Update CRM Version 11

SelectLine CRM
Version 11
Ausführliche Beschreibung
der Änderungen und Neuerungen
© Copyright by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen
Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder
unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere
Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen.
Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und
unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes.
Version 1.1 / bl / 2010
Seite 1 von 27
Inhalt
1
2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
3
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6
3.4.7
3.4.8
3.4.9
3.4.10
3.4.11
3.5
3.6
3.7
3.7.1
3.7.2
Einleitung ............................................................................................................................................3
Vorgehensweise beim Update / Neustart ...........................................................................................3
Extrafelder, neue Felder und Adressmasken (Kunden, Interessenten, Lieferanten, CRM) ...............4
neue Felder Kunden, Interessenten, Lieferanten ...............................................................................4
Update Feld „Name / Firma“ in Feld „Name“ ......................................................................................4
neue Felder CRM ................................................................................................................................4
MaskEdit und Adressmasken .............................................................................................................4
SelectLine CRM-Modul .......................................................................................................................5
eigenes Modul .....................................................................................................................................5
Skalierung Standard............................................................................................................................5
Skalierung Gold (eMail-Client) ............................................................................................................6
CRM-Maske ........................................................................................................................................7
Übersicht Adressmaske ......................................................................................................................7
Adressbereich .....................................................................................................................................8
In der Bearbeitungsansicht einer Adresse ..........................................................................................8
Kontaktbereich ..................................................................................................................................10
Kontaktfunktionen .............................................................................................................................10
Eigenschaften eines Kontaktes.........................................................................................................11
Dateianhänge per Drag & Drop ........................................................................................................13
CRM-Funktionen ...............................................................................................................................14
Adressen prüfen ................................................................................................................................14
Recherche .........................................................................................................................................14
Serienbrief .........................................................................................................................................16
Serienmail .........................................................................................................................................17
Outlook-DatenExport.........................................................................................................................18
Stichwort zuweisen / Stichwort entfernen .........................................................................................18
Word-Dokument ................................................................................................................................18
Einzel- eMail ......................................................................................................................................19
Stichwortsuche ..................................................................................................................................21
Volltextsuche .....................................................................................................................................21
TAPI-Unterstützung...........................................................................................................................22
Kontaktübersicht ...............................................................................................................................24
Stichworte .........................................................................................................................................24
Internes eMail-Programm..................................................................................................................25
Das eMail-Bearbeitungscenter ..........................................................................................................26
Verbindung eMail-Kontakt .................................................................................................................27
Anmerkung:
Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen finden Sie im Dokument „Update
Programmübergreifendes Version 11“. Dieses Dokument dient als Detailbeschrieb des Kapitel 3 des
Dokumentes „Update Auftrag Version 11“.
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1
Einleitung
Mit der Version 11 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die MicrosoftBetriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate)
und Windows XP Professional unterstützt.
Als Datenbanken können die BDE (nur Lohn) und die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2
verwendet werden. Der SQL Server 2000 wird nicht mehr unterstützt.
Hinweis: Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie
Windows Vista ohne Servicepack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten
Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren.
Wir empfehlen, vor dem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Mandantensicherung auf Wiederherstellbarkeit.
In der Version 11 wurden neben Einzelfunktionalitäten das Modul CRM integriert wie auch die AdressStammdaten um einige Felder erweitert.
Die Reihenfolge der weiteren, nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und
stellt keine Wertung der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere
Prioritätenliste.
Das Thema PDF-Druck wurde vollkommen neu konzipiert. Es wird nun nicht mehr ein externer Druckertreiber (SelectLine PDF Printer / amyuni) verwendet, sondern eine programminterne Komponente. Damit
erübrigt sich auch eine Treiberinstallation.
2
Vorgehensweise beim Update / Neustart
Wir empfehlen, vor einem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die
Sicherungen auf Wiederherstellbarkeit. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) upgedatet, so
erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf
Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei, wie bisher auch, die lokalen Rechte des
Windows-Nutzers.
Beim Update auf die Version 11 laufen für einige Tabellen umfangreichere Scripts ab, die etwas Zeit in
Anspruch nehmen können. Hinzu kommen die Umstellungsroutinen für alle Tabellen auf den UNICODE.
Beachten Sie, dass genügend freier Festplattenspeicherplatz für die Transaktionsprotokoll-Datei zur
Verfügung steht und die Reorganisation beim Neustart nicht unterbrochen wird.
Wir empfehlen vorbeugend die Datenbanken (Mandanten) mit unserem Programm DBChecker zu kontrollieren. Beachten Sie hierzu bitte die Dokumentation zu DBChecker.
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2.1
Extrafelder, neue Felder und Adressmasken (Kunden,
Interessenten, Lieferanten, CRM)
2.1.1
neue Felder Kunden, Interessenten, Lieferanten
Durch die Einführung des CRM-Moduls und den damit verbunden Datenbankstrukturänderungen stehen im
Bereich der Erfassung und Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Interessenten neu folgende Felder zur
Verfügung:
• Firma
• Zusatz 2
• Zusatz 3
2.1.2
Update Feld „Name / Firma“ in Feld „Name“
Da das Programm nicht zwischen natürlichen und juristischen Personen unterscheiden kann, wird beim
Update der Eintrag aus dem Feld „Name / Firma“ der Versionen bis 10.1.x in das Feld „Name“ der Version
11 übertragen! Falls nun alle oder nur gewisse Daten ins Feld „Firma“ übertragen oder so angewendet
werden wollen, gibt es dafür zwei Möglichkeiten:
• Makrobefehl, der entweder alles oder mittels einer Bedingung nur die benötigten Daten überträgt
• Formelfunktionen im Mandanten, die im Kapitel 7.2 beschrieben sind.
