Terminologie BDÜ-Köln_September-2007

Terminologiearbeit in der Praxis
Köln, den 22.09.2007
Dr. François Massion
Geschäftsführer der
D.O.G. Dokumentation ohne Grenzen GmbH
Inhalt
1. Terminologiearbeit in den Unternehmen heute
2. Von der Theorie zur Praxis
3. Der Weg zur eigenen Terminologie
4. Terminologieprogramme
5. Was tun mit der Terminologie?
6. Kosten und Nutzen der Terminologie: eine Argumentationshilfe
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
2
Herr Müller
Das ist Herr Müller, Konstrukteur bei FIRMA
Herr Müller hat ein Ding konstruiert
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Ich bin „Das
Ding“
21. Januar 2008
3
Reise eines Begriffs
Das ist mein neues
Ding. Ich nenne es
Zeitgeber A-12
Ich hole Angebote für die
Produktion des
Zeitschalters A-12 ein
Konstrukteur
Ich brauche 300
Timer A-12
Einkauf
Kunde
Wir fangen mit dem
Vertrieb des
Zeitgebers A-12 an
Jetzt geht das
Zeitwerk A-12
in die Produktion
Vertrieb
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Lieferant
21. Januar 2008
4
Test
Wie heißt das Ding „N“?
"Waschmitteleinspülkasten" (Miele)
"Waschmittelbehälter" (Hanseatic)
"Einspülkammer" (Hoover),
"Waschmittellade" (Euronova)
"Einspülschale" (Bosch-Siemens)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
5
Praxisbeispiel
Hier wird etwas gezeigt…..
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
6
Ursachen für die Inkonsistenz
Keine Terminologiepolitik (meistens aus Kosten- und Zeitgründen)
Verschiedene Autoren
Keine Strategie für die Prägung neuer Begriffe
Content Management Systeme: Content oft unabhängig vom
Gesamtergebnis (Dokument) erstellt
Translation Memory Systeme (Einzelne Sätze ohne
Zusammenhang, Vererben von Fehlern, Nachträgliche
Terminologieänderungen
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
7
... und die Folgen
Kommunikationsfehler: intern, mit Lieferanten und Kunden
Kosten für Fehlerbehebung
Weniger Wiederholungen in der Dokumentation ... und in den Übersetzungen
(Multiplikationsfaktor)
Rechtskosten bei falscher Auslegung: Verträge, Ausschreibungen, Garantien…
Zeitverlust für Klärung von Missverständnissen: Meetings, Übersetzerrückfragen,
Kundenanfragen
Marktvorsprung geschmälert durch nicht (rechtzeitig) gefundene Informationen
Imageschaden (Kunde unzufrieden) Unzufriedener Kunde:
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
8
Terminologiefehler können teuer werden!
Kompressor Verdichter
(+Kompressorgehäuse usw…)
Kompressor kommt in folgenden Dokumenten vor:
Handbuch, SAP-Liste, CD-ROM, Internet,
Broschüre (5)
Produktreihe A, B, C, und H (4)
Übersetzungsdatenbanken (10)
Kompressor wurde in 10 Sprachen übersetzt
1 Änderung = 5 x 4 x 10 = 200 Dateien
mit evtl. je mehreren Änderungsstellen
Beispiel für die Kosten einer Benennungsänderung
Terminologie Suchen und Ersetzen:
ca. 8 Stunden =
Layout in allen Sprachen neu gestalten: ca. 50 Stunden =
Neudruck von 2 Publikationen :
GESAMT
Wir nehmen Qualität beim Wort.
500,- Euro
3.000,- Euro
2.500,- Euro
6.000,- Euro
21. Januar 2008
9
Neue Dokumentationsprozesse
Neue Prozesse brauchen Terminologie!
Der Workflow von Morgen:
Dokumentation in Informationseinheiten
Formatneutral für verschiedene Anwendungen / Träger
Redakteure erstellen nur neue Einheiten oder ändern
vorhandene
Diese Einheiten werden vorübersetzt
Unbekannte Sätze eventuell von Machine Translation Systemen
übersetzt
Übersetzer repariert die MT-Übersetzung oder übersetzt einzelne
Sätze
„Frankenstein-Effekt“
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
10
Terminologen werden gesucht…
Haben diese Firmen zu viel Geld?
