land ihres Unternehmenssitzes
Vorsteuerabkommen abgeschlossen hat.
Funktionsumfang
Sie können die Belege nach Zeitintervall, Land, Währung und Spesenart selektieren. Das
System generiert zunächst eine Gesamtliste, die alle Belege anzeigt, die den von Ihnen
ausgewählten Selektionsbedingungen entsprechen und die als Hauptziel oder Zwischenziel das
von Ihnen ausgewählte Land enthalten. Da eine eindeutige Zuordnung der Belege zu einem
Land nicht möglich ist, müssen Sie die Gesamtliste manuell nachbearbeiten und alle Belege
entfernen, die bei der Reise nicht in dem ausgewählten Land entstanden sind.
Für die Nachbearbeitung haben Sie zwei Möglichkeiten:
·
Sie markieren in der Gesamtliste alle relevanten Belege und erstellen über die Funktion
Ausgewählte Belege eine zweite Liste mit den markierten Belegen.
·
Sie erstellen aus der Gesamtliste eine Exceltabelle und führen die weitere Bearbeitung
dort durch.
Das System nimmt keine Berechtigungsprüfung im Report vor, da das Programm für die
Massenverarbeitung von Daten und nicht für die Einzelauswertung von Reisen vorgesehen ist.
Ausnahme bei der Selektion
Bei österreichischen Firmen mit dem Buchungskreisland AT, selektiert das Programm sämtliche
Reisen, da in Österreich Auslandsreisen unter fünf Stunden Dauer als Inlandsreisen gewertet
werden.
Minimaler Belegbetrag
Neben den oben bereits angesprochenen Selektionsbedingungen können Sie zusätzlich nur
diejenigen Belege in die Auswertung aufnehmen, die einen minimalen Betrag in der
angegebener Währung erreichen. Das System rechnet hierfür Belegbeträge, die in bezug auf die
von Ihnen angegebene Währung als Fremdwährung gelten, um und vergleicht, ob der minimal
Betrag erreicht worden ist. Wenn der Beleg dieses Kriterium erfüllt, nimmt das System den Beleg
in die Gesamtliste auf.
Beispiel
Die umgerechneten Beträge der Belege müssen größer oder gleich dem minimalen Betrag sein.
Es existiert ein Belegbetrag von 95 französische Franc (FRF) und ein Belegbetrag von 85 FRF.
Der minimale Betrag sei 30 Deutsche Mark (DEM). Der Wechselkurs sei 1 DEM = 3 FRF. Damit
wird der Beleg mit dem Betrag von 95 FRF in die Gesamtliste aufgenommen, da der minimale
Betrag von 30 DEM (entspricht 90 FRF) erreicht worden ist. Hingegen wird der Beleg mit dem
Betrag von 85 FRF nicht selektiert.
April 2001
399
SAP AG
Siehe auch:
Vorsteuerrückforderungen erstellen [Seite 401]
400
April 2001
SAP AG
Vorsteuerrückforderungen erstellen
Vorsteuerrückforderungen erstellen
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Infosystem ® Berichtsauswahl.
3. Wählen Sie Diverse Reiseauswertungen ® Vorsteuerrückforderung.
Sie gelangen auf das Bild Vorsteuer Rückforderung.
4. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein.
Ergebnis
Das System erstellt eine Gesamtliste über alle selektierten Belege. Diese Liste müssen Sie
manuell nachbearbeiten.
April 2001
401
SAP AG
Auswertung Reisedauer
Auswertung Reisedauer
Verwendung
In der deutschen Gesetzgebung ist festgelegt, daß Mitarbeiter, die mehr als die Hälfte ihrer
Arbeitszeit an einem anderen festen Ort verbringen, die anfallenden Reisepauschalen nicht als
Reisekosten geltend machen dürfen, sondern als doppelte Haushaltsführung geltend machen
müssen.
Funktionsumfang
Über die Auswertung Reisedauer können Sie die Mitarbeiter heraussuchen, die innerhalb eines
bestimmten Betrachtungszeitraums (Intervalldauer) eine bestimmte Anzahl von Reisetagen
(Grenztage) überschreiten, und daher unter die obengenannte gesetzliche Regelung fallen und
für eine doppelte Haushaltsführung in Betracht kommen könnten. Die Auswertung Reisedauer
erzeugt eine Liste, die jedoch noch manuell weiterverarbeitet werden muß, da eine genaue
Selektion von Mitarbeitern, die für eine doppelte Haushaltsführung nach deutschem Gesetz in
Frage kommen, nicht möglich ist.
Ebenso gilt, daß eine Reise, die länger als 90 Tage dauert, als doppelte Haushaltsführung
geltend zu machen ist. Das System erkennt eine solche Reise, gibt eine Fehlermeldung aus und
verweigert bereits die Erfassung.
Siehe auch:
Reisedauer auswerten [Seite 403]
402
April 2001
SAP AG
Reisedauer auswerten
Reisedauer auswerten
Vorgehensweise
3. Wählen Sie Diverse Reiseauswertungen ® Ermittlung von Mitarbeitern mit vielen
Reisetagen aus.
Sie gelangen auf das Bild Ermittlung von Mitarbeitern mit vielen Reisetagen.
4. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Ergebnis
Sie erhalten gemäß ihren Selektionskriterien einen detaillierten Überblick über alle Mitarbeiter,
die die Selektionsbedingungen erfüllen.
April 2001
403
SAP AG
Kreditkartenclearing
Das Kreditkartenclearing ist ein Erfassungsprozeß für Einzelbelege. Sie können ihn nur für
Einzelbelege (z.B. Hotelrechnung, Restaurantquittung usw.) nutzen, die mit einer Kreditkarte
bezahlt wurden.
Mit dem Kreditkartenclearing können Sie diese Einzelbelege einfach und effizient erfassen.
Neben der Reduzierung des Arbeitsaufwands bietet Ihnen das Kreditkartenclearing weitere
Vorteile:
·
Der Umrechnungskurs der Währung wird zum Datum des tatsächlichen Umsatzes
ermittelt.
·
Zahlreiche Zusatzdaten über die erbrachte Leistung (z.B. Hotel, Restaurant) stehen
Ihnen direkt zur Verfügung, die insbesondere in der Reiseplanung und der
Reiseabrechnung zur zusätzlichen Transparenz beitragen.
Voraussetzungen
Damit Sie das Kreditkartenclearing nutzen können, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:
·
·
Anforderungen an die Kreditkarte
·
Sie können nur Kreditkarten eines von der SAP zertifizierten
Kreditkartenunternehmens einsetzen.
·
Die persönliche Kreditkarte (walking card) muß ein vom Mitarbeiter geführtes
Privatkonto belasten.
·
Die Hauswährung des Mitarbeiters muß der Abrechnungswährung der Kreditkarte
entsprechen.
Anforderungen an das Customizing des Reisemanagement
·
Sie müssen im Merkmal TRVPA die Ausprägung CCC für die entsprechende
organisatorische Einheit aktiviert haben
Aktivität: Merkmal TRVPA für Reisekostenparameter einrichten. Sicht: Merkmal
TRVPA pflegen: Entscheidungsbaum.
·
Sie müssen überprüft haben, ob jedem Kreditkartenumsatzschlüssel eine
Reisespesenart zugeordnet worden ist.
Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren. Sicht: Zuordnung
Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten.
·
Sie müssen im Informationstyp 0105 (Kommunikation) Subtyp 0011
(Kreditkartennummer) die in Ihrem Unternehmen verwendeten Kreditkartenfirmen
hinterlegt haben.
Reisemanagement ® Umfeld ® Stammdaten pflegen
404
April 2001
SAP AG
·
Anforderungen an den Erfassungsprozeß für Reisen
·
Sie müssen Reisen für die Mitarbeiter angelegt haben.
·
Die Reisen müssen im Reisestatus Reise offen oder Reise genehmigt gesichert sein.
Ablauf
Die in der nachfolgenden Grafik verwendeten Ziffern beschreiben
·
die einzelnen Teilprozesse des Kreditkartenclearings
Die Teilprozesse (2a) und (4) realisieren Sie über das Reisemanagement. Die
Teilprozesse (2b), (3) und (5) sind externe Prozesse.
·
den optimalen zeitlichen Ablauf der einzelnen Teilprozesse im betriebswirtschaftlichen
Gesamtprozeß
April 2001
405
SAP AG
1
Reisefakten
w erden ergänzt
2a
Kreditkartenunternehm en
wird belastet
M itarbeiter bezahlt m it der
Kreditkarte eine Rechnung
über DM 500,-
3
Überleitung
Kreditkartendaten
Unternehm en
m it SAP R/3
4
Verarbeitung der
Kreditkartendaten
Auszahlung an
den Mitarbeiter
2b
Kreditkartenunternehm en
5
Privates Konto
des Mitarbeiters
500,-
500,-
Belastung des
Privatkontos des
Mitarbeiters
Sie lösen das Kreditkartenclearing aus, wenn Sie einen Einzelbeleg (z.B. eine Hotelrechnung)
mit einer Kreditkarte bezahlen (1).
406
April 2001
SAP AG
Nach der erfolgten Reise ergänzen Sie die sonstigen Reisefakten. Dabei dürfen Sie keine
Einzelbelege erfassen, die Sie mit einer Kreditkarte bezahlt haben (2a).
Der Leistungserbringer (z.B. Hotel) stellt den Umsatz, den Sie mit der Kreditkarte getätigt haben,
dem Finanzdienstleister (Kreditkartenfirma) in Rechnung (2b).
Die Kreditkartenfirma übermittelt in einem bestimmten Rhythmus die Kreditkartentransaktionen
der Mitarbeiter per Datenträger an das Unternehmen der Mitarbeiter (3).
Sie verarbeiten über die Funktion Kreditkartenclearing die eingehenden
Kreditkartentransaktionen im Reisemanagement. Sie gelangen über den Gesamtprozeß des
Reisemanagements [Seite 17] zur Auszahlung auf das mitarbeitereigene Bankkonto (4).
Die Kreditkartenfirma belastet das mitarbeitereigene Bankkonto (5).
Siehe auch:
Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen [Seite 408]
April 2001
407
SAP AG
Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen
Die Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen umfaßt:
·
die Übernahme der Kreditkartentransaktionen [Seite 411] in das Reisemanagement
·
die Zuordnung der Kreditkartentransaktionen zu einer Reise
Die Zuordnung einer Kreditkartentransaktion zu einer Reise veranlaßt das System dazu,
aus den Daten der Kreditkartentransaktion in der zugeordneten Reise einen
Kreditkartenbeleg anzulegen.
Sie können die Verarbeitung auf zwei Arten einsetzen:
·
als halbautomatische Verarbeitung (Standardverarbeitung)
Bei der Standardverarbeitung müssen Sie die Kreditkartentransaktionen Reisen manuell
zuordnen. Im Kreditkartenclearing ist die Standardverarbeitung immer aktiv.
·
als automatische Verarbeitung (unternehmensspezifisches Customizing erforderlich)
Bei der automatischen Verarbeitung werden die Kreditkartentransaktionen durch das
System zugeordnet. Sie können die automatische Verarbeitung nur parallel zur
Standardverarbeitung einsetzen.
Voraussetzungen
Wenn Sie die automatische Verarbeitung parallel zur Standardverarbeitung einsetzen möchten,
müssen Sie diese über das Customizing des Reisemanagements eingerichtet haben. Dazu
können Sie für jede Reisespesenart des Kreditkartenclearings eine Verfahrensweise hinterlegen,
die eine automatische Zuordnung von Kreditkartentransaktionen zu Reisen zuläßt.
Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren. Sicht: Zuordnung
Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten.
Ablauf
Das auslösende Ereignis der Verarbeitung ist die Bereitstellung von Kreditkartentransaktionen
durch die Kreditkartenunternehmen. Sie müssen die Verarbeitung manuell durch das Programm
RPRCCC00 (Kreditkartenclearing) starten.
408
Standardverarbeitung
Vollautomatische Verarbeitung
1. Das System liest die
Kreditkartentransaktion ein.
1. Das System liest die
Kreditkartentransaktion ein.
2. Das System speichert die
Kreditkartentransaktion in der Datenbank
2. Das System speichert die
Kreditkartentransaktion in der Datenbank
3. Sie ordnen die Kreditkartentransaktion
einer Reise zu (Manuelle Zuordnung
[Seite 420]).
3. Das System ordnet die
Kreditkartentransaktion einer Reise zu.
April 2001
SAP AG
4. Das System legt aus der
Kreditkartentransaktion einen
Kreditkartenbeleg in der Reise an
4. Das System legt aus der
Kreditkartentransaktion einen
Kreditkartenbeleg in der Reise an
5. Sie sichern die Reise.
5. Das System sichert die Reise.
Ergebnis
Das System hat die eingegangene Kreditkartentransaktion in der Datenbank gespeichert. Aus
den Daten der Kreditkartentransaktion hat das System einen Kreditkartenbeleg (Einzelbeleg) in
der zugeordneten Reise angelegt. Der weitere Verarbeitungsprozeß wird durch den Reisestatus
[Seite 166] bestimmt.
Siehe auch
Übersicht über die Funktionen [Seite 410]
Automatische Zuordnung Kreditkartentransaktionen [Seite 416]
Manuelle Zuordnung Kreditkartentransaktionen [Seite 420]
Rücknahme der Zuordnung Kreditkartentransaktionen [Seite 423]
Löschen Kreditkartentransaktionen aus Datenbank [Seite 425]
April 2001
409
SAP AG
Übersicht über die Funktionen
Übersicht über die Funktionen
Die folgende Grafik gibt Ihnen eine Überblick über die gesamten Funktionen des
Kreditkartenclearings.
Funktionen des Kreditkartenclearings (Überblick)
R/3 Reisemanagement
Reisefaktenerfassung
Datenübernahme
R/3
Reisemanagement
Kreditkartenumsätze
Reise 001034
Reise 021034
Reise 001034
Reise 201004
Manuelles Löschen
Manuelles Zuordnen
Belegpuffer
(Cluster TC)
R/3 Reisemanagement
Genehmigung
Abrechnung
Auszahlung
Löschen aus
Belegpuffer
Siehe auch:
Übernahme Kreditkartentransaktionen [Seite 411]
Automatische Zuordnung Kreditkartentransaktionen [Seite 416]
Manuelle Zuordnung Kreditkartentransaktionen [Seite 420]
410
April 2001
SAP AG
Übernahme Kreditkartentransaktionen
Verwendung
Die von den Kreditkartenunternehmen mittels Datenträger angelieferten
Kreditkartentransaktionen sind Fremddaten. Sie müssen diese Fremddaten zunächst in das R/3System übernehmen. Die Übernahme der Fremddaten starten Sie mit der Funktion
Kreditkartenclearing aus dem Reisemanagement heraus.
Voraussetzungen
·
Anforderungen an die Datenfiles
Die Kreditkartentransaktionen müssen auf dem Datenfile in einem von der SAP
vorgegebenen festen Datensatz [Seite 413] abgelegt sein. Kreditkartenunternehmen, die
diesen Datensatz versorgen, sind von der SAP AG zertifiziert worden. Um die
Datenintegrität zu gewährleisten, sollten Sie nur Datenfiles dieser
Kreditkartenunternehmen über das Kreditkartenclearing verarbeiten.
·
Customizing des Reisemanagement [Seite 404]
·
Anforderungen an den Erfassungsprozeß für Reisen [Seite 404]
Funktionsumfang
Das Programm RPRCCC00 (Kreditkartenclearing) liest zunächst komplett die im Datenfile
enthaltenen Datensätze und schreibt sie in die temporäre Tabelle TRANS. Bereits zu diesem
Zeitpunkt erfolgt die Überprüfung der Daten der Kreditkartentransaktionen. Die Überprüfung der
Daten umfaßt:
·
eine Plausibilitätsprüfung der Datensätze in Bezug auf die vom System erwartete
Struktur
·
Zuordnung der Datensätze zu den Personalnummern des R/3-Systems
·
Überprüfung der notwendigen Bedingungen für eine automatische Verarbeitung
Wenn das Programm die Kreditkartentransaktionen einer Reise zuordnen kann, dann legt es aus
den Daten der Kreditkartentransaktion einen Kreditkartenbeleg in der Reise an. Anschließend
sichert das Programm diese Reise im Cluster TE der Datenbank PCL1. Gleichzeitig sichert es
den Datensatz der Kreditkartentransaktion mit der zugeordneten Reisenummer und der
Reisebelegnummer für die zugeordnete Personalnummer in der Tabelle INBEL des Clusters TC
der Datenbank PCL1. Wenn das Programm die Kreditkartentransaktion keiner Reise zuordnen
kann, dann sichert das Programm die Kreditkartentransaktion für die zugeordnete
Personalnummer in der Tabelle CCBEL des Clusters TC der Datenbank PCL1.
Siehe auch:
Datensatz des Kreditkartenclearings [Seite 413]
Einlesen der Kreditkartentransaktionen [Seite 414]
Kreditkartentransaktionen übernehmen [Seite 415]
April 2001
411
SAP AG
412
April 2001
SAP AG
Datensatz des Kreditkartenclearings
Datensatz des Kreditkartenclearings
Definition
Der Datensatz legt fest, welche Struktur die Kreditkartentransaktionen im Datenfile aufweisen
müssen, damit sie vom Kreditkartenclearing verarbeitet werden können.
Verwendung
Im Datenfile können von einem Kreditkartenunternehmen mehrere Kreditkartenabrechnungen
gespeichert sein. Damit das System die verschiedenen Kreditkartenabrechnungen unterscheiden
kann, muß eine Kreditkartenabrechnung in einer festen Struktur gespeichert werden. Die Struktur
der Kreditkartenabrechnung steuert das Einlesen der Kreditkartentransaktionen.
Innerhalb dieser Struktur der Kreditkartenabrechnung müssen die Datensätze, die zeilenweise
aufgebaut sind, eine feste Datenstruktur einhalten, damit das System nach der Zuordnung der
Kreditkartentransaktionen daraus Kreditkartenbelege anlegen kann.
Struktur einer Kreditkartenabrechnung
Die Struktur jeder Kreditkartenabrechnung besteht aus drei Datensatzarten:
Satzart Datenkopf
Jede Kreditkartenabrechnung hat genau eine solche Satzart und beginnt mit dieser Satzart. In
dieser Satzart sind Daten hinterlegt, die global für alle Datensätze dieser Kreditkartenabrechnung
gelten.
Struktur Datenkopf [Extern]
Satzart Hauptdaten
Jede Kreditkartenabrechnung hat mindestens eine solche Satzart. In dieser Satzart sind die
individuellen Daten einer Kreditkartentransaktion hinterlegt.
Struktur Hauptdaten [Extern]
Satzart Summensatz
Jede Kreditkartenabrechnung hat genau eine solche Satzart und endet mit dieser Satzart.
Struktur Summensatz [Extern]
April 2001
413
SAP AG
Einlesen der Kreditkartentransaktionen
Einlesen der Kreditkartentransaktionen
Das Programm RPRCCC00 (Kreditkartenclearing) zur Übernahme und Verarbeitung von
Kreditkartentransaktionen liest zunächst alle Daten eines Datenfiles ein. Hierbei prüft das System
die Korrektheit der Datensätze des Datenfiles. Wenn der Datensatz erfolgreich eingelesen
wurde, so wird er auf dem Datenfile markiert und damit gegen ein doppeltes Einlesen gesperrt.
Sie starten das Programm RPRCCC00 manuell aus dem Reisemanagement heraus. Dabei
können Sie es im Testlauf und im Produktivlauf starten.
Testlauf
Ziel des Testlaufs ist die Überprüfung der Datenfiles und der R/3-Systemeinstellungen. Das
Programm erzeugt eine Liste der nicht vorhandenen oder fehlerhaften Systemeinstellungen.
Anhand dieser Fehlerliste können Sie im Customizing des Reisemanagements die nötigen
Systemeinstellungen hinterlegen (Aktivität: Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren.
Sicht: Zuordnung Kreditkartenumsatz zu den Reisespesenarten). Damit vermeiden Sie, daß das
System den Produktivlauf aufgrund gravierender Systemfehler abbricht.
Produktivlauf
Ziel des Produktivlaufs ist die Übernahme der Kreditkartentransaktionen [Seite 411] in Reisen,
um Kreditkartenbelege anzulegen. Wenn der Testlauf keine fehlenden oder fehlerhaften
Systemeinstellungen ausgibt, dann können Sie das Einlesen der Datenfiles im Produktivlauf
starten.
Fehler und Fehlerbehandlung
Die Hauptursache für ein nicht korrektes Einlesen der Datenfiles sind fehlende oder fehlerhafte
Systemeinstellungen. Diese dauerhaften Fehlerursachen sollten Sie aber bereits durch den
Testlauf aufgedeckt haben.
Daneben kann zum Zeitpunkt des Einlesens eines Datensatzes die Tabelle CCBEL (Belegpuffer)
des Clusters TC für die benötigte Personalnummer gesperrt sein, weil auf diesen Belegpuffer
bereits aus der Reisedatenerfassung zugegriffen wird. Der Datensatz kann nicht eingelesen
werden. Da dies nur eine temporäre Fehlerursache ist, wird sie nicht in der Fehlerliste des
Testlaufs angezeigt.
In beiden Fällen müssen Sie für das zuletzt eingelesene Datenfile nochmals das
Kreditkartenclearing starten. Es werden nur die Datensätze eingelesen, die noch nicht gegen ein
doppeltes Einlesen gesperrt sind.
Wenn Sie überprüfen möchten, ob das Einlesen einer Kreditkartenabrechnung korrekt beendet
wurde, können Sie sich die Tabelle der eingelesenen Kreditkartenabrechnungen [Seite 429]
ansehen.
414
April 2001
SAP AG
Kreditkartentransaktionen übernehmen
Kreditkartentransaktionen übernehmen
Verwendung
Um die von den Kredtikartenfirmen per Datenträger angelieferten Kreditkartentransaktionen
verarbeiten zu können, müssen Sie zunächst die Daten in das System übernehmen.
Vorgehensweise
Sie gelangen auf das Bild Reisemanagement.
2. Wählen Sie Werkzeuge ® Kreditkartenclearing.
Sie gelangen auf das Bild Einlesen von Kreditkartendaten (Kreditkarten-Clearing).
3. Geben Sie die Unternhemenskennung ein, die zwischen der Kreditkartenfirma und ihrem
Unternehmen vereinbart ist.
4. Wählen Sie einen der drei Verarbeitungsparameter aus.
Um die Standardverarbeitung auszuwählen, markieren Sie Alle Belege in Belegpuffer.
Um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen, markieren Sie entweder den
Verarbeitungsparameter Belege nur in leere Reisen oder Belege auch einfügen falls
vorhanden.
5. Stellen Sie sicher, daß das Programm zunächst im Testlauf gestartet wird, in dem Sie
überprüfen, ob der Parameter Testlauf aktiviert ist.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Selektion des Kreditkartenfiles.
7. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und wählen Sie OK.
Das Programm erzeugt eine Fehlerliste.
8. Beheben Sie die aufgetretenen Fehler laut Fehlerliste.
9. Führen Sie das Programm im Echtlauf durch, indem Sie den Parameter Testlauf
deaktivieren.
Ergebnis
Das System hat die Kreditkartendaten übernommen. Es hat die Kreditkartentransaktionen
entweder Reisen zugeordnet oder im Belegpuffer für eine spätere manuelle Zuordnung abgelegt.
April 2001
415
SAP AG
Automatische Zuordnung Kreditkartentransaktionen
Verwendung
Das System kann die Zuordnung einer Kreditkartentransaktion zu einer Reise unter bestimmten
Bedingungen selbst vornehmen und daraus in der Reise einen Kreditkartenbeleg anlegen.
Integration
Die automatische Zuordnung ist in die Übernahme der Kreditkartentransaktionen [Seite 411]
integriert.
Voraussetzungen
·
Spezielle Anforderungen an das Customizing des Reisemanagements
·
Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren
Damit das System Kreditkartentransaktionen automatisch zuordnen kann, müssen
Sie bei der Zuordnung der Spesenschlüssel der Kreditkartentransaktionen zu den
Reisespesenarten beachten, daß Sie der Reisespesenart eine 'weitere
Verfahrensweise' zugeordnet haben, die eine automatische Zuordnung ermöglicht.
Diese weitere Verfahrensweise legt fest, mit welchem Reisestatus das System die
Reise sichern soll, nach es einen Kreditkartenbeleg angelegt hat. Hierbei vergleicht
das System den aktuellen Reisestatus mit dem in der weiteren Verfahrensweise
hinterlegten Reisestatus. Aus diesen beiden Reisestatus wählt es denjenigen aus,
der die geringere Weiterverarbeitungspriorität besitzt. So wird beispielsweise
verhindert, daß eine noch nicht genehmigte Reise durch die automatische
Verarbeitung des Kreditkartenclearing genehmigt wird und zur Abrechnung gelangt.
·
Beziehungen zwischen Reisespesenart und Weitere Beleginformationen
Wenn Sie einen Kreditkartenumsatzschlüssel einer Reisespesenart zugeordnet
haben, für die Sie gemäß den Systemeinstellungen weitere Beleginformationen
erfassen müssen, kann das System für Kreditkartentransaktionen dieses Schlüssels
keine Kreditkartenbelege in der Reise anlegen. Das System speichert diese
Kreditkartentransaktion im Belegpuffer.
·
Anforderungen an die Übernahme der Kreditkartentransaktionen
·
Verarbeitungsart
Sie müssen die Übernahme der Kreditkartentransaktionen im Produktivlauf mit
einem der beiden Verarbeitungsparameter Belege nur in leere Reisen oder Belege
auch einfügen falls vorhanden gestartet haben, die eine automatische Zuordnung
zulassen.
·
Gesperrte Personalnummer
Wenn zum Zeitpunkt des Einlesens eines Datensatzes die benötigte
Personalnummer gesperrt ist, kann das System aus der Kreditkartentransaktion
keinen Kreditkartenbeleg in der Reise anlegen. Dies ist immer dann der Fall, wenn
eine Funktion des Reisemanagements ändernd auf eine Personalnummer zugreift
416
April 2001
SAP AG
oder wenn die Personalstammdaten durch das Personalmanagement bearbeitet
werden. Das System speichert diese Kreditkartentransaktion im Belegpuffer.
·
Anforderungen an Kreditkartentransaktion und Mitarbeiterreise
Sie müssen eine Mitarbeiterreise angelegt haben, deren Reisezeit das Umsatzdatum der
Kreditkartentransaktion umfaßt.
Siehe auch:
Automatische Verarbeitung Kreditkartenumsätze [Seite 418]
Manuelle Zuordnung Kreditkartentransaktionen (Standardverarbeitung) [Seite 420]
April 2001
417
SAP AG
Automatische Verarbeitung Kreditkartenumsätze
Die eingehenden Kreditkartentransaktionen werden durch das Kreditkartenclearing (Report
RPRCCC00) eingelesen. Die weitere Verarbeitung durch den Report RPRCCC00 erfolgt nach
folgendem Entscheidungsbaum:
Entscheidungsbaum Kreditkartenclearing
Programm RPRCCC00
Existiert
eine Reise zum
Umsatzdatum?
Nein
Ja
Darf
das System
direkt in Reisen
einfügen?
Nein
Speichern der
im Belegpuffer
Ja
Direktes Einfügen der
in eine Reise
Manuelles Einfügen der
in eine Reise
Genehmigung
Abrechnung
Auszahlung
418
April 2001
SAP AG
April 2001
419
SAP AG
Manuelle Zuordnung Kreditkartentransaktionen
Manuelle Zuordnung Kreditkartentransaktionen
Verwendung
Sie können Kreditkartentransaktionen, die das System nach der Übernahme in der internen
Tabelle CCBEL (Belegpuffer) gespeichert hat, manuell einer Reise zuordnen. Nachdem Sie eine
Kreditkartentransaktion zugeordnet haben, legt das System mit dem Datensatz der
Kreditkartentransaktion in der zugeordneten Reise einen Kreditkartenbeleg an.
Integration
Die manuelle Zuordnung ist in die Übernahme der Kreditkartentransaktionen [Seite 411]
integriert. Die Standardverarbeitung erfolgt im Rahmen der Reisedatenerfassung aus einer Reise
heraus.
Funktionsumfang
Das System legt aus dem Datensatz der ausgewählten Kreditkartentransaktion in der Reise
einen Kreditkartenbeleg an. Gleichzeitig speichert es die Kreditkartentransaktion mit der
Reisenummer und der Reisebelegnummer in der internen Tabelle INBEL ab. Sie können
Kreditkartentransaktionen eines Mitarbeiters einer beliebigen Reise des Mitarbeiters zuordnen.
Aktivitäten
Wenn Sie über den Reisekostenmanager oder den Reisekalender Kreditkartentransaktionen
manuell zuordnen, dann müssen Sie lediglich die Zuordnung zur Reise treffen.
Wenn Sie über den Wochenbericht Kreditkartentransaktionen manuell zuordnen, dann müssen
Sie neben der Zuordnung zum Wochenbericht die Kreditkartentransaktion auch noch einem
Wochentag des Wochenberichts zuordnen. Diese zusätzlich Zuordnung entfällt jedoch für
Kreditkartentransaktionen, deren Belegdatum bereits dem Datum eines Wochentags des von
Ihnen ausgewählten Wochenberichts entspricht.
Siehe auch:
Kreditkartentransaktionen Reisen manuell zuordnen [Seite 421]
420
April 2001
SAP AG
Kreditkartentransaktionen Reisen manuell zuordnen
Verwendung
Damit das System aus Kreditkartentransaktionen in Reisen Kreditkartenbelege anlegen kann,
müssen Sie die Kreditkartentransaktionen den Reisen zuordnen.
Vorgehensweise Reisekostenmanager
1. Wählen Sie die Reisekostenmanager [Seite 205] aus.
2. Wählen Sie die Reise aus, die Sie ändern möchten, oder legen Sie eine neue Reise an.
3. Wählen Sie Zusätze ® Kreditkartenbelege einfügen.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Selektion der Kreditkartenbelege.
4. Markieren Sie die gewünschten Kreditkartenbelege, die Sie der Reise zuordnen
möchten.
Das System ordnet die Kreditkartenbelege der Reise zu und zeigt die übernommenen
Kreditkartenbelege im Erfassungsbild Reisedaten pflegen: Belege an.
Vorgehensweise Wochenbericht
2. Wählen Sie den Wochenbericht aus, den Sie ändern möchten, oder legen Sie einen
neuen Wochenbericht an.
4. Sie gelangen auf das Dialogfenster Selektion der Kreditkartenbelege.
5. Markieren Sie die gewünschten Kreditkartenbelege, die Sie dem Wochenbericht
zuordnen möchten.
Wenn das Belegdatum des Kreditkartenumsatzes nicht im Zeitraum des Wochenberichts
liegt, müssen Sie den Beleg einem gültigen Tagesdatum des Wochenberichts zuordnen.
a) Wählen Sie im Dialogfenster einen Wochentag aus.
Das System ordnet datumsgenau den Kreditkartenbeleg als Reisebeleg dem
Wochenbericht zu.
Wenn das Belegdatum des Kreditkartenumsatzes im Zeitraum des Wochenberichts liegt,
ordnet das System den Kreditkartenbeleg als Reisebeleg dem Wochentag zu, der dem
Belegdatum entspricht.
April 2001
421
SAP AG
Vorgehensweise Reisekalender
2. Wählen Sie die Inlandsreise aus, die Sie ändern möchten, oder legen Sie eine neue
Inlandsreise an.
3. Wählen Sie Springen ® Einzelbelege.
5. Markieren Sie die gewünschten Kreditkartenbelege.
Das System ordnet die Kreditkartenbelege der Reise zu und zeigt die übernommenen
Kreditkartenbelege an.