2.1.3
neue Felder CRM
Wenn zusätzlich, wie im nachfolgenden Kapitel 3 beschrieben, das Modul CRM lizenziert ist, stehen weiter
folgende Felder NUR im CRM zur Verfügung (die bestehenden Kunden-, Interessenten und
Lieferantenmasken bleiben in dieser Form bestehen):
• Telefon4
• eMail2
2.1.4
MaskEdit und Adressmasken
Da zudem auch die Speicherung der Masken- und Toolboxeinstellungen in der „MaskEdit“-Tabelle optimiert
wurde, kann es im Einzelfall nach dem Update Kollisionen und / oder Überlagerungen mit den
kundenspezifisch konfigurierten Adressmasken auf der Seite „Adressen“ geben!
Prüfen Sie daher unbedingt die Ansicht und Funktionalität dieser Masken und passen Sie diese
allenfalls an!
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3
SelectLine CRM-Modul
3.1
eigenes Modul
Ab der Version 11 besteht die Möglichkeit, CRM als eigenständiges Modul zu erwerben, was aber keine
Auswirkung auf die bisherigen Kunden / Interessenten / Lieferanten hat:
Zu beachten gilt lediglich, dass bei der Zustellung
der neuen Lizenznummern für die Version 11 zur
eigentlichen Auftragslizenz der Skalierungen
Standard, Gold und Platin und den sonstigen
erworbenen Modulen eine Lizenznummer für das
CRM in den Ausprägungen Standard oder Gold
dazukommt und auf dem Lizenzzertifikat
entsprechend ersichtlich ist. Es empfiehlt sich, diese
ebenfalls sofort zu lizenzieren, damit die Verwaltung
der Adressen umgehend eingesetzt werden kann.
Durch die Freischaltung ist es nun möglich zentral
Adressdaten zu erfassen, bzw. bei der Erfassung
bereits zu entscheiden ob es sich um einen neuen
Kunden, Interessanten, Lieferanten,
Ansprechpartner oder freie Adresse handelt. CRM
bietet auch Pflege und Verwaltung von
Kontaktinformationen, Stichwortverwaltung und –
zuweisungen, Recherchefunktionen für Serienbriefe
sowie ab der Skalierung Gold einen eMail-Client.
3.1.1
Skalierung Standard
Nach Freischaltung des Moduls CRM Standard erscheint in der Symbolleiste ein neuer Menüpunkt mit dem
dazugehörigen Untermenü:
Die Symbolleiste im Adressfenster sieht wie folgt aus:
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3.1.2
Skalierung Gold (eMail-Client)
Nach Freischaltung des Moduls CRM Gold erscheint in der Symbolleiste ein neuer Menüpunkt mit dem
dazugehörigen Untermenü und dem Schalter „eMails“:
Die Symbolleiste im Adressfenster sieht wie folgt aus und enthält zusätzlich die Icons
und
für „Serienmail“
für „Einzel-eMail“
Zusätzlich ist in den Mandanteneinstellungen eine weitere Seite für die Definition der eMail-Konfigurationen
ersichtlich:
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3.2
CRM-Maske
3.2.1
Übersicht Adressmaske
In Form eines Moduls für die Auftragsbearbeitung stellt die SelectLine ein integriertes CRM-Programm für
die Grundfunktionalitäten vor. Das Modul ist in allen Skalierungen der Auftragsbearbeitung verfügbar. Eine
Nutzung in Verbindung mit dem Vertriebsmodul ist nicht möglich. Es können Adressen und Kontakte
verwaltet werden sowie Dokumente (Brief, eMail, Serienbrief, Serienmail) erstellt werden. Der eMail-Versand
und Empfang wird durch ein SelectLine-eigenes eMail-Programm ermöglicht.
Der CRM-Adressbereich stellt alle in der SelectLine Auftragsbearbeitung erfassten Kunden, Lieferanten und
Interessenten sowie deren Ansprechpartner dar. Alternativ können nur im CRM-Modul auch sogenannte
„freie Adressen“ mit Ansprechpartner erfasst werden. Jeder Adresse können Kontakte mit unterschiedlichen
Kontaktarten zugeordnet werden. Dies kann manuell oder als Folge einer Aktion (Telefonat, Serienbrief
usw.) geschehen.
Die Standardfunktionsleiste bietet die auch aus den anderen SelectLine-Masken bekannten Funktionalitäten.
In der Leiste mit den CRM-Funktionen befinden sich Schaltflächen, um spezielle CRM- Programmaufrufe
zum Suchen oder Markieren von Adressen und für Massenaktionen wie Serienmail und Serienbrief schnell
zu erreichen. Das Empfangen und Versenden von E-Mails wird einzig über unser SelectLine-eigenes eMailProgramm unterstützt. Dieses ist ein Bestandteil des CRM-Moduls. Bei Verwendung fremder eMailProgramme erfolgt keine automatische Erzeugung von Kontakten.
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3.2.2
Adressbereich
Eine Adresse kann zwei Ausprägungen haben: eine Hauptadresse oder ein Ansprechpartner. Ein Ansprechpartner hat immer einen Bezug zu einer Hauptadresse, während eine Hauptadresse beliebig viele zugeordnete Ansprechpartner aufweisen kann.
Wird ein neuer Adress-Datensatz angelegt, muss bereits eine Vorauswahl getroffen werden:
• neuer Kunde
• neuer Lieferant
• neuer Interessent
• Ansprechpartner zu ….