… oder sehen Sie den Nutzen?
SAP-Vorstand Gerhard Oswald:
„...promote precise and
consistent use of
terminology (…) in all
published materials.“
„Terminologie <ist> (…) die Grundlage jeder
Knowledge Management-Strategie. (…)
Terminologie trägt mit 30% zur Usability
unserer Produkte bei.“
(Juli 2000, Zitat aus Präsentation von Mark Childress, Verantwortlich für
Terminologie bei der SAP AG)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
„Common engineering terms
can have different meanings to
different people.“
21. Januar 2008
11
Etwas Theorie
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
12
Das „semiotische Dreieck“
„
Steckdose
“
Vorstellung = „Begriff“
Benennung
„Steckdose“
(echter)
Gegenstand
Dose
Buchse
Wandsteckdose
Anschlussdose
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
13
Forschungs- & Anwendungsgebiete
Informationsgewinnung (Internet, „ECHELON“ usw.)
Wissensmanagement Systeme im Unternehmen (Aufbau semantischer Netze zur
Wissensrepräsentation)
Liebherr +
Triebwerkabzapfluft
Klimaanlagen
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
14
Terminologische Forschung
Corpusanalyse (einsprachig / mehrsprachig, Fachtexte / allg. Texte...)
Text = sehr komplexes System lexikalischer Einheiten
Herausforderung bei Begriffserkennung:
Morphologische Varianten: Stellrad / Stellräder
(Morphologische Reduktion Lemmatisierung)
Lexikalische Varianten: „Anwendung“ / „Software“
Syntaktische Varianten: Auf Taste F1 drücken / Bitte drücken Sie auf
Taste F1
Kollokationen: „direkte Kosten“ (vgl. „hohe Kosten“)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
15
Strategien zur Termextraktion
Statistischer Ansatz:
Frequenz von Wörtern bzw. Wortgruppen
Suche nach Kollokationen: Welche Wörter kommen öfter in der Nähe anderer vor
Linguistischer Ansatz:
Linguistische Kennzeichnung des Textes (Adj., Subst., Verb...)
Einbeziehung linguistischer Modelle
(z.B. Suche nach „Adj + Subst“ = hinterlegte Suchschablone)
Mischstrategien
Text kennzeichnen
Linguistische
Strukturen
erkennen
Wörterbücher
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Statistisch filtern
21. Januar 2008
16
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
17
Die 4 Aspekte der Terminologiearbeit
Extraktion
Verteilung
Verwendung
Verwaltung / Pflege
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
18
Aufgabenstellung
Was wollen wir heute erreichen?
Mit wenig Aufwand und Standardtools:
Einfache einsprachige Terminologieliste extrahieren
Diese Terminologie anderen zur Verfügung stellen
Möglichst viele Arbeitsschritte automatisieren
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Es muss nicht immer Kaviar sein!
21. Januar 2008
19
In 5 Schritten zu Ihrer eigenen Terminologie
1. Konzept ausdenken (Gestaltung und Umfang des
Firmenglossars, erforderliche Ressourcen, Workflow und
organisatorische Maßnahmen: Wer / Welche
Schnittstellen?).
2. Ausgangsterminologie als Rohliste extrahieren
3. Bereinigung der Rohliste
4. Übersetzung
5. Verteilung / Verwaltung
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
20
Terminologieprozess
Workflow definieren mit:
1. Einzelnen Arbeitsschritten:
Recherche
Erfassen
Vorschlagen
Prüfen
Freigeben
Übersetzen
2. Rollen & Beteiligten: firmenintern / extern
3. Schnittstellen (Was wird von A an B übergeben)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
21
Glossarstruktur
Minimalistisch oder Maximalistisch? KANN/MUSS - Einträge
Begriff od. Benennung
Übersetzung
Wortart
Quelle
Status
Anwendungsbeispiel
Definition (Bild...)
Einsatz: „empfhohlen“; „bevorzugt“
Sperrbegriff / Negativterm
....