422
April 2001
SAP AG
Rücknahme der Zuordnung Kreditkartentransaktionen
Rücknahme der Zuordnung Kreditkartentransaktionen
Verwendung
Kreditkartenbelege können Sie jederzeit manuell aus den Reisen löschen. Hiermit können Sie
fehlerhafte Zuordnungen von Kreditkartenumsätzen zu Reisen rückgängig machen.
Funktionsumfang
Das System löscht den angelegten Kreditkartenbeleg aus der Reise und sichert die geänderte
Reise in der Datenbank. Das System übernimmt gleichzeitig die Kreditkartentransaktion aus dem
Ringspeicher in der Tabelle INBEL und speichert sie in der Tabelle CCBEL (Belegpuffer) zur
manuellen Zuordnung ab. Das System kann bei einer erneuten manuellen Zuordnung wieder auf
die ursprüngliche Kreditkartentransaktion zugreifen. Wenn Sie den ursprünglich vom System
angelegten Kreditkartenbeleg in der Reise geändert haben, so gehen diese Änderungen
verloren.
Wenn die Kreditkartentransaktion nicht mehr im Ringspeicher der Tabelle INBEL vorhanden ist,
dann speichert das System die Daten des Kreditkartenbelegs aus der Reise in der Tabelle
CCBEL ab. Wenn Sie den ursprünglich vom System angelegten Kreditkartenbeleg in der Reise
geändert haben, so übernimmt das System diese Änderungen. Das System kann nicht mehr auf
die ursprüngliche Kreditkartentransaktion zurückgreifen.
Siehe auch:
Kreditkartenbelege aus der Reise löschen [Seite 424]
April 2001
423
SAP AG
Kreditkartenbelege aus der Reise löschen
Kreditkartenbelege aus der Reise löschen
Verwendung
Sie können jederzeit Kreditkartenbelege, die falsch zugeordnet wurden, aus der Reise löschen.
2. Wählen Sie die Reise aus, die Sie ändern möchten.
3. Markieren Sie den gewünschten Kreditkartenbeleg.
4. Wählen Sie Bearbeiten ® Zeileninhalt löschen.
Das System schreibt den ausgewählten Kreditkartenbeleg in den Belegpuffer zurück.
2. Wählen Sie den Wochenbericht aus, den Sie ändern möchten.
4. Wählen Sie Bearbeiten ® Zeileninhalt löschen.
2. Markieren Sie eine Inlandsreise.
5. Wählen Sie Zeileninhalt löschen.
424
April 2001
SAP AG
Löschen Kreditkartentransaktionen aus Datenbank
Löschen Kreditkartentransaktionen aus Datenbank
Verwendung
Die Kreditkartentransaktionen enthalten keine Informationen, ob der getätigte Umsatz durch den
Mitarbeiter aus privaten oder geschäftlichen Zwecken entstanden ist. Insofern kann das System
Kreditkartentransaktionen in das Reisemanagement übernommen haben, die aus privaten
Zwecken entstanden sind. Diese Kreditkartentransaktionen sollten Sie aus der Datenbank des
Reisemanagements löschen.
Voraussetzungen
Sie können nur Kreditkartentransaktionen aus der Datenbank löschen, die keiner Reise
zugeordnet sind. Für bereits zugeordnete Kreditkartentransaktionen müssen Sie zunächst diese
Zuordnung löschen [Seite 424].
Funktionsumfang
Das System löscht die in der Tabelle CCBEL (Belegpuffer) ausgewählten
Kreditkartentransaktionen aus der Datenbank des Reisemanagements.
Siehe auch:
Kreditkartentransaktionen aus Datenbank löschen [Seite 426]
April 2001
425
SAP AG
Kreditkartentransaktionen aus Datenbank löschen
Voraussetzung
Die Kreditkartentransaktion darf keiner Reise zugeordnet sein. Wenn die Kreditkartentransaktion,
die Sie löschen möchten, noch einer Reise zugeordnet ist, dann müssen Sie diese Zuordnung
zurücknehmen [Seite 423]. Sie können Kreditkartentransaktionen aus der Datenbank nur über
den Belegpuffer löschen. Auf den Belegpuffer können Sie nur aus einer Reise zugreifen. Die
Reise müssen Sie über Reise ® Ändern aufrufen.
2. Markieren Sie eine Reise und wählen Sie Reise ® Ändern.
4. Markieren Sie die gewünschten Kreditkartenbelege, die Sie aus der Datenbank löschen
möchten.
5. Wählen Sie im Dialogfenster Belege löschen.
6. Bestätigen Sie Ihre Absicht, die Kreditkartentransaktion zu löschen.
2. Markieren Sie einen Wochenbericht und wählen Sie Wochenbericht ® Ändern
möchten.
2. Markieren Sie eine Inlandsreise.
426
April 2001
SAP AG
möchten.
Ergebnis
Die ausgewählten Kreditkartentransaktionen sind aus der Datenbank des Reisemanagements
unwiderruflich gelöscht.
April 2001
427
SAP AG
Kreditkartendaten anzeigen
Kreditkartendaten anzeigen
Verwendung
Die Kreditkartendaten eines Mitarbeiters, die Sie noch keiner Reise zugeordnet haben, sind in
der Datenbank im Belegpuffer (Cluster TC) gespeichert. Sie können die Daten des Clusters TC
jederzeit einsehen.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Werkzeuge ® Kreditkartendaten ® Anzeigen.
Sie gelangen auf das Bild Übersicht der vorhandenen Kreditkartenbelege (Belegpuffer).
3. Geben Sie im Gruppenrahmen Auswahl der Daten die gewünschten Personalnummern
oder Personalnummernintervalle ein, für die Sie die Kreditkartenbelege anzeigen
möchten.
4. Markieren Sie Übersicht der Personalnummern.
Sie erhalten eine Übersicht über die selektierten Personalnummern.
6. Um die Belege zu einer Personalnummer anzuzeigen, markieren Sie die gewünschte
Personalnummer und wählen Sie die Funktion Auswählen.
Ergebnis
Für jede ausgewählte Personalnummer erhalten Sie eine Übersicht, welche Kreditkartenbelege
im Belegpuffer abgespeichert sind (CCBEL) und welche Kreditkartenbelege automatisch in
existierende Reise eingefügt wurden (INBEL). Für diese Kreditkartenbelege zeigt das System die
Reisenummer an, in die der Kreditkartenbeleg eingefügt wurde. Beachten Sie, daß in dieser
Tabelle nur die letzten 200 für eine Personalnummer automatisch eingelesenen
Kreditkartenbelege abgespeichert sind.
428
April 2001
SAP AG
Kreditkartenabrechnungen anzeigen
Kreditkartenabrechnungen anzeigen
Verwendung
Das System speichert im Rahmen des Kreditkartenclearinbgs die bereits eingelesenen
Abrechnungsnummern der verschiedenen Kreditkartengesellschaften in der Datenbank (Cluster
TA), um das doppelte Einlesen eines Kreditkarten-Datenfiles abfangen zu können.
Das Cluster TA, das als Schlüssel lediglich den Schlüssel der entsprechenden
Kreditkartengesellschaft enthält, enthält eine Tabelle, in der das System alle
Abrechnungsnummern zu einer Kreditkartengesellschaft speichert.
In dieser Tabelle speichert das System folgende weitere Daten:
·
Beginn und Ende des Einlesens
·
Reportname des Einlesereports
·
Username derjenigen Person, die den Einlesereport ausgeführt hat
·
ein Kennzeichen, ob das Einlesen der Kreditkarten-Datenfiles erfolgreich beendet wurde
Mittels des Kennzeichens erfolgreich beendet ist der Einlesereport in der Lage, das
Einlesen eines Datenfiles nach einem Systemabsturz oder sonstigen Abbrüchen des
Einlesens an der Stelle wieder aufzunehmen, an der das Einlesen vorher abgebrochen
wurde.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie die Reiseabrechnung aus.
2. Wählen Sie Werkzeuge ® Kreditkartendaten ® Abrechnungen.
Sie gelangen auf das Bild Übersicht der eingelesenen Kreditkartenabrechnungen.
3. Wählen Sie die gewünschten Kreditkartengesellschaften aus, für die Sie die
eingelesenen Abrechnungen anzeigen möchten.
Ergebnis
Das System zeigt eine Liste aller eingelesener Abrechnungen für die ausgewählten
Kreditkartengesellschaften an.
April 2001
429
SAP AG
Statistikmanager
Statistikmanager
Verwendung
Für ein effizientes Reporting der Reiseabrechnung müssen die aktuellen Reisefakten in
Reisestatistiken eingehen. Mit dem Statistikmanager können Sie Reisestatistiken aufbauen und
bearbeiten.
Integration
Das Reporting der Reisestatistiken können Sie über das Informationssystem der
Reiseabrechnung ausführen.
Voraussetzungen
In der Standardauslieferung der Reiseabrechnung schreibt das System keine Reisestatisken fort.
Um den Statistikmanager nutzen zu können, müssen Sie im Customizing der Reiseabrechnung
ein Statistikaufbauverfahren festgelegt haben.
Funktionsumfang
Über den Statistikmanager können Sie
·
Statistikdaten aufbauen
Mit dieser Funktion können Sie die Statistikdaten komplett neu aufbauen.
·
Statistikdaten löschen
Mit dieser Funktion können Sie sämtliche Statistikdaten der Reiseabrechnung löschen.
Sie sollten diese Funktion nur für eine Bereinigungsaktion der Statistikdaten bei
Datenschiefständen einsetzen.
·
Statistikdaten reorganisieren
Mit dieser Funktion können Sie Statistikdaten reorganisieren. Sie sollten diese Funktion
erst nach einer regulären Archivierung von Reisen durchführen. Die Funktion löscht die
Statistikdaten aller Reisen, die archiviert wurden.
·
Rückstandsdaten prozessieren
Wenn Sie im Customizing der Reiseabrechnung das Statistikaufbauverfahren
'Statistikdaten per Batchprogramm erzeugen' aeingestellt haben, dann speichert das
System im Dialog beim Sichern einer Reise lediglich Schlüsselinformationen der Reise
ab. Mit dieser Funktion können Sie aus diesen Schlüsselinformationen die
Reisestatistiken erzeugen.
Siehe auch:
Statistikdaten erzeugen [Seite 431]
430
April 2001
SAP AG
Statistikdaten erzeugen
Statistikdaten erzeugen
Voraussetzungen
Um den Statistikmanager nutzen zu können, müssen Sie im Customizing der Reiseabrechnung
ein Statistikaufbauverfahren festgelegt haben.
Vorgehensweise
Wählen Sie die Reiseabrechnung [Seite 153] aus.
Wählen Sie Werkzeuge ® Statistikmanager aus.
Sie gelangen auf das Bild Statistikmanager.
Bestimmen Sie den Zeitraum, für den das Programm Statistikdaten bearbeitet soll.
Bestimmen Sie die Ausführungsoptionen und die Darstellung der Liste.
Bestimmen Sie die Tabellen, aus denen das System Daten lesen soll.
Wählen Sie Programm ® Im Hintergrund ausführen.
Ergebnis
Das System aktualisiert gemäß Ihren Anforderungen die Statistikdaten für die Reiseabrechnung.
Sie können über die Berichtsauswahl die verschiedenen Auswertungsberichte der Reisestatistik
ausführen.
Siehe auch:
Statistikmanager [Seite 430]
April 2001
431
SAP AG
Datenarchivierung
Datenarchivierung
Verwendung
Reisen und deren Reisefakten, die vollständig abgerechnet und im Rechnungswesen gebucht
worden sind, müssen in der Regel nur noch aus gesetzlich vorgegebenen Revisionsgründen in
der Datenbank gespeichert sein. Um auf Dauer die Datenbank und die Performance bestimmter
Funktionen nicht zu stark zu belasten, können solche Reisen auf anderen Speichermedien
archiviert werden.
Integration
Die Datenarchivierung der Reiseabrechnung ist eng an die Datenarchivierung der
Personalwirtschaft angebunden. Die spezifisch das Reisemanagement betreffende
Dokumentation ist in die allgemeine Dokumentation der Archivierung in der Personalwirtschaft
integriert und dort durch den Zusatz FI TV hinter den Titeln gekennzeichent.
Siehe auch:
Archivierung HR - Personalwirtschaft [Extern]
432
April 2001
SAP AG
Datenbankauswertungen der Reiseabrechnung
Datenbankauswertungen der Reiseabrechnung
Verwendung
Sämtliche Daten der Reiseabrechnung sind in der Datenbank PCL1 und in den Tabellen
PRTV_HEAD und PTRV_PERIO gespeichert. Bei fehlerhaften oder unvorsehbaren
Abrechnungsergebnisse kann die Systemadministration direkt auf diese Daten in der Datenbank
zugreifen, um die möglichen Fehlerquellen schnellstmöglich analysieren zu können.
Funktionsumfang
Das System speichert die Daten unter den Schlüsseln Personalnummer, Reisenummer,
Reiseperiode und Reiseperiodenversion. Die Ausgaben der Datenbankauswertungen sind nach
diesem Schlüssel sortiert. Sie können zwei Formen der Datenbankauswertung anstarten:
Übersicht der Reisen
Mit diesem Programm können Sie nur die periodenübergreifenden Rahmendaten einer Reise
(PTRV_HEAD) und die Rahmendaten für die Reiseperiode (PTRV_PERIO) anzeigen.
Detail einer Reise
Mit diesem Programm können Sie sämtliche Daten einer Reise anzeigen. Eine Beschränkung
auf die periodenübergreifenden Rahmendaten (PTRV_HEAD) oder die Rahmendaten der
Perioden (PTRV_PERIO) wie bei der Übersicht der Reisen existiert nicht.
Siehe auch:
Übersicht der Reisen anzeigen [Seite 435]
Details einer Reise anzeigen [Seite 436]
Kreditkartendaten anzeigen [Seite 428]
Kreditkartenabrechnungen anzeigen [Seite 429]
Datenbankstruktur [Seite 434]
April 2001
433
SAP AG
Datenstrukturen der Reiseabrechnung
Datenstrukturen der Reiseabrechnung
Definition
In der Datenbank PCL1 und in den Tabellen PTRV_HEAD und PTRV_PERIO sind die Daten der
Reiseabrechnung gespeichert.
Struktur
Das System komprimiert die Daten einer Reise, die in verschiedenen internen Tabellen
abgespeichert sind, in der PCL1 unter dem Schlüsseln Personalnummer, Reisenummer,
Reiseperiode und Reiseperiodenversion in einem Datensatz. Die Daten der Reiseabrechnung
erhalten in der PCL1 den zusätzlichen Schlüssel TE. Die Daten des Kreditkartenclearings die
zusätzlichen Schlüssel TC oder TA.
Schlüssel TE
Unter dem Schlüssel TE sind die detaillierten Daten zu einer Reisenummer abgespeichert.
Schlüssel TC
Unter dem Schlüssel TC sind personalnummerngenau die Kreditkartenumsätze abgespeichert,
die vom System im Rahmen des Kreditkartenclearings in den internen Tabelle INBEL und
CCBEL abgelegt worden sind.
Schlüssel TA
Unter dem Schlüssel TA sind die eingelesenen Abrechnungen der Kreditkartenfirmen
abgespeichert.
Datenbankzugriffe
Die Datenbankzugriffe erfolgen für den zusätzliche Schlüssel TE über die Makros RP-IMP-C1-TE
(Datenimport) und RP-EXP-C1-TE (Datenexport). Die Datenbankzugriffe für die Schlüssel TA
und TC des Kreditkartenclearings erfolgen über die Makros RP-IMP-C1-TA, RP-IMP-C1-TC, RPEXP-C1-TA und RP-EXP-C1-TC
Integration
Die Auswertung der PCL1, der PTRV_HEAD und der PTRV_PERIO erfolgt über die vier
speziellen Datenbankauswertungsprogramme
434
·
Übersicht der Reisen anzeigen [Seite 435]
·
Details einer Reise anzeigen [Seite 436]
·
Kreditkartendaten anzeigen [Seite 428]
·
Kreditkartenabrechnungen anzeigen [Seite 429]
April 2001
SAP AG
Übersicht der Reisen anzeigen
Übersicht der Reisen anzeigen
Verwendung
Mit diesem Programm können Sie sich die periodenübergreifenden Rahmendaten einer Reise
(PTRV_HEAD) und die Rahmendaten für die Reiseperiode (PTRV_PERIO) anzeigen lassen.
Wenn Sie zu einer Reise sämtliche Daten in der Datenbank anzeigen möchten, können Sie
Detail einer Reise [Seite 436] auswählen.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Werkzeuge ® Datenbankauswertung ® Übersicht der Reisen.
Sie gelangen auf das Bild Übersicht der Reisen.
3. Geben Sie die gewünschten Personalnummern ein.
4. Wählen Sie über das Feld Übersicht der Reisen die gewünschten Darstellungsform aus.
Wenn Sie das Feld markieren, erzeugt das System zunächst eine Gesamtübersicht und
zeigt nicht sofort die Daten der PTRV_HEAD und PTRV_PERIO für alle selektierten
Reisen an.
5. Schränken Sie gegebenenfalls über das Feld aktuelle Version die Datenmenge ein.
Für eine Reise können mehrere Version in der Datenbank gespeichert sein, da das
System immer dann eine neue Version der Reise in der Datenbank erzeugt, wenn Sie
eine Reise nach erfolgter Übertragung in das Rechnungswesen erneut ändern. Wenn
Sie das Feld markiert haben, zeigt das System für eine Reise nur die aktuelle Version in
der Datenbank an.
Ergebnis
Wenn Sie eine Gesamtliste der Reisen erzeugt haben, können Sie einen einzelnen Eintrag
markieren und über Bearbeiten ® Auswählen den Inhalt der PTRV_HEAD und PTRV_PERIO in
der Datenbank anzeigen. Von hier können Sie über Bearbeiten ® TE-Cluster in die Details einer
einzigen Reise gelangen, nachdem Sie entweder den Eintrag PTRV_HEAD oder PTRV_PERIO
markiert haben.
April 2001
435
SAP AG
Details einer Reise anzeigen
Details einer Reise anzeigen
Verwendung
Mit diesem Programm können Sie sämtliche Reisedaten einer Reise, die in der Datenbank
gespeichert sind, anzeigen. Eine Beschränkung auf die periodenübergreifenden Rahmendaten
(PTRV_HEAD) oder die Rahmendaten der Perioden (PTRV_PERIO) wie bei der Übersicht der
Reisen [Seite 435] existiert nicht.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Werkzeuge ® Datenbankauswertung ® Details einer Reisen.
Sie gelangen auf das Bild Details einer Reisen.
3. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Wenn Sie gezielt die Daten einer bestimmten Reise in der Datenbank anzeigen
möchten, sollten Sie das Feld Übersicht der Reisen markieren. Das System erzeugt
dann eine nach Personalnummer und Reisenummer geordnete Übersicht, aus der Sie
die gewünschte Reise schnell und bequem auswählen können, wobei Sie noch detailliert
angegeben können, welche Daten der Reise das System anzeigen soll.
Ergebnis
Wenn Sie das Feld Übersicht der Reisen aktiviert haben, erzeugt das System eine nach
Personalnummer, Reisenummer, Periodennummer und Periodenversion geordnete Liste. Hier
können Sie einen Eintrag markieren und über Bearbeiten ® Auswählen auswählen. Das System
gibt eine Liste über alle internen Tabellen der Reiseabrechnung aus. Hier können Sie auswählen,
welche Daten Sie für die ausgewählte Reise anzeigen möchten.
Wenn Sie das Feld Übersicht der Reisen nicht aktiviert haben, erzeugt das System eine nach
Personalnummer, Reisenummer, Periodennummer und Periodenversion geordnete Liste, in der
sämtliche in der Datenbank gespeicherten Daten der ausgewählten Reisen angezeigt werden.
Siehe auch:
Verzeichnis der Reisestatus [Seite 168]
436
April 2001
SAP AG
Die Abrechnungsperioden im Cluster TE
Im Cluster TE (Detail einer Reise) hinterlegt das System u.a. auch Daten zur
Abrechnungsperiode der Mitarbeiter-Reise. Dabei führt es für jede Mitarbeiter-Reise zwei
Abrechnungsperioden, um eine korrekte Rückrechnung in der Personalabrechnung zu
gewährleisten.
Die erste Abrechnungsperiode wird unter den Feldern ABRJ1 (Abrechnungsjahr 1), ABRP1
(Abrechnungsperiode 1) und PERM1 (Periodenmodifikator 1) und die zweite
Abrechnungsperiode wird unter den Feldern ABRJ2 (Abrechnungsjahr 2), ABRP2
(Abrechnungsperiode 2) und PERM2 (Periodenmodifikator 2) geführt.
Beim Anlegen einer Mitarbeiter-Reise setzt das System beide Perioden auf die aktuelle
Abrechnungsperiode des Systemdatums. Diese Periode können Sie aber auch manuell
angeben.
Bei der ersten Abrechnung der Mitarbeiter-Reise setzt das System beide Perioden auf die
Periode des Abrechnungsprogramms, die Sie für den Abrechnungslaufs angeben.
Das System selektiert für die Abrechnung nur Mitarbeiter-Reisen, deren Endedatum
innerhalb der Abrechnungsperiode liegen.
Nach der ersten Abrechnung wird die erste Abrechnungsperiode (Felder ABRJ1 und ABRP1)
eingefroren. Diese Abrechnungsperiode ist die Referenzperiode für die Personalabrechnung, bis
zu der eventuelle Rückrechnungen erfolgen können.
Rechnen Sie eine abgerechnete Mitarbeiter-Reise ein weiteres Mal ab, weil beispielsweise eine
Korrektur der Reisefakten erforderlich war, so setzt das System die zweite Abrechnungsperiode
(Felder ABRJ2, ABRP2 und PERM2) auf die Periode des Abrechnungsprogramms gesetzt, die
Sie für den Abrechnungslauf angegeben haben.
Reisezeit: 01.06.1996 bis 03.06.1996, monatliche Periode
Bemerkung
ABRJ1
ABRP1
ABRJ2
ABRJ2
lfd. Nummer
1.
Reise wird ange-legt.
1996
06
1996
06
99
2.
Reise wird abge-rechnet
unter Periode 07/1996.
1996
07
1996
07
3.
Reise wird übergeleitet
(z.B.: in die Finanz-buchhaltung)
1996
07
1996
07
4.
Reise wird korrigiert in
08/1996
1996
07
1996
07
5.
unter Periode 09/1996
1996
07
1996
09
6.
1996
07
1996
09
April 2001
98
437
SAP AG
7.
Reise wird korrigiert in
02/1997
1996
07
1996
09
8.
unter Periode 02/1997
1996
07
1997
02
9.
1996
07
1997
02
97
Erfolgt eine Übertragung der Abrechnungsergebnisse in die Personalabrechnung, so prüft das
System während der Abrechnung diese Abrechnungsperiode gegen die Abrechnungsperiode
des Verwaltungssatzes PA03.
438
April 2001
SAP AG
Reisestatusrücksetzung (Aufrollprogramm)
Reisestatusrücksetzung (Aufrollprogramm)
Verwendung
Mit dem Aufrollprogramm des Reisemanagements können Sie bereits abgerechnete Reisen
wieder in den Abrechnungsstatus abzurechnen zurücksetzen und somit diese Reisen für einen
erneuten Abrechnungs- und Überleitungsprozeß zur Verfügung zu stellen.
Vorausetzungen
Folgende auslösende Ereignisse machen es sinnvoll, dieses Programm zu starten?
1. Der Gesetzgeber beschließt Änderungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung
(beispielsweise die Änderungen von Pauschalen), die rückwirkend ab einem bestimmten
Datum gelten sollen. Dann müssen Sie alle Reisen, die seit diesem Datum abgerechnet
wurden, erneut abrechnen.
2. Aufgrund von fehlerhaften Systemeinstellungen wurden die Reisen in der Vergangenheit
falsch abgerechnet. Auch diese Reisen müssen Sie erneut abrechnen.
Da das Aufrollprogramm lediglich den Abrechnungsstatus zurücksetzt, erfüllen diese
Reisen alle Bedingungen, um vom nächsten Abrechnungslauf erfaßt zu werden. Daher
müssen Sie vor dem folgenden Abrechnungslauf sicherstellen, daß die notwendigen
Änderungen in den Systemeinstellungen bereits durchgeführt worden sind.
Funktionsumfang
Aufgrund der auslösenden Ereignisse dient das Aufrollprogramm vorzugsweise der
Massenverarbeitung von Reisen. Einzelne Reisen, die Sie aufgrund von Erfassungsfehlern oder
Korrekturen erneut abrechnen müssen, sollten Sie wie bisher manuell abändern und auf den
Abrechnungsstatus abgerechnet zurücksetzen.
Da das Aufrollprogramm nicht in das Abrechnungsprogramm eingreift, führt das System für
bereits abgerechnete und übergeleitete Reisen die notwendigen Korrekturbuchungen
automatisch durch.
Siehe auch
Aufrollprogramm ausführen [Seite 440]
April 2001
439
SAP AG
Aufrollprogramm ausführen
Aufrollprogramm ausführen
Verwendung
Beachten Sie, daß Sie das Aufrollprogramm nicht im laufenden Produktivsystem ausführen
dürfen, da es ansonsten zu Datenschiefständen in der Datenbank kommen kann. Daher sollten
Sie das Programm nur starten, wenn Sie vorher sichergestellt haben, daß niemand im System
Reisen bearbeitet.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Werkzeuge ® Status zurücksetzen.
Sie gelangen auf das Bild “abgerechnete” Reisen auf “abzurechnen” setzen (Aufrollung).
Das System zeigt Ihnen den Auswahlzeitraum neben dem Feld Abrechnungskreis und
gegebenenfalls die aktuelle Periode an.
Sie können weitere Auswahlkriterien festlegen, indem Sie Weitere Selektionen
wählen.
7. Geben Sie im Gruppenrahmen Auswahl der Daten ggf. weitere Selektionskriterien für die
Reisenummern, das Beginndatum und das Endedatum der Reisen an.
8. Entscheiden Sie, ob das System ein Protokoll erzeugen und das Programm im Testlauf
oder im Echtlauf ausführen soll.
Da das Aufrollprogramm vorzugsweise der Massenverarbeitung von Reisen sollten Sie
das Programm im Hintergrund ausführen.
Sie gelangen auf das Bild Batch-Druckparameter.
10. Wählen Sie die gewünschten Druckparameter aus.
11. Sichern Sie die Druckparameter.
Ergebnis
Das System setzt die selektierten Reisen auf den Abrechnungsstatus abzurechnen zurück.
440
April 2001
SAP AG
Reorganisation der Kurzanwahl T
Verwendung
Damit Sie Personalnummern, für die in der Datenbank noch zu bearbeitende Reisen
abgespeichert sind, schneller suchen zu können, können Sie die Kurzanwahl T für die
elementare Suchhilfe nutzen.
Voraussetzungen
Wenn Sie die Kurzanwahl T (Personalnummer mit Reisedaten) zur beschleunigten Suche
einsetzen, so liest das System nur für die Personalnummern die Daten in der Datenbank, die für
das ausgewählte Personalnummernintervall in der Kurzanwahl T enthalten sind.
Da das System in die Suche über die Kurzanwahl T jede Personalnummer aufnimmt, für die
jemals eine Reise erfaßt wurde, steigt die Anzahl der Personalnummern, die in der Kurzanwahl T
abgespeichert sind, je mehr Reisen Sie erfassen. Damit nähert sich zum einen die Anzahl der
Personalnummern, die in der Kurzanwahl T enthalten sind, der Gesamtzahl aller
Personalnummern. Zum anderen häufen sich in der Kurzanwahl T Personalnummern, für die Sie
keine Reisen mehr bearbeiten müssen und für die Sie in der nächsten Zeit auch keine neuen
Reisen erfassen müssen.
Aus den beiden genannten Gründen ist es sinnvoll von Zeit zu Zeit die Personalnummern, die in
der Kurzanwahl T enthalten sind, wieder zu reorganisieren, damit Sie weiterhin über die
elementare Suchhilfe beschleunigt suchen können.
Funktionsumfang
Das Programm überprüft, ob unter den Personalnummern, die in der Kurzanwahl T enthalten
sind, noch Reisen in der Datenbank gespeichert sind, die ein Kriterium der folgenden vier
Kriterien erfüllen:
·
Sie haben die Reise noch nicht an das Rechnungswesen [Seite 348] übertragen.
·
Sie haben die Reise noch nicht an die Personalabrechnung [Seite 385] übertragen.
·
Sie haben die Reise noch nicht an den Datenträgeraustausch [Seite 375] übertragen.
·
Sie haben für die Reise das Standardformular [Seite 341] noch nicht ausgedruckt.
Dieses Kriterium wird nur überprüft, wenn Sie in Ihrem Unternehmen standardmäßig das
Standardformular ausdrucken. Um diese Prüfung zu aktivieren, müssen Sie den
entsprechenden Parameter im Dialog des Programms markieren.
Wenn auf eine Personalnummer kein Kriterium der vier oben beschriebenen Kriterien zutrifft,
löscht das System diese Personalnummer aus der Kurzanwahl T.
Wenn Sie eine existierende Reise ändern oder eine Reise neu erfassen, nimmt das System die
Personalnummer wieder in die Kurzanwahl T auf.
Das System kann die Kurzanwahl T nicht automatisch reorganisieren, da
·
jedes Unternehmen andere Auszahlungsmöglichkeiten (Übertragungsarten) nutzt
·
innerhalb eines Unternehmens für verschiedene Personengruppen unterschiedliche
Auszahlungsmöglichkeiten genutzt werden können
April 2001
441
SAP AG
Daher müssen Sie dieses Programm von Zeit zu Zeit manuell aus dem Erfassungsbild
Reiseabrechnung heraus startet.
Siehe auch
Kurzanwahl T reorganisieren [Seite 443]
442
April 2001
SAP AG
Kurzanwahl T reorganisieren
Kurzanwahl T reorganisieren
Verwendung
Sie dürfen nur die Personalnummern aus der Kurzanwahl T (Personalnummern mit Reisedaten)
löschen, für die keine zu bearbeitende Reisen mehr in der Datenbank vorhanden sind.
Vorgehensweise
2. Wählen Sie Werkzeuge ® Matchcode Reorganisation.
Sie gelangen auf das Bild Aktualisierung des Reisekosten-Matchcodes.
3. Geben Sie im Gruppenrahmen Zeitraum den gewünschten Zeitraum ein.
Sie können weitere Auswahlkriterien festlegen, indem Sie Weitere Selektionen
wählen.
5. Nehmen Sie im Gruppenrahmen Löschen der Personalnummer aus dem ReisekostenMatchcode die folgenden Eingaben vor:
a) Im Gruppenrahmen Personalnummer besitzt nur Reisen mit folgenden Kennzeichen
kennzeichnen Sie alle Übertragungsarten der Reiseabrechnungsergebnisse, die Sie
in Ihrem Unternehmen für diese Personalnummern einsetzen.
Falls Sie alle Reisen dieser Personalnummern ausdrucken möchten, aktivieren Sie
das Feld Druckkennzeichen gesetzt.
b) Im Gruppenrahmen Steuerungsparameter entscheiden Sie,
–
ob das System einen Testlauf oder einen Echtlauf ausführen soll
–
ob das System ein Protokoll ausgeben soll
Ergebnis
Das System löscht alle Personalnummern, die die ausgewählten Selektionsbedingungen erfüllen,
aus dem Kurzanwahl T.
April 2001
443
SAP AG
Laufende Einstellungen
Laufende Einstellungen
SAP bietet Ihnen an dieser Stelle an, laufende Systemeinstellungen im Rahmen des
Customizings aus dem Menü Ihrer Anwendung heraus zu pflegen.
Hierzu benötigen Sie spezielle Berechtigungen.
Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Systemadministrator, wenn Sie nicht die erforderlichen
Berechtigungen besitzen. Er kann Ihnen die Berechtigung zur Pflege im Rahmen des
Customizings oder begrenzte Berechtigungen zur Pflege dieser speziellen Systemeinstellungen
erteilen.