• freie Adresse
Im Fall von neuer Kunde / Lieferant / Interessent wird nicht nur eine neue Adresse, sondern auch gleichzeitig
ein neuer Kunden / Lieferanten / Interessenten-Datensatz erzeugt. Es ist im CRM-Modul aber auch möglich
eine Adresse zu erfassen, ohne bereits eine Zuordnung als Kunde, Lieferant oder Interessent zu treffen =
freie Adresse.
Ein Ansprechpartner kann immer nur zu einem bereits
bestehenden Datensatz und nie losgelöst davon erstellt
werden. Als Bezug für einen neuen Ansprechpartner wird
immer der aktuelle Datensatz herangezogen. Ist der
aktuelle Datensatz eine Hauptadresse, so wird ein neuer
Ansprechpartner angelegt.
Ist der aktuelle Datensatz ein Ansprechpartner, so bekommt der neue Ansprechpartner denselben Bezug zur
Hauptadresse.
3.2.3
In der Bearbeitungsansicht einer Adresse
Unterhalb der CRM-Funktionsleiste beginnt der Bereich zum Auflisten oder Bearbeiten der Adressen mit vier
Schaltflächen im Kopfbereich.
Diese Schaltflächen haben meist eine Doppelfunktion: es kann zu einem anderen Datensatz gewechselt
werden (Schalter <Hauptadresse>; bei einem Ansprechpartner möglich, bei einer Hauptadresse ausgegraut)
oder ein neuer Datensatz in der Auftragsbearbeitung (neuer Kunde / neuer Lieferant / neuer Interessent)
angelegt werden.
Eine rechts neben den Schaltflächen dargestellte Nummer zeigt an, dass zu dieser Adresse bereits ein
Kunde / Lieferant / Interessent existiert. Dann kann mit der Schaltfläche in die Stammdatenmaske Kunde /
Lieferant / Interessent gewechselt werden. Ist die rechte Anzeige noch leer, kann mit der Schaltfläche ein
neuer Kunde / Lieferant / Interessent erzeugt werden.
Mit Hilfe des CRM-Moduls ist es möglich, dass eine einzige Adresse gleichzeitig ein Kunde, ein Lieferant
und ein Interessent ist. Alle drei haben dann identische Adressdaten. Jede Änderung der Adressdaten wirkt
dann auf alle drei gleichzeitig. Alle Ansprechpartner der Adresse sind gleichzeitig Ansprechpartner des
Kunden, des Lieferant und des Interessenten. Im Umkehrschluss bewirkt das Löschen einer Hauptadresse
im CRM-Modul, dass auch der Kunde / Lieferant / Interessent sowie der/die Ansprechpartner und alle bereits
erfassten Kontakte entfernt werden.
In der Listenansicht der Adressen kann durch eine Sortierung auf die Spalte „Firma“ eine eingerückte Struktur der Ansprechpartner erreicht werden. Voraussetzung dafür ist der gleiche Inhalt im Feld „Firma“ und die
interne Zuordnung zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner.
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Im Bearbeitungsmodus können dann die einzelnen Eingabefelder ausgefüllt und auch geändert werden. Im
Gegensatz zur herkömmlichen Adressverwaltung stehen im CRM neu nun folgende zwei zusätzlichen Felder
zur Verfügung:
• Telefon 4
• eMail2
Beachten Sie, dass, wie im Kapitel 2 erwähnt, diese Felder ausschliesslich im CRM-Modul zur Verfügung
stehen und keine Auswirkungen auf die bestehenden Kunden-, Interessenten- und Lieferantenmasken
haben.
In der linken Baumstruktur werden als separate Seiten die zugeordneten Ansprechpartner, die Freien Felder
und die Beleghistorie angeboten; bei Bedarf auch die Extrafelder.
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3.3
Kontaktbereich
Das Herzstück des CRM-Moduls bilden neben den Adressen die zugeordneten Kontakte. Ein Kontakt ist
immer genau einem Adressdatensatz (Hauptadresse oder Ansprechpartner) zugeordnet.
Kontakte können angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Über den Extras-Schalter oder das Kontextmenü können weitere Funktionen ausgeführt werden. Um die Kontakte zu klassifizieren, werden verschiedene Kontaktarten unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen.
In der Listenansicht wird weiterhin in der Spalte „Anhang“ durch ein Büroklammer-Symbol dargestellt, dass
für diesen konkreten Kontakt Dateianhänge existieren. Wie viele und welche Dateien angehängt wurden, ist
nur mittels Schalter [Bearbeiten] des Kontaktes ersichtlich.
3.3.1
Kontaktfunktionen
Die Funktionen zum Drucken oder Kopieren eines Kontaktes sind über den Schalter [Extra] oder das
Kontextmenü aufzurufen. Kontakte mit Termin-Wiedervorlage können hier auf „erledigt“ oder „nicht erledigt“
gesetzt werden. Ebenso findet man hier eine Funktion, um den „markierten Kontakt einer anderen Adresse
zuzuweisen“. Handelt es sich bei dem Kontakt um einen „eMail Eingang / eMail-Ausgang“, der aus dem
integrierten eMail-Programm (Posteingang zugeordnet oder Postausgang versendet) erstellt wurde, sind
weitere eMail-Funktionen wie „eMail anzeigen“, „eMail weiterleiten“ und „eMail beantworten“ verfügbar.
Bedingung ist dabei immer, dass der Kontakt eine interne Verknüpfung zur SelectLine eMail-Verwaltung hat.
Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „eMail Eingang“ oder „eMail-Ausgang“
zugeordnet wurde, stehen diese eMail-Funktionen nicht bereit.
