Aufbewahrungsfristen

Registratur
Bürowirtschaft
Datum:
Blatt-Nr.:
Aufbewahrungsfristen
Aufgrund von Platzmangel im Archiv sollen in der Lauterbach KG einige Unterlagen zum 01.01. 2001 vernichtet werden.
Folgende Unterlagen werden zur Überprüfung aussortiert:
Unterlagen
Inventare
Nicht angefragte Angebote
Gehaltslisten
Lizenzen
Darlehensunterlagen
Angebote
Arbeitsanweisung EDV-Buchführung
Handelsregisterauszug
Postwurfsendungen
Ausgangsrechnungen
Bewerbungsschreiben
Im Archiv seit ...
1995
1998
1990
1989
1996
1993
1999
1994
2000
1996
1995
a)
Nennen Sie die Unterlagen, die aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe untenstehenden § 257 HGB)
zum 01.01.2000 vernichtet werden können.
b)
Nennen Sie aus den o.a. Unterlagen je eine mit
ba) Prüfwert
bb) Tageswert
bc) Dauerwert.
Dritter Unterabschnitt. Aufbewahrung und Vorlage
§ 257. Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen.
(1) jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern
(Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse
können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder
auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen
Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können
statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten
Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und Nr. 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre und die sonstigen
in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte
Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der
Jahresabschluß festgestellt, der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder
abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
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Registratur
Bürowirtschaft
Datum:
Blatt-Nr.:
Ablagearbeiten
Sie finden an Ihrem neuen Arbeitsplatz etwa 2 500 Belegsätze (3-fach) vor, die jeweils mit
- einem Datum zwischen dem 02.01.1998 und dem 31.03.1998
- der Anschrift des Empfängers
- einer Belegnummer zwischen 00001 und 1 0000
versehen sind.
Diese Belege sollen sortiert und später in noch anzulegende Ordner abgelegt werden.
Bei der Anlage dieser Ordner ist zu berücksichtigen, daß für die restlichen Monate des Jahres 1998 Belegsätze in
vergleichbarem Umfang anfallen werden wie innerhalb der Monate des 1. Quartals; diese Belegsätze sollen ebenfalls in den
angelegten Ordnern untergebracht werden.
a) Beschreiben Sie jeweils den Arbeitsablauf, wenn die Sortierung der Belege
aa) alphabetisch
ab) chronologisch
ac) nach Belegnummern
erfolgen und die Arbeit so schnell wie möglich erledigt sein soll.
b) Ermitteln Sie die Anzahl der Ordner, die insgesamt angelegt werden müssen, wenn jeder Ordner 500 Belege faßt.
Alphabetische Sortierung
Die Solux-Elektro-GmbH vertreibt in 10 Verkaufsniederlassungen an folgenden Standorten
- Sonnenbänke
- Geräte für medizinische Kurz- und Mikrowellenbestrahlungen
- Rotlichtlampen für Wärmetherapien:
Standorte:
Badenweiler
St. Goar
München
Bad Camberg
Bad Münstereifel
Sankt Augustin
Münster
Bad Brückenau
Sankt Peter-Ording
Baden-Baden
Vertriebsschwerpunkt:
Sonnenbänke
Rotlichtlampen
Medizinische Bestrahlungsgeräte
Medizinische Bestrahlungsgeräte
Medizinische Bestrahlungsgeräte
Rotlichtlampen
Rotlichtlampen
Sonnenbänke
Sonnenbänke
Sonnenbänke
a) Ordnen Sie diese Standorte in alphabetischer Reihenfolge gemäß dem nebenstehenden "Auszug aus den Regeln für die
Ordnung von Ortsnamen."
Die einzelnen Namensbestandteile gelten zusammen als ein Wort, ebenso Vorsatzwörter zu Ortsnamen.
St., Sanct und Sankt ordnet man immer unter Sankt.
Beispiele:
Badersleben
St. Andreasberg
Bad Gandersheim
Sankt Blasien
Gleichlautende Ortsnamen unterscheidet man durch Zusätze.
Beispiele:
Neuhaus (über Holzminden)
Neuhaus (Oste)
b) Nennen Sie drei andere sinnvolle Ordnungskriterien.
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Wiki-Datei:
Registratur
Bürowirtschaft
Datum:
Blatt-Nr.:
ABC-Regeln für die Registratur
Die Leitz ABC-Regeln sind eine Kurzfassung für die Schriftgutaufbewahrung aus der früheren Norm
DIN 5007 (Regeln für die alphabetische Ordnung, Ausgabe Nov. 1962). Abweichend behandelt
werden "Zusätze" und "Zusammengesetzte Namen", weil für die Registratur eine einfachere Lösung
ratsam ist.
Reihenfolge im Beispiel
Allgemeines (Buchstabenfolge)
Für die Buchstabenfolge ist das ABC maßgebend.
1
Umlaute: ä, ö, ü gelten als ae, oe. ue; i und j sind zwei verschiedene Buchstaben.
Akzente aus fremden Sprachen bleiben unberücksichtigt: à ê ç, = a, e, c.
Lautverbindungen wie ch, ck, sch und st gelten als zwei bzw. drei Buchstaben (ß - ss).
Ausnahme: Sch und St am Wortanfang werden - im Gegensatz zu Adreßbüchern - in der
Registratur als selbständige Buchstaben in der Reihenfolge S, Sch, St behandelt.