Synonym
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Definitionsbeispiel
21. Januar 2008
22
Terminologiequellen
Die Quellen
Betriebsanleitungen
Kataloge
Datenblätter
Produktdatenbanken
Teilelisten
Websites
Translation Memories
Umfang
Duden Universalwörterbuch A-Z: 120.000 Einträge
Großunternehmen: 10.000+ pro Sprache
(Anlagenbauer: 65.000 Begriffe!)
Technischer Mittelstand: 3.000-5.000 Begriffe
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
23
Manuelle Extraktion
Was kann man automatisieren?
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
24
Terminologieliste (einfache Wörter)
Arbeitsschritte:
1. Datei in Textformat speichern
(Formatierungselemente entfernen)
2. Umbrechen (Leerzeichen
durch Absatzmarke)
3. Einzelwörter sortieren
4. Mit Excel Duplikate entfernen
Excel: Spalte markieren
Daten > Filter > Spezialfilter
Anschließend „Keine Duplikate“ anklicken
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
25
Nicht benötigte Wörter entfernen
Stoppwörter
Allgemeine Wörter (wird, ist, der...)
Bereits vorhandene Fachwörter
Negativergebnisse aus der Listenbereinigung (was nicht als Terminologie gilt)
Mit der Zeit Stoppwörter effizienter
Spezielle Stoppwörter für Mehrwortbegriffe
Bekannte Termini in die Stoppwörterliste aufnehmen
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
26
Mehrwortlisten
1. Liste mit einfachen Wörtern
2. In Excel x-fach und versetzt kopieren
3. Bereinigung über spezielle Stoppwörter
Syntaktische Modelle:
Adj. + Subst.
(„elektromechanisches
Zählwerk“)
Entfernen von Benennungen
mit best. Wörtern am Segmentanfang bzw. Ende
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
27
Zweisprachige Extraktion
Methoden
Lexikalisch
Statistisch
Herausforderung
Kenntnisse beider Sprachen erforderlich
Keine 1:1 Symetrie: Inhaltsverzeichnis <-> table of content
Vorgehensweise bei 2-sprachiger Extraktion:
1. Fachwörter in 2 Texten getrennt extrahieren
2. Text satzweise alignen bzw. mit zweisprachiger Datei arbeiten
(z.B. ungecleante Datei von Trados)
3. Stoppwörter ausgrauen und Fachwörter hervorheben
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
28
Übersetzungssuche im Internet
Wo findet man Terminologie?
Datenbanken (IATE = Inter-Active Terminology for Europe [< EURODICAUTOM], LEO)
Online-Wörterbücher (z. B.: „inurl:terminology“)
Wörterbuchsammlungen
Diskussionsgruppen (www.proz.com)
Suchmaschinen
Hilfreiche Suchprinzipien
Ausdruck in Anführungszeichen
Suche in mehreren Sprachen „Buchse“ + „est une“
Suche in mehrsprachigen Sites: „site:ch“
Bennennung + „de-en“ (Beispiel: Schraube de-en)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
29
Tipps & Tricks (1)
Internet benutzen
a) Validierung eines Ausdrucks
b) Häufigkeit von Alternativen
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
30
Tipps & Tricks (2)
Internet für die Bildersuche benutzen
Stimmt‘s?
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
31
Tipps & Tricks (3)
Mit Definitionen arbeiten
Weiterleitung zu
anderen Seiten
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
32
Tools
Bisher: Manuelle Extraktion besprochen
Softwaregestützte Extraktion:
Professionelle Tools am Markt:
crossTerm, Deja Vu, Multiterm & WebTerm
[www.across.net; www.atril.com; www.trados.com; www.star-webterm.com ]
.. + TermiDOG
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
33
TermiDOG (1)
Extraktionsfenster
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
34
TermiDOG (2)
Eintragsfenster
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
35
Multiterm Extract
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
36
Synchroterm
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
37
Den Extraktionserfolg messen
Methode zum Vergleich von Terminologieextraktionstools
„Noise“ und „Silence“
Noise = überflüssige Begriffe
Silence = fehlende Begriffe
(Beispiel)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
38
Terminologie bereitstellen
Wie wird Terminologie anderen zur Vefügung gestellt?