444
April 2001
SAP AG
Länder- und Branchenversionen der Reisekostenabrechnung
Länder- und Branchenversionen der
Für die verschiedenen Länder- und Branchenversionen der Reisekostenabrechnung sind zur
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und betriebswirtschaftlicher Erfordernisse spezifische
Änderungen an der Grundversion realisiert worden. Die Änderungen können Sie nach Ländern
und Branchen (Privatwirtschaft, Öffentlicher Dienst) getrennt der nachfolgenden Dokumentation
entnehmen.
Für jede Länderversion und Branchenversion ist eine eigene Reiseregelungsvariante im
ausgelieferten Standardcustomizing vorhanden, in der die notwendigen Einstellungen zur
Berücksichtigung der einzelnen Länderspezifika vorgenommen sind.
Im R/3-Reisemanagement sind derzeit folgende länderspezifische Versionen der
Reisekostenabrechnung realisiert:
Privatwirtschaft
Europa
Länderversion Deutschland [Seite 448]
Länderversion Österreich [Seite 461]
Länderversion Schweiz
Länderversion Großbritannien (United Kingdom) [Seite 462]
Länderversion Frankreich [Seite 464]
Länderversion Niederlande
Länderversion Dänemark [Seite 474]
Länderversion Belgien
Länderversion Norwegen [Seite 481]
Länderversion Spanien [Seite 484]
Länderversion Schweden [Seite 515]
Amerika
Länderversion Vereinigte Staaten von Amerika (USA) [Seite 516]
Länderversion Kanada [Seite 527]
Länderversion Mexiko [Seite 528]
Asien
Länderversion Japan [Seite 532]
Öffentlicher Dienst
Öffentlicher Dienst Deutschland [Seite 449]
April 2001
445
SAP AG
Länder- und Branchenversionen der Reisekostenabrechnung
446
April 2001
SAP AG
Deutschland
Deutschland
April 2001
447
SAP AG
Länderversion Privatwirtschaft Deutschland
Länderversion Privatwirtschaft Deutschland
Verwendung
Die Anwendungskomponente Reiseabrechnung der Anwendungskomponente R/3Reisemanagement wurde an die gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Voraussetzungen der
Privatwirtschaft für Deutschland angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Privatwirtschaft Deutschland folgende
Besonderheiten bei der Reiseabrechnung:
· Verpflegungsmehraufwendungen
Bei einer Reisezeit unter vierzehn Stunden berücksichtigt das System gekürzte
Pauschalsätze.
Behandlung von Sachbezugswerten.
Bei Auslandsreisen ermittelt das System die Verpflegungspauschale (evtl. gekürzt) nach
dem Ort, den der Reisende vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat (24-Uhr-Regel).
Berücksichtigung der 16-8-Uhr Regel.
· Unterkunftsabrechnung
Das System kürzt Hotelbelege, die implizit ein oder mehrere Frühstücke enthalten,
gemäß der im Reisekostengesetz beschriebenen Vorgehensweise.
· Sonstiges
Berücksichtigung von Werbungskosten und Hinzurechnungsbeträgen.
448
April 2001
SAP AG
Branchenlösung Öffentlicher Dienst Deutschland
Verwendung
Im R/3-Standard (ab Release 4.5)
In den Bereich Reisekostenabrechnung der Anwendungskomponente R/3-Reisemanagement
(FI-TV) sind die Anforderungen aus folgenden Gesetzen implementiert:
·
Auslandsreisekostenverordnung (ARV)
·
Bundesreisekostengesetz (BRKG)
Bei Änderungen der Gesetzesvorlagen wird das System regelmäßig über HR
Support Packages auf dem aktuellen Stand gehalten.
Die Standardlösung der Reisekostenabrechnung für den Öffentlichen Dienst können Sie
zusätzlich für folgende Bundesländer einsetzen:
Land
Deutschlan
d
Anmerkung
Berlin
Im Standardcustomizing liefert SAP eine
Reiseregelungsvariante 'D1' aus, in der die gesetzlich
vorgeschriebenen Werte hinterlegt sind.
Brandenburg
Niedersachsen
BRKG und ARV sind für die hier genannten Bundesländer
anwendbar.
Sachsen-Anhalt
SchleswigHolstein
Ab Add-on Release HRPS 452A
Ab dem Add-on Release HRPS 452A sind die gesetzlichen Anforderungen derjenigen
Bundesländer berücksichtigt, die nicht durch das BRKG abgedeckt sind.
Im Standardcustomizing dieses Add-on Releases liefert SAP für jedes dieser Bundesländer eine
eigene Reiseregelungsvariante aus, in der die gesetzlich vorgeschriebenen Werte hinterlegt sind:
Bundesland
Gesetz
Reiseregelungsvariante
Baden-Württemberg
LRKG & LARVO
DW
Bayern
BayRKG & BayARV
DY
Bremen
BremRKG & BremARV
DM
Hamburg
HmbRKG
DH
Hessen
HRKG & HARV
DS
Mecklenburg-Vorpommern
LRKG M-V
DV
Nordrhein-Westfalen
LRKG & ARVO
DR
April 2001
449
SAP AG
Rheinland-Pfalz
LRKG
DP
Saarland
SRKG
DL
Sachsen
SächsRKG &
Auslandsbestimmungen der
SächsRKVO
DC
Thüringen
ThürRKG & ThürARV
DT
Einschränkung
Für die Funktionen im R/3-Standard als auch im Add-on ab Release HRPS 452A gilt:
Eine Abrechnung nach der Trennungsgeldverordnung (TGV) wird bisher noch nicht
unterstützt. Sie können demnach nur Dienstreisen im In- und Ausland abrechnen, die kein
Trennungsgeld erfordern.
Das System kann jedoch erst beim Durchführen der Reisekostenabrechnung feststellen, ob für
die Reise Trennungsgeld zu erstatten ist. Stellt das System fest, daß während einer Reise die
Bedingungen für ein Trennungsgeld gemäß §11 BRKG erfüllt sind, gibt es eine Warnmeldung
aus.
Voraussetzungen
Um die Zusatzfunktionen des Öffentlichen Dienstes Deutschland nutzen zu können, sind für die
Reiseregelungsvarianten des Öffentlichen Dienstes Deutschland spezielle
Customizingeinstellungen erforderlich:
R/3-Standardreleases:
Stellen Sie sicher, daß im Customizing des Reisemanagements unter Reiseabrechnung ®
Stammdaten ® Steuerungsparameter für Reisekosten ® Sonderregeln für Branchenlösungen
aktivieren für die gewünschte Reiseregelungsvariante das Branchenkennzeichen Öffentlicher
Dienst gesetzt ist.
Erst dann werden die branchenspezifischen Funktionen für diese Reiseregelungsvariante aktiv.
Add-on-Releases (ab HRPS 452A):
Stellen Sie sicher, daß im Customizing des Reisemanagements unter Reiseabrechnung ®
Stammdaten ® Steuerungsparameter für Reisekosten ® Sonderregeln für Branchenlösungen
aktivieren für die gewünschte Reiseregelungsvariante das Branchenkennzeichen für
Bundesrecht bzw. für das jeweilige Bundesland gesetzt ist.
Über den Eintrag Kein Branchenkennzeichen schalten Sie die Sonderregeln des Öffentlichen
Dienstes aus, d.h. die entsprechende Reiseregelungsvariante hat nur die Funktionen der
Privatwirtschaft.
Funktionsumfang
Die Erweiterungen der Reisekostenabrechnung für den Öffentlichen Dienst umfassen folgende
Funktionen:
Im R/3-Standard
450
April 2001
SAP AG
·
Spezifische Rahmendaten für Reisen des Öffentlicher Dienstes Deutschland [Seite 452]
·
Abrechnung von Tagegeld und Auslandstagegeld [Seite 453]
·
Erstattung der Übernachtungskosten ohne Nachweis [Seite 454]
·
Erstattung der Übernachtungskosten mit Nachweis [Seite 455]
·
Kürzung des Tage- und Übernachtungsgeldes [Seite 457]
·
Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung bei Dienstreisen [Seite 458]
·
Angabe einer Begründung bei Nutzung privater Kraftfahrzeuge [Seite 459]
·
Mehrere Inlandsreisen an einem Tag [Seite 460]
Im Add-on System ab Release HRPS 452A
·
Grenzübertrittsregeln pro Bundesland
·
Wegstreckenentschädigung gemäß dem LRKG Rheinland-Pfalz
·
Verrechnung von Hinzurechnungsbeträgen und Werbungskosten
·
Vergleichsrechnung Tagegeld
·
Abzüge bei Verpflegungsbelegen
Die besonderen Funktionen für den Öffentlichen Dienst stehen Ihnen in folgenden
Erfassungsszenarien der Reisekostenabrechnung zur Verfügung:
·
Reisekostenmanager
·
Reisekalender
·
Vorschüsse
Die Rahmendaten in den jeweiligen Einstiegsbildern sind an die besonderen Anforderungen des
Öffentlichen Dienstes angepaßt.
Der Reisemanager (Transaktion TRIP) kann nicht für Personalnummern des
Öffentlichen Dienstes genutzt werden.
Falls Sie jedoch auch Personalnummern im Einsatz haben, die einer
Reiseregelungsvariante der Privatwirtschaft zugeordnet ist, so können Sie für Reisen
dieser Personalnummern den Reisemanager benutzen.
April 2001
451
SAP AG
Reise-Rahmendaten für den Öffentlichen Dienst Deutschland
Reise-Rahmendaten für den Öffentlichen Dienst
Deutschland
Verwendung
In den für den Öffentlichen Dienst Deutschland angepaßten Erfassungsszenarien (z.B.
Reisekostenmanager) sind die Eingabebereiche der Rahmendaten und der Pauschalen
besonders an den Anforderungen des Öffentlichen Dienstes Deutschland ausgerichtet.
Funktionsumfang
Die Rahmendaten einer Reise umfassen
·
Reisefakten, die Sie zum Anlegen (Sichern) einer Reise auf jeden Fall eingeben müssen
·
Reisefakten zum Reiseziel und zum Reisegrund
Über diese Reisefakten können sie sich u.a. Reisen im Reisekostenmanager gezielt
anzeigen lassen.
·
Reisefakten zu Eigenschaften der Reise
Die Eigenschaften der Reise bestimmen, auf welche Pauschal- oder Höchstsätze das
Abrechnungsprogramm zugreift.
·
Reisefakten zur Pauschalabrechnung der Reise
Hiermit bestimmen Sie u.a., ob das Tage- und/oder Übernachtungsgeld pauschal oder
über Einzelnachweise abgerechnet wird.
·
Reisefakten zur Beförderung
Hiermit bestimmen Sie die Abrechnung der Wegstrecken- und
Mitnahmeentschädigung. Das System zeigt im Bild Rahmendaten nur die
Gesamtsumme der Wegstrecken an.
Wenn Sie eine tagegenaue differenzierte Abrechnung durchführen möchten, so können
Sie die dazu nötigen Reisefakten im Bild Kilometeraufteilung [Seite 263] erfassen.
·
Belege
Wenn Sie Belege für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel im
Reisekostenmanager (PR05) auf der Registerkarte Belege erfaßt haben, so ist auf der
Registerkarte Pauschalen der Hinweis ÖVM-Belege vorhanden zu sehen. Somit ist für
den Sachbearbeiter ersichtlich, daß für diese Reise noch ÖVM-Belege vorhanden sind,
für die gesondert zu prüfen ist, ob dem Mitarbeiter der volle Betrag erstattet werden
kann.
Ebenso wird angezeigt, zu welchen Erfassungsfunktionen Eingaben getätigt wurden.
452
April 2001
SAP AG
Abrechnung von Tagegeld und Auslandstagegeld
Abrechnung von Tagegeld und Auslandstagegeld
Verwendung
In der Reisekostenabrechnung des Öffentlichen Dienstes wird bei der Abrechnung des
Tagegeldes zwischen Reisen im Inland und Reisen in das Ausland unterschieden. Während bei
Inlandsreisen das Bundesreisekostengesetz gilt, das weitgehend an die Lohnsteuerrichtlinien
angepaßt ist, ist bei Auslandsreisen die Auslandsreiseverordnung anzuwenden. Hier gilt
insbesondere aufgrund §5 ARV (Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt am
Geschäftsort) für die Tagegelderstattung eine Sonderregel. Dauert der Aufenthalt an demselben
ausländischen Geschäftsort ohne Hin- und Rückreisetage länger als 14 Tage, so ist vom 15.
Tage an das Auslandstagegeld um 10% zu ermäßigen. Von dieser Ermäßigung kann auf Antrag
abgesehen werden.
Aktivitäten
Die Reduktion des Auslandstagegeldes können Sie in den Rahmendaten der Reise [Seite 452]
über ein Ankreuzfeld aktivieren. Das Ankreuzfeld ist nur bei Auslandsreisen sichtbar. Die Tage
mit ermäßigtem Tagegeld werden auf dem Reisekostennachweis gesondert ausgewiesen.
April 2001
453
SAP AG
Erstattung der Übernachtungskosten ohne Nachweis
Erstattung der Übernachtungskosten ohne Nachweis
Verwendung
Im BRKG werden für notwendige Übernachtungen, die Sie nicht durch einen Einzelbeleg
nachweisen, Übernachtungsgelder erstattet. Im Inland gelten für eine mindestens achtstündige
Dienstreise folgende Sonderregeln:
·
Falls die Dienstreise bis 3 Uhr morgens angetreten wird, wird ein zusätzliches
Übernachtungsgeld gewährt.
·
Falls die Dienstreise vor 2 Uhr nachts endet, wird für die letzte Nacht kein
Übernachtungsgeld gewährt.
Aktivitäten
Um für eine Reise die Zahlung des Übernachtungsgeldes durch das System zu veranlassen,
können Sie das Kennzeichen Übernachtungsgeld in den Rahmendaten der Reise markieren.
Das System zeigt die Anzahl der Übernachtungsgelder an, die erstattet werden.
454
April 2001
SAP AG
Erstattung der Übernachtungskosten mit Nachweis
Verwendung
Für die Erstattung der Gesamtsumme der Übernachtungskosten mit Einzelbelegen gibt es einen
reisespezifischen Höchstbetrag. Falls die Gesamtsumme der Übernachtungskosten den
Höchstbetrag übersteigt, so wird der Differenzbetrag als Zuschuß erstattet, wenn der Reisende
nachweisen kann, daß die Mehrkosten nicht vermeidbar waren.
Funktionsumfang
Der Höchstbetrag für die Gesamtsumme wird folgendermaßen bestimmt:
·
Im Inland wird in einer Vergleichsrechnung bestimmt, was für die Reise als
Übernachtungsgeld zu zahlen wäre, wenn keine Übernachtungsbelege eingereicht
worden wären. Die Gesamtsumme dieses Übernachtungsgeldes wird folgendermaßen
als Grundlage zur Bestimmung des Höchstbetrages verwendet:
-
in einer Großstadt entspricht der Höchstbetrag dem Doppelten der Gesamtsumme
des Übernachtungsgeldes
-
ansonsten entspricht der Höchstbetrag dem 1,5-fachen der Gesamtsumme des
Übernachtungsgeldes
Das System berechnet die Gesamtsumme, indem es das Übernachtungsgeld pro Ziel
(Feld Region) pro Tag ermittelt und die Erstattungsbeträge summiert. Da für die
Ermittlung des Höchstbetrages pro Ziel die Region das entscheidende Kriterium ist, sind
standardmäßig im System folgende Einträge für die Höchstbeträge hinterlegt:
Region
Bedeutung
Betrag
Space
Alle Regionen außer Großstädte
58,50 (150% des Grundbetrags 39,00)
Groß
Großstädte
78,00 (200% des Grundbetrags 39,00))
·
Im Ausland gibt es für jedes Reiseland einen Höchstbetrag, der pro Tag als
Auslandsübernachtungsgeld mit Unterkunftsbelegen erstattet werden darf. In der
Vergleichsrechnung wird der Höchstbetrag für die Gesamtsumme der
Übernachtungskosten ermittelt, indem für die Reise die tagegenauen Höchstbeträge für
das Auslandsübernachtungsgeld summiert werden.
Aktivitäten
Bei der Erstattung der Übernachtungskosten mit Belegen dürfen Sie das Kennzeichen
Übernachtungsgeld in den Rahmendaten der Reise nicht markieren.
Nach der Eingabe aller Unterkunftsbelege wählen Sie Zusätze ® Vergleichsrechnung. In einem
Dialogfenster zeigt das System die Gesamtsummen der Übernachtungsbelege und der
Übernachtungsgelder an. Falls die Gesamtsumme über dem Höchstbetrag liegt, können Sie
entscheiden, ob das System die Erstattung der Übernachtungskosten auf den Höchstbetrag
begrenzen soll oder ob es die Gesamtsumme der Übernachtungsbelege erstatten soll, indem der
Differenzbetrag als Zuschuß erstattet wird. Die Höhe des Zuschußbetrag, der vom System
April 2001
455
SAP AG
generiert wird, kann von Ihnen verringert werden, indem Sie den generierten Betrag mit dem
geringeren Betrag überschreiben.
456
April 2001
SAP AG
Kürzung des Tage- und Übernachtungsgeldes
Kürzung des Tage- und Übernachtungsgeldes
Verwendung
Kürzungen des Tagegelds oder des Übernachtungsgelds nehmen Sie über die
Erfassungsfunktion Abzüge [Seite 261] vor.
Vorgehensweise Abzüge wegen unentgeltlicher Bewirtung
Markieren Sie unter dem jeweiligen Tagesdatum, welche Mahlzeiten der Dienstreisende
unentgeltlich erhalten hat.
Ergebnis
Es werden bei der Abrechnung die gesetzlichen Abzüge für die Mahlzeiten vom Tagegeld
vorgenommen. Ist der errechnete Abzugswert geringer als der festgelegte Sachbezugswert, so
wird die Pauschale um den Sachbezugswert gekürzt.
Tage ohne Abzüge werden nach Betätigen der Datenfreigabe von der Bildschirmmaske gelöscht.
Möchten Sie nachträglich Abzüge an bereits gelöschten Tagen erfassen, so müssen Sie das
entsprechende Datum eingeben und Abzüge kennzeichnen.
Vorgehensweise Abzüge wegen Kantinennutzung
Wenn Sie bei einer Auslandsreise eine Kantine besucht haben, so markieren sie zum jeweiligen
Datum das Feld 'Essensbon'.
Ergebnis
Das Auslandstagegeld wird nach den gesetzlich dafür vorgesehenen Regeln gekürzt.
Vorgehensweise Abzüge wegen unentgeltlicher Übernachtung
Markieren Sie unter dem jeweiligen Tagesdatum, wenn in der Nacht zu diesem Datum
unentgeltlich übernachtet wurde.
Ergebnis
Die Unterkunftspauschale für die Reise wird gemäß den gesetzlichen Bestimmungen bei der
Abrechnung gekürzt.
April 2001
457
SAP AG
Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung bei Dienstreisen
Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung bei
Dienstreisen
Verwendung
Gesetzliche Vorgabe (§ 6 BRKG)
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG, Stand: Juni 2000) stellt bestimmte Anforderungen in
Bezug auf die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädung bei Dienstreisen.
Bei gesetzliche Änderungen wird das System über HR Support Packages
regelmäßig aktualisiert.
Zu den gesetzlichen Vorgaben gehören Bestimmungen zu folgenden Aspekten:
·
die Unterscheidung der gewährten Wegstreckenentschädigung je nach Hubraum des
verwendeten Kraftfahrzeugs
·
die Unterscheidung der gewährten Wegstreckenentschädigung für private und anerkannte
Kraftfahrzeuge
·
die Reduktion der Wegstreckenentschädigung für anerkannte Kraftfahrzeuge mit mehr als
350 ccm ab 10.000 km pro Betriebsjahr
Funktionsumfang
Die Anforderungen des BRKG sind in den Funktionsumfang der R/3-Reisekostenabrechnung
integriert und werden in entsprechenden Einstellungen für die Reiseregelungsvariante 'D1'
(Öffentlicher Dienst Deutschland) im Customizing standardmäßig ausgeliefert.
Wenn Sie gemäß den Regelungen des BRKG abrechnen wollen, sollten Sie somit die
Reiseregelungsvariante 'D1' benutzen bzw. kopieren.
Falls Sie dennoch eine neue Reiseregelungsvariante erstellen wollen, für die gemäß BRKG
abgerechnet werden soll, lesen Sie bitte in der Release-Information Wegstrecken- und
Mitnahmeentschädigung bei Dienstreisen (4.5A) den Abschnitt Auswirkungen auf das
Customizing.
458
April 2001
SAP AG
Nutzung privater Kraftfahrzeuge
Nutzung privater Kraftfahrzeuge
Verwendung
Da die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs für eine Dienstreise im Öffentlichen Dienst
Deutschland üblicherweise begründet werden muß, können Sie im Reisekostenmanager (PR05)
eine Begründung eingeben (Drucktaste Begründung):
Voraussetzungen
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, die Freitextfelder zur Begründungseingabe mit bestimmten
Textvorlagen zu füllen. Einstellungen hierzu nehmen Sie im Customizing der R/3Reisekostenabrechnung unter Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung ® Dialogsteuerung ®
Textvorlage für Priv.KFZ-Nutzung zuordnen (Öff. Dienst Deu.) vor.
April 2001
459
SAP AG
Mehrere Inlandsreisen an einem Tag
Mehrere Inlandsreisen an einem Tag
Verwendung
Für den Öffentlichen Dienst existieren in den Reisekostengesetzen verschiedene Vorgaben zur
Abrechnung von mehreren Inlandsdienstreisen an einem Tag:
Bayern und Saarland
In den Landesreisekostengesetzen für Bayern und Saarland wird vorgeschrieben, daß bei
mehreren Inlandsdienstreisen an einem Tag das Tagegeld für jede Reise einzeln zu bestimmen
ist, aber die Summe der Tagegelder dieser Reisen den vollen Tagegeldsatz nicht überschreiten
darf.
Übrige Bundesländer
In den Reisekostengesetzen der übrigen Bundesländer wird bei mehreren Inlandsdienstreisen an
einem Tag vorgeschrieben, daß zur Bestimmung des Tagegeldes die Abwesenheitszeiten dieser
Reisen zu summieren sind.
Funktionsumfang
Für alle Bundesländer können Sie mit der R/3-Reisekostenabrechnung für den Öffentlichen
Dienst mehrere Inlandsdienstreisen an einem Tag erfassen. Hierbei erkennt das System
aufgrund der im Customizing eingestellten Reiseregelungsvariante und Sonderregeln für
Branchenlösungen automatisch, nach welchem Muster diese Reisen abzurechnen sind.
Voraussetzung
Unabhängig vom Bundesland müssen Sie dazu ein spezielles Reiseschema Mehrere
Inlandsreisen / Tag im Customizing definieren, mit Hilfe dessen Sie die einzelnen Reisen als
Reiseabschnitte einer gesamten Reise erfassen können.
Dieses Reiseschema ist im Add-on-System ab Release HRPS 452A im
Auslieferungscustomizing standardmäßig vorhanden. Änderungen nehmen Sie im Customizing
der R/3-Reisekostenabrechnung unter Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung ®
Dialogsteuerung ® Schemen- und Einzelfeldsteuerung definieren vor.
Um in der Customizing-Aktivität Schemen- und Einzelfeldsteuerung definieren das
Feld Mehrere Dienstreisen/Tag aktivieren zu können, müssen Sie zuerst das Feld
Mehrtägige Reise deaktivieren !
460
April 2001
SAP AG
Länderversion Österreich
Länderversion Österreich
Verwendung
Privatwirtschaft für Österreich angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Österreich folgende Besonderheiten bei der
Reiseabrechnung:
· Verpflegungsmehraufwendungen
Für die Reisezeit können Sie entscheiden, ob Sie eine Einteilung in Kalendertage oder
als 24-Stundenintervalle als Berechnungsgrundlage für Pauschalen verwenden möchten.
Die dazu nötigen Anpassungen des Systems können Sie über das Customizing des
Reisemanagements in der Sicht Berechnung der Verpflegungspauschalen vornehmen.
Für die Reiseintervalle können Sie entscheiden, ob die Bewertung nach der
sogenannten 12tel-Regelung oder nach einer Uhrzeitenregelung durch das System
erfolgen soll. Die dazu nötigen Anpassungen des Systems können Sie über das
Customizing des Reisemanagements in der Sicht Berechnung der
Verpflegungspauschalen vornehmen.
Bei Auslandsreisen berücksichtigt das System den 1/12-Abgleich.
· Unterkunftsabrechnung
Nicht erfaßte Übernachtungen können Sie mit einer gekürzten Nächtigungsgebühr
(Unterkunftspauschale) bewertet lassen.
April 2001
461
SAP AG
Länderversion Großbritannien (United Kingdom)
Länderversion Großbritannien (United Kingdom)
Verwendung
Privatwirtschaft für Großbritannien (United Kingdom) angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Großbritannien (United Kingdom) folgende
Integration in die Personalabrechnung
Übernahme der Erstattungsbeträge und Reisefakten in das Steuerformular P11D für Mitarbeiter.
462
April 2001
SAP AG
Frankreich
Frankreich
April 2001
463
SAP AG
Länderversion Privatwirtschaft Frankreich
Länderversion Privatwirtschaft Frankreich
Verwendung
Die Anwendungskomponente Reiseabrechnung der Anwendungskomponente R/3Reisemanagement wurde im Standard-Release an die gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen
Voraussetzungen der Privatwirtschaft für Frankreich angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Frankreich folgende Besonderheiten bei der
Reiseabrechnung:
· Verpflegung
Berücksichtigung der Versteuerung einzelner Verpflegungsbelege (minimum garantie)
Unternehmensspezifische Pauschalerstattung von Mahlzeiten.
· Übernachtung
Unternehmensspezifische Pauschalerstattung von Übernachtungen.
464
April 2001
SAP AG
Branchenlösung Öffentlicher Dienst Frankreich
Verwendung
Die Anwendungskomponente R/3-Reisemanagement wurde für das Add-on Release HR-PS
462A zu Release 4.6C an die gesetzlichen Voraussetzungen für den Öffentlichen Dienst
Frankreich angepaßt. Die in diesem Kapitel beschriebene Funktionalität steht im Standard nicht
zur Verfügung.
Implementiert sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen für Dienstreisen innerhalb
Frankreichs und im Ausland sowie als Spezialfall Seminarreisen innerhalb Frankreichs.
Dabei gilt die Voraussetzung, daß alle Erstattungsbeträge steuerfrei sind.
Die Reisedaten sollten Sie ausschließlich über den Reisekostenmanager (Transaktion PR05)
erfassen.
Funktionsumfang
Für das ausgelieferte Standardcustomizing wurde eine eigene Reiseregelungsvariante 'FR'
angelegt, die bereits alle Einstellungen für die Branchenlösung Öffentlicher Dienst Frankreich
enthält.
Insbesondere berücksichtigt die Branchenlösung Öffentlicher Dienst Frankreich folgende
Besonderheiten bei der Reisekostenabrechnung:
·
Erfassung über Reisekostenmanager [Seite 467]
·
Behandlung von Vorschüssen [Seite 469]
·
Behandlung von Abzügen [Seite 470]
·
Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen [Seite 472]
·
Besonderheiten im Standardformular [Seite 473]
Voraussetzungen
Um die R/3-Reisekostenabrechnung für den Öffentlichen Dienst Frankreich nutzen zu können,
müssen Sie folgende Einstellungen im Customizing des Reisemanagements vornehmen:
·
Sonderregeln für Branchenlösungen aktivieren
Stellen Sie sicher, daß für die Reiseregelungsvariante ‘FR‘ die Regeln FR: Öffentlicher
Dienst aktiviert sind (Customizing des Reisemanagement unter Reiseabrechnung ®
Stammdaten ® Steuerungsparameter für Reisekosten ® Sonderregeln für
Branchenlösungen aktivieren).
·
Merkmal TRVCT
Bauen Sie im Customizing in der IMG-Aktivität Organisatorische Bereiche
Reiseregelungsvarianten zuordnen das Merkmal TRVCT so auf, daß der Mitarbeiter
über seine organisatorische Zuordnung der Reiseregelungsvariante für den Öffentlichen
Dienst Frankreich zugeordnet wird.
·
Gesetzliche Reisearten
Falls Sie eigene gesetzliche Reisearten anlegen, beachten Sie, daß Sie in der IMGAktivität Eigenschaften der gesetzlichen Reisearten festlegen die entsprechenden
Eigenschaften dazu auswählen.
April 2001
465
SAP AG
466
April 2001
SAP AG
Erfassung über Reisekostenmanager
Verwendung
Sie erfassen die Reisefakten einer Reisekostenabrechnung ausschließlich über den
Reisekostenmanager. Andere Erfassungstransaktionen sind für die Reisekostenversion
Frankreich Public Sector nicht freigegeben.
Bei der Erfassung der Reisedaten ist zwischen Inlandsreisen, Seminarreisen im Inland und
Auslandsreisen zu unterscheiden. Eine Mischung von Inlands- und Auslandszielen bzw.
normalen Inlandsreisen mit Seminarreisen im Inland ist grundsätzlich nicht möglich.
Bei Inlands- bzw inländischen Seminarreisen sind Beginn und Ende der Reise i.d.R identisch mit
der Abreise von bzw. Rückkehr zum Wohn- oder Dienstort.
Bei Auslandsreisen sind je Auslandsaufenthalt Beginn und Ende identisch mit Ankunft bzw.
Abreise vom ausländischen Ziel.
Vorgehensweise
·
Wählen Sie im Menü des Reisemanagements Reisekostenabrechnung ®
Reisekostenmanager.
·
Geben Sie die Personalnummer des Reisenden ein und wählen Sie Reise ® Anlegen.
·
Wählen Sie das entsprechende Reiseschema aus, damit die gesetzlichen Regelungen
automatisch berücksichtigt werden können.
Reiseschema "Inlandsreise" (keine Seminarreise)
1. Geben Sie Beginn- und Endedatum und Beginn- und Endeuhrzeit der Gesamtreise ein.
2. Bei Inlandsreisen müssen Sie ggf. aufgrund unterschiedlicher Unterkunftspauschalen
zwischen Haupt- und Zwischenzielen unterscheiden. Für das Hauptziel geben Sie im Bereich
Rahmendaten Grund, Ort und Land ein. Die Zwischenziele können Sie auf der Registerkarte
Ziele erfassen.
Da bei langen Abwesenheiten vom Hauptziel die gesetzliche Reduktion der
Unterkunftspauschalen unterbrochen wird, ist folgendes zu beachten:
Falls der Aufenthalt am Hauptziel durch einen Aufenthalt an einem Zwischenziel
unterbrochen wird, der länger als die gesetzlich vorgegebene Anzahl Tage (aktuell
10) ist, dann müssen Sie für das Zwischenziel eine eigene Reise anlegen. Die
aktuelle Reise zum Hauptziel muß dann gekürzt werden, und für den Restaufenthalt
am Hauptziel, der sich an den langen Aufenthalt am Zwischenziel anschließt, muß
ebenfalls eine neue Reise angelegt werden.
Reiseschema "Seminarreise" (im Inland)
Um die gesetzlich vorgeschriebene Reduktion bei den Unterkunftspauschalen vornehmen zu
können, die durch wiederholte Aufenthalte am selben Seminarort entstehen, müssen Sie die
zusammengehörigen Seminaraufenthalte in einer Reise erfassen. Dienstreisen, die zwischen
diesen Aufenthalten liegen, erfassen Sie als eigenständige Reisen.
1. Im Bereich Rahmendaten können Sie einen übergreifenden Grund und Ort für die Reise
erfassen.
