Versand an Grupo Antolin Werke

SupplyWEB Supplier Training
Versand an Grupo Antolin Werke
Mit Advanced Shipment Notifications (ASNs) haben Sie die Möglichkeit, den
Abgang Ihrer Lieferung an Grupo Antolin zu kommunizieren. ASN’s sollen zu
dem Zeitpunkt von Ihnen bekannt gegeben werden, ab dem Ihre Lieferung das
Lager verlässt. Die zeitgerechte und genaue Übermittlung der ASN ist wichtig
für die zeitgerechte Warenübernahme. Inhaltliche Fehler oder Fehler bei der
Übermittlung der ASN können zu Verzögerungen oder Ablehnung der
Warenübernahme führen und wirken sich in der Lieferantenbeurteilung sowie in
der Bezahlung der Ware von Grupo Antolin an den Lieferanten aus.
Ein ASN existiert erst ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie Ihren
Lieferschein veröffentlichen.
Der Versand ist sehr einfach zu bedienen, nehmen sie aber
zuerst die Konfiguration der Teile vor bevor sie beginnen.
Erstellung eines Lieferscheins
Um einen neuen Lieferschein im SupplyWeb zu erstellen, wählen Sie den Link
Sendungen->Lieferschein erstellen im Navigationsmenü.
Für einen neuen Lieferschein sind die Festlegung des Werks, der Lieferadresse
und der Lieferantenadresse notwendig. In den Drop-Down Feldern werden die
Ihnen zugeordneten Kundenstandorte aufgelistet.
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Die Lieferscheinnummer wird entsprechend der im Lieferantenprofil
eingestellten „Nächste Lieferscheinnummer“ bereits voreingetragen. Sie können
die Nummer überschreiben - es darf aber keine Lieferscheinnummer doppelt
verwendet werden.
Klicken sie auf „Weiter“ um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Die Lieferscheinnummer ist numerisch einzugeben (keine
Buchstaben oder Sonderzeichen).
Sie darf maximal 8 Stellen lang sein.
Ein Lieferschein kann immer nur für eine Lieferadresse erstellt
werden. Wollen sie zwei Lieferadressen beliefern müssen sie auch
zwei Lieferscheine erstellen !
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Im nächsten Schritt wird der Bedarfsfilter angewandt, um die Teile anzuzeigen
die einen offenen Bedarf haben. SupplyWeb erlaubt Ihnen nur den Versand von
Teilen, die einen offenen Bedarf haben.
Klicken sie auf die Schaltfläche „Suchen“ um die Liste zu aktualisieren.
Es wird eine Liste generiert basierend auf den Bedingungen die sie im Segment
„Bedarfsfilter“ definiert haben.
Die Informationen, die Sie im Bedarfsfilter zuletzt eingetragen
haben, werden das nächste Mal als Standardwerte angezeigt.
SMI Bedarfe scheinen immer auf, da es keine Terminvorgabe gibt.
Die Filteroption „Bedarfsansicht“ ermittelt welche Teile innerhalb dieses
Zeitraumes in Tagen einen Bedarf haben - diese werden dann nach der Suche
in der Liste angezeigt.
Die Filteroption „Lieferdeckung“ bestimmt die vorgeschlagene Liefermenge. Ein
Wert von 10 Tagen ermittelt die gesamte Bedarfsmenge für die nächsten 10
Tage und zeigt diesen Wert an.
Die Transitzeit wird bei der Ermittlung des Bedarfs mit eingerechnet. Wenn Ihre
Liefereinteilung (im Lieferabruf „Versand-/Liefercode“) als „SH“ (Shipment
based) deklariert wurde, wird eine Transitzeit von einer Minute
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vorgeschlagen, um Ihren offenen Bedarf korrekt anzuzeigen. Bei „DL“
(Delivery Based) tragen Sie ihre Standard-Transitzeit ein, damit SupplyWeb
den Versandzeitpunkt richtig berechnen kann.
Delivery based bedeutet, dass zum angegebenen Datum die
Ware im Werk ausgeliefert sein soll.
Shipment based bedeutet, dass zum angegebenen Datum
die Ware beim Lieferanten versandt werden soll.
Um einen Lieferschein zu erstellen, wählen Sie einen oder mehrere Bedarfe,
indem Sie die entsprechenden Kontroll-Kästchen neben der Teilenummer
anklicken. Die vorgeschlagene Versandmenge kann in der Teileliste im Rahmen
des bestehenden Bedarfs verändert werden.
Klicken Sie auf “Lieferschein erstellen”, um einen neuen
Lieferschein für Ihre ausgewählten Teile zu erstellen.
Obwohl sie einen Lieferschein erstellen können, ohne ein Teil
selektiert zu haben, ist es an dieser Stelle einfacher und schneller
als später die Positionen manuell hinzuzufügen.