Als Datei / selbständiges Programm
Excel- / Access-Listen
PDF-Wörterbücher
Terminologiedatenbanken
Terminologieplattform
Während des Übersetzungsprozesses, z.B.:
Multiterm
TermStar
Austauschstandards
TBX (TermBase eXchange) für Bestände aus Terminologiedatenbanken.
MARTIF (z.B. bei TermStar, basiert auf ISO 12620 )
OLIF: Otelo-Projekt von der EU-Kommission (Austausch von Wörterbüchern für verschiedene maschinelle
Übersetzungssysteme)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
39
DOG - Terminologieplattform
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
40
Einige Programme im Überblick
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
41
Terminologiepflege
Budget und Zeit einplanen!
Aufwand abhängig von der Glossarstruktur (Definitionen
oder nicht, weitere Angaben…)
ca. 10% des Aufwands für die Terminologieerstellung
Strategien zur effizienten Datenpflege:
Vor jedem Projekt nach neuen Begriffen suchen
Mit Status und Attributen arbeiten
Qualitätssicherung nutzen, um Terminologie zu
validieren (neue Definitionen, Alternativbenennungen,
Synonyme)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
42
Terminologie im Einsatz
Erstellen/
Extrahieren
Ausgangsdokument
(Deutsch)
Prüfen
Redakteur
Termbank
Übersetzer
Übersetzung
Erstellen/
Extrahieren
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Prüfen
21. Januar 2008
43
Einsatzmodell: 1) der Redakteur
(3) Übersetzung
(1) Konstruktionsplanung:
• Konstruktion
• Dokumentation
(2) Redaktion
Konsistenzprüfung
Prüfung auf Negativwörter
• Terminologie
Neubennennung
(mit Freigabeprozess)
Teile/Prozesse
schon benannt?
TermDatenbank
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
44
Terminologiekontrolle für Autoren
1) D.O.G. MS-Word-Plug-in
Dokument auf Listen von
Sperrwörtern durchsucht
Protokoll-Datei wird generiert
2) Cognitas FrameMaker-Plug-in
Sperrwörter in Dokumente
markiert
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
45
Benennungen prägen
Allgemein festgelegte Benennung?
Vorhanden in Firmendatenbank?
Neue Benennung benötigt?
Funktionalität
Beschaffenheit
Aussehen
Immer voll ausschreiben
Übersetzergerechte Benennungen
Medizingerät
controller
Peripheriegerät
device
Steuergerät
Wir nehmen Qualität beim Wort.
GERÄT
equipment
Chirurgiegerät
instrument
Meßgerät
unit
21. Januar 2008
46
Einsatzmodell: 2) der Übersetzer
Dokument
Neue
Terminologie
Terminologie
QA der
Terminologie
analysieren
Terminologie
übersetzen
freigeben
Terminologie
aktualisieren
identifizieren
Term-
+ Datenbank
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Referenzmaterial
21. Januar 2008
47
ErrorSpy
Die Qualitätssicherungssoftware für Übersetzungen
Wurde die korrekte
Terminologie verwendet?
Sind identische Segmente
konsistent übersetzt?
Sind Zahlen und
Dezimalzeichen korrekt?
Ist der Text vollständig
übersetzt?
Wurden Tags gelöscht oder
beschädigt?
Stimmen Akronyme in beiden
Sprachen überein?
Sind die typographischen
Zeichen korrekt?
Wir nehmen Qualität beim Wort.
ErrorSpy unterstützt den Lektor durch
computergestütztes Ausführen von
Routineaufgaben. Daraus ergibt sich mehr
Sicherheit bei der Fehlererkennung sowie ein
deutlicher Qualitäts- und Kostenvorteil.
21. Januar 2008
48
und die Kosten?
Kosten so oder so!
Eine Terminologie aufzubauen kostet Geld
Keine aufzubauen kostet auch [mehr] Geld!
Terminologie nebenher?
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
49
Welche Kosten entstehen?