April 2001
467
SAP AG
2. Im Unterschied zu normalen Inlandsreisen, ist bei Seminarreisen kein Hauptziel
erforderlich. Erfassen Sie auf der Registerkarte Ziele alle zusammengehörigen
Seminarziele inklusive Beginn- und Endedatum, Beginn- und Endeuhrzeit, Grund, Ort,
Land und Region.
Falls Ihre Reise nur einen Seminaraufenthalt beinhaltet, geben Sie dort auch nur ein Ziel
ein.
Die Anzahl der Nächte von privaten Zielen, die zwischen zwei Seminarreisen liegen,
werden für die Reduktion der Unterkunftspauschalen berücksichtigt. Erfassen Sie
diese privaten Ziele so, daß sie zeitlich nahtlos zwischen den Seminarreisen liegen.
3. Erst nach Erfassung aller Ziele können Sie weitere Reisefakten wie z.B. Belege
erfassen.
Reiseschema "Auslandsreise"
1. Im Bereich Rahmendaten können Sie einen übergreifenden Grund und Ort für die Reise
erfassen.
2. Im Unterschied zu Inlandsreisen, ist bei Auslandsreisen kein Hauptziel erforderlich.
Erfassen Sie auf der Registerkarte Ziele die Auslandsziele inklusive Beginn- und
Endedatum, Beginn- und Endeuhrzeit, Grund, Ort, Land und Region.
Falls Ihre Reise nur einen Auslandsaufenthalt beinhaltet, geben Sie dort auch nur ein
Ziel ein.
3. Erst nach Erfassung aller Auslandsziele können Sie weitere Reisefakten wie z.B. Belege
erfassen.
Siehe auch:
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation unter Erfassungsszenario
Reisekostenmanager [Seite 203].
468
April 2001
SAP AG
Behandlung von Vorschüssen
Behandlung von Vorschüssen
Verwendung
Die gesetzliche Vorgabe für den Öffentlichen Dienst Frankreich bezüglich Vorschüssen besagt,
daß bei Dienstreisen ein Vorschuß auf 75% (bei Inlandsreisen) bzw. auf 100% (bei
Auslandsreisen) der zu erwartenden Reisekostenerstattung begrenzt werden muß.
Um die Berechnung dieses Vorschusses zu erleichtern, können Sie im Reisekostenmanager
eine spezielle Simulation der Reise durchführen. Dabei werden Ihnen die Ergebnisse angezeigt
und der noch mögliche Vorschußbetrag wird automatisch berechnet, den Sie dann übernehmen
bzw. ggf. manuell verändern können.
Vorgehensweise
So ermitteln Sie den noch möglichen Vorschußbetrag:
1. Sie haben eine Reise angelegt und die Rahmendaten bzw. Ziele eingegeben.
2. Wählen Sie die Registerkarte Vorschüsse.
3. Wählen Sie dort
Vorschuß ermitteln.
4. Auf dem folgenden Popup sehen Sie
·
den voraussichtlichen Gesamtbetrag der Reise,
·
den maximalen Vorschuss (abhängig von der jeweiligen Prozentzahl)
·
die Summe bisher gewährter Vorschüsse
·
den noch möglichen Vorschußbetrag
Ist der noch mögliche Vorschußbetrag positiv, wählen Sie
Vorschuß anlegen, um den
Vorschuß zu gewähren. Der Betrag wird auf die Registerkarte Vorschüsse übernommen. So
lange Sie die Reise nicht gesichert haben, können Sie diesen Betrag nochmals ändern.
Einen von dem noch möglichen Betrag abweichenden Vorschuß bzw. einen Vorschuß in einer
ausländischen Währung können Sie aus dem Popup heraus nicht automatisch anlegen. Diesen
müssen Sie manuell auf der Registerkarte Vorschüsse eintragen.
Übersteigt die Summe der Vorschüsse den erlaubten Betrag, erfolgt bei Eingabe einmalig eine
Warnmeldung.
Die Prozentwerte für den maximalen Vorschußbetrag entsprechen den gesetzlichen
Anforderungen. Sie sind in den Konstanten VPROZ für das Inland und VPRZA für das Ausland
abgelegt (siehe IMG-Aktivität Reiseabrechnungskonstanten überprüfen)
Siehe auch:
Weitere Informationen zur Vorschußbehandlung im Allgemeinen finden Sie in dieser
Dokumentation unter
·
·
April 2001
469
SAP AG
Behandlung von Abzügen
Die gesetzlichen Anforderungen für den Öffentlichen Dienst Frankreich wurden bezüglich der
Abzüge bei Reisekosten wie folgt realisiert:
Inlandsreisen
Gemäß der französischen Gesetzgebung für den Öffentlichen Dienst können für Inlandsreisen
·
Abzüge wegen unentgeltlicher Übernachtung bzw. Verpflegung vorgenommen werden, bzw.
·
die Reisekostenerstattungen um 50 % reduziert werden, wenn der Reisende in einer
speziellen Unterkunft für den Öffentlichen Dienst untergebracht ist.
Innerhalb einer Inlandsreise kann tageweise ein Abzug von 50 % oder 100 % für Verpflegung
und/oder Unterkunft erfolgen.
Customizing
Diese Werte sind in der IMG-Aktivität Abzüge definieren (V_T706A) hinterlegt.
Hierbei gibt es für die Branchenlösung Öffentlicher Dienst Frankreich 10
zusätzliche Festwerte für den Schlüssel der Reisespesenabzugsart:
·
Abzugswerte 1, 2, 3, 4, 5: Abzug von der Verpflegung für den
Öffentlichen Dienst Frankreich
·
Abzugswerte 6, 7, 8, 9, 0: Abzug von der Unterkunft für den
Öffentlichen Dienst Frankreich
Im Standardcustomizing werden in der IMG-Aktivität Abzüge definieren für die
Reiseregelungsvariante Öffentlicher Dienst Frankreich (FR) für Abzüge von der
Unterkunft und Abzüge von der Verpflegung jeweils zwei Einträge (50 % und
100 %) ausgeliefert.
Erfassungs
dialog
Im Dialog der Reisekostenabrechnung werden die Texte der Einträge
zusammen mit dem jeweiligen Prozentsatz in der F4-Eingabehilfe angezeigt.
Hinweise:
·
Bei Abzügen zur Unterkunft ist zu beachten, daß die Nacht vom Vortag
zum angegebenen Datum reduziert wird. Somit reduziert ein Abzug, der
für den 20.10.2000 eingetragen wurde, die Unterkunftspauschale der
Nacht vom 19. auf den 20.10.2000. Solange die Beginnuhrzeit nach
00:00h liegt, ist die erste Nacht aus diesem Grund nicht eingabebereit,
da sie im Normalfall nicht reduziert werden kann. (Die Änderung dieser
Einstellung ist im Customizing des Reisemanagements unter
Reiseabrechnung ® Stammdaten ® Reiseabrechnungskonstanten
überprüfen möglich, sollte aber nicht durchgeführt werden, da das
System sonst nicht mehr den Vorgaben der Gesetzgebung entspricht).
·
Aus technischen Gründen können die Werte der F4-Eingabehilfe nicht
tagesgenau dargestellt werden: Treten im Reiseverlauf Datumsgrenzen
auf, zu denen die Werte in der IMG-Aktivität Abzüge definieren
abgegrenzt wurden, so werden unter Umständen noch die alten Werte
angezeigt. In der Abrechnung der Reisen werden aber immer die Werte
gemäß der Customizing-Einträge gelesen.
Auslandsreisen
470
April 2001
SAP AG
Für Reisen ins Ausland unterscheidet der französische Gesetzgeber nicht zwischen
Verpflegungs- und Unterkunftspauschalen. Für beide existiert eine gemeinsame Pauschale.
Customizing
Auch die Werte zu den Abzügen bei Auslandsreisen sind im
Standardcustomizing in der IMG-Aktivität Abzüge definieren für die
Reiseregelungsvariante Öffentlicher Dienst Frankreich (‘FR‘) hinterlegt.
Erfassungsdialog
Da für Verpflegung und Unterkunft nur eine Pauschale existiert, wird im
Erfassungsdialog auch nur eine Spalte für Abzüge angeboten, in der Sie –
analog zum oben beschriebenen Sachverhalt – Reisespesenabzugsarten
auswählen können.
Aktivitäten
Customizing
Überprüfen Sie die Einstellungen in der folgenden IMG-Aktivität:
·
Customizing des Reisemanagements ® Reiseabrechnung ®
Reiseerstattungsbeträge ® Abzüge ® Abzüge definieren.
Erfassungsdialog
Um einen Abzug zu Unterkunft oder Verpflegung einzugeben, wählen Sie im
Reisekostenmanager auf der Registerkarte Abzüge den jeweiligen Eintrag in den Spalten Abzug
Verpflegung und Abzug Übernachtung (bei Inlandsreisen) bzw. in der Spalte Abzug Verpfl./Unt.
(bei Auslandsreisen) aus.
April 2001
471
SAP AG
Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen
Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen
Verwendung
Die Gewährung von Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen ist für Inlands- und
Auslandsreisen unterschiedlich geregelt. Bei Inlandsreisen wird zwischen Unterkunft und
Verpflegung unterschieden und es werden zwei verschiedene Pauschalen gewährt. Bei
Auslandsreisen werden Verpflegung und Unterkunft zu einer zusammengefaßt.
Funktionsumfang
Inlandsreisen
·
Verpflegungspauschale
Für Mittag- und Abendessen wird je eine Erstattung abhängig von Stundenintervallen
innerhalb der Reisezeit gewährt (siehe IMG-Aktivität Verpflegungspauschalen/Uhrzeit
definieren).
Soll Verpflegung pauschal erstattet werden, ist bei Erfassung der Reisefakten das
Ankreuzfeld Erstattung Mahlzeiten ("Indemnité repas") zu markieren.
·
Übernachtungspauschale
Eine Übernachtungspauschale wird bei Inlandsreisen innerhalb der Reisezeit gewährt, falls
das nächtliche Stundenintervall komplett überschritten wird.
Soll Unterkunft pauschal erstattet werden, ist bei Erfassung der Reisefakten das Ankreuzfeld
Übernachtungsgeld ("Indemnité nuitée") zu markieren.
Die vorgeschriebene gesetzliche Reduktion der Unterkunftspauschalen in Abhängigkeit von
der Anzahl der Übernachtungen wird dabei berücksichtigt. Hierzu sind die Anzahl der
Nächte, ab denen eine Reduktion der Unterkunftspauschalen eintritt, und der Prozentsatz
der Reduktion als Konstanten definiert (siehe IMG-Aktivität Reiseabrechnungskonstanten
überprüfen) hinterlegt.
Auslandsreisen:
Bei Auslandsreisen werden Unterkunfts- und Verpflegungspauschalen zu einer Pauschale, der
"Indemnité journalière" (IJ), zusammengefaßt. Diese wird abhängig von Zeitintervallen innerhalb
der Reisezeit gewährt und ist länderabhängig (siehe IMG-Aktivität Verpflegungspauschalen
definieren).
Soll diese Pauschale gewährt werden, ist das Ankreuzfeld Tagegeld ("Indemnité journalière") zu
markieren. Das Ankreuzfeld zur Übernachtungspauschale ("Indemnité nuitée") ist dabei
ausgeblendet.
Die gesetzlichen Regelungen, die die länderabhängige Basis der Erstattung und deren Anzahl
(halber IJ, ganzer IJ, eineinhalb IJ) regeln, werden bei der Ermittlung berücksichtigt und im
Reisekostenformular entsprechend dargestellt .
472
April 2001
SAP AG
Besonderheiten im Standardformular
Besonderheiten im Standardformular
Verwendung
Bei dem Standardformular der Reisekosten sind für den Öffentlichen Dienst Frankreich folgende
Besonderheiten zu beachten:
Auslandsreisen/Seminarreisen: Reiseverlauf
Bei Auslandsreisen werden Zwischenziele durch die Ankunft am Zielort bzw. die Abreise vom
Zielort definiert. Daher besteht eine Auslandsreise aus einer Aneinanderreihung selbständiger
Reiseabschnitte und kann ggf. zeitliche Lücken aufweisen.
Bei Seminarreisen werden nur die Aufenthalte am Seminarort und eventuell private Ziele erfaßt.
Diese Aufenthalte sind eigenständige Reisen, die aus Gründen der Reduktion der
Übernachtungspauschale in einer Reise erfaßt werden. Somit weist die übergreifende
Seminarreise analog zur Auslandsreise zeitliche Lücken auf.
Bei der Darstellung des Reiseverlaufs im Standardformular werden nur diese Reiseabschnitte in
fortlaufender Numerierung dargestellt.
Auslandsreisen: Indemnite Journaliere (IJ)
Der IJ wird im Formularblock Verpflegung angegeben. Je Zeile werden der Einzelbetrag (BasisIJ), die Anzahl der IJ's sowie der Erstattungsbetrag angezeigt. Hierbei ist der Erstattungsbetrag
das Produkt aus Einzelbetrag und Anzahl der IJs. Die Abzüge vom IJ werden je Tag angezeigt.
Der Betrag der Abzüge ergibt sich als prozentualer Anteil am IJ (50 oder 100%). Prozentualer
Anteil und Abzugsbetrag (Prozentwert) werden ausgewiesen und in der Spalte der
Erstattungsbeträge negativ dargestellt. Somit ergibt sich der Gesamterstattungsbetrag als
Summe der Erstattungsbeträge je Zeile minus der Abzüge.
Inlandsreisen: Indemnite Repas (IR)
Je Zeile werden der Einzelbetrag eines IR, die Anzahl der IR sowie der Erstattungsbetrag
angezeigt. Hierbei ist der Erstattungsbetrag das Produkt aus Einzelbetrag und Anzahl IR.
Die Abzüge werden analog zu den Abzügen bei Auslandsreisen dargestellt.
Inlandsreisen: Indemnite Nuitee
Je Zeile wird die Übernachtungspauschale, die Anzahl der Übernachtungen und der
Erstattungsbetrag dargestellt. Die Abzüge werden pro Nacht angegeben und in der Spalte
'Anzahl Nächte' mit einem R (= reduziert) gekennzeichnet. Der nach dem Abzug zu erstattende
Betrag wird dargestellt.
Siehe auch:
Weitere allgemeine Informationen zu den Reisekosten-Formularen finden Sie
·
in dieser Dokumentation unter Formulare für Reisekostennachweise [Seite 341]
·
im Einführungsleitfaden (IMG) des Reisemanagements im Kapitel Reiseabrechnung ®
Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung ® Formularaufbau.
April 2001
473
SAP AG
Länderversion Dänemark
Länderversion Dänemark
·
Travel expense accouting for Denmark [Seite 475]
·
Examples: Travel expense statements [Seite 477]
474
April 2001
SAP AG
Travel expense accounting for Denmark
The SAP R/3 application component FI-Travel Management contains the legal and business
requirements for Denmark. This includes the Denmark-specific Customizing, accounting rules,
and standard reports.
The special features of the Danish law and their implementation in the SAP R/3 Travel expense
accounting are explained below:
Reimbursement method for meals and incidental expenses
Denmark uses an hourly (rounded to the next whole hour) reimbursement method for meals and
incidental expenses based on the location of the employee during the business trip. Legal
reimbursement rates vary according to country and region. They are tax-free for the employee
and tax-deductible for the company.
The reimbursement rates have been customized in the standard system. For more information,
refer to the implementation guide (IMG) of Travel expense accounting under Define per diems for
meals [Extern] (view V_T706V).
Trip accounted according to actual expenditure
If, on the other hand, the whole trip is accounted according to actual expenditure (i.e. also meal
expenses are paid by receipts and no per diem rate is paid), a tax-free travel compensation can
be given, which is a given percentage of the amount of the per diem rates of the respective
country. For this reimbursement method a special trip schema Receipt accounting with the trip
type Business trip with receipts is set up in the standard system. The amounts – technically paid
as per diem rate – could be paid tax-free to the employee or used to decrease the employee's
taxable income.
In the Customizing activity Assign wage types to expense types for Per Diem rates [Extern] (view
rd
V_T706B4_A) the field 3 wage type for the trip expense type ‘VERP' (Meals per diems) controls
whether the travel compensation will be reimbursed tax-free (MJ23 in the standard Customizing)
or whether it will decrease the employee's taxable income (MJ24 in the standard Customizing).
Trips shorter than 24 hours or longer than 3 months / 6 months
For trips lasting shorter than 24 hours or longer than 3 months (domestic trips) or 6 months
(international trips) there are no tax-free reimbursement rates for meals and incidental expenses
allowed by the tax authorities.
For these trips the trip types Trip < 24 Hours and Expatriate have been customized in the
standard system (see Customizing activity Define statutory trip types [Extern] (V_T706G)).
Corresponding reimbursement rates for these trip types have also been customized in the
standard system. If an employee is on a trip for more than 3 months, he can simply create a
stopover with the trip type Expatriate for the continued duration of the trip.
Deductions
When on a business trip and an employee has a breakfast, lunch or dinner included in his
accommodations or is invited by someone else, he must enter a deduction for this meal from the
full (24hr.) reimbursement rate for the location of the deduction. For more information, refer to the
IMG of Travel expense accounting under Define deductions [Extern] (view V_T706A).
Danish law for deductions requires a 15% deduction for breakfast, and a 30% deduction for lunch
and for dinner. The reimbursement rate to which the deduction refers depends on the location of
the meal. The location is determined by the time of the meal causing the deduction which the
April 2001
475
SAP AG
user may enter on the Deductions tab page in the entry scenario. If the user does not enter a
time, default times proposed by the system are used. The stopovers of the trip are checked
against the times of the meals that caused the deductions in order to determine the exact
location for reimbursement deduction.
The default times for the deductions can be customized. The constant names are
·
B_DED - Breakfast deduction
·
L_DED - Lunch deduction
·
D_DED - Dinner deduction
The delivered customized default times are
·
03:00 for breakfast deduction
·
12:00 for lunch deduction
·
18:00 for dinner deduction
For more information, see the IMG of Travel expense accounting under Check trip accounting
constants [Extern] (view V_T706_CONST).
Mileage Reimbursement
The normal mileage reimbursement rate for travel by car is 1,44 DKK/km (in 1999) for domestic
and international trips. However, Danish companies can approve a reimbursement rate of 2,56
DKK/km up to 12,000 km and a reduced rate of 1,44 DKK/km thereafter (see the IMG of Travel
expense accounting under Define flat rates for travel costs [Extern] (view V_T706F)).
See also:
Examples: Travel expense statements (Denmark) [Seite 477]
476
April 2001
SAP AG
Examples: Travel Expense Statements
Example of Danish Meals Per Diem Rates
Country
No. Of Days
Rate in DKK
Valid From Date
Valid
To Date
Denmark
1
0.00
01.04.1999
31.12.1999
Denmark
999
271.00
01.04.1999
31.12.1999
Germany
1
0.00
01.04.1999
31.12.1999
Germany
999
382.00
01.04.1999
31.12.1999
Travel Expense Statements: Example 1
In this example the user has chosen the trip schema Per Diem accounting and a trip type
Business trip with Per Diems.
From the table above you see that for a one-day trip within Denmark (domestic trip) you will
receive 0.00 DKK reimbursement. For a trip of more than one day within Denmark you will
receive 271.00 DKK reimbursement.
Below is an example of the Travel Expense Statement of a trip from 01. June 1999 00:00 until
04. June 1999 22:00. The trip leads to a Danish customer first and then to Germany from 03.
June 1999 00:00 to 04. June 1999 18:00.
For 1. June and 2. June the employee receives a reimbursement of 271.00 DKK for the 24-hour
period he was in Denmark, but only 230.35 DKK for the second 24-hour period in Denmark. This
is because on 2. June there was a breakfast deduction of 40.65 DKK, which is 15% of the full
daily reimbursement rate for the location of the breakfast, which was Denmark. The
reimbursement rate is determined on an hourly basis.
For 3. June the employee receives a reimbursement of 324.70 DKK for the day he was in
Germany. There is also a breakfast deduction for this day, but this time for 57.30 DKK. It is 15%
of 382.00 DKK, the full daily reimbursement rate for Germany: 382.00 DKK – 57.30 DKK =
324.70 DKK.
For 4. June the employee receives a reimbursement of 286,50 DKK for the 18-hour period he
was in Germany and 45.17 DKK for the 4-hour period he was back in Denmark (286.50 DKK +
45.17 DKK = 331.67 DKK). There was also another breakfast deduction of 57.30 DKK, 15% of
382.00 DKK. The reimbursement rate is therefore 331.67 DKK – 57.30 DKK = 274.37 DKK.
Total reimbursement for the employee is 1100.42 DKK.
Travel Expense Statement
April 2001
477
SAP AG
Main destination
01.06.1999 00:00 04.06.1999 22:00
Country
Germany
Border crossing/trip out
Border crossing/return
03.06.1999 00:00
04.06.1999 18:00
Per Diem Accounting
Date
Time
Deduc
BLDR.
Ctry
Company
CompDed
Number
Reimburs.amount in
DKK
01.06.99 02.06.99
00:00
24:00
DK
02.06.99 B....
271,00
40,65-
1
1
271,00
230,35
03.06.99 03.06.99
00:00
24:00
DE
03.06.99 B....
382,00
57,30-
1
324,70
04.06.99 04.06.99
00:00
22:00
DE
04.06.99 B....
331,67
57,30-
1
274,37
Total amounts for meals in DKK
1.100,42
Total amounts PD/FR accounting in DKK
1.100,42
Travel Expense Statements: Example 2
The Travel Expense Statement below shows the same trip as in example 1, but the whole trip is
accounted according to the actual expenditure, i.e. meals are compensated via receipts. The
traveler receives a tax-free travel compensation because he has selected the trip schema
‘Receipt accounting’ with the trip type ‘Business trip with receipts’.
The compensation rate is 30% of the corresponding per diem rates for Denmark and Germany
and decreases the taxable income of the employee in HR-Payroll. Therefore, the amount in the
section ‘Total tax-free amount Per Diem/Flat Rate accounting in DKK’ is 376,40 DKK, the ‘Total
reimbursement amount for meals in DKK’ is 0,00 DKK and the section ‘Total amount incomerelated expenses’ displays this tax-free amount which will be decreased in HR-Payroll.
Travel Expense Statement
478
April 2001
SAP AG
Main destination
01.06.1999 00:00 04.06.1999 22:00
Country
Germany
Border crossing/trip out
Border crossing/return
03.06.1999 00:00
04.06.1999 18:00
Per Diem Accounting
Date
Time
Ctry Tax-free
Company
Amount
Tax-free
Add.
Amount
Reimburs.
Amount
01.06.99 02.06.99
00:00
24:00
DK
81,30
0,00
2
162,60
0,00
0,00
03.06.99 03.06.99
00:00
24:00
DE
114,60
0,00
1
114,60
0,00
0,00
04.06.99 04.06.99
00:00
22:00
DE
99,50
0,00
1
99,50
0,00
0,00
Total amounts for meals in DKK
376,70
0,00
0,00
Total amounts PD/FR accounting in DKK
376,70
0,00
0,00
Date
RNo
Receipt
VT
Amount in DKK
01.06.99
02.06.99
02.06.99
03.06.99
04.06.99
001
002
003
004
005
Dinner
Lunch
Dinner
Dinner
Dinner
S1
S1
S1
S1
S1
230,00
75,00
183,00
166,00
250,00
Indiv. statement reimbur. amount in DKK
904,00
Total amount tax-exempt in DKK
Total amount income-rel.exp. in DKK
1.280,70
376,70
Reimbursement amt in DKK
904,00
Trip expenses to be transferred (w.CO receiver) in
904,00
April 2001
DKK
to:
Company code
Business area
Cost center
DKK
904,00
0001
0001
1
479
SAP AG
480
April 2001
SAP AG
Länderversion Norwegen
Länderversion Norwegen
April 2001
481
SAP AG
Scope of Functionality
Scope of Functionality
This specification takes into consideration two Norwegian laws:
1. 'Regulativ for reiser innenlands for statens regning gjeldende fra 1. juli 1994' (In the following
this is called 'Reg. inl.')
2. 'Regulativ for reiser i utlandet for statens regning gjeldende fra 15. mars 1994' (In the
following this is called 'Reg. utl.')
Calculation of lump sums for meals, deductions and trip splits
The process of evaluating correct lump sums for meals for the trip aims at two targets:
·
the calculation of the correct lump sums for meals for the traveler.
·
the deduction of meals and the cost distribution of split amounts to different
organizational units based upon the correct lump sum.
Calculation of lump sums for meals
The reimbursement amount for a døgn depends on the number of hours of the trip and on the
countries (stopovers) visited during that døgn.
The method of comparing stopovers within the same period is always the same and described
here: periods in this context may be complete døgn (24 hours), last døgn of a trip (less than 24
hours) or nights between 22:00 and 6:00.
Intervals with the same country are accumulated. Then the accumulated country specific
intervals are compared. The country with the longest interval is refunded (see ’Reg. utl.’, §13,6.).
If the longest intervals are equal, the country with the highest reimbursement amount is
evaluated. Finally the former accumulated stopovers within this country are compared the same
way.
The calculation of lump sums for meals on several-day trips with stopovers inland and abroad is
developed as follows:
All stopovers during the first and each following døgn are evaluated according to their duration
(see method above).
The last døgn is only refunded if it lasts at least 6 hours.
If the domestic periods last less than 6 hours and the sum of all periods abroad last at least 6
hours, the last døgn is refunded with an international lump sum. The correct country and lump
sum is chosen via the method described above.
If the domestic periods last at least 6 hours and the sum of all periods abroad last less than 6
hours, the last døgn is refunded with a domestic lump sum. Domestic stopovers with different
lump sums are handled as above.
If both domestic and international stopovers last at least 6 hours, the international period is
evaluated. The correct country and lump sum are chosen via the method described above.
If both domestic and international stopovers last less than 6 hours they are compared. If the
domestic sum is less or equal to the sum abroad, the international part is evaluated. Otherwise
the domestic period of the last day is evaluated via the method described above.
Deductions
Each deduction is defined by the date and time of the corresponding meal during data-input or
internal default value. The deduction is calculated based upon the lump sum of the døgn at the
time of the deduction.
The domestic deductions are fixed amounts.
On international trips 50% of the lump sum of the corresponding døgn is deducted for dinner,
40% for lunch and 10% for breakfast. If both lunch and breakfast are free, 50% is deducted.
the
482
April If2001
lunch is not deducted, the breakfast abroad is only deducted up to 55,- NOK.
Trip splits
SAP AG
Glossary
Glossary
Business Trip
A business trip is a trip to and from a place where a professional function is performed. The trip
can start and end either at the employee’s home or at his regular place of work. The trip has to
be more than 12 km away from both home and ordinary place of work and has to amount to at
least 6 hours to get a tax-free reimbursement.
Døgn or Kostdøgn
The expression 'døgn' or 'kostdøgn' is the basis of the refund of lump sums for meals. In general
the 'døgn' starts at the minute when travel begins and lasts 24 hours. For the whole trip all 'days'
(døgn) start with this same minute.
Tax-free Amount
The tax-free amount is the maximum non-taxable amount of reimbursement, as stipulated by the
Tax Department, for extra expenses in connection with a business trip.
Taxable Amount
The taxable amount is the part of the reimbursement amount exceeding the tax-free amount. The
taxable amount is regarded and treated as taxable income.
Reimbursement Amount
A reimbursement amount is an amount paid by the company to cover the employee’s expenses
in connection with a business trip. This includes compensation for receipts and per diem rates.
Per Diem Rate ( = Allowance)
Amount for meals and accommodation paid by the company on a daily basis, not documented by
receipts.
Night
The law 'Regulativ for reiser i utlandet for statens regning gjeldende fra 15. mars 1994' specifies
in §13, 4. that a lump sum is reimbursed for the night if you are on a trip for at least 3 hours
between 10 pm and 6 am.
Hybel
The Norwegian term for student or youth hostel.
April 2001
483
SAP AG
Länderversion Spanien
Die nachstehende Dokumentation zur Reisekosten-Länderversion Spanien beschreibt den
Einsatz der Reisekostenabrechnung bis zum 31.01.99. Das System wurde jedoch aktuell
an die Änderungen im spanischen Reisekostengesetz, die mit dem 01.02.99 in Kraft traten,
angepaßt.
Beachten Sie daher für den Einsatz von Release 4.6B der spanischen ReisekostenLänderversion zusätzlich den SAP-Hinweis 175896.
Verwendung
Die SAP R/3 Anwendungskomponente FI-Reisemanagement wurde an die gesetzlichen und
soweit möglich unternehmensspezifischen Anforderungen des spanischen Marktes angepasst.
Dazu wurden neben länderspezifischem Customizing verschiedene Erweiterungen der
Abrechnung und des Standardformulars notwendig.
Durch die Erweiterung wurden folgende vom Standard abweichende neue Möglichkeiten zu R/3
Release 4.0C geschaffen:
·
Ermöglichung der gemischten Abrechnung von Pauschalen und Verpflegungsbelegen
innerhalb einer Reise und am selben Tag
·
Ergonomische Darstellung der gemischten Abrechnung auf einem eigenen Block im
Standardformular
·
Bezahlte Unterkunfts- und Verpflegunsbelege kürzen den steuerfreien Höchstbetrag.
Bei der Erstattung von Verpflegung und Unterkunft wird unterschieden in
Pauschalabrechnung [Seite 486]
Belegabrechnung [Seite 492]
Gemischte Abrechnung [Seite 497]
In Spanien werden die Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft steuerlich gemeinsam
betrachtet. Es gibt gesetzliche Pauschalen und Höchstsätze nur für die Summe aus beidem.
Daher werden sowohl Verpflegungs- als auch Unterkunftsbelege (auch vom Unternehmen
bezahlte) in der Tabelle T706B1 (Reisespesenarten) als Reisespesen der Kategorie ‘V’
geschlüsselt (V-Belege). Ebenso findet sich im spanischen Reisekostendialog nicht die
Möglichkeit, die Erstattung von Verpflegungs- u. Unterkunftspauschalen zu trennen. Man kann
nur ein Kreuz für Verpflegungspauschale machen. Aus dem selben Grund sind auch
Übernachtungspauschalen nicht wie sonst in der Tabelle T706U (Reiseregelung:
Unterkunftspauschale) sondern ebenso wie die Verpflegungspauschalen in der Tabelle T706H
(Reiseregelung: Verpflegungspausch./-höchstbetr. n. Uhrzeit) hinterlegt.
Für die spanische Länderversion wurde der Block ‘Verpflegung und Unterkunft’ auf dem
Standardformular entwickelt.
484
April 2001
SAP AG
Siehe auch:
Weitere Eigenschaften der spanischen Länderversion [Seite 505]
April 2001
485
SAP AG
Pauschalabrechnung
Pauschalabrechnung
angepaßt.
Verwendung
In der Reise ist das Verpflegungspauschalenkennzeichen gesetzt und es werden keine V-Belege
erfaßt. Der Reisende erhält eine steuerfreie Pauschale (Inland oder Ausland) abhängig davon,
wo er sich um 23:59 befindet (Midnight-Rule). Ist er um 23:59 im Inland, erhält er FÜR DEN
GANZEN TAG die spanische Pauschale (13.000 mit Übernachtung/3.600 ohne Übernachtung),
ist er um 23:59 im Ausland, erhält er FÜR DEN GANZEN TAG die ausländische Pauschale
(22.600/7.700). Tage ohne Übernachtung sind eintägige Reisen oder der letzte Tag einer Reise.
Folgende Einträge sind im Standard in der Tabelle T706H in der Sicht ‘Reiseregelung: n. Uhrzeit
gestaffelte Verpflegungspauschale : Spanische Abrechnung’ hinterlegt (die Firma zahlt den
Mitarbeitern (MA) eine etwas höhere Erstattung, es kommt zu Hinzurechnungsbeträgen), die
Beträge sind in ESP.