Sobald ein Lieferschein erstellt wurde, ist es dasselbe Bild bzw. dieselbe
Prozedur, einen vorhandenen oder neuen Lieferschein zu editieren.
Nähere Informationen dazu finden Sie in Editieren von Lieferscheinen.
Lieferscheine anzeigen
Um einen existierenden Lieferschein anzuzeigen, der noch nicht als ASN
bekannt gegeben wurde, wählen Sie Sendungen->Lieferscheine anzeigen im
Navigator.
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Sie können die Auswahl der angezeigten Lieferscheine nach Werk,
Lieferadresse, Stellplatz sowie Datumsbereich einschränken.
Tragen Sie die entsprechenden Kriterien ein und klicken Sie auf
Weiter, um eine Liste aller existierenden Lieferscheine anzuzeigen.
Alle Lieferscheine, die mit den Auswahlkriterien übereinstimmen, werden
nach der Lieferscheinnummer absteigend aufgelistet.
Wenn Sie einen Lieferschein editieren möchten, klicken Sie bitte auf
den Stift links neben dem entsprechenden Lieferschein.
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Editieren von Lieferscheinen
Kopf
Details
Lieferscheine bestehen aus drei Abschnitten: Versandinformationen, der
Kopfzeile und den Positionen. Die Kopfzeile enthält Informationen bezüglich der
Lieferung, während die Positionen spezifische Teile und Mengenangaben
enthalten. Die Versandinformationen können nicht mehr verändert werden.
Ändern Sie die Kopfzeile, indem Sie auf die „Bearbeiten“
Schaltfläche in diesem Abschnitt klicken.
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Die erforderliche Information innerhalb der Kopfzeile des Lieferscheins ist
abhängig von der Region (Kontinent) des empfangenden Werkes. Die
folgende Tabelle beschreibt die erforderlichen Schlüsselwerte je Region.
Zusätzliche Instruktionen bezüglich der erforderlichen Werte können Sie von
dem spezifischen Werk erhalten, das Sie beliefern.
(M – Muss, O – Optional, N – Nicht notwendig)
Feld
Versand-Datum
und -Zeit
Fahrzeug-Nummer
Beschreibung
Datum und Zeit, in der die Fracht das
Verlade-Dock verlässt.
Die Fahrzeugnummer,
Spediteurabrechnung oder Frachtnummer
des Versandes.
Transport Methode Beschreibt die Methode des Transportes
Frachtunternehmen Name des Frachtunternehmens
SCAC
(Standard Carrier Alpha Code)
repräsentiert das Frachtunternehmen, wie
es bei der National Motor Freight
Association definiert ist. Eine Liste mit
gültigen Codes kann vom Grupo AntolinWerk,
das Sie beliefern, zur Verfügung gestellt
werden.
Frachtbrief
Ihre Frachtbrief-Nummer. Wenn Sie keine
(Bill of Lading,
BOL-Nummern verwenden, müssen Sie
BOL)
die Sendungsnummer heranziehen.
NA EU
M
M
AP
M
M
O
O
M
O
M
M
N
O
M
N
O
M
O
M
Von Ihnen eingetragene Informationen, wie etwa die Transport
Methode oder SCAC / Frachtunternehmen, werden für das nächste
Mal, wenn Sie einen Lieferschein erstellen, als Standardwerte
gespeichert.
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Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen im Kopf
spezifiziert wurden, und klicken Sie auf „Speichern“, um zur
Hauptansicht des Lieferscheins zurückzukehren.
Die Positionen werden im unteren Bereich der Lieferschein-Hauptansicht gelistet.
Positionen können manuell angelegt oder entfernt werden.
Klicken sie “Position Hinzufügen” um eine neue Position
auszuwählen.
Suchen sie sich das gewünschte Teil aus der Drop Down Liste aus.
Geben sie eine Versandmenge ein und klicken sie auf Hinzufügen
um die neue Position anzulegen.
Wenn kein Gewicht angezeigt wird, tragen sie das gesamte
Nettogewicht ein. Das korrekte Nettogewicht pro Teil wird
automatisch für die Zukunft berechnet und gespeichert.
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Existiert kein offener Bedarf, können sie das Teil auch
nicht hinzufügen!
Sie können eine Teilenummer auch mehrmals hinzufügen um zum
Beispiel unterschiedliche Chargennummern anzugeben!
Um eine bestehende Position zu editieren, klicken Sie im Lieferschein auf das
Stift-Symbol in der Spalte „Position“.
Wenn kein Gewicht angezeigt wird, tragen sie das gesamte
Nettogewicht ein. Das korrekte Nettogewicht pro Teil wird im
Hintergrund automatisch für die Zukunft berechnet und gespeichert.
Im Feld Losnummer können sie die Charge angeben.