Optional aber besser: Personalkosten für einen Arbeitsplatz (Terminologiemanager)
Software (Multiterm; Termstar; TermiDOG; DOG Terminologieplattform)
Festlegung Ausgangskorpus (mit Definitionen, Zusatzinformationen)
Abhängig von der Glossarstruktur:
- Minimalistisch: ca. 50-100 Begriffe pro Stunde
- Maximalistisch: ca. 3 Begriffe pro Stunde
Übersetzung: Schätzung: ca. 1-2 Euro pro Begriff
Pflege: ca. 10% des Aufwands für eine neue Terminologie
Möglichkeit, einen Teil der Arbeit zu outsourcen (geringere Fixkosten)
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
50
Kostensenkung durch Teamarbeit
Programmierer
Es gibt ein Mehrwertnetzwerk:
Insellösungen und Mini-Initiativen
vermeiden, die oft in den Sand
verlaufen.
Terminologie ist die Sache aller!
QA-Beauftragter
Werbeagentur
Trainer
Technischer
Redakteur
Behörde
Projektingenieur
Kooperative Arbeitsweise
Bei der Extraktion
Beim Terminologieaustausch
Einkauf
Feedback!
Arbeitsteilung verschafft Kostenvorteile
Lieferant
Übersetzer
Marketing
Normenstelle
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Kunde
21. Januar 2008
51
Kostenbeispiele
Kleine Lösung:
Aufbau einer Datenbank mit 1.000 Fachbegriffen in 4 Sprachen
und ohne Einstellung eines Terminologiemanagers. Keine Definition
Position
Extraktion + Validierung (Deutsch)
Übersetzung in 3 Sprachen
TermiDOG
Gesamt
Kosten
500,00 €
8.400,00 €
250,00 €
9.150,00 €
Große Lösung:
Einstellung eines Terminologen. Aufbau einer Datenbank
mit 5.000 Fachbegriffen in 4 Sprachen
Wir nehmen Qualität beim Wort.
Position
Kosten
Gehalt Terminologiemanager
Extraktion + Validierung (Deutsch)
Übersetzung in 3 Sprachen
Terminologiedatenbank (z.B. D.O.G.)
Schulung versch. Mitarbeitergruppen
Gesamt
55.000,00
17.000,00
15.000,00
3.000,00
90.000,00
21. Januar 2008
€
€
€
€
€
€
52
Nutzen
Nutzen auf 4 Ebenen
Produktion
Kommunikation
Image
Wissen &
Firmenwert
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
53
Wissen und Firmenwert
Wert eines Unternehmens ist zu einem wichtigen Teil sein Know-how
Know-how / Wissen muss aus den Köpfen und für andere verfügbar werden
Wissen ist ein Asset: „intellektuelle Vermögenswerte“
Den Wert dieses Assets kann man erhöhen: Dokumentiert, präzis und verfügbar
Wissen kann verkauft werden
Wissen und Terminologie kann man nicht trennen: Finden + wieder verwenden
Fallbeispiele:
“Wie vermitteln wir unseren chinesischen Lieferanten unsere Qualitätsstandards?"
“Herr Müller wird in diesem Jahr pensioniert. Wie können wir sein Wissen sichern?"
“Vor 2 Jahren hatten wir dasselbe Problem. Wie haben wir es gelöst?"
“An diesem Projekt sind 4 Firmen beteiligt. Wir stellen wir sicher, dass alle dasselbe verstehen?“
“Herr Schmidt verstärkt ab sofort das Projektteam. Wie bringen wir ihn schnell auf den aktuellen Stand?"
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
54
Mit Zahlen argumentieren...
Mögliche Einsparungen
10 Minuten pro Monat pro Mitarbeiter gespart (60 Euro Std.-Kosten, 1000 MA)
120.000,- Euro
Ein Geschäftsabschluss zusätzlich durch bessere Wissensvermittlung
20.000,- Euro
Abstellen der kleineren Terminologieinitiativen 3 Mann-Monate
18.000,- Euro
Vermeiden teuerer Korrekturen in der Dokumentation
2 Wochen Zeitgewinn bei Produkteinführung durch effizientere
Zusammenarbeit mit Lieferanten.
6.000,- Euro
20.000,- Euro
…
Wir nehmen Qualität beim Wort.
21. Januar 2008
55
Danke fürs Zuhören!
Kontakt:
E-Mail:
Tel.:
Wir nehmen Qualität beim Wort.
François MASSION
francois.massion@dog-gmbh.de
+49 (0)7152 / 354 11 - 10
21. Januar 2008
56