Uhrzeit
unternehmensspezifische
Erstattung
Spanien (ES): eintägige Reise (1)/ mehrtägige Reise, letzter Tag (97
Frühstück (F)
07:00-09:00
800
Mittagessen (M) 13:00-16:00
1.800
Abendessen (A) 19:00-21:00
1.800
Ganzer Tag
24:00-00:00
3.600
Spanien (ES) mehrtägige Reise: erster Tag (96), voller Tag mit Zwischenziel (98), voller
Tag (99)
Frühstück (F)
07:00-09:00
800
1.800
1.800
Übernachtung
23:59-24:00
10.000
Ganzer Tag
24:00-00:00
13.000
Ausland (EXT): eintägige Reise (1) / mehrtägige Reise letzter Tag ( 97
Frühstück (F)
07:00-09:00
1.600
3.200
3.200
486
steuerfreie
Erstattung
April 2001
SAP AG
Pauschalabrechnung
Ganzer Tag
24:00-00:00
7.700
Ausland (EXT) mehrtägige Reise: erster Tag (96), voller Tag mit Zwischenziel (98), voller
Tag (99
Frühstück (F)
07:00-09:00
1.600
3.200
3.200
Übernachtung
23:59-24:00
16.000
Ganzer Tag
24:00-00:00
22.600
Siehe auch:
Beispiel 1: Pauschalabrechnung [Seite 488]
Beispiel 2: Pauschalabrechnung [Seite 490]
April 2001
487
SAP AG
Beispiel 1: Pauschalabrechnung
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
De Cervantes, Miguel
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000041
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
01.05.1997 06:00 -
Seminar
Reise
04.05.1997 22:00
Mainz
Alle Mitarbeiter
Deutschland
keine Unterscheidung
Grenzübertritt Hinreise
01.05.1997 10:00
Grenzübertritt Rückreise
03.05.1997 20:00
VERPFLEGUNG UND UNTERKUNFT
Datum
Lnd
St.frei
Firma
Betrag
Betrag
Erstattungs
st.fr.
St.pfl.
betrag
01.05.97 06:00 - 01.05.97 24:00
Pauschale
DE
22.600
24.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Pauschale
ES
13.000
14.400
Pauschale
ES
13.000
14.400
22.600
1.400
24.000
22.600
1.400
24.000
13.000
1.400
14.400
02.05.97 00:00 - 02.05.97 24:00
03.05.97 00:00 - 03.05.97 24:00
04.05.97 00:00 - 04.05.97 22:00
488
April 2001
SAP AG
Pauschale
ES
3.600
4.400
Pauschale
ES
3.600
4.400
Gesamtbeträge Verpf. und Unterk. in ESP
61.800
5.000
3.600
800
4.400
66.800
GESAMTBETRÄGE
Gesamtbetrag steuerfrei in ESP
Gesamtbetrag steuerpflichtig/Hinzurechnungsbetrag in ESP
Erstattungsbetrag der Reise in ESP
61.800
5.000
66.800
Am 01.05.97, dem ersten Tag der Reise befindet sich der Reisende um Mitternacht in
Deutschland und erhält für den ganzen Tag die Auslandspauschale (EXT) von 24.000. Davon
sind 22.600 steuerfrei und 1.400 steuerpflichtig.
Am 02.05.97 befindet sich der Reisende den ganzen Tag in Deutschland und erhält ebenfalls
22.600 steuerfrei und 1.400 steuerpflichtig.
Am 03.05.97 befindet sich der Reisende um Mitternacht in Spanien und erhält für den ganzen
Tag 13.000 steuerfrei und 1.400 steuerpflichtig.
Am 14.05.97, dem letzten Tag der Reise erhält er 3.600 steuerfrei und 800 steuerpflichtig.
Siehe auch:
Beispiel 2 für die Pauschalabrechnung [Seite 490]
April 2001
489
SAP AG
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000052
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
05.05.1997 06:00 -
Seminar
Reise
05.05.1997 17:00
Tarifa
Alle Mitarbeiter
Spanien
Datum
Lnd
St.frei
Firma
Betrag
Betrag
Erstattungs
st.fr.
st.pfl.
betrag
05.05.97 06:00 - 05.05.97 17:00
Pauschale
ES
3.600
2.600
Pauschale
ES
3.600
2.600
2.600
0
2.600
0
2.600
2.600
GESAMTBETRÄGE
2.600
2.600
In diesem Beispiel gilt der steuerfreie Tagessatz für Spanien von 3.600. Die Firma erstattet die
Pauschale abhängig von der Reisezeit und erstattet 2.600 steuerfrei.
490
April 2001
SAP AG
Siehe auch:
Beispiel 1 für die Pauschalabrechnung [Seite 488]
April 2001
491
SAP AG
Belegabrechnung
Belegabrechnung
angepaßt.
Verwendung
In der Reise ist das Verpflegungskennzeichen NICHT gesetzt und der Reisende erhält keine
Pauschale. Es werden Unterkunfts- oder Verpflegungsbelege erfaßt. Die Unterkunfts- und
Verpflegungsbelege werden datumsgenau summiert und mit dem in der Tabelle T706H
hinterlegten Höchstsatz verglichen.
Folgende Einträge sind in der Sicht ‘Reiseregelung: n. Uhrzeit gestaff. Verpflegungshöchstbetrag
: Spanische Abrechnung’ hinterlegt. Zahlt die Firma den Mitarbeitern (MA) eine etwas höhere
Erstattung, kommt es zu Hinzurechnungsbeträgen.
Die Beträge sind in ESP:
Uhrzeit
steuerfreie unternehmens-spezifische
Erstattung Erstattung
Spanien eintägig/letzter Tag: ES 1, 97
Frühstück (F)
07:00-09:00
800
1.800
1.800
Ganzer Tag
24:00-00:00
3.600
Spanien mehrtägig: ES 96, 98, 99
Frühstück (F)
07:00-09:00
3.000
7.000
7.000
Übernachtung
23:59-24:00
20.000
Ganzer Tag
24:00-00:00
36.900
Ausland eintägig/letzter Tag: EXT 1, 97
Frühstück (F)
07:00-09:00
1.600
3.200
3.200
Ganzer Tag
24:00-00:00
7.700
Ausland mehrtägig: EXT 96, 98, 99
Frühstück (F)
07:00-09:00
6.000
492
April 2001
SAP AG
Belegabrechnung
Mittagessen (M)
Abendessen (A)
Übernachtung
Ganzer Tag
13:00-16:00
19:00-21:00
23:59-24:00
24:00-00:00
13.000
13.000
30.000
61.000
Siehe auch:
Beispiel: Belegabrechnung [Seite 494]
April 2001
493
SAP AG
Beispiel: Belegabrechnung
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000051
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
11.06.1997 06:00 -
Kundenbesuch
Reise
14.06.1997 22:00
Bad Kreuznach
Alle Mitarbeiter
Deutschland
11.06.1997 10:00
13.06.1997 20:00
Bel
Betrag in
Datum
Nr.
Spesentext
MwKz
11.06.97
001
Mittagessen
S0
120,00 DEM
84,55945
10.147
11.06.97
002
Abendessen
S0
450,00 DEM
84,55945
38.052
12.06.97
003
Hotel
S0
160,00 DEM
84,55945
13.530
12.06.97
004
Mittagessen
S0
130,00 DEM
84,55945
10.993
12.06.97
005
Abendessen
S0
170,00 DEM
84,55945
14.375
12.06.97
006
Hotel
S0
480,00 DEM
84,55945
40.589
13.06.97
007
Hotel bez.
S0
10.000 ESP
1,00000
10.000
13.06.97
008
Mittagessen
S0
13.000 ESP
1,00000
13.000
13.06.97
009
Abendessen
S0
7.000 ESP
1,00000
7.000
13.06.97
010
Hotel
S0
23.000 ESP
1,00000
23.000
494
Betrag
Währ.
Kurs
X
ESP
April 2001
SAP AG
14.06.97
011
Hotel bez.
S0
100.000 ESP
14.06.97
012
Mittagessen
S0
14.06.97
013
Frühstück
S0
Datum
Lnd
1,00000
100.000
43.000 ESP
1,00000
43.000
2.800 ESP
1,00000
2.800
St.frei
Firma
X
Betrag
Betrag
Erstattungs
st.fr.
st.pfl.
betrag
11.06.97 06:00 - 11.06.97 24:00
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Alle Bel.
DE
61.729
61.729
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Alle Bel.
DE
65.957
65.957
Höchsts.
ES
36.900
37.000
Bez. Bel.
ES
10.000
10.000
Alle Bel.
ES
53.000
53.000
Höchsts.
ES
3.600
4.400
Bez. Bel.
ES
100.000
100.000
Alle Bel.
ES
145.800
145.800
61.000
729
61.729
61.000
1.000
62.000
26.900
100
27.000
12.06.97 00:00 - 12.06.97 24:00
13.06.97 00:00 - 13.06.97 24:00
14.06.97 00:00 - 14.06.97 22:00
148.900
1.829
96.400
0
0
0
150.729
GESAMTBETRÄGE
148.900
Gesamtbetrag geldwerter Vorteil (reine Versteuerung) in ESP
96.400
1.829
150.729
ABRECHNUNG
April 2001
150.729
495
SAP AG
bezahlt durch Firma
110.000
Gesamtkosten der Reise in ESP
260.729
Am 11.06.97 hatte der Reisende ein Hotel ein Mittag- und ein Abendessen, insgesamt also
Verpflegungsbelege für 61.729. Da an diesem Tag in Deutschland ein steuerlicher Höchstbetrag
von 61.000 gilt erhält er diese auch steuerfrei. Das Unternehmen erstattet ihm jedoch
Verpflegungsbelege bis zu 62.000 an diesem Tag also erhält er die restlichen 729 steuerpflichtig.
Am 12.06.97 hatte der Reisende für 65.957 Verpflegungsbelege. Da ihm das Unternehmen nur
62.000 erstattet erhält er 61.000 steuerfrei und 1.000 steuerpflichtig. Die restlichen 3.957 werden
gekappt also nicht erstattet.
Am 13.06.97 hatte der Reisende ein vom Unternehmen bezahltes Hotel über 10.000 Sowohl der
steuerfreie als auch der unternehmensspezifische Höchstbetrag wird nun um diese 10.000 auf
26.900 bzw. 27.000 gekürzt.
Am 14.06.97 hatte der Reisende ein vom Unternehmen bezahltes Luxushotel über 100.000.
Sowohl der steuerfreie als auch der unternehmensspezifische Höchstbetrag wird nun um
diese 100.000 gekürzt. Aus diesem Grund werden dem Mitarbeiter 0 erstattet obwohl er am
selben Tag 45.800 für ein Frühstück und ein Mittagessen bezahlte. Im Standard ist das vom
Arbeitgeber bezahlte Hotel in der Sicht 'Reisespesenarten für Beleg' unter der
Reisespesenkategorie 'V' als Reisespesenart HOBZ hinterlegt. Bezahlt ein Unternehmen
seinem Mitarbeiter eine Übernachtung in einem Luxushotel, das mehr kostet als der Staat für
eine steuerfreie Erstattung nach Belegen vorsieht, dann entsteht dem Mitarbeiter daraus ein
geldwerter Vorteil. Da der steuerfreie Höchstsatz an diesem Tag bei 3.600 liegt, entsteht dem
Mitarbeiter im vorliegenden Fall ein geldwerter Vorteil über 96.400, den er zu versteuern hat.
Dieser wird auf dem Formular als durch einen bezahlten Beleg entstandener steuerpflichtiger
Betrag und der Zeile 'Gesamtbetrag geldwerter Vorteil (reine Versteuerung)' angedruckt. Auf
der Datenbank wird dieser Betrag in der Tabelle ROT unter der Lohn-/Gehaltsart abgelegt,
die in der Sicht 'Vorsteuer, Lohn-/Gehaltsart für Beleg' für die Reisespesenart “HOBZ” als
dritte Lohn-/Gehaltsart hinterlegt wurde. Im Standard ist dies die Lohn-/Gehaltsart 'MJ60' die
im HR zu einer Erhöhung des Steuerbruttos führt. Sollte der unternehmensspezifische
Höchstbetrag nicht wie hier bei 4.400 sondern bei 200.000 liegen, dann würden dem
Mitarbeiter die übrigen von ihm bezahlten Belege über 45.800 ausbezahlt werden. Davon
wären 42.200 steuerpflichtig und 3.600 steuerfrei.
496
April 2001
SAP AG
Gemischte Abrechnung
Gemischte Abrechnung
angepaßt.
Verwendung
Das Verpflegungskennzeichen in der Reise ist gesetzt und es werden Unterkunfts- oder
Verpflegungsbelege erfaßt. Ob die gemischte Abrechnung erlaubt ist, wird im Merkmal TRVCT in
der V-Zeile an Position 1 entschieden. Der Reisende erhält an den Tagen, an denen keine
Belege erfaßt wurden, eine steuerfreie Pauschale (Inland oder Ausland) abhängig davon, wo der
Reisende sich um 23:59 befindet (Midnight-Rule). An den Tagen, an denen Verpflegungsbelege
erfaßt wurden, werden die Belegbeträge ausgezahlt (Höchstsatz). An den Tagen, an denen
keine Verpflegungsbelege erfaßt wurden, wird der Pauschalbetrag erstattet.
Die gemischte Abrechnung unterscheidet zwei Fälle:
Das Unternehmen kann über das Merkmal TRVCT in der V-Zeile an Position 16 entscheiden, ob
an Tagen, an denen die Belegsumme kleiner als der Pauschalbetrag ist:
·
die Pauschale erstattet wird (Beispiel: Gemischte Abrechnung mit Differenzausgleich
[Seite 501])
·
die Pauschale nicht erstattet wird (Beispiel: Gemischte Abrechnung ohne
Differenzausgleich [Seite 498]).
April 2001
497
SAP AG
Beispiel: Gemischte Abrechnung ohne Differenzausgleich
Beispiel: Gemischte Abrechnung ohne
Differenzausgleich
Die Schalterstellung in der Sicht V_T702N_A (Abrechnungssteuerung in der Expertenview :
Spanische Abrechnung) in der V-Zeile an Position 1 ist '1' und an Position 16 '0' und erlaubt
damit die gemische Abrechnung ohne Differenzausgleich.
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000053
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
10.02.1997 06:00 -
Führungskräfteseminar
Reise
15.02.1997 22:00
Bruchsal
Alle Mitarbeiter
Deutschland
10.02.1997 12:00
15.02.1997 18:00
Bel
Betrag in
Datum
Nr.
Spesentext
MwKz
10.02.97
001
Frühstück
S0
2.000 ESP
1,00000
2.000
10.02.97
002
Mittagessen
S0
4.000 ESP
1,00000
4.000
10.02.97
003
Abendessen
S0
5.000 ESP
1,00000
5.000
10.02.97
004
Hotel
S0
10.000 ESP
1,00000
10.000
12.02.97
005
Hotel bez.
S0
100.000 ESP
1,00000
100.000
13.02.97
006
Mittagessen
S0
2.500 ESP
1,00000
2.500
14.02.97
007
Frühstück
S0
20.000 ESP
1,00000
20.000
14.02.97
008
Mittagessen
S0
20.000 ESP
1,00000
20.000
498
Betrag
Währ.
Kurs
X
ESP
April 2001
SAP AG
14.02.97
009
Abendessen
S0
20.000 ESP
14.02.97
010
Hotel bez.
S0
50.000 ESP
15.02.97
011
Frühstück
S0
2.800 ESP
Datum
Lnd
St.frei
Firma
X
1,00000
20.000
1,00000
50.000
1,00000
2.800
Betrag
Betrag
Erstattungs
st.fr.
st.pfl.
betrag
10.02.97 06:00 - 10.02.97 24:00
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Alle Bel.
DE
21.000
21.000
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Bez. Bel.
DE
100.000
100.000
Alle Bel.
DE
100.000
100.000
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Alle Bel.
DE
2.500
2.500
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Bez. Bel.
DE
50.000
50.000
Alle Bel.
DE
110.000
110.000
Höchsts.
ES
3.600
4.400
Alle Bel.
ES
2.800
2.800
21.000
0
21.000
22.600
1.400
24.000
11.02.97 00:00 - 11.02.97 24:00
12.02.97 00:00 - 12.02.97 24:00
39.000
0
0
0
2.500
0
2.500
11.000
1.000
12.000
2.800
0
2.800
13.02.97 00:00 - 13.02.97 24:00
14.02.97 00:00 - 14.02.97 24:00
15.02.97 00:00 - 15.02.97 22:00
59.900
2.400
62.300
GESAMTBETRÄGE
April 2001
499
SAP AG
59.900
39.000
2.400
62.300
ABRECHNUNG
62.300
bezahlt durch Firma
150.000
212.300
500
April 2001
SAP AG
Beispiel: Gemischte Abrechnung mit Differenzausgleich
Die Schalterstellung in der Sicht V_T702N_A (Abrechnungssteuerung in der Expertenview :
Spanische Abrechnung) in der V-Zeile an Position 1 ist '1' und an Position 16 '1' und erlaubt
damit die gemische Abrechnung mit Differenzausgleich.
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000053
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
10.02.1997 06:00 -
Reise
15.02.1997 22:00
Bruchsal
Alle Mitarbeiter
Deutschland
10.02.1997 12:00
15.02.1997 18:00
Bel
Betrag in
Datum
Nr.
Spesentext
MwKz
10.02.97
001
Frühstück
S0
2.000 ESP
1,00000
2.000
10.02.97
002
Mittagessen
S0
4.000 ESP
1,00000
4.000
10.02.97
003
Abendessen
S0
5.000 ESP
1,00000
5.000
10.02.97
004
Hotel
S0
10.000 ESP
1,00000
10.000
12.02.97
005
Hotel bez.
S0
100.000 ESP
1,00000
100.000
13.02.97
006
Mittagessen
S0
2.500 ESP
1,00000
2.500
14.02.97
007
Frühstück
S0
20.000 ESP
1,00000
20.000
14.02.97
008
Mittagessen
S0
20.000 ESP
1,00000
20.000
April 2001
Betrag
Währ.
Kurs
X
ESP
501
SAP AG
14.02.97
009
Abendessen
S0
20.000 ESP
14.02.97
010
Hotel bez.
S0
50.000 ESP
15.02.97
011
Frühstück
S0
2.800 ESP
Datum
Lnd
St.frei
Firma
X
1,00000
20.000
1,00000
50.000
1,00000
2.800
Betrag
Betrag
Erstattungs
St.fr.
St.pfl.
betrag
10.02.97 06:00 - 10.02.97 24:00
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Alle Bel.
DE
21.000
21.000
21.000
0
21.000
Pauschale
DE
1.600
3.000
1.600
1.400
3.000
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
22.600
1.400
24.000
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Bez. Bel.
DE
100.000
100.000
Alle Bel.
DE
100.000
100.000
Höchsts.
DE
61.000
62.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Alle Bel.
DE
2.500
Pauschale
DE
Höchsts.
11.02.97 00:00 - 11.02.97 24:00
12.02.97 00:00 - 12.02.97 24:00
39.000
0
0
0
2.500
2.500
0
2.500
20.100
21.500
20.100
1.400
21.500
DE
61.000
62.000
Pauschale
DE
22.600
24.000
Bez. Bel.
DE
50.000
50.000
Alle Bel.
DE
110.000
110.000
11.000
1.000
12.000
Höchsts.
ES
3.600
4.400
Pauschale
ES
3.600
4.400
Alle Bel.
ES
2.800
2.800
2.800
0
2.800
Pauschale
ES
800
1.600
800
800
1.600
13.02.97 00:00 - 13.02.97 24:00
14.02.97 00:00 - 14.02.97 24:00
15.02.97 00:00 - 15.02.97 22:00
502
April 2001
SAP AG
82.400
6.000
88.400
GESAMTBETRÄGE
82.400
39.000
6.000
88.400
ABRECHNUNG
88.400
bezahlt durch Firma
150.000
238.400
Zunächst werden die einzelnen Verpflegungsbelege mit Beträgen angedruckt. Danach werden
die Belegsummen pro Tag mit den jeweiligen steuerfreien Höchstsätzen für Belege und
steuerfreien Pauschalbeträgen ausgegeben. Weiterhin erscheint pro Tag eine Zeile für die an
diesem Tag erstattete Pauschale bzw. den Differenzausgleich.
Am 10.02.97 gilt eine steuerfreie Pauschale von 22.600 (Deutschland, mehrtägig, gesetzlich),
und eine firmeninterne Pauschale von 24.000 (Deutschland, mehrtägig,
unternehmensspezifisch). Weiterhin wird der Betrag angezeigt, bis zu dem Belege steuerfrei
erstattet werden sobald sie über der steuerfreien Pauschale liegen also 61.000. Daneben stehen
die 62.000 bis zu denen das Unternehmen Belege erstattet. Alles was darüberhinausgeht wird
gekappt. Beträgt die Belegsumme wie hier 21.000 so werden diese steuerfrei erstattet, da sie
unter der Grenze von 22.600 liegen. Weiterhin werden dem Mitarbeiter 3.000 ausbezahlt, da er
nur für 21.000 Belege hat aber ohne Belege 24.000 vom Unternehmen bekommen hätte. Von
diesen 3.000 sind 1.600 steuerfrei und 1.400 zu versteuern.
Am 11.02.97 gilt eine steuerfreie Pauschale von 22.600 (Deutschland mehrtägig, gesetzlich), und
eine firmeninterne Pauschale von 24.000 (Deutschland mehrtägig, unternehmensspezifisch).
Weiterhin wird der Betrag angezeigt, bis zu dem Belege steuerfrei erstattet werden sobald sie
über der steuerfreien Pauschale liegen also 61.000. Daneben stehen die 62.000. bis zu denen
das Unternehmen Belege erstattet. Wie in der Pauschalabrechnung werden 22.600 steuerfrei,
1.400 als Hinzurechnungsbetrag insgesamt also 24.000 erstattet.
Am 12.02.97 hatte der Reisende ein vom Unternehmen bezahltes Hotel über 100.000. Sowohl
der steuerfreie als auch der unternehmensspezifische Höchstbetrag wird nun um diese 100.000
gekürzt. Aus diesem Grund werden dem Mitarbeiter 0 erstattet. Ebenso werden die 39.000.
geldwerter Vorteil ausgewiesen (s. Beispiel zur Belegabrechnung).
April 2001
503
SAP AG
Am 13.02.97 hatte der Reisende nur einen kleinen Belegbetrag von 2.500. Damit liegt er unter
der Grenze für die steuerfreie Pauschale von 22.600 Er erhält also 2.500 + 20.100 steuerfrei, und
1.400 als Hinzurechnungsbetrag ausbezahlt.
Am 14.02.97 hatte der Reisende ein vom Unternehmen bezahltes Hotel über 50.000. Sowohl der
steuerfreie als auch der unternehmensspezifische Höchstbetrag wird nun um diese 50.000
gekürzt. Aus diesem Grund werden dem Mitarbeiter 12.000 erstattet. Sollte der
unternehmensspezifische Höchstbetrag nicht wie hier bei 62.000 sondern z.B. bei 200.000
liegen, dann würden dem Mitarbeiter auch die übrigen 48.000 steuerpflichtig erstattet werden.
Am 15.02.97, dem letzten Tag der Reise gilt eine steuerfreie Pauschale von 3.600 (Spanien
letzter Tag, gesetzlich), und eine firmeninterne Pauschale von 4.400 (Spanien, letzter Tag
unternehmensspezifisch). Weiterhin wird der Betrag angezeigt, bis zu dem Belege steuerfrei
erstattet werden sobald sie über der steuerfreien Pauschale liegen also 3.600. Daneben stehen
die 4.400 bis zu denen das Unternehmen Belege erstattet. So werden die Belegsumme über
2.800 und der Differenzausgleich von 1.600 (800 steuerfrei und 800 zu versteuern) erstattet.
504
April 2001
SAP AG
Weitere Eigenschaften der spanischen Länderversion
angepaßt.
Mehrere Reisen an einem Tag
Wenn das Ende einer Reise und der Anfang der folgenden Reise innerhalb desselben
Kalendertages liegen, so bestimmt das System den steuerfreien Satz beider Reisen unabhängig
voneinander. Es ermittelt für jede der beiden Reisen den vollen steuerfreien Satz für diesen Tag.
Um dies zu verhindern, muß man die beiden Reisen zu einer Reise zusammenfassen.
Siehe auch:
Beispiel: Mehrere Kurzreisen an einem Tag [Seite 507]
Systemverhalten bei Reisen > 183 Tage
In der Reisemanagement-Konstantentabelle (T706_CONST) befindet sich die Konstante REIDR
mit dem Wert von 183. Ist eine Reise länger als 183 Tage, erscheint die Warnung: 'Die Reise ist
& Tage lang. Bitte verwenden Sie bei Reisen >183 Tagen die gesetzliche Reiseart 'S'. Bei diesen
Reisen werden die Beträge für Verpflegung und Unterkunft voll versteuert. Für Dienstreisen, die
über 183 Tage hinweg erweitert und jeden Monat abgerechnet wurden, wird eine Rückrechnung
angestoßen. Der Reisende muß Steuern nachzahlen.
Hotelbeleg bezahlt am letzten Tag
Wird bei einer Reise das Hotel am letzten Tag bezahlt, so sollte der Belegbetrag manuell auf die
Tage aufgeteilt werden, an denen eine Übernachtung stattfand. Eine automatische Aufteilung
geschieht findetnicht statt.
Im Bild Reisedaten pflegen: Abzüge können pro Kalendertag einer Reise Abzüge für Frühstück,
Mittagessen und Abendessen eingegeben werden. In der Tabelle T706A ist hinterlegt, wieviel
diese Abzüge prozentual bzw. absolut ausmachen. Abzüge sollten in Spanien nur den
unternehmensspezifischen Pauschal- bzw. Höchstbetrag kürzen, da das Gesetz Abzüge vom
steuerfreien Betrag nicht vorsieht. Der steuerfreie Pauschal- bzw. Höchstbetrag ändert sich bei
einem Abzug also nicht. Wird z.B. ein Abzug für ein Mittagessen mit 10% erfaßt, so wird sowohl
der unternehmensspezifische Pauschalbetrag für den ganzen Tag als auch der
unternehmensspezifische Höchstbetrag für den ganzen Tag um 10% gekürzt.
Siehe auch:
April 2001
505
SAP AG
Beispiel: Behandlung von Abzügen [Seite 510]
506
April 2001
SAP AG
Beispiel: Mehrere Kurzreisen an einem Tag
Kurzreise 1
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000111
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
12.03.1997 06:00 -
1. Kurzreise
Reise
12.03.1997 14:00
Madrid
Alle Mitarbeiter
Spanien
Datum
Lnd
St.frei
Firma
Betrag
Betrag
Erstattungs
st.fr.
st.pfl.
betrag
12.03.97 06:00 - 12.03.97 14:00
Pauschale
ES
3.600
800
Pauschale
ES
3.600
800
800
0
800
0
800
800
GESAMTBETRÄGE
800
800
April 2001
507
SAP AG
Kurzreise 2
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000112
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
12.03.1997 17:00 -
2. Kurzreise
Reise
12.03.1997 22:00
Madrid
Alle Mitarbeiter
Spanien
Datum
Lnd
St.frei
Firma
Betrag
Betrag
Erstattungs
St.fr.
St.pfl.
betrag
12.03.97 17:00 - 12.03.97 22:00
Pauschale
ES
3.600
1.800
Pauschale
ES
3.600
1.800
1.800
0
1.800
0
1.800
1.800
GESAMTBETRÄGE
1.800
1.800
Zusammengefaßte Reise
Da der Reisende zwischen 14:00 und 17:00 Uhr nicht auf Reisen war, hat er auch keinen
Anpruch auf eine Pauschale für ein Mittagessen (siehe Beispiel Kurzreise 1 und Beispiel
Kurzreise 2). Aus diesem Grund wurde in der zusammengefaßten Reise ein Abzug für ein
508
April 2001
SAP AG
Mittagessen mit dem Betrag von 1.800 erfaßt. Abzüge werden getrennt für Inlands- u.
Auslandsreisen in der Tabelle T706A (Reiseregelung-Abzugsbetrag/-prozentsatz) erfaßt.
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000113
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
12.03.1997 06:00 -
Zusammengefaßte
Reise
12.03.1997 22:00
Madrid
Alle Mitarbeiter
Spanien
Datum
Lnd
St.frei
Firma
Betrag
Betrag
Erstattungs
St.fr.
St.pfl.
betrag
12.03.97 06:00 - 12.03.97 22:00
Pauschale
ES
3.600
4.400
0
1.800-
3.600
2.600
3.600
2.600
.M…
Reduziert
Pauschale
ES
2.600
0
2.600
0
2.600
2.600
GESAMTBETRÄGE
2.600
2.600
April 2001
509
SAP AG
Beispiel: Behandlung von Abzügen
An jedem Tag hat der Reisende einen Abzug für ein Mittagessen. Dieser Abzug beträgt in
Spanien 1.800 und im Ausland 3.200. Er erhält den Differenzausgleich.
Im Beispiel 9 sind in der View Reiseregelung-Abzugsbetrag/-prozentsatz : Spanische
Abrechnung folgende absoluten Abzüge in ESP hinterlegt.
Inland
Ausland
Frühstück
800
1.600
Mittagessen
1.800
3.200
Abendessen
1.800
3.200
REISEKOSTENNACHWEIS
Name
PersonalNr
00065734
Country Template
ES
Area personal 1
ReiseNr
0000000101
Personnel area
ES01
Kostenst. TRV_01
REISEVERLAUF
Hauptziel
Grund/Ort/Land
RAG/RAU/Tätigkeit
10.04.1997 06:00 -
Reise
15.04.1997 22:00
Bingen
Alle Mitarbeiter
Deutschland
10.04.1997 12:00
15.04.1997 18:00
Bel
Betrag in
Datum
Nr.
Spesentext
MwKz
10.04.97
001
Frühstück
S0
2.000 ESP
1,00000
2.000
10.04.97
002
Mittagessen
S0
4.000 ESP
1,00000
4.000
10.04.97
003
Abendessen
S0
5.000 ESP
1,00000
5.000
510
Betrag
Währ.
Kurs
ESP
April 2001
SAP AG
10.04.97
004
Hotel
S0
10.000 ESP
1,00000
10.000
12.04.97
005
Hotel bez.
S0
100.000 ESP
1,00000
100.000
13.04.97
006
Mittagessen
S0
2.500 ESP
1,00000
2.500
14.04.97
007
Frühstück
S0
20.000 ESP
1,00000
20.000
14.04.97
008
Mittagessen
S0
20.000 ESP
1,00000
20.000
14.04.97
009
Abendessen
S0
20.000 ESP
1,00000
20.000
14.04.97
010
Hotel bez.
S0
50.000 ESP
1,00000
50.000
15.04.97
011
Frühstück
S0
2.800 ESP
1,00000
2.800
April 2001
X
X
511
SAP AG
Datum
Lnd
St.frei
Firma
Betrag
Betrag
Erstattungs
St.fr.
St.pfl.
betrag
10.04.97 06:00 - 10.04.97 24:00
Höchsts.
DE
.M…
Reduziert
Pauschale
DE
.M…
Reduziert
61.000
62.000
0
3.200-
61.000
55.800
22.600
24.000
0
3.200
22.600
20.800
Alle Bel.
DE
21.000
21.000
21.000
0
21.000
Pauschale
DE
1.600
0
0
0
0
DE
61.000
62.000
0
3.200
61.000
58.800
22.600
24.000
0
3.200
22.600
20.800
DE
22.600
20.800
20.800
0
20.800
DE
61.000
62.000
0
3.200
61.000
58.800
22.600
24.000
0
3.200
22.600
20.800
11.04.97 00:00 - 11.04.97 24:00
Höchsts.
.M…
Reduziert
Pauschale
DE
.M…
Reduziert
Pauschale
12.04.97 00:00 - 12.04.97 24:00
Höchsts.
.M…
Reduziert
Pauschale
DE
.M…
Reduziert
Bez. Bel.