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Ändern sie die Versandmenge wird auch das Gewicht neu
berechnet und abgeändert, wenn es bereits gespeichert ist.
Klicken sie auf “Speichern” um die Position zu übernehmen oder
“Löschen” um die Position vom Lieferschein zu löschen.
Einige Grupo Antolin Werke haben die Anforderung, dass Packmittel (Unterund Oberverpackung) für jedes Matetrial der Fracht spezifiziert werden. Diese
Packmittel sind für jede einzelne Position des Lieferscheins in „Setup –
Packmittel Verwaltung“ zu konfigurieren. Wenn keine Verpackung notwendig ist,
werden Sie keine Spalte „Verpackungsvorlage“ sehen oder belassen die
Auswahl auf „Keine“.
Wählen sie eine Vorlage für die Verpackungsinformation aus der
Drop Down Liste aus. Bestätigen sie die Neuberechnung der
Packmittel mit „OK“
Klicken Sie auf den Stift in der Spalte „Packmittel“ der
entsprechenden Position, um die Packmittel für diese Position
abzuändern bzw. anzusehen.
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Verpackungen können erforderlich sein als 2-stufige Verpackung
(Oberverpackung/Unterverpackung) oder als 1-stufige
Verpackung (Unterverpackung).
Lose Gebinde sind alle Packmittel, die nicht mit einer Oberverpackung
verpackt wurden.
Sie können Gebinde zur Liste hinzufügen bzw. bestehende löschen.
Lose Gebinde können zum Beispiel KLTs sein die Materialteile beinhalten oder
einfach nur als Leergut mitgeschickt werden.
Werden die Seriennummern vom Kunden angefordert, so können
diese manuell eingegeben werden indem sie auf „Serien und
Losnummern bearbeiten“ klicken.
Normalerweise sollten sie diese automatisch vom System erstellen
lassen in dem sie im Lieferschein auf „Warenanhänger Drucken“
klicken. Beim Druck der Warenanhänger. werden automatisch
hochzählende Nummern generiert.
Klicken sie auf das Stift Symbol im Segment „OberverpackungsListe“ um die Unterverpackung des Master zu bearbeiten
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Klicken sie auf das Bleistift Symbol im Segment „UnterverpackungsListe um die entsprechende Detail Verpackung zu bearbeiten
Klicken Sie auf Zurück, um zur Hauptansicht des Lieferscheins zu
gelangen.
Hier können sie auch ein Zusatzpackmittel für die Oberverpackung
definieren indem sie im Segment „Liste der Zusatzpackmittel für die
Oberverpackung“ auf „Hinzufügen“ klicken.
Wenn sie die Unterverpackung editieren können sie auch
diesem ein Zusatzpackmittel zuweisen.
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Klicken sie “Speichern” um die Änderungen zu übernehmen.
Drucken von Versand-Warenanhängern und Dokumenten
Grupo Antolin Werke, die Verpackungen anfordern, können auch den
Ausdruck von Barcode Warenanhängern (Labels) via SupplyWeb von Ihnen
fordern.
SupplyWeb kann X12, VDA und Odette Warenanhänger erstellen, die zur
Produktidentifizierung während des Transportes an Ihre Versand-Packmittel
fixiert werden. Die Konfiguration, wie die Warenanhänger auf Ihrem System
gedruckt werden, erfolgt in „Layouts für Barcode-Warenanhänger“ und in
„Warenanhängervorlagen“ im Navigator-Menüpunkt „Setup“. Warenanhänger
können nur einmal innerhalb des Lieferschein-Editierungs-Bildschirmes
gedruckt werden. Wie Sie einen Warenanhänger erneut drucken können, finden
Sie in Warenanhänger erneut drucken.
Durch das drucken der Labels werden die Seriennummern
der Packmittel automatisch generiert.
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Klicken Sie auf “Warenanhänger drucken”, um eine PDF-Datei mit
den beinhalteten Warenanhängern für Ihren Lieferschein zu
generieren.
Es gibt verschiedene Formate von Versand-Dokumenten, die zum Ausdruck in
SupplyWeb zur Verfügung stehen. Die notwendigen Dokumente sind abhängig
von der Region, in die Sie verfrachten, sowie den definierten Bestimmungen des
Werkes, das Sie beliefern.
Klicken Sie auf “Versanddokumente drucken”, um die
Dokumenttypen aufzulisten, die für Ihren Lieferschein generiert
werden können.
Das erzeugte Dokument wird im Adobe Acrobat Format generiert, das Sie
auf Ihrem lokalen Drucker ausdrucken können.
Warenanhänger erneut drucken
Warenanhänger, die verloren gingen oder zerstört wurden, können erneut
von SupplyWeb gedruckt werden. Gehen Sie dazu auf Sendungen>Warenanhänger erneut drucken im Navigator.