Vorsatzwörter, Titel, Adelsbezeichnung werden nicht berücksichtigt, z. B.
Alle Vorsatzwörter wie „der, die, das, von, zur, zum, de“ usw.:
Der Oberbürgermeister = Oberbürgermeister
Die Wörtchen „und (&), für“ usw.: Bauer & Mann = Bauer Mann
10
Die Adels- und Berufstitel wie „Freiherr, Professor, Dr.“:
Dr. Otto Freiherr von Bauer = Bauer, Otto 12
Angehängte Buchstaben und Silben: Bauer‘sche Gießerei = Bauer Gießerei
8
2
Bauer, Bertram
Bauer (von) Burgfeld
3
4
5
Abkürzungen
Feststehende und gebräuchliche Abkürzungen können wie ein Wort behandelt werden:
AEG = Aeg BBC = Bbc
G.m.b.H. = GmbH
15
Bauer, Christian
Bauer & Co.
Bauer, Emil, Aalen
Bauer, Emil, Crailsheim
Bauer, Emil Adolf
Bauer, Emil Erben
Bauer, Emil jr.
6
9
Bauer Erben
Ordnungsfolge nach Namen
1. Ordnungswert hat das erste Wort des Familien-, Firmen- oder Sachnamens.
2. Ordnungswert besitzen alle Vornamen, Zweitnamen und Zusätze,
2
3
4
Familiennamen ohne Vornamen stehen vor solchen mit Vornamen oder Zusätzen,
1
abgekürzte Vornamen vor den gleichartigen, ausgeschriebenen Vornamen:
2
Gebrüder, Geschwister vor Familiennamen werden wie Vornamen behandelt
7
Zweite und weitere Vornamen oder Zusätze bestimmen die Ordnungsfolge, wenn die ersten gleich sind.
7
5
10
10
Bauer & Mann, Frankfurt
Bauer-Mann, Stuttgart
Bauer-Mann-Stiftung
11
Bauer-Modelle
Ordnungsfolge nach Orten
1. Ordnungswert hat der Ort (nach Ortsverzeichnis der Bundespost)
Innerhalb der Orte wird alphabetisch nach Namen geordnet. Die obigen Ordnungswerte
erhalten also jeweils den nächsten Rang.
Bauer, Gebrüder (wie Vorname)
Bauer, Gerhard
Bauer‘sche Gießerei = Bauer Gießerei
8
Bauer
G.m.b.H.
Bauer, Hans
9
Bauer, Manfred
3. Ordnungswert
erhält der Ort, wenn alle Vornamen und Zusätze gleich sind
6
13
(Reihenfolge nach dem Ortsverzeichnis der Bundespost).
4. Ordnungswert haben Straße und notfalls Hausnummer.
Bauer
Bauer, A.
Bauer, Alb.
Bauer, Albert
Bauer, Alf.
12
13
Einzelne Namensbestandteile der Ortsnamen gelten zusammen als ein Wort:
BadElster GroßGerau NeuUlm SanktGeorgen (St. = Sankt) WeilderStadt
Bauer, Otto, Freiherr von, Dr.
Bauer, Paul & Mann, Kurt
Bauer, Peter Paul
Bauer, Peter Richard
Bauer, Peter Richard & Co.
Bauer, Peter Richard GmbH.
Bauer (von der) Tann
Wortfolge
Bauer's Verlag - Bauer Verlag
Jedes Wort gilt für sich allein.
Längere Namen folgen den Namen mit gleicher Buchstabenzahl .
Zusätze werden den Vornamen gleichgestellt, z. B. & Co, GmbH, & Mann, -Modelle,
14
& Söhne.
Bauer, Zacharias
Bauermann
4
8
10
Zusammengesetzte
Familiennamen
werden als einzelne Worte wie Vornamen eingeordnet, z. B. Bauer-Mann nach Bauer, Manfred, oder Bauer von Burgfeld nach Bauer, Bertram.
Untrennbare Eigennamen werden ohne Rücksicht auf Vornamen in der bestehenden Wortfolge geordnet: Bauer-Mann-Stiftung , Manfred-Bauer-Stiftung .
14
BBC
15
Manfred-Bauer-Stiftung
Aus Sach-, Personen- oder Ortsnamen
zusammengesetzte Namen
werden in der bestehen11
16
den Wortfolge eingereiht. Sind die ersten Wörter gleich, wird nach den zweiten bzw.
dritten Worten geordnet. Wenn es jedoch zweckmäßiger ist, nach Personennamen einzuordnen, müssen Hinweise angebracht werden, z. B. Maschinenfabrik Bauer & Co, siehe
unter Bauer& Co .
16
17
Maschinenfabrik Bauer & Co
(oder unter Bauer & Co mit Hinweiszettel
unter Maschinenfabrik Bauer & Co)
17
Hinweiszettel
In allen Fällen, die eine andere Einordnung zulassen, sollte an der betreffenden Stelle ein Hinweiszettel eingelegt werden.
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Datum:
Blatt-Nr.:
Schriftgutablage
a) Bestimmen Sie bei den untenstehenden Schriftstücken aa) bis ad) den jeweiligen
Aufbewahrungswert.
b) Erläutern Sie den Einfluß der Wertstufen dieser Schriftstücke auf ihren
jeweiligen Aufbewahrungsort.
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