DE
100.000
100.000
Alle Bel.
DE
100.000
100.000
DE
61.000
62.000
0
3.200
61.000
58.800
22.600
24.000
39.000
0
0
0
13.04.97 00:00 - 13.04.97 24:00
Höchsts.
.M…
Reduziert
Pauschale
512
DE
April 2001
SAP AG
.M…
Reduziert
0
3.200
22.600
20.800
Alle Bel.
DE
2.500
2.500
2.500
0
2.500
Pauschale
DE
20.100
18.300
18.300
0
18.300
DE
61.000
62.000
0
3.200-
61.000
58.800
22.600
24.000
0
3.200
22.600
20.800
8.800
0
8.800
14.04.97 00:00 - 14.04.97 24:00
Höchsts.
.M…
Reduziert
Pauschale
DE
.M…
Reduziert
Bez. Bel.
DE
50.000
50.000
Alle Bel.
DE
110.000
110.000
ES
3.600
4.400
0
1.800
3.600
2.600
3.600
4.400
0
1.800
3.600
2.600
15.04.97 00:00 - 15.04.97 22:00
Höchsts.
.M…
Reduziert
Pauschale
ES
.M…
Reduziert
Alle Bel.
ES
2.800
2.800
2.600
0
2.600
Pauschale
ES
800
0
0
0
0
April 2001
74.000
0
74.000
513
SAP AG
GESAMTBETRÄGE
74.000
39.000
74.000
ABRECHNUNG
74.000
bezahlt durch Firma
150.000
224.000
514
April 2001
SAP AG
Länderversion Schweden
Länderversion Schweden
Verwendung
Die Anwendungskomponente Reisekostenabrechnung der Anwendungskomponente SAPReisemanagement wurde an die gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Voraussetzungen der
Privatwirtschaft für Schweden angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Schweden folgende Besonderheiten bei der
Reisekostenabrechnung:
·
Abrechnung von Belegen, insbesondere Berücksichtigung der Höchstsätze für
Bewirtungsbelege
·
Berechnung der gesetzlichen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen unter
Berücksichtigung der Abzüge aufgrund kostenloser Mahlzeiten oder Übernachtungen
·
Erfassung von Flugzeiten bei Ein- und Ausreise aus Schweden
·
Integration mit der Gehaltsabrechnung der Personalwirtschaft zur Versteuerung der
Hinzurechnungsbeträge und zur Erstellung der Jahressteuerformulare der Mitarbeiter
·
Customizingeinträge in der Reiseregelungsvariante 23 (Schwedische Abrechnung).
April 2001
515
SAP AG
Länderversion Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
Länderversion Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
Verwendung
Die Anwendungskomponente Reiseabrechnung der Anwendungskomponente R/3Reisemanagement wurde an die gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Voraussetzungen für
die Vereinigten Staaten von Amerika angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Vereinigte Staaten von Amerika (USA) folgende
· Abrechnungsmethoden
Tatsächliche Kosten-/Belegabrechnung [Seite 517]
Meals & Incidental Expenses [Seite 518] (nur Verpflegung)
High-Low Substantiation Method [Seite 519]
· Sonstige
Für eine Reiseabrechnung nur über Einzelbelege können Sie das speziell entwickelte
Erfassungsszenario Wochenbericht [Seite 236] verwenden, über das Sie einfach und
schnell die Einzelbelege erfassen können.
Für die Berechnung von Steuern ist ein Anschluß an externe Steuerrechnungssysteme
(Taxware, Vertex) realisiert.
516
April 2001
SAP AG
Tatsächliche Kostenabrechnung durch Einzelbelege
Tatsächliche Kostenabrechnung durch Einzelbelege
Verwendung
Die tatsächliche Kosten-/Belegabrechnung ist eine Methode in USA, nach der der Reisende nur
die Kosten, die tatsächlich während seiner Reise anfallen, angibt und durch Einzelbelege
nachweist. Tatsächliche, glaubwürdige betriebswirtschaftliche Ausgaben sind in USA für
Unternehmen und Mitarbeiter steuerfrei zu erstatten.
Funktionsumfang
Die Reiseregelungsvariante 10 ist der von der SAP im Customizing des Reisemanagements
mitgelieferte Vorschlagswert für die tatsächliche Kosten-/Belegabrechnung für die USA.
April 2001
517
SAP AG
Meals & Incidental Expenses Method (M&IE)
Meals & Incidental Expenses Method (M&IE)
Verwendung
Die Abrechnungsmethode nur M&IE- (nur M&IE) ist eine US-gesetzliche Abrechnungsmethode,
nach der Reisende betriebswirtschaftliche (in US-Steuergesetzen beschriebene) Ausgaben für
Verpflegung und Nebenkosten nach Tagespauschalen (per diems) und nicht nach Belegen
erstattet bekommen. Die Unterkunft wird in den Erstattungsbeträgen nicht berücksichtigt und
sollte anhand von Belegen (tatsächlichen Kosten) erstattet werden. Zu den Reisenebenkosten
gehören z.B. Kosten für Wäscherei, Reinigung, Trinkgeld, etc., die mit einer Reise direkt
verbunden sind. Die US-Regierung hat steuerfreie Höchst(tages)pauschalen sowohl für
Kontinental-US (CONUS) als auch für nicht Kontinental-US (OCONUS). Diese Sätze variieren je
nach Ort. Für eintägige Reisen bekommt der Reisende keine Erstattung. Mehrtägige Reisen
werden dem Mitarbeiter nach den Sätzen erstattet, die für den Ort gelten, an dem er sich um
24:00 Uhr Ortszeit befindet. Endet die Reise vor 24:00 Uhr so gilt als Ort der Ort, an dem sich
der Reisende in der letzten Minute der Reise aufhält. Diese Regelung nennt sich “Midnight Rule”
(24-Uhr-Regel). Für jedes Tagesviertel (6 Stunden, “Quarter Rule”) auf der Reise bekommt der
Mitarbeiter ein Viertel der Tagespauschale.
Funktionsumfang
Die Reiseregelungsvariante 81, mit den CONUS-Sätzen gültig bis zum 31.Dezember, 1996 ist
der von der SAP im Customizing des Reisemanagements mitgelieferte Vorschlagswert (Tabelle
T706V für Verpflegung) für die nur M&IE-Methode. Die (Tages)pauschalsätzen können Sie
höher setzen. Liegen die Beträge über den US-gesetzlichen Pauschalsätzen werden die
Differenzbeträge als Lohn und Gehalt an den Mitarbeiter im Rahmen der Personalabrechnung
versteuert.
518
April 2001
SAP AG
High Low Substantiation Method
High Low Substantiation Method
Verwendung
High-Low-Abrechnung ist eine US-gesetzliche Abrechnungsmethode, nach der die (im USSteuergesetz beschriebene) Ausgaben eines Reisenden nicht nach Einzelbelegen, sondern nach
(Tages)pauschalen für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten erstattet werden. Dies ist eine
vereinfachte Methode, um Unterkunft plus steuerfreie M&IE-Höchstpauschalen in Kontinental-US
(CONUS) festzustellen. Diese Methode teilt alle CONUS-Orte in (zwei) niedrig- oder hochkosten
Orte ein. Diese Pauschalsätze variieren je nach Ort und können auch saisonal unterschieden
werden, was heißt, daß sie sich je nach Jahreszeit ändern können (z.B. können die
Sommerpauschalen wegen erhöhtem Tourismus höher als Winterpauschalen sein.). Für
eintägige Reisen bekommt der Reisende keine Erstattung. Mehrtägige Reisen werden dem
Mitarbeiter nach den Sätzen erstattet, die für den Ort gelten, an dem er sich um 24:00 Uhr
Ortszeit befindet. Endet die Reise vor 24:00 Uhr so gilt als Ort der Ort, an dem sich der Reisende
in der letzten Minute der Reise aufhält. Diese Regelung nennt sich “Midnight Rule” (24-UhrRegel). Für jedes Tagesviertel (6 Stunden, “Quarter Rule”) auf der Reise bekommt der
Mitarbeiter ein Viertel der Tagespauschale.
Funktionsumfang
Die Reiseregelungsvariante 80, mit den CONUS-Sätzen gültig bis zum 31.Dezember, 1996 ist
der von der SAP im Customizing des Reisemanagements mitgelieferte Vorschlagswert (Tabelle
T706V für Verpflegung und Nebenkosten, T706U für Unterkunft) für die High Low Substantiation
Method. Die (Tages)pauschalsätzen können Sie höher setzen. Liegen die Beträge über den USgesetzlichen Pauschalsätzen werden die Differenzbeträge als Lohn und Gehalt an den
Mitarbeiter im Rahmen der Personalabrechnung versteuert.
April 2001
519
SAP AG
Beispiel für US-Pauschalsätze
Beispiel für US-Pauschalsätze
Land
Region
Anzahl der
Tage
Erstattungssatz
Gültig von
Gültig bis
US
Asheville,
North Carolina
1
0.00
01/01/1995
31/12/9999
US
Asheville,
North Carolina
999
30.00
01/01/1995
31/12/9999
US
Charlotte, NC
1
0.00
01/01/1995
31/12/9999
US
Charlotte, NC
999
34.00
01/01/1995
31/12/9999
520
April 2001
SAP AG
Beispiel 1 für Reisekostenformular
Anhand der obigen Tabelle 1 sehen Sie, daß Sie für eine eintägige Reise nach Asheville, NC,
eine Erstattung von $0.00 erhalten. Für eine mehrtägige Reise nach Asheville, NC, bekommen
Sie $30.00 erstattet. Unten finden Sie ein Beispiel für den Reisekostennachweis einer Reise vom
14.März 1997, 08:00 Uhr (8am) bis 16.März, 1997, 22 Uhr (10pm) bei dem die nur M&IEMethode benutzt wird.
Am 14.März bekommt der Mitarbeiter $22.50 erstattet. Nach der 24-Uhr-Regel ist der Ort für
Erstattung Asheville, NC. Nach der Viertelregel bekommt der Mitarbeiter ¾ von der Pauschale
(18 Stunden) erstattet.
Am 15. März bekommt der Mitarbeiter eine Erstattung von $30.00, die volle Pauschale für einen
Tag in Asheville, NC. Und da er den ganzen Tag unterwegs ist, bekommt er die volle
(Tages)pauschale (nach der Viertelregel).
Am 16.März bekommt der Mitarbeiter $30.00 erstattet. Der Ort für Erstattung ist Asheville, NC
(nach der 24-Uhr-Regel). Die Viertelregel gibt ihm die volle (Tages)pauschale für diesen Tag.
April 2001
521
SAP AG
Reisekostenformular
Name
Mr. James-Bob M&IE Ph. D.
Simulation
PersNr
00065722
Land-Template US
ReiseNr
000000901
US01
Region 0001
Kostenst. TRV_0001
Reiseverlauf
Hauptziel
Grund/Ort/Land
14/03/1997 08:00 16/03/1997 22:00
Reiseart G/U/Tätigk.
Seminar
Verpflegung u.Nebenkosten
Asheville
Standardreise
Asheville, NC
Keine Unterscheidung
Pauschalabrechnung
Verpflegung
Datum
Abzüge
Zeit
FMAR
14/03/97
14/03/97
08:00
24:00
15/03/97
15/03/97
00:00
24:00
16/03/97
16/03/97
00:00
22:00
Land
Firma
Abz.Fa
Anzahl
Erstattungsbetrag
22.50
1
22.50
30.00
1
30.00
30.00
1
30.00
US
US
US
Gesamtbetrag für Verpflegung
82.50
Gesamtbetrag Pauschalabrechnung
82.50
Gesamtbeträge
Erstattungsbetrag der Reise
522
82.50
April 2001
SAP AG
In Tabelle 1 oben sehen Sie, daß für eine eintägige Reise nach Asheville, NC oder Charlotte, NC
Sie eine Erstattung von $0.00 bekommen. Für eine mehrtägige Reise erhalten Sie für die Zeit in
Asheville, NC $30.00, und in Charlotte, NC $34.00. Unten finden Sie ein Beispiel für einen
Reisekostennachweis einer Reise vom 14.April, 1997, 08:00 (8am) bis 16. April, 1997 22:00
(10pm) nach der nur M&IE-Methode.
Am 14.April erhält der Mitarbeiter eine Erstattung von $22.50. Die 24-Uhr-Regel ortet den
Mitarbeiter in Asheville, NC für die Erstattung. Nach der Viertelregel bekommt er ¾ der
Pauschale (18 Stunden) erstattet.
Am 15.April werden dem Mitarbeiter $34.00 erstattet: den vollen Pauschalsatz für einen Tag in
Charlotte, NC. Der Mitarbeiter befindet sich zwar an zwei Orten während des Tages, nach der
24-Uhr-Regel aber bekommt er die Pauschale für Charlotte, NC. Da er den ganzen Tag
unterwegs ist, erhält er (nach der Viertelregel) den vollen Satz für den Tag.
Am 16.April bekommt der Mitarbeiter $30.00 erstattet. Der Ort für die Erstattung ist Asheville, NC
(24-Uhr-Regel). Die Viertelregel gibt ihm den vollen Pauschalsatz für den Tag.
April 2001
523
SAP AG
Reisekostenformular
Name
Mr. James-Bob M&IE Ph. D.
PersNr
00065722
Land-Template US
Simulation
Region 0001
ReiseNr.
0000001201
US01
Kostenst. TRV_0001
Reiseverlauf
Hauptziel
Grund/Ort/Land
14/04/1997 08:00
Seminar I
Verpflegung u.Nebenkosten
16/04/1997 22:00
Asheville
Standardreise
Asheville, NC
Zwischenziel
Grund/Ort/Land
04/15/1997 12:00
Seminar II
Verpflegungu.Nebenkosten
04/16/1997 18:00
Charlotte, NC
Pauschalabrechnung
Verpflegung
Datum
Abzug
Zeit
FMAR
14/04/97
14/04/97
08:00
24:00
15/04/97
15/04/97
00:00
24:00
16/04/97
16/04/97
00:00
22:00
Ctry
Firma
AbzugFa
Anzahl
Erstattungsbetrag
22.50
1
22.50
34.00
1
34.00
30.00
1
30.00
US
US
US
Gesamtbetrag für Verpflegung
86.50
Gesamtbetrag Pauschalabrechnung
86.50
Gesamtbeträge
Erstattungsbetrag der Reise
524
86.50
April 2001
SAP AG
Fahrtkostenpauschalen
Verwendung
Die auf einer Reise zurückgelegten Fahrtstrecken (gemessen in Meilen oder Kilometern) können
mit einer Pauschale (flat rate) erstattet werden. Die US-Regierung bestimmt eine steuerfreie
Höchstpauschale für Fahrtkosten (Miles).
Voraussetzungen
Ab 1997 wurde die Bundespauschale in $0.315/mile geändert. Dieser Satz hat mehr als die
normalen zwei Kommastellen für den US-Dollar. Sollte er noch nicht in Ihrem System
eingerichtet sein, müssen Sie eine neue Währung (USDN) einrichten [Seite 526], mit mindestens
drei Kommastellen, um einen Satz mit mehr als zwei Kommastellen zu benutzen.
Funktionsumfang
Das System berechnet aus den in einer Reise hinterlegten Fahrtstrecken den für die Reise
geltenden Erstattungsbetrag für Fahrstrecken. Die benötigten Fahrtstreckenpauschalen können
Sie im Customizing des Reisemanagement in der Sicht Fahrtkostenpauschalen definieren
abändern (zeitlich abgrenzen), falls sich die in der Standardauslieferung hinterlegten
Fahrtstreckenpauschale ändern.
April 2001
525
SAP AG
Neue Währung für Fahrtstreckenpauschalen (USA)
Neue Währung für Fahrtstreckenpauschalen (USA)
Im SAP Einführungsleitfaden können Sie unter Grundeinstellungen neue Währungen definieren.
Wählen Sie dazu den Abschnitt Währungen. Hier können Sie schrittweise dem
Einführungsleitfaden folgen und die neue Währung USDN einrichten.
Danach müssen sie im Customizing des Reisemanagements in der Reiseabrechnung die Sicht
Reiseabrechnungssteuerung (Expertenview) bearbeiten. Für die Reiseregelungsvarianten der
Abrechnungsmethoden, die Sie in ihrem Unternehmen für die US-reiseabrechnung einsetzen,
müssen Sie in der Zeile Übrige Abrechnung (ehemalige R-Zeile) die Position 5 der auf den Wert
1 setzen. Damit stellen Sie das System so ein, daß es die Währungstabelle TCURR für die
Währungsumrechnung der Pauschalen liest. Die Pauschalen werden aus den in den Tabellen
angegebenen Währungen in die Hauswährung konvertiert.
526
April 2001
SAP AG
Länderversion Kanada
Länderversion Kanada
Verwendung
Die Anwendungskomponente Reisekostenabrechnung der Anwendungskomponente R/3Reisemanagement wurde an die gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Voraussetzungen der
Privatwirtschaft für Kanada angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Kanada folgende Besonderheiten bei der
Reisekostenabrechnung:
· Steuer
Berechnung der kanadischen Vorsteuer unter Berücksichtigung des Jurisdiction
Codes.
Anschluß an externe Steuerrechnungssysteme (Taxware, Vertex).
April 2001
527
SAP AG
Länderversion Mexiko
Länderversion Mexiko
Verwendung
Die Anwendungskomponente Reisekostenabrechnung der Anwendungskomponente SAPReisemanagement wurde an die gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Voraussetzungen für
Mexiko angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Mexiko folgende Besonderheiten bei der
Reiseabrechnung:
Hartwährung
Erstattung von Belegen in Reisewährung und Hartwährung [Seite 529]
Auszahlung mit Datenträgeraustausch in Haus- und Hartwährung [Seite 530]
Beleghöchstsätze
Neuer Beleghöchstsatz: Aufteilung des Belegbetrages [Seite 531]
528
April 2001
SAP AG
Erstattung von Belegen in Reisewährung und Hartwährung
Erstattung von Belegen in Reisewährung und
Hartwährung
Verwendung
Sie können Fremdwährungsbelege und Vorschüsse statt in der von Ihnen definierten
Reisewährung in einer alternativen Hartwährung erstatten und buchen.
Beispiel
Ein Mitarbeiter einer mexikanischen Firma reist nach Kanada und erhält die in kanadischen
Dollar angefallenen Belege in der für Mexiko hinterlegten Hartwährung (USD) erstattet.
Voraussetzungen
·
Starten Sie im Customizing des Reisemanagements unter Reisekostenabrechnung ®
Stammdaten ® Steuerungsparameter für Reisekosten die Aktivität Globale Voreinstellungen
definieren.
Markieren Sie im Bereich Abrechnung von Fremdwährungsbelegen das Kennzeichen In
Hartwährung.
·
Zusätzlich müssen Sie im Customizing unter Allgemeine Einstellungen ® Länder einstellen
® Länder definieren für das Land des Buchungskreises des Reisenden die entsprechende
Hartwährung hinterlegen.
Siehe auch
Weitere Informationen zur Reisewährung finden Sie in der SAP-Bibliothek unter ReleaseInformationen ® Release 4.0A ® FI - Finanzwesen ® FI-TV - Reisemanagement ® Einführung
des Euro.
April 2001
529
SAP AG
Auszahlung mit Datenträgeraustausch in Haus- und Hartwährung
Auszahlung mit Datenträgeraustausch in Haus- und
Hartwährung
Verwendung
Das SAP-Reisemanagement ermöglicht Ihnen ab Version 4.6A die Auszahlung von Reisekosten
mit Datenträgeraustausch in Haus- und Hartwährung.
Die Möglichkeit der Auszahlung über Hartwährung besteht aktuell nur für Mexiko.
Voraussetzungen
Voraussetzung hierfür ist, daß Sie eine Erstattung der Belege in Hartwährung wünschen und
dies im Customizing des Reisemanagements hinterlegt haben. Markieren Sie hierzu im
Customizing des Reisemanagements unter Reisekostenabrechnung ® Stammdaten ®
Steuerungsparameter für Reisekosten ® Globale Einstellungen im Bereich Abrechnung von
Fremdwährungsbelegen das Kennzeichen In Hartwährung.
Um den Mitarbeitern die Reiseerstattungsbeträge in Haus- und Hartwährung zu überweisen, ist
es außerdem erforderlich, daß Sie für die jeweiligen Mitarbeiter zwei Bankverbindungen im
Personalstamm anlegen. Diese Angabe hinterlegen Sie in Infotyp 009 (Bankverbindung) [Extern]:
·
Die Bankverbindung für die Reiseerstattungen in der Hauswährung hinterlegen Sie in der
Hauptbankverbindung oder alternativ bei der Bankverbindung Reisespesen.
·
Die Bankverbindung für die Hartwährung fügen Sie in der Bankverbindung Reisespesen in
Hartwährung ein. Pflegen Sie dort das Feld Währung mit der Hartwährung. Falls Sie für den
Mitarbeiter in dieser Bankverbindung ein Bankkonto eintragen, sollte dieses Bankkonto in der
Hartwährung geführt werden, damit die überwiesenen Beträge nicht bei der Bank in die
Landeswährung umgerechnet werden.
530
April 2001
SAP AG
Beleghöchstsatz: Aufteilung des Belegbetrages
Beleghöchstsatz: Aufteilung des Belegbetrages
Verwendung
Im SAP-Reisemanagement können Sie die Höchstwerte einer Reisespesenart definieren
·
pro gesetzliche und unternehmensspezifische Reiseart
·
Reisetätigkeit
·
pro Reisegebiet
·
pro gesetzliche und unternehmensspezifische Erstattungsgruppe
Diese Einstellungen nehmen Sie im Customizing des Reisemanagements unter
Reisekostenabrechnung ® Stammdaten ® Reisespesenarten ® Höchstsätze und
Vorschlagswerte für Spesenarten definieren [Extern] vor.
Die Betragsart Aufteilung des Belegbetrages auf verschiedene Lohnarten in dieser Sicht dient
zur Aufteilung des Belegbetrages auf zwei Lohnarten und ermöglicht damit die gesplittete
Buchung eines Belegbetrages auf unterschiedliche Aufwandskonten bzw. mit unterschiedlichen
Vorsteuerkennzeichen.
Mit Hilfe dieser Betragsart können die Anforderungen des mexikanischen Gesetzgebers erfüllt
werden, der für Verpflegungs-, Übernachtungs- und Mietwagenbelege steuerlich abzugsfähige
Tageshöchstsätze definiert hat.
Diese Tageshöchstsätze sind in der mexikanischen Reiseregelungsvariante als Höchstsatz zur
Aufteilung des Belegbetrages auf zwei Lohnarten für die Spesenarten Verpflegung (MEAL im
Standardcustomizing), Hotel (HTL und HTLP im Standardcustomizing) und Mietwagen (RCAR im
Standardcustomizing) hinterlegt.
Die Beträge, die den Höchstsatz übersteigen, werden über die zweite Lohnart mit dem am Beleg
erfaßten Vorsteuerkennzeichen gebucht.
Diese zweite Lohnart definieren Sie im Customizing des Reisemanagements unter
Reisekostenabrechnung ® Vorsteuer und Lohnarten für Schnittstellen ® Lohnarten den
Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen [Extern].
Das zugehörige Aufwandskonto für die zu überschreitenden Beträge müssen Sie zusätzlich in
der Kontenfindung für Mexiko (Kontenplan INT) im Customizing des Reisemanagements unter
Reisekostenabrechnung ® Übertragung Rechnungswesen ® Umwandlung Symbolisches Konto
in Aufwandskonto [Extern] hinterlegen (Symbolisches Konto +42 im Standardcustomizing).
Die übersteigenden Beträge werden so auf ein abweichendes Aufwandskonto gebucht. Diese
Aufteilung ist für den Mitarbeiter nicht relevant und wird daher auf dem Reiseformular des
Mitarbeiters nicht aufgeführt.
April 2001
531
SAP AG
Länderversion Japan
Länderversion Japan
Verwendung
Privatwirtschaft für Japan angepaßt.
Funktionsumfang
Insbesondere berücksichtigt die Länderversion Japan folgende Besonderheiten bei der
Reiseabrechnung:
· Pauschalen
Unternehmensspezifische Pauschalen je nach Reisedauer und Reiseziel.
Reduzierung der Pauschalen bei entfernten Inlandsreisen (Long-term trip rule).
· Unterkunft
Behandlung von unentgeltlichen Übernachtungen.
· Sonstige
Zulagen bei eintägigen Reisen (Uhrzeitenregelung)
Versteuerung von Bewirtungsbelegen ab 5000 Yen je Person durch das Unternehmen.
532
April 2001
SAP AG
Technische Grundlagen des Reisemanagements
Technische Grundlagen des Reisemanagements
Dieses Kapitel bietet komprimiert Texte und Links zu wichtigen technischen
Detailinformationen für den Systemadministrator.
Erfassung der Reisedaten
Include MP56RFEX für User-Exits [Seite 534]
Abrechnung der Reisen
Hinweise zum Merkmal TRVPA [Seite 535]
Hinweis bezüglich des Abrechnungslaufs [Seite 536]
Hinweis zum Abrechnungsprogramm [Seite 537]
Reisemanagements genutzt werden? [Seite 538]
Abrechnung der Länderversionen [Seite 445]
Auswertungen der Reisekostenergebnisse
Finanzbuchhaltung [Seite 539]
Hinweis zum Vorprogramm DTA [Seite 384]
Unternehmensspezifische Anpassung des Reisekosten-Standardformulars [Seite 548]
Allgemeine Informationen
Die Bedeutung der Abrechnungsperiode und des Abrechnungskreises in den Selektionsbildern
der Reisekostenabrechnung [Seite 549]
Verzeichnis der Reisestatus [Seite 168]
Die Abrechnungsperioden im Cluster TE [Seite 437]
Berechtigungsprüfung der Reisekostenabrechnung [Seite 550]
Laufende Einstellungen [Seite 444]
April 2001
533
SAP AG
Include MP56RFEX für User-Exits
Include MP56RFEX für User-Exits
Im Include MP56RFEX des Modulpools SAPMP56R (Reisemanagement) sind verschiedene
User-Exits (Form-Routinen) gesammelt:
FORM USER-CHECK
Die Felder gesetzliche Reiseart, unternehmensspezifische Reiseart und Reisetätigkeitsart
können innerhalb des Dialogs nach Kundenkriterien verproben werden.
FORM USER_EVAL_RECEIPT
Hier können belegspezifische Änderungen von Belegen definiert werden. Diese Änderungen
werden jedoch nur dann durchgeführt, wenn im Dialog für einen markierten Beleg der User-Exit
explizit angestartet wird (Menüpfad: Zusätze ® User-Exit Beleg).
Dieser User-Exit kann nur aus der Belegerfassung und der Einzelerfassung angestartet werden.
FORM EX_BTEXT
Hier können für Belege die Belegtexte beispielsweise nach Kundenkriterien geprüft und ergänzt
werden.
FORM EX_GET_NUMBER
Hier können für Mitarbeiter die Nummernkreisintervalle für die interne Reisenummernvergabe
nach Kundenkriterien festgelegt werden.
Beispielsweise wird statt des Personalbereichs des Mitarbeiters der Buchungskreis innerhalb der
HR-Stammdaten zur Bestimmung des Nummernkreisintervalls herangezogen.
FORM EX_TEST_NUMBER
Hier können für Mitarbeiter die Nummernkreisintervalle für die externe Reisenummernvergabe
nach Kundenkriterien festgelegt werden.
BENUTZERDATEN: Bildschirmbild 9999
Dieses Bildschirmbild ist fest im Menü des Reisekostenmanagers unter Reisedaten anzeigen ®
Zusätze verankert.
Es ist zur Eingabe selbst definierter Daten konzipiert. Diese Daten müssen zuvor in der Struktur
PTK99 definiert werden. Die Struktur PTK99 wiederum definert die Tabelle USER, in der die
Daten dann auf der Datenbank abgelegt werden.
Das Bildschirmbild 9999 ist nicht zur Programmierung eigener ‚call screen 9999‘- oder ‚set
screen 9999‘-Aufrufe vorgesehen.
534
April 2001
SAP AG
Hinweise zum Merkmal TRVPA
Hinweise zum Merkmal TRVPA
Die Pflege des Merkmals erfolgt im Customizing über den Einführungsleitfaden
Reisemanagement.
Workflow
Welche Erfassungsart das System zum Anlegen des Reiseantrags über den Workflow startet,
hängt von der Einstellung des Parameters CBW des Merkmals TRVPA ab.
Reisedatenerfassung
Über den Schalter WRC des Merkmals TRVPA können Sie entscheiden, ob eine zeitliche
Überschneidung von Dienstreisen und Wochenberichten erlaubt ist.
Ist die zeitliche Überschneidung erlaubt, so wird einerseits beim Anlegen einer Reise nicht mehr
geprüft, ob für den gewünschten Zeitraum ein Wochenbericht erfaßt wurde, und andererseits
wird beim Anlegen eines Wochenberichts nicht mehr geprüft, ob eine Reise für den gewünschten
Zeitraum erfaßt wurde.
Die Überprüfung der zeitlichen Überschneidung einer Reise gegen eine Reise bzw. eines
Wochenbericht gegen einen Wochenbericht bleibt erhalten.
April 2001
535
SAP AG
Hinweis bezüglich des Abrechnungslaufs
Hinweis bezüglich des Abrechnungslaufs
Die folgende Grafik verdeutlicht, wie die Abrechnungsperiode des ReisekostenAbrechnungsprogramms (RPRTEC00) gegen den Verwaltungssatz (PA03) der
Personalabrechnung verprobt wird, und welche Meldung das Programm ausgibt.
Welche Periodenauswahl
ist im Selektionsbild des
RPRTEC00 aktiv?
Andere Periode
Stimmt Abrechnungsperiode mit
PA03-Periode
überein?
Aktuelle Periode
Abrechnungsperiode
wird automatisch mit
der PA03-Periode
versorgt
nein
ja
ja
Stimmt Abrechnungsperiode
mit Folgeperiode der
PA03-Periode
überein?
erfolgt
nein
Initialisierungsfehler
Check gegen den Abrechnungsstatus
Check gegen den Abrechnungsstatus
Abrechnungsstatus:
1. Frei zur Abrechnung
Fehler! Auf Korrekturlauf der
Personalabrechnung warten
2. Frei zur Korrektur
Wenn Integration mit Personalabrechnung aktiv ist, so wird ggf. das
Korrekturkz. in Infotyp 0003 gesetzt
3. Ende der Abrechnung
Fehler! Periode um 1 erhöhen!
Abrechnungsstatus:
1. Frei zur Abrechnung
Fehler! Auf Korrekturlauf der
Personalabrechnung warten
2. Frei zur Korrektur
Wenn Integration mit Personalabrechnung aktiv ist, so wird ggf. das
Korrekturkz. in Infotyp 0003 gesetzt
3. Ende der Abrechnung
Automat. Periodenerhöhung um 1
536
April 2001
SAP AG
Hinweis zum Abrechnungsprogramm
Hinweis zum Abrechnungsprogramm
Zum Lesen der folgenden Bewertungstabellen sind im Include RPREX000 USER-EXITS zur
Verfügung gestellt worden:
T706A Abzüge
T706B Spesenarten
T706D Defaultwerte für Dialog
T706F Fahrtkosten
T706H Verpflegung/Uhrzeit
T706L Zuordnung Land - Ländergruppen
T706M Vorsteuer für Auslandspauschalen
T706P Perioden Kilometerkumulation
T706S Reiseschema
T706U Unterkunft
T706V Verpflegung
Jeweils zur Tabelle T706x existieren die Routinen EXB706x und EXA706x.
Die Routine EXB706x wird vor dem Lesen der Tabelle T706x ausgeführt. Die Parameter der
Routine, d.h. die Argumentfelder zum Lesen der Tabelle T706x, können hier abgeändert werden.
