Hummingbird Enterprise™ RM

Transforming Information into Intelligence™
> Data Sheet
Hummingbird Enterprise™ RM
“Das Internetzeitalter mit seiner blitzschnellen globalen Kommunikation hat eine “Büchse der
Pandora” voll neuer Verantwortungen geöffnet. Für die Verwaltung der Unmengen von Informationen,
die von digitalen Dokumenten geschaffen werden, muss eine Lösung für das Lifecycle Management
verwendet werden.” — Gartner, Inc.
Hummingbird Enterprise RM bietet eine
organisierte, sichere Umgebung für die Verwaltung
des kompletten Lebenszyklus aller physikalischen und
elektronischen Wissensressourcen, von der Erstellung
bis zur endgültigen Beseitigung, und ein zentrales
Repository für das Erfassen, Speichern und Verwalten
von Unternehmensrecords.
Highlights der Lösung
Für Endanwender
> Vereinfacht die Erfassung und Erstellung von
Records durch die problemlose Einordnung in den
Aktenplan mit Aufbewahrungscodes
> Ermöglicht Mitarbeitern die Erstellung von Records,
ohne vertraute Desktop-Anwendungen zu
verlassen
> Liefert schnelleren Zugriff auf konsolidierte Contentund Recordsmanagement-Ressourcen.
Für Administratoren
> Erleichtert die Administrationsaufgaben durch
eine konsolidierte Plattform für das Records- und
Dokumentenmanagement
> Beschleunigt Unternehmensinstallationen durch
webbasiertes Bereitstellungstool, das das
Dokumenten- und Recordsmanagement für die
Benutzer konfiguriert
> Unkomplizierte Erstellung von Richtlinien und
Kontrolle ihrer Einhaltung
Für Organisationen
> Verbessert die Einhaltung von Richtlinien und
minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten
> Verringert die mit der Verarbeitung von
papierbasierten und elektronischen Records
verbundenen Kosten
> Erhöht die Produktivität und verringert
Schulungsanforderungen durch die Nutzung von
vertrauten Web- und Windows-Oberflächen
> Verbessert die Serviceleistung an Kunden oder
Auftraggeber
Die geschäftliche Herausforderung
Die Verwaltungsstruktur im heutigen Geschäftsklima mit seiner wachsenden Zahl an
Regulierungsbehörden, Gesetzgebung und Normen schafft Risiken für Organisationen,
die geschäftskritische Informationen nicht ordnungsgemäß verwalten. Die Konsequenzen
einer nicht angemessenen Risikominimierung können immens sein, wie die Reihe
der neuesten Skandale zeigt, die das öffentliche Vertrauen erschüttert haben, ganz zu
schweigen vom Schicksal mehrerer größerer Kapitalgesellschaften.
Organisationen, insbesondere aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Versicherungen,
Gesundheitswesen, Fertigung und Behörden sehen sich immer mehr Vorschriften im
Umgang mit Geschäftsinformationen ausgesetzt. Papier- und elektronische Dokumente
jeder Art müssen als Datensätze erklärt, klassifiziert, indiziert, organisiert, aufbewahrt
und für Suchabfragen verfügbar gemacht werden, um die Einhaltung von Gesetzen
und Vorschriften sicherzustellen. Dennoch müssen Organisationen mit sprunghaft ansteigenden Risiken aufgrund ihrer Unfähigkeit rechnen, für die erforderlichen Datensätze
genau und effizient Rechenschaft abzulegen.
Die Sache wird dadurch noch weiter kompliziert, dass E-Mails, Instant-MessagingProtokolle, Diskussionsthreads und Rich Media zunehmend als Datensätze angesehen
werden. Wenn diese und weitere sich entwickelnde Formen der Information und Kommunikation bei der Geschäftstätigkeit eingesetzt werden, müssen Organisationen sie
als Datensätze aufbewahren, um mögliche Streitigkeiten abzuwenden und kommende
Vorschriften proaktiv zu adressieren.