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3.3.2
Eigenschaften eines Kontaktes
Die Informationen eines Kontaktes gliedern sich in mehrere Karteireiter auf. Beim Neuanlegen oder Bearbeiten eines Kontaktes wird der Karteireiter „Kontakt“ als Standard geöffnet neben einem Datum (Vorgabe
aktuelles Tagesdatum) und einer Beschreibungszeile. Das grosszügige Langtextfeld und die Kontaktart
(Standard = Notiz) bestimmen diese Ansicht. Um die Kontakte zu klassifizieren, werden Kontaktarten
unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen.
Folgende Kontaktarten stehen standardmässig zur
Auswahl:
• Notiz
• Telefonat (Eingang)
• Telefonat (Ausgang)
• Termin
• Brief
• eMail (Eingang)
• eMail (Ausgang)
• Besuch
• Serienbrief
• Serienmail
•
Desweiteren kann ein Status (Grundeinstellung = <kein>, aufgenommen, begonnen, in Bearbeitung,
warten, bearbeitet, erledigt) belegt werden.
•
Der Wiedervorlage-Abschnitt dient zur Terminverwaltung.
•
Zu einem Datum und einer Uhrzeit kann genau einem Mitarbeiter (Auswahl aus der Passwortverwaltung)
eine Erinnerung gesetzt werden. Dazu muss auch das Optionsfeld „Wecker“ aktiviert werden. Dann
erscheint beim ausgewählten Mitarbeiter eine „Terminhinweis“-Maske auf dem Bildschirm. Auch ein „vordem-Termin-warnen“ kann eingestellt werden.
•
Die Wiederholung ist für wiederkehrende Termine gedacht. Ist ein Termin erledigt worden, wird
automatisch ein neuer Termin entsprechend dem Wiederholungszyklus angelegt; im Prinzip ein
Kopieren der Wiedervorlagedaten mit geändertem „zum“-Datum.
•
Im Mittelteil des Kontaktes steht ein grosszügiges Memofeld zur Eingabe von Text bereit.
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•
Im Karteireiter „Dokumente“ können eine oder mehrere Datei(en) an einen Kontakt angehängt werden.
Dies kann durch Drag & Drop (siehe weiter unten) in die Auflistung hinein geschehen oder über den
- Schalter mit der Explorer-Auswahl.
•
Für die freie Benutzung stehen die auch aus anderen Masken bekannten Freien Felder in einem
eigenen Karteireiter zur Verfügung.
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3.3.3
Dateianhänge per Drag & Drop
Zum „Befüllen“ von Kontakten ist es nun möglich, eine oder mehrere Dateien einfach über die Listendarstellung der Kontakte zu ziehen. Es wird dann ein neuer Kontakt erzeugt.
Ebenso können eine oder mehrere Dateien in einen geöffneten Kontakt „gezogen“ werden. Wichtig dabei: es
muss der Karteireiter „Dokumente“ im Vordergrund liegen.
Ein neu angelegter Kontakt wird mit der Kontaktart „Notiz“ vorbelegt, wenn die Datei(en) aus dem Windows
Explorer stammen. Dabei ist der Dateityp unerheblich.
Eine Besonderheit stellt die Übernahme von eMails aus Outlook 2007 dar. Diese können ebenfalls per Drag
& Drop zu einem bereits bestehenden Kontakt (Karteireiter Dokumente) hinzugefügt werden. Oder durch ziehen auf die Listenansicht der Kontakte wird ein neuer Kontakt angelegt. Beachten Sie, dass der normale
Mailverkehr über das weiter unten beschriebene SelectLine-Mailprogramm abläuft.
Die eMail wird im Outlook Nachrichtenformat (*.msg) übertragen und in der Datenbank als Datei abgelegt
(kein Link). Sind in der eMail Anhänge enthalten, so werden diese in der MSG-Datei ebenfalls mit übernommen. Die Anhänge werden nicht als separate Dateien gespeichert. Der neue Kontakt bekommt automatisch
den Kontakttyp „eMail Eingang“ zugewiesen. In die Bezeichnung wird der Text „eMail als Dateianhang
eingefügt“ eingetragen.
Der Dateiname einer „hereingezogenen“ eMail setzt sich aus den beiden ersten Spalten des OutlookOrdners, aus dem sie übertragen werden, zusammen. Wenn möglich, werden die Spaltennamen in eckigen
Klammern im Dateinamen dargestellt. Zum Beispiel „[Erhalten] 05_03_2010 [Betreff] TopSoft-Teilnahme in
Winterthur.msg“ oder „[Von] info@selectline.ch [Betreff] Neuer Forumseintrag.msg“. Beachten Sie bitte, dass
jeder Ordner in Outlook eine andere Spaltensortierung aufweisen kann. Dementsprechend unterschiedlich
sind dann auch die erzeugten Dateinamen. Eine Einstellmöglichkeit für eine einheitliche Bildungsvorschrift
des Dateinamens ist nicht vorgesehen.
Ebenso wird automatisch ein neuer Kontakt mit einer vorbelegten Kontaktart bei folgenden Aktionen erstellt:
• Kontaktart “eMail-Eingang“ - eMail aus Posteingang des SelectLine-eMail-Programmes zuordnen
• Kontaktart „eMail-Ausgang“ – Kontextmenü eMail schreiben oder CRM- Funktionsschalter
• Kontaktart „Telefonat Eingang“ – bei aktiver TAPI-Unterstützung aus der Anrufliste heraus
• Kontaktart „Brief“ – CRM-Funktionsschalter Word-Dokument erzeugen
• Kontaktart „Serienbrief“ – CRM-Funktionsschalter Serienbrief
• Kontaktart „Serienmail“ – CRM-Funktionsschalter Serienmail
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3.4
CRM-Funktionen
3.4.1
Adressen prüfen
Anstelle einer eigentlichen Doublettenprüfung gibt es eine Prüfung,
ob die ausgewählten Felder nicht leer sind. Als Ergebnis wird eine
Liste aller Datensätze eingeblendet, die dieser Prüfung nicht
entsprechen. Aus der Auflistung heraus kann jeder Datensatz
geöffnet und so bearbeitet werden, um den fehlenden Eintrag zu
ergänzen.