Die Routine EXA706x wird nach dem Lesen der Tabelle T706x ausgeführt. Die Parameter der
Routine, d.h. die Funktionsfelder nach dem Lesen der Tabelle T706x, können hier abgeändert
werden.
Reisemanagements genutzt werden? [Seite 538]
April 2001
537
SAP AG
Reisemanagements genutzt werden?
Wie können die Routinen EXB706x und EXA706x im
Abrechnungsprogramm des Reisemanagements genutzt
werden?
Jeweils zur Tabelle T706x existieren die Routinen EXB706x und EXA706x, die wie folgt benutzt
werden können:
Aufruf der Hauptroutine
im RPRTEC00
PERFORM RE706x
USING
ARG
FUNC:
Hauptroutine
im RPRTEC00
FORM RE706x
USING VALUE(ARG)
FUNC:
PERFORM EXB706x
USING ARG.
...
...
...
... *LESEN T706x
...
...
PERFORM EXA706x
USING FUNC.
ENDFORM.
538
User Exits
in RPREX000
FORM EXB706x
USING ARG.
... *ÄNDERN ARG.
ENDFORM.
FORM EXA706x
USING FUNC.
... *ÄNDERN FUNC.
ENDFORM.
April 2001
SAP AG
Beispiel für den technischen Weg eines Belegs von der Erfassung bis zur Buchung in der Finanzbuchh
Beispiel für den technischen Weg eines Belegs von der
Erfassung bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung
Für die Personalnummer 15515 sei eine Reise mit einem Telefonbeleg von 10,00 USD erfaßt
worden:
·
Spesenart TELE
·
Vorsteuerkennzeichen R2
·
Betrag 10,00 USD.
USD sei die Hauswährung des Buchungskreises, zu dem der Mitarbeiter zugeordnet ist.
Die IMG-Sicht Lohnarten den Spesenarten für Einzelbelege zuordnen
Die Sicht Lohnarten den Spesenarten für Einzelbelege zuordnen finden Sie im
Einführungsleitfaden (IMG) des Reisemanagements unter Reisekostenabrechnung ® Vorsteuer
und Lohnarten für Schnittstellen.
In dieser Sicht werden den Reisespesenarten die Lohnarten zugeordnet:
Spesenart Lohnart
TELE
MJ10
Hier erhält die Spesenart TELE die Lohnart MJ10
Die Zuordnung der Lohnarten zu den Pauschalen erfolgt über die Sicht Lohnarten
den Reisespesenarten für Pauschalen zuordnen, die Sie ebenfalls im IMG des
Reisemanagement unter Reisekostenabrechnung ® Vorsteuer und Lohnarten für
Schnittstellen finden.
Spesenart Bedeutung
April 2001
FAKP
Kilometerpauschale für PKW
FAKF
Kilometerpauschale für Fahrrad
FAKM
Kilometerpauschale für Motorrad
UBPA
Unterkunft
VERP
Verpflegung
VORK
Kassenvorschuß
VORS
Vorschuß
539
SAP AG
Finanzbuchhaltung
Das Abrechnungsprogramm RPRTEC00
Das Abrechnungsprogramm RPRTEC00 erstellt mittels der Tabelle T706B4 die interne Tabelle
ROT mit den buchungsrelevanten Lohnarten. Die Tabelle ROT wird zusammen mit den
Reisedaten abgespeichert.
Interne Tabelle ROT
Lohnart Betrag
MJ10
Vorsteuer
10,00 USD R2
Die Lohnart MJ10 hat in diesem Beispiel den Betrag 10,00 USD inklusive Vorsteuer R2.
Anmerkungen zu Reisestatus, bezahlten Belegen und Vorschüssen
Falls der Reisestatus auf Reise genehmigt und abzurechnen gesetzt ist, werden folgende
Spesenarten für die interne Tabelle ROT berücksichtigt:
·
Belege, die nicht durch das Unternehmen bezahlt wurden
·
·
Unterkunftspauschalen
·
Verpflegungspauschalen
Falls der Reisestatus auf Antrag genehmigt und abzurechnen gesetzt ist, werden diese
Spesenarten für die interne Tabelle ROT nicht berücksichtigt.
Folgende Belege fließen abhängig vom Reisestatus in die interne Tabelle ROT ein:
·
Belege, die durch das Unternehmen bezahlt wurden
·
Vorschüsse
·
Kassenvorschüsse
Bei welchem Reisestatus durch das Unternehmen bezahlte Belege in die Tabelle ROT
aufgenommen werden, entscheidet ein Schalter im Merkmal TRVCT.
Bei welchem Reisestatus Vorschüsse in die Tabelle ROT aufgenommen werden, entscheidet ein
Schalter im Merkmal TRVCT.
Bei welchem Reisestatus Kassenvorschüsse in die Tabelle ROT aufgenommen werden,
entscheidet ein Schalter im Merkmal TRVCT.
Vorschußauszahlung über Kasse ohne Benutzung der Vorschußtransaktion
Der Schalter im Merkmal TRVCT wird so gesetzt, daß der Vorschuß nie in die
interne Tabelle ROT einfließt. Der Vorschuß wird somit in der
Reisekostenabrechnung rein dokumentarisch verwaltet und erscheint auch auf dem
Mitarbeiterformular, wird aber nie von der Reisekostenabrechnung aus in der
Finanzbuchhaltung gebucht. Die buchhalterische Verwaltung des Vorschusses läuft
540
April 2001
SAP AG
außerhalb der Reisekostenabrechnung durch die Kassenbuchung in der
Finanzbuchhaltung.
IMG-Sicht Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto definieren
Die Sicht Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto finden Sie im IMG des Reisemanagements
unter Reisekostenabrechnung ® Übertragung Rechnungswesen.
In dieser Sicht wird den Lohnarten jeweils die Art der Buchung und ein symbolisches Konto
zugeordnet. Über die Zuordnung der Lohnarten zu symbolischen Konten bleiben die Lohnarten
der Personalabrechnung unabhängig von den tatsächlichen Sachkonten in der
Finanzbuchhaltung. Das hat den Vorteil, daß bei einer Sachkontenänderung nur die Zuordnung
vom Sachkonto zum symbolischen Konto neu definiert werden muß.
Lohnart 1. Buchung
MJ10
+X0
Die Lohnart MJ10 wird in der 1. Buchung dem symbolischen Konto X0 zugeordnet, aus dem
später das tatsächliche Sachkonto in der Finanzbuchhaltung bestimmt wird.
Beispiele für Buchungsmöglichkeiten
Folgende Buchungsmöglichkeiten können über Einträge in der Sicht Zuordnung Lohnarten Symbolisches Konto gesteuert werden:
Betrag der Spesenart TELE ist 10,00 USD
Das symbolische Konto X0 entspricht dem Sachkonto 474210
Das symbolische Konto X1 entspricht dem Sachkonto 474220
Der Eintrag + bedeutet, daß ein positiver Betrag in das Soll des Sachkontos gebucht wird.
Der Eintrag - bedeutet, daß ein positiver Betrag in das Haben des Sachkontos gebucht wird.
Vom Mitarbeiter eingereichter Beleg [Seite 545]
Privatanteil auf Rechnungen [Seite 546]
Vom Unternehmen bezahltes Flugticket [Seite 547]
Erweiterte Buchungsmöglichkeiten
Falls das symbolische Konto und folglich später das Sachkonto nicht nur von der Lohnart
abhängen soll, sondern noch von Eigenschaften der Reise, kann man sich der erweiterten
Buchungsmöglichkeit mittels USER-EXITS bedienen.
Im Include RPREX010 des RPRFIN00 befindet sich die Routine EXB706K, die direkt vor jedem
Lesezugriff auf die Tabelle T706K abgearbeitet wird. In dieser Routine kann der formale
Parameter USERS geändert werden, mit dem der Benutzermodifikator (Tabelle T706K-USERS)
der Tabelle T706K gelesen wird.
Sachkontenbestimmung in Abhängigkeit von der Reisetätigkeit
April 2001
541
SAP AG
Finanzbuchhaltung
In der Routine EXB706K ist eine Zeile (in diesem Beispiel fett gekennzeichnet)
einzufügen:
FORM EXB706K
USING MOREI LGART USERS DATUM
* REISETÄTIGKEIT steht in WA_HEAD-KZTKT
USERS = WA_HEAD-KZTKT
ENDFORM
Die Tabelle T706K ist für alle möglichen Werte des Benutzer-Modifikators zu
pflegen, hier für die möglichen Reisetätigkeiten:
·
S = Seminar
·
K = Kurs
·
_ = sonstige Tätigkeiten
Lohnart
Benutzer-Modifikator
1. Buchung
MJ10
_
+ X0
MJ10
K
+ X1
MJ10
S
+ X2
Die Lohnart MJ10 wird somit folgenden symbolischen Konten zugeordnet:
·
Bei einem Seminar dem symbolischen Konto X2
·
Bei einem Kurs dem symbolischen Konto X1
·
Ansonsten dem symbolischen Konto X0
Überleitungsprogramm RPRFIN00
Das Überleitungsprogramm RPRFIN00 erstellt eine interne Tabelle EP, die unter anderem die
symbolischen Konten beinhaltet:
Interne Tabelle EP
symbolisches Konto Betrag
X0
Vorsteuer
10,00 USD R2
Die interne Tabelle EP wird dem Funktionsbaustein PTRV_TRANSLATE übergeben.
Die IMG-Sicht Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto
Die Sicht Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto finden Sie im IMG des
Reisemanagements ebenfalls unter Reisekostenabrechnung ® Übertragung Rechnungswesen.
542
April 2001
SAP AG
Sie ist eine spezielle Sicht auf die Fixkontentabelle T030. In dieser Sicht wird dem symbolischen
Konto ein Sachkonto zugeordnet und ferner das Konto für die Gegenbuchung bestimmt.
T030 (Sicht Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto)
Allgemeine Modifikation Sachkonto
1X0
474210
1RR
*KK
Die allgemeine Modifikation ist dreistellig und beginnt immer mit einer 1. Unter 1X0 wird zum
symbolischen Konto X0 das Sachkonto 474210 bestimmt. Unter 1RR wird das Konto der
Gegenbuchung bestimmt, hier *KK:
Dabei haben die drei Stellen des Sachkontos folgende Bedeutung:
1. Stelle: * = Kontenfindung über Matchcode
2. Stelle: K = Kreditorenkonto
(D
= Debitorenkonto)
3. Stelle: K = ID des Matchcodes ist K (für Konto)
Funktionsbaustein PTRV_TRANSLATE zur Erstellung von
Reiseübertragungsbelegen
Der Funktionsbaustein PTRV_TRANSLATE erstellt aus der internen Tabelle EP die
Buchungssätze für ein Einbuchen der Reiseübertragungsbelege in die Finanzbuchhaltung mit
Hilfe des RW-Interface. Dabei bestimmt das Buchungsprogramm unter anderem die
notwendigen Sachkonten über die Tabelle T030.
Der Batch-Input für die Personalnummer 15515 sieht dann folgendermaßen aus:
Soll
Haben
Konto der Gegenbuchung
=K.00015515
10,00 USD
Sachkonto
474210
10,00 USD
Der endgültige Buchungssatz lautet:
April 2001
543
SAP AG
Finanzbuchhaltung
Soll
Haben
Kreditorenkonto
90000794
10,00 USD
Sachkonto
474210
544
10,00 USD
April 2001
SAP AG
Vom Mitarbeiter eingereichter Beleg
Vom Mitarbeiter eingereichter Beleg
Lohnart
1. Buchung
MJ10
+ X0
S
10,00
April 2001
474210
2. Buchung
H
S
Personenbezogener Kreditor H
10,00
545
SAP AG
Privatanteil auf Rechnungen
Privatanteil auf Rechnungen
Lohnart
MJ20
S
1. Buchung
2. Buchung
- X0
474210
H
10,00
546
S
Personenbezogener Kreditor H
10,00
April 2001
SAP AG
Vom Unternehmen bezahltes Flugticket
Vom Unternehmen bezahltes Flugticket
Lohnart
1. Buchung
MJ30
+ X0
S
2. Buchung
- X1
474210
H
S
474220
10,00
H
10,00
S
Personenbezogener
Kreditor
H
10,00
10,00
April 2001
547
SAP AG
Unternehmensspezifische Anpassung des Reisekosten-Standardformulars
Unternehmensspezifische Anpassung des ReisekostenStandardformulars
Für die unternehmensspezifische Anpassung des Reisekosten-Standardformulars stehen Ihnen
drei USER-EXITs innerhalb des Includes RPRFEX00 zur Verfügung.
Anpassung des Formularkopfes
Für die Anpassung des Formularkopfes können die folgenden zwei User-Exits genutzt werden:
·
USEREXIT_TOP_1
Mit Hilfe dieses User-Exits kann der Formularkopf oberhalb des Standardformularkopfes
unternehmensspezifisch ergänzt werden.
Beispielsweise kann hier das Firmenlogo angedruckt werden.
·
USEREXIT_TOP_2
Mit Hilfe dieses User-Exits kann der Formularkopf unterhalb des Standardformularkopfes
unternehmensspezifisch ergänzt werden.
Beispielsweise kann hier die Bezeichnung der Kostenstelle des Mitarbeiters angedruckt
werden.
Anpassung des Formularendes
Für die Anpassung des Formularendes kann folgender User-Exit genutzt werden:
·
USEREXIT
Mit Hilfe dieses User-Exits kann das Formularende des Standardformulars
unternehmensspezifisch angepaßt werden.
Beispielsweise kann am Ende des Formulars eine Unterschriftenzeile angedruckt
werden.
548
April 2001
SAP AG
Abrechnungsperiode und Abrechnungskreis
Abrechnungsperiode und Abrechnungskreis
Über die Abrechnungsperiode und den Abrechnungskreis bestimmen Sie gleichzeitig den
Datenauswahlzeitraum und den Personalauswahlzeitraum.
Der Personalauswahlzeitraum legt fest, welche Mitarbeiter in die Selektion einfließen. Es werden
nur diejenigen Mitarbeiter selektiert, die mindestens an einem Tag des
Personalauswahlzeitraums als aktive Mitarbeiter gelten.
Der Datenauswahlzeitraum bestimmt, in welchem Zeitraum für die selektierten Mitarbeiter die
Daten der Informationstypen auf der Datenbank gelesen werden. Der Datenauswahlzeitraum
selbst ist kein Selektionskriterium für Reisen.
Wenn Sie im Gruppenrahmen Abrechnungsperiode die aktuelle Periode auswählen, wählt das
System die derzeit im Verwaltungssatz PA03 aktive Abrechnungsperiode aus. Diese muß nicht
zwingend mit der derzeit aktuellen Systemperiode übereinstimmen.
Wenn Sie im Gruppenrahmen Abrechnungsperiode eine andere Periode auswählen, können Sie
frei bestimmen, auf welche Periode Sie zugreifen möchten. Sie müssen auf jeden Fall eine
Periode und das Jahr eingeben.
Das System bestimmt bei allen Programmen, in denen die Informationstypen mit der Reisezeit
gelesen werden, über den Abrechnungskreis und die Periodenauswahl nur den
Personalauswahlzeitraum.
Das System bestimmt bei allen Programmen, in denen die Informationstypen mit dem letzten
gültigen Satz des Datenauswahlzeitraums gelesen werden, über den Abrechnungskreis und die
Periodenauswahl sowohl den Personalauswahlzeitraum als auch den Datenauswahlzeitraum.
Programme, in denen
die Informationstypen
mit der Reisezeit
gelesen werden
Programme, in denen
die Informationstypen mit dem letzten
gültigen Satz des
Datenauswahlzeitraum
s gelesen werden
Abrechnungs-programm (RPRTEC00)
(RPRAPP00)
Standardnachweis
(RPRTEF00)
Kompaktformular-1
(RPRTEF01)
Buchungslauf
(RPRFIN00_40)
Kompaktformular-2
(RPRTEF02)
Statistikprogramm
(RPRSTA01)
Werbungskostenformular
(RPRTEF10)
April 2001
549
SAP AG
Berechtigungsprüfung der Reisekostenabrechnung
Die Berechtigungsprüfung für den Zugriff auf Reisedaten ordnet sich in die allgemeine SAPBerechtigungsprüfung ein.
Grundlegend für die SAP-Berechtigungsprüfung ist der Begriff des Berechtigungsobjektes. Ein
Berechtigungsobjekt ist eine Liste von maximal zehn Berechtigungsfeldern. Die
Berechtigungsobjekte werden in der Tabelle TOBJ aufgelistet.
Alle in irgendeinem Berechtigungsobjekt vorkommenden Berechtigungsfelder sind mit ihren
Attributen in der Tabelle AUTHA im Repository definiert.
Eine Berechtigung für ein Berechtigungsobjekt ist eine Zuordnung von Werten zu den Feldern
des Objekts.
Mehrere Berechtigungen für ein Objekt können zu einer Sammelberechtigung zusammengefaßt
werden.
Die Berechtigungen eines Benutzers für die verschiedenen im SAP-System vorhandenen
Berechtigungsobjekte ergeben sich aus den Profilen, die dem Benutzer durch den
Benutzerstammsatz zugeordnet sind.
Berechtigungsobjekt Reiseabrechnung (P_TRAVL)
Das Berechtigungsobjekt für die Reiseabrechnung heißt P_TRAVL und besteht aus den
folgenden Berechtigungsfeldern:
Name des Berechtigungsfeldes Bedeutung des Feldes
AUTHF
HR-REISE: Operation und Status alt
AUTHP
HR-REISE: Prüfung der Personalnummer
AUTHS
HR-REISE: Status neu beim Sichern der Reise
BUKRS
Buchungskreis
KOSTL
Kostenstelle
PERSA
Personalbereich
PERSG
Mitarbeitergruppe
PERSK
Mitarbeiterkreis
PTZUO
Mitarbeitergruppierung-Reisemanagement
VDSK1
Organisationsschlüssel
Die Werte der Felder AUTHF, AUTHP und AUTHS werden nachfolgend im Abschnitt
Ausprägungen der einzelnen Berechtigungsfelder näher erläutert.
Die Werte der Berechtigungsfelder BUKRS, KOSTL, PERSA, PERSG, PERSK und VDSK1
stammen aus Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung), der Wert für das Feld PTZUO wird
gefüllt aus den Angaben in Infotyp 0017 (Reiseprivilegien).
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Berechtigungen finden Sie unter BC Basis ® Computing
Center Management System ® Benutzer und Berechtigungen ® Profilgenerator: Profile
automatisch erzeugen.
550
April 2001
SAP AG
Ausprägungen der einzelnen Berechtigungsfelder
Das Berechtigungsfeld AUTHF
Im Feld AUTHF ist die Ausprägung der Operation und des Status der angeforderten Reise zu
definieren. Das Feld ist dreistellig. Die erste Position definiert die gewünschte Operation, die
zweite Position definiert den Antragsstatus und die dritte Position definiert den
Abrechnungsstatus der angeforderten Reise.
Ausprägung der 1. Position Auswirkung
R
Lesen der Reisedaten
W
Schreiben der Reisedaten (Anlegen, Ändern, Kopieren)
D
Löschen der Reisedaten
X
Abrechnen der Reisedaten
S
Auswerten der Statistikdatenbank
Operationen
Blank
neue Reise
1
Antrag
2
Antrag genehmigt
3
Reise
4
Reise genehmigt
5
Antrag wartet
6
Reise wartet
*
alle Status
Blank
neue Reise
0
offen
1
abzurechnen
2
abgerechnet
3
storniert
4
gebucht (FI oder L+G oder DTA)
*
alle Status
Beispiele für die Ausprägung des Berechtigungsfeldes AUTHF:
April 2001
551
SAP AG
R41 Lesen einer genehmigten Reise, die abzurechnen ist
W
Anlegen einer neuen Reise
W22 Ändern eines genehmigten Antrags, der abgerechnet ist.
D1* Löschen eines Antrags
X41 Abrechnen einer genehmigten Reise, die abzurechnen ist
S**
Anzeigen der Statistikdaten für alle Reisen
Das Berechtigungsfeld AUTHP
Im Feld AUTHP ist die Ausprägung der Prüfung der Personalnummer zu definieren.
O
nur die eigene Personalnummer
E
alle Personalnummern außer der eigenen Personalnummer
*
alle Personalnummern
Beispiele für die Ausprägung des Berechtigungsfeldes AUTHP:
Die Ausprägung O bildet ein dezentrales Konzept ab. Der Benutzer mit dieser Ausprägung kann
nur seine eigene Personalnummer bearbeiten.
Die Ausprägung E bildet das Konzept des Bereichssekretariats ab, das dezentral für einen
Bereich, aber für diesen Bereich selbst zentral Reisedaten bearbeitet. Der Benutzer mit dieser
Ausprägung kann alle Personalnummern des Bereichs mit Ausnahme der eigenen bearbeiten.
Die Ausprägung * bildet ein zentrales Konzept ab. Der Benutzer mit dieser Ausprägung kann für
alle Personalnummern Reisedaten bearbeiten.
AUTHS: 'Status neu' beim Sichern der Reise
Im Feld AUTHS ist die Ausprägung des Status beim Sichern der Reisedaten zu definieren. Das
Feld ist zweistellig. Die erste Position definiert den Antragsstatus und die zweite Position definiert
den Abrechnungsstatus der angeforderten Reise.
1
Antrag
2
Antrag genehmigt
3
Reise
4
Reise genehmigt
5
Antrag wartet
6
Reise wartet
*
alle Status
552
April 2001
SAP AG
0
offen
1
abzurechnen
3
storniert
*
alle Status
Beispiele für die Ausprägung des Berechtigungsfeldes AUTHS:
21 Antrag genehmigt, abzurechnen
3* Reise
April 2001
553
SAP AG
Berechtigungsprüfung für Reporting der Reisekostenabrechnung
Berechtigungsprüfung für Reporting der
Die wichtigsten Daten einer Reise können Sie für Reportingzwecke in Statistiktabellen
abspeichern. Die Statistikdaten der Reisen können mittels Reports ausgewertet werden, die Sie
im Menü des Reisemanagements über Reisekostenabrechnung à Infosystem ausführen
können.
Die Berechtigung zum Auswerten der Statistikdaten der Reisekostenabrechnung wird mit
Hilfe des Wertes 'S' im Berechtigungsfeld AUTHF im Berechtigungsobjekt der
Reisekostenabrechnung gesteuert (P_TRAVL).
Für die Berechtigungsprüfung für das Reporting der Reiseplanung ist der Wert 'S' aus AUTHF
nicht relevant. Dort wird das Berechtigungobjekt F_TRAVL geprüft (siehe Berechtigungsprüfung
der Reiseplanung [Seite 145]).
Ablauf
Die Berechtigungsprüfung im Reporting der Reisestatistiken erfolgt in maximal 3 Stufen:
1. Vor Anzeige des Selektionsbildes
Vor der Anzeige des Selektionsbildes wird geprüft, ob der Benutzer die Berechtigung hat, sich
nur seine eigenen Reisedaten anzusehen, oder auch die Reisedaten anderer Mitarbeiter.
Die Prüfung erfolgt mittels folgender Prüfung:
AUTHORITY-CHECK OBJECT 'P_TRAVL'
ID 'AUTHP' FIELD 'E'
ID 'BUKRS' DUMMY
ID 'PERSA' DUMMY
ID 'KOSTL' DUMMY
ID 'PERSG' DUMMY
ID 'PERSK' DUMMY
ID 'VDSK1' DUMMY
ID 'PTZUO' DUMMY
ID 'AUTHF' DUMMY
ID 'AUTHS' DUMMY.
Hat der Mitarbeiter nur Berechtigung für seine eigenen Daten, dann wird über den Infotyp
Kommunikation (0105) die Personalnummer des Mitarbeiters ermittelt. Diese Personalnummer
wird dann im Selektionsbild des entsprechenden Reports vorgeschlagen und ist nicht
überschreibbar.
Ist der Infotyp 0105 nicht gepflegt, dann kommt es zu einem Programmabbruch mit
entsprechender Fehlermeldung. Es erfolgen keine weiteren Prüfungen, da der Mitarbeiter nur
seine eigenen Daten anzeigen kann.
Hat der Mitarbeiter die Berechtigung, auch Daten anderer Mitarbeiter anzuzeigen, dann erfolgen
weitere Berechtigungsprüfungen beim Prozessieren der Personaldaten und Reisedaten.
2. Berechtigungsprüfung beim Verarbeiten der Personaldaten
554
April 2001
SAP AG
Berechtigungsprüfung für Reporting der Reisekostenabrechnung
Für jede von der Datenbank gelesene Personalnummer wird folgende Prüfung durchgeführt:
ID 'AUTHP' DUMMY
ID 'BUKRS' FIELD pa0001-bukrs
ID 'PERSA' FIELD pa0001-werks
ID 'KOSTL' FIELD pa0001-kostl
ID 'PERSG' FIELD pa0001-persg
ID 'PERSK' FIELD pa0001-persk
ID 'VDSK1' DUMMY
ID 'PTZUO' DUMMY
ID 'AUTHF' DUMMY
ID 'AUTHS' DUMMY.
Bei erfolgreicher Prüfung werden die Reisedaten zu dieser Personalnummer prozessiert, bei
nicht erfolgreicher Prüfung wird die Personalnummer ignoriert.
3. Berechtigungsprüfung beim Verarbeiten der Reisedaten
Für jede selektierte Reise erfolgt folgende Prüfung:
ID 'AUTHP' DUMMY
ID 'BUKRS' FIELD pa0001-bukrs
ID 'PERSA' FIELD pa0001-werks
ID 'KOSTL' FIELD pa0001-kostl
ID 'PERSG' FIELD pa0001-persg
ID 'PERSK' FIELD pa0001-persk
ID 'VDSK1' DUMMY
ID 'PTZUO' DUMMY
ID 'AUTHF' FIELD authf
ID 'AUTHS' DUMMY.
Das Feld AUTHF setzt sich aus 3 Positionen zusammen:
Position 1: 'S' - Statistikdaten Reporting
Position 2:
- Antragstatus der Reise
Position 3:
- Abrechnungsstatus der Reise
Bei erfolgreicher Prüfung wird die selektierte Reise in der Reportliste angezeigt, bei nicht
erfolgreicher Prüfung wird die Reise ignoriert.
April 2001
555
SAP AG
ESS / IACs im Reisemanagement
ESS / IACs im Reisemanagement
556
April 2001
SAP AG
Service Reisemanagement
Verwendung
Im Employee Self-Service Reisemanagement können Mitarbeiter für sich selbst
·
einen Reiseantrag stellen
·
Flüge, Hotels und Mietwagen für eine Reise online buchen
·
die Reisefakten von erfolgten Reisen in einer Reisekostenabrechnung erfassen, aus denen
das System die resultierenden Reisespesen des Mitarbeiters ermittelt und anschließend die
Auszahlung anstößt
Funktionsumfang
In der folgenden Tabelle sind die Grundfunktionen des ESS Reisemanagement kurz aufgelistet:
Ausführliche Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie in der SAPBibliothek unter Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Reisemanagement ® Der
Reisemanager: Prozeßübergreifende Erfassung [Seite 23].
Einstiegsbild
Reiseantrag
Reiseplan
·
Reiseantrag anlegen
·
Reiseplan anlegen (Buchen von Flug/Hotel/Mietwagen)
·
·
Infocenter aufrufen (Ansprechpartner in der
Spesenabteilung, Pauschalen der einzelnen Länder,
Umrechnungskurse, Stammkostenstelle des Reisenden)
·
Persönliche Einstellungen vornehmen (Einstellungen zum
Bildschirm, zur persönlichen Wertehilfe (F4) und zum
Übersichtsbereich).
·
Die Liste aller Reisen ist nur dann getrennt aufrufbar, wenn
Sie in Ihren Persönlichen Einstellungen den
Übersichtsbereich ausgeblendet haben.
·
anzeigen, ändern, löschen
·
senden
·
anlegen, anzeigen, ändern, löschen
im Reiseplan:
April 2001
·
Flüge, Hotels und Mietwagen auf Verfügbarkeit prüfen und
online buchen
·
Gebuchte Reisedienstleistung stornieren / löschen
·
Gesamtpreis der Reise anzeigen
557
SAP AG
·
anlegen und Reisefakten erfassen
·
anzeigen der Simulation im Formularformat
·
simulieren
·
ändern
·
löschen
Voraussetzungen
·
Die betroffenen Mitarbeiter sind als Personalnummer im R/3-System vorhanden.
·
Die Mitarbeiter haben einen SAP-R/3-User.
·
Im Infotyp Kommunikation (0105 Art 01) muß für die Mitarbeiter der jeweils eigene
Benutzername hinterlegt sein.
Siehe auch: R/3-User einer Personalnummer zuordnen [Extern]
Berechtigungen/Sicherheit
SAP liefert die Sammelrolle Employee Self-Service (SAP_WP_EMPLOYEE) aus, die alle
erforderlichen Berechtigungen enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von
ESS-Benutzern [Extern].
Standardeinstellungen
Allgemeines Customizing
·
Wenn Sie die SAP-User einrichten möchten, müssen Sie verschiedene Einstellungen im
Customizing vornehmen. Weitere Informationen finden Sie im Customizing
Personalmanagement ® Employee Self-Service.
Spezifisches Customizing für das Reisemanagement
·
Um alle drei Teile des Service Reisemanagement nutzen zu können, muß die
Anwendungskomponente Reisemanagement (sowohl Reiseplanung als auch
Reisekostenabrechnung) für Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen eingerichtet
worden sein. Weitere Informationen finden Sie im Customizing des Finanzwesens unter
Reisemanagement.
Weitere Internet-Anwendungen im SAP Reisemanagement
Außer dem im Standard vorhandenen Employee Self-Service Reisemanagement
können Sie weiterhin die Internet-Anwendungskomponente (IAC) des
Reisemanagements Reisekostenerfassung offline nutzen.
558
April 2001
SAP AG
Hierbei können die Mitarbeiter die Daten für ihre Reisekostenabrechnung mit Hilfe von ExcelArbeitsmappen offline erfassen.
Eine ausführliche Dokumentation zu dieser IAC finden Sie in der SAP-Bibliothek unter
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Reisemanagement ® ESS / IACs im Reisemanagement
® Weitere Internet-Anwendungen im SAP Reisemanagement [Seite 560].
April 2001
559
SAP AG
Weitere Internet-Anwendungen im SAP
Reisemanagement
Verwendung
Zusätzlich zum Employee Self-Service können Mitarbeiter mit einer weiteren InternetAnwendung des SAP Reisemanagements, der Reisekostenerfassung (Offline), die Daten ihrer
getätigten Reisen offline erfassen. Dies erfolgt mit Hilfe von Excel-Arbeitsmappen. Aus den
erfaßten Reisefakten werden innerhalb der Reisekostenabrechnung die resultierenden
Reisespesen des Mitarbeiters ermittelt und anschließend ausgezahlt.
Typ der Internet-Anwendungskomponente
·
Intranet-Employee Self Service (ESS)
Über Reisefaktenerfassung offline können die Mitarbeitern Reisen anlegen und Reisefakten
erfassen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber profitieren von dieser InternetAnwendungskomponente:
Vorteile für den Mitarbeiter:
·
von Ort und Zeit unabhängige Reisefaktenerfassung
·
verkürzte Verwaltungswege
Vorteile für das Unternehmen:
·
keine GUI-Installation notwendig
·
nur ein HTML-Browser nötig
·
Minimierung des Verwaltungsaufwands
·
dezentrale Reisefaktenerfassung möglich
Voraussetzungen
·
Die R/3-Reisekostenabrechnung muß eingerichtet sein (Customizing des Finanzwesens
unter Reisemanagement ® Reiseabrechnung).
·
Die Mitarbeiter sind als Personalnummer im R/3-System vorhanden.
·
Die Mitarbeiter haben einen SAP-R/3-User.
·
Im Infotyp Kommunikation (0105 Art 01) muß für die Mitarbeiter der jeweils eigene
Benutzername hinterlegt sein.