Progressive Organisationen formalisieren die Aufzeichnungsgrundsätze und suchen
nach integrierten Records-Management-Systemen, um den gesamten Lebenszyklus
kritischer Inhalte zu schützen, zu organisieren und zu verwalten. Fortschrittliches Recordsmanagement beseitigt redundante Informationen aller Art, verringert die Zeit, die mit dem
Suchen nach Informationen verbracht wird, erfüllt komplexe gesetzliche Vorschriften und
verringert das Risiko von Gerichtsverfahren, Geldbußen und anderen Strafen.
Hummingbird Enterprise RM
Hummingbird Enterprise RM bietet eine vollständig sichere, funktionsreiche,
normengerechte Records-Management-Lösung, die gemeinsam mit der Hummingbird
Enterprise Content-Management-Suite arbeitet. In Kombination mit Recordsmanagementmethodologien und bewährten Praktiken hilft Hummingbird Enterprise RM bei
der Schaffung eines umfassenden Lifecycle-Managements von Papier- und elektronischen
Records. Es liefert Records-Managern eine Umgebung zur Förderung besserer Beziehungen
mit Knowledge-Workern des Unternehmens und die Fähigkeit, Richtlinien und Grundsätze
durchzusetzen und gleichzeitig die vollständige Kontrolle über die Anwendung des
Recordsmanagement zu behalten. Es bietet einen reibungslosen Prozess für den Schutz
von Inhalten vor Risiken wie Gerichtsverfahren oder Katastrophen und erfüllt gleichzeitig
komplexe gesetzliche Anforderungen.
Business Intelligence > Dokumentenmanagement > Content Management > Workflow > Wissensmanagement > Datenintegration >Business Intelligence >
Datenintegration >Business Intelligence > Dokumentenmanagement > Content Management > Workflow > Wissensmanagement > Datenintegration >Mana
> Hummingbird Enterprise™ RM
Compliance Management
Praktisch alle Branchen sind von Vorschriften oder Gesetzen
betroffen, die fordern, dass Richtlinien für das Recordsmanagement aufgestellt werden. Von klinischen Daten über
Testprotokolle bis zu E-Mails und Instant-Messages liefert
Hummingbird Enterprise 2004 RM langfristigen Zugriff
und Aufbewahrungskontrolle aller Inhalte entsprechend
den regulativen und gesetzlichen Anforderungen wie der
U.S. Department of Defense 5015.2, Sarbanes-Oxley, den
SECVorschriften, HIPAA, The National Archive Standard (UK),
DOMEA (Deutschland), den MoReq-Spezifikationenn der EU,
VERS (Australien), ISO 15489, Abschnitt 508 und FDA 21CFR11.
Reduzierung der Risikogefahr für alle Arten von Records
Hummingbird Enterprise RM ermöglicht es
Organisationen, nicht nur traditionelle Inhalte als Datensätze
zu klassifizieren, sondern auch E-Mails, Instant-Messages und
Rich Media. Dies verringert die Risikogefahr für Organisationen,
vermeidet die Konsequenzen der Nichteinhaltung aufgestellter
Aufbewahrungsgrundsätze und verringert die mit einem
Offenlegungsanweisung verbundenen Kosten.
Produktivitätsverbesserungen im gesamten Unternehmen
Dadurch, dass Geschäftsanwender Aufbewahrungscodes
mit Records verbinden können, können Records-Manager
mehr Zeit darauf verwenden, sicherzustellen, dass die Aufzeichnungsgrundsätze des Unternehmens kommuniziert,
kontrolliert und durchgesetzt werden, statt Datensätze abzulegen. Geschäftsanwender sparen durch die problemlose
Suche nach Records Zeit, statt darauf warten zu müssen, dass sie
aus dem Archiv geliefert werden.