3.4.2
Recherche
Die Funktion „Recherche“
dient zum Selektieren von Adressdatensätzen vor dem Auslösen einer Massenaktion, wie zum Beispiel das Erzeugen eines Serienbriefes. Der Recherchedialog ist eine abgewandelte
grafische Darstellungsform des bekannten „Trichter“-Filters.
Als Verknüpfungsarten stehen „und“ bzw. „oder“ als Schalter zur Verfügung. Über diese Schalter kann eine
Recherche neu aufgebaut oder auch erweitert werden. Alle Datenfelder der Adress-Tabelle stehen in der
Feldauswahl zur Verfügung. Die Auswahl an Vergleichsfunktionen besteht aus „gleich“, grösser“, „grösser
gleich“, „wie“, „leer“, „ungleich“, „kleiner“, „kleiner gleich“, „nicht wie“ und „nicht leer“. Das Eingabefeld für die
Vergleichskonstante komplettiert die Bedingungen. In diesem „Konstante“-Feld kann sowohl ein kompletter
als auch ein Teilbegriff eingegeben werden. Gross- und Kleinbuchstaben werden unterschieden, gleichfalls
werden Variablen (? oder *) bei „wie“ bzw. „nicht wie“ unterstützt.
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Die Einstellungen einer Recherche werden automatisch gespeichert, wenn die Recherche mit
ausgeführt wird. Als „Name“ erhält die Recherche den Eintrag im Feld „Auswahl“. Das Ergebnis der Recherche
kann mit
in einem zusätzlichen Fenster als Vorschau angezeigt werden.
Das Ausführen einer Recherche bewirkt immer die Einblendung einer Mitteilung, wie viele Datensätze aktuell
markiert sind. Alle durch die Recherche ermittelten Datensätze werden farblich markiert. Werden mehrere
unterschiedliche Recherchen nacheinander ausgeführt, bleiben die Markierungen der vorherigen Recherchen erhalten. Gelöscht werden die Markierungen der Datensätze durch einfaches „Anklicken“ eines
Datensatzes mit dem Mauszeiger oder durch den Schalter
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„Alle Markierungen entfernen.
3.4.3
Serienbrief
Angelehnt an die bisherige Serienbrieffunktionalität der SelectLine wurde auf das vordergründige Erzeugen
einer CSV-Datei über fest vorgegebene Filter verzichtet. Zum Ausführen der Serienbrief-Funktion muss
mindestens ein Datensatz in der Listenansicht markiert sein. Dies kann durch manuelles Selektieren oder
durch eine Kombination aus Filter und „Alles markieren“
Funktion
oder durch die oben beschriebene Recherche-
erfolgen.
Nachdem Datensätze markiert wurden, lässt sich die Serienbrieffunktion öffnen. Das Vorlage-Dokument
kann ausgewählt, weiter bearbeitet oder komplett neu angelegt werden. Da die Abarbeitung des Serienbriefes durch Microsoft Word erfolgt, muss noch eine Angabe zum Ausgabeziel (neues Dokument / Drucker /
eMail) getroffen werden.
Zusätzlich für das CRM-Modul kann ein Stichwort vergeben werden. Dieses Stichwort wird neu erzeugt und
an alle markierten Adressdatensätze zurückgeschrieben. Bleibt das Feld „Neues Stichwort“ leer, erfolgt auch
keine Stichwort-Vergabe.
Ebenfalls optional kann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Serienbrief für jede markierte Adresse erstellt
werden. Das erzeugte Word-Dokument wird dann an jeden neuen Kontakt als Anhang angefügt. Dazu muss
zwingend ein Dateiname für das neue Dokument eingegeben werden. Bei Vergabe eines Stichwortes und
aktiver Option zum Kontakt-Anhang wird der Dateiname gleich dem Stichwort vorgeschlagen.
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3.4.4
Serienmail
Die Serienmail nutzt für das Versenden das im CRM-Modul integrierte eMail Programm. Auch hierbei wird
auf Vorlagen zurückgegriffen, die dann auf den markierten Adress-Datensätzen angewendet werden.
Am Beginn steht das Erstellen der neuer Vorlagen. Sie legen fest, über welches Konto und mit welchem Absender die Mails versendet werden sollen. Da die Adress-Datensätze zwei eMailadressen haben können,
stehen für „Empfänger“ und „Kopie an“ zwei Platzhalter (@1 = Feld eMail1; @2= Feld eMail2) zur Auswahl.
Gleichfalls stehen Platzhalter @1 bis @7 für die Ausgestaltung des Mailtextes bereit. Die Vorlage wird mit
der Betreffzeile = späterer Eintrag für den Kontakt komplettiert.
Jede eMail-Adresse (bzw. die zugehörige Adresse) erhält einen neuen Kontakt-Eintrag mit der eMail als
Dateianhang.
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3.4.5
Outlook-DatenExport
Wie aus den Stammdaten Kunde/Lieferant/Interessent bereits bekannt, können Adressdatensätze an
Microsoft Outlook übergeben werden.