·
Die Mitarbeiter müssen die Berechtigung haben, Reisen anzulegen.
Siehe auch: R/3-User einer Personalnummer zuordnen [Extern]
Berechtigungen/Sicherheit
Lesen Sie hierzu den Abschnitt Einrichten von ESS-Benutzern [Extern].
560
April 2001
SAP AG
Standardeinstellungen
Allgemeines Customizing
·
Wenn Sie die SAP-User einrichten möchten, müssen Sie verschiedene Einstellungen im
Customizing vornehmen. Weitere Informationen finden Sie im Customizing
Personalmanagement ® Employee Self-Service.
Spezifisches Customizing für das Reisemanagement
·
Die Reiseabrechnung muß auf ihre unternehmensspezifischen Anforderungen eingerichtet
sein. Weitere Informationen finden Sie im Customizing Finanzwesen ® Reisemanagement
® Reiseabrechnung
·
Der Mitarbeiter muß die Berechtigung haben, Reisen anzulegen.
·
Wenn Sie die Reisekostenerfassung (Offline) einsetzen möchten, müssen Sie zudem
verschiedene Einstellungen im Customizing vornehmen. Weitere Informationen finden Sie im
Customizing Finanzwesen ® Reisemanagement ® Reiseabrechnung ® InternetAnwendungskomponente.
Funktionsumfang
Die Funktion Reisekostenerfassung (Offline) kann nur aus einem Web-Browser aufgerufen
werden.
Nach Start der Funktion ruft das System eine MS Excel-Arbeitsmappe auf, die mit den vom R/3System mitgelieferten Daten mitarbeiterspezifisch aufbereitet wird. Hier kann der Mitarbeiter
seine Reisedaten bequem und schnell erfassen. Für die Erfassung detaillierter Reisefakten kann
der Mitarbeiter weitere Funktionen aufrufen. Nach der erfolgten Eingabe der Reisefakten kann
der Mitarbeiter diese MS Excel-Arbeitsmappe an das R/3-System absenden, so daß dort aus den
offline erfaßten Daten eine Reisekostenabrechnung angelegt wird.
Im Gegensatz zur Reisekostenerfassung online über das R/3-System kann über das OfflineSzenario nur eine Kostenzuordnung für die Gesamtreise eingegeben werden.
Kostenzuordnungen für Zwischenziele, Kostenzuordnungen für Einzelbelege und Abzüge
können nicht erfaßt werden, sondern bedürfen der Nachbearbeitung über das R/3-System.
Anpassungsmöglichkeiten
Der Servicename dieser IAC ist PRWW. Unter diesem Servicenamen finden Sie im SAP@Web
Studio [Extern] alle zugehörigen Daten. Weitere Informationen über die Anpassung der Excel
Arbeitsmappe finden Sie unter Excel Arbeitsmappen für Reisekosten modifizieren [Seite 565].
R/3-Entwicklungsobjekte
Für die technische Realisierung der Internet-Anwendung Reisekostenerfassung (Offline) der
Reisekostenabrechnung (FI-TV-COS) werden folgenden R/3-Entwicklungsobjekte verwendet:
·
Entwicklungsklasse: PTRA
·
Funktionsgruppe: HRTR_ITS
·
BAPIs:
-
EmployeeTrip.CreateFromData
-
EmployeeTrip.GetList
-
EmployeeTrip.GetExpenseForm
April 2001
561
SAP AG
-
562
EmployeeTrip.GetOptions
April 2001
SAP AG
Reisekostenabrechung offline erfassen
Verwendung
Über Reisekostenerfassung laden im Internet können Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig
Reisekosten selbständig erfassen und an die Spesenabteilung übermitteln. Sie können diese
Funktion Ihren Mitarbeitern zusätzlich zu den im Standard existierenden Employee Self-Services
anbieten und damit zu einer wesentlichen Entlastung der Spesenabteilung beitragen.
Voraussetzungen
Siehe unter Weitere Internet-Anwendungen im SAP Reisemanagement [Seite 560]
Vorgehensweise
Der Mitarbeiter ruft im Intranet des Unternehmens die Internet-Anwendungskomponente
Reiseerfassung offline auf. Der Aufruf der Funktion ist davon abhängig, wie das Unternehmen
diesen Service den Mitarbeitern zur Verfügung stellt.
1. Der Benutzer gelangt auf das Bild der Reisekostenabrechnung.
2. Der Benutzer wählt die Funktion Reisekostenerfassung laden.
Der Benutzer gelangt nacheinander auf zwei Dialogbilder. Wählen Sie im ersten
Dialogbild die Option zum Öffnen des Dokuments. Wählen Sie im zweiten Dialogbild die
Option zum Aktivieren von Makros.
3. Der Benutzer gelangt in das Erfassungsszenario Reisekostenmanager [Seite 203] der
Das Erfassungsszenario wird als modifizierte MS Excel-Arbeitsmappe angeboten.
Hier muß der Benutzer zunächst die Rahmendaten der Reise erfassen. Alle weiteren
Erfassungsfunktionen kann der Benutzer optional nutzen, um detaillierte Reisefakten zu
erfassen.
4. Wenn der Benutzer eine Reisekostenabrechnung der Reise simulieren möchte, kann er
die Funktion Übersicht wählen.
5. Wenn der Benutzer die ausgefüllte Excel-Arbeitsmappe lokal speichern möchte, kann er
die Funktion Speichern wählen.
6. Wenn der Benutzer die ausgefüllte Excel-Arbeitsmappe an das R/3-System übermitteln
möchte, kann er die Funktion Übermitteln wählen.
Der Benutzer kann eine übermittelte Reise über die Internet-Anwendungskomponente
Reiseerfassung offline nicht nachträglich ändern. Änderungen an einer erfaßten Reise
können nur in einem R/3-System vorgenommen werden.
Ergebnis
Nach der erfolgreichen Übermittlung legt das R/3-System eine Reisekostenabrechnung unter der
Personalnummer des Benutzers an. Die Reisekostenabrechnung fließt innerhalb in den
Genehmigungsprozeß ein.
April 2001
563
SAP AG
Siehe auch:
Weitere Informationen zum Reisemanagement finden Sie in der R/3-Bibliothek unter
Finanzwesen ® Reisemanagement. Dort finden Sie detaillierte Informationen
564
·
zum Erfassungsszenario Reisekostenmanager [Seite 203]
·
zur Erfassungsfunktion Kilometeraufteilung [Seite 263]
·
zur Erfassungsfunktion Zwischenziele (Weitere Ziele) [Seite 266]
·
zur Kostenzuordnungsvorgabe der Gesamtreise [Seite 290]
April 2001
SAP AG
Excel Arbeitsmappen für Reisekosten modifizieren
Excel Arbeitsmappen werden zur Eingabe von Reisekostendaten in die zugehörige IAC
verwendet. Sind die installierten Excel Arbeitsmappen für Ihre Anforderungen ungeeignet,
können sie modifiziert werden (beispielsweise durch Einfügen oder Löschen von
Eingabefeldern). Dieser Abschnitt vermittelt Ihnen einen kurzen Überblick über die in der IACStandardinstallation enthaltenen Arbeitsmappen und beschreibt, wie Sie diese Arbeitsmappen
modifizieren können.
Einführung
Bei der Installation der Reisekosten-IAC auf dem Web-Server werden die Excel Arbeitsmappen
für Reisekosten gemeinsam mit den Servicedateien PRWW (im Unterverzeichnis 99\SHEETS)
installiert.
Die Excel Arbeitsmappen EN_TRIP.xls und DE_TRIP.xls im Verzeichnis 99\SHEETS werden
geöffnet, wenn der Benutzer die Verknüpfung Belegerfassung herunterladen (Download receipt
entry) anklickt. Wir empfehlen jedoch, diese Arbeitsmappen nicht zu ändern; es ist sehr viel
einfacher, die Excel Arbeitsmappe TRIP_ITS.xls zu modifizieren. Diese Arbeitsmappe ist nicht
standardmäßig geschützt und enthält zusätzliche Makros, die Sie bei der Modifizierung und
Übersetzung in die gewünschte Sprache unterstützen und die Arbeitsmappen vor dem Senden
an den Endbenutzer erneut schützen.
Funktionsweise
Wenn der Benutzer auf die Verknüpfung Belegerfassung herunterladen (Download receipt
entry) klickt, wird das Befehlsfeld 'LOAD' auf der R/3-Seite verarbeitet. Während der Ausführung
dieses Befehlsfeldes werden mehrere OLE-Aufrufe an den Server gesendet, der über das
Customizing des RFCCOM-Destination in Tabelle T706ESS1 angegeben wurde. Alle
RFCCOM-Destinations in Tabelle T706ESS1 werden nacheinander bearbeitet; dabei wird der
einfache Belastungsausgleich zwischen mehreren Servern berücksichtigt. Zuerst starten die
OLE-Aufrufe Excel auf dem RFCCOM-Server. Anschließend werden die
Arbeitsmappenvorlagen für die Anmeldesprache des Benutzers geöffnet (z. B. DE_TRIP.xls für
Deutsch oder EN_TRIP.xls für Englisch). Das Verzeichnis, aus dem die Arbeitsmappe geöffnet
wird, wird durch den Parameter "RAW_TEMPLATE" in Tabelle T706ESS2 bestimmt. Zur
Beschleunigung des Ladevorgangs empfiehlt es sich, die Dateien auf die lokale Festplatte (z. B.
in C:\temp) zu kopieren. Nachdem die Arbeitsmappe geöffnet wurde, werden alle CustomizingDaten, die von der Methode EmployeeTrip.GetOptions abgeleitet sind, an die Excel
Arbeitsmappe übertragen. Dort werden diese Daten in Hintergrundarbeitsmappen abgelegt, die
für den Benutzer nicht sichtbar sind. Bei diesen Daten handelt es sich unter anderem um
Datenvalidierungsregeln, Werte für Auswahllisten und Geschäftsregeln für Belege.
Nach der Initialisierung wird die Excel Arbeitsmappe geschützt und anschließend im statischen
Verzeichnis des Web-Servers unter einem vordefinierten Namen (Personalnummer des
Benutzers) abgelegt. Das Verzeichnis, in dem die Arbeitsmappe abgelegt wird, wird durch den
Parameter TEMPLATE der Tabelle T706ESS2 bestimmt. Nach dem Sichern der Arbeitsmappe
wird eine HTML-Seite im Web-Browser des Benutzers angezeigt und der Browser lädt die
Excel Arbeitsmappe vom Web-Server. Von welchem Web-Server die Arbeitsmappe geladen
wird, wird ebenfalls durch die Customizing-Einstellungen in Tabelle T706ESS2 (Parameter
HTTP_OUT) bestimmt. Die Parameter TEMPLATE und HTTP_OUT beziehen sich auf dasselbe
Verzeichnis. Der Parameter TEMPLATE legt den UNC-Namen und der Parameter HTTP_OUT
den URL-Namen für das Verzeichnis fest.
April 2001
565
SAP AG
Nachdem die Arbeitsmappe vom Web-Server geladen wurde, wird sie auf dem Client angezeigt
(entweder im Browser oder in einem separaten Excel-Fenster). Der Benutzer kann jetzt mit der
Eingabe der Reisekosten beginnen oder die Arbeitsmappe auf der lokalen Festplatte sichern,
um sie als Vorlage für mehrere Reisen zu verwenden.
Nachdem der Benutzer die Daten eingegeben hat, wählt er Übergeben (Submit). Dieser Befehl
startet ein Excel-Makro “Submit_Web”, das die eingegebenen Daten extrahiert. Nachdem die
Daten aus der Arbeitsmappe extrahiert wurden, werden sie nicht sofort an den Web-Server
übertragen. Die Daten werden zuerst in einer Datei auf der lokalen Festplatte gespeichert, unter
C:\EmployeeID.htm (wobei EmployeeID die Personalnummer des Benutzers ist). Diese Datei
enthält alle eingegebenen Daten in verborgenen HTML-Feldern und Eingabefelder für den
Benutzernamen und das Kennwort (der Benutzer kann zwischen dem Herunterladen der
Arbeitsmappe und der Übergabe der Daten möglicherweise offline gewesen sein).
Nachdem der Benutzer das Kennwort eingegeben und Übergeben (Submit) ausgewählt hat,
wird das Formular an den Web-Server übertragen. Der Service PRWW wird gestartet und das
Befehlsfeld CREA sofort verarbeitet. Alle Daten werden aus dem HTTP-Datenstrom extrahiert
und auf die Methode EmployeeTrip.CreateFromData gebucht.
Initialisierungs- und Übergabeprozeß werden in den folgenden Abbildungen dargestellt:
566
April 2001
SAP AG
Initializing process
SAP R/3 App Server
R/3 Application Server
Internet Server *
Internet
Server
running ITS,
RFCCOM and MS Excel
• function module
“BAPI_TRIP_GET_OPTIONS” is
executed
• Excel is started on the ITS server
• default Excel template is loaded
•Excel opens a template Excel sheet
• data
- from function call is passed
down to Excel sheet by using
macros in the sheet
• Excel accepts data and stores data
in background sheet(s)
• Excel macro to save sheet is
triggered
• OK-Code “LOAD” is processed
User
Client PC
User clicks on link:
“download receipt entry”
• Macro saves Excel sheet and
closes XL
• Link to saved XL-File is being
determined and passed out as
ITS variable
Remark
The Internet Server can also be split up into
1 Server running ITS and
1 Server running RFCCOM and MS Excel
April 2001
• Path to newly created Excel sheet
is encapsulated into a reload
statement on an HTML page that is
being sent to the client PC
Excel sheet is displayed
inside the
Internet Explorer
567
SAP AG
Submit process
R/3 Application Server
Internet Server
Internet
Server
User
Client PC
clicks on button “submit”
• Posted data is being read using
function “ITS_IMPORT_CONTEXT”
• OK-Code “CREA” is processed
• function module
“BAPI_TRIP_CREATE_FROM_DATA”
is executed with the data submitted
from the client PC
• function module returns
- trip number if successful
- error message if transfer failed
•XL-macro extracts data and
writes out HTML-file to local
harddrive (data in hidden
fields) starts default browser
with file
•User enters password and
presses button submit
•HTML Post will transfer
data to Web server
• HTML page containing result
is being generated containing
Trip Number or Error Message
• HTML-Page is displayed
Grundfunktionen
Allgemeine Funktionen
Wenn die Excel-Datei für den Mitarbeiter erzeugt wird, wird die Arbeitsmappe “Lookup_Data”
mit den Customizing-Informationen für diesen Mitarbeiter ausgefüllt. Diese Arbeitsmappe enthält
alle Informationen, die aus dem System R/3 abgerufen wurden (z. B. Spesenarten und Länder).
Wenn die Daten eingegeben werden, speichert die Arbeitsmappe “Data” alle Belegdaten
(insbesondere die Belegzusatzinformationen). Alle anderen Informationen werden in den
entsprechenden Eingabebildern gespeichert, da es nicht notwendig ist, diese Informationen an
zwei Orten zu speichern.
Die Arbeitsmappe “Texts” enthält alle Ressourcenfolgen zur Anzeige von Meldungen oder
Feldtext in der zutreffenden Sprache, damit die Excel-Datei übersetzt werden kann. Werden
Fehlermeldungen erforderlich, wird das Makro “MsgText” (im Funktionsbaustein) aufgerufen,
das den Text aus dieser Arbeitsmappe entnimmt und die Variablen $v1 bis $v3 durch die
entsprechenden Feldwerte oder anderen Texte ersetzt.
Öffnet der Benutzer die Excel-Datei auf der lokalen Festplatte oder ruft er die Datei vom WebBrowser ab, wird das Makro “auto_open” ausgeführt. Dieses Makro startet die Ereignisse
„Ändern“ (Makro “Field_OnChange”) und „Doppelklicken“ (Makro “Field_OnDoubleClick”) im
Haupteingabebild und verbirgt außerdem die Starttaste (die Starttaste ist nur in den Fällen
568
April 2001
SAP AG
vorhanden, in denen das Makro “auto_open” nicht ausgeführt wird, wie dies bei einigen älteren
Excel-Versionen der Fall war).
Das Excel-Modul "Submit" enthält Codierung zum Extrahieren der eingegebenen Daten aus der
Excel-Datei und erstellt eine HTML-Datei auf der lokalen Festplatte. Beim Extrahieren der Daten
wird eine Zeichenfolge erstellt, die alle erforderlichen HTML–Anweisungen für eine vollständige
HTML-Seite enthält (wie z. B. <HTML> <BODY> <...> </BODY> </HTML>). In dieser Folge
werden alle eingegebenen Daten in verborgenen HTML-Feldern gespeichert (<INPUT
TYPE=HIDDEN NAME=xyz VALUE=”abc”>). Diese Folge wird dann unter Verwendung der E/AStandardanweisungen in Excel unter dem Dateinamen EmployeeID.htm gespeichert.
Abschließend, nachdem die Datei gesichert wurde, wird das Makro “Define_Transfer”
ausgeführt. Dieses Makro legt fest, wie der Standard-Browser gestartet werden soll (in Excel 95
wird die Anweisung start verwendet, in NT 4.0 die Anweisung cmd, in Windows 3.x wird der
vollständige Pfad zum Web-Browser verwendet). Anschließend wird der Browser mit der
Anweisung Shell und dem entsprechenden Übernahmemodus gestartet, um den Browser mit
der neu erstellten Datei zu starten.
Arbeitsmappen ändern - Grundlagen
Sie können die Arbeitsmappenvorlagen mit Excel 97 modifizieren (verwenden Sie keine
früheren Versionen), beginnend mit der Übersetzungsvorlage (TRIP_ITS.xls). Die
Arbeitsmappenvorlagen (z. B. DE_TRIP.xls und EN_TRIP.xls) können später im Prozeß
halbautomatisch unter Verwendung der Übersetzungsvorlage erstellt werden. Die
Übersetzungsvorlage enthält zusätzliche Makros, die Sie während des Modifikationsprozesses
unterstützen können.
Zum Öffnen der Übersetzungsvorlage wählen Sie die Datei TRIP_ITS.xls im Dialog „Datei
öffnen“ und drücken die Umschalttaste (Shift), während Sie „Öffnen“ auswählen.
Durch diese Vorgehensweise wird verhindert, daß das Makro auto_open ausgeführt wird.
Sobald das Makro auto_open ausgeführt wurde, werden einige Tasten möglicherweise nicht
mehr angezeigt und alle Ereignisse für die Arbeitsmappe werden gestartet: eine Modifizierung
der Arbeitsmappe ist so nahezu unmöglich.
April 2001
569
SAP AG
Sprachenabhängige Arbeitsmappen erstellen
Voraussetzung:
1. MS Excel 97 oder höher ist installiert
2. SAP Automation RFC –Bibliothek ist installiert
Wie bereits erwähnt, sollten Sie die sprachenabhängigen Arbeitsmappen nicht zum Modifizieren
der Arbeitsmappe verwenden. Verwenden Sie die Mappe TRIP_ITS.xls, um Ihre Änderungen
vorzunehmen, anschließend erstellen Sie erneut die sprachenabhängigen Arbeitsmappen.
1. Nachdem Sie die Modifizierung der Übersetzungsvorlage abgeschlossen haben, müssen
Sie die sprachenabhängige Arbeitsmappenvorlage neu erstellen. Hierzu gehen Sie
folgendermaßen vor:
2. Sichern Sie die aktuelle Version der Arbeitsmappe TRIP_ITS.xls im Verzeichnis
99\sheets
3. Öffnen Sie den Funktionsbaustein "xxx_ITS"
4. Wählen Sie das Makro "Translate"
5. Wählen Sie die gewünschte Sprache, indem Sie die Variable “Language” festlegen (z. B.
Language = "DE" für Deutsch)
Die Zeichenfolgen werden für die ausgewählte Sprache aus dem System R/3 gelesen.
6. Starten Sie das Makro "Translate"
Dieses Makro liest die Zeichenfolgen aus dem System R/3, indem es den
Funktionsbaustein GET_TEXTELEMENT_FOR_SHEET mehrmals aufruft. Sie können
der Tabelle T706ESS3 in den Kundennamensbereichen X*, Y* und Z* weitere
Textelemente hinzufügen.
7. Falls gewünscht, löschen Sie den Funktionsbaustein xxx_ITS, um während des
Herunterladens auf den Client-PC Übertragungsbandbreite einzusparen. Zum Löschen
klicken Sie den Funktionsbaustein mit der rechten Maustaste an und wählen “Löschen”
aus dem Dialogfenstermenü.
8. Sichern Sie die neu erstellte Arbeitsmappenvorlage unter dem Namen
[Sprache]_TRIP.xls im Verzeichnis 99\sheets, wobei [Sprache] der zweistellige
Sprachenschlüssel aus R/3 ist.
9. Laden Sie die Übersetzungsvorlage erneut und wiederholen Sie dieses Verfahren ab
Schritt 2 für alle Sprachen, die Sie auf Ihrem Web-Server bereitstellen möchten.
Durch dieses Verfahren wird sichergestellt, daß die Excel Arbeitsmappen in allen
vewendeten Sprachen gleich sind und auf dieselbe Weise funktionieren.
10. Stimmt die Variable "RAW_TEMPLATE" in Tabelle T706ESS2 nicht mit dem Pfad
überein, in dem Sie die Arbeitsmappenvorlage gespeichert haben, müssen Sie die neu
erstellten Arbeitsmappen an alle Server senden, die RFCCOM verwenden, und dort in
die entsprechenden Verzeichnisse stellen.
570
April 2001
SAP AG
Namenskonventionen für die Datenübertragung
Bei der Übertragung von Daten an den Web-Server mit HTTP Post gibt es mehrere Feldnamen,
die Sie beim Hinzufügen von Feldern zur Arbeitsmappe vermeiden sollten. Dabei handelt es
sich um Feldnamen, die bereits von der Excel-Datei verwendet werden. Der folgende Abschnitt
enthält eine Liste dieser Feldnamen.
Belegerfassung
Allgemeine Reisedaten:
Feldname
Beschreibung
Feldname
Beschreibung
PID
Employee ID
SDATE
Begin date of trip
STIME
Begin time of trip
EDATE
End date of trip
ETIME
End time of trip
REASON
Trip reason
DEST
Trip destination
COUNTRY
Trip main country
REGION
Trip main region
PDMEALS
Per-diem accounting for meals
PDACCOM
Per-diem account.
accommodation
NONIGHTS
Number of nights pd account.
DATEOUT
Date border crossing leave
TIMEOUT
Time border crossing country
leave
DATEIEN
Date border crossing return
journey
TIMEIN
Time border crossing return
journey
COUNTRYIN
Country from which returned
REGIONIN
Region from which returned
TTCSIN
Trip type company specific for
border crossing
SCHEMA
Trip schema
TTCS
Global trip type company
specific
TTSTAT
Global trip type statutory
TTACTI
Global trip activity type
Belege:
(xxx ist ein Platzhalter für die zutreffende Belegnummer, z. B. RTY012 für Belegart 12)
RNOxxx
Receipt number
RTYxxx
Expense type
RAMxxx
Receipt amount (4 dec. Places)
RCUxxx
Currency
RRAxxx
Currency rate (5decimal places)
RVAxxx
VAT rate (2 char)
RDAxxx
Receipt date
RTExxx
Short text (11 char)
April 2001
571
SAP AG
RSTxxx
Stopover assignment
RPSxxx
Share percent or absolute
RBRxxx
Number of breakfasts
RCNxxx
Country for receipt
RRGxxx
Region for receipt
RTTxxx
Trip Type for receipt
RFDxxx
From date
RTDxxx
To date
RNUxxx
Number (of nights/persons)
RDExxx
Beschreibung (50 char)
RLOxxx
Location (50 char)
RPUxxx
Purpose (50 char)
RRExxx
Reason (50 char)
RCCxxx
Credit card company (2 char)
RCDxxx
Credit card document no.
RCTxxx
Credit card service establishment
Kilometer:
(xxx ist ein Platzhalter für die zutreffende Kilometerstandposition, z.B. MICO012 für
Kilometerstandposition 12, Land)
MINOxxx
Mileage number
MIDAxxx
Mileage date
MITOxxx
Mileage total
MIDOMxxx
Domestic mileage
MIPLxxx
Plate
MIMAxxx
Car make
MITYxxx
Vehicle type
MICLxxx
Vehicle class
MICOxxx
Country
MIRGxxx
region
Zwischenziele:
(xx ist ein Platzhalter für die zutreffende Zwischenzielposition, z. B. STFD01 für Startdatum
Zwischenzielposition 1)
STNOxx
Stopover number
STFDxx
From date
STFTxx
From time
STTDxx
To date
STTTxx
To time
STRExx
Reason
STLOxx
Location
STCOxx
Country
STRGxx
Region
STSTTxx
Statutory trip type
STTTCSxx
Company specific trip type
STATTxx
Trip activity type
STNIGHTxx
No. Nights at stopover
Text:
TEXTxxx
572
Text line
April 2001
SAP AG
April 2001
573
SAP AG
Reisemanagement und Systemlandschaft
Mögliche Systemkonstellationen
Das R/3-Reisemanagement (TRV) kann
1. gemeinsam mit der R/3-Personalabrechnung (HR) und dem R/3-Rechnungswesen (RW)
2. gemeinsam mit HR und einem getrennten RW
3. gemeinsam mit dem RW und einem getrennten HR
4. von HR und RW getrennt
genutzt werden. Abhängig von der gewählten Konfiguration müssen die SP (Support Packages)
und die HR SP (HR Support Packages) in die jeweiligen Systeme eingespielt werden.
SP
1)
HR
SP
HR
SP
2)
HR
RW
TRV
HR
ALE
TRV
HR
SP
3)
HR
HR
SP
4)
HR
ALE
SP
RW
RW
TRV
ALE
SP
HR
SP
HR
SP
TRV
SP
ALE
RW
Vor- und Nachteile der Fälle 1 - 4
Fall 1: Reisemanagement, HR und das Rechnungswesen liegen in einem System
Vorteile:
·
Keine Verteilung von:
·
574
Personalstammdaten
April 2001
SAP AG
·
Reiseergebnissen in die Personalabrechnung
·
CO-Empfängern
notwendig.
·
Verprobung der CO-Empfänger wird lokal durchgeführt
·
Synchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse ins Rechnungswesen
Nachteile:
·
Die Personalabrechnung, das Rechnungswesen und das Reisemanagement müssen
den gleichen Releasestand haben
·
geringe Flexibilität
·
eventuelle Kapazitätsprobleme
Fall 2: Reisemanagement u. HR in einem vom RW getrennten System
Vorteile:
·
Keine Verteilung von Reiseergebnissen für die Personalabrechnung
·
Das Reisemanagement und das Rechnungswesen können verschiedene Releasestände
haben
·
Vorhandene Rechnungswesensysteme können angeschlossen werden
Nachteile:
·
Remote-Verprobung von CO-Empfängern im Rechnungswesen über ALE
·
Für eine korrekte Wertehilfe der CO-Empfänger müssen die CO-Empfänger ins
Reisemanagementsystem repliziert werden
·
Um personenbezogene Kreditoren maschinell aufbauen zu können, müssen die
Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003, 0006, 0009, 0017, 0105) per
ALE in das Rechnungswesensystem repliziert werden.
·
Asynchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse im Rechnungswesen per ALE.
Um in diesem Fall eine erfolgreiche Buchung im Rechnungswesensystem gewährleisten
zu können, muß der Buchungslauf vor dem Versenden geprüft worden sein!
Fall 3: Reisemanagement und RW in einem vom HR getrennten System
Vorteile:
·
Keine Verteilung von CO-Empfängern notwendig.
·
CO-Empfänger werden lokal verprobt
·
Die Personalabrechnung und das Reisemanagement können verschiedene
Releasestände haben
·
Synchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse ins Rechnungswesen. In diesem
Fall können fehlerhafte Belege eines Buchungslaufs verworfen werden.
April 2001
575
SAP AG
Nachteile:
·
Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003, 0006, 0009, 0017, 0105)
müssen per ALE repliziert werden
·
Reiseergebnisse für die Personalabrechnung müssen per ALE repliziert werden
·
Im Reisemanagement/Rechnungswesen-System müssen sowohl Support
Packages als auch HR Support Packages eingespielt werden.
Fall 4: Reisemanagement, RW u. HR liegen in getrennten Systemen
Vorteile:
·
Die Personalabrechnung, das Reisemanagement und das Rechnungswesen können
verschiedene Releasestände haben
·
Maximale Flexibilität
·
Vorhandene Rechnungswesen- und HR-Systeme können angeschlossen werden
Nachteile:
·
Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003, 0006, 0009, 0017, 0105)
müssen per ALE in das Reisemanagementsystem repliziert werden
·
Um personenbezogene Kreditorenstammsätze maschinell ins Rechnungswesen zu
erzeugen, müssen die Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003, 0006,
0009, 0017, 0105) über ALE ins Rechnungswesen repliziert werden
·
Reiseergebnisse für die Personalabrechnung müssen per ALE repliziert werden
·
Remoteverprobung von CO-Empfängern
·
Für eine korrekte Wertehilfe der CO-Empfänger müssen die CO-Empfänger ins
Reisemanagementsystem repliziert werden
·
Asynchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse im Rechnungswesen per ALE.
Um in diesem Fall eine erfolgreiche Buchung im Rechnungswesensystem gewährleisten
zu können, muß der Buchungslauf vor dem Versenden geprüft worden sein!
Siehe auch:
Kriterien für die Wahl einer Systemlandschaft [Seite 578]
Übertragung an das Rechnungswesen [Seite 348]
Übertragung an die HR-Personalabrechnung [Seite 385]
Weitere Informationen zur Einrichtung der ALE-Szenarien finden Sie u.a. im Einführungsleitfaden
(IMG) der Basis unter Application Link Enabling (ALE) ® Geschäftsprozesse modellieren und
implementieren ® Vordefinierte ALE-Geschäftsprozesse konfigurieren ®
·
Personalwirtschaft ® HR <-> HR ® Verteilung der Reiseabrechnungsergebnisse einstellen
·
Personalwirtschaft ® HR <-> AC ® Reisekostenüberleitung ins FI einstellen
576
April 2001
SAP AG
·
Personalwirtschaft ® HR <-> AC ® Integration von Reisemanagement und Fundsmgmnt
einstellen
April 2001
577
SAP AG
Kriterien für die Wahl einer Systemlandschaft
Kriterien für die Wahl einer Systemlandschaft
Kriterien
Fälle
Fall 1
Fall 2
Fall 3
Fall 4
Replikation von HR-Stammdaten
über ALE
nein
RW*
RW
TRV und
RW *
Replikation von CO-Objekten über
ALE (für F4-Hilfe)
nein
HR/TRV
nein
TRV
Verprobung von CO-Objekten
lokal
remote
über ALE
lokal
remote
über ALE
Replikation von TRV-Abrechnungsergebnissen über ALE in das HR
nein
nein
ja
ja
Überleitung ins RW
sync.
async.
sync.
async.
Verschiedene Releasestände möglich
nein
Anpaßbarkeit auf bestehende
Systemlandschaften
gering
gut
gut
sehr gut
Support Packages HR müssen auch
ins RW eingespielt werden
nein
nein
ja
nein
HR/TRV HR und HR und TRV
und RW TRV/RW
und RW
Bitte beachten Sie, daß vor einer asynchronen Überleitung der Reiseabrechnungsergebnisse in
das Rechnungswesen immer eine Prüfung des Buchungslaufs erfolgen muß. Nur so kann
gewährleistet werden, daß der zu buchende Datenbestand immer im Rechnungswesen
eingebucht werden kann.
* Nur notwendig, wenn die personenbezogenen Kreditorenstammsätze maschinell aufgebaut
bzw. gepflegt werden sollen.
Siehe auch:
Reisemanagement und Systemlandschaft [Seite 574]
578
April 2001

Reisemanagement (FI-TV)

Transcription

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