Authentizität der feststehenden Inhalte sichern
Bestimmte Regelungen fordern von Organisationen nicht
nur, dass sie Unternehmensaufzeichnungen bezüglich der
Korrespondenz mit Brokern und Händlern aufbewahren,
sondern schreiben auch akzeptable Speichermedien vor.
Hummingbird Enterprise RM ist mit EMC Centera
integriert, um eine gesetzlich zugelassene Lösung für die
Speicherung und Aufbewahrung von feststehenden digitalen
Inhalten zu liefern.
Reporting
Integration mit Hummingbird Enterprise BI™ bietet
eine Vielzahl von vorkonfigurierten Berichten, die einen
schnellen Überblick über unternehmenswichtige Records
oder Elemente bieten, die zur Disposition stehen oder zerstört
werden können. Records-Manager und Systemadministratoren
können problemlos bei Bedarf maßgeschneiderte Berichte
für die Verwendung in der gesamten Organisation und die
tiefere Analyse entwerfen, um eine hohe Fehlertoleranz für
Transaktionen bei geringer Bandbreite zu haben. Es unterstützt
außerdem die Wiederaufnahme von Sitzungen nach einer
Signalunterbrechung, so dass Benutzer ihre Übertragungen
nicht immer wieder neu beginnen müssen. Anfragen sind
schlank gehalten und somit einfach zu skalieren.
Checkliste Hummingbird Enterprise RM
✔ Ein, gemeinsam genutztes Repository für das Management von Records in Arbeit
und endgültigen Records jedes physikalischen oder elektronischen Medientyps
✔ Hilft Organisationen, die strengen gesetzlichen und regulativen Anforderungen
wie Sarbanes-Oxley, SEC, NASD, HIPAA, PIPEDA und FDA zu erfüllen
Einfach zu erlernen und anzuwenden
Geschäftsanwender führen RecordsmanagementAufgaben innerhalb von häufig genutzten Authoring- und
Produktivitätstools aus. Dies verringert die Schulungskosten
und beschleunigt die Benutzerakzeptanz sowie die Eingliederung in die Recordsmanagement-Strategie des
Unternehmens.
✔ Erstellt, kategorisiert, verwaltet und findet Records von Content-Authoring- und
Umfassendes Sicherheitsmodell
Im gesamten Contentlebenszyklus wird eine dynamische
Entwicklung der Zugriffsrechte gewährt, widerrufen und feineingestellt, um ein Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen
des Wissensmanagements und den Anforderungen gesetzlicher
Vorschriften nach Informationsaufbewahrung herzustellen.
Hummingbird Enterprise RM wurde konzipiert, um diese
Zugriffe nahtlos zu verwalten. Datensätze werden in einem
taxonomiebasierten Aktenplan mit Sicherheitseinstellungen
kategorisiert, die Zugriffs- und Managementberechtigungen
definieren, und punktgenaue “funktionelle” Berechtigungen
ermöglichen zentrale Grundsatzdefinitionen und delegierte
Verantwortung für die Inhalte.
✔ Ausschließen von Records aus der Lebenszyklus-Verarbeitung, um
E-Mail-Tools, Webbrowsern und Mobilgeräten
✔ Umfassende E-Mail-Integration zur Erfassung von Nachrichten, Anlagen und
Threads mit EMC Centera-Unterstützung, um die Nachrichtenauthentizität zu
erhalten
✔ Sichere Records durch umfassende Sicherheitsfunktionen, die vorunautorisiertem
Zugriff auf Ordner-, Dokument-, Gruppen-, Benutzer- und Aktenplanebene schützen
Offenlegungsanfragen zu erfüllen und bei regulativen Audits zu helfen
✔ Benachrichtigungen über Recordsmanagement-Aktivitäten verfügbar über E-Mail,
Instant-Messaging und Mobilgeräte
✔ Umfassende Reportingtools sind integriert, um Inhalte und administrative
Tätigkeiten über den gesamten Records Lifecycle zu beobachten
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