Dabei kann zwischen der aktuellen Adresse, den
gefilterten Adressen und allen Adressen gewählt
werden. Sollten Adressen bereits im OutlookZielordner vorhanden sein, werden diese durch
überschreiben aktualisiert. Die Feldzuordnung kann
beliebig gewählt werden. Es ist auch ein Kombinieren
mehrerer SL-Felder zu einem Outlook-Feld möglich.
3.4.6
Stichwort zuweisen / Stichwort entfernen
Stichworte können einer einzelnen Adresse über den Stichwortbereich zugewiesen werden. Für das Bearbeiten mehrerer Adressen stehen die beiden Funktion „Stichwort zuweisen“
nen“
und „Stichwort entfer-
zur Verfügung, wenn sich der Anwender im Listenmodus befindet.
3.4.7
Word-Dokument
Mit der CRM-Funktion Word-Dokument werden an eine auszuwählende Vorlage Adressfeld-Informationen
übertragen. Im Word-Programm kann dann der Text des Briefes weiterbearbeitet werden. Vorbelegt ist, dass
automatisch ein neuer Kontakt (Kontaktart „Brief“) angelegt wird. Die Beschreibungszeile des neuen
Kontakteintrages kann bereits erfasst werden.
Nach dem Schliessen von Word wird das WordDokument als Dateianhang zum neuen Kontakt in
der Datenbank abgelegt. Die Erstellungsweise der
Vorlagen entnehmen Sie bitte dem Dokument
„SelectLine Programmübergreifendes Version 11“.
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3.4.8
Einzel- eMail
Eine eMail kann von verschiedenen Stellen aus erstellt werden. Über den Schalter
in der CRMFunktionsleiste wird dabei die meist verwendete Art sein. Eine weitere Möglichkeit bietet sich aus dem Kontextmenü der Kontakte („eMail neu“) oder direkt über den Schalter am eMail-Feld (in diesem Fall wird aber
kein Kontakt angelegt!).
Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster zum Erstellen der eMail mit einer Vorbelegung des Absenders und
des Empfängers (wenn das eMail-Feld in der aktuellen Adresse gefüllt ist) sowie dem Konto zum Versenden. Ebenso ist im Text der eMail eine Signatur vorhanden, sofern eine Vorbelegung in den MandantenEinstellungen erfolgte.
Im linken oberen Bereich können mittels eines Explorers Mail-Anhänge zugefügt oder Dateien auch per
Drag&Drop hineingezogen werden.
Das Schreiben des eMail-Textes kann als normaler Text oder mittels Formatierungsmöglichkeiten auch in
Ausrichtung, Schriftart und Schriftstil variiert werden. Der Editor bietet noch weitere Möglichkeiten zur
Gestaltung der eMail, die als Schalter oder (umfangreicher) durch das Kontextmenü im eMail-Text aufgerufen werden können. So ist beispielsweise auch eine Darstellung in HTML-Format und das Einfügen von
Bildern oder Linien möglich. Eine Rechtschreibprüfung rundet die Funktionalität ab. Wird die eMail nicht
sofort versendet, kann diese auch als Entwurf abgespeichert und erst später versendet oder weiterbearbeitet
werden.
Automatisch wird ein neuer Kontakt mit der Kontaktart „eMail Ausgang“ angelegt und der Inhalt der Betreffzeile in die Bezeichnung der eMail übernommen. Der Mailtext wird ins Memofeld des Kontaktes übertragen
und die Datei-Anhänge werden als angehängte Dokumente zugeordnet.
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Falls die Originalmail bearbeitet oder weitergeleitet werden soll. ist dies nicht aus dem Kontakt heraus
möglich. Im Kontextmenü der Kontaktauflistung sind Funktionalitäten zu „eMail weiterleiten“ und „eMail
anzeigen“ vorhanden.
Wird eine neue E-Mail über den Schalter
wahlliste an Funktionen.
•
•
•
•
in der CRM-Funktionsleiste erzeugt, öffnet sich eine Aus-
Neue eMail
Mit „Neue eMail“ wird, wie bereits oben beschrieben, eine „leere eMail“ mit hinterlegter Signatur erzeugt
und steht im Bearbeitungsfenster zur Vervollständigung bereit.
Neue eMail nach Vorlage
Mit „Neue eMail nach Vorlage“ öffnet sich die Auflistung der hinterlegten eMail-Vorlagen. Wählen Sie
eine Vorlage aus und das Bearbeitungsfenster der eMail öffnet sich. Nun können Sie die eMail vervollständigen und dann versenden, als Entwurf speichern oder verwerfen.
Neue Vorlage
Mit „Neue Vorlage“ wird das normale Bearbeitungsfenster wie auch bei „Neue eMail“ geöffnet. Der
HTML-Editor steht wie gewohnt zur Verfügung. Erstellen Sie nun das gewünschte Layout mit Linien,
Bildern, Texten usw. und speichern die Vorlage über das Diskettensymbol.
Vorlagen bearbeiten
Mit „Vorlagen bearbeiten“ wechseln Sie in die Ansicht der bereits vorhanden eMail-Vorlagen. Wählen Sie
hier einen Datensatz aus und die Vorlage wird im Bearbeitungsfenster geöffnet. Nun können Sie
Veränderungen vornehmen und die Vorlage wieder abspeichern oder auch die Änderungen verwerfen.
Beispiel für eine Vorlage mit Platzhaltern gefüllt mit Adressdaten:
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3.4.9
Stichwortsuche
Mit Hilfe dieser Sucheingabe können alle Adressen gefunden werden, denen genau das eine eingegebene
Suchwort zugeordnet wurde.