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Tragen Sie Ihre Suchkriterien ein, um Ihre gewünschten Warenanhänger erneut
drucken zu können.
Tragen Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf
„Warenanhänger anzeigen“.
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Sie können einen oder mehrere Warenanhänger für den erneuten
Ausdruck wählen. Wenn sie die Warenanhänger löschen können sie auch
aus dem Lieferschein heraus wieder die Warenanhänger generieren.
Wählen Sie die Warenanhänger Kontrollkästchen, die Sie zum
erneuten Ausdruck wünschen und klicken Sie auf “Warenanhänger
neu generieren”.
Überprüfung und Veröffentlichung
Lieferscheine können vorzeitig erstellt werden, bevor das Material das
Verladedock verlässt. Wenn Sie Ihre Lieferschein-Informationen vollständig
eingetragen haben, sollten Sie Ihren Lieferschein überprüfen, um
sicherzustellen, dass SupplyWeb alle notwendigen Informationen zur Erstellung
eines ASN’s zur Verfügung hat. Die Überprüfung (Validierung) kontrolliert nur
das Packmittel, das Gewicht sowie die Menge.
Klicken sie auf den Vorschau Button um den
Lieferschein anzusehen.
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Klicken Sie auf den “Überprüfen” Button, um zu verifizieren, dass Ihr
Lieferschein komplett ist.
Ein erstellter aber noch nicht veröffentlichter Lieferschein
konsumiert bereits Bedarf. Die Anzeige der Bedarfsmenge ist also
um die zu versendende Menge reduziert. Erstellen Sie daher
keinen Lieferschein, wenn Sie keine Lieferung beabsichtigen.
Der letzte Schritt ist die Veröffentlichung der Lieferung und der Versandt des
Lieferscheins (ASNs) an das Grupo Antolin Werk. Sobald ein Lieferschein
veröffentlicht wurde sprechen wir von einem ASN. Ein ASN kann nicht mehr
verändert werden.
Klicken Sie auf “Veröffentlichen”, um den elektronischen
Lieferschein (ASN) zum Grupo Antolin Werk zu senden.
Anzeige und Stornierung von ASNs
Sie können eine Liste der versandten Lieferscheine und die dazugehörigen
Detailinformationen anzeigen lassen. Benutzen Sie dafür den Link Sendungen>ASNs anzeigen im Navigator.
Um einen ASN anzusehen, müssen Sie aus Werk, Lieferadresse und
Lieferantenadresse auswählen. Es wird vorgeschlagen, dass Sie auch einen
Datumsbereich eingeben, um die Anzahl der ASNs einzuschränken.
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Tragen Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf “Weiter”, um
Ihre verfügbaren ASNs anzuzeigen.
Der ASN kann über die Auswahl der entsprechenden Brille links neben der
Lieferscheinnummer dargestellt werden. Diese Ansicht zeigt Ihnen alle
Details zur Lieferung.
Der Link „History“ zeigt Ihnen alle Stufen der Verarbeitung an. Normalerweise
gibt es nur einen Originaleintrag, aber es können auch mehrere Einträge
aufgrund einer Stornierung oder erneutem Senden vorhanden sein.
Der Link „Stornieren“ storniert den ASN und wandelt diesen wieder in
einen Lieferschein zurück, der von Ihnen wieder bearbeitet und neu
veröffentlicht werden kann.
Der Link „Erneut Senden“ überträgt den elektronischen ASN erneut an
das Grupo Antolin SAP bzw. ERP System.
Die Stornierung eines ASN’s wird nicht in allen Werken unterstützt.
Klären Sie das mit dem Ansprechpartner bei ihrem Grupo AntolinWerk, bevor Sie einen ASN stornieren.
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Versandhistory
Die Historie der Lieferungen, die von SupplyWeb verarbeitet wurde kann
über den Sendungen->Versandhistory Link im Navigator angezeigt werden.
Wählen Sie Ihre gewünschten Suchkriterien und klicken Sie auf “Weiter”.
Es erscheint eine zusammenfassende Auflistung der versendeten
Teilenummern, die mit den entsprechenden Suchkriterien übereinstimmen.
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Sie können weitere Details der Sendungen anzeigen, indem Sie auf die Brille
neben der Teilenummer klicken.
Alle Versanddetails bezüglich Ihrer gewählten Teilenummer werden in einem
Listenformat angezeigt.
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Versandhistorybericht
Eine Versandhistory kann über den Link Sendungen->Versandhistorybericht
im Navigator gedruckt werden.
Wählen Sie Ihre gewünschten Auswahlkriterien für die Lieferung, die
Sie ausdrucken möchten, und klicken Sie auf „Senden“.
Ihr Bericht wird als PDF-Dokument in einem neuen Fenster generiert.
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