Eine fragmentarische Suche oder eine Suche nach mehreren Suchworten wird nicht unterstützt. Es muss
jeweils das komplette Suchwort eingegeben werden. Zur Unterstützung kann über den Schalter aus den
bisher angelegten Stichworten eines in das Suchfeld übernommen werden. Über den Schalter öffnet sich ein
Auswahlfenster mit allen Stichworten.
Angezeigt werden alle Adressdatensätze, denen genau das gesuchte Stichwort zugeordnet wurde. Bei einer
)
aktiven Suche (durch [Enter] nach der Eingabe des Suchbegriffes oder Mausklick auf den Schalter
ändert sich der Schalter rechts am Eingabefeld von
auf
.
Wieder aufgehoben wird die Suche durch einen Mausklick auf das
alle Adressdatensätze wieder angezeigt.
, die Farbe wechselt und es werden
3.4.10 Volltextsuche
Der in das Suchfeld eingegebene Begriff kann im Gegensatz zur Stichwortsuche auch nur einen Teil des
eigentlichen Suchbegriffes umfassen. Die Volltextsuche schliesst folgende Bereiche ein:
• alle Felder der Adressen (Haupt- und Ansprechpartner), auch die Extrafelder
• den Inhalt des Memofeldes der Adressen
• die Kontakt-Felder „Beschreibung“, „FreierText1“ und „FreierText2“
• den Inhalt des Memofeldes der Kontakte
Es werden als Suchergebnis nur die Datensätze angezeigt, die in einem Feld den Suchbegriff enthalten.
Dabei gelten für die Anzeige folgende Regeln:
• wird der Suchbegriff in den Adressfeldern oder im Adressen-Memofeld gefunden, werden die Kontakte
nicht aufgelistet
• wird der Suchbegriff in Kontakten oder im Kontakt-Memofeld gefunden, wird der zugehörige Adressdatensatz und nur der / die Kontaktdatensätze angezeigt, die den Suchbegriff beinhalten. Alle anderen
Kontaktdatensätze werden ausgeblendet!
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3.4.11 TAPI-Unterstützung
Im CRM-Modul steht die gleiche Funktionalität in Sachen TAPI wie in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung
(entsprechend der Skalierung Platin). Wie aus der Auftragsbearbeitung bekannt, muss die TAPI-Schnittstelle
einmal pro Arbeitsplatz konfiguriert werden und kann dann zur Anruferkennung für eingehende Telefonate
und zum Führen ausgehender Telefonate genutzt werden. Die Masken für die Anruferkennung bei aktivem
CRM-Modul ähneln dabei den bisher bekannten:
Neu ist, dass nun nicht mehr jeder Anruf eine eigene Maske öffnet, sondern alle Anrufe in einer neuen
„Anrufliste“ dargestellt werden. Wird die Telefonnummer erkannt, werden Firma (bei Hauptadressen) und
Name / Vorname (bei Ansprechpartnern) sowie die Anschrift eingeblendet.
Wird die Telefonnummer nicht gefunden, wird der Anruf mit „Unbekannter Anrufer“ betitelt. Dann sind die
Schalter „Adresse anzeigen“ und „Kontakt anlegen“ deaktiviert.
Es kann auch vorkommen, dass eine Telefonnummer nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Bevor ein
Anruf als „Unbekannter Anrufer“ betitelt wird, versucht SelectLine „ähnliche“ Telefonnummern aufzulisten.
Dabei werden von der anrufenden Telefonnummer die letzten drei Stellen entfernt und eine zusätzliche
„Dialogauswahl“-Maske geöffnet.
Wird hier ein Datensatz ausgewählt, wird dieser Eintrag in die Anrufliste übernommen. Bei [Abbruch] erfolgt
kein Eintrag in die Anrufliste.
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Bei ermittelter Telefonnummer kann über den Schalter [Adresse anzeigen] in die CRM-Ansicht auf die
zugehörige Hauptadresse den Ansprechpartner gewechselt werden. Mittels des Schalters [Kontakt anlegen]
wird auch in die CRM-Ansicht auf die Hauptadresse/den Ansprechpartner gewechselt und dann ein neuer
Kontakt mit der Kontaktart „Telefonat (Eingang) angelegt und zum Bearbeiten geöffnet. In die Bezeichnungszeile tragen wir automatisch „Anruf“ + Firma / Name + Vorname + „am“ + Datum/Uhrzeit des Anrufes ein. Als
Termin wird das Tagesdatum gesetzt und letztendlich steht der Cursor im Memofeld zur Texterfassung
bereit.
Für ausgehende Telefonate wird keine spezielle Funktionalität angeboten. Soll ein ausgehendes Telefonat
mit einem Kontakt dokumentiert werden, ist zuerst der Anruf zu starten und dann ein neuer Kontakt
anzulegen. Die Auswahl der Kontaktart muss manuell erfolgen.
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3.5
Kontaktübersicht
Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen bietet die Kontaktübersicht eine
Auflistung aller Kontakte. Während im CRM-Adressenbereich jeweils nur die Kontakte
zu einer konkreten Adresse aufgelistet werden, sind in der Kontaktübersicht alle
vorhandenen Kontakte aller Adressen in einer Liste zu sehen.
Es ist nicht vorgesehen, in dieser Ansicht neue Kontakte anzulegen. Ein einzelner Kontakt kann zwar bearbeitet werden, das Hauptaugenmerk wurde jedoch auf das Suchen/Filtern einzelner oder mehrerer
Kontakte gelegt. Nach allen Spalten kann sortiert werden und neben dem Quickfilter wurden Filter nach
Kontaktart und nach Statusart mit integriert.
Weiterhin wurde ein sogenannter Firmenfilter
in der Kopfzeile geschaffen. Ausgehend vom aktuellen
Kontakt in der Auflistung, werden alle anderen Kontakte der Adressen und der zugeordneten Ansprechpartner gefiltert. Somit kann man alle Kontakte einer Firma filtern. Hat man einen Kontakt gefunden und
möchte diesen nun in der CRM-Adressen-Ansicht sehen und/oder weiterbearbeiten, so gelangt man über
in der Kopfleiste in CRM-Adressenansicht. Es wird die zum Kontakt gehörende Adresse im
den Schalter
Bearbeitungsmodus geöffnet und in der Auflistung der Kontakte ist der gewählte Kontakt aktiv.
3.6
Stichworte
Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen können im Stammdatendialog alle
Stichworte aufgelistet, neu angelegt, geändert oder auch gelöscht werden.
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3.7
Internes eMail-Programm
Das Empfangen und Versenden von eMails wird einzig über das SelectLine-eigene eMailprogramm unterstützt. Dieses ist ein Bestandteil des CRM-Moduls. Bei Verwendung fremder eMailprogramme erfolgt keine
automatische Erzeugung von Kontakten.
Lediglich aus Microsoft Outlook können Mails per Drag&Drop in einen Kontakt als Anhang hineingezogen
werden.
Zur Konfiguration finden Sie in den Mandanteneinstellungen einen eigenen Abschnitt eMail“.
In einem eMailkonto werden mit
Vorgaben für den Empfang und den
Versand von eMails sowie der Aufbau
der Signatur festgelegt.
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3.7.1
Das eMail-Bearbeitungscenter
In Form einer Baumstruktur werden die eMails nach Eingang / Ausgang / weitere angeordnet. Der voreingestellte Filter „Alle eMails zeigen“ richtet sich immer nach dem Standort in der Baumstruktur. Steht man
auf Eingang, werden nur „alle eMails“ des Eingangs angezeigt. Bitte beachten! Die eMails werden
entsprechend der in den Mandanteneinstellungen vorgegeben Zeitspanne automatisch abgerufen. Mit dem
Schalter
oder F5 kann der Postverkehr auch manuell abgerufen werden. Die empfangenen und
gesendeten eMails können aus dem Bearbeitungscenter heraus auch weitergeleitet oder gelöscht werden.
Der Mailtext kann sowohl als „Text“ als auch im „HTML“-Format betrachtet werden.
Noch nicht gelesene eMails werden immer „fett“ dargestellt. Sobald man sich länger als die vorgegebene
Zeitspanne (Konfiguration Mailkonto, siehe oben) auf einer noch nicht gelesenen eMail befindet, wird die
eMail als gelesen markiert. Diese Regelung gilt benutzerunabhängig!
In der Auflistung der eMails kann ein Kontextmenü mit der rechten
Maustaste aufgerufen werden. Die aktiven Funktionen richten sich nach der
Art der eMail und der damit verbundenen Möglichkeiten.
Das Löschen von eMails kann unwiderruflich oder in einen Ordner
„Gelöschte“ erfolgen. Aus dem „Gelöschte“- Ordner können gelöschte Mails
auch wiederhergestellt werden. Umgekehrt kann auch der gesamte Ordner
„Gelöschte“ geleert werden.
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3.7.2
Verbindung eMail-Kontakt
Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Zuordnen einer eMail zu einer Adresse als neuer Kontakt mittels
Schalter
. Dabei sind zwei Szenarien möglich:
1. die eMail-Absenderadresse wird in den Adressdaten gefunden = Vorauswahl der ersten gefundenen
2. es wird die eMailadresse nicht in den Adressdaten gefunden = eine Adressauswahl öffnet sich.
Die eMail wird als neuer Kontakt zur gewählten Adresse eingetragen. Die Kontaktart wird mit „eMail
(Eingang)“ belegt. In die „Bezeichnung“ wird der „Betreff“ und in das Langtextfeld der Bodytext der eMail
übertragen. Es erfolgt nur eine Darstellung als sogenannter „Plaintext“ und nicht im HTML-Format. Alle
Anhänge der eMail werden als zugeordnete Dokumente gehandhabt.
Die Original-eMail bleibt weiterhin im eMail-Bearbeitungscenter und bekommt den „grünen“ zugeordneten
Status. Das bedeutet, dass Dateianhänge nicht am Kontakt sichtbar sind. eMail-Dateianhänge können nur
im „Posteingang“ bzw. durch das „eMail anzeigen“ aus dem Kontextmenü des Kontaktes heraus gesehen
und bearbeitet werden.
Ist eine Mail einer Adresse zugeordnet worden, kann von solch einer „grünen“ eMail aus dem Bearbeitungscenter auch direkt in die CRM-Maske zur konkreten Adresse / Kontakt gewechselt werden.
(Adresse des Kontaktes anzeigen) aktiv. Am
Nur bei bereits zugeordneten eMails ist der Schalter
Kontakt mit der Kontaktart „eMail (Eingang)“ kann ebenfalls ein Kontextmenü aufgerufen werden.
Speziell bei einer zugeordneten eMail kann
• eMail anzeigen
• eMail beantworten
• eMail weiterleiten
als Funktion aufgerufen werden.
Hinweis: Ein Kontakt mit der Kontaktart „eMail (Eingang)“ kann auch manuell angelegt werden. Dann ist die
Funktionsauswahl im Kontextmenü begrenzt. Gleiches gilt für Kontakte, in die per DragDrop aus Outlook
eine Mail „gezogen“ wird.
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